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Digitale Personalakte in SAP -

einfach, flexibel und sicher


Voll-integrierte digitale Personalakte: die komfortable
und kostengnstige Lsung - So funktioniert es:
Die digitale Personalakte wird innerhalb des SAP
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GUI gestartet und besteht aus drei
Berechtigte Anwender knnen Dokumente umhngen,
Bereichen:
4 anzeigen oder lschen. Weitere dokumentenspezifische
Funktionalitten stehen dem User (mit rechtem Klick auf das
- Bereich A: ein Dokumentenbaum, welcher
Dokument) zur Verfgung. Sie knnen die gesamte oder einen Teil der digitalen
alle Dokumente in einer Registerstruktur darstellt. Der
Dokumentenbaum gewhrleistet eine sichere Orientierung. 8 Personalakte als PDF erfassen, per Mail versenden oder
ber unsere Scanner Software bizScanner kann der ausdrucken. In dem Fall werden ein Deckblatt und ein
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Sachbearbeiter direkt in die digitale Personalakte Dokumente Inhaltsverzeichnis automatisch bereitgestellt.
- Bereich B: dieser Bereich umfasst alle unternehmensbezogenen
hinzuscannen.
Daten einer Person wie z.B.: Personalnummer, Mitarbeitergruppe,
Mitarbeiterkreis. Auch mobil und via Web kann auf die digitale Personalakte
Emails und MS-Office Dokumente knnen dank unserer 9 zugegriffen werden.
6 Applikation bizOffice ebenfalls in die digitale Personalakte
- Bereich C: dieser Bereich ist das Hauptfenster zur Anzeige von Vollintegrierte digitale Personalakte: die komfortable und
eingestellt werden. Hier wird fr die weitere Verarbeitung kostengnstige Lsung!
unterschiedlichen Inhalten. Er besteht aus fnf Hauptreitern
auch der Status mitgefhrt, Versionierung und Klassifizierung
Personalstammdatenblatt, Terminverfolgung,
werden ebenfalls untersttzt. Zudem knnen Serienbriefe Die Softwarelsung fr die digitale Personalakte bentigt
Dokumentenanzeige, Dokumente in Arbeit und offene Barcodes.
erstellt werden, die anschlieend automatisch an die kein SAP Records Management - sondern bietet direkt in
Weitere sind konfigurierbar. 10
betreffende digitale Personalakte SAP HCM die Mglichkeit zur Struktur-darstellung sowie
angehngt sind. umfangreiche Funktionen zur Handhabung der digitalen
Auf Aktenebene stehen verschiedene Funktionen zur Verfgung
2 wie Historie, Auswertungen, bergreifende Suche, Weitergabe der Personalakte, deren Daten und Unterlagen.
Der Dokumenteneingang kann weiter durch ein Barcode-
Akten, etc.
und/oder Patchcode-Szenario automatisiert und beschleunigt
7 werden. In dem Fall erfolgt die automatisierte Bearbeitung
Auf Ebene der Dokumente werden Dokumente erzeugt, in PDF
3 und Zuordnung in SAP von groen Volumen verschiedener
oder TIF umgewandelt, hinzugefgt, gescannt, verschlagwortet,
Daten und Unterlagen an die digitale Personalakte ber
etc.
unsere serverbasierte Anwendung bizScanServer.

Ihr inPuncto-Team:
kontakt@inpuncto.com
+49(0)711 661 885 00
digitale-personalakte
www.inpuncto.com
Digitale Personalakte in SAP -
einfach, flexibel und sicher

Die Lsung besteht aus:

- dem Modul eAkte, d.h. vollstndige Visualisierung und Handhabung von Daten, Unterlagen und Prozessen einer digitalen Personalakte unter
Bercksichtigung der Berechtigungen in SAP. Es zeigt die Struktur der digitalen Personalakte gem den Definitionen fr Infotypen und
Dokumentarten. Alle Zugriffe auf die digitale Personalakte werden ber die zentrale Berechtigungsverwaltung des ERP Systems gesteuert und
knnen so individuell und zentral konfiguriert werden. Die eAkte wird innerhalb des GUI gestartet und besteht aus einer Registerstruktur und
mehreren Registerseiten. ber die Registerstruktur erfolgt die Navigation innerhalb der digitalen Personalakte.

- die automatisierte Erfassung von Papier und elektronischen Dokumenten dank bizScanner und bizScanServer.

- das berfhren elektronischer Daten und Dokumente (Email, Fax, EDI, usw.) in System mittels bizScanServer und bizOffice.

- die Integration lebender MS-Office Unterlagen (Word, Powerpoint, Excel) in die digitale Personalakte mittels dem bizOffice.

- das Modul Ready2Go, das die Mglichkeit des Aktendrucks anbietet. ber den Dokumentenbaum kann eine ganze Akte oder nur Teile daraus
in ein Gesamt-PDF mit Deckblatt und Inhaltsverzeichnis erstellt werden.

- die Archivierung erfasster Unterlagen in das Archiv via SAP -Standard-Schnittstelle HTTP mit dem Ablage- und Archivierungssystem bizArchiver.

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