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• Informatik AG
• Gesamtschule Bergheim
• Oberstufe 11. Klasse
Die Idee
• Viele
Formulare sind bei einigen
Banken noch papiergebunden
• Kontoeröffnungsformular
(als meistgenutztes Formular)?
• KSK als Kooperationspartner
Das Interview
• Banksetzt interne
EDV-Systeme ein!
• Esgibt andere papiergebundene
Formularvorgänge!
Eckdaten Deka Fond
• ProMonat/Niederlassung
12 Abschlüsse
• Pro
Jahr bei 15.000 Filialen
über 2 mio. Abschlüsse!
Ist/Soll Analyse
• Vom Fragenkatalog
zur Ist/Soll Analyse
• Gegenüberstellung
manuell / digitaler Vorgang
Faktoren / Kosten
• Ermittlung von Einsparpotentialen
Eckdaten einer Filiale
Bisher Digital
Sachbearbeiter VWL 4 4
VWL pro Sachbearbeiter 3 3 (monatlich)
Ausfuellzeit mit Korrektur 17 5 Minuten
Lohnkosten pro Stunde 80,00 DM 80,00 DM
Filialen bundesweit 15000 15000
Druckkosten
Kosten pro Formular: 0,70 DM 0,08 DM (2 Ausdrucke!)
(Auflage ber 2 mio.)
Software Wert!
Nur Ausfuellen u. Drucken - DM - DM (AcrobatReader ist Freeware)
Digital Weiterverarbeiten - DM 450,00 DM (Acrobat)
- DM 130,00 DM (Business-Tools)
- DM 80,00 DM (Lizenzmodell)
- DM 20,00 DM (Linzenzmodell Bundesweit)
Bisherige Kosten
Ersparnisse
• Formular ausfüllen
• Feature Datumseingabe
• Daten laden/speichern
Zusammenfassung
• Druckkostenreduzierung
statt 0,70 DM pro Formular – 0,04 DM
• Ordentliche Fehlerkorrektur
• Zeiteinsparung
statt 17min nur 5min inkl. Korrektur
• Digitaler Versand spart Zeit und Geld
Abschluss
Übersicht: ERFTKREIS
Präsentation file:///C|/PDF - Dateien/Präsentation3.htm
Konzept
Präsentation
Wir, die Informatik AG der Oberstufe der Gesamtschule Bergheim, hatten die Idee, einen Vorgang,
der üblicherweise auf dem Papier stattfindet, mit Hilfe von Adobe digital auf den PC zubringen. Wir
haben zuerst überlegt, an welchem Formular wir unsere Idee anwenden wollen. Wir hätten ein
Formular der Schule wählen können. Dies erschien uns aber nicht sinnvoll, da hier weder eine
Effizienzsteigerung noch eine wesentliche Kostenersparung zu erwarten ist.
Durch Herr Oyen von Building Systems wurden wir zur Idee geführt, ein Kontoeröffnungsformular
für unsere Arbeit zu wählen. Da die Kreissparkasse Köln einen Kooperationsvertrag mit unserer
Schule hat, bot es sich an, das entsprechende Formular dieser Bank zu verwenden. Leider mussten
wir feststellen, dass bei der Kreissparkasse Köln das Kontoeröffnungsformular schon in digitaler
Form vorliegt. In einem Gespräch mit einem Sachbearbeiter Ihrer Bank erfuhren wir, welche
Formulare noch papiergebunden sind.
Wir entschieden uns, die Digitalisierung an dem Formular für Vermögenswirksame Leistungen
vorzunehmen. Dieses ist nämlich ein Formular, das bestimmten Vorgaben unterliegt. Nach Angaben
Ihres Sachbearbeiters sollen pro Filiale mindestens 12 Formulare im Monat bearbeitet werden. Bei
den Erbfallregelungen war die durschnittliche Anzahl viel niedriger.
Durch einen Fragenkatalog haben wir analysiert wo die Schwächen der bisherigen Ausfüllmethode
liegen und darüber eine Ist- Soll- Analyse entwickelt. (siehe Dokument Ist/Soll)
=> Als Folge der oben genannten Vorteile sinken die Gesamtkosten, während die
Schwächen verdeutlichen, dass diese Kosten erheblich höher ausfallen würden.
Bei der Ist/soll Analyse haben wir die Eckdaten einer Filiale in 2 Kategorien zusammengefasst:
- Bisher und Digital
In der Kategorie „Bisher“ haben wir alle aktuellen Kostenfaktoren aufgelistet, bei der wir uns auf Lohnkosten,
Druckkosten, Versandkosten und Weiterverarbeitung bezogen haben. Parallel zu den bisherigen Faktoren haben
wir die Kosten, die bei unserer digitalen Verarbeitung entstehen gegenübergestellt.
Angesichts der Kostenunterschiede beider Kategorien haben wir 2 Kostentabellen erstellt, in der wir die
Ersparnisse für einen Vorgang einer VWL, für eine Filiale jährlich und für die 15000 bundesweiten Filialen
errechnet haben. Laut allen einbezogenen Kostenfaktoren belaufen sich die Ersparnisse auf über 31 Mio. DM
Technische Umsetzung
Zu Beginn haben wir das handgebundene Formular eingescannt und mit Hilfe von Adobe Acrobat in
ein PDF- Formular umgewandelt. PDF bedeutet Portable Document Format. Dieses Format ist ein
Austauschformat, welches nicht nur eine verlustfreie Darstellung auf den Monitor bietet, sondern auch
einen Ausdruck von aufwendig gestalteten Drucksachen ermöglicht. Es ist Internet tauglich, da das
Format zudem noch sehr kompakt ist. PDF- Formulare können mit Hilfe der kostenfreien Acrobat
Reader-Version eingelesen und betrachtet werden. Anschließend haben wir Formularfelder eingefügt
und diese entsprechend formatiert, wie die Datumsfelder und die Kontrollkästchen, wo man bei den
letzteren nur eine mögliche Auswahl hat, wie die bei der Auswahl von Herr, Frau oder Firma.