Presentacion TRD

REPBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIO ALCALDA MUNICIPAL DE CHACHAG
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Helena Acosta Portillo-heacopo97@hotmail.com
LEGISLACION TRD

Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. Art. 24. Obligatoriedad de las TRD. Acuerdo 09/1995: Reglamenta la presentacin de las TRD, de los organismos nacionales al AGN. Acuerdo 09/1997: Reglamenta el procedimiento para la evaluacin de las TRD. Acuerdo 39 de 31/10/2002: Regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las TRD, en desarrollo del Art. 24 de la Ley General de Archivos. Acuerdo 15/2003: Integracin del Comit de Archivo entidades en liquidacin.
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LEGISLACION TRD

Circular 001 de 1998: Creacin y desarrollo del archivo general. Del Municipio. Circular 001 de 2002: Sugerencias acciones plan operativo de los Consejos Departamentales de Archivos. Circular Externa 001/2001: Dirigida a los Municipios, estableci la necesidad a las administraciones locales de emprender acciones para elaborar y presentar las TRD Circular 001/2006: Lineamientos de trabajo para los Consejos Territoriales de Archivos.
LEGISLACION TRD
Circular Nro. 070 Septiembre 24/09: Cumplimiento Ley 594 de 2000. Circular Nro. 035 12/06/09: Procuradura General de la Nacin. Cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y organizacin e implementacin de archivos de Gestin y fondos acumulados. Oficio Procuradura Provincial de Pasto 15/01/2010: Cumplimiento Ley 594. Normatividad del Archivo General de la Nacin.
IMPORTANCIA DE LAS TRD

Para la administracin: Garantizan la seleccin y conservacin de los
documentos que tienen carcter permanente.

Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Facilitan el manejo de la informacin y contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental.
IMPORTANCIA DE LAS TRD

Facilitan
el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin estipulados.

Permiten
el manejo integral de los documentos. y reflejan las funciones institucionales.
Identifican Permiten
identificar los documentos de apoyo a la gestin administrativa, y pueden eliminarse en los archivos de gestin.
Permiten
a la administracin eficaz y eficiente.
proporcionar un servicio
PRINCIPIOS RECTORES
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Es aquel segn el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental que procede, teniendo en cuenta que debe mantener la independencia de cada fondo y en este la integridad y carcter seriado de los documentos. Este principio es valido para los archivos de gestin, central e histrico. Se debe tener en cuenta este principio en los procesos de organizacin, clasificacin, ordenacin y descripcin de los mismos.
PROCEDENCIA
DOCUMENTOS JUZGADO MUNICIPAL
DOCUMENTOS ALCALDIA
GENERAL DEL ARCHIVO MUNICIPIO
DOCUMENTOS CONCEJO MUNICIPAL
DOCUMENTOS PERSONERIA MUNICIPAL
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Hace relacin al orden que llevan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo a la secuencia que origin el expediente y en el orden que se dieron los documentos. Se debe respetar el orden natural de los documentos ya que son producidos en una relacin causa efecto.
ORDEN ORIGINAL
AGOSTO 31 DE 2009
JULIO 22 DE 2009
MAYO 7 DE 2009
HISTORIA LABORAL
RESOLUCIONES
MARZO 15 DE 2009
LIQUIDACIONES
MARZO 1 DE 2009 CONTRATOS
AFILIACIONES
HOJA DE VIDA
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PROCESOS Y DEFINICIONES TECNICAS

IDENTIFICACION Permite conocer la procedencia, caracterizar y describir la documentacin motivo de anlisis. ORGANIGRAMAS: Son la representacin grfica de la organizacin interna de una entidad, basado en la estructura jerrquica, las dependencia u oficinas que la conforman y segn las funciones. Es la base fundamental para la organizacin de los archivos, instrumento principal de las TRD.
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en el ejercicio de sus funciones, los cuales segn su jerarqua se detallan en el organigrama, originando los:
FONDOS: Corresponden a la totalidad de la documentacin producida, recibida, conservada por una entidad, tambin se considera la totalidad de las series documentales de una misma procedencia, de una Institucin o persona.
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CLASES DE FONDOS
En una institucin se encuentran los siguientes fondos: Fondos abiertos: Se consideran los vigentes. Fondos cerrados: Suprimidas o reestructuradas. Fondos acumulados: Sin organizacin, ni conservacin.
SECCIONES: Son las subdivisiones del fondo, identificadas con la produccin documental de una unidad o divisin administrativa o funcional de la institucin que produce el fondo. En raras ocasiones existen la subseccines.
UNIDAD ADMINISTRATIVA
Unidad tcnico-operativa de una institucin: como ejemplo tendramos las oficinas de Talento Humano, Tesorera, etc.
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SERIE DOCUMENTAL
Es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogneos, producidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. Ejm.: Acuerdos, Decretos, Resoluciones.
Las series documentales pueden ser simples o compuestas, de all que existan sub series documentales.
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CLASIFICACION DE LA SERIE
SERIES DOCUMENTALES SIMPLES: Son independientes de otras unidades documentales: Acuerdos, Resoluciones, Decretos. SERIE SERIES DOCUMENTALES COMPLEJAS: Conocidas como expedientes, compuestas por varios tipos documentales diferentes: Historia laboral, procesos jurdicos, investigaciones disciplinarias, contratos,
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SUBSERIES DOCUMENTALES
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varan de acuerdo al trmite de cada asunto. Ejemplos:

Actas: Comit financiero, Comit Capacitacin, Actas de Junta. Contratos: Arrendamiento, construcciones, prestacin de servicios, de asesoramiento, interventoria.
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Es
una unidad documental simple Unidad que rene todas las caractersticas necesarias para ser consideradas documento. Ejm.: Dentro de la Serie Historia Laborales encontramos los siguientes tipos documentales: Hoja de vida con sus anexos, certificados Procuradura, Contralora, Das, Resolucin de nombramiento, Acta de posesin .
CONFORMACION DEL ARCHIVO

FONDO
UNIDAD DOCUMEN TAL
ARCHIVO
SECCION SUBSECCION
SERIES SUBSERIES
ESTRUCTURA DEL FONDO DOCUMENTAL CON BASE EN EL ORGANIGRAMA

CONCEJO MUNICIPAL 100
DESPACHO ALCALDA 200 PERSONERIA MUNICIPAL 300
SECRETARA GENERAL Y DE GOBIERNO 210
SECRETARA HACIENDA 220
UMATA 230
SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL 240
OFICINA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS 250
INSPECCIN DE POLICA 211
TESORERA 221
UNIDAD DE EDUCACIN 241 SERIES

CASA DE LA CULTURA 242
TALENTO HUMANO
244
TIPOS DOCUMENTALES
Hoja de Vida Acta de Posesin
HISTORIAS LABORALES
COMISARA DE FAMILIA 212
UNIDAD DE SALUD 243
PROGRAMAS BIENESTAR SOCIAL
Programacin Eventos Listado de Participantes Informes
CULTURA 214
SECOIOSENES DOCUMENTALES
TALENTO HUMANO 244
INFORMES
Informe Cuadros estadsticos
Informes de Gestin (Subserie)
SUBSECCIONES DOCUMENTALES
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CUADROS DE CLASIFICACION
El primer paso es abordar la identificacin de las agrupaciones documentales: fondos, Seccin, Sub Seccin, a partir de la informacin contenida en los actos administrativos de creacin, reestructuraciones, supresiones, disposiciones que han modificado la estructura de la entidad o del organismo productor y de los organigramas. Se debe tener en cuenta organismos que han precedido a la entidad, organismos que heredan competencias. Podemos encontrar: fondos abiertos, cerrados y acumulados. Cada fondo documental debe clasificarse independientemente. Se distinguen dos niveles:
1. 2.
Fondo, Seccin y sub - secciones Series, Sub - Series, Tipos documentales: Es decir los testimonios de las actividades desarrolladas por cada oficina.
VALORACION DOCUMENTAL
El objetivo de la valoracin es proteger el PATRIMONIO DOCUMENTAL, ya que permite el establecimiento de valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases del archivo.
Consiste en determinar el valor administrativo, legal, fiscal, contable, y el valor histrico, cultural o cientfico de los documentos.
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QUIEN REALIZA LA VALORACION DOCUMENTAL

Los archivistas se deben apoyar por expertos en las reas administrativas, legal y contable. En la valoracin secundaria es necesaria la participacin de historiadores, productores, archivistas.
En un Sistema integrado de Archivos, la valoracin se realiza desde dos perspectivas: La del organismo productor, que se lleva a cabo desde el archivo central correspondiente. La de la administracin general coordinada por el AGN, con la participacin de los archiveros de las Entidades Nacionales, apoyados en comisiones especializadas.
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VALORACION EN EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO GENERAL ARCHIVO HISTORICO
VALORES PRIMARIOS
VALORES SECUNDARIOS
ADMINISTRATIVO JURIDICO CONTABLE FISCAL TECNICO
HISTORICO CULTURAL CIENTIFICO
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VALORES PRIMARIOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

Valor Administrativo: Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institucin, para responder a una necesidad administrativa, mientras dure su trmite y son importantes para la toma de decisiones y la planeacin. Valor Jurdico: Es aquel que deriva derechos legales, regulados por el derecho comn. Valor Legal: Documentos que sirven de testimonio ante la Ley. Valor fiscal: Es la utilidad de la informacin para el tesoro o hacienda pblica. Valor contable: Soportan la informacin de movimientos econmicos de una entidad: cuentas, registros de ingresos, egresos.
VALORES SECUNDARIOS DEL ARCHIVO PERMANENTE O HISTORICO

Son aquellos que sirven de referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de la administracin; son fuente primaria para la historia, y como testimonio de la memoria colectiva. SON EL PATRIMONIO DE LA COMUNIDAD QUE LOS CREO Y LOS UTILIZA.
Algunos documentos nacen con valores permanentes, por las razones citadas, otros alcanzan estos valores como resultado de la valoracin.
LA VALORACION DE LOS DOCUMENTOS:
Establecer los TIEMPOS DE RETENCIN teniendo en cuenta las disposiciones legales en cuanto al ciclo vital de los documentos. Ejemplo:
Un contrato se conserva hasta 5 aos en gestin, 15 aos en el archivo central.
Las disposiciones finales corresponden a la Conservacin total, Microfilmacin y/o digitalizacin, seleccin, y eliminacin.
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CONSERVACION TOTAL
Cuando marcamos esta casilla, se debe interpretar que la serie o sub serie documental se conserva permanentemente, por considerarse de valor histrico.
MICROFILMACION:
Documentos con imgenes fotogrficas reducidas, siendo necesario para su consulta la utilizacin de aparatos lectores, bien sea en rollos de microfilm o microficha.
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SELECCIN DOCUMENTAL
Proceso mediante el cual se determina la conservacin parcial de la documentacin por medio del muestreo. La seleccin permite: Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos requeridos por la Entidad o por el usuario externo. Ofrece acervos documentales integrales que reflejan la estructura de la entidad productora. Reduce costos en espacio, tiempo y materiales. Garantiza la conservacin documental. La seleccin es un proceso que debe institucionalizarse, estableciendo pautas generales que sean observadas y aplicadas en todos los mbitos.
SELECCIN DOCUMENTAL
Este trabajo requiere de conocimiento amplio de la Institucin productora de los documentos. No existe una norma general de seleccin, sin embargo sealaremos algunos elementos indispensables: Se aplica a documentos que han perdido su vigencia. Se aplica a series documentales voluminosas y su contenido se repite o s encuentra en otras series. Su valor informativo no amerita conservacin total. Cuando no requiere conservarse totalmente se puede aplicar un muestreo.
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ELIMINACION
Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico, que carecen de relevancia para la historia y la tecnologa. Debemos tener en cuenta: La eliminacin si no est establecida por Ley o Reglamento es responsabilidad del Comit de Archivo. Los documentos sealados como eliminables, deben destruirse cuando se cumpla el plazo fijado por las TRD. Ninguna serie se puede destruir si no est registrada en la TRD. Se debe levantar un acta acompaada del inventario.
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ELABORACIN Y PRESENTACIN DE LAS TRD
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PASOS METODLOGICOS PARA LA ELABORACIN DE LAS TRD
1o. Compilacin de informacin institucional Normas sobre creacin y cambios estructurales. Manuales de procedimientos. Funciones de las dependencias Organigrama actualizado
2o. Entrevista con los productores de los documentos Aplicacin de Encuesta Estudio Unidad Documental (ver anexo).
3o. Anlisis e interpretacin de la informacin Identificacin y conformacin de series Valoracin documental
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Consiste en recopilar la informacin referente a la entidad, si es pblica del orden Municipal como Alcalda, Personera, Concejo, Institutos Descentralizados Se recopila: Leyes, Decretos, Ordenanzas, Resoluciones y dems actos administrativos que informen sobre la creacin y funciones de las dependencias que conforman cada una de las entidades. Manuales de funciones, procedimientos, Organigramas, Resoluciones de conformacin de Comits en cada una de las entidades.
Se aplica a cada uno de los Jefes de dependencia con el apoyo de su equipo de colaboradores, el formato de encuesta de estudio de unidad documental que consta de dos partes: La primera identifica aspectos de la oficina y se diligencia una hoja por cada dependencia. La segunda parte se diligencia por cada unidad documental principal producida. En este caso se debe establecer las diferentes unidades documentales objeto de estudio de acuerdo a la segunda parte de la encuesta como por ejemplo para: Contratos, Resoluciones, Ordenes de Pago, Informes, Historias Laborales, Decretos, Resoluciones.
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ANALISIS DE LA INFORMACION
Es la etapa ms delicada, se identifican las series, sub series, tipos documentales; se debe mirar detenidamente el tiempo de retencin de cada serie y el lugar de permanencia segn su ciclo vital. Esta parte le concierne a un grupo interdisciplinario denominado Comit de Archivo.
En esta etapa es importante tener claro la valoracin de los documentos.

Se debe establecer la codificacin de la estructura orgnica, teniendo en cuenta los niveles de dependencia jerrquica y solo asignando un cdigo a aquellas oficinas o grupos de trabajo que estn debidamente creados por un acto administrativo.
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EJEMPLO DE CODIFICACION ALCALDIA MUNICIPAL
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COMPILACION DE INFORMACION
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TRMITE
Manuales de procedimientos
Presentacin de denuncia Orden de citacin Recibo declaraciones y compilacin de pruebas Conminacin y/o multa Traslado
CONTRAVENCIN ORDINARIA
UNIDAD DOCUMENTAL
Denuncio Citacin Declaraciones Resolucin Oficio de traslado
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CODIFICACIN ESTRUCTURA MUNICIPAL

CONCEJO MUNICIPAL 100 DESPACHO ALCALDA 200 PERSONERIA MUNICIPAL 300
SECRETARA GENERAL Y DE GOBIERNO 210
SECRETARA HACIENDA 220
UMATA 230
SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL 240
OFICINA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS 250
INSPECCIN DE POLICA 211
TESORERA 221
UNIDAD DE EDUCACIN 241 CASA DE LA CULTURA 242 UNIDAD DE SALUD 243
COMISARA DE FAMILIA 212
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CUADRO CLASIFICACION MUNICIPIO
FONDO 200 -
SECCIN 210 -
SUBSECCIN 211 -
Alcalda Municipal
Secretara General y de Gobierno
Inspeccin de Polica
Normalmente en los cuadros de Clasificacin encontramos Sub Seccin 1 y Sub Seccin 2. Se acostumbra a colocar una columna para el cdigo.
CUADRO DE CODIFICACION DOCUMENTAL

SERIE 211- 01
CONTRAVENCIONES
SUBSERIE 211 - 01.01 Contravenciones Ordinarias
Unidad DOCUMENTAL
Expediente
211 - 01.02
Contravenciones Especiales
Expediente
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APLICACIN DE LAS TRD
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DIFUSIN ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIN

INSTRUCTIVO PARA SU APLICACIN NORMAS PARA LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
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MODELO DE TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
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Dirigir la empresa, manteniendo la unidad de intereses, en torno a la misin y objetivos de la misma de acuerdo a las polticas del Plan Institucional de Gestin y Resultados. Ser nominador y ordenador del gasto de acuerdo con las facultades concedidas por la Ley y los Reglamentos. Representar a la Empresa Judicial y extrajudicialmente. Velar por el cumplimiento de las Leyes y Reglamentos que rigen a las Empresas Sociales del Estado.
FUNCIONES GERENTE
Desarrollar
planes y proyectos de salud conforme a la realidad socio econmica y cultural de la regin. Velar por la utilizacin eficiente del recurso humano, tcnico y financiero de la Entidad y por el cumplimiento de las metas y programas aprobados por la Junta Directiva. Nombrar y remover funcionarios bajo su dependencia de acuerdo a las normas de administracin de personal. Ejercer control administrativo para la operatividad el sistema contable y de costos de los servicios, ejecucin de presupuesto, recaudacin de fondos y propender por la eficiente utilizacin del recurso financiero.
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FUNCIONES GERENTE Presentar a la Junta Directiva Informes, proyectos de planta de personal y reformas para su adecuado funcionamiento y someterlo a la aprobacin de la autoridad competente. Disear modelos y metodologa para estimular y garantizar la participacin ciudadana, propender por la eficiencia de las actividades en las acciones tendientes a lograr metas de salud y el mejoramiento de la calidad de vida de la poblacin. Garantizar el establecimiento del sistema de acreditacin hospitalaria, de auditoria en salud y control interno que propicie la garanta de la calidad en la prestacin de los servicios de salud.
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Formato de Tabla de Retencin

Entidad Productora: Hospital El Samaritano Oficina productora: Gerencia
RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS
100.01 100.02
100.02.1
CIRCULARES
INFORMES Informes de Gestin
3
3
20
100.04
100.05
PLANES GEREN. RESOLUCIONES
20 1 5 1 2
X
X X
Por cada una de las series se establece unos procesos.
SERIES, SUBSERIES, TIPOS DOCUMENTALES
AOS DE RETENCION
CONVENCIONES CT-Conservacin Total M- Microfilmacin
E- Eliminacin S- Seleccin
Firma Responsable:...................................... Jefe de Archivo Fecha:..........................................................

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ASPECTOS PARA SU PRESENTACION
INTRODUCCION: Se menciona la metodologa, sustentacin de la eliminacin, sustentacin de la TRD para la organizacin de los Archivos de gestin, las transferencias primarias y secundarias, procedimiento para su revisin y actualizacin, bibliografa y glosario.
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TRD: De cada una de las dependencias, organizadas de acuerdo con su estructura orgnica. ANEXOS: Disposiciones legales de creacin y actual estructura orgnica funcional (acuerdos, decretos, resoluciones), normatividad, tramites y conservacin, acta de comit de archivo dando el aval. Sustentacin de las TRD, ante el Comit de Archivo. Remisin de las TRD, al Consejo Departamental de Archivos, dependiendo de la institucin.
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PASOS PARA APLICAR LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
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APLICACION
Una vez aprobadas por el Consejo Municipal de Archivos o el Departamental se procede:
Se adopta las tablas a travs de un acto administrativo. Capacitar a los funcionarios responsables en el proceso de aplicacin de las TRD.
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PRIMER PASO
Elabore separadores para cada uno de las series y subseries, que faciliten su ubicacin, localizacin fsica de la documentacin.
En cada separador se registra el cdigo y nombre de la serie y subserie, ejemplo: 110-01 INFORMES
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SEGUNDO PASO
Identifique y agrupe en expedientes todos los documentos pertenecientes a una dependencia, teniendo en cuenta las series y subseries definidas en la Tabla de Retencin Documental. Este proceso se coIdentifique y agrupe en expedientes todos los noce como clasificacin documental.
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TERCER PASO
Ordene al interior de cada uno de los expedientes (carpetas), los documentos, teniendo en cuenta su fecha de produccin o trmite. As se aplica el principio de orden original. 110-10.2 ACTAS COM. CON INT. DIS/ 02 - Acta 1 de enero 20 de 2002.
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CUARTO PASO
Identifique y nombre cada uno de los expedientes, con la siguiente informacin: cdigo de la oficina, cdigo serie y subserie y a continuacin el nombre del expediente. Dentro de cada carpeta se debe archivar mximo 200 folios, si requiere otra carpeta identifquela con la informacin sealada.
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QUINTO PASO
Ordene cada uno de los expedientes pertenecientes a una serie o subserie documental, utilizando el sistema de ordenacin que facilite la localizacin y recuperacin de la informacin ya sea: alfabtico, numrico, cronolgico, geogrfico entre otros.
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SEXTO PASO
Adelante la foliacin de cada uno de los expedientes que forman las diversas series y subseries documentales, su foliacin es en el extremo superior derecho, con un lpiz de mina negra y blanda HB, B, legible, sin enmendaduras, empezando por el ms antiguo.
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SEPTIMO PASO
Ubique fsicamente los expedientes (carpetas) que conforman cada una de las series y subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la TRD de la dependencia.
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OCTAVO PASO
Identifique alfanumricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localizacin fsica de los expedientes.
NOVENO PASO
Levante el inventario documental, diligenciando para tal fin el formato nico anexo.
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DECIMO PASO
Una vez organizado el archivo de la dependencia de acuerdo a las TRD, aparecen unos documentos que no es posible ubicar dentro de la serie son los llamados DOCUMENTOS DE APOYO: son de carcter general y sirven nicamente de soporte a la gestin de la dependencia pero no constituyen documento de archivo.
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DOCUMENTOS DE APOYO
Copias de normas externas (leyes, decretos, circulares, resoluciones). Estudios de documentos tcnicos que sirven como informacin. Copias o fotocopias de documentos que son generados por la Alcalda, pero por funcin solo se conservan en un dependencia. En las otras oficinas solo cumplen la funcin de informar, por lo cual pierden todos sus valores.
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Artculos de prensa, publicaciones u otra clase de documentos o impresos que no constituyen documentos de archivo, cuyo destino es una biblioteca o centro de documentacin. Invitaciones, tarjetas, plegables de programas y propaganda sobre productos comerciales, de posible inters para la administracin.
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UN DECIMO PASO
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiempos de retencin que estn dados para el archivo de gestin de la dependencia segn la TRD, este tiempo se cuenta desde el momento en que la serie o subserie ha cumplido su trmite en la oficina.
65
PREGUNTAS
?
La informacin es tomada del Archivo General de la Nacin
GRACIAS Y MUCHOS EXITOS


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IMPORTANCIA DE LAS TRD

documentos que tienen carcter permanente.

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el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin estipulados.

el manejo integral de los documentos. y reflejan las funciones institucionales.

a la administracin eficaz y eficiente.

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DOCUMENTOS CONCEJO MUNICIPAL

DOCUMENTOS PERSONERIA MUNICIPAL

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CONFORMACION DEL ARCHIVO

UNIDAD DOCUMEN TAL

ESTRUCTURA DEL FONDO DOCUMENTAL CON BASE EN EL ORGANIGRAMA

SECRETARA GENERAL Y DE GOBIERNO 210

SECRETARA HACIENDA 220

SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL 240

OFICINA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS 250

INSPECCIN DE POLICA 211

UNIDAD DE EDUCACIN 241 SERIES

COMISARA DE FAMILIA 212

UNIDAD DE SALUD 243

PROGRAMAS BIENESTAR SOCIAL

Programacin Eventos Listado de Participantes Informes

TALENTO HUMANO 244

Informe Cuadros estadsticos

Informes de Gestin (Subserie)

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VALORACION EN EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

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HISTORICO CULTURAL CIENTIFICO

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VALORES PRIMARIOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

VALORES SECUNDARIOS DEL ARCHIVO PERMANENTE O HISTORICO

LA VALORACION DE LOS DOCUMENTOS:

Un contrato se conserva hasta 5 aos en gestin, 15 aos en el archivo central.

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ELABORACIN Y PRESENTACIN DE LAS TRD

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PASOS METODLOGICOS PARA LA ELABORACIN DE LAS TRD

3o. Anlisis e interpretacin de la informacin Identificacin y conformacin de series Valoracin documental