Eventagenturen - Schlssel zum Erfolg einer Veranstaltung

Nie war es so schwierig wie heute, mediale Aufmerksamkeit zu bekommen. Wer als Unternehmen oder Verband, als Aussteller oder Kulturorganisation in einer Zeit des immer hrteren Wettbewerbs zur Kenntnis genommen will, muss das Auergewhnliche bieten. Nicht die Veranstaltung an sich ist es - die bietet von der Lesung bis zum Stehempfang heute jeder an. Stattdessen ist es vielmehr zwingend ntig, mit einem besonderen Konzept und einer auergewhnlichen Gesprchsthema wahrgenommen zu werden. Da viele Organisationen im Alltagsgeschft kaum die Mglichkeiten und Ressourcen haben, solche Events mit all den Vorbereitungen selbst zu planen und durchzufhren, greifen immer mehr Veranstalter auf sogenannte Eventagenturen zurck. Tatschlich gibt es viele gute Grnde fr deren Einsatz. Mit einer Eventagentur z.B. in Stuttgart fr Aufsehen zu sorgen, ist wesentlich einfacher, als dies ohne sachkundige Hilfe zu versuchen. Mithilfe einer Eventagentur zu glnzen, wird eher gelingen als allein. Denn eine Agentur hat aufgrund ihrer jahrelangen Erfahrung eine genaue Vorstellung davon, was Kunden erwarten, was von Teilnehmern als positiv angenommen wird und welcher Aufwand damit verbunden ist. Spezialisierung einer Eventagentur In der Regel sind Eventagenturen auf eine bestimmte Zielgruppe oder eine spezielle Branche spezialisiert. Die einen wollen z.B. eine Eventagentur in Stuttgart fr einen Messeauftritt buchen, die anderen zur Durchfhrung eines Kongresses. Die einen buchen eine spezielle Agentur, die auf Unternehmensprsentationen spezialisiert ist, die andere eine Firma, die sich auf die Organisationen von Unternehmensevents wie Partys konzentriert. Und dann schlielich gibt es Agenturen, die ganz gezielt fr den privaten Bereich Hochzeiten oder Jubilen, Geburtstage oder Verwandtschaftstreffen vorbereiten. Die Spezialisierung ergibt sich aus den damit verbundenen Kontakten und speziellen Erfordernissen. Eine Messe zu organisieren und umzusetzen verlangt andere Prmissen als die Organisation hochwertiger Tagungen oder Workshops. Das haben die Agenturen gemeinsam Im Grundsatz arbeiten jedoch alle Eventagenturen hnlich. Sie setzen sich gemeinsam mit ihren Auftraggebern zunchst zusammen, um eine Idee fr das Projekt zu entwickeln. Daran schlielich sich die Konzeptionierung an, die natrlich immer mit Blick auf das Budget verbunden ist. Eine zentrale Herausforderung ist das Locationscouting - denn der optimale Ort kann oftmals ber Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Genauso wichtig aber ist das Erstellen einer Gsteliste, das Ansprechen von potentiellen V.I.P. und die Organisation des ueren Rahmens. Das Marketing gerade im Vorfeld - der damit verbundene Reiz - wird fr viele denkbare Teilnehmer entscheidend sein, ob sie berhaupt erscheinen. Natrlich gehrt ein perfektes Catering zu jedem Event, weil dies etwas ist, was Gsten oft nachhaltig in Erinnerung bleibt. Und schlielich ist es der rote Faden, der sich durch jedes Event spannen muss: Nur so wird eine Veranstaltung zum Erfolg.

Fr gute Eventagenturen ist das Projekt mit dem Veranstaltungsende noch nicht abgeschlossen. Im Nachgang eine Erfolgskontrolle zu organisieren und seinen Kunden zu beraten, was beim nchsten Event noch verbessert werden knnte, gehrt dazu: Ohne einen kontinuierliche und nicht nur auf einen Tag ausgerichtete Arbeit wird der Erfolg fr Eventagentur und fr ihren Auftraggeber ausbleiben.