UNIVERSIDAD TECNICA DE AMBATO FACULTAD CIENCIAS ADMINISTRATIVA ORGANIZACIN DE EMPRESA TIPOS DE CONSULTA EN ACCES

LORENZA PILLA ING.: EFRAN TIBANTA SEMESTRE : CUARTO C O.E 2012

QUE ES UN TIPO DE CONSULTA DE ACESS

Las consultas en Access nos permiten filtrar la informacin proveniente de

una tabla. Por ejemplo, en el caso de trabajar con una tabla que contuviera una agenda telefnica, podramos, mediante una consulta, hacer que aparecieran en pantalla solo los telfonos de las personas que fueran de una determinada

ciudad, o los que tuvieran unos apellidos determinados.

Podemos utilizar consultas tanto para campos numricos como para campos de

tipo texto. Para comprender mejor como funcionan las consultas, crea la siguiente tabla en Access (si no sabes cmo hacerlo, mralo en el captulo 1 de este tutorial).

 LAS CONSULTAS: son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla,

modificarlos e incluso ALMACENAR EL RESULTADO EN OTRA TABLA.

Existen varios tipos de consultas: CONSULTAS DE SELECCIN. Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una

tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podr hacer o no segn la consulta). Una consulta de seleccin genera una tabla lgica (se llama lgica porque no est fsicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).

 CONSULTAS DE ACCIN. Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas

de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas.

CONSULTAS ESPECFICAS DE SQL. Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access sino que

se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarn en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.
Consultas de eliminacin: este tipo de consulta elimina un grupo de registros de una o ms

tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de utilizar una consulta de eliminacin para

reemplazar los productos que se han dejado de producir o para aquellos sobre los cuales no
existen pedidos. Con las consultas de eliminacin siempre se eliminan registros internos y no nicamente determinados campos de su interior.

LOS TIPOS DE CONSULTAS HAY VARIAS

COMO:
Consultas de comandos
Consultas de eliminacin Consultas de actualizacin Consultas de alineacin Consultas de creacin de tablas

Consultas de parmetros
Consultas de buscar duplicados

VISTA DE DISEO

Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrcula QBE definimos la consulta.

Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo. Cada fila tiene un propsito que detallamos brevemente a continuacin, ms adelante iremos profundizando en la explicacin:

CAMPO: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo a visualizar, puede
ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campo calculado.

TABLA: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando definamos consultas basadas en varias tablas.

ORDEN: sirve para ordenar las filas del resultado. MOSTRAR: si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado

CAMBIAR EL ORDEN DEL CAMPO

Si hemos incluido campos en la cuadrcula y queremos cambiar el orden de estos campos podemos mover una columna (o varias) arrastrndola o bien cortando y pegando. Para mover una columna arrastrndola: Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha hacer clic, la columna aparecer resaltada (est seleccionada). Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha . Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo arrastrar la columna hasta la posicin deseada. Para mover una columna cortndola: Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha hacer clic). Hacer clic sobre el icono (o eligir la opcin Cortar del men Edicin, o bien teclear Ctrl+X), desaparecer la columna. A continuacin crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la columna que hemos cortado con la opcin Columnas del men Insertar.

CAMBIAR TABLAS
Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unin de la misma forma que

relacionamos tablas en la ventana Relaciones arrastrando el campo de unin de una de las tablas sobre el campo de unin de la otra tabla. De hecho si aadimos a la zona de tablas tablas relacionadas, estas aparecern automticamente combinadas en la zona de tablas de

la ventana Diseo de Consulta.

Tambin se combinan automticamente tablas que tengan un campo con el mismo

nombre en las dos tablas aunque no exista una relacin definidad entre ellas.
Cuando dos tablas estn combinadas en una consulta, para cada fila de una de las tablas

Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en el
campo de unin, con lo cual se emparejan slo las filas que luego aparecen en el resultado y la consulta es ms eficiente.

CUANDO LAS TABLAS ESTN COMBINADAS APARECEN EN LA VENTANA DISEO DE LA

CONSULTA DE LA SIGUIENTE MANERA:

 Las composiciones vistas hasta ahora son composiciones internas ya que

todos los valores de las filas del resultado son valores que estn en las tablas que se combinan.
Con una composicin interna slo se obtienen las filas que tienen al menos

una fila de la otra tabla que cumpla la condicin, veamos un ejemplo:

En la lista de alumnos comentada anteriormente no saldrn los alumnos que

no tengan curso asignado.

Pues en los casos en que queremos que tambin aparezcan las filas que no

tienen una fila coincidente en la otra tabla, utilizaremos la Composicin externa.

EL TIPO DE CAMPO, PERMITE ESPECIFICAR EL TIPO DE INFORMACIN

QUE CARGARAMOS EN DICHO CAMPO, ESTA PUEDE SER
TEXTO: Para introducir cadenas de caracteres hasta un mximo de 255
MEMO: Para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres NUMRICO: Para introducir nmeros FECHA/HORA: Para introducir datos en formato fecha u hora MONEDA: Para introducir datos en formato nmero y con el signo monetario AUTO NUMRICO: En este tipo de campo, Access numera automticamente el contenido S/NO: Campo lgico. Este tipo de campo es slo si queremos un contenido del tipo S/No,

Verdadero/Falso, etc.
OBJETO OLE: Para introducir una foto, grfico, hoja de clculo, sonido, etc. HIPERVNCULO: Podemos definir un enlace a una pgina Web ASISTENTE PARA BSQUEDAS: Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla

o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

PROPIEDAD

DESCRIPCIN

TIPO DE CAMPO

TAMAO DEL CAMPO

Permite establecer la longitud mxima de un campo de texto numrico.

Texto, numrico, contador

FORMATO

Permite determinar la apariencia de presentacin de los datos, utilizando los formatos predefinidos o nuestros propios formatos

Todos, excepto OLE y Memo

LUGARES DECIMALES

Permite especificar el nmero de cifras decimales para mostrar los nmeros.

Numrico y moneda

MSCARA DE ENTRADA

Permite controlar y filtrar los caracteres o valores que los usuarios introducen en un control de cuadro de texto, evitando errores y facilitando su escritura.

Texto, numrico, fecha/hora, moneda

TTULO

Permite definir una etiqueta Todos de campo predeterminada para un formularios o informe

VALOR PREDETERMINADO

Introduce en el campo un valor cuando se agregan nuevos registros (long. Mx. 255 caracteres)
Permite escribir la condicin que deben satisfacer los datos introducidos para ser aceptados Define el texto del mensaje que se visualiza cuando los datos no cumplen las condiciones enumerdas en la regla de validacin Permite especificar si es necesario que exista un valor en un campo. Permite especificar si una cadena de longitud cero ("") es una entrada vlida para el campo Define un campo como ndice o campo clave.

Todos, excepto OLE y contador

REGLA DE VALIDACIN

Todos, excepto OLE y contador

TEXTO DE VALIDACIN

Todos excepto OLE y contador

REQUERIDO

Todos excepto contador

PERMITIR LONGITUD CERO

Texto, memo

INDEXADO

Texto, numrico, contador, fecha/hora.