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Ultimate Forms 2000

• Informatik

AG Bergheim 11. Klasse

• Gesamtschule • Oberstufe

Die Idee
• Papier • Wer

gebundene Formulare durch PDF - Formulare ablösen hat Bedarf an EDV-gestützen Formularen? oder externe Institutionen

• Schule

Annahmen
• Viele

Formulare sind bei einigen Banken noch papiergebunden (als meistgenutztes Formular)? als Kooperationspartner

• Kontoeröffnungsformular • KSK

Das Interview
• Bank • Es

setzt interne EDV-Systeme ein! gibt andere papiergebundene Formularvorgänge!

Eckdaten Deka Fond
• Pro • Pro

Monat/Niederlassung 12 Abschlüsse Jahr bei 15.000 Filialen über 2 mio. Abschlüsse!

Ist/Soll Analyse
• Vom

Fragenkatalog zur Ist/Soll Analyse manuell / digitaler Vorgang Faktoren / Kosten von Einsparpotentialen

• Gegenüberstellung

• Ermittlung

Eckdaten einer Filiale
Bisher Sachbearbeiter VWL VWL pro Sachbearbeiter Ausfuellzeit mit Korrektur Lohnkosten pro Stunde Filialen bundesweit Druckkosten Kosten pro Formular: (Auflage ber 2 mio.) Versand von Umschlag Porto E-Mail (Tel.Einheiten) 4 3 17 80,00 DM 15000 Digital 4 3 (monatlich) 5 Minuten 80,00 DM 15000

0,70 DM

0,08 DM (2 Ausdrucke!)

12 Formularen im Monat 3,00 DM 5,00 DM

- DM - DM 0,23 DM

Software Nur Ausfuellen u. Drucken Digital Weiterverarbeiten

-

DM DM DM DM DM

- DM 450,00 DM 130,00 DM 80,00 DM 20,00 DM

Wert! (AcrobatReader ist Freeware) (Acrobat) (Business-Tools) (Lizenzmodell) (Linzenzmodell Bundesweit)

Bisherige Kosten
Kosten Lohn Druck Versand Software Gesamt 1 Vorgang 22,67 DM 0,70 DM 0,67 DM - DM 24,03 DM 1 Filiale/Jahr 3.264,00 DM 100,80 DM 8,00 DM - DM 3.372,80 DM Bundesweit 48.960.000,00 DM 1.512.000,00 DM 120.000,00 DM - DM 50.592.000,00 DM

Kosten bei digitaler Verarbeitung
1 Vorgang Lohn Druck Versand Software Gesamt 6,67 DM 0,08 DM 0,23 DM - DM 6,98 DM 1 Filiale/Jahr 960,00 DM 0,96 DM 2,76 DM - DM 963,72 DM Bundesweit 14.400.000,00 DM 14.400,00 DM 41.400,00 DM - DM 14.455.800,00 DM

Ersparnisse
1 Vorgang Gesamt 17,06 DM 1 Filiale/Jahr 2.409,08 DM Bundesweit 36.136.200,00 DM

EDV-Lösung Adobe Acrobat
• PDF

Portable Document Format

• Verlustfreie

Darstellung auf Monitor und Ausdruck von aufwendig gestalteten Drucksachen kompaktes Speicher Format

• sehr

• Internet tauglich

Technische Umsetzung
• Vom

Papier über Scan zum PDF von Formularfeldern

• Einsatz

Demonstration Beamer
• Formular • Feature • Daten

ausfüllen

Datumseingabe

laden/speichern

Zusammenfassung
• Druckkostenreduzierung • Ordentliche

statt 0,70 DM pro Formular – 0,04 DM Fehlerkorrektur

• Zeiteinsparung • Digitaler

statt 17min nur 5min inkl. Korrektur Versand spart Zeit und Geld

Abschluss
• Die

Informatik AG der Gesamtschule dankt für Ihr Erscheinen und wünscht Ihnen noch einen schönen Tag

Informatik-AG untersuchte ein halbes Jahr Arbeitsvorgänge in der Kreissparkasse in Quadrath
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Erftkreis

Schüler helfen, Zeit und Geld sparen
als Bergheim-Quadrath. Wie kann man einen papiergebundenen Vorgang digitalisieren? Diese Frage stellten sich die sieben Schüler der Informatik-AG von Anja Rotte an der Gesamtschule in Quadrath-Ichendorf. Dafür machten sie sich zunächst auf die Suche nach einem Vorgang, der noch papiergebunden ist und nicht per Computer bearbeitet wird. Unterstützt wurden sie dabei von Jörg Oyen von der Firma Building Systems. Fündig wurden die Schüler in der Kreissparkasse in Quadrath, wo sie sich nach einem Interview mit einem Sachbearbeiter für den Antrag auf vermögenswirksame Leistungen entschieden. In einer Ist/Soll-Analyse stellten Urs Arets, Martin Honert, Thorsten Koch, Kars~ten Schmitz, Marcel Ternes, Daniel Walraven und Marco Weiß dann die Kosten zusammen für Sachbearbeiter, Druck, Versand und die Weiterverarbeitung, die eine Depot-Eröffnung in Anspruch nimmt. Auf der anderen Seite standen die Kosten, die bei einem digitalisierten Vorgang entstehen würden. Bei der Analyse konnten die Schüler viele Vorteile beim digitalisierten Vorgang feststellen: Die Druckkosten von Formularen würden reduziert, man kann leichter Fehler korrigieren, spart insgesamt also jede Menge Zeit und Geld, so lautete das Ergebnis. Danach wandelten die Schüler das Formular in eine Datei um. Nach einem halben Jahr Arbeit stellten die jungen Informatiker das fertige Projekt mit dem Namen "Ultimate Forms 2000" am Freitag in einer Präsentation vor. Anwesend war dabei auch Michael Wiegand von der Kreissparkasse Köln, dem Partner der Gesamtschule. Er hörte interessiert zu und versprach, das Projekt in seinem Haus vorzulegen.

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Landrat beklagt verstärkte Müllentsorgung in der Natur Diskussion mit Kölner Weihbischof ERFTKREIS

Präsentation

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Konzept
Präsentation

Wir, die Informatik AG der Oberstufe der Gesamtschule Bergheim, hatten die Idee, einen Vorgang, der üblicherweise auf dem Papier stattfindet, mit Hilfe von Adobe digital auf den PC zubringen. Wir haben zuerst überlegt, an welchem Formular wir unsere Idee anwenden wollen. Wir hätten ein Formular der Schule wählen können. Dies erschien uns aber nicht sinnvoll, da hier weder eine Effizienzsteigerung noch eine wesentliche Kostenersparung zu erwarten ist. Durch Herr Oyen von Building Systems wurden wir zur Idee geführt, ein Kontoeröffnungsformular für unsere Arbeit zu wählen. Da die Kreissparkasse Köln einen Kooperationsvertrag mit unserer Schule hat, bot es sich an, das entsprechende Formular dieser Bank zu verwenden. Leider mussten wir feststellen, dass bei der Kreissparkasse Köln das Kontoeröffnungsformular schon in digitaler Form vorliegt. In einem Gespräch mit einem Sachbearbeiter Ihrer Bank erfuhren wir, welche Formulare noch papiergebunden sind. Es ergab sich, dass zwei Formularsätze noch papiergebunden sind: Antragsformular für Vermögenswirksame Leistungen bei der DEKA Formular zur Regelung der Vermögensverteilung im Sterbefall (Erbfallregelungen) Wir entschieden uns, die Digitalisierung an dem Formular für Vermögenswirksame Leistungen vorzunehmen. Dieses ist nämlich ein Formular, das bestimmten Vorgaben unterliegt. Nach Angaben Ihres Sachbearbeiters sollen pro Filiale mindestens 12 Formulare im Monat bearbeitet werden. Bei den Erbfallregelungen war die durschnittliche Anzahl viel niedriger. Durch einen Fragenkatalog haben wir analysiert wo die Schwächen der bisherigen Ausfüllmethode liegen und darüber eine Ist- Soll- Analyse entwickelt. (siehe Dokument Ist/Soll) Schwächen des bisherigen Vorgehens:
1. 2. 3. 4. Druckkosten Fehlerquoten Zeit Der Streß des rechtzeitigen Nachbestellens und der Verteilung (1 Mitarbeiter pro Filiale)

Vorteile unserer Idee:
1. 2. 3. 4. Druckkosten würden sinken. Fehler können direkt (ordentlich) ohne Schmierereien korrigiert werden. Es ergibt sich eine Zeiteinsparung bei der Fehlerkorrektur und Nachbestellung der Formulare. Der Versand per E-mail spart ebenfalls Zeit und Kosten.

=> Als Folge der oben genannten Vorteile sinken die Gesamtkosten, während die Schwächen verdeutlichen, dass diese Kosten erheblich höher ausfallen würden.

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07.04.95 11:08

Präsentation
Bei der Ist/soll Analyse haben wir die Eckdaten einer Filiale in 2 Kategorien zusammengefasst: - Bisher und Digital In der Kategorie „Bisher“ haben wir alle aktuellen Kostenfaktoren aufgelistet, bei der wir uns auf Lohnkosten, Druckkosten, Versandkosten und Weiterverarbeitung bezogen haben. Parallel zu den bisherigen Faktoren haben wir die Kosten, die bei unserer digitalen Verarbeitung entstehen gegenübergestellt. Angesichts der Kostenunterschiede beider Kategorien haben wir 2 Kostentabellen erstellt, in der wir die Ersparnisse für einen Vorgang einer VWL, für eine Filiale jährlich und für die 15000 bundesweiten Filialen errechnet haben. Laut allen einbezogenen Kostenfaktoren belaufen sich die Ersparnisse auf über 31 Mio. DM

Technische Umsetzung
Zu Beginn haben wir das handgebundene Formular eingescannt und mit Hilfe von Adobe Acrobat in ein PDF- Formular umgewandelt. PDF bedeutet Portable Document Format. Dieses Format ist ein Austauschformat, welches nicht nur eine verlustfreie Darstellung auf den Monitor bietet, sondern auch einen Ausdruck von aufwendig gestalteten Drucksachen ermöglicht. Es ist Internet tauglich, da das Format zudem noch sehr kompakt ist. PDF- Formulare können mit Hilfe der kostenfreien Acrobat Reader-Version eingelesen und betrachtet werden. Anschließend haben wir Formularfelder eingefügt und diese entsprechend formatiert, wie die Datumsfelder und die Kontrollkästchen, wo man bei den letzteren nur eine mögliche Auswahl hat, wie die bei der Auswahl von Herr, Frau oder Firma.