AFS-Regelfibel

Eine Zusatzlektüre für AFS-Software Programme

Hinweise zu dieser Zusatzlektüre:

Diese Lektüre enthält Beschreibung zu den internen Regel-Einstellungen für alle AFS-
Software Programmen.

Diese Programme unterziehen sich einem ständigen Wandel. Sie werden immer wieder
upgedatet, an gesetzliche Vorgaben angepasst und durch Verbesserungswünsche
entstehen neue Funktion und mit einher auch neue Regel.

Daher stellt das AFS-Team in dieser Einleitung klar, dass diese Zusatzlektüre nicht immer
auf dem aktuellsten Stand sein und somit Defizite haben kann.
Wir stellen meist neuere Versionen der Dokumente zu den AFS-Programmen auf unserer
Homepage www.afs-software.de zur Verfügung.

Wir halten diese Lektüre auf den Stand: April 2019 – Programmversionen X6.4

2
Inhaltsverzeichnis
Hinweise zu dieser Zusatzlektüre: ......................................................................... 2

Wo finde ich die Regeln?......................................................................................... 5

Der Übersichtsbildschirm ........................................................................................ 5

Einzelne Regelgruppen Erklärungen ......................................................................... 6

Die Gruppe APP IMPORT ...................................................................................... 6

Die Gruppe Adressen ........................................................................................... 7

Die Gruppe Artikel .............................................................................................. 8

Die Gruppe Auftrag ............................................................................................. 9

Die Gruppe Auftrag Lager ...................................................................................11

Die Gruppe Bestellungen ....................................................................................11

Die Gruppe DOKUMENTE ....................................................................................11

Die Gruppe FILIALABGLEICH ...............................................................................12

Die Gruppe Factory ............................................................................................12

Die Gruppe Fortführung ......................................................................................12

Die Gruppe GASTRO ...........................................................................................13

Die Gruppe IMPORT ...........................................................................................13

Die Gruppe Kasse ..............................................................................................14

Die Gruppe LAGER .............................................................................................15

Die Gruppe Lager ...............................................................................................16

Die Gruppe Masken ............................................................................................16

Die Gruppe Mitarbeiter .......................................................................................16

Die Gruppe Modul Lieferschwellen ........................................................................17

Die Gruppe Multimedia .......................................................................................17

Die Gruppe Produktion .......................................................................................17

Die Gruppe Rabatte/Rabattmatrix ........................................................................18

Die Gruppe Sicherheit ........................................................................................18

Die Gruppe Textbausteine ...................................................................................19

Die Gruppe Variantenanlage ................................................................................19

3
 Die Gruppe Vertragsverwaltung ...........................................................................19

Die Gruppe Vorgang ...........................................................................................20

Die Gruppe Vorgangsliste ......................................................................................20

Die Gruppe Warengruppe ....................................................................................20

Die Gruppe Zahlarten .........................................................................................21

Die Gruppe Zahlungen ........................................................................................21

4
Wo finde ich die Regeln?

Wie im Screenshot zu sehen ist, können Sie unter dem Bereich Toolbox als zweiten Button
die Regeln erreichen. Dies sind interne tiefere Programmregeln, es gibt auch andere
Stellen, an denen Sie Regeln finde. Diese sind aber eher vorgangs- oder Modul-spezifisch.
Diese wurden im großen Handbuch bereits erläutert und werden hier nicht behandelt.

Der Übersichtsbildschirm

Nachdem Sie den Button angeklickt haben, sehen Sie die Liste der Regeln sowie derer
Status, ob Sie aktiv sind oder nicht. Die genauen Regeln unter den Oberpunkten sehen Sie
erst nach dem Anklicken im Grid. Das sehen Sie in dem folgenden Screenshot.

5
Sie können dann praktisch direkt an der Regel arbeiten, indem Sie von der Liste bei
angeklickter Regel auf Einstellungen wechseln. Alternativ können Sie über dem Grid auf
Regel doppelklicken.
Zwischen dem grauen Balken und dem Grid haben Sie die Möglichkeit einen Filter zu
setzen. Sie können nach der ID, die Beschreibung sowie ob die jeweilige Regel aktiv ist
suchen.
Am unteren haben Sie noch die zwei Button zum Speichern und Schließen dieses Fensters.

Einzelne Regelgruppen Erklärungen

Die Gruppe APP IMPORT

Haben Sie beim Benutzen der AFS-App neue Vorgänge in der Erfassung und diese
beinhalten unbekannte Positionen, so werden diese im Standard-Verarbeitung beim
Abgleich nicht erfasst und könnte somit verloren gehen.
Mit der Regel 96 machen Sie aus diesen unbekannten Positionen freie Positionen, die Sie
dann in der AFS-Warenwirtschaft nutzen können.

6
Die Gruppe Adressen

In dieser Regelgruppierung haben Sie die Möglichkeiten, Dublettenprüfungen für alle

Stammdatenarten zu aktivieren. Diese erfolgt dann in den Arten Kunden, Lieferanten
Interessenten und sonstige Adressarten. Die zu prüfenden Felder finden Sie unter dem
Reiter Dublettencheck.
Zudem können Sie entscheiden, ab welchem Zeitpunkt sie in Ihrem System eine
Kundennummer vergeben – Schon als Interessent oder auch in den weiteren Adressarten.
Und Sie können für alle Adressarten hier die MUSS Felder aktiv stellen. Diese Felder sind
ebenfalls unter dem Reiter MUSS Felder einsehen- und einstellbar.
Diese Optionen sind standartmäßig alle nicht aktiv.

7
Die Gruppe Artikel

In der Artikelgruppe sind wie bei den Adressen die Dublettenprüfungen und die MUSS
Felder für die Artikel und Dienstleistungen sowie Produktionsartikel vorhanden.
Zusätzlich haben wir neun zusätzliche Regeln zum Verhalten des Artikel kopieren in der
Software. Diese beschreiben sich im Wortlaut generell selbst.
Des Weiteren können Sie die UVP Kalkulation per Regel abschalten.
Eine Bestandswarnung aktivieren, die keine Bestellung im System beachtet.
Sie haben die Möglichkeit Artikellieferant mit einer Fremdwährung zu berechnen, wenn Sie
diese benötigen.
Die Umsatzanzeige in der Artikelbearbeitung können Sie per Regel deaktivieren, damit
nicht jeder Mitarbeiter über die Umsatzwerte des Unternehmens weiß.

8
Die Gruppe Auftrag

In der Auftrag Regelgruppierung haben viele unterschiedliche Regeln, die

Standardverhalten des AFS-Warenwirtschaftsprogramms entweder unterdrücken,
verändern oder gar komplett deaktivieren.
Bei der ersten Regel haben Sie die Möglichkeit das Vorschlagen des Vorgangsdatums
untersagen, Sie bekommen bei neuen Vorgänge nichts mehr beim Vorgangsdatum nichts
mehr eingesetzt.
Die nächste Regel wirkt sich auf Ihre ungedruckten Vorgänge aus. Diese bekommen
eigentlich das Datum des Tages bei Erstellen. Und auch wenn diese 5 Tage später gedruckt
werden, behalten Sie dieses Datum. Doch nicht, wenn Sie diese Regel umstellen, dann
werden Sie immer die Daten des Tages, an dem Sie gedruckt werden.
Wenn Sie eine Reverse-Charge-Verfahren Warnung benötigen, können Sie diese unter der
folgenden Regel aktiv stellen.
Danach folgen je 2 regeln zum Vorgang bzw. Positionen kopieren. Sollen die Projekt-
und/oder Gerätezuweisungen mit kopiert werden, dann können Sie hier diese Regeln
aktivieren.
Wollen Sie bei Lagerbuchungen auch Bankingaktionen durchführen, dann kann Ihnen die
Regel 40 in dieser Gruppe weiterhelfen. Diese setzt diese Funktion in Kraft.

9
Das Aktualisieren des Postenlangtextes durch einen Doppelklick, kann mit der nächsten
Regel deaktiviert werden.
Die nächsten 4 Regeln stellen unterschiedliche Standards der AFS-Warenwirtschaft aus-
Diese sind die Nutzung der EG-ID Steuernummernüberwachung, die Bestandwarnung,
Meldebestandswarnung sowie die Maximalbestandswarnung.
Die Regel 47 dieser Gruppe lautet: „Preiseingabe blockieren, wenn kein Artikelpreisrecht
vorhanden ist.“ Das bedeutet, Sie können keinen Preis im Artikel ändern, außer in einem
Vorgang. Dort können Sie diesen anpassen. Mit dieser Regel können Sie genau dieses
nicht.
Die nächste Regel lässt Sie die Adresse aus einem Auftrag in eine Bestellung als
Lieferadresse übernehmen.
Regel 50 lässt Sie die Sortierung der Positionen beim Drucken ausführen.
Regel 55 setzt die maximal Anzahl von Datensätzen beim Nachladen vom Server. Diese ist
meist unbegrenzt, aber auf Grund von Leistungsproblemen sollte man diese eventuell
einschränken.
Manchmal kann es wichtig sein auch in Vorgängen auch per Bestellnummer suchen. Das
ermöglicht Ihnen die folgende Regel 62.
Bei Kommissionsfreigabe das Vorgangsdatum auf des aktuelle Tagesdatum setzen, kann
man mit der Nummer 64 dieses Regelblocks.
Mit der Regel „Nur ein Gerät pro Posten“ können Sie in Vorgängen einsetzen, dass in jedem
Vorgang nur ein Gerät auf einer Position/Posten stehen kann. Zum Vorteil bei
Seriennummerpflicht etc..
Die Regel 81 setzt die Funktion der Versandfunktion auf eine ältere Version zurück, die
ohne Status in Vorgängen auskamen.
Setzen Sie mit den Regeln 92 und 98, die MUSS Felder für die Auswertungsgruppen im
Vertrieb und Einkauf in Kraft.
Sie wollen beim Mailen das gesendete trotzdem erst drucken und das zur Pflicht machen?
Regel 103 hilft Ihnen.
Deaktivieren Sie die Optimierung großer Vorgänge mit der Regel 123 – Von großen
Vorgängen sprechen wir ab mehr als 100 Posten in Vorgängen.
Mit der letzten Regel dieses Blocks können Sie die automatische Preisaktualisierung aus,
die normal beim Drücken der ENTER Taste in der Auftragsbearbeitung ausgeführt wird.

10
Die Gruppe Auftrag Lager

Im nächsten Regelblock geht es um die Verbindung von Auftrag (Vorgängen) zum Lager.
Die erste Regel des Blockes besagt, Filiallagerinfo und Zentrallagerwarnung ausgeben. Die
erscheint sonst eigentlich nicht.
Abschlagsrechnungen nicht sofort im Lager zu buchen, können Sie mit der Regel 93
aktivieren.
Bei der „Funktion manuelle Lagerbuchung auch den gedruckt Status setzen“ (Regel 108)
wird für eine manuelle Buchung im Lagerbuch dann auch der Status auf gedruckt gesetzt.

Die Gruppe Bestellungen

Die Regel 72 und 73 beziehen sich auf Aufträge (Vorgänge) aus deren Positionen
Bestellungen generiert werden. Die Regeln setzen ein Verhalten mit diesen Bestellungen
fest. Bei der 72 ist es, dass der Posten EK übernommen wird zur Errechnung in der
Bestellung. Bei 73 setzt man die Zusammenfassung aus, selbst bei gleichen Artikel in den
Posten.

Die Gruppe DOKUMENTE

Datei von softwarefremden Programmen (Excel, Word etc.) direkt per OLE im Programm
öffnen. Das können Sie mit der Regel in dieser Gruppe aktivieren.

11
Die Gruppe FILIALABGLEICH

Dieser Block enthält Regeln zum Filialabgleich. Anpassen der Daten im Lieferschein und
Wareneingang regeln die ID 90/91. Und die Regel 114 kann Ihnen eine Echtzeit-Anzeige
der Lagerbestände zeigen. Hierzu muss das entsprechende Modul erworben und aktiviert
sein. Zur korrekten Verbindung benötigen Sie die URL, die zum Zugriff auf die
Echtzeitdatenbank benötigt wird.

Die Gruppe Factory

Sie benötigen das neue Erweiterungsprogramm Factory für den AFS-Manager, damit diese
Regel eine Funktion hat. Die Regel 128 lässt Sie die Nutzung Ihres Artikelstamms nur auf
Fertigungsartikel beschränken.

Die Gruppe Fortführung

In Regel 51 können Sie die Nummer entscheiden, welche beim Fortführen als Auftrags-
nummer mit übergeben wird. Standard ist das die Vorgangsnummer des ersten Auftrages
als Auftragsnummer in den folgenden fortgeführten Vorgang eingetragen wird, aktivieren
Sie diese Regel wird immer die Nummer des Vorgängervorgangs als Auftragsnummer
eingetragen.

12
In der Regel 52 wird das Vorgangsdatum automatisch geleert, welches im Standard auf
das aktuelle Datum gesetzt wird.
Die Regel Nr. 63 ändert das Verhalten beim Fortführen mit sogenannten Alternativartikeln,
diese können normalerweise gelöscht werden. Sie bekommen beim Löschvorgang eine
Warnung. Aktivieren Sie diese Regel, werden diese Warnungen nicht mehr auf Sie zu
kommen.
Mit der Regel 100 können Sie auf leistungsschwachen Systemen die Vorgangverfolgung
beschleunigen, indem Sie die Vorgangsverfolgung nur auf direkte Vorgänge beziehen und
nicht auf Verdichtungen (u.a. Sammelrechnungen usw.).
Regel 107 löscht beim Fortführen bzw. beim Kopieren nicht die Bestellinfos, also
Bestellnummer und Bestelldatum sowie Lieferdatum.
Die fortgeführten Vorgänge sollen erhalten bleiben und eine Wandlung der Vorgänge
verboten werden, dann aktiveren Sie die Regel 132. Ein Wandeln der Vorgänge ist dann
verboten.
Wollen Sie, beim Fortführen von Lieferscheinen zu Rechnungen oder Wareneingängen zu
Eingangsrechnungen, automatisch Sendungsnummern vergeben? Dann aktivieren Sie
diese Regel.

Die Gruppe GASTRO

Um das Gastro-Modul mit speziellen Funktionen bzw. Funktionsweisen auszustatten, dafür

haben wir den nächsten Regel-Block mit der passenden Bezeichnung GASTRO.
In der Regel 102 haben wir die manuelle Tischeingabe. Aktivieren Sie die Eingabe per
Touch-Tastatur bzw. Tastatur, ohne die Touch-Maske zu verwenden zu müssen.
Unter der Regel 110 können Sie die Eingabe von Pagernummern erfordern, falls Sie ein
solches System nutzen, um Ihre Benachrichtungen an die entsprechenden Pager zu
senden.

Die Gruppe IMPORT

13
Die Einstellungen der Regel 117 bestimmt, was mit neuen EGIS-Bestellimporten passiert.
Genauer geschrieben mit dem Artikel EK. Soll dieser upzudaten sein oder nicht, das
schaltet diese Regel.

Die Gruppe Kasse

Unter diesem Block an Regeln haben wir die, der Kasse/Kassenoberfläche sowie Modul
seine Funktionen, verändern und optimieren für den jeweiligen Einsatz.
Fangen wir an mit der Regel 25, die das Verhalten des Pieptons beim Scanner an der Kasse,
im Kassen-Modul deaktiviert und wieder aktiv schaltet.
Wollen Sie bei manuellen Kassenbucheingaben einen Beleg? Dann nutzen Sie die Regel 34.
Diese regelt das Verhalten bei solchen Vorgängen.
Sie haben einen Tarifhandel und wollen aus der Kasse/Touchoberfläche einen Vertrag
anlegen? Dann nutzen Sie die Regel 35, um diese Funktion zu erhalten.
Beim Nutzen von POS Floating können Sie die Regel 49 aktivieren, dass Sie auch geparkte
Vorgänge sehen können, um diese ggf. abschließen zu können.
Bei Key-Usern wird das Schließen des Programmes bei dem Schließen der Touchkasse
unterbunden. Dafür haben Sie die Regel 54.
Erlauben Sie mit der Regel 56 die Volltextsuche auch im Nummernfeld mit der Regel 56.

14
Das EAN-Waage/Anzahlmodul von dieser Suche ausschließen, können Sie mit der
folgenden Regel 58.
Eine vereinfachte Ansicht von Varianten (komplette Listenansicht, statt
Annäherungssuche), schalten Sie mit der Regel 59 ein.
Wollen Sie die Sortierungen bei Zentralbestellungen und –touren einschalten, so dass Sie
statt Annäherungssuche Feldname eingeben müssen, schalten Sie mit der Regel 60 und
61 ein.
Die einzelnen Kundenbemerkungen aktivieren Sie mit der Regel Nummer 99.
Ihre Kassierer sollen einen zweiten Scan durchführen, um das Feld ZUSATZ3 zu füllen. Die
Regel 111 ermöglicht Ihnen diesen Schritt beim Kassieren.
Die Regel 112 ist für die OPOS-Kassenladenüberwachung, die verbreitet nach 15 Sek.
Einen Beep-Ton, solang die Kassenlade geöffnet ist. Aktivieren Sie diese Regel, um diesen
Ton zu deaktivieren.
Wollen Sie Orderbons zusammenfügen, dann aktivieren Sie die Regel 113.
Sie können mit der Regel 121 den Kassenumsatz einen Mitarbeiter zuzuordnen, indem Sie
beim Kassieren einen Mitarbeiter anwählen müssen.
Standardmäßig ist die geöffnete Kasse immer im Vollbild und zwingt sich auch immer in
den Vordergrund. Das können Sie mit der Regel 124 ändern. Ein Aktivieren dieser Regel
blockt das Arbeiten im Hintergrund nicht mehr.
Wollen Sie die Profi-Adress- und Profi-Artikelbearbeitung aus der Kasse/POS Ebene öffnen,
aktiveren Sie die Regel 125/126.
Eine Rundung des Postenrabattes einzustellen auf 0,00 oder 0,05, ist durch die Regel 134
ermöglicht.
Die Regel 135 lässt bei Stammkunden nicht mit Sofort BAR oder Sofort EC kassieren,
sondern benötigt immer eine Kundenkarte/-identifikation.

Die Gruppe LAGER

Kein Zusammenfügen von Stellplatzeinbuchungen, können Sie in dieser Gruppe mit der
Regel 115 erzwingen. Sie müssen jeden Artikel in ein Stellfach zu ordnen.

15
Die Gruppe Lager

Sie klingen gleich und sind doch unterschiedlich. Daher haben wir nochmals die Gruppe
Lager – diesmal eher auf das standardisierte Lager der Warenwirtschaft. Sie beinhalten
Veränderungen durch Regel am Lagerbuch (Regel 120), an den Stücklistenbuchungen
(Regel 122) sowie die gesamte Lagerhaltung abzuschalten (Regel 130).

Die Gruppe Masken

Folgend haben wir eine Gruppe mit einer Regel für die Masken, genau geschrieben die
Funktion von automatischen Umbrüchen bei den Langtexten. Diese aktivieren Sie mit
dieser Regel.

Die Gruppe Mitarbeiter

Auch in dieser Gruppe sehen Sie nur eine Regel, diese aktiviert das Ihre Mitarbeiter sich
auch in der Zeiterfassung (AFS-Zeiterfassung) anmelden, sofern Sie das nutzen.

16
Die Gruppe Modul Lieferschwellen

In dieser Gruppe haben Sie, wie Sie im Screenshot sehen 2 Regeln. Die verändern zwei
Funktionen der AFS-Warenwirtschaft. Zum einen können Sie die Überprüfung der
Lieferschwellen vor dem Drucken abschalten mit der Regel 94. Mit der Regel 95 bekommen
Sie keine Lieferschwellenabfragen bei Vorgängen mit dem Steuersatz „Steuerfrei innerhalb
EG“.

Die Gruppe Multimedia

In dieser Gruppe ist abermals eine Regel vorhanden, um auf Funktionen zu unterstützen.
Sie können Bilder beim Einfügen in der AFS-Warenwirtschaft sofort auch im dafür
vorgesehenen Pfad (auch UNC Path genannt) speichern.

Die Gruppe Produktion

Diese Gruppe ermöglicht Ihnen in Produktionsvorgängen einen Default Kunden zu

hinterlegen. Speichern Sie dafür eine Kundennummer ein. Dies erfolgt in Regel 76.
Bei der zweiten Regel können Sie die Vorgehensweise bei Stücklisten so einstellen, dass
diese wie normale Stücklisten verwendet werden.

17
Die Gruppe Rabatte/Rabattmatrix

Diese Regel aktiviert eine Abfrage, wenn ein Adressrabatt erlassen bzw. hinterlegt wird,
die Ihnen dann eine Rabattmatrix oder Gruppenrabatte anlegt nach dem maximalen Rabatt
mit einzubeziehen.

Die Gruppe Sicherheit

In dieser Gruppe ermöglichen Sie in der AFS-Warenwirtschaft ein verstärktes Loggen von
Veränderungen durch den User. Diese dient meist zur Fehlerfindung. Die ID der Regel ist
Nummer 104.

Die Gruppe TOUCHPOS

Die Gruppe regelt eigenständig Befehle für die Touch POS Oberfläche. Sie können den
Schnellmodus der Touchoberfläche aktivieren, sowohl mit als auch ohne Lagerbuchung.
Das sind die Regeln sind die 70 und 74. Vorsicht: Die ist mit nicht allen Kassen verfügbar.
Ebenfalls können Sie sich die Positionen dauerhaft anzeigen lassen. Regel 71 macht das
für Sie verfügbar. Wollen Sie die Artikelinfo bzw. deren Bilder stretchen, damit Sie besser

18
auf die Touchoberfläche passen? Dabei hilft die Regel 89. Die Regel 82 ermöglicht einen
sofortigen Druck der Gutschein, ohne die Zahlmaske auf zu rufen. Diese Zahlmaske passt
sich in der Größe auch an und das kann mit Regel 83 aktiviert werden. Haben Sie keinen
Artikel gefunden, blockiert die Kasse/POS Oberfläche bis zur korrekten Eingabe, oder Sie
aktivieren die Regel 97 und die Blockade ist gelöst.

Die Gruppe Textbausteine

Führen Sie Textbausteine zusammen in der Zwischenablage, in dem Sie diese Regel Nr.
129 aktiviert. Gute Kasse/PC-Performance erforderlich.

Die Gruppe Variantenanlage

Sie wollen die automatische Speicherung in der Variantenmatrix unterbinden, dann haben
Sie in der Regel 118 dieser Gruppe, die Möglichkeit dazu.

Die Gruppe Vertragsverwaltung

Ändern Sie die Standard-Sortierung Provider – Tarif zu einer von Ihnen gewünschten
Sortierung. Die Regel kann dies bewirken. Wir empfehlen die Unterstützung unserer
Supportexperten, da eine falscheingestellte Regel 43 zu Fehlern in Programm führen kann.

19
Die Gruppe Vorgang

Die Gruppe regelt mit Ihren einzelnen Regeln, ob das Lieferdatum nach Eingabe der
Sendungsnummer sofort erfolgt und welche Freigabekennzeichen für Zahlungen,
übergebene Zahlungen und durchgeführte Zahlungen auf dem BONs erhalten seien sollen.

Die Gruppe Vorgangsliste

Optimieren Sie die Suche in der Vorgangsliste auf die Sendungsnummer, indem Sie die
Regel 69 einschalten. Und ermöglichen Sie immer die Ansicht von Geräten und Projekten
mit der Regel 116.

Die Gruppe Warengruppe

Das kennen Sie bereits aus dem Kunden- sowie dem Artikelstamm, daher keine
Wiederholung. Dublettensuchen und MUSS Felder einstellen.

20
Die Gruppe Zahlarten

Auch bei den Zahlarten können MUSS Felder hinterlegt werden, das tun Sie in Regel 23.
Die Regel 75 erzwingt eine Vorgabe für die Fälligkeit von Lastschriften.

Die Gruppe Zahlungen

Wollen Sie keine Teilzahlung bei offenen Posten vorgeschlagen bekommen, dann stellen
Sie die Regel 24 auf aktiv. Vorgänge, die Zahlungen enthalten sollen nicht stornierbar sein,
dann müssen Sie die Regel 26 einschalten.
Sofortiger Emailversand von Zahlungshinweis bei Lastschriftankündigungen, kann hier
aktiviert werden. Vergessen Sie nicht im Kundenstamm Email-Adressen zu hinterlegen.

21
22