Vda 1 R3 200810

Umschlag_Band_01_engl:Umschlag_rot 20.04.
2009 9:07 Uhr Seite 1
Quality Management
in the Automotive Industry
1
Documentation and Archiving
Code of practice for the documentation and archiving of

quality requirements and quality records – in particular
for critical characteristics
3rd completley revised edition, October 2008

VDA Volume 1
Dokument wurde bereitgestellt für Anja Nowak vom

VDA-QMC Internetportal am 17.06.2009 um 15:53
Nur zur internen Verwendung für Hella KGaA Hueck & Co. bestimmt.
Documentation and archiving
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Oberursel, August 2008
Verband der Automobilindustrie e. V. (VDA)

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1 Introduction
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VDA-QMC Internetportal am 17.06.2009 um 15:53 I
Documents
Quality requirement Quality records

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3.3 Product liability; criminal law; responsibilities and duty of
care; legislation covering equipment and product safety
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3.3.1 Product liability

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3.3.2 Criminal law
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3.3.3 Responsibilities and duty of care

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3.3.4 Legislation covering equipment and product safety

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LQ VDA-QMC Internetportal am 17.06.2009 um 15:53
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4 Documents for certification purposes
4.1 Extent of consideration
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4.2 Composition of documents
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VDA-QMC Internetportal am 17.06.2009 um 15:53 L]
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LB VDA-QMC Internetportal am 17.06.2009 um 15:53
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VDA-QMC Internetportal am 17.06.2009 um 15:53 LI
5 Archiving
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5.1 Archiving requirements
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Storage location requirements
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(Original extract from DIN EN 1047 1:2005)
Quality classification Max. temperature Max. relative

rise humidity
60 min 120 min
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0+ 4+9/42+2 %) #) #49-%:%)* 9/)9+8&C
Paper :
• Z-+ /4%*%)#$3 ,"3& 0+ 3&/4+2

• Z-+ 8#8+4 ,"3& 4+,#%) $+*%0$+ #)2 2"4#0$+ 7/4 &-+ X-/$+ /7 &-+
#49-%:%)* 8+4%/2
Microfilm :
• Z-+ /4%*%)#$ 2/9",+)&3 ,"3& 0+ 7%$,+2

• W/4 #49-%:%)* #)2 4+3+#49- 8"48/3+3> &X/ %2+)&%9#$ 7%$,3 ,"3& 0+
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X/4T%)* :+43%/)C
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&'(' 5.%3&- '/& 9.-4'3 )*%)'*'(.+/ 5+* -%'*,$%-:

Organising the archiving
Z-+ 84/9+33+3 %):/$:+2 %) &-+ #49-%:%)* #)2 &-+ 4+38/)3%0%$%&%+3 3-/"$2

0+ 4+*"$#&+2 %) &-+ %)2%:%2"#$ 9/,8#)%+3C Z-+3+ 4+*"$#&%/)3 3-/"$2
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− ^-%9- 2+8#4&,+)& %3 4+38/)3%0$+ 7/4 3&/4%)* #)2 2+$+&%)* D/4
2+3&4/'%)*F &-+ 2/9",+)&3 #)2 2#&#C
− ^-%9- 2+8#4&,+)& 4+74+3-+3 &-+ 2#&# D%7 4+;"%4+2F #)2 -/X &-%3 %3
9#44%+2 /"&C
− ^-+4+ &-+ #49-%:+3 #4+ -+$2C
− ^-%9- 2+8#4&,+)& -#3 #99+33 D+C*C> 7/4 4+3+#49- 8"48/3+3FC
− R/X 84//7 %3 84/:%2+2 /7 &-+ +77+9&%:+)+33 /7 &-+ #49-%:%)* 3'3&+,
D+C*C> #"2%&%)*> 4#)2/, 3#,8$+ 9-+9T3> ,+&4%93FC
− R/X &-+ 2+$+&%/) /4 2+3&4"9&%/) 84/9+2"4+3 D+C*C> &/ E1H =@]V]K
LNLIIVKAL 7/4 8#8+4 #)2 ,%94/7%$,F #4+ 9#44%+2 /"& #& &-+ +)2 /7 &-+
#49-%:%)* 8+4%/2> /4 -/X # 2+9%3%/) %3 ,#2+ 4+*#42%)* 7"4&-+4 "3+
D+C*C> *%:%)* 24#X%)*3 &/ ,"3+",3FC
.) +[&+4)#$ 3+4:%9+ 9/,8#)' 9#) #$3/ 0+ "3+2 &/ /8+4#&+ &-+ #49-%:%)*
5.2 Extent of archiving
!"#$%&' ,#)#*+,+)& 2/9",+)&3 #)2 2#&# 4+$#&%)* &/ 94%&%9#$

9-#4#9&+4%3&%93 ,"3& 0+ #49-%:+2 N
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2/9",+)&3
− !"#$%&' 4+;"%4+,+)& 2/9",+)&3 4+$#&%)* &/ 94%&%9#$ 9-#4#9&+4%3&%93
− !"#$%&' 4+9/423 4+$#&%)* &/ 94%&%9#$ 9-#4#9&+4%3&%93
Z/ ,%)%,%a+ &-+ #,/")& /7 X/4T %):/$:+2 %) #49-%:%)*> # 9#4+7"$ 4%3T

#)#$'3%3 %3 4+;"%4+2 %) &-+ 84/2"9& #)2 84/9+33 2+:+$/8,+)& 8-#3+> %)
X-%9- &-+ 94%&%9#$ 9-#4#9&+4%3&%93 #4+ %2+)&%7%+2C

@J VDA-QMC Internetportal am 17.06.2009 um 15:53
5.2.1 Examples of critical characteristics
Z-+ 7/$$/X%)* #4+ +[#,8$+3 /7 9/,8/)+)&3 /4 3'3&+,3 X%&- 94%&%9#$

9-#4#9&+4%3&%93 X-%9- ,#' 4+84+3+)& #) %,,+2%#&+ 4%3T &/ $%7+ #)2 $%,0 N
− \4#T+ 3'3&+, D+C*C> 3+#$3F

− G&++4%)* /4 X-++$ 3"38+)3%/) D+C*C> &/4;"+3F
− W"+$ 3"88$' #)2 ,%[&"4+ 84+8#4#&%/) D+C*C> 3+#$3F
− e+3&4#%)& 3'3&+,3 D+C*C> 9/)&#9&3h &/4;"+F
− g%*-&%)* D+C*C> 7")9&%/)F
− n
b[#,8$+3 /7 4+;"%4+,+)&3 #4%3%)* 74/, $+*%3$#&%/) 8"0$%9 #"&-/4%&'

4+*"$#&%/)3 #)2 )#&%/)#$ 4+;"%4+,+)&3> 4+3"$&%)* %) 94%&%9#$ 9-#4#9&+4%3&%93
N
− b[-#"3& +,%33%/) $#X3 D+C*C> 6?@F

− b$+9&4/,#*)+&%9 9/,8#&%0%$%&' Db(6F
− H/%3+ 74/, &-+ 8#33%)* :+-%9$+
− 64#3- 4+3%3&#)9+
− 6-%$2 3+#& 7%[%)* D+C*C> 3&4+)*&-F
− W$#,+ 4+3%3&#)9+ D+C*C> 0"4)%)* 4#&+FC
5.2.2 Quality requirement documents & quality records

covering critical characteristics
b[#,8$+3 /7 ;"#$%&' 4+;"%4+,+)& 2/9",+)&3 9/:+4%)* 94%&%9#$

9-#4#9&+4%3&%93N
− e+*"$#&%/)3 9/:+4%)* &-+ "3+ /7 3#7+&'K4+$+:#)& 394+X

9/))+9&%/)3
− M4/2"9&%/) 9/)&4/$ 8$#)3
− M4/9+33 ;"#$%7%9#&%/) 4+;"%4+,+)&3 D+C*C> 84/9+33 9#8#0%$%&'h
3"%&#0%$%&' /7 &+3&O%)38+9&%/) 84/9+33+3F
− n

VDA-QMC Internetportal am 17.06.2009 um 15:53 @V
b[#,8$+3 /7 ;"#$%&' 4+9/423 9/:+4%)* 94%&%9#$ 9-#4#9&+4%3&%93 N
− M4/2"9& &+3&O%)38+9&%/) 4+3"$&3 7/4 94%&%9#$ 9-#4#9&+4%3&%93

− M4//7 /7 84/9+33 9#8#0%$%&'> %)9$"2%)* ;"#$%&' 9/)&4/$ 9-#4&3
− M4//7 /7 3"%&#0%$%&' /7 &+3&O%)38+9&%/) 84/9+33+3
− n
1) #22%&%/)> %& %3 8/33%0$+ &/ 2+,/)3&4#&+ %) &-+ 84/9+33 2+:+$/8,+)&

8-#3+ &-#& # 4%3T #)#$'3%3 /7 84/9+33+3 D7/4 +[#,8$+> # M4/9+33 W(b.F
-#3 0++) 9#44%+2 /"& /) 94%&%9#$ 9-#4#9&+4%3&%93 #)2 &-#& 9/)2%&%/)3
#33/9%#&+2 X%&- 4%3T -#:+ 0++) +$%,%)#&+2 D97C 5E. 5/$",+ JFC
Z-+ #33/9%#&+2 84/9+33 2+:+$/8,+)& 4+8/4&3 D+C*C> 9/44+$#&%/) 0+&X++)

84/9+33 #)2 84/2"9& 9-#4#9&+4%3&%9> 4+3"$&3 /7 &4%#$3 X%&- 3&#&%3&%9#$ &+3&
8$#)3F 9#) 84/:+ &-#& &-+ 7#%$"4+ /7 &-+ 84/2"9& #3 &-+ 4+3"$& /7 84/9+33
+44/43 %3 84#9&%9#$$' +$%,%)#&+2C 1) 3"9- 9#3+3> %& ,#' )/& 0+ )+9+33#4'
&/ 2/9",+)& &-+ 4+3"$&3 /7 84/2"9& &+3&3 #)2 %)38+9&%/)> %7 &-+ #0/:+K
,+)&%/)+2 84/9+33 9+4&%7%9#&%/)3 #4+ 2/9",+)&+2C

@Q VDA-QMC Internetportal am 17.06.2009 um 15:53
5.3 Period of use and archiving period for documents
covering critical characteristics
^-+) 9/)3%2+4%)* &-+ 8+4%/2 /7 "3+ #)2 &-+ #49-%:%)* 8+4%/2 %& %3
%,8/4&#)& &/ 2%77+4+)&%#&+ 0+&X++) ;"#$%&' 4+;"%4+,+)& 2/9",+)&3 #)2
;"#$%&' 4+9/423C
Quality requirement documents :

Z-+ 8+4%/2 /7 "3+ 0+*%)3 X%&- #884/:#$O4+$+#3+ #)2 +)23 X-+) &-+
84/2"9&O84/9+33 %3 4+)2+4+2 %):#$%2> 0+9#"3+ /7 # 9-#)*+ D)+X :+43%/)F
/4 &-+ +[8%4' /7 # 38+9%7%+2 &%,+ D2+:%#&%/) #884/:#$F /4 &-+ 9+33#&%/) /7
&-+ 84/2"9&O84/9+33 &/ 0+ 9/)&4/$$+2C
Z-+ #49-%:%)* 8+4%/2 0+*%)3 X-+) &-+ 84/2"9&O84/9+33 %3 4+)2+4+2

%):#$%2> %) #99/42#)9+ X%&- &-+ 4+;"%4+,+)&3 /7 ;"#$%&' ,#)#*+,+)&
3'3&+,3 7/4 &-+ 9/)&4/$ /7 2/9",+)&3 #)2 2#&# D+C*C> #884/84%#&+
%2+)&%7%9#&%/)FC
Quality records :
Z-+ 8+4%/2 /7 "3+ 2+8+)23 /) &-+ &'8+ /7 "3+ #)2 0+*%)3 X%&- &-+
24#X%)* "8 /7 4+9/423 D+C*C> # 4+9/42 /7 # &+3&O%)38+9&%/) 4+3"$&h #
9/,8$+&+2 9/)&4/$ 9-#4&h # 84//7 /7 84/9+33 9#8#0%$%&'h #) %)%&%#$ 3#,8$+
%)38+9&%/) 4+8/4&FC ?)9+ &-+ 4+9/423 -#:+ 0++) 24#X) "8 &-+' ,"3& )/&
0+ #$&+4+2 D3++ #$3/ G+9&%/) JC@ N _6/,8/3%&%/) /7 2/9",+)&3_FC Z-+
#49-%:%)* 8+4%/2 0+*%)3 #& &-%3 8/%)&C 1& %3 "3"#$ 7/4 &-+ 4+9/423 &/
9/)&%)"+ &/ 0+ "3+2 #7&+4 &-%3 8/%)& D7/4 +[#,8$+> 7/4 #)#$'3%3 8"48/3+3FC
Z-+ #49-%:%)* 8+4%/2 %3 &-+ 3#,+ 7/4 0/&- &'8+3 /7 2/9",+)&3 DW%*3C
VKL #)2 VK@FC W/4 94%&%9#$ 9-#4#9&+4%3&%93 # 8+4%/2 /7 LV '+#43 minimum
%3 4+9/,,+)2+2C
Z-+ 4+#3/)%)* 7/4 &-%3 N

• 1) 4+9+)& '+#43 &-+ #:+4#*+ $%7+ /7 # :+-%9$+ -#3 $+)*&-+)+2C 1&
,"3& 0+ #33",+2 &-#& &-+ ,#f/4%&' /7 :+-%9$+3 X%$$ )/& 0+
X%&-24#X) 74/, "3+ ")&%$ LV '+#43 74/, 7%43& 4+*%3&4#&%/)C
• Z-+ 84/2"9& $%#0%$%&' #9& %) S+4,#)' 38+9%7%+3 #) #49-%:%)* 8+4%/2
/7 #& $+#3& LA '+#43C Z/ &-%3 ,"3& 0+ #22+2 # 8+4%/2 /7 = '+#43
2"4%)* X-%9- &-+ 9"3&/,+4 9#) ,#T+ # 9/,8$#%)&> #7&+4 &-+
#88+#4#)9+ /7 # 2+7+9&C

VDA-QMC Internetportal am 17.06.2009 um 15:53 @]
1) 3/,+ 9#3+3 # $/)*+4 #49-%:%)* 8+4%/2 ,#' 0+ )+9+33#4' < 7/4
+[#,8$+> 9/,,+49%#$ :+-%9$+3 #)2 &4"9T3 -#:+ # $/)*+4 #:+4#*+ $%7+C
^-+4+ ;"#$%&' 4+9/423 2+#$%)* X%&- #884/:#$O4+$+#3+ 84/9+33+3

#33/9%#&+2 X%&- &-+ 84/2"9& /4 84/2"9&%/) 84/9+33 #4+ 9/)9+4)+2> &-+3+
#4+ 2/9",+)&3 X-%9-> 7/4 &-+ 3#T+ /7 3%,8$%9%&'> 3-/"$2 0+ #49-%:+2 7/4
LV '+#43 74/, &-+ +)2 /7 84/2"9&%/)C G"9- 2/9",+)&3 X%$$ 9/:+4 %)%&%#$
3#,8$+ 4+$+#3+> 84/2"9&%/) 84/9+33 4+$+#3+> +&9C < 3++ W%*C VK=C
1) &-+ 9#3+ /7 38#4+3 #)2 4+8$#9+,+)& 8#4&3> &-+ 3&/4#*+ 8+4%/2 ,"3&
#$3/ 0+ &#T+) %)&/ 9/)3%2+4#&%/) < 3++ W%*C VKJC
Document Document
b)2 /7 :#$%2%&' /7 2/9",+)&>
G&#4& /7 is created is destroyed
#& $#&+3& #& +)2 /7 84/2"9&%/)
84/2"9&%/)
Db?MF
DG?MF
Period of use X Archiving period ≥ 15 years
Period of use X Archiving period ≥ 15 years
Production period
t1 tn t n +X t n +X +15
W%*C VKL N !"#$%&' 4+;"%4+,+)& 2/9",+)&3
Document Document
G&#4& /7 is created b)2 /7 is destroyed
84/2"9&%/) 84/2"9&%/)
DG?MF Db?MF
Archiving period ≥ 15 years

Production period
t1 tn t2 t n+15
W%*C VK@ N !"#$%&' 4+9/42 /7 #) %)2%:%2"#$ ")%& /7 # 84/2"9&

@B VDA-QMC Internetportal am 17.06.2009 um 15:53
Document Document
is created New release of a PB6 58 <.5604+$5B Document is destroyed
process / part 9P*O= is destroyed
N+1.+ 58 <.5604+$5B
9N*O=
Period of use
Archiving period ≥ t1 to t2 + 15 years

Period of use
Archiving period ≥ t1 to tn + 15 years
Period of use
Archiving period ≥ tn to t2 + 15 years
Production period
t1 tn t2
t n+15 t 2+15
#$% &'( ) *+,-. /012$+3 .-45.67 58 985. -:1;<2-= .-2-17- <.54-77-7
Document PB6 58 HB7+1221+$5B Document

is created <.5604+$5B 85. $B D-,$42- is destroyed
N+1.+ 58 <.5604+$5B 70<<2$-.
9N*O= 9P*O=
Period of use Storage

period
Production period
t1 tn t2 tn+15
#$%> &'? ) @012$+3 .-45.67 85. 7<1.-7 A .-<214-;-B+ <1.+7
C,-B 7<-4$83$B% +,- 1.4,$D$B% <-.$56 85. 6540;-B+7 +5 6-;5B7+.1+- 1B

-88-4+$D- @E 737+-;> 7,5.+-. 1.4,$D$B% <-.$567 1.- 7088$4$-B+ 1B6 +,-7-
1.- B5.;1223 ( 3-1.7F G,$7 1275 1<<2$-7 +5 7$%B$8$41B+ 4,1.14+-.$7+$47>
<.5D$6-6 +,-3 1.- B5+ 4.$+$412 4,1.14+-.$7+$47F
H+ $7 8.-/0-B+23 B-4-771.3 +5 +1I- 14450B+ 58 407+5;-.7J .-/0$.-;-B+7

85. 6540;-B+ 1.4,$D$B% <-.$567F G,07> 85. -:1;<2- K$+,$B +,- 8.1;-K5.I
58 /012$+3 1%.--;-B+7 $+ ;13 L- M5$B+23 7<-4$8$-6 K,$4, 6540;-B+7
7,5026 L- 1.4,$D-6 85. K,$4, <-.$567F
5.4 Identifying documents covering critical characteristics
Z-+4+ #4+ )/ 4+;"%4+,+)&3 38+9%7%+2 %) /77%9%#$ 3&#)2#423 &/ 4+*"$#&+ &-+

%2+)&%7%9#&%/) /7 94%&%9#$ 9-#4#9&+4%3&%93 #)2 2/9",+)&3 4+$#&%)* &/ 94%&%9#$
9-#4#9&+4%3&%93C R/X+:+4> 9/,8#)%+3 #)2 "3+43 #4+ 3&4/)*$'
4+9/,,+)2+2 &/ $#' 2/X) # ")%7/4, 84/9+2"4+ D#) %)K-/"3+ 3&#)2#42F
#)2 &/ "3+ &-%3 &-4/"*-/"& &-+ /4*#)%3#&%/)C
12+)&%7%9#&%/) 4+;"%4+,+)&3 $#%2 2/X) 0' &-+ 9"3&/,+4 #)2 4+7+44%)* &/
&-+ #49-%:%)* /7 2/9",+)&3 3-/"$2 0+ %)9/48/4#&+2 %) &-%3 %)K-/"3+
3&#)2#42 %7 8/33%0$+C
Z-+ 7/$$/X%)* &#0$+ 3-/X3 # )",0+4 /7 ,+&-/23 /7 %2+)&%7'%)*

9-#4#9&+4%3&%93 #3 +[#,8$+3 N
Maker Identification Meaning

\(^ E #)2O/4 G E/9",+)&#&%/) 4+;"%4+,+)& 7/4
3#7+&' 4+$+:#)9+ 4+#3/)3
g+*#$ D-/,/$/*#&%/)> 9/)7/4,#)9+
g X%&- $+*%3$#&%/)F
E#%,$+4 EG E/9",+)&#&%/) 4+;"%4+,+)& 7/4
3#7+&' 4+$+:#)9+ 4+#3/)3
E/9",+)&#&%/) 4+;"%4+,+)& 7/4
Em 9+4&%7%9#&%/) 4+$+:#)9+ 4+#3/)3
D-/,/$/*#&%/)> 9/)7/4,#)9+ X%&-
$+*%3$#&%/)F
W/42 66 64%&%9#$ 9-#4#9&+4%3&%9
S( GO6 G#7+&' #)2 9/)7/4,%&'
M/439-+ EG E/9",+)&#&%/) 4+;"%4+,+)& 7/4
3#7+&' 4+$+:#)9+ 4+#3/)3
E/9",+)&#&%/) 4+;"%4+,+)& 7/4
Em 9+4&%7%9#&%/) 4+$+:#)9+ 4+#3/)3
D-/,/$/*#&%/)> 9/)7/4,#)9+ X%&-
$+*%3$#&%/)F
5^> .kE1 E /4 ZgE E/9",+)&#&%/) 4+;"%4+,+)& 7/4
3#7+&' 4+$+:#)9+ 4+#3/)3
\+)&$+' 66 64%&%9#$ 9-#4#9&+4%3&%9

=A VDA-QMC Internetportal am 17.06.2009 um 15:53
\/39- GOS G#7+&' 4+$+:#)9+O3#7+&' 4+$+:#)9+
^+0#3&/ 66 64%&%9#$ 9-#4#9&+4%3&%9
^%&- &-+ /0f+9&%:+ /7 +,8$/'%)* # ")%7/4, 7/4, /7 +[84+33%/)

&-4/"*-/"& &-%3 84+3+)& 5E. :/$",+> &-+ #004+:%#&%/) _66_ %3 "3+2 7/4
_94%&%9#$ 9-#4#9&+4%3&%93_ #)2 &-+%4 #33/9%#&+2 2/9",+)&3 #3 #)
_",04+$$#_ &+4, D9/:+4%)* 3#7+&' 4+$+:#)9+ #)2 $+*#$ 4+$+:#)9+F 7/4
9"3&/,+4K38+9%7%9 %2+)&%7%9#&%/)3C
5.5 Identification and traceability
M#4&%9"$#4$' X%&- 94%&%9#$ 9-#4#9&+4%3&%93 %& %3 +33+)&%#$ &/ -#:+ 4#8%2 #)2
3+9"4+ &4#9+#0%$%&' /7 8/&+)&%#$$' 2+7+9&%:+ 84/2"9&3C
1) #22%&%/) %& %3 )+9+33#4' &/ 0+ #0$+ &/ %2+)&%7' %)2%:%2"#$ 84/2"9&3 #)2
&-+%4 #33/9%#&+2 ;"#$%&' 4+;"%4+,+)& 2/9",+)&3 #)2 ;"#$%&' 4+9/423> %)
/42+4 &/ 4+7"&+ ")f"3&%7%+2 9$#%,3 D3++ #$3/ G+9&%/) = N _e+#3/)3 7/4
,#%)&#%)%)* 4+9/423_FC
Z-+3+ 4+;"%4+,+)&3 ,"3& 0+ ,+& X-+) 2+9%2%)* &-+ 7/4, &-+ #49-%:%)*
X%$$ &#T+C

VDA-QMC Internetportal am 17.06.2009 um 15:53 =L
6 List of abbreviations
.!.M .$$%+2 !"#$%&' .33"4#)9+ M"0$%9#&%/)3 D# 3+4%+3 /7

;"#$%&' #33"4#)9+ 3'3&+,3> 2+:+$/8+2 0' H.Z? 74/,
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Umschlag_Band_01_engl:Umschlag_rot 20.04.

2009 9:07 Uhr Seite 1

Code of practice for the documentation and archiving of

3rd completley revised edition, October 2008

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Verband der Automobilindustrie e. V. (VDA)

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Quality requirement Quality records

Product specifications Product related records

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