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2009 9:07 Uhr Seite 1

Quality Management
in the Automotive Industry
1
Documentation and Archiving

Code of practice for the documentation and archiving of


quality requirements and quality records – in particular
for critical characteristics

3rd completley revised edition, October 2008


VDA Volume 1

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Documentation and archiving

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Oberursel, August 2008

Verband der Automobilindustrie e. V. (VDA)

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Nur zur internen Verwendung für Hella KGaA Hueck & Co. bestimmt.
1 Introduction

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2 Explanation of technical terms

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3.3 Product liability; criminal law; responsibilities and duty of
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3.3.1 Product liability


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3.3.2 Criminal law
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3.3.3 Responsibilities and duty of care


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3.3.4 Legislation covering equipment and product safety


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4 Documents for certification purposes

4.1 Extent of consideration

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4.2 Composition of documents

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5 Archiving

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5.1 Archiving requirements

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3'3&+,3C

Storage location requirements

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7%4+K7%*-&%)* 3'3&+,3F #)2 #$3/ 84+:+)& ")#"&-/4%a+2 #99+33 &/ /4 &-+
#$&+4#&%/) /7 &-+ 2/9",+)&3> "3%)* #884/84%#&+ 3+9"4%&' ,+#3"4+3C
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− )/4,#$ /77%9+ 9#0%)+&3 X%&-/"& #"&/,#&%9> *#3K/8+4#&+2
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− .49-%:+3 %) # 9+$$#4 X%&-/"& 84/&+9&%/) #*#%)3& 7$//2%)*C

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− 84/&+9&+2 #99+33 2#&#K84/9+33%)* 3'3&+,3C

(Original extract from DIN EN 1047 1:2005)

Quality classification Max. temperature Max. relative


rise humidity
60 min 120 min
G QA M G L@A M LVA d H/ 4+;"%4+,+)&
G QA E G L@A E VA d BV o
G QA E1G G L@A E1G =A d BV o
E1 QA MOE1G E1 L@A MOE1G =A d BV o
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Z-+ )",+4%9 :#$"+3 /7 &-+3+ 9$#33%7%9#&%/)3 4+84+3+)&3 &-+ 8+4%/2 %) ,%)"&+3> 2"4%)*
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7/$$/X%)* &'8+3 /7 2#&# 9#44%+43 X-%9- 9#) 0+ 84/&+9&+2 %) &-+ 4+$+:#)& ;"#$%&'
9$#33%7%9#&%/)C
MN R+#&K3+)3%&%:+ 8#8+4 2/9",+)&3 0"& )/& &'8+3 /7 8#8+4 X-+4+ 2#&# #4+ $/3& #& $+33
&-#) L]Ap 6
EN R+#& c -",%2%&'K3+)3%&%:+ D+C*C> ,#*)+&%9F 2#&# 9#44%+43 #3 X+$$ #3 -+#&K3+)3%&%:+
8#8+4 2/9",+)&3 0"& )/& &-/3+ X-+4+ 2#&# #4+ $/3& #& &+,8+4#&"4+3 ")2+4 ]Ap6
#)2 -",%2%&' /:+4 BV oC
E1G N R+#& c -",%2%&'K3+)3%&%:+ 2#&# 9#44%+43 D+C*C> 2%3T+&&+3F 0"& )/& &-/3+ X-+4+ 2#&#
#4+ $/3& #& &+,8+4#&"4+3 ")2+4 VAp 6 #)2 4+$#&%:+ -",%2%&' /:+4 BV o
H\ N 1) &-+ 9#3+ /7 MOE1G ")%&3> E1G 84/&+9&%/) %3 *"#4#)&++2 /)$' %7 &-+' #4+ %)3&#$$+2
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Archiving media

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0+ 4+9/42+2 %) #) #49-%:%)* 9/)9+8&C

Paper :

• Z-+ /4%*%)#$3 ,"3& 0+ 3&/4+2


• Z-+ 8#8+4 ,"3& 4+,#%) $+*%0$+ #)2 2"4#0$+ 7/4 &-+ X-/$+ /7 &-+
#49-%:%)* 8+4%/2

Microfilm :

• Z-+ /4%*%)#$ 2/9",+)&3 ,"3& 0+ 7%$,+2


• W/4 #49-%:%)* #)2 4+3+#49- 8"48/3+3> &X/ %2+)&%9#$ 7%$,3 ,"3& 0+
*+)+4#&+2C ?)+ %3 3&/4+2 %) # 3#7+ $/9#&%/) #)2 &-+ /&-+4 %3 #
X/4T%)* :+43%/)C
• .7&+4 ,%94/7%$,%)* -#3 0++) 9#44%+2 /"& 3"99+337"$$'> &-+ /4%*%)#$
2/9",+)&3 9#) 0+ 2+3&4/'+2C

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Organising the archiving

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− ^-%9- 2+8#4&,+)& %3 4+38/)3%0$+ 7/4 3&/4%)* #)2 2+$+&%)* D/4
2+3&4/'%)*F &-+ 2/9",+)&3 #)2 2#&#C
− ^-%9- 2+8#4&,+)& 4+74+3-+3 &-+ 2#&# D%7 4+;"%4+2F #)2 -/X &-%3 %3
9#44%+2 /"&C
− ^-+4+ &-+ #49-%:+3 #4+ -+$2C
− ^-%9- 2+8#4&,+)& -#3 #99+33 D+C*C> 7/4 4+3+#49- 8"48/3+3FC
− R/X 84//7 %3 84/:%2+2 /7 &-+ +77+9&%:+)+33 /7 &-+ #49-%:%)* 3'3&+,
D+C*C> #"2%&%)*> 4#)2/, 3#,8$+ 9-+9T3> ,+&4%93FC
− R/X &-+ 2+$+&%/) /4 2+3&4"9&%/) 84/9+2"4+3 D+C*C> &/ E1H =@]V]K
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#49-%:%)* 8+4%/2> /4 -/X # 2+9%3%/) %3 ,#2+ 4+*#42%)* 7"4&-+4 "3+
D+C*C> *%:%)* 24#X%)*3 &/ ,"3+",3FC

.) +[&+4)#$ 3+4:%9+ 9/,8#)' 9#) #$3/ 0+ "3+2 &/ /8+4#&+ &-+ #49-%:%)*

5.2 Extent of archiving

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9-#4#9&+4%3&%93 ,"3& 0+ #49-%:+2 N

− 6+4&%7%9#&%/) /7 &-+ !( 3'3&+,h *+)+4#$ 4+*%3&4#&%/) #884/:#$


2/9",+)&3
− !"#$%&' 4+;"%4+,+)& 2/9",+)&3 4+$#&%)* &/ 94%&%9#$ 9-#4#9&+4%3&%93
− !"#$%&' 4+9/423 4+$#&%)* &/ 94%&%9#$ 9-#4#9&+4%3&%93

Z/ ,%)%,%a+ &-+ #,/")& /7 X/4T %):/$:+2 %) #49-%:%)*> # 9#4+7"$ 4%3T


#)#$'3%3 %3 4+;"%4+2 %) &-+ 84/2"9& #)2 84/9+33 2+:+$/8,+)& 8-#3+> %)
X-%9- &-+ 94%&%9#$ 9-#4#9&+4%3&%93 #4+ %2+)&%7%+2C

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5.2.1 Examples of critical characteristics

Z-+ 7/$$/X%)* #4+ +[#,8$+3 /7 9/,8/)+)&3 /4 3'3&+,3 X%&- 94%&%9#$


9-#4#9&+4%3&%93 X-%9- ,#' 4+84+3+)& #) %,,+2%#&+ 4%3T &/ $%7+ #)2 $%,0 N

− \4#T+ 3'3&+, D+C*C> 3+#$3F


− G&++4%)* /4 X-++$ 3"38+)3%/) D+C*C> &/4;"+3F
− W"+$ 3"88$' #)2 ,%[&"4+ 84+8#4#&%/) D+C*C> 3+#$3F
− e+3&4#%)& 3'3&+,3 D+C*C> 9/)&#9&3h &/4;"+F
− g%*-&%)* D+C*C> 7")9&%/)F
− n

b[#,8$+3 /7 4+;"%4+,+)&3 #4%3%)* 74/, $+*%3$#&%/) 8"0$%9 #"&-/4%&'


4+*"$#&%/)3 #)2 )#&%/)#$ 4+;"%4+,+)&3> 4+3"$&%)* %) 94%&%9#$ 9-#4#9&+4%3&%93
N

− b[-#"3& +,%33%/) $#X3 D+C*C> 6?@F


− b$+9&4/,#*)+&%9 9/,8#&%0%$%&' Db(6F
− H/%3+ 74/, &-+ 8#33%)* :+-%9$+
− 64#3- 4+3%3&#)9+
− 6-%$2 3+#& 7%[%)* D+C*C> 3&4+)*&-F
− W$#,+ 4+3%3&#)9+ D+C*C> 0"4)%)* 4#&+FC

5.2.2 Quality requirement documents & quality records


covering critical characteristics

b[#,8$+3 /7 ;"#$%&' 4+;"%4+,+)& 2/9",+)&3 9/:+4%)* 94%&%9#$


9-#4#9&+4%3&%93N

− e+*"$#&%/)3 9/:+4%)* &-+ "3+ /7 3#7+&'K4+$+:#)& 394+X


9/))+9&%/)3
− M4/2"9&%/) 9/)&4/$ 8$#)3
− M4/9+33 ;"#$%7%9#&%/) 4+;"%4+,+)&3 D+C*C> 84/9+33 9#8#0%$%&'h
3"%&#0%$%&' /7 &+3&O%)38+9&%/) 84/9+33+3F
− n

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b[#,8$+3 /7 ;"#$%&' 4+9/423 9/:+4%)* 94%&%9#$ 9-#4#9&+4%3&%93 N

− M4/2"9& &+3&O%)38+9&%/) 4+3"$&3 7/4 94%&%9#$ 9-#4#9&+4%3&%93


− M4//7 /7 84/9+33 9#8#0%$%&'> %)9$"2%)* ;"#$%&' 9/)&4/$ 9-#4&3
− M4//7 /7 3"%&#0%$%&' /7 &+3&O%)38+9&%/) 84/9+33+3
− n

1) #22%&%/)> %& %3 8/33%0$+ &/ 2+,/)3&4#&+ %) &-+ 84/9+33 2+:+$/8,+)&


8-#3+ &-#& # 4%3T #)#$'3%3 /7 84/9+33+3 D7/4 +[#,8$+> # M4/9+33 W(b.F
-#3 0++) 9#44%+2 /"& /) 94%&%9#$ 9-#4#9&+4%3&%93 #)2 &-#& 9/)2%&%/)3
#33/9%#&+2 X%&- 4%3T -#:+ 0++) +$%,%)#&+2 D97C 5E. 5/$",+ JFC

Z-+ #33/9%#&+2 84/9+33 2+:+$/8,+)& 4+8/4&3 D+C*C> 9/44+$#&%/) 0+&X++)


84/9+33 #)2 84/2"9& 9-#4#9&+4%3&%9> 4+3"$&3 /7 &4%#$3 X%&- 3&#&%3&%9#$ &+3&
8$#)3F 9#) 84/:+ &-#& &-+ 7#%$"4+ /7 &-+ 84/2"9& #3 &-+ 4+3"$& /7 84/9+33
+44/43 %3 84#9&%9#$$' +$%,%)#&+2C 1) 3"9- 9#3+3> %& ,#' )/& 0+ )+9+33#4'
&/ 2/9",+)& &-+ 4+3"$&3 /7 84/2"9& &+3&3 #)2 %)38+9&%/)> %7 &-+ #0/:+K
,+)&%/)+2 84/9+33 9+4&%7%9#&%/)3 #4+ 2/9",+)&+2C

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@Q VDA-QMC Internetportal am 17.06.2009 um 15:53

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5.3 Period of use and archiving period for documents
covering critical characteristics

^-+) 9/)3%2+4%)* &-+ 8+4%/2 /7 "3+ #)2 &-+ #49-%:%)* 8+4%/2 %& %3
%,8/4&#)& &/ 2%77+4+)&%#&+ 0+&X++) ;"#$%&' 4+;"%4+,+)& 2/9",+)&3 #)2
;"#$%&' 4+9/423C

Quality requirement documents :


Z-+ 8+4%/2 /7 "3+ 0+*%)3 X%&- #884/:#$O4+$+#3+ #)2 +)23 X-+) &-+
84/2"9&O84/9+33 %3 4+)2+4+2 %):#$%2> 0+9#"3+ /7 # 9-#)*+ D)+X :+43%/)F
/4 &-+ +[8%4' /7 # 38+9%7%+2 &%,+ D2+:%#&%/) #884/:#$F /4 &-+ 9+33#&%/) /7
&-+ 84/2"9&O84/9+33 &/ 0+ 9/)&4/$$+2C

Z-+ #49-%:%)* 8+4%/2 0+*%)3 X-+) &-+ 84/2"9&O84/9+33 %3 4+)2+4+2


%):#$%2> %) #99/42#)9+ X%&- &-+ 4+;"%4+,+)&3 /7 ;"#$%&' ,#)#*+,+)&
3'3&+,3 7/4 &-+ 9/)&4/$ /7 2/9",+)&3 #)2 2#&# D+C*C> #884/84%#&+
%2+)&%7%9#&%/)FC

Quality records :
Z-+ 8+4%/2 /7 "3+ 2+8+)23 /) &-+ &'8+ /7 "3+ #)2 0+*%)3 X%&- &-+
24#X%)* "8 /7 4+9/423 D+C*C> # 4+9/42 /7 # &+3&O%)38+9&%/) 4+3"$&h #
9/,8$+&+2 9/)&4/$ 9-#4&h # 84//7 /7 84/9+33 9#8#0%$%&'h #) %)%&%#$ 3#,8$+
%)38+9&%/) 4+8/4&FC ?)9+ &-+ 4+9/423 -#:+ 0++) 24#X) "8 &-+' ,"3& )/&
0+ #$&+4+2 D3++ #$3/ G+9&%/) JC@ N _6/,8/3%&%/) /7 2/9",+)&3_FC Z-+
#49-%:%)* 8+4%/2 0+*%)3 #& &-%3 8/%)&C 1& %3 "3"#$ 7/4 &-+ 4+9/423 &/
9/)&%)"+ &/ 0+ "3+2 #7&+4 &-%3 8/%)& D7/4 +[#,8$+> 7/4 #)#$'3%3 8"48/3+3FC

Z-+ #49-%:%)* 8+4%/2 %3 &-+ 3#,+ 7/4 0/&- &'8+3 /7 2/9",+)&3 DW%*3C
VKL #)2 VK@FC W/4 94%&%9#$ 9-#4#9&+4%3&%93 # 8+4%/2 /7 LV '+#43 minimum
%3 4+9/,,+)2+2C

Z-+ 4+#3/)%)* 7/4 &-%3 N


• 1) 4+9+)& '+#43 &-+ #:+4#*+ $%7+ /7 # :+-%9$+ -#3 $+)*&-+)+2C 1&
,"3& 0+ #33",+2 &-#& &-+ ,#f/4%&' /7 :+-%9$+3 X%$$ )/& 0+
X%&-24#X) 74/, "3+ ")&%$ LV '+#43 74/, 7%43& 4+*%3&4#&%/)C
• Z-+ 84/2"9& $%#0%$%&' #9& %) S+4,#)' 38+9%7%+3 #) #49-%:%)* 8+4%/2
/7 #& $+#3& LA '+#43C Z/ &-%3 ,"3& 0+ #22+2 # 8+4%/2 /7 = '+#43
2"4%)* X-%9- &-+ 9"3&/,+4 9#) ,#T+ # 9/,8$#%)&> #7&+4 &-+
#88+#4#)9+ /7 # 2+7+9&C

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1) 3/,+ 9#3+3 # $/)*+4 #49-%:%)* 8+4%/2 ,#' 0+ )+9+33#4' < 7/4
+[#,8$+> 9/,,+49%#$ :+-%9$+3 #)2 &4"9T3 -#:+ # $/)*+4 #:+4#*+ $%7+C

^-+4+ ;"#$%&' 4+9/423 2+#$%)* X%&- #884/:#$O4+$+#3+ 84/9+33+3


#33/9%#&+2 X%&- &-+ 84/2"9& /4 84/2"9&%/) 84/9+33 #4+ 9/)9+4)+2> &-+3+
#4+ 2/9",+)&3 X-%9-> 7/4 &-+ 3#T+ /7 3%,8$%9%&'> 3-/"$2 0+ #49-%:+2 7/4
LV '+#43 74/, &-+ +)2 /7 84/2"9&%/)C G"9- 2/9",+)&3 X%$$ 9/:+4 %)%&%#$
3#,8$+ 4+$+#3+> 84/2"9&%/) 84/9+33 4+$+#3+> +&9C < 3++ W%*C VK=C

1) &-+ 9#3+ /7 38#4+3 #)2 4+8$#9+,+)& 8#4&3> &-+ 3&/4#*+ 8+4%/2 ,"3&
#$3/ 0+ &#T+) %)&/ 9/)3%2+4#&%/) < 3++ W%*C VKJC

Document Document
b)2 /7 :#$%2%&' /7 2/9",+)&>
G&#4& /7 is created is destroyed
#& $#&+3& #& +)2 /7 84/2"9&%/)
84/2"9&%/)
Db?MF
DG?MF

Period of use X Archiving period ≥ 15 years

Period of use X Archiving period ≥ 15 years

Production period

t1 tn t n +X t n +X +15

W%*C VKL N !"#$%&' 4+;"%4+,+)& 2/9",+)&3

Document Document
G&#4& /7 is created b)2 /7 is destroyed
84/2"9&%/) 84/2"9&%/)
DG?MF Db?MF

Archiving period ≥ 15 years


Archiving period ≥ 15 years
Archiving period ≥ 15 years

Archiving period ≥ 15 years

Production period

t1 tn t2 t n+15

W%*C VK@ N !"#$%&' 4+9/42 /7 #) %)2%:%2"#$ ")%& /7 # 84/2"9&

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Document Document
is created New release of a PB6 58 <.5604+$5B Document is destroyed
process / part 9P*O= is destroyed
N+1.+ 58 <.5604+$5B
9N*O=

Period of use

Archiving period ≥ t1 to t2 + 15 years


Period of use
Archiving period ≥ t1 to tn + 15 years

Period of use
Archiving period ≥ tn to t2 + 15 years

Production period

t1 tn t2
t n+15 t 2+15

#$% &'( ) *+,-. /012$+3 .-45.67 58 985. -:1;<2-= .-2-17- <.54-77-7

Document PB6 58 HB7+1221+$5B Document


is created <.5604+$5B 85. $B D-,$42- is destroyed
N+1.+ 58 <.5604+$5B 70<<2$-.
9N*O= 9P*O=

Period of use Storage


period
Archiving period ≥ 15 years

Production period

t1 tn t2 tn+15

#$%> &'? ) @012$+3 .-45.67 85. 7<1.-7 A .-<214-;-B+ <1.+7

C,-B 7<-4$83$B% +,- 1.4,$D$B% <-.$56 85. 6540;-B+7 +5 6-;5B7+.1+- 1B


-88-4+$D- @E 737+-;> 7,5.+-. 1.4,$D$B% <-.$567 1.- 7088$4$-B+ 1B6 +,-7-
1.- B5.;1223 ( 3-1.7F G,$7 1275 1<<2$-7 +5 7$%B$8$41B+ 4,1.14+-.$7+$47>
<.5D$6-6 +,-3 1.- B5+ 4.$+$412 4,1.14+-.$7+$47F

H+ $7 8.-/0-B+23 B-4-771.3 +5 +1I- 14450B+ 58 407+5;-.7J .-/0$.-;-B+7


85. 6540;-B+ 1.4,$D$B% <-.$567F G,07> 85. -:1;<2- K$+,$B +,- 8.1;-K5.I
58 /012$+3 1%.--;-B+7 $+ ;13 L- M5$B+23 7<-4$8$-6 K,$4, 6540;-B+7
7,5026 L- 1.4,$D-6 85. K,$4, <-.$567F
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5.4 Identifying documents covering critical characteristics

Z-+4+ #4+ )/ 4+;"%4+,+)&3 38+9%7%+2 %) /77%9%#$ 3&#)2#423 &/ 4+*"$#&+ &-+


%2+)&%7%9#&%/) /7 94%&%9#$ 9-#4#9&+4%3&%93 #)2 2/9",+)&3 4+$#&%)* &/ 94%&%9#$
9-#4#9&+4%3&%93C R/X+:+4> 9/,8#)%+3 #)2 "3+43 #4+ 3&4/)*$'
4+9/,,+)2+2 &/ $#' 2/X) # ")%7/4, 84/9+2"4+ D#) %)K-/"3+ 3&#)2#42F
#)2 &/ "3+ &-%3 &-4/"*-/"& &-+ /4*#)%3#&%/)C

12+)&%7%9#&%/) 4+;"%4+,+)&3 $#%2 2/X) 0' &-+ 9"3&/,+4 #)2 4+7+44%)* &/
&-+ #49-%:%)* /7 2/9",+)&3 3-/"$2 0+ %)9/48/4#&+2 %) &-%3 %)K-/"3+
3&#)2#42 %7 8/33%0$+C

Z-+ 7/$$/X%)* &#0$+ 3-/X3 # )",0+4 /7 ,+&-/23 /7 %2+)&%7'%)*


9-#4#9&+4%3&%93 #3 +[#,8$+3 N

Maker Identification Meaning


\(^ E #)2O/4 G E/9",+)&#&%/) 4+;"%4+,+)& 7/4
3#7+&' 4+$+:#)9+ 4+#3/)3
g+*#$ D-/,/$/*#&%/)> 9/)7/4,#)9+
g X%&- $+*%3$#&%/)F
E#%,$+4 EG E/9",+)&#&%/) 4+;"%4+,+)& 7/4
3#7+&' 4+$+:#)9+ 4+#3/)3
E/9",+)&#&%/) 4+;"%4+,+)& 7/4
Em 9+4&%7%9#&%/) 4+$+:#)9+ 4+#3/)3
D-/,/$/*#&%/)> 9/)7/4,#)9+ X%&-
$+*%3$#&%/)F
W/42 66 64%&%9#$ 9-#4#9&+4%3&%9
S( GO6 G#7+&' #)2 9/)7/4,%&'
M/439-+ EG E/9",+)&#&%/) 4+;"%4+,+)& 7/4
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5.5 Identification and traceability

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6 List of abbreviations

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Quality management in the automobile industry

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HENRICH DRUCK + MEDIEN GMBH


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