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Moderation zu Vision, Strategie

und Optimierungsprozessen

Aus– und Weiterbildung


in Moderation

Online-Moderation
Unsere Welt wird immer globaler • die Reise- und Energiekosten so- Wann online –
und unsere KollegInnen, Mitarbei- wie die Umweltbelastungen steigen
wann persönlich?
terInnen und KundInnen sind immer permanent
weiter weg – das stellt uns heute vor
einige Herausforderungen: Die Lösung für all diese Herausforde- Wer schon einmal an einer solchen
rungen scheint auf der Hand zu lie- virtuellen Konferenz teilgenommen
• unsere Kommunikation muss im- gen: Die Online-Konferenz. Was bis hat, weiß, dass sich Online-Treffen
mer größere Entfernungen zurückle- jetzt in persönlichen Meetings nach ganz anders anfühlen als persön-
gen einer Anreise aus allen möglichen liche Treffen. Und tatsächlich hat
Regionen stattgefunden hat, wird man es hier mit etwas ganz Ande-
• aber gleichzeitig immer schneller kurzerhand ins Internet verlegt. Die rem zu tun. Daher haben all jene
sein: denn der Wettbewerbsdruck Technologien gibt es, die Plattformen recht, die meinen, dass die virtuelle
steigt und Entscheidungen müssen auch und mittlerweile sind die mei- Konferenz nicht alle persönlichen
mitunter sehr schnell getroffen sten Unternehmen auch mit der ent- Meetings ersetzen kann. Aber ein
werden sprechenden Bandbreite versorgt, sinnvoller Mix zwischen den persön-
um diese Technologien nutzen zu lichen und den virtuellen Treffen
• die Zeit unserer Mitmenschen ist können. Was es braucht, ist ein PC, kann unseren Alltag sehr viel ein-
Mangelware und muss gut überlegt ein Bildschirm und ein Internetan- facher gestalten.
eingesetzt werden, der Termindruck schluss.
auf den einzelnen wird immer Kein Problem, oder? Sinnvoll ist ein virtuelles Treffen im-
stärker Oder doch? mer dann, wenn das Ziel eine Prä-
sentation, eine Abstimmung oder
ein gemeinsames Arbeitsergebnis
sein soll. Mit Vorsicht muss es dort
eingesetzt werden, wo es um echte
Überzeugungsarbeit oder um den
Verkauf geht. Auch für diesen Zweck
gibt es Techniken, die aber nicht
Gegenstand dieser Notiz sind.

Diese Notiz wendet sich an Unter-


nehmen, die ihre Kommunikation
durch den Einsatz von virtuellen Tref-
fen schneller und schlagkräftiger
machen und ganz nebenbei auch
noch Zeit, Reiskosten und Energie
sparen wollen.

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er auf das Fehlen nonverbaler Ele- (das digitale Pendant zum Flipchart),
Was ist anders? mente hinweist. Dass er so oft wie es gibt Präsentationstools, man kann
möglich Stimmungen in Worte über- kleine Umfragen machen und ein
setzt und an alle weitergibt. Dass er schnelles Feedback einholen. Ein
darauf achtet, dass die gespro- parallel laufender Chat ermöglicht
chenen Botschaften kurz und klar ein Gespräch der Teilnehmer unter-
Gute Vorbereitung ist mehr als verständlich formuliert sind. Dass er einander und sogar eigene Räume
nur die halbe Miete immer wieder darauf achtet, dass für Arbeitsgruppen können ange-
sich wirklich alle Teilnehmer einbrin- legt werden. Die Möglichkeiten sol-
Im virtuellen Raum entscheidet die gen können. Dass er Raum für cher Werkzeuge sind vielseitig und
Vorbereitung über Erfolg und Miss- „Small Talk“ lässt und diesen auch auf manchen Plattformen auch
erfolg der Konferenz, der Improvisa- fördert. schon sehr ausgereift verfügbar.
tion sind aufgrund der technischen
Möglichkeiten natürliche Grenzen Aber der Einsatz dieser Elemente er-
gesetzt. Ein Teilnehmer, der die Werkzeuge und Technik fordert einiges an Erfahrung und der
anderen nicht hört oder aus einem Teilnehmer hat ohnehin schon
anderen technischen Problem Viele in der Business-Moderation genug zu tun, sich auf den Inhalt des
heraus nicht teilnehmen kann, wird eingesetzte Werkzeuge können heu- Meetings zu konzentrieren.
es mit Sicherheit freiwillig auch nicht te bereits virtuell simuliert werden. Der Moderator ist daher gut bera-
mehr tun. Der Veranstalter sollte da- Da gibt es sogenannte Whiteboards ten, die einzelnen Methoden und
her im Vorfeld dafür sorgen, dass die
Teilnehmer eine einwandfreie
technische Umgebung vorfinden
– im optimalen Fall hat es vorab
einen Technik-Check gegeben.
Achtung: wer hier etwas dem
Zufall überlasst, riskiert vorhande-
ne Barrieren noch größer werden.

Das Wort ist Trumpf

Das Treffen in einem virtuellen Raum


macht deutlich, wie sehr wir ge-
wohnt sind nonverbal also „ohne
Worte“ zu kommunizieren, ohne
dass uns das groß auffällt. Das Feh-
len des direkten Blickkontakts, jegli-
cher Körpersprache und der Mimik/
Gestik verunsichert uns – es fehlt
etwas. Nur wenige Systeme sind
heute technisch bereits so ausge-
reift, dass sie per Video dieses Man-
ko ersetzen können. Menschen, die
virtuell kommunizieren, müssen da-
mit erst einmal umgehen lernen.
Entscheidend ist, dass der Modera-
tor die Teilnehmer dort abholt – dass

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Werkzeuge sehr gut vorzubereiten
und die Teilnehmer durch klare
Anweisungen durch die Verwen-
dung dieser Werkzeuge zu führen.
Es will gut überlegt sein, wann ein
Whiteboard, wann Application-
Sharing oder wann eine Teilnehmer-
Umfrage Sinn macht.

Die Aufmerksamkeit

Online-Konferenzen sind anstren-


gend, weil wir uns in einer unge-
wohnten Kommunikationsumge-
bung befinden. Und da wir (in aller
Regel) unbeobachtet sind, ist die
Versuchung groß, schnell mal was
nebenbei zu erledigen, also Emails Schon im Vorfeld kann der Modera- letzten Fall wird ein Whiteboard (di-
zu checken oder rasch mal das Me- tor dafür sorgen, dass die Präsenta- gitales FlipChart) zu einer be-
mo von der Kollegin durchzugehen. toren gut gebrieft sind und klare In- stimmten Frage im Vorfeld vom Mo-
halte weitergeben. Hier kann man derator vorbereitet, die Teilnehmer
Umso wichtiger ist es, dass die Teil- auch schon vereinbaren, wie man „kleben“ dann einen digitalen Punkt
nehmer mit klaren und verständ- am besten die Meinung der anderen um ihre Meinung/ihre Position zu
lichen Botschaften versorgt werden, Teilnehmer zu den präsentierten In- dieser Frage bekanntzugeben.
die Diskussionsrunden kurz gehalten halten abfragen kann. Die Teilneh-
werden und die Teilnehmer „bei der mer können kurz vor Beginn der Prä-
Stange gehalten“ werden. Noch sentation gebeten werden, sich mit Das Protokoll
stärker als sonst muss der Moderator bestimmten Fragen auseinanderzu-
die „Vielredner“ und die „Stillen“ setzen – das verkürzt die Diskussi- Die meisten Online-Konferenz-Sy-
verifizieren und adressieren können, onsrunden. Aber Achtung: lange steme bieten fabelhafte Möglich-
noch stärker als sonst muss der Feedbackrunden ermüden die Teil- keiten zur Aufzeichnung an – aber
Moderator dafür sorgen, dass die nehmer schnell – klare Anweisungen es macht für die meisten Teilnehmer
gesamte Runde einen Input bringt über die angedachte Dauer der wenig Sinn, wenn sie nur das ge-
und dass nicht zuviel Zeit zwischen Sprechzeit lösen dieses Problem. Hier samte Meeting samt allen Wortmel-
den einzelnen Feedbackrunden ver- hilft auch der Einsatz der vielen tech- dungen abspielen können. Zusätz-
geht. nischen Hilfsmittel: für eine schnelle lich zur Aufzeichnung der
Ja/Nein-Abfrage kann man z.B. die Veranstaltung wird der Moderator
Handzeichen-Technik einsetzen, daher ein Protokoll mit allen wich-
Der Mitmach-Effekt dann muss nicht jedem Teilnehmer tigen Entscheidungen bzw. Ergeb-
einzeln das Wort erteilt werden, nissen anlegen. Viele Systeme bieten
Und da sind wir auch schon beim A auch das hilft, den Ablauf zu straffen die Möglichkeit an, dass solche Pro-
und O der Online-Konferenz: Der und spannend zu halten. tokolle für alle Teilnehmer sichtbar
Mitmach-Effekt ist ein ganz wesent- Es empfiehlt sich außerdem, die Run- mitgeführt werden und zum Ende
licher Baustein für eine erfolgreiche de maximal im 5 bis 7-Minuten- des Meetings von allen abgesegnet
Online-Moderation, mehr noch: sie Rhytmus aktiv einzubinden. Zum werden können – eine weitere Er-
ist das Fundament, auf dem die ge- Beispiel durch eine kleine Umfrage leichterung zu den bisherigen Proto-
samte Konferenz aufgebaut ist. oder ein Blitzlicht via Whiteboard. Im koll-Methoden.

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Wer ist
Zusammengefasst: MODERATIO?
Online-Konferenzen sind eine sinn- Sowohl Kommunikationsmethode MODERATIO – BusinessModeration
volle Ergänzung in der Unterneh- als auch die technischen Hilfsmittel steht für professionell strukturierte,
effiziente und effektive Gestaltung von
menskommunikation, wenn man sie sind für viele noch neu, daher sollte
Gruppengesprächen, von der Manage-
als Teil eines Mix sieht. für diese Meetings ein versierter Mo- ment-Klausur bis zur Großgruppen-
derator eingesetzt werden. Konferenz.
Sie bieten eine echte Chance, die Der Moderator wird im Vorfeld – ab-
Unternehmenskommunikation zu hängig vom Ziel der Veranstaltung – Als Management-Partner gestalten
straffen und gleichzeitig die Zeitbud- die Methoden definieren, die Werk- wir Kommunikationskonzepte für die
Bewältigung von Veränderungsauf-ga-
gets der MitarbeiterInnen und die zeuge vorbereiten und ein Briefing
ben und begleiten deren Umsetzung.
Reiskosten zu entlasten. mit den Präsentatoren/Impulsgebern Wir sind dabei stets Prozessberater,
abhalten. Prozessgestalter und Prozessbegleiter.
Gute Einsatzmöglichkeiten für große
Zielgruppen sind: Präsentationen Der Moderator wird sich in Zusam- Zu unserem Arbeitsgebiet gehören
oder Inhalts- bzw. Wissensvermitt- menarbeit mit dem Veranstalter um Visionsarbeit ebenso wie Prozess-bera-
tung zur Strategieformulierung und
lung (z.B. unternehmensinterne einen Technikcheck mit den Beteili-
moderierte Optimierungsarbeit auf
Schulungen oder die Präsentation gten kümmern und dafür sorgen, der Sach- und Beziehungsebene.
eines neuen Produktes für Kunden) dass die Teilnehmer wissen, welche
technischen Voraussetzungen sie Hierzu zählen Leistungen wie die
Gute Einsatzmöglichkeiten für Grup- benötigen. Gestaltung von Visionsworkshops und
pen von 2-10 Teilnehmern sind sämt- Zielklausuren, Zukunftskonferenzen,
Strategie-Meetings, Einführen von
liche Arbeitsmeetings und Work- Da Online-Konferenzen „digital“
KVP-Arbeit, Teamentwicklungs-maß-
shops (z.B. Abstimmungsmeetings, stattfinden, bieten sie gute Möglich- nahmen und moderierte Konfliktbear-
ERFA-Runden, Projektbespre- keiten zur Aufzeichnungen/Proto- beitung.
chungen, etc.) kollführung – gut eingesetzt ist diese
Funktion ein weiteres, starkes Argu- Darüber hinaus sind wir professioneller
ment für die Effizienz von Online- Trainingspartner zur Qualifizierung von
Mitarbeitern mit Leitungsfunktion:
Konferenzen.
Linienvorgesetzte, Projektleiter, Trainer,
(interne) Berater und ganz speziell
Moderatoren.
Wir trainieren Methoden- und Kommuni-
kationskompetenz zum (An-)Leiten von
Gruppen. Wir coachen Mitarbeiter mit
Führungsfunktion und begleiten Teams.

Impressum
Grundlagentexte für Führungskräfte,
Moderatoren, Berater und Trainer
Herausgeber:
MODERATIO – BusinessModeration
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Fax +49 84 46/9 20 333
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Redaktion: Josef W. Seifert
Alle Rechte liegen beim Herausgeber.
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des Herausgebers gestattet.