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Technische Referenz

13.03.2012

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Inhalt
1 Neue und geänderte Kapitel 13

2 Release Notes, Neuerungen und Änderungen 15

2.1 Wichtige Hinweise ............................................................................................................................. 15

2.2 Umstieg von DocuWare 5 auf DocuWare 5.1.............................................................................. 16

2.3 Änderungen im Bereich der Rechte .............................................................................................. 16

2.4 Neuerungen von DocuWare 5.1c SP 2 gegenüber 5.1c SP 1 ................................................... 17

2.5 Neuerungen von DocuWare 5.1c Service Pack 1 gegenüber 5.1c .......................................... 18

2.6 Neuerungen von DocuWare 5.1c gegenüber 5.1b Service Pack 3 .......................................... 20
2.7 HTML-Hilfe zu DocuWare................................................................................................................. 22

2.8 Kontextsensitive Hilfe unter Windows Vista und Windows 7 ................................................. 22

2.9 Systemvoraussetzungen ................................................................................................................... 22

3 Installation und Update von DocuWare 26

3.1 Allgemeine Informationen ............................................................................................................... 26


3.1.1 Silent Installation von DocuWare 5.1c ..........................................................................................................................26
3.1.2 Web Client Server bei Update von DocuWare 5.1b SP1 auf SP3.......................................................................28
3.1.3 Update auf beliebiges Service Pack zu DocuWare 5.1b .........................................................................................28
3.1.4 Update auf DocuWare 5.1a oder 5.1b ............................................................................................................................30
3.1.5 Eingaben beibehalten nach Update auf DocuWare 5.1a.......................................................................................30
3.1.6 Update auf DocuWare 5.1 ...................................................................................................................................................30
3.1.7 Besonderheiten bei DocuWare BUSINESS ....................................................................................................................31
3.1.8 Besonderheiten bei der Verwendung von MSSQL 2000 Server als Datenbank ..........................................31
3.1.9 Besonderheiten bei Windows Server 2003 64 Bit ....................................................................................................32
3.1.10 Besonderheiten bei Oracle Datenbanken zusammen mit Clients auf 64-Bit-Rechnern ........................32
3.1.11 Besonderheiten bei Windows Server 2008 R2 64 bit..............................................................................................32
3.1.12 Installation von DocuWare unter Windows 7 ............................................................................................................32
3.1.13 Verwendung von Validierungen nach Update von DocuWare 5.1 auf DocuWare 5.1 Fix x .................33
3.1.14 Verwendung von GAPI-Applikationen ...........................................................................................................................34
3.1.15 Downgrade für Lizenzen .......................................................................................................................................................34
3.1.16 DocuWare im Windows Start-Menü...............................................................................................................................34
3.1.17 Setup und Update mehrerer DocuWare-Systeme ....................................................................................................34
3.1.18 Ländercodes für WindowsInstaller und .NET Framework ......................................................................................34
3.2 Client-Update ..................................................................................................................................... 35

3.3 Die Neuinstallation von DocuWare ............................................................................................... 36


3.3.1 DocuWare-Datenbank ...........................................................................................................................................................36
3.3.2 Silent Installation von DocuWare 5.1c ..........................................................................................................................37
3.3.3 Komponenten und Module .................................................................................................................................................39
3.3.4 Installation nach Deinstallation einer Single Workstation / Mobile User Installation ............................39

3.4 Umstellung von DocuWare 4 auf DocuWare 5 ........................................................................... 39

3.5 Benutzerkennung bei DocuWare .................................................................................................... 40


3.5.1 Besonderheiten beim Setup für den Benutzernamen des System-Administrators und den
Organisationsnamen ...................................................................................................................................................................................40

3.6 Deinstallation...................................................................................................................................... 40
3.6.1 Deinstallation von Fix 1 zu DocuWare 5.1 ...................................................................................................................41
3.6.2 Deinstallation des Fix 2, 3 oder 4 zu DocuWare 5.1 ................................................................................................41
3.6.3 Deinstallation des Fix 3 zu DocuWare 5.1 ....................................................................................................................42
3.6.4 Deinstallation von Service Pack 3 zu DocuWare 5.1b ............................................................................................42

3.7 DocuWare mit Terminal Server ....................................................................................................... 42


3.7.1 Konfiguration von DocuWare bei einem einzelnen Terminalserver .................................................................43
3.7.2 Konfiguration von DocuWare bei einer Terminalserver-Farm ............................................................................44
3.7.3 Letzte Login-Information .....................................................................................................................................................46
3.7.4 Scannen in Terminalserverumgebung ............................................................................................................................46
3.7.5 Verwendung von Zusatzmodulen ....................................................................................................................................46

3.8 DocuWare minimiert starten .......................................................................................................... 47

4 Die Datenbanken 49

4.1 Die DocuWare-Datenbank ............................................................................................................... 49

4.2 Case-insensitive Suche bei Oracle Datenbanken ........................................................................ 50

4.3 Anlegen von Archiven im DocuWare 4-Modus........................................................................... 51

4.4 Konvertierung von RAIMA-Archiven ............................................................................................. 51

5 Die Dokumente 58

5.1 Der Header von Dokumentdateien ................................................................................................ 58


5.2 Speicherung der Dokumentdateien im Briefkorb ....................................................................... 59

5.3 Ablagestruktur der Dokumentdateien im Archiv........................................................................ 61


5.3.1 Ablagestruktur bei Archiven im DocuWare 5-Modus .............................................................................................61
5.3.2 Ablagestruktur bei Archiven im DocuWare 4-Modus .............................................................................................64

5.4 Medien für die Speicherung der Dokumentdateien .................................................................. 66


5.4.1 Festplatte .....................................................................................................................................................................................67
5.4.2 Optische Wechselplatten ......................................................................................................................................................67
5.4.3 Jukeboxen ....................................................................................................................................................................................67
5.4.4 Kombinationen ..........................................................................................................................................................................68
5.4.5 Einschränkung bei CAS-Speichersystem Centera .....................................................................................................68
5.4.6 Einschränkung bei WORM-Medien .................................................................................................................................68

5.5 Speichern von komprimierten Dokumentdateien ...................................................................... 69


5.6 Dokumenten-Flags bei Workflows ................................................................................................. 69

5.7 Dokumentübernahme aus Fremdarchiven ................................................................................... 69

6 DocuWare-Administration 72

6.1 Allgemeines ......................................................................................................................................... 72


6.1.1 Öffnen der DocuWare-Administration unter Windows 7 .....................................................................................72
6.1.2 DocuWare Service Control unter Windows 7 .............................................................................................................72
6.1.3 Locking - Sperren von Daten in der DocuWare-Administration .......................................................................73
6.1.4 Externe Verbindungen ...........................................................................................................................................................73
6.1.5 Lokale Verbindungseinstellungen.....................................................................................................................................73

6.2 Authentication Server....................................................................................................................... 73

6.3 Content Server.................................................................................................................................... 74

6.4 Workflow Server ................................................................................................................................. 75


6.5 Notification Server ............................................................................................................................ 76

6.6 Datenbankverbindungen .................................................................................................................. 77


6.6.1 Verbindung zur Datenbank .................................................................................................................................................77
6.6.2 System DSN für ODBC-Datenquellen bei 64-Bit-Systemen einrichten .........................................................77

6.7 Imaging Server ................................................................................................................................... 77

6.8 Speicherorte für Dokumente ........................................................................................................... 79

6.9 Externe Benutzerverzeichnisse ....................................................................................................... 79

6.10 Logging ........................................................................................................................................... 80


6.10.1 Vordefinierte Logging-Funktionalitäten .......................................................................................................................81
6.10.2 Vordefiniertes Logging auf Systemebene .....................................................................................................................81
6.10.3 Vordefiniertes Logging auf Organisationsebene .......................................................................................................83
6.10.4 Vordefiniertes Logging für Archive..................................................................................................................................84
6.10.5 Vordefiniertes Logging für Workflows ...........................................................................................................................86

6.11 Debug-Logging des Systems ..................................................................................................... 88

6.12 Allgemeine organisationsweite Einstellungen ...................................................................... 88


6.12.1 Management der Clients ......................................................................................................................................................88
6.12.2 Lizenzen ........................................................................................................................................................................................89
6.13 Benutzerverwaltung .................................................................................................................... 89
6.13.1 Einrichten der Netzwerkkennung für das DocuWare Login ................................................................................89
6.13.2 ............................................................................................................................90

6.14 Archive im DocuWare 5-Modus ............................................................................................... 90


6.14.1 Archivname .................................................................................................................................................................................90
6.14.2 ADF-Datei ....................................................................................................................................................................................90
6.14.3 Auswahllisten bei Archiven ohne Suchen-Recht ......................................................................................................91
6.14.4 Feldtypen und Feldindices....................................................................................................................................................91
6.14.5 Formatierung für numerische Felder ..............................................................................................................................93
6.14.6 Datenbankfeld- ..................................................................................................................................93
6.14.7 Datenbankfelder für Archive mit SAP-Zugriff............................................................................................................94
6.14.8 Archiveinstellungen importieren ......................................................................................................................................95

6.15 Briefkörbe ...................................................................................................................................... 95


6.15.1 Zentral Briefkörbe anlegen ..................................................................................................................................................95
6.15.2 Modus der Briefkorbansicht festlegen ...........................................................................................................................96

6.16 Vordefinierte Workflows ............................................................................................................ 96


6.16.1 Volltext Service .........................................................................................................................................................................96
6.16.2 Archiv-Synchronisation ..................................................................................................................................................... 100
6.16.3 Migration .................................................................................................................................................................................. 101
6.16.4 Export ......................................................................................................................................................................................... 102
6.16.5 Index wiederherstellen (Restore) ................................................................................................................................... 103
6.16.6 Workflow Archiv-Konvertierung ................................................................................................................................... 103
6.16.7 AUTOINDEX-Workflow........................................................................................................................................................ 104
6.16.8 COLD/READ Workflow......................................................................................................................................................... 104
6.16.9 Zeitsteuerung der Workflows unter Verwendung des Hijri Kalenders (Saudi Arabien) ....................... 104

6.17 Backup und Restore der Archiveinstellungen ..................................................................... 105


6.17.1 Einsatzgebiete ......................................................................................................................................................................... 105
6.17.2 Ausführen des Restore ....................................................................................................................................................... 105
6.17.3 Logging vom Restore .......................................................................................................................................................... 105

6.18 Logging Organisation ................................................................................................................ 106


6.19 Archive im DocuWare 4-Modus in Archive im DocuWare 5-Modus konvertieren ..... 106
6.19.1 Der Konvertierungs-Workflow........................................................................................................................................ 106
6.19.2 Verwendete Speicherorte registrieren ........................................................................................................................ 107
6.19.3 Umrechnung auf GMT-Time während der Archivkonvertierung ................................................................... 107
6.19.4 Übertragung der Archivrechte ........................................................................................................................................ 108
6.19.5 Datenbankfeld- .......................... 108
6.19.6 Volltextkonvertierung ......................................................................................................................................................... 108

6.20 DocuWare 4-Einstellungen importieren ............................................................................... 109


6.21 Einstellungen zur DocuWare-Administration ..................................................................... 110

6.22 Übersicht über benötigte Rechte innerhalb des DocuWare-Systems ............................ 110

7 DocuWare Windows Client 114

7.1 Allgemeines ....................................................................................................................................... 114


7.1.1 Speicherorte der Textnotiz und des Inhalts aus dem Bemerkungsfeld ....................................................... 114
7.1.2 Handhabung von Zahlen- und Datumsformaten .................................................................................................. 114
7.1.3 Rechnerabhängige Einstellungen .................................................................................................................................. 114
7.1.4 Rechner- und benutzerabhängige Einstellungen .................................................................................................. 115

7.2 Briefkörbe .......................................................................................................................................... 116


7.2.1 Briefkorb Einstellungen in der Datei BASKET.ini .................................................................................................... 116
7.2.2 Automatisches Update des Briefkorbs ........................................................................................................................ 116
7.2.3 Fehlerbehandlung im Zusammenhang mit dem Briefkorb-Modus ............................................................... 117
7.2.4 Konflikte bei Briefkörben, die von mehreren Benutzern registriert sind .................................................... 117

7.3 Die Wiedervorlage ........................................................................................................................... 117

7.4 Der Papierkorb in DocuWare ......................................................................................................... 118

7.5 Archive im DocuWare 4-Modus ................................................................................................... 118


7.5.1 Einstellungen in der ADF-Datei ...................................................................................................................................... 118
7.5.2 ...................................................................................................................................................... 122
7.5.3 Einstellungen in der CPR-Datei ...................................................................................................................................... 122
7.5.4 Feldtypen und Feldindices ................................................................................................................................................. 123
7.5.5 Formatierung für numerische Felder ........................................................................................................................... 123
7.5.6 Dokumenten-Sperrung in Archiven ............................................................................................................................. 124
7.5.7 Dokumentname bei Archiven im DocuWare 4-Modus ....................................................................................... 125
7.5.8 Hinweise zu Archiven im DocuWare 4-Modus ....................................................................................................... 125

7.6 Viewer ................................................................................................................................................. 126


7.6.1 Automatischer Start des Viewers im Hintergrund ................................................................................................ 126
7.6.2 Verschiedene Viewer-Instanzen ..................................................................................................................................... 127
7.6.3 Zeitgrenze für das Laden von Dokumenten ............................................................................................................. 127
7.6.4 Drucken aus dem Viewer ................................................................................................................................................... 128
7.6.5 Speichern von Scanner- und Druckereinstellungen (inkl. TIFFMAKER) ....................................................... 128
7.6.6 Textsuche im Viewer ............................................................................................................................................................ 128
7.6.7 Verwendung neuer und geänderter OCR- und Barcode-Konfigurationen................................................ 128
7.6.8 Arabische Word-Dokumente ........................................................................................................................................... 129
7.6.9 Drucker- und Scannereinstellungen vom Viewer .................................................................................................. 129
7.6.10 Druckqualität bei Farbdruck vordefinieren ............................................................................................................... 129
7.6.11 Stempel mit Einträgen ins Stichwortfeld .................................................................................................................. 129

7.7 Ergebnisliste ...................................................................................................................................... 129


7.7.1 Dokumenten-Flags ............................................................................................................................................................... 129
7.7.2 Kopieren in Briefkorb nach einer Suche über mehrere Archive ...................................................................... 130
7.7.3 Check-out: Zurücksetzen des Dokumenten- ............................................................................. 130
7.7.4 Maximale Anzahl der Treffer in der Ergebnisliste .................................................................................................. 130

7.8 TIFFMAKER ......................................................................................................................................... 131


7.8.1 Funktionsprinzip von TIFFMAKER .................................................................................................................................. 131
7.8.2 Wichtige Hinweise zu DocuWare TIFFMAKER 5 ...................................................................................................... 132
7.8.3 Weiterdrucken an physikalischen Drucker ................................................................................................................ 132
7.8.4 TIFFMAKER als Netzwerkdrucker .................................................................................................................................... 132
7.8.5 Mehrere Exemplare Drucken ........................................................................................................................................... 133
7.8.6 Login-Cache für TIFFMAKER mit RECOGNITION ..................................................................................................... 134
7.8.7 Dateien unter TIFFMAKER 2000 und TIFFMAKER 5 ............................................................................................... 134
7.8.8 TIFFMAKER Control............................................................................................................................................................... 135
7.8.9 Verschiedene Modi von TIFFMAKER ............................................................................................................................. 140
7.8.10 TIFFMAKER: Benutzung von Umgebungsvariablen im Briefkorbpfad .......................................................... 141
7.8.11 Manuelles Installieren und Deinstallieren von TIFFMAKER Druckertreibern ............................................. 142
7.8.12 TIFFMAKER unter Windows Vista, Windows 2008 und Windows 7 .............................................................. 142
7.8.13 TIFFMAKER unter Windows XP 64 Bit / Windows 2003 64 Bit ........................................................................ 143
7.8.14 TIFFMAKER unter Windows 7 64 Bit / Windows Server 2008 R2 ................................................................... 148
7.8.15 TIFFMAKER bei Verwendung von Roaming-Profilen ............................................................................................ 152
7.8.16 Erweitertes Logging bei TIFFMAKER ............................................................................................................................. 153

7.9 Office Add-In .................................................................................................................................... 153


7.9.1 Setup ........................................................................................................................................................................................... 154
7.9.2 Office Produkte ...................................................................................................................................................................... 155
7.9.3 Update des Office Add-Ins ............................................................................................................................................... 155
7.9.4 Office Add-In unter Windows 7 ..................................................................................................................................... 155

8 DocuWare Web Client 156

8.1 Rechner, auf dem Web Client Server installiert wird .............................................................. 156
8.1.1 IIS korrekt neu starten ........................................................................................................................................................ 156
8.1.2 Web Client mit Internet Explorer 8 - Kompatibilitätsmodus für Internet Explorer 7 ........................... 156
8.1.3 IIS 7: Dokumentgrößenbeschränkung anpassen .................................................................................................... 157
8.1.4 Rechnername .......................................................................................................................................................................... 158
8.1.5 Logging von Fehlern ............................................................................................................................................................ 158
8.1.6 Logging von Dokument-Downloads ............................................................................................................................ 159
8.1.7 Darstellung von Dokument-Dateien im Viewer des Web Clients ................................................................... 159
8.1.8 Länge der Auswahllisten beschränken ........................................................................................................................ 160
8.1.9 Windows Leistungsmonitor für DocuWare Web Client nutzen ...................................................................... 160
8.1.10 Web Client Server mit IIS7 auf Windows Server2008, Windows Vista oder Windows 7 .................... 162
8.1.11 Web Client Server auf 64-Bit-Systemen .................................................................................................................... 163
8.1.12 Windows 2003 Server 64-Bit: IIS und ASP.NET in 32-Bit-Modus umstellen ........................................... 163
8.1.13 Windows 2008/Windows Vista/Windows 7 64-Bit: IIS-Applikation im 32-Bit-Modus anlegen ..... 164
8.1.14 Hotfix für Web Client Server korrekt einspielen ..................................................................................................... 164
8.1.15 Session Timeout ..................................................................................................................................................................... 164
8.1.16 Web Client bei Systemen mit SSL-Kommunikation .............................................................................................. 165

8.2 Login ................................................................................................................................................... 165


8.2.1 Verwendung des Trusted Login bei Mozilla Firefox............................................................................................... 165
8.2.2 Verwendung des DocuWare-Logins trotz Trusted Login als Standardeinstellung ................................. 166
8.2.3 Verwendung des Trusted Login trotz DocuWare-Login als Standardeinstellung ................................... 166
8.2.4 Weiterleiten zum DocuWare-Login wenn Trusted Login nicht funktioniert ............................................ 166

8.3 Web Client benutzen ....................................................................................................................... 167


8.3.1 Verwendete DocuWare-Lizenzen .................................................................................................................................. 167
8.3.2 Dokumente drucken ............................................................................................................................................................ 167
8.3.3 Dokumente als E-Mail versenden mit Internet Explorer .................................................................................... 168
8.3.4 Dokumente als E-Mail versenden mit Firefox.......................................................................................................... 170
8.3.5 Standard-Mail-Programm wechseln ........................................................................................................................... 174
8.3.6 Dokumente suchen .............................................................................................................................................................. 174
8.3.7 Dokumente anzeigen, die nur als Referenz in DocuWare enthalten sind .................................................. 175
8.3.8 Feldmasken............................................................................................................................................................................... 175
8.3.9 Aufgabenlisten erfordern eine Lizenz.......................................................................................................................... 175

8.4 Anpassungen ..................................................................................................................................... 175


8.4.1 Grafische Elemente austauschen .................................................................................................................................. 175
8.4.2 Farben austauschen ............................................................................................................................................................. 176

9 Stempel und Elektronische Signatur 177

9.1 Einsatzbedingungen für elektronische Signaturen .................................................................. 177

9.2 Signaturerstellungseinheiten ........................................................................................................ 179

9.3 Tablet PC ............................................................................................................................................ 180

9.4 Elektronische Signatur bei Excel-Dokumenten ......................................................................... 181

9.5 Freihandstempel mit / ohne Tablet PC ........................................................................................ 181

9.6 Freihandstempel fertigstellen ....................................................................................................... 181

9.7 Preload bei Stempeln mit Formularfeldern ............................................................................... 182


9.8 Zusätzliches Kriterium für Signaturprüfung aktivieren.......................................................... 182

10 DocuWare-System 183

10.1 Umziehen eines DocuWare-Systems ..................................................................................... 183

10.2 Verwendung zusätzlicher Systeme ........................................................................................ 183


10.3 Systemweite Einstellungen ...................................................................................................... 184

11 DocuWare-Zusatzmodule 186

11.1 DocuWare Printer ...................................................................................................................... 186


11.1.1 Log-Datei für DocuWare Printer anlegen.................................................................................................................. 186

11.2 DocuWare CONTENT-FOLDER .................................................................................................. 186


11.2.1 Dateierweiterung der CONTENT-FOLDER Mappen ................................................................................................ 186
11.2.2 Angezeigte Indexfelder innerhalb einer CONTENT-FOLDER Gruppe ............................................................. 187
11.2.3 CONTENT-FOLDER Mappen synchronisieren nach DocuWare Update ........................................................ 187
11.2.4 Einstellungen .......................................................................................................................................................................... 187

11.3 DocuWare RECOGNITION ......................................................................................................... 188


11.3.1 Verwendete OCR-Version .................................................................................................................................................. 188
11.3.2 OCR für Farbbilder ................................................................................................................................................................ 188
11.3.3 Lizenzdatei für OCR.............................................................................................................................................................. 189
11.3.4 OCR-Einstellung zur Fleckenentfernung .................................................................................................................... 189
11.3.5 RECOGNITION für Fremdformate .................................................................................................................................. 189
11.3.6 Verwendung neuer und geänderter RECOGNITION-Konfigurationen ......................................................... 190
11.3.7 Verwendung neuer und geänderter OCR- und Barcode-Konfigurationen................................................ 190

11.4 DocuWare ACTIVE IMPORT ....................................................................................................... 190


11.4.1 ACTIVE IMPORT mit Office 2010 .................................................................................................................................... 191
11.4.2 E-Mail-Job bei öffentlichen Ordnern........................................................................................................................... 191
11.4.3 Indexvergabe mittels Metaindex-Datei ...................................................................................................................... 191
11.4.4 Externe Konvertierungsprogramme ............................................................................................................................. 196
11.4.5 Indexierungserweiterung durch CSV Dateien oder Textdateien mit Trennzeichen ............................... 196
11.4.6 Übernahme des Sende- bzw. Empfangsdatums von E-Mails als Indexkriterium ................................... 197
11.4.7 Hinweis zur Übernahme des Erstellungsdatums einer Datei als Indexkriterium .................................... 197
11.4.8 64-Bit-DSN nicht in ACTIVE IMPORT auswählbar ................................................................................................. 197
11.4.9 Struktur der Ordner AIBACKUP und Processed ....................................................................................................... 197
11.4.10 ACTIVE IMPORT Servermode ....................................................................................................................................... 198
11.4.11 ACTIVE IMPORT mit Navision oder Informix als externer Datenbank ...................................................... 198
11.4.12 Von ACTIVE IMPORT unterstützte Felder eines E-Mail Adressbuchs ........................................................ 199
11.4.13 SQL-Abfragen anpassen ................................................................................................................................................ 199

11.5 DocuWare REQUEST .................................................................................................................. 202

11.6 AUTOINDEX .................................................................................................................................. 203


11.6.1 AUTOINDEX für Archive im DocuWare 4-Modus ................................................................................................... 203
11.6.2 AUTOINDEX für Archive im DocuWare 5-Modus ................................................................................................... 203

11.7 DocuWare READER .................................................................................................................... 206


11.7.1 Die Installation von DocuWare READER .................................................................................................................... 206
11.7.2 Anzeigen von Overlays ....................................................................................................................................................... 206

11.8 COLD/READ .................................................................................................................................. 206


11.8.1 COLD/READ-Workflow ........................................................................................................................................................ 206
11.8.2 Speicherung der COLD-Dateien im DocuWare 5-Archiv .................................................................................... 207
11.8.3 Änderungen an den COLD-Konfigurationsdateien ............................................................................................... 207
11.8.4 COLD/READ von DW 5 zusammen mit COLD/READ oder AUTOINDEX von DW 4 .................................. 208
11.8.5 Schreibrechte an Archiven durch COLD/READ ........................................................................................................ 208
11.8.6 Kapazitätsbeschränkungen bei COLD-Archiven...................................................................................................... 208
11.8.7 Zeichensätze ............................................................................................................................................................................ 208

11.9 LINK ............................................................................................................................................... 209

11.10 DocuWare Volltext-Indexierung (für Archive im DocuWare 4-Modus) ........................ 209

11.11 DocuWare CONNECT to NOTES ............................................................................................... 209


11.11.1 Voraussetzungen .............................................................................................................................................................. 209
11.11.2 Implementieren von DocuWare CONNECT to NOTES ...................................................................................... 210
11.11.3 Dateien für PDF-Konverter .......................................................................................................................................... 212
11.11.4 Bekannte Probleme ......................................................................................................................................................... 212

11.12 DocuWare CONNECT to SAP .................................................................................................... 213

11.13 DocuWare CONNECT to SharePoint ....................................................................................... 213

12 Scannen 214

12.1 Scannen unter Windows Vista ................................................................................................ 214

12.2 ISIS-Treiber .................................................................................................................................. 214


12.2.1 Installation der ISIS-Treiber ............................................................................................................................................. 214
12.2.2 Installation der ISIS-Treiber unter Windows Vista und Windows 7 .............................................................. 215
12.2.3 Scanner mit ISIS-Treibern: Problembehebung ........................................................................................................ 215
12.2.4 Einstellungen der ISIS-Treiber ......................................................................................................................................... 215

12.3 CFM-Treiber für DocuWare unter Windows XP / Windows Server 2003 ...................... 216

13 Brennen von CDs und DVDs 220

13.1 Brennen von CDs ........................................................................................................................ 220


13.2 Brennen von DVDs ..................................................................................................................... 220

13.3 Brennen von CDs und DVDs für Archive im DocuWare 5-Modus .................................. 220

13.4 Brennen von CDs und DVDs für Archive im DocuWare 4-Modus .................................. 220

14 Beispiel-Archive und Beispiel-Briefkörbe anpassen 222

14.1 Kopieren der DocuWare-Programmdateien auf einen Rechner ..................................... 222

14.2 Beschreibung der Datei- und Verzeichnisstruktur ............................................................. 222


14.3 Verändern des Beispiel-Briefkorbs ......................................................................................... 222

14.4 Löschen eines Beispiel-Briefkorbs .......................................................................................... 223

14.5 Erstellen eines neuen Briefkorbs ............................................................................................ 223

14.6 Verändern eines Beispiel-Archivs ........................................................................................... 223

14.7 Löschen eines Beispiel-Archivs ............................................................................................... 223

14.8 Erstellen eines neuen Archivs ................................................................................................. 223

14.9 Brennen des angepassten DocuWare-Programms auf Ihre Produkt-DVD ................... 223

14.10 Testen der angepassten Beispiel-Briefkörbe und Beispiel-Archive ................................ 224

15 Anhang 225

15.1 Dokumentanzeige im Viewer von Windows- und Web-Client ........................................ 225

15.2 Für OCR in DocuWare zur Verfügung stehende Code Pages ........................................... 230

15.3 Die von OCR unterstützten Papierformate .......................................................................... 232

15.4 Liste der unterstützten Scanner ............................................................................................. 234

15.5 Zertifizierte Scanner ................................................................................................................. 234

15.6 Unterstützte CD Brenner.......................................................................................................... 234

15.7 Unterstützte DVD-Brenner ...................................................................................................... 234

15.8 Liste der unterstützten CD- DVD- und Blu-ray-Disk-Formate........................................ 241

15.9 Zertifizierte Produkte ................................................................................................................ 241

15.10 DocuWare Viewer Windows Client: Liste der unterstützten Dateiformate .................. 242

15.11 DocuWare Web Client: Liste der für die Anzeige unterstützten Dateiformate ........... 246
15.12 Fehlermeldungen ....................................................................................................................... 253
15.12.1 Fehlermeldungen während des Setup .................................................................................................................... 253
15.12.2 TIFFMAKER Fehlermeldungen ..................................................................................................................................... 255
15.12.3 Fehlermeldungen: CD-Brennen bei Archiven im DocuWare 4-Modus ................................................... 256
15.12.4 Fehlermeldungen: COLD ................................................................................................................................................ 257
Neue und geänderte Kapitel

1 Neue und geänderte Kapitel

Die folgenden Kapitel sind gegenüber der Vorversion neu oder haben sich geändert:

Release Notes, Neuerungen und Änderungen

Wichtige Hinweise (auf Seite 15)

Neuerungen von DocuWare 5.1c gegenüber 5.1b Service Pack 3 (auf Seite 20)

Installation und Update von DocuWare

Besonderheiten bei Windows Server 2008 R2 64 bit (auf Seite 32)

Verwendung von Zusatzmodulen (auf Seite 46)

Ländercodes für WindowsInstaller und .NET Framework (auf Seite 34)

DocuWare-Administration

Notification Server (auf Seite 76)

Volltext Service (auf Seite 96)


 SL- und MST-Dateien
 RAM-Größe des Tomcat-Servers ändern
Übersicht über benötigte Rechte innerhalb des DocuWare-Systems (auf Seite 110)

DocuWare Windows Client

Stempel mit Einträgen ins Stichwortfeld (auf Seite 129)

Erweitertes Logging bei TIFFMAKER (auf Seite 153)

Office Add-In (auf Seite 153)

DocuWare Web Client

IIS 7: Dokumentgrößenbeschränkung anpassen (auf Seite 157)

Darstellung von Dokument-Dateien im Viewer des Web Clients (auf Seite 159)

13
Neue und geänderte Kapitel

Session Timeout (auf Seite 164)

Rechername (siehe "Rechnername" auf Seite 158)

DocuWare Zusatzmodule

ACTIVE IMPORT mit Office 2010 (auf Seite 191)

14
Release Notes, Neuerungen und Änderungen

2 Release Notes, Neuerungen und Änderungen

2.1 Wichtige Hinweise


Web Client mit Firefox 4

Wenn Sie den Web Client im Firefox 4 verwenden möchten, müssen Sie das .NET Add-On "Microsoft
.NET Framework Assistant 1.2.2 https://addons.mozilla.org/en-us/firefox/addon/microsoft-net-
framework-assist/" installiert haben. Anderenfalls steht Ihnen nicht der volle Funktionsumfang des
Web Client zur Verfügung.

Hinweise zu DocuWare
 Für die Installation von DocuWare wird der Internet Explorer 5 oder höher benötigt.
 DocuWare wird nicht mehr unter Windows 95, Windows 98 und Windows Me getestet.
 Für Windows XP wird Service Pack 1 benötigt, für Windows 2003 ebenfalls Service Pack 1.

Bitte beachten Sie folgende Kapitel für Windows Vista:

Kontextsensitive Hilfe unter Windows Vista und Windows 7 (auf Seite 22)

TIFFMAKER unter Windows Vista, Windows 2008 und Windows 7 (auf Seite 142)

Web Client Server mit IIS7 auf Windows Server2008, Windows Vista oder Windows 7 (auf Seite
162)

Installation der ISIS-Treiber unter Windows Vista und Windows 7 (auf Seite 215)

Bitte beachten Sie folgende Kapitel für Windows 7:

Kontextsensitive Hilfe unter Windows Vista und Windows 7 (auf Seite 22)

Installation von DocuWare unter Windows 7 (auf Seite 32)

Öffnen der DocuWare-Administration unter Windows 7 (auf Seite 72)

DocuWare Service Control unter Windows 7 (auf Seite 72)

TIFFMAKER unter Windows Vista, Windows 2008 und Windows 7 (auf Seite 142)

Office Add-In unter Windows 7 (auf Seite 155)

Web Client Server mit IIS7 auf Windows Server2008, Windows Vista oder Windows 7 (auf Seite
162)

Installation der ISIS-Treiber unter Windows Vista und Windows 7 (auf Seite 215)
 Wenn Sie den Web Client mit Firefox 3.5 verwenden und aus dem Web Client heraus Dokumente
per E-Mail versenden möchten, muss die Firefox-Erweiterung Microsoft .NET Framework Assistant

15
Release Notes, Neuerungen und Änderungen

installiert sein. Dies geschieht automatisch mit der Installation von .NET 3.5 SP1. (Sie auch Kapitel
7.3.4 Dokumente als E-Mail versenden mit Firefox)
 Sollten Sie den Rechner, auf dem der DocuWare Service für die Volltext-Indexierung (nur für
Archive im DocuWare 4-Modus) installiert ist, auch als DocuWare Arbeitsplatz verwenden, so
können Sie die OCR in anderen DocuWare Modulen nur verwenden, wenn der Service angehalten
ist.
 Für die Installation von DocuWare werden Windows Installer 3.1 und .NET Framework benötigt.
Sind diese nicht in der richtigen Version auf dem Rechner vorhanden, werden sie bei 32-Bit-
Systemen automatisch vom Setup installiert. Bei 64-Bit-Systemen müssen Sie Windows Installer 3.1
und .NET Framework manuell installieren. Dazu starten Sie von der DocuWare DVD folgende
Dateien:
- DocuWare and Modules/ DotNetFx/64Bit/NetFx64.exe für die Installation von .NET Framework 2.0
in English
Je nach DocuWare-Sprachversion sollte auch das langpack.exe für .NET Framework installiert
werden. Diese befinden sich in den Unterverzeichnissen DocuWare and Modules/DotNetFx/32bit
beziehungsweise 64bit und zwar in den Sprachen der DocuWare DVD .
- für ein 2003 Server Betriebsystem:
DocuWare and Modules/Windows Installer/WindowsServer2003-KB898715-x64-enu.exe
- für Windows XP
DocuWare and Modules/Windows Installer/WindowsXP-KB898715-x64-enu.exe.

2.2 Umstieg von DocuWare 5 auf DocuWare 5.1


Bitte beachten Sie beim Umstieg von DocuWare 5 auf DocuWare 5.1 folgendes:
 Beim Update von DocuWare 5.0 auf 5.1 können die eingerichteten Konvertierungs-Workflows
nicht übernommen werden, da sich die Strukturen der Datenbanken mit DocuWare 5.1 ändern.
Bitte führen Sie den Konvertierungs-Workflow noch vor dem Update aus, oder legen Sie ihn nach
dem Update neu an.
 Mit DocuWare 5.1 gibt es als Synchronisationsart keine Mehrfach-Satelliten-Definitionen mehr.
Workflows, die auf einer Mehrfach-Satelliten-Definition beruhen, werden daher beim Update von
DocuWare 5 auf DocuWare 5.1 gelöscht.
 Das Setupprogramm von DocuWare 5.1 testet, ob man die Tabellen des DocuWare 5.0 Archivs ohne
Probleme in die Tabellen von DocuWare 5.1 überführen kann. Wenn dieser Test einen Fehler
aufdeckt, wird das Hilfsprogramm DWTransformSim gestartet. Dieses Programm simuliert die
Transformation der Tabellen vom DocuWare 5.0 Modus in den DocuWare 5.1 Modus und deckt
dabei die Einstellungen auf, die den Fehler bewirken. Abschließend gibt das Programm einen
Fehlerbericht aus. Nach dem Lauf des DWTransformSim-Programms wird das Setup von DocuWare
5.1 abgebrochen.
Der Fehlerbericht wird in einer zip-Datei in einem temporären Verzeichnis gespeichert und dieses
Verzeichnis im Explorer angezeigt. Bei Bedarf schicken Sie die zip-Datei an den DocuWare-Support.

2.3 Änderungen im Bereich der Rechte


Anbringen eines Stempels

In DocuWare 5.0 konnte ein Benutzer auf einem archivierten Dokument einen Stempel anbringen,

sweise eine Kombination beider Rechte hatte. In DocuWare 5.1 muss

16
Release Notes, Neuerungen und Änderungen

haben, um stempeln zu können. Stellen Sie daher gegebenenfalls sicher, dass alle Benutzer, die in

aktiviert haben. Möglicherweise können andernfalls Benutzer, die in DocuWare 5.0 stempeln konnten,
in DocuWare 5.1 keine Stempel mehr anbringen.

Löschen von Anmerkungen

In DocuWare 5.0 konnte ein Benutzer eine Anmerkung auf einem Dokument löschen, wenn er im

eine Anmerkung löschen zu können, benötigt der Benutzer

löschen" aktiviert haben. Möglicherweise können andernfalls Benutzer, die in DocuWare 5.0
Anmerkungen löschen konnten, in DocuWare 5.1 keine Löschungen von Anmerkungen mehr
vornehmen.

Dokument anhängen

In DocuWare 5 musste ein Benutzer, der in der Ergebnisliste ein Dokument aus dem Zielbriefkorb
- -Recht im Archivprofil verfügen. In
-Recht nicht mehr.

Jeder, der über das entsprechende Symbol und/oder den entsprechenden Button in der Ergebnisliste
- auch dann,
wenn er nicht das Recht hat, Dokumente abzulegen. Es kann sonst passieren, dass jemand nach dem
Update auf 5.1 ein Dokument an ein anderes anhängen kann, der genau das in DocuWare 5.0 nicht
konnte und möglicherweise auch nicht können sollte.

2.4 Neuerungen von DocuWare 5.1c SP 2 gegenüber 5.1c SP 1


DocuWare Printer

Mit DocuWare Printer können Sie Dokumente direkt aus Fremdanwendungen, wie z.B. aus MS Word
oder Excel, im DocuWare-Archiv ablegen, und zwar im Langzeitarchivierungs-Format PDF/A. Sie
wählen DocuWare Printer aus der Druckerliste aus und starten den Druck. DocuWare Printer
identifiziert und verarbeitet Dokumente nach entsprechender Konfiguration vollautomatisch inklusive
Indexierung, Briefkopfhinterlegung und vieles mehr.
Für diese Anwendung müssen Sie die Serverkomponente DocuWare Desktop installieren.

Web Scan in DocuWare Desktop

Mit DocuWare Web Scan können Sie Ihre Dokumente scannen und anschließend in DocuWare
importieren. Die Ablege erfolgt entweder in einen Briefkorb des Web Clients oder direkt in ein Archiv.
Die Anwendung Web Scan rufen Sie im Modul DocuWare Desktop auf. Um diesen nutzen zu können,
muss die gleichnamige Serverkomponente in Ihrem DocuWare-System installiert sein.

Sichere Passwörter für gesamtes DocuWare-System

Für DocuWare-Passwörter können bestimmte Sicherheitsanforderungen festgelegt werden: mindestens


ein Großbuchstabe, ein Kleinbuchstabe, eine Ziffer und/oder ein Sonderzeichen minimale Länge das

17
Release Notes, Neuerungen und Änderungen

Passwort, Gültigkeitsdauer, Sperrung des Benutzers nach x Fehleingaben und vieles mehr. Das bedeutet
höhere Sicherheit für den Zugang zum DocuWare-System und damit auch höhere Sicherheit für Ihre
Dokumente.

Web Client
 Definition eines Briefkorbs als Standardbriefkorb
 Zusätzliche Dokumentinformationen im Briefkorb: Quelle (z.B. DocuWare Printer) und Status (z.B.
Ablage schlug fehl).
 Aktualisieren bearbeiteter Dokumente im Viewer
 Passwort ändern nun im Login-Dialog

CONNECT to Outlook
 Senden und Ablegen in einem Schritt, bei neuen E-Mails genauso wie für das Beantworten und
Weiterleiten von E-Mails.
 Weiterarbeiten in Outlook während des Ablageprozesses möglich
 Bei Ablagekonfigurationen können Stichwortfelder mit bis zu 64 Stichworten gefüllt werden
 Bei Schnellsuchen kann das Ablagedatum als Suchkriterium verwendet werden

Smart Connect
 in Terminal-Server-Umgebung einsetzbar
 Smart Search: Suchbegriffe mit Platzhalter möglich

Setup
 Neue Server-Komponente: DocuWare Desktop

Web-Client-Einstellungen
 Neuer Bereich für die Konfiguration von DocuWare Printer
 Einem Briefkorb-Ort können mehrere Content- und Thumbnail Server zugewiesen werden, um die
Ausfallsicherheit zu erhöhen

DocuWare-Administration
 Definition der Kriterien für sichere Passwörter unter Organisation > Allgemein

Eine ausführliche Darstellung der neuen Funktionen mit Anwendungsbeispielen und Benutzervorteilen
lesen Sie in Neue Funktionen in DocuWare 5.1c SP2 (http://help.docuware.com/de/#t57414).

2.5 Neuerungen von DocuWare 5.1c Service Pack 1 gegenüber 5.1c


Versionsmanagement

Mit Versionsmanagement lassen sich alle Änderungen an einem Dokument nachverfolgen. Wenn ein
Dokument bearbeitet wird, speichert DocuWare die Änderungen in einer neuen Version. Das Original
sowie die älteren Versionen bleiben dabei im Archiv erhalten. Zusätzlich wird das sich in Bearbeitung

18
Release Notes, Neuerungen und Änderungen

befindliche Dokument gesperrt, so dass nicht versehentlich zwei Nutzer gleichzeitig an einem
Dokument arbeiten.
Versionsmanagement kann im Web Client sowie im Windows Explorer Client genutzt werden, und zwar
als automatisches Versionsmanagement oder als manuelles mittels Checkin und Checkout.

CONNECT to Outlook

CONNECT to Outlook ist die Verbindung von Microsoft Outlook zu DocuWare für bequemes E-Mail-
Handling. Zum einen können Sie mit CONNECT to Outlook Ihre E-Mails aus Outlook heraus ganz
einfach in DocuWare archivieren, zum anderen können Sie auch direkt in Outlook auf in DocuWare
archivierte E-Mails zugreifen und hierbei Eigenschaften des aktuell ausgewählten Emails zur Suche
verwenden.
Die Anwendung von CONNECT to Outlook basiert auf Konfigurationen, die Sie zentral oder auch
persönlich in den Web-Client-Einstellungen von DocuWare anlegen.
CONNECT to Outlook ist eine Zusatzmodul, das bei PROFESSIONAL- und ENTERPRISE-Server-Systemen
verwendbar ist.

Web Client
 Erweiterungen zur Verwendung des Versionsmanagements
 Schnellere Eingabe von Such- bzw. Indexbegriffen über Drop-Down-Listen im Such-, Ablage und
Info-Dialog
 Anzeige von Seitenzahlen bei markierten Dokumenten im Briefkorb
 Tastaturkürzel für wichtige Aktionen im Briefkorb, in der Ergebnisliste sowie in Such-, Ablage- und
Info-Dialogen
 i
gehefteten Dokumenten hat dies den Vorteil, dass man im Viewer zunächst innerhalb des

dann diese Datei zum Bearbeiten öffnet.

Windows Explorer Client


 Erweiterungen zur Verwendung des Versionsmanagements
 Baumansichten mit Filtern versehen werden

Upload Service
 Bei einigen Multifunktionsgeräten wird beim Scannen neben den eigentlichen Scan-Dateien eine
xml-Datei mit Indexinformationen zu dem gescannten Dokument erzeugt. Upload Service kann mit
Hilfe eines zusätzlich Plug-Ins die xml-Dateien von bestimmten Multifunktionsgeräten auslesen,
die Daten als DocuWare-Indexbegriffe verwenden und die Dokumente damit auch direkt in ein
Archiv hochladen und archivieren.
 Als Check-Intervall können Werte ab 1 Sekunde angegeben werden

Web-Client-Einstellungen
 Ein neuer Bereich für die Konfiguration von CONNECT to Outlook
 Bei der Vergabe der Berechtigungen innerhalb der verschiedenen Konfigurationen (Smart
CONNECT, Web-Briefkörbe, CO
und so die gesuchten Benutzer/Rollen schneller finden

19
Release Notes, Neuerungen und Änderungen

DocuWare-Administration
 Registrieren mehrerer Notification Server möglich
 Volltext-Status-Report

Eine ausführliche Darstellung der neuen Funktionen mit Anwendungsbeispielen und Benutzervorteilen
lesen Sie in Neue Funktionen in DocuWare 5.1c SP1 (http://help.docuware.com/de/#t57071).

2.6 Neuerungen von DocuWare 5.1c gegenüber 5.1b Service Pack 3


Web Client
 Briefkörbe im Web Client:
Die Briefkörbe komplettieren den DocuWare Web Client, sie entsprechen aus Benutzersicht den
Briefkörben des DocuWare Windows Clients oder auch den Briefkörben auf Ihrem Schreibtisch.
Die Briefkörbe sind der Ort, an dem sich die Dokumente befinden, die zur Bearbeitung anstehen.
Das können Dokumente sein, die noch nicht archiviert sind, oder auch Kopien von Dokumenten, die
sich bereits im Archiv befinden.
 Upload Service:
Der Upload Service lädt in einem einstellbaren Intervall automatisch Dokumente in einen Briefkorb
des Web Clients, und zwar entweder Dokumente aus einem DocuWare-5-Briefkorb des Windows
Clients oder aus einem beliebig wählbaren Ordner des Dateiverzeichnisses. Auch Indexbegriffe,
Anmerkungen oder Stempeln, die die Dokumente gegebenenfalls schon haben, werden dabei
übernommen.
 Dokumente bearbeiten
 Antworten und Weiterleiten bei E-Mails, die mit ACTIVE IMPORT oder mit CONNECT to Notes
archiviert worden sind
 Anmerkungen und Stempel auf allen Seiten mehrseitiger Dokumente möglich, unabhängig vom

 Mehrere Dokumente aus einer Ergebnisliste in einer E-Mail verschicken


 Mehrere Dokumente aus einer Ergebnisliste auf einmal herunterladen
 Mehrere Dokumente aus einer Ergebnisliste auf einmal drucken
 Dokumente mit oder ohne Anmerkungen drucken
 Dokument in zusätzlichem Viewer-Fenster öffnen
 Passwort vergessen? - Versand von automatisch generiertem Passwort
 Automatisches Login mit gespeicherter Benutzerkennung
 Automatisches Aktualisieren von Aufgabenlisten (nur mit Task-Manager- oder CONTENT-FOLDER-
Lizenz)

Windows Explorer Client

Mit dem Windows Explorer Client bietet Ihnen DocuWare eine weitere Alternative zur Verwaltung ihrer
revisionssicher archivierten Dokumente direkt aus dem Windows Explorer. Der intuitiv nutzbare
Client enthält alle wichtigen Funktionen zur einfachen Verwaltung von Dokumenten in einer
gewohnten Arbeitsoberfläche.

20
Release Notes, Neuerungen und Änderungen

Smart Connect

Das neue Zusatzmodul liest direkt aus der Benutzeroberfläche einer Fremdanwendung Begriffe aus und
verwendet sie in DocuWare als Such- oder Indexbegriffe. Dokumente zu einem in der
Fremdanwendung geöffneten Datensatz lassen sich ganz leicht in DocuWare aufrufen. Dazu kann ein
Button in der Fremdanwendung eingeblendet werden. Ebenso einfach ist die Übernahme der Begriffe
als Indexbegriffe für Dokumente, die Sie in DocuWare archivieren möchten.

Web-Client-Einstellungen

In einer neuen, browser-basierten Benutzeroberfläche, die auf der Silverlight-Technologie beruht,


administrieren Sie neue DocuWare-Komponenten, insbesondere für den Web Client. Aktuell beinhalten
die Web-Client-Einstellungen die folgenden Bereiche:
 DocuWare konfigurieren: Briefkörbe, Smart Connect, E-Mail-Benachrichtigungen, OCR, CONNECT
to Sharp
 DocuWare anpassen: E-Mail-Benachrichtigungen

E-Mail-Benachrichtigung (nur mit Task Manager Lizenz)

Eine E-Mail-Benachrichtigung ist eine automatisch vom DocuWare-System generierte E-Mail, die
verschickt wird, sobald ein bestimmtes Ereignis bezüglich eines in DocuWare archivierten Dokuments
eintritt. Einzelne E-Mail-Benachrichtigungen beziehen sich immer auf Dokumente eines DocuWare-
Archivs.

Volltext

Bei der Volltextsuche haben Sie zusätzlich neue Möglichkeiten: Phrasensuche, Distanz-Suche,
Sortierung der Suchergebnisse nach Relevanz

CONNECT to Sharp

Für die Anbindung von Sharp-Multifunktionsgeräten an DocuWare gibt es neben der bisherigen eine
komplett neue Version. Mit dieser können Sie beim Scannen die Dokumente nicht nur in DocuWare-
Archive ablegen, sondern auch in Briefkörbe des Web Clients. Zudem haben Sie direkt am
Multifunktionsgerät (MFP) die Möglichkeit, Dokumente aus einem DocuWare-Archiv auszuwählen, um
diese dann auszudrucken.

IndexCleaner

Mit IndexCleaner korrigieren Sie schnell und einfach die Indexdaten Ihrer Archive. So berichtigen Sie
Tippfehler, beispielsweise in Firmen- oder Personennamen, oder vereinheitlichen die Schreibweise von

DWEXTENSION-Administrator

In Zusammenhang mit dem Windows Explorer Client wird das Systemfeld DWEXTENSION benötigt.
Dieses Feld wird für alle neu abgelegten Dokumente automatisch mit der Dateierweiterung der

21
Release Notes, Neuerungen und Änderungen

Dokumente gefüllt. Für die bereits archivierten Dokumente übernimmt das Tool DWEXTENSION-
Administrator das Füllen des Systemfeldes.

2.7 HTML-Hilfe zu DocuWare


Die meisten Hilfe-Programme zu DocuWare liegen im HTML-Format vor. Nach neuesten Microsoft
Sicherheitsupdates ist es aber nicht mehr möglich, HTML-Hilfen aus dem Netzwerk zu starten. Im
Normalfall ist dies für die Hilfen von DocuWare kein Problem, da diese während des Setups in den
LOCALPATH kopiert werden und sich dieser bei Standard-Installationen lokal am Rechner befindet.

Sollte allerdings der LOCALPATH im Netzwerk liegen, können die HTML-Hilfen zu den DocuWare
Programmen nicht geöffnet werden. Das Problem kann umgangen werden, wobei allerdings
Sicherheitslücken auftreten können. Nähere Informationen zu den genauen Einstellungen, die dazu
vorgenommen werden müssen, entnehmen Sie bitte des Microsoft Supports
http://support.microsoft.com/kb/892675/ (siehe http://support.microsoft.com/kb/892675/ -
http://support.microsoft.com/kb/892675/).

2.8 Kontextsensitive Hilfe unter Windows Vista und Windows 7


Unter Windows Vista und Windows 7 kann die kontextsensitive Hilfe von DocuWare nicht geöffnet und
angezeigt werden, weil die Datei WinHlp32.exe nicht mit Windows Vista ausgeliefert wird. Möchten Sie
die kontextsensitive Hilfe auch unter Windows Vista oder Windows 7 nutzen, müssen Sie sich die Datei
WinHlp32.exe für Windows Vista bzw. Windows 7 aus dem Microsoft-Download-Bereich herunterladen
und in Ihr System einbinden.

Download der Datei für Windows Vista


http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=6ebcfad9-d3f5-4365-8070-
334cd175d4bb

Auf dieser Microsoft-Seite finden Sie auch einen Link zu dem zugehörigen Microsoft Knowlegdebase-
Artikel.

Download der Datei für Windows 7


(http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=en&FamilyID=258aa5ec-e3d9-
4228-8844-008e02b32a2c)

2.9 Systemvoraussetzungen
Um DocuWare installieren zu können, beachten Sie folgende Voraussetzungen.

Betriebssysteme

Client- und Serverkomponenten

Windows XP Professional SP2


Windows 2003 Server SP1
Windows Vista
Windows 2008 Server

22
Release Notes, Neuerungen und Änderungen

Windows 7
(DocuWare-Serverkomponenten erfordern kein Server-Betriebssystem, Windows XP lässt jedoch
maximal 10 Client-Verbindungen zu)

Web Client

Server:
Win XP Professional SP2 (maximal 10 Client-Verbindungen)
Win 2003 Server SP1
Windows Vista
Windows 7
Windows Server 2003 64bit
Windows Server 2008 64bit
Windows 7 mit 64bit

Zusätzlich wird Microsoft Internet Information Services (IIS) 5.1 oder höher benötigt

Client:
Windows XP SP2,
Windows 2003 Server SP1
Windows Vista
Windows 2008
Windows 7

Unterstützte Browser
Internet Explorer 7 und 8
Firefox 3 und 3.5

Sonstiges

Hardware

Kleiner Server (max. 10 Benutzer)

CPU: 2*3,16GHz
RAM: 2GB

Client

CPU: 2*2GHz
RAM: 512MB - 1GB

Single User / Mobile Workstation

23
Release Notes, Neuerungen und Änderungen

CPU: 2*3,16GHz
RAM: 512MB 1GB

Storage
 Unterstützte externe Datenbanken:
MySQL: 5.0
(Bei einer Neuinstallation von DocuWare 5.1b maximal die Version 5.0.83, erst nach Installation des
SP3 zu DW 5.1b kann auch die Datenbankversion auf eine aktuellere 5.0 Version aktualisiert
werden)
MS-SQL: Versionen 2000, 2005 und 2008
Oracle: ab Version 9.2
 Speicher für Dokumentdateien:
Windows-, Linux-, SUN- und Novell-Dateisystem sowie andere mit Windows-Dateisystem-Support;
PoINT Jukebox Manager
Zusätzlich mit der DocuWare ENTERPRISE Server Edition: Content Addressed Storage (CAS), NetApp
Storage Solutions

Anforderungen an Festplattenspeicher

Client Module 166 MB

DocuWare Client Modules 104 MB

DocuWare Administration 52 MB

Power Tools 10 MB

Server Module 669 MB

Authentication Server 14 MB

Content Server 30 MB

Workflow Server 281 MB

Imaging Server 85 MB

Notification Server 9 MB

Thumbnail Server 8 MB

Full-Text Server 31 MB

Web Modules 167 MB

OCR Service 1 MB

Service Control 3 MB

24
Release Notes, Neuerungen und Änderungen

Setup Components 40 MB

DocuWare Setup 1,8 GB

Bitte beachten Sie, dass während des DocuWare Setups zusätzlich temporärer Speicher benötigt wird.
Sie sollten deshalb min. 700 MB Speicher auf Ihrer Systempartition freihalten.

25
Installation und Update von DocuWare

3 Installation und Update von DocuWare

Das Betriebssystem des Rechners, auf dem die DocuWare Programmdateien gespeichert werden sollen,
muss lange Dateinamen mit mehr als acht Zeichen unterstützen. Einige DocuWare Programmdateien
sind nicht mehr auf den MSDOS Dateiformat-Standard beschränkt.

3.1 Allgemeine Informationen

3.1.1 Silent Installation von DocuWare 5.1c


Die Silent Installation ermöglicht die automatische Installation von DocuWare über das Netzwerk.

DocuWare Client Voraussetzungen

Bevor die Installation von DocuWare 5.1c durchgeführt werden kann, müssen die Voraussetzungen für
das Setup erfüllt sein. Folgende Komponenten müssen auf den Client vor dem Setup vorhanden sein
oder verteilt werden. Diese werden nicht vom DocuWare Silent Setup installiert:
a Net Framework 3.5 SP1
Eine Liste welches .Net Framework in welchem OS integriert bzw. für welches es verfügbar ist,
erhalten Sie hier:
http://msdn.microsoft.com/en-us/library/bb822049.aspx
http://www.msdn.microsoft.com/en-us/library/bb822049.aspx

Informationen zur Verteilung in einem Netzwerk finden sie hier:


http://msdn.microsoft.com/de-de/library/kz6tzdt1%28v=vs.90%29.aspx
http://www.msdn.microsoft.com/de-de/library/kz6tzdt1%28v=vs.90%29.aspx
http://msdn.microsoft.com/de-de/library/02z0twb3%28v=vs.90%29.aspx
http://www.msdn.microsoft.com/de-de/library/02z0twb3%28v=vs.90%29.aspx

b Windows Installer 4.5 oder 5

Liste welcher Installer in welchem OS integriert / für welches er verfügbar ist:


http://msdn.microsoft.com/de-de/library/aa371185(VS.85).aspx
http://www.msdn.microsoft.com/de-de/library/aa371185(VS.85).aspx

Setup-Pfad vorbereiten
a Einen DocuWare Client mit allen gewünschten Modulen und Sprache installieren. Dabei wird eine
individuelle DocuWare.Setup.xml Datei erzeugt die als Vorlage für die automatisch zu
installierenden Clients verwendet wird.

26
Installation und Update von DocuWare

b DocuWare.Setup.xml Datei dieses Clients in den Setup Pfad kopieren

Speicherort:
- C:\Benutzer\Öffentlich\DocuWare.Setup.xml (Vista/7/2008)
- C:\Programme\DocuWare\Setup Components\DocuWare.Setup.xml (XP/2003)

c DocuWare.Setup.xml anpassen:

Alle

Organisationsnamen in der Datei ergänzen

OrganizationName="Peters Engineering"

Batchdatei erzeugen

Variante 1

Erzeugen Sie eine Batch Datei z.B. SilentSetup.bat, welche zur Automatisierung der Installation genutzt
werden kann.

Fügen Sie dieses Kommando in die Datei ein.


Der Setuppfad muss angepasst werden.

msiexec /i "\\servername\setup\DocuWare.msi" /l*v


"C:\DocuWareSetup.log" /q

Am besten kopieren Sie diese Batch-Datei in den Setup-Pfad und geben hierauf nur
Ausführberechtigung, damit keiner diese Datei bearbeiten und die Informationen auslesen kann. Beim
Ausführen der Datei wird die Installation nun völlig automatisch im Hintergrund durchgeführt, ohne
dass eine Benutzerinteraktion benötigt wird. Allerdings wird auch kein Status der Installation
angezeigt. Dass diese läuft, kann über das Erscheinen des Prozesses msiexec im Taskmanager überprüft
werden. Dieser Prozess wird dort mehrmals erscheinen.

Für die Installation am Client werden lokale Administratorrechte benötigt. Da das Setup aus zwei
Komponenten besteht, ist das Update mit dem Beenden der Batchdatei noch nicht abgeschlossen.
Es wird noch die DocuWare.Setup.GUI im Taskmanager ausgeführt. Solange diese noch läuft, ist das
Update noch nicht beendet.

Variante 2

Wenn Sie erkennen möchten, wann das Silent Setup beendet ist, verwenden Sie die folgende
alternative Vorgehensweise:

Erstellen Sie eine Batch-Datei nach diesem Vorbild:

27
Installation und Update von DocuWare

msiexec /i "%DWSetupPath%\DocuWare.msi" /l*v "%SilentSetupLog%"


PREPARESETUP="1" /q

"%ProgramFiles%\DocuWare\Setup Components\DocuWare.Setup.GUI.exe"
MSIPath="%DWSetupPath%" Mode="1" UILevel="2" MaintenanceMode=
DISPLAYUI="0" DWSYSADMIN="%DWSysAdmin%"
DWSYSADMINPASSWORD="%DWSysAdminPassword%"
SERVICEUSER="%ServiceUser%"
SERVICEUSERPASSWORD="%ServiceUserPassword%"

Echo Setup finished

Ersetzen Sie die Werte in % % durch die Ihres DocuWare-Systems.:


Die Kennung des DocuWare-Systemadministrators (DWSYSADMIN) benötigen Sie, falls die neuen
Clients gleich im DocuWare-System registriert werden sollen.
Die Kennung für den Dienst-Benutzer (SERVICEUSER) brauchen Sie für die Installation der Client-
Komponente von CONNECT to Toshiba und für die Installation des Upload-Dienstes, wenn dieser als
Windows-Dienst laufen soll

Nach der Verteilung im Netzwerk (beide Varianten)

Nachdem die Installation auf allen Clients abgeschlossen ist, muss die Datei DocuWare.Setup.xml
wieder aus dem Setuppfad entfernt werden. Anderenfalls ist ein Ändern des Clients (z.B. Hinzufügen
von Modulen) nicht möglich.

3.1.2 Web Client Server bei Update von DocuWare 5.1b SP1 auf SP3
Wird der Web Client Server von DocuWare 5.1b Service Pack 1 mit dem Service Pack 3 aktualisiert, so
werden von den Web Common Verzeichnissen der vorhandenen Web Instanzen während der
Installation zwei Kopien angelegt anstatt nur einer. Die Kopien tragen das Datum und die Uhrzeit im
Verzeichnisnamen. Die knapp ältere erste Kopie enthält den Stand des Web Common Verzeichnisses vor
Einspielen des Service Packs. Die jüngere zweite Kopie hingegen enthält den gleichen Stand wie das
aktualisierte Web Common Verzeichnis nach der Installation des Service Packs und kann entfernt
werden.

3.1.3 Update auf beliebiges Service Pack zu DocuWare 5.1b

Neue Startdateien zur Installation des Service Packs

Um die Service Packs aller DocuWare-Module zu installieren, rufen Sie entweder die entsprechenden
msp-Dateien oder alternativ die neuen exe-Dateien auf. Die Namen dieser exe-Dateien sind:
 AuthenticationServerSetup.exe
 ContentServerSetup.exe
 DocuWare5Client_EnglishSetup.exe
 DocuWare5Client_GermanSetup.exe

28
Installation und Update von DocuWare

 ImagingServerSetup.exe
 InternetServerSetup.exe
 SAPHTTPServerSetup.exe
 WebClientServer_EnglishSetup.exe
 WebClientServer_GermanSetup.exe
 WebServicesSetup.exe
 WorkflowServerSetup.exe
Diese exe-Dateien müssen Sie verwenden, wenn Sie auf Windows Vista und 2008 installieren, da nur so
sichergestellt ist, dass Sie die Installation mit den Rechten eines Administrators durchführen. Zusätzlich
haben die exe-Dateien im Gegensatz zu den msp-Dateien den Vorteil, dass die Namen der Dateien
leichter den Modulen zuzuordnen sind. Selbsverständlich können Sie die exe-Dateien auch für alle
anderen Windows Betriebssysteme verwenden.

Nach Update weitere Server oder Clients installieren

Nachdem Sie die ZIP-Datei des

t ein
Problem im Setupprogramm von DocuWare 5.1b. Durch das Anlegen der beiden Ordner lösen wir das
Problem: Bei der Nachinstallation von Modulen, eines DocuWare Clients oder Servers sucht das
Setupprogramm das für die Nachinstallation benötigte Verzeichni

-Datei zu überschreiben, besteht nicht, da für DocuWare 5.1a


kein Service Pack 1 erstellt wurde.

Alternativ haben Sie die Möglichkeit, die Installation direkt auszuführen, indem Sie die msi-Datei des
entsprechenden Moduls direkt starten:

msiexec /i "<Pfad zur msi-Datei inklusive dieser Datei>" NETCOMMON="<Pfad zum


NETCOMMON-Ordner unterhalb des Ordners Fix51b0100, inklusive dem NETCOMMON-Ordner>"

dwDocuWare.msi für die Installation eines englischen DocuWare-Clients


dwDocuWare<Sprache>.msi für die Installation eines DocuWare-Clients in der
entsprechenden Sprache
dwAuthenServer.msi für die Installation von Authentication Server
dwContentServer.msi für die Installation von Content Server
dwImagingServer.msi für die Installation von Imaging Server
dwInternetServer.msi für die Installation von INTERNET-SERVER
dwSAPHTTPServer.msi für die Installation von SAP HTTP Server
dwWebClientServer.msi für die Installation eines Web Client Servers (Benutzerführung
während der Installation auf englisch)

29
Installation und Update von DocuWare

dwWebClientServer<Sprache>.m für die Installation eines Web Client Servers (Benutzerführung


si während der Installation in der entsprechenden Sprache)
dwWebServices.msi für die Installation von Web Services
dwWorkflowServer.msi für die Installation von Workflow Server

Beispiel für die Installation eines englischen DocuWare-Clients:


msiexec /i "\\Software\DocuWare\DW5\Setup\DocuWareClient\dwDocuWare.msi"
NETCOMMON=""\\Software\DocuWare\DW5\Setup\DWUpdate\Fix51b0100\NETCommon"

3.1.4 Update auf DocuWare 5.1a oder 5.1b


Ab DocuWare 5.1a ist das Standardformat für farbige Dokumente, die vom TIFFMAKER erzeugt wurden,
PNG (zuvor war es JPEG).

Wir empfehlen das PNG-Format, weil es eine verlustfreie Komprimierung unterstützt und dadurch die
Qualität für die meisten TIFFMAKER-Anwendungen viel besser ist. Dies gilt insbesondere für Texte und
Computergraphiken. Auch für bestehende TIFFMAKER-Konfigurationen wird bei einem Update auf
DocuWare 5.1a oder 5.1b das Standardformat PNG übernommen.

Möchten Sie, dass TIFFMAKER ein anderes Dateiformat erzeugt, können Sie die entsprechenden
Konfigurationen ändern. Wie Sie dazu vorgehen, lesen Sie in Kapitel Funktionsprinzip von TIFFMAKER
(auf Seite 131).

3.1.5 Eingaben beibehalten nach Update auf DocuWare 5.1a


Ist in der DocuWare-Administration die Option Eingaben beibehalten für eine Such- oder Ablagemaske
aktiviert, so werden nach dem Update auf DocuWare 5.1a beim ersten Öffnen der Suchmaske bzw. der
Ablagemaske die Einträge in den Indexfelder nicht vorhanden sein. Sie müssen die gewünschten
Begriffe einmal manuell eintragen. Danach sind beim Öffnen der Masken die Begriffe wie gewohnt in
den Feldern enthalten.

3.1.6 Update auf DocuWare 5.1


 Es muss der Fix 5 für DocuWare 5.0 installiert sein, damit das Update auf DocuWare 5.1 durch den
DocuWare Update Dienst durchgeführt werden kann.
 Wichtiger Hinweis für das Update von Content Server
Dieser Hinweis gilt für alle Installationen, die eine MSSQL-Datenbank verwenden. Falls Sie die
DocuWare-eigene Datenbank, eine MySQL- oder eine Oracle-Datenbank für die DocuWare-
Installation benutzen, sind die folgenden Ausführungen für Sie nicht relevant.
Beim Update auf DocuWare 5.1 muss das Content Server Setup - im Gegensatz zur Installation von
5.0 - auf die Archivtabellen in der Datenbank zugreifen können. Für ein reibungsloses Update des
Servers muss daher sichergestellt sein, dass Content Server auf die Datenbank Zugriff hat. Falls für
die entsprechende Datenbankverbindung, standardmäßig die Datenbankverbindung "Content", in
der DocuWare-Administration ein Trusted Login definiert ist, muss auch für den Windows-Benutzer
vom Content Server Setup ein Trusted Login auf Datenbankebene definiert sein. Alternativ legen
Sie in der DocuWare-Administration für die Datenbankverbindung ein fixes Login fest, das von
Content Server Setup genutzt wird.

30
Installation und Update von DocuWare

3.1.7 Besonderheiten bei DocuWare BUSINESS


 Zum Administrieren der Archive im DocuWare 4-Modus werden auch mit DocuWare 5 die
Datenbank-Tools aus DocuWare 4, wie Database Converter, DWDBAdmin oder DWRestore,
installiert.
Für DocuWare BUSINESS stehen diese Programme nicht zur Verfügung, auch wenn sie im Start-
Menü angezeigt werden.
 DocuWare CONNECT to eCopy ist das einzige Zusatzmodul, dass mit DocuWare BUSINESS
verwendet werden kann.

3.1.8 Besonderheiten bei der Verwendung von MSSQL 2000 Server als Datenbank
Die folgende Beschreibung gilt nur für DocuWare 5.1 in deutscher und englischer Version ohne Fix 1.

Verwenden Sie bei einer Neuinstallation von DocuWare einen MSSQL Server (2000 oder 2005) als
Datenbank, so erscheinen die beiden folgenden Dialoge während der Installation des Authentication
Servers. Bitte klicken Sie jeweils auf OK, damit die Installation erfolgreich durchgeführt werden kann.

31
Installation und Update von DocuWare

3.1.9 Besonderheiten bei Windows Server 2003 64 Bit


Bei der Installation von DocuWare auf einem Rechner mit Windows Server 2003 64 Bit, erhalten Sie
eine Meldung, dass für die Installation von DocuWare der Windows Installer 3.1 installiert werden
muss. Bei der Frage, ob der Windows Installer jetzt installiert werden soll, klicken Sie auf Nein, da die
Installation manuell vorgenommen werden muss.

Wir empfehlen, noch vor der Installation von DocuWare folgendes durchzuführen:
Bei 64-Bit-Systemen müssen Sie Windows Installer 3.1 und .NET Framework manuell installieren. Dazu
starten Sie von der DocuWare DVD folgende Dateien:
 DocuWare and Modules/ DotNetFx/64Bit/NetFx64.exe für die Installation von .NET Framework 2.0
in English
Je nach DocuWare-Sprachversion sollte auch das langpack.exe für .NET Framework installiert
werden. Diese befinden sich in den Unterverzeichnissen DocuWare and Modules/DotNetFx/32bit
beziehungsweise 64bit und zwar in den Sprachen der DocuWare DVD .
 für ein 2003 Server Betriebsystem:
DocuWare and Modules/Windows Installer/WindowsServer2003-KB898715-x64-enu.exe
 für Windows XP
DocuWare and Modules/Windows Installer/WindowsXP-KB898715-x64-enu.exe .

3.1.10 Besonderheiten bei Oracle Datenbanken zusammen mit Clients auf 64-Bit-
Rechnern
Verwenden Sie in Ihrer DocuWare-Installation eine Oracle 10 Datenbank und möchten einen DocuWare
5.1b Client an einem 64-Bit-Rechner installieren, wird dies normalerweise nicht funktionieren. Der
Grund dafür ist, dass der Oracle Treiber keine Ordnernamen auslesen kann, die Klammern oder
Leerzeichen enthalten, 32-Bit-Software wie DocuWare aber standardmäßig in den Ordner
\Programme (x86)" gespeichert werden.
Um das Problem zu umgehen, installieen Sie die DocuWare-Client-Software einfach in einen anderen
\DocuWare".

3.1.11 Besonderheiten bei Windows Server 2008 R2 64 bit


Bevor Sie DocuWare 5.1c auf einem Windows Server 2008 R2 64-bit-System installieren, müssen Sie
dort das .NET Framework 3.5 SP1 über die Features im Server Manager installieren. Während der
DocuWare-Installation kann das, im Gegensatz zu anderen Systemen, nicht ausgeführt werden, da
besondere Rechte erforderlich sind.

3.1.12 Installation von DocuWare unter Windows 7

Installation planen

Bei der Installation beliebiger Software schlägt Windows den Pfad C:\Programme (C:\Program files) für
die zu installieren Dateien vor. Auch bei der Installation von DocuWare ist dies der Fall. Läuft an dem
Rechner, an dem Sie den DocuWare Windows Client installieren möchten, die
Benutzerkontensteuerung (User Account Control), kann nach der Installation auf den Pfad nur lesend
und nicht schreibend zugegriffen werden. Das führt dann zu den im Folgenden gelisteten

32
Installation und Update von DocuWare

Einschränkungen. Möchten Sie diese umgehen, installieren Sie den DocuWare Windows Client in einem
anderen Pfad, z.B. C:\DocuWare.
 DocuWare 5 Reporting: Die Report-Dateien können nicht geschrieben werden
 DocuWare REQUEST: Ein Image kann nicht erstellt werden (nur direktes Brennen oder Dateiexport
möglich)
 Das DocuWare-Beispielarchiv kann nicht installiert werden

Installation ausführen

Für die Installation von DocuWare wird immer der Windows Installer 3.1 benötigt. Deshalb prüft das
Setup, ob dieser auf dem Rechner vorhanden ist. Auch wenn dies bei einem Windows 7 Betriebssystem
normalerweise der Fall ist, erscheint fälschlicherweise die Meldung, dass der Windows Installer
zunächst installiert werden muss. Klicken Sie bei dieser Meldung einfach auf Nein / No.

Danach können Sie DocuWare ohne weitere Komplikationen installieren.

3.1.13 Verwendung von Validierungen nach Update von DocuWare 5.1 auf
DocuWare 5.1 Fix x
Die folgende Beschreibung gilt nur für das Einspielen eines Fixes bei der deutschen oder englischen
Version von DocuWare 5.1 (ohne Fix).

Validierungen, die in DocuWare 5.1 (ohne Fix) importiert worden sind, können nach dem Update nicht
mehr verwendet werden. Für DocuWare 5.1 mit Fix 1 müssen die Programmbibliotheken, die die
Validierungen erhalten, leicht geändert und neu kompiliert werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
1 ValidationFieldList indexData".
Beispiel:
alte Version: public override bool ValidateIndexData(ref ValidationFieldList indexData, ref string
errorMessage, ValidationInfo info)
neue Version: public override bool ValidateIndexData(ValidationFieldList indexData, ref string
errorMessage, ValidationInfo info)
2 Kompilieren Sie nach der Änderung die Programmbiblithek(en). Benutzen Sie dazu die
DocuWare.ValidatorBase.dll, die mit dem Fix 1 zu DocuWare 5.1 installiert wurde.
3 Stoppen Sie den Workflow Server.
4 Ersetzen Sie im Verzeichnis für die Validierungen die alten Programmbibliotheken mit den neuen.

33
Installation und Update von DocuWare

5 Starten Sie den Workflow Server.


Die Zuweisung der einzelnen Validierungsarten zu den Archiven und Felder muss nicht erneut
durchgeführt werden. Sie wird entsprechend der bestehenden Konfiguration übernommen

3.1.14 Verwendung von GAPI-Applikationen


Die folgende Beschreibung gilt nur für das Update der deutschen und englischen DocuWare-Version
von DocuWare 5.1 auf DocuWare 5.1 Fix 1.

Für den Fix 1 müssen verwendete GAPI-Applikationen neu gebaut werden.

3.1.15 Downgrade für Lizenzen


Ein Downgrade für DocuWare-Lizenzen, zum Beispiel von DocuWare ENTERPRISE Server auf DocuWare
PROFESSIONAL Server, ist nicht möglich.

3.1.16 DocuWare im Windows Start-Menü


Entfernen Sie aus dem Windows Start-Menü den Ordner mit Verknüpfung zu DocuWare oder die
Verknüpfungen zu einzelnen DocuWare-Produkten, so wird jeweils nach einem erneuten Start eines
DocuWare-Programms die Verknüpfung zu diesem Programm wieder an dem ursprünglichen Ort im
Start-Menü erstellt.

Verschiebt man aus dem Start-Menü den Ordner mit Verknüpfung zu DocuWare oder die
Verknüpfungen zu einzelnen DocuWare-Produkten in einen anderen Bereich des Start Menüs, so wird
jeweils nach einem erneuten Start eines DocuWare-Programms die Verknüpfung zu diesem Programm
zusätzlich wieder an dem ursprünglichen Ort im Start-Menü erstellt.

3.1.17 Setup und Update mehrerer DocuWare-Systeme


DocuWare Setup merkt sich die vorgenommenen Einstellungen im zentralen SETUPPATH. Diese werden
dann als Vorgaben für weitere Aufrufe des DocuWare Setups insbesondere der DocuWare Client
Setups verwendet. Aus diesem Grund ist es nicht möglich, zwei DocuWare-Systeme aus dem gleichen
SETUPPATH zu starten. Sollten Sie z.B. ein Testsystem und ein Produktivsystem haben, dann müssen Sie
die DocuWare Programmdateien von der DVD an zwei unterschiedliche Stellen kopieren und die beiden
Systeme jeweils von der entsprechenden Kopie der Dateien installieren und updaten.

3.1.18 Ländercodes für WindowsInstaller und .NET Framework


Die Ordner für den WindowsInstaller und das .NET Framework, die auf der DocuWare Setup-DVD
enthalten sind, haben als Namen jeweils einen Nummerncode, der für eine bestimmte Sprachversion
steht. Den Sprachen sind die folgenden Nummern zugeordnet:

34
Installation und Update von DocuWare

Nummer Sprache

1025 Arabisch

1026 Bulgarisch

1031 Deutsch

1032 Griechisch

1033 Englisch

1036 Französisch

1040 Italienisch

1043 Niederländisch

1045 Polnisch

1046 Portugiesisch
(Brasilianisch)

1049 Russisch

1050 Kroatisch

1053 Schwedisch

3082 Spanisch

3.2 Client-Update
Beim Update eines DocuWare-Clients werden die Module erneuert, die bislang für den Client installiert
- Auswahl der Module" erscheint bei einem Update nicht.

35
Installation und Update von DocuWare

Wollen Sie an einem Client weitere Module oder ISIS Scanner-Treiber installieren, rufen Sie nach dem
Update das Setup noch einmal auf, und zwar in der Systemsteuerung über Software DocuWare 5
Client ändern.

3.3 Die Neuinstallation von DocuWare


Bei der Neuinstallation von DocuWare können Sie zwischen einer Einzelplatz- bzw. Mobile User
Installation und einer Mehrplatzinstallation entscheiden. Genaue Informationen dazu finden Sie im
Installationshandbuch.

Bei der Installation von DocuWare als Mehrplatzinstallation müssen im ersten Schritt die Datenbank
und die DocuWare Server auf einem zentralen Rechner installiert werden. Die Installation der

per Installations-DVD erfolgen oder als Silent Setup.

3.3.1 DocuWare-Datenbank
Für die Installation der DocuWare-Datenbank sind innerhalb des Setup-Programms einige Parameter
fest voreingestellt.

Wenn Sie eine MySQL Datenbank manuell installieren und als DocuWare-Datenbank verwenden
möchten, sollten Sie folgende Einstellungen übernehmen:


Verbindungen
 Als Service installieren: "Install as service".
Zwingend erforderlich ist die Einstellung für den Zeichensatz, und zwar
 Zeichensatz: Multilingualistic (UTF8)

36
Installation und Update von DocuWare

Wenn Sie eine MS SQL 2005 Datenbank als DocuWare-Datenbank verwenden möchten, achten Sie
bitte darauf, dass bei den Datenbankeinstellungen das Protokoll TCP/IP zugelassen ist (bei Standard-
Einstellungen ist dies bei MS SQL 2005 nicht der Fall).

3.3.2 Silent Installation von DocuWare 5.1c


Die Silent Installation ermöglicht die automatische Installation von DocuWare über das Netzwerk.

DocuWare Client Voraussetzungen

Bevor die Installation von DocuWare 5.1c durchgeführt werden kann, müssen die Voraussetzungen für
das Setup erfüllt sein. Folgende Komponenten müssen auf den Client vor dem Setup vorhanden sein
oder verteilt werden. Diese werden nicht vom DocuWare Silent Setup installiert:
a Net Framework 3.5 SP1
Eine Liste welches .Net Framework in welchem OS integriert bzw. für welches es verfügbar ist,
erhalten Sie hier:
http://msdn.microsoft.com/en-us/library/bb822049.aspx
http://www.msdn.microsoft.com/en-us/library/bb822049.aspx

Informationen zur Verteilung in einem Netzwerk finden sie hier:


http://msdn.microsoft.com/de-de/library/kz6tzdt1%28v=vs.90%29.aspx
http://www.msdn.microsoft.com/de-de/library/kz6tzdt1%28v=vs.90%29.aspx
http://msdn.microsoft.com/de-de/library/02z0twb3%28v=vs.90%29.aspx
http://www.msdn.microsoft.com/de-de/library/02z0twb3%28v=vs.90%29.aspx

b Windows Installer 4.5 oder 5

Liste welcher Installer in welchem OS integriert / für welches er verfügbar ist:


http://msdn.microsoft.com/de-de/library/aa371185(VS.85).aspx
http://www.msdn.microsoft.com/de-de/library/aa371185(VS.85).aspx

Setup-Pfad vorbereiten
a Einen DocuWare Client mit allen gewünschten Modulen und Sprache installieren. Dabei wird eine
individuelle DocuWare.Setup.xml Datei erzeugt die als Vorlage für die automatisch zu
installierenden Clients verwendet wird.

b DocuWare.Setup.xml Datei dieses Clients in den Setup Pfad kopieren

Speicherort:
- C:\Benutzer\Öffentlich\DocuWare.Setup.xml (Vista/7/2008)
- C:\Programme\DocuWare\Setup Components\DocuWare.Setup.xml (XP/2003)

c DocuWare.Setup.xml anpassen:

Organisationsnamen in der Datei ergänzen

37
Installation und Update von DocuWare

OrganizationName="Peters Engineering"

Batchdatei erzeugen

Variante 1

Erzeugen Sie eine Batch Datei z.B. SilentSetup.bat, welche zur Automatisierung der Installation genutzt
werden kann.

Fügen Sie dieses Kommando in die Datei ein.


Der Setuppfad muss angepasst werden.

msiexec /i "\\servername\setup\DocuWare.msi" /l*v


"C:\DocuWareSetup.log" /q

Am besten kopieren Sie diese Batch-Datei in den Setup-Pfad und geben hierauf nur
Ausführberechtigung, damit keiner diese Datei bearbeiten und die Informationen auslesen kann. Beim
Ausführen der Datei wird die Installation nun völlig automatisch im Hintergrund durchgeführt, ohne
dass eine Benutzerinteraktion benötigt wird. Allerdings wird auch kein Status der Installation
angezeigt. Dass diese läuft, kann über das Erscheinen des Prozesses msiexec im Taskmanager überprüft
werden. Dieser Prozess wird dort mehrmals erscheinen.

Für die Installation am Client werden lokale Administratorrechte benötigt. Da das Setup aus zwei
Komponenten besteht, ist das Update mit dem Beenden der Batchdatei noch nicht abgeschlossen.
Es wird noch die DocuWare.Setup.GUI im Taskmanager ausgeführt. Solange diese noch läuft, ist das
Update noch nicht beendet.

Variante 2

Wenn Sie erkennen möchten, wann das Silent Setup beendet ist, verwenden Sie die folgende
alternative Vorgehensweise:

Erstellen Sie eine Batch-Datei nach diesem Vorbild:

msiexec /i "%DWSetupPath%\DocuWare.msi" /l*v "%SilentSetupLog%"


PREPARESETUP="1" /q

"%ProgramFiles%\DocuWare\Setup Components\DocuWare.Setup.GUI.exe"
MSIPath="%DWSetupPath%" Mode="1" UILevel="2" MaintenanceMode=
DISPLAYUI="0" DWSYSADMIN="%DWSysAdmin%"
DWSYSADMINPASSWORD="%DWSysAdminPassword%"
SERVICEUSER="%ServiceUser%"
SERVICEUSERPASSWORD="%ServiceUserPassword%"

Echo Setup finished

38
Installation und Update von DocuWare

Ersetzen Sie die Werte in % % durch die Ihres DocuWare-Systems.:


Die Kennung des DocuWare-Systemadministrators (DWSYSADMIN) benötigen Sie, falls die neuen
Clients gleich im DocuWare-System registriert werden sollen.
Die Kennung für den Dienst-Benutzer (SERVICEUSER) brauchen Sie für die Installation der Client-
Komponente von CONNECT to Toshiba und für die Installation des Upload-Dienstes, wenn dieser als
Windows-Dienst laufen soll

Nach der Verteilung im Netzwerk (beide Varianten)

Nachdem die Installation auf allen Clients abgeschlossen ist, muss die Datei DocuWare.Setup.xml
wieder aus dem Setuppfad entfernt werden. Anderenfalls ist ein Ändern des Clients (z.B. Hinzufügen
von Modulen) nicht möglich.

3.3.3 Komponenten und Module


Bei der Installation des DocuWare Clients wird standardmäßig TIFFMAKER und der DocuWare Update
Service installiert. Um die gewünschten DocuWare Module zu installieren, aktivieren Sie diese bei der
Installation des DocuWare Clients.

Falls Sie bei der Installation DocuWare-Zusatzmodule auswählen, für die Sie keine Lizenz besitzen,
können Sie das Modul trotz der getroffenen Einstellung nicht starten.

Nähere Informationen zur Installation von Komponenten und Modulen erhalten Sie im
Installationshandbuch.

Nachträgliche Installation von Zusatzmodulen

Wenn Sie die DocuWare Installationsroutine erneut aufrufen, stellt diese bei der Überprüfung des
Systems fest, dass DocuWare bereits installiert ist und bietet Ihnen daraufhin die Möglichkeit zum
Reparieren oder Ändern. Mit Ändern können Sie noch nicht installierte DocuWare Module nachträglich
installieren.

3.3.4 Installation nach Deinstallation einer Single Workstation / Mobile User


Installation
Bei der Deinstallation einer DocuWare 5.0 Single Workstation / Mobile User Installation, bleibt ein
Registry Key zurück. Auf dem Rechner wird daher bei einer neuen Installation nur die Installationsart
Single Workstation / Mobile User Installation angeboten. Möchte man auf dem Rechner eine andere
Installationsart durchführen, muss zunächst der Registry Key gelöscht werden.

3.4 Umstellung von DocuWare 4 auf DocuWare 5


Die Umstellung von DocuWare 4 auf DocuWare 5 kann nicht über ein Update erfolgen. DocuWare 5
muss neu installiert werden. Im Anschluss daran können Sie über die DocuWare-Administration unter
anderem die Einstellungen aus DocuWare 4 importieren DocuWare 4-Einstellungen importieren (auf

39
Installation und Update von DocuWare

Seite 109)) und Archive aus dem DocuWare 4-Modus in den DocuWare 5-Modus konvertieren Archive
im DocuWare 4-Modus in Archive im DocuWare 5-Modus konvertieren (auf Seite 106)).

3.5 Benutzerkennung bei DocuWare


Die Benutzerkennung bei DocuWare besteht aus drei Komponenten: dem Benutzernamen, der Benutzer
ID und dem Passwort.

Komponenten zulässige Anzahl der Zeichen zulässige Zeichen


Benutzername bis zu 32 Zeichen alle Zeichen außer Leerzeichen am
Anfang und am Ende
Benutzer ID bis zu 8 Zeichen Großbuchstaben, Nummern,
Unterstrich (keine Sonderzeichen
wie Umlaute, Akzente oder
kyrillische Zeichen)
Passwort bis zu 32 Zeichen case-sensitive (auf Groß- und
Kleinschreibung ist zu achten),
alle Zeichen möglich

3.5.1 Besonderheiten beim Setup für den Benutzernamen des System-


Administrators und den Organisationsnamen
Während des Setups für den Authentication Server werden ein DocuWare-System-Administrator und
eine Organisation angelegt. Der Name der Organisation wird aus der Lizenzdatei ausgelesen, der
Benutzername des System-Administrators kann beliebig gewählt werden. Auch wenn diese Namen
Sonderzeichen (Akzente, Umlaute) enthalten, können sie bei den Setups des Content Servers, Workflow
Servers, INTERNET-SERVERs und Clients sowie beim Login in die DocuWare-Administration und in den
DocuWare Client ohne Sonderzeichen eingegeben werden (z.B. Muller statt Müller oder admin statt
àdmiñ). Die Setups und das Login werden trotzdem ausgeführt.

3.6 Deinstallation
Bevor Sie DocuWare deinstallieren, sollten Sie alle DocuWare Server stoppen. Dafür gibt es zwei
Möglichkeiten:
 über den DocuWare ServiceControl im SystemTray (Infobereich)
 über Start Einstellungen Systemsteuerung Verwaltung Dienste
Danach können Sie die DocuWare Komponenten in folgender Reihenfolge über Start Einstellungen
Systemsteuerung Software deinstallieren:
1 DocuWare Client
2 DocuWare Workflow Server
3 DocuWare Content Server

40
Installation und Update von DocuWare

4 DocuWare Authentication Server


5 DocuWare-Datenbank (MySQL);
Falls Sie die Datenbank weiterhin nutzen und nur die DocuWare Tabellen entfernen möchten,
gehen Sie folgendermaßen vor:
a. Öffnen Sie den MySQL Administrator
b. Klicken Sie links unten in der Navigation auf Catalogs
c. Darunter werden nun die Tabellen der Datenbank aufgelistet, mit Rechtsklick auf eine Tabelle
und Drop Schema löschen Sie die entsprechende Tabelle:
i. Löschen Sie die Tabelle dwdata
ii. Löschen Sie die Tabelle dwsystem
iii Löschen Sie die Tabelle dwlogging

3.6.1 Deinstallation von Fix 1 zu DocuWare 5.1

Setuppath

Dieses Kapitel gilt nur für den Fix 1 zu DocuWare 5.1 in den Sprachversionen deutsch und englisch.

Beim Deinstallieren des Fix 1 wird der Setuppath in der Registry gelöscht. Damit nach einer solchen
Deinstallation an dem betroffenen Arbeitsplatz Fixes und Updates über den DocuWare Update Service
installiert werden können, muss der Setuppath in der Registry unter
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\DocuWare\DocuWare\500
wieder eingetragen werden.

DocuWare.Administration.exe.settings

An jedem DocuWare-Arbeitsplatz wird nach der Installation des Fix 1 zu DocuWare 5.1 und dem
erstmaligen Öffnen des DocuWare-Clients oder der DocuWare Administration die Datei
DocuWare.Administration.exe.settings aktualisiert.

Bei der Deinstallation des Fix 1 zu DocuWare 5.1 können diese Aktualisierungen nicht
zurückgeschrieben werden. Das System speichert jedoch die Datei
DocuWare.Administration.exe.settings vom Stand vor der Installation des Fix 1 unter dem Namen
DocuWare.Administration.exe.settings.Backup51 in dem gleichen Verzeichnis.

Um nach der Deinstallation des Fix 1 den DocuWare-Client oder die DocuWare Administration wieder
starten zu können, muss an dem entsprechenden Arbeitsplatz die Datei
DocuWare.Administration.exe.settings gelöscht werden und die Datei
DocuWare.Administration.exe.settings.Backup51 umbenannt werden in
DocuWare.Administration.exe.settings. So ist der Stand von vor dem Fix 1 wieder hergestellt.

3.6.2 Deinstallation des Fix 2, 3 oder 4 zu DocuWare 5.1


Haben Sie DocuWare CONNECT to eCopy nicht installiert und deinstallieren den DocuWare Fix 2, so
wird im Rahmen der Deinstallation DocuWare CONNECT to eCopy installiert. Dies ist durch einen neuen
Patching-Mechanismus von Microsoft begründet.

41
Installation und Update von DocuWare

Um dieses Verhalten zu vermeiden, führen Sie die Deinstallation nicht über Systemsteuerung /
Software / Programme ändern oder entfernen aus, sondern über die Kommandozeile mit Hilfe des
folgenden Befehls:

msiexec.exe /i { .msi} /uninstall {Patch} REINSTALL=ALL


REINSTALLMODE=vomus

Dies gilt entsprechend für den Fix 3 und den Fix 4.

3.6.3 Deinstallation des Fix 3 zu DocuWare 5.1

Dieses Kapitel gilt nicht für die deutsche und englische DocuWare-Sprachversion.

Deinstallieren Sie den Fix 3 zu DocuWare 5.1, so ist danach der Zustand wie DocuWare 5.1 mit Fix 1,
jedoch mit zwei Ausnahmen, wiederhergestellt:

Es fehlen bezüglich des Workflow Servers die Dateien


\UpdateDWRequestConfig.xml
\upgratedwrequest.exe
\UpgrateDWRequest.exe.config
\dwrequest\<Sprache>\dwrequestrmlang.zip

Und es fehlt bezüglich des SAP HTTP Servers die Datei:


\dwdacs.dll

3.6.4 Deinstallation von Service Pack 3 zu DocuWare 5.1b


Verwenden Sie die DocuWare-interne MySQL-Datenbank und haben Sie diese Rahmen von DocuWare
5.1b Service Pack 3 aktualisiert, beachten Sie bitte folgendes, falls Sie den Service Pack wieder
deinstallieren möchten:

Beim Ausführen des Updates der Datenbank im Rahmen von DocuWare 5.1 SP3, wurde die Datei my.ini
unter dem Namen my.ini.save als Sicherheitskopie gespeichert. Nach der Deinstallation von Service
Pack 3 löschen Sie bitte zunächst die aktuelle my.ini Datei und benennen dann die Datei my.ini.save
wieder in my.ini um.
Damit haben Sie den Stand wie vor der Installation von DocuWare 5.1b SP 3 wiederhergestellt.

3.7 DocuWare mit Terminal Server


Bei der Installation von Software an Terminalservern sind einige Besonderheiten zu beachten.
Grundsätzlich unterscheiden Terminalserver zwischen zwei Betriebszuständen: Installationsmodus und
Ausführungsmodus. Für die multibenutzerfähige Installation von Software auf einem Terminalserver
muss vor Beginn der Installation in den Installationsmodus geschaltet werden, um die Einstellungen des
Programms, die hinzugefügten .ini-Dateien sowie die geänderte Registry aufzeichnen zu können und
diese als Vorlage für alle Benutzer zu verwenden.

Entweder Sie gehen in der Systemsteuerung -> Software auf Neue Programme hinzufügen und wählen
den Pfad zur DWSetup.exe aus oder Sie tippen vor dem Ausführen dieser Datei den Befehl change
user /install in der Kommandozeile ein.

42
Installation und Update von DocuWare

Weiterhin ist es dringendst zu empfehlen, immer direkt an der Konsole, also am Terminalserver selbst
zu installieren, da über die Session einige Punkte wie Fehlermeldungen und ähnliches unterdrückt
werden. Unter Windows Server 2003 ergibt sich allerdings die Möglichkeit, eine Konsolensession an
einen Client aufzubauen, wobei der Bildschirm der Konsole an diesen umgeleitet wird. Hierzu ist dem
Befehl mstsc der Parameter /console hinzuzufügen. Für die Installation von DocuWare ist daher
immer die Konsole zu verwenden.

Tablet PC

Wir empfehlen die Tablet-PC-Elemente des DocuWare-Clients nur dann an einem Terminalserver zu
installieren, wenn tatsächlich im Unternehmen ein Tablet PC mit DocuWare verwendet wird.
Hintergrund: Auch nach dem Schließen von DocuWare bleibt die für Tablet PC notwendige Microsoft-
Komponente Wisptis.exe geöffnet und somit die DocuWare-Session in der Management-Konsole des
entsprechenden Benutzers gelistet.

3.7.1 Konfiguration von DocuWare bei einem einzelnen Terminalserver


Es ist zu unterscheiden, ob DocuWare auf einem einzelnen Terminalserver oder in einer Farm installiert
werden soll, dementsprechend ist die Konfiguration anzupassen. Wenn nur ein einzelner Terminalserver
und kein expliziter DocuWare-Server verwendet werden soll, sind sowohl die Servermodule als auch der
Client direkt am Terminalserver zu installieren.

Um benutzerspezifische Einstellungen zu berücksichtigen, sollte ein zentrales Benutzerverzeichnis


direkt am Terminalserver eingerichtet werden, in denen die Daten der Benutzer aus Briefkörben, der
Wiedervorlage sowie dem Papierkorb vorgehalten werden.

Beispiel:
C:\DocuWare\Users\

Unterhalb dieses Verzeichnisses werden DocuWare-Briefkörbe,-Wiedervorlage und -Papierkorb


benutzerspezifisch eingerichtet. Für das Einrichten der Briefkörbe gibt es zwei Varianten:

Briefkörbe zentral einrichten (ab DocuWare 5.1b SP1)

Sie können die Briefkörbe zentral für alle Benutzer ganz einfach durch die Verwendung von Variablen
einrichten.

Beispiel für zwei Briefkörbe:


C:\DocuWare\Users\%USERNAME%\Baskets\Ablage\
C:\DocuWare\Users\%USERNAME%\Baskets\Scan\

Die Variable "%USERNAME%" wird dann durch den Windows-Benutzernamen ersetzt. Als Variablen
können Sie ebenfalls System- oder Benutzervariablen verwenden. Siehe auch Briefkörbe (auf Seite 95).

Möchten Sie die Briefkörbe für TIFFMAKER-Anwendungen nutzen, dürfen in den Briefkorbpfaden
allerdings keine Benutzervariablen enthalten sein.
Briefkörbe mit Systemvariablen oder der Variable "USERNAME" im Briefkorbpfad können hingegen
ohne weitere Einstellungen von TIFFMAKER verwendet werden.

43
Installation und Update von DocuWare

Briefkörbe benutzerspezifisch einrichten (alte Variante, weiterhin möglich)

Beispiel für zwei Briefkörbe:


C:\DocuWare\Users\schimdt\Baskets\Ablage\
C:\DocuWare\Users\schimdt\Baskets\Scan\

Diese Verzeichnisse müssen für die einzelnen Benutzer in der DocuWare-Administration im Bereich
Verschiedenes des Benutzers hinzugefügt werden.

TIFFMAKER muss über die Porteinstellungen in den ASP-Modus geschaltet werden. In diesem Modus
besteht die Möglichkeit, Umgebungsvariablen zu verwenden, um die Benutzernamen auslesen zu
lassen.

Beispielsweise wird der folgende Pfad verwendet:


C:\DocuWare\Users\Baskets\%USERNAME%\Ablage\

Dadurch werden alle vom Benutzer schmidt gedruckten Dokumente direkt in seinen Briefkorb
gedruckt. Der Pfad der Benutzervariablen muss manuell über das DWORD KonvPath in die Registry
unter HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\DocuWare\DocuWare\
TIFFMAKER\500\port eingetragen werden. Der Name des Ports ist dabei dem verwendeten TIFFMAKER
entsprechend anzupassen.

TIFFMAKER kann im ASP-Modus die Dokumente nicht in ein Archiv ablegen beziehungsweise per
DocuWare E-Mail versenden. Fehlermeldungen werden nicht am Bildschirm ausgegeben, sondern
immer in das Ereignisprotokoll des Servers geschrieben.

Wiedervorlage und Papierkorb einrichten

Beispiel für die Wiedervorlage und den Papierkorb:


C:\DocuWare\Users\schimdt\PendingBox\
C:\DocuWare\Users\schimdt\TrashCan\

Diese Verzeichnisse müssen für die einzelnen Benutzer in der DocuWare-Administration im Bereich
Verschiedenes des Benutzers hinzugefügt werden.

Diese Installationsart ist nur zu empfehlen, wenn ein einziger Terminalserver im Einsatz ist und auf
lange Sicht kein weiterer hinzukommen soll. Ansonsten ist das folgende Vorgehen zu bevorzugen.

3.7.2 Konfiguration von DocuWare bei einer Terminalserver-Farm


Bei Farmen ist die Verwendung eines speziellen Servers zu empfehlen, auf dem die Servermodule
installiert werden. Dies kann ein bestehender Application- oder Fileserver sein oder ein speziell für
DocuWare zur Verfügung stehender Server wie im folgenden Beispiel.

Die Angabe von Pfade (Bsp.: Dokumentenablagepfad) sollte per UNC erfolgen. Zusätzlich hat jeder
Terminalserver eine Client-Installation. Dabei werden die Terminalserver wie normale DocuWare-Clients
installiert. Das zentrale Benutzerverzeichnis am DocuWare-Server beinhaltet die Daten der jeweiligen
Benutzer aus Briefkorb, Wiedervorlage und Papierkorb.

44
Installation und Update von DocuWare

Beispiel:
\\TerminalServer\DocuWare\Users\

Unterhalb dieses Verzeichnisses werden DocuWare-Briefkörbe,-Wiedervorlage und -Papierkorb


benutzerspezifisch eingerichtet. Für das Einrichten der Briefkörbe gibt es zwei Varianten:

Briefkörbe zentral einrichten (ab DocuWare 5.1b SP1)

Sie können die Briefkörbe zentral für alle Benutzer ganz einfach durch die Verwendung von Variablen
einrichten.

Beispiel für zwei Briefkörbe:


C:\DocuWare\Users\%USERNAME%\Baskets\Ablage\
C:\DocuWare\Users\%USERNAME%\Baskets\Scan\

Die Variable "%USERNAME%" wird dann durch den Windows-Benutzernamen ersetz. Als Variablen
können Sie ebenfalls System- oder Benutzervariablen verwenden. Siehe auch Briefkörbe (auf Seite 95).

Möchten Sie die Briefkörbe für TIFFMAKER-Anwendungen nutzen, dürfen in den Briefkorbpfaden
allerdings keine Benutzervariablen enthalten sein.
Briefkörbe mit Systemvariablen oder der Variable "USERNAME" im Briefkorbpfad können hingegen
ohne weitere Einstellungen von TIFFMAKER verwendet werden.

Briefkörbe benutzerspezifisch einrichten (alte Variante, weiterhin möglich)

Beispiel für zwei Briefkörbe:


\\TerminalServer\DocuWare\Users\schmidtl\Baskets\Ablage\
\\TerminalServer\DocuWare\Users\schmidt\Baskets\Scan\ (siehe
\\\\terminalserver\\docuware\\users\\schmidt\\baskets\\scan\\ -
\\\\terminalserver\\docuware\\users\\schmidt\\baskets\\scan\\)

Diese Verzeichnisse müssen für die einzelnen Benutzer in der DocuWare-Administration im Bereich
Verschiedenes des Benutzers hinzugefügt werden.

TIFFMAKER läuft im ASP-Modus direkt auf den Terminalservern oder im Servermodus als freigegebener
Drucker am DocuWare-Server. Im ASP-Modus besteht die Möglichkeit, TIFFMAKER den Namen des
jeweils angemeldeten Benutzers auslesen zu lassen.

Beispielsweise wird der folgende Pfad verwendet:


\\TerminalServer\DocuWare\Users\Baskets\%USERNAME%\Ablage\

Nun werden alle vom Benutzer schmidt gedruckten Dokumente direkt in seinen Briefkorb gedruckt.
Der Pfad der Benutzervariablen muss manuell über das DWORD KonvPath in die Registry unter
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\DocuWare\DocuWare\TIFFMAKER\500\port eingetragen werden.
Der Name des Ports ist dabei dem verwendeten TIFFMAKER entsprechend anzupassen. Zu beachten ist,
dass in diesem Modus der Druck in ein Archiv sowie das Senden per Mail nicht unterstützt werden. Die
Fehlermeldungen werden in das Ereignisprotokoll des Servers geschrieben.

45
Installation und Update von DocuWare

Wiedervorlage und Papierkorb einrichten

Beispiel für die Wiedervorlage und den Papierkorb:


\\TerminalServer\DocuWare\Users\schmidt\PendingBox\
\\TerminalServer\DocuWare\Users\schmidt\TrashCan\

Diese Verzeichnisse müssen für die einzelnen Benutzer in der DocuWare-Administration im Bereich
Verschiedenes des Benutzers hinzugefügt werden.

3.7.3 Letzte Login-Information


Die Login-Informationen zum letzten Login werden in der Datei DocuWare.Administration.exe.settings
und in der Registry gespeichert. Die Informationen in der Registry sind für Terminal-Server-
Umgebungen nötig.

Die Registry-Einträge zu den Login-Informationen sind:

HKCU\Software\DocuWare\DocuWare\LastLogin\Username (string)
HKCU\Software\DocuWare\DocuWare\LastLogin\Connection (string)

3.7.4 Scannen in Terminalserverumgebung


Die Funktion des Scannens ist beim Einsatz von Terminalservern nicht vorgesehen und wird von den
Herstellern auch nicht erwähnt. Wir haben jedoch drei Möglichkeiten erarbeitet, wie auch in einer
serverbasierten Umgebung ein Scanner zusammen mit DocuWare verwendet werden kann.

Netzwerkscanner und ACTIVE IMPORT 3

In diesem Fall werden am Netzwerkscanner Benutzerprofile angelegt und der Scanner so konfiguriert,
dass die eingescannten Dokumente direkt in benutzerspezifische Ordner im Netzwerk abgelegt werden.
Diese Ordner werden von ACTIVE IMPORT 3 überwacht, Dabei besteht die Möglichkeit, die Dokumente
per Job direkt in ein Archiv abzulegen oder in einen Briefkorb des Benutzers importieren zu lassen.

Lokaler Scanner und ACTIVE IMPORT 3

Ein lokal am Client angeschlossener Scanner wird so konfiguriert, dass alle Dokumente in einen lokalen
Ordner gescannt werden. Mit den Terminaldiensten von Windows Server 2003 und dem Citrix
MetaFrame Presentation Server 3.0 ist es möglich, auch auf Client-Ressourcen wie Festplatten
zuzugreifen. Daher kann ACTIVE IMPORT 3 als veröffentlichte Applikation dieses lokale Verzeichnis
überwachen und die Dokumente von dort in einen zentralen Briefkorb importieren oder direkt in das
Archiv ablegen lassen.

3.7.5 Verwendung von Zusatzmodulen


Die Verwendung der DocuWare Module funktioniert problemlos, bedarf aber je nach verwendeter
Umgebung der einen oder anderen Anpassung.

46
Installation und Update von DocuWare

CONTENT-FOLDER

Beim Einsatz von CONTENT-FOLDER geht es hauptsächlich um eine Strategie, wie die Benutzer arbeiten
sollen. Zum einen ist es möglich, dass der Administrator nur bestimmte CFF- bzw. CF5-Dateien für die
Benutzer veröffentlicht. Hierzu kann er in der Managementkonsole von Citrix den Pfad zum CONTENT-
FOLDER und danach den Pfad zur CFF- bzw. CF5-Datei angeben.

Beispiel:
C:\Programme\DocuWare\DWCTFApp.exe C:\DocuWare\Users\schmidt\meetings.cf5

Weiterhin können wie bereits erwähnt die Benutzer ab Windows Server 2003 und auch mit Citrix
Meta-Frame Presentation Server 3.0 auf die Client-Ressourcen zugreifen. Es ist also möglich, die CFF-
bzw. CF5-Dateien lokal auf dem Client zu speichern. Dabei gibt es einen Citrix-Client mit dem Namen
Citrix Programm Neigborhood Agent, welcher die sogenannte Inhaltsumleitung beherrscht. Das
bedeutet, dass beim Aufruf einer lokalen Datei ein Programm am Terminalserver aufgerufen werden
kann und diese Datei mit dieser Applikation dargestellt wird.

COLD/READ und AUTOINDEX

Dabei handelt es sich um 16-Bit Applikationen, welche die Eigenschaften haben, mit INI-Dateien zu
arbeiten und dort Werte und Einstellungen zu speichern. In Falle von COLD/READ und AUTOINDEX
handelt es sich um die Docuware.ini, die an jedem Client im Rootverzeichnis (Bsp.: C:\WINDOWS)
gespeichert wird. Bei der Verwendung an Terminalservern werden diese INI-Dateien benutzerspezifisch
in C:\Dokumente und Einstellungen\%User%\Windows\ gespeichert. Fall also Benutzer eine Meldung
erhalten, dass kein Pfad für COLD/READ gefunden wurde, so ist diese INI-Datei einmal zu überprüfen
und sind die entsprechenden Eintragungen nachzuholen.

Smart Connect

Smart Connect kann in Terminal-Server-Umgebungen nur dann verwendet werden, wenn lediglich ein
Benutzer aktiv ist.

3.8 DocuWare minimiert starten


Es besteht die Möglichkeit, das DocuWare Hauptfenster minimiert zu starten. Mit dieser Option
erscheint DocuWare in der Taskleiste und lässt sich, je nach Einstellung, entweder maximieren oder
auch nicht. Praktisch ist diese Option zum Beispiel bei einigen Programmierungen mit DocuWare
TOOLKIT.

Sie können die Einstellung sowohl benutzerabhängig als auch benutzerunabhängig per Startparameter
vornehmen.

Benutzerabhängige Einstellung

Die Option DocuWare minimiert zu starten, aktivieren Sie in der DocuWare-Administration unter
Organisation Benutzerverwaltung Benutzer Benutzer x Konfigurationen, Stempel und weitere
Optionen Verschiedenes DocuWare minimiert starten.

47
Installation und Update von DocuWare

Benutzerunabhängige Einstellung Aktivieren per Startparameter

Folgende Startparameter stehen zur Verfügung:

DW5.exe f1 DocuWare wird minimiert gestartet, kann aber nicht maximiert


werden
DW5.exe f2 DocuWare wird minimiert gestartet und kann maximiert werden
DW5.exe f4 DocuWare wird im Read-Only Modus gestartet
DW5.exe f5 DocuWare wird im Read-Only Modus und minimiert, wie mit f1,
gestartet

Der Startparameter kann z.B. in einem Verweis auf DocuWare eingetragen werden.

48
Die Datenbanken

4 Die Datenbanken

Ab DocuWare 5 werden RAIMA-Datenbanken nicht mehr unterstützt. Zum Konvertieren von RAIMA-
Datenbanken in SQL-Datenbanken können sie das Programm DocuWare Database Converter
verwenden.

Falls Sie eine bereits installierte MySQL-Datenbank nutzen möchten, muss diese Datenbank Unicode
unterstützen.
Unterstützt werden Oracle Server mit Version 9.2 oder höher. Der Oracle Client benötigt die gleiche
oder ein höhere Version.
Falls Sie den MS SQL Server 2000 verwenden, muss bei den DocuWare Servern MDAC 2.8 installiert
sein.

4.1 Die DocuWare-Datenbank


Die mit DocuWare ausgelieferte Datenbank basiert auf einer MySQL Pro Datenbank.

Wenn die DocuWare-Datenbank mitinstalliert wird, muss sie vor Authentication Server installiert
werden. Während der DocuWare Installation werden drei DocuWare spezifische Tabellen angelegt:
 dwdata für Archivdaten
 dwsystem für Einstellungen in der DocuWare-Administration
 dwlogging für Logging-Einstellungen
Zu jeder dieser Tabellen wird automatisch in der DocuWare-Administration im Bereich System unter
dem Knoten Datenbank-Verbindungen eine Datenbank-Verbindung angelegt, und zwar Content für
dwdata, Auhentication für dwsystem und Logging für dwlogging.

Mit DocuWare wird eine MySQL Pro Datenbank ausgeliefert. Ältere MySQL Datenbanken werden nicht
unterstützt.
Über das Programm MySQL Administrator können Sie sowohl zeitgesteuerte Backups als auch einen
Datenbank Restore durchführen.

My.ini

Bei der Installation von DocuWare 5.1 werden bei der internen Datenbank folgende Werte in der Datei
my.ini gesetzt:

net_read_timeout =3600 [Zeit in Sekunden, Default: 30]


net_write_timeout=3600 [Zeit in Sekunden, Default: 60]

Die Standardwerte werden überschrieben, um zu verhindern, dass z.B. der Volltext-Workflow in einen
Fehler läuft.

49
Die Datenbanken

Bei der Installation von DocuWare 5 werden die Standardwerte nicht überschrieben. Bei einem Update
auf DocuWare 5.1 oder höher werden die bestehenden Werte nicht geändert. In diesen Fällen sollten
Sie die Werte manuell anpassen.

4.2 Case-insensitive Suche bei Oracle Datenbanken


Ist für ein DocuWare-Archiv die Speicherung der Indexeinträge case-sensitive definiert, d.h. die Option
Indexeinträge in Großbuchstaben ist deaktiviert, kann bei der Verwendung von Oracle-Datenbanken
nicht case-insensitive gesucht werden. Wird beispielsweise zu einem Dokument der Indexeintrag Huber
vergeben, wird es bei der Suche nach huber nicht gefunden. Dies liegt daran, dass bei Oracle die Suche
bei Standardeinstellungen case-sensitive ist.

Um auch bei der Verwendung von Oracle-Datenbanken case-insensitive suchen zu können, müssen die

-insensitive
geändert. Dies gilt für Oracle-Datenbanken ab der Version 10gR2.

Nehmen Sie folgende Änderung auf Seiten von DocuWare vor:

\DocuWare\ \DocuWare\Workflow Server und


\DocuWare\Content Server befindet sich jeweils die Datei DocuWare.DAL.dll.config. In allen drei
Dateien fügen Sie den Tag <Parameters> wie im folgenden Beispiel hinzu.

Um auf Seiten der Oracle-Datenbank nach allen zur Verfügung stehenden NLS zu suchen, können Sie
folgendes Statement verwenden:

"select * from V$NLS_VALID_VALUES where PARAMETER='SORT'".

Um auch die Suche mit Wildcards case insensitive zu konfigurieren, ist es notwendig in die Datei
DocuWare.DAL.dll.config im Content Server Installationsverzeichnis den Parameter
LikeIgnoreCase="True" einzufügen. In der Datei sollte dies dann folgendermaßen aussehen:

(...)
<dataSettings LikeIgnoreCase="True">
(...)

50
Die Datenbanken

4.3 Anlegen von Archiven im DocuWare 4-Modus


Archive im DocuWare 4-Modus werden innerhalb des DocuWare Hauptprogramms über die
Archivverwaltung angelegt. Als Datenbank wird dabei eine Relationale Datenbank mit ODBC-
Schnittstelle verwendet. Ab DocuWare 5 wird RAIMA als Datenbank nicht mehr unterstützt. Um ein
Archiv anzulegen, müssen folgende Voraussetzungen gegeben sein:
 Der DocuWare Benutzer muss im Datenbanksystem das Recht haben, Tabellen anzulegen.
 Es muss auf allen Rechnern eine Datenquelle mit demselben Namen angelegt sein, die auf das
jeweilige Datenbanksystem deutet.
Mit der Archivverwaltung von DocuWare wird nun beim Anlegen eines neuen Archivs diese
Datenquelle geöffnet und eine Systemtabelle angelegt. Wenn diese Systemtabelle angelegt wurde,
sollten Sie mit dem Administrationsprogramm des Datenbanksystems überprüfen, ob Sie an dieser
Tabelle das Recht besitzen, zu schreiben.

Ist dieses sichergestellt, erstellen Sie mit Hilfe von DocuWare eine Arbeitstabelle. Auch hier überprüfen
Sie bitte direkt nach dem Anlegen der Tabelle, ob Sie Schreibrechte in dieser Tabelle besitzen. Nähere
Informationen finden Sie in der Online-Hilfe zu DocuWare.

Beim Festlegen des Namens eines ODBC-Archivs muss darauf geachtet werden, dass sich dieser Name
vom Namen der Systemtabelle unterscheidet.

Die nötigen Einträge in die ADF-Datei werden von DocuWare vorgenommen.

4.4 Konvertierung von RAIMA-Archiven


Ab DocuWare 5 werden die RAIMA-Archive aus den früheren DocuWare Versionen nicht mehr
unterstützt. Sie können diese Archive mit Hilfe des DocuWare Database Converter in Archive
konvertieren, die auf einer relationalen Datenbank mit ODBC-Schnittstelle basieren. Die neuen Archive
sind dann Archive im DocuWare 4-Modus und können in DocuWare 5 weiter verwendet werden.

Wenn Sie für die Archive den vollen Umfang an Funktionalitäten, die DocuWare 5 bietet, nutzen
wollen, müssen sie die Archive in einem zweiten Schritt in Archive im DocuWare 5-Modus
konvertieren. Diese Konvertierung nehmen Sie innerhalb der DocuWare-Administration vor. Über
Assistenten konfigurieren Sie den Konvertierungsvorgang.

Im Folgenden ist die Konvertierung von RAIMA-Archiven in Archive mit ODBC-Schnittstelle


beschrieben. Hinweise zur Konvertierung von Archiven im DocuWare 4-Modus in Archive im DocuWare
5-Modus finden Sie im Kapitel Archive im DocuWare 4-Modus in Archive im DocuWare 5-Modus
konvertieren (auf Seite 106).

Während der Konvertierung kann das Archiv im Read-Only Modus weiter verwendet werden. Die Dauer
der Konvertierung steigt dadurch allerdings stark an, deshalb ist es empfehlenswerter die
Konvertierung durchzuführen, wenn kein Benutzer mit dem Archiv arbeitet. Anhand des Archivs
"Techdoc" zeigen wir Ihnen die Konvertierung.

51
Die Datenbanken

Konvertierung in 10 Schritten

1. Legen Sie im DocuWare Hauptfenster über die Archivverwaltung ein neues Archiv im DocuWare 4-
Modus an. Dieses muss denselben internen Namen bekommen, wie das alte Archiv. Als Pfad für die
Konfigurationsdatei geben Sie ein temporäres Verzeichnis an.

2. Die DocuWare Arbeits-Tabelle erstellen Sie aus einer ADF/COLD-Frm-Datei, d.h. die Feld-Struktur
und alle sonstigen Einstellungen werden direkt aus dem bestehenden Archiv in das neue Archiv
übernommen.

52
Die Datenbanken

3. Hier wird die Struktur noch einmal angezeigt. Hier ist es auch möglich, ein Volltext- Feld mit
anzulegen. Besser ist es dagegen, das Volltext-Feld erst nach einer erfolgreichen Konvertierung
hinzuzufügen.

4. Bei den Ablage- und Suchpfaden wird dasselbe Verzeichnis wie für die Konfigurationsdatei
angegeben, dieses ist nach einem Klick auf "Pfad hinzufügen" auch sofort voreingestellt. Auf den
weiteren Fenstern müssen keine weiteren Einstellungen vorgenommen werden. Klicken Sie deshalb auf
Weiter und Fertig stellen.

53
Die Datenbanken

5. Wenn das Archiv angelegt wurde, müssen einige Änderungen manuell in der Konfigurationsdatei
(ADF-Datei) vorgenommen werden. Öffnen Sie deshalb die Konfigurationsdateien des alten und des
neuen Archivs nebeneinander mit dem Windows Editor. Nun müssen Sie einige Einträge von der alten
in die neue Datei kopieren. Kopieren Sie folgende Zeilen:

DBDATETIME=

SEARCH=

LASTSTOREPATH=

SEARCH001=

SEARCH002=

und alle weiteren SEARCH-Einträge

Der Wert bei DBDATETIME wird im nächsten Schritt nochmals gebraucht. Bitte schreiben Sie diesen mit
oder speichern ihn.

54
Die Datenbanken

6. Öffnen Sie den Enterprise Manager des SQL-Servers. Klicken Sie so oft auf ein Plus, bis Sie die Tables
der DocuWare-Datenbank sehen. Öffnen Sie dann mit Hilfe der rechten Maustaste die Systemtabelle
für Ihr neues Archiv.

7. Tragen Sie den DBDATETIME-Wert nun in die Spalte DBDATETIME ein. Schließen Sie danach den
Enterprise Manager wieder.

8. In diesem Schritt müssen Sie zunächst DocuWare schließen. Danach öffnen Sie den Database
Converter aus dem Startmenü und geben Quell- und Ziel-Archiv an. Als Quell-Archiv fungiert das alte
Archiv, als Ziel-Archiv das neue. Hier können Sie verschiedene Optionen anwählen. Um gleichzeitig mit
dem alten Archiv im Read-Only Modus arbeiten zu können, verwenden Sie bitte den Multi-User-
Modus, ansonsten ist der Single-User-Modus sehr viel schneller. Um die ganze Datenbank zu

55
Die Datenbanken

konvertieren, wählen Sie bitte die entsprechende Option aus. Starten Sie die Konvertierung mit einem
Klick auf den Start-Knopf.

9. Nachdem der Database Converter die Datenbanken konvertiert hat, sollen alle Benutzer wieder
Zugriff auf das Archiv bekommen. Sie müssen dafür nur die neue ADF-Datei in das Verzeichnis
kopieren, in dem die alte ADF-Datei liegt. Danach löschen Sie die DocuWare Platte des neuen Archiv,
die nicht mehr benötigt wird (im selben temporären Verzeichnis) und löschen die RAIMA-Datenbank-
Dateien TECHDOC.D01 - TECHDOC.D07 und TECHDOC.K01 - TECHDOC.K03.

10. Sobald Sie nun DocuWare wieder starten, wird automatisch das neue Archiv Technische Dokumente
geöffnet.

56
Die Datenbanken

57
Die Dokumente

5 Die Dokumente

Ein Dokument in DocuWare kann aus mehreren Dateien verschiedenen Formats (TIFF, Word, PDF etc.)
bestehen, diese einzelnen Dateien werden als Dokumentseiten bezeichnet. Die Seiten innerhalb einer
solchen Dokumentseite (Datei), werden wiederum mit Seiten, allerdings mit Seiten innerhalb der Datei
bezeichnet.

Beispiele:

Ein 3-seitiges Papierdokument, das durch Scannen in DocuWare erfasst wurde, besteht aus drei
Dokumentseiten, die jeweils einseitige Dateien sind. Bei den Dokumentseiten handelt es sich um von
DocuWare erzeugt s/w TIFF-Dateien.

Für ein Dokument werden eine von DocuWare erzeugt s/w TIFF-Datei, eine 3-seitige Word-Datei und
eine 2-seitige PDF-Datei zusammengeheftet. Das Dokument besteht dann aus drei Dokumentseiten:

Dokument

1. Dokumentseite s/w TIFF-Datei Seite 1


2. Dokumentseite Word-Datei Seite 1
Seite 2

Seite 3

3. Dokumentseite PDF-Datei Seite 1


Seite 2

Dokumente in DocuWare können jeweils maximal 999 Dokumentseiten umfassen.

5.1 Der Header von Dokumentdateien


Alle in DocuWare verwalteten Dokumente haben einen Header, der die für dieses Dokument
vergebenen Indexdaten enthält. Indexdaten, die Sie beim Ablegen eines Dokumentes vergeben, werden
sowohl in die Datenbank als auch in den Header des Dokumentes geschrieben. Diese doppelte
Datenhaltung gibt Ihnen größte Sicherheit. Selbst bei einem Totalausfall der Datenbank stehen Ihnen
die Dokumente und Indexdaten trotzdem noch zur Verfügung.

Header im DocuWare 5-Modus

Alle Dokumente im DocuWare 5-Modus haben eine eigene Headerdatei im XML-Format. Ist das
Dokument im Archiv abgelegt, bezieht sich diese Headerdatei auf das gesamte Dokument, also auf alle
Dokumentseiten. Bei Dokumenten im Briefkorb gibt es im DocuWare 5-Modus zu jeder Dokumentseite
eine Headerdatei.

58
Die Dokumente

Die Headerdatei ist in ihrer Dateigröße nicht beschränkt.

Header im DocuWare 4-Modus

Von DocuWare erzeugte s/w TIFF-Dokumente haben den Header innerhalb der Dokumentdatei. Dies ist
bei Dateien anderen Formats nicht möglich. Der Header wird in diesen Fällen in eine eigene Datei
geschrieben. Sowohl im Briefkorb im DocuWare 4-Modus als auch im Archiv im DocuWare 4-Modus
gibt es einen Header pro Dokumentseite, bei von DocuWare erzeugten TIFF-Dokumenten innerhalb der
Dokumentdatei und bei Fremdformatdokumenten als separate Header-Datei.

Die Größe des Headers ist 1024 Bytes. Wird ein Dokument in ein Archiv abgelegt, so werden die
vergebenen Indexinformationen in diesen Bereich geschrieben. Ausnahme ist das Bemerkungsfeld eines
Archivs. Diese Informationen werden für ein s/w TIFF-Dokument an das Ende der Dokumentdatei
angehängt. Bei Fremdformaten wird das Bemerkungsfeld am Ende der Header-Datei gespeichert.

Bei Archiven mit sehr vielen Datenbankfeldern und einem Stichwortfeld kann es vorkommen, dass
nicht alle Stichworte im Header aufgenommen werden können. Stichworte werden erst nach allen
anderen Datenbankfeldern in den Headerbereich geschrieben und können deshalb u.U. nicht
vollständig übernommen werden. Dies muss man besonders beim Vorindexieren von Dokumenten im
Briefkorb beachten.

5.2 Speicherung der Dokumentdateien im Briefkorb


Briefkorb im DocuWare 5-Modus

Folgende Logik wird für die Vergabe von Dateinamen der Dokumente in Briefkörben im DocuWare 5-
Modus verwendet:

okuments im
Briefkorb und der dreistelligen Seitenzahl. Die Dateierweiterung entspricht dem Dateiformat, z.B.
DWTIFF für ein von DocuWare erzeugtes s/w TIFF oder doc für ein Word-Dokument.

D<DokNr><Seite>.xyz

Der Name der zusätzlichen Header-Dateien setzt


Dokumentnummer des Dokuments im Briefkorb und der Dateierweiterung in Form der dreistelligen
Seitenzahl.

DOCU<DokNr>.<Seite>

Beispiele:
Innerhalb eines Briefkorbs besteht das fünfzehnte Dokument aus einem von DocuWare erzeugten s/w
TIFF, das mit einem Word-Dokument zusammengeheftet wurde. Dieses Dokument setzt sich aus
folgenden Dateien zusammen:

D0015001.DWTiff von DocuWare erzeugtes s/w TIFF-Dokument


DOCU0015.001 Header-Datei zu dem von DocuWare erzeugten
s/w TIFF

59
Die Dokumente

D0015002.doc Word-Originaldokument
DOCU0015.002 Header-Datei zu dem Word-Dokument

Briefkorb im DocuWare 4-Modus

Folgende Logik wird für die Vergabe von Dateinamen der Dokumente in Briefkörben im DocuWare 4-
Modus verwendet:

Von DocuWare erzeugte s/w TIFF-Dokumente

Bei von DocuWare erzeugten s/w TIFF-


der vierstelligen Dokumentnummer des Dokuments im Briefkorb und der Dateierweiterung in Form der
dreistelligen Seitenzahl. Bei mehrseitigen Dokumenten ist also der Dateiname für jede Seite identisch,
die Seitennummer wird durch Hochzählen der Dateierweiterung angezeigt. Der Dokumentheader
befindet sich innerhalb der TIFF-Datei.

DOCU<DokNr>.<Seite>

Beispiele:

DOCU0005.001 erste Seite des fünften Dokuments im


Briefkorb
DOCU0003.002 zweite Seite des dritten Dokuments im
Briefkorb

Fremdformate

Dokuments im Briefkorb und der dreistelligen Seitenzahl. Die Dateierweiterung entspricht dem
Fremdformat, z.B. doc für ein Word-Dokument.

D<DokNr><Seite>.xyz

Die zusätzlichen Header-Dateien entsprechen den Dateinamen von TIFF-Dokumenten.

DOCU<DokNr>.<Seite>

Beispiel:
Innerhalb eines Briefkorbs besteht das vierte Dokument aus einer Excel-Tabelle, die mit einem Word-
Dokument zusammengeheftet wurde. Dieses Dokument setzt sich aus folgenden Dateien zusammen:

60
Die Dokumente

D00004001.xls Excel-Originaldokument (erste


Dokumentseite)
DOCU0004.001 Header-Datei zu dem Excel-Dokument
D0004002.doc Word-Originaldokument (zweite
Dokumentseite)
DOCU0004.002 Header-Datei zu dem Word-Dokument

5.3 Ablagestruktur der Dokumentdateien im Archiv

5.3.1 Ablagestruktur bei Archiven im DocuWare 5-Modus


Für jedes Archiv im DocuWare 5-Modus wird je DocuWare Platte ein eigenes Verzeichnis im gewählten
Speicherort angelegt. Die Archiv-Verzeichnisse werden mit <Archivname>.<Plattennummer> benannt,
wobei der Archivname maximal 8-stellig und die Plattennummer immer 6-stellig angegeben wird. Die
erste Platte des Archivs Dokumentenpool heißt dann also Dokument.000001.

Unterhalb dieses Verzeichnisses befindet sich die GUID des Archivs. Dies ist die eindeutige
Identifikationsnummer des Archivs.

Ebenfalls unterhalb der DocuWare Platte befinden sich drei weitere Verzeichnisebenen, wo jedes
Verzeichnis mit einer 3-stelligen fortlaufenden Nummer, beginnend bei 000, benannt wird. Auf
oberster Ebene sind maximal 128 Ordner möglich (000 bis 127), auf den beiden darunterliegenden
Ebenen jeweils maximal 256 (000 bis 255). Unterhalb der dritten Verzeichnisebene befinden sich die
Dokumentverzeichnisse. Jedes dieser Dokumentverzeichnisse enthält alle Seiten (Dateien) eines
Dokuments und die Header-Datei im XML-Format. Die Dokumentverzeichnisse erhalten den Namen der,
innerhalb des Archivs eindeutigen, 10-stelligen Dokumentnummer (DocID), die ebenfalls fortlaufend ist
(von 0000000001 bis (2 hoch 31)-1 = 2.147.483.647 ≈ 2,15 Mrd.).
Die Header-Datei heißt immer <Dokumentnummer>.XML und ist in ihrer Größe nicht beschränkt.

Die Dokumentseiten heißen immer F (für File), dann folgt eine fortlaufende Nummer beginnend bei 1
und die Dateiendung (z.B. doc, xls, pdf, DWTIFF, ...). Also beispielsweise F1.doc oder F5.DWTIFF.

Sie können bis zu 999.999 DocuWare Platten anlegen, allerdings nicht innerhalb eines Verzeichnisses,
da Windows die Unterverzeichnisse pro Verzeichnis begrenzt.

Im Beispiel unter dem folgenden Link sehen Sie die Ablagestruktur der Dokumente in einem DocuWare
5 Archiv. Es wurde hier davon ausgegangen, dass alle Dokumente auf einer einzigen DocuWare Platte
gespeichert werden.

61
Die Dokumente

Ablagestruktur eines DocuWare 5-Archivs auf Dateisystemebene

Es können also maximal 2.147.483.647 (≈2,15 Milliarden) Dokumente in einem Archiv gespeichert
werden.

62
Die Dokumente

Ermitteln des Verzeichnisses zu einem bestimmten Dokument

Binärzahl-Methode

Um das genaue Unterverzeichnis eines bestimmten Dokuments zu berechnen, wandeln Sie zunächst die
10-stellige Dokumentennummer (DocID) in eine 32-Bit Binärzahl um.

Beispielsweise ergibt die DocID 0.002.388.444 die 32-Bit Binärzahl


0000.0000.0010.0100.0111.0001.1101.1100
die Punkte sind zur besseren Übersicht eingefügt und die führenden Nullen müssen bis zur 32. Stelle
aufgefüllt werden.

Die ersten (linken) 8 Stellen dieser Binärzahl stellen die erste Verzeichnisebene dar.

In unserem Fall also \000\

Die nächsten 8 Stellen der Binärzahl stellen die zweite Verzeichnisebene dar.

In unserem Beispiel 0010.0100, was in Dezimalform 36 ergibt; also \000\036\

Die vorletzten 8 Stellen der Binärzahl ergeben nun die dritte Verzeichnisebene.

In unserem Beispiel 0111.0001, was in Dezimalform 113 ergibt; also \000\036\113\

Die letzten 8 Stellen der Binärzahl sind für die Berechnung der Verzeichnisse nicht relevant.

Das Dokument mit der DocID 0002388444 aus unserem Beispiel wird also im

Unterverzeichnis D:\Archive\Dokument.000001\000\036\113\0002388444\ gespeichert.

Berechnungs-Methode

Um das genaue Unterverzeichnis eines bestimmten Dokuments zu berechnen gehen Sie wie folgt vor:

Berechnung der ersten Verzeichnisebene für unser Beispieldokument mit der Dokumentennummer
(DocID) 0002388444:

DocID / (256 * 256 * 256) = 2388444 / 16777216 = 0,1423...


=> ganzzahliger Anteil 0, also Ordner \000\

Berechnung der zweiten Verzeichnisebene:

(DocID - (<Ordnernummer der ersten Ebene> * 256* 256 * 256)) / (256*256)


= (2388444 - 0 * 256 * 256 * 256) / (256*256)
= 2388444 / 65536 = 36,4447...
=> ganzzahliger Anteil 36, also Ordner \000\036\

Berechnung der dritten Verzeichnisebene:

(DocID - (<Ordnernummer der ersten Ebene> * 256* 256 * 256) -(<Ordnernummer der zweiten Ebene>
* 256 * 256)) / 256
= (2388444 - (0 * 256 * 256 * 256) - (36* 256* 256)) / 256

63
Die Dokumente

= 29148 / 256 = 113,8593...


=> ganzzahliger Anteil 113, also Ordner \000\036\113\

Das Dokument mit der DocID 0002388444 aus unserem Beispiel wird also im
Unterverzeichnis D:\Archive\Dokument.000001\000\036\113\0002388444\ gespeichert.

Die Dokumentnummer (DocID) wird in der Datenbank gespeichert und der entsprechende Pfad zu
diesem Dokument wird von Content Server berechnet.

5.3.2 Ablagestruktur bei Archiven im DocuWare 4-Modus


DocuWare verwendet eine fest definierte Verzeichnisstruktur, in der die Dokumentdateien
abgespeichert werden. Der Benutzer kann lediglich einen Basis-Pfad angeben, an den dann die interne
Struktur angehängt wird.

Jede Dokumentdatei, die in einem bestimmten Archiv abgelegt wird, bekommt beginnend bei 0 eine
fortlaufende Nummer. In der Dateierweiterung wird die Seitenzahl innerhalb eines Dokuments
gespeichert. (Jede Seite wird in einer eigenen Datei gespeichert.) Dateien könnten demnach folgende
Namen haben:

00005129.001

00005130.002

00005131.001

Die Nummer der ersten Datei eines mehrseitigen Dokuments wird als Dokumentnummer in die
Datenbank eingetragen. Aus dieser Nummerierung geht auch hervor, dass ein Dokument maximal aus
999 Seiten bestehen kann.

Diese Dateien werden dann in der Verzeichnisstruktur abgelegt. Wie dies aussieht, wird im Folgenden
an Hand eines Beispiels beschrieben. Für das Archiv Dokument gibt der Benutzer den Ablagepfad
D:\Archive an.

DocuWare legt dann ein Verzeichnis D:\Archive\Dokument.001 an. (Das Unterverzeichnis setzt sich aus
dem Archivnamen und der Plattennummer in der Erweiterung zusammen.) Da unter DocuWare
mehrere Archive mit demselben Namen angelegt werden können, wird zur Unterscheidung der Archive
in das oberste Verzeichnis (D:\Archive\Dokument.001) eine Datei geschrieben, deren Dateiname aus
Erstellungsdatum und -zeit des Archivs zusammengesetzt ist. Dieser Dateiname ist in der ADF-Datei in
der Sektion [DN31] unter DBDATETIME eingetragen (z.B. 07352331.712).

Unterhalb des Archivverzeichnisses werden weitere Unterverzeichnisse angelegt. Als erstes ein
Verzeichnis 000 (D:\Archive\Dokument.001\000). Innerhalb dieses Verzeichnisses werden maximal 256
weitere Verzeichnisse eingetragen (D:\Archive\Dokument.001\000\000 -
D:\Archive\Dokument.001\000\255). In diesen werden dann jeweils 256 Dokumentdateien gespeichert.

Ein Beispiel für eine solche theoretische Struktur können Sie sich mit einem Klick anzeigen lassen.

D:\Archive\Dokument.000001\

D:\Archive\Dokument.000001\000\

64
Die Dokumente

D:\Archive\Dokument.000001\000\000\

D:\Archive\Dokument.000001\000\000\00000000.001

...

D:\Archive\Dokument.000001\000\000\00000255.021

D:\Archive\Dokument.000001\000\001\

D:\Archive\Dokument.000001\000\001\00000256.001

...

D:\Archive\Dokument.000001\000\001\00000511.003

...

...

D:\Archive\Dokument.000001\000\255\

D:\Archive\Dokument.000001\000\255\00065281.012

...

D:\Archive\Dokument.000001\000\255\00065535.001

...

D:\Archive\Dokument.000001\000\255\

...

D:\Archive\Dokument.000001\001\

D:\Archive\Dokument.000001\001\000\

...

D:\Archive\Dokument.000001\001\255\

...

...

...

Es können also maximal 16.777.216 (ca.16,7 Millionen) Dateien in einem Archiv gespeichert werden.

65
Die Dokumente

Ermitteln des Verzeichnisses zu einem bestimmten Dokument

Binärzahl-Methode:
Um das genaue Unterverzeichnis eines bestimmten Dokuments zu berechnen, wandeln Sie zunächst die
8-stellige Dokumentennummer (DocID) in eine 24-Bit Binärzahl um.

Beispielsweise ergibt die DocID 00055444 die 24-Bit Binärzahl 0000.0000.1101.1000.1001.0100


(die Punkte sind zur besseren Übersicht eingefügt und die führenden Nullen müssen bis zur 24. Stelle
aufgefüllt werden)

Die ersten (linken) 8 Stellen dieser Binärzahl stellen die erste Verzeichnisebene dar.

In unserem Fall also \000\

Die nächsten 8 Stellen der Binärzahl stellen die zweite Verzeichnisebene dar.

In unserem Beispiel 1101.1000, was in Dezimalform 216 ergibt; also \000\216\

Die letzten 8 Stellen der Binärzahl sind für die Berechnung der Verzeichnisse nicht relevant.

Das Dokument mit der DocID 00055444 aus unserem Beispiel wird also im

Pfad D:\Archive\Dokument.000001\000\216\00055444.001 gespeichert.

Berechnungs-Methode:

Um das genaue Unterverzeichnis eines bestimmten Dokuments zu berechnen gehen Sie wie folgt vor:

Berechnung der ersten Verzeichnisebene für unser Beispieldokument mit der Dokumentennummer
(DocID) 00055444:

DocID / (256 * 256) = 55.444 / 65.536 = 0,85 => ganzzahliger Anteil ist 0, also \000\

Berechnung der zweiten Verzeichnisebene:

(DocID / 256) AND 255 = 216 AND 255 = 216 => \000\216\

Da bei Integerarithmetik keine Bruchteile vorkommen können, wird nur der ganzzahlige Anteil
berücksichtigt. Die Nachkommastellen werden ignoriert.
AND steht hier für eine mathematische UND-Verknüpfung. Diese Funktion können Sie auch mit der
wissenschaftlichen Ansicht des Windows-Taschenrechners berechnen.
Das Dokument mit der DocID 00055444 aus unserem Beispiel wird also im Pfad
D:\Archive\Dokument.000001\000\216\00055444.001 gespeichert.

5.4 Medien für die Speicherung der Dokumentdateien


Je nach Dokumentenvolumen ist der Einsatz unterschiedlicher Speichermedien notwendig.
Grundsätzlich können pro GB Speicher ca. 20000 DIN A4 Seiten (s/w) abgespeichert werden. Dies
entspricht in etwa 40 gefüllten Aktenordnern. Im Folgenden werden die unterschiedlichen Medien und
ihr Einsatzgebiet aufgeführt:

66
Die Dokumente

5.4.1 Festplatte
Festplatten werden meist direkt in Serversystemen eingebaut. Es besteht zusätzlich die Möglichkeit,
mehrere Festplatten zu einem sogenannten RAID (Redundant Array of Inexpensive Disks)
zusammenzuschalten. Der Speicherplatz dieser Arrays hängt von der Anzahl, dem RAID Typ und der
Größe der verwendeten Platten ab. Festplatten werden auch bei vielen anderen Speichersystemen
verwendet, z.B. bei NAS (Network Attached Storage) oder bei SAN (Storage Area Network)

5.4.2 Optische Wechselplatten


Optische Wechselplatten sind zum Beispiel CDs, DVDs und WORM. Der Einsatz solcher Laufwerke ist
ohne Jukebox nur im Einzelplatzsystem sinnvoll. Der Vorteil dieser Systeme liegt darin, dass ein Archiv
beliebig erweitert werden kann, indem weitere Platten eingelegt werden. Die Verwaltung und
Nummerierung der Platten wird von DocuWare vorgenommen. Wenn die Platten gemäß den
Vorschlägen von DocuWare beschriftet sind, ist ein Wiederfinden der Dokumente auch bei mehreren
Platten denkbar einfach:

Falls die Dokumente nicht auf der eingelegten Platte zu finden sind, zeigt DocuWare die Platte an, die
eingelegt werden muss. Ist dies geschehen, wird die Dokumentdatei geladen und angezeigt.

5.4.3 Jukeboxen
Jukeboxen bieten heute die größte Speichermenge im Online-Zugriff. Diese haben Platz für mehrere
optische Speichermedien, die auf Anforderung automatisch in die Leselaufwerke eingelegt werden.
Jukeboxen bieten dabei Platz für 100 bis über 5000 Speichermedien. Je nachdem welche
Speichermedien verwendet werden, bieten Jukeboxen deshalb Speicherplatz bis in den Terabyte-
Bereich. Diese Geräte bieten sich als Medien für Netzwerke an, in denen sehr große Datenmengen
anfallen. Die Zugriffsgeschwindigkeit hängt von der Anzahl der eingebauten Laufwerke ab. Bei
häufigen Plattenwechseln liegt die Zugriffszeit bei mehreren Sekunden pro Dokumentdatei. Um diese
relativ lange Zugriffszeit zu verkürzen, bieten Jukebox-Lösungen meist schnelle Zwischenspeicher auf
einer Festplatte in der Jukebox oder im daran angeschlossenen Computer.

Hinweise für die Verwendung von Jukeboxen


 Ab DocuWare 5.1 Fix 2: Speicherung in Jukeboxen unterstützt des Format BD (Blu-Ray-Disk)
 Falls DocuWare-Platten auf einer Jukebox angelegt werden, muss der in die DocuWare-
Administration eingeloggte Benutzer Administratorrechte auf dem Server haben, auf dem der
Jukebox-Manager installiert ist.
 Wenn der PoINT Jukebox Manager an Ihrem Computer installiert ist, können Sie nur über den
PoINT Jukebox Manager CDs brennen, aber nicht direkt aus DocuWare.
 Bei der Verwendung einer Jukebox ist es nicht möglich, automatisch neue DocuWare-Platten
anzulegen, da ein solcher Automatismus zu viel Zeit in Anspruch nehmen würde. Sie sollten
deshalb immer rechzeitig ausreichend viele DocuWare-Platten manuell erstellen. Dies nehmen Sie
in der DocuWare Administration vor, und zwar unter <Organisation x> - Archive - <Archiv x> -
Dokumente und dort über den Befehl Logische Platten einrichten des Kontextmenüs.
 Kann ein Dokument auf der aktuellen Jukebox-Platte nicht mehr gespeichert werden, weil nicht
mehr genug Speicherplatz auf dem zugehörigen Medium vorhanden ist, so wird das Medium
automatisch finalisiert. Weitere Schreibzugriffe sind dann nicht möglich. Daher ist es durchaus

67
Die Dokumente

möglich, dass auf dem Medium der Speicherplatz nicht vollständig ausgenutzt wird. Sind auf dem
Medium beispielsweise noch 3 MB frei und versucht man ein Dokument mit 4 MB zu speichern,
wird das Medium mit 3 MB freiem Speicherplatz finalisiert. Das Dokument wird auf dem nächsten
Medium gespeichert.
 Wenn Sie für ein Archiv eine Jukebox als Speicherort ausgewählt haben, dürfen Sie dem Archiv nur
einen (und nicht mehrere) Content Server zuweisen. Anderenfalls kann es zu Problemen bei der
Finalisierung der Medien kommen.
 Speichert man Dokumente in einem Archiv, das eine Jukebox als Speicherort hat, werden die
Dokumentdateien nicht sofort auf das Medium geschrieben, sondern zunächst in einem Image
gespeichert. Dies geschieht solange, bis das Medium finalisiert wird. Dann wird das komplette
Image auf einmal auf das Medium gebrannt. Das Image wird auf der Festplatte des Rechners
gespeichert, auf dem der Jukebox Manager läuft. Das Image darf die Größe von 8.5 GB nicht
überschreiten. Insbesondere bei der Verwendung von Blu-Ray-Disks sollten Sie auf diesem Rechner
also ausreichend Speicherplatz haben und gegebenenfalls regelmäßig Sicherungen des Images
anfertigen.
 Tritt beim Brennen des Images auf dem Medium der Jukebox ein Fehler auf, wird der Brennprozess
auf einem neuen Medium wiederholt. Das Ersatzmedium erhält den gleichen Namen und die
gleichen Einstellungen (insbesondere Volume Label) wie das Originalmedium, so dass es sich im
virtuellen Dateisystem an derselben Stelle befindet. Pro Image werden maximal drei Brennversuche
vorgenommen. Die Ersatzmedien müssen dafür im selben Magazin liegen wie das Originalmedium.
Das Image wird nur dann von der Festplatte gelöscht, wenn das Medium vollständig und fehlerfrei
gebrannt worden ist.

5.4.4 Kombinationen
Meist werden die hier genannten Speichermedien in einer Kombination eingesetzt. Dies bedeutet, dass
zunächst die Dokumente auf einer Festplatte abgelegt werden. Sobald die DocuWare Platte des Archivs
eine vordefinierte Größe erreicht hat, wird diese auf ein optisches Speichermedium übertragen.
Dadurch sind die Dokumente sicher auf einem nicht löschbaren Datenträger gespeichert. Dieses
optische Speichermedium sollte mindestens zweimal erstellt, und an sicheren Orten aufbewahrt
werden. Zusätzlich kann eine weitere Kopie der Platte auf einer Festplatte bestehen bleiben, um eine
schnelle Zugriffszeit zu gewährleisten.

5.4.5 Einschränkung bei CAS-Speichersystem Centera


Bei einem Centera CAS-Speichersystem (Content Addressed Storage) als DocuWare-Speicherort kann
keine Verschlüsselung erfolgen, weder für Dokumente noch für Header.

5.4.6 Einschränkung bei WORM-Medien


Ist bei einem Archiv die aktuelle DocuWare-Ablageplatte ein WORM-Speichermedium und außerdem
die Option Header von geänderten Dokumenten aktualisieren (Update headers of changed documents)
aktiviert, so kann der Header eines Dokuments nicht aktualisiert werden, wenn das Dokument noch auf
der aktuellen Ablageplatte liegt.

Hintergrund: Ist bei einem Read-Only-Medium oder WORM-Medium die Option Header von
geänderten Dokumenten aktualisieren (Update headers of changed documents) aktiviert und ändert
man den Header eines Dokuments, das dort gespeichert ist, wird normalerweise das Dokument mit dem
aktualisierten Header auf die aktuelle DocuWare-Platte kopiert. Befindet sich das ursprüngliche

68
Die Dokumente

Dokument aber noch auf der aktuellen DocuWare-Platte, ist dieses Vorgehen bei einem WORM-
Medium nicht möglich.

5.5 Speichern von komprimierten Dokumentdateien


Auch wenn ein Dokument komprimiert gespeichert werden soll, wird die Berechnung des benötigten
Plattenplatzes auf Basis der Größe der Originaldatei vorgenommen. Das bedeutet, dass ein
komprimiertes Dokument bereits dann auf eine neue DocuWare Platte gespeichert wird, wenn die
unkomprimierte Originaldatei nicht mehr auf die alte Platte passt. Die tatsächliche Dateigröße des
komprimierten Dokuments ist für die Berechnung des benötigten Plattenplatzes nicht relevant.

5.6 Dokumenten-Flags bei Workflows


Alle Workflows, die Dokumente transferieren (Migration, Export und Synchronisation), übertragen auch
die zugehörigen Dokumenten-Flags: protected, COLD, Locked und Deleted.

Besonderheiten zum Flag Protected:

Im Ziel-Archiv wird das Dokument wieder als Protected markiert, und zwar mit der ursprünglichen
UserID, damit das Dokument weiterhin für den gleichen Benutzer geschützt ist. Besteht dieser Benutzer
im Ziel-System jedoch nicht oder hat er an dem Ziel-Archiv keine Rechte, kann keiner auf das
Dokument zugreifen. (Die Problematik besteht nur bei Export- und Migrations-Workflows.)

Dokumente mit dem Protected-Flag können nur exportiert oder synchronisiert werden, wenn der
entsprechende Workfklow unter einem Benutzer läuft, der Archiv-Besitzer ist.

Besonderheiten zum Flag Checked Out:

Im Ziel-Archiv wird das Dokument wieder als Checked Out markiert, und zwar mit der ursprünglichen
UserID, damit das Dokument weiterhin für den gleichen Benutzer ausgecheckt ist. Besteht dieser
Benutzer im Ziel-System jedoch nicht oder hat er an dem Ziel-Archiv keine Rechte, kann nur noch der
Archiv-Besitzer auf das Dokument zugreifen. (Die Problematik besteht nur bei Export- und
Synchronisations-Workflows.)

5.7 Dokumentübernahme aus Fremdarchiven


Das Übernehmen von Dokumenten aus elektronischen Archiven anderer Hersteller kann mit
Standardfunktionen in DocuWare erfolgen, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.
Gegebenenfalls ist hierfür ein vorgeschalteter Konvertierungs- oder Exportschritt notwendig.
Alternativ zur folgend beschriebenen Methode kann eine Übernahme auch unter Verwendung von
DocuWare TOOLKIT erfolgen.

Voraussetzungen

Um Dokumente aus Archiven fremder Anbieter mit den Standardfunktionen von DocuWare
übernehmen zu können, müssen die folgenden Voraussetzungen gegeben sein.
 Dokumente müssen in einer der folgenden Formen vorliegen:
Einseitige und Mehrseitige Dokumente liegen in einzelnen (evtl. multipage) Dateien vor

69
Die Dokumente

Einseitige Dokumente liegen als einzelne Dateien vor, Mehrseitige Dokumente liegen in mehreren
Dateien mit gleichem Dateinamen und der Seitenzahl als Dateierweiterung vor
Einseitige Dokumente liegen als einzelne Dateien vor, Mehrseitige Dokumente liegen in mehreren
Dateien in jeweils einem Unterverzeichnis vor
 Jedes Dokument muss im Dateinamen ein eindeutiges Zuordnungskriterium zu den Indexbegriffen
haben
 Die Indexbegriffe zu den Dokumenten müssen in einer der folgenden Formen vorliegen:
Zu jedem Dokument existiert eine Datei, in der die Indexbegriffe im DocuWare ACTIVE IMPORT
Metaindexformat vorliegen. Sollte das Format der Textdatei nicht dem Metaindexformat
entsprechen, kann eventuell ein externes Programm die Datei entsprechend ändern
In einer Datenbank, auf die über die ODBC Schnittstelle zugegriffen werden kann, sind die
Indexbegriffe inklusive eines eindeutigen Zuordnungskriteriums zu allen Dokumenten
gesammelt
In einer Textdatei sind die Indexbegriffe inklusive eines eindeutigen Zuordnungskriteriums zu allen
Dokumenten gesammelt

Vorgehen

DocuWare vorbereiten

Legen Sie zunächst das Archiv an, in das die zu übernehmenden Dokumente gelangen sollen oder
wählen Sie ein Vorhandenes aus. Achten Sie dabei darauf, dass die Datenbank-Struktur geeignet ist,
um die Indexbegriffe des fremden Archivs aufzunehmen und dass genügend Speicherplatz für die
Dokumente zur Verfügung steht.

Stellen Sie sicher, das in dem Archiv ein zusätzliches Textfeld zur Verfügung steht, das den Dateinamen
der zu importierenden Dokumente aufnehmen kann. Dieses Feld braucht später dem Benutzer nicht
mehr angezeigt zu werden.

Wählen Sie einen leeren DocuWare Briefkorb, dem genügend Speicherplatz zur Verfügung steht, um
eine zu importierende Teilmenge an Dokumenten aufzunehmen, oder legen Sie einen Entsprechenden
an.

Konfiguration von ACTIVE IMPORT

Hier ist die Konfiguration von ACTIVE IMPORT kurz aufgeführt, bitte schauen Sie in der Hilfe von
ACTIVE IMPORT nach, wenn Sie weitergehende Informationen zur Konfiguration benötigen.

Öffnen Sie das Fenster von ACTIVE IMPORT und legen Sie einen neuen Job an. Im Folgenden wählen Sie
in dem Assistenten die notwendigen Optionen. Diese sind hier kurz zusammengestellt:
 Job-Typ auswählen
Wählen Sie einen Datei-Job und vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für diesen Job
 Quelle
In diesem Schritt geben Sie an, wo die zu übernehmenden Dokumente liegen. Dabei können Sie
genau festlegen, wie diese Dokumente vorliegen. Zum Beispiel wird hier eingestellt, wenn jedes
Dokument in einem Unterverzeichnis liegt, oder wie Seitenzahlen im Dateinamen oder in der
Dateierweiterung eingetragen sind. Bitte beachten Sie, dass ACTIVE IMPORT die Quelldateien beim
Importvorgang löscht, wenn Sie die entsprechende Option nicht deaktivieren.

70
Die Dokumente

 Dokumentenvorbereitung (nur mit ACTIVE IMPORT Lizenz)


Im Bereich Dokumentvorbereitung können Sie z.B. externe Programme einbinden, die Indexdateien
in das Metaindexformat bringen oder eben diese Metaindexdateien auswerten lassen.
 Ziel
Im Bereich Ziel geben Sie den Briefkorb und das Archiv an, in dem die Dokumente abgelegt werden
sollen.
 Indexzuweisung
Im Bereich Indexzuweisung sollten Sie bei der Verwendung von externen Daten zur
Indexerweiterung den Dateinamen in das dafür vorgesehene Feld des Archivs eintragen lassen.
 Indexerweiterung Datenbank
In diesem Bereich geben Sie die Datenbank an, in der die Indexbegriffe gesammelt sind. Wenn Sie
dabei auf eine Datenbank über ODBC zugreifen möchten, müssen Sie über eine Lizenz für ACTIVE
IMPORT verfügen.
 Indexerweiterung Felder
In diesem Bereich geben Sie die Zuordnung der Felder im Archiv mit den Feldern in der externen
Datenquelle an. Eines der Felder, der Dateiname wird dabei als der Matchcode gekennzeichnet. Der
Matchcode gibt an, welcher externe Datensatz zu welchem Dokument hinzugefügt werden soll.
 Extras
Auf der Registerkarte Extras müssen Sie normalerweise keine Änderungen vornehmen.
Starten des Importvorgangs

Wenn Sie die Konfiguration von ACTIVE IMPORT vorgenommen haben, können Sie den ACTIVE IMPORT-
Job starten. Es werden nun alle Dokumente im Quellverzeichnis automatisch in das DocuWare Archiv
abgelegt. Bitte führen Sie zunächst einen Testlauf durch, um festzustellen, ob der Job richtig
konfiguriert ist.

Stets aktualisierte Tipps und Tricks finden Sie auf unserer Homepage http://www.docuware.com (siehe
http://www.docuware.de - http://www.docuware.de) im Bereich Service&Support.

71
DocuWare-Administration

6 DocuWare-Administration

6.1 Allgemeines

6.1.1 Öffnen der DocuWare-Administration unter Windows 7


Ist die Benutzerkontensteuerung (User Account Control) aktiviert, können Sie die DocuWare-
Administration nur als lokaler Windows-Administrator öffnen. Unabhängig, von wo aus Sie die
DocuWare-Administration öffnen, erscheint der folgende Dialog:

Hier muss sich ein lokaler Windows-Administrator anmelden, dann öffnet sich die DocuWare-
Administration wie gewohnt.

6.1.2 DocuWare Service Control unter Windows 7


Das DocuWare Service Control müssen Sie unter Windows 7 als Windows-Administrator ausführen.
Öffnen Sie es über das Symbol im Benachrichtigungsfeld und versuchen, einen Dienst zu starten
oder zu stoppen, schließt sich das Control nach einer Abfrage, die Sie mit Ja beantworten müssen. Das
System prüft, ob es sich beim angemeldeten Benutzer um einen lokalen Windows-Administrator
handelt. Ist das der Fall, öffnen Sie das Control erneut und können anschließend die Dienste wie
gewohnt starten und stoppen. Bei einem normalen Benutzer öffnet sich die Benutzerkontensteuerung.
Geben Sie jetzt ein Administratorkennwort ein, können Sie die Dienste über das Control steuern. Um
das Control alternativ direkt als Administrator zu öffnen, navigieren Sie im Datei-System auf die Datei
DocuWare.ServiceControl.exe und öffnen sie über den Kontextmenüeintrag Als Administrator
ausführen. und melden sich als lokaler Windows-Administrator an.

72
DocuWare-Administration

6.1.3 Locking - Sperren von Daten in der DocuWare-Administration


Die einzelnen Bereiche der DocuWare-Administration können immer nur von einem Administrator
zurzeit im ReadWrite-Modus geöffnet werden. Alle weiteren Zugriffe auf einen bereits geöffneten
Bereich erfolgen im ReadOnly-Modus, die Daten sind also für die Bearbeitung gesperrt.

Bearbeitet zum Beispiel ein System-Administrator die Einstellungen zum DocuWare-System, wird dieser
Bereich der DocuWare-Administration für weitere Zugriffe im ReadWrite-Modus gesperrt, ein
Organisations-Administrator kann aber zur gleichen Zeit Änderungen zu den Einstellungen der
Organisation vornehmen. Entsprechend verhält es sich mit den Archiv-Administratoren der einzelnen
Archive.

Als einzelne Ebenen für die Sperrung der Daten gelten: das DocuWare-System, die Organisation und
die einzelnen Archive.

6.1.4 Externe Verbindungen


Hier können eine oder mehrere externe Verbindungen angegeben werden. Eine externe Verbindung ist
die Adresse entweder einer Firewall oder eines Rechners, über die die externe Verbindung läuft.

6.1.5 Lokale Verbindungseinstellungen


In der DocuWare-Administration können Sie über den Menübefehl Lokal Lokale
Verbindungseinstellungen die Verbindungseinstellungen für den aktuellen Arbeitsplatz anpassen, und
zwar den zu verwendenden Authentication Server und die Einstellungen für die Kommunikation
zwischen dem Authentication Server und dem lokalen Rechner. Im Normalfall werden die Einstellungen
während der Installation vorgenommen. Änderungen sind hier nur zu vollziehen, wenn die
Einstellungen zur Kommunikation verändert werden sollen oder wenn weitere Authentication Server in
anderen DocuWare Installationen genutzt werden sollen.

Die hier vorgenommenen Einstellungen werden in zwei Konfigurationsdateien (*.config) geschrieben,


zum einen in die Konfigurationdatei des Arbeitsplatzes, die unter
HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\DocuWare\DocuWare\500\LOCALPATH gespeichert ist, und zum
anderen in der Konfigurationsdatei der DocuWare-Administration, gespeichert unter
LOCALPATH\AdminTool.

6.2 Authentication Server


Authentication Server ist für die Lizenzprüfung und für die Verwaltung der Benutzer, Rechte,
Anwendungen und Ressourcen zuständig.

Authentication Server läuft als Dienst unter einem Windows Benutzerkonto mit
Administratorrechten, das bei der Installation angegeben wird. Es kann entweder ein bestehender
Benutzer angegeben oder ein neuer Benutzer angelegt werden.

Das Passwort, mit dem der Authentication Server auf die Datenbank zugreift, ist zunächst
unverschlüsselt. Hat der Benutzer, unter dem der Authentication Server läuft, Schreibrechte auf die
Datei DWAuthenticationServer.exe.settings, wird das Passwort verschlüsselt.

73
DocuWare-Administration

Aus Sicherheitsgründen sollte der Benutzer, unter dem der Authentication Server läuft, Schreibrechte
\DocuWare\ \DocuWare\Content Server und
\DocuWare\Workflow Server haben.

Authentication Server wird bereits bei der Installation von DocuWare eingerichtet. Sollen nachträgliche
Änderungen an der Konfiguration vorgenommen werden, kann diese der System-Administrator in der
DocuWare-Administration vornehmen.

Der Port für den Authentication Server muss an der verwendeten Firewall freigegeben werden.

6.3 Content Server


Content Server ist für die Archivzugriffe zuständig. Die DocuWare Clients greifen immer auf Content
Server zu und nie direkt auf das Archiv.

Ebenso wie Authentication Server läuft Content Server als Dienst unter einem Windows-Benutzer mit
Administratorrechten.

Der Benutzer, un
Speicherorten für Dokumente besitzen.

Um einen weiteren Content Server zu installieren, führen Sie das Setup erneut aus und deaktivieren
alle übrigen Komponenten.

Allgemeines zu Content Server

Innerhalb einer DocuWare Installation können mehrere Content Server eingerichtet werden, die auf
mehrere Archive zugreifen können. Auf ein Archiv können wiederum mehrere Content Server
zugreifen. Welcher Content Server auf welches Archiv zugreift wird in der DocuWare-Administration
festgelegt. Authentication Server verwaltet diese Ressourcen und teilt den DocuWare Clients einen
entsprechenden Content Server zu jedem Archivzugriff zu.

Der Port für den Content Server muss an der verwendeten Firewall freigegeben werden.

Update von Content Server

Dieser Hinweis ist wichtig für alle Installationen, die eine MSSQL-Datenbank verwenden. Falls Sie die
DocuWare-eigene Datenbank, eine MySQL- oder eine Oracle-Datenbank für die DocuWare-Installation
benutzen, sind die folgenden Ausführungen für Sie nicht relevant.

Beim Update auf DocuWare 5.1 muss das Content Server Setup - im Gegensatz zur Installation von 5.0
- auf die Archivtabellen in der Datenbank zugreifen können. Für ein reibungsloses Update des Servers
muss daher sichergestellt sein, dass Content Server auf die Datenbank Zugriff hat. Falls für die
entsprechende Datenbankverbindung, standardmäßig die Datenbankverbindung "Content", in der
DocuWare-Administration ein Trusted Login definiert ist, muss auch für den Windows-Benutzer vom
Content Server Setup ein Trusted Login auf Datenbankebene definiert sein. Alternativ legen Sie in der
DocuWare-Administration für die Datenbankverbindung ein fixes Login fest, das von Content Server
Setup genutzt wird.

74
DocuWare-Administration

Fehler beim Update

Falls das Update von Content Server abgebrochen wird, da der Server auf Grund der oben
beschriebenen Zusammenhänge nicht auf die Datenbank zugreifen kann, haben Sie zwei
Möglichkeiten, um das Problem zu lösen:
A. Definieren Sie ein Trusted Login für den Windows-Benutzer von Content Server Setup auf
Datenbankebene.
B. Installieren Sie zunächst einen DocuWare 5.1-Client, um die DocuWare-Administration benutzen zu
können. (Die Administration von 5.0 kann nicht mehr aufgerufen werden, da ja schon der
Authentication Server upgedatet wurde.) Definieren Sie in der DocuWare-Administration für die
Datenbankverbindung ein fixes Login.

6.4 Workflow Server


Workflow Server läuft ebenfalls als Dienst unter Windows und benötigt, genau wie Authentication
Server und Content Server, einen Windows Benutzer mit Administratorrechten, unter dem dieser
Dienst läuft.

Wird über den Workflow Server eine Benutzersynchronisation zu einem ACTIVE DIRECTORY
durchgeführt, muss der Benutzer, unter dem der Workflow Server läuft, in der selben Domäne sein wie
das ACTIVE DIRECTORY.

Sie können für alle DocuWare Server denselben Windows Benutzer mit Administratorrechten
verwenden.

Allgemeines zu Workflow Server:

DocuWare Workflow Server steuert die, in der DocuWare-Administration festgelegten, vordefinierten


Workflows.

Der Port für den Workflow Server muss an der verwendeten Firewall freigegeben werden.

Einstellungen für Workflow Server

Die Einstellungen für Workflow Server nehmen Sie in der Datei DWWorkflowServer.exe.settings vor.

importExportNodeThreads

Sie können einstellen, wie viele Dokumente im Rahmen der einzelnen Workflows gleichzeitig hoch-
oder heruntergeladen werden sollen. Diese Einstellung betrifft alle Workflows, bei denen Dokumente
importiert oder exportiert werden, also z.B. Export-Workflows und Synchronisations-Workflows.

Laufen diese Workflows auf einem leistungsstarken Rechner, der nur zu einem Teil ausgelastet ist,
können Sie den Lauf dieser Workflows beschleunigen, indem Sie die Anzahl von
importExportNodeThreads" hochsetzen. Der Default-Wert ist:
importExportNodeThreads="1".

maxTextExtractionInstances

75
DocuWare-Administration

Diese Einstellung beschreibt die maximale Anzahl von Textextraktionen, die gleichzeitig gestartet
werden. Sie ist also für die Volltext-Workflows relevant. Der Default Wert ist:
maxTextExtractionInstances="1".

connectionLifeTime

Hier wird eingestellt, wie lange die Verbindungen offen gehalten werden. Die Zeit wird in Sekunden
angegeben. Der Default-Wert ist connectionLifeTime="0" und steht für 10 Minuten.

WorkflowCoreConfig restartWfOnError

Dieser Parameter gibt an, ob ein Workflow, der wegen eines Fehlers gestoppt wurde, endgültig
angehalten wird oder ob er zum nächsten, über die Zeitsteuerung angegeben Startzeitpunkt wieder
automatisch losläuft.

Mögliche Werte für den Parameter sind:


 "true": Der Workflow wird, wie über die Zeitsteuerung definiert, wieder automatisch gestartet.
 "false": Der Workflow wird gestoppt. Damit der Workflow wieder laufen kann, muss er manuell
gestartet werden. (Standard-Wert)
UserSyncUsageConfig useNewLDAP

Ab DocuWare 5.1b SP 3 wird für die Benutzersynchronisation eine neue Implementierung der LDAP-
Anbindung verwendet. Falls dies im Einzelfall zu Problemen führt, können Sie sie über den Parameter
UserSyncUsageConfig useNewLDAP ausschalten und auf die bisherige Variante zurückgreifen.

Mögliche Werte für den Parameter sind:


 "true": Die Benutzersynchronisation verwendet eine neue Implementierung der LDAP-
Anbindung
 "false": Die Benutzersynchronisation verwendet die alte Variante der LDAP-Anbindung

6.5 Notification Server


Der Notification Server steuert die E-Mail-Benachrichtigungen. Er ist Teil des Zusatzmoduls Task
Manager und kann nur mit einer entsprechenden Lizenz installiert werden.

Wenn Sie einen zusätzlichen Notification Server installieren möchten, beachten Sie bitte, dass im
DocuWare-System immer nur ein Notification Server zur Zeit laufen kann. Die Installation eines
zweiten Notification Servers kann trotzdem sinnvoll sein, zum Beispiel für die Ausfallsicherheit. Sollte
der erste Notification Server ausfallen, können Sie gleich den zweiten Server starten. So käme es zu
keinen Verzögerungen bei den E-Mail-Benachrichtigungen.

76
DocuWare-Administration

6.6 Datenbankverbindungen

6.6.1 Verbindung zur Datenbank


Einstellungen für die Datenbankverbindungen sind in der Datei DocuWare.DAL.dll.config enthalten.
Diese Datei gibt es jeweils für Authentication Server, Content Server und Workflow Server.

Timeout für Verbindungen und Kommandos

Neben den gewöhnlichen Kommandos kennt DocuWare Kommandos mit erwarteter langer Laufzeit.
Diese Kommandos werden in der Regel bei administrativen Operationen, wie zum Beispiel beim
Anlegen einer neuen Spalte, eines Spaltenindexes oder beim Anlegen des Volltextes, ausgeführt. Die
Dauer der dabei ausgeführten Kommandos hängt von der Größe der beteiligten Tabellen ab, daher
nehmen solche Kommandos mehr Zeit in Anspruch als gewöhnliche Kommandos. Bei Bedarf können
Sie die Werte, alle in Sekunden, anpassen.

ConnectionTimeout="x" Timeout für das Erstellen einer Verbindung zur Datenbank,


Standard-Wert: 30 sec.

CommandTimeout="y" Timeout für normale Kommandos, Standard-Wert: 30 sec.

LongCommandTimeout="z" Timeout für Kommandos mit erwarteter lange Laufzeit,


Standard-Wert: 600 sec. (ab DocuWare 5.1b SP3)

Haben Sie eine DocuWare-


 d große Volltextarchive, sollten Sie in der DocuWare.DAL.dll.config-Datei des Workflow Servers
den Wert LongCommandTimeout manuel auf 1200 setzen.

DocuWare.DAL.dll.config-Datei des Content Servers den Wert LongCommandTimeout manuel
auf 1200 setzen. Besonders beim Einsatz von MySQL empfiehlt sich ein noch größerer Wert.

6.6.2 System DSN für ODBC-Datenquellen bei 64-Bit-Systemen einrichten


Haben Sie ein 64-Bit Windows System und fügen eine neue System DSN für eine ODBC-Verbindung
über den Standard ODBC-Datenquellen-Administrators hinzu (Start / Systemsteuerung / Verwaltung
/Datenquellen (ODBC)), kann die System DSN nur von 64-Bit-Programme verwendet werden.
DocuWare kann mit dieser System DSN nicht arbeiten.

Um eine neue System DSN für eine ODBC-Verbindung für 32-Bit-Programme zu erstellen, öffnen Sie
den ODBC-Datenquellen-Administrator über c:\windows\SysWOW64\odbcad32.exe. Die neu erstellte
System DSN kann dann von DocuWare verwendet werden.

6.7 Imaging Server


Der Imaging Server, für den webbasierten Archivzugriff, konvertiert die archivierten Dokumente, die im
Viewer des Web Clients angezeigt werden sollen, in ein Grafik-Format. Dadurch können auch ohne
Browser Plug-In alle gängigen Dateiformate in hoher Qualität angezeigt und ausgedruckt werden. Des
Weiteren ist der Imaging Server für die Konvertierung der Dateien in PDF und die Textsuche im Viewer

77
DocuWare-Administration

des Web Clients verantwortlich.


Der Imaging Server läuft als lokaler Dienst unter Windows.

Weitere Imaging Server installieren

Haben Sie als DocuWare-Server-Edition Professional, können Sie auf dem Rechner, auf dem schon ein
Imaging Server installiert ist, den Imaging Server ein zweites Mal installieren.
Haben Sie als DocuWare-Server-Edition Enterprise, können Sie auch auf einem anderen Rechner den
Imaging Server ein zweites Mal installieren.

Unabhängig davon, wo Sie einen weitern Imaging Server installieren, müssen Sie nach der Installation
den Imaging Server in der DocuWare Administration im Bereich DocuWare-System > DocuWare-Server
> Imaging Server konfigurieren.

Zweiten Imaging Server auf dem gleichen Rechner installieren

Um einen zweiten Imaging Server auf einem Rechner zu installieren, auf dem bereits ein Imaging
Server läuft, führen Sie bitte die folgenden Schritte durch.
1 Öffnen Sie die DocuWare Administration. Unter Windows Vista / Windows 7 benötigen Sie die
DocuWare Administration mit administrativen Rechten. Navigieren Sie innerhalb der DocuWare
Administration zu dem Knoten DocuWare-System > DocuWare-Server > Imaging Server , öffnet
das Kontextmenü und wählen den Eintrag Registrieren.
2 Wählen Sie nun das Programmverzeichnis des bereits bestehenden Imaging Servers (standardmäßig
unter C:\Programme\DocuWare).
3 Anschließend öffnet sich die Tabelle mit den Einstellungen, wo Sie den neuen Imaging Server
konfigurieren.Die Angaben zu Basisadresse und Interner Kommunikation müssen sich von denen
des ersten Imaging Servers unterscheiden.

Löschen des zusätzlichen Imaging Servers

Falls Sie den zweiten Imaging Server wieder löschen möchten, navigieren Sie in der DocuWare
Administration auf den Knoten dieses Imaging Servers und verwenden den Kontextmenüeintrag
Derisgistrieren.

Zweiten Imaging Server auf zweitem Rechner installieren

Die Installation eines weiteren Imaging Serves auf einem Rechner, auf dem noch kein Imaging Server
installiert ist, führen Sie über Sie das DocuWare Setup> Server Installation aus.

Konfigurieren Sie anschließend den neuen Imaging Server in der DocuWare Administration im Bereich
DocuWare-System > DocuWare-Server > Imaging Server.

Sollen beide Imaging Server für die selbe Web-Instanz verwendet werden, müssen beide Imaging
Server Vollzugriff auf das temporäre Verzeichnis der Web-Instanz haben. Das Verzeichnis sollte bei der
Web-Instanz als UNC-Pfad angegeben werden (DocuWare Administration > Organisation > Allgemein
> Web-Instanzen > Ziel). Außerdem müssen beide Imaging Server der Web-Instanz zugewiesen werden
(DocuWare Administration > Organisation > Allgemein > Web-Instanzen > Allgemein).

78
DocuWare-Administration

Sollen die beiden Imaging Server für verschiedene Web-Instanzen verwendet werden, weisen Sie den
Web-Instanzen bitte nur den jeweils gewünschten Imaging Server zu (DocuWare Administration >
Organisation > Allgemein > Web-Instanzen > Allgemein).

6.8 Speicherorte für Dokumente


Der System-Administrator legt in der DocuWare-Administration unter DocuWare-System/Speicherorte
die Speicherorte für in DocuWare abgelegte Dokumente fest.

Der Windows-Benutzer, unter dem Content Server läuft, muss das


diese Verzeichnisse besitzen.

6.9 Externe Benutzerverzeichnisse


DocuWare kann bestehende Benutzer und Gruppen aus Windows oder aus anderen Verzeichnisdiensten
übernehmen. Dadurch müssen diese Benutzer nicht erneut angelegt werden.

Mit Hilfe der externen Benutzerverzeichnisse können Windows Benutzer und Gruppen (mit oder ohne
Active Directory) oder Benutzer und Gruppen aus anderen Verzeichnisdiensten (mit LDAP
Unterstützung) mit DocuWare synchronisiert werden.

Falls ein externes Benutzerverzeichnis die Quelle der DocuWare Benutzer ist, dient das in DocuWare
integrierte Benutzerverzeichnis als Meta-Verzeichnis, in das die Benutzer und Gruppen des externen
Benutzerverzeichnisses gespeichert werden.

Funktionsweise der DocuWare Benutzersynchronisation

79
DocuWare-Administration

Alle DocuWare spezifischen Einstellungen zu Zugriffsrechten und Menüeinstellungen werden in das


DocuWare Benutzerverzeichnis geschrieben. Dadurch muss das externe Benutzerverzeichnis nicht für
DocuWare angepasst werden.

Bevor die Synchronisation der DocuWare Gruppen mit den Gruppen des externen
Benutzerverzeichnisses stattfinden kann, muss ein entsprechender Workflow auf Systemebene vom
System-Administrator angelegt werden.

Bei der Einrichtung des Workflows zur Benutzersynchronisation werden unter anderem folgende
wichtige Einstellungen benötigt:
 Typ des externen Benutzerverzeichnisses: LDAP oder Windows / Active Directory
 Servername, auf dem das externe Benutzerverzeichnis gespeichert ist
 Domäne (nur beim Typ Windows / Active Directory):
Hier wird die Domäne ausgewählt, in der sich der zuvor angegebene Server befindet.
 Port (nur beim Typ LDAP):
Hier entweder der Port 389 (nicht sichere Verbindung) oder der Port 636 (gesicherte Verbindung)
angegeben.
Hinweis: In der DocuWare-Administration wird anstatt Port 636 versehentlich Port 639 angegeben.
Tatsächlich wird aber der Port 636 verwendet.
 Für LDAP-Synchronisation über Novell eDirectory:
Der Port 636 kann nicht verwendet werden, weil Novell den Standard des Transport-Layer-
Security-Protokolls nicht vollständig unterstützt.
Beim Anlegen des Workflows können Sie angeben, ob für jeden synchronisierten Benutzer eine
NetzwerkID angelegt werden soll. Mit dieser NetzwerkID ist später ein Trusted Login möglich, wodurch
die manuelle Eingabe von Benutzernamen und Passwort beim Start von DocuWare oder der DocuWare
Administration entfällt.

Sobald der System-Administrator den neuen Workflow einer Organisation zuweist, erscheint dort ein
neuer

Der Organisations-Administrator dieser Organisation legt über diesen Knoten in der


Benutzerverwaltung einen expliziten Synchronisationsvorgang fast.

6.10 Logging
Die DocuWare-Administration stellt Logging-Funktionalitäten sowohl auf System- als auch auf
Organisationsebene zur Verfügung. Zur Konfiguration der jeweiligen Logging-Funktionalitäten werden
die entsprechenden Rechte auf System- oder Organisationsebene benötigt, also System- oder
Organisations-Administratorrechte oder entsprechende Rechte an einem Archiv, für das das Logging
konfiguriert werden soll.

Bei der Konfiguration der Logging-Funktionalitäten wird genau festgelegt, was protokolliert werden
soll (Logging-Agent) und wo die Log-Datei gespeichert wird (Logging-Ziel).

80
DocuWare-Administration

Es ist auch möglich, dass Logging komplett auszuschalten (DocuWare-System / Allgemein / Do not
run any logging).
Wir warnen jedoch ausdrücklich davor, da Sie beim Auftreten von Fehlern keine Unterstützung von
unserem Support erhalten können.

6.10.1 Vordefinierte Logging-Funktionalitäten


DocuWare legt automatisch vordefinierte Logging-Agenten auf System-, Organisations- und
Archivebene an. Diese vordefinierten Logging-Agenten protokollieren alle kritischen Fehler und Fehler,
die während der Administration und der Laufzeit des gesamten DocuWare-Systems auftreten. Zu jedem
dieser vordefinierten Logging-Agenten wird auch ein vordefiniertes Logging-Ziel eingerichtet, das den
Speicherort der Log-Datei festlegt. Alle Log-Dateien, die die vordefinierten Logging-Agenten erstellen,
werden in einer speziellen Datenbank (dwlog) gespeichert, in der jeder vordefinierte Logging-Agent
eine eigene Tabelle erhält. Diese Standard Logging-Ziele können nicht gelöscht werden.

6.10.2 Vordefiniertes Logging auf Systemebene

Standard Logging-Ziel auf Systemebene

Während der Installation von DocuWare wird automatisch das Standard Logging-Ziel auf Systemebene
angelegt.

Falls Authentication Server nicht läuft oder die Datenbankverbindung unterbrochen ist, funktioniert
das Standard Logging-Ziel nicht. In diesem Fall werden die entsprechenden kritischen Fehler in die
Windows Ereignisanzeige unter dem Punkt Anwendung gespeichert.

Eigenschaft Standard-Einstellung
Form und Speicherort
Name DWLOG_SYSTEM
Form Datenbankeintrag
Datenbankverbindung Datenbankverbindung für Logging (dwlog)
Tabellenname DWLOG_SYSTEM
Maximum
Maximale Größe 10000 Datensätze
Scrolling Optionen
Lösche die ersten 1000 Datensätze
Optionen
Kann von anderen Benutzer verwendet werden Nicht ausgewählt

81
DocuWare-Administration

Standard Logging-Agent auf Systemebene

Der Standard Logging-Agent des Systems protokolliert sowohl administrative Ereignisse, als auch
Ereignisse, die zur Laufzeit ablaufen. Er kann nicht gelöscht werden.
In der nachfolgenden Tabelle sehen Sie die vordefinierten Einstellungen dieses Standard Logging-
Agenten.

Eigenschaft Standard-Einstellung
Allgemeine Informationen
Name DWSystem
Status gestartet
Logging Level Fehler
Ziel DWLOG_SYSTEM
Zusätzliche Ausgabegeräte keine
Administrative Ansicht
Objekte Ereignisse
Alle Einstellungen Erstellen, Verändern, Löschen
Ansicht zur Laufzeit
Objekte Ereignisse
Authentication Server Session Offen, Geschlossen
Content Server Session Offen, Geschlossen
Datenbankverbindung Offen
Dateiverbindungen Offen
SAP HTTP Verbindung Offen
SAP Workflow Verbindung Offen
Externen Benutzverzeichnisse Offen
Workflow (Start, Stop) Offen, Geschlossen
Mögliche Informationen
Einstellungsname
Typ
GUID
Kurzer Benutzername
Benutzer-Organisation
Filter keine

82
DocuWare-Administration

6.10.3 Vordefiniertes Logging auf Organisationsebene

Standard Logging-Ziel auf Organisationsebene

Sobald eine neue Organisation angelegt wird, legt das System automatisch ein neues Standard
Logging-Ziel über die Logging Datenbankverbindung (dwlog) an. Für die erste Organisation wird dieses
Standard Logging-Ziel bereits während der Installation von DocuWare angelegt.

Eigenschaft Standard-Einstellung
Form und Speicherort
Name DWLOG_<Organisationsname>*
Form Datenbankeintrag
Datenbankverbindung Datenbankverbindung für Logging (dwlog)
Tabellenname DWLOG_<Organisationsname>*
Maximum
Maximale Größe 10000 Datensätze
Scrolling Optionen
Lösche die ersten 1000 Datensätze
Optionen
Kann von anderen Benutzern verwendet werden Nicht ausgewählt

* : Der Name und der Tabellenname dürfen jeweils maximal 32 Zeichen beinhalten. Daher wird der
Organisationsname, wenn nötig, auf 26 Zeichen gekürzt.

Standard Logging-Agent auf Organisationsebene

Sobald der System-Administrator eine neue Organisation anlegt, wird für diese Organisation ein neuer
Standard Logging-Agent angelegt. In der folgenden Tabelle sehen Sie die vordefinierten Einstellungen
dieses Logging-Agenten. Dieser Standard Logging-Agent protokolliert nur administrative Ereignisse
und kann nicht gelöscht werden. Um Ereignisse, die zur Laufzeit ablaufen, zu protokollieren, muss ein
spezieller Logging-Agent eingerichtet werden.

Eigenschaft Standard-Einstellung
Allgemeine Informationen
Name DWOrganisation<Organisationsname>
Status gestartet
Logging Level Fehler
Ziel DWLOG_<Organisationsname>
Zusätzliche Ausgabegeräte keine

83
DocuWare-Administration

Eigenschaft Standard-Einstellung
Allgemeine Informationen
Name DWOrganisation<Organisationsname>
Administrative Ansicht
Objekte Ereignisse
Alle Einstellungen Erstellen, Verändern, Löschen
Ansicht zur Laufzeit
Objekte
Ausnahmen
Mögliche Informationen
Einstellungsname
Typ
GUID
Kurzer Benutzername
Benutzer-Organisation
Filter keine

6.10.4 Vordefiniertes Logging für Archive

Standard Logging-Ziel für Archive

Beim Anlegen eines neuen Archivs wird automatisch auch das Standard Logging-Ziel mit der Logging
Datenbankverbindung (dwlog) angelegt. Bei der Installation von DocuWare wird dieses Standard
Logging-Ziel bereits für das Beispiel-Archiv angelegt.

Eigenschaft Standard-Einstellung
Form und Speicherort
Name DWLOG_<Organisationsname>_<Archivname>*
Form Datenbankeinträge
Datenbankverbindung Datenbankverbindung für Logging (dwlog)
Tabellenname DWLOG__<Organisationsname>_<Archivname>*
Maximum
Maximale Größe 10000 Datensätze
Scrolling Optionen
Lösche die ersten 1000 Datensätze
Optionen

84
DocuWare-Administration

Eigenschaft Standard-Einstellung
Kann von anderen Benutzern verwendet werden Nicht ausgewählt

* : Der Name und der Tabellenname dürfen jeweils maximal 32 Zeichen beinhalten. Daher wird der
Organisationsname, wenn nötig, auf 15 Zeichen gekürzt, und der kurze Name des Archivs verwendet.

Standard Logging-Agent für Archive

Sobald ein neues Archiv angelegt wird, wird automatisch ein neuer Standard Logging-Agent für dieses
Archiv erstellt. In der folgenden Tabelle sehen Sie die vordefinierten Einstellungen dieses Logging-
Agenten.

Eigenschaft Standard-Einstellung
Allgemeine Informationen
Name DWArchiv<Archivname>
Status gestartet
Logging Level Fehler
Ziel DWLOG_<Archivname>
Zusätzliche Ausgabegeräte keine
Administrative Ansicht
Objekte Ereignisse
Alle Einstellungen Erstellen, Verändern, Löschen
Ansicht zur Laufzeit
Objekte Ereignisse
Ausnahmen
Dokument Speichern, Löschen
Dokument Erstellen, Verändern, Löschen
Administrative Informationen
Archivname, GUID
Name
Typ
Benutzerorganisation
Kurzer Benutzername
Informationen zur Laufzeit
Dokumentname
Organisation
Kurzer Benutzername
Index Information

85
DocuWare-Administration

Eigenschaft Standard-Einstellung
Archiv
DocID
Änderungen
Verwendung alle

6.10.5 Vordefiniertes Logging für Workflows

Standard Logging-Ziel für Workflows

Jeder Workflow-Typ erhält je Organisation ein Standard Logging-Ziel. Während der Installation von
DocuWare werden bereits die Standard Logging-Ziele der Workflow-Typen der ersten Organisation
angelegt, also für die Workflow-Typen AUTOINDEX, Archivsynchronisation, Export, Migration,
Konvertierung, Löschen, REQUEST: Archiv zum Container hinzufügen, REQUEST: Archiv importieren,
REQUEST: Aufzeichnung definieren, SAP Barcode Transfer, Wiederherstellung,
Benutzergruppensynchronisation und Volltext.

Eigenschaft Standard-Einstellung
Form und Speicherort
Name DWLOG_<Organisationsname>_<Workflow-Typ>*
Form Datenbankeinträge
Datenbankverbindung Datenbankverbindung für Logging (dwlog)
Tabellenname DWLOG_<Organisationsname>_<Workflow-Typ>*
Maximum
Maximale Größe 10000 Datensätze
Scrolling Optionen
Lösche die ersten 1000 Datensätze
Optionen
Kann von anderen Benutzern verwendet werden Nicht ausgewählt

* : Der Name und der Tabellenname dürfen jeweils maximal 32 Zeichen beinhalten. Daher wird der
Organisationsname, wenn nötig, auf 15 Zeichen gekürzt, und es werden die Workflows wie folgt
abgekürzt:
AUTOINDEX: AUTOIND
Benutzersynchronisation: USERSYNC
DocuWare 4 Archiv konvertieren: CONVERT
DW Restore: RESTORE
Export: EXPORT
Fulltext Service: FULLTEXT
Löschen: DELETE
Migration: MIGRA

86
DocuWare-Administration

REQUEST: Archiv zum Container hinzufügen. ADDFC


REQUEST: Speichern: RECORD
REQUEST-Archiv importieren: REGIST
SAP Barcode Transfer: BARCODE
Synchronisation: SYNC

Standard Logging-Agent für Workflows

Der Standard Logging-Agent für Workflows enthält nur Informationen zur Laufzeit. Alle
administrativen Ereignisse werden auf Organisationsebene protokolliert. Der Logging Level bei
Workflows ist standardmäßig Warning. Dadurch werden alle Konflikte bei den jeweiligen Workflows
protokolliert und nicht nur Fehler.
Eigenschaft Standard-Einstellung
Allgemeine Informationen
Name DWLOG_<Workflow-Typ>*
Status Gestartet
Logging Level Warnungen
Ziel DWLOG_<Workflow-Typ>*
Zusätzliche Ausgabegeräte Keine
Ansicht zur Laufzeit
Objekte Ereignisse
Workflow-Typ Offen Geschlossen
Mögliche Informationen
Name
Typ
GUID
Benutzer unter dem der Workflow in Windows läuft
Benutzerorganisation
Filter kein

* : Beim Namen und beim Ziel werden die Workflows wie folgt abgekürzt:
AUTOINDEX: AUTOIND
Benutzersynchronisation: USERSYNC
DocuWare 4 Archiv konvertieren: CONVERT
DW Restore: RESTORE
Export: EXPORT
Fulltext Service: FULLTEXT
Löschen: DELETE
Migration: MIGRA
REQUEST: Archiv zum Container hinzufügen. ADDFC
REQUEST: Speichern: RECORD
REQUEST-Archiv importieren: REGIST
SAP Barcode Transfer: BARCODE
Synchronisation: SYNC

87
DocuWare-Administration

6.11 Debug-Logging des Systems


Größe der Logging-Datei(en) ändern

In der DocuWare-Administration haben Sie die Möglichkeit festzulegen, wie viele Logging-Dateien
beim Debug-Logging für die einzelnen Server-Module des DocuWare-Systems maximal erstellt werden
sollen (DocuWare-Administration > Menü Lokal > Debug Logging des Systems). Für die einzelnen
Server-Module kann als Standard jede dieser Logging-Dateien 50 MB groß werden. Ist diese Größe
erreicht, wird eine neue Datei angelegt bzw. die älteste bestehende überschrieben.

Sie haben auch die Möglichkeit die maximale Dateigröße der Logging-Dateien für die einzelnen
Servermodule anzupassen. Öffnen Sie dazu die Datei DW<.Servername>.exe.config.SeveralFile, die sich
bei Standard-Installation im Pfad C:Programme\DocuWare\<Servername> befindet. (Beispiel für
Authentication Server: Datei DWAuthenticationServer.exe.config.SeveralFile im Pfad
C:\Programme\DocuWare\Authentication Server.) Die Dateien enthalten jeweils den Eintrag:

maxFileSize="51200"

Dieser Wert in KiloByte gibt die maximale Dateigröße an (hier 51200 KiloBytes entsprechend 50 MB).
Sie können den Wert bei Bedarf ändern.

6.12 Allgemeine organisationsweite Einstellungen

6.12.1 Management der Clients


Das Management der Clients nehmen Sie in der DocuWare-Administration vor, und zwar im Bereich
Organisation <x> / Allgemein / Clients.

Bei den Clients wird zwischen registrierten und nicht-registrierten Client-Rechnern unterschieden.
Registriert sind die Client-Rechner automatisch bei der Installation eines Netzwerkarbeitsplatzes, und
zwar in der Organisation, die bei der Installation angegeben wird. Sie können einen Rechner, auf dem
DocuWare installiert ist (z.B. als Single Workstation oder als Netzwerk-Client eines anderen DocuWare-
Systems), auch nachträglich im betroffenen DocuWare-System registrieren.
Nicht-registrierte Client Rechner sind solche, auf denen DocuWare installiert ist (z.B. als Single-
Workstation oder als Netzwerk-Client eines anderen DocuWare-Systems), und die nicht in dem
betrofffenen DocuWare-System registriert sind.

In der DocuWare-Administration kann man festlegen, ob nicht-registrierte Clients im System


zugelassen werden sollen oder nicht (Funktion Nicht registrierte Clients zulassen). Diese Einstellung ist
relevant für das Öffnen des DocuWare Hauptprogramms und der DocuWare-Administration.

Die Funktion Nicht registrierte Clients zulassen kann nur von einem Rechner aus deaktiviert werden,
der selbst ein registrierter Client ist.

88
DocuWare-Administration

Gibt es außer diesem Rechner keinen weiteren registrierten Client-Rechner und wird dieser Rechner
dann deregistriert, kann von keinem Client-Rechner mehr die DocuWare-Administration oder das
DocuWare Hauptprogramm geöffnet werden. In diesem Fall muss der Organisationsadministrator
einen neuen Netzwerk-Client installieren. Über diesen kann er dann die DocuWare-Administration
öffnen und weitere Rechner registrieren oder die Option Nicht registrierte Clients zulassen
aktivieren.

Deaktivieren Sie die Option Nicht registrierte Clients zulassen, kann der DocuWare Web Client nicht
mehr verwendet werden.

6.12.2 Lizenzen
Unabhängig von der Installationsart benötigen Sie für die Installation neben der DocuWare Setup-DVD
auch eine Lizenzdatei. Diese Datei können Sie im Bereich Kunden-Login auf unserer Website
(www.docuware.de (siehe http://www.docuware.de - http://www.docuware.de)) anfordern. Sie
bekommen die Lizenzdatei dann per E-Mail zugeschickt. Kopieren Sie diese Datei (dwlicenc.lic)
entweder auf C:\, da der Installationsassistent automatisch an dieser Stelle danach sucht, oder an eine
Stelle auf Ihrer Festplatte oder in Ihrem Netzwerk, auf die Sie auch während der DocuWare Installation
Zugriff haben.

Ab DocuWare 5 wird zwischen Concurrent und Named Lizenzen unterschieden. Eine Concurrent Lizenz
ist benutzer- und rechnerunabhängig. Im Gegensatz dazu ist eine Named Lizenz auf einen bestimmten
DocuWare Benutzer beschränkt.

Der System-Administrator kann bei Bedarf eine bestehende Concurrent Lizenz in zwei Named Lizenzen
umwandeln und umgekehrt zwei Named Lizenzen zu einer Concurrent Lizenz zusammenführen.

Wenn diese Datei beschädigt oder nicht vorhanden ist, können Sie DocuWare weder installieren
noch starten.
Bei der Installation des DocuWare Clients können Sie zwar alle Zusatzmodule auswählen und
installieren, aber Sie können nur jene DocuWare-Zusatzmodule starten, für die Sie eine Lizenz
besitzen.

6.13 Benutzerverwaltung

6.13.1 Einrichten der Netzwerkkennung für das DocuWare Login


DocuWare unterstützt folgenden Methoden für das Login:

DocuWare Login: Der Benutzer muss sich über Namen und Kennwort, wie in DocuWare hinterlegt,
anmelden.

Trusted Login (Single Sign-on): Der Benutzer identifiziert sich über den Login-Namen des Windows-
Betriebssystem. Authentication Server prüft den Login mittels der Benutzerverwaltung von Windows.

89
DocuWare-Administration

Beim Einrichten eines Benutzers über den Assistenten kann im Dialog Allgemeine Informationen
definiert werden, ob das Trusted Login verwendet werden soll oder ob nur das DocuWare Login zur
Verfügung steht.

Im Nachhinein kann nur jeder Benutzer selbst Änderungen zu seinem Login vornehmen. Verfügt ein
Benutzer nicht über das Trusted Login, kann auch nur er selbst dieses einrichten.

Dazu öffnet der Benutzer die DocuWare-Administration und navigiert in der Baumstruktur auf seine
persönlichen Benutzereinstellungen (Bereich Name der Organisation / Benutzerverwaltung / Benutzer /
Name des Benutzers). Zum Einrichten der Netzwerkkennung für das DocuWare Login muss der
Benutzer nun bei Netzwerkkennung seine individuelle Netzwerkkennung angeben. Dieser Eintrag muss
in dem Format Domänenname/Benutzer-ID erfolgen.

Ist die Netzwerkkennung für den Benutzer hier angegeben, so erfolgt das Login in das DocuWare
Hauptprogramm immer über die Netzwerkkennung. Bei dem Login für die DocuWare-Administration
kann im Login-Dialog ausgewählt werden, ob das DocuWare Login oder die Windows-Kennung
verwendet werden soll. Die zuletzt ausgeführte Login-Methode ist beim nächsten Login voreingestellt.

6.13.2

Hat ein Benutzer die Sicherheitsstufe hoch, so kann er sie nicht auf normal zurücksetzen, wenn er
Zugriff auf ein Archiv mit Hochsicherheitstufe hat.

6.14 Archive im DocuWare 5-Modus

6.14.1 Archivname
Bei der Vergabe des Archivnamens sollten Sie darauf achten, keine Sonderzeichen von verschiedenen
Codepages zu verwenden. Zudem sollten die Sonderzeichen den Ländereinstellungen der DocuWare-
Client-Rechner entsprechen.

Hintergrund:
In der DocuWare-Administration können Sie zwar alle Sonderzeichen verwenden, bei der Erstellung der
lokalen ADF-Datei an den Client-Rechnern können diese Zeichen jedoch zu ungültigen Dateien führen.

6.14.2 ADF-Datei
Für Archive, die mit DocuWare 5 angelegt worden sind, und für Arbeitsplätze mit einer DocuWare
5-Installation und gegebenenfalls Update(s):

Die ADF-Datei von DocuWare 5-Archiven finden Sie im lokalen DocuWare Pfad unter Content Server -
<Benutzername> und dort unter der GUID des Archivs. Die GUID ist eine weltweit eindeutige
Identifikationsnummer.

Die GUID eines bestimmten Archivs finden Sie in der DocuWare-Administration unter Organisation
Archive <Archivname> - Allgemein Eindeutige ID.

Die ADF-Datei wird bei jeder Änderung dieses Archivs in der DocuWare-Administration überschrieben.
Dadurch sind manuelle Änderungen der ADF-Datei nicht sinnvoll.

90
DocuWare-Administration

Der Benutzer muss Schreibrechte auf das lokale DocuWare-Verzeichnis besitzen, damit die ADF Dateien
der Archive immer wieder überschrieben werden können.

Für Archive, die mit DocuWare 5.1 und höher angelegt worden sind, und für Arbeitsplätze mit
einer Neuinstallation von DocuWare 5.1 oder höher:

Die ADF-Datei von DocuWare 5-Archiven finden Sie unter


C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzername>\Lokale Einstellungen\Temp und dort unter der GUID
des Archivs.

Die GUID eines bestimmten Archivs finden Sie in der DocuWare-Administration unter Organisation
Archive <Archivname> - Allgemein Eindeutige ID.

Die ADF-Datei wird bei jeder Änderung dieses Archivs in der DocuWare-Administration überschrieben.
Dadurch sind manuelle Änderungen der ADF-Datei nicht sinnvoll.

6.14.3 Auswahllisten bei Archiven ohne Suchen-Recht


Hat ein Benutzer an einem Archiv kein Suchen-Recht, so kann er auch in Ablage-Dialogen nicht die
interne DocuWare Auswahlliste aufrufen. Anders ist es mit den speziell erstellten Auswahllisten, und
zwar sowohl mit fixen als auch externen Auswahllisten. Auf diese kann ein Benutzer auch ohne
Suchen-Recht zugreifen, vorausgesetzt die Auswahlliste ist für ein Feld eines zugewiesenen Ablage-
Dialogs aktiviert.

Soll einem Benutzer ohne Suchen-Recht in einem Archiv bei der Ablage für ein spezielles Feld die
interne Auswahlliste zur Verfügung stehen, haben Sie folgende Möglichkeit:
Erstellen Sie eine externe Auswahlliste, die auf der entsprechenden Spalte der Archiv-Tabelle basiert,
und weisen dann die Auswahlliste dem Feld und der Ablagemaske zu.

6.14.4 Feldtypen und Feldindices


Pro Archiv im DocuWare 5-Modus können maximal 50 Felder angelegt werden.

Textfelder
Max. Anzahl der Feldindices (Hexadezimal) Feldindices (Dezimal)
Felder
Text 1 24 0x100000-0x100017 1048576-1048599
Text 2 24 0x100020-0x100037 1048608-1048631
Text 3 24 0x100040-0x100057 1048640-1048663
Text 4 24 0x100060-0x100077 1048672-1048695
Text 5 24 0x100080-0x100097 1048704-1048727
Text 6 24 0x1000A0-0x1000B7 1048736-1048759
Text 7 24 0x1000C0-0x1000D7 1048768-1048791
Text 8 24 0x1000E0-0x1000F7 1048800-1048823
24 … …

91
DocuWare-Administration

Max. Anzahl der Feldindices (Hexadezimal) Feldindices (Dezimal)


Felder
Text 20 24 0x000000-0x000017 0-23
24

Text 40 24 0x000020-0x000037 32-55


24

Text 255 24 0x101FC0-0x101FD7 1056704-1056727

Text n (außer 24 (0x100000 + (n- (1048576 + (n-


n=20 und n=40) 1)*0x20) – 1)*32) –
(0x100017 + (n- (1048599 + (n-
1)*0x20) 1)*32)

Stichwortfelder
Max. Anzahl der Feldindices (Hexadezimal) Feldindices (Dezimal)
Einträge
Stichwortfeld 1 64 0x000080-0x0000bf 128-191
Stichwortfeld 2 64 0x200000-0x20003F 2097152-2097215
Stichwortfeld 3 64 0x200040-0x20007F 2097216-2097279
Stichwortfeld 4 64 0x200080-0x2000BF 2097280-2097343
Stichwortfeld 5 64 0x2000C0-0x2000FF 2097344-2097407
Stichwortfeld 6 64 0x200100-0x20013F 2097408-2097471
Stichwortfeld 7 64 0x200140-0x20017F 2097472-2097535
Stichwortfeld 8 64 0x200180-0x2001BF 2097536-2097599

Sonstige Felder
Max. Anzahl der Feldindices (Hexadezimal) Feldindices (Dezimal)
Felder
Datumsfelder 24 0x000040-0x000057 64-87
Numerische Felder 24 0x000060-0x000077 96-119
Bemerkungsfeld 1 0x0000F7 247

92
DocuWare-Administration

6.14.5 Formatierung für numerische Felder

Ländereinstellungen

Aktuell wird die Formatierung für numerische Felder von der Windows Systemsteuerung Regions-und
Spracheinstellungen übernommen. Je nach Ländereinstellungen kann das dazu führen, dass nach
jeweils drei Stellen der Zahl ein Tausender-Trennzeichen (z.B. ein Punkt) eingefügt wird. Dies kann
benutzerabhängig wie folgt ausgeschaltet werden:

Fügen Sie in der Registry unter

HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\DocuWare\DocuWare\500

den DWORD- oreThousandSeparator" ein. Für den Wert 1 wird das Tausender-Trennzeichen
NICHT benutzt (Bsp. 123456789), für den Wert 0 wird das Trennzeichen benutzt (Bsp. 123.456.789). Der
Wert 0 ist der Standard-Wert.

Nachkommastellen

Stellt man für ein numerisches Feld Nachkommastellen ein, wird der höchstmögliche Wert, den man in
das Feld eintragen kann, kleiner, und zwar pro Nachkommastelle um eine Zehnerpotenz.

Ohne Nachkommastellen ist der höchstmögliche Wert für ein numerisches Feld 2.147.483.647, mit zwei
Nachkommastellen wäre es nur 21.474.836,47.

6.14.6 Datenbankfeld-
Es ist nicht möglich, die Datenbankfeld-Option Eindeutig (d.h. eindeutiger Feldinhalt) nachträglich zu
setzen, wenn es schon mehrere Dokumente mit dem gleichen Feldeintrag in diesem Feld gibt.

Beim Setzen der Datenbankfeld-Option Eindeutig entscheiden Sie, ob die Prüfung der Bedingung von
DocuWare oder von der Datenbank erfolgen soll. DocuWare erlaubt auch bei der Option Eindeutig
mehrere Dokumente ohne Indexeintrag in dem entsprechenden Feld. Bei der Prüfung auf Seiten der
Datenbank wird je nach Datenbank unterschiedlich verfahren.

Eine MS SQL-Datenbank behandelt einen leeren Feldeintrag wie einen normalen Feldeintrag. Daher ist
es nicht möglich, mehrere Dokumente ohne Indexeintrag für ein Feld, dem die Option Eindeutig
zugewiesen ist; im Archiv abzulegen.

Bei Oracle- und MySQL-Datenbanken können hingegen auch mehrere Dokumente ohne Indexeintrag in
einem Feld mit der Option Eindeutig im Archiv abgelegt werden.

Zu Problemen kann es daher bei dem folgenden Szenario kommen, wenn die Prüfung von der
Datenbank, und nicht von DocuWare vorgenommen wird:
In einem zentralen DocuWare-System wird eine MS SQL Datenbank verwendet. Single
Workstations/Mobile User-Clients verwenden MySQL Datenbanken. Die Clients legen Dokumente im
Satelliten-Archiv ab ohne Indexdaten in einem eindeutigen Feld. Bei einer Synchronisation wird das
zentrale Archiv diese Dokumente nicht übernehmen können.

93
DocuWare-Administration

6.14.7 Datenbankfelder für Archive mit SAP-Zugriff


Für Archive, für die der Zugriff mit SAP erlaubt ist, werden zusätzliche Datenbankfelder angelegt. Diese
sollten, mit Ausnahme der beiden zuletzt aufgeführten, nicht geändert werden:

Feld-Label Spaltenname DocuWare Typ Beschreibung


SAP Status DWSAPSTATUS Text 22 Mögliche Einträge "New",
"Processed", "Failed" oder leer
Dieses Feld kann als Filterkriterium
für den SAP Barcode Transfer
verwendet werden. Hier können
Dokumente nach der Verarbeitung
durch den SAP Barcode Transfer
Workflow als bearbeitet markiert
werden. Dies soll verhindern, dass
dieselben Barcodes mehrmals an
SAP gesendet werden.
SAP Date Time DWSAPDATETIME Datum Das Feld enthält das Datum und die
Uhrzeit, an der das Dokument durch
den SAP Barcode Transfer Workflow
bearbeitet wurde.
SAP Document SAPDOCTYPE Text 20 Das Feld kann leer sein oder den
type entsprechenden SAP Dokumenttyp

SAP Protection SAPPROTECTIONTYPE Text 10 In diesem Feld wird die


Type Schutzwürdigkeit des Dokuments
gespeichert.
SASP DocID SAPDOCID Text 64 In diesem Feld wird die ID, mit der
SAP Archive Link die Dokumente
identifiziert, gespeichert.
SAP Mime Type SAPMIMETYPE Text 40 Dieses Feld wird benötigt, um die
Kompatibilität zu DocuWare 4 zu
gewährleisten.
Nach der Konvertierung des Archivs
von dem DocuWare 4-Modus in den
DocuWare 5-Modus wird dieses Feld
nicht mehr benötigt und kann
gelöscht werden.
SAP Deleted Comp SAPDELETEDCOMPIDS Numerisch Dieses Feld wird benötigt, um die
IDs Kompatibilität zu DocuWare 4 zu
gewährleisten.
Nach der Konvertierung des Archivs
von dem DocuWare 4-Modus in den
DocuWare 5-Modus wird dieses Feld
nicht mehr benötigt und kann
gelöscht werden.

94
DocuWare-Administration

6.14.8 Archiveinstellungen importieren


Ab DocuWare 5.1b Service Pack 1 können Sie beim Erstellen eines neuen Archivs die
Archiveinstellungen eines bestehenden Archivs importieren. Dazu müssen Sie zunächst die
Einstellungen des gewünschten Archivs exportieren, und zwar in der DocuWare-Administration über
den Kontextmenübefehl Einstellungen exportieren beim Knoten des entsprechenden Archivs. Das
DocuWare-System muss mindestens auf dem Stand von 5.1b Service Pack 1 sein, XML-Dateien aus
älteren Systemen werden für den Import nicht akzeptiert. Sie importieren dann diese Datei beim
Erstellen des neuen Archivs im ersten Dialog des Assistenten Archiv einrichten.

Abgesehen von den im Folgenden aufgelisteten Einstellungen, die Abhängig von der DocuWare-
Organisation sind, werden alle Archiveinstellungen beim Import übernommen.
 Benutzerspezifisches Logging (Standard-Logging wird übernommen)
 Zuweisung externer Auswahllisten (den Feldern wird die Standard-Auswahlliste zugewiesen)
 Feldmasken
Der Assistent zum Einrichten des Archivs ist beim Import der Archiveinstellungen per XML-Datei
verkürzt. Wenn Sie die XML-Datei in einem anderen DocuWare-System einspielen, können Sie aber im
Lauf des Assistenten die Datenbankverbindung und die Speicherorte ändern und welche aus dem
aktuellen System auswählen. Wenn Sie die XML-Datei in einer anderen DocuWare-Organisation
einspielen, können Sie den Archivprofilen die Benutzer der aktuellen Organisation zuweisen.

6.15 Briefkörbe

6.15.1 Zentral Briefkörbe anlegen


Neben der Briefkorbverwaltung an den einzelnen DocuWare-Clients können Briefkörbe auch zentral
über die DocuWare-Administration eingerichtet werden (<Name der
Oragnisation>/Allgemein/Briefkorbverwaltung). Das hat den Vorteil, dass Sie als Administrator zentral
für alle Benutzer Briefkörbe einrichten können. Bei der Angabe des Briefkorbspfads können Sie
Windows System- und Benutzervariablen sowie die Variable
"%USERNAME%" verwenden.

Verwendung der Variablen %USERNAME%

Die Variable "%USERNAME%" (case-sensitive) wird immer durch den Windows-Benutzernamen ersetzt.
Tippen Sie als Pfad beispielsweise "\\<servername>\DocuWare\Baskets\%USERNAME%" ein, wird
unterhalb des Ordners Baskets ein Ordner mit dem Namen des Benutzers eingerichtet. In diesem
Ordner wird ein Ordner mit dem Namen des Briefkorbs erstellt.

Verwendung von Systemvariablen

Sie können im Briefkorbpfad auch Systemvariablen verwenden. Diese werden dann an den einzelnen
Clients entsprechend der Einstellungen (Systemsteuerung/System/Erweitert/Umgebungsvariablen)
ausgewertet.

95
DocuWare-Administration

Verwendung von Benutzervariablen

Ebenso wie Systemvariablen können Sie auch Benutzervariablen im Briefkorbpfad eingeben.

Bei der Verwendungvon Benutzervariablen können die Briefkörbe von TIFFMAKER nicht erkannt
werden, da dieser keinen Zugriff auf die Benutzervariablen hat.

6.15.2 Modus der Briefkorbansicht festlegen


Insbesondere für zentral angelegte Briefkörbe können Sie definieren, in welchem Anzeigemodus
Thumbnail, Thumbnail mit Info, Liste oder Liste mit Info ein Briefkorb direkt nach der Registrierung
geöffnet wird. Dieser Wert wird nur für das Öffnen direkt nach der Registrierung gelesen, nicht aber
wenn der Briefkorb nach einem Schließen nur neu geöffnet wird. Die verschiedenen Benutzer können
den Anzeigemodus im Nachhinein individuell ändern.

Um den Anzeigemodus anzugeben, öffnen Sie die Basket.ini des gewünschten Briefkorbs (befindet sich
im Verzeichnis des Briefkorbs). Dort fügen Sie in der Sektion [SETTINGS]den folgenden Wert ein:

DISPLAYMODE=n

Mögliche Werte für n sind:

0 für Thumbnail
1 für Liste mit Info
3 für Liste
32768 für Thumbnail mit Info

6.16 Vordefinierte Workflows


Vordefinierte Workflows werden vom Organisations-Administrator oder einem Benutzer mit den
entsprechenden Rechten angelegt.

Die Workflows können entweder online oder offline angelegt werden. Online bedeutet hierbei, dass der
jeweilige Workflow sofort beim entsprechenden Content Server angemeldet wird. Ein offline
angelegter Workflow wird ohne Verbindung zu Content Server angelegt und erst bei einer Verbindung
mit Content Server dort angemeldet.

6.16.1 Volltext Service


Mit 5.1c wird die Volltext-Funktionalität in DocuWare technologisch neu umgesetzt. Der Volltext
basiert auf dem Software-Projekt Lucene, dem Suchserver Solr sowie dem Server Tomcat der Apache
Software Foundation.

96
DocuWare-Administration

Im Volltext-Feld können Sie nur nach alphanumerischen Zeichen suchen, also nach Zahlen und
Buchstaben (auch wenn letztere Umlaute oder Akzente enthalten).
Satz- oder Sonderzeichen (., ?, !, &,§, <, > , +, /, \
auch innerhalb von Suchbegriffen.

Indexbegriffe im VOLLTEXT-Feld

Der VOLLTEXT-SERVICE schreibt neben den Wörtern, die er aus einem Dokument ausgelesen hat, auch
die Indexbegriffe des Dokuments in das VOLLTEXT-Feld der Datenbank.

Auch bei Dokumenten, die anhand ihrer Dateinamenserweiterung vom VOLLTEXT-SERVICE ignoriert
werden sollen, werden die Indexbegriffe in das VOLLTEXT-Feld der Datenbank geschrieben.

Externe Dokumente

Bei Dokumenten, zu denen nur eine Referenz im DocuWare Archiv abgelegt ist und nicht das
Dokument selbst (Import-Option), kann der VOLLTEXT-SERVICE den Text des Dokuments nur dann in
das VOLLTEXT-Feld der Datenbank extrahieren, wenn das Dokument für den Workflow Server im Zugriff
liegt.

Zugriff auf die Datei DocuWare.TextExtraction.FTExtract.exe

Der VOLLTEXT-SERVICE benötigt die Datei DocuWare.TextExtraction.FTExtract.exe. Diese wird vom


Workflow Server gestartet. Dabei sind als Standard 10 Versuche zum Öffnen der Datei voreingestellt.
Ist der Rechner, auf dem sich diese Datei befindet, stark ausgelastet oder langsam, kann es vorkommen,
dass die Datei innerhalb der Zeit für die 10 Versuche nicht geöffnet wurde. Dann erscheint die
Fehlermeldung Cannot create text filter und der VOLLTEXT-SERVICE kann nicht ausgeführt werden.

Nach dem Einspielen des ersten Fix für DocuWare 5 ist es möglich, den Wert für die Anzahl der
Versuche zum Öffnen der Datei DocuWare.TextExtraction.FTExtract.exe zu verändern. Erhöht man
diesen Wert, so steht mehr Zeit für das Öffnen der Datei zur Verfügung.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:


Öffnen Sie die Datei DWWorkflowServer.exe.config
Fügen Sie in den Bereich

<appSettings>

...

</appSettings>

die Zeile

<add key="TEConnectionAttemps" value="10"/>

Den Standard-Wert 10 können Sie nun durch einen beliebigen Wert ersetzen.

97
DocuWare-Administration

Volltext-Workflow beschleunigen

Läuft Ihr Volltext-Workflow auf einem leistungsstarken Rechner, der nur zu einem Teil ausgelastet ist,
können Sie den Lauf des Volltext-Workflows beschleunigen, indem Sie die Anzahl der Instanzen für die
Textextrahierung (maxTextExtractionInstances) hochsetzen. Der Default-Wert ist 1.

Die Einstellung dazu finden Sie innerhalb der Datei DWWorkflowServer.exe.settings in folgender
Sektion:

<MultiThreadingConfig

maxTextExtractionInstances="5"/>

Der Wert für maxTextExtractionInstances sollte der Anzahl der Prozessor-Kerne entsprechen
oder um 1 größer sein als die Anzahl der Prozessor-Kerne.

SL- und MST-Dateien

SL- und MST-Dateien, die vor DocuWare 5.1c für den Volltext gebraucht wurden, werden nicht
automatisch mit einem Update auf DocuWare 5.1c gelöscht. Auch Sie sollten diese Dateien nicht
vorschnell löschen. Zum Beispiel bei einem Rollback auf die DocuWare-Vorversion benötigen Sie diese
Dateien.

RAM-Größe des Tomcat-Servers ändern

Der Standard-Wert für die RAM-Größe des Tomcat-Servers beträgt 256 MB. Insbesondere wenn Sie
einen eigenen Rechner für den Volltext-Server verwenden, sollten Sie diesen Wert erhöhen, z.B. auf
2048 MB. Dies machen Sie wie folgt:
 Navigieren Sie im Datei-Explorer zum Server-Basis-Verzeichnis Ihrer DocuWare-Installation und
dort in den Ordner Fulltext Server
 Starten Sie innerhalb dieses Ordners die Datei monitordwtomcat.cmd
 Im System-Tray erscheint daraufhin ein Icon für den DocuWare Fulltext Server. Klicken Sie mit der
rechten Maustaste auf dieses Icon und wählen aus dem Kontextmenü den Eintrag Configure.
 Es öffnet sich der Dialog DocuWare Full-Text Server Properties. Wechseln Sie in diesem Dialog auf
das Register Java.

98
DocuWare-Administration

Bei Initial memory pool können Sie die RAM-Größe beim Starten des Servers festlegen (Standard
128 MB), bei Maximum memory pool die RAM-Größe für den laufenden Betrieb des Servers
(Standard 256 MB).

Pfad für Volltextindexdateien ändern

Der Pfad für die Volltext-Indexdateien ist in der DocuWare Administration eingetragen unter
DocuWare-System > Datenverbindungen > Solr-Verbindungen > Solr-Verbindung x > Bereich
Allgemein > Eintrag Pfad für Indexdatei.

Der Standard-Pfad ist <DocuWare-Installationspfad>\fulltext. Für jedes Volltext-Archiv existiert ein


eigenes Unterverzeichnis.

Sie können den Pfad in der DocuWare-Administration ändern. Die Änderung wird aber nur für die
Archive übernommen, bei denen nach dieser Änderung der Volltextindex zum ersten Mal erstellt wird.
Für bestehende Volltextindexdateien wird weiterhin der alte Pfad verwendet, damit nicht die großen
Datenmengen verschoben werden müssen.

Wenn Sie den Pfad auch für bestehende Volltextindexdatein ändern möchten, müssen Sie folgendes
tun:
1 Sie ändern den Pfad in der DocuWare-Administration an der oben beschriebenen Stelle.
2 Verschieben Sie die kompletten Unterordner der gewünschten Archive an den neuen Pfad.
3 Ändern Sie nun noch eine Einstellung in der Datei solr.xml. Diese Datei ist in dem
Installationsverzeichnis von SOLR gespeichert: C:\Program Files\Apache Software
Foundation\Tomcat 7.0\webapps\solrt\solr

99
DocuWare-Administration

Bei dem Wert dataDir geben Sie ebenfalls den neuen Pfad an.

6.16.2 Archiv-Synchronisation
Mit dem Archivsynchronisations-Workflow können Sie zwei oder mehrere DocuWare Archive
miteinander synchronisieren, wobei ein Archiv immer das Masterarchiv ist und es ein oder mehrere
Satellitenarchive gibt. Die Satellitenarchive müssen dieselbe Struktur wie das Masterarchiv besitzen. Ein
Satellitenarchiv kann wiederum Masterarchiv für weitere Satellitenarchive sein.

dem ersten Dialog des Assistenten zur Archiverstellung

Die Synchronisation betrifft sowohl die Dokumente, als auch die dazugehörigen Datenbankeinträge.
Beim Erstellen des Archivsynchronisations-Workflows legen Sie außerdem fest, ob der Volltext der
Dokumente beim Synchronisieren ebenfalls exportiert werden soll oder nicht.

Feldzuordnung

Beim Einrichten eines Synchronisationsprozesses müssen die Indexfelder des Satellitenarchivs den
Indexfeldern des Masterarchivs zugeordnet werden. Dabei sollten möglichst gleiche DocuWare
Feldtypen verwendet werden. Folgende Zuordnungen sind möglich:

Numerische Felder können nur numerischen Feldern zugeordnet werden. Außerdem müssen die
Datenbankfeldtypen der Indexfelder die gleichen sein. Es ist also nicht möglich, einem Indexfeld mit
dem Datenbankfeldtyp INT32 ein Indexfeld mit dem Datenbankfeldtyp INT24 zuzuweisen.

Textfelder können nur Textfeldern zugeordnet werden. Bei der Verwendung unterschiedlich langer
Textfelder werden bei der Synchronisation gegebenenfalls Indexinformationen abgeschnitten.

Datumsfelder können nur Datumsfeldern und Bemerkungsfelder nur Bemerkungsfeldern zugeordnet


werden.

Der Archivsynchronisations-Workflow ist bei DocuWare BUSINESS nicht verfügbar.

GUID des Masterarchivs

Wird ein Archiv als Satellitenarchiv verwendet, wird die GUID des Masterarchivs beim Satellitenarchiv
eingetragen, um zu verhindern, dass mehrere Archive als Masterarchiv für dieses Satellitenarchiv
fungieren.
Bei jeder Synchronisation wird die GUID des Masterarchivs abgefragt. Sollte sie sich von der erstmalig
eingetragenen GUID unterscheiden, wird die Synchronisation abgebrochen. Falls das Archiv für ein
anderes als das bisherige Masterarchiv als Satellitenarchiv fungieren soll, müssen zunächst alle
Dokumente des Satellitenarchivs gelöscht werden. Dann muss die GUID des neuen Masterarchivs per
Hand eingetragen werden, und zwar unter <Organisation x> / Archive / <Archiv x> / Allgemeine
Einstellungen / Optionen.

100
DocuWare-Administration

Löschen von Dokumenten

Sollen bei einem Synchronisations-Lauf im Satelliten-Archiv Dokumente gelöscht werden, wenn diese
im Master-Archiv gelöscht worden sind, muss zwischen dem ersten und den weiteren Läufen des
Synchronisations-Workflows der DocuWare-Client einmal neu gestartet oder das Master-Archiv im
DocuWare-Client geschlossen und wieder geöffnet werden.

Archivsynchronisation bei COLD-Dokumenten

Wird bei einer Archivsynchronisation ein neues COLD-Dokument, also ein Dokument innerhalb einer
CL5-Datei, synchronisiert, wird in dem zu aktualisierenden Archiv eine neue CL5-Datei mit diesem
Dokument erstellt und die zugehörigen Datenbankeinträge erstellt.

Werden später die Indexeinträge dieses Dokuments in einem der Archive geändert, werden bei der
folgenden Archivsynchronisation in dem anderen Archiv nur die Datenbankeinträge aktualisiert. Die
CL5-Datei und die darin enthaltenen Indexeinträge des Dokuments werden bei der Synchronisation
nicht aktualisiert. Dadurch sind die Indexeinträge, wie sie in der Datenbank gespeichert sind und wie
sie in der CL5-Datei enthalten sind, nicht mehr konsistent. Im Falle eines Restores würden die älteren,
in der CL5-Datei enthaltenen Indexeinträge verwendet, um die Datenbankeinträge neu aufzubauen.

Archivsynchronisation bei Dokumenten mit Flag

Bei der Archivsynchronisation werden auch die zugehörigen Dokumenten-Flags übertragen: protected,
COLD, Locked und Deleted.

Besonderheiten zum Flag Protected:

Dokumente mit dem Protected-Flag können nur synchronisiert werden, wenn der Synchonisations-
Workfklow unter einem Benutzer läuft, der Archiv-Besitzer ist.

Besonderheiten zum Flag Checked Out:

Im Ziel-Archiv wird das Dokument wieder als Checked Out markiert, und zwar mit der ursprünglichen
UserID, damit das Dokument weiterhin für den gleichen Benutzer ausgecheckt ist. Besteht dieser
Benutzer im Ziel-System jedoch nicht oder hat er an dem Ziel-Archiv keine Rechte, kann nur noch der
Archiv-Besitzer auf das Dokument zugreifen.

6.16.3 Migration
Mit Hilfe des Migrations-Workflows werden Daten von DocuWare Platten auf andere DocuWare
Platten innerhalb eines Archivs migriert.

Mit dem Migrations-Workflow können außerdem DocuWare 4-Platten in DocuWare 5-Platten migriert
werden.

COLD-Dokumente

Bei der Migration innerhalb eines Archivs im DocuWare 5-Modus werden COLD-Dokumente nicht
berücksichtigt. Sie verbleiben auf der Quellplatte.

101
DocuWare-Administration

Verwendung von DocuWare-Platten

Die Einstellung, welche DocuWare-Platte(n) für die Migration verwendet werden sollen, nehmen Sie im
Assistenten zur Erstellung des Migrations-
der Platten
Organisation / Archive / <Archiv x> / Dokumente).
wendet der Migrations-
Workflow nicht unbedingt die nächste Platte, sondern die nächste freie Platte.

Dokumenten-Flags

Bei der Migration werden auch die zugehörigen Dokumenten-Flags übertragen: protected, COLD,
Locked und Deleted.

Besonderheiten zum Flag Protected

Im Ziel-Archiv wird das Dokument wieder als Protected markiert, und zwar mit der ursprünglichen
UserID, damit das Dokument weiterhin für den gleichen Benutzer geschützt ist. Besteht dieser Benutzer
im Ziel-System jedoch nicht oder hat er an dem Ziel-Archiv keine Rechte, kann keiner auf das
Dokument zugreifen.

6.16.4 Export
Mit dem Export-Workflow können ganze Archive oder Teile davon in ein anderes Archiv kopiert oder
verschoben werden. Der Export-Vorgang betrifft sowohl die Dokumente als auch die
Datenbankeinträge. Die Dokumente erhalten dabei eine neue Dokumentennummer (DocID) im Ziel-
Archiv. Beim Einrichten des Export-Workflows kann angegeben werden, ob auch der Volltext des
Archivs exportiert werden soll.

Außerdem ist es mit dem Export-Workflow möglich, ein neues Archiv zu erstellen, in das die Daten
kopiert bzw. verschoben werden.

Bitte beachten Sie:


 Der Export-Workflow ist bei DocuWare BUSINESS nicht verfügbar.

der ersten Registerkarte des Assistenten zum Einrichten des Export-Workflows aktiviert ist.

 COLD-Dokumente werden beim Export in TIFF-Dokumente umgewandelt und als solche im


Zielarchiv gespeichert. Das bedeutet, dass sie im Zielarchiv mehr Speicherplatz benötigen als im
Quellarchiv.
 Die Anzahl der Dokumente, die pro Lauf des Export-Workflows exportiert werden, ist beschränkt,
und zwar durch den gleichen Wert wie das Maximum der Treffer einer Ergebnisliste. Wie Sie diesen
Wert einstellen, lesen Sie im Kapitel Maximale Anzahl der Treffer in der Ergebnisliste (auf Seite
130).

Dokumenten-Flags

Beim Export werden auch die zugehörigen Dokumenten-Flags übertragen: protected, COLD, Locked
und Deleted.

102
DocuWare-Administration

Besonderheiten zum Flag Protected

Im Ziel-Archiv wird das Dokument wieder als Protected markiert, und zwar mit der ursprünglichen
UserID, damit das Dokument weiterhin für den gleichen Benutzer geschützt ist. Besteht dieser Benutzer
im Ziel-System jedoch nicht oder hat er an dem Ziel-Archiv keine Rechte, kann keiner auf das
Dokument zugreifen. (

Dokumente mit dem Protected-Flag können nur exportiert werden, wenn der Export-Workflow unter
einem Benutzer läuft, der Archiv-Besitzer ist.

Besonderheiten zum Flag Checked Out

Im Ziel-Archiv wird das Dokument wieder als Checked Out markiert, und zwar mit der ursprünglichen
UserID, damit das Dokument weiterhin für den gleichen Benutzer ausgecheckt ist. Besteht dieser
Benutzer im Ziel-System jedoch nicht oder hat er an dem Ziel-Archiv keine Rechte, kann nur noch der
Archiv-Besitzer auf das Dokument zugreifen.

6.16.5 Index wiederherstellen (Restore)

Index wiederherstellen bei einem Satellitenarchivs

Sollte die Datenbank des Satellitenarchivs defekt sein, können Sie für die Wiederherstellung der

dann wieder ergänzt.

Synchronisieren Sie nach dem Wiederherstellen der Indexeinträge das Satellitenarchiv mit dem
Masterarchiv, werden alle Dokumente, die schon vor dem Lauf des Workflows im Satellitenarchiv
waren, nochmals in das Satellitenarchiv übertragen. Diese Dokumente liegen dann also im
Satellitenarchiv doppelt vor.
Dies liegt daran, dass die Informationen über den Status der Synchronisation des Satellitenarchivs in
einer Tabelle mitgeschrieben werden, die bei Verlust der Datenbank nicht mehr zur Verfügung steht. (Es
betrifft die Felder DWMATSERDOCID, DWMATSERTIMESTAMP, DWSYNCHSTATUS.)

Index wiederherstellen bei verschlüsselten Dokumenten

Falls Sie für das Archiv die Verschlüsselung von Dokumenten eingeschaltet haben, ist es sinnlos
beziehungsweise unmöglich, die Indexdaten über die Header-Informationen wiederherzustellen. Selbst
wenn Sie die Header nicht mitverschlüsseln und die Indexdaten daher ausgelesen werden können, ist es
unmöglich, die Dokumente zu entschlüsseln: In der Datenbank in der Tabelle DWKEYS sind die
Archivschlüssel gespeichert, die zum Entschlüsseln der Dokumente zwingend notwendig sind.
Um auf verschlüsselte Dokumente nach dem Verlust von Indexdaten wieder zugreifen zu können, ist
immer ein Datenbank-Backup zwingend erforderlich.

6.16.6 Workflow Archiv-Konvertierung

Zugriff auf ODBC-Quelle

Für die Archiv-Konvertierung muss der Content Server auf die ODBC-Quelle des DocuWare 4 Archivs
zugreifen. Stellen Sie daher sicher, dass sich die ODBC-Quelle auf dem gleichen Rechner wie der

103
DocuWare-Administration

Content Server befindet und dass der Benutzer, unter dem der Content Server läuft, Zugriff auf die
ODBC-Quelle hat.

Konvertierung bei DocuWare Business

Wenn Sie ein DocuWare 4-Archiv mit einer DocuWare BUSINESS-Lizenz nutzen und dieses Archiv in
ein DocuWare 5-Archiv konvertieren möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

Richten Sie einen Konvertierungs-Workflow für das DocuWare 4-Archiv ein und führen Sie die
Konvertierung durch. Dabei wird eine neue DocuWare 5-Platte angelegt. Nach der Konvertierung steht
-Platte im ReadOnly-Zugriff. Wenn man bereits archivierte Dokumente oder
deren Indexeinträge ändert, werden die Dokumente auf die neue DocuWare 5-Platte migriert.
Dokumente, die neu abgelegt werden, werden auf der DocuWare 5-Platte gespeichert.

Bei der Konvertierung eines DocuWare 4- deutig" (Unique)


hat, passiert Folgendes:
Zunächst wird das DocuWare 4-Archiv in ein DocuWare 5-Archiv konvertiert. Im Anschluss daran wird

gleiche Einträge (z.B. weil die Feldeigenschaft im DocuWare 4-Archiv erst nachträglich gesetzt wurde),
-Archiv nicht gesetzt werden. Es wird ein
Eintrag in die Protokolldatei geschrieben, der Konvertierungs-Workflows wird aber nicht abgebrochen.
Als Ergebnis steht das DocuWare 5-
dem entsprechenden Feld.

6.16.7 AUTOINDEX-Workflow
Hinweise zu AUTOINDEX-Workflows finden Sie im Kapitel AUTOINDEX (auf Seite 203).

6.16.8 COLD/READ Workflow


Hinweise zu COLD/READ-Workflows finden Sie im Kapitel COLD/READ (auf Seite 206)

6.16.9 Zeitsteuerung der Workflows unter Verwendung des Hijri Kalenders (Saudi
Arabien)
Hat Ihr Windows-System die Ländereinstellung Arabisch- Saudi Arabien, führt bei den folgenden
Workflows die Option Workflow später starten zu einem Fehler:
 REQUEST: Export der Daten ins Dateisystem
 Einstellungen wiederherstellen (Restore)
 Konvertierungsworkflow
Bitte verwenden Sie bei diesen Workflows eine andere Option zur Zeitsteuerung.

104
DocuWare-Administration

6.17 Backup und Restore der Archiveinstellungen

6.17.1 Einsatzgebiete
Backup und Restore können Sie für die folgenden Szenarien einsetzen:
 Die Systemeinstellungen können jederzeit gesichert und, wenn nötig, auch wiederhergestellt
werden, zum Beispiel nach Problemen mit der Datenbank
 Übertragen der DocuWare-Systemeinstellungen auf eine andere Datenbank
 Umzug der Datenbank
 Vorbereiten der Systemeinstellungen in einem Testsystem
 Wechsel des Typs der Datenbank für die Systemeinstellungen (MS SQL, MySQL, Oracle)

Voraussetzung für MySQL-Datenbanken

Für das Backup und Restore der Archiveinstellungen benötogen Sie mindestens die Version 5 der
MySQL Datenbank (wurde mit DocuWare 5.1 ausgeliefert).

6.17.2 Ausführen des Restore

Bitte führen Sie die einzelnen Schritte in der folgenden Reihenfolge aus:
1 Installieren Sie den Authentication Server (mindestens DocuWare 5.1b mit SP2) und geben dabei
die neue Datenbank an.
2 Entpacken Sie das Service Pack (mind. SP2 zu DocuWare 51b) in das DWUpdate-Verzeichnis im
Setup-Pfad.
3 Installieren Sie auf dem gleichen Rechner den DocuWare Client.
4 Öffnen Sie die DocuWare-Administration. Dort starten Sie über Menü Tools Einstellungen
wiederherstellen den Assistenten für den Restore-Prozess. Bei Bedarf könne Sie hier für
Datenbankverbindungen, die nicht im Zugriff stehen, die Verbindungen anpassen oder alternative
Datenbankverbindungen angeben (Dialog Datenbankverbindungen prüfen).
5 Führen Sie den Restore aus.
6 Installieren Sie Content Server.
7 Installieren Sie Workflow Server.
8 Installieren Sie die weiteren benötigten Komponenten, wie Web Client Server oder SAP HTTP
Server.
9 Aktualisieren Sie Content Server und Workflow Server, sowie die ggf. zusätzlich installierten
Komponenten, auf das entsprechende Service Pack.

6.17.3 Logging vom Restore


Wenn der Authentication Server nicht gestartet werden kann, wird das Logging vom
Wiederherstellungsprozess in das Windows Event Log geschrieben. Damit das möglich ist, benötigt der

105
DocuWare-Administration

Windows-Benutzer, unter dem Authentication Server läuft, lokale Administratorrechte.


Läuft der Authentication Server, wird das Logging vom Wiederherstellungsprozess in das Logging vom
DocuWare-System auf Debug Level aufgenommen.

6.18 Logging Organisation


Nähere Informationen zum Logging in DocuWare finden Sie im Kapitel Logging (auf Seite 80). Dort
wird das Logging auf Systemebene beschrieben, was sich lediglich in den protokollierten Daten vom
Logging auf Organisationsebene unterscheidet, aber nicht in der Art der Einstellmöglichkeiten.

6.19 Archive im DocuWare 4-Modus in Archive im DocuWare 5-


Modus konvertieren
Um ein bestehendes DocuWare 4-Archiv in ein Archiv im DocuWare 5-Modus zu konvertieren, muss
zunächst Content Server auf dieses Archiv zugreifen können.

RAIMA-Archive können nicht in Archive im DocuWare 5-Modus konvertiert werden. Die zu


konvertierenden Archive im DocuWare 4-Modus müssen SQL-Archive sein.
Zum Konvertieren eines bestehenden RAIMA-Archivs können Sie den DocuWare Database Converter
verwenden, siehe Kapitel Konvertierung von RAIMA-Archiven (auf Seite 51).

6.19.1 Der Konvertierungs-Workflow


Der Organisations-Administrator oder ein Benutzer mit den entsprechenden Rechten richtet einen
Konvertierungs-Workflow ein. Dieser befindet sich innerhalb der DocuWare-Administration auf
Organisationsebene unterhalb der Vordefinierten Workflows.
Hier werden unter Anderem folgende Eingaben benötigt:
 Name des zu benutzenden Workflow Server
 Name des zu benutzenden Content Server
 Logindaten des Benutzers
 *.ADF-Datei des zu konvertierenden Archivs
 Falls noch nicht geschehen, muss das Archiv-Verzeichnis in DocuWare 5 registriert werden
 neuen Speicherort für das Ziel-Archiv
 Datenbankverbindung für das Ziel-Archiv
 Volltextdienst für die Daten im konvertierten Archiv (diese Option ist standardmäßig aktiviert,
wenn das zu konvertierende Archiv bereits volltextfähig ist)
 Zuweisung der vorhandenen DocuWare Feldtypen zu den DocuWare 5-Datenbankfeldtypen
 Zuweisung der DocuWare 4-Gruppen zu existierenden DocuWare 5-Rollen
 Zeitplan, wann der Workflow gestartet werden soll
Ein DocuWare 4-Archiv besteht aus einer Datenbanktabelle und aus den DocuWare Platten auf
Verzeichnisebene, wo die Dokumente gespeichert werden.

Bei der Konvertierung eines DocuWare 4-Archivs wird die bestehende Datenbanktabelle von Content
Server in eine DocuWare 5-Datenbanktabelle konvertiert. Dabei wird die Tabellenstruktur für die

106
DocuWare-Administration

Indexdaten geändert. Neue Systemfelder werden hinzugefügt und die Einträge des Stichwortfeldes
werden in einer eigenen Tabelle gespeichert.

Auch wenn für eine der Tabellenspalten das Flag Mehrere Dokumente mit demselben Eintrag nicht
erlaubt (unique) oder Dieses Feld darf nicht leer sein (not empty) gesetzt ist, wird dies während der
Konvertierung ignoriert. Erst nach dem Konvertieren der Datenbanktabelle werden die Flags bei den
entsprechenden Spalten wieder gesetzt. Falls beim Setzen der Flags Fehler auftreten, erhalten Sie
entsprechende Fehlermeldungen. Die Flags werden dann nicht gesetzt.

Außerdem wird bei der Konvertierung eine neue DocuWare Platte für das Archiv angelegt.

Die bestehenden DocuWare 4-Platten werden nicht konvertiert, da sie im Lese-Zugriff von DocuWare 5
stehen. Somit können dort gespeicherte Dokumente von DocuWare 5 geöffnet werden. Falls
Dokumente von der DocuWare 4-Platte bearbeitet und gespeichert werden, werden sie in der
konvertierten Datenbanktabelle eingetragen und auf der (neuen) DocuWare 5-Platte gespeichert. Das
Dokument ist dadurch in einem Archiv im DocuWare 5-Modus abgelegt.

Im Normalfall ist es nicht notwendig DocuWare 4-Platten zu DocuWare 5-Platten zu konvertieren. Falls
dies aber doch gewünscht wird, kann dazu ein Migrations-Workflow angelegt werden, der diesen
Migrationsvorgang automatisch ausführt. Je nach Größe der DocuWare Platten, kann dieser Vorgang
einige Zeit dauern.

(Mit DocuWare 5 ist es möglich, sowohl mit Archiven im DocuWare 4-Modus als auch mit Archiven im
DocuWare 5-Modus innerhalb eines DocuWare Clients zu arbeiten. Archive im DocuWare 4-Modus
werden im DocuWare Client über den Menüpunkt Datei / Archivverwaltung verwaltet. Dort können bei
Bedarf auch neue Archive im DocuWare 4-Modus angelegt werden, allerdings ohne die neuen
Funktionen, die Archive im DocuWare 5-Modus bieten.)

USINESS Archivs, muss diese


Platte migriert werden, da ansonsten auf das Archiv nur noch lesend zugegriffen werden kann.
Nähere Informationen dazu finden Sie unter dem Punkt Migration (auf Seite 101).

6.19.2 Verwendete Speicherorte registrieren


Der Konvertierungs-Workflow überprüft, ob alle DocuWare Platten des Archivs zu den eingetragenen
Speicherorten der Organisation gehören. Ist dies nicht der Fall, müssen zwei Fälle unterschieden
werden: Ist der Benutzer, der die Konvertierung durchführt, System-Administrator, kann er die
Speicherorte der Organisation innerhalb der DocuWare-Administration zuweisen. Ist der Benutzer kein
System-Administrator, kann er trotzdem den Konvertierungsvorgang durchführen. Das konvertierte
Archiv enthält dann aber Platten, auf die von der Organisation aus nicht zugegriffen werden können.
Diese Platten sollten dann nach Beendigung der Konvertierung von einem System-Administrator der
Organisation als Speicherorte zugewiesen werden.

6.19.3 Umrechnung auf GMT-Time während der Archivkonvertierung


Bei der Archivkonvertierung werden die Einträge der Systemfelder Storedate, Storetime,
Modificationdate und Modificationtime in GMT-Time umgewandelt. Dies geschieht auf Basis der am
Rechner eingestellten Zeitzone. Während der Konvertierung werden diese Zeitangaben in die
Datenbank geschrieben. Die Dokument-Header werden erst aktualisiert, wenn die Dokumente
bearbeitet und neu gespeichert werden.

107
DocuWare-Administration

6.19.4 Übertragung der Archivrechte


Bei der Konvertierung werden die Archivrechte mit Ausnahme der feldinhaltsabhängigen Rechte in das
DocuWare 5-System übertragen. Dabei gelten folgende Regeln:
 Hat ein Benutzer Rechte an dem Archiv im DocuWare 4-Modus, ist aber als Benutzer im DocuWare
5-Sytem nicht vorhanden, werden keine Einstellungen übernommen.
 Hat ein Benutzer Rechte an dem Archiv im DocuWare 4-Modus und ist als Benutzer im DocuWare
5-Sytem vorhanden, wird geprüft, ob bereits ein Archivprofil mit genau diesen Rechten existiert. Ist
dies der Fall, wird das Profil dem Benutzer zugewiesen. Gibt es noch kein Archivprofil mit den
entsprechenden Rechten, wird es erstellt und dem Benutzer zugewiesen. Das neue Archivprofil hat
den Namen Profil(x), wobei x eine fortlaufende Nummer beginnend bei 1 ist.
 Hat eine Gruppe Rechte an dem Archiv im DocuWare 4-Modus, ist aber eine Rolle mit dem langen
Namen der Gruppe im DocuWare 5-System nicht vorhanden, werden keine Einstellungen
vorgenommen.
 Hat eine Gruppe Rechte an dem Archiv im DocuWare 4-Modus und ist eine Rolle mit dem langen
Namen der Gruppe im DocuWare 5-Sytem vorhanden, wird ein Archivprofil mit den
entsprechenden Rechten erstellt und der Rolle zugewiesen. Das Archivprofil erhält den langen
Namen der Gruppe.
 Innerhalb des Wizards zur Erstellung des Konvertierungs-Workflows erscheint ein Dialog, in dem
Sie Rollen aus dem DocuWare 5-System den Benutzergruppen aus DocuWare 4 zuordnen können.
Für jede Zuordnung wird ein Archivprofil erstellt und der Rolle zugewiesen.
 Alle Archiv-Administratoren des Archivs im DocuWare 4-Modus sowie der Benutzer, der die
Konvertierung des Archivs durchführt, werden Archiv-Besitzer für das Archiv im DocuWare 5-
Modus.

6.19.5 Datenbankfeld-
erlaubt"
Falls in dem Archiv im DocuWare 4-Modus für ein Datenbankfeld die Option Mehrere Dokumente mit
demselben Eintrag nicht erlaubt aktiviert ist, es aber trotzdem verschiedene Dokumente mit dem
gleichen Feldeintrag gibt (z.B. weil die Option erst nachträglich gesetzt worden ist), kann in dem
konvertierten Archiv im DocuWare 5-Modus die Option Eindeutig für das Feld nicht gesetzt werden.

Der Grund dafür ist folgender:


In DocuWare 4 wurde die Überprüfung, ob ein Indexeintrag schon existiert, vom Client beim Ablegen
eines neuen Dokuments vorgenommen. Daher konnte man die Option Mehrere Dokumente mit
demselben Eintrag nicht erlaubt auch nachträglich aktivieren, wenn es schon mehrfach verwendete
Indexeinträge in dem entsprechenden Feld gab.
In DocuWare 5 wird die Überprüfung, ob ein Indexeintrag schon existiert, von der Datenbank
vorgenommen, da dies wesentlich schneller geht. Wenn in der Datenbank in dem entsprechenden Feld
schon mehrfach verwendete Indexeinträge vorkommen, kann die Option Eindeutig nicht mehr gesetzt
werden.

6.19.6 Volltextkonvertierung
Hat das zu konvertierende Archiv im DocuWare 4-Modus einen Volltext unterstützt, wird im
Assistenten zur Einrichtung des Konvertierungs-Workflows, automatisch die Option gesetzt, dass auch

108
DocuWare-Administration

das Archiv im DocuWare 5-Modus den Volltext unterstützen soll. Das DocuWare-System erkennt
anhand der Sektion [INDEX_SERVICE] innerhalb der ADF-Datei, dass das zu konvertierende Archiv den
Volltext unterstützt.

Wurde bei einem DocuWare-4-Archiv zunächst der Volltext aktiviert, dann aber später der Job zum
Erstellen des Volltextkatalogs gelöscht, fehlt die Sektion [INDEX_SERVICE] in der ADF-Datei. In diesem
Fall können beim Konvertierungs-Workflow keine Einstellungen bezüglich der Volltextfähigkeit des
Archivs und des Volltextkatalogs vorgenommen werden, so dass der Volltextkatalog nicht übernommen
werden kann. Soll das in den DocuWare 5-Modus konvertierte Archiv wieder die Volltextsuche
unterstützen, muss für das konvertierte Archiv ein neuer Volltextkatalog aufgebaut werden

6.20 DocuWare 4-Einstellungen importieren


Zentrale Einstellungen aus DocuWare 4 importieren

Mit dieser Funktion der DocuWare-Administration im Menü Werkzeuge importieren Sie zentrale
Einstellungen eines DocuWare 4-Systems in das DocuWare 5-System, und zwar Benutzer und Gruppen,
Stempel, RECOGNITION-Konfigurationen, LINK-Konfigurationen, OCR-Konfigurationen, Barcode-
Einstellungen und Plug-Ins. Die importierten Einstellungen stehen in der DocuWare-Administration zur
Verfügung.
Aus dem DocuWare 4-System werden die zentralen Einstellungen aus dem Verzeichnis dwsettin des
CENTRALPATH und aus der Datei docuware.400 des CENTRALPROGRAMPATH ausgelesen. Dies kann von
einem beliebigen Rechner aus durchgeführt werden, der auf den CENTRALPATH und den
CENTRALPROGRAMPATH des DocuWare 4-Systems zugreifen kann. Zudem muss der Benutzer, unter
dem der Workflow Server läuft, auf diese Pfade zugreifen können. Die zentralen Einstellungen können
nur ein einziges Mal importiert werden.

Benutzer und Gruppen

Benutzer und Gruppen werden immer importiert, außer es wurden diesbezüglich schon Einstellungen
innerhalb der Organisation vorgenommen, von der aus der Menübefehl ausgeführt worden ist.

Der Benutzer Admin, der sowohl in DocuWare 4 existiert als auch in DocuWare 5, wo er automatisch
bei der Installation der Organisation eingerichtet wird, wird beim Importieren der Einstellungen
ignoriert.

Die Einstellungen eines Benutzers werden wie folgt importiert:


Der Name und die ID des Benutzers werden in das DocuWare 5-System übertragen, die Rechte werden
dem Benutzer explizit zugewiesen.

Die Einstellungen einer Gruppe aus DocuWare 4 werden wie folgt importiert:
In DocuWare 5 wird eine Gruppe mit dem langen Gruppennamen der DocuWare 4 Gruppe angelegt.
Außerdem wird ein Funktionsprofil mit dem langen Gruppennamen der DocuWare 4 Gruppe und dem
Zusatz Profil eingerichtet, sowie eine Rolle mit dem langen Gruppennamen der DocuWare 4 Gruppe
und dem Zusatz Rolle. Das Funktionsprofil wird der Rolle zugewiesen und die Rolle der Benutzergruppe.
Auf diese Weise werden die Rechte der Gruppe aus DocuWare 4 in das DocuWare 5-System übertragen.

Lokale Einstellungen aus DocuWare 4 importieren

Mit dieser Funktion der DocuWare-Administration im Menü Lokal importieren Sie lokale Einstellungen
aus der Registry des Rechners, auf dem die DocuWare-Administration läuft, von DocuWare 4 in

109
DocuWare-Administration

DocuWare 5. Um die lokalen Einstellungen in DocuWare 5 zu importieren muss also diese Funktion der
DocuWare-Administration an jedem DocuWare Arbeitsplatz ausgeführt werden.

Zum Import stehen die Schlüssel zur Verfügung, die in den Bereichen
HKEY_CURRENT_USER\Software\DOCUNET\DocuWare und
HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\DOCUNET\DocuWare gelistet sind mit Ausnahme von Fulltext SQL,
DOCUMENT-SERVER und SQL Benutzereinstellungen.

Bei der Auswahl der zu importierenden Schlüssel sollten Sie unbedingt beachten, dass Sie den Import-
Vorgang nur einmal pro Arbeitsplatz ausführen können. Schlüssel, die Sie bei dem ersten (und einzigen)
Import-Vorgang nicht für den Import auswählen, können später nicht mehr importiert werden.

Es ist nicht möglich, Attribute der Schlüssel zu importieren, die im DocuWare 5-System schon
vorhanden sind. Dies ist dann der Fall, wenn der Benutzer das entsprechende Modul schon mit
DocuWare 5 verwendet hat.

ACTIVE IMPORT

Wird der Schlüssel ACTIVE IMPORT importiert, so wird für jeden Schlüssel, der sich unterhalb dieses
Schlüssels befindet und einen ACTIVE IMPORT-Job beinhaltet, ein neuer Job im DocuWare 5-System
angelegt.

Overlays, die bei den zu importierenden ACTIVE IMPORT-Jobs verwendet werden, werden aus dem
Verzeichnis CENTRALPATH\ADMIN\Overlays des DocuWare 4-Systems in das das Verzeichnis
LOCALPATH\AIoverlays\ des DocuWare 5-Systems kopiert.

6.21 Einstellungen zur DocuWare-Administration


Einstellungen zur DocuWare-Administration wie die Breite des Verzeichnisbaums in Pixeln, die zuletzt
zum Log-In verwendete UserID, die zuletzt verwendete Authentifizierungsmethode, die geöffneten
Bereiche des Verzeichnisbaums und zusätzliche benutzerabhängige Einstellungen zu den Fenstern
befinden sich in der Datei AdminTool.Settings.config .

Diese befindet sich in dem Verzeichnis


C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzername>\Lokale
Einstellungen\Anwendungsdaten\DocuWareAdministration .

6.22 Übersicht über benötigte Rechte innerhalb des DocuWare-


Systems
Authentication Server
 Falls in das lokale Windows Event Log geschrieben werden soll, braucht Authentication Server die
Rechte dazu.
 Schreibrecht auf die Datei DWAuthenticationServer.exe.settings im Ordner Authentication Server,
standardmäßig unter C:\Programme\DocuWare, ist erforderlich.
(Die beiden oben genannten Rechte können am einfachsten realisiert werden, indem dem Benutzer
lokale Administratorrechte gegeben werden)

110
DocuWare-Administration

 Falls als Datenbank Oracle gewählt ist, muss Authentication Server unter dem gleichen Windows-
Benutzer laufen, unter dem der Oracle-Client installiert wurde
 Falls Windows-Sicherheitseinstellungen genutzt werden, muss es sich um einen Domänen-Benutzer
handeln

Content Server
 Falls in das lokale Windows Event Log geschrieben werden soll, braucht Content Server die Rechte
dazu.
 Falls Validierungs-Konfigurationen eingerichtet sind, benötigt Content Server Zugriff auf den
Ordner Validation, standardmäßig unter C:\Programme\Content Server.
(Die beiden oben genannten Rechte können am einfachsten realisiert werden, indem dem Benutzer
lokale Administratorrechte gegeben werden.)
 l) auf allen Speicherorten für Dokumente ist erforderlich.
 -Administration festgelegte temporäre
Verzeichnis von Content Server ist erforderlich.
 Leserechte auf den Pfad für COLD-Dateien ist erforderlich.
 Fall eine externe Auswahlliste in Form einer Datei genutzt wird, benötigt Content Server
Zugriffsrechte auf die Datei.
 Falls ein CAS-Speicherort eingerichtet wird, benötigt Content Server Zugriff auf die PEA-Datei.
 Falls Content Server Zugriff auf Verzeichnisse im Netz benötigt, muss es sich um einen Domänen-
Benutzer handeln.
 Falls Windows-Sicherheitseinstellungen genutzt werden, muss es sich um einen Domänen-Benutzer
handeln.
 Falls als Datenbank Oracle gewählt ist, muss Content Server unter dem gleichen Windows-Benutzer
laufen, unter dem der Oracle-Client installiert wurde.

Workflow Server
 Falls in das lokale Windows Event Log geschrieben werden soll, braucht Workflow Server die
Rechte dazu. (Das Recht kann am einfachsten realisiert werden, indem dem Benutzer lokale
Administratorrechte gegeben werden.)
 -Administration festgelegte temporäre
Verzeichnis von Workflow Server ist erforderlich.
 -Administration festgelegten Exportpfad ist
erforderlich.
 Zugriffsrechte auf alle Pfade, auf denen Dateiverbindungen liegen (Dateiverbindung für
AUTOINDEX) sind erforderlich.
 Zugriffsrechte auf Speicherorte eines Archivs, das im "Schnellen Modus" einem DocuWare
REQUEST-Container hinzugefügt werden soll, sind erforderlich.
 Das Recht, *.exe-Dateien ausführen zu können, ist erforderlich, um für Volltext ORC starten zu
können.
 Wird über den Workflow Server eine Benutzersynchronisation zu einem ACTIVE DIRECTORY
durchgeführt, muss der Benutzer, unter dem der Workflow Server läuft, in der selben Domäne sein
wie das ACTIVE DIRECTORY.
 Falls Windows-Sicherheitseinstellungen genutzt werden, muss es sich um einen Domänen-Benutzer
handeln.

111
DocuWare-Administration

 Falls als Datenbank Oracle gewählt ist, muss Workflow Server unter dem gleichen Windows-
Benutzer laufen, unter dem der Oracle-Client installiert wurde.
 Zum Brennen von CDs/DVDs muss Zugriff auf das in der DocuWare-Administration zugewiesene
Laufwerk sowie das Recht CDs/DVDs zu brennen, gegeben sein. (Am einfachsten lassen sich diese
Rechte über die Vergabe von Windows-Administratorrechten sicherstellen.)

Notification Server
 Falls in das lokale Windows Event Log geschrieben werden soll, braucht Notification Server die
Rechte dazu.
 Schreibrecht auf die Datei DWNotificationServer.exe.settings im Ordner Notification Server,
standardmäßig unter C:\Programme\DocuWare, ist erforderlich.

Thumbnail Server
 Falls in das lokale Windows Event Log geschrieben werden soll, braucht Thumbnail Server die
Rechte dazu.
 Schreibrecht auf die Datei DWThumbnailServer.exe.settings im Ordner Thumbnail Server,
standardmäßig unter C:\Programme\DocuWare, ist erforderlich.

Imaging Server
 Falls in das lokale Windows Event Log geschrieben werden soll, braucht Imaging Server die Rechte
dazu.
 Schreibrecht auf die Datei DWImagingServer.exe.settings im Ordner Imaging Server,
standardmäßig unter C:\Programme\DocuWare, ist erforderlich.

SAP HTTP Server


 Falls in das lokale Windows Event Log geschrieben werden soll, braucht der Server die Rechte dazu.
(Das Recht kann am einfachsten realisiert werden, indem dem Benutzer lokale Administratorrechte
gegeben werden.)
 "Vollzugriff" (Full Control) auf das in der DocuWare-Administration festgelegte temporäre
Verzeichnis von SAP HTTP Server ist erforderlich.
 Falls Windows-Sicherheitseinstellungen genutzt werden, muss es sich um einen Domänen-Benutzer
handeln.

Update Dienst
 Lokale Administratorrechte sind erforderlich.
 Lese- und Schreibrechte am Setuppfad sind erforderlich.

DocuWare-Administration

Falls DocuWare-Platten auf einer Jukebox angelegt werden, muss der in die DocuWare-Administration
eingeloggte Benutzer Administratorrechte auf dem Server haben, auf dem der Jukebox-Manager
installiert ist.

Datenbankzugriff
 Authentication Server benötigt Zugriff auf die Datenbanktabelle DWSYSTEM der System-
Datenbank

112
DocuWare-Administration

 Content Server benötigt Zugriff auf die Datenbanktabelle DWDATA der Archivdatenbank
 Workflow Server benötigt Zugriff auf die Archivdatenbank für den Aufbau eines Volltextkatalogs
und das Hinzufügen eines Archivs zu einem DocuWare REQUEST-Container im Quick Mode

113
DocuWare Windows Client

7 DocuWare Windows Client

7.1 Allgemeines

7.1.1 Speicherorte der Textnotiz und des Inhalts aus dem Bemerkungsfeld
Dokumente im DocuWare 4-Modus haben im Dokumentheader nur einen Bereich für die Speicherung
der Textnotiz und des Inhalts aus dem Bemerkungsfeld. Daher können bei Dokumenten, die in einem
Archiv im DocuWare 4-Modus mit Bemerkungsfeld abgelegt sind, keine Textnotizen angehängt
werden.

Dokumente im DocuWare 5-Modus haben im Dokumentheader zwei verschiedene Bereiche für die
Speicherung der Textnotiz und des Inhaltes des Bemerkungsfeldes.

Kopiert oder verschiebt man ein Dokument im DocuWare 4-Modus in einen Briefkorb im DocuWare 5-
Modus (und konvertiert dadurch das Dokument in den DocuWare 5-Modus), wird der ggf. vorhandene
Eintrag des Bemerkungsfeldes in den Header-Bereich für die Textnotiz geschrieben.

Kopiert oder verschiebt man ein Dokument im DocuWare 5-Modus in einen Briefkorb im DocuWare 4-
Modus (und konvertiert dadurch das Dokument in den DocuWare 4-Modus), geht die ggf. vorhandene
Textnotiz verloren.

7.1.2 Handhabung von Zahlen- und Datumsformaten


Die Anzeige von Werten in numerischen Feldern und Datumsfeldern hängt von den Regions- und
Spracheinstellungen in der Systemsteuerung des jeweiligen Rechners ab. Gespeichert werden diese
Werte jedoch jeweils in einer festen Form, und zwar entsprechend der Datenbankeinstellungen.

Beispiel: Bei einem Rechner mit den Regions- und Spracheinstellungen Deutsch (Deutschland) wird in
einem Datumsfeld das Datum 31.05.2006 eingegeben und gespeichert. Sieht sich ein anderer Benutzer
mit den Regions- und Spracheinstellungen Englisch (USA) den Eintrag in diesem Datumsfeld an, so
bekommt er 5/31/2006 angezeigt.

Dies trifft nur bei Zahlen in numerischen Feldern und Daten in Datumsfeldern zu. Speichert man eine
Zahl oder ein Datum in einem Textfeld, so wird dieser Wert genauso gespeichert und angezeigt, wie er
eingegeben worden ist.

7.1.3 Rechnerabhängige Einstellungen


Einstellungen, die für alle Benutzer eines Arbeitsplatzes gelten, werden in der Registry unter
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\DocuWare\DocuWare
gespeichert.

....\DocuWare\500

Darunter befindet sich der Pfad von DocuWare, den Sie bei der Installation angegeben haben.

114
DocuWare Windows Client

Der Eintrag "LOCALPATH" zeigt auf ein Verzeichnis, das im Normalfall auf der lokalen Festplatte des
Rechners liegt. Sollte es sich um ein Verzeichnis im Netz handeln, müssen Sie sicherstellen, dass es von
keinem anderen Benutzer verwendet wird. Im "LOCALPATH" legt das Installationsprogramm die
Programmdateien und die Pfade für die Briefkörbe und die Wiedervorlage an.

Der Eintrag für "LOCALPATH" muss immer eingetragen sein und das dort angegebene Verzeichnis
existieren. Sollte dies nicht der Fall sein, meldet DocuWare beim Start, dass es nicht richtig installiert
wurde und lässt sich nicht starten.

....\DocuWare\DACS\500

Der Viewer von DocuWare erzeugt in diesem Zweig folgende Einträge:

PrintConfirgurations: Druckereinstellungen, die Sie in DocuWare festlegen

ScanConfirgurations: Scannereinstellungen, die Sie in DocuWare festlegen

TWAIN: TWAIN Konfiguration

....\DocuWare\TIFFMAKER\500

Für jeden TIFFMAKER Port wird in diesem Schlüssel ein weiterer Schlüssel mit allen Einstellungen für
diesen Port gespeichert.

Breite der Auswahllisten

Die Breite der Auswahlliste und der selektiven Auswahlliste wird über den folgenden Registry-Eintrag
vom Typ DWORD gesteuert:

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\DocuWare\DocuWare\500\SelectListWidth

Die Breite ist in Pixeln angegeben, der Standart-Wert beträgt 320 Pixel, der maximale Wert ist 2000
Pixel.

7.1.4 Rechner- und benutzerabhängige Einstellungen


Einstellungen, die abhängig vom Benutzer lokal gespeichert werden, finden Sie in der Registry unter

HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\DocuWare\DocuWare.

Bei diesen Einstellungen handelt es sich überwiegend um Größen und Positionen von DocuWare
Fenstern.

....\DocuWare\500\DW5

In diesem Zweig speichert WINDOWS die Positionen und Zustände aller Symbolleisten des
Hauptfensters.

....\DocuWare\500\WINDOW_POSITIONS

Hier werden Position und Größe des Hauptfensters und all seiner Dialogboxen gespeichert.

115
DocuWare Windows Client

....\DocuWare\DACS\500\DialogCoordinates

Hier werden Position und Größe der Dialogboxen des DocuWare Viewers gespeichert.

\DocuWare\500\IgnoreThousandSeparator

Hier wird gespeichert, ob nach jeweils drei Stellen einer Zahl ein Tausender-Trennzeichen (z.B. ein
Punkt) eingefügt wird. Für den Wert 1 wird das Tausender-Trennzeichen NICHT benutzt (Bsp.
123456789), für den Wert 0 wird das Trennzeichen benutzt (Bsp. 123.456.789). Der Wert 0 ist der
Standard-Wert.

7.2 Briefkörbe

7.2.1 Briefkorb Einstellungen in der Datei BASKET.ini


Im Verzeichnis eines Briefkorbes befindet sich neben den Dokumenten noch die Datei BASKET.ini. Sie
wird bei der Anzeige des Briefkorbinhalts von DocuWare ignoriert.

In ihr wird ähnlich der DBDATETIME der Archive eine eindeutige ID für den Briefkorb gespeichert.
Zusätzlich findet man noch die Farbe des Briefkorbes, die Empfindlichkeit der Füllstandsanzeige, die
Sortierung und gegebenenfalls die Zuweisung eines RECOGNITION Templates.

Ab der Version DocuWare 4.6 werden in dieser Datei auch noch Zeitstempel gespeichert, die bei der
Aktualisierung der Thumbnails ausgewertet werden.

Ab DocuWare 5 werden hier zudem die Einstellungen zur Massensignatur und der Modus des
Briefkorbs (DocuWare 4- oder DocuWare 5-Modus) gespeichert.

Ab DocuWare 5.1b Service Pack 2 können Sie über den Wert DISPLAYMODE festlegen, in welchem
Anzeigemodus der Briefkorb beim Registrieren geöffnet wird: Thunbnail, Thumbnail mit Info, Liste oder
Liste mit Info. (Siehe Modus der Briefkorbansicht festlegen (auf Seite 96))

7.2.2 Automatisches Update des Briefkorbs


Das Automatische Update beobachtet Änderungen des Briefkorb-Verzeichnisses im Dateisystem und
prüft, ob dort neue Dateien erscheinen (beliebige Dateiendung) oder bestehende Dateien mit der
Endung .001 verschwinden. Sobald das der Fall ist, wird der DocuWare Briefkorb aktualisiert und die
Änderung wird angezeigt. Wenn, wie beim Scannen, noch weitere Seiten zu einer ersten Seite
hinzukommen, wird dies automatisch im Briefkorb aktualisiert.

Das Automatische Update des Briefkorbs bezieht sich immer auf einen bestimmten Briefkorb und nicht
auf einen bestimmten Rechner. Das heißt, dass die diversen Einstellungen eines auf mehreren Rechnern
registrierten Briefkorbes für alle Rechner in gleicher Weise gelten.

Die Einstellungen zum automatischen Update des Briefkorbs werden in der DocuWare-Administration
vorgenommen, und zwar im Bereich <Organisation x> / Allgemein / Verschiedenes.

116
DocuWare Windows Client

7.2.3 Fehlerbehandlung im Zusammenhang mit dem Briefkorb-Modus


Falls es in dem Verzeichnis des Briefkorbs keine basket.ini Datei gibt, wird der Briefkorb im DocuWare
4-Modus geöffnet. Befinden sich jedoch in dem Briefkorb ausschließlich Dokumente im DocuWare 5-
Modus, wird der Briefkorb sofort beim Öffnen in den DocuWare 5-Modus konvertiert.

Befinden sich in dem Verzeichnis eines Briefkorbs sowohl Dokumente im DocuWare 4- als auch im
DocuWare 5-Modus, so werden nur diejenigen im Briefkorbfenster angezeigt, die dem Modus des
Briefkorbs entsprechen.

Sind alle Dokumente eines Briefkorbs in einem anderen Modus als der Briefkorb selbst, so wird beim
Öffnen des Briefkorbs der Modus des Briefkorbs geändert, d.h. dem Modus der Dokumente angepasst.
Beispiel: Alle Dokumente eines Briefkorbs haben den DocuWare 5-Modus, der Briefkorb aber den
DocuWare 4-Modus. Beim Öffnen des Briefkorbs wird dieser in den DocuWare 5-Modus konvertiert.

7.2.4 Konflikte bei Briefkörben, die von mehreren Benutzern registriert sind
Bei Briefkörben, die von mehreren DocuWare Benutzern registriert sind, kann es zu Konflikten
aufgrund verschiedener Rechte kommen:

Ist dem Briefkorb ein Stempel für die Massensignatur zugewiesen und öffnet ein Benutzer, der keine
Rechte an diesem Stempel hat, den Briefkorb, so geht die Einstellung bezüglich des Stempels zur
Massensignatur innerhalb des Briefkorbs verloren. (Der Stempel selbst bleibt aber erhalten und kann
jederzeit für den Briefkorb wieder aktiviert werden.)

Ist dem Briefkorb ein RECOGNITION-Template zugewiesen und öffnet ein Benutzer, der nicht das Recht
hat dieses Template zu verwenden, den Briefkorb, so geht die Einstellung bezüglich des RECOGNITION-
Templates innerhalb des Briefkorbs verloren. (Das RECOGNITION-Template bleibt aber erhalten und
kann jederzeit für den Briefkorb wieder aktiviert werden.)

7.3 Die Wiedervorlage


Speicherort der Wiedervorlage

Bei einem Update eines DocuWare-4- oder DocuWare-5-Systems wird die Wiedervorlage vom
Installationsprogramm in ein Unterverzeichnis des LOCALPATH kopiert, falls dieses Unterverzeichnis im
Zugriff liegt. Anderenfalls und bei einer Neuinstallation wird für die Wiedervorlage ein Pfad für
Anwendungsdaten von lokalen Anwendungen verwendet, im Allgemeinen in den Pfad C:\Dokumente
und Einstellungen\[Benutzername]\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten.

Durch den neuen Speicherort benötigt der Benutzer keine Schreibrechte auf Unterordner des
Verzeichnisses mit den DocuWare Programm-Dateien, im Normalfall C:\Programme \DocuWare.

117
DocuWare Windows Client

7.4 Der Papierkorb in DocuWare


Speicherort des Papierkorbs

Bei einem Update eines DocuWare-4- oder DocuWare-5-Systems wird der Papierkorb vom
Installationsprogramm in ein Unterverzeichnis des LOCALPATH kopiert, falls dieses Unterverzeichnis im
Zugriff liegt. Anderenfalls und bei einer Neuinstallation wird für den Papierkorb ein Pfad für
Anwendungsdaten von lokalen Anwendungen verwendet, im Allgemeinen in den Pfad C:\Dokumente
und Einstellungen\[Benutzername]\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten.

Durch den neuen Speicherort benötigt der Benutzer keine Schreibrechte auf Unterordner des
Verzeichnisses mit den DocuWare Programm-Dateien, im Normalfall C:\Programme \DocuWare.

7.5 Archive im DocuWare 4-Modus

7.5.1 Einstellungen in der ADF-Datei


Die Einstellungen von Archiven im DocuWare 4-Modus werden in der ADF-Datei gespeichert. Jedes
Archiv hat seine eigene ADF-Datei. Sie befindet sich im selben Verzeichnis wie das Archiv.

Wenn also das Archiv in folgendem Verzeichnis gespeichert wird: C:\Archive\Dokument\, dann befindet
sich die DOKUMENT.ADF im Verzeichnis C:\Archive\.

Folgende Einträge finden Sie in der ADF-Datei:

[DN31]

DBDATETIME =

Hier finden Sie einen eindeutigen Wert, der beim Anlegen des Archivs aus Datum und Uhrzeit erstellt
wird. Mit Hilfe der DBDATETIME können Archive mit gleichem Namen voneinander unterschieden
werden. Im Ablagepfad des Archivs finden Sie eine Datei, mit der DBDATETIME als Dateiname.

SEARCH=DN31xx

Hier wird die Anzahl (xx) der Suchpfade eines Archivs gespeichert, die im nächsten Eintrag beschrieben
sind.

SEARCHxxx=

Die Liste aller Ablagepfade der Dokumente eines Archivs wird hier gespeichert. Bei der Suche nach
einem Dokument werden die Pfade in der Reihenfolge, die durch xxx (eine 3-stellige Nummer) gegeben
ist, gesucht. Der Eintrag SEARCH001 wird intern verwendet; d.h. der zugehörige Eintrag findet sich
noch einmal in der Liste.

[DN40]

Diese Sektion dient zur Kennzeichnung, dass die ADF-Datei bereits für den Einsatz von DocuWare 4
vorbereitet wurde.

118
DocuWare Windows Client

[RIGHTS]

In dieser Sektion werden die Rechte eines Benutzers an diesem Archiv gespeichert. Die
Rechteverwaltung gilt für DocuWare 3.x Installationen.

[RIGHTS40]

DocuWare 4 speichert die Rechte der Benutzer an diesem Archiv in dieser Sektion. Falls DocuWare 4 die
Sektion [RIGHTS] findet, werden die Rechte, die unter DocuWare 4 eingestellt werden, soweit sie sich in
DocuWare 3.x Rechte wandeln lassen, in der Sektion [RIGHTS] abgebildet.

[Fields]

Hier werden Informationen zum Aufbau des Archivs gespeichert. Dabei handelt es sich um die Felder
des Archivs und deren Eigenschaften.

[HIERARCHIC_SEARCH]

Hier wird die Reihenfolge der Felder in der hierarchischen Suche festgelegt.

[Protocol]

Hier werden die Protokoll-Optionen gespeichert.

[color]

Hier wird die Farbe der Archiv-Symbole gespeichert.

[RdOnly]

Hier wird gespeichert, ob die Datenbank oder die Dokumente des Archivs verändert werden können.

[PrintInfo]

Durch die Einstellungen in dieser Sektion werden bei den Dateiformaten TIFF, JPEG, PCX, PNG und BMP
beim Ausdruck eines Dokuments das Datum (Systemdatum), der Benutzername und die Seitenzahl mit
auf das Dokument gedruckt.

Die Angaben in der Sektion [PrintInfo] in der ADF-Datei haben Auswirkungen auf Dokumente, die aus
der Ergebnisliste geöffnet bzw. gedruckt werden.

Die Angaben in der Sektion [PrintInfo] in der Datei Dacs5.ini (z.B. erstellt im Verzeichnis C:\Windows\
oder C:\WINNT\) haben Auswirkungen auf Dokumente, die aus dem Briefkorb geöffnet bzw. gedruckt
werden.

In der ADF-Datei bzw. in der Datei Dacs5.ini können Sie in der Sektion [PrintInfo] folgende
Formatierungsangaben vornehmen. Hierzu können Sie einen Editor z.B. Notepad verwenden.

119
DocuWare Windows Client

Formatierungsangaben
[PrintInfo] Mögliche Standard
Einstellungen

FontSize abhängig vom 8 Größe der Schriftart in Punkten


verwendeten Font
FontName alle installierten Fonts Courier Name der Schriftart
FillLines 0/1 1 Druck der Datenbankinformationen
untereinander/ in einer Zeile
Fields 0/1 1 Druck des Inhalts aus den Text-, den
Datums- und den numerischen Feldern
oben links auf das Dokument
HeadWords 0/1 1 Druck des Inhalts aus dem Stichwortfeld
oben links auf das Dokument
MemoField 0/1 0 Druck des Inhalts aus dem Memofeld auf
eine extra Folgeseite
PrintStamp 0/1 0 Druck des Datums (Systemdatum), des
Benutzernamens und der Seitenzahl
Xstart abhängig vom 0 Abstand der Datenbankinformationen vom
Druckformat und der linken Rand in Pixeln
dpi-Zahl
Ystart abhängig vom 0 Abstand der Datenbankinformationen vom
Druckformat und der oberen Rand in Pixeln
dpi-Zahl
Transparent 0/1 1 deckender/transparenter Druck der
Datenbankinformationen

Mit diesen Standardeinstellungen wird der Inhalt aus den Text-, den Datums- und den numerischen
Feldern sowie der Inhalt aus dem Stichwortfeld oben links auf das Dokument gedruckt und zwar in der
Schriftart Courier, in 8 Punkt, in einer Zeile und transparent.

Beispiel: Um Datenbankinformationen in der Schriftart Arial in eine Zeile zu drucken, schreiben Sie in
die Sektion [PrintInfo] der ADF-Datei bzw. der Datei Dacs5.ini folgende Zeilen:

FontName=Arial

FillLines=1

PrintStamp-Option

PrintStamp=1

Die PrintStamp-Angaben werden jeweils am Seitenanfang in folgender Form ausgedruckt:

gedruckt <Systemdatum> von <Benutzername> S. a/g

Systemdatum: Tag und Zeit

120
DocuWare Windows Client

a: aktuelle Seite 1..g

g: Gesamtseitenzahl

Wenn auch Datenbank-Einträge gedruckt werden, werden die PrintStamp-Angaben beim Drucken
immer vor die Datenbank-Einträge gesetzt.

Folgende Einträge sind nur bei SQL-, ODBC- und DocuWare VOLLTEXT-Archiven vorhanden:

[Fields_Rename]

Hier werden die Informationen zum Aufbau der Tabelle im SQL-Server oder der ODBC-Datenbank
gespeichert. Es werden jeweils der Name des Feldes im Archiv und der Spaltenname der Tabelle
gespeichert.

[ODBC_Setup]

Hier wird die Datenquelle gespeichert, mit der der Zugriff auf den SQL-Server oder die ODBC
Datenbank erfolgt.

Gleichzeitig kann hier der Datenbankname im SQL-Server oder der ODBC Datenbankname übergeben
werden, ebenso die Benutzerkennung und das Passwort.

ConnectString=DSN=DW_SQL7;DATABASE=DocuWareArchive;UID=####;PWD=####

Ab DocuWare Version 4.1a gibt es bei ODBC Archiven in der ADF-Datei in der Sektion [ODBC_Setup]
bezüglich des Logins folgende Werte:

[ODBC_Setup]

DWLoginName=x

Werte:

0 // use long username, if not DocuWare SQL server

1 // use always DocuWare long username

2 // use always DocuWare User ID

Außerdem ist in diesem Bereich das Timeout für das Öffnen des Archivs festgelegt. Bei Archiven mit
MSSQL-Datenbank ist der Standard-Wert 60 Sekunden. Da auf zwei verschiedene Weisen versucht
wird, das Archiv zu öffnen, liegt das Timeout insgesamt bei 2 Minuten. Ist Ihnen dies zu viel, geben Sie
einen kleineren Wert ein.

[ODBC_Setup]
TimeOut=60 Wert in Sekunden

[TableName]

Hier werden die Namen der beiden benötigten Tabellen gespeichert

121
DocuWare Windows Client

[TableOwner]

Hier werden die Benutzer, die die beiden benötigten Tabellen angelegt haben, gespeichert.

Folgende Einträge sind nur bei DocuWare VOLLTEXT-Archiven vorhanden:

[Textreader]

[FULCRUM]

[CharacterVariant]

7.5.2

Zu jedem Archiv im DocuWare 4-Modus gibt es neben der ADF-Datei, die BIG-Datei. Diese Datei
enthält Informationen zur maximalen und zur aktuellen Größe der DocuWare-Platten.

Wenn Sie ein Archiv im DocuWare 4-Modus in ein DocuWare 5 Archiv konvertieren, werden die
Informationen aus der BIG-Datei in die Datenbank (unter dwdata) in die Tabelle <Archivname>_disks
übernommen.

7.5.3 Einstellungen in der CPR-Datei


In dem Verzeichnis, in dem sich die ADF-Datei befindet, wird automatisch eine CPR-Datei mit dem
gleichen Namen wie die ADF-Datei erzeugt, wenn auf eine mit einem Copyright geschützte Dokument-
Datei zugegriffen wird. In dieser Datei gibt es folgende Sektion.

Die Standard-Werte sind:

[General]

Interval=3600

WorstCaseFactor=5

CleanInterval=600

Das Intervall wird dabei in Sekunden angegeben.

Dieser Eintrag gibt die Zeit an, die zwischen dem Schließen einer mit einem Copyright geschützten
Dokument-Datei und der erneuten Verfügbarkeit dieser Dokument-Datei für andere Benutzer liegt.

WorstCaseFactor

Falls nicht erkannt wird, dass der Viewer bzw. die Ergebnisliste geschlossen wurde (z.B. auf Grund eines
Absturzes) dann ist die Sperrzeit um diesen Faktor länger (Standard-Wert: 5 )

122
DocuWare Windows Client

Da bei Dokument-Dateien, die mit DocuWare INTERNET-SERVER angezeigt werden, nicht kontrolliert
werden kann, wann sie geschlossen werden, ist hier die Sperrzeit immer durch diesen Faktor * Interval
bestimmt.

Das CleanInterval wird in Sekunden angegeben.

Nach dieser Zeit wird überprüft, ob die Sperre für bestimmte Dokumente wieder aufgehoben werden
kann.

7.5.4 Feldtypen und Feldindices

Feldtyp Max. Anzahl der Felder Feldindices


Text 20 24 0-23
Text 40 24 32-55
Datum 24 64-87
Änderungsdatum 1 95
Numerisch 24 96-119
Änderungszeit 1 126
Stichwort 1 128-191
Bemerkung 1 247

Pro Archiv können insgesamt maximal 24 Felder angelegt werden.


In dem Stichwortfeld können bis zu 64 Begriffe mit je maximal 20 Zeichen gespeichert werden können.
In das Bemerkungsfeld kann Text mit ca. 64 KB Speichervolumen eingetragen werden.

7.5.5 Formatierung für numerische Felder


Aktuell wird die Formatierung für numerische Felder von der Windows Systemsteuerung Regions-und
Spracheinstellungen übernommen. Je nach Ländereinstellungen kann das dazu führen, dass nach
jeweils drei Stellen der Zahl ein Tausender-Trennzeichen (z.B. ein Punkt) eingefügt wird. Dies kann
benutzerabhängig wie folgt ausgeschaltet werden:

Fügen Sie in der Registry unter

HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\DocuWare\DocuWare\500

usandSeparator" (DWORD) ein. Für den Wert 1 wird das Tausender-


Trennzeichen NICHT benutzt (Bsp. 123456789), für den Wert 0 wird das Trennzeichen benutzt (Bsp.
123.456.789). Der Wert 0 ist der Standard-Wert.

123
DocuWare Windows Client

7.5.6 Dokumenten-Sperrung in Archiven


Wenn ein Benutzer ein archiviertes Dokument anzeigt oder bearbeitet, ist das Dokument für alle
anderen Benutzer gesperrt. Andere Benutzer können das Dokument zwar im Viewer betrachten, aber
keine Anmerkungen oder Stempel setzen und es nicht im Bearbeitungsprogramm öffnen.

Technisch ist die Sperrung von Dokumenten folgendermaßen realisiert:

Für alle im Viewer oder im Bearbeitungsprogramm geöffneten Dokumente aus einem Archiv wird eine
Lock-Datei angelegt.

Im Zentralen Pfad wird das Verzeichnis DOC_LOCK angelegt. Hier werden -Dateien" in einem
Verzeichnis abgelegt. Sobald aus einem Archiv ein Dokument geöffnet wird, wird ein Unterordner mit
dem Namen des Archivs angelegt. Hierin wird ein weiterer Ordner mit dem Namen der DBDATETIME
des Archivs angelegt. Hier schließlich finden sich die Lock-Dateien. Der Name einer Lock-Datei
entspricht dem Namen der ersten Header-Datei (DocID, erste Seite). Die Dateierweiterung ist .loc.

Ein Dokument wird solange vom Viewer gesperrt, solange es angezeigt oder bearbeitet wird. Sobald der
Viewer ein neues Dokument anzeigt oder geschlossen wird, wird die Lock-Datei gelöscht. Bei einem
System-Absturz wird die Sperrung genau wie bei einem Viewer-Absturz aufgehoben: Der Viewer hält
die Lock-Datei fest, so dass eine Datei für andere Viewer nicht nutzbar ist. Bei einem System- oder
Viewer-Absturz wird die Lock-Datei nicht mehr festgehalten, und das Dokument steht wieder zur
Verfügung.

Es gibt zwei unterschiedliche Sperr-Ebenen:

Erste Sperr-Ebene

Die erste Ebene gilt für alle DocuWare Grafik-Dokumente oder gemischte Dokumente aus
Fremdformaten und DocuWare Grafik-Dateien. Das gesamte Dokument ist durch die Lock-Datei im
Zentralen Pfad gesperrt. Will ein Benutzer ein gesperrtes Dokument öffnen, erhält er eine Meldung
darüber, welcher Nutzer das Dokument geöffnet hat, und kann das Dokument im Viewer im ReadOnly-
Modus öffnen. Falls es sich um ein Dokument handelt, das der DocuWare Viewer nicht anzeigen kann,
startet nur ein Anzeige- oder Bearbeitungsprogramm je nach Einstellung in der
Fremdformatverwaltung.

Zweite Sperr-Ebene

Die zweite Ebene greift dann, wenn die erste Sperr-Ebene nicht angesprochen wird. Sie gilt nur für
Fremdformate und funktioniert unabhängig von der ersten Sperr-Ebene. Bevor DocuWare ein
Anzeigeprogramm, ein Bearbeitungsprogramm oder den DocuWare Viewer für ein Fremdformat öffnet,
überprüft DocuWare, ob das Dokument von einem anderen Programm gesperrt ist. Sollte das der Fall
sein, gibt DocuWare eine entsprechende Meldung aus und das Dokument lässt sich nur in einem
Anzeigeprogramm oder im Viewer im ReadOnly Modus öffnen.

In folgenden Fällen wird die Dokumenten-Sperrung nicht angewendet:


 Falls ein Benutzer auf Dokumente oder eine DocuWare Platte (z.B. CDROM) nur ReadOnly-Zugriff
hat, findet keine Sperrung statt.
 Die Sperrung wird nur im Archiv, nicht in DocuWare Briefkörben angewendet.
 Bei einer Einzelplatz-Installation findet keine Sperrung statt.

124
DocuWare Windows Client

 Für COLD-Dokumente wird keine Sperrung angewendet, da es sich hier um temporäre Dateien
handelt.
 Dokumente werden nicht gesperrt, falls DocuWare im ReadOnly-Modus gestartet ist.

7.5.7 Dokumentname bei Archiven im DocuWare 4-Modus


In DocuWare 4 konnte man einem Archivfeld die Option Dieses Feld ist der Dokumentname zuweisen.
Der Inhalt dieses Feldes wurde dann als Dokumentname im Briefkorb und im Viewer angezeigt. Hatte
man bei einem SQL-Archiv diese Option nicht aktiviert, wurde trotzdem der Inhalt des ersten Textfeldes
als Dokumentname verwendet.

Mit DocuWare 5 ist dies geändert. Möchten Sie für ein Archiv im DocuWare 4-Modus den Inhalt eines
Feldes als Dokumentname verwenden, müssen Sie dies nun explizit angeben. Wählen Sie dazu in der
Archivverwaltung auf der Registerkarte Anlegen einer neuen DocuWare-Arbeitstabelle für ein Feld die
Option Dieses Feld ist der Dokumentname.

7.5.8 Hinweise zu Archiven im DocuWare 4-Modus

Sicherheitshinweis: Anzeigeprogramme

Wenn Sie in der Fremdformatverwaltung als Anzeigeprogramm für einen bestimmten Dateityp nicht
ein reines Anzeigeprogramm sondern ein Programm angeben, das das Dokument über das Dateisystem
speichern kann (Editor, z.B. Microsoft Word für den Dateityp DOC), so kann der Benutzer dieses
Dokument, obwohl er nicht das Archivrecht zum Bearbeiten (EDIT) hat, bearbeiten und danach
speichern.

Deshalb sollten Sie darauf achten, dass Sie als Anzeigeprogramme keine Bearbeitungsprogramme
einstellen.

Rechte in einer Microsoft SQL Datenbanktabelle

Wenn Sie in der Archivverwaltung des Archivs im DocuWare 4-Modus Rechte vergeben, werden diese
Rechte nicht automatisch mit den entsprechenden Rechten im Microsoft SQL Server abgeglichen. Diese
Änderungen müssen manuell im Microsoft SQL Server vorgenommen werden.

Benutzer in eine Microsoft SQL Datenbanktabelle übertragen

Verwenden Sie in Ihrem DocuWare 5-System eine Microsoft SQL Datenbank, so müssen Sie beim
Anlegen neuer Benutzer folgendes beachten:
Legen Sie in der DocuWare-Administration neue Benutzer an, werden diese nicht automatisch an der
SQL Datenbank eingetragen. Um dies nachzuholen, gibt es zwei Varianten:

1. Sie tragen die Benutzer manuell an der SQL Datenbank ein.

oder

2. Wenn Sie eine parallele DocuWare 4-Installation haben, können Sie die Benutzer auch in der
DocuWare Administration von DocuWare 4 anlegen. Dann werden sie automatisch an der SQL
Datenbank angelegt.

125
DocuWare Windows Client

Archiv im DocuWare 4-Modus mit Oracle ODBC-Datenbank

Aufgrund einer sehr hohen Anzahl von vorinstallierten Tabellen bei neueren Oracle-Datenbanken kann
es bis zu 30 Minuten dauern, Archive im DocuWare 4-Modus mit einer Oracle ODBC-Datenbank
anzulegen. Es müssen zunächst alle vorinstallierten Tabellen eingelesen und die Tabellen für DocuWare
aussortiert werden.

7.6 Viewer

7.6.1 Automatischer Start des Viewers im Hintergrund


Um die Geschwindigkeit der Dokumentenanzeige im Viewer zu erhöhen, können die verschiedenen
Viewer-Fenster beim Start von DocuWare automatisch im Hintergrund geladen werden. Als Standard
wird ein Viewer-Fenster (Viewer 1) geladen.

Die Einstellungen dazu nehmen Sie entweder unter HKEY_LOCAL_MACHINE oder


HKEY_CURRENT_USER vor. Die Einstellungen in HKEY_CURRENT_USER überschreiben dabei die
Einstellungen von HKEY_LOCAL_MACHINE.

HKEY_CURRENT_USER\Software\DocuWare\DocuWare\DACS\VIEW1
(Viewer 1 )
HKEY_CURRENT_USER\Software\DocuWare\DocuWare\DACS\VIEW2
(Viewer 2 )
HKEY_CURRENT_USER\Software\DocuWare\DocuWare\DACS\VIEW3
(Viewer 3 )
HKEY_CURRENT_USER\Software\DocuWare\DocuWare\DACS\PRINT (Viewer beim Drucken)
HKEY_CURRENT_USER\Software\DocuWare\DocuWare\DACS\Scan (Viewer beim Scannen)
HKEY_CURRENT_USER\Software\DocuWare\DocuWare\DACS\CLONE
(Viewer Kopieren )

Bei jedem dieser Knoten können Sie zwei Einstellungen vornehmen: einen Preload-Wert und einen
StayOpen-Wert.

Preload=0 Das Viewer-Fenster wird nicht automatischer im Hintergrund gestartet.


Preload=1 Das Viewer-Fenster wird mit dem Start von DocuWare im Hintergrund geladen
und beim Schließen von DocuWare geschlossen.

126
DocuWare Windows Client

Preload=2 Das Viewer-Fenster wird geöffnet, wenn das erste Mal ein Dokument angezeigt
wird. Auch nach dem Schließen des Viewer-Fensters bleibt der Viewer für eine
bestimmte Zeit (s.u.) im Speicher. Dadurch kann er bei erneuter Anzeige eines
Dokuments schnell genutzt werden. Nach Ablauf der angegebenen Zeit wird der
Viewer vollständig beendet und aus dem Speicher entfernt. Wenn DocuWare
beendet wird, wird auch der Viewer beendet (und aus dem Speicher entfernt),
auch wenn die StayOpen-Zeit noch nicht abgelaufen ist.
StayOpen=x Falls Preload=2 eingestellt ist, wird mit diesem Wert angegeben, wie viele
Minuten das Viewer-Fenster nach dem Schließen von DocuWare geöffnet bleiben
soll.

7.6.2 Verschiedene Viewer-Instanzen


DocuWare kann bis zu vier Viewer-Instanzen öffnen.
Das TOOLKIT, das auch von CONTENT-FOLDER zur Dokumentenanzeige verwendet wird, ruft
standardmäßig die vierte Viewer-Instanz auf. Ab DocuWare 5.1 wird zudem als Standard definiert, dass
TOOLKIT noch eine weitere Instanz, und zwar die erste, öffnen kann.

Dafür gibt es in der Registry unter


HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\DocuWare\DocuWare\DACS\TOOLKIT
den folgenden Eintrag vom Typ DWORD: UseSingleViewerHandle

UseSingleViewerHandle=0 bedeutet, dass TOOLKIT mehrere Viewer-Fenster öffnen kann

UseSingleViewerHandle=1 bedeutet, dass TOOLKIT nur ein Viewer-Fenster öffnen kann

Anwendung:

Möchte man aus mehreren CONTENT-FOLDER Mappen Dokumente parallel in mehreren Viewer-
Fenstern anzeigen, muss UseSingleViewerHandle=0 gesetzt werden.
Ist UseSingleViewerHandle=1, werden die Dokumente der verschiedenen CONTENT-FOLDER Mappen in
demselben Viewer angezeigt, das heißt sie können nur nacheinander angeschaut werden. Dafür wird
durch UseSingleViewerHandle=1 die Performance erhöht, da keine neue Viewer-Instanz erzeugt
werden muss.

7.6.3 Zeitgrenze für das Laden von Dokumenten


Sie können für den Viewer eine Zeitgrenze für das Laden von Dokumenten bestimmen. Der
Standardwert für die Zeitgrenze beträgt 1 Minute. Unter folgendem Schlüssel können Sie den Wert
ändern:

HKEY_CURRENT_USER\Software\DocuWare\DocuWare\DACS\500

DWORD Wert: StartTimeout; Default 60000 Milliseconds

127
DocuWare Windows Client

Geben Sie hier den gewünschten Wert ein.

Die kürzeste Zeit beträgt 10 Sekunden (Wert 10000) und der längste Zeitraum 5 Minuten (Wert
300000).

7.6.4 Drucken aus dem Viewer


Der Viewer überprüft die erste Seite des zu druckenden Dokuments. Wenn diese ein TIFF- oder ein
Farbdokument ist, wird das gesamte Dokument mit der DPI Anzahl der ersten Seite gedruckt.

7.6.5 Speichern von Scanner- und Druckereinstellungen (inkl. TIFFMAKER)


Die Scanner- und Druckereinstellungen (inkl. TIFFMAKER) können wahlweise in HKEY_CURRENT_USER
oder in HKEY_LOCAL_MACHINE gespeichert werden. Sollen einzelne Benutzer eigene Einstellungen
abspeichern können, müssen Sie unter HKEY_CURRENT_USER gespeichert werden.

In der DocuWare-Administration stellen Sie auf Organisationsebene unter Allgemein Verschiedenes


Allgemeine Einstellungen Speicherung von Scanner- und Druckereinstellungen ein, wo (in der
Registrierung) die Scanner- und Druckereinstellungen gespeichert werden.

Standardmäßig werden die Einstellungen unter HKEY_LOCAL_MACHINE gespeichert.

Falls TIFFMAKER im Server-Modus läuft, können die Einstellungen nicht in HKEY_CURRENT_USER


gespeichert werden, da der Server auf diesen Bereich nicht zugreifen kann.
Wenn Sie den Speicherort für die Scanner- und Druckereinstellungen ändern, während TIFFMAKER
aktiv ist, so wird TIFFMAKER den alten Speicherort vorerst beibehalten. Erst nach einem Neustart des
Rechners schreibt der TIFFMAKER seine Einstellungen an die gewünschte Stelle in der Registry. Das
gleiche gilt auch für ACTIVE IMPORT.

7.6.6 Textsuche im Viewer


Verwendet man die Textsuche bei TIFF-Formaten und sucht nach zwei Begriffen mit Leerzeichen
dazwischen, so werden nicht nur die Textstellen im TIFF-Dokument markiert angezeigt, die genau der
Suche entsprechen, sondern auch diejenigen Textstellen, die kein Leerzeichen zwischen den Begriffen
haben.

Beispiel:
Der Eintrag bei der Textsuche ist Peter Müller
Hervorgehobene Begriffe im TIFF-Dokument: Peter Müller und PeterMüller.

Dies gilt nicht für Fremdformate, sondern nur für TIFF-Dokumente und zwar auch dann, wenn die
Suchebegriffe von der DocuWare Suchmaske an den Viewer übergeben werden.

7.6.7 Verwendung neuer und geänderter OCR- und Barcode-Konfigurationen


Ändern Sie im Viewer über Menü bzw. vorhandene OCR- oder
Barcode-Konfigurationen oder erstellen neue, stehen Ihnen diese nicht sofort zur Verfügung, sondern

128
DocuWare Windows Client

werden zunächst am Content-Server gespeichert. Um die neuen Einstellungen vom Server zu laden,
schließen Sie DocuWare und öffnen es erneut.

7.6.8 Arabische Word-Dokumente


Werden arabische Word-Dokumente, bei denen die Leserichtung von rechts nach links ist, im Viewer
angezeigt, wird die Wortreihenfolge bei der Anzeige umgedreht.

7.6.9 Drucker- und Scannereinstellungen vom Viewer


Wird der Viewer aus DocuWare heraus gestartet, werden die Einstellungen für Drucker und Scanner
von den Organisationseinstellungen ausgelesen.

Wird der Viewer hingegen als eigenständige Anwendung ohne DocuWare gestartet, werden die
Standard-Einstellungen für Drucker und Scanner von HKEY_CURRENT_USER ausgelesen.

7.6.10 Druckqualität bei Farbdruck vordefinieren


Im Normalfall wird bei Farbdrucken aus dem Viewer heraus die Standard-Auflösung des Druckers
verwendet. Benötigen Sie eine andere Auflösung, können Sie über einen Registry-Eintrag einen
anderen dpi-Wert angeben. Der Farbdruck wird dann mit diesem dpi-Wert ausgedruckt. Falls Sie in der
Registry einen dpi-Wert angeben, der vom Drucker nicht unterstützt wird, wird der vom Drucker
nächst mögliche dpi-Wert für den Druck genommen.

Um einen dpi-Wert vorzugeben, ergänzen Sie bitte folgenden Eintrag in der Registry unter
HKEY_CURRENT_USER\Software\DocuWare\DocuWare\DACS\500:
ColorImagesPrintDPI vom Typ DWORD.
Als Wert geben Sie den gewünschten dpi-Wert ein. Ist dieser Eintrag nicht vorhanden oder ist der Wert
null, wird die Standard-Auflösung des Druckers verwendet.

Für DocuWare REQUEST ergänzen Sie bitte den oben genannten Registry-Eintrag unter
HKEY_CURRENT_USER\Software\DocuWare\DocuWare REQUEST\DACS\500.

7.6.11 Stempel mit Einträgen ins Stichwortfeld


Verwenden Sie einen Stempel, über den Einträge in ein Stichwortfeld geschrieben werden, können Sie
im Windows-Client nur einen Eintrag in das Stichwortfeld hinzufügen. Im Web Client können hingegen
mehrere Stichwörter über den Stempel in das Stichwortfeld geschrieben werden.

7.7 Ergebnisliste

7.7.1 Dokumenten-Flags
In der ersten Spalte der Ergebnisliste stehen je nach Dokumenttyp einzelne Buchstaben als Flags zu den
Dokumenten. Folgende Flags werden verwendet:

"a": (engl. append, dt. Anhängen). An das Dokument oder an den Datenbankeintrag ist ein Dokument
angehängt.

129
DocuWare Windows Client

"p": (engl. protected, dt. geschützt). Nur die Person, die das Dokument abgelegt hat, kann es auch
wieder anzeigen.

"c": Es handelt sich hier um ein COLD-Dokument.

"l": Es handelt sich hier um ein gesperrtes (locked) Dokument

"-": Datenbankeintrag ohne Dokument

Nur bei Archiven im DocuWare 4-Modus:

"v": (engl. voice, dt. Stimme, Sprache). An das Dokument oder an den Datenbankeintrag ist eine
Sprachanmerkung angehängt.

"f": (engl. foreign, dt. fremd). Es handelt sich um ein Fremdformat-Dokument

"e" (extern). Es handelt sich um ein Dokument, zu dem nur ein Link zum Dokument (eine Referenzdatei)
im DocuWare Archiv abgelegt wurde. Das Dokument selbst liegt außerhalb vom DocuWare-System.

"©": (engl. copyright). Dieses Dokument darf immer nur eine Person auf einmal anzeigen.

7.7.2 Kopieren in Briefkorb nach einer Suche über mehrere Archive


Nach einer Suche über mehrere Archive steht in der Ergebnisliste die Funktion Kopieren in Briefkorb
nur für solche Zielbriefkörbe zur Verfügung, die den gleichen DocuWare Modus haben, wie das Archiv,
von dem die Suchmaske verwendet worden ist.

7.7.3 Check-out: Zurücksetzen des Dokumenten-


ck-

Personen wieder aufgehoben werden:

Bei Archiven im DocuWare 5-Modus:


 Archiv-Besitzer
 Person, die das Dokument ausgecheckt hat

Bei Archiven im DocuWare 4-Modus:


 Archivadministrator
 Person, die das Dokument ausgecheckt hat

7.7.4 Maximale Anzahl der Treffer in der Ergebnisliste


Die Anzahl der Treffer in der Ergebnisliste ist nach oben beschränkt. Der Standard-Wert hierfür ist
10.000.

Sie können diesen Wert in der DocuWare-Administration ändern, und zwar unter
Organisation <x> / Archive / Archiv <x> / Optionen / Verschiedenes / Suchoptionen für Indexfeld.

130
DocuWare Windows Client

Dieser Wert beschränkt auch die Anzahl der Dokumente, die pro Lauf eines Export-Workflows
exportiert werden.

7.8 TIFFMAKER

7.8.1 Funktionsprinzip von TIFFMAKER

Arbeitsweise

DocuWare TIFFMAKER arbeitet wie ein Druckertreiber, d.h. er verhält sich gegenüber Anwendungen wie
ein normaler Drucker. Er wird auch wie ein üblicher Druckertreiber installiert, standardmäßig bereits
während der DocuWare Installation.

Im Gegensatz zu einem normalen Drucker erzeugt TIFFMAKER eine Datei, die das gedruckte Dokument
in ein Grafikformat umwandelt.

TIFF-Format

Standardmäßig werden mit TIFFMAKER ausgedruckte Dokumente im Schwarz/Weiß-Modus


gespeichert.

Wenn Sie ein farbiges Dokument mit TIFFMAKER erstellen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
 Öffnen Sie das Eigenschaften-Fenster des entsprechenden TIFFMAKER (über Start Einstellungen
Drucker und Faxgeräte Rechtsklick auf den gewünschten TIFFMAKER).
 Klicken Sie auf der Registerkarte Allgemein auf die Schaltfläche Druckeinstellungen.
 Wählen Sie hier die zweite Registerkarte Papier / Qualität und aktivieren Sie die Option Farbe.
Schwarz/Weiß-Dokumente werden als TIFF-Dateien gespeichert und farbige Dokumente standardmäßig
als PNG-Dateien. Ein anderes Dateiformat für farbige Dokumente können Sie wie folgt einstellen: Auf
der Registerkarte Papier / Qualität klicken Sie auf . In dem Abschnitt Dokumentoptionen
gibt es den Eintrag Farbdruckmodus. Hier können Sie unter verschiedenen Formaten eines auswählen.

Bei TIFF-Dokumenten kann in Verbindung mit der Checksumme ein Dokument originalgetreu und
dokumentenecht gespeichert werden. Außerdem ist das TIFF-Format ein herstellerunabhängiges
Standardformat und kann deswegen mit einer Vielzahl von Viewern angezeigt und gedruckt werden.

TIFFMAKER-Optionen

Die TIFFMAKER-Optionen wie Formularhinterlegung, Ablage in Briefkorb, Ablage in Archiv, Indexierung


und Druckereinstellungen nehmen Sie im Dialogfenster Eigenschaften von TIFFMAKER-Port vor. Dieses
Dialogfenster öffnen Sie folgendermaßen:
 Start/Einstellungen/Drucker
 DocuWare TIFFMAKER 5/Kontextmenü/Eigenschaften
 im Dialogfenster Eigenschaften von TIFFMAKER/Registerkarte Details(Anschlüsse)/Schaltfläche
Anschlusseinstellungen... (Konfigurieren).

131
DocuWare Windows Client

Da Sie die TIFFMAKER-Optionen in diesem Eigenschaftsfenster vornehmen, sind die TIFFMAKER-


Optionen ausschließlich abhängig von den Einstellungen des Ports, mit dem der TIFFMAKER-
Druckertreiber verbunden ist.

Benötigte Dateien

TIFFMAKER benötigt diverse Dateien in WINDOWS-System-Verzeichnissen. Dies sind der Portmonitor


und die Druckertreiber. Zusätzlich wird die Datei tm2start.exe im lokalen DocuWare-Pfad installiert.

7.8.2 Wichtige Hinweise zu DocuWare TIFFMAKER 5


 Bevor Sie mit der ersten TIFFMAKER-Konfiguration beginnen, müssen Sie den DocuWare Client
mindestens einmal gestartet haben. Anderenfalls steht Ihnen bei der Konfiguration des TIFFMAKERs
kein DocuWare-Briefkorb zur Verfügung. Die Angabe eines Briefkorbs ist jedoch für die Ablage
zwingend erforderlich.
 Wenn Sie ein RECOGNITION Template bei der TIFFMAKER-Konfiguration angeben, so muss das bei
RECOGNITION verwendete Archiv denselben Modus wie das Archiv bei TIFFMAKER besitzen. Es
müssen also entweder beide Archive im DocuWare 4-Modus oder beide Archive im DocuWare 5-
Modus sein.
 Der in TIFFMAKER angegebene Briefkorb und das Archiv müssen ebenfalls den gleichen Modus
besitzen, also entweder DocuWare 4- oder DocuWare 5-Modus.
 Sie können bei den erweiterten Druckeinstellungen des TIFFMAKER festlegen, ob TIFFMAKER die
über eine RECOGNITION-Konfiguration bestimmten Daten aus dem Druckdatenstrom oder per OCR
ausliest.
Werden die Daten dem Druckdatenstrom entnommen, das heißt TXT on, können keine
Erkennungsfehler wie bei der OCR auftreten, in einigen wenigen Fällen können die Daten jedoch
nicht ausgelesen werden (z.B. beim Drucken eingescannter Dokumente). In diesen Fällen sollten Sie
TXT off einstellen, also die Daten per OCR auslesen lassen.

Die erweiterten Druckeinstellungen des TIFFMAKER öffnen Sie wie folgt:


Markieren Sie den gewünschten TIFFMAKER in der Liste der Drucker, öffnen über das Kontextmenü
den Dialog Eigenschaften von DocuWare TIFFMAKER, klicken Sie auf der Registerkarte Allgemein
auf und in dem sich öffnenden Fenster auf . Unter
Druckermerkmale können Sie zwischen TXT on und TXT off wählen.

Bei Betriebssystemen ab Windows Vista nehmen Sie die TIFFMAKER-Einstellungen über die
DocuWare Administration vor: Menü Lokal > TIFFMAKER-Konfiguration.

7.8.3 Weiterdrucken an physikalischen Drucker


Wenn Sie beim TIFFMAKER die Option des Weiterdrucks auf einem physikalischen Drucker verwenden
(Registerkarte Drucken/Sonstige Einstellungen), sollten Sie auf der Registerkarte Netzwerk ihre
Windows-Kennung angeben. Anderenfalls kann es passieren, dass die Dokumente nicht korrekt
ausgedruckt werden, insbesondere wenn sie nicht im Din A4 Format sind.

7.8.4 TIFFMAKER als Netzwerkdrucker


Haben Sie TIFFMAKER als Netzwerkdrucker eingerichtet und soll dieser TIFFMAKER Dokumente direkt
ins Archiv ablegen, benötigen Sie besondere Einstellungen. Diese nehmen Sie bitte an dem Rechner vor,

132
DocuWare Windows Client

an dem der TIFFMAKER freigegeben ist. An den Rechnern der Clients, die den TIFFMAKER verwenden
möchten, sind keine speziellen Einstellungen erforderlich.
1 Vergeben Sie für den Ordner C:\Windows\temp Schreibrechte für alle Windows-Benutzer, die dem
TIFFMAKER verwenden möchten.
2 Vergeben Sie innerhalb des Dateisystems für alle Windows-Benutzer, die dem TIFFMAKER
verwenden möchten, Schreibrechte auf dem Ordner des DocuWare-Briefkorbs, z.B.
C:\DocuWare\Baskets\<Name des Briefkorbs> .
3 Damit alle Windows-Benutzer die benötigten Rechten haben, führen Sie bitte folgendes aus:
Systemsteuerung  Verwaltung  Computerverwaltung  Dienste und Anwendungen  WMI-
Steuerung  Kontextmenü Eigenschaften  Registerkarte Sicherheit  Knoten Root öffnen 
Knoten CIMV2 markieren  Schaltfläche Sicherheit. Geben Sie der Benutzergruppe Jeder das
Recht Remoteaktivierung.
Nach diesen Änderungen starten Sie bitte die Druckerwarteschlange neu.

7.8.5 Mehrere Exemplare Drucken


Drucken Sie aus einer Anwendung, z.B. Word, heraus ein Dokument mit TIFFMAKER und stellen dabei
bei Anzahl der Exemplare mehr als 1 ein, so werden in DocuWare nicht mehrere Dokumente erstellt,
sondern nur ein Dokument, das die mehreren Exemplare beinhaltet. Für den Fall, dass Sie Formulare
hinterlegen lassen, wird nur der ersten Seite dieses Dokuments das Formular für die erste Seite
hinterlegt, für alle anderen Seiten das Formular für die Folgeseiten.

Beispiel:
Sie haben in der TIFFMAKER-Konfiguration ein Formular für die erste Seite und eines für die
Folgeseiten ausgewählt sowie zusätzliche Seiten definiert. Nun drucken Sie aus Word ein 2-seitiges
Dokument mit 2 Exemplaren. Das von TIFFMAKER erzeugte Dokument besteht dann aus den folgenden
Seiten:

Seite 1: 1. Seite des Word-Dokuments mit Formular für die erste


Seite
Seite 2: 2. Seite des Word-Dokuments mit Formular für die
Folgeseiten
Seite 3: 1. Seite des Word-Dokuments mit Formular für die
Folgeseiten
Seite 4: 2. Seite des Word-Dokuments mit Formular für die
Folgeseiten
Seite 5 und folgende: Zusätzliche Seiten

Das Beispiel bezieht sich auf den Fall, dass die Option Sortieren aktiviert ist. Haben Sie die Option
deaktiviert, ändert sich die Reihenfolge der Seiten 2 und 3.

133
DocuWare Windows Client

7.8.6 Login-Cache für TIFFMAKER mit RECOGNITION


Bei der Verwendung von TIFFMAKER mit RECOGNITION wird im Hintergrund ein Login für
RECOGNITION durchgeführt. Damit dieser Login nicht mit jedem TIFFMAKER-Druckauftrag neu
durchgeführt werden muss, kann das Login offen gehalten werden. So wird die Anwendung TIFFMAKER
mit RECOGNITION deutlich beschleunigt.

Das gleiche gilt, wenn zusammen mit TIFFMAKER die ganzen Dokumentseiten per OCR ausgelesen
werden sollen.

Folgende Registryeinträge steuern den Login-Cache:

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\DocuWare\DocuWare\TIFFMAKER

Value "DisableLoginCache" (DWORD, default 0):

1: Login-Cache deaktiviert

0: Login-Cache aktiviert

LoginCacheMaxAge" (DWORD, default 3):

Zeit (in Minuten), die der Login mindestens offen gehalten werden soll.

LoginCacheCleanupInterval" (DWORD, default 1):

Interval (in Minuten), in dem offen gehaltene Logins aufgeräumt werden.

Bei der Default-Einstellung wird somit der Login mindestens 3 Minuten lang offen gehalten. In einem
Intervall von einer Minute, wird geprüft, ob das Login älter als drei Minuten ist. Wenn ja, wird das
Login geschlossen, anderenfalls offen gelassen.

7.8.7 Dateien unter TIFFMAKER 2000 und TIFFMAKER 5

Beschreibung Dateiname bei TIFFMAKER 2000 Dateiname bei TIFFMAKER 5


Port monitor, further Dwtmpm2k.dll, Dw5tmpm.dll,
processing Dwtmfp.dll Dw5tmfp.dll
Driver Dwtmc2k.inf, Dw5tm.inf,
Dwtmc2k.dll, Dw5tm.dll,
Dwtmc2k.gpd, Dw5tm.gpd,
Dwtmc2k.ini, Dw5tm.ini,
Dwtmc2kr.dll, Dw5tmr.dll,
Stdnames.gpd Stdnames.gpd
Setup Tmsetup.exe, Tmsetup.exe,
Tminst.dll Tminst.dll
Universal driver (Microsoft) Unidrv.dll, Unidrv.dll,
Unidrv.hlp, Unidrv.hlp,
Unidrvui.dll, Unidrvui.dll,
Unires.dll Unires.dll

134
DocuWare Windows Client

7.8.8 TIFFMAKER Control


TIFFMAKER Druckertreiber enthält die Druckerschriftart (Device Font) "TIFFMAKER Control" und die
TrueType-Schriftart "TIFFMAKER TTControl".

Die TIFFMAKER-Optionen sind nicht ausschließlich von den Porteinstellungen abhängig, sondern
können auch alternativ von der Anwendung, die den Druckvorgang startet, gesteuert werden.

TIFFMAKER wertet Text, der in dieser Schriftart (TIFFMAKER Control) gedruckt wird, aus und übergibt
die Informationen als Index-Informationen. Anschließend wird dieser Text für die Erstellung des
Druckoutputs nicht weiter beachtet.

Zusammen mit TIFFMAKER Control können RECOGNITION-Templates zur Auslese von Indexbegriffen
nicht verwendet werden.

Kommandos

Alternativ zu den Einstellungen im Eigenschaftsfenster stehen Ihnen nun Kommandos zur Steuerung
der TIFFMAKER-Optionen Verfügung.

Die Kommandos schreiben Sie in Ihrer Anwendung auf das Dokument und zwar an beliebiger Stelle.

Form der Kommandos

Damit die Kommandos als Steuersequenzen erkannt werden, benötigen sie folgende Form:
 Alle Kommandos müssen mit einem & beginnen.

 Die Schriftgröße muss 10 Punkt sein.
 Die Kommandos müssen wie in der Tabelle unten dargestellt geschrieben sein.

Schriftarten

Die Schriftart "TIFFMAKER Control" steht innerhalb des Anwendungsprogramms dann zur Verfügung,
wenn TIFFMAKER als Standard-Drucker eingestellt ist. In der Schriftauswahl z.B. in Microsoft Word
wird Ihnen diese Schrift dann angezeigt. Als Device Font ist die Schriftart "TIFFMAKER Control" durch
ein Drucker-Symbol gekennzeichnet. Verwendet man in Microsoft Word oder Excel Textfelder für die
TIFFMAKER-Control Kommandos, so müssen die Textfelder rahmenlos sein.

True-Type Fonts

True-Type Fonts sind in der Schriftauswahl z.B. in Microsoft Word durch ein TT-Symbol
gekennzeichnet. Bei der Konvertierung in ein TIFF-Format werden die True-Type-Fonts in Grafiken
umgewandelt. Auf Grund dieses Grafikformats kann das Auslesen der Indexbegriffe nur mit Hilfe von
OCR erfolgen.

Device Fonts

Device Fonts sind in der Schriftauswahl z.B. in Microsoft Word durch ein Drucker-Symbol
gekennzeichnet.

135
DocuWare Windows Client

Bei der Konvertierung in ein TIFF-Format bleiben die Textstellen, die mit einem Device Font formatiert
sind, als Text erhalten. Das bedeutet, dass ein Device Font direkt ausgelesen werden kann.

Funktionsweise

Im Unterschied zu dem eigentlichen Dokument, das in einem True-Type Font gesetzt ist, bleiben die
Texte, die in einem Device Font gesetzt sind, als Text erhalten und werden nicht in das TIFF-Format
konvertiert.

So werden auch sämtliche Texte, die mit "TIFFMAKER Control" gesetzt sind, beim Konvertieren in das
TIFF-Format nicht berücksichtigt und erscheinen daher nicht auf dem TIFF-Dokument oder beim
Weiterdrucken auf einem physikalischen Drucker. Deswegen können diese Texte für die Kommandos
verwendet werden.

Die Konvertierung erkennt, interpretiert und speichert die Kommandos. Anschließend vergleicht die
Konvertierung die Kommandos mit den Porteinstellungen. Die Kommandos haben Vorrang vor den
Porteinstellungen. Sobald ein Kommando im Dokument erkannt wird, wird die jeweilige Porteinstellung
überschrieben.

Bei einem "&Field"-Kommando im Dokument wird die eventuell eingestellte RECOGNITION-Einstellung


ignoriert. Beibehalten wird eine eingestellte Volltext-OCR-Einstellung.

Die Kommandos gelten für alle existierenden Versionen von DocuWare TIFFMAKER 4, DocuWare
TIFFMAKER 2000 und DocuWare TIFFMAKER 5.

Die einzelnen Kommandos


Kommando Bedeutung Beispiel Bemerkungen
&TgtArchive:<Pfad zur adf- bestimmt das Archiv im &TgtArchive:c:\test\test.adf Dieses Kommando
Datei> DocuWare 4-Modus, in wird nur einmal pro
dem abgelegt werden Dokument
soll. ausgewertet. Kommt
es mehrmals in einem
Dokument vor, wird
das letzte verwendet.
&TgtArchiveID:<Archiv bestimmt das Archiv im &TgtArchiveID:89feb9f7-414d- Dieses Kommando
GUID> DocuWare 5-Modus, in 49be-8e99-def3230813fd wird nur einmal pro
dem abgelegt werden Dokument
soll ausgewertet. Kommt
es mehrmals in einem
Dokument vor, wird
das letzte verwendet.
&TgtPath:<Pfad des bestimmt den &TgtPath:c:\test Dieses Kommando
DocuWare Briefkorbs> Briefkorb, in dem wird nur einmal pro
abgelegt werden soll. Dokument
ausgewertet. Kommt
es mehrmals in einem
Dokument vor, wird
das letzte auf der
ersten Seite des
Dokuments
verwendet.

136
DocuWare Windows Client

Kommando Bedeutung Beispiel Bemerkungen


&Field<Nummer bestimmt das &Field17:DOCUWARE Dieses Kommando
(dezimal)>:Eintrag Datenbankfeld der kann mehrmals pro
Dokument-Datenbank Dokument-Seite
über den internen ausgewertet werden.
Feldindex und den Wenn in einem
Indexeintrag, der in Datenbankfeld
dieses Datenbankfeld mehrere Einträge
geschrieben werden vorhanden sind, wird
soll. Als Datumsformat der letzte verwendet.
können Sie das Format Die Index
dd.mm.yy bzw. Informationen
dd.mm.yyyy werden immer im
verwenden. Header der
entsprechenden Seite
gespeichert.
Beim Ablegen eines
Dokuments stehen
nur die Indexdaten
zur Verfügung, die
auf der ersten Seite
gesetzt wurden.
&Print:<Druckername> bestimmt den Drucker, &Print:HP Laserjet Dieses Kommando
auf dem das Dokument wird nur einmal pro
ausgedruckt werden Dokument
soll. ausgewertet. Kommt
es mehrmals in einem
Dokument vor, wird
das letzte verwendet.
&Form:<Pfad zur bestimmt ein &Form:c:\form0001.DWTiff Dieses Kommando
Formulardatei> DocuWare TIFF, das wird nur einmal pro
dem Dokument Dokument-Seite
hinterlegt werden soll. ausgewertet. Kommt
es mehrmals auf einer
Dokument-Seite vor,
wird das letzte
verwendet.
&NoStoreDlg bestimmt, dass beim &NoStoreDlg Dieses Kommando
Ablegen die wird nur einmal pro
Ablagemaske nicht Dokument
geöffnet wird. ausgewertet. Kommt
es mehrmals in einem
Dokument vor,
werden die
Kommandos wie eine
einmalige Angabe
behandelt.

Nachdem die Port-


Einstel-lungen des
TIFFMAKERs einmal
gespeichert worden
sind, existiert in der
Registry unter

137
DocuWare Windows Client

Kommando Bedeutung Beispiel Bemerkungen


HKEY_LOCAL_MACHI
NE\
SOFTWARE\DocuWare
\
DocuWare\TIFFMAKE
R\
500\<Portname>
ein String namens
"LoginAlways". Damit
das Kommando
'&NoStoreDlg'
funktioniert, setzen
Sie bitte diesen Wert
auf '00001'
&MF bestimmt, dass vor dem Dieses Kommando
Drucken das Formular wird nur einmal pro
mit dem Dokument Dokument-Seite
verschmolzen wird. Mit ausgewertet. Kommt
dem Kommando &Print es mehrmals auf einer
muss vorher ein Dokument-Seite vor,
Drucker bestimmt werden die
werden. Kommandos wie eine
einmalige Angabe
behandelt.
&ND bestimmt, dass diese Dieses Kommando
Seite die erste Seite wird nur einmal pro
eines neuen Dokuments Dokument-Seite
innerhalb des ausgewertet. Kommt
Druckvorgangs ist. es mehrmals auf einer
Hierdurch werden Dokument-Seite vor,
Dokumente in mehrere werden die
Dokumente unterteilt. Kommandos wie eine
einmalige Angabe
behandelt.
&TgtFile:<docname> bestimmt den zu Dieses Kommando
verwendenden wird nur einmal pro
Dokument-Namen. Der Dokument-Seite
Name enthält keine ausgewertet. Kommt
Dateierweiterung und es mehrmals auf einer
muss folgendes Format Dokument-Seite vor,
haben: DOCUxxxx, wird das erste
wobei xxxx eine verwendet.
Nummer zwischen
0001 und 9999 ist.

Die Liste mit den zur Verfügung stehenden Feldtypen und den zugehörigen Feldindices finden Sie für
Archive im DocuWare 5-Modus im Kapitel Feldtypen und Feldindices (auf Seite 123) und für Archive
im DocuWare 4-Modus im Kapitel Feldtypen und Feldindices (auf Seite 123).
Wenn der Name eines Druckauftrags mit den Zeichen &TMCONTROL beginnt, werden die restlichen
Zeichen des Druckauftrages als CONTROL-Kommandos der ersten Seite interpretiert.
Der Begriff Druckauftrag ist nicht unbedingt gleichzusetzen mit einem Dokument, da Sie mit dem &ND
Kommando einen Druckauftrag in mehrere Dokumente aufteilen können. Für die einzelnen Dokumente
können Sie nun Optionen bestimmen.

138
DocuWare Windows Client

Wenn mehrere Kommandos auf einer Seite verwendet werden, werden diese aneinander gereiht z. B.
&TgtArchive:c:\test\test.adf&Field17:DocuWare&Field21:Rechnung

Funktionen

Folgende Funktionen stehen Ihnen nun zur Verfügung:


 Durch das &ND Kommando in Verbindung mit dem &TgtPath-Kommando kann nun ein Dokument
in verschiedene Briefkörbe gedruckt werden. Bisher konnte nur in den Briefkorb, der in der
Porteinstellung bestimmt war, gedruckt werden.
 Ebenfalls möglich ist ein Drucken in mehrere Archive, an mehrere Mailempfänger, mit
unterschiedlichen Formularhinterlegungen.
 Mit dem &Field<nummer> Kommando kann ein einzelnes Datenbankfeld auf einen bestimmten
Wert gesetzt werden. Bisher war dies nur mit Hilfe von RECOGNITION möglich.
 Mit dem &ND Kommando kann innerhalb eines Druckvorgangs ein neues Dokument gestartet
werden, für das Sie eigene Optionen bestimmen können.
Diese Kommandos schreiben Sie in der Anwendung auf das Dokument und zwar an beliebiger Stelle.

Beispiel

Folgendes soll ausgeführt werden:


 Ablegen des Dokuments im DocuWare 5-Archiv "DokPool" mit den Indexbegriffen "Flying Tom KG"
und "Rechnung" in den ersten zwei Text20-Feldern und das Datum 26.09.2005im ersten Datums-
Feld
 Drucken auf dem HP Laserjet
 Nach dem Drucken Verschmelzen mit dem hinterlegten Formular/Briefbogen
&TgtArchiveID: 89feb9f7-414d-49be-8e99-def3230813fd&Field0:Flying Tom
KG&Field1:Rechnung&Field64:26.05.2005

&Print: HP Laserjet 4Si&Form:\\server\docuware\docu0001.001

Anwendungsgebiete

Die Technik mit "TIFFMAKER Control" kann in folgenden Anwendungsgebieten eingesetzt werden.
 Kaufmännische Anwendungen
Bei einer flexiblen Gestaltung der Druckformulare für Rechnungen, Lieferscheinen etc. können Sie
die Kommandos im Formular integrieren.
 Office-Produkte
Bei Office-Produkten haben Sie die Möglichkeit, mit Hilfe von Makros die Indexbegriffe aus dem
Text in die Kommandos zu übernehmen und nach Ausführen der Kommandos die Kommandos zu
löschen.
 Serienbriefe
Durch die auf ein Dokument abgestimmten Kommandos können Sie nun auch Serienbriefe unter
dem jeweiligen Empfänger ablegen.
Bitte beachten Sie: Beim Drucken von Serienbriefen kann der Druckvorgang ab 500 Seiten pro
Druckjob langsam werden. Beim Drucken von 500 - 1000 Seiten pro Druckjob empfehlen wir

139
DocuWare Windows Client

vorherige Tests. Bei einer nicht ausreichenden Performance (z.B. Festplattenplatz) und / oder
größeren Druckjobs empfehlen wir eine Aufteilung des Druckjobs auf kleinere Druckjobs.
 Software-Partnerschaften
Mit "TIFFMAKER Control" kann der Software-Hersteller den Ablageprozess direkt aus seiner
Anwendung steuern.

Vorteile

Da die Kommandos direkt in das Dokument geschrieben werden, können Sie für jedes Dokument die
gewünschten Optionen bestimmen, ohne vorher jeweils eine spezielle RECOGNITION-Konfiguration,
eine spezielle OCR-Einstellung oder eine spezielle TIFFMAKER-Konfiguration bestimmen zu müssen.

Während bisher diese speziellen Konfigurationen für das gesamte Dokument galten, können Sie nun
mit dem &ND Kommando ein Dokument in einzelne Dokumente unterteilen und für diese einzelnen
Dokumente die gewünschten Optionen direkt bestimmen.

Da nun OCR nicht mehr geladen und ausgeführt werden muss, geht die Ablage wesentlich schneller.
Durch die Übergabe der Indexbegriffe als Text (CI = Coded Information) ist die Ablage 100% sicher.

TrueType Schriftart TIFFMAKER TTControl

Schriftarten verarbeiten können, unabhängig davon, welcher Drucker gerade ausgewählt wurde.

Da die Schriftart "TIFFMAKER TTControl" nicht mehr durch eine Druckerschriftart ersetzt werden kann,
ist gewährleistet, dass die in dieser Schriftart gesetzten Befehle als solche erkannt und ausgeführt
werden.

7.8.9 Verschiedene Modi von TIFFMAKER


DocuWare TIFFMAKER bietet Ihnen folgende drei Modi zur Auswahl:
 den Standard Modus
 den Server Modus
 den ASP Modus.
Sie können den gewünschten Modus direkt bei den Eigenschaften von TIFFMAKER auf der
Registerkarte Drucken/Sonstige Einstellungen einstellen. Dorthin gelangen Sie folgendermaßen:
 Klicken Sie auf Start Einstellungen Drucker und Faxgeräte
 Rechtsklick auf den entsprechenden TIFFMAKER und dann auf Eigenschaften
 Im unteren Teil der Registerkarte Drucken/Sonstige Einstellungen stellen Sie die TIFFMAKER Modus
ein

Standard-Modus
Funktionsweise TIFFMAKER druckt am lokalen Computer.
Unterstützte Funktionen TIFFMAKER im Standard Modus unterstützt das Ablegen von Dokumenten in
einen Briefkorb oder ein Archiv.
Fehlermeldungen Fehlermeldungen erscheinen direkt am Bildschirm.

140
DocuWare Windows Client

Server Modus
Funktionsweise TIFFMAKER ist auf einem Server installiert und für das Netzwerk freigegeben.
Unterstützte Funktionen TIFFMAKER Server Modus unterstützt das Importieren von Dokumenten in einen
DocuWare Briefkorb und das Ablegen von Dokumenten im Archiv ohne Öffnen der
Ablagemaske.
Nicht unterstützte Das Ablegen von Dokumenten in einem Archiv mit Öffnen der Ablagemaske wird
Funktionen nicht unterstützt.
Fehlermeldungen Fehlermeldungen werden in das Anwendungsprotokoll von Windows geschrieben.
Der Client erhält keine Fehlermeldung.
Hinweis Bei der Angabe von Pfaden, sollten Sie immer UNC-Pfade und keine verbundenen
Netzlaufwerke angeben. Im Servermodus ist der Weiterdruck auf einem
Netzwerkdrucker nur dann möglich, wenn Sie bei den TIFFMAKER-Port Einstellungen
auf der Registerkarte Network einen gültigen Windows-Benutzer angeben, der
Rechte an dem Drucker hat.

ASP (Application Service Provider) Modus


Funktionsweise TIFFMAKER ist auf einem Windows Terminal Server installiert. TIFFMAKER steht dem
Benutzer dann innerhalb einer Client-Session zur Verfügung.
Unterstützte Funktionen TIFFMAKER im ASP Modus unterstützt das Importieren von Dokumenten in einen
DocuWare Briefkorb und das Ablegen von Dokumenten im Archiv ohne Öffnen der
Ablagemaske.
Nicht unterstützte Das Ablegen von Dokumenten in einem Archiv mit Öffnen der Ablagemaske wird
Funktionen nicht unterstützt.
Fehlermeldungen Fehlermeldungen werden in das Anwendungsprotokoll von Windows geschrieben.
Falls während des Druckvorgangs ein Fehler auftritt, werden alle Terminal-Sessions
des betreffenden Benutzers benachrichtigt.
Hinweis Bei der Angabe von Pfaden, sollten Sie immer UNC-Pfade und keine verbundenen
Netzlaufwerke angeben.

7.8.10 TIFFMAKER: Benutzung von Umgebungsvariablen im Briefkorbpfad


Haben Sie zentral eingerichtete Briefkörbe mit Systemvariablen oder der Variablen "%USERNAME%"
(case-sensitive) im Briefkorbpfad, können Sie diese ganz normal mit TIFFMAKER verwenden.

Die folgende alte Variante bleibt weiterhin bestehen:

Sie haben bei TIFFMAKER die Möglichkeit eine Umgebungsvariable im Briefkorbpfad zu verwenden.
Dafür muss der Briefkorbpfad inkl. Variablen (in der Form %VARIABLENNAME%) manuell in die
Registry eingetragen werden. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
 Öffnen Sie den Registry-Schlüssel
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\DocuWare\DocuWare\TIFFMAKER\500\<Port>
 Öffnen Sie den Wert KonvPath

141
DocuWare Windows Client

 Und tragen Sie hier den Briefkorbpfad einschließlich der Variablen ein
(z.B. C:\Baskets\Users\%USERNAME%\)
<Port> meint hier den Namen von TIFFMAKER in der Druckerverwaltung und %USERNAME% ist die
Umgebungsvariable.

Für den Benutzer Mayer druckt TIFFMAKER dann in den Briefkorb "C:\Baskets\Users\Mayer", für den
Benutzer Huber in den Briefkorb "C:\Baskets\Users\Huber"

Solange eine Variable verwendet wird, kann der Briefkorb nicht mehr wie gewohnt in den
Porteinstellungen eingestellt werden.

7.8.11 Manuelles Installieren und Deinstallieren von TIFFMAKER Druckertreibern


Um die TIFFMAKER Druckertreiber manuell zu installieren oder zu deinstallieren, starten Sie im DOS-
Modus im DocuWare Programmpfad das Programm tmsetup.exe mit dem Parameter c5u für die
Deinstallation und c5 für die Installation von TIFFMAKER 5.

Für den TIFFMAKER 2000 verwenden Sie die Parameter cu für die Deinstallation und c für die
Installation.

7.8.12 TIFFMAKER unter Windows Vista, Windows 2008 und Windows 7


Windows Vista, Windows 2008 und Windows 7 beschränken die Möglichkeiten von Diensten. Dies
bedeutet für den DocuWare TIFFMAKER, dass er keine Benutzeroberfläche anzeigen darf und auch die
Kommunikation mit dem DocuWare Hauptfenster nicht möglich ist. Dies hat Einfluss auf die
Konfiguration und die Benutzung des TIFFMAKERs.

Konfiguration

Unter Windows Vista, Windows 2008 und Windows 7 konfigurieren Sie die TIFFMAKER-Ports über die
DocuWare- TIFFMAKER-Konfiguration". Bei
Windows Vista öffnen Sie dazu die DocuWare-Administration aus dem Explorer über den
Kontextmenübefehl als Administrator ausführen. Öffnen Sie unter Windows 7 die DocuWare-
Administration, müssen Sie sich zunächst in der Benutzerkontensteuerung (User Account Control) als
lokaler Windows-Administrator anmelden.

Nachdem es dem TIFFMAKER nicht möglich ist, Dialoge anzuzeigen oder mit einem anderen Programm
zu kommunizieren, können Sie Ihre Dokumente an dieser Stelle in ein Verzeichnis eines Briefkorbes
kopieren lassen oder ohne Öffnen einer Ablagemaske in ein Archiv ablegen. Eine Ablage in einem
Archiv mit Öffnen der Ablagemaske ist an dieser Stelle nicht möglich.
Sollten Sie ein Archiv und das Öffnen der Ablagemaske auswählen, so wird diese Einstellung während
der Laufzeit ignoriert.

Sie können dieses Problem in der folgenden Weise umgehen: Drucken Sie zunächst per TIFFMAKER die
Dokumente lediglich in einen DocuWare-Briefkorb (ohne Ablage im Archiv). Lassen Sie dann diesen
Briefkorb von ACTIVE IMPORT überwachen und konfigurieren Sie den ACTIVE IMPORT-Job für die
Ablage der Dokumente im Archiv mit Öffnen der Ablagemaske (ACTIVE IMPORT > Registerkarte Ziel >
Option Ablagemaske öffnen).

142
DocuWare Windows Client

Hinweise für das Kopieren in Briefkorb durch TIFFMAKER

Dokumente, die durch den TIFFMAKER in das Verzeichnis eines Briefkorbes kopiert werden, werden nur
dann angezeigt, wenn eine Aktualisierung für den Briefkorb durchgeführt wird. Dafür haben Sie zwei
Möglichkeiten:
1 Manuelle Aktualisierung: Sie aktualisieren den Briefkorb manuell über das Kontextmenü des
Briefkorbs oder das Menü Bearbeiten, jeweils durch den Menübefehl Aktualisieren.
2 Automatische Aktualisierung: Ist der Briefkorb innerhalb der DocuWare-Administration erstellt,
können Sie dort (Organisation Allgemein Briefkörbe) für den Briefkorb die Option
Automatisches Update von Briefkörben aktivieren.
Ist der Briefkob am DocuWare-Client erstellt, können Sie dort in den Briefkorb-Einstellungen die
Option Automatischen Update aktivieren auswählen.

7.8.13 TIFFMAKER unter Windows XP 64 Bit / Windows 2003 64 Bit

Anwendung

Der TIFFMAKER kann für 64-Bit-Systeme nur als freigegebener Netzwerkdrucker verwendet werden. Er
wird auf einem Rechner mit 32-Bit-Betriebssystem installiert, konfiguriert und als Netzwerkdrucker
freigegeben. Die Client-Rechner mit 64-Bit-Betriebssystem werden dann mit dem TIFFMAKER
verbunden. Das bedeutet, dass alle Client-Rechner die gleiche TIFFMAKER Port-Konfiguration
verwenden.
Die Port-Konfiguration für TIFFMAKER kann nur auf einem 32-Bit-Betriebssystem erfolgen, nicht auf
einem 64-Bit-Betriebssystem.

Voraussetzungen für die Installation

Um die TIFFMAKER-Druckertreiber für 64-Bit-Systeme zu installieren, benötigen Sie einen Rechner mit
einem 32-Bit-System, auf dem DocuWare und TIFFMAKER installiert sind. Der TIFFMAKER muss als
Netzwerkdrucker freigegeben sein. Zudem brauchen Sie die Installations-CD des 64-Bit Betriebssystems
und die Treiber des TIFFMAKER für 64-Bit-Systeme. Letztere finden Sie auf der DocuWare Installations-
DVD.

Installationsvarianten

Die Installation kann entweder zentral oder lokal ausgeführt werden. Bei der zentralen Installation
werden die TIFFMAKER-Druckertreiber an den 64-Bit-Rechnern automatisch installiert, sobald diese
sich mit dem 32-Bit-Rechner verbinden. Bei der lokalen Installation müssen die Druckertreiber an allen
gewünschten 64-Bit-Rechnern manuell installiert werden.

Zentrale Installation

Für die zentrale Installation verwenden Sie bitte einen Rechner mit Windows Server 2003
Betriebssytem (32-Bit), Windows XP (32 Bit) wird nicht unterstützt. Auf diesem Rechner installieren Sie
nun die TIFFMAKER-Treiber für 64-Bit-Systeme. Dazu öffnen Sie das Fenster Drucker und Faxgeräte
und klicken mit der rechten Maustaste in den leeren Bereich. Aus dem Kontextmenü wählen Sie den
Eintrag Servereigenschaften. In dem sich öffnenden Fenster wechseln Sie auf die Registerkarte Treiber
und klicken auf Hinzufügen.

143
DocuWare Windows Client

Nun werden Sie durch einen Wizard geführt. Wählen Sie dabei ausschließlich den Prozessor x64 für die
Versionen Windows XP und Windows Server 2003.

In dem folgenden Dialog klicken Sie auf den Button Da

144
DocuWare Windows Client

und wählen die Datei dw5tm.inf der TIFFMAKER-Treiber für 64-Bit-Systeme (zu finden auf der
DocuWare 5 Installations- Danach erhalten Sie diesen Dialog:

Am Ende des Wizards werden Sie nach Dateien des 64-Bit-Betriebssystems gefragt.

145
DocuWare Windows Client

Legen Sie dazu die Installations-CD des 64-Bit-Betriebssystems (XP oder Server 2003) ein. Beenden Sie
danach den Wizard. In dem Fenster Eigenschaften von Druckserver ist der neue Druckertreiber nun
gelistet. Die Arbeit auf dem 32-Bit-Rechner ist damit abgeschlossen.

Um nun an einem 64-Bit-Rechner die TIFFMAKER Druckertreiber zu installieren, gehen Sie am 64-Bit-
Rechner im Explorer auf den 32-Bit-Rechner, auf dem 64-Bit-Druckertreiber installiert sind, und
wählen Verbinden aus dem Kontextmenü des freigegebenen Druckers. Die Treiber werden nun
automatisch installiert.

Lokale Installation

Für die lokale Installation der TIFFMAKER-Treiber für 64-Bit-Systeme gehen Sie wie folgt vor: Öffnen
Sie an dem 64-Bit-Rechner den Explorer und gehen auf den 32-Bit-Rechner und wählen Verbinden aus

146
DocuWare Windows Client

dem Kontextmenü des freigegebenen TIFFMAKER-Druckers. Sie werden nach den Treibern für diesen
Drucker gefragt.

Klicken Sie auf den Button und wählen die Datei dw5tm.inf der TIFFMAKER-Treiber für
64-Bit-Systeme (zu finden auf der DocuWare 5 Installations-
Danach erhalten Sie den folgenden Dialog:

Klicken Sie hier auf OK.

Nun können Sie die TIFFMAKER-Treiber für 64-Bit-Systeme auf Ihrem Rechner mit 64-Bit-
Betreibssystem verwenden.

Während der Installation kann es passieren, dass Sie eine Warnung erhalten, dass die TIFFMAKER-
Treiber nicht signiert sind. In diesem Fall klicken Sie einfach auf Installation fortsetzen und fahren mit
der Installation fort.

147
DocuWare Windows Client

7.8.14 TIFFMAKER unter Windows 7 64 Bit / Windows Server 2008 R2

Anwendung

Der TIFFMAKER kann für 64-Bit-Systeme nur als freigegebener Netzwerkdrucker verwendet werden. Er
wird auf einem Rechner mit 32-Bit-Betriebssystem installiert, konfiguriert und als Netzwerkdrucker
freigegeben. Die Client-Rechner mit 64-Bit-Betriebssystem werden dann mit dem TIFFMAKER
verbunden. Das bedeutet, dass alle Client-Rechner die gleiche TIFFMAKER Port-Konfiguration
verwenden.
Die Port-Konfiguration für TIFFMAKER kann nur auf einem 32-Bit-Betriebssystem erfolgen, nicht auf
einem 64-Bit-Betriebssystem.

Voraussetzungen für die Installation

Um die TIFFMAKER-Druckertreiber für 64-Bit-Systeme zu installieren, benötigen Sie einen Rechner mit
einem 32-Bit-System, auf dem DocuWare und TIFFMAKER installiert sind. Der TIFFMAKER muss als
Netzwerkdrucker freigegeben sein.

Installationsvarianten

Die Installation kann entweder zentral oder lokal ausgeführt werden. Bei der zentralen Installation
werden die TIFFMAKER-Druckertreiber an den 64-Bit-Rechnern automatisch installiert, sobald diese
sich mit dem 32-Bit-Rechner verbinden. Bei der lokalen Installation müssen die Druckertreiber an allen
gewünschten 64-Bit-Rechnern manuell installiert werden.

Zentrale Installation

Zunächst geben Sie auf einem Windows 7 64 Bit-Rechner (oder Windows Server 2008 R2) das
folgende, dort bereits bestehende Verzeichnis frei:
C:\Windows\winsxs\amd64_ntprint.inf_31bf3856ad364e35_6.1.7600.16385_none_96f58ea8d463e7df

Für die zentrale Installation verwenden Sie bitte einen Rechner mit Windows Server 2003
Betriebssytem (32-Bit), Windows XP (32 Bit) wird nicht unterstützt. Auf diesem Rechner installieren Sie
nun die TIFFMAKER-Treiber für 64-Bit-Systeme. Dazu öffnen Sie das Fenster Drucker und Faxgeräte
und klicken mit der rechten Maustaste in den leeren Bereich. Aus dem Kontextmenü wählen Sie den
Eintrag Servereigenschaften. In dem sich öffnenden Fenster wechseln Sie auf die Registerkarte Treiber
und klicken auf Hinzufügen.

148
DocuWare Windows Client

Nun werden Sie durch einen Wizard geführt. Wählen Sie dabei ausschließlich den Prozessor x64 für die
Versionen Windows 7 und Windows Server 2008.

In dem folgenden Dialog klicken Sie auf den Button

149
DocuWare Windows Client

und wählen die Datei dw5tm.inf der TIFFMAKER-Treiber für 64-Bit-Systeme (zu finden auf der
DocuWare 5 Installations- ffmaker x64"). Danach erhalten Sie diesen Dialog:

Am Ende des Wizards werden Sie nach Dateien des 64-Bit-Betriebssystems gefragt.

150
DocuWare Windows Client

Wählen Sie hier den zu Beginn freigegebenen Ordner auf dem 64-Bit-Rechner aus
(\\server\share\Windows\winsxs\amd64_ntprint.inf_31bf3856ad364e35_6.1.7600.16385_none_96f58ea
8d463e7df ).
Beenden Sie danach den Wizard. In dem Fenster Eigenschaften von Druckserver ist der neue
Druckertreiber nun gelistet. Die Arbeit auf dem 32-Bit-Rechner ist damit abgeschlossen.

Um nun an einem 64-Bit-Rechner die TIFFMAKER Druckertreiber zu installieren, gehen Sie am 64-Bit-
Rechner im Explorer auf den 32-Bit-Rechner, auf dem 64-Bit-Druckertreiber installiert sind, und
wählen Verbinden aus dem Kontextmenü des freigegebenen Druckers. Die Treiber werden nun
automatisch installiert.

Lokale Installation

Für die lokale Installation der TIFFMAKER-Treiber für 64-Bit-Systeme gehen Sie wie folgt vor: Öffnen
Sie an dem 64-Bit-Rechner den Explorer und gehen auf den 32-Bit-Rechner und wählen Verbinden aus
dem Kontextmenü des freigegebenen TIFFMAKER-Druckers. Sie werden nach den Treibern für diesen
Drucker gefragt.

Klicken Sie auf den Button und wählen die Datei dw5tm.inf der TIFFMAKER-Treiber für
64-Bit-Systeme (zu finden auf der DocuWare 5 Installations-
Danach erhalten Sie den folgenden Dialog:

151
DocuWare Windows Client

Klicken Sie hier auf OK.

Nun können Sie die TIFFMAKER-Treiber für 64-Bit-Systeme auf Ihrem Rechner mit 64-Bit-
Betreibssystem verwenden.

Während der Installation kann es passieren, dass Sie eine Warnung erhalten, dass die TIFFMAKER-
Treiber nicht signiert sind. In diesem Fall klicken Sie einfach auf Installation fortsetzen und fahren mit
der Installation fort.

7.8.15 TIFFMAKER bei Verwendung von Roaming-Profilen


Wenn Sie für die Windows-Benutzerkonten servergespeicherte Profile verwenden (Roaming-Profile)

class" auftritt, ergänzen Sie zur Problembehebung bitte folgenden Eintrag in der Registry unter
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\DocuWare\DocuWare\TIFFMAKER:
InitOnStartup vom Typ DWORD mit dem Wert 1.

Mögliche Werte für diesen Eintrag sind:

0 (Default) Beim Start der Druckerwarteschlage wird das .NET Konfigurationssystem nicht
initialisiert.
1 Beim Start der Druckerwarteschlage wird das .NET Konfigurationssystem
initialisiert. Dies verhindert Probleme, wenn Roaming-Profile verwendet
werden.

152
DocuWare Windows Client

7.8.16 Erweitertes Logging bei TIFFMAKER


Möchten Sie für TIFFMAKER ein erweitertes Logging einrichten, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
 Erstellen Sie eine leere Textdatei (zum Beispiel mit dem Windows Editor) und speichern diese mit
dem Namen tiffmaker.log in %ProgramFiles%\DocuWare\TIFFMAKER. Das Unterverzeichnis
TIFFMAKER müssen Sie ggf. noch anlegen, standardmäßig existiert es nicht.
 Für diese Datei geben Sie über Eigenschaften / Sicherheit der Benutzergruppe Jeder das Recht
vollzugriff.
 Starten Sie die Druckerwarteschlange neu.
Findet TIFFMAKER bei Starten die Datei tiffmaker.log, wird das erweiterte Logging in diese Datei
geschrieben. Sollte es zu Problemen mit TIFFMAKER kommen, können Sie diese Datei an den Support
schicken.

Zum Deaktivieren des erweiterten Loggings stoppen Sie die Druckerwarteschlange, benennen die Datei
um oder löschen sie und starten danach die Druckerwarteschlange neu.

7.9 Office Add-In


DocuWare bietet Ihnen die Möglichkeit aus MS-Office-Programmen MS-Office-Dokumente direkt in
einem ausgewählten DocuWare Archiv bzw. in einem ausgewählten DocuWare Briefkorb abzulegen.
Diese Funktion ist verfügbar für Microsoft Office 2003, 2007und 2010 für die Hauptprogramme Word
(32 Bit), Excel (32 Bit) und PowerPoint (32 Bit).

Office 2010 muss im Standard-Modus installiert sein. Ist es per "Click-to-run" installiert, können Sie
das Office Add-In nicht verwenden, da bei dieser Installation virtuelle Laufwerke erstellt werden, auf
die DocuWare Office Add-In nicht zugreifen kann.

Bisher umfasste der Archivierungsvorgang von Microsoft-Office-Dokumenten mehrere Schritte:


 Speichern der Dokumente auf der Festplatte
 Importieren der Dokumente in einen DocuWare Briefkorb
 Ablegen der Dokumente in einem DocuWare Archiv
Über die Schaltfläche DocuWare Archivierung, die in dem ausgewählten Microsoft-Office-Programm
zur Verfügung gestellt wird, ist der Ablagevorgang von Microsoft-Office-Dokumenten erheblich
vereinfacht.

Über das Dialogfenster Setup DocuWare Office Add-In, das Sie in DocuWare über den Menüpunkt
Optionen / Office Add-In öffnen, bestimmen Sie das bzw. die Microsoft-Office-Programm(e), das bzw.
die über die Schaltfläche DocuWare Archivierung und das Add-In verfügen soll(en).

In dem bzw. den Microsoft-Office-Programm(en) öffnen Sie über die Schaltfläche DocuWare
Archivierung das Dialogfenster DocuWare Office Add-In. Hier bestimmen Sie das DocuWare Archiv
bzw. den DocuWare Briefkorb, in den das aktuelle Microsoft-Office-Dokument abgelegt werden soll.

Eine genaue Beschreibung der Vorgehensweise für das Ablegen mit Hilfe der Schaltfläche DocuWare
Archivierung finden Sie in der DocuWare Online-Hilfe in dem Kapitel DocuWare Office Add-In.

Im Folgenden ist die Installation des DocuWare Office Add-Ins beschrieben.

153
DocuWare Windows Client

7.9.1 Setup

Starten des Setups

Starten Sie das DocuWare Office Add-In Setup aus DocuWare über den Menüpunkt Optionen / Office
Add-In...

Die Installationsmaske

Nach dem Aufruf aus DocuWare erscheint das Setup Programm zum Einrichten der Microsoft Office
Add- -
verschiedenen Office-Versionen installiert, so wird das Add-In immer für das neuere Office installiert.
Nachdem Sie die gewünschten Applikationen ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter >>

Der Installationsvorgang

Beim Installationsvorgang werden in der Registry unter


HKEY_CURRENT_USER\Software\DocuWare\DocuWare\Office Add-In einige
Schlüssel hinzugefügt. Danach werden die Add-
den einzelnen Applikationen registriert und die Icons werden in den Werkzeugleisten der Office
Anwendungen erstellt. Ist das geschehen, werden Sie unter Win9x dazu aufgefordert, Ihren Rechner
neu zu starten unter WinNT und Windows 2000/2003 können sie ohne Neustart weiterarbeiten.

Falls Sie das Add-In für Microsoft Excel installiert haben, wird diese Anwendung nicht geschlossen. Um
das Add-In für Microsoft Excel nutzen zu können, müssen Sie die Applikation erst schließen.

154
DocuWare Windows Client

Die Deinstallation

Zur Deinstallation starten Sie ebenfalls das Setup aus DocuWare heraus und entfernen die Häkchen vor
den Office-Softwarekomponenten, für die das Add-In deinstalliert werden soll.

7.9.2 Office Produkte


Nachdem das Setup erfolgreich ausgeführt wurde, finden Sie in Ihren Office Applikationen eine neue
Schaltfläche. Nach einem Klick auf diese Schaltfläche erscheint die Hauptmaske des DocuWare Office
Add-Ins.

In allen Applikationen können Sie überprüfen, ob Ihr Add-In richtig installiert wurde, indem Sie über
das Menü Extras / Vorlagen und Add-Ins... bzw. Extras / Add-Ins Manager... die Add-In Konfiguration
starten. Hier steht je nach Office Version ein Add-
2000/XP/2003) in der Liste installierter Add-Ins.

7.9.3 Update des Office Add-Ins


Wenn Sie beim Update von DocuWare auch das Office Add-In update möchten, deinstallieren Sie das
Office Add-In, indem Sie in DocuWare über den Menüpunkt Optionen / Office Add-In... das
Dialogfenster Setup DocuWare Office Add-In öffnen. Hier deaktivieren Sie das Office Add-In in allen
Anwendungen, indem Sie jeweils in das Kästchen mit dem Haken klicken. Danach klicken Sie auf die
Schaltfläche Weiter.

Nach dem Update öffnen Sie erneut das Dialogfenster Setup DocuWare Office Add-In und aktivieren
wieder das Office Add-In in den entsprechenden Anwendungen. Wenn Sie auf die Schaltfläche Weiter
klicken, wird die aktuelle Office Add-In Version installiert.

7.9.4 Office Add-In unter Windows 7


Damit Sie das Office Add-In installieren können, muss Ihre Office-Installation die Komponente Visual
Basic für Applikationen (Visual Basic for Applications) aus dem Bereich Gemeinsam genutzte Office
Features (Office Shared Features) enthalten. Bei Standard-Installation ist dies sowohl bei Office 2003
als auch bei Office 2007 der Fall. Ob Sie an Ihrem Rechner diese Komponente installiert haben, können
Sie in der Systemsteuerung unter Programme und Funktionen prüfen. Haben Sie diese Komponente
nicht, installieren Sie sie bitte zunächst nach.

Schalten Sie nun bitte die Benutzerkontensteuerung (User Account Control) aus. Dann können Sie wie
gewohnt aus dem DocuWare-Client heraus das Office Add-In installieren (Menü Optionen > Office
Add-In). Ist die Installation abgeschlossen, können Sie die Benutzerkontensteuerung wieder aktivieren.
(Schalten Sie die Benutzerkontensteuerung nicht aus, wird vor der Installation des Office Add-Ins der
Benutzerkontensteuerung-Dialog aufgerufen, in dem sich ein lokaler Windows-Administrator
anmelden muss. Das Office Add-In wird dann für den Administrator eingerichtet, nicht für den
eigentlichen Benutzer des Rechners.)

155
DocuWare Web Client

8 DocuWare Web Client

Wichtiges

Damit Sie den Web Client verwenden können, müssen Sie unbedingt nicht registrierte Clients zulassen.
Diese Option, die standardmäßig aktiviert ist, finden Sie in der DocuWare-Administration unter Name
der Organisation > Allgemein > Clients. Deaktivieren Sie diese Option, kann von keinem Rechner mehr
auf den Web Client zugegriffen werden.

Die Installation des Web Client Servers ist nur ab Windows Vista Business bzw. Windows 7 Business
möglich.

8.1 Rechner, auf dem Web Client Server installiert wird

8.1.1 IIS korrekt neu starten


Nach dem Ändern einer DocuWare Web-Instanz müssen die IIS (Internet Information Services) neu
gestartet werden. Sie erhalten eine entsprechende Meldung.

Zum Neu-Starten der IIS verwenden Sie bitte eine der beiden folgenden Möglichkeiten:
 Öffnen Sie die Windows-Kommandozeile und geben dort iisreset ein.
 Öffnen Sie die Computerverwaltung (Start > Ausführen > compmgmt.msc oder
Systemsteuerung > Verwaltung > Computerverwaltung). Innerhalb der Computerverwaltung
navigieren Sie in den Bereich Dienste und Anwendungen. Öffnen Sie auf den Knoten Internet-
Informationsdienste das Kontextmenü und wählen den Befehl

8.1.2 Web Client mit Internet Explorer 8 - Kompatibilitätsmodus für Internet


Explorer 7
Damit der Web Client einwandfrei im Internet Explorer 8 läuft, muss der Internet Explorer in den
Kompatibilitätsmodus für Internet Explorer 7 geschaltet werden. Damit dies nicht jeder einzelne
Benutzer tun muss, nehmen Sie diese Einstellung am besten Server-seitig vor.

Mit IIS 7 (Internet Information Services) unter Windows Vista oder Windows Server 2008, wird die
Einstellung ab DocuWare 5.1b SP2 automatisch vorgenommen.

Mit IIS 5.1 oder IIS 6 müssen Sie bei den Internet Information Services eine spezielle Einstellung
vornehmen. Bitte setzen Sie den http-Header X-UA-Compatible auf den Wert IE=EmulateIE7.

Dafür führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:

1 Klicken Sie auf Start > Ausführen, geben inetmgr.exe ein und klicken auf OK.
2 In der Baumstruktur erweitern Sie den gewünschten Server und die gewünschten Websites.

156
DocuWare Web Client

3 Markieren Sie die gewünschten Websites, öffnen durch Rechts-Klick das Kontextmenü und wählen
den Menüeintrag Eigenschaften.
4 Klicken Sie auf den Reiter HTTP Header.
5 Klicken Sie im Bereich Benutzerdefinierte HTTP-Header auf H
6 Unter Benutzerdefinierter Headername geben Sie folgenden Wert ein: X-UA-Compatible.
7 Unter Benutzerdefinierter Headerwert geben Sie folgenden Wert ein: IE=EmulateIE7.
8 Klicken Sie abschließend zwei Mal auf OK.

8.1.3 IIS 7: Dokumentgrößenbeschränkung anpassen


Beim IIS 7 ist die Größe für Dateien, die hochgeladen werden können, standardmäßig auf 30 MB
beschränkt. Diesen Wert können Sie wie folgt ändern:
 Öffnen Sie den IIS 7 Manager über Start > Ausführen >und die Eingabe Inetmgr.msc.
 Wählen Sie in der Baumstruktur im linken Bereich des Fensters die Web-Seite, die für den
DocuWare Web Client verwendet wird und bei der es möglich sein soll, große Dateien hochzuladen.
 Klicken Sie anschließend im rechten Fensterbereich auf Anforderungsfilterung.

 Ist dies geladen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen leeren Bereich und wählen den
Kontextmenüeintrag Featureeinstellungen bearbeiten.

157
DocuWare Web Client

 In dem neuen Fenster geben Sie unter Maximal zulässige Inhaltslänge (Bytes) die gewünschte
Dateigröße an.

8.1.4 Rechnername
Wenn Sie die Möglichkeit haben möchten, bei der Verwendung des Web Client cookiebasierte Sessions
zu verwenden (empfohlen), darf der Name des Rechners, auf dem der DocuWare Web Client Server
installiert wird, außer "-" keine Sonderzeichen, insbesondere keinen Unterstrich (underscore),
enthalten. Ansonsten kann der Microsoft Internet Explorer keine Cookies speichern.
(Siehe http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;EN-US;q312461 (siehe
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;q312461 -
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;q312461).)

Das betrifft auch die Option Eingeloggt bleiben. Diese funktioniert nur, wenn der Rechnername keine
Sonderzeichen, insbesondere keinen Unterstrich enthält.

8.1.5 Logging von Fehlern


Fehler beim Web Client werden vom System automatisch geloggt. Pro Fehler wird dabei eine Datei
erzeugt und unter <temp>\Log\Error\<Datum>\ auf dem Rechner gespeichert, an dem der Web Client
Server installiert ist.
Um Performance-Verluste zu vermeiden, werden standardmäßig alle Loggingdateien, die älter als 7
Tage sind, gelöscht. Diesen Wert können Sie bei Bedarf anpassen, und zwar in der Datei
DWWebClient.settings, die sich bei Standard-Installation im Verzeichnis C:\Inetpub\wwwroot\<Name
der Web-Instanz> befindet. Dort passen Sie den folgenden Wert entsprechend an:

<add key="DWErrorLogOlderThanDays" value="7"/> Wert in Tagen

158
DocuWare Web Client

8.1.6 Logging von Dokument-Downloads


Sie haben die Möglichkeit, das Downloaden von Dokumenten zu protokollieren. Setzen Sie dazu
innerhalb der Datei DWWebClient.settings, die sich bei Standard-Installation im Verzeichnis
C:\Inetpub\wwwroot\<Name der Web-Instanz> befindet, den Wert DWLogSession auf true. In
der Datei Session.log, die sich bei Standard-Installation unterhalb des Verzeichnisses
C:\Programme\DocuWare\Web Client Server\Temp\DWWeb\<ID der Web-Instanz>\ befindet, werden
dann entsprechende Einträge gespeichert.

Wichtig zu wissen ist, dass in dem Session.log auch dann ein Dokumenten-Download eingetragen wird,
wenn der Download vom Benutzer in dem folgenden Dialog abgebrochen wird. Dies ist aus technischen
Gründen nicht anders möglich, da zum Zeitpunkt des Abbruchs das Dokument bereits heruntergeladen
ist.

8.1.7 Darstellung von Dokument-Dateien im Viewer des Web Clients


In der Standard-Einstellung behandelt der Viewer des Web Clients Dateien mit den Endungen 001, 002
etc,, BMP, DWTIFF, JPEG, JPG, PNG, TIF, TIFF nicht als einzelne Dateien, sondern als Multi-Page-Dateien.
Das bedeutet, wenn mehrere Dateien eines dieser Typen hintereinander innerhalb eines DocuWare-
Dokument zusammengefügt sind, navigiert man nicht mittels der Datei-Navigation, sondern der
Seiten-Navigation durch das Dokument.

Beispiel:

Ein Dokument besteht aus den folgenden Dateien in der gelisteten Reihenfolge:
1 DWTIFF
2 DWTIFF
3 DWTIFF
4 DOC
5 BMP
6 BMP

159
DocuWare Web Client

7 DWTIFF
8 DWTIFF

Im Viewer des Web Clients wird dieses Dokument als aus vier Dateien bestehend dargestellt:
1 3-seitiges TIF
2 DOC
3 2-seitiges BMP
4 2-seitiges TIF

Im Allgemeinen ist dieses Verhalten vorteilhaft. Ist jedoch eine DWTIFF-Datei ein Multi-Page-TIFF, kann
man innerhalb des Multi-Page-TIFFs nicht mehr navigieren.

Um dieses Verhalten zu ändern, öffnen Sie die Datei FileTypes.xml, die sich bei Standard-Installation im
folgenden Pfad befindet: C:\Programme\DocuWare\Web Client Server\Web
Common\DocuWare\Resources\xml.

Ändern Sie den bestehenden Eintrag

<FileType fileExtension=".dwtiff" mimeType="image/tiff" viewAsPage="true" singlePageFormat="true"


displayPageCount="true"/>

indem Sie die Werte viewAsPage und singlePageFormat auf false setzen.

Über das Attribut displayPageCount bestimmen Sie, ob in der Navigationsleiste des Web Clients beim
Anzeigen eines Dokuments sofort die Gesamtseitenzahl des Dokuments angezeigt wird.

8.1.8 Länge der Auswahllisten beschränken


Die Länge der Auswahllisten im Web Client ist aus Performancegründen auf 50 begrenzt
(Standardwert). Sie haben aber die Möglichkeit, diesen Wert bei Bedarf zu anzupassen.
Ändern Sie dafür innerhalb der Datei DWWebClient.settings, die sich bei Standard-Installation unter
C:\Inetpub\wwwroot\DWWebClient befindet, den Wert DWSelectListLength.

<add key="DWSelectListLength" value="50"/>

8.1.9 Windows Leistungsmonitor für DocuWare Web Client nutzen


Um die Performance des DocuWare Web Client zu beobachten, können Sie den Windows
Leistungsmonitor verwenden. Damit Ihnen diese Möglichkeit zur Verfügung steht, müssen Sie
 entweder nach dem Einspielen des Service Packs 2 zu DocuWare 5.1b eine neue Web-Instanz
angelegt haben,
 oder in der Windows-Kommandozeile DWWebInstall.exe createWebCounters
ausführen. (Unter Windows Vista benötigen Sie dazu die Windows-Kommandozeile mit

160
DocuWare Web Client

administrativen Rechten, Sie müssen also z.B. die Datei cmd.exe über das Kontextmenü Öffnen als
Administrator aufrufen.)
 In jedem Fall müssen Sie in der Datei DWWebClient.settings, die sich bei Standard-Installation im
Pfad C:\Inetpub\wwwroot\DWWebClient befindet, den Wert
<add key="DWUsePerformanceCounter" value="true"/>
von "false" auf "true" ändern.
Öffne Sie nun das Windows Kommando-Fenster und geben das Kommando Perfmon (für Performance
Monitor) ein. Es öffnet sich nun das Fenster Leistung.

Klicken Sie innerhalb dieses Fensters in der Symbolleiste auf das Plus-Zeichen, um Leistungsindikatoren
hinzuzufügen.

161
DocuWare Web Client

Als Datenobjekt wählen Sie DocuWare. Ihnen stehen dann die folgen Leistungsindikatoren zur
Auswahl:

Created login handlers


Created sessions
Created sub sessions
Currently open documents
Error tickets
Executed queries
Opened documents
Opened login handlers
Opened sessions
Opened sub sessions
Time to open a document

Sie können entweder alle DocuWare Web Instanzen beobachten oder eine einzelne Instanz für das
Monitoring aus der Liste auswählen. Die einzelnen Instanzen sind hier mit ihrer ID, wie sie auch in der
DocuWare-Administration bei den entsprechden Instanzen angegeben sind, aufgelistet.

-Fonts" (und nicht


TrueType Fonts) oder Fonts verwendet wurden, die nicht auf dem WebClient Server installiert sind,
konnte es früher zu Problemen beim Rendern eines Dokuments für die Anzeige im Viewer kommen. Das
Dokument konnte dann nicht angezeigt werden.

Um dieses Problem zu umgehen, wird in solchen Fällen die Schriftart automatisch in Arial
umgewandelt. Falls Sie eine andere Schriftart als Arial wünschen, können Sie dies einstellen. Öffnen Sie
dazu die Datei
DocuWare.Gapi.dll.config, die sich bei Standard-Installation im Pfad
C:\Inetpub\wwwroot\DWWebClient\bin befindet. Ergänzen Sie den folgenden Eintrag um das rot
hervorgehobene Attribut und ersetzen Arial durch die gewünschte Schriftart:

<GapiConfig ObjectLifeTime="1000" CachedSelectlistLength="200"


DefaultTrueTypeFont="Arial" />

8.1.10 Web Client Server mit IIS7 auf Windows Server2008, Windows Vista oder
Windows 7
Haben Sie den Web Client Server auf einem Rechner mit Windows Server 2008, Windows Vista oder
Windows 7 installiert (32-Bit oder 64-Bit) und verwenden die IIS 7, müssen auf dem Rechner auch die
Komponenten Windows Authentifizierung und IIS 6 Verwaltungskompatibilität installiert sein.

Um diese Komponenten hinzuzufügen, öffnen Sie über Systemsteuerung > Verwaltung den Server
Manager. Dort navigieren Sie in der Baumstruktur zu Rollen > Webserver (IIS). Klicken Sie dann auf die
Schaltfläche Rollendienst hinzufügen (Add Role Service) und wählen die Komponenten Windows
Authentifizierung und IIS 6 Verwaltungskompatibilität zur Installation aus.

162
DocuWare Web Client

8.1.11 Web Client Server auf 64-Bit-Systemen


Um den Web Client Server auf einem 64-Bit-System verwenden zu können, benötigen Sie als
DocuWare-Version DocuWare 5.1b SP1 oder höher oder auch DocuWare 5.1b mit Hotfix8.

8.1.12 Windows 2003 Server 64-Bit: IIS und ASP.NET in 32-Bit-Modus umstellen
Ist der Rechner, auf dem Sie Web Client Server installiert haben, ein Windows 2003 Server 64-Bit,
müssen Sie für die Nutzung des DocuWare Web Clients die IIS (Internet Information Services) in den
32Bit-Modus umstellen. Dazu gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1 Klicken Sie Start und Ausführen, geben cmd ein klicken auf OK.
2 Geben Sie das folgende Kommando ein, um den 32-Bit-Modus zu aktivieren:
cscript %SYSTEMDRIVE%\inetpub\adminscripts\adsutil.vbs SET
W3SVC/AppPools/Enable32bitAppOnWin64 1
3 Geben Sie anschließend ein Kommando ein, um die aktuelle Version ASP.NET 2.0 (32-bit) im IIS zu
registrieren:
%SYSTEMROOT%\Microsoft.NET\Framework\
<Versionsnummer>\aspnet_regiis.exe -i
Beispielsweise:
%SYSTEMROOT%\Microsoft.NET\Framework\
v2.0.50727\aspnet_regiis.exe -i

Unter Windows 2003 Server 64-Bit ist es nur möglich, die gesamten IIS in den 32-Bit-Modus
umzustellen. Web-Seiten, die auf einem 64-Bit-System basieren, können dann unter Umständen nicht
mehr zur Verfügung gestellt werden.

163
DocuWare Web Client

8.1.13 Windows 2008/Windows Vista/Windows 7 64-Bit: IIS-Applikation im 32-Bit-


Modus anlegen
Ist der Rechner, auf dem Sie Web Client Server installiert haben, ein Windows 2008/Windows
Vista/Windows7-System mit IIS 7 (Internet Information Services), können Sie mehrere IIS-
Applikationen einrichten, für die Sie jeweils den Modus 32- oder 64-Bit angeben. So haben Sie die
Möglichkeit, sowohl Web-Seiten, die auf einem 64-Bit-System basieren, als auch Web-Seiten, die auf
einem 32-Bit-System basieren, gleichzeitig zur Verfügung zu stellen.
Im Folgenden lesen Sie, wie Sie innerhalb der IIS eine Applikation im 32-Bit-Modus einrichten:
1 Innerhalb des IIS7-Managers klicken Sie in der Baumstruktur mit der rechten Maustaste auf
Application Pool und wählen aus dem Kontextmenü den Eintrag Add Application Pool.
2 Geben Sie dem Application Pool einen Namen, wählen .NET Framework Version 2 und als Manage
Pipeline Mode geben Sie Classic an.
3 Der neue Application Pool ist nun in der Liste der Application Pools enthalten. Klicken Sie mit der
rechten Maustaste auf den neuen Application Pool und wählen den Kontextmenü-Eintrag
Advanced Settings.
4 Setzen Sie die Option Enable 32-bit Applications auf true.
5 Wechseln Sie nun wieder in die Baumstruktur und navigieren zum DocuWare Web Client
(standardmäßig unter dem Namen DWWebClient). Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das
Kontextmenü und wählen den Eintrag Manage Application à Advanced Settings.
6 Als Application Pool wählen Sie nun den neu angelegten aus.

8.1.14 Hotfix für Web Client Server korrekt einspielen


Enthält ein Hotfix Dateien, die Sie in das Verzeichnis C:\Inetpub\wwwroot\<Name der Web-
Instanz>\bin kopieren müssen, können Sie nicht einfach die alten Dateien umbenennen und die neuen
einfügen. Dies liegt daran, dass die IIS (Internet Information Services) versuchen, alle Dateien des bin-
Verzeichnisses zu laden.

Um einen Hotfix korrekt einzuspielen, löschen Sie bitte zunächst die bestehende Datei oder sichern sie
diese an einen anderen Ort, auf den die IIS keinen Zugriff haben. Dann kopieren Sie die Datei aus dem
Hotfix in das bin-Verzeichnis.

8.1.15 Session Timeout


Sie haben in der DocuWare-Administration in der Kategorie Technische Einstellungen einer Web-
Instanz die Möglichkeit, ein Timeout für die Verbindung zum DocuWare-System festzulegen. Dieses
Timeout bezieht sich auf die Verbindung einer Web-Client-Browser-Sitzung zum DocuWare-System.

Zusätzlich zu diesem Timeout gibt es ein sogenanntes Iddle Timeout auf Ebene der IIS (in den Advanced
Settings vom Application Pool). Gibt es in der dort angegeben Zeit überhaupt keine Anfragen an die
Web-Instanz, die dort gehostet wird, wird die Verbindung getrennt. Ist dieses Timeout niedriger als das
in DocuWare angegebene, kann eine Sitzung auch früher geschlossen werden als in DocuWare
eingestellt.

164
DocuWare Web Client

8.1.16 Web Client bei Systemen mit SSL-Kommunikation


Haben Sie in Ihrem DocuWare-System für den Authentication Server die Kommunikationsoption "SSL"
gewählt (DocuWare Administration im Bereich der Sicherheitseinstellungen für den Authentication
Server), kann der Web Client nicht ohne Weiteres mit dem Authentication Server kommunizieren, d.h.
der Web Client kann nicht geöffnet werden.

Damit der Web Client auch bei SSL-Kommunikation den Authentication Server erreichen kann, müssen
Sie die folgende Einstellung im Bereich der IIS (Internet Information Services) vornehmen:

Rufen Sie zunächst die IIS-Konfiguration auf, zum Beispiel über die Eingabe "inetmgr" im Ausführen-
Dialog. Innerhalb der IIS-Konfiguration navigieren Sie dann zu
Anwendungspools > Classic .Net AppPool DW > Kontextmenü Erweiterte Einstellungen... >
Prozessmodell . Dort ändern Sie die Identität auf den Wert NetworkService.

8.2 Login

8.2.1 Verwendung des Trusted Login bei Mozilla Firefox


Öffnen Sie den DocuWare Web Client im Mozilla Firefox und verwenden dabei das Trusted Login für
die Anmeldung an DocuWare, wird von Mozilla Firefox eine Abfrage der Netzwerkkennung
vorgenommen. Möchten Sie, dass diese Abfrage nicht erfolgt, müssen Sie innerhalb des Firefox den
Namen des Web Servers, auf dem der Web Client läuft, angeben. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

Geben Sie in die Adressleiste about:config ein und drücken die Eingabetaste.

In der daraufhin angezeigten Liste klicken Sie doppelt auf den Eintrag network.automatic-ntlm-
auth.trusted-uris.

Es öffnet sich ein Eingabefester.

165
DocuWare Web Client

Dort geben Sie den Namen des Web Servers ein, auf dem der Web Client läuft. Mehrere Web Server
Namen müssen mit Komma als Trennzeichen eingegeben werden. Klicken Sie zum Abschluss auf OK.

8.2.2 Verwendung des DocuWare-Logins trotz Trusted Login als Standardeinstellung


Ist für eine Instanz des Web-Clients das Trusted-Login als Standard ausgewählt, können Sie die Instanz
trotzdem auch per DocuWare-Login erreichen. Dazu fügen Sie an das Ende des URL /Login.aspx an.

Beispiel:
Sie erreichen den Web-Client mit Trusted Login über den URL http://host/DocuWareWebClient.
Zum Aufrufen des DocuWare-Logins verwenden Sie dann den URL
http://host/DocuWareWebClient/Login.aspx

8.2.3 Verwendung des Trusted Login trotz DocuWare-Login als Standardeinstellung


Ist für eine Instanz des Web-Clients das DocuWare-Login als Standard ausgewählt, können Sie die
Instanz trotzdem auch per Trusted Login erreichen. Dazu fügen Sie an den das Ende des URL /ntlm/ an.

Beispiel:
Sie erreichen den Web-Client mit DocuWare-Login über den URL http://host/DocuWare (siehe
http://host/docuware - http://host/docuware)WebClient.
Zum Verwenden des Trusted Login verwenden Sie dann den URL http://host/DocuWare (siehe
http://host/docuware - http://host/docuware)WebClient/ntlm/

8.2.4 Weiterleiten zum DocuWare-Login wenn Trusted Login nicht funktioniert


Wenn das Trusted Login zum Anmelden am Web Client nicht erfolgreich ausgeführt werden kann,
bekommen Sie eine entsprechende Meldung und werden normalerweise automatisch zum DocuWare-
Login weitergeleitet.
Diese automatische Weiterleitung funktioniert mit dem Internet Explorer 7 jedoch nur, wenn die Site,
über die der Web Client aufgerufen wird, im Internet Explorer als "Vertrauenwürdige Site" eingetragen
ist oder wenn sich der Web Client Server im lokalen Intranet befindet.

166
DocuWare Web Client

8.3 Web Client benutzen

8.3.1 Verwendete DocuWare-Lizenzen


Haben Sie für den DocuWare Web-Client eine Web-Instanz mit der Option DocuWare-Lizenzen nutzen,
werden die DocuWare-Lizenzen wie folgt verwendet. Dabei muss nach Browsern unterschieden werden.

INTERNET EXPLORER

Öffnen Sie den Web Client im INTERNET EXPLORER wird pro Anwendung des INTERNET EXPLORERs eine
DocuWare-Lizenz verwendet. Der INTERNET EXPLORER wird als eigene Anwendung gestartet, wenn er
über das Start-Menü oder die Schnellstart-Leiste geöffnet wird. Öffnen Sie in einer Anwendung ein
weiteres Fenster, wird keine weitere Anwendung gestartet. Wie viele Anwendungen laufen, sehen Sie
am einfachsten im Task-

Firefox

Öffnen Sie den Web Client im Firefox wird eine DocuWare-Lizenz verwendet, und zwar auch dann,
wenn Sie mehrere Firefox-Anwendungen öffnen und in diesen das gleiche DocuWare-Login
verwenden. Hintergrund dafür ist, dass auch bei mehreren Firefox-Anwendungen nur ein Prozess

Verschiedene Browser

Öffnen Sie den Web Client in verschiedenen Browsern, kann nicht die gleiche DocuWare-Lizenz
verwendet werden.

Bei Integration des Web Clients in Outlook

Wenn Sie den Web Client in Outlook integrieren, sollten Sie Cookies zulassen. Anderenfalls werden
mehrere Lizenzen verbraucht, wenn Sie den Web Client oder Elemente davon (Viewer, Aufgabenlisten,

Öffnen Sie den Web Client über eine Integration in Outlook und parallel direkt über einen Browser,
werden zwei Lizenzen verbraucht.

8.3.2 Dokumente drucken


Beim Drucken aus dem Web Client heraus wird zunächst geprüft, ob an dem Client-Recher Acrobat
Reader als Plug-In zur Verfügung steht. Ist dies der Fall, wird das gewünschte Dokument in PDF
konvertiert, im Plug-In angezeigt. Aus dieser Anwendung heraus kann der Benutzer das Dokument
(oder Teile davon) ausdrucken.
Ist kein Acrobat Reader Plug-In installiert, wird das Dokument in PNG konvertiert und im Druck-
Assistenten für den Druck angezeigt. Dies geht jedoch nur für Dokumente, die aus maximal 10 Seiten
bestehen.

167
DocuWare Web Client

8.3.3 Dokumente als E-Mail versenden mit Internet Explorer

Allgemeine Vorraussetzungen

Beim Versenden von E-Mails aus dem Web Client heraus setzt DocuWare auf die ClickOnce-
Technologie von Microsoft auf. Auf dem Computer muss daher das Microsoft .NET Framework 2.0
(oder höher) installiert sein.

der Fall (Microsoft Outlook, Lotus Notes, Mozilla Thunderbird, ...).

E-Mail-Versand

Um E-Mails aus dem Web Client versenden zu können, müssen Sie die ClickOnce-Applikation zunächst
installieren. Unabhängig vom verwendeten Browser erhalten Sie beim ersten Versuch, eine E-Mail auf
diesem Wege zu erstellen, die folgende Sicherheitswarnung:

Abbildung 1

Sie können hier direkt auf Run klicken, um die ClickOnce-Applikation zu installieren. Wenn Sie sich
zunächst von der Vertrauenswürdigkeit der Applikation überzeugen möchten, lassen Sie sich das
Zertifikat von DocuWare anzeigen, indem Sie neben Publisher auf DocuWare AG klicken.

168
DocuWare Web Client

Abbildung 2

In dem sich öffnenden Fenster erhalten Sie Informationen zum Zertifikat, auf der Registerkarte
Certification Path sehen Sie den Pfad des Zertifikats.

Klicken Sie abschließend in der Sicherheitswarnung (Abbildung 1) auf Run.

Die ClickOnce-Applikation wird nun installiert.

Abbildung 3

169
DocuWare Web Client

Nun ist die ClickOnce-Anwendung installiert, welche DocuWare zum Mailversand benötigt. Beim
Versand weiterer Mails entfallen die oben beschriebenen Bestätigungen daher.

Allgemeine Hinweise zur Mailversand

Folgende, in manchen Installationsumgebungen auftretende Effekte im Zusammenhang mit der


E-Mail-Versendung mittels der Click-Once-Technologie sind Einstellungen externer Anwendungen
(Mail-Client, Browser) und können durch DocuWare nicht beeinflusst werden:
 Blockierung des gesamten Mail-Clients durch Öffnen der zu versendenden E-Mail
 Die Zwischenspeicherung der generierten E-Mail erfolgt im Posteingang und nicht im Ordner
Entwürfe
 Es kann keine zweite E-Mail gleichzeitig geöffnet sein und versendet werden.

Deinstallation der E-Mail-Komponente

Um die ClickOnce-Anwendung wieder zu löschen, führen Sie bitte folgende Anweisung an der
Kommandozeile aus:

rundll32 %windir%\system32\dfshim.dll CleanOnlineAppCache

Dies betrifft alle per ClickOnce installierten Anwendungen.

8.3.4 Dokumente als E-Mail versenden mit Firefox

Voraussetzungen

Beim Versenden von E-Mails aus dem Web Client heraus setzt DocuWare auf die ClickOnce-
Technologie von Microsoft auf. Auf dem Computer muss daher das Microsoft .NET Framework 2.0
(oder höher) installiert sein.

Außerdem muss ihr Mailprogram


der Fall (Microsoft Outlook, Lotus Notes, Mozilla Thunderbird, ...).

Damit ClickOnce zusammen mit Mozilla Firefox funktioniert, muss an Ihrem Rechner mindestens eine
der beiden Bedingungen erfüllt sein:
 Die Firefox-Erweiterung Microsoft .NET Framework Assistant ist installiert. Dies geschieht
automatisch mit der Installation von .NET 3.5 SP1. Die Erweiterung müssen Sie manuell auf die
aktuelle Version updaten. Sie können die Erweiterung hier herunterladen:
https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/9449 (siehe https://addons.mozilla.org/en-
us/firefox/addon/9449 - https://addons.mozilla.org/en-us/firefox/addon/9449)
 Die Firefox-Erweiterung FFClickOnce ist installiert. Für den Firefox 3.5 existiert diese Möglichkeit
nicht, da FFClickOnce den Firefox 3.5 nicht unterstützt. Sie können diese Erweiterung hier
herunterladen: https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/1608 (siehe
https://addons.mozilla.org/en-us/firefox/addon/1608 - https://addons.mozilla.org/en-
us/firefox/addon/1608)

170
DocuWare Web Client

Beim erstmaligen Versand von E-Mails bekommen Sie im Firefox einen Hinweis auf diesen Hilfetext.
Klicken Sie auf Abbrechen, um ihn zu ignorieren. Bei künftigen Versandvorgängen entfällt diese
Nachfrage.

Abbildung 1

E-Mail-Versand

Um E-Mails aus dem Web Client versenden zu können, müssen Sie die ClickOnce-Applikation zunächst
installieren. Unabhängig vom verwendeten Browser erhalten Sie beim ersten Versuch, eine E-Mail auf
diesem Wege zu erstellen, die folgende Sicherheitswarnung:

Abbildung 2

Sie können hier direkt auf Run klicken, um die ClickOnce-Applikation zu installieren. Wenn Sie sich
zunächst von der Vertrauenswürdigkeit der Applikation überzeugen möchten, lassen Sie sich das
Zertifikat von DocuWare anzeigen, indem Sie neben Publisher auf DocuWare AG klicken.

171
DocuWare Web Client

Abbildung 3

In dem sich öffnenden Fenster erhalten Sie Informationen zum Zertifikat, auf der Registerkarte
Certification Path sehen Sie den Pfad des Zertifikats.

Klicken Sie abschließend in der Sicherheitswarnung (Abbildung 2) auf Run.

Die ClickOnce-Applikation wird nun installiert.

Abbildung 4

172
DocuWare Web Client

Nun ist die ClickOnce-Anwendung installiert, welche DocuWare zum Mailversand benötigt. Beim
Versand weiterer Mails entfallen die oben beschriebenen Bestätigungen daher.

Hinweis für Benutzer von FFClickOnce

Um eine zusätzliche Bestätigungsmeldung der Firefox-Erweiterung FFClickOnce zu vermeiden, nehmen


Sie bitte die folgende Einstellung bei Firefox vor, sofern Sie diese verwenden:
Öffnen Sie über Menü Tools > Add-ons den Dialog Add-ons und wählen dort die Applikation
FFClickOnce. Klicken Sie auf Options und aktivieren in dem sich öffnenden Dialog die Option
prompt before running application (Abbildung 5).

Abbildung 5

Allgemeine Hinweise zum Mailversand

Folgende, in manchen Installationsumgebungen auftretende Effekte im Zusammenhang mit der


E-Mail-Versendung mittels der Click-Once-Technologie sind Einstellungen externer Anwendungen
(Mail-Client, Browser) und können durch DocuWare nicht beeinflusst werden:
 Blockierung des gesamten Mail-Clients durch Öffnen der zu versendenden E-Mail
 Die Zwischenspeicherung der generierten E-Mail erfolgt im Posteingang und nicht im Ordner
Entwürfe
 Es kann keine zweite E-Mail gleichzeitig geöffnet sein und versendet werden.

Deinstallation der E-Mail-Komponente

Um die ClickOnce-Anwendung wieder zu löschen, führen Sie bitte folgende Anweisung an der
Kommandozeile aus:

rundll32 %windir%\system32\dfshim.dll CleanOnlineAppCache

Dies betrifft alle per ClickOnce installierten Anwendungen.

173
DocuWare Web Client

8.3.5 Standard-Mail-Programm wechseln


Haben Sie beim Arbeiten mit dem Web Client die ClickOnce-Applikation gestarten, also ein Dokument
per E-Mail versendet, und wechseln dann über Systemsteuerung > Internetoptionen > Programme das
Standard-E-Mail-Programm, so wird dieser Wechsel nicht vom Web Client beachtet. Damit das neu
eingestellte Standard-E-Mail-Programm für das Versenden von Dokumenten aus den Web Client
verwendet wird, müssen Sie zunächst den Rechner neustarten oder den Prozess DWClickOnce.exe im
Task-Manager beenden.

8.3.6 Dokumente suchen


Im Web Client wird immer die Art der Suche durchgeführt, die im Windows Client als Erweiterte Suche
als zusätzliche Möglichkeit zur Verfügung steht. Bei dieser Art der Suche werden unter anderem AND
und OR als logische Operatore

Wenn Elemente wie AND, OR, Anführungszeichen ("), Fragezeichen (?), Klammern (()) oder Backslash (\)
in Ihrem zu suchenden Indexbegriff vorkommen, müssen Sie bei der Eingabe folgendes beachten.

Indexbegriff, nach dem Nötiger Eintrag in dem Erläuterung


gesucht werden soll Suchdialog
MILLER AND SON "MILLER AND SON" Durch die Anführungszeichen wird nach dem
kompletten String gesucht, das AND wird nicht
als logischer Operator ausgewertet
NOW OR NEVER "NOW OR NEVER" Durch die Anführungszeichen wird nach dem
kompletten String gesucht, das OR wird nicht als
logischer Operator ausgewertet
Spielplan "Othello" Spielplan \"Othello\" Damit Anführungszeichen als solche für die
Suche ausgewertet werden, müssen Sie jeweils
einen Backslash voranstellen.
Clever?123 Clever\?123 Damit Fragezeichen als solche für die Suche
ausgewertet werden, müssen Sie jeweils einen
Backslash voranstellen.
"Clever?123" Alternativ setzen Sie den gesamten Suchstring in
Anführungszeichen.
C:\Dokumente C:\\Dokumente Damit Backslashes als solche für die Suche
ausgewertet werden, müssen Sie jeweils einen
Backslash voranstellen.
Price List (UK) Price List \(UK\) Damit Klammern als solche für die Suche
ausgewertet werden, müssen Sie jeweils einen
Backslash voranstellen.
"Price List (UK)" Alternativ setzen Sie den gesamten Suchstring in
Anführungszeichen.

174
DocuWare Web Client

8.3.7 Dokumente anzeigen, die nur als Referenz in DocuWare enthalten sind
Über den Windows Client können Dokumente mit der Option nur Referenz importiert und dann
archiviert werden. Möchten Sie ein solches Dokument im Web Client öffnen, geht dies nur, wenn das
Originaldokument lokal oder in einem Pfad mit UNC-Notation gespeichert ist. Dokument aus
gemappten Laufwerkpfaden können nicht angezeigt werden, weil der Imaging Server nicht darauf
zugreifen kann.

8.3.8 Feldmasken
Bei Feldern, bei denen eine Feldmaske hinterlegt ist, können im Web Client (im Gegensatz zum
Windows Client) aus technischen Gründen keine Platzhalter angezeigt werden.

Feldmaske mit Platzhalter * am Anfang

Feldmasken, die als erstes Zeichen den Platzhalter * haben, können nur im DocuWare-Windows-Client,
nicht aber im Web Client verwendet werden.

8.3.9 Aufgabenlisten erfordern eine Lizenz


Wenn Sie im Web Client mit den Aufgabenlisten arbeiten möchten, benötigen Sie eine CONTENT-
FOLDER-Lizenz oder eine Task-Manager-Lizenz. Ohne eine solche Lizenz steht Ihnen diese
Funktionalität nicht zur Verfügung.

8.4 Anpassungen
Das Erscheinungsbild des DocuWare Web Clients lässt in vielen Bereichen anpassen. Sie können zum
Beispiel Farben austauschen oder ein anderes Logo als das DocuWare Logo verwenden.

Die Dateien für den DocuWare Web Client befinden sich, wenn Sie bei der Installation keine speziellen
Pfadangaben gemacht haben, unter C:\Programme\DocuWare\Web Client Server\Web
Common\DocuWare. Dort gibt es fünf Unterordner: Languages, Resources, Services, Themes und
TVDThemes. Sie dürfen diese Ordner und auch deren Unterordner auf keinen Fall umbenennen.

Beim Ausführen eines Service Packs oder eines Updates wird der oben genannte Ordner Web Common,
der in Unterordnern Style Sheets, grafischen Elemente etc enthält, komplett neu eingespielt. Die alte
Version des Ordners wird dabei nicht überschrieben, sondern lediglich umbenannt, und zwar in
Web Common.BeforeUpdate_<Datum>_<Uhrzeit>.
Hatten Sie Anpassungen vorgenommen, müssen Sie nach dem Einspielen eines Updates oder Service
Packs die Anpassungen erneut ausführen (siehe unten).

8.4.1 Grafische Elemente austauschen


Die meisten der grafischen Elemente sollten Sie nicht ändern, da die Bilder der Benutzerführung
dienen. Sie können aber bei Bedarf das DocuWare Logo durch ein anderes ersetzen. Die zugehörige
Datei Logo.gif finden Sie unter
C:\Programme\DocuWare\Web Client Server\Web Common\DocuWare\Themes\DocuWare\Login\.

175
DocuWare Web Client

Sie können diese Datei durch eine andere mit gleichem Namen austauschen. Das neue Logo sollte nicht
größer sein als das DocuWare-Logo.

Hatten Sie grafische Elemente ausgetauscht und wollen diese Anpassung auch nach dem Einspielen
von Update oder Service Pack weiterhin verwenden, müssen Sie die gewünschten Dateien wieder an
die entsprechende Stelle unterhalb des Ordners Web Common kopieren. Ihre angepassten Dateien
finden Sie unterhalb des Ordners
Web Common.BeforeUpdate_<Datum>_<Uhrzeit>.(Siehe auch Anpassungen (auf Seite 175))

8.4.2 Farben austauschen


Die im Web Client verwendeten Farben sind jeweils in Style Sheets definiert. Dort können Sie die
Farben Ihren Wünschen entsprechend ändern. Die Style Sheets (*.css) befinden sich unter
C:\Programme\DocuWare\Web Client Server\Web Common\DocuWare\Themes\DocuWare\
und dann in den entsprechenden Unterordnern. Das Style Sheet für die Standardansicht der
Ergebnisliste befindet sich beispielsweise in dem Unterordner DWGrid. An den Kommentaren innerhalb
der Style Sheets erkennen Sie, wofür welche Farben verwendet werden.

Hatten Sie Style Sheets angepasst und wollen diese Anpassung auch nach dem Einspielen von Update
oder Service Pack weiterhin verwenden, müssen Sie die neuen Style Sheets entsprechend ändern. Sie
können nicht einfach die alten Style Sheets in den aktuellen Pfad kopieren.
Die alten Style Sheets finden Sie unterhalb des Ordners Web
Common.BeforeUpdate_<Datum>_<Uhrzeit>. So können Sie Ihre Änderungen von den alten in die
neuen Dateien übertragen. (Siehe auch Anpassungen (auf Seite 175))

176
Stempel und Elektronische Signatur

9 Stempel und Elektronische Signatur

9.1 Einsatzbedingungen für elektronische Signaturen


Als Chipkarten-Terminals dürfen nur Geräte eingesetzt werden, die gemäß Signaturgesetz und
Signaturverordnung geprüfte und bestätigte Chipkarten-Terminals sind, die die Microsoft Crypto-API
implementieren.

Als personalisierte Chipkarten dürfen nur gemäß Signaturgesetz und Signaturverordnung geprüfte und
bestätigte sichere Signaturerstellungseinheiten eingesetzt werden.

Administrative Einsatzbedingungen

Bei der Anwendung von Qualifizierten Elektronischen Signaturen müssen folgende


Sicherheitsrichtlinien durch den Administrator beachtet werden:

Der DocuWare 5 Client ist auf einem dedizierten Rechner zu installieren. Die DocuWare 5 Server sind
ebenfalls auf einem dedizierten Rechner zu installieren. Dabei können die einzelnen Komponenten
sowohl auf einem Rechner (Single-Mobile Installation) als auch auf unterschiedlichen Rechnern
(Netzwerkinstallation) installiert sein. Eine detaillierte Beschreibung zu den unterschiedlichen
Installationsarten finden Sie im DocuWare Installationshandbuch. Wird eine Netzwerkinstallation
angewendet, muss von administrativer Seite sicher gestellt sein, dass Client und Server über gesicherte
Leitungen innerhalb einer gesicherten Umgebung kommunizieren.

Zugriffe von einem anderen Rechner innerhalb des lokalen Netzes auf den betrachteten Rechner sind
durch einen lokal installierten Paket-Filter-Mechanismus zu unterbinden. Das Öffnen von
Verbindungen durch Anwendungen des Rechners selbst ist auf die betriebsnotwendigen IP-Adressen,
Ports und Protokolle zu beschränken.

Der Rechner, auf dem der Client und/oder die Server installiert sind, muss sich in einem Raum befinden,
der nur von autorisierten Personen betreten werden kann. Vor der Installation und während des
Betriebes des Produkts ist sicherzustellen, dass die Sicherheit des Rechners und des installierten
Betriebssystems nicht kompromitiert ist bzw. wird. Die DocuWare Software ist selbst signiert und kann
nach einer Manipulation nicht gestartet werden, da die Signatur gebrochen ist. Das auf dem Rechner
installierte Betriebssystem ist bezüglich verfügbarer Security-Fixes und Updates auf einem aktuellen
Stand zu halten. Zur Laufzeit darf kein weiteres Betriebssystem auf dem Rechner aktiv sein (Virtual
Machines).

Zugriffe auf die Ablage-Struktur von DocuWare müssen nur DocuWare-Servern (DocuWare Content
Server) vorbehalten sein. Andere Benutzer dürfen keinen Zugriff haben. Dies kann über die Windows-
Rechte-Struktur abgesichert werden.

DocuWare-Arbeitsstationen, die zur Erstellung von Qualifizierten Elektronischen Signaturen genutzt


werden, müssen in einem internen Netz betrieben werden, das über eine Firewall gegen äußere
Angriffe geschützt ist. Zugriffe von öffentlichen Netzen auf das lokale Netz, in dem sich der Rechner
befindet, müssen durch die Verwendung eines entsprechend konfigurierten Routers unterbunden
werden. Weiterhin muss auf der Arbeitsstation ein aktueller Virenscanner installiert sein.

Die verwendeten Chipkarten-Terminals sind unmittelbar mit dem Rechner verbunden, auf dem der
DocuWare Client installiert ist und betrieben wird (kein KIOSK-System).

177
Stempel und Elektronische Signatur

Die Systemzeit des Rechners, auf dem DocuWare Authentication Server installiert ist, muss korrekt sein.
Es wird empfohlen, die Systemzeit über eine entsprechende Zeitreferenz (NTP) zu synchronisieren.

Zur Erzeugung Qualifizierter Elektronischer Signaturen sind Chipkarten-Terminals mit eigener Tastatur,
sichere Signaturerstellungseinheiten (Signaturkarten), die die Microsoft Crypto-API implementieren,
und qualifizierte Zertifikate einzusetzen, deren Eignung nach den Vorgaben von Signaturgesetz und
Signaturverordnung geprüft und bestätigt ist.

Der Organisations-Administrator muss sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Signaturstempel


anlegen können, und weiterhin sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Signaturstempel, die
Qualifizierte Elektronische Signaturen erzeugen, verwenden können. Es wird empfohlen,
Signaturstempel, die Qualifizierte Elektronische Signaturen erzeugen, immer Benutzern des Produkts
direkt zuzuweisen. Eine Zuweisung von Signaturstempeln über Profile, Rollen und Gruppen sollte von
administrativer Seite ausgeschlossen werden.

Der Organisations-Administrator muss für all diejenigen Personen, die Signaturstempel verwenden
dürfen, die Qualifizierte Elektronische Signaturen erzeugen, folgendes sicherstellen: Diese Personen
dürfen nur Zugriff auf Briefkörbe im DocuWare-5-Modus, nicht aber im DocuWare-4-Modus, haben
und ihnen darf es nicht erlaubt sein, Briefkörbe zu administrieren.

Der Administrator muss sicherstellen, dass immer aktuelle Zertifikate im Windows-Zertifikatsspeicher


des Rechners, auf dem der DocuWare Client installiert ist, eingespielt sind. Weiterhin muss der
Administrator sicherstellen, dass immer aktuelle Sperrlisten im Windows-Zertifikatsspeicher des
Rechners, auf dem der DocuWare Client installiert ist, eingespielt sind. Hierzu kann er die
Funktionalitäten des Windows-Betriebssystems (Windows Zertifikatsspeicher) nutzen.

Werden signierte Dokumente aus DocuWare exportiert, muss durch den Benutzer sichergestellt werden,
dass keine Unberechtigten Zugriff darauf haben.

Briefkörbe, die für Massensignaturen vorgesehen sind, dürfen nur von berechtigten Personen
verwendet werden. Dies ist über Windows-Sicherheitsmechanismen sicherzustellen.

Nutzung der Systemressourcen

DocuWare nutzt zur Erstellung der Signatur die Crypto-API, die Bestandteil der Windows-
Betriebssysteme von Microsoft ist. Die jeweilige Software der Signatur-Erstellungseinheit muss diese
Schnittstelle implementieren.

Zur Erstellung der Hash-Werte werden die zugänglichen .net Klassen im Namensraum
System.Security.Cryptography genutzt. Der Hashwert wird in einem zweistufigen Verfahren gemäß
XML-DSig erzeugt.

Wenn ein Benutzer die Signatur erzeugt, muss die gesamte Zertifikatskette, von seinem Benutzer-
Zertifikat bis zum zugehörigen Wurzel-Zertifikat im Windows-Zertifikatsspeicher gespeichert sein. Der
Windows-Zertifikatsspeicher ist Bestandteil der unterstützten Windows-Betriebssysteme.

Bei der Prüfung der Signatur muss ebenfalls die gesamte Zertifikatskette im Windows-
Zertifikatsspeicher des jeweiligen Rechners gespeichert sein. Das Benutzerzertifikat kann auch
wahlweise in der Signatur gespeichert werden. In diesem Fall muss es nicht im Windows-
Zeritifikatsspeicher des Personalcomputers, auf dem geprüft wird, vorhanden sein.

178
Stempel und Elektronische Signatur

9.2 Signaturerstellungseinheiten
Prinzipiell können alle Windows-kompatiblen Hardware-Token zum Signieren in DocuWare verwendet
werden. Kompatibel bedeutet in diesem Zusammenhang, dass der Token einen entsprechenden Crypto
Service-Provider (CSP) implementiert.

Folgende Signaturerstellungseinheiten sind bislang speziell für den Einsatz mit DocuWare 5.0 und 5.1
getestet:
 Aladdin eToken (USB-Stick) mit der Software Aladdin Runtine Environment RTE 3.62
 TeleSec E4NetKey (SmartCard) mit der Software Kobil SmartKey 3.0
 TeleSec PKS (SmartCard) mit der Software OPENLiMiT SignCubes, Version 2.1.1.1 oder höher
 Sign Trust (SmartCard) mit der Software Charismathics Smart Security Interface CSSI 3.51
 Swisscom Card mit der Software Siemens CardAPI 3.11
 Cryptoflex .NET (SmartCard) von Axalto mit der Software Microsoft Base Smart Card CSP
Zusätzlich dazu können Sie ab DocuWare 5.1a folgende Kombinationen verwenden:
 TeleSec E4NetKey (SmartCard) mit der Software OPENLiMiT Sign Cubes (bitte Hinweise beachten)
 TeleSec PKS (SmartCard) mit der Software OPENLiMiT Sign Cubes (bitte Hinweise beachten)
 Sign Trust (SmartCard) mit der Software OPENLiMiT Sign Cubes (bitte Hinweise beachten)
Mit DocuWare 5.1b Service Pack 3 wurden die folgenden Kombinationen erfolgreich getestet:
 TeleSec PKS (SmartCard) mit der Software OPENLiMiT CC Sign 2.5 (bitte Hinweis beachten)
 D-TRUST Card (SmartCard) mit der Software Secrypt digiSeal office und Secrypt digiSeal office
PRO 3.2
 Sign Trust (SmartCard) mit der Software OPENLiMiT CC Sign 2.5 (bitte Hinweis beachten) und mit
intarsys SignLive! CC
Für die Erzeugung qualifizierter Signaturen benötigt man eine Signaturerstellungseinheit, die selbst
zertifiziert ist. Eine stets aktualisierte Liste der zertifizierten Signaturerstellungseinheiten erhalten Sie
unter
http://www.bundesnetzagentur.de/enid/301f0ba08bde9ddb6cc21f2375f8e365,0/Produkte/Sichere_
Signaturerstellungseinheiten_vt.html (siehe
http://www.bundesnetzagentur.de/enid/301f0ba08bde9ddb6cc21f2375f8e365,0/produkte/sichere_sign
aturerstellungseinheiten_vt.html -
http://www.bundesnetzagentur.de/enid/301f0ba08bde9ddb6cc21f2375f8e365,0/produkte/sichere_
signaturerstellungseinheiten_vt.html) .

Hinweise zu der Software OPENLiMiT CC Sign 2.5

Wird für eine DocuWare Massensignatur die Software OPENLiMiT CC Sign 2.5 verwendet, muss jedes
Setzen der Signatur bestätigt werden. Die Häufigkeit der PIN-Abfrage ist konfigurierbar, von jedesmal
bis einmal, solange die Karte im Lesegerät ist.

179
Stempel und Elektronische Signatur

Hinweise zu der Software OPENLiMiT Sign Cubes


 Wird für eine DocuWare Massensignatur die Software OPENLiMiT Sign Cubes verwendet, muss bei
jedem Setzen der Signatur die PIN eingegeben werden.
 Damit Sie die Software OPENLiMiT Sign Cubes mit DocuWare verwenden können, müssen Sie für
OPENLiMiT Sign Cubes folgende Updates einspielen:
Update für OPENLiMiT SignCubes 2.0 auf 2.1
CRL Update für OPENLiMiT SignCubes 2.1.1.1 und 2.0.1.1
Zur Prüfung der OPENLiMiT Sign Cubes Version verwenden Sie bitte den Dialog Eigenschaften von
OPENLiMiT Sign Cubes. Dort muss in der Liste der DLLs für siqbcspx.dll die Version 2.1.1.1
verzeichnet sein.

9.3 Tablet PC
DocuWare unterstützt Tablet PC für die Betriebssysteme Windows XP, 2000 und 2003. Die
Unterstützung von Tablet PC ermöglicht handgeschriebene Anmerkungen in DocuWare. Zusätzlich
stehen Ihnen im Viewer die Optionen Textmarker und Freihandlinie zeichnen zur Verfügung.

Der Tablet PC Support für Desktop PC´s wird automatisch bei der Installation von DocuWare bzw.
Microsoft Office 2003 mitinstalliert und aktiviert.

Sie können den Tablet PC Support über folgenden Eintrag in der Registry deaktivieren:

Erstellen Sie über den Menüpunkt Bearbeiten / Neu / DWORD-Wert einen neuen DWORD-Wert für den
folgenden Namen: DisableInking.

HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\DocuWare\DocuWare\DACS\View<x>\DisableInk
ing

Für DisableInking geben Sie hier einen Wert größer als 0 ein.

180
Stempel und Elektronische Signatur

Wenn Sie den Pen auf einem Tablet PC benutzen, um eine Freihandlinie zu erstellen, werden mehr
Informationen (Pixel) zu dieser Linie gespeichert. Wenn Sie später ein Dokument, das eine solche
Linie enthält, auf einem PC ohne Tablet PC Support öffnen, wird diese Freihandlinie konvertiert und
die zusätzlichen Informationen gehen verloren. Dadurch wird die Linie kantiger.

9.4 Elektronische Signatur bei Excel-Dokumenten


Beim Öffnen von Excel-Dateien mit Excel werden die Dateien verändert, sofern Excel nicht explizit im
ReadOnly-Modus gestartet wird. Diese Veränderung findet auch statt, wenn man Excel-Dokumente aus
DocuWare heraus mit Excel öffnet.
Für die Verwendung einer elektronischen Signatur bei Excel-Dokumenten bedeutet das, dass die
Signatur gebrochen wird, sobald das Dokument, auch nur zum Anschauen, in Excel geöffnet wird.

9.5 Freihandstempel mit / ohne Tablet PC


Läuft DocuWare auf einem Tablet PC, können Freihandstempel für eine handgeschriebene Signatur
erstellt werden. Mit der Installation von DocuWare oder Microsoft Office 2003 wird für Windows XP /
2003 automatisch der Tablet PC Support installiert. Auf einem PC ohne Tablet PC Support wird die
Funktion nicht angeboten, da es nicht gut gelingt, mit einer Maus zu unterschreiben. Falls Sie dennoch
die Funktion Freihandstempel für einen solchen PC aktivieren wollen, erstellen Sie über den
Menüpunkt Bearbeiten / Neu / DWORD-Wert einen neuen DWORD-Wert für den folgenden Namen:
AllowStrokeStamps.

HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\DocuWare\DocuWare\DACS\View<x>\AllowStrok
eStamps

Für AllowStrokeStamps geben Sie hier einen Wert größer als 0 ein.

9.6 Freihandstempel fertigstellen


Wenn ein Benutzer einen Freihandstempel auf ein Dokument setzt, erkennt das Programm, wann der
Nutzer mit dem Signieren fertig ist. Standardmäßig schließt das Programm zwei Sekunden danach den
Stempeleintrag ab. Sie erkennen die Fertigstellung des Stempels an dem Rechteck, das die Unterschrift
umschließt. Den Wert von zwei Sekunden vom Beenden der Unterschrift bis zum Fertigstellen des
Stempels können Sie über den Menüpunkt Bearbeiten / Neu / DWORD-Wert in der Registry ändern.

Erstellen Sie einen DWORD-Wert mit dem Namen StrokeStampTimeout.

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\DocuWare\DocuWare\DACS\View<x>\
StrokeStampTIMEOUT

Geben Sie einen Wert größer als 0 ein für die Sekunden, die das Programm zwischen dem Beenden der
Unterschrift und dem Fertigstellen des Stempels warten soll.

Existiert der Eintrag nicht oder hat er den Wert 0, werden die standardmäßig eingestellten 2 Sekunden
verwendet.

181
Stempel und Elektronische Signatur

9.7 Preload bei Stempeln mit Formularfeldern


Damit beim Setzen eines Stempels, der Formularfelder enthält, der Formularfelddialog sofort angezeigt
werden kann, werden die darin enthaltenen Elemente vorbereitend geladen (Preload). Sie können das
Preload aber auch deaktivieren.
Gesteuert wird diese Funktion über den Registry-Eintrag AllowStampDialogPreloading vom
Typ DWORD unter HKEY_CURRENT_USER\Software\DocuWare\DocuWare\DACS\500.

AllowStampDialogPreload Preload erfolgt


ing = 1

AllowStampDialogPreload kein Preload


ing = 0

9.8 Zusätzliches Kriterium für Signaturprüfung aktivieren


DocuWare bietet jetzt bei der Signaturprüfung ein zusätzliches Prüfkriterium an.
Hintergrund dafür ist, dass die Bundesnetzagentur (BNA) gewisse Algorithmen, die für Signaturen
verwendet werden können, ab einem bestimmten Zeitpunkt als unsicher einstuft. DocuWare kann nun
bei den Signaturen die Gültigkeit und Sicherheit des verwendeten Zertifikats überprüfen und stützt
sich dabei auf die erweiterte Sicherheitseinstufung der BNA.

Folgende Ergebnisse sind bei diesem Prüfkriterium möglich:


 Signatur ist sicher: Das für die Signatur verwendete Zertifikat war zum Zeitpunkt des
Verwendens sicher und ist es auch bei der Prüfung noch. Die Signatur ist gültig
 Signatur ist unsicher: Das für die Signatur verwendete Zertifikat war zum Zeitpinkt des
Verwendens sicher, wird aber zum aktuellen Prüfzeitpunkt als unsicher eingestuft. Die Signatur
bleibt zwar gültig, verliert aber möglicherweise an Beweiskraft. Die Signatur ist gültig
 Signatur ist ungültig: Das für die Signatur verwendete Zertifikat wurde bereits zum Zeitpunkt
des Verwendens als unsicher eingestuft. oder die Signatur ist nicht mehr gültig
Da dieser neue Prüfvorgang viele bestehende Signaturen als unsicher (z.B. bei der Verwendung der
Windows Certification Authority) werten würde, wird er standardmäßig nicht verwendet. Möchten Sie
von der zusätzlichen Sicherheit dieser Signaturprüfung profitieren, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Für die Verwendung im Web Client:

Öffnen Sie im Datei-Verzeichnis des Content-Servers die Datei CryptoAlgorithms.xml und tragen dort
für CheckSecureUses den Wert true ein.

Für die Verwendung im Windows Client:

Öffnen Sie am Client-Rechner im Datei-Verzeichnis des DocuWare Clients die Datei


CryptoAlgorithms.xml und tragen dort für CheckSecureUses den Wert true ein.
Da dies eine client-seitige Einstellung ist, muss sie bei Bedarf an jedem Client einzeln angepasst
werden.

182
DocuWare-System

10 DocuWare-System

10.1 Umziehen eines DocuWare-Systems


Wollen Sie ein ganzes DocuWare-System oder auch nur Teile davon, also die Datenbank, den Content
Server, den Workflow Server oder den Authentication Server, auf einen anderen Rechner umziehen,
sind eine Reihe von Dingen zu beachten, damit die Kommunikation zwischen den einzelnen Servern,
der Datenbank und den Clients wieder einwandfrei funktioniert. Dabei gilt, dass ein Umzug nur
zwischen gleichen Systemen möglich ist, also nur zwischen MySQL und MySQL, MSSQL und MSSQL
sowie ORACLE und ORACLE.

Details lesen Sie bitte unter: Umzug eines DW-Systems (http://help.docuware.com/de/#t53490)

10.2 Verwendung zusätzlicher Systeme


Ein DocuWare-Client kann gleichzeitig auf mehrere DocuWare-Systeme zugreifen. Ein DocuWare-
Benutzer beispielsweise, der mit seinem Notebook mit dem Netzwerk verbunden ist, kann so sowohl die
zentralen Archive als auch seine Archive auf dem Notebook gleichzeitig nutzen. Das DocuWare-System,
an dem sich ein Benutzer als erstes anmeldet (beispielsweise die zentrale DocuWare-Installation der
Firma), fungiert als führendes System. In diesem führenden System muss die lokale DocuWare-
Installation des Benutzers (beispielsweise auf seinem Notebook) als eine zusätzliche Verbindung
eingerichtet sein, damit der Benutzer auch gleichzeitig auf die lokalen Archive zugreifen kann. Der
Benutzer kann zudem in seiner lokalen Installation (auf dem Notebook) die zentrale DocuWare-
Installation der Firma als zusätzliche Verbindung konfigurieren. Meldet er sich als erstes im lokalen
DocuWare-System an, fungiert dieses als führendes System. Dem Benutzer stehen immer die
funktionalen Rechte zur Verfügung, die er in dem DocuWare-System hat, an das er sich als erstes
angemeldet und hat und das damit als führendes System fungiert. Archive des Systems, an das sich der
Benutzer zusätzlich angemeldet hat, werden dadurch gekennzeichnet, das an den Namen des Archivs
ein "(*)" angehängt wird.

Um den Zugriff auf die weitere Verbindung zu gewährleisten, müssen die notwendigen Einstellungen
vorgenommen werden, und zwar in der DocuWare-Administration unter <Organisation
x>/Allgemein/Zusätzliche Verbindungen.

Hinweise zur Verwendung zusätzlicher Systeme

Ein DocuWare-Client kann gleichzeitig auf Archive mehrerer DocuWare-Systeme zugreifen. Das
DocuWare-System, an dem sich ein Benutzer als erstes anmeldet, fungiert als führendes System.

Dem Benutzer stehen immer die Stempel, die RECOGNITION-Konfigurationen sowie die OCR- und
Barcode-Einstellungen des führenden Systems zur Verfügung.

Sie können mittels ACTIVE IMPORT und TIFFMAKER sowohl in die Archive des führenden Systems als
auch in die des zusätzlichen Systems Dokumente ablegen. Hat man allerdings in ACTIVE IMPORT-Jobs
oder TIFFMAKER-Konfigurationen RECOGNITION-Konfigurationen eingebunden, so kann die Auslese
durch RECOGNITION beim Lauf von ACTIVE IMPORT bzw. TIFFMAKER nur ausgeführt werden, wenn
diese RECOGNITION-Konfiguration am führenden System zur Verfügung steht.

183
DocuWare-System

Möchten Sie ACTIVE IMPORT-Jobs oder TIFFMAKER-Konfigurationen mit eingebundenen


RECOGNITION-Konfigurationen in beiden Systemen verwenden, so müssen Sie die RECOGNITION-
Konfigurationen und die ACTIVE IMPORT-Jobs bzw. die TIFFMAKER-Konfigurationen an beiden
Systemen einrichten.

Beispiel:

Ein Benutzer ist im System A angemeldet und erstellt dort die RECOGNITION-Konfiguration
-

Zu einem anderen Zeitpunkt meldet er sich als erstes am System B an, so dass dieses das führende
System ist. Wird nun der ACTIVE IMPORT-Job gestartet, wird dieser zwar ausgeführt und die
die eingebettete
Auslese durch RECOGNITION kann jedoch nicht durchgeführt werden.

Um das Problem zu umgehen, kann der Benutzer sich als erstes am System B anmelden und dort eine
RECOGNITION- icht. Danach richtet
er einen neuen ACTIVE IMPORT- -Konfiguration

Arbeitet der Benutzer nun mit dem System A als führendes System, aktiviert er den ACTIVE IMPORT-

IMPORT-
RECOGNITION-Auslese in beiden Systemen ausgeführt.

10.3 Systemweite Einstellungen


Komprimierte Kommunikation

Bei Bedarf können Sie die Kommunikation innerhalb eines DocuWare-Systems komprimieren. Das
betrifft dann sowohl die Kommunikation der Server untereinander als auch die Client- Server-
Kommunikation und zwar für das gesamte DocuWare-System. Es ist nicht möglich, nur einen Teil der
Kommunikation zu komprimieren.

Um die komprimierte Kommunikation einzustellen, müssen Sie die DocuWare-Dateien vom Typ
exe.settings anpassen. In den Dateien DWAuthenticationServer.exe.settings,
DWContentServer.exe.settings und DWWorkflowServer.exe.settings, die sich auf den Rechnern der
jeweiligen Server befinden, bestehen jeweils die beiden folgenden Sektionen. In diese müssen Sie den
rot markierten Teil einfügen.

184
DocuWare-System

Des Weiteren müssen Sie auf allen Client-Rechnern die Datei DocuWare.Administration.exe.settings
anpassen. Auch hier müssen Sie den rot markierten Teil einfügen.

Die Datei DocuWare.Administration.exe.settings ist an allen Client-Rechnern eines Systems gleich. Das
bedeutet, dass es genügt, die Datei einmal anzupassen und dann diese aktualisierte Datei auf allen
Client-Rechnern einzuspielen.

185
DocuWare-Zusatzmodule

11 DocuWare-Zusatzmodule

11.1 DocuWare Printer


Mit DocuWare Printer können Sie Dokumente direkt aus Ihren Anwendungen, z.B. Ihrem ERP, in PDF/A
umwandeln und in DocuWare importieren. PDF/A ist ein spezielles Langzeitarchivierungsformat. Die
Ablage erfolgt entweder in Ihren Briefkorb oder direkt in ein Archiv. Sie wählen den DocuWare Printer
aus der Druckerliste aus und klicken auf OK. DocuWare Printer liest bestimmte Elemente aus dem zu
verarbeitenden Dokument oder erkennt den Namen der druckenden Anwendung. Daraufhin wird
identifiziert, welche der DocuWare-Printer-Konfigurationen auf ein bestimmtes Dokument
angewendet werden sollen.

Für diese Anwendung muss die Serverkomponente DocuWare Desktop installiert sein.

Die Konfiguration von DocuWare Printer erfolgt in den Web-Client-Einstellungen, Bereich DocuWare
konfigurieren > DocuWare Printer http://help.docuware.com/de/#t57661, der Aufruf der Anwendung
über das Druckmenü und die Druckerliste der jeweiligen Anwendung.

11.1.1 Log-Datei für DocuWare Printer anlegen


Für den DocuWare Printer Treiber kann eine Log-Datei konfiguriert werden, indem man in dem
Registry Key
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\DocuWare\Desktop]
einen String Value mit Namen "DWPrinterDriverLogPath" anlegt und dort einen Pfad angibt, der mit
Backslash abgeschlossen ist, z.B.:

"DWPrinterDriverLogPath"="c:\temp\"

Bei 32-Bit-Systemen muss man den Registry Key


[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\DocuWare\Desktop] verwenden.

11.2 DocuWare CONTENT-FOLDER

11.2.1 Dateierweiterung der CONTENT-FOLDER Mappen


Mit CONTENT-FOLDER ab DocuWare 5 haben die CONTENT-FOLDER Mappen die Dateierweiterung CF5.
Vorherige CONTENT-FOLDER Versionen erzeugen Mappen mit der Dateierweiterung CFF.

Beim CONTENT-FOLDER Setup von DocuWare 5 wird geprüft, ob die Dateierweiterung CFF in der
Systemsteuerung eingetragen und CONTENT-FOLDER zugewiesen ist. Ist dies der Fall, wird beim Setup
die Dateierweiterung CF5 der DocuWare 5 Version von CONTENT-FOLDER zugewiesen, die Zuweisung
der Dateierweiterung CFF zur Vorversion bleibt erhalten. Ist die Dateierweiterung CFF nicht in der
Systemsteuerung eingetragen, werden die Dateierweiterungen CF5 und CFF dem CONTENT-FOLDER der
Version von DocuWare 5 zugewiesen.

186
DocuWare-Zusatzmodule

11.2.2 Angezeigte Indexfelder innerhalb einer CONTENT-FOLDER Gruppe


Bei der Erstellung einer neuen CONTENT-FOLDER Gruppe werden die Indexfelder in die CONTENT-
FOLDER Gruppe aufgenommen, die in der Ergebnisliste vorhanden sind, von der aus die CONTENT-
FOLDER Gruppe erstellt worden ist.

Wird später dieser Ergebnisliste ein weiteres Feld hinzugefügt (z.B. weil das Archiv um ein Feld ergänzt
wurde), wird dieses Feld nicht automatisch auch der CONTENT-FOLDER Gruppe hinzugefügt. Manuell
kann dies aber innerhalb der CONTENT-FOLDER Gruppe vorgenommen werden (Menü Optionen
).

Wird ein Feld, das in einer CONTENT-FOLDER Gruppe enthalten ist, aus dem Archiv gelöscht, erscheint
eine Meldung, dass dieses Feld nicht weiter angezeigt werden kann. Die Gruppe wird dann
entsprechend der Standard-Einstellungen angezeigt.

11.2.3 CONTENT-FOLDER Mappen synchronisieren nach DocuWare Update


Synchronisieren Sie CONTENT-FOLDER Mappen, die mit DocuWare 5.0 erstellt wurden, zum ersten Mal
in einem DocuWare 5.1-System, erhalten Sie eine Meldung, dass sich das Archiv geändert hat und dass
die Formatierung der Gruppe(n) bei der Synchronisation verloren geht. Dabei treten folgende Effekte
auf:
 Alle Einstellungen bezüglich Schriftfarbe, -größe und art sowie Hintergrundfarbe werden auf die
Standardwerte zurückgesetzt
 Alle Zeilen werden gelesen" angezeigt, weil sich mit der Synchronisation die Struktur der
Liste ändert
 Wurde die CONTENT-FOLDER Mappe nicht aus der Standard-Ergebnisliste erzeugt, kann es
passieren, dass andere Spalten als vorher angezeigt werden (mehr oder auch weniger)
 Felder, die nicht in der Standard-Ergebnisliste enthalten sind, die aber für die Suchabfrage
verwendet worden sind, sind in der CONTENT-FOLDER Mappe enthalten.

11.2.4 Einstellungen
Folgende Einstellungen in der Windows Registry gelten für alle CONTENT-FOLDER Mappen, die ein
Benutzer auf einem bestimmten Rechner benutzt.

HKEY_CURRENT_USER\Software\DocuWare\DocuWare\CONTENT-FOLDER

LastImportPath [String] Zuletzt verwendeter Pfad beim Import von Dateien (Menü "Datei - Import").

LastPath [String] Zuletzt verwendeter Pfad, in der eine CONTENT-FOLDER Mappe gespeichert wurde.

MaxGroupRows Maximale Anzahl an Zeilen, die beim Erzeugen einer Gruppe in einer CONTENT-
FOLDER Mappe ohne Scrollbar angezeigt werden. Default Wert: 15.

Maximale Anzahl an Treffern je Gruppe:

In der DocuWare-Administration auf Organisationsebene können Sie unter Allgemein Verschiedenes


angeben, wie viele Treffer maximal je Gruppe angezeigt werden.

187
DocuWare-Zusatzmodule

Wenn Sie hier einen Wert angegeben haben, wird Ihnen in Ihrer CONTENT-FOLDER Gruppe neben dem
Dokumente (3 ++
Einträge) ) Wenn Sie einen neuen CONTENT-FOLDER erstellen und dieser mehr als MAXHITS Einträge
besitzt, erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie nochmals die maximale Anzahl der Einträge in der
CONTENT-FOLDER Gruppe angeben können.

Hinweise:

Falls in CONTENT-FOLDER angezeigte Nummern ohne Tausender-Trennzeichen dargestellt werden


sollen, so gehen Sie folgendermaßen vor:
 Öffnen Sie den Registry Schlüssel
HKEY_CURRENT_USER\Software\DocuWare\DocuWare\500
 Erstellen Sie den neuen DWORD-Wert IgnoreThousandOperator
 Geben Sie diesem DWORD den Wert
1, um das Trennzeichen nicht zu verwenden (z.B.: 1234567
0, um das Trennzeichen zu verwenden (Standardeinstellung) (z.B.: 1.234.567)

11.3 DocuWare RECOGNITION


Vor dem Erzeugen des TIFF-Formats werden mit TIFFMAKER die Auslesebereiche aus dem
Druckdatenstrom ausgelesen.

11.3.1 Verwendete OCR-Version


In DocuWare 5.1 ist Capture Development System, Version 15.3 integriert.

11.3.2 OCR für Farbbilder


Mit OCR können Texte aus Grauwertbildern oder Farbbildern folgender Formate ausgelesen werden:
*.tif, *.jpg, *.png, *.bmp, *.pcx.

Ab DocuWare 5.1b Service Pack 3 steht im Rahmen von Volltextworkflows die Option Autorotation
auch für Farbbilder zur Verfügung.

Bildverbesserung und Barcode funktionieren für die genannten Grauwert- oder Farbformate nicht,
sondern nur für Schwarz-Weiß-Bilder. Während RECOGNITION ausgeführt wird, werden die Funktionen
Bildverbesserung und Barcode automatisch deaktiviert, falls es sich nicht um ein Schwarz-Weiß-Bild
handelt.

Die OCR funktioniert am besten mit Dokumenten, die mit 300 bzw. 400 dpi ausgedruckt werden.
Maximales Pixel-Format ist 32000x32000. Alles, was darüber liegt, kann die OCR nicht mehr
verarbeiten.

Die OCR hat Standard-Werte für Bildgrößen, und zwar 28 Inches oder 8400 Pixel. Mit Bilddateien, die
in beiden Fällen unterhalb dieser Werte in Höhe und Breite liegen, wird der Erkennungsprozess sicher
und erfolgreich ausgeführt. Bilddateien, die diese Werte überschreiten, können bis zu einer Pixelanzahl
von 32000x32000 noch verarbeitet werden, allerdings mit niedrigerer Erkennungsrate und
Performance.

188
DocuWare-Zusatzmodule

Papiergröße Bilddatei-Typ Auflösung


A4 s/w Bis zu 2400 dpi
8,3x11,7 Inch 4-oder 8-Bit Graustufen, 8-Bit Color Bis zu 1600dpi
24-Bit True Color Bis zu 1200 dpi

A3 s/w, 4-oder 8-Bit Graustufen, 8-Bit Color Bis zu 1600dpi


16,5x11,7 Inch 24-Bit True Color Bis zu 1200 dpi
A2 s/w, 4-oder 8-Bit Graustufen, 8-Bit Color Bis zu 600 dpi
16,5x23,4 Inch 24-Bit True Color Bis zu 600 dpi
A1 s/w, 4-oder 8-Bit Graustufen, 8-Bit Color Bis zu 600 dpi
33,1x23,4 Inch 24-Bit True Color Bis zu 400 dpi
A0 s/w, 4-oder 8-Bit Graustufen, 8-Bit Color Bis zu 400 dpi
33,1x46,8 Inch 24-Bit True Color Bis zu 300 dpi

11.3.3 Lizenzdatei für OCR


In dem Verzeichnis für die Programmdateien von DocuWare befindet sich ebenfalls die Datei
scansoft.lic.Dies ist die Lizenzdatei für das OCR-Programm. Der DocuWare-Benutzer muss Schreibrecht
auf diese Datei haben, da andernfalls die OCR-Bibliotheken nicht geladen werden können und daher
die Zeichenerkennung nicht funktioniert.

Sollte ein Administrator einem Benutzer das Schreibrecht auf dem DocuWare Prgrammverzeichnis
nehmen, wird automatisch die Datei scansoft.lic in das Temp-Verzeichnis des Benutzers kopiert. So hat
der Benutzer wieder Schreibrecht auf die Datei und kann die OCR verwenden.

11.3.4 OCR-Einstellung zur Fleckenentfernung


Das Auslesen per OCR beinhaltet einen Algorithmus zur Fleckenentfernung auf dem Dokument. Dieser
Algorithmus ist standardmäßig eingeschaltet. Im Einzelfall können Zeichen besser oder schneller
ausgelesen werden, wenn dieser Algorithmus ausgeschaltet wird. Fügen Sie dazu den Registry-Key
DespeckleImage vom Typ DWORD an der folgenden Stelle ein.

HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\DocuWare\DocuWare\DWOCR\

DespeckleImage=0 Fleckenentfernung ausgeschaltet

DespeckleImage=1 Fleckenentfernung eingeschaltet (standard)

11.3.5 RECOGNITION für Fremdformate


Sie können eine RECOGNITION-Konfiguration so einstellen, dass ein Dokument nach der
Bildverbesserung gespeichert und das Originaldokument überschrieben wird. Falls das Dokument ein

189
DocuWare-Zusatzmodule

Schwarz-Weiß-Bild mit dem Format *.tif, *.jpg, *.bmp, *.png oder *.pcx ist und eine Checksumme hat,
kann das Dokument jedoch nach der Bildverbesserung nicht gespeichert werden, da dann die
Checksumme, die z.B. durch das Setzen der Elektronischen Signatur erstellt wurde, zerstört würde.

Auch wenn das Dokument eine falsche Checksumme hat, kann es nach der Bildverbesserung nicht
gespeichert werden.

Falls das Dokument eine korrekte Checksumme und keine Signatur hat, kann das Dokument nach der
Bildverbesserung gespeichert werden. Die Checksumme wird rückberechnet und als Quelle für das Bild
wird Image Enhancement angegeben.

11.3.6 Verwendung neuer und geänderter RECOGNITION-Konfigurationen


Wird an einem DocuWare Arbeitsplatz eine RECOGNITION-Konfiguration neu erstellt oder geändert, so
kann an diesem Rechner die neue oder geänderte Konfiguration sofort verwendet werden. An allen
anderen Arbeitsplätzen müssen die Applikationen, die die neue oder geänderte RECOGNITION-
Konfiguration verwenden sollen, zuvor neu gestartet werden.

Hintergrund:

An dem Arbeitsplatz, an dem die RECOGNITION-Konfiguration neu erstellt oder geändert wird, wird in
der Registry der Eintrag
HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\DocuWare\Recognition\ReloadRecognitionSettings
hinzugefügt und der Wert auf 1 gesetzt. Bevor RECOGNITION ausgeführt wird, wird dieser Wert
überprüft. Ist der Wert gleich 1, so werden die RECOGNITION-Einstellungen vom Server neu geladen
und erst dann RECOGNITION ausgeführt.

11.3.7 Verwendung neuer und geänderter OCR- und Barcode-Konfigurationen


Wird an einem DocuWare Arbeitsplatz eine OCR- oder Barcode-Konfiguration neu erstellt oder
geändert, so müssen auch an diesem Rechner die DocuWare Module neu gestartet werden, die diese
Konfigurationen verwenden sollen. Durch den Neustart werden die neuen Einstellungen vom Server
geladen.

11.4 DocuWare ACTIVE IMPORT


Die Eigenschaften und Möglichkeiten von DocuWare ACTIVE IMPORT entnehmen Sie bitte der Online-
Hilfe von ACTIVE IMPORT.

Hinweise:
 Wenn Sie in ACTIVE IMPORT eine HTML-E-Mail im Originalformat (verfügbare Option bis
einschließlich 4.5b) importieren, dann wird diese E-Mail in RTF-Format konvertiert.
 Jeder ACTIVE IMPORT Job öffnet eine eigene Datenbankverbindung. Dadurch werden je nach
Anzahl der ACTIVE IMPORT Jobs und je nach Datenbanktyp eine bestimmte Anzahl von Lizenzen
gebunden. Beachten Sie dies vor allem, wenn Ihnen nur eine beschränkte Anzahl von
Datenbanklizenzen zur Verfügung steht.
 ACTIVE IMPORT kann nicht nach leeren Datenbankeinträgen (SQL_NULL) suchen, deshalb können
solche Einträge auch nicht als Matchcode verwendet werden.

190
DocuWare-Zusatzmodule

 Mit folgenden Kennungen versucht ACTIVE IMPORT auf eine SQL Tabelle zuzugreifen:
1. Anmeldung mit langem Benutzernamen; falls die Anmeldung misslingt
2. Anmeldung mit BenutzerID (kurzer Benutzername), falls die Anmeldung misslingt
3. Benutzername und Passwort der DSN Konfiguration falls verfügbar, wenn die Anmeldung
misslingt
4. der ODBC Anmelde-Dialog öffnet sich.
Einige ODBC Treiber lassen eine Speicherung von Benutzername und Passwort in DSN nicht zu,
beispielsweise MS SQL Server. In diesem Fall funktioniert der obige Punkt 3 nicht.
 Bei der Auswahl / Verwendung einer sehr großen Textdatei (> 10 MB) als Datenbank zur
Indexerweiterung können spürbare Zeitverzögerungen auftreten.
 Verwenden Sie Office 2010 und haben

11.4.1 ACTIVE IMPORT mit Office 2010

Office 2010 x64

Bei einer Office 2010 x64 Installation kann ACTIVE IMPORT keine Mail-Jobs ausführen. Der Mail-Client
wird von ACTIVE IMPORT nicht erkannt.

Office 2010 "Click-to-run"-Modus

Verwenden Sie Office 2010 und haben es per "Click-to-run" installiert, können Sie keine Mail-Jobs bei
ACTIVE IMPORT verwenden, da bei der "Click-to-run"-Installation virtuelle Laufwerke erstellt werden,
auf die ACTIVE IMPORT nicht zugreifen kann.

11.4.2 E-Mail-Job bei öffentlichen Ordnern


Bei einem E-Mail-Job, der einen öffentlichen Ordner überwacht, steht Ihnen auf der Registerkarte
Quelle beim Check-Intervall die Option Sofort nicht zur Verfügung. Geben Sie in diesem Fall für das
Check-Intervall den von Ihnen gewünschten Wert in Sekunden an.

11.4.3 Indexvergabe mittels Metaindex-Datei


ACTIVE IMPORT kann die Archivierung in DocuWare automatisch vollziehen. Eine der Methoden hierzu
ist die Metaindex-Datei. Hierbei werden die benötigten Indexbegriffe aus einer Textdatei, die in einem
fest definierten Format vorliegt, entnommen und in die definierten Indexfelder übertragen. Die
Verwendung des Bemerkungsfeldes ist dabei nicht möglich.

Dazu wurde das Metaindex-Dateiformat definiert, das aus der Metaindex-Bestandsdatei und der
Metaindex-Beschreibungsdatei besteht.

Aufbau des Metaindex-Dateiformats

Die Metaindex-Bestandsdatei für ACTIVE IMPORT ist eine Textdatei im CSL-Format (Comma Separated
List). Sie hat den gleichen Namen wie die zu importierende Datei und ist für jede dieser Dateien
erforderlich. Zudem hat sie eine Dateierweiterung, die in der ACTIVE IMPORT Konfiguration unter
Dateierweiterung einstellbar ist. Die Metaindex-Bestandsdatei enthält die Indexeinträge für die spätere
Archivierung durch Komma und Anführungszeichen getrennt. Sie darf nicht in Unicode vorliegen.

191
DocuWare-Zusatzmodule

Beispiel: "001","SMITH CORP.","INVOICE"," 12.06.1999","120034"

Die Metaindex-Beschreibungsdatei ist eine Textdatei im Windows-Konfigurationsdateiformat (INI-


Datei), die den Aufbau der Metaindex-Bestandsdatei beschreibt. Sie ist nur einmal pro ACTIVE IMPORT
Job erforderlich und kann einen beliebigen Dateinamen haben, der in der ACTIVE IMPORT Job
Konfiguration unter Metaindex-Beschreibungsdatei angegeben wird. Die Metaindex-
Beschreibungsdatei besteht aus einer Sektion [METAINDEXFIELDS], die der laufenden Nummer der
Einträge in der Metaindex-Bestandsdatei ein Feld in der Dokumentdatenbank anhand dessen Feldindex
zuweist.

Beispiel:

[METAINDEXFIELDS]

COUNT=5

1=RecNo

2=0

3=1

4=64

5=96

Für das Beispiel wäre dann nach der Indexvergabe:

RecNo=001

SMITH CORP. der Eintrag des Feldes mit dem Index 0

INVOICE der Eintrag des Feldes mit dem Index 1

12.06.1999 der Eintrag des Feldes mit dem Index 64

120034 der Eintrag des Feldes mit dem Index 96

Erstellen von Metaindex-Dateien für ACTIVE IMPORT

Im Folgenden ist beschrieben, wie man Metaindex-Dateien für Testzwecke manuell erstellt. Die
Anbindung über ein Fremdprogramm muss vom Anwender selbst programmiert bzw. zugekauft
werden.

Beispiel

Unser Beispieldokument Test.doc soll mit ACTIVE IMPORT in das DocuWare Beispiel-Archiv Techdoc
abgelegt werden. Hierbei sollen Indexinformationen in folgende Datenbankfelder übernommen
werden:

192
DocuWare-Zusatzmodule

Feldnamen
Name
Datum
Stand
ID-Nummer

In unserem Beispiel sind den Feldnamen folgende Feldtypen zugeordnet:

Feldnamen Feldtypen
Name Text20-Feld
Datum Datumsfeld
Stand Text20-Feld
ID-Nummer Numerisches Feld

Bemerkungsfelder können für die Indexvergabe über Metaindex-Dateien nicht verwendet werden.

Die Indizes der einzelnen Felder können Sie der ADF Datei des entsprechenden Archivs entnehmen.

Somit sind in unserem Beispiel den Feldnamen und den Feldtypen folgende Feldindizes zugeordnet:

Feldnamen Feldtypen Feldindizes


Name Text20-Feld 0
Datum Datumsfeld 64
Stand Text20-Feld 1
ID-Nummer Numerisches Feld 96

Diese Informationen benötigen Sie zum Erstellen der Einträge in der Metaindex-Beschreibungsdatei.

Erstellen der Einträge für die Metaindex-Beschreibungsdatei

Geben Sie mit einem Editor für die Metaindex-Beschreibungsdatei folgende Einträge ein:

[METAINDEXFIELDS]

COUNT=5

1=RecNo

193
DocuWare-Zusatzmodule

2=0

3=64

4=1

5=96

Die Bedeutung der Einträge:

COUNT=5 bedeutet, dass 5 Zeilen nach unten gezählt werden soll. Bitte beachten Sie, dass
COUNT in großen Buchstaben geschrieben wird.

1=RecNo ist die 1. Zeile und bezeichnet die Eintragsnummer. Diese Zeile muss immer
vorhanden sein und immer an 1. Stelle stehen. Sie bezeichnet das 1. Feld in der
Metaindex Bestandsdatei. Bitte achten Sie auf die Groß/Kleinschreibung des
Wortes RecNo.

2=0 ist die 2. Zeile und bezeichnet das 2. Feld in der Metaindex Bestandsdatei, in
diesem Fall Name.

3=64 ist die 3. Zeile und bezeichnet das 3. Feld in der Metaindex Bestandsdatei, in
diesem Fall Datum.

4=1 ist die 4. Zeile und bezeichnet das 4. Feld in der Metaindex Bestandsdatei, in
diesem Fall Stand.

5=96 ist die 5. Zeile und bezeichnet das 5. Feld in der Metaindex Bestandsdatei, in
diesem Fall ID-Nummer.

Speichern Sie die Metaindex-Beschreibungsdatei z.B. unter Mtindx.ini.

Erstellen der Einträge für die Metaindex-Bestandsdatei

Geben Sie mit einem Editor in die Metaindex Bestandsdatei folgende Einträge ein:

"001","Testdokument","04.05.2000","Entwurf",622536

Die Bedeutung der Einträge:

"001" ist die Eintragsnummer. Sie muss immer vorhanden sein und an
erster Stelle stehen. Dieser Eintrag muss immer drei Stellen haben;

"Testdokument" ist das 2. Feld. Dieser Eintrag wird in der Ablagemaske im Feld Name
stehen.

"04.05.2000" ist das 3. Feld. Dieser Eintrag wird in der Ablagemaske im Feld
Datum stehen.

194
DocuWare-Zusatzmodule

"Entwurf" ist das 4. Feld. Dieser Eintrag wird in der Ablagemaske im Feld Stand
stehen.

622536 ist das 5. Feld. Dieser Eintrag wird in der Ablagemaske im Feld ID-
Nummer stehen.

Achten Sie bitte bei der Eingabe auf Folgendes:


 Jedes Feld muss mit einem Komma getrennt werden.
 Außer bei dem numerischen Feld müssen Feldinhalte in Anführungszeichen stehen.
 Die Angaben für ein Datumsfeld müssen immer im Format dd.mm.yyyy erfolgen, wobei dd der Tag,
mm der Monat und yyyy das Jahr ist.
Achten Sie beim Speichern der Metaindex-Bestandsdatei bitte auf Folgendes:
 Speichern Sie die Metaindex-Bestandsdatei unter dem gleichen Namen wie das Dokument, auf
das sie sich bezieht, in unserem Fall Test.
 Geben Sie als Dateierweiterung z.B. txt ein.

Hinweise für die Verwendung von numerischen Werten

Zahlen, die in ein numerisches Feld abgelegt werden, müssen nicht in Anführungszeichen stehen.

Wird die Zahl trotzdem in Anführungszeichen gesetzt, werden Kommas und Punkte in der Zahl nicht
beachtet. Falls Fixkommastellen für dieses Feld in der Archiv-Verwaltung eingestellt sind, werden die
entsprechenden letzten Stellen der Zahl als Nachkommastellen verwendet.

Wird die Zahl nicht in Anführungszeichen gesetzt, so ist zu beachten, dass ein Komma als Trennung
zwischen den Feldern interpretiert wird. Punkte werden auch hier nicht beachtet.

Beispiele:
Fix-komma- Eintrag der Index in DocuWare Bemerkung
stellen Metaindex-
Bestandsdatei
0 "1,20034" 120034 Komma wird wegen der
Anführungszeichen nicht beachtet
0 "1200.34" 120034 Punkt wird nicht beachtet, egal ob
Anführungszeichen gesetzt sind oder
0 1200.34 120034
nicht
2 "1,20034" 1200,34 Komma wird wegen der
Anführungszeichen nicht beachtet; 2
Nachkommastellen als feste Feld-
Einstellung
3 "1.20034" 120,034 Punkt wird nicht beachtet, egal ob
Anführungszeichen gesetzt sind oder
3 12003.4 120,034
nicht; 3 Nachkommastellen als feste Feld-
Einstellung

195
DocuWare-Zusatzmodule

0 120,034 120 Fehler! Komma wird als Trennzeichen


interpretiert; 034 kommt in das nächste
Feld, die folgende Indexzuweisung passt
nicht mehr
1 12003,4 1200,3 Fehler! Komma wird als Trennzeichen
interpretiert; 4 kommt in das nächste
Feld, die folgende Indexzuweisung passt
nicht mehr. Der Indexwert hat eine
Nachkommastelle als feste Feld-
Einstellung

Beim Update von ACTIVE IMPORT 2 auf ACTIVE IMPORT 3 werden die Jobs von ACTIVE IMPORT 2
übernommen.

11.4.4 Externe Konvertierungsprogramme


Sie haben in ACTIVE IMPORT die Möglichkeit, zu importierenden Dateien vor dem Import mit Hilfe
eines externen Programmes zu konvertieren.

ACTIVE IMPORT übergibt diesem Programm die benötigten Informationen als Startparameter:
 Der Startparameter "-s" gibt die zu bearbeitende Datei an
 Der Startparameter "-t" gibt das Zielverzeichnis an
 Der Startparameter "-c" gibt eine Konfigurationsdatei an, die das externe Programm unter
Umständen benötigt.
Die Kommandozeile, die dem externen Programm übergeben wird, kann z.B. folgendermaßen aussehen:

"-sE:\documents\document01.xyz" "-tc:\temp\" "-c:\config\config.ini"

11.4.5 Indexierungserweiterung durch CSV Dateien oder Textdateien mit


Trennzeichen
Eine CSV Datei hat immer ein Komma (Comma Separated Values) als Trennzeichen der Felder eines
Datensatzes. Sind Felder eines Datensatzes durch Hochkommas eingeschlossen, so werden diese beim

DocuWare in das gewählte Datenbankfeld übernommen.

Im Gegensatz zu einer CSV Datei können Textdateien mit Trennzeichen ein beliebiges Trennzeichen für
die Felder der Datensätze haben. Hochkommas um Feldeinträge werden in diesem Fall immer mit
chkommas, in das
gewählte Datenbankfeld übernommen.

Beim Einrichten der Indexierungserweiterung muss der erste Datensatz der Datei vollständig ausgefüllt
sein. Falls dies nicht der Fall ist, so lassen sich die Felder, die keinen Wert haben, nicht zuweisen.

196
DocuWare-Zusatzmodule

11.4.6 Übernahme des Sende- bzw. Empfangsdatums von E-Mails als Indexkriterium
Das Sende- und das Empfangsdatum von E-Mails kann von ACTIVE IMPORT als Indexkriterien
übernommen werden. Dabei ist zu beachten, dass nur Daten bis einschließlich 31.12.2037 ausgelesen
werden können. Daten ab dem 01.01.2038 können aufgrund der Verwendung von CTime Objekten
nicht korrekt ausgelesen werden. Die zugeordneten Indexfelder bleiben dann leer.

11.4.7 Hinweis zur Übernahme des Erstellungsdatums einer Datei als Indexkriterium
Wird eine Datei von einem Verzeichnis in ein anderes kopiert, so ändert Windows das Erstellungsdatum
der Datei auf den Tag und die Zeit, an der die Datei kopiert wurde. Die Übernahme des
Erstellungsdatums macht folglich nur Sinn, wenn die Datei vor dem Import mit ACTIVE IMPORT nicht
kopiert wurde.

11.4.8 64-Bit-DSN nicht in ACTIVE IMPORT auswählbar


Wenn Sie für die Indexerweiterung bei ACTIVE IMPORT eine neue Benutzer-/System-DSN einrichten,
müssen Sie bei 64-Bit Betriebssystemen folgendes beachten:
Legen Sie über Systemsteuerung >Verwaltung > Datenquelle (ODBC) eine neue DSN an, ist dies eine
64-Bit-DSN. Diese stehen in ACTIVE IMPORT nicht zur Auswahl.
Um in einem 64-Bit Betriebssystem eine 32-Bit-DSN einzurichten, verwenden Sie bitte das Programm
odbcad32.exe, das Sie unter %systemdrive%\Windows\SysWoW64 finden. Eine auf diesem Weg
erstellte DSN ist dann in ACTIVE IMPORT auswählbar.

Siehe hierzu auch: http://support.microsoft.com/kb/942976 (siehe


http://support.microsoft.com/kb/942976 - http://support.microsoft.com/kb/942976)

11.4.9 Struktur der Ordner AIBACKUP und Processed


Bei Datei-Jobs wird für jeden von ACTIVE IMPORT beobachteten Ordner der Unterordner
AIBACKUP:XXX (wobei XXX für die Job-Nummer steht) und dazu der Unterordner PROCESSED erstellt.
In diesen Ordnern werden Dateien gespeichert, wenn der Import nicht korrekt durchgeführt werden
konnte (Backup-Ordner) oder wenn die Dateien laut ACTIVE IMPORT-Einstellungen nach dem Import
nicht gelöscht werden sollen (Processed-Ordner).

Für den Fall, dass ACTIVE IMPORT in diese Ordner Dateien mit Namen speichern muss, die in diesen
Ordner bereits bestehen, werden ab DocuWare 5 Unterordner mit Namen AI_x erstellt, wobei x eine
fortlaufende Nummer ist. Die Dateien werden dann in diesen Unterordnern gespeichert. Auf diese
Weise können mehrere Dateien mit gleichen Namen im Backup-Ordner oder auch im Processed-Ordner
gespeichert werden.

Für den Fall, dass der Import von Dokumenten, die im Backup-Ordner gespeichert wurden, noch einmal
versucht werden soll, kann einfach der Inhalt des Backup-Ordners (außer der Log-Datei alle Dateien
und Unterverzeichnisse) in den überwachten Ordner verschoben werden. Um die Dateien aus den
möglichen Unterordnern auch zu importieren, muss die Option Dateien aus Unterverzeichnissen
importieren auf der Registerkarte Quelle für den ACTIVE IMPORT Job aktiviert werden.

197
DocuWare-Zusatzmodule

11.4.10 ACTIVE IMPORT Servermode


ACTIVE IMPORT bietet Ihnen die Möglichkeit, das Programm im Servermode zu starten. Dies bedeutet,
dass ACTIVE IMPORT ohne DocuWare gestartet werden kann und keine Fehlermeldungen am Bildschirm
ausgegeben werden.
An einem Rechner, auf dem ACTIVE IMPORT im Servermode gestartet ist, kann ein DocuWare Client
nicht gleichzeitig verwendet werden.

Ab DocuWare 5 können Sie direkt im ACTIVE IMPORT Hauptfenster über Menü Optionen Server
Modus den Server Modus von ACTIVE IMPORT ein- bzw. ausschalten.

Alternativ dazu und für frühere DocuWare Versionen haben Sie die folgende Möglichkeit:
Zum Einschalten des Servermodus ergänzen Sie folgenden Eintrag in der Registry:

HKEY_CURRENT_USER\Software\DocuWare\DocuWare\ActiveImport

AIServer=1

AIServer ist ein DWORD.

Mit AIServer=0 können Sie den Servermodus wieder ausschalten.

Die Einstellung ist benutzerabhängig, da sie in HKEY_CURRENT_USER gespeichert wird.

11.4.11 ACTIVE IMPORT mit Navision oder Informix als externer Datenbank
Navision und Informix benutzen in der Regel eigene Datentypen, die DocuWare nicht kennt.
(DocuWare kennt Datentypen, die auch von MS SQL genutzt werden). Für die Zusammenarbeit als
externe Datenbanken mit ACTIVE IMPORT sind folgende daraus resultierende Konsequenzen zu
beachten:

Navision und Informix

Es ist möglich, DocuWare für die Indexierung der Dokumente aus den externen Datenbanken deren
eigene Datentypen zur Indexerweiterung zuzuweisen. Bei der Zuweisung erscheint in manchen Fällen
ein Hinweis, dass die Datentypen unterschiedlich sind. Der Hinweis kann ignoriert werden.

Es können auf der Registerkarte Indexerweiterung-Datenbank keine SQL-Statements definiert werden.


Der Bereich ist auf dem Dialogfenster ausgegraut.

Navision

Auf Grund der eigenen Datenbanktypen von Navision ist es nicht möglich, dass ACTIVE IMPORT in der
externen Datenbank Indexbegriffe ersetzt oder löscht. Die Funktion, über Indexänderungen in externen
Datenbanken zu prüfen, ob alle Dokumente archiviert und indexiert wurden, steht mit einer Navision-
Datenbank als externer Datenbank nicht zur Verfügung.

Eine Indexzuweisung aus einer Navision-Datenbank ist nicht möglich, wenn ein Datum als Matchcode
verwendet wird.

198
DocuWare-Zusatzmodule

Informix

Informix-Datenbanken lassen nur klein geschriebene Benutzernamen zu. Für eine reibungslose
Zusammenarbeit mit ACTIVE IMPORT empfiehlt es sich, auch in DocuWare klein geschriebene
Benutzernamen zu verwenden. Ansonsten erscheint die ODBC-Maske und verlangt ein Login.

11.4.12 Von ACTIVE IMPORT unterstützte Felder eines E-Mail Adressbuchs


Für die Indexerweiterung anhand eines E-Mail Adressbuchs kann ACTIVE IMPORT viele, aber nicht alle
Felder des E-Mail Adressbuchs verwenden. Die folgenden Felder stehen für die Indexerweiterung zur
Verfügung:

Feldname in Outlook MAPI properties


E-Mail PR_EMAIL_ADDRESS
Anzeigen als PR_DISPLAY_NAME
Fax geschäftl. PR_BUSINESS_FAX_NUMBER
Telefon geschäflich PR_BUSINESS_TELEPHONE_NUMBER
Telefon geschäflich 2 PR_BUSINESS2_TELEPHONE_NUMBER
Firma PR_COMPANY_NAME
Land/Region PR_COUNTRY
Abteilung PR_DEPARTMENT_NAME
Fax privat PR_HOME_FAX_NUMBER
Telefon privat PR_HOME_TELEPHONE_NUMBER
Telefon privat 2 PR_HOME2_TELEPHONE_NUMBER
Mobiltelefon PR_MOBILE_TELEPHONE_NUMBER
Postanschrift PR_POSTAL_ADDRESS
PLZ PR_POSTAL_CODE
Bundesland/Kanton PR_STATE_OR_PROVINCE
Position PR_TITLE

Eine Beschreibung der Felder finden Sie z.B. unter


http://windowssdk.msdn.microsoft.com/en-us/library/ms529939.aspx (siehe
http://windowssdk.msdn.microsoft.com/en-us/library/ms529939.aspx -
http://windowssdk.msdn.microsoft.com/en-us/library/ms529939.aspx)

11.4.13 SQL-Abfragen anpassen


Bei der Indexerweiterung über eine externe Datenbank mittels SQL-Kommando kann es für bestimmte
Datenbanken zu Problemen kommen, da einige Trennzeichen, die ACTIVE IMPORT als Standard in den
SQL-Abfragen verwendet, von diesen Datenbanken nicht unterstützt werden.

Ab DocuWare 5.1 Fix 2 können Sie die Trennzeichen, die ACTIVE IMPORT in den SQL-Abfragen
verwenden soll, auf Ihre spezielle Datenbank anpassen. Ebenso können Sie den Gleichheitsoperator
genauer spezifizieren.

Dies betrifft die folgenden Zeichen und Operatoren:

199
DocuWare-Zusatzmodule

 Spaltentrennzeichen (ColumnSeparator)
 Tabellentrennzeichen (TableSeparator und Namensformat)
 Trennzeichen für freie SQL-Kommandos (FreeSelectSeparator)
 Gleichheitsoperator (CharColumnEqualOperator)
Die Anpassung erfolgt nach dem Erstellen des ACTIVE IMPORT Jobs und gilt dann ausschließlich für
diesen Job.

Für die Anpassung öffnen Sie zunächst den Registrierungs-Editor und navigieren in den Bereich
HKEY_CURRENT_USER\Software\DocuWare\DocuWare\ActiveImport\
j<dreistellige Jobnummer>\Enhancer

Erzeugen Sie hier den Key SQLSeparators

Geben Sie nun für alle der folgenden vier Komponenten die gewünschten Werte vom Typ Zeichenfolge
an:
 ColumnSeparator
 TableSeparator
 FreeSelectSeparator
 CharColumnEqualOperator
Beispiele für ColumnSeparator (%1 ist Platzhalter für den Spaltennamen)

%1 kein Trennzeichen (z.B. für Fox Pro und SCULPTOR)


`%1 Das Trennzeichen ist ` [Accent grave] (z.B. für MySQL)
"%1" Das Trennzeichen ist " [Anführungszeichen oben] (z.B. für
DB2)

Mögliche Werte für TableSeparator (%1 ist Platzhalter für Owner-Namen, %2 für Tabellennamen)

Bei Datenbanken, bei denen auf den Owner-Namen nicht zugegriffen werden kann (z.B. Fox Pro),
müssen hierfür keine Angaben gemacht werden.

"%2" Trennzeichen für Tabellennamen ist " [Anführungszeichen


oben], der Owner-Name wird nicht verwendet (z.B. für Fox
Pro)
%1."%2" Trennzeichen zwischen Owner-Namen und Tabellennamen
ist . [Punkt], das Trennzeichen für Tabellennamen ist "
[Anführungszeichen oben] (z.B. für MSSQL)
`%2` Das Trennzeichen für Tabellennamen ist ` [Accent grave],
der Owner-Name wird nicht verwendet (z.B. für MySQL)

200
DocuWare-Zusatzmodule

Mögliche Werte für FreeSelectSeparator

(%1) Die Trennzeichen sind ( ) [runde Klammern] (z.B. für Fox Pro,
MySQL und PROVEX)

Mögliche Werte für CharColumnEqualOperator

LIKE Dieser Operator wird standardmäßig von ACTIVE IMPORT


verwendet.
=

bei DB2 Datenbanken.

Beispiele für die gesammte Konfiguration

Fox Pro Datenbank

MySQL Datenbank

201
DocuWare-Zusatzmodule

SCULPTOR Datenbank

DB2 Datenbank

11.5 DocuWare REQUEST


Brennen des REQUEST-Containers

Beim Brennen des REQUEST-Containers wird das Joliet-Format verwendet, da sich innerhalb des
REQUEST-Containers Dateien mit langen Dateinamen befinden. Bei der Auswahl des Laufwerks stehen
daher nur die Laufwerke zur Verfügung, deren Dateisystem-Einstellungen auf "Joliet" gesetzt sind.

REQUEST mit Windows 7 Starter

Unter dem Betriebssystem Windows 7 Starter können keine Dokumente aus einem REQUEST-Container
geöffnet werden.

202
DocuWare-Zusatzmodule

11.6 AUTOINDEX

11.6.1 AUTOINDEX für Archive im DocuWare 4-Modus

AUTOINDEX für Archive im DocuWare 4-Modus kann nicht unter Windows XP 64 Bit und Windows
Server 2003 64 Bit verwendet werden.
Wenn der Dateiname ein Dokument eindeutig kennzeichnet und der Dateiname mit der Import Option
in ein Indexfeld übernommen wird, so kann der Dateiname als Matchcode für AUTOINDEX verwendet
werden.
AUTOINDEX kann nicht nach leeren Einträgen (SQL-NULL) suchen, deshalb können solche Einträge auch
nicht als Matchcode verwendet werden.

Schreibrechte an Archiven durch AUTOINDEX

Verwendet ein DocuWare Benutzer das Programm AUTOINDEX, um Datenbankeinträge von im Archiv
abgelegten Dokumenten zu ändern, kann er dies auch, wenn er nur Read Only Rechte an dem Archiv
hat. Sie sollten daher genau überlegen, wem Sie das Programm AUTOINDEX zur Verfügung stellen.

11.6.2 AUTOINDEX für Archive im DocuWare 5-Modus

Indexergänzung in Stichwortfeldern

Sie können bei der Konfiguration eines AUTOINDEX-Workflows mehrere externe Felder einem
DocuWare Stichwortfeld zuordnen, d.h. also dass die Einträge der externen Felder als einzelne
Stichwörter in das Stichwortfeld aufgenommen werden. Da die Stichwortfelder aber auf 64 Einträge
beschränkt sind, kann es passieren, dass bei bereits gefüllten Stichwortfeldern nicht mehr alle Einträge
der externen Felder übernommen werden können. In diesem Fall wird eine entsprechende
Fehlermeldung in die Logging-Datei geschrieben.

In Zusammenhang mit der Option Löschen der zugewiesenen Datensätze der externen Datenquelle,
wenn ein Match gefunden wurde, kann es zu folgendem Szenario mit Datenverlust kommen:
Ein Datensatzpaar wird gefunden, aber nicht alle externen Einträge können in das Stichwortfeld
übernommen werden, da dies schon vorher zu mindestens zum Teil gefüllt war. Da der Match
gefunden wurde, gilt das Datensatzpaar als abgearbeitet, der externe Datensatz wird nun gelöscht.
Im Ergebnis liegen die Informationen aus dem externen Datensatz nicht vollständig in DocuWare vor
und der externe Datensatz selbst ist gelöscht.
Um einem so verursachten Datenverlust vorzubeugen, sollten Sie entweder sicherstellen, dass in den
Stichwortfeldern ausreichend Platz ist, oder die Option Löschen der zugewiesenen Datensätze der
externen Datenquelle deaktivieren.

Anzahl der matchenden Dokumente in Verbindung

Bei AUTOINDEX haben Sie die Möglichkeit, sowohl im DocuWare-Archiv als auch in der externen
Datenquelle die zu durchsuchende Dokumente/Datensätze zu filtern, um den Workflow zu
beschleunigen.
Bitte beachten Sie hierbei, dass dann auch nur die Dokumente/Datensätze, die dem Filter entsprechen,
auf die Erfüllung des Matchcodes geprüft werden. Es kann also durchaus möglich sein, dass ein

203
DocuWare-Zusatzmodule

Matchcode eindeutig ist bei der Menge der gefilterten Dokumente/Datensätze, aber nicht mehr
eindeutig ist bei den gesamten Dokumenten/Datensätzen. Ebenso kann es passieren, dass kein
Dokument/Datensatz, das dem Matchcode entspricht, gefunden wird, weil ein Filter das entsprechende
Dokument/den entsprechenden Datensatz ausschließt.
Dies sollten Sie bei der Wahl der Optionen (Verhalten bei mehreren oder keinem Match)
berücksichtigen.

Matchcode bei numerischen Feldern mit Nachkommastellen

Haben Sie einen AUTOINDEX-Workflow mit einer Dateiverbindung und wird bei dem Workflow als
Matchcode auf DocuWare-Seite ein numerisches Feld mit Nachkommastellen verwendet, sollten Sie
folgendes beachten:

Die Anzahl der Nachkommastellen des betreffenden DocuWare-Feldes und der Spalte der
Dateiververbindung müssen gleich sein, ansonsten wird kein Match gefunden. Die interne Speicherung
in der Datenbank ist für den Match-Abgleich unerheblich.

Beispiel:
Sie haben ein DocuWare-Feld mit zwei Nachkommastellen und ein Dokument wurde mit dem Wert
2,00 für dieses Feld abgelegt. In der Datenbank wird dieser Wert als 200 gespeichert. Damit für
AUTOINDEX ein Match gefunden werden kann, muss in der Dateiverbindung auch 2,00 stehen.

AUTOINDEX von DW 5 zusammen mit COLD/READ oder AUTOINDEX von DW 4

Haben Sie auf einem Rechner ein DocuWare 5-System mit AUTOINDEX und ein DocuWare 4-System
mit COLD/READ oder AUTOINDEX installiert, so dürfen Sie weder COLD/READ noch AUTOINDEX des
DocuWare 4-Systems verwenden.

Pooling für Datenbank als externen Datenquelle einschalten

Falls Sie eine Datenbankverbindung als externe Datenquelle nutzen und das Archiv der Iterator ist,
kann es je nach Datenbank vorkommen, dass die Datenbank für jeden Datensatz des Archivs geöffnet
und geschlossen wird. Dadurch wird der AUTOINDEX-Lauf langsamer.
Um dieses Verhalten zu umgehen, lässt sich in Windows ein Pooling einschalten. Dazu gehen Sie
folgendermaßen vor:
Öffnen Sie den ODBC Data Source Administrator und wechseln Sie auf die Registerkarte Connection
Pooling.

204
DocuWare-Zusatzmodule

Klicken Sie doppelt auf den im Screenshot markierten Eintrag Driver do Microsoft Access.

Es öffnet sich folgender Dialog:

Activieren Sie hier das Pooling und geben Sie die Zeit an, die die Verbindung geöffnet bleiben soll,
auch wenn sie nicht genutzt wird, zum Beispiel 60 Sekunden.

AUTOINDEX bei COLD-Dokumenten

Über den AUTOINDEX-Workflow können auch für COLD-Dokumente die Indexeinträge geändert
werden. Dabei werden jedoch nur die Datenbankeinträge geändert. Die CL5-Datei und die darin
enthaltenen Indexeinträge des Dokuments werden durch AUTOINDEX nicht aktualisiert. Dadurch sind
die Indexeinträge, wie sie in der Datenbank gespeichert sind und wie sie in der CL5-Datei enthalten
sind, nicht mehr konsistent. Im Falle eines Restores würden die älteren, in der CL5-Datei enthaltenen
Indexeinträge verwendet, um die Datenbankeinträge neu aufzubauen.

205
DocuWare-Zusatzmodule

11.7 DocuWare READER

11.7.1 Die Installation von DocuWare READER


Zum Installieren von DocuWare READER starten Sie die Datei DWReader.msi.

Die aktuelle Version von DocuWare READER erhalten Sie auf www.docuware.de/download (siehe
http://www.docuware.de/download - http://www.docuware.de/download), hier geben Sie als Titel
DocuWare READER an.

Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit die Datei DWReader.msi aus dem mit DocuWare
ausgelieferten INTERNET-SERVER herunterzuladen.

Dadurch wird das Installationsprogramm gestartet. Dieses Programm installiert DocuWare READER
und registriert ihn als das Windows Standard-Anzeigeprogramm für Dateien mit der Dateierweiterung
.001.

11.7.2 Anzeigen von Overlays


In DocuWare READER werden beim Anzeigen von Dokumenten die Overlays mit den im DocuWare
Viewer erstellten Anmerkungen eingeblendet.

Die Overlays können dazu verwendet werden, Bereiche einer Dokumentseite abzudecken z.B. mit einem
schwarzen Rechteck.

Wenn Sie diese abgedeckten Bereiche sichtbar machen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
 Speichern Sie die TIFF-Datei auf Ihrer lokalen Festplatte
 Zeigen Sie diese TIFF-Datei mit einem anderen Viewer (z.B. Kodak Imaging-Viewer) an.
Beim Anzeigen von Dokumenten mit einem anderen Viewer werden die Overlays mit den Anmerkungen
nicht angezeigt, so dass abgedeckte Bereiche wieder sichtbar sind.

11.8 COLD/READ
COLD/READ kann nicht unter Windows XP 64 Bit und Windows Server 2003 64 Bit verwendet werden.

11.8.1 COLD/READ-Workflow
Bitte beachten Sie die folgenden Punkte, wenn Sie einen COLD/READ-Workflow einrichten:
 Das Archiv im DocuWare 4-Modus, das als Quelle der CLD-Dateien dient, muss im Read-Write-
Modus sein, damit die konvertierten CLD-Dateien entsprechend markiert werden können.
 Content Server: Für die Konvertierung muss der ausgewählte Content Server auf die ODBC-Quelle
des DocuWare 4 Archivs zugreifen. Stellen Sie daher sicher, dass sich die ODBC-Quelle auf dem
gleichen Rechner wie der Content Server befindet und dass der Benutzer, unter dem der Content
Server läuft, Zugriff auf die ODBC-Quelle hat.
Zudem muss der Content Server Zugriff auf das Zielarchiv haben.

206
DocuWare-Zusatzmodule

 Workflow Server: Falls der Workflow zeitgesteuert starten soll, wird vor dem Lauf zunächst ein
Lauf des Zusatzmoduls COLD/READ gestartet. Um das zu gewährleisten müssen auf dem Rechner,
auf dem der für den Workflow zuständige Workflow Server installiert ist, ein DocuWare-Client und
das Zusatzmodul COLD/READ installiert sein.
 Benutzer DocuWare 4-Archiv: Der DocuWare-Benutzer, mit dem auf das DocuWare 4-System
zugegriffen wird, muss dort über die Rechte eines Administrators verfügen. Die Rechte müssen ihm
direkt und nicht nur über die Zugehörigkeit zu einer Gruppe zugewiesen sein.
 Sollen die CLD-Dateien des DocuWare 4-Archivs bei der Konvertierung für das DocuWare 5-Archiv
das COLD-Format beibehalten und somit CL5-Dateien werden (nicht aber in TIFF konvertiert
werden), müssen die Feldindices der beiden Archive identisch sein.

11.8.2 Speicherung der COLD-Dateien im DocuWare 5-Archiv


Im DocuWare 5-Archiv werden die COLD-Dateien im Dateiformat .CL5 gespeichert. Die CL5-Dateien
erhalten als Namen eine 10-stellige Nummer, und zwar die der ersten DocID innerhalb der CL5-Datei.

Für die CL5-Dateien wird ein spezieller Unterordner erstellt:

<Archivname>.<Plattennummer>\COLD

Unter diesem COLD-Ordner werden weitere Unterordner erstellt, und zwar mit einer 10-stelligen
Nummer. Die Nummer des Unterordners ist diejenige der ersten CL5-Datei, die in dem Unterordner
gespeichert wird. Pro Unterordner können aus Performance-Gründen maximal 256 CL5-Dateien
gespeichert werden.

Da normalerweise nicht nur COLD-Dokumente in einem Archiv abgelegt werden, sind die DocIDs der
einzelnen Dokumente innerhalb einer CL5-Datei zwar aufsteigend, aber nicht unbedingt direkt
fortlaufend. Auch die Dateinamen der CL5-Dateien und die Namen der Unterordner sind zwar
numerisch aufsteigend, aber nicht fortlaufend.

Beispiel:

Das erste Dokument innerhalb der ersten CL5-Datei, die in dem DocuWare 5-Archiv gespeichert werden
soll, hat die DocID 0000000479. Daher heißt die CL5-Datei 0000000479.CL5. Da dies die erste CL5-
Datei in dem Archiv ist, wird ein neuer Unterordner mit der Nummer 0000000479 angelegt. Der
Speicherpfad der CL5-Datei ist also:

<Archivname>.<Plattennummer>\COLD\0000000479\0000000479.CL5

11.8.3 Änderungen an den COLD-Konfigurationsdateien


Das Programm COLDREAD_start.exe, das die Steuerung des Laufs von COLDREAD durch den
COLDREAD-Workflow übernimmt, ändert ein paar Einträge der COLD-Konfigurationsdateien in dem
Bereich [Options]. Dies sind:
 DisplayText, DisplayIndex und SingleConfirm werden auf 0 gesetzt
 AutoStart, AutoClose und NoMessage werden auf 1 gesetzt
 StartHour und StartMinute werden auf -1 gesetzt

207
DocuWare-Zusatzmodule

11.8.4 COLD/READ von DW 5 zusammen mit COLD/READ oder AUTOINDEX von DW 4


Haben Sie auf einem Rechner ein DocuWare 5-System mit COLD/READ und ein DocuWare 4-System
mit COLD/READ oder AUTOINDEX installiert, so dürfen Sie weder COLD/READ noch AUTOINDEX des
DocuWare 4-Systems verwenden.

11.8.5 Schreibrechte an Archiven durch COLD/READ


Verwendet ein DocuWare Benutzer das Programm COLD/READ, um Dokumente in ein DocuWare Archiv
abzulegen, kann er dies auch, wenn er nur Read Only Rechte an dem Archiv hat. Sie sollten daher
genau überlegen, wem Sie das Programm COLD/READ zur Verfügung stellen.

11.8.6 Kapazitätsbeschränkungen bei COLD-Archiven


Bei COLD-Archiven können Sie bei der Kapazitätsbeschränkung eine Plattengröße bis zu 4 GB angeben.
Falls Sie eine größere Kapazität angeben, so wird trotzdem ab 4 GB gemeldet, dass die Platte voll ist.
Sie können wählen, ob Sie die Platte dann weiter verwenden wollen, müssen aber im Folgenden selbst
für eine Kapazitätskontrolle über 4GB hinaus Sorge tragen.

11.8.7 Zeichensätze
Damit bei mit COLD/READ importierten Daten im Viewer das Euro-Zeichen korrekt angezeigt wird,
müssen Sie in der FRM-Datei in der Sektion [Layout] den Eintrag "Euro=1" hinzufügen. Ferner muss der
Wert "ANSI=1" gesetzt sein.

Ab DocuWare 4.5 werden auch die arabischen, griechischen und thailändischen Zeichensätze für COLD
voll unterstützt. Wenn nur Win98/Me Clients verwendet werden, ist keine Anpassung nötig. Bei WinNT,
Win2000 oder XP Clients muss die Sektion [Layout] in der FRM Datei wie folgt verändert werden:

Setzen Sie in die Zeile "CharSet=..." den entsprechenden Wert ein.

[Layout]

CharSet=x

Für Arabisch ist x 178

Für Griechisch ist x 161

Für Thailändisch ist x 222

Standard-Wert ist 0

Zusätzlich muss bei der COLD Anpassung mit einem nicht proportionalen Font gearbeitet werden, der
die entsprechende Sprache unterstützt.

208
DocuWare-Zusatzmodule

11.9 LINK
Auf 64-Bit-Rechnern erkennt der Link-Editor beim Anlegen eines neuen Links keine Fenstertitel von
64-Bit-Programmen, hingegen können Fenstertitel von 32-Bit-Programmen ausgewählt werden. Dann
lässt sich LINK ohne Probleme anlegen und ausführen.

11.10 DocuWare Volltext-Indexierung (für Archive im DocuWare 4-


Modus)
Sie können die DocuWare Volltext-Indexierung für Ihre bestehenden DocuWare 4 Archive im
DocuWare 5 System weiterhin verwenden. Zur Administration der Volltext-Indexierung und der
Volltextkataloge benötigen Sie die dafür zur Verfügung stehenden Tools der DocuWare 4 Installation.
Wenn Sie weiterhin mit der Volltext-Indexierung für Archive im DocuWare 4-Modus arbeiten möchten,
empfiehlt es sich daher, eine parallele DocuWare 4 Installation aufrecht zu erhalten.

11.11 DocuWare CONNECT to NOTES

11.11.1 Voraussetzungen

Lotus Notes

Lotus Notes ab Version R6.5

Lotus Domino Server R6.5: 2003 Server oder ein neueres Betriebssystem, 32-bit

64-bit Domino Server werden nicht unterstützt.

RAM: mindestens 128* MB

Freier Festplattenplatz: mindestens 500 MB

Lotus Notes Client(s): Windows 2000 SP4, Windows XP Prof. SP1, Windows 2003 Server SP1

RAM: mindestens 64* MB

Freier Festplattenplatz: mindestens 250 MB

*Beachten Sie bitte die Mindestanforderungen von DocuWare 5.

DocuWare

DocuWare 5-Server: Windows XP Prof. SP2, Windows 2003 Server SP1, Windows Vista, Windows 2008
Server, Windows 7.

RAM: empfohlen 2GB

209
DocuWare-Zusatzmodule

DocuWare 5-Client: Windows XP Prof. SP2, Windows 2003 Server SP1, Windows Vista, Windows 2008
Server, Windows 7.

RAM: empfohlen 1GB

DocuWare CONNECT to NOTES 2 funktioniert nur mit Archiven im DocuWare 5-Modus. Archive im
DocuWare 4-Modus und RAIMA Datenbanken werden von DocuWare CONNECT to NOTES nicht
unterstützt.

Die Installation von DocuWare erfolgt in mehreren Schritten. Zum Einlesen Ihrer Benutzerdaten und
des Lizenzstrings benötigen Sie Ihre Lizenz-Daten. Nähere Informationen zu den Lizenzen finden Sie im
Installationshandbuch und in der Online-Hilfe des Setups. Die Beschreibung der Installation von
CONNECT to Notes entnehmen Sie bitte der Online-Hilfe CONNECT to NOTES und dem hier folgenden
Kapitel.

Für die automatische Archivierung von Dokumenten aus Notes in DocuWare-Archive muss auf dem
Domino Server, auf dem die CONNECT to NOTES Datenbank installiert ist, ein DocuWare-Client
installiert sein.

11.11.2 Implementieren von DocuWare CONNECT to NOTES


Das Implementieren muss von einem Lotus Notes Entwickler vorgenommen werden.

Temporäres Verzeichnis

Zum Archivieren, sowie Importieren von Dokumenten in Lotus Notes wird ein temporäres Verzeichnis
mit dem Namen DWC2N angelegt. Dieses Verzeichnis wird automatisch unterhalb des temporären
Verzeichnisses des Betriebssystems für den angemeldeten Benutzer angelegt.

DocuWare CONNECT to NOTES Dateien

Datenbank-Schablonen: Die CONNECT to NOTES Dateien werden vom Client-Setup in den Unterordner
CONNECT to Notes des DocuWare Clientverzeichnisses kopiert, falls bei der Modulauswahl für das
Client-Setup die Option Database templates ausgewählt ist. Die Schablonen müssen nicht an den
Client-Rechnern installiert sein; lediglich der Notes-Administrator benötigt die Schablonen.

Die Schablonen müssen in das DATA Verzeichnis des zu verwenden Domino Servers kopiert werden. Von
da aus können damit über den Notes Client entsprechende Notes Datenbanken erstellt werden.

C2NAppl.ntf enthält die Vorlage für die Lotus Notes Datenbank der
CONNECT to NOTES Anwendung.
C2NLink.ntf enthält die Vorlage für eine Lotus Notes Datenbank, die als
Verknüpfungs-Datenbank verwendet wird.

210
DocuWare-Zusatzmodule

C2NLangDocs.nsf enthält sämtliche Oberflächentexte von CONNECT to Notes.


Sollten nach einem Update von CONNECT to Notes die
neuen Elemente nicht korrekt beschriftet sein, können mit
dieser Datenbank die Texte aktualisiert werden. Die
Datenbank muss ebenfalls mit auf den Domino Server und
wird nur zum Update der Oberflächentexte einmalig
gebraucht.

Client-Komponente: Die Datei wird vom Client-Setup in den lokalen DocuWare-Pfad kopiert, falls bei
der Modulauswahl für das Client-Setup die Option Client component ausgewählt ist. Die Datei muss an
jedem Rechner installiert sein, auf dem ein Notes-Client laufen soll. Ohne die DLL-Datei funktioniert
" Umgebungsvariable aufgenommen.
Während des Setup darf der Notes Client nicht gestartet sein.

DWLNConn.dll enthält interne Funktionen.

Bei einer manuellen Installation von DocuWare CONNECT to NOTES - ohne DocuWare-Setup - kopieren
Sie die Datei DWLNConn.dll in das lokale DocuWare-Programmverzeichnis. Zudem muss der lokale
DocuWare-Pfad manuell in die PATH Umgebungsvariable aufgenommen werden.

Exkurs: Setzen der System-Variablen Path

Fügen Sie das lokale Programmverzeichnis des DocuWare-Clients der System-Variablen Path des
Betriebssystems hinzu. Hierzu gehen Sie folgendermaßen vor:

Unter Windows 2000 öffnen Sie über die Systemsteuerung das Dialogfenster Systemeigenschaften.

Wählen Sie im Dialogfenster Systemeigenschaften die Registerkarte Erweitert.

Durch Klicken auf die Schaltfläche Umgebungsvariablen öffnen Sie das Dialogfenster
Umgebungsvariablen. Hier ändern Sie die System-Variable Path. Werden mehrere Pfade in der
System-Variablen Path eingetragen, sind diese durch Semikolon zu trennen.

Dieser Eintrag muss am Domino Server sowie den Clients vorgenommen werden.

Anlegen einer Notes-Datenbank

Für das Anlegen der benötigten Notes-Datenbanken werden die beiden Template-Dateien C2NAppl.ntf
und C2NLink.ntf verwendet. Kopieren Sie diese Dateien in das \DATA Unterverzeichnis der Lotus
Notes\Domino Installation.

Zum Anlegen einer neuen Datenbank gehen Sie folgendermaßen vor:

Öffnen Sie das Dialogfenster Neue Datenbank über den Menüpunkt Datei/Datenbank/Neu (Strg+N).

Im Dialogfenster Neue Datenbank nehmen Sie die erforderlichen Einstellungen für die neue Datenbank
vor. Um eine Liste aller verfügbaren Vorlagen zu erhalten, aktivieren Sie die Option Weitere Schablonen
anzeigen. Aus dieser Liste wählen Sie die DocuWare CONNECT to NOTES 5.1 Datenbank-Vorlagen.

211
DocuWare-Zusatzmodule

Weiteres Vorgehen

Notes: Nachdem Installation und Implementierung abgeschlossen sind, konfigurieren Sie die CONNECT
to NOTES Datenbank in Notes. Dazu muss mindestens ein Notes-Benutzer mit der Rolle C2NAdmin in
der ACL der CONNECT to NOTES Datenbank eingetragen sein. Die Rolle muss dem Notes-Benutzer vor
dem ersten Öffnen der DB gegeben werden. Weitere ausführliche Informationen zur Konfiguration
finden Sie in der Online-Hilfe von CONNECT to NOTES.

DocuWare: Jedes DocuWare-Archiv, in das Dokumente aus Notes abgelegt werden sollen, muss Notes-
fähig sein. Aktivieren Sie dazu für jedes Archiv die Option Notes-Zugriff erlaubt in der DocuWare-
Administration im Bereich Archiv x/Allgemein/Optionen.

11.11.3 Dateien für PDF-Konverter


Mit DocuWare 5.1b Service Pack 3 werden für den PDF-Konverter neue Dateien ausgeliefert. Diese
müssen sowohl in den Programmpfad von DocuWare als auch in den Klassenpfad vom Lotus Notes
Client kopiert werden. Das DocuWare Setup kopiert die Dateien automatisch in das DocuWare-
Verzeichnis, in den Notes-Pfad müssen die Dateien jedoch manuell kopiert werden.
Die Dateien heißen: DXLtoPDFConverter.jar, pd4ml.jar, ss_css2.jar, xalan.jar
Zusätzliche Dateien für Notes Version R6: crimson.jar, serializer.jar, xercesImpl.jar, xml-apis.jar

DocuWare-Pfad für die Dateien:

<Pfad des DocuWare Clients>\CONNECT to Notes\jar

<Pfad des DocuWare Clients>\CONNECT to Notes\jar\R6 (Pfad für die zusätzlichen Dateien für Notes
R6)

Notes-Pfad für die Dateien:

<Pfad des Lotus Notes Clients>\jvm\lib\ext

(Sofern Lotus Notes R6 verwendet wird, muss auch noch der Inhalt des <Pfad des DocuWare
Clients>\CONNECT to Notes\jar\R6 Ordners in den Notes Klassenpfad kopiert werden)

Nach dem Kopieren der Dateien muss der Lotus Notes Client neu gestartet werden.

11.11.4 Bekannte Probleme


Sofern Dokumente nicht im Originalformat, DXL oder DXL basierter PDF Konvertierung archiviert
werden, werden MIME E-Mails wegen 2 bekannten IBM Bugs (IBM SPRs XZWG7MLAX5 und
WMUH7BMKYQ) geblockt! Möchten Sie MIME E-Mails in einem anderen Format als den oben
genannten Formaten archivieren, wenden Sie sich bitte mit den obigen SPR Nummern an IBM.

212
DocuWare-Zusatzmodule

11.12 DocuWare CONNECT to SAP


Anzahl der offenen Verbindungen zum Content Server

Bei der Anzeige von Dokumenten über das SAPGUI , kann es gegebenenfalls zum folgenden Fehler
kommen.

TCP/IP error. HTTP-Fehler: 500 (Internal Server Error) Error occured in InfoRequestHandler - Stream
isnot opened or do not support reading!

In diesem Fall erhöhen Sie bitte die Anzahl der möglichen Verbindungen zum Content Server.
Dazu öffnen Sie die Datei DWContentServer.exe.settings der DocuWare Content Server Installation
(bitte nicht mit dem DocuWare SAP HTTP Content Server verwechseln). Dort ändern Sie den Parameter
MaxCachedDocuments von 5 auf 10 oder auch 20. Nach der Änderung starten Sie die DocuWare
Dienste neu.

11.13 DocuWare CONNECT to SharePoint


CONNECT to SharePoint nur bei 32-Bit-Betriebssystem

Sie können CONNECT to SharePoint nur verwenden, wenn der Microsoft Office SharePoint Server 2007
auf einem Rechner mit 32Bit-Betriebssystem läuft.

213
Scannen

12 Scannen

12.1 Scannen unter Windows Vista


Ab DocuWare 5.1a ist das Scannen unter Windows Vista mit ISIS-Scannertreibern möglich.

12.2 ISIS-Treiber

12.2.1 Installation der ISIS-Treiber


Ab DocuWare 5.1 werden mit DocuWare ISIS-Scannertreiber ausgeliefert.

Um ein Basis-Paket mit ISIS-Treibern zu installieren, wählen Sie im Rahmen der Client-Installation bzw.
des Client-Updates in dem Dialog Auswahl der Module die Komponente ISIS-Treiber.

Auf der DVD befinden sich weitere ISIS-Treiber. Bei Bedarf installieren Sie diese pro Scanner-
Arbeitsplatz manuell von der DVD. Wählen Sie dazu im Startdialog die Option Install ISIS Drivers.

214
Scannen

Mit DocuWare werden ISIS-Treiber der Level 1-3 ausgeliefert. ISIS-Scannertreiber mit dem Level
Production werden nicht zusammen mit DocuWare ausgeliefert. Diese müssen gesondert bestellt
werden, zum Beispiel bei EMC Captiva.

12.2.2 Installation der ISIS-Treiber unter Windows Vista und Windows 7


Möchten Sie unter Windows Vista oder Windows 7 zusätzliche ISIS-Scannertreiber manuell von der
DVD installieren, können Sie dies nicht über den Startdialog ausführen. Öffnen Sie stattdessen bitte
direkt über den Explorer die Datei DWAddISISDriver.exe auf der DVD im Verzeichnis ISIS Drivers, und
zwar mit einem Rechtsklick auf die Datei und den Menübefehl Öffnen als Administrator.

12.2.3 Scanner mit ISIS-Treibern: Problembehebung


Es ist möglich, dass ein Scanner mit ISIS-Treibern im DocuWare-Client nicht in der Liste der zur
Verfügung stehenden Scanner erscheint. In diesem Fall kopieren Sie am betroffenen Client die Datei
DWISIS.chn von der DocuWare DVD in das Verzeichnis C:\WINDOWS\PIXTRAN. Starten Sie danach auf
dem Client-Rechner DocuWare neu.

Mit dem Fix 1 zu DocuWare 5.1 wird dieses Problem behoben sein.

12.2.4 Einstellungen der ISIS-Treiber


Bei ISIS-Treibern können Einstellungen sowohl direkt treiberseitig als auch über DocuWare
vorgenommen werden. Dabei überschreiben die in DocuWare vorgenommenen Einstellungen unter
Umständen diejenigen der ISIS-Treiber. Um dies zu vermeiden, gibt es ab DocuWare 5.1 Fix 4 eine
eigene ini-Datei für die Einstellungen der ISIS-Treiber. Diese ini-Datei heißt DWISIS32.INI und ist beim
DocuWare-Client gespeichert.
Folgende Einträge gibt es in der ini-Datei:

215
Scannen

[%driver name%] Der Name des Scanners. Dieser steht auch in der Titelleiste des
Dialogs Scannereinstellungen in DocuWare.
DETECTPAGESIZE_SUPPORT=x Automatische Papierformaterkennung durch den Scanner
x=0: Funktion deaktiviert
x=1: Funktion aktiviert
(Diese Einstellung ist nur nötig, wenn der Scanner nicht auf den
Eintrag TAG_DETECTPAGESIZE reagiert und wenn der Scanner die
automatische Papierformaterkennung unterstützt.)
PAPERSIZE_IN_UI=x Papierformat kann im Dialog Scannereinstellungen in DocuWare
eingestellt werden.
x=0: Funktion deaktiviert
x=1: Funktion aktiviert
PAPERSOURCE_IN_UI=x Papierquelle kann im Dialog DACS-Scannersteuerung in
DocuWare ausgewählt werden.
x=0: Funktion deaktiviert
x=1: Funktion aktiviert

12.3 CFM-Treiber für DocuWare unter Windows XP / Windows


Server 2003
Zum Nachinstallieren eines CFM-Treibers für DocuWare unter Windows XP / Windows Server 2003
gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie über den Menüpunkt Start/Einstellungen/Systemsteuerung das Dialogfenster Control Panel.

Öffnen Sie durch Doppelklicken auf das Symbol System das Dialogfenster Systemeigenschaften.

Gehen Sie auf die Registerkarte Hardware und öffnen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Geräte-
Manager... das Dialogfenster Device Manager.

Wenn Sie bereits einen Treiber installiert haben, finden Sie ihn im Dialogfenster Device Manager
unterhalb des Symbols Imaging devices. In diesem Beispiel ist es ein Fujitsu M3093Dgdim.

216
Scannen

Zum Installieren eines anderen Treibers öffnen Sie durch Doppelklicken auf den installierten Treiber (im
Beispiel: M3093DGdm) das Eigenschaftsfenster zu diesem Treiber.

Gehen Sie im Eigenschaftsfenster auf die Registerkarte Treiber.

Öffnen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Treiber aktualisieren das Dialogfenster Hardwareupdate-
Assistent.

Öffnen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Weiter das nächste Dialogfenster des Assistenten.

Wählen Sie die Option Software von einer Liste oder bestimmten Quelle installieren (für
fortgeschrittene Benutzer).

Öffnen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Weiter das nächste Dialogfenster des Assistenten.

217
Scannen

Aktivieren Sie die Option Nicht suchen, sondern den zu installierenden Treiber selbst wählen.

Öffnen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Weiter das nächste Dialogfenster des Assistenten.

In diesem Dialogfenster werden der verwendete und alle kompatiblen Treiber angezeigt. Klicken Sie auf
Datenträger..., um das Dialogfenster Installation von Datenträger zu öffnen.

Zum Bestimmen des Laufwerks, in dem nach den Treibern gesucht werden soll, öffnen Sie durch
Klicken auf die Schaltfläche Durchsuchen... das Dialogfenster Datei suchen.

218
Scannen

Öffnen Sie im Dialogfenster Datei suchen das Verzeichnis ISIS Driver und das Unterverzeichnis
Win2000_XP auf der DocuWare DVD, in dem sich die Treiber befinden, und dann das Unterverzeichnis
der Sprache, in der der Treiber installiert werden soll. Da Windows nach dem passenden Treiber sucht,
brauchen Sie hier keinen bestimmten Treiber auswählen.

Kehren Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Öffnen in das vorige Dialogfenster zurück. Hier wird
Ihnen dann der Pfad zu den Treibern angezeigt.

Starten Sie durch Klicken auf die Schaltfläche OK die Suche nach dem passenden Treiber.

Das Suchergebnis wird Ihnen im nächsten Dialogfenster angezeigt.

Öffnen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Weiter das nächste Dialogfenster des
Assistenten.

Während der Scanner-Treiber installiert wird, erscheint eine die Information die Ihnen mitteilt, dass die
Software, die für diese Hardware installiert wird, den Windows-Logo-Test nicht bestanden hat.

Klicken Sie auf Installation fortsetzen.

Die Treiberdateien werden in das angegebene Verzeichnis kopiert.

Nachdem die Treiberdateien kopiert wurden, klicken Sie zum Abschließen der Installation auf die
Schaltfläche Fertig stellen.

219
Brennen von CDs und DVDs

13 Brennen von CDs und DVDs

13.1 Brennen von CDs


Zum CD-Brennen muss DocuWare an dem Arbeitsplatz, an dem der CD-Brenner angeschlossen ist, lokal
installiert sein. Die CD-Maker-Lizenz ermöglicht Ihnen das direkte Brennen aus DocuWare heraus. Beim
erstmaligem Aufruf des Brenndialoges wird das sogenannte "Performance Profile" erstellt. Dieses
Programm untersucht die technischen Daten Ihrer Festplatten, um einen unterbrechungsfreien
Datenfluss während des Brennens sicherzustellen. Dieses Programm kann unter Windows
NT/2000/XP/2003 nur von einem Administrator ausgeführt werden.

Wenn der PoINT Jukebox Manager an Ihrem Computer installiert ist, können Sie nur über den PoINT
Jukebox Manager CDs brennen, aber nicht direkt aus DocuWare.

13.2 Brennen von DVDs


Ein Unterschied zwischen DVDs und anderen Speichermedien besteht darin, dass 1 Kbyte auf einer DVD
1000 Bytes (im Unterschied zu 1024 Bytes) entspricht. Hieraus folgt, dass die Größen von 3.9GB oder
4.7 GB für DVDs den Größen von 3.63GB und 4.37GB anderer Speichermedien entsprechen.

Das Brennen auf DVD ist dem Brennen auf einer CD sehr ähnlich. Um die Größe einer DocuWare Platte
zu beschränken, können Sie in der Archivverwaltung auf der Registerkarte Kapazitätsbeschränkungen
für DVDs die Einstellungen für CDs verwenden. Bei einer DVD können Sie im Eingabefeld maximale
Plattengröße bis zu 3,63 GB oder 4,37 GB angeben, das entspricht 3630 MB oder 4370 MB.

Das Brennen von DVDs mit Format DVD+RW wird mit DocuWare derzeit nicht möglich.

13.3 Brennen von CDs und DVDs für Archive im DocuWare 5-Modus
Das Brennen von Archiven in DocuWare 5-Modus auf CD oder DVD wird über die DocuWare-
Administration mit Hilfe des Workflow Servers ausgeführt. Jedem Workflow Server ist ein Windows
User zugeordnet, mir dessen Kennung der Workflow Server arbeitet. Wenn man CDs/DVDs brennen will,
dann muss dies ein Windows Administrator sein.

13.4 Brennen von CDs und DVDs für Archive im DocuWare 4-Modus
SQL-Archive werden vor dem Brennvorgang automatisch in RAIMA-Archive konvertiert. Diese RAIMA-
Archive werden im temporären Pfad von Windows angelegt und nach dem Brennvorgang wieder
gelöscht. Die Protokolldatei zu diesem Konvertierungsvorgang CDconv.log befindet sich in dem
LOCALPATH von DocuWare. Stellen Sie sicher, dass auf Ihrer Festplatte genügend Speicherplatz für
diesen Vorgang zur Verfügung steht.

Bei einer Einzelplatzinstallation von DocuWare kann ein SQL-Archiv nur dann mit auf die CD gebrannt
werden, wenn das Archiv im DocuWare Hauptfenster nicht geöffnet ist, damit das SQL-Archiv in ein
RAIMA-Archiv konvertiert werden kann. Der Konvertierungsvorgang erfolgt automatisch vor dem
Brennen.

220
Brennen von CDs und DVDs

Ab DocuWare Version 4.5 können Sie einen Brenner auswählen, falls mehrere Brennerangeschlossen
sind. Wahlweise können Sie auch ein Abbild der zu brennenden Verzeichnisse für einen späteren
Brennvorgang erstellen lassen.

Bei der Funktion Abbild erzeugen werden die Optionen Datei-Einzelvergleich und Löschen der
Dokumente nach erfolgreichem Datei-Einzelvergleich nicht unterstützt.

Das Brennen von CDs/DVDs ist unter WindowsXP/2003 nur für Windows-Administratoren möglich.

221
Beispiel-Archive und Beispiel-Briefkörbe anpassen

14 Beispiel-Archive und Beispiel-Briefkörbe anpassen

DocuWare 5 und DocuWare BUSINESS werden mit einem Beispiel-Briefkorb und einem Beispiel-Archiv,
jeweils mit Beispiel-Dokumenten, ausgeliefert.

Sie können DocuWare mit Briefkörben und Archiven ausliefern, die an die speziellen Bedürfnisse Ihrer
Nutzer oder an spezielle Anwendungen angepasst sind. Das Anpassen der Briefkörbe und Archive
können Sie sowohl für Voll-Versionen als auch für Test-Versionen vornehmen.

14.1 Kopieren der DocuWare-Programmdateien auf einen Rechner


Da Sie eine angepasste DocuWare DVD erzeugen möchten, kopieren Sie im ersten Schritt den Ordner
DocuWare and Modules der DocuWare-DVD in ein leeres Verzeichnis auf einen Rechner, auf dem
DocuWare installiert ist. Zum späteren Brennen auf DVD sollte dieser Rechner auch über einen DVD-
Brenner verfügen.

Die von der DVD kopierten Dateien sind alle schreibgeschützt. Entfernen Sie den Schreibschutz, z.B. mit
dem DOS-Kommando
attrib -r /S.

14.2 Beschreibung der Datei- und Verzeichnisstruktur


Die Dateien des Beispiel-Briefkorbs und der Beispiel-Archive befinden sich in Verzeichnissen, deren
Name von der jeweiligen DocuWare Sprachversion abhängt. Die 4-stellige Nummer ist der Windows
Sprachen-Code.
Deutsch: \examples.1031
Englisch: \examples.1033
Französisch: \examples.1036
Italienisch: \examples.1040
Spanisch: \examples.3082

Diese Verzeichnisse enthalten die Unterverzeichnisse Baskets und FileCabinets.

Das Verzeichnis Baskets enthält ein Verzeichnis mit dem Namen des Beispiel-Briefkorbs. Darin befinden
sich die Datei Basket.ini mit den Konfigurationseinstellungen für den Beispiel-Briefkorb und die
Dateien der Beispiel-Dokumente.

Das Verzeichnis FileCabinets enthält ein Verzeichnis mit den Namen Sample<Sprachcode>. In diesem
sind in einer Unterordnerstruktur die Dokumente, die das Beispiel-Archiv enthält, gespeichert. Diese
Unterordnerstruktur entspricht der DocuWare-Archivplatte. In der Datei Sample<Sprachcode>.xml sind
die Archiveinstellungen gespeichert.

14.3 Verändern des Beispiel-Briefkorbs


 Zum Verändern des Namens des Briefkorbs müssen Sie den Ordner briefkorb (dieser entspricht dem
Beispiel-Briefkorb) unterhalb des Ordners Baskets entsprechend umbenennen.
 Zum Verändern des Inhaltes des Beispiel-Briefkorbs registrieren Sie den Briefkorb in DocuWare und
legen Sie die gewünschten Dokumente hinein.

222
Beispiel-Archive und Beispiel-Briefkörbe anpassen

14.4 Löschen eines Beispiel-Briefkorbs


Löschen Sie in dem Ordner Baskets das zu dem Briefkorb gehörende Verzeichnis.

14.5 Erstellen eines neuen Briefkorbs


Erstellen Sie einen neuen Briefkorb im DocuWare Hauptfenster. Geben Sie dabei als Pfad für den neuen
Briefkorb das von der DVD kopierte Verzeichnis Baskets an. Legen Sie die gewünschten Dokumente in
dem Briefkorb ab.
Alle Briefkörbe, die sich in dem Verzeichnis Baskets befinden, werden als Beispielbriefkörbe
übernommen. Die Datei Basket.ini muss nicht angepasst werden.

14.6 Verändern eines Beispiel-Archivs


 Zum Verändern des Archivnamens öffnen Sie die Datei Sample<Sprachcode>.xml und tragen beim
Tag <FCName> den gewünschten Namen ein.
 Zum Verändern des Inhaltes des Beispiel-Archivs öffnen Sie das Beispielarchiv innerhalb einer
DocuWare-Installation, archivieren die gewünschten Dokumente und löschen ggf. die bestehenden
Dokumente. Die Ordnerstruktur der Archivplatte kopieren Sie anschließend in den Ordner
Sample<Sprachcode> und überschreiben damit die dort bestehende Ordnerstruktur.

14.7 Löschen eines Beispiel-Archivs


Löschen Sie alles aus dem Verzeichnis FileCabinets.

14.8 Erstellen eines neuen Archivs


1 Erstellen Sie in der DocuWare-Administration das gewünschte Archiv.
2 Legen Sie die gewünschten Dokumente in das Archiv ab.
3 Zum Erstellen der xml-Datei gehen Sie wie folgt vor:
In der DocuWare-Administration markieren Sie im Verzeichnisbaum das gewünschte Archiv und
Dabei wird die xml-Datei
generiert.
4 Im Dateisystem erstellen Sie innerhalb des Ordners FileCabinets einen Ordner mit dem
Archivnamen und kopieren dort hinein die xml-Datei.
5 Abschließend kopieren Sie die Ordnerstruktur der Archivplatte ebenfalls in den neu erstellten
Ordner FileCabinets/<Archivname>.

14.9 Brennen des angepassten DocuWare-Programms auf Ihre


Produkt-DVD
Zu Beginn hatten Sie das Verzeichnis DocuWare and Modules der DocuWare DVD in ein leeres
Verzeichnis kopiert. Inzwischen haben Sie Beispielarchive und -briefkorb angepasst. Nun brennen Sie
den Inhalt dieses Verzeichnisses auf Ihre Produkt-DVD.

223
Beispiel-Archive und Beispiel-Briefkörbe anpassen

14.10 Testen der angepassten Beispiel-Briefkörbe und Beispiel-


Archive
Vor dem Mastern Ihrer Produkt-DVD sollten Sie Testinstallationen vornehmen und die angepassten
Briefkörbe und Archive testen.

224
Anhang

15 Anhang

15.1 Dokumentanzeige im Viewer von Windows- und Web-Client


DocuWare zeigt im Viewer von Windows- und Web Client Dokumente beliebiger Formate nahezu in
Originalqualität an und ermöglicht, Stempel zu setzen oder Anmerkungen und Markierungen auf den
angezeigten Dokumenten zu platzieren. Um die hohe Anzeigequalität der beiden Viewer
sicherzustellen, sind unterschiedlichen Technologien erforderlich. Werden Dokumente in einem Viewer
bearbeitet und dann jeweils über den anderen Viewer geöffnet, können daher bei der Anzeige der
Stempel, Markierungen und Anmerkungen Abweichungen auftreten. Dies gilt in erster Linie für
Dokumente in Office-Formaten (MS Word, MS Excel, TXT, PPT). Bei Bildformaten (DWTIFF, PNG, JPG,
PDF) ist diese Einschränkung nicht relevant. Rechnungsfreigabe- oder andere Workflows etc. sind
durch etwaige Abweichungen in den meisten Fällen nicht beeinträchtigt. Die folgende Tabelle gibt
einen Überblick der Anzeige einzelner Formate im Viewer der beiden DocuWare-Clients.

Anzeige einzelner Formate im Viewer von Windows- und Web-Client

MS WORD

Windows Client Web Client

gute Darstellung des Dokuments,


gute Darstellung des Dokuments,
inklusive guter Lesbarkeit
Qualität von Grafiken und
eingebetteter Grafiken, Screenshots
Allgemeines zur Anzeige Screenshots teilweise etwas geringer
und Tabellen. Teilweise minimal
als im Original, bei Tabellen in
abweichender Zeilenumbruch im
Ausnahmefällen fehlende Linien.
Vergleich zum Originaldokument.
Durch Seiten scrollen uneingeschränkt möglich uneingeschränkt möglich
Platzierung Stempel präzise präzise
Platzierung Markierungen präzise präzise
zu 90 % präzise, Anmerkungen auf
Platzierung Text-Anmerkungen zu 90 % präzise
Tabellen nicht möglich
Platzierung weiterer Anmerkungen
präzise präzise
(Kreise, Pfeile etc.)
Anzeige über den jeweils anderen Client
Da Word-Dokumente im Viewer des Windows- und Web-Client mit unterschiedlichen
Zeilenumbrüchen dargestellt werden, kann die Platzierung von gesetzten Anmerkungen differieren.
Stempel Position leicht abweichend Position leicht abweichend
Markierungen leicht verschoben Markierung dicker als im Windows
Client und leicht verschoben
Text-Notizen minimal verrückt minimal verrückt
Weitere Anmerkungen (Kreise, Pfeile eventuelle Verschiebungen eventuelle Verschiebungen
etc.)

225
Anhang

MS Excel
Windows Client Web Client

Anzeige allgemein gute Darstellung des Dokuments gute Darstellung des Dokuments
analog zur Excel-Bildschirmanzeige analog zur Ausdruck-Version des
des Dokuments Excel-Sheets: die Seitenumbrüche im
Viewer erfolgen entsprechend des
festgelegten Druckbereichs im
Seitenlayout des Dokuments
Durch Seiten scrollen uneingeschränkt möglich uneingeschränkt möglich
Platzierung Stempel präzise präzise
Platzierung Markierungen präzise präzise
Platzierung Text-Anmerkungen präzise, lediglich während des präzise
Schreibprozesses verringern vertikale
Linien am Buchstaben die Lesbarkeit
Platzierung weiterer Anmerkungen präzise präzise
(Kreise, Pfeile etc.) platzieren
Anzeige über den jeweils anderen Client
Aufgrund der unterschiedlichen Anzeigeverhältnisse in den beiden Viewern werden gesetzte Anmerkungen im
Windows- und Web-Client nicht an identischer Position angezeigt.
Stempel Position abweichend, je nach Position abweichend, je nach
Seitenumbruch stark Seitenumbruch stark
Markierungen Markierung verschoben, je nach Markierung verschoben, je nach
Seitenumbruch stark Seitenumbruch stark
Text-Notizen Notiz verrückt, je nach Notiz verrückt, je nach
Seitenumbruch stark Seitenumbruch stark
Weitere Anmerkungen (Kreise, Pfeile Position abweichend, je nach Position abweichend, je nach
etc.) Seitenumbruch stark Seitenumbruch stark

TXT
Windows Client Web Client

Anzeige allgemein sehr gute Darstellung und Lesbarkeit sehr gute Darstellung und Lesbarkeit
Durch Seiten scrollen uneingeschränkt möglich uneingeschränkt möglich
Platzierung Stempel präzise präzise
Platzierung Markierungen präzise präzise
Platzierung Text-Anmerkungen präzise präzise
Platzierung weiterer Anmerkungen präzise präzise
(Kreise, Pfeile etc.) platzieren
Anzeige über den jeweils anderen Client
Der Viewer im Web Client zeigt mehr Zeilen pro Seite an als der Viewer im Windows Client die Platzierung
gesetzter Anmerkungen ist dadurch nicht hundertprozentig kongruent.

226
Anhang

Stempel Position abweichend Position abweichend


Markierungen Markierung verschoben Markierung verschoben
Text-Notizen Notiz verrückt Notiz verrück
Weitere Anmerkungen (Kreise, Pfeile Position abweichend Position abweichend
etc.)

MS PowerPoint
Windows Client Web Client

Anzeige allgemein Gute Darstellung der Folien Sehr gute Darstellung der Folien
optimale Ansicht im Zoommodus optimale Ansicht im Zoommodus
zwischen 10 Prozent und 25 Prozent. zwischen 75 Prozent und 90 Prozent.
Durch Seiten scrollen uneingeschränkt möglich uneingeschränkt möglich
Platzierung Stempel präzise, im optimalen Zoommodus zu 90 % präzise
von 15 % Inhalt allerdings schwer
lesbar
Platzierung Markierungen präzise präzise
Platzierung Text-Anmerkungen exakt, im optimalen Zoommodus von präzise
15 % Text allerdings schwer lesbar
Platzierung weiterer Anmerkungen präzise, geringe Linienstärke präzise
(Kreise, Pfeile etc.) platzieren
Anzeige über den jeweils anderen Client
Aufgrund der unterschiedlichen Anzeigeverhältnisse in den beiden Viewern werden gesetzte Anmerkungen im
Windows- und Web-Client nicht an identischer Position angezeigt.
Stempel Position abweichend Position abweichend
Markierungen Markierung verschoben Markierung verschoben
Text-Notizen Notiz verrückt Notiz verrückt
Weitere Anmerkungen (Kreise, Pfeile Position abweichend Position abweichend
etc.)

PDF
Windows Client Web Client

Anzeige allgemein gute Darstellung, Anzeigequalität sehr gute Darstellung,


von Screenshots ; optimale Ansicht Anzeigequalität von Screenshots
bei einem Zoommodus zwischen 25 eingeschränkt; optimale Ansicht bei
% und 50 % einem Zoommodus von 100 %
Durch Seiten scrollen uneingeschränkt möglich uneingeschränkt möglich
Platzierung Stempel präzise, etwas geringere Linienstärke präzise
als bei anderen Formaten
Platzierung Markierungen präzise, schmaler als bei anderen präzise

227
Anhang

Windows Client Web Client

Anzeige allgemein gute Darstellung, Anzeigequalität sehr gute Darstellung,


von Screenshots ; optimale Ansicht Anzeigequalität von Screenshots
bei einem Zoommodus zwischen 25 eingeschränkt; optimale Ansicht bei
% und 50 % einem Zoommodus von 100 %
Formaten
Platzierung Text-Anmerkungen präzise präzise
Platzierung weiterer Anmerkungen präzise, Linienstärke geringer als bei präzise
(Kreise, Pfeile etc.) anderen Formaten
Anzeige über den jeweils anderen Client
Die Anzeige verhält sich im Windows- und Web-Client nahezu kongruent.
Stempel identische Position, Rahmenstärke identische Position, Rahmenstärke
etwas dicker etwas dünner
Markierungen identische Position identische Position
Text-Notizen identische Position identische Position
Weitere Anmerkungen (Kreise, Pfeile identische Position identische Position
etc.)

DW TIFF
Windows Client Web Client

Anzeige allgemein sehr gute Darstellung sehr gute Darstellung


Durch Seiten scrollen uneingeschränkt möglich uneingeschränkt möglich
Platzierung Stempel präzise minimal versetzt
Platzierung Markierungen präzise präzise
Platzierung Text-Anmerkungen präzise präzise
Platzierung weiterer Anmerkungen präzise präzise
(Kreise, Pfeile etc.) platzieren
Anzeige über den jeweils anderen Client
Die Anzeige verhält sich im Windows- und Web-Client nahezu kongruent.
Stempel Linien etwas dicker, Position minimal Linien etwas dünner, Position
nach unten und rechts verschoben minimal nach oben und links
verschoben
Markierungen identische Position identische Position, etwas breiter
Text-Notizen identische Position identische Position
Weitere Anmerkungen (Kreise, Pfeile identische Position identische Position
etc.)

228
Anhang

PNG
Windows Client Web Client

Anzeige allgemein sehr gute Darstellung sehr gute Darstellung


Durch Seiten scrollen einzelne Seite einzelne Seiten
Platzierung Stempel präzise minimal nach unten verrückt
Platzierung Markierungen präzise präzise
Platzierung Text-Anmerkungen präzise präzise
Platzierung weiterer Anmerkungen präzise präzise
(Kreise, Pfeile etc.)
Anzeige über den jeweils anderen Client
Die Anzeige verhält sich im Windows- und Web-Client nahezu kongruent
Stempel etwas kleiner, Position minimal etwas größer, Position minimal
verrückt verrückt
Markierungen identische Position identische Position, etwas dicker
Text-Notizen identische Position identische Position
Weitere Anmerkungen (Kreise, Pfeile identische Position identische Position
etc.)

JPG
Windows Client Web Client

Anzeige allgemein sehr gute Darstellung sehr gute Darstellung


Durch Seiten scrollen einzelne Seite einzelne Seite
Platzierung Stempel präzise minimal verrückt
Platzierung Markierungen präzise präzise
Platzierung Text-Anmerkungen präzise präzise
Platzierung weiterer Anmerkungen präzise präzise
(Kreise, Pfeile etc.)
Anzeige über den jeweils anderen Client
Die Anzeige verhält sich im Windows- und Web-Client nahezu kongruent.
Stempel Linien etwas dicker, Position minimal Linien etwas dünner, geringfügig
nach unten und rechts verrückt nach oben und links verrückt
Markierungen identische Position identische Position, etwas breiter
Text-Notizen identische Position identische Position
Weitere Anmerkungen (Kreise, Pfeile identische Position identische Position
etc.)

229
Anhang

15.2 Für OCR in DocuWare zur Verfügung stehende Code Pages


Code Pages für OCR

Folgende Code Pages stehen für OCR in DocuWare zur Verfügung:

Code Page Breite Zusätzliche Information


Windows ANSI 8-bit Code Page 1252
Windows Greek 8-bit Code Page 1253
Windows Eastern 8-bit Code Page 1250
Windows Turkish 8-bit Code Page 1254
Windows Baltic 8-bit Code Page 1257
Windows Cyrillic 8-bit Code Page 1251
Windows Esperant 8-bit keine Windows Standard Code Page
Windows OCR/MICR 8-bit keine Windows Standard Code Page
Code Page 437 8-bit IBM ASCII PC8
Greek-ELOT 8-bit griechisch
Greek-MEMOTEK 8-bit griechisch
Code Page 850 8-bit mehrsprachig
Code Page 852 8-bit osteuropäisch
Code Page 860 8-bit portugisisch
Code Page 863 8-bit kanadisches-französisch
Code Page 865 8-bit nordisch
Code Page 866 8-bit kyrillisch
CWI Magyar 8-bit ungarisch
Magyar Ventura 8-bit ungarisch
IVKAM C-S 8-bit tschechisch & slovakisch
Mazowia Polish 8-bit polnisch
Sloven & Croat 8-bit Es werden nur 7-Bits zur Codierung der
Zeichensätze verwendet
Turkish 8-bit türkisch
Icelandic 8-bit isländisch
Maltese 8-bit Malta; es werden nur 7 Bits zur Codierung der
Zeichensätze verwendet
Unicode 16-bit mehrsprachig und universal
WordPerfect 16-bit mehrsprachig und universal
Roman 8 8-bit HP Drucker

230
Anhang

Für die grau markierten Code Pages wird in folgender Tabelle angegeben, inwieweit sie die
Zeichensätze der in DocuWare zur Verfügung stehenden Sprachen (siehe OCR: Registerkarte Sprachen)
unterstützen:

J = Ja
N = Nein
F = Fast immer
G = Geeignet, aber einige Großbuchstaben mit Akzent werden nicht unterstützt

Weitere Code Pages

Wird ein Zeichensatz einer Sprache von keiner dieser 6 Code Pages unterstützt, zeigt die rechte Spalte
an, welche weitere(n) Code Page(s) verwendet werden kann bzw. können.

Sprache Code Page Unterstützung Weitere Code Pages


Windows Windows Windows Code Page
ANSI / Code Eastern / Baltic 437
Page 850 Code Page
852
Albanisch J J N G
Bulgarien N N N N Windows Cyrillic
Dänisch J N J N Code Page 865
Deutsch J J J J
Englisch J J J J
Estnisch J N J N
Finnisch J F J J
Französisch J N N G Code Page 863
Griechisch N N N N Windows Greek
Isländisch J F N N Icelandic
Italienisch J N N G
Katalanisch J N N G
Kroatisch N J N N Sloven & Croat
Lettisch N N J N
Litauisch N N J N
Maltesisch N N N N Maltese oder Unicode
Mazedonisch N N N N Windows Cyrillic
Moldauisch N N N N Windows Cyrillic
Niederländisch J F J G
Norwegisch J N J N Code Page 865

231
Anhang

Sprache Code Page Unterstützung Weitere Code Pages


Windows Windows Windows Code Page
ANSI / Code Eastern / Baltic 437
Page 850 Code Page
852
Polnisch N J J N Mazowia Polish
Portugiesisch J N N N Code Page 860
Rumänisch N J N N
Russisch N N N N Windows Cyrillic
Schwedisch J F J J
Serbisch N N N N
Slowakisch N J N N IVKAM C-S
Slowenisch N J J N Sloven & Croat
Spanisch J N N G
Tschechisch N J N N IVKAM C-S
Türkisch N N N N Windows Turkish oder Turkish
Ukrainisch N N N N Windows Cyrillic
Ungarisch N J N N CWI Magyar oder Magyar
Ventura
Weißrussisch N N N N Windows Cyrillic

15.3 Die von OCR unterstützten Papierformate


Folgende Papierformate werden von OCR unterstützt:

Papierformate Auflösung wird unterstützt (eventuell mit


eingeschränkter Qualität)
A0 100 x 100 ja
200 x 200 ja

300 x 300 nein

400 x 400 nein

600 x 600 nein

1200 x 1200 nein

A1 100 x 100 ja
200 x 200 ja

232
Anhang

Papierformate Auflösung wird unterstützt (eventuell mit


eingeschränkter Qualität)
300 x 300 ja

400 x 400 nein

600 x 600 nein

1200 x 1200 nein

A2 100 x 100 ja
200 x 200 ja

300 x 300 ja

400 x 400 ja

600 x 600 nein

1200 x 1200 nein

A3 100 x 100 ja
200 x 200 ja

300 x 300 ja

400 x 400 ja

600 x 600 ja

1200 x 1200 nein

A4 100 x 100 ja
200 x 200 ja

300 x 300 ja

400 x 400 ja

600 x 600 ja

1200 x 1200 nein

A5 100 x 100 ja
200 x 200 ja

300 x 300 ja

A5 400 x 400 ja
600 x 600 ja

1200 x 1200 ja

233
Anhang

15.4 Liste der unterstützten Scanner


Der DocuWare 5 Windows Client unterstützt folgende Scanner:
 alle TWAIN Scanner
 die folgenden ISIS Scanner: https://www.scannerdrivers.com/scanner_list.asp
(https://www.scannerdrivers.com/scanner_list.asp)
WIA Scanner werden nicht unterstützt.

15.5 Zertifizierte Scanner

Firma Bezeichnung SCSI USB


nicht unter Windows
NT
InoTec 421 CD X
Böwe Bell+Howell Sidekick 1400 SCSI III USB 2.0

15.6 Unterstützte CD Brenner


DocuWare unterstützt alle gängigen ATAPI, USB und SCSI CD-Brenner. Besonders zuverlässig erwiesen
sich im Laufe der Zeit die Brenner von Plextor und Yamaha.

Sollten Sie einen CD-Brenner besitzen, der nicht 100%ig den Spezifikationen entspricht und sich somit
mit DocuWare nicht betreiben lässt, können Sie mit DocuWare ein Abbild der CD auf Festplatte
erzeugen lassen und dieses dann mit der mitgelieferten Brennsoftware Ihres Brenners auf die CD
kopieren.

15.7 Unterstützte DVD-Brenner


Bei der Verwendung von DVD-Brennern muss auf die exakte Übereinstimmung der Artikelbezeichnung
geachtet werden. Grundsätzlich kann für den Betrieb von DVD-Brennern über die Parallele
Schnittstelle keine Gewähr übernommen werden.

Es werden generell alle DVD-Brenner unterstützt, die MMC kompatibel sind. Dabei steht MMC für
MultiMedia Commands und bezeichnet einen standardisierten Befehlssatz zur Steuerung von und zur
Kommunikation mit Multimedia-Geräten.

Liste der DVD- Brenner

Die folgende Liste enthält die DVD-Brenner, die speziell getestet worden sind. Bei diesen ist
sichergestellt, dass DocuWare sie unterstützt.

- Acer CRW620

234
Anhang

- Acer CRW620A

- AOPEN CRW2440

- AOPEN CD-RW CRW4048

- AOPEN CD-RW CRW5232

- AOPEN 8X8 DVD Dual AAN

- CyberDrv CW078D CD-R/RW

- CyberDrv CW088D CD-R/RW

- FREECOM DVD+/-RW8B

- FREECOM DVD+/-RW8B9

- FREECOM DVD+/-RW16B8

- FREECOM DVD+/-RW16B9

- Generic CRD-R800S

- HL-DT-ST DVDRAM GMA-4020B )

- HL-DT-ST DVDRAM GMA-4120B

- HP CD-Writer 6020

- HP 6020I

- HP DVD Writer 400n

- HP DVD Writer 420n

- IMS CDD2600

- JVC XR-W2020

- JVC XR-W2022

- JVC R2626

- JVC XR-W2040

- Kodak PCD200 (not DAO)

- Kodak PCD240

- Lite-On LTR-511

- LG GMA-4020B

235
Anhang

- LG GMA-4120B

- Mad Dog MD-8XDVDRW-PM

- Mad Dog MD-16XDVD9

- Matsushita CW-7502

- Matsushita DVD-RAM LF-D310

- Matsushita DVD-RAM LF-D521

- Matsushita DVD-R SW-9501

- Matsushita DVD-RAM SW-9571

- Matsushita DVD-RAM SW-9572

- Matsushita DVD-RAM SW-9573

- Matsushita DVD-RAM SW-9574

- Matsushita DVD-RAM SW-9575

- Matsushita DVD-RAM SW-9581

- Matsushita DVD-RAM SW-9582

- Matsushita DVD-RAM SW-9583

- Matsushita DVD-RAM SW-9584

- Matsushita DVD-RAM SW-9585

- Matsushita DVD-RAM UJ-840

- Matsushita DVD-RAM UJ-845

- Memorex DVD+/-RW True8Xn

- Memorex DVD+/-RWDL 4RWnD2

- Mitsbish CDRW226

- Mitsbish CDRW226A

- _NEC CB-2100

- _NEC CD-RW NR-9100A

- _NEC CDRW/DVD CB1100A

- _NEC DVD_RW ND-1300A

236
Anhang

- _NEC DVD+RW ND-2100A

- _NEC DVD+RW ND-2110A

- _NEC DVD_RW ND-2300A

- _NEC DVD_RW ND-2500A

- _NEC DVD_RW ND-2510A

- _NEC DVD+-RW ND-2510A

- _NEC DVD+RW ND-3100A

- _NEC DVD+-RW ND-3450A

- _NEC DVD_RW ND-3500A

- _NEC DVD_RW ND-3520A

- _NEC DVD_RW ND-3530A

- _NEC DVD+-RW ND-3530A

- _NEC DVD_RW ND-3540A

- _NEC DVD+RW ND-5100A

- _NEC DVD+RW ND-6100A

- _NEC DVD_RW ND-6650A

- Optorite DVD RW DD0201

- Philips CDD521 (not DAO)

- Philips CDD2600

- Philips DVDRW208

- Philips DVDRW228

- Philips OMNIWRITER26

- Philips PCRW2010

- Pioneer DR-R504 (not DAO)

- Pioneer DVD-R7211

- Pioneer DVD-R DVD-R7322

- Pioneer DVD-R DVR-U201

237
Anhang

- Pioneer DVD-RW DVR-103

- Pioneer DVD-RW DVR-104

- Pioneer DVD-RW DVR-105

- Pioneer DVD-RW DVR-106

- Pioneer DVD-RW DVR-107

- Pioneer DVD-RW DVR-108

- Pioneer DVD-RW DVR-109

- Pioneer DVD-RW DVR-K11

- Pioneer DVD-RW DVR-K12

- Pioneer DVR-S201

- Pinnacle RCD4X4

- Pinnacle RCDW226

- Plasmon RF4000 (not DAO)

- Plasmon RF4100 (not DAO)

- Plasmon RF4102 (not DAO)

- Plasmon CDR480 (firmware rev. 3.00 or higher)

- Plextor CD-R PX-R412 (firmware rev. 1.03 or higher for DAO)

- Plextor CD-R PX-R820

- Plextor CD-R PX-W4220

- Plextor CD-R PX-W8220

- Plextor CD-R PX-W8432

- Plextor CD-R PX-W124

- Plextor CD-R PX-W1210

- Plextor CD-R PX-W1610

- Plextor CD-R PX-W2410

- Plextor CD-R PX-W4012

- Plextor CD-R PX-W4824

238
Anhang

- Plextor CD-R PX-W5224

- Plextor CD-R PX-320

- Plextor DVDR PX-504A

- Plextor DVDR PX-708A

- Plextor DVDR PX-712A

- Plextor DVDR PX-716A

- Ricoh CD-R/RW MPxxxx

- Ricoh DVD/CDRW MPxxxx

- Ricoh DVD+RW MP5308D

- Ricoh DVD+RW MP5316D

- Ricoh MP6200A

- Ricoh MP6200S

- Ricoh MP6201S

- Ricoh MP6201S

- Ricoh RW5120A

- SAF CD-R2006 (not DAO)

- SAF CD-R8020

- Sanyo CRD-R800S

- Sanyo CRD-RW1

- Sanyo CRD-RW2

- Sony CD-RW CRX10U

- Sony CD-RW CRX120

- Sony CD-RW CRX130

- Sony CD-RW CRX140

- Sony CD-RW CRX145

- Sony CD-RW CRX0811

- Sony DRU110A

239
Anhang

- Sony DVD RW DRU-500A

- Sony DVD RW DRU-510A

- Sony DVD RW DRU-530A

- Sony DVD RW DRU-700A

- Sony DVD RW DW-D22A

- Sony DVD RW DW-U10A

- TDK DVDRW880N

- TDK DVDRW882N

- TDK DVDRW1616EX

- TDK DVDRW1616N

- Teac CD-R50S

- Teac CD-R55S (firmware rev. 1.0f or higher for DAO)

- Teac CD-R56S (includes all variants like 400 and 600)

- Teac CD-R58S

- Teac CD-W216E

- Teac CD-W512S

- Teac DV-W50E

- Teac DV-W58D

- Teac DV-W516D

- Traxdata CDR4120

- Traxdata CDR6120

- Traxdata CDRW2260

- Traxdata CDRW4260

- Waitec WT4046

- Waitec WT412

- Yamaha CDR102

- Yamaha CDR200

240
Anhang

- Yamaha CRW2100

- Yamaha CRW2200

- Yamaha CRW2216

- Yamaha CRW2260

- Yamaha CRW3200

- Yamaha CRW4260

- Yamaha CRW4261

- Yamaha CRW4416

- Yamaha CRW6416

- Yamaha CRW8424

- Yamaha CRW8824

- Yamaha CRW-F1E

15.8 Liste der unterstützten CD- DVD- und Blu-ray-Disk-Formate


- CD-R(W)

- DVD-R(W)

- DVD+R

Die Typen DVD-RAM und DVD+RW werden nicht unterstützt!

Innerhalb einer Jukebox, die mit dem PoINT Jukebox Manger verwaltet wird, werden zusätzlich
folgende Formate unterstützt:

- BD-R (write once)

- BD-RE (re-writetable)

15.9 Zertifizierte Produkte


Eine Übersicht der zertifizierten Produkte finden Sie auf unserer Homepage unter www.docuware.de >
Produkte > Integrationen > Certified Products (Partner-Login erforderlich).

241
Anhang

15.10 DocuWare Viewer Windows Client: Liste der unterstützten


Dateiformate
Die folgende Liste enthält eine Aufstellung der vom DocuWare Viewer Windows Client unterstützten
Dateiformate. Darstellungsumfang und qualität unterscheiden sich je nach Format. Sowohl in der
Anzeige wie auch im Druck sind außer bei DocuWare TIFF und JPEG teilweise erhebliche Abweichungen
von der Darstellung durch die Originalprogramme möglich.

Wir behalten uns Irrtum und die jederzeitige Änderung der Liste vor.

3D / 2D CAD & Vector-based Engineering Formats


Dateiformat Versionen Dateiendungen
Drawing, Drawing Exchange 2009, 2008, 2007, 2006, 2005, 2004, 2002, DXF
2000i, 2000, 14, 13c4, 13c3, 13c2,13c1,12, 10,
9, 2.x
HPGL HGL,HPG, PLT, PRN

HPGL/2 HGL,HPG, PLT, PRN

Vector Graphics Formats


Dateiformat Versionen Dateiendungen
Acrobat PDF 8.0(1.7), 7.0(1.6) (jedoch keines Packages PDF
mehrerer PDFs), 6.0(1.5), 5.0(1.4), 1.3, 1.2, 1.1,
1.0
Amipro Graphics SDW

Corel Presentation Exchange 7.0, 6.0, 5.0 CMX

Enhanced Metafile EMF, EMZ (Compressed)

Illustrator 10, 9, 8, 7, 6, 5, 4, 3, 2, 1 AI
Lotus PIC File Image PIC

PCL 5 PCL, PRN


PowerPoint 2003, 2002, XP, 2000, 97, 95, 4.0, 3.x PPT
PowerPoint 2007 PPTX
SVG 1.0 SVG
Windows Metafile 3 WMF
WordPerfect Graphics 2, 1 WPG
VISIO 2007, 2003, 2002, 2000, 5, 4 VSD

242
Anhang

Raster & Bitmap Formats


Dateiformat Versionen Dateiendungen
AIIM MS53 GP III, GP IV A11
AMIGA IFF / LBM File IFF, LBM
Compuserve GIF GIF, RLE

CorelDraw! Bitmap Preview 5.x, 4.x, 3.x, 2.x CDR


CUT Raster CUT

Databeam DBX

Dr. Halo PIC PIC

GEM IMG Bitmap IMG

IBM IOCA/MODCA

JPEG JPEG, JPG

JPEG2000 JP2,JPF, J2K, J2C, JPC, JPX

MAC MAC

Neutral Raster File NRF

OS/2 1.1 Bitmap BMP

Paintbrush PCX PCX

PNG PNG

Portable Bitmap PPM

SUN Raster File PR

TARGA TGA

Windows Bitmap BMP

Windows 3 Icon-Resource ICO

WordPerfect Graphics Bitmap WPG

X-Windows Dump XWD

Database Formats
Dateiformat Versionen Dateiendungen
Access 2000, 97, 95, 2.0, 1.1, 1.0 MDB
Database Express 1.0 DBM, FRM, TDF
Fox/Dbase IV, III+, III, II DBF

243
Anhang

Dateiformat Versionen Dateiendungen


Access 2000, 97, 95, 2.0, 1.1, 1.0 MDB
Paradox 4.0, 3.5 DB
Paradox Index File 4.0, 3.5 PX

Fax Formats
Dateiformat Versionen Dateiendungen
Brooktrout

Everfax -3, -2
Frecom

Fujitso

Gamma

Generic-Fax

Hybrid J-T

Intel

Net-Fax

Product R&D Fax Modem

Raw Group III

Relisys

Ricoh

Scifax

Smartfax

Trigem

Winfax Pro 4, 3
Worldport

Word Processor Formats


Dateiformat Versionen Dateiendungen
Amipro Document 3, 2 SAM
Amipro Style Sheet 3, 2 STY
Plain Text (ASCII, UTF-8, Unicode, TXT
Multi-byte)

244
Anhang

Dateiformat Versionen Dateiendungen


Amipro Document 3, 2 SAM
Rich Text Format 1.X RTF
Word for DOS 6.0, 5.5, 5.0 DOC
Word for Windows 2003, 2002, XP, 2000, 97, 95, 7, 6, 2.0 DOC
2007 DOCX

WordPerfect 7, 6, 5.2, 5.1, 5.0 WPD


WordStar 3.0, 2.0, 1.01D WS
7.x, 6.x, 5.x, 4.x, 3.x, 2.2x WS

Write WRI

Microsoft Outlook MSG

Spreadsheet Formats
Dateiformat Versionen Dateiendungen
Excel 2003, 2002, XP, 2000, 97,95, 7, 6 5, 4, 3, 2.1 XLS, XLT, XLW
2007 XLSX, XLTX

Lotus 1-2-3 3.x, 2, 1.2, 1.1, 1.0, 1.A WR1, WR3, WRK
DOS, MACINTOSH, UNIX, WINDOWS
Lotus Symphony WR1, WRK

Quattro 1.x WK1,WKQ


Quattro Pro for DOS 4, 3, 2, 1 WQ1,WKQ,
Quattro Pro for Windows 7, 6, 5, 2, 1 WB1, WB2, WB3
Symphony 2.0; 1.2, 1.1, 1.01, 1.0 WK3, WK4, WRK, WRL

Archived Formats
Dateiformat Versionen Dateiendungen
7-ZIP 7Z

ARC ARC

ARJ ARJ

BZip2 BZ2

CAB CAB

Debian DEB

245
Anhang

Dateiformat Versionen Dateiendungen


7-ZIP 7Z

GZip GZ

LHARC Archive LZH

RAR RAR

RPM RPM

TAR TAR

ZIP Archive ZIP

15.11 DocuWare Web Client: Liste der für die Anzeige unterstützten
Dateiformate
Die folgende Liste enthält eine Aufstellung der vom Viewer innerhalb des DocuWare Web Clients
unterstützten Dateiformate.
Es ist möglich, dass die Darstellung der einzelnen Dateiformate im Viewer des Windows Clients anders
ist als im Viewer des Web-Clients, da für die Anzeige der Dateien unterschiedliche Technologien
verwendet werden.

Wir behalten uns Irrtum und die jederzeitige Änderung der Listen vor.

Word Processing Formats


Dateiformat Unterstützte Versionen im Web-Client
ANSI Text 7 & 8 bit
ASCII Text 7 & 8 bit
DEC WPS Plus (DX) Versions through 3.1
DEC WPS Plus (WPL) Versions through 4.1
DisplayWrite 2 & 3 (TXT) All versions
DisplayWrite 4 & 5 Versions through 2.0
EBCDIC All versions
Enable Versions 3.0, 4.0 and 4.5
First Choice Versions through 3.0
Framework Version 3.0
Hangul Versions 97, 2002 and 2005
IBM FFT All versions
IBM Revisable Form Text All versions
IBM Writing Assistant Version 1.01
Just System Ichitaro Versions 4.x through 6.x, 8.x through 13.x and 2004

246
Anhang

JustWrite Versions through 3.0


Legacy Versions through 1.1
Lotus AMI/AMI Professional Versions through 3.1
Lotus Manuscript Version 2.0
Lotus Word Pro (non-Windows) Versions SmartSuite 97, Millennium, and Millennium 9.6 (text
only)
Lotus Word Pro (Windows) Versions SmartSuite 96, 97 and Millennium and Millennium
9.6
MacWrite II Version 1.1
MASS11 Versions through 8.0
Microsoft Rich Text Format (RTF) All versions
Microsoft Word (DOS) Versions through 6.0
Microsoft Word (Mac) Versions 4.0 - 2004
Microsoft Word (Windows) Versions through 2007
Microsoft WordPad All versions
Microsoft Works (DOS) Versions through 2.0
Microsoft Works (Mac) Versions through 2.0
Microsoft Works (Windows) Versions through 4.0
Microsoft Windows Write Versions through 3.0
Multi-Byte
MultiMate Versions through 4.0
Navy DIF All versions
Nota Bene Version 3.0
Novell Perfect Works Version 2.0
Novell/Corel WordPerfect (DOS) Versions through 6.1
Novell/Corel WordPerfect (Mac) Versions 1.02 through 3.0
Novell/Corel WordPerfect (Windows) Versions through 12.0
Office Writer Versions 4.0 - 6.0
OpenOffice Writer (Windows and UNIX) OpenOffice version 1.1 and 2.0
PC-File Letter Versions through 5.0
PC-File+ Letter Versions through 3.0
PFS:Write Versions A, B and C
Professional Write (DOS) Versions through 2.1
Professional Write Plus (Windows) Version 1.0
Q&A (DOS) Version 2.0
Q&A Write (Windows) Version 3.0
Samna Word Versions through Samna Word IV+

247
Anhang

Signature Version 1.0


SmartWare II Version 1.02
Sprint Versions through 1.0
StarOffice Writer Version 5.2 (text only) and 6.x through 8.x
Total Word Version 1.2
Unicode Text All versions
UTF-8 All versions
Volkswriter 3 & 4 Versions through 1.0
Wang PC (IWP) Versions through 2.6
WordMARC Versions through Composer Plus
WordStar (DOS) Versions through 7.0
WordStar (Windows) Version 1.0
WordStar 2000 (DOS) Versions through 3.0
XyWrite Versions through III Plus

Desktop Publishing Formats


Dateiformat Unterstützte Versionen im Web-Client
Adobe FrameMaker (MIF) Versions 3.0, 4.0, 5.0, 5.5 and 6.0 and Japanese 3.0, 4.0, 5.0 and
6.0 (text only)

Database Formats
Dateiformat Unterstützte Versionen im Web-Client
Access (MDB) Versions through 2.0
dBASE Versions through 5.0
DataEase Version 4.x
dBXL Version 1.3
Enable Versions 3.0, 4.0 and 4.5
First Choice Versions through 3.0
FoxBase Version 2.1
Framework Version 3.0
Microsoft Works (Windows) Versions through 4.0
Microsoft Works (DOS) Versions through 2.0
Microsoft Works (Mac) Versions through 2.0
Paradox (DOS) Versions through 4.0
Paradox (Windows) Versions through 1.0

248
Anhang

Personal R:BASE Version 1.0


R:BASE 5000 Versions through 3.1
R:BASE System V Version 1.0
Reflex Version 2.0
Q&A Versions through 2.0
SmartWare II Version 1.02

Spreadsheet Formats
Dateiformat Unterstützte Versionen im Web-Client
Enable Versions 3.0, 4.0 and 4.5
First Choice Versions through 3.0
Framework Version 3.0
Lotus 1-2-3 (DOS & Windows) Versions through 5.0
Lotus 1-2-3 (OS/2) Versions through 2.0
Lotus 1-2-3 Charts (DOS & Windows) Versions through 5.0
Lotus 1-2-3 for SmartSuite Versions 97 - Millennium 9.6
Lotus Symphony Versions 1.0, 1.1 and 2.0
Mac Works Version 2.0
Microsoft Excel Charts Versions 2.x - 7.0
Microsoft Excel (Mac) Versions 3.0 4.0, 98, 2001, 2002, 2004, and v.X
Microsoft Excel (Windows) (XLS) Versions 2.2 through 2007
Microsoft Multiplan Version 4.0
Microsoft Works (Windows) Versions through 4.0
Microsoft Works (DOS) Versions through 2.0
Microsoft Works (Mac) Versions through 2.0
Mosaic Twin Version 2.5
Novell Perfect Works Version 2.0
PFS:Professional Plan Version 1.0
Quattro (WK1,WKQ)
Quattro Pro (DOS) Versions through 5.0 (text only)
Quattro Pro (Windows) Versions through 12.0 (text only)
SmartWare II Version 1.02
StarOffice/OpenOffice Calc (Windows and StarOffice versions 5.2 (text only) through 8.x and OpenOffice
UNIX) version 1.1 and 2.0
SuperCalc 5 Version 4.0
Symphony (WK3, WK4, WRK, WRL)

249
Anhang

VP Planner 3D Version 1.0

Presentation Formats
Dateiformat Unterstützte Versionen im Web-Client
Corel/Novell Presentations Versions through 12.0
Harvard Graphics (DOS) Versions 2.x & 3.x
Harvard Graphics (Windows) Windows versions
Freelance (Windows) Versions through Millennium 9.6
Freelance (OS/2) Versions through 2.0
Microsoft PowerPoint (Windows) Versions 3.0 through 2007
Microsoft PowerPoint (Mac) Versions 4.0 through v.X
StarOffice/OpenOffice Impress (Windows and StarOffice versions 5.2 (text only) and 6.x through 8.x (full
UNIX) support) and OpenOffice version 1.1 and 2.0 (text only)

Grafic Formats
Dateiformat Unterstützte Versionen im Web-Client
Adobe Photoshop (PSD) Version 10.0
Adobe Illustrator Versions 7.0 and 9.0
Adobe FrameMaker graphics (FMV) Vector/raster through 5.0
Adobe Acrobat (PDF) Versions 1.0, 2.1, 3.0, 4.0, 5.0, 6.0 and 7.0 (including Japanese
PDF)
Ami Draw (SDW) Ami Draw
AutoCAD Interchange and Native Drawing AutoCAD Drawing Versions 2.5 - 2.6, 9.0 - 14.0, 2000i and
formats (DXF and DWG) 2002
AutoShade Rendering (RND) Version 2.0
Binary Group 3 Fax All versions
Bitmap (BMP, RLE, ICO, CUR, OS/2 DIB & WARP) All versions
CALS Raster (GP4) Type I and Type II
Corel Clipart format (CMX) Versions 5 through 6
Corel Draw (CDR) Versions 3.x - 8.x
Corel Draw (CDR with TIFF header) Versions 2.x - 9.x
Computer Graphics Metafile (CGM) ANSI, CALS NIST version 3.0
Encapsulated PostScript (EPS) TIFF header only
GEM Paint (IMG) All versions
Graphics Environment Mgr (GEM) Bitmap & vector
Graphics Interchange Format (GIF) All versions

250
Anhang

Hewlett Packard Graphics Language (HPGL) Version 2


IBM Graphics Data Format (GDF) Version 1.0
IBM Picture Interchange Format (PIF) Version 1.0
Initial Graphics Exchange Spec (IGES) Version 5.1
JBIG2 JBIG2 graphic embeddings in PDF files
JFIF (JPEG not in TIFF format) All versions
JPEG (including EXIF) All versions
Kodak Flash Pix (FPX) All versions
Kodak Photo CD (PCD) Version 1.0
Lotus PIC All versions
Lotus Snapshot All versions
Macintosh PICT1 & PICT2 Bitmap only
MacPaint (PNTG) All versions
Micrografx Draw (DRW) Versions through 4.0
Micrografx Designer (DRW) Versions through 3.1
Micrografx Designer (DSF) Windows 95, version 6.0
Novell PerfectWorks (Draw) Version 2.0
OS/2 PM Metafile (MET) Version 3.0
Paint Shop Pro 6 (PSP) Windows only, versions 5.0-6.0
PC Paintbrush (PCX and DCX) All versions
Portable Bitmap (PBM) All versions
Portable Graymap (PGM) No specific version
Portable Network Graphics (PNG) Version 1.0
Portable Pixmap (PPM) No specific version
Postscript (PS) Levels 1-2
Progressive JPEG No specific version
Sun Raster (SRS) No specific version
SUN Raster File (PR)
StarOffice/OpenOffice Draw for Windows and StarOffice versions 5.2 (text only) through 8.x and OpenOffice
UNIX version 1.1 and 2.0
TIFF Versions through 6
TIFF CCITT Group 3 & 4 Versions through 6
Truevision TGA (TARGA) Version 2
Visio (preview) Version 4
Visio Versions 5, 2000, 2002 and 2003
WBMP No specific version
Windows Enhanced Metafile (EMF) No specific version

251
Anhang

Windows Metafile (WMF) No specific version


WordPerfect Graphics (WPG & WPG2) Versions through 2.0
X-Windows Bitmap (XBM) x10 compatible
X-Windows Dump (XWD) x10 compatible
X-Windows Pixmap (XPM) x10 compatible

Compressed Formats
Dateiformat Unterstützte Versionen im Web-Client
GZIP (GZ)
LZA Self Extracting Compress
LZH Compress
Microsoft Binder Versions 7.0-97 (conversion of files contained in the Binder file
is supported only on Windows)
UUEncode
UNIX Compress
UNIX TAR
ZIP PKWARE versions through 2.04g

Email Formats
Dateiformat Unterstützte Versionen im Web-Client
Microsoft Outlook Folder (PST) Microsoft Outlook Folder and Microsoft Outlook Offline Folder
files versions 97, 98, 2000, 2002, 2003 and 2007
Microsoft Outlook Message (MSG) Microsoft Outlook Message and Microsoft Outlook Form
Template versions 97, 98, 2000, 2002, 2003 and 2007
MIME MIME-encoded mail messages. (See "MIME Support Notes"
immediately following this table for detailed information
about MIME support.)

Other Formats
Dateiformat Unterstützte Versionen im Web-Client
Executable (EXE, DLL)
HTML Versions through 3.0, with some limitations
MacroMedia Flash Macromedia Flash 6.x, Macromedia Flash 7.x, and Macromedia
Flash Lite (text only)
Microsoft Project Versions 98 - 2003 (text only)
vCard, vCalendar Version 2.1

252
Anhang

Windows Executable
WML Version 5.2
XML Text only.
Yahoo! Instant Messenger Versions 6.x, 7.x and 8.x

15.12 Fehlermeldungen

15.12.1 Fehlermeldungen während des Setup


Folgende Fehlercodes können während des Setups ausgegeben werden.
In der Log-Datei finden Sie den Fehlercode nach dem Namen der Funktion.

Verwendete Abkürzungen:
AS: Authentication Server
CS: Content Server
WS: Workflow Server
DB: Datenbank

Funktion Fehler-code Beschreibung


(Name in der Log-Datei)
Login des Administrators am 0 OK
Authentication Server
1 Es wurde kein AS gefunden
(ASLoginAdmin)
2 Login ist fehlgeschlagen
3 Der Benutzer hat für diesen Setuptyp keine Rechte
11 Server und Client haben unterschiedlich Release-Stände
4 Unbekannter Fehler
Import der Lizenzdatei 0 OK
(ImportLicenseFile)
1 Es wurde kein AS gefunden
2 Keine Lizenzdatei
3 Der Import der Lizenz ist fehlgeschlagen
10 Die Systemdatenbank konnte nicht gefunden werden
11 Update der Datenbankverbindung ist fehlgeschlagen
12 Der AS Service konnte nicht angehalten werden
13 Der AS Service konnte nicht gestartet werden
14 Unbekannter Fehler
Upgrade der Systemtabellen 0 OK
(UpgradeSystemTables)
1 Es wurde keine gültige Datenbankverbindung gefunden
6 Unbekannter Fehler

253
Anhang

8 Nach der Transformation der Systemtabellen ist beim


Upgrade ein Fehler aufgetreten.
Überprüfung der 0 Die Datenbank wurde nicht gefunden
DocuWare-Tabellen
1 Die Datenbank existiert bereits
(CheckForDWTables)
2 Keine Verbindung zur Datenbank
Überprüfung der Tabellen für das 0 Die Datenbank existiert nicht
Login
1 Die Datenbank existiert bereits
(CheckForLogTables)
2 Keine Datenbankverbindung

Update des Systemtabellen 0 OK


(UpdateSystemTables)
1 Keine Verbindung zur Datenbank oder die Tabelle der
Organisation konnte nicht upgedated werden
2 Machine ID des AS konnte nicht upgdated werden
3 Die Benutzertabelle konnte nicht upgedated werden
4 Die Servertabelle konnte nicht upgedated werden
5 Die SystemSettings konnte nicht upgedated werden
6 Die GUIDs konnten nicht upgedated werden
7 Unbekannter Fehler
9 Die vordefinierten Feldmasken konnten nicht angelegt
werden
10 Update: Das Login ist fehlgeschlagen
11 Update: Die Servertabellen konnten nicht upgedated
werden
12 Update: Machine ID des AS konnten nicht upgedated
werden
Serverauswahl 0 OK
(SelectCurrentServer)
1 Keine Verbindung zum AS oder keine Verbindung zur
Systemdatenbank
6 Unbekannter Fehler
7 Der AS konnte nicht gefunden werden
10 Die Liste der Server konnte nicht angelegt werden
11 Der Server (WS/CS) konnte nicht gefunden werden
Installation des Beispielarchivs 0 OK
(InstallSampleFileCabinet)
1 Keine Verbindung zum AS
2 Der Speicherort konnte nicht angelegt werden
3 Das Archiv existiert bereits
4 XML Beispielarchiv konnte nicht gefunden werden
5 Das Interface konnte nicht registriert werden kein File

254
Anhang

Cabinet Handler
6 Das Anlegen des Archives ist fehlgeschlagen
7 Die Beispieldokumente konnten nicht abgelegt werden
8 Unbekannter Fehler
9 Die Platte wird bereits benutzt
Bestehenden Content Server 0 OK
registrieren
1 Keine Verbindung zum AS
(RegisterExistingCtS)
6 Unbekannter Fehler
7 Der CS konnte nicht gefunden werden
8 Die Registrierung des CS ist fehlgeschlagen

Bestehenden SAP HTTP Server 0 OK


registrieren
1 Keine Verbindung zum AS
(RegisterExistingSAPHTTPServer)
6 Unbekannter Fehler
7 Der SAP HTTP Server konnte nicht gefunden werden
8 Die Registrierung des SAP HTTP Servers ist
fehlgeschlagen
Bestehenden Workflow Server 0 OK
registrieren
1 Keine Verbindung zum AS
(RegisterExistingWfS)
6 Unbekannter Fehler
7 Der WS konnte nicht gefunden werden
8 Die Registrierung des WS ist fehlgeschlagen

15.12.2 TIFFMAKER Fehlermeldungen

Fehler- Beschreibung
nummer
1 Die gewählte Kombination von Dateiformat und Anzahl der Farben wird nicht
unterstützt
2 Der Speicherplatz konnte nicht zugewiesen werden:
- Der Rechner hat nicht genug Hauptspeicher
- Extrem große Dokumente werden verarbeitet
3 Interner Fehler
4 Interner Fehler
5 Interner Fehler
6 Ein Bild konnte nicht zugewiesen werden:
- Der Rechner hat nicht genug Hauptspeicher

255
Anhang

Fehler- Beschreibung
nummer
- Extrem große Dokumente werden verarbeitet
7 Interner Fehler
8 Interner Fehler
9 Interner Fehler
10 Interner Fehler
11 Interner Fehler
12 Das TIFF-Dokument konnte nicht gespeichert werden
13 Fehler beim Erstellen der Header-Datei. Mögliche Ursachen:
- Andere Applikationen (z.B. Virusscan, ACTIVE IMPORT) überprüfen gerade den
Briefkorb
- Die COM-Registrierung des DocuWare 5-Clients verläuft nicht ordnungsgemäß
14 Interner Fehler
15 Interner Fehler
16 Fehler beim Ausführen der TIFFMAKER CONTROL Kommandos.
Gibt es einen Syntax-Fehler?
17 Fehler beim Schreiben der Header-Datei. Mögliche Ursachen:
- Andere Applikationen (z.B. Virusscan, ACTIVE IMPORT) überprüfen gerade den
Briefkorb
- Die COM-Registrierung des DocuWare 5-Clients verläuft nicht ordnungsgemäß

15.12.3 Fehlermeldungen: CD-Brennen bei Archiven im DocuWare 4-Modus


Folgende Fehlermeldungen werden von der DocuWare Brennfunktion (nicht CDSERVICE) gemeldet.

-101: Gerät beschäftigt

-102: Falsches Handle übergeben

-103: Falsche Adresse

-104: Ungültiger Parameter

-105: Funktionsaufruf nicht möglich

-108: Interner Fehler. Der Fehler 108 bedeutet, dass c:\, d.h. das Root-Verzeichnis als Pfad für
temporäre Dateien angegeben wurde.

-113: Datei existiert bereits

-115: Name der Datei/Verzeichnis nicht zulässig

-116: Verzeichnisstruktur nicht zulässig

256
Anhang

-9: Kann Datei/Verzeichnis nicht finden/löschen

-8: Nicht genügend Speicher

-7: Fehler beim Schreiben der CD

-6: CD hat falsches Format

-5: nicht genügend Plattenplatz

-4: CD nicht beschreibbar

-3: Laufwerk nicht bereit

-2: Abbruch durch den Benutzer

Zur Interpretation der Fehlermeldungen ziehen Sie bitte die Datei dllcda.log heran.

15.12.4 Fehlermeldungen: COLD


Überprüfen der [COLD] Sektion in der docuware.ini im WINDOWS Verzeichnis, ob alle Einträge
vorhanden sind.

Fehlernummer -2
COLD kann die Formulardatei nicht finden. Überprüfen [COLD] Sektion in der docuware.ini im
WINDOWS Verzeichnis. Der Eintrag COLDPath= muss auf den Pfad mit den FRM- und SCA Dateien
zeigen.

Fehlernummer -3
Nicht genügend Speicher - Programme schließen.

Fehlernummer -4
Der Colddatensatz kann nicht gefunden werden. Mit Hilfe der DOCID, die man in der Ergebnisliste
findet, die entsprechende COLD-Datei suchen und kontrollieren, ob dieser Pfad in der ADF-Datei
eingetragen ist. Falls dies der Fall ist, die Nummern der COLD-Dateien vor und nach dieser DOCID
prüfen, ob eventuell eine COLD-Datei fehlt - Sprung der DOCID von einer Datei zur anderen. Restore in
ein leeres Testarchiv nur für die COLD-Datei, die diese DOCID wahrscheinlich enthält.

Fehlernummer -6
Temporäre Dateien können nicht angelegt werden. Überprüfen des Pfades und des Speicherplatzes der
entsprechenden Platte.

Fehler beim Anzeigen eines COLD-Dokumentes - System hängt


Ist die Datei sp2cold.dll im Programmverzeichnis von DocuWare?

257