Barrierefreie

PDF-Dokumente
aus MS Word

Diese Arbeitshilfe wurde erstellt von:

WEB for ALL (im VbI e.V.)
Alte Eppelheimer Str. 38
69115 Heidelberg
Autor: Benjamin Griemann
Erstellungsdatum: 04.06.2009
Version 1.1

Inhalt
Vorbemerkung

Merkmale barrierefreier PDF-Dateien

Grenzen der Barrierefreiheit bei PDF-Dateien

Vorbereitungen in Word

Umwandlung in PDF

Weiterverarbeitung in Acrobat

Glossar

10

Praktische Tastenkrzel in Adobe Acrobat

10

WEB for ALL (im VbI e.V.), Alte Eppelheimer Strae 38, 69115 Heidelberg

Vorbemerkung
PDF-Dateien sind hufiger Bestandteil von Internet-Angeboten. Sie sollten genauso
wie andere im Internet angebotene Inhalte so gestaltet werden, dass sie von
Menschen mit Behinderungen ohne fremde Hilfe genutzt werden knnen.
Diese Arbeitshilfe beschreibt einen typischen Arbeitsablauf zur Erstellung
zugnglicher PDF-Dateien aus der Ausgangsanwendung Microsoft Word. Die
Umwandlung und Nachbearbeitung erfolgt mit der weit verbreiteten Software Acrobat
Professional von Adobe. Die Ausfhrungen beziehen sich auf die Version 9, sind
aber in hnlicher Weise auch auf Vorgngerversionen anzuwenden. Zur Nutzung
dieser Arbeitshilfe sind Grundkenntnisse im Umgang mit den genannten
Programmen erforderlich.

Merkmale barrierefreier PDF-Dateien

Fr die Zugnglichkeit von PDF-Dateien lassen sich eindeutige Merkmale festlegen:
Barrierefreie PDF-Dokumente zeichnen sich z. B. aus durch
Strukturinformationen (Tags)
Bildbeschreibungen
Verzicht auf Schriftgrafiken
Lesezeichen
Angaben zur verwendeten Sprache
Eindeutige Dokumententitel
Meta-Daten
Aktive Links
Gute Kontraste / selbst whlbare Farbeinstellungen
Abwrtskompatibilitt

Grenzen der Barrierefreiheit bei PDF-Dateien

Das Thema PDF und Barrierefreiheit ist noch relativ jung. Die Entwicklung
entsprechender Tools zur automatischen Erstellung zugnglicher Dateien steckt
noch in den Kinderschuhen.
Viele Prozesse zur Verbesserung der Barrierefreiheit lassen sich auch nicht
automatisieren (z. B. die Formulierung von Bildbeschreibungen oder
aussagekrftigen Linktexten). Eine rein technisch verstandene Barrierefreiheit ist
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nicht ausreichend. Bei der Suche nach Lsungen mssen Kompromisse abgewogen
werden.
PDF-Dokumente lassen sich nur in engen Grenzen verndern, nicht alle
Barrieren knnen beim aktuellen Stand der Technik beseitigt werden.
nderungen an der Ausgangsdatei machen nachtrgliche Optimierungen an
der PDF-Datei wertlos.
Der zeitliche Aufwand barrierefreier PDF-Dateien kann sehr hoch sein. Es
sollten ggf. nach Relevanz der Inhalte Prioritten gesetzt werden.
Nicht alle Nutzeragenten (z.B. Screenreader) fr behinderte Nutzer knnen
Strukturinformationen aus einem PDF-Dokument auswerten.

Vorbereitungen in Word
Rechtschreibung und Formatierung prfen
Da sich Texte in Adobe Acrobat nur sehr begrenzt
formatieren lassen, sollte das Dokument soweit wie
mglich in Word vorbereitet werden. Beheben Sie
mgliche Rechtschreib- und Formatierungsfehler
unbedingt bevor Sie den Konvertierungsprozess starten.
Verwenden Sie Absatzzeichen () und Umbrche korrekt
und vermeiden Sie manuelle Leerzeilen. Absatzzeichen
sollten Sie nicht dazu verwenden, grere
Zeilenabstnde zu schaffen, da Screenreader fr jeden

Absatzformatierung in Word 2003

leeren Absatz leer vorlesen. Definieren Sie Abstnde

stattdessen in den Formatvorlagen.

Mit Formatvorlagen arbeiten

Die Regel, Inhalt und Layout zu trennen, gilt auch fr die Verwendung von
Textverarbeitungsprogrammen. Die Arbeit mit Formatvorlagen in Word erleichtert
nicht nur die Bearbeitung des Dokuments, sondern sorgt auch dafr, dass
Strukturinformationen erzeugt werden. Diese Informationen sind fr eine optimale
Zugnglichkeit grundlegend. Nur wenn blinde Nutzer wissen, bei welchen Texten es
sich um berschriften handelt, knnen sie diese direkt anwhlen, ohne sich den
gesamten Inhalt immer wieder vorlesen lassen zu mssen. Formatvorlagen sind

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Voraussetzung dafr, dass bei der spteren
Konvertierung Strukturinformationen (Tags) im PDFDokument angelegt werden.
Zeichnen Sie insbesondere berschriften und
Aufzhlungslisten aus. Ordnen Sie tabellarische Inhalte
nicht mit der Tabulatortaste an, sondern legen Sie hierfr
echte Tabellenstrukturen an.
Erzeugen Sie Einrckungen nicht mit der Leer- sondern
mit der Tabulatortaste.
Teilweise werden, je nach verwendeter SoftwareVersion, die Namen der Word-Formatvorlagen als TagBezeichnung in das PDF-Dokument bernommen. Es ist
zu empfehlen, berschriften-Formatvorlagen Hx oder
Headingx zu nennen, da die standardmig von Word
verwendeten Bezeichnungen berschrift x
mglicherweise nicht von allen Screenreadern erkannt
werden. Grundstzlich empfiehlt Adobe die

Aufgabenbereich Formatvorlagen
und Formatierung in Word 2003

Verwendung von Standard-Tags, um eine weitgehende

Kompatibilitt zu gewhrleisten.

Meta-Daten ablegen
Meta-Daten helfen dabei, das Dokument zu identifizieren und fr Suchmaschinen
leichter durchsuchbar zu machen. Bereits in Word knnen Titel, Schlagwrter und
Angaben zur Autorenschaft hinterlegt werden (Menpunkt
Datei/Eigenschaften/Zusammenfassung). Die Angaben werden bei der PDFKonvertierung bernommen.

Links aktivieren
Alle Verknpfungen im Dokument mssen aktiviert
werden (rechte Maustaste: Hyperlink). Sprungmarken
innerhalb des Dokuments brauchen nicht definiert
werden, da sie bei der PDF-Umwandlung nicht
bernommen werden.
Im Karteireiter Web knnen
Alternativtexte abgelegt werden.
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Bilder beschreiben
Abbildungen mit aussagekraftigem Informationsgehalt mssen beschrieben werden,
damit blinde Nutzer auf die Informationen zugreifen knnen. Klicken Sie dazu mit der
rechten Maustaste auf das Bild und whlen Sie den Karteireiter Web aus. In das
Feld Alternativer Text knnen Sie nun eine mglichst knappe, aber aussagekrftige
Beschreibung eingeben. Die Beschreibungen werden bei der PDF-Konvertierung
bernommen.

Umwandlung in PDF
Konvertierungseinstellungen
Vor dem Konvertieren sollte die
Abwrtskompatibilitt und
Lesezeichenkonvertierung eingestellt werden.
Klicken Sie im Men Adobe PDF auf den Punkt
Konvertierungseinstellungen ndern und
whlen Sie Im Feld Einstellungen/Erweiterte
Einstellungen/Kompatibilittden Eintrag Acrobat 5.0 [PDF 1.4] aus.
Die Lesezeichenkonvertierung wird im Karteireiter Lesezeichen konfiguriert. Whlen
Sie hier aus, aus welchen Formatvorlagen die Lesezeichen erstellt werden sollen.
Setzen Sie im Karteireiter Sicherheit das Hkchen bei Textzugriff fr
Bildschirmsehhilfen fr Sehbehinderte aktivieren. Dies ermglicht den Zugriff fr
moderne Screenreader, auch wenn ein Kennwortschutz besteht.

Konvertierung starten
Die Konvertierung wird im Men Adobe PDF mit dem Menpunkt In Adobe-PDF
konvertieren gestartet. Bitte Beachten: PDFs niemals ber den Druckdialog
erzeugen!

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Weiterverarbeitung in Acrobat
Erst testen, dann weiterarbeiten
Nach der Umwandlung wird das Dokument in der Regel automatisch in Adobe
Acrobat geffnet. Vor der weiteren Bearbeitung sollte das PDF-Dokument
unbedingt ber den Menpunkt Erweitert/Ein-/Ausgabehilfe/Vollstndige Prfung
getestet werden. Es knnen Probleme auftauchen, die nur in Word behoben werden
knnen, wie z. B. fehlende ASCII-Kodierung von Zeichen. Erst wenn die Prfroutine
keine Fehler mehr anzeigt, sollten Sie mit der weiteren Bearbeitung des PDFDokuments fortfahren. Anderenfalls mssen Sie das Ausgangsdokument in Word
bearbeiten und nochmals konvertieren.

Acrobat einrichten
Fr die berprfung auf Barrierefreiheit werden Navigationsfenster bentigt, die
bersichtlich in der linken Navigationsleiste angeordnet werden knnen. Klicken Sie
im Men Anzeige auf den Menpunkt Navigationsfenster und whlen das
gewnschte Fenster aus. Es ffnet sich ein frei verschiebbares Fenster mit
Karteireitern. Diese knnen Sie mit der linken Maustaste in die linke Navigationsleiste
ziehen.
Fr die weitere Bearbeitung bentigen Sie folgende Navigationsfenster:
Seiten
Lesezeichen
Tags
Reihenfolge

Lesezeichen automatisch einblenden

Bei lngeren PDF-Dokumenten kann der Nutzer beim Navigieren untersttzt werden,
indem standardmig beim ffnen des Dokuments Lesezeichen angezeigt werden:
Whlen Sie dazu im Karteireiter Datei/Eigenschaften/Ansicht beim ffnen unter
Navigationsregister den Eintrag Lesezeichen-Fenster und Seite aus.

Dokumententitel anzeigen
Ein eindeutiger und gut verstndlicher Dokumententitel ist wichtig fr die Orientierung
bei mehreren gleichzeitig geffneten Dokumenten. Er sollte in der Fensterleiste oben

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links angezeigt werden. Whlen Sie im Karteireiter Datei/Eigenschaften/Ansicht
beim ffnen unter Fensteroptionen: Einblenden den Eintrag Dokumententitel aus.

Hauptsprache festlegen
Die Hauptsprache des Dokuments sollte im Men unter
Datei/Einstellungen/Erweitert/Leseoptionen eingestellt werden. Eine korrekte
Festlegung ist wichtig, damit Screenreader die richtige Aussprache whlen.

Tab-Reihenfolge bestimmen
Tastaturnutzer verwenden die Tabulatortaste, um im PDF-Dokument von Element zu
Element zu gelangen. Die Tabulator-Reihenfolge sollte sinnvoll sein und sich an der
Dokumentstruktur orientieren. Markieren Sie dazu im Navigationsfenster Seiten alle
Seiten des Dokuments und whlen Sie im Kontextmen den Punkt
Seiteneigenschaften aus. Aktivieren Sie anschlieend im Karteireiter TabReihenfolge den Punkt Dokument-Struktur.

Lesereihenfolge berprfen
Sehenden Nutzern mag die Lesereihenfolge eines Dokuments logisch erscheinen.
Das heit aber nicht, dass die Inhalten auch von einem Screenreader in der richtigen
Reihenfolge vorgelesen werden. Die Lesereihenfolge kann im Navigationsfenster
Reihenfolge stichpunktartig berprft werden.

Rollenzuordnung bearbeiten
Im PDF-Dokument werden allen Tag-Namen
bestimmte Rollen zugewiesen, um sie zum
Beispiel eindeutig als berschrift zu
identifizieren. Beispielsweise sollte der Tag.Bezeichnung berschrift 1 die Rolle H1
zugewiesen werden. Aktuelle Screenreader
richten sich zwar noch nicht nach dieser
Rollenzuordnung, fr zuknftige
Anwendungen sollte diese aber korrekt sein.
Im Navigationsfenster Tags knnen Sie die

Aufgeklapptes Kontextmen

Rollenzuordnung im Kontextmen unter dem Punkt Rollenzuordnung bearbeiten

berprfen. Klappen Sie dazu die Dokumentrolle auf und bearbeiten Sie die
Zuordnung ggf. mit Element ndern.

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Tags berprfen und editieren

Strukturinformationen werden bei der Umwandlung in das PDF-Format automatisch
aus dem Word-Dokument bernommen. In der Regel funktioniert das sehr gut.
Trotzdem sollten Sie die Tags auf Fehler berprfen, indem Sie im
Navigationsfenster Tags den Tag-Baum stichprobenartig durchklicken. Aktivieren
Sie im Kontextmen den Punkt Inhalt markieren, damit die den Tags zugeordneten
Inhalte hervorgehoben werden.
Strukturen wie berschriften oder Listen sollten mit den entsprechenden Tags (H, L,
LI etc.) ausgestattet sein. Bei Bedarf knnen Sie Tags einfach umbenennen. Unter
Umstnden werden Sie auch leere Tags finden, z. B. wenn Zeilenabstnde durch
Abstze erzeugt wurden. ACHTUNG! Unerwnschte Tags drfen nicht einfach
gelscht werden. Wandeln Sie stattdessen zu lschende Tags ber das
Kontextmen in auertextliche Elemente um.

Links, ein besonderer Fall

berprfen Sie im Tag-Baum stichprobenartig
Links. Markieren Sie dazu eine Verknpfung im
Dokument und whlen Sie im Kontextmen des
Navigationsfensters Tags den Punkt Tag in
Auswahl suchen. Im Tag-Baum erscheint die
zugeordnete Tag-Struktur.

Abb. 2: Korrekt ausgezeichnete

Verknpfung aus <link>-Tag,
OBJR und Inhalt-Tag

Links mssen aus einem bergeordneten <link>Tag sowie je einem untergeordneten Link-OBJR- und einem Dokumentinhalt-Tag
bestehen. Sind diese Voraussetzungen nicht erfllt, knnen Screenreader die
Verknpfungen nicht korrekt erkennen.

Inhalt nachbearbeiten
Wenn trotz aller Sorgfalt, textliche Nachbearbeitungen in der PDF-Datei notwendig
werden, knnen Sie einzelne Zeichen innerhalb bestehender Textblcke mit dem
TouchUp-Textwerkzeug (Men: Werkzeuge/erweiterte Bearbeitung) problemlos
lschen oder hinzufgen. Voraussetzung ist, dass die bentigten Schriftarten auf
Ihrem System installiert sind. Ist die Schrift nicht auf Ihrem System installiert, sondern
eingebettet oder in einer Untergruppe im PDF-Dokument enthalten, knnen Sie nur
die Farbe, den Wortabstand, den Zeichenabstand, den Grundlinienversatz oder die
Schriftgre ndern. Ganze Textblcke, berschriften oder Links knnen Sie mit
dem TouchUp-Objektwerkzeug verschieben.
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Glossar
Meta-Daten
Daten, die nhere Informationen ber das Dokument enthalten (Autorenschaft,
Inhalt, Sprache etc.).
Nutzeragent (User Agent)
Der User Agent ist die Schnittstelle zum Benutzer, die die Inhalte darstellt und
Befehle entgegennimmt. Beispiele fr User Agents sind Webbrowser, E-MailProgramme und Newsreader.
Screenreader
Software-Programm, das Bildschirminhalte auf Ebene des Quellcodes ausliest und in
gesprochener Sprache ber Lautsprecher oder Kopfhrer ausgibt.
Tag / Tagbaum
Tags sind Etiketten, die Inhaltselementen wie berschriften, Abstzen, Listen,
Bildern etc. angeheftet werden knnen und die Bedeutung des Inhalts beschreiben.
Die Tags eines Dokuments sind in hierarchischer Weise angeordnet, die als TagBaum bezeichnet wird. Beispiel: Das Tag <H1> bezeichnet berschriften erster
Ordnung.

Praktische Tastenkrzel in Adobe Acrobat

Dokumenteigenschaften aufrufen

Strg+D

Grundeinstellungen

Strg+K

Schnelle Ausgabehilfe-Prfung

Strg+Shift+6

Ganze Seite anzeigen

Strg+0

100%-Ansicht

Strg+1

Umflieen-Funktion einschalten

Strg+4

Tastenkrzel Adobe Acrobat Sprachausgabe

Nur diese Seite lesen

Strg+Shift+V

Bis zum Ende des Dokuments lesen

Strg+Shift+B

Anhalten / Weiterlesen

Strg+Shift+C

Stopp

Strg+Shift+E

Viel Erfolg beim Erstellen zugnglicher PDF-Dokumente!

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