Umgang mit

Dokumenten und
Aufzeichnungen
Schulungsprogramm
Anleitung

Herzlich Willkommen zum Schulungsprogramm „Umgang mit Dokumenten und Aufzeichnungen“ von Kelheim Fibres.
Bevor Sie starten, sollten Sie sich zunächst mit der Bedienung des Programms auseinandersetzen:

Die Schulung ist in verschiedene Themenblöcke bzw. Lektionen gegliedert. Das Weiterblättern auf die nächste Seite erfolgt durch Anklicken des
Feldes „Weiter“ unterhalb der Seite. Um zurückzublättern, klicken Sie auf „Zurück“. Insgesamt sind X Abfragen vorgesehen. Bitte beachten Sie,
dass auch mehrere Antworten richtig sein können. Nachdem Sie ihre Antworten ausgewählt haben, klicken Sie auf das Feld „Prüfe Antwort“.

Wenn Sie die richtigen Antwortmöglichkeiten ausgewählt haben, werden Sie zur nächsten Lektion weitergeleitet. Falls dies nicht der Fall sein
sollte, lesen Sie sich die Folien bite noch einmal aufmerksam durch und versuchen Sie es erneut.

Sie haben die Schulung erfolgreich abgeschlossen, wenn Sie alle Fragen korrekt beantwortet haben. Als Nachweis dafür wird ein persönliches
Zertifikat erstellt, dass Sie befähigt, in Ihrem jeweiligen Arbeitsbereich tätig zu werden.
Lernziele

Wenn Sie dieses Schulungsprogramm durchgearbeitet haben, kennen Sie:

Motivation
1. Worum geht es hier überhaupt?

Dokument:
 = Anleitung oder Anweisung
 Sind zu befolgen, da sonst kein ordnungsgemäßer Ablauf!

Aufzeichnungen:
 = Nachweis oder Messwert
 Überprüfung, ob Qualitätsanforderungen erfüllt werden  Qualitätssicherung

 Damit wird eine Ordnung und Struktur gewährleistet!

2. Was ist ein Dokument?

Dokumente sind zum Beispiel:

 Arbeits-/Betriebsanweisungen
 Tätigkeitsbeschreibungen
 Prüfvorschriften
 Formulare
 Betriebshandbücher
Der Inhalt kann im Laufe der Zeit verändert werden (Ergänzungen, Aktualisierungen).

Sie haben in Ihrem Alltag oft mit abteilungsbezogenen Dokumenten zu tun:

Produktionsaufträge, Anweisungen, Fahrweisen, Prüf-/Spinnpläne, Bestellungen, Aufträge,

Tätigkeitsbeschreibungen
 Warum sind Tätigkeitsbeschreibungen
wichtig?
Tätigkeitsbeschreibungen/Arbeitsanweisungen müssen immer sorgfältig
durchgelesen werden. Denn sonst passiert Folgendes:

Fehlerhafte Messwerte

Gefährdung der eigenen Sicherheit

Missachtung von
Anweisungen/Tätig-
keitsbeschreibungen
Schädigung der Gesundheit Schädigung des
Unternehmens!
Beschädigung von Maschinen/Apparaturen

Störung von Prozessabläufen

1. Abfrage
Welche der folgenden Aussagen treffen auf Dokumente zu?

 Prüfvorschriften, Betriebshandbücher und Tätigkeitsbeschreibungen sind Dokumente

o Anweisungen müssen nicht vollständig durchgelesen werden und nur teilweise befolgt werden
o Das Nichtbeachten von Anweisungen hat keinerlei negative Auswirkungen
 Alle Inhalte aus einer Tätigkeitsbeschreibung müssen beachtet werden
 Bei Missachtung von Tätigkeitsbeschreibungen kann die eigene Gesundheit/Sicherheit
gefährdet, Maschinen im Betrieb beschädigt und Prozesse in ihrem Ablauf gestört werden und
daher zur Schädigung des gesamten Unternehmens führen!
3. Was sind Aufzeichnungen?

 Unterlagen, die Informationen speichern

 aus Prozessabläufen entstandene Ergebnisse
 Aufzeichnungen halten Informationen über durchgeführte Tätigkeiten fest
 Der Inhalt kann im Gegensatz zu einem Dokument nach der Erstellung in der
Regel nicht mehr geändert werden

Beispiele:
 Grafische Skizze
 Schriftliches Protokoll
 Mitschrift
 Tabelle mit Messwerten
 Diagramm
Richtiger Umgang mit Aufzeichnungen

Es ist besonders wichtig, dass beim Erstellen, Verwalten und Archivieren von
Aufzeichnungen bestimmte Regeln beachtet werden, damit ein reibungsloser
Ablauf im Betrieb gewährleistet werden kann.

1. Immer auf Eindeutigkeit und Vollständigkeit achten!

Beispiel: Wenn an bestimmten Stellen einer Messreihe keine Messwerte
notwendig sind, wird anstatt den Platz freizulassen, der Vollständigkeit halber
ein Strich eingetragen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass diese Stelle
bearbeitet wurde. Denn es gilt:

Keine Eintragung = Nicht bearbeitet!

Unklarheiten erfordern weitere Überprüfungen und verlangsamen dadurch den Betriebsablauf!

Richtiger Umgang mit Aufzeichnungen

2. Arbeitsvermerke:
Beispiel: Wenn an einer bestimmten Stelle einer Messreihe Unklarheiten
auftauchen, dürfen diese in Form einer Notiz als Zusatzinformation vermerkt
werden. Der ursprüngliche Inhalt aber darf nicht verändert werden und muss
lesbar bleiben!
Richtiger Umgang mit Aufzeichnungen

3. Korrektur/Löschen von Eintragungen

Beispiel: Wenn falsche Messwerte gemessen wurden, so ist es erlaubt, diese als
ungültig zu markieren. Allerdings muss der ursprüngliche Wert lesbar bleiben. Die
nachträgliche Änderung muss deutlich gekennzeichnet werden.

Durch Unkenntlichmachung der ursprünglichen Information besteht die Möglichkeit zur

Fälschung von Messwerten!
Richtiger Umgang mit Aufzeichnungen

4. Aufbewahrung
Beispiel: Nach einer gewissen Zeit stellt sich heraus, dass im Betrieb etwas
schiefgelaufen ist. Man möchte nun nachsehen, was die Ursache dafür war und
betrachtet die Messwerte von vergangener Woche. Dadurch lässt sich das Problem
schneller beheben.
• Alle Aufzeichnungen müssen für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden
• Aufbewahrungsfrist

Nur durch Rückverfolgbarkeit der Messdaten kann die Ursache des Problems
gefunden und gelöst werden!
3. Dokumente - Lenkung

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Management-
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3. Dokumente - Lenkung

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 3. Dokumente - Lenkung
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verteilt Bekanntgabe
durch Mail

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Gültigkeit nach
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