Sie sind auf Seite 1von 30

PROJECT CONSULT 20090911

NEWSLETTER

Inhalt
Unternehmen & Produkte...............................................................................................1
Zylab mit Information Access Platform.....................................................................................................1
Windream Version 5.0..............................................................................................................................2
TIS Top Image Systems eFlOW-Plattform..................................................................................................3
Saperion ECM-Marktstudie.......................................................................................................................3
PoINT präsentiert seinen Storage Manager 4.0.........................................................................................4
Luratech: LuraDocument PDF Compressor 5.5.........................................................................................4
Held: Regisafe 4.0....................................................................................................................................5
Itesoft mit neuen Freemind Versionen......................................................................................................5
IBML Imagetrek Scanner..........................................................................................................................6
EMC übernimmt Kazeon und Fastscale.....................................................................................................6
callas software pdfaPilot Version 2...........................................................................................................7
arCaptis präsentiert arCaptis.ECM21........................................................................................................7
Across Language Server v5......................................................................................................................8
Messen & Kongresse......................................................................................................8
DGI Online-Tagung 2009..........................................................................................................................8
PROJECT CONSULT auf der DMS EXPO 2009.............................................................................................9
Artikel...........................................................................................................................9
Die Wirtschaftskrise & der wirtschaftliche Nutzen von ECM......................................................................9
Records Management & Schriftgutverwaltung........................................................................................11
Von ECM Enterprise Content Management zu EIM Enterprise Information Management.........................15
Gastbeiträge................................................................................................................18
LTANS/ERS-konforme Archivierung oder "Verjüngungskur alternder Signaturen"...................................18
Leserbriefe...................................................................................................................22
Quo vadis DMS Expo?.............................................................................................................................22
In der Diskussion..........................................................................................................23
„Information & Document Management“...............................................................................................23
Recht & Gesetz.............................................................................................................24
Werbemail-Urteil....................................................................................................................................24
Normen & Standards....................................................................................................24
Elektronischer Personalausweis mit sicherer Verschlüsselung ...............................................................24
PROJECT CONSULT News...............................................................................................24
CDIA+ Zertifizierung –Kurse in 2009......................................................................................................24
Erfolgsfaktoren in IT-Projekten – S119....................................................................................................25
ECM Top Ten August 2009......................................................................................................................26
Benchpark ECM Top 3 | September 2009...............................................................................................26
Marlene’s Weblinks......................................................................................................28
Impressum...................................................................................................................29
Newsletter-Bestellformular 26 Unternehmen & Produkte
Zylab mit Information Access Platform
Anlagen im Anhang
CDIA+ 2009
Erfolgfaktoren in IT-Projekten – S119

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 1 von 30


20090911 PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Das auf Datenzugriffslösungen spezialisierte noch kommen und so wird das Thema
Software-Unternehmen ZyLAB präsentiert seine Informationserschließung oder eDiscovery im
erfolgreiche ZyIMAGE Information Access Umfeld von Governance, Risk Management und
Platform (IAP) in der Version 5.0. Diese umfasst Compliance immer wichtiger. Ganz abgesehen
Komponenten und Technologien für die davon kann man natürlich mit solchen
unternehmensweite Suche, Verwaltung und Lösungen auch die Informationen gut
Archivierung von E-Mails, gescannten sowie wiederfinden, die man gerade fürs Geschäft
elektronisch generierten Dokumenten, VoIP- und braucht … (Kff)
Video-Dateien. Weiterhin unterstützt die
ZyIMAGE IAP Compliance-Strategien und E- Windream Version 5.0
Discovery-Prozesse. Damit fokussiert ZyLAB Die windream GmbH, Hersteller und Anbieter
Unternehmen, die auf eventuelle des gleichnamigen Enterprise-Content-
Rechtsstreitigkeiten nach US-Recht und die Management-Systems, wird ausgewählte
damit einhergehenden E-Discovery-Prozesse Funktionen der in Kürze erscheinenden
vorbereitet sein wollen. Besucher können sich windream-Version 5.0 in den Mittelpunkt der
außerdem über fünf vorkonfigurierte Messepräsentation stellen. So wird windream
Lösungspakete informieren, die ZyLAB gezielt unter anderem auch mit dem neuen Microsoft-
für verschiedene Branchen und Umfelder Betriebssystem Windows 7 lauffähig sein.
anbietet. Dazu gehören u.a. Behörden, Erweitert wird das diesjährige
juristische Dienstleister, Kanzleien und Ausstellungsprogramm zudem durch die
Rechtsabteilungen sowie Präsentation von Lösungen zur E-Mail-
Ermittlungsorganisationen. Aber auch Archivierung, durch die aktuelle Version der
Konstruktions-, Maschinenbau- und Business-Process-Management-Software
Fertigungsunternehmen sowie andere Branchen windream BPM sowie durch die windream-
mit rechtlich sensiblen Daten profitieren von der Integration in den Microsoft Office SharePoint
robusten und rechtskonformen ZyIMAGE IAP, Server. Weiterhin werden sowohl die windream
mit der sie sämtliche relevanten Informationen Proxy-Server, als auch die aktuellen windream-
sekundenschnell finden und analysieren Integrationen in SAP-Anwendungen zu sehen
können. (NK) sein. Daneben sind auch wieder zahlreiche
windream-Partner mit eigenen
Infobox ZyLAB
Anwendungslösungen am windream-Messestand
URL: http://www.zylab.de
Firmierung: ZyLAB Distribution BV
vertreten. (NK/CM)
Stammsitz: Amsterdam (Niederlande)
GF/CEO/MD: Dr. J. C. Scholtes Infobox windream
Börse: ./. URL: http://www.windream.de
Zuletzt behandelt Newsletter 20070917 Firmierung: windream GmbH
Benchpark Rating: ./. Stammsitz: Bochum
DRT-Markt Eintrag ./. GF/CEO/MD: Roger David
URL press releases: Press releases Börse: ./.
Produktkategorien: ECM, DMS, Arc, Col, Wf Zuletzt behandelt Newsletter 20080904
DMSEXPO Stand-Nr. Halle 07.1, Stand F061 G060 Benchpark Rating: Gruppe B: 8,80
Halle DRT-Markt Eintrag windream
07.1,Stand C011, URL press releases: Press releases
D010 Produktkategorien: DMS, Arc, Wf
DMSEXPO Stand-Nr. Halle 07.1, Stand E003 G004

PROJECT CONSULT Kommentar:


PROJECT CONSULT Kommentar:
ZyLAB konnte sich bisher gut bei sehr speziellen
Suchlösungen z.B. für Kriminalisten und deren Windream konnte in den letzten Jahren
Häsuer positionieren. Im Bereich des kontinuierlich das Geschäft ausbauen und
klassisschen Disziplinen des schreibt sehr gute zahlen. Dies ist auch darauf
Dokumentenmanagements ist ZyLAB jedoch in zurückzuführen, dass das Unternehmen sich
Deutschland wenig bekannt geworden – dies zu immer sehr schnell mit seiner Plattform auf die
unrecht, denn die Lösungsplattform bietet aktuellen IT-Trends angepaßt hat. Die
gerade im Bereich der Infromationserschließung Fokussierung auf das Microsoft-Umfeld bedingt
einiges an Funktionalität.. Ob dies sich mit einer so auch die schnelle Adaption der neuen
Ankündigung für ein Softwarepakwet für Betriebssystem-, Office- und Sharepoint-
eDiscovery ändert? Mit diesem Thema, dass von Versionen. Da viele VISTA überspringen und auf
den US-Anforderungen dominiert wird, ist in Windows 7 warten, ist die Unterstützung der
unseren Landen noch nicht viel Staat zu neuen Microsoft Betriebssystemversion wichtig
machen. Meistens führt der Begriff eDiscovery um das Geschäft in diesem Segment am Laufen
auf den Stirnen von Managern nur zu einem zu halten. Andere Ankündigungen fallen
Stirnrunzeln – „gilt dies auch bei uns in dagegen eher in die Rubrik „me too“, denn
Deutschland“? Was noch nicht ist kann aber Schnittstellen zu SAP, Sharepoint und anderen

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 2 von 30


PROJECT CONSULT 20090911
NEWSLETTER

führenden Systemen gehören heute zur Schriftgut Maßstäbe setzen. Dies reicht heute
„Pflicht“ und nicht mehr zur „Kür“. Interessant nicht mehr und so beginnt sich auch TIS in
könnte noch der Proxy-Server für die Besucher angrenzenden Märkten zu tummeln. Mit den
sein, da er auch in größeren verteilten eFLOW-Komponenten adressiert man auch
Umgebungen mit mehr als 400 Servern zum Themen wie Workflow und
Eisnatz kommt. (Kff) Posteingangsverarbeitung. Unter dem
Schlagwort SaaS bieten TIS und Partner jetzt
TIS Top Image Systems eFlOW- auch das Outsourcing solcher Lösungen an.
Plattform Auch dies ist nicht neu sondern gehört ebenso
Top Image Systems Deutschland GmbH (TIS) wie die Nutzung solcher Lösungen über
präsentiert die neue eFLOW-Plattform 4.5 mit Webbrowser zum State-of-the-Art. Interessant
den Lösungen eFLOW Invoice für die wird es werden zu beobachten, wie TIS
Eingangsrechnungsverarbeitung und eFLOW zwischen Produkt- und Lösungsgescghäft,
Mailroom für die digitale Poststelle. TIS setzt zwischen eigenen Services und Partnerservices,
damit den Trend zur ganzheitlichen eigenen Dienstleistungen und
Postbearbeitung der letzten Jahre fort. Dazu Partnerdienstleistungen, Inhouse versus SaaS /
tragen zahl-reiche neue Features der eFLOW- ASP / Outsourcing durchlaviert. (Kff)
Plattform bei: Durch die Integration von Web- Saperion ECM-Marktstudie
Technologien ist es jetzt möglich, Dokumente im
Webbrowser nachzubearbeiten. Davon Eine Umfrage des ECM-Spezialisten Saperion
profitieren insbesondere Unternehmen, die an unter Kunden und Partnern hat ergeben, dass
mehreren Standorten dezentral mit der die Unabhängigkeit eines ECM-Systems in einem
Software arbeiten. Darüber hinaus wurden die dynamischen Geschäftsumfeld einen
Trainingsmöglich-keiten der Software für die Wettbewerbsvorteil mit sich bringt. Die
Rechnungsbearbeitung verbessert sowie Befragten legten hierbei besonders Wert auf die
Workflow-Funktionalität für die Unabhängigkeit der Lösung vom verwendeten
Rechnungsfreigabe in SAP bzw. über das Web IT-System und beurteilten dies zum Großteil als
hinzugefügt. Abteilungen für Rechnungswesen entscheidend im Auswahlprozess der ECM-
oder den Posteingang profitieren dabei von Systeme. Etwas mehr als die Hälfte der
minimalen Installationsaufwänden durch Web- Befragten beurteilte zudem die Unabhängigkeit
Completion, der Reduzierung manueller vom Recherche-Client als ausschlaggebend und
Aufgaben und dadurch von einem schnellen zieht Hersteller vor, die einen umfassenden
ROI. Ein weiterer Schwerpunkt für TIS ist die Wissensmanagement-Ansatz vertreten. Der
„Verschmelzung“ der ECM-Landschaften. Unabhängigkeit vom Hersteller, wie z.B. die
Basierend auf SOA-Technologien ist jetzt über Eigenständigkeit bei der Softwareentwicklung
Services die Integration der eFLOW- oder individuelle Anpassung an betriebs- oder
Komponenten in ECM-Systeme möglich. branchenspezifische Anforderungen bei der
Außerdem stellt TIS sein SAAS-Angebot vor, mit Lösungswahl, ordneten die Befragten hingegen
dem Unternehmen ihre Post- oder mit 32 Prozent geringere Bedeutung zu. (CaM)
Rechnungseingangslösung von TIS und Partnern
Infobox SAPERION
betreiben lassen können. (NK/CM)
URL: http://www.saperion.com
Infobox Top Image Systems Firmierung: SAPERION AG
Stammsitz: Berlin
URL: http://www.topimagesystems.de/ GF/CEO/MD: Rudolf Gessinger
Firmierung: Top Image Systems Deutschland Börse: ./.
GmbH Zuletzt behandelt Newsletter 20090325
Stammsitz: Köln im
GF/CEO/MD: Michael Schrader Benchpark Rating: Gruppe B: 6,57
Börse: ./. DRT-Markt Eintrag SAPERION
Zuletzt behandelt Newsletter 20071015 URL press releases: Press releases
im Produktkategorien: Arc, DMS, ECM, Cap, Wf
Benchpark Rating: ./. DMSEXPO Stand-Nr. Halle 07.1, Stand C091, E090
DRT-Markt Eintrag ./. Halle
URL press releases: Press releases 07.1,Stand C011,
Produktkategorien: Cap D010
DMSEXPO Stand-Nr. Halle 07.1, Stand I021
Halle
07.1,Stand C011, PROJECT CONSULT Kommentar:
D010
Natürlich wollen die Anbieter immer wissen, wie
sich der Markt entwickelt, wem sie noch was
PROJECT CONSULT Kommentar: verkaufen können. Man hat natürlich auch harte
TIS konnte in der Vergangenheit durch die Daten aus den eigenen Verkäufen, Projekten
Kombination mehrerer Klassifikations- und und Ausschreibungen (die natürlich weniger
Auswertungs-Engines der der Erfassung von gern veröffentlicht werden). Dennoch ist die

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 3 von 30


20090911 PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Zukunft wichtig und man kann natürlich auch zur Absicherung und Entlastung von NetApp
versuchen mit Veröffentlichungen die Zukunft in FAS-Systemen auf alternativen
eine bestimmte Richtung zu drängen. Speichertechnologien. Weiterhin wird die
Normalerweise bedient man sich bei Integration und Migration von Altsystemen auf
Marktanalysen „neutraler“ Marktforscher oder moderne Speicherlösungen live demonstriert.
Analysten. Diese sind natürlich auch nicht Das neue Release 4.0 des PoINT Archivers ist
untätig, fragen dies und jenes, dazu kommen ebenfalls auf dem PoINT Stand vertreten. Dank
noch die vielen Bachelor-, Diplom- und des neuen Lizenzierungsmodells können
Promotionskandidaten und natürlich die dateibasierte Archivlösungen mit de facto
Zeitschriften und die Portale. Eigentlich hätte unbegrenzter Off-Line-Medienverwaltung
jeder schon mal geantwortet haben müssen. kostengünstig auf Wechselmedien (Band,
Entscheidend ist aber immer, wie man fragt und optische Speicher) realisiert werden. Der PoINT
nicht was man fragt. Fragt man nach ECM Jukebox Manager rundet die Präsentation des
kommt natürlich irgendwa aus dem Umfeld von PoINT Produktportfolios auf der DMS EXPO ab.
ECM heraus. Die wahren Wettbewerber im Die universelle Software zur Einbindung
Markt sitzen aber an ganz anderer Stelle. Sie moderner Bluray Disc (BD)-Jukeboxsysteme
beschäftigen sich nicht mehr mit diesen unterstützt auch proprietäre Dateisysteme und
„altertümlichen dokumenten-orientierten Technologien für Migrationsszenarien.
Technologien“, sie sehen die Grenze zwischen (NK/CM)
strukturierten und unstruktureirten
Informationen längst als überwunden an. Und Infobox PoINT
damit entschwindet nach iher Meinung auch die URL: http://www.pointsoft.de
Firmierung: PoINT Software & Systems GmbH
Daseinsberechtigung für ECM oder wie wir es Stammsitz: Siegen
heute nennen. Jede moderne Anwendung kann GF/CEO/MD: Dipl.-Math. Bernd Klee
mit schwach und unstrukturierten Informationen Börse: ./.
umgehen, Datenbanken, Media Asset Systeme Zuletzt behandelt Newsletter 20090730
im
oder Portale übernehmen längst die Verwaltung Benchpark Rating: ./.
beliebiger Inhalte, ohne sich groß um die in den DRT-Markt Eintrag ./.
vergangenen jahren von der ECM-Branche URL press releases: Press releases
entwickelten Technologien zu kümmern. So ist Produktkategorien: Sto, ILM, Arc
DMSEXPO Stand-Nr. Halle 07.1, Stand A003, B002
auch eine andere Form der Marktuntersuchung Halle
der AIIM international interessant, die einmal 07.1,Stand C011,
auf Technorati die Verwendung von Begriffen D010
abgeprüft haben. Hier liegt Enterprise Content
Management sogar weit hinter Content PROJECT CONSULT Kommentar:
Management, Records Management und Es gibt noch eine Reihe von Anbietern, die die
Sharepoint zurück Jukebox-Technologie und die digitalen-optischen
(http://aiim.typepad.com/aiim_blog/2009/09/ec Speichermedien hochhalten. Für Anwender
m-vs-records-management-vs-content- dieser Technologie ist es wichtig, Updates auf
management-vs-sharepoint.html). Nun gut, man neue Betriebssysteme und für Schnittstellen an
kann argumentieren, diese betrifft nur die USA. neue Releases von Standardsoftware zu
Aber sieht es mit der Verwendung der Begriffe erhalten. Es gibt auch eien Reihe von
und der Bedeutung der Lösungen in Anwendungen, wo Jukeboxen auch weiterhin
Deutschland anders aus? Nun gut, meine Top Sinn machen – z.B. unter den Gesichtspunkten
10 der Themen im Herbst 2009 sieht so aus: (1) der Energiekosten, der Auslagerbarkeit der
Sharepoint, (2) Sharepoint, (3) Sharepoint, (4) Medien und der Eigenschaft physischer
Kosten sparen durch Automatisierung, Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen kann
besonders im Posteingang und bei Prozessen, der Eine oder Andere das Thema WORM-
(5) ausgewählte 2.0-Techniken auch im Speicherung noch einmal überdenken. Dennoch
Unternehmen nutzen, (6) Elektronische Akte sind es Rückzucksgefechte. Und ob Medien, die
und Records Management, (7) E-Mail- für einen Massen- und Consumer-Markt gedacht
Management, (8) Compliance besonders im sind (z.B. DVD und BlueRay), das Richtige für
Umfeld der GDPdU, (9) Speicherkonsolidierung die Langzeitarchivierung von
und -virtualisierung, (10) SaaS im Umfeld von Unternehmensdaten sind, ist eine ganz andere
ECM. (Kff) Frage. (Kff)
PoINT präsentiert seinen Storage Luratech: LuraDocument PDF
Manager 4.0 Compressor 5.5
Der Speicherspezialist PoINT Software & Die LuraTech Europe GmbH präsentiert seinen
Systems GmbH zeigt als Premiere auf der DMS LuraDocument PDF Compressor in der neuen
EXPO 2009 in Köln den PoINT Storage Manager Version 5.5. Die Software stellt eine vollständige

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 4 von 30


PROJECT CONSULT 20090911
NEWSLETTER

Konvertierungslösung dar, die die komplette Held: Regisafe 4.0


Prozesskette nach dem Scannen und dem
digitalen Erstellen von Dokumenten über die Auf der diesjährigen DMS Expo zeigt der DMS-
Datenextraktion bis hin zum Export für die Spezialist Held die neue Version 4.0 seiner
Langzeitarchivierung abdeckt. Gescannte Regisafe-Lösung. Diese soll sich durch eine
farbige oder schwarz-weißen Dokumente überarbeitete und modernere
werden in hochkomprimierte PDF/A-Dateien Benutzeroberfläche auszeichnen, sowie mit
konvertiert, die in Volltext (OCR) durchsuchbar einer Zeit- und Kosteneinsparung von bis zu 20
sind. Darüber hinaus lassen sich auch Prozent überzeugen. Neue Features sollen unter
elektronisch erzeugte Microsoft-Office- anderem der Zuständigkeitsfinder sein, der den
Dokumente, E-Mails und PDF-Dateien Bestimmungen der EG DLRL (EG-
stapelweise effizient in PDF/A-Dateien Dienstleistungsrichtlinie) entspricht und den
umwandeln. (NK/CM) Leistungskatalog einer Behörde effizient
erfassen und verwalten soll. Das neue
Infobox LuraTech Softwarepaket erscheint wie gewohnt in zwei
URL: http://www.luratech.com Versionen, Regisafe public für die Öffentliche
Firmierung LuraTech Europe GmbH Verwaltung, und »Regisafe economie» für kleine
Stammsitz: Berlin und mittelständische Unternehmen (KMUs).
GF/CEO/MD: Carsten Heiermann
Börse: ./.
(CaM)
Zuletzt behandelt Newsletter 20090121
Benchpark Rating: ./. Infobox Hans Held
DRT-Markt Eintrag ./. URL: http://www.hans-held.de
URL press releases: Press releases Firmierung: Hans Held GmbH
Produktkategorien: Out Stammsitz: Stuttgart
DMSEXPO Stand-Nr. Halle 07.1, Stand G059, H054 GF/CEO/MD: Marcus Hüttmann
Halle Börse: ./.
07.1,Stand C011, Zuletzt behandelt Newsletter 20070529
D010 Benchpark Rating: Gruppe B: 7,68
DRT-Markt Eintrag Hans Held
URL press releases: Press releases
PROJECT CONSULT Kommentar: Produktkategorien: RM, Arc, Wf, DMS
Rund um PDF für die Archivierung haben sich DMSEXPO Stand-Nr. Halle 07.1, Stand E025
eine Reihe von Produkten etabliert, die den
Prozess der Wandlung beliebiger PROJECT CONSULT Kommentar:
Eingangsformate in ordentliche PDF/As Held erfreut sich guter Wertungen auf
sicherstellen. Dabei wurde auch die Hürde der Benchpark/ECM. Dies sollte man bei dem
Kompatibilität erhöht (so dass manch ales trockenen Thema „Registraturverwaltung“ oder
PDF/A heute in einem Validator als nicht valide angloamerikanisch angehaucht, Records
erscheinen könnte …). Dennoch muss man sich Management, nicht vermuten. Die neue Version
der Frage stellen, wieviel Komprimierung und bringt übrigens gleich die notwnedige
Konversion darf es denn sein, ohne dass die Funktionalität mit, um die europäische
Originalität der Ursprungsdatei verloren geht. Dienstleistungsrichtlinie zu erfüllen. Vorrangige
Und es muss auch die Frage erlaubt sein, da Zielgruppe ist damit weiterhin die öffentliche
PDF inzwischen selbst eine ISO-Norm ist, muss Verwaltung obwohl auch immer mehr
man PDFs in PDF/As wandeln. Immerhin brimngt Wirtschaftsunternehmen auf Regisafe
die neue Version der Software einiges an zurückgreifen. Offenbar ist der gute alte
nützlichen Verbesserungen mit sich. Die erst Aktenplan aus der Schriftgutverwaltung nicht
seit kurzem verfügbare Freiformerkennung wegzudenken, auch wenn sich die alten
übernimmt die automatisierte Prinzipien der Informationsorgansiation
Dokumentenklassifikation und Datenextraktion. inzwischen gut hinter Web-Oberflächen tarnen.
Das Modul ist vollständig in den LuraDocument (Kff)
PDF Compressor integriert und verringert somit
erheblich den Einführungsaufwand. Rentierte Itesoft mit neuen Freemind Versionen
sich bisher der Einsatz einer Freiformerkennung Auf der diesjährigen DMS Expo wird das aus
nur bei größeren Projekten, ermöglicht der Frankreich stammende Softwarehaus Itesoft
LuraTech PDF Compressor eine Nutzung auch neue Releases ihrer Lösungsarchitektur
bei einfacheren Prozessen. Dies ermöglicht FreeMind zur automatischen Erfassung und
kurze Implementierungsphasen und macht nun Verarbeitung von Dokumenten vorstellen.
auch Projekte, die bisher händisch durchgeführt FreeMind setzt sich aus den Modulen FreeMind
wurden, automatisiert wirtschaftlich betriebbei. Enterprise, FreeMind for Business, FreeMind for
(Kff) Invoices und FreeMind for Orders zusammen,
die auf der Messe alle in der einheitlichen
Version 2.4 präsentiert werden sollen. Freemind

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 5 von 30


20090911 PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Enterprise ist als digitale Poststelle für das werden Scanprozesse ausgeführt, aufgesetzt
Erfassen, Sortieren, Klassifizieren und die und verwaltet. Darüber hinaus unterstützt das
Weiterleitung aller eingehenden Bedienersteuerungszentrum auch bei der
Dokumentenströme verantwortlich. Ergänzend Problemlösung, wenn der Scanvorgang
dazu verarbeitet Freemind for Business die unvorhergesehen unterbrochen wird.
Dokumente, analysiert Inhalte und leitet alle (NK/CM)
relevanten Daten an DMS weiter. Freemind for
Orders ist ein System für Business-to-Business- Infobox Imaging Business Machines
Aufträge und dient der Verarbeitung von URL: http://www.ibml.com
Firmierung: Imaging Business Machines, LLC
Bestellungen. Freemind for Invoices hingegen Stammsitz: Birmingham / Alabama (USA)
ist für Lieferantenrechnungen zuständig und soll GF/CEO/MD: Manfred Hoffmann
sich in alle gängigen ERP-Systeme integrieren Börse: ./.
lassen.(CaM) Zuletzt behandelt Newsletter 20090528
Benchpark Rating: ./.
DRT-Markt Eintrag ./.
Infobox ITESOFT
URL press releases: Press releases
URL: http://www.itesoft.de Produktkategorien: Cap, Klass
Firmierung: ITESOFT SA DMSEXPO Stand-Nr. Halle 07.1, Stand G 022
Stammsitz: Aimargues, Frankreich Halle
GF/CEO/MD: Didier Charpentier 07.1,Stand C011,
Börse: ./. D010
Zuletzt behandelt Newsletter 20030516
Benchpark Rating: ./.
DRT-Markt Eintrag ./. PROJECT CONSULT Kommentar:
URL press releases: Press releases Der ImageTrac 3e-Lite erweitert seit kurzem die
Produktkategorien: Cap, DMS
DMSEXPO Stand-Nr. Halle 07.1, Stand I022 3er-Reihe von IBML und zielt auf eine breitere
Anwenderbasis im hochvolumigen Bereich ab.
Er wird von IBML auch als „One-Pocket-
PROJECT CONSULT Kommentar:
Scanner“ positioniert, d.h. mit einer
ITESOFT hatte es nicht leicht in Deutschland – Sortiertasche ausgestattet, die die
häufige Wechsel im Personalstamm ließen keine Aussortierung von Sonderfällen erlaubt. Dies
Kontinuität aufkommen. So sind bisher auch erleichtert die Bearbeitung von Problemfällen.
wenige Referenzen in Deutschland zu finden. Auch wenn die Serie als „lite“ bezeichnet wird,
Die Software selbst ist sehr ausgereift und kann so fokussiert sie dennoch auf den
mit vergleichbaren Wettbewerbsprodukten Hochelistungsbereich. In den unteren
mehr als Schritt halten. Dies gilt besonders für Marktsegmenten ist die Luft zu dünn für die
die Freiform-Erkennung. ITESOFT bietet daraus Scan-lösungen von IBML geworden.
hinaus spezialiserte Pakete für die (NK/Kff)
Rechnungseingangs und die
Auftragsverarbeitung an. Inzwischen gibt es EMC übernimmt Kazeon und Fastscale
auch ein eigenes Posteingangs- und DMS-Modul
Der Spezialist für Informationsinfrastruktur,
als ITESOFT-Produkt. Hier stellt sich jedoch die
EMC, hat nun verkündet neben Kazeon Systems
Frage, ob diese erweiterte Funktionalität von
auch Fastscale Technology zu übernehmen. Mit
Partnern akzeoptiert wird, da diese selbst beim
der Übernahme von Fastscale will EMC sein
Thema Posteingang, elektronische Akte und
Ionix-Portfolio mit Lösungen für das
Workflow ihre eigenen Lösungen und
Management von Private-Cloud-Infrastrukturen
Integrationsdienstleistungen vermarkten wollen.
erweitern, während mit der Übernahme von
Immerhin ist die Präsenz auf der DMS EXPO ein
Kazeon auf eine Stärkung der Source-One-
neuer Anlauf für ITESOFT, auch im
Familie gezielt wird. Zudem soll Anwendern
deutschsprachigen Raum Fuß zu fassen und
dadurch ein integriertes und modular
sich als europäische Alternative zu Standard-
aufgebautes eDiscovery sowie Archivierung und
Capture-Software aus den USA zu positionieren.
Compliance zur Verfügung gestellt werden. Die
(Kff)
Übernahme von Kazeon Systems soll bereits im
IBML Imagetrek Scanner dritten Quartal 2009 abgeschlossen werden.
(CaM)
Imaging Business Machines (IBML) zeigt die
aktuellen Scanner-Modelle seiner ImageTrac-
Linie. Die Produkte von IBML sind konzipiert für
den High-End-Einsatz und zeichnen sich durch
besondere Flexibilität bei der Verarbeitung von
gemischtem Beleggut aus. Die 3ex
Hochleistungsscanner zeichnen sich durch ihre
besondere Bedienungsfreundlichkeit aus. Mit
dem berührungsempfindlichen Bildschirm

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 6 von 30


PROJECT CONSULT 20090911
NEWSLETTER

Infobox EMC Infobox callas


URL: http://www.emc.com URL: http://www.callassoftware.com
Firmierung: EMC Deutschland GmbH Firmierung: callas software GmbH
Stammsitz: Schwalbach/Taunus Stammsitz: Berlin
GF/CEO/MD: Jochen Moll GF/CEO/MD: Olaf Drümmer, Ulrich Frotscher
Börse: WKN:872526 Börse: ./.
Zuletzt behandelt Newsletter 20090226 Zuletzt behandelt ./.
im im
Benchpark Gruppe A: 8,51 Benchpark Rating: ./.
Rating: DRT-Markt Eintrag ./.
DRT-Markt Eintrag EMC URL press releases: Press releases
URL press Press releases Produktkategorien: DMS, Arc
releases: DMSEXPO Stand-Nr. Halle 07.1, Stand G059, H054
Produktkategorien Cap, ECM, DM, Arc, ILM, RM, Wf, BPM, Halle
: Sto 07.1,Stand C011,
CeBIT Stand-Nr. Halle 9, Stand C36; Halle 9, Stand C60 D010

PROJECT CONSULT Kommentar: PROJECT CONSULT Kommentar:


Die Cloud und effzientere Suche lassen grüßen. Anwendern werden durch die neuen
Ehe man selbst aufwändig etwas entwickelt, Erweiterungen umständliche manuelle Schritte
werden halt innovative Firmen dazugekauft. Bei erspart, und wertvolle Meta-daten können
beiden übernommenen Anbietern handelt es einfach und schnell zusammen mit den
sich keineswegs um Leichtgewichte. Die Dokumenten selbst langfristig und ISO-konform
FastScale Composer Suite ist eine vollständig archiviert werdem. Unternehmen und Behörden,
automatisierte Plattform zum Aufbau, zur die mit Hilfe des pdfaPilot ihre
Optimierung und zur Verwaltung von Archivierungsstrategie erfolgreich nach dem
Applikations-Umgebungen in physikalischen, PDF/A-Standard realisieren, profitieren
virtualisierten und Cloud-Infrastrukturen. Sie ist zusätzlich von weiteren Neuerungen in der
damit eine wichtige Komponente für den Version 2. Diese bauen den pdfaPilot zu einem
automatisierten Betrieb großer, verteilter umfassenden Optimierungswerkzeug für PDF-
Lösungen. Interessant ist, dass die Ankündigung Dokumente aus. Seiten können verändert,
des Aufkaufs zusammen mit einer weiteren Farben – je nach Anforderung – für die
Ankündigung zur engeren Zusammenarbeit Druckausgabe oder für die Verwendung im Web
zwischen EMC und VMware erschien. Bei Kazeon optimiert oder Schriften ersetzt werden.
steht natürlich zunächst das Thema eDiscovery Darüber hinaus bietet callas software die
im Vordergrund. Damit kann EMC nun ähnlich Desktop-Version seines pdfaPilot nun auch als
wie IBm auf eine vollständige GRC-Umgebung Stand-alone-Applikation an. (CM/NK)
blicken. Ebenso interessant dürfte aber die
Möglichkeit sein, mit Kazeon strukturierte arCaptis präsentiert arCaptis.ECM21
Kataloge beliebiger Daten zu bilden – Mit arCaptis.ECM21 präsentiert der DMS-
unabhängig vom Compliance.-Thema. Kazeon Spezialist arCaptis eine neue Lösung, die alle
unterstützt so beid er Auswertung der immer relevanten DMS-Input-Funktionen mit einer
weiter steigenden Mengen an Informationen in Langzeitarchivierung verbinden soll. Mithilfe
den Unternehmen. (Kff) eines gemeinsamen Dokumentenservers für die
Capture- und Archivlösung soll eine
callas software pdfaPilot Version 2
systemübergreifende Konfiguration und
callas software präsentiert mit der Version 2 Administration ermöglicht werden. Die digitale
seines pdfaPilot das erste Produkt überhaupt, Archivierung von aufbewahrungspflichtigen
das einen Editor zum Erstellen eigener XMP- Dokumenten soll zudem die Prozesse einfacher
Metadaten-Schemas (Extensible Metadata und effizienter gestalten, wobei sich komplette
Platform) beinhaltet. Damit erweitert callas Vorgänge mittels einer integrierten
software sein Flaggschiffprodukt zur Prüfung Volltextsuche in kürzester Zeit finden lassen.
und Konvertierung von PDF/A-Dokumenten um Aufgrund von APIs und weiteren offenen
die Möglichkeit, Erweiterungsschemas für Schnittstellen soll ECM21 flexibel mit anderer
unternehmens- oder branchenspezifische Software einsetzbar sein und da es auf Java
Metadatenfelder zu definieren. (NK) basiert, soll der Einsatz unter vielen
Betriebssystemen und Hardwareplattformen
möglich sein. (CaM)

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 7 von 30


20090911 PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Infobox arCaptis leistungsfähige Werkzeuge für das Projekt-


URL: http://www.arcaptis.de Management und die Workflow-Steuerung von
Firmierung: arCaptis GmbH Übersetzungen. Insbesondere erlaubt der Across
Stammsitz: Düsseldorf Language Server durchgängige Prozesse, bei
GF/CEO/MD: Dirk Vollmering
Börse: ./.
denen Auftraggeber, Agenturen und Übersetzer
Zuletzt behandelt ./. nahtlos und auf Basis der gleichen Daten
im zusammenarbeiten. (NK/CM)
Benchpark Rating: ./.
DRT-Markt Eintrag ./. Infobox Across Systems
URL press releases: Press releases URL: http://www.across.net
Produktkategorien: Cap, Arc, ECM Firmierung: Across Systems GmbH
DMSEXPO Stand-Nr. Halle 07.1, Stand G021 Stammsitz: Karlsbad, Baden
Halle GF/CEO/MD: Niko Henschen
07.1,Stand C011, Börse: ./.
D010 Zuletzt behandelt Newsletter 20080815
im
PROJECT CONSULT Kommentar: Benchpark Rating: ./.
DRT-Markt Eintrag ./.
Also richtig ECM 2.0 ist das mit dem ECM 21 von URL press releases: Press releases
arCaptis nicht. Im prinzip geht es um eine sehr Produktkategorien: DMS, CMS
traditionelle Lösung, Scannen, etwas DMSEXPO Stand-Nr. Halle 07.1, Stand C030
Halle
erweitertes Capture und die übliche 07.1,Stand C011,
revisionssichere Archivierung. Hinzu kommen D010
eine Mailroom-Komponente, eine spezielle
Lösung für Steuerkanzleien und eine PROJECT CONSULT Kommentar:
Rechnungseingangsverarbeitungslösung. Der
In der neuen Version des Across Servers wurden
Schwerpunkt - und vielleicht auch die einzigen
besonders in den zwei Schwerpunkt-Bereichen
Alleinstellungsmerkmale- liegen in den Modulen
verbessert – einerseits Unterstützung des
zur automatischen Erfassung, Klassifikation,
Terminologie-Management selbst bei der
Datenextraktion, Formularerkennung und
Nutzung im Unternehmen und zweitens in der
Informationserschließung. Für ein
Kommunikation bei der Werstellung von
Tochterunternehmen der BBM-Gruppe hätte
Terminologien mit Partnern. Natürlich bleiben
man auch einiges an speziellen Lösungen für
weiterhin beim EIsnatz Fragen offen, besonders
die Baubranche erwartet. Ansonsten muss man
die der Schnittstellen und der Nutzung von
den Kollegen bei ArCaptis mit auf den Weg
Terminologien durch andere Systeme.
geben, dass man sich angesichts des enger
Standardsoftware ist in der Regel nicht auf die
werdenden Wettbewerbs in Bezug auf
Nutzung externer Terminologie-Ressourcen
Kundenreferenzen und Produktinnovationen
ausgelegt und häufig muss man hier einiges an
etwas sputen muss – dies gilt im Prinzip für alle
Klimmzügen machenm, um eine einheitliche
mittelständischen ECM-Anbieter in Deutschland.
Terminologie in den verschiedenen Systemen in
(Kff)
einem Unternehmen nutzbar zu machen. Das
Across Language Server v5 Thema Schnittstellen und externe Nutzung der
Datenwird daher Acorss auch in Zukunft
Across stellt die neue Produktgeneration v5 bewegen. (Kff)
seiner Unternehmenslösung Across Language
Server vor. Als zentrale Plattform für alle
Sprachressourcen und Übersetzungsprozesse Messen & Kongresse
steuert, koordiniert und unterstützt er den
gesamten Übersetzungsprozess und ermöglicht DGI Online-Tagung 2009
so die effiziente Erstellung mehrsprachiger Das Programm der 31. DGI Online-Tagung und
Dokumente. Schnittstellen zu Jahrestagung zum Thema Generation
korrespondierenden Systemen, wie ECM- und International - Die Zukunft von Information,
Content-Management-Lösungen, ermöglichen Wissenschaft und Profession, welche vom 15.
das nahtlose Zusammenspiel der Bereiche bis 17. Oktober zur Frankfurter Buchmesse in
Dokumentenerstellung, -verwaltung und Halle 4.2 stattfindet, ist inzwischen online.
-archivierung einerseits und
Übersetzungsmanagement andererseits. Der Dieses Jahr liegt der Schwerpunkt auf
Across Language Server vereinfacht, internationalen Aspekten, Informationspraxis
beschleunigt und verbessert die Steuerung, sowie Aktuellem zu Records Management,
Koordinierung und Durchführung von Suchmaschinen, Semantik, eScience und
Übersetzungen. Die integrierte Lösung anderen spannenden Bereichen. Der Samstag
beinhaltet unter anderem ein Translation- widmet sich ganz den Young Information
Memory- und Terminologie-System sowie Professionals, welche Projekte vorstellen sowie

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 8 von 30


PROJECT CONSULT 20090911
NEWSLETTER

die Möglichkeit zum regen Erfahrungsaustausch macht. In Zeiten, wo man als Unternehmer
während einer Podiumsdiskussion mit jeden Euro umdreht, werden natürlich andere
anschließendem Get-together erhalten. Trendthemen wie „Enterprise 2.0“, bessere
Erschließung und Nutzung von Informationen
Auch PROJECT CONSULT ist mit einer Keynote
mit collaborativen Techniken, oder Compliance,
und der Moderation einer Session durch Dr.
mehr Transparenz, Rechtssicherheit und
Ulrich Kampffmeyer vertreten: „Records
Nachvollziehbarkeit im Unternehmen, durch die
Management Standards & MoReq2“.
Wirtschaftskrise überlagert. So verwundert es
Weritere Informationen und h unter nicht, dass auch die ECM-Branche mit dem
http://www.dgi- abgenutzten Slogan „Die Krise als Chance
info.de/ProgrammOnlineTagung2009.aspx. nutzen“ unterwegs ist. Dabei gilt es, die
Nutzenpotentiale von Enterprise Content
PROJECT CONSULT auf der DMS EXPO Management unabhängig von der Krise zu
2009 betrachten, denn die Wirtschaftlichkeit, der
Nächste Woche, von Dienstag dem 15. bis Nutzen des Einsatzes sind unbestritten. Die
Donnerstag dem 17.09.2009, ist es in Köln Krise kann hier nur die Argumente liefern „jetzt
wieder soweit. PROJECT CONSULT ist wieder mit gerade erst recht“ oder „nutzen wir halt die
einer Reihe von Veranstaltungen dabei: Zeit, wo wir nicht so viel zu tun haben“.

Dienstag, 15.09.2009, 13:00-14:00, ECM ist wirtschaftlich


„Kampffmeyers Stammtisch“ zum Thema Natürlich ist der Einsatz von ECM-Lösungen
„Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von wirtschaftlich. In hunderten von „Case“- und
ECM-Lösungen“ „Success Stories“ lässt sich dies nachvollziehen.
Betrachtet man aktuelle Untersuchungen zu den
Mittwoch, 16.09.2009, 10:30-11:00,
möglichen Effizienzpotentialen, dann wird von
Keynote „ECM im Spannungsfeld von
den Autoren immer wieder herausgestellt, dass
Compliance und Wirtschaftlichkeit“
wir immer noch dem Zeitalter des Medienbruchs
Mittwoch, 16.09.2009, 10:00-10:30, verhaftet sind. Obwohl seit Jahren elektronische
Vortrag „Enterprise 2.0 – die Archiv- und Dokumentenmanagementsysteme
organisatorische Herausforderung bleibt“ vermarktet werden, sind Prozesse immer noch
papiergebunden, findet die elektronische
Donnerstag, 17.09.2009, 13:00-14:00,
Kollaboration nur in Ausnahmen statt, ist
„Kampffmeyers Stammtisch“ zum Thema
Wissensmanagement immer noch hehre Vision.
„ECM-Lösungen zur Dokumentation und
zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen“ Dabei zeigen die von zahlreichen ECM-Anbietern
herausgegebenen Referenzberichte, Success
(SKK)
Stories, sehr deutlich Einsparungspotentiale auf:
Verringerung von Liege- und Transportzeiten,
Artikel Aktualität und Vollständigkeit aller Unterlagen
Die Wirtschaftskrise & der zu einem Fall,
wirtschaftliche Nutzen von ECM ortsunabhängige, parallele Nutzbarkeit von
Dokumenten,
von Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer
der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Beschleunigung des Posteinganges,
GmbH bessere Nachvollziehbarkeit von Prozessen und
E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT- kontrollierte Bearbeitungsvorgänge.
CONSULT.com
In den Success Stories wird nachgewiesen, dass
sich der Einsatz von Enterprise Content
Die Wirtschaftskrise scheint die Anbieter von Management rechnet. ECM ist hier das fehlende
Enterprise-Content-Management- und Bindeglied zwischen der
Dokumentenmanagementlösungen bisher Kommunikationssoftware und den operativen
verschont zu haben, auch wenn viele Kunden Systemen, das die ganzheitliche, übergreifende
sparen müssen und viele Interessenten Nutzung von Informationen erst möglich macht.
Installationen in die Zukunft verschoben haben. ECM rechnet sich auf „Heller und Pfennig“.
Im Frühjahr und Sommer 2009 wurde zumindest
Ungenutzte Potentiale in Büroprozessen
in der ECM-Branche viel Optimismus verbreitet.
Vielleicht liegt es auch daran, dass viele Nimmt man die marktgängige Annahme zu
Anwenderunternehmen inzwischen erkannt Hilfe, die davon ausgeht, dass immer noch über
haben, dass gerade Enterprise Content 80% der Personalkosten durch Arbeit mit
Management die Nutzung von Informationen im Dokumenten, dem Ablegen, Suchen,
Unternehmen transparenter und wirtschaftlicher Wiederfinden, Nutzen und Verteilen, gebunden

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 9 von 30


20090911 PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

sind und dies in einer Welt mit Medienbrüchen, produktive Dokumentenarchivierungs-Image


dann besitzt ECM hier ein ungeheueres anhängt und besonders, dass nicht alle
Potential. Während in den industriellen Potentiale von ECM sofort und direkt rechenbar
Prozessen die Automatisierung fast überall sind. Es gilt die Wirtschaftlichkeit, den Nutzen
weitgehend umgesetzt wurde, muten die Büros auch nachweisbar zu machen. Das Ausrechnen
immer noch als Hort vergangener der Potentiale ist aber nicht einfach, besonders
Schriftgutkultur an. In großen Organisationen da sich viele Parameter einer objektiven
lassen sich so sehr schnell Potentiale von Betrachtung entziehen. Man unterscheidet
mehreren hundert Millionen Euro Einsparung im daher auch zwischen quantifizierbaren und
Jahr errechnen. Dass dies nicht unrealistisch ist, qualitativen Faktoren. Quantifizierbar sind
zeigen Beispiele aus der Posteingangs- und Einsparung von Raum, zum Teil von Zeit oder
Rechnungserfassung, wo durch automatische Betriebskosten. Hier stehen sich auch
Klassifikation Prozesse nicht nur drastisch Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen
beschleunigt werden, sondern auch die als unterschiedliche Ansätze gegenüber.
Unzulänglichkeiten der langsamen und Qualitative Faktoren müssen erst bewertbar
fehlerträchtigen manuellen Erfassung von gemacht werden.
Informationen überwunden werden.
Hierfür sind Maßstäbe zu entwickeln und zu
Investitionen rechnen sich hier schon manchmal
belegen, die von Unternehmen zu
nach wenigen Wochen.
Unternehmen, von Branche zu Branche und
Genauso augenfällig sind die Potentiale in den Anwendungsszenario zu Anwendungsszenario
Bearbeitungsprozessen. Allein durch die sehr unterschiedlich ausfallen können:
elektronische Zuordnung und Weiterleitung, das
Wie ist die Vermeidung von Risiken im
parallele Bearbeiten von Dokumenten in
Compliance-Umfeld mit einem Betrag zu
direktem Zusammenwirken mit den
versehen?
Fachanwendungen, elektronische
Wiedervorlagen und Fristenverwaltung, dass Wie rechne ich eine schnellere
Zusammenführen von Dokumenten mit Reaktionsfähigkeit auf Kundenanfragen?
Prozessen und Daten aus anderen Welchen Wert billige ich einer sicheren, ständig
Anwendungen sowie die Abschaffung der verfügbaren Vorhaltung von Dokumenten
manuellen Ablage und Suche nach Dokumenten zu?
lassen sich bis zu 50% der bisherigen Arbeitszeit Wie bewertet man eine größere Zufriedenheit
für die Erledigung eines Falles ansetzen. und Effizienz der Mitarbeiter bei Entlastung
Auch beim Thema der Informationserschließung von Routinetätigkeiten?
ist ECM unerlässlich. Moderne Suchverfahren Die Festlegung der Maßstäbe, die auch vom
wie Enterprise Search, die Nutzung von Management anerkannt sein müssen, kann die
Teamsites zur Zusammenarbeit von eigenen Potentiale ins Unendliche schießen oder aber
Mitarbeitern mit Kunden und Lieferanten, der den wirtschaftlichen Nutzen eines ECM gegen
Einsatz von Informationspools, die betroffene „0“ wandern lassen.
Anwender selbst über Änderungen an Prozessen
ECM & ROI
und Dokumenten informieren, und viele andere
Technologien, die unter dem Modewort Besonders schwierig wird es, wenn man den
Enterprise 2.0 kursieren, machen das Arbeiten Return on Investment – ROI - von ECM-
leichter, schneller und konzentrierter. Investitionen in den Vordergrund rückt und die
Einsparpotentiale wie Raum und Regalmeter weichen Faktoren der Verbesserungen
können dagegen nahezu vernachlässigt werden. vernachlässigt. Vergleichsdaten aus der
Dies alles ist unbestritten und mit Zahlen Literatur helfen hier nicht weiter – es müssen
belegbar. die realen Kosten des Unternehmens, die Kosten
für die Anschaffung und Implementierung und
Der Stellenwert von ECM ist auf den die zu erwartenden laufenden Kosten im Betrieb
Führungsebenen noch nicht erkannt vollständig erhoben und ausgewertet werden.
Aber dennoch fällt es schwer, diese Argumente Für die ehrliche Berechnung eines ROI benötigt
auf den Führungsebenen zu platzieren. Dort hat man verlässlich Ist-Daten um die Investition
ECM längst noch nicht den Stellenwert wie ERP dagegen zu rechnen. Doch wer erhebt diese
oder Fachanwendungen, die ECM Anbieter schon gern, wenn dadurch die
stehen hier häufig immer noch im Schatten von Unzulänglichkeiten und Fehler der
Microsoft, SAP, Oracle, IBM & Co. mit ihren Vergangenheit zu Tage treten? Wer kann schon
Standardanwendungen. Ein Grund für die die Kosten seiner bisherigen Prozesse und
mangelnde Aufmerksamkeit der Führungsebene Ablagen in Euro und Cent ausdrücken, so dass
ist sicherlich die Tatsache, dass dem Thema sie gegen die Investition in eine neue Lösung,
häufig immer noch das „staubige“, nicht deren Einführung und deren Betrieb

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 10 von 30


PROJECT CONSULT 20090911
NEWSLETTER

einschließlich Wartung und Folgekosten Records Management &


gerechnet werden können? Schriftgutverwaltung
Hier liegt das Problem vieler Success Stories, die von Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer
mit dem „breiten Daumen“ den ROI kalkulieren der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung
und häufig die Kosten für Einführung, Nutzung GmbH
und Betrieb nachrangig behandeln. Ganz E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-
abgesehen davon, dass die organisatorischen CONSULT.com
Herausforderungen der Umstellung von
Prozessen und Arbeitsweisen durch ECM nicht
immer zu einer vollständigen Ausschöpfung der Einführung
errechneten Potentiale führen. Von Folgen für Records Management ist im
die Mitarbeiter beginnend bei der ständigen angloamerikanischen Sprachraum ein
Bildschirmarbeit bis hin zur Freisetzung „dank“ feststehender Begriff. Er beinhaltet die
neuer schnellerer Workflows einmal ganz ordnungsgemäße Verwaltung aller Dokumente,
abgesehen. Die effiziente Nutzung von ECM die für die Nachvollziehbarkeit hoheitlicher,
besonders im Business Process Management rechtlicher und geschäftlicher Aktionen
vernichtet auch Arbeitsplätze. ECM ist so nicht notwendig sind. Basierend auf den Prinzipien
nur positiv im Sinne von Kosten-/Nutzen- und ordnungsgemäßer Aufbewahrung und
Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen zu sehen, Ershcließung von papiergebundenen
sondern man muss auch die Abhängigkeiten , Dokumenten hat sich im angloamerikanischen
die organisatorischen und menschlichen Raum eine Records-Management-Kultur
Auswirkungen berücksichtigen. Nur auf den ROI entwickelt, die sich in den Geschäfts¬prozessen
zu schielen, ist falsch. Man möchte schließlich und der Archivierungsstrategien wiederspiegelt.
nicht einfach das investierte Geld zurück, In Deutschland gibt es diese ausgeprägte
sondern nachhaltige Verbesserungen im Tradition des Records Managements nicht. In
Unternehmen erreichen. der freien Wirtschaft haben sich Verfahren des
Dokumentenmanagements (im weiteren Sinn)
und der elektronischen Archivierung in den
Die Krise, eine Chance für ECM? letzten 20 Jahren etabliert. Übergreifend wird
Und damit wären wir wieder beim hier von DMS-Lösungen gesprochen1. Zwar gibt
Ausgangspunkt, der aktuellen Wirtschaftskrise. es vereinzelt Produkte und Module von ECM-
Der Einsatz von ECM-Lösungen, welcher und ERP-Anbietern, die unter dem Begriff
Ausprägung auch immer, ist unerlässlich. Nur so „Records Management“ angeboten werden2,
lässt sich die Wettbewerbsfähigkeit jedoch wird der Begriff in Deutschland häufig
sicherstellen. Dies ist völlig unabhängig von der anders benutzt, als international gebräuchlich.
Wirtschaftskrise zu sehen – die Krise verstärkt Dies ist darauf zurückzuführen, dass in
nur den Druck auf die Unternehmen und liefert Deutschland anstelle des Begriffes „Record“
ein eingängiges Vertriebsargument. Dass die vom „Dokument“ gesprochen wird. Im
Handhabung der wachsenden angloamerikanischen werden jedoch „Record“
Informationsmengen und die geforderte, immer und „Document“ unterschieden. Dies zeigt sich
schnellere Reaktionsfähigkeit nur durch z.B. auch in der Definition für ECM Enterprise
entsprechende Informations- und Content Management, die „Document
Kommunikationstechnologien zu erreichen ist, Management“ und „Records Management“
dürfte jedem klar sein. Es gilt nur noch den unterscheidet und Records Management im
Entscheidern klar zu machen, dass hier ECM- Übrigen auch von der elekronischen
Komponenten wie Dokumentenmanagement, Archivierung, im Agloamerikanischen „Digital
Records Management, Workflow, Archivierung, Preservation“, abgrenzt3. Seit 1999 ist ECM
Collaboration usw. essentielle Bestandteile einer Enterprise Content Management die
modernen IT-Infrastruktur sind. Krise hin oder gebräuchliche Bezeichnung für DMS-Lösungen,
her – ohne den Einsatz von ECM geht es mit der die Records Management als wesentliche
Wirtschaft sowieso nicht voran. (Kff) Komponente einbeziehen.
In der öffentlichen Verwaltung Deutschlands
wird das Bild der Schriftgutverwaltung durch

1
) Kampffmeyer, Ulrich; Merkel, Barbara: Dokumenten-
Management - Grundlagen & Zukunft. Hamburg 1999, S.
26ff
2
) Z.B. SAP Records Manager
)
3
Kampffmeyer, Ulrich: ECM Enterprise Content
Management. Hamburg 2006, S. 10ff.

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 11 von 30


20090911 PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

das DOMEA-Konzept4 geprägt. DOEMA folgt die bei privaten Unternehmen oder bei
anderen Prinzipien als das Records Management öffentlichen Einrichtungen im Zuge der
angloamerikanischer Prägung. DOMEA ist eher Geschäftstätigkeit bzw. der Aufgabenerfüllung
prozessorientiert während Records Management entstehen. Die Bestimmun¬gen der Norm
im klassischen Sinn sich eher an strukturierter gelten unabhängig von der physischen
Aktenablage ausrichtet. Beschaffenheit und der logischen Struktur der
Unterlagen; sie umfassen daher ebenso
Records sind aufbewahrungspflichtige
herkömmliche Papierregistraturen wie die
Informationsobjekte, die sich unabhängig vom
Verwaltung digitaler Dokumente mit Hilfe
physischen Format durch ihren Inhalt und ihren
elektronischer Systeme. Der begleitende
Rechtscharakter definieren. So verwaltet das
Internationalen Fachbericht (Technical Report)
Records Management nicht nur elektronische
dient der Implementierung der Norm in die
Dokumente, sondern über Referenzen zum
Praxis der Schriftgutverwaltung.
Beispiel auch die Standorte von Aktenordnern.
Records Management erlaubt die gemeinsame Definition „Record“
Verwaltung von physischen und elektronischen Englischsprachige Definition „Record“ (ISO
Informationen und stellt so eine vollständige 15489, Part 1):
Sicht auf alle zusammengehörigen Daten und
Dokumente dar. Records Management kümmert “Information created, received, and maintained
sich nicht nur um Aufbewahrungsfristen, as evidence and information by an organisation
sondern sorgt auch für die kontrollierte or person, in pursuance of legal obligations or in
Entsorgung nicht mehr gültiger oder nicht mehr the transaction of business.5 ”
benötigter Information. Grundlage sind Deutsche Übersetzung des Begriffs „Record“
Regelwerke zur Vererbung von Metadaten, (DIN 15489, Teil 1)6:
Aufbau von Ordnungsstrukturen,
Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen, „Information, die erzeugt, empfangen und
Konvertierungs- und Renditionierungs- bewahrt wird, um als Nachweis einer
bedingungen und vieles mehr. Organisation oder Person bei rechtlichen
Verpflichtungen oder zum Nachvollzug einer
Records Management dient als eigenständige geschäftlichen Handlung zu dienen.“
Lösung oder integrierte Komponente zur
geordneten Aufbewahrung von Informationen. Nach Auffassung des Autors, gilt für ein Record:
War früher Records Management nur ein Thema “Ein Record ist abgegrenzt und definiert durch
für Archivare, Dokumentare und Registrare so seinen gesetzlichen und beruflichen Wert. Er ist
betrifft diese Technologie heute jeden, der ein beständiges, dauerhaftes, verbindliches und
Information erstellt oder empfängt und diese konsistentes Informationsobjekt, unabhängig
ablegen muss. Gerade angesichts der von seinem physischen Format. Abhängig von
zunehmenden geschäftlichen Kommunikation den Inhalten, angereichert mit
mittels E-Mail und der elektronischen Zusammenhangs- und deskriptiven
Kollaboration und Vorgangsbearbeitung betrifft Informationen, ist ein Record durch eine
das Records Management inzwischen fast jeden eindeutige Kennzeichnung und seine
Mitarbeiter im Unternehmen und in der Klassifikation bestimmt.“
Verwaltung. Die Auseinandersetzung mit
Records Management ist daher gerade in Neben dem Begriff Record gibt es zahlreiche
Deutschland wichtig, da dieses Thema noch weitere Begriffe für elektronische Informationen
weitgehend unbekannt ist. Nur mit dem wie Content, Documents, Media Assets und
gezielten Einsatz von Records Management andere Informationsobjekte, die eine
lassen sich die zunehmenden Compliance- Abgrenzung von der Record in elektronischen
Anforderungen wirtschaftlich erfüllen. Verwaltungssystemen notwendig machen.
Records können daher nur durch ihre speziellen
Definition Records Management Eigenschaften definiert werden, die sie von
Die Begriffe „Record“ und „Records anderen informationsobjekten unterscheiden.
Management“ sind in Normen wie der ISO Die wichtigsten Eigenschaften sind7:
15489 „Records Management“ und in
zahlreichen Standards der Privatwirtschaft und Betriebswirtschaftlicher Wert
der öffentlichen Verwaltung definiert. 5
) ISO 15489-1:2001 Information and Documentation -
Die Definitionen und Prinzipien der ISO 15489 Records Management – Part 1 : General
können international als maßgeblich betrachtet 6
) ISO DIN 15489-1 Information und Dokumentation -
werden. Gegenstand dieser Norm ist die Schriftgutverwaltung - Teil 1: Allgemeines
Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen,
7
) Kampffmeyer, Ulrich; Breaking the Barriers of Traditional
Records Management. Les actes de la Ve conférence du
4
) DOMEA – Dokumentenmanagement und elektronische DLM-Forum à Tolouse. Archives d. France, 2009, Vol. 2, S.
Archivierung. Domea Organisationskonzept 2.0. KBSt. 2005. 170ff.

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 12 von 30


PROJECT CONSULT 20090911
NEWSLETTER

Gesetzlicher Wert Abbildung von Aktenplänen und anderen


Kontext strukturierten Verzeichnissen zur
geordneten Ablage von Informationen,
Integrität
Thesaurus- oder kontrollierte Wortschatz-
Unveränderbarkeit
gestützte eindeutige Indizierung von
Authentizität Informationen,
Konstrollierte Metadaten Verwaltung von Aufbewahrungsfristen
Konsistenz (Retention Schedules) und Ver-
Deklaration und Klassifikation nichtungsfristen (Deletion Schedules),
Aufbewahrungspflicht Schutz von Informationen entsprechend ihren
Eigenschaften, z.T. bis auf einzelnen
Inhaltskomponenten in Records,
Definition „Records Management“
Nutzung international, branchenspezifisch oder
Die Diskrepanz zwischen der bedeutung der zumindest unternehmensweit
Begriffe „Record“ und „Document“ wird bei der standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen
Definition von Records Management noch Identifizierung und Beschreibung der
deutlicher. Die Übersetzung lautet gespeicherten Informationen
„Schriftgutverwaltung“ und macht es besonders
im Umfeld elektronischer Records Management
Systeme schwer von der Papierorganisation auf Weitere Begriffe und Definitionen zum
die virtuelle elektronsiche Welt mit deutlich Records Management
mehr Möglichkeiten zu transponieren. Records Management ist zunächst einmal
unabhängig von den Medien der Records und
Englischsprachige Definition „Records
der Form der Verwaltung. Records Management
Management“ (ISO 15489, Part 1)8
kann auch mit einem „Zettelkasten“ betrieben
“Field of management responsible for the werden. Electronic Records Management (ERM)
efficient and systematic control of the creation, bezieht sich auf die Strukturierungs-,
receipt, maintenance, use and disposition of Verwaltungs- und Organisationskomponente zur
records, including processes for capturing and Handhabung von Aufzeichnungen. ERM ist nicht
maintaining evidence of and information about mit elektronischer Archivierung deutscher
business activities and transactions in the form Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze
of records.” sich hier wiederfinden.
Deutsche Übersetzung „Schriftgutverwaltung“ Ein Electronic Records Management System ist
(DIN 15489, Teil 1) 9 in erster Linie eine Anwendung für das
Verwalten von elektronischen Records, obgleich
„Als Führungsaufgabe wahrzunehmende es auch für die Verwaltung von physischen
effiziente und systematische Kontrolle und Records wie Papierdokumenten und
Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aktenordnern genutzt werden kann. Hierbei
Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von werden nur Einträge als Datensatz in der
Schriftgut, einschließlich der Vorgänge zur Datenbank des Records Management Systems
Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen gespeichert, die auf physische Ablageorte
und Informationen über Geschäftsabläufe und verweisen. Es handelt sich im Grundsatz um ein
Transaktionen in Form von Akten.“ Registratur- oder Katalogsystem. Werden in
Positiv ist der dabei der Ansatz, Records einem Records Management System direkt
Management als Führungsaufgabe zu gespeicherte elektronische Records zusammen
definieren. Dies macht die Bedeutung des mit Verweisen auf physische Records verwaltet,
Records Management deutlich. Problematisch spricht man von einem hybriden Records
ist dagegen die Übertragung „Schriftgut“, da Management. Letzteres ist notwendig, wenn es
diese an Papiergut denken läßt. Der Begriff gilt, elektronische wie auch physische Records
„Akte“ ist häufig mit dem Begriff „Bürokratie“ unter den gleichen Bedingungen und nach den
assoziiert. Passender wäre eine neutralere gleichen Regeln zu verwalten, zu erschließen
Übersetzung als „Ordner“ gewesen. und zu vernichten. Besonders unter dem
Gesichtspunkt der Vollständigkeit der
Records Management weist eine Reihe typischer Aufzeichnungen ist bei gemeinsamer Nutzung
Eigenschaften auf, die es auch vom elektronischer und papiergebundener
Dokumentenmanagement abgrenzen: Dokumente ein hybrides Records Management
unerlässlich.
8
) ISO 15489-1:2001 Information and Documentation -
Records Management – Part 1 : General Beim Records Lifecycle Management (RLM)
9
) ISO DIN 15489-1 Information und Dokumentation - handelt es sich um die Verwaltung des
Schriftgutverwaltung - Teil 1: Allgemeines

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 13 von 30


20090911 PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Lebenszyklusses nach der dieses in eine ordentliche Verwaltung


Dokumentenerstellung und vor der überführten, ist heute jeder Empfänger von
Langzeitarchivierung. Das Records Lifecycle Nachrichten und jeder Ersteller von
Management beinhaltet in der Regel ein Dokumenten im Prinzip derjenige, der eine
Dokumenten¬management System für die Entscheidung über „Record ja/nein“ treffen
Erzeugung, Bearbeitung und Verwaltung von müsste. Dies ist in den meisten Organisationen
Dokumenten bevor diese zu einem Record kaum leistbar. Erschwerend kommt hinzu, dass
deklariert und in das Records Management sich der Wert der Information über die Zeit
überführt werden. Ferner wird eine ändert. Ein heute wichtiges Dokument kann in
Archivierungskomponente genutzt, die die Kürze überholt sein, ein als unwichtig
langfristige, unveründerbare Verfügbarkeit aller angesehenes Dokument kann aber wiederum in
Records sicherstellt. Im RLM RLM wird das ein paar Jahren eine besondere Wichtigkeit
angebundene Archiv vom Records Management erlangen. Records müssen außerdem immer in
verwaltet, das gleichzeitig als ihrem Kontext, ihrem Verhältnis zu anderen
Zugangskomponente für das Archiv dient. Records und zu den jeweiligen
Geschäftsprozessen stehen. Ein Record allein
Das Akronym EDRMS wird im englischen
hat nur begrenzte Aussagekraft. Erst wenn es in
Sprachraum für ein kombiniertes „Electronic
der Sequenz der Geschäftstätigkeit mit anderen
Document and Records Management System“
Records zusammen betrachtet wird, erschließt
benutzt. Dieser integrative Ansatz, der die
sich die Bedeutung. An dieser Stelle ist es
Verbindung von dynamisch ausgelegten
übrigens unerheblich, ob wir von Records oder
Dokumentenmanagement-lösungen zusammen
Dokumenten sprechen. Es geht um das
mit eher statischen Records Management und
grundsätzliche Verständnis vom Wert der
Archivsystemen verbindet, ist für eine
Information und der durchgängigen
durchgängige und konsistente Nutzung sinnvoll.
Dokumentation der Geschäftstätigkeit.
EDRMS-Lösungen sind in der Regel auch als
nachgeordnete oder integrierte Systeme mit Ein zweites Hindernis für Records Management
Fach- und Office-Anwendungen verknüpft. ist die Architektur von
Records Management wird so zum Bestandteil Dokumentenmanagement- und Archivsystemen.
der Softwarelösungen, mit denen die Mitarbeiter Vorangestellt sei die simple Erkenntnis, dass
ständig am elektronoschen Arbeitsplatz Records Management nicht Archivierung ist.
arbeiten. Direkt integrierte Lösungen bieten aus Elektronische Archive können Records
Prozesssicht, durch die Möglichkeit der Management sinnvoll bei der unveränderbaren
automatischen Übernahme von Indexdaten aus Archivierung von Records und ihren
dem Bearbeitungskontext und durch die Kontextinformationen unterstützen, aber
Intergation in eine einheitliche Records Management ist vom Medium
Benutzeroberfläche erhebliche Vorteile unabhängig und man kann im Prinzip selbst mit
gegenüber eigenständigen „Stand-alone“ einem Zettelkasten zur Verwaltung von
Records Management Systemen. Aktenordnern Records Management betreiben.
Records Management konzentriert sich auf die
Ausblick
ordnungsgemäße Verwaltung von
Ein Grundproblem der Akzeptanz und Informationsobjekten. Es hat nicht den Anspruch
Verbreitung liegt bereits in der Begrifflichkeit. ein vollständiges elektronisches
Viele Informationsobjekte, die wir in Dokumentenmanagement- oder gar Enterprise-
Deutschland als Dokumente bezeichnen, sind Content-Management-System nachzubilden.
von ihren Eigenschaften her im Records Management ist eher eine Komponente
angloamerikanischen Gebrauch eigentlich solcher Systeme. Die Nutzung eines Records
Records. Der begriffliche Übergang von Management Systems, wie z.B. durch MoReq2,
Dokument zu Record fällt manchmal auch im den europäischen Standard für elektronisches
angloamerikanischen Sprachraum schwer. Dies Records Management, definiert, kann über
liegt daran, dass Records heute bereits sehr traditionelle Aktenpläne oder virtuelle Akten
früh beim Verfassen oder beim Empfang eines erfolgen. Beim Records Management moderner
elektronischen Informationsobjektes entstehen Prägung sind die Visualisierung und die
können. E-Mails, Word-Dateien, Content von Verwaltung sowie die Speicherung der Objekte
Webseiten, Inhalte von Teamrooms können auf selbst sauber getrennt. Auch eine aufwändige
Grund ihrer rechtlichen oder geschäftlichen hierarchische Struktur der Verwaltung muss sich
Bedeutung sehr früh eine Record werden ohne nicht dem Endnutzer präsentieren sondern kann
dass dies dem Benutzer oder Empfänger voll sogar über eine einfache Suchmaske „a la
bewusst ist. Lag das Records Management Google“ mit nur einem Feld genutzt werden.
ähnlich wie die Verwaltung von Archiven früher Records Management bildet auch keine
in den Händen von Spezialisten, die erst am Geschäftsprozesse nach sondern klinkt sich
Ende des Lebenszyklus eines Dokumentes

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 14 von 30


PROJECT CONSULT 20090911
NEWSLETTER

immer dort ein, wo Informationsobjekte und Internet bringt. Um den Begriff


entstehen, die als Record verwaltet werden Management kommt man nicht herum denn in
müssen, oder wo Records in einem Prozess erster Linie geht es immer noch um das
zielgerichtet bereitgestellt werden sollen. Verwalten von Information und Content
Alleinstehendes Records Management Management schließt nahtlos an Document
traditioneller Prägung wird hier zukünftig durch Management an.
integrierte Komponenten und Dienste abgelöst
werden. Die Standardisierung von Metadaten Die Definition von ECM
zur Beschreibung der Records sichert dabei die In den letzten 10 Jahren hat sich die Definition
übergreifende Nutzung in verschiedensten von ECM Enterprise Content Management
Anwendungen von der Textverarbeitung über E- mehrfach aber meistens nur leicht geändert. Sie
Mail bis zu CRM und ERP. umfasst die wichtigsten Hauptkomponenten von
Records Management muss und wird Lösungen zur Erfassung, Verwaltung,
weitgehend automatisiert werden müssen, um Erschließung, Speicherung, Bereitstellung und
den neuen Anforderungen an die Anwender, Archivierung von Informations-objekten. Die
dem Informationswachstum und den rechtlichen aktuelle Definition lautet:
Anforderungen an die Dokumentation „Enterprise Content Management (ECM) is the
elektronischer Prozesse gerecht werden zu strategies, methods and tools used to capture,
können. (Kff) manage, store, preserve, and deliver content
and documents related to organizational
processes. ECM tools and strategies allow the
Von ECM Enterprise Content management of an organization’s unstructured
Management zu EIM Enterprise information, wherever that information exists.“
Information Management
Der Fokus lag dabei zunächst auf
von Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer unstrukturierten oder schwach strukturierten
der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dokumenten, hat sich aber durch den
GmbH Technologiewandel inzwischen universeller für
E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT- alle Formen und Typen elektronischer
CONSULT.com Information aufgestellt. Diese
Informationsobjekte können gescannten
ECM ist der heute in der Fachwelt gebräuchliche Papierdokumente, E-Mails, elektronische
Begriff, der alles abdeckt was irgendwie mit Dokumenten aus der Office-Welt, digitale Bilder,
Content und Dokumenten zu tun hat. Das Kürzel Web-Inhalte, Multimedia-Informationen,
ECM und den dazugehörigen Begriff Enterprise Datensätze aus Datenbanken, Listen aus
Content Management gibt es inzwischen seit 10 Anwendungen, SMS oder Twitterfeeds sein
Jahren. 1999 positionierte der sich der Ein Grundprinzip von ECM, das sich bereits in
internationale Dachverband der Branche, die frühen Grafiken aus Jahr 2000 findet, ist der
AIIM Association for Image and Information Ansatz, strukturierte Informationen und
Management international, nach der unstrukturierte Informationen
Übernahme des IMC Verbandes neu. Gesucht zusammenzuführen und gemeinsam zu
war ein Begriff, der einerseits eine Brücke verwalten. Eine wesentliche Komponente war
schlug von Archivierung, daher auch immer das universelle, einheitliche
Dokumentenmanagement und Workflow, den Repository für alle Formen von Daten und
traditionellen Themen der AIIM, zweitens die Informationen.
aktuellen Entwicklungen des Internet, denn das
Web begann das klassische In dem Maße, wie sich der Markt veränderte und
Dokumentenmanagement zu überholen, und neue Komponenten für die
drittens eine einprägsame Formel zu finden, die Informationsverwaltung den ursprünglichen
dem Management der Anwender die Bedeutung Kanon der ECM-Funktionalität ergänzten – E-
des Thema klarmacht – also in etwa wie die Mail-Management, Digital Asset Management,
Trendthemen zur Jahrtausendwende: ERP, CRM Wiki, Teamroom, usw. – wurde das Spektrum
und CMS. Der Begriff Enterprise sollte deutlich von Enterprise Content Management
machen, das es sich um ganzheitliche Lösungen kontinuierlich erweitert und angepasst. Dennoch
für alle Bereiche des Unternehmens dreht, die gab es vermehrt kritische Stimmen, die ECM
mindestens genauso wichtig sind wie ERP. Der ganz anders definieren – oder ECM gleich den
Begriff Content sollte verdeutlichen dass es Geschichtsbüchern hinterlassen wollten.
nicht mehr nur um Dokumente geht sondern
beliebige Formen von elektronischer Information ECM 2.0 & E 2.0
wobei Content die Verbindung zu Web, WCM

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 15 von 30


20090911 PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Die Web-2.0-Welle schwappte auch auf das oder, oder, oder. Herkömmliche Dokumente
Thema ECM über. Im Jahr 2007 konnten es sich existieren im Web 2.0-Umfeld kaum – oder es
zwei Anbieter von Enterprise-Content- sind halt herkömmliche verlinkte
Management-Produkten nicht verkneifen, die Standardformattypen wie PDF - und dafür
Ziffern 2.0 auch an das Akronym ECM zu braucht man kein ECM 2.0. ECM 2.0 war so von
hängen. Wahrscheinlich kam EMC Documentum vorneherein zur Erfolgslosigkeit verdammt.
zuerst auf die Idee und proklamierte den Während im Web dynamisch und unter Einsatz
Produkt-Launch der Version D6 unter dem Motto tausender Ressourcen eine Web-2.0-Anwendung
„ECM 2.0“. Kurz darauf tauchte ECM 2.0 dann nach der anderen aus den Kabeln schoss, blieb
ebenfalls in Deutschland als Motto eines die Adaption bei Enterprise Content
Kongresses auf – Saperion benutzte die 2.0 Management einfach in der Mächtigkeit der
ambivalent um einerseits auf Neuheiten Anwendungen und der Betulichkeit der Anbieter
hinzuweisen, andererseits aber auch der zum stecken.
zweiten Mal durchgeführten Veranstaltung eine
Einige große ECM-Anbieter versuchten daher
Kennzeichnung zu geben – so zumindest die
sich gleich ganz vom ECM-Gedanken zu
„offizielle Erklärung“. Da es im Markt für
verabschieden und propagierten Enterprise 2.0
Informationsmanagement keinen Mangel an
– E2.0. Moderne Anwendungen mit viel Web-2.0-
neuen Slogans, Abkürzungen und Drei-Wort-
Kosmetik und ein wenig ECM als Infrastruktur
Kombinationen gibt, erregte ECM 2.0 auch
sollen den großen Bereich der
wenig Aufsehen und war im Jahr 2008 schon
Unternehmenssoftware aufrollen.ECM spielt hier
wieder verschwunden. Der technologisch
an der Benutzeroberfläche keine Rolle mehr,
geprägte Ansatz war deshalb nicht von Erfolg
Enterprise Content Management ist zu
gekrönt, da die kommunikative und kulturelle
Infrastruktur und Diensten in SOA-Architekturen
Komponente von Web-2.0 noch nicht mal
reduziert. So zumindest diejenigen Anbieter, die
ansatzweise ins Gesichtsfeld kam – und damit
jetzt kollaborative Aspekte in den Vordergrund
fehlte außer vielen funktionalen Ansätzen von
stellten wie z.B. IBM.
Anfang an der Geist von ZweiPunktNull. Aber
auch bei den funktionalen Aspekten blieb es Angesichts des E-2.0-Hype muss man sich
beim Stückwerk, wobei sich redundante jedoch fragen, ob das Aufgehen in diesem Trend
Funktionalität – wie z.B. Blog, Forum und Wiki die wahre Zukunft für Enterprise Content
für den gleichen Einsatzzweck – selbst im Wege Management ist. Andere Verfechter der Vision
stand. Nimmt man sich einfach einmal einen eines einheitlichen und übergreifenden
Katalog von Web-2.0-Funktionalität zur Hand, so Informationsmanagements sehen die Zukunft
zeigte sich, dass überhaupt nur wenige von ECM eher bei EIM.
Funktionsgruppen wie Wikis, Blogs, Foren, RSS,
Favoriten, Communities, Tagging, Folksonomy, EIM Enterprise Information Management
Mashup und andere aufgegriffen und in die als logische Fortführung von ECM
Clienten eingebunden wurden. Schwerpunkt der
EIM Enterprise Information Management hat das
Adaptionen in den ECM-Umgebungen war, neue
Zeug zum neuen Modewort. Es ist die logische
Benutzerinterfaces und neue Collaborations-
Weiterführung des Begriffes ECM Enterprise
Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, an die sich
Content Management. ECM selbst sieht sich
zumindest die jüngere Generation von
schließlich seit Anbeginn in der Rolle, schwach
Mitarbeitern in den Unternehmen bereits
strukturierte, unstrukturierte und strukturierte
gewähnt hat. Gern wurde auch gleich noch
Informationen ganzheitlich zusammen zuführen.
Enterprise Search mit in diesen Topf geworfen,
Man kann also in Bezug auf ECM mit dem
obwohl hier kaum eine direkte Beziehung zum
Auftauchen von EIM von einer
eigentlichen Web-2.0-Gedanken bestand –
„selbsterfüllenden Prophezeiung“ sprechen.
schließlich gibt es Google schon länger. Auch
ECM macht sich mit Erreichen seiner Ziele selbst
Team-Rooms und andere kollaborative Ansätze
obsolet und ebnet den Weg zu EIM. Das Problem
mussten für 2.0 herhalten, wenn man sie nicht
von EIM liegt jedoch darin, dass der Begriff
gleich wieder dem Wissensmanagement
Information Management selbst zu weit gefasst
zuschlug Auch mussten die Anbieter feststellen,
ist, eigentlich alles umfasst was wir mit
dass die schönen neuen Web-Technologien für
Informationen tun.
Dokumenten-orientierte Lösungen unerwartete
Schwierigkeiten mit sich brachten. Web 2.0 ist
nicht auf Integrität, Konsistenz oder gar EIM Definitionen aus den USA
revisionssichere Archivierung ausgelegt! Natürlich ist der Begriff nicht neu. Er taucht in
Betrachtet man einfach nur einmal das den USA ab dem Jahr 2006 vermehrt auf.
„Einfrieren“ eines Wikis mit dynamischen Links Besonders Analysten und große Anbieter
und Historie als Dokument, oder eine nahmen sich damals bereits des Begriffes an.
personalisierte Oberfläche, oder einen Blog, Forrester (Januar 2006) und Gartner (Juni 2006)

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 16 von 30


PROJECT CONSULT 20090911
NEWSLETTER

definieren EIM Enterprise Information Einheitliches und übergreifendes Master Data


Management jedoch sehr eingeschränkt als Management, Adressmanagement und
Kombination von ECM Enterprise Content Berechtigungsmanagement
Management: Übergreifend nutzbare Informationsrepositories
“Enterprise information management is the Verbindung von Anwendungen mit
name for the field that combines business gemeinsamer Nutzung und Verwaltung von
intelligence (BI) and enterprise content Daten
management (ECM). Nutzung von Diensten, die eine gleiche Funktion
Enterprise information management (EIM) takes einmal und allen Anwendungen zur
these two approaches to managing information Verfügung stellen
one step further, in that it approaches the Durchgängige End-to-End Prozesse - ohne
information management discussion from an Medienbrüche, transaktions-gesichert und
enterprise perspective. durchgängig protokolliert
Where BI and ECM respectively manage Zentralisiertes Management aller Komponenten,
structured and unstructured information, EIM Einstellungen, Parameter und
does not make this rather "technical" Konfigurationen
distinction. It approaches the management of Sichere, plattform- und
information from the perspective of enterprise anwendungsunabhängige Verwaltung aller
information strategy, based on the needs of übergreifend genutzten Daten und
information workers. Informationen
ECM and BI in a sense choose a Durchgängige IT-Governance über alle
denominationalised approach, since they only beteiligten Systeme und Prozesse
cover part of the information within an usw.
organization. This results in a lack of avail-able Die Liste ließe sich noch beliebig fortsetzen.
information during decision making processes,
market analysis or procedure definition.”
EIM Enterprise Information Management -
Hier kann man nur feststellen – zu kurz Eine ständige Herausforderung für den CIO
gesprungen. EIM Enterprise Information Aus dem neuen übergreifenden Spektrum von
Management ist deutlich mehr! EIM ergeben sich auch zusätzliche
PROJECT CONSULT EIM Definition 2008 Anforderungen an die CIOs, die Chief
Versuchen wir es mit einer eigenen Definition: Information Officers in den Unternehmen:

„EIM Enterprise Information Management steht Durchgängige Governance im Unternehmen, die


für die ganzheitliche Verwaltung aller IT-Governance als strategische Komponente
Informationen im Unternehmen, unabhängig ein-schließt
von Ort, Nutzer, Autor, erzeugenden System, Entwicklung von langfristig stabilen IT- und
Anwendung, Format, Device und Zeit. Informationsarchitekturen zur Sicherstellung
der Informationsnutzbarkeit und
EIM vereint hierzu funktionale Ansätze von Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens
Enterprise Content Management, Business
Process Management, Enterprise Search, Ständige Überprüfung der IT-Strategie in Bezug
Business Intelligence, Governance-Risk- auf notwendige Anpassungen, Verfügbarkeit
Compliance Management Infrastructure, Data und Informationsqualität
Warehousing und Information Lifecycle Bereitstellung einer einfach anzupassenden,
Management.“ standardisierten IT- und TK-Infrastruktur
Nachdem wir alle derzeitig verfügbaren Optimierung der IT-Landschaft durch
wichtigen Akronyme und Schlagworte Vermeidung heterogener Ansätze,
verbraucht haben, wollen wir einmal versuchen Sicherstellung eines einheitlichen Betriebs
eine Reihe von Charakteristika und Erreichung größtmöglicher Transparenz
herauszuarbeiten, die EIM vom Präventive, getestete Fallback-, Ausfall- und
vorangegangenen ECM unterscheiden. Migrationsverfahren zur Sicherstellung der
Business Continuity
Grundlagen von EIM Enterprise Umsetzung von Governance-, Risk-
Information Management Management- und Compliance-
Wesentliche Grundlagen von Enterprise Anforderungen durch geeignete,
Information Management – zusätzlich zu den unterstützende IT-Systeme
herkömmlichen Komponenten und Ansätzen von Wandel von der Reaktion auf die Veränderung
ECM - sind: des IT-Marktes und neue

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 17 von 30


20090911 PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Anwenderanforderungen hin zur aktiven, wurde (Integrität), wer der Urheber ist
antizipierenden Gestaltung des (Authentizität), und ob das Zertifikat zum
Informationsmanagements Zeitpunkt der Unterschrift gültig war. Insgesamt
So gesehen setzt EIM zwar auf bestimmten dient sie also der Vertrauensbildung in den
Anforderungen und Prinzipien von ECM auf, ist elektronischen Geschäftsverkehr, besonders
jedoch wesentlich weiter gefasst. Und eine aufgrund der Nichtabstreitbarkeit der
weitere Brücke lässt sich schlagen, die sich aus Willenskundgebung.
den oben genannten Anforderungen ergibt – Die Nachweissicherheit einer elektronischen
Enterprise Information Management beschäftigt Signatur ist so lange gegeben, bis die
sich ständig mit dem Wandel – in allen Bundesnetzagentur einen der Algorithmen als
Bereichen! So kann denn auch das Akronym geschwächt erklärt, die zur Erstellung der
ECM weiterverwendet werden – für Enterprise Signatur genutzt wurde. Die Schwächung wird
Change Management. Die Auseinandersetzung ausgesprochen, weil davon ausgegangen
mit den Veränderungen in Technik, werden kann, dass die verwendeten
Informationsnutzung, Märkten, kryptografischen Verfahren angegriffen werden
Kommunikationen, sozialem Verhalten usw. wird können. D.h. es könnten Dokumente oder
immer die wichtigste Herausforderung für das Unterschriften gefälscht werden, ohne dass dies
Informationsmanagement bleiben. erkannt wird. Dass diese Möglichkeit besteht,
liegt an der rasanten Entwicklung von
schnelleren Rechnern, die entsprechend
Gastbeiträge schneller Varianten berechnen können, die eine
unerkennbare Fälschung wären.
LTANS/ERS-konforme Archivierung
Um den Zusammenhang besser zu verstehen,
oder "Verjüngungskur alternder
soll im Folgenden kurz beschrieben werden, wie
Signaturen" das qualifizierte, elektronische Signieren
Gastbeitrag von Dr. Martin Bartonitz, Product abläuft. Zuerst wird für das zu signierende
Manager Workflow Dokument ein so genannter Fingerabdruck –
SAPERION AG technisch ein Hash-Wert – mit einem Hash-
E-Mail: martin.bartonitz@saperion.de Algorithmus berechnet. Dieser sehr viel kleinere
Webseite: www.saperion.de Wert, der zwar für jedes Dokument gleich lang,
dennoch immer anders ist, wird anschließend
Mit dem explosionsartig steigenden E-Mail-Auf- auf eine Chipkarte geschickt. Auf der Chipkarte
kommen werden immer mehr befinden sich ein Betriebssystem, der nur hier
Geschäftsdokumente elektronisch ausgetauscht. einmalig vorhandene private Schlüssel sowie
Parallel dazu werden immer mehr das den Besitzer auszeichnende Zertifikat.
Papierdokumente in ein elektronisches Abbild Mithilfe des Schlüssels wird der Hash-Wert mit
transformiert. Noch ist der überwiegende Teil einem symmetrischen (es liegt ein
der E-Mails nach dem Signaturgesetz nur mit Schlüsselpaar vor) Verschlüsselungsalgorithmus
einer einfachen Signatur versehen, einer verschlüsselt. Dieser neue Wert wird zusammen
Information über den Absender am Ende des mit dem Zertifikat in eine Datei, dem
Textkörpers, und unterliegt damit vor Gericht sogenannten Signaturkontainer gespeichert. Im
„nur“ dem Anscheinsbeweis. Damit der Richter Zertifikat ist zusätzlich der öffentliche Schlüssel
ein elektronisch unterschriebenes Dokument enthalten, mit dem später u.a. die Verifikation
nach § 371 ZPO als Beweis anerkennen muss, durchgeführt werden kann.
werden zunehmend qualifizierte Signaturen für
das elektronische Unterschreiben genutzt. Im
Gegensatz zum geduldigen Papier, auf dem
auch noch nach Jahrhunderten eine Unterschrift
gesichert erkannt werden kann, altern
elektronische Signaturen. Für gealterte
Signaturen kann nicht mehr mit Sicherheit
davon ausgegangen werden, dass sie nicht Abbildung 1: Erstellung einer
gefälscht wurden. personenbezogenen Signatur
Warum altern Signaturen und was Die beiden heute seit Anfang 2008 im
kann/muss man dagegen tun? Allgemeinen genutzten Algorithmen sind mit
Elektronische Signaturen im Zusammenspiel mit heutiger Technologie nicht angreifbar, selbst
Zertifikaten dienen der Sicherung des wenn viele Rechner parallel arbeiten würden.
Nachweises, dass ein elektronisches Dokument D.h. es wird kein anderes Dokument konstruiert
nach der Unterschrift nicht mehr verändert werden können, das den gleichen Hash-Wert

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 18 von 30


PROJECT CONSULT 20090911
NEWSLETTER

besitzt. Und es wird kein anderer privater einen Rechtsstreit als Beweis benötigt wird und
Schlüssel erstellt werden können, der zu dem es zu hohen Kosten kommen kann, wenn der
öffentlichen Schlüssel des Originals passt, Fall verloren wird. D.h. es könnte sich rechnen,
wodurch sonst die Authentizität gefälscht wäre. nicht die Neusignierung durchzuführen, wenn
Da die Technologien aber immer weiter voran nur sehr wenige Fälle mit geringem Streitwert
schreiten, werden die Algorithmen immer zu sichern sind. Ein besonderer Bedarf liegt bei
unsicherer, sprich sie altern. solchen Dokumenten vor, die auch noch nach
Jahren als Beweis benötigt werden könnten.
In der Praxis ist auch bei einem gebrochenen
Beispiele sind Dokumentationen, die in
Algorithmus noch lange keine gezielte
Krankenhäusern während des Verlaufs von
Manipulation möglich, sprich dass an einer
Behandlungen anfallen. Solche Patientenakten
bestimmten Stelle im Dokument anstelle einer
müssen z.T. 30 Jahre nach dem Tod des
10.000.000 eine 100.000.000 eingebaut werden
Patienten aufbewahrt werden.
kann und die Integrität dennoch als nicht
verletzt ausgewiesen wird. Da das Signaturgesetz als auch die Verordnung
keine Ausnahmen formulieren, interpretieren
In Kenntnis dieser theoretischen Möglichkeit
Rechtsanwälte ein Muss für das Nachsignieren
nimmt der Gesetzgeber im Signaturgesetz im §
im Bedarfsfall, egal wie die Dokumente
6 (1) indirekt Bezug auf die Konsequenz,
gespeichert werden, insbesondere im Falle einer
nämlich auf ein Neusignieren im Bedarfsfall. Die
Sorgfaltspflicht. Es gibt eine Reihe kritischer
begleitende Signaturverordnung wird dann zwar
Stimmen, die ein Neusignieren elektronisch
etwas präziser im § 17 und verlangt, dass
archivierter Dokumente als nicht notwendig
signierte Dokumente vor der Schwächung
erachten (siehe auch Dr. Ulrich Kampffmeyer).
aufgrund nicht mehr garantierter Sicherheit der
Schließlich dienen elektronische Archive genau
ursprünglich verwendeten Algorithmen mit einer
dazu, Dokumente vor Änderungen zu schützen.
weiteren qualifizierten Signatur neusigniert
Demnach würde es reichen, wenn ein
werden müssen. Wie das Verfahren genau
geschwächtes Dokument erst neusigniert wird,
auszusehen hat, ist nicht näher spezifiziert.
wenn es das Archiv verlässt, d.h. wenn dieser
Wie häufig muss neusigniert werden? „Bedarf“ besteht.
Diese Antwort kann nur relativ zur Die Verjüngungskur – kostengünstig und
Gesamtaufbewahrungszeit eines signierten schnell
Dokuments gegeben werden. Grundsätzlich ist
Um die Interpretationslücken des
der voraussichtlich nächste Zeitpunkt, bis zu
Signaturgesetztes hinsichtlich eines konkreten
dem spätestens neusigniert werden muss, Ende
Verfahren des Neusignierens zu schließen, hat
2015. Der Zeitpunkt kann früher liegen, sobald
das Bundesministerium für Wirtschaft und
entsprechende Angriffstechnologien bekannt
Arbeit im Rahmen des Vorhabens "VERNET -
sind, um den derzeit genutzten Hash-
Sichere und verlässliche Transaktionen in
Algorithmus SHA-256 oder den
offenen Kommunikationsnetzen" das Projekt
Verschlüsselungsalgorithmus RSA mit
"ArchiSig - Beweiskräftige und sichere
Schlüssellänge 2048 Bit zu kompromittieren.
Langzeitarchivierung digital signierter
Seitdem das Signaturgesetz 2001 in Kraft trat,
Dokumente" von Juli 2001 bis Dezember 2003
ist erst einmal neusigniert worden. D.h. wenn
gefördert. In dem Projekt wurden
wir alle 7 bis 10 Jahre einmal neusignieren, so
Archivierungskonzepte und entsprechende
müsste ein Dokument, das 100 Jahre
Technologien aufgegriffen und erweitert. Die
aufbewahrt werden muss, mindestens 10 Mal
Ergebnisse des Konzepts mündeten in den
nachbearbeitet werden.
Standard Long-Term Archiving & Notary
Services / Evidence Record Syntax (LTANS/ERS),
der durch eine Working Group der Internet
Interpretationen zum Bedarfsfall
Engineering Task Force (IETF) vorangetrieben
Ist die Algorithmenschwächung seitens der und 2007 freigegeben wurde.
Bundesnetzagentur erfolgt, so muss jede
Organisation für sich entscheiden, ob sie einen An dieser Stelle sei auch auf das Folgeprojekt
Bedarf hat. Ein Bedarf liegt laut TransiDoc hingewiesen. Im ArchiSig-Projekt
Bundesfinanzministerium z.B. im Falle wurde erkannt, dass im Zuge der
elektronischer Rechnungen, die nach § 14 des Langzeitarchivierung auch die Problematik der
Umsatzsteuergesetzes für den Vorsteuerabzug Formattransformation gelöst werden muss. Zu
qualifiziert zu signieren sind, steuerrechtlich klären war also, wie der Nachweis geführt
nicht vor. Zivilrechtlich ist die Situation jedoch werden kann, dass ein Dokument im aktuellen
wieder individuell zu entscheiden. Demnach ISO-Standard TIFF- oder PDF/A-Format für die
liegt der Bedarf dann vor, wenn ein Dokument Langzeitarchivierung in ein Format in der
mit entsprechend hoher Wahrscheinlichkeit für Zukunft korrekt transformiert wurde, inklusive

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 19 von 30


20090911 PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

der Berücksichtigung von elektronischen


Signaturen. Die Ergebnisse wurden Ende 2007
veröffentlicht.
Um die langfristige Beweiskraft digital signierter
Dokumente sowie die Integration in die
praktische Anwendung zu erreichen, wurde der
gesamte Zyklus von der Erzeugung des
Dokuments, der Signaturerzeugung, der
Präsentation, der Kommunikation und der
Archivierung bis hin zur späteren Verwendung
betrachtet werden. Unter Berücksichtigung
existierender Standards wurden technische
Komponenten und Schnittstellen sowie
organisatorische Konzepte spezifiziert und
prototypisch implementiert.
Die anschließend sich konzipierende Working
Abbildung 2: Hash-Baum mit Archivzeitstempel
Group in der IETF hat dann nach der
A1
Spezifikation der Anforderungen an ein Long-
Term Archiving Service (RFC4810) in 2005 die Ein Hash-Baum kann beliebig viele Hash-Werte
Evidence Records Syntax (RFC4998) in 2007 aufnehmen. In der Praxis scheint sich ein
freigegeben. Der Evidence Record dient dem tageweise gebildeter Hash-Baum zu bewehren.
vollständigen Integritätsnachweis eines Die Bildung des Hash-Baums erfolgt, indem
mehrfach neusignierten Dokuments. Dabei ist zuerst 2 bis n Hash-Werte der 1. Ebene
das Verfahren des Neusignierens in Bezug auf konkateniert und diese Byte-Folge zu einem
Schnelligkeit und Kosten optimiert worden. neuen Hash-Wert (Kind) berechnet werden
Schließlich kostet jeder Zeitstempel je nach (Abbildung 2: h1,5=H(h1,1|h1,2)). Dieses
Mengenabnahmen zwischen 3 und 30 Cent, und Verfahren wird solange fortgesetzt, bis in der
im Falle großer Mengen aufbewahrter letzten Ebene nur noch ein Hash-Wert übrig
Dokumente kann das Einzelsignieren Monate bleibt. Dieser Hash-Wert wird dann mit einem
dauern. qualifizierten Zeitstempel signiert. Das gesamte
Konstrukt, Hash-Baum und Signatur wird dann
Der Nutzen von Hash-Bäumen
Archivzeitstempel (Abbildung 2: A1, mit der 1
Um den grundsätzlichen Aufbau des Evidence für den ersten Hash-Baum) genannt.
Records zu verstehen, muss zuerst die Art der
Speicherung signierter Dokumente für eine
Langzeitarchivierung besprochen werden. Die
Neusignierung nutzt qualifizierte Zeitstempel.
Damit aus Kosten- und Zeitgründen nicht jedes
Dokument einzeln mit einem Zeitstempel Abbildung 3: Reduzierter Archivzeitstempel
versorgt werden muss, wird mit so genannten
Wird nun eins der Dokumente für die
Hash-Bäumen gearbeitet. Für jedes in einem
Beweisführung vor Gericht benötigt, so wird
Content Repository neu gespeicherten
eine Kopie des Dokuments aus dem Content
Dokument (Abbildung 2: d1 bis d4) wird ein
Repository geholt und sein Evidence Record
Hash-Wert auf Basis des jeweils aktuellen,
erstellt. Da die Datenmenge des gesamten
stärksten Hash-Algorithmus berechnet und in
Hash-Baums sehr groß sein kann, wird ein
einem Hash-Baum auf der ersten Ebene
sogenannter reduzierter Archivzeitstempel
aufgenommen (Abbildung 2: h1,1 bis h1,4, die
(Abbildung 3: rA1) gebildet und neben den
"erste Ziffer nummeriert den Hash-Baum, die
Prüfergebnissen der Signaturen im Evidence
zweite die laufende Nummer des Hash-Werts im
Record gespeichert. Der reduzierte
Baum).
Archivzeitstempel enthält jeweils nur die Hash-
Werte, um das jeweils nächste Kind wieder
berechnen zu können, sowie den Zeitstempel
über den Hash-Wert der höchsten Ebene. Die
Evidence Record Syntax ist im Format ASN.1
aufgebaut und ist für ungeübte Augen wenig
lesbar und soll daher an dieser Stelle nicht
weiter ausgeführt werden. Derzeit wird an einer
XML-basierten Variante gearbeitet, die dann
lesbarer ist.

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 20 von 30


PROJECT CONSULT 20090911
NEWSLETTER

Ergänzende Hinweise: Der Evidence Record für ein Dokument muss


nun auch die Daten des reduzierten
Das qualifizierte Signieren von Dokumenten
Archivzeitstempels des neuen Hash-Baums mit
kann in drei Varianten erfolgen:
den Hash-Werten der alten Archivzeitstempel
1. Das Dokument wird von einer Signaturdatei mit berücksichtigen, so wie es die Abbildung 5
begleitet zeigt.
2. Die Signaturdatei ist in einem PDF/A-
formatierten Dokument eingebettet
3. Das Dokument ist in der Signaturdatei
eingebettet
Während in Fall 2 und 3 für nur ein Objekt ein
Hash-Wert im Baum enthalten ist, müssen im
ersten Fall 2 Objekte, das Dokument und die
begleitend Signaturdatei behandelt werden. Da
Abbildung 5: Reduzierter Archivzeitstempel
im Fall 3 für die Ansicht des Dokuments dieses
nach der Neusignierung im Fall der
erst aus dem Container extrahiert werden muss,
geschwächten Verschlüsselung
spricht für eine einfachere Handhabung die
Nutzung von in PDF/A eingebetteten Signaturen. Wenn der verwendete Hash-Algorithmus als
bald geschwächt eingestuft ist, wird das
Der oben genannte Zeitstempel sollte die
Verfahren aufwändiger, da dann sämtliche
gleiche Stärke besitzen wie die Signaturdateien,
Dokumente nochmals aus dem Content
für die entsprechende Hash-Werte im Baum
Repository geholt und erneut verhasht werden
enthalten sind. Andernfalls wird die Auslegung
müssen. Dabei wird so verfahren, dass für die
der Neusignierung komplizierter.
neuen Hash-Werte mit den ebenfalls neu
Die zwei Verfahren der Neusignierung erstellten Hash-Werten seiner reduzierten
Grundsätzlich müssen zwei Verfahren der Archivzeitstempel konkateniert wird und für
Neusignierung unterschieden werden, je diese Byte-Folge ein weiterer Hash-Wert
nachdem, welcher der beiden kryptografischen berechnet wird. Dieser wird dann in einen neuen
Algorithmen als geschwächt erklärt wurde. Hash-Baum aufgenommen, der abschließend
wieder mit einem Zeitstempel signiert wird
Wenn der Verschlüsselungsalgorithmus des (Abbildung 6).
oben genannten Zeitstempels als bald
geschwächt eingestuft ist, so muss nur der
Zeitstempel des Hash-Baums erneut mit einem
Zeitstempel signiert werden. Dabei kann so
verfahren werden, dass für alle vorhandenen
Archivzeitstempel ein Hash-Wert berechnet wird
und dieser in einem neuen Hash-Baum
aufgenommen wird, für den abschließend ein
Archivzeitstempel erzeugt wird.

Abbildung 6: Neusignierung mit Neuverhashung


Es ist selbsterklärend, dass der Evidence Record
nach jeder Neusignierung umfangreicher wird.
Da der Evidence Record selbst nicht lesbar ist,
wird seitens LTANS-ERS-konformen
Anwendungen ein menschlich lesbarer
Prüfbericht im PDF- oder XML-Format erstellt.
Hinweis: Die Grafiken sind Abbildungen aus dem
Abbildung 4: Neusignierung des Buch "Beweiskräftige elektronische
Archivzeitstempels im Fall der geschwächten Archivierung" von Roßnagel und Schmücker
Verschlüsselung entlehnt.

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 21 von 30


20090911 PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Interoperabilität vor wenigen Jahren. Gerhard Klaes hat sie vor


Jahren gegründet und maßgeblich gestaltet, sie
Da der Evidence Record den Nachweis der
zu einer Institution gemacht, bevor sie nach
Integrität über einen langen Zeitraum
Reed Exhibitions bei der KoelnMesse landete.
ermöglichen soll, ist eine Interoperabilität
zwischen Systemen, die einen solchen Record Die DMS Expo hat den deutschen Markt für
erzeugen, zwingend. Die Betreiber von Dokumentenmanagement aus meiner Sicht über
Langzeitarchiven müssen damit rechnen, dass Jahre hinweg als Leitveranstaltung geprägt.
das aktuelle System durch ein anderes zu Doch die Zeiten haben sich unterdessen
ersetzen ist. D.h. die enthaltenen Daten müssen geändert. Der Hype der New Economy mit
exportiert und wieder importiert werden. Da riesigen Ständen und Versteigerung von
nicht nur die Dokumente und ihre Goldbarren auf der Messe sind vorbei. Das am
Signaturdateien sondern auch ihre Evidence Neuen Markt erworbene Geld wurde verpulvert
Records übertragen werden müssen, ist ein oder sonstwo deponiert. Zwar gibt es noch
Einlesen auch der Records in die interne immer eine erkleckliche Anzahl gerade auch
Datenstruktur des Zielsystems zwingend deutscher Dokumentenmanagement-Hersteller,
erforderlich. jedoch sitzen dort die Euros schon lange nicht
mehr so locker. Größere internationale Anbieter
Zertifizierung
wie FileNet oder Documentum, die doch lange
Stand heute gibt es keine Jahre eine sehr nennenswerte Präsenz auf der
Zertifizierungskriterien und -prozesse, um Messe hatten, wurden gekauft und sind nun
Produkte auf eine LTANS/ERS-Konformität zu entweder bei ihren neuen Besitzern oder
prüfen und als LTANS/ERS-konform aufgrund einer unternehmensweiten Policy
auszuzeichnen. "keine Messen" gar nicht mehr präsent. All das
spiegelt sich natürlich wieder: Die
Zusammenfassung
Ausstellungsflächen sind kleiner geworden. Der
Inzwischen sind einige Produkte auf dem Markt Tippfehler auf der Home Page der DMS Expo -
verfügbar, die eine relativ kostengünstige statt Schweinegrippe steht dort Gerippe - reizt
Verjüngung alternder Signaturen nach dem zum Wortspiel mit Gerippe. In Zeiten der
vorgestellten Verfahren erlauben. Damit sollten Kosteneinsparungen und daraus resultierenden
bisherige Vorbehalte zur Anwendung von Reiserestriktionen wird es zudem spannend,
elektronischen Signaturen für die Ausschöpfung wieviele reale Besucher die Messe dieses Jahr
der Potentiale komplett digitaler Prozesse nicht vermelden werden kann. Es bleibt spannend
mehr bestehen. und es stellt sich wieder die Frage Quo vadis,
DMS Expo?
Wünschenswert wäre über eine Novellierung
des Signaturgesetzes die Notwendigkeit der Ich persönlich glaube, dass die DMS Expo vor
Neusignierung auf signierte Dokumente zu allem eine Mission erfüllt: Einmal im Jahr wird
beschränken, die nicht in einem das Thema Enterprise Content Management und
revisionssicheren Archiv aufbewahrt werden. Dokumentenmanagement exklusiv und
prominent dargestellt und auch in der Presse
und IT-Öffentlichkeit behandelt. Vor allem darin
Leserbriefe liegt der Wert der Leitmesse DMS Expo. Dies
kann keine CeBIT oder andere "Generalmesse"
Quo vadis DMS Expo?
leisten, da dort ECM als eine nebensächliche
Einige persönliche Gedanken vor der Facette im Getöse der aktuellen Hypethemen
Fachmesse am 15. bis 17.9 in Köln untergeht. Die Fachmesse DMS Expo
konstituiert und lenkt den Fokus auf ein Thema,
Leserbrief von Stefan Pfeiffer, IBM Market
etwas, was kein Hersteller und auch kein
Manager Lotus EMEA,
Verband in dieser Weise leistet oder auch
mailto:Stefan.Pfeiffer@de.ibm.com. Ebenfalls
leisten kann. Vor allem deshalb habe ich in
veröffentlicht im IBM Blue Blog, in seinem
meiner Zeit als Marketingleiter der deutschen
persönlichen Blog und auf XING, Gruppe
FileNet GmbH und auch als ECM
„Information & Document Management“.
Marketingverantwortlicher der IBM (die Rolle hat
Mitte des Jahres Dörthe Möller übernommen),
Am Dienstag startet sie wieder die DMS Expo, für eine signifikante Präsenz auf der Messe
Europas größte Messe und Konferenz für inklusive Sponsoring plädiert, wohl wissentlich,
elektronisches Informationsmanagement und dass die Zeiten vorbei zu sein scheinen, wo wir
Dokumentenmanagement, in Köln. Die DMS unzählige Leads und Kontakte auf der DMS Expo
Expo hat Tradition - von ihren Anfängen auf der schreiben konnten.
Messe Stuttgart über den Umzug nach Essen
und dann der Übernahme durch die KoelnMesse

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 22 von 30


PROJECT CONSULT 20090911
NEWSLETTER

Braten wir mit der DMS Expo im eigenen Saft persönlichen Eitelkeiten von Anbietern,
und sehen wir in jedem Jahr immer wieder die Verbänden und Beratern unterworfen.
gleichen Personen? Ja, daran ist etwas Wahres
dran. Wobei: Die gleichen Personen sehen, ist ja
auch teilweise nichts Negatives. Deshalb haben In der Diskussion
wir als IBM ja unsere ECM Anwendertagung „Information & Document
einen Tag vor die Messe gelegt, so dass sich
Management“
unsere Kunden sehen und die Messe besuchen
können. Aber im eigenen Saft braten ist nicht so Fast unbemerkt hat sich unser
positiv, wenn das Fett langsam alt und ranzig Diskussionsforum auf XING, die Gruppe
wird. Das Konzept der DMS Expo muss „Information & Document
weiterentwickelt werden. Hier waren die Management“(https://www.xing.com/net/inform
Erwartungen an die KoelnMesse nach deren ationlifecyclemanagement/) im Sommer
Übernahme der DMS Expo sehr hoch. Sie waren gemausert – über 7.000 Mitglieder, mehrere
zu hoch aus meiner Sicht. Einige Hersteller aktive Diskussionsstränge, darunter auch einige
erwarteten Fernsehwerbung und Anzeigen in in Englisch, Französisch und Spanisch. Die
den großen Wirtschafts- und Tageszeitungen. Gruppe ist eines der wenigen multilingualen
Seien wir realistisch: Auch die KoelnMesse ist Überbleibsel aus den Frühzeiten von openBC.
ein Wirtschaftsunternehmen, das Geld Wir können hier nicht jede Diskussion
verdienen will. Und Vorleistung und Investition aufgreifen, möchten aber auf einige
mit unsicherem Ausgang bzw. unsicherer interessante Themen verweisen.
Einnahme kann man kaum ernsthaft erwarten.
Zunächst das Thema E-Mail-Management.
Sicher sind die Versuche, neue Besucher, Beginnend bei der Frage, ob es denn jeder
Themen und Interessengruppen auf die DMS braucht (https://www.xing.com/app/forum?
Expo zu ziehen, bisher nicht sonderlich op=showarticles;id=17651217) über spezielle
erfolgreich und vielleicht auch etwas halbherzig. Formate und Konvertierungsprobleme
Aber daran ist wieder nicht nur die KoelnMesse (https://www.xing.com/app/forum?
alleine schuld. Weder Storage noch BPM als op=showarticles;id=23371902) bis zum Beginn
weitere Themenschwerpunkte haben weitere und Umfang der Archivierung
Tausende Besucher gezogen. Auch der (https://www.xing.com/app/forum?
Thementag Enterprise 2.0 wird dies nicht tun. op=showarticles;id=23397690) reichten die
Dazu ist es zu wenig gelungen, die Web 2.0 Beiträge – einer davon mit mehr als 8000
Szene zu gewinnen und modernes Web 2.0 Abrufen. E-Mail-Archivierung stellt weiterhin
Marketing zu machen. Trotzdem ist es wertvoll, eines der großen – organisatorischen -
solche Themen zu versuchen und auch Probleme für die Unternehmen dar. Eine
eventuell mal längeren Atem zu haben und sie einhellige Meinung konnte in der
nicht gleich wieder aufzugeben. Diskussionsgruppe nicht erzielt werden. Nicht
zu vergessen die Posts mit den Hinweisen, dass
Vor der DMS Expo ist nach der DMS Expo. Die
das Medium E-Mail am 2.8.2009 schlappe 25
Diskussion, wie sich die Messe entwickeln soll,
Jahre alt geworden ist (unabhängig dass das
wird weitergehen. Soll es viel stärker eine
internet schon 40 Jahre alt ist) – die Zeit
Kongressmesse werden, wo die Ausstellung
vergeht, aber viele Probleme in der
mehr oder minder begleitend ist? Muss sie
elektronsichen Kommunikation sind geblieben
eventuell ins Kongresszentrum verlagert werden
(oder neu hinzugekommen).
mit wirklich nur noch kleinen Ständen? Würde
sie dann noch die Aufmerksamkeit generieren, Ebenfalls mit dem Thema E-Mail war die Frage
wie sie es wohl derzeit noch immer tut? Ist nach der elektronischen Signatur und DE-Mail
Records Management ein Thema, um das sich verbunden (https://www.xing.com/app/forum?
die Branche in den kommenden Jahren op=showarticles;id=23377750): „Wird De-Mail
formieren kann? Ich habe leider keine Fluch oder Segen für die elektronische
Glaskugel, in die ich schauen kann, warne aber Signatur?“. Hier wird auch grundsätzlich die
davor, diese Leitveranstaltung und den Frage gestellt, wozu brauchen wir De-Mail, es
Leuchtturm für das Thema DMS und ECM zu gibt doch genügend Angebote. Ausgangspunkt
schnell aufzugeben. Alternativen dazu sehe ich für diese Diskussion war ein post im Blog der Fa.
persönlich nicht, weder durch modernen Saperion (die auch in dieser Ausgabe des
Marketing 2.0 für das Thema ECM noch durch Newsletter sich dem leidigen Thema
anbieterorganisierte Roadshows durch ganz „Nachsignieren“ annähert).
Deutschland. Die DMS Expo hat nämlich einen
Eine intensive Diskussion entspann sich auch
wichtigen Vorteil: Sie wird eben von einem
um die beiden Begriffskombinationen
Wirtschaftsunternehmen organisiert und ist
„revisionssichere Archivierung“ und
deshalb nicht so stark dem Fegefeuer der

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 23 von 30


20090911 PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

„rechtssichere Archivierung“. Der letztere Ausgaben des PROJECT CONSULT Newsletter


Begriff soll eingeführt werden, da häufiger widmen.
revisionssicher als zu wenig sicher eingeschätzt
Bleibt nur den Hinweis, öfter mal in dem von
wird. Nur, kann man als Anwender unreflektiert
PROJECT CONSULT betreuten Diskussionsforum
Produkten trauen, auf denen der Aufkleber
auf XING
„rechtssichere Archivierung“ prangt? Der
(https://www.xing.com/net/informationlifecycle
Anspruch der revisionssicheren Architvierung ist
management/) nach aktuellen Themen
dagegen die Nachprüfbarkeit, dass alles im
Ausschau zu halten. (Kff)
System und im Betrieb der Lösung richtig
gemacht wurde, und keine Zusicherung im
Vorwege, dass eine Lösung rechtssicher sei. Recht & Gesetz
Aber offenbar findet der Begriff „rechtssicher“
immer mehr Freunde, auch wenn er den Werbemail-Urteil
Anwendern eine falsche Sicherheit vortäuscht
Der Bundesgerichtshof hat in einem Urteil (Az. I
(https://www.xing.com/app/forum?
ZR 218/07) vom 26.08.2009 der Klage einer
op=showarticles;id=23155287).
Rechtsanwaltskanzlei stattgegeben, die sich
Ebenfalls in den Umkreis der elektronischen gegen die unverlangte Zusendung einer
Archivierung fällt die Frage, ob denn ZIP ein Werbemail eines Unternehmen, das
geeignetes platzsparendes Format für die Kapitalanlagen per E-Mail bewirbt, gewehrt
Langzeitarchivierung sei. Daran ranken sich hatte. Der BGH begründete sein Urteil damit,
Fragen des Informationsverlustes durch dass schon die erstmalige Zusendung einer
Kompression und des möglicherweise zu Werbe-E-Mail, ohne zuvor eine Einwilligung des
proprietären Formates für eine langfristige Les- Empfängers erhalten zu haben, einen
und Nutzbarkeit der Informationen unmittelbaren Eingriff in den Gewerbebetrieb
(https://www.xing.com/app/forum? des Empfängers darstellt. Hierbei spielt es keine
op=showarticles;id=23722597). Der Autor Rolle, ob es sich um eine Vielzahl von Werbe-E-
dieses Beitrages hat dann die Hürde noch etwas Mails oder um die erste E-Mail handelt. (CaM)
höher gelegt und stellt die Frage in direktem
Zusammenhang mit signierten Daten. Also
Signaturen schneidet man doch in Normen & Standards
vertrauenswürdigen Archiven möglichst beim Elektronischer Personalausweis mit
Speichern ab, um die langzeitige Lesbarkeit
sicherer Verschlüsselung
ohne propiertären Schnickschnack
sicherzustellen. Der im November 2010 erscheinende
elektronische Peronalausweis soll mit dem
Die interessante Frage nach „Inhouse versus Verschlüsselungsverfahren Password-
SaaS“ bei ECM-Lösungen Authentication-Connection-Establishment
(https://www.xing.com/app/forum? (PACE) ausgestattet werden, welches zur
op=redirect;id=24052783;articleid=24052783) Absicherung der Kommunikation zwischen
ging offenbar an dem Tag mit den vielen Ausweis und Lesegeräten eingesetzt wird. Am
Vorstellungen neuer Gruppenmitglieder „unter“. Center for Advanced Security Research
Dabei handelt es sich um die Schicksalsfrage für Darmstadt (CASED) soll das Team um Marc
die ECM-Branche. Die meisten Anbieter gehen Fischlin in Zusammenarbeit mit dem Bundesamt
immer noch davon aus, dass ihre Produkte für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)
inhouse beim Endanwender installiert und bereits gezeigt haben, dass PACE aus
betrieben werden. Längst machen sich kryptographischer Sicht das bestmögliche
Outsourcing und alternative Betriebskonzepte Sicherheitsniveau bietet. Im Gegensatz zu
breit und die Cloud, SaaS und ASP OnDemand gängigen Sicherheitsverfahren benötigt PACE
drohen. Wenn erst immer mehr Anender ihre keine Public-Key-Infrastruktur (PKI), die zur
Achriv-, Collaborations-, Workflow und DMS- Erstellung, Verteilung und Prüfung digitaler
Lösungen im Internet nutzen, geht es mit den Schlüssel dient, und ermöglicht so eine sichere
Inhouse-Installationen bergab. Zwar herrscht kontaktlose Verbindung zwischen Chip und
immer noch eine gewisse Scheu gewisse Lesegerät. (CaM)
unternehmenskritische Daten in die Cloud zu
legen, und es gibt immer noch das Problem der PROJECT CONSULT News
Schnittstellen zur Verknüpfung von SaaS-
Anwendungen mit lokal installierten CDIA+ Zertifizierung –Kurse in 2009
Programmen, jedoch die Akzeptanz wächst
angesichts des Einsparpotentials im Betrieb und Achtung IT-Professionals der
kalkulierbarer laufender Kosten. Dem Thema Dokumententechnologien: noch vor Jahresende
werden wir uns sicher in den nächsten 2009 geht es weiter mit der Fortbildung für

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 24 von 30


PROJECT CONSULT 20090911
NEWSLETTER

Profis, die ihre Kompetenz in den Feldern DMS, Veranstalter PROJECT CONSULT
ECM, EIM etc. nachweisen möchten (oder Veranstaltu CompTIA CDIA+ 4-Tageskurs (K112)
müssen …). Die Anmeldung für den CDIA+-Kurs ng
vom 30.11. – 3.12.2009 läuft und der Kurs findet Art 4-Tages-Kurs mit Zertifikat
statt. Damit man sich in Ruhe vorbereiten kann, Titel CDIA+
erhalten die Teilnehmer rechtzeitig den Study Themen Fachlicher Inhalt:
Guide zugesandt. Zur Erinnerung: CDIA+ steht Kickoff
für „Certified Document Imaging Architech“ und Strategie, Analyse
Begründung und Beantragung eines
ist ein Qualitätszertifikat eines der größten IT- Vorhabens
Branchenverbände http://www.comptia.org. Konzeptuelles Design
Auch Inhousekurse sind möglich. Eine geänderte Entwurf, Konvertierung
Zeitplanung ist bei Kursen vor Ort nach Fachlicher Pilot
Absprache machbar (3 statt 4 Tage). Implementierung
Übung, Beispieltest
Hinweis für CDIA+ Interessierte aus Nordrhein- Roundtable zu aktuellen Standards und
Westfalen: Rechtsfragen in Deutschland.
Referent Kare Friestad, zertifizierter CDIA+ Trainer
Bildungsgutscheine für CompTIA CDIA+ Dr. Ulrich Kampffmeyer, Chef-Berater
Um berufliche Weiterbildung für mehr Menschen Datum 30.11. – 03.12.2009
in Nordrhein-Westfalen attraktiv zu machen, Uhrzeit 09:00 – 17:00 h / 19:00 h
bietet die NRW-Landesregierung mit dem Ort Hamburg
"Bildungsscheck NRW" finanzielle Unterstützung URL http://www.project-consult.com
an. Das Land übernimmt 50 Prozent der Kosten http://www.cdia.info
bis maximal 500 Euro, den Rest zahlt die/der (SKK)
Bildungsscheckempfänger oder der Betrieb.
Eine Weiterbildung zum CompTIA Certified Erfolgsfaktoren in IT-Projekten – S119
Document Imaging Architech (CDIA+) ist im
Das neu ins Programm aufgenommene Seminar
Rahmen des Bildungsgutschein-Projekts
S119 von PROJECT CONSULT zeigt auf, wie man
möglich, sogar wenn der Kurs außerhalb von
mit integrativem Projekt- und
NRW stattfindet. .In Deutschland werden
Personalmanagement das Risiko in IT-Projekten
CompTIA CDIA+ Zertifizierungskurse von
minimiert und den Erfolg optimiert.
PROJECT CONSULT in Hamburg angeboten – und
ein erster Teilnehmer hat auch schon an einem Jedes dritte IT-Projekt scheitert. Bei fast jedem
Kurs in Hamburg teilgenommen, denn der größeren IT-Projekt werden Zeitpläne nicht
Bildungsgutschein gilt auch hier. Fragen und eingehalten, die Kosten überschritten oder die
Bedingungen hierzu beantwortet Ihnen gern abgelieferte Qualität entspricht nicht den
Ihre Bildungsberatungsstelle vor Ort in NRW. Erwartungen – häufig treffen auch
Alle weiteren Informationen siehe Kombinationen dieser Faktoren ein.
http://www.mags.nrw.de/02_Arbeit/004_Weiterbi
ldung/003_Bildungsscheck/index.php mit online Die Referenten Dr. Joachim Hartmann,
check unter http://dev.gib- Seniorberater bei PROJECT CONSULT, und Sonja
nrw.de/site/homepage/service/beratertool/bildu Förste, Geschäftsführerin von SFplus, dem
ngsscheck-online-check-fuer-den-betrieblichen- Institut für Verhandlung und Führung laden als
und-individuellen-zugang/ erfahrener Projektmanager und Coach-, Team
und Führungskräftetrainerin ein: Lernen Sie die
Eine Präsentation zum CDIA+ auf Slideshare Erfolgsfaktoren für Zeit, Kosten und Qualität in
informiert zum Kursinhalt (slideshare.net). IT-Projekten besser kennen und erhöhen Sie
Die Kursinhalte und die Prüfungsfragen wurden damit Ihre Chancen auf ein erfolgreich
zuletzt im Frühjahr 2009 aktualisiert. abgeschlossenes Projekt.
Programm und Anmeldung unter Werden die Erfolgsfaktoren in IT-Projekten
http://www.project-consult.net/Files/CDIA+ bereits vor Projektstart beachtet und innerhalb
%20P%202009_.pdf des Projektes konsequent weiterverfolgt erhöht
oder direkt bei skk@project-consult.com. sich die Erfolgsquote jedes Projektes. Dies gilt
besonders für komplexe IT-Projekte, in denen
komplexe Abläufe des Unternehmens abgebildet
werden. Hier müssen
Unternehmensorganisation, Software, Hardware
und IT-Infrastruktur optimal aufeinander
abgestimmt werden. Das Seminar
Erfolgsfaktoren in IT-Projekten zeigt auf, wie
Sie mit integrativem Projekt- und

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 25 von 30


20090911 PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Personalmanagement das Risiko in IT-Projekten Benchpark ECM Rating: 10 = Exzellent, 0 =


minimieren und den Erfolg optimieren. Das Gruppe B schwach
genaue Programm, Termine, Orte, Preis und die Jüngste
Aktuell
Letzter
Firma (Produkt) Wertun Newslette
Anmeldung siehe in der beigefügten Anlage im g
er Wert
r
Anhang dieses Newsletters. (SKK) InterRed (InterRed
1
Enterprise)
10,00 10,00 10,00
ECM Top Ten August 2009
2 PROCAD (Pro.File) 10,00 9,56 9,51
Dem Nutzer von Benchpark präsentiert sich
3 windream (windream) 10,00 8,80 8,80
inzwischen die neue Einordnung der Anbieter
nach Budget-Größen. Für unsere Bewertung, die 4 JuliTec (JuliTecDM) 8,67 8,67 8,67
es nur hier im PROJECT CONSULT Newsletter 5
celumsolutions software
8,33 8,33 8,28
(Celum IMAGINE)
gibt, bleiben wir zu-nächst beim bewährten
DocuPortal
Ansatz. So finden sich hier auch weiterhin die 6
(DocuPortal.NET)
8,00 8,13 8,12
Eingruppierungen in A und B. Ferner bieten wir
7 LIB-IT DMS (LIB DMS) 8,67 7,83 7,83
auch eine erweiterte Sicht auf die aktuellen
Bewertungen und Einstufungen der Anbieter, 8 Hans Held (REGISAFE) 8,33 7,68 7,67
die so nicht auf dem Portal sichtbar ist. Im Infopark (NPS Fiona
9 Content Management 7,67 7,67 7,67
Gegensatz zu den bekannten Regeln System)
Benchparks, bei denen Firmen nur in die 1 COI (COI-BusinessFlow,
Bestenlisten einfließen dürfen, wenn sie in den 0 Intelliger)
6,33 7,50 9,00
letzten 24 Monaten mindestens fünf gültige Stichtag: 10.09.2009. Eigene Zusammenstellung von
Bewertungen hatten, zeigen wir im PROJECT Benchpark-Daten.
CONSULT Newsletter eine andere Sicht auf das
Ranking. Datenquelle:
http://www.benchpark.de. Benchpark ECM Top 3 | September
2009
Bei den großen Anbietern kommen relativ
Dem Nutzer von Benchpark präsentiert sich auf
wenige Beurteilungen herein – und diese sind
der Webseite inzwischen die neue Einordnung
auch relativ schlecht. Bei den kleineren
der Anbieter nach Budget-Größen. In dieser
Anbietern und den Spezialisten ist ein sehr
Ansicht sind die ECM-Anbieter nun in mehrere
gemischtes Bild zu beobachten, wo auch in der
Budgetspannen eingeteilt. Dabei werden jeweils
Branche wenig bekannte Anbieter wie z.B.
die ersten drei Unternehmen mit der besten
JuliTec oder LIB-IT mit guten Werten punkten.
Bewertung aufgelistet. Die Spalte „Aktueller
(SMe)
Wert“ gibt den Wert auf Benchpark wieder. Die
Spalte „Jüngste Wertung“ ist der zuletzt von
einem Bewerter eingegebene Wert und unter
Benchpark ECM Gruppe Rating: 10 = Exzellent, 0 =
A schwach „Letzter Newsletter“ findet man zum Vergleich
den Wert, den der Anbieter im
Jüngste Letzter
Firma (Produkt) Wertun
Aktuell
er Wert
Newslett vorangegangenen Newsletter besaß. Die
g er
Bewertungen reichen von 0 bis 10, wobei 0
1 EMC (Documentum) 9,33 8,51 8,24 schwach bedeutet und 10 exzellent.
Microsoft (Sharepoint
2
Server/Biztalk)
6,00 6,55 6,57 Interessant ist, dass bestimmte Anbieter wie
3 OpenText (Livelink) 3,67 5,62 6,25 SAPERION sowohl im Highend-Bereich wie auch
bei den kleineren Projekten reüssieren können.
OpenText: Hummingbird:
4
RedDot (liveserver, XCMS)
7,33 5,59 6,89 SAPERION ist immer noch der einzige deutsche
5 IBM: FileNet (P8) 4,00 3,50 3,54 Anbieter, der ECM-Quadranten der Gartner
Group gelistet ist (der in Kürze erwartete
6 Nicht genügend Daten ./. ./. ./.
Gartner Magic Quadrant für 2009 düfte sehr
7 Nicht genügend Daten ./. ./. ./. interessant ausfallen, da wieder einige Anbieter
8 Nicht genügend Daten ./. ./. ./. durch Übernahmen aus dem Rennen
9 Nicht genügend Daten ./. ./. ./. ausgeschieden sind). Open Text als der
bestimmende internationale ECM-Spezialist hält
1
0
Nicht genügend Daten ./. ./. ./. sich mäßig in den Bewertungen. Die anderen
Stichtag: 10.09.2009. Eigene Zusammenstellung von
großen Anbieter wie IBM, EMC oder Oracle
Benchpark-Daten. erhalten zur Zeit nur wenige Beurteilungen und
diese sind nicht sehr positiv.
Betrüblich in den Zusammenstellungen ist
generell, wie auch schon die den Top Ten zu
sehen, ist die zurückgehende
Kundenzufriedenheit gerade bei den klassischen

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 26 von 30


PROJECT CONSULT 20090911
NEWSLETTER

Anbietern von ECM-Lösungen. Bei der Anwender melden und daher positivere
Überprüfung der Beurteilungen hatte man nicht Einschätzungen fehlen.
gerade den Eindruck, dass sich nur kritische
(SMe/CM)

Benchpark ECM September 2009


Aktueller Letzter Jüngste
Rang Firma (Produkt) Link
Wert Newsletter Wertung

Budgetspanne 5 Mio. - 9,9 Mio. Euro (7,5 - 14,9 Mio. CHF)

derzeit keine ausreichenden Daten ./. ./. ./. ./.

Budgetspanne 1 Mio. - 4,9 Mio. Euro (1,5 - 7,4 Mio. CHF)

1 Saperion AG (Saperion ECM) www.saperion.com 6,57 6,58 4,67

2 OpenText (Livelink) www.opentext.de 5,62 5,61 3,67

3 derzeit keine ausreichenden Daten ./. ./. ./. ./.


Budgetspanne 500.000 - 999.999 Euro (750.000 - 1,4 Mio.
CHF)
1 OpenText (Livelink) www.opentext.de 5,62 5,61 3,67

2 derzeit keine ausreichenden Daten ./. ./. ./. ./.

3 derzeit keine ausreichenden Daten ./. ./. ./. ./.


Budgetspanne 100.000 - 499.999 Euro (150.000 - 749.999
CHF)
1 windream (windream) www.windream.de 8,80 8,80 10,00

2 Optimal Systems (OS.5|ECM; OS|ECM) www.optimal-systems.de 7,48 7,47 8,67

3 CONTENS Software (enterprise Edition) www.contens.de 7,17 7,16 7,00

Budgetspanne 50.000 - 99.999 Euro (75.000 - 149.999


CHF)
1 windream (windream) www.windream.de 8,80 8,80 10,00

2 Optimal Systems (OS.5|ECM; OS|ECM) www.optimal-systems.de 7,48 7,47 8,67

3 CONTENS Software (enterprise Edition) www.contens.de 7,17 7,16 7,00

Budgetspanne 10.000 - 49.999 Euro (15.000 - 74.999 CHF)

1 windream (windream) www.windream.de 8,80 8,80 10,00

2 DocuPortal (DocuPortal.NET) www.docuportal.de 8,13 8,12 8,00

3 Hans Held (REGISAFE) www.optimal-systems.de 7,68 7,67 8,33

Budgetspanne 5.000 - 9.999 Euro (7.500 - 14.999 CHF)

1 DocuPortal (DocuPortal.NET) www.docuportal.de 8,13 8,12 8,00

2 Saperion AG (Saperion ECM) www.saperion.com 6,57 6,58 4,67

3 derzeit keine ausreichenden Daten ./. ./. ./. ./.

Budgetspanne 0 - 4.999 Euro (0 - 7.499 CHF)

1 DocuPortal (DocuPortal.NET) www.docuportal.de 8,13 8,12 8,00

2 derzeit keine ausreichenden Daten ./. ./. ./. ./.

3 derzeit keine ausreichenden Daten ./. ./. ./. ./.

Noch nicht nach Budgetspannen klassifizierbar

derzeit keine ausreichenden Daten ./. ./. ./. ./.

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 27 von 30


20090911 PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Marlene’s Weblinks
Der Archivierungsspezialist Atempo zeigt auf
der IBC 2009 neue Funktionalitäten für ihr
Atempo Digital Archive 3.0. Neben einem
integrierten Medien-Management, sollen ein
verbessertes Disaster-Recovery sowie ein XML-
Plug-in und Kompatibilität sowohl mit NetApp als
auch mit Broadcasting-Software-Spezialisten
Building4Media zu den neuen Funktionalitäten
zählen. Die Software soll ab Oktober 2009
erhältlich sein.
http://www.atempo.com

Am 13.08.2009 wurde in Berlin die ECM Allianz


Deutschland GmbH gegründet. Diese Firma
hat zum Ziel, ein gemeinsames Marketing der
sieben führenden deutschen ECM-Anbieter
umzusetzen. Dabei sollen der Markt besser
erschlossen und mehr Aufmerksamkeit für das
Thema erzeugt werden. Mit einer offiziellen
Ankündigung wird am 14.09.2009 gerechnet.
Wir berichten im nächsten Newsletter
ausführlich.
https://www.xing.com/app/forum?
op=redirect;id=23492770;articleid=23492770

Das österreichische Unternehmen Fabasoft hat


als erster Records-Management-Anbieter
weltweit die MoReq2-Zertifizierung absolviert.
Fabasoft hat nicht nur das Zertifikat für die
Kernmodule sondern auch für mehrere
Zusatzmodule erlangt. Die offizielle Verleihung
des Zertifikats erfolgt am 15.09.2009 auf der
DMS EXPO. Wir berichten im nächsten
Newsletter ausführlich.
https://www.xing.com/app/forum?
op=showarticles;id=23497981

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 28 von 30


PROJECT CONSULT 20090911
NEWSLETTER

Impressum
Geschäftsleitung: Dr. Ulrich Kampffmeyer
Redaktion: Silvia Kunze-Kirschner
Anschrift der Redaktion:
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17, 20251 Hamburg,
Telefon 040-46 07 62-20.
E-Mail: presse@project-consult.com
http://www.project-consult.com
ISSN 1439-0809
Nächste Ausgabe
Der nächste Newsletter erscheint voraussichtlich am
29.09.2009.
Bezugsbedingungen
Der PROJECT CONSULT Newsletter wird per eMail verschickt.
Der Versand erfolgt für PROJECT CONSULT Kunden mit
aktuellen Projekten sowie für bei PROJECT CONSULT
akkreditierte Fachjournalisten und Redaktionen kostenfrei.
Interessenten können den Newsletter zum Bezugspreis von
€ 175,00 zzgl. MwSt. beziehen (persönliches
Jahresabonnement mit 10 bis 12 Ausgaben). Das
Bestellformular finden Sie auch auf unserer Webseite
( http://www.project-consult.com ) unter der Rubrik
„News/Newsletter“.
Links
Angegebene URL waren zum Erscheinungszeitpunkt gültig.
Die Inhalte referenzierter Sites liegen ausschließlich in der
Verantwortung des jeweiligen Betreibers.

Copyright
© 2009 PROJECT CONSULT GmbH. Alle Rechte vorbehalten.
Die enthaltenen Informationen stellen den aktuellen
Informationsstand der Autoren dar und sind ohne Gewähr.
Auszüge, Zitate, ganze Meldungen und Kommentare des
PROJECT CONSULT Newsletter sind bei Zitieren des Autoren-
und des Firmennamen PROJECT CONSULT GmbH frei.
Schicken Sie uns bitte ein Belegexemplar, wenn Sie Inhalte
aus dem PROJECT CONSULT Newsletter veröffentlichen. Bei
der Veröffentlichung auf Webseiten oder zur
Weiterverteilung, im Einzelfall oder als regelmäßiger
Service, ist die vorherige schriftliche Zustimmung von
PROJECT CONSULT erforderlich. Die Publikation auf
Webseiten darf frühestens drei Monate nach dem
Veröffentlichungsdatum erfolgen.
© 2009 PROJECT CONSULT GmbH. All rights reserved. This
information is provided on an ”as is” basis and without
express or implied warranties. Extracts, citations or whole
news and comments of this newsletter are free for
publication by publishing also the author’s and PROJECT
CONSULT GmbH firm’s name. Please send us a copy in case
of publishing PROJECT CONSULT Newsletter’s content. The
publication on websites or distribution of single copies or as
regular service requires a written permission of PROJECT
CONSULT in advance. The publication on websites is not
permitted within three months past issue date.

Newsletter-Bestellformular
Bitte per Fax an PROJECT CONSULT GmbH 040 / 46076229
Zur Lieferung per eMail im Jahresabonnement mit 10 bis 12 Ausgaben bestelle ich,
Titel, Vorname, Name ________________________________________________________________________________
Position ________________________________________________________________________________
Firma ________________________________________________________________________________
Abteilung ________________________________________________________________________________
Straße, Hausnummer ________________________________________________________________________________
Postleitzahl, Ort ________________________________________________________________________________
Telefon / Fax __________________________________
___________________________________________

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 29 von 30


20090911 PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

eMail (für Zusendung)


________________________________________________________________________________
Ich Art des Abonnements (Nutzungs-, Verteilungsvarianten) €
bestelle
(bitte
ankreuzen)

Variante 1: ausschließlich persönliche Nutzung des Newsletters


□ (€ 175,00)


Variante 2: Recht auf Weiterverteilung des Newsletters an bis zu 10 Mitarbeiter in
meiner Abteilung
(€ 350,00)


Variante 3: Recht auf Weiterverteilung des Newsletters an bis zu 50 Mitarbeiter in
meinem Bereich
(€ 525,00)


Variante 4: Recht auf Weiterverteilung des Newsletters in meinem Unternehmen und
Nutzung des Newsletters im Intranet meines Unternehmens sowie fremdsprachliche
Maschinenübersetzung
(€ 875,00)

Alle Preise verstehen sich zzgl. MwSt.

Ort, Datum / Unterschrift _________________, ____.____. _____


___________________________________________
Die Bestellung kann ich innerhalb von 2 Wochen schriftlich widerrufen. Die Kündigungsfrist beträgt
sechs Wochen vor Ablauf des Jahres-Abonnements. Ich bestätige die Kenntnisnahme dieses
Widerrufsrecht durch meine 2. Unterschrift.
Ort, Datum / Unterschrift _________________, ____.____.______
___________________________________________

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 30 von 30