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Lohn- und Gehaltszahlung

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Release 4.6C
Lohn- und Gehaltszahlung SAP AG

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2 April 2001
SAP AG Lohn- und Gehaltszahlung

Symbole

Symbol Bedeutung
Achtung

Beispiel

Empfehlung

Hinweis

Syntax

Tip

April 2001 3
Lohn- und Gehaltszahlung SAP AG

Inhalt

Lohn- und Gehaltszahlung............................................................................................ 5


Lohn- und Gehaltszahlung per Scheck ..................................................................................................... 8
Testüberweisung ....................................................................................................................................... 10
Vorprogramm Datenträgeraustausch...................................................................................................... 11
Datenträger erstellen................................................................................................................................. 12
Datenträgerverwaltung.............................................................................................................................. 13
Scheckdruck .............................................................................................................................................. 15
Barzahlung mit Erstellung von Mitteilungen .......................................................................................... 16
Barzahlung durchführen und Mitteilungen drucken.............................................................................. 19
Barzahlung ................................................................................................................................................. 21
Externe Überweisungen (Infotyp 0011) ................................................................................................... 22

4 April 2001
SAP AG Lohn- und Gehaltszahlung
Lohn- und Gehaltszahlung

Lohn- und Gehaltszahlung


Einsatzmöglichkeiten
Mit dem Prozeß der Lohn- und Gehaltszahlung können Sie neben den Zahlungen an Ihre
Mitarbeiter auch Zahlungen an Dritte abwickeln. Dabei werden unterschiedliche Zahlungsträger
unterstützt, beispielsweise Disketten in länderabhängigen Diskettenformaten, Schecks und
weitere landesspezifische Datenträger.
In den USA werden die Zahlungen an Dritte zum großen Teil über die Funktion Third Party
Remittance durchgeführt und nicht durch den hier beschriebenen Zahlungsprozeß.

Voraussetzungen
In den Stammdaten Ihrer Mitarbeiter sind im wesentlichen folgende zahlungsrelevante Daten
enthalten:
– Infotyp Daten zur Person (0002)
– Infotyp Anschrift (0006)
– Infotyp Bankverbindung (0009), in dem Sie die Haupt- und gegebenenfalls
Nebenbankverbindungen Ihrer Mitarbeiter angeben. Der Begriff Bankverbindung ist dabei im
weiteren Sinne zu verstehen: Sie können in diesem Infotypen beispielsweise auch angeben,
daß die Zahlung per Scheck erfolgen soll.
– Infotyp Externe Überweisungen (0011), den Sie in bestimmten Fällen nutzen können, um
Zahlungen an Dritte zu entrichten
– eventuelle länderabhängige Infotypen, die zahlungsrelevante Informationen enthalten
Die Infotypen Bankverbindung und Externe Überweisungen werden bereits im Abrechnungslauf
interpretiert, die Infotypen Daten zur Person und Anschrift im hier beschriebenen Vorprogramm
Datenträgeraustausch.
Die Informationen aus den Stammdaten müssen in der Personalabrechnung korrekt verarbeitet
worden sein: Die zu zahlenden Posten sind in der Tabelle Bankbewegungen (BT) abgestellt
worden, deren Einträge im Verlauf des Zahlungsprozesses gelesen werden.
In den USA ermöglicht Ihnen eine Testüberweisung [Seite 10], die Bankverbindungen Ihrer
Mitarbeiter zu überprüfen.

Falls Sie Ihre Mitarbeiter per Scheck bezahlen, lesen Sie den Ablauf der Lohn- und
Gehaltszahlung per Scheck [Seite 8]. Diese Funktion steht in den USA, in Kanada,
Indonesien und Malaysia zur Verfügung.

April 2001 5
Lohn- und Gehaltszahlung SAP AG
Lohn- und Gehaltszahlung

Ablauf

Formulare
Vorprogramm Zahlungsträger-
DTA programm Datenträger-
Abrechnungs- Regulierungs-
ergebnisse daten verwaltung

Zahlungs-
begleitliste

Der Prozeß pro Abrechnungsperiode besteht aus folgenden Arbeitsschritten:


1. Vorprogramm Datenträgeraustausch
Aus den Einträgen der Tabelle Bankbewegungen wird ein Datenbestand erzeugt, der die
Regulierungsdaten enthält und als Input für das anschließende Zahlungsträgerprogramm
dient. Sie können unterschiedliche Lohnarten wie z.B. Gehälter, Direktversicherungen
oder vermögenswirksame Leistungen in verschiedenen Zahlungsläufen überweisen.
Das Protokoll eines Testlaufs, den Sie vor einem Produktivlauf anstoßen können, gibt
Ihnen eine Übersicht über den selektierten Datenbestand.
Nach einem Produktivlauf haben Sie die Option, die überwiesenen Sätze mit Datum und
Uhrzeit der Verarbeitung in der Tabelle Bankbewegungen zu markieren. Die
Wiederholung eines Produktivlaufs ist nur unter Angabe diese Zeitstempels möglich.
SAP empfiehlt aus Sicherheitsgründen diese Markierungsoption zu nutzen. Im Falle
eines Qualifizierten Abschlags [Extern] müssen die überwiesenen Sätze gekennzeichnet
werden.
Als Ergebnis des Vorprogramms steht der überweisungsrelevante Datenbestand - die
Regulierungsdaten - in Tabellen, die als Input für den anschließenden
Zahlungsträgerlauf dienen. Der Zahlungsträgerlauf bringt die Daten auf den betreffenden
Zahlungsträger.

2. Datenträger erstellen
Der selektierte Datenbestand wird in das länderabhängige Datenträgeraustauschformat
gebracht und in eine Datei ausgegeben.
Sie können für die Verarbeitung einen bestimmten Überweisungslauf auswählen und
detaillierte Angaben zur Verarbeitung machen.
Außerdem erhalten Sie eine Zahlungsbegleitliste mit einer detaillierten Aufstellung der
einzelnen Posten.

6 April 2001
SAP AG Lohn- und Gehaltszahlung
Lohn- und Gehaltszahlung

Die Datenträgerverwaltung [Seite 13] unterstützt Sie bei der weiteren Bearbeitung der
Datenträger.

Bei der Lohn- und Gehaltszahlung erfolgt keine automatische Buchung im System.
Deshalb müssen Sie eine oder mehrere manuelle Buchungen der Art "abzuführende
Löhne- und Gehälter" an "Bankverrechnungskonto" durchführen. Da diese Buchung
aus Datenschutzgründen summarisch und nicht pro Personalnummer durchgeführt
werden sollen, handelt es sich in der Regel um eine Buchung mit nur wenigen
Zeilen. Die Anzahl der Buchungszeilen hängt von der Anzahl der beteiligten
Buchungskreise und Hausbanken ab. Sie können die Buchung anhand der
Zahlungsbegleitliste vornehmen.

April 2001 7
Lohn- und Gehaltszahlung SAP AG
Lohn- und Gehaltszahlung per Scheck

Lohn- und Gehaltszahlung per Scheck

Ablauf

Testüberweisung Scheck-
register

Deutsche Bank
prüft
Z ahlen Sie gegen diesen Scheck WährungBetrag
- vierhundert - DM - 400,-
Betrag in Buchstaben
an Welthungerhilfe e.V. Oggersheim
oder Überbringer Ort
1.4.1996
Datum

Unterschrift
Der vorge druck te Sch ecktex t darf n icht g eände rt oder gestrichen werden .
Scheck-Nr. X Konto-Nr. X Betrag X Bankleitzahl X Text
00000150900 12131400 67291500 11
Bitte dieses F eld nicht beschriften und nicht bestempeln

Scheckdruck
Vorprogramm Zahlungsträger-
DTA programm Datenträger-
Abrechnungs- Regulierungs-
ergebnisse daten verwaltung

Entgelt-
formular
Entgeltformular Zahlungs-
für Scheck begleitliste

Der Prozeß pro Abrechnungsperiode besteht aus folgenden Arbeitsschritten:


1. Vorprogramm Datenträgeraustausch
Aus den Einträgen der Tabelle Bankbewegungen der Abrechnungsergebnisse wird ein
Datenbestand erzeugt, der die Regulierungsdaten enthält und als Input für das
anschließende Zahlungsträgerprogramm dient. Sie können unterschiedliche Zahlungen
in verschiedenen Zahlungsläufen überweisen. Im Falle eines Qualifizierten Abschlags
[Extern] müssen die überwiesenen Sätze gekennzeichnet werden.
Das Protokoll eines Testlaufs, den Sie vor einem Produktivlauf anstoßen können, gibt
Ihnen eine Übersicht über den selektierten Datenbestand.
Bei einem Produktivlauf haben Sie die Möglichkeit, die überwiesenen Sätze mit Datum
und Uhrzeit der Verarbeitung in der Tabelle Bankbewegungen zu markieren. Die
Wiederholung eines Produktivlaufs ist dann nur unter Angabe diese Zeitstempels
möglich. SAP empfiehlt aus Sicherheitsgründen, diese Markierungsoption zu nutzen.
• Falls Sie für Ihre Mitarbeiter den Zahlweg Scheck verwenden, wird der Entgeltnachweis
des Mitarbeiters auf den Scheck gedruckt: Das Entgeltformular wird automatisch
generiert und vom Scheckdruckprogramm, das Sie in einem späteren Schritt aufrufen
können, gelesen. Das Entgeltformular erscheint dann auf dem Scheck, den Sie am Ende
des Ablaufs ausgeben.

8 April 2001
SAP AG Lohn- und Gehaltszahlung
Lohn- und Gehaltszahlung per Scheck

• Falls Sie den Zahlweg Überweisung verwenden, wird das Entgeltformular während des
Vorprogramms Datenträgeraustausch gedruckt. Das gilt auch, falls ein Mitarbeiter keine
Zahlungen erhält.
Als Ergebnis des Vorprogramms steht der überweisungsrelevante Datenbestand - die
Regulierungsdaten - in Tabellen, aus denen sie das Zahlungsträgerprogramm
anschließend liest. Das Zahlungsträgerprogramm bringt die Daten auf den betreffenden
Zahlungsträger.

2. Datenträger erstellen
Der selektierte Datenbestand wird in das länderabhängige Datenträgeraustauschformat
gebracht und in ein File ausgegeben.
Sie können für die Verarbeitung einen bestimmten Zahlungslauflauf auswählen und
detaillierte Angaben zur Verarbeitung machen.
Außerdem erhalten Sie eine Zahlungsbegleitliste mit einer detaillierten Aufstellung der
einzelnen Posten.
Die Datenträgerverwaltung [Seite 13] unterstützt Sie bei der weiteren Bearbeitung der
Datenträger.

3. Scheckdruck
Auf den Scheck für den Mitarbeiter wird automatisch der Entgeltnachweis des
Mitarbeiters gedruckt. Zu jedem Scheck wird ein Eintrag in der Scheckverwaltung
[Extern] geschrieben.
Auch das Scheckdruckprogramm liefert Ihnen eine Zahlungsbegleitliste mit der
Aufstellung der einzelnen Posten.

Bei der Lohn- und Gehaltszahlung erfolgt keine automatische Buchung im System.
Deshalb müssen Sie eine oder mehrere manuelle Buchungen der Art "abzuführende
Löhne- und Gehälter" an "Bankverrechnungskonto" durchführen. Da diese Buchung
aus Datenschutzgründen summarisch und nicht pro Personalnummer durchgeführt
werden soll, handelt es sich in der Regel um eine Buchung mit nur wenigen Zeilen.
Die Anzahl der Buchungszeilen hängt von der Anzahl der beteiligten Buchungskreise
und Hausbanken ab. Sie können die Buchung anhand der Zahlungsbegleitliste
vornehmen.

April 2001 9
Lohn- und Gehaltszahlung SAP AG
Testüberweisung

Testüberweisung
Diese Funktion steht nur für die USA zur Verfügung.

Verwendung
Die Testüberweisung bereitet den Banktransfer vor. Die Bankverbindungen Ihrer Mitarbeiter
werden vor der eigentlichen Überweisung überprüft, indem Sie eine Testüberweisung mit dem
Betrag Null veranlassen.

Voraussetzungen
Die Infotypen Bankverbindung (0009) und gegebenenfalls Externe Überweisungen (0011)
müssen gepflegt sein, da aus ihnen für die Testüberweisung die neuen Bankverbindungen
ermittelt werden.
Die neuen Bankverbindungen werden über Kurzzeitbelege der Infotypen Bankverbindung und
Externe Überweisungen ermittelt. Diese Kurzzeitbelege müssen vor Systemstart eingerichtet
sein.

Funktionsumfang
Die Testüberweisung besteht aus mehreren Schritten:
• die neuen Bankverbindungen werden selektiert
• aus den selektierten Daten wird eine Testüberweisungsdatei erstellt, die in den
Zahlungsposten den Betrag null enthält
• die Testüberweisungsdatei wird der Bank überstellt
Nachdem die Bank die Daten überprüft und eventuelle Fehler gekennzeichnet hat, können
fehlerhafte Bankverbindungen in den Stammdaten korrigiert werden.
Falls eine Testüberweisung gelaufen ist prüft das Vorprogramm Datenträgeraustausch, ob eine
Testüberweisungsdatei erstellt wurde und die Bank die Testüberweisung als fehlerhaft
zurückgemeldet hat. Die Testüberweisung muß fehlerfrei sein und eine gewisse Zeitspanne - je
nach Bank bis zu 10 Tage - zurückliegen.
Nur dann erzeugt das Vorprogramm Datenträgeraustausch eine Überweisung mit dieser
Bankverbindung, sonst wird ein Scheck ausgegeben.

Aktivitäten
Wählen Sie Abrechnung → Überweisung → Testüberweisung und geben Sie die erforderlichen
Angaben ein.
Um die erforderlichen Voreinstellungen vorzunehmen, wählen Sie im Customizing der
Personalabrechnung Abrechnung → USA → Prenotification.

10 April 2001
SAP AG Lohn- und Gehaltszahlung
Vorprogramm Datenträgeraustausch

Vorprogramm Datenträgeraustausch
Definition
Mit dieser Funktion stellen Sie die zahlungsrelevanten Daten Ihrer Mitarbeiter für die Lohn- und
Gehaltszahlung zusammen.

Verwendung
Das Vorprogramm Datenträgeraustausch stellt aus dem Abrechnungsergebnis die für die Lohn-
und Gehaltszahlung relevanten Daten - die Regulierungsdaten - zusammen. Die Selektion beim
Starten des Programms ermöglicht Ihnen, unterschiedliche Zahlungen in getrennte Läufe zu
separieren.
Die Regulierungsdaten dienen als Ausgangsbasis für das nachfolgende
Zahlungsträgerprogramm.

Integration
Das Vorprogramm Datenträgeraustausch bildet einen Teil des Prozesses der Lohn- und
Gehaltszahlung.
Die Funktionen Datenträger erstellen, Datenträgerverwaltung und Scheckdruck schließen sich
an.

Voraussetzungen
Die zahlungsrelevanten Infotypen, insbesondere die Infotypen Bankverbindung (0009) und
gegebenenfalls Externe Überweisungen (0011) müssen gepflegt sein. Außerdem muß eine
korrekte Abrechnung gelaufen sein.
In den USA muß im Falle einer Überweisung eine Testüberweisung [Seite 10] gelaufen sein.
Falls die Testüberweisung fehlerhaft war oder weniger als 10 Tage seit der Testüberweisung
vergangen sind, wird automatisch ein Scheckdruck angestoßen.

Aktivitäten
Wählen Sie Abrechnung → Überweisung → Vorprogramm Datenträgeraustausch, und geben Sie
die erforderlichen Angaben ein.

April 2001 11
Lohn- und Gehaltszahlung SAP AG
Datenträger erstellen

Datenträger erstellen
Verwendung
Mit dieser Funktion erstellen Sie eine Datei, die die Daten für den Datenträgeraustausch im
jeweils länderabhängig vorgeschriebenen Format enthält.

Integration
In der Datenträgerverwaltung [Seite 13] finden Sie die Funktionen, die für die weitere
Bearbeitung der Datenträger nötig sind.

Voraussetzungen
Das Vorprogramm Datenträgeraustausch muß gelaufen sein, so daß die Regulierungsdaten als
Input für das hier beschriebene Zahlungsträgerprogramm zur Verfügung stehen.

Funktionsumfang
Sie können die Datei als Temse-File innerhalb des R/3-Systems speichern, so daß sie vor
Zugriffen besser geschützt ist, und dann über die Datenträgerverwaltung z.B. auf Diskette
herunterladen.
Es ist auch möglich, die Datei im Filesystem zu speichern, was wegen der fehlenden
Datensicherheit allerdings nur dann sinnvoll ist, wenn die Datei von dort über ein externes
Programm an die Banken weitergeleitet wird.
Neben den Zahlungsträgern können Sie auch den zugehörigen Datenträger-Begleitzettel und die
Zahlungsbegleitlisten drucken. Außerdem können Sie Avise drucken, was jedoch im Rahmen der
Lohn- und Gehaltszahlung in der Regel nicht von Bedeutung ist.

Aktivitäten
Wählen Sie Abrechnung → Überweisung → Erstellen Datenträgeraustausch, und geben Sie die
erforderlichen Angaben ein.

12 April 2001
SAP AG Lohn- und Gehaltszahlung
Datenträgerverwaltung

Datenträgerverwaltung
Verwendung
Die Datenträgerverwaltung (DTA-Verwaltung) unterstützt Sie bei der Verwaltung der Datenträger,
die Sie im Finanzwesen bzw. im Personalwesen erstellen.
Sie erreichen die DTA-Verwaltung im Debitoren- bzw. Kreditorenmenü des Finanzwesens über
Periodische Arbeiten → Zahlen → Umfeld → Zahlungsträger → DTA-Verwaltung.
Sie erreichen die DTA-Verwaltung in den Ländermenüs der Personalabrechnung über
Abrechnung → Überweisung → DTA Verwaltung.
Im Übersichtsbild der DTA-Verwaltung werden alle erstellten Datenträger zur angegebenen
Selektion angezeigt. Pro Datenträger sind weitere Informationen aufrufbar. Markieren Sie dazu
den gewünschten Datenträger.

Funktionsumfang
Die DTA-Verwaltung bietet Ihnen im einzelnen folgende Funktionen:
• Datenträger-Attribute anzeigen
Wählen Sie dazu Zusätze → Datenträger-Attrib..
Sie sehen zu dem ausgewählten Datenträger die folgenden Informationen:
− Zahllaufidentifikation
− ausführende Hausbank oder Clearingstelle
− Datum und Uhrzeit der Erstellung des Datenträgers
− Ersteller
− regulierter Betrag in Währung
− weitere technische Daten
• Löschen eines einzelnen oder mehrerer Datenträger
Die zugehörigen Verwaltungsdaten werden dabei ebenfalls aus dem System entfernt.
Markieren Sie den/die gewünschten Datenträger und wählen Sie dann die Funktion
Bearbeiten → Datenträger löschen. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage. Wenn Sie diese
bestätigen, werden die ausgewählten Datenträger gelöscht.
Wenn Sie Datenträger aus mehreren Buchungskreisen löschen möchten, verwenden Sie
dazu die Reorganisations-Funktion des Zahlprogramms.
Siehe auch:
DTA-Verwaltungsdaten buchungkreisübergreifend löschen [Extern].
• Download einer oder mehrer Dateien aus dem SAP-System oder dem Filesystem
auf Festplatte oder Diskette
Siehe auch:
Download der DTA-Datei auf Diskette [Extern].

April 2001 13
Lohn- und Gehaltszahlung SAP AG
Datenträgerverwaltung

• Ausgabe des Inhalts eines Datenträgers auf den Bildschirm bzw. Druck des Inhalts
Wählen Sie dazu im Übersichtsbild der DTA-Verwaltung die Funktion Bearbeiten →
DTA-Inhalt anzeigen.

Die folgenden Funktionen stehen für Zahlungen aus der Personalwirtschaft (HR)
nicht zur Verfügung.
• Belege anzeigen
Wählen Sie dazu Zusätze → Datenträger-Attrib., und dann Umfeld → Belege anzeigen.
Mit der Funktion Auswählen verzweigen Sie in den ausgewählten Zahlungsbeleg.
• Anzeige der Übernahmedaten nach Erhalt und Erfassen des Kontoauszugs
Wählen Sie dazu im Übersichtsbild der DTA-Verwaltung die Funktion Zusätze →
Bankverkehrs-Attribute. Bei automatischer Verarbeitung von elektronischen
Kontoauszügen werden die Felder der Gruppe Kontoauszug gefüllt.
• Drucken der Begleitliste zum ausgewählten Datenträger
Wählen Sie dazu im Übersichtsbild der DTA-Verwaltung die Funktion Umfeld →
Begleitliste.
• Erstellen eines Avises
Wenn Sie nicht die maschinelle Übernahme elektronischer Kontoauszüge nutzen,
sondern die Kontoauszugsdaten manuell eingeben, haben Sie mit der DTA-Verwaltung
die Möglichkeit, diese Arbeit durch Avise zu vereinfachen.
Sie können mit der Funktion Umfeld → Belege-Avis erzeugen zu einem ausgewählten
Datenträger ein Avis erzeugen. Diese Avisnummer können Sie später beim
Ausgleichsvorgang auf dem Bankverrechnungskonto angeben. Es werden Ihnen beim
Ausgleichen dann nur die offenen Posten vorgeschlagen, die zu den im Avis
angegebenen Zahlungen gehören.
Weitere Informationen über die spezielle Verwendung dieser Funktion in Großbritannien,
nämlich zum Erzeugen einer Telepay-Datei, finden Sie in der Dokumentation des
Reports RFFODTA1.

14 April 2001
SAP AG Lohn- und Gehaltszahlung
Scheckdruck

Scheckdruck
Verwendung
Mit dieser Funktion drucken Sie Schecks.

Integration
Für jeden Scheck wird in der Scheckverwaltung [Extern] ein Eintrag im Scheckregister
geschrieben.

Voraussetzungen
Das Vorprogramm Datenträgeraustausch muß gelaufen sein, so daß einerseits die
Regulierungsdaten zur Verfügung stehen, andererseits das Entgeltformular generiert worden ist
und vom Scheckdruckprogramm gelesen werden kann.

Funktionsumfang
Auf den Anhang des Schecks wird automatisch der Entgeltnachweis des Mitarbeiters gedruckt.
Außerdem wird eine Zahlungsbegleitliste ausgegeben, die die einzelnen Posten aufführt und als
Grundlage für die manuelle Buchung verwendet werden kann.

Aktivitäten
Wählen Sie Abrechnung → Überweisung → Scheckdruck, und geben Sie die erforderlichen
Angaben ein.

April 2001 15
Lohn- und Gehaltszahlung SAP AG
Barzahlung mit Erstellung von Mitteilungen

Barzahlung mit Erstellung von Mitteilungen


Einsatzmöglichkeiten
Die Barzahlung mit Erstellung von Mitteilungen ist nur in Argentinien, Australien, Brasilien, China,
Indien, Indonesien, Japan, Malaysia, Mexiko, Phillipinen, Singapur, Thailand und Venezuela
verfügbar. Mit dieser Funktion können Sie Barzahlungen an Ihre Mitarbeiter und an andere
leisten.
Der Report H99CMLI0 liest und verarbeitet die Einträge der Tabelle Bankbewegungen.
Folgende Listen werden erstellt:
• eine Münzliste mit der Anzahl der Geldstücke und -scheine, die Sie für die Barzahlung
benötigen
• eine Auszahlungsliste
• eine Unterschriftenliste, auf der die Mitarbeiter den Erhalt des Betrages per Unterschrift
quittieren können
Auf der Münzliste sind die Beträge stets in der Währung ausgewiesen, die in der Tabelle
Bankbewegungen im Abrechnungsergebnis für die Auszahlung angegeben ist.
Außerdem werden mit dem Report RFFOD__V Mitteilungen an die Zahlungsempfänger erstellt.

Voraussetzungen
Im Customizing des Rechnungswesens müssen folgende Einstellungen gemacht worden sein:
• Es ist ein Zahlweg Barzahlung angelegt worden. Der Zahlweg E wird für die meisten der
betroffenen Länder im Standard bereits so ausgeliefert.
• Dem Zahlweg Barzahlung wurde als Druckprogramm der Report RFFOD__V
(Zahlungsträger international – Mitteilung) zugeordnet.
• Eine Dummy-Hausbank und ein Dummy-Hausbankkonto Kasse wurden angelegt. Dieses
Hausbankkonto wird aus technischen Gründen benötigt. Es repräsentiert die Kasse. Hinter
diesem Hausbankkonto steht kein tatsächlich existierendes Bankkonto. In den meisten
Ländern, in denen die hier beschriebene Barzahlungsfunktion verfügbar ist, enthält das
Standardcustomizing des Rechnungswesens bereits die Hausbank CASH und das
Hausbankkonto CASH.
• Die Dummy-Hausbank Kasse wurde auch in den Bankenstammdaten (Tabelle BNKA)
angelegt. Da es sich um Stammdaten handelt, ist hierfür kein Eintrag in der
Standardauslieferung enthalten.
Im Customizing der Personalabrechnung unter Absenderbanken festlegen (Merkmal DTAKT)
wurde hinterlegt, daß die Zahlungen, die den Zahlweg Barzahlung tragen, vom Dummy-
Hausbankkonto Kasse gezahlt werden sollen.
Wenn Sie eine Barzahlung an einen Mitarbeiter leisten, müssen Sie im Infotyp Bankverbindung
(0009) den Zahlweg Barzahlung angeben. In der Standardauslieferung des Rechnungswesens
ist in den meisten Ländern, die die Barzahlung mit Erstellung von Mitteilungen nutzen, der
Zahlweg E vorgesehen. Wenn Sie den Zahlweg Barzahlung eingeben, wird der Betrag, der an
den Mitarbeiter gezahlt werden soll, in der Lohnart /559 Überweisung (bzw. bei mehreren
Zahlungsläufen in der Lohnart /558 Restzahlung) abgespeichert. Zusätzlich erzeugt das System

16 April 2001
SAP AG Lohn- und Gehaltszahlung
Barzahlung mit Erstellung von Mitteilungen

für diese Lohnart einen Eintrag in der Tabelle Bankbewegungen (BT) im Abrechnungsergebnis.
Dieser Eintrag enthält den Auszahlungsbetrag und den Zahlweg Barzahlung.
In einigen Fällen können Sie Barzahlungen an andere leisten (in einigen Ländern z.B.
Pfändungen). Sie geben dann in dem Infotypen, in dem Sie auch die Information über den
Zahlungsempfänger hinterlegen, den Zahlweg Barzahlung an. Voraussetzung für Zahlungen an
andere ist, daß beim Abrechnungslauf in der Tabelle Bankbewegungen folgende Angaben
gespeichert werden:
• Lohnart, die den Auszahlungsbetrag enthält
• Zahlweg Barzahlung
• Informationen über den Zahlungsempfänger
• Auszahlungsbetrag

Ablauf
1. Sie starten das Vorprogramm DTA.

Der Parameter Überweisungen kennzeichnen sollte bei einem produktiven Lauf des
Vorprogramms DTA markiert werden, damit Einträge nicht ein zweites Mal
verarbeitet werden. Falls Sie mehrere Zahlungsläufe pro Abrechnungsperiode
(qualifizierter Abschlag) durchführen, müssen Sie den Parameter Überweisungen
kennzeichnen unbedingt markieren.
Das Vorprogramm DTA liest die Einträge aus der Tabelle Bankbewegungen (BT),
erzeugt daraus die Regulierungsdaten (d.h. die zu zahlenden Posten) und speichert sie
in der Datenbank. Dabei werden auch die Einträge aus der Tabelle Bankbewegungen
(BT) verarbeitet, die den Zahlweg Barzahlung tragen.
Das Vorprogramm DTA interpretiert das Merkmal DTAKT (Absenderbanken festlegen).
Ist dieses wie unter Barzahlung mit Erstellung von Mitteilungen [Seite 16] beschrieben
angelegt, verwendet das Vorprogramm DTA für die Barzahlungen das Dummy-
Hausbankkonto Kasse.
2. Sie starten den Report RFFOD__V (Zahlungsträger international – Mitteilung).
Der Report RFFOD__V
- liest die Regulierungsdaten, die das Vorprogramm DTA erzeugt hat, aus der Datenbank
- druckt die zugehörigen Mitteilungen für die Zahlungsempfänger. Mit diesen Mitteilungen
können Sie die Zahlungsempfänger darüber informieren, welchen Betrag sie bar an der
Kasse ausgezahlt bekommen.
3. Sie starten den Report H99CMLI0 (Münzliste für Barauszahlung über Zahlweg).

Im Gruppenrahmen Weitere Angaben schränken Sie den Programmlauf auf


Barzahlung ein.
Wenn der Report H99CMLI0 nicht alle Lohnarten berücksichtigen soll, geben Sie im
Feld Lohnart die Lohnarten an, für die die Listen erstellt werden sollen.

April 2001 17
Lohn- und Gehaltszahlung SAP AG
Barzahlung mit Erstellung von Mitteilungen

Da das Vorprogramm DTA und die Münzliste unabhängig voneinander gestartet


werden, müssen Sie darauf achten, daß die Selektionsoptionen beim Starten des
Reports H99CMLI0 so gesetzt werden, daß genau die Einträge aus der Tabelle
Bankbewegungen aus den Abrechnungsergebnissen verarbeitet werden, für die
auch Mitteilungen erstellt wurden.
Der Report erstellt folgende Listen:
- eine Münzliste mit der Anzahl der Geldstücke und -scheine, die Sie für die Barzahlung
benötigen
- eine Auszahlungsliste, die den Auszahlungsbetrag enthält
- eine Unterschriftenliste, auf der auf der der Empfänger der Barzahlung den Erhalt des
Betrages quittieren kann

18 April 2001
SAP AG Lohn- und Gehaltszahlung
Barzahlung durchführen und Mitteilungen drucken

Barzahlung durchführen und Mitteilungen drucken


1. Starten Sie das Vorprogramm DTA.
2. Markieren Sie den Parameter Überweisungen kennzeichnen.
Dieser Parameter sollte bei einem produktiven Lauf des Vorprogramms DTA markiert
werden, damit das Vorprogramm DTA die verarbeiteten Einträge in der Tabelle der
Bankbewegungen im Abrechnungsergebnis mit dem Datum und der Uhrzeit des
Programmlaufs kennzeichnet.

Falls Sie wegen Abschlagszahlungen mehrere Zahlungsläufe pro


Abrechnungsperiode haben, müssen Sie den Parameter Überweisungen
kennzeichnen markieren. Dies verhindert, daß Sie versehentlich durch einen
erneuten Programmlauf die Einträge ein zweites Mal verarbeiten.
3. Wählen Sie Ausführen.
Das Vorprogramm DTA liest die Einträge aus der Tabelle Bankbewegungen (BT),
erzeugt daraus die Regulierungsdaten (d.h. die zu zahlenden Posten) und speichert sie
in der Datenbank. Dabei werden auch die Einträge aus der Tabelle BT verarbeitet, die
den Zahlweg Barzahlung tragen.
Das Vorprogramm DTA interpretiert das Merkmal DTAKT (Absenderbanken festlegen).
Ist dieses wie unter Barzahlung mit Erstellung von Mitteilungen [Seite 16] beschrieben
angelegt, verwendet das Vorprogramm DTA für die Barzahlungen das Dummy-
Hausbankkonto Kasse.
4. Starten Sie den Report RFFOD__V (Zahlungsträger international – Mitteilung).
Der Report RFFOD__V
– liest die Regulierungsdaten, die das Vorprogramm DTA erzeugt hat, aus der Datenbank
– erstellt die zugehörigen Zahlungsträger
– druckt Mitteilungen für die Zahlungsempfänger. Mit diesen Mitteilungen können Sie die
Zahlungsempfänger darüber informieren, welchen Betrag sie bar an der Kasse
ausgezahlt bekommen.
5. Starten Sie den Report H99CMLI0.

Da das Vorprogramm DTA und der Report H99CMLI0 unabhängig voneinander


gestartet werden, müssen Sie darauf achten, daß die Selektionsoptionen beim
Starten des Reports H99CMLI0 so gesetzt werden, daß nur die Einträge aus der
Tabelle Bankbewegungen aus den Abrechnungsergebissen verarbeitet werden, für
die auch Mitteilungen erstellt wurden.
6. Geben Sie im Gruppenrahmen Weitere Angaben den Zahlweg Barzahlung ein.
7. Wenn der Report H99CMLI0 nicht alle Lohnarten berücksichtigen soll, geben Sie im Feld
Lohnart die Lohnarten an, für die die Listen erstellt werden sollen.
8. Wählen Sie Ausführen.

April 2001 19
Lohn- und Gehaltszahlung SAP AG
Barzahlung durchführen und Mitteilungen drucken

Der Report erstellt folgende Listen:


– eine Münzliste mit der Anzahl der Geldstücke und -scheine, die Sie für die Barzahlung
benötigen
– eine Auszahlungsliste
– eine Unterschriftenliste, auf der die Mitarbeiter den Erhalt des Betrages per Unterschrift
quittieren können

20 April 2001
SAP AG Lohn- und Gehaltszahlung
Barzahlung

Barzahlung
Einsatzmöglichkeiten
Der Report RPCMLI00 bzw. RPCMLI09 (Münzliste) unterstützt Sie bei Barzahlungen an Ihre
Mitarbeiter. Die Funktion ist in Argentinien, Brasilien, Mexiko und Venezuela nicht verfügbar.
Die Münzliste ist ein reines Listprogramm, das keinerlei Daten in Ihrem System fortschreibt. Die
Barzahlungen werden in Ihren Abrechnungsergebnissen nicht als gezahlt oder verarbeitet
markiert. Wenn Sie den Report erneut mit den gleichen Angaben starten, werden die gleichen
Einträge aus der Tabelle Zahlungsinformation noch einmal gelesen und verarbeitet. Die Beträge
werden auf der Münzliste stets in der Abrechnungswährung ausgewiesen.

Voraussetzungen
Sie haben im Infotyp Bankverbindung (0009) den Zahlweg BLANK eingegeben. Dies bewirkt,
daß der Betrag, der dem Mitarbeiter gezahlt werden soll, im Abrechnungsergebnis in der
Lohnart /557 Barzahlung gespeichert wird. In der Tabelle Bankbewegungen (BT) wird kein
Eintrag zur Lohnart /557 gemacht.

Ablauf
Sie starten den Report RPCMLI00 bzw. RPCMLI09. Folgende Listen werden erstellt:
• eine Münzliste mit der Anzahl der Geldstücke und -scheine, die Sie für die Barzahlung
benötigen
• eine Auszahlungsliste, die den Auszahlungsbetrag enthält
• eine Unterschriftenliste, auf der der Empfänger der Barzahlung den Erhalt des Betrages
quittieren kann

April 2001 21
Lohn- und Gehaltszahlung SAP AG
Externe Überweisungen (Infotyp 0011)

Externe Überweisungen (Infotyp 0011)


Im Infotyp Externe Überweisung (0011) können Sie die für externe Überweisungen notwendigen
Informationen hinterlegen. Externe Überweisungen sind zum Beispiel Überweisungen von
Versicherungsbeiträgen an eine Versicherung des Mitarbeiters und Mietabzüge an den Vermieter
des Mitarbeiters.
In der Standardauslieferung steht Ihnen unter anderem die folgende Lohnart zur Verfügung:
• Subtyp M770: Abzug Miete

Zahlungsangaben
Im Feld Lohnart geben Sie an, welche Lohnart der externen Überweisung zugrunde liegen soll.
Abhängig von der Lohnart bearbeiten Sie entweder das Feld Betrag oder die Felder Anzahl und
Einheit. Das System überprüft die eingegebene Kombination. Die Währung wird abhängig vom
Buchungskreis vorgeschlagen und kann von Ihnen überschrieben werden.
Die Zahlungszeitpunkte können Sie entweder in den Feldern Erste Auszahlperiode und Abstand
in Perioden zur nächsten und allen weiteren Perioden oder in den Feldern Erstes Auszahldatum
und Abstand/Einheit zum nächsten und allen weiteren Tagen festlegen. Geben Sie hierbei die
Zahlungsperiode ohne Abrechnungsjahr an. Die weiteren Zahlungsperioden werden durch
Addieren des Abstands ermittelt.

Empfänger
Für die Eingabe der Empfängerdaten haben Sie zwei Möglichkeiten:
• Sie geben im Feld Empfängerschlüssel den Schlüssel eines in Ihrem System
vorgesehenen Empfängers an. Das System ermittelt daraus Name, Anschrift und
Bankverbindung des Empfängers sowie den Zahlweg.
• Sie machen im Feld Empfängerschlüssel keine Angaben und geben den Namen, die
Anschrift und die Bankverbindung des Empfängers sowie den Zahlweg manuell ein.
Wenn Sie einen Empfängerschlüssel eingeben, machen Sie keine weiteren Eingaben zum
Empfänger und zum Zahlweg.
In das Feld Verwendungszweck können Sie einen frei wählbaren Text eingeben. Im Feld Priorität
können Sie die Priorität einer externen Überweisung hinterlegen. Dieses Feld wird in der
Standardauslieferung nicht verwendet.

22 April 2001