Por qu adoptar la Norma ISO 15489?

Haga clic para modificar el estilo de Kattia Castro Cruz subttulo del patrn 5 de julio del 2007

Agenda
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Calidad Normalizacin ISO: la organizacin Norma ISO 15489 Importancia de la Norma El caso de Costa Rica

Calidad
Antecedentes - Revolucin de calidad Occidente, 80s - Orgenes Japn, finales II Guerra Mundial - Enfoques y concepciones han evolucionado: producto, proceso, calidad total (satisfaccin del usuario)
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Calidad
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Definicin - Hacer las cosas bien o lo mejor posible.

- La aptitud de un producto o servicio para satisfacer las necesidades del cliente. (American Society for Quality Control) - Adecuar los productos/servicios a las necesidades del cliente/usuario.

Calidad
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Por qu el tema interesa en los Archivos y a los Archivistas?

Los archivos son unidades al servicio de la organizacin y de los usuarios, que apoyan el cumplimiento de objetivos de la organizacin, pero tambin tienen los suyos propios. No escapan de la tendencia por buscar eficiencia y eficacia obtener satisfaccin del usuario. Normalizacin --- camino hacia la obtencin de calidad.

Normalizacin
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Qu significa?
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Ajustar a una norma. Norma: regla que se debe seguir a la que se deben ajustar tareas, actividades o conductas. Normativa vs. Normalizacin.

Normalizacin
Normas estndares:
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Establecen criterios reguladores de actividades comunes llevados a cabo por organizaciones y personas, Debern ser aplicados consistentemente en un campo determinado, Permiten mostrar ante un tercero su cumplimiento.

Normalizacin
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Cul es su importancia en lo que respecta a la gestin de documentos*?

Archivos deben cumplir normas especficas (Ente Rector) o pueden adoptar normas de manera voluntaria (ISO). Normalizacin permite: n Unificar lenguaje tcnico n Reducir costos n Solucionar problemas repetitivos n Proporcionar datos tcnicos para la elaboracin de estrategias.

Normalizacin permite (2):

Brindar instrumentos tcnicos para alcanzar el objetivo de calidad. Asegurar una buena comunicacin entre los elementos que intervienen en el proceso. Simplificar la produccin y el uso de materias primas. Defender al usuario garantizndole la calidad requerida. Disminuir litigios. Mejorar el producto/servicio.

Organizacin Internacional para la Normalizacin (ISO)

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Naci en Londres en 1946 con la representacin de 25 pases Finalidad: facilitar la coordinacin internacional y la unificacin de estndares industriales. Su primera norma fue publicada en 1951.

Organizacin Internacional para la Normalizacin (ISO)

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ISO? Funciona ONG en Ginebra, Suiza. Agrupa a 157 pases alrededor del mundo. CR: INTECO.

Ha emitido alrededor de 16000 estndares diversos campos (1951 a la fecha). Normas ms comunes ISO 9000. Beneficios.

ISO 15489
Antecedentes Surge para estandarizar las mejores prcticas internacionales en materia de gestin de documentos.
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Tom como punto de partida una norma nacional de origen australiano, la AS 4390 Records Management del ao 1996.

ISO 15489
Estructura En setiembre del 2001, La Organizacin Internacional para la Normalizacin aprob la Norma 15489 en dos apartados:
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ISO 15489-1: 2001 Information and documentation Records management Part 1: General, e ISO/TR 15489-2: 2001 Information and documentation Records management Part 2: Guidelines (Technical Report).

Qu propone ISO 15489?

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Establecer un marco para la gestin de documentos en todos los formatos o soportes y en cualquier tipo de organizacin (pblica o privada). Empleo en todos los niveles y por todos los miembros de la organizacin. Pautas para proyectos basados en TI.

Qu propone ISO 15489?

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Gua de buenas prcticas para determinar las responsabilidades de las organizaciones respecto a los documentos y las polticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con stos. Ayuda a definir el qu, el quin, el cundo, el dnde y el por qu del tratamiento que se les debe dar. La Norma seala expresamente que no incluye la gestin de los documentos histricos en el seno de las instituciones archivsticas.

Cmo adoptar ISO 15489?

Requisitos implantacin y seguimiento: Anlisis marco reglamentario - Normas que afectan actividades org. y requisitos de documentacin varan segn cada entidad
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Polticas y responsabilidades - Objetivo: creacin de documentos autnticos, fiables y utilizables, respaldo de activ. org. y entorno por tiempo que se requiera.
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- Implica definir quin llevar a cabo las actividades y, en este orden, dirigir la gestin de documentos y definir las diferentes actividades en todos sus niveles.

Cmo adoptar ISO 15489?

Requisitos implantacin y seguimiento (2): Formacin continua (cultura) - Programa: requisitos particulares; el personal que ser capacitado; profesionales de la gestin de documentos; mtodos de capacitacin; y evaluacin (ISO 15489-2). - Efectividad: compromiso e inters mostrado por la administracin para implementar las polticas y procedimientos contemplados en l.
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Supervisin y auditora (revisiones peridicas) - Objetivo: Velar por que los procedimientos y procesos son conformes con las polticas y requisitos de la organizacin y que los resultados obtenidos obedecen a lo previsto.
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Cmo adoptar ISO 15489?

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Consideraciones acerca del documento y gestin de documentos (autenticidad, confiabilidad, integridad, disponibilidad). Procesos y controles de la gestin de documentos (cules documentos, por cunto tiempo, ubicacin del documento y sus relaciones, registro, clasificacin, almacenamiento y manipulacin, acceso, trazabilidad (derechos y rastros), disposicin y documentacin).

Cmo adoptar ISO 15489?

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Consideraciones sobre los sistemas de gestin de documentos

Polticas, procedimientos y prcticas, as como el diseo e implementacin de sistemas acordes con nec. de la org. y marco reglam. --- (estrategias sobre qu documentos son necesarios, cundo, cmo y dnde se deberan incorporar al sistema). Requisitos SD: confiabilidad, integridad, conformidad, exhaustividad, sistematizacin.

Cmo adoptar ISO 15489?

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Diseo e implementacin de sistemas de gestin de documentos

Requisitos: documentacin de operaciones, soportes del almacenam.(integridad), gestin distribuida (ubicacin), conversin y migracin; acceso, recuperacin y uso; conservacin y disposicin. --- confiabilidad, integridad, conformidad,
exhaustividad, sistematizacin.

Metodologa para el diseo e implementacin de sistemas de gestin de documentos

o Investigacin preliminar Anlisis de las actividades de la o organizacin (funcional/secuencial). Identificacin de requisitos para o documentos Evaluacin de los o sistemas existentes

Identificacin de estrategias para satisfacer los requisitos (niveles de riesgo) Diseo de un sistema de gestin de documentos (incluye rediseo de procesos) Implementacin de un sistema de documentos Revisin de postimplementacin (supervisin)

Importancia ISO 15489

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Empleo los principios e instrumentos archivsticos (tablas de plazos, cuadros de acceso, implementacin de los procesos de seleccin), ---- garantiza tratamiento adecuado de los documentos en todas las fases de su ciclo de vida (acceso y conservacin). Gua de buenas prcticas podra ser considerada como un reconocimiento a un tema de vital importancia para las organizaciones de hoy. Podra conllevar mayor estatus para la profesin archivstica, que en algunos pases se ha visto relegada frente a otras. Responsabilidad en relacin con la gestin de documentos se debera asignar a una persona que cuente con la autoridad adecuada dentro de la organizacin. Por ende, la Norma es del inters de los Archivistas.

Importancia ISO 15489

Calidad: Proporciona gua para planificar y ejecutar las labores relacionadas con la gestin de los documentos durante las distintas fases de su ciclo de vida, --bsqueda de eficiencia y eficacia que engloba a todos los procesos de la organizacin y considera a los usuarios de los servicios que brindan los Archivos.

Importancia ISO 15489

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Anlisis de riesgos contemplado es fundamental para la gestin de la organizacin (planes de continuidad)--- labor ms estratgica de los Archivos. Posibles mejoras en la gestin de la organizacin, a travs de revisin general de los procesos.

Importancia ISO 15489

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Ventajas y facilidades para la organizacin que decida adoptar otras Normas (ISO 9000) o lo haya hecho. Posibilidad de hacer estudios comparativos del inters de la profesin (estndares e indicadores). Posibilidad de fortalecer la cultura de informacin en los usuarios, al tomar parte en los distintos momentos y fases que propone la metodologa de la Norma.

Otras consideraciones

Apoyo de los niveles superiores de la org. Anlisis costo beneficio Grado de esfuerzo de toda la organizacin est preparada? es el momento? Uso responsable de tecnologa

ISO 15489
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El caso de Costa Rica

Sondeo efectuado en un 10% de la poblacin de estudiantes y profesionales (230 y 300). - Falta conocimiento de la Norma - No la han aplicado ni conocen casos en el pas - Alto grado de inters por profundizar

ISO 15489
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El caso de Costa Rica

- Instrumento til para planificar y llevar a cabo la gestin de documentos en las organizaciones. - Podra ayudar a promover la profesin. - Involucra a toda la organizacin (conciencia). - Facilita el cumplimiento del marco jurdico. Ley de Firma Digital*.

ISO 15489
Mayor uso y difusin de la Norma podra contribuir a:
- Cambiar la visin del papel de los Archivos y de la profesin. - Fomentar cultura en el ciudadano acerca de la importancia de los Archivos para transparencia administrativa, derecho de acceso a la informacin y pronta respuesta, y rendicin de cuentas.

MUCHAS GRACIAS