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Praxis

Einsatz in der Praxis – digitale Unterschrifts- lösung

Authenti zierung, Sicherheit, elektronische Weiterverarbeitung

HALLE 3 D34
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www.xyzmo.com

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Persönliches Unterschreiben setzt sich zunehmend in elektro-

nischer Form durch. Immer mehr Unternehmen und Behörden

erfassen eigenhändige Unterschriften digital und sparen da-

durch Zeit und Geld
durch Zeit und Geld

. Gerade in den letzten beiden Jahren hat ein

wahrer Nachfrageboom eingesetzt. Mobilfunkanbieter, Banken und Versicherungen sind die Vorreiter auf diesem Gebiet. Etliche Großprojekte mit vielen tausenden Arbeitsplätzen wurden be- reits erfolgreich umgesetzt. Damit stehen auch entsprechende Erfahrungswerte über Einsparungspotenziale und Kundenak- zeptanz zur Verfügung, die im Folgenden anhand eines konkre- ten Beispiels aus dem Bankenumfeld erläutert werden.

Akzeptanz bei Bankkunden

Bei diesem Projekt werden nun seit mehr als eineinhalb Jahren in tausenden Bank lialen Schalterdokumente in elektronischer Form unterschrieben. Pro Filiale wurden zwei bis vier Arbeits- plätze mit Unterschriftenpads und entsprechender Software ausgestattet. In Summe sind weit über 10.000 Arbeitsplätze im täglichen Einsatz. Das Projektziel war, die bestehenden Arbeits- abläufe wesentlich zu beschleunigen und somit deren Produk- tivität und E ektivität zu steigern. Natürlich wurde dabei auch sehr auf entsprechende Sicherheit geachtet, sodass ein Doku- ment, wenn es einmal elektronisch unterfertigt wurde, nach- träglich nicht mehr unbemerkt verändert werden kann. Zudem werden die Unterschriftsdaten vor unberechtigtem Zugri ge- schützt und sichergestellt, dass eine Unterschrift auch immer x mit dem betre enden Dokument verbunden ist. Die Echtheit der Unterschrift und die Unversehrtheit des Inhalts des Doku- ments sind somit garantiert.

Nach nur einem Jahr waren bereits ca. 80 Prozent aller Prozesse in der Bank komplett

Nach nur einem Jahr waren bereits ca. 80 Prozent aller Prozesse in der Bank komplett papierlos. 90 Prozent der Kunden hatten sich für die Nutzung der neuen elektronischen Unterschrifts- lösung entschieden. Dies ist insofern bemerkenswert, als die Bank den Kunden durchaus die Wahlmöglichkeit anbot, weiter- hin auch den alten und gewohnten Papierprozess zu durchlau- fen. Positiv überrascht wurde die Bank auch von dem Umstand, dass bereits im ersten Jahr 25 Prozent der Kunden nicht einmal mehr eine Kundenkopie der Dokumente ausgedruckt haben wollten, sondern die Zusendung der gerade elektronisch un- terschriebenen Dokumente via E-Mail wünschten. Diese Option wurde den Kunden von Beginn an angeboten, um so nicht nur bankintern, sondern auch auf Kundenseite Papier einzusparen. Mit einer derartig breiten Akzeptanz in so kurzer Zeit wurde ur- sprünglich nicht gerechnet, weil der Kunde dazu nicht nur eine E-Mailadresse besitzen, sondern auch bereit sein musste, diese der Bank für die Versendung bekanntzugeben. Damit ergaben sich für die Bank über den reinen Dokumentversand hinaus zu- sätzlich neue strategische Möglichkeiten der Kundenkommuni- kation.

Papier, Drucken, Archivierung – Kosten sinken erheblich

Vor der Einführung wurden in allen Filialen zusammen jährlich ca. 300 Millionen A4-Seiten ausgedruckt. Diese Papiermengen verursachten nicht nur hohe Bescha ungs- und Druckkosten, sondern auch ganz erhebliche Logistik- und Lagerkosten; auch Umweltschutz und Nachhaltigkeit sind in diesem Zusammen- hang ein nicht zu vernachlässigender Aspekt. Papier war zudem ein denkbar ungeeignetes Medium für das elektronische Suchen und die Weiterverarbeitung der Dokumente und verursachte

hohe Handlingkosten und lange Durchlaufzeiten in den Bank- lialen sowie in der Zentrale. Auch der im Papierprozess immer wieder vorkommende Verlust bzw. die Zerstörung von einzel- nen Dokumenten sollte zukünftig vermieden werden.

Die Nachkalkulation nach einem Jahr bestätigte gewaltige Ein- sparungs- und Nutzenpotenziale. Alleine die Kosten bei den ope- rativen Ausgaben für Papier, Drucken und Archivierung sanken jährlich um circa 2.000 Euro pro Filiale. Zudem wurde erhoben, dass sich jeder einzelne Filialmitarbeiter circa 45 Minuten pro Tag an Arbeitszeit durch die elektronische Unterschriftslösung erspart. Dies wurde bankintern mit 13.000 Euro pro Mitarbeiter und Jahr bewertet. Die Marketingabteilung nahm ebenfalls eine Nutzenanalyse des neuen Systems vor und bewertete die ver- besserten Promotion-, Cross- und Upselling-Möglichkeiten mit über 10.000 Euro pro Filiale und Jahr. Insgesamt wurden Einspa- rungs- und Nutzenpotenziale von über 25.000 Euro pro Filiale und Jahr erhoben. Summiert auf tausende Filialen ergeben sich ca. 125 Millionen Euro durch die Umstellung auf papierlose Pro- zesse in den Bank lialen.

Positive Perspektiven – auch für weitere Branchen

Angesichts dieser Zahlen und der enorm hohen Kundenakzep- tanz ist es nicht weiter verwunderlich, dass Banken, Versicherun- gen und viele andere Unternehmen weltweit über die Einfüh- rung derartiger Systeme intensiv nachdenken. Kunden schätzen es in diesem Zusammenhang ganz besonders, dass die Signatur- lösungen eine elektronische Unterschriftserfassung unabhängig von der verwendeten Hardware unterstützen sowie eine einfa- che und nahtlose Integration in die beim Kunden bereits beste- henden Anwendungen ermöglichen.