In-Step Für Projektleiter

Handbuch
fr Projektleiter
in-Step
in-Step
Workflow-Management
fr IT-Projekte
in-Step
in-Step
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in-Step Workflow-Management fr IT-Projekte, ProjektleiterHandbuch
Die in diesem Handbuch enthaltenen Angaben und Daten knnen ohne vorherige
Ankndigung gendert werden. Die in den Beispielen verwendeten Firmen, sonstige Namen
und Daten sind frei erfunden, soweit nicht anders vermerkt. Das vorliegende Handbuch ist
urheberrechtlich geschtzt. Ohne ausdrckliche schriftliche Genehmigung der microTOOL
GmbH, Berlin, darf kein Teil dieses Handbuchs fr irgendwelche Zwecke vervielfltigt oder
bertragen werden, unabhngig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln,
elektronisch oder mechanisch, dies geschieht.
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Software Methoden Training
Berlin
Alle Rechte vorbehalten.
in-Step
ist ein eingetragenes Warenzeichen der microTOOL GmbH.

Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem
Handbuch berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche
Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutzgesetzgebung als frei zu betrachten
wren und daher von jedermann benutzt werden drfen.
Copyright
iii
Inhalt
Inhalt
Vorwort vii
Die Idee von in-Step 1
Was Sie ber Prozessmodelle unter in-Step
wissen mssen 5
Die Grundelemente eines Prozessmodells 5
Warum wir immer von ...typen sprechen 6
Was Sie ber Aktivittstypen wissen mssen 8
Wo die Rollen herkommen 15
Was Sie ber Produkttypen wissen mssen 17
Was Sie ber den Produktfluss wissen mssen 22
Produktfluss vs. Kontrollfluss 24
Was in-Step fr die Dynamik des Prozesses braucht 26
Gute Vorbereitung ist alles 35
So richten Sie ein Projekt unter in-Step ein 36
Start-up 36
Wie in-Step Projekte verwaltet 38
Systeme unter in-Step 38
Projekte unter in-Step 39
iv
Inhalt
Wie Sie mit in-Step ein Projekt anlegen und einrichten 40
Ein bis vier Schritte zum Projekt 40
Schritt 1: System anlegen/auswhlen 41
Schritt 2: Projekt anlegen/beschreiben 42
Schritt 3: Prozess anlegen/anpassen 48
Schritt 4: Mitarbeiter anlegen/bearbeiten 54
Rechte fr Systeme, Projekte und Produkte 61
Die Rechte eines System- und Projektadministrators 61
Rechte zur Bearbeitung von Produkten 63
Noch einmal im Schnelldurchlauf 65
So steuern Sie ein Projekt mit in-Step 67
Wie Sie den Workflow in Ihrem Projekt planen 67
Unser Beispiel 68
In vier Schritten zum Workflow 73
Schritt 1: Aktivitten anlegen 73
Schritt 2: Bearbeiter zuordnen 74
Schritt 3: Ein- und Ausgangsprodukte anlegen/zuordnen 75
Schritt 4: Ausgangsprodukte den Folgeaktivitten als Eingabe zuordnen 79
Warum es noch nicht losgeht 80
Wie die Arbeit im Projekt zu flieen beginnt 84
Der Schnellstart in die Workflow-Planung 88
Workflow-Basics: Was Sie ber die Grundkonstrukte eines
Workflows wissen mssen 95
Die einfache Sequenz 96
Wenn der Workflow komplizierter wird 98
Fall 1: Eine Aktivitt erwartet mehrere Eingangsprodukte von mehreren Vorgnger-
aktivitten
Oder: Die Synchronisation von sequenziellen Ablufen 99
v
Inhalt
Fall 2: Eine Aktivitt hat mehrere Ausgangsprodukte fr mehrere
Nachfolgeaktivitten 103
Fall 3: Mehrere Aktivitten erwarten dasselbe Eingangsprodukt
Oder: Parallel und versionssicher arbeiten 107
Runde fr Runde ein bisschen besser: die Iteration 111
Fall 1: Eine bereits vollstndig durchgefhrte Folge von Aktivitten wird
wiederholt 113
Fall 2: Eine Aktivitt geht in die zweite Runde, bevor die Folgeaktivitt durchgefhrt,
also die erste Runde beendet ist 120
Die Iterationsbremse 122
So planen und kontrollieren Sie Kosten und Termine 124
Das Prinzip der Kosten- und Terminkontrolle von in-Step 125
Wie Sie mit Voreinstellungen und Vorgabewerten eine Menge Zeit sparen 127
Vorgaben im Prozessmodell 127
Wirkung der Vorgaben aus dem Prozessmodell 130
Vorgaben beim Mitarbeiter 132
Wirkung der Vorgaben beim Mitarbeiter 134
Wenn die Voreinstellungen nicht passen: So planen Sie eine einzelne
Aktivitt 137
Wie Sie bei der Kosten- und Terminplanung vorgehen 145
Wenn das Projekt noch ganz am Anfang steht 145
Schritt 1 der Projektinitialisierung: Phasen anlegen 146
Schritt 2 der Projektinitialisierung: Vorgnger-/Nachfolgerbeziehungen
zwischen den Phasen definieren. 147
Schritt 3 der Projektinitialisierung: Kosten und Termine planen 149
Wenn das Projekt erst einmal luft 150
Schritt 1 der Phasenplanung: Erste Phase in Aktivitten gliedern 150
Schritt 2 der Phasenplanung: Workflow, Kosten und Termine der Aktivitten
planen 151
vi
Inhalt
Schritt 3 der Phasenplanung: Meilensteine als Kostenbremse setzen 152
Schritt 4 der Phasenplanung: Nchste Phase in Aktivitten gliedern 155
Schritt 5 der Phasenplanung: Startaktivitt mit vorangegangenem
Meilenstein durch Kontrollfluss verbinden 155
So bringen Sie Ihre Planung zu Papier 156
So erstellen und versionieren Sie den Projektplan 157
Projektplan erstellen 157
Projektplan in in-Step aufnehmen 159
Projektplan bearbeiten oder aktualisieren 160
Projektplan versionieren 162
So erstellen Sie ein Projektdiagramm 166
So werten Sie die Planungsinformationen aus 167
Auswertung starten 168
Neue Auswertung anlegen 169
Nachwort 174
Anhang 177
So geben Sie ein eigenes Prozessmodell ein 179
So verallgemeinern Sie das Vorgehen in einem Projekt zu einem Prozess 218
So arbeiten Sie mit in-Step auch ohne spezifischen Prozess 234
So erweitern Sie in-Step 253
So kommunizieren Sie im Projekt 263
So machen Sie eine Meilenstein-Trendanalyse fr Ihr
Projekt 272
So arbeiten Sie mit eigenen Bildschirmformularen direkt in in-Step 290
Index 304
vii
Vorwort
Vorwort
Es gibt unendlich viele Mglichkeiten, einen Tag zu vertun ...
aber keine einzige, ihn zurckzubekommen.
Tom DeMarco, Der Termin
Stecken Sie gerade mitten in einem Projekt? Gut. Und Sie wissen ganz
genau, wo Ihr Projekt heute steht, welche Ergebnisse fertig sind, was gerade getan wird, was
noch zu tun ist, wo die Zeit geblieben ist, die eingeplant war, und was das Projekt bis heute
gekostet hat? Wenn Sie nicht aus vollem Herzen mit Ja antworten knnen, dann sind Sie hier
richtig.
Dieses Handbuch wendet sich an alle, die fr Projekte Verantwortung tragen und die Arbeit in
Projektteams organisieren. Wir sprechen der Einfachheit halber von Projektleitern, obwohl
wir natrlich wissen, dass Menschen in unterschiedlichen Positionen diese Aufgaben in der
Praxis bernehmen, zum Beispiel Projektmanager, Teamleiter oder Teammitglieder in sich selbst
organisierenden Teams.
In diesem Handbuch geht es um Projektkontrolle. Darunter fassen wir drei Ttigkeiten zusam-
men:
! die Projektplanung; jedes Projekt braucht einen Plan, will man dem Chaos nicht das Feld
berlassen,
! die Gewinnung von Statusinformationen; denn was ntzen Plandaten ohne Vergleich
zum Istzustand,
! die Projektsteuerung; der Plan-/Istvergleich ist ja nicht Selbstzweck, sondern die Grundla-
ge fr korrigierende Eingriffe.
Sie werden im Folgenden in-Step kennen lernen, ein Werkzeug, das Sie bei diesen Ttigkeiten
auf eine neuartige Weise untersttzt. Es kombiniert Workflow-, Projekt- und Konfigurations-
management miteinander. in-Step ermglich Ihnen, die Arbeitsablufe zwischen Projekt-
mitarbeitern festzulegen und zu steuern, Termine und Kosten zu planen und zu berwachen
sowie die entstehenden Produkte zu versionieren. in-Step macht den Stand eines Projekts
viii
Vorwort
sichtbar. Es liefert Ihnen zu jedem Zeitpunkt aktuelle Informationen ber die Zustnde aller
Projektaktivitten und zu entwickelnden Produkte mit einem Blick in das laufende Projekt
oder Schwarz auf Wei in Projektplnen, Projektdiagrammen und aktuellen Auswertungen.
Fr dieses Spektrum an Funktionen bentigt in-Step eine Basis: ein Prozessmodell, das das
prinzipielle Vorgehen in den Projekten Ihrer IT-Organisation regelt.
Im ersten Kapitel dieses Handbuchs, das Die Idee von in-Step

heit, erfahren Sie mehr ber
den Zusammenhang zwischen Prozessmodell, Workflow-, Projekt- und Konfigurations-
management.
Im zweiten Kapitel mit dem Titel Was Sie ber Prozessmodelle unter in-Step wissen ms-
sen, lernen Sie die Elemente kennen, die ein Prozessstandard unter in-Step aufweisen muss.
Wir gehen in diesem Handbuch zwar davon aus, dass Prozessmodellierung nicht Ihr Thema
ist, Sie also zu den Anwendern eines Prozessstandards gehren, nicht zu seinen Erfindern.
Dennoch bentigen Sie fr die Planung und Steuerung des Workflows in Ihren Projekten
Grundkenntnisse ber die Struktur eines Prozessmodells. Diese vermitteln wir Ihnen hier.
In dritten Kapitel So richten Sie ein Projekt unter in-Step ein zeigen wir Ihnen, wie man ein
Projekt mit in-Step vorbereitet. Sie erfahren, wie man ein neues Projekt anlegt, sich einen
Prozess besorgt, Mitarbeiter in das Projekt aufnimmt und gegebenenfalls sogar Aktivitten
und Produkte aus einem frheren Projekt benutzt. In diesem Zusammenhang stellen sich zwei
Fragen: Wo lsst in-Step eigentlich seine Daten ber Prozess, Projekt und Mitarbeiter. Und wo
bleiben die Produkte, die im Projektverlauf entstehenden? Auch dazu erhalten Sie in diesem
Kapitel ausfhrliche Informationen.
Gute Vorbereitung ist alles, aber dann soll es auch losgehen: Im vierten Kapitel, das wir So
steuern Sie ein Projekt mit in-Step genannt haben, erleben Sie die ersten Schritte der
Workflow-Planung. Sie erfahren an einem Beispiel, wie Sie die anstehenden Aufgaben im
Projekt mit in-Step verteilen, wie Sie die Zusammenarbeit im Team festlegen und dafr sorgen,
dass jeder wei, welche Produkte er bearbeiten soll. Abschlieend wechseln wir den Blick
und machen deutlich, wie die Projektmitarbeiter den Workflow mit in-Step wahrnehmen.
Das fnfte Kapitel mit dem Titel Workflow-Basics: Was Sie ber die Grundkonstrukte
eines Workflows wissen mssen rumt mit einem grundlegenden Missverstndnis auf: Ein
Prozessstandard wird hufig als komplex, starr, unflexibel und einengend angesehen. Sie
werden in diesem Kapitel die berraschende Erkenntnis gewinnen, dass ein Prozessmodell Sie
in Ihrem Vorgehen kaum reglementiert und eine sehr flexible Gestaltung der Arbeitsablufe
ix
Vorwort
zulsst. Denn ein Prozessmodell und der daraus hergeleitete lebendige Workflow sind zwei
ganz verschiedene Dinge. Auf der Basis eines Prozessmodells knnen Sie das zeigen wir
Ihnen an mehreren Beispielen ganz unterschiedliche Workflows gestalten. Einen Schwer-
punkt der Betrachtung bildet das iterative Vorgehen, also das geplante und kontrollierte Wie-
derholen von Aktivitten oder Aktivittsfolgen mit dem Ziel, Produkte zu berarbeiten. Wie
behlt man den Workflow im Projekt auch bei Iterationen im Griff? Das erfahren Sie in diesem
Kapitel.
Sie kennen das Kernproblem der Kosten- und Terminkontrolle in jedem Projekt: Es ist die
zeitnahe Erfassung der Istaufwnde. in-Step hat dafr eine einfache Lsung: Das Werkzeug
registriert jeden Wechsel der Zustnde von Aktivitten und Produkten. Es stellt automatisch
fest, wann eine Aktivitt beginnt und wann sie abgeschlossen wird. Es nimmt Ihnen also die
zeitintensive Erfassung der Istwerte ab. Was Sie fr die Projektsteuerung jetzt noch bentigen
sind die Planwerte. Im letzten Kapitel So planen und kontrollieren Sie Kosten und Termi-
ne erfahren Sie, wie Sie ein Projekt mit in-Step schrittweise planen, wie Ihnen das Werkzeug
durch Voreinstellung Planungsaufwand abnimmt und die Planung immer aktuell hlt. Fr
Vorgesetzte und Auftraggeber bentigen Sie natrlich von Zeit zu Zeit reprsentative Unter-
lagen ber den Stand des Projekts. Am Ende dieses Handbuchs erfahren Sie, welche vielflti-
gen Mglichkeiten in-Step Ihnen bietet, Planung und Projektstand zu Papier zu bringen.
Als Projektleiter finden Sie in der Regel den Vorgehensstandard Ihrer IT-Organisation in in-Step
vor. Oder Sie arbeiten mit einem der Modelle, die in-Step mitbringt. Aber was knnen Sie tun,
wenn kein passendes Modell in in-Step vorhanden ist? Wie gehen Sie vor, wenn kein Prozess-
verantwortlicher da ist, der den Unternehmensstandard in in-Step abbildet? Wie knnen Sie
in-Step nutzen, wenn Ihnen kein spezifisches Prozessmodell zur Verfgung steht? Im Anhang
finden Sie dazu und zu anderen Praxisaspekten konkrete Anleitungen.
Wenn Sie das Handbuch schon einmal flchtig durchgeblttert haben, ist Ihnen sicher aufge-
fallen, dass es zahlreiche farbige Textstellen enthlt. Die blau gekennzeichneten Teile leiten
Sie zum Mitklicken an. Sie beschreiben Bedienungsablufe, die Sie beim Lesen schnell einmal
ausprobieren knnen. Bei den roten Textstellen handelt es sich um Randbemerkungen oder
Antworten auf vertiefende Fragen. Als eiliger Leser knnen Sie sowohl blaue als auch rote
Passagen einfach berspringen.
Erst einmal probieren und einen direkten Eindruck gewinnen so sollten Sie starten, wenn Sie
in-Step kennen lernen wollen. Legen Sie dieses Handbuch ruhig noch einmal zur Seite. Haben
Sie in-Step schon installiert? Beim Installieren und Konfigurieren des Werkzeugs im LAN oder
x
Vorwort
im Internet hilft Ihnen das AdministratorHandbuch zu in-Step. Und so machen Sie sich am
schnellsten mit in-Step vertraut: ffnen Sie an Ihrem PC die in-Step-Programmgruppe. Darin
finden Sie den Eintrag in-Step zum Kennenlernen. Wenn Sie darauf klicken, wird ein Online-
Dokument geffnet, das Sie zu einer Quicktour durch ein Projekt mit in-Step einldt. Klicken
Sie die vorgeschlagenen Schritte doch einmal mit in-Step durch. Ein fr die Quicktour vorbe-
reitetes Beispielsystem gehrt zum Installationsumfang von in-Step. So gewinnen Sie einen
ersten Eindruck von der Zielsetzung und den funktionalen Mglichkeiten, die in-Step Ihnen
bietet. Fr alle Anwender des V-Modells, des Entwicklungsstandards fr IT-Vorhaben des Bun-
des, haben wir eine eigene Quicktour erstellt. Sie finden Sie unter dem Titel in-Step und das
V-Modell ebenfalls in der Programmgruppe von in-Step. Und auch dazu bringt in-Step ein
Beispielsystem mit.
Wenn Sie sich mit in-Step ein wenig vertraut gemacht haben, dann ist es Zeit fr dieses Hand-
buch.
Sollten bei Ihren ersten Schritten mit in-Step trotz AdministratorHandbuch, Quicktour,
ProjektleiterHandbuch und Online-Hilfe Fragen offen bleiben, dann zgern Sie bitte nicht und
wenden sich an unseren technischen Support. Wir helfen Ihnen gern weiter.
brigens: Schauen Sie doch gelegentlich in der in-Step-Community im Internet vorbei. Dort
knnen Sie sich mit anderen Anwendern austauschen. Zustzlich finden Sie dort aktuelle
Informationen und Praxistipps. Die Adresse lautet:
http://in-step.microTOOL.de/community.
Wir wnschen Ihnen nun viel Freude beim Kennenlernen von in-Step.
1
Die Idee von in-Step
Jedes IT-Projekt ist anders. Wirklich? Nein. Die meisten Projekte laufen
nach einem hnlichen Schema ab. Anforderungen definieren, bewerten und in Lsungen
umsetzen, Codieren, Compilieren und Debuggen, Testflle definieren, Testen und Fehler be-
heben diese Aktivittstypen kommen in fast allen IT-Projekten vor. Entsprechend entstehen
in den meisten Projekten die gleichen Produkttypen wie Anforderungen, Architekturmodelle,
Testflle, Quellcode und ausfhrbare Programme. Viele IT-Organisationen haben diese Er-
kenntnis aufgegriffen und unternehmensspezifische Prozessmodelle entwickelt, die das Vor-
gehen und die erwarteten Ergebnisse fr alle Projekte definieren. Das Bekannteste ist sicher
das V-Modell, der Entwicklungsstandard fr IT-Systeme des Bundes. Ziel der Einfhrung eines
Prozessmodells ist es, Orientierung fr alle Projektbeteiligten zu schaffen, die Zusammenar-
beit im Team zu optimieren und schlielich auch die Qualitt der Arbeit und der Projekt-
ergebnisse zu verbessern.
Im Detail regelt ein Prozessmodell, welche Ausgangsprodukttypen durch einen Aktivittstyp
erzeugt werden und welche nachfolgenden Aktivittstypen diese Produkttypen dann weiter
verarbeiten. Aus diesem inhaltlichen Produktfluss lsst sich eine grobe zeitliche Abfolge der
Aktivitten eines Projekts ableiten. Diese Eigenschaft eines Prozessmodells ist der Schlssel
zur maschinellen Steuerung von IT-Projekten im Sinne eines Workflows. Und damit sind wir
bei in-Step.
in-Step ist ein Workflow-Management System, das auf den Einsatz in IT-Projekten spezialisiert
ist. Es arbeitet auf der Basis eines unternehmenseigenen Prozessmodells. Mit dem Prozess-
wissen steuert es den Workflow im Projekt. Zuvor aber heit es fr den Projektleiter: Aktivit-
ten planen, ihre Ergebnisse festlegen, Mitarbeiter zuordnen und Ablufe definieren; denn
jedes Projekt ist im Detail eben doch anders. Dazu bietet in-Step dem Projektleiter das
unternehmenseigene Prozessmodell mit seinen Aktivittstypen, Produkttypen und Produkt-
flssen als eine Art Muster an. Aus jedem Aktivittstyp des Prozessmodells sagen wir zum
Beispiel Komponente testen knnen sich in einem realen Projekt ein oder auch mehrere
konkrete Aktivitten ergeben etwa Client-Komponente der Anwendung eShop testen und
Server-Komponente der Anwendung eShop testen. Entsprechendes gilt fr die Produkttypen.
Ob pro Aktivitts- bzw. Produkttyp genau eine Aktivitt bzw. ein Produkt oder auch mehrere
entstehen knnen, wird in der Definition des Prozessmodells festgelegt: Jeder Aktivitts- und
Produkttyp erhlt dort eine Kardinalitt. berall dort, wo das Prozessmodell genau ein Exem-
plar von einem Aktivitts- oder Produkttyp vorsieht, kann das Werkzeug den Workflow im
2
Projekt automatisch planen. Wo das Prozessmodell allerdings mehrere Aktivitten oder Pro-
dukte gleichen Typs zulsst, muss der Projektleiter entscheiden, welches Produkt von welcher
Aktivitt bearbeitet werden soll und in welche Folgeaktivitt es anschlieend einfliet. in-Step
macht dazu Vorschlge. Und schlielich gehrt zur Workflow-Planung noch ein letzter Schritt.
Es muss die Frage beantwortet werden: Wer macht was? Die Aktivitten bringen aus dem
Prozessmodell das Wissen darber mit, welche Rollen fr ihre Durchfhrung bentigt wer-
den. Diese Rollen mssen durch die Zuordnung von Projektmitarbeitern konkret besetzt wer-
den. Ist die Besetzungsliste komplett, kann das Projekt mit in-Step beginnen.
in-Step untersttzt nicht nur die Planung, sondern bernimmt auch die Kontrolle des Workflows
im Projekt. Es vergleicht dazu die Soll- und Istzustnde der Produkte und Aktivitten. Woher
hat in-Step diese Informationen? Das Wissen ber die Sollzustnde stammt aus dem Prozess-
modell: Es definiert sie sowohl fr Produkte an sich, als auch fr die Ein- und Ausgaben jeder
Aktivitt. Das Wissen ber die Istzustnde der Produkte besitzt in-Step, weil es die entstehen-
den Produkte verwaltet und automatisch versioniert. Denn in-Step ist auch ein Konfigurations-
managementsystem. Im laufenden Projekt gibt der Bearbeiter die Istzustnde der Produkte
vor. Dies geschieht eher nebenbei, zum Beispiel indem er ein Produkt zur Bearbeitung ausleiht
oder es als fertig erklrt. Durch Vergleich der Istzustnde der Produkte mit den Sollzustnden
der Ein- und Ausgaben der Aktivitten hat in-Step ein wachsames Auge darauf, ob Aktivitten
beginnen knnen oder noch warten mssen, weil die bentigten Eingangsprodukte nicht da
beziehungsweise nicht im richtigen Zustand sind. in-Step macht alle Aktivitten eines Projekts
mit ihren Zustnden, ihrer Mitarbeiterzuordnung und ihren Ein- und Ausgabeprodukten sicht-
bar. Es signalisiert dem Bearbeiter, dass eine Aktivitt zur Durchfhrung bereit ist, sobald alle
erforderlichen Produkte den fr die Weiterbearbeitung notwendigen Zustand erreicht haben
und alle brigen Bedingungen zum Start der Aktivitt erfllt sind. Und in-Step tut noch mehr:
Wenn ein Bearbeiter mit einer Aktivitt beginnt, stellt ihm in-Step Anfangsversionen der ge-
forderten Ausgangsprodukte zur Verfgung. Das Werkzeug benutzt dabei die Produktmuster,
die im Prozessmodell definiert sind. Jedes Produkt wird wenn gewnscht gleich mit dem
richtigen Werkzeug geffnet. Sobald ein Projektmitarbeiter mit der Bearbeitung eines Pro-
dukts beginnt, garantiert in-Step, dass niemand mehr die Ergebnisse verndert, die er verwen-
det. Wann immer der Bearbeiter will, kann er seine Ergebnisse ein- und auschecken. in-Step
erzeugt dabei Revisionen der Produkte. Anders gesagt: in-Step nimmt allen Projektbeteiligten
Arbeit ab und sorgt durch die Integration anderer Tools fr kurze Wege und einfaches Hand-
ling. Die Produktivitt und die Qualitt der Ergebnisse jedes einzelnen Projektmitarbeiters
werden positiv beeinflusst: in-Step schafft Orientierung im Projekt, macht den Workflow fr
jeden erkennbar und erleichtert die Kommunikation im Team. Wartezeiten werden verrin-
3
gert. Mitarbeiter, die gleichzeitig in mehreren Projekten ttig sind, knnen ihre Aufgaben
besser koordinieren. Bei all dem mischt in-Step sich nicht in die inhaltliche Arbeit, also die
Durchfhrung der Aktivitten und die Gestaltung der Produkte ein.
Die grundlegenden Features von in-Step
Jedes Projekt ist anders. Wirklich? Ja, im Detail schon. Zum einen sind nicht alle Produkt- und
Aktivittstypen eines Prozessmodells fr alle Projekte relevant. Zum anderen wirken auch
uere Einflsse wie instabile Anforderungen, wechselnde Rahmenbedingungen, personelle
Vernderungen und Risiken auf ein Projekt ein. Sie zwingen hufig dazu, vom vorgesehenen
Fahrplan abzuweichen. Kurzfristig mssen Aktivitten eingeleitet oder bereits durchge-
fhrte wiederholt werden. Vielleicht mssen sogar ganz neue, zunchst gar nicht vorgesehe-
ne Typen von Produkten entwickelt werden. Im Ergebnis entsteht in einer solchen Situation
ein Ad-hoc-Workflow. Ein Workflow-Management System fr IT-Projekte muss, wenn es praxis-
tauglich sein soll, mit Ad-hoc-Workflows umgehen knnen. Das bedeutet: Es muss dem Projekt-
leiter die Mglichkeit geben, auch Aktivitten und Produkte zu planen und zu steuern, die
sich nicht auf das Prozessmodell genauer auf Aktivitts- oder Produkttypen im Modell
zurckfhren lassen. Wir sprechen hier von typfreien oder einfach von freien Aktivitten und
Produkten. in-Step bietet diese Mglichkeit. Es erffnet Ihnen Spielrume, die notwendig sind,
damit ein Vorgehensstandard gelebt werden kann.
Wenn man schon die Aktivitten eines Projekts im Detail plant, um sie maschinell zu steuern,
dann liegt es nahe, sie auch zur Termin- und Kostenplanung zu nutzen. Und damit sind wir
beim letzten Feature von in-Step: der Untersttzung des Projektmanagements. in-Step verfolgt
dabei das Ziel, mit mglichst wenig planerischem Aufwand ein Maximum an quantitativen
Aussagen ber Projektdauer und Kosten zu gewinnen. Kennt in-Step den geplanten Auf-
wand, den Mitarbeitereinsatz und Kostenstze, kann es Anfangs- und Endtermine pro Aktivi-
4
tt sowie die anfallenden Kosten berechnen. Um den Eingabeaufwand mglichst gering zu
halten, erlaubt es in-Step, auf unterschiedlichen Niveaus Vorgabewerte zum Beispiel fr die
Kostenstze und den Umfang des Mitarbeitereinsatzes zu hinterlegen. Da das gesamte Wis-
sen ber den Workflow maschinell verfgbar ist, kann der Projektleiter vorbereitete oder frei
definierte Auswertungen des Projektstands und des Projektverlaufs durchfhren. Darber hi-
naus besteht die Mglichkeit, die in in-Step vorhandenen Daten nach Microsoft Project zu
bertragen und als Gantt-Chart zu visualisieren. nderungen der Planung knnen sowohl in
in-Step als auch in Microsoft Project vorgenommen und unter dem jeweils anderen Tool per
Knopfdruck aktualisiert werden.
Fassen wir zusammen: in-Step das ist die Integration von Workflow-Management mit Konfi-
gurations- und Projektmanagement auf der Basis eines Prozessmodells. in-Step verfolgt das
Ziel, Projektteams schneller und sicher zum Projektziel zu fhren, den Projektablauf transpa-
rent zu machen und jederzeit die Frage zu beantworten: Wo stehen wir eigentlich im Projekt?
in-Step ist als Workflow-Managementsystem speziell fr IT-Projekte entstanden. Der Einsatz
des Werkzeugs ist darauf jedoch lngst nicht beschrnkt. in-Step bietet sich berall dort an,
wo es darum geht, einen kollaborativen Workflow zu steuern, das heit, wo arbeitsteilig in
Teamarbeit Produkte entstehen, die als Dateien maschinell verwaltet und versioniert werden
mssen. Ob Sie zum Beispiel das Projektmanagement eines groen Vorhabens ganz gleich
welcher Art bernommen haben, ob Sie Medienprojekte machen oder Websites entwi-
ckeln, in-Step hilft Ihnen bei der Steuerung des Workflows, wenn Sie Ihr Vorgehen als einen
Prozess aus Aktivitten, Produkten und Produktflssen beschreiben knnen.
Wie ein Prozessmodell beschaffen sein muss, damit man es unter in-Step zur Workflow-Steu-
erung verwenden kann, das erfahren Sie im nchsten Kapitel.
5
Was Sie ber Prozessmodelle unter in-Step wissen mssen
Was Sie ber Prozessmodelle unter in-Step
wissen mssen
Im vorangegangenen Kapitel haben Sie die grundlegende Idee von
in-Step kennen gelernt: Die Software-Entwicklung wird als kollaborativer Workflow verstan-
den. Entwerfen, Bauen, Prfen die inhaltliche, kreative Arbeit liegt dabei natrlich beim
Menschen. in-Step mischt sich hier nicht ein. Damit ein IT-Projekt erfolgreich verluft, ist aber
noch etwas notwendig: nmlich die reibungslose Zusammenarbeit im Team. Hier wird in-Step
aktiv. Es macht alle Aktivitten eines Projekts mit ihren Ein- und Ausgabeprodukten und ihrer
Mitarbeiterzuordnung sichtbar und steuert den Workflow im Projekt.
Wir haben bereits erwhnt: Ein Workflow-Management System bentigt eine formale Be-
schreibung des Projektablaufs, also des Prozesses, den es steuern soll. Damit Sie als Projekt-
leiter den Prozess nicht fr jedes Projekt neu erfinden mssen, brauchen Sie ein Muster fr
den blichen Projektablauf. Dieses Muster liefert das Prozessmodell Ihrer IT-Organisation. Fr
Sie als Projektleiter ist das Prozessmodell also der Stoff, aus dem Sie den Workflow in Ihren
Projekten gestalten. Dabei bietet Ihnen in-Step groe Spielrume, wie Sie spter sehen wer-
den. Um dieses Muster einsetzen und Ihre Spielrume nutzen zu knnen, sollten Sie die Ele-
mente eines Prozessmodells kennen. In diesem Kapitel erfahren Sie, woraus ein Prozessmodell
unter in-Step besteht. Sie lernen die Informationen kennen, die in-Step dem Prozessmodell zur
Steuerung des Workflows entnimmt.
Die Grundelemente eines Prozessmodells
Ein Prozessmodell fr IT-Projekte reprsentiert all das, was eine IT-Or-
ganisation im Verlauf der Software-Entwicklung und Wartung grundstzlich zu tun beabsich-
tigt und was sich als Best Practice herausgestellt hat. Als Vorgehensstandard definiert es alle
Aktivittstypen, die durchzufhren sind, und alle Produkttypen, die dabei entstehen sollen.
Alle Aktivitten und Produkte durchlaufen in einem Projekt mehrere Zustnde: Zu Beginn des
Projekts sind sie lediglich geplant, spter befinden sie sich in Bearbeitung und sptestens
beim Projektabschluss sind sie schlielich durchgefhrt oder fertig. Welche Zustnde pro Ak-
tivitts- und Produkttyp tatschlich unterschieden werden sollen, ist ebenfalls Gegenstand
des Prozessmodells.
Mit Hilfe der Zustnde lsst sich auch der Zusammenhang zwischen Aktivitts- und Produkt-
typen im Prozessmodell vorgeben. Wir sprechen dabei vom Produktfluss: Das Modell legt
fest, welche Produkttypen in welchem Zustand vorhanden sein mssen, damit ein Aktivitts-
6
typ durchgefhrt werden kann. Es definiert auerdem, welchen Zustand die Produkttypen
aufweisen mssen, die einen Aktivittstyp als Ergebnis verlassen.
Die verschiedenen Typen von Aktivitten in einem Projekt erfordern meist auch unterschiedli-
che Fhigkeiten der Bearbeiter. Die Qualifikationsprofile, die eine IT-Organisation kennt, wer-
den als Rollen abgebildet. Mit einer Rolle ist keine Person oder Stelle gemeint. Eine Rolle steht
vielmehr fr die Befhigungen, Kenntnisse und Erfahrungen, die fr spezielle Ttigkeiten
notwendig sind. Beispiele fr Rollen sind Systemanalytiker, Software-Entwickler, Tester und
Projektleiter. Welches Profil fr einen Aktivittstyp erforderlich ist, wird durch die Zuordnung
von einer oder mehreren Rollen festgelegt.
Warum wir immer von ...typen sprechen
Haben Sie etwas Mhe mit den letzten Abstzen gehabt? Ja, es stimmt:
Das klingt alles ein bisschen sperrig. Immer ist dort von Aktivittstypen und Produkttypen und
nicht einfach von Aktivitten und Produkten die Rede. Es war ganz gewiss nicht Absicht,
Ihnen das Lesen hier besonders schwer zu machen. Doch die saubere Unterscheidung zwi-
schen Aktivittstypen und Aktivitten sowie Produkttypen und Produkten ist notwenig. Dahinter
steckt nmlich eine fr die Arbeit mit in-Step

wichtige Aussage: Ein Prozessmodell ist immer
ein Typenmodell. Es listet auf, welche Typen von Aktivitten und Produkten charakteristisch
fr die Projekte Ihrer IT-Organisation sind. Wenn Sie als Projektleiter mit in-Step arbeiten, dann
ist es Ihre Aufgabe aus diesen Typen konkrete Aktivitten und Produkte fr Ihr Projekt abzu-
leiten. Darauf gehen wir spter noch ausfhrlich ein. Hier dazu nur so viel: Nicht alle Aktivi-
tts- und Produkttypen des Modells mssen in jedem Projekt vertreten sein. Es kann also im
Prozessmodell Aktivitts- und Produkttypen geben, von denen Sie in Ihrem Projekt keine Ak-
tivitten und Produkte also keine Exemplare oder formal ausgedrckt, keine Instanzen
bentigen. Umgekehrt knnen von manchen Aktivitts- und Produkttypen aber auch mehre-
re Instanzen vorkommen. Machen wir uns das anhand eines Beispiels klar. Hier sind drei
Aktivittstypen, die in jedem Prozessmodell vorkommen knnten: Komponente entwickeln,
System integrieren und System testen. Da die meisten IT-Systeme heute aus mehreren Kom-
ponenten bestehen, wird man in der Mehrzahl aller Projekte wohl mehrere Aktivitten des
Typs Komponente entwickeln durchfhren. Sie knnten in einem konkreten Projekt zum Bei-
spiel Server-Komponente der Anwendung eShop entwickeln, Client-Komponente der An-
wendung eShop entwickeln und Mobile Komponente der Anwendung eShop entwickeln
heien. Von System integrieren wird es wohl in einem Projekt genau ein Exemplar geben. In
unserem Beispiel wrde man diese Aktivitt sicher einfach eShop integrieren nennen. Wie
sieht es mit System testen aus? Wie von System integrieren bentigt man in einem Projekt
7
eigentlich nur eine Aktivitt dieses Typs. Nennen wir Sie in unserem Beispielprojekt eShop
testen. Werden Fehler entdeckt, wird man eShop testen nicht einfach abschlieen, sondern
auf die Korrektur warten und iterativ solange weiter testen, bis das Ergebnis positiv ausfllt.
Das heit: Man kommt mit einer Aktivitt dieses Typs im Projekt aus, die jedoch wiederholt
durchlaufen wird. Anders ist die Lage, wenn man das System eShop unter verschiedenen
Aspekten oder in Hinsicht auf spezielle Anforderungen arbeitsteilig testen will. Dann bentigt
man mehrere Aktivitten des Typs System testen, zum Beispiel eShop in Hinsicht auf Einfach-
heit testen und eShop auf Robustheit testen.
Kann man am Prozessmodell erkennen, wie viele Aktivitten eines Typs vorkommen drfen?
Man kann. Zu jedem Aktivittstyp, aber auch zu jedem Produkttyp sowie zu jedem eingehen-
den und ausgehenden Produkttyp eines Aktivittstyps erwartet in-Step im Prozessmodell die
Angabe einer Kardinalitt. Aktivitts- und Produkttypen knnen ber mehrere Ebenen hierar-
chisch strukturiert sein. Die Angabe der Kardinalitt wird immer bezogen auf den nchst
hheren Aktivitts- oder Produkttyp gemacht. Zur Veranschaulichung schauen Sie bitte auf
den nachfolgenden Ausschnitt aus einer Hierarchie von Produkttypen. Sie sagt aus: Ein IT-
System muss aus mindestens einer, kann aber auch aus vielen Komponenten bestehen. Jede
Komponente besteht ihrerseits aus hchstens einem Ordner, der das Modell aufnimmt, das
ihr zu Grunde liegt. Auerdem gehren zur Komponente genau ein Ordner fr den Quell-
code und ein weiterer Ordner mit der Bezeichnung Programm fr den Binrcode.
Kardinalitt wird immer relativ zum Vater definiert
Wenn Sie Datenmodellierungserfahrung haben oder mit der UML arbeiten, wird Ihnen die
Notation der Kardinalitt unter in-Step sofort vertraut sein:
1 Zu einem Exemplar einer Vateraktivitt bzw. eines Vaterprodukts muss es genau ein
Exemplar des betreffenden Typs geben.
0..1 Zu einem Exemplar einer Vateraktivitt bzw. eines Vaterprodukts kann es ein Exemplar
des betreffenden Typs geben. Es kann aber auch keines geben.
1..* Zu einem Exemplar einer Vateraktivitt bzw. eines Vaterprodukts muss es mindestens
ein Exemplar des betreffenden Typs geben. Es kann auch viele geben.
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0..* Zu einem Exemplar einer Vateraktivitt bzw. eines Vaterprodukts kann es ein Exemplar,
viele Exemplare oder auch gar kein Exemplar des betreffenden Typs geben.
Nachgefragt
Fr Aktivitts- und Produkttypen gibt es auch die Kardinalitt 0. Sie drckt doch
aus, dass es zu einem Vaterexemplar nie ein Kindexemplar des betreffenden Typs
geben kann. Ist das nicht vorsichtig formuliert sinnfrei?
Nein, Sinn steckt schon dahinter. Die Kardinalitt 0 wird zum Tailoring des Prozes-
ses verwendet. Setzen Sie sie bei allen Aktivitts- und Produkttypen, die das Mo-
dell zwar vorschreibt, die Sie in Ihrem Projekt aber nicht verwenden wollen. Im
Projekt knnen dann keine Aktivitten bzw. Produkte dieser Typen erzeugt wer-
den. Einige Prozessmodelle, wie das V-Modell, der Entwicklungsstandard fr IT-
Systeme des Bundes, fordern eine Begrndung fr das Streichen von Aktivitts-
und Produkttypen. Wir schlagen Ihnen vor, die Begrndung auf der Registerkarte
Beschreibung im Eigenschaften-Dialog des betreffenden Aktivitts- bzw. Produkt-
typs zu hinterlegen. Die nchste Abbildung zeigt diesen Dialog.
Was Sie ber Aktivittstypen wissen mssen
Kein Prozessmodell kann Aktivitts- und Produkttypen fr alle Eventu-
alitten der Projektpraxis vorsehen. Sie haben deshalb in jedem Projekt die Mglichkeit, freie,
nicht an einen Aktivittstyp gebundene Aktivitten und auch entsprechende freie Produkte
und zugehrige Produktflsse zu definieren ad hoc, aus der Situation heraus. Allerdings:
Wre diese Mglichkeit uneingeschrnkt, dann mssten Sie sich nicht die Mhe machen, sich
mit dem Prozessmodell Ihrer IT-Organisation auseinander zu setzen. Sie knnten ganz einfach
darauf verzichten, mit dem Modell zu arbeiten und stattdessen Ihren eigenen, individuellen
Workflow aus freien Aktivitten und Produkten gestalten. Das fhrt Sie und Ihr Team
mglicherweise auch zum Erfolg. Gleichzeitig verhindern Sie damit aber, dass der Nutzen
eines Unternehmensstandards und darum handelt es sich ja bei einem Prozessmodell
wirksam wird: nmlich die Vereinheitlichung und Konsistenz der Ablufe als Grundlage fr
! eine bessere Orientierung des Einzelnen und schnellere Einarbeitung neuer Teammitglieder,
! weniger Reibungsverluste und krzere Wartezeiten,
! eine wirksamere Kontrolle und Steuerung,
! die Vergleichbarkeit von Projekten, die Aufarbeitung von Erfahrungen und die Verbesse-
rung des Prozesses.
Deshalb bietet in-Step einen Kompromiss an: Freie Aktivitten und Produkte sind mglich,
aber nicht berall, sondern nur dort, wo das Prozessmodell sie explizit zulsst. Wo findet sich
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diese Angabe im Prozessmodell? Schauen wir dazu einmal in in-Step hinein, und zwar in den
Eigenschaften-Dialog eines Aktivittstyps:
Der Eigenschaften-Dialog von Aktivittstypen
So wirds gemacht
Mchten Sie sich den Eigenschaften-Dialog von Aktivittstypen an Ihrem Bild-
schirm live ansehen? Dann ffnen Sie bitte ein in-Step System. Nehmen Sie doch
einfach das Beispielsystem Sample.isf, das in-Step immer mitbringt. Es wird
standardmig unter C:\Programme\microTOOL\in-Step\Systems\ installiert.
Starten Sie in-Step und geben Sie im Anmeldedialog den eben genannten Pfad
ein. Damit Sie zu allen Informationen Zugang haben, die in-Step bietet, melden
Sie sich am besten als Administrator an. Ein Kennwort bentigen Sie nicht. Im
Beispielsystem befindet sich das Projekt HELLO, das Sie vielleicht schon von unse-
rer Quicktour kennen. berzeugen Sie sich davon, dass Sie wirklich im Projekt
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HELLO arbeiten. Dazu klicken Sie bitte auf den Hauptmenpunkt Projekt/Wech-
seln. Ist das Projekt HELLO mit einem Haken markiert? Dann kann es losgehen.
Andernfalls klicken Sie den Meneintrag HELLO einfach an.
So ffnen Sie das Beispielprojekt HELLO
Die in-Step-Leiste am linken Rand des Fensters muss blau sein. Ist sie gelb? Dann
ist die Projektsicht auf HELLO geffnet. Wechseln Sie zur Prozesssicht des Projekts
HELLO, indem Sie auf die Gruppe Prozess in der in-Step-Leiste klicken.
Durch einen Mausklick auf das Symbol Aktivittstypen in der in-Step-Leiste ff-
nen Sie das Fenster der Aktivittstypen.
So ffnen Sie das Fenster der Aktivittstypen
Gegebenenfalls mssen Sie die Hierarchie der Aktivittstypen durch einen Klick
auf das Pluszeichen vor dem Eintrag IT-Projekt expandieren. Markieren Sie jetzt
zum Beispiel den Aktivittstyp Komponente entwickeln und klicken Sie in der
Symbolleiste des Fensters auf Eigenschaften, um den Eigenschaften-Dialog des
Aktivittstyps zu ffnen. Werfen Sie doch einmal einem Blick auf die Register-
karten des Eigenschaften-Dialogs. Htten Sie gern Hilfe-Informationen dazu? Dann
drcken Sie einfach F1.
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Unter den allgemeinen Angaben, also auf der Registerkarte Allgemein, finden Sie unten
links eine Checkbox, mit der freie Aktivitten zugelassen bzw. ausgeschlossen werden kn-
nen. Was heit das, wenn diese Checkbox markiert ist? Wenn Sie als Projektleiter bei der
Planung des Workflows in Ihrem Projekt eine Aktivitt des hier definierten Aktivittstyps anle-
gen, knnen Sie sie nach Bedarf in beliebige freie Aktivitten unterteilen. Was bedeutet das
fr Sie? Machen wir uns das an einem Beispiel klar: Stellen Sie sich vor, Sie wollen gerade mit
dem Entwurf der Architektur Ihrer neuen Anwendung eShop beginnen, als Sie mit einer neuen
Anforderung konfrontiert werden: Die Anwendung soll eine Schnittstelle zu mobilen Gerten
bereitstellen. Ihr Team hat diese Technologie noch nicht eingesetzt. Sie entschlieen sich des-
halb einen einfachen Prototyp fr die Kommunikation mit einem mobilen Gerte zu bauen,
um erste Erfahrungen zu sammeln. Das kostet Zeit, erfordert Ressourcen und beeinflusst den
Endtermin des Projekts. Grund genug, diesen Schritt im Projekt sichtbar zu machen. Sie kn-
nen das tun, indem Sie eine freie Aktivitt im Projekt eShop definieren, die Sie zum Beispiel
Prototyp fr Kommunikation mit mobilen Gerten nennen. Ist das mit dem Prozessmodell aus
obiger Abbildung mglich? Ja. Schauen Sie selbst: Hier ist noch einmal das Fenster der Aktivitts-
typen und darber der Blick in das laufende Projekt.
Dieses Prozessmodell lsst freie Aktivitt als direkte Teilaktivitten des IT-
Projekts zu
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Die Modellierer dieses Prozesses haben zugelassen, dass das IT-Projekt selbst neben einigen
der darunter definierten Aktivittstypen freie Aktivitten enthalten kann. Der grne Haken
in der Spalte mit der berschrift Freie Aktivitten mglich zeigt es. Allerdings bei Aktivit-
ten des Typs Anforderung beschreiben und Architektur entwerfen rumen die Modellierer
dieses Prozesses den Projektleitern keinen Spielraum ein.
Zurck zum Eigenschaften-Dialog eines Aktivittstyps. Was knnen Sie ihm sonst noch ent-
nehmen? Beschrnken wir uns auf die Aspekte, die fr die Projektsteuerung wichtig sind:
Die Registerkarte Allgemein im Eigenschaften-Dialog eines Aktivittstyps
Auf der Registerkarte Allgemein knnen Sie unter Typ zunchst ablesen, ob Sie es tatsch-
lich mit einem Aktivittstyp zu tun haben, ob hier ein Gliederungspunkt definiert wird
oder ob es sich um einen Referenz-Aktivittstyp handelt. Gliederungspunkte sind nur dazu
da, ein Prozessmodell besser lesbar zu machen. Dazu werden Aktivittstypen unter einem
gemeinsamen Oberbegriff zusammengefasst. Bei der Workflow-Planung werden Sie spter
diesen Gliederungspunkten nicht mehr begegnen, denn aus ihnen knnen sich keine konkre-
ten Aktivitten ableiten. Ist die Option Referenz-Aktivittstyp markiert, dann haben die
Entwickler des Prozessmodells einfach Arbeit gespart: Sie haben erkannt, dass sich ein Aktivitts-
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typ auf niedriger Ebene wiederholt, den es auf hherem Niveau bereits gibt. Eine solche
rekursive Struktur, kann man sehr einfach mit Hilfe eines Referenz-Aktivittstyps abbilden. Ein
Beispiel: Modelliert wurde ein Aktivittstyp System entwerfen. Er ist mit seinen Teilaktivitts-
typen, Rollen und Produktflssen im Prozessmodell vollstndig definiert. Das Prozessmodell
soll auerdem einen Aktivittstyp Subsystem entwerfen enthalten. Er unterscheidet sich von
System entwerfen nur durch seine Hierarchieebene. Anstatt also Rollen, Teilaktivittstypen
und Produktflsse fr Subsystem entwerfen erneut einzugeben, kann man beim Modellieren
des Prozesses einfach eine Referenz auf System entwerfen setzen.
Einen Referenz-Aktivittstyp definieren
Was findet sich noch auf der Registerkarte Allgemein des Eigenschaften-Dialogs eines
Aktivittstyps? Ganz wichtig: Die Kardinalitt eines Aktivittstyps wird hier definiert. Auer-
dem wird das dynamische Verhalten aller Aktivitten festgelegt, die sich aus dem Aktivitts-
typ ableiten. Das geschieht durch die Zuordnung eines Zustandsautomaten. Das ist ein kom-
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plexeres Thema, dem wir uns spter in diesem Kapitel im Abschnitt Was in-Step fr die Dyna-
mik des Prozesses braucht ausfhrlich widmen. Jedem Aktivittstyp knnen Vorgaben zum
geplanten Aufwand mitgegeben werden Erfahrungswerte also, die Ihnen bei der Planung
und Verfolgung von Kosten und Terminen Eingabeaufwand ersparen.
Werfen wir jetzt noch einen Blick auf die Registerkarte Rollen. Die Eintrge hier sollen Ihnen
bei der Ressourcenplanung helfen. An dieser Stelle finden Sie eine Liste aller blicherweise an
einer Aktivitt des betreffenden Typs beteiligten Rollen und dem typischen Einsatzumfang der
Rolle in Prozent.
Da an einem Aktivittstyp meist mehrere Rollen beteiligt sind, wre es sicher sehr lstig, sie
fr jeden Aktivittstyp immer wieder einzutippen. in-Step bietet deshalb die Mglichkeit, die
Rollen pro Aktivittstyp aus einer Liste auszuwhlen.
Die Registerkarte Rollen im Eigenschaften-Dialog eines Aktivittstyps mit der
Mglichkeit Rollen per Mausklick auszuwhlen
An die Stelle der Rolle tritt bei einer konkreten Aktivitt dieses Typs ein Mitarbeiter, der die
Rolle im Projekt ausfllen kann. Je kleiner ein Projekt ist, umso mehr Rollen wird ein Projekt-
mitarbeiter bernehmen. Das ist fr in-Step, wie Sie spter bei der Planung des Workflows
sehen werden, kein Problem.
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Wo die Rollen herkommen
Aber einmal mssen die Rollen natrlich eingegeben werden. Dies
geschieht wie das Anlegen von Aktivitts- und Produkttypen im Rahmen der Prozess-
beschreibung. Sehen wir uns nher an, was zur Definition einer Rolle gehrt.
So wirds gemacht
Mchten Sie wieder am Beispielprojekt HELLO mitklicken? Dann ffnen Sie das
Rollenfenster durch Klick auf das Symbol Rollen in der Prozesssicht der in-Step-
Leiste. Whlen Sie eine Rolle aus, zum Beispiel den Entwickler und klicken Sie in
der Symbolleiste auf Eigenschaften. Es ffnet sich der Eigenschaften-Dialog der
Rolle Entwickler.
Die Registerkarten Allgemein und Aktivittstypen einer Rolle
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Zur Definition einer Rolle gehren verschiedene Aspekte, die auf mehrere Registerkarten ver-
teilt sind. Besonders interessant sind die Registerkarten Allgemein und Aktivittstypen.
Denn hier werden pro Rolle Informationen fr die maschinelle Termin- und Kostenplanung
hinterlegt. Die Grundidee von in-Step dabei ist, mglichst viele Planungsdaten mit mglichst
geringem Eingabeaufwand zu gewinnen. in-Step soll Ihnen bei der Planung Ihrer Projekte
schlielich mehr Nutzen bringen, als Arbeit machen. Wo immer es mglich ist, werden des-
halb Vorgaben hinterlegt, die dann zur Termin- und Kostenplanung im Projekt herangezogen
werden. Diese Vorgaben sollten sich an den typischen Projekten Ihrer IT-Organisation orientie-
ren. Natrlich knnen Sie alle Vorgaben pro Projekt, fr spezielle Mitarbeiter oder konkrete
Aktivitten berschreiben.
Bei jeder Rolle haben Sie zwei Vorgabemglichkeiten fr das quantitative Projektmanagement
mit in-Step: Auf der Registerkarte Allgemein knnen Sie den Tagessatz angeben, der in Ihrem
Unternehmen fr eine Rolle in der Regel angesetzt wird. Auf der Registerkarte Aktivitts-
typen kann der geplante Einssatz einer Rolle pro Aktivittstyp eingegeben werden. Die An-
gabe erfolgt in Prozent. 100 % bedeutet also, die Rolle ist fr Aktivitten des gewhlten Typs
mit einem Mitarbeiter zu besetzen, der sie Vollzeit wahrnimmt. 500 % heit dann entspre-
chend, man bentigt 5 Vollzeitmitarbeiter. in-Step bercksichtigt auch, dass nicht jede Rolle
fr einen Aktivittstyp die gleiche Bedeutung hat: Eine Rolle kann verantwortlich, mitwirkend
oder beratend an den Aktivitten eines Typs beteiligt sein. Die Art der Beteiligung beeinflusst
natrlich den geplanten Einsatz. Er wird bei einer verantwortlichen Mitarbeit sicher hher
sein als bei einer beratenden Ttigkeit. Die Art der Beteiligung lsst sich ebenfalls ber die
Registerkarte Aktivittstypen im Eigenschaften-Dialog einer Rolle einstellen.
Art der Beteiligung einer Rolle an einem Aktivittstyp festlegen
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Die drei Beteiligungsarten, die in-Step mitbringt, passen bei Ihnen nicht? Kein Problem: ff-
nen Sie ber Projekt/Eigenschaften im Hauptmen von in-Step den Eigenschaften-Dialog
Ihres Projekts. Auf der Registerkarte Einstellungen knnen Sie die Beteiligungsarten ndern
oder erweitern und brigens auch den Standard-Tagessatz fr Ihr Projekt vorgeben.
Projekteinstellungen zu Rollenbeteiligung und Standard-Tagessatz ndern
Was Sie ber Produkttypen wissen mssen
Werfen wir jetzt einen Blick auf den Eigenschaften-Dialog eines
Produkttyps. Wir werden dabei viele Elemente finden, die Sie bereits von den Aktivittstypen
her kennen. Denn in-Step behandelt Aktivitts- und Produkttypen gleichartig.
So wirds gemacht
Wollen Sie wieder live mitmachen? Klicken Sie auf das Symbol Produkttypen in
der Prozesssicht der in-Step-Leiste. Es ffnet sich das Fenster der Produkttypen des
Prozesses im aktuellen Projekt. Expandieren Sie gegebenenfalls die Hierarchie der
Produkttypen und whlen Sie einen Produkttyp aus. In der Symbolleiste finden Sie
wie schon bei den Aktivittstypen und Rollen den Befehl Eigenschaften. Sie
knnen den Eigenschaften-Dialog auch einfach per Doppelklick auf einem Produkt-
typ ffnen.
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Der Eigenschaften-Dialog von Produkttypen
Gehen wir die Eintrge der Registerkarte Allgemein einmal durch: Produkttypen werden
unter in-Step weiter klassifiziert. Man hat dabei die Wahl zwischen
! einem ganz normalen Produkttyp, so wie er fr die Komponente in unserem Beispiel-
prozess gewhlt wurde,
! einem, der eigentlich gar keiner ist, sondern als Gliederungspunkt dabei hilft, das Mo-
dell besser zu strukturieren,
! einem externen Produkttyp, der nicht im Projekt entsteht, sondern von auen kommt,
abgesehen davon aber wie ein normaler Produkttyp behandelt wird. Ein Beispiel dafr
ist der Produkttyp Entwicklungsauftrag, den Sie in obiger Abbildung finden,
! einem Referenz-Produkttyp in Analogie zu einem Referenz-Aktivittstyp.
Auer beim Gliederungspunkt und Referenz-Produkttyp, wo diese Angabe keinen Sinn macht,
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wird zustzlich festgelegt, ob die Exemplare eines Produkttyps Dateien oder Verzeichnisse
sind.
Es lohnt sich, den Referenz-Produkttyp genauer anzuschauen. Warum verwendet man sie?
Man spart mit ihnen wie mit den Referenz-Aktivittstypen zwar Eingabeaufwand. Der
Grund ist primr aber struktureller Art: Mit Hilfe von Referenz-Produkttypen lassen sich belie-
big tief geschachtelte Produktstrukturen erzeugen. Ein Beispiel: Die Komponenten eines IT-
Systems sollen auer Modellen, Quellcode und ausfhrbaren Programmen auch Sub-
komponenten enthalten. Diese sollen wiederum aus Modellen, Quellcode, Programmen und
noch feineren Komponenten bestehen, die ihrerseits wieder aus... Halt! Diese Produkthierarchie
muss natrlich nicht bis auf das gewnschte Niveau eingegeben werden. Mit einem Referenz-
produkttyp Subkomponente, der auf den Produkttyp Komponente verweist, wird eine belie-
big tiefe Produkthierarchie realisiert.
Einen Referenz-Produkttyp definieren
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Zurck zur Registerkarte Allgemein des Eigenschaften-Dialogs von Produkttypen: Der nchste
Eintrag auf der Registerkarte ist die Kardinalitt, deren Bedeutung Sie bereits kennen. Aber
was verbirgt sich hinter dem Zustandsautomaten? Der gewhlte Zustandsautomat legt fest,
welche Zustnde die Produkte dieses Typs im Verlauf des Projekts annehmen knnen. Darber
hinaus definiert er die Regeln, nach denen ein Produkt dieses Typs von einem Zustand in
einen anderen wechselt. Und schlielich beschreibt er, was bei einem Zustandswechsel noch
so alles passieren kann. Mehr dazu im Abschnitt Was in-Step fr die Dynamik des Prozesses
braucht.
Analog zur Checkbox Freie Aktivitten sind mglich im Eigenschaften-Dialog der Aktivitts-
typen gibt es hier eine Checkbox Freie Produkte sind mglich. Ist sie markiert, dann kann
jedes Produkt dieses Typs in frei definierbare Teilprodukte gegliedert werden.
Diejenigen, die den Prozessstandard Ihrer IT-Organisation definieren, knnen Ihrem Team eine
Menge Arbeit ersparen, und zwar ganz einfach mit dem Markieren der Checkbox Vorlage.
Na ja, ganz so einfach ist es dann doch nicht. Die Checkbox lsst sich nur markieren, wenn
gleichzeitig eine Datei oder ein Ordner aus einem speziellen Vorlagenverzeichnis unter in-Step
ausgewhlt wird. Dabei handelt es sich um eine Vorgabe fr Struktur, Inhalt und Layout aller
Produkte des betreffenden Typs. Die Projektmitarbeiter mssen sich also nicht mehr in jedem
Projekt darber Gedanken machen, wie zum Beispiel Anforderungen strukturiert oder nach
welchem Schema Testergebnisse beschrieben werden sollen. Voraussetzung ist allerdings,
dass den Produkttypen Anforderung oder Testergebnis in ihren Eigenschaften-Dialogen jeweils
eine Vorlage zugeordnet wurde. Diese Vorlagen werden in der Regel von den Spezialisten
erstellt und gepflegt, die fr die Projektstandards in Ihrer IT-Organisation zustndig sind.
So wirds gemacht
Man muss allerdings kein Spezialist sein, um Vorlagen im Vorlagenverzeichnis unter
in-Step bereitzustellen. Es geht ganz einfach per Drag & Drop: ffnen Sie das
Vorlagenverzeichnis des Prozesses. Dazu gengt ein Klick auf das Symbol Vorla-
gen in der Prozesssicht der in-Step-Leiste. Haben Sie irgendeine Datei parat, vielleicht
mit einem kurzen Text, die Sie zum Probieren benutzen knnen? Wir haben in
nachfolgender Abbildung eine Word-Datei mit dem Namen Testprotokoll.doc
verwendet. Ziehen Sie Ihre Datei einfach mit der Maus in das Vorlagenverzeichnis
genauer, auf den Ordner des Vorlagenverzeichnisses, in dem Sie das Dokument
ablegen wollen. In unserem Beispiel ist es der Ordner Vorlagen, denn einen ande-
ren gibt es nicht. in-Step ffnet dann einen Dialog. Darin knnen Sie unter ande-
rem den Zustand der neuen Produktvorlage festlegen. Wenn Sie diesen Dialog mit
OK schlieen, haben Sie die Datei in die Vorlagenverwaltung unter in-Step im
gewhlten Zustand bernommen. Sie knnen sie jederzeit wieder ausleihen, pfle-
gen, wieder zurckgeben und versionieren genau so, wie Sie es von einem
Konfigurationsmanagementsystem gewohnt sind.
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Der schnellste Weg, um Vorlagen unter in-Step bereitzustellen: Drag & Drop
Damit haben Sie die fr den Anfang wichtigsten Eigenschaften der Produkttypen kennen
gelernt.
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Was Sie ber den Produktfluss wissen mssen
Der Zusammenhang zwischen Aktivitts- und Produkttypen wird durch
den Produktfluss hergestellt. Er wird unter in-Step immer aus Sicht eines Aktivittstyps defi-
niert.
So wirds gemacht
Das bedeutet: Wenn Sie selbst in einen Produktfluss hinein sehen mchten, ms-
sen Sie zunchst das Fenster der Aktivittstypen aufmachen. Expandieren Sie
gegebenenfalls die Hierarchie der Aktivittstypen und markieren Sie den gewnsch-
ten Aktivittstyps. Wir haben uns hier wieder fr den Aktivittstyp Komponente
entwickeln aus dem Prozess zu unserem Projekt HELLO entschieden.
In der Symbolleiste finden Sie den Befehl Produktfluss, der Sie direkt ans Ziel
fhrt.
Der Weg zum Produktfluss fhrt immer ber einen Aktivittstyp
So wird der Produktfluss dargestellt: In der Mitte des Fensters finden Sie unter der berschrift
Produkttyp eine Spalte, die alle ein- und ausgehenden Produkttypen des Aktivittstyps auf-
listet. Fr alle Produkttypen, die zur Durchfhrung einer Aktivitt dieses Typs notwendig sind,
wird links unter der berschrift Eingehend der Aktivittstyp angegeben, durch den der
Produkttyp zuletzt bearbeitet wurde. Definiert wird darber hinaus der Zustand genauer
der Zustandstyp , in dem Eingangsprodukte erwartet werden. Und noch eine Information
bekommen Sie hier: Sie erfahren, wie viele Eingangsprodukte eines Typs bentigt werden.
Ausgedrckt wird diese Information durch die Kardinalitt des Eingangsprodukttyps.
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Sehen Sie sich bitte nachfolgende Abbildung an. Die erste Zeile der Tabelle liest sich so: Jede
Aktivitt des Typs Komponente entwickeln setzt mindestens ein Produkt vom Typ Anforde-
rung voraus. Die Anforderungen mssen von einer Vorgngeraktivitt des Typs Anforderung
beschreiben bereits vllig fertig gestellt sein. Die zweite Zeile heit: Es muss auerdem genau
ein Produkt vom Typ Architektur im Zustand fertig vorliegen. Ein Eingangsprodukt dieses Typs
liefert eine Aktivitt des Typs Architektur entwerfen. Eine weitere mgliche Eingangsinformation
knnen gefundene Fehler sein, die eine Wiederholung einer Aktivitt vom Typ Komponente
entwickeln anstoen.
Der Produktfluss eines Aktivittstyps wird ber die ein- und ausgehenden
Produkttypen definiert
Unter der berschrift Ausgehend finden Sie analog fr die erstellten oder bearbeiteten
Produkttypen einen Hinweis auf den Abnehmer, also den Folgeaktivittstyp. Auerdem wer-
den wiederum Kardinalitt und Zustandstyp der ausgehenden Produkttypen angegeben.
Die vierte Zeile der Tabelle bedeutet also: Jede Aktivitt des Typs Komponente entwickeln
erzeugt ein neues Produkt vom Typ Komponente und zwar genau eines. Jede neu entwickelte
Komponente wird im Zustand fertig von einer Aktivitt des Typs System integrieren erwartet.
Noch einmal zur klaren Unterscheidung: Auch bei der Definition eines Produkttyps wird eine
Kardinalitt angegeben. Dort sagt sie aus, wie viele Produkte eines Typs in einem Projekt
generell vorkommen knnen: hchstens eines, genau eines, viele oder keines bis viele. Hier
im Produktfluss steht die Kardinalitt fr die Anzahl der Produkte des entsprechenden Typs,
die fr eine Aktivitt des betrachteten Typs bentigt bzw. von ihr erzeugt werden. Die
Kardinalitt kann sich hier im Produktfluss also durchaus von der Kardinalitt des Produkttyps
unterscheiden.
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Produktfluss vs. Kontrollfluss
Machen wir uns noch einmal klar: Produktflsse sind auf Typen-
Niveau definiert, nicht auf der Ebene der konkreten Aktivitten und Produkte eines Projekts.
Das heit, aus den Produktflssen kann man zwar ableiten, welche Typen von Aktivitten in
einem Projekt grundstzlich aufeinander folgen und genau das tut in-Step auch, indem es
auf Typen-Niveau zu jedem Produktfluss gleich den passenden Kontrollfluss generiert. Die
dem markierten Aktivittstyp vorausgehenden Aktivittstypen erscheinen im Aktivittstypen-
Fenster grau hinterlegt, Folge-Aktivittstypen werden grn markiert. Die Vorgnger-/Nach-
folgerbeziehungen konkreter Aktivitten sind damit aber nicht automatisch gegeben. So sagt
der obige Produktfluss zwar aus, dass mindestens eine Aktivitt vom Typ Anforderung be-
schreiben einer Aktivitt vom Typ Komponente entwickeln vorangeht. Wenn Sie in einem
konkreten Projekt die Anforderungen im Rahmen von sagen wir drei Aktivitten beschrei-
ben lassen und dabei drei verschiedene Dokumente vom Typ Anforderung herauskommen,
und wenn Sie anschlieend fnf Aktivitten vom Typ Komponente entwickeln planen, weil
Ihr System aus fnf Komponenten bestehen soll, welches Anforderungsdokument fliet dann
in welche dieser fnf Aktivitten ein? Welche der drei Aktivitten vom Typ Anforderung be-
schreiben ist dann Vorgnger welcher der fnf Aktivitten vom Typ Komponente entwickeln?
Automatisch lsst sich das aus dem Produktfluss nicht ableiten. Es ist Ihre Aufgabe als Projekt-
leiter diese Arbeitsablufe im Projekt zu planen, also festzulegen, wer wem zuarbeitet. Oder
drcken wir es formaler aus: Sie sind dafr zustndig, den Kontrollfluss der Aktivitten im
Projekt zu definieren.
Sagen wir es anders: Dort, wo auf Typen-Niveau ein Produktfluss definiert ist, flieen auf
Exemplar-Niveau Produkte von einer Aktivitt zur anderen und stellen damit automatisch eine
Vorgnger-/Nachfolgerbeziehung also einen Kontrollfluss zwischen den Aktivitten her,
den Sie im Projekt weiter verfeinern knnen.
Natrlich untersttzt Sie in-Step tatkrftig dabei, dieKontrollflsse, die sich aus Produktflssen
ableiten, in Ihrem Projekt zu definieren. Denn zu jeder konkreten (nicht freien) Aktivitt kennt
in-Step ja die gem Produktfluss erwarteten Typen von Ein- und Ausgangsprodukten.
Auerdem verwaltet in-Step als Konfigurationsmanagementsystem alle entstehenden
Produkte und kennt natrlich ihren Typ. Damit kann das Werkzeug Ihnen pro Aktivitt kon-
krete Vorschlge fr die Produkte machen, die in die Aktivitt einflieen bzw. sie verlassen.
Bei entsprechender Kardinalitt kann es einer Aktivitt die Ein- und Ausgangsprodukte sogar
automatisch zuordnen. So entstehen Schritt fr Schritt Vorgnger-/Nachfolgerbeziehungen
zwischen den geplanten Aktivitten.
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Umgekehrt allerdings setzt ein Kontrollfluss zwischen Aktivitten keineswegs voraus, dass
auch Produkte zwischen den Aktivitten flieen. Als Projektleiter haben Sie das Steuer in der
Hand. Sie knnen mit in-Step auch unabhngig von Produktflssen Vorgnger-/Nachfolger-
beziehungen zwischen den Aktivitten Ihres Projekts definieren und damit den Arbeitsablauf
individuell festlegen. Deshalb finden Sie in der Symbolleiste des Aktivittstypenfensters auch
neben der Schaltflche Produktfluss die Schaltflche Kontrollfluss.
Der Kontrollfluss einer konkreten Aktivitt: Hier leitet er sich aus dem
Produktfluss des Aktivittstyps Komponente entwickeln aus der vorangegan-
genen Abbildung ab
Produktflsse bentigen Sie, um den Workflow im Projekt zu steuern. Wozu aber sind die
Kontrollflsse gut? Kontrollflsse brauchen Sie fr die Termin- und Kostenplanung mit
in-Step, und zwar aus folgendem Grund: Zu Beginn eines Projekts, aber auch zu Beginn jeder
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neuen Projektphase, kennen Sie lngst nicht alle Aktivitten, die im Projektverlauf tatschlich
durchgefhrt werden mssen. Zu diesem Zeitpunkt gibt es auch noch keine oder zumindest
nicht alle Produkte. Produktflsse und damit die Reihenfolge der Aktivitten knnen Sie also
nicht berall definieren. Eine Termin- und Kostenplanung wird man dennoch von Ihnen er-
warten. Aber gerade dafr bentigen Sie definierte Vorgnger-/Nachfolgerbeziehungen der
Aktivitten. Mit den Kontrollflssen bietet in-Step Ihnen das Instrument, um unabhngig von
Produktflssen Vorgnger-/Nachfolger-Beziehungen zwischen den Aktivitten zu definieren.
Was in-Step fr die Dynamik des Prozesses braucht
Sie haben gesehen: Obwohl der Produktfluss auf Typen-Niveau defi-
niert ist, stecken darin schon eine ganze Menge Informationen fr die Steuerung des Arbeits-
ablaufs im Projekt. Aber stellen Sie sich bitte einmal Folgendes vor: Sie haben mit in-Step
bereits einige Aktivitten vom Typ Komponente entwickeln und System integrieren definiert
und Mitarbeitern zur Durchfhrung zugeordnet. Nennen wir diese konkreten Aktivitten wieder
Server-Komponente der Anwendung eShop entwickeln, Client-Komponente der Anwendung
eShop entwickeln und eShop integrieren. Nehmen wir an, Sie haben den Kontrollfluss fr Ihr
Projekt auf der Grundlage der Produktflsse definiert. Dazu haben Sie festgelegt, dass eShop
integrieren als Eingangsprodukte die Server- und die Client-Komponente erwartet. Nehmen
wir weiter an, dass die Entwicklung der beiden Komponenten auf Hochtouren luft. Kann
in-Step mit seinem Wissen ber Produkt- und Kontrollfluss irgendwie feststellen, ob es an der
Zeit ist, dem Bearbeiter von eShop integrieren zu signalisieren, dass er mit seiner Aktivitt
beginnen kann? Oder anders ausgedrckt: Kann in-Step mit den Informationen ber den
Prozess, die wir Ihnen bis jetzt vorgestellt haben, den Workflow im Projekt maschinell steu-
ern?
Die Antwort lautet: Nein, mit diesen Informationen noch nicht. Zunchst einmal muss das
Werkzeug auch Zugriff auf die Produkte haben, um ihren jeweils aktuellen Zustand ermitteln
zu knnen. Aber auch das reicht noch nicht aus. Das Werkzeug bentigt auerdem Informa-
tionen darber, nach welchen Regeln, genauer auf Grund welcher Ereignisse, die Produkte
und Aktivitten ihren Zustand wechseln: Kann eShop integrieren starten, auch wenn erst eine
der beiden Komponenten der Anwendung fertig ist? Sicher nicht. Und: Wann ist eine Kom-
ponente eigentlich fertig? Nach dem Prozessmodell aus unserem Beispiel besteht eine Kom-
ponente aus Modellen, Quellcode und Programmen. Mssen alle diese Teile fertig sein, damit
eine Komponente vom Zustand sagen wir in Bearbeitung in den Zustand fertig wechselt?
So ist es wohl. Aber woher bezieht in-Step dieses Wissen? Das erfahren Sie jetzt.
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Um die Regeln fr den Ablauf eines Prozesses formal so zu beschreiben, dass sie maschinell
interpretiert werden knnen, haben wir eine bewhrte Technik herangezogen, nmlich die
der Zustandsautomaten. Sie sind Ihnen schon begegnet: Erinnern Sie sich an den Eigenschaf-
ten-Dialog von Aktivitts- und Produkttypen? Dort gibt es jeweils die Mglichkeit, aus einer
Liste einen geeigneten Zustandsautomaten auszuwhlen. Wir waren auf diesen Aspekt nicht
weiter eingegangen. Das wollen wir jetzt nachholen.
Halten wir als Erstes fest: Zur Definition eines Aktivitts- und Produkttyps im Prozessmodell
gehrt immer die Zuordnung eines Zustandsautomaten. Ein Zustandsautomat beschreibt,
welche Ereignisse den Zustand einer Aktivitt bzw. eines Produkts beeinflussen und in wel-
cher Weise das geschieht.
Zur Definition von Aktivitts- und Produkttypen gehrt immer die Zuordnung
eines Zustandsautomaten
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Zwischengefragt
Halt. Was ist mit freien Aktivitten und Produkten? Sie sind das Mittel, um auf
pltzlich eintretende Projektsituationen zu reagieren. Als spontan festgelegte
Manahmen bzw. Ergebnisse lassen sie sich nicht auf Aktivitts- oder Produkt-
typen des Prozessmodells zurckfhren. Folglich kann man ihnen ber den Eigen-
schaften-Dialog eines Aktivitts- oder Produkttyps auch keinen Automaten zu-
weisen. in-Step bentigt aber Automaten, um die Dynamik eines Prozesses zu
steuern. Werden die freien Aktivitten und Produkte also nicht mitgesteuert?
Doch, auch die freien Aktivitten werden maschinell gesteuert. Fr alle freien Ak-
tivitten bzw. Produkte gibt es jeweils einen Automaten. Hat man sich bei der
Entwicklung des Prozessmodells entschieden, welcher Zustandsautomat fr freie
Aktivitten bzw. Produkte verwendet werden soll, so muss man nur eine entspre-
chende Option im Eigenschaften-Dialog des gewhlten Automaten aktivieren. Und
das sieht so aus:
Einen Zustandsautomaten zum Standardautomaten fr freie Produkte
machen
Zu den Eigenschaften von Zustandsautomaten kommen wir jetzt.
Haben Sie nach dem Lesen der letzten Abschnitte Sorge, dass in-Step zustzlichen Aufwand
im Projekt verursacht? Diese Sorge ist unbegrndet. In den Prozessen, die unter in-Step vorbe-
reitet sind, und sogar in unserem Beispielprojekt HELLO, finden Sie Automaten, mit denen Sie
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in-Step sofort einsetzen knnen. Sie decken das in Projekten bliche ereignisabhngige Ver-
halten von Aktivitten und Produkten ab.
Es handelt sich dabei um Automaten ...
Zustandsautomaten fr jede Projektsituation
brigens: in-Step ist in Hinsicht auf die Zustandsautomaten hchst anpassungsfhig: Die vor-
definierten Automaten knnen gendert, durch neue Automaten ergnzt oder ersetzt wer-
den, wenn es fr ein unternehmensspezifisches Prozessmodell tatschlich notwendig wird.
Was drckt ein Zustandsautomat genau aus? Sehen wir uns dazu exemplarisch den Zustands-
automaten fr Produkte nher an.
So wirds gemacht
Mchten Sie selbst durch die entsprechenden Dialoge blttern? Dann machen Sie
mit einem Klick auf das Symbol Zustandsautomaten in der in-Step-Leiste das
Fenster der Zustandsautomaten auf. Markieren Sie hier den Automaten ...fr Pro-
dukte. Wie gewohnt finden Sie in der Symbolleiste des Fensters die Funktion
Eigenschaften, die einen Dialog mit mehreren Registerkarten ffnet.
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So ffnen Sie den Eigenschaften-Dialog eines Zustandsautomaten
Ein Zustandsautomat definiert im Wesentlichen drei Dinge:
! alle Zustnde, die die Aktivitten bzw. Produkte eines Typs im Verlauf ihrer Existenz an-
nehmen,
! alle Ereignisse, die zu einem Zustandswechsel fhren knnen und
! alle zulssigen Zustandsbergnge.
Fr jeden dieser Aspekte gibt es im Eigenschaften-Dialog eines Zustandsautomaten eine eige-
ne Registerkarte. Gehen wir die Inhalte der Registerkarten einmal durch:
Fangen wir mit der Registerkarte der Zustnde an. Hier sind alle Zustnde aufgefhrt, die ein
Produkt, dem dieser Automat zugeordnet ist, im Verlauf seiner Existenz durchlaufen kann.
Womit beginnt und womit endet die Entwicklung eines Produkts? Diese Frage wird durch das
Markieren eines Startzustands und eines oder mehrerer Endzustnde beantwortet. Im Falle
des Zustandsautomaten fr Produkte sind es die Zustnde geplant und fertig, die den Beginn
bzw. das Ende der Entwicklung eines Produkts markieren. Das Eintreten, das Verweilen und
das Verlassen eines Zustands knnen mit Aktionen verbunden sein. Im Falle des Automaten
fr Produkte ist allerdings keine Aktion definiert.
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So wirds gemacht:
Sie mchten gern wissen, wie eine Aktion, sagen wir, beim Eintreten in den Zu-
stand fertig aussehen knnte? Probieren geht ber Studieren: Klicken Sie in der
Zeile fertig auf das leere Feld in der Spalte Eingangs-Aktionen. Es erscheint eine
mit drei Punkten gekennzeichnete Schaltflche. Wenn Sie darauf klicken, ffnet
sich ein Dialog. in-Step macht Ihnen darin ein Angebot fr Aktionen, die in diesen
Kontext passen. Hier hat in-Step Vorschlge fr Sie. Einer lautet Programm aus-
fhren. Sie mchten, dass immer, wenn ein Produkt fertig wird, eine spezielle
Anwendung gestartet wird? Gut, dann whlen Sie Programm ausfhren an. Be-
stimmen Sie anschlieend das automatisch zu startende Programm. Dazu mssen
Sie auf die drei Punkte in Es wird das Programm ... ausgefhrt klicken. Damit
ffnen Sie einen Windows-Dialog zur Auswahl der gewnschten EXE- oder BAT-
Datei. So einfach knnen automatische Aktionen fr den Workflow schon bei der
Definition des Prozessmodells vorgegeben werden.
Eine automatische Aktion fr den Eintritt in einen Zustand definieren
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Leider knnen wir an dieser Stelle die Wirkung der definierten Aktion noch nicht
berprfen. Aber es braucht nicht viel Fantasie, um sich vorzustellen, wie viele
lstige, aber notwendige Aktionen man im Verlauf eines Projekts mit dieser einfa-
chen Technik automatisieren kann.
Auf der zweiten Registerkarte werden die Ereignisse festgelegt, die den Zustand einer Akti-
vitt bzw. eines Produkts verndern knnen. Der Zustandsautomat fr Produkte unterschei-
det beispielsweise sechs Ereignisse: Das Ausleihen und Zurckgeben eines Produkts gehren
dazu. Besteht das Produkt aus Teil- oder Kindprodukten, dann ist die Vernderung des Zu-
stands eines der Kindprodukte ein weiteres relevantes Ereignis. Dasselbe gilt fr das Zurck-
setzen eines Produkts in den Zustand in Bearbeitung. Auerdem kann der Bearbeiter ein
Produkt durch Auslsen einer Menfunktion explizit fertig stellen. Mit Baseline ziehen kann
schnell und einfach eine Konfiguration zusammengestellt werden.
Die Registerkarte Ereignisse des Zustandsautomaten fr Produkte
In welchem Zustand muss sich ein Produkt oder eine Aktivitt befinden, damit eines dieser
Ereignisse Wirkung zeigt, und in welchen Folgezustand gehen Produkt oder Aktivitt dann
ber? Reicht ein Ereignis aus, um einen Zustandsbergang (man spricht auch von einer Tran-
sition) auszulsen oder ist er zustzlich vielleicht noch von einer Bedingung abhngig? Sollen
mit einem Zustandsbergang gleichzeitig auch maschinelle Aktionen durchgefhrt werden
wie beispielsweise das Versenden von e-Mails oder das Fixieren von Produkten? Alle diese
Fragen werden durch die Festlegungen auf der dritten Registerkarte mit dem Titel Zustands-
bergnge beantwortet.
Machen wir uns die Bedeutung der Tabelle auf dieser Registerkarte wieder am Beispiel des
Automaten fr Produkte deutlich. Die in der nachfolgenden Abbildung markierte Zeile auf
33
dieser Registerkarte liest sich so: Vom Zustand in Bearbeitung gelangt ein Produkt in den
Zustand fertig, wenn das Ereignis Fertig stellen vom Benutzer ausgelst wird. Das allein reicht
aber noch nicht aus. Zustzlich mssen noch diese drei Bedingungen erfllt sein: Es wird
geprft, ob das Produkt noch ausgeliehen ist, ob alle Teilprodukte, von denen es laut Prozess-
modell mindestens ein Exemplar geben muss, auch existieren und ob sich alle Teilprodukte in
einem Endzustand bei Produkten gibt es hier nur einen und zwar den Zustand fertig
befinden. Der Zustandswechsel findet nur dann statt, wenn alle Bedingungen erfllt sind.
Die Registerkarte Zustandsbergnge mit der Mglichkeit zur Definition von
Bedingungen und Aktionen
Zwischengefragt
Wie steht es mit dem so genannten V-Modell, dem Entwicklungsstandard fr IT-
Systeme des Bundes? Dieser weit verbreitete Standard besitzt alle bisher beschrie-
benen Elemente eines Prozessmodells mit Ausnahme der Zustandsautomaten.
Lsst es sich also nicht unter in-Step einsetzen?
Sie knnen das V-Modell selbstverstndlich unter in-Step verwenden. Wir haben
das V-Modell um Zustandsautomaten erweitert und liefern Ihnen diese maschinell
einsetzbare Variante zusammen mit in-Step.
Zwei abschlieende Bemerkungen zu den Zustandsautomaten:
34
Erstens: Die Zustandsautomaten sind Bestandteile des Prozessmodells und damit des Unter-
nehmensstandards. Ihre Entwicklung fllt damit in die Zustndigkeit der Gruppe, die in Ihrem
Unternehmen fr die Definition von IT-Standards verantwortlich ist. Ihre Aufgabe als Projekt-
leiter ist es blicherweise nicht, Zustandsautomaten fr Produkte oder Aktivitten zu erfinden
oder grundlegend zu ndern. Sie sollten in-Step einfach benutzen.
Zweitens: Sie sollten allerdings die Regeln, nach denen der Workflow von in-Step gesteuert
wird, kennen. Um sie zu verstehen, knnen Sie sich natrlich pro Automat durch den vorge-
stellten Eigenschaften-Dialog kmpfen. Wir haben diesen Dialog jedoch an dem Bedrfnis
der Prozessmodellierer ausgerichtet, komplexe Inhalte mglichst einfach zusammenzuklicken.
Ziel war es nicht, einen kompakten Einblick in fertige Automaten zu geben. Deshalb ein Tipp:
Am schnellsten verstehen Sie die Automaten anhand von Zustandsbergangsdiagrammen.
berzeugen Sie sich selbst. Hier ist der Automat fr Prfergebnisse in Diagrammform. Sie
finden darin die wichtigsten Aspekte auf einen Blick: die Zustnde als Kstchen mit abgerun-
deten Ecken und die Zustandsbergange als gerichtete Pfeile. Jeder Zustandsbergang ist mit
dem auslsenden Ereignis beschriftet. Darunter stehen, in eckige Klammern gesetzt, die zu-
stzlichen Bedingungen.
Zustandsautomat fr Produkte als Zustandsbergangsdiagramm
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Wo bekommen Sie entsprechende Zustandsbergangsdiagramme fr Ihre aktuellen Automa-
ten her? Einfach ausdrucken. Sie knnen sie sich mit in-Step und Microsoft Visio leicht selbst
erzeugen. Sofern Sie Visio installiert haben, klicken Sie doch einmal auf das Symbol Prozess-
diagramm in der Prozesssicht auf der in-Step-Leiste.
Gute Vorbereitung ist alles
Sie kennen jetzt die Elemente eines Prozessmodells und ihre wesentli-
chen Eigenschaften. Sie haben auerdem erfahren, dass es mit in-Step mglich ist, Vorlagen
fr Produkttypen zu entwickeln. Soll ein Projektmitarbeiter ein Produkt eines entsprechenden
Typs erstellen, wird ihm von in-Step die zugehrige Vorlage angeboten. Das spart Zeit und
vereinheitlicht die Dokumentation. Damit rechnet sich der investierte Aufwand fr die Ent-
wicklung der Vorlagen schon im zweiten Projekt.
Und es gibt noch etwas, was sich einmal getan bei der Arbeit mit in-Step vielfach auszahlt:
Das Erfassen aller Mitarbeiter, die fr Ihre Projekte zur Verfgung stehen. Mehr dazu erfahren
Sie im nchsten Kapitel.
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So richten Sie ein Projekt unter in-Step ein
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie man ein Projekt unter in-Step vor-
bereitet. Wie legt man ein neues Projekt an? Kann man von vorangegangenen Projekten
profitieren und ihren Prozess, Mitarbeiterinformationen oder sogar Produkte bernehmen?
Wie nimmt man Mitarbeiter in ein in-Step-Projekt auf? Kann man ein Projektteam unter
in-Step strukturieren? Und wo lsst in-Step eigentlich seine Daten und die Produkte, die im
Projektverlauf entstehen? Auf diese Fragen erhalten Sie bis zum Ende dieses Kapitels Antwor-
ten.
Start-up
Sie kennen das sicher: Zu Beginn eines neuen Projekts herrscht immer
eine ganz besondere Stimmung. Am liebsten wrden alle gleich anfangen und in das neue
Thema einsteigen. Gleichzeitig fragen Sie sich als Projektleiter aber auch mit etwas Unbeha-
gen, was da auf Sie zukommt. Denn vieles ist noch unklar: Was ist der Projektauftrag? Um
was geht es ganz genau? Wie gro wird das Projekt? Wie sieht der Terminrahmen aus? Was
ist mit den Kosten? Ist die Finanzierung geklrt? Wer ist eigentlich der Auftraggeber und
welche Ziele verfolgt er mit dem Projekt? Was steht auf dem Spiel? Wo sind die Risiken? Wie
ist der Rckhalt im Management? Gibt es Gegner des Vorhabens oder zumindest Skeptiker?
Welche Technologie soll eingesetzt werden? Wie wird das Team zusammengesetzt sein? Was
wird vom Team erwartet und was erwartet es von Ihnen als Projektleiter?
In der Start-up Phase eines Projekts sollten Sie deshalb zunchst alle Informationen sammeln,
die Sie bentigen, um
! Ihr eigenes Handeln auf eine sichere Grundlage zu stellen,
! Ihr Kernteam, mit dem Sie das Projekt beginnen, so einzustimmen, dass alle in dieselbe
Richtung gehen,
! spter hinzukommenden Mitarbeitern einen schnellen Einstieg in das Projekt zu ermgli-
chen. in-Step hilft Ihnen, beim Anlegen eines neuen Projekts alle wichtigen Projektdaten
festzuhalten. Neue Mitarbeiter finden dann alle Basisinformationen ber das Projekt auf
einen Blick unter in-Step.
Was gehrt zum Start-up eines Projekts? Hier ist ein Vorschlag zum Vorgehen.
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Start-up eines Projekts
Identifizieren Sie alle Gruppen, die ein spezielles Interesse an Ihrem Projekt haben. Dazu ge-
hren
! der oder die Auftraggeber, ganz gleich, ob unternehmensintern oder -extern, und
gegebenenfalls eine Kontaktperson beim Auftraggeber, die Sie jederzeit im Verlauf des
Projekts ansprechen knnen,
! die Endbenutzer des IT-Systems, das Sie entwickeln sollen. Wie ist ihr typisches Profil?
Sind aus der Gruppe der Endbenutzer Ansprechpartner oder Personen benannt, die im
Projekt mitwirken werden?
! Ihr nennen wir ihn oder sie einmal Sponsor. Gemeint ist damit die Person aus dem
Management Ihres Unternehmens, die Sie mit dem Projekt betraut hat.
Ermitteln Sie die Erwartungen des Auftraggebers. Welche Hauptanforderung liegt dem Pro-
jekt zu Grunde? Welche unbefriedigende Situation soll abgestellt werden? Welcher Nutzen
soll geschaffen werden?
Ermitteln Sie die Rahmenbedingungen und Restriktionen Ihres Projekts in Hinsicht auf
verfgbare Ressourcen, Rumlichkeiten, Ausstattung und Verteilung der Projektteams,
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Kommunikationsmglichkeiten, Technologie etc. Ein zentraler Punkt ist hier der zeitliche Rah-
men, der durch den geplanten Beginn und das geplante Ende des Projekts vorgegeben ist.
Formulieren Sie in Kenntnis der Erwartungen des Auftraggebers sowie der Rahmen-
bedingungen und Restriktionen das Projektziel. Ein kurzes Statement von sagen wir 25
bis 30 Wrtern ist optimal.
Stellen Sie dann Ihr Kernteam zusammen. Darunter verstehen wir die Gruppe von Mitarbei-
tern, die von Anfang an und meist auch bis zum Schluss dabei sein wird. Das Kernteam wird,
wenn die Masse der Arbeit anfllt, nach und nach erweitert.
Wenn Sie alle Informationen beisammen haben, steht dem Kick-off-Meeting des Projekts
nichts mehr im Wege. Ziel des Meetings ist es, die gewonnenen Informationen an alle Mit-
glieder des Kernteams weiterzugeben und das Team auf das Projekt einzustimmen.
Alle im obigen Text hervorgehobenen Informationen gehren zu den Projektdaten, die in-Step
verwaltet. Die Zusammensetzung des Kernteams bentigen Sie ebenfalls, um unter in-Step
ein Projekt anzulegen.
Wie in-Step Projekte verwaltet
Bevor Sie erfahren, wie man ein Projekt unter in-Step einrichtet, sollten
Sie wissen, wie in-Step Ihre Projekte verwaltet. Dazu mssen wir zwei Begriffe klren: in-Step
unterscheidet zwischen einem System und einem Projekt. Was verbirgt sich dahinter?
Systeme unter in-Step
Ein System unter in-Step ist ein Container fr Ihre Projekte. Das heit,
ein System kann die Daten mehrerer Projekte aufnehmen. Praktisch bedeutet das unter ande-
rem: Sie als Projektleiter und alle Projektmitarbeiter, die gleichzeitig in mehreren Projekten
ttigt sind, knnen sich ganz leicht einen berblick ber die anstehenden Aufgaben in den
unterschiedlichen Projekten verschaffen: Es gengt ein Klick auf den Hauptmenpunkt
Projekt/Wechseln von in-Step und es werden Ihnen alle Projekte des Systems, bei dem Sie
gerade angemeldet sind, zur Auswahl angeboten.
Statt von einem System knnten wir auch von einem multi-user-fhigen Repository oder einer
in-Step-Datenbank sprechen. Tatschlich steckt hinter der Datenverwaltung von in-Step
relationale Datenbanktechnologie. Physisch ist ein System eine Datei von Typ .isf, die Sie
blicherweise auf einem Server anlegen. Sie nimmt alle Prozessinformationen und die Daten
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der laufenden Projekte auf angefangen bei den Informationen ber Aktivitten, Produkte
und ihre Zustnde, bis hin zu Mitarbeitern, Terminen und Kosten.
Wenn Sie einige Zeit mit in-Step gearbeitet haben, werden Sie feststellen, dass zu der Datei
<systemname>.isf ein Ordner <systemname>.data hinzugekommen ist. in-Step legt diesen
Ordner automatisch an. Dies geschieht in dem Moment, in dem Sie das erste Produkt oder die
erste Produktvorlage mit in-Step versionieren. Der Ordner nimmt in gepackter Form alle
Produktversionen auf, die bei der Arbeit mit in-Step und dem entsprechenden System entste-
hen.
Projekte unter in-Step
Zu einem Projekt unter in-Step gehren drei Kategorien von Informati-
onen, die Sie in der in-Step-Leiste nach Gruppen geordnet wieder finden:
! Alle Projekte auch die, die innerhalb desselben Systems liegen arbeiten mit einem
eigenen Prozessmodell. Seine Aktivitts- und Produkttypen, Rollen, Zustandsautomaten
und Produktvorlagen finden Sie in der Gruppe Prozess. Natrlich knnen Sie einen
Unternehmensstandard, der einmal unter in-Step abgebildet wurde, oder auch einen Pro-
zess, der sich in einem anderen Projekt bewhrt hat, maschinell in ein neues Projekt
bernehmen. Mehr dazu gleich.
! Ein Projekt unter in-Step, das ist in erster Linie der definierte Workflow aus konkreten
Aktivitten und Produkten mit ihren aktuellen Zustnden, ihrer Zuordnung zueinander,
ihrer Historie etc. Und nicht zuletzt gehren die Mitglieder des Projektteams dazu. Zu-
gang zu diesen Informationen haben Sie ber die Gruppe Projekt.
! Nicht alles, was in einem Projekt geschieht, ist fr jedes Teammitglied interessant. Des-
halb erlaubt in-Step die Definition individueller Sichten auf ein Projekt. Sie werden fr
jeden Benutzer in der Gruppe Favoriten gefhrt.
Nachgefragt
Wird durch die Tatsache, dass jedes Projekt ein eigenes Prozessmodell verwenden
kann, nicht der Gedanke eines Vorgehensstandards unterlaufen?
Hier muss man Chancen und Risiken gegeneinander abwgen. Die Chancen ber-
wiegen klar: Unternehmen mit eigener IT knnen auf diese Weise an Stelle eines
sehr komplexen universellen Prozesses, der einen hohen Anpassungsaufwand er-
fordert, mehrere spezialisierte Prozesse fr die typischen Projektaufgaben vorge-
ben. Zum Beispiel je einen fr die primre Entwicklung und das nderungs-
40
management oder fr spezielle Aufgaben wie die Entwicklung von Web-Anwen-
dungen, Multimedia-Projekten etc. Weniger komplexe Prozessmodelle sind leich-
ter zu verstehen und tragen zu einer hheren Akzeptanz eines Vorgehensstandards
bei.
Beratungsunternehmen knnen nach Bedarf ihren eigenen Prozessstandard, den
ihrer Auftraggeber oder allgemeine Standards wie das V-Modell oder PRINCE ein-
setzen.
Wie Sie mit in-Step ein Projekt anlegen und einrichten
Ausgestattet mit den beim Start-up gewonnenen Informationen und
dem Wissen ber Systeme und Projekte unter in-Step kann es jetzt wirklich losgehen:
Ein bis vier Schritte zum Projekt
Um ein Projekt unter in-Step einzurichten, sind prinzipiell vier Schritte
zu durchlaufen prinzipiell deshalb, weil in-Step Ihnen bei Verwendung entsprechender
Vorlagen fast alle Schritte abnimmt. Fr die ersten beiden Schritte bentigen Sie die Rechte
eines Systemadministrators. Die letzten beiden Schritte knnen Sie als System- oder Projekt-
administrator durchfhren. Auf das Rechtekonzept von in-Step gehen wir am Ende dieses
Kapitels noch einmal ausfhrlich ein.
Ein Projekt einrichten
41
Schritt 1: System anlegen/auswhlen
Als Erstes mssen Sie ein in-Step-System also einen Container fr das
Projekt zur Bearbeitung auswhlen bzw. ein neues erzeugen. Anlegen und Auswhlen ei-
nes Systems erfolgen ber den Anmeldedialog von in-Step.
Ein neues System anlegen
Wenn Sie ein neues System anlegen wollen, klicken Sie im Anmeldedialog einfach auf Neu
und legen im Folgedialog den Namen des Systems fest. Dann haben Sie die Wahl: Sie knnen
entweder ein leeres System erzeugen oder ein System auf der Basis einer Vorlage erstellen.
Ganz leer ist brigens ein leeres System nicht. Es enthlt ein Projekt mit dem Namen Mein
Projekt. Einzige Prozessinformationen in diesem Projekt sind je ein Zustandsautomat fr Pro-
dukte und Aktivitten. Auerdem ist bereits ein Mitarbeiter definiert: Der Administrator, der
alle Rechte besitzt, die in-Step zu vergeben hat. Um das neue System einzurichten, melden Sie
sich bitte als Administrator an. Ein Kennwort bentigen Sie nicht.
Eine Systemvorlage ist eine XML-Datei, in der die Daten eines oder mehrerer Projekte vorhan-
den sind. Das bedeutet: Mit einer geeigneten Systemvorlage knnen Sie Systeme erzeugen,
die bereits mehrere Projekte mit vollstndigen Prozess- und Mitarbeiterinformationen und
sogar Produkte enthalten. Das erspart eine Menge Zeit und Aufwand. Mehr noch: Ihre Prozess-
standards nehmen Sie auf diese Weise in jedes neue System und Projekt mit.
42
Schritt 2: Projekt anlegen/beschreiben
Nehmen wir an, Sie haben ein neues System angelegt oder sich bei
einem vorhandenen System angemeldet. Wenn das System nicht auf eine Systemvorlage
zurckgeht, die bereits ein Projekt enthlt, dann mssen Sie im nchsten Schritt ein Projekt
anlegen. Whlen Sie den Hauptmenpunkt Projekt/Anlegen. Mit ihm ffnen Sie den Pro-
jekt-Assistenten von in-Step, einen Wizard, der Sie durch die nchsten Schritte fhrt. Er stellt
Sie zunchst vor folgende Alternativen: Sie knnen ein neues Projekt erzeugen, ein Folge-
projekt zu einem bereits abgeschlossenen Projekt anlegen oder ein Wartungsprojekt einrich-
ten, das auf einem definierten Entwicklungsstand eines anderen Projekts aufsetzt. Folge- und
Wartungsprojekte enthalten automatisch nicht nur den Prozess, sondern auch alle Produkte
der Vorgngerprojekte.
Lassen Sie uns ganz an den Anfang der Arbeit mit in-Step gehen und ein Neuprojekt starten.
Der Projekt-Assistent von in-Step: Ein neues Projekt anlegen
Und wieder haben Sie die Wahl: Sie knnen ein leeres Projekt anlegen. Es enthlt weder
Prozesswissen noch Aktivitten oder Produkte aus einem frheren Projekt. Sie knnen auch
einfach ein bestehendes Projekt kopieren.
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Wenn Sie die Option Ein bestehendes Projekt bzw. eine Projektvorlage kopieren whlen,
bietet Ihnen in-Step alle Projekte des aktuellen Systems zur Auswahl an. Wenn Sie sich fr
eines der angebotenen Projekte entscheiden, werden alle darin gerade vorhandenen Prozess-
informationen, Aktivitten, Produkte und sogar Workflow-Informationen in Ihr neues Projekt
kopiert.
Sie knnen in Ihrem neuen Projekt mit dem Workflow und den Produkten eines anderen
Projekts kaum etwas anfangen, wohl aber mit seinem Prozess? in-Step sieht diese Mglichkeit
vor und bietet Ihnen die Option an, den Prozess eines bestehenden Projekts zu kopieren.
Auch hier knnen Sie zwischen allen Projekten des aktuellen Systems whlen, bei dem Sie
angemeldet sind.
Oder gibt es irgendwo ein Projekt mit in-Step, dessen Daten musterhaft sind? Ist der Haken an
der Sache nur, dass das Projekt, auf das Sie gern zurckgreifen mchten, in einem anderen
in-Step-System liegt? Kein Problem fr in-Step: Das Projekt muss lediglich aus seinem System
exportiert werden. Beim Export eines Projekts erzeugt in-Step eine XML-Datei. Eine solche
Datei knnen Sie in Ihr System einlesen und auf diese Weise ein Projekt erzeugen, das bereits
bewhrtes Prozesswissen oder sogar Aktivitten, Produkte und Workflow-Informationen mit-
bringt. Die entsprechende Option heit Ein Projekt aus einer XML-Datei importieren.
Wenn Sie ein Projekt anlegen, das bereits Daten mitbringt, knnen Sie diese anschlieend
natrlich an die Gegebenheiten Ihres Projekts anpassen.
Der Projekt-Assistent von in-Step: Das neue Projekt mit Daten fllen
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Sie sehen: Auch wenn Sie ein leeres System angelegt, also auf den Einsatz einer Systemvor-
lage verzichtet haben, gibt es vielfltige Mittel und Wege, um von vorhandenen Projekt- und
Prozessinformationen zu profitieren.
Sobald Sie sich fr eine Option entschieden haben, mssen Sie Ihrem neuen Projekt und dem
IT-System, welches das Ergebnis des Projekts sein wird, einen Namen geben. Der Projektname
ist gleichzeitig auch der Name der hierarchisch hchsten Aktivitt des Projekts. Der Name des
IT-Systems bildet den Kopf der entstehenden Produkthierarchie.
Der Projekt-Assistent von in-Step: Projekt und IT-System benennen
Auf welchem Weg Sie ein Projekt auch immer anlegen, Sie sollten nicht versumen, es durch
die Informationen zu beschreiben, die Sie in der Start-up-Phase des Projekts gewonnen ha-
ben. So geben Sie spter hinzukommenden Mitarbeitern die Mglichkeit, sich schnell ber
die wesentlichen Aspekte zu informieren. Dieser Schritt ist allerdings optional.
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Der Projekt-Assistent von in-Step: Projektziel eingeben
Der Projekt-Assistent von in-Step: Weitere Projekteigenschaften eingeben
Wo bleiben diese Eingaben? Sie finden Sie spter unter dem Hauptmenpunkt Projekt/Ei-
genschaften wieder. Im Eigenschaften-Dialog, den Sie mit dieser Menfunktion ffnen, kn-
nen Sie die Projektbeschreibung dann auch ergnzen oder ndern.
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So wirds gemacht
Die Beschreibungsmglichkeiten, die in-Step Ihnen fr ein Projekt anbietet, rei-
chen Ihnen nicht aus? Sie haben zum Beispiel auch noch einen Vorgabewert fr
die Projektkosten, den Sie nicht berschreiten drfen, und wrden diesen Wert
gern in die Liste der Projekteigenschaften aufnehmen. Dann mssen Sie die Ei-
genschaften, die in-Step zu einem Projekt speichern kann, also das Metamodell
des in-Step-Systems, in dem Ihr Projekt liegt, um die Eigenschaft Projektkosten
erweitern.
Klingt kompliziert? Ist es aber nicht: Whlen Sie den Hauptmenpunkt Extras/
Kategorien. Sie erhalten dann ein Dialogfeld, das in der Rubrik Kategorien die
Elementtypen zeigt, die in-Step pro System speichert. In dieser Liste finden Sie
auch PROJECT. Wenn Sie PROJECT markieren, werden rechts daneben die Typen
von Eigenschaften angezeigt, die in-Step pro Projekt kennt. ber das Kontext-
men von PROJECT knnen Sie einen Eigenschaften-Dialog ffnen. Auf der Register-
karte Weitere Eigenschaften haben Sie die Mglichkeit, fr alle Projekte Ihres
Systems neue Eigenschaften zu definieren. Hier knnen Sie also die fehlende Ei-
genschaft Projektkosten hinzufgen. Alle hier festgelegten weiteren Eigenschaf-
ten knnen Sie dann spter projektbezogen mit konkreten Werten versehen.
Eine neue benutzerspezifische Eigenschaft fr Projekte anlegen
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Haben Sie es selbst einmal mit in-Step nachvollzogen? Dann finden Sie ab jetzt in
allen vorhandenen und zuknftigen Projekten Ihres Systems die neue Eigenschaft
Projektkosten vor. berzeugen Sie sich: Whlen Sie im Hauptmen von in-Step fr
ein beliebiges Projekt den Menpunkt Projekt/Eigenschaften. Auf der Register-
karte Weitere Eigenschaften finden Sie jetzt auch den Eintrag Projektkosten.
Fr das aktuelle Projekt knnen Sie dazu durch Doppelklick auf das Feld Wert das
Kostenlimit eintragen.
So kann man die neue benutzerdefinierte Eigenschaft verwenden
Den Schritt, ein Projekt anzulegen und zu beschreiben, schlieen Sie mit der Schaltflche
Fertig stellen ab. Jetzt befinden Sie sich automatisch in Ihrem neuen Projekt unter in-Step.
Wenn Sie mit der Maus auf den Hauptmenpunkt Projekt/Wechseln fahren, knnen Sie sich
davon berzeugen:
Die Projekte eines Systems: So wechselt man zwischen ihnen
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Schritt 3: Prozess anlegen/anpassen
Um Sie bei Planung und Steuerung des Workflows in Ihrem Projekt
und bei der Verwaltung der Ergebnisse untersttzen zu knnen, bentigt in-Step ein Prozess-
modell. Wenn Sie aber noch nie zuvor mit in-Step gearbeitet haben, also nur ein leeres System
und ein ebenso leeres Projekt anlegen konnten, dann mssen Sie Ihr unternehmensspezifisches
Prozessmodell erfassen. Das heit: Sie mssen alle Informationen, die wir Ihnen in Kapitel 2
vorgestellt haben, erarbeiten und eingeben. Dieser Vorgang ist nur einmal ntig. Denn Sie
haben gesehen: in-Step bietet vielfltige Mechanismen, um ein bewhrtes Prozessmodell in
ein neues Projekt zu bernehmen. Alle zielen darauf ab, den Aufwand fr das Bereitstellen
des Prozessmodells so gering wie mglich zu halten.
Gegebenenfalls mssen Sie den Prozess, den Sie in Ihr Projekt bernommen haben, an die
Gegebenheiten Ihres Projekts anpassen. Einige Standards, wie der Entwicklungsstandard fr
IT-Vorhaben des Bundes, enthalten Regeln, in welcher Weise ein Vorgehensmodell auf ein
konkretes Projekt zugeschnitten werden darf. Darauf wollen wir an dieser Stelle nicht einge-
hen. Wir wollen uns auf den allgemeinen Anpassungsbedarf und die zugehrigen Schritte
unter in-Step konzentrieren.
Prfen Sie den Prozess in Ihrem neuen Projekt unter folgenden Aspekten und in der vorge-
schlagenen Reihenfolge:
Checkliste zur Anpassung des Prozesses
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Wenn Ihre Antworten so ausfallen, wie die in obiger Tabelle, also bei jedem NEIN mssen Sie
das Prozessmodell ndern. Was jeweils zu tun ist, erfahren Sie jetzt. Allerdings: Um die vorge-
schlagenen Manahmen in voller Konsequenz zu verstehen, ist Wissen aus Kapitel 4 notwen-
dig. Vielleicht kommen Sie nach dem Lesen von Kapitel 4 noch einmal an diese Stelle zurck?
Zu 1: Im Projekt kommen nicht alle Produkttypen des Prozesses vor.
In diesem Fall haben Sie folgende Alternativen:
! Sie gehen alle Aktivittstypen durch und ffnen jeweils die Produktflsse. berall dort,
wo ein Aktivittstyp einen verzichtbaren Produkttyp als Eingabe erwartet bzw. als Ausga-
be erzeugt, ndern Sie die zugehrige Kardinalitt: Sofern es sich um eine Muss-Kardinalitt
(1 oder 1..*) handelt, machen Sie eine Kann-Kardinalitt (0..1 oder 0..*) daraus.
Wirkung: Bei der Workflow-Planung zeigt in-Step Ihnen bei einigen Aktivitten an, dass
ein Produkt des eigentlich nicht mehr bentigten Typs als Ein- oder Ausgabe mglich ist.
in-Step erzwingt die Existenz eines entsprechenden Produkts jedoch nicht. Oder, drcken
wir es etwas allgemeiner aus: Der nicht bentigte Produkttyp bleibt irgendwie im Projekt
sichtbar, strt aber den Workflow nicht.
! Sie gehen in die Liste der Produkttypen des Prozesses und ndern die Kardinalitt des
Produkttyps, den Sie nicht brauchen, von einer Muss- bzw. Kann-Kardinalitt einfach auf
0.
Wirkung: in-Step bietet Ihnen die sehr ntzliche und zeitsparende Mglichkeit, durch ei-
nen einzigen Menbefehl nmlich Verfeinern die gesamte Produkthierarchie zur
Verwaltung der Ergebnisse Ihres Projekts aus dem Prozessmodell zu erzeugen. Produkt-
typen mit einer Kann-Kardinalitt und damit auch der berflssige kommen darin
nicht vor. So verschwindet der Produkttyp aus Ihrem Projekt. Wenn Sie die Kardinalitt
0 vorgeben, sehen Sie den Produkttyp auch bei der Workflow-Planung nicht. Anders
ausgedrckt: Der Produkttyp bleibt im Prozessmodell auch in allen Produktflssen.
erhalten, ist im Projekt aber unsichtbar. Dies ist in den meisten Fllen die beste Alternati-
ve.
! Sie knnen einen Produkttyp natrlich auch lschen, sofern er in keinem Produktfluss
mehr vorkommt. Und auch dann ist dieser Schritt gut zu berlegen, denn mit dem Produkt-
typ verschwindet auch eine ganze Menge Wissen aus Ihrem Prozess. Verloren geht zum
Beispiel das Wissen ber seine interne Struktur, wenn er in Teilprodukte verfeinert ist, und
ber sein dynamisches Verhalten, das sich in der Zuordnung eines Zustandsautomaten
ausdrckt.
50
Zu 2: In Ihrem Projekt entstehen Produkte, die der Prozess typmig nicht kennt.
Das sind die Alternativen, zwischen denen Sie whlen knnen:
! Sie erweitern das Prozessmodell, definieren gegebenenfalls auch neue Aktivittstypen,
die den Produkttyp erzeugen bzw. bearbeiten, und bauen alles in den Produktfluss ein.
Wenn es mglich ist, sollten Sie unbedingt auch noch eine Vorlage fr den Produkttyp
erstellen und in den Vorlagen-Ordner Ihres Prozesses aufnehmen. Diese Mhe lohnt sich,
wenn es viele Produkte des neuen Typs in Ihrem Projekt geben wird. Denn den Entwick-
lern wird lstige Arbeit beim Strukturieren und Gestalten eines Produkts abgenommen.
! Sie verzichten auf einen neuen Produkttyp und erzeugen spter im Projekt nach Bedarf
freie Produkte. Sie berzeugen sich lediglich davon, dass das Prozessmodell freie Produk-
te an geeigneter Stelle innerhalb der Produkthierarchie zulsst. Damit verzichten Sie auf
die Mglichkeit, eine Produktvorlage einzusetzen. Diese Alternative ist nur dann empfeh-
lenswert, wenn im Projekt wenige Produkte des fehlenden Typs entstehen.
Zu 3: Die implementierungsnahen Produkttypen sind nicht auf die Produktstruktur abge-
stimmt, die die einzusetzende Workbench erzeugt.
Um in-Step zur Steuerung des Workflows bei der Implementierung und zum Verwalten der
implementierungsnahen Produkte verwenden zu knnen, muss die Produkthierarchie unter
in-Step die Produktstruktur widerspiegeln, mit der die eingesetzte Workbench arbeitet. Pas-
sen Sie also gegebenenfalls die Produkttypen und den Produktfluss im Prozessmodell an. Die
Arbeit lohnt sich.
Zu 4: Im Projekt kommen nicht alle Aktivittstypen des Prozesses vor.
Diese Situation geht oft Hand in Hand mit Fall 1. Wenn Sie nicht bentigte Produkttypen aus
dem Produktfluss lschen, knnen Aktivittstypen ohne Ein- und Ausgabe brig bleiben.
Diese knnen Sie lschen oder durch ndern der Kardinalitt fr Ihr Projekt unsichtbar
machen.
Aber auch folgende Situation ist denkbar: Ein Aktivittstyp ist in Ihrem Projekt verzichtbar.
Einige seiner Eingabeprodukttypen sollen jedoch auf andere Aktivittstypen umgelenkt
werden. Entsprechend sollen einige seiner Ausgabeprodukttypen von anderen Aktivittstypen
erzeugt werden. Editieren Sie den Produktfluss: Legen Sie zunchst die Umleitungen der
Ein- und Ausgabeprodukttypen auf andere Aktivittstypen an. Lschen Sie erst dann den
berflssigen Aktivittstyp. Er wird zusammen mit seinem Produktfluss aus dem Modell ent-
fernt.
51
Zu 5: In Ihrem Projekt werden Aktivitten bentigt, die der Prozess typmig nicht kennt.
Dieser Fall geht meist mit Fall 2 einher. Und auch die Alternativen sind entsprechend: Sie
knnen das Prozessmodell um neue Aktivittstypen ergnzen, fr die Sie anschlieend einen
Produktfluss definieren mssen. Oder Sie verzichten auf eine Anpassung des Prozesses und
arbeiten im Projekt mit freien Aktivitten. Das ist nur empfehlenswert, wenn sehr wenige
Aktivitten des fehlenden Typs vorkommen werden.
Zu 6: Der Produktfluss zwischen Aktivittstypen weicht in Ihrem Projekt vom Prozessmodell
ab.
Ist die Abweichung die Ausnahme, dann brauchen Sie das Prozessmodell nicht zu modifizie-
ren. in-Step bietet Ihnen bei der Workflow-Planung gengend Spielraum, um den Fluss von
Produkten zwischen Aktivitten individuell festzulegen. Ist die Abweichung die Regeln, dann
ist es der effizientere Weg, die betroffenen Produktflsse einmal im Prozess zu editieren.
Zu 7: Die Produktvorlagen sind fr Ihr Projekt nicht geeignet oder unvollstndig.
Wie bereits erwhnt, knnen gute Produktvorlagen im Projekt viel Zeit ersparen und zu einer
leicht verstndlichen und einheitlichen Dokumentation fhren. Deshalb sollten Sie fr die
Anpassung der Vorlagen Zeit investieren. Die Investition wird sich auszahlen.
Zu 8 und 9: Der Prozess enthlt Rollen, die in Ihrem Projekt nicht besetzt werden knnen,
oder es fehlen Rollen im Prozess.
Die Anpassung der Rollen ist weder komplex noch sehr zeitintensiv. Es lohnt sich ohnehin,
jede Rolle einmal anzufassen und die vorgegebenen Tagesstze zu berprfen. Dann kann
Ihnen in-Step bei der Kostenplanung krftig helfen.
Abschlieend zwei Tipps zum Anpassen eines Prozessmodells:
! Zyklen vermeiden: Wenn Sie die Produktflsse Ihres Prozessmodells editieren zum Bei-
spiel, weil Sie einen unntigen Aktivittstyp gelscht haben und Sie die dadurch entstan-
denen Lcken im Produktfluss schlieen wollen dann achten Sie bitte darauf, dass
Sie keine Zyklen modellieren. Zyklen stellen Projektmanagement-Systeme generell vor
Probleme. Nachfolgende Abbildung zeigt dazu ein Beispiel: Nehmen wir an, ein Projekt-
management-System ermittelt die geplanten Endtermine der Aktivitten eines Projekts
nach der Formel: Geplanter Endtermin = Geplanter Endtermin des Vorgngers + geplan-
te Dauer der Aktivitt. Zu welchem Ergebnis kommt das Projektmanagement-System fr
die Aktivitt Komponente entwickeln? Das Ergebnis ist fr diese Aktivitt, die sich selbst
zum Vorgnger hat, nicht eindeutig.
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Wann ist Komponente entwickeln denn nun fertig im Januar oder im April?
Man kann den Zyklus Komponente entwickeln System integrieren System testen Kom-
ponente entwickeln etc. dadurch auflsen, dass man die Aktivitten System testen und
Komponente entwickeln zeitlich entkoppelt. Man ersetzt die sehr enge, synchrone Kopplung
der beiden Aktivitten durch eine lose, asynchrone Kopplung. Die sieht im Prinzip so aus: Das
Testergebnis mit den gefundenen Fehlern wird von System testen nicht unmittelbar an Kom-
ponente entwickeln weitergeleitet. Es wird vielmehr solange abgelegt, bis die Bearbeiter von
Komponente entwickeln beschlieen, dass es an der Zeit ist, die Fehler zu beheben und wieder
in die Aktivitt Komponente entwickeln einzusteigen.
Das Prinzip der Entkopplung von Aktivitten
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Wie bertrgt man dieses Prinzip auf den Produktfluss? Ganz einfach, wie Sie am Beispiel in
der nachfolgenden Abbildung sehen: Wir lassen das Testergebnis im Produktfluss des Aktivitts-
typs System testen ins Nichts laufen sprich: in einer imaginren Ablage. Und aus dem Nichts
der Ablage kommt das Testergebnis auch wieder in Komponente entwickeln hinein.
Die Lsung des Konflikts: den Zyklus im Produktfluss unterbrechen
! Den Prozess sichern: Je umfangreicher die nderungen sind, die Sie am Prozessmodell
vornehmen, umso empfehlenswerter ist es, Zwischenstnde und das Ergebnis unabhn-
gig von Ihrem Projekt zu sichern. Mit in-Step knnen Sie jederzeit das Prozessmodell aus
Ihrem Projekt in eine XML-Datei schreiben. Dazu dient die Funktion Exportieren, die Sie
unter der Hauptmenfunktion Projekt finden. Jede damit erzeugte XML-Datei knnen
Sie mit Projekt/Anlegen wieder zur Basis eines neuen Projekts machen.
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So exportieren Sie den Prozess Ihres Projekts
So viel zum Anpassen eines Prozessmodells an die Gegebenheiten eines Projekts.
Schritt 4: Mitarbeiter anlegen/bearbeiten
Jetzt sind Sie mit dem Einrichten eines neuen Projekts fast fertig. Aber
eben nur fast. Denn Workflow-Management mit in-Step funktioniert nur dann, wenn jeder
geplanten Aktivitt ein Bearbeiter zugeordnet ist. Noch kennt in-Step Ihr Projektteam nicht.
Zum Schluss mssen Sie also dafr sorgen, dass alle Mitarbeiter, die zum Team gehren, als
Benutzer unter in-Step erfasst sind.
Grundstzlich gilt: Jeder Mitarbeiter, dessen Benutzerdaten Sie in einem Projekt neu einge-
ben, ist automatisch systemweit bekannt. Das heit auch: Jeden Mitarbeiter, der an einem
Projekt des aktuellen Systems arbeitet, knnen Sie zumindest, was in-Step angeht auch in
Ihr Projektteam holen. Wenn Ihr Projekt bereits Daten mitbringt, knnen Sie das Projektteam
direkt im Anschluss an das Anlegen des neuen Projekts zusammenstellen: in-Step ffnet nach
dem Anlegen automatisch die Liste der Projektmitarbeiter.
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Und so stellen Sie Ihr Team zusammen: ffnen Sie gegebenenfalls die Gruppe Projekt in der
in-Step Leiste. Klicken Sie dort auf die Schaltflche Projektmitarbeiter. in-Step ffnet dann
die Liste aller systemweit bekannten Mitarbeiter. Bei allen Personen, die am Projekt mitwirken
sollen, muss in der Spalte mit der berschrift Im Projekt ein grner Haken stehen. Um einen
Mitarbeiter in Ihr Projektteam aufzunehmen, also diese Markierung zu erzeugen, ffnen Sie
das Kontextmen auf der Mitarbeiterzeile und whlen darin die Funktion In Projekt aufneh-
men. in-Step ffnet daraufhin einen Dialog und speziell eine Registerkarte Projekt. Dort le-
gen Sie die projektbezogenen Daten des neuen Teammitglieds fest. Dazu gehren:
! der Pfad des Verzeichnisses, in dem die vom Mitarbeiter ausgeliehenen Produkte gespei-
chert werden sollen. Hier legen Sie also den persnlichen Arbeitsbereich des Mitarbeiters
fest. Der Mitarbeiter kann dieses Standardarbeitsverzeichnis im laufenden Projekt fr ein-
zelne Ordner und Produkte jederzeit berschreiben.
! der Prozentsatz seiner Arbeitszeit, den der Mitarbeiter fr das Projekt aufbringt, und der
Tagessatz, der fr den Einsatz des Mitarbeiters im Projekt berechnet wird. in-Step bentigt
diese Daten fr die Termin- und Kostenplanung. Vorgegeben sind hier zunchst die
Standardwerte fr den Mitarbeiter, die Sie unter der Registerkarte Allgemein finden.
Diese Werte werden fr alle Projekte eines Mitarbeiters herangezogen. Wollen Sie in
Ihrem speziellen Projekt von diesen Vorgaben abweichen, dann editieren Sie die Felder
Arbeitszeit und Tagessatz hier auf der Registerkarte Projekt. Fr das nchste Projekt
stehen Ihnen dann die Standardwerte wieder zur Verfgung.
! die Rollen, die der Mitarbeiter im Projekt ausfllt. Interessant ist hier die Checkbox Stan-
dard, die es pro Rolle eines Mitarbeiters gibt. Fllt Ihre Wahl fast immer auf diesen Mitar-
beiter, wenn jemand in einer speziellen Rolle gebraucht wird? Dann klicken Sie fr die
Rolle die Checkbox Standard an. Damit kennzeichnen Sie den Mitarbeiter als Standard-
bearbeiter aller Aktivitten, die die entsprechende Rolle erfordern. Wenn Sie beispielsweise
spter bei der Planung des Workflows automatisch Aktivitten erzeugen etwa mit der
Kontextmenfunktion Verfeinern, die Sie bei allen Aktivitten finden, die auf Haupt-
aktivittstypen im Prozessmodell zurckgehen, dann ordnet in-Step diesen Aktivitten
auch gleich Standardbearbeiter pro Rolle zu. Und Sie sparen wieder einmal ein paar Klicks.
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Projektbezogene Eigenschaften eines Mitarbeiters festlegen
Bei Mitarbeitern, die dem Projektteam bereits zugeordnet sind, finden Sie im Kontextmen
die inverse Funktion zu In Projekt aufnehmen, nmlich Aus Projekt entfernen. Diese Funk-
tion bentigen Sie nicht nur, wenn Sie sich verklickt haben oder ein Mitarbeiter aus Ihrem
Team abgezogen wird. Sie brauchen sie auch dann, wenn Sie das Projekt durch Kopieren
eines anderen Projekts erzeugt haben. In diesem Fall geht in-Step davon aus, dass alle Mitar-
beiter, die am kopierten Projekt beteiligt waren, auch in Ihrem neuen Projekt mitmachen. Hier
mssen Sie also gegebenenfalls Mitarbeiter aus dem Projekt herausnehmen.
Mchten Sie die Daten eines Mitarbeiters nachtrglich noch einmal ndern? Dann markieren
Sie den betreffenden Mitarbeitereintrag und whlen in der Symbolleiste Eigenschaften. Sie
kommen auf diesem Weg wieder in den Dialog, den Sie in obiger Abbildung sehen.
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Wenn Sie in-Step zum ersten Mal einsetzen oder wenn neue Mitarbeiter ins Team kommen,
die noch nicht im in-Step-System eingetragen sind, dann mssen Sie neue Mitarbeitereintrge
erstellen. Das geht so: ffnen Sie die Liste der Mitarbeiter und Klicken Sie in der Symbolleiste
des Fensters auf Neu. Damit gelangen Sie in den Ihnen jetzt schon bekannten Mitarbeiter-
dialog, allerdings direkt auf die noch fast leere Registerkarte Allgemein. Hier knnen Sie die
systemweit gltigen Mitarbeiterdaten eingeben. Dazu gehren die Vorgaben fr Arbeitszeit
und Tagessatz, die fr den Mitarbeiter in jedem Projekt des Systems angesetzt werden, sofern
Sie sie nicht projektbezogen berschreiben. Bei jedem Mitarbeiter, den Sie anlegen, finden
Sie fr den Tagessatz auch hier schon einen Vorgabenwert. Diesen Wert, den in-Step zunchst
auf alle neuen Mitarbeiter anwendet, knnen Sie auf folgende Weise vorgeben, und dadurch
hoffentlich bei einem groen Teil der Mitarbeiter Eingabeaufwand und wieder ein paar
Klicks sparen: Whlen Sie im Hauptmen von in-Step die Funktion Projekt/Eigenschaften.
Damit ffnen Sie den Eigenschaften-Dialog eines Projekts. Auf der Registerkarte Einstellun-
gen knnen Sie einen Wert fr den Tagessatz editieren.
Anlegen eines Mitarbeitereintrags unter in-Step
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Die projektbezogenen Eigenschaften erfassen Sie ber die Registerkarte Projekt. Sie ent-
spricht der, die wir Ihnen oben bereits vorgestellt haben, und erlaubt Ihnen wiederum, die
systemweiten Vorgaben projektbezogen zu ndern.
Einen letzten Fall mssen wir noch betrachten: Was ist zu tun, wenn ein Mitarbeiter, der in
Ihrem in-Step-System erfasst ist, aus dem Unternehmen ausscheidet oder aus welchem Grund
auch immer fr kein Projekt mehr zur Verfgung steht. Die Funktion Aus Projekt entfer-
nen, die Sie im Kontextmen eines Mitarbeitereintrags bfinden, hilft hier nicht weiter: Der
Mitarbeiter ist anschlieend immer noch im System vorhanden und knnte irrtmlich in ein
Projekt aufgenommen werden. Hier bentigen Sie ein strkeres Kaliber: den Befehl Lschen
im Kontextmen des Mitarbeiters bzw. in der Symbolleiste des Fensters. Ganz gelscht wird
der Mitarbeiter aus der in-Step-Datenbank brigens nicht, da er aus technischer Sicht Referen-
zen zu vorhandenen Projekten besitzen kann. Aber sichtbar ist er fr Sie nicht mehr.
Nachgefragt
Klar will man den Fluss der Arbeit zwischen den Teammitgliedern maschinell
untersttzen, so muss in-Step alle Projektbeteiligten kennen. Aber ist es speziell
in sehr groen Projekten berhaupt praktikabel, Aufgaben den einzelnen Mitar-
beitern zuzuordnen?
Mglicherweise ist es das nicht. Und selbst wenn es immer mglich wre: Vielleicht
wollen Sie manche Aufgaben gar nicht so stark personalisieren. in-Step erlaubt es
dem Projektleiter, die Verantwortung fr Aktivitten und die konkrete Arbeitstei-
lung bei komplexeren Aktivitten auf Gruppen zu verlagern. Damit wird die Projekt-
arbeit etwas anonymisiert. In welchem Umfang Sie von dieser Mglichkeit Ge-
brauch machen, hngt also nicht nur von der Projektgre, sondern auch von der
Kultur in Ihrer IT-Organisation ab.
Und so funktioniert es: Jeder Mitarbeiter muss auch bei dieser Arbeitsweise unter
in-Step erfasst werden. Zustzlich knnen Sie jedoch das gesamte Team in Grup-
pen aufteilen: ffnen Sie dazu die Liste der Mitarbeiter. Um eine Gruppe anzule-
gen, klicken Sie kurz in der Rubrik Gruppen. Und anschlieend auf Neu in der
Symbolleiste. Schon sind Sie im Dialog zum Anlegen einer Gruppe. Vergeben Sie
einen Gruppennamen und tragen Sie dann auf der Registerkarte Mitglieder die
Gruppenmitglieder ein. in-Step bietet Ihnen, wenn Sie auf die Schaltflche Hinzu-
fgen klicken, alle Projektmitarbeiter zur Auswahl an.
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Eine Gruppe zusammenstellen
Jetzt mssen Sie nur noch festlegen, welche Rollen die Gruppe ausfllen soll.
Dafr schalten Sie auf die Registerkarte Rollen um. Hier finden Sie brigens wieder
den Eintrag Standard, den Sie vom Eingeben der Mitarbeiter her kennen. Er be-
sitzt hier eine entsprechende Bedeutung: Der Eintrag kennzeichnet Gruppen als
Standardbearbeiter aller Aktivitten, die die entsprechende Rolle erfordern.
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Von der Gruppe auszufllende Rollen festlegen
Machen wir jetzt einen Sprung ins laufende Projekt und die Planung des Workflows:
Bei der Planung einer Aktivitt sagen wir vom Typ System testem bietet in-Step
Ihnen neben den einzelnen Mitarbeitern auch die eben angelegte Gruppe als
mglichen Bearbeiter an. Wenn Sie sich in einem solchen Fall fr die Gruppe ent-
scheiden, stehen Sie vor folgender Wahl: Soll die ganze Gruppe die Aktivitt ge-
meinsam ausfhren, also einen Pool an geeigneten Mitarbeitern bereitstellen?
Oder sollen die einzelnen Mitglieder der Gruppe die Aktivitt durchfhren? Ihre
Entscheidung fhrt zu einer unterschiedlichen Berechnung der Kosten fr eine
Aktivitt. Mehr dazu erfahren Sie im Kapitel So planen und kontrollieren Sie Kos-
ten und Termine.
Einer Aktivitt eine Gruppe als Bearbeiter zuweisen
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Mit dem Anlegen der Mitarbeiterinformationen unter in-Step ist ein Projekt fertig eingerich-
tet.
Rechte fr Systeme, Projekte und Produkte
Halt. Das war nun doch etwas voreilig. Das Projekt ist jetzt fast fertig
eingerichtet. Es fehlt noch ein Blick darauf, ob die Rechte fr die Arbeit mit in-Step korrekt
vergeben sind. Dazu erfahren jetzt mehr.
Die Rechte eines System- und Projektadministrators
Die Einheiten System und Projekt, die Sie zu Beginn dieses Kapitels
kennen gelernt haben, sind nicht nur fr die Organisation der Daten unter in-Step von Bedeu-
tung. Sie spielen auch im Rechtekonzept des Werkzeugs eine zentrale Rolle.
Wie Sie eben gesehen haben, fhrt in-Step in jedem System eine Liste aller zur Verfgung
stehenden Mitarbeiter. Soll ein Mitarbeiter an einem Projekt mitwirken, muss er explizit in das
Projekt aufgenommen werden. Da Mitarbeiter systemweit bekannt sind, knnen Sie in meh-
rere Projekte eines Systems aufgenommen werden. Ist ein Mitarbeiter zwar im System vor-
handen, aber keinem Projekt zugeordnet, dann hat er mit seinem Login auch keinen Zugang
zu den Projekten des Systems. Dasselbe gilt, wenn ein Mitarbeiter aus allen laufenden Projek-
ten herausgenommen wurde.
Jeder Mitarbeiter, der in ein Projekt eines Systems aufgenommen wurde, kann die fr ihn
geplanten Aktivitten bearbeiten, Produkte ausleihen, bearbeiten oder ansehen, Auswertun-
gen erstellen kurz alles tun, was seine eigene inhaltliche Arbeit betrifft. Gehrt er gleichzei-
tig zu mehreren Projekten eines Systems, dann kann er ber den Hauptmenpunkt Projekt/
Wechseln zwischen seinen Projekten umschalten. Eines ist ihm allerdings nicht erlaubt: Er
darf keine projektspezifischen Daten ndern. Das bedeutet, er kann zum Beispiel keine neuen
Aktivitten anlegen. Die Termin- und Kostenplanung ist ihm nicht zugnglich und er kann
sich auch keine Verstrkung holen, indem er neue Mitarbeiter in das Projekt aufnimmt. Fr
diese projektbezogenen Aktionen bentigt man die Rechte eines Projektadministrators.
Der Projektadministrator kann zunchst einmal alles tun, was einem normalen Projekt-
mitarbeiter erlaubt ist, zum Beispiel auch selbst Aktivitten bearbeiten. Darber hinaus kann
er alles modifizieren, was sein Projekt betrifft: Der Projektadministrator kann den Prozess
seines Projekts ndern und die Projekteigenschaften festlegen. Er kann neue Mitarbeiter an-
legen. Sie werden automatisch in sein Projekt aufgenommen. Natrlich kann er auch Mitar-
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beiter aus seinem Projekt entfernen. Der Projektadministrator kann Aktivitten und Produkte
erzeugen. Er kann festlegen, wer welche Aktivitten bearbeiten soll und wer welche
Bearbeitungsrechte fr die Produkte erhlt. Er ist autorisiert, den Workflow im Projekt sowie
die Kosten und Termine zu planen. Und er kann sich auch Untersttzung verschaffen, indem
er andere Projektmitarbeiter ebenfalls zu Projektadministratoren macht. Es liegt auf der Hand:
Der Projektleiter sollte immer Projektadministrator unter in-Step sein.
Einen Mitarbeiter zum System- oder Projektadministrator machen
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Um ein neues Projekt innerhalb eines Systems anzulegen oder ein Projekt zu lschen, reichen
allerdings die Rechte des Projektadministrators nicht aus. Dafr werden die Rechte eines System-
administrators bentigt.
Der Systemadministrator hat fr alle Projekte eines Systems die Rechte eines Projekt-
administrators. Darber hinaus kann er auf alle Informationen zugreifen, die das gesamte
System betreffen. Eine ganz besondere Einflussmglichkeit wollen wir nicht unerwhnt las-
sen: Der Systemadministrator kann unter dem Hauptmenpunkt Extras/Kategorien das
Metamodell von in-Step um neue Kategorien oder benutzerdefinierte Eigenschaften erwei-
tern. Ein Anwendungsbeispiel fr diese Mglichkeit haben Sie in diesem Kapitel bereits ken-
nen gelernt: Sie erinnern sich? Beim Anlegen eines neuen Projekts haben wir Ihnen gezeigt,
wie man die beschreibenden Eigenschaften von Projekten unter in-Step erweitert. So etwas
darf, wegen der Wirkung auf alle Projekte eines Systems, natrlich nur der Systemadministrator
tun.
Wie macht man einen Mitarbeiter zum System- oder Projektadministrator? Dazu reicht jeweils
ein Mausklick im Eigenschaften-Dialog eines Mitarbeitereintrags.
Rechte zur Bearbeitung von Produkten
Blicken wir einmal voraus in ein laufendes Projekt und nehmen wir an,
dass bereits Produkte angelegt wurden. Um einen sicheren Projektverlauf zu garantieren, ist
es sinnvoll, fr jedes neue Produkt Bearbeitungsrechte zu definieren.
Bearbeitungsrechte fr die Produkte eines Projekts knnen Sie nur festlegen, wenn Sie selbst
Projekt- oder Systemadministrator sind. ffnen Sie den Eigenschaften-Dialog eines Produkts.
Dort knnen Sie auf der Registerkarte Rechte ber die Schaltflche Hinzufgen alle Mitar-
beiter eintragen, die Bearbeitungsrechte fr das Produkt erhalten sollen. in-Step bietet Ihnen
nur die Mitarbeiter zur Auswahl an, die zuvor in das Projekt aufgenommen wurden. Pro
Mitarbeiter knnen Sie dann zwischen folgenden Optionen whlen:
Alle: Der betreffende Mitarbeiter erhlt uneingeschrnkt Rechte.
ndern: Der Mitarbeiter darf das Produkt bearbeiten, aber nicht lschen.
Lschen: Der Mitarbeiter kann die aktuelle Version des Produkts lschen. Er kann das Produkt
jedoch nicht ndern oder aus dem Projekt lschen.
Endgltig lschen: Der Mitarbeiter kann das Produkt mit all seinen Versionen aus dem Projekt
lschen, er darf es jedoch nicht ndern.
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Rechte fr die Bearbeitung eines Produkts vergeben
Besteht ein Produkt aus zahlreichen Teilprodukten und sollen fr alle gleiche Bearbeitungs-
rechte gelten, dann kann man die Prozedur der Rechtevergabe abkrzen: Man reicht einfach
die beim Produkt definierten Rechte an die Teilprodukte weiter. Dazu muss man lediglich das
Kontrollkstchen Rechte rekursiv setzen markieren.
Soweit unsere kleine Vorschau auf die Rechtevergabe im laufenden Projekt. Doch jetzt zurck
zum Einrichten eines Projekts.
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Noch einmal im Schnelldurchlauf
Sie haben in diesem Kapitel alle Schritte kennen gelernt, die ntig
sind, um ein Projekt fr den Einsatz von in-Step als Workflow-Management System vorzube-
reiten. Vielleicht ist Ihnen bei der Behandlung all der Mglichkeiten, Alternativen und Aus-
nahmen, die in-Step zulsst, das Gefhl fr den Aufwand verloren gegangen, den Sie hier
investieren mssen. Deshalb noch einmal in der Zusammenfassung:
Nehmen wir an, der in-Step-Einsatz ist in Ihrer IT-Organisation eingeschwungen. Das heit,
alle einmaligen Leistungen fr den Einsatz von in-Step sind erbracht: Es gibt ein in-Step-Sys-
tem, in dem alle Mitarbeiter eingegeben sind, die in Ihrer IT-Organisation Projektarbeit ma-
chen. Auerdem befindet sich in dem System ein Projekt, dessen Prozess sich bewhrt hat
und der deshalb in allen Projekten angewendet wird. Dann ist das Einrichten eines Projekts
eine Sache von Minuten.
Hier ist die Klickliste:
1. Sie whlen den Hauptmenpunkt Projekt/Anlegen. Der Projekt-Assistent von in-Step
fhrt Sie durch die weiteren Schritte.
2. Sie markieren im Projekt-Assistenten die Option Neuprojekt und anschlieend Den Pro-
zess eines bestehenden Projekts kopieren.
3. Sie whlen das Projekt aus, dessen Prozess kopiert werden soll.
4. Sie geben den Namen Ihres Projekts und des zu entwickelnden IT-Systems ein.
5. Sie erfassen die wichtigsten Informationen ber Ihr Projekt und beenden den Projekt-
Assistenten mit einem Klick auf die Schaltflche Fertig stellen.
6. Sie ffnen die Liste aller Mitarbeiter/Gruppen mit einem Klick auf das Symbol Mitarbei-
ter in der Projekt-Sicht der in-Step-Leiste.
7. Sie ordnen die Mitarbeiter/Gruppen, die in Ihrem Projektteam ttig werden sollen, jeweils
mit Hilfe des Kontextmenpunkts In Projekt aufnehmen Ihrem Projekt zu.
8. Sie richten mit Eigenschaften die Arbeitsbereiche der Mitarbeiter/Gruppen ein und le-
gen Rollen und Rechte sowie Einsatzzeiten und Tagessatz fest, sofern sie von den Vorga-
ben abweichen sollen.
9. Sie machen einen oder mehrere Projektmitarbeiter zum Projektadministrator, in dem Sie
das entsprechende Kontrollkstchen im Eigenschaften-Dialog des Mitarbeiters auf der
Registerkarte Projekt markieren. Fertig.
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Nach diesen Schritten kann es an die Planung des Workflows im Projekt gehen. Das ist das
Thema des nchsten Kapitels.
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So steuern Sie ein Projekt mit in-Step
In diesem Kapitel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit in-Step
! die anstehenden Aufgaben im Projekt organisieren und verteilen,
! dafr sorgen, dass jeder wei, welche Produkte er bearbeiten soll,
! den Fluss der Arbeit im Team festlegen.
Kurz: Sie erfahren hier, wie Sie den Workflow im Projekt planen und steuern.
Es geht uns zunchst nur um die Planung des Arbeitsablaufs. Die damit zusammenhngende
Termin- und Kostenplanung behandeln wir in einem gesonderten Kapitel.
Alle Vorbereitungen, die Sie bis hierhin getroffen haben, zahlen sich jetzt aus. Die nachfol-
gende Abbildung zeigt: Die Elemente des Prozesses, also die Aktivittstypen, Rollen, Produkt-
typen und der Produktfluss sowie die Vorlagen fr Produkte und die eingegebenen Mitarbeiter-
daten das alles kommt jetzt zum Zuge, wenn Sie mit ein paar Mausklicks den Workflow
festlegen.
Sie lernen zunchst die grundlegende Arbeitstechnik zur Definition der Arbeitsablufe in Ih-
rem Projekt kennen. Wenn Sie sich mit dem Prinzip vertraut gemacht haben, verraten wir
Ihnen, wie alles noch schneller und einfacher geht.
Wie Sie den Workflow in Ihrem Projekt planen
Bevor Ihr Team mit der Projektarbeit beginnen kann, sind Sie als Projekt-
leiter noch einmal dran. Prinzipiell sind vier verschiedene Dinge zu tun (prinzipiell deshalb
Sie kennen das schon , weil in-Step Ihnen, je nach Vorbereitung oder Situation, einen erheb-
lichen Teil der Arbeit abnimmt): Sie mssen die Aktivitten, die in Ihrem Projekt durchgefhrt
werden sollen, bestimmen und unter in-Step anlegen. Das Prozessmodell dient dabei als eine
Art Muster. Jeder Aktivitt, die Sie planen, mssen Sie Bearbeiter zuweisen. Auerdem ms-
sen Sie jeder Aktivitt Ein- und Ausgangsprodukte zuordnen. Die Ausgangsprodukte einer
Aktivitt knnen die Eingangsprodukte einer oder mehrerer Folgeaktivitten sein. Wenn Sie
diese Beziehungen definiert haben, ist der Workflow komplett definiert. Ist ein bentigtes
Produkt noch nicht unter in-Step vorhanden, dann haben Sie zwei Mglichkeiten: Gibt es das
Produkt bereits als Datei auerhalb von in-Step, dann knnen Sie es per Drag & Drop in die
Produkthierarchie unter in-Step aufnehmen und ihm anschlieend einen passenden Produkt-
typ zuweisen. Oder Sie legen das neue Produkt direkt unter in-Step an. Wenn sein Produkttyp
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im Prozessmodell vorkommt, ist nichts leichter als das: Sie erzeugen das Produkt einfach aus
der zugehrigen Vorlage.
Fr diese Aktionen bentigen Sie in in-Step die Rechte eines System- oder Projektadministrators.
Workflow planen
Unser Beispiel
Wir wollen diese vier Schritte der Workflow-Planung am Beispiel deut-
lich machen. Lassen Sie uns folgenden Fall unterstellen: Sie haben mit in-Step ein Projekt
erzeugt. Dabei konnten Sie zwar auf ein Prozessmodell zurckgreifen, aber nicht auf Aktivit-
ten oder Produkte aus einem Vorgngerprojekt. Das heit: In Ihrem neuen Projekt gibt es nur
eine Aktivitt, die den Projektnamen trgt, und ein Produkt, das Sie nach dem IT-System
benannt haben, das Sie bauen wollen.
Wie sieht das Prozessmodell aus? Werfen Sie kurz einen Blick auf nachfolgenden Modellaus-
schnitt. Ihn werden wir in unserem Beispiel verwenden: Das Projekt beginnt so schreibt es
unser Vorgehensstandard vor mit einer Aktivitt vom Typ Anforderung beschreiben. Als
einzige Eingabe ist dazu ein Entwicklungsauftrag erforderlich. Mit der Aktivitt wird ein Pro-
dukt vom Typ Anforderung erstellt. Es ist gleichzeitig Eingabe fr eine Aktivitt des Typs Archi-
tektur entwerfen. Zu beiden Produkttypen es handelt sich um MS Word-Dateien gibt es
Vorlagen.
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Ausschnitt aus dem zu Grunde liegenden Prozessmodell
Nehmen wir an: Alle Mitarbeiter, die zum Kernteam gehren, haben Sie bereits in das Projekt
bernommen. Und das sind die Projektbeteiligten:
Das Team
Und noch etwas haben Sie schon erledigt: Sie haben den Entwicklungsauftrag fr Ihr Projekt,
den Sie vom IT-Vorstand erhalten haben, in die sonst noch leere Produkthierarchie des Pro-
jekts aufgenommen. Damit haben Sie dieses Dokument der Versionsverwaltung von in-Step
unterstellt.
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So wirds gemacht
Wie Sie das gemacht haben? Nun das war ganz einfach. Dazu mussten Sie lediglich:
! die Produkthierarchie mit Hilfe der Schaltflche Produkte in der Gruppe
Projekt der in-Step-Leiste ffnen,
! im Dateisystem die Datei Entwicklungsauftrag fr eShop.doc auswhlen und
per Drag & Drop auf das bisher einzige Produkt in Ihrem Projekt, nmlich
das System eShop ziehen,
So wird ein Produkt nach in-Step bernommen
! der Datei den Produkttyp Entwicklungsauftrag zuordnen. Damit stellen Sie
den Bezug zwischen der Datei und dem Prozessmodell her, den in-Step
bentigt, um Sie bei der Workflow-Planung und -Steuerung untersttzen zu
knnen.
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Den Typ der Datei definieren
! den Zustand der Datei auf in Bearbeitung setzen, denn wer wei, vielleicht
muss die Datei noch gendert werden,
Den Zustand der Datei festlegen
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Wollen Sie noch einen Blick in den Entwicklungsauftrag werfen? Markieren Sie
die Datei Entwicklungsauftrag fr eShop.doc und klicken Sie in der Symbolleiste
auf Ansehen. in-Step startet MS Word und die Datei wird Ihnen im schreib-
geschtzten Zustand anzeigt.
Ist das die richtige Datei? Die Datei ansehen
Muss die Datei weiter bearbeitet werden? Dann whlen Sie in der Symbolleiste
Ausleihen. in-Step stellt Ihnen die Datei in Ihrem Arbeitsbereich zur Bearbeitung
zur Verfgung. Noch schneller geht es mit Bearbeiten. Diese Funktion ffnet
auch gleich noch die Datei unter MS Word. Den berarbeiteten Entwicklungsauf-
trag geben Sie ber die entsprechende Schaltlfche dann spter wieder an in-Step
zurck. Das Werkzeug legt dabei automatisch eine neue Version der Datei an.
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In vier Schritten zum Workflow
Schritt 1: Aktivitten anlegen
Die erste Aufgabe lautet: Aktivitten anlegen. ffnen Sie das Fenster
der Aktivitten des Projekts mit einem Klick auf das Symbol Aktivitten in der Projektsicht
der in-Step-Leiste. Zu jeder Aktivitt in diesem Fenster kann man mit Hilfe der Funktion Neu
Teilaktivitten erzeugen. Zum Anlegen einzelner Aktivitten gibt es brigens eine sehr effizi-
ente Alternative, nmlich die Funktion Verfeinern, die sie im Kontextmen jeder noch nicht
verfeinerten Hauptaktivitt finden. Aber davon wie versprochen am Ende dieses Kapitels
mehr.
Die erste Aktivitt anlegen
Nach dem Anklicken von Neu ffnet in-Step einen Dialog mit mehreren Registerkarten. Zunchst
muss festgelegt werden, von welchem Typ die neue Aktivitt sein soll. Ist die Checkbox Typ in
der obersten Zeile des Dialogs markiert, dann bietet in-Step alle im Prozessmodell definierten
Aktivittstypen zur Auswahl an, die direkt unter der obersten Aktivitt vorkommen knnen.
(Whlen Sie das Feld Typ ab, wenn Sie eine freie Aktivitt anlegen wollen.) Die neue Aktivitt
soll vom Typ Anforderung beschreiben sein. in-Step schlgt vor, diese Bezeichnung auch gleich
als Namen fr die neue Aktivitt zu verwenden. Die Erfahrung lehrt: Unterscheiden Sie bei
der Namensgebung klar zwischen Typ und Exemplar. Das verhindert Missverstndnisse. Denn
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vielleicht bentigen wir in diesem Projekt ja eine weitere Aktivitt dieses Typs. Bezogen auf
unser Beispiel ist die Bezeichnung Anforderung an die Anwendung eShop beschreiben zwar
ziemlich lang, macht aber den Unterschied zwischen Typ und Exemplar deutlich.
Schritt 2: Bearbeiter zuordnen
Wer soll diese Aktivitt ausfhren? Auf der Registerkarte Bearbeiter
finden Sie die Mglichkeit, aus den Mitarbeitern, die dem Projekt bereits zugeordnet sind, mit
Hinzufgen den oder die gewnschten Bearbeiter auszuwhlen. Standardbearbeiter weist
in-Step automatisch zu. Das Anlegen einer Aktivitt wird mit der Eingabe der Daten fr die
Termin- und Kostenplanung abgeschlossen. Dafr gibt es eine eigene Registerkarte Planung.
Mehr dazu erfahren Sie spter.
Einen Bearbeiter zuordnen
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Schritt 3: Ein- und Ausgangsprodukte anlegen/zuordnen
Aus dem Produktfluss des Prozessmodells wei in-Step, welche Typen
von ein- und ausgehenden Produkten fr eine Aktivitt bentigt werden, und kennt den
Sollzustand der Ein- und Ausgaben. Beides zeigt in-Step unter den berschriften Eingehende
Produkte und Ausgehende Produkte im Aktivittenfenster an. Und in-Step kennt alle im
Projekt vorhandenen Produkte. Zu diesem Zeitpunkt gibt es in in-Step bereits das vom Typ her
passendes Eingangsprodukt: die Datei Entwicklungsauftrag fr eShop.doc. Das Tool ordnet
es deshalb gleich automatisch zu, denn in-Step wei aus dem Produktfluss auch, dass es in
einem Projekt immer nur einen Entwicklungsauftrag gibt. Dabei bringt das Produkt seinen
aktuellen Zustand mit. In unserem Beispiel ist es in Bearbeitung.
Diese Aktivitt braucht mindestens noch ein ausgehendes Produkt des rosa
markierten Typs
In unserem Beispiel ist die Zeile fr das ausgehende Produkt rosa unterlegt. in-Step signalisiert
damit Folgendes: Das Prozessmodell schreibt fr jede Aktivitt dieses Typs vor, dass sie
mindestens ein ausgehendes Produkt des markierten Typs haben muss. Gibt es in einem Pro-
jekt mehrere Produkte dieses Typs, wei in-Step allerdings nicht, welche konkreten Produkte
bearbeitet werden. Hier sind Sie am Zug: ber die Funktion Zuordnen im Kontextmen des
noch nicht konkretisierten Produkts ffnen Sie ein Fenster, in dem die vorhandenen, vom Typ
her passenden Produkte grn markiert sind. Das richtige Produkt muss nur noch per Maus
ausgewhlt werden. Oder lassen Sie in-Step doch die ganze Arbeit machen. Klicken Sie auf
Vorschlag. Und wenn es die richtige Datei noch nicht gibt, ....
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Das ausgehende Produkt zuordnen
...so wie es bei dem geforderten Ausgangsprodukt vom Typ Anforderung der Fall ist? Dann
ffnet in-Step automatisch das Fenster Produkte zuordnen, in dem Sie auch ein neues Pro-
dukt anlegen knnen. in-Step bietet Ihnen in diesem Fenster immer alle Vaterprodukte an,
unter denen ein Produkt des gewnschten Typs laut Prozessmodell angeordnet werden
kann. In unserem Beispiel ist es nur das IT-System eShop selbst. Markieren Sie das gewnschte
Vaterprodukt und ffnen Sie sein Kontextmen. Dort finden Sie die Funktion Produkt anle-
gen. Das neue Produkt ist ganz automatisch im Anfangszustand geplant. (Woher kommt
der Zustand? Sie erinnern sich: Die mglichen Zustnde und das zustandsabhngige Verhal-
ten von Aktivitten und Produkten kennt in-Step aus den Zustandsautomaten, die den Aktivi-
tts- und Produkttypen im Prozessmodell zugeordnet sind.)
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Das ausgehende Produkt anlegen
Die Bearbeiterin soll das neue Produkt zwar ndern, aber niemals gnzlich lschen drfen.
Also kurz noch ein Blick auf die Rechte: Dazu ffnen Sie im Fenster der ausgehenden Produk-
te das Kontextmen auf Anforderung an eShop.doc und whlen den Menpunkt Eigen-
schaften. Damit ffnen Sie den Eigenschaften-Dialog des neuen Produkts. Auf der Register-
karte Rechte knnen nun die Rechte fr die Bearbeiterin zusammengeklickt werden.
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Die Bearbeitungsrechte festlegen
Mit dem Anlegen eines ausgehenden Produkts vom Typ Anforderung ist die erste Aktivitt
fertig geplant. Zur Erinnerung: Das neue Dokument Anforderung an eShop.doc ist nicht vl-
lig leer, sondern es besitzt bereits eine vorgegebene Struktur und ein Layout. Denn es wurde
wie alle Produkte vom Typ Anforderung aus einer Vorlage erzeugt. Ganz ohne Ihr Zutun
und sicher zur Freude der Bearbeiterin, die sich um diese Dinge nicht mehr bemhen muss.
Die transparente oder gestrichelte Pfeilspitze im Fenster der ausgehenden Produkte vor An-
forderung an eShop.doc zeigt an: Hier endet bisher der Workflow im Projekt. Das wollen wir
jetzt ndern.
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Die erste Aktivitt ist geplant
Schritt 4: Ausgangsprodukte den Folgeaktivitten als Eingabe zuord-
nen
Entsprechend legen Sie nun die zweite Aktivitt an und ordnen ihr
einen Bearbeiter zu. Bestimmen Sie dann die Eingangsprodukte der neuen Aktivitt. Je weiter
Sie mit der Planung des Workflows fortgeschritten sind, je mehr Ausgangsprodukte von vor-
angegangenen Aktivitten es also schon gibt, umso einfacher ist die Zuordnung der Ein-
gangsprodukte. Denn Sie knnen zunehmend die Vorschlagsfunktion von in-Step nutzen.
Lassen Sie in-Step mitarbeiten: Der Vorschlag fr ein eingehendes Produkt
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Warum es noch nicht losgeht
Sehen Sie sich die Situation in nachfolgender Abbildung an: Die ers-
ten beiden Aktivitten des Projekts sind geplant. Die Aktivitt Anforderung an die Anwen-
dung eShop beschreiben ist markiert. Zu einer markierten Aktivitt hebt in-Step im Aktivitten-
fenster alle Vorgngeraktivitten grau und alle Nachfolger grn hervor. Hier gibt es nur eine
Nachfolgeraktivitt.
Eigentlich knnte es jetzt losgehen. Aber in-Step zeigt nach wie vor rotes Licht: Die erste
Aktivitt Anforderung an die Anwendung eShop beschreiben befindet sich noch immer im
Zustand geplant, nicht im Zustand bereit. Warum? Die Antwort finden Sie ebenfalls in der
Abbildung und zwar im Fenster der eingehenden Produkte: Ist- und Sollzustand des Ein-
gangsprodukts stimmen nicht berein. Der Entwicklungsauftrag ist noch nicht, wie es fr den
Start der Aktivitt laut Produktfluss im Prozessmodell erforderlich ist, fertig.
Warum geht es noch nicht los?
Oder doch? Nehmen wir an: Das Dokument soll nicht mehr bearbeitet werden. Dann knnen
Sie vorausgesetzt Sie sind Projekt- bzw. Systemadministrator den Zustand direkt aus dem
Kontextmen des Produkts im Fenster der eingehenden Produkte ndern.
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Weil Ist- und Sollzustand der Eingabe nicht bereinstimmen
Das war der Startschuss fr das Projekt. Denn jetzt sind alle Vorbedingungen der ersten Akti-
vitt erfllt.
Aber jetzt! Die erste Aktivitt ist bereit zur Bearbeitung
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Nachgefragt
Muss man den Workflow gleich fr das ganze Projekt festlegen oder kann man
auch in mehreren Schritten vorgehen?
Wie viele Aktivitten Sie in einem Schritt planen, berlsst in-Step ganz Ihnen. Die
Gre der Planungseinheiten hngt stark davon ab, ob
! Sie mit dem Projekt Neuland betreten oder ein Vorhaben starten, das auf Er-
fahrungen vorangegangener Projekte aufbauen kann (grere Planungs-
einheiten),
! das Projekt generell mit Risiken behaftet ist (kleine Planungseinheiten),
! es sich um ein kurzes oder langes Projekt handelt,
! das Team eingespielt ist oder erst fr das Projekt zusammengestellt werden
muss,
! das Team im Verlauf des Projekts noch stark vergrert wird,
! Ihr Prozessmodell Meilensteine vorschreibt und ein phasenweises Vorgehen
nahe legt.
Hier sind dennoch zwei generelle Tipps:
1. Planen Sie alle Aktivitten auf dem obersten Niveau des Prozessmodells.
Die Aktivittstypen (und auch die Produkttypen) der meisten Prozessmodelle sind
hierarchisch strukturiert: Die Aktivittstypen der untersten Ebene stehen fr ele-
mentare Aufgaben in einem Projekt. Oft werden diese Aktivittstypen unter ei-
nem gemeinsamen Oberbegriff zu hherwertigen Aktivittstypen zusammenge-
fasst. Diese knnen ihrerseits wieder gruppiert und erneut mit einem weiteren
Obergriff bezeichnet werden etc. Von den Aktivittstypen der hchsten Ebene
wie Anforderungen analysieren, System entwerfen, System implementieren, Sys-
tem testen etc. gibt es in der Regel jeweils nur eine einzige konkrete Aktivitt
pro Projekt. Es macht also nicht viel Mhe, diese oberste Ebene von Aktivitten
anzulegen. Und das sollten Sie in jedem Falle tun. Beziehen Sie alle Aktivitten der
obersten Ebene in Ihre Planung ein und schtzen Sie den erforderlichen Aufwand.
Definieren Sie anschlieend die Vorgnger-/Nachfolgerbeziehungen zwischen die-
sen Aktivitten. Oder anders ausgedrckt: Legen Sie zwischen diesen Aktivitten
Kontrollflsse an. Zur Erinnerung: Den entsprechenden Menpunkt finden Sie im
Kontextmen jeder Aktivitt. Nachdem Sie die Reihenfolge der Aktivitten festge-
legt haben, kann in-Step Sie mit seinen Funktionen zur Termin- und Kostenplanung
von Beginn an ber den gesamten Projektverlauf untersttzen.
2. Planen Sie komponentenweise.
Wenn Sie komponentenbasiert entwickeln, orientieren Sie sich am besten an der
Komponentenstruktur Ihres Systems und planen den Workflow pro Komponente
in einem oder mehreren Schritten.
83
Und noch eine Frage
Muss man als Projektleiter die gesamte Aktivittenplanung selbst durchfhren oder
kann jeder Mitarbeiter seine Aktivitten selbst anlegen?
Weder noch. Um in einem noch leeren Projekt die ersten Aktivitten anlegen zu
knnen, bentigt man mindestens die Rechte eines Projektadministrators. Als
Projektleiter sollten Sie sich also zunchst Projektadministratorrechte verschaffen,
sodass Sie die grundlegende Struktur Ihres Projekts anlegen knnen. Wie eben
dargestellt, bentigen Sie die Aktivitten auf oberstem Niveau ohnehin fr die
Termin- und Kostenplanung.
Ein Projektmitarbeiter kann unter in-Step nur Aktivitten bearbeiten, denen er als
Bearbeiter zugeordnet ist. Wenn sich eine Aktivitt gem Prozessmodell in feine-
re Aktivitten zerlegen lsst, dann erlaubt in-Step dem zugeordneten Bearbeiter
die Aktivitt selbst zu verfeinern. Auf diese Weise knnen Gruppenleiter oder Teams
die Arbeit an einer komplexeren Aktivitt selbst organisieren. Soll also ein Projekt-
mitarbeiter die Feinplanung einer nicht-elementaren Aktivitt bernehmen, dann
mssen Sie ihn der Aktivitt als Bearbeiter zuordnen.
Schauen Sie sich dazu bitte das Strukturbeispiel in nachfolgender Abbildung an:
Der Projektleiter will sich hier das Recht vorbehalten, die Phasengliederung des
Projekts festzulegen. Deshalb hat er dem Projekt also dem Kopf der Aktivitten-
hierarchie keinen Bearbeiter zugeordnet. Nur er mit seinen Projektadministrator-
rechten und der Systemadministrator knnen eine dritte Phase anlegen oder auch
die vorhandenen Phasen lschen. Der Phase 1 ist der Mitarbeiter A zugeordnet. Er
kann diese Phase in weitere Aktivittsgruppen und Aktivitten verfeinern. Bear-
beiter der Aktivittsgruppe 1 ist der Mitarbeiter B. Damit hat er das Recht, inner-
halb dieser Aktivittsgruppe neue Aktivitten anlegen. Das Gleiche gilt fr Mitar-
beiter C und die Aktivittsgruppe 2.
Der Bearbeiter einer nicht-elementaren Aktivitt hat das Recht, die
Aktivitt zu verfeinern
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Wie die Arbeit im Projekt zu flieen beginnt
Wechseln wir kurz die Sicht und schauen wir als Projektmitarbeiter auf
die Workflow-Definition. Wie sieht die Projektarbeit damit praktisch aus? Bedeutet der Ein-
satz von in-Step fr die Projektmitarbeiter irgend eine Mehrarbeit? Nein. in-Step schafft Ord-
nung, Orientierung und Sicherheit, nicht zuletzt durch die integrierten Funktionen des
Konfigurationsmanagements. Schauen Sie selbst:
Die Mitarbeiterin startet die erste Aktivitt implizit durch das Ausleihen des ausgehenden
Produkts. Dazu whlt sie den gleichnamigen Menpunkt im Kontextmen des Produkts im
Fenster der ausgehenden Produkte.
Produkt ausleihen
in-Step stellt ihr das ja bereits vorhandene, aus einer Vorlage erzeugte Dokument in ihrem
Arbeitsbereich bereit.
Anschlieend whlt die Mitarbeiterin den Menpunkt Bearbeiten im Kontextmen des Pro-
dukts. in-Step ffnet das Dokument gleich mit dem richtigen Werkzeug, hier ist es MS Word.
Gleichzeitig kann die Bearbeiterin sicher sein, dass ihre Arbeitsgrundlage, nmlich die Datei
85
Entwicklungsauftrag fr eShop.doc, ihr nicht so zu sagen unter den Fingern weg gendert
wird. Der Stand, mit dem sie arbeitet, wird fixiert, das heit gegen nderungen durch andere
Projektmitarbeiter geschtzt. Auch Sie knnen diese Tatsache auf einen Blick erkennen. Schauen
Sie in das Fenster der eingehenden Produkte. Dort sehen Sie jetzt einen senkrechten Strich
hinter dem grnen Pfeil vor dem Dokumentnamen Entwicklungsauftrag fr eShop.doc. Die-
ser senkrechte Strich symbolisiert die Fixierung des Produkts.
Produkt bearbeiten
Sooft die Bearbeiterin will, kann sie die Datei Anforderung an eShop.doc editieren, zurckge-
ben und spter erneut ausleihen. Das Produkt bleibt dabei im Zustand in Bearbeitung. Beim
Zurckgeben erzeugt in-Step automatisch Revisionen der Datei, also Produktversionen, auf
die die Bearbeiterin gezielt zugreifen kann, wenn es ihr notwendig erscheint.
Zwischengefragt
Ist das Produkt noch ausgeliehen oder habe ich es schon zurckgegeben? Wenn
man mit vielen Produkten umgeht, kann man schon mal die Orientierung verlie-
ren, oder?
86
Nein: kann man nicht. Jedes Produkt, das man selbst ausgeliehen hat, erkennt
man in der Liste der ausgehenden Produkte einer Aktivitt oder im Produkt-Fens-
ter auf den ersten Blick: Es wird in blauer Schrift dargestellt. Von anderen Projekt-
mitarbeitern ausgeliehene Produkte werden dagegen durch rote Schrift kenntlich
gemacht.
Ist sie mit der Bearbeitung fertig, gibt sie das Produkt ein letztes Mal zurck und whlt in
seinem Kontextmen den Punkt Fertig stellen.
Produkt als fertig erklren
Diese Menfunktion setzt den Zustand des Produkts auf fertig.
Zwischengefragt
Beim Planen des Workflows hat der Projektleiter die Datei Entwicklungsauftrag
fr eShop.doc mit der Kontextmenfunktion Zustand setzen in den Zustand fer-
tig berfhrt. Die Bearbeiterin hier benutzt Fertig stellen mit gleicher Wirkung.
Zwei identische Funktionen mit unterschiedlichen Namen?
87
Nein. Mit Zustand setzen erzwingt man einen Zustandswechsel in einen der
mglichen Zustnde. Man kann damit ein Produkt zum Beispiel von in Bearbei-
tung sowohl auf fertig als auch auf geplant setzen. Diese Funktion ist fr den
manuellen Eingriff in Ausnahmefall gedacht und bleibt dem System- bzw. Projekt-
administrator vorbehalten. Eine entsprechende Kontextmenfunktion finden Sie
auch bei Aktivitten.
Die regulre Funktion zum Abschlieen der Bearbeitung eines Produkts ist Fertig
stellen.
Mit dem Wechseln in den Zustand fertig stimmen nun Ist- und Sollzustand des Ausgangs-
produkts der Aktivitt Anforderung an die Anwendung eShop beschreiben berein. Die
Bearbeiterin kann nun die Aktivitt Beenden. in-Step setzt daraufhin den Zustand der Aktivi-
tt auf durchgefhrt, fixiert das ausgehende Produkt und stellt fest, dass die Voraussetzun-
gen fr die Folgeaktivitt Architektur von eShop entwerfen erfllt sind. Deshalb gibt
in-Step dem Bearbeiter dieser Aktivitt nein, kein grnes gelbes Licht. Es bedeutet: Jetzt
sind alle Voraussetzungen fr die Aktivitt erfllt, es kann losgehen.
Die Ampel springt auf Gelb fr den nchsten Bearbeiter
Die Entscheidung, wann er mit der Aktivitt tatschlich beginnt, trifft der Bearbeiter natrlich
selbst. Erst dann springt die Ampel der Aktivitt auf Grn.
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Der Schnellstart in die Workflow-Planung
Sie wissen nun, was sich hinter der Workflow-Planung mit in-Step ver-
birgt und welche Informationen das Tool braucht, um den Projektablauf zu untersttzen.
Jetzt wollen wir Ihnen den Schnelleinstieg in die Workflow-Planung nicht lnger vorenthal-
ten. Das sind die Schritte:
1. Produkte verfeinern: ffnen Sie im Produkte-Fenster Ihres Projekts das Kontextmen des
bisher einzigen Produkts und whlen Sie darin die Funktion Verfeinern. in-Step bietet Ihnen
an, die gesamte Produkthierarchie (Produkte rekursiv anlegen). Wenn Sie die Checkbox nicht
markieren, wird nur die nchste Hierarchieebene erzeugt. Das Werkzeug leitet die Produkt-
struktur aus dem Prozessmodell ab.
Produkte verfeinern
Genauer: Fr jeden im Prozessmodell vorgesehenen Teilprodukttyp erzeugt in-Step genau ein
Exemplar, also ein Produkt. Es verwendet dazu die pro Produkttyp erstellten Vorlagen. Produkt-
typen, die im Prozessmodell eine Kann-Kardinalitt besitzen, werden nur bercksichtigt, wenn
Sie die Checkbox Optionale Produkte anlegen markieren. Der Einfachheit halber nennt in-Step
jedes Produkt genau wie den zugehrigen Produkttyp.
89
Das Ergebnis: Die Produkthierarchie gem Prozessmodell
2. Aktivitten verfeinern: Machen Sie das Gleiche mit der obersten und zunchst einzigen
Aktivitt des Projekts.
Aktivitten verfeinern
Das Ergebnis entspricht dem auf der Produktseite: in-Step erzeugt gem Prozessmodell
die erste Ebene oder die vollstndige Hierarchie von Aktivitten. Auch hier knnen Sie festle-
gen, ob Aktivittstypen, die eine Kann-Kardinalitt besitzen, bercksichtigt werden. Die Opti-
on Subaktivitten fr Projektberechnung ignorieren, erleichtert Ihnen gerade zu Beginn
eines Projekts die Kosten- und Terminplanung. bernehmen Sie die vorgeschlagene Einstel-
lung einfach. Mehr zum Thema Kostenplanung erfahren Sie im Kapitel So planen und kon-
trollieren Sie Kosten und Termine.
90
in-Step tut in diesem Schritt noch mehr fr Sie: Es ordnet den Aktivitten Bearbeiter zu. Die
Bearbeiterzuordnung ist eine Voraussetzung dafr, dass eine Aktivitt berhaupt in den Zu-
stand bereit bergehen und bearbeitet werden kann.
Das Ergebnis: Die oberste Ebene der Aktivitten gem Prozessmodell mit
Bearbeiterzuordnung
Zwischengefragt
Wo kommen die Bearbeiter her?
Sie erinnern sich: Die Bearbeiterzuordnung ist die Wirkung der Checkbox Stan-
dard im Eigenschaften-Dialog der Mitarbeiter. Sie kann pro Rolle eines Mitarbei-
ters markiert werden. Damit kennzeichnen Sie einen Mitarbeiter als Standard-
bearbeiter aller Aktivitten, die die entsprechende Rolle erfordern.
91
Hier werden Mitarbeiter fr den Fall, dass ihre Rolle gebraucht wird, als
erste Wahl gekennzeichnet
3. Ein- und ausgehende Produkte zuordnen: Und das ist besonders schnell erledigt. Denn zu
jedem erforderlichen Produkttyp existiert ja bereits ein konkretes Produkt, sodass Sie von der
Vorschlagsfunktion krftig Gebrauch machen knnen.
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Ein- und ausgehende Produkte zuordnen
4. Rechte vergeben: Zum Abschluss mssen die Bearbeitungsrechte pro Produkt festgelegt
werden. Das ist zwar etwas aufwndiger, aber fr ein sicheres Arbeiten unverzichtbar. Fertig.
Drei Nachbemerkungen zu diesem Schnellstart in die Workflow-Planung:
! Mglicherweise haben Sie zu Beginn Ihres Projekts noch nicht das vollstndige Team
beisammen und knnen zunchst nicht alle Rollen besetzen. in-Step findet dann fr eini-
ge Aktivitten beim Verfeinern keine Standardzuordnungen von Mitarbeitern. Das ist
zwar kein Problem: Sie knnen jeder Aktivitt nachtrglich Mitarbeiter zuordnen. Umge-
kehrt geht es oft aber schneller: Ordnen Sie einem neuen Mitarbeiter Aktivitten zu.
ffnen Sie die Liste aller Mitarbeitereintrge, indem Sie auf die Schaltflche Projekt-
mitarbeiter klicken. Legen Sie dazu einen Mitarbeitereintrag an. Definieren Sie fr den
Mitarbeiter im zugehrigen Eigenschaften-Dialog die Rollen, die er ausfllen soll. Ordnen
Sie dann dem Mitarbeiter die bereits geplanten Aktivitten zu, die seine Rolle erfordern
und noch keine entsprechende Mitarbeiterzuordnung besitzen. in-Step hilft Ihnen dabei:
Im Kontextmen jedes Mitarbeitereintrags finden Sie die Menfunktion Aktivitten zu-
ordnen. ber diese Funktion bietet Ihnen in-Step eine Liste aller Aktivitten an, die keine
Mitarbeiterzuordnung haben und die genau die Rollen bentigen, die der Mitarbeiter
zu bieten hat.
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Einem Mitarbeiter Aktivitten zuordnen
! Wir haben bereits erwhnt, dass es in Hinsicht auf die Termin- und Kostenplanung sinn-
voll ist, die oberste Ebene der Aktivitten vollstndig anzulegen und durch Kontrollflsse
miteinander zu verbinden. Wenn die Vorgabewerte fr Aufwnde, Tagesstze, Arbeits-
zeiten etc. im Prozessmodell und pro Mitarbeiter gut gewhlt sind, kommen Sie mit die-
sem Schnellstart leicht zu einer quantitativen Projektplanung.
! Wir empfehlen Ihnen auch hier, die maschinell erzeugten Namen der Produkte und Akti-
vitten zu przisieren. Das ist oft schon deshalb ntig, weil es von vielen Produkt- und
Aktivittstypen mehrere Exemplare im Projekt geben wird. Umbenennen knnen Sie Pro-
dukte und Aktivitten im zugehrigen Eigenschaften-Dialog. Korrigieren Sie gegebenenfalls
auch die automatisch erzeugte Mitarbeiterzuordnung. Trotz dieser Nacharbeiten ist die
Vorgehensweise sehr effizient, zumal Sie sie fr alle Produkte und Aktivitten wiederho-
len knnen, die laut Prozessmodell selbst wieder in Teilprodukte bzw. Teilaktivitten
gegliedert sind.
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Sie kennen jetzt die grundlegende Technik zur Workflow-Planung. In IT-Projekten findet man
immer wieder gleichartige Ablaufstrukturen. Um sich die Konsequenzen der eigenen
planerischen Arbeit klar zu machen, ist es sehr ntzlich, diese Grundkonstrukte eines Workflows
zu kennen. Sie sind Gegenstand des nchsten Kapitels.
95
Workflow Basics
Workflow-Basics: Was Sie ber die Grund-
konstrukte eines Workflows wissen mssen
Sie haben im vorangegangenen Kapitel am Beispiel gesehen, wie das
Prozessmodell, der geplante Workflow und der tatschliche Arbeitsablauf im Projekt zusam-
menhngen. Lassen Sie uns diese ersten Eindrcke im Folgenden vertiefen.
Bei der Organisation der Arbeit haben Sie immer die Wahl zwischen einem sequenziellen und
einem iterativen Vorgehen. Beide Grundkonstrukte Sequenz und Iteration kommen im
Workflow der meisten Projekte vor. Grund genug, etwas genauer darauf zu schauen. Das
wollen wir in diesem Kapitel tun. Wir verfolgen damit zwei Absichten: Zum einen wollen wir
Sie mit den funktionalen Mglichkeiten von in-Step detailliert vertraut machen. Zum anderen
mchten wir Ihnen zeigen, wie viele Gestaltungsalternativen Sie bei der Workflow-Planung
haben, ohne das Prozessmodell zu verndern. Mag ein Prozessstandard auf dem Papier auch
schwerfllig und starr wirken; der daraus abgeleitete lebendige Workflow erlaubt ein uerst
flexibles Vorgehen. Sie werden die berraschende Erfahrung machen, dass ein Prozessmodell
Sie in Ihrem Vorgehen viel weniger reglementiert als Sie denken.
Wie Sie bereits wissen, wird der Workflow von in-Step mit Hilfe von Zustandsautomaten ge-
steuert. Wir verwenden in diesem Kapitel die in-Step-eigenen Automaten, die Sie auch im
Projekt HELLO im Beispielsystem Sample.isf finden. Diese Automaten entsprechen weitge-
hend denen, die fr den mit in-Step mitgelieferten V-Modell-Prozess entwickelt wurden. Sie
sind also in ihrer Komplexitt an der Praxis orientiert und stellen keine Vereinfachung der
Realitt dar (im Unterschied natrlich zu den Aktivitts- und Produkttypen des Beispielprojekts
HELLO).
Ein Tipp:
Wenn Ihre IT-Organisation mit einem eigenen Prozess und anderen Automaten
arbeitet, probieren Sie doch einfach einmal aus, wie diese Automaten in den nach-
folgend beschriebenen Situationen reagieren. Erzeugen Sie dazu ein neues Pro-
jekt auf der Grundlage Ihres Prozesses. Lschen Sie darin alle Aktivitts- und
Produkttypen, gegebenenfalls auch die Rollen. Ersetzen Sie sie durch den kleinen
Beispielprozess, den Sie gleich kennen lernen werden. Legen Sie fr jede Rolle, die
im Beispielprozess vorkommt, einen Mitarbeiter an. Versuchen Sie anschlieend,
unsere Beispiele nachzuklicken.
96
Workflow Basics
Die einfache Sequenz
Was Sie im vorangegangenen Kapitel sowohl unter dem Aspekt der
Workflow-Planung als auch aus Sicht des Arbeitsablaufs kennen gelernt haben, war eine
einfache Sequenz von Entwicklungsaktivitten. Sie wird durch zwei Zustandsautomaten rea-
lisiert, die Sie in HELLO unter der Bezeichnung Zustandsautomat ...fr Aktivitt und Zu-
standsautomat ...fr Produkt finden.
Dieser Automat steuert das Verhalten der Produkte
97
Workflow Basics
Schon eine Herausforderung: Der Zustandsautomat fr Aktivitten
Sie haben die wichtigsten Eigenschaften dieser Automaten am Beispiel erlebt. Hier sind sie
noch einmal in der Zusammenfassung: Fr Aktivitten bentigt man die Zustnde geplant,
bereit, in Bearbeitung, durchgefhrt und abgeschlossen. Bei den Produkten kommt man mit
geplant, in Bearbeitung und fertig aus. Fr eine Sequenz von Aktivitten im Workflow gelten
in in-Step folgende Regeln:
! Damit eine Aktivitt beginnen kann, also in den Zustand bereit gelangt, mssen die
Vorgngeraktivitten durchgefhrt sein und die Ist- und Sollzustnde der bentigten Ein-
gangsprodukte bereinstimmen. Auerdem muss die Aktivitt mindestens einen Bear-
beiter haben.
! Ob eine Aktivitt zur Bearbeitung bereit ist, wird automatisch erkannt.
! Eine Aktivitt kann implizit durch das Ausleihen eines Ausgangsprodukts vom Bearbeiter
gestartet werden.
98
Workflow Basics
! Die Eingangsprodukte werden beim Arbeitsbeginn automatisch fixiert.
! Im Verlauf der Bearbeitung knnen die Ausgangsprodukte vom Bearbeiter beliebig oft
ausgeliehen und zurckgegeben werden. Dabei wird jedes Mal eine Produktrevision er-
zeugt.
! Jede Aktivitt kann nach letztmaligem Zurckgeben der Ausgangsprodukte und der Er-
klrung des Bearbeiters, dass jedes Ausgangsprodukt fertig gestellt ist, beendet werden.
! Die Ausgangsprodukte werden nach Abschluss der Aktivitt automatisch fixiert.
Wenn der Workflow komplizierter wird
in-Step untersttzt den Arbeitsablauf nach den obigen Regeln mit den
beiden oben abgebildeten Automaten auch dann, wenn er vielfltiger wird. Wir wollen Ihnen
einige solcher Flle vorstellen. Dazu brauchen wir ein Prozessmodell. Hier ist der Prozess-
modell-Ausschnitt, den wir im Folgenden in allen Beispielen verwenden werden.
Prozessmodell fr nachfolgendes Beispiel
Und hier sind die Produktflsse der beiden Aktivittstypen dieses Modells im Detail.
99
Workflow Basics
Die Produktflsse der beiden betrachteten Aktivittstypen
Fall 1: Eine Aktivitt erwartet mehrere Eingangsprodukte von
mehreren Vorgngeraktivitten
Oder: Die Synchronisation von sequenziellen Ablufen
Was ist, wenn man in einem Projekt mehrere Aktivitten desselben
Typs braucht? Besitzt der zugehrige Aktivittstyp im Prozessmodell die Kardinalitt 1..* oder
0..*, spricht nichts dagegen, mehrere Aktivitten eines Typs zu erzeugen. Auf diese Weise
knnen sogar parallel laufende Sequenzen von Aktivitten entstehen. Irgendwann wird man
sie allerdings wieder zusammenfhren, also synchronisieren wollen. Und das geht so:
Schauen wir einem Projektleiter bei der Workflow-Planung ber die Schulter. Er hat zwei
Aktivitten angelegt: Funktionale Anforderung als Use Cases beschreiben und Nicht-funktio-
nale Anforderung beschreiben. Beide Aktivitten sind vom Typ Anforderung beschreiben und
werden ber ihre ausgehenden Produkte in einer neuen Aktivitt wieder zusammengefhrt.
Sie heit Architektur von eShop entwerfen. Der Bearbeiter dieser Aktivitt soll zwei Eingangs-
produkte benutzen: die Beschreibung der funktionalen und der nicht-funktionalen Anforde-
rung. Beide Produkte sind vom Typ Anforderung. Im Fenster der eingehenden Produkte dieser
Aktivitt findet der Projektleiter pro Produkttyp, der laut Prozessmodell hier erforderlich ist,
100
Workflow Basics
genau eine vorbereitete Zeile. Sie muss nur noch durch das Zuordnen eines konkreten Ein-
gangsprodukts vervollstndigt werden. Sobald ein Produkt zugeordnet ist sagen wir die
funktionale Anforderung hebt in-Step die Aktivitt, die dieses Produkt erzeugt, in der Liste
der Aktivitten grau hervor. in-Step zeigt damit an: Diese Aktivitt ist ein Vorgnger der aktuell
markierten Aktivitt Architektur von eShop entwerfen.
Einer Aktivitt das erste Eingangsprodukt zuordnen
Lassen Sie sich bitte nicht irritieren: Wie Sie in der obigen Abbildung sehen, ist auch dann nur
eine einzige Zeile pro Produkttyp im Fenster der Eingangsprodukte vorhanden, wenn mehre-
re Eingangsprodukte desselben Typs mglich sind. (Wie hier, wo die Kardinalitt von Anforde-
rung im Produktfluss von Architektur entwerfen 1..* ist.) Wie viele und welche Produkte vom
Typ Anforderung in einer konkreten Aktivitt bercksichtigt werden sollen, kann in-Step nicht
wissen aber der Projektleiter: Um ein zweites Eingangsprodukt zuzuordnen, muss er das
Kontextmen auf dem Fensterhintergrund ffnen. Die neue Zuordnung so viel wei in-Step
aus dem Produktfluss im Prozessmodell immerhin knnte wieder eine Anforderung betref-
fen. Nach einem Klick auf Neue Zuordnung/Anforderung im Kontextmen werden nur die
Produkte dieses Typs zur Auswahl angeboten. Sobald die nicht-funktionale Anforderung zu-
geordnet ist, markiert in-Step auch die zweite Vorgngeraktivitt grau.
101
Workflow Basics
Einer Aktivitt mehrere Eingangsprodukte desselben Typs zuordnen
Die Menfunktion Andere, die ebenfalls im Kontextmen angeboten wird, ffnet die ge-
samte Produkthierarchie. Wozu ist das gut?
Ein vom Prozessmodell abweichendes Produkt zuordnen
Der Projektleiter zeigt es uns: Er mchte, dass sich sein Mitarbeiter vor dem Entwurf der
Architektur unbedingt mit der geplanten Zielumgebung der neuen Anwendung vertraut macht.
Deshalb ordnet er der Aktivitt als Eingangsprodukt das Dokument Zielumgebung.doc zu. Es
wird von in-Step auf Grund des Prozessmodells an dieser Stelle nicht erwartet. Mehr noch: Es
102
Workflow Basics
leitet sich nicht einmal aus einem Produkttyp des Prozessmodells ab. Es ist also ein freies
Produkt.
Mit einer Aktivitt, die mehrere Eingangsprodukte besitzt, kann erst dann begonnen werden,
wenn alle Vorgngeraktivitten in ihrem Endzustand sind und die Eingangsprodukte im rich-
tigen Zustand vorliegen. Jetzt ist es soweit:
Die Aktivitt beginnen
Mit dem Beginn der Aktivitt werden alle Eingangsprodukte auch diejenigen, die vom Prozess-
modell abweichen fixiert.
Die Aktivitt ist in Bearbeitung. Ihre Eingangsprodukte sind fixiert
103
Workflow Basics
Fall 2: Eine Aktivitt hat mehrere Ausgangsprodukte fr mehre-
re Nachfolgeaktivitten
Oder: Wie man Wartezustnde vermeidet
Hier haben wir folgende Situation: Der Projektleiter hat nur eine Akti-
vitt Anforderung an eShop beschreiben definiert. Sie besitzt zwei Ausgangsprodukte, nm-
lich die schon bekannten funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen. Am gestri-
chelten Pfeil vor nicht-funktionale Anforderung erkennen Sie, dass dieses Ausgangsprodukt
noch keiner Aktivitt als Eingang zugeordnet ist.
Ein Ausgangsprodukt ist schon fertig
Tatschlich erwartet die Folgeaktivitt Architektur von eShop entwerfen nur die funktionale
Anforderung. Denn der Projektleiter hat entschieden ob es klug war oder nicht, sei dahin-
gestellt , dass die nicht-funktionale Anforderung fr die Entwicklung der Architektur nicht
relevant ist.
Zwar ist die funktionale Anforderung bereits fertig. Die Aktivitt Architektur von eShop ent-
werfen ist damit eigentlich schon bereit. Trotzdem zeigt ihre Ampel noch Rot.
104
Workflow Basics
Die Folgeaktivitt wartet noch auf ein Bereit
Der Grund dafr ist, dass sich die Vorgngeraktivitt Anforderung an eShop beschreiben
noch in Bearbeitung befindet. Das zweite Ausgangsprodukt, auf das die Aktivitt Architektur
von eShop entwerfen gar nicht wartet, ist noch nicht fertig. Erst wenn Anforderung an eShop
beschreiben ganz durchgefhrt ist, kann es im Projekt weiter gehen.
Alle Ausgangsprodukte der Vorgngeraktivitt sind fertig. Die Folgeaktivitt
schaltet auf bereit
berlappendes Arbeiten der Aktivitten Anforderung an eShop beschreiben und Architektur
von eShop entwerfen ist, so wie der Workflow hier definiert ist, also nicht mglich.
105
Workflow Basics
Zwischengefragt
Geht das auch anders? Oder kann man hier nichts tun, um Wartezeiten zu verhin-
dern?
Doch, man kann. Noch einmal die Situation: Eine Aktivitt erzeugt zwei Produkte,
die unabhngig voneinander weiterverarbeitet werden sollen. Eine Folgeaktivitt
muss, obwohl das fr sie relevante Produkt lngst fertig ist, warten, bis die Aktivi-
tt vollstndig durchgefhrt ist und ihre beiden Ausgangsprodukte fertig sind.
Im Grunde genommen gelten fr die Gestaltung von Workflows die gleichen Re-
geln wie fr die Modellierung guter Softwaresysteme: Aktivitten sollten eine hohe
funktionale Bindung aufweisen. Das heit in einer Aktivitt sollten wie in
einem guten Modul nur Dinge getan werden, die einen hohen funktionalen
Kontext besitzen. Aktivitten sollten nur eine lose Datenkoppelung besitzen.
Das heit, zwischen ihnen sollten mglichst wenige Produkte flieen.
Lsung 1: Die funktionale Neugliederung.
Wenn man unterstellt, dass das Beschreiben von funktionalen und nicht-funktio-
nalen Anforderungen wenig miteinander zu tun hat, dann bietet es sich an, fr
jedes der beiden Produkte eine eigene Aktivitt anzulegen. Beide Aktivitten sind
vom Typ Anforderung beschreiben. Man wrde sie natrlich Funktionale Anforde-
rung beschreiben und Nicht-funktionale Anforderung beschreiben nennen. Diese
Lsung ist ohne nderung des Prozessmodells und seiner Automaten zu realisie-
ren.
Lsung 2: Datenmige Entkopplung durch nderung des Produktflusses.
Diese Lsung erfordert eine nderung des Prozessmodells: Der Produktfluss beider
Aktivitten wird so gendert, dass keine direkte Weitergabe der Anforderung
zwischen Anforderung beschreiben und Architektur entwerfen mehr stattfindet.
Stellen Sie sich das einfach so vor: Die Anforderung wird von der ersten Aktivitt
in eine Ablage gelegt. Zu jedem beliebigen Zeitpunkt kann sie dann von der Folge-
aktivitt aus der Ablage herausgenommen werden. Um dies zu realisieren, darf in
Produktflssen kein Ziel bzw. keine Quelle fr die Anforderung angegeben sein
(vgl. nachfolgende Abbildung). Sie kennen diese Technik des Entkoppelns von
Aktivittstypen bereits: Sie haben sie in Kapitel 3 als Lsung zur Auflsung von
Zyklen im Prozess kennen gelernt. Der Nachteil: in-Step erkennt Anforderung be-
schreiben nicht mehr als Vorgnger von Architektur entwerfen.
106
Workflow Basics
nderung der Produktflsse zum Entkoppeln der Aktivitten zweier
Aktivittstypen
Whrend in Anforderung an eShop beschreiben noch an der nicht-
funktionalen Anforderung gearbeitet wird, ist die Folgeaktivitt schon
bereit
107
Workflow Basics
Fall 3: Mehrere Aktivitten erwarten dasselbe Eingangsprodukt
Oder: Parallel und versionssicher arbeiten
Nehmen wir folgende Situation an: Der Projektleiter verfolgt die Ab-
sicht, zwei Mitarbeiter parallel an den funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen
arbeiten zu lassen, um mglichst schnell voranzukommen. Also plant er wieder die Ihnen
bekannten Aktivitten vom Typ Anforderung beschreiben: Funktionale Anforderung als Use
Cases beschreiben soll Amy Herold bernehmen und Nicht-funktionale Anforderung beschrei-
ben ihr Kollege Gunnar Holl. Beide Aktivitten knnen unabhngig voneinander bearbeitet
werden genau genommen, fast unabhngig voneinander. Denn beide Aktivitten haben
mit der Datei Entwicklungsauftrag fr eShop.doc ein gemeinsames Eingangsprodukt. Es wird
von beiden im Zustand fertig erwartet. Schauen Sie selbst, welcher Konflikt daraus entstehen
kann und wie in-Step ihn lst:
Sobald eine der beiden Aktivitten in den Zustand in Bearbeitung bergeht, wird die aktuelle
Version des Entwicklungsauftrags fr eShop fr diese Aktivitt fixiert. Amy beginnt zuerst.
Dass der Entwicklungsauftrag fr eShop fixiert ist, erkennt sie sofort am senkrechten Strich
hinter dem grnen Pfeil, der vor dem Namen des Produkts steht. Wann immer sich die
Bearbeiterin die Datei Entwicklungsauftrag fr eShop.doc ansieht, findet sie einen unvern-
derten Inhalt vor.
Amy startet: Der Entwicklungsauftrag fr eShop wird fr sie fixiert
108
Workflow Basics
Solange der Bearbeiter mit dem Beschreiben der nicht-funktionalen Anforderung noch nicht
begonnen hat, ist der Entwicklungsauftrag fr eShop als Eingabe seiner Aktivitt nicht fixiert.
Sie erkennen dies am fehlenden senkrechten Strich hinter dem grnen Pfeil im Fenster der
eingehenden Produkte. Der Inhalt knnte sich also noch ndern.
Gunnar knnte starten. Fr ihn ist der Entwicklungsauftrag noch nicht fixiert
Erst wenn Gunnar Holl mit seiner Arbeit beginnt und die Aktivitt von bereit auf in Bearbei-
tung wechselt, wird auch hier die zu diesem Zeitpunkt aktuellste Version von Entwicklungs-
auftrag fr eShop.doc fixiert.
Das legt die Frage nahe: Was geschieht, wenn der Entwicklungsauftrag fr eShop zwischen
dem Start der ersten und zweiten Aktivitt noch einmal gendert wird? Das ist zwar so ohne
weiteres nicht mglich, denn der Entwicklungsauftrag ist ja bereits fertig. Sein Zustand kann
aber von einem mit entsprechenden Rechten ausgestatteten Bearbeiter auf in Bearbeitung
zurckgesetzt werden. Nehmen wir an: Der Entwicklungsauftrag wird nach Projektbeginn
noch mal erweitert. Der Projektleiter whlt dazu einfach im Produkte-Fenster Bearbeiten.
in-Step setzt den Zustand des Entwicklungsauftrags automatisch auf in Bearbeitung, leiht ihn
anschlieend aus und ffnet das Dokument zur Bearbeitung.
109
Workflow Basics
Der Projektleiter ergnzt nachtrglich den Entwicklungsauftrag
Solange die aktuelle Version des Entwicklungsauftrags bearbeitet wird, kann die zweite Akti-
vitt nicht beginnen. Sie erwartet ja einen fertigen Entwicklungsauftrag. in-Step setzt die Ak-
tivitt automatisch von bereit auf geplant zurck. in-Step stoppt also die noch nicht begonne-
ne, zweite Aktivitt. Hlt das Werkzeug das ganze Projekt an, also auch die erste, bereits
laufende Aktivitt? Nein, natrlich nicht. Die erste Aktivitt ist zunchst nicht betroffen. Sie
luft auf der Grundlage der Version des Entwicklungsauftrags weiter, die fr sie fixiert wurde.
Gunnar kann jetzt nicht mehr starten: Der Entwicklungsauftrag wird gerade
bearbeitet, ist also nicht mehr im Zustand fertig
110
Workflow Basics
Sobald der Entwicklungsauftrag gendert, als neue Version zurckgegeben und wieder in
den Zustand fertig berfhrt ist, kann auch Gunnar Holl mit seiner Aktivitt beginnen. in-Step
gibt ihm automatisch das Startzeichen. Es signalisiert ihm: Die Aktivitt ist jetzt wieder bereit.
Eine zweite Chance fr Gunnar: Jetzt kann es losgehen
Die beiden Aktivitten arbeiten jetzt mit unterschiedlichen Versionen des Entwicklungsauftrags.
Merkt die Bearbeiterin, die die funktionale Anforderung erstellt, dass die Welt weiter gegan-
gen ist und es inzwischen eine neue Version des Entwicklungsauftrags gibt? Allerdings: In
dem Augenblick, in dem der genderte Entwicklungsauftrag als neue Version unter in-Step
abgelegt wird, ndert in-Step die Farbe des Pfeils vor dem Produktnamen im Fenster der ein-
gehenden Produkte der ersten Aktivitt. Sie wechselt von Grn auf Gelb. Gelb bedeutet also:
Achtung, es gibt eine neue Version. Es liegt jetzt im Ermessen der Bearbeiterin, ob sie sich
ber den aktuellen Stand nur informiert oder die neue Version zur Grundlage ihrer Arbeit
macht.
111
Workflow Basics
Runde fr Runde ein bisschen besser: die Iteration
Verlassen wir die Betrachtung von Sequenzen und wenden wir uns
jetzt dem iterativen Vorgehen zu, also dem geplanten und kontrollierten Wiederholen von
Aktivitten oder Aktivittsfolgen mit dem Ziel, Produkte zu berarbeiten. Diese Vorgehens-
weise wird heute zunehmend praktiziert. Der Grund dafr ist die Erkenntnis, dass uns Men-
schen bei komplexen Vorhaben erst nach und nach klar wird, was wir wirklich wollen. Und so
produzieren wir bei schwierigen Aufgabestellungen im ersten Versuch bestenfalls richtige,
aber keine guten Lsungen. Eine iterative Entwicklungsstrategie bietet Auftraggebern und
Projektteam eine zweite Chance, um Anforderungen nachtrglich in die Entwicklung ein-
zubeziehen oder Fehler zu beheben und nachzubessern.
Was bedeutet diese zweite Chance bezogen auf in-Step? Unter einer Iteration verstehen wir in
in-Step den bergang einer Aktivitt vom Zustand durchgefhrt zurck in den Zustand bereit.
Der hufigste Grund fr eine Iteration ist die nachtrgliche Vernderung eines der eingehen-
den Produkte der Aktivitt. Das heit: Entweder ist mindestens ein Eingangsprodukt in eine
neue Version bergegangen oder es ist eine weitere Eingabe denken Sie zum Beispiel an
eine neue Anforderung hinzugekommen.
Amy entscheidet sich, mit der aktuellen Version weiterzuarbeiten
Paralleles Arbeiten mit denselben Eingangsprodukten wird von in-Step also durch das Fixieren
abgesichert.
112
Workflow Basics
Lassen Sie uns einen iterativen Workflow mit in-Step einfach einmal durchspielen. Die am
Anfang des Kapitels vorgestellten Zustandsautomaten und das fr die bisherigen Beispiele
verwendete kleine Prozessmodell eignen sich ohne weiteres dafr.
Ein Blick auf einen Ausschnitt des Zustandsautomaten fr Aktivitten zeigt: Es gibt drei Ereig-
nisse, die Iterationen auslsen.
! Der Zustand einer Vorgngeraktivitt hat sich verndert. Hier werden zwei Alternativen
unterschieden, deshalb sind fr dieses Ereignis auch zwei Zustandsbergnge definiert:
Entweder wurde der durchgefhrten Aktivitt nachtrglich ein neues Eingangsprodukt
zugeordnet oder der Zustand eines ihrer Eingangsprodukts hat sich gendert.
! Der Zustand eines Eingangsprodukts hat sich gendert und ein neues Eingangsprodukt
ist hinzugekommen.
! Der Projektleiter oder ein verantwortlicher Bearbeiter lst die Wiederholung einer bereits
durchgefhrten Aktivitt oder Aktivittenfolge durch eine explizite Entscheidung aus.
Whlt der Bediener fr eine durchgefhrte Aktivitt die Kontextmenfunktion Wieder-
holen oder anders ausgedrckt lst er das Ereignis Wiederholen aus, dann geht die
Aktivitt in den Zustand bereit zurck. Sie kann dann erneut begonnen werden.
Drei mgliche Auslser fr das Wiederholen einer Aktivitt
113
Workflow Basics
Zwischengefragt
Der in-Step-Bediener merkt zwar nichts von der Komplexitt der verwendeten
Automaten. Dennoch stellt sich beim Blick auf den obigen Ausschnitt des Auto-
maten fr Aktivitten die Frage: Kann man nicht ohne diese Komplexitt des Au-
tomaten auskommen und eine Iteration einfach dadurch realisieren, dass man
eine zu wiederholende Aktivitt einfach neu anlegt?
Das kann man natrlich tun. Im Detail bedeutet das allerdings etwas mehr als nur
das Anlegen einer neuen Aktivitt (mit den Funktionen Neu oder Duplizieren).
Man muss dafr sorgen, dass der neuen Aktivitt mindestens ein Bearbeiter zuge-
wiesen ist. Anschlieend muss man die Ein- und Ausgangsprodukte festlegen und
die Ausgangsprodukte zu Eingangsprodukten von Folgeaktivitten machen kei-
ne komplizierten Schritte, aber doch ein gewisser Klickaufwand. Wenn mit hoher
Frequenz iteriert wird denken Sie zum Beispiel an die Arbeitstechnik des Daily
Build , wird man diesen Aufwand nicht mehr akzeptieren.
Unser Tipp: Realisieren Sie eine Iteration allenfalls dann durch das Anlegen neuer
Aktivitten, wenn es sich um eine notgedrungene, nicht vorgesehene Wiederho-
lung handelt, bei der vielleicht sogar ein personeller Wechsel stattfindet. In den
meisten Fllen und speziell dann, wenn Sie eine iterative Arbeitstechnik einsetzen,
leistet der oben ausschnittsweise abgebildete Automat bessere Dienste. Sehen Sie
selbst.
Wie sieht eine Iteration praktisch aus? Merken Aktivitten etwas davon, wenn eine Vorgnger-
aktivitt wiederholt wird? Was geschieht mit den fertigen Produkten? Wenn man ein Produkt
einer Vorgngeraktivitt benutzt, wie kann man dann feststellen, dass die Vorgngeraktivitt
das Produkt mal wieder berarbeitet hat? Solche oder hnliche Fragen gehen Ihnen jetzt
sicher durch den Kopf. Zur Beantwortung wollen wir zwei Flle genauer betrachten:
Fall 1: Eine bereits vollstndig durchgefhrte Folge von Aktivit-
ten wird wiederholt
Eine Projektsituation wie diese kennen Sie: Die Anforderungen an das
zu entwickelnde System sind vollstndig beschrieben. Auf ihrer Grundlage wurde eine Archi-
tektur entworfen und dokumentiert. Ein- und Ausgangsprodukte der Aktivitt Architektur
von eShop entwerfen sind fertig und fixiert. Die Folgeaktivitt Server-Komponente entwi-
ckeln, die als Eingangsprodukt die Architektur von eShop erwartet, ist bereit.
114
Workflow Basics
Ausgangssituation: Zwei Aktivitten sind vollstndig durchgefhrt, die
Folgeaktivitt ist bereit und dann...
Ja, und dann erhlt der Projektleiter ein paar Tage nach der Prsentation der Architektur
beim Auftraggeber vllig berraschend per e-Mail eine Liste mit neuen Forderungen. Weil
die meisten architekturrelevant sind, mssen die Aktivitten Anforderung an eShop beschrei-
ben und Architektur von eShop entwerfen noch einmal durchlaufen werden. Um die Wieder-
holung anzustoen, gibt es nun zwei Mglichkeiten.
Mglichkeit A: Der Projektleiter whlt Bearbeiten und ergnzt die neuen Forderungen des
Auftraggebers. Anschlieend gibt er die Datei zurck und berfhrt sie mithilfe ihrer Kontext-
menfunktion Fertig stellen wieder in den Zustand fertig.
115
Workflow Basics
Eine neue Version eines Eingangsprodukts einer schon durchgefhrten
Aktivitt entsteht
Die aktuelle Version des Entwicklungsauftrags stimmt jetzt nicht mehr mit der berein, die fr
die Aktivitt Anforderung an eShop beschreiben benutzt wurde. Die ursprngliche Version
von Entwicklungsauftrag fr eShop.doc ist zwar immer noch fixiert: Der Pfeil vor dem Datei-
namen hat noch immer den senkrechten Strich. Aber die Farbe des Symbols hat sich gen-
dert: Der Pfeil ist nicht mehr grn, sondern gelb. Das signalisiert: Es gibt eine neue Version
eines Eingangsprodukts.
Anforderung an eShop beschreiben wird mithilfe der Kontextmenfunktion Wiederholen in
den Zustand bereit zurckversetzt.
116
Workflow Basics
Auf ein Neues: Start der Iteration von Anforderung an eShop beschreiben
Alle Produkte bleiben zunchst fixiert. Die Aktivitt kann anschlieend wieder mit Beginnen
gestartet werden.
Die Aktivitt kann wieder beginnen: Die Bearbeiterin wird als Erstes das
fixierte Eingangsprodukt aktualisieren
117
Workflow Basics
Mglichkeit B: Der Projektleiter gibt der bereits durchgefhrten Aktivitt Anforderung an
eShop beschreiben frischen Input. Das heit, er nimmt die e-Mail des Auftraggebers, die er
als Textdatei unter dem Namen eShop nderungen des Konzepts.txt gespeichert hat, in Form
eines freien Produkts in in-Step auf. Anschlieend ordnet er die Textdatei der Aktivitt Anfor-
derung an eShop beschreiben zu.
Neuer Input fr die bereits durchgefhrte Aktivitt Anforderung an eShop
beschreiben
Die Tatsache, dass ein neues Eingangsprodukt hinzugekommen ist, fhrt zu einem Zustands-
wechsel der Aktivitt. Sie geht in den Zustand bereit ber. (Vergleichen Sie dazu bitte den
obigen Ausschnitt aus dem Automaten fr Aktivitten.) Die Bearbeiterin kann sich leicht ber
den Grund fr die Iteration informieren, indem sie die Datei eShop nderungen des
Konzepts.txt unter Eingehende Produkte per Doppelklick ffnet:
118
Workflow Basics
Mit neuen Informationen versehen, kann die Aktivitt nun wieder starten
Die Schritte der dann folgenden Bearbeitung der Aktivitt unterscheiden sich nicht von de-
nen des ersten Durchgangs.
119
Workflow Basics
Mit Beginnen wird die Aktivitt wieder in Bearbeitung versetzt
Egal wie der Projektleiter eine Iteration anstt, die folgende Frage stellt sich in jedem Fall:
Bemerkt die ebenfalls ja schon durchgefhrte Aktivitt Architektur von eShop entwerfen et-
was von der Iteration ihrer Vorgngeraktivitt? In nachfolgender Abbildung sehen Sie, dass
die Folgeaktivitt ebenfalls automatisch wieder in bereit bergeht, sobald die Vorgnger-
aktivitt nach ihrer Iteration wieder im Zustand durchgefhrt ist. Um eine Sequenz von Akti-
vitten zu wiederholen, muss man also nur die erste Aktivitt der Folge erneut anstoen. Der
Rest iteriert von allein. Vergleichen Sie dazu noch einmal den obigen Ausschnitt aus dem
Automaten fr Aktivitten.
Die Folgeaktivitt der iterierten Aktivitt geht automatisch ebenfalls wieder
in bereit ber
120
Workflow Basics
Fall 2: Eine Aktivitt geht in die zweite Runde, bevor die Folge-
aktivitt durchgefhrt, also die erste Runde beendet ist
Nehmen wir nun den Fall an, dass die neuen Forderungen des Auf-
traggebers mitten in die laufende Arbeit hineinplatzen. Zwar sind die Anforderungen bereits
vollstndig beschrieben. Der Architekturentwurf luft jedoch noch allerdings, wie sich jetzt
zeigt, auf der Grundlage eines nderungsbedrftigen Dokuments Anforderung an eShop.doc.
Die Aktivitt Architektur von eShop entwerfen luft und ihre Eingabe ist
fixiert
Auch in dieser Situation kann mit Anforderung an eShop beschreiben ein weiteres Mal be-
gonnen werden.
121
Workflow Basics
Iterieren der Aktivitt Anforderung an eShop beschreiben, obwohl die
Folgeaktivitt mit dem zu ndernden Ausgangsprodukt noch arbeitet
Die Aktivitt Anforderung an eShop beschreiben erzeugt eine neue Version des Ausgangs-
produkts Anforderung an eShop.doc. Sobald die Aktivitt durchgefhrt ist, erfhrt auch der
Bearbeiter der Aktivitt Architektur von eShop entwerfen, dass es einen neuen Stand des
Eingangsprodukts seiner Aktivitt gibt: Der Pfeil vor dem Dateinamen des Eingangsprodukts
wechselt von Grn auf Gelb. Der Bearbeiter hat dann die Wahl: Er kann sich das genderte
Dokument per Doppelklick direkt ansehen. Er kann es in seinen Arbeitsbereich holen, um es
nach Bedarf einzusehen. Oder er macht es mit der Menfunktion Fixierte Produkte aktua-
lisieren zur Grundlage seiner weiteren Arbeit.
122
Workflow Basics
Auf genderter Version des eingehenden Produkts neu aufsetzen
Und wenn Architektur von eShop entwerfen fertig ist, bevor Anforderung an eShop beschrei-
ben das zweite Mal durchgefhrt ist? Dann geht die Aktivitt Architektur von eShop entwer-
fen zunchst in durchgefhrt ber. Sobald ihre Vorgngeraktivitt beendet ist und in durch-
gefhrt wechselt, wird Architektur von eShop entwerfen wieder in den Zustand bereit ver-
setzt. Damit kann die erweiterte Anforderung nun in einer zweiten Runde der Aktivitt Archi-
tektur von eShop entwerfen bercksichtigt und in Architektureigenschaften des zu entwi-
ckelnden IT-Systems umgesetzt werden.
Die Iterationsbremse
Was kann man tun, wenn man keine weiteren Iterationen einer Aktivitt oder Aktivitten-
folge zulassen will? Ziehen Sie einfach die Iterationsbremse! Wie das geht? Schauen Sie auf
folgenden Ausschnitt des Zustandsautomaten fr Aktivitten: Im Kontextmen einer durch-
gefhrten Aktivitt finden Sie die Menfunktion Abschlieen.
123
Workflow Basics
So wird eine Aktivitt abgeschlossen
Sie berfhrt eine Aktivitt von Zustand durchgefhrt in den Zustand abgeschlossen. Der
Automat zeigt: Aus diesem Zustand fhrt kein Weg mehr heraus. Insbesondere gibt es keinen
bergang mehr in den Zustand bereit.
Ausschnitt aus dem Automaten fr Aktivitten: Abschlieen
Sie haben an den beiden betrachteten Fllen die grundlegenden Mechanismen einer von
in-Step gesteuerten Iteration und Nachbesserung kennen gelernt. Dabei haben wir eines nicht
beachtet: Iterationen sind fr die Budget-Verantwortlichen eines Projekts drcken wir es
drastisch aus der reine Horror. Wie Sie mit in-Step Kosten und Termine selbst bei iterativem
Vorgehen unter Kontrolle behalten, erfahren Sie im nchsten Kapitel.
124
So planen und kontrollieren Sie Kosten und Termine
So planen und kontrollieren Sie Kosten und
Termine
Es ist eine der zentralen Aufgaben des Projektmanagements, frhzei-
tig zu erkennen, wenn etwas schief zu gehen droht. in-Step hilft Ihnen als Projektleiter dabei,
indem es zu jedem Zeitpunkt die aktuellen Zustnde aller Aktivitten und Produkte zeigt. So
erkennen Sie genau, wie weit Ihr Projekt fortgeschritten ist. Das allein reicht aber noch nicht
aus: Als Projektleiter bentigen Sie auch quantitative Angaben darber, wo Ihr Projekt tat-
schlich steht. Was hat uns denn die Definition der Anforderungen bis jetzt gekostet? Wie
viel Aufwand steckt in der Entwicklung der Server-Komponente bis heute? Wie lange hat der
Systemtest bis jetzt gedauert? Solche Informationen brauchen Sie, wenn Sie beurteilen
wollen, wo das Projekt gut luft und wo kritische Situationen entstehen. Aber knnen Sie
Fragen wie diese fr Ihre Projekte auf Anhieb beantworten? Oder sind Ihre Zahlen schon ein
paar Wochen alt, weil einige Ihrer Mitarbeiter mal wieder ihre Ttigkeitsnachweise fr den
vergangenen Monat nicht fertig gestellt haben?
Hier sind wir beim Kernproblem der Kosten- und Terminkontrolle: der zeitnahen Erfassung
der Ist-Aufwnde. in-Step hat fr dieses Problem eine einfache Lsung: Es nimmt den Projekt-
beteiligten die Erfassung des Ist-Aufwands weitgehend ab. Denn das Werkzeug registriert ja
jeden Wechsel der Zustnde von Aktivitten und Produkten. Es stellt automatisch fest, wann
eine Aktivitt beginnt und wann sie abgeschlossen wird. in-Step kennt auerdem alle Bearbei-
ter einer Aktivitt und wei, in welchem Umfang ein Projektmitarbeiter an einer Aktivitt
beteiligt ist. Mit diesen Informationen, seinem Wissen ber den Workflow und den zugrunde
liegenden Prozess, zeigt in-Step fr jede Aktivitt den Ist-Aufwand und die aufgelaufenen
Kosten an. So haben Sie auch und gerade wenn Sie iterativ arbeiten Termine und Kosten
mit in-Step immer im Griff.
Wie das im Detail funktioniert und wie Sie bei der Termin- und Kostenplanung am besten
vorgehen, das erfahren Sie in diesem Kapitel. Bevor wir ins Detail einsteigen, stellen wir Ihnen
die Grundidee und Zielsetzung der Funktionen zur Termin- und Kostenkontrolle in in-Step vor.
125
Das Prinzip der Kosten- und Terminkontrolle von in-Step
Sind wir im Plan? Damit in-Step Ihnen diese Frage beantworten kann,
mssen Sie zunchst Ihre Planwerte in in-Step abbilden. Dazu gliedern Sie Ihr Projekt in Aktivi-
tten. Dann definieren Sie den Kontrollfluss, also die Vorgnger-/Nachfolgerbeziehungen
zwischen den Aktivitten. Da Ihnen zu diesem Zeitpunkt noch sehr viel Wissen ber das zu
entwickelnde IT-System fehlt, kann diese erste Gliederung naturgem nur sehr grob sein.
Fr jede Aktivitt schtzen Sie den Aufwand. in-Step ermittelt daraus die Dauer, den End-
termin und die Plankosten fr den Mitarbeitereinsatz. Im Verlauf des Projekts werden Sie
dann die Aktivitten Schritt fr Schritt verfeinern und die Planung fr die neuen Aktivitten
detaillieren. Die Aufwandsschtzung und Kostenplanung werden damit immer genauer.
Sobald eine Aktivitt gestartet ist, hlt in-Step den anfallenden Ist-Aufwand fest. Wird eine
Aktivitt abgeschlossen, ersetzt in-Step den geplanten Aufwand und die daraus ermittelten
Kosten fr den Personaleinsatz durch die Istwerte.
Auf Grund dieser einfachen Technik wissen Sie zu jedem Zeitpunkt im Projekt,
! was das Projekt insgesamt nach Ihrer Planung kosten wird,
! welcher Gesamtaufwand entstehen wird,
! was das Projekt bisher gekostet hat,
! welcher Aufwand bisher entstanden ist,
! wie viel Prozent des geplanten Aufwands und der geplanten Kosten bereits angefallen
sind,
! ob das Budget eingehalten wird.
Wie Sie an diese Informationen gelangen? Sie mssen dazu nur den Eigenschaften-Dialog
der hchsten Aktivitt ffnen, die ja fr das gesamte Projekt steht. Hier finden Sie die kumu-
lierten Werte fr Ihr Projekt.
126
Fr das Projekt HELLO kumuliert: Der Ist- und Planaufwand sowie die Ist- und
Plankosten
in-Step zeigt Ihnen entsprechende Werte auch fr jede einzelne Aktivitt an.
Vielleicht werden Sie jetzt einwenden, dass die Kosten eines Projekts zwar zu einem erhebli-
chen Teil, aber eben nicht nur aus Personalkosten bestehen. Natrlich stecken in dieser Tech-
nik einige Vereinfachungen. Sie sind durchaus beabsichtigt. Das Werkzeug ist nicht fr be-
triebliche Aufgaben wie Arbeitszeiterfassung, Kostenrechnung, Controlling oder Fakturierung
gedacht. Ziel der Kosten- und Terminkontrolle in in-Step ist es, Ihnen jederzeit mit mglichst
geringem Aufwand einen aktuellen berblick ber die Termin- und Kostensituation im Pro-
jekt zu geben. in-Step will Ihnen als Projektverantwortlichem damit Entscheidungshilfen fr
die Steuerung Ihres Projekts anbieten.
Bitte beachten Sie, dass die Funktionen der Kosten- und Terminkontrolle nicht allen Projekt-
mitarbeitern zugnglich sind. Das gilt auch fr die Definition von Einstellungen und Vorgabe-
werten. Sie bentigen mindestens Projektadministratorrechte.
127
Wie Sie mit Voreinstellungen und Vorgabewerten eine
Menge Zeit sparen
Zur Projektplanung gehrt es, das Projekt in Aktivitten zu gliedern,
jede Aktivitt mit Ressourcen zu belegen, also ihr Mitarbeiter zuzuordnen, und fr jede Akti-
vitt den Aufwand zu schtzen. Bei diesen Planungsschritten erweist sich das Prozessmodell
als groe Hilfe:
Das Prozessmodell bietet ein Muster fr die Aktivittengliederung eines Projekts, das natr-
lich individuell ausgeprgt werden kann. Die Aktivitten mssen also nicht fr jedes Projekt
vllig neu erfunden werden.
Im Prozessmodell wird davon ausgegangen, dass Aktivitten gleichen Typs auch gleiche Rol-
len in gleichem Umfang erfordern. Damit lassen sich Aktivitten schon dann planen, wenn
das Team noch nicht oder nur teilweise zusammengestellt ist. Man verwendet die Rollen
einfach als Platzhalter fr die noch zu findenden Mitarbeiter.
Bercksichtigen Sie bei der Aufwandsschtzung die Erfahrungen der Vergangenheit. In der
einschlgigen Literatur zum Projektmanagement findet sich dieser Rat immer wieder. Sie wis-
sen aus Erfahrung, wie hoch der Aufwand fr sagen wir die Anforderungsdefinition in
den Projekten Ihrer IT-Organisation blicherweise ist? Dann machen Sie diesen Erfahrungs-
wert allen Projekten verfgbar, indem Sie ihn ins Prozessmodell bernehmen. In einem Prozess-
modell in in-Step steckt die Annahme, dass Aktivitten vom gleichen Typ auch etwa den glei-
chen Aufwand erfordern. Sicher, das stimmt nicht immer, aber oft genug, um Ihnen Arbeit
beim Planen abzunehmen.
Vorgaben im Prozessmodell
Wie muss das Prozessmodell ausgeprgt sein, damit es die Planung
aller Projekte erleichtert, die auf seiner Basis durchgefhrt werden? Hier sind die Dinge, die zu
beachten sind:
1. Fr jede Rolle, die das Prozessmodell vorsieht, sollte der in Ihrer IT-Organisation bliche
Tagessatz definiert sein.
Sie finden die entsprechenden Eintrge auf der Registerkarte Allgemein im Eigenschaften-
Dialog einer Rolle.
128
Macht die Projektplanung mglich, auch wenn es das Team noch nicht
zusammengestellt ist: Die Vorgabe des Tagessatzes einer Rolle
2. Jedem Aktivittstyp sollten die Rollen der Beteiligten zugeordnet sein. Zu jeder Rolle gehrt
die Angabe, in welchem Umfang sie fr eine Aktivitt des betrachteten Typs eingesetzt wer-
den soll.
Die Rollenzuordnung wird im Eigenschaften-Dialog eines Aktivittstyps auf der Registerkarte
Rollen vorgenommen. Der Einsatz wird in Prozent angegeben. 100% bedeutet, es ist eine
Vollzeitkraft in der jeweiligen Rolle erforderlich.
129
Vorgaben bei den Aktivittstypen eines Prozessmodells
3. Fr jeden Aktivittstyp sollte der Aufwand geschtzt werden.
Er wird als Geplanter Aufwand auf der Registerkarte Allgemein im Eigenschaften-Dialog
eines Aktivittstyps eingegeben. in-Step errechnet daraus die geplante Dauer und die geplan-
ten Kosten jeder Aktivitt dieses Typs. Dabei bercksichtigt in-Step natrlich die Kostenstze
und den Umfang des Einsatzes jeder beteiligten Rolle. Die geplante Dauer errechnet sich also
aus:
Geplante Dauer = Geplanter Aufwand / Summe ber die Einstze aller Rollen
130
Fr die geplanten Kosten ermittelt in-Step zunchst aus den unterschiedlichen Einstzen und
Tagesstzen aller Rollen einen durchschnittlichen Tagessatz. Daraus ergeben sich dann:
Geplante Kosten = Durchschnittlicher Tagessatz x Geplante Dauer
Wirkung der Vorgaben aus dem Prozessmodell
Steigen wir jetzt in die Aktivittenplanung eines Projekts ein und schau-
en wir, wie sich die Vorgaben aus dem Prozessmodell auswirken. Wir nehmen dabei an, dass
es noch keine Projektmitarbeiter bzw. keine Mitarbeiter mit passender Rolle fr eine zu pla-
nende Aktivitt gibt. Eine Ressourcenzuordnung knnen wir also noch nicht vornehmen.
Nachfolgende Abbildung veranschaulicht diesen Fall: Sie sehen, wie eine neue Aktivitt ange-
legt wird. Die Aktivitt ist vom Typ Anforderung beschreiben. in-Step fllt die Werte auf der
Registerkarte Planung automatisch. Wenn Sie die Abbildung mit der vorangegangenen ver-
gleichen, dann stellen Sie fest: in-Step hat fr Bearbeitereinsatz, Aufwand, Kosten und Dauer
die Planwerte bernommen, die beim zugehrigen Aktivittstyp Anforderung beschreiben
hinterlegt sind. Ausgehend vom aktuellen Datum, das in-Step immer fr den Beginn der Akti-
vitt heranzieht, hat das Werkzeug das Ende der Aktivitt mithilfe seines Kalenders ermittelt.
Passen die Erfahrungswerte aus dem Prozessmodell in diesem konkreten Fall einmal nicht,
knnen Sie alle Planwerte natrlich ndern.
131
Aktivitt mithilfe der Vorgaben aus dem Prozessmodell planen: Es gibt noch
keine Mitarbeiter im Projekt
Sie mchten in Ihrem Projekt von dem im Prozessmodell vorgegebenen Einsatzumfang der
beteiligten Rollen abweichen und/oder bentigen eine Rolle in Ihrem Projekt nicht? Dann
knnen Sie auch wenn Sie noch keine konkreten Mitarbeiter benennen knnen die Pla-
nung verfeinern und die Option Geplante Rollen verwenden. Dazu bestimmen Sie zunchst,
welche Rollen der Aktivitt tatschlich zugeordnet werden sollen. Ein Klick auf die Schalt-
flche Standard bernimmt alle Rollen und deren Einsatzumfang aus dem Prozessmodell.
Passen Sie die Vorgaben entsprechend an. Jetzt mssen Sie nur noch die Ressourcenzuordnung
aktualisieren und die Option Geplante Rollen anklicken.
132
Die Planung verfeinern: Mit Rollen planen
Vorgaben beim Mitarbeiter
Sie wollen oder mssen besondere Tagesstze fr einige Mitarbeiter
veranschlagen? Kein Problem: Unabhngig von den Vorgaben im Prozessmodell knnen Sie
fr jeden Mitarbeiter einen individuellen Tagessatz hinterlegen, der fr ihn in allen Projekten
verwendet werden soll. Diese Eingabemglichkeit finden Sie auf der Registerkarte Allge-
mein im Eigenschaften-Dialog eines Projektmitarbeiters. Soll der Tagessatz in einem speziel-
len Projekt auch davon noch einmal abweichen, dann ffnen Sie im aktuellen Projekt den
Eigenschaften-Dialog eines Projektmitarbeiters. Auf der Registerkarte Projekt finden Sie das
Eingabefeld fr den Tagessatz, so wie in der nachfolgenden Abbildung am Beispiel veran-
schaulicht. Die Vorgaben bei den Projektmitarbeitern berschreiben die Vorgabe aus dem
Prozessmodell.
133
Vorgaben bei den Mitarbeitern: Tagessatz und die Rollen, fr die die Mitar-
beiter immer erste Wahl sind
Am Rande bemerkt
Die gewnschte Whrung, Euro (EUR) oder US-Dollar (USD), knnen Sie brigens
mit der Menfunktion Projekt/Eigenschaften im Hauptmen von in-Step system-
weit einstellen. Voreingestellt ist EUR.
Neben dem Tagessatz finden Sie auf der Registerkarte Projekt noch die Angabe der Arbeits-
zeit, mit der der Mitarbeiter im Projekt zur Verfgung steht. Wichtig ist auerdem die Option
Standard. Ihre Bedeutung kennen Sie schon: Ist eine Rolle eines Mitarbeiters so markiert,
dann wird er jeder neuen Aktivitt, die diese Rolle bentigt, automatisch als Bearbeiter zuge-
ordnet.
134
Wirkung der Vorgaben beim Mitarbeiter
Sehen wir uns wieder die Wirkung dieser Vorgaben am Beispiel an:
Die obige Abbildung zeigt: Die Mitarbeiter Richard Leyken und Gunnar Holl sind die Standard-
mitarbeiter fr die Rollen des Projektleiters und des Entwicklers. Laut Prozessmodell erfordert
jede Aktivitt des Typs Anforderung beschreiben gerade diese beiden Rollen. Deshalb ordnet
in-Step jeder neuen Aktivitt dieses Typs automatisch Gunnar Holl und Richard Leyken als
Bearbeiter zu. Ein Blick auf die Registerkarte Bearbeiter einer gerade angelegten Aktivitt
des Typs Anforderung beschreiben in nachfolgender Abbildung zeigt es. Beide Mitarbeiter
sind zwar siehe obige Abbildung Vollzeitkrfte. in-Step unterstellt aber, dass kein Mitarbei-
ter tatschlich 100% seiner Arbeitskraft fr eine Aktivitt einsetzen kann. Das Werkzeug
geht standardmig von einer Arbeitszeit von 75% fr eine Aktivitt aus. Diese Vorgabe
knnen Sie natrlich ndern so wie in nachfolgendem Beispiel: Der Projektleiter soll an der
neuen Aktivitt nur im Umfang von 25% seiner Arbeitszeit beteiligt sein.
Die Mitarbeiterzuordnung bernimmt in-Step automatisch. Die Arbeitszeit
kann angepasst werden
135
Werfen wir nun einen Blick auf die Registerkarte Planung der neuen Aktivitt. In der nachfol-
genden Abbildung sehen Sie links die Planung, die die Vorgabewerte des Prozessmodells
benutzt. Zum Vergleich steht rechts daneben eine Planung, die zwar den Aufwand aus dem
Prozessmodell bernimmt, aber fr Bearbeitereinsatz und Kosten die aktuelle Mitarbeiter-
zuordnung verwendet. in-Step erlaubt, zwischen diesen beiden Planungen umzuschalten: Bei
Wahl der Option Geplanter Einsatz kommen die Vorgaben aus dem Prozessmodell voll zum
Zuge, bei Aktueller Bearbeiter hingegen die, die sich aus der Bearbeiterzuordnung erge-
ben.
Vergleichen Sie bitte beide Planungen. Was fllt Ihnen auf? Die Aktivitt ist bei der Planung
fr die aktuellen Bearbeiter teurer. Das liegt am Projektleiter Richard Leyken. Er ist unserem
Beispielunternehmen besonders viel wert: Sein individueller Tagessatz von 800,00 EUR ist
hher als der Tagessatz fr die Rolle eines Projektleiters, der im Prozessmodell mit 650,00 EUR
angegeben ist. Und es gibt noch einen zweiten Unterschied: Bei der Planung mit den aktuel-
len Bearbeitern dauert das Projekt vier Arbeitstage lnger. Das liegt daran, dass bei dieser
Planung insgesamt nur ein Bearbeitereinsatz von 100% zusammenkommt. Dieser Bearbeiter-
einsatz ergibt sich aus der Summe der Arbeitszeiten der beiden Bearbeiter der Aktivitt. Das
Prozessmodell geht von 125% aus. Klar: Weniger Bearbeitereinsatz bei gleichem Aufwand
heit lngere Dauer.
Planung auf der Basis der Vorgaben aus dem Prozessmodell vs. Planung mit
aktuellen Bearbeitern
136
Sie sehen: Wenn Sie gute Erfahrungswerte ber den typischen Aufwand fr Aktivittstypen
besitzen, die Sie im Prozessmodell dokumentiert haben, reduziert sich die Planung einer Akti-
vitt auf wenige Mausklicks.
Nachgefragt
in-Step lsst doch fr besondere Projektsituationen auch freie Aktivitten zu. Da
sich freie Aktivitten nicht auf Aktivittstypen im Prozessmodell zurckfhren las-
sen, fehlen ihnen alle Voreinstellungen, oder?
Ja und nein. Aus dem Prozessmodell knnen natrlich keine Vorgaben kommen.
in-Step macht fr jede Aktivitt, die keinen Typ besitzt, eine Annahme, die Sie
jederzeit ndern knnen: Zur Berechnung der Kosten weist in-Step freien Aktivit-
ten automatisch den Bearbeiter der Vateraktivitt zu und errechnet die Kosten
anhand des fr diesen Mitarbeiter definierten Tagessatzes. Ist der Vateraktivitt
kein Bearbeiter zugeordnet, verwendet in-Step den Tagessatz des Bearbeiters, der
die freie Aktivitt anlegt. Die vorgeschlagene Dauer bzw. der veranschlagte Auf-
wand variieren in Abhngigkeit vom Bearbeitungskontext, Sie mssen sie lediglich
noch anpassen.
Vorgaben fr die Planung einer freien Aktivitt
137
Wenn die Voreinstellungen nicht passen: So planen Sie eine
einzelne Aktivitt
Wenn die Voreinstellungen fr eine Aktivitt nicht stimmen, knnen
Sie die Registerkarte Planung natrlich editieren und die Werte selbst setzen. Das ist immer
mglich, ganz gleich, ob Sie die Option Geplanter Einsatz, Geplante Rollen oder Aktuel-
ler Bearbeiter gewhlt haben.
Hier ist die Bedeutung der Felder auf der Registerkarte Planung im Einzelnen:
Beginn: Definiert zunchst den geplanten Anfangstermin der Aktivitt.
Wie erwhnt setzt in-Step beim Anlegen einer neuen Aktivitt fr den Beginn das aktuelle
Tagesdatum ein. Es sei denn, in-Step kann mit seinem Wissen ber den Prozess und das Pro-
jekt unter den bereits vorhandenen Aktivitten eine passende Vorgngeraktivitt ermitteln.
Dann legt das Werkzeug den Beginn automatisch auf den ersten Arbeitstag nach dem Ende
der Vorgngeraktivitt es sei denn, Sie haben fr den Beginntermin eine Einschrnkung
(siehe unten) definiert. Sie knnen den Beginn auch explizit festlegen: ffnen Sie die Drop-
down-Liste und bestimmen Sie Tag, Monat und Jahr anhand eines Kalenderblattes oder ge-
ben Sie das gewnschte Datum direkt ein. Mit dem neuen Anfangstermin, den Sie gewhlt
haben, ndern sich bei festem Endtermin und unvernderter Bearbeiterzuordnung automa-
tisch Dauer, Aufwand und Kosten fr die Aktivitt. Wenn Sie also an einer Schraube drehen,
dann stellt in-Step automatisch auch die anderen nach.
Beachten Sie bitte: Sobald eine Aktivitt begonnen wird, also vom Zustand bereit in den
Zustand in Bearbeitung wechselt, ersetzt in-Step den geplanten Beginn durch das tatschliche
Beginndatum. Der Beginn ist dann nicht mehr editierbar.
Ende: Zeigt zunchst den geplanten Endtermin der Aktivitt.
in-Step ermittelt diesen Wert aus Beginn und Dauer. Es bercksichtigt dabei gegebenenfalls
einschrnkende Bedingungen, die Sie zustzlich festlegen knnen (siehe unten). Auch das
geplante Ende knnen Sie selbst eingeben. Wenn Sie fr eine Aktivitt bei gleichem Bearbeiter-
einsatz und definiertem Beginn den Endtermin weiter hinausschieben, dann erhht sich die
Dauer der Aktivitt. Damit steigen auch der Aufwand und die Kosten.
Hier ist zu beachten: Wenn eine Aktivitt in den Zustand durchgefhrt bergeht, wird die
Registerkarte Planung ausgeblendet und in-Step ersetzt das geplante durch das tatschliche
Ende davon knnen Sie sich auf der Registerkarte Allgemein berzeugen. Der Endtermin
bleibt aber vom Grundsatz her editierbar. Denn noch ist die Aktivitt nicht endgltig abge-
138
schlossen, sie kann ja unter Umstnden iterieren. Fr die nchste Iteration knnen Sie neu
planen. Erst wenn die Aktivitt in den Zustand abgeschlossen bergeht, wird das dann aktu-
elle Enddatum festgeschrieben.
Dauer: Gibt zunchst die Anzahl der Arbeitstage an, die fr die Durchfhrung einer Aktivitt
geplant sind.
in-Step berechnet diesen Wert aus dem geplanten Aufwand und dem Mitarbeitereinsatz nach
folgender Regel:
Dauer ohne Unterbrechung = Aufwand in Personentagen / Summe der Bearbeiter-
einstze
Natrlich knnen Sie selbst auch an dieser Schraube drehen: Von der Dauer hngen Aufwand
und Endtermin ab: Wenn Sie die Dauer verndern, modifiziert in-Step automatisch den End-
termin und den Aufwand bei gleichem Bearbeitereinsatz. Und das schlgt wiederum auf die
Kosten der Aktivitt durch.
Beachten Sie auch hier: Wenn eine Aktivitt in den Zustand durchgefhrt bergeht, ersetzt
in-Step die geplante durch die tatschliche Dauer. Die Dauer kann fr jede Iteration neu ge-
plant werden, solange bis die Aktivitt endgltig abgeschlossen wird.
Unterbrechungsanteil: Legt die Ruhezeiten einer Aktivitt fest.
Mit dem Unterbrechungsanteil schtzen Sie, wie viel Prozent der Dauer bei unverndertem
Aufwand Zeit ausmacht, in der nicht an der Aktivitt gearbeitet wird. Hier wird primr nicht
die erwartete Grippewelle eingeplant: Als Unterbrechung werden speziell die Ruhezeiten ver-
standen, die bei iterativem Arbeiten zwischen zwei Iterationen auftreten knnen. Mit der
Eingabe eines Unterbrechungsanteils erhht sich die Dauer und verschiebt sich der Endtermin
bei unverndertem Beginn und gleichem Aufwand. in-Step berechnet die neue Dauer als
Dauer inklusive Unterbrechung = Dauer ohne Unterbrechung / (1 Unter-
brechungsanteil)
139
Der Endtermin bei Unterbrechungen berechnet sich dann so:
Ende = Beginn + Dauer inklusive Unterbrechung
Einschrnkung: Gibt die Art der Einschrnkung vor, die fr den geplanten Anfangs- bzw.
Endtermin gelten soll.
in-Step bietet Ihnen in einer Dropdown-Liste eine Reihe von Einschrnkungen zur Auswahl an.
Abgesehen von So spt wie mglich und So frh wie mglich bentigen alle Einschrn-
kungen eine weitere Terminvorgabe. Sobald eine Aktivitt beginnt, also in Zustand in Bear-
beitung bergeht, sind die Einschrnkungen nicht mehr editierbar.
Einschrnkungen fr Beginn- und Endtermin
Beachten Sie bitte zwei Dinge: Die Einschrnkung So spt wie mglich bercksichtigt
in-Step selbst bei der Terminrechnung nicht, gibt sie aber zum Erstellen eines Projektplans an
Microsoft Project weiter. (Wie Sie mit Microsoft Project aus den Daten unter in-Step einen
140
Projektplan erzeugen, erfahren Sie etwas spter in diese Kapitel.) Knnen Einschrnkungen
aufgrund des Projektverlaufs nicht eingehalten werden, hlt in-Step wie brigens auch
Microsoft Project beim Durchrechnen des Projekts zunchst trotzdem daran fest. So kann
es zu berlappungen von Aktivitten in der Planung kommen, die Sie gegebenenfalls durch
Vorgabe neuer Planwerte korrigieren mssen.
Bleiben noch die Felder Aufwand und Plan-Kosten:
Aufwand: Gibt den geplanten Aufwand fr die Durchfhrung einer Aktivitt an.
Die Angabe kann wahlweise in Personen-Tagen, -Wochen, -Monaten oder -Jahren erfolgen.
Dabei rechnet in-Step so um: Eine Personen-Woche hat fnf Personen-Tage, ein Personen-
Monat entspricht 20 Personen-Tagen und ein Personen-Jahr besteht aus 220 Personen-Ta-
gen.
in-Step ermittelt den Aufwand bezogen auf die aktuelle Bearbeiterzuordnung nach der For-
mel:
Aufwand in Personentagen = Summe der Bearbeitereinstze x Dauer ohne Unter-
brechung
Sie knnen diesen Wert fr eine Aktivitt berschreiben. Aus dem eingegebenen Aufwand
ermittelt in-Step ausgehend vom Beginndatum dann Dauer und Endtermin der Aktivitt.
Beachten Sie: Sobald eine Aktivitt in den Zustand durchgefhrt bergeht, wird der geplante
Aufwand durch den tatschlich erbrachten Aufwand ersetzt. Der Aufwand kann fr jede
Iteration neu geplant werden, bis die Aktivitt endgltig abgeschlossen wird.
Plan-Kosten: Gibt zunchst an, was die geplante Aktivitt kosten wird.
Die Plan-Kosten sind nicht editierbar. Sie werden von in-Step automatisch ermittelt. Wenn
noch keine Bearbeiter zugewiesen wurden (Option Geplanter Einsatz oder Geplante Rol-
len), bestimmt in-Step die Kosten pro Tag mit den Angaben zum Mitarbeitereinsatz (Arbeits-
zeit in %) und den Tagesstzen pro Rolle aus dem Prozessmodell. Unter der Option Geplan-
ter Einsatz werden die Kosten dann so berechnet:
Kosten = Kosten pro Tag x Aufwand in Personentagen
141
Haben Sie die Option Aktuelle Bearbeiter gewhlt, flieen in die Kosten pro Tag die indivi-
duellen Tagesstze und Einsatzzeiten aller zugeordneten Mitarbeiter ein.
Auch hier gilt: Sobald die Aktivitt durchgefhrt ist, weist in-Step die tatschlich angefallenen
Kosten fr die Aktivitt aus. Mit jeder Iteration entstehen neue Plankosten. Wird die Aktivitt
endgltig abgeschlossen, zeigt in-Step die Istkosten fr die gesamte Dauer der Aktivitt an.
Zwei Bemerkungen und ein Tipp
1. Planen nicht-elementarer Aktivitten
Der Einfachheit halber haben wir hier nur elementare Aktivitten be-
trachtet. Fr Aktivitten, die sich in mehrere Teilaktivitten gliedern, gelten folgende Regeln:
! Fr das Beginndatum whlt in-Step den frhesten Beginn aller Teilaktivitten.
! Fr das Ende wird das spteste Ende alle Teilaktivitten gewhlt.
! Der Aufwand einer solchen Aktivitt ergibt sich als Summe der Aufwnde der Teil-
aktivitten.
! Die Kosten berechnen sich entsprechend als Summe der Kosten der Teilaktivitten.
2. Planen mit Gruppen
Wie im Kapitel So richten Sie ein Projekt ein dargestellt, knnen Sie mit in-Step Mitarbeiter, die
gemeinsam an Aktivitten arbeiten sollen, zu Gruppen zusammenfassen. Das vereinfacht die
Mitarbeiterzuordnung in groen Projekten: Statt vieler einzelner Bearbeiter ordnen Sie einer
Aktivitt einfach eine Gruppe zu. Dabei knnen Sie whlen, ob die ganze Gruppe die Aktivi-
tt gemeinsam ausfhren soll, also einen Pool an geeigneten Mitarbeitern bereitstellen sol-
len, oder ob die einzelnen Mitglieder der Gruppe die Aktivitt ausfhren sollen.
Ihre Entscheidung fhrt zu einer unterschiedlichen Berechnung der Kosten fr die Aktivitt.
Wenn Sie eine Gruppe zum Pool erklren, gilt fr die Berechnung der Kosten allerdings fol-
gende Einschrnkung: Die bei der Gruppe angegebene Arbeitszeit gilt fr jedes einzelne Mit-
glied der Gruppe. In einer Gruppe kann also nicht ein Mitglied sagen wir 25% Arbeitszeit
leisten und ein anderes 75%. Der Bearbeitereinsatz einer Gruppe berechnet sich als Anzahl
der Gruppenmitglieder x Arbeitszeit der Gruppe.
142
Ein Beispiel fr eine Gruppe: Sie besteht aus zwei Mitgliedern
Einer Aktivitt die Gruppe als Bearbeiter zuweisen
Wenn Sie jetzt Nein whlen, ermittelt in-Step die Kosten mit Hilfe der individuellen Tages-
stze der Gruppenmitglieder und der rollenspezifischen Arbeitszeit ganz so, als htten Sie
der Aktivitt jeden Mitarbeiter einzeln zugeordnet.
143
Gruppen vereinfachen die Mitarbeiterzuordnung: Die Aktivitt wird von den
Mitgliedern der Gruppe durchgefhrt. Die Arbeitszeit der Gruppe entspricht
dem individuellen Bearbeitereinsatz ihrer Mitglieder
Durch die Wahl von Ja knnen Sie die Gruppe bei der Bearbeiterzuordnung zum Pool erkl-
ren. Dann passiert etwas vllig anderes. in-Step interpretiert einen Pool so: Eine Gruppe stellt
fr eine Aktivitt Kapazitt zur Verfgung wie viel Kapazitt, das definieren Sie durch die
Angabe der Arbeitszeit der Gruppe. Welche oder wie viele Mitglieder der Gruppe diese Ar-
beitszeit aufbringen, wird dabei nicht festgelegt. Fr die Berechnung der Kosten der Ar-
beitskraft aus einem Pool kann in-Step deshalb auch nicht die individuellen Tagesstze der
Gruppenmitglieder heranziehen. Die Kosten ermittelt in-Step mithilfe eines Standardtagessatzes
und der eingegebenen Arbeitszeit der Gruppe. Den Standardtagessatz definieren Sie im Ei-
genschaften-Dialog eines Projekts (Hauptmenpunkt Projekt/Eigenschaften) auf der Register-
karte Einstellungen.
144
Gruppe wird als Pool benutzt: Der Pool stellt fr die Aktivitt unabhngig
davon, wie viele Mitglieder die Gruppe besitzt 75% Arbeitszeit zu einem
Standardtagessatz zur Verfgung
Und nun der Tipp:
Beginn, Ende, Dauer, Aufwand diese Gren hngen alle voneinander
ab. Wenn Sie beim Anlegen einer Aktivitt an der falschen Schraube drehen, drehen Sie sich
schnell einmal im Kreis. Damit Ihnen das nicht passiert, Sie also nicht unntig klicken mssen,
gehen Sie am besten immer nach folgendem Schema vor: Schtzen Sie den Aufwand einer
Aktivitt. Bevor Sie ihn aber eingeben, berzeugen Sie sich davon, dass das Beginndatum
stimmt. Erst den Beginn eingeben, dann den Aufwand. Dauer und Endtermin ermittelt
in-Step.
145
Wie Sie bei der Kosten- und Terminplanung vorgehen
Sie haben eben die Gren kennen gelernt, die bei der Planung mit
in-Step eine Rolle spielen. Schauen wir uns jetzt an, wie man damit im Verlauf eines Projekts
umgeht.
Auer bei sehr kleinen Vorhaben ist es kaum mglich, ein Projekt schon zu Beginn in allen
Details zu planen. Wie viele Mitarbeiter werden zu welchem Zeitpunkt zur Verfgung stehen?
Hufig ist das Team noch nicht einmal vorhanden. Was kann parallel laufen? Wo muss man
mit Iterationen rechnen? Oft wei man ber die Struktur des zu entwickelnden IT-Systems
speziell ber Anzahl, Art und Beziehungen der Systemkomponenten noch zu wenig, um
diese Fragen beantworten zu knnen. Man wird deshalb zunchst eine Planung auf sehr
hohem Niveau erstellen und diese dann mit zunehmendem Wissen Schritt fr Schritt przisie-
ren.
Wir unterscheiden zwei Planungssituationen: die Projektinitialisierung, wenn das Projekt noch
ganz am Anfang steht, und die Fortschreibung der Planung, wenn das Projekt luft.
Wenn das Projekt noch ganz am Anfang steht
Nachfolgend haben wir einen Vorschlag fr Sie, wie Sie mit in-Step ein
Projekt planen, das noch ganz am Anfang steht. Der Vorgehensweise liegt folgendes Ver-
stndnis von einem Projekt zugrunde:
! Ein Projekt gliedert sich in grere Arbeitseinheiten, die wir Phasen nennen wollen.
! Jede Phase besteht aus Aktivitten, die entweder elementar sind oder selbst wieder ber
mehrere Ebenen in feinere Aktivitten zerlegt werden knnen.
! Ein Prozessmodell kann mehrere Phasen gleichen Typs zulassen.
! Phasen mssen nicht notwendig sequenziell bearbeitet werden, sie knnen auch parallel
zueinander ablaufen.
! Innerhalb einer Phase sind Iterationen mglich. Aktivitten der Phasen knnen also wie-
derholt werden, um ihr Ergebnis schrittweise zu verbessern. Iterationen ber Phasen-
grenzen hinweg sollte man nicht zulassen, will man die Projektkosten im Griff behalten.
! Zwischen Phasen knnen Produkte ausgetauscht werden. Ein Produktfluss findet nur auf
dem Niveau der elementaren Aktivitten statt.
Sie werden diesem Verstndnis sicher folgen knnen. In Prozessmodellen wie dem V-Modell
oder PRINCE stecken entsprechende Konzepte.
146
Wie entwickelt man im Rahmen der Projektinitialisierung eine erste grobe Planung fr ein
Projekt? Wir schlagen Ihnen dazu drei Schritte vor:
Ein Projekt mit in-Step planen: Die Projektinitialisierung
Schritt 1 der Projektinitialisierung: Phasen anlegen
Der Projektinitialisierung geht das Einrichten des Projekts unter in-Step
voran. Sie haben diesen Schritt im Kapitel So richten Sie ein Projekt unter in-Step ein kennen
gelernt.
ffnen Sie das Fenster der Aktivitten in Ihrem Projekt. Nach dem Einrichten des Projekts
finden Sie darin nur eine einzige Aktivitt, die nach dem Projekt benannt ist. Als weiteres
Ergebnis der Projekteinrichtung ist das Prozessmodell projektspezifisch angepasst. Leiten Sie
aus dem Prozessmodell die hchste Ebene der Aktivitten also die Phasen des Projekts ab.
in-Step whlt fr den Planbeginn aller Phasen automatisch das aktuelle Tagesdatum. Fr die
geplanten Aufwnde greift das Werkzeug auf die Vorgaben aus dem Prozessmodell zurck.
Schauen Sie einmal auf die Registerkarte Allgemein im Eigenschaften-Dialog der obersten
Aktivitt, also des Projekts. Dort finden Sie die Plandaten des Projekts. Wie Sie sehen werden,
ermittelt in-Step die Dauer des Projekts genau wie die der einzelnen Phasen anhand des Prozess-
modells. So grob kann und soll die Planung natrlich nicht bleiben. Ein Klick setzt die Vorein-
stellung Subaktivitten fr Projektberechnungen ignorieren auer Kraft und sorgt dafr,
dass die Plandaten der Phasen Eingang in die Termin- und Kostenplanung finden.
Solange Sie keine Vorgnger-/Nachfolgerbeziehungen definiert haben, bestimmt in-Step die
Plandauer des Projekts nun als die geplante Dauer der lngsten Phasen, denn zwischen den
Phasen ist noch keine zeitliche Reihenfolge definiert: Alle Phasen beginnen ja am gleichen
Tag.
147
Doch bevor Sie das gleich ndern, sollten Sie noch auf der Registerkarte Kosten das Budget,
das zur Durchfhrung des Projekts zur Verfgung steht, eingeben. in-Step greift Ihnen dann
zuknftig bei der Termin- und Kostenplanung unter die Arme und gibt einen Hinweis aus,
wenn die kumulierten Planungskosten das Budget Ihres Projekts berschreiten. Dieser Schritt
gibt Ihnen im weiteren Verlauf mehr Planungssicherheit, denn in-Step warnt Sie z.B. auch
dann, wenn die Summe der Kind-Budgets das des Vaters berschreitet.
Das Budget vorgeben
Schritt 2 der Projektinitialisierung: Vorgnger-/Nachfolgerbeziehungen
zwischen den Phasen definieren.
Bestimmen Sie jetzt die zeitliche Folge der Phasen, indem Sie zu jeder
Phase die Vorgnger und Nachfolger festlegen. Markieren Sie dazu eine Phase und whlen
Sie in der Symbolleiste Kontrollfluss. Sie erhalten ein zweigeteiltes Dialogfeld, in das Sie
oben mit der Schaltflche Hinzufgen die Vorgnger und unten entsprechend die Nachfol-
ger eintragen knnen. in-Step bietet Ihnen dazu jeweils die Liste der mglichen Vorgnger
bzw. Nachfolger zur Auswahl an. Wie bei einem Netzplansystem knnen Sie auch in in-Step
148
definieren, von welchem Typ die Beziehungen einer Aktivitt hier einer Phase zu ihren
Vorgngern bzw. Nachfolgern sein soll: Voreingestellt ist eine Ende-Anfang-Beziehung. Au-
erdem haben Sie hier die Mglichkeit, eine Verzgerung zwischen Vorgngern und Nachfol-
gern in Tagen anzugeben.
Sie knnen Kontrollflsse brigens auch bei Drag & Drop anlegen:
Ziehen Sie einfach eine Aktivitt auf den gewnschten Vorgnger. Ein so erzeugter Kontroll-
fluss definiert automatisch eine Ende-Anfang-Beziehung. Sie knnen den Kontrollfluss mit
der Funktion Kontrollfluss jederzeit modifizieren.
So definieren Sie den Kontrollfluss zwischen den Phasen
Das Ergebnis der Definition des Kontrollflusses erkennen Sie auch im Aktivittenfenster: Wenn
Sie eine Phase anklicken, zeigt in-Step Ihnen grau unterlegt alle direkten Vorgnger und grn
markiert alle direkten Nachfolger. Sie kennen das bereits von der Workflow-Planung.
149
Im Aktivittenfenster erkennen Sie die Nachfolger (grn)
Mit dem angenommenen Beginn der ersten Phase und dem Vorgabewert fr den Aufwand
aus dem Prozessmodell bestimmt in-Step Dauer und Endtermin der ersten Phase. Daraus er-
gibt sich der Beginn der direkten Folgephasen. Mit dem Vorgabewert fr den Aufwand kann
in-Step auch fr sie wieder Dauer und Endtermin bestimmen und so das gesamte Projekt
durchrechnen. Wenn Sie sich zu diesem Zeitpunkt auf der Registerkarte Allgemein im Eigen-
schaften-Dialog der obersten Aktivitt die Plan-Werte Ihres Projekts ansehen, werden Sie fest-
stellen: Die Plan-Dauer und das Plan-Ende sind aufgrund der zeitlichen Aufeinanderfolge der
Phasen jetzt schon sehr viel realistischer als nach Schritt 1. Es fehlt noch der Feinschliff an der
Grobplanung.
Schritt 3 der Projektinitialisierung: Kosten und Termine planen
Ersetzen Sie jetzt die Vorgaben, die in-Step aus dem Prozessmodell
bernommen hat, durch Ihre Aufwandsschtzungen: Markieren Sie die erste Phase im
Aktivittenfenster und ffnen Sie den zugehrigen Eigenschaften-Dialog. Gehen Sie auf die
Registerkarte Planung und setzen Sie das Feld Beginn auf den Plan-Beginn Ihres Projekts
vermutlich soll das Projekt ja nicht gleich losgehen. Geben Sie dann den Aufwand ein, den
Sie fr diese Phase schtzen. Bercksichtigen Sie gegebenenfalls Einschrnkungen fr Be-
ginn- und Endtermin und schtzen Sie den Unterbrechungsanteil an der Phase. Dauer und
Endtermin bestimmt in-Step und auch den Beginn der Nachfolger. Gehen Sie fr die brigen
Phasen Ihres Projekts genauso vor und geben Sie die geschtzten Aufwnde ein. in-Step rech-
net bei jeder nderung die Planung fr das ganze Projekt neu durch.
150
Die Registerkarte Allgemein im Eigenschaften-Dialog der obersten Aktivitt zeigt die kumu-
lierten Werte der ersten Grobplanung fr Ihr Projekt: Planbeginn, Planende, Plandauer und
Planaufwand und die geplanten Kosten.
Wenn das Projekt erst einmal luft
Mit den vorangegangenen Schritten haben Sie die Voraussetzung dafr
geschaffen, dass in-Step die Planwerte fr Ihr gesamtes Projekt automatisch fortschreiben
kann. Unser Vorschlag fr das weitere Vorgehen lautet: Planen Sie jede neue Phase jeweils
mit dem Wissen ber die Vorgngerphasen. Gehen Sie dabei am besten so vor, wie es die
nachfolgende Abbildung veranschaulicht:
Ein Projekt mit in-Step planen: Die Phasenplanung
Schritt 1 der Phasenplanung: Erste Phase in Aktivitten gliedern
Verfeinern Sie die erste Phase mithilfe Ihres Prozessmodells in Aktivit-
ten. Die Aktivitten knnen entweder elementar oder verfeinerbar sein, sich also selbst wieder
in Aktivitten gliedern das hngt ganz von Ihrem Prozessmodell ab. Sofern im Eigenschaf-
151
ten-Dialog der ersten Phase nicht die Option Subaktivitten fr Projektberechnungen
ignorieren aktviert ist, gilt: Sobald Sie eine Phase in Aktivitten strukturieren, ersetzt in-Step
die alten Planwerte der Phase automatisch durch die kumulierten Planwerte der neuen Akti-
vitten. Was bedeutet das? Nehmen wir an, Sie haben eine Phase mit einer Dauer von zwlf
Wochen geplant. in-Step errechnet aus den Plan-Dauern der einzelnen Aktivitten aber nur
eine kumulierte Plan-Dauer von zehn Wochen. In diesem Wert steckt mehr Planungswissen.
in-Step berschreibt deshalb den alten Planwert mit dem neuen Wert. Sie finden die neue
Plan-Dauer von 10 Wochen zusammen mit den kumulierten Werten fr den Plan-Aufwand
und Plan-Kosten auf der Registerkarte Allgemein im Eigenschaften-Dialog der Phase. Sie
knnen diese Werte bei der Phase nicht mehr direkt editieren: in-Step bietet Ihnen die Register-
karte Planung im Eigenschaften-Dialog der Phase nicht mehr an. Denn das detaillierte
Planungswissen befindet sich jetzt auf dem Niveau der Aktivitten. Fr Aktivitten, die verfei-
nert sind, knnen Sie die Planung nur dann nach Bedarf korrigieren, wenn Sie auf der Register-
karte Allgemein die Option Subaktivitten fr Projektberechnungen ignorieren wh-
len.
Schritt 2 der Phasenplanung: Workflow, Kosten und Termine der
Aktivitten planen
Die Termin- und Kostenplanung der Aktivitten einer Phase geht mit
der Planung des Workflows Hand in Hand. In der nachfolgenden Abbildung finden Sie links
die Schritte der Workflow-Planung wieder, die wir Ihnen im Kapitel So steuern Sie ein Projekt
mit in-Step vorgestellt haben. Rechts sehen Sie die Schritte der Termin- und Kostenplanung
einer Aktivitt. Und so greifen die Schritte ineinander: Da die Eingangsprodukte einer Aktivi-
tt in den meisten Fllen Ausgangsprodukte von Vorgngeraktivitten sind, kann in-Step den
Beginn einer Aktivitt aus den Endterminen der Vorgngeraktivitten ermitteln. Diesen Beginn-
termin werden Sie gegebenenfalls ndern. Pro Aktivitt bernimmt in-Step den Aufwand aus
dem Prozessmodell. Sie werden ihn vermutlich durch Ihre eigene Aufwandsschtzung erset-
zen. in-Step berechnet mithilfe der Bearbeiterzuordnung Endtermin, Dauer und Kosten der
Aktivitt. Wenn Sie die Ausgangsprodukte der Aktivitt ihren Nachfolgern zuordnen, beginnt
das Spiel von neuem: in-Step bestimmt Anfangstermin, Dauer, Ende, Aufwand und Kosten
aller Folgeaktivitten neu und kumuliert die Planwerte wiederum zu neuen Plan-Werten fr
das gesamte Projekt. Ihre Planung ist also immer auf dem Laufenden.
152
So fgt sich die Termin- und Kostenplanung in die Planung des Workflows
Schritt 3 der Phasenplanung: Meilensteine als Kostenbremse setzen
Wenn Sie iterativ vorgehen, dann sollten Sie unbedingt dafr sorgen,
dass am Ende einer Phase ein Deckel auf die Kosten gemacht wird. Das heit, verhindern Sie,
dass ber Phasengrenzen hinweg iteriert werden kann, indem Sie eine Kostenbremse einbau-
en. Wie das geht? So:
Werfen Sie bitte einen Blick in das Prozessmodell, mit dem Sie in Ihrem Projekt arbeiten.
ffnen Sie das Fenster der Aktivittstypen. Darin sollte ein Aktivittstyp vorkommen, dem ein
Zustandsautomat mit der Bezeichnung ...fr Meilenstein zugeordnet ist. Ein solcher Aktivitts-
typ heit in den meisten Prozessmodellen auch Meilenstein.
153
So wirds gemacht
Ist ein Aktivittstyp dieser Art nicht vorhanden, legen Sie ihn einfach an: ffnen
Sie das Kontextmen des obersten Aktivittstyps des Prozessmodells und whlen
Sie den Menpunkt Neu. Es wird ein Dialog angezeigt, in den Sie den Namen
Meilenstein fr den neuen Aktivittstyp eintragen. Auf der Registerkarte Allge-
mein mssen Sie dem neuen Aktivittstyp noch den Zustandsautomaten mit der
Bezeichnung ...fr Meilenstein zuordnen. Er gehrt zu den Standardautomaten,
die in den Beispielsystemen und den System- und Projektvorlagen von in-Step
enthalten sind.
Einen Aktivittstyp Meilenstein anlegen
Jetzt wird es schwierig, weil der Meilenstein in die Produktflsse des Prozessmodells
integriert werden muss, oder? Nein. Meilensteine knnen zwar, mssen aber kei-
nen Produktfluss haben. Auch Aufwand, Dauer und Rollen bentigt dieser
Aktivittstyp nicht. Mit dem Anlegen des Aktivittstyps Meilenstein sind Sie fertig.
154
Von der Ebene des Prozessmodells jetzt zurck in die Projektplanung: Bauen Sie eine Kosten-
bremse in Ihr Projekt ein. ffnen Sie dazu das Aktivittenfenster. Legen Sie auf dem Niveau
der Phasen also als direktes Kind der obersten Aktivitt, die das Projekt darstellt eine
Aktivitt vom Typ Meilenstein an. Bezeichnen Sie sie als Meilenstein nach Phase 1 oder hn-
lich.
Eine Aktivitt des neuen Typs Meilenstein anlegen
155
ffnen Sie anschlieend den Kontrollfluss des neuen Meilensteins. Ordnen Sie dem Meilen-
stein die Phase 1 als Vorgnger zu. Beachten Sie bitte: Vorgnger-/Nachfolgerbeziehungen
eines Meilensteins werden hier nur ber Kontrollflsse definiert, nicht ber Ein-/Ausgangs-
produkte. Der zugrunde liegende Aktivittstyp besitzt ja keine Produktflsse.
Wie wirkt der Meilenstein als Kostenbremse? Das erfahren Sie gleich. Aber erst sind noch
zwei Dinge zu tun:
Schritt 4 der Phasenplanung: Nchste Phase in Aktivitten gliedern
Planen Sie die Aktivitten der nchsten Phase anhand des Prozess-
modells, sobald Sie in der aktuellen Phase ausreichend Wissen fr diesen Planungsschritt
gesammelt haben.
Schritt 5 der Phasenplanung: Startaktivitt mit vorangegangenem
Meilenstein durch Kontrollfluss verbinden
Ziehen Sie jetzt die Kostenbremse fr die erste Phase. Machen Sie die
Startaktivitt der neuen Phase zum Nachfolger des Meilensteins der vorangegangenen Phase,
indem Sie einen entsprechenden Kontrollfluss definieren.
Kontrollfluss zu einem Meilenstein definieren
156
Jetzt zur Wirkung des Meilensteins: Sie erinnern sich an den Automaten fr Aktivitten? Als
eine Voraussetzung dafr, dass eine Aktivitt in den Zustand bereit bergehen kann, mssen
die Vorgngeraktivitten durchgefhrt sein. Der Zustand durchgefhrt lsst aber ein Wieder-
holen einer Aktivitt zu. Wrde also eine Phase in den Zustand durchgefhrt kommen, knn-
te die Folgephase beginnen, obwohl die erste Phase jederzeit wieder angestoen werden
knnte. Eine solche Iteration wrde auf die Folgephase durchschlagen und die Kosten w-
ren kaum noch planbar. Wie Sie wissen, ist eine Iteration nicht mehr mglich, wenn eine
Aktivitt im Zustand abgeschlossen ist. Und genau dafr sorgt ein Meilenstein. Werfen Sie
einen Blick auf seinen Automaten: Ein Meilenstein hat anders als eine Aktivitt nur einen
Endzustand, nmlich abgeschlossen. Die Startaktivitt einer Folgephase kann nur dann be-
ginnen, wenn der Meilenstein abgeschlossen ist. Dieser Fall tritt aber nur ein, wenn der Bear-
beiter des Meilensteins in der Regel ist das der Projektleiter den Meilenstein explizit mit
dem Kontextmenbefehl Abschlieen fr erreicht erklrt. Und das wird erst dann tun, wenn
die Vorgngerphase vollstndig abgeschlossen ist.
Zustandsautomat fr Meilensteine
Die Phasenplanung setzen Sie fort, indem Sie die Schritte 2 bis 5 fr jede Phase wiederholen.
So bringen Sie Ihre Planung zu Papier
Ob Vorstand, IT-Management oder Auftraggeber jeder, der am
Projektfortschritt interessiert ist, wird frher oder spter Informationen ber den Projektverlauf
Schwarz auf Wei sehen wollen. Wie Sie den aktuellen Projektstand zu Papier bringen, das
erfahren Sie jetzt.
157
So erstellen und versionieren Sie den Projektplan
Sie haben im vorangegangenen Abschnitt gesehen: Sobald Sie Aktivi-
tten anlegen oder verfeinern, berschreibt in-Step die vorhandene Planung. Ist eine Aktivitt
abgeschlossen, ersetzt in-Step die Plandaten durch die Ist-Daten. Was haben wir ursprnglich
einmal geplant und wo sind wir angekommen? Diese Frage beantwortet in-Step Ihnen also
nicht. Wenn Sie verschiedene Planungsstnde festhalten wollen, dann bietet es sich an, dies
in Form von Projektplnen zu tun, die Sie im Projektverlauf versionieren. Dazu hat in-Step
einen starken Partner: Microsoft Project.
Am Rande bemerkt
Mit der Funktion Plandaten speichern, die Sie im Kontextmen einer Aktivitt
finden, knnen Sie brigens jederzeit einen Schnappschuss der aktuellen Planung
erstellen. Die gespeicherten Werte knnen direkt unter in-Step ausgewertet und
fr Soll-/Ist-Vergleiche herangezogen werden. Wie Sie eigene Projektauswertungen
erstellen, erfahren Sie am Ende dieses Kapitels.
Zu jedem Zeitpunkt im Projekt knnen Sie die Plan- bzw. Ist-Daten aller vorhandenen Aktivi-
tten nach Microsoft Project bertragen. In Microsoft Project wird daraus ein Projektplan in
Form eines Balkendiagramms (Gantt-Chart) erzeugt. Der Projektplan bildet alle Aktivitten
mit ihren Vorgnger-/Nachfolgerbeziehungen ab. Eine wechselseitige Synchronisation der
Planungsdaten in in-Step und Microsoft Project ist jederzeit mglich. Hier ist unser Vorschlag,
wie Sie beide Werkzeuge gemeinsam bei der Projektplanung am besten nutzen:
So wirds gemacht
Haben Sie sowohl in-Step als auch Microsoft Project auf Ihrem Rechner installiert?
Dann probieren Sie das Vorgehen doch gleich einmal aus. Verwenden Sie dazu
einfach das Projekt HELLO im Beispielsystem Sample.isf.
Projektplan erstellen
Um einen Projektplan zu erstellen, klicken Sie einfach auf das gleich-
namige Symbol in der Gruppe Projekt der in-Step-Leiste. Sie erhalten ein Dialogfeld. Darin
legen Sie zum einen fest, wo der Projektplan gespeichert werden soll und welcher Ausschnitt
des Projekts dargestellt werden soll. bernehmen Sie fr HELLO einfach den Vorschlag, das
gesamte Projekt darzustellen. Zum anderen bestimmen Sie, ob die Aktivitten im Projektplan
farbig dargestellt werden sollen. Es bietet sich an, fr die Balken im Projektplan die Farben zu
whlen, die in-Step verwendet, um die Zustnde der Aktivitten zu kennzeichnen. Auf der
158
Registerkarte Filter spezifizieren Sie bei Bedarf weitere Filterkriterien fr die im Projektplan
bercksichtigten Daten.
Einen Projektplan erstellen
Mit einem Klick auf die Schaltflche Start stoen Sie die bertragung der Planungs-
informationen von in-Step nach Microsoft Project an. Wenn Ihnen am Balkendiagramm unter
Microsoft Project etwas auffllt, das Sie sofort ndern mchten, dann tun Sie es einfach.
Unter Microsoft Project wird Ihnen in einer eigenen Symbolleiste eine mit -> in-Step beschrif-
tete Schaltflche angeboten. Wenn Sie darauf klicken, werden die genderten Planungs-
daten zurck nach in-Step bertragen und die Planung ist wieder synchronisiert.
159
Der Projektplan in Microsoft Project, dargestellt als Balkendiagramm
Damit Sie den Planungsstand, den der Projektplan zeigt, mit spteren Planungsstnden ver-
gleichen knnen, sollten Sie den Projektplan versionieren. Womit? Klar, mit in-Step:
Projektplan in in-Step in-Step in-Step in-Step in-Step aufnehmen
Ziehen Sie die Datei des Projektplans per Maus in das in-Step-Produktfenster. Lassen Sie die
Datei auf dem Eintrag in der Produkthierarchie fallen, unter dem der Projektplan abgelegt
werden soll im Zweifel einfach auf dem obersten Eintrag. in-Step bietet Ihnen dann ein
Dialogfeld an, in dem Sie den Zustand des Projektplans auf in Bearbeitung setzen. Kennt Ihr
Prozessmodell einen Produkttyp Projektplan? Wenn das der Fall ist, weisen Sie ihn dem Projekt-
plan gleich zu.
160
Den Projektplan in die Produkthierarchie von in-Step aufnehmen
Projektplan bearbeiten oder aktualisieren
Den so abgelegten Projektplan knnen Sie jetzt jederzeit zur Bearbei-
tung oder Aktualisierung ausleihen: Verwenden Sie dazu die gleichnamige Funktion in der
Symbolleiste.
161
Den Projektplan ausleihen
Wenn der Projektplan ausgeliehen ist, bietet in-Step Ihnen zwei neue Menfunktionen in sei-
nem Kontextmen an: in-Step -> MS Project und MS Project -> in-Step. Sie dienen ebenfalls
der Synchronisation der Planungsdaten:
! in-Step -> MS Project aktualisiert den Projektplan mit den Plan- und Ist-Werten der
Aktivitten aus in-Step.
! MS Project -> in-Step holt die Planungsnderungen von Microsoft Project nach in-Step.
162
Die Planung synchronisieren
Projektplan versionieren
Wenn Sie den genderten Projektplan an in-Step zurckgeben, legt
das Werkzeug eine neue Version an, auf die Sie jederzeit zugreifen knnen.
163
Den Projektplan zurckgeben
Mit dem Kontextmenpunkt Historie anzeigen des Projektplans verschaffen Sie sich jederzeit
einen berblick der vorhandenen Versionen.
Die kurze Historie dieses Projektplans
Nachgefragt
Kann man die Unterschiede zwischen zwei Planungsstnden irgendwie ermitteln?
Ja, mit Hilfe von Microsoft Project. So gehts: Microsoft bietet fr Project 2000 und
Project 2002/XP jeweils ein Add-In zum Projektvergleich an. Es steht auf der
Microsoft-Web-Site zum kostenlosen Download bereit (zumindest zum Zeitpunkt,
zu dem dieses Handbuch entsteht, ist das der Fall). Und so gehen Sie vor, wenn Sie
164
das Add-In installiert haben: Holen Sie sich die zu vergleichenden Versionen eines
Projektplans aus in-Step und speichern Sie sie in einem temporren Verzeichnis
unter verschiedenen Namen. Beim Holen erwartet in-Step im Gegensatz zum
Ausleihen keine Rckgabe eines neuen Standes des Dokuments.
Version holen
Starten Sie Microsoft Project. Die Funktionalitt zum Projektvergleich wird Ihnen
in einer eigenen Symbolleiste zur Verfgung gestellt.
Projektvergleich starten
Wenn Sie den Umfang des Vergleichs in der Symbolleiste festgelegt haben, brau-
chen Sie nur noch die zu vergleichenden Dateien zu bestimmen.
165
Zu vergleichende Dateien angeben
Das Ergebnis wird Ihnen in einer neuen Projektdatei angezeigt.
Der Vergleichsbericht des Add-Ins zu Microsoft Project
166
brigens: Bestimmt ist Ihnen aufgefallen, dass in der Symbolleiste im Historie-
Fenster eine Funktion Unterschiede anzeigen angeboten wird. Sie wirkt fr
Project-Dateien leider nicht. Sie knnen sie zum einen auf alle Dateien vom Typ
*.doc anwenden. Das heit, Sie knnen die Versionen aller Microsoft Word-Doku-
mente, die Sie in in-Step abgelegt haben, miteinander vergleichen.
Zum anderen ermglicht diese Funktion den Vergleich von Code-Dateien, sofern
Windiff von Microsoft an Ihrem Arbeitsplatz installiert ist.
So wird es gemacht: Markieren Sie im Historie-Fenster bei gedrckter Strg-Taste
die Versionen einer Datei, die Sie vergleichen mchten. Whlen Sie nun in der
Symbolleiste Unterschiede anzeigen. in-Step startet dann das fr die Ermittlung
und Kennzeichnung der Unterschiede zustndige Werkzeug.
So erstellen Sie ein Projektdiagramm
Der Projektplan zeigt die Aktivitten eines Projekts entlang der Zeit-
achse. Dabei kommen die Produkte mit ihren Zustnden nicht vor. Sie htten aber gern
vielleicht fr ein Team-Meeting eine bersicht aller Aktivitten und Produkte, die in Ihrem
Projekt geplant, in Bearbeitung oder schon fertig sind? Eine umfassende Darstellung aller
Aktivitten und Produkte bietet das Projektdiagramm. Auch zum Erstellen dieser Diagramme
arbeitet in-Step mit einem Spezialisten zusammen: diesmal mit Microsoft Visio.
So wirds gemacht
Wenn Sie Microsoft Visio installiert haben, probieren Sie die nachfolgenden Schritte
doch einfach aus. Nehmen Sie dazu wieder das Beispielprojekt HELLO im System
Sample.isf, das in-Step mitbringt.
Klicken Sie in der Gruppe Projekt auf die Schaltflche Projektdiagramm. in-Step ffnet ein
Dialogfeld, das Ihnen eine Reihe von Optionen fr die Diagrammdarstellung anbietet. Speziell
knnen Sie hier festlegen, ob und in welchen Farben die Zustnde von Aktivitten und Pro-
dukten kenntlich gemacht werden sollen. Und so kann das Ergebnis aussehen:
167
Ein Projektdiagramm mit Microsoft Vision erzeugen
So werten Sie die Planungsinformationen aus
in-Step bringt zahlreiche Auswertungen mit, die Ihnen helfen, Infor-
mationen ber das laufende Projekt, aber auch ber den zugrunde liegenden Prozess zu
gewinnen.
So wirds gemacht
Auch hier knnen Sie gleich mitklicken: Nehmen Sie dazu wieder das Beispiel-
projekt HELLO im System Sample.isf.
168
Um eine Auswertung vorzunehmen, klicken Sie auf das Symbol Auswertungen in der Grup-
pe Projekt. in-Step ffnet dann das Fenster aller verfgbaren Auswertungen. Wenn Sie eine
Auswertung in der Liste markieren und in der Symbolleiste auf Auswertung klicken, werden
Ihnen alle Darstellungstechniken angeboten, die im speziellen Fall sinnvoll sind. In den meis-
ten Fllen haben Sie die Wahl zwischen der direkten Bildschirmdarstellung, einer HTML- oder
XML-Datei sowie einem Microsoft Word Dokument.
Auswertung starten
Um eine Auswertung vorzunehmen, whlen Sie die gewnschte
Darstellungsform im Men aus:
Eine Auswertung starten
Wenn Sie sich fr eine Darstellung mit Hilfe eines anderen Werkzeugs entscheiden, wie hier
mit Microsoft Excel, dann startet in-Step das Fremdwerkzeug und das Ergebnis der Auswer-
tung sehen Sie sofort auf Ihrem Bildschirm.
169
Die Auswertung Freie Kapazitten im nchsten Monat in der Microsoft Excel
Darstellung
In der Liste der vorhandenen Auswertungen finden Sie gerade die, die Sie bentigen, nicht?
Dann machen Sie sich Ihre Auswertung einfach selbst.
Neue Auswertung anlegen
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neu.
170
Neue Auswertung anlegen
in-Step bietet Ihnen ein Dialogfeld mit zwei Registerkarten an. Vergeben Sie zunchst einen
Namen fr die neue Auswertung. Unsere Beispielauswertung in nachfolgender Abbildung
soll alle durchgefhrten Aktivitten des Projekts ausweisen und genau so heit sie denn
auch. Auf der Registerkarte Allgemein bestimmen Sie unter Auswertung zuerst, was Sie
auswerten wollen. In unserem Beispiel sind es die Aktivitten des aktuellen Projekts. Legen
Sie dann unter Einstellungen fest, welche Elemente die Auswertung zeigen und in welcher
Form hierarchisch oder als Liste dies geschehen soll. In unserem Beispiel sollen alle Aktivi-
tten, die den Auswertungskriterien gengen, hierarchisch dargestellt werden. Die Auswer-
tung soll pro Aktivitt Namen, ID, Zustand, Bearbeiter und Typ enthalten.
171
Die Registerkarte Allgemein einer Auswertung
Die Auswertungskriterien werden auf der Registerkarte Filterbedingungen zusammen-
geklickt. In unserem Beispiel sollen die Aktivitten anhand ihrer Zustnde ausgewertet wer-
den. Deshalb wird der Filter Aktivitten nach Zustand im oberen Feld der Registerkarte ge-
whlt. Die Einschrnkung auf den Zustand durchgefhrt wird im unteren Feld der Register-
karte vorgenommen. Fertig.
172
Die Registerkarte Filterbedingungen einer Auswertung
Und was kommt dabei heraus, wenn das laufende Projekt nach diesen Kriterien ausgewertet
wird? Das Ergebnis in seiner Bildschirmdarstellung sehen Sie hier:
173
Das Ergebnis der Auswertung
Mit diesem kurzen Einblick in die vielfltigen Mglichkeiten, Informationen ber Ihr Projekt
zu gewinnen und aufzubereiten, beenden wir unseren Einstieg in in-Step aus Projektleiter-
sicht.
Sie haben gesehen: Durch die Kombination von Prozessmodell, Projekt-, Konfigurations- und
Workflow-Management entstehen unter in-Step Synergien fr Ihre Projekte: Das Werkzeug
nimmt Ihnen als Projektleiter erheblichen Planungsaufwand ab, bietet Ihnen die Mglichkeit
zu steuern, wo dies bisher nicht mglich war, und schafft eine hohe Transparenz des Projekt-
verlaufs.
174
Nachwort
Nachwort
In diesem Handbuch haben Sie in-Step als ein Werkzeug fr den Projekt-
leiter kennen gelernt. Workflow, Termine und Kosten planen, den Projektfortschritt verfol-
gen, die Arbeit im Team organisieren diese Funktionen standen bei unserer Betrachtung im
Mittelpunkt. Vielleicht haben Sie die Mglichkeiten begeistert, die in-Step Ihnen bietet, um
ein Projekt zu steuern wir hoffen es sehr. Aber gerade weil in-Step mit der Kombination aus
Workflow-, Projekt- und Konfigurationsmanagement ein neuartiges Konzept realisiert, wer-
den Sie sich fragen: Kann ich diese Innovation meinen Mitarbeitern zumuten? Was verlangt
das Werkzeug von jedem einzelnen Mitglied meines Projektteams? Lassen Sie uns deshalb
abschlieend in-Step aus der Perspektive eines Projektmitarbeiters betrachten.
Ein Projektmitarbeiter findet unter in-Step in erster Linie eine To-Do-Liste mit allen Aktivitten
vor, an denen er beteiligt ist. Um dort hinzugelangen, sind nur wenige, sehr einfache
Bedienungsschritte ntig, nmlich, sich bei in-Step anzumelden, gegebenenfalls in das ge-
wnschte Projekt zu wechseln, die Gruppe Favoriten in der in-Step-Leiste zu ffnen und auf
Eigene Aktivitten zu klicken. Danach wird von einem Projektmitarbeiter im Umgang mit
in-Step nur noch Folgendes erwartet:
! zu signalisieren, dass er mit einer Aktivitt beginnt,
! die Produkte, die er bearbeiten soll, auszuleihen und nach eigenem Ermessen zur
Versionierung an in-Step zurckzugeben,
! anzuzeigen, dass seine Produkte fertig gestellt und die Aktivitt aus seiner Sicht durchge-
fhrt ist.
Alle drei Schritte bedeuten nur ein paar Mausklicks, sind also mit keinem nennenswerten
Aufwand verbunden. Und sie erfordern nicht mehr als eine kurze Einweisung in das Tool.
Aber wird das Vorgehen nach einem Prozessstandard und darauf beruht in-Step ja berhaupt
akzeptiert? Knnen Mitarbeiter denn im Rahmen eines solchen Standards noch eigenverant-
wortlich und damit motiviert arbeiten? Ja, absolut. Wenn Sie in einen der verbreitetsten Prozess-
standards, in das V-Modell, hineinsehen, wird deutlich warum: Der Standard definiert Aktivitts-
typen wie System fachlich strukturieren, System technisch entwerfen und SW-Architektur
entwerfen. Er legt also fest, was getan werden muss. Jedem IT-Profi ist klar, dass diese Dinge
im Projekt zu tun sind. Der Kern der Aufgabe steckt im Wie. Denn Software-Entwicklung ist
Wissensarbeit. Wie entwickelt man eine Systemgliederung, einen technischen Entwurf, eine
SW-Architektur? Kann man im speziellen Fall eine vorhandene Lsung adaptieren, ein Muster
anwenden oder muss man einen ganz eigenen Weg finden? Wie findet man nicht nur richti-
175
Nachwort
ge, sondern gute Lsungen? Fr das Wie sind Lsungsfindungstechniken, methodisches und
technisches Know-how, Kreativitt und nicht zuletzt Mut, Eigenverantwortlichkeit und Selbst-
organisation des Teams gefragt. Alles das nimmt kein Prozessmodell der Welt Ihrem Team ab.
Was ist dann aber der Nutzen eines Prozessstandards und des daraus mit in-Step abgeleiteten
Workflows fr den einzelnen Projektmitarbeiter? Das Prozessmodell und strker noch der
Workflow beantworten jedem Projektmitglied die Fragen: Was soll ich eigentlich tun? Was
soll ich dazu benutzen? Von wem bekomme ich, was ich brauche? Wer bearbeitet das, was
ich erstelle, weiter? Was machen eigentlich die anderen? Wer ist wofr verantwortlich? Kurz:
Prozessmodell und Workflow sorgen fr:
! klare Aufgabenstellungen mit unmissverstndlichen Vorgaben,
! eindeutig geregelte Kompetenzen,
! erkennbare Zusammenhnge.
Und genau das bentigen Projektmitarbeiter, um ihre Fhigkeiten und ihre Gestaltungskraft
optimal in ein Projekt einzubringen.
In diesem Sinne wnschen wir Ihnen und Ihrem Team viele erfolgreiche Projekte mit in-Step.
Vielen Dank, dass Sie uns bis hierhin gefolgt sind.
Neuigkeiten rund um in-Step und Updates zu diesem Handbuch finden Sie in der in-Step-
Community auf unserer Website. Besuchen Sie uns doch von Zeit zu Zeit unter
www.microTOOL.de.
Anhang
Anhang
177
Inhalt
So geben Sie ein eigenes Prozessmodell ein 179
So verallgemeinern Sie das Vorgehen
in einem Projekt zu einem Prozess 218
So arbeiten Sie mit in-Step auch ohne
spezifischen Prozess 234
So erweitern Sie in-Step 253
So kommunizieren Sie im Projekt 264
So machen Sie eine Meilenstein-Trendanalyse 272
So arbeiten Sie mit eigenen Bildschirm-
formularen direkt in in-Step 290
178
Anhang: So geben Sie Ihr eigenes Modell ein
So geben Sie ein eigenes Prozessmodell ein
Schritt 1:
Vorgehensstandard auf formale Vollstndigkeit prfen 179
Schritt 2:
Ein neues Projekt mit einem fast leeren Prozess
erzeugen 181
Schritt 3:
Aktivittstypen beschreiben 184
Schritt 4:
Rollen beschreiben 189
Schritt 5:
Produkttypen beschreiben 192
Schritt 6:
Vorlagen erstellen und den Produkttypen zuweisen 195
Schritt 7:
Hilfesystem fr das Prozessmodell erstellen 198
Schritt 8:
Zustandsautomaten festlegen, anpassen
oder anlegen 201
Schritt 9:
Produktflsse beschreiben 205
Schritt 10:
Das Prozessmodell prfen 210
Schritt 11:
Das Prozessmodell fr kommende Projekte bereitstellen 213
179
So geben Sie ein eigenes Prozessmodell ein
in-Step hilft Ihnen, den Workflow in Ihren Projekten zu planen und zu
steuern. Dazu bentigt das Werkzeug eine formale Beschreibung des Prozesses, den es unter-
sttzen soll. Nun ist es sicher nicht sinnvoll, diese Vorgabe fr jedes Projekt immer wieder
einzugeben. Deshalb wird in in-Step einmal ein Muster fr den blichen Projektablauf erfasst.
Dieses Muster steht dann fr alle kommenden Projekte zur Verfgung. Wir bezeichnen ein
solches Muster als Prozessmodell. in-Step kann brigens mit mehreren Prozessmodellen arbei-
ten: Jedes Projekt in in-Step basiert zwar auf genau einem Prozessmodell, aber verschiedene
Projekte knnen unterschiedliche Prozessmodelle nutzen.
in-Step bringt einige Prozessmodelle mit. Dazu gehrt zum Beispiel eine maschinelle Variante
des V-Modells aus dem Entwicklungsstandard fr IT-Systeme des Bundes. Wenn Sie einen
unternehmenseigenen Vorgehensstandard entwickelt haben und ihn fr die maschinelle Pla-
nung und Steuerung Ihrer Projekte benutzen wollen, dann mssen Sie ihn zunchst unter
in-Step abbilden. Wie es geht, das erfahren Sie hier.
Ist es aufwndig, ein Prozessmodell in in-Step abzubilden? Nein. Wenn das Prozessmodell
vollstndig definiert und beschrieben ist, wenn speziell fr die Produkttypen bereits Vorlagen
in Form von Dateien existieren, dann ist die Hauptarbeit getan. Das Eingeben in in-Step be-
steht dann lediglich aus einfachen Editierschritten, die Sie nachfolgend kennen lernen.
Es muss nicht immer ein IT-Prozess sein: Mit in-Step kann man auch Prozesse ganz anderer Art
steuern. Der Prozessverantwortliche, dem wir hier zur Veranschaulichung der Vorgehens-
weise ber die Schulter schauen, hat einen Prozess zur Entwicklung von Seminaren erstellt,
den er in in-Step abbilden wird.
Um ein Prozessmodell einzugeben, bentigten Sie Projektadministratorrechte. Und so funkti-
oniert es:
Schritt 1: Vorgehensstandard auf formale Vollstndigkeit prfen
Damit in-Step die Planung der Arbeit im Team und die Steuerung des
Workflows in Projekten untersttzen kann, muss das Prozessmodell formal etwas prziser
sein als bei rein manueller Anwendung. Bevor Sie damit beginnen, Ihren Vorgehensstandard
in in-Step abzubilden, prfen Sie deshalb bitte Folgendes:
! Gliedert Ihr Vorgehensstandard den Entwicklungsprozess in Typen von Aktivitten? Die
Aktivittstypen knnen ber mehrere Ebenen hierarchisch verfeinert sein.
180
! Definiert der Standard alle Produkttypen, die im Entwicklungsprozess entstehen knnen?
Auch sie knnen hierarchisch strukturiert sein.
! Ist festgelegt, ob es im Projekt pro Aktivitts- und Produkttyp ein oder mehrere Exemplare
geben kann? Diese Eigenschaft bezeichnen wir als Kardinalitt von Aktivitts- und Produkt-
typen.
! Ist der Zusammenhang zwischen Aktivitts- und Produkttypen in Form von Produktflssen
definiert? Genauer: Ist fr jeden Aktivittstyp festgelegt, welche Eingangsprodukttypen
er erwartet und von welchen Vorgngeraktivittstypen sie kommen? Wird definiert, wel-
che Typen von Produkten einen Aktivittstyp als Ergebnisse verlassen und in welche Nach-
folgeaktivittstypen sie einflieen? Ist die Kardinalitt der Ein-/Ausgangsprodukte im
Produktfluss definiert? Oder anders ausgedrckt: Liegt fest, wie viele Exemplare der Ein-
und Ausgangsprodukte in eine Aktivitt hinein- bzw. aus ihr herausgehen drfen?
! Sind die Rollen der Projektbeteiligten vollstndig definiert? Sind jedem Aktivittstyp die
fr ihn notwendigen Rollen zugeordnet?
Die nachfolgende Abbildung zeigt Elemente eines Prozessmodells, wie sie unter in-Step abge-
bildet werden, im Zusammenhang:
Die Elemente eines Prozessmodells und ihre Zusammenhnge
181
Ergnzen Sie bitte in Ihrem Prozessmodell gegebenenfalls fehlende Informationen.
Ein wesentlicher Nutzen von in-Step besteht darin, dass es jederzeit den Stand eines Projekts
anhand der aktuellen Zustnde von Produkten und Aktivitten anzeigt. Dazu muss in-Step die
Zustnde kennen, in die die Aktivitten und Produkten gelangen knnen. Auerdem ben-
tigt in-Step Informationen darber, wann oder besser: auf Grund welcher Ereignisse die
Produkte und Aktivitten ihren Zustand wechseln. Wenn Ihr Prozessmodell kein Zustands-
modell beinhaltet, dann empfehlen wir Ihnen, die Zustandsautomaten zu verwenden und
gegebenenfalls zu modifizieren, die in-Step mitbringt. Damit macht es zum Beispiel dem V-
Modell Beine. Setzen Sie mit Ihrem Prozess also am besten nicht bei Null auf, sondern
gehen Sie so vor:
Schritt 2: Ein neues Projekt mit einem fast leeren Prozess erzeu-
gen
Um Ihr Prozessmodell einzugeben, mssen Sie in in-Step ein neues Pro-
jekt anlegen. Denn in-Step kennt keine Prozesse an sich. Fr einen Prozess brauchen Sie in
in-Step immer den Kontext eines Projekts.
Whlen Sie im Hauptmen von in-Step den Menpunkt Projekt/Anlegen. Der Projektassistent
wird gestartet. Entscheiden Sie sich fr das Anlegen eines Neuprojekts und whlen Sie an-
schlieend die Option Ein Projekt aus einer XML-Datei importieren. Importieren Sie den
generischen Prozess, den in-Step mitbringt. Warum gerade den? Er enthlt die komplexen
Zustandsautomaten, die das dynamische Verhalten von Aktivitten und Produkten steuern.
Sie finden ihn im Installationsverzeichnis von in-Step im Ordner
in-Step\Templates\Project
unter dem Dateinamen
Generic Process(German).xml_project.
182
Den generischen Prozess importieren
in-Step ffnet nach dem Anlegen des Projekts automatisch die Liste der Projektmitarbeiter,
damit Sie ein Projektteam zusammenstellen knnen. Beim Eingeben eines Prozessmodells
knnen Sie diesen Schritt berspringen: Schlieen Sie das Mitarbeiterfenster und wechseln
Sie gleich in die Prozess-Sicht.
Der generische Prozess bringt mehr mit, als Sie brauchen: Lschen Sie alle Aktivittstypen
auer der obersten Aktivittsgruppe und dem Meilenstein. Lschen Sie auerdem alle Rollen
und alle Vorlagen bis auf den Vorlagenordner selbst. Das ist rasch erledigt. Lassen Sie die
Zustandsautomaten, wie sie sind.
183
Aktivittstypen, Rollen und Vorlagen des generischen Prozesses lschen
berschreiben Sie die Bezeichnung Aktivittsgruppe mit dem Namen Ihres Prozesses. Benen-
nen Sie auch das System so um, dass der Name den Ergebnistyp bezeichnet, der mit dem
Prozess entwickelt wird. Klicken Sie dazu einfach in der Symbolleiste auf Eigenschaften und
es ffnet sich der Eigenschaften-Dialog des markierten Elements.
184
Den obersten Aktivitts- bzw. Produkttyp nach dem Prozess bzw. seinem
Ergebnis benennen
Schritt 3: Aktivittstypen beschreiben
Geben Sie zuerst die Aktivittstypen Ihres Prozessmodells ein. Markie-
ren Sie dazu den obersten Aktivittstyp und whlen Sie in der Symbolleiste Neu. Es wird ein
Dialog angezeigt, in den Sie den Namen des neuen Aktivittstyps eintragen. Fr die sptere
Projektarbeit mit Ihrem Prozess ist es hilfreich, wenn Sie auer dem Namen auch noch einen
Identifier vergeben.
Der Eigenschaften-Dialog enthlt mehreren Registerkarten. Sie mssen zunchst nur die
Registerkarte Allgemein ausfllen. Darauf beschreiben Sie den neuen Aktivittstyp genauer:
! Typ festlegen: Auf der Registerkarte Allgemein knnen Sie unter Typ zunchst bestim-
men, ob es sich bei dem neuen Element tatschlich um einen Aktivittstyp handeln soll.
Alternativ knnen Sie einen Gliederungspunkt oder einen Referenz-Aktivittstyp
anlegen.
Gliederungspunkte sind nur dazu da, um das Prozessmodell besser lesbar zu machen. Ein
Gliederungspunkt fasst mehrere Aktivittstypen unter einem Oberbegriff zusammen. Bei
der Workflow-Planung im Projekt tauchen Gliederungspunkte nicht mehr auf, da sich
aus ihnen keine konkreten Aktivitten ableiten.
185
Die Option Referenz-Aktivittstyp gewinnt erst dann an Bedeutung, wenn Sie einen
eingegebenen Aktivittstyp weiter verfeinern. Whlen Sie diese Option, wenn Sie erken-
nen, dass sich auf niedriger Ebene ein Aktivittstyp wiederholt, den es auf hherem Ni-
veau bereits gibt. Eine solche rekursive Struktur, kann man sehr einfach mit Hilfe eines
Referenz-Aktivittstyps abbilden.
Eigenschaften eines neuen Aktivittstyps festlegen
! Kardinalitt vergeben: Die Kardinalitt beschreibt, wie oft eine Aktivitt des neuen Typs in
einem Projekt vorkommen darf. Da Aktivittstypen ber mehrere Ebenen verfeinert sein
knnen, wird die Kardinalitt immer in Bezug auf den nchst hheren Aktivittstyp in der
Hierarchie angegeben. Die Kardinalitt kann 0, 1, 0..1, 1..* oder 0...* betragen.
186
Kardinalitten werden immer relativ zum Vateraktivittstyp definiert
Die Kardinalitt 0 knnen Sie zum Tailoring des Prozesses verwenden, wenn Sie in Ihrem
Projekt einen Aktivittstyp, den das Modell vorschreibt, streichen wollen. Im Projekt kn-
nen dann keine Aktivitten dieses Typs erzeugt werden.
! Zustandsautomat zuordnen: Sie knnen in in-Step eigene Zustandsautomaten anlegen
oder die vorhandenen modifizieren. Das ist aber nur selten ntig. Unser Vorschlag: Ord-
nen Sie allen Aktivittstypen, die nicht weiter verfeinert werden, den Zustandsautomaten
mit der Bezeichnung ...fr Aktivitt zu. In der Regel gilt: Die Zustandswechsel von ver-
feinerten Aktivitten hngen mit denen ihrer Kindaktivitten zusammen. Deshalb gibt es
einen speziellen Automaten mit der Bezeichnung ...fr Aktivittsgruppe. Wir schlagen
Ihnen vor, ihn fr alle Aktivittstypen zu benutzen, die Sie weiter verfeinern werden.
berprfen Sie das dynamische Verhalten spter in Beispielprojekten (siehe Schritt 10).
Es gibt einige Ausnahmeflle, in denen Sie fr die Steuerung des Workflows spezielle
Automaten brauchen. Dazu gehren Prfaktivitten und Aktivitten, die parallel zum
Projektverlauf permanent ablaufen, wie zum Beispiel das Berichtswesen. Auch dafr bringt
in-Step Automaten mit.
Unser Tipp: Drucken Sie sich die Automaten, die in-Step Ihnen anbietet, in Form
von Zustandsbergangsdiagrammen einmal aus. Anhand der grafischen Darstel-
lung verstehen Sie sehr schnell, wie die Automaten arbeiten. Das gilt natrlich
auch fr die Automaten, die das zustandsabhngige Verhalten von Produkttypen
beschreiben.
Zum Drucken whlen Sie in der Prozess-Leiste von in-Step die Schaltflche Prozess-
diagramm. Hier haben Sie die Mglichkeit, alle Zustandsautomaten mit Hilfe von
MS Visio als Diagramme abzubilden.
187
Zustandsautomaten als Diagramme drucken
! Spielraum fr freie Aktivitten festlegen: Kein Prozessmodell kann Aktivitts- und Produkt-
typen fr alle Eventualitten der Projektpraxis vorsehen. in-Step erlaubt es deshalb, in
jedem Projekt freie Aktivitten und entsprechend auch freie Produkte anzulegen. Freie
Aktivitten und Produkte wird man zum Beispiel in IT-Prozessen bei der Implementierung
zulassen. Grund dafr ist die technische Vielfalt, die bei Implementierungsaktivitten und
-produkten auftreten kann. Wre diese Mglichkeit, freie Aktivitten und Produkte zu
definieren, allerdings uneingeschrnkt, dann knnte jeder Projektleiter den Vorgehens-
standard seiner Organisation mit in-Step leicht unterlaufen. Freie Aktivitten und Produk-
te sind deshalb mglich, aber nur dort, wo sie das Prozessmodell explizit zulsst. Beim
Anlegen eines Aktivittstyps finden Sie auf der Registerkarte Allgemein ein Kontroll-
kstchen, mit dem Sie freie Aktivitten als Verfeinerung zulassen bzw. ausschlieen kn-
nen.
188
! Geplanten Aufwand eingeben: Gibt es in Ihrem Unternehmen Erfahrungswerte darber,
wie viel Aufwand eine Aktivitt des Typs erfordert, den Sie gerade definieren? Dann ge-
ben Sie diesen Wert beim Anlegen des Aktivittstyps auf der Registerkarte Allgemein
gleich mit ein. in-Step verwendet ihn als Vorgabewert bei der Kosten- und Terminplanung
eines Projekts.
Noch ein Tipp zum Editieren von Aktivittstypen: Wenn Sie fr einen Aktivittstyp
einen Identifier angegeben haben, vergibt in-Step automatisch auch IDs fr seine
Kindaktivittstypen. Beim Erfassen kann es schon mal passieren, dass Sie einen
Aktivittstypen vergessen. Geben Sie ihn nachtrglich ein. Weder Position noch ID
sind dann zwar korrekt, doch das ist leicht korrigiert: Ziehen Sie den falsch positi-
onierten Eintrag in der Liste aller Aktivittstypen per Drag & Drop zum Beispiel auf
den gewnschten Nachfolger. in-Step ffnet dann ein Kontextmen, in dem Sie in
diesem Falle die Funktion Verschieben vor whlen.
Einen Aktivittstyp verschieben
Die Position ist nun richtig, aber die Nummerierung ist durcheinander geraten. Im
Kontextmen des Vateraktivittstyps finden Sie die Menfunktion IDs neu num-
merieren. Wenn Sie darauf klicken, dann stimmt auch die Nummerierung.
Aktivittstypen neu nummerieren
189
Schritt 4: Rollen beschreiben
Bevor Sie damit beginnen, die Rollen Ihres Prozessmodells zu erfassen,
empfehlen wir Ihnen, noch eine generelle Einstellung vorzunehmen.
! Beteiligungsarten definieren: Definieren Sie, in welcher Weise Rollen prinzipiell an Aktivi-
tten beteiligt sein knnen. Legen Sie also die Beteiligungsarten der Rollen fest. Das V-
Modell unterscheidet zum Beispiel die drei Beteiligungsarten mitwirkend, beratend und
verantwortlich. ffnen Sie im Hauptmen von in-Step den Menpunkt Projekt/Eigen-
schaften. Auf der Registerkarte Einstellungen knnen Sie die Beteiligungsarten mit
den Schaltflchen Hinzufgen und Entfernen ergnzen oder lschen.
Mgliche Beteiligungsarten der Rollen festlegen
! Rollen anlegen: Jetzt kann es mit der Beschreibung der Rollen losgehen. In der Symbol-
leiste des noch leeren Rollenfensters finden Sie die Schaltflche Neu. Sie ffnet den Dia-
log zum Anlegen einer Rolle. Geben Sie den Namen der Rolle ein. Auf der Registerkarte
Allgemein knnen Sie den Tagessatz festlegen, den in-Step bei der Kostenplanung immer
190
dann heranzieht, wenn fr den Mitarbeiter, der die Rolle ausfllt, kein spezieller Tages-
satz vorgegeben wurde.
Tagessatz der Rollen festlegen
Auf der Registerkarte Aktivittstypen legen Sie anschlieend fest, an welchen Aktivitts-
typen die Rolle beteiligt sein soll. Klicken Sie auf die Schaltflche Hinzufgen. in-Step
bietet Ihnen in hierarchischer Ordnung alle bisher erfassten Aktivittstypen an. Markieren
Sie diejenigen, an denen die Rolle beteiligt ist. Bitte beachten Sie dabei, dass eine Zuord-
nung zu einem Aktivittstyp, der weiter verfeinert ist, nicht automatisch bedeutet, dass
die Rolle auch allen Kindaktivittstypen zugeordnet ist.
brigens: Im Eigenschaften-Dialog jedes Aktivittstyps finden Sie umgekehrt auch eine
Registerkarte Rollen. Sollte also spter noch ein Aktivittstyp hinzukommen, mssen Sie
nicht die Eigenschaften-Dialoge aller beteiligten Rollen ffnen, um die Zuordnung zum
Aktivittstyp herzustellen. Sie knnen dem Aktivittstyp direkt die bentigten Rollen zu-
weisen.
191
Einer Rolle die Aktivitten zuordnen, an denen Sie beteiligt ist
Legen Sie abschlieend noch die Beteiligungsart und den geplanten Umfang des Einsat-
zes der Rolle pro Aktivittstyp fest. Klicken Sie auf den Eintrag, den Sie ndern wollen.
in-Step ffnet eine Dropdown-Liste, in der Sie Ihre Auswahl treffen knnen. Den geplan-
ten Einsatz knnen Sie auch direkt editieren.
Beteiligung und geplanten Einsatz einer Rolle an einem Aktivittstyp
festlegen
192
Schritt 5: Produkttypen beschreiben
Beim Eingeben der Produkttypen Ihres Prozessmodells werden Sie vie-
les finden, das Sie in hnlicher Form bereits von den Aktivittstypen kennen. Aber anders als
bei den Aktivittstypen bietet Ihnen in-Step zum Anlegen eines neuen Produkttyps gleich zwei
Mglichkeiten an: Sie knnen ber die Symbolleiste mit Neu einen neuen Produkttyp definie-
ren oder mit Neu aus Vorlage einen Produkttyp aus einer bereits vorbereiteten, in in-Step
abgelegten Vorlage erzeugen. Sehen wir uns den ersten Fall nher an: in-Step ffnet einen
Dialog, in den Sie zunchst ID und Namen des Produkttyps eintragen. Der Dialog hat mehrere
Registerkarten. Die Wichtigste ist die Registerkarte Allgemein. Gehen wir ihre Eintrge im
Einzelnen durch:
! Typ festlegen: Auch Produkttypen werden unter in-Step klassifiziert. Sie haben die Wahl
zwischen einem ganz normalen Produkttyp, der nicht verfeinert wird, oder einem
Produkttyp, der eigentlich gar keiner ist, sondern als Gliederungspunkt dabei hilft, das
Modell besser zu strukturieren. Sie knnen auch einen externen Produkttyp anlegen,
der nicht im Projekt entsteht, sondern von auen kommt. Abgesehen davon wird er
jedoch wie ein normaler Produkttyp behandelt. Oder Sie legen einen Referenz-Produkt-
typ in Analogie zu einem Referenz-Aktivittstyp an. Mit Hilfe von Referenz-Produkttypen
knnen Sie beliebig tief geschachtelte Produktstrukturen erzeugen.
Schlielich mssen Sie noch entscheiden, ob die Exemplare eines Produkttyps Dateien
oder Verzeichnisse sind. Auer bei Gliederungspunkten und Referenz-Produkttyp. Dort
macht diese Angabe keinen Sinn. Ein Hinweis dazu: Wenn Ihr Prozess den Einsatz einer
IDE vorsieht, dann bilden Sie bitte unbedingt die Struktur der Ergebnisse der eingesetzten
IDE auf der Produkthierarchie unter in-Step ab. Dann knnen Sie die Ergebnisse spter im
Projekt leicht in in-Step ein- und in geeigneter Form wieder auschecken.
193
Eigenschaften eines neuen Produkttyps festlegen
! Kardinalitt vergeben: Die Kardinalitt beschreibt, wie oft ein Produkt des neuen Typs in
einem Projekt vorkommen darf. Da Produkttypen wie Aktivittstypen ber mehrere
Ebenen verfeinert sein knnen, wird die Kardinalitt immer in Bezug auf den nchst h-
heren Produkttyp in der Hierarchie angegeben. Die Kardinalitt kann 0, 1, 0..1, 1..* oder
0..* betragen.
194
Kardinalitten werden immer relativ zum Vaterprodukttyp definiert
Die Kardinalitt 0 knnen Sie zum Tailoring des Prozesses verwenden, wenn Sie in Ihrem
Projekt einen Produkttyp, den das Modell vorschreibt, streichen wollen. Im Projekt kn-
nen dann keine Produkte dieses Typs erzeugt werden.
! Zustandsautomat zuordnen: Der gewhlte Zustandsautomat legt fest, welche Zustnde
die Produkte dieses Typs im Verlauf des Projekts annehmen knnen. Er definiert die Re-
geln, nach denen die Produkte dieses Typs von einem Zustand in einen anderen wech-
seln. Und schlielich beschreibt er, was bei einem Zustandswechsel so alles passieren
kann. Der Automat ...fr Produkt ist fr elementare Produkttypen und Produkttypen,
die verfeinert werden sollen, gleichermaen geeignet. Fr Produkttypen, die einer Qualitts-
prfung unterzogen werden sollen, bringt in-Step einen speziellen Automaten ...fr Pro-
dukt mit Prfung mit.
! Spielraum fr freie Produkte festlegen: Wie weit schreibt Ihr Prozessmodell die Struktur
der Ergebnisse vor? Wo sind freie Produkte sinnvoll? Das mssen Sie entscheiden. in-Step
erlaubt Ihnen, die Produkttypen zu kennzeichnen, deren Exemplare spter im Projekt
auch aus freien Produkten bestehen knnen. Dabei kann es sich nur um Produkttypen
der Art Verzeichnis handeln.
Auf der Registerkarte Allgemein im Dialog zum Anlegen eines Produkttyps knnen Sie fr
jeden Produkttyp eine Vorlage angeben. Im laufenden Projekt wird dann jedes neue Produkt
dieses Typs auf der Basis der Vorlage erzeugt. Das sorgt zum einen dafr, dass Dokumentations-
standards ganz automatisch eingehalten werden. Zum anderen erspart es dem Projektteam
eine Menge Zeit. Also, Vorlagen mssen her:
195
Schritt 6: Vorlagen erstellen und den Produkttypen zuweisen
Erstellen Sie sofern die Art des Produkttyps es erlaubt eine Vorlage-
datei oder einen vorstrukturierten Ordner. Je mehr Sie in einer Vorlage an Struktur und Lay-
out vorgeben, umso weniger Arbeit haben spter die Projektteams.
Ein Beispiel fr eine Vorlage hier eine MS Word Datei mit Lay-out und
Strukturvorgabe fr den Inhalt
Wenn Sie eine Vorlage erstellt haben, ffnen Sie in in-Step das Fenster der Vorlagen. Klicken
Sie dazu auf die gleichnamige Schaltflche in der Prozess-Gruppe der in-Step-Leiste. berneh-
men Sie die Vorlage aus dem File-System nach in-Step mit Hilfe des Menpunkts Neu/Datei.
Sie finden ihn im Untermen der Schaltflche Neu, wenn Sie den Ordner Vorlagen markieren.
Einfacher noch: Ziehen Sie eine oder mehrere Vorlagen per Drag & Drop auf den Eintrag
Vorlagen. in-Step ffnet ein Dialogfeld. Setzen Sie darin den Zustand der Vorlage auf in Bear-
beitung oder fertig je nachdem, ob Sie die Arbeit daran fortsetzen wollen.
196
Eine Vorlage aufnehmen
So sieht der Vorlagenordner dann aus
197
Danach knnen Sie die Vorlage dem Produkttyp zuordnen, fr den Sie sie entwickelt haben.
ffnen Sie den Eigenschaften-Dialog des Produkttyps. Auf der Registerkarte Allgemein fin-
den Sie ganz unten das Kontrollkstchen Vorlage. Wenn Sie es anklicken, bietet in-Step Ihnen
die vorhandenen Vorlagen zur Auswahl an.
Vorlage fr einen Produkttyp auswhlen
198
Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, trgt in-Step den Namen der Vorlage in den Eigen-
schaften-Dialog des Produkttyps ein. Damit ist der Produkttyp vollstndig beschrieben.
Das heit, so ganz stimmt das nicht: Das Feld Hilfethema auf der Registerkarte Allgemein im
Eigenschaften-Dialog des Produkttyps ist noch leer. Aber das lsst sich ndern:
Vorlage ist zugeordnet. Aber ein Feld ist noch leer: Hilfethema
Schritt 7: Hilfesystem fr das Prozessmodell erstellen
in-Step ermglicht es Ihnen, eine individuell gestaltete HTML-Hilfe ein-
zubinden, die Ihr Prozessmodell beschreibt und Untersttzung bei seiner Anwendung leistet.
Dieser Schritt ist optional: in-Step funktioniert auch dann, wenn Sie den Anwendern Ihres
Prozessmodells kein Hilfesystem anbieten. Aber Sie knnen den Projektmitarbeitern speziell
neuen Mitgliedern im Team das Leben leichter machen, wenn Sie fr jeden Aktivitts- und
Produkttyp sowie fr jede Rolle einen Hilfetext anlegen. Im Falle eines Aktivittstyps sollte der
Hilfetext den Zweck und die Durchfhrung im Detail beschreiben. Zu jedem Produkttyp soll-
ten Sie mindestens Zweck, Inhalt und Struktur erlutern. Um den Projektleitern bei der Rol-
lenbesetzung zu helfen, sollten Sie pro Rolle mindestens die bentigten Kenntnisse oder
Qualifikationen und Erfahrungen auffhren.
199
Sie knnen jedem Aktivittstyp, jedem Produkttyp und jeder Rolle eine HTML-Datei als Hilfe-
thema zuweisen. Eine HTML-Seite kann natrlich Links auf weiteren Informationen enthal-
ten, sodass Sie das Hilfesystem mit Einleitung, Index, Glossar, Checklisten und Beispielen
beliebig komfortabel gestalten knnen.
Und so weisen Sie einem Element ein Hilfethema in in-Step zu: ffnen Sie den Eigenschaften-
Dialog eines Aktivittstyps, Produkttyps oder einer Rolle. Auf der Registerkarte Allgemein
finden Sie in allen drei Fllen ein Feld Hilfethema. Klicken Sie auf die mit ... gekennzeichnete
Schaltflche, die rechts neben dem Feld angeordnet ist. in-Step ffnet einen Dateiauswahl-
dialog, ber den Sie die vorbereitete HTML-Hilfedatei im File-System auswhlen knnen.
Dann ist das Feld Hilfethema auch nicht mehr leer:
Beispiel fr einen vollstndig beschriebenen Produkttyp: Auch das Hilfe-
thema ist zugeordnet
Was haben Sie mit der Zuordnung eines Hilfethemas erreicht? Schauen wir dazu in ein lau-
fendes Projekt hinein. Stellen wir uns vor, ein Projektmitarbeiter findet in in-Step eine fr ihn
geplante Aktivitt vor. Auch eines der Produkte, die er erstellen soll, wurde mit Hilfe der fr
den Produkttyp vorbereiteten Vorlage bereits erzeugt. Der Bearbeiter wirft zwar einen Blick in
200
das vorstrukturierte Dokument, kann sich aber keinen Reim darauf machen. Was soll er mit
dem Produkt machen? Die Antwort darauf erhlt der Projektmitarbeiter hier: im Kontext-
men des Produkts unter dem Menpunkt Das bedeutet.
Mit dem Menpunkt Das bedeutet wird die zugehrige Hilfedatei geffnet
Diese Menfunktion ffnet die HTML-Hilfedatei, die dem entsprechenden Produkttyp zuge-
ordnet ist, mit dem Internet-Browser:
201
So oder hnlich knnen auch Sie die Anwender Ihres Prozessmodells unter-
sttzen
Ein Tipp: Sollen Ihre Projekte mit in-Step auch ber das Internet ablaufen? Dann verwenden
Sie fr die Hilfedateien HTTP-Adressen, sodass sie von jedem beliebigen Standort aus aufge-
rufen werden knnen.
Schritt 8: Zustandsautomaten festlegen, anpassen oder anlegen
Wenn Sie der vorgeschlagenen Vorgehensweise bis hierhin gefolgt sind,
dann haben Sie den Aktivitts- und Produkttypen beim Eingeben bereits Zustandsautomaten
zugeordnet. Mit einigen Festlegungen sollten Sie sich jedoch noch vertraut machen:
! Automaten fr die freien Aktivitten und Produkte festlegen: Welche Automaten soll
in-Step fr freie Aktivitten und Produkte verwenden? Der generische Prozess schlgt
dafr die Automaten ...fr freie Aktivitten und ...fr Produkt vor eine Vorgabe, die
Sie getrost bernehmen knnen.
Doch wie legen Sie die Automaten fr freie Aktivitten und Produkte fest? Ganz einfach:
202
ffnen Sie die Liste aller Zustandsautomaten mit Hilfe der gleichnamigen Schaltflche in
der Prozess-Gruppe der in-Step-Leiste und markieren Sie den gewnschten Automaten. In
der Symbolleiste finden Sie die Schaltflche Eigenschaften, mit der Sie in den zugehri-
gen Eigenschaften-Dialog gelangen. Darin finden Sie das Kontrollkstchen Fr alle frei-
en Aktivitten. Klicken Sie es an. Auf entsprechende Weise machen Sie einen Automa-
ten zum Automaten der freien Produkte.
Den Automaten fr die freien Aktivitten festlegen
! Aktionen automatisieren: Mchten Sie Zustnde oder Zustandsbergnge von Aktivit-
ten oder Produkten mit Aktionen verbinden, die in-Step automatisch auslst? Mit maschi-
nell angestoenen und automatisch ablaufenden Aktionen knnen Teile des Workflows
in Projekten automatisiert werden. Wie das funktioniert, zeigen wir Ihnen an folgendem
Beispiel:
203
Sobald eine Aktivitt im Projektverlauf vom Zustand durchgefhrt (eigentlich schon fer-
tig, aber die Aktivitt kann noch mal iterieren) in den Zustand abgeschlossen (Iterationen
sind nicht mehr mglich) bergeht, sollen alle an der Aktivitt beteiligten Projektmitarbeiter
automatisch per e-Mail informiert werden. Um das fr alle Aktivitten zu erreichen, ms-
sen Sie den Automaten, der das dynamische Verhalten steuert, in folgender Weise bear-
beiten: ffnen Sie den Eigenschaften-Dialog des Automaten ...fr Aktivitt. Auf der
Registerkarte Zustandsbergnge finden Sie den Zustandsbergang von durchgefhrt
in abgeschlossen. Wenn Sie in dieser Zeile auf das Feld in der Spalte Aktionen klicken,
wird eine Schaltflche angezeigt, die mit ... gekennzeichnet ist. Mit dieser Schaltflche
ffnen Sie einen Dialog, in dem in-Step Ihnen alle verfgbaren automatischen Aktionen
zur Auswahl anbietet. Dazu gehrt auch die Aktion e-Mail versenden. Sie knnen an
dieser Stelle brigens auch mehrere Aktionen auswhlen.
Eine automatische Aktion zu einem Zustandsbergang definieren
204
! Neue Automaten definieren: Wenn Sie eigene Automaten zur Steuerung des dynami-
schen Verhaltens von Aktivitten und Produkten definieren mchten, dann haben Sie
zwei Mglichkeiten. Sie knnen einen vorhandenen Automaten duplizieren, um ihn an-
schlieend nach Ihren Vorstellungen zu ndern. Dazu finden Sie in der Symbolleiste die
Schaltflche Duplizieren.
Einen Automaten duplizieren
Oder Sie legen einen ganz neuen Automaten an: Dazu klicken Sie auf die Schaltflche
und haben dann die Wahl zwischen Aktivittszustandsautomat und Produktzustands-
automat.
Einen neuen Automaten anlegen
205
Schritt 9: Produktflsse beschreiben
Stellen Sie nun den Zusammenhang zwischen Aktivitts- und Produkt-
typen her, indem Sie die Produktflsse definieren. Ein Produktfluss wird in in-Step immer aus
Sicht eines Aktivittstyps formuliert. ffnen Sie also das Fenster der Aktivittstypen. In der
Symbolleiste finden Sie den Befehl Produktfluss. Damit oder per Doppelklick auf dem
Aktivittstyp gelangen Sie in ein Fenster, das als Tabelle strukturiert ist: In der Mitte finden
Sie unter der berschrift Produkttyp eine Spalte, in der alle ein- und ausgehenden Produkt-
typen des Aktivittstyps auflistet werden. Fr alle Produkttypen, die zur Durchfhrung einer
Aktivitt dieses Typs notwendig sind, wird links unter der berschrift Eingehend der Aktivitts-
typ angegeben, durch den der Produkttyp zuletzt bearbeitet wurde. Definiert wird darber
hinaus der Zustand genauer der Zustandstyp , in dem die Eingangsprodukte erwartet
werden. Und noch eine Information wird hier abgelegt: Sie halten hier fest, wie viele Ein-
gangsprodukte eines Typs bentigt werden. Ausgedrckt wird diese Information durch die
Kardinalitt des Eingangsprodukttyps. Unter der berschrift Ausgehend finden Sie analog
fr die erstellten oder bearbeiteten Produkttypen einen Hinweis auf den Abnehmer, also den
Folgeaktivittstyp. Auerdem werden wiederum Kardinalitt und Zustandstyp der ausge-
henden Produkttypen angegeben.
Ein Hinweis: Hier bedeutet die Kardinalitt etwas anderes als in der Definition eines Produkt-
typs. Dort drckt sie aus, wie viele Produkte eines Typs relativ zum Vaterprodukt in einem
Projekt entstehen knnen. Hier im Produktfluss steht die Kardinalitt fr die Anzahl der Pro-
dukte, die fr eine Aktivitt des betrachteten Typs bentigt bzw. von ihr erzeugt werden. Die
Kardinalitt kann sich hier im Produktfluss also durchaus von der Kardinalitt des Produkttyps
unterscheiden.
206
Produktfluss ffnen: Hier wurde bereits ein Eingangsprodukttyp angelegt
! Eingangs-/Ausgangstypen anlegen: Um einen ein- oder ausgehenden Produkttyp in die
Tabelle einzutragen, ffnen Sie das Kontextmen auf dem Fensterhintergrund. Der Men-
punkt Neu liefert ein Fenster mit der hierarchischen bersicht aller vorhandenen Produkt-
typen. Whlen Sie den gewnschten Produkttyp aus. Legen Sie fest, ob es sich um einen
Eingangs- oder Ausgangstyp handelt. Whlen Sie die Kardinalitt aus der vorbereiteten
Dropdown-Liste aus. Auch die mglichen Zustnde werden Ihnen zur Auswahl angebo-
ten. Ganz oder gar nicht, lautet hier das Motto: in-Step erlaubt es Ihnen nicht, den Dialog
mit unvollstndigen Angaben zu verlassen. Denn in-Step verwendet das Prozesswissen
aus den Produktflssen, um Ihnen Vorschlge fr die Workflow-Planung zu machen und,
wo immer es mglich ist, den Workflow automatisch zu planen. Deshalb muss das Wis-
sen ber den Produktfluss vollstndig sein. Natrlich knnen Sie den unvollstndigen
Dialog mit der Schaltflche Schlieen verlassen, ohne einen Eintrag zu erzeugen.
207
Ausgangsprodukttyp festlegen
! Quelle bzw. Ziel eines Produkttyps im Produktfluss festlegen: Kommen die Eingangs-
produkte direkt von einer Vorgngeraktivitt bzw. gehen die erzeugten Produkte eines
Typs direkt in eine oder mehrere Folgeaktivitten hinein? Bei der Prozessmodellierung
haben Sie die Wahl: Sie knnen mit Hilfe des Produktflusses Vorgnger-/Nachfolger-Be-
ziehungen zwischen Aktivittstypen definieren. Mglich ist aber auch, dass ausgehende
Produkte nicht direkt in eine Folgeaktivitt einflieen, sondern zwischengespeichert
werden, bis sie irgendwo weiter bearbeitet werden. Entsprechend knnen eingehende
Produkte aus einem Zwischenspeicher, also nicht von einer Vorgngeraktivitt, kom-
men. Das heit, der Eintrag Aktivittstypen unter Eingehend oder Ausgehend kann
leer bleiben. Wenn ein Produkttyp aber einen Aktivittstyp als Quelle oder Ziel hat, dann
klicken Sie bitte auf das entsprechende Feld in der Spalte Aktivittstypen unter Einge-
hend oder Ausgehend. in-Step bietet Ihnen dann die Liste aller Aktivittstypen zur Aus-
wahl an.
Liefert der Vorgngeraktivittstyp den Produkttyp im richtigen Zustand? Beziehungswei-
se, erwartet der Nachfolgeraktivittstyp den Produkttyp auch in dem Zustand, den Sie fr
208
ihn festgelegt haben? Markieren Sie einfach das Kontrollkstchen Nur passende zei-
gen. in-Step

bietet Ihnen dann nur solche Aktivittstypen in der Liste an, die den Produkttyp
im geeigneten Zustand bereitstellen knnen. Und auch die Schaltflche Erweitert hilft
Ihnen bei diesen Fragen weiter: Sie ffnet ein zweites Fenster. Darin knnen Sie sich bei
der Wahl eines Nachfolgeraktivittstyps ber die Eingangsprodukttypen des markierten
Aktivittstyps informieren. Bei der Wahl eines Vorgngeraktivittstyps erhalten Sie Infor-
mationen ber die Ausgangsprodukttypen. So knnen Sie rasch entscheiden, ob der ge-
whlte Aktivittstyp den betreffenden Ausgangs- bzw. Eingangsprodukttyp im festgeleg-
ten Zustand weiterbearbeiten bzw. bereitstellen kann. Stellt der gewhlte Aktivittstyp
den Produkttyp im geeigneten Zustand bereit, knnen Sie ihn hier gleich markieren und
mit OK zuordnen.
Ziel des Ausgangsprodukts bestimmen
Der Produktfluss eines Aktivittstyps
209
! Ungetypte Ein-/Ausgnge definieren: Gibt es Dinge, die in einen Aktivittstyp einflie-
en bzw. ihn verlassen, die aber keine Produkttypen in Ihrem Prozessmodell sind? Ja?
Dann halten Sie sie als Beschreibungen im Produktfluss fest. ffnen Sie dazu wieder den
Dialog zum Anlegen eines neuen Eingangs- oder Ausgangstyps im Produktfluss. Darin
finden Sie das Kontrollkstchen Produkttyp. Standardmig ist es markiert. Klicken Sie
darauf, um die Markierung zu deaktivieren. Damit stehen die Produkttypen Ihres Prozess-
modells nicht mehr zur Auswahl. Geben Sie jetzt eine freie Bezeichnung fr den Gegen-
stand ein, der in den Aktivittstyp einflieen bzw. ihn verlassen soll. Auch eine Kardinalitt,
einen Zustand sowie Ziel bzw. Quelle knnen Sie ihm zuordnen.
Ungetypter Eingang in einem Produktfluss
Was haben Sie damit erreicht? In jedem Projekt, das mit Ihrem Prozessmodell durchge-
fhrt wird, erhlt der Bearbeiter einer Aktivitt des betrachteten Typs den Hinweis, dass
neben den konkreten Eingangs- und Ausgangsprodukten noch ein weiterer Gegenstand
zu bercksichtigen ist. Dieser Hinweis ist oft sehr hilfreich, hat aber nur den Charakter
eines Kommentars.
210
Die Wirkung eines ungetypten Eingangs im Workflow eines Projekts
Schritt 10: Das Prozessmodell prfen
Sie haben Ihr Modell erfasst? Dann sollten Sie folgende Mglichkeiten
nutzen, um Ihr Prozessmodell zu prfen:
! Prozessdiagramm erstellen und einem Review unterziehen: Prfen Sie im Team, ob Ihr
Prozessmodell in in-Step korrekt abgebildet ist. Unser Vorschlag: Stellen Sie den gesamten
Prozess mit MS Visio dar. Klicken Sie einfach auf die Schaltflche Prozessdiagramm in
der Prozess-Gruppe der in-Step-Leiste. Sie erhalten einen Dialog zum Einstellen der Druck-
optionen. Den Rest bernehmen in-Step und MS Visio.
211
Prozessdiagramm erstellen
ber den Prozess in der grafischen Gesamtdarstellung lsst sich nicht nur gut reden. Man
erkennt auch leichter Fehler oder Modellschwchen.
212
Ein Beispiel fr das Prozessdiagramm eines echten Prozesses
! Konsistenz maschinell prfen: Formale Fehler und Unvollstndigkeiten des erfassten
Modells knnen Sie mit in-Step schnell ermitteln. Klicken Sie auf die Schaltflche
Konsistenzprfungen in der Prozess-Gruppe der in-Step-Leiste. in-Step bietet Ihnen alle
verfgbaren Prfungen an und das sind eine ganze Menge. Sobald Sie Ihre Auswahl
getroffen und auf die Schaltflche Start geklickt haben, fhrt in-Step die gewhlten Pr-
fungen durch und listet die Ergebnisse auf.
213
Das erfasste Modell auf Konsistenz prfen
! Beispielprojekte anlegen und testen: Die formale, statische Struktur des Prozessmodells
ist eine Sache, der aus dem Prozessmodell abgeleitete Workflow eine ganz andere. Ob
ein Team nach dem Prozessmodell wirklich arbeiten kann, dass zeigt der praktische Test.
Gehen Sie dabei hnlich vor, wie beim Testen von Software: Definieren und dokumentie-
ren Sie Testflle, damit Sie Tests nach nderungen des Prozesses systematisch wiederho-
len knnen. Typische Beispiele fr Testflle in IT-Prozessen sind: das Iterieren im Projekt
auf Grund von genderten Anforderungen, das Zusammenspiel von Qualittssicherung
und Entwicklung, speziell das Nachbessern wegen erkannter Mngel. Legen Sie Beispiel-
projekte an und testen Sie den Workflow fr Ihre Testflle im einem Team von mehreren
Testern, die in die Rollen verschiedener Projektbeteiligter schlpfen.
Schritt 11: Das Prozessmodell fr kommende Projekte bereitstel-
len
Wenn Ihr Prozessmodell fertig gestellt, getestet und abgenommen ist,
dann mssen Sie es nur noch in eine Form bringen, die es jedem Projektleiter erlaubt, darauf
ein neues Projekt aufzusetzen. Sie erinnern sich, wie wir mit der Eingabe des Prozessmodells
214
in Schritt 2 begonnen haben? Wir haben Ihnen vorgeschlagen, ein Projekt mit einem fast
leeren Prozess zu importieren, das als XML-Datei vorlag. Genau so eine XML-Datei erzeugen
Sie jetzt mit dem Unterschied, dass darin kein fast leerer, sondern der von Ihren vollstndig
erfasste Prozess enthalten ist.
Und das geht so: Whlen Sie im Hauptmen von in-Step den Menpunkt Projekt/Exportie-
ren. Der Export-Assistent von in-Step wird geffnet. Markieren Sie die Option Das Prozess-
modell eines einzelnen Projekts exportieren und klicken Sie auf Weiter.
Das Prozessmodell als XML-Datei exportieren
Sie erhalten einen Dateiauswahldialog. Geben Sie einen neuen Dateinamen ein. Jetzt wartet
der Export-Assistent nur noch auf Ihr Kommando Fertig stellen.
215
Wenn der Export abgeschlossen ist, gibt in-Step einen langen Meldungstext aus:
Exportdateien fertig stellen
Das Werkzeug ist hier nicht besonders geschwtzig, sondern weist Sie darauf hin, dass das
Exportergebnis aus einer XML-Datei (*.xml_project) und einem Verzeichnis (*.xml_project_data)
mit weiteren Daten besteht.
216
Die Ergebnisse des Exports: Eine XML-Datei und ein Verzeichnis mit weiteren
Daten
Wer Ihren Prozess anwenden will, braucht beides die XML-Datei und das Verzeichnis samt
Inhalt.
Ein Projektleiter, der ein neues Projekt startet, muss so vorgehen: Im Hauptmen von in-Step
den Menpunkt Projekt/Anlegen anklicken. Der Projektassistent wird gestartet. Sich fr ein
Neuprojekt entscheiden und anschlieend die Option Ein Projekt aus einer XML-Datei
importieren.
Noch etwas: Vergessen Sie bitte nicht, die HTML-Dateien des Hilfesystems zu Ihrem Prozess
zur Verfgung stellen.
Dann steht dem Einsatz Ihres Prozessmodells zur Workflow-Steuerung nichts mehr im Wege.
Wir wnschen Ihnen viel Erfolg fr Ihr Prozessmodell und Ihre Projekte mit in-Step.
217
Anhang: So verallgemeinern Sie Ihr Vorgehen zum Prozess
So verallgemeinern Sie das Vorgehen in einem
Projekt zu einem Prozess
Schritt 1:
Ein Projekt mit einem fast leeren Prozess erzeugen 218
Schritt 2:
Den fast leeren Prozess fr das Projekt einrichten 220
Schritt 3:
Aktivitten im Projekt anlegen 221
Schritt 4:
Vorlagen entwerfen und in den Vorlagenordner
bernehmen 225
Schritt 5:
Produkttypen aus Vorlagen erzeugen 227
Schritt 6:
Produkte anlegen 228
Schritt 7:
Produktflsse definieren 230
Schritt 8:
Prozess fr die Wiederverwendung exportieren 231
218
So verallgemeinern Sie das Vorgehen in einem Projekt zu
einem Prozess
Es sind nicht nur die groen IT-Projekte, bei denen sich der Einsatz von
in-Step auszahlt. In der tglichen Praxis gibt es immer wieder kleinere und grere Aufgaben,
fr die es sich lohnt, Aktivitten, Produkte, den Workflow, Kosten und Termine mit in-Step zu
planen, zu kontrollieren und zu steuern. Kommen hnliche Aufgaben hufiger vor, dann
spart man Zeit und Planungsaufwand, wenn man einen passenden Prozess als Muster fr das
Vorgehen aus der Tasche ziehen kann. Aber woher bekommt man Prozesse fr spezifische
Aufgaben? Die Antwort lautet: Am besten leitet man sie aus dem eigenen Vorgehen ab und
macht sie wieder verwendbar.
Hier erfahren Sie, wie Sie das Vorgehen in einem Projekt verallgemeinern und daraus einen
Prozess definieren, der Ihnen nicht nur bei der weiteren Arbeit im Projekt hilft, sondern der
auch fr sptere Aufgaben wieder zur Verfgung steht. Wir stellen Ihnen ein man kann
sagen zweispuriges Vorgehen vor, bei dem zwischen der Planung eines konkreten Projekts
und der Verallgemeinerung zu einem Prozess mehrfach umgeschaltet wird. Das erfordert
ein wenig Konzentration, aber es lohnt sich!
Unser Beispiel: Zur Einfhrung eines neuen Anwendungssystems muss ein Seminar fr die
Systemadministratoren konzipiert werden. Wir gehen hier davon aus, dass Aufgaben dieser
Art, nmlich ein Seminar zu konzipieren, in naher Zukunft noch fter vorkommen werden.
Wir wollen deshalb, alle Erkenntnisse, die wir bei der Planung der aktuellen Aufgabe gewin-
nen, gleich in einen wiederverwendbaren Prozess umsetzen. Und das geht so:
Schritt 1: Ein Projekt mit einem fast leeren Prozess erzeugen
Um ein Vorhaben mit in-Step zu steuern, mssen Sie in in-Step ein Pro-
jekt anlegen. Da bei der Planung des konkreten Vorhabens Schritt fr Schritt ein neuer Pro-
zess abgeleitet werde soll, sollte das Projekt noch keine Elemente eines Prozesses enthalten
also keine Aktivitts- und Produkttypen, Vorlagen und Rollen. Mit einer Ausnahme: Die kom-
plexen Zustandsautomaten, die das dynamische Verhalten von Aktivitten und Produkten
steuern, sollten da sein. Das erreichen Sie so:
Whlen Sie im Hauptmen von in-Step den Menpunkt Projekt/Anlegen. Der Projektassistent
wird gestartet. Entscheiden Sie sich fr das Anlegen eines Neuprojekts und whlen Sie an-
schlieend die Option Ein Projekt aus einer XML-Datei importieren. Importieren Sie den gene-
219
rischen Prozess, den in-Step mitbringt. Sie finden ihn im Installationsverzeichnis von in-Step im
Ordner
in-Step\Templates\Project
unter dem Dateinamen
Generischer Prozess (German).xml_project.
Den generischen Prozess importieren
damit Sie ein Projektteam zusammenstellen knnen. Beim Eingeben eines Prozessmodells
knnen Sie diesen Schritt berspringen: Schlieen Sie das Mitarbeiterfenster und wechseln
Sie gleich in die Prozess-Sicht.
Der generische Prozess bringt mehr mit, als Sie hier brauchen: Lschen Sie alle Aktivittstypen
auer der obersten Aktivittsgruppe und dem Meilenstein. Lschen Sie alle Rollen und alle
Vorlagen bis auf den Vorlagenordner selbst. Das ist rasch erledigt, denn es handelt sich nur
um wenige zu lschende Eintrge. Lassen Sie die Zustandsautomaten, wie sie sind.
220
Aktivittstypen, Rollen und Vorlagen des generischen Prozesses lschen
Schritt 2: Den fast leeren Prozess fr das Projekt einrichten
Nennen Sie den obersten Aktivittstyp und den obersten Produkttyp
um, sodass deutlich wird, wozu der Prozess dient. In unserem Fall bieten sich die Bezeichnun-
gen Seminarentwicklung und Seminar an. Zum Umbenennen ffnen Sie mit einem Mausklick
auf Eigenschaften den Eigenschaften-Dialog des markierten Elements.
Welche Mitarbeiter werden Sie in Ihrem Projekt einsetzen und welche Rollen werden sie aus-
fllen? Leiten Sie aus der konkreten Projektsituation die Rollen ab, die man generell fr Auf-
gaben dieser Art braucht. Denken Sie bei diesem Abstraktionsschritt daran, dass Ihre Mitar-
beiter im Projekt mglicherweise mehrere Rollen wahrnehmen. Geben Sie die Rollen ein.
ffnen Sie dazu das leere Fenster der Rollen und klicken Sie in der Symbolleiste des Fensters
auf Neu. In das Dialogfeld, das Ihnen dann angeboten wird, tragen Sie den Namen der Rolle
ein und den Tagessatz, der blicherweise fr die Rolle in Ihrem Unternehmen veranschlagt
wird. Bitte beachten Sie: Hier ist nicht der Tagessatz gefragt, den Sie fr die Mitarbeiter in
Ihrem Projekt ansetzen. Der kann vom blichen Tagessatz ja durchaus abweichen.
221
Rollen anlegen
Schritt 3: Aktivitten im Projekt anlegen
Jetzt geht es von der allgemeinen Ebene zurck in das konkrete Pro-
jekt. ffnen Sie das Fenster der Aktivitten und legen Sie alle Aktivitten an, die im Projekt
durchgefhrt werden mssen. Whlen Sie bei jeder Aktivitt zunchst die Option Typ ab.
Denn im Prozess gibt es bisher ja nur den Aktivittstyp Meilenstein. Er hat eine ganz besonde-
re Funktion und passt nicht zu einer ganz normalen Aktivitt.
222
Aktivitt anlegen und Typ abwhlen
Pro Aktivitt, die Sie speziell fr Ihr Projekt angelegt haben, gilt es nun zu entscheiden, ob
Aktivitten dieser Art generell in Projekten, wie dem aktuellen, vorkommen werden. Ist das
der Fall, dann wechseln Sie wieder auf die Ebene des Prozesses und legen einen entsprechen-
den Aktivittstyp an: Gehen Sie also in das Fenster der Aktivittstypen und markieren Sie den
obersten Eintrag. Whlen Sie in der Symbolleiste Neu. in-Step ffnet ein Dialogfeld. Verallge-
meinern Sie den Namen der Aktivitt zu einer Bezeichnung fr den Aktivittstyp und geben
Sie sie ein. In unserem Beispiel wird aus der Aktivitt Regie fr eShop-Administratorseminar
entwickeln der Aktivittstyp Seminarregie entwickeln. Ordnen Sie dem neuen Aktivittstyp
einen passenden Zustandsautomaten zu. In der Regel werden Sie bei normalen, elementaren
223
Aktivitten den Automaten ...fr Aktivitt whlen. Schtzen Sie den typischen Aufwand fr
eine Aktivitt des neuen Typs (er kann von dem in Ihrem Projekt erforderlichen Aufwand
abweichen) und legen Sie fest, welche Rollen daran blicherweise in welchem Umfang betei-
ligt sind.
Aktivittstyp anlegen
Abschlieend wechseln Sie wieder in die Aktivitten Ihres Projekts und weisen jeder Aktivitt
einen der neuen Aktivittstypen zu.
224
Einer Aktivitt den neuen Typ zuordnen
225
Die Aktivitten Ihres Projekts und gleichzeitig auch die Aktivittstypen eines wieder-
verwendbaren Prozesses sind damit weitgehend beschrieben.
Aktivitten zu Aktivittstypen verallgemeinern
Auf der Produktseite geht alles, wie Sie jetzt sehen werden, noch ein bisschen einfacher und
schneller.
Schritt 4: Vorlagen entwerfen und in den Vorlagenordner ber-
nehmen
Legen Sie fest, welche Produkte als Ergebnisse Ihres Projekts entwi-
ckelt werden sollen. Sicher kommen die meisten davon in allen Projekten hnlicher Art vor.
Entwickeln Sie mit Ihrem Team deshalb wo immer es mglich ist Vorlagen fr die Produk-
te.
Da steckt unter Umstnden doch einiger Aufwand drin. Aber natrlich ntzt die Vorgabe von
Aufbau und Layout der Produkte nicht nur den nachfolgenden Projekten, sondern auch der
Ergebnisqualitt im aktuellen Projekt.
Wenn Sie die Vorlage entwickelt und auf Ihrem Rechner in einem gemeinsamen Ordner abge-
legt haben, dann kann es weitergehen: ffnen Sie das Fenster der Vorlagen mit Hilfe der
Schaltflche Vorlagen in der Prozess-Gruppe der in-Step-Leiste. Ziehen Sie alle Vorlagen per
226
Drag & Drop auf den obersten und einzigen Eintrag im Vorlagenfenster. in-Step ffnet ein
Dialogfeld. Setzen Sie darin den Zustand der Vorlagen auf in Bearbeitung oder fertig je
nachdem, ob Sie die Arbeit an den Vorlagen noch fortsetzen wollen oder nicht.
Vorlagen erstellen und per Drag & Drop in den Vorlagenordner bernehmen
So haben Sie alle Produktvorlagen auf einen Streich der Versionsverwaltung von in-Step ber-
geben.
227
Die neuen Produktvorlagen
Schritt 5: Produkttypen aus Vorlagen erzeugen
in-Step erlaubt es Ihnen mit einem Mausklick aus den Vorlagen Produkt-
typen zu erstellen. ffnen Sie das Fenster der Produkttypen, markieren den obersten und
bisher einzigen Eintrag und whlen Sie in der Symbolleiste Neu aus Vorlage.
Alle Produkttypen mit einem Klick aus den Vorlagen erzeugen
228
Die Wirkung sehen Sie hier: Aus jedem Vorlageelement wird ein Produkttyp abgeleitet. Alles
was Sie noch zu tun haben ist, die Eigenschaften der Produkttypen zu berprfen, speziell die
zugeordneten Automaten fr das dynamische Verhalten. Fr normale, elementare Produkt-
typen whlen Sie den Automaten ...fr Produkt.
Eigenschaften der Produkttypen berprfen
Auch in Ihrem Projekt profitieren Sie von den mit einem Klick erstellten Produkttypen:
Schritt 6: Produkte anlegen
Um in Ihrem Projekt Produkte anzulegen, mssen Sie nur das Fenster
der Produkte ffnen und im Kontextmen des obersten und einzigen Produkteintrags den
Menpunkt Verfeinern whlen. Wenn die Struktur der Produkttypen Produktgruppen vor-
sieht, die ihrerseits wieder Produkttypen enthalten, markieren Sie im Folgedialog die Option
Produkte rekursiv anlegen.
229
Produkte rekursiv verfeinern
Alle Produkte werden aus den Produkttypen mit Hilfe der zuvor eingerichteten Vorlagen au-
tomatisch erzeugt. Fertig.
Die neuen Produkte auf einen Streich
230
Schritt 7: Produktflsse definieren
Um den Prozess fertig zu stellen, mssen Sie nur noch eines tun: Sie
mssen die Produktflsse zwischen den Aktivittstypen definieren. ffnen Sie das Fenster der
Aktivittstypen. In der Symbolleiste finden Sie hier auch den Befehl Produktfluss. Oder:
Machen Sie einfach einen Doppelklick auf einem Aktivittstyp. Das noch leere Fenster des
Produktflusses des Aktivittstyps wird angezeigt. Ein rechter Mausklick auf den Fenster-
hintergrund ffnet ein Kontextmen mit dem Eintrag Neu. Im anschlieenden Dialog knnen
Sie die Eingangs- und Ausgangsprodukttypen des Aktivittstyps auswhlen und gleichzeitig
den jeweils erwarteten Zustand und die zulssige Kardinalitt festlegen.
Produktflsse anlegen
231
Auch davon profitieren Sie in Ihrem Projekt. Denn in-Step nutzt das Wissen ber die Produkt-
flsse fr den Vorschlagsmechanismus, der Ihnen die Zuordnung der Ein- und Ausgangs-
produkte pro Aktivitt leicht macht, ja sogar an vielen Stellen ganz abnimmt.
Schritt 8: Prozess fr die Wiederverwendung exportieren
Bevor Sie im Projekt mit dem Anlegen und Zuordnen der Mitarbeiter
sowie der Workflow-, Kosten und Terminplanung weitermachen, knnen Sie den entstande-
nen Prozess schon zur Wiederverwendung zur Verfgung stellen.
Whlen Sie im Hauptmen den Punkt Projekt/Exportieren. Ein Export-Assistent fhrt Sie
durch die nchsten Schritte: Klicken Sie die Option Das Prozessmodell eines Projekts exportie-
ren an, denn nur der Prozess, aber nicht die aktuellen Aktivitten Ihres Projekts, soll zum
Exportumfang gehren. Anschlieend mssen Sie nur noch den Speicherort und den Datei-
namen fr die Prozessvorlage bestimmen.
Prozess exportieren
232
Die XML-Datei, die in-Step erzeugt, kann jeder, der ein hnliches Projekt vorhat, zum Anlegen
seines Projekts verwenden. Dazu muss er die XML-Datei lediglich importieren genau so, wie
Sie es zu Beginn mit dem generischen Prozess gemacht haben.
Mit den beschriebenen Schritten wird also zweifacher Nutzen geschaffen: Ein Projekt wird
mit in-Step geplant und parallel dazu werden Aktivitten und Produkte zu einem Prozess abs-
trahiert, der immer wieder eingesetzt werden kann.
233
Anhang: So arbeiten Sie auch ohne spezifischen Prozess
So arbeiten Sie mit in-Step auch ohne spezifi-
schen Prozess
Schritt 1:
Projekt auf der Basis des in-Step-eigenen generischen
Prozesses anlegen 234
Schritt 2:
Mitarbeiter anlegen 239
Schritt 3:
Aktivitten anlegen 240
Schritt 4:
Kontrollflsse definieren 242
Schritt 5:
Termine und Kosten planen 244
Schritt 6:
Produkte anlegen 245
Schritt 7:
Produktfluss definieren 248
234
So arbeiten Sie mit in-Step auch ohne spezifischen Prozess
in-Step basiert auf der Erkenntnis, dass sich die Arbeitsablufe in IT-
Projekten im Grundsatz hneln. Man kann die Ablufe auf ein Grundmuster zurckfhren,
das sich durch ein Prozessmodell beschreiben lsst. Aus ihm werden mit in-Step die fr ein
Projekt spezifischen Aktivitten, Produkte und Ablufe hergeleitet. Das im Prozessmodell vor-
handene Wissen nutzt in-Step aktiv bei Workflow-Steuerung und Fortschrittskontrolle.
Was kann man tun, wenn man ein Projekt vorhat, fr das man auf kein Prozessmodell zurck-
greifen kann? Auch in einem solchen Fall knnen Sie den Workflow zwischen den Team-
mitgliedern mit in-Step planen und steuern. Dafr bringt in-Step einen generischen Prozess
mit. Wie dieser Prozess aussieht und wie Sie ihn anwenden, das erfahren Sie hier.
Unser Beispiel: Nehmen wir an, ein erfolgreiches IT-Projekt steht kurz vor seinem Abschluss.
Fr eine schnelle Einfhrung des entwickelten Anwendungssystems muss allerdings noch ein
Seminar konzipiert werden. Leider sieht das eingesetzte Prozessmodell die dafr ntigen Schritte
nicht vor. Weil nicht zu erwarten ist, dass eine solche Aufgabe in naher Zukunft noch einmal
durchgefhrt werden muss, lohnt es sich auch nicht, das vorhandene Prozessmodell zu erwei-
tern. Trotzdem mchten Sie diese Aufgabe gern mit in-Step steuern, um Termine, Kosten und
den Workflow im Griff zu haben. Dann gehen Sie so vor:
Schritt 1: Projekt auf der Basis des in-Step-eigenen generischen
Prozesses anlegen
Legen Sie am besten in dem in-Step-System, in dem sich auch das fast
abgeschlossene IT-Projekt befindet, ein neues Projekt an. Whlen Sie dazu im Hauptmen
den Menpunkt Projekt/Anlegen. Der Projektassistent von in-Step fhrt Sie anschlieend
durch die notwendigen Schritte:
Entscheiden Sie sich zunchst dafr, ein Neuprojekt zu erzeugen. Der Projektassistent bietet
Ihnen mehrere Mglichkeiten an, Ihr neues Projekt mit Daten zu fllen. Whlen Sie die Opti-
on Ein Projekt aus einer XML-Datei importieren.
235
Das neue Projekt mit Daten aus einer XML-Datei fllen
Wenn Sie auf Weiter > klicken, fordert in-Step Sie auf, die zu importierende XML-Datei auszu-
whlen. Sie erhalten einen Dateiauswahldialog.
Verzweigen Sie darin bitte in das Installationsverzeichnis von in-Step. Dort finden Sie im Ord-
ner in-Step\Templates\Project eine Datei Generic Process (German).xml_project. Wh-
len Sie diese Datei aus. Sie enthlt wie der Name schon sagt einen vorbereiteten generi-
schen Prozess, den Sie fr beliebige Aufgaben einsetzen knnen.
236
Den vorbereiteten generischen Prozess als XML-Datei importieren
Jetzt brauchen das Projekt und sein Ergebnis (hier ist es kein IT-System, seis drum) nur noch
einen Namen. Lassen Sie uns das Projekt Seminarentwicklung und das Ergebnis Seminar nen-
nen.
237
Namen fr das Projekt und sein Ergebnis vergeben
Mit einem Klick auf die Schaltflche Fertig stellen erzeugen Sie das neue Projekt Seminar-
entwicklung.
damit Sie Ihr Team zusammenstellen knnen. Verlassen wir diesen blichen Ablauf kurz: Schlie-
en Sie das Mitarbeiterfenster und sehen wir uns an, was in-Step aus der XML-Datei mitge-
bracht hat. ffnen Sie dazu in der Prozess-Gruppe der in-Step-Leiste die Aktivittstypen,
Produkttypen und Rollen.
Das generische Prozessmodell unterscheidet lediglich zwischen drei Aktivittstypen: der
Aktivittsgruppe, der elementaren Aktivitt und dem Meilenstein. Jede Aktivittsgruppe kann
Aktivitten und weitere Aktivittsgruppen enthalten. Damit knnen beliebig tiefe Hierarchien
von Aktivitten angelegt werden.
Anders auf der Produktseite: Die Liste der Produkttypen ist leer.
Da der Prozess keine Annahme ber die Art der Projekte macht, fr die er einsetzbar ist, gibt
es nur zwei spezifische Rollen: Projektleiter und Projektmitarbeiter.
238
Die Elemente des generischen Prozesses
Da der Prozess keine Produkttypen mitbringt, sind auch die Produktflsse nicht weiter spezi-
fiziert.
Der Produktfluss zu Aktivitt
Jetzt zurck zu dem Schritt, den in-Step bereits von Ihnen erwartet hat:
239
Schritt 2: Mitarbeiter anlegen
Um Mitarbeiter in das Projekt aufzunehmen, ffnen Sie das Fenster
der Projektmitarbeiter mit Hilfe der gleichnamigen Schaltflche in der Projekt-Gruppe der
in-Step-Leiste. Es werden alle im System bereits bekannten Mitarbeiter aufgelistet.
Wir haben anfangs empfohlen, das neue Projekt im dem System anzulegen, in dem sich auch
das fast abgeschlossene IT-Projekt befindet. Dann knnen Sie nmlich auf alle Mitarbeiter
zugreifen, die das Anwendungssystem bereits kennt. Wenn Sie einen oder mehrere dieser
Mitarbeiter an Ihrem Projekt beteiligen wollen, dann ffnen Sie das Kontextmen auf dem
zugehrigen Mitarbeitereintrag und whlen den Menpunkt In Projekt aufnehmen. Um
einen neuen Mitarbeiter anzulegen, klicken Sie kurz auf dem Fensterhintergrund des Feldes
Benutzer und dann auf Neu in der Symbolleiste.
Mitarbeiter anlegen bzw. in das Projekt bernehmen
240
Schauen Sie bitte einmal auf die Registerkarte Projekt im Eigenschaften-Dialog eines Mitar-
beiters Ihres Projekts. Hier legen Sie den Tagessatz fest, der fr den Mitarbeitereinsatz berech-
net werden soll. Hier stellen Sie auch den Umfang der Arbeitszeit ein, in der der Mitarbeiter
fr Ihr Projekt zur Verfgung steht. Dazu knnen Sie mit Arbeitstage ndern den projekt-
bezogenen Kalender des Mitarbeiters editieren.
Unter Rollen wird markiert, welche Rolle der Mitarbeiter im Projekt ausfllen wird. Da der
generische Prozess nur zwei Rollen kennt, ist die Auswahl hier auf Projektleiter und Projekt-
mitarbeiter begrenzt. Ist die Option Standard markiert, macht in-Step den Mitarbeiter auto-
matisch zum Bearbeiter jeder Aktivitt, die die Rolle Projektleiter bzw. Projektmitarbeiter er-
fordert. Der generische Prozess ist so modelliert, dass jede Aktivitt, die Sie anlegen, einen
Bearbeiter mit der Rolle Projektmitarbeiter erwartet. Fr Meilensteine ist die Rolle eines Projekt-
leiters erforderlich.
Die Registerkarte Projekt im Eigenschaften-Dialog eines Mitarbeiters
Schritt 3: Aktivitten anlegen
ffnen Sie das Aktivitten-Fenster mit Hilfe der Schaltflche Aktivit-
ten in der Projekt-Gruppe der in-Step-Leiste. Bisher enthlt die Liste der Aktivitten nur eine.
Sie reprsentiert das gesamte Projekt und heit auch so. In der Symbolleiste finden Sie die
Schaltflche Neu, mit der Sie das Projekt in Aktivitten gliedern knnen. Hier ffnet in-Step
einen Dialog, in den Sie zunchst den Namen einer neuen Aktivitt eintragen. Die erste Akti-
vitt soll elementar sein, also vom Typ Aktivitt, nicht vom Typ Aktivittsgruppe.
241
Ein Tipp zur Namensvergabe: Im Aktivitten-Fenster knnen Sie die Aktivitten
eines Projekts sortiert nach Namen, Zustand, Typ, Bearbeiter etc. ausgeben las-
sen. Sie bestimmen, welche Spalten angezeigt werden und wonach sortiert wer-
den soll (einfach per Mausklick auf die entsprechende Spaltenberschrift). Ein gutes
Sortierkriterium ist im Allgemeinen die ID, das heit die Kennung, mit der man die
Aktivittstypen im Prozessmodell durchnummeriert; denn die ID drckt eine grobe
Reihenfolge der Aktivitten aus. Das generische Prozessmodell enthlt nur drei
Aktivittstypen, nmlich Aktivitt mit der ID 1, Aktivittsgruppe mit der ID 2 und
Meilenstein mit der ID 3. Alle elementaren Aktivitten, die Sie jetzt anlegen, ha-
ben also die ID 1 und daraus ergibt sich natrlich keine Sortierung. Unser Vor-
schlag fr den Einsatz des generischen Prozesses: bernehmen Sie eine Numme-
rierung in den Namen der Aktivitten, sodass Sie nach dem Namen sortieren kn-
nen. Unsere erste Aktivitt heit diesem Vorschlag folgend 1 Seminarregie
entwickeln.
berprfen Sie beim Anlegen einer Aktivitt die Mitarbeiterzuordnung auf der Registerkarte
Bearbeiter. Fgen Sie gegebenenfalls Mitarbeiter hinzu bzw. entfernen Sie diese.
Eine Aktivitt anlegen und ihre Mitarbeiterzuordnung bearbeiten
242
Legen Sie auf diese Weise alle bentigten Aktivitten an. Bedenken Sie dabei, dass das dyna-
mische Verhalten der Aktivitten vom Zustandsautomaten mit der Bezeichnung ...fr Aktivi-
tt gesteuert wird. Er lsst Iterationen von Aktivitten und Aktivittsfolgen zu. Sehen Sie
Meilensteine vor, um kontrolliert zu iterieren. Dieser Aktivittstyp besitzt einen besonderen
Zustandsautomaten. Er wirkt als Kostenbremse. Das heit, er sorgt dafr, dass man beim
Start der Nachfolgeaktivitten eines Meilensteins sicher sein kann, dass die Vorgngeraktivitten
nicht mehr iterieren.
Die Liste der Aktivitten mit einem Meilenstein als Iterationsbremse nach den
Aktivitten 1 Seminar entwickeln und 2 Beispiele konzipieren
Schritt 4: Kontrollflsse definieren
Aus den Produktflssen eines Prozessmodells kann in-Step oft bereits
sehr weitgehend die Vorgnger-/Nachfolgerbeziehungen zwischen den Aktivitten ableiten.
Diese sind wiederum die Voraussetzung fr die Termin- und Kostenplanung mit in-Step. Hier
haben wir allerdings ein Problem: Der generische Prozess enthlt keine Produktflsse. Die
Vorgnger-/Nachfolgerbeziehungen zwischen den Aktivitten mssen also auf einem ande-
ren Weg, nmlich explizit festgelegt werden. Die Lsung lautet: Zwischen den Aktivitten
mssen Kontrollflsse definiert werden.
Um den Kontrollfluss einer Aktivitt festzulegen, ffnen Sie das Kontextmen einer Aktivitt.
Dort finden Sie den Menpunkt Kontrollfluss. Sie erhalten ein zweigeteiltes Dialogfeld. Darin
bestimmen Sie mit den Schaltflchen Hinzufgen und Entfernen die Vorgnger bzw. Nach-
243
folger der Aktivitt. Im Aktivitten-Fenster sehen Sie die Wirkung: Die Vorgnger werden
grau, die Nachfolger werden grn unterlegt.
Den Kontrollfluss einer Aktivitt festlegen
244
Schritt 5: Termine und Kosten planen
Da in-Step jetzt die Folge der Aktivitten kennt, bentigt es nur den
Anfangstermin des Projekts und den Aufwand pro Aktivitt, um das gesamte Projekt in Hin-
sicht auf Termine und Kosten durchrechnen zu knnen.
ffnen Sie die Registerkarte Planung im Eigenschaften-Dialog der ersten Aktivitt des Pro-
jekts. Legen Sie darin zunchst den Beginn des Projekts fest. Geben Sie anschlieend den
geschtzten Aufwand fr die Aktivitt ein. Daraus bestimmt in-Step Dauer, Ende und Kosten
der Aktivitt, sowie den Beginntermin der Folgeaktivitten.
Eine Aktivitt planen
berprfen Sie fr die Folgeaktivitten den errechneten Beginn. Verndern Sie ihn, wenn die
Aktivitten nicht unmittelbar aufeinander folgen sollen. Geben Sie dann wieder den geschtz-
ten Aufwand fr die Aktivitt ein. in-Step rechnet das Projekt erneut durch. Wiederholen Sie
diese Schritte fr alle Aktivitten des Projekts. Zum Schluss finden Sie die kumulierten Planungs-
245
daten Ihres Projekts auf der Registerkarte Allgemein im Eigenschaften-Dialog der obersten
Aktivitt Plan-Beginn, -Ende, -Dauer, Aufwand und Kosten, alles auf einen Blick.
Die kumulierte Planung
Per Mausklick auf Projektplan in der Projekt-Gruppe der in-Step-Leiste knnen Sie aus der
Aktivittenplanung einen Projektplan unter MS Project erzeugen.
Schritt 6: Produkte anlegen
Bestimmen Sie die Produkte, die in den Projektaktivitten entstehen
sollen. Wenn es auf Form und Struktur ankommt, empfiehlt es sich, entsprechende Dateien
vorzubereiten. Eines der Produkte unseres Projekts soll eine Seminarregie sein. Wie sie ausse-
hen soll, ist in Form einer MS Word Datei festgelegt.
246
Ein vorbereitetes, noch leeres Produkt
Wie kommt eine solche Datei als Produkt in in-Step hinein? Ganz einfach: per Drag & Drop.
ffnen Sie das Produkte-Fenster mit Hilfe der Schaltflche Produkte in der Projekt-Gruppe
der in-Step-Leiste. Die Hierarchie der zu entwickelnden Produkte hat bisher lediglich einen
Namen, nmlich den, den Sie beim Anlegen des Projekts vergeben haben. ffnen Sie das
Verzeichnis, in dem Sie die vorbereiteten Dateien und Ordner abgelegt haben, und ziehen Sie
alle Dateien und Ordner auf den obersten und einzigen Eintrag der Produkthierarchie in
in-Step.
247
Dateien als Produkte bernehmen
in-Step bietet Ihnen anschlieend einen Dialog fr alle Produkte an, die Sie in die Produkt-
hierarchie bernommen haben. Setzen Sie darin den Zustand der Produkte auf in Bearbei-
tung.
Zustand der neuen Produkte setzen
248
Legen Sie zuletzt noch fest, wer die neuen Produkte bearbeiten darf und ber welche Rechte
er dabei verfgt. Dazu finden Sie im Eigenschaften-Dialog jedes Produkts die Registerkarte
Rechte.
Bearbeiterrechte definieren
Schritt 7: Produktfluss definieren
Ordnen Sie jetzt den Aktivitten die neuen Produkte als Ein- und Aus-
gnge zu. Im Aktivitten-Fenster finden Sie zu jeder Aktivitt je einen Eingabebereich fr die
zugehrigen Eingangs- und Ausgangsprodukte. Pro Aktivitt ist darin jeweils eine Zeile fr
ein Eingangs- und ein Ausgangsprodukt vorbereitet. ffnen Sie das Kontextmen eines der
vorbereiteten Eintrge und whlen Sie den Menpunkt Zuordnen. Sie erhalten eine Auflistung
der verfgbaren Produkte und knnen darin Ihre Auswahl treffen.
Natrlich knnen Sie an dieser Stelle einer Aktivitt mehr als ein Produkt zuordnen. Dazu
ffnen Sie das Kontextmen auf dem Hintergrund des Eingabebereichs und whlen den
Menpunkt Neue Zuordnung.
249
Noch leichter geht es auch hier per Drag & Drop. Ziehen Sie einfach ein Produkt aus der
Produkthierarchie auf einen der vorbereiteten Eintrge fr die Eingangs- bzw. Ausgangs-
produkte im Fenster der Aktivitten. in-Step ffnet ein Men mit dem Menpunkt Zuordnen.
Besttigen Sie Ihre Absicht und fertig.
Ein Ausgangsprodukt zuordnen
250
Das Produkt ist zugeordnet
Wenn Sie mit einem spezifisch ausgeprgten Prozess arbeiten, der eine Vielzahl an Aktivitts-
und Produkttypen kennt, kann in-Step Ihnen durch Vorschlge bei der Produktzuordnung
helfen. Im generischen Prozess funktioniert dieser Vorschlagsmechanismus leider nicht. Denn
in-Step wei aus dem Produktfluss nicht, welche Typen von Produkten fr einen Aktivittstyp
als Eingang oder Ausgang vorgesehen sind. Damit lsst sich leider kein Vorschlag fr ein
konkretes Produkt generieren.
Dennoch liegt der Nutzen des Einsatzes des generischen Prozesses auf der Hand: Wenn Sie
der ersten Aktivitt Ein- und Ausgangsprodukte zugeordnet haben, steht dem Projektstart
nichts mehr im Weg:
251
Das Projekt starten
Von jetzt an sehen Sie im Aktivitten-Fenster immer auf einen Blick, wo Ihr Projekt steht. Sie
knnen den Projektfortschritt anhand der Zustnde von Produkten und Aktivitten verfolgen.
Der Eigenschaften-Dialog der obersten Aktivitt zeigt Ihnen neben den Planwerten nach Projekt-
beginn auch die kumulierten Ist-Werte an. in-Step hlt die Termin- und Kostenplanung mit
Hilfe der automatisch erfassten Ist-Werte aktuell.
Kurz: Sie haben das Steuer in Hinsicht auf Workflow, Kosten und Termine in der Hand.
252
Anhang: So erweitern Sie in-Step
So erweitern Sie in-Step
Eine neue Eigenschaft anlegen 253
Eine neue Auswertung definieren 257
Aktivitten mit der neuen Eigenschaft auswerten 260
253
So erweitern Sie in-Step
Ist es Ihnen aufgefallen, dass es in den Eigenschaften-Dialogen unter
in-Step immer eine Registerkarte Weitere Eigenschaften gibt? Wenn Sie mit in-Step noch
ganz am Anfang stehen, werden Sie festgestellt haben, dass diese Registerkarten fast alle leer
sind. So stellen sich also zwei Fragen: Wozu sind die Weiteren Eigenschaften gut? Und wo
kommen sie her? Die Antwort auf die letzte Frage lautet: Es liegt bei Ihnen, ob und wie sich
die Registerkarten mit Weiteren Eigenschaften fllen. Denn und damit sind wir bei der
Antwort auf die erste Frage sie sind das Ergebnis einer benutzerspezifischen Erweiterung
von in-Step. Wie Sie in-Step erweitern knnen und was Sie damit erreichen, das erfahren Sie
hier.
in-Step speichert Aktivitts- und Produkttypen, Rollen, Aktivitten, Produkte und vieles mehr.
Alle Elemente, die in-Step kennt, sind mit ihren Eigenschaften in einem Meta-Modell beschrie-
ben. Wenn diese Elemente und ihre Eigenschaften Ihnen nicht ausreichen, dann knnen Sie
das Meta-Modell von in-Step erweitern, also festlegen, was in-Step speziell in Ihren Projekten
zustzlich speichern soll. Dabei haben Sie zwei Mglichkeiten: Sie knnen die Elemente, die
in-Step kennt, spezialisieren. Oder Sie fgen den vorhandenen Elementen bzw. ihren Speziali-
sierungen neue Eigenschaften hinzu.
Einer der wichtigsten Grnde fr eine solche Erweiterung von in-Step ist Ihr Informations-
bedarf, den Sie mglicherweise nicht mit den Standardmitteln abdecken knnen.
Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie ein Element in in-Step mit einer neuen Eigenschaft versehen
und diese Erweiterung fr eine spezielle Auswertung des Projektverlaufs nutzen. Wir erlu-
tern Ihnen das Vorgehen an einem Beispiel:
Nehmen wir an, in einem Projekt soll immer einmal wieder berprft werden, welche Aktivi-
tten mit hoher Prioritt sich noch im Zustand geplant befinden. In diesem Fall mssen wir
das Werkzeug erweitern, denn Aktivitten besitzen in in-Step standardmig keine Prioritt.
Zum Erweitern von in-Step bentigen Sie Systemadministratorrechte.
Eine neue Eigenschaft anlegen
Whlen Sie im Hauptmen von in-Step den Menpunkt Extras/Kate-
gorien. Es wird ein Baum derjenigen Elemente geffnet, die Sie spezialisieren bzw. um Eigen-
schaften erweitern knnen.
254
Wir wollen den Aktivitten unter in-Step eine neue Eigenschaft hinzufgen. ffnen Sie des-
halb das Kontextmen zum Eintrag ACTIVITY und whlen Sie darin den Menpunkt Eigen-
schaften.
Liste der Kategorien des Meta-Modells von in-Step ffnen
Darauf hin wird ein Dialog mit zwei Registerkarten angezeigt. Legen Sie auf der Registerkarte
Weitere Eigenschaften mit Hilfe der Schaltflche Hinzufgen eine neue Eigenschaft mit
dem Namen Prioritt an. Klicken Sie dann neben dem Namen Prioritt auf das Feld in der
Spalte Typ. ndern Sie den Typ der Prioritt von Alphanumerisch in Aufzhlung, denn wir
wollen der neuen Eigenschaft drei mgliche Werte mitgeben. Nach einem Mausklick auf das
Feld in der Spalte Aufzhlungselemente erhalten Sie einen Dialog, der Ihnen eine zunchst
noch leere Liste anbietet. Tragen Sie hier die Werte ein, die fr die Prioritt zulssig sein sollen.
Fllen Sie die Liste, in dem Sie auf das Pluszeichen am rechten Rand klicken. Geben Sie die
Werte mittel, hoch und gering ein. Machen Sie zum Abschluss mittel zum Defaultwert.
255
Eine neue Eigenschaft Prioritt fr die Aktivitten des Projekts definieren
Wenn Sie den Eigenschaften-Dialog schlieen, wird Ihnen die neue Eigenschaft von ACTIVITY
im Fenster der Kategorien angezeigt.
Das Element ACTIVITY hat jetzt eine benutzerdefinierte Eigenschaft Prioritt
256
Werte fr die neue Eigenschaft von Aktivitten vergeben: Alle Aktivitten besitzen jetzt auto-
matisch die Eigenschaft Prioritt mit dem Defaultwert mittel. Auf der Registerkarte Weitere
Eigenschaften im Eigenschaften-Dialog jeder Aktivitt knnen Sie den Wert fr die Prioritt
ndern.
Einer Aktivitt einen Wert fr die neue Eigenschaft zuweisen
257
Eine neue Auswertung definieren
Ein wesentlicher Nutzen der selbst definierten Eigenschaften entsteht
durch die Mglichkeit, ein Projekt nach diesen Eigenschaften auszuwerten. Fragen wir also
einmal nach allen Aktivitten mit der Prioritt hoch, die sich noch im Zustand geplant befin-
den. Eine entsprechende Auswertung ist schnell zusammengeklickt. Gehen Sie dazu in das
Fenster aller Auswertungen, indem Sie auf die gleichnamige Schaltflche in der Projekt-
Gruppe klicken. Aktivieren Sie hier die Funktion Neu.
Eine neue Auswertung definieren
Geben Sie der neuen Auswertung in dem Dialogfeld, das in-Step darauf hin anzeigt, zunchst
einen Namen. Das Dialogfeld enthlt zwei Registerkarten:
Auf der Registerkarte Allgemein stellen Sie ein, welche Kategorie von Elementen ausgewer-
tet werden soll. Whlen Sie in der angebotenen Liste die Kategorie Aktivitten aus. Auer-
dem wird hier unter Einstellungen festgelegt, wie die Ergebnisse der Auswertung dargestellt
werden sollen. Auf alle blauen Textelemente knnen Sie klicken, um die angezeigten Einstel-
258
lungen zu ndern. Wenn Sie zum Beispiel auf die Aufzhlung der anzuzeigenden Spalten
klicken, dann erhalten Sie ein Dialogfeld, in dem Sie die Auswahl der Spalten verndern
knnen. Nachfolgende Abbildung zeigt, wie man durch Markieren einer Eigenschaft und
Anklicken des nach links zeigenden Pfeilsymbols eine neue Spalte in die Darstellung der Aus-
wertung aufnimmt.
Darstellungseigenschaften einer Auswertung festlegen
Wechseln Sie nun zur Registerkarte Filterbedingungen. Hier definieren Sie, nach welchen
Kriterien die Aktivitten selektiert werden sollen. Dazu bietet Ihnen in-Step im oberen Feld der
Registerkarte eine Reihe von Filtern an. Whlen Sie die Filterbedingung Aktivitten mit fest-
gelegten Eigenschaften per Doppelklick aus. Im unteren Feld knnen Sie die Selektions-
eigenschaft genauer bestimmen, indem Sie auf ... klicken.
Sie erhalten ein weiteres Dialogfeld. Es zeigt alle benutzerdefinierten Eigenschaften der Akti-
vitten. Hier ist es allerdings nur eine einzige, nmlich die oben definierte Prioritt. In diesem
259
Fenster knnen Sie die Bedingung, die die Prioritt erfllen soll, per Mausklick festlegen.
Whlen Sie die Relation gleich und den Wert hoch. Schlieen Sie den Dialog anschlieend mit
OK.
Filterbedingungen einer Auswertung festlegen
So wie die Auswertung jetzt definiert ist, liefert sie alle Aktivitten mit hoher Prioritt. Wir
suchen aber alle, die sich auerdem im Zustand geplant befinden. Kein Problem: Filter-
bedingungen fr Auswertungen knnen beliebig komplex werden. Whlen Sie einfach er-
neut einen verfgbaren Filter aus, und zwar Aktivitten nach Zustand. Klicken Sie im unteren
Feld der Registerkarte auf ... hinter dem Wort Zustand. Sie erhalten eine Liste aller Zustnde,
in die Aktivitten gelangen knnen. Markieren Sie darin den Zustand geplant. Und damit ist
unsere Filterbedingung vollstndig.
260
Die fertige Filterbedingung
Wenn Sie den Dialog zum Setzen der Filterbedingungen mit OK verlassen, erscheint die neue
Auswertung in der Liste der bereits vorhandenen Auswertungen.
Aktivitten mit der neuen Eigenschaft auswerten
Jetzt knnen Sie die neue Auswertung auf die Aktivitten Ihres Projekts anwenden. Die Schalt-
flche Auswertungen bietet gleich mehrere Alternativen. Wenn Sie sich fr den Menpunkt
ffnen entscheiden, wird Ihnen das Ergebnis der Auswertung in Form des gewohnten Akti-
vitten-Fensters von in-Step am Bildschirm angezeigt. In unserem Beispiel gibt es im Projekt
HELLO nur eine einzige Aktivitt mit der Prioritt hoch, die im Zustand geplant ist.
261
Das Ergebnis der neuen Auswertung nach einer benutzerdefinierten Eigen-
schaft in Bildschirmdarstellung
Vielleicht erahnen Sie anhand dieses kleinen Beispiels, welche mchtigen Mglichkeiten Ih-
nen dieses Werkzeug bietet, um es fr Ihre Projekte spezifisch auszuprgen. Probieren Sie es
aus.
262
Anhang: So kommunizieren Sie im Projekt
So kommunizieren Sie im Projekt
Schritt 1:
Nachricht verfassen 263
Schritt 2:
Empfnger bestimmen 264
Schritt 3:
Nachricht versenden 266
Schritt 4:
Nachricht beantworten oder weiterleiten 266
Zu guter Letzt 268
263
So kommunizieren Sie im Projekt
in-Step verfgt ber eine eigene Komponente zum Versenden und
Empfangen von E-Mails. Beabsichtigt ist damit, die Projektpost von der normalen E-Mail-
Kommunikation zu trennen. Damit soll verhindert werden, dass wichtige, das Projekt betref-
fende Nachrichten in der Flut der tglichen E-Mails untergehen. Die Projektpost wird nicht
nur separat, sondern auch technisch vllig unabhngig vom installierten E-Mail-Programm
abgewickelt. Fr die Kommunikation in in-Step mssen Sie kein E-Mail-Programm installieren,
keine E-Mail-Adressen eingeben oder verwalten, keine Adressbcher fhren. Kurz: Es kann
einfach losgehen.
In in-Step besitzt jeder Benutzer automatisch pro Projekt, an dem er beteiligt ist, ein eigenes
Postfach. in-Step trennt die Post also projektweise. Das bedeutet: Die gesamte Projektkommuni-
kation unter in-Step ist jederzeit nachvollziehbar und wird mit dem Projekt zusammen archi-
viert.
So kommunizieren Sie mit in-Step im Projekt:
Schritt 1: Nachricht verfassen
Um eine Nachricht zu verfassen, ffnen Sie Ihr Postfach im Projekt.
Klicken Sie dazu auf die Schaltflche Postfach in der Gruppe Projekt der in-Step-Leiste. Die
Benutzeroberflche des Postfachs lehnt sich an gngige e-Mail-Programme an, so dass Sie
sich schnell orientieren knnen. Um eine neue Nachricht zu schreiben, klicken Sie in der
Symbolleiste auf Verfassen ganz gleich ob Sie gerade die Liste der Posteingnge, -ausgnge
oder Entwrfe sehen.
264
Eine Nachricht verfassen
Schritt 2: Empfnger bestimmen
Wenn Sie auf die Schaltflche An klicken, wird das Adressbuch Ihres
Projekts geffnet. in-Step nimmt darin automatisch alle Projektmitarbeiter auf.
Empfnger aus der Liste der Projektmitarbeiter auswhlen
265
Fehlt der Name des gewnschten Adressaten, dann kann das zwei Ursachen haben: Entwe-
der ist der Mitarbeiter noch nicht in in-Step eingegeben worden. Oder er ist zwar vorhanden,
aber dem aktuellen Projekt nicht als Bearbeiter zugeordnet. Um einen Projektmitarbeiter ein-
zugeben oder in ein Projekt aufzunehmen, bentigen Sie Projektadministratorrechte. ffnen
Sie die Liste der Projektmitarbeiter mit Hilfe der gleichnamigen Schaltflche in der Gruppe
Projekt der in-Step-Leiste. Sie erhalten ein zweigeteiltes Dialogfeld. Mit der Menfunktion
Neu legen Sie neue Mitarbeitereintrge an. Im Kontextmen eines Mitarbeiters, der noch
nicht zu Ihrem Projekt gehrt, finden Sie den Eintrag In Projekt aufnehmen.
Bleiben wir kurz in der Liste der Projektmitarbeiter. Im unteren Feld Gruppen knnen Sie Ihr
Projektteam in Arbeitsgruppen gliedern und pro Gruppe die zugehrigen Mitglieder bestim-
men, wie Sie es in nachfolgender Abbildung sehen.
Eine Gruppe von Mitarbeitern anlegen: Sie kann anschlieend ein mglicher
e-Mail-Empfnger sein
266
Als Empfnger fr projektinterne Nachrichten bietet in-Step Ihnen auch alle vorhandenen
Gruppen an. Wenn Sie sich fr eine Gruppe als Empfnger entscheiden, verteilt in-Step Ihre
Nachricht an alle Mitglieder der Gruppe.
Schritt 3: Nachricht versenden
Editieren Sie die Nachricht, wie Sie es von anderen E-Mail-Program-
men gewohnt sind, und klicken Sie auf Senden.
Nachricht versenden
Schritt 4: Nachricht beantworten oder weiterleiten
Wie in anderen E-Mail-Programmen haben Sie auch hier die Mglich-
keit, dem Absender eine Antwort zu schicken oder die Nachricht kommentiert an andere
weiterzuleiten. Klicken Sie auf Antworten oder Weiterleiten in der Symbolleiste.
267
Eine Nachricht beantworten
Ob die ursprngliche Nachricht beim Antworten oder Weiterleiten in Ihre Nachricht ber-
nommen wird und wie sie dabei gekennzeichnet sein soll, stellen Sie unter dem Hauptmen-
punkt Extras/Optionen ein. Dazu finden Sie im Optionen-Dialog die Registerkarte Nach-
richten.
268
Optionen fr Nachrichten einstellen
Zu guter Letzt
Die Kommunikationskomponente von in-Step bietet Ihnen noch eine
ganz besondere Mglichkeit. Sie knnen Nachrichten im Verlauf des Entwicklungsprozesses
auch automatisch auslsen, um den oder die Bearbeiter einer Aktivitt ber ein eingetretenes
Ereignis zu informieren.
Und das funktioniert so: Jedem Aktivittstyp, den Ihr Prozessmodell kennt, ist ein Zustands-
automat zugeordnet. Er steuert das dynamische Verhalten der Aktivitten des betreffenden
Typs. Zu den Zustnden und den Zustandsbergngen des Automaten knnen Sie automati-
sche Aktionen festlegen. Sie werden ausgelst, wenn der Zustand erreicht oder verlassen
wird bzw. wenn ein Zustandsbergang stattfindet.
Um diesen Mechanismus zu aktivieren, ffnen Sie in der Gruppe Prozess der in-Step-Leiste
die Liste der Zustandsautomaten mit Hilfe der gleichnamigen Schaltflche. Im Eigenschaf-
ten-Dialog eines Zustandsautomaten finden Sie bei den Zustnden die Spalten Eingangs-,
269
Zustands- und Ausgangs-Aktionen und bei den Zustandsbergngen die Spalte Aktionen.
Wenn Sie auf ein Feld in diesen Spalten klicken, erhalten Sie eine mit ... gekennzeichnete
Schaltflche. Sie ffnet einen Dialog, der Ihnen unter anderem die Aktion in-Step Nachricht
senden zur Auswahl anbietet.
Sehen Sie sich dazu das Beispiel in nachfolgender Abbildung an: Hier wird das Versenden
einer in-Step-Nachricht im Zustandsautomaten fr Aktivitten zur Eingangsaktion des Zustands
bereit gemacht. Oder anders gesagt: Hier wird festgelegt, dass in-Step automatisch eine
Nachricht an den Bearbeiter einer Aktivitt sendet, wenn die Aktivitt in den Zustand bereit
bergeht.
Automatische Aktion zum Versenden einer in-Step-Nachricht im Zustands-
automaten festlegen
270
Das ist die Wirkung dieser Aktion: Der Bearbeiter findet unmittelbar, nachdem eine ihm zuge-
ordnete Aktivitt in den Zustand bereit gelangt, eine maschinell erzeugte Nachricht vor.
Die automatisch erzeugte in-Step-Nachricht
Viel Spa beim Kommunizieren in Ihren in-Step-Projekten.
271
Anhang: So machen Sie eine Meilenstein-Trendanalyse
So machen Sie eine Meilenstein-Trendanalyse
Schritt 1:
Vor Projektstart: Voraussetzungen fr die MTA prfen
und gegebenenfalls schaffen 273
Schritt 2:
Das Projekt hat begonnen: Die Datei zur Aufnahme der
Meilensteinplandaten erzeugen und konfigurieren 279
Schritt 3:
Das Projekt luft: Momentaufnahmen der Meilensteine
sammeln 285
Schritt 4:
Trends im Projekt erkennen: Momentausnahmen
auswerten 286
Noch mehr Trends 288
272
So machen Sie eine Meilenstein-Trendanalyse fr Ihr
Projekt
In den meisten Projekten findet die Terminkontrolle in Form von Plan-
/Ist-Vergleichen statt. Stellt man dabei eine Terminverzgerung fest, so ist diese Tatsache zwar
unerfreulich, aber nicht sehr aussagekrftig. Im Gegenteil: Es schliet sich eine ganze Reihe
von offenen Fragen an: Wie wirkt sich die Verzgerung auf die weiteren Plantermine aus? Ist
sie vielleicht ein Symptom dafr, dass von Anfang an zu eng geplant wurde? Die Konsequenz
knnte sein, dass die Verzgerungen im weiteren Projektverlauf zu erheblichen Plan-
abweichungen kumulieren. Ist also der Endtermin des Projekts gefhrdet? Muss die Planung
revidiert werden?
Um Antworten auf diese Fragen zu erhalten, ist es ntzlich, wenn man in regelmigen Ab-
stnden die Betonung liegt auf regelmig Plan/Plan-Vergleiche vornimmt. Sie liefern
allgemeine Termintrendaussagen und damit eine Basis fr gegebenenfalls notwendige Kor-
rekturen. Welche Plantermine vergleicht man zweckmigerweise? Mglichst die derjenigen
Schritte im Projekt, die die Weichen fr das weitere Vorgehen stellen also die Plantermine
der Meilensteine.
Um mgliche Trends sichtbar zu machen, stellt man die pro Stichtag ermittelten aktuellen
Plantermine der Meilensteine eines Projekts grafisch in einem Koordinatenkreuz dar. Auf der
waagerechten Achse wird von links nach rechts der Berichtszeitraum aufgetragen. Die senk-
rechte Achse bildet von unten nach oben den Planungszeitraum ab. Im Idealfall ndern sich
die Plantermine im Projektverlauf kaum, liegen also annhernd auf einer waagerechten Linie.
Steigen die Kurven fr die Plantermine der Meilensteine im Berichtszeitraum stark an, dann
haben sich die Termine nach hinten verschoben. Es wurde offensichtlich zu optimistisch oder
unrealistisch geplant. Fallen die Kurven gleichmig, wurden zu groe Zeitpuffer vorgesehen.
Zeigen sie einen starken Zick-Zack-Verlauf, ist die ganze Planung vermutlich uerst unsicher.
Das ist kurz skizziert das Prinzip der Meilenstein-Trendanalyse (MTA).
Viele Projektmanagement-Werkzeuge tun sich gerade mit Plan-/Plan-Vergleichen und der vi-
suellen Aufbereitung der gewonnenen Daten schwer. Ganz anders in-Step:
Mit in-Step werden fr alle Aktivitten eines Projekts Kosten und Termine geplant. Im laufen-
den Projekt hlt das Werkzeug fr jede Aktivitt automatisch den Beginn- und Endtermin
sowie den tatschlich erbrachten Aufwand fest und aktualisiert damit sofort die Plan-Daten
der nachfolgenden Aktivitten. Damit verfgt in-Step ber optimale Voraussetzungen fr eine
Meilenstein-Trendanalyse: Als Anwender mssen Sie lediglich in regelmigen Abstnden
273
Momentaufnahmen der aktuellen Plan-Daten der Meilensteine machen. in-Step bewahrt die-
se sorgfltig auf. Wann immer Sie wollen, fordern Sie in-Step auf, die Reihe der Momentauf-
nahmen zu visualisieren und die Trends sichtbar zu machen. in-Step lst diese Aufgabe ge-
meinsam mit einem Spezialisten mit Microsoft Excel.
Wie Sie mit in-Step eine Meilenstein-Trendanalyse durchfhren, das erfahren Sie jetzt. Die
Mglichkeiten fr Trendanalysen mit in-Step sind vielfltig und beschrnken sich nicht nur auf
die MTA. in-Step bietet Ihnen die Mglichkeit, komplexe Filterbedingungen fr solche Aktivi-
tten eines Projekts zu formulieren, die Sie in einem Berichtszeitraum an bestimmten Stichta-
gen verfolgen wollen, um daraus Trends abzuleiten. Das Vorgehen ist jedoch in allen Fllen
gleich, sodass wir uns hier auf die MTA konzentrieren wollen.
Und so funktioniert MTA mit in-Step:
Schritt 1: Vor Projektstart: Voraussetzungen fr die MTA prfen
und gegebenenfalls schaffen
Damit in-Step die Plantermine von Meilensteinen in einem Projekt ana-
lysieren kann, muss das verwendete Prozessmodell den Aktivittstyp Meilenstein berhaupt
erst einmal kennen.
ffnen Sie bitte die Liste der Aktivittstypen des Prozesses, mit dem Sie in Ihrem Projekt
arbeiten werden. Darin muss ein Aktivittstyp mit folgenden Eigenschaften vorkommen:
! Als Kategorie muss ihm ACTIVITYTYPE zugeordnet sein und als Instanzkategorie
MILESTONE.
! Er muss die Kardinalitt 0..* oder 1..* besitzen, sodass es im Projekt mehrere Meilenstei-
ne geben kann.
! Das dynamisches Verhalten muss durch einen Zustandsautomaten mit der Bezeichnung
...fr Meilenstein definiert sein.
In der Regel wird ein solcher Aktivittstyp natrlich auch Meilenstein heien muss er aber
nicht.
274
Ein Beispiel fr einen Aktivittstyp, der als Vorlage fr die Meilensteine eines
Projekts verwendet werden kann
Wenn Sie in Ihrem Prozessmodell keinen Aktivittstyp fr Meilensteine vorfinden, dann er-
weitern Sie das Modell entsprechend und legen einen solchen Aktivittstyp an.
In Ihrem Projekt brauchen Sie eine Datei, um die Momentaufnahmen der Meilenstein-Planter-
mine, die Sie von Zeit zu Zeit machen werden, aufzubewahren. Ihr Prozessmodell sollte
dafr einen Produkttyp vorsehen, aus dem Sie dann in jedem Projekt eine solche Datei erzeu-
gen knnen. ffnen Sie bitte die Liste der Produkttypen Ihres Prozesses und prfen Sie, ob
275
darin ein Produkttyp vorkommt, der
! die Kategorie PRODUCTTYPE mit der Instanzkategorie IN-STEP EVALUATION hat,
! eine leere XML-Datei als Vorlage besitzt.
Ein Beispiel fr einen Produkttyp, aus dem im Projekt eine XML-Datei
abgeleitet wird. Sie wird alle fr die MTA gesammelten Daten aufnehmen
Wenn Sie keinen Produkttyp mit diesen Eigenschaften im Prozessmodell vorfinden, dann er-
weitern Sie Ihr Modell entsprechend:
276
! Erstellen Sie zunchst mit einem Werkzeug Ihrer Wahl eine vollkommen leere XML-Datei.
Dazu gleich ein Tipp: Am bequemsten ist es, mit Neu eine Textdatei im Windows Explorer
anzulegen und ihr die Extension XML zu geben.
! ffnen Sie den Ordner der Vorlagen in in-Step und nehmen Sie die XML-Datei per Drag &
Drop als neue Vorlage auf.
So wird die leere XML-Datei als Vorlage aufgenommen
! Legen Sie einen neuen Produkttyp der Kategorie PRODUCTTYPE und der Instanzkategorie
IN-STEP EVALUATION an. Ordnen Sie ihm als Vorlage die gerade in den Vorlagenordner
aufgenommene XML-Datei zu. Dazu mssen Sie lediglich die Checkbox Vorlage links
unten im Eigenschaften-Dialog des Produkttyps markieren. in-Step ffnet dann den Vor-
lagenordner, sodass Sie nur noch die gewnschte Vorlagendatei markieren mssen.
277
Haben Sie das Prozessmodell einmal auf diese Weise angepasst, dann sind die Voraussetzun-
gen fr die MTA in allen Projekten geschaffen, die auf diesem Modell basieren.
Am Rande bemerkt
Wenn Sie nicht dazu autorisiert sind, neue Produkttypen und die zugehrigen
Vorlagen im Prozessmodell anzulegen, gibt es noch einen anderen Weg:
Machen Sie aus der leeren XML-Datei keine Vorlage fr einen Produkttyp, son-
dern gleich ein konkretes Produkt. Ziehen Sie sie einfach per Drag & Drop in die
Liste der Produkte des Projekts, setzen Sie ihren Zustand auf in Bearbeitung und
ordnen Sie ihr die Kategorie IN-STEP EVALUATION zu. Nachteil dieser Lsung: Im
nchsten Projekt mssen Sie erneut eine leere XML-Datei erzeugen und sie als
Produkt unter in-Step ablegen. Die nachfolgende Abbildung zeigt diese Schritte im
berblick.
278
Aus der leeren XML-Datei gleich ein Produkt machen
Nachfolgend gehen wir weiter von dem wnschenswerten Fall aus, dass das
Prozessmodell einen entsprechenden Produkttyp vorsieht.
279
Schritt 2: Das Projekt hat begonnen: Die Datei zur Aufnahme der
Meilensteinplandaten erzeugen und konfigurieren
Schauen wir uns zu Veranschaulichung dieses Schrittes ein Beispiel an.
Nachfolgende Abbildung zeigt die Aktivitten eines Projekts, das zur Bearbeitung bereit ist.
Allen Aktivitten sind bereits Mitarbeiter zugewiesen. In der Abbildung nicht zu sehen: Alle
Aktivitten sind auch schon terminlich geplant.
Unter den Aktivitten finden Sie zwei Meilensteine: Meilenstein Anforderungsdefinition und
Meilenstein Architekturentwurf.
Das Projekt ist bereit. Zwei Meilensteine sind geplant
Ein Blick in den Kontrollfluss der Meilensteine zeigt: Der Meilenstein Anforderungsdefinition
soll dafr sorgen, dass Architektur und Testflle der Lsung erst entwickelt werden, wenn die
Beschreibung der Anforderungen abgeschlossen ist. Der Meilenstein Architekturentwurf dient
ebenfalls als Iterationsbremse, allerdings fr die Modellierung der Architektur. Er gibt grnes
Licht fr die Entwicklung der Software-Komponenten.
280
Die Vorgnger- und Nachfolger-Aktivitten der Meilensteine
Dies ist der Zeitpunkt fr die erste Momentaufnahme der Plantermine der Meilensteine im
Projekt. Gehen Sie dazu so vor:
! Erzeugen Sie zunchst aus dem dazu vorbereiteten Produkttyp ein konkretes Produkt,
also eine XML-Datei, die der Versionsverwaltung von in-Step unterstellt ist. In unserem
Beispiel geben wir der Datei den Namen MTA.xml.
281
Anlegen einer XML-Datei fr die Momentaufnahmen der Meilenstein-
Trendanalyse
! Um die erste Momentaufnahme der Meilenstein-Plandaten in der Datei zu speichern,
markieren Sie die XML-Datei und klicken in der Symbolleiste auf Bearbeiten. Damit in-
Step Ihnen die Datei zur Verfgung stellen kann, muss es zunchst von Ihnen wissen, in
welches Verzeichnis Sie die Datei ausleihen mchten.
282
XML-Datei zur Bearbeitung ausleihen
Sobald Sie den Ausleihpfad festgelegt und mit OK besttigt haben, ffnet in-Step einen Dia-
log zur Bearbeitung der Datei.
283
Der Dialog zum Bearbeiten der Datei, in der die Daten fr die Trendanalyse
gesammelt werden
! Geben Sie zunchst der Analyse, die Sie durchfhren wollen, einen Namen. Der Begriff,
den Sie in das Eingabefeld Name eintragen, erscheint spter in den MS Excel-Diagram-
men als berschrift. In unserem Beispiel nennen wir die Analyse kurz Meilensteine.
Wechseln Sie jetzt auf die Registerkarte Filter. Hier werden die verwendeten Filter-
bedingungen ausgewiesen. Wie Sie sehen, ist der Filter fr Meilensteine bereits vorein-
gestellt.
Am Rande bemerkt
Sie knnen mit in-Step verschiedene Formen von Trendanalyse durchfhren, Sie mssen lediglich die
Datei fr die gewnschte Analyse konfigurieren klicken Sie dazu einfach die Schaltflche Konfigurie-
ren an in-Step bietet Ihnen jetzt eine Liste verfgbarer Filter an.
284
Filter fr die Analyse definieren
Sie knnen hier auch mehrere Filter mit Doppelklick auswhlen und sie per UND bzw. ODER kombi-
nieren. Zustzlich gibt es fr alle unterstrichenen, blauen Teile der Filterbedingung Alternativen: Einfach
draufklicken und die Alternativen werden Ihnen angeboten. Mit diesen Mitteln knnen Sie uerst kom-
plexe Filterbedingungen fr Ihre Trendanalyse definieren, besser gesagt: zusammenklicken. Aber zurck
zur MTA:
! Gehen Sie nun auf die Registerkarte Daten zurck. Hier finden Sie eine Schaltflche
Hinzufgen. Das ist sozusagen der Auslser fr die Momentaufnahme: Wenn Sie darauf
klicken, dann filtert in-Step die Aktivitten des laufenden Projekts nach der formulierten
Bedingung. Die so ermittelten Aktivitten listet in-Step im gleichnamigen Aktivitten-Feld
auf der Registerkarte Daten auf. In unserem Falle hat in-Step die beiden Meilensteine des
Projekts gefunden, die beide noch im Zustand geplant sind. in-Step hlt sie mit ihren
aktuellen Planterminen fest. Dabei knnen Sie zwischen Startterminen und Endterminen
whlen. Die so gewonnene Datenreihe wird unter dem aktuellen Tagesdatum in der XML-
Datei gespeichert, wenn Sie diesen Dialog mit OK verlassen.
285
Schritt 3: Das Projekt luft: Momentaufnahmen der Meilensteine
sammeln
Eine Momentaufnahme macht noch keinen Trend. Bearbeiten Sie also
in regelmigen Abstnden die XML-Datei erneut.
Gehen Sie dazu auf die Registerkarte Daten. Um eine neue Momentaufnahme zu machen,
mssen Sie nur auf die Schaltflche Hinzufgen klicken. in-Step wendet dann wieder die
Filterbedingung auf die zu diesem Zeitpunkt vorhandenen Aktivitten des Projekts an. Es
selektiert die Meilensteine und hlt sie mit ihren jetzt mglicherweise vernderten Plan-
daten unter dem aktuellen Tagesdatum fest. So entsteht eine neue Datenreihe in der XML-
Datei.
Wenn Sie sich einen berblick darber verschaffen wollen, wie viele Datenreihen es in der
XML-Datei bereits gibt, dann ffnen Sie die Dropdown-Liste Datum. Sobald Sie ein Datum in
der Liste auswhlen, werden Ihnen die Aktivitten angezeigt, die in-Step bei dieser Moment-
aufnahme ermittelt hat. Eine versehentlich erzeugte Datenreihe lschen so: Whlen Sie das
entsprechende Datum in der Dropdown-Liste aus und klicken Sie dann auf Entfernen.
Im Berichtszeitraum werden in regelmigen Abstnden Momentaufnahmen
der Meilensteine gemacht
286
Schritt 4: Trends im Projekt erkennen: Momentausnahmen aus-
werten
Sobald Sie mehrere Momentaufnahmen gespeichert haben, knnen
Sie die darin verborgenen Trends sichtbar machen. Whlen Sie dazu im Kontextmen der
XML-Datei den Menpunkt Diagramm erstellen.
Ein Trenddiagramm erzeugen
in-Step bertrgt dann die Datenreihen aus der XML-Datei zur Aufbereitung nach MS Excel.
Das Ergebnis wird Ihnen sofort angezeigt.
Schauen Sie einmal in die nachfolgende Abbildung: Sie sehen, dass fr die beiden Meilenstei-
ne aus unserem Beispiel genauer fr die Entwicklung ihrer Plantermine Trendkurven in
verschiedenen Farben erzeugt wurden. Die waagerechte Achse bildet den berprfungs-
287
zeitraum ab, die senkrechte den Planungszeitraum. Die Punkte auf den Trendkurven markie-
ren den Plantermin des Meilensteines am Tag einer Momentaufnahme.
So viel knnen in-Step und MS Excel fr Sie tun. Die Interpretation und die Schlussfolgerungen
liegen nun bei Ihnen.
Wie sieht es damit in unserem Beispielprojekt aus? Nachdem sich die Planung bis zum dritten
Stichtag als recht stabil erwiesen hat, steigen beiden Trendkurven jetzt an. Was wrden Sie
dem verantwortlichen Projektleiter raten? Nun, vielleicht sollte er bis zum nchsten Stichtag
sein Projekt mit ruhiger Hand weiterfhren. Ein leichtes Schwanken der Kurve um die waa-
gerechte Ideallinie ist durch aus normal. Wenn sich der Trend allerdings fortsetzt, dann ms-
sen die Ursachen gefunden und Manahmen ergriffen werden ...
Die grafische Darstellung der gesammelten Momentaufnahmen als Trend-
kurven mit MS Excel
288
Noch mehr Trends
Wir haben bereits darauf hingewiesen und beim Zusammenklicken
der Filterbedingung haben Sie es gesehen: Die Trendanalyse ist nicht nur auf Meilensteine
begrenzt. in-Step bietet Ihnen die Mglichkeit, fr beliebige Arten von Aktivitten Trends im
Verlauf Ihres Projekts zu ermitteln. Sie knnen fr die Aktivitten, die Sie verfolgen wollen,
auerordentlich komplexe Filterbedingungen formulieren. Dabei knnen Sie auch solche Ei-
genschaften von Aktivitten zur Selektion verwenden, die Sie selbst definiert haben. Probie-
ren Sie es doch einfach aus.
289
Anhang: So arbeiten Sie mit eigenen Bildschirmformularen
So arbeiten Sie mit eigenen Bildschirm-
formularen direkt in in-Step
Die Vorbereitung: Ein Bildschirmformular als Produkttyp
in einem Prozess anlegen 290
Schritt 1:
Eine Vorlage fr den Produkttyp nderungsantrag
entwickeln 291
Schritt 2:
nderungsantrag als einen in-Step-eigenen
Dokumenttyp einfhren 294
Schritt 3:
Die Vorlagedatei unter in-Step bereitstellen 296
Schritt 4:
Den Produkttyp nderungsantrag im Prozessmodell
definieren 297
Erfassen, versionieren, auswerten der Einsatz von
Bildschirmformularen im Projekt 298
290
So arbeiten Sie mit eigenen Bildschirmformularen direkt
in in-Step
in-Step speichert und versioniert alle Produkte, die im Verlauf eines
Projekts entstehen. Es fungiert also als Konfigurationsmanagementsystem. In dieser Rolle sorgt
in-Step dafr, dass jedes Produkt, das ein Projektmitarbeiter zur Bearbeitung ausleiht, gleich
mit dem richtigen Werkzeug geffnet wird.
Im Projektverlauf entstehen aber auch Produkte, bei denen es primr darauf ankommt,
mglichst viele davon einfach und schnell zu erfassen, gegebenenfalls zu ndern und auszu-
werten. Eine darber hinaus gehende Werkzeugfunktionalitt wird fr die Entwicklung die-
ser Produkte nicht bentigt. Denken Sie an Anforderungen, Fehlermeldungen oder nde-
rungsantrge. Warum soll man solche Produkte mit einem speziellen Werkzeug bearbeiten
warum nicht gleich mit in-Step?
Ja, warum eigentlich nicht? in-Step bietet genau fr diese Flle einen eigenen Produkttyp an:
die Bildschirmformulare.
Wie die meisten Produkte, die in einem Projekt entstehen, basieren auch die Bildschirmformulare
auf Vorlagen und zwar auf XML-Dateien. Damit bietet sich dieser in-Step-eigene Produkttyp
natrlich auch immer dann an, wenn man speziell Produkte im XML-Format erzeugen, spei-
chern und ihre Inhalte mit mglichst wenig Aufwand ohne ein Werkzeug oder eine spezielle
Anwendung einfach ber einen passenden Dialog bearbeiten mchte.
Lesen Sie hier, wie Sie mit Bildschirmformularen unter in-Step arbeiten.
Die Vorbereitung: Ein Bildschirmformular als Produkttyp in
einem Prozess anlegen
Zunchst mssen Sie Ihren Prozess so einrichten, dass die gewnsch-
ten Bildschirmformulare als Produkttypen fr alle Projekte zur Verfgung stehen, die mit Ih-
rem Prozess arbeiten sollen. Wie das geht, zeigen wir Ihnen jetzt am Beispiel:
Schauen wir dazu einem Prozessmodellierer ber die Schulter. Er ist gerade bei folgenden
berlegungen angekommen: Wenn man in einem IT-Projekt nderungsmanagement betrei-
ben will, braucht man einen Produkttyp nderungsantrag. Ein nderungsantrag kann sich
auf einen Fehler beziehen oder auch auf eine Idee fr neue Funktionen. Jeder nderungsan-
trag hat neben dieser (nderungs-)Art, eine Prioritt, eine ausfhrliche Beschreibung und
291
einen Bearbeiter. nderungsantrge sollen in Hinsicht auf Ihre Art und Prioritt sowie ihren
Bearbeiter sortiert und ausgewertet werden knnen. Deshalb entschliet er sich, einen spezi-
ellen Produkttyp nderungsantrag einzufhren, der ein Bildschirmformular zur Erfassung der
nderungsantrge bereitstellt. in-Step soll dabei nicht nur wie bei normalen Produkttypen
die Speicherung und Versionierung bernehmen. Die nderungsantrge sollen auch direkt
mit in-Step angelegt und editiert werden knnen. Auerdem soll es unter in-Step mglich sein,
die nderungsantrge nach ihren Eigenschaften Art, Prioritt und Bearbeiter auszuwerten,
Listen daraus zu erstellen, Sichten darauf zu definieren etc.
Folgen wir dem Bearbeiter nun Schritt fr Schritt bei der Realisierung seiner Absicht.
Schritt 1: Eine Vorlage fr den Produkttyp nderungsantrag entwi-
ckeln
Ein in-Step-eigener Produkttyp setzt eine XML-Vorlagedatei voraus. Sie
definiert das Bildschirmformular, mit dem die Daten erfasst und angezeigt werden. Aus der
Vorlagedatei wird dann spter im laufenden Projekt pro nderungsantrag eine spezifische
XML-Datei erzeugt, die direkt mit in-Step bearbeitet und in in-Step gespeichert wird.
Diese Vorlagedatei wird wie auch die Vorlagen normaler Produkttypen auerhalb von
in-Step mit einem geeigneten Werkzeug erstellt. Der Bearbeiter hat mit Hilfe eines XML-Edi-
tors eine Datei erzeugt, die das Layout des Bildschirmformulars beschreibt. Das Ergebnis, die
Vorlagedatei nderungsantrag.isd, sehen Sie hier:
292
Ein Blick auf die Vorlagedatei fr einen nderungsantrag im XML-Editor.
Kleiner Aufwand fr eine groe Wirkung
293
So sieht das Bildschirmformular aus, das diese XML-Vorlagedatei beschreibt:
Das Bildschirmformular zur Erfassung und Bearbeitung von nderungs-
antrgen
Schauen wir uns die XML-Source einmal genauer an. Und zwar speziell die Stellen, an denen
die Dropdown-Listen fr Art und Prioritt sowie den Bearbeiter definiert sind.
<DropDownList Name="Type" Left="1400" Top="100" Width="2000" Property="Art"/>
<DropDownList Name="Priority" Left="1400" Top="500" Width="2000"
Property="Prioritt"/>
<DropDownList Name="Worker" Left="1400" Top="100" Width="4900" Height="300"
Property="Bearbeiter"/>
Fr jedes der drei Elemente ist jeweils eine Property definiert: nmlich Art, Prioritt und Bear-
beiter. Damit wird Folgendes erreicht: Die Werte, die fr diese Elemente eingegeben werden,
werden nicht nur in der XML-Datei gespeichert. Sie werden pro nderungsantrag auch direkt
in der in-Step-Datenbank abgelegt, sodass in-Step sie unter anderem auswerten kann.
294
Am Rande bemerkt
Auf dem Bildschirmformular befinden sich noch weitere Felder wie Beschreibung
und Aktion. Alles, was hier eingegeben wird, wird zwar direkt in der XML-Datei
und mit ihr zusammen dann in in-Step gespeichert. Diese Felder sind aber nur ber
das Bildschirmformular, nicht jedoch direkt fr in-Step zugnglich. Denn ihnen
fehlt eine entsprechende Property.
Unsere generelle Empfehlung lautet: Whlen Sie nur solche Felder fr die direkte
Speicherung unter in-Step aus, die Sie auch auswerten wollen. Lange Textfelder
wie die Beschreibung in den nderungsantrgen gehren sicher nicht dazu. Sie
fllen nur die in-Step-Datenbank unntig mit groen Datenmengen auf.
Der Haken bei der Sache ist: in-Step wei noch nichts von den nderungsantrgen und ihren
drei charakteristischen Eigenschaften. Das ndert unser Bearbeiter jetzt.
Schritt 2: nderungsantrag als einen in-Step-eigenen Dokumenttyp
einfhren
Die als XML-Dateien angelegten nderungsantrge sollen zum einen
als ganz normale Produkte von in-Step gespeichert und versioniert werden. Zum anderen
sollen sie mit in-Step direkt erstellt und bearbeitet werden. Darber hinaus soll in-Step auch
noch in der Lage sein, sie nach den drei definierten charakteristischen Merkmalen auszuwer-
ten. Um das leisten zu knnen, muss in-Step nicht nur den Produkttyp nderungsantrag ken-
nen und eine Vorlage fr alle Produkte des Typs bereithalten. Es muss auch die drei charakte-
ristischen Merkmale der nderungsantrge, also ihre relevanten Eigenschaften Art, Prioritt
und Bearbeiter kennen und Werte dazu speichern knnen. Damit ist in-Step dann zum Bei-
spiel in der Lage, Auswertungen wie Zeige alle nderungsantrge der Art Fehler an, deren
Prioritt hoch ist vorzunehmen.
Deshalb wird in diesem Schritt der nderungsantrag mit seinen drei Eigenschaften zum Meta-
modell von in-Step also zu seiner internen Speicherstruktur als ein benutzerdefiniertes
IN-STEP DOCUMENT hinzugefgt. Der Bearbeiter geht dazu so vor:
! Er whlt im Hauptmen unter Extras den Punkt Kategorien an. Darauf ffnet in-Step ein
Dialogfeld. Darin sind alle Kategorien oder anders ausgedrckt alle Metamodell-
elemente aufgefhrt, in denen in-Step entstehende Daten ablegt. Sie sollen nun um eine
neue, benutzereigene Kategorie NDERUNGSANTRAG ergnzt werden.
295
! NDERUNGSANTRAG ist ein Spezialfall eines IN-STEP DOCUMENTs. Deshalb ffnet der
Bearbeiter das Kontextmen von IN-STEP DOCUMENT und klickt darin den Menpunkt
Neu an. in-Step bietet ihm daraufhin einen Eigenschaften-Dialog an. Dort trgt er zunchst
den Namen NDERUNGSANTRAG ein und definiert dann die charakteristischen Eigen-
schaften eines nderungsantrags also Art, Bearbeiter und Prioritt. Zu jeder Eigen-
schaft gibt der Bearbeiter, den Typ, die Kardinalitt, bei Aufzhlungen zustzlich die
Wertemenge und einen Defaultwert an. in-Step ist damit jetzt prinzipiell in der Lage, diese
drei Eigenschaften pro nderungsantrag in seiner Datenbank zu speichern und sie auszu-
werten.
Der Bearbeiter hat unter IN-STEP DOCUMENT eine neue Kategorie NDE-
RUNGSANTRAG angelegt
296
Schritt 3: Die Vorlagedatei unter in-Step bereitstellen
Jetzt muss in-Step die XML-Datei nderungsantrag.isd als Vorlage fr
nderungsantrge kennen lernen. Dazu muss die Datei in den Vorlagenordner von in-Step
bernommen werden.
ber die Schaltflche Vorlagen in der in-Step-Prozessleiste wird der Vorlagenordner geffnet.
Die bernahme der Datei geschieht dann ganz einfach per Drag & Drop. Dabei ist lediglich zu
beachten, dass der Vorlagedatei nderungsantra.isd die neue Kategorie NDERUNGSAN-
TRAG zugewiesen wird. Im Eigenschaften-Dialog der Vorlagedatei findet sich eine Dropdown-
Liste, in der alle Kategorien zur Auswahl angeboten werden. Die neue, benutzereigene Kate-
gorie NDERUNGSANTRAG ist natrlich auch dabei.
Der Bearbeiter weist hier der Vorlagedatei die neue Kategorie NDERUNGS-
ANTRAG zu. Ein Doppelklick ffnet den Eigenschaften-Dialog
297
Schritt 4: Den Produkttyp nderungsantrag im Prozessmodell
definieren
Nun fehlt nur noch eines: ein Prozessmodell, in dem der nderungs-
antrag als Produkttyp vorkommt.
Hier fgen sich alle Teile zusammen: Nachdem der Bearbeiter den Produkttyp 1.1 nderungs-
antrag im Prozessmodell angelegt hat, definiert er im zugehrigen Eigenschaften-Dialog, von
welcher Kategorie die Exemplare (oder Instanzen) dieses Produkttyps sein sollen: Er whlt als
Instanzkategorie NDERUNGSANTRAG. Dann ordnet er dem neuen Produkttyp die Vorlage-
datei zu, die er gerade in den Vorlagenordner aufgenommen hat.
So wird der Produkttyp nderungsantrag im Prozessmodell angelegt
298
Die vorgestellten Schritte 1 bis 4 waren relativ kompliziert? Zum Trost: Sie mssen nur ein
einziges Mal durchlaufen werden nmlich bei der Prozessdefinition. Ist der Prozess mit allen
Produkttypen vollstndig eingegeben, kann er in jedem neuen Projekt eingesetzt werden.
Wie sieht nun die Verwendung eines Bildschirmformulars in einem Projekt aus? Sehr, sehr
einfach. Kommen Sie mit. Wir gehen jetzt mitten hinein in die Projektpraxis:
Erfassen, versionieren, auswerten der Einsatz von Bildschirm-
formularen im Projekt
Diesmal schauen wir einer Projektmitarbeiterin ber die Schulter, die
an einem Wartungsprojekt beteiligt ist. Dieses Projekt basiert auf dem Prozess, den der Bear-
beiter, dem wir eben zugesehen haben, entwickelt hat. Bei der Mitarbeiterin stapeln sich
nderungsanforderungen. Sie erfasst sie in Form von nderungsantrgen. nderungsantr-
ge erstellen so heit denn auch die Aktivitt, die sie gerade bearbeitet. Das Ergebnis dieser
Aktivitt ist ein Ordner mit nderungsantrgen. Jeder nderungsantrag wird mit dem
Bildschirmformular eingegeben, das der Prozessmodellierer entwickelt hat.
Die Erfassung, Bearbeitung und Versionierung geht fast wie von selbst berzeugen Sie sich
durch einen Blick in die nachfolgende Abbildung:
299
Auf der Basis der in Schritt 1 definierten Vorlage wird hier im Projekt der
konkrete nderungsantrag Grafik wre schn erstellt. Dazu verfgt in-Step
ber eine eigene Laufzeitkomponente. Es ist also kein weiteres Werkzeug
ntig, um die XML-Dateien der nderungsantrge zu ffnen und zu bearbei-
ten
300
Ein weiterer Nutzen dieser Technik entsteht durch die Mglichkeit, die erfassten nderungs-
antrge mit Hilfe der in-Step-Auswertungsfunktionen zu sortieren oder zu selektieren. In un-
serem Beispielprojekt wird eine Liste aller nderungsantrge der Art Fehler mit der Prioritt
mittel oder hoch bentigt. Die Voraussetzungen dafr hat der Bearbeiter in Schritt 2
geschaffen: in-Step kennt die Eigenschaften Art und Prioritt eines nderungsantrags. Der
Rest liegt in der Hand der Projektmitarbeiterin. So klickt die Bearbeiterin die gewnschte
Auswertung zusammen:
! Sie legt zunchst eine neue Auswertung unter der Bezeichnung Liste der nderungsan-
trge an.
! Im zugehrigen Eigenschaften-Dialog definiert sie auf der Registerkarte Allgemein, wel-
che Spalten die Liste aufweisen soll.
! Dann legt sie auf der Registerkarte Filterbedingungen die Auswahlkriterien fest.
Am Bildschirm sieht das so aus:
301
So wird eine Auswertung definiert
302
Und das Ergebnis? Das erhlt sie per Mausklick.
Hier lsst sich die Bearbeiterin die Ergebnisliste der Auswertung direkt unter
in-Step anzeigen. Alternativ kann sie die Auswertung mit MS Word, MS Excel,
als XML- oder HTML-Datei ausgeben
Eine einmal definierte Auswertung kann natrlich jederzeit wieder durchgefhrt werden. Ein
Doppelklick auf dem entsprechenden Eintrag im Fenster aller Auswertungen gengt.
Fassen wir zusammen:
Die in-Step-eigenen Bildschirmformulare bieten sich immer dann an, wenn es bei einem Produkt-
typ auf Folgendes ankommt:
! die schnelle und einfache Eingabe der Produktinhalte,
! die gezielte Auswertung aller Produkte des Typs nach benutzerdefinierten Merkmalen,
303
! das XML-Format (weil die Produkte beispielsweise in diesem Format weitergegeben wer-
den sollen oder bereits so vorliegen).
Bildschirmformulare lassen sich mit XML-Kenntnissen einfach realisieren. Und der dafr ein-
malig investierte Aufwand lohnt sich: Die Bearbeitung dieser Produkte im laufenden Projekt
ist sehr einfach und komfortabel. Probieren Sie es aus.
304
Index
Index
A
Ad-hoc-Workflow 3
Aktivitt
abschlieen 122
anlegen 73
freie 8, 136
iterieren 115
nachbessern 123
planen 137
Registerkarte Planung 135
verfeinern 89
wiederholen 115
Aktivitt planen
Aufwand 140
Beginn 137
Dauer 138
Einschrnkung 139
Ende 137
freie 136
Kosten 140
mit Gruppen 141
nicht-elementare, 141
Unterbrechungsanteil 138
Aktivittenplanung 83
Aktivittstyp 1, 5
Meilenstein 152
Arbeitszeit 55
Ausgangsprodukt
einer Folgeaktivitt als Eingang zuordnen 79
Auswertung 167
neue anlegen 169
starten 168
B
Balkendiagramm 157
Bearbeiter
zuordnen 74
305
Index
Bearbeitereinsatz 135
einer Gruppe 141
Budgetplanung 147
E
Eigenschaften-Dialog
einer Rolle 15
eines Aktivittstyps 9
eines Produkttyps 17
eines Projekts 45
Ein- und Ausgangsprodukte
anlegen/zuordnen 75
Ein- und ausgehende Produkte
zuordnen 91
Ende-Anfang-Beziehung 148
Ereignisse
in Zustandsautomaten 30
F
Fixieren von Produkten 85
G
Gantt-Chart 157
Gliederungspunkt
fr Aktivittstypen 12
fr Produkttypen 18
Grobplanung 146
Gruppe 58, 141
I
Iteration 111
Auslser fr 112
K
Kardinalitt
im Produktfluss 23
Notation der 7
von Aktivitts- und Produkttypen 1, 7
306
Index
Kategorien 63
Konfigurationsmanagement 84
Konfigurationsmanagementsystem 24
Kontrollfluss 24, 82, 147
Kosten einer Aktivitt
fr Gruppe 142
fr Pool 143
Kosten und Termine
planen und kontrollieren 124
Kosten- und Terminkontrolle
das Prinzip 125
Voreinstellungen und Vorgabewerte 127
Vorgaben beim Mitarbeiter 132
Vorgaben im Prozessmodell 127
M
Meilenstein 152
Microsoft Project 157
Add-In zum Projektvergleich 163
Microsoft Visio 166
Mitarbeiter
Aktivitten zuordnen 93
anlegen/bearbeiten 54
aus Projekt entfernen 56
Gruppe 58
in Projekt aufnehmen 55
lschen 58
Pool 60
Mitarbeitereintrag
erstellen 57
N
Nachbesserung 123
P
Phase 145
Phasenplanung 155
Erste Phase in Aktivitten gliedern 150
Meilensteine als Kostenbremse setzen 152
Workflow, Kosten und Termine der Aktivitten planen 151
307
Index
Plandaten
speichern 157
Planung
fortschreiben 145
Pool 60, 143
PRINCE 40, 145
Produkt
anlegen 76
Fertig stellen 86
fertig stellen 114
fixieren 85, 107
freies 102
verfeinern 88
Produkte
Fixierte Produkte aktualisieren 121
freie 8
Produktfluss 1, 5, 22, 24
Produktrevision 98
Produkttyp 1, 5
externer 18
Produktversion 85
Projekt
anlegen/beschreiben 42
einrichten 40
in in-Step 39
Start-up eines 36
Projekt-Assistent 42
Projektadministrator 61
Projektdiagramm 166
Projektinitialisierung 145, 147
Budget vorgeben 146
Kosten und Termine planen 149
Phasen anlegen 146
Projektplan 157
aktualisieren 160
bearbeiten 160
erstellen 157
in in-Step aufnehmen 159
versionieren 162
308
Index
Prozess
anlegen/anpassen 48
sichern 53
Prozessdiagramm 35
Prozessmodell 1
als Muster 5
als Typenmodell 6
R
Rechte 61
an Produkten 63
auf Projektebene 61
auf Systemebene 61
Rechte vergeben 92
Rechtekonzept 61
Referenz-Aktivittstyp 12
Referenz-Produkttyp 18
Revision 85
Rolle 2, 6, 14, 55
S
Sequenz
einfache 96
System
anlegen/auswhlen 41
in in-Step 38
Systemadministrator 61, 63
T
Tagessatz 55
einer Rolle 127
eines Mitarbeiters 132
im Projekt 132
Termin- und Kostenplanung 82
Transition. Siehe Siehe Zustandsbergang
V
V-Modell 1, 8, 33, 40, 145
309
Index
Versionsvergleich
Code-Dateien 166
Project-Dateien 163
Word-Dateien 166
Verzgerung 148
Vorlage
fr Produkte 20
Vorlagenverzeichnis 20
W
Workflow 1, 67, 68, 73, 82, 84, 88, 92, 94
Grundkonstrukte eines 95
Iterationen 111
paralleler 107
planen 67
sequenzieller 96
Synchronisation von sequenziellen Ablufen 99
Wartezustnde vermeiden 103
Workflow-Planung
Schnellstart 88
Z
Zustand
eines Aktivitts- und Produkttyps 5
Zustand setzen
vs. Fertig stellen 86
Zustnde
Zustandsautomat
...fr Aktivitt 96
...fr Produkt 96
fr Aktivitts- und Produkttypen 27
fr Meilenstein 152, 156
Zustandsbergang 32
Zustandsbergnge
Zustandsbergangsdiagramm 34
Zyklen 51

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