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Dipl.-Ing.

Karl Zürn

Konfiguration moderner Drucksysteme [T2123L]


Produktiverer Einsatz durch gezielte Planung / Konfiguration

Inhaltsauszüge
Organisation / Planung
Unternehmerische Kriterien / Kosten
Auswahl und Test von Geräten
Proaktives Handeln
Gestaltung der Benutzerschnittstellen
Vorkonfiguration von Druckoptionen
(Schachtsteuerung etc…)
Mengendruck
Print on Demand
Netzkonfiguration
IP-Daten via DHCP
Feste / Statische IP-Adresse Management Summary
Zuweisung eines Hostnamens Trotz theoretischer Ideen vom papierlosen Büro
Basiskonfiguration steigt der Druckbedarf ständig an. Seit Laserdrucker
Nutzung des integrierten Webservers immer schneller und inzwischen auch farbig dru-
cken, wird eine effiziente Verwaltung der oft kom-
Safety First plexen Geräte immer wichtiger. Die unternehmeri-
Konfiguration von SMTP / POP3 schen Kosten, die ein modernes Drucksystem ver-
Alarmierung per Mail bei Druckprob- ursacht, gehen weit über die Betriebskosten des
lemen oder Papiermangel Gerätes (Toner, Wartung, Papier, Energie) hinaus.
Gerätekonfiguration Wesentlich teurer sind die Personalkosten, die
durch fehlerhafte Ausdrucke ("Papier mal wieder
Schachtsteuerung und Papiersorten aus dem falschen Schacht") und daraus resultieren-
Nutzung von Sondermedien de Wiederholungsdrucke verursacht werden. Auch
Randeinstellungen ein "vergessenes" Deaktivieren der Farboption beim
Farblaser erhöht die Kosten beträchtlich! Das vor-
Netzwerkdruck
liegende Skript zeigt auf, wie man moderne Druck-
Peer to Peer / Client Server systeme effizient konfiguriert und anwenderfreund-
Separates Drucknetz lich vorbereitet. Dieses Skript wendet sich primär an
Windows 2000/2003 Druckserver Netzwerkadministratoren von Windows-Systemen.
Sprechende Namen für Drucker Es dürfte aber auch für Organisationsplaner, die
sich mit dem "Problem Drucken" beschäftigen
Publikation von Druckern via Active möchten, interessant sein.
Directory

http://www.DATA5.de
Karl Zürn
Konfiguration moderner Drucksysteme

(C) Copyright 1989-2003 by DATA 5 Ingenieurbüro für Datentechnik GmbH


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2
Inhalt

Inhaltsverzeichnis
1. Vorwort..................................................................................................................................... 6
2. Inbetriebnahme ........................................................................................................................ 7
2.1. Sauberer Start – Reset ............................................................................................................ 7
2.2. IP-Adresse zuweisen ............................................................................................................... 7
2.2.1. DHCP- mit dynamischer IP-Adresse........................................................................................ 9
2.2.2. Hostnamen vergeben und DNS-Registrierung kontrollieren .................................................. 10
2.2.3. DHCP mit fester IP-Adresse .................................................................................................. 12
2.2.4. Vergleich Statische IP / Dynamische IP................................................................................. 14
2.2.5. Anmerkungen zum Laserjet 4100 MFP.................................................................................. 14
3. Basiskonfiguration über integrierten Webserver .................................................................... 16
3.1. Safety First – Zugangskennwort setzen................................................................................. 16
3.2. Abschalten nicht benötigter Protokolle................................................................................... 17
3.3. SMTP und POP3 – moderne Drucksysteme beherrschen E-Mail ......................................... 17
3.3.1. Vorbereitung des Mailservers (hier Exchange 2000) ............................................................. 17
3.3.2. Konfiguration der Mailfunktion am Drucker ............................................................................ 19
3.3.3. Erster Test – Anforderung einer Statusseite .......................................................................... 20
3.3.4. Definieren von Warnmeldungen............................................................................................. 21
3.4. Network Time Protokoll (NTP) ............................................................................................... 22
4. Konfiguration der Papierschächte .......................................................................................... 24
4.1. Papiersorte, Größe und Schacht............................................................................................ 24
4.2. Standardpapiersorte und Format definieren .......................................................................... 25
4.3. Sonderbehandlung für Fach 1 / Manuelle Zufuhr................................................................... 26
5. Einrichten des Druckservers .................................................................................................. 27
5.1. Grundlagen ............................................................................................................................ 27
5.1.1. Peer to Peer Printing.............................................................................................................. 27
5.1.2. Client Server Printing ............................................................................................................. 28
5.1.3. Client Server mit separatem Drucknetz ................................................................................. 28
5.2. Installation des Druckservers ................................................................................................. 29
5.2.1. Zugang zum Drucker beschränken ........................................................................................ 29
5.2.2. Installation des Druckertreibers am Druckserver ................................................................... 30
5.2.3. Gerätekonfiguration am Druckertreiber.................................................................................. 33
5.2.4. Rechte.................................................................................................................................... 36
5.2.5. Sprechende Druckernamen und Druckoptionen .................................................................... 37
5.2.6. Vorkonfiguration der Druckoptionen – Standardwerte definieren .......................................... 38
5.2.7. Speichern der Einstellungen als "Hausstandard"................................................................... 40

3
5.2.8. Mehrere Treiber für einen Drucker......................................................................................... 41
5.3. Druckoptionen - Prioritäten .................................................................................................... 42
6. Publikation von Druckern im Active Directory (AD)................................................................ 45
6.1. Publizieren im AD................................................................................................................... 45
6.2. Verwalten der Drucker in sinnvollen Organisationseinheiten................................................. 45
7. Drucken aus Anwendersicht .................................................................................................. 48
7.1. Suchen und Installieren von Druckern ................................................................................... 48
7.2. Organisieren der Anwender-Umgebung ................................................................................ 50
7.2.1. Die richtigen Drucker für jeden Anwender ............................................................................. 50
7.2.2. Druckknopf im Word umkonfigurieren.................................................................................... 51
7.2.3. Organisieren des Desktops.................................................................................................... 52
8. Weitere Details zum Thema Produktivität .............................................................................. 53
8.1. Randeinstellungen etc… ........................................................................................................ 53
8.2. Probleme mit Rändern bei Nutzung der Duplexoption........................................................... 54
8.3. Testen von Passgenauigkeit und Reproduktionsgenauigkeit ................................................ 55
8.4. Geschwindigkeit / Sortieren / Stapeln .................................................................................... 56
8.4.1. Mechanisches Sortieren (Sorter) ........................................................................................... 57
8.4.2. "Elektronisches" Sortieren (Stapler)....................................................................................... 57
8.5. Print on Demand – Drucken ohne PC!................................................................................... 59
8.5.1. Anmerkungen zu den HP-Geräten – Print on Demand.......................................................... 61
8.6. Konzept für unbeaufsichtigten Mengendruck......................................................................... 62
8.6.1. Papier- und Tonervorrat ......................................................................................................... 62
8.6.2. (Un-)Zuverlässigkeit / Papierstau........................................................................................... 63
8.6.3. Papierstärke und Qualität....................................................................................................... 64
9. Anwendungsbeispiel: Druck von Eintrittskarten ..................................................................... 66
9.1. Die Anforderungen ................................................................................................................. 66
9.2. Lösungsansatz ....................................................................................................................... 66
9.3. Praxisprobleme bei dieser Lösung......................................................................................... 67
9.3.1. Softwareeinsatz / Planung ..................................................................................................... 67
9.3.2. Drucken.................................................................................................................................. 67
9.4. Ergebnis, Aufwand und Fazit ................................................................................................. 68
10. WebJetAdmin......................................................................................................................... 70
10.1. Architektur von WebJetAdmin................................................................................................ 70
10.2. Zugriff auf den WebJetAdmin-Server..................................................................................... 71
11. Organisation und Planung...................................................................................................... 72
11.1. Planerische Aspekte bei Drucksystemen............................................................................... 72

4
Inhalt

11.2. Multifunktionsgeräte ............................................................................................................... 73


12. Anhang A: Checkliste Printsysteme ....................................................................................... 76
12.1. Netzwerkkonfiguration............................................................................................................ 76
12.2. Konfigurationsmöglichkeiten .................................................................................................. 76
12.3. Zugriffsschutz / Anmeldung.................................................................................................... 77
12.4. Geräteeigenschaften.............................................................................................................. 77
12.5. Zuverlässigkeit und Passgenauigkeit..................................................................................... 78
12.6. Verbrauchsmaterial-Management - Kostentransparenz ........................................................ 78
12.7. Druckertreiber ........................................................................................................................ 79
13. Anhang B: Folien.................................................................................................................... 80
13.1. Überblick Druckerkonfiguration .............................................................................................. 80
13.2. Peer to Peer Printing.............................................................................................................. 83
13.3. Client Server Printing ............................................................................................................. 84
13.4. Client Server Printing mit separatem Drucknetz .................................................................... 85
13.5. Print on Demand .................................................................................................................... 86
13.6. Architektur WebJetAdmin....................................................................................................... 87

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1. Vorwort

© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH


Moderne Drucksysteme bieten heute interessante Möglichkei-
ten zur effizienten Konfiguration. Die Druckkosten, insbesonde-
re die Personalkosten, können durch bessere Planung und
Konfiguration von Drucksystemen wesentlich gesenkt werden.
Die Nutzung moderner Internet-Protokolle wie DHCP, http,
SMTP, POP3, NTP ermöglichen dem Administrator eine einfa-
che Inbetriebnahme und ständige Überwachung aller Funktio-
nen inklusive Papiervorrat und Tonerverbrauch.
Aber erst eine optimale Konfiguration der Druckertreiber bringt
die Zufriedenheit (und Produktivität!) der Anwender. "Plötzlich"
kommt das Papier aus dem richtigen Schacht. "Plötzlich" ist
auch die Duplex-Option genau dann aktiviert, wenn der Anwen-
der dies wollte.
Produktneutrales Script Dieses Script beschreibt "den Weg zum Ziel" überwiegend pro-
HP Laserjet 4100 MFP und duktneutral. Die Beispiele wurde an einem HP-Laserjet 4100
HP Color Laserjet 8550 GN MFP und an einem HP-ColorLaser 8550 GN getestet. Von die-
sen Geräten stammen auch die Screenshots. Obwohl an eini-
gen Stellen auch auf Schwächen dieser Geräte hingewiesen
wird, ist dies aber kein Testbericht für diese Geräte.
Verwaltungsfunktionen vor Die in diesem Skript beschriebenen Vorgehensweisen lassen
Anschaffung genau prüfen! sich auf andere Drucker übertragen. Da aber bei weitem nicht
alle beschriebenen Eigenschaften "selbstverständlich" sind, sei
dem Leser geraten bei der Auswahl größerer Drucksysteme
genau zu prüfen, welche Funktionen unterstützt werden. Die
Checkliste im Anhang sollte dem Leser hierbei eine Hilfe sein.
Problemorientierte Sichtwei- Dieses Script beschreibt die Konfiguration und den Betrieb von
se! Drucksystemen aus der Sicht eines Netzwerkadministrators,
aber auch aus Benutzersicht. Handbücher von Druckerherstel-
lern beschreiben in der Regel nur das Gerät und weniger das
zu lösende Problem.

6
Inbetriebnahme

2. Inbetriebnahme
© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH

2.1. Sauberer Start – Reset


Vor Beginn sollte sichergestellt werden, dass ein definierter
Start erfolgt. Falls das Gerät nicht völlig fabrikneu ist, beginnt
man am besten mit einem RESET, d.h. der Drucker wird auf
Werkseinstellungen zurückgesetzt.
Beim 4100 MFP geht dies über das Menü: Werkseinstellungen wieder-
herstellen
Menü - Gerät Konfigurieren – Resets – Werkseinstellungen
wiederherstellen
Hierbei wird unter anderem auch der DHCP-Modus des Gerä-
tes aktiviert, sodass anschließend eine automatische Zuwei-
sung der IP-Adresse möglich ist.

2.2. IP-Adresse zuweisen


IP-Adressen werden idealerweise nicht manuell, sondern auto- Automatische IP-Zuweisung
matisiert zuzuweisen. Hierfür gibt es den Internet Standard des über DHCP
Dynamic Host Configuration Protokolls (DHCP). Nach dieser
Grundsatzentscheidung muss festgelegt werden, ob der Dru-
cker mit einer dynamischen1 oder mit einer festen IP-Adresse
versorgt wird. Der Großteil der Netzwerkadministratoren ist der
Meinung, dass man Drucker "prinzipiell" mit festen IP-Adressen
betreiben sollte. Da der Autor diese Meinung nicht bedingungs-
los teilt werden im Folgenden beide Methoden vorgestellt.
Es wird davon ausgegangen, dass im Netzwerk ein DHCP-
Server auf Basis einer Windows 2000 Maschine vorhanden ist.
Es ist nicht Aufgabe dieser Abhandlung auf die Details der
DHCP-Installation einzugehen. Trotzdem zeigen die folgenden
Screenshots die für die folgenden Kapitel wichtigsten Einstel-
lungen.

1
Eine Dynamische IP-Adresse ändert sich unter bestimmten Umstän-
den (abhängig von der am DHCP-Server definierten Lease-Dauer).

7
Neben dem IP-Adressbereich sollten mindestens folgende

© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH


DHCP-Optionen definiert sein:
DHCP-Option Funktion Bemerkung
03 Router/Standardgateway Adresse des IP-Router,
sofern vorhanden
06 DNS-Server Adresse des dyn.DNS-
Server von Windows 2000
1
15 DNS-Domänenname z.B. "DATA5.local"
2
42 NTP-Server Zeitserver des Netzwerkes
bei Windows (R) 2000
Netzen ist dies normaler-
weise der PDC-Emulator
der Stammdomäne
44 WINS-Server Nur notwendig, wenn mit
WINS-Servern gearbeitet
wird.
69 SMTP-Server
70 POP3-Server
Tabelle 1
Wichtige DHCP-Optionen

Der folgende Screenshot zeigt die Optionen in der Konsole ei-


nes Windows 2000 DHCP-Servers.

Abbildung 1
Wichtige DHCP-Optionen

Bei Windows 2000 DHCP-Servern sei noch darauf hingewie-


sen, dass die "Unterstützung nicht dynamischer Clients" akti-
viert sein sollte, da Drucker dynamisches DNS meist nicht un-
terstützen. Dies wird am DHCP-Server über die Eigenschaften
des Servers definiert. Das folgende Bildschirmfoto zeigt die
relevante Option.

1
Diese Option wird benötigt, damit auch nicht dynamische DNS-
Clients im DNS-Server automatisiert registriert werden können. Ge-
rade bei Druckern ist dies wichtig.
2
Es gibt Drucksysteme, die in der Lage sind die Uhrzeit für den Dru-
cker von einem NTP-Server zu beziehen. Dies kann insbesondere
bei Multifunktionsgeräten, die z.B. auch als Fax verwendet werden,
wichtig.

8
© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH Inbetriebnahme

Abbildung 2
Unterstützung nicht dynamischer DNS-Client aktivieren

Nun ist der DHCP-Server startklar und sollte allen anfragenden


Clients die notwendigen Daten liefern können.
Der Aufwand der DHCP-Server-Konfiguration hat prinzipiell
nichts mit der Druckerinstallation zu tun. In einem gut gepfleg-
ten Netz ist der DHCP-Server ja ohnehin vorhanden, so dass
die Drucker, wie viele andere IP-Geräte auch, hiervon profitie-
ren können. All diese Einstellungen sind NICHT druckerspezi-
fisch.

2.2.1. DHCP- mit dynamischer IP-Adresse


Die einfachste Methode einem Drucker eine gültige IP-Adresse Plug & Play – einfach ein-
zuzuteilen ist schlicht "einschalten". Wie jeder andere Client schalten!
auch fordert er dann vom DHCP eine Adresse an, und be-
kommt die nächst freie IP-Adresse zugeteilt. Mit der IP-Adresse
werden auch alle DHCP-Optionsdaten1 übertragen.
Nun stellt sich die Frage, welche IP-Adresse der Drucker nun Statusseite des Druckers
eigentlich hat. Am einfachsten druckt man hierzu eine Status- zeigt die zugewiesene IP
seite am Drucker aus. Beim Laserjet 4100 MFP geht dies via
Menü – Informationen – Konfiguration drucken
Im Test erhielt der Drucker die IP: 172.20.1.112.
Eine andere Alternative zur Ermittlung der zugewiesenen IP- Lease-Tabelle am DHCP-
Adresse wäre die Kontrolle der Lease-Tabelle am DHCP- Server zeigt die zugewiese-
Server. ne IP ebenfalls an.

Da sich bei dynamischer IP-Adressvergabe die IP-Adresse des

1
Inwiefern der Drucker die Optionsdaten verwenden kann ist vom
Drucker abhängig.

9
Druckers ändern kann, ist es nicht sinnvoll, den Drucker zukünf-

© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH


tig über seine IP-Adresse anzusprechen. Stattdessen gibt man
dem Drucker einen Namen und verwendet dieses für die zu-
künftige Adressierung.

2.2.2. Hostnamen vergeben und DNS-Registrierung


kontrollieren
Zur Vergabe des Hostnamens wird über den Internet-Explorer
auf den Webserver des Druckers zugegriffen. Hierzu gibt man
als "Webadresse" einfach die IP-Adresse des Druckers an.

Abbildung 3
Zugriff auf den Webserver des Druckers über IP-Adresse

Hostnamen definieren Über die Registerkarte "Netzwerk" wird der gewünschte Host-
namen für den Drucker festgelegt. Im vorliegenden Beispiel
wurde der Hostnamen "MFP1" gewählt.

Abbildung 4
Festlegen des Hostnamens - MFP1

FQDN des Druckers: Der vollständige Namen (sog. Full Qualified Domain Name)
MFP1.DATA5.local setzt sich nun aus dem Hostnamen und der Domäne (Option 15
am DHCP) zusammen. Der Drucker heißt nun also
MFP1.DATA5.local
Nun stellt sich die Frage der Namensauflösung. Drucker, die
dynamisches DNS unterstützen tragen sich einfach selbst in die
Tabelle des DNS-Servers ein. Für Drucker, die kein DDNS un-
terstützen, kann aber der Windows 2000 DHCP die notwendige
Registrierung im (Win2000)-DNS-Server vornehmen.

10
Inbetriebnahme

Ziel ist auf jeden Fall, dass der Drucker ohne weitere "Handar-
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beit" im DNS-Server registriert wird.


Ob dies korrekt geschehen ist, kann jederzeit über einen Autom. DNS-Registrierung
"NSLookup-Befehl" kontrolliert werden.
Test der Namensauflösung
via NSLookup

Abbildung 5
DNS liefert die korrekte IP des Druckers

Ab sofort kann der Drucker über seinen Namen angesprochen


werden.

Abbildung 6
Zugriff an den Drucker über den Namen des Gerätes

Damit nun ein Anwender den Namen des Gerätes einfach he- An die Anwender denken:
rausfinden kann, sei empfohlen, das Gerät deutlich zu beschrif- Drucker beschriften!
ten. Wenn bei der späteren Konfiguration der Druckertreiber
dann ebenfalls dieser Name verwendet wird, ist die Sache aus
Anwendersicht "rund".
Ergebnis:
Jeder Drucker kann nun von jeder Stelle des Netzwerkes ein- Drucksysteme mit dynami-
fach durch Eingabe des Namens erreicht werden. Niemand schen IP-Adressen – dank
(weder Administrator noch User) muss die IP-Adresse wissen. DDNS und DHCP von Win-
Somit ist nachgewiesen, dass man Drucker "IP-technisch" ge- dows 2000 kein Problem!
nauso behandeln kann wie andere IP-Geräte auch. Eine "feste"
IP-Adresse ist an keiner Stelle zwingend notwendig. Der
Schlüssel zu diesem Ergebnis ist die Tatsache, dass der
DHCP-Server von Windows 2000 die DNS-Registrierung auto-
matisiert vornehmen kann.

11
© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH
Abbildung 7
Druckernamen am Gerät

2.2.3. DHCP mit fester IP-Adresse


DHCP-Reservierung! Nun sollen auch die "Freunde fester IP-Adressen" zu ihrem
Recht kommen. Auch wer feste IP-Adressen für eine seine
Drucksysteme wünscht, muss diese keinesfalls manuell einstel-
len. DHCP-Reservierung heißt hier das Stichwort.
Bei dieser Methode geht man wie folgt vor:
Ausdruck einer Statusseite am Drucker – Ermittlung der
MAC-Adresse des Druckers
Erzeugung einer DHCP-Reservierung und somit Definition
der gewünschten IP-Adresse.
Festlegen des Hostnamens über eine Option der DHCP-
Reservierung
Einschalten des Druckers – fertig!
Das folgende Bildschirmfoto zeigt die Erstellung der DHCP-
Reservierung am Win2000-DHCP-Server. Der Drucker soll die
"feste" IP-Adresse 172.20.1.75 erhalten. Die zur Identifikation
notwendige MAC-Adresse wurde der Statusseite des Druckers
entnommen.

12
© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH Inbetriebnahme

Falls ein Drucker kein DHCP


unterstützt kann man es mit
BOOTP versuchen.

Abbildung 8
Erstellen einer DHCP-Reservierung

Wenn nun schon am DHCP-Server individuelle Daten für die- Automatische Zuweisung
sen Drucker definiert werden müssen (dies ist der Nachteil im des gewünschten Hostna-
Vergleich zur dynamischen Methode!), dann kann man jetzt mens über Option 12!
auch gleich den Hostnamen per DHCP zuweisen. Nachdem die
Reservierung abgeschlossen wurde, kann man dies über die
DHCP-Option 12 erledigen.

Abbildung 9
DHCP-Option für automatische Zuweisung des Hostnamens

Ergebnis:
Nach der Einrichtung der DHCP-Reservierung kann der Dru-
cker eingeschaltet werden. Jetzt geht alles automatisch:

13
Der Drucker erhält genau die gewünschte IP-Adresse

© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH


(Hier 172.20.1.75)
Der Drucker erhält automatisch den richtigen Namen
"MFP1.DATA5.local"
Alle anderen Optionsdaten, sofern vom Drucker unterstützt,
sollten ebenfalls automatisch zugewiesen werden.
Der neue Name wird vom DHCP-Server automatisch im
DNS eingetragen.
Der Drucker ist also sofort über seinen Namen ansprechbar!

2.2.4. Vergleich Statische IP / Dynamische IP


Statisch oder dynamisch bleibt letztlich Geschmacksache.
Dynamik: Keine Arbeit am Bei der dynamischen Zuweisung muss weder am Drucker noch
DHCP am DHCP-Server irgendetwas eingestellt werden. Lediglich der
Hostname wird nicht automatisch zugewiesen, sondern muss
ein einem zweiten Schritt per Webserver eingestellt werden.
Reservierung: Auch Host- Bei der "Reservierungs-Methode" muss am DHCP-Server Vor-
name automatisierbar! arbeit geleistet werden. Insbesondere das Eintippen der Mac-
Adresse ist nicht sehr angenehm. Diese Mehrarbeit kann dann
allerdings den Vorteil für sich verbuchen, dass auch der Host-
namen automatisiert zugewiesen wird.
Beide Methoden sind in jedem Falle einer manuellen Einstel-
lung der IP-Daten weit überlegen. Bei Störungen am Drucker,
kann dieser einfach auf Werkszustand zurückgesetzt werden.
Nach einem Reboot sind alle IP-Daten sofort wieder da.
IP-Adresse wird nicht benö- Anwender und Administrator können das Gerät immer über den
tigt! Namen ansprechen. Die IP-Adresse, egal ob fest oder dyna-
misch, wird in keinem Falle benötigt.

2.2.5. Anmerkungen zum Laserjet 4100 MFP


Die Tests haben ergeben, dass die beschriebenen Verfahren
mit dem vorliegenden Gerät durchführbar sind. Das Gerät un-
terstützt zunächst einmal das DHCP-Protokoll und übernimmt
die wichtigsten IP-Daten vom DHCP.
Wichtige Serveradressen Allerdings benötigt der 4100 MFP auch Serveradressen für
werden nicht vom DHCP- SMTP, POP3 und auch NTP. Obwohl all diese Parameter am
Server bezogen! DHCP konfiguriert sind, werden diese Optionen NICHT über-
nommen. Diese Daten müssen stattdessen manuell über den
integrierten Webserver definiert werden. Es ist nicht nachvoll-
ziehbar, weshalb nicht alle vom DHCP-Server gelieferten Opti-
onen verwertet werden.
DNS-Server fehlen Ansonsten fiel noch auf, dass auf der Netzwerkseite des Web-
servers die DNS-Server fehlen. Obwohl DNS unterstützt wird
(auf der Konfigurationsdruckseite ausgewiesen) werden diese
nicht zur Konfiguration angeboten. Stattdessen werden nur die
WINS-Server angeboten.
Ob das Gerät von Hause aus dynamisches DNS unterstützt,
wurde im Test nicht überprüft. Mutmaßlich wird es sich aber

14
Inbetriebnahme

wohl eher um statischen DNS-Support handeln. Dies bedeutet,


© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH

dass sich der Drucker nicht selbst beim dynamischen DNS re-
gistrieren kann. Dies ist aber nicht weiter schädlich, da der
DHCP-Server diese Funktion stellvertretend erledigen kann.

15
3. Basiskonfiguration über integrierten

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Webserver
Im letzten Kapitel wurde gezeigt, wie man effektiv und schnell
ein Drucksystem über DHCP konfigurieren kann.
Die weitere Detailkonfiguration kann nun bequem über den in-
tegrierten Webserver erfolgen. Leider ist auch diese Funktion
am Markt noch lange nicht Standard. Bei vielen Herstellern er-
folgt die Gerätekonfiguration ausschließlich über irgendwelche
"Tippereien" am Gerät oder über vorher zu installierende Soft-
ware.
Integrierter Webserver: Ein Die vorliegenden Geräte von Hewlett Packard sind in diesem
vorbildliches Konzept! Berech vorbildlich. Jedes Gerät bringt inzwischen "seine Be-
diensoftware" in Form eines integrierten Webservers mit. Somit
benötigt der Administrator zur Gerätekonfiguration lediglich den
Internet-Explorer.
Die folgenden Abhandlungen beschreiben die Konfiguration
Multifunktionseigenschaften moderner Drucksysteme unabhängig vom konkret vorliegenden
werden in diesem Skript Drucker. Die modellspezifischen Spezialitäten des 4100 MFP
nicht berücksichtigt. (Scannen, Kopieren etc…) werden NICHT berücksichtigt. Alle
folgenden Konfigurationsvorschläge und Hinweise gelten für
"reine Drucksysteme".
Die Multifunktionseigenschaften des 4100 MFP bleiben einer
separaten Abhandlung vorbehalten.

3.1. Safety First – Zugangskennwort setzen


Jeder, der den Namen oder die IP-Adresse des Druckers kennt,
kann auf den Webserver zugreifen, und den Drucker konfigurie-
ren. Als Administrator sollten Sie zunächst dafür sorgen, dass
der Zugang zu den Verwaltungsfunktionen beschränkt wird.
Über das Sicherheitsmenü wird das Administratorkennwort ge-
setzt.

Abbildung 10
Administratorkennwort setzen

16
Basiskonfiguration über integrierten Webserver

Zur Änderung von Konfigurationsdaten ist nun die Passwortein-


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gabe notwendig. Zugang zu Informationen wie Papiervorrat,


Tonerstand etc ist aber weiterhin ohne Passwort möglich.

3.2. Abschalten nicht benötigter Protokolle


Nun sollten alle nicht benötigten Dinge abgeschaltet werden.
Beispielsweise werden Protokolle wie IPX/SPX / Appletalk,
DLC, SNMP1 meist nicht verwendet. Wenn Sie diese Protokolle
nicht benötigen sollten sie deaktiviert werden.
Jedes nicht benötigte Protokoll ist ein Sicherheitsrisiko.

3.3. SMTP und POP3 – moderne Drucksysteme


beherrschen E-Mail
Was hat ein Drucker mit Mail zu tun? Ganz einfach, er möchte
ab und zu mit seinem Administrator kommunizieren. Es möchte
beispielsweise folgende Dinge mitteilen:
Papier in Fach 2 ist leer Admin kann reagieren, be-
Toner ist aus vor der Benutzer ein Prob-
lem hat!
Gerät hat Papierstau
Gerät ist offline
Gerät benötigt Wartung

Wenn der Administrator alle diese Dinge per E-Mail mitgeteilt
bekommt, kann er reagieren, BEVOR ein Benutzer durch das
Problem in seiner Produktivität beeinträchtigt wird! Proaktives
Handeln ist gefragt! Das ist Produktivität aus Benutzersicht!
Aber wozu POP3? Wer will Mails an einen Drucker senden? Anfordern eines Statusseite
Na, der Admin natürlich. Er kann auf diesem Wege dem Dru- per Mail
cker Anweisungen erteilen. Beispiel:
Sende mir eine Statusseite!
Dies erspart den Weg zum Drucker! Und das Ergebnis kann
archiviert werden! Diesmal wird die Produktivität des Administ-
rators erhöht! Keine Lauferei zum Drucker!

3.3.1. Vorbereitung des Mailservers (hier Exchange


2000)
Zunächst benötigt der Drucker, wie jeder andere Mailteilnehmer
auch, ein Postfach auf einem Mailserver und eine passende
Mail-Adresse. Der Mailserver muss POP3 und SMTP unterstüt-
zen. Der vorliegende Drucker soll die Mailadresse
MFP1@DATA5.de
erhalten.

1
Falls Sie beabsichtigen HP-WebJetadmin zu nutzen muss SNMP
aktiviert bleiben.

17
Zu diesem Zwecke wurde zunächst im Active Directory ein Be-

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nutzerkonto namens "MFP1" mit zugehörigem Exchange Post-
fach eingerichtet. Der Drucker wird einfach behandelt wie ein
"normaler User". Allerdings sollte darauf geachtet werden, dass
dieser "Pseudouser" sonst keine Zugriffsrechte im Netzwerk
hat. Sobald das Mailkonto des Druckers funktioniert, kann die
Mailfunktion am Drucker eingerichtet werden.

Abbildung 11
User MFP1 im Active Directory

18
Basiskonfiguration über integrierten Webserver

3.3.2. Konfiguration der Mailfunktion am Drucker


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Die Konfiguration der Mailfunktion erfolgt am Webserver


Einstellungen - EMail

Adressen sollten vom DHCP übernommen


werden Æ funktioniert aber nicht.

Fehler: Hier müsste


„DATA5.de“ stehen

POP3-Kennwort: Bei Exchange 2000 wird hier das normale Windows


2000-Anmeldekennwort verwendet

Über dieses Menü muß die Mailfunktion explizit eingeschaltet werden!

Abbildung 12
Mail-Einstellungen

Das obige Bildschirmfoto zeigt alle notwendigen Einträge. Beim


vorliegenden Gerät liegen an dieser Stelle zwei Firmwarefehler
vor.
Die Adressen für SMTP und POP3-Server werden nicht vom
DHCP-Server übernommen
Die E-Mail-Adresse wird falsch angezeigt. Interessanterwei-
se findet sich hier im Handbuch ein Screenshot, der diese
korrekt anzeigt.
Diese Fehler sind aber nur optische / Bequemlichkeitsprobleme.
Wenn die Daten wie oben gezeigt definiert werden, funktioniert
der Mailverkehr in beide Richtungen einwandfrei.
Bevor das Mail in Betrieb geht, muss es noch via "Sicherheit
festlegen" aktiviert werden.

Abbildung 13
Sicherheit festlegen - E-Mail aktivieren

19
3.3.3. Erster Test – Anforderung einer Statusseite

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Nun wird versucht dem Drucker per Mail einen Auftrag zu ertei-
len:
Mail an: MFP1@DATA5.de
Betreff: this.configpage?suppliespage=email&format=html

Abbildung 14
Mail an MFP1

Wem die obige "Betreffzeile" zu schwierig erscheint, dem sei


die Freeware "Easymail" empfohlen. Damit kann man solche E-
Mails batchgesteuert per Knopfdruck versenden.
Noch einfacher: Easymail findet man unter
Freeware: EasyMail
www.data5.de/tut/messen/tipps.htm#t2031

20
Basiskonfiguration über integrierten Webserver

Nach spätestens drei Minuten sollte der Drucker reagieren und


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eine übersichtliche HTML-formatierte Statusseite versenden.

Abbildung 15
Statusseite per Mail

Leider beinhaltet diese Seite nur Informationen über Toner und


Papier. Technische Konfigurationsdaten sind nicht enthalten.
Bleibt zu hoffen, dass HP dieses interessante Konzept weiter
ausbaut. Man könnte ja mit anderen (vielleicht sogar einfache-
ren) Betreffzeilen weitere Informationen anfordern.

3.3.4. Definieren von Warnmeldungen


Nun geht es darum, den Drucker so zu konfigurieren, dass die-
ser Probleme aktiv per Mail meldet.
Welche Vorgänge zur Mail-Alarmierung führen lässt sich über Definition verschiedener
"Warnmeldungen" detailliert festlegen. Hier werden zunächst Mail-Verteiler
Verteilerlisten definiert, d.h. es wird festgelegt, welche Perso-
nengruppen Mail-Nachrichten erhalten sollen.
Anschließend wird über "Ereignisse" festgelegt welche Perso-
nengruppen bei welchen Ereignissen informiert werden sollen.
Somit kann man bei fehlendem Papier andere Personen be-
nachrichtigen als bei "technischen Störungen".

21
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Abbildung 16
Konfiguration von Verteilerlisten und Ereignissen

Praxistaugliche Schwellen- Es lohnt sich, mit den umfangreichen Optionen zu experimen-


werte für Ereignisse definie- tieren. Für viele Ereignisse lassen sich Schwellenwerte festle-
ren! gen. So führt beispielsweise ein Papierstau erst nach 2 Minuten
zur Alarmierung des Administrators. Vielleicht hat ja in der Zwi-
schenzeit der Mitarbeiter vor Ort das Problem selbst beseitigt.
Falls nicht, wird automatisch Hilfe angefordert.
Produktivität pur! Diese Alarmierungsfunktionen sind bei richtiger Nutzung "Pro-
duktivität pur". Kein Problem bleibt mehr unentdeckt!. Die je-
weils zuständigen Personen werden informiert, lange bevor ein
Benutzer wegen fehlendem Papier oder Toner drucktechnisch
"ins Leere läuft".
Servicemitarbeiter müssen Die praktische Wirksamkeit solcher Mechanismen hängt jetzt
verfügbar sein. "nur noch" an der Organisation. Das Wartungspersonal sollte
idealerweise schnell reagieren und die Probleme zeitnah behe-
ben. Vor allem bei großen Abteilungsdruckern, von deren Funk-
tion viele Leute abhängig sind, ist dies besonders wichtig.
Besser kann man die Alarmierung technisch nicht lösen! Bleibt
zu hoffen, dass sich hier viele Gerätehersteller (nicht nur Dru-
cker!) an dieser Lösung ein Beispiel nehmen.
Fehler: Leider muss aber bezüglich des getesteten 4100 MFP noch
Papier leer – Warnung funk- bemerkt werden, dass gerade die "Papier leer" Warnung nicht
tioniert nicht. funktionierte, andere Warnungen wurden aber tadellos übermit-
teln.

3.4. Network Time Protokoll (NTP)


Auch ein Drucker braucht NTP ist ein Internetprotokoll welches in der Lage ist, die Uhrzeit
die aktuelle Zeit! zwischen Rechnern zu synchronisieren. Hierbei gibt es NTP-

22
Basiskonfiguration über integrierten Webserver

Server, die die Zeit mitteilen und NTP-Clients die sich die Zeit
© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH

von den Servern "abholen".


Jedes Gerät welches eine Uhr hat, sollte sich idealerweise bei
NTP die Zeit vom dafür vorgesehenen Server holen. In einem
Windows 2000 Netzwerk dient standardmäßig der PDC-
Emulator der Domäne als Zeitserver. Dieser kann also als NTP-
Server angegeben werden.
Da viele Drucker auch mit Uhrzeiten arbeiten (Zeitstempel in
Ereignisprotokollen, Faxzeit bei Multifunktionsgeräten) ist eine
NTP-Unterstützung ideal.
Hier ist der MFP 4100 vorbildlich und nutzt auch dieses Internet NTP wird beim 4100 MFP
Protokoll. Schade nur, dass er die IP-Adresse des NTP-Servers nicht vom DHCP übernom-
wieder NICHT vom DHCP-Server übernimmt. Dies bedeutet, men!
dass auch NTP manuell via Webserver konfiguriert werden
muss.

Abbildung 17
Zeitsynchronisation via NTP

Im Menü "Uhrzeit-Dienste" muss lediglich die Adresse des


NTP-Servers definiert werden. Via "Zeit abfragen" kann die kor-
rekte Funktion getestet werden.

23
4. Konfiguration der Papierschächte

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Diese Dokumentation soll unter anderem aufzeigen, wie er-
reicht werden kann, dass der Anwender immer auf dem "richti-
gen" Papier druckt. Eine unter vielen Voraussetzungen ist die
richtige Konfiguration der Papierschächte am Gerät.
HP ColorLaserjet 8550 GN Für die folgenden Kapitel wird ein HP ColorLaserjet 8550 GN
verwendet. Dieses Gerät verfügt über zahlreiche Papierzufüh-
rungen und auch mehreren Papierablagen.
Verwaltung des Color La- Da der integrierte Webserver dieses Gerätes nicht so ausgereift
serjet 8550 GN via WebJet- ist, wie der des 4100 MFP stammen die Screenshots, die sich
Admin! auf dieses Gerät beziehen, nicht vom integrierten Webserver
sondern von HP-WebJetAdmin. Alternativ lassen sich die not-
wendigen Einstellungen direkt am Gerät konfigurieren.

Abbildung 18
HP Color Laserjet 8550 GN mit 4 Schächten, Stacker und Hefter

4.1. Papiersorte, Größe und Schacht


Papiersorte statt Schacht- Es erhöht die Flexibilität von Administrator und Anwender, wenn
nummer! man nicht mit "Schachtnummern", sondern mit Papiersorten
arbeitet. Anstatt "Schacht 1, 2, 3" gibt der Anwender einfach die
benötigte Papiersorte an. "Normal", "Briefpapier" oder Fotopa-
pier sind wesentlich anwenderfreundlichere Begriffe. Der Admi-
nistrator hat dadurch den Vorteil, dass er jederzeit die Schacht-
nummern ändern kann. Wenn z.B. eine bestimmte Papiersorte
häufiger benötigt wird, kann der diese in mehreren Schächten
oder in einem größeren Schacht vorgehalten werden. Der Be-
nutzer merkt von Änderungen nichts.
Bei dieser Arbeitsweise muss nun der Administrator erst einmal
"dem Drucker sagen", in welchem Schacht welche Papiersorte
liegt. Die Papiergröße wird in der Regel automatisch erkannt.
Der folgende Screenshot zeigt die Zuordnung der Papiersorten.

24
© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH Konfiguration der Papierschächte

Abbildung 19
Papierfachzuordnung

Im WebJetAdmin findet man diese Einstellung auf der Konfigu-


rationsseite unter Fächerverwaltung. Über das Menü des Gerä-
tes kann man die Einstellungen unter "Papierverarbeitung" än-
dern.
Es ist Verantwortung des Administrators oder des für Admin verantwortet die rich-
Verbrauchsmaterial zuständigen Teams, dass im Fach 1 nun tige Papiertypzuordnung,
auch tatsächlich Briefpapier und im Fach 2 Glanzpapier liegt. nicht der Benutzer!

4.2. Standardpapiersorte und Format definieren


Wenn der Anwender über den Druckertreiber (hierzu später
mehr) die gewünschte Papiersorte und Größe korrekt angibt,
wählt der Drucker automatisch das richtige Papierfach.
Was passiert nun aber wenn der Anwender den Druckertreiber
auf "Automatisch" stellt? Welches Papier wird beispielsweise
beim Ausdruck einer Statusseite direkt am Drucker verwendet?
In diesen "nicht definierten" Fällen verwendet der Drucker die Festlegen, welches Papier
"Standardpapiersorte". Welches Papier nun "Standard" ist, defi- "Standard" sein soll
niert der Administrator. In den meisten Fällen wird dies wohl A4-
Normalpapier sein. Die Einstellung findet man im WebJetAdmin
unter "Gerät".

Abbildung 20
Standardpapiersorte

25
4.3. Sonderbehandlung für Fach 1 / Manuelle

© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH


Zufuhr
Fach 1 dient bei HP auch zur Zufuhr von "Sondermedien" wie
zum Beispiel Etiketten oder Folien. Konfigurationstechnisch
benötigt dieses Fach eine Sonderbehandlung.
Der Autor empfiehlt, dieses Fach im normalen "Kassettenmo-
dus" zu betreiben und es standardmäßig mit einer bestimmten
Papiersorte zu bestücken (hier z.B. Briefpapier). Kassettenmo-
dus bedeutet, dass dieses Fach behandelt wird, wie jedes an-
dere Fach auch. Dies hat den Vorteil, dass eine weitere Papier-
sorte "standardmäßig" zur Verfügung gestellt werden kann.
Dieses erreicht man durch Abschalten der "manuellen Zufüh-
rung".

Abbildung 21
Manuelle Zufuhr abschalten

Verarbeitung von Sonder- Was passiert nun aber, wenn mit Sondermedien gearbeitet
medien werden soll? Was passiert generell, wenn ein Anwender eine
Papiersorte anfordert, die im Gerät nicht vorrätig ist. Da der
Drucker maximal 4 (oder 5) Schächte hat, können nicht alle
denkbaren Papiersorten bevorratet werden.
Manuelles Einlegen einer Sobald ein Anwender nun eine NICHT vorhandene Papiersorte
anderen Papiersorte wählt, hält der Drucker an, und fordert zum Einlegen dieser Pa-
piersorte in Schacht 1 auf. Genau so soll es sein! Der Anwen-
der kann seinen Druckjob jederzeit absenden. Allerdings sollte
er dann zum Drucker laufen, und die benötigte Papiersorte ein-
legen! Er muss aber bei diesem Verfahren nur einmal zum Dru-
cker gehen (Wegezeiten!).
Wichtig ist, nach Abschluss dieses "Sonderjobs", wieder die
"normale" Papiersorte in Fach 1 einzulegen.
Das Verarbeiten von Sonderpapiersorten erfordert also KEINE
Änderung an den Papiersortendefinitionen am Drucker! Der
Anwender muss sich nicht vor Absenden des Druckjobs zum
Drucker gehen.
Hinweis zu anderen HP-Druckern:
Fach 1 = Kassette Viele HP-Drucker verfügen über weitere Sondereinstellungen
für Fach 1. Oft gibt es die Einstellung "Fach 1 zuerst" oder
"Fach 1 = Kassette". In diesem Falle ist "Kassette" die richtige
Einstellung. Ziel ist einfach, Fach 1 wie jedes andere Fach zu
behandeln. Somit kann hier dauerhaft eine bestimmte Papier-
sorte zugewiesen werden. Dies schließt, wie oben erläutert,
nicht die Verwendung von Sondermedien aus.

26
Einrichten des Druckservers

5. Einrichten des Druckservers


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5.1. Grundlagen

5.1.1. Peer to Peer Printing


Prinzipiell ist es unter Windows möglich, an jedem beliebigen
Arbeitsplatz einen Druckertreiber zu installieren, und die Daten
übers Netz direkt zum Drucker zu senden. Die Nutzung eines
dedizierten "Druckservers" ist nicht zwingend notwendig. Ein
solches Drucker ohne Druckserver nennt man "Peer to Peer"
Printing.

Switch

An jedem Client:
- Lokaler Drucker
- Schnittstelle: TCP/IP-Port

Abbildung 22
Peer to Peer Printing

Selbst wenn der Administrator einen Druckserver zur Verfügung


stellt, kann er nicht garantieren, dass dieser auch verwendet
wird. Wenn ein "findiger" Anwender die Sicherheitseinstellun-
gen des Druckservers umgehen will, sendet er seine Daten
einfach direkt an den Drucker. Wie dies verhindert werden kann
wird im später erläutert [siehe S. 29 — 5.2.1. Zugang zum Dru-
cker beschränken]
Vorteile des Peer to Peer Printing:
Daten fließen nur einmal über das Netz – direkt vom Ar-
beitsplatz zum Drucker
Kein Druckserver notwendig
Nachteile:
Keine zentrale Kontrolle, keine Rechteverwaltung
Keinen Einfluss auf Druckreihenfolge (Priorität) – wer zuerst
kommt, druckt zuerst.
Keine zentrale Pflege von Druckertreibern

27
Keine zentrale Pflege von Druckoptionen und Schachtsteue-

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rung

5.1.2. Client Server Printing


Beim Client Server Printing wird ein spezieller Rechner, der
Druckserver, eingesetzt. Dieser stellt den Anwendern (ggf. vor-
konfigurierte) Druckertreiber zur Verfügung.
Druckserver prüft Rechte Die Anwender senden die Druckaufträge zum Druckserver.
und verwaltet Prioritäten Diese werden in eine Warteschlage eingereiht. Nach Prüfung
der Rechte wird der Auftrag entsprechend seiner Priorität früher
oder später zum Drucker gesendet.

Druckserver

Switch

Netzwerkdrucker = „Holen“ des Drucker-


treibers vom Druckserver!
Optimal: AD-Support via Suchen!
Abbildung 23
Client Server Printing

Vorteile:
Zentrale Pflege von Druckertreibern
Zugriffskontrolle über Druckrechte
Vorkonfiguration von Druckoptionen möglich
Prioritätenverwaltung
Nachteile:
Daten gehen zweimal übers Netz Æ doppelte Netzlast

5.1.3. Client Server mit separatem Drucknetz


Der Nachteil der doppelten Netzlast beim Client Server Printing
kann im einfachsten Fall durch Anschluss des Druckers an die
lokale Schnittstelle des Druckservers beseitigt werden. Alterna-
tiv kann auch ein separates Druckernetz aufgebaut werden.

28
Einrichten des Druckservers

Dieses hat neben der Entlastung des Netzes noch einen weite-
© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH

ren Vorteil: die Clients haben aufgrund der Hardwarestruktur


keinerlei direkten Zugang zum Drucker. Ein Missbrauch durch
Umgehung des Druckservers ist nicht möglich. Es muss ledig-
lich sichergestellt sein, dass der Druckserver selbst kein akti-
viertes IP-Routing hat.

Switch für Druckernetz

Kein Routing! - Druckserver


- bei Bedarf auch
WebJetAdmin

Switch für Standardnetz

Abbildung 24
Client Server Printing mit separatem Drucknetz

5.2. Installation des Druckservers


Das folgende Kapitel beschreibt die Konfiguration eines Win-
dows 2000 Druckservers.

5.2.1. Zugang zum Drucker beschränken


Zunächst sollte dafür gesorgt werden, dass der Drucker nicht
"missbraucht" werden kann. Wenn ein druckserverbasiertes
Printing geplant ist, sollte verhindert werden, dass Anwender
Daten direkt zum Drucker senden. Sofern kein separates
Drucknetz im Einsatz ist, wäre dies prinzipiell möglich.
Das folgende Bildschirmfoto zeigt die Zugriffssteuerung des
Druckers. Diese ist über den integrierten Webserver zugänglich.

29
© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH
Abbildung 25
Zugriff auf den Drucker nur für Druckserver

Wenn hier nur die IP-Adresse des Druckservers eingetragen


wird, werden Druckaufträge von anderen Absendern nicht mehr
akzeptiert.
Keine Netzmaske eintragen! Hier keine Netzmaske eintragen, da sonst das gesamte IP-
Subnetz zugriffsberechtigt wäre!

5.2.2. Installation des Druckertreibers am Druckserver


Qualität des Treibers ist Die Qualität und Zuverlässigkeit eines Druckers ist nicht nur
wichtig! eine Funktion der Hardware, sondern auch eine Funktion der
Firmware und des Druckertreibers. Es sei jedem Druckadminist-
rator empfohlen Druckertreiber ausführlich zu testen und regel-
mäßig nach Updates Ausschau zu halten. Bei Einsatz eines
Windows 2000 / 2003 Druckservers ist die zentrale Pflege der
Druckertreiber technisch sehr einfach.
Die Installation des Druckertreibers erfolgt über
Drucker hinzufügen
Lokaler Drucker (Plug & Play NICHT1 aktivieren). "Lokaler
Drucker" wird immer dann verwendet wenn dieser Rechner
die Daten direkt zum Drucker sendet. Ob dieses Versenden
der Daten über eine lokale oder eine Netzschnittstelle erfolgt
spielt keine Rolle. Am Druckserver wird also IMMER "lokaler
Drucker" angegeben.

1
Plug & Play funktioniert nur bei lokal angeschlossenen Druckern.

30
© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH Einrichten des Druckservers

Abbildung 26
Lokaler Drucker

Es folgt die Frage nach dem Druckeranschluss. Hier wird ein


Standard-TCP/IP-Port neu erstellt (falls nicht schon vorhan-
den)

Abbildung 27
Druckeranschluss

Bei der Erstellung des TCP/IP-Ports kann sowohl der Drucker- Druckernamen – nicht die
name als auch die IP-Adresse verwendet werden. Falls der IP-Adresse verwenden!
Drucker mit dynamischen IP-Adressen betrieben wird, muss
hier unbedingt der Druckername eingegeben werden!

31
© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH
Abbildung 28
Druckername als Anschlussbezeichnung

Anschließend erfolgt die Auswahl des konkreten Druckermo-


dells und somit das Laden des Gerätetreibers. Hier sollte nicht
der MS-Standardtreiber, sondern ein aktueller vom Hersteller
gelieferter und vom Administrator getesteter Druckertreiber
verwendet werden. Dies erreicht man über den Knopf "Daten-
träger".

Abbildung 29
Laden aktueller Treiber über Datenträger

Sinnvolle Druckernamen Nun legt man den Namen des neuen Druckers fest. Drucker-
wählen namen werden in einem späteren Kapitel ausführlich behandelt.
[siehe S. 37 — 5.2.5. Sprechende Druckernamen und Druckop-
tionen]

32
© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH Einrichten des Druckservers

Abbildung 30
Sprechende Druckernamen

Anschließend folgt der Dialog zur Freigabe des Druckers. Da


ein Druckserver aufgebaut werden soll, muss der Drucker auch
freigegeben werden. Zweckmäßigerweise verwendet man als
Freigabenamen denselben Namen.

Abbildung 31
Freigabe unter gleichem Namen

Somit ist der Druckertreiber mal "grob" installiert. Ein Testdruck


sollte die prinzipielle Funktion bestätigen.

5.2.3. Gerätekonfiguration am Druckertreiber


Leider funktioniert nach Erfahrungen des Autors die "automati- Automatische Gerätekonfi-
sche Gerätekonfiguration" nicht über das Netzwerk hinweg. guration funktioniert nicht
D.h. der Drucker meldet die angeschlossenen Optionen nicht. übers Netz!
Die für diese automatische Konfiguration notwendige Software
wird von HP leider nicht separat angeboten. Dies funktioniert

33
nur dann, wenn man das komplette "Printing System" installiert.

© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH


Es wäre sinnvoll, wenn die dafür notwendige Kommunikations-
software Bestandteil des Druckertreibers wäre.
Der neu installierte Drucker wird daher über "Drucker - Eigen-
schaften" manuell konfiguriert.

Automatische Konfiguration
funktioniert nicht immer
Der Button ist grau und lässt
sich nicht bedienen.

Abbildung 32
Noch nicht konfigurierter Drucker

Besonders wichtig sind folgende Einstellungen:


Vorhandene Papierschächte, Papierablagen, Stacker, Hefter
Duplexeinheit, falls vorhanden
Speicherausstattung (falls konfigurierbar)
Sonstige Optionen, wie Festplatte etc…

34
Einrichten des Druckservers

Im Zweifelsfalle liefert ein Ausdruck der Statusseite am Drucker


© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH

Klarheit über installierte Optionen und die Speicherausstattung


des Gerätes.

Abbildung 33
Drucker nach Einstellung der wichtigsten Parameter

35
5.2.4. Rechte

© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH


Nun sollte sichergestellt werden, dass zukünftig nur die berech-
tigten Personen diesen Drucker verwenden können. Dies ge-
schieht über die Registerkarte "Sicherheit".

Abbildung 34
Druckrechte

Empfehlungen zu den Rechten:


Druckerverwaltung
Drucker verwalten nur für Dieses Recht sollte nur an Administratoren und an Gruppen
Admins vergeben werden, die explizit für die Verwaltung des Druckers
zuständig sind. Diese Personen können die Einstellungen am
zentralen Druckertreiber beliebig ändern!
Drucken
Druckrechte erhalten alle Personen und Gruppen, denen das
Drucken über diesen Drucker (treiber) gestattet sein soll.
Dokumente verwalten
Dieses Recht erteilt man zweckmäßigerweise an Gruppen, die
für die Verwaltung zuständig sind. Dieses Rechte ermöglicht die
Löschung von Dokumenten aus der Warteschlage, oder auch
das Ändern von Druckprioritäten.
Dokumente verwalten für Zusätzlich sollte man dieses Recht aber auch an Ersteller / Be-
"Ersteller – Besitzer" sitzer erteilen. Dies führt dazu, dass jeder Anwender seine ei-
genen Druckaufträge verwalten, d.h. bei Bedarf aus der Druck-
queue löschen kann.
FAZIT
"Drucken" für die gewünschten Zielgruppen
Alle Rechte für "Administratoren"
Dokumente verwalten für "Ersteller – Besitzer"

36
Einrichten des Druckservers

Genau wie bei der Rechtevergabe im Dateisystem sollte der Gruppenstrategie wie im
© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH

Administrator über ein Gruppenkonzept verfügen. Üblicherwei- Dateisystem verwenden!


se (aber nicht zwingend) werden Rechte an "Domänen-lokale"
Gruppen vergeben. Diese sind dann Mitglied in "Globalen
Gruppen". Die globalen Gruppen wiederum beinhalten die ein-
zelnen Mitarbeiter.

5.2.5. Sprechende Druckernamen und Druckoptionen


Nun ist "technisch gesehen" der Drucker fertig konfiguriert und
könnte in Betrieb gehen. Aber...
Was passiert jetzt, wenn der Anwender einfach auf "Dru-
cken" drückt?
Welches Papier wird dann verwendet?
Wird dann einseitig oder doppelseitig gedruckt?
Wird dann farbig oder SW gedruckt?
Wird die Ausgabe auf den Stacker umgeleitet oder im Stan-
dardfach ausgeben?
Wird der Hefter verwendet?
…Fragen über Fragen…
Natürlich kann der Anwender (theoretisch) all diese Optionen
durch Setzen der richtigen "Haken" im Druckertreiber steuern.
Doch wer tut das?
Ist es nicht menschlich einfach mal auf "Drucken" zu drücken
Und genau das kostet Geld! Jetzt wird fast garantiert ir-
gendwas schief laufen! Es muss noch mal gedruckt werden.
Dies kostet allem voran Arbeitszeit!
Im Folgenden wird aufgezeigt, wie alle oben genannten Optio-
nen vom Administrator voreingestellt werden können.
Grundidee: Sprechende Druckernamen
Jeder Drucker(treiber) bekommt einen sprechenden Namen, Sprechende Namen!
der ausdrückt, wie dieser Druckertreiber voreingestellt ist.
Beispiel für eine Namenskonvention:
Name-Farbe-Papiersorte-Duplex-Heften
Daraus ergeben sich beispielsweise folgende Druckernamen:
Beispiel 1:
CL1-Color-Normal-DH
Der Ausdruck erfolgt auf dem Drucker "CL1", Farbe ist aktiviert,
Druck erfolgt auf Normalpapier, Duplex ist aktiviert, Heften ist
aktiviert.
Beispiel 2:
CL1-SW-Normal-D
Der Ausdruck erfolgt auf dem Drucker "CL1", Ausdruck in
Schwarz/weiß, Druck erfolgt auf Normalpapier, Duplex ist akti-
viert, Heften ist deaktiviert

37
Beispiel 3:

© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH


CL1-SW-Briefpapier
Der Ausdruck erfolgt auf dem Drucker "CL1", Ausdruck in
Schwarz/weiß, Druck erfolgt auf Briefpapier, Duplex ist deakti-
viert, Heften ist deaktiviert
Beispiel 4:
CL1-Color-Infoblatt
Aufgabenbezogene Dru- Infoblatt ist eine spezielle Vereinbarung für Prospektblätter. Der
ckernamen: Ausdruck erfolgt farbig. Papier ist 120g A3, Duplex wird akti-
Spezialdrucker für A3- viert. Broschürenfunktion wird aktiviert, Speichern auf Festplatte
Broschüren wird aktiviert. Hier ist der Druckername "Infoblatt" sinnvoller als
eine detaillierte Auflistung aller sich dahinter verbergenden De-
taileinstellungen.
Beispiel 5:
CL1-Fotopräsentation
Druck erfolgt farbig, Glanzpapier wird verwendet, Duplex ist
aktiv usw.…
Beispiel 6:
CL1-Folien
Alle Druckoptionen sind so eingestellt, wie für den Druck von
Folien notwendig. Der Anwender sendet den Auftrag einfach ab
und geht dann zum Gerät, um die Folien in Schacht 1 einzule-
gen.

5.2.6. Vorkonfiguration der Druckoptionen – Standard-


werte definieren
Nun soll exemplarisch gezeigt werden, wie der Drucker "CL1-
Normal-DH" vom Administrator vorkonfiguriert wird.
Registerkarte Erweitert - Drucker – Eigenschaften – Registerkarte "Erweitert"
Standardwerte
Auf der Registerkarte "Erweitert" wird der Knopf "Standardwer-
te" benutzt. Nur wenn die Einstellungen über den Knopf "Stan-
dardwerte" erfolgen, werden diese später automatisch auf die
Arbeitsplätze übertragen!

38
© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH Einrichten des Druckservers

Abbildung 35
Einstellungen der Standarddruckoptionen am Druckserver

Nun werden an alle Registerkarten kontrolliert und die notwen-


digen Einstellungen vorgenommen. Exemplarisch zeigt der fol-
gende Screenshot die Duplex und Hefteinstellungen.

Abbildung 36
Druckoptionseinstellungen

39
Über die weiteren Registerkarten werden Farbe, Papiersorte

© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH


etc.. gesteuert.
Nur die Sorte, nicht den Wichtig ist, dass NICHT der Papierschacht, sondern nur die
Schacht festlegen! gewünschte Papiersorte definiert wird. Die Zuordnung zwischen
Sorte und Schacht wurde ja bereits am Drucker selbst definiert!

Abbildung 37
Definition der Papiersorte - nicht der Schachtnummer

Nachdem alle Optionen definiert wurden, verhält sich dieser


Drucker nun genau so, wie es sein Name sagt! Genau das soll-
te mit den sprechenden Druckernamen erreicht werden. Der
Anwender muss sich nun nicht mehr um alle diese Detaileinstel-
lungen kümmern.

5.2.7. Speichern der Einstellungen als "Hausstandard"


Manche Druckertreiber bieten noch die hervorragende Möglich-
keit, alle Druckparameter unter einem Namen zu speichern.
Dies ist insbesondere dann hilfreich, wenn ein Anwender ver-
sehentlich oder absichtlich die Voreinstellungen eines Drucker-
treibers verändert hat. Dann können mit sehr wenig Aufwand,
die vom Administrator vordefinierten Werte wieder hergestellt
werden.

40
© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH Einrichten des Druckservers

Abbildung 38
Speichern von Druckoptionen unter selbstdefiniertem Namen

5.2.8. Mehrere Treiber für einen Drucker


Es ist möglich und sehr empfehlenswert für jede gewünschte
Kombination aus Papiersorte und Verarbeitungsoptionen einen
separaten Druckertreiber zu installieren. Dies bedeutet, dass für
einen Drucker am Druckserver der Druckertreiber mehrfach mit
verschiedenen Voreinstellungen und verschiedenen Namen
installiert wird.
Wenn der zweite "Drucker" (mit demselben Treiber) installiert
wird, erkennt das Installationsprogramm, dass der Treiber tech-
nisch bereits vorhanden ist. Hier kann dann natürlich der schon
vorhandene Treiber verwendet werden.

Abbildung 39
Treiber schon vorhanden

41
In der Praxis werden dann für große Drucker oft 20 und mehr

© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH


Druckertreiber installiert. Im Kapitel "Drucken aus Anwender-
sicht" wird gezeigt, dass diese Vielzahl von "Druckern" trotzdem
nicht zur Verwirrung des Anwenders führen muss.

Abbildung 40
Mehrere vorkonfigurierte Druckertreiber für einen einzigen physischen
Drucker

Aufwand beim Administrator Das Einrichten (und Testen!) dieser Druckertreiber macht für
Æ Produktivität beim An- den Administrator eine Menge Aufwand. Aber genau das führt
wender! zu der gewünschten Produktivität der Anwender!

5.3. Druckoptionen - Prioritäten


In den vergangenen Kapiteln wurde gezeigt, wie man die Konfi-
guration des Druckers und auch der Druckertreiber an die eige-
nen Bedürfnisse anpassen kann. Neben Druckerfirmware und
Druckertreiber gibt es nun aber noch eine dritte Instanz, die
wesentlichen Einfluss auf Druckoptionen, insbesondere auf die
Schachtsteuerung, nehmen kann Æ Die Anwendung selbst.
Beispiel:
Vorsicht: Wenn die Anwen- Wenn die Textverarbeitung Word selbst die Schachtsteuerung
dung sich einmischt, kann übernimmt und gezielt einen bestimmten Schacht auswählt,
wieder alles schief gehen! dann haben der Druckertreiber und auch die Firmware des Dru-
ckers keinen Einfluss mehr.
Wenn drei verschiedene Softwaresysteme (Firmware, Drucker-
treiber, Applikation) Einfluss auf dieselben Parameter nehmen
können, ist das Chaos vorprogrammiert. Planung ist gefragt!

42
Einrichten des Druckservers

Dieses Skript verfolgt folgende Strategie:


© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH

Die Firmware des Druckers bestimmt den Schacht!


Die Voreinstellung des Druckertreibers bestimmte die ge-
wünschte Papiersorte und alle anderen Druckoptionen
Die Anwendung sollte sich "raushalten" – also keinen Ein-
fluss nehmen.
In Bezug auf die Anwendung heißt dass, die eine evtl. vorhan-
dene Schachtsteuerung so eingestellt werden sollte, dass ein-
fach die Werte des Druckertreibers verwendet werden.
Im Falle von Word kann die Schachtsteuerung über
Datei – Seite einrichten – Registerkarte Format
gesteuert werden. Diese Einstellung muss unbedingt auf "Stan-
dardschacht" gestellt werden. Die Einstellung "Autom. Einzug"
ist NICHT richtig! Der Standardschacht sollte für das gesamte
Dokument gewählt werden. Word: Standardschacht für
gesamtes Dokument!

Vorsicht:
NICHT Autom. Einzug ver-
wenden.

Abbildung 41
Standardschacht im Word

Konsequenz:
Überlassen Sie diese Einstellung nicht den Anwendern. Wer- Alle Dokument und Kopier-
den Sie als Administrator aktiv und stellen Sie alle Dokument- vorlagen überarbeiten!

43
und Kopiervorlagen entsprechend ein.

© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH


Bei bestehenden Dokumenten kann man dies ggf. mit Hilfe von
Makros automatisiert ändern.

44
Publikation von Druckern im Active Directory (AD)

6. Publikation von Druckern im Active


© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH

Directory (AD)
Seit Einführung des AD besteht die Möglichkeit, Drucker zu
"publizieren". Der Nutzen dieser Einrichtung wird oft unter-
schätz.
Die Publikation eines Druckers bietet dem Anwender die Mög-
lichkeit einen Drucker im AD zu suchen, und diesen "per
Knopfdruck" an seinem Arbeitsplatz zu installieren.

6.1. Publizieren im AD
Die Publikation geschieht über das Kommando "Freigabe" des
Druckers fast automatisch und wird oft gar nicht bewusst wahr-
genommen.

Abbildung 42
Freigabe mit AD-Publikation

Doch an welcher Stelle im AD, d.h. in welcher Organisations-


einheit wird der Drucker nun angeboten? Diese gar nicht so
einfache Frage, beantwortet das nächste Kapitel.

6.2. Verwalten der Drucker in sinnvollen Organi-


sationseinheiten
Zunächst hilft die Suchenfunktion des Active Directory beim
Auffinden des Druckers. Wenn man das Feld "Namen" leer
lässt zeigt die Suchenfunktion alle im AD vorhandenen Drucker
an. Die Organisationseinheit wird aber nur angezeigt, wenn
man über
Ansicht – Spalten auswählen Spalte "Veröffentlicht auf"
einblenden!
die Spalte "Veröffentlicht auf" zusätzlich einblendet.

45
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Abbildung 43
Suchen im AD nach Druckern

Hier erkennt man nun, dass Drucker im AD standardmäßig an


ihrem Druckserver hängen (hier: PS1).
Schauen Sie sich den Druckserver über "Active Directory Be-
nutzer und Computer" mal genauer an. Aktivieren Sie vorher
die Funktion
Ansicht – Benutzer, Gruppen und Computer als Container

Abbildung 44
Drucker hängen standardmäßig am Druckserver

Verschieben der Druckob- Nun erkennt man die publizierten Druckerobjekte am Druckser-
jekte im AD! ver. Die Druckobjekte können nun via "Verschieben", unab-
hängig von ihrem Druckserver, in jede beliebige OU verscho-
ben werden. Somit können die Drucker mitsamt ihren Vorein-

46
Publikation von Druckern im Active Directory (AD)

stellungen in die Abteilung geschoben werden, für die die Vor-


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einstellung gedacht ist. Somit finden die Mitarbeiter der jeweili-


gen Abteilung den für sie "richtigen" Drucker wesentlich schnel-
ler.
Darüber hinaus sollte der Administrator unbedingt die Eigen- Eigenschaften des Druckob-
schaften des Druckobjektes pflegen, da die Suchenfunktion im jektes pflegen!
AD die Möglichkeit bietet, gezielt nach diesen Eigenschaften zu
suchen. In Unternehmen mit mehreren Standorten sollte unbe-
dingt auch der Standort gepflegt werden. Technisch ist es zwar
problemlos möglich, auf einem Drucker in New York zu dru-
cken, aber die Transportzeit des Ergebnisses nach Stuttgart
dürfte dann die Effektivität der Aktion doch etwas negativ beein-
flussen.

Abbildung 45
Eigenschaften eines publizierten Druckers

47
7. Drucken aus Anwendersicht

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Nun geht es auf die Seite des Anwenders. Nachdem der Admi-
nistrator umfangreiche Vorarbeiten geleistet hat, sollte jetzt der
Anwender möglichst einfach seine Dokumente zu Papier brin-
gen können.
Der Autor wurde in vielen Projekten gefragt, wie man Drucker-
installationen automatisieren kann. Selbstverständlich ist auch
dies über entsprechende Scripts möglich. Allerdings ist der Au-
tor der Meinung, dass bei AD-Publizierten Druckern die Installa-
tion so einfach ist, dass dies der Anwender (nach spätestens 10
Minuten Schulung) selbst erledigen kann.

7.1. Suchen und Installieren von Druckern


Wenn man davon ausgeht, dass ein Anwender noch nie ge-
druckt hat, dann sind auch noch keine Druckertreiber installiert.
Doch was soll's. Der Anwender tippt einfach einen Text und
geht auf "Drucken".

Suchen von Druckern direkt


aus der Druckenbox der
Anwendung

Abbildung 46
Drucker suchen direkt aus der Anwendung

Manche Anwendungen bieten in diesem (Fehler-) Falle direkt


einen Suchen-Knopf an, um einen Drucker zu suchen.
Falls nicht, kommt man mit
Start – Suchen – Drucker oder Computer -Netzwerkdrucker
Drucker nach benötigten in die AD-Suchen-Funktion. Hier kann man nun einen Drucker
Eigenschaften suchen! nach den gewünschten Anforderungen (Registerkarte Funktio-
nen) suchen.

48
© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH Drucken aus Anwendersicht

Drucker im AD suchen

Abbildung 47
Suchen und Verbinden von Druckern

Die Installation des gewünschten Druckers kann nun direkt aus


der Suchen-Ergebnisliste über den Befehl
Verbinden Verbinden installiert den
erfolgen. Ohne weitere Nachfrage wird der Drucker dann instal- Druckertreiber mit Konfigu-
rationseinstellungen
liert und kann sofort benutzt werden.

Abbildung 48
Drucker nach dem Verbinden

49
Dieser Drucker hat nun sofort alle Voreinstellungen, die ihm der

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Administrator mit auf den Weg gegeben hat. Im vorliegenden
Fall kann der Anwender sofort komplizierte Infoblätter mit all
den hierzu notwendigen Spezialeinstellungen drucken, ohne
sich selbst um weitere Details kümmern zu müssen.
Und auch das Papier kommt sofort aus dem richtigen
Schacht!
Das ist die versprochene Produktivität!

7.2. Organisieren der Anwender-Umgebung

7.2.1. Die richtigen Drucker für jeden Anwender


In der Praxis wird jeder Anwender mit mehreren Druckern (bzw.
Druckertreibern) arbeiten. Mal benötigt er Standardpapier, dann
wieder "Infoblätter" manchmal aber auch "Briefpapier". Hin und
wieder möchte er aber auch Etiketten drucken.
Strategie:
Jeder Anwender installiert sich selbst genau die Drucker, die
er benötigt
Obwohl der Administrator für einen einzigen Drucker vielleicht
20 Druckertreiber installiert hat, wird ein einzelner Anwender
selten mehr als 4 oder 5 Drucker wirklich benötigen.
Nachdem die benötigten Drucker via AD-Suche installiert sind,
werden diese jedes Mal beim Drucken zur Auswahl angeboten.

Abbildung 49
Druckdialog im Word - einfach den passenden Drucker wählen

50
Drucken aus Anwendersicht

Man erkennt nun sofort, welcher Drucker was macht. Ein "Aus-
© Copyright 1989-2003 by DATA 5 GmbH

flug" in den umfangreichen "Eigenschafts-Dialog" ist nicht mehr


notwendig.
Jetzt stellt sich Produktivität ein!

7.2.2. Druckknopf im Word umkonfigurieren


Die Praxis zeigt, dass immer noch etwas schief gehen kann. Vorsicht: NICHT einfach den
Der Knopf "Drucken" im Word, druckt ohne Nachfrage auf dem Standarddrucker verwen-
"Standard-Drucker". Dies ist nicht erwünscht! Word soll immer den!
ein Dialogfeld öffnen und die installierten Drucker zu Auswahl
anbieten!
Um dies zu korrigieren müssen Sie den Druckknopf im Word
ändern. Über das Kontextmenü der Symbolleiste gelangt man
in das Anpassen Menü. Hier kann dann die Funktion "Datei–
Drucken…" per Drag & Drop in die gewünschte Symbolleiste
ziehen.

Abbildung 50
Drucken-Knopf im Word ändern

Natürlich sollte man solche Änderungen zentral durchführen


und in die entsprechenden Vorlagen einarbeiten. Die Makro /

51
VBA Programmierung von Word bietet hier zahlreiche Möglich-

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keiten. Auch über Richtlinien im AD lassen sich viele Dinge
zentral kontrollieren und steuern. Dies ist aber nicht Gegen-
stand dieser Abhandlung.
Auch dieses Beispiel zeigt, dass es weiter Weg ist, das Drucken
korrekt zu konfigurieren. Ein Druckadministrator muss sich auch
um die Anwendungen kümmern! Die Vielzahl der Fehlerquellen
ist der Grund, weshalb Drucken in der Praxis so oft Probleme
macht. Und gerade deshalb sollte man diese Dinge nicht dem
Anwender überlassen - sondern hier ist der (hoffentlich) besser
geschulte Netzwerkadministrator gefragt!

7.2.3. Organisieren des Desktops


Es gibt auch Anwender (zu denen auch der Autor gehört), die
eine dokumentorientierte Arbeitsweise bevorzugen. Die Be-
dienphilosophie ist hier, dass die wichtigsten Dinge direkt auf
dem "elektronischen Schreibtisch" liegen. In Bezug auf das
Drucken heißt dies, dass die häufig benötigten Drucker direkt
auf dem Desktop liegen. Der Druckvorgang erfolgt dann einfach
per Drag & Drop. Hierzu legt man einfach "Links", die auf die
Drucker zeigen auf den Desktop.

Abbildung 51
Drucken per Drag & Drop

Einfach Dokument auf Dru- Man "wirft" das Dokument einfach auf den passenden Drucker
cker werfen, und alles passt! und schon "druckt´s". Und zwar auf das richtige Papier und mit
den passenden Optionen!
Geht`s noch komfortabler?
Das ist nicht nur bequem und nervenschonend, sondern spart
Zeit und Geld! Produktivität eben.

52
Weitere Details zum Thema Produktivität

8. Weitere Details zum Thema Produk-


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tivität
Die bisherigen Informationen sind "Basics", die Voraussetzung
für effektives Drucken darstellen. Nun sollen noch einige Details
zur Sprache kommen, die einem die "Produktivitätsrechnung"
gehörig durcheinander bringen können. Dem Leser sei empfoh-
len dieses Kapitel zu studieren und insbesondere im Falle von
Neuanschaffungen sein "Wunschgerät" auch nach diesen Krite-
rien zu prüfen.

8.1. Randeinstellungen etc…


Wer kennt das nicht. Man stellt einen linken Seitenrand von
20mm ein. Wenn man dann nachmisst sind es aber 18mm oder
22mm.
In vielen Fällen nicht so schlimm (wer ist schon so pingelig?).
Aber was ist, wenn der Druck genau in ein vorgedrucktes For-
mular passen muss? Dann sieht das schon anders aus.
Welche Lösungsmöglichkeiten gibt es?
Ganz einfach: man korrigiert eben in der Software und stellt
dort 22mm ein, weil man weiß, dass dann wirklich 20mm
Rand herauskommen.
So weit, so schlecht. Was passiert, wenn man nun das Doku-
ment auf einem anderen Drucker druckt. Na ja dann kommt
vielleicht ein Rand von 24mm dabei raus.
Saubere Lösungen gibt es nur zwei:
Der Drucker macht exakt das, was die Software sagt oder
weil dies eh nicht klappt, sollte der Rand am Drucker oder im
Druckertreiber korrigierbar sein!
Leider kennt der Autor nicht sehr viele Drucker bei denen dies Einstellbarer Seitenrand
tatsächlich möglich ist. Es sieht aber so aus, dass HP dies zu- beim Laserjet 4100 MFP!
künftig berücksichtigen will. Der Laserjet 4100 MFP hat eine
entsprechende Option integriert.

53
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Abbildung 52
Passgenauigkeit beim Laserjet 4100 MFP

Einstellbarkeit in X und Y- Wichtig ist, dass solche Korrektureinstellungen für jedes Fach
Richtung! Für jeden Schacht separat justierbar sein müssen, da durch die unterschiedliche
separat! Mechanik auch unterschiedliche Abweichungen entstehen!
Der Laserjet 4100 MFP ist hier vorbildlich. Bleibt zu hoffen,
dass HP dies auch für andere Geräte übernimmt und auch an-
dere Druckerhersteller diesem Vorbild folgen.
Das Wichtigste zum Schluss:
Das Allerwichtigste ist die Reproduzierbarkeit! Leider gibt es
nach wie vor noch Drucker am Markt, die bei exakt gleichen
Einstellungen jedes Mal andere Randabstände produzieren.
Hier ist jegliches Experimentieren Zeitverschwendung! Es hilft
nur ein Wechsel auf ein anderes Druckermodell / Druckerher-
steller.

8.2. Probleme mit Rändern bei Nutzung der


Duplexoption
Noch schwieriger ist die Randproblematik bei Nutzung von
Duplexoptionen. Wird ein Blatt beidseitig bedruckt, ist in den
seltensten Fällen Vorder- und Rückseite deckungsgleich. Auch
hier ist Einstellbarkeit gefordert. Dass auch dies geht beweist
HP am Beispiel des 8550. Die Einrichtung nennt HP Duplexre-
Duplexregistrierung de HP gistrierung. Konfiguriert werden kann diese Funktion nur direkt
ColorLaserjet 8550 GN am Gerät. Man druckt eine (beidseitig bedruckte) Testseite aus.
Wenn man den Druck gegen das Licht hält, erkennt man Ver-
schiebungen zwischen Front- und Rückseite. Die Testseite
zeigt die notwendigen Korrekturwerte an.
Duplexregistrierung nicht für Auch diese Werte lassen sich Korrekturwerte für jedes Fach
Fach 1! (außer Fach 1) separat einstellen.

54
Weitere Details zum Thema Produktivität

Dieses Gerät zeigt, dass man auch dieses Problem in den Griff
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bekommen kann. Unklar bleibt, weshalb HP die Duplexregistrie-


rung nicht auch für den Schacht 1 anbietet.
Unlogisch ist auch, dass dies nicht konsistent bei allen Dru- Keine Duplexregistrierung
ckern unterstützt wird. Der zeitlich jüngere Laserjet 4100 hat bei Laserjet 4100!
keine Möglichkeit zur Duplexregistrierung!
FAZIT zu Randproblemen:
Positiv ist auf jeden Fall, dass ein marktführender Druckerher- Lösung teilweise vorhanden
steller wie HP das Problem mit den Rändern bemerkt hat, und – aber nicht konsequent!
langsam reagiert. Unverständlich ist, dass dies nicht konse-
quent erfolgt. Ein Modell kann dies, eine anderes kann jenes.
Derzeit (Februar 2003) kann aber noch kein Modell wirklich
alles. Justierbare Ränder für Vorder- und Rückseite für jeden
Schacht separat, das wäre gewünscht!

8.3. Testen von Passgenauigkeit und Reproduk-


tionsgenauigkeit
Wie kann man Passgenauigkeit und Reproduktionsgenauigkeit
testen? Folgendes Verfahren hat sich in der Praxis bewährt:
Man erstellt mit Word oder einem ähnlichen Programm ein Do- Doppelseitige Gitterstruktur
kument mit einer ganzseitigen Tabellenstruktur. Hierbei wer- über Tabellenfunktion erstel-
den nur die Trennlinien der Tabelle gedruckt. Es entsteht also len
eine Art "Gitter". Hierbei sollten noch folgende Randbedingun-
gen beachtet werden:
Dokument sollte dem größten unterstützten Papierformat
des Druckers entsprechen (bei A3 sind Ungenauigkeiten
besser zu erkennen als bei A4)
Stellen Sie die Seiteneigenschaften auf "Gegenüberliegende
Seiten"
Kopieren Sie die erzeugte Tabelle von Seite 1 auf Seite 2.
Beide Seiten sollten exakt gleich sein.
Aktivieren Sie Duplexoption. Dies bewirkt, dass Seite 1 auf
die Vorderseite und Seite 2 auf die Rückseite gedruckt wird.
Erzeugen Sie mehrere Testdrucke (mindestens 10)
Halten Sie das Papier gegen das Licht. Stimmen die Linien
überein?
Messen Sie oberen und linken Rand. Ist dieser bei allen
Ausdrucken gleich (Reproduzierbarkeit!)
Wiederholen Sie das Experiment mit verschiedenen Pa-
piersorten.
Wiederholen Sie das Experiment mit allen Schächten!
Wichtig:
Erwarten Sie nicht zuviel. Kein Drucker wird dieses Experiment Nicht zuviel erwarten!
einwandfrei absolvieren. Sie wissen dann aber wenigstens, was
geht und was wo die Grenzen des Systems sind.

55
Wirklich wichtig ist die Reproduzierbarkeit. Dies ist Mindestfor-

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derung für zuverlässige Ergebnisse. Wie hoch die Ansprüche
an die Deckungsgleichheit sind ist letztlich von den konkreten
Anforderungen abhängig.

8.4. Geschwindigkeit / Sortieren / Stapeln


Geschwindigkeit ist ein wichtiges Feature bei der Druckerbe-
schaffung. Relevant ist allerdings die tatsächliche Druckge-
schwindigkeit unter Praxisbedingungen. Diese weicht oft (aber
nicht immer!) weit von den Katalogangaben ab. Die Hersteller
geben in der Regel die sog. Kopiergeschwindigkeit an.
Katalogangabe = Kopierge- 24 Seiten/min bedeutet, dass der Drucker dieselbe Seite 24
schwindigkeit mal / Minute "kopieren1" kann.
Wie aber sieht die Anforderung eines Praktikers aus? Hierzu
ein Beispiel:
48-seitiges Dokument
Das Dokument enthält zahlreiche große Grafiken und ist
aufwendet formatiert.
Davon sollen 10 Exemplare gedruckt werden
Der Druck soll doppelseitig erfolgen
Die Ausgabe soll sortiert und geheftet sein
Rein rechnerisch sind also 480 Seiten zu drucken. Wenn der
Drucker jetzt wirklich 24 Seiten / Minute leisten würde, müssten
die 10 Exemplare nach 20 Minuten gedruckt und geheftet sein.
Welcher 24-Seiten Drucker schafft das? Weshalb gehen die
Praxis und Katalogangaben so weit auseinander?
Technisch gibt es zwei Hauptprobleme:
Alle Seiten müssen vor dem Druck berechnet werden. Der
Druckertreiber liefert PCL oder Postscript-Code. Dieser
muss vom Prozessor des Druckers in die tatsächlich zu dru-
ckenden Pixel umgerechnet werden. Die hierfür notwendige
Zeit ist abhängig von der Komplexität der Seite und natürlich
von der Rechenleistung des Druckerprozessors! Deshalb
machen auch viele Hersteller Werbung mit der Rechnerleis-
tung des Prozessors.
Das schwierigste Problem ist aber die sortierte Ausgabe!
Wenn ein Drucker sortiert ausgeben soll, muss er entweder
"mechanisch sortieren" oder die Seiten für jedes Exemplar
neu berechnen!

1
…und bitte erst zu messen beginnen, wenn die erste Seite gedruckt
wurde. Denn die Berechnung der Seite kann ja vielleicht schon 10
Minuten dauern.

56
Weitere Details zum Thema Produktivität

8.4.1. Mechanisches Sortieren (Sorter)


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Die Idee beim Sorter ist die, dass eine Mechanik dafür sorgt,
dass die Blätter direkt nach dem Drucken in verschiedene Fä-
cher abgelegt werden.

Abbildung 53
Laserjet 8000 mit 8-fach Sorter

Arbeitsweise des Druckers / Sorters


Berechnen von Seite 1 (Vorder- und Rückseite)
Drucken von Seite 1 x mal (jetzt arbeitet der Drucker mit vol-
ler Kopiergeschwindigkeit!)
Mechanisches Sortieren, d.h. Ablage von Seite 1 in die ver-
schiedenen Fächer des Sorters.
Wegwerfen der Daten von Seite 1
Berechnen von Seite 2..

Die Sortertechnik ist in der Praxis äußerst unflexibel, da eine
Abhängigkeit von der Anzahl und Größe der Sorterfächer be-
steht. Außerdem ist die Sortermechanik aufwendig.
Beispiel: Sorter habe acht Fächer
Was passiert, wenn 10 Kopien eines Dokumentes benötigt Sorter machen unflexibel!
werden? Geht nicht – bzw. zwei Druckjobs notwendig.
Was passiert wenn nur 2 Kopien benötigt werden, aber das
Dokument 500 Seiten hat. Leider fasst ein Sorterfach nur
200 Seiten.
Man erkennt an diesem Beispiel, dass der Sorter nicht "der
Weisheit letzter Schluss" ist.

8.4.2. "Elektronisches" Sortieren (Stapler)


Um die Probleme des Sorters zu lösen, wurde das "Stapeln"
entwickelt. Ein Stapler ist einziges sehr großes Ausgabefach.

57
Hier können beliebig große und beliebig viele Dokumente bis

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zum Erreichen der maximalen Gesamtkapazität "gestapelt"
werden. Fast alle Stapler unterstützen die versetzte Ausgabe
der Dokumente. Manche unterstützen auch ein automatisches
Heften / Lochen / Falten.

Abbildung 54
HP Color Laserjet 8550GN mit Stapler / Hefter

Der auf dem Foto dargestellte Stapler des HP ColorLaserjet


8500GN kann stapeln und heften. Das Ausgabefach fasst bis
zu 3000 Blatt Papier. Genau soviel können auch alle Zufuhr-
schächte zusammen liefern.
Wie aber wirkt sich dies auf die Druckmaschine bzw. den Re-
chenaufwand aus? Der Drucker muss jetzt die Seiten genau in
der Reihenfolge drucken wie sie benötigt werden! Er müsste die
Seiten also bei jedem Durchgang neu berechnen! Das kostet
ewig sehr viel Zeit und würde die ganze Einrichtung sinnlos
machen!
Jetzt muss eine Druckerfestplatte her!
Die Druckerfestplatte ist des Nur mit Hilfe einer Festplatte lassen sich die riesigen Daten-
Rätsels Lösung! mengen zwischenspeichern!
Der Arbeitsablauf ist jetzt folgender:
Berechnen aller benötigten Seiten des Dokumentes
Zwischenspeichern aller berechneten Seiten auf der
Festplatte!
Drucken der Seiten in der benötigten Ausgabereihenfolge!
Soweit die Theorie. In der Praxis wurde dies am Beispiel eines
HP-Laserjet (aus der 8000er Serie) mit oben genanntem 48-
Seiten-Dokument einmal nachgemessen.

58
Weitere Details zum Thema Produktivität

Das Ergebnis war erstaunlich und gibt der Theorie Recht:


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Die Ausgabe des ersten Dokumentes erfolgte erst nach ca. Erste Kopie erst nach 30
30 Minuten! Hier zeigt sich, dass das Dokument sehr auf- Minuten
wendig formatiert war.
Aber: Alle weiteren Kopien wurde im Takt von etwas mehr Alle weiteren Kopien nach 2
als 2 Minuten auf dem Stapler abgelegt. Minuten!
Das Gerät erreichte also nahezu seine "theoretische" Kopierge-
schwindigkeit.
FAZIT:
Ein modernes Drucksystem benötigt fast zwingend eine Fest-
platte! Zumindest wenn man die Anforderungen an die sortierte
Ausgabe über einen Stapler stellt.
Kein noch so großer Arbeitsspeicher könnte (derzeit) solche
Datenmengen zwischenspeichern.

8.5. Print on Demand – Drucken ohne PC!


Wenn nun ein Drucker über eine Festplatte verfügt, stellt sich
die Frage, ob man diese nicht auch für andere Zwecke sinnvoll
nutzen kann.
Falls in einem Unternehmen immer wieder dieselben Dokumen- Print on Demand – bei rich-
te benötigt werden, könnte man diese in fertig berechneter tiger Nutzung:
Form dauerhaft auf der Festplatte speichern. Somit entfällt bei Produktivität pur
jedem Druck die Neuberechnung der Daten. Die Dokumente
lassen sich dann bei Bedarf direkt am Drucker ausgeben.
Beispiele hierfür seien Formulare, Schulungsunterlagen, Etiket-
ten, Prospekte und ähnliches.
Zum Erzeugen der Dokumente lassen sich diese über den Dru-
ckertreiber auf der Festplatte des Druckers ablegen. Der fol-
gende Screenshot zeigt die Optionen im Druckertreiber des CL
8550GN. Jedem Druckjob wird der Benutzer- und Dokument-
namen mit auf den Weg gegeben. Unter diesen Begriffen findet
man dann die Druckjobs am Menü des Druckers wieder.
Idee / Vorschlag:
In der Praxis ist es oft weniger relevant, welcher Benutzer ein Kategorien statt Benutzer-
Dokument erstellt hat. Wichtiger wäre es, die Dokumente namen
zwecks leichteren Auffindens im Menü des Druckers in Katego-
rien einteilen zu können. Die folgende Tabelle zeigt eine denk-
bar Struktur der "Print on Demand" Dokumente

59
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Kategorie Nutzung
Infoblatt Infoblätter, Prospekte etc
Etikett Etiketten für häufig benötigte CD …
Lerneinheit Schulungsunterlagen
Formulare
Preislisten
Foliensätze Kopien von Foliensätzen zur Verteilung an Zuhörer von
Vorträgen
Diverses Alles was sonst nicht passt
Tabelle 2
Beispiel für Kategorisierung von Druckjobs

Die Kategorien werden dann einfach im Feld "Benutzername"


eingetragen. Der Jobname ist der konkrete Titel des Dokumen-
tes.

Passwortschutz
optional

Namen des Benutzers oder Namen des


Dokumentkategorie! Dokumentes
Abbildung 55
Parameter beim Drucken auf Festplatte

Dokumente direkt am Dru- Nun erscheinen alle Dokumente am Display des Druckers nach
cker nach Kategorien sor- Kategorien sortiert. Somit kann man sehr schnell das ge-
tiert verfügbar! wünschte Dokument auswählen. Nach Auswahl des Dokumen-
tes kann man direkt am Drucker die gewünschte Kopienanzahl
definieren…und los geht`s.
Print on Demand – Bedien- Wenn man diese Art des Druckens kennt, weiß man was das
fehler unmöglich! Wort Produktivität bedeutet. Übrigens kann man keinerlei Be-
dienungsfehler mehr machen. Alle Optionen wie Schacht, Pa-

60
Weitere Details zum Thema Produktivität

pier, Sortierung, Ausgabeeinheit etc wurden bereits bei der Er-


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stellung des Dokumentes festgelegt und sind jetzt nicht mehr


änderbar. Fehler also ausgeschlossen!

Menü: Gespeicherte Jobs

Blättern durch Blättern durch die


die Kategorien Dokumente der jeweiligen
Kategorie
Abbildung 56
Abrufen gespeicherter Jobs am HP Color Laserjet 8550GN

8.5.1. Anmerkungen zu den HP-Geräten – Print on De-


mand
Wenn man zahlreiche Jobs auf der Festplatte speichert, müs-
sen diese am Display auch wieder gefunden werden. Dies ist
beim HP Colorlaserjet 8550 wie oben dargestellt optimal gelöst.
Es wird hier aber ausdrücklich darauf hingewiesen, dass dies
nur mit aktueller Firmware (siehe Ende des Dokumentes)
tioniert.
funktioniert.
Der HP Laserjet 4100 MFP weist hier den Mangel auf, dass die Firmwarefehler im HP La-
Dokumente innerhalb der jeweiligen Kategorie NICHT sortiert serjet 4100 MFP:
sind! Bei großer Anzahl von Dokumenten ist es sehr schwierig Sortierung fehlt!
ein bestimmtes Dokument zu finden. Bleibt zu hoffen, dass HP
hier bald eine korrigierte Firmware liefert!
Gerade weil "Print on Demand" mit diesen Geräten hervorra-
gend funktioniert, ist ein anderer "Fehler" wesentlich kritischer!
HP bietet keinerlei Tools an, um den Inhalt der Festplatte zu HP bietet keine Datensiche-
sichern! rung für die Festplatte! Darf
das wahr sein?
Festplatte defekt Æ 5 GB Dokumente (bei neuen Druckern
noch mehr) verloren! Pech gehabt!
Dies ist aus Sicht des Autoren absolut unmöglich. Bei älteren
Geräten (8000er Serie) gab es hierfür ein Tool. Bei neuen Ge-
räten ist dieses Tool wohl den Sparmaßnahmen zu Opfer gefal-
len. Datensicherung - wer braucht das schon? Ist nur was für
Feiglinge!

61
Bleibt zu hoffen, dass der Autor nicht der einzige ist, der sich

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darüber beschwert.

8.6. Konzept für unbeaufsichtigten Mengendruck


Wenn man die Informationen aus vorangegangen Kapiteln zu-
sammenfasst, kommt man zu folgendem Konzept / Überlegun-
gen für den Druck größeren Mengen.
Schöne heile Welt? Große Papierschächte in Kombination mit Stapeleinheiten
ermöglichen den Druck von bis zu 3000 Blatt über Nacht.
Die Speicherung der Druckjobs auf Festplatte schließt Fehl-
bedienungen fast völlig aus.
Die teilweise geringe Geschwindigkeit (dies ist natürlich im-
mer relativ) spielt nur eine untergeordnete Rolle, wenn der
Job über Nacht laufen kann.
Soweit mal wieder die Theorie. Wer dies in die Praxis umsetzen
möchte, dem sei noch die Lektüre der folgenden Unterkapitel
empfohlen.

8.6.1. Papier- und Tonervorrat


Der Papiervorrat ist nicht das Problem. Es gibt genügend große
Papierschächte und auch Stapelablagen, um die "Nacht" durch
zu stehen.
ABER:
Der Toner oder andere Verbrauchmaterialien reichen even-
tuell nicht die ganze Nacht!
Hierzu ein kleines Rechenbeispiel anhand der Daten des Color
Laserjet 8550 GN.
Haltbarkeit Schwarzer Toner: 17.000 Seiten
Haltbarkeit Cyan / Magenta / Gelb: 8.500 Seiten
Weitere Wartungsmaterialien wie Bildtrommel, Transfereinheit
und weiteres seien hier der Einfachheit halber nicht berücksich-
tigt. Der Tonerverbrauch ist natürlich stark von der Nutzung
abhängig. Da sich die verschiedenen Toner nicht gleichmäßig
abnutzen, sind diese in separaten Kassetten untergebracht und
können individuell getauscht werden.
Bleiben wir bei obigem Beispiel. Wenn man 17.000 Seiten dru-
cken möchte, benötigt man durchschnittlich:
1 x Toner Schwarz
2 x Toner Cyan
2 x Toner Gelb
2 x Toner Magenta
Dies macht zusammen 7 Wartungseinheiten, die NICHT zur
selben Zeit stattfinden. Anders ausgedrückt: Theoretisch lassen
sich also nur 17.000 / 7 = 2429 Seiten unbeaufsichtigt drucken.
Die Praxis sieht noch schlechter aus, da manche Wartungsein-

62
Weitere Details zum Thema Produktivität

sätze hier nicht berücksichtigt wurden und außerdem die obigen


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Austauschvorgänge nicht gleichmäßig verteilt sind!


FAZIT für Praktiker:
Ein 3000 Blatt Druckjob läuft fast nie störungsfrei durch, da 3000 Blatt ohne Unterbre-
immer irgendwas vorher gewechselt werden muss! chung klappt nicht!
Wenn wirklich 3000 Blatt ohne Unterbrechung gedruckt wer-
den müssen, dann muss ein Gerät mit wesentlich höherer
Tonerlebensdauer gesucht werden.
Abschließend sei darauf hingewiesen, dass es natürlich sinnvoll Stand der Verbrauchsmate-
und möglich ist, vor dem Start eines großen Druckjobs den rialien vor Druckbeginn kon-
Stand der Verbrauchsmaterialien zu kontrollieren. Theoretisch trollieren!
könnte man dann ja noch vor dem Starten des "Übernachtjobs"
die Tonerkassetten tauschen.
Die notwendigen Informationen lassen sich, je nach Gerät, per
Mail, Webserver oder Webjetadmin anfordern.

Abbildung 57
Anzeige von Verbrauchsmaterialien über WebJetAdmin

8.6.2. (Un-)Zuverlässigkeit / Papierstau


Fehlendes Papier oder fehlender Toner ist ärgerlich. Aber dabei
handelt es sich zumindest um "planbare" Parameter.
Wesentlich übler sind Unzuverlässigkeiten der Hardware. Den
größten Anteil haben hier die Papierstaus.
Was nützt eine 3000 Blatt Ablage, wenn der Drucker spätes-
tens nach 200 Blatt einen Papierstau hat?
In anderen Bereichen der Technik ist es üblich eine "MTBF" – MTBF für Drucker wäre
meantime between failure – anzugeben. Bei Druckerherstellern gefragt!
sucht man das vergeblich. Dem Autor ist kein Hersteller be-
kannt, der für seine Geräte Statistiken bezüglich Papierstaus
anbietet. Vermutlich wäre das Ergebnis nicht werbewirksam.
Doch gerade hier gibt es sehr große Unterschiede zwischen
verschiedenen Herstellern, aber vor allem zwischen verschie-
denen Druckermodellen. Leider macht sich auch keine Fach-
zeitschrift die Mühe, dies zu testen.

63
Dem Anwender bleibt also nicht anderes übrig als dieses selbst

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zu testen. Wenn unbeaufsichtigte Jobs geplant sind, sei dem
Leser dringend ein Langzeittest mit hoher Blattzahl empfohlen.
Die persönlichen Erfahrungen des Autors seien in unten ste-
hender Tabelle für einige HP-Geräte wiedergegeben.
Gerät Bemerkung
HP Laserjet Keinerlei Probleme mit Papierstaus. Die Aussage bezieht
8000 sich auf langjährige Erfahrungen mit großen Druckjobs
und Ablage auf einem 8-fach Sorter
HP Color La- Dieses Gerät ist sehr kritisch in Bezug auf Papierstaus.
serjet 8550 GN Unbeaufsichtigter Drucker gelingt nur mit großen Ein-
schränkungen, da Papierstaus an verschiedenen Stellen
den Prozess immer mal wieder stoppen.
Diese Aussage bezieht sich auf langjährige Erfahrung mit
2 bis 3 Geräten dieses Typs.
HP Laserjet Scheint mit Papierstau keinerlei Probleme zu haben. Die-
4100 MFP se Aussage ist aber NICHT zuverlässig. Sie basiert nur
auf Kurzzeiterfahrungen weniger Tage mit insgesamt ca.
500 gedruckten Seiten. In dieser Zeit trat kein einziger
Papierstau auf.
Tabelle 3
Persönliche Erfahrungen des Autors zum Thema Papierstau

8.6.3. Papierstärke und Qualität


Papierspezifikationen be- Um Papierstaus, so gut es geht, vor zu beugen sollte man sich
achten! bezüglich des genutzten Papiers an die Vorgaben des Herstel-
lers halten.
Bezüglich der Papierstärke müssen die Spezifikationen beach-
ten werden:
Papierspezifikationen sind abhängig vom Zufuhrfach!
Duplexeinheit hat eigene Spezifikationen (meist kein Support
für stärkeres Papier)
Ausgabeeinheiten wie Stapler und Hefter haben eigene
Spezifikationen (oft kein Support für stärkeres Papier)
Visitenkarten machen immer Der Druck von Papiersorten > 200g/m2 (Visitenkarten!) ist sehr
Probleme schwierig. Wenn diese überhaupt durch den Drucker gehen,
dann löst sich oft der Toner ab. Besonders bei Farblasern ist
dieses Problem weit verbreitet. "Richtige Visitenkarten" mit
mehr als 300g sind von Laserdruckern nach Erfahrungen des
Autors nicht zu bedrucken. Dies bleibt wohl bis auf weiteres
Spezialgeräten und einigen ausgewählten Tintendruckern vor-
behalten.
Papierqualitäten…
… sind ein Politikum. Wenn man bei einem Druckerhersteller
wegen Papierstau anruft, ist die erste Ausrede:
Ihr Papier entspricht nicht unseren Spezifikationen!

64
Weitere Details zum Thema Produktivität

Wenn das eingesetzte Papier "gewichtsmäßig" stimmt, dann ist


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eben zu feucht, zu trocken, zu hell, zu dunkel, zu umweltver-


träglich, zu weiß, zu gebleicht, zu glatt, zu rauh…
… oder ist eben schlicht nicht das Originalpapier vom Hersteller
Ihres Druckers.
Wer diesen Diskussionen entgehen möchte, sollte einfach (zu- Verwenden Sie vor Anruf
mindest vorübergehend) das Originalpapier des Herstellers beim Hersteller dessen Ori-
verwenden, und den Anruf bei der Hotline bis zum nächsten ginalpapier.
Papierstau zurückstellen. Der kommt bestimmt! Sie haben aber
dann beim Telefonieren ein Problem (und eine Ausrede) weni-
ger.
Übrigens…
HP empfiehlt für fast alle Laserdrucker (auch die farbigen) das Günstiges Originalpapier:
"HP Printing Paper". Dies ist ein "normales" 80g Kopierpapier HP-Printing Paper
für Standardzwecke. Da dieses Papier kaum (oder gar nicht)
teurer ist, als sonstiges Kopierpapier, spricht kaum etwas dage-
gen, dieses zu nutzen. Was auffällt ist die etwas aufwändigere
Verpackung, die angeblich Feuchte besser abhalten soll.
Ähnliches wie für Papier gilt auch für Etiketten. Auch hier gibt es Etiketten
immer wieder Probleme. Tendenziell machen Color Laser auch
hier mehr Probleme, da der farbige Toner (insbesondere bei
Druck der Farbe rot) schlechter haftet.
Gleiche Empfehlung: Verwenden Sie die vom Hersteller emp-
fohlene Etikettensorte. Mit etwas Glück haben Sie weniger
Probleme – ansonsten ist der Anruf bei der Hotline und ggf.
Anfordern des (hoffentlich bei Kauf vereinbarten) Vor-Ort-
Supports wesentlich einfacher.

65
9. Anwendungsbeispiel: Druck von Ein-

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trittskarten
Dieses Skript hat hauptsächlich die Aufgabe, Wege zu einer
effektiven Verwaltung und Nutzung von Drucksystemen aufzu-
zeigen. Zum Abschluss soll aber auch, gewissermaßen als
Warnung, aufgezeigt werden, wo sich trotz aller Mühen die
Grenzen der heutigen Drucksysteme (zumindest in der disku-
tierten Größenklasse) befinden.

Abbildung 58
Eintrittskarte mit Seriennummer

9.1. Die Anforderungen


Folgende Aufgabe sei zu lösen: Druck von Eintrittskarten für
eine Veranstaltung mit folgenden Randdaten:
Eintrittkarten sollen vollfarbig, beidseitig bedruckt sein
Jede Karte muss eine individuelle durchlaufende Nummer
haben.
Die Karten sind grafisch sehr aufwendig gestaltet (Lieferung
im Photoshop-Format)
Karten soll auf 200g-Papier gedruckt werden
Die Karten sollen fix und fertig gedruckt, geschnitten und
sortiert geliefert werden.
Insgesamt werden 2400 Karten benötigt

9.2. Lösungsansatz
Zunächst scheint klar, dass dies eine Aufgabe für ein EDV-
gestütztes Drucksystem, am besten für einen größeren Farbla-
ser, ist. Eine konventionelle Druckmaschine fällt weg, da auf-
grund der Seriennummer jedes Blatt genau einmal gedruckt
wird. Außerdem ist, unabhängig von der Seriennummer, die
Auflage für Offset viel zu gering.
Möglicher Lösungsansatz eines Dienstleister könnte sein:
Man verteile möglichst viele Karten auf ein A3-Blatt, nehmen
wir mal an, es passen 20 Karten auf ein A3-Blatt
Man nehme "DTP-Programm XY", binde die vom Kunden
gelieferte Grafikdatei ein und erstelle mit einer Nummerie-
rungsfunktion die Seriennummern.
Ein paar Schnittmarken erleichtern später die Arbeit

66
Anwendungsbeispiel: Druck von Eintrittskarten

Nun ist die Arbeit ja schon getan, man schiebe den Job auf
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den ColorLaser und …


… schreibe die Rechnung
Eigentlich ganz einfach. Das können wir doch dem Kunden ein
kostengünstiges Angebot unterbreiten…

9.3. Praxisprobleme bei dieser Lösung

9.3.1. Softwareeinsatz / Planung


Die Probleme bei der Umsetzung entstehen zunächst bei der
Auswahl der Software. Die Sache mit den Seriennummern ist
gar nicht so einfach. Doch mit ein paar Stunden Zeit bekommt
man das irgendwie hin. Dies soll nicht Gegenstand dieses
Skripts sein.
Wie könnte das "softwaremäßige Ergebnis" aussehen?
Variante 1:
Man erzeugt ein mehrseitiges Dokument:
Seite 1: Vorderseite mit Kartennummer 1..20
Seite 2: Rückseite ohne Nummern
Seite 3: Vorderseite mit Kartennummer 21..40
Seite 4: Rückseite ohne Nummern

Insgesamt hat dieses Dokument dann 120 Vorderseiten und
120 Rückseiten.
Aufgrund der aufwendigen Grafik produziert die Kombination
von Vorder- und Rückseite eine Druckdatenmenge von ca. 80
MB!
Das gesamte Dokument würde also 120x80 ~ 10 GByte Druck- 10 GByte Druckdaten!
datenvolumen produzieren.
Variante 2:
Man erzeuge mehrere Dokumente:
Seite 1: Vorderseite mit Kartennummer 1..20
Seite 2: Rückseite ohne Nummern
Somit ergeben sich 120 Einzeldateien, die separat gedruckt
werden. Der Gesamtdatenstrom ist gleich.

9.3.2. Drucken
Nun ist die Arbeit ja schon getan. Der Duplexdruck von 120 A3-
Seiten sollte kein Problem sein. Lächerlich für heutige Drucker?
Und los geht’s…
Sie starten den Druckjob. Jetzt stellen sich viele Fragen:

67
10 GB Datenstrom! Verkraf- Ist der Druckserver einem Datenstrom von 10 GByte über-

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tet das der Druckserver? haupt gewachsen? Oder bricht der Job wegen technischer
Probleme, wie z.B. Überlauf der Festplatte des Druckservers
ab?
200g Papier – zu viel für den Was macht der Drucker? Papierstau natürlich! Denn 200g
Duplexer! Papier können nur sehr wenige Drucker störungsfrei verar-
beiten. Insbesondere Duplexeinheit und Ausgabeeinheiten
sind überfordert! Na dann reduzieren wir eben das Papier-
gewicht auf 120g. Dann sollte es gehen.
Jetzt läuft der Drucker (hoffentlich)
Kein Kopiermodus, jedes Nun sollte es schnell gehen – diese paar Blätter…
Blatt muss einzeln berech- Natürlich (?) geht gar nichts schnell! Der Drucker muss mühe-
net werden!
voll jedes einzelne Blatt aufwendig berechnen. Er kommt, trotz
Festplatte und allem drum und dran, zu keinem Zeitpunkt in den
Kopiermodus.
Macht ja nichts, das kann ja alles unbeaufsichtigt laufen!
Dann druckt man diesen Job eben über Nacht. Bei 120 Sei-
ten sollte das ja wohl kein Problem sein.
Klappt wenigstens das?
Toner reicht nicht für 120- Nein, auch das klappt nicht. Denn für 120-A3-Vollfarb-Duplex-
A3-Duplexseiten! Seiten reicht der Toner nicht. Im Test mussten zwei Tonerkas-
setten (natürlich NICHT gleichzeitig (!) getauscht werden. Ein
Papierstau rundete die ganze Arbeit noch etwas ab.

9.4. Ergebnis, Aufwand und Fazit


Auch wenn es dem Leser vielleicht so erscheinen mag, so ist
dieses Beispiel keinesfalls frei erfunden, sondern stammt aus
der Praxis des Autors.
Der Gesamtaufwand für diesen Job summierte sich gewaltig:
Erhebliche Materialkosten durch den Vollfarbeinsatz
Ca. 12h Arbeit, wobei hier das anschließende Schneiden
noch nicht mitgerechnet wurde.
Keine Spur von Produktivität
Aber wenigstens ein exzellentes Ergebnis!
FAZIT:
Dieses Beispiel ist kein Angriff auf irgendwelche Geräte. Viel-
mehr geht es darum, bewusst zu machen, dass bei der Geräte-
auswahl, die konkret anstehende Aufgabe berücksichtigt wer-
den muss.
FAZIT: Während viele "Bürojobs" wie Schulungsunterlagen, (nicht voll-
Bei der Gerätebeschaffung farbige) Broschüren und ähnliche Unterlagen problemlos in
muss die konkrete Aufgabe "Tausender-Stückzahlen" unbeaufsichtigt gedruckt werden
berücksichtigt werden! können, scheitert man dann plötzlich am Druck weniger Ein-
trittskarten.

68
Anwendungsbeispiel: Druck von Eintrittskarten

Eine andere beliebte Anwendung ist der Druck von Visitenkar-


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ten. Hier sei ausdrücklich noch mal auf die Problematik des
Papiergewichtes hingewiesen.
Es sei dem Leser dringend empfohlen, vor der Anschaffung Testen, testen, testen
größerer Drucksysteme, diese auf "Herz- und Nieren" anhand
der konkreten Aufgabe zu testen! Bei größeren Drucksystemen
lässt sich mit den meisten Herstellern ein Testzeitraum (teilwei-
se sogar kostenfrei) vereinbaren.

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10. WebJetAdmin

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In dieser Dokumentation wurde an einigen Stellen auf das Tool
"WebJetAdmin" von Hewlett Packard hingewiesen. Wer sich in
größerem Umfang mit den Druckern von HP beschäftigt, stößt
früher oder später auf dieses Werkzeug.
Es gibt zwei "Motivationen" dieses Tool zu nutzen:
Wenn der integrierte Webserver eines Druckers nicht vor-
handen ist oder nicht die gewünschte Funktionalität unter-
stützt, hilft vermutlich WebJetAdmin weiter.
Manche Administratoren nutzen WebJetAdmin auch "freiwil-
lig", weil es bei größerer Anzahl von Druckern effektiver ist,
als die einzelnen Webserver der Geräte.

Abbildung 59
Geräteübersicht im HP WebjetAdmin

Dieses Kapitel ist keine vollständige Abhandlung von WebJe-


tAdmin. Es soll nur einen kurzen Überblick über die Architektur
vermitteln. Dem interessierten Leser sei die Originalliteratur von
HP empfohlen.

10.1. Architektur von WebJetAdmin


Die Grundidee ist die, auf einem (leistungsfähigen) Rechner
(NT 4 oder Win 2000) einen Webserver einzurichten. Der Ad-
ministrator kann dann von jedem Punkt im Netzwerk über den
Internet-Explorer auf den zentralen Webserver zugreifen.
Der Webserver bietet dann alle HP-Drucker (und auch einige
andere HP-Geräte) unter einer Oberfläche zur Konfiguration
und Überwachung an.
Die Kommunikation zwischen mit den einzelnen Geräten über-
nimmt der HP-WebJetAdmin Dienst. Diese Kommunikation läuft
über das Simple Network Management Protokoll (SNMP).

70
WebJetAdmin

An allen via WebJetAdmin zu überwachenden Geräten muss


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daher SNMP aktiviert werden.

Webserver
auf Port 8000
Kommunikation via SNMP

BS1

http
Switch
Zugriff via Internet Explorer auf Port 80
http://BS1:8000

Abbildung 60
Architektur WebJetAdmin

10.2. Zugriff auf den WebJetAdmin-Server


Standardmäßig nutzt der HP-WebJetAdmin Webserver den
Port 8000. Das folgende Foto zeigt den Zugriff über den Inter-
net Explorer.

Abbildung 61
Zugriff auf den WebJetAdmin Webserver über Port 8000

Ein Doppelklick auf das jeweilige Gerät öffnet dann die Details
zum jeweiligen Gerät.

71
11. Organisation und Planung

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Druckprobleme als Chance Drucken ist für jedes Unternehmen ein nicht zu unterschätzen-
zur Kostenreduktion! der Kostenfaktor und oft auch eine ständige Quelle für Proble-
me. Dies kann als Problem aber auch als Chance begriffen
werden. Nach Erfahrungen des Autors wird im Druckbereich
viel zu wenig geplant. Die bestehenden Probleme werden sel-
ten konsequent analysiert und beseitigt.
Drucken muss geplant und Gerade weil Drucken im Unternehmen ein großer Kostenfaktor
administriert werden! ist, liegt hier auch die Chance zu wesentlichen Änderungen.
Personalkosten sind das Aus Kostensicht ist es wichtig zu erkennen, dass Gerätekosten,
Problem! sowohl bei Anschaffung als auch im Betrieb, sekundär sind!
Die wirklichen Kosten entstehen durch unnötigen Zeitaufwand
für ständige Fehldrucke mit folgenden Wiederholungsdrucken
und dadurch verursachten Wegekosten!

11.1. Planerische Aspekte bei Drucksystemen


Bei der Lösung der Druckprobleme sollten folgende Dinge be-
rücksichtigt und geplant werden:
Neue (zusätzliche) Kriterien bei der Beschaffung von Druck-
systemen und Multifunktionsgeräten
Ausführliche Gerätetests vor Anschaffung unter Berücksich-
tigung der Aufgabenstellung
Ursachen für Fehldrucke Konsequente Planung der Benutzerschnittstelle. Nicht der
suchen und beseitigen! Anwender ist schuld, wenn das Papier aus dem falschen
Schacht kommt, sonder der EDV-Dienstleister oder Admi-
nistrator. Offensichtlich ist es dann nicht gelungen, die Be-
nutzerschnittstelle gut genug vorzubereiten.
Proaktives Handeln, bevor ein Drucker Probleme macht
Handeln bevor der Anwen- Festlegen eines Teams für "Verbrauchsmaterial". Durch E-
der Probleme hat! Mail Benachrichtigung bei Unterschreiten von Schwellwerten
kann dieses Team reagieren bevor der Anwender wegen
fehlendem Toner oder Papier Probleme bekommt.
Festlegen eines Teams für "Technische Probleme". Durch E-
Mail Benachrichtigung bei Papierstau oder anderen Proble-
me kann auch hier (oft) proaktiv reagiert werden.
Festlegen fester Reaktionszeiten für Dienstleister oder
EDV-Personal. Der zusätzliche Personalbedarf im Support
ist durch die höhere Verfügbarkeit und somit durch die Sei-
gerung der Produktivität der Anwender zu rechtfertigen.
Ggf. Überlegungen hinsichtlich Auslagerung von Dienstleis-
tungen. Dies hat allerdings Grenzen, das extern Unterneh-
men meist nicht schnell genug reagieren können. Ein Out-
sourcing Konzept ersetzt nicht das interne Team zum Wech-
seln von Verbrauchsmaterial. Externe sind hier prinzipbe-
dingt nicht schnell genug (Ausnahme: Dauerhafte, lokale
Verfügbarkeit z.B. in Großunternehmen)

72
Organisation und Planung

E-Mail Alarmierung ermöglicht die effiziente Zusammenar- Auslagerung und Zusam-


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beit mit externen Unternehmen hinsichtlich Ersatzbeschaf- menarbeit mit externen


fung von Verbrauchsmaterial, Wartung und Reparaturen. Dienstleistern und Geräte-
Hier können entsprechende Vereinbarungen mit herstellern
Dienstleistern und teilweise sogar direkt mit den Geräteher-
stellern getroffen werden. Exemplarisch erwähnt sei hier ein
interessantes Konzept von Hewlett Packard namens "Print
Advantage".
Die Planung von Drucksystemen ist durchaus aufwändig. Meist
wird deshalb darauf verzichtet, und "irgendwie" gedruckt. Die
Folgen wurden mehrfach erläutert und dargestellt.

11.2. Multifunktionsgeräte
Das vorliegende Skript ging nur auf Drucksysteme, nicht auf Multifunktionsgeräte ändern
Multifunktionsgeräte, ein. Multifunktionsgeräte sind eine Chance Arbeitsabläufe!
zur Veränderung von Arbeitsabläufen und teilweise auch zur
Einsparung anderer Geräte.

Abbildung 62
Multifunktionsgerät – hier eine kleine Variante: HP Laserjet 4100 MFP

Bei sinnvollem Einsatz haben Multifunktionsgeräte großes Rati-


onalisierungspotential und eröffnen neue Anwendungsfelder.
Wesentliche Hardwarebestandteile sind hier Scanner und Dru-
cker. Diese werden durch direkte Anbindung ans Netz und Nut-
zung von E-Mail-Funktionen, sowie die Anbindung von Faxser-
vern organisatorisch hochinteressant.
Stichworte sind hier:
Zentrale Postverteilung
Dokumentarchivierung
Hocheffizientes Faxen mit Mailprotokoll ins eigene Postfach
Zugriff auf zentrale Adressverteiler (z.B. Active Directory
Datenbank oder andere LDAP-Systeme)

73
Scan To Mail: Scannen mit automatischer Zustellung ins

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Postfach.
Digitale Kopierfunktionen
Die Anforderungen an Planung und Geräte sind bei Multifunkti-
onsgeräten, eben aufgrund der multiplen Funktionen, noch weit
aufwändiger als bei reinen Drucksystemen. Dies würde den
Umfang dieses Skripts sprengen.
Der Autor plant aber, eine separate Dokumentation zu diesem
Thema zu erstellen.

74
12. Anhang A: Checkliste Printsysteme
Diese Checkliste soll bei der Beschaffung und dem Test von Printsystemen helfen. Die Auf-
listung hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie sollten nicht versuchen, einen Drucker
zu finden, der alle Punkte "optimal" erfüllt. Diesen wird es Markt vermutlich nicht geben.
Vielmehr geht es darum, anhand der Liste eine Produktentscheidung zu überprüfen. Es
muss individuell entschieden werden, welche Features für ein konkretes Vorhaben tatsäch-
lich benötigt werden.

12.1. Netzwerkkonfiguration
Unterstützung von 10/100 MBit Ethernet
Internet Protokoll (IP) ist Pflicht
Host- und Domänenname müssen einstellbar sein
Dynamisches DNS zur Registrierung der eigenen IP
http-Unterstützung (Webserver) zur Konfiguration
Weitere Protokolle (ggf. IPX, Appletalk...), falls diese benötigt werden
SNMP-Unterstützung für Netzwerkmanagement
SMTP für Alarmierung bei Problemen / Verbrauchsmaterialanforderung
POP3 zur Entgegennehmen von Anweisungen per Mail
NTP zur automatische Uhrzeitsynchronisation (falls Uhr im Drucker vorhanden)
DHCP-Unterstützung: Werden alle IP-Daten, die der Drucker benötigt vom DHCP über-
nommen?

12.2. Konfigurationsmöglichkeiten
Lassen sich alle Einstellungen über einen integrierten Webserver verwalten
Lassen sich alle Einstellungen direkt am Gerät verwalten
Werden weitere Tools benötigt?
Gibt es übergreifende Tools zur zentralen Verwaltung mehrerer Drucker (vgl. WebJetAd-
min)
Gibt es Möglichkeiten, die Konfigurationseinstellungen in eine (externe) Datei zu sichern.

76
Anhang A: Checkliste Printsysteme

12.3. Zugriffsschutz / Anmeldung


Lässt sich der Drucker vor unerwünschtem Zugriff schützen
Wird ein "Single Logon" mit einem Domänenkonto unterstützt (wie z.B. bei WebJetAdmin)
Lässt sich der Zugriff auf den Drucker auf bestimmte IP-Adressen und / oder Hostnamen
beschränken.

12.4. Geräteeigenschaften
Reicht die Auflösung / Qualität des Druckers
Reicht die Geschwindigkeit des Gerätes (auch bei sortierter Ausgabe und Duplexdruck?)
Sind Optionen im Nachhinein nachrüstbar (es gibt Geräte, die werden zwar mit Duplexop-
tion angeboten, wenn man aber ohne Duplexoption kauft, kann man diese später nicht
nachrüsten)
Gibt es einen Energiesparmodus (bei Dauerbetrieb wichtig). Spart der auch wirklich Ener-
gie? Selbst nachmessen! Manchmal wird nämlich nur der Lüfter abgeschaltet.
Nimmt das Gerät auch im ausgeschalteten Zustand Energie auf? Nachmessen!
Wie viel Lärm produziert das Gerät (in Büroumgebungen wichtig)
Gibt es gesundheitsschädliche Emissionen?
Ist das maximale Papiergewicht ausreichend (alle Zufuhrschächte, Ausgabeeinheiten und
Duplexoption prüfen!)
Werden alle benötigten Features von der Ausgabeeinheit unterstützt (Stapeln, Heften,
Falzen, Lochen, Broschürenfunktionen etc…)
Wie oft müssen Verbrauchsmaterialien gewechselt werden? Wie lange kann "unbeauf-
sichtigt" gedruckt werden (konkrete Aufgabenstellung berücksichtigen!)
Berechnet der Drucker typische Zielseiten genügend schnell (Geschwindigkeit des Raster
Image Prozessors)
Kann der Drucker auch große Dokumente komplett im Speicher oder auf Festplatte hal-
ten.
Wird Print on Demand über einen integrierten Festspeicher (normalerweise Festplatte)
unterstützt. Werden die Daten auf der Platte "fertig berechnet" abgelegt.
Genügt der Komfort beim "Print on Demand" (Sortierte Anzeige vorhandener Druckjobs,
Kategorisierung von Druckjobs, ggf. Konfiguration von Parameter wie Anzahl der Kopien
und weiterer Parameter)
Können die Daten der Festplatte (automatisiert) gesichert und wiederhergestellt werden?
Kann der Zugang zu "teuren" Funktionen (Farbdruck, besonders große Auflagen etc…)
auf bestimmte Personen oder Personengruppen eingeschränkt werden. Dies könnte z.B.
eine Funktion des Druckertreibers sein.
Werden Möglichkeiten einer Multifunktionalen Nutzung benötigt? (Nutzung als Kopierer,
Fax, Mail-Station)

77
12.5. Zuverlässigkeit und Passgenauigkeit
Gibt es Erfahrungen / Angaben zum Thema "Papierstau"
Wird nach Beseitigen eines Papierstaus, das Dokument trotzdem vollständig gedruckt,
oder muss der laufende Druckjob wiederholt werden? Optimal ist, wenn das Gerät die Si-
tuation erkennt und die fehlenden Seiten automatisch neu druckt.
Sind Seitenränder (oben und links) für jedes Fach separat justierbar
Sind Doppelseitendrucke deckungsgleich
Passgenauigkeit, Deckungsgleichheit mit größtem Papierformat testen
Reproduktionsgenauigkeit testen!

12.6. Verbrauchsmaterial-Management - Kostentransparenz


Wie hoch sind die Betriebskosten / Seite1
Lassen sich alle Verbrauchsmaterialien (Toner, Papier, Fixierer… ) per Webserver kon-
trollieren
Gibt es eine Email-Alarmierung wenn bestimmte Schwellwerte unterschritten werden (Æ
Nachbestellung). Der Schwellwert sollte einstellbar sein (z.B. E-Mail an XY wenn Toner
unter 30%, oder Mail an YZ, wenn Papier unter 25%)
Ist der Tausch der Komponenten problemlos
Wird der laufende Job nach Tausch von Verbrauchsmaterial störungsfrei fortgesetzt?
Der Druckjob muss gestoppt werden, BEVOR die Qualität leidet. Anders ausgedrückt,
wenn der Drucker wegen Tonermangel anhält, muss auch das letzte gedruckte Exemplar
noch "astrein" sein. Dies ist bei großen unbeaufsichtigten Jobs besonders wichtig!
Lassen sich die Kosten für einen konkreten Druckjob exakt feststellen. Dies ist für
Dienstleister besonders wichtig. Eine Vollfarbseite produziert erheblich höhere Kosten als
eine "Büro-Farbseite".
Reicht die Kapazität der Verbrauchsmaterialvorräte aus. Überlegen Sie, was Sie konkret
benötigen. Wenn Sie 3000 Blatt A3 doppelseitig VOLLFARBIG und unbeaufsichtigt dru-
cken müssen, benötigten Sie riesige Tonerkapazitäten! Gängige Geräte können selten
mehr als einhundert (!!!) A3-Duplex-Vollfarbseiten ohne Tausch von Tonerkassetten dru-
cken! Prüfen Sie nicht nur Toner, sondern auch andere Materialen (Fixierer, Trommel und
was sonst noch alles regelmäßig getauscht werden muss).

1
Vorsicht: Oft sind die Angaben verschiedener Hersteller nicht vergleichbar! Insgesamt stark abhän-
gig von Beschaffungskonditionen aber auch von den Messverfahren (Deckung der Seite etc…)

78
Anhang A: Checkliste Printsysteme

12.7. Druckertreiber
Werden alle benötigten Zielbetriebssysteme unterstützt?
Sind die Druckertreiber funktional in Ordnung (Probedrucke der wichtigsten, aufwändigs-
ten Dokumente anfertigen)
Wird ggf. Postscript benötigt? (Richtige PS-Version? Werden alle Druckeroptionen auch
unter Postscript unterstützt? Selbst getestet?) Reicht der Arbeitsspeicher auch für auf-
wendige Postscript-Dokumente? Original Adobe Postscript oder Emulation?
Unterstützt der Druckertreiber eine Beschränkung bestimmter Personengruppen auf be-
stimmte Druckfunktionen (z.B. Nicht alle Personen dürfen farbig drucken).
Übernimmt der Druckertreiber die Konfiguration des Druckers (angeschlossene Optionen)
automatisch? Klappt dies auch bei Netzdruckern, die via IP angesprochen werden.
Werden im Druckertreiber aktuelle Verbrauchsdaten angezeigt? (Stand von Toner, Papier
und ähnlichem
Gibt es eine "Broschüren-Funktion" – falls diese Funktion benötigt wird, sollte dies mit
realen Dokumenten getestet werden. Hier gibt es oft Detailprobleme!
Bei Farbdruckern: Stimmen die Farben. Lassen sich ggf. durch Kalibrierung die ge-
wünschten Ergebnisse erzeugen. Oft haben Farbdrucker "Farbstiche". Testen Sie mit Ih-
rer Software – und mit realen Dokumenten / Fotos.

79
13. Anhang B: Folien
13.1. Überblick Druckerkonfiguration

Netzwerkkonfiguration via DHCP (Reservierungsverfahren)

Reset am Gerät ÆWerkszustand (DHCP aktiviert)


Ausdruck einer Statusseite (ÆMAC-Adresse)
DHCP-Reservierung für gewünschte IP-Adresse einrichten
Individuelle Option (12) für Hostnamen dieses Druckers hinzufügen
Standardoptionen für DNS (6), Gateway (3), Domänenname (15)
Weitere Optionen sofern vom Gerät unterstützt (SMTP, POP3, NTP)
Test: Ping „IP“ und Ping „FQDN“
Basiskonfiguration über integrierten Webserver
Admin-Passwort setzen
Ggf. Zugriff auf bestimmte IP-Adressen (Druckserver) beschränken
Ggf. Protokolle deaktivieren (IPX, Appletalk, DLC, evtl. SNMP)
SMTP / POP3 konfigurieren und testen
Zeit einstellen / NTP konfigurieren und testen
Datensicherung für Druckerfestplatte
Testen und automatisieren

Start 2 Administration Workshops Coaching Projektmanag. PC & Büro © Copyright by DATA 5 GmbH

80
Anhang B: Folien

Gerätekonfiguration des Druckers

Gerätekonfiguration über integrierten Webserver oder über


Display des Gerätes (oder via WebjetAdmin)
Papier und Schachtkonfiguration
Schacht / Papierzuordnung konfigurieren
Standardpapiersorte und Format festlegen
Schacht 1 auf „Kassettenbetrieb“
Papiersorten kontrollieren (Gewicht und Qualität)
Seitenränder für jeden Schacht justieren
Für Vorderseite und Rückseite („Duplexregistrierung“)
Überwachung / Alarmierung konfigurieren
Mail-Gruppe für Verbrauchsmaterial definieren
Mail-Gruppe für technische Störungen definieren
Mail-Alarmierung testen
Sonstiges
Verhalten bei Tonerwarnung definieren (Weiter oder Stopp)

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81
Betriebssystemkonfiguration

Druckserver einrichten (Lokaler Drucker über TCP/IP-Port)


Konzept für sprechende Namen entwickeln
Treiberkonfiguration kontrollieren (Schächte, Stapler, Speicher,
Festplatte, sonstige Optionen) – Registerkarte „Konfigurieren“
Rechte einstellen (Registerkarte Sicherheit)
Druckoptionen vordefinieren (Register Erweitert–Standardwerte)
Freigabe und AD-Publikation einrichten
Druckerobjekt im AD in sinnvolle OU schieben
Standort und Funktionsattribute im AD pflegen
Weitere Druckertreiber für verschiedene Zwecke installieren
Ggf. Druckertreiber für NT4 / Win 98 Systeme ergänzen / testen
Anwenderarbeitsplatz
Benötigte Drucker via AD suchen und „verbinden“
Anwendungen prüfen (z.B. Word auf „Standardschacht“)
Anwendungen prüfen (z.B. Druckknopf im Word „umbauen“)
Drucker (Links) auf dem Desktop des Anwenders platzieren
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82
Anhang B: Folien

13.2. Peer to Peer Printing


Peer to Peer Printing

Switch

An jedem Client:
- Lokaler Drucker
- Schnittstelle: TCP/IP-Port

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83
13.3. Client Server Printing
Client Server Printing

Druckserver

Switch

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84
Anhang B: Folien

13.4. Client Server Printing mit separatem Drucknetz

Client Server Printing mit separatem Drucknetz

Switch für Druckernetz

Kein Routing! - Druckserver


- bei Bedarf auch
WebJetAdmin

Switch für Standardnetz

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85
13.5. Print on Demand
Print on Demand (hier HP Color Laserjet 8550 GN)
Menü: Gespeicherte Jobs

Abrufen des Jobs direkt


von der Druckerplatte
- Angabe der gewünschten Menge

Blättern durch Blättern durch die


die Kategorien Dokumente der jeweiligen
Kategorie

Speichern auf Platte durch


Option im Druckertreiber
-Festlegung aller Optionen durch den
Treiber (Schacht, Papier etc…)

Namen des Benutzers oder Namen des


Dokumentkategorie! Dokumentes

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86
Anhang B: Folien

13.6. Architektur WebJetAdmin

Architektur WebJetAdmin

Webserver
auf Port 8000
Kommunikation via SNMP

BS1

http
Switch
Zugriff via Internet Explorer auf Port 80
http://BS1:8000

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87
88
Konfiguration moderner Drucksysteme [T2123L]

Der Autor Rechtshinweise


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DATA 5 GmbH. Er beschäftigt sich pri- die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qua-
mär mit dem Aufbau und der Verwaltung lität der bereitgestellten Informationen und Pro-
von Netzwerken sowie der Administrato- gramme. Eine Haftung ist ausdrücklich ausge-
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triebssystemen, dem Microsoft Ex- nutzt. Viele Begriffe sind Warenzeichen der jeweili-
change Server sowie in der Konzeption gen Hersteller.
von Backup und Recoverylösungen.
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Montag, 28. Juli 2003

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