Automatisierte bedarfsgerechte Disposition reduziert Lagerbestände und setzt Kapital frei

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POLO setzt mit der neuen integrierten Planungslösung erheblich Kapital frei. Zentrales Element der Planungslösung ist eine automatisierte bedarfsgerechte Disposition. Dadurch lassen sich Lagerbestände bei maximaler Artikelverfügbarkeit auf ein Minimum reduzieren. Auf Basis eines tagesaktuellen rollierenden Forecasts werden Bestellvorschläge für rund 40.000 Artikel berechnet. Diese orientieren sich mit größtmöglicher Genauigkeit an der zu erwartenden Nachfrage in Verbindung mit den individuellen Artikelparametern. Zusätzlich ist der manuelle Aufwand durch die enge Verzahnung mit dem ERP-System gering.

UNTERNEHMEN
Mit Sitz in Jüchen bei Düsseldorf zählt die POLO Motorrad und Sportswear GmbH zu den führenden Anbietern von Motorradbekleidung, -zubehör und -technik. Seit über 30 Jahren am Markt, vertreibt das Unternehmen über 40.000 Artikel in mehr als 90 Shops, im Webshop, per Versandhandel sowie über eine Tochtergesellschaft in der Schweiz. POLO Motorrad und Sportswear GmbH ▪ Motorradbekleidung, -zubehör & -technik mit Sitz in Jüchen bei Düsseldorf ▪ Gründung 1980 ▪ >90 Shops, Webshop, Versandhandel ▪ Tochtergesellschaft in der Schweiz Herausforderung ▪ Fachlich anspruchsvoller Planungsprozess ▪ Komplexe Bestellvorschlagsalgorithmen ▪ Laufzeit der umfangreichen nächtl. Berechnung Art des Projektes ▪ Planung & Reporting

AUFGABENSTELLUNG
Um den Erfolg des Unternehmens konsequent zu sichern, entschied sich POLO eine integrierte Planungslösung zu realisieren. Mit der Applikationsumsetzung wünschte POLO die Optimierung des bisherigen Planungsansatzes und der Planungslogik durch die Implementierungsberater der SDG. Damit verbunden war der Wunsch nach einem höheren Lösung ▪ BOARD und Microsoft SQL Server Vorteile & Nutzen ▪ Rollierende Absatz-/Umsatzplanung (RFC): Integration kurzfristiger Markttrends, Flexibilität ▪ Tagesaktueller Bedarfsplan unterstützt Beschaffungsprozess/-ergebnis: Preisreduktion durch Mengenkenntnis, Sicherstellung von Kapazitäten ▪ Optimale Bestandsverteilung und -verfügbarkeit; Optimale Lagerauslastung; Lieferfähigkeit - Kundenzufriedenheit/Vermeidung von Umsatzverlust; Kapitalfreisetzung

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Detaillierungsgrad, Steigerung der

einer

stärkeren

Transparenz,

Anhand der Style-Informationen ordnet die Lösung selbstständig ein weiteres Cluster zu, welches Informationen über Artikelart und Size-Break-DownLogik enthält. Entsprechend der Clustermerkmale bricht BOARD die geplanten Styles auf Artikel- bzw. Größenebene runter. Abschließend erfolgt die Verteilung der Planwerte pro Artikel über die Monate des Planjahres anhand der zugeordneten absatzseitigen Verlaufskurve. Diese setzt sich aus Vergangenheitsund Erfahrungswerten zusammen. So komfortabel, effizient und zuverlässig eine automatisierte Planung ist, so unerlässlich ist das Wissen über besondere Ereignisse und hierfür notwendige Flexibilität. Deshalb lassen sich die Planwerte in jeder Stufe anpassen. Damit haben die Sortimentsplaner die Möglichkeit eigene Erfahrungen und Kenntnisse über künftige Einflussfaktoren jederzeit einzubeziehen, sofern dies notwendig ist. Laufende planungsrelevante Faktoren finden ebenfalls Berücksichtigung: Sich verändernde Rahmenbedingungen wie untypische Wetterbedingungen im Sommer und damit verbundene Nachfrageveränderungen oder Sonderaktionen fließen über den tagesaktuellen rollierenden Forecast ein. Dieser bildet die Grundlage für die Bedarfsplanung, konkretisiert in Form von täglichen Bestellvorschlägen für das gesamte Sortiment. Hier berücksichtigt die hinterlegte Rechenlogik die optimale Bestellmenge, Mindestbestellmenge, Lieferzeit, Sicherheitspuffer, Mindestbestand und Restbedarf. Berechnet wird nicht nur der nächste Bestelltermin, sondern iterativ sämtliche Bestellzeitpunkte und

Bestellvorschlags-Treffsicherheit

durch Berücksichtigung weiterer Parameter sowie einer erheblichen Performance-Steigerung. Zusätzlich sollte die Applikation unternehmensweit integriert werden.

LÖSUNG
Zunächst implementierten die SDG-Berater das zentrale Data Warehouse (DWH) auf Basis des Microsoft SQL Servers. Die Daten werden aus dem Quellsystem Microsoft Dynamics AX regelmäßig anhand von SSIS-Paketen (SQL Server Integration Services) in das DWH überführt. In diesen ETLProzessen erfolgt auch die Konsolidierung und Überprüfung der Daten nach definierten Routinen. Das DWH bildet die Ausgangsbasis für das multidimensionale Datenmodell innerhalb der BOARD-Datenbank. Diese wurde aufgrund der mit dem Kunden definierten Anforderungen individuell von den SDG-Beratern konzipiert und realisiert. Der jetzige Planungsansatz umfasst eine jährliche Absatz- und Umsatzplanung für das komplette Sortiment sowie einen anschließenden automatischen rollierenden Forecast. Im ersten Schritt erfolgt die Planung auf der Ebene Style (Produkt + Farbe), der wiederum mehrere Artikel (Produkt + Farbe + Größe) enthalten kann. Zunächst wird eine Vorbelegung der Planwerte auf Basis der Absatzwerte der vergangenen zwölf Monate vorgenommen. Für neue Styles sind Vergleichscluster hinterlegt. Der nächste Planungsschritt findet auf Artikelebene, demnach auf Größenebene, statt.

Abbildung 1: Tagesaktuelle Bestellvorschlagsübersicht
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planung im Bottom-Up-Verfahren, den rollierenden Forecast, die Bedarfsplanung und sortimentsweiten Bestellvorschläge hinaus, sind weitere Ausbaustufen geplant. Dazu gehört eine Cashflowplanung für die Finanzbuchhaltung sowie die jährliche Absatz-/ Umsatzplanung im Gegenstromverfahren, ergänzt also um die Top-Down-Variante. Aktuell nutzen 40 User – vom CFO bis hin zum Sachbearbeiter – die neue Lösung. Weitere werden mittelfristig hinzukommen. So wird mit der IntegraFoto: © Polo

tion der Finanzbuchhaltung und der Geschäftsplanung der bisherige Nutzerkreis aus Einkauf/ Sortimentsplanung, Logistik/Vertrieb/Disposition, Marketing und Produktentwicklung ergänzt.

-mengen bis zum Ende des Planungszeitraums. Auf dieser Basis lassen sich unter anderem die Auswirkungen auf die Liquidität realitätsnah prognostizieren. Dem Einkäufer werden die zu bestellenden Artikel mit allen relevanten Informationen tagesaktuell angezeigt. (Vgl. Abb. 1) Zusätzlich prüft BOARD, ob eine Artikelgröße innerhalb des Styles den Mindestbestand erreichen wird. Ist dies der Fall, wird die Bestellung dieses Artikels ebenso wie die Bestellung der übrigen zugehörigen Artikel angeboten. Bemerkenswert ist, dass sich der Bestellvorschlag der einzelnen Artikelgrößen innerhalb des Styles an der optimalen Größenverteilung gemäß des zugeordneten Clusters orientiert. Neben der Planung implementierten die SDG-Berater ein umfassendes Reporting. Dazu gehören klassische Umsatz-, Absatz-, Standort-, Produktanalysen ebenso wie ein monetäres und mengenbasiertes Aktionsreporting. Darüber hinaus nutzt POLO ergänzend Preis-Mengen-Effekt-Analysen zur Identifikation der Einflussfaktoren von Absatz und Preis. Außerdem ist eine Bestandsanalyse für einzelne Aktionen – wie zum Beispiel ein Werbeflyer – über einen bestimmten Zeitraum integriert. Die Transparenz von Bestandswerten kampagnenrelevanter Artikel steigt somit erheblich. Über das Reporting, die jährliche Absatz-/Umsatz-

KUNDENNUTZEN
Die tagesaktuellen Bestellvorschläge basierend auf dem rollierenden Forecast sorgen heute für optimale Bestände, und das bei gleichzeitiger Sicherstellung bedarfsgerechter Verfügbarkeiten bis auf Shopebene. Zusätzlich sind die Bestellvorschläge eine wichtige Eingangsgröße innerhalb des Einkaufsprozesses. Die permanente Transparenz hinsichtlich der Bestände und Bedarfe trägt maßgeblich zu einer optimalen Verteilung der Artikel auf die einzelnen Shops und das Zentrallager bei. Weniger Abverkaufsartikel, Restbestände oder Lagerhüter und minimierte Fehlmengen vermeiden unnötige Kosten. Durch die Reduktion überflüssiger Lagerbestände werden zusätzlich liquide Mittel freigesetzt. Hier konnte POLO bereits erheblich Kapital gewinnen. Neben dem Faktor Kostensenkung ermöglicht das Wissen um den zu erwartenden Bedarf das langfristige sogenannte „Einlasten“ von Bestellungen. Dabei wird gewährleistet, dass der Lieferant Kapazitäten zu dem von POLO gewünschten Zeitpunkt bereitstellt und die Ware fristgerecht liefert. So sichert POLO die eigene Lieferfähigkeit, es entstehen keine Umsatzverluste und der Kunde ist zufrieden.

„Gemeinsam mit SDG haben wir die neue Lösung konsequent an unseren Informationsbedürfnissen ausgerichtet. Die jetzige Planung verbunden mit den neuen Reports und der Tagesaktualität unterstützen uns dabei, die richtigen Entscheidungen innerhalb unseres Tagesgeschäfts zu treffen. Dazu tragen nicht unwesentlich die komfortable Planungslogik, tägliche Bestellvorschläge ebenso wie kleine unterstützende Features, beispielsweise die Analyse des Preis-Mengen-Effekts, bei. Ein gut aufbereitetes Reporting ist die Pflicht. Verlässliche Planwerte die Kür - und die Voraussetzung für langfristigen Unternehmenserfolg.“ Uwe Klinger, Leiter Finanzen & Controlling, POLO Motorrad und Sportswear GmbH

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