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Calc-Handbuch

Kapitel 6 Datenpilot

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Der 1itel der 2riginaldokumentation ist 3Calc,4andbuch, 5apitel 6, Datenpilot 7 Der urspr8ngliche Autor der 2riginaldokumentation ist $tefan -eigel und kann unter sweigel9openoffice org kontaktiert werden :ersonen, die das Dokument in irgendeiner -eise nach dem unten angegebenen %er"f, fentlichungsdatum &er)ndern, werden im Abschnitt 3Beitragende7 mitsamt Datum der %er)nderung aufgef8hrt

Autoren
$tefan -eigel

Beitragende

Verffentlichung und Softwareversion


Diese Dokumentation wurde am 2; 0< 2008 &er"ffentlicht $ie basiert auf der %ersion . 0 &on 2pen2ffice org

=nhalts&er#eichnis

Inhaltsverzeichnis
Copyright......................................................................................................i Einfhrung...................................................................................................1 berblick, Praxisbeispiele mit Anleitung.......................................................2 eispiel !msat"bersicht...............................................................................2 eispiel Arbeits"eiterfassung.........................................................................# eispiel $%ufigkeits&erteilung.....................................................................1' (unktionen im )etail..................................................................................22 )ie )atenbasis *+orausset"ungen,...............................................................22 Aufruf............................................................................................................2)aten.uelle...................................................................................................2/ )ialogfel0 0es )atenpiloten.........................................................................2' Arbeit mit 0em Ergebnis 0es )atenpiloten..................................................-1ehrere )atenfel0er..................................................................................../2 2hortcuts *Abkr"ungen "ur e0ienung,...................................................../' (unktion P3+45)A5E67!48)6E6............................................................./9

Datenpilot

>inf8hrung

Einfhrung
=m $upport f8r 2ffice,$oftware tauchen regelm)?ig Anwenderfragen auf, die aus unge, schickten ("sungsans)t#en f8r allt)gliche Aufgaben in der 1abellenkalkulation resul, tieren =n @nkenntnis einfacher und gleicherma?en leistungsf)higer 5on#epte und 1ools werden oft kompleAe $preadsheets mit monstr"sen Bormelkonstruktionen gebil, det $olider, einfacher und fleAibler ist meist eine ("sung mit dem Datenpiloten Cu un, recht wird der Datenpilot oft als ein -erk#eug f8r fortgeschrittene Benut#er angese, hen =m Degenteil* Der Datenpilot set#t kaum %orkenntnisse &oraus und w8ssten auch schon Anf)nger da&on, bliebe ihnen so manche &ermeidbare Arbeitsstunde erspart Das 4andbuchkapitel #um Datenpiloten ist in #wei Abschnitte unterteilt =m ersten Abschnitt Eberblick, :raAisbeispiele mit Anleitung ab $eite 2 demonstrieren drei typische Anwendungsf)lle die %orteile und >insat#m"glichkeiten des Datenpilo, ten $ie k"nnen diese Beispiele in $chritt,f8r,$chritt,Anleitungen nach&oll#iehen und erfahren so schnell und praAisbe#ogen den @mgang mit dem Datenpiloten =m #weiten Abschnitt Bunktionen im Detail ab $eite 22 wird der Datenpilot ausf8hrlich und im Detail beschrieben 4ier k"nnen $ie ge#ielt spe#ielle Aspekte nachschlagen

Datenpilot

Eberblick, :raAisbeispiele mit Anleitung

!er!lic"# $ra%is!eispiele &it Anleitung


Be&or die Bunktionen im Detail beschrieben werden, #eigen wir in diesem Abschnitt ei, nige der !"glichkeiten des Datenpiloten anhand &on drei typischen Anwendungen aus der :raAis Durch die $chritt,f8r,$chritt,Anleitungen k"nnen $ie die Beispiele mitma, chen und die (eistung des Datenpiloten gleich miterleben

Beispiel '&satz!ersicht
>in typisches >inf8hrungsbeispiel in 5ursen und B8chern f8r Anf)nger der 1abellen, kalkulation ist eine einfache @msat#8bersicht Anhand des Beispiels werden die An, wender mit der grunds)t#lichen Bedienung der 2berfl)che und dem >ingeben &on 1eA, ten und Cahlen in die Cellen &ertraut gemacht +8t#liche 4ilfen wie AutoB8llen und DragGDrop k"nnen schon an dieser $telle demonstriert werden %or allem aber, geht es um die Darstellung der rechnerischen %erkn8pfung &on Cellen 8ber Bormeln, wie beispielsweise das Addieren mit dem :lus,2perator oder der Bormel $@!!>

Abbildung F* D)ngiges Anf)ngerbeispiel

Diese kleine Ebung mag f8r den ersten @mgang mit dem :rogramm geeignet sein, sie behandelt aber nur einen kleinen 1eil der damit in der B8ropraAis &erbundenen Ar, beitsaufgabe @m eine solche @msat#8bersicht #u erstellen, braucht man freilich auch das #ugrunde liegende Datenmaterial Dies liegt normalerweise in Borm &on ein#elnen Desch)fts&orf)llen &or Das hei?t, be&or man sich der 1abellenkalkulation als -erk#eug f8r die @msat#8ber, sicht bedient, muss man f8r obiges Beispiel #uerst #ahlreiche >in#elums)t#e aus (isten oder Belegsammlungen #u #w"lf 1eilsummen addieren, die dann in die Cellen C' bis (# eingetippt werden

$ra"tische $ro!le&e ( )ragestellungen


F Cur Darstellung der im (aufe der Ceit hin#u kommenden -erte /!ai, Huni, 0 muss Ieweils eine $palte hin#ugef8gt werden Das hei?t, im Cuge der Anwen, dung muss laufend die $truktur des 5alkulationsblattes modifi#iert werden Das ist nicht nur &om theoretischen Arbeitskon#ept her unsch"n, sondern wirft auch praktische Bragen auf, #um Beispiel* -ie &erhalten sich die Be#8ge in den $um, menformeln, wenn $palten oder Ceilen eingef8gt werdenJ Das (ayout, nach dem die Ceitachse waagrecht nach rechts &erl)uft, k"nnte sich nach >rg)n#ung weiterer !onate als ung8nstig erweisen Besser w)re aus :lat#gr8nden &ielleicht eine Ausrichtung mit einer senkrecht nach unten &erlau, fenden Ceitachse -ie l)sst sich die 1abelle entsprechend transponierenJ !uss da#u alles neu eingegeben werdenJ +ehmen wir an, das !anagement &erlangt unerwartet und fallweise eine #u, s)t#liche Aufgliederung nach %ertriebsregionen und'oder eine >inschr)nkung

Datenpilot

Eberblick, :raAisbeispiele mit Anleitung

der ausgewiesenen @ms)t#e auf die 1eilbetr)ge eines bestimmten %ertriebsre, pr)sentanten +un muss man also aus den ein#elnen Desch)fts&orf)llen erneut manuell 1eilsummen bilden und mehrere 1abellen in unterschiedlichen %arian, ten herstellen K =st es 8berhaupt ak#eptabel und realistisch, dass man so eine Ebersicht erstellt, indem die ein#utippenden -erte durch manuelle Addition der >in#elums)t#e er, mitteltJ Das ist doch unendlich &iel Arbeit und eAtrem fehleranf)lligL

Lsung
Der eigentlich wesentliche =nhalt der Arbeitsaufgabe aus unserem Beispiel ist das Ad, dieren der @ms)t#e Ie !onat und $parte, was manuell geschehen musste @m auch diese Aufgaben mit dem :rogramm #u erledigen, holen wir uns das #ugrunde liegende Datenmaterial in 2pen2ffice org Calc herein >ntweder erfassen wir die >in#elums)t, #e &on 4aus aus in Calc oder wir importieren eine entsprechende (iste #um Beispiel aus dem Buchhaltungssystem =n Iedem Ball gehen wir &on einer fortlaufenden 1abelle in Calc aus, die schlicht alle Desch)fts&orf)lle in primiti&er Borm protokolliert*

Abbildung 2* Datenbasis in Calc

Datenpilot

Eberblick, :raAisbeispiele mit Anleitung

Die @msat#8bersicht erstellen $ie nun durch die folgenden $chritte* F 2 . !arkieren $ie die Celle A1 /oder eine beliebige andere, ein#elne Celle inner, halb der (iste0 -)hlen $ie )aten M )atenpilot M Aufrufen... und klicken $ie auf 25 >s erscheint das Dialogfeld )atenpilot Dort sehen $ie im wesentlichen die &ier (ayoutbereiche als gro?e, wei?e Belder und f8nf schaltfl)chenartige Bel, der, die den $palten8berschriften der #ugrunde liegenden (iste entsprechen

Ciehen $ie das Beld Datum in den (ayoutbereich $paltenfelder Ciehen $ie das Beld @msat# in den (ayoutbereich Datenfelder Ciehen $ie das Beld $parte in den (ayoutbereich Ceilenfelder

K ; 6

5licken $ie auf Cus)t#e, um im unteren 1eil des Dialogs weitere 2ptionen an#u, #eigen $tellen $ie bei Ausgabe ab ein* , neue 1abelle , 5licken $ie auf 25

Abbildung .* Dialog Datenpilot

Das >rgebnis erscheint auf einem neuen 1abellenblatt und hat bereits grund, s)t#lich das gew8nschte (ayout, nur sind die $palten noch nicht nach !onaten #usammengefasst

Abbildung K* Datenpilot ohne Druppierung

Cum Druppieren der $palten markieren $ie nun die Celle ge andere Celle, die ein Datum enth)lt

/ oder eine beliebi,

Datenpilot

Eberblick, :raAisbeispiele mit Anleitung

<

-)hlen $ie )aten M :ruppierung un0 :lie0erung M :ruppierung... und kli, cken $ie auf 25 Das >rgebnis ist nun nach !onaten gruppiert

Abbildung ;* Datenpilot gruppiert nach !onaten

=m >rgebnis erkennt man wieder das Anf)ngerbeispiel &on oben >s ist kinderleicht her#ustellen, ohne weitere Drundkenntnisse in der 1abellenkalkulation /5eine ein#ige Bormel muss erstellt werden 0

Vorteile
F 2 . K 5ein manuelles Cusammenaddieren der >in#elwerte im %orfeld erforderlich 5ein manuelles >intragen der 1eilbetr)ge -eniger Arbeit -eniger Behler Das (ayout ist fleAibel* !onate waagrecht und $parten senkrecht oder umge, kehrt* 2 !ausklicks Cus)t#liche @nterscheidungskriterien sofort &erf8gbar %ielf)ltige Auswertem"glichkeiten, #um Beispiel* An#ahl oder !ittelwert statt $umme, kumulierte -erte, Oeihen&ergleich und mehr

>inige der genannten %orteile wollen wir hier noch li&e demonstrieren Ausgehend &om >rgebnis in Abbildung ; #iehen $ie einfach das graue Beld Datum links neben das Beld $parte $chon sehen $ie die Cusammenfassung in folgendem (ayout*

Abbildung 6* (ayout&ariante mit buchst)blich ei, nem !ausklick

@m die 1abelle &ollst)ndig #u transponieren, #iehen $ie nun das Beld $parte 8ber den Bereich der ange#eigten -erte, also nach C-*
Datenpilot ;

Eberblick, :raAisbeispiele mit Anleitung

Abbildung N* 1ransponiertes (ayout des urspr8nglichen Beispiels

Anders, als beim Anf)ngerbeispiel in Abbildung F ist es uns hier nun sehr einfach m"g, lich, in die Auswertung weitere Aspekte aus dem #ugrunde liegenden Datenmaterial mit auf#unehmen @m #us)t#lich eine Aufschl8sselung nach der Oegion #u erhalten, gehen $ie so &or* F 2 !arkieren $ie die Celle A- /oder eine beliebige andere, ein#elne Celle, die Be, standteil des Datenpilotergebnisses ist0 -)hlen $ie )aten M )atenpilot M Aufrufen..., um wieder in das Dialogfeld )a; tenpilot aus Abbildung . #u gelangen Ciehen $ie hier das Beld Oegion in den (ayoutbereich Ceilenfelder He nachdem, welche Oeihenfolge $ie bei den Ceilenfeldern herstellen, erhalten $ie im sp)te, ren >rgebnis prim)r eine @nterteilung nach Oegion und innerhalb der Oegio, nen nach Datum oder umgekehrt . 5licken $ie auf 25

Abbildung 8* Cus)t#liche Aufschl8sselung nach Oegion, nachtr)glich hin#uge, f8gt

Datenpilot

Eberblick, :raAisbeispiele mit Anleitung

=n einer weiteren %ariation wollen wir nun auch noch die in der #ugrunde liegenden (iste angegebenen !itarbeiter ber8cksichtigen F 2 !arkieren $ie die Celle A- /oder eine beliebige andere, ein#elne Celle, die Be, standteil des Datenpilotergebnisses ist0 -)hlen $ie )aten M )atenpilot M Aufrufen..., um wieder in das Dialogfeld )a; tenpilot aus Abbildung . #u gelangen

Das Beld Oegion ben"tigen wir in diesem Ball nicht mehr im >rgebnis Cie, hen $ie es aus dem (ayoutbereich heraus Ciehen $ie das Beld !itarbeiter in den (ayoutbereich $eitenfelder

5licken $ie auf 25

Belder, die $ie als $eitenfelder einset#en, werden im >rgebnis 8ber der Cusammenfas, sung bei der Be#eichnung Bilter plat#iert $ie erhalten dort eine Auswahlliste, mit de, ren 4ilfe $ie die dargestellten $ummen auf die -erte Ieweils eines !itarbeiters ein, schr)nken k"nnen*

Abbildung <* $elektion der 1eilsummen f8r ein#elne !itarbeiter

Bis hierher haben wir l)ngst nicht alle herausragenden Beatures des Datenpiloten &or, gef8hrt Die weiteren Beispiele #eigen mehr

Beispiel Ar!eitszeiterfassung
Dieses Beispiel stammt aus der BeratungspraAis und taucht in &erschiedenen %ariatio, nen regelm)?ig im @sersupport auf Der Anwender steht &or der Aufgabe, f8r einen oder mehrere !itarbeiter eine Arbeits#eiterfassung #u realisieren >ine typische 4erangehensweise ist das >r#eugen &on Ie einem 1abellenblatt pro !o, nat und einem $ummenblatt f8r das gesamte Hahr :ro !itarbeiter und Hahr wird stets eine eigene Datei er#eugt

Datenpilot

Eberblick, :raAisbeispiele mit Anleitung

Abbildung F0* !onatsblatt f8r Ceiterfassung eines !itarbeiters

Datenpilot

Eberblick, :raAisbeispiele mit Anleitung

Abbildung FF* Hahresblatt f8r einen !itarbeiter

$ra"tische $ro!le&e ( )ragestellungen


F >s ist sehr m8hselig die Datei #ur Arbeits#eiterfassung #u erstellen* F2 1abel, lenbl)tter, die aus einer Ooh&orlage kopiert werden und !onat f8r !onat an#u, passen sind Da#u ein $ummenblatt mit Be#8gen Puer auf die anderen 1abellen, bl)tter +icht selten suchen Anwender nach einer !akroprogrammierung, die das arbeitsintensi&e >r#eugen solcher Dateien automatisieren soll Die dargestellte Datei enth)lt die Daten eines ein#elnen !itarbeiters -ie kann man die Daten aller !itarbeiter #usammenf8hren, sodass eine Cusammenfas, sung der Arbeits#eit auf Abteilungsebene und f8r das Desamtunternehmen m"glich wirdJ -ie lassen sich !itarbeiter und'oder Abteilungen untereinander &ergleichenJ Die dargestellte Datei enth)lt die Daten f8r ein Desch)ftsIahr -ie ist ein %er, gleich #u Ceitr)umen aus fr8heren Hahren m"glichJ

. K

Lsung
@m die Aufgabe mit dem Datenpiloten #u l"sen, erfassen wir alle Daten in einer ein#i, gen, f8r alle Ceit fortlaufenden 1abelle in Calc Dies geschieht entweder manuell oder durch einen =mport &on einer elektronischen $tempeluhr =n einfachen B)llen f8hrt Ieder !itarbeiter seine Ceiterfassung selbst manuell $ollen Auswertungen gemacht werden, die sich auf mehrere !itarbeiter, Abteilungen oder das @nternehmen insgesamt be#iehen, so sind die 1abelleninhalte der ein#elnen !itar, beiter durch 5opieren in einer gro?en Desamttabelle #usammen#uf8hren

Datenpilot

<

Eberblick, :raAisbeispiele mit Anleitung

Abbildung F2* Datenbasis in Calc

Die Anwendung des Datenpiloten erfordert nun genau F2 !ausklicks und liefert in we, nigen $ekunden eine 8bersichtliche Auswertung* F 2 . !arkieren $ie die Celle A1 /oder eine beliebige andere, ein#elne Celle inner, halb der (iste0 -)hlen $ie )aten M )atenpilot M Aufrufen... und klicken $ie auf 25 >s erscheint das Dialogfeld )atenpilot Dort sehen $ie im wesentlichen die &ier (ayoutbereiche als gro?e, wei?e Belder und f8nf schaltfl)chenartige Bel, der, die den $palten8berschriften der #ugrunde liegenden (iste entsprechen

Ciehen $ie das Beld Datum in den (ayoutbereich Ceilenfelder Ciehen $ie das Beld $tunden in den (ayoutbereich Datenfelder Ciehen $ie das Beld +ame in den (ayoutbereich $paltenfelder

K ; 6

5licken $ie auf Cus)t#e, um im unteren 1eil des Dialogs weitere 2ptionen an#u, #eigen $tellen $ie bei Ausgabe ab ein* , neue 1abelle , 5licken $ie auf 25

F0

Datenpilot

Eberblick, :raAisbeispiele mit Anleitung

Abbildung F.* Dialog Datenpilot

Das >rgebnis erscheint auf einem neuen 1abellenblatt*

Abbildung FK* sekundenschnelle Auswertung mit den Datenpiloten

Das >rgebnis leistet wesentlich mehr, als die ("sung mit klassischer, formelba, sierter 1abellenkalkulation Beispielsweise lassen sich die tageweise dargestell, ten $tunden sehr einfach nach !onaten #usammenfassen* 8 < Cum Druppieren der Ceilen markieren $ie nun die Celle A' oder eine beliebige andere Celle, die ein Datum enth)lt -)hlen $ie )aten M :ruppierung un0 :lie0erung M :ruppierung... und kli, cken $ie auf 25 Das >rgebnis ist nun nach !onaten gruppiert

Datenpilot

FF

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Abbildung F;* !onatssummen

Balls $ie eine pro#entuale Darstellung ben"tigen, ist das kein :roblem -ir ru, fen das Dialogfeld f8r den Datenpiloten noch einmal auf* F0 !arkieren $ie die Celle A- /oder eine beliebige andere, ein#elne Celle, die Be, standteil des Datenpilotergebnisses ist0 FF -)hlen $ie )aten M )atenpilot M Aufrufen..., um wieder in das Dialogfeld )a; tenpilot aus Abbildung F. #u gelangen

!it einem Doppelklick auf dem Beld $umme,$tunden "ffnen $ie den >igen, schaftendialog f8r dieses Datenfeld 5licken $ie auf Cus)t#e, um im unteren 1eil des Dialogs weitere 2ptionen an, #u#eigen $tellen $ie den 1yp des ange#eigten -ertes auf* Q der $palte

Abbildung F6* >igenschaften des Datenfeldes

F2 5licken $ie #weimal auf 25 F. =m >rgebnis werden die Cahlen #un)chst in de#imaler $chreibweise dargestellt %erwenden $ie das $chaltfl)che Q aus der $ymbolleiste, wenn $ie das :ro#ent, Bormat be&or#ugen

F2

Datenpilot

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Abbildung FN* :ro#entuale Auswertung

B8r einen %ergleich #wischen den !itarbeitern rufen das Dialogfeld f8r den Da, tenpiloten noch einmal auf* FK !arkieren $ie die Celle A- /oder eine beliebige andere, ein#elne Celle, die Be, standteil des Datenpilotergebnisses ist0 F; -)hlen $ie )aten M )atenpilot M Aufrufen..., um wieder in das Dialogfeld )a; tenpilot aus Abbildung F. #u gelangen

!it einem Doppelklick auf dem Beld $umme,$tunden "ffnen $ie den >igen, schaftendialog f8r dieses Datenfeld 5licken $ie auf Cus)t#e, um im unteren 1eil des Dialogs weitere 2ptionen an, #u#eigen $tellen $ie den 1yp des ange#eigten -ertes auf* Differen# &on $tellen $ie Basisfeld auf* Differen# &on $tellen $ie Basiselement auf* Brigitte

Abbildung F8* >igenschaften des Datenfeldes

F6 5licken $ie #weimal auf 25

Datenpilot

F.

Eberblick, :raAisbeispiele mit Anleitung

Abbildung F<* Absoluter %ergleich mit Brigitte

Culet#t stellen wir noch eine kumulierte Darstellung, also mit fortlaufend auf, summierten -erten ein* FN -)hlen $ie )aten M )atenpilot M Aufrufen..., um wieder in das Dialogfeld )a; tenpilot aus Abbildung F. #u gelangen

!it einem Doppelklick auf dem Beld $umme,$tunden "ffnen $ie den >igen, schaftendialog f8r dieses Datenfeld 5licken $ie auf Cus)t#e, um im unteren 1eil des Dialogs weitere 2ptionen an, #u#eigen $tellen $ie den 1yp des ange#eigten -ertes auf* >rgebnis in $tellen $ie Basisfeld auf* Datum

Abbildung 20* >igenschaften des Datenfeldes

F8 5licken $ie #weimal auf 25

FK

Datenpilot

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Abbildung 2F* Der Datenpilot #eigt auf -unsch kumulierte -erte

'nterschied ( Vorteile
Die bisherigen >Aperimente #eigen einen wesentlichen Aspekt beim 5on#ept des Da, tenpiloten Bei der klassischen %orgehensweise werden die Dateien #ur Datenerfassung bereits in der f8r die >rgebnisbetrachtung gew8nschten $truktur angelegt Die Daten werden in dieser $truktur erfasst Damit ist man auf diese eine $truktur festgelegt Der Datenpilot hat einen datenbankartigen Ansat# Die #ugrunde liegenden Daten wer, den in einer Art +ormalform, das hei?t in einer primiti&en, aber uni&ersellen $truktur, also in einer einfachen 1abelle erfasst, die alle =nformationen enth)lt Ruasi erst im !oment des Betrachtens wird die gew8nschte >rgebnisstruktur und die #u betrachten, de 1eilmenge der Daten festgelegt

Beispiel *+ufig"eitsverteilung
Cur Darstellung der 4)ufigkeit &on >reignissen &erf8gt 2pen2ffice org Calc 8ber die 1abellenfunktion 4S@B=D5>=1 $ie muss in einer !atriAformel angewendet werden Dies ist ein 1hema f8r Bortgeschrittene Alternati& l)sst sich die Aufgabe auch mit dem Datenpiloten l"sen, was keine besonderen 1abellenkalkulationskenntnisse erfordert =m Beispiel geht es um die An#ahl der >,!ails, die auf der deutschen $upport,!ailing, liste f8r 2pen2ffice org /users9de openoffice org0 eintreffen !an m"chte wissen, wie sich die Akti&it)t auf der !ailingliste 8ber den 1ag &erteilt Basis der @ntersuchung ist eine aus dem !ailboAfile des !ailclients 1hunderbird mit dem 5ommando grep TDeli&ery,Date*T =nboA erstellte 1eAtdatei $ie enth)lt f8r Iede in einem Ceitraum &on mehr als #wei Hahren 8ber die !ailingliste gesendete !ail eine Ceile mit Datum und @hr#eit*

Datenpilot

F;

Eberblick, :raAisbeispiele mit Anleitung

Abbildung 22* Oohdaten f8r 4)ufigkeit der +achrichten

Die Daten werden in eine 1abelle in 2pen2ffice org Calc importiert 4ier#u wird ein, fach die er#eugte 1eAtdatei users tAt mit den Oohdaten in 2pen2ffice org ge"ffnet >s erscheint ein Dialogfeld #ur >instellung der =mportoptionen Dort werden folgende >instellungen &orgenommen* F 2 . 1rennoptionen* Beste Breite $paltentrennung an :osition 20, .F und K0 $paltentypen* F $palte* ausblenden 2 $palte* Datum /1!H0 . $palte* $tandard K $palte * ausblenden

F6

Datenpilot

Eberblick, :raAisbeispiele mit Anleitung

Abbildung 2.* =mport,>instellungen

Abbildung 2K #eigt die importierten Oohdaten, 8ber denen nach dem =mport eine Ceile mit $palten8berschriften eingef8gt wurde

Abbildung 2K* Oohdaten in Calc

Lsung &it einer ,atri%for&el


@m die 4)ufigkeits&erteilung #u berechnen, werden 2K 5lassen f8r Iede $tunde rund um die @hr gebildet Daneben wird die 4)ufigkeit der >,!ails mit 4ilfe der Bunktion 4S@B=D5>=1 angegeben*

Datenpilot

FN

Eberblick, :raAisbeispiele mit Anleitung

Abbildung 2;* Bunktion 4S@B=D5>=1 in einer !atriAformel

Das erste Argument der Bunktion ist der Cellbereich mit den @hr#eiten aller gut .8 000 empfangenen >,!ails Das #weite Argument ist der Cellbereich >2*>2;, der die 4)ufigkeitsklassen beschreibt Cur >ingabe wird #un)chst der Cellbereich B2*B2; markiert, dann die Bormel eingetragen und mit der 1astenkombination $4=B1U$1ODU>+1>O abgeschlossen Die !atriAformel erscheint danach in der >in, gabe#eile eingefasst in geschweiften 5lammern Diese 1echnik ist in der Oegel nur fortgeschrittenen Benut#ern &ertraut

Lsung &it de& -atenpiloten


!it dem Datenpiloten ist das selbe >rgebnis einfacher und schneller #u erreichen Die ("sung eignet sich auch f8r wenig erfahrene Benut#er Ausgehend &on den Oohdaten /Abbildung 2K0 braucht es nur ein paar !ausklicks* F 2 . !arkieren $ie die Celle A1 /oder eine beliebige andere, ein#elne Celle inner, halb der (iste0 -)hlen $ie )aten M )atenpilot M Aufrufen... und klicken $ie auf 25 >s erscheint das Dialogfeld )atenpilot Dort sehen $ie im wesentlichen die &ier (ayoutbereiche als gro?e, wei?e Belder und f8nf schaltfl)chenartige Bel, der, die den $palten8berschriften der #ugrunde liegenden (iste entsprechen

Ciehen $ie das Beld Ceit in den (ayoutbereich Ceilenfelder

F8

Datenpilot

Eberblick, :raAisbeispiele mit Anleitung

Ciehen $ie das Beld Datum in den (ayoutbereich Datenfelder

K ;

5licken $ie auf Cus)t#e, um im unteren 1eil des Dialogs weitere 2ptionen an#u, #eigen $tellen $ie bei Ausgabe ab ein* , neue 1abelle ,

Abbildung 26* Dialog Datenpilot

>s w)re unsinnig die -erte der Datumsfelder auf#uaddieren B8r unsere An, wendung muss die An#ahl der &orkommenden -erte ge#)hlt werden Vffnen $ie mit einem Doppelklick auf das Beld $umme , Datum die >igenschaften f8r dieses Datenfeld und w)hlen $ie dort als Bunktion An#ahl

Abbildung 2N* >igenschaften des Datenfelds

5licken $ie auf 25 Als Cwischenergebnis wird eine Datenpilot,1abelle entste, hen, die f8r Iede in den Oohdaten &orkommende @hr#eit eine Ceile hat

Datenpilot

F<

Eberblick, :raAisbeispiele mit Anleitung


Die (auf#eit #um >rstellen der 1abelle wird aufgrund der gro?en Cei, len#ahl relati& lang sein 4aben $ie DeduldL Die (auf#eit des Datenpi, loten ist weniger abh)ngig &om Daten&olumen der Ausgangsdaten, als &on der sich aufgrund der Cusammenfassung ergebenden Ausdeh, nung der >rgebnistabelle

Anmerkung

8 <

Cum Druppieren der Ceilen markieren $ie nun die Celle A/ oder eine beliebige andere Celle, die eine @hr#eit enth)lt -)hlen $ie )aten M :ruppierung un0 :lie0erung M :ruppierung..., w)hlen $ie als =nter&all $tunden und klicken $ie auf 25 Das >rgebnis ist nun nach $tunden gruppiert

Abbildung 28* >instellungen f8r Druppierung nach $tunden

F0 -)hrend Abbildung .0die absoluten 4)ufigkeiten #eigt, wurde f8r Abbil, dung .F noch einmal das Dialogfeld des Datenpiloten aufgerufen und mit einem Doppelklick das >igenschaftenfenster f8r das Datenfeld An#ahl , Datum ge"ffnet /Abbildung .F0 Der Dialog kann mit Cus)t#e erweitert werden Als 1yp des an, ge#eigten -ertes ist Q der $palte #u w)hlen 2b die relati&en -erte de#imal /0,F0 oder im :ro#entformat /F0Q0 ange#eigt werden, ist blo? eine Brage der Cellformatierung der >rgebnis#ellen und hat mit dem Datenpiloten nichts #u tun

20

Datenpilot

Eberblick, :raAisbeispiele mit Anleitung

Abbildung 2<* >instellung des Datenfeldes f8r relati&e -erte

Abbildung .0* 4)ufigkeits&ertei, lung mit dem Datenpiloten

Abbildung .F* Oelati&e 4)ufigkeit

Datenpilot

2F

Bunktionen im Detail

)un"tionen i& -etail


=n diesem Abschnitt werden die Bedienung und 2ptionen des Datenpiloten detailliert beschrieben +icht immer wird dabei ein konkretes Beispiel #ur =llustration heran ge, #ogen :raAisbe#ogene Beispiele finden sich im &orangegangenen Abschnitt Eberblick, :raAisbeispiele mit Anleitung ab $eite 2

-ie -aten!asis .Voraussetzungen/


Basis f8r die Arbeit mit dem Datenpiloten ist stets eine (iste mit den Daten in Ooh, form $o eine (iste ist im Aufbau mit einer Datenbanktabelle &ergleichbar $ie besteht aus Ceilen /Datens)t#en0 und $palten /Datenfeldern0 Die Beldnamen befinden sich in der ersten Ceile 8ber der (iste -eiter unten wird beschrieben, dass die DatenPuelle auch eine eAterne Datei oder Da, tenbank sein kann Der einfache Ball ist, dass sich die (iste in einem 1abellenblatt &on Calc befindet B8r so eine (iste stellt Calc unabh)ngig &om Datenpiloten auch $ortier, funktionen und Bilterm"glichkeiten #ur %erf8gung B8r die %erarbeitung &on Daten in (isten, ist es %orausset#ung, dass das :rogramm wei?, in welchem Bereich der Calc,1abelle sich die #u bearbeitende (iste befindet >ine Calc,(iste kann sich in einer 1abelle an einer beliebigen :osition befinden >s ist auch denkbar, dass ein 1abellenblatt mehrere &oneinander unabh)ngige (isten bein, haltet 2pen2ffice org Calc erkennt =hre (isten automatisch Dabei wird folgende (ogik #u, grunde gelegt* Ausgehend &on der &on =hnen markierten Celle, die sich innerhalb der betreffenden (iste befinden muss, untersucht Calc die umliegenden Cellen in alle &ier Oichtungen /links, rechts, oben und unten0 Der Oand der (iste wird erkannt, wenn das :rogramm dabei auf eine leere $palte oder eine leere Ceile st"?t b#w wenn es an den linken oder oberen Oand des 1abellenblattes st"?t Das hei?t, dass alle dargestellten Bunktionen nur dann richtig funktionieren, wenn sich in =hrer (iste keine (eer#eilen und keine (eerspalten befinden %ermeiden $ie da, her (eer#eilen /etwa #ur optischen Dliederung0L $ie k"nnen =hre (isten auch durch Cellformate optisch gliedern
Oegel 5eine (eer#eilen, keine (eerspalten in (istenL

-enn $ie &or dem $ortieren, Biltern oder &or dem $tarten des Datenpiloten mehr als eine ein#elne Celle in =hrer (iste markiert haben, dann wird die oben beschriebene au, tomatische (istenerkennung unterdr8ckt und es wird unterstellt, dass die #u bearbei, tende (iste eAakt in dem &on =hnen markierten Cellbereich liegt Dies kann nur in be, sonderen Ausnahmef)llen sinn&oll sein
Oegel B8r $ortieren, Biltern und Datenpilot immer eine ein#elne Celle mar, kieren

>ine relati& gro?e Behlergefahr besteht diesbe#8glich beim $ortieren Deklarieren $ie n)mlich die (iste &ersehentlich und unbewusst durch !arkieren mehrerer Cellen /# B einer gan#en $palte0, dann wird der $ortier&organg die eigentlich #eilenweise #usam, mengeh"renden =nformationen =hrer (iste durcheinander bringen

22

Datenpilot

Bunktionen im Detail

+eben diesen formalen Anforderungen ist der logische Aufbau =hrer Calc,(isten insbe, sondere f8r die Anwendung der fleAiblen und leistungsf)higen Auswertung mit dem Datenpiloten &on gro?er Bedeutung
Oegel Calc,(isten m8ssen +ormalform haben, das hei?t sie haben eine ein, fache lineare $truktur

Beim >rfassen der Daten in einer (iste d8rfen noch keine Dliederungen, Cusammen, fassungen oder Aufteilungen &orgenommen werden Am besten wird das deutlich, wenn wir gedanklich diskutieren, was man beim Aufbau unseres Beispiels 3@msat#lis, te7 im Abschnitt Eberblick, :raAisbeispiele mit Anleitung ab $eite 2 h)tte falsch ma, chen k"nnen Dies ergibt eine (iste &on 3schlechten =deen7, die man in der :raAis bei Anwendern der 1abellenkalkulation immer wieder antreffen kann >s sind dies Anwen, der die sich 8ber das 5on#ept und die !"glichkeiten der (isten&erarbeitung im 1abel, lenkalkulationsprogramm nicht im 5laren sind >rste schlechte =dee* !an h)tte beim >rfassen der @ms)t#e mehrere 1abellenbl)tter anlegen k"nnen Cum Beispiel h)tte man ein Blatt f8r Iede Artikelgruppe f8hren k"nnen Auswertungen w), ren dann aber nur noch innerhalb der ein#elnen $parten m"glich gewesen $parten, 8bergreifende Betrachtungen w)ren nur sehr umst)ndlich m"glich gewesen Cweite schlechte =dee* !an h)tte in der @msat#liste statt der einen Betragsspalte, f8r Ieden !itarbeiter eine eigene Betragsspalte anlegen k"nnen Die @ms)t#e w)ren dann in der dem !itarbeiter #ugeordneten $palte ein#utragen gewesen >ine Auswertung mit dem Datenpiloten w)re dann aber aufgrund der logischen Drundstruktur nicht mehr m"glich >s ist Ia gerade das >rgebnis des Datenpiloten, die #un)chst in ein und derselben $palte einge, tragenen -erte # B spaltenweise Ie !itarbeiter #usammen#ufassen Dritte schlechte =dee* !an h)tte die @ms)t#e chronologisch sortiert eintragen k"nnen und am >nde Iedes !onats eine Ceile mit der !onatssumme eintragen k"nnen Dadurch w)re aber ein be, darfsweises $ortieren der (iste nach anderen $ortierkriterien nicht mehr m"glich Au, ?erdem k"nnte kein Datenpilot mehr erstellt werden Die $ummen#eilen w8rden &om Datenpiloten wie weitere @ms)t#e behandelt werden Dabei w)re doch die monatliche $ummenbildung eines der &ielen schnell her#ustellenden >rgebnisse des Datenpiloten gewesen

Aufruf
Der Aufruf des Datenpiloten erfolgt 8ber )aten M )atenpilot M Aufrufen... Beachten $ie die oben beschriebenen Anforderungen an die Datenbasis -enn sich die aus#u, wertende (iste in einem 1abellenblatt in Calc befindet, markieren $ie &or dem Aufruf des Datenpiloten eine ein#elne Celle innerhalb der (iste Calc erkennt und markiert die (iste automatisch, um sie als DatenPuelle f8r den Datenpiloten heran #u #iehen

Datenpilot

2.

Bunktionen im Detail

Abbildung .2* +ach dem Aufruf des Datenpiloten

-aten0uelle
Als Datenbasis f8r den Datenpiloten stehen grunds)t#lich drei !"glichkeiten #ur %er, f8gung* >in 1abellenblatt in Calc, eine eAterne DatenPuelle, die in 2pen2ffice org an, gemeldet wurde oder der Cugriff auf ein 2(A:,$ystem Die dritte 2ption ist der#eit praktisch ohne Bedeutung

Calc1Blatt
=m einfachsten und h)ufigsten Ball basiert die Auswertung auf einer (iste in Calc Die, se wird entweder dort fortlaufend gepflegt oder die Daten werden aus einer anderen Anwendung nach Calc herein geholt >ine gro?e (iste kann beispielsweise in einer anderen Anwendung markiert und per CopyG:aste in Calc eingef8gt werden Das %erhalten beim >inf8gen ist stets abh)ngig da&on, in welcher Borm die Daten &on der anderen Anwendung in die Cwischenablage 8bergeben wurden Bei passendem Datenformat wird die (iste direkt in die 1abellen, kalkulation eingef8gt 2ft befinden sich reine 1eAtdaten in der Cwischenablage Dann "ffnet sich beim >inf8gen automatisch der 1eAtimport,Assistent, der auch beim Vffnen einer 1eAtdatei erscheint Calc kann Daten aus einer gro?en Cahl &on fremden Dateiformaten importieren, # B aus anderen 1abellenkalkulationen />Acel, (otus F 2 ., 0, aus Datenbankdateien /dBa, se, 0 und aus einfachen 1eAtdateien

2K

Datenpilot

Bunktionen im Detail

Der +achteil des 5opierens oder =mportierens fremder Daten ist, dass sich diese nicht automatisch aktualisieren, falls an deren Ruelle Snderungen stattfinden Cudem ist man bei einer (iste in Calc auf eine Ceilen#ahl &on 6; ;.; begren#t

Ange&eldete -aten0uelle
>ine in 2pen2ffice org angemeldete DatenPuelle stellt gewisserma?en eine 2nline, %erbindung dar Das hei?t, die aus#uwertenden Daten werden nicht in Calc gespei, chert und es wird stets auf die aktuellen 2riginaldaten #ugegriffen $o kann Calc auf unterschiedlichste DatenPuellen #ugreifen und nat8rlich auch auf Datenbanken die mit 2pen2ffice org Base erstellt wurden oder gepflegt werden -eitere =nformationen hier#u enth)lt das 5apitel < des Calc,4andbuchs

E%terne -aten .2LA$/


Die 2ption >Aterne Ruelle'$chnittstelle ist im Auswahldialog des Datenpiloten deakti, &iert Dies bedeutet nicht, dass eine %erbindung #u eAternen Daten nicht m"glich ist >s handelt sich &ielmehr um eine spe#ielle 2ption f8r eine $chnittstelle &on 2pen2ffice org, #u der es im !oment noch keine =mplementation gibt Daher ist diese 2ption ohne Belang F

-ialogfeld des -atenpiloten


Die Bunktion des Datenpiloten wird im wesentlichen an #wei $tellen gesteuert >inmal im Dialogfeld des Datenpiloten und einmal durch weitere !anipulation am >rgebnis im 1abellenblatt =n diesem Abschnitt wird das Dialogfeld des Datenpiloten ausf8hrlich beschrieben

3runds+tzliches Layout
=m Dialogfeld des Datenpiloten befinden sich &ier gro?e, wei?e Bl)chen, die schema, tisch das (ayout des >rgebnisses darstellen Daneben befinden sich schaltfl)chenarti, ge Belder mit den Beldnamen der #ugrunde liegenden DatenPuelle Das (ayout des Da, tenpiloten wird hergestellt, in dem man diese Beldsymbole mit der !aus in die wei?en Bereiche #ieht

F =nteressierte finden hier mehr =nfo da#u*

http*''de openoffice org'issues'showWbug cgiJidX8<<;2


Datenpilot 2;

Bunktionen im Detail

Abbildung ..* Dialog Datenpilot

Der Bereich Datenfelder in der !itte muss mindestens ein Beld enthalten +ormaler, weise enth)lt er genau ein Beld Bortgeschrittene Anwendungen &erwenden hier auch mehrere Belder Auf das Datenfeld wird eine Aggregatsfunktion angewandt !eist wird die $umme gebildet Cieht man beispielsweise das Beld @msat# in den Bereich Daten, felder, so erscheint es dort als

Ceilenfelder und $paltenfelder bestimmen, nach welchen 5riterien das >rgebnis in Ceilen und $palten gruppiert wird -enn keine Ceilen, b#w $paltenfelder bestimmt werden, so werden keine #eilen, b#w spaltenweisen 1eilsummen gebildet 2ft werden auch mehrere Belder gleich#eitig als Ceilen, b#w $paltenfelder bestimmt Die Oeihen, folge dieser Belder bestimmt dann die 4ierarchie der Cusammenfassung &om Droben #um Beinen
Cieht man beispielsweise $parte und Oegion in den Bereich Ceilenfelder, so wird das >r, gebnis in senkrechter Oichtung, also #eilenweise prim)r unterteilt in die $parten =n, nerhalb der $parten erfolgt #us)t#lich eine Aufschl8sselung nach Oegionen Belder, die dem Bereich $eitenfelder #ugeordnet werden, erscheinen im >rgebnis oben dr8ber als Dropdown,(iste Die Auswertung im >rgebnis be#ieht sich dann nur auf den 1eil der #ugrunde liegenden Daten, die dem ausgew)hlten Attribut entsprechen %er, wendet man beispielsweise das Beld !itarbeiter als $eitenfeld, so kann man die ange, #eigten -erte durch Auswahl f8r ein#elne !itarbeiter filtern -ill man ein Beld aus einem der wei?en (ayoutbereiche wieder entfernen, so #ieht man es mit der !aus einfach an den Oand und l)sst es dort fallen Der Cursor &erwan, delt sich dabei in ein durchgestrichenes $ymbol Alternati& kann man die $chaltfl)che >ntfernen benut#en

4eitere 2ptionen
Das Dialogfeldfeld des Datenpiloten kann mit der $chaltfl)che Cus)t#e aufgeklappt werden, um weitere 2ptionen an#u#eigen

26

Datenpilot

Bunktionen im Detail

Abbildung .K* >rweiterter Dialog des Datenpiloten

Die Bedeutung der 2ptionen im ein#elnen*

Ausgabe ab Bei Ausgabe ab wird festgelegt, wo das >rgebnis erscheinen soll $teuert man dies nicht manuell, set#t der Datenpilot das >rgebnis unter die #ugrunde liegen, de (iste in Calc auf das selbe 1abellenblatt Bel)sst man die Auswahl ,undefi, niert , und gibt man einen Cellbe#ug im >ingabefeld an, so wird das >rgebnis an der dadurch bestimmten $telle positioniert >mpfehlenswert ist meist, statt der >instellung ,undefiniert , den >intrag , neue 1abelle , aus#uw)hlen Calc er, #eugt dann f8r die Ausgabe ein neues, Iungfr)uliches 1abellenblatt Das ist #weckm)?ig, weil dies 8bersichtlicher ist und sicherstellt, dass keine Bereiche mit &orhandenen Daten 8berschrieben werden F

(eer#eilen ignorieren Durch diese >instellung werden komplett leere Ceilen im Ruellbereich der aus, #uwertenden Daten &om Datenpiloten ignoriert -ie bei den %orausset#ungen f8r die Datenbasis besprochen, widersprechen (eer#eilen den Oegeln f8r #ur %erarbeitung in der 1abellenkalkulation geeignete listenartig gef8hrte Daten Daher ist diese >instellung nur in Ausnahmef)llen &on Bedeutung, wenn die #u, grunde liegenden Daten nicht den empfohlenen %orausset#ungen entsprechen

5ategorieerkennung Auch hierbei handelt es sich um eine 2ption, die nur dann eine -irkung hat, wenn die Datenbasis eigentlich ungeeignet strukturiert ist $ie kommt dann #um 1ragen, wenn in einer (iste >intr)ge l8ckenhaft sind, #um Beispiel so*

Die 2ption 5ategorieerkennung w8rde in diesem Ball daf8r sorgen, dass die Ceilen . und K dem :rodukt 3Spfel7 und die Ceile 6 dem :rodukt Birnen #uge, ordnet werden 2hne 5ategorieerkennung #eigt der Datenpilot eine 3leere7 5a, tegorie an*

F Der Begriff , undefiniert , wird an dieser $telle falsch und irref8hrend &erwendet Denn die Ausgabeposition ist auch bei dieser >instellung sehr wohl genau definiert Cudem ist es l)stig, dass die $tandardeinstellung nicht ,neue 1abelle , ist, was fast immer die erw8nschte >instellung ist Die Anwender m8ssen alleine f8r die 5orrektur dieser >instellung bei Iedem Aufruf des Datenpiloten die erweiterten 2ptionen "ffnen Dies wird auch in folgendem =ssue thematisiert* http*''de openoffice org'issues'showWbug cgiJidX;0886 Datenpilot 2N

Bunktionen im Detail

Aus logischer $icht, ist das %erhalten ohne 5ategorieerkennung richtiger >ine (iste mit den dargestellten (8cken ist auch deshalb ab#ulehnen, weil damit an, dere Bunktionen der (isten&erarbeitung /$ortieren, Biltern0 unm"glich werden

Desamtergebnis,$palten ' Desamtergebnis,Ceilen !it diesen 2ptionen wird festgelegt, ob der Datenpilot im >rgebnis gan# unten eine Ceile mit den $paltensummen und ob der Datenpilot im >rgebnis gan# rechts eine $palte mit den Ceilensummen erhalten soll =n manchen B)llen ist die An#eige der Ceile b#w der $palte f8r das Desamtergebnis unsinng, #um Bei, spiel bei kumulierten -erten oder bei %ergleichen #wischen 5ategorien

Bilter hin#uf8gen Dieser 4aken erlaubt das >in, oder Ausblenden der mit 3Bilter7 beschrifteten Celle 8ber dem >rgebnis des Datenpiloten Diese Celle dient wie eine $chaltfl), che als bePuemer Cugang #u #us)t#lichen Bilterm"glichkeiten im Datenpiloten

Drilldown #u Details =m 1abellenbereich des Datenpilotergebnisses bewirkt ein Doppelklick ein be, sonderes %erhalten -)hrend ein Doppelklick auf eine Celle normalerweise in den >ditormodus f8r die Celle wechselt, erscheint beim Datenpiloten eine Auf, listung der Detaildaten, die in der $umme #u dem >intrag in der angeklickten Celle f8hren Durch das Abschalten dieser Drilldown,Bunktion, beh)lt der Dop, pelklick auch innerhalb eines Datenpiloten die normale Bunktion

Snderung des RuellbereichsF

4eitere Einstellungen zu den )eldern


Die bislang besprochenen 2ptionen betreffen den Datenpiloten insgesamt Daneben k"nnen f8r Iedes in das (ayout des Datenpiloten aufgenommene Beld unterschiedliche >instellungen &orgenommen werden Der Dialog f8r die >igenschaften eines Beldes wird aus dem Dialog des Datenpiloten entweder 8ber die $chaltfl)che 2ptionen oder durch einen Doppelklick auf das betreffende Beld ge"ffnet Dabei ist grunds)t#lich #u unterscheiden, ob es sich um Datenfelder, Ceilen, und $pal, tenfelder oder $eitenfelder des Datenpiloten handelt

-atenfelder
=m >igenschaftendialog eines Datenfeldes w)hlen $ie die Aggregatsfunktion f8r die Cusammenfassung der -erte aus der Datenbasis !eist ben"tigt man die $umme Die, se Bunktion ist &oreingestellt >s stehen aber auch #um Beispiel statistische Bunktio,
F Bei den hier ge#eigten erweiterten 2ptionen des Datenpiloten war auch ein Beld &orgesehen, das den Cellbereich der f8r die Auswertung #ugrunde liegenden Daten an#eigt und eine nachtr)gliche Snderung dieses Bereichs erlauben soll Die :rogrammierung hierf8r ist bereits abgeschlossen, wurde bei der Rualit)tssicherung aber leider 8bersehen und trot# mehrfacher 4inweise durch den Autor 8ber einen Ceitraum &on fast sechs !onaten nicht aufgegriffen Dadurch konnte diese Bunktion nicht mehr #ur 2pen2ffice org,%ersion . 0, die diesem 4andbuch #ugrunde liegt, in das :rodukt aufgenommen werden Die %ersion . F, die &oraussichtlich im Bebruar 200< erscheint, soll die Bunktion enthalten

http*''de openoffice org'issues'showWbug cgiJidX2.6;8


28 Datenpilot

Bunktionen im Detail

nen /$treuma?e0 #ur %erf8gung oder die !"glichkeit, die An#ahl der &orhandenen -erte #u ermitteln (et#teres erm"glicht auch eine sinn&olle Anwendung des Datenpi, loten 8ber nicht numerische Datenfelder Der >igenschaftendialog kann mit der $chaltfl)che Cus)t#e aufgeklappt werden, um weitere 2ptionen an#u#eigen

Abbildung .;* >rweiterter >igenschaftendialog f8r ein Datenfeld

=m Bereich Ange#eigter -ert bestimmen $ie erweiterte Auswertungsm"glichkeiten bei der Anwendung der Aggregatsfunktion He nach der gew)hlten >instellung bei 5yp, muss auch eine Definition bei asisfel0 und asiselement getroffen werden
5yp
$tandard ,

asisfel0
,

asiselement

Aus<ertung
einfache Anwen, dung der gew)hlten Aggregatsfunktion /# B $umme0 >rgebnis als Diffe, ren# #um >rgebnis, des Basiselements /# B @msat#summe der !itarbeiter als Differen# der @m, sat#summe &on Bri, gitte0 >rgebnis als Ruoti, ent be#ogen auf das >rgebnis des Ba, siselements /# B @msat#summe der !itarbeiter relati& #ur @msat#summe &on Brigitte0

Differen# &on

Auswahl eines Bel, des aus der Daten, basis des Datenpilo, ten /# B !itarbei, ter0

Auswahl eines >le, ments aus dem ge, w)hlten Basisfeld /# B Brigitte0

Q &on

Auswahl eines Bel, des aus der Daten, basis des Datenpilo, ten /# B !itarbei, ter0

Auswahl eines >le, ments aus dem ge, w)hlten Basisfeld /# B Brigitte0

Datenpilot

2<

Bunktionen im Detail
Q Differen# &on Auswahl eines Bel, des aus der Daten, basis des Datenpilo, ten /# B !itarbei, ter0 Auswahl eines >le, ments aus dem ge, w)hlten Basisfeld /# B Brigitte0 >rgebnis als relati&e Abweichung &om >r, gebnis des Basisele, ments /# B @msat#, summe der !itar, beiter als relati&e Differen# der @m, sat#summe &on Bri, gitte0 >rgebnis als laufen, de $umme /# B lau, fende $umme des @msat#es 8ber 1age oder !onate0 >rgebnis als relati, &er 1eil des >rgeb, nisses der gan#en Ceilen, # B der Cei, lensumme >rgebnis als relati, &er 1eil der gan#en $palte, # B der $paltensumme >rgebnis als relati, &er 1eil des Desamt, ergebnisses, # B der Desamtsumme $tandardergebnis A Desamtergebnis ' /Ceilenergebnis A $paltenergebnis0

5umuliert 8ber

Auswahl eines Bel, des aus der Daten, basis des Datenpilo, ten /# B Datum0 ,

Q der Ceile

Q der $palte

Q des >rgebnisses

=ndeA

5eilen1 und Spaltenfelder


=m >igenschaftendialog eines Ceilen, oder $paltenfeldes legen $ie fest, ob nach den ein#elnen 5ategorien ein 1eilergebnis ange#eigt werden soll Dies ist in der $tandarde, instellung deakti&iert und nur sinn&oll, wenn die -erte #u einem Ceilen, b#w $palten, feld durch die @nterscheidung anhand eines weiteren Ceilen, oder $paltenfeldes in, 1eilbetr)ge aufgeschl8sselt werden

Abbildung .6* 5eine @nterteilung bei nur Ieweils einem Ceilen, und $paltenfeld

.0

Datenpilot

Bunktionen im Detail

Abbildung .N* Aufschl8sselung der Oegionen auf !itarbeiter ohne 1eilergebnis, se

Abbildung .8* Aufschl8sselung der Oegionen auf !itarbeiter mit 1eilergebnis, sen

-)hlen $ie die 2ption Automatisch, um f8r die 1eilergebnisse die Aggregatsfunktion an#uwenden, die auch f8r die Datenfelder /siehe oben0 angewandt wird Eber die 2pti, on Benut#erdefiniert k"nnen $ie die Aggregatsfunktion f8r die 1eilergebnisse unab, h)ngig &om Oest des Datenpiloten einstellen

Datenpilot

.F

Bunktionen im Detail

Abbildung .<* >igenschaftendialog eines Ceilen, oder $paltenfeldes

+ormalerweise #eigt ein Datenpilot keine Ceile oder $palte f8r 5ategorien, #u denen in der #ugrunde liegenden Datenbasis keine -erte &orhanden sind !it 4ilfe des 5on, trollk)stchens 3>lemente ohne Daten an#eigen7 k"nnen $ie das aber er#wingen Cur =llustration wurde die Datenbasis f8r die beiden folgenden Abbildungen so mani, puliert, dass #ur !itarbeiterin Brigitte keine @ms)t#e in der $parte Dolf eAistieren*

Abbildung K0* $tandardeinstellung

Abbildung KF* >instellung Y>lemente ohne Daten an#eigenY

Seitenfelder
Der >igenschaftendialog f8r $eitenfelder ist derselbe wie f8r Ceilen, und $paltenfel, der, auch wenn es bei $eitenfeldern unsinnig erscheint, die f8r Ceilen, und $paltenfel, der beschriebenen >instellungen &or#unehmen =m fleAiblen >insat# des Datenpiloten werden $ie h)ufig in der %erwendung ein#elner Belder f8r $eiten, $palten oder Ceilen wechseln Die Belder behalten dabei die gemachten >instellungen =nsofern hat ein
.2 Datenpilot

Bunktionen im Detail

$eitenfeld auch die >igenschaften eines Ceilen, oder $paltenfeldes, die freilich erst dann Bedeutung erlangen, sobald sie das Beld im (ayout nicht mehr als $eitenfeld, sondern als Ceilen, oder $paltenfeld benut#en

Ar!eit &it de& Erge!nis des -atenpiloten


>ine besondere $t)rke des Datenpiloten ist seine BleAibilit)t >ine einmal erstellte Auswertung kann mit wenigen !ausklicks modifi#iert werden >inige Bunktionen des Datenpiloten werden erst auf das >rgebnis einer Auswertung angewandt

-ialog noch&al aufrufen


5licken $ie im Bereich einer >rgebnistabelle des Datenpiloten mit der rechten !austaste Der Befehl Aufrufen... "ffnet den Dialog des Datenpiloten mit allen &orge, nommenen >instellungen

Layout &it -rag 6 -rop variieren


Die einfachste und schnellste !ethode, das (ayout eines Datenpiloten #u )ndern, ist DragGDrop =n der >rgebnistabelle des Datenpiloten #iehen $ie einfach eines der $pal, ten,, Ceilen oder $eitenfelder mit der !aus an eine andere :osition Der Abschnitt Eberblick, :raAisbeispiele mit Anleitung im &orderen 1eil des 5apitels enth)lt hier#u einige anschauliche Beispiele $ie k"nnen ein $palten,, Ceilen oder $eitenfeld aus dem Datenpiloten entfernen, indem $ie es einfach mit der !aus aus dem Datenpiloten heraus #iehen

5eilen oder Spalten gruppieren


Bei &ielen Auswertungen oder Cusammenfassungen sollen die 5ategorien gruppiert werden !an fasst das >rgebnis in 5lassen oder :erioden #usammen Beim Datenpilo, ten f8hren $ie die Druppierung durch, nachdem $ie eine #un)chst ungruppierte Daten, pilottabelle erstellt haben Die Druppierung erreichen $ie 8ber den !en8befehl )aten M :ruppierung un0 :lie; 0erung M :ruppierung... oder durch dr8cken der 1aste F12 -ichtig ist, dass $ie #u, &or den Ie nach $ituation und Druppierungswunsch richtigen Cellbereich markiert ha, ben Die Druppierungsfunktion ist dabei wesentlich bestimmt &on der Art der #u grup, pierenden -erte $ie m8ssen unterscheiden, ob $ie skalare -erte, Datums, b#w Ceit, werte oder andere -erte, # B 1eAte gruppieren
Die (auf#eit #um >rstellen eines Datenpiloten ist 8berwiegend &on der An#ahl der Ceilen und $palten des >rgebnisses abh)ngig /und nicht etwa &om @mfang der Datenbasis0 Durch Druppieren er#eugen $ie Datenpiloten mit einer 8berschaubaren Ceilen, und $palten#ahl, die &om :rogramm blit#schnell erstellt werden Be&or $ie gruppieren k"nnen, m8ssen $ie aber in einem Cwischenschritt #uerst einen Da, tenpiloten ohne Druppierung er#eugen, der Ie nach Datenmaterial eine sehr gro?e An#ahl &on 5ategorien enthalten kann Oechnen $ie in solchen B)llen f8r den Cwischenschritt mit teilweise minutenlangen Oechen#eitenL

Anmerkung

3ruppieren von 7ategorien &it s"alaren 4erten


@m skalare -erte #u gruppieren, markieren $ie eine ein#elne Celle in der Ceile b#w $palte der #u gruppierenden 5ategorien

Datenpilot

..

Bunktionen im Detail

Abbildung K2* Datenpilot ohne Druppierung /4)u, figkeit der km'h,-erte bei einer Oadarmessung0

Abbildung K.* Datenpilot mit Druppierung /in 5las, sen &on Ieweils F0 km'h0

!it dem den !en8befehl )aten M :ruppierung un0 :lie0erung M :ruppierung... oder durch dr8cken der 1aste F12 "ffnen $ie den Druppierungsdialog

Abbildung KK* Druppierungsdialog bei skalaren 5ategorien

$ie k"nnen bestimmen, in welchem -ertebereich /Anfang'>nde0 die Druppierung durchgef8hrt werden soll $tandardm)?ig wird automatisch der gesamte -ertebereich &om kleinsten &orkommenden bis #um gr"?ten &orkommenden -ert gruppiert =m Beld Druppieren nach geben $ie die 5lassengr"?e an, also das =nter&all nach dem gruppiert werden soll

3ruppierung von 7ategorien &it -atu&s1 oder 5eitwerten


@m Datums, oder Ceitwerte #u gruppieren, markieren $ie eine ein#elne Celle in der Ceile b#w $palte der #u gruppierenden 5ategorien Dies wurde bereits in allen drei Beispielen im Abschnitt Eberblick, :raAisbeispiele mit Anleitung auf den $eiten K, FF und 20 demonstriert !it dem den !en8befehl )aten M :ruppierung un0 :lie0erung M :ruppierung... oder durch dr8cken der 1aste F12 "ffnen $ie den Druppierungsdialog

.K

Datenpilot

Bunktionen im Detail

Abbildung K;* Druppierungsdialog bei 5ategorien &on Datum oder Ceit

$ie k"nnen bestimmen, in welchem Datums, oder Ceitbereich /Anfang'>nde0 die Drup, pierung durchgef8hrt werden soll $tandardm)?ig wird automatisch der gesamte -er, tebereich &om fr8hesten &orkommenden bis #um sp)testen &orkommenden -ert grup, piert =m Beld Druppieren nach geben $ie die 5lassengr"?e an, also das =nter&all nach dem gruppiert werden soll Als =nter&alle kommen in Brage* $ekunden, !inuten, $tunden, 1age, !onate, Ruartale und Hahre Diese k"nnen auch in 5ombination #ur Anwendung kommen, um eine Drup, pierung in mehreren >benen #u erreichen, # B Druppierung nach Hahren und inner, halb der Hahre nach !onaten Alternati& k"nnen $ie als Druppierungsinter&all eine beliebige An#ahl &on 1agen ange, ben
1ipp @m den Datenpiloten nach 5alenderwochen #u gruppieren, stellen $ie den Anfang der Druppierung manuell auf einen !ontag und stel, len $ie als Druppierungsinter&all eine An#ahl &on N 1agen ein

3ruppierung ohne auto&atische Intervall!ildung


Bestehen die 5ategorien nicht aus skalaren -erten und nicht in Borm &on Datums, oder Ceitangaben, sondern aus Be#eichnungen in 1eAtform, ist eine automatische =n, ter&allbildung nicht m"glich $ie k"nnen daher f8r 5ategorien Ieglichen Datentyps ein, #eln bestimmen, welche 5ategorien sie in einer Druppe #usammenfassen wollen =mmer wenn $ie beim Aufruf des !en8befehls )aten M :ruppierung un0 :lie0e; rung M :ruppierung... oder beim Dr8cken der 1aste F12 mehr als eine ein#elne Celle markiert haben, werden die gerade markierten 5ategorien in einer Druppe #usammen, gefasst

Datenpilot

.;

Bunktionen im Detail

Abbildung KN* Datenpilot mit nicht skalaren 5atego, rien Abbildung K6* Datenbasis mit nicht skalaren 5ategorien /Abteilung0

@m nicht skalare 5ategorien #u gruppieren, markieren $ie im >rgebnis des Datenpilo, ten alle ein#elnen 5ategorien, die $ie in einer Druppe #usammenfassen m"chten
1ipp $ie k"nnen mehrere, nicht #usammenh)ngende Cellen gemeinsam markieren, indem $ie diese mit gedr8ckter $trg,1aste anklicken

-)hlen $ie dann den !en8befehl )aten M :ruppierung un0 :lie0erung M :ruppie; rung... oder dr8cken $ie die 1aste F12 -iederholen $ie dies f8r alle Druppen, die $ie aus den ein#elnen 5ategorieen bilden wollen

Abbildung K8* Cusammenfassung ein#el, ner 5ategorien #u einer Druppe

Abbildung K<* Druppierung abgeschlos, sen

Die automatisch &ergebenen Be#eichnungen f8r die Druppen und das neu entstandene Druppenfeld k"nnen $ie beliebig ab)ndern Der Datenpilot merkt sich diese >ingaben auch bei nachtr)glicher %er)nderung des (ayouts B8r die folgende Abbildung wurde wurde #us)t#lich der Dialog des Datenpiloten noch einmal aufgerufen /Oechtsklick0 und bei den >igenschaften des Beldes 3Bereich7 die An#eige &on 1eilergebnissen akti, &iert

Abbildung ;F* Oedu#iert auf die neuen Druppen Abbildung ;0* $elbst benannte Druppierung und 1eilergebnisse

.6

Datenpilot

Bunktionen im Detail

Anmerkung

>ine gut strukturierte Datenbasis macht das manuelle Druppieren im Datenpiloten nach ein#eln an#uklickenden 5ategorien 8berfl8ssig =m ge#eigten Beispiel k"nnte in der Datenbasis eine $palte 3Bereich7 ge, f8hrt werden, die #u Ieder :erson eine sich aus der Abteilung erge, bende Cugeh"rigkeit #um Bereich B8ro oder #um Bereich 1echnik an, gibt Die daf8r erforderliche Cuordnung /F,#u,n,Be#iehung0 kann leicht mit 4ilfe der $%>O->=$,Bunktion &on Calc realisiert werden

Sortieren des Erge!nisses


Das >rgebnis eines Datenpiloten ist in Ceilen, und $paltenrichtung prim)r aufsteigend nach den 5ategorien sortiert $ie haben #wei !"glichkeiten, auf die $ortierung >in, fluss #u nehmen* F 2 !anuelles $ortieren per Drag G Drop Automatisches $ortieren durch >instellung der 2ptionen der >igenschaften des Ceilen, b#w $paltenfeldes

,anuelles Sortieren per -rag 6 -rop


%er)ndern $ie die Oeihenfolge in den 5ategorien, in dem $ie im >rgebnis des Datenpi, loten die Cellen ein#elner 5ategoriewerte mit der !aus &erschieben Beachten $ie dass generell eine Celle in Calc #um %erschieben markiert sein muss Da#u gen8gt es nicht, dass diese den Cellkursor besit#t $ie muss &ielmehr derart mar, kiert sein, dass der Cellhintergrund durch B)rbung her&orgehoben wird $ie erhalten eine solche Cellmarkierung, indem $ie die Celle einmal ohne #us)t#liche 1aste ankli, cken und dann nochmal mit gedr8ckter $4=B1, oder mit gedr8ckter $trg,1aste ankli, cken >ine andere !"glichkeit ist, die !aus auf der gew8nschten Celle gedr8ckt #u halten, in eine +achbar#elle #u #iehen und &or dem (oslassen der !austaste wieder in die gew8nschte Celle #u #iehen F

Auto&atisches Sortieren
@m das automatische $ortieren #u steuern, rufen $ie die 2ptionen der >igenschaften des Ceilen, b#w $paltenfeldes auf* 5licken $ie mit der rechten !austaste auf den 1a, bellenbereich mit dem Datenpilotergebnis und w)hlen $ie Aufrufen... Vffnen $ie die >igenschaften des Ceilen, b#w $paltenfeldes mit einem Doppelklick auf das Beld 5li, cken $ie im >igenschaftendialog auf die $chaltfl)che 2ptionen

F >s gibt #ahlreiche 5lagen 8ber das umst)ndliche !arkieren &on Cellen in Calc, nicht nur aus der Braktion der ehemaligen >Acel,Anwender Cum Beispiel auf der !ailingliste hier /http*''www mail,archi&e com'users9de openoffice org'msg2.288 html0 oder hier /http*''www mail,archi&e com'users9de openoffice org'msg2.288 html0 =m =ssue 1racker finden sich entsprechende :roblemmeldungen unter den +ummern .8N;, K88N, F086;, F.KF., F<F.., K.0;<, K;;8<, ;K6N<, 60286, N2FN; und mehr Datenpilot .N

Bunktionen im Detail

Abbildung ;2* 2ptionen #u den >igenschaften eines Ceilen, oder $paltenfeldes

Bei $ortieren nach w)hlen $ie Aufsteigend oder Absteigend Daneben finden $ie ein Auswahlfeld wo $ie entweder das betreffende Ceilen, b#w $paltenfeld oder das Daten, feld ausw)hlen k"nnen Auf diese -eise k"nnen $ie einstellen, dass die $ortierung nicht, wie bislang besprochen, nach den 5ategorien erfolgt, sondern nach den >rgeb, niswerten des Datenfeldes

-rilldown .-etails ein!lenden/


!it einem Drilldown machen $ie #u ein#elnen, komprimierten -erten im >rgebnis ei, nes Datenpiloten die da#ugeh"rigen Detaildaten sichtbar $ie l"sen einen Drilldown durch einen Doppelklick 8ber der entsprechenden Celle aus Alternati& w)hlen $ie den !en8befehl )aten M :ruppierung M )etail einblen0en Dabei sind #wei B)lle #u un, terscheiden* F Die akti&e Celle ist eine 5ategorie eines Ceilen, oder $paltenfeldes =n diesem Ball bedeutet ein Drilldown eine #us)t#liche Aufschl8sselung nach den 5ategorien eines weiteren Beldes !achen $ie beispielsweise einen Doppelklick auf der Celle mit dem -ert 3Dolf7 aus dem Ceilenfeld $parte, so k"nnen $ie die #ur 5ategorie 3Dolf7 #usammenge, fassten -erte in einer weiteren >bene nach einem weiteren Beld aufgliedern Da f8r die weitere Aufgliederung im allgemeinen mehrere Belder in Brage kom, men erscheint ein Dialog #ur Auswahl

.8

Datenpilot

Bunktionen im Detail

Abbildung ;.* %or dem Drilldown f8r 5ategorie 3DolfY

Abbildung ;K* Auswahl des Beldes #ur #us)t#lichen Aufgliederung

Abbildung ;;* +ach dem Drilldown

>in erneuter Doppelklick auf die Celle 3Dolf7 blendet die Details wieder aus Al, ternati& w)hlen $ie da#u den !en8befehl )aten M :ruppierung M )etail aus; blen0en Der Datenpilot merkt sich die einmal getroffene Auswahl des Beldes #ur #us)t#, lichen Aufgliederung /im Beispiel das Beld !itarbeiter0, sodass beim n)chsten Drilldown f8r eine 5ategorie des Belds $parte kein Auswahldialog mehr er, scheint @m die Cuordnung des Beldes !itarbeiter wieder #u entfernen, damit ein anderes Beld gew)hlt werden kann, "ffnen $ie den Dialog des Datenpiloten 8ber den Befehl Aufrufen... /Oechtsklick0 und entfernen dort das nicht mehr gew8nschte Ceilen, oder $paltenfeld 2 Die akti&e Celle ist ein -ert des Datenfeldes =n diesem Ball bedeutet ein Drilldown eine &ollst)ndige Auflistung aller Daten, s)t#e aus der #ugrunde liegenden Datenbasis, die #u diesem -ert #usammenge, fasst wurden !achen $ie beispielsweise einen Doppelklick auf die Celle mit dem -ert F8 NKF Z aus Abbildung ;. und $ie erhalten eine (iste aller Datens)t#e, deren
Datenpilot .<

Bunktionen im Detail

$umme #u diesem -ert gef8hrt hat Diese (iste wird auf einem neu in das Do, kument eingef8gten 1abellenblatt dargestellt

Abbildung ;6* +eues 1abellenblatt nach Drilldown f8r einen -ert des Da, tenfeldes

)iltern
@m die Auswertungen mit 4ilfe des Datenpiloten auf eine 1eilmenge der in der Daten, basis enthaltenen =nformationen #u beschr)nken, k"nnen $ie im Datenpiloten filtern
Beachten $ie, dass ein m"glicherweise im 1abellenblatt der Datenba, sis angewandter AutoBilter oder $tandardfilter keine -irkung auf die Auswertung des Datenpiloten hat F Der Datenpilot be#ieht sich immer auf die &ollst)ndige (iste, die bei seinem Aufruf markiert war

4inweis

@m die &om Datenpiloten mitgef8hrte Bilterfunktion auf#urufen, klicken $ie auf das Beld Bilter links oben 8ber dem >rgebnisbereich

Abbildung ;N* Bilter,Beld links oben am Datenpilo, ten

>s erscheint ein Dialog #ur Definition &on bis #u drei Bilterkriterien, der in der Bedie, nung eAakt dem $tandardfilter &on 2pen2ffice org Calc entspricht

F Der Datenpilot l)sst sich #war tats)chlich nicht aufrufen, wenn die (iste im #ugrunde liegenden 1abellenblatt gefiltert ist Das ist allerdings ein :rogrammfehler und bedeutet nicht, dass die Bilterung eine Auswirkung auf die Auswertung des Datenpiloten hat /siehe =ssue 1racker [<K28F0 K0 Datenpilot

Bunktionen im Detail

Abbildung ;8* Dialog #ur Definition des Bilters

Anmerkung

-enn auch nicht als Bilter be#eichnet, handelt es sich bei der Anwen, dung &on $eitenfeldern ebenfalls um eine praktische !"glichkeit, die Auswertung #u filtern Der %orteil dabei besteht, dass die angewand, ten Bilterkriterium deutlich sichtbar sind

Ver+nderte 4erte a"tualisieren


+achdem $ie einen Datenpiloten erstellt haben, wirken sich Snderungen an den #u, grunde liegenden Daten nicht automatisch auf das >rgebnis des Datenpiloten aus $ie m8ssen den Datenpiloten stets manuell aktualisieren Snderungen an den #ugrunde liegenden Daten k"nnen in #weierlei 4insicht &orkom, men* F Die =nhalte &on &orhandenen Datens)t#en wurden &er)ndert Beispielsweise haben $ie nachtr)glich einen @msat#betrag in einem der Daten, s)t#e =hrer @msat#liste &er)ndert @m den Datenpiloten #u aktualisieren kli, cken $ie mit der rechten !austaste auf den >rgebnisbereich und w)hlen $ie den den Befehl Aktualisieren Alternati& w)hlen $ie den !en8befehl )aten M )atenpilot M Aktualisieren 2 >s wurden an die urspr8ngliche (iste Ceilen mit Datens)t#en erg)n#t oder ent, fernt =n diesem Ball bedeutet die Snderung, dass sich der Datenpilot auf einen ande, ren 1abellenbereich be#iehen muss, als dies #um Ceitpunkt seiner >rstellung m"glich war >ine Snderung dieses Datenbe#ugs f8r einen bestehenden Daten, piloten ist bislang nicht m"glich F =n so einem Ball m8ssen $ie den Datenpiloten neu erstellen

5ellfor&atierung
Die Cellen im >rgebnisbereich eines Datenpiloten werden &on 2pen2ffice org Calc au, tomatisch mit einer schlichten Bormatierung ausgestattet $ie k"nnen die allgemein f8r Cellen der 1abellenkalkulation &erf8gbaren Bormatierungsm"glichkeiten anwen, den, um den Datenpiloten nach =hren -8nschen optisch #u gestalten Beachten $ie aber, dass Iede Snderung am >ntwurf des Datenpiloten und Iede Aktuali, sierung wieder die schlichte, automatisch erstellte Bormatierung herstellt

F $iehe hier#u auch die Bu?note be#8glich der Snderung des Ruellbereichs auf $eite 28 Datenpilot KF

Bunktionen im Detail

Beim Cahlenformat f8r das Datenfeld wendet 2pen2ffice org Calc automatisch das Cahlenformat an, das in den entsprechenden Cellen der dem Datenpilot #ugrunde lie, genden Daten eingestellt ist Dies ist im Allgemeinen #weckm)?ig Besit#en die Betr)ge in =hrer (iste das -)h, rungsformat, so werden die $ummen in der Auswertung automatisch ebenfalls im -)h, rungsformat ange#eigt (eider ber8cksichtigt der Datenpilot nicht, dass dies ungeeig, net ist, wenn das >rgebnis aufgrund der eingestellten 2ptionen im Datenpiloten ein %erh)ltnis darstellt F $olche >rgebnisse m8ssen ohne >inheit oder in :ro#entschreib, weise dargestellt werden $ie k"nnen das Cahlenformat manuell korrigieren Die 5or, rektur bleibt freilich nur solange erhalten, wie der Datenpilotentwurf un&er)ndert bleibt und keine Aktualisierung durchgef8hrt wird

,ehrere -atenfelder
Bislang wurde in diesem 5apitel immer da&on ausgegangen, dass das (ayout des Da, tenpiloten stets genau ein Datenfeld enth)lt 1ats)chlich k"nnen aber auch mehrere Datenfelder in die !itte des (ayouts ge#ogen werden Damit werden auf einen Blick Cusammenfassungen und Auswertungen &on mehreren Aspekten m"glich Beispielsweise schl8sseln $ie die @ms)t#e in einem Datenpiloten nach Datum und $parte auf und bilden neben der $umme der @ms)t#e auch die An#ahl der Datumsein, tr)ge

Abbildung ;<* !ehrere Datenfelder im >ntwurf des Datenpiloten

Da#u #iehen $ie #us)t#lich #um Beld @msat# das Beld Datum in die !itte des (ayoutbe, reichs Bei den >igenschaften des Belds Datum w)hlen $ie als Aggregatsfunktion die An#ahl aus Da Ieder Desch)fts&orfall ein Datum hat, gibt dieses Beld let#tlich die An, #ahl der @ms)t#e aus -enn $ie das >rgebnis nach !onaten gruppieren, erhalten $ie eine Ebersicht, aus der die $umme der @ms)t#e und die An#ahl der %erkaufs&org)nge Ie $parte und !onat abgelesen werden k"nnen

F %ergleiche =ssue [ N0F.; K2 Datenpilot

Bunktionen im Detail

Abbildung 60* Datenpilot #eigt $umme und An#ahl der @ms)t#e

Cur !anipulation der mehrfach &orhandenen Datenfelder enth)lt das >rgebnis des Da, tenpiloten ein Beld Daten $ie k"nnen dieses wie Ceilen, oder $paltenfelder per DragGDrop &erschieben und so unterschiedliche Dliederungen des >rgebnisses her, stellen*

Abbildung 6F* (ayout&ariante #ur Darstellung &on $umme und An#ahl der @m, s)t#e

Abbildung 62* (ayout&ariante #ur Darstellung &on $umme und An#ahl der @ms)t#e

=n dem Ball, dass $ie die &erschiedenen Datenfelder in $palten anordnen und der Da, tenpilot ansonsten kein $paltenfeld enth)lt, oder $ie ordnen die &erschiedenen Daten,

Datenpilot

K.

Bunktionen im Detail

felder in Ceilen an und haben sonst kein Ceilenfeld, ist es #weckm)?ig bei den 2ptio, nen des Datenpiloten die An#eige der Ceilen b#w $paltensummen ab#uschalten*

Abbildung 6.* @nn"tige $ummenspalten

Abbildung 6K* $ummenspal, ten deakti&iert

>ine h)ufige Anwendung mehrfacher Datenfelder ist die Cusammenfassung einer ein, #igen Dr"?e gleich#eitig nach unterschiedlichen Aggregatsfunktionen Beispielsweise k"nnten $ie einen Datenpiloten erstellen, der die monatlichen @ms)t#e darstellt und dabei die $umme der @ms)t#e und den gr"?ten und den kleinsten @msat# des Ieweili, gen !onats an#eigt*

Abbildung 6;* !ehrere Auswertungen #um selben Datenfeld

(eider erlaubt 2pen2ffice org Calc im >ntwurf des Datenpiloten nicht, dass man das selbe Beld mehrfach als Datenfeld &erwendet F B8r derartige !ehrfachauswertungen muss man etwas umst)ndlich bereits in der Datenbasis die betreffende $palte dupli#ie, ren Diese steht dann im Datenpiloten als ein gesondertes Beld, das freilich identische -erte enth)lt, #ur %erf8gung*

F %ergleiche =ssue [ 8K8<8 KK Datenpilot

Bunktionen im Detail

Abbildung 66* !ehrfach identische Belder f8r @msat#, die in der Datenbasis als Duplikate ange, legt wurden

Shortcuts .A!"rzungen zur Bedienung/


-enn $ie den Datenpiloten oft benut#en, werden $ie die h)ufigen Aufrufe der !en8, befehle )aten M )atenpilot M Aufrufen... und )aten M :ruppierung un0 :lie0e; rung M :ruppierung... als sehr umst)ndlich empfinden B8r das Druppieren ist &on 2pen2ffice org bereits die 1aste F12 als Abk8r#ung &orge, sehen B8r den Aufruf des Datenpiloten k"nnen $ie selbst einen 1astaturbefehl festle, gen Balls $ie statt der 1astenk8r#el lieber entsprechende $ymbole in der $ymbolleiste &erwenden m"chten, k"nnen $ie eine neue, benut#erdefinierte $ymbolleiste erstellen oder der &orhandenen $tandardsymbolleiste #us)t#liche $ymbole f8r den Datenpiloten hin#uf8gen

B8r eine Anleitung, wie $ie die 1astaturbelegung und !en8leisten &on 2pen2ffice org )ndern k"nnen, benut#en $ie die 4ilfe des :rogramms /=ndeA $uchbegriff* Anpassen0 oder lesen $ie im 4andbuch 3Detting $tartet7, das $ie auf der -ebsite &on 22oAut, hors /http*''oooauthors org'de'&eroeffentlicht'gettingWstarted'0 be#iehen k"nnen

Datenpilot

K;

Bunktion :=%21DA1>+C@2OD+>+

)un"tion $IV28-A8E95'2:-9E9
Die Bunktion :=%21DA1>+C@2OD+>+ ist eine 1abellenfunktion #ur %erwendung in Bormeln in 2pen2ffice org Calc $ie &erwenden diese Bunktion dann, wenn $ie einen >rgebniswert aus einem Datenpiloten anderswo in =hrer 1abellenkalkulation weiter&er, wenden wollen

Problematik
+ormalerweise stellen $ie in einer Bormel einen Be#ug auf einen -ert her, indem $ie die Celladresse angeben Beispielsweise be#ieht sich die Bormel =C6*2 auf die Celle C9 und gibt das Doppelte &on deren -ert #ur8ck -enn sich die Celle im >rgebnisbereich eines Datenpiloten befindet enth)lt sie das mit 4ilfe des Datenpiloten ermittelte >rgebnis #u bestimmten 5ategorien der Ceilen, und $paltenfelder =n der folgenden Abbildung enth)lt die Celle C9 die $umme des @msat, #es des !itarbeiters 4ans in der $parte $egeln Die Bormel in der Celle C12 be#ieht sich auf diesen -ert

Abbildung 6N* Bormelbe#ug auf eine Celle im Datenpiloten

-enn sich nun aber die #ugrunde liegenden Daten oder das (ayout des Datenpiloten )ndern, ist damit #u rechnen, dass der @msat#wert &on 4ans f8r $egeln in einer ande, ren Celle erscheint Die Bormel be#ieht sich Iedoch weiterhin auf C9 und greift somit auf einen falschen -ert #u Der -ert, der gemeint ist, befindet sich an einer anderen $telle

K6

Datenpilot

Bunktion :=%21DA1>+C@2OD+>+

Abbildung 68* Der -ert, der gemeint ist, befindet sich an einer anderen $telle

Die Bunktion :=%21DA1>+C@2OD+>+ erlaubt es nun einen Be#ug auf einen -ert in, nerhalb eines Datenpiloten her#ustellen, der anhand der ihn bestimmenden 5ategorien identifi#iert wird

Syntax
>s gibt #wei $yntaA&arianten* PIVOTDATENZUORDNEN(Zielfeld, Datenpilot; !eldna"e # Ele"ent; $$$ %&

PIVOTDATENZUORDNEN(Datenpilot; 'edin()n(en&

Erste Syntaxvariante
Die Angabe 7ielfel0 ist erforderlich, um #u bestimmen, auf welches Datenfeld des Da, tenpiloten sich die Bunktion be#ieht $olange =hr Datenpilot nur ein Datenfeld enth)lt wird diese Angabe nicht ausgewertet $ie m8ssen das Argument dennoch angeben, es spielt aber keine Oolle, welchen -ert es hat 4at =hr Datenpilot mehr als ein Datenfeld, geben $ie das Datenfeld, das $ie anspre, chen wollen an, indem $ie den Beldnamen aus der #ugrunde liegenden (iste /# B 3@m, sat#70 oder den Beldnamen des Datenfeldes /# B 3$umme , @msat#70 angeben Das Argument )atenpilot spe#ifi#iert den Datenpiloten, auf den $ie sich be#iehen, denn =hr Dokument k"nnte mehrere Datenpiloten enthalten Deben $ie hier den Be#ug auf eine Celle an, die im >rgebnisbereich des betreffenden Datenpiloten liegt Am bes, ten geben $ie die Celle im linken oberen >ck des Datenpiloten an, weil $ie sicher sein k"nnen, dass sich diese Celle immer im >rgebnisbereich des Datenpiloten befindet, auch wenn sich dessen (ayout &er)ndert Beispiel* PIVOTDATENZUORDNEN(*U"+at,*;A-& -enn $ie nur die beiden ersten Argumente angeben, gibt die Bunktion das Desamter, gebnis des Datenpiloten #ur8ck $ie k"nnen weitere Argument paarweise als (el0name und Element angeben, um ein bestimmtes 1eilergebnis des Datenpiloten #u spe#ifi#ieren B8r das Beispiel aus Abbil, dung 6N, wo das 1eilergebnis f8r 4ans bei $egeln angesprochen werden soll, lautet die Bormel in der Celle C12* =PIVOTDATENZUORDNEN(*U"+at,*;A-;*.ita/0eite/*;*1an+*;*2pa/te*;*2e(eln*&
Datenpilot KN

Bunktion :=%21DA1>+C@2OD+>+

Zweite Syntaxvariante
Das Argument )atenpilot ist wie bei der ersten $yntaA&ariante an#ugeben Bei e0ingungen geben $ie eine durch (eer#eichen getrennte (iste #ur $pe#ifikation des gew8nschten -ertes aus dem Datenpiloten an Diese (iste muss den +amen des betreffenden Datenfeldes enthalten, wenn mehrere Datenfelder &orhanden sind An, sonsten braucht das Datenfeld nicht angegeben #u werden Eber weitere Angaben der Borm !eldna"e Ele"ent% bestimmen $ie das gew8nschte 1eilergebnis B8r das Beispiel aus Abbildung 6N, wo das 1eilergebnis f8r 4ans bei $egeln angespro, chen werden soll, lautet die Bormel in der Celle C12* =PIVOTDATENZUORDNEN(A-;*U"+at, .ita/0eite/ 1an+% 2pa/te 2e(eln%*&

K8

Datenpilot