Michael Greth (www.sharepointlive.

tv)
Seitenanzahl 15

OneNote 2003 und Ressourcen

8
Ressourcensammlung mit OneNote 2003 1

Ressourcensammlung mit OneNote 2003

Was wäre ein Buch ohne eine Sammlung von weiterführenden Ressourcen? Und so haben wir Ihnen in
im Anhang eine Auswahl von Links zu Webseiten, FAQ’s, Artikeln und anderen Quellen
zusammengestellt, die zusätzliche Informationen zum Thema Office 2003 und Microsoft SharePoint
Technologien bieten.
Wenn man, wie bei der Recherche zu diesem Buch, darauf angewiesen ist, Informationen aus den
verschiedensten Quellen zu sammeln und aufzubereiten, stellt sich sehr schnell die Frage nach einem
geeigneten Hilfsmittel, mit dem man die gefundenen Informationen einfach und schnell speichern,
strukturieren und für das Manuskript wieder verwenden kann. Und was lag näher als bei einem Buch
über das Office 2003 auf das jüngste Mitglied des Microsoft Office Systems zurückzugreifen, Microsoft
OneNote 2003.
OneNote 2003 wird oft als elektronische Notizblock bezeichnet, mit dem Notizen auf dem PC, Laptop
oder Tablet PC gesammelt werden können. Doch im Gegensatz zu einem Stapel Notizzetteln auf einem
Schreibtisch lassen sich die mit OneNote 2003 erstellten Notizen beliebig ordnen, kategorisieren und
durchsuchen, so das jederzeit relevante Informationen wieder gefunden und weiter verarbeitet werden
können. Das OneNote 2003 nicht nur eine gute Idee ist sondern auch im praktischen Einsatz ein sehr
nützliches Werkzeug sein kann, haben wir im laufe der Recherchearbeit erfahren können.
Hinweis Beginn
Eine sehr gute Einführung in die grundlegenden Funktionen von OneNote 2003 verbunden mit diversen
praktischen Tipps bietet die Videodemonstration von Chris Bertelson, Senior Systems Engineer bei
Microsoft, auf der englischen Office Online Site http://office.microsoft.com/en-
us/assistance/HA011423061033.aspx.
Hinweis Ende

Deshalb wollen wir Ihnen in diesem Kapitel zeigen, wie wir für die Ressourcensammlung OneNote
2003 genutzt haben, um sehr effektiv die verschiedensten Informationen für dieses Buch zu sammeln
und aufzubereiten.

Das Recherche-Problem
Betreibt man Recherchearbeit, sucht und findet man Informationen an verschiedenen Quellen, in
verschiedenen Formaten und mit unterschiedlichen Programmen. Was fehlt ist ein Werkzeug, mit dem
all die gefundenen Informationen an einer Stelle gesammelt, strukturiert und wieder gefunden werden
können, egal, aus welcher Quelle sie stammen. Dieses Werkzeug sollte sehr einfach zu bedienen und
möglichst ständig auf Knopfdruck verfügbar sein, denn oft findet man eine interessante Information
zufällig ohne gerade an seinem Thema zu arbeiten. Man möchte diese Information, um sie nicht zu
verlieren, einfach und sicher für spätere Auswertungen festhalten.

1
Kapitel 8 OneNote 2003 und Ressourcen

Woher kommen diese Informationen?

Werfen wir zunächst einen Blick auf die verschiedenen Quellen, aus denen wir Informationen erhalten
können:
1. Webseiten
Artikel, FAQ’s, Linklisten, Software oder Produktbeschreibungen: das Web ist heute die erste
Anlaufstelle für Informationen. Wie hält man diese Information fest?
Schnell ist die Seite vergessen und später nur schwer wieder aufzufinden, also speichert man den
Link in den Favoriten seines Browsers. Und schon beginnen die Probleme: Favoritenlisten werden
schnell unübersichtlich, wenn man sich nicht sehr diszipliniert an eine Struktur hält.
Arbeitet man auf mehreren Rechnern (z.B. mit einem Arbeitsplatz-PC und einem Laptop), ist die
Synchronisation der Favoriten zwischen beiden Rechnern aufwendig. Möchte man die gefundenen
Texte offline festhalten um sie später zu lesen, gibt es zwar die Möglichkeit, die Seite im Browser
offline verfügbar zu machen, aber auch hier stellt sich das Synchronisations-Problem und eine
Suchen innerhalb der Offline-Seiten ist nicht ohne weiteres möglich.
2. E-Mails oder E-Mail-Newsletter
Wer hat nicht eine Reihe von Newslettern abonniert, die per E-Mail in regelmäßigen Abständen im
Posteingang landen und auch relevante Informationen enthalten können. Wie speichert man diese
Informationen?
Wahrscheinlich legt man sie in einem eigenen Ordner in seinem Postfach ab, um sie später einmal
wieder zu finden. Und schon beginnen wieder die Probleme, wenn man die Informationen aus den
Webseiten mit den Informationen aus den E-Mail-Newslettern verbinden will: die Informationen
liegen in unterschiedlichen Anwendungen, man kann sie nicht gleichzeitig durchsuchen oder
gemeinsam klassifizieren.
3. Informationen auf Newsgroups oder RSS-Feeds
In Newsgroups oder RSS-Feeds finden sich zum Teil zwar sehr spezielle, aber deshalb auch im
Einzelfall besonders nützliche Informationen. Im Regelfall hat man auch hier wieder zwei separate
Programme, mit denen man auf diese Informationsquellen zugreift: einen Newsreader wie Outlook
Express und einen RSS-Aggregator wie Sharp-Reader. Diese funktionieren im Prinzip wie ein E-
Mail-Programm, sammeln die Informationen wieder in eigenen Ordnerstrukturen, so dass die
Verknüpfung mit anderen Informationen schwierig ist.
Es gilt, die Informationen aus diesen verschiedenen Anwendungen mit einem Werkzeug zentral zu
sammeln. Für den Benutzer sollte dies so einfach wie möglich sein am besten per Drag and Drop mit
der Maus oder durch Anklicken einer Schaltfläche in dem jeweiligen Programm.
Dieses Werkzeug ist OneNote 2003.

Informationen sammeln mit OneNote 2003

OneNote 2003 sammelt alle Notizen in einem Notizenbuch, das standardmäßig im Ordner Eigene
Dateien\Mein Notizbuch gespeichert wird und in Ordner, Abschnitte und Seiten aufgeteilt ist.
In Ordnern werden zusammengehörige Notizen in größeren Gruppen zusammengefasst, also z. B.
"Projekte", "Privat" oder "Veranstaltungen". Innerhalb dieser Ordner strukturiert man die Inhalte in
Abschnitte, die Notizen zu einem bestimmten Thema zusammenfassen. In diesen Abschnitten wiederum
werden dann Seiten und Unterseiten abgelegt, die die eigentlichen Informationen (Texte, Bilder, aber
auch Audio- und Videoaufzeichnungen) enthalten.
Für die Ressourcensammlung in diesem Buch haben wir ein Notizbuch (Abbildung 8.1) mit 6 Ordnern
und diversen Unterordnern angelegt:
 SharePoint

2
OneNote 2003 und Ressourcen

Der Ordner ist in sieben Abschnitte untergliedert, die Artikel, Links, Webparts und andere
Ressourcen zum Thema SharePoint enthalten.
 Office 2003
In diesen Ordner haben wir die Abschnitte nach den einzelnen Produkten organisiert.
 Screenshots
Dieser Ordner enthält für jedes Kapitel des Buches einen Abschnitt, in dem die diversen
Bildschirmausschnitte (Screenshots) abgelegt sind.
 WebImages und WebClippings
Diese beiden Ordner haben eine Sonderfunktion im Zusammenhang mit der Übernahme von
Informationen aus anderen Anwendungen, die wir später noch erläutern werden.
 Randnotizen
Dies ist ein spezieller OneNote 2003 Ordner, der als kleines OneNote-Fenster auf dem Desktop
erscheint und in den man Informationen aus anderen Anwendungen ziehen oder einfügen und später
sortieren und organisieren kann.

Abbildung 8.1: Aufbau des OneNote Notizbuches für die Ressourcensammlung mit Ordnern, Abschnitten und Seiten
Dies ist das Grundgerüst für unsere Ressourcensammlung, mit dem wir gefundene Informationen aus
den verschiedensten Quellen strukturiert in den jeweiligen Abschnitt ablegen können.
Wenn Sie OneNote 2003 für Ihre eigenen Projekte verwenden, sollten Sie vor Projektbeginn Ihr Projekt
grob in Ordner und Anschnitte aufteilen und diese in Ihrem OneNote-Notizbuch einrichten. Je nach
Bedarf können Sie diese Struktur im Laufe Ihres Projektes anpassen. Die thematische Vorsortierung der

3
Kapitel 8 OneNote 2003 und Ressourcen

Notizen und verbessert die Übersichtlichkeit des Notizbuches und damit der Projektnotizen.
Wie füllen wir unser eingerichtetes Notizbuch mit den gefundenen Informationen?
Das geht mit OneNote 2003 sehr einfach per Kopieren und Einfügen oder per Drag and Drop mit der
Maus. Findet man z.B. eine Information auf einer Webseite, so markiert man die betreffende Stelle und
kopiert sie in eine Seite in OneNote.
Noch schneller geht es mit dem Ordner Randnotizen. Um eine Randnotiz zu erstellen, drückt man
entweder die Tastenkombination Windows+N oder klickt mit der rechten Maustaste auf das OneNote-
Programmsymbol im Infobereich in der Taskleiste und im Kontextmenü auf Neue Randnotiz öffnen. Das
Randnotizenfenster bleibt immer als oberstes Fenster auf dem Desktop, so dass Inhalte von anderen
Programmen einfach hineinkopiert werden können.

Abbildung 8.2: Teile eine Website werden per Drag and Drop in den Randnotizen Ordner von OneNote kopiert
Wie einfach es beispielsweise ist, Teile einer Website nach OneNote 2003 zu übernehmen, ist in
Abbildung 8.2 dargestellt. Im Webbrowser ist ein Bereich auf der dargestellten Website mit der Maus
markiert (blau hinterlegter Text) und in das OneNote-Fenster Randnotizen gezogen worden. Der Text
wird mit Formatierung in OneNote 2003 gespeichert.
Zusätzlich wird bei dem Kopiervorgang an den Text die URL der Webseite als Quellenangabe mit
eingefügt, eine sehr nützliche Funktion, bietet dieser Eintrag doch im Nachhinein die Möglichkeit, auf
den Ursprung der Information zurückzugreifen. Das Kopieren und Einfügen funktioniert mit jeder
Anwendung.
Das Arbeiten mit OneNote 2003 wird noch komfortabler, wenn man mehrere Zusatztools installiert, die
kostenlos aus dem Web zu beziehen sind. Diese Tools vereinfachen den Import von Informationen aus
anderen Anwendungen nach OneNote 2003 noch weiter:

4
OneNote 2003 und Ressourcen

1. Powertoys für Microsoft Office OneNote 2003

Microsoft stellt zwei Tools aus der Powertoys-Reihe zur Verfügung
Send to OneNote from Internet Explorer
Dieses Powertoy kopiert die komplette Webseite oder markierte Teile der Webseite in einen neue
Seite in OneNote 2003. Dazu wird eine OneNote-Schaltfläche in die Standard-Symbolleiste des
Internet Explorer Version 6 oder höher eingefügt. Mit einem Klick auf die Schaltfläche wird der
Inhalt des Browserfensters in OneNote 2003 in einem Abschnitt mit der Bezeichnung WebClippings
abgelegt.
Send to OneNote from Outlook
Mit diesem Powertoy können eine oder mehrere E-Mails in Outlook 2003 in eine neue Seite in
OneNote 2003 kopiert werden. Dazu wird eine OneNote-Schaltfläche in die Standard-Symbolleiste
von Microsoft Outlook 2003 eingefügt. Über ein Auswahlmenü kann der Abschnitt ausgewählt
werden, in dem die neue Seite angelegt werden soll. Die Daten werden im Textformat übernommen.

Hinweis Beginn
Die Powertoys für OneNote 2003 können Sie von Microsoft Office Online über die Adresse
http://office.microsoft.com/en-us/assistance/HA011408961033.aspx herunterladen. Achten Sie bei der
Installation darauf, dass auf dem PC das .NET Framework 1.1 und OneNote 2003 Service Pack 1
installiert sind.
Hinweis Ende

Achtung Beginn
In Outlook muss die .NET-Programmier-Unterstützung eingerichtet sein, damit das Send to OneNote
from Outlook Powertoy funktioniert. Sie können dies wie folgt überprüfen bzw. gegebenenfalls
einrichten:
1. Wählen Sie in der Systemsteuerung die Option Software aus.
2. Wählen Sie Microsoft Office Professional Edition 2003 und klicken Sie auf Ändern.
3. Wählen Sie Features hinzufügen oder entfernen und klicken Sie auf Weiter
4. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen Erweiterte Anpassung von Anwendungen und dann auf Weiter
5. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) neben dem Eintrag Microsoft Office Outlook und überprüfen
Sie, ob das Feature .NET-Programmierunterstützung mit der Installationsmethode Vom Arbeitsplatz
starten eingerichtet ist. Falls nicht, installieren Sie dieses Feature.
Achtung Ende

2. Die OneNote Powertoys von Darran Devlin

WebPageToOneNote Powertoy
Dieses Powertoy kopiert eine komplette Webseite als Grafik in eine neue Seite in OneNote 2003.
Dazu wird eine OneNote-Schaltfläche in die Standard-Symbolleiste des Internet Explorer Version 6
oder höher eingefügt. Diese kopierte Webseite wird in OneNote 2003 in einem Abschnitt mit der
Bezeichnung WebImages abgelegt.
OneNote Image Writer Powertoy
Dieses Powertoy ist ein virtueller Druckertreiber, der Abbilder von beliebigen Dokumenten in
OneNote 2003 importieren kann. Damit können Informationen aus jeder Anwendung, aus der
gedruckt werden kann, nach OneNote gesendet werden. Das gedruckte Dokument wird als Grafik
importiert und kann als Vorder- oder Hintergrundbild in einer OneNote-Seite verwendet werden.
Hinweis Beginn

5
Kapitel 8 OneNote 2003 und Ressourcen

Die Powertoys von Darren Devlin stehen zum kostenlosen Download auf der Seite
http://www.analogreality.com/OneNotePowerToys/OneNotePowerToys.htm zur Verfügung.
Hinweis Ende

Wie vereinfachen diese Powertoys das Arbeiten mit OneNote 2003? Zwei Beispiele sollen das
verdeutlichen:
Nehmen wir an, wir finden eine interessante Information für unsere Ressourcensammlung in einem E-
Mail-Newsletter, den wir abonniert haben und der in unserem Outlook-Postfach eingegangen ist. Im
Outlook haben wir das Send to OneNote from Outlook Powertoy installiert, mit dem wir E-Mails nach
OneNote kopieren können.

Abbildung 8.3: Die Send Outlook To OneNote

In Abbildung 8.3 sehen wir den Inhalt dieses Newsletter im Lesebereich. In der Standardsymbolleiste
ist die OneNote-Schaltfläche des Powertoys zusehen. Im Dropdown-Menü werden verschiedene
Optionen angeboten, wo die E-Mail in OneNote gespeichert werden kann. Da es sich um eine
allgemeine Information zu Office2003 handelt, können wir über den Menüeintrag
Office2003\Allgemein.one den Newsletter direkt als neue Seite in den Abschnitt Allgemein unseres
Notizbuchs kopieren (Abbildung 8.4).

6
OneNote 2003 und Ressourcen

Abbildung 8.4: Der Abschnitt Allgemein im Ordner Office2003 mit dem kopierten Newsletter als neue Seite
Damit lässt sich mit einem einfachen Mausklick jede E-Mail gezielt nach OneNote kopieren.
Im zweiten Beispiel haben wir einen 16-seitigen Artikel als PDF-Datei vorliegen und öffnen diesen mit
dem Adobe Acrobat Reader. Um den Artikel nach OneNote zu übertragen, drucken wir aus dem Adobe
Acrobat Reader mit dem virtuellen Druckertreiber OneNote Image Writer (Abbildung 8.5).

7
Kapitel 8 OneNote 2003 und Ressourcen

Abbildung 8.5: Eine PDF-Datei geöffnet mit dem Adobe Acrobat Reader wird über den Drucker OneNote Image
Writer nach OneNote importiert
In den erweiterten Einstellungen des Druckertreibers (Abbildung 8.6) können wir festlegen, in welchen
Abschnitt die Seiten gespeichert werden (Standard ist der Abschnitt PrintedPages) und ob alle 16 Seiten
des Dokuments eine OneNote-Seite erzeugt werden soll oder für jede Seite des Originaldokuments eine
eigene OneNote-Seite erstellt werden soll.

8
OneNote 2003 und Ressourcen

Abbildung 8.6: In den erweiterten Druckereigenschaften kann der Abschnitt ausgewählt werden, in dem die Seiten
erstellt werden.

Achtung Beginn
Wenn Sie mit der Auflösung des vom OneNote Image Writer erzeugten Bildes nicht zufrieden sind,
können Sie im Druckertreiber in den Druckeinstellungen die Auflösung erhöhen. Die
Standardeinstellung ist 96x96 dots, bessere Resultate liefert eine Auflösung von 300x300 dots,
allerdings benötigen Grafiken mit höherer Auflösung auch mehr Speicherplatz.
Achtung Ende

Das Dokument wird in OneNote 2003 als Grafik gespeichert, so dass man die Inhalte zwar nicht
durchsuchen oder verändern kann, aber es lassen sich über die Tastatur an einer beliebigen Stelle auf der
Seite Anmerkungen oder Notizkennzeichen hinzufügen oder mit dem Textmarker wichtige Passagen
markieren und hervorheben. Wenn man OneNote 2003 auf einem Tablet PC verwendet, können auch
handschriftliche Anmerkungen vorgenommen werden (Abbildung 8.7).
Mit OneNote 2003 haben wir also das Werkzeug, mit dem wir die Informationen aus den verschiedenen,
im Abschnitt Das Recherche-Problem beschriebenen Quellen, in einer Anwendung sammeln können.

9
Kapitel 8 OneNote 2003 und Ressourcen

Abbildung 8.7: Mit OneNote Image Writer in Seiten und Unterseiten importierte PDF Datei mit Anmerkungen und
Notizkennzeichen

Informationen ordnen und bearbeiten mit OneNote 2003

In OneNote 2003 können wir Informationen nicht nur sammeln, sondern sie auch mit Hilfe der
Notizkennzeichen markieren und über Seiten und Abschnitte hinweg übergreifend kategorisieren.
OneNote bietet 25 verschiedene Notizkennzeichen an, die nach individuellen Anforderungen benannt,
farbig markiert und mit grafischen Symbolen versehen werden können. Diese Anpassung sollte man wie
die Einrichtung der Ordner und Abschnitte zu Beginn der Recherchearbeit vornehmen.
Für unser Projekt habe wir 7 verschiedene Notizkennzeichen definiert: WSS, SPS, Office2003,
Webparts, Tipps und Anleitungen. Die Notizkennzeichen können in OneNote 2003 im Arbeitsbereich
unter Meine Notizkennzeichen anpassen bearbeitet werden wie in Abbildung 8.8 dargestellt. Dort sehen
Sie auch auf der OneNote-Seite verschiedene Einträge die mit Notizkennzeichen versehen sind
(erkennbar an dem jeweiligen grafischen Symbol).
Wie ordnet man die Informationen in OneNote 2003 am besten? Mit Hilfe der im vorigen Abschnitt
vorgestellten Funktionen können Sie Informationen immer schnell und einfach nach OneNote 2003
kopieren. Dort landen sie entweder im richtigen Abschnitt (wie beim Send Outlook to OneNote
Powertoy) oder in verschiedenen Abschnitten (wie WebClipping, WebImages, PrintedPages oder
Randnotizen), die gewissermaßen als Eingangkorb dienen. Aus diesen Eingangskörben müssen Sie die
Seiten in die zutreffenden Abschnitte verschieben und sortieren.
Diese Aufgabe sollte man regelmäßig durchführen, um die Übersichtlichkeit zu bewahren. Dabei
empfiehlt es sich, die Inhalte mit Notizkennzeichen, Markierungen oder auch handschriftlichen
Anmerkungen zu versehen (vgl. Abbildung 8.7) und überflüssige oder nicht benötigte Textstellen zu

10
OneNote 2003 und Ressourcen

entfernen. Das Ergebnis ist eine gut strukturierte und kommentierte Ressourcensammlung.

Abbildung 8.8: Die Notizkennzeichen im Aufgabenbereich werden mit individuelle Bezeichnungen belegt

Informationen auswerten und exportieren mit OneNote 2003

Die Informationen, die wir in unserem OneNote-Notizbuch gesammelt und geordnet haben, können wir
mit der Suchfunktion in OneNote 2003 durchsuchen. Es können sowohl Texte als auch handschriftliche
Notizen, die auf einem Tablet PC eingegeben wurden, durchsucht werden. OneNote 2003 zeigt die
Suchergebnisse im Aufgabenbereich unter Seitenliste an, in dem Seiten aufgeführt sind, die den
gesuchten Text enthalten. Die Liste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert und durch anklicken des
Titels der Seite in der Seitenliste kann direkt die entsprechende Seite angezeigt werden.
Mit der Funktion Notizkennzeichenzusammenfassung können wir Notizkennzeichen auf verschiedenen
Seiten in verschiedenen Abschnitten des Notizbuchs in einer einzigen Liste im Aufgabenbereich
anzeigen lassen (Abbildung 8.9 rechte Seite). Über die Schaltfläche Zusammenfassungsseite erstellen
werden alle mit Notizkennzeichen versehenen Textabschnitte der aktuellen
Notizkennzeichenzusammenfassung in eine OneNote-Seite kopiert wie ebenfalls in Abbildung 8.9 zu
sehen.

11
Kapitel 8 OneNote 2003 und Ressourcen

Abbildung 8.9: Die Notizkennzeichenzusammenfassung fasst alle Notizen aus verschiedenen Abschnitten
zusammen
Diese Zusammenfassungsseite können wir an ein Word-Dokument senden, sofern Microsoft Office
Word 2003 auf dem Computer installiert ist. Über den Menü-Punkt Datei->Senden an->Microsoft
Office Word wird ein neues Microsoft Office Word 2003-Dokument geöffnet, das die ausgewählten
Notizen enthält (Abbildung 8.10).

12
OneNote 2003 und Ressourcen

Abbildung 8.10: Die Notizkennzeichen Zusammenfassung nach Word kopiert

Fazit
Fassen wir zusammen: mit der hier beschriebenen Lösung haben wir Informationen aus verschiedenen
Quellen wie Webseiten, E-Mails, Newslettern und PDF-Dateien in einem OneNote-Notizbuch
gesammelt, über Ordern und Abschnitte strukturiert und mit Notizkennzeichen kategorisiert. Wir
können die Informationen durchsuchen, mit Anmerkungen versehen und auch wieder in anderen
Anwendungen wie Microsoft Word wieder verwenden. Dabei ist OneNote 2003 sehr einfach zu
bedienen und als freundlicher Helfer im Hintergrund stets auf Tastendruck verfügbar.
Kasten Beginn
Checkliste für die Arbeit mit OneNote
Damit Sie Ihr OneNote 2003 optimal für die Sammlung von Informationen einrichten können, haben
wir die wichtigsten Schritte nochmals in einer Checkliste zusammengefasst:
1. Wenn Sie mit mehreren PCs arbeiten (z.B. Arbeitsplatz-PC und Notebook) legen Sie fest, wie Sie
Ihr Notizbuch auf beiden Systemen verwenden wollen. Sie können Ihr Notizbuch auf einem externen
Speichermedium (z.B. USB-Stick) ablegen, mit Offline-Dateien arbeiten oder es auf einer Windows
SharePoint Site speichern.
2. Installieren Sie die OneNote Powertoys.
3. Erstellen Sie eine grobe Struktur Ihres Projektes und richten Sie in OneNote 2003 dafür Ordner und
Abschnitte ein.
4. Passen Sie die Bezeichnungen, Symbole und Markierungsfarben der Notizkennzeichen auf Ihre
speziellen Bedürfnisse an.

13
Kapitel 8 OneNote 2003 und Ressourcen

5. Machen Sie es zu einer täglichen Routine die Abschnitte, in denen unsortierte Informationen
abgelegt werden, abzuarbeiten.
Kasten Ende

14
OneNote 2003 und Ressourcen

OneNote 2003 1 Randnotizenfenster 4

Checkliste 13 Recherchearbeit 1
Notizkennzeichen 10 RSS
Powertoys 5 RSS-Feeds 2

15