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P2WW-2300-02DEZ0

Organizer
Benutzerhandbuch

Inhalt
1. Einfhrung................................................................................... 1
Hinweise fr das Betriebssystem Windows Vista .................................... 4
1.1. Systemanforderungen ......................................................................... 5

2. Handhabung von ScanSnap Organizer .................................... 6


2.1. ScanSnap Organizer starten ............................................................... 6
2.2. Betriebsfenster..................................................................................... 8
2.2.1. Menleiste........................................................................................................... 11
2.2.2. Symbolleiste (Hauptfenster).............................................................................. 25
2.2.3. Miniaturansicht (Hauptfenster) ......................................................................... 27

2.3. Aktionen.............................................................................................. 29
2.4. ScanSnap Organizer Viewer ............................................................. 30
2.4.1. Menleiste (Viewer Fenster).............................................................................. 31
2.4.2. Symbolleiste (Viewer Fenster) .......................................................................... 33

3. ScanSnap Organizer verwenden............................................. 35


3.1 Anschluss an ScanSnap..................................................................... 35
3.1.1. Vorbereitung ....................................................................................................... 35
3.1.2. Scannen .............................................................................................................. 37
3.1.3. Anordnen von Dateien ....................................................................................... 39

3.2. Kopieren/Verschieben ....................................................................... 42


3.3. PDF-Dateien in suchbare PDF-Dateien konvertieren ...................... 43
3.4. Konfiguration der Automatischen Konvertierungs- einstellungen
fr PDF-Dateien.................................................................................. 57
3.5. Dateien suchen .................................................................................. 59
3.6. Verknpfungen zu Ordnern erstellen oder lschen ........................ 61
3.6.1. Verknpfungen zu Ordnern erstellen ............................................................... 61
3.6.2. Verknpfungen zu Ordnern lschen ................................................................ 62

3.7. Dateien importieren ........................................................................... 63


3.8. Dateien exportieren............................................................................ 64
3.9. Dateien per E- Mail versenden .......................................................... 65
3.10. Drucken (Scan to Print) ................................................................... 68
3.10.1. Nur Dateien drucken, die als Miniaturansicht dargestellt werden knnen 68
3.10.2. Drucken von Dateien, die nicht als Miniaturansicht angezeigt werden
knnen .............................................................................................................. 72
3.10.3. Dateien ber ScanSnap Organizer Viewer drucken ..................................... 73

3.11. In Word/Excel/PowerPoint-Dateien konvertieren......................... 74


i

3.12. Lschen von Verzeichnissen, Ordnern und Dateien..................... 79


3.13. Dateien umbenennen....................................................................... 80
3.14. Dateien bearbeiten ........................................................................... 83
3.14.1. Dateien mit dem ScanSnap Organizer Viewer anzeigen .............................. 83
3.14.2. Seiten drehen.................................................................................................... 83
3.14.3. Seiten Lschen................................................................................................. 84
3.14.4. Seiten verschieben........................................................................................... 85
3.14.5. Seiten einfgen................................................................................................. 86

3.15. Anzeigen des ScanSnap Einstellungsfensters.............................. 88


3.16. Online Update................................................................................... 89

Anhang 1. ber suchbare PDF-Dateien ................................... 91


Index .............................................................................................. 95

ii

1. Einfhrung

1. Einfhrung
Vielen Dank, dass Sie sich fr den ScanSnap Organizer entschieden haben.
Dieses Produkt ist eine Software-Anwendung, die vom ScanSnap Duplex-Scanner erstellte
PDF- und JPEG-Dateien zum Verwalten als Listen- oder Miniaturansicht anzeigt.
ScanSnap Organizer verfgt ber die folgenden Leistungsmerkmale.

Sie knnen mit ScanSnap gescannte Dokumente anzeigen, ohne andere Anwendungen
hierfr zu ffnen und neue Ordner fr die Dateiverwaltung zu erstellen.
Sie knnen ebenso durch die PDF-Dateien blttern, wenn diese als Miniaturansicht
angezeigt werden. Sie knnen dadurch die gescannten Dokumente einfach und
zeitsparend einsehen und berprfen.

Sie knnen mit dem ScanSnap Organizer Viewer Dateien einsehen und bearbeiten
(Seiten einer Datei knnen gedreht, gelscht, verschoben und eingefgt werden).

Dateien knnen per E-Mail versendet oder mit einem Drucker ausgegeben werden.

Sie knnen mit einer Suchfunktion die PDF-Dateien nach bestimmten Suchbegriffen
durchsuchen. Sie knnen ebensp mit ScanSnap erstellte PDF-Dateien in suchbare
PDF-Dateien konvertieren.

Lesen Sie bitte vor dem Gebrauch von ScanSnap Organizer dieses Handbuch um einen korrekt
Betrieb zu garantieren.

Nutzung in Hochsicherheits-Anwendungen
Dieses Produkt wurde zur allgemeinen Verwendung entworfen, entwickelt und hergestellt,
insbesondere fr folgende Bereiche: in allgemeinen Broeinrichtungen, zum persnlichen
Gebrauch und im Haushalt. Das Produkt wurde NICHT fr den Einsatz in Umgebungen
entworfen, entwickelt und hergestellt, in denen besonders hohe Sicherheitsrisiken
bestehen, wie Gefahr fr Leib und Leben oder andere Gefahren, fr die extrem hohe
Sicherheitsvorkehrungen erforderlich sind, und die andernfalls zu Todesfolge,
Personenschden, schwerwiegenden Sachschden oder sonstigen Verlusten fhren
knnten (im folgenden "Verwendung in Hochsicherheitsbereichen" genannt). Zu diesen
Umgebungen gehren u.a. (aber nicht darauf beschrnkt): Kontrollsysteme fr
Kernreaktoren, Flugzeugsteuerungen, Flugsicherungssysteme, Steuerungen fr den
Betrieb von ffentlichen Verkehrsmitteln, lebenserhaltende Systeme und
Waffensteuerungssysteme. Verwenden Sie dieses Produkt NIEMALS, ohne sichergestellt
zu haben, dass alle Sicherheitsvorkehrungen in ausreichendem Mae getroffen wurden, so
dass sie den Anforderungen fr die Verwendung in Hochsicherheitsbereichen entsprechen.
1

1. Einfhrung

Sollten Sie dieses Produkt in Hochsicherheitsbereichen verwenden wollen, setzen Sie sich
bitte vor dem Gebrauch mit unserem zustndigen Vertriebsmitarbeiter in Verbindung.
PFU LIMITED bernimmt keine Verantwortung und Haftung fr Schden, die durch den
Gebrauch dieses Produktes durch den Benutzer in Hochsicherheitsanwendungen
entstanden sind. Ferner werden Ansprche auf Entschdigung durch den Benutzer oder
einer dritten Partei nicht anerkannt.

Warenzeichen
ScanSnap ein Warenzeichen von PFU LIMITED.
Microsoft, Windows, Windows Vista und PowerPoint sind eingetragene Warenzeichen der
Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten und/oder anderen Lndern.
Word, Excel und Outlook sind Produkte der Microsoft Corporation.
Adobe, das Adobe Logo und Acrobat sind eingetragene Warenzeichen oder Warenzeichen
von Adobe Systems Incorporated.
Intel und Pentium sind eingetragene Warenzeichen der Intel Corporation.
Andere Firmennamen und Produktbezeichnungen sind eingetragene Warenzeichen oder
Warenzeichen der jeweiligen Firmen.
ABBYY FineReader 7.x Engine ABBYY Software House 2005.
OCR by ABBYY Software House. Alle Rechte vorbehalten.
ABBYY und FineReader sind Warenzeichen von ABBYY Software House.

Wie Warenzeichen in diesem Handbuch angezeigt werden


Folgende Abkrzungen fr Betriebssysteme werden verwendet.

Windows 2000:
Microsoft Windows 2000 Professional Betriebssystem

Windows XP:
Microsoft Windows XP Professional Betriebssystem,

Microsoft Windows XP Home Edition Betriebssystem

Windows Vista:
Microsoft Windows Vista Home Basic Betriebssystem

Microsoft Windows Vista Home Premium Betriebssystem

Microsoft Windows Vista Business Betriebssystem

Microsoft Windows Vista Enterprise Betriebssystem

Microsoft Windows Vista Ultimate Betriebssystem


Windows:
Wenn es keinen Unterschied zwischen den oben genannten
Betriebssystemen gibt, wird der allgemeine Ausdruck
"Windows" verwendet.

Adobe Acrobat:
Adobe Acrobat
Alle Beschreibungen in diesem Handbuch basieren auf der
Annahme, dass die mit diesem Produkt gelieferte Anwendung
Adobe Acrobat verwendet wird. Solange nicht anders
gekennzeichnet, bezieht sich entsprechend Adobe Acrobat auf
die mit diesem Scanner gelieferte Adobe Acrobat
2

1. Einfhrung

Internet Explorer:
ABBYY
FineReader for
ScanSnap:

Programmversion. Die dem Scanner beigefgte


Programmversion von Adobe kann jedoch ohne
Vorankndigung gendert werden. Sollten die Beschreibungen
von den tatschlich angezeigten Bildschirmen abweichen,
nehmen Sie bitte Bezug auf die Adobe Acrobat Hilfe.

Microsoft Internet Explorer


ABBYY FineReader for ScanSnap
Handbuch basieren auf der Annahme, dass die mit diesem
Produkt gelieferte Anwendung ABBYY FineReader for
ScanSnap verwendet wird. Solange nicht anders
gekennzeichnet, bezieht sich entsprechend ABBYY
FineReader for ScanSnap auf die mit diesem Scanner gelieferte
ABBYY FineReader for ScanSnap Programmversion.
Die dem Scanner beigefgte Programmversion von ABBYY
FineReader for ScanSnap kann jedoch ohne Vorankndigung
gendert werden. Sollten die Beschreibungen von den
tatschlich angezeigten Bildschirmen abweichen, nehmen Sie
bitte Bezug auf die ABBYY FineReader for ScanSnap Hilfe.

Copyright
Mit Ausnahme fr den persnlichen Gebrauch drfen Produkte die unter dem
Kopierschutz stehen (Bcher, Zeichnungen, Bilder, Karten, Blaupausen) nicht ohne die
Genehmigung des Lizenzinhabers kopiert werden.

Hersteller
PFU LIMITED
International Sales Dept., Imaging Business Division, Products Group
Solid Square East Tower, 580 Horikawa-cho, Saiwai-ku, Kawasaki-shi Kanagawa
212-8563, Japan
Tel: (81-44) 540-4538
Alle Rechte Vorbehalten, Copyright PFU LIMITED 2008.

In diesem Handbuch verwendete Symbole


Folgende Symbole werden verwendet.
Dieses Symbol ist ein Hinweis auf besonders wichtige Informationen. Lesen Sie diese
unbedingt.

1. Einfhrung

Dieses Symbol kennzeichnet Vorschlge, die Ihnen bei der richtigen Ausfhrung einer
Prozedur helfen.

Dieses Symbol kennzeichnet Verweise im Handbuch fr weitere Informatioen zur


Bedienung des Scanners.

Verwendete Screenshots in diesem Handbuch


Die Screenshots in diesem Handbuch knnen ohne vorherige Ankndigung im Sinne der
Produktverbesserung berarbeitet werden.
Wenn die eigentlichen Bildschirmbilder von den gezeigten abweichen, nehmen Sie bitte
Bezug auf die Scanneranwendung, die Sie benutzen.

Hinweise fr das Betriebssystem Windows Vista


Alle Bildschirmbilder dieses Handbuchs wurden unter Window XP aufgenommen.
Sollten Sie Windows Vista verwenden, knnen Sie sich die Bildschirme und Dialoge
geringfgig unterscheiden. Zwischen Windows XP und Windows Vista liegen folgende
Unterschiede vor:
Windows XP

Windows Vista

[Mein ScanSnap] Ordner

[ScanSnap] Ordner

[Meine Dokumente]

[Dokumente]

1. Einfhrung

1.1. Systemanforderungen
Folgende Systemanforderungen gelten fr den ScanSnap Organizer.

Betriebssystem

Windows 2000

Windows Vista

Windows XP
PC

Prozessor

Intel Pentium III


Prozessor 600 MHz oder
schneller *1

Intel Pentium 4
Processor 1,8 GHz oder
schneller *1

RAM

128 MB oder mehr *1

512 MB oder mehr *1

Festplattenspeicher

370 MB oder mehr freier Festplattenspeicher

*1. Es wird empfohlen, die Systemanforderungen des verwendeten Scanners zu


erfllen, bzw. dies zu bertreffen.
Um die Suchfunktion verwenden zu knnen, muss Adobe Acrobat 7.0 oder aktueller
installiert sein.
(Fr Details, siehe3.3. PDF-Dateien in suchbare PDF-Dateien konvertieren auf
Seite 43 und Anhang 1.

ber suchbare PDF-Dateien auf Seite 91.)

Um die Suchfunktion unter Windows Vista verwenden zu knnen, muss eine Adobe
Acrobat Programmversion installiert sein, die von Windows Vista untersttzt wird. Fr
Programmversionen, die nicht den Windows Vista Anforderungen entsprechen, kann
eine korrekte Funktionsweise nicht garantiert werden.

2. Handhabung von ScanSnap Organizer

2. Handhabung von ScanSnap Organizer


Dieses Kapitel beschreibt die Handhabung von ScanSnap Organizer.

2.1. ScanSnap Organizer starten


1. Whlen Sie vom [Start] Men [Alle Programme] - [ScanSnap Organizer] [ScanSnap Organizer].

Das "PDF Automatische Konvertierungseinstellungen" Fenster erscheint. (Je nach


Einstellung erscheint dieses Fenster auch nicht.)

Sie knnen ebenso das ScanSnap Organizer Symbol


Starten doppelklicken.

auf dem Desktop zum

2. Wenn Sie die automatische Konvertierung in suchbare PDF-Dateien


ausfhren mchten, klicken Sie bitte auf die [Ja] Taste. Wenn nicht, klicken
Sie bitte auf die [Nein] Taste.
ScanSnap Organizer ist in der Lage suchbare PDF-Dateien durch das Einbetten von
Textinformationen (Bilddaten) zu erstellen. Es gibt zwei Methoden, diese Funktion zu
benutzen:
- Whlen Sie manuell die in suchbare Dateien zu konvertierenden PDF-Dateien.
- Konvertieren Sie automatisch alle sich in einem voreingestellten Ordner befindlichen
("Mein ScanSnap" Ordner) PDF-Dateien.
Fr die erste Methode klicken Sie bitte auf [Nein]; zum automatischen Konvertieren
klicken Sie bitte auf [Ja].
Die Anzeige des "PDF Automatische Konvertierungseinstellungen" Fensters kann
unterdrckt werden. Markieren Sie hierfr das "Diese Nachricht nicht mehr anzeigen"
Kontrollkstchen. Das Fenster wird ab dem nchsten Start nicht mehr angezeigt.

2. Handhabung von ScanSnap Organizer

Jeder angemeldete Benutzer kann seine eigenen automatischen


Konvertierungseinstellungen verwenden. Die automatische Konvertierung wird
ausgefhrt, solange der Benutzerm, der die PDF-Datei in den [Mein ScanSnap]
Ordner abgelegt hat, in Windows angemeldet ist und keine andere Anwendung
ausgefhrt wird. Sollte die Konvertierung zum Zeitpunkt der Abmeldung des
Bentutzers noch nicht abgeschlossen sein, wird dieser bei der nchsten
Windows-Sitzung des gleichen Benutzers wieder aufgenommen.

Fr nhere Informationen ber suchbare PDF-Dateien, siehe "Anhang 1.


suchbare PDF-Dateien" auf Seite 91.

ber

Sie knnen die "PDF Automatische Konvertierungseinstellungen" spter ndern. Fr


Details hierfr, siehe 3.4. Konfiguration der Automatischen Konvertierungseinstellungen fr PDF-Dateien auf Seite 57.

Das ScanSnap Organizer Fenster erscheint.

Wenn Sie die automatische OCR aktivieren (wenn Sie auf die [Ja] Taste klicken),
erscheint "Hinzugefgte PDF-Dateien automatisch in suchbare PDF-Dateien
konvertieren" in der Titelleiste whrend der [Mein ScanSnap] Ordner zur Ansicht der
Dateien ausgewhlt wurde.

2. Handhabung von ScanSnap Organizer

2.2. Betriebsfenster
Im Folgenden wird ein Beispiel fr das ScanSnap Organizer Hauptfenster dargestellt. Dieses
wird angezeigt, wenn ScanSnap Organizer aufgerufen und gestartet wird. In diesem Fenster
knnen Sie alle Funktionen von ScanSnap Organizer aufrufen.
Fr Details ber den ScanSnap Organizer Viewer Bildschirm, siehe 2.4. ScanSnap
Organizer Viewer (Seite 30).

ScanSnap Organizer erstellt temporr gespeicherte Daten von PDF-Dateien, so dass


diese klar und scharf als Minitaturansicht angezeigt werden knnen. Diese Daten
werden im versteckten ".organizer" Unterordner gespeichert, der sich im Ordner der
relevanten PDF-Dateien befindet. Sollte dieser unbeabsichtigt gelscht worden sein,
vermindert dies die Bildqualitt der Miniaturansicht. Geben Sie daher bitte Acht, diese
temporren Daten nicht zu lschen.
ScanSnap Organizer kann keine temporren Daten von PDF-Dateien auf nicht
beschreibbaren Datentrgern (z. B. CD) erstellen, auch wenn die Bilder dieser
PDF-Dateien angezeigt werden. Wenn Sie schrfere Bilder anzeigen mchten,
kopieren Sie bitte die Dateien auf Ihre Festplatte zum Erstellen von temporren
Daten. Speichern Sie die Dateien dann mit den erstellten temporren Daten wieder
auf der CD.
Nach dem Scannen kann es vorkommen, dass die Bilder nicht sofort angezeigt
werden wenn ein Passwort vergeben wurde.
Whlen sie in einem solchen Fall bitte [Aktualisieren] aus dem [Ansicht] Men.

2. Handhabung von ScanSnap Organizer

<Miniaturansicht >
Symbolleiste
Menleiste
Zeigt die Mens des ScanSnap Organizers.

Hufig verwendete Funktionen knnen


ber Symbole aufgerufen werden.

Pop-up
Miniaturansichtsfenster
Die ausgewhlte Seite wird als
Pop-up Fenster angezeigt.
wenn die Miniaturansicht

Statusleiste
Wenn eine Datei ausgewhlt

Aktionsliste
Ordneransicht
Die in ScanSnap Organizer
verwalteten Ordner werden
aufgelistet.

Die Symbole der fr die


Dateien auszufhrenden
Aktionen werden hier

wurde: Erstellungsdatum,
Gre Bearbeitungsdatum und
Sortierung werden angezeigt.
Wenn ein Ordner ausgewhlt

angezeigt.

wurde: Die Anzahl der im


Ordner abgelegten Dateien
wird angezeigt.

Dateiansicht
PDF oder JPEG-Dateien des ausgewhlten
Ordners werden als Miniaturanzeige
dargestellt.

PDF und JPEG- Dateien werden als Miniaturansicht in der Ordneransicht angezeigt.
Andere Dateien werden als Symbole (entsprechend ihrer Anwendungen) angezeigt.

2. Handhabung von ScanSnap Organizer

<Listenansicht>

Symbolleiste

Menleiste
Zeigt die Mens des ScanSnap Organizers.

Hufig benutzte Funktionen knnen ber


diese Symbole aufgerufen werden.

Ordneransicht
Die in ScanSnap Organizer verwalteten
Ordner werden aufgelistet.

Aktionsliste
Die Symbole der fr die

Statusleiste

Dateien auszufhrenden

Wenn eine Datei ausgewhlt

Aktionen werden hier

wurde: Erstellungsdatum,

angezeigt.

Gre Bearbeitungsdatum und


Dateiliste

Sortierung werden angezeigt.

Die Dateien im ausgewhlten


Ordner werden aufgelistet.

Wenn ein Ordner ausgewhlt


wurde: Die Anzahl der im
Ordner abgelegten Dateien
wird angezeigt.

10

2. Handhabung von ScanSnap Organizer

2.2.1. Menleiste
In der folgenden Tabelle finden Sie die Beschreibung der einzelnen Mens der Menleiste.

< [Datei] Men>


Datei
ScanSnap Organizer
Viewer

Die ausgewhlte PDF- oder JPEG-Datei wird mit dem ScanSnap


Organizer Viewer geffnet. Die Datei kann daraufhin im ScanSnap
Organizer Viewer eingesehen und bearbeitet werden.

ffnen

Die Datei wird mit der entsprechenden Anwendung geffnet.

Drucken
<Strg + P>

Eine ausgewhlte Datei wird ausgedruckt.


Es knnen auch mehrere Dateien ausgewhlt und gemeinsam
gedruckt werden.

Neu

Verzeichnis <Strg + B>:


Ein neues Verzeichnis wird direkt unter dem [Mein ScanSnap] Ordner
erstellt.
Ordner oder Dateien knnen darin gespeichert werden.
Ordner <Strg + F>:
Erstellt einen neuen Ordner unter dem ausgewhlten Verzeichnis.
Dateien knnen darin gespeichert werden.
Ordner knnen nicht unter dem [Mein ScanSnap] Ordner erstellt
werden.
Des Weiteren, wenn ein neuer Ordner direkt unter [Mein
ScanSnap] in anderen Programmen wie dem Windows Explorer
erstellt wurde, wird dieser als [Verzeichnis] im ScanSnap
Organizer angezeigt.

Verknpfung zu
Ordner

Erstellt eine Ordnerverknpfung zu jedem existierenden Order direkt


unter dem [Mein ScanSnap] Ordner.
Eine Voransicht der in diesem Ordner ausgewhlten Dateien wird im
ScanSnap Organizer bereitgestellt.
Die Verknpfung zum [Mein ScanSnap] Ordner, welche in der
[Allgemeine Einstellungen] Registerkarte im [Optionen] Fenster
festgelegt wurde, kann nicht erstellt werden. (Der Pfad ist in der
Grundeinstellung auf den [Mein ScanSnap] Ordner eingestellt.)

Verknpfung zu
Ordner lschen

Die Verknpfung zum ausgewhlten Ordner wird gelscht.

Importieren

Kopiert PDF- oder JPEG-Dateien in anderen Ordnern in den


ausgewhlten Ordner.

Exportieren

Kopiert die ausgewhlte PDF- oder JPEG Dateien in andere Ordner.


Dateien knnen nicht in den [Mein ScanSnap] Ordner exportiert
werden.

Lschen
<Entf>

Die ausgewhlte Datei, der Ordner oder das Verzeichnis wird gelscht.

Umbenennen <F2>

Die ausgewhlte Datei, der Ordner oder das Verzeichnis wird


umbenannt.

Eigenschaften

Zeigt Informationen ber den ausgewhlten Ordner (oder die


Ordnerverknpfung) an. Diese Funktion steht nur zur Verfgung, wenn
ein Ordnerlink ausgewhlt ist.

Beenden

Beendet ScanSnap Organizer.

11

2. Handhabung von ScanSnap Organizer

< [Bearbeiten] Men>


Bearbeiten
Rckgngig
<Strg + Z>

Macht die zuletzt ausgefhrte Aktion (siehe unten) rckgngig.


Lschen (oder Verschieben in den [Papierkorb])
Umbenennen oder Kopieren/Verschieben (per Drag&Drop)
Ausschneiden, Kopieren oder Einfgen

Ausschneiden
<Strg + X>

Schneidet die ausgewhlte Datei oder den Ordner aus.

Kopieren
<Strg + C>

Kopiert die ausgewhlte Datei oder den Ordner.

Einfgen
<Strg + V>

Fgt die ausgeschnittene/kopierte Datei (oder Ordner) ein.


Wenn ein [Ordner] direkt unter den [Mein ScanSnap] Ordner
eingefgt wird, wird dieser als [Verzeichnis] eingefgt.Wird
hingegen ein [Verzeichnis] unter ein anderes [Verzeichnis]
verschoben oder eingefgt, erscheint dieses als [Ordner].
Alle in der Dateiansicht angezeigten Dateien werden ausgewhlt.

Alle auswhlen
<Strg + A>

< [Ansicht] Men>


Ansicht
Dateiname

Pop-up
Miniaturansicht

Wenn Sie dieses Kontrollkstchen markieren, wird der Dateiname unter der
angezeigten Miniaturansicht angezeigt.

Zeigt die Miniaturansicht beim


Auswhlen der Datei.

Indem Sie an der Ecke rechts


unten mit dem Mauspfeil ziehen,
knnen Sie die Gre des Bildes
skalieren.

12

2. Handhabung von ScanSnap Organizer

Ansicht
Details

Eine Liste aller Dateien wird anstelle der Miniaturansichten in der


Dateiansicht angezeigt.

Miniaturansicht

Die Miniaturansichten werden anstelle der Liste aller Dateien in der


Dateiansicht angezeigt.

Miniaturansichtsgre

ndert die Gre der Miniaturansichten in der Dateivorschau in Gro,


Mittel, Klein, oder Miniaturansicht oben.
Gro : 196 X 196 (Pixel)
Mittel : 128 X 128 (Pixel)
Klein : 96 X 96 (Pixel)
Oben : Zeigt den oberen Teil des Bildes

Ordner anordnen
nach

Sortiert die in der Ordneransicht gezeigten Ordner in ansteigender oder


absteigender Reihenfolge (je nach Bezeichnung).

13

2. Handhabung von ScanSnap Organizer

Ansicht
Dateien anordnen
nach

Aktualisieren<F5>

Dateien in der Dateiansicht werden wie folgt neu sortiert:


Name
Sie knnen die Reihenfolge der angezeigten Dateien in aufsteigender
alphabetischer Reihenfolge anzeigen (A -> Z).
Typ
Sie knnen die Dateien nach deren Dateiart sortieren.
Gre
Sie knnen die Dateien gem ihrer Gre sortieren
(Klein -> Gro).
Gendert am
Sie knnen die Dateien gem ihres Erstellungsdatums
(Neu -> Alt) sortieren.
Erstellt am
Sie knnen die Dateien gem ihres nderungsdatums
(Neu -> Alt) sortieren.
Die zuletzt hinzugefgte Datei (whrend ScanSnap Organizier aktiv
ist) erscheint am Ende der Liste/Miniaturansichten.
Sie knnen die Reihenfolge zur Anzeige der Dateiansicht umschalten
(aufsteigend absteigend), indem Sie im Men auf "Name", "Typ",
"Gre", "nderungsdatum" oder "Erstellungsdatum" klicken.
Aktualisiert die Anzeige der Ordner- und Dateiansicht.

14

2. Handhabung von ScanSnap Organizer

< [PDF-Datei] Men>


PDF-Datei
In suchbare
PDF-Datei
konvertieren
- Ausfhren

Konvertiert eine ausgewhlte PDF-Datei in eine suchbare PDF-Datei


Die Einstellungen knnen im folgenden Fenster konfiguriert werden.

Seiten
Bestimmen Sie hier die suchbar zu machenden Seiten.
Alle Seiten
Alle Seiten der ausgewhlten Dateien werden konvertiert.
(Dieser Prozess kann abhngig von der Seitenzahl und der Anzahl der
ausgewhlten Dateien lngere Zeit in Anspruch nehmen.)
Nur aktuelle Seite
Miniaturansicht: Nur die aktuelle Miniaturansichtsseite wird konvertiert.
Details: Nicht verfgbar.
Seiten mit eingebetteten Textinformationen berspringen
Kontrollkstchen
Whrend der Konvertierung in suchbare PDF-Dateien, werden
Textinformationen in die PDF-Dateien eingebettet. Ist dieses
Kontrollkstchen markiert, werden nur die noch nicht suchbar gemachten
Seiten eines Dokuments konvertiert. Ist dieses Kontrollkstchen hingegen
nicht markiert, werden alle Seiten, auch bereits suchbar gemachte,
konvertiert.
Zeit
Bestimmen Sie, wann die Konvertierung ausgefhrt werden soll.
Sofort ausfhren
Die Konvertierung startet, wenn Sie auf die [OK]Taste klicken.
Ausfhren, wenn Computer frei
Die Konvertierung wird ausgefhrt, wenn Ihr PC andere Prozesse und
Verarbeitungen fertig ausgefhrt hat.
"Konvertierungsliste anzeigen" Kontrollkstchen
Wenn Sie dieses Kontrollkstchen markieren, wird eine Liste mit allen zu
konvertierenden Dateien angezeigt. Sie knnen so den Status der
einzelnen Dateien einsehen.
Dieses Kontrollkstchen steht nur zur Verfgung, wenn "Ausfhren, wenn
Computer frei" ausgewhlt ist.

15

2. Handhabung von ScanSnap Organizer

PDF-Datei
In suchbare
PDF-Datei
konvertieren
- Ausfhren
(Fortsetzung)

Andere Einstellungen
Sprache fr die Konvertierung:
Whlen Sie die Sprache des zu konvertierenden Dokumentes aus.
Fehlerbehebung:
Entscheiden Sie hier, wie im Falle eines Fehlers verfahren werden soll.
Diese Einstellung steht nur zur Verfgung, wenn "Sofort ausfhren"
ausgewhlt wurde.
- Fehler ignorieren und fortfahren
Die Verarbeitung wird auch bei einem Fehler fortgesetzt.
- Besttigung anfordern
Wenn whrend der Konvertierung ein Fehler auftritt, wird eine
Besttigungsmeldung angezeigt.
- Verarbeitung stoppen und Fehlermeldung anzeigen
Wenn whrend der Konvertierung ein Fehler auftritt, wird die
Konvertierung unterbrochen und eine Besttigungsmeldung angezeigt.
Wenn Sie einen Ordner, ein Verzeichnis oder eine Verknpfung auswhlen,
knnen auch die untergeordneten PDF-Dateien in suchbare PDF-Dateien
konvertiert werden.
Wenn Sie einen Ordner, ein Verzeichnis oder eine Verknpfung auswhlen,

wird der folgende Bildschirm angezeigt.

Zielseiten
Alle Seiten
Alle Seiten der ausgewhlten Dateien werden konvertiert.
(Dieser Prozess kann abhngig von der Seitenzahl und der Anzahl der
ausgewhlten Dateien lngere Zeit in Anspruch nehmen.)
Nur die erste Seite
Nur die erste Seite wird konvertiert.

16

2. Handhabung von ScanSnap Organizer

PDF-Datei
In suchbare
PDF-Datei
konvertieren
- Ausfhren
(Fortsetzung)

Seiten mit eingebetteten Textinformationen berspringen


Kontrollkstchen
Whrend der Konvertierung in suchbare PDF-Dateien, werden
Textinformationen in die PDF-Dateien eingebettet. Ist dieses
Kontrollkstchen markiert, werden nur die noch nicht suchbar gemachten
Seiten eines Dokuments konvertiert. Ist dieses Kontrollkstchen hingegen
nicht markiert, werden alle Seiten, auch bereits suchbar gemachte,
konvertiert.
Zieldateien
Einschlielich Unterordner
Ist dieses Kontrollkstchen markiert, werden auch die PDF-Dateien in
Unterordnern konvertiert.
Zeit
Ausfhren, wenn Computer frei
Die Konvertierung wird ausgefhrt, wenn Ihr PC andere Prozesse und
Verarbeitungen fertig ausgefhrt hat.

"Konvertierungsliste anzeigen" Kontrollkstchen


Wird dieses Kontrollkstchen markiert, wird die Konvertierungsliste
angezeigt nachdem die [OK] Taste geklickt wurde. Sie knnen so den
Konvertierungsstatus der einzelnen Dateien einsehen.
Andere Einstellungen
Sprache fr die Konvertierung:
Whlen Sie die Sprache des zu konvertierenden Dokumentes aus.

17

2. Handhabung von ScanSnap Organizer

PDF-Datei
In suchbare
PDF-Datei
konvertieren
- PDF
Konvertierungsliste

Eine Liste der zu konvertierenden PDF-Dateien wird angezeigt. Sie knnen


somit den Konvertierungsstatus der einzelnen Dateien berprfen.
Neben dem berprfen des Konvertierungsstatus der einzelnen Dateien knnen
Sie auch Dateien einsehen, die sich sozusagen in der Warteschleife (deren
Konvertierung wird ausgefhrt, wenn der Computer keine anderen Aufgaben zu
bearbeiten hat) befinden. Sie knnen ebenso die Konvertierungsergebnisse von
automatisch zu konvertierenden PDF-Dateien einsehen.

Menleiste
Datei
Stopp/Von der Liste
entfernen:

Die Konvertierung der ausgewhlten


Dateien wird abgebrochen und die
Dateien von der Liste entfernt.
Wenn Sie aus dem Men "Schlieen"
whlen, dieses Fenster geschlossen.

Schlieen:

Bearbeiten
Alle auswhlen: Alle Dateien werden ausgewhlt.
PDF-Konvertierung
Unterbrechen: Die Konvertierung in suchbare PDF-Dateien wird
aufgehoben. Nach der Auswahl ndert sich diese Funktion in
Fortsetzen. Aussetzen wird in der Titelleiste angezeigt..

Fortsetzen:

Die ausgesetzte Konvertierung wird erneut gestartet.


Nach der Auswahl ndert sich diese Funktion in
Unterbrechen.

Verlauf
Konvertierungsverlauf:

Extras
Verlaufseinstellungen
anzeigen:

Hilfe
Hilfe:

Die Konvertierungsergebnisse werden


angezeigt.

Hier knnen Sie festlegen, wie viele Tage


Dateien, fr die die Konvertierung
fehlgeschlagen ist (oder nicht als Zielsdatei
fr die Konvertierung bestimmte Dateien), in
der Liste behalten werden sollen.

Die ScanSnap Hilfe wird angezeigt.

ber ScanSnap
Organizer:

18

Versionsinformationen von ScanSnap Organizer


werden angezeigt.

2. Handhabung von ScanSnap Organizer

PDF-Datei
Dateiansicht
In suchbare
PDF-Datei
Dateiname
konvertieren
Die Namen der PDF-Dateien werden angezeigt.
- PDF
Ordnername
Konvertierungsliste
Der Pfad zu dem ScanSnap Organizer Ordner, in dem sich die PDF-Dateien
(Fortsetzung)
befinden, wird angezeigt.
Status
Der Konvertierungsstatus wird angezeigt.
Der Auftrag befindet sich im Wartemodus.
Warte:
Konvertierung in suchbare PDF-Dateien wird
Konvertiere:
ausgefhrt.
Die Konvertierung war nicht erfolgreich, oder die
Konvertierung
fehlgeschlagen: ausgewhlten PDF-Dateien knnen nicht in suchbare
PDF-Dateien konvertiert werden.
Die Konvertierung in suchbare PDF-Dateien wurde
Abgebrochen:
whrend der Verarbeitung abgebrochen.
Die Konvertierung der PDF-Dateien wurde
Ausgesetzt:
ausgesetzt. Fr die betreffenden Dateien erfolgt kein
Eintrag unter Status.
Ursache
Lautet der Status "Konvertierung fehlgeschlagen", wird der Grund hierfr
angezeigt.
Seiten
Die Seitenzahl der als Zieldatei festgelegten Datei wird angezeigt. Bitte
beachten Sie, dass die Seitenzahl von passwortgeschtzten PDF-Dateien
nicht angezeigt werden kann.
Verzeichnet am
Datum und Uhrzeit der Aufnahme in die Konvertierungsliste wird angezeigt.
Fertiggestellt am
Datum und Uhrzeit der Fertigstellung der Konvertierung wird angezeigt.
Folgende Dateien werden automatisch von der PDF-Konvertierungsliste
entfernt:
Erfolgreich konvertierte Dateien.
(Nach Ablauf der eingestellten Frist) Dateien, fr die die
Konvertierung fehlgeschlagen ist, oder die nicht als Zieldatei fr die
Konvertierung festgelegt wurden. (Diese Einstellung knnen Sie
unter [Extras] [Verlaufseinstellungen anzeigen] treffen)
Wird die Konvertierungsliste als aktives Fenster angezeigt, startet die
Konvertierung sofort, auch wenn der Computer andere Aufgaben ausfhrt
(also auch, wenn der der Computer nicht frei ist).

19

2. Handhabung von ScanSnap Organizer

PDF-Datei
In suchbare
PDF-Datei
konvertieren
- Automatische
Konvertierungseinstellung

Sie knnen die Einstellung so konfigurieren, dass dem Mein ScanSnap Ordner
hinzugefgte PDF-Dateien automatisch in suchbare PDF-Dateien konvertiert
werden.

"PDF-Dateien automatisch suchbar machen, nachdem diese in


den Mein ScanSnap Ordner abgelegt wurden" Kontrollkstchen
Wenn dieses Kontrollkstchen markiert wird, werden automatisch alle dem
Mein ScanSnap Ordner hinzugefgten und von ScanSnap erstellten Dateien
in suchbare PDF-Dateien konvertiert.
Es werden alle Seiten konvertiert. Wenn Sie nur bestimmte Seiten
konvertieren mchten, entfernen Sie bitte die Markierung von diesem
Kontrollkstchen und fhren die Konvertierung manuell durch.
Dateien, die gespeichert wurden whrend dieses Kontrollkstchen nicht
markiert war werden nicht fr die Konvertierung als Zieldatei festgelegt.
Wenn Sie solche Dateien konvertieren mchten, entfernen Sie bitte die
Markierung von diesem Kontrollkstchen und fhren die Konvertierung
dann manuell aus.
Sprache fr die Konvertierung:
Sie knnen die Sprache des zu konvertierenden Dokumentes auswhlen.
Seiten mit eingebetteten Textinformationen berspringen
Kontrollkstchen
Whrend der Konvertierung in suchbare PDF-Dateien, werden
Textinformationen in die PDF-Dateien eingebettet. Ist dieses
Kontrollkstchen markiert, werden nur die noch nicht suchbar gemachten
Seiten eines Dokuments konvertiert. Ist dieses Kontrollkstchen hingegen
nicht markiert, werden alle Seiten, auch bereits suchbar gemachte,
konvertiert.
"Nachricht zum Besttigen der Einstellungen beim Starten von
ScanSnap Organizer anzeigen" Kontrollkstchen
Wenn dieses Kontrollkstchen markiert wird, wird bei jedem Start von
ScanSnap Organizer eine Nachricht zum Besttigen der Einstellungen
angezeigt.

20

2. Handhabung von ScanSnap Organizer

PDF-Datei
Suchen
<Strg + S>

PDF-Dateien werden durchsucht.

Suchbegriffe eingeben:
Geben Sie den in der suchbaren PDF-Datei zu findenden Suchbegriff ein.
Es werden nur vollstndige bereinstimmungen gesucht.
Markieren Sie dieses Kontrollkstchen, wenn Sie nur Suchergebnisse
angezeigt bekommen mchten, die vollstndig mit dem eingegebenen
Suchbegriff bereinstimmen.
Ort:
Sie knnen fr die Suche Dateien, Ordner, Verzeichnisse und
Verknpfungen bestimmen.
Wenn Sie auf die [Suchen] Taste klicken wird Adobe Acrobat gestartet
und die Suche ausgefhrt. Fr Details siehe bitte die Adobe Acrobat
"Hilfe".

Die Suchfunktion steht nur zur Verfgung, wenn Adobe Acrobat 7.0 oder spter auf Ihrem
PC installiert wurde.

<[Aktionen] Men>
Aktionen
Scan to E-mail
Scan to Print

Die ausgewhlten Dateien werden an eine E-Mail als Anlage angefgt.


Die ausgewhlten Dateien knnen mit einem Drucker ausgedruckt
werden.

21

2. Handhabung von ScanSnap Organizer

< [Extras] Men>


Extras
Optionen
[Allgemeine
Einstellungen]
Registerkarte

Sie knnen einen Ordner bestimmen, in dem die Dateien gespeichert werden
sollen und festlegen, wie Dateien per Doppelklick geffnet werden sollen.
Weiterhin knnen fr das Kopieren oder Verschieben von Dateien diese
umbenannt werden.

Mein ScanSnap Ordner:


Bestimmt, wo sich der [Mein ScanSnap Ordner] befindet, der beim Start
von ScanSnap Organizer in der Ordneransicht angezeigt wird. Der
ausgewhlte Ordner und Unterordner knnen vom ScanSnap Organizer
angezeigt werden.
ScanSnap Organizer Viewer Optionsschaltflche
Wenn Sie auf eine PDF- oder JPEG-Datei doppelklicken oder die
[Eingabe] Taste drcken, whrend eine Datei ausgewhlt ist, wird diese mit
dem ScanSnap Organizer Viewer geffnet.
ffnen (mit der entsprechenden Anwendung)
Optionsschaltflche
Wenn Sie auf eine PDF- oder JPEG-Datei doppelklicken oder die
[Eingabe] Taste drcken, whrend eine Datei ausgewhlt ist, wird diese mit
ihrer entsprechenden Anwendung geffnet.
"Beim Verschieben/Kopieren Dateinamen an den Ordnernamen
anfgen"
Wenn Sie eine Datei kopieren oder verschieben, wird der Name des
Zielordners vorne an den Dateiname angefgt.
Bsp.: Wenn Sie eine Datei mit der Bezeichnung Snap001.pdf zu dem
Ordner [Scan] verschieben/kopieren.
Dateiname nach verschieben/kopieren: Scan_Snap001.pdf
Wenn Sie zum ersten Mal auf eine PDF- oder JPEG-Datei doppelklicken,
bzw. die Eingabe Taste drcken whrend die gewnschte Datei markiert
ist, wird das folgende Fenster geffnet:

22

2. Handhabung von ScanSnap Organizer

Extras

Whlen Sie hier die gewnschte Option um festzulegen, wie Dateien mit
der Maus geffnet werden sollen.

Optionen
[Automatische
PDF-Konvertierung]
Registerkarte

Sie knnen die Einstellung so konfigurieren, dass alle sich im Mein ScanSnap
Ordner befindlichen PDF-Dateien, die von ScanSnap erstellt worden sind,
automatisch in suchbare PDF-Dateien konvertiert werden.

"PDF-Dateien automatisch suchbar machen, nachdem diese in


den Mein ScanSnap Ordner abgelegt wurden"
Kontrollkstchen.
Alle sich im Mein ScanSnap Ordner befindlichen PDF-Dateien, die von
ScanSnap erstellt worden sind, werden in suchbare PDF-Dateien
konvertiert.
Es werden alle Seiten konvertiert. Wenn Sie nur bestimmte Seiten
konvertieren mchten, entfernen Sie bitte die Markierung von diesem
Kontrollkstchen und fhren die Konvertierung manuell durch.
Dateien, die gespeichert wurden whrend dieses Kontrollkstchen nicht
markiert war werden nicht fr die Konvertierung als Zieldatei festgelegt.
Wenn Sie solche Dateien konvertieren mchten, entfernen Sie bitte die
Markierung von diesem Kontrollkstchen und fhren die Konvertierung
dann manuell aus.
Sprache fr die Konvertierung:
Sie knnen die Sprache des zu konvertierenden Dokumentes auswhlen.
Seiten mit eingebetteten Textinformationen berspringen
Kontrollkstchen
Whrend der Konvertierung in suchbare PDF-Dateien, werden
Textinformationen in die PDF-Dateien eingebettet. Ist dieses
Kontrollkstchen markiert, werden nur die noch nicht suchbar gemachten
Seiten eines Dokuments konvertiert. Ist dieses Kontrollkstchen hingegen
23

2. Handhabung von ScanSnap Organizer

Extras
nicht markiert, werden alle Seiten, auch bereits suchbar gemachte,
konvertiert.
"Nachricht zum Besttigen der Einstellungen beim Starten von
ScanSnap Organizer anzeigen. " Kontrollkstchen
Wird dieses Kontrollkstchen markiert, wird bei jedem Start von ScanSnap
Organizer die Besttigungsmeldung fr die Einstellungen angezeigt.

Optionen
- [E-Mail]
Registerkarte

Sie knnen die Einstellungen fr das Versenden von E-Mails knfigurieren.

Kennwort zum ffnen des Dokuments beim Hinzufgen


einer PDF-Datei vergeben Kontrollkstchen

Wird dieses Kontrollkstchen markiert, knnen Sie ein Passwort fr die zu


versendenden Dateien im Scan to E-mail Passwort vergeben Dialogfeld
vergeben. Dieses erscheint, wenn fr eine PDF-Datei die ABBYY Scan to
E-Mail Aktion ausgewhlt wurde.
Passwrter knnen nicht vergeben werden, wenn die Dokumente mit
digitalen Signaturen versehen sind.
Passwrter knnen nur fr mit ScanSnap erstellte PDF-Dateien vergeben
werden.

Warnmeldung anzeigen, wenn die Gre der kombinierten


Datei den (unten) eingestellten Wert bersteigt

bersteigt die Gesamtgre der zu versendenden Dateien den


voreingestellten Wert, erscheint eine Benachrichtigung.
Fr diesen Wert kann eine Einstellung zwischen 1 und 10 MB getroffen
werden.
Dateien knnen auch versand werden, wenn die oben erwhnte
Benachrichtigung angezeigt wird.
Es wird jedoch empfohlen, die Dateigre der Anlage auf 2 MB (abhngig
von Ihrem System) zu begrenzen.

ScanSnap
Einstellungen

Das ScanSnap Manager Scannen und Einstellungen speichern Dialogfeld


zum Konfigurieren der Einstellungen des ScanSnap Scanners wird angezeigt.

24

2. Handhabung von ScanSnap Organizer

< [Hilfe] Men>


Hilfe
Hilfe
ber ScanSnap Organizer
Online Update

Zeigt die ScanSnap Organizer Hilfe an.


Zeigt die ScanSnap Organizer Versionsinformationen.
Aktualisiert ScanSnap Organizer zur aktuellsten Version.
Hierfr ist ntig, dass der Internet Explorer auf Ihrem
System installiert ist und Sie Zugang zum Internet haben.

2.2.2. Symbolleiste (Hauptfenster)


In der Symbolleiste finden Sie folgende Schaltflchen:
Schaltflche

Bedeutung

Neues Verzeichnis
erstellen

Ein Verzeichnis wird in der Ordneransicht erstellt.


Verzeichnisse knnen nur direkt unter dem [Mein ScanSnap]
Ordner angelegt werden.

Neuen Ordner
erstellen

Ein Ordner wird in einem Verzeichnis in der Ordneransicht


erstellt.
Ordner knnen nicht direkt unter dem [Mein ScanSnap]
Ordner angelegt werden.
Wenn Sie einen neuen Ordner zum Beispiel ber den
Windows Explorer direkt unter dem [Mein ScanSnap]
Ordner erstellen, wird dieser in ScanSnap Organizer als
Verzeichnis dargestellt.
Direkt unter dem [Mein ScanSnap] Ordner kann eine
Verknpfung zu jedem beliebigen Ordner angelegt werden.
Die Verknpfung zum [Mein ScanSnap] Ordner (diese wird
unter der [Allgemeine Einstellungen] Registerkarte im
Optionen Dialog festgelegt), kann nicht erstellt
werden. (ffnen Sie das Optionen Dialogfeld ber
[Extras] -> [Optionen] um dort den [Mein ScanSnap]
Ordner zu ndern.) In der Grundeinstellung wird der
Verzeichnispfad des originalen Mein ScanSnap Ordners
eingestellt. Dieser befindet sich unter dem Eigene
Dateien Ordner. (Siehe Seite 22.)
Die Anzeige der Dateien in der Dateiansicht erfolgt als Liste
oder Miniaturansicht.

Verknpfung zum
ScanSnap
Organizer Ordner
erstellen

Anzeigemodus
ndern
Dateien neu
sortieren

Die Reihenfolge der in der Dateiansicht angezeigten Dateien


kann nach Name, Typ, Gre, Erstellungs- und
Bearbeitungsdatum sortiert werden.
Wird eine Datei hinzugefgt, whrend ScanSnap Organizer
ausgefhrt wird, finden Sie diese am Ende der Liste.
Sie knnen die Dateien in auf- oder absteigender
Reihenfolge sortieren. Mit jedem Klick auf diese
Schaltflche (bzw. mit jedem Klick auf ein
Sortierkriterium) wird die Reihenfolge (auf- oder
absteigend) gendert.

25

2. Handhabung von ScanSnap Organizer

Schaltflche
PDF-Dateien in
suchbare
PDF-Dateien
konvertieren
PDF-Konvertierungsliste
Suche ausfhren

Bedeutung

Die ausgewhlten PDf-Dateien (bzw. die im ausgewhlten


Ordner, Verzeichnis oder in der ausgewhlten Verknpfung
enthaltenden PDF-Dateien) werden in suchbare PDF-Dateien
konvertiert.
Die Liste der zu konvertierenden PDF-Dateien wird angezeigt.
In dieser Liste knnen Sie den Konvertierungsstatus der
einzelnen Dateien einsehen.
PDF-Dateien werden gesucht, bzw. durchsucht.

Scan to E-mail

Ihr E-Mail-Programm wird geffnet und die ausgewhlten


Dateien als Anlage an eine neue Nachricht angefgt.

Scan to Print

Die ausgewhlten Dateien werden gedruckt.

Ausschneiden

Das ausgewhlte Verzeichnis, bzw. Ordner/Datei wird


ausgeschnitten.

Kopieren

Das ausgewhlte Verzeichnis, bzw. Ordner/Datei wird kopiert.

Einfgen

Das kopierte/ausgeschnittene Verzeichnis, bzw. Ordner/Datei


wird eingefgt.
Wenn ein [Ordner] direkt unter den [Mein ScanSnap]
Ordner eingefgt wird, wird dieser im ScanSnap Organizer
als [Verzeichnis] angezeigt.
Die ausgewhlte Datei (Ordner/Verzeichnis) wird gelscht.

Lschen
ScanSnap
Einstellungsfenst
er ffnen

Das Einstellungsfenster des ScanSnap Managers wird angezeigt.

PopupMiniaturansicht

In der Miniaturansicht wird fr die ausgewhlte Datei eine


Popup-Miniaturansicht angezeigt.

26

2. Handhabung von ScanSnap Organizer

2.2.3. Miniaturansicht (Hauptfenster)


(Miniaturansicht Gro/Mittel/Klein)

:
:
:

Suchbare PDF-Datei.
Passwortgeschtzte Datei.
Digitale Signatur oder TimeStamp

Miniaturansicht

Zeigt eine
Miniaturansicht
der Datei.

Dateiname

Seitenzahl

Zeigt die aktuelle Seitenzahl und die Gesamtseitenzahl (nicht


wenn die Miniaturansichtsgre auf klein eingestellt wurde).
Wenn Sie diese Anzeige doppelklicken und eine gewnschte
Seitenzahl eingeben, wird die gewnschte Seite angezeigt.
[Nchste Seite] Taste

Wenn eine Datei aus mehreren Seiten besteht, knnen Sie


mit dieser Taste weiterblttern um sich deren
Miniaturansicht anzuzeigen.

(Miniaturansicht oben)

27

2. Handhabung von ScanSnap Organizer

PDF- und JPEG-Dateien werden als Miniaturansicht angezeigt. Andere Dateiarten


werden als Symbol ihrer entsprechenden Anwendung angezeigt.
Miniaturansichten von kennwortgesicherten PDF-Dateien knnen (gem den
Sicherheitsbestimmungen*) nicht angezeigt werden. In diesem Fall wird das
Dateisymbol mit einem Schloss (

an der unteren rechten Ecke angezeigt.

* Werden jedoch die folgenden Konditionen erfllt, knnen diese PDF-Dateien


angezeigt werden:

- ScanSnap Manager ist aktiviert


-

Das fr das Dokument vergebene Passwort ist identisch mit dem Festgelegten
Paswort. Dieses kann im PDF-Dateiformat Option Dialogfeld festgelegt werden.
(Whlen Sie bitte [Einstellungen der SCAN Taste] -> [Dateiart] Registerkarte ->
[Option] Taste zum ffnen dieses Dialogfelds)
Auch wenn fr eine PDF-Datei Sicherheitseinstellungen altiviert wurden, kann diese
als Miniaturansicht angezeigt werden, wenn Sie das Kopieren von Text, Bildern und
anderem Inhalt zulassen Kontrollkstchen in den Kennwortschutz-Einstellungen
von Adobe Acrobat markieren.
Fr Details zur Vergabe eines festgelegten Passworts, siehe das ScanSnap
Bedienungshandbuch oder das Scan Snap Upgrade Benutzerhandbuch.

In suchbare PDF-Dateien konvertierende PDF-Dateien werden mit einem gelben


Textsymbol (
) angezeigt. Die Miniaturansicht ndert sich in das Symbol der
entsprechenden Anwendung.
Wenn PDF-Dateien als Symbole (nicht als Miniaturansicht) mit dem Schlosssymbol
(

) angezeigt werden, wird kein Textsymbol (

) angezeigt.

Wurde die PDF-Datei mit einer digitalen Signatur versehen, wird das Signatursymbol
( ) angezeigt.

Maus-Bedienung
Klick auf die Miniaturansicht
Doppelklick auf die Miniaturansicht

Die Datei wird ausgewhlt.


ScanSnap Organizer Viewer oder die der Datei
entsprechende Anwendung wird zum Anzeigen der
Datei gestartet.
Der Dateiname kann gendert werden.
Drcken Sie die [Return] Taste um Ihren Eintrag zu
besttigen.
Die angezeigte Seite kann gendert werden.
Geben Sie die gewnschte Seitenzahl ein und
drcken dann die [Return] Taste. Die Miniaturansicht
der eingegebenen Seite wird daraufhin angezeigt.
Die Miniaturansicht ndert sich wie folgt:

Whlen Sie eine Miniaturansicht und


klicken dann auf "Dateiname"
Whlen Sie eine Miniaturansicht und
doppelklicken dann auf "Seitenzahl"
Klicken Sie auf die [Nchste Seite] Taste

Eine Seite weiter.


Zur letzten Seite.
Eine Seite zurck.
Zur ersten Seite.
Die ausgewhlte Datei wird an den gewnschten Ort
transportiert.
Die ausgewhlte Datei zu dem gewnschten Ort
kopiert.

Ziehen Sie die Miniaturansicht an einen


gewnschten Ort.
Ziehen Sie die Miniaturansicht an einen
gewnschten Ort und drcken die
Strg-Taste vor dem Loslassen.

28

2. Handhabung von ScanSnap Organizer

2.3. Aktionen
Mit Aktionen werden hufig verwendete Funktionen bezeichnet, die ber das Aktionsmen
einfach und zeitsparend ausgewhlt und ausgefhrt werden knnen. Sie knnen eine
ausgewhlte PDF-Datei einfach und unumstndlich mit einem Drucker drucken oder als Anlage
an eine E-Mail anfgen. Whlen Sie hierfr einfach eine mit ScanSnap erstellte PDF-Datei aus
und klicken dann in der Aktionsliste auf das Symbol der auszufhrenden Aktion. Alternativ
knnen Sie die entsprechende PDF-Datei per Drag&Drop auch ber das Symbol der
auszufhrenden Aktion ziehen.

Symbol
Scan to E-mail
Scan to Print

Funktion
Die ausgewhlte Datei wird als
Anlage an eine neue Nachricht
angefgt.
Die ausgewhlte Datei wird mit
einem Drucker ausgedruckt.

Siehe
3.9. Dateien per E- Mail
versenden (Seite 65)
3.10. Drucken
(Seite 68)

Wenn Sie eine mit ScanSnap interagierende Anwendung installieren, stehen zustzlich die folgenden Funktionen zur
Verfgung.

Symbol
Scan to Word
Scan to Excel
Scan to
PowerPoint (R)

Funktion
Die ausgewhlte Datei wird zu
einer Microsoft Word-Datei
konvertiert.*)
Die ausgewhlte Datei wird zu
einer Microsoft Excel-Datei
konvertiert.*)
Die ausgewhlte Datei wird zu
einer Microsoft
PowerPoint-Datei konvertiert.*)

* ABBYY FineReader for ScanSnap muss zuvor installiert werden.


Siehe die oben angegebenen Sektionen fr weitere Informationen.

29

Siehe

3.11. In Word/Excel/PowerPoint-Dateien
konvertieren
(Seite 74)

2. Handhabung von ScanSnap Organizer

2.4. ScanSnap Organizer Viewer


Mit dem ScanSnap Organizer Viewer knnen PDF- und JPEG-Dateien eingesehen und
bearbeitet werden.
Um Dateien mit dem ScanSnap Organizer Viewer einzusehen und zu bearbeiten,
whlen Sie bitte zuvor ScanSnap Organizer Viewer unter Maus-Bedienung ber
[Extras] -> [Optionen] -> Allgemeine Einstellungen Registerkarte.

Nur von ScanSnap erstellte PDF- oder JPEG-Dateien knnen mit dem ScanSnap
Organizer Viewer bearbeitet werden.

Nicht von ScanSnap erstellte PDF-Dateien, bzw. schreibgeschtzte PDF-Dateien


knnen zwar nicht bearbeitet, im Ansichtsmodus jedoch angezeigt werden.

Im ScanSnap Organizer Viewer Fenster knnen PDF/JPEG-Dateien angezeigt und bearbeitet


werden.

<ScanSnap Organizer Viewer>


Symbolleiste

Menleiste
Mens fr die Bedieung des ScanSnap
Organizer Viewers.

Seiten-Panel

Hufig verwendete Funktionen knnen direkt


ber ihre Schaltflchen verwendet werden.

Seitenansicht

Die PDF/JPEG-Dateien werden als Die im Seiten-Panel


ausgewhlte Seite wird
Miniaturansichten angezeigt

Statusleiste
Das Erstellungsdatum, die Datei- und
Papiergre, sowie die Dateimarkierung
(geschtzt, digitake Signatur, suchbar) in der

angezeigt.

linken Bildschirmecke werden angezeigt.

30

2. Handhabung von ScanSnap Organizer

2.4.1. Menleiste (Viewer Fenster)


Im Folgenden werden die einzelnen Menpunkte des Viewers beschrieben.

<[Datei] Men>
Datei
Speichern <Strg + S>
Speichern unter
Drucken <Strg + P>
Schlieen <Strg+W >
Beenden

Beschreibung
Die fr die Seite getroffenen nderungen werden gespeichert.
Nach dem Bearbeiten einer Seite kann die Datei unter einem anderen
Namen gespeichert werden.
Druckt die im Viewer Fenster angezeigte Datei.
Schliet die geffnete Datei.
Beendet ScanSnap Organizer Viewer.

<[Bearbeiten] Men>
Bearbeiten
Rckgngig
<Strg + Z>

Ausschneiden
<Strg + X>
Kopieren <Strg + C>
Einfgen <Strg + V>
Seite einfgen
Seite lschen <Entf>
90 Grad gegen UZS

180 Grad
90 Grad im UZS
Alle auswhlen
<Strg + A>
Nur die angezeigte
Seite auswhlen
<Esc>

Beschreibung
Die zuletzt ausgefhrten Aktionen werden rckgngig gemacht. Folgende
Aktionen knnen rckgngig gemacht werden:
Ausschneiden
Einfgen
Seite einfgen / Seite lschen
Drehen
Verschieben
Die ausgewhlte Seite wird ausgeschnitten.
Die ausgewhlte Seite wird kopiert.
Die ausgeschnittene oder kopierte Seite wird eingefgt.
Eine Seite aus einer anderen Datei kann eingefgt werden.
Die ausgewhlte Seite wird gelscht.
Fr Nur die Seitenansicht anzeigen wird die angezeigte Seite gelscht.
Die ausgewhlten Seiten werden 90 Grad gegen den Uhrzeigersinn
gedreht.
Fr Nur die Seitenansicht anzeigen wird die angezeigte Seite 90 Grad
gegen den Uhrzeigersinn gedreht.
Die ausgewhlten Seiten werden um 180 Grad gedreht.
Fr Nur die Seitenansicht anzeigen wird die angezeigte Seite um 180
Grad gedreht
Die ausgewhlten Seiten werden 90 Grad im Uhrzeigersinn gedreht.
Fr Nur die Seitenansicht anzeigen wird die angezeigte Seite 90 Grad
im Uhrzeigersinn gedreht.
Alle Seiten werden ausgewhlt.
Nur die angezeigte Seite wird ausgewhlt.

31

2. Handhabung von ScanSnap Organizer

<[Ansicht] Men>
Ansicht
Alle anzeigen
Nur die Seitenansicht
anzeigen
Seitenberblick
anzeigen
Vergrern <Strg + +>
Verkleinern <Strg + - >
Zoomfaktor
Hand-Werkzeug
ZoomAuswahlrahmen

Fensterhhe
Fensterbreite
Standard
Fenstergre
Ersten Seite
Vorherige Seite
Nchste Seite
Letzte Seite
Seitenzahl
PDF-berprfungsmeldung anzeigen

Beschreibung
Im Viewer Fenster werden das Seiten-Panel und die momentan
ausgewhlte Seite angezeigt.
Im Viewer Fenster wird nur die ausgewhlte Seite angezeigt.
Im Viewer Fenster wird nur das Seiten-Panel angezeigt.
Die Seitenansicht wird vergrert.
Die Seitenansicht wird verkleinert.
Die Seitenansicht wird im eingegebenen Zoom-Faktor angezeigt.
Sie knnen per Drag&Drop die (vergrerte) Bildansicht frei am
Bildschirm verschieben.
Der ausgewhlte BEreich eines Bilds wird vergrert.
Sie knnen einen bestimmten Bildbereich zur Vergrerung per
Drag&Drop festlegen (ein Rahmen erscheint, den Sie mit der linken
Maustaste beliebig vergrern und verkleinern knnen).
Mit der linken Maustaste wird dann der Bildbereich vergrert.
Wenn Sie die [Strg] Taste whrend der Auswahl des Bildbereichs
gedrckt halten, wird das Bild nach der Auswahl verkleinert.
Die Bildgre fr die Anzeige wird an die Fensterhhe angepasst.
Die Bildgre fr die Anzeige wird an die Fensterbreite angepasst.
Das Bild wird im Zoomfaktor 100% angezeigt.
Das gesamte Bild wird an die Fenstergre angepasst.
Die erste Seite wird angezeigt.
Die vorherige Seite wird angezeigt.
Die nchste Seite wird angezeigt.
Die letzte Seite wird angezeigt.
Die von Ihnen eingegebene Seitenzahl wird angezeigt.
Wird dieser Menpunkt markiert, erscheint beim ffnen einer Datei ein
Alarm, wenn:
Die PDF-Datei nicht von ScanSnap erstellt worden ist.
Die PDF-Version der Datei aktueller als die von ScanSnap
Organizer Viewer verwendete Version ist.

<[Fenster] Men>
Fenster
berlappend
Anordnen

Beschreibung
Die Fenster fr jedes geffnete Dokument werden verkleinert und
versetzt berlappend angeordnet.
Die Fenster fr jedes geffnete Dokument werden verkleinert und je nach
Auswahl ber- oder nebeneinander aufgereiht.

<[Hilfe] Men>
Hilfe
Hilfe
ber ScanSnap
Organizer Viewer

Beschreibung
Zeigt die ScanSnap Organizer Hilfe an.
Die Versionsinformatiton von ScanSnap Organizer Viewer werden
angezeigt.

32

2. Handhabung von ScanSnap Organizer

2.4.2. Symbolleiste (Viewer Fenster)


Dieser Abschnitt beschreibt die Schaltflchen in der Symbolleiste des Viewer Fensters.
Schaltflche

Funktionen
Speichern

Fr die Seite getroffene nderungen werden gespeichert.

Drucken

Die im Viewer Fenster angezeigte Datei wird gedruckt.

Erste Seite

Die erste Seite wird angezeigt.

Vorherige Seite

Die vorherige Seite wird angezeigt.

Seitenzahl

Die eingegebene Seite wird angezeigt.

Nchste Seite

Die nchste Seite wird angezeigt.

Letzte Seite

Die letzte Seite wird angezeigt.

Ansicht
umschalten

Der Ansichtsmodus kann ber diese Schaltflche


gendert werden. Sie knnen sowohl das Seitenpanel
zusammen mit der Seitenansicht anzeigen lassen, oder
jeweils nur die Seitenansicht, bzw. das Seiten-Panel
(Seitenberblick) anzeigen. Whlen Sie hierfr Alle
anzeigen, Nur die Seitenansicht anzeigen oder
Seitenberblick anzeigen.

Fensterhhe

Das Bild wird an die Fensterhhe angepasst.

Fensterbreite

Das Bild wird an die Fensterbreite angepasst.

Fenstergre

Das Bild wird an die Fenstergre angepasst.

Vergrern

Die Seite wird vergrert.

Verkleinern

Die Seite wird verkleinert.

Zoomfaktor

Die Seite wird im eingegebenen Zoomfaktor angezeigt.

Hand-Werkzeug

Sie knenn den angezeigten Bereich einer vergrerten


Seite mit dem Hand-Werkzeug verschieben.

ZoomAuswahlrahmen

Der ausgewhlte BEreich eines Bilds wird vergrert.


Sie knnen einen bestimmten Bildbereich zur
Vergrerung per Drag&Drop festlegen (ein
Rahmen erscheint, den Sie mit der linken Maustaste
beliebig vergrern und verkleinern knnen).
Mit der linken Maustaste wird dann der Bildbereich
vergrert.
Wenn Sie die [Strg] Taste whrend der Auswahl des
Bildbereichs gedrckt halten, wird das Bild nach der
Auswahl verkleinert.

33

2. Handhabung von ScanSnap Organizer

Schaltflche

Funktionen
Zuletzt
ausgefhrte
Aktion
rckgngig
machen

Folgende Aktionen knnen rckgngig gemacht werden.


Ausschneiden
Einfgen
Seite einfgen /Seite lschen
Drehen
Verschieben

Seite lschen

Die ausgewhlte Seite wird gelscht.


Fr Nur die Seitenansicht anzeigen wird nur die aktuell
angezeigte Seite gelscht.

90 Grad gegen
UZS

Die ausgewhlte Seite wird 90 Grad gegen den


Uhrzeigersinn gedreht.
Fr Nur die Seitenansicht anzeigen wird nur die aktuell
angezeigte Seite 90 Grad gegen den Uhrzeigersinn
gedreht.

180 Grad drehen

Die ausgewhlte Seite wird um 180 Grad gedreht.


Fr Nur die Seitenansicht anzeigen wird nur die aktuell
angezeigte Seite um 180 Grad gedreht.

90 Grad im UZS

Die ausgewhlte Seite wird 90 Grad im Uhrzeigersinn


gedreht.
Fr Nur die Seitenansicht anzeigen wird nur die aktuell
angezeigte Seite 90 Grad im Uhrzeigersinn gedreht.

34

3. ScanSnap Organizer verwenden

3. ScanSnap Organizer verwenden


Diese Kapitel beschreibt verschiedende Funktion von ScanSnap Organizer und deren Bedienung.

3.1 Anschluss an ScanSnap


Dieser Abschnitt erklrt wie Sie ScanSnap Organizer zum Anzeigen und Arrangieren von mit
ScanSnap gescannten Bildern verwenden knnen.

3.1.1. Vorbereitung
Wenn Sie den Linksklick-Men Modus als Einstellungsoption fr die [SCAN] Taste verwenden,
ist folgende Konfiguration erforderlich.
Fr die [SCAN] Taste knnen zwei Einstellungsoptionen ausgewhlt werden:
Quick-Men Modus
In diesem Modus erscheint nach dem Scannen das Quick-Men, in dem Sie dann
eine Anwendung (Aktionen) fr die weitere Bearbeitung der erstellten Datei
auswhlen knnen.
Linksklick-Men Modus
In diesem Modus whlen Sie zuerst die nach dem Scannen zu verwendende
Anwendung aus.
Fr weitere Details, siehe das ScanSnap Bedienungshandbuch oder das ScanSnap
Upgrade Benutzerhandbuch.

1. Rechtsklicken Sie auf das "ScanSnap Manager"

Symbol in der
Arbeitsleiste und whlen dann [Einstellungen der SCAN Taste] aus dem
erscheinenden Men.

Das "Scannen und Eintellungen speichern" Fenster erscheint.

35

3. ScanSnap Organizer verwenden

2. Whlen Sie "ScanSnap Organizer" aus der "Anwendung" Registerkarte.

Je nach verwendetem ScanSnap Modell kann sich das Einstellungsfenster von dem oben
gezeigten Bildschirm unterscheiden. Fr Details ber die Konfiguration der ScanSnap
Einstellungen, siehe das "ScanSnap Bedienungshandbuch" oder das ScanSnap
Upgrade Benutzerhandbuch.

3. Klicken Sie auf die [OK] Taste.

Das "ScanSnap Manager - Scannen und Eintellungen speichern" Fenster wird daraufhin
geschlossen.

36

3. ScanSnap Organizer verwenden

3.1.2. Scannen
1. Legen Sie das Dokument in den Scanner ein.
2. Drcken Sie die [SCAN] Taste.

Der Scanvorgang wird gestartet.


Wenn Sie im Quick-Men Modus scannen, wird das Quick-Men nach dem Scannen
angezeigt. Whlen Sie darin bitte die Aktion Scan to ScanSnap Organizer.

*Je nach verwenetem Scanner kann sich dieses Dialogfeld unterscheiden.

Ist das Scannen abgeschlossen, erscheint je nach getroffenen Einstellungen das "PDF
Automatische Konvertierungseinstellungen" Dialogfeld.

3. Wenn Sie die PDF-Dateien automatisch konvertieren mchten, klicken Sie

bitte auf [Ja]. Ansonsten klicken Sie bitte auf [Nein].


ScanSnap Organizer ist durch das Einbetten von Textinformationen in PDF-Dateien
whrend des Scannens in der Lage, suchbare PDF-Dateien zu erstellen. Fr die
Verwendung dieser Funktion existieren zwei Methoden:

- Manuelle Auswahl der zu konvertierenden PDF-Dateien.


-

Automatisches Konvertieren aller Dateien, die sich im voreingestellten Ordner


befinden ("Mein ScanSnap" Ordner).

37

3. ScanSnap Organizer verwenden

Klicken Sie auf [Nein] fr die manuelle Auswahl, oder klicken Sie auf [Ja] fr die
automatische Konvertierung.
Die Anzeige des "PDF Automatische Konvertierungseinstellungen" Fensters kann
unterdrckt werden, wenn Sie das "Diese Nachricht nicht mehr anzeigen"
Kontrollkstchen markieren.
Jeder angemeldete Benutzer kann seine eigene "PDF Automatische
Konvertierungseinstellungen". Die automatische Konvertierung wird ausgefhrt, whrend
der Benutzer, der die entsprechende Datei dem Mein ScanSnap Ordner hinzugefgt hat,
im System eingeloggt ist und keine anderen Anwendungen ausgefhrt werden. Wurde die
automatische Konvertierung zum Zeitpunkt der Abmeldung des Benutzers nicht
abgeschlossen, wird diese wieder fortgesetzt, sobald sich der Benutzer wieder anmeldet.

Fr nhere Informationen ber suchbare PDF-Dateien, siehe "Anhang 1.


suchbare PDF-Dateien" auf Seite 91.

ber

Sie knnen die "PDF Automatische Konvertierungseinstellungen" spter ndern. Fr


Details hierfr, siehe 3.4. Konfiguration der Automatischen Konvertierungseinstellungen fr PDF-Dateien auf Seite 57.

Ist "ScanSnap Organizer" aktiviert, werden die Miniaturansichten der gescannten


Dokumente angezeigt. (Wenn Sie den Anzeigemodus [Miniaturansicht] verwenden.)

Das gescannte Bild wird im Ordner unter dem Mein ScanSnap Ordner gespeichert.
Dieser Ordner wurde in der [Allgemeine Einstellungen] Registerkarte im "Optionen"
Fenster festgelegt. (Siehe hierfr Seite 22)
Der [Mein ScanSnap] Ordner befindet sich in der Grundeinstellung unter [Eigene
Dateien].
Nach dem Scannen kann es vorkommen, dass kein Bild erscheint (bzw. nicht gleich
erscheint), wenn die Datei mit einem Passwort versehen wwurde.
Klicken Sie in diesem Fall bitte [Aktualisieren] im [Ansicht] Men. Die Datei wird
daraufhin angezeigt.

38

3. ScanSnap Organizer verwenden

3.1.3. Anordnen von Dateien


Dieser Abschnitt beschreibt das Erstellen neuer Verzeichnisse und Ordner. Weiterhin wird das
Verschieben von gescannten Bildern zu Verzeichnissen und Ordnern behandelt.
Das Prinzip ist wie beim Ordnen Ihrer Dokumente (Dateien) im Bro (Mein ScanSnap
Ordner). Sie benutzen einen neuen Aktenschrank (Verzeichnis) und neue Hefter (Ordner) und
klassifizieren diese entsprechend Thematik und Betreffen zum sortieren Ihrer Dokumente.

1. Klicken Sie auf das "Neues Verzeichnis" Symbol

In der Symbolleiste.

Oder whlen Sie im [Datei] Men [Neu] -> [Verzeichnis].

Unter dem [Mein ScanSnap] Ordner in der Ordneransicht wird ein [Neues Verzeichnis] erstellt.

2. Geben Sie einen Namen fr das Verzeichnis ein.


Geben Sie hier (zum Beispiel) [Untersuchungsbericht] ein.
Wenn Sie die Bezeichnung im Nachhinein ndern mchten, klicken Sie einfach auf die
Bezeichnung und geben die neue ein. Oder whlen Sie das zu ndernde Verzeichnis
und whlen aus dem [Datei] Men [Umbenennen].

3. Whlen Sie das in Schritt 1 erstellte Verzeichnis.

39

3. ScanSnap Organizer verwenden

4. Klicken Sie auf das "Neuer Ordner" Symbol

in der Symbolleiste.

Oder whlen Sie im [Datei] Men [Neu] - [Ordner].

Unter dem im Schritt 1, erstellten Verzeichnis wird ein [Neuer Ordner] erstellt.

5. Geben Sie einen Namen fr den Ordner ein, falls Sie diesen umbenennen
mchten.
Erstellen Sie beispielsweise zwei Ordner, [Dossier1] und [Dossier2].
Wenn Sie die Bezeichnung im Nachhinein ndern mchten, klicken Sie einfach auf die
Bezeichnung und geben einen neuen Namen ein, oder whlen Sie das zu ndernde
Verzeichnis und whlen aus dem [Datei] Men [Umbenennen].

6. Wiederholen Sie Schritt 3, 4 und 5 um die bentigten Ordner zu erstellen.

7. Whlen Sie den [Mein ScanSnap] Ordner und whlen Sie die zu
verschiebende Datei.
Sie knnen mehrere Dateien auf einmal auswhlen wenn Sie die [Strg] oder [Shift]
Taste gedrckt halten.

40

3. ScanSnap Organizer verwenden

8. Verschieben Sie die ausgewhlte Datei mit Drag&Drop in den Zielordner.

Die ausgewhlte Datei wird in den Zielordner verschoben.


Wenn Sie eine Datei mit Drag&Drop verschieben und vor dem Loslassen die [Strg] Taste
drcken, wird die ausgewhlte Datei kopiert.

9. Wiederholen Sie Schritt 7 und 8, um Dateien im Zielordner unterzubringen.


In ScanSnap Organizer erstellte Verzeichnisse und Ordner, sowie der [Mein ScanSnap]
Ordner erscheinen als Symbole (Verzeichnis:
Ordner:

, Ordner:

, Mein ScanSnap

) im Windows Explorer und unter Arbeitsplatz (nicht fr Windows Vista).

41

3. ScanSnap Organizer verwenden

3.2. Kopieren/Verschieben
Dieser Abschnitt beschreibt das Kopieren und Verschieben von Dateien, Ordnern oder
Verzeichnissen in andere Verzeichnisse oder Ordner im [Mein ScanSnap] Ordner.

1. Whlen Sie die zu kopierenden/verschiebenden Dateien in der Dateiansicht.


Mchten Sie Ordner oder Verzeichnisse verschieben, whlen Sie bitte die
Ordneransicht.
Sie knnen mehrere Dateien auf einmal auswhlen wenn Sie die [Strg] oder
[Umschalt (Shift)] Taste whrend des Verschiebens/Kopierens gedrckt halten.
Wenn Sie einen Ordner oder ein Verzeichnis kopiert/verschoben haben, werden alle
sich darin befindenden Dateien verschoben/kopiert.
Sie knnen keinen Ordnerverknpfung kopieren/verschieben.

2. Zum Kopieren, whlen Sie bitte [Kopieren] im [Bearbeiten] Men oder


klicken auf

in der Symbolleiste.

Zum Verschieben, whlen Sie [Ausschneiden] im [Bearbeiten] Men oder


klicken auf

in der Symbolleiste.

3. Whlen Sie das Zielverzeichnis (Zielordner) in der Ordneransicht.


4. Whlen Sie [Einfgen] im [Bearbeiten] Men oder klicken auf
Symbolleiste.

in der

Die ausgewhlte Datei/Ordner wird in das Zielverzeichnis (Zielordner) kopiert, bzw.


verschoben.
Wenn ein Ordner in ScanSnap Organizer direkt unter dem [Mein ScanSnap] Ordner
eingefgt, wird dieser als [Verzeichnis] hinzugefgt. Dementsprechend wird ein
Verzeichnis beim Kopieren/Verschieben in ein anderes Verzeichnis oder einen anderen
Ordner als [Ordner] hinzugefgt.

42

3. ScanSnap Organizer verwenden

3.3. PDF-Dateien in suchbare PDF-Dateien konvertieren


Dieser Abschnitt beschreibt das Konvertieren von mit ScanSnap erstellten PDF-Dateien in
suchbare PDFs. (Siehe Seite 91 fr weitere Details.)
1. Whlen Sie aus der Dateiansicht die suchbar zu machende(n)

PDF-Datei(en).
Dateien, fr die eine Konvertierung nicht mglich ist:
ScanSnap Organizer kann folgende Dateien nicht direkt konvertieren:

Fr nicht mit ScanSnap erstellte PDF-Dateien


Scanne Sie die entsprechenden Dokumente mit ScanSnap und fhren dann die
Konvertierung aus. Alternativ knnen Sie solche PDF-Dateien auch mit Adobe
Acrobat (oder hnlichen Anwendungen) konvertieren.

Fr Dateien mit Sicherheitseinstellungen (z. B. Passwortschutz)


Deaktivieren Sie die Sicherheitseinstellungen und versuchen dann die Datei erneut
zu konvertieren.

Fr mit digitalen Signaturen versehenen PDF-Dateien


ScanSnap Organizer kann solche Dateien nicht konvertieren, da dadurch die
Gltigkeit der digitalen Signaturen aufgehoben werden wrde. Markieren Sie das
Suchbare PDF Kontrollkstchen imScanSnap Manager und scannen dann das
entsprechende Dokument erneut. Versehen Sie dann die vom gescannten
Dokument erstellte PDF-Datei mit einer digitalen Signatur.

2. Klicken Sie auf die "In Suchbare PDF Konvertieren" Schaltflche


, oder
whlen Sie im [PDF-Datei] Men [In Suchbare PDF-Datei konvertieren] ->
[Ausfhren].

Das "Suchbare PDF-Datei Konvertierung" Fenster wird angezeigt.


3. Konfigurieren Sie die Einstellungen fr den Konvertierungsprozess.

43

3. ScanSnap Organizer verwenden

Seiten
Whlen Sie die zu konvertierenden Seiten.
- Alle Seiten

Alle Seiten der ausgewhlten PDF-Datei(en) werden konvertiert.


(Abhngig von der Seitenzahl der PDF-Dateien und der Anzahl der zu
konvertierenden Dateien, kann fr die Verarbeitung lngere Zeit in Anspruch
genommen werden.)
- Nur aktuelle Seite
Miniaturansicht: Nur die gerade als Miniaturansicht angezeigte Seite wird

konvertiert.
Details: Nicht verfgbar.

- "Seiten mit eingebetteten Textinformationen berspringen" Kontrollkstchen


Whrend der Konvertierung in suchbare PDF-Dateien, werden Textinformationen in
die PDF-Dateien eingebettet. Ist dieses Kontrollkstchen markiert, werden nur die
noch nicht suchbar gemachten Seiten eines Dokuments konvertiert. Ist dieses
Kontrollkstchen hingegen nicht markiert, werden alle Seiten, auch bereits suchbar
gemachte, konvertiert.

Zeit
Whlen Sie hier, wann die Konvertierung ausgefhrt werden soll.

- Sofort ausfhren
Die Konvertierung startet, sobald Sie auf die [OK] Taste klicken.

- Ausfhren, wenn Computer frei.


Die Konvertierung wird im Hintergrund ausgefhrt, sobald Ihr Computer andere
Prozesse abgearbeitet hat und freier Speicher fr die Ausfhrung zur Verfgung steht.
Whrend der Konvertierung im Hintergrund knnen Sie andere Arbeiten und Prozesse
ausfhren.
- "Konvertierungsliste anzeigen" Kontrollkstchen
Wenn dieses Kontrollkstchen markiert wurde, wird eine Liste aller zu
konvertierenden PDF-Dateien angezeigt. Sie knnen somit den Konvertierungsstatus
der einzelnen Dateien einsehen.
Dieses Kontrollkstchen steht nur zur Verfgung, wenn "Ausfhren, wenn Computer
frei" ausgewhlt wurde.

Andere Einstellungen:
- Sprache fr die Konvertierung:

44

3. ScanSnap Organizer verwenden

Whlen Sie hier die Sprache des zu konvertierenden Dokuments.

- Fehlerbehebung:
Bestimmen Sie hier, was im Falle eines Fehlers zu tun ist.
Diese Einstellung steht nur zur Verfgung, wenn "Sofort ausfhren" unter "Zeit"
ausgewhlt wurde.

Fehler ignorieren und fortfahren


Auch wenn ein Fehler aufgetreten ist, wird die Konvertierung bis zum Ende
durchgefhrt.

Besttigung anfordern
Ein Besttigungsdialog wird im Falle eines Fehlers angezeigt und die
Verarbeitung wird unterbrochen.

Verarbeitung stoppen und Fehlermeldung anzeigen


Ein Besttigungsdialog wird im Falle eines Fehlers angezeigt und die
Texterkennung wird unterbrochen.

Wenn "Ausfhren, wenn Computer frei" ausgewhlt wurde, werden Fehler ignoriert
und die Konvertierung wird bis zum Ende fortgesetzt.

4. Klicken Sie auf die [OK] Taste.


=> Die Konvertierung beginnt.
(1) Wenn "Sofort ausfhren" ausgewhlt wurde:
Das folgende Fenster wird angezeigt und die Konvertierung beginnt.

45

3. ScanSnap Organizer verwenden

Wenn Sie auf die [Stopp] Taste klicken, wird der Konvertierungsvorgang abgebrochen,
nachdem die Konvertierung der gerade verarbeiteten Seite abgeschlossen wurde. Daraufhin
erscheint das Suchbare PDF-Datei Konvertierung Dialogfeld mit der Meldung
Konvertierung abgeschlossen.

Solle die Konvertierung fr eine oder mehrere Dateien fehlgeschlagen sein (Hinter
Konvertierung fehlgeschlagen wird die Anzahl der Dateien angezeigt, fr die die
Konvertierung nicht erfolgreich ausgefhrt werden konnte), klicken Sie bitte auf die
[Detaillierte Informationen] Taste, um die Conversion_Log Verlaufsdatei einzusehen.
Interpretation der Conversion_Log Verlaufsdatei

Interpretation der Verlaufsdatei:

Fr das Ergebnis der Konvertierung sind folgende Anzeigen mglich:

Date = Datum und Uhrzeit der Konvertierung


File = Name der konvertierten Datei
Path = Gibt das Verzeichnis an, in dem die Datei gespeichert wurde
Result = Konvertierungsergebnis (ob die Konvertierung erfolgreich war oder nicht),
Cause = Grund, weshalb die Konvertierung fehlgeschlagen ist.

Fr "Result" kann folgendes angezeigt werden. Im Folgenden werden die einzelnen


Ergebnisse beschrieben:
OK:

Die PDF-Konvertierung wurde ohne Probleme abgeschlossen.

NG:

Die PDF-Konvertierung ist fehlgeschlagen.

except:

Die Datei wurde nicht als Zieldatei fr die PDF-Konvertierung festgelegt.

canceled: Die Konvertierung wurde abgebrochen.

46

3. ScanSnap Organizer verwenden

Wenn fr "Result" "NG" oder except angezeigt wird:


Ergebnis
Ursache
Beschreibung
(Result)
Die PDF-Datei wurde nicht gefunden. Vergewissern
NG
file not found
Sie sich bitte, dass die hinter File= angezeigte Datei
auch im Ordner abgelegt wurde, dessen Verzeichnis
hinter Path= angezeigt wird.
under file use

Die Datei wurde von einer anderen Anwendung


benutzt und konnte daher nicht konvertiert werden.
Vergewissern Sie sich bitte, dass die Datei nicht von
einer anderen Anwendung benutzt wird, wenn Sie
diese konvertieren mchten.

file open error

Die Datei konnte nicht geffnet werden, da diese von


einer anderen Anwendung benutzt, oder deren Zugriff
nicht erlaubt wurde. Vergewissern Sie sich bitte vor
der Konvertierung, dass die Datei verfgbar ist und ein
Zugriff mglich ist.

file access
failure

Die Datei konnte nicht geffnet und kein Zugriff


erlangt werden, da diese von einer anderen
Anwendung benutzt, oder deren Zugriff nicht erlaubt
wurde. Vergewissern Sie sich bitte vor der
Konvertierung, dass die Datei verfgbar ist und ein
Zugriff mglich ist.

OCR error

Ein Problem ist whrend der Konvertierung


aufgetreten. Bitte wiederholen Sie die Konvertierung.

out of memory

Die Konvertierung ist aufgrund unzureichenden


Speichers fehlgeschlagen. Beenden Sie bitte alle nicht
verwendeten Programme vor der Konvertierung. Sollte
dieser Fehler dadurch nicht behoben werden,
installieren Sie bitte zustzlichen Speicher.

disk full

Auf dem Laufwerk (Festplatte), auf dem sich der


[Temp] Ordner des Benutzers befindet, ist nicht
gengend Speicherplatz vorhanden. Lschen Sie bitte
alle unntigen Dateien oder stellen Sie auf anderer
Weise Speicherplatz zur Verfgung, bevor Sie die
Konvertierung erneut ausfhren.

error

Ein interner Fehler ist aufgetreten. Wiederholen Sie


bitte die Konvertierung.

47

3. ScanSnap Organizer verwenden

Ergebnis
(Result)
except

Ursache

Beschreibung

not ScanSnap
PDF

Die PDF-Datei wurde nicht von ScanSnap erstellt.


ScanSnap Organizer kann diese PDF-Datei daher nicht
in eine suchbare PDF-Datei konvertieren.

PDF with
password

Die PDF-Datei ist passwortgeschtzt und kann daher


nicht in eine suchbare PDF-Datei konvertiert werden.
Entfernen Sie bitte den Passwortschutz, bevor Sie die
Konvertierung erneut ausfhren.

PDF with digital


signature

Auf der PDF-Datei befindet sich eine digitale Signatur


oder eine Time-Stamp ist fr diese Datei gltig.
ScanSnap Organizer kann solche Dateien nicht in
suchbare PDF-Dateien konvertieren, da durch die
Konvertierung digitale Signaturen und Time-Stamps
ihre Gltigkeit verlieren.

not PDF

Bei dieser Datei handelt es sich nicht um eine


PDF-Datei. ScanSnap Organizer kann die Datei daher
nicht in eine suchbare PDF-Datei konvertieren.
(Dieses Ergebnis wird nur angezeigt, wenn Sie mehr
als eine Datei fr die Konvertierung bestimmt haben.
Fr zu konvertierende Ordner wird dieses Ergebnis
nicht angezeigt.)

Die Verlaufsdatei (Conversion_Log.log) wird im unten aufgefhrten Ordner gespeichert


und fortlaufend berschrieben. Mchten Sie die Eintrge der Verlaufsdatei archivieren,
whlen Sie bitte [Speichern unter] aus dem [Datei] Men. Das Zielverzeichnis fr die
Verlaufsdatei lautet wie folgt:
Windows XP und Windows 2000

C:(Laufwerkbezeichnung)\Dokumente und
Einstellungen\ (Benutzername)\Anwendungsdaten\PFU\ScanSnapOrganizer\
Conversion_Log.log
Windows Vista

C:( (Laufwerkbezeichnung)\Benutzer\(Benutzername)\AppData\Roaming\PFU\
ScanSnap Organizer\Conversion_Log.log

Sollte die Konvertierung fehlgeschlagen sein, fhren Sie bitte folgendes aus:
- Scannen Sie die Dokumente erneut.
- Fhren Sie die Texterkennung mit einer anderen Anwendung, wie zum Beispiel
Adobe Acrobat, aus.

48

3. ScanSnap Organizer verwenden

(2) Wenn "Ausfhren, wenn Computer frei" ausgewhlt wurde:


Die Hintergrundkonvertierung wird ausgefhrt.
Wenn das "Konvertierungsliste anzeigen" Kontrollkstchen markiert wurde, wird
entsprechend eine Liste mit den zu konvertierenden Dateien angezeigt. Sie knnen somit
den Konvertierungsstatus der einzelnen Dateien einstehen. Wenn Sie auf die [OK] Taste
klicken, wird der der folgende Bildschirm angezeigt.
Menleiste

Dateiansicht

Die Konvertierung wird auch ausgefhrt, wenn die PDF Konvertierungsliste nicht
angezeigt wird. Sie knnen daher die Konvertierungsliste schlieen, sollte das
berprfen der einzelnen Dateien nicht erforderlich sein.
Die PDF Konvertierungsliste kann auch angezeigt werden, wenn Sie aus dem
Windows [Start] Men [Alle Programme] -> [ScanSnap Organizer] -> [PDF
Konvertierungsliste] whlen (oder mit ScanSnap Organizer: Whlen Sie [PDF-Datei]
aus der Menleiste -> [In Suchbare PDF konvertieren] -> [PDF Konvertierungsliste]).
Wenn die PDF Konvertierungsliste als aktives Fenster angezeigt wird, startet die
Konvertierung, auch wenn der Computer nicht frei sein sollte.

Menleiste
Datei
Stopp/Von der
Liste entfernen:

Bricht die Ausfhrung ab und entfernt die entsprechenden Dateien von


der Liste.

Schlieen:

Die "Konvertierungsliste" wird geschlossen.

Bearbeiten
Alle auswhlen:

Alle Dateien werden ausgewhlt.

49

3. ScanSnap Organizer verwenden

PDF-Konvertierung
Unterbrechen:

Die Konvertierung in suchbare PDF-Dateien wird aufgehoben. Nach


der Auswahl ndert sich dieses Menpunkt in Fortsetzen.
Unterbrochen wird in der Titelleiste angezeigt.

Fortsetzen:

Die ausgesetzte Konvertierung wird erneut gestartet. Nach der


Auswahl ndert sich dieser Menpunkt in Unterbrechen.

Verlauf
Konvertierungsverlauf:

Die Job_History Verlaufsdatei wird angezeigt. Diese enthlt die


Ergebnisse der PDF-Konvertierungen.

Interpretation der Verlaufsdatei:

Fr das Ergebnis der Konvertierung sind folgende Anzeigen mglich:

Date = Datum und Uhrzeit der Konvertierung


File = Name der konvertierten Datei
Path = Gibt das Verzeichnis an, in dem die Datei gespeichert wurde
Result = Konvertierungsergebnis (ob die Konvertierung erfolgreich war oder nicht),
Cause = Grund, weshalb die Konvertierung fehlgeschlagen ist.

"Result" zeigt den Status der Konvertierung an. Im Folgenden werden die einzelnen
Ergebnisse beschrieben:
OK:

Die PDF-Konvertierung wurde ohne Probleme abgeschlossen.

NG:

Die PDF-Konvertierung ist fehlgeschlagen.

except:

Die Datei wurde nicht als Zieldatei fr die PDF-Konvertierung


festgelegt.

canceled:

Die Konvertierung wurde abgebrochen.

50

3. ScanSnap Organizer verwenden

Unter Cause wird der Grund fr das Fehlschlagen der Konvertierung angezeigt,
sollte fr Result NG oder except angezeigt werden:
Ergebnis
Ursache
Beschreibung
(Result)
Die PDF-Datei wurde nicht gefunden.
NG
file not found
Vergewissern Sie sich bitte, dass die hinter
File= angezeigte Datei auch im Ordner abgelegt
wurde, dessen Verzeichnis hinter Path=
angezeigt wird.
under file use

Die Datei wurde von einer anderen Anwendung


benutzt und konnte daher nicht konvertiert
werden. Vergewissern Sie sich bitte, dass die
Datei nicht von einer anderen Anwendung benutzt
wird, wenn Sie diese konvertieren mchten.

file open error

Die Datei konnte nicht geffnet werden, da diese


von einer anderen Anwendung benutzt, oder deren
Zugriff nicht erlaubt wurde. Vergewissern Sie sich
bitte vor der Konvertierung, dass die Datei
verfgbar ist und ein Zugriff mglich ist.

file access
failure

Die Datei konnte nicht geffnet und kein Zugriff


erlangt werden, da diese von einer anderen
Anwendung benutzt, oder deren Zugriff nicht
erlaubt wurde. Vergewissern Sie sich bitte vor der
Konvertierung, dass die Datei verfgbar ist und
ein Zugriff mglich ist.

OCR error

Ein Problem ist whrend der Konvertierung


aufgetreten. Bitte wiederholen Sie die
Konvertierung.

out of memory

Die Konvertierung ist aufgrund unzureichenden


Speichers fehlgeschlagen. Beenden Sie bitte alle
nicht verwendeten Programme vor der
Konvertierung. Sollte dieser Fehler dadurch nicht
behoben werden, installieren Sie bitte
zustzlichen Speicher.

disk full

Auf dem Laufwerk (Festplatte), auf dem sich der


[Temp] Ordner des Benutzers befindet, ist nicht
gengend Speicherplatz vorhanden. Lschen Sie
bitte alle unntigen Dateien oder stellen Sie auf
anderer Weise Speicherplatz zur Verfgung, bevor
Sie die Konvertierung erneut ausfhren.

error

Ein interner Fehler ist aufgetreten. Wiederholen


Sie bitte die Konvertierung.

51

3. ScanSnap Organizer verwenden

Ergebnis
(Result)
except

Ursache

Beschreibung

not ScanSnap
PDF

Die PDF-Datei wurde nicht von ScanSnap erstellt.


ScanSnap Organizer kann diese PDF-Datei daher
nicht in eine suchbare PDF-Datei konvertieren.

PDF with
password

Die PDF-Datei ist passwortgeschtzt und kann


daher nicht in eine suchbare PDF-Datei konvertiert
werden. Entfernen Sie bitte den Passwortschutz,
bevor Sie die Konvertierung erneut ausfhren.

PDF with digital


signature

Auf der PDF-Datei befindet sich eine digitale


Signatur oder eine Time-Stamp ist fr diese Datei
gltig. ScanSnap Organizer kann solche Dateien
nicht in suchbare PDF-Dateien konvertieren, da
durch die Konvertierung digitale Signaturen und
Time-Stamps ihre Gltigkeit verlieren.

not PDF

Bei dieser Datei handelt es sich nicht um eine


PDF-Datei. ScanSnap Organizer kann die Datei
daher nicht in eine suchbare PDF-Datei
konvertieren. (Dieses Ergebnis wird nur angezeigt,
wenn Sie mehr als eine Datei fr die Konvertierung
bestimmt haben. Fr zu konvertierende Ordner wird
dieses Ergebnis nicht angezeigt.)

Die Verlaufsdatei (Job_History .log) mit den Konvertierungsergebnissen wird im unten


aufgefhrten Ordner gespeichert. Das Zielverzeichnis fr die Verlaufsdatei lautet wie folgt:
Windows XP und Windows 2000

C:(Laufwerkbezeichnung)\Dokumente und
Einstellungen\ (Benutzername)\Anwendungsdaten\PFU\ScanSnapOrganizer\
Conversion_Log.log
Windows Vista

C:(Laufwerkbezeichnung)\Benutzer\(Benutzername)\AppData\Roaming\PFU\ScanSnap
Organizer\Conversion_Log.log
Die Ergebnisse der PDF-Dateikonvertierung werden in einer Datei festgehalten. Wenn diese
eine bestimmte Gre erreicht, wird sie berschrieben. Speichern Sie den Verlauf (falls ntig) in
regelmigen Abstnden, um ein berschreiben zu vermeiden.
ffnen Sie die Konvertierungsliste und whlen dann [Konvertierungsverlauf] aus dem [Verlauf]
Men. Der Verlauf wird dann im Editor angezeigt. Speichern Sie den Verlauf ber [Datei] [Speichern unter].

Extras
Verlaufseinstellungen Hier knnen Sie festlegen, wie viele Tage Dateien, fr die die
Konvertierung fehlgeschlagen ist (oder nicht als Zielsdatei fr
anzeigen:
die Konvertierung bestimmte Dateien), in der Liste behalten
werden sollen.

52

3. ScanSnap Organizer verwenden

Hilfe
Hilfe:

Die ScanSnap Organizer Hilfe wird angezeigt.

ber ScanSnap
Organizer:

Versionsinformationen werden angezeigt.

Dateiansicht

Dateiname
Die Dateinamen der zu PDF-Dateien werden angezeigt.

Ordnername
Der Pfad zum ScanSnap Organizer Ordner, in welchem sich die PDF-Dateien befinden,
wird angezeigt.

Status
Der Konvertierungsstatus wird wie folgt angezeigt. Im Folgenden werden die einzelnen
Punkte beschrieben:
Warte:

Der Auftrag befindet sich im Wartemodus, da der Computer


andere Prozesse ausfhrt.

Konvertiere:

Die Konvertierung wird ausgefhrt.

Konvertierung
fehlgeschlagen:

Die Konvertierung war nicht erfolgreich, oder die ausgewhlten


PDF-Dateien knnen nicht in suchbare PDF-Dateien konvertiert
werden.

Abgebrochen:

"Stopp" wurde whrend der Konvertierung geklickt. Die


Konvertierung wurde daraufhin gestoppt und die entsprechende
Datei aus der Liste gelscht.

Ausgesetzt:

Unterbrechen wurde whrend der Konvertierung ausgewhlt.


Die Konvertierung in suchbare PDF-Dateien wird ausgesetzt. In
diesem Fall erfolgt in dieser Spalte keine Eintragung.

Ursache
Erfolgt fr Status keine Anzeige, oder es wird Warte oder Konvertierung
fehlgeschlagen angezeigt, wird die Ursache hierfr angezeigt. Entnehmen Sie bitte weitere
Details der folgenden Tabelle.

53

3. ScanSnap Organizer verwenden

Status

Ursache

Beschreibung

Keine
Anzeige
oder
Warte

Die Datei
wird
momentan
verwendet

Die PDF-Datei wird von einer anderen Anwendung


verwendet. Der Name der Datei wurde an letzter Stelle
der PDF Konvertierungsliste gesetzt. berprfen Sie
bitte, ob die Datei vorhanden ist. (Die Konvertierung
wird automatisch erneut versucht.)

Konvertier
ung fehlgeschlagen

Keine
Dateien
vorhanden

Die PDF-Datei wurde nicht gefunden. Vergewissern Sie


sich bitte, dass die hinter File= angezeigte Datei auch
im Ordner abgelegt wurde, dessen Verzeichnis hinter
Path= angezeigt wird.

Datei kann
nicht
geffnet
werden

Die Datei konnte nicht geffnet werden, da diese von


einer anderen Anwendung benutzt wurde, oder deren
Zugriff nicht erlaubt wurde. Vergewissern Sie sich bitte
vor der Konvertierung, dass die Datei verfgbar ist und
ein Zugriff mglich ist.

Zugriff auf
Datei
fehlgeschlagen

Die Datei konnte nicht geffnet werden, da diese von


einer anderen Anwendung benutzt wurde, oder deren
Zugriff nicht erlaubt wurde. Vergewissern Sie sich bitte
vor der Konvertierung, dass die Datei verfgbar ist und
ein Zugriff mglich ist.

OCR fehlgeschlagen

Ein Problem ist whrend der Konvertierung


aufgetreten. Bitte wiederholen Sie die Konvertierung.

Ungengender
Speicher

Die Konvertierung ist aufgrund unzureichenden


Speichers fehlgeschlagen. Beenden Sie bitte alle
nicht verwendeten Programme vor der
Konvertierung. Sollte dieser Fehler dadurch nicht
behoben werden, installieren Sie bitte zustzlichen
Speicher.

Ungengender
Festplattenspeicher

Auf dem Laufwerk (Festplatte), auf dem sich der


[Temp] Ordner des Benutzers befindet, ist nicht
gengend Speicherplatz vorhanden. Lschen Sie
bitte alle unntigen Dateien oder stellen Sie auf
anderer Weise Speicherplatz zur Verfgung, bevor
Sie die Konvertierung erneut ausfhren.

Fehler
aufgetreten

Ein interner Fehler ist aufgetreten. Wiederholen Sie


bitte die Konvertierung.

PDF nicht
von
ScanSnap
erstellt

Die PDF-Datei wurde nicht von ScanSnap gescannt.


ScanSnap Organizer kann diese PDF daher nicht in
eine suchbare PDF-Datei konvertieren.

Passwortgeschtzt

Die PDF-Datei ist passwortgeschtzt und kann daher


nicht in eine suchbare PDF-Datei konvertiert werden.
Entfernen Sie bitte den Passwortschutz, bevor Sie die
Konvertierung erneut ausfhren.

54

3. ScanSnap Organizer verwenden

Enthlt eine
digitale
Signatur

Diese PDF-Datei ist mit einer digitalen Signatur


versehen. ScanSnap Organizer kann solche Dateien
nicht in suchbare PDF-Dateien konvertieren, da
dadurch die digitale Signaturen ihre Gltigkeit
verlieren wrden

Seiten
Die Seitenzahl der zu konvertierenden Seiten wird angezeigt. Bitte beachten Sie, dass
die Seitenzahl nicht angezeigt werden kann, sollte die Datei passwortgeschtzt, oder
sonstige Sicherheitseinstellungen gltig sein.

Verzeichnet am
Das Aufnahmedatum (und Uhrzeit) in die Konvertierungsliste wird angezeigt.

Fertiggestellt am
Das Datum (und Uhrzeit) der Fertigstellung der PDF-Konvertierung wird angezeigt.
Folgende Dateien werden automatisch von der Liste entfernt.
- Erfolgreich konvertierte PDF-Dateien.
- Dateien, fr welche die Konvertierung nicht erfolgreich ausgefhrt werden konnte
(Status Konvertierung fehlgeschlagen) , bzw. Dateien, fr die die eingestellte
Frist abgelaufen ist.
Wenn die PDF Konvertierungsliste als aktives Fenster angezeigt wird, startet die
Konvertierung, auch wenn der Computer nicht frei sein sollte

Hinweis fr das Verschieben/Umbenennen von Ordnern und Dateien


Ordner und/oder Dateien knnen nicht umbenannt oder verschoben werden, whrend
diese in der PDF Konvertierungliste auf die Konvertierung warten. Fhren Sie diese
Operationen bitte nach der Konvertierung aus.
Wenn Sie den Explore zum Verschieben oder Umbenennen von Dateien oder
Ordnern benutzen, die auf ihre Konvertierung warten, ist somit ScanSnap Organizer
nicht mehr in der Lage diese Dateien oder Ordner zu lokalisieren. Dadurch wird nie
Konvertierung fehlerhaft ausgefhrt, unter Umstnden auch fr vllig andere Dateien
oder Ordner.
Nicht in suchbare PDF-Dateien konvertierbare Dateien
PDF-Dateien, fr die Sicherheitseinstellungen, wie zum Beispiel ein Passwortschutz,
oder eine digitale Signatur gltig sind, knnen nicht konvertiert werden, auch wenn
diese Dateien von ScanSnap erstellt worden sind.

Wenn die Konvertierung abgeschlossen ist, wird


angezeigt.

55

links unten an der Miniaturansicht

3. ScanSnap Organizer verwenden

PDF-Dateien, die gerade in suchbare PDF-Dateien konvertiert werden, werden mit


einem gelben Textsymbol (
) angezeigt und die angezeigte Miniaturansicht nderst
sich in ein Symbol. Whrend die PDF-Datei als Symbol angezeigt wird, kann diese
nicht verwendet werden.
Abhngig von den Dateien (Seitenanzahl usw.) kann fr die oben beschriebene
Konvertierung lngere Zeit in Anspruch genommen werden. In einem solchen Fall wird
empfohlen die Konvertierung im Hintergrund ablaufen zu lassen und "Ausfhren, wenn
Computer frei" zu whlen.
Wenn Sie fr die Konvertierung in suchbare PDF-Dateien Ausfhren, wenn Computer
frei eingestellt und sich aus der aktuellen Windows-Sitzung abgemeldet haben bevor
die Konvertierung fertiggestellt wurde, wird diese bei der nchsten Anmeldung wieder
aufgenommen,:
-

Wenn 10 Minuten seit der Anmeldung vergangen sind.


Wenn Sie das PDF Konvertierungsliste Dialogfeld geffnet haben.
Wenn eine Datei der PDF Konvertierungsliste hinzugefgt wurde. (Falls Sie mit
ScanSnap gescannt haben, wird die Konvertierung drei Minuten nach dem
Scannen wieder aufgenommen.)

Fr folgende Dokumente kann die Konvertierung unter Umstnden nicht korrekt


ausgefhrt werden:
Handschriftliche Dokumente.
Dokumente mit einer kleinen Schriftgre, die in niedriger Qualitt gescannt
wurden.
- Dokumente mit schrgen Zeichen (oder Fehlwinkeleinzug).
- Dokumente in Sprachen, die nicht in der Sprachauswahl fr die Konvertierung
enthalten sind.
- Dokumente mit kursiv gedruckten Texten.
- Dokumente mit hoch- oder tiefgestellten Texten oder mit komplexen
mathematischen Formeln.
- Dokumente mit einem ungleichmigen farbigen Hintergrund oder einem
Hintergrundmuster.
* Texte mit Effekten (Schattierung, Hervorhebung, usw.)
* Schattierte Texte
- Dokumente mit komplexen Seitenaufbau, wie auch Dokumente mit unlerserlichen
Zeichen (z. B. durch verschmierte Druckertinte oder Durchscheinen des
Rckseitentextes)
(Fr das Scannen der oben beschriebenen Dokumente kann lngere Zeit in
Anspruch genommen werden.)
Solche Dokumente knnen unter Umstnden korrekt konvertiert werden, wenn diese
mit einer hheren Auflsung und/oder mit einem anderen Farbmodus gescannt
werden.

Beim Konvertieren von PDF-Dateien in suchbare PDF-Dateien, werden


Textinformationen in die entsprechende Datei eingebettet. Dadurch wird die Datei
automatisch aktualisiert.

56

3. ScanSnap Organizer verwenden

3.4. Konfiguration der Automatischen Konvertierungseinstellungen fr PDF-Dateien


Dieser Abschnitt beschreibt die automatischen Konvertierungseinstellungen fr von ScanSnap
gescannte Dateien, die in den Mein ScanSnap Ordner hinzugefgt wurden. (Siehe Seite 83 fr
Details.)

1. Whlen Sie aus dem [PDF-Datei] Men [In Suchbare PDF konvertieren] ->
[Automatische Konvertierungseinstellung].

Das [Optionen] Fenster mit der [PDF-Konvertierung] Registerkarte wird angezeigt.

2. Markieren Sie das "PDF-Dateien automatisch suchbar machen, nachdem


diese in den Mein ScanSnap Ordner abgelegt wurden." Kontrollkstchen.
3. Whlen Sie die "Sprache fr die Konvertierung: "
4. Markieren Sie das Seiten mit eingebetteten Textinformationen
berspringen Kontrollkstchen, wenn Sie nur noch nicht suchbar gemachte
Seiten des Dokuments konvertieren mchten.
5. Wenn Sie eine Besttigungsmeldung bei jedem Start von ScanSnap
Organizer zum automatischen Ein/Ausschalten automatischen
Konvertierung angezeigt bekommen mchten, markieren Sie bitte das
"Nachricht zum Besttigen der Einstellungen beim Starten von ScanSnap
Organizer anzeigen" Kontrollkstchen.
6. Klicken Sie auf die [OK] Taste.

Das [Optionen] Dialogfeld wird geschlossen.

57

3. ScanSnap Organizer verwenden

Wenn das "PDF-Dateien automatisch suchbar machen, nachdem diese in den Mein
ScanSnap Ordner abgelegt wurden" Kontrollkstchen markiert ist, erscheint eine
Nachricht in der Titelleiste des Hauptbildschirms, wenn der Mein ScanSnap Ordner
ausgewhlt ist. Diese Lautet [Hinzugefgte PDF-Dateien automatisch in suchbare
PDF-Dateien konvertieren].
Dateien, die gespeichert wurden whrend dieses Kontrollkstchen nicht markiert
war, werden fr die automatische Konvertierung nicht als Zieldateien festgelegt.
Wenn Sie diese Dateien konvertieren mchten, entfernen Sie bitte die Markierung
von diesem Kontrollkstchen und konvertieren die Dateien dann manuell.
Wenn Sie das Seiten mit eingebetteten Textinformationen berspringen
Kontrollkstchen markieren, knnen Sie die fr die Konvertierung bentigte Zeit
verkrzen, da bereits suchbargemachte Seiten bersprungen werden.
Diese Funktion konvertiert alle Seiten der PDF-Dateien. Wenn Sie nur bestimmte
Seiten zur Konvertierung bestimmen mchten, benutzen Sie bitte die manuelle
Konvertierung.
Die automatische Konvertierung der hinzugefgten PDF-Dateien wird ausgefhrt,
whrend der Benutzer, der die Dateien dem "Mein ScanSnap" Ordner hinzugefgt
hat, in Windows angemeldet ist. Weiterhin wird die Konvertierung nur dann
ausgefhrt, wenn keine anderen Anwendungen verwendet werden. Sollte die
automatische Konvertierung bis zum Beenden der Windows-Sitzung des Benutzers
nicht abgeschlossen worden sein, wird diese fortgesetzt, sobald sich der Benutzer
wieder in Windows anmeldet,:
-

Wenn 10 Minuten seit der Anmeldung vergangen sind.

Wenn Sie das PDF Konvertierungsliste Dialogfeld geffnet haben.

Wenn eine Datei der PDF-Konvertierungsliste hinzugefgt wurde. (Falls Sie


mit ScanSnap gescannt haben, wird die Konvertierung drei Minuten nach
dem Scannen wieder aufgenommen.)

Whrend der Konvertierung werden Textinformationen in die PDF-Dateien


eingebettet. Diese werden somit durch diesen Prozess automatisch aktualisiert.
Sie knnen den Status der Konvertierung fr die einzelnen PDF-Dateien im Fenster
der Konvertierungsliste einsehen.
PDF-Dateien mit gltigen Sicherheitseinstellungen, wie zum Beispiel einem
Passwortschutz oder einer digitalen Signatur knnen nicht in eine suchbare
PDF-Datei konvertiert werden, auch wenn diese mit ScanSnap gescannt und erstellt
worden sind.

58

3. ScanSnap Organizer verwenden

3.5. Dateien suchen


Dieser Abschnitt beschreibt das Suchen von PDF-Dateien.

1. Klicken Sie auf das "Suchen" Symbol

in der Symbolleiste.

Oder whlen Sie [Suchen] aus dem [PDF-Datei] Men.

Das "PDF-Dateien suchen" Fenster wird angezeigt.

2. Geben Sie den gewnschten Suchbegriff ein.


Markieren Sie das Es werden nur vollstndige bereinstimmungen gesucht
Kontrollkstchen, wenn Sie nur Suchergebnisse angezeigt bekommen mchten, die exakt
mit dem von Ihnen eingegebenen Suchbegriff bereinstimmen.

3. Bestimme Sie einen Suchbegriff und den Suchbereich ("Ort").


Fr "Ort" knnen folgende Parameter ausgewhlt werden.
Mein ScanSnap Ordner
Verzeichnis (jedes beliebige.)
Verknpfung zu Ordner (beliebig)
Ausgewhlter Ordner
Durchsuchen (Jedes Verzeichnis oder jeder Ordner unter dem Mein ScanSnap
Ordner.)

4. Klicken Sie auf die [Suchen] Taste.

Adobe Acrobat wird aktiviert und die Suche nach dem eingegebenen Suchbegriff
beginnt.

59

3. ScanSnap Organizer verwenden

5. Das Ergebnis der Suche wird angezeigt.

Die Suchfunktion kann nur verwendet werden, wenn zuvor Adobe Acrobat 7.0 oder
spter installiert worden ist.
Die Ergebnisse der Suche werden in Adobe Acrobat angezeigt. Benutzen Sie bitte
Adobe Acrobat um die einzelnen Treffer anzuzeigen.
Fr Details ber die Suchfunktion, siehe die Adobe Acrobat Hilfe.

60

3. ScanSnap Organizer verwenden

3.6. Verknpfungen zu Ordnern erstellen oder lschen


Dieser Abschnitt beschreibt das Erstellen und Lschen von Verknpfungen zu Ordnern, die sich
direkt unter dem [Mein ScanSnap] Ordner befinden.

3.6.1. Verknpfungen zu Ordnern erstellen


1. Klicken Sie auf das "Verknpfung zum ScanSnap Organizuer Ordner

erstellen " Symbol

in der Symbolleiste.

Oder whlen Sie [Verknpfung zu Ordner] aus dem [Datei]Men.

Das "Ordner suchen" Fenster wird angezeigt.


2. Whlen Sie den Ordner, zu dem Sie eine Verknpfung erstellen mchten

und klicken dann auf die [OK] Taste (In diesem Beispiel wird eine
Verknpfung zum Ordner [Gemeinsame Dokumente] erstellt.).

Die Verknpfung zum "Mein ScanSnap Ordner:", die in der [Allgemeine Einstellungen]
Registerkarte im [Optionen] Fenster festgelegt wird, kann nicht erstellt werden. (Der Pfad
ist in der Grundeinstellung auf den [Mein ScanSnap] Ordner eingestellt. Siehe Seite 22.)

61

3. ScanSnap Organizer verwenden

Eine Verknpfung zum ausgewhlten Ordner wird in der Ordneransicht direkt unter
dem [Mein ScanSnap] Ordner hinzugefgt. Sie knnen den Inhalt dieses Ordners
dann mit ScanSnap Organizer durchsuchen.

3.6.2. Verknpfungen zu Ordnern lschen


1. Whlen Sie die zu lschende Ordnerverknpfung aus der Ordneransicht.

2. Whlen Sie "Verknpfung zu Ordner lschen" aus dem [Datei] Men.

Die ausgewhlte Verknpfung wird gelscht und somit nicht mehr lnger in der
Ordneransicht angezeigt.
Diese Operation lscht nur die Verknpfung. Der Ordner selbst und dessen Inhalte bleiben
unberhrt.

62

3. ScanSnap Organizer verwenden

3.7. Dateien importieren


Dieser Abschnitt behandelt das Importieren (Kopieren) von nicht von ScanSnap Organizer
verwalteten Ordnern in Ordern oder Verzeichnisse im [Mein ScanSnap] Ordner.

1. Whlen Sie in der Ordneransicht das Verzeichnis oder den Ordner in dem
Sie eine gewnschte Datei kopieren mchten.
(Zielordner fr den Kopiervorgang.)

2. Whlen Sie [Importieren] aus dem [Datei] Men.

Das "ffnen" Fenster erscheint.


3. Whlen Sie die gewnschte Datei und klicken dann auf die [ffnen] Taste.

Diese Datei wird dann in das im Schritt 1 bestimmte Verzeichnis kopiert.


Wenn die kopierte Datei nicht sofort in der Dateiansicht angezeigt wird, klicken Sie bitte
auf [Aktualisieren] im [Ansicht] Men.

63

3. ScanSnap Organizer verwenden

3.8. Dateien exportieren


Dieser Abschnitt behandelt das Exportieren (Kopieren) von Dateien im[Mein ScanSnap] Ordner
zu nicht von ScanSnap Organizer verwalteten Ordnern.

1. Whlen Sie in der Dateiansicht die gewnschte Datei aus.


2. Whlen Sie [Exportieren] im [Datei] Men.

Das "Ordner suchen" Fenster erscheint.


3. Whlen Sie den Zielordner (Verzeichnis) und klicken dann auf die [OK]
Taste.

Die in Schritt 1 ausgewhlte Datei wird in den Zielordner kopiert.


Dateien knnen nicht in den "Mein ScanSnap Ordner:" exportiert werden, der in der
[Allgemeine Einstellungen] Registerkarte im [Optionen] Fenster festgelegt wurde. (Der
Pfad ist in der Grundeinstellung auf den [Mein ScanSnap] Ordner eingestellt.) Siehe Seite
22.

64

3. ScanSnap Organizer verwenden

3.9. Dateien per E- Mail versenden


Diese Sektion beschreibt das Anfgen gescannter und ausgewhlter Dateien als Anlage an
E-Mails.

1. Whlen Sie in der Dateiansicht die zu versendende Datei.


2. Ziehen Sie die Datei per Drag&Drop auf das Scan to E-mail

Symbol in

der Aktionsliste.

Ihr im Internet Explorer spezifiziertes E-Mail-Programm wird gestartet und die


ausgewhlte Datei als Anlage an eine neue Nachricht angefgt.
Alternativ knnen Sie auf eine neue Nachricht mit der als Anlage angefgten Datei
folgendermaen ffnen:
Klicken Sie in der Symbolleiste auf das [Scan to E-mail] Symbol
Klicken Sie auf das Scan to E-mail Symbol

in der Aktionsliste.

Rechtsklicken Sie auf die ausgewhlte Datei und klicken dann im erscheinenden
Auswahlmen auf [Aktionen] ->[ Send to E-mail].
Whlen Sie in der Menleiste [Aktionen] -> [Scan to E-mail]

65

3. ScanSnap Organizer verwenden

3. Geben Sie im Scan to E-mail Passwort vergeben Dialogfeld das


gewnschte Passwort ein und klicken dann auf die [OK] Taste.

Ist die Vergabe eines Passworts zum ffnen der zu versendenden Datei nicht erforderlich,
klicken Sie bitte auf die [Abbrechen] Taste. Klicken Sie dann auf [Ja] in der daraufhin
erscheinenden Besttigungsmeldung Mchten Sie diese Operation ohne die Vergabe eines
Kennwort zum ffnen des Dokuments fr die PDF-Dateien fortsetzen?.
Das Scan to E-mail Passwort vergeben erscheint nur, wenn Sie unter [Extras] im
Optionen Fenster unter der [E-Mail] Registerkarte das Kontrollkstchen Kennwort
zum ffnen des Dokuments beim Hinzufgen einer PDF-Datei vergeben markiert
haben.
ScanSnap Organizer kann nur fr mit ScanSnap erstellte PDF-Dateien ein Passwort
vergeben.
Fr Dokumente, die bereits mit einem Passwortschutz verehen sind oder die eine
digitale Signatur enthalten, kann kein Passwort vergeben werden.

4. Senden Sie die E-Mail mit Ihrem E-Mail-Programm.


Das in der "E-Mail" Dropdown-Liste der [Programme] Registerkarte des "Internet
Optionen" Dialogfelds ausgewhlte E-Mail-Programm wird aufgerufen. Um das
"Internet Optionen" Dialogfeld auszuwhlen, whlen Sie das [Extras] Men im
Microsoft Internet Explorer Browser und whlen dann [Internet Optionen].
Ist kein E-Mail-Programm ausgewhlt, whlen Sie bitte das zu verwendende
Programm aus der Auswahlliste. E-Mail-Programme, die nicht in der Auswahlliste
enthalten sind, knnen nicht verwenet werden
Folgende E-Mail-Programme wurden auf Kompatibilitt berprft:

Microsoft Windows Mail (Windows Vista E-Mail-Programm)

Microsoft Outlook 2003/2007

Microsoft Outlook Express V6.0

Eudora Pro V7.1.0.9

Thunderbird Version 1.5.09


* Starten Sie bitte Thunderbird vor dem Ausfhren der Scan to
E-mail-Funktion.

Treffen die unten beschriebenen Konditonen zu, kann es vorkommen, dass die
Dateierweiterungen von als Anlage angefgten Dateien gendert werden.
-

Betriebssystem Windows XP (Professional, Home Edition).

Hotmail wurde als Sandard E-Mail-Programm ausgewhlt.

66

3. ScanSnap Organizer verwenden

(Der Dateierweiterung wird das Zeichen "^" an- oder eingefgt.) Dieses Problem tritt
nur auf, wenn Window XP und Hotmail verwendet werden. Wenn Sie als anlage
angefgte Dateien per E-Mail ber den Explorer versenden, tritt das gleiche Problem
auf. Es wird daher empfohlen, nur die oben aufgefhrten und auf Kompatibilitt
berprften E-Mail-Programme zu verwenden (Stand Juli 2007).

67

3. ScanSnap Organizer verwenden

3.10. Drucken (Scan to Print)


Dieser Abschnitt beschreibt das Drucken von ausgewhlten Dateien mit einem Drucker.
Fr das Drucken stehen drei Methoden zur Verfgung:

Nur als Miniaturansicht darstellbare Dateien drucken

Auch nicht als Miniaturansicht darstellbare Dateien drucken

Dateien ber den ScanSnap Organizer Viewer drucken


Lassen die Sicherheitseinstellungen einer PDF-Datei das Drucken nicht zu, wird, auch
wenn dies Datei als Miniaturansicht angezeigt wird, das Diallogfeld fr das Drucken von
nicht als Miniaturansicht darstellbaren Dateien angezeigt.

3.10.1. Nur Dateien drucken, die als Miniaturansicht dargestellt werden


knnen
1. Whlen Sie die zu druckende Datei in der Dateiansicht.
2. Ziehen Sie die gewnschte Datei per Drag&Drop auf das Scan to
Print

Symbol in der Aktionsliste.

Das Scan to Print Fenster erscheint.

68

3. ScanSnap Organizer verwenden

Sie knnen das Scan to Print Drucken Dialogfeld auch folgendermaen aufrufen:
Klicken Sie auf die [Scan to Print] Schaltflche

in der Symbolleiste.

Rechtsklicken Sie auf das Scan to Print Symbol

in der Aktionsliste.

Rechtsklicken Sie auf die ausgewhlte Datei und whlen dann [Aktionen] ->[ Scan
to Print] im erscheinenden Auswahlmen.
Whlen Sie in der Menleiste [Aktionen] -> [Scan to Print].
Whlen Sie [Drucken] im [Datei] Men.

Vorschau

In diesem Fenster knnen folgende Einstellungen getroffen werden.


Vorschau
Das Bild der in der Dateiauswahl ausgewhlten Datei wird angezeigt. Nicht druckbare
Bildbereiche werden schattiert angezeigt.
:

Der Name der ausgewhlten Datei wird angezeigt. Sie


knnen hier die als Vorschau anzuzeigende Datei
ndern.
Zeigt die erste Seite an.

Zeigt die vorherige Seite an.

Zeigt die nchste Seite an.

Zeigt die letzte Seite an.

Zeigt die Seitenzahl im Format Angezeigte Seite /


Gesamtseitenzahl an. Sie knnen hier eine Seitenzahl
direkt eingeben. Diese wird dann angezeigt.
Das Bild wird gem dem voreingestellten Zoomfaktor
vergrert oder verkleinert.

69

3. ScanSnap Organizer verwenden

Name
Whlen Sie den zu benutzenden Drucker aus der Auswahlliste aus. Diese erscheint, wenn Sie
auf das T Symbol rechts neben der Druckerbezeichnung klicken.
[Eigenschaften] Taste
Die Eigenschaften des unter Name ausgewhlten Druckers werden angezeigt. Unter den
[Eigenschaften] knnen Einstellungen fr das Drucken vorgenommen werden. Sollten diese
jedoch mit denen im Scan to Print Fenster bereinstimmen, haben die Einstellungen des
Scan to Print Fensters Prioritt.
Kopien
Bestimmen Sie hier die Anzahl der zu erstellenden Kopien. Whlen Sie hierfr eine Zahl
zwischen 1 und 99.
Gleiche Gre/Verkleinern
Die Ausgabebildgre des Dokuments kann hier bestimmt werden. Die Bilder knnen in der
Originalgrle ausgegeben oder auf die Papiergre des verwendeten Blattformats angepasst
werden, sollte die Bildgre dieses berschreiten.
Auf
Ist das Bild grer als die Papiergre, wird es soweit
Papiergre
verkleinert, dass das vollstndige Bild auf eine Seite gedruckt
verkleinern:
werden kann. Bilder kleiner als die Papiergre werden in ihrer
Originalgre gedruckt.
Gleiche Gre:

Unabhngig vom verwendeten Papierformat werden die Bilder


in ihrer Originalgre gedruckt. Dementsprechend werden
Bilder grer als das Blattformat nicht vollstndig auf eine
Seite gedruckt.

"Automatische Bilddrehung zulassen" Kontrollkstchen


Je nach Bildgre werden die Bilder so gedreht, dass diese um optimale auf das Blatt zu
passen, im Hoch- oder Querformat gedruckt werden.
"Bild zentrieren und drucken" Kontrollkstchen
Ist die Bildgre kleiner als das Papierformat, werden die Bilder mit dieser Funktion
zentriert und gedruckt. Wird dieses Kontrollkstchen nicht markiert, werden die Bilder an die
obere linke Blattecke gedruckt.
Alles Optionsschaltflche
Wird diese Option gewhlt, werden alle Dateien gedruckt.
Aktuelle Seite Optionsschaltflche
Wird diese Option gewhlt, wird nur die in der Vorschau angezeigte Seite gedruckt.

70

3. ScanSnap Organizer verwenden

Seiten Optionsschaltflche
Wird diese Option gewhlt, knnen Sie bestimmen, welche Seiten gedruckt werden sollen.
[Drucken] Taste
Das Bild wird gem den in diesem Dialogfeld getrofenen Einstellungen gedruckt.
[Abbrechen] Taste
Der Druckvorgang wird abgebrochen und alle in diesem Dialogfeld getroffenen
Einstellungen werden ungltig.
[Hilfe] Taste
Die Hilfe fr den Druckdialog wird angezeigt.

Wenn Sie fr das Drucken mehr al seine PDF-Datei bestimmen, werden alle Seiten der
ausgewhlten Dateien gedruckt.

3. Klicken Sie auf die [Drucken] Taste zum Drucken der Datei mit dem
ausgewhlten Drucker. Wenn Sie auf die [Abbrechen] Taste klicken, wird
das Drucken abgebrochen.

71

3. ScanSnap Organizer verwenden

3.10.2. Drucken von Dateien, die nicht als Miniaturansicht angezeigt


werden knnen
1. Whlen Sie entsprechende Datei in der Dateiansicht.
2. Ziehen Sie die ausgewhlte Datei per Dra&Drop auf das Scan to Print
Symbol in der Aktionsliste.
Eine Besttigungsmeldung wird angezeigt.

Sie knnen das Scan to Print Dialogfeld auch folgendermaen aufrufen:


Klicken Sie auf die [Scan to Print] Schaltflche
Rechtsklicken Sie auf das Scan to Print Symbol

in der Symbolleiste.
in der Aktionsliste.

Rechtsklicken Sie auf die ausgewhlte Datei und whlen dann [Aktionen] ->[ Scan
to Print] im erscheinenden Auswahlmen.
Whlen Sie in der Menleiste [Aktionen] -> [Scan to Print].
Whlen Sie [Drucken] im [Datei] Men.

3. Klicken Sie auf die [Ja] Taste. Die Datei wird somit gedruckt.

Das Drucken wird mit dem Standard-Drucker in der Anwendung der Datei
ausgefhrt.
Wenn Sie auf die [Nein] Taste klicken, wird der Druckvorgang abgebrochen.
ber Drucker
Wenn Sie Dokumente, die nicht als Miniaturansicht angezeigt werden knnen, mit
einem anderen Drucker (also nicht mit dem Standard-Drucker) drucken oder andere
Einstellungen fr das Drucken festelgen mchten, fhren Sie das Drucken bitte mit den
entsprechenden Anwendungen der einzelnen Datei aus.
Diese knnen per Doppelklick auf die Dateien aufgerufen werden.

Wenn Sie mit einem Passwortschutz versehene PDF-Dateien drucken mchten, die
nicht als Miniaturansicht angezeigt werden knnen, ist eine Passworteingabe in der
entsprcehenden Anwendung (zum Beispiel Adobe Acrobat) erforderlich.
Dateien, deren Sicherheitseinstellung das Drucken untersagt, knnen nicht gedruckt
werden.

72

3. ScanSnap Organizer verwenden

3.10.3. Dateien ber ScanSnap Organizer Viewer drucken

1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die [Drucken] Schaltflche

Das Scan to Print Dialogfeld erscheint.

Das Scan to Print Dialogfled wird auch angezeigt, wenn Sie aus dem [Datei] Men
[Drucken] whlen.

Fr weitere Details ber die einzelnen Einstellungen in diesem Dialogfeld, nehmen Sie
bitte Bezug auf die Beschreibung des Scan to Print Dialogfelds in Kapitel 3.10.1. Nur
Dateien drucken, die als Miniaturansicht dargestellt werden knnen auf Seite 68.

2. Klicken Sie auf die [Drucken] Taste zum Starten des Druckens mit dem
ausgewhlten Drucker.
Wenn Sie auf die [Abbrechen] Taste klicken, wird das Drucken
abgebrochen.

73

3. ScanSnap Organizer verwenden

3.11. In Word/Excel/PowerPoint-Dateien konvertieren


Dieser Abschnitt beschreibt das Konvertieren von PDF-Dateien in

Word/Excel/PowerPoint -Dateien.
Diese Fuinktion stehr nur zur Verfgung, wenn zuvor ABBYY FineReader for ScanSnap 3.0
oder aktueller installiert worden ist.

1. Whlen Sie in der Dateiansicht die zu konvertierende PDF-Datei aus.


2. Ziehen Sie die ausgewhlte Datei per Drag&Drop auf das Scan to

Word

, Scan to Excel

oder Scan to PowerPoint(R)

Symbol in der Aktionsliste.

Das ABBYY FineReader for ScanSnap (TM) 3.0 Fenster erscheint und die
Konvertierung beginnt.
Die Konvertierung von PDF-Dateien kann auch folgendermaen gestartet werden:
Klicken Sie auf das Scan to Word
PowerPoint(R) Symbol

, Scan to Excel

oder Scan to

in der Aktionsliste.

Rechtsklicken Sie auf die ausgewhlte Datei und whlen dann aus dem
erscheinenden Auswahlmen [Aktion] ->[Scan to Word], [Scan to Excel] oder [Scan

74

3. ScanSnap Organizer verwenden

to PowerPoint(R)].
Whlen Sie in der Menleiste [Aktion] -> [Scan to Word], [Scan to Excel] oder
[Scan to PowerPoint].

Nach der Konvertierung wird Microsoft Word, bzw. Microsoft Excel oder Microsoft

PowerPoint , gestartet und die konvertierten Daten angezeigt.


3. Bearbeiten Sie (falls erforderlich) das Dokument mit Word, Excel oder

PowerPoint und speichern dann die Datei ab.

ber die Konvertierung in Word/Excel/PowerPoint -Dateien

Wenn Microsoft Word/Excel/PowerPoint auf hrem Computer installiert ist, werden die

konvertierten Daten entsprechend mit Microsoft Word, Microsoft Excel oder

Microsoft PowerPoint geffnet.

Sollte Microsoft Word/Excel/PowerPoint nicht installiert sein, werden die Daten als
wie folgt gespeichert: Haben Sie Scan to Word ausgewhlt, werden die Dateien
RTF-Format (.rtf) gespeichert. Haben Sie Scan to Excel ausgewhlt, werden die
Dateien im XLS-Format (.xls) gespeichert. Haben Sie Scan to PowerPoint(R)
ausgewhlt, werden die Dateien im PPT-Format (.ppt) gespeichert.

Die konvertierten Dateien knnen nur angezeigt werden, wenn Microsoft

Word/Microsoft Excel/Microsoft PowerPoint installiert oder die Benutzerregistrierung


abgeschlossen wurde. Um die Konvertierung auszufhren und die konvertierten
Dateien anzuzeigen, installieren Sie bitte die Anwendungen und fhren die
Benutzerregistrierung aus.
Wenn Sie fr die Konvertierung mehrere Dateien ausgewhlt haben, werden diese bei
der Konvertierung in einer Datei zusammengefasst.
ABBYY FineReader for ScanSnap untersttzt die folgenden Versionen von Microsoft

Word, Microsoft Excel und Microsoft PowerPoint .

Microsoft Word: 2000 / 2002 / 2003

Microsoft Excel: 2000 / 2002 / 2003

Microsoft PowerPoint : 2000 / 2002 / 2003

Fhren Sie diese Aktion und Microsoft Word, Microsoft Excel oder Microsoft

PowerPoint nicht gleichzeitig aus. Anderenfalls kommt es zu einer Fehlermeldung und


das Dokument wird nicht angezeigt. Fhren die Konvertierung erst aus, nachdem Sie

Microsoft Word, Microsoft Excel oder Microsoft PowerPoint beendet haben.


ber die Einstellungen von ABBYY FineReader for ScanSnap
Sie knnen die Konvertierungseinstellungen im ABBYY FineReader for ScanSnap
Einstellungsfenster konfigurieren (z.B. Erkennungssprache, usw.). Um dieses zu
ffnen, klicken Sie bitte auf [Start]-> [Alle Programme] -> [ABBYY FineReader for
ScanSnap (TM) 3.0] -> [ABBYY FineReader for ScanSnap (TM) 3.0].
Fr weitere Details, siehe 5.5 Konfiguration des ABBYY FineReader for ScanSnap im
ScanSnap S510 Bediengshandbuch oder das ScanSnap Upgrade
Benutzerhandbuch sowie das ABBYY FineReader for ScanSnap Benutzerhandbuch
( [Start]-> [Alle Programme] -> [ABBYY FineReader for ScanSnap (TM) 3.0] ->
[Benutzerhandbuch] )

Die ber ScanSnap Organizer in eine Word/Excel/PowerPoint -Datei konvertierte


PDF-Datei wird nicht gelscht, auch wenn das Gescannte Bilder nach der Erkennung
lschen Kontrollkstchen in der [Allgemeine Optionen] Registerkarte von ABBYY
FineReader for ScanSnap (TM) 3.0 ( [Start]-> [Alle Programme] -> [ABBYY FineReader
for ScanSnap (TM) 3.0] -> [ABBYY FineReader for ScanSnap (TM) 3.0]) markiert
wurde.

75

3. ScanSnap Organizer verwenden

ber die Texterkennungsfunktion (OCR) von ABBYY FineReader for ScanSnap


Fr einige Dokumententypen kann die Texterkenung unter Umstnden nicht korrekt
ausgefhrt werden. Benutzen Sie bitte die unten aufgefhrten Richtlinien fr die
Konvertierung Ihrer Dokumente.
-

Geeignet fr die Konvertierung in Word-Dateien


Dokumente mit einem einfachen ein- oder zweispaltigem Seitenaufbau.

Geeignet fr die Konvertierung in Excel-Dateien


Einfache Tabellen, deren einzelnen Zellen und Felder mit Rahmenlinien versehen
sind.

Nicht geeignet fr die Konvertierung in Word-Dateien


Dokumente mit einem komplizierten Seitenaufbau die zustzlich noch Diagramme
und Tabellen enthalten; sowie Briefe, Broschren, Magazine oder Zeitungsartikel.

Nicht geeignet fr die Konvertierung in Excel-Dateien


Dokumente mit Tabellen ohne Rahmenlinien, komplexe Tabellen mit zu vielen
Rndern, zusammengefasste Tabellen mit Untertabellen, Diagrammen, Graphen
und Statistiken, Fotos und/oder in vertikaler Ausrichtung geruckte Texte
(Diagramme, Graphen, Statistiken, Fotos und vertikal gedruckte Texte werden nicht
konvertiert.)

Folgende Parameter knnen eventuell whrend der Konvertierung verndert werden


oder verloren gehen. Es wird daher empfohlen, nach der Konvertierung die Dokumente

mit Microsoft Word, Microsoft Excel oder Microsoft PowerPoint zu ffnen und zu
berprfen. Falls erforderlich, fhren bitte etwaige Korrektionen aus.
-

Hoch- oder tiefgestellte Zeichen


Wurde Japanisch als Erkennungssprache festgelegt, knnen folgende Parameter
unter Umstnden nicht korrekt erfasst werden:

Schriftart und Schriftgre

Zeichen- und Zeilenabstand

Untersrichene, fette oder kursiv gestellte Textstellen


* Bitte beachten Sie, dass die Aktion Scan to PowerPoint(R) nicht fr japanische
Dokumente durchgefhrt werden kann.

Folgende Dokumententypen knnen unter Umstnden fehlerhaft erkannt werden. Sollte


dies der Fall sein, ndern Sie bitte den "Farbmodus" zu "Farbe" und/oder erhhen Sie
die Auflsung (Bildqualitt) zum Verbessern der Konvertierungsergebnisse.
-

Handschriftlich beschriebene Dokumente

Texte mit einer sehr kleinen Schriftgre (Kleiner als10 Punkte)

Schrge oder verzerrte Dokumente (Fehlwinkel)

Dokumente in einer anderen Sprache, als fr die Texterkennung eingestellt

Dokumente deren Texte auf unregelmig gefrbten oder gemusterten


Hintergrnden gedruckt sind.
(zum Beispiel schattierte Texte)

Dokumente mit einem komplizierten Seitenaufbau und Dokumente mit


unlerserlichen Zeichen
(Fr die Konvertierung solcher Dokumente kann lngere Zeit in Anspruch
genommen werden)

ABBYY FineReader for ScanSnap kann die Texterkennung nur fr PDF-Dateien


ausfhren, die mit ScanSnap erstellt worden sind. Fr von Adobe Acrobat oder anderen
Anwendungen erstellte PDF-Dateien kann eine Texterkennung nicht ausgefhrt werden.
Ein Excel-Arbeitblatt darf fr die Konvertierung nicht mehr als 65536 Reihen enthalten.
Wurde Japanisch als Erkennungssprache festgelegt, knnen Dokumente mit auf dem
Kopf stehenden oder vertikal gedruckte Texte, bzw. Seiten im Querformat nicht
erfolgreich konvertiert werden. Korrigieren Sie bitte die Seitenausrichtung solcher
Dokumente mit ScanSnap Viewer oder einer untersttzten Anwendung, wie zum
Beispiel Adobe Acrobat. Klicken Sie hierfr auf [Dokument] -> [Seiten drehen].
* Bitte beachten Sie, dass die Aktion Scan to PowerPoint(R) nicht fr japanische

76

3. ScanSnap Organizer verwenden

Dokumente durchgefhrt werden kann.


Systemanforderung
Fr die Konvertierung von PDF-Dateien wird verhltnismig viel Speicherkapazitt in
Anspruch genommen. Sollte nicht gengend Speicher zur Veffgung stehen, erscheint die
Fehlermeldung Nicht gengend Speicher vorhanden. im Fenster der Konvertierung. Ist
dies der Fall, fhren Sie bitte folgendes aus.
Vergewissern Sie sich, dass ausreichend Speicher installiert ist. Sollte die
Speicherkapazitt, bzw die Rechenleistung Ihres PCs nicht ausreichend sein, erhhen
Sie bitte den Speicher.
Sollten andere Anwendungen ausgefhrt werden, beenden Sie diese bitte und
versuchen dann die Konvertierung erneut.
Sollten sehr viele Seiten gleichzeitig konvertiert werden, kann es zu Engpssen der
Speicherkapazitt kommen. ndern Sie bitte in einem solchen Fall die Einstellungen fr
den virtuellen Speicher Ihres PCs. Dies kann wie folgt ausgefhrt werden:
Windows XP
1.

Whlen Sie [Start], rechtsklicken auf


[Arbeitsplatz] und whlen dann [Eigenschaften]
aus dem Auswahlmen.

2.

Whlen Sie im "Systemeigenschaften"


Dialogfeld die [Erweitert] Registerkarte und
klicken dann auf die [Einstellungen] Taste unter
"Systemleistung".

3.

Whlen Sie im "Leistungssoptionen" Dialogfeld


die [Erweitert] Registerkarte und klicken dann
auf die [ndern] Taste unter "Virtueller
Arbeitsspeicher".

4.

Whlen Sie im "Virtueller Arbeitsspeicher"


Dialogfeld "Benutzerdefinierte Gre:" und
geben dann einen etwas greren Wert fr das
"Maximale Gre (MB)" Eingabefeld ein.

5.

Klicken Sie auf die [Festlegen] Taste.

6.

Klicken Sie auf die [OK] Taste, um alle


Dialogfelder zu schlieen.

Windows 2000
1.

Rechtsklicken Sie auf das [Arbeitsplatz] Symbol


auf dem Desktop und whlen dann
[Eigenschaften] aus dem Auswahlmen.

2.

Whlen Sie im "Systemeigenschaften"


Dialogfeld die [Erweitert] Registerkarte und
klicken dann auf die [Leistungsoptionen] Taste
unter "Ausfhrung".

3.

Klicken Sie im "Leistungsoptionen" Dialogfeld


auf die [ndern] Taste unter "Virtueller
Arbeitsspeicher".

4.

Geben Sie im "Virtueller Arbeitsspeicher"


Dialogfeld einen etwas greren Wert fr das
"Maximale Gre (MB)" Eingabefeld unter
"Gre der Auslagerungsdatei fr ein
bestimmtes Laufwerk" ein.

5.

Klicken Sie auf die [Festlegen] Taste.

6.

Klicken Sie auf die [OK] Taste um alle Dialogfelder zu schlieen.

77

3. ScanSnap Organizer verwenden

Windows Vista
1.

Whlen Sie [Start], rechtsklicken auf


[Computer] und whlen dann
[Eigenschaften].

2.

Klicken Sie im "Basisinformationen ber


den Computer anzeigen" Dialogfeld in
der linken Dialogfeldspalte auf
[Erweiterte Systemeinstellungen].

3.

Klicken Sie im
"Benutzerkontensteuerung" Dialogfeld
auf die [Fortsetzen] Taste.

4.

Whlen Sie im "Systemeigenschaften"


Dialogfeld die [Erweitert] Registerkarte
und klicken dann auf die [Einstellungen]
Taste unter "Leistung".

5.

Whlen Sie im "Leistungsoptionen"


Dialogfeld die [Erweitert] Registerkarte
und klicken dann auf die [ndern] Taste
unter "Virtueller Arbeitsspeicher".

6.

Ist das "Auslagerungsdateigre fr alle


Laufwerke automatisch verwalten"
Kontrollkstchen markiert, entfernen Sie
bitte dessen Mar-kierung.

7.

Whlen Sie im "Virtueller Arbeitsspeicher" Dialogfeld "Benutzerdefinierte Gre"


unter "Auslagerungsdateigre fr jedes Laufwerk".

8.

Geben Sie im "Maximale Gre (MB)" Feld einen greren Wert ein.

9.

Klicken Sie auf die [Festlegen] Taste.

10. Klicken Sie auf die [Ok] Taste im erscheinenden Dialogfeld und schlieen
daraufhin alle geffneten Dialogfelder.

Tritt durch diese Manahmen keine Verbesserung ein, erweitern Sie bitte den
Speicher Ihres PCs.

78

3. ScanSnap Organizer verwenden

3.12. Lschen von Verzeichnissen, Ordnern und Dateien


Dieser Abschnitt beschreibt das Lschen von nicht mehr bentigten Verzeichnissen, Ordnern
und Dateien.

1. Whlen Sie das zu lschende Verzeichnis (Ordner/Datei).


Um Verzeichnisse oder Ordner zu lschen, verwenden Sie bitte die Ordneransicht.
Um Dateien zu lschen, verwenden Sie bitte die Dateiansicht.
Sie knnen fr das Lschen auch mehrere Dateien auswhlen, wenn Sie whrend der
Auwahl die [Strgl] oder [Umschalt] Taste gedrckt halten.
Wenn Sie Verzeichnisse und/oder Ordner lschen, werden automatisch deren gesamte
Inhalte gelscht.

2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die [Lschen]

Schaltflche.

Oder whlen Siet [Lschen] im [Datei] Men, um Verzeichnisse, Ordner oder Dateien zu
lschen.
Das Lschen von Ordnern besttigen, Lschen von Dateien besttigen, bzw.
Lschen von mehreren Dateien besttigen Fenster erscheint.

3. Klicken Sie auf die [Ja] Taste.


Das ausgewhlte Verzeichnis, bzw. der ausgewhlte Ordner oder die ausgewhlte Datei
wird gelscht.

79

3. ScanSnap Organizer verwenden

3.13. Dateien umbenennen


Dieser Abschnitt beschreibt das Umbenennen von Dateien.

1. Whlen Sie die umzubenennende Datei.


Sie knnen mehrere Dateien gleichzeitig auswhlen, wenn Sie whrend Sie mit dem Cursor
oder den Pfeiltasten Dateien auswhlen, die [Strg] oder [Shift] Taste gedrckt halten.

2. Whlen Sie "Umbenennen" aus dem [Datei] Men.

Das "Umbenennen" Fenster erscheint.


Haben Sie im [Ansicht] Men "Details" oder "Miniaturansicht" (wobei "Dateinamen" mit
einem Hkchen versehen werden muss), knnen Sie Dateien auch umbenennen, indem
Sie aus dem [Datei] Men "Umbenennen" whlen. Ein Cursor erscheint daraufhin und Sie
knnen dann einen neuen Namen direkt eingeben.

3. Geben Sie den neuen Dateinamen ein.


. Wenn eine Datei ausgewhlt wurde:
Geben Sie im unten gezeigten Fenster den gewnschten Dateinamen ein.

Name:
Geben Sie den neuen Dateinamen im [Name:] Eingabefeld ein.
Bitte beachten Sie, dass folgende Zeichen nicht verwendet werden knnen.
/:*?<>|

[OK] Taste:
Klicken Sie auf die [OK] Taste, um den neuen Namen fr die Datei zu
bernehmen.

[Abbrechen] Taste:
Klicken Sie auf die [Abbrechen] Taste, um das Umbenennen abzubrechen.
Sollte bereits eine gleichnamige Datei im ausgewhlten Ordner existieren,
erscheint eine Fehlermeldung.
80

3. ScanSnap Organizer verwenden

. Wenn mehrere Dateien ausgewhlt wurden:


Geben Sie im folgenden Fenster den neuen Namen ein.

Name:
Geben Sie den neuen Dateinamen im [Name:] Eingabefeld ein.
Bitte beachten Sie, dass folgende Zeichen nicht verwendet werden knnen.
/:*?<>|

Erstellungsdatum an den Dateinamen anfgen


Aktivieren Sie diese Funktion, um an den Dateinamen "_ (tiefgestellter
Bindestrich) Erstellungsdatum" anzufgen.
jjjj_MM_tt_SS_mm_ss
Das Datum, an dem die Datei erstellt wurde, wird dem Dateinamen im
Format "_jjjj_MM_tt_SS_mm_ss" hinzugefgt.
jjjjMMttSSmmss
Das Datum, an dem die Datei erstellt wurde, wird dem Dateinamen im
Format "_jjjjMMttSSmmss" hinzugefgt.
Sollte im gleichen Ordner bereits eine Datei mit demselben Namen
vorhanden sein, wird die Datei mit einer mit "_001" beginnender
Seriennummer versehen.

81

3. ScanSnap Organizer verwenden

Seriennummer an den Namen anfgen


Markieren Sie dieses Kontrollelement, um an den Dateinamen "_ "
(tiefgestellter Bindestrich) und eine Seriennummer anzufgen.
Fortlaufende Nummer:
Klicken Sie auf "", um die Drop-Down Liste zur Auswahl der zu
verwendenden Stellen zu ffnen.
Sie knnen bis zu sechs Stellen verwenden.

[OK] Taste:
Klicken Sie auf die [OK] Taste, um den neuen Namen fr die Datei zu
bernehmen.

[Abbrechen] Taste:
Klicken Sie auf die [Abbrechen] Taste, um das Umbenennen abzubrechen.

4. Klicken Sie auf die [OK] Taste.

Die ausgewhlte Datei wird somit umbenannt.


Die Dateierweiterung wird beim Umbenennen des Dateinamens nicht verndert.

82

3. ScanSnap Organizer verwenden

3.14. Dateien bearbeiten


Diese Sektion beschreibt das Bearbeiten von mit ScanSnap erstellten Dateien ber den
ScanSnap Organizer Viewer.

3.14.1. Dateien mit dem ScanSnap Organizer Viewer anzeigen


Zum Bearbeiten und Einsehen von Dateien mit ScanSnap Organizer Viewer, starten Sie bitte mit
einer der im Folgenden beschriebenen Methoden ScanSnap Organizer Viewer:

Doppelklicken Sie im Hauptfenster von ScanSnap Organizer auf die anzuzeigende Datei.
Hierzu muss zuvor das ScanSnap Organizer Viewer Kontrollkstchen in der
Allgemeine Einstellungen Registerkarte des [Optionen] Fensters zum Festlegen der
Mausbedienung markiert worden sein.

Whlen Sie die gewnschte Datei und whlen dann [ScanSnap Organizer Viewer] aus dem
ScanSnap Organizer [Datei] Men.

3.14.2. Seiten drehen


Sollte eine Seite in einer falschen Ausrichtung angezeigt werden oder Sie die Ausrichtug einer
Seite ndern mchten, fhren Sie bitte folgendes aus:
(Hier wird das Drehen einer Seite um 90 Grad um Uhrzeigersinn als Beispiel beschrieben.)

1. ffnen Sie die gewnschte Datei im ScanSnap Organizer Viewer.


2. Whlen Sie die zu drehende Seite. Sie knnen auch mehrere Seiten
gleichzeit auswhlen.

83

3. ScanSnap Organizer verwenden

3. Klicken Sie im [Bearbeiten] Men auf [90 Grad im UZS], oder klicken Sie in
der Symbolleiste auf die [90 Grad im UZS] Schaltflche

Die Seite wird wie angegeben um 90 Grad im Uhrzeigersinn gedreht.

3.14.3. Seiten Lschen


Unntige Seiten eines Dokuments knnen wie folgt gelscht werden:

1. ffnen Sie die gewnschte Datei im ScanSnap Organizer Viewer.


2. Whlen Sie die zu lschende Seite.
3. Klicken Sie im [Bearbeiten] Men auf [Seite lschen], oder klicken Sie in der
Symbolleiste auf die [Seite lschen] Schaltflche
Die Seite lschen Meldung erscheint.

4. Klicken Sie auf die [Ja] Taste.

Die ausgewhlte Seite wird gelscht.


84

3. ScanSnap Organizer verwenden

3.14.4. Seiten verschieben


Sie knnen einzelne Seiten wie folgt verschieben.

1. ffnen Sie die gewnschte Datei im ScanSnap Organizer Viewer.


Vergewissern Sie Sie sich, dass das Seiten-Panel im ScanSnap Organizer Viewer
angezeigt wird.
)
Sollte dies nicht der Fall sein, klicken Sie bitte auf die Ansicht umschalten (
Schaltflche in der Symbolleiste, um den Ansichtsmodus entsprechend umzuschalten:

Alle anzeigen (Seitenberblick und Seitenansicht)

Nur die Seitenansicht anzeigen

2. Whlen Sie im Seiten-Panel die zu verschiebende Seite und ziehen diese


dann per Drag&Drop an die gewnschte Stelle im Dokument. Eine blaue
Linie erscheint und zeigt Ihnen an, wo die Seite eingefgt wird. Sie knnen
auch mehrere Seiten gleichzeitig verschieben.

Die Seite wird verschoben und die Seitenzahl entsprechend aktualisiert.

85

3. ScanSnap Organizer verwenden

3.14.5. Seiten einfgen


Fhren Sie bitte eine der folgenden Operationen aus, um Seiten einer Datei in eine andere Datei
einzufgen:

Alle Seiten einer Datei in das Dokument einfgen.

Nur bestimmte, einzelne Seiten in das Dokument einfgen.

In dieser Sektion wird das Einfgen bestimmter Seiten in das Dokument beschrieben.

Fr das Einfgen einer gesamten Datei, siehe die ScanSnap Organizer Hilfe fr weitere
Details.

1. ffnen Sie die entsprechenden Dateien im ScanSnap Organizer Viewer.


Vergewissen Sie sich, dass die Dateien im ScanSnap Organizer Viewer
nebeneinander oder bereinander angeordnet angezeigt werden.
Anordnen der Dateien
Klicken Sie im [Fenster] Men auf [Anordnen] und whlen dann, wie die Dateien
angeordnet werden sollen.
Anzeige des Seiten- Panels
) Schaltflche in der Symbolleiste,
Kicken Sie bitte auf die Ansicht umschalten (
um den Ansichtsmodus entsprechend umzuschalten:

Seiten-Panel und Seitenansicht, Alle anzeigen

Nur die Seitenansicht anzeigen

86

3. ScanSnap Organizer verwenden

2. Whlen Sie im Seiten-Panel der Quelldatei die Miniaturansicht der zu in eine


andere Datei einzufgenden Seite. Verschieben Sie diese dann per
Drag&Drop in die gewnschte Position im Seiten-Panel der Zieldatei. Eine
blaue Linie erscheint und zeigt Ihnen an, wo die Seite eingefgt wird. Sie
knnen auch mehrere Seiten gleichzeitig verschieben und einfgen.
Die verschobene Seite wird kopiert und in die Zieldatei eingefgt.

87

3. ScanSnap Organizer verwenden

3.15. Anzeigen des ScanSnap Einstellungsfensters


Dieser Abschnitt beschreibt das Anzeigen des ScanSnap Einstellungsfensters direkt ber den
ScanSnap Organizer Bildschirm.

1. Klicken Sie auf das "ScanSnap Einstellungen" Symbol


Symbolleiste.

in der

Oder whlen Sie [ScanSnap Einstellungen] aus dem [Extras] Men.

Das "Scannen und Einstellungen speichern" Fenster wird angezeigt.


2. Konfigurieren Sie die Einstellungen wie gewnscht und klicken dann auf die
[OK] Taste.

Die getroffenen Einstellungen werden gespeichert.


Anhngig vom verwendeten ScanSnap Modell kann sich das Dialogfeld vom oben
gezeigten unterscheiden.
Fr Details ber die Einstellungen von ScanSnap, siehe das diesem Produkt beigelegte
ScanSnap Bedienungshandbuch oder das ScanSnap Upgrade Benutzerhandbuch.

88

3. ScanSnap Organizer verwenden

3.16. Online Update


Um die Funktionalitt und Qualitt von ScanSnap Organizer zu verbessern, arbeiten wir stndig
daran Updates zum Herunterladen fr Sie bereit zu stellen.
ScanSnap Organizer kann automatisch feststellen ob ein neues Update (Update Pack) vorhanden
ist und somit sich selbst aktualisieren.
Update Packs werden nicht speziell angekndigt. Wir empfehlen Ihnen daher regelmig
Updates auszufhren um so festzustellen ob neue Update Packs installiert werden knnen.

Wenn Sie den ScanSnap Organizer aktualisieren, folgen Sie bitte der unten angegebenen
Verfahrensweise.
Fr das Aktualisieren ist es erforderlich, dass der Microsoft Internet Explorer installiert ist
und Ihr System Zugang zum Internet hat.
Sie mssen sich als Benutzer mit Administrator-Rechten anmelden.

1. Whlen Sie im [Hilfe] Men [Online Update].

Ein Nachrichtenfenster zu ausfhren (oder nicht ausfhren) des


Aktualisierungsvorganges von ScanSnap Organizer erscheint.

2. Klicken Sie auf die [Ja] Taste.

89

3. ScanSnap Organizer verwenden

Ist ein Update verfgbar, erscheint ein Besttigungsfenster fr den Download und die
Installation des Programms.
Sollte bereits das aktuellste Update installiert sein, erscheint folgende Meldung.

Klicken Sie auf die [OK] Taste um diese Nachricht zu schlieen.

3. Klicken Sie auf die [Installieren] Taste.

Wenn Sie auf die [Information] Taste klicken, ffnet sich der Internet Explorer und
Informationen ber die aktuellsten Updates fr ScanSnap Organizer erscheinen.

Die Installation beginnt und der [Willkommen bei InstallShield Wizard fr ScanSnap
Organizer] erscheint.
Folgen Sie zur Installation den Bildschirmanweisungen.

90

Anhang 1. ber suchbare PDF-Dateien

Anhang 1.

ber suchbare PDF-Dateien

1) Was ist eine suchbare PDF-Datei?


Wenn ein Dokument gescannt und in Form einer PDF-Datei gespeichert wurde, werden alle
Informationen die im Dokument enthalten sind (Bilder, Graphiken, Text)
zusammengefasst als ein einziges Bild ausgegeben. In diesem Fall knnen Texte (Zeichen)
im Dokument nicht gesucht (oder bearbeitet) werden, da diese ein Teil der gesamten
Bilddatei darstellen.

Um das Bild suchbar zu machen, mssen Sie dieses mit einer OCR (Texterkennung)
Software bearbeiten, um die Textinformationen vom Bild zu "lsen" und diese dann wieder
als "Text" in das Bild einzubetten. Somit kann das Bild als PDF-Datei mit
Textinformationen gespeichert werden.
Obwohl solch eine PDF-Datei als "reine" Bilddatei erscheint, wurde diese durch
eingebettete Textinformationen suchbar gemacht.

Suchbar, da Textinformationen eingebettet wurden.

91

Anhang 1. ber suchbare PDF-Dateien

Nur mit ScanSnap gescannte PDF-Dateien knnen konvertiert werden.


Fr Details ber die Konvertierung von PDF-Dateien in suchbare PDF-Dateien, siehe
"3.3. PDF-Dateien in suchbare PDF-Dateien konvertieren" auf Seite 43.

2) ber die Bedienung


Sie knnen mit einer der folgenden Methoden PDF-Dateien in suchbare PDf-Dateien
konvertieren.
A. Fhren Sie das Scannen und die Konvertierung mit ScanSnap gleichzeitig aus, um
suchbare PDF-Dateien zu erstellen.

Treffen der Einstellung in:

[Dateiart] Registerkarte im ScanSnap Manager.

Zu konvertierende Seiten:

Alle Seiten oder die erste Seite.

Vorteil:
Nachteil:

Es ist nicht ntig, die Dateien nach dem Scannen


getrennt zu konvertieren.
Fr das Scannen der Dateien (Dokumente) wird mehr
Zeit in Anspruch genommen.
Die Einstellungen knnen nicht fr jede Datei
konfiguriert extra werden. Fr alle Dateien wird die
gleiche Einstellung bernommen.
Sie knnen nur "Alle Seiten" oder "Seite" fr die
Konvertierung auswhlen.

B. Aktivieren Sie ScanSnap Organizer und fhren die automatische Konvertierung aus.

Treffen der Einstellung im:

[PDF-Datei] Men im ScanSnap Organizer. Whlen Sie


[In Suchbare PDF konvertieren] -> [Automatische
Konvertierungseinstellung]. Alternativ kann diese
Einstellung auch getroffen werden, wenn Sie im "PDF
Automatische Konvertierungseinstellungen" Bildschirm,
der beim Starten von ScanSnap Organizer erscheint, auf
die [Ja] Taste klicken und "Automatische OCR EIN" zu
whlen.

Zu konvertierende Seiten:

Alle Seiten.

Vorteil:

Nachteil:

Die Konvertierung wird immer automatisch


ausgefhrt.
Fr das Abschlieen des Scanvorgangs wird nicht viel
Zeit in Anspruch genommen.
Sie brauchen sich ber keine Sorgen ber die fr die
Konvertierung bentigte Zeit machen, da diese
ausgefhrt wird, wenn der Computer frei ist.
Sie knnen nicht einzelne Seiten fr die
Konvertierung bestimmen.
Es wird mehr Zeit in Anspruch genommen, da "Alle
Seiten" jeder Datei konvertiert werden.
Sie knnen nicht einzelne Dateien fr die
Konvertierung bestimmen. Alle Dateien werden
konvertiert.

92

Anhang 1. ber suchbare PDF-Dateien

C. Aktivieren Sie ScanSnap Organizer und fhren Sie die Konvertierung manuell aus.

Sie knnen die Einstellung

Das [PDF-Datei] Men im ScanSnap Organizer. Whlen

konfigurieren ber:

Sie [In Suchbare PDF konvertieren] -> [Ausfhren].

Zu konvertierende Seiten:

Alle Seiten oder bestimmte Seiten, wenn die Datei in der


Dateiansicht ausgewhlt wurde (Miniaturansicht).

Vorteil:

Nachteil:

Sie knnen die zu konvertierenden Dateien auswhlen.


Fr das Scannen wird nicht viel Zeit in Anspruch
genommen.
Sie knnen den Zeitpunkt fr die Konvertierung
bestimmen.
Wenn Sie "Konvertieren wenn Computer frei"
auswhlen, mssen Sie sich ber keine Sorgen ber
die fr die Konvertierung ntige Zeit machen.
Sie knnen zu konvertierende Seiten bestimmen.
Sie mssen das Scannen und die Konvertierung
separat ausfhren.

Fr Details ber die Konfiguration der ScanSnap Manager Einstellungen, siehe das
ScanSnap Bedienungshandbuch oder das ScanSnap Upgrade Benutzerhandbuch.

Jede Methode hat Vor- und Nachteile, wie im Folgenden beschrieben wird. Whlen Sie die
Methode, die Ihren Bedrfnissen entspricht. Wir hoffen Ihnen mit der folgenden bersicht eine
Hilfe fr die richtige Auswahl zu bieten. (* Die empfohlenen Konvertierungsmethoden A, B und
C entsprechen den auf der vorherigen Seite beschriebenen Methoden.)
Konditionen

Wenn keine Notwendigkeit besteht,


PDF-Dateien suchbar zu machen.

Wenn nur aus Bildern


bestehende PDF-Dateien ohne
Text verarbeitet werden.

Wenn das Suchen von Dateien


nicht erforderlich ist.

Wenn Sie Anwendungen


verwenden, die suchbare
PDF-Dateien nicht untersttzen.

Wenn Sie PDF-Dateien sofort nach


dem Scannen suchbar machen
mchten, auch wenn fr die
Konvertierung lngere Zeit in
Anspruch genommen wird.

Empfohlene Konvertierung

Endstatus der PDF-Datei

NA

Nicht suchbar

Methode A:
Fhren Sie das Scannen
und die Konvertierung mit
ScanSnap gleichzeitig aus,
um suchbare PDF-Dateien
zu erstellen.

Sofort nach dem


Scannen suchbar.

93

Anhang 1. ber suchbare PDF-Dateien

Konditionen

Empfohlene Konvertierung

Endstatus der PDF-Datei

Wenn Sie in krzester Zeit Dateien


scannen und PDF-Dateien suchbar
machen mchten.

Methode B:
Aktivieren Sie ScanSnap
Organizer und fhren die
automatische
Konvertierung aus.

Nicht sofort nach dem


Scannen suchbar.

Wenn Sie PDF-Dateien separate


nach dem Scannen konvertieren
mchten.

Methode C:
Aktivieren Sie ScanSnap
Organizer und fhren Sie
die Konvertierung manuell
aus.

Nicht sofort nach dem


Scannen suchbar.

Wenn Sie ausgewhlte Seiten fr die


Konvertierung in eine suchbare
Datei bestimmen mchten.

Methode A:
Fhren Sie das Scannen
und die Konvertierung mit
ScanSnap gleichzeitig aus,
um suchbare PDF-Dateien
zu erstellen. (Erste Seite)

Sofort nach dem


Scannen suchbar.

Methode C:
Aktivieren Sie ScanSnap
Organizer und fhren Sie
die Konvertierung manuell
aus. (Nur aktuelle Seite)

Nur ausgewhlte Dateien


sind nach der
Konvertierung suchbar
(In den ausgewhlten
Seiten enthaltende
Zeichenstze suchen.)

Methode A:
Fhren Sie das Scannen
und die Konvertierung mit
ScanSnap gleichzeitig aus,
um suchbare PDF-Dateien
zu erstellen. (Erste Seite)

Sofort nach dem


Scannen suchbar.

Methode C:
Aktivieren Sie ScanSnap
Organizer und fhren Sie
die Konvertierung manuell
aus. (Nur aktuelle Seite,
Sofort ausfhren)

Nur ausgewhlte Dateien


sind nach der
Konvertierung suchbar
(In den ausgewhlten
Seiten enthaltende
Zeichenstze suchen.)

Wenn Sie Dateien suchen mchten,


aber nicht genug Zeit fr deren
Konvertierung zur Verfgung steht.

Nach der Konvertierung


suchbar.

Nur ausgewhlte Dateien


sind nach der
Konvertierung suchbar.

(In der ersten Seite


enthaltene Zeichenstze
suchen.)

(In der ersten Seite


enthaltene Zeichenstze
suchen.)

* Die empfohlenen Konvertierungsmethoden A, B, und C beziehen sich auf die auf den
vorherigen Seiten beschriebenen Konvertierungsmethoden.

94

Index

Index
[

[Ansicht] Men (Viewer Fenster)..................... 32

E-Mail Registerkarte ........................................24

[Bearbeiten] Men (Viewer Fenster) ............... 31

E-Mail-Programme ..........................................65

[Datei] Men (Viewer Fenster) ........................ 31

Exportieren ................................................ 11, 64

[Fenster] Men (Viewer Fenster) .................... 32

Extras Men ....................................................22

[Hilfe] Men (Viewer Fenster) ......................... 32

F
A

Fensterbreite ...................................................33

Aktionen.................................................... 21, 29

Fenstergre...................................................33

Aktualisieren ............................................. 14, 89

Fensterhhe ....................................................33

Allgemeine Einstellungen Registerkarte ......... 22

Festgelegtes Passwort ....................................28

Anordnen von Dateien .................................... 39

Anschluss an ScanSnap ................................. 35


Ansicht Men .................................................. 12
Ansicht umschalten (Viewer Fenster) ............. 33

Hauptfenster ......................................................8

Ausfhren, wenn Computer frei .......... 15, 16, 44

Hilfe Men .......................................................25

Automatische

Konvertierungseinstellungen............. 6, 20, 37

Importieren ................................................ 11, 63

Informationen ber die aktuellsten Updates ....90

Bearbeiten Men............................................. 12

Beenden ....................................................11, 31
Betriebsfenster.................................................. 8

Konfiguration der Automatischen


Konvertierungs- einstellungen fr

PDF-Dateien................................................57

Datei Men ......................................................11

Konvertierungsliste ..........................................16

Dateien anordnen ........................................... 14

Kopieren .................................................... 12, 42

Dateiname ...................................................... 12

Details ............................................................. 13
Drucken .....................................................11, 26

Linksklick-Men Modus ...................................35

Drucken (Viewer Fenster) ......................... 31, 33

Lschen......................................... 11, 26, 34, 79

95

Index

Maus-Bedienung............................................. 28

Rotate..............................................................34

Mein ScanSnap Ordner .................................. 20

Miniaturansicht...................................... 9, 12, 28
Miniaturansicht (Hauptfenster) ........................ 27
Miniaturansicht oben....................................... 27

Scan to E-mail .................................................65

Miniaturansichts- gre................................... 13

Scan to Excel ..................................................74


Scan to PowerPoint .........................................74
Scan to Print.............................................. 26, 68

Scan to Word...................................................74

Neu ......................................................11, 39, 40

Scannen ..........................................................37
ScanSnap Einstellungen ........................... 24, 28

ScanSnap Organizer starten .............................6


ScanSnap Settings ..........................................26

Online Update ................................................. 25

Schaltflchen (Viewer Fenster)........................33

Optionen ............................................. 22, 23, 24

Seiten Drehen .................................................83

Ordner..................................................11, 39, 40

Seiten einfgen ...............................................86

Ordner anordnen............................................. 13

Seiten lschen.................................................84
Seiten verschieben ..........................................85

Sofort ausfhren........................................ 15, 44


Speichern (Viewer Fenster) .............................33

Password ........................................................ 43

Status ........................................................19, 53

Passwort ............................................. 43, 54, 66

suchbare PDF-Datei ........................................91

PDF Konvertierungs-Liste ............................... 18

Suchen ................................................ 21, 26, 59

PDF-Datei in suchbare PDF-Dateien

Symbole ..........................................................25

konvertieren .......................................... 15, 43

Symbolleiste ....................................................26

PDF-Datei Men ............................................. 15

Symbolleiste (Hauptfenster) ............................25

PDF-Dateien ................................................... 20

Symbolleiste (Viewer Fenster).........................33

PDF-Dokument Registerkarte ......................... 23

Systemvoraussetzungen ...................................5

Pop-up Miniaturansicht ................................... 12


Popup- Miniaturansicht ................................... 26

Umbenennen............................................. 11, 80
Ursache ...........................................................53

Quick-Men..................................................... 30
Quick-Men Modus................................... 35, 37

96

Index

V
Vergrern ...................................................... 33
Verkleinern ...................................................... 33
Verknpfung zu Ordner ........................11, 25, 61
Verknpfungen zu Ordnern lschen................ 62
Verschieben .................................................... 42
Verzeichnis ................................................11, 39
Viewer Fenster................................................ 30

W
Windows Vista ...................................... 4, 48, 52

Z
Zoomfaktor...................................................... 33

97

ScanSnap Organizer
Benutzerhandbuch
P2WW-2300-02DEZ0
Datum der Ausgabe: Mrz, 2008
Verantwortlich fr die Ausgabe: PFU LIMITED

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PFU Limited bernimmt keine Haftung fr Schden oder Folgeschden die sich aus
dem Gebrauch dieses Handbuchs ergeben. Weiterhin werden Ansprche einer dritten
Partei nicht anerkannt.

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vervielfltigt werden, unabhngig davon auf welche Art und Weise dies geschieht.