Automatisierte bedarfsgerechte Disposition reduziert Lagerbestnde und setzt Kapital frei

Foto: Polo

POLO setzt mit der neuen integrierten Planungslsung erheblich Kapital frei. Zentrales Element der Planungslsung ist eine automatisierte bedarfsgerechte Disposition. Dadurch lassen sich Lagerbestnde bei maximaler Artikelverfgbarkeit auf ein Minimum reduzieren. Auf Basis eines tagesaktuellen rollierenden Forecasts werden Bestellvorschlge fr rund 40.000 Artikel berechnet. Diese orientieren sich mit grtmglicher Genauigkeit an der zu erwartenden Nachfrage in Verbindung mit den individuellen Artikelparametern. Zustzlich ist der manuelle Aufwand durch die enge Verzahnung mit dem ERP-System gering.

UNTERNEHMEN
Mit Sitz in Jchen bei Dsseldorf zhlt die POLO Motorrad und Sportswear GmbH zu den fhrenden Anbietern von Motorradbekleidung, -zubehr und -technik. Seit ber 30 Jahren am Markt, vertreibt das Unternehmen ber 40.000 Artikel in mehr als 90 Shops, im Webshop, per Versandhandel sowie ber eine Tochtergesellschaft in der Schweiz. POLO Motorrad und Sportswear GmbH Motorradbekleidung, -zubehr & -technik mit Sitz in Jchen bei Dsseldorf Grndung 1980 >90 Shops, Webshop, Versandhandel Tochtergesellschaft in der Schweiz Herausforderung Fachlich anspruchsvoller Planungsprozess Komplexe Bestellvorschlagsalgorithmen Laufzeit der umfangreichen nchtl. Berechnung Art des Projektes Planung & Reporting

AUFGABENSTELLUNG
Um den Erfolg des Unternehmens konsequent zu sichern, entschied sich POLO eine integrierte Planungslsung zu realisieren. Mit der Applikationsumsetzung wnschte POLO die Optimierung des bisherigen Planungsansatzes und der Planungslogik durch die Implementierungsberater der SDG. Damit verbunden war der Wunsch nach einem hheren Lsung BOARD und Microsoft SQL Server Vorteile & Nutzen Rollierende Absatz-/Umsatzplanung (RFC): Integration kurzfristiger Markttrends, Flexibilitt Tagesaktueller Bedarfsplan untersttzt Beschaffungsprozess/-ergebnis: Preisreduktion durch Mengenkenntnis, Sicherstellung von Kapazitten Optimale Bestandsverteilung und -verfgbarkeit; Optimale Lagerauslastung; Lieferfhigkeit - Kundenzufriedenheit/Vermeidung von Umsatzverlust; Kapitalfreisetzung

Detaillierungsgrad, Steigerung der

einer

strkeren

Transparenz,

Anhand der Style-Informationen ordnet die Lsung selbststndig ein weiteres Cluster zu, welches Informationen ber Artikelart und Size-Break-DownLogik enthlt. Entsprechend der Clustermerkmale bricht BOARD die geplanten Styles auf Artikel- bzw. Grenebene runter. Abschlieend erfolgt die Verteilung der Planwerte pro Artikel ber die Monate des Planjahres anhand der zugeordneten absatzseitigen Verlaufskurve. Diese setzt sich aus Vergangenheitsund Erfahrungswerten zusammen. So komfortabel, effizient und zuverlssig eine automatisierte Planung ist, so unerlsslich ist das Wissen ber besondere Ereignisse und hierfr notwendige Flexibilitt. Deshalb lassen sich die Planwerte in jeder Stufe anpassen. Damit haben die Sortimentsplaner die Mglichkeit eigene Erfahrungen und Kenntnisse ber knftige Einflussfaktoren jederzeit einzubeziehen, sofern dies notwendig ist. Laufende planungsrelevante Faktoren finden ebenfalls Bercksichtigung: Sich verndernde Rahmenbedingungen wie untypische Wetterbedingungen im Sommer und damit verbundene Nachfragevernderungen oder Sonderaktionen flieen ber den tagesaktuellen rollierenden Forecast ein. Dieser bildet die Grundlage fr die Bedarfsplanung, konkretisiert in Form von tglichen Bestellvorschlgen fr das gesamte Sortiment. Hier bercksichtigt die hinterlegte Rechenlogik die optimale Bestellmenge, Mindestbestellmenge, Lieferzeit, Sicherheitspuffer, Mindestbestand und Restbedarf. Berechnet wird nicht nur der nchste Bestelltermin, sondern iterativ smtliche Bestellzeitpunkte und

Bestellvorschlags-Treffsicherheit

durch Bercksichtigung weiterer Parameter sowie einer erheblichen Performance-Steigerung. Zustzlich sollte die Applikation unternehmensweit integriert werden.

LSUNG
Zunchst implementierten die SDG-Berater das zentrale Data Warehouse (DWH) auf Basis des Microsoft SQL Servers. Die Daten werden aus dem Quellsystem Microsoft Dynamics AX regelmig anhand von SSIS-Paketen (SQL Server Integration Services) in das DWH berfhrt. In diesen ETLProzessen erfolgt auch die Konsolidierung und berprfung der Daten nach definierten Routinen. Das DWH bildet die Ausgangsbasis fr das multidimensionale Datenmodell innerhalb der BOARD-Datenbank. Diese wurde aufgrund der mit dem Kunden definierten Anforderungen individuell von den SDG-Beratern konzipiert und realisiert. Der jetzige Planungsansatz umfasst eine jhrliche Absatz- und Umsatzplanung fr das komplette Sortiment sowie einen anschlieenden automatischen rollierenden Forecast. Im ersten Schritt erfolgt die Planung auf der Ebene Style (Produkt + Farbe), der wiederum mehrere Artikel (Produkt + Farbe + Gre) enthalten kann. Zunchst wird eine Vorbelegung der Planwerte auf Basis der Absatzwerte der vergangenen zwlf Monate vorgenommen. Fr neue Styles sind Vergleichscluster hinterlegt. Der nchste Planungsschritt findet auf Artikelebene, demnach auf Grenebene, statt.

Abbildung 1: Tagesaktuelle Bestellvorschlagsbersicht

2

planung im Bottom-Up-Verfahren, den rollierenden Forecast, die Bedarfsplanung und sortimentsweiten Bestellvorschlge hinaus, sind weitere Ausbaustufen geplant. Dazu gehrt eine Cashflowplanung fr die Finanzbuchhaltung sowie die jhrliche Absatz-/ Umsatzplanung im Gegenstromverfahren, ergnzt also um die Top-Down-Variante. Aktuell nutzen 40 User vom CFO bis hin zum Sachbearbeiter die neue Lsung. Weitere werden mittelfristig hinzukommen. So wird mit der IntegraFoto: Polo

tion der Finanzbuchhaltung und der Geschftsplanung der bisherige Nutzerkreis aus Einkauf/ Sortimentsplanung, Logistik/Vertrieb/Disposition, Marketing und Produktentwicklung ergnzt.

-mengen bis zum Ende des Planungszeitraums. Auf dieser Basis lassen sich unter anderem die Auswirkungen auf die Liquiditt realittsnah prognostizieren. Dem Einkufer werden die zu bestellenden Artikel mit allen relevanten Informationen tagesaktuell angezeigt. (Vgl. Abb. 1) Zustzlich prft BOARD, ob eine Artikelgre innerhalb des Styles den Mindestbestand erreichen wird. Ist dies der Fall, wird die Bestellung dieses Artikels ebenso wie die Bestellung der brigen zugehrigen Artikel angeboten. Bemerkenswert ist, dass sich der Bestellvorschlag der einzelnen Artikelgren innerhalb des Styles an der optimalen Grenverteilung gem des zugeordneten Clusters orientiert. Neben der Planung implementierten die SDG-Berater ein umfassendes Reporting. Dazu gehren klassische Umsatz-, Absatz-, Standort-, Produktanalysen ebenso wie ein monetres und mengenbasiertes Aktionsreporting. Darber hinaus nutzt POLO ergnzend Preis-Mengen-Effekt-Analysen zur Identifikation der Einflussfaktoren von Absatz und Preis. Auerdem ist eine Bestandsanalyse fr einzelne Aktionen wie zum Beispiel ein Werbeflyer ber einen bestimmten Zeitraum integriert. Die Transparenz von Bestandswerten kampagnenrelevanter Artikel steigt somit erheblich. ber das Reporting, die jhrliche Absatz-/Umsatz-

KUNDENNUTZEN
Die tagesaktuellen Bestellvorschlge basierend auf dem rollierenden Forecast sorgen heute fr optimale Bestnde, und das bei gleichzeitiger Sicherstellung bedarfsgerechter Verfgbarkeiten bis auf Shopebene. Zustzlich sind die Bestellvorschlge eine wichtige Eingangsgre innerhalb des Einkaufsprozesses. Die permanente Transparenz hinsichtlich der Bestnde und Bedarfe trgt mageblich zu einer optimalen Verteilung der Artikel auf die einzelnen Shops und das Zentrallager bei. Weniger Abverkaufsartikel, Restbestnde oder Lagerhter und minimierte Fehlmengen vermeiden unntige Kosten. Durch die Reduktion berflssiger Lagerbestnde werden zustzlich liquide Mittel freigesetzt. Hier konnte POLO bereits erheblich Kapital gewinnen. Neben dem Faktor Kostensenkung ermglicht das Wissen um den zu erwartenden Bedarf das langfristige sogenannte Einlasten von Bestellungen. Dabei wird gewhrleistet, dass der Lieferant Kapazitten zu dem von POLO gewnschten Zeitpunkt bereitstellt und die Ware fristgerecht liefert. So sichert POLO die eigene Lieferfhigkeit, es entstehen keine Umsatzverluste und der Kunde ist zufrieden.

Gemeinsam mit SDG haben wir die neue Lsung konsequent an unseren Informationsbedrfnissen ausgerichtet. Die jetzige Planung verbunden mit den neuen Reports und der Tagesaktualitt untersttzen uns dabei, die richtigen Entscheidungen innerhalb unseres Tagesgeschfts zu treffen. Dazu tragen nicht unwesentlich die komfortable Planungslogik, tgliche Bestellvorschlge ebenso wie kleine untersttzende Features, beispielsweise die Analyse des Preis-Mengen-Effekts, bei. Ein gut aufbereitetes Reporting ist die Pflicht. Verlssliche Planwerte die Kr - und die Voraussetzung fr langfristigen Unternehmenserfolg. Uwe Klinger, Leiter Finanzen & Controlling, POLO Motorrad und Sportswear GmbH

Groe Elbstrae 86 22767 Hamburg Tel.: +49 40 46899640 info@sdg -consulting.de 3