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Acumulacin de documentos
Bsquedas dificultosas
Qu es un archivo de oficina?
El Archivo de Gestin es aquel en el que permanecen los documentos desde el momento en que se generan hasta que su trmite ha finalizado y su consulta administrativa ha descendido. Por lo tanto, custodia los documentos mientras estn en trmite o su uso sea muy frecuente. En los Archivos de Gestin los documentos mantienen su valor primario (testimonio de la gestin administrativa). Con carcter general, no podrn custodiar documentos que superen los 5 aos de antigedad, desde que el trmite haya finalizado.
Paloma Fernndez Gil Manual de organizacin de archivos de gestin en las oficinas municipales
No forma parte del Archivo de Gestin la documentacin de apoyo informativo de tipo bibliogrfico o documental, como:
los textos legales, boletines oficiales, publicaciones, circulares, copias de informes, dossier informativos, duplicados, etc.
Una vez finalizada la tramitacin de cada expediente, debern eliminarse del mismo, todo este tipo de documentos.
Estanteras o revisteros
Dossieres temticos
CORRESPONDENCIA
EXPEDIENTES
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(1)Manual de organizacin de documentos en archivos de oficinas Archivo General de la Regin de Murcia (2)Manual de organizacin de archivos de oficina Archivo General de la Universidad de Alicante
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Clasificacin de la
CORRESPONDENCIA EXTERNA
RELACIONES EXTERIORES
(subclase de Representacin y Relaciones Pblicas) Dentro de cada divisin la correspondencia se ordena alfabticamente por organismos. Dentro de cada organismo se ordena cronolgicamente en orden inverso, de ms antigua a ms reciente, siempre respetando que la correspondencia sobre el mismo asunto, tanto emitida como recibida, quede agrupada. En este caso el orden cronolgico lo marca la fecha del primer documento que forma parte del asunto. La correspondencia con instituciones que tienen departamentos o secciones se ordenar respetando la jerarqua orgnica oficial. Ejemplos:
Universidad de Granada / Escuela de Enfermera Generalitat Valenciana / Consellera de Cultura y Educaci / Direcci General d'Ensenyaments Universitaries i Investigaci
(2)
Clasificacin de la
CORRESPONDENCIA INTERNA
RELACIONES INTERIORES
(subclase de Representacin y Relaciones Pblicas)
Cuadro de clasificacin de la UA
Se ordena alfabticamente por el nombre de las unidades administrativas de la Universidad de Alicante. Dentro de cada unidad administrativa, la correspondencia se ordena cronolgicamente, dejando delante la ms reciente y siempre respetando que la correspondencia sobre el mismo asunto, tanto emitida como recibida quede agrupada. En este caso el orden cronolgico lo marca la fecha del primer documento que forma parte del asunto. La correspondencia interna genera gran cantidad de duplicados, ya que es conservada tanto por las unidades administrativas emisoras como receptoras. Para evitarlo, es aconsejable seguir el principio de jerarqua. Es decir, la unidad que debe conservar la jerarqua correspondencia interna, a efectos de su posterior transferencia al Archivo General, es la que tenga un rango jerrquico superior.
se puede conservar en la oficina de rango inferior mientras dicha informacin sea til para la gestin administrativa, pero podr eliminarse antes de ser transferida al Archivo General.
O IV AT TR IS El trmino expediente administrativo procede del verbo latino: IN DM A expedire = el que resuelve, de ah que est encaminado a expedire TO resolver un determinado asunto o materia. N IE M DI Desde el punto de vista del derecho administrativo se define como: CE RO el conjunto ordenado deP documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamentos a la resolucin administrativa, as como las un diligencias encaminadas a ejecutarla de n i ac Segn el Diccionario de Terminologa Archivstica un expediente es: liz a m unidad documental formada por un conjunto de documentos una or Fgenerado, orgnica y funcionalmente por un sujeto productor en la
resolucin de un mismo asunto
Tramitacin
De OFICIO: por necesidades internas de la oficina, de la propia Administracin. Por SOLICITUD de persona interesada: cuando la accin es emprendida desde afuera, mediante solicitud razonada.
INICIACIN
Los interesados en cualquier momento del PROCEDIMIENTO procedimiento van produciendo y recibiendo documentacin hasta que finalice el hecho.
FINALIZACIN
Por DESISITIMIENTO: del interesado en el caso de que el haya iniciado el expediente con una solicitud. Por RENUNCIA: todo interesado puede renunciar sus derechos cuando no est prohibido por la Ley. Por CADUCIDAD: algunos procedimientos tienen trminos de vencimiento que cierran el expediente.
EJECUCIN
La ejecucin de los actos es inmediata y cuenta con plazos definidos segn el tipo de procedimiento.
La relacin de contenido, que lleva pocos minutos a las oficinas, contenido tiene efectos muy positivos:
Permite buscar un documento no dentro del expediente sino en la relacin de contenido sealada en la carpeta. Al estar los documentos numerados se va a ellos directamente dentro de la carpeta. Con un simple vistazo a la cubierta de la carpeta se conocen los documentos que contiene y el estado de tramitacin del expediente. Ayudar a reconstruir los expedientes en el caso de que se hubieran dispersados (en caso de utilizacin negligente, podemos devolverlo a su orden original de forma simple y mecnica).
Expedientes complejos: puede ser til agrupar los documentos por complejos conceptos en subcarpetas siguiendo un orden cronolgico, que a su vez se introducen dentro de la carpeta del expediente y se numeran como si fuera un volumen.
Ej.: en una carpeta de un expediente personal se pueden agrupar en subcarpetas la documentacin relativa a datos administrativos, certificaciones de cursos de formacin, etc.
Los documentos en soporte diferente al papel (fotografas, vdeos, disquetes, etc.) que pertenezcan a un determinado expediente, se separan fsicamente de ste. Hay dejar constancia dentro del expediente de la relacin de los mismos con los datos de su localizacin.
Los expedientes ya tramitados por toda la unidad deben almacenarse en cajas tipo archivo definitivo, en cuyo lomo se anotar el organismo productor, ttulo de la serie, aos, expedientes que contienen y el productor serie aos nmero de orden de las cajas. cajas Se recomienda que cada expediente est descrito en una base de datos (instrumentos de descripcin).
El Expediente: precauciones
1. Evite la duplicidad de expedientes, no abra nuevos expedientes sin tomar la precaucin de saber si ya ha sido abierto. 2. No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias, tanto si es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer peticin de terceros. Ante la necesidad de realizarlo, deje una hoja testigo con los datos del documento, da y persona a la que se lo ha prestado (anotarlo en el registro de control de salida). 3. Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolucin de otros, no debe usarse el original, sino una copia. Dicha copia debe ser entendida como documentacin de apoyo informativo, y ser destruida cuando concluya su utilizacin.
Manual de organizacin de documentos en archivos de oficinas Archivo General de la Regin de Murcia Normas bsicas de organizacin de los archivos de oficina o gestin de la UCA
El Expediente: precauciones
4. Los expedientes iniciados por un negociado y continuados por otro deben entenderse como produccin documental de la unidad que lo inicia, a la que debe retornar una vez finalizada su tramitacin. No debe incluirse como parte del expediente la documentacin de apoyo informativo, que se ha usado para su resolucin, pero que no forma parte de l (ej.: fotocopias del BOE, catlogos comerciales, fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, etc.). Estos documentos deben conservarse mientras constituyan fuente de informacin para las oficinas, despus deben destruirse. La proliferacin de este tipo de documentacin es causa de desorganizacin de los archivos. La CORRESPONDENCIA emitida o recibida durante la tramitacin de un expediente forma parte del expediente, y de ninguna forma se archivar como serie de correspondencia. Nunca se archivarn los documentos del expediente en orden inverso al trmite administrativo; es decir, del documento ms reciente al ms antiguo, y si as fuera para comodidad del trmite, el expediente deber ser ordenado correctamente para su transferencia al Archivo Central. Nunca se mezclarn en una misma caja diferentes tipos de expedientes o series documentales. Se evitar el amontonamiento de documentos aislados que estn pendientes de introducir en el expediente que le corresponda, as como la disgregacin y dispersin de los expedientes por no haber sido guardados en su caja o carpeta adecuada.
Manual de organizacin de documentos en archivos de oficinas Archivo General de la Regin de Murcia Normas bsicas de organizacin de los archivos de oficina o gestin de la UCA
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Paloma Fernndez Gil Manual de organizacin de archivos de gestin en las oficinas municipales
SERIE DOCUMENTAL
Paloma Fernndez Gil Manual de organizacin de archivos de gestin en las oficinas municipales
EJEMPLO 1
Paloma Fernndez Gil Manual de organizacin de archivos de gestin en las oficinas municipales
EJEMPLO 2
Paloma Fernndez Gil Manual de organizacin de archivos de gestin en las oficinas municipales
TIPO DOCUMENTAL
unin de tipos documentales iguales
SERIE DOCUMENTAL
Ejemplo 1:
AYUNTAMIENTO: Granada FUNCIN: F Pblica RGANOS ADMINISTRATIVOS: Secretara General ACTIVIDAD: Reuniones de la Comisin de Gobierno TIPO DOCUMENTAL: El acta
Ejemplo 2:
AYUNTAMIENTO: Granada FUNCIN: Velar por el Medio Ambiente RGANOS ADMINISTRATIVOS: Delegacin de Medio Ambiente
ACTIVIDAD: Otorgar licencias de aperturas de act. peligrosas TIPO DOCUMENTAL: Licencia de apertura de actividades calificadas SERIE DOCUMENTAL: Licencias de apertura de actividades calificadas
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Ordenacin alfa-numrica: consiste en ordenar los documentos segn las letras alfa-numrica del alfabeto y asignar, dentro de cada letra, un nmero. Se puede utilizar la primera letra por la que empiece el contenido del expediente o actuacin que refleje. Ej.: el Expte. 34-O = Expediente de obras n 34. O bien, se puede elegir una letra determinada dotndola de un significado. Ej.: podemos tomar la decisin de que una A signifique expediente de solicitud de licencia de obra, la letra B. solicitud de acondicionamiento de local, etc. Todas las A se instalaran juntas, las B igual, etc. Ordenacin por conceptos: Los documentos se agrupan por conceptos (de conceptos acuerdo con un ndice previamente establecido) y dentro de ellos por orden cronolgico. til para la correspondencia, por ejemplo. Ej.: CORRESPONDENCIA DE ALCALDA: * Con Asociaciones Deportivas * Con Asociaciones Profesionales Con Asociaciones Religiosas *
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ARCHIVO DE OFICINA
Clasificacin de documentos. El cuadro de clasificacin
Identificadas las series de las oficinas el siguiente paso es la clasificacin de los documentos. documentos Hay que estructurar nuestro conjunto de documentos siguiendo un orden jerrquico y de acuerdo con un criterio, que dar como resultado el Cuadro de Clasificacin que servir de pauta en la organizacin del archivo. Clasificacin = operacin intelectual que consiste en agrupar la documentacin en categoras / grupos que reflejan la estructura orgnica y/o funcional del fondo. La clasificacin responde a una doble necesidad: Proporcionar una estructura lgica a los documentos. Facilitar su localizacin conceptual.
Orgnico
Funcional
CLASIFICACIN ORGNICA
Utilizamos un criterio orgnico para hacer la clasificacin cuando las series documentales se estructuran de acuerdo con el organigrama de una institucin. Los documentos se agrupan segn las distintas estructuras administrativas de las organizaciones o instituciones de las que emanan. Inconvenientes:
Slo estn aconsejados para el supuesto de un organismo de crecimiento o mutacin muy pequea (Archivos de algunas empresas, administraciones muy pequeas)
Obligacin de cambiar el Cuadro a medida que se producen cambios organizativos. Solo muestra un estado un estado de la evolucin del archivo. Muestra un momento del tiempo. Debera corregirse mediante la aplicacin de criterios funcionales.
Javier Barbadillo. I Jornada Profesional: lenguajes y gestin de informacin.
CLASIFICACIN FUNCIONAL
Utilizamos el criterio funcional para hacer la clasificacin cuando estructuramos un fondo de acuerdo con las funciones y actividades que se llevan a cabo en una institucin. La funciones y actividades no suelen cambiar con excesiva frecuencia. No obstante, es posible que se desarrollen nuevas actividades y desaparezcan otras, pero en un Cuadro funcional tanto unas como otras siempre tendrn un sitio. Clasificacin FUNCIONAL
Clasificacin ESTABLE
Los Cuadros deben elaborarse para toda una institucin. Debe ser nico y servir para todo el sistema de archivos, desde la oficina al archivo histrico. NO SIEMPRE es as Se estructura por niveles o categoras. Se empieza siempre eligiendo el nivel categoras ms amplio para ir descendiendo hasta finalizar en la descripcin de la serie documental o incluso el tipo documental. Los niveles elegidos podrn ser los rganos administrativos o las funciones y actividades, segn hayamos optado por uno u otro sistema. Estos niveles se denominan secciones y subsecciones del Cuadro de Clasificacin.
Segn Paloma Gil Fernndez, en una oficina en donde se produzca un nmero inferior a seis series dentro de la misma funcin, no ser necesaria crear secciones diferentes.
Caractersticas del CD
Abierto a nuevas inclusiones. inclusiones Debe llevar pocas subdivisiones. subdivisiones No debe incluir nunca un apartado de VARIOS. VARIOS Debe estar diseado para que no haya que introducir grandes cambios. cambios Debe estar siempre codificado (a ser posible la codificacin debe estar dotada de un significado. Es decir que determinadas letras o nmeros por si solos nos den una INFORMACIN sobre los documentos).
Paloma Fernndez Gil Manual de organizacin de archivos de gestin en las oficinas municipales
El ttulo escogido para cada seccin o subseccin del Cuadro de clasificacin debe: Reflejar el contenido de los documentos reagrupados. Estar formado por palabras que posean un carcter informativo. informativo Ser breve. breve Ser exclusivo (evitar que un mismo ttulo pueda servir a dos secciones o subsecciones diferentes de un mismo fondo).
70.000 rea de urbanismo 71.000 Servicio de Planificacin 71.100 Seccin de Obras 71.140 Expedientes de Licencias 71.141 Expedientes de Licencias de Aperturas
ALGUNOS EJEMPLOS de CD
Cuadro de Clasificacin del Archivo General de la Universidad de Alicante Cuadro de Organizacin de Fondos del Archivo Municipal de Barcelona Cuadro de Clasificacin Uniforme de Documentos del Archivo Municipal de Barcelona Archivo Histrico Provincial de Granada Archivo General de Andaluca Archivo General de la Administracin Archivo Histrico Nacional Archivo Universitario de Granada Fondo de los Colegios Mayores de Sta. Cruz de la F y Sta. Catalina Mrtir Archivo Universitario de Granada Fondo de Elena Martn Vivaldi Archivo de la Diputacin de Crdoba Centro Cultural de la Memoria Histrica
Presentacin realizada por David Gmez Domnguez compartida bajo una Licencia Creative Commons