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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

Einsatzoptionen fr kommunale Fachverfahren

Schriften zur Modernisierung von Staat und Verwaltung Nr. 14 Die Reihe Schriften zur Modernisierung von Staat und Verwaltung wird vom Vorstand des Lorenz-von-Stein-Instituts herausgegeben, namentlich von Herrn Professor Dr. Ulrich Schmidt (geschftsfhrend), Herrn Professor Dr. Christoph Brning, Herrn Professor Dr. Utz Schliesky.

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung


Einsatzoptionen fr kommunale Fachverfahren

Franziska Brackmann, Dipl.-iur. Dr. Snke E. Schulz Jakob Tischer, Dipl.-iur. Thomas Warnecke, Ass. iur.

Kiel 2012

Bibliografische Information der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliographische Daten sind im Internet unter http://dnb.ddb.de abrufbar. ISBN: 978-3-936773-74-3

Verlag: Lorenz-von-Stein-Institut fr Verwaltungswissenschaften an der Christian-Albrechts-Universitt zu Kiel Olshausenstrae 40 24098 Kiel

Das Werk ist urheberrechtlich geschtzt. Der Nachdruck, die Vervielfltigung, die Verbreitung oder Bearbeitungen dieses Werkes oder Teile dieses Werkes bedrfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Verlages. Lorenz-von-Stein-Institut fr Verwaltungswissenschaften an der Christian-Albrechts-Universitt zu Kiel Kiel 2012 Verkaufspreis: 29,00

Geleitwort
Dies ist das dritte Rechtsgutachten, das das renommierte Lorenz-von-Stein-Institut fr Verwaltungswissenschaften an der Christian-Albrechts-Universitt zu Kiel auf Bitte der Deutschen Post angefertigt hat. Das erste Gutachten beantwortet am Beispiel der allgemeinen Verwaltung grundstzliche Rechtsfragen, die sich bei der Einfhrung des E-POSTBRIEFS im ffentlichen Sektor stellen. Das zweite Gutachten vertiefte diese berlegungen an den Beispielen der Sozialverwaltung und der Steuerverwaltung sowie hinsichtlich der besonderen Verpflichtungen von Berufsgeheimnistrgern im ffentlichen Dienst und darber hinaus. Beide Gutachten sind allgemein verfgbar, nmlich in der Reihe der Schriften zur Modernisierung von Staat und Verwaltung erschienen und zudem von der Homepage des Instituts als PDF-Datei herunter zu laden (www.lvstein.uni-kiel.de).

Das dritte Gutachten, das Sie hier in Hnden halten oder auf dem Bildschirm betrachten, geht der Frage nach, welche besonderen Rechtsfragen beim Einsatz des E-POSTBRIEFS sich womglich fr die kommunale Aufgabenerledigung stellen. Die kommunale Verwaltung hat von allen staatlichen Ebenen die meisten Brgerkontakte, sie setzt auch die meisten elektronischen Formulare ein. Die Gutachter prfen die Rechtsfragen rund um den E-POSTBRIEF zunchst anhand eines prototypischen Verwaltungsverfahrens mit seinen einzelnen Schritten, um sodann Einsatzgebiete zu untersuchen, die einen Querschnittscharakter aufweisen, aber zugleich auch hohe Fallzahlen. Das gilt exemplarisch fr Ordnungswidrigkeiten, Kommunalabgaben und Beteiligungsprozesse. Das Gutachten enthlt auerdem fr eine Vielzahl unterschiedlicher Sachgebiete komprimierte Einzelprfungen. So kann jeder schnell erkennen, ob fr seine kommunale Aufgabenerledigung der E-POSTBRIEF rechtlich zulssig ist. Das Rechtsgutachten kommt fr die kommunalen Fachverfahren zu differenzierten Ergebnissen. Fr zahlreiche Verfahrensschritte bietet sich danach ein Einsatz des EPOSTBRIEFS zur Vereinfachung und Verbesserung der Arbeitsablufe an und selbst in den Fllen, in denen eine komplett elektronische Abwicklung heute noch nicht mglich ist, knne er eine begleitende Funktion wahrnehmen. Was das heit, ist im Text ausfhrlich beschrieben. Der E-POSTBRIEF kann auch deshalb den bergang von der analogen in die digitale Welt beschleunigen, weil er durch seine hybride Variante garantiert, dass die Verwaltung ab sofort jeden ber diesen Kanal erreichen kann. Bis die berwiegende Anzahl der Brgerinnen und Brger ber einen sicheren elektronischen Briefkasten verfgt, drfte es nmlich noch etliche Jahre dauern. In dieser bergangsphase ist die hybride Variante enorm wichtig. Zusammen ergeben die drei Gutachten ein wichtiges Kompendium fr alle Rechtsfragen bei der Ablsung der papierenen Kommunikation durch die elektronische

Geleitwort

Kommunikation in der ffentlichen Verwaltung. Eine durchgehende Digitalisierung der Arbeitsprozesse bietet groe Chancen fr eine Optimierung dieser Prozesse mit geringeren Kosten des laufenden Betriebes. In Zeiten knapper Kassen und einer von allen gewollten Schuldenbremse sollte das kein geringer Anreiz sein, sich dem Neuen zu stellen. Beim bergang von einem Medium zu einem anderen werden viele Fragen, die wir lngst juristisch und pragmatisch beantwortet hatten, noch einmal ganz grundstzlich diskutiert. Das ist durchaus normal und vermutlich unvermeidlich. An die elektronische Kommunikation weitaus hhere Anforderungen zu stellen als an bisherige Formen, was zum Beispiel die Verbindlichkeit und die Vertraulichkeit, die Schriftform oder die Sicherheit angeht, wre jedoch nicht vernnftig. Und wir wren auch nicht gut beraten, jahrelang zu diskutieren, bis irgendwann Gerichte entscheiden, ob eine bestimmte Form der Kommunikation mit Behrden zulssig ist oder nicht. Insofern sollen die drei Gutachten, indem sie Antworten liefern, auch dabei helfen, schneller zu Klrungen, zu Ergebnissen, zu Entscheidungen zu kommen. Wenn sie dazu einen Beitrag leisten, htten sie ihren Zweck erfllt. Franziska Brackmann, Snke E. Schulz, Jakob Tischer und Thomas Warnecke haben in wissenschaftlicher Unabhngigkeit wiederum hervorragende Arbeit geleistet. Dafr gilt ihnen unser Dank. Der Vorstand des Lorenz-von-Stein-Instituts hat zugestimmt, auch dieses Gutachten in die Schriftenreihe des Instituts aufzunehmen. Darber freuen wir uns. An einer breiten ffentlichen Diskussion der Erkenntnisse mssen alle Interesse haben, denen die Modernisierung von Staat und Verwaltung ein Anliegen ist. Weitere Gutachten in dieser Form sind zur Zeit nicht geplant. Jetzt sind die Entscheider in der ffentlichen Verwaltung gefragt und in einigen Fllen auch der Gesetzgeber. In diesem Sinne wnsche ich dem Gutachten viele interessierte Leser nicht nur in den kommunalen Verwaltungen.

Bonn, im Februar 2012

Heiner Kpper Senior Vice President, Deutsche Post AG Stadtdirektor a.D.

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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung


Einsatzoptionen fr kommunale Fachverfahren
Vorbemerkung ............................................................................................................ 1 1. Kapitel: Einfhrung in die Thematik ......................................................................... 5 I. Einsatzoptionen fr die ffentliche Verwaltung im Allgemeinen ....................... 5 Defizite bisheriger E-Government-Lsungen ................................................ 5 Einfachgesetzlicher und verfassungsrechtlicher Rahmen ............................. 6 Der E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung ........................................... 8 a) Grundrechtlicher Schutz und Datenschutz .............................................. 8 b) Zulssigkeit elektronischer Kommunikation: Zugangserffnung ............. 8 c) Zugang und Bekanntgabe......................................................................... 9 d) Schriftformerfordernisse.......................................................................... 9 4. Der E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung ............................................... 10 a) Grundrechtlicher Schutz und Datenschutz ............................................ 10 b) Zugang und Bekanntgabe....................................................................... 11 c) Schriftformerfordernisse........................................................................ 12 5. Einsatzmglichkeiten bei besonders schtzenswerten Daten .................... 13 Besonderheiten und Einsatzoptionen in der Kommunalverwaltung ................ 15 Exkurs: Formularverwendung und Schriftformerfordernisse............................ 18 Einfhrung................................................................................................... 18 Ausgangspunkt: Formerfordernisse beim verfahrenseinleitenden Antrag . 19 Umgang mit Formularerfordernissen ......................................................... 21 a) Gewillkrte Formularverwendung ..................................................... 21 b) Durch Rechtsvorschrift angeordnete Formularverwendung ................. 22 4. Folgen bei Formversto .............................................................................. 23 5. Fazit: Hohes Anwendungpotenzial auerhalb gesetzlicher Formularerfordernisse ................................................................................ 24 1. 2. 3. Aktuelle Entwicklungen: Das knftige E-Government-Gesetz des Bundes ....... 25

1. 2. 3.

II. III.

IV.

2. Kapitel: Der E-POSTBRIEF im allgemeinen kommunalen Verfahrensablauf ............ 33 I. II. 1. 2. III. Information, Beratung, Auskunft im Vorfeld .................................................... 34 Antragstellung.................................................................................................. 36 Schriftform .................................................................................................. 37 Rechtsfolgen bei Nichteinhaltung ............................................................... 39 Identifizierung .................................................................................................. 39
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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

IV. V. VI. VII.

bersendung von Dokumenten ........................................................................ 43 Eingangsbesttigungen .................................................................................... 46 Nachfragen der Behrde .................................................................................. 47 Anhrungen...................................................................................................... 48

VIII. Sonstige Zwischenmitteilungen .................................................................... 49 IX. 1. 2. X. XI. Fallabschlieender Bescheid ............................................................................ 50 E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung ................................................ 50 E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung ...................................................... 51 Gebhreneinzug ............................................................................................... 52 Zusammenfassung: Begleitung zahlreicher Verfahrensschritte durch den E-POSTBRIEF selbst bei zwingend erforderlichem unmittelbaren Behrdenkontakt.............................................................................................. 53

3. Kapitel: Der E-POSTBRIEF in besonderen kommunalen Verfahren .......................... 57 I. Ordnungswidrigkeitenverfahren ...................................................................... 57 Einsatzszenarien bei Ordnungswidrigkeiten ............................................... 58 a) Verwarnungen........................................................................................ 58 b) Bugeldbescheide .................................................................................. 59 c) Zwischenbehrdliche Mitteilungen........................................................ 60 d) Akteneinsichtnahme durch den Rechtsanwalt ...................................... 60 e) Rechtsmitteleinlegung im Ordnungswidrigkeitenverfahren .................. 60 f) Gerichtliches Verfahren ......................................................................... 61 2. Schriftformerfordernis im OWiG ................................................................. 61 a) E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung ........................................... 62 aa) Ersetzung der Schriftform nach 110a OWiG .................................. 62 bb) Elektronische Verfahrensakte nach 110b OWiG ............................ 62 cc) Ersetzung der Schriftform nach 110c OWiG ................................... 62 dd) Ersetzung der Schriftform nach 110d OWiG bei Akteneinsicht ...... 63 ee) Zwischenergebnis .............................................................................. 64 b) E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung ................................................. 64 aa) Schriftform des Bugeldbescheides .................................................. 64 bb) Schriftform bei Verwarnungen.......................................................... 65 cc) Schriftform bei Rechtsmitteleinlegung ............................................. 65 dd) Zwischenergebnis .............................................................................. 66 3. Fazit ............................................................................................................. 66 1. Kommunale Steuer- und Abgabenverfahren .................................................... 67 Differenzierung der Abgabenarten ............................................................. 67 Erfassung der jeweiligen Abgabenart durch das Kommunalabgabengesetz ............................................................................................ 68 3. Verweis der Kommunalabgabengesetze auf VwVfG bzw. AO ..................... 68 1. 2.

II.

VIII

4. 5.

Zwischenfazit............................................................................................... 69 Einsatzmglichkeiten fr den E-POSTBRIEF ................................................ 71 a) Besondere Schutzbedrftigkeit von steuer- und abgabenrechtlichen Sachverhalten......................................................................................... 71 b) Schriftformerfordernisse im Abgabenrecht ........................................... 75 c) Zulssigkeit der E-POSTBRIEF Kommunikation im brigen .................... 75 Brgerbeteiligung............................................................................................. 76

III.

4. Kapitel: Einsatzoptionen im Rahmen kommunaler Fachverfahren ......................... 79 5. Kapitel: Zusammenfassung und Ergebnis ............................................................ 159

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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

Vorbemerkung
Der E-POSTBRIEF der Deutschen Post ist ein auf der E-Mail-Technologie aufbauender Dienst, der sich jedoch aufgrund zahlreicher Sicherheitsmerkmale (standardmige providerseitige Nachrichtenverschlsselung sowie Transportverschlsselung, sichere Erstregistrierung und -anmeldung, Versand von Empfangs- und Abholbesttigungen u. .) von dieser grundlegend unterscheidet. Die rein elektroni1 sche Variante erfllt damit bereits heute die vom De-Mail-Gesetz vorgegebenen hohen Sicherheitsstandards. Hinzu kommt die Mglichkeit, einen E-POSTBRIEF, der zunchst elektronisch abgesendet wird, seitens der Deutschen Post ausdrucken, kuvertieren, frankieren und klassisch zustellen zu lassen. Angesichts des Umstandes, dass voraussichtlich noch ber lange Zeit elektronische und analoge Kommunikation nebeneinander ste2 hen werden , bietet dieses Angebot einen entscheidenden Mehrwert gegenber anderen Diensten. Das Lorenz-von-Stein-Institut fr Verwaltungswissenschaften hat im vergangenen Jahr die Einsatzoptionen des E-POSTBRIEFS im Rahmen ffentlich-rechtlicher Ver3 waltungsttigkeit in Deutschland im Rahmen von zwei Gutachten untersucht . Im Mittelpunkt des ersten Teils stand die sog. allgemeine Verwaltung, deren Handeln sich verfahrensrechtlich vor allem nach dem VwVfG (des Bundes oder der Lnder) richtet. Der zweite Teil befasste sich ergnzend mit den besonderen Verfahrensordnungen des SGB X und der AO, also mit steuer- und sozialrechtlich geprgten Verwaltungsverfahren. Aus dem Bereich des Verwaltungsverfahrensrechts sind vor allem folgende Aspekte von besonderer Bedeutung fr die Option, Verwaltungsverfahren auf ein neues (hybrides) Kommunikationsmedium zu berfhren:

BGBl I 2010, S. 666; dazu Rose, K&R 2011, 439 ff.; Ronagel, NJW 2011, 1473 ff.; Spindler, CR 2011, 309 ff.; zum Entwurf Ronagel, CR 2011, 23 ff.; zum Entwurf eines Brgerportalgesetzes BR-Drs. 174/09; BT-Drs. 16/12598; zum Referentenentwurf Stach, DuD 2008, 184 ff.; Warnecke, MMR 2010, 227 ff.; s. auch Werner/Wegner, CR 2009, 310 ff.; Ronagel u. a., DuD 2009, 728 ff.; kritisch Lapp, DuD 2009, 651 ff.; Fox, DuD 2009, 387. Durch die Schaffung von Anreizen fr die Nutzung des elektronischen Kanals (Gebhrenreduzierung, bevorzugte Behandlung etc.) erscheint zwar eine Steigerung denkbar; dazu Schulz/Hoffmann/Tallich, Die Verwaltung 45 (2012), i. E. Studien belegen aber, dass selbst bei einer optimalen Gestaltung von E-Government-Lsungen dennoch eine Vielzahl der Verwaltungsadressaten eine analoge Kommunikation bevorzugt. Teil 1: Hoffmann u. a., Der E-POSTBRIEF in der ffentlichen Verwaltung Chancen, Einsatzoptionen und rechtliche Handlungsspielrume, 2011; Teil 2: Hoffmann u. a., Der E-POSTBRIEF in der ffentlichen Verwaltung Einsatzoptionen im Sozial- und Steuerverfahren sowie fr Berufsgeheimnistrger, 2011; berblick ber die Ergebnisse von Teil 1 auch bei Luch/Tischer, DV 2011, 598 ff.; Hoffmann/Tallich/Warnecke, MMR 2011, 775 ff.

Vorbemerkung

die Zulssigkeit des Einsatzes ausgehend von der Zugangserffnung des Verwaltungsadressaten, die Option, gesetzliche Formerfordernisse zu erfllen, der Nachweis von Bekanntgabe, Zugang und Zugangszeitpunkt behrdlicher Erklrungen und die frmliche Zustellung nach dem VwZG. Hinzu kommen, sowohl in der allgemeinen Verwaltung als auch insbesondere im Kontext besonders schtzenswerter Daten aus dem Sozial- und Steuerrecht, 4 Rechtsfragen des Datenschutzes , grundrechtliche Aspekte und die Bercksichtigung der Besonderheiten von sog. Berufsgeheimnistrgern. Da der berwiegende Teil vor allem derjenigen Verfahren, die ber einen unmittelbaren Brgerbezug aufweisen, in der Verantwortlichkeit der Kommunalverwaltung, also in den Gemeinden, mtern und Kreisen abgewickelt wird, sollen die nachfolgenden Ausfhrungen beleuchten, ob sich der E-POSTBRIEF, sei es in der rein elektronischen Variante, sei es als Hybridbrief, auch fr diese Verfahren als Kommunikationsmedium eignet und der Einsatz zulssig ist. Dabei kann inbesondere auf die Analyse der Einsatzoptionen fr die allgemeine Verwaltung zurckgegriffen werden die wesentlichen Ergebnisse werden daher 5 im Folgenden kurz dargestellt . Ergnzend wird auf die Besonderheiten der Kommunalverwaltung, kommunalspezifische Anwendungsszenarien und die aus Grnden der Verwaltungspraktikabilitt weit verbreitete Formularverwendung im Kommunalbereich einzugehen sein (1. Kapitel). Da sich zahlreiche Verfahrensschritte in jedem typisierten Verfahrensablauf in hnlicher Form wiederholen, wird in einem zweiten Schritt ein prototypisches Verwaltungsverfahren mit den hufigsten Kommunikationsanlssen dargestellt und analysiert (2. Kapitel). Dabei wird nicht nur die Mglichkeit betrachtet, jeden Kommunikationsschritt und damit das Verwaltungsverfahren vollstndig auf das Medium des E-POSTBRIEFS zu berfhren, sondern gerade auch die ergnzenden Funktionen, die diesem Angebot der Deutschen Post zukommen knnen. Folgende Verfahrensschritte werden betrachtet: Information, Beratung und Auskunft, der verfahrenseinleitende Antrag, die Identifizierung von Beteiligten,

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Speziell zu diesem Aspekt Schulz, DuD 2011, 263 ff. berblick auch bei Luch/Tischer, DV 2011, 598 ff.; Hoffmann/Tallich/Warnecke, MMR 2011, 775 ff.

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

die bersendung von Dokumenten, Eingangsbesttigungen, Nachfragen der Behrde beim Antragsteller, die Anhrung, Zwischenmitteilungen, der fallabschlieende Bescheid sowie schlielich der Gebhreneinzug. Bevor im 4. Kapitel auf eine Vielzahl kommunaler Verwaltungsverfahren aus unterschiedlichen Sachgebieten eingegangen wird, sollen zunchst noch Einsatzgebiete betrachtet werden, die aufgrund ihres Querschnittscharakters einige Besonderheiten aufweisen, zugleich aber auch hohe Fallzahlen betreffen (3. Kapitel). Als solche werden das Ordnungswidrigkeitenverfahren, einschlielich des Versandes von Verwarnungen und Bugeldbescheiden, kommunalabgabenrechtliche Verfahren und kommunale Beteiligungsprozesse betrachtet, die aufgrund der Entwicklun6 gen zum Open Government zunehmend an Bedeutung gewinnen . Nicht nur in einem rechtspolitischen Ausblick, der die Inhalte des Entwurfs eines 7 Gesetzes zur Frderung der elektronischen Verwaltung (E-Government-Gesetz) vorstellt, soll analysiert werden, ob in absehbarer Zeit Vernderungen in den rechtlichen Grundlagen, die sich auch auf die Verwaltungspraxis auswirken, zu erwarten sind. Vielmehr werden die erwartbaren nderungen auch im Rahmen der Detailanalyse einbezogen.

Statt Vieler Graudenz u. a., Vom Open Government zur Digitalen Agora, ISPRAT Whitepaper, 2010. Ausfhrlich dazu Gliederungspunkt IV.

Vorbemerkung

1. Kapitel: Einfhrung in die Thematik


Bevor auf ein allgemeines und spezifische kommunale Verwaltungsverfahren als Einsatzgebiet des E-POSTBRIEFS eingegangen werden kann, werden die bisherigen Ergebnisse fr die allgemeine Verwaltung und deren Anwendbarkeit fr die Kommunalverwaltung betrachtet. Dabei ist vor allem zu bercksichtigen, dass die ffentliche Verwaltung auf eine rechtssichere und nachweisbare Kommunikation angewiesen ist.

I.

Einsatzoptionen fr die ffentliche Verwaltung im Allgemeinen

Das E-Government-Angebot ist vor allem aufgrund der fehlenden Mglichkeit defizitr, ber die weit verbreitete einfache E-Mail oder einfache Online-Portale rechtssicher (bspw. der Briefpost vergleichbar) zu kommunizieren. Fr die Verwaltung ist es essentiell, dass sie Antragsteller sicher identifizieren kann, dass Formulare dauerhaft nachweisbar ausgefllt, Schriftformerfordernisse erfllt werden und dass Beweis ber den Zugang bestimmter Dokumente erbracht werden kann. Dies gilt zwar eingeschrnkt auch fr bestimmte Bereiche der Privatwirtschaft (Banken, Versicherungen etc.), die bspw. auch als Nutzer potentieller De-Mail-Dienste genannt werden. Die konkret gewhlten Anforderungen bemessen sich dort jedoch anhand einer fallbezogenen Bewertung von Kosten, Nutzen und Risiko, whrend die ffentliche Verwaltung aufgrund der Gesetzesbindung die jeweiligen Anforderungen besonders streng verwirklichen muss.

1.

Defizite bisheriger E-Government-Lsungen

Mangels gesetzlicher Vorgaben bestimmt sich der Einsatz elektronischer Kommunikationsmittel in Verwaltungsverfahren berwiegend aufgrund von Rechtsprechung, die immer auch Bezug auf die tatschlich eingesetzten Systeme nehmen muss, daher einem bestndigen Wandel unterworfen ist und bis heute keinen Grad an Rechtssicherheit bieten konnte, der die Verwaltungen in grerer Zahl dazu angehalten htte, auf die elektronische Kommunikation umzustellen. Dies wird sich auch durch den Entwurf eines E-Government-Gesetz nur partiell ndern so wird bspw. die Zugangserffnung nicht konkretisiert und hybride Kommunikationsfor8 men werden keiner Regelung zugefhrt . Um elektronische Verwaltungsverfahren dennoch zu ermglichen, finden sich in Teilbereichen bergangslsungen, z. B. werden die fehlende Mglichkeit, sich online sicher zu identifizieren, und die fehlende Verbreitung der qualifizierten elektronischen Signatur dergestalt berwunden, dass Formulare zwar elektronisch
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Etwas anderes gilt bspw. fr den Teilbereich der Formularverwendung; vgl. dazu Gliederungspunkt III.

1. Kapitel: Einfhrung in die Thematik

ausgefllt, dann jedoch zur Identifizierung und zur Wahrung der Schriftform versehen mit der eigenhndigen Unterschrift postalisch oder per Fax an die Behrde gesendet werden. Der Gefahr der Kompromittierbarkeit elektronischer Kommunikation wird zum Teil mit der Option begegnet, sich als Verwaltungsadressat an einem Verwaltungsportal anzumelden und dann ber eine gesicherte Verbindung 9 zu kommunizieren . Diese Lsungen sind jedoch einerseits im Einzelnen weiterhin mit Rechtsunsicherheiten belastet, andererseits ist es vor allem die fehlende Praktikabilitt, die der Verbreitung entgegensteht. Es ist zwar zu erwarten, dass in einigen Punkten aktuelle oder zuknftige Projekte (elektronischer Identittsnachweis, De-Mail-Gesetz, EGovernment-Gesetz) Abhilfe schaffen, allerdings adressieren diese nur die ausschlielich elektronische Kommunikation, nicht auch hybride Formen. Hinzu kommt, dass sie das Konzept des E-POSTBRIEFS lediglich ergnzen, nicht aber ersetzen. Die Unterschiede des E-POSTBRIEFS zur bisherigen elektronischen Kommunikation (die sichere Erstregistrierung, die dauerhafte Verbindung der E-POSTBRIEF Adresse mit einer natrlichen oder juristischen Person sowie deren Meldeadresse, die Option, sich mit unterschiedlichen Sicherheitsniveaus anzumelden, die Abwicklung ber ein geschlossenes System, die Verschlsselung der Nachrichten sowie der Versand von Empfangs-, Versand- und Abrufbesttigungen) betreffen exakt die neuralgischen Punkte, die dem vermehrten Einsatz zur Verwaltungskommunikation bisher entgegenstehen. Zu bercksichtigen ist auch, dass mittelfristig weiterhin Verwaltungsadressaten nicht-elektronisch mit der Verwaltung kommunizieren werden wollen, sodass die Verbindung von elektronischer Kommunikation und klassischer Briefpost einen entscheidenden Mehrwert fr die Verwaltung darstellt.

2.

Einfachgesetzlicher und verfassungsrechtlicher Rahmen

Aufgrund der Bindung an Recht und Gesetz muss die ffentliche Verwaltung beim Einsatz des E-POSTBRIEFS die grundgesetzlichen und einfachgesetzlichen Vorgaben fr die Kommunikation bercksichtigen. Elektronische Kommunikation und Briefpost unterfallen dem Schutzbereich des Art. 10 GG, wobei zwischen unkrperlicher bermittlung von Nachrichten, die Schutzgegenstand des Fernmeldegeheimnisses sind, und verkrperten, in der Regel schriftlichen, Mitteilungen differenziert werden muss, die dem Post- und Briefgeheimnis unterliegen. Trotz der gleich gerichteten Schutzwirkung existiert bisher kein einheitliches Kommunikationsgeheimnis, obwohl die Grenzen aufgrund

Ausfhrlich zur sog. Portalkommunikation Hoffmann u. a., Der E-POSTBRIEF in der ffentlichen Verwaltung, Teil 1, 2011, S. 24 f.; Schulz, in: Schliesky (Hrsg.), Die Umsetzung der EUDienstleistungsrichtlinie in der deutschen Verwaltung, Teil III: Wissen, Information, Verantwortung, 2010, S. 205 (242 ff.); zur vergleichbaren Kommunikation ber Kunden-OnlinePostfcher Thalmair, NJW 2011, 14 ff.

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

der technischen Entwicklung zunehmend flieend werden, was sich gerade an hybriden Kommunikationsformen zeigt. Auch im einfachen Gesetzesrecht existieren verschiedene Rechtsregime, die die grundgesetzlichen Verbrgungen konkretisieren und bereichsspezifischen Datenschutz sicherstellen: Das Telekommunikationsgesetz enthlt Regelungen zum Umgang mit Bestands-, Verkehrs- und Inhaltsdaten. Ergnzend tritt das Telemediengesetz hinzu, welches ebenfalls bereichsspezifischen Datenschutz vermittelt. Vergleichbar das Postgesetz, welches neben Vorgaben, die das Post- und Briefgeheimnis ausformen, auch ein spezielles Datenschutzregime enthlt. Nur soweit diese Gesetze hinsichtlich der datenschutzrechtlichen Vorgaben nicht abschlieend sind, besitzen auch das Bundesdatenschutzgesetz sowie die datenschutzrechtlichen Normen aus dem SGB X und der AO Relevanz. Selbst wenn es an der tatbestandlichen Einschlgigkeit der bereichsspezifischen oder allgemeinen datenschutzrechtlichen Vorgaben (zur Auftragsdatenverarbeitung und zur Datenbermittlung) fehlt, tritt unter Umstnden das Erfordernis hinzu, bestimmte technische und organisatorische Sicherungen zu ergreifen (z. B. nach 78a SGB X). Der Einsatz des E-POSTBRIEFS in der ffentlichen Verwaltung bewegt sich zudem auch im gesetzlichen Rahmen, der fr die herkmmliche Brief- oder elektronische Kommunikation Geltung beansprucht. Regelungen zur Zustellung von Dokumenten finden sich vor allem in folgenden Normkomplexen: in 3a VwVfG zum Einsatz der elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren und zur Ersetzung der Schriftform durch elektronische Dokumente, in 10 VwVfG, der den Grundsatz der Nichtfrmlichkeit des Verwaltungsverfahrens enthlt, in den 41 und 43 VwVfG zur Bekanntgabe von Verwaltungsakten durch die Post oder auch auf elektronischem Weg bzw. den entsprechenden weitgehend parallelen Vorschriften aus dem SGB X und der AO sowie im Verwaltungszustellungsgesetz zur frmlichen Zustellung. Regelungen fr die umgekehrte Kommunikation, also den Fall, dass sich ein Verwaltungsadressat mit einem Anliegen (schriftlich oder elektronisch) an die Verwaltung wendet, finden sich kaum. Der Antrag wird als (mglicher) Beginn eines Verwaltungsverfahrens lediglich beilufig in 22 VwVfG erwhnt. Aus dem Entwurf eines E-Government-Gesetzes sind es die Regelungen zum elektronischen
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1. Kapitel: Einfhrung in die Thematik

Zugang ( 2 EGovG-E) und zur Vorlage von Dokumenten ( 5 EGovG-E), die auch fr den E-POSTBRIEF Einsatz im Kommunalbereich zu bercksichtigen sein werden.

3.

Der E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung

Im Ergebnis kann festgehalten werden, dass der E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung bereits nach geltendem Recht in zulssiger Weise eingesetzt werden kann. Grtes Hindernis ist derzeit aber die fehlende Verbreitung der qualifizierten elektronischen Signatur. Sollten im Rahmen eines E-Government-Gesetzes auch andere Kommunikationsformen, die die Identifizierbarkeit des Absenders und die unvernderte Nachrichtenbermittlung gewhrleisten, gleichgestellt werden, knnte dies den Handlungsrahmen auch fr den E-POSTBRIEF erweitern. Im derzeitigen Entwurf soll die Schriftformquivalenz auf die (absenderbesttigte) De-Mail 10 begrenzt bleiben und somit eine Akkreditierung erfordern . a) Grundrechtlicher Schutz und Datenschutz Grundrechtlichen Schutz erfhrt die Kommunikation ber den E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung durch das Fernmeldegeheimnis. Die Deutsche Post unterliegt zumindest hinsichtlich des bermittlungsdienstes den datenschutzrechtlichen Vorgaben des Telekommunikationsgesetzes. b) Zulssigkeit elektronischer Kommunikation: Zugangserffnung Der E-POSTBRIEF weist einige Besonderheiten im Vergleich zur Zugangserffnung 11 ( 3a VwVfG) bei der bisherigen elektronischen Kommunikation auf . Als objektives Element ist erforderlich, dass der Verwaltungsadressat eine technische Kommunikationseinrichtung (E-POSTBRIEF Account) vorhlt. Subjektiv bedarf es einer zweckentsprechenden, ausdrcklichen oder konkludenten Widmung. Bei Unternehmen wird bereits heute die Angabe einer elektronischen Kommunikationsmglichkeit, z. B. auf dem Briefkopf, als Bereitschaft gewertet, rechtserhebliche Erklrungen auch auf diesem Wege entgegennehmen zu wollen. Richtigerweise gilt dies aufgrund der fortschreitenden technischen Entwicklung und gestiegenen Nut12 zung im Alltag auch bei Privatpersonen . Selbst wenn bei der Angabe von gewhnlichen E-Mail-Adressen noch Zweifel bestehen, gelten bei der Nutzung des E-POSTBRIEFS andere Mastbe. Das Registrierungsverfahren (bspw. unter Rckgriff auf das PostIdent-Verfahren) macht auch durchschnittlichen Nutzern die erhhte Ver10

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Whrend die Mglichkeit, die Schriftform durch ein von der Behrde in einem Eingabegert oder ber ffentlich zugngliche Netze zur Verfgung gestellten elektronischen Formular zu ersetzen, weniger bedeutsam fr die E-POSTBRIEF Kommunikation ist. Dazu allgemein Albrecht/Heckmann, in: Bauer u. a. (Hrsg.), Verwaltungsverfahrensgesetz, mit rechtlichen Aspekten des E-Government Kommentar, 2012, 3a Rn. 40 ff. So Schliesky, in: Knack/Henneke (Hrsg.), VwVfG, 9. Aufl. 2010, 3a Rn. 40; Thalmair, NJW 2011, 14 (15) m. w. N.; ausfhrlich Hoffmann u. a., Der E-POSTBRIEF in der ffentlichen Verwaltung, Teil 1, 2011, S. 69 ff.

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

bindlichkeit bewusst. Die anschlieende Angabe der E-POSTBRIEF Adresse im Behrdenverkehr verfolgt gerade das Ziel, eine zustzliche Kommunikationsmglichkeit aufzuzeigen, die fr einen schnelleren Informationsaustausch auch genutzt werden kann und soll. Whrend das De-Mail-Gesetz noch davon ausgeht, dass die Verffentlichung der elektronischen Zugangskennung (E-POSTBRIEF bzw. De-Mail-Adresse) in einem ffentlichen Verzeichnis allein nicht ausreichend ist ( 7 13 Abs. 3 De-Mail-Gesetz ), sieht der Entwurf eines E-Government-Gesetzes die nderung der Bestimmung und eine Verpflichtung des akkreditierten Diensteanbieters vor, auf ausdrckliches Verlangen die Entscheidung des Nutzers, den Zugang erffnen zu wollen, zu verffentlichen. c) Zugang und Bekanntgabe Fr die Bestimmung des Bekanntgabezeitpunktes von Mitteilungen, die keine Verwaltungsakte sind, ist der Zugang der Nachricht nach 130 BGB mageblich. Die Beweiskraft kann durch den Einsatz der Optionen Einschreiben Einwurf und Einschreiben mit Empfangsbesttigung gesteigert werden: Versand- und Annahmebesttigungen erbringen zwar lediglich einen Beweis des ersten Anscheins 14 fr den Zugang . Aufgrund der rechtssicheren Identifizierung beim E-POSTBRIEF und der Erstellung durch einen vertrauenswrdigen Dritten wird diesen Besttigungen aber ein erhhter Beweiswert zukommen. 41 Abs. 2 Satz 2 VwVfG normiert, dass elektronische Verwaltungsakte am dritten Tage nach der Absendung als bekannt gegeben gelten (Zugangsfiktion). Dies gilt auch beim E-POSTBRIEF. Dieser kann berdies auch fr die frmliche elektronische Zustellung nach 5 Abs. 5 VwZG verwendet werden, soweit das zu bermittelnde Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Sollte sich die Deutsche Post auch als De-Mail-Anbieter akkreditieren lassen, steht mit 5a VwZG zustzlich eine erleichterte Art der Zustellung elektronischer Dokumente zur Verfgung. d) Schriftformerfordernisse Will die ffentliche Verwaltung den E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung einsetzen, bedarf es zunchst einer Prfung, ob berhaupt ein durch Rechtsvorschrift angeordnetes Schriftformerfordernis im Sinne des 3a Abs. 2 VwVfG vorliegt. Stellt sich heraus, dass dies nicht der Fall ist, bestehen keine Bedenken, den EPOSTBRIEF auch fr die Verwaltungskommunikation einzusetzen. Aufgrund der besonderen Sicherheitsmerkmale des E-POSTBRIEFS, insbesondere der eingesetzten Verschlsselungstechnologie, treten dabei die bei der klassischen E-MailKommunikation vorhandenen Sicherheitsbedenken nicht auf. Allerdings besteht aufgrund der eindeutigen gesetzlichen Regelung derzeit keine Mglichkeit, eine
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Dazu vor Inkrafttreten des De-Mail-Gesetzes Hoffmann u. a., Der E-POSTBRIEF in der ffentlichen Verwaltung, Teil 1, 2011, S. 100 f. Hoffmann u. a., Der E-POSTBRIEF in der ffentlichen Verwaltung, Teil 1, 2011, S. 107.

1. Kapitel: Einfhrung in die Thematik

gesetzlich angeordnete Schriftform ohne den Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur zu ersetzen. Nach Inkrafttreten des E-Government-Gesetzes wrde nach dem derzeitigen Entwurf zuknftig auch die absenderbesttigte De-Mail als Schriftformquivalent zum Einsatz kommen knnen; die elektronische Verwaltungskommunikation wrde damit nachhaltig vereinfacht. Im Falle der Akkreditierung knnte dann auch der E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung gesetzlichen Schriftformerfordernissen gerecht werden, obwohl eigentlich nicht die Akkreditierung, sondern die Identifizierbarkeit des Absenders und die unvernderte Nachrichtenbermittlung die Schriftformquivalenz sichern.

4.

Der E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung

Demgegenber kann der E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung schon heute auch gesetzliche Schriftformerfordernisse erfllen. Eine diesbezgliche Klarstellung im Rahmen eines E-Government-Gesetzes wre aus Grnden der Rechtssicherheit 15 zwar sachgerecht , ist aber derzeit nicht zu erwarten. Dennoch ist der Hybridbrief auch fr die Verwaltungskommunikation im Kommunalbereich geeignet und zulssig. a) Grundrechtlicher Schutz und Datenschutz Art. 10 GG bietet umfassenden grundrechtlichen Schutz fr die beiden im Hybridbrief kombinierten Grundkonstellationen in Form des Brief- und Postgeheimnisses fr die papierschriftliche Postsendung und des Fernmeldegeheimnisses fr die elektronische bermittlung. Der E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung stellt sich als Kombination dar, die daher umfassenden grundrechtlichen Kommunikationsschutz geniet. Durch den Medienbruch in Form des Ausdruckens, Kuvertierens und Frankierens entsteht keine Lcke, die ber das datenschutzrechtliche Auffanggrundrecht des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung zu fllen wre. Gleiches gilt fr die datenschutzrechtliche Bewertung : Dabei bietet es sich an, den Prozess von der elektronischen Absendung bis zur klassischen Zustellung in drei, rechtlich ggf. jeweils anders zu behandelnde, Phasen zu unterteilen: elektronischer Transport, Transformation (d. h. Ausdrucken, Kuvertieren), physische Briefbefrderung. Da in allen Phasen die Vorgaben von TKG oder PostG einschlgig sind, ist dies auch mit der Nichtanwendbarkeit des BDSG, z. B. der Vorgaben zur Auftragsdatenverarbeitung, verbunden. Hinsichtlich der Transformationsphase lsst sich dies ebenso wie bei der Schriftformquivalenz vor allem mit einem Vergleich mit der Telefax-Kommunikation und dem Schutzzweck des Art. 10 GG begrnden.
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Formulierungsvorschlag bei Hoffmann u. a., Der E-POSTBRIEF in der ffentlichen Verwaltung, Teil 2, 2011, S. 137 mit Fn. 477. Ausfhrlich Schulz, DuD 2011, 263 ff.

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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

Eine Trennung der unterschiedlichen Stadien des E-POSTBRIEF Versandes ermglicht zwar eine sachgerechte Zuordnung der rechtlichen Vorgaben, dennoch wirkt sie knstlich. Daher erscheint es angebracht, ber eine Fortentwicklung des bereichsspezifischen Datenschutzes nachzudenken. Aber auch auf Grundlage der derzeit geltenden Vorschriften kann eine Gesamtbetrachtung begrnden, dass whrend des Versandes eines E-POSTBRIEFS mit den verschiedenen Produktionsund Dienstleistungsschritten keine datenschutzrechtliche Lcke zwischen Telekommunikations- und Postrecht entsteht. Der besondere Schutz des Fernmeldegeheimnisses und des TKG geht unmittelbar ber in denjenigen von Post-, Briefgeheimnis und PostG. Schlielich kommt hinzu, dass sich die einzelnen Vorgnge, die Ansatzpunkte unterschiedlicher Rechtsfolgen sein sollen, aufgrund der technischen Mglichkeiten kaum noch unterscheiden lassen. Da ein Ausdruck des EPOSTBRIEFS, ebenso wie beim Telefax, zwar intendiert, jedoch technisch keineswegs zwingend ist, lsst sich der bergang von Fernmelde- zum Briefgeheimnis nur schwer bestimmen. Auch die Arbeitsschritte des Ausdruckens und Kuvertierens sind in der Regel technisch automatisiert und in einem Arbeitsschritt zusammengefasst. Ein Einblick in die Inhalte eines E-POSTBRIEFS im Fall der klassischen Zustellung ist damit bereits faktisch nur schwer zu realisieren zudem bleibt er in jedem Fall sanktioniert. b) Zugang und Bekanntgabe Fr den Zugang einfacher Mitteilungen der Verwaltung gilt grundstzlich auch beim E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung 130 BGB. Hinsichtlich der Nachweisbarkeit und des Zeitpunkts der Bekanntgabe erscheint die Anwendbarkeit des 41 VwVfG (Drei-Tages-Fiktion) problematisch, da keine der geregelten Varianten direkt einschlgig ist. Eine bermittlung durch die Post in diesem Sinne liegt nmlich nur vor, wenn eine Postdienstleistung in Anspruch genommen wird; Telekommunikationsdienstleistungen werden nicht umfasst. Der E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung kann jedoch ebenfalls nicht unter den elektronisch bermittelten Verwaltungsakt subsumiert werden. 3a Abs. 1 VwVfG zeigt mit dem Abstellen auf die Erffnung eines elektronischen Zugangs beim Empfnger, dass die Frage, ob es sich um eine elektronische oder nicht-elektronische Kommunikation handelt, nicht nach dem Transportvorgang, sondern primr anhand des Ergebnisses der Kommunikation zu beantworten ist. Nur wenn dieses elektronisch ist, macht es Sinn, auf die Erffnung eines Zugangs fr elektronische Kommunikation abzustellen. In Betracht kommt aber eine analoge Anwendung des 41 VwVfG auf den E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung, zumal dieser lediglich eine Kombination aus beiden geregelten Varianten darstellt und in jedem Fall schneller ist als der rein postalische Transport. 4 Abs. 1 VwZG regelt die frmliche Zustellung mittels Einschreiben, die auch durch den E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung realisiert werden kann.

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1. Kapitel: Einfhrung in die Thematik

c) Schriftformerfordernisse Im Rahmen der Erfllung gesetzlicher Schriftformerfordernisse des ffentlichen Rechts ist zunchst ebenfalls zu bercksichtigen, dass der E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung keine elektronische bermittlung im Sinne des 3a VwVfG ist. Elektronisch im Sinne des 3a VwVfG liegt nur vor, wenn den Empfnger ein nicht-verkrpertes Dokument erreicht. Damit bringt die Vorschrift zugleich zum Ausdruck, dass fr die (ffentlich-rechtliche) Schriftform nicht die Unterschrift, sondern die Verkrperung das ausschlaggebende Kriterium ist. Das Erfordernis einer qualifizierten elektronischen Signatur ist daher aus 3a Abs. 2 VwVfG nicht ableitbar, da durch Ausdruck und Zustellung in Papierform eine Verkrperung vorliegt. Ob diese smtliche Funktionen der Schriftform erfllt, ist nicht Regelungsgegenstand des 3a VwVfG und daher vor allem (was den fallabschlieenden Bescheid betrifft) ausgehend von 37 VwVfG und allgemeinen Rechtsgrundstzen zu beantworten. 37 VwVfG legt fest, dass ein schriftlicher Verwaltungsakt die erlassende Behrde erkennen lassen und die Unterschrift oder die Namenswiedergabe des Behrdenleiters enthalten muss. Schriftlichkeit bedeutet Verkrperung einer Gedankenerklrung mit Hilfe von Schriftzeichen in lesbarer Form. Daher gengt der Schriftform auch ein Telegramm, Fernschreiben oder Telefax. Der Entuerungswille des Absenders ist nicht auf die elektronische bermittlung eines Schriftstcks gerichtet; ob das Fax beim Empfnger unmittelbar ausgedruckt, zwischengespeichert wird oder auf dem PC verbleibt, entzieht sich der Einflussmglichkeit des Absenders. Auch beim Computerfax ndert sich nichts an der gewollten Schriftform, da der Absender vom bestimmungsgemen Ausdruck der Sendung durch das Faxgert des Empfngers ausgehen kann. Gleiches gilt fr den E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung. Lediglich soweit eine eigenhndige Unterschrift erforderlich ist, kann der E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung nicht gewhlt werden. Ansonsten erfllt er die Anforderungen einer ffentlich-rechtlichen Schriftform. Auch in Konstellationen, in denen sich der Brger an den Staat wendet (Widerspruch, Klage, Antrag), gengt es, wenn sich Urheberschaft und Verkehrswille ermitteln lassen und eine Verkrperung vorliegt. Einer eigenhndigen Unterschrift bedarf es ebenso wie beim Computerfax nicht. Wenn also Telefax und hnliche neue Kommunikationsformen schon fr Widerspruch, Klage und im frmlichen 17 Verwaltungsverfahren ( 64 VwVfG ) zugelassen werden, muss dies umso mehr fr das normale Antragsverfahren gelten, in dem durch Rechtsvorschrift ein Schriftformerfordernis begrndet worden ist. Eine Ausnahme vom Unterschriftserfordernis ist zuzulassen, wenn die verwendete Technik dies bedingt und die Gewhr fr die Urheberschaft und den Erklrungswillen anderweitig gesichert ist. Diese Voraussetzungen sind beim Einsatz des E-POSTBRIEFS erfllt.

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Dazu Schulz, in: Bauer u. a. (Hrsg.), Verwaltungsverfahrensgesetz, mit rechtlichen Aspekten des E-Government Kommentar, 2012, 64 Rn. 15 ff.

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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

5.

Einsatzmglichkeiten bei besonders schtzenswerten Daten

Die Nutzung des E-POSTBRIEFS in der ffentlichen Verwaltung setzt vor allem in Rechtsbereichen, die ein erhhtes Sicherheitsbedrfnis fr den Schutz bestimmter Daten aufweisen, voraus, dass zwei wesentliche Hemmnisse berwunden werden: Zum einen muss wie in der allgemeinen Verwaltung die Schriftformquivalenz der gewhlten Kommunikationsform gewhrleistet sein. Zum anderen mssen Zugriffe externer Dritter oder der in die bermittlung eingebundenen Provider mit hinreichender Sicherheit ausgeschlossen werden knnen. Die Analyse, inwieweit beides durch neue Kommunikationsformen sichergestellt werden kann, darf daher zunchst das Wechselverhltnis der whrend eines Kommunikationsprozesses bestehenden Manipulations- und Zugriffsmglichkeiten (und damit letztlich Aspekten des Datenschutzes) und der Eignung einer Kommunikationsform als Schriftformquivalent nicht unbercksichtigt lassen. Die Schriftform und ihre quivalente wollen nmlich einerseits sicherstellen, dass derjenige, der als Absender erkennbar ist, auch der tatschliche Absender ist, und andererseits, dass auf dem Transportweg Vernderungen seiner Erklrung weitgehend ausgeschlos18 sen werden knnen . Dieser Umstand und die obligatorische Transport- sowie providerseitige Nachrichtenverschlsselung sprechen daher dafr, im Zuge der Anpassung der mageblichen gesetzlichen Vorschriften ( 3a VwVfG) die De-MailKommunikation bzw. den E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung als Schrift19 formquivalent zuzulassen . Auch eine abweichende Bewertung der Hybridvariante erscheint nicht gerechtfertigt. Auch diese Kommunikationsform unterliegt nmlich vollstndig einem besonderen grund-, datenschutz- und strafrechtlichen Schutz Manipulationsmglichkeiten sind insofern rechtlich sanktioniert. Und auch der tatschliche Schutz rechtfertigt die Annahme, E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung und De-Mail seien gleich zu behandeln und zeigen damit weitere Einsatzmglichkeiten in besonders sensiblen Bereichen. Hinzu kommt, dass die Vertraulichkeit einer Kommunikationsform sowohl durch rechtliche Sanktionen als auch tatschliche Vorkehrungen abgesichert werden kann. Rechtlich werden Zugriffe, das heit bereits die Kenntnisnahme der bermittelten Daten, die Manipulation sowie die Weitergabe, sanktioniert. Entsprechende Regelungen finden sich im allgemeinen und speziellen Datenschutzrecht (vorrangig im TKG und PostG) sowie in Form von Strafvorschriften, insbesondere im StGB.

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So auch die Begrndung des Referentenentwurfes zur Anpassung des 3a Abs. 2VwVfG durch das E-Government-Gesetz. Neben der absenderbesttigten De-Mail sieht der Entwurf des E-Government-Gesetzes weiterhin vor, dass die Schriftform auch durch die unmittelbare Abgabe der Erklrung in einem von der Behrde in einem Eingabegert oder ber ffentlich zugngliche Netze zur Verfgung gestellten elektronischen Formular ersetzt werden kann. Hierbei muss ein sicherer Identittsnachweis nach 18 PAuswG eingesetzt werden.

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1. Kapitel: Einfhrung in die Thematik

In technischer Hinsicht sind zunchst die Sicherheitsstandards der (voll elektronischen) De-Mail bzw. des E-POSTBRIEFS mit elektronischer Zustellung mageblich. Diese bestehen im Wesentlichen aus drei Komponenten: Zunchst dem Einsatz einer sicheren Verbindung zwischen De-Mail-Nutzer und seinem eigenen Provider, sowohl auf Absender- als auch Empfngerseite gem 4 Abs. 3 De-Mail-Gesetz. Des Weiteren der Verschlsselung der Nachricht durch den Provider fr den Transport nach 5 Abs. 3 Satz 2 Nr. 2 De-Mail-Gesetz. Sowie der als Transportverschlsselung legal definierten Absicherung der Kommunikation zwischen den Providern gegenber Zugriffen von auen nach 5 Abs. 3 Satz 2 Nr. 1 De-Mail-Gesetz. Diese drei Elemente lassen sich auch beim hybriden Brief, dem E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung, realisieren ohne dass es entscheidend auf eine Akkreditierung als De-Mail-Anbieter ankommt. Zunchst vollzieht sich die elektronische bermittlung vom Nutzer zur Deutschen Post entsprechend 4 Abs. 3 De-MailGesetz ber eine gesicherte Kommunikationsleitung. Anschlieend wird die Nachricht providerseitig fr die Weiterleitung an ein Druckzentrum verschlsselt sowie ber eine transportgesicherte Verbindung an dieses bersendet. Dort erfolgt zwar eine automatisierte Entschlsselung, diese ist aber der Entschlsselung beim Empfnger-Provider in der rein elektronischen Variante vergleichbar. Unmittelbar im Anschluss setzt in Form eines verschlossenen Briefes wiederum eine Transportverschlsselung ein. Insofern sind die beiden Varianten des E-POSTBRIEFS hinsichtlich des Sicherheitsniveaus vergleichbar. Legt man diese Prmissen zugrunde, ergibt sich, dass der E-POSTBRIEF mit elektronischer und klassischer Zustellung auch in sozialverfahrensrechtlichen Verfahren 20 21 auf Grundlage des SGB X und im Steuerrecht nach der AO eingesetzt werden kann. Angesichts der Tatsache, dass sich bspw. in einigen Lndern auch kommunalabgabenrechtliche Verfahren nach den Verfahrensvorschriften der AO bestimmen, 22 besitzt diese Erkenntnis auch Relevanz fr den Kommunalbereich . Die Formulierung in der De-Mail-Gesetzesbegrndung, nach der im Anwendungsbereich des 30 AO ein Einsatz der De-Mail ausgeschlossen sein soll, kann kein anderes Ergeb23 nis begrnden .

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Hoffmann u. a., Der E-POSTBRIEF in der ffentlichen Verwaltung, Teil 2, 2011, S. 32 ff. Hoffmann u. a., Der E-POSTBRIEF in der ffentlichen Verwaltung, Teil 2, 2011, S. 81 ff. Dazu im 3. Kapitel, Gliederungspunkt II. Ausfhrlich Hoffmann u. a., Der E-POSTBRIEF in der ffentlichen Verwaltung, Teil 2, 2011, S. 96 ff.

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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

II.

Besonderheiten und Einsatzoptionen in der Kommunalverwaltung

Der berwiegende Teil der Verwaltungsverfahren mit unmittelbarem Brgerbezug, der oftmals einen bestndigen Austausch und eine kontinuierliche Kommunikation erfordert, wird in kommunaler Verantwortung abgewickelt. Der gemeindlichen und kreislichen Ebene kommt insofern eine besondere Bedeutung zu, was den Einsatz neuer Kommunikationsmedien angeht zumal die genderten Erwartungen und Anforderungen der Brger hier unmittelbar artikuliert werden, oft aber auch relativ einfach erfllt werden knnen. Zwar vollziehen sich auch die kommunalen Verwaltungsverfahren nach dem allgemeinen Verwaltungsverfahrensgesetz (des jeweiligen Landes) und den (bundesoder landesrechtlichen) fachgesetzlichen Vorgaben, die insofern das grundstzlich bestehende Verfahrensermessen der Behrden einschrnken knnen. Dies gilt vor allem fr Schriftformerfordernisse kraft fachgesetzlicher Anordnung und die Mglichkeit, diese durch elektronische Kommunikationsformen zu ersetzen. Dennoch existieren, gerade im kommunalen Bereich, wesentliche Teilaspekte des Verwaltungsverfahrens, die nicht gesetzlich vorbestimmt sind, sondern in Ausbung der eigenen Organisations- und Verfahrenshoheit ausgestaltet werden knnen. Neben die Regelungen der Landesverwaltungsverfahrensgesetze werden voraussichtlich die Vorgaben eine E-Government-Gesetzes des Bundes treten, die sich bspw. auch mit Rechtsfragen der Formularverwendung befassen. Insofern wird der kommunale Handlungsspielraum (zumindest soweit der Vollzug von Bundesgesetzen betroffen ist) ebenfalls gesetzlich vorgezeichnet zum Teil aber auch erweitert. In Bereichen, die nicht gesetzlich oder durch Rechtsvorschrift determiniert sind, kommt dem Grundsatz der Nichtfrmlichkeit einerseits, dem Verfahrensermessen der Behrde andererseits entscheidende Bedeutung zu. Letzteres ermglicht es der Verwaltung (mit Ausnahme des Satzungsrechts) zwar bspw. nicht, durch Rechtsvorschrift begrndete Formerfordernisse im Sinne des 3a Abs. 2 VwVfG zu errichten (oder abzubauen), dennoch lassen sich viele Verfahrensablufe auch abstraktgenerell und damit mit zumindest (interner) Bindungswirkung fr die Zukunft regeln. Handlungsinstrumente sind Erlasse, Dienstanweisungen, Verwaltungsvorschriften, aber vor allem auch eine gebte bzw. stndige Verwaltungspraxis. Diese sieht oftmals auch Schriftformerfordernisse oder die Verwendung bestimmter Formulare vor. Soweit dies gewnscht ist, lassen sich derartige Regelungen aber relativ schnell und durch eine eigene Entscheidung anpassen, um neue Kommunikationsformen zu ermglichen. Insoweit bedarf es, immer ausgehend vom Grundgedanken der Nichtfrmlichkeit des Verwaltungsverfahrens, einer berprfung, ob die mit einer bestimmten Verwaltungspraxis verfolgten Zielsetzungen nicht auch auf andere Weise sichergestellt werden knnen. Lediglich dort, wo hinter einer Verwaltungspraxis oder einer internen Regelung auch eine Rechtsvorschrift im Sinne des 3a Abs. 2 VwVfG steht, ist es der eigenverantwortlichen Entscheidung

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1. Kapitel: Einfhrung in die Thematik

der ausfhrenden Verwaltung entzogen, andere Kommunikationsformen als gleichwertig zuzulassen. Will eine Kommunalverwaltung den E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung einsetzen, bedarf es zunchst also einer Prfung, ob berhaupt ein durch Rechtsvorschrift angeordnetes Schriftformerfordernis im Sinne des 3a Abs. 2 VwVfG vorliegt. Stellt sich heraus, dass dies nicht der Fall ist, bestehen keine Bedenken, den E-POSTBRIEF auch fr die Verwaltungskommunikation einzusetzen. Das VwVfG 24 ordnet in 10 nmlich das nichtfrmliche Verwaltungsverfahren als Regeltyp an . Aus der systematischen Stellung der Norm im VwVfG ergibt sich, dass der Grundsatz der Nichtfrmlichkeit ein tragendes und bergeordnetes Prinzip fr das ge25 samte Verwaltungsverfahrensrecht darstellt . Dennoch hat sich die Verwaltungspraxis dahin gehend entwickelt, auch auerhalb gesetzlicher Anordnungen die Schriftform als normale Form der Kommunikation zu verwenden. Dieses Vorgehen findet eine Sttze in der berwiegenden Kommentarliteratur zu 10 VwVfG, die zwar den Grundsatz der Nichtfrmlichkeit herausstellt, aber auch betont, es bleibe der Behrde unbenommen, ungeachtet dieses Grundsatzes bei der Verfah26 rensdurchfhrung die Beachtung bestimmter Frmlichkeiten zu verlangen . Aus 27 der Vorschrift sei kein Zwang zur Vermeidung von Frmlichkeit zu entnehmen . Fr die Einhaltung bestimmter Frmlichkeiten sprchen eine mgliche Vereinfachung und Beschleunigung des Verfahrens sowie die Vermeidung spterer Rechts28 streitigkeiten . Ausgehend von diesen berlegungen wird daher fr die konkrete Verfahrensgestaltung regelmig die Schriftfrmlichkeit gewhlt. Diese Popularitt der gewillkrten Schriftform stammt aber aus einer Zeit, in der als Alternativen zur schriftlichen Kommunikation lediglich die telefonische oder mndliche zur Verfgung standen, die gegenber einer schriftlichen Aussage aber nicht das gleiche Ma an Verbindlichkeit und Beweiskraft boten. Ein striktes Festhalten an der Schriftform als Normalfall der Kommunikation verkennt jedoch die Mglichkeiten, die aktuelle Entwicklungen, insbesondere auf dem Gebiet der elektronischen Kommunikation, in dieser Hinsicht bieten. Eine Beschleunigung und Vereinfachung des Verfahrens liee sich durch elektronisch, z. B. in einem E-POSTBRIEF, versendete Erklrungen
24 25

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Maurer, Allgemeines Verwaltungsrecht, 18. Aufl. 2011, 19 Rn. 3. Gerstner-Heck, in: Bader/Ronellenfitsch (Hrsg.), Beck'scher Online-Kommentar VwVfG, Ed. 9 (Stand: 01. 10. 2010), 10 Rn. 1. Vgl. nur Schwarz, in: Fehling/Kastner (Hrsg.), Verwaltungsrecht: VwVfG, VwGO, Nebengesetze Handkommentar, 2. Aufl. 2010, 10 VwVfG Rn. 6. Dabei erscheint fraglich, ob nicht komplizierte Verfahrensgestaltungen auch grundrechtsbeschrnkend wirken und daher die nicht-frmliche, bspw. elektronische Variante unter dem Gesichtspunkt des milderen Mittels aus verfassungsrechtlichen Grnden vorzuziehen ist; vgl. Schliesky in Knack/Henneke (Hrsg.), VwVfG Kommentar, 9. Aufl. 2010, 3a Rn. 18. Kopp/Ramsauer, VwVfG, 11. Aufl. 2010, 10 Rn. 9.

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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

noch viel eher erreichen. Zahlreiche Funktionen der Schriftform wie Identitts-, Echtheits- und Beweisfunktion knnen ebenso von einer elektronisch erstellten und bermittelten Erklrung gewhrleistet werden. Die Argumentation, nur die schriftliche Form sei geeignet, rechtssichere Kommunikation der Verwaltung mit dem Brger sicherzustellen, lsst sich angesichts dessen nicht mehr aufrecht erhalten. Sie spricht nur gegen eine telefonische oder mndliche Vornahme wichtiger Verfahrenshandlungen, da hier im Gegensatz zur elektronischen Variante fr den Empfnger keine Mglichkeit besteht, die Erklrung und ihren Inhalt z. B. durch Speicherung oder Ausdruck zur dauerhaften Verwendung zu konservieren. Es kann also konstatiert werden: Fr das formfreie Verwaltungsverfahren ist die elektronische Kommunikation immer zulssig und den traditionellen Kommunikationsmitteln gleichgestellt, soweit der Empfnger des elektronisch bermittelten Dokuments (Brger oder Verwaltung) einen Zugang erffnet hat. Die elektronische bermittlung hat fr den Empfnger die gleiche rechtliche Wirkung und die glei29 chen Konsequenzen wie die schriftliche oder sonstige bermittlung . Auch wenn sich die Verwaltung in einem laufenden Verfahren einer gewillkrten Schriftform bedient, kann diese durch die schlichte elektronische Form ersetzt werden, ohne dass eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich wre. Schon dem Wortlaut der Vorschrift gem bedarf es der elektronischen Signatur nur, wenn an die Stelle einer gesetzlich angeordneten Schriftform die elektronische treten soll, im grundstzlich formfreien Bereich bleiben einfache elektronische Handlungsformen 30 mglich . Hinzu kommt, dass sich gesetzliche Schriftformerfordernisse sowie das Erfordernis der Dokumentierbarkeit und Nachweisbarkeit, welches auch auerhalb gesetzlicher Formerfordernisse zur Schriftform als Normalfall gefhrt hat, oft nur auf den verfahrenseinleitenden Antrag und den fallabschlieenden Bescheid beziehen. Die Verwaltungskommunikation besteht jedoch, auch im Kommunalbereich, nicht nur aus der bermittlung von Verwaltungsakten. Es werden zahlreiche andere Mitteilungen an die Verwaltungsadressaten versendet, z. B. die Benachrichtigung, dass ein Ausweis zur Abholung bereit liegt, oder ein Anhrungsbogen. Fr viele dieser Kommunikationsanlsse wurde auch in der Vergangenheit auf andere Medien, z. B. das Telefon, zurckgegriffen. Wo der Verwaltungsadressat eine elektronische Kommunikation wnscht und einen Zugang erffnet hat, kommt daher auch ein Rckgriff auf elektronische Medien in Betracht. Die Anwendungsflle fr die elektronische und die E-POSTBRIEF Kommunikation im kommunalen Bereich werden deutlich, wenn man zudem bercksichtigt, dass die Kommunalverwaltung nicht nur eine Kernverwaltung, im Sinne einer hoheitli29 30

Maurer, Allgemeines Verwaltungsrecht, 18. Aufl. 2011, 18 Rn. 13. So auch Schmitz, in: Schmidt-Amann (Hrsg.), Festgabe 50 Jahre Bundesverwaltungsgericht, 2003, S. 677 (684).

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1. Kapitel: Einfhrung in die Thematik

chen Eingriffsverwaltung, darstellt, fr die eine besondere Verbindlichkeit und erhhte Rechtssicherheit prgend sind, die sich bspw. in der Einhaltung bestimmter Formalitten niederschlagen, sondern gerade auch den groen Bereich der Leistungsverwaltung, noch dazu oft durch verselbststndigte Organisationseinheiten (Eigenbetriebe, GmbHs etc.), einbezieht. Anmeldungen zur Volkshochschule, die Kommunikation von Eltern mit Kindergrten und Schulen, der Brger und Unter31 nehmen mit ihrem Energieversorger u. . erfordern offensichtlich kein derart hohes Niveau an Rechtssicherheit und Dokumentierbarkeit, welches ausschlielich durch die Schriftform gewhrleistet werden kann. Daraus resultiert, dass sich in kommunalen Verfahren zahlreiche Einsatzmglichkeiten fr den E-POSTBRIEF ergeben knnen; Schriftformerfordernisse, die einem Einsatz entgegenstehen bzw. immer einen Ausdruck in Form eines Hybridbriefes erfordern, der aber letztlich die erzielbaren Synergie- und Einspareffekte reduzieren knnte, finden sich nur vereinzelt.

III. Exkurs: Formularverwendung und Schriftformerfordernisse


Wie bereits angedeutet, kann sich auch die Verwendung bestimmter Formulare als Hindernis einer elektronischen Kommunikation darstellen. Dabei kann sich dieses Erfordernis sowohl aus einer gesetzlichen Regelung, aber auch einer eigenverantwortlichen Entscheidung der Behrde im Rahmen ihres Verfahrensermessens, einer gebten Verwaltungspraxis, ergeben.

1.

Einfhrung

Der Alltag der Kommunalverwaltung zeichnet sich auch dadurch aus, dass vielfach Formulare verwendet werden, insbesondere wenn es darum geht, das Verwaltungsverfahren berhaupt in Lauf zu setzen. Eine Regelung zu Formularen findet sich im allgemeinen Verwaltungsrecht, namentlich im VwVfG, nicht. Daher ist mit den Vorschriften ber die Verfahrensgrundstze zu arbeiten, hier vornehmlich mit den 22 ff. VwVfG zu Einleitung und Durchfhrung des Verfahrens. Neben diese allgemeinen Grundstze treten Bestimmungen zum frmlichen Verwaltungsverfahren ( 63 ff. VwVfG) und evtl. fachrechtliche Formvorgaben. Nachdem sich die ersten beiden Gutachten zum E-POSTBRIEF in der ffentlichen Verwaltung vorrangig mit den Einsatzoptionen in der Kommunikationssituation Verwaltung zum Verwaltungsadressaten befasst haben, liegt den Fragen zum E-POSTBRIEF Einsatz beim (Formular-)Antrag die umgekehrte Situation zugrunde: der Brger wendet sich an die Verwaltung. Da das Formular allerdings regelmig von der Behrde zur Verfgung gestellt wird, ist die Beantwortung der mit dieser Konstellation verbundenen
31

Dies wird vor allem auch abgabenrechtliche Konstellationen, also den Versand von Gebhrenund Entgeltbescheiden, betreffen. Vgl. dazu im 3. Kapitel, Gliederungspunkt II.

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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

Rechtsfragen auch und gerade fr die Verwaltungsseite von Belang. Die Verbindung von Formularantrag und E-POSTBRIEF knnte nmlich erhebliches Potenzial bieten, die unbestreitbaren Vorteile der Formularverwendung im Verwaltungsverfahren weiter zu effektivieren. Insbesondere zur Vereinfachung sog. Massenverfahren, von denen der Groteil in der Zustndigkeit der Kommunalverwaltung liegt. Formularmige Antrge erleichtern die Prfung und Bearbeitung der Vorgnge, knnen bei vollstndiger Ausfllung Rckfragen und Irrtmer vermeiden und tragen somit wesentlich zu einer zweckmigen Gestaltung des Verwaltungsverfahrens wie in 32 10 Satz 2 VwVfG angemahnt bei . Die Verwendung von Formblttern kann aus Grnden der Verwaltungspraktikabilitt angesichts einer Vielzahl von Antrgen in Massenverfahren sogar geboten sein; zulssig ist sie jedoch nur, wenn dem Antragsteller dadurch keine Nachteile erwachsen bzw. ihm die Antragstellung nicht un33 zumutbar erschwert wird . Das Verlangen der Benutzung amtlicher Vordrucke ist berwiegend durch Verwaltungsvorschriften oder Verwaltungspraxis etabliert, 34 einer besonderen gesetzlichen Ermchtigung hierfr bedarf es nicht . Wie sich das Potenzial fr die Verbindung von Formularantrag und E-POSTBRIEF aus rechtlicher Sicht darstellt, wird im Folgenden nher untersucht.

2.

Ausgangspunkt: Formerfordernisse beim verfahrenseinleitenden Antrag

Bereits im ersten Gutachten wurde herausgearbeitet, dass fr die Kommunikationssituation, bei der sich der Brger an die Verwaltung wendet, andere Mastbe 35 gelten als fr die umgekehrte Konstellation . Insbesondere fr den verfahrenseinleitenden Antrag wurde festgestellt, dass auch dieser grundstzlich dem Prinzip der Nichtfrmlichkeit des Verwaltungsverfahrens aus 10 VwVfG unterfllt. Er kann also formlos, d. h. mndlich, schriftlich, (unter den Voraussetzungen des 3a VwVfG) elektronisch, telegrafisch (z. B. per Fax oder Fernschreiben), zur Niederschrift bei der Behrde oder, soweit die Identitt des Antragstellers bekannt ist, u. U. auch telefonisch oder gar durch konkludentes Verhalten gestellt werden. Ausnahmen gelten, soweit dies fachrechtlich vorgesehen ist, oder im Falle des frmlichen Verwaltungsverfahrens i. S. d. 64 ff. VwVfG. Im Hinblick auf den Umgang mit Schriftformerfordernissen lsst sich also Folgendes festhalten: Hinsichtlich der Anforderungen an die Schriftform soll beim Antrag im Gegensatz zur Kommunikationssituation von der Verwaltung zum Brger 126 BGB (wenn auch nicht unmittelbar) als Mastab heranzuziehen sein. Das Dokument

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Ritgen, in: Knack/Henneke (Hrsg.), VwVfG, 9. Aufl. 2010, 10 Rn. 6. Ziekow, VwVfG, 2. Aufl. 2010, 22 Rn. 9; Kopp/Ramsauer, VwVfG, 11. Aufl. 2010, 64 Rn. 9. Ritgen, in: Knack/Henneke (Hrsg.), VwVfG, 9. Aufl. 2010, 10 Rn. 6. Hoffmann u. a., Der E-POSTBRIEF in der ffentlichen Verwaltung, Teil 1, 2011, S. 43 ff.; s. auch Luch/Tischer, DV 2011, 598 (601 f.).

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1. Kapitel: Einfhrung in die Thematik

ist demnach grundstzlich durch eigenhndige Unterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens zu unterzeichnen. Handelt es sich allerdings um eine Schriftformvorgabe, welche die Behrde im Rahmen ihres Verfahrensermessens festgelegt hat, wird fr einen grozgigeren Umgang mit dem Unterschriftserfordernis pldiert. Soweit sich trotz Fehlens der Unterschrift aus den Gesamtumstnden ergibt, dass die Erklrung vom Antragsteller stammt und mit seinem Willen in den Rechtsverkehr gelangt ist, soll dem Sinn und Zweck der Schriftlichkeit hinreichend Genge getan sein. Ist die Schriftform fr den Antrag jedoch gesetzlich vorgesehen, wird das Unterschriftserfordernis i. d. R. als zwingend erachtet. In diesen Fllen kann der Schriftform nach wie vor ausschlielich durch ein mit eigenhndiger Unterschrift unterzeichnetes Schreiben, durch ein elektronisches Dokument, welches mit einer qualifizierten elektronischen Signatur i. S. v. 3a Abs. 2 VwVfG versehen ist, durch ein Telefax, das auf dem Original unterschrieben worden ist, oder durch ein Computerfax (als bislang einzige anerkannte Ausnahme vom Unterschriftserfordernis abseits der elektronischen Signatur) entsprochen werden. Insofern kommt derzeit ein Rckgriff auf den E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung im Rahmen schriftformgebundener Antrge nur beim Einsatz einer qualifizierten Signatur in Betracht. Analysiert man Telefax und E-POSTBRIEF mit klassicher Zustellung nher, liegt die Vergleichbarkeit auf der Hand, was dafr spricht, auch den E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung als Schriftformquivalent zuzulassen. Im Ergebnis zielt das Handeln des Verwaltungsadressaten auf die Herstellung und bermittlung einer verkrperten Urkunde an die Behrde. Daher ist es auch in Konstellationen, in denen sich der Brger an den Staat wendet (Widerspruch, Klage, Antrag), ausreichend, wenn sich Urheberschaft und Verkehrswille ermitteln lassen und eine Verkrperung vorliegt. Einer eigenhndigen Unterschrift bedarf es ebenso wie beim Computerfax nicht. Wenn also Telefax und hnliche neue Kommunikationsformen schon fr Widerspruch, Klage und im frmlichen Verwal36 tungsverfahren ( 64 VwVfG ) zugelassen werden, muss dies umso mehr fr das normale Antragsverfahren gelten, in dem durch Rechtsvorschrift ein Schriftformerfordernis begrndet worden ist. Eine Ausnahme vom Unterschriftserfordernis ist zuzulassen, wenn die verwendete Technik dies bedingt und die Gewhr fr die Urheberschaft und den Erklrungswillen anderweitig gesichert ist.

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Dazu Schulz, in: Bauer u. a. (Hrsg.), Verwaltungsverfahrensgesetz, mit rechtlichen Aspekten des E-Government Kommentar, 2012, 64 Rn. 15 ff.

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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

3.

Umgang mit Formularerfordernissen

Die Frage der Handhabung von Formblatterfordernissen, seien sie nun freiwilliger oder zwingender Natur, weist aufgrund der Tatsache, dass formularmige Kommunikation mit der Verwaltung berwiegend noch papiergebunden stattfindet und Formulare i. d. R. zu unterschreiben sind, Parallelen zum Umgang mit Schriftformerfordernissen beim verfahrenseinleitenden Antrag auf. Es lassen sich deshalb mglicherweise hnliche Schlsse mit Blick auf die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes in der Kommunikationssituation Brger-Verwaltung ziehen. a) Gewillkrte Formularverwendung Zunchst ist der weitverbreiteten Annahme entgegenzutreten, ein Formularerfordernis sei immer einem Schriftformerfordernis gleichzusetzen, das Formblatt demnach zwingend zu unterschreiben und im Falle der elektronischen Kommunikation nur bei Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur wirksam. Enthlt das Formular ein Unterschriftsfeld, liegt dieser Schluss zwar nahe. An dieser Stelle ist aber ebenfalls eine differenzierte Betrachtung angebracht. Insbesondere soweit Verwendung und Gestaltung des Formblatts nicht auf eine gesetzliche Anordnung, sondern lediglich auf eine innerhalb der Verwaltung wirkende Verwaltungsvorschrift oder Verwaltungspraxis zurckzufhren sind, erscheint es fragwrdig, fr die Zulssigkeit des Antrags auf einer Unterschrift auf dem Formblatt zu bestehen. In jedem Fall knnen eigenverantwortlich auch alternative Kommunikationsmedien zugelassen werden. Gleiches gilt fr die Frage, ob Abweichungen vom Original-Formblatt (wie sie sich bspw. durch Scannen und anschlieenden Versand per E-POSTBRIEF ergeben knnten) hingenommen werden mssen. Insoweit gelten fr die gewillkrte Vorgabe, ein bestimmtes Formular zu benutzen, die gleichen Grundstze wie bei der gewillkrten Schriftform beim verfahrenseinleitenden Antrag: Sowohl hinsichtlich der Unterschrift auf dem Formblatt als auch mit Blick auf Abweichungen von den behrdlichen Formblttern drfte es als ausreichend anzusehen sein, wenn sich trotz Fehlens der Unterschrift aus den Gesamtumstnden ergibt, dass die durch das ausgefllte Formblatt geuerte Erklrung vom Antragsteller stammt und mit seinem Willen in den Rechtsverkehr gelangt ist, also keinen Entwurf darstellt. Unwesentliche Abweichungen von der amtlichen Vorlage sollten ebenfalls unbeachtlich sein, soweit sich alle relevanten Informationen aus dem privaten Formular ergeben und die Vereinfachungsfunktion des ursprnglichen Vordrucks nicht drastisch unterlaufen wird.

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1. Kapitel: Einfhrung in die Thematik

b) Durch Rechtsvorschrift angeordnete Formularverwendung Etwas anderes gilt, wenn die Antragstellung auf dem Formblatt durch eine auenwirksame Rechtsvorschrift vorgesehen ist. In diesem Fall wre ein unter Abwei37 chung der Formvorgabe gestellter Antrag unzulssig . Allerdings wird auch hier 38 z. T. fr einen weniger strengen Umgang mit dem Formularerfordernis pldiert . Es wird selbst bei gesetzlichen Formblatterfordernissen dazu tendiert, zwischen zwingenden Formvorschriften und bloen Ordnungsvorschriften zu differenzieren: Sinn und Zweck der Vorschrift seien durch Auslegung zu ermitteln. Lediglich in Fllen zwingender Formvorschriften im Interesse der Erleichterung der Verwaltungsarbeit sei ein unter Missachtung der Form gestellter Antrag tatsch39 lich unwirksam . Enthlt das gesetzlich verbindliche Formular ein Unterschriftsfeld, wird derzeit noch ein gesetzliches Schriftformerfordernis angenommen, das nur durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden kann. 13 des Entwurfs eines EGovernment-Gesetzes schreibt zuknftig eine entgegenstehende Handhabung fest (Ist durch Rechtsvorschrift die Verwendung eines bestimmten Formulars vorgeschrieben, das ein Feld fr die Unterschrift des Erklrenden vorsieht, wird allein dadurch nicht die Anordnung der Schriftform bewirkt.). Aber auch mit dieser Regelung werden die mit der Formularverwendung verbundenen Rechtsfragen nicht abschlieend geklrt insbesondere kommt es zu einer nicht gerechtfertigten Privilegierung von Antrgen, die elektronisch und unter Nutzung eines Formulars gestellt werden. Hier entfllt die Unterschrift ersatzlos, whrend anderweitig (nicht ber den Umweg eines verbindlichen Formulars) vorgeschriebene Schriftformerfordernisse weiterhin nur durch bestimmte, in 3a Abs. 2 VwVfG abschlieend genannte Technologien ersetzt werden knnen. Zudem unterliegen elektronische Formulare, die von der Behrde in einem Eingabegert oder ber ffentlich zugngliche Netze zur Verfgung gestellt werden, nach 3a Abs. 2 VwVfG anderen Anforderungen als diejenigen Formulare, die nach 13 an die Behrde versendet werden. Unter der derzeit geltenden Rechtslage wird zur Beurteilung des Einsatzes des EPOSTBRIEFS des Weiteren aber zu bewerten sein, ob der gesetzlichen Anordnung eines Formulars, welches ein Unterschriftsfeld beinhaltet, neben einem gesetzlichen Schriftformerfordernis (welches bspw. auch durch den E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung ersetzt werden kann) auch die Notwendigkeit einer eigenhndi37 38 39

Siehe nur Kopp/Ramsauer, VwVfG, 11. Aufl. 2010, 22 Rn. 34. Vgl. z. B. Ziekow, VwVfG, 2. Aufl. 2010, 22 Rn. 9. Ritgen, in: Knack/Henneke (Hrsg.), VwVfG, 9. Aufl. 2010, 22 Rn. 14; hnl. auch Ziekow, VwVfG, 2. Aufl. 2010, 22 Rn. 9; Kallerhoff, in: Stelkens/Bonk/Sachs (Hrsg.), VwVfG, 7. Aufl. 2008, 24 Rn. 89. Wie allerdings die Grenze zwischen zwingender Formvorschrift zur Erleichterung der Verwaltungsarbeit und bloer nicht verbindlicher Ordnungsvorschrift im Falle gesetzlicher Formularerfordernisse zu ziehen sein soll, bleibt offen.

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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

gen Unterschrift entnommen werden kann. So wurde im ersten Gutachten die Nutzung des E-POSTBRIEFS mit klassischer Zustellung in schriftformgebundenen Verfahren immer unter den Vorbehalt gestellt, dass die Auslegung des jeweiligen Fachrechts nicht eine eigenhndige Unterzeichnung verlange. Eine solche Auslegung lge bei gesetzlichen verbindlichen Formularen mit Unterschriftsfeld zumindest nahe. Dennoch folgt daraus in der Regel ein Schriftform-, nicht ein damit nicht gleichzusetzendes Unterschriftserfordernis. Dafr spricht vor allem der Umstand, dass ansonsten nur schwer vermittelbare Differenzierungen die Folge wren: das Telefax wre geeignet, auch Unterschriftserfordernisse zu verwirklichen, der EPOSTBRIEF mit klassischer Zustellung bei normaler Handhabung hingegen nicht. Wird das gesetzlich vorgegebene Formular aber ausgedruckt, nachfolgend eingescannt und als Anlage eines E-POSTBRIEFS mit klassischer Zustellung versendet, wre das Kommunikationsergebnis wiederum nicht vom Telefax zu unterscheiden. Insofern sprechen gute Argumente dafr, davon auszugehen, dass sich Unterschriftsfelder in gesetzlich verbindlichen Formularen in der Regel in der Anordnung der Schriftform erschpfen. Ferner auerhalb der Frage, ob der Formularantrag (ob nun mit oder ohne Unterschriftsfeld) zwingend zu unterschreiben ist muss die Unterscheidung aufrecht erhalten werden, ob der Antrag auf oder nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck abzugeben ist. Nach lsst auch private Formulare zu, die dem amtli40 chen Muster in allen wesentlichen Einzelheiten entsprechen . Bei dieser Differenzierung bietet insbesondere die Abgabemglichkeit nach amtlichem Vordruck Potenziale fr den E-POSTBRIEF Einsatz. Soweit dagegen die Antragstellung auf amtlichem Vordruck angeordnet wird, unterliegt dies namentlich in der Rechtsprechung der Finanzgerichte strengen Anforderungen: Der Aufrechterhaltung der Formularfunktionen wrde die Anerkennung eines auch nur geringfgig abweichenden Formulars selbst dann zuwiderlaufen, wenn die Behrde trotz der Abweichung ohne Rckfrage, jedoch unter Zuhilfenahme anderer Angaben in der Lage wre, den Antrag in der Sache zu bearbeiten. Ausnahmen hiervon seien nur dann denkbar, wenn zwischen dem verwendeten nichtamtlichen und dem amtlichen Vordruck wie etwa bei einer Kopie des amtlichen Vordrucks offensichtlich keine 41 Abweichungen bestnden .

4.

Folgen bei Formversto

Die Nichteinhaltung von Formvorgaben beim verfahrenseinleitenden Antrag wird in der Literatur regelmig von der Rechtsfolgenseite fr den Brger aus betrachtet. In Fllen einer gewillkrten Formularverwendung wird betont, dass die Abweichung von der vorgeschriebenen Form keinesfalls dazu fhren kann, dass der An40 41

Schmitz, in: Stelkens/Bonk/Sachs (Hrsg.), VwVfG, 7. Aufl. 2008, 22 Rn. 38. So zusammenfassend Kallerhoff, in: Stelkens/Bonk/Sachs (Hrsg.), VwVfG, 7. Aufl. 2008, 24 Rn. 88.

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1. Kapitel: Einfhrung in die Thematik

trag durch die Behrde als unzulssig gewertet wird . Und gem 24 Abs. 3 VwVfG sind selbst Antrge, die die Behrde von vornherein etwa wegen eines Formverstoes fr unzulssig hlt, entgegenzunehmen und drfen erst, wenn der Brger durch eine Belehrung i. S. v. 25 Abs. 1 Satz 1 VwVfG auf die Fehlerhaftigkeit des Antrags hingewiesen worden ist und ihn dann nach wie vor in unrichtiger 43 Weise stellt, als unzulssig verworfen werden . Festzuhalten ist also, dass sich die Rechtsfolgen fr den Brger sogar im Falle einer auf unzulssige Weise erfolgten Erst-Antragstellung in Grenzen halten, zumal an das Vorliegen dieser Unzulssigkeit hohe Anforderungen gestellt werden.

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5.

Fazit: Hohes Anwendungpotenzial auerhalb gesetzlicher Formularerfordernisse

Dieser Fokus auf die Rechtsfolge fr den Verwaltungsadressaten zeigt aber auch, dass der Umgang mit den Formularerfordernissen bei der berwiegenden Anzahl der Flle (im brigen weit mehr als bei Schriftformerfordernissen zumindest beim verfahrenseinleitenden Antrag) im Ermessen der Behrde steht. Wird die Formularverwendung nicht gesetzlich auferlegt, kann die Verwaltung frei darber disponieren, ob sie in bestimmten Verfahren berhaupt Formbltter verwenden will, wie diese aussehen sollen (z. B. ob sie ein Unterschriftsfeld enthalten) und auf welchen Wegen sie an die Behrde gesandt werden. Somit zeigt sich hier ein erhebliches Potenzial, den E-POSTBRIEF auch und gerade bei formulargebundener Kommunikation in der Konstellation vom Brger zur Behrde einzusetzen. Die Vermutung zugunsten eines Unterschriftserfordernisses auf Formularen kann die Behrde selbst im Rahmen ihres Verfahrensermessens durch die Konzeption neuer (unter Verzicht auf ein Unterschriftsfeld) bzw. die Freigabe existierender Formbltter fr den Versand via E-POSTBRIEF entkrften. Die Vorteile und Funktionalitten, die regelmig zugunsten der Formularverwendung ins Feld gefhrt werden, nmlich Verfahrensvereinfachung durch Abgabe aller erforderlichen Angaben auf einmal und damit der raschen Mglichkeit einer abschlieenden Entscheidung sowie Beweissiche44 rung , knnen ebensogut unter Verzicht auf eine papiergebundene Einreichung mit eigenhndiger Unterschrift und stattdessen elektronischen Versand per EPOSTBRIEF sichergestellt werden. Die gewhrleistete dauerhafte und berprfte Verbindung zwischen E-POSTBRIEF Account und der Meldeadresse einer natrlichen oder juristischen Person sowie die Mglichkeit, Empfangs-, Versand- und Abrufbesttigungen erstellen zu lassen, bieten sogar ein gesteigertes Niveau an Verbindlichkeit und Beweiskraft bspw. gegenber reinen Online-Formularen. Auch
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43 44

So bspw. Hehaus, in: Bader/Ronellenfitsch (Hrsg.), Beckscher Online Kommentar VwVfG, Ed. 13 (Stand: 01. 10. 2011), 22 Rn. 23; Kopp/Ramsauer, VwVfG, 11. Aufl. 2010, 64 Rn. 9; Kallerhoff, in: Stelkens/Bonk/Sachs (Hrsg.), VwVfG, 7. Aufl. (2008), 24 Rn. 91. Vgl. Ziekow, VwVfG, 2. Aufl. 2010, 22 Rn. 9. Kallerhoff, in: Stelkens/Bonk/Sachs (Hrsg.), VwVfG, 7. Aufl. 2008, 24 Rn. 88.

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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

drfte dies weiter zur Befrderung bereits laufender Initativen zur Einfhrung umfassender Schriftgutdigitalisierung in der Kommunalverwaltung (E-Akte, elektronischer Geschftsgang) beitragen. Lediglich bei gesetzlich auferlegtem Formzwang ist ein Formularversand per EPOSTBRIEF, gerade bei Formularen mit Unterschriftsfeld, nicht bzw. nur unter Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur denkbar. Fr derartige Flle wre eine Anpassung der zugrunde liegenden Rechtsvorschriften erforderlich.

IV. Aktuelle Entwicklungen: Das knftige E-Government-Gesetz des Bundes


Will man die Einsatzoptionen fr die Kommunalverwaltungen analysieren, mssen nicht nur die Ergebnisse der bisherigen Gutachten Bercksichtigung finden. Es mssen auch die seitdem eingetretenen oder absehbaren Vernderungen der (tatschlichen und rechtlichen) Rahmenbedingungen einbezogen werden. Dies betrifft vor allem die Vernderungen im Verfahrensrecht durch ein knftiges E-Government-Gesetz des Bundes. Das Bundesministerium des Innern erarbeitet derzeit im Rahmen des Regierungsprogramms Transparente und vernetzte Ver45 waltung einen Entwurf zu einem Gesetz zur Frderung der elektronischen Verwaltung sowie zur nderung weiterer Vorschriften. Seit Ende Januar 2012 ist 46 der Referentenentwurf im Internet verfgbar . In Form eines Artikelgesetzes enthlt dieser insbesondere ein eigenstndiges E-Government-Gesetz, nderungen des VwVfG (Art. 3) sowie der Parallelverfahrensordnungen aus SGB X und AO (Art. 4, 5), darberhinaus zahlreiche fachgesetzliche Anpassungen (Art. 5 bis 23), vorrangig im Kontext von Schriftform- (Ermglichung der elektronischen Form) und Identifizierungserfordernissen (Einsatz des elektronischen Identittsnachweises). Im Einzelnen weisen folgende Neuregelungen einen engen Bezug zu bestehenden Regelungen im VwVfG auf, wren daher aufgrund ihres Regelungsgegenstandes sachgerecht eigentlich im VwVfG zu verankern gewesen und haben magebliche Bedeutung fr den bergang zu elektronischen Verfahrensgestaltungen auch im Kommunalbereich: 2 Abs. 1 Satz 1, der jede Behrde dazu verpflichtet, einen elektronischen Zugang im Sinne des 3a Abs. 1 VwVfG zu erffnen. Satz 2 konkretisiert diese Pflicht fr Bundesbehrden in Form der Vorhaltung einer De-MailAdresse. Nach Abs. 2 besteht zudem eine Verpflichtung, den elektroni45

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Abrufbar unter http://www.verwaltung-innovativ.de/SharedDocs/Publikationen/ Pressemitteilungen/regierungsprogramm__vernetzte__und__transparente__verwaltung, templateId=raw,property=publicationFile.pdf/regierungsprogramm_vernetzte_und_transpare nte_verwaltung.pdf. Zum Inhalt auch Lohmann, BehrdenSpiegel 2/2012, S. 13 f.

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1. Kapitel: Einfhrung in die Thematik

schen Identittsnachweis nach 18 PAuswG als Identifizierungsinstrument anzubieten. Diese Differenzierung ist offensichtlich den mit der Einrichtung einer weiteren Kontaktmglichkeit und von weiteren Identifizierungsmglichkeiten, neben den bereits vorhandenen elektronischen und analogen Zugngen, verbundenen Kosten geschuldet. Dem Grunde nach wre eine entsprechende Vorgabe aber insgesamt bei 3a VwVfG bzw. zumindest im VwVfG zu verorten gewesen insofern bestehen auch Parallelen zu 71e VwVfG, bei dem es sich ebenfalls um eine Durchbrechung des Grundsatzes der Freiwilligkeit hinsichtlich der elektronischen Kommunikation auf Behr47 denseite handelt ; auf eine solche Durchbrechung luft 2 Abs. 2 Satz 1 inhaltlich hinaus. Fr die Brgerseite bleibt es hingegen beim Grundsatz der Freiwilligkeit, den Verwaltungsadressaten soll keine bestimmte Kommunikationsform 48 aufgezwungen werden . Insofern gilt es weiterhin, ausgehend von den Umstnden des Einzelfalls zu ermitteln, ob eine konkludente Zugangserffnung vorliegt. Dabei wird zuknftig die Option zu bercksichtigen sein, die elektronische Zugangskennung auch in einem ffentlichen Verzeichnis zu verffentlichen. Whrend die derzeit geltende Fassung des DeMail-Gesetzes einer solchen Verffentlichung die zugangserffnende Wir49 kung noch abspricht , soll nach der Neufassung im Zuge eines E-Government-Gesetzes in 7 Abs. 3 De-Mail-Gesetz folgende Regelung ergnzt werden: Der akkreditierte Diensteanbieter muss auf ausdrckliches Verlangen die Entscheidung des Nutzers, den Zugang erffnen zu wollen, verffentlichen. 3, nach dem jede Behrde (also wiederum auch Landes- und Kommunalbehrden) Informationen ber ffentlich zugngliche Netze in verstndlicher Sprache ber ihre nach auen wirkende ffentlich-rechtliche Ttigkeit, damit verbundene Gebhren, beizubringende Unterlagen und die zu50 stndigen Ansprechpartner und ihre Erreichbarkeit informieren sowie er51 forderliche Formulare bereitstellen soll . Auch eine vergleichbare Rege47

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50

51

Dazu Ruge, in: Bauer u. a. (Hrsg.), Verwaltungsverfahrensgesetz, mit rechtlichen Aspekten des E-Government Kommentar, 2012, 71e Rn. 13; Schliesky, in: Knack/Henneke (Hrsg.), VwVfG, 9. Aufl. 2010, 71e Rn. 1 ff. Albrecht/Heckmann, in: Bauer u. a. (Hrsg.), Verwaltungsverfahrensgesetz, mit rechtlichen Aspekten des E-Government Kommentar, 2012, 3a Rn. 48. Dazu vor Inkrafttreten des De-Mail-Gesetzes Hoffmann u. a., Der E-POSTBRIEF in der ffentlichen Verwaltung, Teil 1, 2011, S. 100 f. Zur Information im Vorfeld eines konkreten Verwaltungsverfahrens s. 2. Kapitel, Gliederungspunkt I. Zur Formularverwendung bereits Gliederungspunkt III.

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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

lung findet sich bereits im geltenden VwVfG, wenn auch mit einem begrenzten Anwendungsbereich. 71c VwVfG normiert fr die von 71a 52 Abs. 1 VwVfG erfassten Verfahren eine hnliche Verpflichtung ; zudem 53 enthlt auch 25 VwVfG eine vergleichbare Zielrichtung . Die Regelung des 4, die nach der Gesetzesbegrndung auf einen Vor54 schlag der Lnder zurckzufhren ist und nach der alle Behrden die Einzahlung von Gebhren oder die Begleichung sonstiger Forderungen mittels mindestens eines im elektronischen Geschftsverkehr blichen Zah55 lungsverfahrens ermglichen mssen . Da diese Vorgabe nicht die Hhe, Art und den Umfang der Gebhren, fr die die jeweiligen Gesetze ber Verwaltungsgebhren oder die entsprechenden Kostenordnungen der sachgerechte Regelungsstandort wren, sondern eine verfahrensrechtliche Abwicklungsmodalitt betrifft, wre diese ebenfalls im VwVfG zu verankern gewesen. Die Vorschrift des 5, nach der im Rahmen eines elektronischen Verwaltungsverfahrens die vorzulegenden Nachweise elektronisch eingereicht 56 werden knnen , es sei denn, dass durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt wird oder die Behrde fr bestimmte Verfahren oder im Einzelfall die Vorlage eines Originals verlangt. Die Behrde entscheidet nach pflichtgemem Ermessen, welche Art der elektronischen Einreichung zur Ermittlung des Sachverhalts zulssig ist. Ein vergleichbare Regelung aus 57 der EU-Dienstleistungsrichtlinie (Art. 5 Abs. 3 Satz 2 DLR) wurde nicht allgemein in das Verwaltungsverfahrensrecht berfhrt, sondern ist lediglich bei der Auslegung des jeweiligen Fachrechts oder der Zulssigkeit behrdlicher Vorlagebegehren zu bercksichtigen.

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Ausfhrlich zur Reichweite des 71c VwVfG, Schulz, in: Schliesky (Hrsg.), Die Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie in der deutschen Verwaltung, Teil III: Wissen, Information, Verantwortung, 2010, S. 149 ff. Vgl. zu 25 VwVfG im 2. Kapitel, Gliederungspunkt I. Hintergrund dieses Hinweises in der Gesetzesbegrndung ist wohl der Umstand, dass die flchendeckende Etablierung von elektronischen Zahlsystemen mit erheblichen Kosten verbunden sein kann und somit die landesverfassungsrechtlichen Konnexittsprinzipien einschlgig sein knnten. Dazu auch 2. Kapitel, Gliederungspunkt X. Dazu auch 2. Kapitel, Gliederungspunkt IV. Richtlinie 2006/123/EG des Europischen Parlaments und des Rates v. 12. 12. 2006 ber Dienstleistungen im Binnenmarkt, ABl L 376 v. 27. 12. 2006, S. 36; grundlegend dazu Schlachter/Ohler (Hrsg.), Europische Dienstleistungsrichtlinie Handkommentar, 2008; Schliesky (Hrsg.), Die Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie in der deutschen Verwaltung Teil I: Grundlagen, 2008; Teil II: Verfahren, Prozesse, IT-Umsetzung, 2009; Teil III: Wissen, Information, Verantwortung, 2010.

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1. Kapitel: Einfhrung in die Thematik

7, eine Vorschrift zum ersetzenden Scannen . Auch wenn diese Vorgabe nur fr die Bundesverwaltung gilt, handelt es sich um eine verfahrensrechtliche Norm, die ebenfalls neu und ohne Systembruch ins VwVfG htte eingefgt werden knnen. Insbesondere besteht auch ein Bedrfnis, das ersetzende Scannen fr die Landes- und Kommunalverwal59 tung ebenfalls auf eine rechtsverbindliche Grundlage zu stellen . Um einer Vielfalt der eingesetzten Verfahren, Sicherheitsanforderungen usw. entgegenzuwirken, wre hier das Vorgehen ber die Simultangesetzgebung und damit Abstimmung mit den Lndern dringend anzuraten gewesen. Besonders deutlich ist der Bezug des 8 zur Regelung des 29 VwVfG, die nicht nur gleichlautend mit Akteneinsicht berschrieben sind, sondern inhaltlich auch beide diesen Aspekt des Verwaltungsverfahrens regeln. 8 normiert, dass, soweit ein Recht auf Akteneinsicht besteht, die Behrden des Bundes, die Akten elektronisch fhren, Akteneinsicht auch durch Zurverfgungstellung eines Aktenausdrucks, durch Wiedergabe auf einem Bildschirm oder bermittlung von elektronischen Dokumenten gewhren knnen. Bei der bermittlung ist zu gewhrleisten, dass die Integritt und Authentizitt der Daten sichergestellt ist und deren Inhalte unter Beachtung datenschutzrechtlicher Bestimmungen nicht unbefugt zur Kenntnis genommen und nicht missbruchlich verwendet werden knnen. Die Regelung entspricht damit im Wesentlichen der bisherigen Auslegung zu 29 VwVfG im Kontext bereits heute auf freiwilliger oder fachgesetzlicher Basis elektronisch gefhrter Akten. Die Einsicht in elektronisch gefhrte Akten bedarf besonderer Vorkehrungen. Die Verwaltung muss den Berechtigten die zum Zweck der Akteneinsicht erforderlichen technischen Mittel zur Verfgung stellen oder die Daten auf ihre Kosten in eine fr den Empfnger lesbare Form bringen. Im Zweifel wird dies die papierne Form sein, sodass ein Ausdruck der Daten erforderlich ist. Ebenso kann die Einsichtnahme an bestimmten Computern bei der Behrde gestattet werden. Auch der Fernzugriff (online) auf die Behrdenakten ist zulssig, solange und soweit Datensicherheit und Datenschutz gewhrleistet sind. Die Akten

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Ausfhrlich dazu Jandt/Wilke, K&R 2009, 96 ff. Im Folgenden bleibt dieser Aspekt jedoch weitgehend ausgeblendet, da er insbesondere auch die Posteingangsdigitalisierung betrifft, die nicht Gegenstand dieses Gutachtens ist; s. dazu Schumacher/Wind, eGov Prsenz 1/2010, 82 ff.; Wind/Herbers, Kommune21 9/2010, 62 f.; Frick/Wind, Kommune 21 2/2009, 18 f.; s. auch 360 - Fachmagazin fr das Management im ffentlichen Sektor, Ausgabe 18, S. 20 ff.

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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

knnen auch als digitale Kopie bersandt werden, als E-Mail oder auf ei60 nem Datentrger . Die bereits angesprochene Reglung des 13, die die Klarstellung enthlt, dass ein mit Unterschriftsfeld versehenes Formular nicht zugleich auch ein gesetzliches Schriftformerfordernis im Sinne des 3a Abs. 2 VwVfG ent61 hlt . Angesichts des Fehlens allgemeiner Definitionen zur Schriftform und der Tatsache, dass lediglich die Ersetzung im Falle elektronischer Kommunikation geregelt wird, wre ein systematische Zuordnung zu 3a VwVfG ebenfalls denkbar gewesen. Demgegenber weisen die brigen Vorschriften, die sachgerecht den Inhalt eines eigenstndigen Gesetzes zur Frderung der elektronischen Verwaltung darstellen und primr die Bundesebene adressieren, weniger Bezge zum Verwaltungsverfahrensrecht und damit zum Verwaltungshandeln der Kommunen auf. Dies sind: Die Verpflichtung nach 6, Verfahrensakten zwingend elektronisch zu fhren. Hierbei ist ausschlielich der Innenbereich der Verwaltung betroffen, sodass sich berhaupt die Frage stellt, ob eine gesetzliche Regelung erforderlich ist. Die Verpflichtung liee sich auch durch einen entsprechenden Beschluss der Bundesregierung bzw. der zustndigen Minister fr die gesamte Bundesverwaltung, einschlielich des nachgeordneten Bereichs, anordnen. Gleiches gilt schon heute auf Landes- und kommunaler Ebene im Rahmen der jeweiligen Verfahrensherrschaft und Organisationshoheit. Vergleichbar die Situation im Rahmen des 9 die Verpflichtung zur Prozessoptimierung innerhalb der Bundesverwaltung. Nur wenn eigenstndige Rechtstrger, bspw. auch die Kommunen, erfasst werden sollten (vom Entwurf nicht beabsichtigt), wre wie in Schleswig-Holstein eine gesetzli62 che Grundlage zwingend . Auch 12 ist eine Regelung, die auch ohne gesetzliche Grundlage umgesetzt werden knnte richtig ist zwar, dass Beschlsse des IT-Planungsrates nicht aus sich heraus die gesamte Bundes- bzw. Landesverwaltung 63 binden, es vielmehr eines Vollzugsaktes bedarf . In der Regel reicht hierzu jedoch eine Verwaltungsvorschrift, ein Erlass o. . Auch die Vorschriften, die sich mit der Bereitstellung von Daten im Sinne von Open Data beschftigen ( 12 und 14 EGovG-E), betreffen nicht das Verwal60

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Skrobotz, in: Bauer u. a. (Hrsg.), Verwaltungsverfahrensgesetz, mit rechtlichen Aspekten des EGovernment Kommentar, 2012, 29 Rn. 24. S. dazu bereits Gliederungspunkt III. Geregelt im E-Government-Gesetz, GVOBl SH 2009, 398; dazu Schulz, Die Gemeinde SH 2008, 282 ff.; ders., DV 2010, 225 ff.; ders., eGovernment Review 1/2010, 22 f. Ausfhrlich Schulz/Tallich, NVwZ 2010, 1338 ff.

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1. Kapitel: Einfhrung in die Thematik

tungsverfahren und wren daher auch nicht im VwVfG zu verorten . Die Vorgabe des 13 zu den gemeinsamen Verfahren ist schlielich eine primr datenschutzrechtliche Vorschrift, sodass eine Integration in das BDSG zu prfen gewesen wre. Wesentliche Bedeutung fr die Kommunalverwaltungen besitzt, auch bei der Analyse der Einsatzoptionen fr den E-POSTBRIEF, hingegen die Anpassung des 3a VwVfG. Tritt das Gesetz wie geplant in Kraft, ist es zuknftig mglich, die gesetzlich angeordnete Schriftform auch mithilfe der absenderbesttigten De-Mail oder elektronischer Formulare kombiniert mit dem elektronischen Identittsnachweis zu ersetzen. Der neue 3a Abs. 2 VwVfG soll wie folgt gefasst werden:
Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist, durch die elektronische Form ersetzt werden. Der elektronischen Form gengt ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen ist. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlsselinhabers nicht unmittelbar durch die Behrde ermglicht, ist nicht zulssig. Die Schriftform kann auch ersetzt werden 1. durch unmittelbare Abgabe der Erklrung in einem von der Behrde in einem Eingabegert oder ber ffentlich zugngliche Netze zur Verfgung gestellten elektronischen Formular; bei Antrgen und Anzeigen durch Versendung eines elektronischen Dokuments an die Behrde mit der Versandart nach 5 Absatz 5 des De-MailGesetzes; bei Verwaltungsakten oder sonstigen Manahmen der Behrden durch Versendung einer De-Mail-Nachricht nach 5 Absatz 5 des De-MailGesetzes durch die Behrde.

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2.

3.

In den Fllen des Satzes 4 Nummer 1 muss ein sicherer Identittsnachweis nach 18 des Personalausweisgesetzes erfolgen.

Diese nderung soll auch in den besonderen Verfahrensordnungen des SGB X und der AO nachvollzogen werden (Art. 4 und 5). Um die schon bisher angelegte absenderbesttigte De-Mail, die der Nachricht dauerhaft und qualifiziert signiert weitere Informationen zum Anmeldevorgang hinzufgt, nher zu konkretisieren, wird parallel auch 5 Abs. 5 De-Mail-Gesetz gendert. Nach Satz 2 wird folgende Formulierung ergnzt:
Hierzu versieht er die Nachricht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur; sind der Nachricht ein oder mehrere Dokumente als Anhnge beigefgt, bezieht sich
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Stattdessen wre ein Open Government Data Gesetz oder eine Fortentwicklung des IFG denkbar gewesen; zur Forderung eines allgemeinen Informationsgesetzbuches Schulz, Open Government Data und was macht der Gesetzgeber?, Blogbeitrag vom 09. 02. 2011 auf: http://www.government2020.de/blog/?p=641.

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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

die qualifizierte elektronische Signatur auch auf diese. Der akkreditierte Diensteanbieter muss dem Nutzer ermglichen, dass durch Auswahl eines Feldes mit der Bezeichnung schriftformwahrend fr die Kommunikation mit Behrden in seinem DeMail-Konto diese Versandart ausgelst wird. Er muss den Nutzer vor Versand der Nachricht darber informieren, dass der Inhalt dieser Nachricht dem Absender auf Dauer rechtlich zugeordnet werden kann. Die Tatsache, dass der Nutzer diese Versandart genutzt hat, muss sich aus der Nachricht ergeben.

Schlielich sieht 7 Abs. 3 De-Mail-Gesetz zuknftig vor, die Erffnung eines elektronischen (De-Mail-) Zugangs in einem ffentlichen Verzeichnis zu dokumentieren. Der derzeitige Entwurf eines E-Government-Gesetzes des Bundes knnte auch das Verhalten kommunaler Behrden nachhaltig beeinflussen. Es handelt sich bei vielen Regelungen inhaltlich um verwaltungsverfahrensrechtliche Vorgaben (auch wenn sie nicht in das Bundes-VwVfG) integriert wurden, zudem bezieht sich der 65 Anwendungsbereich des Gesetzes ( 1 ) ausdrcklich nicht nur auf die Bundesverwaltung, sondern auch die Landesverwaltungen (einschlielich der Kommunen), soweit diese Bundesrecht vollziehen. Es steht daher zu erwarten, dass sich die Lnder auch auerhalb dieses Bereichs, also beim Vollzug von Landes-, Orts- und sonstigem Recht, an diesen Vorgaben orientieren werden, da sonst entgegen der Intention des 1 Abs. 3 VwVfG verschiedene Rechtsregime fr das Verwaltungshandeln einer Organisationseinheit Geltung beanspruchen wrden.

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Abs. 1 und 2 lauten: (1) Dieses Gesetz gilt fr die ffentlich-rechtliche Verwaltungsttigkeit der Behrden des Bundes einschlielich der bundesunmittelbaren Krperschaften, Anstalten und Stiftungen des ffentlichen Rechts. (2) Dieses Gesetz gilt auch fr die ffentlich-rechtliche Verwaltungsttigkeit der Behrden der Lnder einschlielich der ihrer Aufsicht unterstehenden juristischen Personen des ffentlichen Rechts, wenn sie Bundesrecht ausfhren. Fr die Gemeinden und Gemeindeverbnde gilt dieses Gesetz, wenn den Gemeinden oder den Gemeindeverbnden die Aufgaben nach diesem Gesetz durch Landesrecht bertragen worden sind.

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1. Kapitel: Einfhrung in die Thematik

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2. Kapitel: Der E-POSTBRIEF im allgemeinen kommunalen Verfahrensablauf


Um die Einsatzmglichkeiten des E-POSTBRIEFS fr den Kommunalbereich zu skizzieren, soll nachfolgend ein typisches (generisches) Verwaltungsverfahren mit den hufigsten Teilprozessen analyisert werden. Dabei sind es inbesondere diejenigen Verfahrensschritte, die kaum eine gesetzliche Vorprgung erfahren haben und im Ermessen der Behrde ausgestaltet werden, die offen fr neuartige Kommunikationsformen und damit auch den E-POSTBRIEF sind. Ohne Anspruch auf Vollstndigkeit werden betrachtet: die Information, Beratung und Auskunft im Vorfeld, unabhngig davon, ob sich diese auf Grundlage des 25 VwVfG, anderen Rechtsgrundlagen (bspw. 16d GO SH) oder im Rahmen freiwilliger Angebote vollzieht, die Stellung des verfahrenseinleitenden Antrages im Sinne des 22 VwVfG, der Einsatz des E-POSTBRIEFS bzw. seiner Infrastruktur zu Identifizierungs66 zwecken, wie sie sich zunehmend im privaten Rechtsverkehr findet , die bersendung von Dokumenten und Nachweisen an die Behrde aufgrund gesetzlicher Grundlagen oder einer Ermessensentscheidung der verfahrensfhrenden Behrde,

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Vgl. zur Funktionsweise bspw. den Auszug aus der Pressemitteilung des Portals MyHammer anlsslich der Cebit 2011: Die Deutsche Post stellt heute auf der CeBIT in Hannover das erste gemeinsame Projekt mit MyHammer vor: Ab sofort knnen sich MyHammer Nutzer schnell und kostenlos mit dem E-POSTBRIEF bei MyHammer verifizieren. Die eindeutige Identifizierung durch den E-POSTBRIEF wird durch ein Logo neben dem Benutzernamen auf der MyHammer Webseite angezeigt. Handwerker und Dienstleister sowie Auftraggeber prsentieren sich anderen MyHammer Nutzern damit als besonders verlssliche Geschftspartner. Der Identittscheck per E-POSTBRIEF funktioniert ganz einfach: MyHammer Kunden geben in ihren Stammdaten ihre E-POSTBRIEF Adresse ein, an die dann automatisch ein Verifizierungscode geschickt wird. Diesen Code gibt der Nutzer bei MyHammer ein, und in Sekundenschnelle ist er verifiziert und sein Profil entsprechend gekennzeichnet. Mit der Deutschen Post als Partner strkt MyHammer seine Vorreiterrolle bei der sicheren Beauftragung von Handwerkern und Dienstleistern, so Markus Berger-de Len, Vorstandsvorsitzender der MY-HAMMER AG. Mit dem E-POSTBRIEF ermglichen wir nicht nur Handwerkern, sondern auch Endkunden einen schnellen und bequemen Kanal zur Verifizierung ihrer Identitt. Das ist wichtig fr unsere Kunden, die sich an zuverlssigen Qualittskriterien bei der Handwerkersuche orientieren, unter anderem an den Bewertungen bisheriger Auftraggeber und den angegebenen Qualifikationen der Handwerker. Alle Qualifikationsangaben werden von MyHammer geprft, bevor sie im MyHammer Profil angezeigt werden. Dieser Qualittsgedanke findet im E-POSTBRIEF seine konsequente Fortsetzung.

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2. Kapitel: Der E-POSTBRIEF im allgemeinen kommunalen Verfahrensablauf

den Versand von Eingangsbesttigungen, bspw. nach 71b Abs. 3 VwVfG, Nachfragen der Behrde beim Antragsteller oder anderen Verfahrensbeteiligten, die Durchfhrung einer Anhrung nach 28 VwVfG oder auf fachgesetzlicher Grundlage, Zwischenmitteilungen der Behrde ber den Verfahrensstand oder hnliches, der fallabschlieende Bescheid, der zumeist in Form eines Verwaltungsaktes ergeht und fr den besondere Formvorschriften gelten, sowie schlielich der Gebhreneinzug, der den Abschluss des Verwaltungsverfahrens markiert.

I.

Information, Beratung, Auskunft im Vorfeld

Die magebliche Vorschrift fr Handlungen informeller Natur vor und whrend des Verwaltungsverfahrens ist 25 VwVfG. Dieser normiert eine Betreuungspflicht 67 der Behrde gegenber den am Verfahren Beteiligten . Es soll insbesondere durch Beratung und die Erteilung von Ausknften darauf hingewirkt werden, dass niemand aus Unkenntnis, Unerfahrenheit oder Unbeholfenheit seiner Rechte verlustig geht. 25 Abs. 1 Satz 1 VwVfG sieht bspw. vor, dass die Behrde die Abgabe von Erklrungen, die Stellung von Antrgen oder die Berichtigung von Erklrungen oder Antrgen anregt, wenn diese offensichtlich nur versehentlich oder aus Unkenntnis unterblieben oder unrichtig abgegeben oder gestellt worden sind. Gem 25 Abs. 1 Satz 2 VwVfG erteilt sie, soweit erforderlich, Auskunft ber die den Beteiligten im Verwaltungsverfahren zustehenden Rechte und die ihnen obliegenden Pflichten. Ferner gibt sie gem 25 Abs. 2 VwVfG Auskunft ber die voraussichtliche Verfahrensdauer und die Vollstndigkeit der Antragsunterlagen und errtert, soweit erforderlich, bereits vor Stellung eines Antrags mit dem zuknftigen Antragsteller, welche Nachweise und Unterlagen von ihm zu erbringen sind und in welcher Weise das Verfahren beschleunigt werden kann. 9 des Entwurfes fr ein E-Government-Gesetz will Vorkehrungen schaffen, dass diese Informationen zuknftig weitaus effektiver erteilt werden knnen. Beteiligten soll durch den Einsatz elektronisch untersttzter Verwaltungsablufe ermglicht werden, jederzeit auf elektronischem Wege den Verfahrensstand zum Zeitpunkt der Anfrage, die zum Zeitpunkt der Anfrage zur Verfahrenshandlung verpflichtete Behrde sowie deren Ansprechpartner mit Kontaktinformationen und die weiteren

67

Kallerhoff, in: Stelkens/Bonk/Sachs (Hrsg.), VwVfG, 7. Aufl. 2008, 25 Rn. 1.

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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

erforderlichen Verfahrensschritte bis zum Abschluss des Verwaltungsverfahrens abrufen zu knnen. 25 VwVfG ist inhaltlich auf die im Verwaltungsverfahren abzugebenden Erklrun68. gen beschrnkt Sie findet zunchst Anwendung im Rahmen eines anhngigen Verwaltungsverfahrens nach 9 VwVfG. Entsprechende Anwendung findet 25 VwVfG bei schlicht-hoheitlichem Handeln und im Verwaltungsprivatrecht. Soweit noch kein Verwaltungsverfahren gem 22 VwVfG erffnet ist, kommt die Beratungs- und Auskunftspflicht gem 25 Abs. 2 VwVfG zur Anwendung, wenn die Stellung eines Antrags konkret beabsichtigt ist oder ein Bezug zu einem konkreten, 69 zumindest in Aussicht gestellten Verwaltungsverfahren gegeben ist . Die Belehrungs- und Auskunftspflichten bestehen gegenber den Beteiligten des Verfahrens. Die Pflicht zur Anregung zur Vornahme von Verfahrenshandlungen ist von Amts wegen zu bercksichtigen. Weitergehende Mitteilungen auerhalb eines anhngigen Verfahrens oder an Nichtbeteiligte stehen im Ermessen der Behrde insgesamt sollte aber grozgig mit Auskunft und Beratung umgegangen werden, da nur auf diese Weise den Anforderungen an eine brgerfreundliche Verwaltung ent70 sprochen werden kann . Die Regelungen des 25 VwVfG enthalten keinerlei Formerfordernisse. Die Umsetzung von 9 des Entwurfs eines E-Government-Gesetzes zielt hingegen deutlich auf eine elektronische Abwicklung der Informationsbegehren, zum Teil sogar so weitgehend, dass ein unmittelbarer Kontakt mit der Behrde entbehrlich wird. Zwar rumt 25 VwVfG den zustndigen Stellen kein Ermessen hinsichtlich der Erteilung der Beratung und Ausknfte ein. Das Ob und Wie der Beratung ist vielmehr eine Beurteilungsfrage, die gerichtlich voll berprfbar ist. Einen gewissen Spielraum erffnen insoweit lediglich die Formulierungen soll, soweit erforderlich oder soweit es () dient. Indem allerdings die Form der Beratung, Auskunft oder Errterung nicht geregelt ist, besteht ein Gestaltungsspielraum, welchen die Behrde 71 ber ihr Verfahrensermessen (vgl. 10 VwVfG) ausfllen kann . Somit kommt je nach Art und Umfang der Beratung sowie der Komplexitt und der Umstnde des Einzelfalls neben einem ausfhrlichen persnlichen Beratungsgesprch die Zusendung von Informationsmaterial per klassischem Brief oder E-POSTBRIEF, eine Errterung ber das Telefon, den Austausch von E-Mails oder auch in einem Internet68 69

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71

Kallerhoff, in: Stelkens/Bonk/Sachs (Hrsg.), VwVfG, 7. Aufl. 2008, 25 Rn. 2. Herrmann, in: Bader/Ronellenfitsch (Hrsg.), Beckscher Online Kommentar VwVfG, Ed. 13 (Stand: 01. 10. 2011), 25 Rn. 4. Pnder, in Erichsen/Ehlers (Hrsg.), Allgemeines Verwaltungsrecht, 14. Aufl. 2010, 14 Rn. 40; zur Kundenfreundlichkeit der ffentlichen Verwaltung Schulz, in: Horvath (Hrsg.), Kunden und Markt im Fokus Mit Marketingcontrolling zu mehr Erfolg, 2010, S. 149 ff.; ders., in: Schliesky (Hrsg.), Staatliches Innovationsmanagement, 2010, S. 135 ff. S. auch Luch, in: Bauer u. a. (Hrsg.), Verwaltungsverfahrensgesetz, mit rechtlichen Aspekten des E-Government Kommentar, 2012, 25 Rn. 40.

35

2. Kapitel: Der E-POSTBRIEF im allgemeinen kommunalen Verfahrensablauf

Chat in Betracht . Die Einhaltung einer bestimmten Form ist nicht erforderlich. Der Einsatz von Kommunikationsmitteln, mittels welcher eine beweiskrftige Dokumentation mglich ist, kann allerdings die Position der Behrde beim Vorwurf der Amtspflichtverletzung verbessern, da sie bei einem Rechtsverlust des Betroffenen u. U. beweispflichtig ist, dass den Betreuungspflichten gegenber dem Verfahrensbeteiligten nachgekommen worden ist bzw. dieser sie trotz Angebots ausgeschla73 gen hat . Dies bedeutet zusammengefasst fr den E-POSTBRIEF, dass dieser ohne Einschrnkungen zur Vorfeldinformation und zur Beratung eingesetzt werden kann. Der Einsatz des E-POSTBRIEFS mit elektronischer Zustellung setzt aber eine Zugangserffnung auf Seiten des Verwaltungsadressaten, will dieser auf diesem Weg In74 formationen anfordern, auch auf Seiten der Behrde, voraus . Der E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung entspricht hinsichtlich dieser Anwendungsflle vollstndig der postalischen Kommunikation und kann daher eingesetzt werden; Schriftformerfordernisse existieren nicht.

72

II.

Antragstellung

Der verfahrenseinleitende Antrag i. S. v. 22 VwVfG unterliegt, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist, ebenfalls dem Grundsatz der Nichtfrmlichkeit des Verwaltungsverfahrens aus 10 VwVfG. Fr das allgemeine Verfahren normiert das VwVfG nichts Nheres ber den Antrag. Fr das frmliche Verwaltungsverfahren bestimmt 64 VwVfG, dass dieser schriftlich oder zur Niederschrift bei der Behrde zu stellen ist. In allen anderen Fllen, wo keine fachrechtlichen Formvorschriften bestehen, bedeutet dies, dass der Antrag formlos mglich ist, also mndlich, schriftlich, (unter den Voraussetzungen des 3a VwVfG) elektronisch, telegrafisch (z. B. per Fax oder Fernschreiben), zur Niederschrift bei der Behrde oder, soweit die Identitt des Antragstellers bekannt ist, u. U. auch telefonisch oder gar durch konkludentes Ver75 halten gestellt werden kann . Insofern bestehen auch keine Bedenken, per EPOSTBRIEF eingehende Antrge von Verwaltungsadressaten als wirksam zu behandeln.

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Kopp/Ramsauer, VwVfG, 12. Aufl. 2011, 25 Rn. 21. Ritgen, in: Knack/Henneke (Hrsg.), VwVfG, 9. Aufl. 2010, 25 Rn. 22. Ein solcher ist zuknftig nach 2 Abs. 1 des E-Government-Gesetz zwingend vorzuhalten. Vgl. nur Kopp/Ramsauer, VwVfG, 11. Aufl. 2010, 22 Rn. 31 m. w. N.

36

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

1.

Schriftform

Fr die Anforderungen, die an einen in schriftlicher Form eingereichten Antrag zu stellen sind, wird nach der herrschenden Meinung zwischen der freiwillig gewhlten Schriftform und gesetzlichen Schriftformerfordernissen differenziert. Im Gegensatz zu sonstigen Schriftformerfordernissen im ffentlichen Recht soll 126 BGB zwar nicht unmittelbar gelten, aber dennoch als Mastab herangezogen 77 werden knnen . Dies bedeutet im Grundsatz, dass das Schriftstck entweder durch eigenhndige Unterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens zu unterzeichnen ist, wie in 126 BGB angeordnet. Im Zusammenhang mit der Diskussion, ob die Unterschrift aus mehreren leserlichen Buchstaben bestehen muss oder ob eine unleserliche sog. Paraphe (ein auf wenige Zeichen reduziertes 78 Namenskrzel) ausreicht , wird in der Kommentarliteratur fr einen grozgigen 79 Umgang mit dem Unterschriftserfordernis pldiert . Verfahrensvorschriften seien kein Selbstzweck und das Erfordernis der Schriftlichkeit schliee die eigenhndige Unterzeichnung nicht um ihrer selbst willen ein, sondern um der Verwaltung eine besondere Sicherheit hinsichtlich der Tatsache der Antragstellung, ihres Inhalts und 80 ihres Urhebers zu vermitteln . berall dort, wo sich daher trotz Fehlens der Unterschrift aus den Gesamtumstnden ergibt, dass die Erklrung vom Antragsteller stammt und mit seinem Willen in den Rechtsverkehr gelangt ist, also keinen Entwurf darstellt, ist dem Sinn und Zweck der Schriftlichkeit hinreichend Genge ge81 tan . Insofern ist auch bei modernen Kommunikationsformen den Bedrfnissen der Verwaltung Rechnung getragen, wenn die Willenserklrung in einer der Schriftform vergleichbaren Weise verkrpert ist und ihren Urheber erkennen lsst. Eine Ausnahme vom Unterschriftenerfordernis sollte berall dort zugelassen werden, wo die verwendete Technik dies bedingt und sich die Gewhr fr Urheberschaft und Erklrungswillen anderweitig hinreichend sicher ergibt, z. B. indem die elektronisch bermittelte Eingabe deutliche Angaben ber den Einsender (Name, Adresse, 82 E-Mail-Adresse) und ggf. das absendende Gert enthlt . Auf diese Kriterien hat
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Zum fallabschlieenden Bescheid Gliederungspunkt IX. Uneins ist man sich aber offenbar ber die dogmatische Begrndung: Ritgen, in: Knack/Henneke (Hrsg.), VwVfG, 9. Aufl. 2010, 22 Rn. 13, ist der Ansicht, dass fr die Schriftform 126 BGB entsprechend gelte, whrend Schmitz, in: Stelkens/Bonk/Sachs (Hrsg.), VwVfG, 7. Aufl. 2008, 22 Rn. 31, meint, die Schriftform sei wie in 126 BGB zu gestalten. Bei Kopp/Ramsauer, VwVfG, 11. Aufl. 2010, 22 Rn. 32, findet sich mit vgl. 126 BGB lediglich ein undifferenzierter Verweis. Insoweit deutlicher: Schwarz, in: Fehling/Kastner (Hrsg.), HK-VerwR, 2. Aufl. 2010, 22 VwVfG Rn. 29, der sich fr eine sinngeme Anwendung von 126 BGB ausspricht. Schmitz, in: Stelkens/Bonk/Sachs (Hrsg.), VwVfG, 7. Aufl. 2008, 22 Rn. 31. Siehe nur Ritgen, in: Knack/Henneke (Hrsg.), VwVfG, 9. Aufl. 2010, 22 Rn. 13 m. w. N. Kopp/Ramsauer, VwVfG, 11. Aufl. 2010, 22 Rn. 32a. Schmitz, in: Stelkens/Bonk/Sachs (Hrsg.), VwVfG, 7. Aufl. 2008, 22 Rn. 31. Schmitz, in: Stelkens/Bonk/Sachs (Hrsg.), VwVfG, 7. Aufl. 2008, 22 Rn. 33.

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2. Kapitel: Der E-POSTBRIEF im allgemeinen kommunalen Verfahrensablauf

das FG Dsseldorf auch bei einer per einfacher E-Mail erhobenen Klage abgestellt 83 und diese ausreichen lassen . Auerhalb freiwillig gewhlter Schriftform auf Seiten des Brgers, wenn also besondere Rechtsvorschriften die Schriftlichkeit der Antragstellung vorsehen, hat sich eine derart grozgige Handhabe jedoch immer noch nicht durchgesetzt. Hier soll der Schriftform nach wie vor ausschlielich durch ein mit eigenhndiger Unterschrift unterzeichnetes Schreiben, durch ein elektronisches Dokument, welches mit einer qualifizierten elektronischen Signatur i. S. v. 3a Abs. 2 VwVfG versehen ist, 84 durch ein Telefax, das auf dem Original unterschrieben worden ist , oder durch ein Computerfax (als bislang einzige anerkannte Ausnahme vom Unterschriftserforder85 nis abseits der elektronischen Signatur) entsprochen werden knnen. Die Grundstze der zivilrechtlichen Schriftform griffen beim verfahrenseinleitenden Antrag in der Regel durch. Insofern kommt derzeit ein Rckgriff auf den E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung im Rahmen schriftformgebundener Antrge nur beim Einsatz einer qualifizierten Signatur in Betracht. Einer abweichenden Argumentation wie sie z. B. vom 86 FG Dsseldorf im Urteil vom 09. 07. 2009 angedeutet wurde steht der eindeutige Wortlaut der Vorschriften, die die Schriftformquivalenz elektronischer Dokumente regeln (bspw. 3a Abs. 2 VwVfG), entgegen. Sobald wie vom Entwurf eines E-Government-Gesetz des Bundes vorgesehen auch andere Kommunikationsformen, die die Identifizierbarkeit des Absenders und die unvernderte Nachrichtenbermittlung sichern, wie bspw. die absenderbesttigte De-Mail, als Schriftformquivalent zugelassen werden und die Deutsche Post diese Voraussetzungen erfllt bzw. ihren Dienst akkreditieren lsst, knnen auch diese weiteren Kommunikationsformen zugelassen werden. Analysiert man Telefax und E-POSTBRIEF mit klassicher Zustellung nher, liegt die Vergleichbarkeit auf der Hand, was dafr spricht, auch den E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung als Schriftformquivalent zuzulassen. Im Ergebnis zielt das Handeln des Verwaltungsadressaten auf die Herstellung und bermittlung einer verkrperten Urkunde an die Behrde. In beiden Varianten vollzieht sich ein Teil dieses bermittlungsprozesses elektronisch, was aber dem intendierten Kommunikationsergebnis (Faxausdruck oder Brief) nicht entgegensteht. Daher ist es auch in Konstellationen, in denen sich der Brger an den Staat wendet, ausreichend, wenn sich Urheberschaft und Verkehrswille ermitteln lassen und eine Verkrperung vor-

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FG Dsseldorf, MMR 2010, 144; dazu Schulz, CR 2010, 402 f. Str.; fr die Erforderlichkeit der Unterschrift auf der Faxvorlage: Kopp/Ramsauer, VwVfG, 11. Aufl. 2010, 22 Rn. 33; dagegen: Schmitz, in: Stelkens/Bonk/Sachs (Hrsg.), VwVfG, 7. Aufl. 2008, 22 Rn. 33. Vgl. GmS-OGB, NJW 2000, 2340 (2341). FG Dsseldorf, MMR 2010, 144; dazu Schulz, CR 2010, 402 f.

38

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

liegt. Einer eigenhndigen Unterschrift bedarf es ebenso wie beim Computerfax nicht. Wenn also Telefax und hnliche neue Kommunikationsformen schon fr 87 Widerspruch, Klage und im frmlichen Verwaltungsverfahren ( 64 VwVfG ) zugelassen werden, muss dies umso mehr fr das normale Antragsverfahren gelten, 88 in dem durch Rechtsvorschrift ein Schriftformerfordernis begrndet worden ist . Eine Ausnahme vom Unterschriftserfordernis ist zuzulassen, wenn die verwendete Technik dies bedingt und die Gewhr fr die Urheberschaft und den Erklrungswillen anderweitig gesichert ist. Diese Voraussetzungen sind beim Einsatz des E-POSTBRIEFS mit klassischer Zustellung erfllt.

2.

Rechtsfolgen bei Nichteinhaltung

Die Folgen der Nichteinhaltung von Formvorschriften, seien es nun Schriftformoder Formblatterfordernisse, bestimmen sich danach, ob die Vorschriften, die die Form anordnen, zwingend sind oder nicht bzw. ob es sich um ein Formverlangen 89 der Behrde im Rahmen ihres Organisationsermessens handelt . Wird trotz zwingender Vorschriften ein Antrag nicht formgem gestellt, ist er unzulssig, muss aber wegen 24 Abs. 3 VwVfG dennoch entgegengenommen 90 werden; zudem ist der Antragsteller entsprechend zu belehren . Erst wenn der Antrag danach erneut unter Missachtung der Form gestellt wird, kann ihn die Behrde als unzulssig verwerfen. Bei einem unverbindlichen Formverlangen darf ein nicht formgerecht gestellter Antrag nicht zu materiellrechtlichen Nachteilen fhren. Die Behrde kann zwar die Bearbeitung des Antrags von ihren selbst aufgestellten Formbedingungen abhngig machen, aber nicht erreichen, dass aufgrund eines formfrei gestellten Antrags eine 91 Frist nicht gewahrt wird oder ein materiell gegebener Anspruch erlischt .

III. Identifizierung
Das Angebot des E-POSTBRIEFS wird (bisher auf privatrechtliche Anwendungsflle 92 beschrnkt ) zum Teil auch zu Identifizierungszwecken eingesetzt. Da auch im Rahmen zahlreicher Verwaltungsverfahren der Antragsteller (oder auch andere
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Schulz, in: Bauer u. a. (Hrsg.), Verwaltungsverfahrensgesetz, mit rechtlichen Aspekten des EGovernment Kommentar, 2012, 64 Rn. 15 ff. So explizit Schulz, in: Bauer u. a. (Hrsg.), Verwaltungsverfahrensgesetz, mit rechtlichen Aspekten des E-Government Kommentar, 2012, 64 Rn. 14. Ob die Verwaltung ohne gesetzliche Grundlage die Bearbeitung des Antrags von Schriftform bzw. Formularverwendung abhngig machen kann, ist im Einzelnen umstritten. Vgl. nur Kopp/Ramsauer, VwVfG, 11. Aufl. 2010, 22 Rn. 32 u. 34 m. w. N. zum Meinungsstand. Ritgen, in: Knack/Henneke (Hrsg.), VwVfG, 9. Aufl. 2010, 22 Rn. 14. Kopp/Ramsauer, VwVfG, 11. Aufl. 2010, 22 Rn. 32. S. bereits Fn. 66.

39

2. Kapitel: Der E-POSTBRIEF im allgemeinen kommunalen Verfahrensablauf

Beteiligte) rechtssicher identifiziert werden mssen, stellt sich die Frage, ob diesbezglich auch auf den E-POSTBRIEF zurckgegriffen werden kann. Es existieren kaum allgemeine verfahrensrechtliche Vorgaben zur Identifizierung im Verwaltungsverfahren. Soweit das Fachrecht keine expliziten Regelungen enthlt, stehen sowohl die Entscheidung, ob eine besondere Identifizierung vorgenommen werden soll, als auch die hierzu einsetzbaren Verfahren, im Verfahrensermessen der Behrde. In der herkmmlichen Verwaltungskommunikation erfolgt eine gesetzlich zwingende oder behrdlich initiierte Identifizierung mittels Vorlage des Personalausweises. Mit dem elektronischen Identittsnachweis nach 18 PAuswG 93 steht mittlerweile auch eine elektronische Variante zur Verfgung . Daneben haben sich auch Identittsbesttigungsdienste entwickelt, die aber, so94 weit ersichtlich, derzeit nicht (bzw. nur in einem zu vernachlssigenden Umfang ) als eigenes Geschftsmodell angeboten werden obwohl sie, allerdings nur unter Inkaufnahme eines Medienbruchs, bereits heute zu realisieren wren. Durch die 95 Nutzung des PostIdent-Verfahrens welches im brigen auch nicht gesetzlich erfasst ist , bei dem die Identitt durch die Vorlage des (klassischen) Personalausweises durch einen Angestellten der Deutschen Post berprft und dem Anbieter von Dienstleistungen besttigt wird, wre es mglich (auch im Internet) als Identittstreuhnder in Erscheinung zu treten. Aufgegriffen wird dieser Gedanke von 6 De-Mail-Gesetz. Als Identittsbesttigungsdienst wird der Dienst beschrieben, der es dem Nutzer ermglicht, seine 96 verschiedenen virtuellen Teilidentitten (= Teilmengen der Identittsattribute ) zu verwalten. Er kann auch als Authentisierungsdienst bezeichnet werden. Der Nutzer kann sich gegenber anderen Fachverfahren und Diensten anderer Anbieter und damit auch gegenber der ffentlichen Verwaltung authentisieren und diesen von einem (vertrauenswrdigen) Dritten berprfte Identittsattribute zur Verfgung stellen. Zu diesem Zweck kann der Nutzer alle auf einem sicheren Weg (PostIdent, Vorlage des Ausweises oder elektronischer Identittsnachweis) an den De-MailDiensteanbieter bermittelten Identittsattribute beliebig zusammenstellen und je nach Anforderung des Service Providers individuell bermitteln. Dieses Vorgehen lsst einerseits die Notwendigkeit der Pflege zahlreicher Nutzer- und Kundenprofile entfallen, andererseits wird so der datensparsame Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten ermglicht. Soweit durch Rechtsvorschrift angeordnete (so die Formulierung fr Schriftformerfordernisse in 3a Abs. 2 VwVfG) Identifizierungspflichten bestehen, ist fraglich,
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Dazu ausfhrlich Luch, in: Schliesky (Hrsg.), Gesetz ber Personalausweise und den elektronischen Identittsnachweis, Kommentar, 2009, 18 Rn. 1 ff.; Schulz, CR 2009, 267 ff. S. bspw. das Angebot von www.openid.net. S. dazu Mller, NJW 2005, 1605 ff. Sorge/Westhoff, DuD 2008, 337 (337).

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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

ob diese immer durch den elektronischen Identittsnachweis des 18 PAuswG, ein Vorgehen nach 6 De-Mail-Gesetz oder einen gesetzlich nicht geregelten Identittsbesttigungsdienst erfllt werden knnen. Insofern wird der Auslegung des mageblichen Fachrechts eine entscheidende Bedeutung zukommen, zumal es an einer eigentlich wnschenswerten allgemeinen Gleichstellung fehlt, wie sie in 3 Abs. 2 VwVfG fr die qualifizierte elektronische Signatur und die Schriftform erfolgt ist. Wenn bspw. die Vorlage eines amtlichen Ausweises verlangt wird, ist problematisch, ob eine online und elektronisch abgewickelte Identittsberprfung gleichwertig ist und diesen Vorgaben gengt. Gleiches gilt, wenn ein Lichtbildausweis verlangt wird, da ein Abgleich der bereinstimmung des ueren Erscheinungsbildes mit dem Foto im Online-Prozess ausscheiden muss, da das Lichtbild nicht zu den in zulssiger Weise bermittelbaren Identittsattributen zhlt (Aufzhlung in 18 Abs. 3 PAuswG). In jedem Fall kann der elektronische Identi97 ttsnachweis ein persnliches Erscheinen nicht ersetzen . Insofern besteht rechtspolitischer Handlungsbedarf im Rahmen eines E-Government-Gesetzes des Bundes htte eine allgemeine Gleichstellungsvorgabe aufgenommen werden mssen. 2 Abs. 2 des Entwurfes enthlt zwar die Verpflichtung, in Verwaltungsverfahren, in denen die Behrde die Identitt einer Person aufgrund einer Rechtsvorschrift festzustellen hat oder aus anderen Grnden eine Identifizierung fr notwendig erachtet, einen elektronischen Identittsnachweis nach 18 PAuswG anzubieten. Dies bedeutet aber nicht zugleich, dass auch alle gesetzlichen Identifizierungserfordernisse auch auf diesem Weg erfllt werden knnten. Der Gesetzgeber hat mit der Anpassung einzelner Identifizierungsvorgaben (GwG, 98 SigG ) deutlich zum Ausdruck gebracht, dass eine solche auch erforderlich ist. Eine Gleichstellung des Vorgehens nach 6 De-Mail-Gesetz ist ebenfalls nicht ersichtlich. Insofern ist es fr den Einsatz im kommunalen Bereich, aber auch darber hinaus, zunchst von besonderer Bedeutung, sorgfltig zu prfen, ob derartige entgegen99 stehende rechtliche Vorgaben berhaupt existieren . Finden sich diese in eigenen Satzungen oder Verwaltungsvorschriften bzw. haben sich diese in Ausbung des Verfahrensermessens zur gngigen Verwaltungspraxis verfestigt, sollte (und
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Zur Problematik auch Luch, in: Melderecht, Passrecht, Ausweisrecht Das neue Bundesrecht, 2010 (Loseblatt-Sammlung), 18 PAuswG Rn. 18 ff. Diese Anpassungen erfolgten parallel zum neuen Personalausweisgesetz, mit dem erstmals der elektronische Identittsnachweis eingefhrt wurde. Diese Prfung besitzt im brigen auch fr die vergleichbare Situation hinsichtlich gesetzlicher Schriftformerfordernisse, die derzeit ausschlielich durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden knnen, die gleiche besondere Relevanz. Auerhalb dieser Vorschriften steht die Einforderung gewisser Formalitten nmlich im Ermessen der Behrde, sodass diese auch elektronische Systeme als gleichwertige Kommunikationskanle betrachten kann, die ein vergleichbares Sicherheitsniveau gewhrleisten knnen, wie bspw. der E-POSTBRIEF oder die De-Mail-Kommunikation.

41

2. Kapitel: Der E-POSTBRIEF im allgemeinen kommunalen Verfahrensablauf

kann) eine eigenverantwortliche Neubewertung vorgenommen werden. Der elektronische Identittsnachweis ist nmlich in der Regel geeignet, die jeweiligen Zielsetzungen ebenso gut zu erfllen wie der klassische Ausweisabgleich. Gleiches drfte fr das Vorgehen nach 6 De-Mail-Gesetz gelten, sodass der E-POSTBRIEF auch in diesem Kontext zur Anwendung kommen kann. Aber auch ohne ausdrckliche Berufung auf 6 De-Mail Gesetz und somit vor einer Akkreditierung des Dienstes der Deutschen Post ist es der Behrde unbenommen, auch auf die Versicherungen vertrauenswrdiger Dritter ber die Identitt eines Verfahrensbeteiligten zu vertrauen. Wird ein Antrag von einer De-Mail- oder E-POSTBRIEF Adresse versendet, die einerseits nur mithilfe einer sicheren Erstregistrierung erffnet werden kann, zudem aber auch bei jedem Einlog-Vorgang bzw. dem Versand einer Nachricht eine Verifikation (bspw. mittels mobile TAN oder erneut unter Nutzung des elektronischen Personalausweises) verlangt, andererseits aber ebenfalls einen sicheren Kommunikationskanal nutzt, fhrt dies dazu, dass aus Sicht der ffentlichen Verwaltung ein vergleichbares Sicherheitsniveau erreicht werden kann. Hinzu kommt ein typisier100 tes Vertrauen in den dritten Akteur , der durch die bermittlung der Nachricht nicht nur als E-Mail- bzw. Nachrichtenprovider, sondern quasi zustzlich als Identi101 ttsprovider auftritt . Dieses Vertrauen kann durch Zertifizierungs- oder Akkreditierungsverfahren sichergestellt werden. Letztlich stellt sich dieses Vorgehen zum Teil auch als Identittsbesttigungsdienst nach 6 De-Mail-Gesetz dar, der ursprnglich allerdings als die isolierte bermittlung von Identittsattributen gedacht war. Zumal aber in der Regel auch Mitteilungen, ggf. sogar schriftfrmliche Antrge, bermittelt werden sollen, kann die Zusammenfassung von Postfach- und Versanddienst ( 5 De-Mail-Gesetz) und Identittsbesttigungsdienst ( 6 De-MailGesetz) zu keiner anderen rechtlichen Bewertung fhren. Im Ergebnis bedeutet dies, dass die Kommunalverwaltung bei Antrgen, die von einer E-POSTBRIEF Adresse versendet worden sind, in der Regel auf die Identitt vertrauen kann. Lediglich bei gesetzlich zwingenden Identifizierungserfordernissen kann ein zustzliches Vorgehen nach 18 PAuswG bzw. eine Vorlage des Ausweises erforderlich werden.

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Zur Rolle des Rechts zur Erhhung von Vertrauen Barthel/Braczyk/Fuchs, in: Kubicek (Hrsg.), Multimedia@Verwaltung, 1999, S. 119; wobei teilweise vertreten wird, dass das Recht alleine nicht in der Lage ist, ausreichend Vertrauen in der virtuellen Welt zu schaffen, vgl. Boehme-Neler, MMR 2009, 439 ff.; speziell zum Technikmisstrauen Heckmann, DuD 2009, 656 ff.; zur Vertrauenserhhung durch Drittbekrftigungen Hoffmann/v. Kaenel, in: Schliesky (Hrsg.), Technikgesttztes Identittsmanagement Rechtsfragen und Lsungsvorschlge: dargestellt am Beispiel der De-Mail und elektronischer Dokumentensafes, 2010, S. 79 ff. Zum Begriff des Identittsproviders Schulz, in: Schliesky (Hrsg.), Technikgesttztes Identittsmanagement Rechtsfragen und Lsungsvorschlge: dargestellt am Beispiel der De-Mail und elektronischer Dokumentensafes, 2010, S. 51 (67 ff.).

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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

IV. bersendung von Dokumenten


In vielen Verfahren muss der Verwaltungsadressat nicht nur einen Antrag an die Behrde bermitteln, sondern auch bestimmte Nachweise erbringen bzw. Dokumente bersenden. Diese knnen ganz unterschiedlicher Natur sein, sie knnen ihrerseits das Ergebnis eines anderen Verwaltungsverfahrens sein, von Dritten (Privaten) ausgestellt oder auch vom Antragsteller selbst hergestellt sein. Auch in Verfahren, die nicht antragsgebunden sind, ist die Vorlage von Dokumenten durch 102 den Brger ein typisches Anwendungsszenario. So sind gem 3 BauVorlVO SH bspw. folgende Unterlagen mit dem Antrag bei der Behrde einzureichen: Auszug aus der Liegenschaftskarte, Lageplan, Bauzeichnungen, Bau- und Betriebsbeschreibung, Standsicherheitsnachweis, Erschlieungsangaben Wasser / Energie, ggf. Nachweise ber den Brandschutz und bei Bestehen eines Bebauungsplanes Angaben zum Ma der baulichen Nutzung. Whrend Auszge aus der Liegenschaftskarte behrdlichen Charakter haben (so103 dass auch eine unmittelbare bermittlung in Betracht kme ), stammen die Bauzeichnungen etc. in der Regel vom jeweiligen Architekten. Bisher existieren im Verwaltungsverfahrensrecht keine allgemeine Vorschriften, die die Qualitt einzureichender Unterlagen oder elektronischer quivalente betreffen. Fachgesetzliche Vorgaben sind denkbar und in jedem Fall vorrangig zu beachten, jedoch ist in der Regel der konkrete Gegenstand einer Dokumentenvorlage nicht im Vorfeld konkretisiert, sondern wird erst von der Behrde im Rahmen des Verfahrensermessens bestimmt. Soweit keine entgegenstehenden gesetzlichen Vorschriften bestehen, ist die Behrde in diesem Rahmen auch frei, festzulegen, ob zwingend ein Original vorgelegt werden muss oder ob eine (beglaubigte) Kopie die gleichen Voraussetzungen erfllt. Problematisch ist in diesem Kontext, dass die Grundlagen, auf denen das diesbezgliche Verhalten der Behrden aufbaut, kaum geklrt erscheinen. Folgende Aspekte und Rechtsfragen sind dabei zu unterscheiden:
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Landesverordnung ber Bauvorlagen im bauaufsichtlichen Verfahren und bauaufsichtliche Anzeigen (BauVorlVO) vom 24. Mrz 2009, GVOBl SH 2009, S. 161. Zuknftig ist die unmittelbare bermittlung von Nachweisen von Behrde zu Behrde mit Einwilligung des Betroffenen verpflichtend zu ermglichen; vgl. 5 Abs. 2 des E-GovernmentGesetzes.

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2. Kapitel: Der E-POSTBRIEF im allgemeinen kommunalen Verfahrensablauf

Ob neben einem analogen Original (bspw. Abiturzeugnis) auch elektronische Originale existieren knnen entweder in der Variante, in der zu gar keinem Zeitpunkt ein analoges Original erstellt wurde, oder dass ein analoges Original durch einen (ersetzenden) Scanvorgang in eine elektronische Form berfhrt und das analoge Original nachfolgend vernichtet wurde. Fr den Fall, dass man elektronische Originale anerkennt , die Frage, ob die Vervielfltigung dieser Dokumente angesichts der vollstndigen Identitt mit dem Ausgangsdokument weitere Originale produziert oder ob von elektronischen Kopien gesprochen werden kann. In welchen Fallgruppen die Vorlage des (analogen) Originals verlangt werden kann und damit die vollelektronische Verfahrensabwicklung per se ausscheidet. So legt bspw. Art. 5 Abs. 3 Satz 2 der EU-Dienstleistungsrichtlinie fest, dass die Mitgliedstaaten nicht verlangen drfen, dass Dokumente eines anderen Mitgliedstaates im Original, in beglaubigter Kopie oder in beglaubigter bersetzung vorgelegt werden, auer in den Fllen, in denen dies in anderen Gemeinschaftsrechtsakten vorgesehen ist, oder wenn zwingende Grnde des Allgemeininteresses, einschlielich der ffentlichen Ordnung und Sicherheit, dies erfordern. Ob eine Behrde, wenn sie oder das Gesetz Kopien ausreichen lassen, auch bestimmte Qualittsanforderungen, bspw. in Form einer Beglaubigung, definieren kann. Ob, wenn das Gesetz oder die Behrde im Einzelfall ein bestimmtes Dokument im Original fordert, auch elektronische quivalente zugelassen werden knnen. Und schlielich: welche Anforderungen in diesen Fllen an das elektronische Dokument zu stellen sind. Der Entwurf zu einem E-Government-Gesetz des Bundes enthlt in 5 Abs. 1 eine Regelung, welche allerdings nicht geeignet ist, die vorstehenden Aspekte insgesamt einer sachgerechten Regelung zuzufhren. Sie lautet:
Wird ein Verwaltungsverfahren elektronisch durchgefhrt, knnen die vorzulegenden Nachweise elektronisch eingereicht werden, es sei denn, dass durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt wird oder die Behrde fr bestimmte Verfahren oder im Einzelfall die Vorlage eines Originals verlangt. Die Behrde entscheidet nach pflichtgemem Ermessen, welche Art der elektronischen Einreichung zur Ermittlung des Sachverhalts zulssig ist.
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Bspw. ist es mittlerweile im geschftlichen Verkehr durchaus blich, ausschlielich elektronisch zu kommunizieren, sodass auch von wichtigen Dokumenten, wie Rechnungen o. ., nicht zwingend ein analoges Original existiert.

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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

5 eines E-Government-Gesetzes wird nach dem derzeitigen Entwurf lediglich bestimmen, dass im Falle einer elektronischen Verfahrensabwicklung (auf die der Betroffene aber derzeit nur im Rahmen des 71e VwVfG einen Anspruch hat) grundstzlich alle Nachweise auch in elektronischer Form erbracht werden knnen. Letztlich ist damit fr die rein analoge, papierschriftliche Kommunikation implizit auch ausgesprochen, dass eine Kopie ausreichend ist, zumal die Regelung offensichtlich auf dem gedanklichen Modell eines papierenen Originals und einer elektronischen Kopie aufbaut. Welche Qualittsanforderungen an das elektronoische Dokument gestellt werden, wird hingegen nicht geregelt; es sollte jedoch davon ausgegangen werden, dass diese Anforderungen nicht berdehnt werden und in der Regel eine einfache Kopie bzw. elektronische Form ausreicht. Eine Konkretisierung steht nach Satz 2 im pflichtgemen Ermessen der Behrde. Der verfahrensfhrenden Behrde bleibt es unbenommen, bei Zweifeln an der Richtigkeit der Angaben weitergehende Anforderungen zu definieren. Soweit fr die Vorlage von Nachweisen aber eine gesetzliche Schriftform vorgeschrieben ist, kommt 3a Abs. 2 VwVfG zur Anwendung und es ist eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich. Fr die Einsatzmglichkeiten des E-POSTBRIEFS auf Seiten des Verwaltungsadressaten zur bermittlung von Dokumenten und Nachweisen lassen sich folgende Grundaussagen festhalten: Ist gesetzlich oder seitens der Verwaltung die Vorlage eines analogen Originals gefordert, scheiden sowohl der E-POSTBRIEF mit elektronischer als auch mit klassischer Zustellung aus, da in beiden Fllen lediglich eine Reproduktion des Originals bermittelt werden kann. Ist eine beglaubigte Kopie erforderlich, kann nur der E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung gewhlt werden, wenn die Voraussetzungen einer elektronischen Beglaubigung nach 33 Abs. 4 und 5 VwVfG erfllt wurden. Demgegenber verliert eine beglaubigte Kopie bei der zum Versand mit einem E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung notwendigen berfhrung auf das elektronische Medium seine besondere Rechtswirkung. Bestehen gesetzliche Schriftformerfordernisse auch fr diese weiteren Verfahrensschritte, muss beim E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung eine qualifizierte elektronische Signatur hinzugefgt werden; der E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung ist hingegen ein taugliches quivalent und damit ausreichend. Werden Kopien zugelassen, ohne weitere Anforderungen zu definieren, eignen sich beide Varianten des E-POSTBRIEFS, zumal jeweils eine elektronische bzw. papierschriftliche Kopie des Originals bermittelt wird.

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2. Kapitel: Der E-POSTBRIEF im allgemeinen kommunalen Verfahrensablauf

Die letztgenannte Variante drfte der Hauptanwendungsfall sein nur wenn die Behrde Bedenken hat, wird sie hhere Anforderungen definieren oder sogar die Vorlage des Originals verlangen knnen. Sie entspricht auch dem Anspruch des Art. 8 DLR (umgesetzt in 71e VwVfG), Verwaltungsverfahren vollstndig aus der 105 Ferne und elektronisch abwickeln zu knnen , und der Grundintention des 5 eines knftigen E-Government-Gesetzes des Bundes.

V.

Eingangsbesttigungen

Eingangsbesttigungen bzw. Empfangsbesttigungen sind im Verwaltungsverfahren grundstzlich nicht zwingend vorgeschrieben. Vielmehr liegt es im Ermessen der Behrde, ob sie, wenn nicht gesetzlich angeordnet, eine Eingangsbesttigung bzw. Empfangsbesttigung versendet. Die Form von Eingangsbesttigungen ist deshalb nicht einheitlich geregelt. Folglich sind sie gem dem Grundsatz der Nichtfrmlichkeit des Verwaltungsverfahrens nach 10 VwVfG grundstzlich nicht formgebunden, es sei denn, dass eine Eingangsbesttigung bzw. eine Empfangsbesttigung durch Gesetz vorgeschrieben und zustzlich eine besondere Form angeordnet ist. In diesem Fall kann einem etwaigen Schriftformerfordernis nur mit dem E-POSTBRIEF mit hybrider Zustellung entsprochen werden, weil es sich bei diesem nicht um eine elektronische Kommunikation nach 3a VwVfG handelt, da beim E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung vergleichbar mit dem Telefax kein digitales Ergebnis intendiert ist. Deshalb ist eine qualifizierte elektronische Signatur gem 3a 106 Abs. 2 Satz 2 VwVfG nicht erforderlich . Die Funktionen der Schriftform werden 107 durch den E-POSTBRIEF mit hybrider Zustellung gewahrt . Dies gilt jedoch nicht fr den E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung, der als elektronische bertragung gem 3a VwVfG zur Wahrung der Schriftform einer qualifizierten elektroni108 schen Signatur nach dem Signaturgesetz bedarf . 71b VwVfG bspw., der das Verfahren ber die einheitlichen Stelle regelt, bestimmt in Absatz 3, dass die zustndige Behrde eine qualifizierte Empfangsbest109 tigung auszustellen hat, wenn durch die Anzeige, den Antrag oder die Abgabe
105 106

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Dazu Schulz, DVBl 2009, 12 ff.; ders., VM 2009, 3 ff. Siehe hierzu auch Hoffmann u. a., Der E-POSTBRIEF in der ffentlichen Verwaltung, Teil 1, 2011, S. 134. Hoffmann u. a., Der E-POSTBRIEF in der ffentlichen Verwaltung, Teil 1, 2011, S. 133. Vgl. Hoffmann u. a., Der E-POSTBRIEF in der ffentlichen Verwaltung, Teil 1, 2011, S. 113; Fehling, in: ders./Kastner (Hrsg.), HK-VerwR, 2. Aufl. 2010, 64 VwVfG Rn. 11; Schmitz, in: Stelkens/Bonk/Sachs (Hrsg.), VwVfG, 7. Aufl. 2008, 3a VwVfG Rn. 7. Siehe hierzu Schliesky, in: Knack/Henneke, VwVfG, 9. Aufl. 2010, 71b Rn. 7; Ruge, in: Bauer u. a. (Hrsg.), Verwaltungsverfahrensgesetz, mit rechtlichen Aspekten des E-Government Kommentar, 2012, 71b Rn. 21.

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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

der Willenserklrung eine Frist in Lauf gesetzt wird, innerhalb der die zustndige Behrde ttig werden muss. In 71b Abs. 3 Satz 2 VwVfG wird zwar der Inhalt der Empfangsbesttigung dahingehend bestimmt, dass sie das Datum des Eingangs bei der einheitlichen Stelle mitzuteilen und auf die Frist, die Voraussetzungen fr den Beginn des Fristlaufs und auf eine an den Fristablauf geknpfte Rechtsfolge sowie auf die verfgbaren Rechtsbehelfe hinzuweisen hat. Eine besondere Form wird hingegen nicht vorgeschrieben, sodass ein E-POSTBRIEF Einsatz mit beiden Zustellungsvarianten mglich ist.

VI. Nachfragen der Behrde


Die einschlgige Vorschrift fr Nachfragen der Behrde im laufenden Verfahren ist 24 VwVfG. Nach Abs. 1 ermittelt die Behrde den Sachverhalt von Amts wegen, sie ist somit nicht darauf beschrnkt, von den Verfahrensbeteiligten vorgebrachte Aspekte bei ihrer Entscheidung zu bercksichtigen. Art und Umfang der Ermittlung der relevanten Tatsachen bestimmt gem 24 Abs. 1 Satz 2, 1. HS VwVfG die Behrde selbst. Die Gestaltung dieses Verfahrens liegt in ihrem Ermes110 sen . Sie bedient sich dabei der Beweismittel, die sie nach pflichtgemem Ermessen fr erforderlich hlt, 26 Abs. 1 Satz 1 VwVfG. Dazu gehren insbesondere die Einholung von Ausknften, die Anhrung von Beteiligten, Zeugen und Sachverstndigen, die Beiziehung von Urkunden und Akten sowie die Inaugenscheinnahme 26 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1-4. Fr den hier untersuchten Verfahrensbestandteil der Nachfrage ist auf die Erkenntnisse zur Auskunft zurckzugreifen. Ausknfte sind Bekundungen von Tat111 sachen durch amtliche Stellen oder Privatpersonen . Die Auskunftsanforderung 112 durch die Behrde ist kein Verwaltungsakt , weshalb sie bereits nicht den fr solche geltenden Sonderregelungen unterfllt. Auch ansonsten fehlen nhere Be113 stimmungen zu ihrer Form, sie erfolgt i. d. R. mndlich oder schriftlich . Sie unterliegt demnach dem Grundsatz der Nichtfrmlichkeit und kann auch mittels elektronischer Kommunikationsmedien angefordert werden. Auch die Auskunft selbst ist 114 an keine Form gebunden . Somit sind auch auf elektronischem Wege und sogar (fern-)mndlich gegebene Ausknfte zulssig, fr ihre Verwendung sind sie aller115 dings aktenkundig zu machen . Auch die Dokumentation und Sicherstellung des Zugangs der Auskunftsanforderung ist anzuraten. 26 Abs. 2 Satz 1 u. 2 VwVfG statuieren eine Mitwirkungsobliegenheit der Beteiligten: sie sind nicht zur Mitwir-

110 111 112 113 114 115

Kallerhoff, in: Stelkens/Bonk/Sachs (Hrsg.), VwVfG, 7. Aufl. 2008, 24 Rn. 36. Ritgen, in: Knack/Henneke (Hrsg.), VwVfG, 9. Aufl. 2010, 26 Rn. 18. Kallerhoff, in: Stelkens/Bonk/Sachs (Hrsg.), VwVfG, 7. Aufl. 2008, 26 Rn. 36. Kallerhoff, in: Stelkens/Bonk/Sachs (Hrsg.), VwVfG, 7. Aufl. 2008, 26 Rn. 37. Ritgen, in: Knack/Henneke (Hrsg.), VwVfG, 9. Aufl. 2010, 26 Rn. 18. Kopp/Ramsauer, VwVfG, 12. Aufl. 2011, 26 Rn. 16.

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2. Kapitel: Der E-POSTBRIEF im allgemeinen kommunalen Verfahrensablauf

kung an der Sachverhaltsaufklrung (bspw. durch Ausknfte) verpflichtet, mssen 116 aber u. U. Nachteile hinnehmen, wenn sie der Obliegenheit nicht nachkommen . So wird bei mangelnder Mitwirkung der Beteiligten die Aufklrungspflicht der Behrde reduziert, die Behrde kann diese zum Nachteil des Beteiligten werten, auch andere weitreichende Folgen fr den Verwaltungsadressaten wie Auferlegung von Verfahrenskosten oder Mitverschulden bei Vorliegen einer Amtspflichtverletzung sind denkbar. Diese Nachteile vermgen den Brger aber nur zu treffen, wenn er 117 im Vorwege auf seine Mitwirkungsobliegenheit hingewiesen worden ist . Kommt es zu einem Prozess, muss die Behrde dies beweisen knnen. Gerade unter diesem Aspekt bietet die Kommunikation mittels E-POSTBRIEF einen Vorteil gegenber Telefon und E-Mail. Der Zugang von Hinweis und Auskunftsanforderung ist so beweiskrftig dokumentierbar.

VII. Anhrungen
Bevor die Behrde durch Verwaltungsakt in die Rechte eines Beteiligten eingreift, muss sie dem Betroffenen die Gelegenheit geben, sich zu den entscheidungserheblichen Tatsachen zu uern, 28 Abs. 1 VwVfG. Die Anhrung erfllt vielfltige Funktionen, ist sie doch einerseits das wichtigste Verfahrensrecht der Beteiligten, whrend sie aber auch der Behrde als effektives Mittel der Sachverhaltsaufkl118 rung und damit zur Legitimierung der Verwaltungsentscheidung dient . Obwohl sich 28 Abs. 1 VwVfG ausdrcklich nur auf den Erlass eines Verwaltungsakts bezieht, ist der Vorschrift auch ein allgemeiner Rechtsgrundsatz zu entnehmen, weshalb sie nach herrschender Ansicht auch auf sonstige hoheitliche Manahmen der Verwaltung, die in die Rechte der Betroffenen auf vergleichbare Weise eingreifen, 119 entsprechend anzuwenden ist . Aus 28 VwVfG lassen sich keine Anforderungen an eine bestimmte Form der Anhrung ableiten, sie kann daher unter Bercksichtigung des behrdlichen Verfahrensermessens ( 10 VwVfG) schriftlich, mndlich oder auch fernmndlich (soweit 120 dies nicht zu einer erheblichen Verkrzung des Rechtsschutzes fhrt) erfolgen . Auch die elektronische Form kommt in Betracht, soweit der Brger hierfr einen 121 Zugang i. S. d. 3a VwVfG erffnet hat . Der Anhrungspflicht wird also i. d. R. gengt, wenn dem Beteiligten Gelegenheit gegeben wird, sich schriftlich zu u122 ern . Die persnliche Anhrung kann allerdings erforderlich sein, wenn fr die
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120 121 122

Pnder, in Erichsen/Ehlers (Hrsg.), Allgemeines Verwaltungsrecht, 14. Aufl. 2010, 14 Rn. 26. Pnder, in Erichsen/Ehlers (Hrsg.), Allgemeines Verwaltungsrecht, 14. Aufl. 2010, 14 Rn. 26. Kopp/Ramsauer, VwVfG, 12. Aufl. 2011, 28 Rn. 1 f. Pnder, in Erichsen/Ehlers (Hrsg.), Allgemeines Verwaltungsrecht, 14. Aufl. 2010, 14 Rn. 27; Kopp/Ramsauer, VwVfG, 12. Aufl. 2011, 28 Rn. 4a. Schwarz, in: Fehling/Kastner (Hrsg.), Hk-VerwR, 2. Aufl. 2010, 28 VwVfG Rn. 30. Pnder, in Erichsen/Ehlers (Hrsg.), Allgemeines Verwaltungsrecht, 14. Aufl. 2010, 14 Rn. 29. Bonk/Kallerhoff, in: Stelkens/Bonk/Sachs (Hrsg.), VwVfG, 7. Aufl. 2008, 28 Rn. 46.

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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

Behrde erkennbar ist, dass der Beteiligte nur auf diese Weise sein Anliegen angemessen vorbringen kann, sei es aus Grnden seiner Person oder der Komplexitt 123 der Sache . In solchen Fllen ist das (Formwahl-) Ermessen der Behrde auf null 124 reduziert . Erfolgt die Anhrung durch formloses Schreiben und ergeht daraufhin keine Stellungnahme, so kann die Anhrung nicht belegt werden es sollte deshalb vor der Behrdenentscheidung eine Besttigung eingeholt werden, dass das Anh125 rungsschreiben zugegangen ist . Gerade fr solche Flle bietet der E-POSTBRIEF mit der Mglichkeit, Abruf- und Empfangsbesttigungen zu generieren, einen Mehrwert gegenber E-Mail oder einfachem Brief. Fr das frmliche Verwaltungsverfahren enthlt das VwVfG eine spezielle Ausgestaltung des Anhrungsrechts. Nach 66 VwVfG beschrnkt sich das Anhrungsrecht nicht auf belastende Verwaltungsakte, sondern beansprucht unabhngig vom 126 Inhalt der behrdlichen Manahme Geltung . Auch die Ausnahmen und Einschrnkungen des 28 Abs. 2 u. Abs. 3 VwVfG greifen hier nicht. Hinsichtlich der Form der Anhrung gelten aber im Wesentlichen die gleichen Grundstze wie bei 28 Abs. 1 VwVfG. Die Anhrung ist formlos mglich und kann mndlich (ggf. gekoppelt mit der mndlichen Verhandlung des Sachverhalts), telefonisch, schriftlich, elektronisch (soweit die Voraussetzungen des 3a VwVfG vorliegen) und daher 127 auch unter Nutzung des E-POSTBRIEFS durchgefhrt werden .

VIII. Sonstige Zwischenmitteilungen


Ferner gibt es auch Mitteilungen der Verwaltung an den Brger, die sich nicht eindeutig unter eine der oben behandelten Verfahrensbestandteile subsumieren lassen. Fr diese sonstigen Zwischenmitteilungen, die keiner eigenen Regelung im VwVfG unterliegen, kann aber nichts anderes gelten als bspw. fr Information, Beratung und Auskunft i. S. d. 25 VwVfG oder fr Nachfragen bzw. Ausknfte i. S. v. 26 Abs. 1 i. V. m. 24 Abs. 1 VwVfG. Ohnehin werden die benannten Verfahrenshandlungen im Einzelfall nur schwer voneinander abzugrenzen sein. Die Zwischenmitteilungen sind somit formfrei und unterliegen dem Grundsatz der 128 Nichtfrmlichkeit des Verwaltungsverfahrens aus 10 Satz 1 VwVfG . Danach ist fr das formfreie Verwaltungsverfahren und hier gerade fr bloe Zwischenmitteilungen die elektronische Kommunikation immer zulssig und den traditionellen Kommunikationsmitteln gleichgestellt, soweit der Empfnger des elektronisch bermittelten Dokuments (ob nun Brger oder Verwaltung) hierfr einen Zu123 124 125 126 127 128

Ziekow, VwVfG, 2. Aufl. 2010, 28 Rn. 5. Kopp/Ramsauer, VwVfG, 12. Aufl. 2011, 28 Rn. 40. Bonk/Kallerhoff, in: Stelkens/Bonk/Sachs (Hrsg.), VwVfG, 7. Aufl. 2008, 28 Rn. 46. Sachs, in: Stelkens/Bonk/Sachs (Hrsg.), VwVfG, 7. Aufl. 2008, 66 Rn. 2. Fehling, in: ders./Kastner (Hrsg.), Hk-VerwR, 2. Aufl. 2010, 66 VwVfG Rn. 6. Dazu nher Hoffmann u. a., Der E-POSTBRIEF in der ffentlichen Verwaltung, Teil 1, 2011, S. 31 ff.

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2. Kapitel: Der E-POSTBRIEF im allgemeinen kommunalen Verfahrensablauf

gang erffnet hat. Die elektronische bermittlung hat fr den Empfnger die gleiche rechtliche Wirkung und die gleichen Konsequenzen wie die schriftliche oder 130 sonstige bermittlung . Auch wenn sich die Verwaltung in einem laufenden Verfahren einer gewillkrten Schriftform bedient, kann diese durch die schlichte elektronische Form ersetzt werden, ohne dass eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich wre. Schon nach dem Wortlaut des 3a Abs. 2 VwVfG bedarf es der elektronischen Signatur nur, wenn an die Stelle einer gesetzlich angeordneten Schriftform die elektronische treten soll, im grundstzlich formfreien Bereich blei131 ben einfache elektronische Handlungsformen mglich . Fr das Verwaltungsverfahren und dort gerade fr bloe Zwischenmitteilungen ist daher auch eine ein132 fache E-Mail und somit erst recht der E-POSTBRIEF als Mindeststandard elektronischer Dokumente keineswegs ausgeschlossen.

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IX. Fallabschlieender Bescheid


Bleibt schlielich der fallabschlieende Bescheid, bei dem es wesentlich darauf ankommen wird, ob berhaupt ein gesetzliches Schriftformerfordernis existiert und inwieweit die beiden Varianten des E-POSTBRIEFS geeignet sind, diese Schriftform zu erfllen.

1.

E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung

Will die ffentliche Verwaltung den E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung einsetzen, bedarf es zunchst einer Prfung, ob berhaupt ein durch Rechtsvorschrift angeordnetes Schriftformerfordernis im Sinne des 3a Abs. 2 VwVfG vorliegt. Stellt sich heraus, dass dies nicht der Fall ist, bestehen keine Bedenken, den EPOSTBRIEF auch fr die Verwaltungskommunikation einzusetzen. Aufgrund der besonderen Sicherheitsmerkmale des E-POSTBRIEFS, insbesondere der eingesetzten Verschlsselungstechnologie, treten dabei die bei der klassischen E-MailKommunikation vorhandenen Sicherheitsbedenken nicht auf. Allerdings besteht aufgrund der eindeutigen gesetzlichen Regelung derzeit keine Mglichkeit, eine gesetzlich angeordnete Schriftform ohne den Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur zu ersetzen. Sollten im Rahmen eines E-Government-Gesetzes auch andere Kommunikationsformen, die die Identifizierbarkeit des Absenders und die unvernderte Nachrichtenbermittlung gewhrleisten, der Signatur gleichgestellt werden, knnte dies
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Allgemein zu den Anforderungen an die Errichtung eines Zugangs vgl. Schlatmann, DVBl 2002, 1005 (1008 f.) sowie Hoffmann u. a., Der E-POSTBRIEF in der ffentlichen Verwaltung, Teil 1, 2011, S. 69 ff. Maurer, Allgemeines Verwaltungsrecht, 18. Aufl. 2011, 18 Rn. 13. Schmitz, in: Schmidt-Amann (Hrsg.), Festgabe 50 Jahre Bundesverwaltungsgericht, 2003, S. 677 (684). So Schmitz, in: Stelkens/Bonk/Sachs (Hrsg.), VwVfG, 7. Aufl. 2008, 3a Rn. 18.

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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

den Handlungsrahmen auch fr den E-POSTBRIEF erweitern. Im derzeitigen Entwurf soll die Schriftformquivalenz aber auf die (absenderbesttigte) De-Mail begrenzt bleiben und somit eine Akkreditierung erfordern. In diesem Fall knnte der E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung nur nach erfolgter Akkreditierung gesetzliche Schriftformerfordernisse erfllen. Aber auch abseits gesetzlicher Schriftformerfordernisse wird oftmals aufgrund der besseren Nachweisbarkeit und Dokumentierbarkeit die papierschriftliche Kommunikation gewhlt. Diese Entscheidung ist Folge des Verfahrensermessens der jeweils verfahrensfhrenden Behrde aus 10 VwVfG, die aber auch revidiert werden kann. Diese Popularitt der gewillkrten Schriftform stammt aber aus einer Zeit, in der als Alternativen zur schriftlichen Kommunikation lediglich die telefonische oder mndliche zur Verfgung standen, die gegenber einer schriftlichen Aussage aber nicht das gleiche Ma an Verbindlichkeit und Beweiskraft boten. Ein striktes Festhalten an der Schriftform als Normalfall der Kommunikation verkennt jedoch die Mglichkeiten, die aktuelle Entwicklungen, insbesondere auf dem Gebiet der elektronischen Kommunikation, in dieser Hinsicht bieten. Dass neuartige Kommunikationsmedien gerade nach einer Analyse und ggf. Vernderungen der bisherigen Handhabung zum Einsatz kommen knnen, soll am Beispiel der Erteilung eines Bewohner-Parkausweises als typisches kommunales Anwendungsszenario dargestellt werden: Problematisch hinsichtlich der Einsatzmglichkeiten des E-POSTBRIEFS ist oft lediglich die bersendung des Parkausweises selbst, da dieser in der derzeitig verwendeten Form als Plastikkarte oder besondere Urkunde nicht elektronisch bermittelt werden kann. Hier wre dann nur eine Versendung auf dem klassischen Postwege mglich. Man knnte jedoch auch einen Parkausweis in Papierform bersenden, wenn gewhrleistet wre, dass dieser nicht erheblichen Flschungsrisiken unterliegt. Hierfr knnte der E-POSTBRIEF mit hybrider als auch mit elektronischer Zustellung in Verbindung mit einem Selbstausdruck genutzt werden. Dies knnte flschungssicher durch eine Barcode-Abbildung auf dem jeweiligen Bewilligungsbescheid gewhrleistet werden. Dieser Barcode knnte von den Ordnungsbeamten bei der Kontrolle gescannt und mit der Datenbank der Stadt abgeglichen werden, um die Ordnungsgemheit zu berprfen.

2.

E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung

Soweit aber gesetzliche Schriftformerfordernisse das Verfahrensermessen der Behrde hinsichtlich des fallabschlieenden Bescheids determinieren, kommt nach aktueller Rechtslage nur der E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung in Betracht. Der E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung kann nmlich wie im Rahmen der Antragstellung auch hinsichtlich der abschlieenden Entscheidung der Behrde gesetzliche Schriftformerfordernisse des ffentlichen (Verwaltungs-) Rechts erfllen, soweit nicht ausdrcklich eine eigenhndige Unterschrift notwendig ist, was sich aus der Auslegung des mageblichen Fachrechts ergeben kann. Dafr spricht,

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2. Kapitel: Der E-POSTBRIEF im allgemeinen kommunalen Verfahrensablauf

dass alle Funktionen der Schriftform erfllt werden: Die Abschlussfunktion wird durch die Unterschrift oder wie 37 VwVfG fr die Haupthandlungsform der Verwaltung, den Verwaltungsakt, zeigt gleichberechtigt auch durch die bloe Namenswiedergabe sichergestellt. Diese kann auch in einem E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung erfolgen. Die Perpetuierung erfolgt wie bei jeder anderen gewhnlichen Briefzustellung durch den Ausdruck in Papierform. Durch das zu Beginn der Teilnahme am E-POSTBRIEF Versandsystem erfolgende IdentifizierungsVerfahren wird gewhrleistet, dass die unter einem ber Benutzername und Passwort geschtzten Account versendeten Nachrichten einer Nutzeridentitt (und deren realer Entsprechung) zugeordnet werden knnen. Da die Nachrichten des Weiteren auch ber ein sicheres Tunnelsystem und verschlsselt an die Deutsche Post zwecks Ausdruck und Weiterleitung versendet werden, besteht auch an der Echtheit der jeweils vom Nutzer generierten Nachricht, die aufgrund des sicheren bertragungsweges unverndert ankommt, kein Zweifel (Verifikationsfunktion). Der Ausdruck des E-POSTBRIEFS gewhrleistet auch eine langfristige Dokumentierbarkeit des Vorgangs (Beweisfunktion). Schlielich wird auch die vor allem bei der Kommunikation des Verwaltungsadressaten mit der Verwaltung relevante Warnfunktion gewahrt; es muss eine mobile TAN eingegeben werden, die zuverlssig verhindert, dass unfertige Entwrfe oder noch nicht zu Ende gedachte berlegungen bereilt in den Rechtsverkehr entuert werden. Gesttzt wird die Schriftformquivalenz des E-POSTBRIEFS mit klassischer Zustellung vor allem durch einen Vergleich mit dem Tele- sowie Computerfax, die sogar fr Klage und Widerspruch als ausreichend angesehen werden. Die Rechtsprechung verfhrt diesbezglich eher grozgig. Da Verfahrensvorschriften nicht Selbstzweck sein drfen, schliet das Erfordernis der Schriftlichkeit die eigenhndige Unterzeichnung nicht um ihrer selbst willen, sondern deshalb ein, weil sie in der Regel die Verlsslichkeit der Eingabe sicherstellt. Deshalb ist eine Ausnahme vom Unterschriftserfordernis stets zuzulassen, wenn die verwendete Technik dies bedingt und die Gewhr fr die Urheberschaft und den Erklrungswillen sich anderweitig hinreichend sicher ergibt. Diese Voraussetzungen sind beim Einsatz des E-POSTBRIEFS mit klassischer Zustellung erfllt.

X.

Gebhreneinzug

Auch im Kontext des 71e VwVfG wurde bereits darauf hingewiesen, dass der Anspruch, ein Verwaltungsverfahren vollstndig und aus der Ferne abzuwickeln, infrage gestellt werden knnte, wenn die Gebhrenzahlung am Ende des Verfah133 rens nur herkmmlich zu realisieren ist . Der Gang zum Kassenautomaten stellt einen entscheidenden Medienbruch dar, der nicht nur dem Einsatz des EPOSTBRIEFS, sondern der elektronischen Kommunikation im Allgemeinen entgegensteht.
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Luch/Schulz, in: Schliesky (Hrsg.), Die Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie in der deutschen Verwaltung Teil II: Verfahren, Prozesse, IT-Umsetzung, 2009, S. 219 (293).

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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

Soweit die jeweiligen fachgesetzlichen Vorgaben bzw. die allgemeinen Gesetze ber Verwaltungskosten bzw. Kostenordnungen schon heute die Mglichkeit der Vorauszahlung vorsehen, sind aber auch Verfahrensweisen denkbar, die mit der elektronischen Kommunikation und der Abwicklung des Verwaltungsverfahrens unter Rckgriff auf den E-POSTBRIEF kompatibel sind. Des Weiteren bestehen keine Bedenken, dort wo kein Anspruch auf ein elektronisches Verfahren existiert, diese Verfahrensmodalitt an die Bereitschaft, Gebhren auch im Vorfeld der abschlieenden Entscheidung zu begleichen, zu koppeln. Angesichts der weiten Verbreitung im E-Commerce drften Akzeptanzprobleme ebenfalls nicht bestehen. In Betracht kommt weitergehend auch die Erteilung einer Einzugsermchtigung. Von 4 des Entwurfes fr ein E-Government-Gesetz sollen die Behrden nunmehr auch verpflichtet werden, Online-Bezahlfunktionen anzubieten. Es muss zuknftig die Einzahlung von Gebhren oder die Begleichung sonstiger Forderungen mittels mindestens eines im elektronischen Geschftsverkehr blichen Zahlungsverfahrens ermglicht werden. Als solche werden die berweisung, Lastschrift, oder Kreditkarte genannt. Es erscheint aber auch ein Rckgriff auf die Dienstleistungen privater Anbieter (PayPal o. .) denkbar, sodass auch die E-POSTBRIEF Infrastruktur in den Bezahlvorgang eingebunden werden knnte. Dazu knnte die Gebhr unmittelbar vom E-POSTBRIEF Guthaben-Konto des E-POSTBRIEF Nutzers abgebucht werden. Hiermit vergleichbar ist die heutzutage bereits in vielen Stdten praktizier134 te Mglichkeit, Parkgebhren ber das Mobiltelefon zu bezahlen .

XI. Zusammenfassung: Begleitung zahlreicher Verfahrensschritte durch den E-POSTBRIEF selbst bei zwingend erforderlichem unmittelbaren Behrdenkontakt
Zusammenfassend lsst sich festhalten, dass der E-POSTBRIEF fr zahlreiche Verfahrensschritte zum Einsatz kommen kann insbesondere soweit diese nicht gesetzlich determiniert sind und im Rahmen des Verfahrensermessens der Behrde gestaltet werden knnen. Selbst in Fllen, wo aufgrund der Besonderheiten des Verfahrens eine vollstndige elektronische Abwicklung heute nicht mglich ist, kann der E-POSTBRIEF aber eine begleitende Funktion wahrnehmen. Die bessere Dokumentierbarkeit und hhere Verbindlichkeit der E-POSTBRIEF Kommunikation sowie die Erreichbarkeit aller Adressaten (ob diese nun elektronisch oder klassisch kommunizieren wollen) sprechen daher dafr, in diesen Fllen auf dieses Kommunikationsinstrument zurckzugreifen. Diese Funktion lsst sich am Beispiel der Ummeldung eines Kfz darstellen, die Stand heute aufgrund der nderungen an den besonderen Urkunden der Zulassungsbescheinigungen I und II, ggf. der Aushndigung eines neuen Kennzeichens, nicht vollelektronisch realisierbar erscheint.
134

Vgl. zu den Rechtsfragen des Handyparkens bereits Wohlfahrt, NJW 2005, 2645 ff.

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2. Kapitel: Der E-POSTBRIEF im allgemeinen kommunalen Verfahrensablauf

Bei einem Umzug in einen anderen Stadtteil oder einen anderen Kreis muss ein Kraftfahrzeug auf die neue Anschrift umgemeldet werden. Es erfolgt dann in der Regel auch eine Umkennzeichnung, bei der ein neues Kfz-Kennzeichen erteilt wird. Seit dem 01. 02. 2010 knnen Kfz-Halter bei einem Ortswechsel innerhalb von Schleswig-Holstein auf Wunsch auch ihr bisheriges Kfz-Kennzeichen behalten. Unproblematisch erscheint es mglich, ber diese Besonderheiten im Internet, bei Nachfragen aber auch per E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung, zu informieren oder bspw. auch ber die Mglichkeit, ein Wunschkennzeichen reservieren zu lassen, zu beraten. Eine vollstndige Umschreibung ist per E-POSTBRIEF nicht mglich, da einige Schritte des Verfahrens nur vor Ort in der zustndigen Stelle vollzogen werden knnen. So muss die nderung in die Zulassungsbescheinigung Teil II eingetragen, eine neue Zulassungsbescheinigung Teil I erstellt und ggf. die neuen Kennzeichen-Schilder abgestempelt werden. Ein persnliches Vorstelligwerden bei der Behrde ist somit auer im Fall einer Bevollmchtigung zwingend erforderlich. Es wre jedoch insbesondere mglich, einen gewissen Teil der Vorbereitung ber den E-POSTBRIEF zu erledigen, sodass letztlich vor Ort in der Behrde weniger Zeit in Anspruch genommen wird. Vor allem lieen sich auch die Wartezeiten reduzieren. Dies knnte mit einer Terminvereinbarung oder einer Benachrichtigung des Kfz-Halters per E-POSTBRIEF, in der dieser ber die vollstndige Bearbeitung seines Antrags informiert wird, erreicht werden. Diese Kommunikation der Behrde mit dem Beteiligten im Sinne einer Zwischenmitteilung kann aufgrund des Grundsatzes der Nichtfrmlichkeit der Verwaltung aus 10 VwVfG und fehlender spezialgesetzlicher Regelungen mit dem E-POSTBRIEF sowohl auf dem Wege der hybriden als auch auf dem Wege der elektronischen Zustellung erfolgen. Auch bei der Vorlage von Dokumenten kann soweit nicht zwingend Originale gefordert werden auf den E-POSTBRIEF zurckgegriffen werden. So sind bspw. fr eine Kfz-Umschreibung ohne Halterwechsel folgende Unterlagen erforderlich: Personalausweis oder Reisepass des Halters mit aktueller Meldebesttigung, Zulassungsbescheinigung Teil I oder alter Fahrzeugschein, Zulassungsbescheinigung Teil II oder alter Fahrzeugbrief, gltiger Prfbericht der letzten Haupt- und Abgasuntersuchung, bisherige Kennzeichen, elektronische Versicherungsbesttigung, ggf. Reservierungsbesttigung fr das Wunschkennzeichen, bei Vertretung mit schriftlicher Vollmacht zustzlich: Personalausweis oder Reisepass mit aktueller Meldebesttigung des Bevollmchtigten,

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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

bei Firmen zustzlich: Gewerbeanmeldung oder Handelsregisterauszug. Auch der Antrag auf Ummeldung kann vorab und somit per E-POSTBRIEF gestellt werden. Dass sich in einigen Stdten derzeit keine entsprechenden OnlineFormulare finden lassen, ist dem Umstand geschuldet, dass aufgrund der Besonderheiten ohnehin ein Behrdenbesuch erforderlich wird. Die elektronische Vorabbersendung des Antrages wre aber von Vorteil, da so eine direkte bernahme von Daten und elektronischen Dateianhngen in das jeweilige Fachverfahren ermglicht wird. Dies ist aufgrund des Grundsatzes der Nichtfrmlichkeit der Verwaltung aus 10 VwVfG auch in Form eines E-POSTBRIEFS mit elektronischer Zustellung unproblematisch, da spezialgesetzliche Regelungen fehlen. Demgegenber erfolgt die Reservierung von Wunschkennzeichen in vielen Kreisen schon heute ber ein Online-Verfahren. Selbst wenn diese unverndert beibehalten bleiben sollten, kommt in jedem Fall auch die bermittlung der Reservierungsbesttigung in elektronischer Form, zusammen mit dem eigentlichen Antrag, in Betracht. ber den Antrag knnte seitens der Behrde ebenfalls erfragt werden, ob schon die neuen Zulassungsbescheinigungen I (frher Fahrzeugschein) und II (frher Fahrzeugbrief) vorhanden sind. So lieen sich, im Falle der erforderlichen Umstellung auf die neuen Papiere, diese bereits vorbereiten. In jedem Fall wird jedoch die Zulassungsbescheinigung I neu erstellt und knnte deshalb schon vor dem vereinbarten Termin vorbereitet werden. Vor Ort mssten dann nur noch die Zulassungsbescheinigungen umgeschrieben bzw. fertiggestellt und die Kennzeichen-Schilder gestempelt werden. Um auch hier noch Bearbeitungszeit zu sparen, knnte die Behrde dem Fahrzeughalter per E-POSTBRIEF bereits vor dem vereinbarten Termin einen Bescheid ber die Bewilligung des Kenzeichens zusenden, sodass dieser die Kennzeichen-Schilder bereits zum Termin mitbringen kann. Auch dies erscheint aufgrund des Grundsatzes der Nichtfrmlichkeit der Verwaltung und fehlender spezialgesetzlicher Regelungen mit dem E-POSTBRIEF realisierbar. Die Kfz-Umschreibung ist gebhrenpflichtig. Um den Weg zum Kassenautomaten, wie er in vielen Zulassungsstellen verwendet wird, und die hierfr bentigte Zeit einzusparen, knnten die anfallenden Gebhren bereits vorab an die Behrde berwiesen oder eine Einzugsermchtigung erteilt werden. Hierfr msste die Behrde einen Gebhrenbescheid versenden, was ebenfalls bereits im Vorfeld unter Nutzung des E-POSTBRIEFS mit klassicher oder elektronischer Zustellung erfolgen knnte.

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2. Kapitel: Der E-POSTBRIEF im allgemeinen kommunalen Verfahrensablauf

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3. Kapitel: Der E-POSTBRIEF in besonderen kommunalen Verfahren


Um die Einsatzmglichkeiten des E-POSTBRIEFS fr die Kommunalverwaltung vollstndig bewerten zu knnen, ist insbesondere der breite Kanon unterschiedlicher Verwaltungsverfahren zu analysieren. Gerade die Vielzahl verschiedener Verfahren aus allen Sachmaterien ist prgend fr die Verwaltungsttigkeit im kommunalen Bereich (dazu im 4. Kapitel). Es existieren aber dennoch einige Themen, die als Querschnittsmaterien bezeichnet werden knnen und sich auf groe Fallzahlen beziehen. Damit angesprochen sind die Ordnungswidrigkeitenverfahren, die aus den unterschiedlichsten Verwaltungsverfahren resultieren knnen, kommunalabgabenrechtliche Sachverhalte und schlielich die Einsatzmglichkeiten des E-POSTBRIEFS im Rahmen von (kommunalen) Beteiligungsprozessen, unabhngig davon, ob diese formell gesetzlich vorgezeichnet sind oder, um den Erwartungen im Rahmen der Open-Government-Diskussion zu gengen, freiwillig und informal initiiert werden.

I.

Ordnungswidrigkeitenverfahren

Als ein weiteres Einsatzfeld fr den E-POSTBRIEF ist das Ordnungswidrigkeitenverfahren nher zu analysieren. Hierbei handelt es sich um ein Massenverfahren der ffentlichen Verwaltung mit einem groen Volumen an Briefverkehr, welches einem eigenen gesonderten Rechtsregime unterliegt und verschiedene Verfahren zur Sanktionierung von Verhalten vorsieht. Fast berwiegend liegt die Zustndigkeit zumindest fr die Beitreibung der Bugelder und Verwarnungsgelder bei kommunalen Gebietskrperschaften. Transaktionsaufwand entsteht jedoch nicht nur durch das Verschicken von Bugeldbescheiden und Verwarnungen selbst, sondern auch bei Einsichtnahme in die Akten eines Bugeldverfahrens durch Rechtsanwlte bei der Bugeldstelle sowie auch bei zwischenbehrdlichen Mitteilungen. In einem weiteren Stadium des Ordnungswidrigkeitenverfahrens ist darber hinaus die Justiz mit diesen Massenverfahren befasst. Es entfallen bspw. 90% der jhrlich von den Amtsgerichten und Oberlandesgerichten erledigten Bugeldverfahren auf solche 135 wegen Straenverkehrsordnungswidrigkeiten . Im Folgenden sollen daher zunchst die mglichen Einsatzszenarien (I.) fr den E-POSTBRIEF mit klassischer sowie elektronischer Zustellung im Ordnungswidrigkeitenverfahren identifiziert werden, um dann die Mglichkeiten des Einsatzes unter dem Rechtsrahmen (II.) des Gesetzes ber Ordnungswidrigkeiten (OWiG) zu analysieren.

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BT-Drs. 15/4067, S. 44.

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3. Kapitel: Der E-POSTBRIEF in besonderen kommunalen Verfahren

1.

Einsatzszenarien bei Ordnungswidrigkeiten


136

Das Ordnungswidrigkeitenrecht ist Teil des ffentlichen Rechts . Mit den Normen oktroyiert der Staat dem Brger Verhaltenspflichten, deren Erfllung dem Staat geschuldet wird und deren Verletzung einen Konflikt zwischen Brger und Staat 137 begrndet . Die Ahndung der Ordnungswidrigkeiten durch die zustndigen Verwaltungsbehrden unterscheidet sich aber vom Bereich der klassischen Eingriffsverwaltung dadurch, dass hier ausschlielich das OWiG als Rechtsregime zur An138 wendung kommt und nach 2 Abs. 2 Nr. 2 VwVfG das Verwaltungsverfahrensrecht nicht gilt. Das OWiG verfolgt gegenber den klassischen ordnungsrechtlichen 139 Eingriffsnormen pnale Zwecke und steht daher sowohl dem Straf- als auch dem Strafprozessrecht nahe. Das OWiG enthlt insgesamt vier Teile, wobei der Zweite Teil ( 35 bis 110e) verfahrensrechtliche Vorschriften enthlt, welche die Strafprozessordnung ergnzen bzw. besondere Regeln aufstellen, die speziell auf Ord140 nungswidrigkeiten abgestellt sind . Damit besteht im OWiG ein eigener abschlieender verfahrensrechtlicher Rahmen, dessen Hauptelement das Bugeldverfahren ist. a) Verwarnungen Bei Ordnungswidrigkeiten gibt es grundstzlich die Mglichkeit, dass das Vorverfahren entweder mit dem Erlass des Bugeldbescheides gem 65 OWiG endet oder mit einer Verwarnung nach 56 OWiG. Nach den Voraussetzungen von 56 Abs. 1 OWiG kann die Verwaltungsbehrde bei geringfgigen Ordnungswidrigkeiten den Betroffenen verwarnen und ein Verwarnungsgeld von fnf bis fnfunddreiig Euro erheben sowie auch ohne Verwarnungsgeld die Verwarnung erteilen. Das Verwarnungsgeldverfahren ist fr alle Beteiligten auf eine mglichst 141 unkomplizierte Erledigung ausgelegt . Dieses Verfahren soll aus diesem Grund eine Sanktion auerhalb eines frmlichen Bugeldverfahrens sein, um zu einer 142 vereinfachten Erledigung zu kommen . Eine Verwarnung kann zum einen mnd143 lich erfolgen . Massenhaft werden aber speziell bei Ordnungswidrigkeiten im

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Mitsch, Recht der Ordnungswidrigkeiten, 2. Aufl. 2005, 1 Rn. 1. Mitsch, Recht der Ordnungswidrigkeiten, 2. Aufl. 2005, 1 Rn. 1. Vockeroth, DVP 2008, 1 (1). Rosenktter, Das Recht der Ordnungswidrigkeiten, 7. Aufl. 1995, 1 Rn. 1; Vockeroth, DVP 2008, 1 (1). Brenner, Ordnungswidrigkeitenrecht, 1. Aufl. 1996, Rn. 12. Vockeroth, DVP 2008, 1 (11); Mitsch, Recht der Ordnungswidrigkeiten, 2. Aufl. 2005, 22 Rn. 2. Vockeroth, DVP 2008, 89 (90). Grtler, in: Ghler, Ordnungswidrigkeitengesetz Kommentar, 15. Aufl. 2009, 56 OWiG Rn. 16.

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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

Straenverkehr auch schriftliche Verwarnungen beispielsweise bei Halt- und Parkversten erteilt, was unter Verwendung eines weitgehend standardisierten 145 Vordrucks geschieht . Mit der schriftlichen Verwarnung ist gleichzeitig die Anhrung nach 55 OWiG verbunden, die in der Praxis ausreichend mit der Zusendung 146 eines Anhrungsbogens, welcher der Verwarnung beigefgt ist, umgesetzt wird . Die Entscheidung darber, ob von der Mglichkeit der Verwarnung Gebrauch gemacht wird oder nicht, liegt im pflichtgemen Ermessen der zustndigen Verwal147 tungsbehrde . Der Versand dieser Vordrucke durch die zustndige Verwaltungsbehrde stellt ein Massenverfahren dar, welches derzeit mit klassischer Post erfolgt und somit perspektivisch als Einsatzszenario fr den E-POSTBRIEF sowohl in der Variante mit elektronischer als auch mit klassischer Zustellung in Frage kommen knnte. b) Bugeldbescheide Den Grundsatz fr die Ahndung einer Ordnungswidrigkeit stellt allerdings 65 OWiG dar, wonach im Regelfall von der zustndigen Verwaltungsbehrde ein Bugeldbescheid erlassen wird. Dieser wird gem 50 Abs. 1 Satz 2 OWiG durch Zustellung bekanntgegeben und daher schriftlich erlassen. Dieser kann auch durch die EDV hergestellt werden, wenn dieses auf einem fr den Betroffenen erkennbaren und nachprfbaren Willensakt der Behrde beruht und die EDV lediglich die technische Herstellung des Bescheides bernimmt, der von der Behrde in ihren Willen 148 aufgenommen worden ist . In der behrdlichen Bearbeitung von Ordnungswidrigkeiten ist insoweit ein hohes Ma an Standardisierung und EDV-gesttzter Ver149 arbeitung mglich. Der Gesetzgeber sieht gerade auch im Bereich dieser Massenverfahren durch eine elektronische Aktenfhrung eine wesentliche Mglichkeit zu einer Beschleunigung der Verfahrensablufe und zur Verbesserung von deren 150 Effizienz . Gegen den Bugeldbescheid gibt es die Mglichkeit, das Rechtsmittel des Einspruchs einzulegen, sodass die Bugeldsache dann auch ggf. gem 68 Abs. 1 OWiG vor dem Amtsgericht behandelt wird. Der ganz berwiegende Teil bei

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Vockeroth, DVP 2008, 89 (94). Vockeroth, DVP 2008, 89 (92). Grtler, in: Ghler, Ordnungswidrigkeitengesetz Kommentar, 15. Aufl. 2009, 55 OWiG Rn. 4. Mitsch, Recht der Ordnungswidrigkeiten, 2. Aufl. 2005, 23 Rn. 9; Baisch, Schutz des Opportunittsprinzips im Ordnungswidrigkeitenrecht, 1992, S. 12; Cramer, Grundbegriffe des Rechts der Ordnungswidrigkeiten, 1971, S. 128; Bohnert, OWiG, 3. Aufl. 2010, 56 Rn. 26. Seitz, in: Ghler, Ordnungswidrigkeitengesetz Kommentar, 15. Aufl. 2009, Vor 65 OWiG Rn. 4. Grundlegende Fragen zu den Konsequenzen bei automatisierten Verfahren zur Vorgangsbearbeitung in Bugeldsachen bei Olizeg, NZV 2005, 130 ff. BT-Drs. 15/4067, S. 44.

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3. Kapitel: Der E-POSTBRIEF in besonderen kommunalen Verfahren

Verkehrsordnungswidrigkeiten bspw. wird aber entweder bereits im Verwarnungs151 verfahren oder durch rechtskrftigen Bugeldbescheid abgeschlossen . c) Zwischenbehrdliche Mitteilungen Neben dem Schriftverkehr mit dem Betroffenen im Verwarnungsgeld- und im frmlichen Bugeldverfahren fhrt die Ahndung von Ordnungswidrigkeiten auch zu Korrespondenz zwischen unterschiedlichen Behrden. In diesen Konstellationen, die rein verwaltungsintern ablaufen, trgt ein elektronischer Kommunikationsweg zu einer erheblichen Beschleunigung der Ablufe bei. Denkbar sind hier beispielsweise Erklrungen anderer Behrden an die Ordnungswidrigkeitenbehrde ber dienstliche Wahrnehmungen, Untersuchungen und Erkenntnisse gem 69 Abs. 2 Nr. 2 OWiG, die im Zwischenverfahren nach Einspruch erfolgen knnen. Hierfr wrde sich ein Einsatz des E-POSTBRIEFS mit elektronischer Zustellung anbieten. Das Zwischenverfahren nach 69 OWiG unterscheidet sich vom Widerspruchsverfahren nach der VwGO vor allem darin, dass die Verwaltungsbehrde mit der be152 troffenen Person keinen weiteren Schriftverkehr fhren muss . Damit ist in diesem Stadium des Verfahrens die zwischenbehrdliche Kommunikation die relevante Einsatzoption. d) Akteneinsichtnahme durch den Rechtsanwalt Eine weitere massenhafte Verfahrenshandlung im Ordnungswidrigkeitenverfahren ist die Einsichtnahme in die Akte durch den Rechtsanwalt des Betroffenen. Herkmmlich funktioniert dies in der Regel durch die bersendung der in Papierform vorhandenen Akte auf Anforderung an den Rechtsanwalt des Betroffenen. Dieser Vorgang ist in der Regel mit zeitlichen Verzgerungen verbunden. Die Einsichtnahme durch die bermittlung von elektronischen Dokumenten kann diesen Prozess deutlich beschleunigen. Die Abwicklung mittels des E-POSTBRIEFS mit elektronischer Zustellung knnte eine weitere Einsatzoption darstellen, sofern die Verfahrensakte elektronisch vorliegt. e) Rechtsmitteleinlegung im Ordnungswidrigkeitenverfahren Eine weitere Konstellation stellt die Einlegung des Einspruchs gegen den Bugeldbescheid dar. Der Betroffene geht hiermit gegen die Entscheidung der Verwaltungsbehrde vor. Der Einspruch ist ein Rechtsbehelf eigener Art, weil dieser im gerichtlichen Verfahren nicht zur Nachprfung dieser Entscheidung fhrt, sondern die Sache dann, wenn die Verwaltungsbehrde den Bugeldbescheid nicht zurck153 nimmt, den bergang in das gerichtliche Hauptverfahren bewirkt . Das Gericht
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BT-Drs. 15/4067, S. 44. Vockeroth, DVP 2008, 1 (6). Seitz, in: Ghler, Ordnungswidrigkeitengesetz Kommentar, 15. Aufl. 2009, Vor 67 OWiG Rn. 1.

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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

entscheidet dann in eigener Kompetenz ber den Vorwurf der Verwaltungsbehrde 154 gegenber dem Betroffenen . Die Erklrung des Einspruchs durch den Betroffenen gegenber der Verwaltungsbehrde unterliegt der Schriftform. Ein Einsatz des E-POSTBRIEFS mit klassischer und mit elektronischer Zustellung knnte aber in Frage kommen. f) Gerichtliches Verfahren Ein weiteres Stadium ist nach einem erfolglosen Einspruch gegen den Bugeldbescheid das gerichtliche Verfahren. In diesem Verfahrensstadium sind regelmig vom Rechtsanwalt des Betroffenen Antrge und Erklrungen an das Gericht zu richten. Diese massenhaft vorkommenden Kommunikationsvorgnge stellen ebenfalls ein potentielles Einsatzszenario dar.

2.

Schriftformerfordernis im OWiG

Ein verfahrensrechtlicher Grundsatz wie derjenige der Formfreiheit in 10 155 VwVfG ist im Ordnungswidrigkeitenrecht nicht ersichtlich. Das bedeutet, dass die Verwaltungsbehrde hier keine Mglichkeit hat, im Rahmen eines Verfahrensermessens eine Form fr die Kommunikation zu whlen, sondern an die je nach Verfahrensstadium einschlgigen Formvorschriften gebunden ist. Fr den Bugeldbescheid sieht 66 OWiG wesentliche Inhalte vor. Daraus ergibt sich zwangslufig die Schriftlichkeit. Auch die Einlegung des Einspruchs gegen den Bugeldbescheid erfolgt schriftlich gem 67 Abs. 1 OWiG. Die mglicherweise vorgeschaltete Verwarnung kann zwar grundstzlich auch mndlich erfolgen. Der Regelfall bspw. bei Verkehrsordnungswidrigkeiten ist jedoch die Zusendung einer Verwarnung nebst Anhrungsbogen. Fr die elektronische Kommunikation mit der Verwaltungsbehrde, der Staatsanwaltschaft oder dem Gericht sind in den 110a bis 110e OWiG Sonderregelungen enthalten. Die Verfahrensbeteiligten sollen elektronische Kommunikationsformen gleichberechtigt neben der papiergebunde156 nen Schriftform oder der mndlichen Form verwenden knnen . Insbesondere existieren auch Regelungen fr die elektronische Aktenfhrung und die Erstellung elektronischer Dokumente. Es ergibt sich hier ein differenziertes Bild bei den Regelungen zur Ersetzung der Schriftform.

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Vockeroth, DVP 2008, 1 (5). Zur Geltung des Grundsatzes der Formfreiheit im Sozial- bzw. im Steuerrecht, Hoffmann u. a., Der E-POSTBRIEF in der ffentlichen Verwaltung, Teil 2, 2011, S. 70 f. und 101. BT-Drs. 15/4067, S. 24.

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3. Kapitel: Der E-POSTBRIEF in besonderen kommunalen Verfahren

a)

E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung

aa) Ersetzung der Schriftform nach 110a OWiG Erklrungen, Antrge sowie deren Begrndung an die Verwaltungsbehrde oder das Gericht, die nach dem OWiG schriftlich abzufassen oder zu unterzeichnen sind, knnen nach 110a Abs. 1 Satz 1 OWiG auf elektronischem Wege eingereicht werden, wenn sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind. Die Vorschrift regelt die Einreichung an die genannten Stellen durch andere Verfah157 rensbeteiligte wie z. B. den Betroffenen oder seinen Verteidiger . Die Vorschrift erfasst darber hinaus auch die Errichtung und bermittlung elektronischer Dokumente durch Behrden und Gerichte, die das Verfahren nicht fhren oder fr die fhrende Stelle bearbeiten, sondern nur bestimmte Aufgaben und Rechte im be158 hrdlichen oder gerichtlichen Verfahren wahrnehmen . Damit unterstellt der Gesetzgeber auch die zwischenbehrdliche elektronische Kommunikation im Rahmen eines Ordnungswidrigkeitenverfahrens denselben Anforderungen wie die elektronische Kommunikation der Verfahrensbeteiligten mit der Verwaltungsbehrde oder dem Gericht. Ein Einsatz des E-POSTBRIEFS mit elektronischer Zustellung wre in dieser Konstellation nur dann mglich, wenn der Absender eine Anlage des E-POSTBRIEFS mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versieht. Dieses gilt sowohl fr zwischenbehrdliche Mitteilungen als auch fr Akteneinsichtnahme durch den Rechtsanwalt, Rechtsmitteleinlegung gegen einen Bugeld159 bescheid und Erklrungen im gerichtlichen Verfahren. bb) Elektronische Verfahrensakte nach 110b OWiG In 110b OWiG sind Regelungen zur Fhrung einer elektronischen Verfahrensakte und der berfhrung von Papierdokumenten in elektronische Akten vorhanden. Erleichterungen fr den elektronischen Rechtsverkehr ergeben sich hieraus jedoch nicht. cc) Ersetzung der Schriftform nach 110c OWiG Fr die Konstellation der Erstellung elektronischer Dokumente durch Behrden und Gerichte ist in 110c OWiG eine spezielle Regelung enthalten. Danach ist bei Dokumenten, die nach dem OWiG handschriftlich zu unterzeichnen sind, eine elektronische Erstellung mglich, wenn die verantwortenden Personen am Ende des Dokuments ihren Namen hinzufgen und das Dokument mit einer qualifizierten
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Grtler, in: Ghler, Ordnungswidrigkeitengesetz Kommentar, 15. Aufl. 2009, 110a OWiG Rn. 1. Grtler, in: Ghler, Ordnungswidrigkeitengesetz Kommentar, 15. Aufl. 2009, 110a OWiG Rn. 1. Wieser, Handbuch des Bugeldverfahrens, 6. Aufl. 2009, S. 504.

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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

elektronischen Signatur versehen ist. Hierdurch soll die Authentizitt und Integritt 160 der Dokumente gesichert werden . Zu den hierbei einschlgigen Dokumenten 161 gehren das Urteil und das Protokoll des Verfahrens . In 110c Abs. 1 Satz 2 OWiG wird die Geltung ausdrcklich auf Bugeldbescheide, sonstige Bescheide sowie Beschlsse, die auerhalb der gerichtlichen Verhandlung ergehen, erstreckt. Die Herstellung von Bugeldbescheiden in einem automatisierten Verfahren ist nach 110c Abs. 1 Satz 3 OWiG mglich, jedoch wird angeordnet, dass anstelle des automatisiert erstellten Dokuments die begleitende Verfgung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen ist. Das bedeutet, dass der Einsatz des EPOSTBRIEFS mit elektronischer Zustellung in den genannten Konstellationen, insbesondere dem Versenden von Bugeldbescheiden, nur mit dem Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur mglich ist. Der Einsatz des E-POSTBRIEFS mit elektronischer Zustellung wre danach nur unter Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur mglich. dd) Ersetzung der Schriftform nach 110d OWiG bei Akteneinsicht Die Akteneinsicht in einem Ordnungswidrigkeitenverfahren kann gem 110d Abs. 2 Satz 2 OWiG auch durch die bermittlung von elektronischen Dokumenten gewhrt werden. Fr die bermittlung ist nach 110d Abs. 2 Satz 2, 1. HS OWiG die Gesamtheit der Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. Dieses soll die Integritt, Authentizitt und Vertraulichkeit bei der ber162 mittlung und die berprfbarkeit durch den Empfnger gewhrleisten . Fr die bermittlung dieser Dokumente wre ein Einsatz des E-POSTBRIEFS mit elektronischer Zustellung lediglich im Zusammenhang mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mglich. Neben dem Verfahren in 110d Abs. 2 Satz 2, 1. HS OWiG ist in Abs. 2 Satz 3 ein automatisiertes Abrufverfahren zur Akteneinsichtnahme des Verteidigers geregelt. Hier verzichtet der Gesetzgeber auf das Erfordernis der qualifizierten elektronischen Signatur mit der Begrndung, dass diese in dieser Konstellation keine Gewhr dafr biete, dass etwaige Datenvernderungen oder Datenverluste auf dem bermittlungswege ber allgemein zugngliche Netze ausgeschlossen oder zumin163 dest fr den Empfnger erkennbar seien . Dieser Verzicht wird auch damit be164 grndet, dass dieses Abrufverfahren nur eine zustzliche Mglichkeit schafft .
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Grtler, in: Ghler, Ordnungswidrigkeitengesetz Kommentar, 15. Aufl. 2009, 110c OWiG Rn. 2. Grtler, in: Ghler, Ordnungswidrigkeitengesetz Kommentar, 15. Aufl. 2009, 110c OWiG Rn. 3. Grtler, in: Ghler, Ordnungswidrigkeitengesetz Kommentar, 15. Aufl. 2009, 110d OWiG Rn. 6. BT-Drs. 15/4067, S. 52. BT-Drs. 15/4067, S. 52.

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3. Kapitel: Der E-POSTBRIEF in besonderen kommunalen Verfahren

Einsatzoptionen fr den E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung sind in diesem Kontext jedoch nicht ersichtlich. ee) Zwischenergebnis Die Vorschriften der 110a bis 110e OWiG stellen auf die Mglichkeit ab, eine durch das OWiG angeordnete Schriftform durch den Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur zu erfllen. Damit kann der E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung (im brigen auch die De-Mail), abgesehen vom automatisierten Abrufverfahren bei der elektronischen Akte, in diesem Bereich lediglich im Zusammenhang mit einer qualifizierten elektronischen Signatur eingesetzt werden. Der Entwurf eines E-Government-Gesetzes des Bundes sieht in 3 Abs. 2 VwVfG n. F. die Ersetzung der Schriftform bei Verwaltungsakten oder sonstigen Manahmen von Behrden durch Versenden einer De-Mail-Nachricht nach 5 Abs. 5 De-MailG vor. Diese beabsichtigte Neuregelung gilt aber fr das Ordnungswidrigkeitenrecht nicht. Nach 2 Abs. 2 VwVfG gilt das VwVfG nicht fr die Verfolgung und Ahndung von Ordnungswidrigkeiten. Dieses liegt daran, dass das Gebiet des Ordnungswidrigkeitenrechts Vorschriften enthlt, die stark an das Strafprozessrecht angepasst sind 165 und dadurch eine besondere Eigenart gewonnen haben . Insoweit wrde auch bei Relaisierung des derzeitigen Entwurfs eines E-Government-Gesetzes das Erfordernis der qualifizierten elektronischen Signatur zur Ersetzung der Schriftform unverndert fortbestehen. b) E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung Etwas anderes knnte sich jedoch fr den Einsatz des E-POSTBRIEFS mit klassischer Zustellung in Papierform ergeben. Diese Art der Kommunikation kann mit der elektronischen nicht gleichgesetzt werden. Das bedeutet, dass auch die bereichsspezifischen Vorschriften ber die elektronische Kommunikation in 110a bis e 166 OWiG auf den E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung keine Anwendung finden . aa) Schriftform des Bugeldbescheides Die fr den Bugeldbescheid angeordnete Schriftform verlangt nicht die eigenhn167 dige Unterschrift des zustndigen Sachbearbeiters . Es ist die Mglichkeit eines 168 EDV-Ausdrucks zugelassen . Notwendig ist aber, dass der Bescheid auf einem fr den Betroffenen erkennbaren und nachprfbaren Willensakt der Behrde beruht,
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Schmitz, in: Stelkens/Bonk/Sachs (Hrsg.), VwVfG, 7. Aufl. 2008, 2 Rn. 74. Ausfhrlich zur Frage, ob der E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung eine elektronische Kommunikation im Sinne des 3a VwVfG ist, Hoffmann u. a., Der E-POSTBRIEF in der ffentlichen Verwaltung, Teil 1, 2011, S. 134 ff. Bohnert, OWiG, 3. Aufl. 2010, 65 Rn. 7. OLG Dsseldorf NZV 2003, 52.

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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

also der zustndige Sachbearbeiter diesen aktenkundig verfgt hat . An dieser Stelle wird deutlich, dass die Schriftform im Ordnungswidrigkeitenverfahren keinesfalls zwingend eine eigenhndige Unterschrift voraussetzt. In einem solchen groen Massenverfahren wrde dies auch einen zu groen Aufwand bedeuten. Wie ein Vergleich mit dem Computerfax zeigt, ist der E-POSTBRIEF mit klassischer Zustel170 lung als Schriftformquivalent geeignet . Auch dem Schriftformerfordernis fr den Bugeldbescheid knnte daher gengt werden, wenn dieser ber einen EPOSTBRIEF mit klassischer Zustellung in ausgedruckter Form dem Empfnger zugestellt wird. bb) Schriftform bei Verwarnungen Die Verwarnung kann schriftlich erfolgen. Es handelt sich hierbei um ein Massenverfahren, welches fr die Verwaltungsbehrde die Erledigung mit dem geringsten Aufwand darstellt. Dabei findet dieses Verfahren in groem Mae EDV-gesttzt mittels Standardformularen statt. In 56 OWiG findet sich keine Regelung, dass die Verwarnung einer eigenhndigen Unterschrift bedarf. Es muss einerseits die Behrde ersichtlich sein, andererseits, dass die Verwarnung auf einem fr den Betroffenen erkennbaren und nachprfbaren Willensakt beruht. Insoweit kann hier nichts anderes gelten als fr den Bugeldbescheid. Auch in dieser Konstellation wre ein Einsatz des E-POSTBRIEFS mit klassischer Zustellung mglich. cc) Schriftform bei Rechtsmitteleinlegung Die Einlegung eines Einspruchs durch den Betroffenen erfolgt nach 67 Abs. 1 OWiG schriftlich. Hierzu gehrt nicht unbedingt, dass die Einspruchsschrift vom 171 Erklrenden eigenhndig unterschrieben wird . Aus dem Schriftstck mssen der Inhalt der abzugebenden Erklrung und die Person, von der sie ausgeht, hinreichend entnommen werden knnen und das Schriftstck mit Wissen und Willen der 172 Verwaltungsbehrde zugeleitet werden . Der Einspruch ist ebenfalls wirksam eingelegt, wenn er als Telefax vom Faxgert des Betroffenen oder eines Rechtsan173 walts an die Verwaltungsbehrde bermittelt wird . Eine handschriftliche Unter174 schrift auf dem Original ist nicht erforderlich . Zwischen dem Tele- sowie dem Computerfax und dem E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung bestehen Gemein169

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Seitz, in: Ghler, Ordnungswidrigkeitengesetz Kommentar, 15. Aufl. 2009, Vor 65 OWiG Rn. 4; OLG Frankfurt NJW 1976, 337; OLG Dsseldorf NJW 1989, 600; a. A. OLG Hamm NJW 1995, 2937. Vgl. Hoffmann/Tallich/Warnecke, MMR 2011, 775 (778 f.). Seitz, in: Ghler, Ordnungswidrigkeitengesetz Kommentar, 15. Aufl. 2009, 67 OwiG Rn. 19. GmS-OGB NJW 1980, 172 (174). BVerfG NJW 2001, 3473; NJW 1996, 2857; BGH NJW 1992, 244; BFH NJW 1991, 2927. OLG Hamburg NStZ 1989, 587; OVG Mnster NJW 1991, 1197; Seitz, in: Ghler, Ordnungswidrigkeitengesetz Kommentar, 15. Aufl. 2009, 67 OWiG Rn. 22a.

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3. Kapitel: Der E-POSTBRIEF in besonderen kommunalen Verfahren

samkeiten . Daher ist der E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung auch in der Konstellation der Einlegung eines Rechtsmittels als quivalent fr die Schriftform geeignet. dd) Zwischenergebnis Als Zwischenergebnis lsst sich festhalten, dass der E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung im Rahmen des Bugeldbescheides sowie der Verwarnung und auch der Einlegung eines Einspruchs der Schriftform gengt.

175

3.

Fazit

Das Ordnungswidrigkeitenverfahren ist ein Massenverfahren mit vielen Kommunikationsanlssen in unterschiedlichen Verfahrensstadien. Der Einsatz des E-POSTBRIEFS mit elektronischer Zustellung ist aufgrund des Erfordernisses zur Ersetzung der Schriftform in den 110a ff. OWiG nur mittels qualifizierter elektronischer Signatur mglich. Der Gesetzgeber hat in 110a Abs. 2 OWiG die Mglichkeit ge176 schaffen, mittels Rechtsverordnung ein anders sicheres Verfahren als die qualifizierte elektronische Signatur zuzulassen, welches die Authentizitt und Integritt des Dokuments sicherstellt. Von dieser Mglichkeit ist jedoch bisher nicht in groem Umfang Gebrauch gemacht worden. Es sollte daher von der Mglichkeit Gebrauch gemacht werden, im Rahmen dieser Verordnungsermchtigung weitere Formen der elektronischen Kommunikation, hnlich wie in einem Entwurf eines EGovernment-Gesetz des Bundes beabsichtigt, zur Ersetzung der Schriftform vorzusehen. Sinnvoll wre es, wenn damit die gleichen Erleichterungen fr die elektronische Kommunikation erreicht werden knnten, wie in den anderen Verwaltungsverfahren. Fr den E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung gibt es vielfltige Einsatzmglichkeiten sowohl bei der Erteilung von Bugeldbescheiden und Verwarnungen als auch bei der Einlegung von Rechtsmitteln wie dem Einspruch. Diese hybride Konstellation erfllt die Anforderungen der Schriftform nach dem OWiG.

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Hoffmann u. a., Der E-POSTBRIEF in der ffentlichen Verwaltung, Teil 1, 2011, S. 134 ff.; Hoffmann/Tallich/Warnecke, MMR 2011, 775 (778 f.). Vgl. hierzu die jngst ergangene Rechtsverordnung in Brandenburg (GVBl. Teil II vom 20. 10. 2011, Nr. 63).

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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

II.

Kommunale Steuer- und Abgabenverfahren

Der Versand von Gebhren-, Abgaben- und Steuerbescheiden durch die Kommunen stellt ebenfalls ein sog. Massenverfahren mit hohen Fallzahlen dar. Erfasst werden bspw. alle Steuern, die in kommunaler Hoheit erhoben werden, wie die 177 Grund- , die Hunde- und die Zweitwohnungsteuer.

1.

Differenzierung der Abgabenarten

In diesem Kontext sind zunchst, vor allem mit Blick auf die Anwendbarkeit der Kommunalabgabengesetze der Lnder, die zum Teil auf die Abgabenordnung und damit auch ein besonderes verfahrensrechtliches Regime verweisen, folgende Regelungsgegenstnde und Materien zu unterscheiden: Abgaben: Unter (ffentlichen) Abgaben werden die von einem Hoheitstrger kraft ffentlichen Rechts auferlegten Geldleistungspflichten verstanden, die ein Gemeinwesen mit Finanzkraft ausstatten sollen. Sie unterfallen den ffentlichen Lasten. Zu den vier Abgabenarten gehren Steuern, Gebhren, 178 Beitrge und Sonderabgaben . Steuern: Steuern sind Geldleistungen, die nicht eine Gegenleistung fr besondere Leistung darstellen und von einem ffentlich-rechtlichen Gemeinwesen zur Erzielung von Einnahmen allen auferlegt werden, bei denen der Tatbestand zutrifft, an den das Gesetz die Leistungspflicht knpft; die Erzielung von Einnahmen kann Nebenzweck sein ( 3 Abs. 1 AO). Gebhren: Gebhren sind zu den ffentlichen Abgaben zu zhlen. Sie sind gesetzlich oder auf Grund eines Gesetzes festgelegte Entgelte in Form einer Gegenleistung fr die Inanspruchnahme der ffentlichen Verwaltung in einem 179 bestimmten Einzelfall . Sonderabgaben: Sonderabgaben sind hoheitlich auferlegte Geldleistungspflichten, denen keine unmittelbare Geldleistung gegenbersteht und die dem Betroffenen eine Geldleistungspflicht voraussetzungslos auferlegen. Sie mssen einen
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Deren Erhebung sich als sog. Realsteuer ebenfalls gem 1 Abs. 2, 3 Abs. 2 AO nach den Vorschriften der Abgabenordnung richtet. Henneke, ffentliches Finanzwesen, Finanzverfassung Eine systematische Darstellung, 2. Aufl. 2000, 9 Rn. 271 ff. Gersch, in: Klein (Hrsg.), Abgabenordnung, 10. Aufl. 2009, 3 Rn. 19.

67

3. Kapitel: Der E-POSTBRIEF in besonderen kommunalen Verfahren

ber die bloe Mittelbeschaffung hinausgehenden Sachzweck verfol180 gen . Beitrge: Beitrge bezeichnen (einmalige) Geldleistungen, die zur vollen oder teilweisen Deckung des Aufwandes einer ffentlichen Einrichtung oder Anlage von denjenigen erhoben werden, denen die Herstellung, Anschaffung oder der Bestand der Einrichtung oder Anlage besondere Vorteile ge181 whrt .

2.

Erfassung der jeweiligen Abgabenart durch das Kommunalabgabengesetz

In einem zweiten Schritt muss dann bewertet werden, ob fr die Erhebung kommunaler Gebhren das spezielle Regelungsregime des jeweiligen Kommunalabgabengesetzes Anwendung findet. Fachgesetzliche Sondervorschriften sind zudem in jedem Fall zu bercksichtigen. Der Anwendungsbereich der Kommunalabgabenge182 setze variiert zum Teil, ist oft aber weit gefasst. So regelt 1 Abs. 1 KAG SH bspw.:
Die Gemeinden und Kreise sind berechtigt, Steuern, Gebhren, Beitrge und sonstige Abgaben (kommunale Abgaben) nach den Vorschriften dieses Gesetzes zu erheben, soweit nicht Bundes- oder Landesgesetze etwas anderes bestimmen.

In Bayern lautet die entsprechende Vorschrift (Art. 1 KAG Bayern):


Die Gemeinden, Landkreise und Bezirke sind berechtigt, nach diesem Gesetz Abgaben zu erheben, soweit nicht Bundesrecht oder Landesrecht etwas anderes bestimmen.

3.

Verweis der Kommunalabgabengesetze auf VwVfG bzw. AO

Nachfolgend muss in einem abschlieenden Schritt, bevor die Einsatzmglichkeiten fr den E-POSTBRIEF bewertet werden knnen, ermittelt werden, welches verfahrensrechtliche Regime vom jeweiligen Kommunalabgabengesetz fr anwendbar erklrt wird. Dabei sind die verschiedensten Varianten denkbar: Es kommt ein Verweis auf das jeweilige Landesverwaltungsgesetz in Betracht, was in der Regel eine weitgehende Nichtfrmlichkeit auch abgabenrechtlicher Verfahren bedeutet.

180 181 182

Pahlke, in: ders./Knig (Hrsg.), Abgabenordnung, 2. Aufl. 2009, 3 Rn. 35 f. Pahlke, in: ders./Knig (Hrsg.), Abgabenordnung, 2. Aufl. 2009, 3 Rn. 42. GVOBl SH 2005, 27.

68

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

Daneben finden sich auch Verweisnormen auf die Abgabenordnung, die bspw. dazu fhren, dass Steuerbescheide nach 157 Abs. 1 Satz 1 AO schriftlich zu erteilen sind. Und schlielich whlen einige der Kommunalabgabengesetze auch eine Kombination und erklren sowohl das jeweilige VwVfG als auch die AO (im brigen) fr anwendbar. Insbesondere im letztgenannten Fall ist durch Auslegung der Norm aber zu ermitteln, wie weit dieser Verweis im Einzelnen reicht und vor allem was fr die Ausgestaltung des Verfahrens gelten soll. So regelt 11 Abs. 1 KAG SH bspw.:
Auf die Festsetzung und Erhebung von kommunalen Abgaben findet das Landesverwaltungsgesetz Anwendung. Im brigen ist die Abgabenordnung sinngem anzuwenden.

Magebliche Bedeutung kommt der Auslegung der sinngemen Anwendung zu. Dies kann bspw. auch bedeuten, dass die Vorschrift des 157 Abs. 1 Satz 1 AO nicht ausschlielich (wie nach dem Wortlaut naheliegend) fr kommunale Steuerbescheide gilt, sondern berdies auch fr alle anderen Abgabenbescheide, die vom 183 Anwendungsbereich des KAG SH erfasst werden . In der Regel besteht kein genauer Katalog, welche Vorschriften der AO ergnzend zum LVwG anzuwenden sind, 184 weshalb eine Prfung im Einzelfall erfolgen muss . Zudem ist zu bercksichtigen, dass die AO nur sinngem angewendet und eine wortgetreue Anwendung oft nicht mglich sein wird. Der Verweis auf die Abgabenordnung betrifft aber bspw. auch die Regelung des 30 AO, die nach der Gesetzesbegrndung zum De-MailGesetz dem Einsatz der De-Mail und damit auch eines E-POSTBRIEFS mit elektronischer Zustellung entgegenstehen soll.

4.

Zwischenfazit

Nach dem vorstehenden dreistufigen Prfungsschema lsst sich also das fr den jeweiligen kommunalabgabenrechtlichen Sachverhalt magebliche Rechtsregime ermitteln. Angesichts der Tatsache, dass wie die ersten beiden Gutachten darlegen konnten beide infrage kommenden Regelungsbereiche bereits heute offen fr den Einsatz des E-POSTBRIEFS sind, wirkt sich diese Unterscheidung im Ergebnis aber nicht aus. Gleiches drfte nach dem Entwurf eines E-Government-Gesetzes gelten, da die Schriftformquivalenz der absenderbesttigten De-Mail oder anderer Kommunikationsmittel, die die Identifizierbarkeit und die fehlende Vernderung

183

184

Praxis der Kommunalverwaltung Schleswig-Holstein, 11 KAG SH Erl. 3. 2, wobei die Unterzeichnung gem 108 Abs. 3 LVwG durch Namenswiedergabe erfolgen kann; vg. ebd., 11 KAG SH Erl. 3. 2. 4. Fr Schleswig-Holstein Praxis der Kommunalverwaltung Schleswig-Holstein, 11 KAG SH Erl. 2.5.

69

3. Kapitel: Der E-POSTBRIEF in besonderen kommunalen Verfahren

der Nachricht whrend der bermittlung sicherstellen, parallel in AO und VwVfG 185 vorgenommen werden sollen . Zusammengefasst ergibt sich folgendes Bild :
Bundesland Baden-Wrttemberg Norm KAG BW Erfasste Abgabenarten Steuern, Gebhren, Beitrge, die von den Gemeinden und Landkreisen erhoben werden (Kommunalabgaben), ( 1 KAG) Steuern, Gebhren, Beitrge (I. Abschnitt KAG) Steuern, Gebhren, Beitrge ( 1 KAG) rtliche Verbrauch- und Aufwandsteuern einschlielich der abgabenrechtlichen Nebenleistungen ( 1 Abs. 1 AbgG) Steuern, Gebhren, Beitrge ( 1 Abs. 1 KAG) Steuern, Gebhren, Beitrge, sonstige Abgaben ( 1 Abs. 1 KAG M-V) Steuern, Gebhren, Beitrge ( 1 Abs. 1 NKAG) Steuern, Gebhren und Beitrge ( 1 Abs. 1 KAG) Steuern, Gebhren und Beitrge ( 1 Abs. 1 KAG) Steuern, Gebhren, Beitrge, sonstige Abgaben ( 1 Abs. 1 KAG) Anwendbares Recht Teilweise AO ( 3 Abs. 1 KAG)
186

Bayern

KAG Bayern

Teilweise AO (Art. 13 Abs. 1 KAG) Teilweise AO ( 12 Abs. 1 KAG) Teilweise AO ( 3 Abs. 1 Nr. 1 AbgG)

Brandenburg Bremen

KAG Brandenburg AbgG Bremen

Hessen MecklenburgVorpommern Niedersachsen

KAG Hessen KAG M-V

Teilweise AO ( 4 Abs. 1 KAG) Teilweise AO ( 12 Abs. 1 KAG) Teilweise AO ( 11 Abs. 1 NKAG) Teilweise AO ( 12 Abs. 1 KAG) Teilweise AO ( 3 Abs. 1 KAG) Teilweise AO ( 12 KAG)

NKAG

NordrheinWestfalen Rheinland-Pfalz Saarland

KAG NordrheinWestfalen KAG Rheinland-Pfalz KAG Saarland

185 186

nderung des 3a Abs. 2 VwVfG durch Art. 3; nderung des 87a AO durch Art. 5. Ohne die Stadtstaaten Berlin und Hamburg.

70

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

Sachsen

SchsKAG

Steuern, Benutzungsgebhren, Beitrge, Aufwandersatz, Kurtaxe, Fremdenverkehrsabgabe, abgabenrechtliche Nebenleistungen ( 1 Abs. 2 SchsKAG) Steuern, Gebhren, Beitrge ( 1 Abs. 1 KAG-LSA)

Teilweise AO ( 3 Abs. 1 SchsKAG)

Sachsen-Anhalt

KAG-LSA

Teilweise AO ( 13 Abs. 1 KAG-LSA)

Schleswig-Holstein

KAG SH

Steuern, Gebhren, Beitrge, sonstige Abgaben ( 1 Abs. 1 KAG SH)

LVwG SH und AO im brigen sinngem ( 11 Abs. 1 KAG SH)

Thringen

ThrKAG

Steuern, Gebhren, Beitrge, sonstige Abgaben ( 1 Abs. 2 ThrKAG)

Teilweise AO ( 15 Abs. 1 ThrKAG)

5.

Einsatzmglichkeiten fr den E-POSTBRIEF

Hat man ausgehend von dieser Analyse das anwendbare Recht ermittelt, kann fr die Bewertung der Einsatzoptionen des E-POSTBRIEFS im Wesentlichen auf die Ergebnisse der ersten beiden Gutachten zurckgegriffen werden. Inwieweit der EPOSTBRIEF in seinen beiden Varianten in der sog. allgemeinen Verwaltung, also in Verfahren, auch abgabenrechtlichen Verfahren, auf Grundlage des VwVfG zum 187 Einsatz kommen kann, wurde eingangs schon dargelegt , sodass im Folgenden ergnzend auf die Besonderheiten des abgabenrechtlichen Verfahrens, soweit sich dieses nach der AO vollzieht, hingewiesen werden soll. Besondere Schutzbedrftigkeit von steuer- und abgabenrechtlichen Sachverhalten Ausgehend von der Schutzbedrftigkeit bestimmter Daten (neben Steuerdaten nach 30 AO vor allem Sozialdaten) sind zwar einige spezifische Rechtsfragen zu beachten, die dem Einsatz des E-POSTBRIEFS aber nicht per se entgegenstehen. 188 Legt man die beiden eingangs erluterten Aspekte einer Analyse der Einsatzmglichkeiten in abgabenrechtlichen Verfahren nach der AO zugrunde, lassen sich folgende Ergebnisse festhalten: a) Der Einsatz des E-POSTBRIEFS bedingt weder in der rein elektronischen noch der hybriden Variante den Tatbestand des 30 AO, eine Offenbarung von Steuerdaten, wenn sich der bermittlungsprozess unter Einschaltung

187 188

Dazu im 1. Kapitel, Gliederungspunkt I. Dazu bereits im 1. Kapitel, Gliederungspunkt I. 5.

71

3. Kapitel: Der E-POSTBRIEF in besonderen kommunalen Verfahren

Dritter ausschlielich in Form von Telekommunikations- und Postdienstleistungen vollzieht. Ob dennoch zustzliche Sicherungsmanahmen zu ergreifen sind, richtet sich primr nach 87a Abs. 1 Satz 3 AO, der eine Verschlsselung bedingt, ergnzend kann aber auch auf die allgemeine Vorschrift aus 9 BDSG in Verbindung mit der Anlage zu dieser Vorschrift, die vor allem eine sog. Weitergabekontrolle erfordert, die gerade auch durch Verschlsselungstechnologien gewhrleistet werden kann, zurckgegriffen werden. Die Bestimmung des Schutzniveaus hat sich primr an der Art der zu schtzenden Datenkategorien zu orientieren. Einige allgemeingltige Grundstze, an denen die unterschiedlichen Kommunikationsformen zu messen sind, lassen sich dennoch aufstellen. Die konkret zu ergreifenden technischen und organisatorischen Schutzmanahmen unterliegen immer dem Vorbehalt der Verhltnismigkeit. Dies bedeutet, dass sich die Festlegung der Einzelmanahmen an den Bezugsgren Schutzzweck und Aufwand zu orientieren hat. Die Bercksichtigung der Verhltnismigkeit zeigt auch, dass es nicht gefordert ist, die (ohnehin nicht erreichbare) 100prozentige Sicherheit zu verwirklichen, sondern ein hinreichendes Schutzniveau ausreichend ist. So zeigt auch die Formulierung dem Stand der Technik entsprechende in der Anlage zu 9 BDSG im Kontext der Verschlsselungsverfahren, dass in der Praxis bewhrte und mit einem hohen Sicherheitsstandard versehene Verfahren gemeint sind. Auerdem sind die bestehenden rechtlichen Sicherungen ebenfalls in eine entsprechende Risikoanalyse einzubeziehen, die der Festlegung technischer und organisatorischer Manahmen voranzugehen hat. Dies bedeutet fr den E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung, dass, zumal der strafrechtliche Schutz weitgehend demjenigen bei der einfachen E-Mail-Kommunikation entspricht, vorrangig die besonderen technischen Sicherheitsvorkehrungen, die einen Zugriff tatschlich verhindern knnen, zu analysieren sind. Der E-POSTBRIEF wird zunchst, nachdem er vom Absender an den Provider bergeben wurde, providerseitig verschlsselt. Die bermittlung vom Absender an die Deutsche Post vollzieht sich dabei entweder ber ein Gateway und damit zustzlich vor Zugriffen von auen abgesichert oder ber eine gesicherte Internet-Verbindung (sowohl im Fall der clientbasierten als auch der webbasierten Erstellung der Nachricht). Die providerseitig verschlsselte Mail wird dann ber eine gesicherte Tunnelverbindung an den Empfngerprovider bermittelt, dort entschlsselt und wiederum ber eine gesicherte Verbindung dem Empfnger bergeben. Dafr, dass der E-POSTBRIEF auch bei besonders sensiblen Daten zum Einsatz kommen kann, sprechen daher u. a. folgende Argumente: Die nachgewiesene Erfllung bestimmter Sicherheitsstandards durch die Provider, bei denen die Daten kurzzeitig unverschlsselt vorliegen, sodass gegenber normalen Diensteanbietern, fr die die gleichen rechtlichen Zugriffsrestriktionen gelten, von einer erhhten Zuverlssigkeit aus-

72

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

gegangen werden kann, da bspw. technische und organisatorische Vorkehrungen zum Datenschutz vorab geprft wurden. Dass Zugriffe von externen Dritten technisch weitgehend ausgeschlossen sind: Einerseits verhindert der Einsatz eines Tunnelsystems und gesicherter Verbindungen einen Zugriff von auen, andererseits sind die Daten whrend des Transportvorgangs berwiegend zustzlich verschlsselt, sodass selbst dann, wenn ein Zugriff gelingen sollte, die Daten nicht im Klartext vorliegen. Das vom E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung realisierte Verfahren ist folglich als hinreichend auch im Rahmen des 87a Abs. 1 Satz 3 AO bzw. als Verschlsselungsverfahren nach Stand der Technik gem der Anlage zu 9 BDSG anzusehen. Hinzu kommt, dass die Diskussion zum De-Mail-Gesetz gezeigt hat, dass der Gesetzgeber dieses Schutzniveau fr ausreichend erachtet. Explizit wurde im Vorfeld des Inkrafttretens von verschiedenen Seiten eine Ende-zu-Ende-Verschlsselung als Standard gefordert; eine Forderung, die sich jedoch nicht durchsetzen konnte. Dienste, die vergleichbare Sicherheitsstandards erfllen, eignen sich daher auch fr einen Einsatz in steuer- und abgabenrechtlichen Verfahren die Akkreditierung verdeutlicht dies lediglich nach auen erkennbar, zwingende Voraussetzung fr die Einsetzbarkeit ist sie hingegen nicht. Der Einsatz des E-POSTBRIEFS mit klassischer Zustellung ist nach den gleichen Grundstzen zu bewerten. Auch hier ist der rechtliche Schutz der Inhaltsdaten whrend des gesamten bermittlungsprozesses wie bei allen anderen Kommunikationsformen vollstndig gesichert. Insofern ist wiederum vorrangig auf die technischen Sicherheitsvorkehrungen abzustellen. Diese knnen einen Zugriff ebenso ausschlieen wie bei der rein elektronischen Variante. Dafr sprechen folgende Argumente: Grad und Umfang der Verschlsselung sind mit der rein elektronischen Variante vergleichbar, die vom De-Mail-Gesetz als ausreichend erachtet wird. Der elektronische bermittlungsprozess vom Absender zur Deutschen Post bzw. zum Druckzentrum ist identisch (sichere bergabe an die Deutsche Post, providerseitige Verschlsselung, bermittlung durch ein gesichertes Tunnelsystem). Anschlieend liegen die Daten ebenfalls kurzfristig unverschlsselt vor allerdings bei einem Diensteanbieter, der besondere Sicherheitsstandards erfllt, und im Anwendungsbereich von TKG, PostG und De-Mail-Gesetz. Im Zustellungsprozess ist der Schutz wiederum wie beim klassischen Postversand zu beurteilen. Der verschlossene Brief ist aufgrund seines rechtlichen und tatschlichen Schutzes seit jeher zur bermittlung sensibler Informationen geeignet.

73

3. Kapitel: Der E-POSTBRIEF in besonderen kommunalen Verfahren

Insofern ist der Einsatz hybrider Kommunikationsformen wie des E-POSTBRIEFS mit klassischer Zustellung im Abgabenrecht ebenfalls zulssig. Zustzlich sind aber folgende einschrnkende Vorgaben an den Dienst zu formulieren: Die elektronische bermittlung der Daten zum Zwecke des Ausdrucks muss sich nach vergleichbaren Sicherheitsstandards vollziehen wie die DeMail-Kommunikation; die eingesetzten Unternehmen und Mitarbeiter mssen vollstndig dem Fernmelde- und Postgeheimnis aus TKG und PostG verpflichtet sein. Um die Erfllung dieser Standards nach auen zu dokumentieren, wre es denkbar, dass sich der entsprechende Diensteanbieter, obwohl diese Dienstleistung vom DeMail-Gesetz nicht explizit erfasst wird, auch als De-Mail-Anbieter akkreditiert. Dieser Auslegung steht auch nicht die Gesetzesbegrndung zum De-Mail-Gesetz entgegen, die explizit einen Ausschluss dieser Kommunikationsform fr das Steuerverfahren nach der AO anspricht. Jedoch werden die Vorschriften, die diesen generellen Ausschluss begrnden sollen, in der Gesetzesbegrndung nicht genannt. In jedem Fall wre ein Bezug zu 87a Abs. 1 Satz 3 AO als speziellere Vorschrift gegenber 30 AO hinsichtlich der vom De-Mail-Gesetz angesprochenen Rechtsfragen der elektronischen Kommunikation herzustellen gewesen. Zudem stellt sich die Gesetzesbegrndung auch in Widerspruch zu 87a AO, der die elektronische Kommunikation, zu der auch der E-POSTBRIEF zu rechnen ist, ausdrcklich fr das Steuerverfahren legitimiert. Die Gesetzesbegrndung kann geltendes Recht ( 87a AO) nicht auer Kraft setzen. Ansonsten entstnde zudem das wenig nachvollziehbare Ergebnis, dass nach 87a AO bei Einsatz einer Ende-zu-Ende-Verschlsselung ein Dokument, welches Steuerdaten enthlt, zwar mittels einer einfachen E-Mail, jedoch nicht ber den weitaus sichereren E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung verschickt werden drfte. Ein weiterer Systembruch entstnde auch durch die parallel zum De-Mail-Gesetz erfolgte Anpassung des VwZG. Zumal 122 Abs. 5 Satz 2 AO fr die frmliche Zustellung von Verwaltungsakten auf das VwZG verweist, wird damit neuerdings auch die Mglichkeit einer elektronischen Zustellung gegen Abholbesttigung nach 5a VwZG ermglicht, die nur durch den Versand einer De-Mail zu realisieren ist. Trotz der Aussage in der Gesetzesbegrndung bleiben also ausschlielich die Vorgaben der AO mageblich. Diese verlangt nach 87a Abs. 1 Satz 3 AO fr jede Form der elektronischen Kommunikation (also auch den E-POSTBRIEF) eine Verschlsselung mit einem geeigneten Verfahren, fr andere Kommunikationsformen ausgehend von allgemeinen Rechtsgrundstzen bzw. unmittelbar aus 30 AO begrndet technische und organisatorische Manahmen im Sinne der Weitergabekontrolle, die gerade auch in einer Verschlsselung nach dem Stand der Technik (vgl. Anlage zu 9 BDSG) bestehen knnen.

74

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

b) Schriftformerfordernisse im Abgabenrecht Zumal die magebliche Vorschrift, die sich mit der Frage der Schriftform bzw. deren quivalenten im Steuer- und Abgabenrecht befasst ( 87a AO), keine relevanten Unterschiede zum allgemeinen Verwaltungsrecht aufweist, lassen sich unter Rckgriff auf das erste Gutachten folgende Ergebnisse festhalten: Der E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung erfllt in der Regel gesetzliche Schriftformerfordernisse, zumal die mageblichen Schriftformfunktionen (Identifizierbarkeit, Entuerungswille, fehlende Vernderung whrend der bermittlung) einschlielich der Verkrperung verwirklicht werden. Eine Ausnahme ist nur dann zu machen, wenn der fachrechtlichen Vorschrift explizit ein Unterschriftserfordernis entnommen werden kann. Bis zur Anpassung des 3a VwVfG bzw. der entsprechenden Regelung in der AO kommt ein Einsatz des E-POSTBRIEFS mit elektronischer Zustellung zur Ersetzung der Schriftform nur in Betracht, wenn dieser (bzw. die Anlage) mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wird. c) Zulssigkeit der E-POSTBRIEF Kommunikation im brigen Auch die des Weiteren zu bercksichtigenden rechtlichen Vorgaben im Abgabenrecht unterscheiden sich nicht mageblich vom allgemeinen Verfahrensrecht. Dies bedeutet unter anderem: Aufgrund der Nichtfrmlichkeit des Verwaltungsverfahrens ist explizit festzustellen, ob berhaupt ein gesetzliches Schriftformerfordernis vorliegt. Ist dies nicht der Fall, knnen beide Varianten des E-POSTBRIEFS ohne Weiteres eingesetzt werden. Die Zugangserffnung ist auch im besonderen Verfahrensrecht zu fordern; die Angabe der E-POSTBRIEF Adresse ist jedoch in der Regel als konkludente Zugangserffnung zu werten. Fr die Bekanntgabe von Verwaltungsakten gilt die Drei-Tages-Fiktion ( 122 Abs. 2 Nr. 1 AO) sowohl bei der elektronischen Variante (unmittel189 bar) als auch analog fr den E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung . Bei der Bestimmung des Zugangszeitpunkts sonstiger Mitteilungen bestehen ebenfalls keine Besonderheiten gegenber dem allgemeinen Verwaltungsverfahren, entscheidend ist ein Zugang entsprechend 130 BGB. Fr die frmliche Zustellung, die sich nach 122 Abs. 5 Satz 2 AO auch in Verfahren nach der Abgabenordnung nach dem VwZG richtet, kommt zunchst die hybride Variante des E-POSTBRIEFS in Betracht, da diese mit den Optionen Einschreiben

189

Dazu ausfhrlich Hoffmann u. a., Der E-POSTBRIEF in der ffentlichen Verwaltung, Teil 1, 2011, S. 104, 131 f.

75

3. Kapitel: Der E-POSTBRIEF in besonderen kommunalen Verfahren

mit Rckschein und bergabeeinschreiben die Vorgaben des 4 VwZG erfllt. Eine elektronische Zustellung setzt auch bei Verwendung des E-POSTBRIEFS derzeit eine qualifizierte Signatur voraus ( 5 Abs. 5 VwZG). Im Fall einer Akkreditierung als De-Mail-Anbieter tritt die Mglichkeit der elektronischen Zustellung gegen Abholbesttigung nach 5a VwZG hinzu.

III. Brgerbeteiligung
Sptestens seit der Diskussion um das Bahnhofs-Groprojekt Stuttgart 21 sind die Brgerbeteiligung sowie die damit verbundenen Rechts- und Verfahrensfragen erneut in den Fokus geraten und rechtspolitische Forderungen nach einer Verstrkung der Mitwirkung von Brgern an Verwaltungsentscheidungen wieder laut geworden. Die Aufmerksamkeit, die dieser Bereich momentan erfhrt, und der Stellenwert, der ihm fr die Zukunft beigemessen wird, fhren auch dazu, dass sich verstrkt damit auseinandergesetzt werden muss, auf welche Weise elektronische Kommunikations- und Gestaltungsmglichkeiten in die Verfahren implementiert 190 werden knnen . Unter Brgerbeteiligung ist eine Vielzahl von Mglichkeiten zu verstehen, wie der Brger Vorgnge in der Verwaltung beeinflussen kann. Die Bandbreite reicht von den klassischen Mechanismen reprsentativer (Wahlen) und direkter Demokratie (Brgerbegehren, Brgerentscheid), denen rechtlich institutionalisierte und stark formalisierte Verfahren zugrunde liegen, bis hin zu informellen Erscheinungsformen von Brgerbeteiligung, die sich auerhalb eines derart gesteckten Rahmens bewegen. Ihre Gemeinsamkeit ist, dass sie berwiegend in kommunaler Zustndigkeit vorbereitet und durchgefhrt werden. Brgerentscheid und Brgerbegehren sind in den Gemeindeordnungen der Lnder geregelt. Der Brgerentscheid ist die verbindliche Entscheidung der Brgerschaft ber eine Sachfrage, das Brgerbegehren der Antrag einer bestimmten Zahl von Brgern auf Durchfhrung eines Brgerentscheids. Eine auf elektronische Medien gesttzte Durchfhrung dieser beiden Formen direkter Demokratie ist aufgrund ihrer starken gesetzlichen Formalisierung derzeit noch nicht denkbar, fr die verfahrensbegleitende informelle Kommunikation existieren jedoch keine Formvorgaben. Hier liegt Anwendungspotenzial fr die Kommunikation auf elektronischem Weg. Ein weiterer Bereich, in dem ffentlichkeitsbeteiligung eine starke Rolle spielt, ist bspw. das Planfeststellungsverfahren i. S. d. 72 ff. VwVfG. Gem 73 VwVfG ist mit den Betroffenen der Planfeststellung ein Anhrungsverfahren durchzufhren. Abs. 6 dieser Vorschrift regelt, dass nach Ablauf der Einwendungsfrist ein Errte190

Zu Rechtsfragen der Brgerpartizipation mittels Web 2.0-Anwendungen (am Beispiel des Brgerhaushalts) vgl. Tischer, in: Schliesky/Schulz (Hrsg.), Transparenz, Partizipation, Kollaboration Web 2.0 fr die ffentliche Verwaltung, 2012, S. 69 ff.

76

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

rungstermin stattzufinden hat. Die Ausgleichsfunktion des Errterungstermins ist fr die Akzeptanz des Verfahrens sowie des gesamten (dem Plan zugrundeliegenden) Projekts von hoher Bedeutung. Dieser explizit im Recht vorgesehenen Mglichkeit zur Befriedung gegenlufiger Interessen steht aber oft genug ein faktisches 191 Defizit bei der tatschlichen Umsetzung gegenber . Einer Enttuschung der Brger muss hier durch eine frhzeitigere Einbindung vorgebeugt werden. Der E-POSTBRIEF und andere elektronische Kommunikationsmedien knnen dafr untersttzend eingesetzt werden. Zwar ist es fr Betroffene des Planfeststellungsverfahrens noch nicht mglich, anders als schriftlich (hier allerdings auch formwahrend unter Einsatz des E-POSTBRIEFS mit klassischer Zustellung) oder elektronisch mit qualifizierter elektronischer Signatur die Einwendung gegen den Plan i. S. d. 73 192 Abs. 4 VwVfG zu erheben ; die Benachrichtigung der am Errterungstermin zu 193 Beteiligenden i. S. d. 73 Abs. 6 Satz 3 VwVfG kann jedoch formlos , bspw. per EPOSTBRIEF mit klassischer Zustellung, erfolgen. Da diese Benachrichtigung auch erst ab einer Anzahl von mehr als 50 Betroffenen durch eine ffentliche Bekanntmachung ersetzt werden kann, wre der Einsatz des E-POSTBRIEFS im Bereich darunter durchaus in der Lage, den Ablauf zu vereinfachen. Als ein u. U. hnliches Massenverfahren kann sich die Vorbereitung der mndlichen Verhandlung in der Konstellation des frmlichen Verwaltungsverfahrens nach den 63 ff. VwVfG darstellen: Ist eine mndliche Verhandlung i. S. d. 67 VwVfG erforderlich, so sind die Beteiligten schriftlich zu laden. Auch hier kann erst bei mehr als 50 Betroffenen auf diese frmliche Ladung verzichtet werden. Die Erfllung dieser Schriftformanordnung ist jedoch auch beim Einsatz des E-POSTBRIEFS mit klassischer 194 Zustellung mglich , eine derartige Vereinfachung des Verfahrens der schriftlichen Ladung also zulssig. Das Ersetzen der Benachrichtigung bzw. Ladung bei mehr als 50 Betroffenen durch ffentliche Bekanntmachung ist im brigen bei beiden Konstellationen eine Ermessensvorschrift (knnen [] ersetzt werden). Der Behrde steht es somit frei, zustzlich zur ffentlichen Bekanntmachung die Betroffenen per E-Mail oder anderweitig zu informieren. Auch sonst ist die Kommunikation zu Fragen rund um Verfahren der ffentlich195 keitsbeteiligung in der ganz berwiegenden Zahl der Flle formfrei zulssig . Beratung und Ausknfte durch die Verwaltung richten sich auch hier nach 25 VwVfG, der keinen Formzwang normiert. Dies bietet die Mglichkeit, betroffene Brger

191 192

193

194

195

Vgl. Schink, ZG 2011, 226 (238). Ruge, in: Bauer u. a. (Hrsg.), Verwaltungsverfahrensgesetz, mit rechtlichen Aspekten des EGovernment Kommentar, 2012, 73 Rn. 36. Bonk/Neumann, in: Stelkens/Bonk/Sachs (Hrsg.), VwVfG, 7. Aufl. 2008, 73 Rn. 114: formlos, aber in der Regel schriftlich. Schulz, in: Bauer u. a. (Hrsg.), Verwaltungsverfahrensgesetz, mit rechtlichen Aspekten des EGovernment Kommentar, 2012, 67 Rn. 11. Vgl. insoweit schon die Ausfhrungen im 2. Kapitel unter Gliederungspunkt I.

77

3. Kapitel: Der E-POSTBRIEF in besonderen kommunalen Verfahren

auch auf kostenneutralem Weg (E-Mail) ber bevorstehende Verwaltungsverfahren und -entscheidungen zu informieren und ggf. zu beteiligen. Wenn Bedarf nach einem erhhten Niveau an Beweisbarkeit und Verbindlichkeit der Kommunikation besteht, kann der E-POSTBRIEF untersttzend zum Einsatz kommen. Jedenfalls liee sich unter verstrkter Bercksichtigung dieser Aspekte den Bestrebungen nach grerer Transparenz und Einbindung der ffentlichkeit effektiv nachkommen. Als Folge dessen wre mit positiven Auswirkungen in Form gesteigerter Akzeptanz der Verwaltungsarbeit zu rechnen. Zum Teil wird von den Gemeindeordnungen der Lnder sogar ausdrcklich eine 196 kommunale ffentlichkeitsarbeit gefordert . So normiert 16a GO SH in Abs. 1, dass die Gemeinde die Einwohnerinnen und Einwohner ber allgemein bedeutsame Angelegenheiten der rtlichen Gemeinschaft unterrichten muss und das Interesse an der Selbstverwaltung frdert. In Abs. 2 heit es sogar: Bei wichtigen Planungen und Vorhaben, die von der Gemeinde durchgefhrt werden, sollen die Einwohnerinnen und Einwohner mglichst frhzeitig ber die Grundlagen, Ziele und Auswirkungen unterrichtet werden. Sofern dafr ein besonderes Bedrfnis besteht, soll den Einwohnerinnen und Einwohnern allgemein Gelegenheit zur uerung gegeben werden. Ziel solcher Regelungen ist es, ber mglichst umfassende Information bei den Brgern um Verstndnis zu werben, Vorurteile abzubauen und ihnen die Mglichkeit zu geben, sich mit ihrer Kommune zu identifizie197 ren . Besondere Bedeutung gewinnt diese kommunale ffentlichkeitsarbeit auch und gerade im Vorfeld von Einwohnerantrgen, Brgerbegehren und Bgerentscheiden bzw. um einer dahingehenden Verhrtung der Fronten vorzubeugen. Sie ist in der Lage, einen mageblichen Beitrag zu einem im Rahmen der Diskussion um Open Government geforderten Mehr an Brgerbeteiligung und 198 einem integrativen Verwaltungshandeln zu leisten. Der E-POSTBRIEF mit beiden Zustellungsformen bietet hierbei eine Variante, dieser kommunalen ffentlichkeitsarbeit effektiv nachzukommen. Es knnen kostengnstig viele Betroffene erreicht und zugleich individuell angesprochen werden.

196 197 198

Vgl. bspw. die Regelungen in 16a GO SH, 20 GO BW, 11 SchsGemO, 23 GO NRW. Knemeyer, Brgerbeteiligung und Kommunalpolitik, 2. Aufl. 1997, S. 90. Dazu bereits Hill, DVBl 1993, 973 ff.

78

4. Kapitel: Einsatzoptionen im Rahmen kommunaler Fachverfahren


Das vorangegangene Kapitel hat sich mit drei ausgewhlten Querschnittsmaterien befasst, deren Abwicklung durch die Kommunen u. U. mit groen Fallzahlen verbunden ist. Es steht jedoch zu erwarten, dass sich das Potenzial eines elektronischen Workflows mit einem mglichst weitgehenden elektronischen Postausgang (und ggf. einem Ausdruck und einer klassischen Zustellung durch einen externen Diensteanbieter) fr die Kommunen nur vollstndig erschlieen lsst, wenn die gesamte Breite und Vielfalt kommunaler Verwaltungsdienstleistungen auf diese Infrastrukturen zurckgreifen kann. Daher werden im Folgenden zahlreiche Einzelverfahren dahingehend analysiert, ob und ggf. fr welche Verfahrensschritte sie offen auch fr den Einsatz des E-POSTBRIEFS sind. Grundlage sind die bereits eingangs dargestellten allgemeinen berlegungen zur Einsetzbarkeit im Kommunalbereich. Die genannten Verfahren geben zwar keinen vollstndigen berblick ber das gesamte Dienstleistungsportfolio einer typischen deutschen Kommune; es wird aber der Versuch unternommen, mglichst viele unterschiedliche Verwaltungsbereiche und damit auch unterschiedliche Fachmter der Kommunalverwaltung zu erfassen. Grundlage der Analyse ist die Rechtslage in Schleswig-Holstein. Da sich die kommunalen Verfahren aber oft auch als Vollzug von Bundesrecht darstellen, ergeben sich in der Regel keine bzw. nur marginale Abweichungen. Soweit sich Verfahren auf landesgesetzlichen Rechtsgrundlagen vollziehen, wird jeweils auf vergleichbare 199 Normen in anderen Bundeslndern hingewiesen . Ortsrechtlich knnen sich zwar erhebliche Abweichungen ergeben, allerdings sind Formerfordernisse, die einem Einsatz des E-POSTBRIEFS entgegenstehen knnten, relativ selten, andererseits drfte sich diesbezglich auch die Anpassung der jeweiligen (satzungsrechtlichen) Grundlagen relativ einfach gestalten. Gleiches gilt erst recht fr diejenigen Verfahren, die nicht durch Rechtsvorschriften geprgt sind, sondern sich ausschlielich im Verfahrensermessen der Behrden vollziehen. Eine nderung der entgegenstehenden Verwaltungspraxis lsst sich ebenfalls mit wenig Aufwand realisieren. Die Analyse der Verfahren folgt dabei einem einheitlichen Schema, um eine bessere bersichtlichkeit zu gewhrleisten. Dieses enthlt Aussagen zu folgenden Aspekten: eine Kurzbeschreibung des Verfahrens, die relevanten Rechtsgrundlagen,

199

In die Analyse einbezogen wurden: Nordrhein-Westfalen, Sachsen, Niedersachsen, Hessen, Bayern und Baden-Wrttemberg.

79

4. Kapitel: Einsatzoptionen im Rahmen kommunaler Fachverfahren

einen Hinweis auf die jeweils sachlich, rtlich und ggf. funktionell zustndige Stelle in Schleswig-Holstein bzw. innerhalb der Kommune (Stadt Kiel), die Analyse der Einsatzmglichkeiten fr den E-POSTBRIEF, jeweils differenziert nach den typischerweise im Rahmen des Verfahrens auftretenden Kommunikationsanlssen, sei es auf Seiten des Brgers (bspw. Antrag) oder der Verwaltung (insbesondere fallabschlieender Bescheid), sowie schlielich der Hinweis auf ggf. zu beachtende lnderspezifische Besonderheiten.

80

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

bersicht der Verfahren


1. Bauen
Bauvoranfrage / Bauvorbescheid Bauantrag / Baugenehmigung Anzeige bei Genehmigungsfreiheit

6. Kataster- und Vermessungswesen


Bodenrichtwertkarte

7. Kinder / Jugendliche und Soziales


Kindertagesbetreuung Schlerbefrderungskosten Anerkennung einer Schwerbehinderung Wohngeld

2. Fhrerschein und Kfz


Fahrerlaubniserteilung Fahrgastbefrderung Taxikonzession Halteranfragen An- / Ab- und Ummeldung von Fahrzeugen Verwarnungen und Bugeldbescheide

8. Ordnungsverwaltung
Gewerbsmige Haltung von Tieren (Haltung von Nutztieren) Tierzucht Gefhrliche Hunde Erlaubniserteilung Sondernutzungserlaubnis auf ffentlichen Straen und Pltzen

3. Verkehr
Parkausweis fr Bewohner/innen Parkausweis Ausnahmegenehmigung fr Handwerker / Gewerbetreibende Parkausweis fr Schwerbehinderte Groraum- / Schwerlasttransporte

9. Standesamt / Meldeangelegenheiten
Wohnsitzab-, -an- und ummeldung Geburtsurkunde Eheurkunde Lebenspartnerschaftsurkunde Sterbeurkunde

4. Gesundheit
Bescheinigung ber die Belehrung zum Umgang mit Lebensmitteln Zulassung als fleischverarbeitendes Gewerbe

10. Wahlen
Wahlbenachrichtigung Antrag auf Briefwahl

5. Gewerbe
Gewerbean- / -ab- und -ummeldung Gaststttenerlaubnis (Konzession)

11. Steuern und Abgaben


Zweitwohnungsteuer Abfallgebhren

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Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

1. Bauen: Bauvoranfrage / Bauvorbescheid


Bauvoranfrage
Die Bauvoranfrage richtet sich gem 66 Satz 2 Landesbauordnung SchleswigHolstein (LBO SH) nach den Regelungen des Bauantrages nach 64 LBO SH. Gem 64 Abs. 1 Satz 2 LBO SH ist der Bauantrag schriftlich zu stellen. Es liegt folglich ein gesetzliches Schriftformerfordernis aufgrund Landesrechts vor. Eine Nutzung des EPOSTBRIEFS mit elektronischer Zustellung ist deshalb ohne zustzliche qualifizierte elektronische Signatur nicht mglich. Der E-POSTBRIEF mit hybrider Zustellung kann hingegen unproblematisch genutzt werden, da dieser die Schriftform erfllt.
200

Bauvorbescheid
Dementsprechend verhlt es sich bei der Versendung des Bauvorbescheids durch die Verwaltung. Dieser richtet sich gem 66 Satz 2 LBO SH nach den Regelungen der Baugenehmigung. Diese ist gem 73 Abs. 1 Satz 2 LBO SH ebenfalls schriftlich zu erteilen. Deshalb ist eine Nutzung des E-POSTBRIEFS mit elektronischer Zustellung nur mit einer zustzlichen qualifizierten elektronischen Signatur mglich. Der Hybridbrief kann hingegen unproblematisch genutzt werden.

200

Vgl. auch Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Bauvoranfrage, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8968560 (zuletzt aufgerufen am 09. 02. 2012).

82

Bauvoranfrage / Bauvorbescheid
Landesrecht Zustndige Stellen Landeshauptstadt Kiel, Bauordnungsamt Bauaufsicht

Rechtsgrundlage(n)

Kreis

66, 64, 67 Abs. 1, 2, 5, 69 Abs. 5-9, 72, 73 Abs. 1-3, 75 Abs. 2 Landesbauordnung Schleswig-Holstein (LBO SH) Kurzbeschreibung

Die Bauvoranfrage und der Bauvorbescheid richten sich gem 66 Satz 3 LBO SH nach den Bestimmungen ber den Bauantrag ( 64 LBO SH) und die Baugenehmigung ( 73 LBO SH). Gem 64 Abs. 1 Satz 2 LBO SH ist der Bauantrag schriftlich zu stellen. Die Baugenehmigung ist gem 73 Abs. 1 Satz 2 LBO SH ebenfalls schriftlich zu erteilen. Dieses gesetzliche Schriftformerfordernis aufgrund Landesrechts gilt somit auch fr die Bauvoranfrage und den Bauvorbescheid.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Bauvoranfrage

Bauvorbescheid

Lnderspezifische Besonderheiten

Es ergeben sich keine lnderspezifischen Besonderheiten. Es ist in allen geprften Bundeslndern fr Bauvoranfrage und Bauvorbescheid die Schriftform vorgesehen ( 57 Abs. 1 Satz 1 LBO BW, Art. 71 BayBO, 66 HBO, 74 NBauO, 71 BauO-NRW, 75 SchsBO).

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

1. Bauen: Bauantrag / Baugenehmigung


Bauantrag
Gem 64 Abs. 1 Satz 2 Landesbauordnung Schleswig-Holstein (LBO SH) ist der 201 Bauantrag schriftlich zu stellen. Es liegt folglich ein gesetzliches Schriftformerfordernis aufgrund Landesrechts vor. Eine Nutzung des E-POSTBRIEFS mit elektronischer Zustellung ist somit ohne zustzliche qualifizierte elektronische Signatur nicht mglich. Der E-POSTBRIEF mit hybrider Zustellung kann hingegen unproblematisch genutzt werden, da dieser die Schriftform erfllt.

Baugenehmigung
Dementsprechend verhlt es sich bei der Versendung der Baugenehmigung durch die Verwaltung. Die Baugenehmigung ist gem 73 Abs. 1 Satz 2 LBO SH ebenfalls schriftlich zu erteilen. Aufgrund dieses landesrechtlich geregelten Schriftformerfordernisses ist eine Nutzung des E-POSTBRIEFS mit elektronischer Zustellung nur mit einer zustzlichen qualifizierten elektronischen Signatur mglich. Der Hybridbrief kann unproblematisch genutzt werden.

201

Vgl. auch Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Baugenehmigung (Bauantrag), abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8968530 (zuletzt aufgerufen am 09. 02. 2012).

84

Bauantrag Baugenehmigung
Landesrecht Landeshauptstadt Kiel, Bauordnungsamt Bauaufsicht Zustndige Stellen

Rechtsgrundlage(n)

Kreis

64, 73 Landesbauordnung Schleswig-Holstein (LBO SH)

Kurzbeschreibung

Gem 64 Abs. 1 Satz 2 LBO SH ist der Bauantrag schriftlich zu stellen. Die Baugenehmigung ist gem 73 Abs. 1 Satz 2 LBO SH ebenfalls schriftlich zu erteilen. Es gilt somit fr Bauantrag und Baugenehmigung ein landesrechtlich geregeltes Schriftformerfordernis.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Bauantrag

Baugenehmigung

Lnderspezifische Besonderheiten

Es ergeben sich keine lnderspezifischen Besonderheiten. Es ist in den geprften Bundeslndern fr Bauantrag und Baugenehmigung die Schriftform vorgesehen ( 53, 58 LBO BW, Art. 64, 68 BayBO, 60, 64 HBO, 71, 75 NBauO, 69, 75 BauO-NRW, 68, 72 SchsBO).

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

1. Bauen: Anzeige bei Genehmigungsfreiheit


Anzeige
68 Landesbauordnung Schleswig-Holstein (LBO SH) regelt die Form der Anzeige 202 bei Genehmigungsfreistellung nicht. Die erforderlichen Bauvorlagen sind nach 68 Abs. 3 Satz 1 LBO SH lediglich bei der Gemeinde und zustzlich bei der Bauaufsichtsbehrde einzureichen, wenn der Brgermeister der Gemeinde nicht Bauaufsichtsbehrde ist. Das Formular zur Anzeige ist auf der Internetseite der Stadt Kiel erhltlich. Auf diesem Formular befindet sich abschlieend ein Unterschriftsfeld, in 203 dem die Bauherrin bzw. der Bauherr zu unterschreiben hat . Diese Formvorschrift ist nicht gesetzlich geregelt. Es wurde lediglich im Rahmen des Verfahrensermessens der Behrde festgelegt. Aufgrund dieses Schriftformerfordernisses ist eine Versendung des Antrages per E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mglich. Der Verwendung des EPOSTBRIEFS mit hybrider Zustellung steht jedoch nichts entgegen. Die Funktionen der Schriftform sind beim E-POSTBRIEF mit hybrider Zustellung gewhrleistet. Ein landesgesetzliches Schriftformerfordernis besteht nach 68 Abs. 3 Satz 2 LBO SH nur, wenn Abweichungen sowie Ausnahmen oder Befreiungen nach 31 BauGB erforderlich sind. Dann kann ebenfalls nur der E-POSTBRIEF mit hybrider Zustellung genutzt werden.

Abschlieender Bescheid
Ein Bewilligungsbescheid ist grundstzlich nicht erforderlich. Mit dem Bauvorhaben darf nach 68 Abs. 3 Satz 2 LBO SH einen Monat nach Einreichung der erforderlichen Bauvorlagen bei der Gemeinde und der Bauaufsicht begonnen werden. Liegen die Voraussetzungen der Genehmigungsfreistellung nicht vor, hat die Bauaufsichtsbehrde die Gemeinde und die Bauherrrin oder den Bauherrn darber zu informieren, dass das Vorhaben in das erforderliche bauaufsichtliche Verfahren bernommen wird und der Baubeginn untersagt ist. Da fr diesen Bescheid kein Schriftformerfordernis besteht, kann fr seine Versendung der E-POSTBRIEF mit elektronischer und hybrider Zustellung genutzt werden. Gleiches gilt mangels spezialgesetzlicher Regelung auch fr die Entscheidung ber Abweichungen sowie Ausnahmen und Befreiungen nach 31 BauGB.

202

203

Vgl. auch Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Baugenehmigiung: Genehmigungsfreistellung, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung. php?id=8968713 (zuletzt aufgerufen am 09. 02. 2012). Formular abrufbar unter formulare.kiel.de/servlet/de.formsolutions.FillServlet? param1=01002000-0001-0039&query=1&knr=01002000-0001&template=SH600001&print= 1&direktstart=1&save=1&reset=1&z=x.pdf (zuletzt aufgerufen am 09. 02. 2012).

86

Anzeige bei Genehmigungsfreiheit


Landesrecht Landeshauptstadt Kiel: Bauordnungsamt Bauaufsicht Zustndige Stellen

Rechtsgrundlage(n)

Kreis

68 Landesbauordnung SchleswigHolstein (LBO SH), 31 Baugesetzbuch (BauGB)

Kurzbeschreibung

68 LBO und 31 BauGB regeln die Form der Anzeige bei Genehmigungsfreistellung nicht. Es besteht jedoch aufgrund des Unterschriftsfeldes auf dem Anzeigeformular der Stadt Kiel ein Schriftformerfordernis im Rahmen des Verfahrensermessens der Behrde. Ein landesgesetzliches Schriftformerfordernis besteht nach 68 Abs. 3 Satz 2 LBO SH bei Abweichungen, Ausnahmen oder Befreiungen nach 31 BauGB. Die Benachrichtigung ber die berfhrung in das erforderliche bauaufsichtsrechtliche Verfahren (Versagung der Genehmigungsfreistellung) ist formfrei.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Anzeige

Versagung der Genehmigungsfreistellung

Anzeige nach 31 BauGB

Lnderspezifische Besonderheiten

Das Verfahren ist in den geprften Bundeslndern sowohl bzgl. der Form als auch des Verfahrensgangs stark abweichend geregelt ( 50 LBO BW, Art. 55, 57, 58 BayBO, 55, 56 HBO, 6 ff. NBauO, 65 ff. BauO NRW, 59 Abs. 2, 61, 62 SchsBauO)

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

2. Fhrerschein und Kfz: Fahrerlaubniserteilung


Antragstellung
Der Antrag auf Erteilung einer Fahrerlaubnis ist gem 21 Abs. 1 Satz 1 Fahrerlaubnisverordnung (FeV) schriftlich bei der Fahrerlaubnisbehrde zu stellen. Folglich ist eine Nutzung des E-POSTBRIEFS mit hybrider Zustellung mglich, da dieser das Schriftformerfordernis erfllt. Eine Nutzung des E-POSTBRIEFS mit elektronischer Zustellung wre hingegen nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur denkbar. Gem 21 Abs. 1 Satz 2 FeV hat der Bewerber auf Verlangen der zustndigen Behrde oder Stelle persnlich zu erscheinen. In diesem Fall kann der EPOSTBRIEF natrlich nicht genutzt werden.
204

Fahrerlaubniserteilung und Aushndigung des Fhrerscheins


Fr einen etwaigen Bewilligungsbescheid ist kein Formerfordernis angeordnet. Dieser kann deshalb per E-POSTBRIEF in elektronischer und in hybrider Form versendet werden. Der Fhrerschein im Scheckkartenformat kann lediglich auf dem klassischen Postwege versendet werden.

204

Vgl. auch Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Fahrerlaubnis Ersterteilung, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8939393 (zuletzt aufgerufen am 09. 02. 2012).

88

Fahrerlaubniserteilung
Bundesrecht Zustndige Stellen Landeshauptstadt Kiel, Brger- und Ordnungsamt, Sachbereich Fahrerlaubnisbehrde

Rechtsgrundlage(n)

Kreis

21, 25, Anlage 8, 9 FahrerlaubnisVerordnung (FeV)

Kurzbeschreibung

Der Antrag auf Erteilung einer Fahrerlaubnis ist gem 21 Abs. 1 Satz 1 FeV bei der Fahrerlaubnisbehrde schriftlich zu stellen. Gem 21 Abs. 1 Satz 2 FeV hat der Bewerber auf Verlangen der zustndigen Behrde oder Stelle persnlich zu erscheinen. Fr einen etwaigen Bewilligungsbescheid ist kein Formerfordernis angeordnet. Der Fhrerschein im Scheckkartenformat kann lediglich auf dem klassischen Postwege versendet werden.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Antragstellung

Fahrerlaubniserteilung

Ausstellung der Fahrerlaubnis

Lnderspezifische Besonderheiten

Aufgrund Bundesrechts bedarf die Antragstellung in allen geprften Bundeslndern der Schriftform ( 21 FeV). Die Fahrerlaubniserteilung ist formfrei.

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

2. Fhrerschein und Kfz: Fahrgastbefrderung


Antragstellung
48 Fahrerlaubnis-Verordnung (FeV) macht keine Aussagen ber die Form der 205 Beantragung einer Fahrerlaubniserteilung zur Fahrgastbefrderung . Da 21 FeV jedoch gem 48 Abs. 7 Satz 1 FeV entsprechend auf 48 anzuwenden ist, ist die Fahrerlaubnis zur Fahrgastbefrderung nach 21 Abs. 1 Satz 1 FeV bei der Fahrerlaubnisbehrde schriftlich zu beantragen. Folglich ist eine Nutzung des E-POSTBRIEFS mit hybrider Zustellung mglich, da dieser das Schriftformerfordernis erfllt. Eine Nutzung des E-POSTBRIEFS mit elektronischer Zustellung wre hingegen nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mglich. Gem 21 Abs. 1 Satz 2 FeV hat der Bewerber auf Verlangen der zustndigen Behrde oder Stelle persnlich zu erscheinen. In diesem Fall kann der E-POSTBRIEF selbstverstndlich nicht genutzt werden.

Fahrerlaubniserteilung und Aushndigung der Fahrerlaubnis


Fr einen etwaigen Bewilligungsbescheid ist kein Formerfordernis angeordnet. Dieser kann deshalb per E-POSTBRIEF in elektronischer und in hybrider Form versendet werden. Die Bescheinigung der Fahrerlaubnis zur Fahrgastbefrderung kann lediglich auf dem klassischen Postwege versendet werden, da diese als Papp-Ausweis ausgestellt wird.

205

Vgl. auch Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Fahrerlaubnis: Fahrgastbefrderung, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8963482 (zuletzt aufgerufen am 09. 02. 2012).

90

Fahrgastbefrderung
Bundesrecht Zustndige Stellen Landeshauptstadt Kiel, Brger- und Ordnungsamt, Sachbereich Fahrerlaubnisbehrde

Rechtsgrundlage(n)

Kreis

48, 21, 22, 24 Abs. 1 Satz 1, Abs. 2, 3, Anlage 5, 6, 8, 11 Fahrerlaubnis-Verordnung (FeV)

Kurzbeschreibung

48 FeV regelt die Form der Beantragung einer Fahrerlaubniserteilung zur Fahrgastbefrderung nicht. Da 21 FeV jedoch gem 48 Abs. 7 Satz 1 FeV entsprechend auf 48 anzuwenden ist, ist die Fahrerlaubnis zur Fahrgastbefrderung nach 21 Abs. 1 Satz 1 FeV schriftlich zu beantragen. Gem 21 Abs. 1 Satz 2 FeV hat der Bewerber auf Verlangen der zustndigen Behrde oder Stelle persnlich zu erscheinen. Fr einen Bewilligungsbescheid ist kein Formerfordernis angeordnet. Die Fahrerlaubnis selbst kann lediglich auf dem klassischen Postwege versendet werden.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Antragstellung

Abschlieender Bescheid

Ausstellung der Fahrerlaubnis

Lnderspezifische Besonderheiten

Aufgrund Bundesrechts bedarf die Antragstellung in allen geprften Bundeslndern der Schriftform ( 48 Abs. 7, 21, 22, 24Abs. 1 Satz 1, Abs. 2, 3 FeV). Die Fahrerlaubniserteilung ist formfrei.

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

2. Fhrerschein und Kfz: Taxikonzession


Antragstellung
12 Abs. 1 Nr. 4 Personenbefrderungsgesetz (PBefG), der die Antragstellung der 206 Genehmigung der Personenbefrderung mit Taxen regelt, schreibt keine besondere Form des Antrages vor, sondern bezieht sich nur auf den Inhalt. Folglich ist vorbehaltlich eines im Rahmen des Verfahrensermessens der Behrde festgelegten Unterschriftserfordernisses auf einem Antragsformular der Stadt Kiel eine Antragstellung per E-POSTBRIEF mit elektronischer und hybrider Zustellung mglich.

Genehmigungserteilung bzw. -versagung / Genehmigungsurkunde


Die Erteilung und Versagung der Genehmigung (Bewilligungs- bzw. Ablehnungsbescheid) ist gem 15 Abs. 1 Satz 1 PBefG schriftlich zuzustellen. Auch 5 PBefG normiert, dass Dokumente (Genehmigungen, einstweilige Erlaubnisse und Bescheinigungen oder deren Widerruf) schriftlich zu erteilen sind. Die elektronische Form ist nach 5 Satz 2 PBefG ausgeschlossen, es sei denn, dass in den aufgrund des PBefG erlassenen Rechtsverordnungen und Allgemeinen Verwaltungsvorschriften vorgesehen ist, dass die Erteilung auch in elektronischer Form mit einer dauerhaften Signatur nach 37 Abs. 4 VwVfG mglich ist. Folglich ist nur eine Nutzung des E-POSTBRIEFS mit hybrider Zustellung, nicht jedoch des E-POSTBRIEFS mit elektronischer Nutzung mglich. Die Genehmigungsurkunde, die gem 15 Abs. 2 Satz 1 PBefG erteilt wird, wenn die Entscheidung ber den Antrag unanfechtbar geworden ist, kann lediglich auf dem klassischen Postwege versendet werden.

206

Vgl. auch Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Personenverkehr gewerblich Genehmigung, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung. php?id=8958428 (zuletzt aufgerufen am 09. 02. 2012).

92

Taxikonzession
Bundesrecht Zustndige Stellen

Rechtsgrundlage(n)

Kreis

2 Abs. 1 Nr. 4, 5, 12 Abs. 1 Nr. 4, 15, 17 Personenbefrderungsgesetz (PBefG)

Landeshauptstadt Kiel, Brger- und Ordnungsamt, Sachbereich Straenverkehrsbehrde

Kurzbeschreibung

12 Abs. 1 Nr. 4 PBefG schreibt keine besondere Form des Antrages vor. Die Erteilung und Versagung der Genehmigung ist gem 15 Abs. 1 Satz 1 PBefG schriftlich zuzustellen. Auch 5 Satz 1 PBefG normiert, dass die Genehmigung schriftlich zu erteilen ist. Die elektronische Form ist gem 5 Satz 2 PBefG ausgeschlossen, es sei denn, dass die Mglichkeit der Erteilung in elektronischer Form mit einer dauerhaften Signatur nach 37 Abs. 4 VwVfG durch Rechtsverordnung oder Allgemeine Verwaltungsvorschriften erffnet wurde. Die Genehmigungsurkunde gem 15 Abs. 2 Satz 1 PBefG kann lediglich auf dem klassischen Postwege versendet werden.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Antragstellung

Abschlieender Bescheid

Genehmigungsurkunde

Lnderspezifische Besonderheiten

Der Antrag ist in den geprften Bundeslndern formfrei. Der Bescheid hat schriftlich zu erfolgen ( 2 Abs. 1 Nr. 4, 5, 12 Abs. 1 Nr. 4, 15, 17 PBefG).

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

2. Fhrerschein und Kfz: Halteranfragen


Antragstellung
39 Abs. 1 Straenverkehrsgesetz (StVG) regelt die Form des Antrages auf eine Kfz207 Halteranfrage (einfache Registerauskunft) nicht, sodass grundstzlich nicht von einem Formerfordernis ausgegangen werden kann. Die Behrde hat jedoch im Rahmen ihres Verfahrensermessens festgelegt, dass der Antrag schriftlich von der 208 Auskunft ersuchenden Person zu stellen ist . Somit wre eine Versendung des Antrages per E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mglich. Der Verwendung des E-POSTBRIEFS mit hybrider Zustellung steht jedoch nichts entgegen.

Auskunftserteilung
Fr die Auskunftserteilung ist keine besondere Form vorgeschrieben. Es ist deshalb ein Einsatz des E-POSTBRIEFS mit elektronischer und hybrider Zustellung mglich.

207

208

Vgl. auch Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Kfz: Halteranfrage (Einfache Registerauskunft), abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/ _leistung.php?id=8939253 (zuletzt aufgerufen am 09. 02. 2012). Siehe auch Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z: Zustndigkeitsfinder, Kfz: Halteranfrage (Einfache Registerauskunft), abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_ leistung.php?id=8939253 (zuletzt aufgerufen am 09. 02. 2012).

94

Halteranfragen
Zustndige Stellen Bundesrecht

Rechtsgrundlage(n)

Kreis

39 Abs. 1 Straenverkehrsgesetz (StVG)

Landeshauptstadt Kiel, Brger- und Ordnungsamt, Sachbereich Einwohner- und Kfz-Zulassungsangelegenheiten, Wahlen

Kurzbeschreibung

39 Abs. 1 StVG regelt die Form des Antrages einer Kfz-Halteranfrage (einfache Registerauskunft) nicht. Die Behrde hat jedoch im Rahmen ihres Verfahrensermessens festgelegt, dass der Antrag schriftlich von der Auskunft ersuchenden Person zu stellen ist. Fr die Auskunftserteilung ist keine besondere Form vorgeschrieben.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Antragstellung / Halteranfrage

Abschlieender Bescheid / Auskunftserteilung

Lnderspezifische Besonderheiten

Es ergeben sich in den geprften Bundeslndern keine landesrechtlichen Besonderheiten. Weder fr den Antrag noch fr den Bescheid ist bundesrechtlich eine Form vorgeschrieben ( 39 Abs. 1 StVG).

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

2. Fhrerschein und Kfz: An- /Ab- und Ummeldung von Fahrzeugen


Neuzulassung
Die 3, 6 Fahrzeug-Zulassungsverordnung (FZV) schreiben keine besondere Form fr den Antrag auf Zulassung eines Neufahrzeugs209 vor. Folglich ist hier vorbehaltlich eines etwaigen Unterschriftserfordernisses auf dem Antragsformular im Rahmen des Verfahrensermessens der Behrde ein EPOSTBRIEF Einsatz mit beiden Zustellungsvarianten mglich.

Wiederzulassung nach Abmeldung


14 Abs. 2 FZV regelt die Form der Antragstellung auf Wiederzulassung nach Abmeldung210 nicht, sodass vorbehaltlich eines etwaigen Unterschriftserfordernisses auf dem Antragsformular im Rahmen des Verfahrensermessens der Behrde ein E-POSTBRIEF Einsatz mit beiden Zustellungsvarianten mglich ist.

Umschreibung von auerhalb ohne Halterwechsel


13 Abs. 1 Nr. 1 FZV sieht keine besondere Form fr die Anzeige der nderung der Anschrift des Halters vor211. Folglich ist auch hier vorbehaltlich eines etwaigen Unterschriftserfordernisses auf dem Antragsformular im Rahmen des Verfahrensermessens der Behrde ein E-POSTBRIEF Einsatz mit beiden Zustellungsvarianten mglich.

209

210

211

Vgl. auch Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Kfz-Zulassung: Neufahrzeug, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8937684 (zuletzt aufgerufen am 09. 02. 2012). Vgl. auch Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Kfz-Zulassung: Wiederzulassung eines auer Betrieb gesetzten Fahrzeugs, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8937826 (zuletzt aufgerufen am 09. 02. 2012). Vgl. auch Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Kfz-Zulassung: Umschreibung von auerhalb ohne Halterwechsel, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/ service/_leistung.php?id=8938900 (zuletzt aufgerufen am 09. 02. 2012).

96

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

Umschreibung auf einen anderen Halter


3, 6 FZV, die die Umschreibung bzw. Zulassung auf einen neuen Halter212 regeln, ordnen keine spezielle Form fr die Antragstellung an. Vorbehaltlich eines etwaigen Unterschriftserfordernisses auf dem Antragsformular im Rahmen des Verfahrensermessens der Behrde wre ein E-POSTBRIEF Einsatz mit beiden Zustellungsvarianten mglich. Durch Bestimmung der Behrde im Rahmen ihres Verfahrensermessens ist der Antrag jedoch persnlich oder durch einen bevollmchtigten Vertreter zu stellen. Ein E-POSTBRIEF Einsatz ist somit bei der Umschreibung auf einen anderen Halter nicht mglich.

Abmeldung (auer Betrieb setzen)


Die 14 Abs. 1, 15, Anlage 8 FZV ordnen keine Formvorschrift fr die Abmeldung eines Kraftfahrzeugs213 an. Auch hier ist deshalb vorbehaltlich eines etwaigen Unterschriftserfordernisses auf dem Antragsformular im Rahmen des Verfahrensermessens der Behrde ein E-POSTBRIEF Einsatz mit beiden Zustellungsvarianten mglich.

Antragsbewilligungen
Fr etwaige Antragsbewilligungen ist keine besondere Form vorgeschrieben. Folglich ist auch hier ein E-POSTBRIEF Einsatz mit beiden Zustellungsvarianten mglich.

212

213

Vgl. auch Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Kfz-Zulassung: Umschreibung auf einen anderen Halter auerhalb des Zulassungsbezirks bzw. innerhalb des Zulasssungsbezirks, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8968871 bzw. www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8962590 (zuletzt aufgerufen am 09. 02. 2012). Vgl. auch Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Kfz: auer Betrieb setzen (Abmeldung), abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8939019 (zuletzt aufgerufen am 09. 02. 2012).

97

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

Kennzeichen und Papiere


Lediglich fr das Verfahren bzgl. der Kennzeichenschilder, etwa fr die Stempelung und Entstempelung, und der Papiere des Kraftfahrzeugs, z. B. die nderung der Zulassungsbescheinigungen I und II, oder eine Vorfhrung des Fahrzeugs ist ein Erscheinen vor Ort bei der zustndigen Stelle zwingend erforderlich.

98

An-, Ab- und Ummeldung von Fahrzeugen


Zustndige Stellen Bundesrecht

Rechtsgrundlage(n)

Kreis

3, 6, 13 Abs. 1 Nr. 1, 14 Abs. 1-2, 15, Anlage 8 Fahrzeug-Zulassungsverordnung (FZV)

Landeshauptstadt Kiel, Brger- und Ordnungsamt, Sachbereich Einwohner- und Kfz-Zulassungsangelegenheiten, Wahlen

Kurzbeschreibung

Die An-, Ab- und Ummeldung von Kraftfahrzeugen, die in den 3, 6, 14 Abs. 1-2, 15 Anlage 8 FZV geregelt ist, unterliegt mit Ausnahme des Halterwechsels vorbehaltlich eines etwaigen Unterschriftserfordernisses auf dem Antragsformular im Rahmen des Verfahrensermessens der Behrde keinen Formvorschriften. Der Halterwechsel muss persnlich oder durch einen bevollmchtigten Vertreter erfolgen. Lediglich fr das Verfahren bzgl. der Kennzeichenschilder, etwa fr die Stempelung bzw. Entstempelung, und der Papiere des Kraftfahrzeugs, z. B. die nderung der Zulassungsbescheinigungen I und II, sowie bei der Erforderlichkeit einer Fahrzeugvorfhrung ist ein Erscheinen vor Ort bei der zustndigen Stelle zwingend erforderlich.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Antragstellungen

(nicht Halterwechsel)

(nicht Halterwechsel)

nderung Kennzeichenschilder / Kfz-Papiere

Lnderspezifische Besonderheiten

Es ergeben sich aufgrund einheitlichen Bundesrechts keine Formvorschriften ( 6 [Anmeldung], 13 [Ummeldung], 14 [Abmeldung] FZV).

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

2. Fhrerschein und Kfz: Verwarnungen und Bugeldbescheide


Bugeldbescheid
Aus 66 des Gesetzes ber Ordnungswidrigkeiten (OWiG) ergibt sich fr den Bu214 geldbescheid , dass dieser der Schriftform bedarf. Die eigenhndige Unterschrift des Sachbearbeiters ist allerdings nicht notwendig, sodass die Mglichkeit eines EDV-Ausdrucks zugelassen ist. Hier ist ein Einsatz des E-POSTBRIEFS mit klassischer Zustellung mglich. Nach 110c Abs. 1 Satz 2 OWiG ist bei Bugeldbescheiden zur Ersetzung der Schriftform das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. Ein Einsatz des E-POSTRBRIEFS mit elektronischer Zustellung ist daher nur unter Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur mglich.

Verwarnung
Die Verwarnung erfolgt i. d. R. schriftlich mittels Zusendung eines Anhrungsbogens. Es ist nicht geregelt, dass die Verwarnung der eigenhndigen Unterschrift bedarf. Ein Einsatz des E-POSTRBRIEFS mit klassischer Zustellung ist daher mglich. Hinsichtlich der elektronischen Form gilt dasselbe wie fr den Bugeldbescheid. Ein Einsatz des E-POSTBRIEFS mit elektronischer Zustellung ist nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mglich.

Einlegung des Einspruchs


Die Einlegung des Einspruchs bedarf gem 67 Abs. 1 Satz 1 OWiG der Schriftform. Eine eigenhndige Unterschrift ist nicht notwendig. Die Einlegung per Telefax ist zulssig. Ein Einsatz des E-POSTBRIEFS mit klassischer Zustellung ist daher auch mglich. Die Einlegung des Einspruchs auf elektronischem Wege bedarf gem 110a Abs. 1 Satz 1 OWiG einer qualifizierten elektronischen Signatur. Ein Einsatz des E-POSTBRIEFS mit elektronischer Zustellung ist demensprechend nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mglich.

214

Vgl. auch Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Verkehrsberwachung, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8969949 (zuletzt aufgerufen am 17. 02. 2012).

100

Verwarnungen und Bugeldbescheide


Bundesrecht Zustndige Stellen Landeshauptstadt Kiel, Sachbereich Bugeldstelle, Verkehrsberwachung

Rechtsgrundlage(n)

Kreis

56, 65, 66, 67, 110a-e OWiG, 24, 24a, 24c StVG, BKatV

Kurzbeschreibung

Aus 66 OWiG ergibt sich, dass der Bugeldbescheid schriftlich zu erlassen ist. Der Einspruch gegen den Bugelbescheid ist nach 67 Abs. 1 OWiG schriftlich einzulegen. Anstelle des Bugeldbescheides besteht die Mglichkeit der Verwarnung. Die Behrde kann die Verwarnung im Rahmen ihres Ermessens mndlich erteilen. Bei Massenverfahren wie Verkehrsordnungswidrigkeiten ist allerdings die schriftliche Verwarnung mittels Anhrungsbogens der Regelfall.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Bugeldbescheid

Verwarnung

Einlegung des Einspruchs

Lnderspezifische Besonderheiten

In den geprften Bundeslndern ergeben sich keine Besonderheiten, da das Verfahren bundesrechtlich geregelt ist. In einer Rechtsverordnung nach 110a Abs. 2 Satz 1 OWiG kann auch ein anderes sicheres Verfahren zugelassen werden.

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

3. Verkehr: Parkausweis fr Bewohner/innen


Antragstellung
Die 12, 13, 41, 42, 45 Abs. 1b Nr. 2a, 46, 47 Straenverkehrsordnung (StVO) 215 regeln die Form des Antrages auf einen Parkausweis fr Bewohner/innen nicht. Der Antrag ist jedoch durch Bestimmung der Behrde schriftlich oder persnlich an 216 die fr den Wohnsitz zustndige Straenverkehrsbehrde zu stellen . Aufgrund dieses Schriftformerfordernisses im Rahmen des Verfahrensermessens ist eine Versendung des Antrages per E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mglich. Der Verwendung des E-POSTBRIEFS mit hybrider Zustellung steht jedoch nichts entgegen. Die Funktionen der Schriftform sind beim E-POSTBRIEF mit hybrider Zustellung gewhrleistet.

Abschlieender Bescheid und Aushndigung des Parkauweises


Der Bewilligungsbescheid kann aufgrund fehlender spezialgesetzlicher Regelungen mit dem E-POSTBRIEF sowohl auf dem Wege der hybriden als auch auf dem Wege der elektronischen Zustellung versendet werden. Lediglich der Parkausweis kann in seiner derzeit verwendeten Form als Plastikkarte nur auf dem klassischen Postwege versendet werden. Mit einem alternativen Verfahren wre ein weitergehender Einsatz des E-POSTBRIEFS jedoch durchaus mglich.

215

216

Vgl. auch Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Parkausweis fr Bewohner/innen, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8963738 (zuletzt aufgerufen am 09. 02. 2012). Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z: Zustndigkeitsfinder, Parkausweis fr Bewohner/innen, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8963738 (zuletzt aufgerufen am 09. 02. 2012).

102

Parkausweis fr Bewohner/innen
Bundesrecht Zustndige Stellen

Rechtsgrundlage(n)

Gemeinde

12, 13, 41, 42, 45 Abs. 1b Nr. 2a, 46, 47 Straenverkehrsordnung (StVO)

Landeshauptstadt Kiel, Brger- und Ordnungsamt, Sachbereich Straenverkehrsbehrde

Kurzbeschreibung

Die 41, 42, 45 Abs. 1b Nr. 2a, 46, 47 StVO regeln die Form des Antrages auf einen Parkausweis fr Bewohner/innen nicht. Der Antrag ist jedoch durch Bestimmung der Behrde aufgrund Verfahrensermessens schriftlich oder persnlich an die fr den Wohnsitz zustndige Straenverkehrsbehrde zu stellen. Der abschlieende Bescheid unterliegt keinen Formvorschriften. Lediglich der Parkausweis in seiner derzeitigen Form als Plastikkarte muss auf dem klassischen Postweg versendet werden.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Antragstellung

Abschlieender Bescheid

Ausstellung des Parkausweises

Lnderspezifische Besonderheiten

Aufgrund einheitlichen Bundesrechts in den geprften Bundeslndern liegen keine Formerfordernisse vor ( 12, 13, 41, 42, 45 Abs. 1b Nr. 2a, 46, 47 StVO).

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

3. Verkehr: Parkausweis Ausnahmegenehmigung fr Handwerker / Gewerbetreibende


Antragstellung
Die 12, 13, 41, 42, 45, 46, 47 Straenverkehrsordnung (StVO) regeln die Form des Antrages auf einen Parkausweis in Form einer Ausnahmegenehmigung fr 217 Handwerker und Gewerbetreibende nicht. Der Antrag ist jedoch durch Bestimmung der Behrde schriftlich und begrndet an die Straenverkehrsbehrde zu stellen, in deren Bereich sich das Halte- oder Parkverbot, fr das eine Ausnahme218 genehmigung erteilt werden soll, befindet . Aufgrund dieses Schriftformerfordernisses im Rahmen des Verfahrensermessens ist derzeit eine Versendung des Antrages per E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mglich. Der Verwendung des E-POSTBRIEFS mit hybrider Zustellung steht jedoch nichts entgegen.

Abschlieender Bescheid und Aushndigung des Parkauweises


Der abschlieende Bescheid kann aufgrund fehlender spezialgesetzlicher Regelungen mit dem E-POSTBRIEF sowohl auf dem Wege der hybriden als auch auf dem Wege der elektronischen Zustellung versendet werden. Lediglich der Parkausweis kann in seiner derzeit verwendeten Form als Plastikkarte nur auf dem klassischen Postwege versendet werden. Mit einem alternativen Verfahren wre ein weitergehender Einsatz des E-POSTBRIEFS jedoch durchaus mglich.

217

218

Vgl. auch Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Parkausweis Ausnahmegenehmigungen fr Handwerker / Gewerbetreibende, abrufbar unter www.kiel.de/ rathaus/service/_leistung.php?id=8970280 (zuletzt aufgerufen am 09. 02. 2012). Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z: Zustndigkeitsfinder, Parkausweis Ausnahmegenehmigungen fr Handwerker/Gewerbetreibende, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/ service/_leistung.php?id=8970280 (zuletzt aufgerufen am 09. 02. 2012).

104

Parkausweis Ausnahmegenehmigung fr Handwerker / Gewerbetreibende


Bundesrecht Zustndige Stellen

Rechtsgrundlage(n)

Gemeinde

12, 13, 41, 42, 45, 46, 47 Straenverkehrsordnung (StVO)

Landeshauptstadt Kiel, Brger- und Ordnungsamt, Sachbereich Straenverkehrsbehrde

Kurzbeschreibung

Die 12, 13, 41, 42, 45, 46, 47 StVO regeln die Form des Antrages nicht. Der Antrag ist jedoch durch Bestimmung der Behrde im Wege ihres Verfahrensermessen schriftlich und begrndet zu stellen. Der abschlieende Bescheid unterliegt keinen Formvorschriften. Lediglich der Parkausweis in seiner derzeitigen Form als Plastikkarte muss auf dem klassischen Postweg versendet werden.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Antragstellung

Abschlieender Bescheid

Ausstellung des Parkausweises

Lnderspezifische Besonderheiten

Aufgrund Bundesrechts liegen keine Formerfordernisse vor ( 12, 13, 41, 42, 45, 46, 47 StVO).

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

3. Verkehr: Parkausweis fr Schwerbehinderte


Antragstellung
Die 12, 13, 41, 42, 45 Abs. 1b Nr. 2, 46, 47 Straenverkehrsordnung (StVO) regeln die Form des Antrages auf einen Parkausweis fr Schwerbehinderte (Blauer 219 oder gelber Parkausweis) nicht. Im Gegensatz zum Parkausweis fr Bewohner/innen ist beim Parkausweis fr Schwerbehinderte kein besonderes Formerfor220 dernis durch die Behrde angeordnet worden . Somit ist eine Versendung des Antrages per E-POSTBRIEF mit elektronischer und hybrider Zustellung mglich.

Abschlieender Bescheid und Aushndigung des Parkauweises


Der abschlieende Bescheid kann aufgrund fehlender spezialgesetzlicher Regelungen mit dem E-POSTBRIEF sowohl auf dem Wege der hybriden als auch auf dem Wege der elektronischen Zustellung versendet werden. Lediglich der Parkausweis kann in seiner derzeit verwendeten Form als Plastikkarte nur auf dem klassischen Postwege versendet werden. Mit einem alternativen Verfahren wre ein weitergehender Einsatz des E-POSTBRIEFS jedoch durchaus mglich.

219

220

Vgl. auch Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Parkausweis fr Schwerbehinderte, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8937424 (zuletzt aufgerufen am 09. 02. 2012). Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z: Zustndigkeitsfinder, Parkausweis fr Schwerbehinderte, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8937424 (zuletzt aufgerufen am 09. 02. 2012).

106

Parkausweis fr Schwerbehinderte
Bundesrecht Zustndige Stellen

Rechtsgrundlage(n)

Gemeinde

12, 13, 41, 42, 45 Abs. 1b Nr. 2, 46, 47 StVO

Landeshauptstadt Kiel, Brger- und Ordnungsamt, Sachbereich Straenverkehrsbehrde

Kurzbeschreibung

Die 12, 13, 41, 42, 45 Abs. 1b Nr. 2, 46, 47 StVO regeln die Form des Antrages nicht. Der Antrag ist auch nicht durch Bestimmung der Behrde innerhalb ihres Verfahrensermessens formbedrftig. Der abschlieende Bescheid unterliegt ebenfalls keinen Formvorschriften. Lediglich der Parkausweis in seiner derzeitigen Form als Plastikkarte muss auf dem klassischen Postweg versendet werden.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Antragstellung

Abschlieender Bescheid

Ausstellung des Parkausweises

Lnderspezifische Besonderheiten

Aufgrund Bundesrechts liegen keine Formerfordernisse vor ( 12, 13, 41, 42, 45 Abs. 1b Nr. 2, 46, 47 StVO).

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

3. Verkehr: Groraum- / Schwerlasttransporte


Antragstellung
Die 29 Abs. 2, 3, 46 Abs. 1 Nr. 5 Straenverkehrsordnung (StVO) und 70 Straenverkehrs-Zulassungs-Ordnung (StVZO) ordnen keine spezielle Form fr die Antragstellung auf eine Erlaubnis/Ausnahmegenehmigung fr einen Groraum- bzw. 221 Schwerlasttransport an. Auf dem Antragsformular, das in der Richtlinie zum Antrags- und Genehmigungsverfahren fr die Durchfhrung von Groraum- und Schwertransporten (RGST 1992) in Anhang II abgebildet ist, ist ein abschlieendes Unterschriftenfeld vorhanden, sodass die Schriftform gilt. Dies hat auch die in der 222 Stadt Kiel zustndige Behrde angeordnet . Die Verfahrensabwicklung kann auch fr den Antragsteller kostenfrei ber VEMAGS 223 (Verfahrensmanagement Groraum- und Schwertransporte) , das OnlineGenehmigungsverfahren fr Groraum- und Schwertransporte der 16 Bundeslnder, elektronisch erfolgen. Doch auch bei diesem elektronischen Verfahren sind der Antrag und die damit verbundene Haftungserklrung bzw. der Haftungsverzicht schriftlich mittels Telefax oder Post zu stellen, wenn nicht eine qualifizierte 224 elektronische Signatur verwendet wird . Ein Einsatz des E-POSTBRIEFS ist fr die Antragstellung folglich nicht mit elektronischer Zustellung mglich. Der EPOSTBRIEF mit klassischer Zustellung kann hingegen unproblematisch genutzt werden.

Abschlieender Bescheid
Fr den fallabschlieenden Bescheid in Form einer Genehmigung/Erlaubnis oder eines Ablehnungsbescheids ist in der RGST 1992 vorgesehen, dass dieser auf dem Antragsformular zu erfolgen hat, sodass ein E-POSTBRIEF Einsatz nicht mglich ist. Der abschlieende Bescheid muss unterschrieben und gesiegelt werden, sodass ein Einsatz des E-POSTBRIEFS mit klassischer Zustellung denkbar wre, wenn der Bescheid auf einem getrennten Blatt erfolgen wrde.

221

222

223 224

Vgl. auch Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Groraum/Scherlasttransport Erlaubnis/Ausnahmegenehmigung, abrufbar unter www.kiel.de/ rathaus/service/_leistung.php?id=8958706 (zuletzt aufgerufen am 10. 02. 2012). Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Groraum-/Scherlasttransport Erlaubnis/Ausnahmegenehmigung, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_ leistung.php?id=8958706 (zuletzt aufgerufen am 10. 02. 2012). Weitere Informationen abrufbar unter www.vemags.de. Vgl. die Internetseite von VEMAGS unter Registrierung, abrufbar unter www.vemags.de/ registrierung/ (zuletzt aufgerufen am 10. 02. 2012).

108

Groraum- / Schwerlasttransporte
Bundesrecht Zustndige Stellen

Rechtsgrundlage(n)

Landesbetrieb

29 Abs. 2, 3, 46 Abs. 1 Nr. 5 Straenverkehrsordnung (StVO), Verwaltungsvorschriften zur StVO (VwV-StVO), 70 Straenverkehrs-Zulassungs-Ordnung (StVZO), Richtlinie zum Antrags- und Genehmigungsverfahren fr die Durchfhrung von Groraum- und Schwertransporten (RGST 1992) Kurzbeschreibung

Landeshauptstadt Kiel, Brger- und Ordnungsamt, Sachbereich Straenverkehrsbehrde; Landesbetrieb Straenbau und Verkehr Schleswig-Holstein, Betriebssitz Kiel

Die 29 Abs. 2, 3, 46 Abs. 1 Nr. 5 StVO und 70 StVZO ordnen keine spezielle Form fr die Antragstellung auf eine Erlaubnis/Ausnahmegenehmigung fr Groraum- bzw. Schwerlasttransporte an. Auf dem Antragsformular, das in der RGST 1992 in Anhang II abgebildet ist, ist ein abschlieendes Unterschriftenfeld vorhanden, sodass die Schriftform gilt. Fr den fallabschlieenden Bescheid ist in der RGST 1992 vorgesehen, dass dieser auf dem Antragsformular zu erfolgen hat, sodass ein E-POSTBRIEF Einsatz nicht mglich ist.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Antragstellung

Abschlieender Bescheid

Lnderspezifische Besonderheiten

Es gibt keine Abweichungen in den geprften Bundeslndern ( 29 Abs. 2, 3, 46 Abs. 1 Nr. 5 StVO, VwV-StVO, 70 StVZO, RGST 1992).

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

4. Gesundheit: Bescheinigung ber die Belehrung zum Umgang mit Lebensmitteln


Terminvereinbarung
Gesetzlich ist fr die Terminvereinbarung zur Belehrung zum Umgang mit Lebens225 mitteln keine Form vorgeschrieben. Sie ist durch Bestimmung der Behrde innerhalb ihres Verfahrensermessens persnlich, telefonisch und ber ein Online226 Formular mglich . Folglich kann hierfr der E-POSTBRIEF in der elektronischen und der hybriden Form genutzt werden.

Einladung zum Belehrungstermin


Auch fr die Versendung der Einladung zum Belehrungstermin ist gesetzlich keine Form vorgeschrieben. Folglich kann auch hierfr der E-POSTBRIEF in der elektronischen und der hybriden Form genutzt werden.

Aushndigung der Bescheinigung


Die abschlieende Bescheinigung kann aufgrund fehlender spezialgesetzlicher Regelungen ebenfalls mit dem E-POSTBRIEF sowohl auf dem Wege der hybriden als auch auf dem Wege der elektronischen Zustellung versendet werden.

225

226

Vgl. auch Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Lebensmittel: Belehrung ber den Umgang Bescheinigung, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/ service/_leistung.php?id=8963963 (zuletzt aufgerufen am 10. 02. 2012). Vgl. Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Lebensmittel: Belehrung ber den Umgang Bescheinigung, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/ service/_leistung.php?id=8963963 (zuletzt aufgerufen am 10. 02. 2012).

110

Bescheinigung ber die Belehrung zum Umgang mit Lebensmitteln


Zustndige Stellen Bundesrecht

Rechtsgrundlage(n)

Kreis

42 ff. Infektionsschutzgesetz (IfSG)

Landeshauptstadt Kiel, Amt fr Gesundheit, Sachbereich Infektionsschutz, Hygieneaufsicht, hafenrztlicher Dienst

Kurzbeschreibung

Die Terminvereinbarung zur Belehrung zum Umgang mit Lebensmitteln ist durch Bestimmung der Behrde persnlich, telefonisch und ber ein Online-Formular mglich. Weder die Einladung der Behrde zum Termin noch die abschlieende Bescheinigung unterliegen vorbehaltlich der Ausstellung einer Urkunde einem Formerfordernis.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Terminvereinbarung

Einladung zum Termin

Bescheinigung

Lnderspezifische Besonderheiten

Es ergeben sich aufgrund einheitlicher bundesrechtlicher Regelung keine lnderspezifischen Besonderheiten in den geprften Bundeslndern ( 42 ff. IfSG).

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

4. Gesundheit: Zulassung als fleischverarbeitendes Gewerbe


Antragstellung
Der Antrag auf Zulassung als fleischverarbeitendes Gewerbe ist gem 9 Abs. 1 Satz 1 Tier-LMHV schriftlich zu stellen. Folglich kann fr die Antragstellung der EPOSTBRIEF mit klassischer Zustellung genutzt werden. Die Nutzung des E-POSTBRIEFS mit elektronischer Zustellung ist hingegen nicht mglich.
227

Abschlieender Bescheid
Fr den Zulassungsbescheid ist keine besondere Form vorgeschrieben, sodass eine Nutzung des E-POSTBRIEFS mit klassischer Zustellung genauso mglich ist wie mit elektronischer Zustellung.

227

Vgl. auch Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Fleischverarbeitung: Zulassung von Lebensmittelunternehmen (Fleisch), abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/ service/_leistung.php?id=9063770 (zuletzt aufgerufen am 10. 02. 2012).

112

Zulassung als fleischverarbeitendes Gewerbe


Bundesrecht Zustndige Stellen Landeshauptstadt Kiel, Brger- und Ordnungsamt, Sachbereich Fleischhygiene

Rechtsgrundlage(n)

9 Verordnung ber Anforderungen an die Hygiene beim Herstellen, Behandeln und Inverkehrbringen von bestimmten Lebensmitteln tierischen Ursprungs Tier-LMHV, Art. 4 Abs. 2 VO EG Nr. 853/2004 Kurzbeschreibung

Kreis

Die Antragstellung auf Zulassung als fleischverarbeitendes Gewerbe ist gem 9 Abs. 1 Satz 1 Tier-LMHV schriftlich zu stellen. Fr den Zulassungsbescheid ist keine besondere Form vorgeschrieben.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Antragstellung

Abschlieender Bescheid

Lnderspezifische Besonderheiten

Es ergeben sich aufgrund einheitlicher bundesrechtlicher Regelung keine lnderspezifischen Besonderheiten in den geprften Bundeslndern ( 9 Abs. 1 Satz 1 Tier-LMHV).

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

5. Gewerbe: Gewerbean- / -ab- und -ummeldung


Antragstellung
14 Abs. 4 Gewerbeordnung (GewO) a. F., der gem 158 GewO n. F. bis zum Inkrafttreten der in 14 Abs. 14 GewO n. F. genannten Rechtsverordnung anzuwenden ist, bestimmt, dass fr die Anzeige der Gewerbean-, -ab- und 228 ummeldung ein Vordruck nach dem Muster der Anlagen 1-3 (GewA 1-3) GewO a. F. zu verwenden ist. Auf diesen Musterformularen befindet sich jeweils in Feld Nr. 33 ein Unterschriftsfeld. Somit liegt ein Schriftformerfordernis fr diese Anzeigen vor. Folglich ist ein Einsatz des E-POSTBRIEFS mit hybrider Zustellung fr die Anzeigen nach 14 GewO mglich, wenn hierfr das entsprechende Formular verwendet wird. Der E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung kann hingegen nicht genutzt werden.

Antragsbewilligung
Gem 15 Abs. 1 GewO hat die zustndige Behrde den Empfang der Anzeige innerhalb von drei Tagen zu bescheinigen. Da hierfr eine besondere Form der Bescheinigung nicht vorgeschrieben ist, gilt der Grundsatz der Nichtfrmlichkeit der Verwaltung aus 10 VwVfG. Somit ist ein Einsatz des E-POSTBRIEFS sowohl auf dem Wege der hybriden als auch auf dem Wege der elektronischen Zustellung unproblematisch mglich.

228

Vgl. auch Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Gewerbeanmeldung, Gewerbeanzeige, Gewerbeummeldung, Gewerbeabmeldung, abrufbar unter www.kiel.de/ rathaus/service/_leistung.php?id=8938634, www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php? id=8939239, www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8939246 (zuletzt aufgerufen am 10. 02. 2012).

114

Gewerbean- / -ab- und ummeldung


Bundesrecht Zustndige Stellen Landeshauptstadt Kiel, Brger- und Ordnungsamt, Gewerbemeldestelle

Rechtsgrundlage(n)

14 Abs. 1 Gewerbeordnung (GewO) n. F., 14 Abs. 4 GewO a. F., 158 GewO n. F. (Anzeige), 15 Abs. 1 GewO (Empfangsbescheinigung), Allgemeine Verwaltungsvorschrift zur Durchfhrung der 14, 15 und 55 c der Gewerbeordnung (GewAnzVwV) Kurzbeschreibung

Gemeinde

Gem 14 Abs. 4 GewO a. F., der gem 158 GewO n. F. bis zum Inkrafttreten der in 14 Abs. 14 GewO n. F. genannten Rechtsverordnung anzuwenden ist, muss fr die Anzeige der Gewerbean-/-ab- und -ummeldung ein Vordruck nach dem Muster der Anlagen 1-3 (GewA 1-3) GewO a. F. verwendet werden. Auf diesen Musterformularen befindet sich jeweils in Feld Nr. 33 ein Unterschriftsfeld. Somit liegt fr die betreffenden Anzeigen ein Schriftformerfordernis vor. Fr die Empfangsbescheinigung nach 15 Abs. 1 GewO ist keine besondere Form vorgeschrieben.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Anzeige

Empfangsbescheinigung

Lnderspezifische Besonderheiten

Es ergeben sich aufgrund einheitlicher bundesrechtlicher Regelung in den geprften Bundeslndern keine landesrechtlichen Abweichungen ( 14 Abs. 1 GewO n. F., 14 Abs. 4 GewO a. F., 158 GewO n. F., 15 Abs. 1 GewO, GewAnzVwV).

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

5. Gewerbe: Gaststttenerlaubnis (Konzession)


Antragstellung
Der Antrag auf Erteilung einer Gaststttenerlaubnis gem 1, 2 Gaststttengesetz (GastG) (Konzession) ist gem 1 Abs. 1 Gaststttenverordnung SchleswigHolstein (GastVO SH) schriftlich zu stellen. Die Behrde hat innerhalb ihres Verfahrensermessens bestimmt, dass das auch online erhltliche Antragsformular ausge230 fllt und unterschrieben persnlich bei der zustndigen Stelle einzureichen ist . Folglich kann der E-POSTBRIEF fr die Antragstellung nicht verwendet werden.
229

Erlaubniserteilung (Konzessionserteilung)
Gem 2 Abs. 1 GastVO SH ist die Erlaubnis nach dem Muster der Anlage 3 zu erstellen. Dieses Muster enthlt ein Unterschriftsfeld, sodass fr die Erlaubniserteilung das Schriftformerfordernis gilt. Somit kann fr die Erlaubniserteilung zwar nicht der E-POSTBRIEF mittels elektronischer Zustellung verwendet werden, dem Einsatz des Hybridbriefes steht jedoch nichts entgegen.

229

230

Vgl. auch Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Gaststttenerlaubnis, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8962780 (zuletzt aufgerufen am 10. 02. 2012). Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Gaststttenerlaubnis, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8962780 (zuletzt aufgerufen am 10. 02. 2012).

116

Gaststttenerlaubnis (Konzession)
Bundesrecht Zustndige Stellen

Rechtsgrundlage(n)

Gemeinde

1, 2 Gaststttengesetz (GastG), 1 Abs. 1 Nr. 1 Gaststttenverordnung Schleswig-Holstein (GastVO SH) Kurzbeschreibung

Landeshauptstadt Kiel, Brger- und Ordnungsamt, Sachbereich Gaststttengewerbe, Spielhallen

Die Antragstellung auf Erteilung einer Gaststttenerlaubnis gem 1, 2 GastG (Konzession) ist gem 1 Abs. 1 GastVO SH schriftlich zu stellen. Die Behrde hat innerhalb ihres Verfahrensermessens bestimmt, dass das auch online erhltliche Antragsformular ausgefllt und unterschrieben persnlich bei der zustndigen Stelle einzureichen ist. Gem 2 Abs. 1 GastVO SH ist die Erlaubnis nach dem Muster der Anlage 3 zu erstellen. Dieses Muster enthlt ein Unterschriftsfeld, sodass fr die Erlaubniserteilung das Schriftformerfordernis gilt.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Antragstellung

Erlaubniserteilung (Konzession)

Lnderspezifische Besonderheiten

Es ergeben sich grundstzlich keine lnderspezifischen Abweichungen aufgrund Landesrechts in den geprften Bundeslndern ( 3 GastVO BW, 2 GastVO Bayern, 3 GastVO Hessen, 2 NGastG [nur Anzeige erforderlich], 2 SchsGastG [Form der Gewerbeanmeldung]). Ausnahme: In Nordrhein-Westfalen bestehen keine Formvorschriften (GewRV NRW).

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

6. Kataster- und Vermessungswesen: Bodenrichtwertkarte


Antragstellung
Die 196 Abs. 3 Baugesetzbuch (BauGB), 14, 15 Landesverordnung ber die Bildung von Gutachterausschssen und die Ermittlung von Grundstckswerten 231 schreiben fr den Antrag auf Auskunftserteilung ber die Bodenrichtwerte keine besondere Form vor. Folglich kann die Antragstellung vorbehaltlich eines Unterschriftsfeldes auf einem etwaigen Antragsformular im Rahmen des Verfahrensermessen der Behrde mit dem E-POSTBRIEF mit elektronischer oder mit hybrider Zustellung erfolgen.

Auskunftserteilung
Auch die Auskunftserteilung ber die Bodenrichtwerte unterliegt nach den 196 Abs. 3 BauGB, 14, 15 Landesverordnung ber die Bildung von Gutachterausschssen und die Ermittlung von Grundstckswerten keinen besonderen Formvorschriften. Eine Auskunftserteilung mit dem E-POSTBRIEF ist somit sowohl mittels elektronischer als auch mittels hybrider Zustellung unproblematisch mglich.

231

Vgl. auch Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Bodenrichtwertkarte Auszug/Auskunft, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8969631 (zuletzt aufgerufen am 10. 02. 2012).

118

Bodenrichtwertkarte
Bundesrecht Zustndige Stellen

Rechtsgrundlage(n)

Gemeinde

196 Abs. 3 Satz 2 Baugesetzbuch (BauGB), 14, 15 Landesverordnung ber die Bildung von Gutachterausschssen und die Ermittlung von Grundstckswerten

Landeshauptstadt Kiel, Stadtvermessungsamt, Sachbereich Geschftsstelle des Gutachterausschusses

Kurzbeschreibung

Weder fr die Antragstellung auf Auskunft ber die Bodenrichtwerte noch fr die Auskunftserteilung ist vorbehaltlich eines Unterschriftsfeldes auf einem etwaigen Antragsformular im Rahmen des Verfahrensermessen der Behrde eine besondere Form vorgeschrieben.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Antragstellung

Auskunftserteilung

Lnderspezifische Besonderheiten

Aufgrund Bundesrechts ergeben sich keine Formerfordernisse ( 196 Abs. 3 BauGB).

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

7. Kinder / Jugendliche und Soziales: Kindertagesbetreuung


Antragstellung (Anmeldung)
Die Anmeldung zur Kindertagesbetreuung erfolgt in der jeweiligen Einrichtung und/oder bei der Verwaltung der Stadt bzw. Gemeinde, in der sich die Kindertages233 einrichtung befindet . Weder 90 Sozialgesetzbuch VIII (SGB VIII) noch das Kindertagesstttengesetz Schleswig-Holstein (KiTaG SH) oder die Gebhrensatzung der Landeshauptstadt Kiel fr Kindertageseinrichtungen und gefrderte Tagespflege regeln die Form der Anmeldung zur Kindertagesbetreuung. Folglich ist eine Anmeldung per E-POSTBRIEF mit elektronischer und hybrider Zustellung mglich. Abweichendes kann sich durch Festsetzungen der einzelnen Kindertageseinrichtungen ergeben. Der Antrag auf Aufnahme ist bspw. bei der Kinderbetreuung an der Universitt Kiel in Form eines Antragsdokumentes, das im PDF-Format zur Verfgung steht, per Post, Fax oder E-Mail-Anhang mit eingescannter Unterschrift zu stellen. Dies ist ebenfalls per E-POSTBRIEF mit klassischer und elektronischer Zustellung mglich. Lediglich der Betreuungsvertrag ist durch Bestimmung der Behrde innerhalb ihres Verfahrensermessens bei einer Anmeldung in einem Kieler Kin234 dergarten zu unterschreiben . Hierfr kann der E-POSTBRIEF mit hybrider Zustellung genutzt werden.
232

Abschlieender Bescheid
Fr einen abschlieenden Bescheid ist keine besondere Form vorgeschrieben. Folglich kann auch hier der E-POSTBRIEF in der elektronischen und der klassischen Form genutzt werden.

Abmeldung
Lediglich die Abmeldung hat gem 4 Abs. 4 Satz 1 der Gebhrensatzung der Landeshauptstadt Kiel fr Kindertageseinrichtungen schriftlich zu erfolgen. Folglich ist die Abmeldung zwar nicht mittels E-POSTBRIEFS mit elektronischer, aber mit klassischer Zustellung mglich.

232

233

234

Vgl. auch Landeshauptstadt Kiel, Brgerservie A-Z, Zustndigkeitsfinder, Kindertageseinrichtungen/Kindergrten, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8936520 (zuletzt aufgerufen am 10. 02. 2012). Landeshauptstadt Kiel, Brgerservie A-Z, Zustndigkeitsfinder, Kindertageseinrichtungen/Kindergrten, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8936520 (zuletzt aufgerufen am 10. 02. 2012). Vgl. Landeshauptstadt Kiel, Grundstze fr die Aufnahme in Kieler Kindertageseinrichtungen, abrufbar unter www.kiel.de/leben/kinder/kitas/service/grundsaetze.php (zuletzt aufgerufen am 10. 02. 2012).

120

Kindertagesbetreuung
Landesrecht Zustndige Stellen

Rechtsgrundlage(n)

Gemeinde

Kindertagesstttengesetz SchleswigHolstein (KiTaG SH), 24 Sozialgesetzbuch VIII (SGB VIII), 4 Abs. 4 Satz 1 Gebhrensatzung der Landeshauptstadt Kiel fr Kindertageseinrichtungen und gefrderte Tagespflege

Landeshauptstadt Kiel, Amt fr Schule, Kinder und Jugendeinrichtungen, Controlling, Einrichtungsplanung, Steuerungsuntersttzung bzw. Sachbereich Sozialstaffelausgleich/Gebhren und Beitragsberechnung/jeweilige Betreuungseinrichtung

Kurzbeschreibung

In 24 SGB VIII, dem KiTaG SH und der Gebhrensatzung der Landeshauptstadt Kiel ist die Form der Anmeldung zur Kindertagesbetreuung nicht geregelt. Abweichendes kann durch die einzelnen Einrichtungen festgelegt sein. Ein abschlieender Bescheid unterliegt keiner besonderen Form. Die Abmeldung hingegen hat gem 4 Abs. 4 Satz 1 der Gebhrensatzung der Landeshauptstadt Kiel schriftlich zu erfolgen.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF-Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Anmeldung

(nicht Betreuungsvertrag)

Abschlieender Bescheid

Abmeldung

Lnderspezifische Besonderheiten

Es bestehen keine besonderen landesrechtlichen Formerfordernisse in den geprften Bundeslndern ( 2a KiTaG BW, Art. 4 Abs. 1BayKiBiG, AVBayKiBiG, 29 HKJGB, 12 KiTaG Niedersachsen, NRWGTK, 4 SchsKiTaG).

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

7. Kinder / Jugendliche und Soziales: Schlerbefrderungskosten


Antragstellung
Schler und Schlerinnen im Alter bis zu 25 Jahren erhalten ber das Bildungs- und 235 Teilhabepaket einen Teil der Schlerbefrderungskosten erstattet, wenn sie eine allgemeinbildende oder eine berufliche Schule besuchen und keine Ausbildungsvergtung erhalten. Die 28 Abs. 4, 29, 34 Abs. 4, 34a Sozialgesetzbuch XII (SGB XII), 6b Bundeskindergeldgesetz (BKGG), 2, 3 Asylbewerberleistungsgesetz (AsylbLG) regeln die Form des Antrages nicht. Das bei der Stadt Kiel online verfgbare Antragsformular ist abschlieend zu unterschreiben. Es liegt folglich ein im Verfahrensermessen der Behrde festgelegtes Schriftformerfordernis vor. Eine Verwendung des E-POSTBRIEFS mit elektronischer Zustellung ist daher nicht mglich. Der E-POSTBRIEF mit hybrider Zustellung kann jedoch zur Antragstellung eingesetzt werden.

Abschlieender Bescheid
Fr den abschlieenden Bescheid ist keine besondere Form vorgeschrieben. Folglich wre ein E-POSTBRIEF Einsatz mit beiden Zustellungsvarianten mglich. Zur Zeit wird jedoch die Entscheidung der Behrde auf dem eingegangenen Antrag vermerkt. Dies kann mit dem E-POSTBRIEF nicht umgesetzt werden.

235

Vgl. Landeshauptstadt Kiel, Kosten der Schlerbefrderung, kiel.de/leben/sozial/bildungspaket/schuelerbefoerderung.php (zuletzt 10. 02. 2012).

abrufbar unter aufgerufen am

122

Schlerbefrderungskosten
Bundesrecht Zustndige Stellen

Rechtsgrundlage(n)

Gemeinde / Kreis

28 Abs. 4, 29, 34 Abs. 4, 34a Sozialgesetzbuch XII (SGB XII), 6b Bundeskindergeldgesetz (BKGG), 2, 3 Asylbewerberleistungsgesetz (AsylbLG)

Landeshauptstadt Kiel, Geschftsstellen der Jobcenter der jeweiligen Sozialzentren; Amt fr Wohnen und Grundsicherung

Kurzbeschreibung

Schler und Schlerinnen im Alter bis zu 25 Jahren erhalten ber das Bildungs- und Teilhabepaket einen Teil der Schlerbefrderungskosten erstattet, wenn sie eine allgemeinbildende oder eine berufliche Schule besuchen und keine Ausbildungsvergtung erhalten. Die 28 Abs. 4, 29, 34 Abs. 4, 34a SGB XII, 6b BKGG, 2, 3 AsylbLG regeln die Form des Antrages nicht. Das bei der Stadt Kiel online verfgbare Antragsformular ist abschlieend zu unterschreiben. Es liegt folglich ein im Verfahrensermessen der Behrde festgelegtes Schriftformerfordernis vor. Fr den abschlieenden Bescheid ist keine besondere Form vorgeschrieben. Zur Zeit wird jedoch die Entscheidung der Behrde auf dem eingegangenen Antrag vermerkt.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Antragstellung

Abschlieender Bescheid

Lnderspezifische Besonderheiten

Aufgrund bundesrechtlicher Regelung liegen keine abweichenden landesrechtlichen Formvorschriften in den geprften Bundeslndern vor ( 28 Abs. 4, 29, 34 Abs. 4, 34a SGB XII, 6b BKGG, 2, 3 AsylbLG).

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

7. Kinder / Jugendliche und Soziales: Anerkennung einer Schwerbehinderung


Antragstellung
In den 2, 68, 69 Sozialgesetzbuch IX (SGB IX) ist keine besondere Form fr die 236 Antragstellung auf Anerkennung einer Schwerbehinderung geregelt. Gem 69 Abs. 1 Satz 3 SGB IX ist das Gesetz ber das Verwaltungsverfahren der Kriegsopferversorgung entsprechend anzuwenden. Die Antrag ist dehalb gem 6 Gesetz ber das Verwaltungsverfahren der Kriegsopferversorgung (KoVVfG) schriftlich oder mndlich unter Aufnahme einer Niederschrift zu stellen. Der Antrag muss beim Landesamt fr soziale Dienste Schleswig-Holstein auf dem dafr vorgesehenen Antragsformular gestellt werden. Dieses Formular wird online zum Download bereitgehalten. Es kann jedoch auch ein formloser Antrag gestellt werden. Dem Antragsteller wird das Antragsformblatt dann zugesandt. Ein Einsatz des EPOSTBRIEFS mit elektronischer Zustellung ist daher nicht mglich. Der E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung kann jedoch zur Antragstellung genutzt werden.

Abschlieender Bescheid
Gem 22 Abs. 1 KoVVfG sind abschlieende Bescheide schriftlich zu erteilen. Folglich kann nur der E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung genutzt werden.

Ausstellung eines Schwerbehindertenausweises


Gem 69 Abs. 5 SGB IX wird auf Antrag ein Schwerbehindertenausweis erstellt. Da fr diesen Antrag keine besondere Form vorgeschrieben ist, kann hierfr der EPOSTBRIEF mit beiden Zustellungsvarianten genutzt werden. Der Ausweis ist gem 1 Schwerbehindertenausweisverordnung (SchwbAwV) in bestimmter Weise farblich und flschungssicher auszugestalten, sodass sein Versand nur auf dem herkmmlichen Postweg mglich ist.

236

Vgl. auch Landesamt fr soziale Dienste Schleswig-Holstein, Menschen mit Behinderung, abrufbar unter www.schleswig-holstein.de/LASD/DE/MenschenBehinderung/Menschen Behinderung_node.html (zuletzt aufgerufen am 10. 02. 2012).

124

Anerkennung einer Schwerbehinderung


Bundesrecht Zustndige Stellen Landesamt fr soziale Dienste (LAsD) Schleswig-Holstein

Rechtsgrundlage(n)

2, 68, 69 Sozialgesetzbuch IX (SGB IX), 6, 22 Gesetz ber das Verwaltungsverfahren der Kriegsopferversorgung (KoVVfG), 1 Schwerbehindertenausweisverordnung (SchwbAwV)

Landesamt

Kurzbeschreibung

In den 2, 68, 69 SGB IX ist keine besondere Form fr die Antragstellung auf Anerkennung einer Schwerbehinderung geregelt. Gem 69 Abs. 1 Satz 3 SGB IX ist jedoch das KoVVfG entsprechend anzuwenden. Der Antrag ist dehalb gem 6 KoVVfG schriftlich oder mndlich unter Aufnahme einer Niederschrift zu stellen. Gem 22 Abs. 1 KoVVfG sind abschlieende Bescheide schriftlich zu erteilen. Gem 69 Abs. 5 SGB IX wird auf Antrag ein Ausweis ausgestellt, der gem 1 SchwbAwV in bestimmter Weise farblich und flschungssicher auszugestalten ist.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Antragstellung

Abschlieender Bescheid

Ausstellung Ausweis

Lnderspezifische Besonderheiten

Aufgrund Bundesrechts liegen keine Formvorschriften vor ( 2, 68, 69 SGB IX, 6, 22 KoVVfG, 1 SchwbAwV).

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

7. Kinder / Jugendliche und Soziales: Wohngeld


Antragstellung
22 Wohngeldgesetz (WoGG) enthlt keine spezielle Form fr den Antrag auf 237 Wohngeld . Auf dem bei der Stadt Kiel online erhltlichen Antragsformular befin238 det sich jedoch ein Unterschriftsfeld , sodass die Schriftform durch Bestimmung der Behrde aufgrund ihres Verfahrensermessens festgelegt ist. Folglich ist eine Nutzung des E-POSTBRIEFS mit elektronischer Zustellung nicht mglich. Der EPOSTBRIEF mit hybrider Zustellung kann hingegen genutzt werden.

Abschlieender Bescheid
Die Entscheidung ber den Wohngeldantrag hat gem 24 Abs. 1 Satz 1 WoGG schriftlich zu ergehen. Folglich ist eine Nutzung des E-POSTBRIEFS mit elektronischer Zustellung hier ebenfalls nicht mglich. Der E-POSTBRIEF mit hybrider Zustellung kann hingegen genutzt werden.

237

238

Vgl. Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Wohngeld, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8938711 (zuletzt aufgerufen am 10. 02. 2012). Formular erhltlich bei der Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Wohngeld, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8938711 (zuletzt aufgerufen am 10. 02. 2012).

126

Wohngeld
Bundesrecht Zustndige Stellen Landeshauptstadt Kiel, Amt fr Wohnen und Grundsicherung, Abteilung Wohngeld

Rechtsgrundlage(n)

26 Sozialgesetzbuch I (SGB I), Sozialgesetzbuch X (SGB X), 3, 22, 24 Wohngeldgesetz (WoGG), Wohngeldverordnung (WoGV), Allgemeine Verwaltungsvorschriften zum Wohngeldgesetz (WoGVwV)

Gemeinde / Kreis

Kurzbeschreibung

22 WoGG enthlt keine spezielle Form fr den Antrag auf Wohngeld. Auf dem online erhltlichen Antragsformular befindet sich jedoch ein Unterschriftsfeld, sodass die Schriftform durch Bestimmung der Behrde aufgrund ihres Verfahrensermessens festgelegt ist. Die Entscheidung ber den Wohngeldantrag hat gem 24 Abs. 1 Satz 1 WoGG schriftlich zu ergehen.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Antragstellung

Abschlieender Bescheid

Lnderspezifische Besonderheiten

Aufgrund Bundesrechts ist der Antrag nicht formbedrftig ( 22 WoGG). Der Bescheid hat schriftlich zu erfolgen ( 24 Abs. 1 Satz 1 WoGG).

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

8. Ordnungsverwaltung: Gewerbsmige Haltung von Tieren (Haltung von Nutztieren)


Anzeige / Genehmigungsantrag
Die Anzeige der Haltung von Nutztieren gen geregelt.
239

ist in unterschiedlichen Rechtsgrundla-

Die Haltung von Vieh (Rinder, Schafe, Ziegen etc.) ist in den 26 Abs. 1, 45 Abs. 1 Viehverkehrsverordnung (ViehVerkV) geregelt. Eine besondere Form ist fr diese Anzeige vorbehaltlich eines etwaigen Unterschriftserfordernisses auf dem Antragsformular im Rahmen des Verfahrensermessens der Behrde nicht geregelt, sodass sowohl der E-POSTBRIEF mit elektronischer als auch mit hybrider Zustellung genutzt werden kann. Wenn gewerbsmig mit Vieh gehandelt oder gewerbsmig im Rahmen der arbeitsteiligen Tierproduktion Vieh transportiert oder eine Sammelstelle betrieben werden soll, ist dies auerdem gem 11 ViehVerkV anzuzeigen. Auch diese Anzeige unterliegt vorbehaltlich eines etwaigen Unterschriftserfordernisses auf dem Antragsformular im Rahmen des Verfahrensermessens der Behrde keinen Formvorschriften. Der E-POSTBRIEF kann unproblematisch in beiden Zustellungsarten genutzt werden. Die Anzeige der Haltung von Bienen ist in 1a Abs. 1 Bienenseuchen-Verordnung (BienSeuchV) geregelt. Auch dieser ordnet keine speziellen Formvorschriften an, sodass auch hier vorbehaltlich eines etwaigen Unterschriftserfordernisses auf dem Antragsformular im Rahmen des Verfahrensermessens der Behrde der EPOSTBRIEF mit beiden Zustellarten genutzt werden kann. Die Anzeige der Haltung von Fischen und Weichtieren ist in den 3 ff. Fischseuchenverordnung (FischSeuchV) geregelt. Hiernach ist je nach den Gegebenheiten der Haltung entweder gem 6 FischSeuchV eine Anzeige zur Registrierung vorzunehmen oder gem 4 f. FischSeuchV eine Genehmigung einzuholen. Fr beide Varianten, wie auch fr die Genehmigungserteilung, sind keine Formerfordernisse vorgesehen, sodass vorbehaltlich eines etwaigen Unterschriftserfordernisses auf dem Antragsformular im Rahmen des Verfahrensermessens der Behrde eine Nutzung des E-POSTBRIEFS mit elektronischer und mit klassischer Zustellung mglich ist.

239

Vgl. Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Haltung von Nutztieren Anzeige, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=9063907 (zuletzt aufgerufen am 10. 02. 2012).

128

Gewerbsmige Haltung von Tieren


Bundesrecht Zustndige Stellen

Rechtsgrundlage(n)

Kreis

11, 26 Abs. 1, 45 Abs. 1 Viehverkehrsordnung (ViehVerkV), 1a Abs. 1 BienenseuchenVerordnung (BienSeuchV), 3, 4, 5, 6 Fischseuchenverordnung (FischSeuchV)

Landeshauptstadt Kiel, Brger- und Ordnungsamt, Sachbereich sonstiges Veterinrwesen

Kurzbeschreibung

Die 11, 26 Abs. 1, 45 Abs. 1 ViehVerkV, der 1a Abs. 1 BienSeuchV und die 3 ff. FischSeuchV regeln keine besonderen Formvorschriften. Vorbehaltlich eines etwaigen Unterschriftserfordernisses auf dem Antragsformular im Rahmen des Verfahrensermessens der Behrde liegt kein Formerfordernis vor.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Anzeige Vieh

Anzeige Bienen

Genehmigung Fische etc.

Lnderspezifische Besonderheiten

Aufgrund Bundesrechts bestehen keine Formerfordernisse ( 11, 26 Abs. 1, 45 Abs. 1 ViehVerkV, 1a Abs. 1 BienSeuchV, 3, 4, 5, 6 FischSeuchV).

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

8. Ordnungsverwaltung: Tierzucht
Antragstellung und Erlaubniserteilung
11 Tierschutzgesetz (TierSchG) bestimmt weder fr den Antrag auf Erlaubnisertei240 lung noch fr die Erlaubniserteilung selbst eine besondere Form. Folglich ist vorbehaltlich eines etwaigen Unterschriftserfordernisses auf dem Antragsformular im Rahmen des Verfahrensermessens der Behrde sowohl eine Nutzung des EPOSTBRIEFS mit elektronischer als auch mit klassischer Zustellung mglich.

240

Vgl. Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Tiere: Gewerbsmige Haltung, Zucht, Schaustellung, Nutzung oder Handel Erlaubnis, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=9060347 (zuletzt aufgerufen am 10. 02. 2012).

130

Tierzucht
Bundesrecht Zustndige Stellen

Rechtsgrundlage(n)

Kreis

11 Tierschutzgesetz (TierSchG)

Landeshauptstadt Kiel, Brger- und Ordnungsamt, Sachbereich sonstiges Veterinrwesen

Kurzbeschreibung

Weder der Antrag auf Erlaubniserteilung noch die Erlaubniserteilung selbst unterliegen gem 11 TierSchG besonderen Formvorschriften. Vorbehaltlich eines etwaigen Unterschriftserfordernisses auf dem Antragsformular im Rahmen des Verfahrensermessens der Behrde liegt kein Formerfordernis vor.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF-Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Antragstellung

Erlaubniserteilung

Lnderspezifische Besonderheiten

Aufgrund Bundesrechts bestehen keine Formerfordernisse ( 11 TierSchG).

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

8. Ordnungsverwaltung: Gefhrliche Hunde Erlaubniserteilung


Antragstellung
Die Erlaubnis zur Haltung gefhrlicher Hunde ist gem 3 Abs. 1 Satz 1 Gefahrhundegesetz Schleswig-Holstein (GefHG SH), Nr. 11 Verwaltungsvorschriften zum Gefahrhundegesetz Schleswig-Holstein (VwVGefHG SH) persnlich zu beantragen. Ein Einsatz des E-POSTBRIEFS ist deshalb gnzlich ausgeschlossen.
241

Bescheinigung ber die Antragstellung


Fr die Bescheinigung ber die Antragstellung nach 4 Satz 2 GefHG SH ist hingegen keine besondere Form vorgeschrieben. Ein Einsatz des E-POSTBRIEFS mit beiden Zustellungsvarianten ist deshalb unproblematisch mglich.

Abschlieender Bescheid
Gleiches gilt auch fr den abschlieenden Bescheid. Auch dieser unterliegt keinen besonderen Formvorschriften, sodass ein E-POSTBRIEF Einsatz mittels beider Varianten mglich ist.

241

Vgl. Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Gefhrliche Hunde Erlaubnis, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8966754 (zuletzt aufgerufen am 10. 02. 2012).

132

Gefhrliche Hunde Erlaubniserteilung


Landesrecht Zustndige Stellen

Rechtsgrundlage(n)

Gemeinde

3, 4 Satz 2, 5 Gefahrhundegesetz Schleswig-Holstein (GefHG SH), Nr. 11 Verwaltungsvorschriften zum Gefahrhundegesetz Schleswig-Holstein (VwVGefHG SH)

Landeshauptstadt Kiel, Brger- und Ordnungsamt, Sachbereich Allgemeine Gefahrenabwehr, Allgemeine Ordnungswidrigkeiten

Kurzbeschreibung

Die Erlaubnis zur Haltung gefhrlicher Hunde ist gem 3 Abs. 1 Satz 1 GefHG SH, Nr. 11 VwVGefHG SH persnlich zu beantragen. Fr die Bescheinigung ber die Antragstellung nach 4 Satz 2 GefHG SH und den abschlieenden Bescheid ist keine besondere Form vorgeschrieben.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Antragstellung

Bescheinigung ber die Antragstellung

Abschlieender Bescheid

Lnderspezifische Besonderheiten

Es bestehen keine abweichenden landesrechtlichen Formerfordernisse in den geprften Bundeslndern ( 3,4 BW HundeVO, Art. 18, 37, 37a LStVG Bayern, 1,2,3 HS HundeVO, 8,9 NHundeG, 4 LandHG NRW, 5 SchsGefHundG).

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

8. Ordnungsverwaltung: Sondernutzungserlaubnis auf ffentlichen Straen und Pltzen


Antragstellung
Die 8 Bundesfernstraengesetz (FStrG), 33 Straenverkehrsordnung (StVO), 21 ff. Straen- und Wegegesetz Schleswig-Holstein (StrWG SH) regeln die Form des 242 Antrages auf eine Sondernutzungserlaubnis auf ffentlichen Straen und Pltzen nicht. Der Antrag soll jedoch gem 3 Abs. 1 Satz 2 der Satzung ber die Sondernutzung an ffentlichen Straen in der Landeshauptstadt Kiel (Sondernutzungssat243 zung) schriftlich gestellt werden . Somit wre eine Versendung des Antrages per E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung nicht mglich. Der Verwendung des EPOSTBRIEFS mit hybrider Zustellung steht jedoch nichts entgegen.

Abschlieender Bescheid
Die Versendung des abschlieenden Bescheids ist aufgrund fehlender spezialgesetzlicher Regelungen mit dem E-POSTBRIEF sowohl auf dem Wege der hybriden als auch auf dem Wege der elektronischen Zustellung unproblematisch mglich.

242

243

Vgl. Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Sondernutzungserlaubnis auf ffentlichen Straen und Pltzen, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/ service/_leistung.php?id=8960924 (zuletzt aufgerufen am 10. 02. 2012). Siehe auch Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z: Zustndigkeitsfinder, Sondernutzungserlaubnis auf ffentlichen Straen und Pltzen, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/ _leistung.php?id=8960924 (zuletzt aufgerufen am 10. 02. 2012).

134

Sondernutzungserlaubnis auf ffentlichen Straen und Pltzen


Bundes-/Landesrecht Zustndige Stellen

Rechtsgrundlage(n)

Gemeinde

8 Bundesfernstraengesetz (FStrG), 33 Straenverkehrsordnung (StVO), 21 ff. Straen- und Wegegesetz Schleswig-Holstein (StrWG SH), 3 Sondernutzungssatzung

Landeshauptstadt Kiel, Brger- und Ordnungsamt, Sachbereich Marktwesen (Wochenmarkt, Flohmarkt, Weihnachtsmarkt), Sondernutzungen; Tiefbauamt, Abteilung Allgemeine Verwaltung und Rechnungsabteilung

Kurzbeschreibung

Die 8 ff. FStrG, 33 StVO, 21 ff. StrWG SH regeln die Form des Antrages nicht. Der Antrag soll jedoch gem 3 Abs. 1 Satz 2 der Satzung ber die Sondernutzung an ffentlichen Straen in der Landeshauptstadt Kiel (Sondernutzungssatzung) schriftlich gestellt werden. Fr den abschlieenden Bescheid ist keine besondere Form vorgeschrieben.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Antragstellung

Abschlieender Bescheid

Lnderspezifische Besonderheiten

Es bestehen keine abweichenden landesrechtlichen Formerfordernisse in den geprften Bundeslndern ( 16 StrG BW, Art. 18 BayStrWG, 16 HStrG, 18 NStrG, 18 StrWG NRW, 18 SchsStrG).

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

9. Standesamt / Meldeangelegenheiten: Wohnsitzab-, -an- und -ummeldung


Antragstellung / Anzeige
11 Landesmeldegesetz Schleswig-Holstein (LMG SH), der die Ab-, An- und Ummeldung des Wohnsitzes244 regelt, schreibt keine besondere Form fr die Wohnsitznderung vor. Gem 15 LMG SH werden die erforderlichen Daten und Hinweise im Falle der An- oder Abmeldung in einem Meldeschein, im Falle der nderung der Hauptwohnung in einer nderungsmitteilung, erhoben. Die Meldepflichtigen haben die Meldescheine und die nderungsmitteilungen auszufllen, zu unterschreiben und bei der Meldebehrde einzureichen. Wird das Melderegister automatisiert gefhrt, kann von dem Ausfllen des Meldescheins oder der nderungsmitteilung abgesehen werden, wenn die Meldepflichtigen persnlich bei der Meldebehrde erscheinen und einen Ausdruck der Daten erhalten, die von ihnen erhoben werden. Hat die Meldebehrde fr die Anmeldung einen Internet-Zugang erffnet, kann sich die meldepflichtige Person durch die bermittlung der angeforderten Angaben unter Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz ber diesen Zugang anmelden. Der Zugang muss eine dem Stand der Technik entsprechende Verschlsselung der bermittelten Daten sicherstellen. Die online bei der Stadt Kiel verfgbaren Antragsformulare enthalten abschlieend Unterschriftenfelder. Somit liegt auch ein innerhalb des Verfahrensermessens der Behrde festgelegtes Schriftformerfordernis vor. Folglich kann zwar nicht der E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung fr die An-, Ab- und Ummeldung des Wohnsitzes genutzt werden, ein Einsatz des E-POSTBRIEFS mit klassischer Zustellung ist jedoch mglich.

244

Vgl. Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Wohnsitz Anmeldung, Wohnsitz Ummeldung, Wohnsitz Abmeldung, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_ leistung.php?id=8967090, www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8966453, www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8966482 (zuletzt aufgerufen am 10. 02. 2012).

136

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

Besttigung der An-, Um- und Abmeldung


Gem 15 Abs. 7 LMG SH ist dem Meldepflichtigen unentgeltlich eine schriftliche oder elektronische Besttigung ber die An-, Um- oder Abmeldung zu erteilen (amtliche Meldebesttigung). Eine solche elektronische Besttigung ist ber den E-POSTBRIEF in elektronischer Form mglich, whrend eine schriftliche Besttigung ber den E-POSTBRIEF als Hybridbrief erfolgen kann.

nderung des Personalausweises bzw. des Reisepasses


Lediglich die nderung des Personalausweises bzw. des Reisepasses, die erforderlich ist, wenn der Hauptwohnsitz gendert wird, nicht jedoch bei nderung des Zweitwohnsitzes, muss vor Ort erfolgen. Hierzu wird ein gesiegelter Aufkleber mit der neuen Anschrift ber der alten Anschrift aufgetragen und durch selbstklebende Klarsichtfolie fixiert. Auch beim neuen elektronischen Personalausweis ist die Adresse auf der Rckseite der ChipKarte abgedruckt. Hier wird in derselben Weise verfahren. Zustzlich mssten die neuen Daten jedoch noch auf der Karte gespeichert werden. Hierfr ist ein Erscheinen vor Ort zwingend erforderlich. Durch die Abwicklung des Vorverfahrens ber den E-POSTBRIEF kann der Zeitaufwand fr die Ummeldung vor Ort gering gehalten werden.

137

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

Anmerkung
Durch die Fderalismusreform 2006 hat nun der Bund gem Art. 73 Abs. 1 Nr. 3, 3. Alternative GG die ausschlieliche Gesetzgebungskompetenz zur Regelung des Meldewesens. Ein Bundesmeldegesetz ist jedoch noch nicht erlassen worden. Gem Art. 125a Abs. 3 GG gilt somit das oben dargestellte Landesrecht fort, bis es durch Bundesrecht ersetzt wird. In einem bereits gefertigten Entwurf fr ein Bundesmeldegesetz wurden jedoch die oben genannten und somit fr die Nutzung des E-POSTBRIEFS entscheidenden Vorschriften im Wesentlichen bernommen, sodass der Nutzung des EPOSTBRIEFS im oben erluterten Mae auch in Zukuft nichts entgegensteht.

138

Wohnsitzab-, -an- und -ummeldung


Landesrecht Zustndige Stellen

Rechtsgrundlage(n)

Gemeinde

11, 15 Landesmeldegesetz Schleswig-Holstein (LMG SH)

Landeshauptstadt Kiel, Brger- und Ordnungsamt, Sachbereich Einwohner- und Kfz-Zulassungsangelegentheiten, Wahlen

Kurzbeschreibung

11 LMG SH schreibt keine besondere Form vor. Gem 15 LMG SH haben die Meldepflichtigen die Meldescheine/nderungsmitteilungen ausgefllt und unterschrieben einzureichen. Bei Erffnung eines Internet-Zugangs kann sich der Meldepflichtige unter Verwendung einer elektronischen qualifizierten Signatur nach dem Signaturgesetz anmelden. Gem 15 Abs. 7 LMG SH ist unentgeltlich eine schriftliche oder elektronische Besttigung zu erteilen (amtliche Meldebesttigung). Lediglich eine erforderliche nderung des Ausweisdokuments muss vor Ort erfolgen.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Antragstellung/Anzeige

Meldebesttigung

Ausweisnderung

Lnderspezifische Besonderheiten

Es ergeben sich mit Ausnahme von Hessen, Nordrhein-Westfalen und Sachsen ( 13, 17 HMG, 17 MG NRW, 10, 13 SchsMG: persnliche Abgabe/qualifizierte elektronische Signatur) in den geprften Bundeslndern keine Abweichungen ( 15, 18 MG BW, Art. 13, 17, 35 MeldeG Bayern, 10 NMG). Die Meldebescheinigung unterliegt in allen geprften Bundeslndern der gleichen Form.

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

9. Standesamt / Meldeangelegenheiten: Geburtsurkunde


Antragstellung
59 Personenstandsgesetz (PStG) und 48 Personenstandsverordnung (PStV) regeln die Form des Antrages auf Ausstellung einer Geburtsurkunde245 nicht. Der Antrag ist jedoch durch Bestimmung aufgrund des Verfahrensermessens der Behrde mndlich, schriftlich oder per Telefax zu stellen246. Eine Versendung des Antrages per E-POSTBRIEF mit hybrider Zustellung wre somit unproblematisch mglich, da dieser mit einem Telefax vergleichbar ist und die Schriftform erfllt. Fraglich ist jedoch, ob auch die Versendung mit dem elektronischen E-POSTBRIEF mglich ist. Hierfr ist entscheidend, was unter einer mndlichen Antragstellung zu verstehen ist. Sollte hierunter auch die telefonische Antragstellung verstanden werden, stnde einem Einsatz des E-POSTBRIEFS mit elektronischer Versendung vorbehaltlich eines Unterschriftserfordernisses auf einem etwaigen Antragsformular im Verfahrensermessen der Behrde nichts entgegen, da in diesem Fall keine besonderen Formvorschriften bestehen wrden. Ist unter der mndlichen Beantragung jedoch eine persnliche Beantragung vor Ort zu verstehen, wre ein Einsatz des elektronischen E-POSTBRIEFS nicht mglich. Eine Beantragung per E-Mail ist nicht vorgesehen. Zwar haben einige Standesmter nach Angaben der Stadt Kiel bereits Online-Formulare zur Beantragung von Urkunden. Bzgl. des Standesamtes der Stadt Kiel ist ein solches jedoch nicht ersichtlich.

Ausstellung der Geburtsurkunde


59 PStG beinhaltet keine besondere Form fr die Ausstellung einer Geburtsurkunde. In 48 Abs. 1 PStV ist jedoch geregelt, dass Geburtsurkunden nach dem Muster der Anlage 8 der PStV erstellt werden mssen. Das Muster enthlt ein Feld fr die Namensunterzeichnung in Druckbuchstaben der Urkundsperson und muss gesiegelt werden. Dies regelt auch 56 Abs. 3 PStG. Auerdem macht 48 Abs. 4 PStV weitere spezielle Vorgaben fr die Urkunde. So muss das Papier mindestens den Qualittsanforderungen nach DIN 19307 ASM 80 entsprechen und die Schreibmittel eine stndige Lesbarkeit sowie eine hchstmgliche Sicherheit gegen Flschungsversuche gewhrleisten. Des Weiteren mssen fr die Herstellung Drucker verwendet werden, die die Eignung fr den Notariatsbereich besitzen. Dies kann ber den E-POSTBRIEF nicht gewhrleistet werden, sodass hierfr auf den herkmmlichen Postweg zurckgegriffen werden muss.

245

246

Vgl. Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Geburtsurkunde / Geburtenbuch / Geburtenregister, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_ leistung.php?id=8967391 (zuletzt aufgerufen am 13. 02. 2012). Siehe auch Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Geburtsurkunde / Geburtenbuch / Geburtenregister, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_ leistung.php?id=8967391 (zuletzt aufgerufen am 13. 02. 2012).

140

Geburtsurkunde
Bundesrecht Zustndige Stellen

Rechtsgrundlage(n)

Gemeinde

56, 59 Personenstandsgesetz (PStG), 48 Personenstandsverordnung (PStV)

Landeshauptstadt Kiel, Brger- und Ordnungsamt, Bestellungen von Geburts-, Ehe-, Lebenspartner- und Sterbeurkunden (Standesamt)

Kurzbeschreibung

59 PStG und 48 PStV regeln die Form des Antrages auf Ausstellung einer Geburtsurkunde nicht. Er ist jedoch durch Bestimmung der Behrde aufgrund ihres Verfahrensermessens mndlich, schriftlich oder per Telefax zu stellen. Ist unter der mndlichen Antragstellung ein persnliches Vorsprechen zu verstehen, ist mindestens von einem Schriftformerfordernis auszugehen. 59 PStG beinhaltet keine besondere Form fr die Ausstellung. In 48 Abs. 1 PStV ist jedoch geregelt, dass Geburtsurkunden nach dem Muster der Anlage 8 der PStV erstellt werden mssen, welche ein Feld fr die Namensunterzeichnung in Druckbuchstaben durch die Urkundsperson enthlt und gesiegelt werden muss (vgl. auch 56 Abs. 3 PStG). Auerdem mssen gem 48 Abs. 4 PStV das Papier, die Schreibmittel und die verwendeten Drucker besonderen Anforderungen entsprechen.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Antragstellung

Wohl (-)

Ausstellung der Urkunde

Lnderspezifische Besonderheiten

Es gelten in allen geprften Bundeslndern die oben genannten bundesrechtlichen Regelungen ( 56, 59 PStG, 48 PStV).

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

9. Standesamt / Meldeangelegenheiten: Eheurkunde


Antragstellung
57 Personenstandsgesetz (PStG) und 48 Personenstandsverordnung (PStV) 247 regeln die Form des Antrages auf Ausstellung einer Eheurkunde nicht. Der Antrag ist jedoch durch Bestimmung aufgrund des Verfahrensermessens der Behrde 248 mndlich, schriftlich oder per Telefax zu stellen . Legt man diese Vorgaben zu Grunde, wre eine Versendung des Antrages per E-POSTBRIEF mit hybrider Zustellung unproblematisch mglich, da dieser mit einem Telefax vergleichbar ist und die Schriftform erfllt. Fraglich ist jedoch, ob auch die Versendung mit dem elektronischen E-POSTBRIEF mglich ist. Hierfr ist entscheidend, was unter einer mndlichen Antragstellung zu verstehen ist. Sollte hierunter auch die telefonische Antragstellung verstanden werden, stnde einem Einsatz des E-POSTBRIEFS mit elektronischer Versendung vorbehaltlich eines Unterschriftserfordernisses auf einem etwaigen Antragsformular im Verfahrensermessen der Behrde nichts entgegen, da dann keine besonderen Formvorschriften bestehen wrden. Ist unter der mndlichen Beantragung jedoch eine persnliche Beantragung vor Ort zu verstehen, wre ein Einsatz des elektronischen E-POSTBRIEFS nicht mglich. Eine Beantragung per E-Mail ist nicht vorgesehen.

Ausstellung der Eheurkunde


57 PStG schreibt keine besondere Form fr die Ausstellung einer Eheurkunde vor. In 48 Abs. 1 PStV ist jedoch geregelt, dass Eheurkunden nach dem Muster der Anlage 6 der PStV erstellt werden mssen. Das Muster enthlt ein Feld fr die Namensunterzeichnung in Druckbuchstaben durch die Urkundsperson und muss gesiegelt werden. Dies regelt auch 56 Abs. 3 PStG. Auerdem macht 48 Abs. 4 PStV spezielle Vorgaben fr die Urkunde. So muss das Papier mindestens den Qualittsanforderungen nach DIN 19307 ASM 80 entsprechen und die Schreibmittel eine stndige Lesbarkeit sowie eine hchstmgliche Sicherheit gegen Flschungsversuche gewhrleisten. Des Weiteren mssen fr die Herstellung Drucker verwendet werden, die die Eignung fr den Notariatsbereich besitzen. Dies wird vom E-POSTBRIEF nicht standardmig zur Verfgung gestellt, sodass hierfr auf den herkmmlichen Postweg zurckgegriffen werden muss.

247

248

Vgl. Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Eheurkunde, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8968001 (zuletzt aufgerufen am 13. 02. 2012). Siehe auch Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Eheurkunde, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8968001 (zuletzt aufgerufen am 13. 02. 2012).

142

Eheurkunde
Bundesrecht Zustndige Stellen

Rechtsgrundlage(n)

Gemeinde

56, 57 Personenstandsgesetz (PStG), 48 Personenstandsverordnung (PStV)

Landeshauptstadt Kiel, Brger- und Ordnungsamt, Bestellungen von Geburts-, Ehe-, Lebenspartner- und Sterbeurkunden (Standesamt)

Kurzbeschreibung

57 PStG und 48 PStV regeln die Form des Antrages auf Ausstellung einer Eheurkunde nicht. Er ist jedoch durch Bestimmung der Behrde aufgrund ihres Verfahrensermessens mndlich, schriftlich oder per Telefax zu stellen. Ist unter der mndlichen Antragstellung ein persnliches Vorsprechen zu verstehen, ist mindestens von einem Schriftformerfordernis auszugehen. 57 PStG sieht keine besondere Form fr die Ausstellung vor. In 48 Abs. 1 PStV ist jedoch geregelt, dass Eheurkunden nach dem Muster der Anlage 6 der PStV erstellt werden mssen, welche ein Feld fr die Namensunterzeichnung in Druckbuchstaben durch die Urkundsperson enthlt und gesiegelt werden muss (vgl. auch 56 Abs. 3 PStG). Auerdem mssen gem 48 Abs. 4 PStV das Papier, die Schreibmittel und die verwendeten Drucker besonderen Anforderungen entsprechen.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Antragstellung

Wohl (-)

Ausstellung der Urkunde

Lnderspezifische Besonderheiten

Es gelten in allen geprften Bundeslndern die oben genannten bundesrechtlichen Regelungen ( 56, 57 PStG, 48 PStV).

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

9. Standesamt / Meldeangelegenheiten: Lebenspartnerschaftsurkunde


Antragstellung
58 Personenstandsgesetz (PStG) und 48 Personenstandsgesetz (PStV) regeln die 249 Form des Antrages auf Ausstellung einer Lebenspartnerschaftsurkunde nicht. Der Antrag ist jedoch durch Bestimmung aufgrund des Verfahrensermessens der Be250 hrde mndlich, schriftlich oder per Telefax zu stellen . Legt man diese Vorgaben zu Grunde, wre eine Versendung des Antrages per E-POSTBRIEF mit hybrider Zustellung unproblematisch mglich, da dieser mit einem Telefax vergleichbar ist und die Schriftform erfllt. Fraglich ist jedoch, ob auch die Versendung mit dem elektronischen E-POSTBRIEF mglich ist. Hierfr ist entscheidend, was unter einer mndlichen Antragstellung zu verstehen ist. Sollte hierunter auch die telefonische Antragstellung verstanden werden, stnde einem Einsatz des E-POSTBRIEFS mit elektronischer Versendung vorbehaltlich eines Unterschriftserfordernisses auf dem Antragsformular aufgrund Verfahrensermessens der Behrde nichts entgegen, da in diesem Fall keine besonderen Formvorschriften bestehen wrden. Ist unter der mndlichen Beantragung jedoch eine persnliche Beantragung vor Ort zu verstehen, wre ein Einsatz des elektronischen E-POSTBRIEFS nicht mglich. Eine Beantragung per E-Mail ist nicht vorgesehen.

Ausstellung der Urkunde


58 PStG beinhaltet keine besondere Form fr die Ausstellung einer Lebenspartnerschaftsurkunde. In 48 Abs. 1 PStV ist jedoch geregelt, dass Lebenspartnerschaftsurkunden nach dem Muster der Anlage 7 der PStV erstellt werden mssen. Das Muster enthlt ein Feld fr die Namensunterzeichnung in Druckbuchstaben der Urkundsperson und muss gesiegelt werden. Dies regelt auch 56 Abs. 3 PStG. Auerdem macht 48 Abs. 4 PStV weitere spezielle Vorgaben fr die Urkunde. So muss das Papier mindestens den Qualittsanforderungen nach DIN 19307 ASM 80 entsprechen und die Schreibmittel eine stndige Lesbarkeit sowie eine hchstmgliche Sicherheit gegen Flschungsversuche gewhrleisten. Des Weiteren mssen fr die Herstellung Drucker verwendet werden, die die Eignung fr den Notariatsbereich besitzen. Dies kann ber den E-POSTBRIEF nicht gewhrleistet werden, sodass hierfr auf den herkmmlichen Postweg zurckgegriffen werden muss.
249

250

Vgl. Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Lebenspartnerschaftsurkunde, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8967364 (zuletzt aufgerufen am 13. 02. 2012). Siehe auch Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Lebenspartnerschaftsurkunde, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8967364 (zuletzt aufgerufen am 13. 02. 2012).

144

Lebenspartnerschaftsurkunde
Bundesrecht Zustndige Stellen

Rechtsgrundlage(n)

Gemeinde

56, 58 Personenstandsgesetz (PStG), 48 Personenstandsverordnung (PStV)

Landeshauptstadt Kiel, Brger- und Ordnungsamt, Bestellungen von Geburts-, Ehe-, Lebenspartner- und Sterbeurkunden (Standesamt)

Kurzbeschreibung

58 PStG und 48 PStV regeln die Form des Antrages auf Ausstellung einer Lebenspartnerschaftsurkunde nicht. Er ist jedoch durch Bestimmung der Behrde aufgrund Verfahrensermessens mndlich, schriftlich oder per Telefax zu stellen. Ist unter der mndlichen Antragstellung ein persnliches Vorsprechen zu verstehen, ist mindestens von einem Schriftformerfordernis auszugehen. 58 PStG beinhaltet keine Form fr die Ausstellung. 48 Abs. 1 PStV regelt jedoch, dass Lebenspartnerschaftsurkunden nach dem Muster der Anlage 7 der PStV erstellt werden mssen, welche ein Feld fr die Namensunterzeichnung in Druckbuchstaben durch die Urkundsperson enthlt und gesiegelt werden muss (vgl. auch 56 Abs. 3 PStG). Auerdem mssen gem 48 Abs. 4 PStV das Papier, die Schreibmittel und die verwendeten Drucker besonderen Anforderungen entsprechen.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Antragstellung

Wohl (-)

Ausstellung der Urkunde

Lnderspezifische Besonderheiten

Es gelten in allen geprften Bundeslndern die oben genannten bundesrechtlichen Regelungen ( 56, 58 PStG, 48 PStV).

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

9. Standesamt / Meldeangelegenheiten: Sterbeurkunde


Antragstellung
60 Personenstandsgesetz (PStG) und 48 Personenstandsverordnung (PStV) regeln die Form des Antrages auf Ausstellung einer Sterbeurkunde251 nicht. Der Antrag ist jedoch durch Bestimmung aufgrund des Verfahrensermessens der Behrde mndlich, schriftlich oder per Telefax zu stellen252. Legt man diese Vorgaben zu Grunde, wre eine Versendung des Antrages per E-POSTBRIEF mit hybrider Zustellung unproblematisch mglich, da dieser mit einem Telefax vergleichbar ist und die Schriftform erfllt. Fraglich ist jedoch, ob auch die Versendung mit dem elektronischen E-POSTBRIEF mglich ist. Hierfr ist entscheidend, was unter einer mndlichen Antragstellung zu verstehen ist. Sollte hierunter auch die telefonische Antragstellung verstanden werden, stnde einem Einsatz des E-POSTBRIEFS mit elektronischer Versendung vorbehaltlich eines Unterschriftserfordernisses aufgrund des Verfahrensermessens der Behrde auf einem etwaigen Antragsformular nichts entgegen, da dann keine besonderen Formvorschriften bestehen wrden. Ist unter der mndlichen Beantragung jedoch eine persnliche Beantragung vor Ort zu verstehen, wre ein Einsatz des elektronischen E-POSTBRIEFS nicht mglich. Eine Beantragung per E-Mail ist nicht vorgesehen. Zwar haben einige Standesmter nach Angaben der Stadt Kiel bereits Online-Formulare zur Beantragung von Sterbeurkunden. Fr das Standesamt der Stadt Kiel ist jedoch keines ersichtlich.

Ausstellung der Sterbeurkunde


60 PStG enthlt keine besondere Form fr die Ausstellung einer Sterbeurkunde. In 48 Abs. 1 PStV ist jedoch geregelt, dass Sterbeurkunden nach dem Muster der Anlage 9 der PStV erstellt werden mssen. Das Muster enthlt ein Feld fr die Namensunterzeichnung in Druckbuchstaben durch die Urkundsperson und muss gesiegelt werden. Dies regelt auch 56 Abs. 3 PStG. Auerdem macht 28 Abs. 4 PStV weitere spezielle Vorgaben fr die Urkunde. So muss das Papier mindestens den Qualittsanforderungen nach DIN 19307 ASM 80 entsprechen und die Schreibmittel eine stndige Lesbarkeit sowie eine hchstmgliche Sicherheit gegen Flschungsversuche gewhrleisten. Des Weiteren mssen fr die Herstellung Drucker verwendet werden, die die Eignung fr den Notariatsbereich besitzen. Dies kann mit dem E-POSTBRIEF nicht gewhrleistet werden, sodass hierfr auf den herkmmlichen Postweg zurckgegriffen werden muss.

251

252

Vgl. Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Sterbeurkunde, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8967286 (zuletzt aufgerufen am 13. 02. 2012). Siehe auch Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Sterbeurkunde, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8967286 (zuletzt aufgerufen am 13. 02. 2012).

146

Sterbeurkunde
Zustndige Stellen Bundesrecht

Gemeinde

Rechtsgrundlage(n)

56, 60 PStG, 48 PStV

Landeshauptstadt Kiel, Brger- und Ordnungsamt, Bestellungen von Geburts-, Ehe-, Lebenspartner- und Sterbeurkunden (Standesamt)

Kurzbeschreibung

60 PStG und 48 PStV regeln die Form des Antrages auf Ausstellung einer Sterbeurkunde nicht. Er ist jedoch durch Bestimmung der Behrde aufgrund ihres Verfahrensermessens mndlich, schriftlich oder per Telefax zu stellen. Ist unter der mndlichen Antragstellung ein persnliches Vorsprechen zu verstehen, ist mindestens von einem Schriftformerfordernis auszugehen. 60 PStG sieht keine besondere Form fr die Ausstellung vor. In 48 Abs. 1 PStV ist jedoch geregelt, dass Sterbeurkunden nach dem Muster der Anlage 9 der PStV erstellt werden mssen, welche ein Feld fr die Namensunterzeichnung in Druckbuchstaben durch die Urkundsperson enthlt und gesiegelt werden muss (vgl. auch 56 Abs. 3 PStG). Auerdem mssen gem 48 Abs. 4 PStV das Papier, die Schreibmittel und die verwendeten Drucker besonderen Anforderungen entsprechen.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Antragstellung

Wohl (-)

Ausstellung der Urkunde

Lnderspezifische Besonderheiten

Es gelten in allen geprften Bundeslndern die oben genannten bundesrechtlichen Regelungen ( 56, 60 PStG, 48 PStV).

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

10. Wahlen: Wahlbenachrichtigung


Die Wahlbenachrichtigung ist fr Wahlen auf Bundesebene in 19 Bundeswahlordnung (BWahlO), auf Landesebene in 11 Landeswahlordnung SchleswigHolstein (LWO SH) und auf Kreis- und Gemeindeebene in 12 Gemeinde- und Kreiswahlgesetz Schleswig-Holstein (GKWO SH) geregelt. 19 BWahlO regelt die Form der Wahlbenachrichtigung nicht. In Abs. 2 ist jedoch geregelt, dass auf der Rckseite der Benachrichtigung nach 19 Abs. 1 BWahlO ein Antrag auf Ausstellung eines Wahlscheines nach dem Muster der Anlage 4 der BWahlO aufzudrucken ist. 11 LWO SH ordnet ebenfalls keine besondere Form an. Auch hier ist in Abs. 2 geregelt, dass auf der Rckseite der Benachrichtigung ein Antrag auf Ausstellung eines Wahlscheins nach dem Muster der Anlage 1 der LWO SH aufgedruckt sein muss. Abweichungen der Gestaltung sind hierbei zulssig. 12 GKWO SH beinhaltet auch keine besondere Form der Wahlbenachrichtigung. Gem 12 Abs. 2 GKWO SH ist jedoch ebenfalls ein Wahlscheinantrag nach den 17, 18 GKWO beizufgen. Die Wahlbenachrichtigung kann aufgrund fehlender Formvorschriften mit dem EPOSTBRIEF mit beiden Zustellungsarten versendet werden. Der beizufgende Antrag auf Erteilung eines Wahlscheines kann, da hierfr keine besondere Form vorgeschrieben ist, auch einem E-POSTBRIEF beigefgt werden. Hier drfte nicht entscheidend sein, dass der Antrag in diesem Fall nicht, wie von 19 BWahlO und 11 LWO SH geregelt, auf der Rckseite der Wahlbenachrichtigung abgebildet ist. Wesentlich erscheint hier, dass die Wahlbenachrichtigung mit dem Antrag auf Erteilung eines Wahlscheines zurck an die Behrde gesendet werden kann. Einer vollumfnglichen Nutzung des E-POSTBRIEFS in beiden Varianten steht somit nichts entgegen.
253

253

Vgl. Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Wahlen, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8967785 (zuletzt aufgerufen am 13. 02. 2012).

148

Wahlbenachrichtigung
Bundes-/Landesrecht Zustndige Stellen

Rechtsgrundlage(n)

Gemeinde / Kreis

19 Bundeswahlordnung (BWahlO), 11 Landeswahlordnung Schleswig-Holstein (LWO SH), 12 Gemeinde- und Kreiswahlordnung Schleswig-Holstein (GKWO SH)

Landeshauptstadt Kiel, Brger- und Ordnungsamt, Sachbereich Wahlen und Abstimmungen

Kurzbeschreibung

Die 19 BWahlO, 11 LWO SH, 12 GKWO SH regeln keine besondere Form der Wahlbenachrichtigung. In Abs. 2 der jeweiligen Vorschriften ist jedoch geregelt, dass jeweils ein Antrag auf Ausstellung eines Wahlscheines nach dem jeweiligen Muster bzw. den jeweiligen Vorschriften beizufgen ist. Die Wahlbenachrichtigung kann folglich aufgrund fehlender Formvorschriften mit dem E-POSTBRIEF mit beiden Zustellungsarten versendet werden. Der beizufgende Antrag auf Erteilung eines Wahlscheines kann, da hierfr keine besondere Form vorgeschrieben ist, auch einem E-POSTBRIEF beigefgt werden. Hier drfte nicht entscheidend sein, dass der Antrag in diesem Fall nicht, wie von 19 Abs. 2 BWahlO und 11 Abs. 2 LWO SH geregelt, auf der Rckseite der Wahlbenachrichtigung abgebildet ist.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Wahlbenachrichtigung

Lnderspezifische Besonderheiten

Es bestehen in den geprften Bundeslndern keine Abweichungen auf Landesebene ( 12 BW LWO, 16 LWO Bayern, 6 LWO Hessen, 13 i. V. m. 79 NLWO, 11 LWO NRW, 17 LWO Sachsen) und auf Gemeinde-/Kreisebene ( 3 KomWG BW, 16 GLKrWO Bayern, 10 KWO Hessen, 18 NKWO, 13 KWalO NRW, 7 KomWO Sachsen).

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

10. Wahlen: Antrag auf Briefwahl


Antragstellung
22 Landeswahlgesetz Schleswig-Holstein (LWahlG SH) und 50 Landeswahlordnung Schleswig-Holstein (LWO) regeln zwar das Verfahren der Briefwahl254 selbst, aber nicht die Form des Antrages. Um die Briefwahl in Anspruch nehmen zu knnen, muss gem 21 LWahlG SH, 17 LWO SH ein Antrag auf Erteilung eines Wahlscheins gestellt werden, mit dem eine Briefwahl erst mglich ist und die erforderlichen Unterlagen fr die Durchfhrung der Briefwahl bermittelt werden. Gem 17 Abs. 3 LWO SH muss dieser Antrag schriftlich, mndlich oder elektronisch in dokumentierbarer Form bei der Gemeindewahlbehrde gestellt werden. Die Schriftform gilt hierbei auch durch Telefax als gewahrt. Eine telefonische Antragstellung ist hingegen nicht zulssig. Auch der 33 Gemeinde- und Kreiswahlgesetz Schleswig-Holstein (GKWG SH) regelt lediglich das Verfahren der Briefwahl selbst. Gem 18 GKWO SH muss auch hier ein Wahlschein beantragt werden. Auch dieser kann gem 17 Abs. 3 GKWG SH, 18 GKWO SH schriftlich, mndlich oder elektronisch in dokumentierbarer Form bei der Gemeindewahlleiterin oder dem Gemeindewahlleiter beantragt werden, wobei die Schriftform auch durch Versendung per Telefax gewahrt wird. Eine Beantragung per Telefon ist hingegen unzulssig. 36 BWahlG regelt auf Bundesebene das Verfahren bei der Briefwahl. Auch hier muss wieder ein Wahlschein gem 17 Abs. 2 Bundeswahlgesetz (BWahlG), 27 Bundeswahlordnung (BWahlO) beantragt werden, um die Briefwahl durchfhren zu knnen. Die Erteilung eines Wahlscheins kann gem 27 Abs. 1 BWahlO schriftlich oder mndlich bei der Gemeindebehrde beantragt werden. Hierbei gilt die Schriftform auch durch Telegramm, Fernschreiben, Telefax, E-Mail oder durch sonstige dokumentierbare elektronische bermittlung als gewahrt. Eine telefonische Antragstellung ist wiederum unzulssig.

254

Vgl. Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Wahlen, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8967785 (zuletzt aufgerufen am 13. 02. 2012).

150

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

Eine Verwendung des E-POSTBRIEFS bei der Antragstellung ist folglich in beiden Zustellungsvarianten mglich.

Erteilung des Wahlscheins und Versand der amtlichen Unterlagen fr die Briefwahl
Gem 18 Abs. 3 LWO SH muss der Wahlschein von der oder dem mit der Erteilung beauftragten Bediensteten eigenhndig unterschrieben werden und mit dem Dienstsiegel versehen sein. Das Dienstsiegel kann eingedruckt werden. Wird der Wahlschein hingegen mit Hilfe automatischer Einrichtungen erstellt, kann abweichend hiervon die Unterschrift fehlen. Anstatt der Unterschrift ist der Name der oder des Bediensteten einzudrucken. Gem 18 Abs. 4 LWO sind dem Wahlschein ein amtlicher Stimmzettel des Wahlkreises, ein amtlicher Wahlumschlag etc. beizufgen. Deshalb ist zwar eine maschinelle Erstellung und elektronische Versendung des Wahlscheins per E-POSTBRIEF in beiden Varianten mglich, die Anlagen knnen jedoch nicht elektronisch versendet werden, sodass der Wahlschein auf dem herkmmlichen Postweg versendet werden muss. Auch nach 19 Abs. 3 GKWO SH muss der Wahlschein von der oder dem mit der Erteilung beauftragten Bediensteten eigenhndig unterschrieben werden und mit dem Dienstsiegel versehen sein. Das Dienstsiegel kann wiederum eingedruckt werden. Wird der Wahlschein mit Hilfe automatischer Einrichtungen erstellt, kann abweichend hiervon die Unterschrift fehlen. Anstatt dieser ist der Name der oder des Bediensteten einzudrucken. Auch hier sind gem Abs. 4 amtliche Unterlagen mitzusenden, sodass auch hier ein Einsatz des E-POSTBRIEFS nicht mglich ist. Gem 26 BWahlO ist der Wahlschein nach dem Muster der Anlage 9 zu erteilen. Er ist gem 28 Abs. 2 BWahlO von dem mit der Erteilung beauftragten Bediensteten eigenhndig zu unterschreiben und mit dem Dienstsiegel zu versehen. Das Dienstsiegel kann eingedruckt werden. Wird der Wahlschein mit Hilfe automatischer Einrichtungen erstellt, kann abweichend hiervon die Unterschrift fehlen, wenn stattdessen der Name des beauftragten Bediensteten eingedruckt wird.

151

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

Auch bei Wahlen auf Bundesebene mssen dem Wahlschein amtliche Dokumente wie bspw. der amtliche Wahlschein beigefgt werden. Deshalb ist auch hier eine maschinelle Ausfertigung des Wahlscheins und eine Versendung per E-POSTBRIEF zwar denkbar, aufgrund der angefgten amtlichen Dokumente muss jedoch auf den herkmmlichen Postweg zurckgegriffen werden.

152

Antrag auf Briefwahl


Bundesrecht Zustndige Stellen Landeshauptstadt Kiel, Brger- und Ordnungsamt, Sachbereich Wahlen und Abstimmungen

Rechtsgrundlage(n)

22, 21 Landeswahlgesetz Schleswig-Holstein (LWahlG SH), 17, 50 Landeswahlordnung Schleswig-Holstein (LWO SH), 17, 33 Gemeinde- und Kreiswahlgesetz Schleswig-Holstein (GKWG SH), 18 Gemeinde- uns Kreiswahlgesetz Schleswig-Holstein (GKWO SH), 17, 36 BWahlG (Bundeswahlgesetz), 27 Bundeswahlordnung (BWahlO) (Antragstellung); 18 LWO SH, 19 GKWO SH, 26, 28 BWahlO (Wahlschein)

Gemeinde / Kreis

Kurzbeschreibung

Gem 17 Abs. 3 LWO SH muss der Antrag auf Erteilung eines Wahlscheins im Rahmen der Beantragung der Briefwahl schriftlich, mndlich oder elektronisch in dokumentierbarer Form bei der Gemeindewahlbehrde gestellt werden. Die Schriftform gilt hierbei auch durch Telefax als gewahrt. Eine telefonische Antragstellung ist hingegen nicht zulssig. Gleiches gilt auf kommunaler und Kreisebene gem 17 Abs. 3 GKWG SH, 18 GKWO SH. 27 Abs. 1 BWahlO erwhnt sogar ausdrcklich, dass die Schriftform auch durch Telegramm, Fernschreiben, Telefax, E-Mail oder durch sonstige dokumentierbare elektronische bermittlung gewahrt wird. Gem 18 Abs. 3 LWO SH muss der Wahlschein von der oder dem mit der Erteilung beauftragten Bediensteten eigenhndig unterschrieben werden und mit dem Dienstsiegel versehen sein. Das Dienstsiegel kann eingedruckt werden. Wird der Wahlschein hingegen mit Hilfe automatischer Einrichtungen erstellt, kann abweichend hiervon die Unterschrift fehlen. Anstatt der Unterschrift ist der Name der oder des Bediensteten einzudrucken. Gleiches gilt fr 19 Abs. 3 GKWO SH und 28 Abs. 2 BWahlO. Gem 18 Abs. 4 LWO SH, 19 Abs. 3 GKWO SH, 56 Abs. 3 BWahlO sind dem Wahlschein jedoch jeweils die amtlichen Unterlagen zur Briefwahl beizufgen.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes

Verfahrensabschnitt

Elektronischer E-POSTBRIEF

Hybrider E-POSTBRIEF

Antragstellung

Erteilung des Wahlscheins / Unterlagen fr die Briefwahl

Lnderspezifische Besonderheiten

Es bestehen in den geprften Bundeslndern auf Landesebene ( 19 BW LWO, 24 LWO Bayern, 13 LWO Hessen, 21 NLWO, 17 LWO NRW, 23 LWO Sachsen) und auf Gemeinde/Kreisebene grundstzlich keine Abweichungen ( 17 KWO Hessen, 23 NKWO, 19 KwahlO NRW 13 KomWO Sachsen). Ausnahme: In Baden-Wrttemberg und Bayern gilt Formfreiheit ( 7 KomWG BW, Art. 13 GLKrWG Bayern).

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

11. Steuern und Abgaben: Zweitwohnungsteuer


Die Zweitwohnungsteuersatzung der Stadt Kiel regelt die Form eines Steuerbe255 scheids zur Festsetzung der Zweitwohnungsteuer nicht. Auch die 4 Gemeindeordnung Schleswig-Holstein (GO SH), 1, 2, 3, 11 Kommunalabgabengesetz Schleswig-Holstein (KAG SH), die die Stadt Kiel zur Satzungsgebung im Bereich der Zweitwohnungsteuer ermchtigen, ordnen keine spezielle Form des Bescheids an. Gem 11 Abs. 1 Satz 2 KAG SH ist jedoch die Abgabenordnung auf die Festsetzung und Erhebung von kommunalen Abgaben, wie auch die Zweitwohnungsteuer eine ist, sinngem anzuwenden. Nach 157 Abs. 1 Satz 1 AO sind Steuerbescheide schriftlich zu erteilen. Es liegt somit ein Schriftformerfordernis fr einen Zweitwohnungsteuerbescheid vor. Folglich ist eine Versendung der Steuerbescheide zur Festsetzung der Zweitwohnungsteuer nur mit dem E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung mglich, da dieser die Schriftform wahrt. Ein Einsatz des E-POSTBRIEFS mit elektronischer Zustellung ist mangels einer qualifizierten elektronischen Signatur nicht mglich.

255

Vgl. Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Zweitwohnungsteuer, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8969680 (zuletzt aufgerufen am 13. 02. 2012).

154

Zweitwohnungsteuer
Ortsrecht Zustndige Stellen Landeshauptstadt Kiel, Amt fr Finanzwirtschaft, Sachbereich Sonstige Gemeindesteuern

Rechtsgrundlage(n)

Zweitwohnungsteuersatzung der Landeshauptstadt Kiel, 4 Gemeindeordnung Schleswig-Holstein (GO SH), 1, 2, 3, 11 Abs. 1 Satz 2 Kommunalabgabengesetz Schleswig Holstein (KAG SH), 87a, 157 Abs. 1 Abgabenordnung (AO), Art. 105 Abs. 2a Grundgesetz (GG)

Gemeinde

Kurzbeschreibung

Die Zweitwohnungsteuersatzung der Stadt Kiel regelt die Form eines Steuerbescheids zur Festsetzung der Zweitwohnungsteuer nicht. Auch die 4 GO SH, 1, 2, 3, 11 KAG SH ordnen keine spezielle Form des Bescheids an. Gem 11 Abs. 1 Satz 2 KAG SH ist jedoch die Abgabenordnung auf die Festsetzung und Erhebung von kommunalen Abgaben, wie auch die Zweitwohnungssteuer eine ist, sinngem anzuwenden. Nach 157 Abs. 1 Satz 1 AO sind Steuerbescheide schriftlich zu erteilen. Es liegt somit ein Schriftformerfordernis fr einen Zweitwohnungsteuerbescheid vor.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Zweitwohnungsteuerbescheid

Lnderspezifische Besonderheiten

Es ergeben sich in den geprften Bundeslndern keine landesrechtlichen Abweichungen ( 3 Abs. 1 Nr. 4 c KAG BW, Art. 13 Abs. 1 Nr. 4 a KAG Bayern, 4 Abs. 1 Nr. 4 b KAG Hessen, 11 Abs. 1 Nr. 4 b NKAG, 3 Abs. 1 Nr. 4 b SchsKAG, 3 Abs. 1 Nr. 4 b KAG NRW).

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

11. Steuern und Abgaben: Abfallgebhren


Fr einen Abfallgebhrenbescheid sind in 26 Abfallsatzung Stadt Kiel, der Abfallgebhrensatzung der Stadt Kiel, dem Kommunalabgabengesetz SchleswigHoltein (KAG SH), dem Landesabfallwirtschaftsgesetz Schleswig-Holstein (LAbfWG SH) und dem Kreislaufwirtschafts- und Abfallgesetz (Krw-/AbfG) keine besonderen Formvorschriften angeordnet. Die 155 Abs. 1, 157 AO, die grundstzlich fr Steuerbescheide die Schriftform anordnen, sind jedoch gem 11 Abs. 1 KAG SH 257 auch fr Gebhren/Abgaben sinngem anzuwenden . Somit gilt auch bei Abfallgebhrenbescheiden die Schriftform. Eine Nutzung des E-POSTBRIEFS ist deshalb nur mit dem E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung mglich.
256

256

257

Vgl. Landeshauptstadt Kiel, Brgerservice A-Z, Zustndigkeitsfinder, Abfallgebhren, abrufbar unter www.kiel.de/rathaus/service/_leistung.php?id=8964080 (zuletzt aufgerufen am 13. 02. 2012). Praxis der Kommunalverwaltung, Band E 4 aSH SH, KAG SH, 11, 3.2.2.

156

Abfallgebhren
Ortsrecht Zustndige Stellen Landeshauptstadt Kiel, Abfallwirtschaftsbetrieb Kiel

Rechtsgrundlage(n)

26 Abfallsatzung Stadt Kiel, Abfallgebhrensatzung Stadt Kiel, Kommunalabgabengesetz SchleswigHolstein (KAG SH), Landesabfallwirtschaftsgesetz (LAbfWG SH), Kreislaufwirtschafts- und Abfallgesetz (Krw-/AbfG)

Kreis

Kurzbeschreibung

Fr einen Abfallgebhrenbescheid sind in 26 Abfallsatzung der Stadt Kiel, der Abfallgebhrensatzung der Stadt Kiel, dem KAG SH, dem LAbfWG SH und dem Krw-/AbfG keine besonderen Formvorschriften angeordnet. Die 155 Abs. 1, 157 AO, die grundstzlich fr Abgabenbescheide die Schriftform anordnen, sind jedoch sinngem anzuwenden. Somit gilt auch bei Abfallgebhrenbescheiden die Schriftfform.

Die Zulssigkeit des E-POSTBRIEF-Einsatzes


Elektronischer E-POSTBRIEF

Verfahrensabschnitt

Hybrider E-POSTBRIEF

Abfallgebhrenbescheid

Lnderspezifische Besonderheiten

Der Abfallgebhrenbescheid kann in den anderen geprften Bundeslndern formfrei ergehen ( 13, 18 BW KAG, Art. 12 KAG Bayern, 9 KAG Hessen, 4 KAG Niedersachsen, 5 KAG NRW, SchsKAG).

158

5. Kapitel: Zusammenfassung und Ergebnis


Ausgehend von den Ergebnissen der ersten beiden Gutachten konnte verdeutlicht werden, dass dem Einsatz des E-POSTBRIEFS in der Kommunalverwaltung wie auch in anderen Verwaltungsbereichen keine grundstzlichen Bedenken entgegenstehen. Der Fokus einer Analyse von Nutzenanlssen muss dabei vor allem folgende Aspekte bercksichtigen: Dass ein Einsatz beider Varianten des E-POSTBRIEFS immer dann in Betracht kommt, wenn es an gesetzlichen Schriftformerfordernissen fehlt. Insofern ist dies auf einer ersten Prfungsstufe zu ermitteln. Existieren keine fachgesetzlichen Vorgaben, steht das gewhlte Kommunikationsmittel im Ermessen der verfahrensleitenden Behrde insofern erscheint der Rckgriff auf den E-POSTBRIEF aus zahlreichen Grnden fr die Kommunalverwaltung besonders empfehlenswert: 1. die gegegenber der telefonischen, mndlichen oder anderen nichtfrmlichen Kommunikationsformen verbesserte Dokumentierbarkeit und Nachweisbarkeit, 2. das gegenber der einfachen E-Mail erhhte Ma an Rechtssicherheit, Datenschutz und Identifizierbarkeit sowie 3. der Umstand, dass aufgrund des Angebots des Ausdrucks und der klassischen Zustellung eine vollstndige Elektronisierung des Workflows, einschlielich des Postausgangs, realisiert werden kann und dennoch alle Adressaten unterschiedslos erreicht werden. Dass ein Einsatz des E-POSTBRIEFS mit elektronischer Zustellung nach derzeit geltendem Recht im Bereich gesetzlicher Schriftformerfordernisse nur beim Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur erfolgen kann. Gleiches gilt im brigen auch fr die De-Mail. Insofern kommt der Analyse, ob im jeweiligen Rechtsbereich und fr den jeweiligen Verfahrensschritt berhaupt ein solches, durch Rechtsvorschrift begrndetes Schriftformerfordernis vorliegt, besondere Bedeutung zu. Vor allem in der verfahrensbegleitenden Kommunikation sind entsprechende, das Verfahrensermessen einschrnkende, Regelungen sehr selten. Dass der E-POSTBRIEF mit klassischer Zustellung in der Regel geeignet ist, gesetzliche Schriftformerfordernisse des ffentlichen Rechts zu erfllen. Der ffentlich-rechtliche Schriftformbegriff erfordert wie 37 VwVfG fr den verfahrensabschlieenden Bescheid und die Einsetzbarkeit des Teleund Computerfaxes fr den verfahrenseinleitenden Antrag zeigen keine eigenhndige Unterzeichnung.

159

Der E-POSTBRIEF in der Kommunalverwaltung

Fr die Kommunalverwaltung ist zudem prgend, dass zahlreiche Verwaltungsbereiche existieren, die kaum vom Landes- oder Bundesgesetzgeber hinsichtlich der verfahrensrechtlichen Formalitten vorbestimmt werden. Der Einsatz des E-POSTBRIEFS auf der kommunalen Ebene ist daher in keinem Fall gegenber der allgemeinen Bundes- und Landesverwaltung sowie der Steuer- und Sozialverwaltung erschwert, es existieren vielmehr Faktoren, die eine vereinfachte Einsetzbarkeit bedingen. Die sind: einerseits die Option, die (selten) bestehenden Formerfordernisse aufgrund autonomen Ortsrechts ebenso autonom und damit in einem relativ einfachen Verfahren zu verndern, um so den Einsatz moderner Kommunikationsmittel zu ermglichen. Ein Abwarten auf allgemeine bundesbzw. landesrechtliche Anpassungen (bspw. in Form eines E-GovernmentGesetzes) oder fachgesetzliche nderungen (bspw. die Streichung von Schriftformerfordernissen) ist nicht erfolderlich. Gleiches gilt andererseits fr die insbesondere dem Formulareinsatz geschuldeten Formalitten, die nicht durch Rechtsvorschrift begrndet wurden, sondern Folge des Verfahrensermessens sind, d. h., aus einer Verwaltungsvorschrift, einer Dienstanweisung oder der stndigen Verwaltungspraxis resultieren. Die Erkenntnis, dass gerade der kommunale Bereich mit einer enormen Breite an verschiedenen Fachverfahren offen fr neuartige Kommunikationsmedien ist, konnte auch durch die Analyse typischer Kommunalverfahren belegt werden.

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LORENZ-VON-STEIN-INSTITUT FR VERWALTUNGSWISSENSCHAFTEN an der Christian-Albrechts-Universitt zu Kiel

Im Verlag des Lorenz-von-Stein-Instituts sind zuletzt folgende Werke erschienen:


AP 92 Erdgas, Strom, Breitband Netzinfrastrukturen in SchleswigHolstein im Wandel Klaus Rave/Klaus Schlie/Utz Schliesky (Hrsg.) Kiel, 2010, 130 S. ISBN: 978-3-936773-56-9 29,- Fernsehrechte im deutschen Fuball Grundlagen, Chancen und Grenzen ihrer Vermarktung aus kartellrechtlicher Sicht Lukas Danckert Kiel, 2010, 112 S. ISBN: 978-3-936773-55-2 24,90 Die Wiedereinfhrung der mittelbaren Wahl von Landrten Utz Schliesky/Anika Luch/Anne Neidert 2008, VIII, 94. S., kartoniert ISBN 978-3-936773-43-9 Verfassungsrechtliche Grundlagen einer Finanzkontrolle in Schleswig-Holstein Walter Klappstein, 2008, VI, 58 S., kartoniert ISBN 978-3-936773-42-2 Aufgaben des modernen Staates in Europa Joachim Jickeli/Utz Schliesky, 2008, X, 148 S., kartoniert ISBN 978-3-936773-40-8

AP 91

AP 88

19,-

AP 87

19,-

AP 86

35,-

AP 85

Festschrift fr das Schleswig-Holsteinische Landesverfassungsgericht Caspar/Ewer/Nolte/Waack (Hrsg.), 2008, VIII, 197 S., kartoniert ISBN 978-3-936773-39-2 39,-

AP 84

Seesicherheit vor neuen Herausforderungen Workshop des Walther-Schcking-Instituts fr Internationales Recht der Universitt Kiel: 5./6. Juli 2007 Andreas Zimmermann, Christian J. Tams, 2008, VIII, 141 S., kartoniert ISBN 978-3-936773-38-5 25,- Verwaltungsmodernisierung durch Funktional- und Strukturreform, Entbrokratisierung und E-Government Tagungsband zum zehnten Schleswiger Forum Martin Nolte/ Utz Schliesky, 2007, VIII, 130 S., kartoniert ISBN 978-3-936773-33-0 Der Staat Betrachtungen ber Grundlagen und Grenzen der hoheitlichen Gewalt Georg-Christoph von Unruh, 2007, XIII, 93 S., kartoniert, 2. berarb Auflage ISBN 978-3-936773-31-6 One-Stop Government Verwaltungsorganisationsrechtliche Rahmenbedingungen und verfassungsrechtliche Grenzen fr die Umsetzung in Schleswig-Holstein Edwin Schulz, 2007, XVI, 207 S., zugl. Diss. Jur., kartoniert ISBN 978-3-936773-30-9

AP 83

20,-

AP 82

45,-

AP 81

35,-

Online-Shop: www.lorenz-von-stein-institut.de
Eine vollstndige Auflistung aller Publikationen, die im Eigenverlag des Lorenz-von-Stein-Instituts verffentlicht wurden, sowie weitergehende Informationen finden Sie im Internet unter: http://www.lvstein.uni-kiel.de Die Publikationen knnen unter folgender Adresse bestellt werden: Lorenz-von-Stein-Institut fr Verwaltungswissenschaften an der Christian-Albrechts-Universitt zu Kiel Olshausenstrae 40, 24098 Kiel oder per Telefon: (0431) 880-4542, per Fax: (0431) 880-7383 bzw. im Internet unter: http://www.lvstein.uni-kiel.de