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SOP ID único: [Nr]

[NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN]

INSTRUCCIONES / POLÍTICAS
Y
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
NORMALIZADOS

FORMACIÓN Y DESARROLLO
No se trata de una Instrucción del Tesoro. Este documento es la base sobre la que se anima a las Instituciones a redactar sus propias instrucciones,
políticas y procedimientos, tal y como exigen los Reglamentos del Tesoro. Este documento es un modelo que puede ser utilizado por las instituciones
individuales para ajustar sus políticas existentes si es necesario. No incluyen necesariamente todas las posibles instrucciones, procesos o procedimientos
que puedan ser necesarios para cumplir los requisitos de los Reglamentos del Tesoro. Sigue siendo responsabilidad de la entidad asegurarse de que sus
procesos y procedimientos específicos abarcan todas las instrucciones, procesos y procedimientos necesarios, para garantizar que cumple los requisitos de
los Reglamentos del Tesoro.

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[ID] [Nombre del procedimiento] [Fecha]
Revisión # Preparado por: Fecha de elaboración:
[Nr] [Nombre del autor] [Fecha]
Fecha de entrada en vigor: Revisado por: Fecha de revisión:
[Fecha] [Nombre del revisor] [Fecha]
Estándar: Aprobado por: Fecha de aprobación:
[Norma, ley o reglamento] [Nombre del aprobador] [Fecha]

Emitido en los términos de la sección de la Ley de Gestión de las Finanzas Públicas, 1999
(Ley 1 de 1999) - [PFMA] y el Reglamento del Tesoro 2016.

FORMACIÓN Y DESARROLLO
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ÍNDICE

1. Propósito 3

2. Alcance 3

3. Definiciones y abreviaturas 3

4. Gobernanza de la gestión financiera y marco normativo 5

4.1 Legislación 5

4.2 Reglamento del Tesoro 5

4.3 Otras instrucciones / políticas y PNT que deben leerse junto con este PNT 6

5. Desarrollo de las capacidades 7

5.1 El desarrollo de capacidades se trata en detalle en Conceptos generales, definiciones y


principios, y debe leerse junto con estas Instrucciones / Políticas y Procedimientos operativos
normalizados específicos. 7

6 Instrucciones / políticas institucionales: Formación y desarrollo 8

7 Anexos 9

8 Delegaciones de autoridad 9

9 Incumplimiento 10

10 Seguimiento, supervisión y mantenimiento 10

11 Conclusión 10

12 Persona de contacto 10

13 Aprobación 10

Anexo 1: Organigrama de formación y desarrollo 11

Anexo 2: proceso y procedimientos de formación y desarrollo 12

Anexo 3: lista de comprobación del cumplimiento: formación y desarrollo 28

Anexo 4: análisis de riesgos y medidas de control interno propuestas: formación y desarrollo


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FORMACIÓN Y DESARROLLO
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1. Propósito

1.1 El propósito de estas Instrucciones / Políticas y Procedimientos Operativos


Estándar es fomentar una cultura de responsabilidad y rendición de cuentas en la
gestión y el uso de los gastos de formación y desarrollo en <Insértese el nombre
de la Institución>.

1.2 Sirve para delimitar la responsabilidad de cada empleado en la(s) política(s), los
procedimientos y la tramitación de los pagos y pretende garantizar la uniformidad
en su aplicación.

1.3 También sirve como herramienta de referencia con fines educativos y de


formación.

2. Alcance

2.1 Las presentes Instrucciones / Políticas Institucionales y Procedimientos


Operativos Estándar son aplicables a todos los empleados de <Insértese el
nombre de la Institución>, incluido el Contable / Autoridad Contable [táchese lo
que no proceda].

3. Definiciones y abreviaturas

3.1 La lista completa de abreviaturas y definiciones se trata en detalle en Conceptos


generales, definiciones y principios, y debe leerse junto con estas instrucciones /
políticas y procedimientos operativos estándar.

3.2 A continuación se describen las abreviaturas y definiciones pertinentes para estas


Instrucciones / Políticas y Procedimientos Operativos Estándar:
WSP Plan de competencias en el lugar de trabajo
SCOA Plan general contable
SETA Autoridad Sectorial de Educación y Formación

El gasto en "formación y desarrollo " puede definirse como una función de la


gestión de recursos humanos relacionada con la actividad organizativa dirigida a
mejorar el rendimiento (en términos de actitud, aptitudes y comportamiento) de los
individuos y grupos de la Institución. También se conoce como "desarrollo de
recursos humanos" y "aprendizaje y desarrollo".

Los términos "formación" y "desarrollo" se utilizan conjuntamente para describir la


mejora general y la educación de los empleados de la Institución a través de una
variedad de métodos y programas educativos. Los programas de formación tienen
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objetivos muy concretos y cuantificables, por ejemplo, manejar una determinada
maquinaria, comprender un proceso específico o realizar determinados procedimientos
con gran precisión. Los programas de desarrollo, en cambio, se centran en
competencias más amplias aplicables a una mayor variedad de situaciones, como la
toma de decisiones, la capacidad de liderazgo y el establecimiento de objetivos.

A continuación se describen brevemente los pagos por los distintos bienes y servicios,
tal y como se reflejan en el SCOA:

Formación y desarrollo proporcionados a empleados y no empleados, así como


materiales de formación no previstos por separado en bienes y servicios. Se incluyen en
esta partida los pagos efectuados a institutos (SAGO, IPFA, SAICA, etc.) para asistir a
seminarios, talleres y sesiones de formación. Esta partida incluirá los gastos de
inscripción para asistir a talleres y seminarios relacionados con la descripción del puesto
de trabajo de la persona o con los requisitos empresariales y operativos de la institución.
Gastos de material y manuales relacionados específicamente con la formación y el
desarrollo del personal.

Las siguientes partidas relacionadas con la formación y el desarrollo no se incluyen en la


definición. Se tratan por separado en el SCOA y son los siguientes:

 Becas, reembolso de gastos de viaje y dietas

 Los gastos de alojamiento incluidos en las cuotas de inscripción deben


clasificarse como Viajes y dietas - Nacionales - Alojamiento si se proporciona el
elemento de coste. En caso de que la información no esté fácilmente disponible,
no se exigirá la división.

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4. Gobernanza de la gestión financiera y marco normativo

4.1 Legislación

4.1.1 Ley 1 de 1999 sobre la gestión de las finanzas públicas.

4.2.2 Ley de Servicios Públicos de 1994.

4.2.3 Ley 97 de 1998 sobre el desarrollo de competencias

4.2 Reglamento del Tesoro

4.2.1 El AA / AO y el CFO son responsables de establecer un sistema de control


interno y procesos para la evaluación eficaz y eficiente de los riesgos en
su institución. Los siguientes Reglamentos de Tesorería (2016) deben
cumplirse en la ejecución de estas Instrucciones / Políticas y PNT.

Párrafo 6 Instrucciones institucionales y procedimientos operativos


normalizados

Párrafo 9 Funciones de los Directores Financieros

Párrafo 16 Sistema de control interno [secciones 38(1)(a)(i) y 51(1)(a)


(i)].

Párrafo 17 Entorno de control

Párrafo 18 Evaluación de riesgos [secciones 38(1)(a)(i) y 51(1)(a)(i)].

Párrafo 54 Procesos de planificación

Párrafo 63 Registro del presupuesto en el sistema financiero

Párr. 73 Informes mensuales de ingresos y gastos

Párrafo 90 Sistema de gestión del gasto

Párrafo 91 Aprobación de gastos y compromisos

Párr. 93 Pagos en plazo

Párrafo 186 Plan anual de adquisiciones

Párrafo 187 Sistema de gestión de adquisiciones


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Párrafo 194 Contratación estratégica

4.2.2 Las Instrucciones de la Tesorería Provincial son aquellas Instrucciones


emitidas por una Tesorería Provincial en términos de la PFMA para y con
respecto a las instituciones provinciales de una provincia.

Los Departamentos Provinciales pueden personalizar esta sección para añadir


Instrucciones de Tesorería Provincial

4.2.3 Las Prácticas Contables Generales Reconocidas (GRAP) son normas


emitidas por el Consejo de Normas Contables en virtud de la PFMA, para
regular los marcos de información y contabilidad de los municipios y
entidades públicas.

4.2.4 El Criterio de Caja Modificado (MCS) es el "GRAP" para los


departamentos y cualquier otra entidad que reclame el cumplimiento del
criterio de caja modificado. El MCS, prescrito por el Tesoro Nacional:
Oficina del Contable General, establece los principios para el
reconocimiento, registro, medición, presentación y divulgación de la
información requerida en términos de formatos prescritos por el Tesoro
Nacional.

Es importante señalar que, aunque las Instituciones se adhieren a diferentes marcos de


información, es decir, las Normas del GRAP y el MCS, estas Instrucciones/Políticas y PNT
sirven de base de buenas prácticas para ayudar a cumplir con cualquiera de los dos
marcos.
[La entidad deberá cumplimentar esta sección para su(s) propia(s) referencia(s), en
caso de que deba(n) anotarse aquí alguna(s) norma(s) GRAP].

4.3 Otras instrucciones / políticas y PNT que deben leerse junto con este PNT

4.3.1 Conceptos generales, definiciones y principios

4.3.2 SOP de procesamiento de pagos

4.3.3 Procedimientos contables y de cierre de mes SOP.

4.3.4 PNT para la presentación de informes de YIM

4.3.5 Normas de conducta en materia financiera


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4.3.6 Manual financiero del Servicio Público y la Administración (DPSA).

4.3.7 Resoluciones de la AEPD.

4.3.8 Manual SMS.

4.3.9 Manual ministerial.

4.3.10 Manual del Director Financiero

<Insértese el nombre de la institución> desarrollará sistemas y/o procesos


empresariales detallados, relacionados con estos procedimientos operativos
normalizados, para complementar los procesos de alto nivel contenidos en estos
procedimientos operativos normalizados.

5. Desarrollo de las capacidades

5.1 El desarrollo de capacidades se trata en detalle en Conceptos generales,


definiciones y principios, y debe leerse junto con estas Instrucciones / Políticas y
Procedimientos operativos normalizados específicos.

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6 Instrucciones / políticas institucionales: Formación y desarrollo

6.1 El Director Financiero o sus delegados deben:

6.1.1 Garantizar que los gastos de formación y desarrollo formen parte de


losbienes y servicios que se prevé adquirir durante el periodo de 5 años
vinculado al plan estratégico de la Institución.

6.1.2 Incluir una provisión para dichos gastos en el plan operativo anual que
elabora y aplica el Director Financiero (por delegación del Contable /
Autoridad Contable) de la Institución para la unidad de Gestión de la
Cadena de Suministro.

6.1.3 Presentar al Tesoro Público correspondiente, antes del 30 de abril de cada


año, el plan de adquisiciones para el ejercicio presupuestario, que incluya
todas las adquisiciones previstas en un formato y de acuerdo con los
umbrales que pueda prescribir la Instrucción del Tesoro Público.

6.1.4 Garantizar que los gastos de formación y desarrollo se asignan según los
créditos consignados en el presupuesto y que se utilizan las partidas
correctas.

6.1.5 Asegurarse de que la delegación de autoridad especifica las


responsabilidades y las autoridades encargadas de la autorización y
gestión de este tipo de gastos.

6.1.6 Garantizar que la delegación de autoridad y los modelos de firma relativos


a los gastos de formación y desarrollo se comunican a toda la Institución.

6.1.7 El presupuesto de formación y desarrollo de la institución se registra en su


sistema financiero de acuerdo con el Plan Contable Normalizado (SCOA).
El sistema financiero debe estar configurado para poder mostrar el
presupuesto disponible para cada partida de gasto con el fin de ayudar en
el proceso de toma de decisiones de los funcionarios delegados a la hora
de considerar la compra de artículos de Formación y desarrollo. El sistema
debe estar diseñado para bloquear la aprobación de un pago en caso de
que no haya suficiente presupuesto disponible para una partida de gasto.

6.1.8 Garantizar la aplicación de las medidas de control relativas a la separación


de funciones en el sentido de que la persona que captura los pagos y/o las
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órdenes no debe ser la misma que autoriza dichos pagos y/o órdenes.
Esto se aplicaría tanto al sistema de gestión de la cadena de suministro
como al sistema contable.

6.2 Los demás empleados (incluidos los gestores presupuestarios) deben:

6.2.1 Garantizar que los gastos de formación y desarrollo se realicen


únicamente en relación con las actividades de la Institución, o división
dentro de la Institución, que estén directamente relacionadas con la
consecución de sus objetivos.

6.2.2 Garantizar que las descripciones de funciones y los resultados


mensurables de los contratos de rendimiento de todos los funcionarios
delegados pertinentes se ajusten a los procesos de este PNT.

6.2.3 Garantizar que las solicitudes de formación y desarrollo y la aprobación de


pedidos sólo sean aprobadas por funcionarios delegados si los artículos
han sido incluidos en el plan anual de adquisiciones.

6.2.4 Garantizar que los procesos de adquisición para la formación y el


desarrollo siguen el Proceso de Gestión de la Cadena de Suministro
(consulte la Política SCM).

7 Anexos

7.1 Anexo 1: Bienes y servicios: Organigrama de formación y desarrollo

7.2 Anexo 2: Proceso y procedimientos de formación y desarrollo

7.3 Anexo 3: Lista de control interno de bienes y servicios: Formación y desarrollo

7.4 Anexo 4: Análisis de riesgos y medidas de control interno propuestas

8 Delegaciones de autoridad

8.1 Se adjunta una copia del marco de delegación en materia de formación y


desarrollo;

O <Entidadque decide al respecto>

8.2 Los responsables de la formación y el desarrollo deben respetar estrictamente las


delegaciones de autoridad institucionales.

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9 Incumplimiento

9.1 El incumplimiento de las disposiciones de las presentes instrucciones/políticas y


procedimientos operativos normalizados, sin la autorización previa por escrito del
AO/AA, se considerará una falta de conducta financiera y dará lugar a la
consideración e incoación de los procedimientos disciplinarios o penales
pertinentes contra la persona en cuestión cuando se considere necesario. Para
más información, consulte el PNT sobre Faltas Financieras.

10 Seguimiento, supervisión y mantenimiento

10.1 Para garantizar que estas Instrucciones / Políticas y PNT funcionen eficazmente,
los usuarios deben informar a sus superiores de cualquier cambio necesario.
Siempre que se produzca algún cambio en las áreas de procesamiento de pagos
y/o en el entorno, debe revisarse su idoneidad. Estas Instrucciones / Políticas y
PNT deben revisarse periódicamente tal y como se establece en Conceptos
Generales, Definiciones y Principios.

11 Conclusión

11.1 El contenido de estas Instrucciones / Políticas y PNT debe ponerse en


conocimiento de todos los funcionarios de la Institución.

11.2 Estas Instrucciones / Políticas y PNT entran en vigor a partir de [insertar fecha].

12 Persona de contacto

12.1 Para cualquier consulta relacionada con estas Instrucciones y Procedimientos


Operativos Estándar, póngase en contacto con[Nombre de las personas].

13 Aprobación

________________ _____________

Contable Fecha

FORMACIÓN Y DESARROLLO
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FORMACIÓN Y DESARROLLO
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Anexo 1: Organigrama de formación y desarrollo

Panorama general de los bienes/servicios - Formación y desarrollo

Proceso SCM - registro


Proceso de gestión de la de la factura en el Informes
demanda - Identificación sistema SCM/Finanzas mensual y CFO
de una necesidad Informe trimestral y anual
sobre facturas y compromisos
Requisitos de la normativa del
Tesoro:
Plan operativo anual
Proceso presupuestario y
Verificación de la Plan anual de adquisiciones
captura del Presupuesto
preparación de facturas y Contratos adjudicados por
contra Voto en el sistema
pagos por el usuario final encima del umbral
Evaluación de riesgos
Programas de control interno
Solicitud por usuario, Listas de control de las
Gestión de adquisiciones y transacciones
aprovisionamiento - Aprobación por el Prog. /
aprobación del pedido por el Budget Manager y
responsable de devolución a SCM para
su presentación a
finanzas para el pago
Servicios prestados/Bienes
recibidos - Factura recibida y
certificación del gestor del
programa

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Anexo 2: proceso y procedimientos de formación y desarrollo

Acción Plantilla Responsabilidad


referencia

Proceso de gestión de la demanda - Identificación de las necesidades de gasto en formación y desarrollo


1.  La división presupuestaria de la institución debe cotejar y consolidar las necesidades de todas
 Oficina
las divisiones operativas de la institución que requieran formación y desarrollo. Presupuestaria
 Para hacer efectivas las disposiciones de la Constitución, de la Ley nº 108 de 1996, de la y Gestores de
Instrucción Institucional y de la legislación que regula el Desarrollo de los Recursos Humanos, Programas
la Institución debe crear oportunidades para que todos los empleados adquieran los  DIRECTOR
conocimientos y competencias necesarios para desempeñar las funciones que se les asignen FINANCIERO
y mejorar sus perspectivas de carrera. El mandato de esta Instrucción Institucional se deriva  SCM
de lo siguiente:
o Ley de Condiciones Básicas de Empleo de 1997 (Ley nº 75 de 1997);

o Constitución, RSA, 1996 (Ley nº 108 de 1996);

o Ley de Igualdad en el Empleo de 1998 (Ley nº 55 de 1998);

o Sistema de gestión del rendimiento de los empleados de la institución;

o Boletín Oficial del Estado nº 20865 de 7 de febrero de 2000;

o Estrategia de desarrollo de los recursos humanos de la institución;

o Estrategia de desarrollo de los recursos humanos de la función pública; (Visión 2015)

o Estrategia Nacional de Desarrollo de Competencias para Sudáfrica, (2010-2025)

o Política de elaboración de la descripción de puestos de trabajo de la Institución;

o Ley de Gestión de las Finanzas Públicas, 1999 (Ley nº 1 de 1999)

o Reglamento de servicio público de 2001;

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Acción Plantilla Responsabilidad
referencia
o Resolución nº 14 de 2002 de la Cámara Central de Negociación de los Servicios Públicos
(CCSP);
o Resolución nº 1 de 2003 del PSCBC;

o Sistema de gestión y desarrollo del rendimiento para los miembros del

o Servicio de Alta Dirección (SMS), 2002;

o Ley de Desarrollo de Competencias, 1998 (Ley nº 97 de 1998);

o Skills Development Levies Act, 1999 (Ley nº 9 de 1999);

o Libro Blanco sobre la formación y la educación en la función pública, 1996; y

o Libro Blanco sobre la transformación de la función pública, 1997.

 Para obtener los máximos beneficios de todas las intervenciones de desarrollo de


capacidades, debe realizarse una evaluación para determinar las competencias (habilidades y
conocimientos) que necesitarían los empleados y la Institución. Debe determinarse, al mismo
tiempo, si las competencias que necesita la Institución son escasas, abundantes o menos
críticas.
 Para colmar las lagunas detectadas, hay que planificar y aplicar anualmente una serie de
intervenciones de formación. Para gestionar la eficacia de la formación, ésta debe evaluarse
en función de los objetivos fijados en la Estrategia Nacional de Desarrollo de Competencias
del Departamento de Educación Superior y Formación, la Estrategia de Desarrollo de
Recursos Humanos Visión 2015 de la Función Pública y la Estrategia de Desarrollo de
Recursos Humanos de la Institución. Las intervenciones de formación incluyen ABET/GET,
FET, HET, becas, cursos cortos y conferencias.
 Todos los empleados, incluidos los nombrados con un contrato de duración determinada
sujeto a los términos y condiciones del mismo, deben tener igualdad de acceso a
oportunidades de formación adecuadas y pertinentes y a un desarrollo profesional efectivo.
 De conformidad con el Boletín Oficial del Estado nº 20865 de 7 de febrero de 2000, la
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Acción Plantilla Responsabilidad
referencia
institución debe elaborar y presentar anualmente planes de competencias en el lugar de
trabajo (PCT). El PSM documentará todas las intervenciones de formación y desarrollo
previstas para un ejercicio financiero. El PSA incluirá siguiente:
o Visión estratégica y misión de la Institución.

o Prioridades y objetivos clave en materia de educación, formación y desarrollo.

o Vinculación con las medidas afirmativas y el Plan de Igualdad en el Empleo.

o Vinculación con los planes de desarrollo personal de todos los empleados.

 El Director General debe desempeñar las siguientes funciones


o Identificar las necesidades de formación y desarrollo de la Institución y elaborar planes de
formación para abordar las prioridades de formación;
o Alinear los programas de formación orientados a las necesidades con los objetivos
estratégicos de la institución;
o Garantizar que se dispone de fondos suficientes para la formación de los empleados de la
institución a todos los niveles;
o Garantizar la disponibilidad de fondos para los programas de desarrollo.

 El Comité Interno de Formación y Desarrollo (CIDF) debe supervisar la calidad de las


intervenciones de formación implementadas en la Institución y recomendar la aprobación de
las políticas, informes y estrategias de desarrollo de los recursos humanos al EXCO de la
Institución.
 La Dirección Desarrollo de los Empleados y Gestión del Rendimiento debe:
o Facilitar la elaboración de perfiles de competencias;

o Facilitar la evaluación de las competencias;

o Consolidar un PSM para el departamento;

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Acción Plantilla Responsabilidad
referencia
o Organizar los cursos transversales basados en el PSM;

o Elaborar informes de formación trimestrales y anuales;

o Realizar las funciones administrativas de ayuda interna al estudio;

o Mantener una base de datos de empleados y registros de los cursos de formación


organizados para ellos;
o Supervisar y evaluar la eficacia de los programas de formación, y ayudar a los respectivos
responsables directos en la selección de los proveedores de servicios y la coordinación de
los cursos de formación.
o Garantizar que todos los empleados tengan un acceso equitativo a las oportunidades de
formación.
o Asesorar sobre todos los resultados de aprendizaje y desarrollo dentro del Departamento.

 La dirección debe proporcionar recursos para la formación o el desarrollo de competencias de


forma equitativa y justa a todos los empleados. También deben gestionar el rendimiento de
sus empleados mediante el nombramiento de a cursos pertinentes para mejorar su
rendimiento y sus perspectivas profesionales.
 La responsabilidad principal de la formación y el desarrollo de un individuo recae en el propio
empleado. El empleado reconocerá su papel en la superación personal a través de la
formación y el desarrollo continuos. Los empleados deben aceptar la responsabilidad de
utilizar todas las medidas y canales a su disposición para abordar sus necesidades de
formación y desarrollo, incluyendo tomar iniciativas de autoaprendizaje y formación
mientras se trabaja en la institución.
 Empleados (becarios) que reciben ayuda financiera en el marco del régimen de becas para
La asistencia a cursos de corta duración debe suscribir un acuerdo contractual con el
Departamento.
 El Facilitador de Desarrollo de Competencias debe:

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Acción Plantilla Responsabilidad
referencia
o Desarrollar el WSP que cumpla con las directrices proporcionadas por la SETA aplicable.

o Presentar el Plan de competencias en el lugar de trabajo a la SETA correspondiente.

o Asesorar al Departamento sobre la aplicación del Plan de Competencias Laborales.

o Identificar oportunidades estratégicas para el aprendizaje y la promoción de las prioridades


nacionales de desarrollo de capacidades.
o Desarrollar estructuras y sistemas para una planificación eficaz de las competencias.

o Facilitar y coordinar las reuniones del Comité Interno de Formación y Desarrollo.

o Ayudar al Departamento a cumplimentar la documentación clave para la elaboración de


informes exigida por el SETA aplicable y la Institución.
o Asistir a la Institución en la elaboración de un Informe Anual de Seguimiento del PSA
aprobado.
o Asesorar a la Institución sobre los requisitos de garantía de calidad establecidos por la
SETA aplicable y los determinados por la Institución.
o Facilitar la aplicación de medidas de garantía de calidad.

o Servir de contacto entre el Departamento y la SETA aplicable.

 La formación y el desarrollo deben formar parte de la estrategia de gestión de la cadena de


suministro para el año en curso y el periodo de gastos a medio plazo.
 La formación y el desarrollo deben formar parte del Plan Operativo Anual de la Institución, que
incluye el método, los plazos, el valor estimado, la financiación y la oficina responsable de
ejecutar la contratación.
 El gasto para Formación y desarrollo debe especificarse en el plan anual de contratación en
un formato y según unos valores umbral que determinarán la estrategia de contratación.
 Los procesos detallados figuran en el PNT de Gestión de la Demanda

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Acción Plantilla Responsabilidad
referencia
 El presupuesto para gastos de formación y desarrollo debe asignarse y registrarse en el
sistema contable al fondo, objetivo, responsabilidad y partida correctos, tal y como se
establece en la ley de créditos.
 La delegación de autoridad y los modelos de firma de los funcionarios delegados que pueden
aprobar los gastos de Formación y desarrollo deben comunicarse a toda la Institución.
Nota: El sistema debe configurarse con los niveles adecuados de aprobación para todos los
funcionarios delegados - de este modo, un funcionario que no alcance el nivel de autoridad
requerido no podrá aprobar determinadas transacciones- [compruebe si el nuevo sistema
dispone de esta funcionalidad
 El responsable de programa/presupuesto correspondiente debe controlar el gasto en
Formación y desarrollo para garantizar que no se produzca un gasto excesivo.
 El Director de Programa/Presupuesto correspondiente debe supervisar las tendencias del
gasto en Formación y desarrollo en relación con el plan de adquisiciones y garantizar que los
fondos públicos no se gasten de forma inadecuada o se utilicen de forma indebida.
 El plan de adquisiciones debe revisarse trimestralmente en relación con el presupuesto de la
Institución y el Plan Anual de Rendimiento.
 Los informes de gestión de la cadena de suministro deben ser presentados por el contable en
la forma y formato y con la periodicidad que prescriba la instrucción del TN.

Proceso presupuestario y registro del presupuesto en el sistema financiero


2.  El presupuesto de la institución debe capturarse en su sistema financiero según los 8
 DIRECTOR
segmentos del Plan Contable Normalizado (SCOA). FINANCIERO
 El sistema financiero debe estar configurado para poder mostrar el presupuesto disponible  RRHH
para cada partida de gasto con el fin de ayudar en el proceso de toma de decisiones de los
 Gestores de
funcionarios delegados a la hora de considerar la compra de Formación y desarrollo.
programas
 El sistema debe estar configurado para bloquear la aprobación de un pago en caso de que no

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Acción Plantilla Responsabilidad
referencia
haya suficiente presupuesto disponible para una partida de gasto.
 Las descripciones de funciones y los resultados mensurables de los contratos de rendimiento
de todos los funcionarios delegados pertinentes deben ajustarse a los procesos de este PNT.
Por ejemplo, los pagos a los proveedores deben efectuarse en un plazo de 30 días a partir de
la recepción de la factura para evitar que se incumpla la norma TR 81. Por lo tanto, los
contratos de rendimiento de todos los funcionarios delegados que participan en el proceso de
pago deben reflejar que el requisito de que los funcionarios delegados deben evitar que se
produzcan incumplimientos del TR81 en el desempeño de sus respectivas responsabilidades.
Las descripciones de los puestos también deben reflejar que los funcionarios están obligados
a evitar el incumplimiento de la normativa de tesorería.
 Para garantizar una gestión eficaz y eficiente de los gastos de formación y desarrollo, los
directores de programa deben asumir las siguientes responsabilidades:
o Asumir la responsabilidad de gestionar y controlar los fondos que se les asignen en
relación con los gastos de formación y desarrollo;
o Utilizar los fondos que se les asignen de acuerdo con las políticas de la institución y
las prescripciones pertinentes;
o Comparar mensualmente el importe presupuestado según el plan de adquisiciones
con el gasto real e informar de cualquier discrepancia al Director Financiero.
o Facilitar las motivaciones o la información que pueda requerir el Director Financiero en
relación con la Formación y el Desarrollo.

Requisiciones y pedidos
3. Aprobación del pedido
 Funcionario
 El usuario final cumplimenta una solicitud de bienes/servicios delegado

 El responsable del Programa debe asegurarse de que existe una necesidad de


bienes/servicios y de que se dispone de presupuesto antes de incurrir en gastos de  Responsable
Formación y desarrollo.
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Acción Plantilla Responsabilidad
referencia
 El responsable de programa correspondiente verifica que el gasto es pertinente y comprueba del programa
los documentos justificativos para asegurarse de que se respetan los procesos del MEC y
otras prescripciones (se han obtenido las aprobaciones necesarias del comité departamental
correspondiente).  SCM
 Antes de aprobar la solicitud, el responsable de programa correspondiente también debe
comprobar en los informes del sistema si hay fondos disponibles en el nivel de descripción de
la partida SCOA.
 La gestión de las adquisiciones se llevaría a cabo a partir de ahora - SCM participa en la
contratación de bienes y servicios - esto depende del valor del gasto en línea con el plan
anual de adquisiciones. Consulte el SOP de SCM.
 Los procesos relativos a la adquisición de bienes y servicios se abordan en el SOP de
Gestión de la Cadena de Suministro y Estrategia de Aprovisionamiento.

4. Aprobación del pedido


 Funcionario
 No se podrá adquirir ningún bien o servicio sin la emisión de una orden oficial. delegado

 Los pedidos sólo se tramitarán a condición de que


 Responsable
o los fondos están disponibles en la descripción correcta de la partida SCOA; del programa
o se han verificado los datos bancarios del proveedor y se ha autorizado el pedido en el  Funcionario
sistema financiero/de contratación pertinente; y delegado
o todas las aprobaciones y documentación pertinentes se adjuntan a la solicitud de  Capturador
adquisición de datos
 Usuario final /
 El sistema imprime lo siguiente cuando se autoriza el pedido en la fase de Adquisición
Gestor
o El pedido (se envía al proveedor externo) presupuestari

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Acción Plantilla Responsabilidad
referencia
o El recibo (lo firma el usuario final cuando recibe los bienes y servicios).
o
o El compromiso (que se envía a través de la interfaz al sistema contable)

 El recibo debe procesarse diariamente en el sistema para actualizar los registros contables.

 La recepción simultánea se archiva en el fichero de comprobantes de recepción siguiendo


una secuencia numérica.
 Alternativamente, se envía una copia del pedido con la factura original a la sección financiera
después de que el funcionario de los almacenes haya capturado la información
electrónicamente.
 Cuando los productos especializados se entregan directamente al usuario final, éste debe
informar a los almacenes, y el empleado de recepción de mercancías/funcionario de tránsito
de los almacenes debe estar presente cuando se realicen dichas entregas.

5. Los servicios se prestan



 Los servicios se prestan normalmente en el marco de un acuerdo contractual entre la
institución y el proveedor externo.
 Las facturas pueden ser recibidas directamente por el usuario final o el gestor presupuestario,
ya sea electrónicamente o en papel, en mano o por correo. El usuario final debe certificar que
se han prestado los servicios.
 La factura debe enviarse al funcionario delegado para que le ponga la fecha y la registre en el
sistema
 El sistema generará un recibo cuando se capture la factura firmada recibida del usuario final /
Factura del gestor presupuestario.
FORMACIÓN Y DESARROLLO
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Acción Plantilla Responsabilidad
referencia
En el Recibo se documenta lo siguiente: el funcionario de tránsito firma la recepción de las
mercancías, el segundo funcionario - el usuario firma la recepción, el tercer funcionario - el
capturista de datos. Cuarto funcionario - jefe de línea almacén de tránsito (logística)
6. Recepción de bienes y servicios
 Funcionario
 A la llegada de las mercancías solicitadas, éstas deben descargarse en presencia del delegado
funcionario delegado y del usuario final en una zona designada para la recepción de
mercancías (almacenes).
 Debe seguirse el siguiente proceso:
o Obtener el albarán del personal de entrega del proveedor y compararlo con el pedido;

o Comprobar la cantidad y las descripciones de las mercancías entregadas con respecto a


la orden de compra y el albarán de entrega;
o Realizar una comprobación superficial del estado de las mercancías entregadas, por
ejemplo, cajas rotas o mojadas, etc;
o Rechazar todas las mercancías incorrectas e identificar y marcar los rechazos tanto en las
copias del albarán como en el pedido de compra;
o Hacer una lista de las mercancías aceptadas y rechazadas;

o Asegúrese de que el personal del proveedor firma ambas copias del albarán, incluidas las
modificaciones;
o Firmar albarán de entrega del proveedor.

Nota: El incumplimiento del procedimiento puede dar lugar a gastos inútiles y despilfarradores
para la institución.
7. Recepción de servicios
 Funcionario
 Cuando se presten los servicios, el usuario final/responsable del programa debe realizar una delegado/
evaluación de los servicios prestados por el proveedor y puntuar lo siguiente:  Director del
FORMACIÓN Y DESARROLLO
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Acción Plantilla Responsabilidad
referencia
o Si los servicios prestados se ajustan a las condiciones contractuales del acuerdo.
programa
o El nivel de cooperación recibido del proveedor

o La prestación del servicio de acuerdo con los plazos especificados

o La calidad y el rendimiento del proveedor, y

o Una evaluación de la conveniencia de que la institución recurra al proveedor en el futuro.

8. SCM procesa las facturas recibidas relativas a bienes y/o servicios


 Jefe SCM
 El Jefe del MEC debe designar a un funcionario dentro de la unidad del MEC que será  Usuario final
responsable de recibir todas las facturas.
 Funcionario
 Cuando la institución tenga varias sedes, deberá designarse un funcionario delegado delegado
(Controlador de Almacenes) en cada una de ellas.
 DIRECTOR
 Debe crearse una dirección de correo electrónico específica para recibir todas las facturas FINANCIERO
enviadas por correo electrónico, a la que deberá tener acceso el funcionario delegado del  Gestor del
MEC. programa/pres
upuesto
 Todos los funcionarios deben ser informados de la función del funcionario delegado
responsable de recibir todas las facturas.
 Todas las facturas entregadas en mano o recibidas por correo deben ser entregadas por el
usuario final al funcionario delegado en el MEC.
 Todas las facturas recibidas por el funcionario delegado deben ir fechadas para que la
institución pueda evaluar su cumplimiento del requisito de pago a treinta (30) días.
 La factura recibida por correo electrónico debe imprimirse y fecharse.

 El funcionario delegado debe anotar la factura en el registro de facturas (registro


electrónico/manual) en cuanto la reciba.
 El funcionario delegado debe, como mínimo, comprobar la factura para asegurarse de que:

FORMACIÓN Y DESARROLLO
Página 24
Acción Plantilla Responsabilidad
referencia
o está en nombre de la institución

o Que se trata de una factura fiscal válida no de una copia de factura fiscal/no se acepta
factura pro forma si se ha prestado el servicio
o La fecha de la factura

o La descripción de los bienes suministrados / servicios prestados corresponde a la


orden de compra y al albarán de entrega
o Los datos bancarios del proveedor aparecen en la factura

o la factura arroja

 Los documentos deben llevar el sello "Recibido" con la fecha de recepción de la factura, el
nombre y la firma documentados
 El funcionario SCM delegado debe llevar la factura y el registro manual al usuario final.

 El usuario final debe firmar el registro y fecharlo con la fecha en que se le entregó la factura.

 El funcionario SCM delegado debe actualizar el registro electrónico (si procede) con la fecha
de entrega de la factura al usuario final.
 El funcionario SCM delegado realizará consultas periódicas sobre las facturas que no hayan
sido devueltas por el usuario final.
 El registro de facturas también debe indicar el signatario autorizado para el código de coste y
el importe. El funcionario delegado del MEC debe remitir la factura al gestor delegado del
programa/presupuesto para que la autorice según la delegación.
 La firma autorizante que figure en la factura debe corresponderse con la firma autorizada que
figure en el modelo de registro, según la delegación para la certificación de facturas.
 El funcionario delegado del MEC debe aumentar la frecuencia de las investigaciones si se
acerca el plazo de 30 días y el usuario final no ha devuelto la factura.

FORMACIÓN Y DESARROLLO
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Acción Plantilla Responsabilidad
referencia
 Cuando se devuelve la factura a SCM, el funcionario delegado debe comprobar cada factura
frente al aviso de cobertura y el registro y confirmar que se han recibido todas las facturas.
 Si la factura es incorrecta por cualquier motivo, el funcionario SCM delegado podrá informar
al proveedor por correo electrónico. El funcionario SCM delegado debe anular la factura del
registro de facturas, indicar el motivo en el registro y conservar el correo electrónico enviado
al proveedor como prueba.
 El funcionario SCM delegado debe llevar las facturas con los justificantes a la unidad de
Finanzas.
El funcionario delegado del MEC debe actualizar el registro electrónico con la información
pertinente.

Nota: Riesgo de incumplimiento de la PFMA y los TR si no se respetan.


Las delegaciones de autoridad deben comunicarse a toda la institución
Es necesario definir plazos para todo el flujo de documentos entre los distintos funcionarios, y
vincularlos a sus contratos de rendimiento.
El plazo de 30 días equivale a 21 días laborables

9. Verificación de la factura por el usuario final y preparación del pago


 Usuario final
 Cuando el usuario final recibe la factura de SCM debe firmar el registro y anotar la fecha en
que se le entregó la factura.
 El usuario final debe estar satisfecho con el estado de la mercancía recibida.

 El usuario final debe comprobar lo siguiente:


o La factura concuerda con el pedido o el acuerdo contractual firmado (si procede), la
orden de compra y el comprobante/nota de recepción de mercancías;

FORMACIÓN Y DESARROLLO
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Acción Plantilla Responsabilidad
referencia
o Los bienes o servicios se han recibido/entregado.

o Cuando la mercancía del usuario final haya sido recibida por el personal de recepción
de la institución, el usuario final debe obtener una copia del GRN y asegurarse de que
se ha recibido la mercancía correcta y en buenas condiciones.
o El número de pedido se incluye en la factura y coincide con el número de pedido
original;
o Corresponde a los bienes y/o servicios efectivamente pedidos y recibidos (descripción
del artículo);
o La fecha de la factura se refiere al periodo actual o anterior;

o El importe de la factura coincide con el importe de la orden de compra y/o


presupuesto, y con el comprobante/nota de recepción de mercancías; y
o Comprobar la exactitud de todas las facturas válidas.

El riesgo - si no se realiza correctamente - podría conducir a gastos inútiles y despilfarradores

 El usuario final debe adjuntar los documentos relativos a la transacción (solicitud, ofertas,
pedido(s) de compra, contratos, en su caso).
 La factura debe ir firmada/sellada por el usuario final como indicación de que ha sido
correctamente verificada, o;
Riesgo: si se realiza incorrectamente se convierte en el catalizador para incurrir en gastos no
autorizados.

 El usuario final puede preparar el aviso de pago. El usuario final debe incluir todos los datos
de pago requeridos y, en el caso de una institución, los códigos SCOA.
 El usuario final debe firmar el aviso de pago como preparador.

 A continuación, el usuario final entrega la factura con los justificantes al responsable del

FORMACIÓN Y DESARROLLO
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Acción Plantilla Responsabilidad
referencia
programa/presupuesto para su autorización.

7. Aprobación por el Director del Programa/Presupuesto  Gestor del


programa/pres
 Una vez que el responsable del programa/presupuesto recibe la factura y los justificantes del
upuesto
usuario final, debe determinar si el pago puede aprobarse.
 El responsable del programa/presupuesto debe asegurarse de que el importe de la factura se
ajusta a la cantidad que se le ha delegado para aprobar según las delegaciones financieras.
 Todas las discrepancias que den lugar a la denegación de pagos deben devolverse a la
división correspondiente para su corrección, revisarse y obtenerse una nueva autorización
una vez efectuadas las correcciones.
 Todas las discrepancias deben ser objeto de seguimiento con el proveedor de servicios hasta
que se resuelvan antes de que se abonen los plazos de las facturas.
 El responsable del programa/presupuesto, tras verificar las facturas, debe aprobar el pago si
el importe entra dentro de sus delegaciones financieras.
 En caso de que el importe no se ajuste a su importe delegado, el pago deberá remitirse al
funcionario delegado pertinente para su aprobación.
 La aprobación debe indicarse mediante la firma de la factura o, si se ha preparado un aviso
de pago, éste debe ir firmado.
 Los gestores de programas/presupuestos deben asegurarse de que el presupuesto está
disponible antes de las adquisiciones de bienes y servicios y deben declarar la disponibilidad
de fondos en el pago.
 Los pagos deben hacerse siempre a las asignaciones correctas y no a otra partida cuando
haya presupuesto disponible.
 La factura aprobada debe devolverse al usuario final.

 El usuario final devuelve la factura aprobada con los documentos justificativos al funcionario

FORMACIÓN Y DESARROLLO
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Acción Plantilla Responsabilidad
referencia
SCM delegado para que la remita a la sección de Finanzas para su pago.
Supervisión
8.  DIRECTOR
 Deben aplicarse listas de control de las transacciones para registrar todas las acciones que FINANCIERO
deben realizarse desde el inicio de una solicitud de Formación y desarrollo hasta la
autorización final del pago.

FORMACIÓN Y DESARROLLO
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Anexo 3: lista de comprobación del cumplimiento: formación y desarrollo

LISTA DE CONTROL RESPONSABLE OBSERVACIÓ


N / MEDIDA
CORRECTIVA
Gestión de la demanda
1. ¿El gasto en formación y desarrollo es necesario Responsable del
para apoyar los compromisos estratégicos y programa
operativos de la institución?
2. ¿El gasto en formación y desarrollo forma parte de la Responsable del
estrategia de gestión de bienes y servicios (formación programa
y desarrollo) y se ajusta a los gastos del ejercicio en
curso y del periodo de gasto a medio plazo?
3. ¿Se ajusta este gasto en Formación y desarrollo al Responsable del
Plan Operativo Anual en relación con: programa
 El método de contratación;

 Plazos para ejecutar la contratación;

 Valor estimado (incluidos todos los impuestos


aplicables);

 Confirmación de que hay fondos disponibles;


y

 ¿La oficina responsable o la oficina regional?

Proceso presupuestario y registro del presupuesto en el sistema


4. ¿Se ha asignado el presupuesto para gastos de Sección
formación y desarrollo y se ha registrado en el presupuestaria
sistema contable en el fondo, objetivo,
responsabilidad y partida correctos, según lo previsto
en la ley de créditos?
5. ¿Se ha asignado el presupuesto para gastos de Sección
formación y desarrollo de forma centralizada para la presupuestaria
institución o se ha asignado a cada centro de costes
individual?
6. ¿Se ha verificado y confirmado la delegación de DIRECTOR
autoridad para la aprobación de este gasto? FINANCIERO
7. ¿Bloquea el sistema la aprobación de gastos en caso DIRECTOR
de que no se disponga de fondos suficientes? FINANCIERO
8. ¿Compara el gestor del programa el gasto real con el Responsable del
presupuesto e informa de cualquier discrepancia al programa
Director Financiero?
Aprobación de solicitudes y pedidos de formación y desarrollo
9. ¿Ha comprobado el responsable del programa lo Responsable del
siguiente en relación con el gasto antes de aprobar la programa
solicitud de acuerdo con el objeto de la votación;
 dentro de la consignación presupuestaria de
la Institución para la partida (fondos
disponibles) y no dará lugar a gastos no
autorizados, irregulares e infructuosos y

FORMACIÓN Y DESARROLLO
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LISTA DE CONTROL RESPONSABLE OBSERVACIÓ
N / MEDIDA
CORRECTIVA
despilfarradores;

 representen una buena relación calidad-


precio, y los servicios que se obtengan sean
de la calidad, cantidad y precio requeridos; y

 dentro de los límites y con arreglo a las


condiciones de su delegación de autoridad?

10. ¿Se realizó el siguiente seguimiento de los controles Funcionarios de


para la captura de pedidos con el fin de garantizar Hacienda
que:
 todas las transacciones se registran DIRECTOR
puntualmente por el importe correcto y en el FINANCIERO
período contable correcto;

 que todas las transacciones se registren


adecuadamente de acuerdo con la partida de
gastos del SCOA y que haya fondos
disponibles para la partida de Formación y
desarrollo (detección de gastos no
autorizados); y

 Los registros de compromisos se mantienen y


actualizan periódicamente.

Bienes entregados/servicios prestados


11. Cuando se prestan los servicios, ¿se envía la factura Usuario final
a SCM para que se le ponga fecha y se genere una Funcionario de
orden que se registre en el sistema? Hacienda
12. ¿Se ha estampado en la factura la fecha del recibo? Funcionario de
Hacienda
13. ¿Se han comparado la cantidad y la descripción de Usuario final
las mercancías entregadas con el pedido y el albarán
de entrega?
14. ¿Se firmó el albarán en aceptación de los bienes y/o Usuario final
servicios?
15. ¿Coincide el importe de la factura con el importe del Usuario final
pedido? En caso contrario, ¿se han explicado los
motivos?
16. ¿Se ha registrado la factura en el registro Funcionario de
electrónico/manual? Hacienda
17. ¿Ha firmado el usuario final el registro para acusar Usuario final
recibo?
18. ¿Se aplicaron los siguientes controles de supervisión Director
para evaluar la fiabilidad de los proveedores a fin de Finanzas
garantizar que:
 Se cumplieron los plazos de entrega,

 La cantidad y calidad de los bienes


FORMACIÓN Y DESARROLLO
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LISTA DE CONTROL RESPONSABLE OBSERVACIÓ
N / MEDIDA
CORRECTIVA
suministrados o de los servicios prestados era
satisfactoria, y

 ¿Se tomaron medidas contra los proveedores


deficientes o incumplidores?

SCM procesa las facturas recibidas


19. ¿El funcionario delegado del MEC marca la fecha de Funcionario del
recepción de todas las facturas y las anota en el MEC
registro electrónico o manual?
20. ¿Realiza el funcionario del MEC una comprobación Funcionario del
de los detalles de la factura para determinar su MEC
validez?
21. ¿Coincide el importe de la factura con el importe del Funcionario del
pedido? En caso contrario, ¿se han explicado los MEC
motivos?
22. ¿Se ha llevado la factura al gestor delegado del Funcionario del
programa para su autorización? MEC
23. ¿Ha realizado el responsable del MEC un Funcionario del
seguimiento de las facturas aprobadas por el gestor MEC
del programa que no han sido devueltas al
responsable del MEC?
24. ¿Ha llevado el funcionario del MEC las facturas con Funcionario del
los justificantes a la unidad financiera para su pago? MEC
Verificación de la factura por el usuario final y preparación del pago
25. ¿Ha firmado el usuario final el registro de la factura Usuario final
que acredita la entrega de los bienes y/o la prestación
de los servicios?
26. ¿Coincide la factura con el pedido o el acuerdo Usuario final
contractual firmado (si procede), la orden de compra y
el comprobante/nota de recepción de mercancías?
27. ¿El número de pedido figura en la factura y coincide Usuario final
con el número de pedido original?
28. ¿Es correcta la factura en cuanto a importe, Usuario final
dirección, ejercicio y asignaciones?
29. ¿Se adjuntan los justificantes pertinentes a la Usuario final
factura/aviso de pago?
30. ¿Se sella y firma el pago tras la verificación? Usuario final
Verificación por el responsable final del programa/presupuesto
31. ¿Hay presupuesto disponible para el pago concreto Responsable del
en la partida correcta? programa
32. ¿Está el importe de la factura dentro del importe Responsable del
delegado para aprobar según las delegaciones programa
financieras?
33. ¿Son correctos el pago y los justificantes en cuanto a Responsable del
importe, pedido, bienes/servicios entregados, fechas programa
y asignaciones?
34. ¿Se adjuntan al pago todos los justificantes Responsable del
pertinentes? programa
35. ¿El responsable del programa/presupuesto autoriza Responsable del
el pago? programa
FORMACIÓN Y DESARROLLO
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LISTA DE CONTROL RESPONSABLE OBSERVACIÓ
N / MEDIDA
CORRECTIVA

Supervisión
36. ¿Se han implantado listas de comprobación de Funcionarios de
transacciones según lo prescrito por la instrucción de Hacienda
Tesorería en las que se registran todas las acciones
que deben realizarse desde el inicio de una solicitud
de Formación y desarrollo hasta la autorización final
de un pago?

FORMACIÓN Y DESARROLLO
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Anexo 4: análisis de riesgos y medidas de control interno propuestas: formación y desarrollo

* A efectos de este cuadro, las siguientes abreviaturas tienen el significado que se indica a continuación:
TIPO DE MEDIDA DE CONTROL
TIPO DE RIESGO PROBABILIDAD
Acc = Acceso
Accu = Precisión Pro = Procedimiento
Auth = Autorización L = Bajo Rep = Informes
Com = Integridad M = Medio Seg = Segregación de funciones
Val = Validez H = Alto Tr = Formación
RIESGO MEDIDAS DE CONTROL
NO.
DESCRIPCIÓN TIPO IMPACTO PROB TIPO DESCRIPCIÓN
Gastos no Supervisión por el Director del Programa y el
1 H
autorizados Director Financiero
Asignación de partida a programa incorrecto

Superación del presupuesto asignado al Gastos no


2 H Bloqueo presupuestario en el sistema
programa autorizados

Recepción de bienes y servicios que no se


Gasto inútil o
3 ajustan a las especificaciones o prestación de H Supervisión por SCM
despilfarrador
bienes o servicios de calidad inferior.

Impago de facturas en los 30 días siguientes a Incumplimien


4 H Supervisión por la dirección de SCM y el CFO
su recepción to

Gasto inútil o
despilfarro/
No se H
Acuerdo de nivel de servicio y sanciones
5 Incumplimiento del proveedor de servicios cumplen los
Control de la Dirección
objetivos de
prestación de
servicios.

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