Spezialreport

Broorganisation

7 6 Tipps fr eine schlanke Ablage

7 Mehr Ordnung in den E-Mails
7 Optimale Broorganisation: Praktische Mbel und kurze Wege
7 Fax-Software zur besseren Broorganisation
7 Wenn Notizzettel zur Zettelwirtschaft werden
7 Broorganisation whrend Ihrer Urlaubszeit

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6 Tipps fr eine schlanke Ablage

Autor: Wera Ngler

Das Wort Ablage wird in den meisten Bros mit einem Stoseufzer und einem mach ich spter dann mal begleitet. Das fhrt oft zu schlechtem Gewissen und viel Zeitverschwendung fr
das Suchen von Unterlagen. Schluss damit! Lesen Sie, wie Sie Ihre Ablage tatschlich in den
Griff bekommen.
Unterlagen oder Vorgnge, die 1. abgeschlossen und erledigt sind, aber 2. noch aufgehoben werden
mssen, gehren in die Ablage. Was nicht aufgehoben werden muss, kommt sofort in den Papierkorb oder wird geschreddert, wenn es sich um sensible Daten handelt. Fr die dauerhafte Ablage
bieten sich meist Ordner an.
Doch wie schafft man es, wirklich dauerhaft Dokumente abzulegen und nicht wieder neue Stapel
hier und da zu schaffen, die man irgendwann, wenn Zeit ist abheften will? Wie schafft man es,
sein Ablagesystem wirklich aktuell und in Ordnung zu halten? Wenn Sie sich schwer tun, Dokumente oder Vorgnge dann auch tatschlich abzulegen, schaffen Sie sich mit eigenen Broregeln Ihr
Ablagesystem und ndern Sie konsequent Ihre Gewohnheiten.
berlegungen zu jeder Ablage
Bevor Sie einen Vorgang der Ablage zufhren, sollten Sie folgende Fragen fr sich klren:
1. Muss ich dieses Schriftstck wirklich aufbewahren? Wenn ja, muss ich den gesamten Vorgang
ablegen? Oder reicht die Ablage eines Blattes, auf dem die wesentlichen Informationen erfasst
sind?
2. Handelt es sich um eine Information, die verloren ist, wenn ich sie jetzt nicht ablege? Oder
kann ich sie mir jederzeit wieder besorgen (Kollegin, Internet)?
3. Muss ich den Vorgang archivieren? Oder reicht es, wenn es an anderer Stelle (z. B. in einer anderen Abteilung) abgelegt ist und ich bei Bedarf darauf zugreifen kann?
Seien Sie streng bei der Beantwortung Ihrer Fragen. Stellen Sie sich Ihre Ablage als eine Art exklusiven Club vor. Und da kommt eben nicht jeder rein. Und der Trsteher, der das kontrolliert, sind
Sie!

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Sofort-Prinzip als Ablagesystem

Alles, was erledigt ist und nicht mehr als 3 Minuten zustzliche Zeit erfordert, wird sofort abgelegt.
Machen Sie sich diese Regel zu Ihrem persnlichen Ablagesystem. Genieen Sie es, den Vorgang
wirklich abzuschlieen. Zu 100%. Und sofort.
Sammelstelle fr Ablage
Nicht alles lsst sich mit dem Sofort-Prinzip ablegen. Diese Vorgnge brauchen bis zur endgltigen
Ablage eine feste Sammelstelle. Sie brauchen in Ihrem Bro also unbedingt einen Ablagekorb oder
eine Hngemappe, in der Sie abzulegende Dokumente sammeln. Ntzlich kann ein Post-it-Zettel
sein mit dem Namen des Ablageordners zur spteren schnellen Orientierung.
5 Minuten Zeit fr Ihre Ablage
Stellen Sie sich selbst die Broregel auf, jeden Tag maximal 5 Minuten Ablage wegzuheften. Nehmen Sie einfach den obersten Vorgang und heften Sie ihn ab, dann den nchsten. Maximal 5 Minuten, nicht mehr. Bestimmen Sie dazu eine feste Zeit, beispielsweise nach dem Mittagessen, das ist
meist ein guter Zeitpunkt fr ohne-denken-Aufgaben. Klopfen Sie sich anschlieend auf die
Schulter, dass Sie so diszipliniert waren und Ablage weggearbeitet haben. Sie sind gut!
Entrmpeln Sie Ihre Ablage
Stellen Sie sich am Wochenanfang einen Ordner Ihrer Wahl nher an Ihren Arbeitsplatz. Stellen Sie
Ihre interne Broregel auf, jeden Tag maximal 5 Minuten diesen Ordner durchzusehen auf Unterlagen, die entrmpelt und entsorgt werden knnen. Und zudem: Wann immer Sie im Laufe des Tages
etwas Luft haben, nehmen Sie den bereit stehenden Ordner und entrmpeln Sie.
Sie warten auf einen Rckruf? Klappen Sie den Ordner auf. Sie haben ein Telefonat, das Ihre Aufmerksamkeit nicht besonders erfordert oder bei dem Sie immer wieder Wartezeiten zu berbrcken
haben? Dann ran an den Ordner und entrmpeln. Wenn der Ordner vor Ende der Woche durchgearbeitet ist, nehmen Sie sich den nchsten Ordner vor. Oder Sie geben sich fr den Rest der Woche
Ordner-frei.
Neue Gewohnheiten bei der Ablage
Der letzte Tipp fr heute ist nicht fr alle Vorgnge geeignet, aber sicher finden Sie auch in Ihrem
Bestand Ordner, bei denen der Tipp passt. Wann immer Sie ein neues Dokument abheften, mssen
Sie aus diesem Ordner ein anderes Dokument rauswerfen und endgltig vernichten. Viele Dokumente kann man auf diesem Wege im Laufe der Zeit problemlos entsorgen.
berprfen Sie fr sich die vorgestellten Tipps. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die Sie in Ihrem
Bro umsetzen wollen. Notieren Sie sich in Ihrer To-Do-Liste, wie die ersten drei Schritte dazu aussehen und wann Sie sie umsetzen. Tragen Sie sich Ihre 5-Minuten-Aktionen fest in Ihren Terminkalender ein. Freuen Sie sich darber, dass Ihre Ablage immer schlanker, geordneter und bersichtlicher wird.
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Mehr Ordnung in den E-Mails

Autor: VNR-Redaktion

Bringen Sie Ordnung in Ihre E-Mails und Sie haben ein System, das Ihnen langes Suchen nach
bestimmten Dokumenten erspart. Denn ohne ein durchdachtes System werden die eigentlich
praktischen und zeitsparenden E-Mails zum ernsthaften Zeitfresser.
Mit diesen sieben Tipps bringen Sie Ordnung in Ihre E-Mails
7 Lschen Sie neue E-Mails soweit mglich. Je weniger Objekte sich in Ihrem Posteingang be-

finden, desto leichter ist es, den berblick zu behalten. Meist reicht die letzte E-Mail einer Korrespondenz, da sie die vorherigen Nachrichten enthlt.
7 Erstellen Sie Ordner fr Kunden, Projekte oder Themen und verschieben Sie E-Mails entspre-

chend. Oder Sie installieren einen Filter in Ihrem E-Mail-Programm, der die eingehenden E-Mails
direkt in einen Ordner einsortiert.
7 Wenn Sie keine Ordner verwenden knnen oder mchten, speichern Sie Ihre E-Mails ber

Speichern als als Textdateien. Sortieren Sie sie dann unter Dokumente nach Kunden, Projekten etc.
7 Schreiben Sie ruhig Details in die Betreffzeile. Manchmal knnen Sie dort schon fast die ganze

Nachricht unterbringen, etwa Meeting am 14. Februar, bitte besttigen.

7 Passen Sie Ihre E-Mail-Software so an, dass sie Ihnen notwendige Informationen (Absender,

Betreff, Datum etc.) auf einen Blick anzeigt.

7 Ganz wichtig fr die Ordnung in Ihrem Postfach ist, dass Sie es regelmig aufrumen. Mindes-

tens einmal im Monat, besser noch einmal in der Woche oder sogar tglich sollten Sie unter den
empfangenen, gelschten und versandten E-Mails aufrumen.
7 Belassen Sie nur die E-Mails, die Sie an dem Tag brauchen, im Posteingang. Verschieben Sie die

anderen Nachrichten nach Ihrer persnlichen Ordnung an den betreffenden Speicherort.

Wenn Sie diese Tipps umsetzen, werden Sie die meisten E-Mails nicht ausdrucken mssen. Ausdrucke sollten die Ausnahme sein, nicht die Regel. Im Normalfall gengt es, E-Mails in den entspre-

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chenden Ordnern oder auf der Festplatte gespeichert zu haben. Aber auch davon sollten Sie regelmig Sicherungskopien anlegen, wie von anderen Dokumenten auch.

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Optimale Broorganisation: Praktische

Mbel und kurze Wege
Autor: Wera Ngler

Ihre Broausstattung sollte dazu fhren, dass Sie einfach und schnell alles bersichtlich geordnet, verstaut oder zur Verfgung haben. Dazu gehren die richtigen Brombel und kurze Wege.
Denn Ihre Broorganisation sollte Sie in Ihren Arbeitsablufen untersttzen. So knnen Sie einfacher, schneller und letztendlich effektiver arbeiten. Dazu gehrt auch die optimale Broausstattung.
Whlen Sie Brombel nicht nur nach sthetischen Gesichtspunkten aus. Brombel sollten zweckmig sein. Dazu sollten sie praktisch und stabil sein sowie den Anforderungen und Bedrfnissen
Ihrer Broorganisation entsprechen. Sie brauchen direkt am Schreibtisch einen Rollcontainer mit
Schubladen? Dann schaffen Sie sich einen entsprechenden Unterschrank an.
Wenn Sie aber lieber mit Hngeregistratur arbeiten, dann ist ein Rollcontainer, der neben einer
Schublade die Vorrichtung fr eine Hngeregistratur bietet, fr Sie sinnvoller. Schaffen Sie sich eine
Broausstattung, die zu Ihnen passt.

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Sparen Sie nicht am falschen Platz

Damit Sie ausreichend Arbeitsflche haben, mssen Sie sich klar machen, was wohin soll. Und ausreichende Arbeitsflche ist dabei ein absolutes Muss. Wenn Sie keine freie Arbeitsflche mehr auf
Ihrem Schreibtisch haben, mssen Sie Platz und Raum schaffen. Denn wenn Sie hauptschlich am
Schreibtisch arbeiten und eine groe Ablageflche bentigen, ist ein Sideboard oder ein groer
Tisch einfach das Sinnvollste. Wenn Sie nicht stndig umschichten und wegrumen mssen, ist
Ihre Broorganisation einfach flssiger und eleganter.
Laufen Sie Slalom im Bro?
Werfen Sie doch einmal einen kritischen Blick auf die Anordnung aller Brombel. Auf keinen Fall
drfen Sie, Ihre Mitarbeiter oder Besucher durch ungnstig aufgestellte Brombel behindert werden. Wo zwingen ungnstig platzierte Brombel zum Ausweichen? Wo wird der Gehfluss durch
Ecken oder Stolperfallen gestrt? Wo muss man erst etwas verndern, beispielsweise einen Stuhl zur
Seite schieben, um an einen Schrank zu kommen? Achten Sie darauf, dass die Gestaltung Ihrer Arbeitsrume die Arbeitsablufe widerspiegelt und optimal untersttzt.
Nutzen Sie das Reichweitenprinzip
Setzen Sie Prioritten: Alles, was Sie regelmig und hufig bentigen, muss einfach und sofort zugnglich sein. Wenn Sie fr einen Ordner dreimal tglich aufstehen, dafr aber die Gesetzestexte,
die Sie einmal vierteljhrlich bentigen, hinter sich stehen haben, dann sollten Sie umorganisieren.
Was Sie oft und schnell brauchen sollte in Ihrer Broumgebung unkompliziert und schnell erreichbar
sein.
Jeder Gang macht schlank ist ein schner Gedanke, bedeutet aber in Ihrer Broorganisation eine
wiederkehrende Unterbrechung. Und wie oft bleibt der Ordner dann aus Bequemlichkeit erst einmal tagelang auf dem Schreibtisch liegen. Alles, was Sie seltener bentigen, kann weiter weg oder
ganz oben oder hinten in Regalen und Schrnken gelagert werden. So wird Ihre Broorganisation
immer passender fr Sie und sorgt dafr, dass Sie kurze Wege haben.
Kommen Sie an alle Schrnke?
Alle Schrnke und Regale mssen leicht zugnglich sein. Wenn Sie erst Dinge wegrumen mssen,
um aus einem Regal die gewnschten Unterlagen heraus zu nehmen, gert Ihre Arbeit buchstblich
ins Stocken. Und das Zurckstellen weckt auch eher Gefhle von Unlust. Beschriften Sie Ihre
Schrnke und Regale zudem gut sichtbar und eindeutig. Dies gilt vor allem dann, wenn mehrere
Personen darauf zugreifen oder es sich um Archivschrnke handelt. Mit einer sinnvollen Beschriftung sparen Sie Zeit beim Einordnen und auch spter beim Finden.
Nutzen Sie den Platz in der Hhe
Zustzliche Stellflche knnen Sie auch gut in der Hhe gewinnen. Beispielsweise bieten Regale
ber der Tr sehr gute Stauflchen. Hier knnen Ratgeber, Gesetzestexte, Kataloge oder hnliches
untergebracht werden. Wenn Sie keinen Platz fr Ihr Archiv haben, kann ein geschlossener Hngeschrank hier Ordnung schaffen. Sie sparen an anderer Stelle unter Umstnden viel Stauflche, die
Sie sinnvoller nutzen knnen.
Freier Zugang zu technischen Gerten
Technische Gerte wie Drucker, Scanner oder Faxgert sollten direkt erreichbar sein. Vor allem,
wenn mehrere Mitarbeiter darauf zugreifen. Aber auch wenn Sie zu zweit einen Drucker teilen.

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Wenn der Drucker bei Ihnen steht und Sie jeden Ausdruck ber den Schreibtisch reichen, ist das jedes Mal eine Ablenkung und Unterbrechung Ihrer Arbeit. Fr den anderen ist es brigens auch jedes
Mal ein Knntest du mal bitte ... und das unter Umstnden bald zwanzig Mal am Tag und dann
noch mit Sonderwnschen wie Briefpapier, einen Umschlag oder farbiges Papier. Das blht Ihre
Broorganisation unntig auf.
Richten Sie besser einen fr alle frei zugnglichen Platz ein. Dort wird beispielsweise auch das Kopierpapier zum Nachfllen gelagert, um fr alle die Wege kurz zu halten. Wenn Sie Postkrbe oder
-fcher fr Mitarbeiter haben, dann sollten diese auch frei zugnglich und optimalerweise direkt
bei der Tr sein.
Whlen Sie Ihre persnliche Anordnung
Eine sinnvolle Anordnung Ihrer Brombel ist kein Selbstzweck. Es dient vielmehr dazu, Ablufe zu
vereinfachen und flssiger zu gestalten. Dabei ist es wichtig, dass Sie Ihre eigene Anordnung finden
und Ihre Gewohnheiten bercksichtigen. berprfen Sie in Ihrem Bro die vorgestellten Vorschlge.
Suchen Sie sich fr den ersten Schritt einen Punkt heraus, den Sie in Ihrem persnlichen Bro umsetzen wollen. Notieren Sie sich in Ihrer To-Do-Liste, wie die ersten drei Schritte dazu aussehen
und wann Sie sie umsetzen.

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Optimaler berblick in Ihrer

Ordneransicht
Autor: VNR-Redaktion

Je mehr Dokumente Sie in einem Ordner ablegen, desto unbersichtlicher wird er mit der Zeit. Wenn
Sie jedoch die Optionen nutzen, die Windows Ihnen zur Datei- und Ordneransicht zur Verfgung
stellt, knnen Sie innerhalb von Sekunden selbst in die lngsten Dateilisten Ordnung bringen.
Ordneransicht: In Gruppen ordnen und sortieren lassen
Standard-Ordneransicht: Eine endlose Reihe von Dateien ist alphabetisch geordnet. Da kann es dauern, bis man eine Datei herausgefischt hat. Wenn Sie jetzt im Men Ansicht die Option Details
aktivieren, sind Sie schon einen Schritt weiter. Dann knnen Sie mit einem Mausklick auf die Spaltenkpfe die Liste wahlweise nach Namen, Gre, Dateityp oder Bearbeitungsdatum sortieren lassen.
Aktivieren Sie nun auch noch die Gruppenansicht
Im Men unter Ansicht und Symbole anordnen nach + In Gruppen anzeigen. Whlen Sie diese
Option, wird die alphabetische Sortierung nach Buchstaben getrennt was die Liste viel bersichtlicher macht.
Klicken Sie nun auf den Spaltenkopf Typ oder Dateityp und die Ansicht ndert sich. Ihre Daten
sind nun mit entsprechenden berschriften nach Dateitypen sortiert. Das ist von Vorteil, wenn Sie
in einer lngeren Liste nach einer bestimmten PDF- oder Excel-Datei suchen. Die Option nderungsdatum ist ntzlich, wenn Sie in einer langen Liste nach einer Datei suchen, von der Sie zwar
noch wissen, wann Sie daran gearbeitet haben, an deren Namen Sie sich aber nicht erinnern. Klicken Sie auf den Spaltenkopf Gendert am und Ihre Daten erscheinen chronologisch.
Ordneransicht: So passen Sie die Spalteninfos Ihrem Bedarf an
Welche Informationen Ihnen ein Windows-Ordner ber Ihre Dateien anzeigt, bestimmen Sie selbst:
Wenn Sie mit der rechten Maustaste in eine der vorhandenen Spaltenberschriften klicken, erscheint eine Liste, aus der Sie (mit der linken Maustaste) Anzeigeattribute hinzunehmen oder entfernen knnen.
Praxis-Tipp
Als Datumsspalte reicht in der Regel die Ansicht Gendert am. Wurde die Datei nicht gendert,
steht an dieser Stelle das Datum der Ersterstellung.

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Ordneransicht global oder individuell einstellen?

Beim Einrichten einer Ordneransicht haben Sie die Wahl:
1. Die Einstellungen gelten nur fr den Ordner, in dem sie vorgenommen wurden. Somit knnen
Sie die Ansichten fr Ordner mit unterschiedlichen Inhalten individuell festlegen. Denn vielleicht mchten Sie ja in Ordnern, die Bilder enthalten, andere oder mehr Dateiinformationen
angezeigt bekommen als in solchen, die nur Textdokumente enthalten.
2. Sie knnen eine fr Sie am besten geeignete Listenansicht auch auf alle Ordner Ihres Computers anwenden lassen. Klicken Sie dazu in einem geffneten Ordner auf Extras, Ordneroptionen, Ansicht und dort auf die Schaltflche Fr alle bernehmen.
Windows merkt sich die Ordneransicht nicht?
Klicken Sie in dem geffneten Ordner auf Extras, Ordneroptionen , Ansicht, und setzen Sie
ein Hkchen vor die Vorgabe Ansichtoption fr jeden Ordner speichern.
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Das wahre Geheimnis erfolgreicher Chefs! Mehr Infos

Fax-Software zur besseren

Broorganisation
Autor: Wera Ngler
Fax-Software ist eine sinnvolle Sache. Fr einen Einzelarbeitsplatz ebenso wie fr ein Unternehmen mit vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Es ist ausgesprochen komfortabel.
Auch wenn Papierpost und zunehmender E-Mail-Verkehr die Bedeutung vom Faxversand erheblich
reduziert haben, sind Faxe aus der Broorganisation nicht mehr oder auch immer noch nicht

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wegzudenken. Doch eventuell lsst sich durch eine entsprechende Fax-Software Ihre Broorganisation optimieren.
Vorteile von Fax-Software
Dateien knnen mittels der Fax-Software bequem mit dem PC versendet werden. Es gibt kein Verlassen des Arbeitsplatzes, keine Verzgerung im Versand und Empfang. Zudem gibt es weniger Strungen denn oft leidet die Mitarbeiterin, in deren Bro das Fax steht, doch erheblich durch die Unterbrechungen und zustzlichen Aufgaben. Das fllt weg, wenn an jedem Arbeits-PC eine
Fax-Software installiert ist.
Ein weiterer Vorteil ist, dass oft gebrauchte Faxnummern zentral eingegeben werden knnen. Per
Computer-Log lsst sich sofort berprfen, ob das Fax ordnungsgem versandt wurde oder ob es
eine Fehlermeldung gibt.
Wann ist ein normales Faxgert sinnvoll?
Trotz aller genannten Vorzge hat das herkmmliche Faxgert nicht ausgedient. Denn frher oder
spter wird ein Dokument eben nur in Papierform vorliegen, beispielsweise ein amtliches Formular,
ein zu verwendender Vordruck oder handschriftliche Skizzen. Wenn Sie also Faxversand haben von
Dokumenten, die nicht als Datei auf dem PC zur Verfgung steht, kann es sinnvoll sein, zustzlich
ein normales Faxgert zu behalten.
Alternativ knnten Sie natrlich auch das entsprechende Dokument einscannen. Dies setzt aber voraus, dass Sie einen Scanner haben. Und es produziert einen zustzlichen Arbeitsschritt und damit
Arbeitszeit. Hierbei kann das normale Fax tatschlich mit den drei Arbeitsschritten 1. Papier einlegen, 2. Nummer tippen, 3. Start drcken tatschlich komfortabler sein. Sie sollten also abwgen,
welche Lsung fr Ihre Broorganisation die beste ist.
Wenn Sie doch mit dem Scanner liebugeln
Wenn Sie bereits einen Scanner besitzen und gern auf ein herkmmliches Faxgert verzichten
mchten, gibt es auch hierfr eine komfortable Lsung fr Ihr Bro. Es gibt Software (beispielsweise LAB1.DE-Utility Scannerfax-Pro), die als anwenderfreundliche Verbindung zwischen Scanner und
Fax-Software ansetzt.
Mittels der Software werden zunchst alle Seiten eingelesen, um sie dann als Paket an das Faxmodul
unter Windows weiterzugeben. Der Anwender muss lediglich noch die Empfngerdaten angeben, fertig.
Zuletzt ein Tipp zur Fax-Software
Stbern Sie doch einfach mal Ihre Software durch. Hufig haben Sie eine Fax-Software bereits auf
dem Computer ohne es zu wissen, beispielsweise bei der Software zu einer ISDN-Karte. Ansonsten
gibt es auch kostenfreie Fax-Software. Entscheiden Sie sich fr die Lsung, die zu Ihrer Broorganisation passt weiterhin viel Spa beim Faxen.
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Wenn Notizzettel zur

Zettelwirtschaft werden
Autor: VNR-Redaktion

Notizzettel, besonders Haftnotizen, sind aus Bros kaum wegzudenken. Aktenordner, Bildschirme sie sind berall. Wenn Sie beispielsweise einen bestimmten Artikel in einer Zeitschrift
kennzeichnen mchten, sind Zettel praktisch. Als allgemeine Organisationsmethode sind sie jedoch nicht die erste Wahl.
Mit Notizzetteln besteht leider immer die Gefahr, sich im wahrsten Sinne des Wortes zu verzetteln,
da sie schnell verloren gehen knnen und nicht gerade der bersichtlichkeit dienen. Mit verloren
gehen dann auch manche Informationen.
Alles an einem Ort
Praktischer ist es, Notizen an einem Ort zusammenzufassen, am besten in einer Kladde. Ideen, Gesprchsnotizen, Aufgaben etc. haben Sie so immer griffbereit und mssen nicht mit einer Hand den
Telefonhrer halten und mit der anderen den richtigen Zettel mit Notizen vom letzten Gesprch suchen. Wenn Ihnen eine Kladde nicht zusagt, empfiehlt sich ein PDA oder elektronischer Organizer. Allerdings drfen Sie dann die regelmige Datensicherung nicht vergessen kein Gert ist unfehlbar.
Termine
Auch als Erinnerungssttze fr Termine sind Notizzettel nicht die beste Lsung. Wenn Sie sichergehen wollen, dass Sie kein wichtiges Datum verpassen, empfiehlt sich eine Wiedervorlagemappe mit
Registern fr jeden Tag. Notizen Chef an seinen Termin erinnern, Geschftspartner anrufen
legen Sie einfach in das Fach des betreffenden Tages.
Haben Sie zum Beispiel am Anfang des Monats einen Kunden angeschrieben und wollen Mitte des
Monats nachhaken, stecken Sie die Kopie des Anschreibens in das Fach vom 14. und haken die Angelegenheit mental ab. Am 14., wenn Sie morgens Ihre Wiedervorlagemappe ffnen, liegt das Angebot, um das Sie sich kmmern wollten, auf Ihrem Schreibtisch parat.
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Broorganisation whrend Ihrer

Urlaubszeit
Autor: Wera Ngler

Der wohlverdiente Urlaub naht und mit ihm der Gedanke an das Danach Ihr Bro am ersten
Arbeitstag. Wie wrde es den Urlaub versen, gbe es eine Broorganisation, mit der Sie alle
Terminsachen, Briefe und Vorgnge bersichtlich vornden wrden.
Haben Sie auch einen kleinen Osterurlaub, Resturlaub oder gar Ihren Jahresurlaub im Blick? In so
manchem Bro setzen dabei gleich die ersten Gedanken an die vorbereitenden Arbeiten ein. Denn
whrend der eigenen Urlaubszeit soll ja im Bro alles optimal weiter laufen. Ein Stirnrunzeln lst
aber oft eher das Danach aus.
Was stellen die lieben Kollegen wohl in der Zwischenzeit an? Landen alle wichtigen Infos und Absprachen hinterher auch wirklich auf Ihrem Schreibtisch? Wie lange dauert es wohl diesmal, bis Sie
sich durchgewhlt haben durch erledigte Vorgnge und Prospekte zu dem Zettel Eilt, dringend
ganz unten im Stapel?
Hier ein Vorgehen, das Ihren ersten Arbeitstag im Bro zu einem guten bergang zwischen Urlaub
und Arbeit macht. Dazu brauchen Sie fnf Krbe. Doch zuerst die Einweisung an das Team.
Einweisung So htte ich es gern
Informieren Sie Kolleginnen und Kollegen vorher ber Ihre grundstzlichen Wnsche. Bei mir wrden sie beispielsweise so lauten:
Keine Post-its
Jeden Vorgang in eine Klarsichthlle (ja, auch kleine Notizzettel!)
Bitte auf jede Mitteilung Themenstichwort, Datum und Namenszeichen
Bei Telefonanrufen immer Name, Telefondurchwahl/wichtige Kontaktdaten und Stichwort erfragen
7 Bitte lesbar und eindeutig schreiben
7 Werbung wegwerfen
7 usw.
7
7
7
7

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Am besten legen Sie solche Kriterien sowieso als Brostandard fest. Ansonsten schreiben Sie Ihre
Wnsche auf und hngen Sie sie bei Ihren fnf Urlaubskrben auf.
Die ersten vier Urlaubskrbe fr Ihre Broorganisation
Unabhngig davon, ob Sie zu einem Kurzurlaub oder drei Wochen abwesend sind: Platzieren Sie auffllig mitten in Ihrem aufgerumten Bro fnf Ablagekrbe. Beschriften Sie die Krbe deutlich mit
einem dicken Stift: Post und Fax, Interne Mitteilungen, Anrufe, bereits erledigt.
Das erspart Ihnen nicht das komplette Sortieren nach Ihrer Rckkehr, aber es ist eine arbeitserleichternde Vorsortierung, die Sie sicher zu schtzen wissen. Vier Krbe kennen Sie schon, doch ich
versprach Ihnen insgesamt fnf Urlaubskrbe. Hier kommt Nr. 5 Ihr wichtigster Urlaubskorb.
Ihr Dringend-Urlaubskorb fr Ihre Broorganisation
Der wichtigste Ablagekorb sollte der sein mit der Aufschrift: Dringend erledige ich sofort nach
meiner Rckkehr am 3.8. Dieser Korb hilft Ihnen, dass Sie nach Ihrer Rckkehr auf den ersten Blick
erkennen knnen, wo es brennt und wo Sie aktiv werden mssen. Durch die konkrete Datumsangabe sieht jeder Kollege sofort, dass es keinen Sinn hat, in diesen Korb Terminsachen fr den 23.7.
zu legen. Und Ihnen verschafft es wirklich Einblick. Sie knnen gezielter und hoffentlich auch entspannter in die Arbeit einsteigen.
Jetzt sind Sie dran
berprfen Sie fr sich die vorgestellten Tipps. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die Sie umsetzen
wollen. Notieren Sie sich in Ihrer To-Do-Liste, wie die ersten drei Schritte dazu aussehen und wann
Sie sie umsetzen. Kopieren Sie sich beispielsweise meine Vorschlge direkt in ein Textdokument und
erffnen Sie damit jetzt gleich Ihre persnliche So htte ich es gern-Liste. Damit wissen Ihre Kolleginnen und Kollegen eindeutig, was von ihnen erwartet wird.
Freuen Sie sich darber, dass Sie nach Ihrem nchsten Urlaub die Frchte Ihrer guten Broorganisation ernten werden.

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Herausgeber: Dr. Harald Feldkamp (V.i.S.d.P.)
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