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n Ancient Reco
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Records Managers love this Type of Record
It‘s handy
It‘s rare
It‘s valuable
It‘s solid
It easily stores in Cabinets
People enjoy looking at it
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It carries a Part of our History
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are gone.
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This presentation is about
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Implications and future Tasks.
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Yes, we got good Definitions …
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Information Objects
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Because Records can be defined as well by
their Attributes
• Business Value
• Legal Value
• Context
• Integrity
• Persistence
• Authenticity
• Defined Metadata
• Consistency
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and more,
which seperate Records from other Objects
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Another
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of View
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The Concept of
ECM
Enterprise Content
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RM Management
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The Software Industry moved on …
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A Lifecycle Model …
MANAGE
Collab
DM
W
F/BP
M RM
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ECM MANAGE
Document Management Collab
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F/BP
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ECM MANAGE
Collaboration
Collab
DM
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F/BP
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ECM MANAGE
Collab
DM
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ECM MANAGE
Collab
DM
W
F/BP
M RM
Records
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Management
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ECM MANAGE
Collab
DM
W
F/BP
Workflow M RM
Business Process Management
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RECORDS
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A Components Model …
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Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH A Structural Model …
A Functionality Model …
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Preserve
RECORDS
Store Manage
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A DLM Model …
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Capture
Preserve
Records
RECORDS
Management
Store Manage
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Focus!
RECORDS
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Case Management
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Workflow
Management
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ECM MANAGE
Collab
DM
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F/BP
M RM Records
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Records Management:
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The Software Industry moved on …
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“experimental Phase” …
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This is the
Challenge
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This is the
Challenge
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The positive Aspect is, this
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The positive Aspect is, this Wave has not
arrived in Records Keeping Centers and
Archives by now …
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The Technology Challenge
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• non-persistent URLs
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The Cultural Challenge
Think about:
• Social Communities
• Digital Immigrants versus Digital Natives
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• „Always Online“
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The Information Growth Challenge
Think about:
• Uncontrolled Redundancy
• The Value of Information
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• The growing Dependency of the Availibility
and Accurancy of Information
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Records Managers love Metadata!
They are used to complex Data Entry Forms.
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Records Managers are excellent in
structured Search!
They are used to Expert Search Forms.
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Records Managers are aware of the
Importance of Context Information!
They are used to spent hours to create
orderly Structures.
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Records Managers perfectly know to navigate
by Tree Views and Folder-Sub-Folder-Volume-
Hierarchies!
It‘s just about having Fun.
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Records Managers know about the Importance
of Selection and Disposal!
They work until late in the Night to keep their
Repositories clean.
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Records Managers are Specialists in regard
to determine the Value of Records!
They are working eagerly, to keep Information
accessible and available for all time.
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Records Managers are fond of their Fileplans,
Thesaurus, Taxonomies, Ontologies and
Classification Schemes!
They move even through 7 Levels of Hierarchy
to find the right Spot for a Note.
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Records Managers are prepared to learn hard
every Function of their RM Solution!
With extensive Training every Software Interface
can be turned into a usable Tool.
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Records Managers know by Heart (or by their
Retrieval System) the place of every Object!
They are in Control of Everything in the
Electronic Realm and in the World of Paper
Documents.
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Will future Historians call our Time
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Do not fear Darkness!
Remember
„The Tortoise & the Hare“
DLM Forum
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Do not fear Darkness!
Remember
„The Tortoise & the Hare“
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Where are we
standing now
with MoReq2?
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Everything is in Place
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… Usefullness
There is a Need to demonstrate the
Usefullness and Usability of MoReq2:
• Even a complex Structure can be easily used with
modern Software Architecture, Applications and
User Interfaces
• Used in the right Way, MoReq2 will help to save
Money and to increase Efficiency
• Not Everybody will need every Function. Make the
modular Approach work
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• Systems must not only be capable of MoReq2-
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Functionality, but must be able to support even
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For future Activities …
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… Concentrate on the
DLM Forum Assets
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… a slight Return to the
MoReq2 Components Model
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… Archiving
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… Connectivity
in Practice
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• Pilots
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… Expanding
RECORDS
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… Expanding
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… Dissemination
• Training
• Education
RECORDS
• Building Reputation
• Bringing the Message to the
Private Sector
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… Maintenance
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… Paradigms
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and then …
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… and with the next
Version we have to
break the Barriers of
RECORDS
traditional
Records Management!
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… could be …
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… could be …
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Thank you very much for your Attention!
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