NOES DE ARQUIVOLOGIA

POLCIA FEDERAL 2010 Prof. Rodrigo Borges

CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

O arquivo da instituio funcionar como o guardio das informaes ali existentes. Assim, para entendermos o conceito de arquivo, devemos antes conhecer trs conceitos bsicos que integram a rea: informao, suporte e documento. Entende-se por suporte qualquer meio utilizado para gravar a informao. O papel hoje o suporte mais utilizado, mas no o nico. No passado, tivemos o pergaminho e o papiro como suportes bastante utilizados. Com o avano de novas tecnologias ligadas informtica, cada vez maior o nmero de instrumentos capazes de servir de suporte para a informao. Dentre os meios mais utilizados, podemos destacar: disquete, CD, DVD e fita VHS.
Informao: pode ser definida como idia ou conhecimento. Suporte: meio no qual a informao registrada.

Documento: toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar. No momento em que o homem registra sua idia em um suporte, d origem a um documento. Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foi se tornando cada vez maior e surgiu a necessidade de se criarem tcnicas que permitissem organizar esta massa documental de forma a permitir sua imediata localizao quando necessrio. A partir de ento surgiram os primeiros arquivos.

Quanto conceituao moderna, Solon Buck, arquivista dos EUA, assim definiu:

Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.
Marilena Leite Paes, por sua vez, define arquivo como sendo

(...) a acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando a utilidade que poder ao oferecer no futuro.
Helosa Almeida Prado define ainda arquivo como sendo "a reunio de documentos conservados, visando utilidade que podero oferecer futuramente", destacando que, "para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes ao setores" e que "para realizar o trabalho de arquivamento, o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe ser entregue" .

Desse conceito, importante destacar: 1) Os documentos de arquivo, alm de serem produzidos pela instituio, podem tambm ser recebidos pela mesma; 2) Os documentos de arquivo podem estar registrados em variados suportes e serem de vrios tipos (textual, iconogrfico, audiovisual etc.), ao contrrio da idia bsica de que documentos de arquivo seriam basicamente na forma textual e em suporte papel. Alguns documentos, inclusive, tm seu suporte alterado plos arquivos, visando garantir a permanncia das informaes ali depositadas (processo de microfilmagem, mudana de mdia de documentos digitais etc.); 3) Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os documentos de arquivo possuem uma caracterstica chamada organicidade, que significa que o mesmo foi criado em funo de uma atividade realizada pela instituio, de forma que o mesmo servir de prova das transaes realizadas pela organizao. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, pode-se ter uma idia clara das atividades realizadas por aquele rgo.

O termo arquivo pode tambm ser usado para designar:

1) conjunto de documentos; 2) mvel para guarda de documentos; 3) local onde o acervo documental dever ser conservado; 4) rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentao; 5) ttulos de peridicos - geralmente no plural, devido influncia inglesa e francesa.

IMPORTNCIA DO ARQUIVO
A importncia do arquivo para a instituio est ligada ao aumento expressivo do volume de documentos que a mesma se utiliza no exerccio de suas atividades e a necessidade de se estabelecerem critrios de guarda e de eliminao de documentos, quando estes j no so mais teis para a organizao. A adoo de tcnicas arquivsticas adequadas permite no apenas a localizao eficiente da informao desejada, mas tambm a economia de recursos para a instituio.

FINALIDADE DO ARQUIVO
Podemos destacar como finalidades do arquivo: 1) Guarda dos documentos que circulam na instituio, utilizando para isso tcnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente; 2) Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em considerao temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos; 3) Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos plos diversos setores da instituio, de forma a atender rapidamente demanda pelas informaes ali depositadas. Alm destas funes principais, podemos destacar outras, de relativa importncia, como a expedio da correspondncia, criao dos modelos para documentos e criao das normas de gesto documental da instituio.

Para alcanar estes objetivos, necessrio que o arquivo disponha dos seguintes requisitos:

1) contar com pessoal qualificado e em nmero suficiente; 2) estar instalado em local apropriado; 3) dispor de instalaes e materiais adequados; 4) utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivstica moderna; 5) contar com normas de funcionamento: 6) contar com dirigente qualificado, preferencial, mas no obrigatoriamente, at pela escassez dos mesmos, formado em Arquivologia.

Para Marilena Leite Paes, "a principal finalidade dos arquivos servir a administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria". Destaca ainda que a "funo bsica do arquivo tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda ". Observa-se, portanto, que o arquivamento no consiste apenas em guardar documentos, mas servir de fonte de pesquisa para toda a administrao, servindo de base para eventuais tomadas de decises.

DISTINO ENTRE ARQUIVO, MUSEU E BIBLIOTECA

Embora arquivo, museu e biblioteca tenham a mesma finalidade (guardar e permitir o acesso aos documentos), seus objetivos so diferentes, tendo em vista os tipos documentais de que cada instituio trata. Poderamos assim definir cada instituio:

Arquivo: o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituio ou pessoa, no exerccio de sua atividade, preservados para garantir a consecuo de seus objetivos. Biblioteca: o conjunto de material, em sua maioria impresso e no produzido pela instituio em que est inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente, constituda de colees temticas e seus documentos so adquiridos por meio de compra, doao ou permuta, diferentemente dos arquivos, cujos documentos so produzidos ou recebidos pela prpria instituio. Museu: uma instituio de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural.

Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem finalidade funcional, a finalidade das bibliotecas e dos museus essencialmente cultural, embora o arquivo tambm possa adquirir, com o tempo, carter cultural, a partir de carter histrico que alguns de seus documentos podem adquirir. Destaca-se, ainda, que os documentos de arquivo so produzidos em uma nica via ou em limitado nmero de cpias, enquanto que os documentos das bibliotecas so produzidos em numerosos exemplares, de forma a atender suas necessidades.

CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS

Quanto ao Gnero Quanto ao gnero, os documentos so classificados segundo a forma em que a informao foi registrada no mesmo. Podemos destacar: 1) Documentos textuais: documentos cuja informao esteja era forma escrita ou textual. Ex: contratos, atas, relatrios, certides. 2) Documentos iconogrficos: documentos cuja informao esteja em forma de imagem esttica. Ex.: fotografias (que mais especificamente podem ser chamadas de documentos fotogrficos), negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras.

3) Documentos audiovisuais: documentos cuja informao esteja em forma de som e/ou imagem em movimento. Ex.: filmes, registro sonoro em fita cassete. Nesse tipo de documento, encontram-se os documentos sonoros (cuja informao est em forma de som) e os filmogrficos (cuja informao est representada por um filme). 4) Documentos informticos ou digitais: documentos que necessitem do computador para que sejam lidos. Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word. 5) Documentos cartogrficos: documentos que representem, de forma reduzida, uma rea maior. Ex.: mapas, plantas e perfis (tipo de planta) . 6) Documentos microgrficos: documentos em microformas. Ex: microfilmes e microfichas.

 importante destacar que o fato de um documento estar inserido em um dos tipos acima no exclui a possibilidade de o mesmo estar inserido em outro tipo. Alguns documentos possuem caractersticas que lhe permitem figurar em dois ou mais tipos de documentos. Uma fotografia gravada cm um CD-ROM, por exemplo, ao mesmo tempo que um documento digital, tambm um documento fotogrfico e, ainda, um documento iconogrfico.

Quanto Espcie 1) Atos normativos: expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matrias especficas. Ex.: medida provisria, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resoluo, portaria, instruo normativa, ordem de servio, deciso, acrdo, despacho decisrio, lei; 2) Atos enunciativos: so os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar urna soluo. Ex.: parecer, relatrio, voto, despacho interlocutrio; 3) Atos de assentamento: so os configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrncias. Ex.: apostila, ata, termo, auto de infrao;

4) Atos comprobatrios: so os que comprovam assentamentos, decises etc. Ex.: traslado, certido, atestado, cpia autntica ou idntica; 5) Atos de ajuste: so representados por acordos em que a Administrao Pblica Federal, Estadual ou Municipal parte, Ex.: tratado, convnio, contrato, termos (transao, ajuste etc.); 6) Atos de correspondncia: objetivam a execuo dos atos normativos em sentido amplo. Ex.: aviso, oficio, carta, memorando, mensagem, edital, intimao, exposio de motivos, notificao, telegrama, telex, telefax, alvar, circular.

DOCUMENTOS SIGILOSOS E OSTENSIVOS

Quanto natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. classificao de ostensivo ou ordinrio dada aos documentos cuja divulgao no prejudica a administrao. Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao.

GRAUS DE SIGILO Segundo a necessidade do sigilo e quanto extenso do meio em que pode circular, so quatro os graus de sigilo e as suas correspondentes categorias, em ordem do maior para o menor grau de sigilo:
1) ultra-secreto; 2) secreto; 3) confidencial; 4) reservado.

A classificao de ultra-secreto dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurana e cujo teor ou caractersticas s devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. So assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da poltica governamental de alto nvel e segredos de Estado.

Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurana e cujo teor ou caractersticas podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou ao seu manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. So assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a planos, programas e medidas governamentais; os assuntos extrados de matria ultrasecreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de maior difuso, tais como: planos ou detalhes de operaes militares; planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras; aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes; dados de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros e meios de processos plos quais foram obtidos; materiais criptogrficos importantes que no tenham recebido classificao inferior.

A classificao de confidencial dada aos assuntos que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no-autorizada pode ser prejudicial a um indivduo ou criar embaraos administrativos. So assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanas e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como por exemplo: informaes sobre a atividade de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes: rdiofreqncia de importncia especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes consideradas importantes para a segurana nacional.

Reservados so os assuntos que no devam ser do conhecimento do pblico, em geral. Recebem essa classificao, entre outros, partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execuo: cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes.

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos so estudados, eles podem ser classificados segundo:
1) as entidades mantenedoras (pblicos ou privados); 2) a natureza dos documentos (especial ou especializado); 3) aos estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente); 4) a extenso de sua atuao (setorial e central).

Classificao segundo as entidades mantenedoras Os arquivos podem ser classificados segundo a instituio em que estejam inseridos da seguinte forma: Arquivos pblicos: so aqueles mantidos por entidades de carter pblico, seja na esfera federal, estadual ou municipal. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura de So Paulo e arquivo do Senado Federal. Arquivos privados: so aqueles mantidos por instituies de carter particular. Ex.: arquivo do Bradesco, arquivo das Lojas Americanas e arquivo da Rede Globo.

Classificao documentos

segundo

natureza

dos

Arquivos especiais: chama-se arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de tipos diversos - iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais - ou de suportes especficos - documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme - e que, por esta razo, merece tratamento especial no apenas no que se refere ao seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle, conservao etc. Arquivo especializado: aquele que guarda documentos de determinado assunto especfico, independentemente da forma fsica que apresentam, como, por exemplo, os arquivos mdicos, os arquivos jornalsticos e os arquivos de engenharia.

MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O mtodo de arquivamento corresponder forma que os documentos sero armazenados, visando sua localizao futura. Pode-se dividir os mtodos de arquivamento em dois grandes sistemas: direto e indireto.
Sistema direto aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha guardado. Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um ndice ou um cdigo. o caso da utilizao de fichrios.

Podemos identificar como os mtodos mais comumente utilizados para se organizar arquivos ou fichrios os seguintes: 1) mtodo alfabtico (organiza a partir de nomes); 2) mtodo numrico, que se divide em: numrico simples (organiza por um nmero relativo ao documento), cronolgico (organiza por data) ou dgito-terminal; 3) mtodo geogrfico (pelo local de produo); 4) mtodo ideogrfico (pelo assunto do documento).

Mtodo Alfabtico
o mtodo que utiliza um nome existente no documento para organiz-lo de forma alfabtica, utilizando-se desse mesmo nome para localizar o referido documento, quando necessrio. A ordenao alfabtica utiliza todas as letras do nome, a fim de diferenciar os documentos que comeam com as mesmas letras. O mtodo alfabtico um mtodo direto. pois no exige a adoo de ndice para que o documento seja localizado. A busca se d diretamente no documento.

1) A empresa XYZ, ao organizar a pasta funcional de seus empregados, utilizou o mtodo alfabtico (organizao a partir dos nomes dos mesmos). Para tanto, foram organizados os seguintes nomes:
I - Alfredo Maia Rodrigues II - Severino Alves dos Santos Jnior III - Joaquim Pereira da Boa Morte IV - Maurcio Soares Filho V - Maria Alves Villas Boas VI - Fernanda Moreira Aguiar

A seu ver, qual seria a ordem correta dos nomes acima expostos?
a) I VI III V IV II b) VI V IV II III I c) II V I VI III IV d) VI III I II IV V e) I II III IV V VI

2) No escritrio de contabilidade, "O Contador" organizou as pastas referentes a seus clientes utilizando-se do mtodo alfabtico (por nome das empresas). Foram organizadas as seguintes pastas:
I - Supermercado Barato II - A Feminina III - Curso Aprovao IV - O Globo V - Madeireira Cupim

A seu ver, qual seria a ordem correta dos nomes acima expostos?
a) III I V II IV b) II III V IV I c) III II IV V I d) I II III IV V e) V IV III II I

3) A empresa Festil Eventos organizou suas fitas de vdeo relativas aos eventos que organizou a partir dos nomes dos referidos eventos, utilizando-se do mtodo alfabtico. Dessa forma, foram organizadas as fitas dos seguintes eventos:
I - Primeiro Seminrio de Arquivologia II - 3 Simpsio de Biblioteconomia III - XV Congresso de Direito IV - Quinto Encontro de Contadores do DF V - 75 Curso de Medicina Alternativa a) I II IV III V b) I II IV III V c) III I IV V II d) III V IV I II e) V IV III II I

A seu ver, qual seria a ordem correta dos eventos acima expostos?

Regras de Alfabetao
O arquivamento de nomes obedece a algumas, chamadas regras de alfabetao, e que so as seguintes: 1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome.
Exemplos: Frank Menezes Edson Pereira dos Santos Marcos Roberto Arajo da Silva

Arquivam-se: Menezes, Frank Santos, Edson Pereira dos Silva, Marcos Roberto Arajo da

Obs.: quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome.

Exemplos: Carmem Corra Miranda Fbio Corra Miranda Daniele Firme Miranda Veneza Firme Miranda
Arquivam-se: Miranda, Carmem Corra Miranda, Daniele Firme Miranda, Fbio Corra Miranda, Veneza Firme

2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam, quando transpostos para o incio.
Exemplos: Joaquim da Boa Morte Camilo Castelo Branco Heitor Villa-Lobos

Arquivam-se: Boa Morte, Joaquim da Castelo Branco, Camilo Villa-Lobos, Heitor

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo, ou seja, quando transpostos, devem ser acompanhados dos nomes que os sucedem.
Exemplos: Ricardo Santa Rita Joo do Santo Cristo Jos Carlos So Paulo

Arquivam-se: Santa Rita, Ricardo Santo Cristo, Joo do So Paulo, Jos Carlos

4. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais.

Exemplos: E. Silva Estevo Silva Everaldo Silva

Arquivam-se: Silva, E. Silva, Estevo Silva, Everaldo

5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d', da, do, e, um, uma, no so considerados.
Exemplos: Pedro de Almeida Ricardo d'Andrade Lcia de Cmara Arnaldo do Couto

Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d' Cmara, Lcia da Couto, Arnaldo do

Ou ainda, Jos Ferreira Silva Jos dos Santos Silva Arquivam-se: Silva, Jos Ferreira Silva, Jos dos Santos Observe que a partcula dos no foi considerada no momento em que os nomes foram organizados.

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Quando existirem, devem ser transpostos acompanhados pelo sobrenome que os antecedem.
Exemplos: Edison Miranda Jnior Osrio Miranda Neto Mrcio Cerqueira Sobrinho

Arquivam-se: Cerqueira Sobrinho, Mrcio Miranda Jnior, Edison Miranda Neto, Osrio

7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses.

Exemplos: Ministro Jorge Cardoso Professor Carlos Fernandes Coronel Emerson Pontes Doutor Raimundo Torres

Arquivam-se: Cardoso, Jorge (Ministro) Fernandes, Carlos (Professor) Pontes, Emerson (Coronel) Torres, Raimundo (Doutor)

8.

Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais Exemplos:
George Walker Bush Charles Chaplin Adolf Hitler

Arquivam-se: Bush, George Walker Chaplin, Charles Hitler, Adolf

9. Os nomes espanhis ou hispnicos (pases de lngua espanhola) so registrados pelo penltimo sobrenome, que, tradicionalmente, corresponde ao sobrenome de famlia do pai.
Exemplo: Enrico Gutierrez Salazar Maria Pereira de la Fuente Pablo Puentes Hernandez

Arquivam-se: Gutierrez Salazar, Enrico Pereira de la Fuente, Maria Puentes Hernandez, Pablo

10. Os nomes orientais - japoneses, chineses e rabes - so registrados como se apresentam.

Exemplo: Li Yutang (chins) Osama Bin Laden (rabe) Sasazaki Yonoyama (japons) Arquivam-se: Li Yutang Osama Bin Laden Sasazaki Yonoyama

11. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome.
Exemplo: Embratel Antnio Silva & Cia. The Washington Post Associao dos Jornalistas Associao Educacional do DF El Pas Arquivam-se: Antnio Silva & Cia. Associao Educacional do DF Associao dos Jornalistas Embratel Pas (El) Washington Post (The)

12. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses.
Exemplo: II Encontro Nacional de Arquivistas Quinto Congresso de Biblioteconomia 3 Curso de Cincias Contbeis

Arquivam-se: Congresso de Biblioteconomia (Quinto) Curso de Cincias Contbeis (3) Encontro Nacional de Arquivistas (II)

Mtodo Numrico Simples

Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o seu nmero, a escolha deve recair sobre o mtodo numrico simples.
Neste mtodo, para cada documento atribudo um nmero, a partir do qual sero organizados os documentos. Como no momento da busca a procura acontecer a partir de um nome; este mtodo exige a adoo de um ndice alfabtico, tambm chamado de onomstico, que permitir identificar o nmero de cada documento e, assim, possibilitar sua localizao. Os mtodos que se utilizam de ndices so chamados de indiretos. Podemos citar como exemplo o arquivamento de pastas funcionais, quando utilizada a matrcula do funcionrio ou ainda o arquivamento de contratos, quando estes so organizados por seus nmeros.

Mtodo Numrico-Cronolgico
Neste mtodo, os documentos sero organizados tomando-se por base uma data, que, em geral, mas no necessariamente, a data de produo do documento ou o perodo a que este se refere. o mtodo ideal para se arquivar, por exemplo, documentos contbeis (balanos, balancetes, dirios) e contas a pagar/a receber depois que estas j foram agrupadas por credor/devedor. Podemos citar como exemplo de utilizao do mtodo numrico-cronolgico a organizao de pronturios mdicos feita por instituies de sade que; normalmente, se utilizam da data de nascimento do paciente, informao esta que ser necessria quando da localizao dos referidos documentos.

Mtodo Numrico-Dgito-Terminal
Algumas instituies, ao organizar seus documentos a partir de nmeros a eles atribudos, deparam-se com o seguinte problema: muitas vezes tais nmeros so extremamente grandes e difceis de se trabalhar. Neste caso, a fim de agilizar a recuperao do documento, indicado o uso do mtodo dgito-terminal. Este mtodo consiste em decompor o nmero do documento de tal forma que o mesmo seja arquivado a partir de seus dois ltimos dgitos. Vejamos o exemplo a seguir: Nmero do documento: 834695 Neste caso, para fins de arquivamento, teremos 83-46-95. Este documento ser arquivado na pasta relativa queles terminados em 95. Nesta pasta, como todos terminaro em 95, os documentos sero organizados a partir dos dois dgitos imediatamente anteriores (no caso, 46). Este mtodo apresenta como vantagem maior rapidez na localizao dos documentos, uma vez que dispensa a necessidade de se trabalhar com nmeros difceis de serem memorizados.

Neste mtodo, os documentos sero de acordo com o local ou setor em que foram produzidos (procedncia). o caso, por exemplo, de uma instituio que possua diversas filiais e que, em seu arquivo intermedirio, organize os documentos separando-os por cidade, quando estas pertencerem ao mesmo estado, em que est localizada a filial. Neste caso, estar sendo utilizado o mtodo geogrfico. Recomenda-se que, em caso de organizao de nomes de cidades, esta seja feita iniciando-se pela capital e, em seguida, por ordem alfabtica das demais cidades.
Exemplo: Pasta do estado de Minas Gerais: - Belo Horizonte - Araguari - Juiz de Fora - Uberaba - Uberlndia

Mtodo Geogrfico

Note que a primeira cidade do arquivo foi Belo Horizonte, por ser a capital, ainda que no fosse a primeira numa ordem alfabtica.

J no caso de cidades de estados diferentes organizados sob uma mesma pasta/gaveta, h que se observar somente a ordem alfabtica das cidades, sem a preocupao da precedncia das capitais com relao s demais cidades. No entanto, h que se destacar, entre parnteses, ao final de cada cidade, o estado a que esta pertence, pois comum a existncia de mais de uma cidade com o mesmo nome em estados diferentes.
Exemplo: - Anpolis (Gois) - Belm (Par) - Campinas (So Paulo) - Campinas (Tocantins) - Fortaleza (Cear) - Guarulhos (So Paulo) - Lages (Santa Catarina) - So Paulo (So Paulo)

Nos casos em que a organizao geogrfica tenha como objeto a separao de cidades pertencentes ao mesmo pas, deve-se observar a precedncia da capital em relao s demais, cidades, que viro ordenadas alfabeticamente.
Exemplo: Pasta dos Estados Unidos: - Washington - Chicago - Dallas - Los Angeles - New York - San Francisco

Mtodo Ideogrfico (por Assunto)

O mtodo ideogrfico aquele que separa os documentos por assunto. Uma vez identificados os assuntos, estes podem ser aplicados levando-se em considerao seus nomes ou nmeros a eles atribudos. Desta forma, veremos que o mtodo ideogrfico pode ser alfabtico ou numrico. Estes, por sua vez, separam-se em dicionrio ou enciclopdico, no caso dos alfabticos e decimal ou duplex, no caso dos numricos. Em qualquer tipo, o mtodo ideogrfico caracteriza-se por ser indireto, pois exige a adoo de um ndice alfabtico que permita localizar o documento desejado.

Suponha que determinada empresa identificou como assuntos passveis de existncia de documentos em seus arquivos os seguintes temas:
- Frias - Abono - Contas a pagar - Contas a receber - Controle de estoque - Admisso de pessoal - Demisso de pessoal - Salrios - Compra de material

Aplicando-se o mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio, os temas seriam organizados levando-se em considerao apenas sua ordenao alfabtica, como seria feito num dicionrio, da sua denominao. Desta forma, a organizao seria a seguinte:
Abono Compra de material Contas a pagar Contas a receber Controle de estoque Demisso de pessoal Frias Salrios

No

mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico, no entanto, os assuntos sero agrupados sob ttulos gerais, sendo estes ltimos organizados alfabeticamente. Assim, os assuntos sero organizados hierarquicamente dentro de cada rea. Veja o exemplo abaixo a partir dos assuntos j apresentados.
FINANCEIRO Contas a pagar Contas a receber MATERIAL Compra de material Controle de estoque PESSOAL Abono Demisso de pessoal Frias Salrios

Observe que os assuntos foram agrupados hierarquicamente dentro de cada ttulo geral, que, por sua vez, foram organizados alfabeticamente. Cada assunto poder, por sua vez, ser subdivido em subtemas, caso seja necessrio. A fim de facilitar o arquivamento, o mtodo ideogrfico poder ser utilizado a partir de cdigos atribudos a cada assunto, caso em que estaro presentes os mtodos duplex ou decimal. Em ambos os casos, os assuntos sero organizados em ttulos gerais, dentro dos quais estaro presentes, de forma hierarquizada, os assuntos especficos, a exemplo do mtodo enciclopdico visto anteriormente. A diferena bsica entre os mtodos duplex e o decimal reside no fato de que, enquanto o mtodo duplex permite a criao de infinitas classes, o mtodo decimal limita a criao das classes a 10.

No exemplo em questo, poderamos exemplificar a utilizao do mtodo duplex:

1 - FINANCEIRO 1 - 1 Contas apagar 1 - 2 Contas a receber 2 - MATERIAL 2 - 1 Compra de material 2 - 2 Controle de estoque 3 - PESSOAL 3 - 1 Abono 3 - 2 Demisso de pessoal 3 - 3 Frias 3 - 4 Salrios

Aplicao Prtica do Mtodo Ideogrfico

No existem na Arquivologia esquemas padronizados de classificao por assunto, como ocorre em relao Biblioteconomia - Classificao Decimal de Dewey (CDD) e Classificao Decimal Universal (CDU). Assim, cada instituio dever, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu prprio plano de classificao, em que os assuntos devem ser grupados sob ttulos principais e estes subdivididos em ttulos especficos, partindo-se sempre dos conceitos gerais para os particulares. O plano de classificao servir para organizar os documentos a partir de seus assuntos, o que facilitar a aplicao da tabela de temporalidade que, como j foi visto anteriormente, atribui a estes assuntos prazos de guarda especficos. A elaborao do plano de classificao exigir um estudo completo da organizao (suas finalidades, funcionamento etc.), alm de um levantamento minucioso da documentao arquivada por esta.

Tomemos como exemplo alguns cdigos de classificao com respectivos assuntos constantes no plano de classificao desenvolvido pelo Conarq e sugerido s instituies pblicas do poder Executivo Federal. Neste plano de classificao, foi utilizado o mtodo decimal, que divide cada assunto em at 10 classes derivadas, e cada uma destas poder ser dividida em, no mximo, mais 10, sucessivamente, de acordo com a necessidade de cada instituio.
020 - Pessoal 022 - Aperfeioamento e treinamento 022. 1 - Cursos 022. 12 - Promovidos por outras instituies 022. 121 - No Brasil 022. 122 - No exterior

Este Plano de Classificao servir de base para a Tabela de Temporalidade, que indicar os prazos de guarda e a destinao final de cada documento. Dessa forma, a ordenao ideogrfica, quando combinada com a cronolgica, facilitar a etapa de eliminao, transferncia ou recolhimento dos documentos, uma vez que estes estaro organizados por assunto, e cada assunto estar com sua temporalidade definida na Tabela em questo.

Na prtica, os documentos sero classificados de acordo com o assunto, devendo ser anotado nos mesmos seus cdigos de classificao (a lpis), que servir para identificar o prazo de guarda e a destinao final de cada um. Assim, antes de serem arquivados, os documentos devero ser classificados, de acordo com o plano de classificao da instituio.

Como Determinar o Mtodo o ser Aplicado

Apesar de existirem vrias formas de se organizar documentos, no possvel identificar determinado sistema como sendo o mais adequado, sem antes conhecer a documentao a ser tratada. Em suma, o melhor mtodo de arquivamento depender exclusivamente das caractersticas dos documentos em questo. Determinados tipos de documentos, se organizados com mtodos inadequados, dificilmente sero localizados no futuro. O mtodo de arquivamento determinado, portanto, pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade, podendo a instituio adotar quantos mtodos forem necessrios para bem organizar seus documentos.

Tome como exemplo o arquivamento de notas fiscais por uma grande rede de supermercados. Se o arquivista tomasse por base apenas o documento, indicaria talvez o mtodo numrico simples como soluo para o bom acondicionamento desses documentos. Ocorre que, ao se levar em considerao a estrutura da entidade, poder-se-ia separar as referidas notas por unidade que produziu o documento (mtodo geogrfico); dentro de cada unidade, essas notas poderiam ser separadas por tipo de produto (mtodo ideogrfico) e, ainda, dentro de cada produto, por fornecedor (mtodo alfabtico simples) e pela data de expedio da referida nota (mtodo numrico-cronolgico).

Observe que a instituio pode adotar quantos mtodos forem necessrios para bem ordenar seus documentos, podendo inclusive combinar os mtodos entre si, procurando melhor organizar sua documentao. A utilizao da guia-fora, quando da busca do documento, facilitar sobremaneira o controle de sada dos documentos que, porventura, tenham sido emprestados. Por guia-fora entende-se um formulrio no qual o profissional de arquivo anota os dados do documento e a data de sada do mesmo, colocando-o no local do documento emprestado, de forma a identificar a sada do mesmo. Quando do retorno do documento ao seu local, tal guia ser inutilizada ou destinada a servir de base para um levantamento estatstico das atividades do arquivo.

O curso preparatrio para concursos, com sede em Braslia-DF e filiais em Goinia-GO, Belo Horizonte-MG e Cuiab-MT, contratou empresa especializada em organizao de arquivos para tratar de parte de seu acervo, constitudo basicamente por contratos. Aps anlise da documentao, a empresa optou por organizar da seguinte forma:
1) Separar os contratos por unidades produtoras dos contratos (utilizouse, portanto, o mtodo geogrfico de arquivamento). 2) Dentro de cada unidade produtora, buscou-se organizar os contratos por ano de produo, de forma a identificar os documentos mais antigos e facilitar a eliminao destes, quando cumpridos os prazos expressos na tabela de temporalidade da instituio (utilizou-se, neste caso, o mtodo numrico-cronolgico). 3) Dentro do ano, os contratos foram ordenados por curso (contratos para o curso do MEC, da Polcia Federal etc). Verifica-se a a utilizao do mtodo ideogrfico (por assunto). 4) Para cada curso, observou-se a existncia de vrias turmas, identificadas por nmero (turma 1, 2, 3 etc). Ao separar os contratos por turma, utilizou-se o mtodo numrico simples. 5) Em cada turma, a organizao foi feita por ordem alfabtica utilizando-se, para tanto, dos nomes dos alunos. Nota-se a a utilizao do mtodo alfabtico.

MICROFILMAGEM
Como foi visto anteriormente, os documentos de arquivo se apresentam em diversos tipos de suporte (papel, CD, disquete etc.). Ocorre que, eventualmente, h a necessidade de se alterar o suporte de determinados documentos, de forma a garantir o acesso e a preservao dos mesmos. As principais tcnicas de atualizao de arquivo (mudana de suporte) so a microfilmagem e a digitalizao. Microfilmagem uma tcnica que permite criar uma cpia do documento em formato microgrfico (microfilme ou microficha).

Microfilme
A adoo da microfilmagem exigir da instituio equipamentos que permitam ler tais documentos, chamados leitoras de microfilmes ou leitoras de microfichas, que, em alguns casos, permitem a gerao de uma cpia em papel do documento microfilmado, A primeira e mais importante razo para justificar o uso do microfilme a economia de espao. O microfilme uma imagem reduzida de uma forma maior; portanto o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um documento qualquer.

Essa reduo de espao garantida pelo valor legal do microfilme, que significa que o mesmo possui o mesmo valor do documento original em papel, que serviu de base para sua criao, e poder substitu-lo nos casos em que no tiver valor histrico. Para organizar o arquivo de microfilmes, h arquivos prprios como mostrado na figura a seguir. Para permitir a localizao dos documentos, cada rolo dever conter um ndice. Por fora das gavetas so marcados os cdigos dos rolos que elas abrigam, tornando muito fcil a consulta. Naturalmente dever haver junto do arquivo um aparelho para a leitura dos microfilmes.

Arquivo de microfilmes
Poderamos enumerar os seguintes benefcios para o uso da microfilmagem: 1) Validade Legal - a microfilmagem um processo reprogrfico autorizado pela Lei n 5.433, de 8/5/1968, e pelo Decreto n 1.799 de 30/1/1996, que conferem ao microfilme o mesmo valor legal do documento original; 2) Reduo sensvel de espao; 3) Acesso fcil e rpido, conseqncia das pequenas dimenses das microformas, da eficincia de sua catalogao e indexao, comparativamente aos arquivos convencionais em papel;

4) Segurana, por se tratar de um material fotogrfico, alm de permitir reprodues com rapidez e baixo custo, o arquivo microfilmado, devido ao pequeno volume, permite o seu acondicionamento em caixas forte (arquivo de segurana), protegido de sinistros (essa cpia de segurana dever, obrigatoriamente, estar em local separado da cpia de trabalho); 5) Garantia da confidencialidade das informaes, visto que a olho nu impossvel visualizar qualquer informao; 6) Durabilidade - respeitando-se a determinadas normas da microfilmagem, acondicionamento e manuseio, os arquivos microfilmados podem ser conservados indefinidamente.

GESTO DE DOCUMENTOS
A Lei n 8.159/1991, em seu pargrafo 3, define gesto de documentos como o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Assim, podemos entender que qualquer atividade que vise controlar o fluxo de documentos existente na instituio, de forma a assegurar a eficincia das atividades administrativas, estar inserida na gesto de documentos. A gesto de documentos atingida atravs do planejamento, organizao, controle, coordenao dos recursos humanos, do espao fsico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeioar e simplificar o ciclo documental.

gesto de objetivos:
1)

documentos

tem

os

seguintes

assegurar, de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno e destinao de documentos; 2) garantir que a informao governamental esteja disponvel quando e onde seja necessria ao governo e aos cidados; 3) assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa cientifica; 4) assegurar o uso adequado da micrografia, processamento automatizado de dados e outras tcnicas avanadas de gesto da informao; 5) contribuir para o acesso e preservao dos documentos que meream guarda permanente por seus valores histrico e cientfico.

Fases As trs fases bsicas da gesto de documentos so: produo, utilizao e destinao. 1 Fase (Produo) Refere-se ao ato de elaborar documentos em razo das atividades especficas de um rgo ou setor. Nesta fase, deve-se otimizar a criao de documentos, evitando-se a produo daqueles no essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim, o uso adequado dos recursos de reprografia e de automao. Recomenda-se, nessa fase, evitar a reproduo desnecessria de documentos, pois o acmulo desordenado de papis implicar em maior dificuldade do controle das informaes no arquivo.

2 Fase (Utilizao) Refere-se ao fluxo percorrido plos documentos, necessrio ao cumprimento de sua funo administrativa, assim como sua guarda aps cessar seu trmite. Essa fase envolve mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s tcnicas especficas para classificao, organizao e elaborao de instrumentos de recuperao da informao. O arquivamento tambm ser controlado nesta etapa. Desenvolve-se, tambm, a gesto de arquivos correntes e intermedirios e a implantao de sistemas de arquivo e de recuperao da informao. 3 Fase (Avaliao e Destinao) Envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais sero preservados permanentemente.

ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIRIO

Gesto de Documentes Correntes O estabelecimento de normas para o tratamento de documentos em fase corrente permite aproveitar ao mximo a informao disponvel e necessria tomada de decises, bem como os recursos humanos e materiais existentes. Essas normas visam aumentar a eficcia administrativa, facilitar a recuperao mais rpida dos documentos e/ou informaes neles contidas e racionalizar sua guarda e conservao.

O documento corrente aquele necessrio ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituio e. por conseqncia, os procedimentos realizados para a sua classificao, registro, autuao e controle da tramitao, expedio e arquivamento tm por objetivo facilitar o acesso s informaes neles contidas. Esse conjunto de operaes tcnicas caracteriza os servios de gesto dos documentos correntes. Nas administraes pblica e privada, as unidades responsveis por tais servios so intituladas protocolo e arquivo, arquivo e comunicaes administrativas, servio de comunicaes etc.

Gesto de Documentos Intermedirios Encerrado o perodo de arquivamento na fase corrente, alguns documentos podem ser eliminados imediatamente, desde que assim definidos na Tabela de Temporalidade da instituio, mas uma parte relativamente importante destes dever ser conservada por um perodo mais longo em funo de razes legais ou administrativas. Nesse caso, no se justifica a sua guarda junto aos organismos que os produziram, pois esses documentos ocupariam um espao cm locais onde o metro quadrado extremamente caro. Os depsitos de armazenagem temporria constituem uma alternativa cujo objetivo principal minimizar o custo pblico da guarda de documentos intermedirios, racionalizando espao fsico, equipamentos e recuperao da informao.

Responsveis pela guarda fsica dos documentos de uso pouco freqente, os arquivos intermedirios:

Os documentos s devem ser aceitos para guarda intermediria quando for conhecido o seu contedo, o prazo de guarda e a data de eliminao ou recolhimento.

1) atendem s consultas feitas plos rgos depositantes; 2) coordenam as transferncias de novos documentos aos seus depsitos; 3) procedem aplicao de tabelas de temporalidade atravs de seleo de documentos para eliminao ou recolhimento; 4) coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo de terceira idade.

unidade administrativa que transfere os documentos ao arquivo intermedirio conserva seus direitos sobre os mesmos, podendo consultlos ou torn-los por emprstimo. Dessa forma, correto afirmar que, segundo as normas arquivsticas, apenas os setores detentores da posse dos documentos podero solicit-los aos arquivos centrai e intermedirio, no cabendo a estes arquivos liberar sua consulta a outros setores que no aqueles que os enviaram. O atendimento s consultas e emprstimos deve ser rpido e preciso. A consulta por parte de terceiros, como j citado, s permitida com a autorizao da unidade administrativa que transferiu os documentos. A gesto de documentos na administrao pblica regida pela Lei n 8.159/1991 .

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

A Arquivologia adota a chamada Teoria das trs idades ou Ciclo vital dos documentos para classificar os estgios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituio (corrente, intermediria e permanente). Essas fases so definidas por Jean-Jacques Valette (1973) como as trs idades dos arquivos: corrente, intermediria e permanente, e so assim descritas:

1)

constitudo de documentos em curso (emprestados a outros setores com relativa freqncia) ou consultados freqentemente, conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso" . Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados, o que no quer dizer que, necessariamente, estes documentos devam estar tramitando todo o tempo.

"Arquivo

de

primeira

idade

ou

corrente,

2) "Arquivo de segunda idade ou intermedirio, constitudo de documentos que deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los, para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. No h necessidade de serem conservados prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. So por isso tambm chamados de limbo ou purgatrio". Cabe destacar que o termo ARQUIVO MORTO, bastante utilizado na prtica das instituies, no aceito pela teoria arquivstica, por se tratar de termo pejorativo que, de certa forma, desvaloriza a rea arquivstica.

3)

"Arquivo de terceira idade ou permanente, constitudo de documentos

que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos so arquivados de forma definitiva".

So classificados como permanentes os documentos: 1) que revelam a origem e a constituio da instituio; 2) que mostram como a instituio funcionou ao longo do tempo; 3) normas e regulamentos; 4) demais documentos que se caracterizem como histricos para a instituio.

Para entender o funcionamento do ciclo vital, torna-se necessrio compreender alguns termos tcnicos da Arquivologia, como a valorao, prazo de guarda e destinao final dos documentos.

Valorao dos Documentos Basicamente, o documento guardado pela instituio enquanto o mesmo possuir valor para a mesma, e esse valor, quando existir, se apresentar em uma das seguintes formas: administrativo ou histrico.

Valor administrativo: o valor administrativo, tambm chamado de primrio, refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituio. o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso est presente em todo documento quando de sua criao. um valor temporrio, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existncia, perder seu valor administrativo quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituio. Este valor tambm chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude de suas caractersticas.

Valor histrico: o valor histrico, tambm chamado de secundrio, refere-se possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, uma vez que, passa a ser considerado fonte de pesquisa e informao para terceiros e para a prpria administrao. O documento, aps perder seu valor administrativo, pode ou no adquirir valor histrico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perder.

Enquanto o documento tiver valor administrativo (primrio), ele ser arquivado em uma instituio que aplique a Teoria das 3 Idades nas fases correntes ou intermediria. Quando perde o valor administrativo, o documento pode ser eliminado, desde que no adquira valor histrico (secundrio), ou ser recolhido fase permanente, quando adquirir este valor. Uma vez que o valor histrico definitivo, podemos concluir que o documento histrico, tambm chamado de documento permanente ou documento de 3 idade, jamais ser eliminado ou destrudo.

Prazo de Guarda dos Documentos

Prazo de guarda: o perodo em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermedirio. O prazo de guarda vincula-se determinao do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores:
1) freqncia de uso das informaes contidas nos documentos; 2) existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal de documentos (prazos prescricionais) 3) existncia de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos); 4) necessidade de guarda dos documentos por precauo, em virtude das prticas administrativas (prazos precaucionais).

O perodo em que o documento dever ficar arquivado na fase corrente ser chamado, tecnicamente, de prazo de guarda corrente e, naturalmente, o perodo definido para o mesmo na fase intermediria ser o prazo de guarda intermediria. O termo prazo de guarda, quando no houver explicitao de fase, ser, portanto, a soma das duas fases em questo. No h que se falar em prazo de guarda permanente, uma vez que, na 3 fase, no h prazo de guarda, o documento guardado de forma definitiva.

Destinao Final dos Documentos

Todo documento, ao trmino de seu ciclo vital, dever ser encaminhado sua destinao final, que ocorrer no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo. A destinao final do documento poder ser: eliminao ou guarda permanente. 1) Eliminao: quando o documento no tiver valor histrico; ou 2) Guarda permanente: quando o documento tiver valor histrico. Convm destacar que, na eliminao, os processos mais indicados so a fragmentao e a reciclagem. O processo de incinerao, por no ser ecologicamente correto, deve ser evitado. natural que o candidato, a essa altura, ciente de tais informaes, se pergunte: 1) Quanto tempo um documento dever permanecer na fase corrente? 2) Quando o documento sair da fase corrente para a fase intermediria? 3) Como saber se o documento tem ou no valor histrico?

Tabela de Temporalidade
o instrumento resultante da etapa de avaliao dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediria (perodo em que o mesmo ser guardado nestas fases), bem como sua destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente). A Tabela de Temporalidade ser elaborada por uma Comisso chamada de Comisso Permanente de Avaliao de Documentos ou Comisso de Anlise de documentos e ser aprovada por autoridade competente do rgo para que possa ser aplicada na instituio.

Cada instituio criar a sua tabela, que dever contemplar o conjunto de documentos existentes na mesma. Uma vez concluda e aplicada a Tabela de Temporalidade, eventuais alteraes ou incluses devero ser submetidas Comisso que a criou, a fim de serem novamente avaliadas. Na tabela, cada documento ter seu prprio prazo para as fases corrente e intermediria, bem como a destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente). Portanto, no h prazo de guarda padro nem mximo para os documentos nas fases corrente e intermediria; cada documento ter seu prprio prazo, de acordo com o estabelecido pela Comisso de Anlise quando da elaborao da tabela.

Veja a seguir a estrutura da Tabela de

Temporalidade, com alguns dados hipotticos

Cd. Assunto do Documento Prazo de Guarda Destinao Final

Corrente

Intermedirio

031.1
023.2 045.4 010.1

Requisio de Material
Termo de Posse Normas e Regulamentos Regimento Interno

2 anos
5 anos 5 anos Enquanto vigorar

95 anos 10 anos -

Eliminao
Eliminao Permanente Permanente

Os prazos acima variaro de acordo com o documento, podendo haver documentos com maior ou menor prazo de guarda nas fases corrente e intermediria, bem como documentos destinados eliminao e guarda permanente. Em geral, documentos que demonstram a origem da instituio, bem como a forma como esta funciona (normas, regulamentos e outros) tm carter histrico e sero preservados na fase permanente, A partir dos dados acima, podemos verificar as quatro situaes em que o documento poder passar ao ser inserido na chamada Teoria das 3 Idades ou Ciclo vital dos documentos, que seriam as seguintes:

- 1 situao (exemplo do documento classificado no cdigo 031.1) Neste caso. o documento criado na fase corrente, onde permanecer durante determinado perodo (no exemplo acima, o prazo de guarda na fase corrente da Requisio de material de 2 anos) e ser eliminado sem passar pelas fases seguintes. Assim, podemos afirmar que determinados documentos podem ser eliminados na fase corrente, desde que a tabela de temporalidade assim o defina. Conclui-se ainda que o arquivamento nas trs fases no condio obrigatria para todos os documentos. Na verdade, a nica fase em que todo documento, com certeza, passar, a fase corrente, pois nela que ele ser criado.

- 2 situao (exemplo do documento classificado no cdigo 023.2) Neste caso, o documento criado na fase corrente, cumprir seu prazo de guarda na fase corrente (no exemplo esse prazo de 5 anos) e, posteriormente, ser transferido para a fase intermediria, cumprir o prazo de guarda na fase intermediria (que no exemplo ser de 95 anos). A passagem do documento da fase corrente para a fase intermediria chamada de Transferncia. No exemplo, passados os 95 anos na fase intermediria, o documento poder ser eliminado sem chegar fase permanente. Verificamos, assim, que o documento poder ser eliminado tanto na fase corrente quanto na fase intermediria. O prazo da fase intermediria variar de documento para documento, de acordo com o definido na Tabela de Temporalidade.

- 3 situao (exemplo do documento classificado no cdigo 045.4) Neste caso, o documento criado na fase corrente, no qual permanecer por algum tempo (no exemplo o prazo de guarda na fase corrente de 5 anos), sendo transferido para a fase intermediria no qual cumprir novo prazo (no exemplo o prazo de guarda na fase intermediria de 10 anos), antes de ser recolhido para a fase permanente, o que demonstra que, para a instituio em questo, tal documento tem valor histrico e jamais ser eliminado. Observa-se que a passagem do documento para a fase permanente chamada de recolhimento e, por conseguinte, apenas os documentos histricos so recolhidos.

4 situao (exemplo do documento classificado no cdigo 010.1) Neste caso, o documento ser criado na fase corrente, onde permanecer por determinado perodo (no exemplo, enquanto vigorar), e depois ser recolhido ao arquivo permanente, sem passar pela fase intermediria. Observa-se que determinados documentos podem ser recolhidos (passar para o arquivo permanente) sem serem transferidos (passar pelo arquivo intermedirio). -

Destaque para as seguintes informaes: 1) Todo documento ser criado na fase corrente; 2) A fase corrente ser composta plos arquivos setoriais, localizados nos prprios setores que produzem os documentos, e pelo arquivo central, tambm chamado de arquivo geral, que estar localizado prximo aos setores; 3) Aps cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos podero, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituio, serem eliminados, transferidos (para a fase intermediria) ou recolhidos (para a fase permanente); 4) Aps cumprir seu prazo na fase intermediria, os documentos podero, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituio, serem eliminados ou recolhidos (para a fase permanente); 5) Os documentos histricos sero recolhidos fase permanente, onde jamais sero eliminados; 6) A eliminao poder ocorrer em duas das trs fases do ciclo vital (corrente ou intermediria) e nunca na terceira (permanente);

Tipos de Arquivos Correntes

Os arquivos correntes so aqueles que guardam os documentos mais recentes e freqentemente consultados. Por isso, tais documentos devem estar localizados nos prprios setores em que os mesmos foram produzidos/recebidos ou prximos a estes. A instituio optar pela centralizao (utilizao do arquivo central) ou no (utilizao dos arquivos setoriais) destes arquivos, de acordo com as caractersticas de funcionamento da empresa. Independentemente da centralizao, as normas e atividades de controle e orientao devem, necessariamente, ser centralizadas, a fim de evitar a aplicao de critrios diferenciados no modo como funcionaro os arquivos da mesma instituio.

Os arquivos setoriais so aqueles localizados nos prprios setores que produzem ou recebem os documentos, guardando documentos muito utilizados por estes, ou seja, so, essencialmente, arquivos correntes. Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos setores que integram a estrutura de uma instituio, funcionando como extenso daqueles. No funcionamento do arquivo central, devem ser tomadas medidas especiais para controle dos documentos emprestados aos setores, como a identificao dos funcionrios solicitantes, de seus respectivos setores de trabalho e da data de emprstimo dos documentos.

Seleo de Documentos
realizada no mbito dos arquivos correntes e intermedirios por tcnicos previamente orientados, seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade ou nos relatrios de avaliao. A seleo a separao fsica dos documentos de acordo com a sua destinao: 1) eliminao: trata-se da destruio dos documentos cuja operacionalizao depender de seu volume, podendo ser levada a efeito manualmente ou atravs de trituradoras. 2) transferncia: envio dos documentos para o arquivo intermedirio, acompanhados de listagem, onde aguardaro o cumprimento dos prazos de guarda e a destinao final; 3) recolhimento: envio dos documentos para o arquivo permanente. Nessa fase, o arquivo deve elaborar instrumentos de recuperao da informao com vistas sua guarda permanente e seu acesso pblico. No arquivo permanente, o tratamento tcnico dos documentos feito por conjuntos documentais, denominados fundos, que podero ser subdivididos em sries e subsries.

AVALIAO DE DOCUMENTOS
o processo em que so estabelecidos prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, bem como a destinao final dos documentos da instituio (eliminao ou guarda permanente) . Na prtica, o ato de se criar a Tabela de Temporalidade, realizado pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. A complexidade e abrangncia de conhecimentos exigidos pelo processo de avaliao de documentos de arquivo requerem, para o estabelecimento de critrios de valor, a participao de pessoas ligadas a diversas reas profissionais.

Como justificativa para essa exigncia, verifica-se a necessidade de se identificar a utilidade das informaes contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar, deve-se constituir equipes tcnicas integradas por profissionais que conheam a estrutura e o funcionamento da instituio:

1) arquivista ou responsvel pela guarda dos documentos; 2) autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcionamento do rgo a que esteja subordinado o setor responsvel pela guarda dos documentos; 3) profissionais da rea jurdica; 4) profissional da rea financeira; 5) profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos, objeto de avaliao (historiador, economista, engenheiro, socilogo, mdico, estatstico etc.).

Com base na Teoria das Trs Idades, a aplicao dos critrios de avaliao efetiva-se na fase corrente, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminao sumria) daqueles de valor informativo ou probatrio. Deve-se evitar a transferncia para arquivo intermedirio de documentos que no tenham sido anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do processo de avaliao e seleo nessa fase de arquivamento extremamente oneroso do ponto de vista tcnico e gerencial. Vantagens da avaliao para a instituio:
1) possibilita a eliminao de documentos destitudos de valor primrio e secundrio, trazendo para a instituio ganho considervel de espao fsico; 2) diminui os gastos com recursos humanos e material, uma vez que no haver necessidade de se conservar tantos documentos inteis; 3) facilita a recuperao das informaes contidas no arquivo, uma vez que o volume de documentos guardados ser menor, facilitando a busca.

PROTOCOLO
Entende-se por protocolo o conjunto de operaes visando o controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e recuperao dos mesmos, garantindo, assim, o acesso informao. A atividade de protocolo tpica da fase corrente, Pois nesta idade que os documentos tramitam bastante.

O protocolo realiza as seguintes atividades:

1) Recebimento 2) Registro e Autuao 3) Classificao 4) Expedio/Distribuio 5) Controle/Movimentao

Recebimento Os documentos a serem tramitados pela instituio devem ser apresentados ao protocolo para que este passe a controlar tal atividade. a etapa de recebimento dos documentos, tanto os produzidos internamente quanto os encaminhados instituio por outras empresas. Registro e Autuao o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um nmero de acompanhamento (autuao ou protocolizao).

Classificao Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuar anlise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os cdigos existentes no Plano de Classificao da instituio. Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, devero ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificao dos mesmos, desde que no sejam particulares (documentos no endereados instituio, e sim a um funcionrio em particular) ou sigilosos (ultrasecretos, secretos, confidenciais ou reservados). Tais documentos (particulares e sigilosos) devero ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatrios, sem a necessidade de serem protocolizados ou classificados, pois tm acesso restrito. Apenas os destinatrios podero abrir estes documentos. Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) devero ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatrios.

Expedio/Distribuio a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatrio. Chama-se distribuio quando interna, e expedio quando direcionada a outra instituio.

Controle da Tramitao/Movimentao a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores plos quais passam os documentos, de forma a recuper-lo com rapidez quando necessrio, bem como identificar possveis atrasos na tramitao destes. Cabe ainda ao protocolo verificar se no houve erro na numerao das pginas dos processos que derem entrada no mesmo, devolvendo-os para correo, se necessrio. Tal numerao importante, pois no se admite a retirada de folhas de processo, devendo as mesmas ser corretamente numeradas para evitar que sejam desmembradas.

Alm da guarda do documento, o arquivo dever se preocupar tambm com a preservao dos documentos da instituio. A preservao envolver as atividades de conservao, armazenamento e restaurao dos documentos. O principal objetivo da conservao o de estender a vida til dos documentos, procurando mant-los o mais prximo possvel do estado fsico em que foram criados. A restaurao tem por objetivo revitalizar a concepo original, ou seja, a legibilidade do documento.

CONSERVAO PREVENTIVA DE DOCUMENTOS

Agentes exteriores que Danificam os Documentos

Fsicos:
1) Luminosidade: a luz um dos fatores mais agravantes no processo de degradao dos materiais bibliogrficos, por isso deve-se evitar a exposio dos documentos luz natural (luz solar) e reproduo, pois tais fatores causam o envelhecimento do papel. 2) Temperatura: temperaturas demasiado altas ou baixas aceleram a degradao do papel, que encontra na casa aproximada dos 22 sua temperatura ideal. 3) Umidade: o excesso de umidade, bem como o clima muito seco tambm contribuem para a acelerao do processo de envelhecimento do documento.

Qumicos: 1) Poluio atmosfrica: a poluio atmosfrica uma das principais causas da degradao qumica, representada normalmente pela poeira e fumaa. 2) Tintas: a prpria tinta utilizada para escrever nos documentos contribui para sua deteriorao. 3) Gordura e oleosidade: o prprio manuseio dos documentos acaba por danific-los, pois as mos deixam oleosidade nos mesmos. Alguns documentos, como fotografias e negativos so ainda mais sensveis que o papel comum, sendo recomendado a utilizao de luvas de algodo ao manuselos. 4) Objetos metlicos: deve-se evitar o uso de objetos metlicos, como grampos, clipes e colchetes, pois os mesmos tendem a enferrujar e, conseqentemente, acabaro por danificar os documentos. A opo, sempre que possvel, dever recair sobre clipes e colchetes (hastes) de plstico, que no causam tal problema.

Biolgicos: 1) Insetos: Vrios so os insetos que atacam os documentos causando a deteriorao dos mesmos. Dentre estes, podemos destacar as baratas, traas e brocas. 2) Microorganismos: fungos. 3) Roedores: ratos. 4) Homem: danifica os documentos, por utiliz-lo e nem sempre observar a melhor forma de conserv-los

Cuidados Gerais na Conservao dos Documentos

Documentos em papel: 1) As estantes e arquivos devem ser de metal revestido de pintura (para evitar ferrugem); 2) Deve-se manter as mos limpas ao manusear os documentos; 3) Evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos; 4) No utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepes, cola branca (PVA) para evitar a perda de um fragmento de um volume em degradao. Esses materiais possuem alta acidez, provocam manchas irreversveis onde aplicado; 5) No escrever nos documentos: 6) No dobrar as pginas;

7) No apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou consultar; 8) No umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro lquido; 9) Para a remoo do p das lombadas e partes externas dos livros, pode-se usar o aspirador com a escova circular especial para livros, adaptada com tecido de fil ou gaze, para maior proteo do documento; 10) Para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodo; 11) Durante a limpeza, removem-se grampos metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis e cartes cidos; 12) Quando houver necessidade de observaes nos documentos, utilizar lpis, que no agridem tanto o papel quanto as canetas, e ainda permitem eventuais correes, se necessrio.

Fotografias: 1) Devem receber proteo individual de boa qualidade; 2) Devem ser manuseadas com as luvas de algodo e arquivadas em mobilirio de ao; 3) No forar a separao de uma fotografia da outra; 4) Escrever o necessrio somente no verso, com lpis macio.

Diapositivos: 1) Utilizar materiais de acondicionamento adequados (cartelas flexveis de polietileno ou polipropileno); 2) Utilizar mobilirio metlico; produzir duplicatas para projees freqentes. Microfilmes 1) Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armrios prova de fogo e colocados em latas vedadas umidade; 2) Devem ser feitas duplicatas; 3) A sujeira deve ser removida com um pano limpo que no solte fiapos, umedecido com Kodak Film Cleaner.

Disquetes e CD-ROM: 1) Usar os disquetes de boa qualidade; 2) Manter os disquetes em local fresco, seco e longe do computador; 3) Usar programas antivrus; 4) Proteger o CD contra arranhes e poeira.

Caixas de arquivo: 1) utilizar caixas de papelo ao invs das de plstico, pois estas ltimas tendem a transpirar quando submetidas a altas temperaturas, observando que as mesmas devero ser maiores do que os documentos que nelas estejam inseridos (para evitar que os mesmos se dobrem e rasguem) e utilizando, quando necessrio, calos, evitando que os mesmos se dobrem dentro delas; 2) Na identificao das caixas deve-se utilizar etiquetas auto-adesivas impressas eletronicamente, evitando-se a utilizao de canetas hidrogrficas ou esferogrficas, pois estas tendem a esmaecer (borrar) com o tempo.