12

Cash Management
 

12. Cash Management

Buchungsjournal

Rechnung Zahlbeleg Kontoauszug

erfassen erstellen abstimmen

Ausgleich Ausgleich
OP Transitkonto
Debitoren
Debitoren Cash
Kreditoren
Kreditoren Management

Buchung
General Ledger

12-2 Cash Management

Was ist Oracle Cash Management

Das Modul Oracle Cash Management ermöglicht eine integrierte, modulübergreifende

Bearbeitung von Bankauszügen.
Im Oracle Cash Management können die debitorischen, kreditorischen und sonstigen
Zahlungsvorgänge entsprechend der Reihenfolge auf dem Kontoauszug in einer Maske
verarbeitet und abgestimmt werden, so daß auch eine einfache Form der Bankabstimmung
(Anfangssaldo und Endsaldo) ermöglicht wird.

Außerdem bietet das Werkzeug Cashflow - Planung innerhalb des Moduls Cash
Management die Möglichkeit die Zahlungsströme vorauszuplanen.

Die Funktionalitäten im Überblick:

 Schnittstelle zum Einlesen von Bankauszügen nach dem SWIFT940 Standard;

manuelles Erfassen von Bankauszügen
 automatisches und manuelles Clearing von Zahlungsvorgängen aus Debitoren und
Kreditoren inkl. der erforderlichen Umbuchungen
 automatisches und manuelles Abstimmen von Bankkonten
 automatische Verarbeitung von sonstigen Transaktionen wie Gebühren, Zinsen usw.
 automatische Kalkulation und Buchung von Währungsgewinnen / Verlusten
 Storno Zahlungseingangsbelege ggf. mit Folgeaktionen
 Übersicht über die Zahlungsströme (Debitoren, Kreditoren, Einkauf, Auftrag) innerhalb
der Funktion Cash Forecasting

Cash Management 12-3

 

Integration und Standardbelegfluß

Schecks
Kreditoren Lieferant

•Erstellung DTA
Zahlungsbelege
Journale •OP-Auszifferung Lastschrifteinzug

Clearing - Buchungen

Cash
Management Bankauszüge (Swift940 - Format)
General •Clearing
Ledger •sonstige Bank
Zahlbelege

Clearingbuchungen sonstige Zahlbelege Überweisung

Lockbox
Debitoren
Lastschrifteinzug
Journale •Scheckerfassung
•Erstellung Scheckeinreicher
Zahlungsbelege
•OP-Ausgleich
Überweisung

Kunde

12-4 Cash Management

Bankabstimmung: Integration und Standardbelegfluß

In der Abbildung links ist dargestellt, welche Aktivitäten in welchem Modul durchgeführt
werden und wie der entsprechende Standardbelegfluß in Oracle Financials abgebildet ist.

Klassifiziert man die Zeilen eines Bankauszugs, so lassen sich folgende

Auszugspositionen unterscheiden:

1. Belastungen, aufgrund von eingereichten Ausgangsschecks und Überweisungsaufträgen

(DTA) mit Rechnungsbezug
2. Belastungen aufgrund von nicht rechnungsbezogenen Vorgängen (Bankgebühren,
Zinsen, zentrales Clearing)
3. Gutschriften aufgrund von eingereichten Eingangsschecks
4. Gutschriften aufgrund von Überweisung (mit Rechnungsbezug)
5. Gutschriften aufgrund von nicht rechnungsbezogenen Vorgängen (Zinsen,
Überweisung durch Holding)

Der dargestellte ‘Standardbelegfluß’ von Oracle Financials ist nicht für alle
Geschäftsprozesse der Bankenbuchhaltung anwendbar. So fehlt beispielsweise beim
Überweisungseingang der ‘Zahlbeleg’, da die entsprechende Gutschriftszeile des Auszugs
gleichzeitig den Zahlbeleg repräsentiert. Aufgrund der unterschiedlichen Belegflüße , die
mit den unterschiedlichen Arten von Auszugspositionen verbunden sind, sind auch die
Rahmen der Bankbuchhaltung durchzuführen Tätigkeiten unterschiedlich.
Aufgrund dieser Tatsache muß der Standardbelegfluß im Rahmen des Systemsetups
modifiziert werden, um eine Abbildung der georderten Geschäftsprozesse zu ermöglichen.
Die folgende Abbildung zeigt exemplarisch den Belegfluß, wie er in einer einer
‘Deutschen’ Bankenbuchhaltung benötigt wird.

Buchungen

Debitoren Kreditoren

Rechnung: Forderungen an Erträge Rechnung: Aufwand an Verbindlichkeiten

Zahlung: Zwischenkonto an Nicht Identifiz. Zahlung: Verbindlichk. an Zwischenkonto
Nicht Identif. an Nicht Zugeord.
Nicht Zugeord. an Forderungen

Abstimmung: Bank an Zwischenkonto Abstimmung: Zwischenkonto an Bank

Cash Management

Bei der Bearbeitung von debitorischen Überweisungen wird durch die Zahlungserstellung
das Bankkonto direkt bebucht.

Cash Management 12-5

 

Bank-Auszug
Bank-Auszug

Abstimmung Abstimmung Sonstige Zahlungen

mit Zahlungsvorgang ohne Zahlungsvorgang ohne Kreditor /
Debitor
Debitoren: Lastschrift
Debitoren: Überweisungen
Schecks
Kreditoren: Lastschriften
Kreditoren: DTA (Inland/Ausland)
Überweisung
Schecks

Position Position

Verfügbar Position Zahlungs- Zahlungs- sonstiger sonstiger

eingang ausgang Zahlungs- Zahlungs-
Auszugspositione
eingang ausgang
Auszugspositionen Auszugspositionen
n Zinserträge Bankgebühren

Verfügbar Erstellen Zinsbelastungen

Erstellen
debit. Z.-Eingang kreditorischer
abzustimmende abzustimmende (Lockbox) Z.-Ausgang
Zahlung(en) Zahlung(en)
Auszugspositionen Auszugspositionen

Auszugspositionen
Verfügbar Verfügbar

12-6 Cash Management

Überblick über die Funktion Bankabstimmung

Die Funktion Bankabstimmung dient dazu, Ihre Kontoauszüge mit Ihrem

Zahlungseingängen (Oracle Debitoren) und Zahlungsausgängen (Oracle Kreditoren)
bzw. mit Sonstigen Zahlungen (Zinsen, Bankgebühren) abzustimmen.

Folgende Fälle können auftreten:

 Kreditoren
1. eine Kontoauszugs - Position wird einem vorhandenen Zahlungsausgang
zugeordnet
2. sie haben eine Kontoauszugs - Position ohne zugehörigen Zahlungsausgang -
Beleg
(Lastschrift / Abbuchung) der Zahlungsbeleg wird erstellt
3. sonstige Zahlungsausgänge (Zinsbelastungen)
(kein Bezug zu Kreditoren)
4. Bankspesen

 Debitoren
1. eine Kontoauszugs - Position wird einem vorhandenen Zahlungseingang
zugeordnet
2. sie haben eine Kontoauszugs - Position ohne zugehörigen Zahlungseingang -
Beleg
(Überweisung); der Zahlungsbeleg wird erstellt (Lockbox)
3. sonstige Zahlungsausgänge / Zahlungseingänge (Zinserträge, Bankbuchungen)
(kein Bezug zu Debitoren)

Cash Management 12-7

 

12-8 Cash Management

Überblick: Einrichten der Bankabstimmung

 Oracle Debitoren
- Zahlungsklassen, Zahlungsarten
- Debitorenvorgänge

 Oracle Kreditoren
- Systemoption
- Zahlbelege

 Oracle Cash Management

- Systemoptionen
- Transaktionsschlüssel

 Oracle Systemadministration
- Belegnummern

Cash Management 12-9

 

12-10 Cash Management

Oracle Debitoren: Zahlungsklassen einrichten

Einrichten Zahlungen Zahlungsklassen

Die Zahlungsklasse legt fest, um welche Art der Zahlung es sich handelt und welche
Schritte bei der Abwicklung der Zahlung erforderlich sind.

Die Schritte sind Erstellung, Zahlungseinzug, Abstimmung und Bestätigung. Eine

Lastschrift wird z.B. automatisch erstellt und eingezogen.

Feld Bedeutung
Erstellungsart Zahlungen können manuell oder automatisch
erstellt werden.
Zahlungseinzugsart Entscheiden Sie, ob die Zahlungen eingezogen
werden sollen.
Abstimmungsart  Direkt:
Das RW - Konto für Zahlungen wird bei
Erstellung der Zahlung direkt bebucht. (Definition
der Zahlungsart)
 Automatische Abstimmung / Abgleich:
Das RW - Konto Zahlungseinzug wird bebucht.
Bei Abstimmung der Zahlung in Cash
Management wird dann das RW - Konto
Zahlungen und als Gegenkonto Zahlungseinzug
gebucht. (Definition der Zahlungsart)

Sie ordnen der Zahlungsklasse eine Zahlungsart zu. Die Zahlungsart bestimmt die
Konten, die bei der Buchung verwendet werden sollen.

Cash Management 12-11

 

12-12 Cash Management

Oracle Debitoren: Zahlungsarten definieren

Einrichten Zahlungen Zahlungsklassen

Sektor Zahlungsart

Feld Bedeutung
Regel: aus ggf. mehreren Rechnungen werden x Zahlungen generiert
Anzahl 1 pro Adresse, 1 pro Adresse und Fälligkeitsdatum,
Zahlungen 1 pro Kunde, 1 pro Kunde und Fälligkeitsdatum,
1 pro Rechnung
Vorlauf Anzahl der Tage vor Fälligkeit der Rechnung
- Aufnahme der Rechnung in automatische Zahlungserstellung
Regel: mehrere Rechnungen mit unterschiedlichen Fälligkeitsdatum
Fälligkeitsdatum - definiert Fälligkeitsdatum der Zahlung

Button Bankkonten / Sektor RW - Konten:

 Zahlungen
Dieses Konto wird angesprochen, wenn eine Zahlung erfaßt wird und in der
Zahlungsklasse die Abstimungsart Direkt steht. Bei automatischer Abstimmung wird
dieses Konto nach der Abstimmung der Zahlung in Cash Management bebucht.
 Zahlungsbestätigung
Wenn eine Zahlung bereits erfaßt und noch nicht eingezogen wurde, wird dieses Konto
bebucht.
 Zahlungseinzug
Dieses Konto wird angesprochen, wenn eine Zahlung erfaßt wird und in der
Zahlungsklasse die Abstimungsart Abgleich / Automatische Abstimmung steht.
 Konto Nicht zugeordnete Zahlungen
Dieses Konto wird angesprochen, wenn eine Zahlung erfaßt und keiner Rechnung
zugeordnet wird (1). Wenn die Zahlung in einem zweiten Schritt einer Rechnung
zugeordnet wird, wird dieses Konto wieder angesprochen (2).
Es wird ebenfalls angesprochen, wenn eine Zahlung erfaßt und sofort einer Rechnung
zugeordnet wird (1) + (2).
Die Buchungssätze lauten:
(1) Zahlungen / Zahlungseinzug an Nicht zugeordnete Zahlungen
(2) Nicht zugeordnete Zahlungen an Forderungen
 Konto Nicht identifizierte Zahlungen
Dieses Konto wird nur angesprochen, wenn eine Zahlung erfaßt und keinem Kunden
zugeordnet wird (1). Wenn die Zahlung in einem zweiten Schritt einem Kunden
zugeordnet wird, wird dieses Konto wieder angesprochen (2).
Die Buchungssätze lauten:
(1) Zahlungen / Zahlungseinzug an Nicht identifizierte Zahlungen
(2) Nicht identifizierte Zahlungen an Nicht zugeordnete Zahlungen
 Konto Vorauszahlungen
Dieses Konto wird angesprochen, wenn eine Zahlung als Vorauszahlung erfaßt wird.

Cash Management 12-13

 

12-14 Cash Management

Oracle Debitoren: Debitorenvorgänge festlegen

Einrichten Zahlungen Debitorenvorgänge

Über die Definition von Debitorenvorgänge hinterlegen Sie RW - Konten für:

 Sonstige Zahlungen
 Mahntransaktionen
 Rückbelastungen
 Korrekturen

Der Vorgang Sonstige Zahlungen wird als „Buchungs - Schablone“ verwendet. Über
einen Datenbanktrigger wird die hier hinterlegte Kontierung jedoch vor dem
Buchungstranfer überschrieben und ein Update auf die Subledgertabelle mit der
entsprechenden Kontierung durchgeführt (AR_MISC_CAH_DIST).

Beispiel:
Feld Eingabe
Bezeichnung Überweisung MüBa
Beschreibung Überweisung
Art Sonstige Zahlungen
Buchungsaufteilungen
Konto 1*-*9999*-*-*-*-*-

Das RW - Konto 9999 wird theoretisch nie bebucht, sollte trotzdem aber gelegentlich
überprüft werden.

Cash Management 12-15

 

12-16 Cash Management

Oracle Kreditoren: Systemoptionen definieren

Einrichten Optionen Kreditoren

Bei den Kreditorenoptionen muß im Buchungssektor die Option

Abstimmungsbuchungen zulassen aktiviert sein.

Cash Management 12-17

 

12-18 Cash Management

Oracle Kreditoren: Zahlbelege einrichten

Einrichten Zahlungen Banken

Die Zahlbelege werden pro Bankkonto eingerichtet.

ACHTUNG:
Es muß auf Bankkonten - Ebene oder (besser) auf Zahlungsebene ein Clearing - Konto
hinterlegt werden (bei DTA und Scheck; Clearing - Konto 1217)

Cash Management 12-19

 

12-20 Cash Management

Oracle Cash Management: Systemparameter einstellen

Einrichten Systemparameter

Beispiel:

Feld Eingabe
Buchungsstruktur Grünwald Mäher
Startdatum 01-Okt-1996
Ausgezifferte Transaktionen anzeigen X (zur allgemeinen Suche sinnvoll)
Automatisch Auszügen Positionen hinzufügen X
Offene Schnittstelle verwenden <keinen Eintrag, nicht im Einsatz>

Bereich Allgemein:
Feld Eingabe
Reihenfolge Abgleich:
Kreditoren Stapel
Debitoren Transaktion
Steuerschlüssel: <keinen Eintrag> (keine Funktionalität)
Verbindlichkeit <keinen Eintrag> (keine Funktionalität)
Forderung <keinen Eintrag> (keine Funktionalität)
Debitorenvorgang <keinen Eintrag> (Transaktionsschlüssel)
Float-Abwicklung ? (Ignorieren; erhöht das Buchungsdatum
der Abstimmung; nur USA))

Bereich: Automatische Abstimmung

Feld Eingabe
Toleranz
Betrag 0 (es wird der kleinstmögliche Wert gewählt;
Prozent 0 macht nur bei der Bilanzwährung Sinn))
Toleranzabweichung
Kreditoren Fehler
Fremd Kein Vorgang
Löschen X
Archivieren <keinen Eintrag>
Pos. Pro Abstimmung (=> Performance) 100 (= Commit nach 100 Zeilen)

Cash Management 12-21

 

12-22 Cash Management

Oracle Cash Management: Banktransaktionsschlüssel erfassen

Einrichten Banktransaktionsschlüssel

Beispiel:

Bereich Bankkonto:
Feld Eingabe
Nummer 333444
Bezeichnung MüBa DM Konto
Bank Münchner Bank
Zweigstelle Olympiazentrum
Währung DEM

und als Schlüssel:

Art Schlüssel Beschreibung Erstellen Vorgang Zahlungsart

Zahlungsausgang ZA_S/U ZA mit

Rechnungsbezug
Sonstiger SZA ZA ohne X Sonstige Überweisung
Zahlungsausgang Rechnungsbezug Zahlungen
Zahlungseingang ZE_U ZE ohne Zahlbeleg
Zahlungseingang ZE_L/S ZE mit Zahlbeleg
Sonstiger SZE ZE ohne Rechnung X Sonstige Überweisung
Zahlungseingang Zahlungen

Erst kommt Sonstiger Zahlungseingang und dann Sonstiger Zahlungsausgang in der

Werteliste.

Bei den debitorischen Überweisung kann direkt das Bankkonto bebucht werden, eine
Buchung auf ein Clearingkonto macht keinen Sinn.

Cash Management 12-23

 

12-24 Cash Management

Bankabstimmung: Erfassen des Kontoauszugs

Bankabstimmung Kontoauszüge

Button Prüfen:
Wenn Sie Kontoauszüge automatisch laden, fragen Sie den zunächst Auszug ab. Zur
Bearbeitung betätigen Sie dann den Button Prüfen.

Button Neu:
Manuelle Erfassung eines Kontoauszuges. Dazu erfassen Sie zunächst die Kopfdaten
(Kontonummer, Bank, Auszugsdatum, Auszugsnummer, Währung,
Buchungsdatum).

Als Anfangssaldo wird der Endsaldo des letzten Kontoauszugs eingesetzt. Die
Kontrollsummen für Zahlungsein - und Zahlungsausgänge und die Anzahl der Positionen
können Sie eingeben.

Untermaske Kontoauszug:

Button Fehler:
Bei der automatischen Abstimmung fehlgeschlagene Abstimmungen werden angezeigt.

Button Storno:
Manueller Storno von Zahlbelegen, z.B. wenn ein Scheck platzt.

Button Abgestimmt:
zeigt bereits abgestimmte Transaktionen. Sie können dort die Abstimmung rückgängig
machen.

Button Verfügbar:
zeigt alle verfügbaren Transaktionen.

Button Positionen:
führt zur Maske Kontoauszug - Positionen.

Cash Management 12-25

 

12-26 Cash Management

Bankabstimmung: Erfassen des Kontoauszugs

Bankabstimmung Kontoauszüge

Untermaske Kontoauszugspositionen

Hier
 werden Ihnen die Auszugspositionen angezeigt bzw.
 erfassen Sie manuell die einzelnen Positionen Ihres Bankauszugs.

Feld Schlüssel:

 Zahlungseingang:
ZE_S/L = Zahlungsbeleg ist vorhanden: Scheck oder Lastschrifteinzug
ZEU = Zahlungsbeleg ist zu erstellen: Überweisung
SZE = Sonstiger Zahlungseingang ohne Rechnungsbezug (Zinsgutschrift o.ä.)

 Zahlungsausgang:
ZA_S/U = Zahlungsbeleg ist vorhanden: Scheck oder DTA
SZA = Sonstiger Zahlungsausgang (ohne Rechnungsbezug)
ACHTUNG:
Diese Schlüssel spiegeln die Geschäftsvorfallcodes der Banken wider und können sich
von Implementierung zu Implementierung unterscheiden.

Zahlungseingänge / Zahlungsausgänge:
Bei Zahlungseingängen - und -ausgängen mit vorhandenem Zahlbeleg (Scheck,
Überweisung, Lastschrift) wird die Zahlungsnummer im Feld Nummer und der Betrag
erfaßt.

Sonstige Zahlungseingänge / Zahlungsausgänge:

Bei sonstigen Zahlungseingängen - und -ausgängen wird im Feld Nummer kein Eintrag
vorgenommen, es wird nur der Betrag erfaßt. Der Sonstige Zahlbeleg inkl.
Zahlungsnummer wird entweder bei der automatischen Abstimmung nach Erfassung
aller Positionen automatisch erstellt oder manuell über den Button Erstellen.
Das RW - Konto = Gegenkonto wird in einem bei der Implementierung aufgesetztem Info
- FlexFeld eingegeben.

Cash Management 12-27

 

12-28 Cash Management

Bankabstimmung: Zahlbelege erstellen (Überweisungen)

Bankabstimmung Kontoauszüge

Untermaske Kontoauszugspositionen

Für Überweisungen existieren bei der Bearbeitung des Bankauszuges noch keine
Zahlbelege im Modul Oracle Debitoren (siehe Standardbelegfluß).
Bevor der Kontoauszug abgestimmt werden kann, müssen daher die Zahlbelege manuell
erstellt oder automatisch (Lockbox) in das Modul Debitoren kopiert werden.

Button Erstellen:
Zoom zur Maske Zahlungen in Debitoren, wo der Zahlbeleg erstellt werden kann.

Um die Zahlbelege automatisch erstellen lassen zu können, muß zunächst die Lockbox
aufgesetzt werden. Dann kann der Hintergrundprozeß Überweisungen kopieren je
Bankkonto gestartet werden

Sonstiges Hintergrundprozesse Starten

Nachdem der Hintergrundprozeß ordnungsgemäß beendet ist, stehen die Zahlbelege zur
weiteren Verarbeitung, d.h. Zuordnung zu offenen Posten , zur Verfügung.

Diese Zahlbelege können dann auch automatisch mit den Konto - Auszugspositionen
abgestimmt werden (siehe übernächste Seite)

Cash Management 12-29

 

12-30 Cash Management

Bankabstimmung: Zahlbelege erstellen (Lastschrifteinzug)

Bankabstimmung Kontoauszüge

Untermaske Kontoauszugspositionen

Für Lastschrifteinzüge Ihres Lieferanten existieren bei der Bearbeitung des

Bankauszuges noch keine Zahlbelege im Modul Oracle Kreditoren (siehe
Standardbelegfluß).
Bevor der Kontoauszug abgestimmt werden kann, müssen daher die Zahlbelege manuell
erstellt werden.

Button Erstellen:
Zoom zur Maske Zahlungen in Kreditoren, wo der Zahlbeleg erstellt werden kann.

Der Zahlbeleg steht nun zur manuellen oder automatischen Abstimmung mit den Konto-
Auszugspositionen zur Verfügung (siehe nächste Seite)

Cash Management 12-31

 

12-32 Cash Management

Bankabstimmung: Automatische Abstimmung

Bankabstimmung Kontoauszüge

Um die automatische Abstimmung zu starten,

 wird in der Maske Kontoauszüge abstimmen über die Menüleiste Extras in den
entsprechenden Programmaufruf verzweigt.
 Ein Hintergrundprozeß zur automatischen Abstimmung der Zahlbelege wird gestartet.
 Nachdem dieser Prozeß abgeschlossen ist, kontrollieren Sie in der Maske
Kontoauszugspositionen, welche Positionen abgestimmt bzw. nicht abgestimmt
wurden. Die Auszugszeilen erhalten den Status Abgestimmt bzw. Nicht abgestimmt.

Auch hierbei muß wieder zwischen ‘normalen’ Zahlungseingängen/-ausgängen und

sonstigen Zahlungseingängen und Zahlungsausgängen unterschieden werden.
 Die ‘normalen’ Zahlungen wird gegen einen Zahlbeleg, der sich im Kreditorenmodul
oder im Debitorenmodul befindet, abgestimmt.
 Für die Sonstigen Zahlungen wird ein Zahlbeleg erzeugt und gleichzeitig abgestimmt.

Cash Management 12-33

 

12-34 Cash Management

Bankabstimmung: Manuelle Abstimmung

Bankabstimmung Kontoauszüge

Untermaske Kontoauszugspositionen

Sofern Auszugszeilen nicht automatisch abgestimmt werden können (z.B. weil die
vorgegebene Nummer nicht mit der Nummer des Zahlbelegs übereinstimmt), können die
entsprechenden Zeilen manuell zugeordnet/abgestimmt werden.

Button Verfügbar:
Das System stellt Ihnen folgende Suchkriterien zur Verfügung:
 Details (einzelne Zahlungen) oder Stapelzahlungen
 Zahlungseingänge
 Zahlungsausgänge
 Sonstige Zahlungen
 Buchungen
Weitere Einschränkungsmöglichkeiten für die Suche sind
 Datum
 Beträge
 Fälligkeitsdatum
 Kunde bzw. Lieferant (nach Name oder Nummer)

Wählen Sie die Transaktion aus und betätigen Sie dann den Button Abstimmen.

Cash Management 12-35

 

12-36 Cash Management

Bankabstimmung: Abstimmung von Zahlungsstapeln

Bankabstimmung Kontoauszüge

Untermaske Kontoauszugspositionen

Neben einzelnen Zahlungen können auch Zahlungsstapel manuell und automatisch

abgestimmt werden.

 In der Suchmaske stellen Sie von Detail auf Stapel um

 In der Maske Verfügbare Stapel wählen Sie den oder die abzustimmenden Stapel aus
und stimmen ihn über den Button Abstimmen ab.

Cash Management 12-37

 

12-38 Cash Management

Bankabstimmung: Abstimmung rückgängig machen

Bankabstimmung Kontoauszüge

Sofern eine Abstimmung rückgängig gemacht werden soll, müssen Sie die entsprechende
Auszugszeile markieren und den Button Abgestimmt wählen.
Die abgestimmten Transaktionen werden angezeigt.

Markieren Sie die rückgängig zu machende Position und klicken Sie auf den Button
Rückgängig.

Die Abstimmung wird rückgängig gemacht und die Transaktion kann erneut abgestimmt
werden.

ACHTUNG:
 Wird eine Abstimmung gegen eine Sonstige Zahlung aufgehoben, so ist i.d.R. auch
der entsprechende Beleg zu stornieren. Dies ist ein separater Vorgang, der zusätzlich
im Anschluss an die Aufhebung der Abstimmung vorgenommen werden muß.

 Nach dem Aufheben der Abstimmung hat die Kontoauszug - Position erneut den
Status Nicht abgestimmt, d. h. stimmen Sie den richtigen Beleg mit dieser Position ab.

Cash Management 12-39

 

12-40 Cash Management

Buchungen

Kreditoren: Scheck, DTA mit vorhandenem Zahlungsbeleg

Buchung Soll Haben

Schecktransit 2.700,00
Bank 2.700,00

Debitoren: Scheck, Lastschrifteinzug mit vorhandenem Zahlbeleg

Buchung Soll Haben

Bank 3.450,00
Geldtransit 3.450,00

Debitoren: Überweisung
Nach Erstellung der Zahlung, kann in Debitoren der OP - Ausgleich erfolgen:

Buchung Soll Haben

Bank 1.150,00
Bank 1.150,00
Bank 1.150,00
Nicht Zugeordnet 1.150,00
Nicht Zugeordnet 1.150,00
Forderungen L&L 1.150,00

Debitoren: Sonstiger Zahlungseingang / Sonstiger Zahlungsausgang

Buchung Soll Haben

Bank 200,00
Bank 0,00
Erlöse 200,00

Buchung Soll Haben

Aufwand 150,00
Bank 0,00
Bank 150,00

Cash Management 12-41

 

12-42 Cash Management

Bankabstimmung: Rückläufer Debitoren

Bankabstimmung Kontoauszüge

Sachverhalt:
 Lastschrift /Scheck wurde in Oracle Debitoren / AR erfaßt
 und in Oracle Cash Management / CE abgestimmt
 Rückläufer auf dem Kontoauszug, da z.B. Scheck platzte: Art Abgelehnt

Ablauf:
 Die Zahlung wird storniert
 und in Oracle Cash Management mit dem Rückläufer abgestimmt.

Wird bei der automatischen Abstimmung in der Maske Automatische Abstimmung

starten das Feld Ungedeckte Zahlungen mit „Stornieren“ belegt, so kann dies
automatisch ablaufen.

Cash Management 12-43

 

12-44 Cash Management

Bankabstimmung: Rückläufer Debitoren

Bankabstimmung Kontoauszüge

Untermaske Kontoauszüge

Button Storno:
1. Die zu stornierende Transaktion wird über die Suchfunktion gesucht und in der
Folgemaske markiert und storniert (Button Transaktion stornieren).

2. Die Konto - Auszugsposition der Art Abgelehnt wird erfaßt und mit dem Storno
abgestimmt.

War der Zahlbeleg bereits einer Rechnung zugeordnet, so wird der OP wieder geöffnet:

Buchung Soll Haben

Forderung 3.000,00
Nicht Zugeordnete Zahlung 3.000,00
Nicht Zugeordnete Zahlung 3.000,00
Bank 3.000,00

Cash Management 12-45

 

Erfassung des Kreditorischen Rückläufers

Erfassung einer Rechnung um durch Rückläufer entstandenen OP wieder zu öffnen

12-46 Cash Management

Bankabstimmung: Rückläufer Kreditoren

Bankabstimmung Kontoauszüge

Sachverhalt
 DTA - Zahlung wurde in Oracle Kreditoren / AP erstellt
 und in Oracle Cash Management / CE abgestimmt
 die DTA - Zahlung kann wegen fehlerhafter Bankverbindung nicht ausgeführt werden

Ablauf
 Der Zahlungseingang (Rückläufer) ist in Cash Management zu erfassen
Sonstiger Eingang, Kontierung auf ein Verrechnungskonto für Rückläufer
 Der OP ist in Kreditoren wieder zu öffnen
Kontierung des Brutto-Rechnungsbetrages auf das Verrechnungskonto für
Rückläufer
 Die Bankverbindung des Lieferanten ist in Kreditoren zu korrigieren
 Die Zahlung ist erneut durchzuführen

Buchung Soll Haben

Bank 1.156,00
Verrechnungskonto Rückläufer 1.156,00
Verrechnungskonto Rückläufer 1.156,00
Verbindlichkeit 1.156,00

Cash Management 12-47

 

12-48 Cash Management

Bankabstimmung: Zahlungsausgang in Fremdwährung auf
DEM - Konto

Vorgang:
Zahlungsausgang per Scheck zu einem Rechnungsbezug in einer Fremdwährung auf DEM
- Konto
Erfassen Sie derartige Vorgänge mit Fremdwährung, Kursart und ggf. Kurs.

Wenn Sie nach jedem Vorgang einen Übertrag nach Oracle Rechnungswesen
machen, werden die nötigen Buchungen vom System automatisch erzeugt.

Beispiel:
Bei Erstellung einer Eingangsrechnung Über USD 1.000 betrug der Kurs USD-DEM 1,50.

Buchung Soll Fremd Haben Fremd Soll DEM Haben DEM

Aufwand USD 1.000,00 DEM 1.500,00
Verbindlichkeiten USD 1.000,00 DEM 1.500,00

Übertrag nach Oracle Rechnungswesen / General Ledger !

Bei Erfassung des Schecks über USD 1.000,00 betrug der Kurs USD-DEM 1,6

Buchung Soll Fremd Haben Fremd Soll DEM Haben DEM

Verbindlichkeiten USD 1.000,00 DEM 1.500,00
Kursverlust USD 0,00 DEM 100,00
Geldrtansit USD 1.000,00 DEM 1.600,00

Übertrag nach Oracle Rechnungswesen / General Ledger !

Bei Belastung des Schecks auf dem DEM - Konto beträgt der Kurs USD-DEM 1,7.

Buchung Soll Fremd Haben Fremd Soll DEM Haben DEM

Geldtransit USD 1.000,00 DEM 1.600,00
Kursverlust USD 0,00 DEM 100,00
Bank USD 1.000,00 DM 1.700,00

Übertrag nach Oracle Rechnungswesen / General Ledger !

Cash Management 12-49

 

12-50 Cash Management

Bankabstimmung: Zahlungseingang in Fremdwährung auf
DEM - Konto

Vorgang:
Zahlungseingang per Scheck zu einer Rechnungsbezug in einer Fremdwährung auf DEM -
Konto
Erfassen Sie derartige Vorgänge mit Fremdwährung, Kursart und ggf. Kurs.

Wenn Sie nach jedem Vorgang einen Übertrag nach Oracle Rechnungswesen
machen, werden die nötigen Buchungen vom System automatisch erzeugt.

Beispiel:
Bei Erstellung einer Ausgangsrechnung Über USD 200 betrug der Kurs USD-DEM 2,00.

Buchung Soll Fremd Haben Fremd Soll DEM Haben DEM

Forderungen USD 200,00 DEM 400,00
Erlöse USD 200,00 DEM 400,00

Übertrag nach Oracle Rechnungswesen / General Ledger !

Bei Erfassung des Schecks über USD200 betrug der Kurs USD-DEM 1,9

Buchung Soll Fremd Haben Fremd Soll DEM Haben DEM

Nicht Zugeordnet USD 200,00 DEM 380,00
Nicht Zugeordnet USD 200,00 DEM 380,00
Geldtransit USD 200,00 DEM 380,00
Forderung USD 200,00 DEM 400,00
Kursdifferenz USD 0,00 DEM 20,00

Übertrag nach Oracle Rechnungswesen / General Ledger !

Bei Gutschrift des Schecks auf dem DEM - Konto beträgt der Kurs USD-DEM nur noch
1,8.

Buchung Soll Fremd Haben Fremd Soll DEM Haben DEM

Bank USD 200,00 DEM 360,00
Geldtransit USD 200,00 DEM 380,00
Kursdifferenz USD 0,00 DEM 20,00

Übertrag nach Oracle Rechnungswesen / General Ledger !

Cash Management 12-51

 

12-52 Cash Management

Übertrag nach Oracle Rechnungswesen

Der Übertrag nach Oracle Rechnungswesen läuft über die Schnittstellen von

 Oracle Kreditoren (als Hintergrundprozeß) bzw.

 Oracle Debitoren (eigene Maske Schnittstelle Rechnungswesen starten)

 Alle Sonstigen Zahlungen werden über Oracle Debitoren erzeugt und übertragen

General
GeneralLedger
Ledger

Kreditoren
Kreditoren Debitoren
Debitoren
Hintergrundprozeß:
Hintergrundprozeß: Navigieren:
Navigieren:RW:
RW:Transfer
Transfer(Sonst.)
(Sonst.)
Kreditoren
KreditorenTransfer
Transferan
anRechnungswesen
Rechnungswesen Maske:
Maske: Schnittstelle
SchnittstelleRechnunswesen
Rechnunswesenstarten
starten

• kreditorische Vorgänge • debitorische Vorgänge

Cash
CashManagement
Management • alle sonstigen Vorgänge

Cash Management 12-53

 

12-54 Cash Management

Cashflow - Planung

Die Cashflow - Planung ist eine Funktion innerhalb des Moduls Cash Management, die es
erlaubt, die Zahlungsströme innerhalb eines Unternehmens oder einzelner Bereiche davon
vorauszuplanen. Weiterhin kann hiermit der Zahlungsbedarf ermittelt und der
Liquiditätsstand abgebildet werden.

Um diese Daten darstellen zu können, müssen als erstes Tabellen entworfen werden. In
den Spalten werden die entsprechenden Zeiträume und in den Zeilen die Datenquellen
definiert.

Mit Hilfe dieser Tabellen können dann Cashflow - Prognosen generiert werden.

Cash Management 12-55

 

12-56 Cash Management

Cashflow - Planung: Tabellen definieren

Cashflow - Planung Prognoseschemata

Die Tabellen werden als Schemata angelegt. Diese Schemata können dann in den
unterschiedlichsten Cashflow - Prognosen verwendet werden.

Die Spalten der Schemata bilden die Zeitspannen, für die die Prognose jeweils generiert
wird. Die Zeilen dienen zur Definition der Datenquellen.

Die Maske öffnet mit einer Suchmaske, mit der Sie bestehende Tabellen suchen können,
um sie evtl. zu ändern.

Um eine neue Tabelle bzw. ein Schema zu definieren, klicken Sie auf den Button Neu der
Suchmaske.

Vergeben Sie im Feld Bezeichnung einen Namen für Ihre Tabelle.

Die Tabelle kann nach Auskünften in Tagen oder Buchungsperioden definiert werden.
Dies wird durch das Feld Prognose von bestimmt.

Geben Sie optional eine Beschreibung für Ihr Schema im Feld Beschreibung an.

Wenn Sie offene Transaktionen, deren Fälligkeitsdatum vor dem Startdatum der Prognose
liegt, in der Prognose berücksichtigen möchten, dann wählen Sie im Feld Überfällige
Transaktionen „Mit“. Wenn Sie „Mit“ gewählt haben, dann müssen Sie das Feld
Zeitraum überfällig füllen.

Cash Management 12-57

 

12-58 Cash Management

Cashflow - Planung: Tabellen definieren

Cashflow - Planung Prognoseschemata

Über den Button Zeilen gelangt man zur Definition der Tabellenzeilen.

Die erste Zeilennummer muß im Feld Zeilennummer eingegeben werden, die weiteren
werden vom System automatisch vorgeschlagen. Werte zwischen 1 und 99 sind zulässig.

Im Feld Herkunft definiert man die eigentliche Quelle der in der Tabelle zu erfassenden
Daten.

Ausgewählt werden können debitorische und kreditorische Rechnungen (DE/KR

Rechnungen) und Zahlungen (DE Zahlungseingänge/KR Zahlungsausgänge) oder
Auskünfte über Konten aus dem Modul General Ledger, Bestellungen und
Bestellanforderungen aus Purchase Order und Kundenaufträge aus Order Entry.

Weiterhin besteht die Möglichkeit selbstdefinierte Zeilen (sonstiger Mittelzufluß/abfluß -

benutzerdefiniert) in die Tabelle mit aufzunehmen und beim Generieren der Prognose
manuell mit Daten zu füllen.

Bei Erstellung der Tabelle kann die Beschreibung der Zeile, d. h. der Inhalt des Feldes
Beschreibung, angezeigt werden.

Die Inhalte der weiteren Felder sind obligatorisch bzw. fakultativ, je nach gewählten
Datenquellen. Folgende Tabelle zeigt eine Übersicht.

Feld Bedeutung
Organisation Für die Quellenauswahl kann eine bilanzierende Einheit ausgewählt
werden. Optional für AR/AP-Daten.
Buchungsstruktur Für AP/AR nur Anzeigefelder. Optional für GL-Daten.
Skonto Pflichtfeld für AP-Rechnungen. Soll immer maximaler/minimaler
Skonto berücksichtigt werden oder soll kein Skonto abgezogen werden?
Zahlungsgruppe Optional für AP-Rechnungen und Daten aus PO möglich.
Zahlungspriorität Optional für AP-Rechnungen und Daten aus PO möglich.
Lieferantenart Optional für AP-Rechnungen und Daten aus PO möglich.
Zahlungsart Für AP-Zahlungen.
Bankkonto Nur für AP- und AR-Zahlungen möglich.
Art Für AP- und AR-Zahlungen obligatorisch. Man kann auswählen
zwischen zukünftig und historisch. Erklärung siehe unten. Folgerungen
daraus müssen im Sektor „Vorwärtsrechnung“ angegeben werden
Zahlungsart Nur für AP-Zahlungen möglich.
Kreditklasse Für AR-Rechnungen kann hier selektiert werden.
Mit strittigen Für AR-Rechnungen kann hier selektiert werden.
Posten

Cash Management 12-59

 

12-60 Cash Management

Cashflow - Planung: Tabellen definieren

Cashflow - Planung Prognoseschemata

Feld Bedeutung
Budget Korrespondiert mit entsprechenden GL-Budgets. Für Zeilen mit GL-
Budgets ist die Pflicht.
RW-Konto Pflichteingabe für das GL betreffende Zeilen.
Obligoart Pflichteingabe für das GL betreffende Zeilen.
Durchlaufzeit Pflicht für PO.
Genehmigungs- Möglich für PO.
status
Status Pflicht für OE-Zeilen.
Datumsart Pflicht für OE-Zeilen.

Sektor Vorwärtsrechnung:

Bei der Auswahl von Zukünftig im Feld Verfahren werden Zahlungen erfaßt, die noch
nicht in CE abgestimmt wurden.

Mit Historisch werden abgestimmte Zahlungen aufgenommen. Dabei kann man dann im
Feld Art und Periode des Sektors Vorwärtsrechnung auswählen, zu welchem Datum, d.
h. in welcher Spalte die erfassten Daten erscheinen.

Beispiel:
Wählt man im Feld Art z. B. die Zahl 2 aus, so bedeutet dies: Die Zellen der Zeile
werden um 2 Tage nach vorne geschoben, d. h. in die Zukunft gerichtet/verrechnet.
Wurden Zahlungen am 24.1.99 abgestimmt, so werden diese in der Spalte für den 26.1.99
angezeigt. Mit Feld Art = 0 erreicht man, dass die aktuellen abgestimmten Daten in der
jeweiligen Spalte erscheinen, d. h. in Spalte für den 24.1.99.

Cash Management 12-61

 

12-62 Cash Management

Cashflow - Planung: Tabellen definieren

Cashflow - Planung Prognoseschemata

Über den Button Spalten gelangt man zur Definition der Tabellenspalten.

Im Feld Spaltennummer muß die erste Spaltennummer wieder gesetzt werden; die
folgenden werden automatisch vergeben. Es sind Spaltennummern zwischen 1 und 999
möglich und man kann bis zu 80 Spalten definieren.

Im Sektor Buchungsperioden/Tage werden die Zeitspannen für die Tabelle definiert.

D. h. man gibt Zahlenwerte (1 - 999) an, um die Anzahl der Tage bzw. der
Buchungsperioden einzugeben, die in der Prognose dann mit den entsprechenden Tages-
oder Periodendaten gesetzt werden.

Cash Management 12-63

 

12-64 Cash Management

Cashflow - Planung: Prognosen erstellen

Cashflow - Planung Prognosen

Nun wird die eigentliche Cashflow - Prognose erstellt, indem die definierte Tabelle
(Schema) in die Prognosedefinition als Grundlage eingebettet wird.
Es können verschiedene Prognosen mit den definierten Schemata erstellt werden, die dann
zu unterschiedlichen Terminen abgerufen werden können. Bei den jeweiligen Prognosen
können auch nur bestimmte Zeilen der zugrunde liegenden Tabelle angezeigt werden.

Das System öffnet mit einer Suchmaske Prognosen suchen, in der man nach schon
bestehenden Prognosen suchen kann, um diese zu betrachten oder erneut zu starten.Zur
Erstellung einer neuen Prognose klickt man auf den Button Neu. Um eine Prognose zu
starten, wählen Sie aus der Menüleiste Extras Prognose starten aus.

Sie müssen nun Parameter eingeben:

Parameter Bedeutung
Prognose von Hier wählen Sie die Periodenart aus, mit denen Sie die Schemata
klassifiziert haben
Schema Wählen sie ein vorhandenes Schema aus, das Sie verwenden
möchten
Prognose Vergeben Sie einen Namen der Prognose; wenn Sie nichts eingeben
erstellt das System einen Prognosenamen aus Datum und Uhrzeit!
Buchungskalender Nur bei Prognoseart „Periode“ erforderlich
Startperiode/-datum Die Periode bzw. das Datum an dem die Prognose beginnt. Dies
sollte das aktuelle oder ein zukünftiges Datum sein.
Prognosewährung Währung, in der die Prognosebeträge angezeigt werden
Währungsart/Herkunft Alle: Alle Transaktionen, unabhängig von ihrer Währung werden
berücksichtigt und in die Prognosewährung umgerechnet.
Eingegeben: Es werden nur die Transaktionen berücksichtigt, deren
Währung im Feld Währungsherkunft eingegeben wurde.
Bilanzwährung: Es werden nur die Transaktionen berücksichtigt,
deren Währung mit der Bilanzwährung übereinstimmt.
Währung/Herkunft Hier definieren Sie die Währung, wenn im Feld
Währungsart/Herkunft „Eingegeben“ oder „Bilanzwährung“
gewählt wurde.
Wechselkursdatum/-art Geben Sie die nötigen Wechselkursdaten ein, damit ggf.
umgerechnet werden kann
Wechselkurs Für benutzerdefinierten Kurs bei der Währungsart „Eingegeben“
Mindestbetrag Es können „unbeduetende“ Beträge damit ausgesondert werden.
Von/Bis Zeilennr. Hier kann die Prognose eingeschränkt werden
Nach Zeilen anfordern Für jede Zeile wird ein eigener Hintergrundprozess gestartet

Cash Management 12-65

 

12-66 Cash Management

Cashflow - Planung: Prognosen anzeigen

Cashflow - Planung Prognosen

Wählen Sie aus der erscheinenden Suchmaske die eben erstellte Prognose heraus. Wenn
Sie den Button Öffnen betätigen, dann können Sie sich die Kopfdaten Ihrer Prognose
ansehen und prüfen. Im Sektor Kriterien können angeben, wie die Beträge in Ihrer
Prognose angezeigt werden!

Durch Deaktivieren des Kästchens Prognoseübersicht anzeigen kann eine

Übersichtszeile mit einer Saldenbildung über Cashflow - Eingang und Cashflow -
Ausgang ausgeblendet werden.

Sie kommen über den Button Prüfen in die Makse, in der Ihre Prognosedaten angezeigt
werden.

Button Funktion
Beschreibungen Die bei der Definition der Zeilen erfassten Beschreibungen werden pro
anzeigen Zeile angezeigt.
Zeile hinzufügen Damit kann eine Zeile „sonstiger Mittelzufluß/abfluß -benutzerdef.“ in
diese Prognose hinzugefügt werden, in der man selbstdefinierte Werte
mit aufnehmen kann.
Es kann dadurch auch ein neues erweitertes Schema erstellt
werden.(Aktivieren des Kästchens Neues Prognoseschema erstellen in
der Maske Zeilen hinzufügen). Das alte bleibt weiterhin bestehen.
Spalte hinzufügen Gleiche Möglichkeiten wie für die Zeilen auch für neue Spalten.

Es besteht die Möglichkeit, die Daten der Tabelle z. B. nach Excel zu exportiert.
Dazu muss man in der Menüleiste Aktion Exportieren auswählen.

Eine weitere Funktion über die Menüleiste besteht darin, Beträge der gestarteten Prognose
zu verändern. Es können pro Zeile oder Spalte Beträge erhöht bzw. erniedrigt werden.

Dazu muss man in der Menüleiste Extras Beträge aktualisieren aufrufen. Verwendet
man das Kästchen % verwendet, so gilt der in dem Feld Wert eingetragene Wert als
prozentualer Ab- oder Aufschlag auf den jeweiligen Betrag in der entsprechenden Zelle.

Cash Management 12-67

 

12-68 Cash Management