Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
Inhaltsbersicht
1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.3.1. 1.3.1.1. 1.3.1.2. 1.3.2. 1.3.2.1. 1.3.2.2. 1.3.2.3. 2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.3.1. 3.3.2. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 4. 4.1. 4.2. 4.2.1. 4.2.2. 4.2.3. 4.2.4. 4.2.4.1. 4.2.4.2. 4.2.4.3. 4.3. 5. 5.1. 5.2. Grundbegriffe ......................................................................... 2 Aufgaben des Rechnungswesens ............................................ 2 Gliederung des Rechnungswesens .......................................... 2 Rechtsgrundlagen des Rechnungswesens ................................ 2 Gesetzliche Rechtsquellen ...................................................... 3 Handelsrechtliche Vorschriften ............................................... 3 Steuerrechtliche Vorschriften ................................................. 4 Die Grundstze der ordnungsgemen Buchfhrung ............. 4 Dokumentationsgrundstze .................................................... 4 Bilanzierungsgrundstze ........................................................ 4 Ordnungsgeme computergesttzte Buchhaltung ................. 5 Buchfhrungspflicht ............................................................... 6 Handelsrechtliche Buchfhrungspflicht .................................. 6 Steuerrechtliche Buchfhrungspflicht ..................................... 6 Weitere Aufzeichnungspflichten ............................................. 6 Aufgabe 1: Grundlagen und Buchfhrungspflicht .................. 8 Buchfhrungsorganisation ..................................................... 9 Grund- und Hauptbuch .......................................................... 9 Nebenbuchhaltungen .............................................................. 9 Aufbewahrungspflichten ......................................................... 9 Handelsrechtliche Detailregelungen ....................................... 9 Steuerrechtliche Detailregelungen ........................................ 10 Aufbewahrungsfristen .......................................................... 10 Unterscheidung der Belege ................................................... 11 Muster fr die Behandlung von Belegen gem GoB ........... 11 Aufgabe 2: Belegwesen ........................................................ 12 Inventur, Inventar, Bilanz ..................................................... 13 Das Inventar ......................................................................... 13 Die Inventur ......................................................................... 13 Grundlegende Definition ...................................................... 13 Bewertung und Bewertungsvereinfachung ........................... 13 Inventurorganisation ............................................................ 14 Besondere Arten der Inventur ............................................... 15 Permanente Inventur ............................................................ 15 Verlegte Inventur ................................................................. 15 Stichprobeninventur ............................................................. 15 Aufgabe 3: Inventur ............................................................. 15 Inventar und Bilanz .............................................................. 16 Grundlegende Definition ...................................................... 16 Die Bilanzwaage .................................................................. 16 5.3. 5.4. 5.5. 6. 6.1. 6.2. 6.2.1. 6.2.1. 6.2.1.1. 6.2.1.2. 6.2.1.3. 6.3. 6.3.1. 6.3.2. 6.3.3. 7. 7.1. 7.2. 7.3. 8. 8.1. 8.2. 8.3. 8.4. 8.5. 9. 9.1. 9.2. 9.3. 9.4. 9.5. 9.6. 9.7. Das grundlegende Gliederungsschema ................................. 16 Beispiel fr eine Bilanz ........................................................ 17 Aufgabe 4: Inventar und Bilanz ........................................... 17 Die Ableitung der Buchungsmethodik .................................. 18 Bilanz und Buchungsregeln .................................................. 18 Ableitung von Buchungsstzen ............................................ 19 Was ist ein Buchungssatz? ................................................... 19 Beispiele fr Buchungsstze ................................................. 19 Bestandsbuchungen .............................................................. 19 Das Problem mit dem Bankkonto ......................................... 20 Erfolgsbuchungen ................................................................ 21 Aufgaben .............................................................................. 21 Aufgabe 5: Bestandsbuchungen ........................................... 22 Aufgabe 6: Bestands- und Erfolgsbuchungen ....................... 22 Aufgabe 7: Buchungsflle identifizieren ............................... 22 bersichten zur Buchungssystematik ................................... 22 bersicht ber die wichtigsten Buchungsregeln. Teil 1: Die vier elementaren Buchungsflle. ......................... 23 bersicht ber die wichtigsten Buchungsregeln. Teil 2: Der Buchungskreislauf der Bilanzkonten. ................. 24 bersicht ber die wichtigsten Buchungsregeln. Teil 3: Erfolgskonten, GuV und Eigenkapital. ..................... 25 Anhang ................................................................................. 26 Anhang A: Allgemeine Kontenbersicht ............................... 26 Anhang B: Gliederungsschema des Gemeinschaftskontenrahmen der Industrie (GKR) ...................................... 27 Anhang C: Gliederungsschema des Industriekontenrahmen (IKR) ................................................................................... 28 Anhang D: Das Merkblatt: Die Buchungsflle der Geschftsbuchfhrung ......................................................................... 29 Anhang E: Alle Buchungsregeln: die elementaren Buchungsregeln der Geschftsbuchfhrung .......................... 30 Lsungen zu den Aufgaben .................................................. 31 Lsung zu Aufgabe 1: Grundlagen und Buchfhrungspflicht 31 Lsung zu Aufgabe 2: Belegwesen ....................................... 31 Lsung zu Aufgabe 3: Inventur ............................................ 32 Lsung zu Aufgabe 4: Inventar und Bilanz .......................... 32 Lsung zu Aufgabe 5: Bestandsbuchungen .......................... 32 Lsung zu Aufgabe 6: Bestands- und Erfolgsbuchungen ...... 32 Lsung zu Aufgabe 7: Buchungsflle identifizieren ............. 33
wird daher empfohlen, mit diesem Skript sehr grndlich umzugehen. Jedes seiner Elemente wird spter wieder von Bedeutung sein. Nichts ist berflssig. Wer die Grundregeln nicht verstanden hat, wird spter mit Gewiheit scheitern. Also, bitte, nehmen Sie es ernst! Zwei didaktische Anmerkungen aus meiner langjhrigen Lehrerfahrung mchte ich noch voranstellen: 1. Buchungsregeln sind entweder Rechtsvorschriften oder nur gegenseitig auseinander abzuleiten, aber nicht explizit verstndlich. Soll, Haben oder an bedeuten nichts. 2. Die Regeln zum Bilden von Buchungsstzen sind aus der Bilanz abgeleitet. Verstehen Sie erst den Inhalt der Bilanz. Wenn Sie bildliches Vorstellungsvermgen besitzen, werden Sie es wahrscheinlich einfacher haben, weil Sie sich vorstellen mssen, was auen und innen im Bilanzschema steht! Viel Erfolg! Harry Zingel
-21. Grundbegriffe
Rechnungslegung ist der Oberbegriff fr die Gesamtheit der Aufzeichnungspflichten, mit denen internen und externen Interessenten Rechenschaft ber die Geschftsvorflle und die Lage des Unternehmens gegeben wird. Externe Interessenten knnten sein: Banken Glubiger Behrden, insbesondere das Finanzamt Kapitalanleger Die Geschftsleitung Controller und interne Revision Mitarbeiter, insbesondere leitende Kapitaleigentmer Buchfhrung: Diese ist eine unternehmensbezogene Zeitraum- und Zeitpunktrechnung. Die zeitraumbezogene Rechnungslegung gipfelt in der Gewinnund Verlustrechnung (GuV) und die zeitpunktbezogene Rechnungslegung kulminiert in der Bilanz. Kosten- und Leistungsrechnung: Diese ist eine betriebsbezogene Stck- und Gesamtrechnung, d.h., sie liefert Daten ber den einzelnen Betrieb (nicht das Unternehmen) bezogen auf einen Zeitraum (nbicht unbedingt ein Geschftsjahr) und eine Leistungseinheit (Stck, Exemplar, usw). Statistik: Im Rechnungswesen versteht man hierunter eine Vergleichs- und Analyserechnung, die etwa fr Zeit-, Unternehmens- oder Betriebsvergleiche eingesetzt werden kann. Aufgrund ihrer Vielseitigkeit wird die Statistik auch in anderen unternehmerischen Teilbereichen eingesetzt, insbesondere in der Marktforschung un im Qualittsmanagement, so da sich hier Schnittstellen des Rechnungswesens zu diesen Teilbereichen ergeben. Planrechnung: Diese ist eine betriebs- oder unternehmensbezogene Vorschaurechnung, die Zukunftsdaten hinsichtlich relevanter Bereiche prognostiziert. Sie wird auch als Budgetierung bezeichnet und ist zugleich ein Teilgebiet des Controllings. Dieses Skript befat sich ausschlielich mit der Buchfhrung. Zu den anderen Teilbereichen stehen vom gleichen Autor weitere Skripte zur Verfgung; zu allen Teilbereichen (und vielen anderen Themen) sollten Sie auch im Lesikon fr Rechnungswesen und Controlling des gleichen Autors nachschlagen sowie die zahlreich vorhandene Lernsoftware des Autors benutzen.
Dieses Skript stellt die wesentlichen Grundlagen der betrieblichen Rechnungslegung dar.
Buchfhrung:
-3 Kodifiziertes Recht sind im Wesentlichen gesetzliche Regelungen im Steuer- und im Handelsrecht. Man unterscheidet hierbei insbesondere Gesetze, Verordnungen und Erlasse.
Man unterscheidet hier zwei grundstzlich relevante Rechtsbereiche: das Steuerrecht und das Handelsrecht. Beide Rechtsgebiete enthalten teilweise ver(code law) streut, teilweise konzentriert Rechts Rechtsprechung kommt in vorschriften zur Rechnungslegroem Umfang in allen gung, die einander in der TheoGebieten der RechnungsRechrie ergnzen, in der Praxis legung vor. aber oftmals widersprechen. nungsBesonders die Bonner und Gewohnheitsrecht findet wesen RechtGewohnBerliner Laienspieltruppe sich in zahlreichen von sprechung heitsrecht von 1998 hat mit ihren diGesetzen nur unscharf (Richterrecht) versen Steuerreformen die( common oder berhaupt nicht desen Zustand verschrft. Das ( case law ) finierten Grundstzen, law) ist fr den Unternehmer etwa den Grundstzen der schlecht, weil er allen ernstes ordnungsgemen Buchgezwungen ist, einander direkt fhrung, die vielfach nur gewidersprechenden Rechtsvorschriften wohnheitsrechtlichen Charakter haben, oder etwa auch in Handelsbruchen (z.B. 346 voll zu gengen, tewa einem steuerrechtlichen Verbot der Teilwertabschreibung bei einer gleichzeitigen handelsHGB) oder Treu und Glauben (157 BGB). rechtlichen Pflicht zu einer solchen Abschreibung. Die kodifizierten Rechtsquellen und die Rechtsprechung sind leider uerst unsystematisch und vermitteln viel- 1.3.1.1. Handelsrechtliche Vorschriften fach eher den Anschein zuflliger Sammlungen von Die grunglegenden handelsrechtlichen Vorschriften sind Vorschriften anstatt systematischer und planmiger konsistent an einem Ort im Handelsgesetzbuch zusamRechtssetzung. Insgesamt lassen sich das aber Handels- mengefat und gliedern sich im 3. Buch HGB in folgende recht und das Steuerrecht als wesentliche Hauptrechts- Teile: quellen unterscheiden. 1. 238-263 Grundlegende Vorschriften fr alle Obwohl das Mageblichkeitsprinzip und das umgekehrte Kaufleute, Mageblichkeitsprinzip aufgrund von 5 Abs. 1 EStG 2. 264-335 Zustzliche Vorschriften fr Kapitalund 254 HGB eine Einheit zwischen diesen beiden gesellschaften, Rechtsgebieten herzustellen versuchen ist diese Einheit 3. 336-339 Zustzliche Vorschriften fr eingedoch sptestens durch die Steuerreform 1999 weitgehend tragene Genossenschaften, verlorengegangen (vgl. beispielsweise Teilwertabschrei- 4. 340-341 o Zustzliche Vorschriften fr Unterbung). nehmen bestimmter Geschftszweige, insbesondere fr die KreditinstiFr brsengngige Konzernmutterunternehmen kommen tute, Finanzdienstleister und Versidurch die ffnung Deutschlands fr die internationale cherungen, Rechnungslegung derzeit noch die International Accounting Standards (IAS) als Rechtsquelle hinzu. Die deut- 5. 342, 342 a Privates Rechnungslegungsgremium, Rechnungslegungsbeirat. schen Rechnungslegungsstandards (DRS) bieten eine neue kodifizierte Rechtsquelle, die sich aber gerade erst am Rechtsformenspezische Vorschriften finden sich u.a. auch Anfang befindet. in den gesellschaftsrechtlichen Regelungen des HandelsEine Freigabe der IAS fr alle Unternehmen ist bis 2005 geplant. Gesetzliche Grundlagen des Rechnungswesens Handelsrecht Steuerrecht gesetzbuches fr die offene Handelsgesellschaft und die Kommanditgesellschaft, ferner fr die Aktiengesellschaft im Aktiengesetz sowie fr die GmbH im GmbHG. Weiterhin sind zu beachten das Publizittsgesetz (Offenlegungspflichten) und fr die Genossenschaft, speziell die Genossenschaftsprfung das Genossenschaftsgesetz. Grenspezifische Vorschriften sind insbesondere im Handelsgesetzbuch (vgl. z.B. 267 HGB) und im Publizittsgesetz enthalten. Branchenspezifische Regelungen finden sich insbesondere fr das Versicherergewerbe im Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG) und fr das Kreditgewerbe im Kreditwesengesetz (KWG). Auch fr Kraftwerksbetreiber, Krankenhuser und viele andere Branchen gibt es mehr oder weniger konsistente Sonderrechte. Dabei sind insbeson HZ
-4dere die sonderrechtlichen Einschrnkungen fr bestimmte Branchen verfassungsrechtlich bedenklich. EStR). Darber hinaus fordert 243 Abs. 2 HGB, da der Jahresabschlu klar und bersichtlich sein mu. Grundsatz der Richtigkeit: dieser verlangt richtige Verbuchung und Aufzeichnung von Geschftsvorfllen (239 Abs. 2 HGB). Grundsatz der Vollstndigkeit: dieser gebietet, smtliche Vermgensgegenstnde, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Aufwendungen und Ertrge in den Jahresabschlu einzubeziehen, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist (246 Abs. 1 HGB). Dabei drfen Bilanzierungswahlrechte und Bilanzierungsverbote nur im gesetzlich genau umgrenzten Rahmen wahrgenommen werden. Es gilt das allgemeine Verrechnungsverbot, wonach keine Verrechnung von Posten der Aktivseite mit Posten der Passivseite, von Aufwendungen mit Ertrgen, von Grundstcksrechten mit Grundstckslasten zulssig ist (246 Abs. 2 HGB). Darber hinaus sind alle Geschftsvorflle einzeln aufzuzeichnen (und grundstzlich auch einzeln zu bewerten). Grundsatz der Ordnungsmigkeit des Belegwesens: Damit sich die Geschftsvorflle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (238 Abs. 1 Satz 3 HGB), mssen bei der Belegbehandlung folgende Regeln beachtet werden. 1. Belegzwang fr Buchungen: Keine Buchung ohne Beleg. 2. Rechnerische Richtigkeit des Beleginhalts. 3. Datumspflicht von Buchungsbelegen: Jeder Beleg ist mit einem Ausstellungsdatum zu versehen. 4. Unmiverstndlicher Belegtext bei hinreichender Erklrung des Geschftsvorfalls: Belege mssen in einer lebenden Sprache gehalten werden (239 Abs. 1 HGB), Aufstellung des Jahresabschlusses dagegen in deutscher Sprache (244 HGB). Bedeutung von Abkrzungen, Ziffern, Buchstaben und Symbolen mu eindeutig festliegen (239 Abs. 1 Satz 2 HGB). 5. Gegenseitiges Verweisprinzip: Von der Buchung zum Beleg, vom Beleg zur Buchung. 6. Korrekturverbot: Keine nachtrgliche Vernderung einer Eintragung oder Aufzeichnung, so da der ursprngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (239 Abs. 3 Satz 1 HGB). Auch keine Vornahme solcher nderungen, deren Beschaffenheit es ungewi lt, ob sie ursprnglich oder erst spter gemacht worden sind (239 Abs. 3 Satz 2 HGB). Pflicht zum Storno fehlerhafter Eintragungen, Aufzeichnungen und Buchungen (der fehlerhafte Vorgang ist aus Grnden der Klarheit und bersichtlichkeit offen rckgngig zu machen). Pflicht zur Belegerstellung auch fr Stornobuchungen.
1.3.2.1. Dokumentationsgrundstze
Grundsatz der bersichtlichkeit: dieser verlangt eine solche Beschaffenheit der Buchfhrung, da sie einem sachverstndigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen berblick ber die Geschftsvorflle und ber die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschftsvorflle mssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (238 Abs. 1 Satz 2 HGB, 145 AO, R 29
1.3.2.2. Bilanzierungsgrundstze
Grundsatz der Klarheit: dieser schreibt vor, den Jahresabschlu klar und bersichtlich aufzustellen (243 Abs. 2 HGB). Er dokumentiert sich u.a. in den Vorschriften einer Postengliederung nach vorgeschriebener Reihenfolge
HZ
-5(265 Abs. 1 HGB), in der Verpflichtung zu zutreffender und eindeutiger Postenbezeichnung, im Verrechnungsverbot (246 Abs. 2 HGB), in der Pflicht zur Einhaltung der vorgeschriebenen Ausweisformen ( Kontoform fr Bilanz, 266 Abs. 1 HGB, Staffelform fr GuV-Rechnung, 275 Abs. 1 HGB) sowie in der Pflicht zur Beachtung des Grundsatzes der Wesentlichkeit (z.B. 265 Abs. 3 HGB). Grundsatz der Wahrheit: dieser bezieht sich auf die materielle, inhaltliche Ordnungsmigkeit in bezug auf Ansatz- und Bewertungsfragen, umfat den Vollstndigkeitsgrundsatz (246 Abs. 1 HGB), das Verbot der Tuschung oder Irrefhrung Dritter (d.h., Pflicht zur Orientierung an der Generalklausel nach 264 Abs. 2 HGB) und die Pflicht zu materiell richtiger Verbuchung von Geschftsvorfllen und Gestaltung des Jahresabschlusses. Grundsatz der Kontinuitt: dieser gliedert sich in Bilanzidentitt (die die bereinstimmung der Erffnungsbilanz mit der Schlubilanz des Vorjahres hinsichtlich Gliederung, Ansatz und Bewertung fordert), formelle Kontinuitt (welche die Beibehaltung von Gliederung und Postenbezeichnung im Zeitablauf verlangt) und in materielle Kontinuitt (welche auf die Beibehaltung des Wertzusammenhangs durch Wertfortfhrung im Zeitablauf zielt). Grundsatz der Vorsicht: dieses auch als Vorsichtsprinzip bzw. Grundsatz der kaufmnnischen Vorsicht bekannte Grundprinzip (252 Abs. 1 Nr. 4 HGB) ist der vielleicht wichtigste Grundsatz berhaupt. Nach dieser Grundregel hat sich ein Kaufmann bei Bilanzierung im Zweifel rmer darzustellen, als er ist. Oberbegriff fr eine Vielzahl von Einzelgrundstzen und vorschriften, die darauf abzielen, da der Ausweis im Jahresabschlu nicht zu optimistisch ausfllt, sondern allen erkennbaren Risiken und Gefahren Rechnung trgt. Das Vorsichtsprinzip wird berall dort zur Leitlinie, wo aufgrund unvollstndiger Information oder der Unsicherheit knftiger Ereignisse Ermessensspielrume bestehen. In diesen Fllen bedeutet das Vorsichtsprinzip, da alle Gesichtspunkte, die fr die Bewertung von Bedeutung sein knnen, sorgfltig und vollstndig zu erfassen sind, insbesondere solche, die eingetretene Verluste erkennen lassen oder die auf bestehende Risiken hindeuten. Der Grundsatz der Vorsicht verlangt nicht, da von der verlustbringendsten Annahme auszugehen ist, allerdings sollte von mehreren Schtzungsalternativen eine etwas pessimistischere als die wahrscheinlichste gewhlt werden. Richtschnur und Grenze fr das Vorsichtsprinzip ist die vernnftige kaufmnnische Beurteilung, die fordert, da fr eine Manahme sachliche Grnde vorliegen mssen. Die willkrliche Bildung stiller Rcklagen (stille Reserven) mit dem Ziel, andere Gesellschafter zu benachteiligen und den Informationsgehalt des Jahresabschlusses zu vermindern, ist durch den Grundsatz der Vorsicht nicht gedeckt. Das Vorsichtsprinzip kommt insbesondere bei der Bemessung der Abschreibungen, der Bewertung des Vorratsvermgens (Vorrte) und der Forderungen sowie der Dotierung der Rckstellungen zum Tragen.
HZ
-6 Das Verfahren der DV-Buchfhrung mu durch eine Verfahrensdokumentation, die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte nachweist, verstndlich und nachvollziehbar gemacht werden. Es mu gewhrleistet sein, da das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Programm (Version) voll entspricht (Programmidentitt). Geschftsvorflle bei DV-Buchfhrungen sind dann ordnungsgem gebucht, wenn sie nach einem Ordnungsprinzip vollstndig, formal richtig, zeitgerecht und verarbeitungsfhig erfat und gespeichert sind: Das Ordnungsprinzip bei DV-gesttzten Buchfhrungssystemen setzt die Erfllung der Belegfunktion sowie der Kontenfunktion voraus. Die Speicherung der Geschftsvorflle nach einem bestimmten Ordnungsmerkmal ist nicht vorgeschrieben. Die Forderung nach einem Ordnungsprinzip ist erfllt, wenn auf die gespeicherten Geschftsvorflle und/oder Teile von diesen gezielt zugegriffen werden kann. Die Verarbeitungsfhigkeit der Buchungen mu, angefangen von der maschinellen Erfassung ber die weiteren Bearbeitungsstufen, sichergestellt sein. Sie setzt voraus, da neben den Daten zum Geschftsvorfall selbst auch die fr die Verarbeitung erforderlichen Tabellendaten und Programme gespeichert sind. Durch Kontrollen ist sicherzustellen, da alle Geschftsvorflle vollstndig erfat werden und nach erfolgter Buchung nicht unbefugt (d. h. nicht ohne Zugriffsschutzverfahren) und nicht ohne Nachweis des vorausgegangenen Zustandes verndert werden knnen. Die formale Richtigkeit der Buchungen mu durch Erfassungskontrollen sichergestellt werden, um zu gewhrleisten, da alle fr die unmittelbar oder zeitlich versetzt nachfolgende Verarbeitung erforderlichen Merkmale einer Buchung vorhanden und plausibel sind. Insbesondere mssen die Merkmale fr eine zeitliche Darstellung sowie eine Darstellung nach Sach- und Personenkonten gespeichert sein. Die Forderung nach zeitgerechter Verbuchung bezieht sich auf die zeitnahe und periodengerechte (der richtigen Abrechnungsperiode zugeordnete) Erfassung der Geschftsvorflle. Kaufleute, d.h., fr alle Gewerbetreibende. Als Kaufleute im Sinne der Buchfhrungsvorschriften sind anzusehen: 1. Nach 1 HGB nunmehr seit 1. Juli 1998 alle Gewerbetreibende, wobei die alte branchenbezogene Definition abgeschafft wurde; 2. Land- und Forstwirte, die nach 3 Abs. 2 HGB die Eintragung in das Handelsregister wegen ihres Geschftsumfanges herbeigefhrt haben (sogenannter Kannkaufmann); 3. Handelsgesellschaften im Sinne des 6 Abs. 1 HGB, d.h., alle Kapitalgesellschaften; 4. Eingetragene Genossenschaften (17 Abs. 2 GenG); 5. Versicherungsunternehmen, die nicht kleinere Vereine sind (53 Abs. 1 VAG). Freiberufler sind Nichtgewerbetreibende und damit auch aus handelsrechtlicher Sicht nicht buchfhrungspflichtig.
2. Buchfhrungspflicht
Wie nicht anders zu erwarten, ist die Buchfhrungspflicht im Handels- und im Steuerrecht uneinheitlich geregelt.
Formkaufleute (6)
Juristische Personen des privaten oder ffentlichen Rechts (z.B. GmbH, Aktiengesellschaft) erwerben durch Eintragung in das Handelsregister Rechtspersnlichkeit und gleichzeitig auch die Kaufmannseigenschaft. 36 HGB, der bislang die juristischen Personen des ffentlichen Rechts von der Eintragung ausnahm, wird abgeschafft und bestehende juristische Personen des ffentlichen Rechts mssen nachgetragen werden.
Kaufmann kraft Gewerbebetrieb (1) (Mukaufmann, Istkaufmann) Jeder, der ein Gewerbe betreibt. Kannkaufleute (3)
Dienstleistungsbetriebe und Handwerker werden schon durch die tatschliche Gewerbeausbung Kaufleute, sofern sie einen in kaufmnnischer Art und Weise eingerichteten Geschftsbetrieb bentigen. Magebliche Grenze hierfr werden wiederum die 140, 141 AO. Der Begriff des Minderkaufmannes wird abgeschafft.
Gewerbetreibende, die nach Art und Umfang einen in kaufmnnischer Weise eingerichteten Geschftsbetrieb nicht bentigen, und daher nicht durch 1 erfat sind. Grenze = steuerliche Buchfhrungspflicht nach 140, 141 AO. Auch Kleingewerbetreibende erhalten nunmehr die Mglichkeit zur Bildung einer OHG oder KG.
1. Firma (17-37 HGB): Name des Kaufmannes, unter dem er klagt, verklagt werden kann und seine Geschfts fhrt. Nicht der Betrieb des Kaufmannes. Man unterscheidet Sachund Personenfirma sowie Kombinationen aus beidem. Bisherige rechtsformenspezifische Vorschriften wurden ebenfalls abgeschafft.
-7-
HZ
2. Handelsregister (8-16 HGB): ffentliches Verzeichnis aller Kaufleute in einem Gerichtsbezirk. Das Handelsregister verzeichnet Tatbestnde wie Gesellschafter, Geschftsfhrer, Prokuristen, Kapital und Beteiligungen und ist jedermann jederzeit ohne Bedarfsnachweis zugnglich.
3. Buchfhrungspflicht (238ff HGB und 140, 141 AO): Umfat Vorschriften ber Bewertung, Rechnungslegung und Bilanzierung.
4. Prokura (48-58 HGB): Generalvertretung in allen gewhnlichen und auergewhnlichen Angelegenheit mit Ausnahme des Verkaufens und Belastens von Grundstcken. Sachverhalte, die nicht bevllmchtigt werden drfen, wie die Unterzeichnung der Bilanz und der Steuererklrung, sind auch dem Prokuristen nicht erlaubt.
...deklaratorisch
Die Kaufmannseigenschaft besteht vor der Die Kaufmannseigenschaft wird erst durch die Eintragung in das Handelsregister bewirkt. Sie besteht erst ab dem Moment der Eintragung schon durch die reine Ausbung Eintragung. Vor Bewirkung der Eintragung sind ausschlielich brgerlich-rechtliche Regeln anwendbar. Die Handelnden haften Dritten des Gewerbes und wird durch die Eintragung gegenber gesamtschuldnerisch (421 BGB). nur nach auen erklrt und bekanntgegeben. Die Eintragung ist Die Eintragung ist Die Eintragung ist
pflicht
freiwillig
freiwillig
pflicht
Der Kaufmannsbegriff wurde zum 1. Juli 1998 neu gefat. Diese bersicht zeigt nur noch die neue Rechtlage. Die alten Begriffe des Sollkaufmannes und des Minderkaufmannes wurden abgeschafft und die Kaufmannseigenschaft wurde allgemein an den Gewerbebegriff gekoppelt. Insofern wurde die Rechtslage also vereinfacht. Freie Berufe bleiben Nichtgewerbetreibende und sind daher von der Reform der Kaufmannseigenschaft nicht betroffen, so da auch diese Reform eigentlich nur ein Refrmchen geblieben ist.
HZ
uere Organisation der buchhalterischen Arbeiten und insbesondere der Eing.Aufbewahrung und Ordnung der buch- rechhalterischen Dokumente und Aufzeich- nungen nungen: Ausg.3.1. Grund- und Hauptbuch rechnungen Man unterscheidet zunchst in 1. Grundbuch mit zeitlicher Aufzeich- Banknung aller Geschftsflle in Form auszge von Buchungsstzen und 2. Hauptbuch mit sachlicher Ordnung Kassenbelege aller Geschftsflle auf Konten. Bei elektronischer Buchhaltung mu Barnur das Grundbuch durch den Buch- Quittng. halter durch die Eingabe von Buchungsstzen gefhrt werden; die Konten des usw... Hauptbuches werden automatisch vom Programm gefhrt.
Haupt buch
S Kto... H .... .... .... .... S Kto... H .... .... .... ....
. . .
. . .
3.2. Nebenbuchhaltungen
Ferner unterscheidet man 1. die Nebenbuchhaltungen, die spezielle buchhalterische Tatbestnde und Informationen verarbeiten, z.B. Lhne und Gehlter, Wechsel, Anlagen. Diese leistet Zuarbeiten, die in der 2. Hauptbuchhaltung verarbeitet werden. Nur die Hauptbuchhaltung liefert dem Leser ein vollstndiges Bild ber die Geschftsvorflle und die Lage des Unternehmens.
Wechselkopierbuch
Bilanzbuch
Die Belege fr beide Bereiche der Buchhaltung sind geordnet gem den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften aufzubewahren.
3.3. Aufbewahrungspflichten
Die Aufbewahrung war im Steuerrecht und im Handelsrecht bereinstimmend geregelt; durch die Neufassung des 147 AO ergeben sich ab 2002 jedoch gravierende nderungen. Kaufleute sind gem 257 HGB und 147 AO zunchst zur Aufbewahrung folgender Unterlagen verpflichtet: 1. Handelsbcher, Inventare, Erffnungsbilanzen, Jahresabschlsse, Lageberichte, Konzernabschlsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verstndnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, 2. Empfangene Handels- oder Geschftsbriefe, 3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschftsbriefe, 4. Buchungsbelege, 5. sonstige Unterlagen, soweit sie fr die Besteuerung von Bedeutung sind. Aufzubewahrende Unterlagen sind in systematisch und chronologisch (zeitlich) geordneter Weise bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist so zu verwahren, da sie inner HZ
halb angemessener Frist verfgbar sind. Ab 2002 mssen die aufzubewahrenden Aufzeichnungen whrend der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit, also nicht mehr innerhalb der angemessenen Frist verfgbar sein und maschinell ausgewertet werden knnen (147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Das ist eine wesentliche Verschrfung der bisherigen Regelung.