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Donau-Universität Krems › Bereich Technologie, Information und Medien › Verlagspostamt 3500 Krems › P.b.b. › Nummer 42, 13.

Jahrgang › 02Z030312M
ISSN 1992-6146 › Ausgabe 2/2008

Massenphänomene
Chancen und Gefahren
gruppendynamischer Prozesse

› Datenflut im medizinischen Alltag


Viele Augen sehen mehr. Visualisation for the Masses
02/08

Elektronischer Akt (ELAK) für Gemeinden


Der elektronische Akt – ein Kernstück moderner Verwaltung
Einerseits haben Digitalisierung der Verwaltung und Internetnutzung zur Kommunikation mit den BürgerInnen die Arbeit der Gemeinden
vereinfacht – andererseits jedoch auch erschwert.

Denn neben den bisher typischen mündlichen und schriftlichen ermöglicht eine zentrale Datenanalyse und Auswertung. Und da der
Kommunikationsformen (Telefonate, Parteistunden, Papierformu- ELAK ein intelligentes Dokumentenmanagementsystem und einen
lare, Briefe und Faxe …) sind die elektronischen hinzugekommen: elektronischen Workflow beinhaltet, können sowohl Änderungen
E-Mail, Elektronische Formulare, Fachanwendungen oder auch In- bestehender Abläufe als auch übers Standardrepertoire hinausge-
stant-Messaging-Systeme. Die Komplexität wurde also durch die hende Nicht-Routine-Prozesse ohne aufwändiges Programmieren
Doppelgleisigkeit von Papier- und digitaler Welt verschärft. Gefordert integriert werden.
ist deshalb ein integriertes System, in dem alle Kommunikationswege Weitere Potenziale liegen in der Kommunikation zwischen Gemeinden
zusammenlaufen: Telefon, Postverkehr, E-Mail und eingehende elek- und Land, die derzeit doppelgleisig kommunizieren: sowohl per Post
tronische Formulare werden automatisch zugeordnet, bearbeitet und als auch elektronisch via E-Mail. Dabei haben E-Mails ein wesent-
schließlich als Elektronischer Akt abgelegt. liches Manko, die Nachvollziehbarkeit: Weder der Versand noch der
Empfang ist nachweisbar; eine weitere Schwäche ist die mangelnde
› ELAK auch für kleinere Gemeinden? Zuordnung zum jeweiligen Akt sowohl auf der Landes- als auch auf
der Gemeindeseite. Die Lösung liegt in der direkten Kommunikation
Zwar steht mit dem ELAK konzeptionell ein Werkzeug zur Verfügung, zwischen den ELAK-Systemen der Gemeinden und des Landes. Diese
das medienbruchfreien Aktenverkehr sowohl innerhalb als auch Funktionalität kann natürlich auch für die Kommunikation zwischen
zwischen verschiedenen Verwaltungsstellen zulässt. Aber bisher den einzelnen Gemeinden verwendet werden.
wurden elektronische Aktensysteme hauptsächlich auf Bundes- und Zukunftsweisende Chancen liegen auch in der dualen Zustellung, die
Landesebene eingesetzt, hingegen aufgrund der hohen IT-Inves- im ELAK eingebettet werden kann. Die Zustellung erfolgt dann ein-
titionskosten kaum bei Gemeinden. Dabei besteht gerade bei den heitlich über eine Schnittstelle und wird im Akt dokumentiert, unab-
kleineren Verwaltungseinheiten ein erhöhter Bedarf: Im Gegensatz hängig von der Zustellart (RSA, Brief, E-Mail oder Zustellserver).
zu thematisch eher spezialisierten Behörden sind kommunale Mitar- Mit diesen Verbesserungen und Erweiterungen wird das elektro-
beiterInnen generell für breite Arbeitsgebiete zuständig und könnten nische Aktenverwaltungssystem immer mehr zur Wissensplattform,
daher besonders von einem durchgängigen System profitieren. als vernetzter Angelpunkt aller wichtigen Fachanwendungen. Dar-
Das Zentrum für E-Government hat dieses Potenzial erkannt und über hinausgehende innovative Projektideen – semantische Tech-
gemeinsam mit Unisys Österreich ein Vorgehensmodell entwickelt, nologien wie intelligente automatische Beschlagwortung, Ähnlich-
das sowohl für die Bedürfnisse der Gemeinden praktikabel als auch keitssuchen oder Wortstammanalysen – können bald weiterführen in
finanzierbar ist. Ein Prototyp hat 2006 in Gföhl den Testbetrieb auf- Richtung „ELAK 2.0“.
genommen; 2007 war der Start zum Echtbetrieb. Seither schlossen
sich viele Gemeinden im dafür errichteten Verein „ELAK-Government
Verbund“ zusammen, um die Vorteile elektronischer Geschäftsab-
wicklung effektiv und kostengünstig zu nutzen.

› Vorteile und Potenziale der ELAK-Systeme

Im Gegensatz zu vielen „elektronisch lückenhaften“ Systemen, die


nur Teilbereiche erfassen, können beim Einsatz von ELAK-Systemen
sämtliche Eingangsdaten wie Briefe oder Faxe zu 100 % digital er-
fasst werden. Jede Information aus Papieren, die bisher im Akten-
Foto › FOTOLIA

ordner abgeheftet wurden, mündet jetzt – gescannt – in den ELAK. In


einem einzigen System ist alles zu protokollieren: von einfachen Ak-
tennotizen über E-Mails bis zu komplexen Angelegenheiten wie Bau- J oh a n n H ö ch tl, j oh a n n .h ö ch tl @ d o n a u - u n i . a c . at
akten. Denn nur die elektronische Erfassung sämtlicher Schriftstücke P e t er Pary c e k , pe t er. pa ry c e k @ d o n a u - u n i . a c . at

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