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Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes.

Tambin pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y pginas de acceso a datos. Existen varios tipos de consultas en Microsoft Access.

Consultas

de seleccin Consultas de parmetros Consultas de tabla de referencias cruzadas Consultas de accin a. Consulta de eliminacin b. Consulta de actualizacin c. Consulta de datos anexados d. Consulta de creacin de tabla Consultas SQL

Una

consulta de seleccin es el tipo de consulta ms habitual. Este tipo de consulta obtiene los datos de una o ms tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede actualizar los registros (con algunas restricciones). Tambin puede utilizar una consulta de seleccin para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.

Una consulta de parmetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de dilogo propio que solicita informacin, por ejemplo, criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede disear la consulta para que solicite ms de un dato; por ejemplo, puede disearla para que solicite dos fechas. Access puede entonces recuperar todos los registros que se encuentren entre esas dos fechas. Las consultas de parmetros tambin son tiles cuando se emplean como base para formularios, informes y pginas de acceso a datos. Por ejemplo, puede crear un informe de ingresos mensuales basado en una consulta de parmetros. Al imprimir el informe, Access muestra un cuadro de dilogo que solicita el mes para el que se desea obtener el informe. Cuando se especifica un mes, Access imprime el informe correspondiente.

Las

consultas de referencias cruzadas se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera que su anlisis sea ms sencillo. Las consultas de referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de informacin : uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior.

Una

consulta de accin es una consulta que realiza cambios o desplazamientos de muchos registros en una sola operacin. Hay cuatro tipos de consultas de accin: a. Consulta de eliminacin b. Consulta de actualizacin c. Consulta de datos anexados d. Consulta de creacin de tabla

Eliminacin

: Elimina un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminacin para quitar productos que ya no se fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminacin, siempre se eliminan registros enteros, no slo campos seleccionados dentro de los registros.

Realiza

cambios globales en un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos lcteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de una determinada categora. Con una consulta de actualizacin, puede cambiar los datos de las tablas existentes.

Agrega

un grupo de registros de una o ms tablas al final de una o ms tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes y una base de datos que contiene una tabla con informacin acerca de estos clientes. Para evitar tener que escribir toda esta informacin en la base de datos, desea anexarla a la tabla Clientes.

Crea

una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o ms tablas. Las consultas de creacin de tabla son tiles para crear una tabla que se desee exportar a otra base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: coleccin de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que est relacionada con un tema o propsito concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet administra los datos.) o una tabla histrica que contenga registros antiguos.

Una

consulta SQL es una consulta creada con una instruccin SQL (cadena o instruccin de SQL: expresin que define un comando de SQL, como SELECT, UPDATE o DELETE, e incluye clusulas como WHERE y ORDER BY. Las instrucciones o cadenas de SQL se utilizan en consultas y enfunciones de agregado.). Puede utilizar el Lenguaje de consulta estructurado (SQL o Structured Query Language) para consultar, actualizar y administrar bases de datos relacionales, como Access.

Cuando

se crea una consulta en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseo de otros existentes.) de la consulta, Access construye en segundo plano las instrucciones SQL equivalentes.

De

hecho, la mayora de las propiedades de consulta de la hoja de propiedades de la vista Diseo de la consulta tienen clusulas y opciones equivalentes a las que estn disponibles en la vista SQL (vista SQL: ventana que muestra la instruccin SQL para la consulta activa o que se utiliza para crear una consulta especfica de SQL (unin, paso a travs o definicin de datos). Cuando se crea una consulta en la vista Diseo, Access construye el SQL equivalente en la vista SQL.). Si lo desea, puede ver o editar la instruccin SQL en la vista SQL. Sin embargo, despus de hacer cambios en una consulta en la vista SQL, puede que su aspecto no sea el que tena en la vista Diseo.

Algunas consultas SQL, denominadas consultas especficas de SQL (consulta especfica de SQL: consulta que consta de una instruccin SQL. Las subconsultas y consultas de paso a travs, unin y definicin de datos son consultas especficas de SQL.), no se pueden crear en la cuadrcula de diseo (cuadrcula de diseo: cuadrcula utilizada para disear una consulta o un filtro en la vista Diseo de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrcula se conoca antes como la cuadrcula QBE.). En el caso de las consultas de paso a travs (consulta de paso a travs: una consulta especfica de SQL que se utiliza para enviar comandos directamente a un servidor de base de datos ODBC.

Las consultas de paso a travs permiten trabajar directamente con las tablas del servidor en lugar de hacer que el motor de base de datos Microsoft Jet procese los datos.), consultas de definicin de datos (consulta de definicin de datos: consulta especfica de SQL que contiene instrucciones DDL (lenguaje de definicin de datos). Estas instrucciones permiten crear o alterar objetos de la base de datos.) y consultas de unin (consulta de unin: consulta que utiliza el operador UNION para combinar los resultados de dos o ms consultas de seleccin.), debe crear las instrucciones SQL directamente en la vista SQL. En el caso de las subconsultas (subconsulta: instruccin SQL SELECT que est dentro de otra consulta de seleccin o de accin.), la instruccin SQL se escribe en la fila Campo o en la fila Criterios de la cuadrcula de diseo de la consulta.