Die @-Erwähnungen nutzen

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Ein Vorteil von Teams ist, dass man bei neuen Unterhaltungen nicht gleich
benachrichtigt wird. Die typische CC-E-Mail entfällt also und das E-Mail-Postfach wird
entlastet. Zum Beispiel kann der Projektleiter oder Vorgesetzte selbst entscheiden,  wann
er die Information liest oder ob er sie überhaupt liest. Trotzdem ist es
notwendig, Kolleginnen und Kollegen in der täglichen Arbeit in Aufgaben zu involvieren
oder über Themen zu informieren. Wie kann man also in Teams sicherstellen, dass diese
Nachrichten auch gelesen werden? Dazu kann man die Erwähnungen nutzen. Das zeige
ich Ihnen jetzt. In Teams finde ich eine Unterhaltung zur neuen Social-Media-
Kampagne. Nicole hatte mich im Verlauf dieser Unterhaltung gebeten, die
Pressemitteilung zu lesen und zu prüfen. Darauf möchte ich nun antworten und ihr
mitteilen, dass ich dies getan habe und einige Kommentare hinzugefügt habe. Deshalb
klicke ich auf Antworten und möchte sie jetzt auch entsprechend erwähnen. Um die
Erwähnungsfunktion zu nutzen, geben Sie in der Antworten-Zeile einfach ein At-Zeichen
ein. Daraufhin werden die Teammitglieder darüber auch angezeigt. Hier könnte ich jetzt
eine Person auch auswählen. Ist Ihr Team größer als fünf Personen, werden nicht mehr
alle Teammitglieder angezeigt. Dann schreiben Sie einfach die ersten Buchstaben des
Namens, also in meinem Fall Nicole, und die Auswahl wird vorgefiltert. Auch jetzt kann
ich Nicole auswählen, indem ich auf die Schaltfläche klicke, und jetzt wird ihr Name blau
hinterlegt angezeigt. Ich schreibe jetzt meinen Text dazu, den ich aus der
Zwischenablage einfüge, und anschließend klicke ich auf Senden. In diesem Moment
erhält Nicole einen Hinweis zu dieser Unterhaltung bzw. zu dieser Nachricht. Diese
persönliche Erwähnung kann auch etwas angepasst werden. Ich möchte Nicole eine
neue Aufgabe geben. Auch dazu klicke ich wieder in die Antwortenzeile, erstelle ein At-
Zeichen, schreibe Nicole, wähle sie aus. Jetzt steht ihr voller Name in der
Antwortzeile. Sowohl den Vornamen als auch den Nachnamen kann ich löschen. Bin ich
also mit Nicole per Sie, lösche ich den Vornamen Nicole raus, bin ich mit Nicole per du,
lösche ich den Nachnamen raus. Da ich mit Nicole per du bin, entferne ich das
Domino und jetzt steht nur noch Nicole da. Auch wenn ich einen Teil des Namens
gelöscht habe, funktioniert die Erwähnung trotzdem noch. Ich kann keinen Spitznamen
oder dergleichen erstellen, aber Teile des Namens löschen. Auch hier füge ich wieder
eine Nachricht aus der Zwischenablage ein: "Nicole kannst du bitte die ersten Posts
vorbereiten?", schicke das Ganze ab und auch jetzt wird Nicole entsprechend
erwähnt. Eventuell haben Sie auch eine Information, die für das komplette Team wichtig
ist. Ihr Team besteht jetzt aber aus 20 bis 30 Mitarbeitern. Jetzt wäre es
umständlich, diese kompletten 20 bis 30 Namen einzugeben. Dafür können Sie das
komplette Team erwähnen. Auch hier schreiben Sie einfach ein At-Zeichen und
schreiben dann den Namen des Teams, in diesem Fall Marketing. Ich befinde mich im
Team Marketing, also gebe ich den Namen Marketing auch ein, und auch hier habe ich
eine Vorauswahl und kann hier die zweite Option Marketing wählen, wähle diese
aus und auch hier wird wieder der Name blau hinterlegt. Ich möchte jetzt mein Team
darauf hinweisen, dass diese neue Kampagne morgen startet. Auch diesen Text füge ich
aus der Zwischenablage ein und schicke es dann ab. Jetzt wird jedes Mitglied dieses
Teams auf diese Information hingewiesen. Neben der Team-Erwähnung befindet sich
ein rotes Symbol mit drei stilisierten Personen. Das ist ein Hinweis darauf, dass es sich
um eine Team-Erwähnung handelt. Nicole hatte mich bereits etwas weiter oben
persönlich erwähnt. Das wird mit einem At-Zeichen angezeigt. Auf der rechten Seite
sehe ich das At-Zeichen und links ist mein Name rot hinterlegt. Das ist der Hinweis für
meine persönliche Erwähnung. Es gibt noch eine dritte Möglichkeit, und zwar die
Erwähnung des Kanals. In Teams können Sie verschiedene Kanäle haben und diese auch
erwähnen. Auch dazu erstelle ich wieder ein At-Zeichen und gebe jetzt den Namen des
Kanals ein, in diesem Fall Online-Marketing. Nachdem ich die ersten Buchstaben
angetippt habe, kann ich "Online Marketing" auswählen. Auch hier füge ich einen
entsprechenden Text aus der Zwischenablage ein und bitte meine Kollegen, die Social-
Media-Beiträge noch mal zu lesen und auf Tippfehler zu überprüfen. Auch diesen
schicke ich ab und auf der rechten Seite befindet sich jetzt das Symbol des Kanals, was
mir anzeigt, dass es hier eine Kanalerwähnung ist. Auf die Standardkanäle hat jedes
Teammitglied Zugriff. Wo ist denn dann der Unterschied zwischen einer
Kanalerwähnung und einer Team-Erwähnung, wenn doch wieder jeder entsprechend
erwähnt wird? Nun, zum einen ist es eine thematische Gliederung, das heißt, wenn ich
Online Marketing erwähne, weiß das Team, dass das Thema Online Marketing jetzt
gemeint ist. Wenn ich das Team Marketing erwähne, ist natürlich das komplette Team
gemeint. Und zum anderen kann jeder persönlich für sich die Erwähnungen für die
Kanäle selbstständig anpassen. Dazu klicke ich mit der Maus neben Online
Marketing auf die drei Punkte, um die weiteren Optionen aufzurufen. Hier öffnet sich ein
Kontextmenü und ganz oben kann ich mit dem Glockensymbol die
Kanalbenachrichtigung auswählen. Klicke ich das an, öffnet sich ein Fenster und im
unteren Bereich kann ich bei Kanalerwähnungen diese auch ausschalten. Das würde
bedeuten, sollte der Kanal "Online Marketing" erwähnt werden und ich schalte das hier
auf Aus, werde ich persönlich nicht mehr informiert. Eventuell habe ich als Mitarbeiter
mit Online Marketing nichts zu tun, dann schalte ich diese aus und entlaste meine
Erwähnungen. Hier können Sie genau so einstellen, dass Sie bei jeder neuen
Unterhaltung informiert werden, auch wenn niemand erwähnt wird. Eventuell sind Sie
verantwortlich für das Online Marketing und möchten jetzt auch über neue
Unterhaltungen hier entsprechend informiert werden, dann wählen Sie oben bei "Alle
neuen Beiträgen" rechts das Drop-down-Menü aus und wählen hier "Banner und Feed"
aus. Sollte jetzt eine neue Unterhaltung gestartet werden, bekommen Sie einen
Hinweis. Möchten Sie auch zu Antworten informiert werden, klicken Sie einfach links die
Checkbox "Alle Antworten einschließen". Nachdem Sie Ihre Einstellungen vorgenommen
haben, klicken Sie einfach auf Speichern. Sie sehen also, es ist einfach möglich, Hinweise,
Aufgaben oder Informationen an die richtigen Personen zu verteilen. Achten Sie aber
darauf, Team- und Kanalerwähnungen nicht zu häufig zu benutzen. Werden wir zu
häufig genutzt, besteht die Gefahr, dass sie nicht mehr ernst genommen werden.