Diseo de un Modelo de Gestin del Conocimiento para generar la memoria empresarial y desarrollar el Know How estratgicamente Caso Almacaf

Ing. Elkin Durn, Estudiante de Maestra en Ingeniera Industrial Universidad de los Andes. Ph.D. Mara Catalina Ramrez, Profesora Asistente Departamento de Ingeniera Industrial Universidad de los Andes Gloria Ins Uribe, Lder de Gestin Organizacional Federacin Nacional de Cafeteros de Colombia

Introduccin
Este tipo de proyectos necesita documentar las necesidades y expectativas de la organizacin, y simultneamente recopilar informacin de teoras pertinentes, para cubrir ambos frentes, el organizacional y el acadmico, lo que permite consolidar la pertinencia de los proyectos Universidad Empresa, y ver ambos entes como complementarios. De acuerdo con las necesidades de Almacaf, se encontraron modelos para el diagnstico de la empresa y la gestin del conocimiento, de los cuales se seleccion el Sistema Viable, para ambos fines, el cual permite crear estrategias para la continuidad del negocio, factor relevante en Almacaf; y facilita la articulacin de los sistemas de informacin y la estrategia de la empresa. El proyecto consiste en un diagnstico organizacional, para conocer aspectos existentes en la empresa e implementar el Modelo de Sistema Viable, con enfoque para la gestin del conocimiento, con el fin de impactar la continuidad de Almacaf.

Contexto
En 1927, se cre la Federacin Nacional de Cafeteros de Colombia (FNC), para coordinar la poltica cafetera en el pas, y administrar los impuestos a las exportaciones del caf de Colombia. En 1929, se reglament el funcionamiento de almacenes de depsito de caf, y en 1959 se acometi la construccin de bodegas en centros cafeteros, para el manejo de excedentes del grano generados por la garanta de compra ofrecida a los productores. En 1965, la FNC crea la empresa Almacenes Generales de Depsito de Caf S.A. ALMACAF, vigilada por la Superintendencia Financiera, esta autorizada para expedir certificados de depsito y bonos de prenda como Almacn General de Depsito. Almacaf presta servicios de naturaleza logstica, maneja la cadena de comercializacin externa e interna del caf, y presta servicios a otros clientes y otros productos. Almacaf cuenta con una Oficina Principal, con sede en la ciudad de Bogot, trece Sucursales y Agencias a nivel nacional, diez plantas especializadas en trilla de caf, y una planta Torrefactora para la produccin del caf requerido por las tiendas Juan Valdez.

Problema
Almacaf ha desarrollado su Plan Estratgico 2009 2013, con el fin de incrementar la competitividad y aprovechar oportunidades para nuevos negocios, por lo cual es fundamental desarrollar las competencias necesarias en los colaboradores y utilizar las herramientas como el Modelo de Desarrollo y Desempeo, aspectos de gestin documental y tecnologas de informacin y comunicacin acordes. Estas herramientas han generado una cultura de mejoramiento, a travs de su articulacin, lo que ha permitido avanzar hacia la consecucin de los objetivos estratgicos, adems de potencializar el know how y el aprendizaje organizacional a travs de la optimizacin de procesos. Adicionalmente, se crearon estrategias de Continuidad del Negocio, para garantizar la no suspensin del servicio al cliente, para asegurar la permanencia de la empresa.

Cmo articular las herramientas de gestin, para asegurar la memoria empresarial, el know how y la continuidad de Almacaf?

Objetivo e Hiptesis
Objetivo General: Disear un Modelo de Gestin del Conocimiento, para articular las herramientas de gestin existentes, con el fin de asegurar la memoria empresarial, el Know How y la continuidad de Almacaf. Hiptesis: Es posible articular las herramientas de gestin de Almacaf con un modelo de gestin del conocimiento, y en esta medida asegurar la memoria empresarial, el Know How y la continuidad de la empresa

Marco Terico
Price Waterhouse Coopers encontr que las empresas exitosas presentan mejoramiento continuo de procesos, innovacin, desarrollo de productos y buenas relaciones con clientes y proveedores, lo cual se puede lograr con la implementacin de herramientas de gestin del conocimiento. (RAITEC) La gestin del conocimiento debe implementarse sobre factores claves de la empresa, como el relevo de personal. (Del Saz, 2001) Las empresas que no gestionen su conocimiento, presentan demoras en proyectos, ineficiencia de procesos, ineficacia organizacional, repeticin de errores, desaprovechamiento de la experiencia y del potencial humano, perdida del know how, subutilizacin de TICS, dificultad en seleccin de personal, baja competitividad y riesgo en la continuidad. (Valhondo, 2004; Matos y Chalmeta, 2009)

Marco Terico
Cada empresa debe realizar un diagnstico inicial, para tener un punto de partida definido. (Soto y Barrios, 2006) La gestin documental, permite conservar la informacin de la empresa y apoyar la toma de decisiones, generando una base de gestin del conocimiento. (Ponjuan, 2005) Otro factor relevante para gestin del conocimiento, es la memoria organizacional colectiva, conformada por aportes de los colaboradores, la cual soporta la identidad de la empresa. (Gimnez, 2008)

Metodologa
Identificacin de la situacin problemtica Revisin bibliogrfica Diagnstico Organizacional Diseo del Modelo de Gestin del Conocimiento Control por medio de procedimientos e indicadores

Resultados
Actualizacin grfica del mapa de procesos. Delimitacin sistmica . Desdoblamiento de complejidad. Modelo de Sistema Viable. Oportunidades de mejora. Modelo de Gestin del Conocimiento - (MSV)

Mapa de Procesos Inicial

Mapa de Procesos Propuesto

Delimitacin Sistmica

Desdoblamiento de Complejidad

Desdoblamiento de Complejidad

Desdoblamiento de Complejidad

Matriz Recursin - Funcin

Oportunidades de Mejora
Desarrollar herramientas y estrategias de comunicacin organizacional, para generar la cultura de lectura de comunicados y documentos en los colaboradores, apropiar la informacin correspondiente y generar nuevo conocimiento. Mantener la socializacin e implementacin de las herramientas de gestin documental, para los procedimientos que requieran documentarse. Asimismo, generar la cultura de utilizacin del sistema de informacin que apoya la gestin documental en Almacaf. Documentar el conocimiento de los cargos crticos para el negocio, para apoyar la continuidad de la empresa por medio de la experiencia. Documentar buenas prcticas organizaciones, asegurarlas y socializarlas, con el fin de estandarizar actividades y mantener la cultura de mejoramiento continuo.

Modelo Propuesto

Componentes del Modelo

Sistema 5 Poltica: Se utilizarn las directrices establecidas como base para establecer las estrategias de los dems sistemas. Sistema 4 Inteligencia: Se analizar la coherencia entre el modelo propuesto y el Plan Estratgico de Almacaf, para asegurar la viabilidad del proyecto. Sistema 3 Control: La informacin que se genere a partir del modelo, se asegurar en un procedimiento, lo aportar a la estrategia en el largo plazo. Sistema 3* Monitoreo: Se generarn indicadores de gestin alineados con el Plan Estratgico y el Modelo de Desarrollo y Desempeo, los cuales se aplicarn en las actividades, asimismo se plantearn auditoras de conocimiento para asegurar la continuidad y el mejoramiento del modelo. Sistema 2 Coordinacin: Se utilizar la gestin documental para garantizar la estandarizacin de los documentos que se generen a partir del modelo, junto con un sistema en lnea. Se propondr crear redes de conocimiento con reuniones peridicas. Sistema 1 Implementacin: Este modelo y las estrategias se deben desarrollar en los procesos misionales, en conjunto con los colaboradores. Se espera poder incluir las sugerencias de estos.

Conclusiones
El Modelo de Sistema Viable permite articular las herramientas y la estrategia de Almacaf, con enfoque de gestin del conocimiento, validando la hiptesis planteada. Es necesario dar continuidad al proyecto, y validar lo propuesto para ajustar el Modelo Gestin del Conocimiento. Los Proyectos Universidad Empresa, permiten identificar las tendencias en mbitos organizacionales y acadmicos, y plantear propuestas conjuntas que aporten al desarrollo de ambos. En relacin al tema de gestin del conocimiento, se evidencian casos prcticos en diferentes fuentes tericas, que permiten generar vnculos entre la Universidad y la Empresa.

Conclusiones
En el desarrollo de proyectos de investigacin aplicada, el investigador debe contextualizar adecuadamente la informacin y los conocimientos encontrados, para permitir la viabilidad de los resultados. El trabajo colectivo entre investigador y lderes de proceso, permiti el logro de propuestas coherentes, y de mayor aceptacin al interior de Almacaf, lo que puede generar resultados favorables en el futuro. Con la utilizacin de teoras de gestin del conocimiento se pudo resaltar la pertinencia e importancia de las herramientas organizacionales existentes en Almacaf. Es importante para las organizaciones implementar Tecnologas de Informacin y Comunicacin en los procesos, como herramientas de apoyo, de desarrollo y mejoramiento.

Bibliografa
Alvarado, M. & Baares, R. (2004). Improving the Organisational Memory by Recording Decision Making, Rationale and Team Configuration. Recuperado el da 15 de abril de 2010 del sitio: http://delta.cs.cinvestav.mx/~matias/AlvaradoBanares.pdf Barragn, A. (2009). Aproximacin a una taxonoma de modelos de gestin del conocimiento. Intangible Capital, 5, (1), 65-101. Recuperado el 30 de marzo de 2010 del sitio: http://www.intangiblecapital.org Espejo, Raul. (2003). The Viable System Model a Briefing About Organisational Structure. 1-35. Recuperado el 25 de febrero de 2010 del sitio: http://www.syncho.com Espejo, R.; Bowling, D. & Hoverstadt, P. (1999). The viable system model and the Viplan Software. 28. 661-678. Recuperado el 25 de febrero de 2010 del sitio: http://www.syncho.com/viplan.pdf Del Saz, M. (2001). Gestin del conocimiento: pros y contras. El profesional de la informacin, 10, (4), 14-28. Recuperado el 25 de febrero de 2010 de la base de datos Fuente Acadmica. Gimnez, G. (2008). Cultura, identidad y memoria Materiales para una sociologa de los procesos culturales en las franjas fronterizas. Frontera Norte, 21, (41), 7-32. Recuperado el 15 de abril de 2010 de la base de datos EBSCO. Krogh, G.; Nonaka, I. & Manfred, A. (2001). Making the Most of Your Companys Knowledge: A Strategic Framework. Long Range Planning, 34, 421-439. Disponible en el sitio: www.lrpjournal.com

Bibliografa
Matos, G. & Chalmeta, R. (2009). Estrategia de Gestin del Conocimiento en una Pequea Empresa. Memorias del IX Congreso ISKO Espaa, Valencia, 11, 12 y 13 de marzo de 2009. 157-166. Ponjuan, G. (2005). Gestin documental, gestin de informacin y gestin del conocimiento: evolucin y sinergias. Comunicacin preliminar. Ciencias de la Informacin, 36, (3), 67-71. Recuperado el 25 de febrero de 2010 de la base de datos Fuente Acadmica. Red Andaluza de Innovacin y Tecnologa [RAITEC]. (s.f.). Curso de gestin del conocimiento. Espaa. Reyes, A. (2007). Anlisis de discrecionalidad: una forma de balancear autonoma y cohesin organizacional. Parte del mdulo II de la Gua para la implantacin del Modelo Estndar de Control Interno (MECI) desarrollado para la Veedura Distrital por el Departamento de Ingeniera Industrial de la Universidad de los Andes. Soto, M. & Barrios, N. (2006). Gestin del conocimiento. Parte II. Modelo de gestin por procesos. ACIMED, 14, (3), 1-16.Recuperado el 25 de febrero de 2010 de la base de datos EBSCO. Valhondo, D. (2004). Gestin del Conocimiento: Del mito a la realidad. Madrid Espaa: Ediciones Daz de Santos S.A. Walker, J. (1998). The Viable Systems Model a guide for co-operatives and federations. Recuperado el 25 de febrero de 2010 del sitio: http://www.esrad.org.uk/resources/vsmg_3/screen.php?page=1qguide

Gracias,