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Ultimate Forms 2000

• Informatik AG
• Gesamtschule Bergheim
• Oberstufe 11. Klasse
Die Idee

• Papiergebundene Formulare durch


PDF - Formulare ablösen
• Werhat Bedarf an EDV-gestützen
Formularen?
• Schule oder externe Institutionen
Annahmen

• Viele
Formulare sind bei einigen
Banken noch papiergebunden
• Kontoeröffnungsformular
(als meistgenutztes Formular)?
• KSK als Kooperationspartner
Das Interview

• Banksetzt interne
EDV-Systeme ein!
• Esgibt andere papiergebundene
Formularvorgänge!
Eckdaten Deka Fond

• ProMonat/Niederlassung
12 Abschlüsse
• Pro
Jahr bei 15.000 Filialen
über 2 mio. Abschlüsse!
Ist/Soll Analyse

• Vom Fragenkatalog
zur Ist/Soll Analyse
• Gegenüberstellung
manuell / digitaler Vorgang
Faktoren / Kosten
• Ermittlung von Einsparpotentialen
Eckdaten einer Filiale

Bisher Digital

Sachbearbeiter VWL 4 4
VWL pro Sachbearbeiter 3 3 (monatlich)
Ausfuellzeit mit Korrektur 17 5 Minuten
Lohnkosten pro Stunde 80,00 DM 80,00 DM
Filialen bundesweit 15000 15000

Druckkosten
Kosten pro Formular: 0,70 DM 0,08 DM (2 Ausdrucke!)
(Auflage ber 2 mio.)

Versand von 12 Formularen im Monat


Umschlag 3,00 DM - DM
Porto 5,00 DM - DM
E-Mail (Tel.Einheiten) 0,23 DM

Software Wert!
Nur Ausfuellen u. Drucken - DM - DM (AcrobatReader ist Freeware)
Digital Weiterverarbeiten - DM 450,00 DM (Acrobat)
- DM 130,00 DM (Business-Tools)
- DM 80,00 DM (Lizenzmodell)
- DM 20,00 DM (Linzenzmodell Bundesweit)
Bisherige Kosten

Kosten 1 Vorgang 1 Filiale/Jahr Bundesweit

Lohn 22,67 DM 3.264,00 DM 48.960.000,00 DM


Druck 0,70 DM 100,80 DM 1.512.000,00 DM
Versand 0,67 DM 8,00 DM 120.000,00 DM
Software - DM - DM - DM

Gesamt 24,03 DM 3.372,80 DM 50.592.000,00 DM

Kosten bei digitaler Verarbeitung

1 Vorgang 1 Filiale/Jahr Bundesweit

Lohn 6,67 DM 960,00 DM 14.400.000,00 DM


Druck 0,08 DM 0,96 DM 14.400,00 DM
Versand 0,23 DM 2,76 DM 41.400,00 DM
Software - DM - DM - DM

Gesamt 6,98 DM 963,72 DM 14.455.800,00 DM

Ersparnisse

1 Vorgang 1 Filiale/Jahr Bundesweit

Gesamt 17,06 DM 2.409,08 DM 36.136.200,00 DM


EDV-Lösung Adobe Acrobat

• PDF Portable Document Format


• Verlustfreie
Darstellung auf Monitor
und Ausdruck von aufwendig
gestalteten Drucksachen
• sehr kompaktes Speicher Format
• Internet tauglich
Technische Umsetzung

• Vom Papier über Scan zum PDF


• Einsatz von Formularfeldern
Demonstration Beamer

• Formular ausfüllen
• Feature Datumseingabe
• Daten laden/speichern
Zusammenfassung

• Druckkostenreduzierung
statt 0,70 DM pro Formular – 0,04 DM
• Ordentliche Fehlerkorrektur
• Zeiteinsparung
statt 17min nur 5min inkl. Korrektur
• Digitaler Versand spart Zeit und Geld
Abschluss

• DieInformatik AG der Gesamtschule


dankt für Ihr Erscheinen und wünscht
Ihnen noch einen schönen Tag
Erftkreis
Informatik-AG untersuchte ein halbes Jahr Arbeitsvorgänge in der
Kreissparkasse in Quadrath
suche nach: Schüler helfen, Zeit und Geld sparen
Lokales
Köln
Euskirchen/Eifel als Bergheim-Quadrath. Wie kann man einen papiergebundenen Vorgang
Rhein-Sieg digitalisieren? Diese Frage stellten sich die sieben Schüler der Informatik-AG von
Bonn
Anja Rotte an der Gesamtschule in Quadrath-Ichendorf. Dafür machten sie sich
Oberberg
Bergisches Land
zunächst auf die Suche nach einem Vorgang, der noch papiergebunden ist und nicht
Erftkreis
per Computer bearbeitet wird. Unterstützt wurden sie dabei von Jörg Oyen von der
Rhein-Ahr Firma Building Systems.
Leverkusen
Fündig wurden die Schüler in der Kreissparkasse in Quadrath, wo sie sich nach
POLITIK
einem Interview mit einem Sachbearbeiter für den Antrag auf vermögenswirksame
SPORT
WIRTSCHAFT
Leistungen entschieden. In einer Ist/Soll-Analyse stellten Urs Arets, Martin Honert,
KULTUR
Thorsten Koch, Kars~ten Schmitz, Marcel Ternes, Daniel Walraven und Marco Weiß
AUS ALLER WELT dann die Kosten zusammen für Sachbearbeiter, Druck, Versand und die
MAGAZIN Weiterverarbeitung, die eine Depot-Eröffnung in Anspruch nimmt. Auf der anderen
COMPUTER Seite standen die Kosten, die bei einem digitalisierten Vorgang entstehen würden.
VERKEHR
REISEN Bei der Analyse konnten die Schüler viele Vorteile beim digitalisierten Vorgang
ANZEIGEN feststellen: Die Druckkosten von Formularen würden reduziert, man kann leichter
IMMOBILIEN
Fehler korrigieren, spart insgesamt also jede Menge Zeit und Geld, so lautete das
KFZ-MARKT
STELLENMARKT
Ergebnis. Danach wandelten die Schüler das Formular in eine Datei um.
TREFFPUNKT
SCHNÄPPCHEN Nach einem halben Jahr Arbeit stellten die jungen Informatiker das fertige Projekt mit
WETTER dem Namen "Ultimate Forms 2000" am Freitag in einer Präsentation vor. Anwesend
CHAT war dabei auch Michael Wiegand von der Kreissparkasse Köln, dem Partner der
FORUM Gesamtschule. Er hörte interessiert zu und versprach, das Projekt in seinem Haus
PUBLICPAGE vorzulegen.
ALTENHILFE

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Präsentation file:///C|/PDF - Dateien/Präsentation3.htm

Konzept
Präsentation

Wir, die Informatik AG der Oberstufe der Gesamtschule Bergheim, hatten die Idee, einen Vorgang,
der üblicherweise auf dem Papier stattfindet, mit Hilfe von Adobe digital auf den PC zubringen. Wir
haben zuerst überlegt, an welchem Formular wir unsere Idee anwenden wollen. Wir hätten ein
Formular der Schule wählen können. Dies erschien uns aber nicht sinnvoll, da hier weder eine
Effizienzsteigerung noch eine wesentliche Kostenersparung zu erwarten ist.

Durch Herr Oyen von Building Systems wurden wir zur Idee geführt, ein Kontoeröffnungsformular
für unsere Arbeit zu wählen. Da die Kreissparkasse Köln einen Kooperationsvertrag mit unserer
Schule hat, bot es sich an, das entsprechende Formular dieser Bank zu verwenden. Leider mussten
wir feststellen, dass bei der Kreissparkasse Köln das Kontoeröffnungsformular schon in digitaler
Form vorliegt. In einem Gespräch mit einem Sachbearbeiter Ihrer Bank erfuhren wir, welche
Formulare noch papiergebunden sind.

Es ergab sich, dass zwei Formularsätze noch papiergebunden sind:

Antragsformular für Vermögenswirksame Leistungen bei der DEKA

Formular zur Regelung der Vermögensverteilung im Sterbefall (Erbfallregelungen)

Wir entschieden uns, die Digitalisierung an dem Formular für Vermögenswirksame Leistungen
vorzunehmen. Dieses ist nämlich ein Formular, das bestimmten Vorgaben unterliegt. Nach Angaben
Ihres Sachbearbeiters sollen pro Filiale mindestens 12 Formulare im Monat bearbeitet werden. Bei
den Erbfallregelungen war die durschnittliche Anzahl viel niedriger.

Durch einen Fragenkatalog haben wir analysiert wo die Schwächen der bisherigen Ausfüllmethode
liegen und darüber eine Ist- Soll- Analyse entwickelt. (siehe Dokument Ist/Soll)

Schwächen des bisherigen Vorgehens:


1. Druckkosten
2. Fehlerquoten
3. Zeit
4. Der Streß des rechtzeitigen Nachbestellens und der Verteilung (1 Mitarbeiter pro Filiale)

Vorteile unserer Idee:


1. Druckkosten würden sinken.
2. Fehler können direkt (ordentlich) ohne Schmierereien korrigiert werden.
3. Es ergibt sich eine Zeiteinsparung bei der Fehlerkorrektur und Nachbestellung der Formulare.
4. Der Versand per E-mail spart ebenfalls Zeit und Kosten.

=> Als Folge der oben genannten Vorteile sinken die Gesamtkosten, während die
Schwächen verdeutlichen, dass diese Kosten erheblich höher ausfallen würden.

1 von 1 07.04.95 11:08


Präsentation

Bei der Ist/soll Analyse haben wir die Eckdaten einer Filiale in 2 Kategorien zusammengefasst:
- Bisher und Digital

In der Kategorie „Bisher“ haben wir alle aktuellen Kostenfaktoren aufgelistet, bei der wir uns auf Lohnkosten,
Druckkosten, Versandkosten und Weiterverarbeitung bezogen haben. Parallel zu den bisherigen Faktoren haben
wir die Kosten, die bei unserer digitalen Verarbeitung entstehen gegenübergestellt.

Angesichts der Kostenunterschiede beider Kategorien haben wir 2 Kostentabellen erstellt, in der wir die
Ersparnisse für einen Vorgang einer VWL, für eine Filiale jährlich und für die 15000 bundesweiten Filialen
errechnet haben. Laut allen einbezogenen Kostenfaktoren belaufen sich die Ersparnisse auf über 31 Mio. DM

Technische Umsetzung

Zu Beginn haben wir das handgebundene Formular eingescannt und mit Hilfe von Adobe Acrobat in
ein PDF- Formular umgewandelt. PDF bedeutet Portable Document Format. Dieses Format ist ein
Austauschformat, welches nicht nur eine verlustfreie Darstellung auf den Monitor bietet, sondern auch
einen Ausdruck von aufwendig gestalteten Drucksachen ermöglicht. Es ist Internet tauglich, da das
Format zudem noch sehr kompakt ist. PDF- Formulare können mit Hilfe der kostenfreien Acrobat
Reader-Version eingelesen und betrachtet werden. Anschließend haben wir Formularfelder eingefügt
und diese entsprechend formatiert, wie die Datumsfelder und die Kontrollkästchen, wo man bei den
letzteren nur eine mögliche Auswahl hat, wie die bei der Auswahl von Herr, Frau oder Firma.