Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
Inhaltsverzeichnis
1. Records & Records Management ........................................................................... 2
1.1 Weitere Begriffe und Definitionen zum Records Management .......................... 5
2. Standards im Records Management ...................................................................... 7
3. MoReq Positionierung und Inhalt ....................................................................... 12
3.1 Abriss der MoReq Entwicklung........................................................................ 12
3.1.1 DLM Forum............................................................................................... 12
3.2 DLM Forum und MoReq .................................................................................. 13
3.3 MoReq2 ........................................................................................................... 13
3.4 Aufbau und Struktur von MoReq2 ................................................................... 16
3.4.1 Requirements ........................................................................................... 18
3.4.2 Test Framework........................................................................................ 19
3.4.3 Zertifizierungsverfahren ............................................................................ 21
3.4.4 XML-Schema ............................................................................................ 22
3.5 Einordnung von MoReq2 ................................................................................. 24
3.6 Records Management Funktionen und Komponenten nach MoReq2 ............. 24
4. Aktuelle Entwicklungen bei MoReq2 .................................................................... 49
4.1 Kritik an MoReq2 ............................................................................................. 49
4.2 Aktivitten des DLM Forum ............................................................................. 49
4.3 bersetzungen und Chapter 0 ...................................................................... 50
4.4 Adaption in Europa .......................................................................................... 51
4.5 Nutzen von MoReq2 ........................................................................................ 51
5. Ausblick ................................................................................................................ 53
5.1
Bedeutung von Records Management, Dokumentenmanagement und ..... 53
elektronischer Archivierung ................................................................................... 53
6. Literaturverzeichnis............................................................................................... 55
und
und
und
und
Die bertragung des Begriffes Schriftgut in die elektronische Welt gelingt nur
mhsam und ist einer der Grnde, warum Records Management in Deutschland
noch nicht wahrgenommen wird10.
Records Management ist unabhngig vom Medium. Man kann mit einem Records
Management sowohl papiergebundene Dokumente und Akten wie auch
elektronische Dokumente strukturiert verwalten. Records Management zielt nicht nur
auf die ffentliche Verwaltung sondern ist Grundlage fr die Aufbewahrung von
10
11
http://www.nla.gov.au.
http://www.dpconline.org.
13
http://www.nationalarchives.gov.uk.
14
http://hul.harvard.edu.
15
http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2(pub)creator_guide-lines_booklet.pdf.
16
http://www.digitalpreservation.gov.
12
http://www.dtic.mil.
http://www.kbst.bund.de.
19
http://www.archives.govt.nz.
20
http://www.national.archives.gov.za.
21
http://moreq.niniel.org/quellen.
22
http://www.riksarkivet.no.
23
http://protocollo.gov.it/libreria_03.asp und http://www.cnipa.gov.it.
24
http://www.collectionscanada.ca.
25
http://www.archives.gov.
26
http://www.archiefschool.nl.
18
Sicherheitsklassifikation/IT-Sicherheitstechniken
ISO/IEC 15816:2002: Sicherheit-Informations-Objekte fr die Zugangskontrolle
ISO/IEC 17799:2005: Leitfaden fr das Management der Informationssicherheit
ISO/IEC 18028-1:2006: IT Netzwerksicherheit, Teil 1 Management der
Netzwerksicherheit
ISO/IEC 18028-5:2006: - IT Netzwerksicherheit, Teil 5 Der Gebrauch von
Virtual Private Networks zum absichern der Kommunikation ber unsichere
Netzwerke
Rechtliche Empfehlungen
ISO 12654: Empfehlungen fr das Management von Systemen zur
elektronischen Erfassung von Aufzeichnungen, die eventuell als Beweismittel
dienen mssen, auf optischen WORM-Medien.
CAN/CGSB-72.34-2005: Elektronische Records als dokumentarischer Beweis
ANSI/AIIM TR31-2004: Rechtliche Anerkennung von Records, die von ITSystemen produziert wurden
27
28
http://www.nationalarchives.gov.uk.
http://www.prov.vic.gov.au.
29
33
Proceedings of the DLM Forum 2002. @ccess and preservation of electronic information: best
practices and solutions. INsAR. Office for Official Publications of the European Communities,
Luxemburg-Brssels, 2002. http://www.PROJECT-CONSULT.net/files/DLM Conference 2002.pdf.
34
Les actes de la Ve confrence du DLM-Forum Tolouse. Archives de France, 2009, Vol. 1 et 2.
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/2735;
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/2768.
35
DLM Forum 1999: DLM Message to the Industry
http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/dlm_forum/doc/dlm-message-to-industry-en.pdf;
Answer of the Document Management Industry
http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/dlm_forum/doc/ictindustryresponse-en.pdf;
Conclusions of the DLM Forum 1999
http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/dlm_forum/doc/dlm-conclusions-en.pdf.
36
Tschechisch, Spanisch, Franzsich, Italienisch, Russisch, Portugiesisch, Slowenisch,
Niederlndisch (Adaption), Brasilianisch, Kroatisch, Ungarisch. Eine deutsche bersetzung liegt nicht
vor. Alle bersetzungen abrufbar unter http://moreq.niniel.org/quellen/.
Zum Prozess der Entstehung und zu den beteiligten Personen und Organsiationen siehe den
Vortrag von Ulrich Kampffmeyer im BBK Berlin, Januar 2009, Records Management & MoReq2:
http://www.project-consult.net/Files/20090113_BKK_Records-Management_Kff_Handout.pdf.
38
Die gedruckte Ausgabe in englischer Sprache basiert auf Version 1.03, die gltige elektronische
Ausgabe hat die Versionsnummer 1.04. Alle MoReq2 Dokumente einschlielich ihrer
Versionsgeschichte knnen von hrttp://www.MoReq2.de, dort http://moreq.niniel.org/quellen/,
heruntergeladen werden.
39
ISO 23081-1:2006 - Information and documentation -- Records management processes -- Metadata
for records -- Part 1: Principles; ISO 23081-2:2009. Information and documentation -- Managing
metadata for records -- Part 2: Conceptual and implementation issues.
40
ISO 14721:2003 OAIS - Open archival information system -- Reference model.
41
MoReq2
RECORD
S
Metadata model
Business
Processes
Optional Modules
System
Availability
Digital Rights
Management
Security
Categories
Technical
Standards
Outsourcing
and Third
Party
Management
of Data
Chapter 0
Non-Functional Requirements
Fax
Integration
Basic Modules
Administrative
Functions
Management
of Physical
(Nonelectronic)
Files and
Records
Disposition of
Physical
Records
Classification
Scheme
Document
Management
and
Collaborative
Working
Capturing
Records
Searching,
Retrieval and
Presentation
Ease of Use
Referencing
Controls and
Security
Offline and
Remote
Working
Workflow
Retention and
Disposition
Casework
Long Term
Preservation
and
Technology
Obsolescence
Reference model
Encryption
Distributed
Systems
Integration
with Content
Management
Systems
Electronic
signatures
Performance
and
Scalability
Introduction
Overview of ERMS Requirements
Classification Scheme and File Organisation
Controls and Security
Retention and Disposition
Capturing Records and Declaring Records
44
Alle Dokumente knnen unter folgender URL jeweils in der gltigen Version (derzeit 1.04)
heruntergeladen werden: http://moreq.niniel.org/quellen/. Eine offizielle Webseite des DLM Forum fr
MoReq2 existierte im September 2009 noch nicht.
45
http://www.project-consult.net/Files/MoReq2_body_v1_04.pdf.
Referencing
Searching, Retrieval and Presentation
Administrative Functions
Optional Modules
Non-Functional Requirements
Metadata Requirements
Reference Model (Anhang 9)
http://www.imbus.de/startseite/.
47
http://www.imbus.de/forschung/moreq2/
Der erste erfolgreiche Test wurde mit der Fa. Fabasoft, Wien, durchgefhrt, die am 30.7.2009 das
Moreq2 Zertifikat fr ihre Software Folio erhielt.
49
http://www.imbus.de/forschung/moreq2/
48
Abb. 7: XML-Schema
Introduction
(Einleitung)
1.1
Background
1.2
1.3
1.4
What is an ERMS?
Ein Electronic Records Management System nach MoReq hat primre und
sekundre Anwendungszwecke. Die Anwendung fr die Verwaltung von
elektronischen Records wird als primrer Anwendungszweck bezeichnet. Die
Verwaltung von physischen Objekten hingegen als sekundr.
Fr die verschiedenen Informationsarten gibt es verschiedene SoftwareSysteme. So erfolgt beispielsweise die Verwaltung unstrukturierter
Informationen aus Anwendungen wie der Textverarbeitung oder E-MailSystemen heraus. Es findet keine Verwaltung von strukturierten Daten aus
anderen Anwendungen wie ERP-/HR-Systemen statt.
1.5
1.6
1.7
1.8
50
Ein Beispiel ist die franzsische bersetzung von MoReq2 mit einem sehr umfangreichen Chapter
0: http://www.project-consult.net/files/MoReq2_FR.PDF.
2.1
Key Terminology
Schlsselbegriffe
administrative
role
authoritative
record
capture
case
case file
class
Administratorrolle
aussagekrftiges Record
Erfassung
Vorgang
Fallakte
Klasse
Klassifikation
Klassifikationssystem
Aktenplan
Komponente
Dokument
aufbewahrungspflichtige Aufzeichnung in elektronischer
Form
Electronic Records Management System
Metadaten
aufbewahrungspflichtige Aufzeichnung
Ordner, Akte
Unterordner, Unterakte
Anwenderrolle
Band
Neben der Authentizitt ist die Zuverlssigkeit ein wichtiges Merkmal. Ein Record
kann als verlssliche Grundlage herangezogen werden, da sein Inhalt eine
glaubwrdige, vollstndige und genaue Wiedergabe der in ihm nachgewiesenen
Transaktionen, Aktivitten oder Tatsachen ist. Der Record zeichnet sich des
Weiteren durch seine Integritt (vollstndig und unverndert) und Benutzbarkeit
(kann nachgewiesen, wieder aufgefunden, dargestellt und verstanden werden)
aus.
volume (Band)
Es erfolgt eine automatische Aufteilung nach vordefinierten Richtlinien, die auf
den ueren Eigenschaften der Ordner, wie beispielsweise Gre, Anzahl
der enthaltenen Records und Zeitraum, basiert. Dies ist auch im Rahmen der
elektronischen Welt sinnvoll, um die Remote-Arbeit zu untersttzen und die
Offline-Nutzung von Records zu gewhrleisten.
Bei einem Aktenplan (file plan) handelt es sich um eine konkrete Ausprgung
eines Klassifikationssystems fr einen spezifischen Anwendungsfall. In der ISO
15489 werden die Begriffe Klassifikationssystem und Aktenplan allerdings
synonym verwendet.
class (Klasse)
Dabei handelt es sich zum Einen um einen Teilbereich der Hierarchie, der
durch eine Linie, die von irgendeinem Punkt der Hierarchie zu allen
darunterliegenden Ordnern verluft, dargestellt wird:
entspricht den Begriffen Gruppe oder Serie
entspricht einem Ast des Hierarchiebaums
eine Klasse kann andere Klassen enthalten.
Zum Anderen ist es eine Bezeichnung fr alle Ordner, Records etc., die einer
Klasse zugewiesen sind. Das begriffliche Klassenkonzept ist hier leider nicht
eindeutig.
Entity-Relationship Model
Siehe hierzu besonders Anhang 9.
Chapter 3
3.1
Classification Scheme
(Klassifikationsschema)
Configuring
the
Classification
Scheme
(Einrichtung
der
Klassifikationssystematik)
Eigenschaften des Klassifikationsschemas sind die hierarchische
Reprsentation von Ordnern und Records in Klassen und die unbegrenzte
Anzahl der Hierarchielevel. Die Verwaltung wird in Identifizieren, Titel und
Beschreibungstext unterteilt. Falls ein formales MoReq2 XML-Schema
verffentlicht wird, muss das ERMS in der Lage sein, Records gem dieses
Schemas zu importieren und zu exportieren.
Eine Besonderheit bei der Entwicklung eines Klassifikationsschemas ist die
direkte Zuordnung von Records zu Klassen. Eine Klasse kann dabei eine
Mischung von Klassen, Records und Ordnern enthalten. Ordner knnen auf
jeder Ebene der Hierarchie angesiedelt sein. Ordner und Klassen drfen
jedoch nicht in einer Klasse nebeneinander existieren.
3.2
3.3
Chapter 4
4.1
4.2
4.3
4.4
Chapter 5
5.1
Retention
and
Disposition
Schedules
(Aufbewahrungsund
Vernichtungsregeln)
Es werden so genannte Pflicht-Inhalte und Soll-Inhalte unterschieden. Die
Pflichtinhalte sind unter anderem:
o Aufbewahrungsfrist und Auslseereignis (intern / extern) oder
o Aussonderungszeitpunkt
Konflikt-Management
Bei mehreren widersprchlichen Regelungen fr ein Objekt kann es Konflikte
geben. Im Rahmen des Konflikt-Managements werden automatische
Benachrichtigungen fr diesen Fall versand. Dadurch wird ein automatisiertes
Konflikt-Management mglich. Diese administrative Entscheidung ist nicht
verpflichtend, muss jedoch konfigurierbar sein.
5.2
Review
of
Disposition
Actions
(Prfung
und
Freigabe
von
Vernichtungsaktionen)
Eine berprfung der Aussonderungsmanahmen kann auf Grund einer
automatischen Benachrichtigung erfolgen. Diese Benachrichtigung enthlt
Informationen zu allen Aufbewahrungs- und Aussonderungsregeln, die in
einem bestimmten Zeitraum in Kraft treten. Eine Untersttzung dieses
berprfungsprozesses kann durch die Anzeige der Entitten, zugehrigen
Metadaten und zugewiesenen Regeln erfolgen. Eine Navigation in und
zwischen den Ordnern ist ebenso mglich wie ein Wechsel zur
Metadatenansicht fr Ordner und Records. Es erfolgt eine Benachrichtigung
bei der Lschung von verlinkten Objekten.
5.3
Chapter 6
6.1
Capturing Records
(Erfassung von Records)
Capture (Erfassung)
Dabei handelt es sich zum einen um die Erfassung zusammengesetzter
Dokumente. Es geht um die Erhaltung der strukturellen Integritt und der
Beziehung zwischen den Elementen. Beispiele sind Webseiten mit
eingebetteten Grafiken oder Textdokumente
in Verbindung mit
Tabellenkalkulation.
Zum anderen geht es um die nderung von Records bei der Erfassung. Die
Anzeigbarkeit muss sichergestellt werden und eine Aufzeichnung im Audit
Trail erfolgt. Die bernahme des Dateiformats in die Metadaten erfolgt
automatisch.
Metadaten
Es erfolgen eine automatische Metadaten-Extraktion
ausgehenden Dokumenten:
o Datum des Dokuments
o Empfnger
o Weitere Empfnger (Kopie)
o Betreff
o Verfasser
o Interne Referenz (unser Zeichen)
bei
ein-
und
6.3
Attachements
Bei E-Mails mit Attachement werden unterschieden:
E-Mail Nachricht ohne Anhang
E-Mail Nachricht mit Anhang in einem Record als verbundene
Komponenten
E-Mail Nachricht und Anhnge als einzelne Records
Automatische Verknpfung
Nur die Anhnge als einzelne Records
Die Erfassung mehrerer E-Mails in einer Operation ist ebenso mglich wie die
automatische Erfassung zusammengehriger E-Mails.
Automatische Metadatenerfassung
Bei der automatischen Metadatenerfassung werden die automatische
Metadaten-Extraktion und die Erfassung des Adressfeldes des Headers als
Metadaten unterschieden. Kennzeichen der automatischen MetadatenExtraktion sind:
Versanddatum / Versandzeit
Alle Empfnger
Alle Kopie-Empfnger
Betreffzeile als Titel (Standard)
Absender
Eingebettete elektronische Signatur
Zertifikat des Service Providers
Die Erfassung des Adressfeldes des Headers als Metadaten zeichnet sich
durch den optionalen Anzeigenamen und das adress-Spec-Feld aus.
6.4
6.5
OCR
Bei der OCR und Formularverarbeitung stellen Bild und OCR Text einen
Record dar. Der Text besteht dabei eher aus Metadaten als das er ein eigener
Record ist. Der Text ist fr den Anwender nicht zwingend einsehbar. Bei der
Formularverarbeitung gibt es die automatische Metadatenerfassung und die
automatische Klassifikation an Hand erkannter Metadaten.
Protokollierung
Protokollierungsdetails einer Scan-Session knnen sein:
Anwender Login
Workstation-Identifikation
Zeit und Dauer
Session-Identifier
Stapel-Identifier
Anzahl der Dokumente
Anzahl der gescannten Bilder
Anzahl der gescannten Bilder nach dem Lschen von leeren
Seiten (bei automatischer Lschung leerer Seiten)
7.1
Referencing
(Referenzierung)
7.2
Andere Anstze sind DOI Digital Object Identifier System und URN Uniform
Ressource Name. Die Speicherung erfolgt als Metadatenelement.
Chapter 8
8.1
8.2
8.3
8.4
Chapter 9
9.1
9.2
Administrative Functions
(Administrative Funktionen)
nderungen am Klassifikationssystem
Bei Massennderungen am Klassifikationssystem sind die Sicherung der
Vollstndigkeit und Korrektheit der Metadaten und Daten des Audit Trails und
folgende nderungsmglichkeiten
o Aufteilen einer Klasse in zwei neue Klassen
o Zusammenfhren von zwei Klassen
o Verschieben von Klassen
o Umbenennen von Klassen
o nderungen an den Zugriffsrechten
o nderungen der Aufbewahrungs- und Aussonderungsregeln
zu bercksichtigen.
Reporting (Berichterstellung)
Es werden verschiedene Report-Typen unterschieden:
Management-Reports
Statistische Reports
Ad-hoc Reports
Periodische Reports.
Als Darstellungsformen sind der Ausdruck, die Bildschirmanzeige und die
Speicherung in elektronischer Form mglich. Die Funktionen des Reportings
sind das Sortieren und Filtern, die Zusammenfassung, die grafische
Aufbereitung
und
die
Speicherung
von
Reportanfragen
zur
Wiederverwendung. Die Inhalte des Reportings definieren sich ber die
Anzahl und den Ort von Ordnern, Unterordnern und Bnden (auch sortiert
nach Zugangsbeschrnkungen und Sicherheitsmarkierungen). Auerdem
werden die Records nach Dateiformat und Version sortiert und in den
elektronischen Ordnern, Unterordnern und Bnden nach Gre oder
Speicherort abgelegt. Beim Reporting gibt es Quoten fr die Erfassung und
Retrieval von Records, fr die Erstellung von neuen Klassen und Ordnern und
Kapitel 10
Optional Modules
(Optionale Module)
Anforderungen
Unter einem Dokument wird ein Objekt verstanden, das noch nicht als Record
im ERMS deklariert wurde. Die integrierte Speicherung von Dokumenten und
Records erfolgt in denselben Klassen und Ordnern, die Speicherung von
Entwurfsversionen und finale Versionen in derselben Aggregation. Es gibt eine
eindeutige, unterscheidende KEnnzeichnung von Records und Dokumenten
und eine Untersttzung der Records-Deklaration fr Dokumente als
Massenoperation.
Bei dem Versions-Handling werden drei Punkte unterschieden. Bei dem
Check-in/Check-out mit Versionierung handelt es sich um einen nahtlosen
bergang vom EDMS ins ERMS und die Erfassung eines Dokumentes mit
mehreren Versionen. Dabei kann es sich nur um die aktuellste Version, eine
vom Anwender festgelegte Version, alle Versionen als ein einziger Record
Classification Scheme
1
CONTAINS
1-
Class
0-
1-
11 1
IS MADE UP OF
1-
MAY
CONTAIN
Retention &
Disposition
Schedule
0-
APPLIES
TO
1-
File
0-1
111
MAY BE
MAY BE
DIVIDED
INTO
DIVIDED
INTO
0-
Sub-file
1
1-
1-
APPLIES
TO
MAY BE
DIVIDED
INTO
0-
Document
Type
0-
Volume
1
1
IS STORED IN
01-
Document
1
1-
1-
IS FORMED
OF
1-
Record
1
11-
*
*
1
HAS
HAS
Record
Type
IS MADE
IS MADE
UP OF
UP OF
11-
Component
Key:
1
Exclusive OR
MoReq2 Anhnge
Appendix 1 Reference Publications
Hier findet sich eine Zusammenstellung von Literatur und Normen, die fr
MoReq2 benutzt wurden.
Appendix 2 Development of this Specification
PROJECT CONSULT GmbH
und
Other Guidance
Hier sind weitere Richtlinien und Best Practice Guides zusammengestellt.
7.3
7.4
7.5
Kampffmeyer, Ulrich: "MoReq2 - Pro & Kontra". PROJECT CONSULT Newsletter 20081120, S. 10
ff, http://www.project-consult.net/Files/20081120.pdf. Besondere Kritik in Deutschland wurde durch
Bernhard Zller, Mitglied im Vorstand des deutschen DMS-Branchenverbandes VOI Verband
Organisationssysteme e.V., geuert: Ptter, Christiane: "Ende Juni kommt Euro-Sox, ob mit oder
ohne MoReq". IDG Verlag, CIO.de, 26.05.2009;
http://www.cio.de/knowledgecenter/rm/854588/index.html; Ptter, Christiane: "Verband der ECMAnbieter VOI bei MoReq2 skeptisch". IDG Verlag, CIO.de, 23.06.2008,
http://www.cio.de/knowledgecenter/rm/856274/index.html; Diskussionsmitschrift "Schlagabtausch".
PROJECT CONSULT Newsletter 20080930, S. 15 ff, http://www.projectconsult.net/Files/20080930.pdf.
52
Sill, Michael: MoReq2 Tests und Zertifizierung. In Kampffmeyer, Ulrich (Hrsg.): "Records
Management fr die effektive und sichere Dokumentation der Geschftsttigkeit". Tagungsband der
Records Management Roadshow 2009. PROJECT CONSULT Hamburg, 2009, 177ff,
http://www.project-consult.net/files/Seminarband_RM_2009_Web.pdf.
53
http://www.fabasoft.com.
54
http://www.fabasoft.at/cms/Unternehmen/AlleNews/PressemitteilungZertifikat.htm. Ausgestellt
worden war das Zertifikat durch das authorisierte MoReq2-Testcenter imbus AG (http://www.imbus.de)
bereits am 31. Juli 2009 (Zertifikat http://www.projectconsult.net/files/MoReq2_Product_Certificate_Fabasoft_V1.0.pdf Testbericht http://www.projectconsult.net/files/MoReq2-Verification-Report-Fabasoft-Folio2009-V1.0.pdf). Das Zertifikat beinhaltet
alle Kernmodule Kapitel 3 bis 9 von Moreq2 sowie die zustzlichen Module aus Kapitel 10:
Management of physic (non-electronic) records, disposition of physical records, Document
Management and Collaborative Working, Workflow, Casework, and Distributed systems.
Waldron, Martin: "MoReq2 Governance Board - Who are we?, What is our mission?, What have we
done to date?, What is our road map?, What are the challenges, How you can contribute". DLM Forum
Conference Prague 2009, http://www.project-consult.net/files/MGB%20MoRoq%20DLM%20Prague
%20v2.0.pdf.
56
[Pressenotiz des DLM Forum vom 15.09.2009
http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader§ion=files&task=download&cid=44_d7ec
a13030ebee1f5556c86ad5e69502&Itemid=96&lang=en]
57
[DLM Forum http://www.dlmforum.eu/index.php, MoReq2 http://www.moreq.info/]
58
Moufflet, Jean-Franois: "French Experience of producing Chapter 0". DLM Forum Conference
Prague 2009, http://www.project-consult.net/files/Chapter0_jfmoufflet.pdf; Archives de France:
"Exigences types pour la maitrise de larchivage lectronique". Dezember 2008. MoReq2
Requirements http://www.project-consult.net/files/MoReq2_FR.PDF; MoReq2 Annexes
http://www.project-consult.net/files/MoReq2_FR_Anhang.PDF; Chapter "0" http://www.projectconsult.net/files/MoReq2_FR_Chapter_0.PDF.
59
Alle verfgbaren bersetzungen sind abrufbar auf: http://moreq.niniel.org/quellen/.
60
Fresko, Marc: "Update on MoReq2 - 'a year ofMoReq2'". DLM Forum Conference Prague 2009,
http://www.project-consult.net/files/Happy%20Birthday%20MoReq2%20%28publication
%20version%29.pdf; Kampffmeyer, Ulrich: "MoReq2:
Requirements, XML-Schema, Datenmodell, Besonderheiten, Entwicklungen". In: Kampffmeyer, Ulrich
(Hrsg.): "Records Management fr die effektive und sichere Dokumentation der Geschftsttigkeit".
Tagungsband der Records Management Roadshow 2009. PROJECT CONSULT Hamburg, 2009, S.
110ff., http://www.project-consult.net/files/Seminarband_RM_2009_Web.pdf.
Wanner, Michal: "An Implementation of MoReq2 Czech Experiences". DLM Forum Conference
Prague 2009, http://www.project-consult.net/files/Czech%20presentation%3Dmichael%20wanner.pdf
62
Kampffmeyer, Ulrich (Hrsg.): "Records Management fr die effektive und sichere Dokumentation
der Geschftsttigkeit". Tagungsband der Records Management Roadshow 2009. PROJECT
CONSULT Hamburg, 2009, http://www.project-consult.net/files/Seminarband_RM_2009_Web.pdf; dort
besonders S. 37ff, S. 103ff, S. 135f, S. 140ff.
Ein Grundproblem liegt bereits in der Begrifflichkeit. Viele Informationsobjekte, die wir
in Deutschland als Dokumente bezeichnen, sind von ihren Eigenschaften her im
angloamerikanischen Gebrauch eigentlich Records. Records definieren sich durch
ihren geschftlichen und rechtlichen Wert, sind eindeutig kennzeichnet, in der Regel
am Abschluss der Bearbeitung statisch, sind in einem Klassifikationsschema
eindeutig zugeordnet und dienen als authentischer Nachweis einer geschftlichen
Ttigkeit. Die physische Form eines Records ist dabei unerheblich. Records knnen
in elektronischer Form, als Papier aber auch in anderen Formen vorliegen. Der
begriffliche bergang von Dokument zu Record fllt manchmal auch im
angloamerikanischen Sprachraum schwer. Dies liegt daran, dass Records heute
bereits sehr frh beim Verfassen oder beim Empfang eines elektronischen
Informationsobjektes entstehen knnen. E-Mails, Word-Dateien, Content von
Webseiten, Inhalte von Teamrooms knnen auf Grund ihrer rechtlichen oder
geschftlichen Bedeutung sehr frh eine Record werden ohne dass dies dem
Benutzer oder Empfnger voll bewusst ist. Lag das Records Management hnlich
wie die Verwaltung von Archiven frher in den Hnden von Spezialisten, die erst am
Ende des Lebenszyklus eines Dokumentes dieses in eine ordentliche Verwaltung
berfhrten, ist heute jeder Empfnger von Nachrichten und jeder Ersteller von
Dokumenten im Prinzip derjenige, der eine Entscheidung ber Record ja/nein
treffen msste. Dies ist in den meisten Organisationen kaum leistbar. Erschwerend
kommt hinzu, dass sich der Wert der Information ber die Zeit ndert. Ein heute
wichtiges Dokument kann in Krze berholt sein, ein als unwichtig angesehenes
Dokument kann aber wiederum in ein paar Jahren eine besondere Wichtigkeit
erlangen. Records mssen auerdem immer in ihrem Kontext, ihrem Verhltnis zu
anderen Records und zu den jeweiligen Geschftsprozessen stehen. Ein Record
allein hat nur begrenzte Aussagekraft. Erst wenn es in der Sequenz der
Geschftsttigkeit mit anderen Records zusammen betrachtet wird, erschliet sich
die Bedeutung. An dieser Stelle ist es brigens unerheblich, ob wir von Records oder
Dokumenten sprechen. Es geht um das grundstzliche Verstndnis vom Wert der
Information und der durchgngigen Dokumentation der Geschftsttigkeit.
Ein zweites Hindernis fr Records Management ist die Architektur von
Dokumentenmanagement- und Archivsystemen. Vorangestellt sei die simple
Erkenntnis, dass Records Management nicht Archivierung ist. Elektronische Archive
knnen Records Management sinnvoll bei der unvernderbaren Archivierung von
Records und ihren Kontextinformationen untersttzen, aber Records Management ist
vom Medium unabhngig und man kann im Prinzip selbst mit einem Zettelkasten zur
Verwaltung von Aktenordnern Records Management betreiben. Records
Management konzentriert sich auf die ordnungsgeme Verwaltung von
Informationsobjekten. Es hat nicht den Anspruch ein vollstndiges elektronisches
Dokumentenmanagement- oder gar Enterprise-Content-Management-System
nachzubilden. Records Management ist eher eine Komponente solcher Systeme. Die
Nutzung eines Records Management Systems, wie z.B. durch MoReq2, den
PROJECT CONSULT GmbH
Der gesamte Inhalt ist, sofern nicht gesondert zitiert, ein Originaltext des Autors.
Jeglicher Abdruck, auch auszugsweise oder als Zitat in anderen Verffentlichungen,
ist durch den Autor vorab zu genehmigen. Die Verwendung von Texten, Textteilen,
grafischen oder bildlichen Elementen ohne Kenntlichmachung der Autorenschaft ist
ein Versto gegen geltendes Urheberrecht. Belegexemplare, auch bei
auszugsweiser Verffentlichung oder Zitierung, sind unaufgefordert einzureichen
Profil
Dr. Ulrich Kampffmeyer,