Anleitung zur Durchfhrung eines Zahllaufes

SAP AG

Ref. 5 Geschftsgang, Haushalts-. Kassen- und Rechnungswesen

Durchfhrung eines Zahllaufs Die Transaktion zur Durchfhrung eines Zahllaufs lautet F.13 (maschinell ausgleichen) Ein Zahllauf wird jeden Tag durchgefhrt, um die flligen Verbindlichkeiten auszugleichen. ber entsprechende Selektion werden auch die Debitoren mit einbezogen, da es hier im Falle von Debitorengutschriften ebenfalls zu Auszahlungen kommen kann. Zuerst wird ein Vorschlag erstellt, der smtliche flligen Verbindlichkeiten der UdS enthlt. Die vorgeschlagenen Auszahlungen werden auf Plausibilitt geprft und ggf. zur Zahlung gesperrt. Es erfolgt daraufhin eine Klrung mit dem zustndigen Sachbearbeiter. Zu jeder Auszahlung muss ein Originalbeleg vorliegen, der sowohl rechnerisch richtig als auch sachlich richtig zu stempeln und zu unterzeichnen ist. Liegen diese Voraussetzungen nicht vor, wird der Posten zur Zahlung gesperrt bis ein Beleg vorliegt. Nach Bearbeitung des Vorschlags wird der eigentliche Zahllauf gestartet wie in der folgenden Dokumentation Anleitung zur Durchfhrung eines Zahllaufes beschrieben. Jeder Zahllauf erhlt eine eindeutige Bezeichnung und wird auf eine Diskette gesichert. Diese wird von einem Kurier tglich an die jeweilige Bank bergeben, die anhand dieser Daten die berweisungen vornimmt. Es ist angedacht, in Zukunft den Zahllauf nicht mehr per Diskette zu bermitteln, sondern online per Internetbanking auszufhren.

VORWORT
Die vorliegende Kurzdokumentation ist fr den internen Gebrauch an der Universitt des Saarlandes bestimmt. Sie beschreibt die Vorgehensweise zur Durchfhrung eines Zahllaufs im FI - Modul der SAP-Software / Release 4.6 C Smtliche in vorliegender Dokumentation abgedruckten Bildschirmabzge unterliegen dem Urheberrecht der SAP AG, Walldorf. SAP, R/3 etc. sind eingetragene Warenzeichen der SAP Aktiengesellschaft Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung, Neurottstrae 16, D-69190 Walldorf Saarbrcken, im Januar 2004

Fr Rckfragen und Anregungen wenden Sie sich bitte an den Verfasser: Herrn F. Kempf f.kempf@univw.uni-saarland.de

Vorbereitung des Zahllaufs / Erffnungsbildschirm:

Die Transaktion lautet F.13 (maschinell ausgleichen) Bildschirmansicht nach Besttigung:

Tag der Ausfhrung: Identifikation:

Tagesdatum hier eine geeignete Bezeichnung eingeben, die eine zweifelsfreie Identifizierung ermglicht

Registerkarte Parameter

Buchungsdatum: Belege erfasst bis:

entspricht Tag der Ausfhrung Tagesdatum

Steuerung der Zahlungen:

Eingabe von Buchungskreis, Zahlweg (im Beispiel: U = berweisung) Eingabe des Buchungsdatums der Zahllaufdaten

Registerkarte Freie Selektion:

Nach Anklicken von Feldname (Pfeilsymbol) erscheint folgende Auswahlliste:

Auswahl von BKPF-BLART

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Markieren: Werte:

Flag Werte ausschlieen Eingabe von DR,DT,SK,UB

Feldname 2. Zeile:

Nach Anklicken des Pfeilsymbols erhalten sie folgende Auswahlliste:

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Auswahl:

Kontengruppe KNA1-KTOKD

12

Markieren: Werte:

Flag Werte ausschliessen Eingabe von PERD

Registerkarte Zusatzprotokoll:

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Prfung der Flligkeit: Zahlwegeauswahl falls nicht erfolgreich: Positionen der Zahlungsbelege: Gewnschte Konten::

Flag markieren Flag markieren Flag markieren Bereich Kreditoren bzw. Debitoren eingeben, Es ist auch die Eingabe einzelner Stammsatznummern mglich

Rckkehr zu Registerkarte Status durch Bettigen des Buttons Status in der 3. Menzeile.

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Im Fenster Status wird nun die Anzeige Parameter wurden erfasst angezeigt.

Nach Bettigen des Buttons Vorschlag in der dritten Menzeile:

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Startdatum: Start sofort: Startzeit: Zielrechner: Besttigung durch Enter:

Tagesdatum Flag setzen braucht bei Start sofort nicht editiert zu werden nicht auszufllen

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Im Fenster Status erscheint die Zeile Zahlungsvorschlag wurde erstellt Auswahl des Menpunktes Vorschlagsliste gem. folgendem Menpfad (alternativ auch Eingabe der Tastenkombination Strg + F1)

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Bildschirmansicht nach Ausfhrung des Befehls:

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Nach Anklicken des Buttons Vorschlag in der dritten Menzeile:

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Vorschlag bearbeiten: Alle Sachbearbeiter: Besttigung durch Enter

Flag markieren Auswhlen durch markieren

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Der Zahlungsvorschlag wird wie auf vorstehender Abb. ersichtlich angezeigt. Mit der rechten Bildlaufleiste kann man weiterscrollen. Anzahl der Positionen sowie das Zahlungsvolumen werden ebenfalls angezeigt. Durch Doppelklick auf eine Buchungszeile kann man sich einen individuellen Beleg anzeigen lassen:

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Anklicken des Buttons ndern in der dritten Menzeile:

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Sperre: Skonto:

Eingabe einer Zahlungssperre ist mglich, wenn man eine Zahlung nach Ablauf des Zahllaufs vermeiden will. hier ist nachtrglich die Eingabe eines Skontobetrags oder Skontoprozentsatzes mglich

Nach Bearbeitung bettigen Sie Enter:

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Zahlweg: Hausbank: Flligkeitsdatum: Zahlungsempfnger:

Eingabe eines Zahlwegs, hier U fr berweisung Eingabe der Kurzbezeichnung der Bank, von der der Betrag gebucht werden soll Tagesdatum Anzeige des Kreditors

Ansicht nach Eingabe von Hausbank:

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Nach Besttigung durch Enter Rckkehr zur bersicht Zahlungsvorschlag bearbeiten

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Auswahl des Zahlbelegs F110000247 (4. Zeile in der Liste) durch Doppelklick:

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Nach Anklicken des Buttons ndern:

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Zahlungssperre:

Besttigen durch Enter:

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Die gesperrten Positionen zu der ausgewhlten Buchungszeile sind farblich hervorgehoben und mit einem Symbol am Zeilenanfang gekennzeichnet.

Besttigen Sie diese nderung:

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Die Buchungszeile in der Gesamtliste ist ebenfalls farblich hervorgehoben und am Zeilenanfang markiert. Zudem ist sie als Ausnahme gekennzeichnet und wird bei den Zahlungen nicht bercksichtigt.

Bildschirmansicht nach dem Kennzeichnen weiterer Buchungszeilen als Ausnahme:

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Auswahl des Kreditors 223475 durch Doppelklick auf die siebte Zeile:

33

Nochmaliger Doppelklick fhrt zu folgender Ansicht:

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Im Beispiel erfolgte die Eingabe eines Skontobetrages bzw. Prozentsatzes fr Skonto

Besttigung durch Enter:

35

Hier kann jetzt wie bereits vorher erlutert ein Zahlweg sowie die Hausbank und Flligkeitsdatum eingegeben werden. Ansicht nach diesen Eingaben:

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Besttigen Sie wieder mit Enter:

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Auch hier wird die Buchungszeile farblich hervorgehoben und markiert Nach Rckkehr zur Gesamtliste erscheint die Zeile mit Angabe der Skontodaten.

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Auswahl des Kreditors 202930:

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2 Belegpositionen werden angezeigt Nach Doppelklick auf die zweite Zeile:

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Im Fenster Hinweis wird der Posten als gesperrt ausgewiesen

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Anzeige des gesperrten Postens durch farbliche Hervorhebung und Kennzeichnung am Zeilenanfang:

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Rckkehr zur Gesamtliste:

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Besttigung des Vorschlages durch Enter:

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Im Fenster Status erscheint die Meldung Zahlungsvorschlag wurde bearbeitet Als nchstes Bettigen des Buttons Zahllauf (in der nachstehenden Abb. hervorgehoben): Zur Einplanung des Zahllaufs

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Folgende Dialogbox erscheint:

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Startdatum: Start sofort:

Tagesdatum Flag markieren

Besttigen der Eingaben durch Enter:

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Im Fenster Status werden weiter Meldungen angezeigt: Zahlungslauf wurde ausgefhrt Und Anzahl der erzeugten bzw. erledigten Buchungsauftrge Anklicken der Registerkarte Druck und Datentrger:

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Bettigen des Buttons Variante pflegen:

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Auswahl der Variante Zahlweg A Rechnungsabteilung. Rckkehr zur Registerkarte Status

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Bettigen des Buttons Druck:

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Startdatum: Start sofort: Jobname:

Tagesdatum Flag markieren wird vorgeschlagen wie im Fenster angezeigt

Abnderung des Jobnamens:

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Menauswahl DTA-Verwaltung wie in nachstehender Abb.

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Ansicht nach Besttigung:

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Doppelklick auf markierte Zeile:

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Anzeige der Vorschlagswerte fr Dateiname und Volume Besttigen Sie diese Werte, so wird der Datentrger mit den Zahllaufdaten erstellt und kann an die Bank zur weiteren Bearbeitung gegeben werden.

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Notizen

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Notizen

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