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13.03.2012
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DocuWare AG
Therese-Giehse-Platz 2
82110 Germering
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Inhalt
1 Neue und geänderte Kapitel 13
2.5 Neuerungen von DocuWare 5.1c Service Pack 1 gegenüber 5.1c .......................................... 18
2.6 Neuerungen von DocuWare 5.1c gegenüber 5.1b Service Pack 3 .......................................... 20
2.7 HTML-Hilfe zu DocuWare................................................................................................................. 22
3.6 Deinstallation...................................................................................................................................... 40
3.6.1 Deinstallation von Fix 1 zu DocuWare 5.1 ...................................................................................................................41
3.6.2 Deinstallation des Fix 2, 3 oder 4 zu DocuWare 5.1 ................................................................................................41
3.6.3 Deinstallation des Fix 3 zu DocuWare 5.1 ....................................................................................................................42
3.6.4 Deinstallation von Service Pack 3 zu DocuWare 5.1b ............................................................................................42
4 Die Datenbanken 49
5 Die Dokumente 58
6 DocuWare-Administration 72
6.22 Übersicht über benötigte Rechte innerhalb des DocuWare-Systems ............................ 110
8.1 Rechner, auf dem Web Client Server installiert wird .............................................................. 156
8.1.1 IIS korrekt neu starten ........................................................................................................................................................ 156
8.1.2 Web Client mit Internet Explorer 8 - Kompatibilitätsmodus für Internet Explorer 7 ........................... 156
8.1.3 IIS 7: Dokumentgrößenbeschränkung anpassen .................................................................................................... 157
8.1.4 Rechnername .......................................................................................................................................................................... 158
8.1.5 Logging von Fehlern ............................................................................................................................................................ 158
8.1.6 Logging von Dokument-Downloads ............................................................................................................................ 159
8.1.7 Darstellung von Dokument-Dateien im Viewer des Web Clients ................................................................... 159
8.1.8 Länge der Auswahllisten beschränken ........................................................................................................................ 160
8.1.9 Windows Leistungsmonitor für DocuWare Web Client nutzen ...................................................................... 160
8.1.10 Web Client Server mit IIS7 auf Windows Server2008, Windows Vista oder Windows 7 .................... 162
8.1.11 Web Client Server auf 64-Bit-Systemen .................................................................................................................... 163
8.1.12 Windows 2003 Server 64-Bit: IIS und ASP.NET in 32-Bit-Modus umstellen ........................................... 163
8.1.13 Windows 2008/Windows Vista/Windows 7 64-Bit: IIS-Applikation im 32-Bit-Modus anlegen ..... 164
8.1.14 Hotfix für Web Client Server korrekt einspielen ..................................................................................................... 164
8.1.15 Session Timeout ..................................................................................................................................................................... 164
8.1.16 Web Client bei Systemen mit SSL-Kommunikation .............................................................................................. 165
10 DocuWare-System 183
11 DocuWare-Zusatzmodule 186
12 Scannen 214
12.3 CFM-Treiber für DocuWare unter Windows XP / Windows Server 2003 ...................... 216
13.3 Brennen von CDs und DVDs für Archive im DocuWare 5-Modus .................................. 220
13.4 Brennen von CDs und DVDs für Archive im DocuWare 4-Modus .................................. 220
14.9 Brennen des angepassten DocuWare-Programms auf Ihre Produkt-DVD ................... 223
15 Anhang 225
15.2 Für OCR in DocuWare zur Verfügung stehende Code Pages ........................................... 230
15.10 DocuWare Viewer Windows Client: Liste der unterstützten Dateiformate .................. 242
15.11 DocuWare Web Client: Liste der für die Anzeige unterstützten Dateiformate ........... 246
15.12 Fehlermeldungen ....................................................................................................................... 253
15.12.1 Fehlermeldungen während des Setup .................................................................................................................... 253
15.12.2 TIFFMAKER Fehlermeldungen ..................................................................................................................................... 255
15.12.3 Fehlermeldungen: CD-Brennen bei Archiven im DocuWare 4-Modus ................................................... 256
15.12.4 Fehlermeldungen: COLD ................................................................................................................................................ 257
Neue und geänderte Kapitel
Die folgenden Kapitel sind gegenüber der Vorversion neu oder haben sich geändert:
Neuerungen von DocuWare 5.1c gegenüber 5.1b Service Pack 3 (auf Seite 20)
DocuWare-Administration
Darstellung von Dokument-Dateien im Viewer des Web Clients (auf Seite 159)
13
Neue und geänderte Kapitel
DocuWare Zusatzmodule
14
Release Notes, Neuerungen und Änderungen
Wenn Sie den Web Client im Firefox 4 verwenden möchten, müssen Sie das .NET Add-On "Microsoft
.NET Framework Assistant 1.2.2 https://addons.mozilla.org/en-us/firefox/addon/microsoft-net-
framework-assist/" installiert haben. Anderenfalls steht Ihnen nicht der volle Funktionsumfang des
Web Client zur Verfügung.
Hinweise zu DocuWare
Für die Installation von DocuWare wird der Internet Explorer 5 oder höher benötigt.
DocuWare wird nicht mehr unter Windows 95, Windows 98 und Windows Me getestet.
Für Windows XP wird Service Pack 1 benötigt, für Windows 2003 ebenfalls Service Pack 1.
Kontextsensitive Hilfe unter Windows Vista und Windows 7 (auf Seite 22)
TIFFMAKER unter Windows Vista, Windows 2008 und Windows 7 (auf Seite 142)
Web Client Server mit IIS7 auf Windows Server2008, Windows Vista oder Windows 7 (auf Seite
162)
Installation der ISIS-Treiber unter Windows Vista und Windows 7 (auf Seite 215)
Kontextsensitive Hilfe unter Windows Vista und Windows 7 (auf Seite 22)
TIFFMAKER unter Windows Vista, Windows 2008 und Windows 7 (auf Seite 142)
Web Client Server mit IIS7 auf Windows Server2008, Windows Vista oder Windows 7 (auf Seite
162)
Installation der ISIS-Treiber unter Windows Vista und Windows 7 (auf Seite 215)
Wenn Sie den Web Client mit Firefox 3.5 verwenden und aus dem Web Client heraus Dokumente
per E-Mail versenden möchten, muss die Firefox-Erweiterung Microsoft .NET Framework Assistant
15
Release Notes, Neuerungen und Änderungen
installiert sein. Dies geschieht automatisch mit der Installation von .NET 3.5 SP1. (Sie auch Kapitel
7.3.4 Dokumente als E-Mail versenden mit Firefox)
Sollten Sie den Rechner, auf dem der DocuWare Service für die Volltext-Indexierung (nur für
Archive im DocuWare 4-Modus) installiert ist, auch als DocuWare Arbeitsplatz verwenden, so
können Sie die OCR in anderen DocuWare Modulen nur verwenden, wenn der Service angehalten
ist.
Für die Installation von DocuWare werden Windows Installer 3.1 und .NET Framework benötigt.
Sind diese nicht in der richtigen Version auf dem Rechner vorhanden, werden sie bei 32-Bit-
Systemen automatisch vom Setup installiert. Bei 64-Bit-Systemen müssen Sie Windows Installer 3.1
und .NET Framework manuell installieren. Dazu starten Sie von der DocuWare DVD folgende
Dateien:
- DocuWare and Modules/ DotNetFx/64Bit/NetFx64.exe für die Installation von .NET Framework 2.0
in English
Je nach DocuWare-Sprachversion sollte auch das langpack.exe für .NET Framework installiert
werden. Diese befinden sich in den Unterverzeichnissen DocuWare and Modules/DotNetFx/32bit
beziehungsweise 64bit und zwar in den Sprachen der DocuWare DVD .
- für ein 2003 Server Betriebsystem:
DocuWare and Modules/Windows Installer/WindowsServer2003-KB898715-x64-enu.exe
- für Windows XP
DocuWare and Modules/Windows Installer/WindowsXP-KB898715-x64-enu.exe.
In DocuWare 5.0 konnte ein Benutzer auf einem archivierten Dokument einen Stempel anbringen,
16
Release Notes, Neuerungen und Änderungen
haben, um stempeln zu können. Stellen Sie daher gegebenenfalls sicher, dass alle Benutzer, die in
aktiviert haben. Möglicherweise können andernfalls Benutzer, die in DocuWare 5.0 stempeln konnten,
in DocuWare 5.1 keine Stempel mehr anbringen.
In DocuWare 5.0 konnte ein Benutzer eine Anmerkung auf einem Dokument löschen, wenn er im
löschen" aktiviert haben. Möglicherweise können andernfalls Benutzer, die in DocuWare 5.0
Anmerkungen löschen konnten, in DocuWare 5.1 keine Löschungen von Anmerkungen mehr
vornehmen.
Dokument anhängen
In DocuWare 5 musste ein Benutzer, der in der Ergebnisliste ein Dokument aus dem Zielbriefkorb
- -Recht im Archivprofil verfügen. In
-Recht nicht mehr.
Jeder, der über das entsprechende Symbol und/oder den entsprechenden Button in der Ergebnisliste
- auch dann,
wenn er nicht das Recht hat, Dokumente abzulegen. Es kann sonst passieren, dass jemand nach dem
Update auf 5.1 ein Dokument an ein anderes anhängen kann, der genau das in DocuWare 5.0 nicht
konnte und möglicherweise auch nicht können sollte.
Mit DocuWare Printer können Sie Dokumente direkt aus Fremdanwendungen, wie z.B. aus MS Word
oder Excel, im DocuWare-Archiv ablegen, und zwar im Langzeitarchivierungs-Format PDF/A. Sie
wählen DocuWare Printer aus der Druckerliste aus und starten den Druck. DocuWare Printer
identifiziert und verarbeitet Dokumente nach entsprechender Konfiguration vollautomatisch inklusive
Indexierung, Briefkopfhinterlegung und vieles mehr.
Für diese Anwendung müssen Sie die Serverkomponente DocuWare Desktop installieren.
Mit DocuWare Web Scan können Sie Ihre Dokumente scannen und anschließend in DocuWare
importieren. Die Ablege erfolgt entweder in einen Briefkorb des Web Clients oder direkt in ein Archiv.
Die Anwendung Web Scan rufen Sie im Modul DocuWare Desktop auf. Um diesen nutzen zu können,
muss die gleichnamige Serverkomponente in Ihrem DocuWare-System installiert sein.
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Release Notes, Neuerungen und Änderungen
Passwort, Gültigkeitsdauer, Sperrung des Benutzers nach x Fehleingaben und vieles mehr. Das bedeutet
höhere Sicherheit für den Zugang zum DocuWare-System und damit auch höhere Sicherheit für Ihre
Dokumente.
Web Client
Definition eines Briefkorbs als Standardbriefkorb
Zusätzliche Dokumentinformationen im Briefkorb: Quelle (z.B. DocuWare Printer) und Status (z.B.
Ablage schlug fehl).
Aktualisieren bearbeiteter Dokumente im Viewer
Passwort ändern nun im Login-Dialog
CONNECT to Outlook
Senden und Ablegen in einem Schritt, bei neuen E-Mails genauso wie für das Beantworten und
Weiterleiten von E-Mails.
Weiterarbeiten in Outlook während des Ablageprozesses möglich
Bei Ablagekonfigurationen können Stichwortfelder mit bis zu 64 Stichworten gefüllt werden
Bei Schnellsuchen kann das Ablagedatum als Suchkriterium verwendet werden
Smart Connect
in Terminal-Server-Umgebung einsetzbar
Smart Search: Suchbegriffe mit Platzhalter möglich
Setup
Neue Server-Komponente: DocuWare Desktop
Web-Client-Einstellungen
Neuer Bereich für die Konfiguration von DocuWare Printer
Einem Briefkorb-Ort können mehrere Content- und Thumbnail Server zugewiesen werden, um die
Ausfallsicherheit zu erhöhen
DocuWare-Administration
Definition der Kriterien für sichere Passwörter unter Organisation > Allgemein
Eine ausführliche Darstellung der neuen Funktionen mit Anwendungsbeispielen und Benutzervorteilen
lesen Sie in Neue Funktionen in DocuWare 5.1c SP2 (http://help.docuware.com/de/#t57414).
Mit Versionsmanagement lassen sich alle Änderungen an einem Dokument nachverfolgen. Wenn ein
Dokument bearbeitet wird, speichert DocuWare die Änderungen in einer neuen Version. Das Original
sowie die älteren Versionen bleiben dabei im Archiv erhalten. Zusätzlich wird das sich in Bearbeitung
18
Release Notes, Neuerungen und Änderungen
befindliche Dokument gesperrt, so dass nicht versehentlich zwei Nutzer gleichzeitig an einem
Dokument arbeiten.
Versionsmanagement kann im Web Client sowie im Windows Explorer Client genutzt werden, und zwar
als automatisches Versionsmanagement oder als manuelles mittels Checkin und Checkout.
CONNECT to Outlook
CONNECT to Outlook ist die Verbindung von Microsoft Outlook zu DocuWare für bequemes E-Mail-
Handling. Zum einen können Sie mit CONNECT to Outlook Ihre E-Mails aus Outlook heraus ganz
einfach in DocuWare archivieren, zum anderen können Sie auch direkt in Outlook auf in DocuWare
archivierte E-Mails zugreifen und hierbei Eigenschaften des aktuell ausgewählten Emails zur Suche
verwenden.
Die Anwendung von CONNECT to Outlook basiert auf Konfigurationen, die Sie zentral oder auch
persönlich in den Web-Client-Einstellungen von DocuWare anlegen.
CONNECT to Outlook ist eine Zusatzmodul, das bei PROFESSIONAL- und ENTERPRISE-Server-Systemen
verwendbar ist.
Web Client
Erweiterungen zur Verwendung des Versionsmanagements
Schnellere Eingabe von Such- bzw. Indexbegriffen über Drop-Down-Listen im Such-, Ablage und
Info-Dialog
Anzeige von Seitenzahlen bei markierten Dokumenten im Briefkorb
Tastaturkürzel für wichtige Aktionen im Briefkorb, in der Ergebnisliste sowie in Such-, Ablage- und
Info-Dialogen
i
gehefteten Dokumenten hat dies den Vorteil, dass man im Viewer zunächst innerhalb des
Upload Service
Bei einigen Multifunktionsgeräten wird beim Scannen neben den eigentlichen Scan-Dateien eine
xml-Datei mit Indexinformationen zu dem gescannten Dokument erzeugt. Upload Service kann mit
Hilfe eines zusätzlich Plug-Ins die xml-Dateien von bestimmten Multifunktionsgeräten auslesen,
die Daten als DocuWare-Indexbegriffe verwenden und die Dokumente damit auch direkt in ein
Archiv hochladen und archivieren.
Als Check-Intervall können Werte ab 1 Sekunde angegeben werden
Web-Client-Einstellungen
Ein neuer Bereich für die Konfiguration von CONNECT to Outlook
Bei der Vergabe der Berechtigungen innerhalb der verschiedenen Konfigurationen (Smart
CONNECT, Web-Briefkörbe, CO
und so die gesuchten Benutzer/Rollen schneller finden
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Release Notes, Neuerungen und Änderungen
DocuWare-Administration
Registrieren mehrerer Notification Server möglich
Volltext-Status-Report
Eine ausführliche Darstellung der neuen Funktionen mit Anwendungsbeispielen und Benutzervorteilen
lesen Sie in Neue Funktionen in DocuWare 5.1c SP1 (http://help.docuware.com/de/#t57071).
Mit dem Windows Explorer Client bietet Ihnen DocuWare eine weitere Alternative zur Verwaltung ihrer
revisionssicher archivierten Dokumente direkt aus dem Windows Explorer. Der intuitiv nutzbare
Client enthält alle wichtigen Funktionen zur einfachen Verwaltung von Dokumenten in einer
gewohnten Arbeitsoberfläche.
20
Release Notes, Neuerungen und Änderungen
Smart Connect
Das neue Zusatzmodul liest direkt aus der Benutzeroberfläche einer Fremdanwendung Begriffe aus und
verwendet sie in DocuWare als Such- oder Indexbegriffe. Dokumente zu einem in der
Fremdanwendung geöffneten Datensatz lassen sich ganz leicht in DocuWare aufrufen. Dazu kann ein
Button in der Fremdanwendung eingeblendet werden. Ebenso einfach ist die Übernahme der Begriffe
als Indexbegriffe für Dokumente, die Sie in DocuWare archivieren möchten.
Web-Client-Einstellungen
Eine E-Mail-Benachrichtigung ist eine automatisch vom DocuWare-System generierte E-Mail, die
verschickt wird, sobald ein bestimmtes Ereignis bezüglich eines in DocuWare archivierten Dokuments
eintritt. Einzelne E-Mail-Benachrichtigungen beziehen sich immer auf Dokumente eines DocuWare-
Archivs.
Volltext
Bei der Volltextsuche haben Sie zusätzlich neue Möglichkeiten: Phrasensuche, Distanz-Suche,
Sortierung der Suchergebnisse nach Relevanz
CONNECT to Sharp
Für die Anbindung von Sharp-Multifunktionsgeräten an DocuWare gibt es neben der bisherigen eine
komplett neue Version. Mit dieser können Sie beim Scannen die Dokumente nicht nur in DocuWare-
Archive ablegen, sondern auch in Briefkörbe des Web Clients. Zudem haben Sie direkt am
Multifunktionsgerät (MFP) die Möglichkeit, Dokumente aus einem DocuWare-Archiv auszuwählen, um
diese dann auszudrucken.
IndexCleaner
Mit IndexCleaner korrigieren Sie schnell und einfach die Indexdaten Ihrer Archive. So berichtigen Sie
Tippfehler, beispielsweise in Firmen- oder Personennamen, oder vereinheitlichen die Schreibweise von
DWEXTENSION-Administrator
In Zusammenhang mit dem Windows Explorer Client wird das Systemfeld DWEXTENSION benötigt.
Dieses Feld wird für alle neu abgelegten Dokumente automatisch mit der Dateierweiterung der
21
Release Notes, Neuerungen und Änderungen
Dokumente gefüllt. Für die bereits archivierten Dokumente übernimmt das Tool DWEXTENSION-
Administrator das Füllen des Systemfeldes.
Sollte allerdings der LOCALPATH im Netzwerk liegen, können die HTML-Hilfen zu den DocuWare
Programmen nicht geöffnet werden. Das Problem kann umgangen werden, wobei allerdings
Sicherheitslücken auftreten können. Nähere Informationen zu den genauen Einstellungen, die dazu
vorgenommen werden müssen, entnehmen Sie bitte des Microsoft Supports
http://support.microsoft.com/kb/892675/ (siehe http://support.microsoft.com/kb/892675/ -
http://support.microsoft.com/kb/892675/).
Auf dieser Microsoft-Seite finden Sie auch einen Link zu dem zugehörigen Microsoft Knowlegdebase-
Artikel.
2.9 Systemvoraussetzungen
Um DocuWare installieren zu können, beachten Sie folgende Voraussetzungen.
Betriebssysteme
22
Release Notes, Neuerungen und Änderungen
Windows 7
(DocuWare-Serverkomponenten erfordern kein Server-Betriebssystem, Windows XP lässt jedoch
maximal 10 Client-Verbindungen zu)
Web Client
Server:
Win XP Professional SP2 (maximal 10 Client-Verbindungen)
Win 2003 Server SP1
Windows Vista
Windows 7
Windows Server 2003 64bit
Windows Server 2008 64bit
Windows 7 mit 64bit
Zusätzlich wird Microsoft Internet Information Services (IIS) 5.1 oder höher benötigt
Client:
Windows XP SP2,
Windows 2003 Server SP1
Windows Vista
Windows 2008
Windows 7
Unterstützte Browser
Internet Explorer 7 und 8
Firefox 3 und 3.5
Sonstiges
Hardware
CPU: 2*3,16GHz
RAM: 2GB
Client
CPU: 2*2GHz
RAM: 512MB - 1GB
23
Release Notes, Neuerungen und Änderungen
CPU: 2*3,16GHz
RAM: 512MB 1GB
Storage
Unterstützte externe Datenbanken:
MySQL: 5.0
(Bei einer Neuinstallation von DocuWare 5.1b maximal die Version 5.0.83, erst nach Installation des
SP3 zu DW 5.1b kann auch die Datenbankversion auf eine aktuellere 5.0 Version aktualisiert
werden)
MS-SQL: Versionen 2000, 2005 und 2008
Oracle: ab Version 9.2
Speicher für Dokumentdateien:
Windows-, Linux-, SUN- und Novell-Dateisystem sowie andere mit Windows-Dateisystem-Support;
PoINT Jukebox Manager
Zusätzlich mit der DocuWare ENTERPRISE Server Edition: Content Addressed Storage (CAS), NetApp
Storage Solutions
Anforderungen an Festplattenspeicher
DocuWare Administration 52 MB
Power Tools 10 MB
Authentication Server 14 MB
Content Server 30 MB
Imaging Server 85 MB
Notification Server 9 MB
Thumbnail Server 8 MB
Full-Text Server 31 MB
OCR Service 1 MB
Service Control 3 MB
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Release Notes, Neuerungen und Änderungen
Setup Components 40 MB
Bitte beachten Sie, dass während des DocuWare Setups zusätzlich temporärer Speicher benötigt wird.
Sie sollten deshalb min. 700 MB Speicher auf Ihrer Systempartition freihalten.
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Installation und Update von DocuWare
Das Betriebssystem des Rechners, auf dem die DocuWare Programmdateien gespeichert werden sollen,
muss lange Dateinamen mit mehr als acht Zeichen unterstützen. Einige DocuWare Programmdateien
sind nicht mehr auf den MSDOS Dateiformat-Standard beschränkt.
Bevor die Installation von DocuWare 5.1c durchgeführt werden kann, müssen die Voraussetzungen für
das Setup erfüllt sein. Folgende Komponenten müssen auf den Client vor dem Setup vorhanden sein
oder verteilt werden. Diese werden nicht vom DocuWare Silent Setup installiert:
a Net Framework 3.5 SP1
Eine Liste welches .Net Framework in welchem OS integriert bzw. für welches es verfügbar ist,
erhalten Sie hier:
http://msdn.microsoft.com/en-us/library/bb822049.aspx
http://www.msdn.microsoft.com/en-us/library/bb822049.aspx
Setup-Pfad vorbereiten
a Einen DocuWare Client mit allen gewünschten Modulen und Sprache installieren. Dabei wird eine
individuelle DocuWare.Setup.xml Datei erzeugt die als Vorlage für die automatisch zu
installierenden Clients verwendet wird.
26
Installation und Update von DocuWare
Speicherort:
- C:\Benutzer\Öffentlich\DocuWare.Setup.xml (Vista/7/2008)
- C:\Programme\DocuWare\Setup Components\DocuWare.Setup.xml (XP/2003)
c DocuWare.Setup.xml anpassen:
Alle
OrganizationName="Peters Engineering"
Batchdatei erzeugen
Variante 1
Erzeugen Sie eine Batch Datei z.B. SilentSetup.bat, welche zur Automatisierung der Installation genutzt
werden kann.
Am besten kopieren Sie diese Batch-Datei in den Setup-Pfad und geben hierauf nur
Ausführberechtigung, damit keiner diese Datei bearbeiten und die Informationen auslesen kann. Beim
Ausführen der Datei wird die Installation nun völlig automatisch im Hintergrund durchgeführt, ohne
dass eine Benutzerinteraktion benötigt wird. Allerdings wird auch kein Status der Installation
angezeigt. Dass diese läuft, kann über das Erscheinen des Prozesses msiexec im Taskmanager überprüft
werden. Dieser Prozess wird dort mehrmals erscheinen.
Für die Installation am Client werden lokale Administratorrechte benötigt. Da das Setup aus zwei
Komponenten besteht, ist das Update mit dem Beenden der Batchdatei noch nicht abgeschlossen.
Es wird noch die DocuWare.Setup.GUI im Taskmanager ausgeführt. Solange diese noch läuft, ist das
Update noch nicht beendet.
Variante 2
Wenn Sie erkennen möchten, wann das Silent Setup beendet ist, verwenden Sie die folgende
alternative Vorgehensweise:
27
Installation und Update von DocuWare
"%ProgramFiles%\DocuWare\Setup Components\DocuWare.Setup.GUI.exe"
MSIPath="%DWSetupPath%" Mode="1" UILevel="2" MaintenanceMode=
DISPLAYUI="0" DWSYSADMIN="%DWSysAdmin%"
DWSYSADMINPASSWORD="%DWSysAdminPassword%"
SERVICEUSER="%ServiceUser%"
SERVICEUSERPASSWORD="%ServiceUserPassword%"
Nachdem die Installation auf allen Clients abgeschlossen ist, muss die Datei DocuWare.Setup.xml
wieder aus dem Setuppfad entfernt werden. Anderenfalls ist ein Ändern des Clients (z.B. Hinzufügen
von Modulen) nicht möglich.
3.1.2 Web Client Server bei Update von DocuWare 5.1b SP1 auf SP3
Wird der Web Client Server von DocuWare 5.1b Service Pack 1 mit dem Service Pack 3 aktualisiert, so
werden von den Web Common Verzeichnissen der vorhandenen Web Instanzen während der
Installation zwei Kopien angelegt anstatt nur einer. Die Kopien tragen das Datum und die Uhrzeit im
Verzeichnisnamen. Die knapp ältere erste Kopie enthält den Stand des Web Common Verzeichnisses vor
Einspielen des Service Packs. Die jüngere zweite Kopie hingegen enthält den gleichen Stand wie das
aktualisierte Web Common Verzeichnis nach der Installation des Service Packs und kann entfernt
werden.
Um die Service Packs aller DocuWare-Module zu installieren, rufen Sie entweder die entsprechenden
msp-Dateien oder alternativ die neuen exe-Dateien auf. Die Namen dieser exe-Dateien sind:
AuthenticationServerSetup.exe
ContentServerSetup.exe
DocuWare5Client_EnglishSetup.exe
DocuWare5Client_GermanSetup.exe
28
Installation und Update von DocuWare
ImagingServerSetup.exe
InternetServerSetup.exe
SAPHTTPServerSetup.exe
WebClientServer_EnglishSetup.exe
WebClientServer_GermanSetup.exe
WebServicesSetup.exe
WorkflowServerSetup.exe
Diese exe-Dateien müssen Sie verwenden, wenn Sie auf Windows Vista und 2008 installieren, da nur so
sichergestellt ist, dass Sie die Installation mit den Rechten eines Administrators durchführen. Zusätzlich
haben die exe-Dateien im Gegensatz zu den msp-Dateien den Vorteil, dass die Namen der Dateien
leichter den Modulen zuzuordnen sind. Selbsverständlich können Sie die exe-Dateien auch für alle
anderen Windows Betriebssysteme verwenden.
t ein
Problem im Setupprogramm von DocuWare 5.1b. Durch das Anlegen der beiden Ordner lösen wir das
Problem: Bei der Nachinstallation von Modulen, eines DocuWare Clients oder Servers sucht das
Setupprogramm das für die Nachinstallation benötigte Verzeichni
Alternativ haben Sie die Möglichkeit, die Installation direkt auszuführen, indem Sie die msi-Datei des
entsprechenden Moduls direkt starten:
29
Installation und Update von DocuWare
Wir empfehlen das PNG-Format, weil es eine verlustfreie Komprimierung unterstützt und dadurch die
Qualität für die meisten TIFFMAKER-Anwendungen viel besser ist. Dies gilt insbesondere für Texte und
Computergraphiken. Auch für bestehende TIFFMAKER-Konfigurationen wird bei einem Update auf
DocuWare 5.1a oder 5.1b das Standardformat PNG übernommen.
Möchten Sie, dass TIFFMAKER ein anderes Dateiformat erzeugt, können Sie die entsprechenden
Konfigurationen ändern. Wie Sie dazu vorgehen, lesen Sie in Kapitel Funktionsprinzip von TIFFMAKER
(auf Seite 131).
30
Installation und Update von DocuWare
3.1.8 Besonderheiten bei der Verwendung von MSSQL 2000 Server als Datenbank
Die folgende Beschreibung gilt nur für DocuWare 5.1 in deutscher und englischer Version ohne Fix 1.
Verwenden Sie bei einer Neuinstallation von DocuWare einen MSSQL Server (2000 oder 2005) als
Datenbank, so erscheinen die beiden folgenden Dialoge während der Installation des Authentication
Servers. Bitte klicken Sie jeweils auf OK, damit die Installation erfolgreich durchgeführt werden kann.
31
Installation und Update von DocuWare
Wir empfehlen, noch vor der Installation von DocuWare folgendes durchzuführen:
Bei 64-Bit-Systemen müssen Sie Windows Installer 3.1 und .NET Framework manuell installieren. Dazu
starten Sie von der DocuWare DVD folgende Dateien:
DocuWare and Modules/ DotNetFx/64Bit/NetFx64.exe für die Installation von .NET Framework 2.0
in English
Je nach DocuWare-Sprachversion sollte auch das langpack.exe für .NET Framework installiert
werden. Diese befinden sich in den Unterverzeichnissen DocuWare and Modules/DotNetFx/32bit
beziehungsweise 64bit und zwar in den Sprachen der DocuWare DVD .
für ein 2003 Server Betriebsystem:
DocuWare and Modules/Windows Installer/WindowsServer2003-KB898715-x64-enu.exe
für Windows XP
DocuWare and Modules/Windows Installer/WindowsXP-KB898715-x64-enu.exe .
3.1.10 Besonderheiten bei Oracle Datenbanken zusammen mit Clients auf 64-Bit-
Rechnern
Verwenden Sie in Ihrer DocuWare-Installation eine Oracle 10 Datenbank und möchten einen DocuWare
5.1b Client an einem 64-Bit-Rechner installieren, wird dies normalerweise nicht funktionieren. Der
Grund dafür ist, dass der Oracle Treiber keine Ordnernamen auslesen kann, die Klammern oder
Leerzeichen enthalten, 32-Bit-Software wie DocuWare aber standardmäßig in den Ordner
\Programme (x86)" gespeichert werden.
Um das Problem zu umgehen, installieen Sie die DocuWare-Client-Software einfach in einen anderen
\DocuWare".
Installation planen
Bei der Installation beliebiger Software schlägt Windows den Pfad C:\Programme (C:\Program files) für
die zu installieren Dateien vor. Auch bei der Installation von DocuWare ist dies der Fall. Läuft an dem
Rechner, an dem Sie den DocuWare Windows Client installieren möchten, die
Benutzerkontensteuerung (User Account Control), kann nach der Installation auf den Pfad nur lesend
und nicht schreibend zugegriffen werden. Das führt dann zu den im Folgenden gelisteten
32
Installation und Update von DocuWare
Einschränkungen. Möchten Sie diese umgehen, installieren Sie den DocuWare Windows Client in einem
anderen Pfad, z.B. C:\DocuWare.
DocuWare 5 Reporting: Die Report-Dateien können nicht geschrieben werden
DocuWare REQUEST: Ein Image kann nicht erstellt werden (nur direktes Brennen oder Dateiexport
möglich)
Das DocuWare-Beispielarchiv kann nicht installiert werden
Installation ausführen
Für die Installation von DocuWare wird immer der Windows Installer 3.1 benötigt. Deshalb prüft das
Setup, ob dieser auf dem Rechner vorhanden ist. Auch wenn dies bei einem Windows 7 Betriebssystem
normalerweise der Fall ist, erscheint fälschlicherweise die Meldung, dass der Windows Installer
zunächst installiert werden muss. Klicken Sie bei dieser Meldung einfach auf Nein / No.
3.1.13 Verwendung von Validierungen nach Update von DocuWare 5.1 auf
DocuWare 5.1 Fix x
Die folgende Beschreibung gilt nur für das Einspielen eines Fixes bei der deutschen oder englischen
Version von DocuWare 5.1 (ohne Fix).
Validierungen, die in DocuWare 5.1 (ohne Fix) importiert worden sind, können nach dem Update nicht
mehr verwendet werden. Für DocuWare 5.1 mit Fix 1 müssen die Programmbibliotheken, die die
Validierungen erhalten, leicht geändert und neu kompiliert werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
1 ValidationFieldList indexData".
Beispiel:
alte Version: public override bool ValidateIndexData(ref ValidationFieldList indexData, ref string
errorMessage, ValidationInfo info)
neue Version: public override bool ValidateIndexData(ValidationFieldList indexData, ref string
errorMessage, ValidationInfo info)
2 Kompilieren Sie nach der Änderung die Programmbiblithek(en). Benutzen Sie dazu die
DocuWare.ValidatorBase.dll, die mit dem Fix 1 zu DocuWare 5.1 installiert wurde.
3 Stoppen Sie den Workflow Server.
4 Ersetzen Sie im Verzeichnis für die Validierungen die alten Programmbibliotheken mit den neuen.
33
Installation und Update von DocuWare
Verschiebt man aus dem Start-Menü den Ordner mit Verknüpfung zu DocuWare oder die
Verknüpfungen zu einzelnen DocuWare-Produkten in einen anderen Bereich des Start Menüs, so wird
jeweils nach einem erneuten Start eines DocuWare-Programms die Verknüpfung zu diesem Programm
zusätzlich wieder an dem ursprünglichen Ort im Start-Menü erstellt.
34
Installation und Update von DocuWare
Nummer Sprache
1025 Arabisch
1026 Bulgarisch
1031 Deutsch
1032 Griechisch
1033 Englisch
1036 Französisch
1040 Italienisch
1043 Niederländisch
1045 Polnisch
1046 Portugiesisch
(Brasilianisch)
1049 Russisch
1050 Kroatisch
1053 Schwedisch
3082 Spanisch
3.2 Client-Update
Beim Update eines DocuWare-Clients werden die Module erneuert, die bislang für den Client installiert
- Auswahl der Module" erscheint bei einem Update nicht.
35
Installation und Update von DocuWare
Wollen Sie an einem Client weitere Module oder ISIS Scanner-Treiber installieren, rufen Sie nach dem
Update das Setup noch einmal auf, und zwar in der Systemsteuerung über Software DocuWare 5
Client ändern.
Bei der Installation von DocuWare als Mehrplatzinstallation müssen im ersten Schritt die Datenbank
und die DocuWare Server auf einem zentralen Rechner installiert werden. Die Installation der
3.3.1 DocuWare-Datenbank
Für die Installation der DocuWare-Datenbank sind innerhalb des Setup-Programms einige Parameter
fest voreingestellt.
Wenn Sie eine MySQL Datenbank manuell installieren und als DocuWare-Datenbank verwenden
möchten, sollten Sie folgende Einstellungen übernehmen:
Verbindungen
Als Service installieren: "Install as service".
Zwingend erforderlich ist die Einstellung für den Zeichensatz, und zwar
Zeichensatz: Multilingualistic (UTF8)
36
Installation und Update von DocuWare
Wenn Sie eine MS SQL 2005 Datenbank als DocuWare-Datenbank verwenden möchten, achten Sie
bitte darauf, dass bei den Datenbankeinstellungen das Protokoll TCP/IP zugelassen ist (bei Standard-
Einstellungen ist dies bei MS SQL 2005 nicht der Fall).
Bevor die Installation von DocuWare 5.1c durchgeführt werden kann, müssen die Voraussetzungen für
das Setup erfüllt sein. Folgende Komponenten müssen auf den Client vor dem Setup vorhanden sein
oder verteilt werden. Diese werden nicht vom DocuWare Silent Setup installiert:
a Net Framework 3.5 SP1
Eine Liste welches .Net Framework in welchem OS integriert bzw. für welches es verfügbar ist,
erhalten Sie hier:
http://msdn.microsoft.com/en-us/library/bb822049.aspx
http://www.msdn.microsoft.com/en-us/library/bb822049.aspx
Setup-Pfad vorbereiten
a Einen DocuWare Client mit allen gewünschten Modulen und Sprache installieren. Dabei wird eine
individuelle DocuWare.Setup.xml Datei erzeugt die als Vorlage für die automatisch zu
installierenden Clients verwendet wird.
Speicherort:
- C:\Benutzer\Öffentlich\DocuWare.Setup.xml (Vista/7/2008)
- C:\Programme\DocuWare\Setup Components\DocuWare.Setup.xml (XP/2003)
c DocuWare.Setup.xml anpassen:
37
Installation und Update von DocuWare
OrganizationName="Peters Engineering"
Batchdatei erzeugen
Variante 1
Erzeugen Sie eine Batch Datei z.B. SilentSetup.bat, welche zur Automatisierung der Installation genutzt
werden kann.
Am besten kopieren Sie diese Batch-Datei in den Setup-Pfad und geben hierauf nur
Ausführberechtigung, damit keiner diese Datei bearbeiten und die Informationen auslesen kann. Beim
Ausführen der Datei wird die Installation nun völlig automatisch im Hintergrund durchgeführt, ohne
dass eine Benutzerinteraktion benötigt wird. Allerdings wird auch kein Status der Installation
angezeigt. Dass diese läuft, kann über das Erscheinen des Prozesses msiexec im Taskmanager überprüft
werden. Dieser Prozess wird dort mehrmals erscheinen.
Für die Installation am Client werden lokale Administratorrechte benötigt. Da das Setup aus zwei
Komponenten besteht, ist das Update mit dem Beenden der Batchdatei noch nicht abgeschlossen.
Es wird noch die DocuWare.Setup.GUI im Taskmanager ausgeführt. Solange diese noch läuft, ist das
Update noch nicht beendet.
Variante 2
Wenn Sie erkennen möchten, wann das Silent Setup beendet ist, verwenden Sie die folgende
alternative Vorgehensweise:
"%ProgramFiles%\DocuWare\Setup Components\DocuWare.Setup.GUI.exe"
MSIPath="%DWSetupPath%" Mode="1" UILevel="2" MaintenanceMode=
DISPLAYUI="0" DWSYSADMIN="%DWSysAdmin%"
DWSYSADMINPASSWORD="%DWSysAdminPassword%"
SERVICEUSER="%ServiceUser%"
SERVICEUSERPASSWORD="%ServiceUserPassword%"
38
Installation und Update von DocuWare
Nachdem die Installation auf allen Clients abgeschlossen ist, muss die Datei DocuWare.Setup.xml
wieder aus dem Setuppfad entfernt werden. Anderenfalls ist ein Ändern des Clients (z.B. Hinzufügen
von Modulen) nicht möglich.
Falls Sie bei der Installation DocuWare-Zusatzmodule auswählen, für die Sie keine Lizenz besitzen,
können Sie das Modul trotz der getroffenen Einstellung nicht starten.
Nähere Informationen zur Installation von Komponenten und Modulen erhalten Sie im
Installationshandbuch.
Wenn Sie die DocuWare Installationsroutine erneut aufrufen, stellt diese bei der Überprüfung des
Systems fest, dass DocuWare bereits installiert ist und bietet Ihnen daraufhin die Möglichkeit zum
Reparieren oder Ändern. Mit Ändern können Sie noch nicht installierte DocuWare Module nachträglich
installieren.
39
Installation und Update von DocuWare
Seite 109)) und Archive aus dem DocuWare 4-Modus in den DocuWare 5-Modus konvertieren Archive
im DocuWare 4-Modus in Archive im DocuWare 5-Modus konvertieren (auf Seite 106)).
3.6 Deinstallation
Bevor Sie DocuWare deinstallieren, sollten Sie alle DocuWare Server stoppen. Dafür gibt es zwei
Möglichkeiten:
über den DocuWare ServiceControl im SystemTray (Infobereich)
über Start Einstellungen Systemsteuerung Verwaltung Dienste
Danach können Sie die DocuWare Komponenten in folgender Reihenfolge über Start Einstellungen
Systemsteuerung Software deinstallieren:
1 DocuWare Client
2 DocuWare Workflow Server
3 DocuWare Content Server
40
Installation und Update von DocuWare
Setuppath
Dieses Kapitel gilt nur für den Fix 1 zu DocuWare 5.1 in den Sprachversionen deutsch und englisch.
Beim Deinstallieren des Fix 1 wird der Setuppath in der Registry gelöscht. Damit nach einer solchen
Deinstallation an dem betroffenen Arbeitsplatz Fixes und Updates über den DocuWare Update Service
installiert werden können, muss der Setuppath in der Registry unter
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\DocuWare\DocuWare\500
wieder eingetragen werden.
DocuWare.Administration.exe.settings
An jedem DocuWare-Arbeitsplatz wird nach der Installation des Fix 1 zu DocuWare 5.1 und dem
erstmaligen Öffnen des DocuWare-Clients oder der DocuWare Administration die Datei
DocuWare.Administration.exe.settings aktualisiert.
Bei der Deinstallation des Fix 1 zu DocuWare 5.1 können diese Aktualisierungen nicht
zurückgeschrieben werden. Das System speichert jedoch die Datei
DocuWare.Administration.exe.settings vom Stand vor der Installation des Fix 1 unter dem Namen
DocuWare.Administration.exe.settings.Backup51 in dem gleichen Verzeichnis.
Um nach der Deinstallation des Fix 1 den DocuWare-Client oder die DocuWare Administration wieder
starten zu können, muss an dem entsprechenden Arbeitsplatz die Datei
DocuWare.Administration.exe.settings gelöscht werden und die Datei
DocuWare.Administration.exe.settings.Backup51 umbenannt werden in
DocuWare.Administration.exe.settings. So ist der Stand von vor dem Fix 1 wieder hergestellt.
41
Installation und Update von DocuWare
Um dieses Verhalten zu vermeiden, führen Sie die Deinstallation nicht über Systemsteuerung /
Software / Programme ändern oder entfernen aus, sondern über die Kommandozeile mit Hilfe des
folgenden Befehls:
Dieses Kapitel gilt nicht für die deutsche und englische DocuWare-Sprachversion.
Deinstallieren Sie den Fix 3 zu DocuWare 5.1, so ist danach der Zustand wie DocuWare 5.1 mit Fix 1,
jedoch mit zwei Ausnahmen, wiederhergestellt:
Beim Ausführen des Updates der Datenbank im Rahmen von DocuWare 5.1 SP3, wurde die Datei my.ini
unter dem Namen my.ini.save als Sicherheitskopie gespeichert. Nach der Deinstallation von Service
Pack 3 löschen Sie bitte zunächst die aktuelle my.ini Datei und benennen dann die Datei my.ini.save
wieder in my.ini um.
Damit haben Sie den Stand wie vor der Installation von DocuWare 5.1b SP 3 wiederhergestellt.
Entweder Sie gehen in der Systemsteuerung -> Software auf Neue Programme hinzufügen und wählen
den Pfad zur DWSetup.exe aus oder Sie tippen vor dem Ausführen dieser Datei den Befehl change
user /install in der Kommandozeile ein.
42
Installation und Update von DocuWare
Weiterhin ist es dringendst zu empfehlen, immer direkt an der Konsole, also am Terminalserver selbst
zu installieren, da über die Session einige Punkte wie Fehlermeldungen und ähnliches unterdrückt
werden. Unter Windows Server 2003 ergibt sich allerdings die Möglichkeit, eine Konsolensession an
einen Client aufzubauen, wobei der Bildschirm der Konsole an diesen umgeleitet wird. Hierzu ist dem
Befehl mstsc der Parameter /console hinzuzufügen. Für die Installation von DocuWare ist daher
immer die Konsole zu verwenden.
Tablet PC
Wir empfehlen die Tablet-PC-Elemente des DocuWare-Clients nur dann an einem Terminalserver zu
installieren, wenn tatsächlich im Unternehmen ein Tablet PC mit DocuWare verwendet wird.
Hintergrund: Auch nach dem Schließen von DocuWare bleibt die für Tablet PC notwendige Microsoft-
Komponente Wisptis.exe geöffnet und somit die DocuWare-Session in der Management-Konsole des
entsprechenden Benutzers gelistet.
Beispiel:
C:\DocuWare\Users\
Sie können die Briefkörbe zentral für alle Benutzer ganz einfach durch die Verwendung von Variablen
einrichten.
Die Variable "%USERNAME%" wird dann durch den Windows-Benutzernamen ersetzt. Als Variablen
können Sie ebenfalls System- oder Benutzervariablen verwenden. Siehe auch Briefkörbe (auf Seite 95).
Möchten Sie die Briefkörbe für TIFFMAKER-Anwendungen nutzen, dürfen in den Briefkorbpfaden
allerdings keine Benutzervariablen enthalten sein.
Briefkörbe mit Systemvariablen oder der Variable "USERNAME" im Briefkorbpfad können hingegen
ohne weitere Einstellungen von TIFFMAKER verwendet werden.
43
Installation und Update von DocuWare
Diese Verzeichnisse müssen für die einzelnen Benutzer in der DocuWare-Administration im Bereich
Verschiedenes des Benutzers hinzugefügt werden.
TIFFMAKER muss über die Porteinstellungen in den ASP-Modus geschaltet werden. In diesem Modus
besteht die Möglichkeit, Umgebungsvariablen zu verwenden, um die Benutzernamen auslesen zu
lassen.
Dadurch werden alle vom Benutzer schmidt gedruckten Dokumente direkt in seinen Briefkorb
gedruckt. Der Pfad der Benutzervariablen muss manuell über das DWORD KonvPath in die Registry
unter HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\DocuWare\DocuWare\
TIFFMAKER\500\port eingetragen werden. Der Name des Ports ist dabei dem verwendeten TIFFMAKER
entsprechend anzupassen.
TIFFMAKER kann im ASP-Modus die Dokumente nicht in ein Archiv ablegen beziehungsweise per
DocuWare E-Mail versenden. Fehlermeldungen werden nicht am Bildschirm ausgegeben, sondern
immer in das Ereignisprotokoll des Servers geschrieben.
Diese Verzeichnisse müssen für die einzelnen Benutzer in der DocuWare-Administration im Bereich
Verschiedenes des Benutzers hinzugefügt werden.
Diese Installationsart ist nur zu empfehlen, wenn ein einziger Terminalserver im Einsatz ist und auf
lange Sicht kein weiterer hinzukommen soll. Ansonsten ist das folgende Vorgehen zu bevorzugen.
Die Angabe von Pfade (Bsp.: Dokumentenablagepfad) sollte per UNC erfolgen. Zusätzlich hat jeder
Terminalserver eine Client-Installation. Dabei werden die Terminalserver wie normale DocuWare-Clients
installiert. Das zentrale Benutzerverzeichnis am DocuWare-Server beinhaltet die Daten der jeweiligen
Benutzer aus Briefkorb, Wiedervorlage und Papierkorb.
44
Installation und Update von DocuWare
Beispiel:
\\TerminalServer\DocuWare\Users\
Sie können die Briefkörbe zentral für alle Benutzer ganz einfach durch die Verwendung von Variablen
einrichten.
Die Variable "%USERNAME%" wird dann durch den Windows-Benutzernamen ersetz. Als Variablen
können Sie ebenfalls System- oder Benutzervariablen verwenden. Siehe auch Briefkörbe (auf Seite 95).
Möchten Sie die Briefkörbe für TIFFMAKER-Anwendungen nutzen, dürfen in den Briefkorbpfaden
allerdings keine Benutzervariablen enthalten sein.
Briefkörbe mit Systemvariablen oder der Variable "USERNAME" im Briefkorbpfad können hingegen
ohne weitere Einstellungen von TIFFMAKER verwendet werden.
Diese Verzeichnisse müssen für die einzelnen Benutzer in der DocuWare-Administration im Bereich
Verschiedenes des Benutzers hinzugefügt werden.
TIFFMAKER läuft im ASP-Modus direkt auf den Terminalservern oder im Servermodus als freigegebener
Drucker am DocuWare-Server. Im ASP-Modus besteht die Möglichkeit, TIFFMAKER den Namen des
jeweils angemeldeten Benutzers auslesen zu lassen.
Nun werden alle vom Benutzer schmidt gedruckten Dokumente direkt in seinen Briefkorb gedruckt.
Der Pfad der Benutzervariablen muss manuell über das DWORD KonvPath in die Registry unter
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\DocuWare\DocuWare\TIFFMAKER\500\port eingetragen werden.
Der Name des Ports ist dabei dem verwendeten TIFFMAKER entsprechend anzupassen. Zu beachten ist,
dass in diesem Modus der Druck in ein Archiv sowie das Senden per Mail nicht unterstützt werden. Die
Fehlermeldungen werden in das Ereignisprotokoll des Servers geschrieben.
45
Installation und Update von DocuWare
Diese Verzeichnisse müssen für die einzelnen Benutzer in der DocuWare-Administration im Bereich
Verschiedenes des Benutzers hinzugefügt werden.
HKCU\Software\DocuWare\DocuWare\LastLogin\Username (string)
HKCU\Software\DocuWare\DocuWare\LastLogin\Connection (string)
In diesem Fall werden am Netzwerkscanner Benutzerprofile angelegt und der Scanner so konfiguriert,
dass die eingescannten Dokumente direkt in benutzerspezifische Ordner im Netzwerk abgelegt werden.
Diese Ordner werden von ACTIVE IMPORT 3 überwacht, Dabei besteht die Möglichkeit, die Dokumente
per Job direkt in ein Archiv abzulegen oder in einen Briefkorb des Benutzers importieren zu lassen.
Ein lokal am Client angeschlossener Scanner wird so konfiguriert, dass alle Dokumente in einen lokalen
Ordner gescannt werden. Mit den Terminaldiensten von Windows Server 2003 und dem Citrix
MetaFrame Presentation Server 3.0 ist es möglich, auch auf Client-Ressourcen wie Festplatten
zuzugreifen. Daher kann ACTIVE IMPORT 3 als veröffentlichte Applikation dieses lokale Verzeichnis
überwachen und die Dokumente von dort in einen zentralen Briefkorb importieren oder direkt in das
Archiv ablegen lassen.
46
Installation und Update von DocuWare
CONTENT-FOLDER
Beim Einsatz von CONTENT-FOLDER geht es hauptsächlich um eine Strategie, wie die Benutzer arbeiten
sollen. Zum einen ist es möglich, dass der Administrator nur bestimmte CFF- bzw. CF5-Dateien für die
Benutzer veröffentlicht. Hierzu kann er in der Managementkonsole von Citrix den Pfad zum CONTENT-
FOLDER und danach den Pfad zur CFF- bzw. CF5-Datei angeben.
Beispiel:
C:\Programme\DocuWare\DWCTFApp.exe C:\DocuWare\Users\schmidt\meetings.cf5
Weiterhin können wie bereits erwähnt die Benutzer ab Windows Server 2003 und auch mit Citrix
Meta-Frame Presentation Server 3.0 auf die Client-Ressourcen zugreifen. Es ist also möglich, die CFF-
bzw. CF5-Dateien lokal auf dem Client zu speichern. Dabei gibt es einen Citrix-Client mit dem Namen
Citrix Programm Neigborhood Agent, welcher die sogenannte Inhaltsumleitung beherrscht. Das
bedeutet, dass beim Aufruf einer lokalen Datei ein Programm am Terminalserver aufgerufen werden
kann und diese Datei mit dieser Applikation dargestellt wird.
Dabei handelt es sich um 16-Bit Applikationen, welche die Eigenschaften haben, mit INI-Dateien zu
arbeiten und dort Werte und Einstellungen zu speichern. In Falle von COLD/READ und AUTOINDEX
handelt es sich um die Docuware.ini, die an jedem Client im Rootverzeichnis (Bsp.: C:\WINDOWS)
gespeichert wird. Bei der Verwendung an Terminalservern werden diese INI-Dateien benutzerspezifisch
in C:\Dokumente und Einstellungen\%User%\Windows\ gespeichert. Fall also Benutzer eine Meldung
erhalten, dass kein Pfad für COLD/READ gefunden wurde, so ist diese INI-Datei einmal zu überprüfen
und sind die entsprechenden Eintragungen nachzuholen.
Smart Connect
Smart Connect kann in Terminal-Server-Umgebungen nur dann verwendet werden, wenn lediglich ein
Benutzer aktiv ist.
Sie können die Einstellung sowohl benutzerabhängig als auch benutzerunabhängig per Startparameter
vornehmen.
Benutzerabhängige Einstellung
Die Option DocuWare minimiert zu starten, aktivieren Sie in der DocuWare-Administration unter
Organisation Benutzerverwaltung Benutzer Benutzer x Konfigurationen, Stempel und weitere
Optionen Verschiedenes DocuWare minimiert starten.
47
Installation und Update von DocuWare
Der Startparameter kann z.B. in einem Verweis auf DocuWare eingetragen werden.
48
Die Datenbanken
4 Die Datenbanken
Ab DocuWare 5 werden RAIMA-Datenbanken nicht mehr unterstützt. Zum Konvertieren von RAIMA-
Datenbanken in SQL-Datenbanken können sie das Programm DocuWare Database Converter
verwenden.
Falls Sie eine bereits installierte MySQL-Datenbank nutzen möchten, muss diese Datenbank Unicode
unterstützen.
Unterstützt werden Oracle Server mit Version 9.2 oder höher. Der Oracle Client benötigt die gleiche
oder ein höhere Version.
Falls Sie den MS SQL Server 2000 verwenden, muss bei den DocuWare Servern MDAC 2.8 installiert
sein.
Wenn die DocuWare-Datenbank mitinstalliert wird, muss sie vor Authentication Server installiert
werden. Während der DocuWare Installation werden drei DocuWare spezifische Tabellen angelegt:
dwdata für Archivdaten
dwsystem für Einstellungen in der DocuWare-Administration
dwlogging für Logging-Einstellungen
Zu jeder dieser Tabellen wird automatisch in der DocuWare-Administration im Bereich System unter
dem Knoten Datenbank-Verbindungen eine Datenbank-Verbindung angelegt, und zwar Content für
dwdata, Auhentication für dwsystem und Logging für dwlogging.
Mit DocuWare wird eine MySQL Pro Datenbank ausgeliefert. Ältere MySQL Datenbanken werden nicht
unterstützt.
Über das Programm MySQL Administrator können Sie sowohl zeitgesteuerte Backups als auch einen
Datenbank Restore durchführen.
My.ini
Bei der Installation von DocuWare 5.1 werden bei der internen Datenbank folgende Werte in der Datei
my.ini gesetzt:
Die Standardwerte werden überschrieben, um zu verhindern, dass z.B. der Volltext-Workflow in einen
Fehler läuft.
49
Die Datenbanken
Bei der Installation von DocuWare 5 werden die Standardwerte nicht überschrieben. Bei einem Update
auf DocuWare 5.1 oder höher werden die bestehenden Werte nicht geändert. In diesen Fällen sollten
Sie die Werte manuell anpassen.
Um auch bei der Verwendung von Oracle-Datenbanken case-insensitive suchen zu können, müssen die
-insensitive
geändert. Dies gilt für Oracle-Datenbanken ab der Version 10gR2.
Um auf Seiten der Oracle-Datenbank nach allen zur Verfügung stehenden NLS zu suchen, können Sie
folgendes Statement verwenden:
Um auch die Suche mit Wildcards case insensitive zu konfigurieren, ist es notwendig in die Datei
DocuWare.DAL.dll.config im Content Server Installationsverzeichnis den Parameter
LikeIgnoreCase="True" einzufügen. In der Datei sollte dies dann folgendermaßen aussehen:
(...)
<dataSettings LikeIgnoreCase="True">
(...)
50
Die Datenbanken
Ist dieses sichergestellt, erstellen Sie mit Hilfe von DocuWare eine Arbeitstabelle. Auch hier überprüfen
Sie bitte direkt nach dem Anlegen der Tabelle, ob Sie Schreibrechte in dieser Tabelle besitzen. Nähere
Informationen finden Sie in der Online-Hilfe zu DocuWare.
Beim Festlegen des Namens eines ODBC-Archivs muss darauf geachtet werden, dass sich dieser Name
vom Namen der Systemtabelle unterscheidet.
Wenn Sie für die Archive den vollen Umfang an Funktionalitäten, die DocuWare 5 bietet, nutzen
wollen, müssen sie die Archive in einem zweiten Schritt in Archive im DocuWare 5-Modus
konvertieren. Diese Konvertierung nehmen Sie innerhalb der DocuWare-Administration vor. Über
Assistenten konfigurieren Sie den Konvertierungsvorgang.
Während der Konvertierung kann das Archiv im Read-Only Modus weiter verwendet werden. Die Dauer
der Konvertierung steigt dadurch allerdings stark an, deshalb ist es empfehlenswerter die
Konvertierung durchzuführen, wenn kein Benutzer mit dem Archiv arbeitet. Anhand des Archivs
"Techdoc" zeigen wir Ihnen die Konvertierung.
51
Die Datenbanken
Konvertierung in 10 Schritten
1. Legen Sie im DocuWare Hauptfenster über die Archivverwaltung ein neues Archiv im DocuWare 4-
Modus an. Dieses muss denselben internen Namen bekommen, wie das alte Archiv. Als Pfad für die
Konfigurationsdatei geben Sie ein temporäres Verzeichnis an.
2. Die DocuWare Arbeits-Tabelle erstellen Sie aus einer ADF/COLD-Frm-Datei, d.h. die Feld-Struktur
und alle sonstigen Einstellungen werden direkt aus dem bestehenden Archiv in das neue Archiv
übernommen.
52
Die Datenbanken
3. Hier wird die Struktur noch einmal angezeigt. Hier ist es auch möglich, ein Volltext- Feld mit
anzulegen. Besser ist es dagegen, das Volltext-Feld erst nach einer erfolgreichen Konvertierung
hinzuzufügen.
4. Bei den Ablage- und Suchpfaden wird dasselbe Verzeichnis wie für die Konfigurationsdatei
angegeben, dieses ist nach einem Klick auf "Pfad hinzufügen" auch sofort voreingestellt. Auf den
weiteren Fenstern müssen keine weiteren Einstellungen vorgenommen werden. Klicken Sie deshalb auf
Weiter und Fertig stellen.
53
Die Datenbanken
5. Wenn das Archiv angelegt wurde, müssen einige Änderungen manuell in der Konfigurationsdatei
(ADF-Datei) vorgenommen werden. Öffnen Sie deshalb die Konfigurationsdateien des alten und des
neuen Archivs nebeneinander mit dem Windows Editor. Nun müssen Sie einige Einträge von der alten
in die neue Datei kopieren. Kopieren Sie folgende Zeilen:
DBDATETIME=
SEARCH=
LASTSTOREPATH=
SEARCH001=
SEARCH002=
Der Wert bei DBDATETIME wird im nächsten Schritt nochmals gebraucht. Bitte schreiben Sie diesen mit
oder speichern ihn.
54
Die Datenbanken
6. Öffnen Sie den Enterprise Manager des SQL-Servers. Klicken Sie so oft auf ein Plus, bis Sie die Tables
der DocuWare-Datenbank sehen. Öffnen Sie dann mit Hilfe der rechten Maustaste die Systemtabelle
für Ihr neues Archiv.
7. Tragen Sie den DBDATETIME-Wert nun in die Spalte DBDATETIME ein. Schließen Sie danach den
Enterprise Manager wieder.
8. In diesem Schritt müssen Sie zunächst DocuWare schließen. Danach öffnen Sie den Database
Converter aus dem Startmenü und geben Quell- und Ziel-Archiv an. Als Quell-Archiv fungiert das alte
Archiv, als Ziel-Archiv das neue. Hier können Sie verschiedene Optionen anwählen. Um gleichzeitig mit
dem alten Archiv im Read-Only Modus arbeiten zu können, verwenden Sie bitte den Multi-User-
Modus, ansonsten ist der Single-User-Modus sehr viel schneller. Um die ganze Datenbank zu
55
Die Datenbanken
konvertieren, wählen Sie bitte die entsprechende Option aus. Starten Sie die Konvertierung mit einem
Klick auf den Start-Knopf.
9. Nachdem der Database Converter die Datenbanken konvertiert hat, sollen alle Benutzer wieder
Zugriff auf das Archiv bekommen. Sie müssen dafür nur die neue ADF-Datei in das Verzeichnis
kopieren, in dem die alte ADF-Datei liegt. Danach löschen Sie die DocuWare Platte des neuen Archiv,
die nicht mehr benötigt wird (im selben temporären Verzeichnis) und löschen die RAIMA-Datenbank-
Dateien TECHDOC.D01 - TECHDOC.D07 und TECHDOC.K01 - TECHDOC.K03.
10. Sobald Sie nun DocuWare wieder starten, wird automatisch das neue Archiv Technische Dokumente
geöffnet.
56
Die Datenbanken
57
Die Dokumente
5 Die Dokumente
Ein Dokument in DocuWare kann aus mehreren Dateien verschiedenen Formats (TIFF, Word, PDF etc.)
bestehen, diese einzelnen Dateien werden als Dokumentseiten bezeichnet. Die Seiten innerhalb einer
solchen Dokumentseite (Datei), werden wiederum mit Seiten, allerdings mit Seiten innerhalb der Datei
bezeichnet.
Beispiele:
Ein 3-seitiges Papierdokument, das durch Scannen in DocuWare erfasst wurde, besteht aus drei
Dokumentseiten, die jeweils einseitige Dateien sind. Bei den Dokumentseiten handelt es sich um von
DocuWare erzeugt s/w TIFF-Dateien.
Für ein Dokument werden eine von DocuWare erzeugt s/w TIFF-Datei, eine 3-seitige Word-Datei und
eine 2-seitige PDF-Datei zusammengeheftet. Das Dokument besteht dann aus drei Dokumentseiten:
Dokument
Seite 3
Alle Dokumente im DocuWare 5-Modus haben eine eigene Headerdatei im XML-Format. Ist das
Dokument im Archiv abgelegt, bezieht sich diese Headerdatei auf das gesamte Dokument, also auf alle
Dokumentseiten. Bei Dokumenten im Briefkorb gibt es im DocuWare 5-Modus zu jeder Dokumentseite
eine Headerdatei.
58
Die Dokumente
Von DocuWare erzeugte s/w TIFF-Dokumente haben den Header innerhalb der Dokumentdatei. Dies ist
bei Dateien anderen Formats nicht möglich. Der Header wird in diesen Fällen in eine eigene Datei
geschrieben. Sowohl im Briefkorb im DocuWare 4-Modus als auch im Archiv im DocuWare 4-Modus
gibt es einen Header pro Dokumentseite, bei von DocuWare erzeugten TIFF-Dokumenten innerhalb der
Dokumentdatei und bei Fremdformatdokumenten als separate Header-Datei.
Die Größe des Headers ist 1024 Bytes. Wird ein Dokument in ein Archiv abgelegt, so werden die
vergebenen Indexinformationen in diesen Bereich geschrieben. Ausnahme ist das Bemerkungsfeld eines
Archivs. Diese Informationen werden für ein s/w TIFF-Dokument an das Ende der Dokumentdatei
angehängt. Bei Fremdformaten wird das Bemerkungsfeld am Ende der Header-Datei gespeichert.
Bei Archiven mit sehr vielen Datenbankfeldern und einem Stichwortfeld kann es vorkommen, dass
nicht alle Stichworte im Header aufgenommen werden können. Stichworte werden erst nach allen
anderen Datenbankfeldern in den Headerbereich geschrieben und können deshalb u.U. nicht
vollständig übernommen werden. Dies muss man besonders beim Vorindexieren von Dokumenten im
Briefkorb beachten.
Folgende Logik wird für die Vergabe von Dateinamen der Dokumente in Briefkörben im DocuWare 5-
Modus verwendet:
okuments im
Briefkorb und der dreistelligen Seitenzahl. Die Dateierweiterung entspricht dem Dateiformat, z.B.
DWTIFF für ein von DocuWare erzeugtes s/w TIFF oder doc für ein Word-Dokument.
D<DokNr><Seite>.xyz
DOCU<DokNr>.<Seite>
Beispiele:
Innerhalb eines Briefkorbs besteht das fünfzehnte Dokument aus einem von DocuWare erzeugten s/w
TIFF, das mit einem Word-Dokument zusammengeheftet wurde. Dieses Dokument setzt sich aus
folgenden Dateien zusammen:
59
Die Dokumente
D0015002.doc Word-Originaldokument
DOCU0015.002 Header-Datei zu dem Word-Dokument
Folgende Logik wird für die Vergabe von Dateinamen der Dokumente in Briefkörben im DocuWare 4-
Modus verwendet:
DOCU<DokNr>.<Seite>
Beispiele:
Fremdformate
Dokuments im Briefkorb und der dreistelligen Seitenzahl. Die Dateierweiterung entspricht dem
Fremdformat, z.B. doc für ein Word-Dokument.
D<DokNr><Seite>.xyz
DOCU<DokNr>.<Seite>
Beispiel:
Innerhalb eines Briefkorbs besteht das vierte Dokument aus einer Excel-Tabelle, die mit einem Word-
Dokument zusammengeheftet wurde. Dieses Dokument setzt sich aus folgenden Dateien zusammen:
60
Die Dokumente
Unterhalb dieses Verzeichnisses befindet sich die GUID des Archivs. Dies ist die eindeutige
Identifikationsnummer des Archivs.
Ebenfalls unterhalb der DocuWare Platte befinden sich drei weitere Verzeichnisebenen, wo jedes
Verzeichnis mit einer 3-stelligen fortlaufenden Nummer, beginnend bei 000, benannt wird. Auf
oberster Ebene sind maximal 128 Ordner möglich (000 bis 127), auf den beiden darunterliegenden
Ebenen jeweils maximal 256 (000 bis 255). Unterhalb der dritten Verzeichnisebene befinden sich die
Dokumentverzeichnisse. Jedes dieser Dokumentverzeichnisse enthält alle Seiten (Dateien) eines
Dokuments und die Header-Datei im XML-Format. Die Dokumentverzeichnisse erhalten den Namen der,
innerhalb des Archivs eindeutigen, 10-stelligen Dokumentnummer (DocID), die ebenfalls fortlaufend ist
(von 0000000001 bis (2 hoch 31)-1 = 2.147.483.647 ≈ 2,15 Mrd.).
Die Header-Datei heißt immer <Dokumentnummer>.XML und ist in ihrer Größe nicht beschränkt.
Die Dokumentseiten heißen immer F (für File), dann folgt eine fortlaufende Nummer beginnend bei 1
und die Dateiendung (z.B. doc, xls, pdf, DWTIFF, ...). Also beispielsweise F1.doc oder F5.DWTIFF.
Sie können bis zu 999.999 DocuWare Platten anlegen, allerdings nicht innerhalb eines Verzeichnisses,
da Windows die Unterverzeichnisse pro Verzeichnis begrenzt.
Im Beispiel unter dem folgenden Link sehen Sie die Ablagestruktur der Dokumente in einem DocuWare
5 Archiv. Es wurde hier davon ausgegangen, dass alle Dokumente auf einer einzigen DocuWare Platte
gespeichert werden.
61
Die Dokumente
Es können also maximal 2.147.483.647 (≈2,15 Milliarden) Dokumente in einem Archiv gespeichert
werden.
62
Die Dokumente
Binärzahl-Methode
Um das genaue Unterverzeichnis eines bestimmten Dokuments zu berechnen, wandeln Sie zunächst die
10-stellige Dokumentennummer (DocID) in eine 32-Bit Binärzahl um.
Die ersten (linken) 8 Stellen dieser Binärzahl stellen die erste Verzeichnisebene dar.
Die nächsten 8 Stellen der Binärzahl stellen die zweite Verzeichnisebene dar.
Die vorletzten 8 Stellen der Binärzahl ergeben nun die dritte Verzeichnisebene.
Die letzten 8 Stellen der Binärzahl sind für die Berechnung der Verzeichnisse nicht relevant.
Das Dokument mit der DocID 0002388444 aus unserem Beispiel wird also im
Berechnungs-Methode
Um das genaue Unterverzeichnis eines bestimmten Dokuments zu berechnen gehen Sie wie folgt vor:
Berechnung der ersten Verzeichnisebene für unser Beispieldokument mit der Dokumentennummer
(DocID) 0002388444:
(DocID - (<Ordnernummer der ersten Ebene> * 256* 256 * 256) -(<Ordnernummer der zweiten Ebene>
* 256 * 256)) / 256
= (2388444 - (0 * 256 * 256 * 256) - (36* 256* 256)) / 256
63
Die Dokumente
Das Dokument mit der DocID 0002388444 aus unserem Beispiel wird also im
Unterverzeichnis D:\Archive\Dokument.000001\000\036\113\0002388444\ gespeichert.
Die Dokumentnummer (DocID) wird in der Datenbank gespeichert und der entsprechende Pfad zu
diesem Dokument wird von Content Server berechnet.
Jede Dokumentdatei, die in einem bestimmten Archiv abgelegt wird, bekommt beginnend bei 0 eine
fortlaufende Nummer. In der Dateierweiterung wird die Seitenzahl innerhalb eines Dokuments
gespeichert. (Jede Seite wird in einer eigenen Datei gespeichert.) Dateien könnten demnach folgende
Namen haben:
00005129.001
00005130.002
00005131.001
Die Nummer der ersten Datei eines mehrseitigen Dokuments wird als Dokumentnummer in die
Datenbank eingetragen. Aus dieser Nummerierung geht auch hervor, dass ein Dokument maximal aus
999 Seiten bestehen kann.
Diese Dateien werden dann in der Verzeichnisstruktur abgelegt. Wie dies aussieht, wird im Folgenden
an Hand eines Beispiels beschrieben. Für das Archiv Dokument gibt der Benutzer den Ablagepfad
D:\Archive an.
DocuWare legt dann ein Verzeichnis D:\Archive\Dokument.001 an. (Das Unterverzeichnis setzt sich aus
dem Archivnamen und der Plattennummer in der Erweiterung zusammen.) Da unter DocuWare
mehrere Archive mit demselben Namen angelegt werden können, wird zur Unterscheidung der Archive
in das oberste Verzeichnis (D:\Archive\Dokument.001) eine Datei geschrieben, deren Dateiname aus
Erstellungsdatum und -zeit des Archivs zusammengesetzt ist. Dieser Dateiname ist in der ADF-Datei in
der Sektion [DN31] unter DBDATETIME eingetragen (z.B. 07352331.712).
Unterhalb des Archivverzeichnisses werden weitere Unterverzeichnisse angelegt. Als erstes ein
Verzeichnis 000 (D:\Archive\Dokument.001\000). Innerhalb dieses Verzeichnisses werden maximal 256
weitere Verzeichnisse eingetragen (D:\Archive\Dokument.001\000\000 -
D:\Archive\Dokument.001\000\255). In diesen werden dann jeweils 256 Dokumentdateien gespeichert.
Ein Beispiel für eine solche theoretische Struktur können Sie sich mit einem Klick anzeigen lassen.
D:\Archive\Dokument.000001\
D:\Archive\Dokument.000001\000\
64
Die Dokumente
D:\Archive\Dokument.000001\000\000\
D:\Archive\Dokument.000001\000\000\00000000.001
...
D:\Archive\Dokument.000001\000\000\00000255.021
D:\Archive\Dokument.000001\000\001\
D:\Archive\Dokument.000001\000\001\00000256.001
...
D:\Archive\Dokument.000001\000\001\00000511.003
...
...
D:\Archive\Dokument.000001\000\255\
D:\Archive\Dokument.000001\000\255\00065281.012
...
D:\Archive\Dokument.000001\000\255\00065535.001
...
D:\Archive\Dokument.000001\000\255\
...
D:\Archive\Dokument.000001\001\
D:\Archive\Dokument.000001\001\000\
...
D:\Archive\Dokument.000001\001\255\
...
...
...
Es können also maximal 16.777.216 (ca.16,7 Millionen) Dateien in einem Archiv gespeichert werden.
65
Die Dokumente
Binärzahl-Methode:
Um das genaue Unterverzeichnis eines bestimmten Dokuments zu berechnen, wandeln Sie zunächst die
8-stellige Dokumentennummer (DocID) in eine 24-Bit Binärzahl um.
Die ersten (linken) 8 Stellen dieser Binärzahl stellen die erste Verzeichnisebene dar.
Die nächsten 8 Stellen der Binärzahl stellen die zweite Verzeichnisebene dar.
Die letzten 8 Stellen der Binärzahl sind für die Berechnung der Verzeichnisse nicht relevant.
Das Dokument mit der DocID 00055444 aus unserem Beispiel wird also im
Berechnungs-Methode:
Um das genaue Unterverzeichnis eines bestimmten Dokuments zu berechnen gehen Sie wie folgt vor:
Berechnung der ersten Verzeichnisebene für unser Beispieldokument mit der Dokumentennummer
(DocID) 00055444:
DocID / (256 * 256) = 55.444 / 65.536 = 0,85 => ganzzahliger Anteil ist 0, also \000\
(DocID / 256) AND 255 = 216 AND 255 = 216 => \000\216\
Da bei Integerarithmetik keine Bruchteile vorkommen können, wird nur der ganzzahlige Anteil
berücksichtigt. Die Nachkommastellen werden ignoriert.
AND steht hier für eine mathematische UND-Verknüpfung. Diese Funktion können Sie auch mit der
wissenschaftlichen Ansicht des Windows-Taschenrechners berechnen.
Das Dokument mit der DocID 00055444 aus unserem Beispiel wird also im Pfad
D:\Archive\Dokument.000001\000\216\00055444.001 gespeichert.
66
Die Dokumente
5.4.1 Festplatte
Festplatten werden meist direkt in Serversystemen eingebaut. Es besteht zusätzlich die Möglichkeit,
mehrere Festplatten zu einem sogenannten RAID (Redundant Array of Inexpensive Disks)
zusammenzuschalten. Der Speicherplatz dieser Arrays hängt von der Anzahl, dem RAID Typ und der
Größe der verwendeten Platten ab. Festplatten werden auch bei vielen anderen Speichersystemen
verwendet, z.B. bei NAS (Network Attached Storage) oder bei SAN (Storage Area Network)
Falls die Dokumente nicht auf der eingelegten Platte zu finden sind, zeigt DocuWare die Platte an, die
eingelegt werden muss. Ist dies geschehen, wird die Dokumentdatei geladen und angezeigt.
5.4.3 Jukeboxen
Jukeboxen bieten heute die größte Speichermenge im Online-Zugriff. Diese haben Platz für mehrere
optische Speichermedien, die auf Anforderung automatisch in die Leselaufwerke eingelegt werden.
Jukeboxen bieten dabei Platz für 100 bis über 5000 Speichermedien. Je nachdem welche
Speichermedien verwendet werden, bieten Jukeboxen deshalb Speicherplatz bis in den Terabyte-
Bereich. Diese Geräte bieten sich als Medien für Netzwerke an, in denen sehr große Datenmengen
anfallen. Die Zugriffsgeschwindigkeit hängt von der Anzahl der eingebauten Laufwerke ab. Bei
häufigen Plattenwechseln liegt die Zugriffszeit bei mehreren Sekunden pro Dokumentdatei. Um diese
relativ lange Zugriffszeit zu verkürzen, bieten Jukebox-Lösungen meist schnelle Zwischenspeicher auf
einer Festplatte in der Jukebox oder im daran angeschlossenen Computer.
67
Die Dokumente
möglich, dass auf dem Medium der Speicherplatz nicht vollständig ausgenutzt wird. Sind auf dem
Medium beispielsweise noch 3 MB frei und versucht man ein Dokument mit 4 MB zu speichern,
wird das Medium mit 3 MB freiem Speicherplatz finalisiert. Das Dokument wird auf dem nächsten
Medium gespeichert.
Wenn Sie für ein Archiv eine Jukebox als Speicherort ausgewählt haben, dürfen Sie dem Archiv nur
einen (und nicht mehrere) Content Server zuweisen. Anderenfalls kann es zu Problemen bei der
Finalisierung der Medien kommen.
Speichert man Dokumente in einem Archiv, das eine Jukebox als Speicherort hat, werden die
Dokumentdateien nicht sofort auf das Medium geschrieben, sondern zunächst in einem Image
gespeichert. Dies geschieht solange, bis das Medium finalisiert wird. Dann wird das komplette
Image auf einmal auf das Medium gebrannt. Das Image wird auf der Festplatte des Rechners
gespeichert, auf dem der Jukebox Manager läuft. Das Image darf die Größe von 8.5 GB nicht
überschreiten. Insbesondere bei der Verwendung von Blu-Ray-Disks sollten Sie auf diesem Rechner
also ausreichend Speicherplatz haben und gegebenenfalls regelmäßig Sicherungen des Images
anfertigen.
Tritt beim Brennen des Images auf dem Medium der Jukebox ein Fehler auf, wird der Brennprozess
auf einem neuen Medium wiederholt. Das Ersatzmedium erhält den gleichen Namen und die
gleichen Einstellungen (insbesondere Volume Label) wie das Originalmedium, so dass es sich im
virtuellen Dateisystem an derselben Stelle befindet. Pro Image werden maximal drei Brennversuche
vorgenommen. Die Ersatzmedien müssen dafür im selben Magazin liegen wie das Originalmedium.
Das Image wird nur dann von der Festplatte gelöscht, wenn das Medium vollständig und fehlerfrei
gebrannt worden ist.
5.4.4 Kombinationen
Meist werden die hier genannten Speichermedien in einer Kombination eingesetzt. Dies bedeutet, dass
zunächst die Dokumente auf einer Festplatte abgelegt werden. Sobald die DocuWare Platte des Archivs
eine vordefinierte Größe erreicht hat, wird diese auf ein optisches Speichermedium übertragen.
Dadurch sind die Dokumente sicher auf einem nicht löschbaren Datenträger gespeichert. Dieses
optische Speichermedium sollte mindestens zweimal erstellt, und an sicheren Orten aufbewahrt
werden. Zusätzlich kann eine weitere Kopie der Platte auf einer Festplatte bestehen bleiben, um eine
schnelle Zugriffszeit zu gewährleisten.
Hintergrund: Ist bei einem Read-Only-Medium oder WORM-Medium die Option Header von
geänderten Dokumenten aktualisieren (Update headers of changed documents) aktiviert und ändert
man den Header eines Dokuments, das dort gespeichert ist, wird normalerweise das Dokument mit dem
aktualisierten Header auf die aktuelle DocuWare-Platte kopiert. Befindet sich das ursprüngliche
68
Die Dokumente
Dokument aber noch auf der aktuellen DocuWare-Platte, ist dieses Vorgehen bei einem WORM-
Medium nicht möglich.
Im Ziel-Archiv wird das Dokument wieder als Protected markiert, und zwar mit der ursprünglichen
UserID, damit das Dokument weiterhin für den gleichen Benutzer geschützt ist. Besteht dieser Benutzer
im Ziel-System jedoch nicht oder hat er an dem Ziel-Archiv keine Rechte, kann keiner auf das
Dokument zugreifen. (Die Problematik besteht nur bei Export- und Migrations-Workflows.)
Dokumente mit dem Protected-Flag können nur exportiert oder synchronisiert werden, wenn der
entsprechende Workfklow unter einem Benutzer läuft, der Archiv-Besitzer ist.
Im Ziel-Archiv wird das Dokument wieder als Checked Out markiert, und zwar mit der ursprünglichen
UserID, damit das Dokument weiterhin für den gleichen Benutzer ausgecheckt ist. Besteht dieser
Benutzer im Ziel-System jedoch nicht oder hat er an dem Ziel-Archiv keine Rechte, kann nur noch der
Archiv-Besitzer auf das Dokument zugreifen. (Die Problematik besteht nur bei Export- und
Synchronisations-Workflows.)
Voraussetzungen
Um Dokumente aus Archiven fremder Anbieter mit den Standardfunktionen von DocuWare
übernehmen zu können, müssen die folgenden Voraussetzungen gegeben sein.
Dokumente müssen in einer der folgenden Formen vorliegen:
Einseitige und Mehrseitige Dokumente liegen in einzelnen (evtl. multipage) Dateien vor
69
Die Dokumente
Einseitige Dokumente liegen als einzelne Dateien vor, Mehrseitige Dokumente liegen in mehreren
Dateien mit gleichem Dateinamen und der Seitenzahl als Dateierweiterung vor
Einseitige Dokumente liegen als einzelne Dateien vor, Mehrseitige Dokumente liegen in mehreren
Dateien in jeweils einem Unterverzeichnis vor
Jedes Dokument muss im Dateinamen ein eindeutiges Zuordnungskriterium zu den Indexbegriffen
haben
Die Indexbegriffe zu den Dokumenten müssen in einer der folgenden Formen vorliegen:
Zu jedem Dokument existiert eine Datei, in der die Indexbegriffe im DocuWare ACTIVE IMPORT
Metaindexformat vorliegen. Sollte das Format der Textdatei nicht dem Metaindexformat
entsprechen, kann eventuell ein externes Programm die Datei entsprechend ändern
In einer Datenbank, auf die über die ODBC Schnittstelle zugegriffen werden kann, sind die
Indexbegriffe inklusive eines eindeutigen Zuordnungskriteriums zu allen Dokumenten
gesammelt
In einer Textdatei sind die Indexbegriffe inklusive eines eindeutigen Zuordnungskriteriums zu allen
Dokumenten gesammelt
Vorgehen
DocuWare vorbereiten
Legen Sie zunächst das Archiv an, in das die zu übernehmenden Dokumente gelangen sollen oder
wählen Sie ein Vorhandenes aus. Achten Sie dabei darauf, dass die Datenbank-Struktur geeignet ist,
um die Indexbegriffe des fremden Archivs aufzunehmen und dass genügend Speicherplatz für die
Dokumente zur Verfügung steht.
Stellen Sie sicher, das in dem Archiv ein zusätzliches Textfeld zur Verfügung steht, das den Dateinamen
der zu importierenden Dokumente aufnehmen kann. Dieses Feld braucht später dem Benutzer nicht
mehr angezeigt zu werden.
Wählen Sie einen leeren DocuWare Briefkorb, dem genügend Speicherplatz zur Verfügung steht, um
eine zu importierende Teilmenge an Dokumenten aufzunehmen, oder legen Sie einen Entsprechenden
an.
Hier ist die Konfiguration von ACTIVE IMPORT kurz aufgeführt, bitte schauen Sie in der Hilfe von
ACTIVE IMPORT nach, wenn Sie weitergehende Informationen zur Konfiguration benötigen.
Öffnen Sie das Fenster von ACTIVE IMPORT und legen Sie einen neuen Job an. Im Folgenden wählen Sie
in dem Assistenten die notwendigen Optionen. Diese sind hier kurz zusammengestellt:
Job-Typ auswählen
Wählen Sie einen Datei-Job und vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für diesen Job
Quelle
In diesem Schritt geben Sie an, wo die zu übernehmenden Dokumente liegen. Dabei können Sie
genau festlegen, wie diese Dokumente vorliegen. Zum Beispiel wird hier eingestellt, wenn jedes
Dokument in einem Unterverzeichnis liegt, oder wie Seitenzahlen im Dateinamen oder in der
Dateierweiterung eingetragen sind. Bitte beachten Sie, dass ACTIVE IMPORT die Quelldateien beim
Importvorgang löscht, wenn Sie die entsprechende Option nicht deaktivieren.
70
Die Dokumente
Wenn Sie die Konfiguration von ACTIVE IMPORT vorgenommen haben, können Sie den ACTIVE IMPORT-
Job starten. Es werden nun alle Dokumente im Quellverzeichnis automatisch in das DocuWare Archiv
abgelegt. Bitte führen Sie zunächst einen Testlauf durch, um festzustellen, ob der Job richtig
konfiguriert ist.
Stets aktualisierte Tipps und Tricks finden Sie auf unserer Homepage http://www.docuware.com (siehe
http://www.docuware.de - http://www.docuware.de) im Bereich Service&Support.
71
DocuWare-Administration
6 DocuWare-Administration
6.1 Allgemeines
Hier muss sich ein lokaler Windows-Administrator anmelden, dann öffnet sich die DocuWare-
Administration wie gewohnt.
72
DocuWare-Administration
Bearbeitet zum Beispiel ein System-Administrator die Einstellungen zum DocuWare-System, wird dieser
Bereich der DocuWare-Administration für weitere Zugriffe im ReadWrite-Modus gesperrt, ein
Organisations-Administrator kann aber zur gleichen Zeit Änderungen zu den Einstellungen der
Organisation vornehmen. Entsprechend verhält es sich mit den Archiv-Administratoren der einzelnen
Archive.
Als einzelne Ebenen für die Sperrung der Daten gelten: das DocuWare-System, die Organisation und
die einzelnen Archive.
Authentication Server läuft als Dienst unter einem Windows Benutzerkonto mit
Administratorrechten, das bei der Installation angegeben wird. Es kann entweder ein bestehender
Benutzer angegeben oder ein neuer Benutzer angelegt werden.
Das Passwort, mit dem der Authentication Server auf die Datenbank zugreift, ist zunächst
unverschlüsselt. Hat der Benutzer, unter dem der Authentication Server läuft, Schreibrechte auf die
Datei DWAuthenticationServer.exe.settings, wird das Passwort verschlüsselt.
73
DocuWare-Administration
Aus Sicherheitsgründen sollte der Benutzer, unter dem der Authentication Server läuft, Schreibrechte
\DocuWare\ \DocuWare\Content Server und
\DocuWare\Workflow Server haben.
Authentication Server wird bereits bei der Installation von DocuWare eingerichtet. Sollen nachträgliche
Änderungen an der Konfiguration vorgenommen werden, kann diese der System-Administrator in der
DocuWare-Administration vornehmen.
Der Port für den Authentication Server muss an der verwendeten Firewall freigegeben werden.
Ebenso wie Authentication Server läuft Content Server als Dienst unter einem Windows-Benutzer mit
Administratorrechten.
Der Benutzer, un
Speicherorten für Dokumente besitzen.
Um einen weiteren Content Server zu installieren, führen Sie das Setup erneut aus und deaktivieren
alle übrigen Komponenten.
Innerhalb einer DocuWare Installation können mehrere Content Server eingerichtet werden, die auf
mehrere Archive zugreifen können. Auf ein Archiv können wiederum mehrere Content Server
zugreifen. Welcher Content Server auf welches Archiv zugreift wird in der DocuWare-Administration
festgelegt. Authentication Server verwaltet diese Ressourcen und teilt den DocuWare Clients einen
entsprechenden Content Server zu jedem Archivzugriff zu.
Der Port für den Content Server muss an der verwendeten Firewall freigegeben werden.
Dieser Hinweis ist wichtig für alle Installationen, die eine MSSQL-Datenbank verwenden. Falls Sie die
DocuWare-eigene Datenbank, eine MySQL- oder eine Oracle-Datenbank für die DocuWare-Installation
benutzen, sind die folgenden Ausführungen für Sie nicht relevant.
Beim Update auf DocuWare 5.1 muss das Content Server Setup - im Gegensatz zur Installation von 5.0
- auf die Archivtabellen in der Datenbank zugreifen können. Für ein reibungsloses Update des Servers
muss daher sichergestellt sein, dass Content Server auf die Datenbank Zugriff hat. Falls für die
entsprechende Datenbankverbindung, standardmäßig die Datenbankverbindung "Content", in der
DocuWare-Administration ein Trusted Login definiert ist, muss auch für den Windows-Benutzer vom
Content Server Setup ein Trusted Login auf Datenbankebene definiert sein. Alternativ legen Sie in der
DocuWare-Administration für die Datenbankverbindung ein fixes Login fest, das von Content Server
Setup genutzt wird.
74
DocuWare-Administration
Falls das Update von Content Server abgebrochen wird, da der Server auf Grund der oben
beschriebenen Zusammenhänge nicht auf die Datenbank zugreifen kann, haben Sie zwei
Möglichkeiten, um das Problem zu lösen:
A. Definieren Sie ein Trusted Login für den Windows-Benutzer von Content Server Setup auf
Datenbankebene.
B. Installieren Sie zunächst einen DocuWare 5.1-Client, um die DocuWare-Administration benutzen zu
können. (Die Administration von 5.0 kann nicht mehr aufgerufen werden, da ja schon der
Authentication Server upgedatet wurde.) Definieren Sie in der DocuWare-Administration für die
Datenbankverbindung ein fixes Login.
Wird über den Workflow Server eine Benutzersynchronisation zu einem ACTIVE DIRECTORY
durchgeführt, muss der Benutzer, unter dem der Workflow Server läuft, in der selben Domäne sein wie
das ACTIVE DIRECTORY.
Sie können für alle DocuWare Server denselben Windows Benutzer mit Administratorrechten
verwenden.
Der Port für den Workflow Server muss an der verwendeten Firewall freigegeben werden.
Die Einstellungen für Workflow Server nehmen Sie in der Datei DWWorkflowServer.exe.settings vor.
importExportNodeThreads
Sie können einstellen, wie viele Dokumente im Rahmen der einzelnen Workflows gleichzeitig hoch-
oder heruntergeladen werden sollen. Diese Einstellung betrifft alle Workflows, bei denen Dokumente
importiert oder exportiert werden, also z.B. Export-Workflows und Synchronisations-Workflows.
Laufen diese Workflows auf einem leistungsstarken Rechner, der nur zu einem Teil ausgelastet ist,
können Sie den Lauf dieser Workflows beschleunigen, indem Sie die Anzahl von
importExportNodeThreads" hochsetzen. Der Default-Wert ist:
importExportNodeThreads="1".
maxTextExtractionInstances
75
DocuWare-Administration
Diese Einstellung beschreibt die maximale Anzahl von Textextraktionen, die gleichzeitig gestartet
werden. Sie ist also für die Volltext-Workflows relevant. Der Default Wert ist:
maxTextExtractionInstances="1".
connectionLifeTime
Hier wird eingestellt, wie lange die Verbindungen offen gehalten werden. Die Zeit wird in Sekunden
angegeben. Der Default-Wert ist connectionLifeTime="0" und steht für 10 Minuten.
WorkflowCoreConfig restartWfOnError
Dieser Parameter gibt an, ob ein Workflow, der wegen eines Fehlers gestoppt wurde, endgültig
angehalten wird oder ob er zum nächsten, über die Zeitsteuerung angegeben Startzeitpunkt wieder
automatisch losläuft.
Ab DocuWare 5.1b SP 3 wird für die Benutzersynchronisation eine neue Implementierung der LDAP-
Anbindung verwendet. Falls dies im Einzelfall zu Problemen führt, können Sie sie über den Parameter
UserSyncUsageConfig useNewLDAP ausschalten und auf die bisherige Variante zurückgreifen.
Wenn Sie einen zusätzlichen Notification Server installieren möchten, beachten Sie bitte, dass im
DocuWare-System immer nur ein Notification Server zur Zeit laufen kann. Die Installation eines
zweiten Notification Servers kann trotzdem sinnvoll sein, zum Beispiel für die Ausfallsicherheit. Sollte
der erste Notification Server ausfallen, können Sie gleich den zweiten Server starten. So käme es zu
keinen Verzögerungen bei den E-Mail-Benachrichtigungen.
76
DocuWare-Administration
6.6 Datenbankverbindungen
Neben den gewöhnlichen Kommandos kennt DocuWare Kommandos mit erwarteter langer Laufzeit.
Diese Kommandos werden in der Regel bei administrativen Operationen, wie zum Beispiel beim
Anlegen einer neuen Spalte, eines Spaltenindexes oder beim Anlegen des Volltextes, ausgeführt. Die
Dauer der dabei ausgeführten Kommandos hängt von der Größe der beteiligten Tabellen ab, daher
nehmen solche Kommandos mehr Zeit in Anspruch als gewöhnliche Kommandos. Bei Bedarf können
Sie die Werte, alle in Sekunden, anpassen.
Um eine neue System DSN für eine ODBC-Verbindung für 32-Bit-Programme zu erstellen, öffnen Sie
den ODBC-Datenquellen-Administrator über c:\windows\SysWOW64\odbcad32.exe. Die neu erstellte
System DSN kann dann von DocuWare verwendet werden.
77
DocuWare-Administration
Haben Sie als DocuWare-Server-Edition Professional, können Sie auf dem Rechner, auf dem schon ein
Imaging Server installiert ist, den Imaging Server ein zweites Mal installieren.
Haben Sie als DocuWare-Server-Edition Enterprise, können Sie auch auf einem anderen Rechner den
Imaging Server ein zweites Mal installieren.
Unabhängig davon, wo Sie einen weitern Imaging Server installieren, müssen Sie nach der Installation
den Imaging Server in der DocuWare Administration im Bereich DocuWare-System > DocuWare-Server
> Imaging Server konfigurieren.
Um einen zweiten Imaging Server auf einem Rechner zu installieren, auf dem bereits ein Imaging
Server läuft, führen Sie bitte die folgenden Schritte durch.
1 Öffnen Sie die DocuWare Administration. Unter Windows Vista / Windows 7 benötigen Sie die
DocuWare Administration mit administrativen Rechten. Navigieren Sie innerhalb der DocuWare
Administration zu dem Knoten DocuWare-System > DocuWare-Server > Imaging Server , öffnet
das Kontextmenü und wählen den Eintrag Registrieren.
2 Wählen Sie nun das Programmverzeichnis des bereits bestehenden Imaging Servers (standardmäßig
unter C:\Programme\DocuWare).
3 Anschließend öffnet sich die Tabelle mit den Einstellungen, wo Sie den neuen Imaging Server
konfigurieren.Die Angaben zu Basisadresse und Interner Kommunikation müssen sich von denen
des ersten Imaging Servers unterscheiden.
Falls Sie den zweiten Imaging Server wieder löschen möchten, navigieren Sie in der DocuWare
Administration auf den Knoten dieses Imaging Servers und verwenden den Kontextmenüeintrag
Derisgistrieren.
Die Installation eines weiteren Imaging Serves auf einem Rechner, auf dem noch kein Imaging Server
installiert ist, führen Sie über Sie das DocuWare Setup> Server Installation aus.
Konfigurieren Sie anschließend den neuen Imaging Server in der DocuWare Administration im Bereich
DocuWare-System > DocuWare-Server > Imaging Server.
Sollen beide Imaging Server für die selbe Web-Instanz verwendet werden, müssen beide Imaging
Server Vollzugriff auf das temporäre Verzeichnis der Web-Instanz haben. Das Verzeichnis sollte bei der
Web-Instanz als UNC-Pfad angegeben werden (DocuWare Administration > Organisation > Allgemein
> Web-Instanzen > Ziel). Außerdem müssen beide Imaging Server der Web-Instanz zugewiesen werden
(DocuWare Administration > Organisation > Allgemein > Web-Instanzen > Allgemein).
78
DocuWare-Administration
Sollen die beiden Imaging Server für verschiedene Web-Instanzen verwendet werden, weisen Sie den
Web-Instanzen bitte nur den jeweils gewünschten Imaging Server zu (DocuWare Administration >
Organisation > Allgemein > Web-Instanzen > Allgemein).
Mit Hilfe der externen Benutzerverzeichnisse können Windows Benutzer und Gruppen (mit oder ohne
Active Directory) oder Benutzer und Gruppen aus anderen Verzeichnisdiensten (mit LDAP
Unterstützung) mit DocuWare synchronisiert werden.
Falls ein externes Benutzerverzeichnis die Quelle der DocuWare Benutzer ist, dient das in DocuWare
integrierte Benutzerverzeichnis als Meta-Verzeichnis, in das die Benutzer und Gruppen des externen
Benutzerverzeichnisses gespeichert werden.
79
DocuWare-Administration
Bevor die Synchronisation der DocuWare Gruppen mit den Gruppen des externen
Benutzerverzeichnisses stattfinden kann, muss ein entsprechender Workflow auf Systemebene vom
System-Administrator angelegt werden.
Bei der Einrichtung des Workflows zur Benutzersynchronisation werden unter anderem folgende
wichtige Einstellungen benötigt:
Typ des externen Benutzerverzeichnisses: LDAP oder Windows / Active Directory
Servername, auf dem das externe Benutzerverzeichnis gespeichert ist
Domäne (nur beim Typ Windows / Active Directory):
Hier wird die Domäne ausgewählt, in der sich der zuvor angegebene Server befindet.
Port (nur beim Typ LDAP):
Hier entweder der Port 389 (nicht sichere Verbindung) oder der Port 636 (gesicherte Verbindung)
angegeben.
Hinweis: In der DocuWare-Administration wird anstatt Port 636 versehentlich Port 639 angegeben.
Tatsächlich wird aber der Port 636 verwendet.
Für LDAP-Synchronisation über Novell eDirectory:
Der Port 636 kann nicht verwendet werden, weil Novell den Standard des Transport-Layer-
Security-Protokolls nicht vollständig unterstützt.
Beim Anlegen des Workflows können Sie angeben, ob für jeden synchronisierten Benutzer eine
NetzwerkID angelegt werden soll. Mit dieser NetzwerkID ist später ein Trusted Login möglich, wodurch
die manuelle Eingabe von Benutzernamen und Passwort beim Start von DocuWare oder der DocuWare
Administration entfällt.
Sobald der System-Administrator den neuen Workflow einer Organisation zuweist, erscheint dort ein
neuer
6.10 Logging
Die DocuWare-Administration stellt Logging-Funktionalitäten sowohl auf System- als auch auf
Organisationsebene zur Verfügung. Zur Konfiguration der jeweiligen Logging-Funktionalitäten werden
die entsprechenden Rechte auf System- oder Organisationsebene benötigt, also System- oder
Organisations-Administratorrechte oder entsprechende Rechte an einem Archiv, für das das Logging
konfiguriert werden soll.
Bei der Konfiguration der Logging-Funktionalitäten wird genau festgelegt, was protokolliert werden
soll (Logging-Agent) und wo die Log-Datei gespeichert wird (Logging-Ziel).
80
DocuWare-Administration
Es ist auch möglich, dass Logging komplett auszuschalten (DocuWare-System / Allgemein / Do not
run any logging).
Wir warnen jedoch ausdrücklich davor, da Sie beim Auftreten von Fehlern keine Unterstützung von
unserem Support erhalten können.
Während der Installation von DocuWare wird automatisch das Standard Logging-Ziel auf Systemebene
angelegt.
Falls Authentication Server nicht läuft oder die Datenbankverbindung unterbrochen ist, funktioniert
das Standard Logging-Ziel nicht. In diesem Fall werden die entsprechenden kritischen Fehler in die
Windows Ereignisanzeige unter dem Punkt Anwendung gespeichert.
Eigenschaft Standard-Einstellung
Form und Speicherort
Name DWLOG_SYSTEM
Form Datenbankeintrag
Datenbankverbindung Datenbankverbindung für Logging (dwlog)
Tabellenname DWLOG_SYSTEM
Maximum
Maximale Größe 10000 Datensätze
Scrolling Optionen
Lösche die ersten 1000 Datensätze
Optionen
Kann von anderen Benutzer verwendet werden Nicht ausgewählt
81
DocuWare-Administration
Der Standard Logging-Agent des Systems protokolliert sowohl administrative Ereignisse, als auch
Ereignisse, die zur Laufzeit ablaufen. Er kann nicht gelöscht werden.
In der nachfolgenden Tabelle sehen Sie die vordefinierten Einstellungen dieses Standard Logging-
Agenten.
Eigenschaft Standard-Einstellung
Allgemeine Informationen
Name DWSystem
Status gestartet
Logging Level Fehler
Ziel DWLOG_SYSTEM
Zusätzliche Ausgabegeräte keine
Administrative Ansicht
Objekte Ereignisse
Alle Einstellungen Erstellen, Verändern, Löschen
Ansicht zur Laufzeit
Objekte Ereignisse
Authentication Server Session Offen, Geschlossen
Content Server Session Offen, Geschlossen
Datenbankverbindung Offen
Dateiverbindungen Offen
SAP HTTP Verbindung Offen
SAP Workflow Verbindung Offen
Externen Benutzverzeichnisse Offen
Workflow (Start, Stop) Offen, Geschlossen
Mögliche Informationen
Einstellungsname
Typ
GUID
Kurzer Benutzername
Benutzer-Organisation
Filter keine
82
DocuWare-Administration
Sobald eine neue Organisation angelegt wird, legt das System automatisch ein neues Standard
Logging-Ziel über die Logging Datenbankverbindung (dwlog) an. Für die erste Organisation wird dieses
Standard Logging-Ziel bereits während der Installation von DocuWare angelegt.
Eigenschaft Standard-Einstellung
Form und Speicherort
Name DWLOG_<Organisationsname>*
Form Datenbankeintrag
Datenbankverbindung Datenbankverbindung für Logging (dwlog)
Tabellenname DWLOG_<Organisationsname>*
Maximum
Maximale Größe 10000 Datensätze
Scrolling Optionen
Lösche die ersten 1000 Datensätze
Optionen
Kann von anderen Benutzern verwendet werden Nicht ausgewählt
* : Der Name und der Tabellenname dürfen jeweils maximal 32 Zeichen beinhalten. Daher wird der
Organisationsname, wenn nötig, auf 26 Zeichen gekürzt.
Sobald der System-Administrator eine neue Organisation anlegt, wird für diese Organisation ein neuer
Standard Logging-Agent angelegt. In der folgenden Tabelle sehen Sie die vordefinierten Einstellungen
dieses Logging-Agenten. Dieser Standard Logging-Agent protokolliert nur administrative Ereignisse
und kann nicht gelöscht werden. Um Ereignisse, die zur Laufzeit ablaufen, zu protokollieren, muss ein
spezieller Logging-Agent eingerichtet werden.
Eigenschaft Standard-Einstellung
Allgemeine Informationen
Name DWOrganisation<Organisationsname>
Status gestartet
Logging Level Fehler
Ziel DWLOG_<Organisationsname>
Zusätzliche Ausgabegeräte keine
83
DocuWare-Administration
Eigenschaft Standard-Einstellung
Allgemeine Informationen
Name DWOrganisation<Organisationsname>
Administrative Ansicht
Objekte Ereignisse
Alle Einstellungen Erstellen, Verändern, Löschen
Ansicht zur Laufzeit
Objekte
Ausnahmen
Mögliche Informationen
Einstellungsname
Typ
GUID
Kurzer Benutzername
Benutzer-Organisation
Filter keine
Beim Anlegen eines neuen Archivs wird automatisch auch das Standard Logging-Ziel mit der Logging
Datenbankverbindung (dwlog) angelegt. Bei der Installation von DocuWare wird dieses Standard
Logging-Ziel bereits für das Beispiel-Archiv angelegt.
Eigenschaft Standard-Einstellung
Form und Speicherort
Name DWLOG_<Organisationsname>_<Archivname>*
Form Datenbankeinträge
Datenbankverbindung Datenbankverbindung für Logging (dwlog)
Tabellenname DWLOG__<Organisationsname>_<Archivname>*
Maximum
Maximale Größe 10000 Datensätze
Scrolling Optionen
Lösche die ersten 1000 Datensätze
Optionen
84
DocuWare-Administration
Eigenschaft Standard-Einstellung
Kann von anderen Benutzern verwendet werden Nicht ausgewählt
* : Der Name und der Tabellenname dürfen jeweils maximal 32 Zeichen beinhalten. Daher wird der
Organisationsname, wenn nötig, auf 15 Zeichen gekürzt, und der kurze Name des Archivs verwendet.
Sobald ein neues Archiv angelegt wird, wird automatisch ein neuer Standard Logging-Agent für dieses
Archiv erstellt. In der folgenden Tabelle sehen Sie die vordefinierten Einstellungen dieses Logging-
Agenten.
Eigenschaft Standard-Einstellung
Allgemeine Informationen
Name DWArchiv<Archivname>
Status gestartet
Logging Level Fehler
Ziel DWLOG_<Archivname>
Zusätzliche Ausgabegeräte keine
Administrative Ansicht
Objekte Ereignisse
Alle Einstellungen Erstellen, Verändern, Löschen
Ansicht zur Laufzeit
Objekte Ereignisse
Ausnahmen
Dokument Speichern, Löschen
Dokument Erstellen, Verändern, Löschen
Administrative Informationen
Archivname, GUID
Name
Typ
Benutzerorganisation
Kurzer Benutzername
Informationen zur Laufzeit
Dokumentname
Organisation
Kurzer Benutzername
Index Information
85
DocuWare-Administration
Eigenschaft Standard-Einstellung
Archiv
DocID
Änderungen
Verwendung alle
Jeder Workflow-Typ erhält je Organisation ein Standard Logging-Ziel. Während der Installation von
DocuWare werden bereits die Standard Logging-Ziele der Workflow-Typen der ersten Organisation
angelegt, also für die Workflow-Typen AUTOINDEX, Archivsynchronisation, Export, Migration,
Konvertierung, Löschen, REQUEST: Archiv zum Container hinzufügen, REQUEST: Archiv importieren,
REQUEST: Aufzeichnung definieren, SAP Barcode Transfer, Wiederherstellung,
Benutzergruppensynchronisation und Volltext.
Eigenschaft Standard-Einstellung
Form und Speicherort
Name DWLOG_<Organisationsname>_<Workflow-Typ>*
Form Datenbankeinträge
Datenbankverbindung Datenbankverbindung für Logging (dwlog)
Tabellenname DWLOG_<Organisationsname>_<Workflow-Typ>*
Maximum
Maximale Größe 10000 Datensätze
Scrolling Optionen
Lösche die ersten 1000 Datensätze
Optionen
Kann von anderen Benutzern verwendet werden Nicht ausgewählt
* : Der Name und der Tabellenname dürfen jeweils maximal 32 Zeichen beinhalten. Daher wird der
Organisationsname, wenn nötig, auf 15 Zeichen gekürzt, und es werden die Workflows wie folgt
abgekürzt:
AUTOINDEX: AUTOIND
Benutzersynchronisation: USERSYNC
DocuWare 4 Archiv konvertieren: CONVERT
DW Restore: RESTORE
Export: EXPORT
Fulltext Service: FULLTEXT
Löschen: DELETE
Migration: MIGRA
86
DocuWare-Administration
Der Standard Logging-Agent für Workflows enthält nur Informationen zur Laufzeit. Alle
administrativen Ereignisse werden auf Organisationsebene protokolliert. Der Logging Level bei
Workflows ist standardmäßig Warning. Dadurch werden alle Konflikte bei den jeweiligen Workflows
protokolliert und nicht nur Fehler.
Eigenschaft Standard-Einstellung
Allgemeine Informationen
Name DWLOG_<Workflow-Typ>*
Status Gestartet
Logging Level Warnungen
Ziel DWLOG_<Workflow-Typ>*
Zusätzliche Ausgabegeräte Keine
Ansicht zur Laufzeit
Objekte Ereignisse
Workflow-Typ Offen Geschlossen
Mögliche Informationen
Name
Typ
GUID
Benutzer unter dem der Workflow in Windows läuft
Benutzerorganisation
Filter kein
* : Beim Namen und beim Ziel werden die Workflows wie folgt abgekürzt:
AUTOINDEX: AUTOIND
Benutzersynchronisation: USERSYNC
DocuWare 4 Archiv konvertieren: CONVERT
DW Restore: RESTORE
Export: EXPORT
Fulltext Service: FULLTEXT
Löschen: DELETE
Migration: MIGRA
REQUEST: Archiv zum Container hinzufügen. ADDFC
REQUEST: Speichern: RECORD
REQUEST-Archiv importieren: REGIST
SAP Barcode Transfer: BARCODE
Synchronisation: SYNC
87
DocuWare-Administration
In der DocuWare-Administration haben Sie die Möglichkeit festzulegen, wie viele Logging-Dateien
beim Debug-Logging für die einzelnen Server-Module des DocuWare-Systems maximal erstellt werden
sollen (DocuWare-Administration > Menü Lokal > Debug Logging des Systems). Für die einzelnen
Server-Module kann als Standard jede dieser Logging-Dateien 50 MB groß werden. Ist diese Größe
erreicht, wird eine neue Datei angelegt bzw. die älteste bestehende überschrieben.
Sie haben auch die Möglichkeit die maximale Dateigröße der Logging-Dateien für die einzelnen
Servermodule anzupassen. Öffnen Sie dazu die Datei DW<.Servername>.exe.config.SeveralFile, die sich
bei Standard-Installation im Pfad C:Programme\DocuWare\<Servername> befindet. (Beispiel für
Authentication Server: Datei DWAuthenticationServer.exe.config.SeveralFile im Pfad
C:\Programme\DocuWare\Authentication Server.) Die Dateien enthalten jeweils den Eintrag:
maxFileSize="51200"
Dieser Wert in KiloByte gibt die maximale Dateigröße an (hier 51200 KiloBytes entsprechend 50 MB).
Sie können den Wert bei Bedarf ändern.
Bei den Clients wird zwischen registrierten und nicht-registrierten Client-Rechnern unterschieden.
Registriert sind die Client-Rechner automatisch bei der Installation eines Netzwerkarbeitsplatzes, und
zwar in der Organisation, die bei der Installation angegeben wird. Sie können einen Rechner, auf dem
DocuWare installiert ist (z.B. als Single Workstation oder als Netzwerk-Client eines anderen DocuWare-
Systems), auch nachträglich im betroffenen DocuWare-System registrieren.
Nicht-registrierte Client Rechner sind solche, auf denen DocuWare installiert ist (z.B. als Single-
Workstation oder als Netzwerk-Client eines anderen DocuWare-Systems), und die nicht in dem
betrofffenen DocuWare-System registriert sind.
Die Funktion Nicht registrierte Clients zulassen kann nur von einem Rechner aus deaktiviert werden,
der selbst ein registrierter Client ist.
88
DocuWare-Administration
Gibt es außer diesem Rechner keinen weiteren registrierten Client-Rechner und wird dieser Rechner
dann deregistriert, kann von keinem Client-Rechner mehr die DocuWare-Administration oder das
DocuWare Hauptprogramm geöffnet werden. In diesem Fall muss der Organisationsadministrator
einen neuen Netzwerk-Client installieren. Über diesen kann er dann die DocuWare-Administration
öffnen und weitere Rechner registrieren oder die Option Nicht registrierte Clients zulassen
aktivieren.
Deaktivieren Sie die Option Nicht registrierte Clients zulassen, kann der DocuWare Web Client nicht
mehr verwendet werden.
6.12.2 Lizenzen
Unabhängig von der Installationsart benötigen Sie für die Installation neben der DocuWare Setup-DVD
auch eine Lizenzdatei. Diese Datei können Sie im Bereich Kunden-Login auf unserer Website
(www.docuware.de (siehe http://www.docuware.de - http://www.docuware.de)) anfordern. Sie
bekommen die Lizenzdatei dann per E-Mail zugeschickt. Kopieren Sie diese Datei (dwlicenc.lic)
entweder auf C:\, da der Installationsassistent automatisch an dieser Stelle danach sucht, oder an eine
Stelle auf Ihrer Festplatte oder in Ihrem Netzwerk, auf die Sie auch während der DocuWare Installation
Zugriff haben.
Ab DocuWare 5 wird zwischen Concurrent und Named Lizenzen unterschieden. Eine Concurrent Lizenz
ist benutzer- und rechnerunabhängig. Im Gegensatz dazu ist eine Named Lizenz auf einen bestimmten
DocuWare Benutzer beschränkt.
Der System-Administrator kann bei Bedarf eine bestehende Concurrent Lizenz in zwei Named Lizenzen
umwandeln und umgekehrt zwei Named Lizenzen zu einer Concurrent Lizenz zusammenführen.
Wenn diese Datei beschädigt oder nicht vorhanden ist, können Sie DocuWare weder installieren
noch starten.
Bei der Installation des DocuWare Clients können Sie zwar alle Zusatzmodule auswählen und
installieren, aber Sie können nur jene DocuWare-Zusatzmodule starten, für die Sie eine Lizenz
besitzen.
6.13 Benutzerverwaltung
DocuWare Login: Der Benutzer muss sich über Namen und Kennwort, wie in DocuWare hinterlegt,
anmelden.
Trusted Login (Single Sign-on): Der Benutzer identifiziert sich über den Login-Namen des Windows-
Betriebssystem. Authentication Server prüft den Login mittels der Benutzerverwaltung von Windows.
89
DocuWare-Administration
Beim Einrichten eines Benutzers über den Assistenten kann im Dialog Allgemeine Informationen
definiert werden, ob das Trusted Login verwendet werden soll oder ob nur das DocuWare Login zur
Verfügung steht.
Im Nachhinein kann nur jeder Benutzer selbst Änderungen zu seinem Login vornehmen. Verfügt ein
Benutzer nicht über das Trusted Login, kann auch nur er selbst dieses einrichten.
Dazu öffnet der Benutzer die DocuWare-Administration und navigiert in der Baumstruktur auf seine
persönlichen Benutzereinstellungen (Bereich Name der Organisation / Benutzerverwaltung / Benutzer /
Name des Benutzers). Zum Einrichten der Netzwerkkennung für das DocuWare Login muss der
Benutzer nun bei Netzwerkkennung seine individuelle Netzwerkkennung angeben. Dieser Eintrag muss
in dem Format Domänenname/Benutzer-ID erfolgen.
Ist die Netzwerkkennung für den Benutzer hier angegeben, so erfolgt das Login in das DocuWare
Hauptprogramm immer über die Netzwerkkennung. Bei dem Login für die DocuWare-Administration
kann im Login-Dialog ausgewählt werden, ob das DocuWare Login oder die Windows-Kennung
verwendet werden soll. Die zuletzt ausgeführte Login-Methode ist beim nächsten Login voreingestellt.
6.13.2
Hat ein Benutzer die Sicherheitsstufe hoch, so kann er sie nicht auf normal zurücksetzen, wenn er
Zugriff auf ein Archiv mit Hochsicherheitstufe hat.
6.14.1 Archivname
Bei der Vergabe des Archivnamens sollten Sie darauf achten, keine Sonderzeichen von verschiedenen
Codepages zu verwenden. Zudem sollten die Sonderzeichen den Ländereinstellungen der DocuWare-
Client-Rechner entsprechen.
Hintergrund:
In der DocuWare-Administration können Sie zwar alle Sonderzeichen verwenden, bei der Erstellung der
lokalen ADF-Datei an den Client-Rechnern können diese Zeichen jedoch zu ungültigen Dateien führen.
6.14.2 ADF-Datei
Für Archive, die mit DocuWare 5 angelegt worden sind, und für Arbeitsplätze mit einer DocuWare
5-Installation und gegebenenfalls Update(s):
Die ADF-Datei von DocuWare 5-Archiven finden Sie im lokalen DocuWare Pfad unter Content Server -
<Benutzername> und dort unter der GUID des Archivs. Die GUID ist eine weltweit eindeutige
Identifikationsnummer.
Die GUID eines bestimmten Archivs finden Sie in der DocuWare-Administration unter Organisation
Archive <Archivname> - Allgemein Eindeutige ID.
Die ADF-Datei wird bei jeder Änderung dieses Archivs in der DocuWare-Administration überschrieben.
Dadurch sind manuelle Änderungen der ADF-Datei nicht sinnvoll.
90
DocuWare-Administration
Der Benutzer muss Schreibrechte auf das lokale DocuWare-Verzeichnis besitzen, damit die ADF Dateien
der Archive immer wieder überschrieben werden können.
Für Archive, die mit DocuWare 5.1 und höher angelegt worden sind, und für Arbeitsplätze mit
einer Neuinstallation von DocuWare 5.1 oder höher:
Die GUID eines bestimmten Archivs finden Sie in der DocuWare-Administration unter Organisation
Archive <Archivname> - Allgemein Eindeutige ID.
Die ADF-Datei wird bei jeder Änderung dieses Archivs in der DocuWare-Administration überschrieben.
Dadurch sind manuelle Änderungen der ADF-Datei nicht sinnvoll.
Soll einem Benutzer ohne Suchen-Recht in einem Archiv bei der Ablage für ein spezielles Feld die
interne Auswahlliste zur Verfügung stehen, haben Sie folgende Möglichkeit:
Erstellen Sie eine externe Auswahlliste, die auf der entsprechenden Spalte der Archiv-Tabelle basiert,
und weisen dann die Auswahlliste dem Feld und der Ablagemaske zu.
Textfelder
Max. Anzahl der Feldindices (Hexadezimal) Feldindices (Dezimal)
Felder
Text 1 24 0x100000-0x100017 1048576-1048599
Text 2 24 0x100020-0x100037 1048608-1048631
Text 3 24 0x100040-0x100057 1048640-1048663
Text 4 24 0x100060-0x100077 1048672-1048695
Text 5 24 0x100080-0x100097 1048704-1048727
Text 6 24 0x1000A0-0x1000B7 1048736-1048759
Text 7 24 0x1000C0-0x1000D7 1048768-1048791
Text 8 24 0x1000E0-0x1000F7 1048800-1048823
24 … …
91
DocuWare-Administration
Stichwortfelder
Max. Anzahl der Feldindices (Hexadezimal) Feldindices (Dezimal)
Einträge
Stichwortfeld 1 64 0x000080-0x0000bf 128-191
Stichwortfeld 2 64 0x200000-0x20003F 2097152-2097215
Stichwortfeld 3 64 0x200040-0x20007F 2097216-2097279
Stichwortfeld 4 64 0x200080-0x2000BF 2097280-2097343
Stichwortfeld 5 64 0x2000C0-0x2000FF 2097344-2097407
Stichwortfeld 6 64 0x200100-0x20013F 2097408-2097471
Stichwortfeld 7 64 0x200140-0x20017F 2097472-2097535
Stichwortfeld 8 64 0x200180-0x2001BF 2097536-2097599
Sonstige Felder
Max. Anzahl der Feldindices (Hexadezimal) Feldindices (Dezimal)
Felder
Datumsfelder 24 0x000040-0x000057 64-87
Numerische Felder 24 0x000060-0x000077 96-119
Bemerkungsfeld 1 0x0000F7 247
92
DocuWare-Administration
Ländereinstellungen
Aktuell wird die Formatierung für numerische Felder von der Windows Systemsteuerung Regions-und
Spracheinstellungen übernommen. Je nach Ländereinstellungen kann das dazu führen, dass nach
jeweils drei Stellen der Zahl ein Tausender-Trennzeichen (z.B. ein Punkt) eingefügt wird. Dies kann
benutzerabhängig wie folgt ausgeschaltet werden:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\DocuWare\DocuWare\500
den DWORD- oreThousandSeparator" ein. Für den Wert 1 wird das Tausender-Trennzeichen
NICHT benutzt (Bsp. 123456789), für den Wert 0 wird das Trennzeichen benutzt (Bsp. 123.456.789). Der
Wert 0 ist der Standard-Wert.
Nachkommastellen
Stellt man für ein numerisches Feld Nachkommastellen ein, wird der höchstmögliche Wert, den man in
das Feld eintragen kann, kleiner, und zwar pro Nachkommastelle um eine Zehnerpotenz.
Ohne Nachkommastellen ist der höchstmögliche Wert für ein numerisches Feld 2.147.483.647, mit zwei
Nachkommastellen wäre es nur 21.474.836,47.
6.14.6 Datenbankfeld-
Es ist nicht möglich, die Datenbankfeld-Option Eindeutig (d.h. eindeutiger Feldinhalt) nachträglich zu
setzen, wenn es schon mehrere Dokumente mit dem gleichen Feldeintrag in diesem Feld gibt.
Beim Setzen der Datenbankfeld-Option Eindeutig entscheiden Sie, ob die Prüfung der Bedingung von
DocuWare oder von der Datenbank erfolgen soll. DocuWare erlaubt auch bei der Option Eindeutig
mehrere Dokumente ohne Indexeintrag in dem entsprechenden Feld. Bei der Prüfung auf Seiten der
Datenbank wird je nach Datenbank unterschiedlich verfahren.
Eine MS SQL-Datenbank behandelt einen leeren Feldeintrag wie einen normalen Feldeintrag. Daher ist
es nicht möglich, mehrere Dokumente ohne Indexeintrag für ein Feld, dem die Option Eindeutig
zugewiesen ist; im Archiv abzulegen.
Bei Oracle- und MySQL-Datenbanken können hingegen auch mehrere Dokumente ohne Indexeintrag in
einem Feld mit der Option Eindeutig im Archiv abgelegt werden.
Zu Problemen kann es daher bei dem folgenden Szenario kommen, wenn die Prüfung von der
Datenbank, und nicht von DocuWare vorgenommen wird:
In einem zentralen DocuWare-System wird eine MS SQL Datenbank verwendet. Single
Workstations/Mobile User-Clients verwenden MySQL Datenbanken. Die Clients legen Dokumente im
Satelliten-Archiv ab ohne Indexdaten in einem eindeutigen Feld. Bei einer Synchronisation wird das
zentrale Archiv diese Dokumente nicht übernehmen können.
93
DocuWare-Administration
94
DocuWare-Administration
Abgesehen von den im Folgenden aufgelisteten Einstellungen, die Abhängig von der DocuWare-
Organisation sind, werden alle Archiveinstellungen beim Import übernommen.
Benutzerspezifisches Logging (Standard-Logging wird übernommen)
Zuweisung externer Auswahllisten (den Feldern wird die Standard-Auswahlliste zugewiesen)
Feldmasken
Der Assistent zum Einrichten des Archivs ist beim Import der Archiveinstellungen per XML-Datei
verkürzt. Wenn Sie die XML-Datei in einem anderen DocuWare-System einspielen, können Sie aber im
Lauf des Assistenten die Datenbankverbindung und die Speicherorte ändern und welche aus dem
aktuellen System auswählen. Wenn Sie die XML-Datei in einer anderen DocuWare-Organisation
einspielen, können Sie den Archivprofilen die Benutzer der aktuellen Organisation zuweisen.
6.15 Briefkörbe
Die Variable "%USERNAME%" (case-sensitive) wird immer durch den Windows-Benutzernamen ersetzt.
Tippen Sie als Pfad beispielsweise "\\<servername>\DocuWare\Baskets\%USERNAME%" ein, wird
unterhalb des Ordners Baskets ein Ordner mit dem Namen des Benutzers eingerichtet. In diesem
Ordner wird ein Ordner mit dem Namen des Briefkorbs erstellt.
Sie können im Briefkorbpfad auch Systemvariablen verwenden. Diese werden dann an den einzelnen
Clients entsprechend der Einstellungen (Systemsteuerung/System/Erweitert/Umgebungsvariablen)
ausgewertet.
95
DocuWare-Administration
Bei der Verwendungvon Benutzervariablen können die Briefkörbe von TIFFMAKER nicht erkannt
werden, da dieser keinen Zugriff auf die Benutzervariablen hat.
Um den Anzeigemodus anzugeben, öffnen Sie die Basket.ini des gewünschten Briefkorbs (befindet sich
im Verzeichnis des Briefkorbs). Dort fügen Sie in der Sektion [SETTINGS]den folgenden Wert ein:
DISPLAYMODE=n
0 für Thumbnail
1 für Liste mit Info
3 für Liste
32768 für Thumbnail mit Info
Die Workflows können entweder online oder offline angelegt werden. Online bedeutet hierbei, dass der
jeweilige Workflow sofort beim entsprechenden Content Server angemeldet wird. Ein offline
angelegter Workflow wird ohne Verbindung zu Content Server angelegt und erst bei einer Verbindung
mit Content Server dort angemeldet.
96
DocuWare-Administration
Im Volltext-Feld können Sie nur nach alphanumerischen Zeichen suchen, also nach Zahlen und
Buchstaben (auch wenn letztere Umlaute oder Akzente enthalten).
Satz- oder Sonderzeichen (., ?, !, &,§, <, > , +, /, \
auch innerhalb von Suchbegriffen.
Indexbegriffe im VOLLTEXT-Feld
Der VOLLTEXT-SERVICE schreibt neben den Wörtern, die er aus einem Dokument ausgelesen hat, auch
die Indexbegriffe des Dokuments in das VOLLTEXT-Feld der Datenbank.
Auch bei Dokumenten, die anhand ihrer Dateinamenserweiterung vom VOLLTEXT-SERVICE ignoriert
werden sollen, werden die Indexbegriffe in das VOLLTEXT-Feld der Datenbank geschrieben.
Externe Dokumente
Bei Dokumenten, zu denen nur eine Referenz im DocuWare Archiv abgelegt ist und nicht das
Dokument selbst (Import-Option), kann der VOLLTEXT-SERVICE den Text des Dokuments nur dann in
das VOLLTEXT-Feld der Datenbank extrahieren, wenn das Dokument für den Workflow Server im Zugriff
liegt.
Nach dem Einspielen des ersten Fix für DocuWare 5 ist es möglich, den Wert für die Anzahl der
Versuche zum Öffnen der Datei DocuWare.TextExtraction.FTExtract.exe zu verändern. Erhöht man
diesen Wert, so steht mehr Zeit für das Öffnen der Datei zur Verfügung.
<appSettings>
...
</appSettings>
die Zeile
Den Standard-Wert 10 können Sie nun durch einen beliebigen Wert ersetzen.
97
DocuWare-Administration
Volltext-Workflow beschleunigen
Läuft Ihr Volltext-Workflow auf einem leistungsstarken Rechner, der nur zu einem Teil ausgelastet ist,
können Sie den Lauf des Volltext-Workflows beschleunigen, indem Sie die Anzahl der Instanzen für die
Textextrahierung (maxTextExtractionInstances) hochsetzen. Der Default-Wert ist 1.
Die Einstellung dazu finden Sie innerhalb der Datei DWWorkflowServer.exe.settings in folgender
Sektion:
<MultiThreadingConfig
maxTextExtractionInstances="5"/>
Der Wert für maxTextExtractionInstances sollte der Anzahl der Prozessor-Kerne entsprechen
oder um 1 größer sein als die Anzahl der Prozessor-Kerne.
SL- und MST-Dateien, die vor DocuWare 5.1c für den Volltext gebraucht wurden, werden nicht
automatisch mit einem Update auf DocuWare 5.1c gelöscht. Auch Sie sollten diese Dateien nicht
vorschnell löschen. Zum Beispiel bei einem Rollback auf die DocuWare-Vorversion benötigen Sie diese
Dateien.
Der Standard-Wert für die RAM-Größe des Tomcat-Servers beträgt 256 MB. Insbesondere wenn Sie
einen eigenen Rechner für den Volltext-Server verwenden, sollten Sie diesen Wert erhöhen, z.B. auf
2048 MB. Dies machen Sie wie folgt:
Navigieren Sie im Datei-Explorer zum Server-Basis-Verzeichnis Ihrer DocuWare-Installation und
dort in den Ordner Fulltext Server
Starten Sie innerhalb dieses Ordners die Datei monitordwtomcat.cmd
Im System-Tray erscheint daraufhin ein Icon für den DocuWare Fulltext Server. Klicken Sie mit der
rechten Maustaste auf dieses Icon und wählen aus dem Kontextmenü den Eintrag Configure.
Es öffnet sich der Dialog DocuWare Full-Text Server Properties. Wechseln Sie in diesem Dialog auf
das Register Java.
98
DocuWare-Administration
Bei Initial memory pool können Sie die RAM-Größe beim Starten des Servers festlegen (Standard
128 MB), bei Maximum memory pool die RAM-Größe für den laufenden Betrieb des Servers
(Standard 256 MB).
Der Pfad für die Volltext-Indexdateien ist in der DocuWare Administration eingetragen unter
DocuWare-System > Datenverbindungen > Solr-Verbindungen > Solr-Verbindung x > Bereich
Allgemein > Eintrag Pfad für Indexdatei.
Sie können den Pfad in der DocuWare-Administration ändern. Die Änderung wird aber nur für die
Archive übernommen, bei denen nach dieser Änderung der Volltextindex zum ersten Mal erstellt wird.
Für bestehende Volltextindexdateien wird weiterhin der alte Pfad verwendet, damit nicht die großen
Datenmengen verschoben werden müssen.
Wenn Sie den Pfad auch für bestehende Volltextindexdatein ändern möchten, müssen Sie folgendes
tun:
1 Sie ändern den Pfad in der DocuWare-Administration an der oben beschriebenen Stelle.
2 Verschieben Sie die kompletten Unterordner der gewünschten Archive an den neuen Pfad.
3 Ändern Sie nun noch eine Einstellung in der Datei solr.xml. Diese Datei ist in dem
Installationsverzeichnis von SOLR gespeichert: C:\Program Files\Apache Software
Foundation\Tomcat 7.0\webapps\solrt\solr
99
DocuWare-Administration
Bei dem Wert dataDir geben Sie ebenfalls den neuen Pfad an.
6.16.2 Archiv-Synchronisation
Mit dem Archivsynchronisations-Workflow können Sie zwei oder mehrere DocuWare Archive
miteinander synchronisieren, wobei ein Archiv immer das Masterarchiv ist und es ein oder mehrere
Satellitenarchive gibt. Die Satellitenarchive müssen dieselbe Struktur wie das Masterarchiv besitzen. Ein
Satellitenarchiv kann wiederum Masterarchiv für weitere Satellitenarchive sein.
Die Synchronisation betrifft sowohl die Dokumente, als auch die dazugehörigen Datenbankeinträge.
Beim Erstellen des Archivsynchronisations-Workflows legen Sie außerdem fest, ob der Volltext der
Dokumente beim Synchronisieren ebenfalls exportiert werden soll oder nicht.
Feldzuordnung
Beim Einrichten eines Synchronisationsprozesses müssen die Indexfelder des Satellitenarchivs den
Indexfeldern des Masterarchivs zugeordnet werden. Dabei sollten möglichst gleiche DocuWare
Feldtypen verwendet werden. Folgende Zuordnungen sind möglich:
Numerische Felder können nur numerischen Feldern zugeordnet werden. Außerdem müssen die
Datenbankfeldtypen der Indexfelder die gleichen sein. Es ist also nicht möglich, einem Indexfeld mit
dem Datenbankfeldtyp INT32 ein Indexfeld mit dem Datenbankfeldtyp INT24 zuzuweisen.
Textfelder können nur Textfeldern zugeordnet werden. Bei der Verwendung unterschiedlich langer
Textfelder werden bei der Synchronisation gegebenenfalls Indexinformationen abgeschnitten.
Wird ein Archiv als Satellitenarchiv verwendet, wird die GUID des Masterarchivs beim Satellitenarchiv
eingetragen, um zu verhindern, dass mehrere Archive als Masterarchiv für dieses Satellitenarchiv
fungieren.
Bei jeder Synchronisation wird die GUID des Masterarchivs abgefragt. Sollte sie sich von der erstmalig
eingetragenen GUID unterscheiden, wird die Synchronisation abgebrochen. Falls das Archiv für ein
anderes als das bisherige Masterarchiv als Satellitenarchiv fungieren soll, müssen zunächst alle
Dokumente des Satellitenarchivs gelöscht werden. Dann muss die GUID des neuen Masterarchivs per
Hand eingetragen werden, und zwar unter <Organisation x> / Archive / <Archiv x> / Allgemeine
Einstellungen / Optionen.
100
DocuWare-Administration
Sollen bei einem Synchronisations-Lauf im Satelliten-Archiv Dokumente gelöscht werden, wenn diese
im Master-Archiv gelöscht worden sind, muss zwischen dem ersten und den weiteren Läufen des
Synchronisations-Workflows der DocuWare-Client einmal neu gestartet oder das Master-Archiv im
DocuWare-Client geschlossen und wieder geöffnet werden.
Wird bei einer Archivsynchronisation ein neues COLD-Dokument, also ein Dokument innerhalb einer
CL5-Datei, synchronisiert, wird in dem zu aktualisierenden Archiv eine neue CL5-Datei mit diesem
Dokument erstellt und die zugehörigen Datenbankeinträge erstellt.
Werden später die Indexeinträge dieses Dokuments in einem der Archive geändert, werden bei der
folgenden Archivsynchronisation in dem anderen Archiv nur die Datenbankeinträge aktualisiert. Die
CL5-Datei und die darin enthaltenen Indexeinträge des Dokuments werden bei der Synchronisation
nicht aktualisiert. Dadurch sind die Indexeinträge, wie sie in der Datenbank gespeichert sind und wie
sie in der CL5-Datei enthalten sind, nicht mehr konsistent. Im Falle eines Restores würden die älteren,
in der CL5-Datei enthaltenen Indexeinträge verwendet, um die Datenbankeinträge neu aufzubauen.
Bei der Archivsynchronisation werden auch die zugehörigen Dokumenten-Flags übertragen: protected,
COLD, Locked und Deleted.
Dokumente mit dem Protected-Flag können nur synchronisiert werden, wenn der Synchonisations-
Workfklow unter einem Benutzer läuft, der Archiv-Besitzer ist.
Im Ziel-Archiv wird das Dokument wieder als Checked Out markiert, und zwar mit der ursprünglichen
UserID, damit das Dokument weiterhin für den gleichen Benutzer ausgecheckt ist. Besteht dieser
Benutzer im Ziel-System jedoch nicht oder hat er an dem Ziel-Archiv keine Rechte, kann nur noch der
Archiv-Besitzer auf das Dokument zugreifen.
6.16.3 Migration
Mit Hilfe des Migrations-Workflows werden Daten von DocuWare Platten auf andere DocuWare
Platten innerhalb eines Archivs migriert.
Mit dem Migrations-Workflow können außerdem DocuWare 4-Platten in DocuWare 5-Platten migriert
werden.
COLD-Dokumente
Bei der Migration innerhalb eines Archivs im DocuWare 5-Modus werden COLD-Dokumente nicht
berücksichtigt. Sie verbleiben auf der Quellplatte.
101
DocuWare-Administration
Die Einstellung, welche DocuWare-Platte(n) für die Migration verwendet werden sollen, nehmen Sie im
Assistenten zur Erstellung des Migrations-
der Platten
Organisation / Archive / <Archiv x> / Dokumente).
wendet der Migrations-
Workflow nicht unbedingt die nächste Platte, sondern die nächste freie Platte.
Dokumenten-Flags
Bei der Migration werden auch die zugehörigen Dokumenten-Flags übertragen: protected, COLD,
Locked und Deleted.
Im Ziel-Archiv wird das Dokument wieder als Protected markiert, und zwar mit der ursprünglichen
UserID, damit das Dokument weiterhin für den gleichen Benutzer geschützt ist. Besteht dieser Benutzer
im Ziel-System jedoch nicht oder hat er an dem Ziel-Archiv keine Rechte, kann keiner auf das
Dokument zugreifen.
6.16.4 Export
Mit dem Export-Workflow können ganze Archive oder Teile davon in ein anderes Archiv kopiert oder
verschoben werden. Der Export-Vorgang betrifft sowohl die Dokumente als auch die
Datenbankeinträge. Die Dokumente erhalten dabei eine neue Dokumentennummer (DocID) im Ziel-
Archiv. Beim Einrichten des Export-Workflows kann angegeben werden, ob auch der Volltext des
Archivs exportiert werden soll.
Außerdem ist es mit dem Export-Workflow möglich, ein neues Archiv zu erstellen, in das die Daten
kopiert bzw. verschoben werden.
Dokumenten-Flags
Beim Export werden auch die zugehörigen Dokumenten-Flags übertragen: protected, COLD, Locked
und Deleted.
102
DocuWare-Administration
Im Ziel-Archiv wird das Dokument wieder als Protected markiert, und zwar mit der ursprünglichen
UserID, damit das Dokument weiterhin für den gleichen Benutzer geschützt ist. Besteht dieser Benutzer
im Ziel-System jedoch nicht oder hat er an dem Ziel-Archiv keine Rechte, kann keiner auf das
Dokument zugreifen. (
Dokumente mit dem Protected-Flag können nur exportiert werden, wenn der Export-Workflow unter
einem Benutzer läuft, der Archiv-Besitzer ist.
Im Ziel-Archiv wird das Dokument wieder als Checked Out markiert, und zwar mit der ursprünglichen
UserID, damit das Dokument weiterhin für den gleichen Benutzer ausgecheckt ist. Besteht dieser
Benutzer im Ziel-System jedoch nicht oder hat er an dem Ziel-Archiv keine Rechte, kann nur noch der
Archiv-Besitzer auf das Dokument zugreifen.
Sollte die Datenbank des Satellitenarchivs defekt sein, können Sie für die Wiederherstellung der
Synchronisieren Sie nach dem Wiederherstellen der Indexeinträge das Satellitenarchiv mit dem
Masterarchiv, werden alle Dokumente, die schon vor dem Lauf des Workflows im Satellitenarchiv
waren, nochmals in das Satellitenarchiv übertragen. Diese Dokumente liegen dann also im
Satellitenarchiv doppelt vor.
Dies liegt daran, dass die Informationen über den Status der Synchronisation des Satellitenarchivs in
einer Tabelle mitgeschrieben werden, die bei Verlust der Datenbank nicht mehr zur Verfügung steht. (Es
betrifft die Felder DWMATSERDOCID, DWMATSERTIMESTAMP, DWSYNCHSTATUS.)
Falls Sie für das Archiv die Verschlüsselung von Dokumenten eingeschaltet haben, ist es sinnlos
beziehungsweise unmöglich, die Indexdaten über die Header-Informationen wiederherzustellen. Selbst
wenn Sie die Header nicht mitverschlüsseln und die Indexdaten daher ausgelesen werden können, ist es
unmöglich, die Dokumente zu entschlüsseln: In der Datenbank in der Tabelle DWKEYS sind die
Archivschlüssel gespeichert, die zum Entschlüsseln der Dokumente zwingend notwendig sind.
Um auf verschlüsselte Dokumente nach dem Verlust von Indexdaten wieder zugreifen zu können, ist
immer ein Datenbank-Backup zwingend erforderlich.
Für die Archiv-Konvertierung muss der Content Server auf die ODBC-Quelle des DocuWare 4 Archivs
zugreifen. Stellen Sie daher sicher, dass sich die ODBC-Quelle auf dem gleichen Rechner wie der
103
DocuWare-Administration
Content Server befindet und dass der Benutzer, unter dem der Content Server läuft, Zugriff auf die
ODBC-Quelle hat.
Wenn Sie ein DocuWare 4-Archiv mit einer DocuWare BUSINESS-Lizenz nutzen und dieses Archiv in
ein DocuWare 5-Archiv konvertieren möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Richten Sie einen Konvertierungs-Workflow für das DocuWare 4-Archiv ein und führen Sie die
Konvertierung durch. Dabei wird eine neue DocuWare 5-Platte angelegt. Nach der Konvertierung steht
-Platte im ReadOnly-Zugriff. Wenn man bereits archivierte Dokumente oder
deren Indexeinträge ändert, werden die Dokumente auf die neue DocuWare 5-Platte migriert.
Dokumente, die neu abgelegt werden, werden auf der DocuWare 5-Platte gespeichert.
gleiche Einträge (z.B. weil die Feldeigenschaft im DocuWare 4-Archiv erst nachträglich gesetzt wurde),
-Archiv nicht gesetzt werden. Es wird ein
Eintrag in die Protokolldatei geschrieben, der Konvertierungs-Workflows wird aber nicht abgebrochen.
Als Ergebnis steht das DocuWare 5-
dem entsprechenden Feld.
6.16.7 AUTOINDEX-Workflow
Hinweise zu AUTOINDEX-Workflows finden Sie im Kapitel AUTOINDEX (auf Seite 203).
6.16.9 Zeitsteuerung der Workflows unter Verwendung des Hijri Kalenders (Saudi
Arabien)
Hat Ihr Windows-System die Ländereinstellung Arabisch- Saudi Arabien, führt bei den folgenden
Workflows die Option Workflow später starten zu einem Fehler:
REQUEST: Export der Daten ins Dateisystem
Einstellungen wiederherstellen (Restore)
Konvertierungsworkflow
Bitte verwenden Sie bei diesen Workflows eine andere Option zur Zeitsteuerung.
104
DocuWare-Administration
6.17.1 Einsatzgebiete
Backup und Restore können Sie für die folgenden Szenarien einsetzen:
Die Systemeinstellungen können jederzeit gesichert und, wenn nötig, auch wiederhergestellt
werden, zum Beispiel nach Problemen mit der Datenbank
Übertragen der DocuWare-Systemeinstellungen auf eine andere Datenbank
Umzug der Datenbank
Vorbereiten der Systemeinstellungen in einem Testsystem
Wechsel des Typs der Datenbank für die Systemeinstellungen (MS SQL, MySQL, Oracle)
Für das Backup und Restore der Archiveinstellungen benötogen Sie mindestens die Version 5 der
MySQL Datenbank (wurde mit DocuWare 5.1 ausgeliefert).
Bitte führen Sie die einzelnen Schritte in der folgenden Reihenfolge aus:
1 Installieren Sie den Authentication Server (mindestens DocuWare 5.1b mit SP2) und geben dabei
die neue Datenbank an.
2 Entpacken Sie das Service Pack (mind. SP2 zu DocuWare 51b) in das DWUpdate-Verzeichnis im
Setup-Pfad.
3 Installieren Sie auf dem gleichen Rechner den DocuWare Client.
4 Öffnen Sie die DocuWare-Administration. Dort starten Sie über Menü Tools Einstellungen
wiederherstellen den Assistenten für den Restore-Prozess. Bei Bedarf könne Sie hier für
Datenbankverbindungen, die nicht im Zugriff stehen, die Verbindungen anpassen oder alternative
Datenbankverbindungen angeben (Dialog Datenbankverbindungen prüfen).
5 Führen Sie den Restore aus.
6 Installieren Sie Content Server.
7 Installieren Sie Workflow Server.
8 Installieren Sie die weiteren benötigten Komponenten, wie Web Client Server oder SAP HTTP
Server.
9 Aktualisieren Sie Content Server und Workflow Server, sowie die ggf. zusätzlich installierten
Komponenten, auf das entsprechende Service Pack.
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DocuWare-Administration
Bei der Konvertierung eines DocuWare 4-Archivs wird die bestehende Datenbanktabelle von Content
Server in eine DocuWare 5-Datenbanktabelle konvertiert. Dabei wird die Tabellenstruktur für die
106
DocuWare-Administration
Indexdaten geändert. Neue Systemfelder werden hinzugefügt und die Einträge des Stichwortfeldes
werden in einer eigenen Tabelle gespeichert.
Auch wenn für eine der Tabellenspalten das Flag Mehrere Dokumente mit demselben Eintrag nicht
erlaubt (unique) oder Dieses Feld darf nicht leer sein (not empty) gesetzt ist, wird dies während der
Konvertierung ignoriert. Erst nach dem Konvertieren der Datenbanktabelle werden die Flags bei den
entsprechenden Spalten wieder gesetzt. Falls beim Setzen der Flags Fehler auftreten, erhalten Sie
entsprechende Fehlermeldungen. Die Flags werden dann nicht gesetzt.
Außerdem wird bei der Konvertierung eine neue DocuWare Platte für das Archiv angelegt.
Die bestehenden DocuWare 4-Platten werden nicht konvertiert, da sie im Lese-Zugriff von DocuWare 5
stehen. Somit können dort gespeicherte Dokumente von DocuWare 5 geöffnet werden. Falls
Dokumente von der DocuWare 4-Platte bearbeitet und gespeichert werden, werden sie in der
konvertierten Datenbanktabelle eingetragen und auf der (neuen) DocuWare 5-Platte gespeichert. Das
Dokument ist dadurch in einem Archiv im DocuWare 5-Modus abgelegt.
Im Normalfall ist es nicht notwendig DocuWare 4-Platten zu DocuWare 5-Platten zu konvertieren. Falls
dies aber doch gewünscht wird, kann dazu ein Migrations-Workflow angelegt werden, der diesen
Migrationsvorgang automatisch ausführt. Je nach Größe der DocuWare Platten, kann dieser Vorgang
einige Zeit dauern.
(Mit DocuWare 5 ist es möglich, sowohl mit Archiven im DocuWare 4-Modus als auch mit Archiven im
DocuWare 5-Modus innerhalb eines DocuWare Clients zu arbeiten. Archive im DocuWare 4-Modus
werden im DocuWare Client über den Menüpunkt Datei / Archivverwaltung verwaltet. Dort können bei
Bedarf auch neue Archive im DocuWare 4-Modus angelegt werden, allerdings ohne die neuen
Funktionen, die Archive im DocuWare 5-Modus bieten.)
107
DocuWare-Administration
6.19.5 Datenbankfeld-
erlaubt"
Falls in dem Archiv im DocuWare 4-Modus für ein Datenbankfeld die Option Mehrere Dokumente mit
demselben Eintrag nicht erlaubt aktiviert ist, es aber trotzdem verschiedene Dokumente mit dem
gleichen Feldeintrag gibt (z.B. weil die Option erst nachträglich gesetzt worden ist), kann in dem
konvertierten Archiv im DocuWare 5-Modus die Option Eindeutig für das Feld nicht gesetzt werden.
6.19.6 Volltextkonvertierung
Hat das zu konvertierende Archiv im DocuWare 4-Modus einen Volltext unterstützt, wird im
Assistenten zur Einrichtung des Konvertierungs-Workflows, automatisch die Option gesetzt, dass auch
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DocuWare-Administration
das Archiv im DocuWare 5-Modus den Volltext unterstützen soll. Das DocuWare-System erkennt
anhand der Sektion [INDEX_SERVICE] innerhalb der ADF-Datei, dass das zu konvertierende Archiv den
Volltext unterstützt.
Wurde bei einem DocuWare-4-Archiv zunächst der Volltext aktiviert, dann aber später der Job zum
Erstellen des Volltextkatalogs gelöscht, fehlt die Sektion [INDEX_SERVICE] in der ADF-Datei. In diesem
Fall können beim Konvertierungs-Workflow keine Einstellungen bezüglich der Volltextfähigkeit des
Archivs und des Volltextkatalogs vorgenommen werden, so dass der Volltextkatalog nicht übernommen
werden kann. Soll das in den DocuWare 5-Modus konvertierte Archiv wieder die Volltextsuche
unterstützen, muss für das konvertierte Archiv ein neuer Volltextkatalog aufgebaut werden
Mit dieser Funktion der DocuWare-Administration im Menü Werkzeuge importieren Sie zentrale
Einstellungen eines DocuWare 4-Systems in das DocuWare 5-System, und zwar Benutzer und Gruppen,
Stempel, RECOGNITION-Konfigurationen, LINK-Konfigurationen, OCR-Konfigurationen, Barcode-
Einstellungen und Plug-Ins. Die importierten Einstellungen stehen in der DocuWare-Administration zur
Verfügung.
Aus dem DocuWare 4-System werden die zentralen Einstellungen aus dem Verzeichnis dwsettin des
CENTRALPATH und aus der Datei docuware.400 des CENTRALPROGRAMPATH ausgelesen. Dies kann von
einem beliebigen Rechner aus durchgeführt werden, der auf den CENTRALPATH und den
CENTRALPROGRAMPATH des DocuWare 4-Systems zugreifen kann. Zudem muss der Benutzer, unter
dem der Workflow Server läuft, auf diese Pfade zugreifen können. Die zentralen Einstellungen können
nur ein einziges Mal importiert werden.
Benutzer und Gruppen werden immer importiert, außer es wurden diesbezüglich schon Einstellungen
innerhalb der Organisation vorgenommen, von der aus der Menübefehl ausgeführt worden ist.
Der Benutzer Admin, der sowohl in DocuWare 4 existiert als auch in DocuWare 5, wo er automatisch
bei der Installation der Organisation eingerichtet wird, wird beim Importieren der Einstellungen
ignoriert.
Die Einstellungen einer Gruppe aus DocuWare 4 werden wie folgt importiert:
In DocuWare 5 wird eine Gruppe mit dem langen Gruppennamen der DocuWare 4 Gruppe angelegt.
Außerdem wird ein Funktionsprofil mit dem langen Gruppennamen der DocuWare 4 Gruppe und dem
Zusatz Profil eingerichtet, sowie eine Rolle mit dem langen Gruppennamen der DocuWare 4 Gruppe
und dem Zusatz Rolle. Das Funktionsprofil wird der Rolle zugewiesen und die Rolle der Benutzergruppe.
Auf diese Weise werden die Rechte der Gruppe aus DocuWare 4 in das DocuWare 5-System übertragen.
Mit dieser Funktion der DocuWare-Administration im Menü Lokal importieren Sie lokale Einstellungen
aus der Registry des Rechners, auf dem die DocuWare-Administration läuft, von DocuWare 4 in
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DocuWare-Administration
DocuWare 5. Um die lokalen Einstellungen in DocuWare 5 zu importieren muss also diese Funktion der
DocuWare-Administration an jedem DocuWare Arbeitsplatz ausgeführt werden.
Zum Import stehen die Schlüssel zur Verfügung, die in den Bereichen
HKEY_CURRENT_USER\Software\DOCUNET\DocuWare und
HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\DOCUNET\DocuWare gelistet sind mit Ausnahme von Fulltext SQL,
DOCUMENT-SERVER und SQL Benutzereinstellungen.
Bei der Auswahl der zu importierenden Schlüssel sollten Sie unbedingt beachten, dass Sie den Import-
Vorgang nur einmal pro Arbeitsplatz ausführen können. Schlüssel, die Sie bei dem ersten (und einzigen)
Import-Vorgang nicht für den Import auswählen, können später nicht mehr importiert werden.
Es ist nicht möglich, Attribute der Schlüssel zu importieren, die im DocuWare 5-System schon
vorhanden sind. Dies ist dann der Fall, wenn der Benutzer das entsprechende Modul schon mit
DocuWare 5 verwendet hat.
ACTIVE IMPORT
Wird der Schlüssel ACTIVE IMPORT importiert, so wird für jeden Schlüssel, der sich unterhalb dieses
Schlüssels befindet und einen ACTIVE IMPORT-Job beinhaltet, ein neuer Job im DocuWare 5-System
angelegt.
Overlays, die bei den zu importierenden ACTIVE IMPORT-Jobs verwendet werden, werden aus dem
Verzeichnis CENTRALPATH\ADMIN\Overlays des DocuWare 4-Systems in das das Verzeichnis
LOCALPATH\AIoverlays\ des DocuWare 5-Systems kopiert.
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DocuWare-Administration
Falls als Datenbank Oracle gewählt ist, muss Authentication Server unter dem gleichen Windows-
Benutzer laufen, unter dem der Oracle-Client installiert wurde
Falls Windows-Sicherheitseinstellungen genutzt werden, muss es sich um einen Domänen-Benutzer
handeln
Content Server
Falls in das lokale Windows Event Log geschrieben werden soll, braucht Content Server die Rechte
dazu.
Falls Validierungs-Konfigurationen eingerichtet sind, benötigt Content Server Zugriff auf den
Ordner Validation, standardmäßig unter C:\Programme\Content Server.
(Die beiden oben genannten Rechte können am einfachsten realisiert werden, indem dem Benutzer
lokale Administratorrechte gegeben werden.)
l) auf allen Speicherorten für Dokumente ist erforderlich.
-Administration festgelegte temporäre
Verzeichnis von Content Server ist erforderlich.
Leserechte auf den Pfad für COLD-Dateien ist erforderlich.
Fall eine externe Auswahlliste in Form einer Datei genutzt wird, benötigt Content Server
Zugriffsrechte auf die Datei.
Falls ein CAS-Speicherort eingerichtet wird, benötigt Content Server Zugriff auf die PEA-Datei.
Falls Content Server Zugriff auf Verzeichnisse im Netz benötigt, muss es sich um einen Domänen-
Benutzer handeln.
Falls Windows-Sicherheitseinstellungen genutzt werden, muss es sich um einen Domänen-Benutzer
handeln.
Falls als Datenbank Oracle gewählt ist, muss Content Server unter dem gleichen Windows-Benutzer
laufen, unter dem der Oracle-Client installiert wurde.
Workflow Server
Falls in das lokale Windows Event Log geschrieben werden soll, braucht Workflow Server die
Rechte dazu. (Das Recht kann am einfachsten realisiert werden, indem dem Benutzer lokale
Administratorrechte gegeben werden.)
-Administration festgelegte temporäre
Verzeichnis von Workflow Server ist erforderlich.
-Administration festgelegten Exportpfad ist
erforderlich.
Zugriffsrechte auf alle Pfade, auf denen Dateiverbindungen liegen (Dateiverbindung für
AUTOINDEX) sind erforderlich.
Zugriffsrechte auf Speicherorte eines Archivs, das im "Schnellen Modus" einem DocuWare
REQUEST-Container hinzugefügt werden soll, sind erforderlich.
Das Recht, *.exe-Dateien ausführen zu können, ist erforderlich, um für Volltext ORC starten zu
können.
Wird über den Workflow Server eine Benutzersynchronisation zu einem ACTIVE DIRECTORY
durchgeführt, muss der Benutzer, unter dem der Workflow Server läuft, in der selben Domäne sein
wie das ACTIVE DIRECTORY.
Falls Windows-Sicherheitseinstellungen genutzt werden, muss es sich um einen Domänen-Benutzer
handeln.
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DocuWare-Administration
Falls als Datenbank Oracle gewählt ist, muss Workflow Server unter dem gleichen Windows-
Benutzer laufen, unter dem der Oracle-Client installiert wurde.
Zum Brennen von CDs/DVDs muss Zugriff auf das in der DocuWare-Administration zugewiesene
Laufwerk sowie das Recht CDs/DVDs zu brennen, gegeben sein. (Am einfachsten lassen sich diese
Rechte über die Vergabe von Windows-Administratorrechten sicherstellen.)
Notification Server
Falls in das lokale Windows Event Log geschrieben werden soll, braucht Notification Server die
Rechte dazu.
Schreibrecht auf die Datei DWNotificationServer.exe.settings im Ordner Notification Server,
standardmäßig unter C:\Programme\DocuWare, ist erforderlich.
Thumbnail Server
Falls in das lokale Windows Event Log geschrieben werden soll, braucht Thumbnail Server die
Rechte dazu.
Schreibrecht auf die Datei DWThumbnailServer.exe.settings im Ordner Thumbnail Server,
standardmäßig unter C:\Programme\DocuWare, ist erforderlich.
Imaging Server
Falls in das lokale Windows Event Log geschrieben werden soll, braucht Imaging Server die Rechte
dazu.
Schreibrecht auf die Datei DWImagingServer.exe.settings im Ordner Imaging Server,
standardmäßig unter C:\Programme\DocuWare, ist erforderlich.
Update Dienst
Lokale Administratorrechte sind erforderlich.
Lese- und Schreibrechte am Setuppfad sind erforderlich.
DocuWare-Administration
Falls DocuWare-Platten auf einer Jukebox angelegt werden, muss der in die DocuWare-Administration
eingeloggte Benutzer Administratorrechte auf dem Server haben, auf dem der Jukebox-Manager
installiert ist.
Datenbankzugriff
Authentication Server benötigt Zugriff auf die Datenbanktabelle DWSYSTEM der System-
Datenbank
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DocuWare-Administration
Content Server benötigt Zugriff auf die Datenbanktabelle DWDATA der Archivdatenbank
Workflow Server benötigt Zugriff auf die Archivdatenbank für den Aufbau eines Volltextkatalogs
und das Hinzufügen eines Archivs zu einem DocuWare REQUEST-Container im Quick Mode
113
DocuWare Windows Client
7.1 Allgemeines
7.1.1 Speicherorte der Textnotiz und des Inhalts aus dem Bemerkungsfeld
Dokumente im DocuWare 4-Modus haben im Dokumentheader nur einen Bereich für die Speicherung
der Textnotiz und des Inhalts aus dem Bemerkungsfeld. Daher können bei Dokumenten, die in einem
Archiv im DocuWare 4-Modus mit Bemerkungsfeld abgelegt sind, keine Textnotizen angehängt
werden.
Dokumente im DocuWare 5-Modus haben im Dokumentheader zwei verschiedene Bereiche für die
Speicherung der Textnotiz und des Inhaltes des Bemerkungsfeldes.
Kopiert oder verschiebt man ein Dokument im DocuWare 4-Modus in einen Briefkorb im DocuWare 5-
Modus (und konvertiert dadurch das Dokument in den DocuWare 5-Modus), wird der ggf. vorhandene
Eintrag des Bemerkungsfeldes in den Header-Bereich für die Textnotiz geschrieben.
Kopiert oder verschiebt man ein Dokument im DocuWare 5-Modus in einen Briefkorb im DocuWare 4-
Modus (und konvertiert dadurch das Dokument in den DocuWare 4-Modus), geht die ggf. vorhandene
Textnotiz verloren.
Beispiel: Bei einem Rechner mit den Regions- und Spracheinstellungen Deutsch (Deutschland) wird in
einem Datumsfeld das Datum 31.05.2006 eingegeben und gespeichert. Sieht sich ein anderer Benutzer
mit den Regions- und Spracheinstellungen Englisch (USA) den Eintrag in diesem Datumsfeld an, so
bekommt er 5/31/2006 angezeigt.
Dies trifft nur bei Zahlen in numerischen Feldern und Daten in Datumsfeldern zu. Speichert man eine
Zahl oder ein Datum in einem Textfeld, so wird dieser Wert genauso gespeichert und angezeigt, wie er
eingegeben worden ist.
....\DocuWare\500
Darunter befindet sich der Pfad von DocuWare, den Sie bei der Installation angegeben haben.
114
DocuWare Windows Client
Der Eintrag "LOCALPATH" zeigt auf ein Verzeichnis, das im Normalfall auf der lokalen Festplatte des
Rechners liegt. Sollte es sich um ein Verzeichnis im Netz handeln, müssen Sie sicherstellen, dass es von
keinem anderen Benutzer verwendet wird. Im "LOCALPATH" legt das Installationsprogramm die
Programmdateien und die Pfade für die Briefkörbe und die Wiedervorlage an.
Der Eintrag für "LOCALPATH" muss immer eingetragen sein und das dort angegebene Verzeichnis
existieren. Sollte dies nicht der Fall sein, meldet DocuWare beim Start, dass es nicht richtig installiert
wurde und lässt sich nicht starten.
....\DocuWare\DACS\500
....\DocuWare\TIFFMAKER\500
Für jeden TIFFMAKER Port wird in diesem Schlüssel ein weiterer Schlüssel mit allen Einstellungen für
diesen Port gespeichert.
Die Breite der Auswahlliste und der selektiven Auswahlliste wird über den folgenden Registry-Eintrag
vom Typ DWORD gesteuert:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\DocuWare\DocuWare\500\SelectListWidth
Die Breite ist in Pixeln angegeben, der Standart-Wert beträgt 320 Pixel, der maximale Wert ist 2000
Pixel.
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\DocuWare\DocuWare.
Bei diesen Einstellungen handelt es sich überwiegend um Größen und Positionen von DocuWare
Fenstern.
....\DocuWare\500\DW5
In diesem Zweig speichert WINDOWS die Positionen und Zustände aller Symbolleisten des
Hauptfensters.
....\DocuWare\500\WINDOW_POSITIONS
Hier werden Position und Größe des Hauptfensters und all seiner Dialogboxen gespeichert.
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DocuWare Windows Client
....\DocuWare\DACS\500\DialogCoordinates
Hier werden Position und Größe der Dialogboxen des DocuWare Viewers gespeichert.
\DocuWare\500\IgnoreThousandSeparator
Hier wird gespeichert, ob nach jeweils drei Stellen einer Zahl ein Tausender-Trennzeichen (z.B. ein
Punkt) eingefügt wird. Für den Wert 1 wird das Tausender-Trennzeichen NICHT benutzt (Bsp.
123456789), für den Wert 0 wird das Trennzeichen benutzt (Bsp. 123.456.789). Der Wert 0 ist der
Standard-Wert.
7.2 Briefkörbe
In ihr wird ähnlich der DBDATETIME der Archive eine eindeutige ID für den Briefkorb gespeichert.
Zusätzlich findet man noch die Farbe des Briefkorbes, die Empfindlichkeit der Füllstandsanzeige, die
Sortierung und gegebenenfalls die Zuweisung eines RECOGNITION Templates.
Ab der Version DocuWare 4.6 werden in dieser Datei auch noch Zeitstempel gespeichert, die bei der
Aktualisierung der Thumbnails ausgewertet werden.
Ab DocuWare 5 werden hier zudem die Einstellungen zur Massensignatur und der Modus des
Briefkorbs (DocuWare 4- oder DocuWare 5-Modus) gespeichert.
Ab DocuWare 5.1b Service Pack 2 können Sie über den Wert DISPLAYMODE festlegen, in welchem
Anzeigemodus der Briefkorb beim Registrieren geöffnet wird: Thunbnail, Thumbnail mit Info, Liste oder
Liste mit Info. (Siehe Modus der Briefkorbansicht festlegen (auf Seite 96))
Das Automatische Update des Briefkorbs bezieht sich immer auf einen bestimmten Briefkorb und nicht
auf einen bestimmten Rechner. Das heißt, dass die diversen Einstellungen eines auf mehreren Rechnern
registrierten Briefkorbes für alle Rechner in gleicher Weise gelten.
Die Einstellungen zum automatischen Update des Briefkorbs werden in der DocuWare-Administration
vorgenommen, und zwar im Bereich <Organisation x> / Allgemein / Verschiedenes.
116
DocuWare Windows Client
Befinden sich in dem Verzeichnis eines Briefkorbs sowohl Dokumente im DocuWare 4- als auch im
DocuWare 5-Modus, so werden nur diejenigen im Briefkorbfenster angezeigt, die dem Modus des
Briefkorbs entsprechen.
Sind alle Dokumente eines Briefkorbs in einem anderen Modus als der Briefkorb selbst, so wird beim
Öffnen des Briefkorbs der Modus des Briefkorbs geändert, d.h. dem Modus der Dokumente angepasst.
Beispiel: Alle Dokumente eines Briefkorbs haben den DocuWare 5-Modus, der Briefkorb aber den
DocuWare 4-Modus. Beim Öffnen des Briefkorbs wird dieser in den DocuWare 5-Modus konvertiert.
7.2.4 Konflikte bei Briefkörben, die von mehreren Benutzern registriert sind
Bei Briefkörben, die von mehreren DocuWare Benutzern registriert sind, kann es zu Konflikten
aufgrund verschiedener Rechte kommen:
Ist dem Briefkorb ein Stempel für die Massensignatur zugewiesen und öffnet ein Benutzer, der keine
Rechte an diesem Stempel hat, den Briefkorb, so geht die Einstellung bezüglich des Stempels zur
Massensignatur innerhalb des Briefkorbs verloren. (Der Stempel selbst bleibt aber erhalten und kann
jederzeit für den Briefkorb wieder aktiviert werden.)
Ist dem Briefkorb ein RECOGNITION-Template zugewiesen und öffnet ein Benutzer, der nicht das Recht
hat dieses Template zu verwenden, den Briefkorb, so geht die Einstellung bezüglich des RECOGNITION-
Templates innerhalb des Briefkorbs verloren. (Das RECOGNITION-Template bleibt aber erhalten und
kann jederzeit für den Briefkorb wieder aktiviert werden.)
Bei einem Update eines DocuWare-4- oder DocuWare-5-Systems wird die Wiedervorlage vom
Installationsprogramm in ein Unterverzeichnis des LOCALPATH kopiert, falls dieses Unterverzeichnis im
Zugriff liegt. Anderenfalls und bei einer Neuinstallation wird für die Wiedervorlage ein Pfad für
Anwendungsdaten von lokalen Anwendungen verwendet, im Allgemeinen in den Pfad C:\Dokumente
und Einstellungen\[Benutzername]\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten.
Durch den neuen Speicherort benötigt der Benutzer keine Schreibrechte auf Unterordner des
Verzeichnisses mit den DocuWare Programm-Dateien, im Normalfall C:\Programme \DocuWare.
117
DocuWare Windows Client
Bei einem Update eines DocuWare-4- oder DocuWare-5-Systems wird der Papierkorb vom
Installationsprogramm in ein Unterverzeichnis des LOCALPATH kopiert, falls dieses Unterverzeichnis im
Zugriff liegt. Anderenfalls und bei einer Neuinstallation wird für den Papierkorb ein Pfad für
Anwendungsdaten von lokalen Anwendungen verwendet, im Allgemeinen in den Pfad C:\Dokumente
und Einstellungen\[Benutzername]\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten.
Durch den neuen Speicherort benötigt der Benutzer keine Schreibrechte auf Unterordner des
Verzeichnisses mit den DocuWare Programm-Dateien, im Normalfall C:\Programme \DocuWare.
Wenn also das Archiv in folgendem Verzeichnis gespeichert wird: C:\Archive\Dokument\, dann befindet
sich die DOKUMENT.ADF im Verzeichnis C:\Archive\.
[DN31]
DBDATETIME =
Hier finden Sie einen eindeutigen Wert, der beim Anlegen des Archivs aus Datum und Uhrzeit erstellt
wird. Mit Hilfe der DBDATETIME können Archive mit gleichem Namen voneinander unterschieden
werden. Im Ablagepfad des Archivs finden Sie eine Datei, mit der DBDATETIME als Dateiname.
SEARCH=DN31xx
Hier wird die Anzahl (xx) der Suchpfade eines Archivs gespeichert, die im nächsten Eintrag beschrieben
sind.
SEARCHxxx=
Die Liste aller Ablagepfade der Dokumente eines Archivs wird hier gespeichert. Bei der Suche nach
einem Dokument werden die Pfade in der Reihenfolge, die durch xxx (eine 3-stellige Nummer) gegeben
ist, gesucht. Der Eintrag SEARCH001 wird intern verwendet; d.h. der zugehörige Eintrag findet sich
noch einmal in der Liste.
[DN40]
Diese Sektion dient zur Kennzeichnung, dass die ADF-Datei bereits für den Einsatz von DocuWare 4
vorbereitet wurde.
118
DocuWare Windows Client
[RIGHTS]
In dieser Sektion werden die Rechte eines Benutzers an diesem Archiv gespeichert. Die
Rechteverwaltung gilt für DocuWare 3.x Installationen.
[RIGHTS40]
DocuWare 4 speichert die Rechte der Benutzer an diesem Archiv in dieser Sektion. Falls DocuWare 4 die
Sektion [RIGHTS] findet, werden die Rechte, die unter DocuWare 4 eingestellt werden, soweit sie sich in
DocuWare 3.x Rechte wandeln lassen, in der Sektion [RIGHTS] abgebildet.
[Fields]
Hier werden Informationen zum Aufbau des Archivs gespeichert. Dabei handelt es sich um die Felder
des Archivs und deren Eigenschaften.
[HIERARCHIC_SEARCH]
Hier wird die Reihenfolge der Felder in der hierarchischen Suche festgelegt.
[Protocol]
[color]
[RdOnly]
Hier wird gespeichert, ob die Datenbank oder die Dokumente des Archivs verändert werden können.
[PrintInfo]
Durch die Einstellungen in dieser Sektion werden bei den Dateiformaten TIFF, JPEG, PCX, PNG und BMP
beim Ausdruck eines Dokuments das Datum (Systemdatum), der Benutzername und die Seitenzahl mit
auf das Dokument gedruckt.
Die Angaben in der Sektion [PrintInfo] in der ADF-Datei haben Auswirkungen auf Dokumente, die aus
der Ergebnisliste geöffnet bzw. gedruckt werden.
Die Angaben in der Sektion [PrintInfo] in der Datei Dacs5.ini (z.B. erstellt im Verzeichnis C:\Windows\
oder C:\WINNT\) haben Auswirkungen auf Dokumente, die aus dem Briefkorb geöffnet bzw. gedruckt
werden.
In der ADF-Datei bzw. in der Datei Dacs5.ini können Sie in der Sektion [PrintInfo] folgende
Formatierungsangaben vornehmen. Hierzu können Sie einen Editor z.B. Notepad verwenden.
119
DocuWare Windows Client
Formatierungsangaben
[PrintInfo] Mögliche Standard
Einstellungen
Mit diesen Standardeinstellungen wird der Inhalt aus den Text-, den Datums- und den numerischen
Feldern sowie der Inhalt aus dem Stichwortfeld oben links auf das Dokument gedruckt und zwar in der
Schriftart Courier, in 8 Punkt, in einer Zeile und transparent.
Beispiel: Um Datenbankinformationen in der Schriftart Arial in eine Zeile zu drucken, schreiben Sie in
die Sektion [PrintInfo] der ADF-Datei bzw. der Datei Dacs5.ini folgende Zeilen:
FontName=Arial
FillLines=1
PrintStamp-Option
PrintStamp=1
120
DocuWare Windows Client
g: Gesamtseitenzahl
Wenn auch Datenbank-Einträge gedruckt werden, werden die PrintStamp-Angaben beim Drucken
immer vor die Datenbank-Einträge gesetzt.
Folgende Einträge sind nur bei SQL-, ODBC- und DocuWare VOLLTEXT-Archiven vorhanden:
[Fields_Rename]
Hier werden die Informationen zum Aufbau der Tabelle im SQL-Server oder der ODBC-Datenbank
gespeichert. Es werden jeweils der Name des Feldes im Archiv und der Spaltenname der Tabelle
gespeichert.
[ODBC_Setup]
Hier wird die Datenquelle gespeichert, mit der der Zugriff auf den SQL-Server oder die ODBC
Datenbank erfolgt.
Gleichzeitig kann hier der Datenbankname im SQL-Server oder der ODBC Datenbankname übergeben
werden, ebenso die Benutzerkennung und das Passwort.
ConnectString=DSN=DW_SQL7;DATABASE=DocuWareArchive;UID=####;PWD=####
Ab DocuWare Version 4.1a gibt es bei ODBC Archiven in der ADF-Datei in der Sektion [ODBC_Setup]
bezüglich des Logins folgende Werte:
[ODBC_Setup]
DWLoginName=x
Werte:
Außerdem ist in diesem Bereich das Timeout für das Öffnen des Archivs festgelegt. Bei Archiven mit
MSSQL-Datenbank ist der Standard-Wert 60 Sekunden. Da auf zwei verschiedene Weisen versucht
wird, das Archiv zu öffnen, liegt das Timeout insgesamt bei 2 Minuten. Ist Ihnen dies zu viel, geben Sie
einen kleineren Wert ein.
[ODBC_Setup]
TimeOut=60 Wert in Sekunden
[TableName]
121
DocuWare Windows Client
[TableOwner]
Hier werden die Benutzer, die die beiden benötigten Tabellen angelegt haben, gespeichert.
[Textreader]
[FULCRUM]
[CharacterVariant]
7.5.2
Zu jedem Archiv im DocuWare 4-Modus gibt es neben der ADF-Datei, die BIG-Datei. Diese Datei
enthält Informationen zur maximalen und zur aktuellen Größe der DocuWare-Platten.
Wenn Sie ein Archiv im DocuWare 4-Modus in ein DocuWare 5 Archiv konvertieren, werden die
Informationen aus der BIG-Datei in die Datenbank (unter dwdata) in die Tabelle <Archivname>_disks
übernommen.
[General]
Interval=3600
WorstCaseFactor=5
CleanInterval=600
Dieser Eintrag gibt die Zeit an, die zwischen dem Schließen einer mit einem Copyright geschützten
Dokument-Datei und der erneuten Verfügbarkeit dieser Dokument-Datei für andere Benutzer liegt.
WorstCaseFactor
Falls nicht erkannt wird, dass der Viewer bzw. die Ergebnisliste geschlossen wurde (z.B. auf Grund eines
Absturzes) dann ist die Sperrzeit um diesen Faktor länger (Standard-Wert: 5 )
122
DocuWare Windows Client
Da bei Dokument-Dateien, die mit DocuWare INTERNET-SERVER angezeigt werden, nicht kontrolliert
werden kann, wann sie geschlossen werden, ist hier die Sperrzeit immer durch diesen Faktor * Interval
bestimmt.
Nach dieser Zeit wird überprüft, ob die Sperre für bestimmte Dokumente wieder aufgehoben werden
kann.
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\DocuWare\DocuWare\500
123
DocuWare Windows Client
Für alle im Viewer oder im Bearbeitungsprogramm geöffneten Dokumente aus einem Archiv wird eine
Lock-Datei angelegt.
Im Zentralen Pfad wird das Verzeichnis DOC_LOCK angelegt. Hier werden -Dateien" in einem
Verzeichnis abgelegt. Sobald aus einem Archiv ein Dokument geöffnet wird, wird ein Unterordner mit
dem Namen des Archivs angelegt. Hierin wird ein weiterer Ordner mit dem Namen der DBDATETIME
des Archivs angelegt. Hier schließlich finden sich die Lock-Dateien. Der Name einer Lock-Datei
entspricht dem Namen der ersten Header-Datei (DocID, erste Seite). Die Dateierweiterung ist .loc.
Ein Dokument wird solange vom Viewer gesperrt, solange es angezeigt oder bearbeitet wird. Sobald der
Viewer ein neues Dokument anzeigt oder geschlossen wird, wird die Lock-Datei gelöscht. Bei einem
System-Absturz wird die Sperrung genau wie bei einem Viewer-Absturz aufgehoben: Der Viewer hält
die Lock-Datei fest, so dass eine Datei für andere Viewer nicht nutzbar ist. Bei einem System- oder
Viewer-Absturz wird die Lock-Datei nicht mehr festgehalten, und das Dokument steht wieder zur
Verfügung.
Erste Sperr-Ebene
Die erste Ebene gilt für alle DocuWare Grafik-Dokumente oder gemischte Dokumente aus
Fremdformaten und DocuWare Grafik-Dateien. Das gesamte Dokument ist durch die Lock-Datei im
Zentralen Pfad gesperrt. Will ein Benutzer ein gesperrtes Dokument öffnen, erhält er eine Meldung
darüber, welcher Nutzer das Dokument geöffnet hat, und kann das Dokument im Viewer im ReadOnly-
Modus öffnen. Falls es sich um ein Dokument handelt, das der DocuWare Viewer nicht anzeigen kann,
startet nur ein Anzeige- oder Bearbeitungsprogramm je nach Einstellung in der
Fremdformatverwaltung.
Zweite Sperr-Ebene
Die zweite Ebene greift dann, wenn die erste Sperr-Ebene nicht angesprochen wird. Sie gilt nur für
Fremdformate und funktioniert unabhängig von der ersten Sperr-Ebene. Bevor DocuWare ein
Anzeigeprogramm, ein Bearbeitungsprogramm oder den DocuWare Viewer für ein Fremdformat öffnet,
überprüft DocuWare, ob das Dokument von einem anderen Programm gesperrt ist. Sollte das der Fall
sein, gibt DocuWare eine entsprechende Meldung aus und das Dokument lässt sich nur in einem
Anzeigeprogramm oder im Viewer im ReadOnly Modus öffnen.
124
DocuWare Windows Client
Für COLD-Dokumente wird keine Sperrung angewendet, da es sich hier um temporäre Dateien
handelt.
Dokumente werden nicht gesperrt, falls DocuWare im ReadOnly-Modus gestartet ist.
Mit DocuWare 5 ist dies geändert. Möchten Sie für ein Archiv im DocuWare 4-Modus den Inhalt eines
Feldes als Dokumentname verwenden, müssen Sie dies nun explizit angeben. Wählen Sie dazu in der
Archivverwaltung auf der Registerkarte Anlegen einer neuen DocuWare-Arbeitstabelle für ein Feld die
Option Dieses Feld ist der Dokumentname.
Sicherheitshinweis: Anzeigeprogramme
Wenn Sie in der Fremdformatverwaltung als Anzeigeprogramm für einen bestimmten Dateityp nicht
ein reines Anzeigeprogramm sondern ein Programm angeben, das das Dokument über das Dateisystem
speichern kann (Editor, z.B. Microsoft Word für den Dateityp DOC), so kann der Benutzer dieses
Dokument, obwohl er nicht das Archivrecht zum Bearbeiten (EDIT) hat, bearbeiten und danach
speichern.
Deshalb sollten Sie darauf achten, dass Sie als Anzeigeprogramme keine Bearbeitungsprogramme
einstellen.
Wenn Sie in der Archivverwaltung des Archivs im DocuWare 4-Modus Rechte vergeben, werden diese
Rechte nicht automatisch mit den entsprechenden Rechten im Microsoft SQL Server abgeglichen. Diese
Änderungen müssen manuell im Microsoft SQL Server vorgenommen werden.
Verwenden Sie in Ihrem DocuWare 5-System eine Microsoft SQL Datenbank, so müssen Sie beim
Anlegen neuer Benutzer folgendes beachten:
Legen Sie in der DocuWare-Administration neue Benutzer an, werden diese nicht automatisch an der
SQL Datenbank eingetragen. Um dies nachzuholen, gibt es zwei Varianten:
oder
2. Wenn Sie eine parallele DocuWare 4-Installation haben, können Sie die Benutzer auch in der
DocuWare Administration von DocuWare 4 anlegen. Dann werden sie automatisch an der SQL
Datenbank angelegt.
125
DocuWare Windows Client
Aufgrund einer sehr hohen Anzahl von vorinstallierten Tabellen bei neueren Oracle-Datenbanken kann
es bis zu 30 Minuten dauern, Archive im DocuWare 4-Modus mit einer Oracle ODBC-Datenbank
anzulegen. Es müssen zunächst alle vorinstallierten Tabellen eingelesen und die Tabellen für DocuWare
aussortiert werden.
7.6 Viewer
HKEY_CURRENT_USER\Software\DocuWare\DocuWare\DACS\VIEW1
(Viewer 1 )
HKEY_CURRENT_USER\Software\DocuWare\DocuWare\DACS\VIEW2
(Viewer 2 )
HKEY_CURRENT_USER\Software\DocuWare\DocuWare\DACS\VIEW3
(Viewer 3 )
HKEY_CURRENT_USER\Software\DocuWare\DocuWare\DACS\PRINT (Viewer beim Drucken)
HKEY_CURRENT_USER\Software\DocuWare\DocuWare\DACS\Scan (Viewer beim Scannen)
HKEY_CURRENT_USER\Software\DocuWare\DocuWare\DACS\CLONE
(Viewer Kopieren )
Bei jedem dieser Knoten können Sie zwei Einstellungen vornehmen: einen Preload-Wert und einen
StayOpen-Wert.
126
DocuWare Windows Client
Preload=2 Das Viewer-Fenster wird geöffnet, wenn das erste Mal ein Dokument angezeigt
wird. Auch nach dem Schließen des Viewer-Fensters bleibt der Viewer für eine
bestimmte Zeit (s.u.) im Speicher. Dadurch kann er bei erneuter Anzeige eines
Dokuments schnell genutzt werden. Nach Ablauf der angegebenen Zeit wird der
Viewer vollständig beendet und aus dem Speicher entfernt. Wenn DocuWare
beendet wird, wird auch der Viewer beendet (und aus dem Speicher entfernt),
auch wenn die StayOpen-Zeit noch nicht abgelaufen ist.
StayOpen=x Falls Preload=2 eingestellt ist, wird mit diesem Wert angegeben, wie viele
Minuten das Viewer-Fenster nach dem Schließen von DocuWare geöffnet bleiben
soll.
Anwendung:
Möchte man aus mehreren CONTENT-FOLDER Mappen Dokumente parallel in mehreren Viewer-
Fenstern anzeigen, muss UseSingleViewerHandle=0 gesetzt werden.
Ist UseSingleViewerHandle=1, werden die Dokumente der verschiedenen CONTENT-FOLDER Mappen in
demselben Viewer angezeigt, das heißt sie können nur nacheinander angeschaut werden. Dafür wird
durch UseSingleViewerHandle=1 die Performance erhöht, da keine neue Viewer-Instanz erzeugt
werden muss.
HKEY_CURRENT_USER\Software\DocuWare\DocuWare\DACS\500
127
DocuWare Windows Client
Die kürzeste Zeit beträgt 10 Sekunden (Wert 10000) und der längste Zeitraum 5 Minuten (Wert
300000).
Beispiel:
Der Eintrag bei der Textsuche ist Peter Müller
Hervorgehobene Begriffe im TIFF-Dokument: Peter Müller und PeterMüller.
Dies gilt nicht für Fremdformate, sondern nur für TIFF-Dokumente und zwar auch dann, wenn die
Suchebegriffe von der DocuWare Suchmaske an den Viewer übergeben werden.
128
DocuWare Windows Client
werden zunächst am Content-Server gespeichert. Um die neuen Einstellungen vom Server zu laden,
schließen Sie DocuWare und öffnen es erneut.
Wird der Viewer hingegen als eigenständige Anwendung ohne DocuWare gestartet, werden die
Standard-Einstellungen für Drucker und Scanner von HKEY_CURRENT_USER ausgelesen.
Um einen dpi-Wert vorzugeben, ergänzen Sie bitte folgenden Eintrag in der Registry unter
HKEY_CURRENT_USER\Software\DocuWare\DocuWare\DACS\500:
ColorImagesPrintDPI vom Typ DWORD.
Als Wert geben Sie den gewünschten dpi-Wert ein. Ist dieser Eintrag nicht vorhanden oder ist der Wert
null, wird die Standard-Auflösung des Druckers verwendet.
Für DocuWare REQUEST ergänzen Sie bitte den oben genannten Registry-Eintrag unter
HKEY_CURRENT_USER\Software\DocuWare\DocuWare REQUEST\DACS\500.
7.7 Ergebnisliste
7.7.1 Dokumenten-Flags
In der ersten Spalte der Ergebnisliste stehen je nach Dokumenttyp einzelne Buchstaben als Flags zu den
Dokumenten. Folgende Flags werden verwendet:
"a": (engl. append, dt. Anhängen). An das Dokument oder an den Datenbankeintrag ist ein Dokument
angehängt.
129
DocuWare Windows Client
"p": (engl. protected, dt. geschützt). Nur die Person, die das Dokument abgelegt hat, kann es auch
wieder anzeigen.
"v": (engl. voice, dt. Stimme, Sprache). An das Dokument oder an den Datenbankeintrag ist eine
Sprachanmerkung angehängt.
"e" (extern). Es handelt sich um ein Dokument, zu dem nur ein Link zum Dokument (eine Referenzdatei)
im DocuWare Archiv abgelegt wurde. Das Dokument selbst liegt außerhalb vom DocuWare-System.
"©": (engl. copyright). Dieses Dokument darf immer nur eine Person auf einmal anzeigen.
Sie können diesen Wert in der DocuWare-Administration ändern, und zwar unter
Organisation <x> / Archive / Archiv <x> / Optionen / Verschiedenes / Suchoptionen für Indexfeld.
130
DocuWare Windows Client
Dieser Wert beschränkt auch die Anzahl der Dokumente, die pro Lauf eines Export-Workflows
exportiert werden.
7.8 TIFFMAKER
Arbeitsweise
DocuWare TIFFMAKER arbeitet wie ein Druckertreiber, d.h. er verhält sich gegenüber Anwendungen wie
ein normaler Drucker. Er wird auch wie ein üblicher Druckertreiber installiert, standardmäßig bereits
während der DocuWare Installation.
Im Gegensatz zu einem normalen Drucker erzeugt TIFFMAKER eine Datei, die das gedruckte Dokument
in ein Grafikformat umwandelt.
TIFF-Format
Wenn Sie ein farbiges Dokument mit TIFFMAKER erstellen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Öffnen Sie das Eigenschaften-Fenster des entsprechenden TIFFMAKER (über Start Einstellungen
Drucker und Faxgeräte Rechtsklick auf den gewünschten TIFFMAKER).
Klicken Sie auf der Registerkarte Allgemein auf die Schaltfläche Druckeinstellungen.
Wählen Sie hier die zweite Registerkarte Papier / Qualität und aktivieren Sie die Option Farbe.
Schwarz/Weiß-Dokumente werden als TIFF-Dateien gespeichert und farbige Dokumente standardmäßig
als PNG-Dateien. Ein anderes Dateiformat für farbige Dokumente können Sie wie folgt einstellen: Auf
der Registerkarte Papier / Qualität klicken Sie auf . In dem Abschnitt Dokumentoptionen
gibt es den Eintrag Farbdruckmodus. Hier können Sie unter verschiedenen Formaten eines auswählen.
Bei TIFF-Dokumenten kann in Verbindung mit der Checksumme ein Dokument originalgetreu und
dokumentenecht gespeichert werden. Außerdem ist das TIFF-Format ein herstellerunabhängiges
Standardformat und kann deswegen mit einer Vielzahl von Viewern angezeigt und gedruckt werden.
TIFFMAKER-Optionen
131
DocuWare Windows Client
Benötigte Dateien
Bei Betriebssystemen ab Windows Vista nehmen Sie die TIFFMAKER-Einstellungen über die
DocuWare Administration vor: Menü Lokal > TIFFMAKER-Konfiguration.
132
DocuWare Windows Client
an dem der TIFFMAKER freigegeben ist. An den Rechnern der Clients, die den TIFFMAKER verwenden
möchten, sind keine speziellen Einstellungen erforderlich.
1 Vergeben Sie für den Ordner C:\Windows\temp Schreibrechte für alle Windows-Benutzer, die dem
TIFFMAKER verwenden möchten.
2 Vergeben Sie innerhalb des Dateisystems für alle Windows-Benutzer, die dem TIFFMAKER
verwenden möchten, Schreibrechte auf dem Ordner des DocuWare-Briefkorbs, z.B.
C:\DocuWare\Baskets\<Name des Briefkorbs> .
3 Damit alle Windows-Benutzer die benötigten Rechten haben, führen Sie bitte folgendes aus:
Systemsteuerung Verwaltung Computerverwaltung Dienste und Anwendungen WMI-
Steuerung Kontextmenü Eigenschaften Registerkarte Sicherheit Knoten Root öffnen
Knoten CIMV2 markieren Schaltfläche Sicherheit. Geben Sie der Benutzergruppe Jeder das
Recht Remoteaktivierung.
Nach diesen Änderungen starten Sie bitte die Druckerwarteschlange neu.
Beispiel:
Sie haben in der TIFFMAKER-Konfiguration ein Formular für die erste Seite und eines für die
Folgeseiten ausgewählt sowie zusätzliche Seiten definiert. Nun drucken Sie aus Word ein 2-seitiges
Dokument mit 2 Exemplaren. Das von TIFFMAKER erzeugte Dokument besteht dann aus den folgenden
Seiten:
Das Beispiel bezieht sich auf den Fall, dass die Option Sortieren aktiviert ist. Haben Sie die Option
deaktiviert, ändert sich die Reihenfolge der Seiten 2 und 3.
133
DocuWare Windows Client
Das gleiche gilt, wenn zusammen mit TIFFMAKER die ganzen Dokumentseiten per OCR ausgelesen
werden sollen.
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\DocuWare\DocuWare\TIFFMAKER
1: Login-Cache deaktiviert
0: Login-Cache aktiviert
Zeit (in Minuten), die der Login mindestens offen gehalten werden soll.
Bei der Default-Einstellung wird somit der Login mindestens 3 Minuten lang offen gehalten. In einem
Intervall von einer Minute, wird geprüft, ob das Login älter als drei Minuten ist. Wenn ja, wird das
Login geschlossen, anderenfalls offen gelassen.
134
DocuWare Windows Client
Die TIFFMAKER-Optionen sind nicht ausschließlich von den Porteinstellungen abhängig, sondern
können auch alternativ von der Anwendung, die den Druckvorgang startet, gesteuert werden.
TIFFMAKER wertet Text, der in dieser Schriftart (TIFFMAKER Control) gedruckt wird, aus und übergibt
die Informationen als Index-Informationen. Anschließend wird dieser Text für die Erstellung des
Druckoutputs nicht weiter beachtet.
Zusammen mit TIFFMAKER Control können RECOGNITION-Templates zur Auslese von Indexbegriffen
nicht verwendet werden.
Kommandos
Alternativ zu den Einstellungen im Eigenschaftsfenster stehen Ihnen nun Kommandos zur Steuerung
der TIFFMAKER-Optionen Verfügung.
Die Kommandos schreiben Sie in Ihrer Anwendung auf das Dokument und zwar an beliebiger Stelle.
Damit die Kommandos als Steuersequenzen erkannt werden, benötigen sie folgende Form:
Alle Kommandos müssen mit einem & beginnen.
Die Schriftgröße muss 10 Punkt sein.
Die Kommandos müssen wie in der Tabelle unten dargestellt geschrieben sein.
Schriftarten
Die Schriftart "TIFFMAKER Control" steht innerhalb des Anwendungsprogramms dann zur Verfügung,
wenn TIFFMAKER als Standard-Drucker eingestellt ist. In der Schriftauswahl z.B. in Microsoft Word
wird Ihnen diese Schrift dann angezeigt. Als Device Font ist die Schriftart "TIFFMAKER Control" durch
ein Drucker-Symbol gekennzeichnet. Verwendet man in Microsoft Word oder Excel Textfelder für die
TIFFMAKER-Control Kommandos, so müssen die Textfelder rahmenlos sein.
True-Type Fonts
True-Type Fonts sind in der Schriftauswahl z.B. in Microsoft Word durch ein TT-Symbol
gekennzeichnet. Bei der Konvertierung in ein TIFF-Format werden die True-Type-Fonts in Grafiken
umgewandelt. Auf Grund dieses Grafikformats kann das Auslesen der Indexbegriffe nur mit Hilfe von
OCR erfolgen.
Device Fonts
Device Fonts sind in der Schriftauswahl z.B. in Microsoft Word durch ein Drucker-Symbol
gekennzeichnet.
135
DocuWare Windows Client
Bei der Konvertierung in ein TIFF-Format bleiben die Textstellen, die mit einem Device Font formatiert
sind, als Text erhalten. Das bedeutet, dass ein Device Font direkt ausgelesen werden kann.
Funktionsweise
Im Unterschied zu dem eigentlichen Dokument, das in einem True-Type Font gesetzt ist, bleiben die
Texte, die in einem Device Font gesetzt sind, als Text erhalten und werden nicht in das TIFF-Format
konvertiert.
So werden auch sämtliche Texte, die mit "TIFFMAKER Control" gesetzt sind, beim Konvertieren in das
TIFF-Format nicht berücksichtigt und erscheinen daher nicht auf dem TIFF-Dokument oder beim
Weiterdrucken auf einem physikalischen Drucker. Deswegen können diese Texte für die Kommandos
verwendet werden.
Die Konvertierung erkennt, interpretiert und speichert die Kommandos. Anschließend vergleicht die
Konvertierung die Kommandos mit den Porteinstellungen. Die Kommandos haben Vorrang vor den
Porteinstellungen. Sobald ein Kommando im Dokument erkannt wird, wird die jeweilige Porteinstellung
überschrieben.
Die Kommandos gelten für alle existierenden Versionen von DocuWare TIFFMAKER 4, DocuWare
TIFFMAKER 2000 und DocuWare TIFFMAKER 5.
136
DocuWare Windows Client
137
DocuWare Windows Client
Die Liste mit den zur Verfügung stehenden Feldtypen und den zugehörigen Feldindices finden Sie für
Archive im DocuWare 5-Modus im Kapitel Feldtypen und Feldindices (auf Seite 123) und für Archive
im DocuWare 4-Modus im Kapitel Feldtypen und Feldindices (auf Seite 123).
Wenn der Name eines Druckauftrags mit den Zeichen &TMCONTROL beginnt, werden die restlichen
Zeichen des Druckauftrages als CONTROL-Kommandos der ersten Seite interpretiert.
Der Begriff Druckauftrag ist nicht unbedingt gleichzusetzen mit einem Dokument, da Sie mit dem &ND
Kommando einen Druckauftrag in mehrere Dokumente aufteilen können. Für die einzelnen Dokumente
können Sie nun Optionen bestimmen.
138
DocuWare Windows Client
Wenn mehrere Kommandos auf einer Seite verwendet werden, werden diese aneinander gereiht z. B.
&TgtArchive:c:\test\test.adf&Field17:DocuWare&Field21:Rechnung
Funktionen
Beispiel
Anwendungsgebiete
Die Technik mit "TIFFMAKER Control" kann in folgenden Anwendungsgebieten eingesetzt werden.
Kaufmännische Anwendungen
Bei einer flexiblen Gestaltung der Druckformulare für Rechnungen, Lieferscheinen etc. können Sie
die Kommandos im Formular integrieren.
Office-Produkte
Bei Office-Produkten haben Sie die Möglichkeit, mit Hilfe von Makros die Indexbegriffe aus dem
Text in die Kommandos zu übernehmen und nach Ausführen der Kommandos die Kommandos zu
löschen.
Serienbriefe
Durch die auf ein Dokument abgestimmten Kommandos können Sie nun auch Serienbriefe unter
dem jeweiligen Empfänger ablegen.
Bitte beachten Sie: Beim Drucken von Serienbriefen kann der Druckvorgang ab 500 Seiten pro
Druckjob langsam werden. Beim Drucken von 500 - 1000 Seiten pro Druckjob empfehlen wir
139
DocuWare Windows Client
vorherige Tests. Bei einer nicht ausreichenden Performance (z.B. Festplattenplatz) und / oder
größeren Druckjobs empfehlen wir eine Aufteilung des Druckjobs auf kleinere Druckjobs.
Software-Partnerschaften
Mit "TIFFMAKER Control" kann der Software-Hersteller den Ablageprozess direkt aus seiner
Anwendung steuern.
Vorteile
Da die Kommandos direkt in das Dokument geschrieben werden, können Sie für jedes Dokument die
gewünschten Optionen bestimmen, ohne vorher jeweils eine spezielle RECOGNITION-Konfiguration,
eine spezielle OCR-Einstellung oder eine spezielle TIFFMAKER-Konfiguration bestimmen zu müssen.
Während bisher diese speziellen Konfigurationen für das gesamte Dokument galten, können Sie nun
mit dem &ND Kommando ein Dokument in einzelne Dokumente unterteilen und für diese einzelnen
Dokumente die gewünschten Optionen direkt bestimmen.
Da nun OCR nicht mehr geladen und ausgeführt werden muss, geht die Ablage wesentlich schneller.
Durch die Übergabe der Indexbegriffe als Text (CI = Coded Information) ist die Ablage 100% sicher.
Schriftarten verarbeiten können, unabhängig davon, welcher Drucker gerade ausgewählt wurde.
Da die Schriftart "TIFFMAKER TTControl" nicht mehr durch eine Druckerschriftart ersetzt werden kann,
ist gewährleistet, dass die in dieser Schriftart gesetzten Befehle als solche erkannt und ausgeführt
werden.
Standard-Modus
Funktionsweise TIFFMAKER druckt am lokalen Computer.
Unterstützte Funktionen TIFFMAKER im Standard Modus unterstützt das Ablegen von Dokumenten in
einen Briefkorb oder ein Archiv.
Fehlermeldungen Fehlermeldungen erscheinen direkt am Bildschirm.
140
DocuWare Windows Client
Server Modus
Funktionsweise TIFFMAKER ist auf einem Server installiert und für das Netzwerk freigegeben.
Unterstützte Funktionen TIFFMAKER Server Modus unterstützt das Importieren von Dokumenten in einen
DocuWare Briefkorb und das Ablegen von Dokumenten im Archiv ohne Öffnen der
Ablagemaske.
Nicht unterstützte Das Ablegen von Dokumenten in einem Archiv mit Öffnen der Ablagemaske wird
Funktionen nicht unterstützt.
Fehlermeldungen Fehlermeldungen werden in das Anwendungsprotokoll von Windows geschrieben.
Der Client erhält keine Fehlermeldung.
Hinweis Bei der Angabe von Pfaden, sollten Sie immer UNC-Pfade und keine verbundenen
Netzlaufwerke angeben. Im Servermodus ist der Weiterdruck auf einem
Netzwerkdrucker nur dann möglich, wenn Sie bei den TIFFMAKER-Port Einstellungen
auf der Registerkarte Network einen gültigen Windows-Benutzer angeben, der
Rechte an dem Drucker hat.
Sie haben bei TIFFMAKER die Möglichkeit eine Umgebungsvariable im Briefkorbpfad zu verwenden.
Dafür muss der Briefkorbpfad inkl. Variablen (in der Form %VARIABLENNAME%) manuell in die
Registry eingetragen werden. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
Öffnen Sie den Registry-Schlüssel
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\DocuWare\DocuWare\TIFFMAKER\500\<Port>
Öffnen Sie den Wert KonvPath
141
DocuWare Windows Client
Und tragen Sie hier den Briefkorbpfad einschließlich der Variablen ein
(z.B. C:\Baskets\Users\%USERNAME%\)
<Port> meint hier den Namen von TIFFMAKER in der Druckerverwaltung und %USERNAME% ist die
Umgebungsvariable.
Für den Benutzer Mayer druckt TIFFMAKER dann in den Briefkorb "C:\Baskets\Users\Mayer", für den
Benutzer Huber in den Briefkorb "C:\Baskets\Users\Huber"
Solange eine Variable verwendet wird, kann der Briefkorb nicht mehr wie gewohnt in den
Porteinstellungen eingestellt werden.
Für den TIFFMAKER 2000 verwenden Sie die Parameter cu für die Deinstallation und c für die
Installation.
Konfiguration
Unter Windows Vista, Windows 2008 und Windows 7 konfigurieren Sie die TIFFMAKER-Ports über die
DocuWare- TIFFMAKER-Konfiguration". Bei
Windows Vista öffnen Sie dazu die DocuWare-Administration aus dem Explorer über den
Kontextmenübefehl als Administrator ausführen. Öffnen Sie unter Windows 7 die DocuWare-
Administration, müssen Sie sich zunächst in der Benutzerkontensteuerung (User Account Control) als
lokaler Windows-Administrator anmelden.
Nachdem es dem TIFFMAKER nicht möglich ist, Dialoge anzuzeigen oder mit einem anderen Programm
zu kommunizieren, können Sie Ihre Dokumente an dieser Stelle in ein Verzeichnis eines Briefkorbes
kopieren lassen oder ohne Öffnen einer Ablagemaske in ein Archiv ablegen. Eine Ablage in einem
Archiv mit Öffnen der Ablagemaske ist an dieser Stelle nicht möglich.
Sollten Sie ein Archiv und das Öffnen der Ablagemaske auswählen, so wird diese Einstellung während
der Laufzeit ignoriert.
Sie können dieses Problem in der folgenden Weise umgehen: Drucken Sie zunächst per TIFFMAKER die
Dokumente lediglich in einen DocuWare-Briefkorb (ohne Ablage im Archiv). Lassen Sie dann diesen
Briefkorb von ACTIVE IMPORT überwachen und konfigurieren Sie den ACTIVE IMPORT-Job für die
Ablage der Dokumente im Archiv mit Öffnen der Ablagemaske (ACTIVE IMPORT > Registerkarte Ziel >
Option Ablagemaske öffnen).
142
DocuWare Windows Client
Dokumente, die durch den TIFFMAKER in das Verzeichnis eines Briefkorbes kopiert werden, werden nur
dann angezeigt, wenn eine Aktualisierung für den Briefkorb durchgeführt wird. Dafür haben Sie zwei
Möglichkeiten:
1 Manuelle Aktualisierung: Sie aktualisieren den Briefkorb manuell über das Kontextmenü des
Briefkorbs oder das Menü Bearbeiten, jeweils durch den Menübefehl Aktualisieren.
2 Automatische Aktualisierung: Ist der Briefkorb innerhalb der DocuWare-Administration erstellt,
können Sie dort (Organisation Allgemein Briefkörbe) für den Briefkorb die Option
Automatisches Update von Briefkörben aktivieren.
Ist der Briefkob am DocuWare-Client erstellt, können Sie dort in den Briefkorb-Einstellungen die
Option Automatischen Update aktivieren auswählen.
Anwendung
Der TIFFMAKER kann für 64-Bit-Systeme nur als freigegebener Netzwerkdrucker verwendet werden. Er
wird auf einem Rechner mit 32-Bit-Betriebssystem installiert, konfiguriert und als Netzwerkdrucker
freigegeben. Die Client-Rechner mit 64-Bit-Betriebssystem werden dann mit dem TIFFMAKER
verbunden. Das bedeutet, dass alle Client-Rechner die gleiche TIFFMAKER Port-Konfiguration
verwenden.
Die Port-Konfiguration für TIFFMAKER kann nur auf einem 32-Bit-Betriebssystem erfolgen, nicht auf
einem 64-Bit-Betriebssystem.
Um die TIFFMAKER-Druckertreiber für 64-Bit-Systeme zu installieren, benötigen Sie einen Rechner mit
einem 32-Bit-System, auf dem DocuWare und TIFFMAKER installiert sind. Der TIFFMAKER muss als
Netzwerkdrucker freigegeben sein. Zudem brauchen Sie die Installations-CD des 64-Bit Betriebssystems
und die Treiber des TIFFMAKER für 64-Bit-Systeme. Letztere finden Sie auf der DocuWare Installations-
DVD.
Installationsvarianten
Die Installation kann entweder zentral oder lokal ausgeführt werden. Bei der zentralen Installation
werden die TIFFMAKER-Druckertreiber an den 64-Bit-Rechnern automatisch installiert, sobald diese
sich mit dem 32-Bit-Rechner verbinden. Bei der lokalen Installation müssen die Druckertreiber an allen
gewünschten 64-Bit-Rechnern manuell installiert werden.
Zentrale Installation
Für die zentrale Installation verwenden Sie bitte einen Rechner mit Windows Server 2003
Betriebssytem (32-Bit), Windows XP (32 Bit) wird nicht unterstützt. Auf diesem Rechner installieren Sie
nun die TIFFMAKER-Treiber für 64-Bit-Systeme. Dazu öffnen Sie das Fenster Drucker und Faxgeräte
und klicken mit der rechten Maustaste in den leeren Bereich. Aus dem Kontextmenü wählen Sie den
Eintrag Servereigenschaften. In dem sich öffnenden Fenster wechseln Sie auf die Registerkarte Treiber
und klicken auf Hinzufügen.
143
DocuWare Windows Client
Nun werden Sie durch einen Wizard geführt. Wählen Sie dabei ausschließlich den Prozessor x64 für die
Versionen Windows XP und Windows Server 2003.
144
DocuWare Windows Client
und wählen die Datei dw5tm.inf der TIFFMAKER-Treiber für 64-Bit-Systeme (zu finden auf der
DocuWare 5 Installations- Danach erhalten Sie diesen Dialog:
Am Ende des Wizards werden Sie nach Dateien des 64-Bit-Betriebssystems gefragt.
145
DocuWare Windows Client
Legen Sie dazu die Installations-CD des 64-Bit-Betriebssystems (XP oder Server 2003) ein. Beenden Sie
danach den Wizard. In dem Fenster Eigenschaften von Druckserver ist der neue Druckertreiber nun
gelistet. Die Arbeit auf dem 32-Bit-Rechner ist damit abgeschlossen.
Um nun an einem 64-Bit-Rechner die TIFFMAKER Druckertreiber zu installieren, gehen Sie am 64-Bit-
Rechner im Explorer auf den 32-Bit-Rechner, auf dem 64-Bit-Druckertreiber installiert sind, und
wählen Verbinden aus dem Kontextmenü des freigegebenen Druckers. Die Treiber werden nun
automatisch installiert.
Lokale Installation
Für die lokale Installation der TIFFMAKER-Treiber für 64-Bit-Systeme gehen Sie wie folgt vor: Öffnen
Sie an dem 64-Bit-Rechner den Explorer und gehen auf den 32-Bit-Rechner und wählen Verbinden aus
146
DocuWare Windows Client
dem Kontextmenü des freigegebenen TIFFMAKER-Druckers. Sie werden nach den Treibern für diesen
Drucker gefragt.
Klicken Sie auf den Button und wählen die Datei dw5tm.inf der TIFFMAKER-Treiber für
64-Bit-Systeme (zu finden auf der DocuWare 5 Installations-
Danach erhalten Sie den folgenden Dialog:
Nun können Sie die TIFFMAKER-Treiber für 64-Bit-Systeme auf Ihrem Rechner mit 64-Bit-
Betreibssystem verwenden.
Während der Installation kann es passieren, dass Sie eine Warnung erhalten, dass die TIFFMAKER-
Treiber nicht signiert sind. In diesem Fall klicken Sie einfach auf Installation fortsetzen und fahren mit
der Installation fort.
147
DocuWare Windows Client
Anwendung
Der TIFFMAKER kann für 64-Bit-Systeme nur als freigegebener Netzwerkdrucker verwendet werden. Er
wird auf einem Rechner mit 32-Bit-Betriebssystem installiert, konfiguriert und als Netzwerkdrucker
freigegeben. Die Client-Rechner mit 64-Bit-Betriebssystem werden dann mit dem TIFFMAKER
verbunden. Das bedeutet, dass alle Client-Rechner die gleiche TIFFMAKER Port-Konfiguration
verwenden.
Die Port-Konfiguration für TIFFMAKER kann nur auf einem 32-Bit-Betriebssystem erfolgen, nicht auf
einem 64-Bit-Betriebssystem.
Um die TIFFMAKER-Druckertreiber für 64-Bit-Systeme zu installieren, benötigen Sie einen Rechner mit
einem 32-Bit-System, auf dem DocuWare und TIFFMAKER installiert sind. Der TIFFMAKER muss als
Netzwerkdrucker freigegeben sein.
Installationsvarianten
Die Installation kann entweder zentral oder lokal ausgeführt werden. Bei der zentralen Installation
werden die TIFFMAKER-Druckertreiber an den 64-Bit-Rechnern automatisch installiert, sobald diese
sich mit dem 32-Bit-Rechner verbinden. Bei der lokalen Installation müssen die Druckertreiber an allen
gewünschten 64-Bit-Rechnern manuell installiert werden.
Zentrale Installation
Zunächst geben Sie auf einem Windows 7 64 Bit-Rechner (oder Windows Server 2008 R2) das
folgende, dort bereits bestehende Verzeichnis frei:
C:\Windows\winsxs\amd64_ntprint.inf_31bf3856ad364e35_6.1.7600.16385_none_96f58ea8d463e7df
Für die zentrale Installation verwenden Sie bitte einen Rechner mit Windows Server 2003
Betriebssytem (32-Bit), Windows XP (32 Bit) wird nicht unterstützt. Auf diesem Rechner installieren Sie
nun die TIFFMAKER-Treiber für 64-Bit-Systeme. Dazu öffnen Sie das Fenster Drucker und Faxgeräte
und klicken mit der rechten Maustaste in den leeren Bereich. Aus dem Kontextmenü wählen Sie den
Eintrag Servereigenschaften. In dem sich öffnenden Fenster wechseln Sie auf die Registerkarte Treiber
und klicken auf Hinzufügen.
148
DocuWare Windows Client
Nun werden Sie durch einen Wizard geführt. Wählen Sie dabei ausschließlich den Prozessor x64 für die
Versionen Windows 7 und Windows Server 2008.
149
DocuWare Windows Client
und wählen die Datei dw5tm.inf der TIFFMAKER-Treiber für 64-Bit-Systeme (zu finden auf der
DocuWare 5 Installations- ffmaker x64"). Danach erhalten Sie diesen Dialog:
Am Ende des Wizards werden Sie nach Dateien des 64-Bit-Betriebssystems gefragt.
150
DocuWare Windows Client
Wählen Sie hier den zu Beginn freigegebenen Ordner auf dem 64-Bit-Rechner aus
(\\server\share\Windows\winsxs\amd64_ntprint.inf_31bf3856ad364e35_6.1.7600.16385_none_96f58ea
8d463e7df ).
Beenden Sie danach den Wizard. In dem Fenster Eigenschaften von Druckserver ist der neue
Druckertreiber nun gelistet. Die Arbeit auf dem 32-Bit-Rechner ist damit abgeschlossen.
Um nun an einem 64-Bit-Rechner die TIFFMAKER Druckertreiber zu installieren, gehen Sie am 64-Bit-
Rechner im Explorer auf den 32-Bit-Rechner, auf dem 64-Bit-Druckertreiber installiert sind, und
wählen Verbinden aus dem Kontextmenü des freigegebenen Druckers. Die Treiber werden nun
automatisch installiert.
Lokale Installation
Für die lokale Installation der TIFFMAKER-Treiber für 64-Bit-Systeme gehen Sie wie folgt vor: Öffnen
Sie an dem 64-Bit-Rechner den Explorer und gehen auf den 32-Bit-Rechner und wählen Verbinden aus
dem Kontextmenü des freigegebenen TIFFMAKER-Druckers. Sie werden nach den Treibern für diesen
Drucker gefragt.
Klicken Sie auf den Button und wählen die Datei dw5tm.inf der TIFFMAKER-Treiber für
64-Bit-Systeme (zu finden auf der DocuWare 5 Installations-
Danach erhalten Sie den folgenden Dialog:
151
DocuWare Windows Client
Nun können Sie die TIFFMAKER-Treiber für 64-Bit-Systeme auf Ihrem Rechner mit 64-Bit-
Betreibssystem verwenden.
Während der Installation kann es passieren, dass Sie eine Warnung erhalten, dass die TIFFMAKER-
Treiber nicht signiert sind. In diesem Fall klicken Sie einfach auf Installation fortsetzen und fahren mit
der Installation fort.
class" auftritt, ergänzen Sie zur Problembehebung bitte folgenden Eintrag in der Registry unter
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\DocuWare\DocuWare\TIFFMAKER:
InitOnStartup vom Typ DWORD mit dem Wert 1.
0 (Default) Beim Start der Druckerwarteschlage wird das .NET Konfigurationssystem nicht
initialisiert.
1 Beim Start der Druckerwarteschlage wird das .NET Konfigurationssystem
initialisiert. Dies verhindert Probleme, wenn Roaming-Profile verwendet
werden.
152
DocuWare Windows Client
Zum Deaktivieren des erweiterten Loggings stoppen Sie die Druckerwarteschlange, benennen die Datei
um oder löschen sie und starten danach die Druckerwarteschlange neu.
Office 2010 muss im Standard-Modus installiert sein. Ist es per "Click-to-run" installiert, können Sie
das Office Add-In nicht verwenden, da bei dieser Installation virtuelle Laufwerke erstellt werden, auf
die DocuWare Office Add-In nicht zugreifen kann.
Über das Dialogfenster Setup DocuWare Office Add-In, das Sie in DocuWare über den Menüpunkt
Optionen / Office Add-In öffnen, bestimmen Sie das bzw. die Microsoft-Office-Programm(e), das bzw.
die über die Schaltfläche DocuWare Archivierung und das Add-In verfügen soll(en).
In dem bzw. den Microsoft-Office-Programm(en) öffnen Sie über die Schaltfläche DocuWare
Archivierung das Dialogfenster DocuWare Office Add-In. Hier bestimmen Sie das DocuWare Archiv
bzw. den DocuWare Briefkorb, in den das aktuelle Microsoft-Office-Dokument abgelegt werden soll.
Eine genaue Beschreibung der Vorgehensweise für das Ablegen mit Hilfe der Schaltfläche DocuWare
Archivierung finden Sie in der DocuWare Online-Hilfe in dem Kapitel DocuWare Office Add-In.
153
DocuWare Windows Client
7.9.1 Setup
Starten Sie das DocuWare Office Add-In Setup aus DocuWare über den Menüpunkt Optionen / Office
Add-In...
Die Installationsmaske
Nach dem Aufruf aus DocuWare erscheint das Setup Programm zum Einrichten der Microsoft Office
Add- -
verschiedenen Office-Versionen installiert, so wird das Add-In immer für das neuere Office installiert.
Nachdem Sie die gewünschten Applikationen ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter >>
Der Installationsvorgang
Falls Sie das Add-In für Microsoft Excel installiert haben, wird diese Anwendung nicht geschlossen. Um
das Add-In für Microsoft Excel nutzen zu können, müssen Sie die Applikation erst schließen.
154
DocuWare Windows Client
Die Deinstallation
Zur Deinstallation starten Sie ebenfalls das Setup aus DocuWare heraus und entfernen die Häkchen vor
den Office-Softwarekomponenten, für die das Add-In deinstalliert werden soll.
In allen Applikationen können Sie überprüfen, ob Ihr Add-In richtig installiert wurde, indem Sie über
das Menü Extras / Vorlagen und Add-Ins... bzw. Extras / Add-Ins Manager... die Add-In Konfiguration
starten. Hier steht je nach Office Version ein Add-
2000/XP/2003) in der Liste installierter Add-Ins.
Nach dem Update öffnen Sie erneut das Dialogfenster Setup DocuWare Office Add-In und aktivieren
wieder das Office Add-In in den entsprechenden Anwendungen. Wenn Sie auf die Schaltfläche Weiter
klicken, wird die aktuelle Office Add-In Version installiert.
Schalten Sie nun bitte die Benutzerkontensteuerung (User Account Control) aus. Dann können Sie wie
gewohnt aus dem DocuWare-Client heraus das Office Add-In installieren (Menü Optionen > Office
Add-In). Ist die Installation abgeschlossen, können Sie die Benutzerkontensteuerung wieder aktivieren.
(Schalten Sie die Benutzerkontensteuerung nicht aus, wird vor der Installation des Office Add-Ins der
Benutzerkontensteuerung-Dialog aufgerufen, in dem sich ein lokaler Windows-Administrator
anmelden muss. Das Office Add-In wird dann für den Administrator eingerichtet, nicht für den
eigentlichen Benutzer des Rechners.)
155
DocuWare Web Client
Wichtiges
Damit Sie den Web Client verwenden können, müssen Sie unbedingt nicht registrierte Clients zulassen.
Diese Option, die standardmäßig aktiviert ist, finden Sie in der DocuWare-Administration unter Name
der Organisation > Allgemein > Clients. Deaktivieren Sie diese Option, kann von keinem Rechner mehr
auf den Web Client zugegriffen werden.
Die Installation des Web Client Servers ist nur ab Windows Vista Business bzw. Windows 7 Business
möglich.
Zum Neu-Starten der IIS verwenden Sie bitte eine der beiden folgenden Möglichkeiten:
Öffnen Sie die Windows-Kommandozeile und geben dort iisreset ein.
Öffnen Sie die Computerverwaltung (Start > Ausführen > compmgmt.msc oder
Systemsteuerung > Verwaltung > Computerverwaltung). Innerhalb der Computerverwaltung
navigieren Sie in den Bereich Dienste und Anwendungen. Öffnen Sie auf den Knoten Internet-
Informationsdienste das Kontextmenü und wählen den Befehl
Mit IIS 7 (Internet Information Services) unter Windows Vista oder Windows Server 2008, wird die
Einstellung ab DocuWare 5.1b SP2 automatisch vorgenommen.
Mit IIS 5.1 oder IIS 6 müssen Sie bei den Internet Information Services eine spezielle Einstellung
vornehmen. Bitte setzen Sie den http-Header X-UA-Compatible auf den Wert IE=EmulateIE7.
1 Klicken Sie auf Start > Ausführen, geben inetmgr.exe ein und klicken auf OK.
2 In der Baumstruktur erweitern Sie den gewünschten Server und die gewünschten Websites.
156
DocuWare Web Client
3 Markieren Sie die gewünschten Websites, öffnen durch Rechts-Klick das Kontextmenü und wählen
den Menüeintrag Eigenschaften.
4 Klicken Sie auf den Reiter HTTP Header.
5 Klicken Sie im Bereich Benutzerdefinierte HTTP-Header auf H
6 Unter Benutzerdefinierter Headername geben Sie folgenden Wert ein: X-UA-Compatible.
7 Unter Benutzerdefinierter Headerwert geben Sie folgenden Wert ein: IE=EmulateIE7.
8 Klicken Sie abschließend zwei Mal auf OK.
Ist dies geladen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen leeren Bereich und wählen den
Kontextmenüeintrag Featureeinstellungen bearbeiten.
157
DocuWare Web Client
In dem neuen Fenster geben Sie unter Maximal zulässige Inhaltslänge (Bytes) die gewünschte
Dateigröße an.
8.1.4 Rechnername
Wenn Sie die Möglichkeit haben möchten, bei der Verwendung des Web Client cookiebasierte Sessions
zu verwenden (empfohlen), darf der Name des Rechners, auf dem der DocuWare Web Client Server
installiert wird, außer "-" keine Sonderzeichen, insbesondere keinen Unterstrich (underscore),
enthalten. Ansonsten kann der Microsoft Internet Explorer keine Cookies speichern.
(Siehe http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;EN-US;q312461 (siehe
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;q312461 -
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;q312461).)
Das betrifft auch die Option Eingeloggt bleiben. Diese funktioniert nur, wenn der Rechnername keine
Sonderzeichen, insbesondere keinen Unterstrich enthält.
158
DocuWare Web Client
Wichtig zu wissen ist, dass in dem Session.log auch dann ein Dokumenten-Download eingetragen wird,
wenn der Download vom Benutzer in dem folgenden Dialog abgebrochen wird. Dies ist aus technischen
Gründen nicht anders möglich, da zum Zeitpunkt des Abbruchs das Dokument bereits heruntergeladen
ist.
Beispiel:
Ein Dokument besteht aus den folgenden Dateien in der gelisteten Reihenfolge:
1 DWTIFF
2 DWTIFF
3 DWTIFF
4 DOC
5 BMP
6 BMP
159
DocuWare Web Client
7 DWTIFF
8 DWTIFF
Im Viewer des Web Clients wird dieses Dokument als aus vier Dateien bestehend dargestellt:
1 3-seitiges TIF
2 DOC
3 2-seitiges BMP
4 2-seitiges TIF
Im Allgemeinen ist dieses Verhalten vorteilhaft. Ist jedoch eine DWTIFF-Datei ein Multi-Page-TIFF, kann
man innerhalb des Multi-Page-TIFFs nicht mehr navigieren.
Um dieses Verhalten zu ändern, öffnen Sie die Datei FileTypes.xml, die sich bei Standard-Installation im
folgenden Pfad befindet: C:\Programme\DocuWare\Web Client Server\Web
Common\DocuWare\Resources\xml.
indem Sie die Werte viewAsPage und singlePageFormat auf false setzen.
Über das Attribut displayPageCount bestimmen Sie, ob in der Navigationsleiste des Web Clients beim
Anzeigen eines Dokuments sofort die Gesamtseitenzahl des Dokuments angezeigt wird.
160
DocuWare Web Client
administrativen Rechten, Sie müssen also z.B. die Datei cmd.exe über das Kontextmenü Öffnen als
Administrator aufrufen.)
In jedem Fall müssen Sie in der Datei DWWebClient.settings, die sich bei Standard-Installation im
Pfad C:\Inetpub\wwwroot\DWWebClient befindet, den Wert
<add key="DWUsePerformanceCounter" value="true"/>
von "false" auf "true" ändern.
Öffne Sie nun das Windows Kommando-Fenster und geben das Kommando Perfmon (für Performance
Monitor) ein. Es öffnet sich nun das Fenster Leistung.
Klicken Sie innerhalb dieses Fensters in der Symbolleiste auf das Plus-Zeichen, um Leistungsindikatoren
hinzuzufügen.
161
DocuWare Web Client
Als Datenobjekt wählen Sie DocuWare. Ihnen stehen dann die folgen Leistungsindikatoren zur
Auswahl:
Sie können entweder alle DocuWare Web Instanzen beobachten oder eine einzelne Instanz für das
Monitoring aus der Liste auswählen. Die einzelnen Instanzen sind hier mit ihrer ID, wie sie auch in der
DocuWare-Administration bei den entsprechden Instanzen angegeben sind, aufgelistet.
Um dieses Problem zu umgehen, wird in solchen Fällen die Schriftart automatisch in Arial
umgewandelt. Falls Sie eine andere Schriftart als Arial wünschen, können Sie dies einstellen. Öffnen Sie
dazu die Datei
DocuWare.Gapi.dll.config, die sich bei Standard-Installation im Pfad
C:\Inetpub\wwwroot\DWWebClient\bin befindet. Ergänzen Sie den folgenden Eintrag um das rot
hervorgehobene Attribut und ersetzen Arial durch die gewünschte Schriftart:
8.1.10 Web Client Server mit IIS7 auf Windows Server2008, Windows Vista oder
Windows 7
Haben Sie den Web Client Server auf einem Rechner mit Windows Server 2008, Windows Vista oder
Windows 7 installiert (32-Bit oder 64-Bit) und verwenden die IIS 7, müssen auf dem Rechner auch die
Komponenten Windows Authentifizierung und IIS 6 Verwaltungskompatibilität installiert sein.
Um diese Komponenten hinzuzufügen, öffnen Sie über Systemsteuerung > Verwaltung den Server
Manager. Dort navigieren Sie in der Baumstruktur zu Rollen > Webserver (IIS). Klicken Sie dann auf die
Schaltfläche Rollendienst hinzufügen (Add Role Service) und wählen die Komponenten Windows
Authentifizierung und IIS 6 Verwaltungskompatibilität zur Installation aus.
162
DocuWare Web Client
8.1.12 Windows 2003 Server 64-Bit: IIS und ASP.NET in 32-Bit-Modus umstellen
Ist der Rechner, auf dem Sie Web Client Server installiert haben, ein Windows 2003 Server 64-Bit,
müssen Sie für die Nutzung des DocuWare Web Clients die IIS (Internet Information Services) in den
32Bit-Modus umstellen. Dazu gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
1 Klicken Sie Start und Ausführen, geben cmd ein klicken auf OK.
2 Geben Sie das folgende Kommando ein, um den 32-Bit-Modus zu aktivieren:
cscript %SYSTEMDRIVE%\inetpub\adminscripts\adsutil.vbs SET
W3SVC/AppPools/Enable32bitAppOnWin64 1
3 Geben Sie anschließend ein Kommando ein, um die aktuelle Version ASP.NET 2.0 (32-bit) im IIS zu
registrieren:
%SYSTEMROOT%\Microsoft.NET\Framework\
<Versionsnummer>\aspnet_regiis.exe -i
Beispielsweise:
%SYSTEMROOT%\Microsoft.NET\Framework\
v2.0.50727\aspnet_regiis.exe -i
Unter Windows 2003 Server 64-Bit ist es nur möglich, die gesamten IIS in den 32-Bit-Modus
umzustellen. Web-Seiten, die auf einem 64-Bit-System basieren, können dann unter Umständen nicht
mehr zur Verfügung gestellt werden.
163
DocuWare Web Client
Um einen Hotfix korrekt einzuspielen, löschen Sie bitte zunächst die bestehende Datei oder sichern sie
diese an einen anderen Ort, auf den die IIS keinen Zugriff haben. Dann kopieren Sie die Datei aus dem
Hotfix in das bin-Verzeichnis.
Zusätzlich zu diesem Timeout gibt es ein sogenanntes Iddle Timeout auf Ebene der IIS (in den Advanced
Settings vom Application Pool). Gibt es in der dort angegeben Zeit überhaupt keine Anfragen an die
Web-Instanz, die dort gehostet wird, wird die Verbindung getrennt. Ist dieses Timeout niedriger als das
in DocuWare angegebene, kann eine Sitzung auch früher geschlossen werden als in DocuWare
eingestellt.
164
DocuWare Web Client
Damit der Web Client auch bei SSL-Kommunikation den Authentication Server erreichen kann, müssen
Sie die folgende Einstellung im Bereich der IIS (Internet Information Services) vornehmen:
Rufen Sie zunächst die IIS-Konfiguration auf, zum Beispiel über die Eingabe "inetmgr" im Ausführen-
Dialog. Innerhalb der IIS-Konfiguration navigieren Sie dann zu
Anwendungspools > Classic .Net AppPool DW > Kontextmenü Erweiterte Einstellungen... >
Prozessmodell . Dort ändern Sie die Identität auf den Wert NetworkService.
8.2 Login
Geben Sie in die Adressleiste about:config ein und drücken die Eingabetaste.
In der daraufhin angezeigten Liste klicken Sie doppelt auf den Eintrag network.automatic-ntlm-
auth.trusted-uris.
165
DocuWare Web Client
Dort geben Sie den Namen des Web Servers ein, auf dem der Web Client läuft. Mehrere Web Server
Namen müssen mit Komma als Trennzeichen eingegeben werden. Klicken Sie zum Abschluss auf OK.
Beispiel:
Sie erreichen den Web-Client mit Trusted Login über den URL http://host/DocuWareWebClient.
Zum Aufrufen des DocuWare-Logins verwenden Sie dann den URL
http://host/DocuWareWebClient/Login.aspx
Beispiel:
Sie erreichen den Web-Client mit DocuWare-Login über den URL http://host/DocuWare (siehe
http://host/docuware - http://host/docuware)WebClient.
Zum Verwenden des Trusted Login verwenden Sie dann den URL http://host/DocuWare (siehe
http://host/docuware - http://host/docuware)WebClient/ntlm/
166
DocuWare Web Client
INTERNET EXPLORER
Öffnen Sie den Web Client im INTERNET EXPLORER wird pro Anwendung des INTERNET EXPLORERs eine
DocuWare-Lizenz verwendet. Der INTERNET EXPLORER wird als eigene Anwendung gestartet, wenn er
über das Start-Menü oder die Schnellstart-Leiste geöffnet wird. Öffnen Sie in einer Anwendung ein
weiteres Fenster, wird keine weitere Anwendung gestartet. Wie viele Anwendungen laufen, sehen Sie
am einfachsten im Task-
Firefox
Öffnen Sie den Web Client im Firefox wird eine DocuWare-Lizenz verwendet, und zwar auch dann,
wenn Sie mehrere Firefox-Anwendungen öffnen und in diesen das gleiche DocuWare-Login
verwenden. Hintergrund dafür ist, dass auch bei mehreren Firefox-Anwendungen nur ein Prozess
Verschiedene Browser
Öffnen Sie den Web Client in verschiedenen Browsern, kann nicht die gleiche DocuWare-Lizenz
verwendet werden.
Wenn Sie den Web Client in Outlook integrieren, sollten Sie Cookies zulassen. Anderenfalls werden
mehrere Lizenzen verbraucht, wenn Sie den Web Client oder Elemente davon (Viewer, Aufgabenlisten,
Öffnen Sie den Web Client über eine Integration in Outlook und parallel direkt über einen Browser,
werden zwei Lizenzen verbraucht.
167
DocuWare Web Client
Allgemeine Vorraussetzungen
Beim Versenden von E-Mails aus dem Web Client heraus setzt DocuWare auf die ClickOnce-
Technologie von Microsoft auf. Auf dem Computer muss daher das Microsoft .NET Framework 2.0
(oder höher) installiert sein.
E-Mail-Versand
Um E-Mails aus dem Web Client versenden zu können, müssen Sie die ClickOnce-Applikation zunächst
installieren. Unabhängig vom verwendeten Browser erhalten Sie beim ersten Versuch, eine E-Mail auf
diesem Wege zu erstellen, die folgende Sicherheitswarnung:
Abbildung 1
Sie können hier direkt auf Run klicken, um die ClickOnce-Applikation zu installieren. Wenn Sie sich
zunächst von der Vertrauenswürdigkeit der Applikation überzeugen möchten, lassen Sie sich das
Zertifikat von DocuWare anzeigen, indem Sie neben Publisher auf DocuWare AG klicken.
168
DocuWare Web Client
Abbildung 2
In dem sich öffnenden Fenster erhalten Sie Informationen zum Zertifikat, auf der Registerkarte
Certification Path sehen Sie den Pfad des Zertifikats.
Abbildung 3
169
DocuWare Web Client
Nun ist die ClickOnce-Anwendung installiert, welche DocuWare zum Mailversand benötigt. Beim
Versand weiterer Mails entfallen die oben beschriebenen Bestätigungen daher.
Um die ClickOnce-Anwendung wieder zu löschen, führen Sie bitte folgende Anweisung an der
Kommandozeile aus:
Voraussetzungen
Beim Versenden von E-Mails aus dem Web Client heraus setzt DocuWare auf die ClickOnce-
Technologie von Microsoft auf. Auf dem Computer muss daher das Microsoft .NET Framework 2.0
(oder höher) installiert sein.
Damit ClickOnce zusammen mit Mozilla Firefox funktioniert, muss an Ihrem Rechner mindestens eine
der beiden Bedingungen erfüllt sein:
Die Firefox-Erweiterung Microsoft .NET Framework Assistant ist installiert. Dies geschieht
automatisch mit der Installation von .NET 3.5 SP1. Die Erweiterung müssen Sie manuell auf die
aktuelle Version updaten. Sie können die Erweiterung hier herunterladen:
https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/9449 (siehe https://addons.mozilla.org/en-
us/firefox/addon/9449 - https://addons.mozilla.org/en-us/firefox/addon/9449)
Die Firefox-Erweiterung FFClickOnce ist installiert. Für den Firefox 3.5 existiert diese Möglichkeit
nicht, da FFClickOnce den Firefox 3.5 nicht unterstützt. Sie können diese Erweiterung hier
herunterladen: https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/1608 (siehe
https://addons.mozilla.org/en-us/firefox/addon/1608 - https://addons.mozilla.org/en-
us/firefox/addon/1608)
170
DocuWare Web Client
Beim erstmaligen Versand von E-Mails bekommen Sie im Firefox einen Hinweis auf diesen Hilfetext.
Klicken Sie auf Abbrechen, um ihn zu ignorieren. Bei künftigen Versandvorgängen entfällt diese
Nachfrage.
Abbildung 1
E-Mail-Versand
Um E-Mails aus dem Web Client versenden zu können, müssen Sie die ClickOnce-Applikation zunächst
installieren. Unabhängig vom verwendeten Browser erhalten Sie beim ersten Versuch, eine E-Mail auf
diesem Wege zu erstellen, die folgende Sicherheitswarnung:
Abbildung 2
Sie können hier direkt auf Run klicken, um die ClickOnce-Applikation zu installieren. Wenn Sie sich
zunächst von der Vertrauenswürdigkeit der Applikation überzeugen möchten, lassen Sie sich das
Zertifikat von DocuWare anzeigen, indem Sie neben Publisher auf DocuWare AG klicken.
171
DocuWare Web Client
Abbildung 3
In dem sich öffnenden Fenster erhalten Sie Informationen zum Zertifikat, auf der Registerkarte
Certification Path sehen Sie den Pfad des Zertifikats.
Abbildung 4
172
DocuWare Web Client
Nun ist die ClickOnce-Anwendung installiert, welche DocuWare zum Mailversand benötigt. Beim
Versand weiterer Mails entfallen die oben beschriebenen Bestätigungen daher.
Abbildung 5
Um die ClickOnce-Anwendung wieder zu löschen, führen Sie bitte folgende Anweisung an der
Kommandozeile aus:
173
DocuWare Web Client
Wenn Elemente wie AND, OR, Anführungszeichen ("), Fragezeichen (?), Klammern (()) oder Backslash (\)
in Ihrem zu suchenden Indexbegriff vorkommen, müssen Sie bei der Eingabe folgendes beachten.
174
DocuWare Web Client
8.3.7 Dokumente anzeigen, die nur als Referenz in DocuWare enthalten sind
Über den Windows Client können Dokumente mit der Option nur Referenz importiert und dann
archiviert werden. Möchten Sie ein solches Dokument im Web Client öffnen, geht dies nur, wenn das
Originaldokument lokal oder in einem Pfad mit UNC-Notation gespeichert ist. Dokument aus
gemappten Laufwerkpfaden können nicht angezeigt werden, weil der Imaging Server nicht darauf
zugreifen kann.
8.3.8 Feldmasken
Bei Feldern, bei denen eine Feldmaske hinterlegt ist, können im Web Client (im Gegensatz zum
Windows Client) aus technischen Gründen keine Platzhalter angezeigt werden.
Feldmasken, die als erstes Zeichen den Platzhalter * haben, können nur im DocuWare-Windows-Client,
nicht aber im Web Client verwendet werden.
8.4 Anpassungen
Das Erscheinungsbild des DocuWare Web Clients lässt in vielen Bereichen anpassen. Sie können zum
Beispiel Farben austauschen oder ein anderes Logo als das DocuWare Logo verwenden.
Die Dateien für den DocuWare Web Client befinden sich, wenn Sie bei der Installation keine speziellen
Pfadangaben gemacht haben, unter C:\Programme\DocuWare\Web Client Server\Web
Common\DocuWare. Dort gibt es fünf Unterordner: Languages, Resources, Services, Themes und
TVDThemes. Sie dürfen diese Ordner und auch deren Unterordner auf keinen Fall umbenennen.
Beim Ausführen eines Service Packs oder eines Updates wird der oben genannte Ordner Web Common,
der in Unterordnern Style Sheets, grafischen Elemente etc enthält, komplett neu eingespielt. Die alte
Version des Ordners wird dabei nicht überschrieben, sondern lediglich umbenannt, und zwar in
Web Common.BeforeUpdate_<Datum>_<Uhrzeit>.
Hatten Sie Anpassungen vorgenommen, müssen Sie nach dem Einspielen eines Updates oder Service
Packs die Anpassungen erneut ausführen (siehe unten).
175
DocuWare Web Client
Sie können diese Datei durch eine andere mit gleichem Namen austauschen. Das neue Logo sollte nicht
größer sein als das DocuWare-Logo.
Hatten Sie grafische Elemente ausgetauscht und wollen diese Anpassung auch nach dem Einspielen
von Update oder Service Pack weiterhin verwenden, müssen Sie die gewünschten Dateien wieder an
die entsprechende Stelle unterhalb des Ordners Web Common kopieren. Ihre angepassten Dateien
finden Sie unterhalb des Ordners
Web Common.BeforeUpdate_<Datum>_<Uhrzeit>.(Siehe auch Anpassungen (auf Seite 175))
Hatten Sie Style Sheets angepasst und wollen diese Anpassung auch nach dem Einspielen von Update
oder Service Pack weiterhin verwenden, müssen Sie die neuen Style Sheets entsprechend ändern. Sie
können nicht einfach die alten Style Sheets in den aktuellen Pfad kopieren.
Die alten Style Sheets finden Sie unterhalb des Ordners Web
Common.BeforeUpdate_<Datum>_<Uhrzeit>. So können Sie Ihre Änderungen von den alten in die
neuen Dateien übertragen. (Siehe auch Anpassungen (auf Seite 175))
176
Stempel und Elektronische Signatur
Als personalisierte Chipkarten dürfen nur gemäß Signaturgesetz und Signaturverordnung geprüfte und
bestätigte sichere Signaturerstellungseinheiten eingesetzt werden.
Administrative Einsatzbedingungen
Der DocuWare 5 Client ist auf einem dedizierten Rechner zu installieren. Die DocuWare 5 Server sind
ebenfalls auf einem dedizierten Rechner zu installieren. Dabei können die einzelnen Komponenten
sowohl auf einem Rechner (Single-Mobile Installation) als auch auf unterschiedlichen Rechnern
(Netzwerkinstallation) installiert sein. Eine detaillierte Beschreibung zu den unterschiedlichen
Installationsarten finden Sie im DocuWare Installationshandbuch. Wird eine Netzwerkinstallation
angewendet, muss von administrativer Seite sicher gestellt sein, dass Client und Server über gesicherte
Leitungen innerhalb einer gesicherten Umgebung kommunizieren.
Zugriffe von einem anderen Rechner innerhalb des lokalen Netzes auf den betrachteten Rechner sind
durch einen lokal installierten Paket-Filter-Mechanismus zu unterbinden. Das Öffnen von
Verbindungen durch Anwendungen des Rechners selbst ist auf die betriebsnotwendigen IP-Adressen,
Ports und Protokolle zu beschränken.
Der Rechner, auf dem der Client und/oder die Server installiert sind, muss sich in einem Raum befinden,
der nur von autorisierten Personen betreten werden kann. Vor der Installation und während des
Betriebes des Produkts ist sicherzustellen, dass die Sicherheit des Rechners und des installierten
Betriebssystems nicht kompromitiert ist bzw. wird. Die DocuWare Software ist selbst signiert und kann
nach einer Manipulation nicht gestartet werden, da die Signatur gebrochen ist. Das auf dem Rechner
installierte Betriebssystem ist bezüglich verfügbarer Security-Fixes und Updates auf einem aktuellen
Stand zu halten. Zur Laufzeit darf kein weiteres Betriebssystem auf dem Rechner aktiv sein (Virtual
Machines).
Zugriffe auf die Ablage-Struktur von DocuWare müssen nur DocuWare-Servern (DocuWare Content
Server) vorbehalten sein. Andere Benutzer dürfen keinen Zugriff haben. Dies kann über die Windows-
Rechte-Struktur abgesichert werden.
Die verwendeten Chipkarten-Terminals sind unmittelbar mit dem Rechner verbunden, auf dem der
DocuWare Client installiert ist und betrieben wird (kein KIOSK-System).
177
Stempel und Elektronische Signatur
Die Systemzeit des Rechners, auf dem DocuWare Authentication Server installiert ist, muss korrekt sein.
Es wird empfohlen, die Systemzeit über eine entsprechende Zeitreferenz (NTP) zu synchronisieren.
Zur Erzeugung Qualifizierter Elektronischer Signaturen sind Chipkarten-Terminals mit eigener Tastatur,
sichere Signaturerstellungseinheiten (Signaturkarten), die die Microsoft Crypto-API implementieren,
und qualifizierte Zertifikate einzusetzen, deren Eignung nach den Vorgaben von Signaturgesetz und
Signaturverordnung geprüft und bestätigt ist.
Der Organisations-Administrator muss für all diejenigen Personen, die Signaturstempel verwenden
dürfen, die Qualifizierte Elektronische Signaturen erzeugen, folgendes sicherstellen: Diese Personen
dürfen nur Zugriff auf Briefkörbe im DocuWare-5-Modus, nicht aber im DocuWare-4-Modus, haben
und ihnen darf es nicht erlaubt sein, Briefkörbe zu administrieren.
Werden signierte Dokumente aus DocuWare exportiert, muss durch den Benutzer sichergestellt werden,
dass keine Unberechtigten Zugriff darauf haben.
Briefkörbe, die für Massensignaturen vorgesehen sind, dürfen nur von berechtigten Personen
verwendet werden. Dies ist über Windows-Sicherheitsmechanismen sicherzustellen.
DocuWare nutzt zur Erstellung der Signatur die Crypto-API, die Bestandteil der Windows-
Betriebssysteme von Microsoft ist. Die jeweilige Software der Signatur-Erstellungseinheit muss diese
Schnittstelle implementieren.
Zur Erstellung der Hash-Werte werden die zugänglichen .net Klassen im Namensraum
System.Security.Cryptography genutzt. Der Hashwert wird in einem zweistufigen Verfahren gemäß
XML-DSig erzeugt.
Wenn ein Benutzer die Signatur erzeugt, muss die gesamte Zertifikatskette, von seinem Benutzer-
Zertifikat bis zum zugehörigen Wurzel-Zertifikat im Windows-Zertifikatsspeicher gespeichert sein. Der
Windows-Zertifikatsspeicher ist Bestandteil der unterstützten Windows-Betriebssysteme.
Bei der Prüfung der Signatur muss ebenfalls die gesamte Zertifikatskette im Windows-
Zertifikatsspeicher des jeweiligen Rechners gespeichert sein. Das Benutzerzertifikat kann auch
wahlweise in der Signatur gespeichert werden. In diesem Fall muss es nicht im Windows-
Zeritifikatsspeicher des Personalcomputers, auf dem geprüft wird, vorhanden sein.
178
Stempel und Elektronische Signatur
9.2 Signaturerstellungseinheiten
Prinzipiell können alle Windows-kompatiblen Hardware-Token zum Signieren in DocuWare verwendet
werden. Kompatibel bedeutet in diesem Zusammenhang, dass der Token einen entsprechenden Crypto
Service-Provider (CSP) implementiert.
Folgende Signaturerstellungseinheiten sind bislang speziell für den Einsatz mit DocuWare 5.0 und 5.1
getestet:
Aladdin eToken (USB-Stick) mit der Software Aladdin Runtine Environment RTE 3.62
TeleSec E4NetKey (SmartCard) mit der Software Kobil SmartKey 3.0
TeleSec PKS (SmartCard) mit der Software OPENLiMiT SignCubes, Version 2.1.1.1 oder höher
Sign Trust (SmartCard) mit der Software Charismathics Smart Security Interface CSSI 3.51
Swisscom Card mit der Software Siemens CardAPI 3.11
Cryptoflex .NET (SmartCard) von Axalto mit der Software Microsoft Base Smart Card CSP
Zusätzlich dazu können Sie ab DocuWare 5.1a folgende Kombinationen verwenden:
TeleSec E4NetKey (SmartCard) mit der Software OPENLiMiT Sign Cubes (bitte Hinweise beachten)
TeleSec PKS (SmartCard) mit der Software OPENLiMiT Sign Cubes (bitte Hinweise beachten)
Sign Trust (SmartCard) mit der Software OPENLiMiT Sign Cubes (bitte Hinweise beachten)
Mit DocuWare 5.1b Service Pack 3 wurden die folgenden Kombinationen erfolgreich getestet:
TeleSec PKS (SmartCard) mit der Software OPENLiMiT CC Sign 2.5 (bitte Hinweis beachten)
D-TRUST Card (SmartCard) mit der Software Secrypt digiSeal office und Secrypt digiSeal office
PRO 3.2
Sign Trust (SmartCard) mit der Software OPENLiMiT CC Sign 2.5 (bitte Hinweis beachten) und mit
intarsys SignLive! CC
Für die Erzeugung qualifizierter Signaturen benötigt man eine Signaturerstellungseinheit, die selbst
zertifiziert ist. Eine stets aktualisierte Liste der zertifizierten Signaturerstellungseinheiten erhalten Sie
unter
http://www.bundesnetzagentur.de/enid/301f0ba08bde9ddb6cc21f2375f8e365,0/Produkte/Sichere_
Signaturerstellungseinheiten_vt.html (siehe
http://www.bundesnetzagentur.de/enid/301f0ba08bde9ddb6cc21f2375f8e365,0/produkte/sichere_sign
aturerstellungseinheiten_vt.html -
http://www.bundesnetzagentur.de/enid/301f0ba08bde9ddb6cc21f2375f8e365,0/produkte/sichere_
signaturerstellungseinheiten_vt.html) .
Wird für eine DocuWare Massensignatur die Software OPENLiMiT CC Sign 2.5 verwendet, muss jedes
Setzen der Signatur bestätigt werden. Die Häufigkeit der PIN-Abfrage ist konfigurierbar, von jedesmal
bis einmal, solange die Karte im Lesegerät ist.
179
Stempel und Elektronische Signatur
9.3 Tablet PC
DocuWare unterstützt Tablet PC für die Betriebssysteme Windows XP, 2000 und 2003. Die
Unterstützung von Tablet PC ermöglicht handgeschriebene Anmerkungen in DocuWare. Zusätzlich
stehen Ihnen im Viewer die Optionen Textmarker und Freihandlinie zeichnen zur Verfügung.
Der Tablet PC Support für Desktop PC´s wird automatisch bei der Installation von DocuWare bzw.
Microsoft Office 2003 mitinstalliert und aktiviert.
Sie können den Tablet PC Support über folgenden Eintrag in der Registry deaktivieren:
Erstellen Sie über den Menüpunkt Bearbeiten / Neu / DWORD-Wert einen neuen DWORD-Wert für den
folgenden Namen: DisableInking.
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\DocuWare\DocuWare\DACS\View<x>\DisableInk
ing
Für DisableInking geben Sie hier einen Wert größer als 0 ein.
180
Stempel und Elektronische Signatur
Wenn Sie den Pen auf einem Tablet PC benutzen, um eine Freihandlinie zu erstellen, werden mehr
Informationen (Pixel) zu dieser Linie gespeichert. Wenn Sie später ein Dokument, das eine solche
Linie enthält, auf einem PC ohne Tablet PC Support öffnen, wird diese Freihandlinie konvertiert und
die zusätzlichen Informationen gehen verloren. Dadurch wird die Linie kantiger.
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\DocuWare\DocuWare\DACS\View<x>\AllowStrok
eStamps
Für AllowStrokeStamps geben Sie hier einen Wert größer als 0 ein.
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\DocuWare\DocuWare\DACS\View<x>\
StrokeStampTIMEOUT
Geben Sie einen Wert größer als 0 ein für die Sekunden, die das Programm zwischen dem Beenden der
Unterschrift und dem Fertigstellen des Stempels warten soll.
Existiert der Eintrag nicht oder hat er den Wert 0, werden die standardmäßig eingestellten 2 Sekunden
verwendet.
181
Stempel und Elektronische Signatur
Öffnen Sie im Datei-Verzeichnis des Content-Servers die Datei CryptoAlgorithms.xml und tragen dort
für CheckSecureUses den Wert true ein.
182
DocuWare-System
10 DocuWare-System
Um den Zugriff auf die weitere Verbindung zu gewährleisten, müssen die notwendigen Einstellungen
vorgenommen werden, und zwar in der DocuWare-Administration unter <Organisation
x>/Allgemein/Zusätzliche Verbindungen.
Ein DocuWare-Client kann gleichzeitig auf Archive mehrerer DocuWare-Systeme zugreifen. Das
DocuWare-System, an dem sich ein Benutzer als erstes anmeldet, fungiert als führendes System.
Dem Benutzer stehen immer die Stempel, die RECOGNITION-Konfigurationen sowie die OCR- und
Barcode-Einstellungen des führenden Systems zur Verfügung.
Sie können mittels ACTIVE IMPORT und TIFFMAKER sowohl in die Archive des führenden Systems als
auch in die des zusätzlichen Systems Dokumente ablegen. Hat man allerdings in ACTIVE IMPORT-Jobs
oder TIFFMAKER-Konfigurationen RECOGNITION-Konfigurationen eingebunden, so kann die Auslese
durch RECOGNITION beim Lauf von ACTIVE IMPORT bzw. TIFFMAKER nur ausgeführt werden, wenn
diese RECOGNITION-Konfiguration am führenden System zur Verfügung steht.
183
DocuWare-System
Beispiel:
Ein Benutzer ist im System A angemeldet und erstellt dort die RECOGNITION-Konfiguration
-
Zu einem anderen Zeitpunkt meldet er sich als erstes am System B an, so dass dieses das führende
System ist. Wird nun der ACTIVE IMPORT-Job gestartet, wird dieser zwar ausgeführt und die
die eingebettete
Auslese durch RECOGNITION kann jedoch nicht durchgeführt werden.
Um das Problem zu umgehen, kann der Benutzer sich als erstes am System B anmelden und dort eine
RECOGNITION- icht. Danach richtet
er einen neuen ACTIVE IMPORT- -Konfiguration
Arbeitet der Benutzer nun mit dem System A als führendes System, aktiviert er den ACTIVE IMPORT-
IMPORT-
RECOGNITION-Auslese in beiden Systemen ausgeführt.
Bei Bedarf können Sie die Kommunikation innerhalb eines DocuWare-Systems komprimieren. Das
betrifft dann sowohl die Kommunikation der Server untereinander als auch die Client- Server-
Kommunikation und zwar für das gesamte DocuWare-System. Es ist nicht möglich, nur einen Teil der
Kommunikation zu komprimieren.
Um die komprimierte Kommunikation einzustellen, müssen Sie die DocuWare-Dateien vom Typ
exe.settings anpassen. In den Dateien DWAuthenticationServer.exe.settings,
DWContentServer.exe.settings und DWWorkflowServer.exe.settings, die sich auf den Rechnern der
jeweiligen Server befinden, bestehen jeweils die beiden folgenden Sektionen. In diese müssen Sie den
rot markierten Teil einfügen.
184
DocuWare-System
Des Weiteren müssen Sie auf allen Client-Rechnern die Datei DocuWare.Administration.exe.settings
anpassen. Auch hier müssen Sie den rot markierten Teil einfügen.
Die Datei DocuWare.Administration.exe.settings ist an allen Client-Rechnern eines Systems gleich. Das
bedeutet, dass es genügt, die Datei einmal anzupassen und dann diese aktualisierte Datei auf allen
Client-Rechnern einzuspielen.
185
DocuWare-Zusatzmodule
11 DocuWare-Zusatzmodule
Für diese Anwendung muss die Serverkomponente DocuWare Desktop installiert sein.
Die Konfiguration von DocuWare Printer erfolgt in den Web-Client-Einstellungen, Bereich DocuWare
konfigurieren > DocuWare Printer http://help.docuware.com/de/#t57661, der Aufruf der Anwendung
über das Druckmenü und die Druckerliste der jeweiligen Anwendung.
"DWPrinterDriverLogPath"="c:\temp\"
Beim CONTENT-FOLDER Setup von DocuWare 5 wird geprüft, ob die Dateierweiterung CFF in der
Systemsteuerung eingetragen und CONTENT-FOLDER zugewiesen ist. Ist dies der Fall, wird beim Setup
die Dateierweiterung CF5 der DocuWare 5 Version von CONTENT-FOLDER zugewiesen, die Zuweisung
der Dateierweiterung CFF zur Vorversion bleibt erhalten. Ist die Dateierweiterung CFF nicht in der
Systemsteuerung eingetragen, werden die Dateierweiterungen CF5 und CFF dem CONTENT-FOLDER der
Version von DocuWare 5 zugewiesen.
186
DocuWare-Zusatzmodule
Wird später dieser Ergebnisliste ein weiteres Feld hinzugefügt (z.B. weil das Archiv um ein Feld ergänzt
wurde), wird dieses Feld nicht automatisch auch der CONTENT-FOLDER Gruppe hinzugefügt. Manuell
kann dies aber innerhalb der CONTENT-FOLDER Gruppe vorgenommen werden (Menü Optionen
).
Wird ein Feld, das in einer CONTENT-FOLDER Gruppe enthalten ist, aus dem Archiv gelöscht, erscheint
eine Meldung, dass dieses Feld nicht weiter angezeigt werden kann. Die Gruppe wird dann
entsprechend der Standard-Einstellungen angezeigt.
11.2.4 Einstellungen
Folgende Einstellungen in der Windows Registry gelten für alle CONTENT-FOLDER Mappen, die ein
Benutzer auf einem bestimmten Rechner benutzt.
HKEY_CURRENT_USER\Software\DocuWare\DocuWare\CONTENT-FOLDER
LastImportPath [String] Zuletzt verwendeter Pfad beim Import von Dateien (Menü "Datei - Import").
LastPath [String] Zuletzt verwendeter Pfad, in der eine CONTENT-FOLDER Mappe gespeichert wurde.
MaxGroupRows Maximale Anzahl an Zeilen, die beim Erzeugen einer Gruppe in einer CONTENT-
FOLDER Mappe ohne Scrollbar angezeigt werden. Default Wert: 15.
187
DocuWare-Zusatzmodule
Wenn Sie hier einen Wert angegeben haben, wird Ihnen in Ihrer CONTENT-FOLDER Gruppe neben dem
Dokumente (3 ++
Einträge) ) Wenn Sie einen neuen CONTENT-FOLDER erstellen und dieser mehr als MAXHITS Einträge
besitzt, erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie nochmals die maximale Anzahl der Einträge in der
CONTENT-FOLDER Gruppe angeben können.
Hinweise:
Ab DocuWare 5.1b Service Pack 3 steht im Rahmen von Volltextworkflows die Option Autorotation
auch für Farbbilder zur Verfügung.
Bildverbesserung und Barcode funktionieren für die genannten Grauwert- oder Farbformate nicht,
sondern nur für Schwarz-Weiß-Bilder. Während RECOGNITION ausgeführt wird, werden die Funktionen
Bildverbesserung und Barcode automatisch deaktiviert, falls es sich nicht um ein Schwarz-Weiß-Bild
handelt.
Die OCR funktioniert am besten mit Dokumenten, die mit 300 bzw. 400 dpi ausgedruckt werden.
Maximales Pixel-Format ist 32000x32000. Alles, was darüber liegt, kann die OCR nicht mehr
verarbeiten.
Die OCR hat Standard-Werte für Bildgrößen, und zwar 28 Inches oder 8400 Pixel. Mit Bilddateien, die
in beiden Fällen unterhalb dieser Werte in Höhe und Breite liegen, wird der Erkennungsprozess sicher
und erfolgreich ausgeführt. Bilddateien, die diese Werte überschreiten, können bis zu einer Pixelanzahl
von 32000x32000 noch verarbeitet werden, allerdings mit niedrigerer Erkennungsrate und
Performance.
188
DocuWare-Zusatzmodule
Sollte ein Administrator einem Benutzer das Schreibrecht auf dem DocuWare Prgrammverzeichnis
nehmen, wird automatisch die Datei scansoft.lic in das Temp-Verzeichnis des Benutzers kopiert. So hat
der Benutzer wieder Schreibrecht auf die Datei und kann die OCR verwenden.
HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\DocuWare\DocuWare\DWOCR\
189
DocuWare-Zusatzmodule
Schwarz-Weiß-Bild mit dem Format *.tif, *.jpg, *.bmp, *.png oder *.pcx ist und eine Checksumme hat,
kann das Dokument jedoch nach der Bildverbesserung nicht gespeichert werden, da dann die
Checksumme, die z.B. durch das Setzen der Elektronischen Signatur erstellt wurde, zerstört würde.
Auch wenn das Dokument eine falsche Checksumme hat, kann es nach der Bildverbesserung nicht
gespeichert werden.
Falls das Dokument eine korrekte Checksumme und keine Signatur hat, kann das Dokument nach der
Bildverbesserung gespeichert werden. Die Checksumme wird rückberechnet und als Quelle für das Bild
wird Image Enhancement angegeben.
Hintergrund:
An dem Arbeitsplatz, an dem die RECOGNITION-Konfiguration neu erstellt oder geändert wird, wird in
der Registry der Eintrag
HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\DocuWare\Recognition\ReloadRecognitionSettings
hinzugefügt und der Wert auf 1 gesetzt. Bevor RECOGNITION ausgeführt wird, wird dieser Wert
überprüft. Ist der Wert gleich 1, so werden die RECOGNITION-Einstellungen vom Server neu geladen
und erst dann RECOGNITION ausgeführt.
Hinweise:
Wenn Sie in ACTIVE IMPORT eine HTML-E-Mail im Originalformat (verfügbare Option bis
einschließlich 4.5b) importieren, dann wird diese E-Mail in RTF-Format konvertiert.
Jeder ACTIVE IMPORT Job öffnet eine eigene Datenbankverbindung. Dadurch werden je nach
Anzahl der ACTIVE IMPORT Jobs und je nach Datenbanktyp eine bestimmte Anzahl von Lizenzen
gebunden. Beachten Sie dies vor allem, wenn Ihnen nur eine beschränkte Anzahl von
Datenbanklizenzen zur Verfügung steht.
ACTIVE IMPORT kann nicht nach leeren Datenbankeinträgen (SQL_NULL) suchen, deshalb können
solche Einträge auch nicht als Matchcode verwendet werden.
190
DocuWare-Zusatzmodule
Mit folgenden Kennungen versucht ACTIVE IMPORT auf eine SQL Tabelle zuzugreifen:
1. Anmeldung mit langem Benutzernamen; falls die Anmeldung misslingt
2. Anmeldung mit BenutzerID (kurzer Benutzername), falls die Anmeldung misslingt
3. Benutzername und Passwort der DSN Konfiguration falls verfügbar, wenn die Anmeldung
misslingt
4. der ODBC Anmelde-Dialog öffnet sich.
Einige ODBC Treiber lassen eine Speicherung von Benutzername und Passwort in DSN nicht zu,
beispielsweise MS SQL Server. In diesem Fall funktioniert der obige Punkt 3 nicht.
Bei der Auswahl / Verwendung einer sehr großen Textdatei (> 10 MB) als Datenbank zur
Indexerweiterung können spürbare Zeitverzögerungen auftreten.
Verwenden Sie Office 2010 und haben
Bei einer Office 2010 x64 Installation kann ACTIVE IMPORT keine Mail-Jobs ausführen. Der Mail-Client
wird von ACTIVE IMPORT nicht erkannt.
Verwenden Sie Office 2010 und haben es per "Click-to-run" installiert, können Sie keine Mail-Jobs bei
ACTIVE IMPORT verwenden, da bei der "Click-to-run"-Installation virtuelle Laufwerke erstellt werden,
auf die ACTIVE IMPORT nicht zugreifen kann.
Dazu wurde das Metaindex-Dateiformat definiert, das aus der Metaindex-Bestandsdatei und der
Metaindex-Beschreibungsdatei besteht.
Die Metaindex-Bestandsdatei für ACTIVE IMPORT ist eine Textdatei im CSL-Format (Comma Separated
List). Sie hat den gleichen Namen wie die zu importierende Datei und ist für jede dieser Dateien
erforderlich. Zudem hat sie eine Dateierweiterung, die in der ACTIVE IMPORT Konfiguration unter
Dateierweiterung einstellbar ist. Die Metaindex-Bestandsdatei enthält die Indexeinträge für die spätere
Archivierung durch Komma und Anführungszeichen getrennt. Sie darf nicht in Unicode vorliegen.
191
DocuWare-Zusatzmodule
Beispiel:
[METAINDEXFIELDS]
COUNT=5
1=RecNo
2=0
3=1
4=64
5=96
RecNo=001
Im Folgenden ist beschrieben, wie man Metaindex-Dateien für Testzwecke manuell erstellt. Die
Anbindung über ein Fremdprogramm muss vom Anwender selbst programmiert bzw. zugekauft
werden.
Beispiel
Unser Beispieldokument Test.doc soll mit ACTIVE IMPORT in das DocuWare Beispiel-Archiv Techdoc
abgelegt werden. Hierbei sollen Indexinformationen in folgende Datenbankfelder übernommen
werden:
192
DocuWare-Zusatzmodule
Feldnamen
Name
Datum
Stand
ID-Nummer
Feldnamen Feldtypen
Name Text20-Feld
Datum Datumsfeld
Stand Text20-Feld
ID-Nummer Numerisches Feld
Bemerkungsfelder können für die Indexvergabe über Metaindex-Dateien nicht verwendet werden.
Die Indizes der einzelnen Felder können Sie der ADF Datei des entsprechenden Archivs entnehmen.
Somit sind in unserem Beispiel den Feldnamen und den Feldtypen folgende Feldindizes zugeordnet:
Diese Informationen benötigen Sie zum Erstellen der Einträge in der Metaindex-Beschreibungsdatei.
Geben Sie mit einem Editor für die Metaindex-Beschreibungsdatei folgende Einträge ein:
[METAINDEXFIELDS]
COUNT=5
1=RecNo
193
DocuWare-Zusatzmodule
2=0
3=64
4=1
5=96
COUNT=5 bedeutet, dass 5 Zeilen nach unten gezählt werden soll. Bitte beachten Sie, dass
COUNT in großen Buchstaben geschrieben wird.
1=RecNo ist die 1. Zeile und bezeichnet die Eintragsnummer. Diese Zeile muss immer
vorhanden sein und immer an 1. Stelle stehen. Sie bezeichnet das 1. Feld in der
Metaindex Bestandsdatei. Bitte achten Sie auf die Groß/Kleinschreibung des
Wortes RecNo.
2=0 ist die 2. Zeile und bezeichnet das 2. Feld in der Metaindex Bestandsdatei, in
diesem Fall Name.
3=64 ist die 3. Zeile und bezeichnet das 3. Feld in der Metaindex Bestandsdatei, in
diesem Fall Datum.
4=1 ist die 4. Zeile und bezeichnet das 4. Feld in der Metaindex Bestandsdatei, in
diesem Fall Stand.
5=96 ist die 5. Zeile und bezeichnet das 5. Feld in der Metaindex Bestandsdatei, in
diesem Fall ID-Nummer.
Geben Sie mit einem Editor in die Metaindex Bestandsdatei folgende Einträge ein:
"001","Testdokument","04.05.2000","Entwurf",622536
"001" ist die Eintragsnummer. Sie muss immer vorhanden sein und an
erster Stelle stehen. Dieser Eintrag muss immer drei Stellen haben;
"Testdokument" ist das 2. Feld. Dieser Eintrag wird in der Ablagemaske im Feld Name
stehen.
"04.05.2000" ist das 3. Feld. Dieser Eintrag wird in der Ablagemaske im Feld
Datum stehen.
194
DocuWare-Zusatzmodule
"Entwurf" ist das 4. Feld. Dieser Eintrag wird in der Ablagemaske im Feld Stand
stehen.
622536 ist das 5. Feld. Dieser Eintrag wird in der Ablagemaske im Feld ID-
Nummer stehen.
Zahlen, die in ein numerisches Feld abgelegt werden, müssen nicht in Anführungszeichen stehen.
Wird die Zahl trotzdem in Anführungszeichen gesetzt, werden Kommas und Punkte in der Zahl nicht
beachtet. Falls Fixkommastellen für dieses Feld in der Archiv-Verwaltung eingestellt sind, werden die
entsprechenden letzten Stellen der Zahl als Nachkommastellen verwendet.
Wird die Zahl nicht in Anführungszeichen gesetzt, so ist zu beachten, dass ein Komma als Trennung
zwischen den Feldern interpretiert wird. Punkte werden auch hier nicht beachtet.
Beispiele:
Fix-komma- Eintrag der Index in DocuWare Bemerkung
stellen Metaindex-
Bestandsdatei
0 "1,20034" 120034 Komma wird wegen der
Anführungszeichen nicht beachtet
0 "1200.34" 120034 Punkt wird nicht beachtet, egal ob
Anführungszeichen gesetzt sind oder
0 1200.34 120034
nicht
2 "1,20034" 1200,34 Komma wird wegen der
Anführungszeichen nicht beachtet; 2
Nachkommastellen als feste Feld-
Einstellung
3 "1.20034" 120,034 Punkt wird nicht beachtet, egal ob
Anführungszeichen gesetzt sind oder
3 12003.4 120,034
nicht; 3 Nachkommastellen als feste Feld-
Einstellung
195
DocuWare-Zusatzmodule
Beim Update von ACTIVE IMPORT 2 auf ACTIVE IMPORT 3 werden die Jobs von ACTIVE IMPORT 2
übernommen.
ACTIVE IMPORT übergibt diesem Programm die benötigten Informationen als Startparameter:
Der Startparameter "-s" gibt die zu bearbeitende Datei an
Der Startparameter "-t" gibt das Zielverzeichnis an
Der Startparameter "-c" gibt eine Konfigurationsdatei an, die das externe Programm unter
Umständen benötigt.
Die Kommandozeile, die dem externen Programm übergeben wird, kann z.B. folgendermaßen aussehen:
Im Gegensatz zu einer CSV Datei können Textdateien mit Trennzeichen ein beliebiges Trennzeichen für
die Felder der Datensätze haben. Hochkommas um Feldeinträge werden in diesem Fall immer mit
chkommas, in das
gewählte Datenbankfeld übernommen.
Beim Einrichten der Indexierungserweiterung muss der erste Datensatz der Datei vollständig ausgefüllt
sein. Falls dies nicht der Fall ist, so lassen sich die Felder, die keinen Wert haben, nicht zuweisen.
196
DocuWare-Zusatzmodule
11.4.6 Übernahme des Sende- bzw. Empfangsdatums von E-Mails als Indexkriterium
Das Sende- und das Empfangsdatum von E-Mails kann von ACTIVE IMPORT als Indexkriterien
übernommen werden. Dabei ist zu beachten, dass nur Daten bis einschließlich 31.12.2037 ausgelesen
werden können. Daten ab dem 01.01.2038 können aufgrund der Verwendung von CTime Objekten
nicht korrekt ausgelesen werden. Die zugeordneten Indexfelder bleiben dann leer.
11.4.7 Hinweis zur Übernahme des Erstellungsdatums einer Datei als Indexkriterium
Wird eine Datei von einem Verzeichnis in ein anderes kopiert, so ändert Windows das Erstellungsdatum
der Datei auf den Tag und die Zeit, an der die Datei kopiert wurde. Die Übernahme des
Erstellungsdatums macht folglich nur Sinn, wenn die Datei vor dem Import mit ACTIVE IMPORT nicht
kopiert wurde.
Für den Fall, dass ACTIVE IMPORT in diese Ordner Dateien mit Namen speichern muss, die in diesen
Ordner bereits bestehen, werden ab DocuWare 5 Unterordner mit Namen AI_x erstellt, wobei x eine
fortlaufende Nummer ist. Die Dateien werden dann in diesen Unterordnern gespeichert. Auf diese
Weise können mehrere Dateien mit gleichen Namen im Backup-Ordner oder auch im Processed-Ordner
gespeichert werden.
Für den Fall, dass der Import von Dokumenten, die im Backup-Ordner gespeichert wurden, noch einmal
versucht werden soll, kann einfach der Inhalt des Backup-Ordners (außer der Log-Datei alle Dateien
und Unterverzeichnisse) in den überwachten Ordner verschoben werden. Um die Dateien aus den
möglichen Unterordnern auch zu importieren, muss die Option Dateien aus Unterverzeichnissen
importieren auf der Registerkarte Quelle für den ACTIVE IMPORT Job aktiviert werden.
197
DocuWare-Zusatzmodule
Ab DocuWare 5 können Sie direkt im ACTIVE IMPORT Hauptfenster über Menü Optionen Server
Modus den Server Modus von ACTIVE IMPORT ein- bzw. ausschalten.
Alternativ dazu und für frühere DocuWare Versionen haben Sie die folgende Möglichkeit:
Zum Einschalten des Servermodus ergänzen Sie folgenden Eintrag in der Registry:
HKEY_CURRENT_USER\Software\DocuWare\DocuWare\ActiveImport
AIServer=1
11.4.11 ACTIVE IMPORT mit Navision oder Informix als externer Datenbank
Navision und Informix benutzen in der Regel eigene Datentypen, die DocuWare nicht kennt.
(DocuWare kennt Datentypen, die auch von MS SQL genutzt werden). Für die Zusammenarbeit als
externe Datenbanken mit ACTIVE IMPORT sind folgende daraus resultierende Konsequenzen zu
beachten:
Es ist möglich, DocuWare für die Indexierung der Dokumente aus den externen Datenbanken deren
eigene Datentypen zur Indexerweiterung zuzuweisen. Bei der Zuweisung erscheint in manchen Fällen
ein Hinweis, dass die Datentypen unterschiedlich sind. Der Hinweis kann ignoriert werden.
Navision
Auf Grund der eigenen Datenbanktypen von Navision ist es nicht möglich, dass ACTIVE IMPORT in der
externen Datenbank Indexbegriffe ersetzt oder löscht. Die Funktion, über Indexänderungen in externen
Datenbanken zu prüfen, ob alle Dokumente archiviert und indexiert wurden, steht mit einer Navision-
Datenbank als externer Datenbank nicht zur Verfügung.
Eine Indexzuweisung aus einer Navision-Datenbank ist nicht möglich, wenn ein Datum als Matchcode
verwendet wird.
198
DocuWare-Zusatzmodule
Informix
Informix-Datenbanken lassen nur klein geschriebene Benutzernamen zu. Für eine reibungslose
Zusammenarbeit mit ACTIVE IMPORT empfiehlt es sich, auch in DocuWare klein geschriebene
Benutzernamen zu verwenden. Ansonsten erscheint die ODBC-Maske und verlangt ein Login.
Ab DocuWare 5.1 Fix 2 können Sie die Trennzeichen, die ACTIVE IMPORT in den SQL-Abfragen
verwenden soll, auf Ihre spezielle Datenbank anpassen. Ebenso können Sie den Gleichheitsoperator
genauer spezifizieren.
199
DocuWare-Zusatzmodule
Spaltentrennzeichen (ColumnSeparator)
Tabellentrennzeichen (TableSeparator und Namensformat)
Trennzeichen für freie SQL-Kommandos (FreeSelectSeparator)
Gleichheitsoperator (CharColumnEqualOperator)
Die Anpassung erfolgt nach dem Erstellen des ACTIVE IMPORT Jobs und gilt dann ausschließlich für
diesen Job.
Für die Anpassung öffnen Sie zunächst den Registrierungs-Editor und navigieren in den Bereich
HKEY_CURRENT_USER\Software\DocuWare\DocuWare\ActiveImport\
j<dreistellige Jobnummer>\Enhancer
Geben Sie nun für alle der folgenden vier Komponenten die gewünschten Werte vom Typ Zeichenfolge
an:
ColumnSeparator
TableSeparator
FreeSelectSeparator
CharColumnEqualOperator
Beispiele für ColumnSeparator (%1 ist Platzhalter für den Spaltennamen)
Mögliche Werte für TableSeparator (%1 ist Platzhalter für Owner-Namen, %2 für Tabellennamen)
Bei Datenbanken, bei denen auf den Owner-Namen nicht zugegriffen werden kann (z.B. Fox Pro),
müssen hierfür keine Angaben gemacht werden.
200
DocuWare-Zusatzmodule
(%1) Die Trennzeichen sind ( ) [runde Klammern] (z.B. für Fox Pro,
MySQL und PROVEX)
MySQL Datenbank
201
DocuWare-Zusatzmodule
SCULPTOR Datenbank
DB2 Datenbank
Beim Brennen des REQUEST-Containers wird das Joliet-Format verwendet, da sich innerhalb des
REQUEST-Containers Dateien mit langen Dateinamen befinden. Bei der Auswahl des Laufwerks stehen
daher nur die Laufwerke zur Verfügung, deren Dateisystem-Einstellungen auf "Joliet" gesetzt sind.
Unter dem Betriebssystem Windows 7 Starter können keine Dokumente aus einem REQUEST-Container
geöffnet werden.
202
DocuWare-Zusatzmodule
11.6 AUTOINDEX
AUTOINDEX für Archive im DocuWare 4-Modus kann nicht unter Windows XP 64 Bit und Windows
Server 2003 64 Bit verwendet werden.
Wenn der Dateiname ein Dokument eindeutig kennzeichnet und der Dateiname mit der Import Option
in ein Indexfeld übernommen wird, so kann der Dateiname als Matchcode für AUTOINDEX verwendet
werden.
AUTOINDEX kann nicht nach leeren Einträgen (SQL-NULL) suchen, deshalb können solche Einträge auch
nicht als Matchcode verwendet werden.
Verwendet ein DocuWare Benutzer das Programm AUTOINDEX, um Datenbankeinträge von im Archiv
abgelegten Dokumenten zu ändern, kann er dies auch, wenn er nur Read Only Rechte an dem Archiv
hat. Sie sollten daher genau überlegen, wem Sie das Programm AUTOINDEX zur Verfügung stellen.
Indexergänzung in Stichwortfeldern
Sie können bei der Konfiguration eines AUTOINDEX-Workflows mehrere externe Felder einem
DocuWare Stichwortfeld zuordnen, d.h. also dass die Einträge der externen Felder als einzelne
Stichwörter in das Stichwortfeld aufgenommen werden. Da die Stichwortfelder aber auf 64 Einträge
beschränkt sind, kann es passieren, dass bei bereits gefüllten Stichwortfeldern nicht mehr alle Einträge
der externen Felder übernommen werden können. In diesem Fall wird eine entsprechende
Fehlermeldung in die Logging-Datei geschrieben.
In Zusammenhang mit der Option Löschen der zugewiesenen Datensätze der externen Datenquelle,
wenn ein Match gefunden wurde, kann es zu folgendem Szenario mit Datenverlust kommen:
Ein Datensatzpaar wird gefunden, aber nicht alle externen Einträge können in das Stichwortfeld
übernommen werden, da dies schon vorher zu mindestens zum Teil gefüllt war. Da der Match
gefunden wurde, gilt das Datensatzpaar als abgearbeitet, der externe Datensatz wird nun gelöscht.
Im Ergebnis liegen die Informationen aus dem externen Datensatz nicht vollständig in DocuWare vor
und der externe Datensatz selbst ist gelöscht.
Um einem so verursachten Datenverlust vorzubeugen, sollten Sie entweder sicherstellen, dass in den
Stichwortfeldern ausreichend Platz ist, oder die Option Löschen der zugewiesenen Datensätze der
externen Datenquelle deaktivieren.
Bei AUTOINDEX haben Sie die Möglichkeit, sowohl im DocuWare-Archiv als auch in der externen
Datenquelle die zu durchsuchende Dokumente/Datensätze zu filtern, um den Workflow zu
beschleunigen.
Bitte beachten Sie hierbei, dass dann auch nur die Dokumente/Datensätze, die dem Filter entsprechen,
auf die Erfüllung des Matchcodes geprüft werden. Es kann also durchaus möglich sein, dass ein
203
DocuWare-Zusatzmodule
Matchcode eindeutig ist bei der Menge der gefilterten Dokumente/Datensätze, aber nicht mehr
eindeutig ist bei den gesamten Dokumenten/Datensätzen. Ebenso kann es passieren, dass kein
Dokument/Datensatz, das dem Matchcode entspricht, gefunden wird, weil ein Filter das entsprechende
Dokument/den entsprechenden Datensatz ausschließt.
Dies sollten Sie bei der Wahl der Optionen (Verhalten bei mehreren oder keinem Match)
berücksichtigen.
Haben Sie einen AUTOINDEX-Workflow mit einer Dateiverbindung und wird bei dem Workflow als
Matchcode auf DocuWare-Seite ein numerisches Feld mit Nachkommastellen verwendet, sollten Sie
folgendes beachten:
Die Anzahl der Nachkommastellen des betreffenden DocuWare-Feldes und der Spalte der
Dateiververbindung müssen gleich sein, ansonsten wird kein Match gefunden. Die interne Speicherung
in der Datenbank ist für den Match-Abgleich unerheblich.
Beispiel:
Sie haben ein DocuWare-Feld mit zwei Nachkommastellen und ein Dokument wurde mit dem Wert
2,00 für dieses Feld abgelegt. In der Datenbank wird dieser Wert als 200 gespeichert. Damit für
AUTOINDEX ein Match gefunden werden kann, muss in der Dateiverbindung auch 2,00 stehen.
Haben Sie auf einem Rechner ein DocuWare 5-System mit AUTOINDEX und ein DocuWare 4-System
mit COLD/READ oder AUTOINDEX installiert, so dürfen Sie weder COLD/READ noch AUTOINDEX des
DocuWare 4-Systems verwenden.
Falls Sie eine Datenbankverbindung als externe Datenquelle nutzen und das Archiv der Iterator ist,
kann es je nach Datenbank vorkommen, dass die Datenbank für jeden Datensatz des Archivs geöffnet
und geschlossen wird. Dadurch wird der AUTOINDEX-Lauf langsamer.
Um dieses Verhalten zu umgehen, lässt sich in Windows ein Pooling einschalten. Dazu gehen Sie
folgendermaßen vor:
Öffnen Sie den ODBC Data Source Administrator und wechseln Sie auf die Registerkarte Connection
Pooling.
204
DocuWare-Zusatzmodule
Klicken Sie doppelt auf den im Screenshot markierten Eintrag Driver do Microsoft Access.
Activieren Sie hier das Pooling und geben Sie die Zeit an, die die Verbindung geöffnet bleiben soll,
auch wenn sie nicht genutzt wird, zum Beispiel 60 Sekunden.
Über den AUTOINDEX-Workflow können auch für COLD-Dokumente die Indexeinträge geändert
werden. Dabei werden jedoch nur die Datenbankeinträge geändert. Die CL5-Datei und die darin
enthaltenen Indexeinträge des Dokuments werden durch AUTOINDEX nicht aktualisiert. Dadurch sind
die Indexeinträge, wie sie in der Datenbank gespeichert sind und wie sie in der CL5-Datei enthalten
sind, nicht mehr konsistent. Im Falle eines Restores würden die älteren, in der CL5-Datei enthaltenen
Indexeinträge verwendet, um die Datenbankeinträge neu aufzubauen.
205
DocuWare-Zusatzmodule
Die aktuelle Version von DocuWare READER erhalten Sie auf www.docuware.de/download (siehe
http://www.docuware.de/download - http://www.docuware.de/download), hier geben Sie als Titel
DocuWare READER an.
Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit die Datei DWReader.msi aus dem mit DocuWare
ausgelieferten INTERNET-SERVER herunterzuladen.
Dadurch wird das Installationsprogramm gestartet. Dieses Programm installiert DocuWare READER
und registriert ihn als das Windows Standard-Anzeigeprogramm für Dateien mit der Dateierweiterung
.001.
Die Overlays können dazu verwendet werden, Bereiche einer Dokumentseite abzudecken z.B. mit einem
schwarzen Rechteck.
Wenn Sie diese abgedeckten Bereiche sichtbar machen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Speichern Sie die TIFF-Datei auf Ihrer lokalen Festplatte
Zeigen Sie diese TIFF-Datei mit einem anderen Viewer (z.B. Kodak Imaging-Viewer) an.
Beim Anzeigen von Dokumenten mit einem anderen Viewer werden die Overlays mit den Anmerkungen
nicht angezeigt, so dass abgedeckte Bereiche wieder sichtbar sind.
11.8 COLD/READ
COLD/READ kann nicht unter Windows XP 64 Bit und Windows Server 2003 64 Bit verwendet werden.
11.8.1 COLD/READ-Workflow
Bitte beachten Sie die folgenden Punkte, wenn Sie einen COLD/READ-Workflow einrichten:
Das Archiv im DocuWare 4-Modus, das als Quelle der CLD-Dateien dient, muss im Read-Write-
Modus sein, damit die konvertierten CLD-Dateien entsprechend markiert werden können.
Content Server: Für die Konvertierung muss der ausgewählte Content Server auf die ODBC-Quelle
des DocuWare 4 Archivs zugreifen. Stellen Sie daher sicher, dass sich die ODBC-Quelle auf dem
gleichen Rechner wie der Content Server befindet und dass der Benutzer, unter dem der Content
Server läuft, Zugriff auf die ODBC-Quelle hat.
Zudem muss der Content Server Zugriff auf das Zielarchiv haben.
206
DocuWare-Zusatzmodule
Workflow Server: Falls der Workflow zeitgesteuert starten soll, wird vor dem Lauf zunächst ein
Lauf des Zusatzmoduls COLD/READ gestartet. Um das zu gewährleisten müssen auf dem Rechner,
auf dem der für den Workflow zuständige Workflow Server installiert ist, ein DocuWare-Client und
das Zusatzmodul COLD/READ installiert sein.
Benutzer DocuWare 4-Archiv: Der DocuWare-Benutzer, mit dem auf das DocuWare 4-System
zugegriffen wird, muss dort über die Rechte eines Administrators verfügen. Die Rechte müssen ihm
direkt und nicht nur über die Zugehörigkeit zu einer Gruppe zugewiesen sein.
Sollen die CLD-Dateien des DocuWare 4-Archivs bei der Konvertierung für das DocuWare 5-Archiv
das COLD-Format beibehalten und somit CL5-Dateien werden (nicht aber in TIFF konvertiert
werden), müssen die Feldindices der beiden Archive identisch sein.
<Archivname>.<Plattennummer>\COLD
Unter diesem COLD-Ordner werden weitere Unterordner erstellt, und zwar mit einer 10-stelligen
Nummer. Die Nummer des Unterordners ist diejenige der ersten CL5-Datei, die in dem Unterordner
gespeichert wird. Pro Unterordner können aus Performance-Gründen maximal 256 CL5-Dateien
gespeichert werden.
Da normalerweise nicht nur COLD-Dokumente in einem Archiv abgelegt werden, sind die DocIDs der
einzelnen Dokumente innerhalb einer CL5-Datei zwar aufsteigend, aber nicht unbedingt direkt
fortlaufend. Auch die Dateinamen der CL5-Dateien und die Namen der Unterordner sind zwar
numerisch aufsteigend, aber nicht fortlaufend.
Beispiel:
Das erste Dokument innerhalb der ersten CL5-Datei, die in dem DocuWare 5-Archiv gespeichert werden
soll, hat die DocID 0000000479. Daher heißt die CL5-Datei 0000000479.CL5. Da dies die erste CL5-
Datei in dem Archiv ist, wird ein neuer Unterordner mit der Nummer 0000000479 angelegt. Der
Speicherpfad der CL5-Datei ist also:
<Archivname>.<Plattennummer>\COLD\0000000479\0000000479.CL5
207
DocuWare-Zusatzmodule
11.8.7 Zeichensätze
Damit bei mit COLD/READ importierten Daten im Viewer das Euro-Zeichen korrekt angezeigt wird,
müssen Sie in der FRM-Datei in der Sektion [Layout] den Eintrag "Euro=1" hinzufügen. Ferner muss der
Wert "ANSI=1" gesetzt sein.
Ab DocuWare 4.5 werden auch die arabischen, griechischen und thailändischen Zeichensätze für COLD
voll unterstützt. Wenn nur Win98/Me Clients verwendet werden, ist keine Anpassung nötig. Bei WinNT,
Win2000 oder XP Clients muss die Sektion [Layout] in der FRM Datei wie folgt verändert werden:
[Layout]
CharSet=x
Standard-Wert ist 0
Zusätzlich muss bei der COLD Anpassung mit einem nicht proportionalen Font gearbeitet werden, der
die entsprechende Sprache unterstützt.
208
DocuWare-Zusatzmodule
11.9 LINK
Auf 64-Bit-Rechnern erkennt der Link-Editor beim Anlegen eines neuen Links keine Fenstertitel von
64-Bit-Programmen, hingegen können Fenstertitel von 32-Bit-Programmen ausgewählt werden. Dann
lässt sich LINK ohne Probleme anlegen und ausführen.
11.11.1 Voraussetzungen
Lotus Notes
Lotus Domino Server R6.5: 2003 Server oder ein neueres Betriebssystem, 32-bit
Lotus Notes Client(s): Windows 2000 SP4, Windows XP Prof. SP1, Windows 2003 Server SP1
DocuWare
DocuWare 5-Server: Windows XP Prof. SP2, Windows 2003 Server SP1, Windows Vista, Windows 2008
Server, Windows 7.
209
DocuWare-Zusatzmodule
DocuWare 5-Client: Windows XP Prof. SP2, Windows 2003 Server SP1, Windows Vista, Windows 2008
Server, Windows 7.
DocuWare CONNECT to NOTES 2 funktioniert nur mit Archiven im DocuWare 5-Modus. Archive im
DocuWare 4-Modus und RAIMA Datenbanken werden von DocuWare CONNECT to NOTES nicht
unterstützt.
Die Installation von DocuWare erfolgt in mehreren Schritten. Zum Einlesen Ihrer Benutzerdaten und
des Lizenzstrings benötigen Sie Ihre Lizenz-Daten. Nähere Informationen zu den Lizenzen finden Sie im
Installationshandbuch und in der Online-Hilfe des Setups. Die Beschreibung der Installation von
CONNECT to Notes entnehmen Sie bitte der Online-Hilfe CONNECT to NOTES und dem hier folgenden
Kapitel.
Für die automatische Archivierung von Dokumenten aus Notes in DocuWare-Archive muss auf dem
Domino Server, auf dem die CONNECT to NOTES Datenbank installiert ist, ein DocuWare-Client
installiert sein.
Temporäres Verzeichnis
Zum Archivieren, sowie Importieren von Dokumenten in Lotus Notes wird ein temporäres Verzeichnis
mit dem Namen DWC2N angelegt. Dieses Verzeichnis wird automatisch unterhalb des temporären
Verzeichnisses des Betriebssystems für den angemeldeten Benutzer angelegt.
Datenbank-Schablonen: Die CONNECT to NOTES Dateien werden vom Client-Setup in den Unterordner
CONNECT to Notes des DocuWare Clientverzeichnisses kopiert, falls bei der Modulauswahl für das
Client-Setup die Option Database templates ausgewählt ist. Die Schablonen müssen nicht an den
Client-Rechnern installiert sein; lediglich der Notes-Administrator benötigt die Schablonen.
Die Schablonen müssen in das DATA Verzeichnis des zu verwenden Domino Servers kopiert werden. Von
da aus können damit über den Notes Client entsprechende Notes Datenbanken erstellt werden.
C2NAppl.ntf enthält die Vorlage für die Lotus Notes Datenbank der
CONNECT to NOTES Anwendung.
C2NLink.ntf enthält die Vorlage für eine Lotus Notes Datenbank, die als
Verknüpfungs-Datenbank verwendet wird.
210
DocuWare-Zusatzmodule
Client-Komponente: Die Datei wird vom Client-Setup in den lokalen DocuWare-Pfad kopiert, falls bei
der Modulauswahl für das Client-Setup die Option Client component ausgewählt ist. Die Datei muss an
jedem Rechner installiert sein, auf dem ein Notes-Client laufen soll. Ohne die DLL-Datei funktioniert
" Umgebungsvariable aufgenommen.
Während des Setup darf der Notes Client nicht gestartet sein.
Bei einer manuellen Installation von DocuWare CONNECT to NOTES - ohne DocuWare-Setup - kopieren
Sie die Datei DWLNConn.dll in das lokale DocuWare-Programmverzeichnis. Zudem muss der lokale
DocuWare-Pfad manuell in die PATH Umgebungsvariable aufgenommen werden.
Fügen Sie das lokale Programmverzeichnis des DocuWare-Clients der System-Variablen Path des
Betriebssystems hinzu. Hierzu gehen Sie folgendermaßen vor:
Unter Windows 2000 öffnen Sie über die Systemsteuerung das Dialogfenster Systemeigenschaften.
Durch Klicken auf die Schaltfläche Umgebungsvariablen öffnen Sie das Dialogfenster
Umgebungsvariablen. Hier ändern Sie die System-Variable Path. Werden mehrere Pfade in der
System-Variablen Path eingetragen, sind diese durch Semikolon zu trennen.
Dieser Eintrag muss am Domino Server sowie den Clients vorgenommen werden.
Für das Anlegen der benötigten Notes-Datenbanken werden die beiden Template-Dateien C2NAppl.ntf
und C2NLink.ntf verwendet. Kopieren Sie diese Dateien in das \DATA Unterverzeichnis der Lotus
Notes\Domino Installation.
Öffnen Sie das Dialogfenster Neue Datenbank über den Menüpunkt Datei/Datenbank/Neu (Strg+N).
Im Dialogfenster Neue Datenbank nehmen Sie die erforderlichen Einstellungen für die neue Datenbank
vor. Um eine Liste aller verfügbaren Vorlagen zu erhalten, aktivieren Sie die Option Weitere Schablonen
anzeigen. Aus dieser Liste wählen Sie die DocuWare CONNECT to NOTES 5.1 Datenbank-Vorlagen.
211
DocuWare-Zusatzmodule
Weiteres Vorgehen
Notes: Nachdem Installation und Implementierung abgeschlossen sind, konfigurieren Sie die CONNECT
to NOTES Datenbank in Notes. Dazu muss mindestens ein Notes-Benutzer mit der Rolle C2NAdmin in
der ACL der CONNECT to NOTES Datenbank eingetragen sein. Die Rolle muss dem Notes-Benutzer vor
dem ersten Öffnen der DB gegeben werden. Weitere ausführliche Informationen zur Konfiguration
finden Sie in der Online-Hilfe von CONNECT to NOTES.
DocuWare: Jedes DocuWare-Archiv, in das Dokumente aus Notes abgelegt werden sollen, muss Notes-
fähig sein. Aktivieren Sie dazu für jedes Archiv die Option Notes-Zugriff erlaubt in der DocuWare-
Administration im Bereich Archiv x/Allgemein/Optionen.
<Pfad des DocuWare Clients>\CONNECT to Notes\jar\R6 (Pfad für die zusätzlichen Dateien für Notes
R6)
(Sofern Lotus Notes R6 verwendet wird, muss auch noch der Inhalt des <Pfad des DocuWare
Clients>\CONNECT to Notes\jar\R6 Ordners in den Notes Klassenpfad kopiert werden)
Nach dem Kopieren der Dateien muss der Lotus Notes Client neu gestartet werden.
212
DocuWare-Zusatzmodule
Bei der Anzeige von Dokumenten über das SAPGUI , kann es gegebenenfalls zum folgenden Fehler
kommen.
TCP/IP error. HTTP-Fehler: 500 (Internal Server Error) Error occured in InfoRequestHandler - Stream
isnot opened or do not support reading!
In diesem Fall erhöhen Sie bitte die Anzahl der möglichen Verbindungen zum Content Server.
Dazu öffnen Sie die Datei DWContentServer.exe.settings der DocuWare Content Server Installation
(bitte nicht mit dem DocuWare SAP HTTP Content Server verwechseln). Dort ändern Sie den Parameter
MaxCachedDocuments von 5 auf 10 oder auch 20. Nach der Änderung starten Sie die DocuWare
Dienste neu.
Sie können CONNECT to SharePoint nur verwenden, wenn der Microsoft Office SharePoint Server 2007
auf einem Rechner mit 32Bit-Betriebssystem läuft.
213
Scannen
12 Scannen
12.2 ISIS-Treiber
Um ein Basis-Paket mit ISIS-Treibern zu installieren, wählen Sie im Rahmen der Client-Installation bzw.
des Client-Updates in dem Dialog Auswahl der Module die Komponente ISIS-Treiber.
Auf der DVD befinden sich weitere ISIS-Treiber. Bei Bedarf installieren Sie diese pro Scanner-
Arbeitsplatz manuell von der DVD. Wählen Sie dazu im Startdialog die Option Install ISIS Drivers.
214
Scannen
Mit DocuWare werden ISIS-Treiber der Level 1-3 ausgeliefert. ISIS-Scannertreiber mit dem Level
Production werden nicht zusammen mit DocuWare ausgeliefert. Diese müssen gesondert bestellt
werden, zum Beispiel bei EMC Captiva.
Mit dem Fix 1 zu DocuWare 5.1 wird dieses Problem behoben sein.
215
Scannen
[%driver name%] Der Name des Scanners. Dieser steht auch in der Titelleiste des
Dialogs Scannereinstellungen in DocuWare.
DETECTPAGESIZE_SUPPORT=x Automatische Papierformaterkennung durch den Scanner
x=0: Funktion deaktiviert
x=1: Funktion aktiviert
(Diese Einstellung ist nur nötig, wenn der Scanner nicht auf den
Eintrag TAG_DETECTPAGESIZE reagiert und wenn der Scanner die
automatische Papierformaterkennung unterstützt.)
PAPERSIZE_IN_UI=x Papierformat kann im Dialog Scannereinstellungen in DocuWare
eingestellt werden.
x=0: Funktion deaktiviert
x=1: Funktion aktiviert
PAPERSOURCE_IN_UI=x Papierquelle kann im Dialog DACS-Scannersteuerung in
DocuWare ausgewählt werden.
x=0: Funktion deaktiviert
x=1: Funktion aktiviert
Öffnen Sie über den Menüpunkt Start/Einstellungen/Systemsteuerung das Dialogfenster Control Panel.
Öffnen Sie durch Doppelklicken auf das Symbol System das Dialogfenster Systemeigenschaften.
Gehen Sie auf die Registerkarte Hardware und öffnen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Geräte-
Manager... das Dialogfenster Device Manager.
Wenn Sie bereits einen Treiber installiert haben, finden Sie ihn im Dialogfenster Device Manager
unterhalb des Symbols Imaging devices. In diesem Beispiel ist es ein Fujitsu M3093Dgdim.
216
Scannen
Zum Installieren eines anderen Treibers öffnen Sie durch Doppelklicken auf den installierten Treiber (im
Beispiel: M3093DGdm) das Eigenschaftsfenster zu diesem Treiber.
Öffnen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Treiber aktualisieren das Dialogfenster Hardwareupdate-
Assistent.
Öffnen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Weiter das nächste Dialogfenster des Assistenten.
Wählen Sie die Option Software von einer Liste oder bestimmten Quelle installieren (für
fortgeschrittene Benutzer).
Öffnen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Weiter das nächste Dialogfenster des Assistenten.
217
Scannen
Aktivieren Sie die Option Nicht suchen, sondern den zu installierenden Treiber selbst wählen.
Öffnen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Weiter das nächste Dialogfenster des Assistenten.
In diesem Dialogfenster werden der verwendete und alle kompatiblen Treiber angezeigt. Klicken Sie auf
Datenträger..., um das Dialogfenster Installation von Datenträger zu öffnen.
Zum Bestimmen des Laufwerks, in dem nach den Treibern gesucht werden soll, öffnen Sie durch
Klicken auf die Schaltfläche Durchsuchen... das Dialogfenster Datei suchen.
218
Scannen
Öffnen Sie im Dialogfenster Datei suchen das Verzeichnis ISIS Driver und das Unterverzeichnis
Win2000_XP auf der DocuWare DVD, in dem sich die Treiber befinden, und dann das Unterverzeichnis
der Sprache, in der der Treiber installiert werden soll. Da Windows nach dem passenden Treiber sucht,
brauchen Sie hier keinen bestimmten Treiber auswählen.
Kehren Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Öffnen in das vorige Dialogfenster zurück. Hier wird
Ihnen dann der Pfad zu den Treibern angezeigt.
Starten Sie durch Klicken auf die Schaltfläche OK die Suche nach dem passenden Treiber.
Öffnen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Weiter das nächste Dialogfenster des
Assistenten.
Während der Scanner-Treiber installiert wird, erscheint eine die Information die Ihnen mitteilt, dass die
Software, die für diese Hardware installiert wird, den Windows-Logo-Test nicht bestanden hat.
Nachdem die Treiberdateien kopiert wurden, klicken Sie zum Abschließen der Installation auf die
Schaltfläche Fertig stellen.
219
Brennen von CDs und DVDs
Wenn der PoINT Jukebox Manager an Ihrem Computer installiert ist, können Sie nur über den PoINT
Jukebox Manager CDs brennen, aber nicht direkt aus DocuWare.
Das Brennen auf DVD ist dem Brennen auf einer CD sehr ähnlich. Um die Größe einer DocuWare Platte
zu beschränken, können Sie in der Archivverwaltung auf der Registerkarte Kapazitätsbeschränkungen
für DVDs die Einstellungen für CDs verwenden. Bei einer DVD können Sie im Eingabefeld maximale
Plattengröße bis zu 3,63 GB oder 4,37 GB angeben, das entspricht 3630 MB oder 4370 MB.
Das Brennen von DVDs mit Format DVD+RW wird mit DocuWare derzeit nicht möglich.
13.3 Brennen von CDs und DVDs für Archive im DocuWare 5-Modus
Das Brennen von Archiven in DocuWare 5-Modus auf CD oder DVD wird über die DocuWare-
Administration mit Hilfe des Workflow Servers ausgeführt. Jedem Workflow Server ist ein Windows
User zugeordnet, mir dessen Kennung der Workflow Server arbeitet. Wenn man CDs/DVDs brennen will,
dann muss dies ein Windows Administrator sein.
13.4 Brennen von CDs und DVDs für Archive im DocuWare 4-Modus
SQL-Archive werden vor dem Brennvorgang automatisch in RAIMA-Archive konvertiert. Diese RAIMA-
Archive werden im temporären Pfad von Windows angelegt und nach dem Brennvorgang wieder
gelöscht. Die Protokolldatei zu diesem Konvertierungsvorgang CDconv.log befindet sich in dem
LOCALPATH von DocuWare. Stellen Sie sicher, dass auf Ihrer Festplatte genügend Speicherplatz für
diesen Vorgang zur Verfügung steht.
Bei einer Einzelplatzinstallation von DocuWare kann ein SQL-Archiv nur dann mit auf die CD gebrannt
werden, wenn das Archiv im DocuWare Hauptfenster nicht geöffnet ist, damit das SQL-Archiv in ein
RAIMA-Archiv konvertiert werden kann. Der Konvertierungsvorgang erfolgt automatisch vor dem
Brennen.
220
Brennen von CDs und DVDs
Ab DocuWare Version 4.5 können Sie einen Brenner auswählen, falls mehrere Brennerangeschlossen
sind. Wahlweise können Sie auch ein Abbild der zu brennenden Verzeichnisse für einen späteren
Brennvorgang erstellen lassen.
Bei der Funktion Abbild erzeugen werden die Optionen Datei-Einzelvergleich und Löschen der
Dokumente nach erfolgreichem Datei-Einzelvergleich nicht unterstützt.
Das Brennen von CDs/DVDs ist unter WindowsXP/2003 nur für Windows-Administratoren möglich.
221
Beispiel-Archive und Beispiel-Briefkörbe anpassen
DocuWare 5 und DocuWare BUSINESS werden mit einem Beispiel-Briefkorb und einem Beispiel-Archiv,
jeweils mit Beispiel-Dokumenten, ausgeliefert.
Sie können DocuWare mit Briefkörben und Archiven ausliefern, die an die speziellen Bedürfnisse Ihrer
Nutzer oder an spezielle Anwendungen angepasst sind. Das Anpassen der Briefkörbe und Archive
können Sie sowohl für Voll-Versionen als auch für Test-Versionen vornehmen.
Die von der DVD kopierten Dateien sind alle schreibgeschützt. Entfernen Sie den Schreibschutz, z.B. mit
dem DOS-Kommando
attrib -r /S.
Das Verzeichnis Baskets enthält ein Verzeichnis mit dem Namen des Beispiel-Briefkorbs. Darin befinden
sich die Datei Basket.ini mit den Konfigurationseinstellungen für den Beispiel-Briefkorb und die
Dateien der Beispiel-Dokumente.
Das Verzeichnis FileCabinets enthält ein Verzeichnis mit den Namen Sample<Sprachcode>. In diesem
sind in einer Unterordnerstruktur die Dokumente, die das Beispiel-Archiv enthält, gespeichert. Diese
Unterordnerstruktur entspricht der DocuWare-Archivplatte. In der Datei Sample<Sprachcode>.xml sind
die Archiveinstellungen gespeichert.
222
Beispiel-Archive und Beispiel-Briefkörbe anpassen
223
Beispiel-Archive und Beispiel-Briefkörbe anpassen
224
Anhang
15 Anhang
MS WORD
225
Anhang
MS Excel
Windows Client Web Client
Anzeige allgemein gute Darstellung des Dokuments gute Darstellung des Dokuments
analog zur Excel-Bildschirmanzeige analog zur Ausdruck-Version des
des Dokuments Excel-Sheets: die Seitenumbrüche im
Viewer erfolgen entsprechend des
festgelegten Druckbereichs im
Seitenlayout des Dokuments
Durch Seiten scrollen uneingeschränkt möglich uneingeschränkt möglich
Platzierung Stempel präzise präzise
Platzierung Markierungen präzise präzise
Platzierung Text-Anmerkungen präzise, lediglich während des präzise
Schreibprozesses verringern vertikale
Linien am Buchstaben die Lesbarkeit
Platzierung weiterer Anmerkungen präzise präzise
(Kreise, Pfeile etc.) platzieren
Anzeige über den jeweils anderen Client
Aufgrund der unterschiedlichen Anzeigeverhältnisse in den beiden Viewern werden gesetzte Anmerkungen im
Windows- und Web-Client nicht an identischer Position angezeigt.
Stempel Position abweichend, je nach Position abweichend, je nach
Seitenumbruch stark Seitenumbruch stark
Markierungen Markierung verschoben, je nach Markierung verschoben, je nach
Seitenumbruch stark Seitenumbruch stark
Text-Notizen Notiz verrückt, je nach Notiz verrückt, je nach
Seitenumbruch stark Seitenumbruch stark
Weitere Anmerkungen (Kreise, Pfeile Position abweichend, je nach Position abweichend, je nach
etc.) Seitenumbruch stark Seitenumbruch stark
TXT
Windows Client Web Client
Anzeige allgemein sehr gute Darstellung und Lesbarkeit sehr gute Darstellung und Lesbarkeit
Durch Seiten scrollen uneingeschränkt möglich uneingeschränkt möglich
Platzierung Stempel präzise präzise
Platzierung Markierungen präzise präzise
Platzierung Text-Anmerkungen präzise präzise
Platzierung weiterer Anmerkungen präzise präzise
(Kreise, Pfeile etc.) platzieren
Anzeige über den jeweils anderen Client
Der Viewer im Web Client zeigt mehr Zeilen pro Seite an als der Viewer im Windows Client die Platzierung
gesetzter Anmerkungen ist dadurch nicht hundertprozentig kongruent.
226
Anhang
MS PowerPoint
Windows Client Web Client
Anzeige allgemein Gute Darstellung der Folien Sehr gute Darstellung der Folien
optimale Ansicht im Zoommodus optimale Ansicht im Zoommodus
zwischen 10 Prozent und 25 Prozent. zwischen 75 Prozent und 90 Prozent.
Durch Seiten scrollen uneingeschränkt möglich uneingeschränkt möglich
Platzierung Stempel präzise, im optimalen Zoommodus zu 90 % präzise
von 15 % Inhalt allerdings schwer
lesbar
Platzierung Markierungen präzise präzise
Platzierung Text-Anmerkungen exakt, im optimalen Zoommodus von präzise
15 % Text allerdings schwer lesbar
Platzierung weiterer Anmerkungen präzise, geringe Linienstärke präzise
(Kreise, Pfeile etc.) platzieren
Anzeige über den jeweils anderen Client
Aufgrund der unterschiedlichen Anzeigeverhältnisse in den beiden Viewern werden gesetzte Anmerkungen im
Windows- und Web-Client nicht an identischer Position angezeigt.
Stempel Position abweichend Position abweichend
Markierungen Markierung verschoben Markierung verschoben
Text-Notizen Notiz verrückt Notiz verrückt
Weitere Anmerkungen (Kreise, Pfeile Position abweichend Position abweichend
etc.)
PDF
Windows Client Web Client
227
Anhang
DW TIFF
Windows Client Web Client
228
Anhang
PNG
Windows Client Web Client
JPG
Windows Client Web Client
229
Anhang
230
Anhang
Für die grau markierten Code Pages wird in folgender Tabelle angegeben, inwieweit sie die
Zeichensätze der in DocuWare zur Verfügung stehenden Sprachen (siehe OCR: Registerkarte Sprachen)
unterstützen:
J = Ja
N = Nein
F = Fast immer
G = Geeignet, aber einige Großbuchstaben mit Akzent werden nicht unterstützt
Wird ein Zeichensatz einer Sprache von keiner dieser 6 Code Pages unterstützt, zeigt die rechte Spalte
an, welche weitere(n) Code Page(s) verwendet werden kann bzw. können.
231
Anhang
A1 100 x 100 ja
200 x 200 ja
232
Anhang
A2 100 x 100 ja
200 x 200 ja
300 x 300 ja
400 x 400 ja
A3 100 x 100 ja
200 x 200 ja
300 x 300 ja
400 x 400 ja
600 x 600 ja
A4 100 x 100 ja
200 x 200 ja
300 x 300 ja
400 x 400 ja
600 x 600 ja
A5 100 x 100 ja
200 x 200 ja
300 x 300 ja
A5 400 x 400 ja
600 x 600 ja
1200 x 1200 ja
233
Anhang
Sollten Sie einen CD-Brenner besitzen, der nicht 100%ig den Spezifikationen entspricht und sich somit
mit DocuWare nicht betreiben lässt, können Sie mit DocuWare ein Abbild der CD auf Festplatte
erzeugen lassen und dieses dann mit der mitgelieferten Brennsoftware Ihres Brenners auf die CD
kopieren.
Es werden generell alle DVD-Brenner unterstützt, die MMC kompatibel sind. Dabei steht MMC für
MultiMedia Commands und bezeichnet einen standardisierten Befehlssatz zur Steuerung von und zur
Kommunikation mit Multimedia-Geräten.
Die folgende Liste enthält die DVD-Brenner, die speziell getestet worden sind. Bei diesen ist
sichergestellt, dass DocuWare sie unterstützt.
- Acer CRW620
234
Anhang
- Acer CRW620A
- AOPEN CRW2440
- FREECOM DVD+/-RW8B
- FREECOM DVD+/-RW8B9
- FREECOM DVD+/-RW16B8
- FREECOM DVD+/-RW16B9
- Generic CRD-R800S
- HP CD-Writer 6020
- HP 6020I
- IMS CDD2600
- JVC XR-W2020
- JVC XR-W2022
- JVC R2626
- JVC XR-W2040
- Kodak PCD240
- Lite-On LTR-511
- LG GMA-4020B
235
Anhang
- LG GMA-4120B
- Matsushita CW-7502
- Mitsbish CDRW226
- Mitsbish CDRW226A
- _NEC CB-2100
236
Anhang
- Philips CDD2600
- Philips DVDRW208
- Philips DVDRW228
- Philips OMNIWRITER26
- Philips PCRW2010
- Pioneer DVD-R7211
237
Anhang
- Pioneer DVR-S201
- Pinnacle RCD4X4
- Pinnacle RCDW226
238
Anhang
- Ricoh MP6200A
- Ricoh MP6200S
- Ricoh MP6201S
- Ricoh MP6201S
- Ricoh RW5120A
- SAF CD-R8020
- Sanyo CRD-R800S
- Sanyo CRD-RW1
- Sanyo CRD-RW2
- Sony DRU110A
239
Anhang
- TDK DVDRW880N
- TDK DVDRW882N
- TDK DVDRW1616EX
- TDK DVDRW1616N
- Teac CD-R50S
- Teac CD-R58S
- Teac CD-W216E
- Teac CD-W512S
- Teac DV-W50E
- Teac DV-W58D
- Teac DV-W516D
- Traxdata CDR4120
- Traxdata CDR6120
- Traxdata CDRW2260
- Traxdata CDRW4260
- Waitec WT4046
- Waitec WT412
- Yamaha CDR102
- Yamaha CDR200
240
Anhang
- Yamaha CRW2100
- Yamaha CRW2200
- Yamaha CRW2216
- Yamaha CRW2260
- Yamaha CRW3200
- Yamaha CRW4260
- Yamaha CRW4261
- Yamaha CRW4416
- Yamaha CRW6416
- Yamaha CRW8424
- Yamaha CRW8824
- Yamaha CRW-F1E
- DVD-R(W)
- DVD+R
Innerhalb einer Jukebox, die mit dem PoINT Jukebox Manger verwaltet wird, werden zusätzlich
folgende Formate unterstützt:
- BD-RE (re-writetable)
241
Anhang
Wir behalten uns Irrtum und die jederzeitige Änderung der Liste vor.
Illustrator 10, 9, 8, 7, 6, 5, 4, 3, 2, 1 AI
Lotus PIC File Image PIC
242
Anhang
Databeam DBX
IBM IOCA/MODCA
MAC MAC
PNG PNG
TARGA TGA
Database Formats
Dateiformat Versionen Dateiendungen
Access 2000, 97, 95, 2.0, 1.1, 1.0 MDB
Database Express 1.0 DBM, FRM, TDF
Fox/Dbase IV, III+, III, II DBF
243
Anhang
Fax Formats
Dateiformat Versionen Dateiendungen
Brooktrout
Everfax -3, -2
Frecom
Fujitso
Gamma
Generic-Fax
Hybrid J-T
Intel
Net-Fax
Relisys
Ricoh
Scifax
Smartfax
Trigem
Winfax Pro 4, 3
Worldport
244
Anhang
Write WRI
Spreadsheet Formats
Dateiformat Versionen Dateiendungen
Excel 2003, 2002, XP, 2000, 97,95, 7, 6 5, 4, 3, 2.1 XLS, XLT, XLW
2007 XLSX, XLTX
Lotus 1-2-3 3.x, 2, 1.2, 1.1, 1.0, 1.A WR1, WR3, WRK
DOS, MACINTOSH, UNIX, WINDOWS
Lotus Symphony WR1, WRK
Archived Formats
Dateiformat Versionen Dateiendungen
7-ZIP 7Z
ARC ARC
ARJ ARJ
BZip2 BZ2
CAB CAB
Debian DEB
245
Anhang
GZip GZ
RAR RAR
RPM RPM
TAR TAR
15.11 DocuWare Web Client: Liste der für die Anzeige unterstützten
Dateiformate
Die folgende Liste enthält eine Aufstellung der vom Viewer innerhalb des DocuWare Web Clients
unterstützten Dateiformate.
Es ist möglich, dass die Darstellung der einzelnen Dateiformate im Viewer des Windows Clients anders
ist als im Viewer des Web-Clients, da für die Anzeige der Dateien unterschiedliche Technologien
verwendet werden.
Wir behalten uns Irrtum und die jederzeitige Änderung der Listen vor.
246
Anhang
247
Anhang
Database Formats
Dateiformat Unterstützte Versionen im Web-Client
Access (MDB) Versions through 2.0
dBASE Versions through 5.0
DataEase Version 4.x
dBXL Version 1.3
Enable Versions 3.0, 4.0 and 4.5
First Choice Versions through 3.0
FoxBase Version 2.1
Framework Version 3.0
Microsoft Works (Windows) Versions through 4.0
Microsoft Works (DOS) Versions through 2.0
Microsoft Works (Mac) Versions through 2.0
Paradox (DOS) Versions through 4.0
Paradox (Windows) Versions through 1.0
248
Anhang
Spreadsheet Formats
Dateiformat Unterstützte Versionen im Web-Client
Enable Versions 3.0, 4.0 and 4.5
First Choice Versions through 3.0
Framework Version 3.0
Lotus 1-2-3 (DOS & Windows) Versions through 5.0
Lotus 1-2-3 (OS/2) Versions through 2.0
Lotus 1-2-3 Charts (DOS & Windows) Versions through 5.0
Lotus 1-2-3 for SmartSuite Versions 97 - Millennium 9.6
Lotus Symphony Versions 1.0, 1.1 and 2.0
Mac Works Version 2.0
Microsoft Excel Charts Versions 2.x - 7.0
Microsoft Excel (Mac) Versions 3.0 4.0, 98, 2001, 2002, 2004, and v.X
Microsoft Excel (Windows) (XLS) Versions 2.2 through 2007
Microsoft Multiplan Version 4.0
Microsoft Works (Windows) Versions through 4.0
Microsoft Works (DOS) Versions through 2.0
Microsoft Works (Mac) Versions through 2.0
Mosaic Twin Version 2.5
Novell Perfect Works Version 2.0
PFS:Professional Plan Version 1.0
Quattro (WK1,WKQ)
Quattro Pro (DOS) Versions through 5.0 (text only)
Quattro Pro (Windows) Versions through 12.0 (text only)
SmartWare II Version 1.02
StarOffice/OpenOffice Calc (Windows and StarOffice versions 5.2 (text only) through 8.x and OpenOffice
UNIX) version 1.1 and 2.0
SuperCalc 5 Version 4.0
Symphony (WK3, WK4, WRK, WRL)
249
Anhang
Presentation Formats
Dateiformat Unterstützte Versionen im Web-Client
Corel/Novell Presentations Versions through 12.0
Harvard Graphics (DOS) Versions 2.x & 3.x
Harvard Graphics (Windows) Windows versions
Freelance (Windows) Versions through Millennium 9.6
Freelance (OS/2) Versions through 2.0
Microsoft PowerPoint (Windows) Versions 3.0 through 2007
Microsoft PowerPoint (Mac) Versions 4.0 through v.X
StarOffice/OpenOffice Impress (Windows and StarOffice versions 5.2 (text only) and 6.x through 8.x (full
UNIX) support) and OpenOffice version 1.1 and 2.0 (text only)
Grafic Formats
Dateiformat Unterstützte Versionen im Web-Client
Adobe Photoshop (PSD) Version 10.0
Adobe Illustrator Versions 7.0 and 9.0
Adobe FrameMaker graphics (FMV) Vector/raster through 5.0
Adobe Acrobat (PDF) Versions 1.0, 2.1, 3.0, 4.0, 5.0, 6.0 and 7.0 (including Japanese
PDF)
Ami Draw (SDW) Ami Draw
AutoCAD Interchange and Native Drawing AutoCAD Drawing Versions 2.5 - 2.6, 9.0 - 14.0, 2000i and
formats (DXF and DWG) 2002
AutoShade Rendering (RND) Version 2.0
Binary Group 3 Fax All versions
Bitmap (BMP, RLE, ICO, CUR, OS/2 DIB & WARP) All versions
CALS Raster (GP4) Type I and Type II
Corel Clipart format (CMX) Versions 5 through 6
Corel Draw (CDR) Versions 3.x - 8.x
Corel Draw (CDR with TIFF header) Versions 2.x - 9.x
Computer Graphics Metafile (CGM) ANSI, CALS NIST version 3.0
Encapsulated PostScript (EPS) TIFF header only
GEM Paint (IMG) All versions
Graphics Environment Mgr (GEM) Bitmap & vector
Graphics Interchange Format (GIF) All versions
250
Anhang
251
Anhang
Compressed Formats
Dateiformat Unterstützte Versionen im Web-Client
GZIP (GZ)
LZA Self Extracting Compress
LZH Compress
Microsoft Binder Versions 7.0-97 (conversion of files contained in the Binder file
is supported only on Windows)
UUEncode
UNIX Compress
UNIX TAR
ZIP PKWARE versions through 2.04g
Email Formats
Dateiformat Unterstützte Versionen im Web-Client
Microsoft Outlook Folder (PST) Microsoft Outlook Folder and Microsoft Outlook Offline Folder
files versions 97, 98, 2000, 2002, 2003 and 2007
Microsoft Outlook Message (MSG) Microsoft Outlook Message and Microsoft Outlook Form
Template versions 97, 98, 2000, 2002, 2003 and 2007
MIME MIME-encoded mail messages. (See "MIME Support Notes"
immediately following this table for detailed information
about MIME support.)
Other Formats
Dateiformat Unterstützte Versionen im Web-Client
Executable (EXE, DLL)
HTML Versions through 3.0, with some limitations
MacroMedia Flash Macromedia Flash 6.x, Macromedia Flash 7.x, and Macromedia
Flash Lite (text only)
Microsoft Project Versions 98 - 2003 (text only)
vCard, vCalendar Version 2.1
252
Anhang
Windows Executable
WML Version 5.2
XML Text only.
Yahoo! Instant Messenger Versions 6.x, 7.x and 8.x
15.12 Fehlermeldungen
Verwendete Abkürzungen:
AS: Authentication Server
CS: Content Server
WS: Workflow Server
DB: Datenbank
253
Anhang
254
Anhang
Cabinet Handler
6 Das Anlegen des Archives ist fehlgeschlagen
7 Die Beispieldokumente konnten nicht abgelegt werden
8 Unbekannter Fehler
9 Die Platte wird bereits benutzt
Bestehenden Content Server 0 OK
registrieren
1 Keine Verbindung zum AS
(RegisterExistingCtS)
6 Unbekannter Fehler
7 Der CS konnte nicht gefunden werden
8 Die Registrierung des CS ist fehlgeschlagen
Fehler- Beschreibung
nummer
1 Die gewählte Kombination von Dateiformat und Anzahl der Farben wird nicht
unterstützt
2 Der Speicherplatz konnte nicht zugewiesen werden:
- Der Rechner hat nicht genug Hauptspeicher
- Extrem große Dokumente werden verarbeitet
3 Interner Fehler
4 Interner Fehler
5 Interner Fehler
6 Ein Bild konnte nicht zugewiesen werden:
- Der Rechner hat nicht genug Hauptspeicher
255
Anhang
Fehler- Beschreibung
nummer
- Extrem große Dokumente werden verarbeitet
7 Interner Fehler
8 Interner Fehler
9 Interner Fehler
10 Interner Fehler
11 Interner Fehler
12 Das TIFF-Dokument konnte nicht gespeichert werden
13 Fehler beim Erstellen der Header-Datei. Mögliche Ursachen:
- Andere Applikationen (z.B. Virusscan, ACTIVE IMPORT) überprüfen gerade den
Briefkorb
- Die COM-Registrierung des DocuWare 5-Clients verläuft nicht ordnungsgemäß
14 Interner Fehler
15 Interner Fehler
16 Fehler beim Ausführen der TIFFMAKER CONTROL Kommandos.
Gibt es einen Syntax-Fehler?
17 Fehler beim Schreiben der Header-Datei. Mögliche Ursachen:
- Andere Applikationen (z.B. Virusscan, ACTIVE IMPORT) überprüfen gerade den
Briefkorb
- Die COM-Registrierung des DocuWare 5-Clients verläuft nicht ordnungsgemäß
-108: Interner Fehler. Der Fehler 108 bedeutet, dass c:\, d.h. das Root-Verzeichnis als Pfad für
temporäre Dateien angegeben wurde.
256
Anhang
Zur Interpretation der Fehlermeldungen ziehen Sie bitte die Datei dllcda.log heran.
Fehlernummer -2
COLD kann die Formulardatei nicht finden. Überprüfen [COLD] Sektion in der docuware.ini im
WINDOWS Verzeichnis. Der Eintrag COLDPath= muss auf den Pfad mit den FRM- und SCA Dateien
zeigen.
Fehlernummer -3
Nicht genügend Speicher - Programme schließen.
Fehlernummer -4
Der Colddatensatz kann nicht gefunden werden. Mit Hilfe der DOCID, die man in der Ergebnisliste
findet, die entsprechende COLD-Datei suchen und kontrollieren, ob dieser Pfad in der ADF-Datei
eingetragen ist. Falls dies der Fall ist, die Nummern der COLD-Dateien vor und nach dieser DOCID
prüfen, ob eventuell eine COLD-Datei fehlt - Sprung der DOCID von einer Datei zur anderen. Restore in
ein leeres Testarchiv nur für die COLD-Datei, die diese DOCID wahrscheinlich enthält.
Fehlernummer -6
Temporäre Dateien können nicht angelegt werden. Überprüfen des Pfades und des Speicherplatzes der
entsprechenden Platte.
257