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KLIO ENTERPRISE

Klio Enterprise, das Programm zur Organisation und Verwaltung


von Dateien, aus unterschiedlichsten Anwendungen.

Diese Schnellstartanleitung ist eine Hilfe zum sofortigen Start mit


der Klio Enterprise und kann die ausführlichen Informationen im
Klio Benutzerhandbuch nicht ersetzen.

CustomX GmbH
In den Fritzenstücker 2
65549 Limburg

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Telefax: 0 64 31 / 49 86 - 98
Verwaltung von Dokumenten/Dateien
Die neue Klio verfährt bei der Verwaltung von Dokumenten nach
einfachen Regeln wie folgt:
Lokaler Arbeitsbereich Client (C:\Klio Data) zur Bearbeitung Zentraler Server

Klio
Tresor

zum Tresor

Dateien können im Tresor nicht verändert werden. Dateien die


bearbeitet werden sollen, kopiert Klio in den lokalen
Arbeitsbereich (C:\Klio Data) und Reserviert diese für den
Benutzer. Nach oder der Bearbeitung werden die Dateien wieder
zurück in den Tresor kopiert und die vorhanden Dateien ersetzt.
Für diese Arbeitsweise können in Klio Regeln und Zugriffsrechte
konfiguriert werden.
Datei- und Dokumentstammsätze.
Klio unterscheidet zwischen Dateien und Dokument
Stammsätzen. Ein Dateistammsatz wird immer angelegt wenn
eine Datei in Klio aufgenommen wird. Ein Dokumentstammsatz
kann angelegt werden, wenn aus einer Datei z.B. eine Zeichnung
erstellt werden soll, ein Dokument hat immer eine rechtliche
Bedeutung.

Beispiel:
Wird z.B. im Inventor ein 3D Modell oder ein Entwurf in
AutoCAD® erstellt, so ist es nicht Notwendig hierzu einen
Dokumentstammsatz anzulegen. Sollte zu einem späteren
Zeitpunkt die Datei doch einen Dokumentstammsatz erhalten, so
kann dieser zu jeder Zeit nachträglich angelegt werden.

Datei– oder Dokumentstammsatz anlegen


Dies können Sie direkt unter Dateiverwaltung,
Dokumentverwaltung oder unter Projekte durchführen.

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Wechseln Sie hierzu auf den entsprechenden Eintrag und klicken
Sie auf Füllen Sie die Felder in der erscheinenden
Datensatzmaske aus. Verschiedene Felder wie Dokumentnummer
oder Dateiname können bei Bedarf automatisch gefüllt werden.

Gelb hinterlegte Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt


werden.
Maske Dokumenteigenschaften Maske Dateieigenschaften

Notizen:

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Die Oberfläche der Klio Enterprise

1) Werkzeugleiste allgemeine Funktionen


2) Datensatz Registerkarten mit Datensatzmaske
3) Werkzeugleiste Dokumenttyp Funktionen
4) Strukturbaum
5) Dokumentvoransicht
6) Datenbankbrowser
Werkzeugleiste allgemeine Funktionen (DS = Datensatz)

DS neu anlegen DS ändern


DS löschen DS kopieren
DS einfügen Filter löschen
DS in Sammler einfügen Alle DS in Sammler einfügen
DS aus Sammler entfernen Alle DS aus Sammler entf.
Die beiden nächsten Funktionen sind nur im Sammler aktiv
Dateiauswahl zusammenpacken
Mailprogramm aufrufen und Dateien anhängen

Projektstruktur auf Client anlegen

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Werkzeugleiste Dokumenttyp Funktionen

Datei Bearbeiten Tresorverwaltung


Mit Viewer anzeigen Datei für Bearbeitung sperren
Datei geprüft Datei Freigabe
Neue Version erstellen Bauteil einfügen
Bauteil ersetzen Alle Bauteile durch gewähltes
Bauteil ersetzen.
Strukturbaum
Je nach ausgewähltem Strukturbaum
verändert sich die Datensatzmasken
auf den einzelnen Registerkarten.
Durch einen Doppelklick auf einen
Datensatz, kann dieser in den
Strukturbaum übernommen werden.
Hierdurch stehen Ihnen weitere
Funktionen (Historie, Auflösung sowie
Verwendung) zur Verfügung.
Die so übernommen
Datensätze können über
rechte Maustaste -> Entfernen
wieder aus dem Strukturbaum
entfernt werden.

Statusleiste unter dem Datenbankbrowser


Hier wird die Anzahl der
gefundenen Dateien
angezeigt. Der Datenbankbrowser ist so konfiguriert das max.
200 Datensätze angezeigt werden. Über
können die nächten 200 Datensätze angezeigt
werden. Mit einem Klick auf werden alle
Datensätze eingeblendet.

Dateistatus
Der Dateistatus zeigt Ihnen an ob und
von wem die Datei Reserviert ist und in welchem Revisionsstand
sich die Datei befindet.

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Aufnahme von Dokumente/Dateien
Um Dateien in Klio aufnehmen zu können müssen diese als erstes
in den Lokalen Arbeitsbereich (C:\Klio Data) in die entsprechende
Ordnerstruktur kopiert werden. Die von Ihnen
angelegte Ordnerstruktur im Lokalen Arbeitsbereich
(C:\Klio Data) wird automatisch in den Klio Tresor
übernommen. Nach der Standardinstallationen
stehen Ihnen folgende Ordner zur Verfügung . Die
einzelnen Ordner beinhalten zusätzliche
Unterordner, diese können bei Bedarf erweitert
bzw. reduziert werden.

Einzelne Dateien (DWG, PDF, DOC, XLS usw.) können per Drag
and Drop aus dem Windows Explorer heraus in den
Datenbankbrowser Bereich (Dokument- oder Dateiverwaltung)
der Klio Enterprise gezogen werden und dort fallen gelassen
werden. In Klio Enterprise wird die Anlegen Maske zum anlegen
eines neuen Datensatz geöffnet und Sie können die einzelnen
Felder der Datenbankmaske ausfüllen.

Maske Dokumenteigenschaften Maske Dateieigenschaften

Aufnehmen einer einzelnen Datei:

Kopieren Sie zuerst die Datei in den Ordner C:\Klio Data oder
einen Unterordner von C:\Klio Data. In unserem Beispiel
verwenden wir den Ordner C:\Klio Data\Projekte\Müller
AG\PDF

Ziehen Sie die zuvor kopierte Datei per Drag and Drop (siehe
nächste Abbildung) in das Browserfenster der Klio Enterprise.
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Das Fenster der Tresorverwaltung öffnet sich, wenn Sie weder
Dokument noch Dateieigenschaften anlegen möchten so klicken
Sie auf und anschließend auf um den Dialog zu
schließen.

Klio legt nun


automatisch einen
Dateidatensatz an,
füllt den
Dateidatensatz aus
und erstellt eine
Kopie der Datei im
Tresor auf dem
Server und
Reserviert die Datei
auf Sie.

Der Angelegte
Datensatz sieht
nach der
automatischen
Anlage wie
nebenstehend aus.

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Aufnehmen einer Inventor Ableitung/Baugruppe/Bauteil:
Kopieren Sie zuerst die Inventordatei (IAM oder IDW) über Pack
and Go in den Ordner C:\Klio Data oder einen Unterordner von
C:\Klio Data. Die Verwendung von Pack and Go ist zwingend
Notwendig damit alle verwendeten Referenzen in die Klio
Enterprise aufgenommen werden können.
In unserem Beispiel verwenden wir den Ordner
C:\Klio Data\Projekte\Müller AG\Schraubstock

Einstellungen Pack an Go
Ggf. müssen
Sie die unter
Pkt. 2
gefundenen
Dateien im
Dialog Pack
and Go:

Gefundene

Referenzdateien noch hinzufügen.

Nach Betätigung des Start

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Buttons werden die Dateien in den Ordner C:\Klio
Data\Projekte\Müller AG\Schraubstock kopiert. Wenn der
Kopiervorgang abgeschlossen ist
klicken Sie auf Fertig

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Rufen Sie nun im Klio Enterprise Client die Tresorverwaltung auf
und klicken Sie auf Datei importieren.

Wechseln Sie in den bei Pack and Go angegebenen Ordner und


wählen Sie den Dateityp (1) aus, klicken Sie auf die Datei
(2) und klicken Sie auf Öffnen (3).
In den Spalten 1-6 werden verschiedene Aktionen angezeigt, die
der Anwender anpassen bzw. verändern kann.

1. Spalte Status zeigt an, das die Datei neu in den Tresor
aufgenommen wird.

2. Spalte Aktion zeigt an, das die Datei für mich Reserviert
wird.

3. Spalte Dateibewegung zeigt an, das die Datei in den Tresor


kopiert wird.

4. Spalte Dokumentstatus zeigt an, das kein


Dokumentdatensatz existiert.

5. Spalte Aktion zeigt an, das wird ein neuer


Dokumentdatensatz angelegt wird.

6. Spalte Edit zeigt an, das der


Dokumentdatensatz editiert werden kann.

(Detailierte Informationen zu den einzelnen Aktionen


finden Sie ab Seite 12)

Mit werden die einzelnen Dateien in den Tresor kopiert. Ist die
Option aktiv, dann wird die Datei (Baugruppe oder
Zeichnungsableitung) nach dem Kopiervorgang direkt in Inventor
zum Bearbeiten geöffnet. Ist diese Option nicht aktiv so können
Sie die Tresorverwaltung mit verlassen.

Notizen:

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Dateien / Dokumente suchen:


Um nach bestimmten Dateien / Dokumenten in der Klio Enterprise
zu suchen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Wechseln Sie in den entsprechenden Ast im Strukturbaum

2. Klicken Sie im Datenbankbrowser mit der rechten


Maustaste auf die Spaltenüberschrift.

3. Stellen Sie ggf. einen Filtertyp ein

4. Geben Sie den Suchbegriff ein, es können 2 Suchbegriffe je


Spalte eingegeben werden.

5. Klicken Sie auf OK um den Filter zu aktivieren.


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Bearbeitung von Dokumente/Dateien

Um eine Datei bearbeiten zu können muss diese mit geöffnet


werden. Es öffnet sich der Dialog Tresorverwaltung, dieser ist in
folgende Bereiche unterteilt

1) Spalte Beschreibung, enthält den Dateinamen der Datei


2) Spalte Status, zeigt den aktuellen Status der Datei im
Tresor an. Hier gibt es folgende zustände:

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Neues Dokument, noch nicht im Tresor vorhanden.
Dokument im Tresor und für mich reserviert
Dokument im Tresor und für eine andere Person reserviert
Dokument im Tresor für keinen reserviert
Dokument ist freigegeben und im Tresor gespeichert

3) Spalte Aktion, zeigt die vorgeschlagene Aktion für die


gewählte Datei im Tresor an.
Dokument wird für mich reserviert (Defaultwert)
Es wird keine Aktion ausgeführt
Die Reservierung wird aufgehoben.
Die beiden nächsten Funktionen stehen nur bei Freigabe
oder Revisionserhöhung zur Verfügung
Dokument wird freigegeben
Die Revision wird nicht verändert.

4) Spalte Dateibewegung, zeigt die Aktion an die zwischen


lokaler Festplatte und Tresor ausgeführt werden soll.
Dokument wird in den Tresor kopiert
Dokument wird auf die lokale Platte kopiert
Es wird keine Aktion ausgeführt‘

5) Spalte Besitzer, zeigt den aktuellen Besitzer der Datei an

6) Spalte Dokumentstatus, zeigt den aktuellen


Dokumentstatus der Datei im Tresor an.
Es existiert kein Datensatz zu diesem Dokument
Es existiert ein Datensatz zu diesem Dokument

7) Spalte Aktion, hier kann der Benutzer einen Datensatz


anlegen oder eine Änderung an diesem durchführen.
In Klio wird ein neuer Datensatz angelegt.
Es wird keine Aktion ausgeführt

8) Spalte Edit, hier kann der Datensatz bearbeitet werden,


wenn zuvor in Spalte Aktion ( 7 ) der Datensatz auf
bearbeitet gesetzt wurde.
Aufruf der Änderungsmaske für den gewählten Datensatz.

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Am unteren Rand des Dialoges finden Sie die 3 folgenden
Funktionen.

Go, kopiert die Dateien aus dem Tresor in das lokale


Arbeitsverzeichnis

Ende, schließt die Tresorverwaltung

Datei öffnen, wird diese Option aktiviert dann wird


nach dem kopieren der Dateien, in das lokale Arbeitsverzeichnis,
die Datei in der dazugehörigen Anwendung geöffnet.

Notizen:

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Verwendung des Sammlers:
Über die 4 Buttons können Datensätze mit Ihren
anhängenden Dateien in einen Sammler eingefügt sowie entfernt
werden.
Fügt den aktuell markierten Datensatz in den Sammler
Fügt alle im Datenbankbrowser befindliche Datensätze in den
Sammler
Entfernt den aktuellen Datensatz aus dem Sammler
Entfernt alle Datensätze aus dem Sammler

Sammlerinhalt

Zu den Funktionen im Sammler gehören:


Dateiauswahl zusammenpacken
Mailprogramm aufrufen und Dateien anhängen

Mit Dateiauswahl zusammenpacken, wird der Sammlerinhalt in


eine ZIP Datei gepackt und an einem Ort Ihrer Wahl gespeichert.
Wenn Sie den Button betätigt haben erscheint folgender Dialog:

In dem Dialog können Sie auswählen


welche Dateitypen in die ZIP Datei
übernommen, ob die Dateien in eine ZIP
Datei gepackt und ob die
Verzeichnisstruktur beibehalten werden
soll.

Nach dem Klick auf OK öffnet sich der


Ordner suchen Dialog in dem Sie den
Ablageort für die ZIP Datei (klio.zip) oder
die einzelnen Dateien wählen können.
Wird dieser Dialog mit OK bestätigt dann
werden die ausgewählten Dateien bzw.
die ZIP Datei (klio.zip) dort hin kopiert.
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Der Name der ZIP Datei ist immer klio.zip
Mit der Funktion Mailprogramm aufrufen und Dateien anhängen.
Werden alle im Sammler befindlichen Dateien in eine ZIP Datei
gepackt.
In dem Dialog können Sie auswählen
welche Dateitypen in die ZIP Datei
übernommen und ob die
Verzeichnisstruktur beibehalten
werden soll.

Nach dem Klick auf OK öffnet sich


eine leere eMail in Outlook und die
ZIP Datei wird an diese eMail direkt
angehängt und Sie können die eMail an Ihren Ansprechpartner
versenden.

Notizen:
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