CURSO: ORGANIZACIN, SISTEMA Y METODOS

NASER ADALBERTO ESPINOZA SANCHEZ

naserespinoza@hotmail.com

II UNIDAD
TEMA 1:

EL DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIN Y METODOS

1.1. DEFINICIN DE ORGANIZACIN Y METODOS

- La O & M, funcin administrativa especializada. - Conjunto de tcnicas de simplificacin del trabajo. - Para aumentar eficiencia, eficacia, calidad. - De sistemas de informacin, - De procedimientos administrativos, y - Control de operaciones, de una Organizacin.

1.2. IMPORTANCIA DE O & M

Simplificar procedimientos administrativos, Ahorrar tiempo, energa, materiales y movimientos. Logrando, mayor eficiencia en la operacin del sistema. O y M nace con la administracin cientfica. Mucho antes que el estudio de Sistemas de Informacin Computarizados.

IMPORTANCIA DE O & M
O y M se encargaba del estudio de los sistemas de informacin de las organizaciones. El desarrollo de los sistemas de informacin computarizados no excluye ni elimina el estudio de la parte manual de los sistemas de informacin. Por el contrario, un sistema de informacin computarizado que no est en forma armnica con la parte manual, no puede funcionar eficientemente.

1.3. OBJETIVOS DE LA O & M

Objetivo bsico: aumentar la eficiencia del trabajo administrativo Cmo: simplificacin de las operaciones y eliminacin de aquellas actividades que se consideran innecesarias, Reduciendo el esfuerzo requerido para realizar el conjunto de las mismas.

1.4. ENFOQUE DE SISTEMAS COMO APOYO A O Y M

La rpida expansin de tcnicas de anlisis y diseo de sistemas (la organizacin es un conjunto de partes que interactan para el logro de un objetivo), y La instrumentacin de sistemas de procesamiento electrnico de datos - PED No han sido aparejadas con el desarrollo de la interaccin entre sistemas y O y M En muchas organizaciones se instrumentan sistemas de PED, pero la parte manual (elaboracin y distribucin de memoranda, verificaciones y firmas, archivos manuales, etc.) no son compatibilizadas con el PED.

ENFOQUE DE SISTEMAS COMO APOYO A O Y M

El resultado: el sistema total no funciona como se esperaba y las ineficiencias continan. La evolucin del PED hacia sistemas de informacin general (SIG), o los actuales sistemas de soporte para decisiones gerenciales (SSDG). No han mejorado la situacin. An se piensa en muchas organizaciones que O y M y sistemas son dos disciplinas separadas y que deben trabajar separadas.

ENFOQUE DE SISTEMAS COMO APOYO A O Y M

No podemos estudiar un sistema y computarizarlo en forma aislada del sistema total del cual forma parte. El sistema manual y el computarizado son interactivos. Existe un conjunto de relaciones entre ellos y cuando uno de los dos se altera el otro tambin se ve afectado.

1.5. FUNCIONES INHERENTES AL AREA DE O Y M

1. Anlisis del sistema general de informacin. 2. Estudio de los Procedimientos. 3. Anlisis de las funciones. 4. Elaboracin de Manuales. 5. Diseo, evaluacin y administracin de informacin. 6. Anlisis y diseo de sistemas de informacin (especial los archivos manuales).

FUNCIONES INHERENTES AL AREA DE OYM

7. Estudio de la estructura organizacional. 8. Ordenamiento o distribucin de oficinas (aplicacin de nuevas tecnologas). 9. Participacin en estudios s/ automatizacin de oficinas. 10. Participacin en estudios de Calidad Total. 11. Estudios de Servuccin (mejora del servicio). 12. Planificacin de la grupomtica (trabajo en grupo virtual).

1.6. ANLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIN

Implica los siguientes aspectos o campos de desarrollo: Levantamiento o determinacin del sistema de informacin general - SIG Diseo del nuevo sistema. Establecer un sistema de informacin contable compatible con el SIG orientado a toma de decisiones. Anlisis de los medios de procesamiento de datos. Revisin, adaptacin y diseo de los procedimientos a utilizar en funcin del esquema general.

1.7. ESTUDIO DE LOS PROCEDIMIENTOS

Los aspectos a estudiar dentro de esta funcin son: a) Considerar interacciones entre diferentes procedimientos, sealando superposiciones, interrupciones, etc.

b) Revisin de procedimientos vigentes y proposicin de las modificaciones necesarias para aumentar la eficacia y eficiencia.
c) Estudio de procedimientos nuevos par aquellas unidades administrativas que se creen, o para satisfacer nuevos objetivos o funciones. Con la actual Calidad Total se busca mantener la fluidez de los procesos, bien esta es una de las funciones de O y M haciendo la revisin constante de los procedimientos.

d)

1.8. ANLISIS DE FUNCIONES

El estudio de las funciones comprende: Anlisis y determinacin de las funciones de los rganos o unidades actuales y por crearse. Descripcin de los cargos necesarios para cumplir las actividades y tareas. Establecer las actividades y tareas necesarias para llevar a cabo las funciones. Fijar las relaciones entre cargos y con el exterior de la organizacin.

ANLISIS DE FUNCIONES
Para sustituir un procedimiento manual por uno computarizado, se estn pasando funciones del hombre a la mquina, esto presenta problemas tales como:

d.1. Eliminacin de funciones y/o cargos. d.2.Aparicin de nuevas funciones y cargos (manejo de equipos, transcripcin de datos, responsable de sistemas, etc.) d.3.Variaciones en los manuales de organizacin y cargos.

1.9. ELABORACIN DE MANUALES

Esta funcin se concreta en los siguientes aspectos: a) Preparacin de manuales que contienen disposiciones sobre: estructura, funciones, procedimientos, normas, operaciones, comunicacin, legislacin, sistemas, etc.

b) Anlisis de los manuales existentes para verificar su coherencia interna, grado de vigencia, intensidad de uso y adecuacin a la organizacin.

ELABORACIN DE MANUALES
c) Distribucin y/o divulgacin de los manuales aprobados y en vigencia dentro de la organizacin. d) Proponer diferentes formas de elaboracin y consulta de manuales con uso de la tecnologa disponible (segn tipos de procedimientos, manuales en medios virtuales, etc.)

1.10. DISEO Y ADMINISTRACIN DE FORMULARIOS

Es necesario tener en cuenta: Fijacin de reglas para diseo de los mismos. Proponer las modificaciones necesarias. Compatibilidad entre formularios que intervienen en procesos manuales en procesos electrnicos de datos. Elaboracin, mantenimiento y actualizacin de los diagramas de procedimientos o flujos de formularios (Flow Charts).

DISEO Y ADMINISTRACIN DE FORMULARIOS

Determinar lugares de mantenimiento, respaldo, mtodos de archivo, procedimientos de control y reimpresin de todos los formularios que se usan en la organizacin (o al menos en el sistema). Estudio y recomendacin para la sustitucin de las formas pre-impresas por las llamadas formas inteligentes (o formas con inteligencia agregada o formas con inteligencia aadida).

1.11. SISTEMA DE ARCHIVOS

Sobre los archivos electrnicos y su organizacin tendrn injerencia directa los especialistas en PED, pero siempre deber ser una accin conjunta con la organizacin de los archivos manuales, de modo que se establezcan claramente aspectos tales como: Sistemas de codificacin validos para toda la organizacin. Pautas acerca de la conservacin, mantenimiento y purga de archivos.

SISTEMA DE ARCHIVOS
Pautas acerca de la desincorporacin, codificacin, etc., de los llamados archivos muertos. Lineamientos y operaciones para seguridad de los archivos. Entrenamiento del personal que maneje archivos manuales sobre clasificacin, codificacin, almacenamiento y recuperacin de documentacin.

1.12. ESTUDIOS DE LA ESTRUCTURA

Cada cambio estructural, ya sea por crecimiento vertical u horizontal de la organizacin, o por simple modificacin o cambio de ubicacin de unidades, implica aspectos tales como: Cambio de funciones Aparicin de nuevas funciones Desaparicin de funciones Creacin, eliminacin o ajustes en los cargos Modificacin de las relaciones entre las unidades existentes. Estudio, anlisis y evaluacin de las variables que afectan a la estructura.

1.13. ORDENAMIENTO DE OFICINAS

En la actualidad al disear un sistema de informacin es necesario tener en cuenta: La distribucin espacial de las oficinas, equipos, centros de recepcin de documentos. Ubicacin de archivos y centro de procesamiento, flujos de documentos dentro de las unidades y entre las unidades. Tipos de documentos que circularan y tipos de documentos que se almacenaran y recuperaran por terminales de computacin, microfilms, microfichas, etc. Porcentaje de variabilidad de la disposicin de muebles peridicamente, modularidad de los equipos y facilidad de disposicin en los espacios. Utilizacin de secretarias individuales, colectivas, por jerarquas a los llamados pules (pools) de secretarlas.

ORDENAMIENTO DE OFICINAS
Todos estos aspectos estn orientados a procurar: La reduccin de demoras. Eliminacin de cuellos de botellas. Reducir el ciclo de tiempo para completar un circulo administrativo. Mejorar el control de las operaciones. Mejorar las comunicaciones. Reducir las llamadas telefnicas internas y los memorandos de la misma naturaleza. Optimizar el uso de maquinas y equipos. Maximizar el uso de iluminacin natural. Disminuir los niveles de ruido. Otros.

1.13. PARTICIPACIN EN ESTUDIOS SOBRE AUTOMATIZACIN DE OFICINAS

Deber tratar aspectos como: Niveles de mecanizacin: a.1. Una sola operacin? a.2. Varias Operaciones? a.3. Subsistemas o procedimientos? Cules subsistemas conviene mecanizar o automatizar?. Organizacin de los flujos de informacin. Centralizacin o descentralizacin? En cada uno de estos aspectos deber tomar parte la unidad o departamento de O y M.

1.14. UBICACIN DE UNIDAD DE ORGANIZACION Y METODOS

En organizaciones pequeas generalmente las labores de O y M recaen sobre los gerentes (dueos), administradores, o sobre cualquier persona del cuerpo administrativo. Lo mas comn es que nadie se ocupe de estas funciones y tareas, sino que todo lo referente a estructura, formularios, procedimientos, manuales ( si existen), etc., surja y se lleve a cabo de manera casual, anrquica y con prdidas de beneficios para la organizacin. A medida que las organizaciones crecen, se complican, y de pronto un jefe de nivel medio, y en algunos casos un gerente al nivel mximo comiencen a preocuparse por el desorden, las tensiones y contraten o designen a alguien para que se ocupe d los manuales de procedimientos o de los formularios, o de disear sistemas parciales.

UBICACIN DE UNIDAD DE ORGANIZACION Y METODOS

En las grandes organizaciones debe existir una unidad encargada de las funciones de O y M, la cual tiene caractersticas de Staff o asesora, y puede estar ubicada dentro de una gerencia o divisin de servicios a la cual le compete todo lo referente a investigacin de operaciones, procesamiento de datos, estudio del trabajo y la organizacin y mtodos. Otra forma de ubicacin es dentro del rea de planificacin. En las instituciones educativas de nivel superior, por ejemplo, es recomendable que la oficina de O y M forme parte de la direccin de planificacin y sta a su vez sea un rgano asesor del nivel estratgico. De esta forma el mbito de accin es toda la organizacin y no una parcela o conjunto de funciones de la misma.

UBICACIN DE UNIDAD DE ORGANIZACION Y METODOS

UBICACIN DE UNIDAD DE ORGANIZACION Y METODOS

Nunca debe concebirse la unidad de O y M como dependiente de un rgano directivo que no tenga competencia sobre todos los aspectos y mbitos de la organizacin, ni como una unidad ejecutora o deliberante. En cualquier caso la unidad de O y M debe estar ntimamente relacionada con aquellas que desempean funciones de planificacin, organizacin y desarrollo e implementacin de sistemas. Es muy comn en las organizaciones modernas, ubicar la unidad de Organizacin y Mtodos como una parte de la unidad de informtica.

UBICACIN DE UNIDAD DE ORGANIZACION Y METODOS

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O&M

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