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Die ne

ue
Joblust

August 2020

Das Pareto-Prinzip
Warum die 80:20-Regel
am Anfang jeder Prioritäten-
setzung steht. Seite 2

Die ALPEN-Methode
Starten Sie hoch motiviert
in einen gut strukturierten
Tag – mit nur 5 Minuten
Planungszeit. Seite 6

Die Pomodoro-Technik
Sichern Sie sich effektive
Inseln der Konzentration.
Seite 8

Die 52-17-Methode
Neuer Arbeitsrhythmus:
Steigern Sie Ihre Produktivität
durch die richtigen Pausen.
Seite 9
Themenheft
Die Entscheidungs- Große Zeitsparer:
matrix
Lange Entscheidungsprozesse
7 praxistaugliche Methoden
deutlich beschleunigen. für ein effektives Zeit- und
Aufgabenmanagement
Seite 11

Verlag für
persönliche und betriebliche Weiterentwicklung
2 Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip
Warum die 80:20-Regel am Anfang jeder
Prioritätensetzung steht
Vilfredo Pareto, italienischer Volkswirt u 20 Prozent Ihrer Waren 80 Prozent
und Soziologe (1848-1923), hat Anfang des Umsatzes bringen,
des 20. Jahrhunderts durch statistische u 20 Prozent der Produktionsfehler 80
Untersuchungen herausgefunden, dass Prozent des Ausschusses verursa-
20 Prozent der italienischen Familien chen,
80 Prozent des italienischen Volksver- u 20 Prozent Ihrer Zeitungen 80 Pro-
mögens besaßen. Er hat dann nachge- zent der für Sie wichtigen Nachrich-
Absolut prüft, ob sich dieses Verhältnis auch ten enthalten,
u 20 Prozent Ihrer Produkte 80 Pro-
praxistauglich! auf andere Gebiete übertragen lässt.
Seine 20:80- oder 80:20-Regel heißt: zent der Fertigungskosten verursa-
Liebe Leserin, lieber Leser, chen,
„Innerhalb einer gegebenen Gruppe u 20 Prozent der Besprechungszeit 80
sicherlich haben Sie schon mal etwas oder Menge weisen einige wenige Prozent Ihrer Beschlüsse bewirken
von dem Pareto-Prinzip bzw. von der Teile einen weitaus größeren Wert u 20 Prozent der Aufwendungen 80
80:20-Regel gehört. Die meisten auf, als dies ihrem relativen, größen- Prozent der Kosten entsprechen,
Leser, mit denen ich spreche, können mäßigen Anteil an der Gesamtmen- u 20 Prozent Ihrer Zeitdiebe 80 Pro-
auch mehr oder weniger erklären, ge in dieser Gruppe entspricht.“ zent des Schadens verursachen.
wofür das Pareto-Prinzip steht. Aber
kaum jemand nutzt es konkret in
seinem/ihrem beruflichen Alltag! Sie können somit das Pareto-Prinzip So wirkt das Pareto-Prinzip
Versprochen: Wenn Sie das Prinzip auch als Regel über das Verhältnis von
nur einmal ernst nehmen und dann in Aufwand und Ergebnis nutzen. Für Ihre Arbeitsorganisation bedeutet
Zukunft im Hinterkopf behalten, wird das Pareto-Prinzip grundsätzlich: 20
das großen Einfluss auf Ihr Aufgaben- Für Ihr Unternehmen bedeutet das Prozent Ihrer Aufgaben sind so wich-
management haben. beispielsweise, dass tig, dass Sie damit 80 Prozent Ihres Ar-
u 20 Prozent Ihrer Kunden so wichtig beitserfolges erreichen werden. Sie
Und auch die weiteren Methoden und
sind, dass sie für 80 Prozent des Um- sollten also nicht zuerst die leichtes-
Prinzipien in dieser Ausgabe sind
satzes verantwortlich sind, ten, interessantesten oder kürzesten
u 20 Prozent Ihrer Mitarbeiter 80 Pro-
große Energie- und Zeitsparer.
Aufgaben erledigen, sondern die be-
Vieles davon lässt sich kombinieren,
zent der Fehltage verursachen, deutendsten oder wichtigsten.
anderes – wie beispielsweise die
Pomodoro-Technik und die 52-17-
Methode – können Sie danach
auswählen, was Ihnen mehr zusagt
und was besser in Ihren Arbeitsalltag Zu dieser Ausgabe finden Sie die
passt. Und natürlich können Sie die
den Methoden und Prinzipien folgenden Arbeitshilfen online unter:
zugrundeliegenden Ideen aufgreifen
www.orgenda.de/simplify-organisiert
und dann für Ihre Zwecke modifizie-
u Grafik: Die 4 Kategorien nach Eisenhower (Seite 4)
ren.

u 60-Sekunden-Test: „Super“ oder „sinnlos“? Machen Sie den


Ich wünsche Ihnen viel Erfolg dabei!
Ihre
Aufgaben-Check nach dem Eisenhower-Prinzip (Seite 5)
u Übersicht: So funktioniert die Pomodoro-Technik –
Ihre Susanne Roth,
6 Phasen (Seite 8)
Chefredakteurin u Beispiel für eine einfache Entscheidungsmatrix (Seite 11)
Susanne Roth ist selbstständige Beraterin u Beispiel für eine gewichtete Entscheidungsmatrix (Seite 11)
und Fachautorin zahlreicher Ratgeber und
Praxis-Kurse. Ihre Schwerpunkte liegen in
allen Fragen des Selbst- und Zeitmanage- Nötig zur Erst-Registrierung: Ihre Kundennummer
ments. Frau Roth ist langjährige Chef-
(die finden Sie auf Ihrer Rechnung und auf dem Adressetikett)
redakteurin von „simplify my work life“.

www.simplifymyworklife.de
Pareto-Prinzip 3

Überprüfen Sie beispielsweise Ihre Kun- Beispiel-Liste:


dendatei und die Umsätze. Machen Sie Person Beziehung Welche Personen
mit 13 Prozent Ihrer Kunden 79 Prozent haben den
Ihres Umsatzes? Dann ist in diesem Ihr direkter Vorgesetzter, da von ihm oder ihr viele
größten Einfluss
Prioritäten ausgehen
Punkt das Pareto-Prinzip gültig. Auch auf Ihre Arbeit
das Verhältnis 13:79 oder 15:85 oder ver- Einige Personen auf oder über die den größtem Einfluss auf und Ihren
gleichbare Größen werden als Pareto- der Ebene des Vorgesetzten, den Chef/die Chefin haben Erfolg?
Prinzip bezeichnet. Es gilt: Wenige Dinge
oder Menschen tragen zum Erfolg in ho- Alle Mitarbeiter, die Ihnen von deren guter Leistung
direkt unterstellt sind, Ihr Erfolg abhängt
hem Maße bei. Die wichtigsten Impulse
gehen von einer kleinen Einheit aus. Kollegen aller Abteilungen, die Sie zur Unterstützung
Ihrer Arbeit brauchen
Grafisch lässt sich das so darstellen:
Die wichtigsten Personen die durch ihre Aufträge oder
außerhalb des Unternehmens, Verbindungen Ihr Gehalt
wie Großkunden, wichtige gewährleisten
20 %
Lieferanten und andere
Geschäftsbeziehungen,
80 %

80 % 9 Gründe, das Pareto-Prinzip im zu den 20 Prozent Ihrer wichtigsten


Alltag zu berücksichtigen Kunden gehört, einen eiligen Wunsch
hat, werden Sie das anders behandeln
20 % Das Pareto-Prinzip
als Sonderwünsche der anderen 80
1. hilft Ihnen, mit Perfektionismus und
Prozent),
u in welcher Qualität Sie eine Aufgabe
Aufwand Ergebnisse Aufschieberitis fertig zu werden,
2. hilft Ihnen, Problemursachen zu er-
erledigen.
mitteln,
Wenige wichtige Aufgaben, Maßnahmen
3. dient Ihnen zur Problemlösung,
und Ergebnisse tragen zum Erfolg 80 Machen Sie den Pareto-Check: Erstellen
4. befähigt Sie, Alternativen besser aus-
Prozent bei, während die vielen relativ Sie eine Liste mit Aufgaben, die Sie im
zuwählen,
nebensächlichen Aufgaben nur 20 Pro- vergangenen Monat erledigt haben, und
5. ist ein Entscheidungsinstrument,
zent Erfolg bringen. Wenn Sie die 80 Pro- kennzeichnen Sie die Aufgaben:
u Welche 20 Prozent Ihrer Aufgaben
6. ist die Grundlage, um Prioritäten zu
zent des Erfolgs mit 20 Prozent Ihrer Zeit
setzen,
erreicht haben, brauchen Sie anschlie- sind die wichtigsten unter Berücksich-
7. ist die Grundlage für andere Prioritä-
ßend 80 Prozent Ihrer Zeit, um ein hun- tigung Ihrer Ziele?
u Welches sind die 80 Prozent weniger
tenregeln, wie beispielsweise die ABC-
dertprozentiges Ergebnis zu erzielen.
Analyse oder das Eisenhower-Prinzip,
wichtigen Aufgaben?
u Spiegelt das der Zeitaufwand der je-
8. wirkt wie ein Hebel, der hohen Druck
Wenn die Grafik in Form einer Kurve
bei geringem Kraftaufwand erzeugt,
dargestellt wird, heißt das auch, dass weiligen Aufgaben wider?
9. hilft Ihnen bei der konkreten Arbeits-
sich die Kurve der 100-Prozent-Marke
planung und Arbeitsorganisation.
zwar immer dichter nähert, diese aber So wirkt das Pareto-Prinzip in
niemals erreicht. Auch nicht, wenn Sie menschlichen Beziehungen
Machen Sie den Pareto-Check
täglich 24 Stunden arbeiten. Das Pareto-
Prinzip erlaubt keinen Perfektionismus. Ob Sie freiberuflich arbeiten, ein Unter- Sie können das Pareto-Prinzip auch an-
nehmen haben oder angestellt sind: Sie wenden, wenn Sie zu einem Projekt Ge-
Effektivität können mit dem Pareto-Prinzip heraus- spräche führen, Informationen sammeln
100 % finden, welche 20 Prozent Ihrer Tätigkei- und Meinungen einholen. Wenn Sie mit
ten die ausschlaggebenden für Ihren Er- zehn Personen sprechen wollen, sind
80 % folg sind. Wenn Sie das dann bei Ihrer nach der 20:80-Regel zwei Personen die-
täglichen Aufgabenplanung im Hinter- jenigen, die Ihnen 80 Prozent der Infor-
kopf behalten, sind Sie einen guten mationen bringen.
Schritt weiter. Und auch bei Ihrem Kontaktmanage-
ment lohnt es sich, das Pareto-Prinzip im
Die Gewichtung wirkt sich bei der Fra- Hinterkopf zu behalten. Legen Sie eine
ge aus, Liste der Personen oder Beziehungen mit
u ob Sie eine Aufgabe selbst erledigen, hoher Hebelwirkung an. Halten Sie darin
0 delegieren – oder auch streichen, auch fest, warum jeweils die hohe Hebel-
u wann Sie eine Aufgabe erledigen
0 20 % 100 %
wirkung besteht. Ein Beispiel sehen Sie
oben auf der Seite. t
Zeitbedarf
(wenn beispielsweise ein Kunde, der
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4 Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip
Sortieren Sie Ihre To-dos schnell und einfach nach Prioritäten
Was kommt an 1. Stelle?
wichtig
„Das Wichtigste zuerst erledigen und un-
wichtige Dinge ignorieren!“ – so einfach ist
es, Prioritäten zu setzen. Aber was ist ei- B A
gentlich wichtig? Die dringende Bitte des Später-Aufgaben Super-Aufgaben
Kollegen um Unterstützung beim Zah-
lensammeln für die neueste Statistik?
Die Unterlagen, die bis heute Nachmittag
auf dem Schreibtisch des Chefs liegen
müssen? Oder die Internetrecherche für
den nächsten Vortrag? D C
Es gibt ein einfaches Hilfsmittel: Ver-
Sinnlos-Aufgaben Sofort-Aufgaben
sehen Sie Ihre Aufgaben mit Etiketten,
um sie in eine sinnvolle Reihenfolge zu dringend
bekommen. Die folgenden Kategorien
gehen auf eine Hierarchisierung der To- Die 4 Kategorien nach Eisenhower.
dos zurück, die der frühere US-Präsident
Dwight D. Eisenhower entwickelt und mit
rer. Prüfen Sie nach Ihren eigenen Kri- Personen hingewiesen wird, die auf die
großem Erfolg praktiziert hat:
terien, ob die Eile gerechtfertigt ist! Erledigung warten. Ob die Aufgabe aber
A: Super-Aufgaben (wichtig und drin-
auch wirklich wichtig ist, lässt sich oft
gend)
B: Später-Aufgaben erst auf den zweiten Blick erkennen.
B: Später-Aufgaben (wichtig, aber nicht
dringend) Diese Aufgaben sind nicht unwichtig, ha-
Wichtig ist bei dieser Kategorie:
u Auch wenn es meist recht befriedi-
C: Sofort-Aufgaben (dringend, aber nicht ben aber noch Zeit. Zu den Später-Aufga-
wichtig) ben gehören sowohl wichtige Projekt-
gend ist, Sofort-Aufgaben zu erledi-
D: Sinnlos-Aufgaben (weder wichtig und Optimierungsaufgaben, die nicht so-
gen: Stürzen Sie sich nicht blindlings
noch dringend) fort erledigt werden müssen, als auch
auf sie. Überlegen Sie erst mal, ob es
Routinetätigkeiten, der übliche „Papier-
sich wirklich lohnt, das Ganze anzuge-
A: Super-Aufgaben kram“ und andere Verwaltungsarbeiten.
hen – vor allem, wenn Sie zu den Men-
Das sind die Tätigkeiten, auf die es wirk- schen gehören, die gern „alles schnell
Wichtig ist bei dieser Kategorie:
u Halten Sie Später-Aufgaben sehr dis-
lich ankommt. Diese Aufgaben bringen wegarbeiten“.
Sie Ihren Zielen näher – und genau des- u Versuchen Sie, möglichst viele der So-
zipliniert schriftlich fest, damit Sie Ih-
halb bekommen sie „Prio A 1“. Hier geht fort-Aufgaben zu delegieren – bevor
ren Kopf freihaben für das, woran Sie
es um Ihre Karriere, um große berufliche sie brandeilig werden.
gerade arbeiten.
u Geben Sie wichtigen Später-Aufgaben
Projekte, aber auch um private Wünsche
und Ziele. D: Sinnlos-Aufgaben
sofort einen festen Termin – schieben
Sie sie nicht auf die lange Bank! Sonst Über diese Aufgaben muss man sich
Wichtig ist bei dieser Kategorie:
u Achten Sie bei Ihrer Tagesplanung da-
werden sie bald zu brandeiligen Super- nicht lange den Kopf zerbrechen – ein-
Aufgaben und müssen unter Zeitdruck fach links liegen lassen und rigoros von
rauf, dass Sie den größten Teil Ihrer
erledigt werden. der To-do-Liste streichen! Achten Sie da-
u Und versuchen Sie, möglichst viele der
Zeit für Super-Aufgaben reservieren.
rauf, so wenig Zeit wie möglich mit Sinn-
Denken Sie an das Pareto-Prinzip:
weniger wichtigen Später-Aufgaben los-Aufgaben zu vergeuden.
Auch wenn Ihre Super-Aufgaben viel-
zu delegieren.
leicht nur 20 Prozent Ihrer To-dos
Probieren Sie die Zuordnung
ausmachen, machen sie 80 Prozent Ih-
C: Sofort-Aufgaben aus: Im 60-Sekunden-Test
res Erfolgs aus – und brauchen ein
entsprechend großes Zeitbudget. Wie der Name schon sagt: Diese Aufga- Auf der nächsten Seite finden Sie einen
u Lassen Sie es vor allem nicht zu, dass ben sollten Sie sofort erledigen. Doch es Test mit ein paar To-dos, die im Alltag
sich weniger wichtige Sofort-Aufga- gibt einen Haken bei dieser Kategorie, auf Ihrem Schreibtisch landen können.
ben in den Vordergrund drängen. Sol- nämlich: Dass eine Aufgabe dringend ist, Schätzen Sie ihre Dringlichkeit und
che Sofort-Aufgaben kommen oft von ist in der Regel leicht zu erkennen – zu- Wichtigkeit ein, und ordnen Sie ihnen die
außen, den Zeitdruck macht ein ande- mal auf die Dringlichkeit meist von den Prioritäten A bis D zu.
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Eisenhower-Prinzip 5

nächsten Mal sollten Sie besser planen


und das Essen rechtzeitig vorberei-
60-SEKUNDEN-TEST: ten – dann wird daraus eine einfache
„SUPER“ ODER „SINNLOS“? MACHEN SIE DEN Später-Aufgabe.
AUFGABEN-CHECK NACH DEM EISENHOWER-PRINZIP
4. „Sie bekommen eine Einladung zu einem
Meeting, das nicht direkt mit Ihrem Auf-
SEHEN SIE SICH DIE FOLGENDEN TO-DOS DURCH UND KREUZEN SIE AN: gabenbereich zu tun hat.“
HANDELT ES SICH DABEI JEWEILS UM EINE SUPER-, EINE SPÄTER-, Sinnlos-Aufgabe. Das Meeting bringt
EINE SOFORT- ODER UM EINE SINNLOS-AUFGABE?
Sie nicht weiter. Wenn es also keine
anderen Gründe für die Teilnahme

A – Super

B – Später

C – Sofort

D – Sinnlos
gibt (beispielsweise, weil Ihr Chef Sie
darum gebeten hat oder weil Sie als
Beobachter/Ideenlieferant dazugebe-
ten werden): Sagen Sie guten Gewis-
1. Ein wichtiger Kunde meldet sich mit einer gravierenden sens ab.
Beschwerde und droht damit abzuspringen.
5. „In Ihrem Büro herrscht Chaos: Eigent-
2. In 14 Tagen ist die Umsatzstatistik für das lich wollten Sie schon längst mal gründ-
vergangene Halbjahr fällig. lich aufräumen.“
Später-Aufgabe. Die Empfehlung lau-
3. Sie haben Freunde zum Abendessen eingeladen,
tet jedoch, dass Sie diese Aufgabe
haben aber nichts im Kühlschrank.
nicht mehr lange aufschieben, denn
Chaos auf dem Schreibtisch kostet viel
4. Sie bekommen eine Einladung zu einem Meeting, das
Zeit und Energie. Vielleicht hilft Ihnen
nicht direkt mit Ihrem Aufgabenbereich zu tun hat.
auch ein Strategiewechsel: Streichen
Sie das „gründlich“, und planen Sie
5. In Ihrem Büro herrscht Chaos: Eigentlich wollten Sie
anstelle der großen Aufräumaktion
schon längst mal gründlich aufräumen.
tägliche kleinere Optimierungsschrit-
6. Tabellenkalkulationen sind nicht Ihre Stärke. te ein.
Trotzdem haben Sie sich vorgenommen, eine
ausgeklügelte Umsatzstatistik zu erstellen. 6. „Tabellenkalkulationen sind nicht Ihre
Stärke. Trotzdem haben Sie sich vorge-
7. Der TÜV Ihres Autos ist abgelaufen. nommen, eine ausgeklügelte Umsatzsta-
tistik zu erstellen.“
8. Ihr großer Traum ist es, sich selbstständig zu machen. Sinnlos-Aufgabe. Da Sie nicht über die
entsprechenden Kenntnisse verfügen,
wird Sie das Ganze viel Zeit kosten,
Auflösung des 60-Sekunden- Erledigungstermin reservieren, und aber keine wirklich brauchbaren Re-
Tests zwar schriftlich. Damit stellen Sie si- sultate liefern. Das heißt: Überlassen
cher, dass Sie die Aufgabe nicht ver- Sie diese Aufgabe jemandem, der es
Und hier die Ergebnisse. Vergleichen Sie gessen und sie plötzlich brandeilig besser kann – ob intern oder extern.
sie mit Ihren eigenen Einschätzungen: wird – und Sie können sich in Ruhe Die Alternative, wenn sich das auf
anderen Aufgaben zuwenden. Überle- Dauer für Sie lohnt: Eignen Sie sich
1. „Ein wichtiger Kunde meldet sich mit ei- gen Sie auch, ob Mitarbeiter oder Kol- das entsprechende Know-how an.
ner gravierenden Beschwerde und droht legen Ihnen in der Vorbereitung Arbeit
damit abzuspringen.“ abnehmen können – noch ist Zeit, et- 7. „Der TÜV Ihres Autos ist abgelaufen.“

Super-Aufgabe. Diese Angelegenheit was zu delegieren. Sofort-Aufgabe. Wenn Sie Ihr Auto
ist ebenso wichtig wie dringend. Sie nicht umgehend zum TÜV anmelden,
müssen sie umgehend in Angriff neh- 3. „Sie haben Freunde zum Abendessen drohen Bußgelder und Punkte in
men, denn hier geht es um die Zukunft eingeladen, haben aber nichts im Kühl- Flensburg.
Ihrer Firma! schrank.“
8. „Ihr großer Traum ist es, sich selbst-
Sofort-Aufgabe. Wenn Sie Ihre Freun-
2. „In 14 Tagen ist die Umsatzstatistik für ständig zu machen.“
de nicht enttäuschen wollen, sollten
das vergangene Halbjahr fällig.“ Sie gleich einkaufen gehen oder bei ei- Super-Aufgabe. Reservieren Sie Zeit
Später-Aufgabe. Wichtig ist jedoch, nem guten Lieferservice ein komplet- für große Pläne und Träume. Die ha-
dass Sie für diese Aufgabe gleich einen tes Menü für alle bestellen. Beim ben immer Vorrang. t
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6 ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode
Starten Sie hoch motiviert in einen gut strukturierten Tag –
mit nur 5 Minuten Planungszeit
Die ALPEN-Methode von Zeitmanage- 1. Stufe: u gleichartige Aufgaben gebündelt sind
ment-Experte Lothar Seiwert ist ein Klas- Aufgaben zusammenstellen – sodass Sie beispielsweise Telefonate,
siker – ein effektives Planungsinstrument, E-Mails oder Ablagearbeiten in einem
das sich für Ihre tägliche Zeitplanung Notieren Sie sich abends alle Aufgaben, Block erledigen.
sowohl mit Outlook (siehe auch Info- die Sie am nächsten Tag erledigen möch-
Kasten unten) als auch im Zeitplanbuch ten: Das ist jedoch nur der Anfang. Ein realis-
bestens eignet. u Unerledigtes von heute tischer Tagesplan muss immer auf das re-
u neu hinzukommende Tagesaufgaben duziert werden, was Sie tatsächlich be-
Ihre Vorteile bei der Tagesplanung u Termine, die wahrzunehmen sind wältigen können. Das geschieht in der
mit der ALPEN-Methode: u periodisch wiederkehrende Aufgaben zweiten bis vierten Stufe.
u Die Methode ist einfach und erfordert u Arbeiten aus Ihrer allgemeinen Aufga-
mit ein wenig Übung nur fünf Minuten benliste 2. Stufe:
tägliche Planungszeit. Länge der Tätigkeiten schätzen
u Sie haben einen detaillierten Über- Wenn Ihr Zeitplanbuch oder Ihre Zeit-
blick über das, was Sie am nächsten plan-Software nicht bereits die entspre- Notieren Sie nun hinter jeder Tätigkeit
Tag erledigen wollen – bereits geord- chenden Rubriken vorgibt, unter denen den Zeitbedarf, den Sie für die Erledigung
net nach Art der Aufgaben, der Dring- Sie die Aufgaben vorsortieren können, in etwa veranschlagen müssen. Anschlie-
lichkeit und der benötigten Zeit. versehen Sie die Aufgaben mit Kürzeln, ßend addieren Sie die voraussichtlichen
u Sie können die Aufgaben konzentriert beispielsweise den folgenden: Zeitvorgaben.
nacheinander abarbeiten. So sind Sie A = Assistentin Möglicherweise werden Sie anfangs
weniger anfällig für die klassischen B = Besuche, Meetings (im Haus) Probleme haben, die Bearbeitungszeiten
Zeitdiebe wie Störungen von außen D = Delegationen realistisch einzuschätzen. Versuchen Sie
oder die eigene Unlust. K = Kommunikation: alle Schreib- es dennoch! Denn auf Dauer lohnt sich
vorgänge/Diktate das für Sie:
Die 5 Stufen der ALPEN-Methode L = alle Lesevorgänge u Sie arbeiten erheblich konzentrierter
M = E-Mails und unterbinden Störungen konse-
P = Projektarbeit quenter, wenn Sie sich einen konkre-
Stufe Was ist zu tun?
R = Reisen/Termine außer Haus ten Zeitrahmen vorgegeben haben.
1 Aufgaben zusammenstellen T = Telefonate u Bei ungeliebten und aufschubgefähr-
2 Länge der Tätigkeiten schätzen V = Video- und Telefonkonferenzen deten Aufgaben nehmen Sie im Nach-
denken über die Bearbeitungszeit
3 Pufferzeiten für Unvorher- Gewöhnen Sie es sich an, die Aufgaben-
schon die erste Hürde: Sie sehen sich
gesehenes reservieren sammlung von vornherein so anzulegen,
bereits bei der Erledigung. Der zweite
4 Entscheidungen über dass
u die Aufgaben in einer vorläufigen
Schritt, die Erledigung selbst, fällt Ih-
Prioritäten, Kürzungen und nen dadurch viel leichter.
u Sie verhindern auf diese Weise, dass
Delegation treffen Rangfolge aufgelistet sind,
u zwischen arbeitsintensiven Tätigkei-
5 Nachkontrolle – Unerledigtes unangenehme Aufgaben in Ihrer Vor-
ten und Kurzaufgaben unterschieden
übertragen stellung „wachsen“ – also komplexer
wird und
und langwieriger erscheinen, als sie es
sind, was zum Aufschieben führen
kann („Diese Aufgabe ist so kompliziert,
darum kann ich mich diese Woche nicht
Buch und kostenloser Online-Kurs für die kümmern, dafür brauche ich einen wirk-
Tagesplanung mit Outlook lich ruhigen Tag“).

Wenn Sie Ihre Termine, Aufgaben etc. mit thar J. Seiwert u. a. (O’Reilly, 238 Seiten, Die Fallstricke unsers „mentalen
Outlook planen und sich in diesem Pro- 19,90 €, 12. erweiterte und aktualisierte Rahmens“
gramm nicht ganz sattelfest fühlen, ist Auflage, berücksichtigt die Outlook-Ver- Überprüfen Sie Ihre Zeitvorgaben
folgendes Buch eine exzellente Hilfe: sionen 2019, 2016, 2013 und 365). rückwirkend regelmäßig daraufhin,
„Zeitmanagement mit Outlook: Die Zeit Praktisch: Mit dem Buch erhalten Sie ob Sie sich für die Erledigung von
im Griff mit Microsoft Outlook 2010–2019 den Zugang zu zusätzlichen Videolektio- Aufgaben nicht zu viel Zeit „gönnen“
Strategien, Tipps und Techniken“ von Lo- nen im Internet. – und dann auch benötigen.
ALPEN-Methode 7

Der fertige
Das hat etwas mit den Fallstricken Aufgaben mit Kürzel Prio. Std. Delegation
Tagesplan nach
unseres „mentalen Zeitrahmens“ zu
P Metakom-Projekt (Testmarkt) A 2,0 1 Std. an K.L. der 4. Stufe
tun, wie es auch das Parkinsonsche
B Schulte (Beurteilung) A 1,5 der ALPEN-
Gesetz lehrt: dass nämlich Aufgaben
Methode.
sich gerne dehnen – bis sie genau die
T Schmidt (Verkäuferstatistik) B 0,5
Zeit ausfüllen, die wir für sie reser-
K Fa. Günter (Angebot) B an H.N.
viert haben. Besonders gefährlich ist
R Audi-Händler B 1,0
dieser Effekt bei Aufgaben, die wir
noch nicht genau kennen und als
L Fachzeitschriften C
„kompliziert“ einschätzen.
T Müller Büro-Service (Fax) C
T Meyer (Personalmangel) C
3. Stufe: M Müller (EDV-Liste) C 1,0
Pufferzeiten reservieren M Helmut (Waldlauf) C
Befolgen Sie die 60:20:20-Regel: Verpla- M Schneider (Bericht) C
nen Sie nicht mehr als 60 Prozent Ihrer M K. Danesen (Termin) C
Zeit, sodass 40 Prozent als Puffer für un-
erwartete oder nicht planbare Aufgaben Summe 6,0
reserviert bleiben.

So ordnen Sie die Pufferzeiten zu: u Überprüfen Sie den veranschlagten u Da Sie Ihre Hauptaufgaben vor Augen
u Reservieren Sie 60 Prozent Ihrer Ar- Zeitbedarf, und kürzen Sie die Zeiten haben und Bearbeitungsansätze er-
beitszeit für Ihre geplanten Aufgaben. aller Vorgänge auf das Notwendige. kennen, steht Ihnen der Tag nicht wie
u 20 Prozent sind für nicht planbare Bleiben Sie dabei aber realistisch. eine graue schwere Last bevor, son-
kleinere Aufgaben, die Sie nach dem u Loten Sie jede Aufgabe nach Delega- dern er wird durchsichtig, also plan-
Direkt-Prinzip sofort nach ihrem Ein- tions- oder Rationalisierungsmöglich- und greifbar.
treffen erledigen. keiten aus. Machen Sie sich klar: Diese u Sie nehmen Ihre Hauptaufgaben ge-
u Damit bleiben 20 Prozent für sponta- Suche und der dafür nötige Zeitauf- zielt in Angriff und lassen sich weni-
ne soziale Aktivitäten (wie ungeplante wand rechnen sich immer! ger leicht durch Nebensächlichkeiten
Telefonate, Gespräche mit Kollegen sowie durch das, was andere als „drin-
und Mitarbeitern) sowie andere klas- Oben sehen Sie dann den endgültigen
Tagesplan in unserem Praxis-Beispiel. gend“ an Sie herantragen, ablenken.
sische „Störungen“, die jedoch Teil Ih-
rer Arbeit sind. 2 Umsetzungs-Tipps:
5. Stufe:
Haben Sie mehr als 60 Prozent Ihrer Nachkontrolle – Unerledigtes So arbeiten Sie optimal mit
Arbeitszeit verplant, müssen Sie Ihren übertragen der ALPEN-Methode
Aufgabenkatalog rigoros zusammenstrei- 1. Pläne als Arbeitswerkzeuge
chen. Versuchen Sie, auf die 60-Prozent- Erfahrungsgemäß schaffen Sie Ihr Tages-
pensum nicht immer. Den Überhang Nehmen Sie Ihre Pläne ernst! Sie sind
Grenze zu kommen, indem Sie etwa Ihre Arbeitswerkzeuge, und sie können
u Aufgaben reduzieren, müssen Sie dann auf einen anderen Tag
nur die Bedeutung haben, die Sie ihnen
u falls möglich delegieren – ganz oder in übertragen. Wenn Sie eine Aufgabe
zugestehen.
Teilen, wie etwa die Recherche für ein mehrfach übertragen haben, wird sie Ih-
Projekt – oder nen lästig – in diesem Fall gibt es zwei
2. Die innere Balance bei der Arbeit
u die Aufgabenstellung ändern (einen Möglichkeiten:
u Sie werden diese Aufgabe delegieren
Disziplin wird insbesondere in der west-
Besuch durch ein Telefonat ersetzen). lichen Welt häufig falsch verstanden,
oder endlich selbst in Angriff nehmen
denn sie wird einfach mit strengem Re-
Den Rest müssen Sie entweder verschie- – womit sie vom Tisch ist.
u Sie werden sie streichen, weil sie sich
glement gleichgesetzt. Für Buddhisten
ben oder in Überstunden abarbeiten.
steht Disziplin für die Konzentration auf
von selbst erledigt hat.
das Wesentliche. Dieses Verständnis ist
4. Stufe:
Sie werden feststellen: Der allabendliche viel eher dazu geeignet, Klarheit und Ba-
Prioritäten, Kürzungen und
Aufwand von anfangs 15, später zehn lance in Ihren Arbeitstag zu bringen!
Delegationen klären
und dann nur noch fünf Minuten für die Legen Sie als Säulen eines diszipli-
In der vierten Stufe geht es darum, den ALPEN-Methode wird Ihnen ein Vielfa- nierten Arbeitens folgende Grundsätze
Zeitbedarf der Tagesaufgaben auf sechs ches an Ertrag bringen: fest:
Stunden zu reduzieren. Das geht so: u Schon auf der Fahrt nach Hause sowie u den Sinn der Aufgaben verstehen
u Setzen Sie mithilfe des Eisenhower- auf dem morgendlichen Weg ins Büro u sich den Aufgaben mit Leidenschaft
Prinzips (ab Seite 4 in dieser Ausgabe) verarbeitet Ihr Unterbewusstsein die widmen
Prioritäten, und bringen Sie Ihre Ta- geplanten Aufgaben und hält mögli- u die Gedanken ordnen
gesaufgaben in eine Rangordnung. che Lösungen bereit. u Ablenkungen vermeiden t
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8 Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik
Sichern Sie sich effektive Inseln der Konzentration
Im Flow sein: Selbstvergessen in Sie nicht nur einen Zeitgewinn, sondern sich dazu neben einer Aufgabe auf Ihrer
einer Aufgabe versinken auch einen großen Zuwachs an Motiva- To-do-Liste, wie viele Pomodori Sie für
tion und Zufriedenheit. die Erledigung ansetzen: eins, zwei oder
Kennen Sie auch diese Art von „zerfled- drei?
derten“ Arbeitstagen, an denen Sie viel 2. Zielgerichtet
wirbeln, aber wenig Sichtbares produzie- Sie gewinnen weitere Zeit, weil Sie im- 6. Hilfe bei Startschwierigkeiten
ren, und die einen so merkwürdig unbe- mer eine konkrete Zielsetzung haben. Sie Die Technik ist hervorragend geeignet,
friedigt zurücklassen? Solchen Tagen wissen vorher, was Sie erreichen möch- um komplexe Projekte anzugehen: Auf-
fehlt das Flow-Erlebnis, dieser Zustand ten. Das macht Sie sehr effektiv. gaben, die noch so unüberschaubar und
höchster Konzentration, wenn wir an ei- damit unangenehm sind, dass wir sie
ner Aufgabe arbeiten, die unsere ganze 3. Konzentration auf Knopfdruck sonst gerne auf die lange Bank schieben.
Aufmerksamkeit erfordert. Sie gewinnen Zeit dadurch, dass die Reservieren Sie für solche Aufgaben
Doch mal ganz ehrlich: Wer schafft Technik den mentalen Übergang zwi- zunächst einfach nur ein Pomodoro:
das schon regelmäßig, wenn das Handy schen Pausen und Arbeit beschleunigt – 25 Minuten, die Sie der Sichtung, Infor-
piept, dauernd neue E-Mails eingehen, oder auch zwischen Kommunikationsauf- mationssammlung, Planung und ersten
Mitarbeiter in der Tür stehen oder wir gaben wie Meetings bzw. Telefonaten Ideen widmen. Damit haben Sie einen
auch ganz einfach uns selbst nachgeben: und stillen Projektarbeitseinheiten. Ansatzpunkt und können für die weite-
unserer Bereitschaft, an tausend andere Das liegt daran, dass die Pomodoro- ren Umsetzungsschritte weitere Pomo-
Dinge zu denken? Technik mit Ritualen arbeitet (beispiels- dori nutzen.
Eine erstaunlich einfache, spieleri- weise die Aufgabe definieren, den Timer
sche und alltagstaugliche Technik, mit stellen ...). Die Rituale haben Signalfunk- 5 Tipps: So integrieren Sie die
der Sie sich konzentrierte Arbeitsein- tion: Sie wirken wie ein Schalter, den Sie Pomodoro-Technik ganz schnell
heiten sichern, ist „Pomodoro“. Francesco umlegen, um Ihre Aufmerksamkeit von in Ihren Alltag
Cirillo hat die Pomodoro-Technik in den außen nach innen zu lenken.
1980er-Jahren erfunden. Der Name Po- 1. Tipp: Wie viele Pomodori pro Tag
modoro – italienisch für Tomate – rührt 4. Unterstützender Lernfaktor sind optimal?
daher, dass Cirillo für seine Technik ei- Außerdem werden Sie merken: Konzen- Theoretisch können Sie mit den Pomo-
nen Küchenwecker zu Hilfe nahm und tration lässt sich trainieren! Je häufiger dori Ihren gesamten Arbeitstag struktu-
dieser die Form einer Tomate hatte. Sie die Technik anwenden, umso einfa- rieren – das hängt auch davon ab, wie
cher und schneller werden Sie sich auf störanfällig Ihr Arbeitsplatz ist. Für mich
6 gute Gründe, warum Sie mit den Pomodoro-Zustand einstellen und liegt der besondere Charme dieser Me-
der Pomodoro-Technik doppelt alles andere ausblenden können. thode jedoch in ihrer Absolutheit und
so viel geschafft bekommen Strenge.
5. Effizienz-Motivation
1. Einfach effektiver Die Pomodoro-Technik ist ein hilfreiches Die Empfehlung lautet also:
Der offensichtliche Vorteil besteht in der Mittel, um sich selbst zu disziplinieren. u Wenn Sie die Pomodori ausschließlich
Tatsache, dass Sie in den Pomodoro-Pha- Motivieren Sie sich dazu, eine Sache in für intensive, konzentrierte Arbeits-
sen mehr geschafft bekommen als sonst einer bestimmten Zeit zu erledigen, und phasen einsetzen, ist es meiner Erfah-
in der doppelten Zeit. Das bedeutet für machen Sie ein Spiel daraus! Notieren Sie rung nach selten möglich, mehr als

So funktioniert die Pomodoro-Technik: 6 Phasen


1. Schließen Sie 2. Setzen Sie sich ein 3. Stellen 4. Arbeiten Sie 5. Nachdem 6. Wenn Sie vier
Ihre Tür, stellen Ziel: Was möchten Sie Sie sich konzentriert an der Wecker Pomodori
Sie Ihr Telefon erledigen, erarbeiten, einen dieser Aufgabe/ geklingelt hat, inklusive der

und Ihr Handy in Gang bringen, vom Wecker Ihrem vorher machen Sie eine Fünf-Minuten-
leise, und schalten Tisch bekommen? auf 25 festgelegten Ziel. fünfminütige Pausen absolviert
Sie die akustische Je klarer Ihre Zielset- Minuten. Lassen Sie sich Pause. Danach haben, legen Sie
und visuelle zung ist, umso leichter durch nichts und beginnen Sie eine deutlich
Benachrichtigung wird es Ihnen fallen, niemanden mit der nächs- längere Pause ein
über den E-Mail- sich wirklich zu davon ablenken. ten Arbeits- – mindestens 30
Eingang aus. konzentrieren. einheit. Minuten lang.

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Pomodoro-Technik 9

maximal acht Pomodori in einem Tag


unterzubringen.
u Und schon mit drei oder vier täglichen
So macht die Technik noch
Pomodori sind Sie ein gutes Stück wei- mehr Spaß – Produkt-Tipps
ter!
u Einen Online-Pomodoro-Timer finden u Diverse „Kurzzeitmesser“-Modelle
2. Tipp: 25 Minuten sind ideal, Sie auf http://tomato-timer.com. nach dem Vorbild des originalen
aber kein Muss u Für Android gibt es die App „Clock- Tomatenweckers bekommen Sie z. B.
Der Erfolg der Technik lebt davon, dass work Tomato“ (kostenlos im Google bei www.amazon.de für etwa 6 €.
Sie das Pomodoro-Zeitfenster als stö- Play Store). Für iPhone, iPad und u Die offizielle Website zur Technik
rungsfreie Zeit ernst nehmen – sozusa- Apple Watch: „Be Focused – Focus (auf Englisch) finden Sie hier:
gen zur heiligen Zeit erklären. Timer“ (kostenlos im App Store). www.pomodorotechnique.com
Eigentlich sind die 25-Minuten-Pha-
sen ideal: lang genug, um es Ihnen zu er-
möglichen, tatsächlich produktiv zu sein
– und kurz genug, um Sie nicht „einzu- chung, Ihre E-Mails zu checken oder auf verbannen Sie sie auf diese Weise aus Ih-
schüchtern“. Das ist gerade dann von Ihr Handy zu sehen. rem Kopf.
Vorteil, wenn Sie eine ungeliebte Aufga- Die Pause hat eine wichtige Funktion:
be auf die Pomodori-Liste setzen. Probie- In dieser Zeit schließen Sie gedanklich 5. Tipp: Nutzen Sie die Pomodoro-
ren Sie es einfach aus – Sie können das ab, woran Sie gerade gearbeitet haben. Technik auch für private To-dos
Pomodoro-Zeitfenster auf bis zu 60 Mi- Das Gehirn braucht diese Zeit, um Neues Den Dank für Geburtstagsgeschenke
nuten ausdehnen: zu verarbeiten, Muster zu erkennen und schreiben, die Steuererklärung vorberei-
u Verlängern Sie den Zeitraum spontan, Schlussfolgerungen zu ziehen. Sehr oft ten, Fachliteratur lesen, den Kleider-
wenn Sie beim Weckerklingeln noch treten dabei auch weitere wertvolle Ideen schrank ausmisten, Unkraut jäten: Die
mitten in der Aufgabe stecken. oder Ergänzungen zutage! Nehmen Sie klar begrenzte Zeiteinheit hilft Ihnen
u Vergrößern Sie das Zeitfenster gene- sich immer die Zeit, diese noch schrift- auch bei persönlichen Aufgaben, sie mo-
rell, wenn Sie feststellen, dass Ihre lich festzuhalten. tiviert und effektiv in Angriff zu nehmen.
Konzentration dafür ausreicht und Sie
in längeren Einheiten effektiver sind 4. Tipp: Wenn etwas ablenkt, Machen Sie jetzt den 1. Schritt!
(das ist eine Frage des Zeit-Typs!). schreiben Sie es auf
Haben Sie immer ein Notizbuch, Ihr Zeit- Klingt spannend? Möchten Sie die Tech-
3. Tipp: Nehmen Sie sich immer Zeit planbuch oder ein paar Post-its zur Hand, nik ausprobieren? Dann sehen Sie sich
für die 5-Minuten-Pause hinterher um Einfälle und Ideen, die nichts mit der doch (ja, gleich jetzt) Ihren Aufgabenplan
Am besten machen Sie in diesen Minuten aktuellen Pomodoro-Beschäftigung zu für die kommende Woche durch, und no-
gar nichts: Sehen Sie aus dem Fenster, tun haben, aufzuschreiben – oder andere tieren Sie sich To-dos, die sich für Pomo-
gehen Sie ein paar Schritte herum, oder ablenkende Gedanken, beispielsweise zu dori eignen. Damit bekommen Sie ein
bleiben Sie einfach sitzen, und strecken Aufgaben, die Sie später noch erledigen Gefühl dafür, was Sie in Zukunft mithilfe
Sie sich. Widerstehen Sie der Versu- möchten. Bringen Sie sie zu Papier, und von Pomodori erledigen können.t

Neuer Arbeitsrhythmus: Die 52-17-Methode


Steigern Sie Ihre Produktivität durch die richtigen Pausen
Machen Sie ordentliche Pausen, und das Dabei kam heraus: Die Probanden waren
regelmäßig? Eine Methode, die ähnlich unabhängig von der Zahl der geleisteten Perfekter Arbeitsrhythmus:
wie die Pomodoro-Technik Biorhythmus Arbeitsstunden produktiv oder weniger
1. 52 Minuten konzentriert
und Aufgabenplanung versöhnt, ist die produktiv. Deutlich leistungsstärker wa-
arbeiten.
52-17-Methode. 52-17 steht für 52 Minu- ren die Mitarbeiter, die regelmäßig Pau-
2. 17 Minuten Pause
ten arbeiten und 17 Minuten pausieren. sen einlegten. Fazit: Es kam auf die Ta-
machen.
Die Idee dahinter: Pausen sind unab- gesstruktur an, nicht darauf, wie lange
3. Danach konzentriert
dingbar, um während der Arbeitseinhei- jemand am Schreibtisch saß.
weiterarbeiten.
ten volle Leistung zu garantieren.
Forscher der Draugiem Group aus Lett- Der Arbeitsrhythmus 52-17 ist ideal,
land hatten untersucht, wie produktiv da das Gehirn gut eine Stunde lang türlichen Vorgang für sich nutzt, kann
Mitarbeiter am Computer arbeiten und in Höchstleistung bringen kann und sich nach einer Pause hoch konzentriert die
welcher Zeit sie ihre Aufgaben erledigen. dann regenerieren muss. Wer diesen na- nächste Aufgabe angehen.
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10 52-17-Methode

Das Wichtigste ist die Selbstdisziplin. vierten Zeitblock wird es Ihnen leich- formieren Sie Ihre Kollegen, dass Sie die-
Nur wenn Sie sich strikt an die Zeitvor- ter fallen, die E-Mails sofort zu bear- se Methode anwenden, um auch in der
gaben halten – an die Arbeitszeit genau- beiten und nicht nur zu sichten. Pause nicht gestört zu werden. Und su-
so wie an die Pausen –, kann die ge- u Post erledigen: Auch der Papierkram chen Sie sich etwas, mit dem Sie sich in
wünschte Wirkung eintreten. Sie werden will regelmäßig erledigt werden. Le- kurzer Zeit entspannen oder einfach Ih-
erstaunt sein, wie Sie Ihre gesteckten gen Sie sich einen Stapel zurecht, und ren Kopf freibekommen können, bevor
Ziele fokussiert und konzentriert errei- arbeitet Sie ihn am Stück durch. Sie dann mit Vollgas weiterarbeiten.

u Rechnungen schreiben, Abrech-


chen – und dann mit gutem Gewissen 17
Minuten Pause machen. Ein paar Ideen für die Pause:
u Der Blick ins Grüne: Natur tut gut –
nungen machen, anderer Verwal-
tungskram: Auch bei solchen eher
Für diese Aufgaben eignet sich ob das der Blick auf Ihre Zimmer-
langweiligen Aufgaben hilft das Abar-
die 52-17-Methode pflanzen, ein Blick vom Balkon oder
beiten in Blöcken dabei, das Ganze
ein kurzer Gang durch den Garten
konzentriert und zügig anzugehen.
Die 52-17-Methode klingt einleuchtend, bzw. Park ist.
aber können Sie Ihre anstehenden Aufga- u Präsentationen kapitelweise erstel- u Aktivpause: Einmal um den Häuser-
ben in dieses Raster pressen, ohne zu- len: Ihr Kunde wartet sehnsüchtig auf block laufen, Seilspringen, Kickern
sätzlichen Druck zu erzeugen? die Präsentation? Auch wenn Sie ei- oder das Putten mithilfe einer Golf-
nen halben Tag für die Erstellung ein- Puttingmatte verbessern.
Sicherlich ist diese Technik nicht für geplant habt, probieren Sie es mit dem u Meditation: Atmen Sie tief durch,
alle anstehenden Projekte und Aufga- 52-17-Arbeitsrhythmus. Die Pausen und entspannen Sie sich. Hilfe bieten
ben geeignet. Wenn Sie sehr lange Kun- sind gerade bei Aufgaben, die weniger Apps wie Calm oder Headspace.
denmeetings, Teambesprechungen mit Disziplin, sondern vielmehr Ihre Krea- u Kaffee trinken und Croissant essen:
vielen Teilnehmern haben oder unter tivität erfordern, eine große Hilfe. Ganz bewusst auf dem Lieblingssessel
Zeitdruck eine sehr wichtige Kundenprä- u Kundentelefonate führen: Wann ein und nicht nebenbei am Schreibtisch.
sentation vorbereiten, dann kommen Sie Kunde anruft, lässt sich nicht immer u Gedrucktes: Lesen Sie einen kurzen
mit der 52-17-Methode vielleicht nicht planen. Alle anderen Telefonate Magazin- oder Zeitungsartikel.
hin. schon. Vergeben Sie passend zu Ihrer u Powernap: Bietet sich in der Mittags-
Allerdings: Umfangreiche Aufgaben Tagesstruktur Telefontermine, oder zeit an. Aber stehen Sie auch nach
können Sie in Blöcke aufteilen, um sie packen Sie Telefonate in ein oder zwei 17 Minuten wieder auf.
mit der Methode zu bearbeiten. Die Pau- Slots am Tag, in denen Sie nichts an- u Hingehört: Ob Klassik, Pop oder Hip-
sen dienen Ihnen dann dazu, die bisheri- deres machen. Hop – entspannen und motivieren Sie
gen Ergebnisse zu reflektieren und neue sich mit Ihrer Lieblingsmusik.
Ideen zu sammeln. Dadurch kommen Sie Wie Sie die Pause optimal u Mit Kollegen plaudern: Ein anderer
Schritt für Schritt dem großen Ziel näher nutzen Kollege macht auch gerade zufällig
und arbeiten nach den Pausen in jedem Pause? Dann bietet sich ein kurzer
Block konzentriert weiter. Zu Beginn ist es natürlich gewöhnungs- Kaffee-Schnack an.
bedürftig, nach 52 Minuten eine 17-mi-
Für diese Aufgaben eignet sich die 52- nütige Pause zu machen. Das kommt Das sollten Sie in der Pause vermei-
17-Methode: Ihnen wahrscheinlich zu lang und viel- den:
u E-Mails bearbeiten: Ständig trudeln leicht auch unverdient vor. Aber wieso u Private Mails oder Social-Media-Ac-
Mails in Ihr Postfach – und in der Re- unverdient? Haben Sie nicht gerade hoch counts checken, YouTube-Videos an-
gel ist keine sofortige Rückmeldung konzentriert und sehr produktiv eine schauen, Nachrichten übers Handy le-
nötig. Bündeln Sie also das Beantwor- Aufgabe erledigt? sen – sprich alles, was digital ist –
ten der Mails in Blöcke. Der positive Nehmen Sie sich die Pause selbstbe- sowie
Nebenffekt: Durch den dafür reser- wusst – das ist Teil des Geheimnisses. In- u am Arbeitsplatz sitzen bleiben. t

Impressum Diese Themenschwerpunkt-Ausgabe ist ein Supplement zum Beratungsdienst simplify my work life

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Entscheidungsmatrix 11

Die Entscheidungsmatrix
Lange Entscheidungsprozesse deutlich beschleunigen
1. Die einfache Entscheidungsmatrix
Die Entscheidungsmatrix, auch Punktbe- dungsmatrix nur positiv formulierte Punkte vergeben Sie, wenn das Krite-
wertungsverfahren genannt, ist ein Hilfs- Kriterien verwenden können (bei- rium bei einer Entscheidungsalterna-
mittel der Entscheidungsfindung, um spielsweise: je mehr Gestaltungsfrei- tive optimal erfüllt ist; einen Punkt,
verschiedene bekannte Alternativen an- heit, desto besser). wenn es gar nicht erfüllt wird).
hand ausgesuchter Eigenschaften zu ver- u Danach bewerten Sie für jede Ihrer u In der letzten Zeile zählen Sie die
gleichen und zu bewerten. Optionen die einzelnen Kriterien – Punkte zusammen und lesen das Er-
Sie ist eine sehr rationale Methode, mit Punkten von eins bis sechs (sechs gebnis ab.
um eine Entscheidung herbeizuführen,
und hat den Vorteil, dass sich dadurch
Entscheidungsprozesse deutlich abkür- Beispiel für eine einfache Entscheidungsmatrix
zen lassen. Andererseits sollten Sie das
Frage: „Ich habe drei Jobangebote. Welches soll ich annehmen?“
Ergebnis, wenn es bei Ihrem Bauchgefühl
auf keine Gegenliebe stößt, eventuell
noch mal überdenken – oder mithilfe ei- Samson GmbH Tuwas AG Mixgut KG
Kriterien Punkte Punkte Punkte
ner gewichteten Matrix überprüfen.
Spaß an der Arbeit 4 6 4

So gehen Sie dabei vor: Gehalt 6 4 2


u Suchen Sie zuerst die Kriterien für Urlaub 6 3 2
Ihre Entscheidungssituation, und sor- Gestaltungsspielraum 1 2 4
tieren Sie sie nach ihrer Bedeutung
Unternehmenskultur 3 4 1
(mit dem wichtigsten Kriterium an
erster Stelle). Beachten Sie dabei, dass Ergebnis 20 19 13
Sie für die Methode der Entschei-

2. Die gewichtete Entscheidungsmatrix


Bei der gewichteten Entscheidungsma- Kriterium als die durchschnittliche Schluss die Summen unten am Ende
trix wird jedem Kriterium ein Wert zuge- Wichtigkeit. Werte über 20 Prozent der Tabelle.
schrieben. Diese Gewichtung ist dann sind in diesem Fall überdurchschnitt-
sinnvoll, wenn nicht alle Kriterien diesel- lich und solche unter 20 Prozent un- Verändertes Ergebnis: Während bei der
be Wichtigkeit oder Bedeutung haben. terdurchschnittlich wichtig. einfachen Matrix die Samson GmbH ge-
u Multiplizieren Sie die Noten mit der wonnen hatte, steht bei der gewichteten
So gehen Sie vor: Gewichtung, und bilden Sie am Matrix die Tuwas AG vorne. t
u Erstellen Sie – wie bei der einfachen
Entscheidungsmatrix – eine Tabelle,
Beispiel für eine gewichtete Entscheidungsmatrix
in der Sie die Optionen und die Krite-
rien festhalten sowie jeweils Punkte Frage: „Ich habe drei Jobangebote. Welches soll ich annehmen?“
von sechs bis eins vergeben.
u Fügen Sie nun eine weitere Spalte in Samson GmbH Tuwas AG Mixgut KG
Ihre Tabelle ein, in der Sie die ver- Kriterien Gewichtung Punkte gew. Punkte gew. Punkte gew.
Punkte Punkte Punkte
schiedenen Kriterien prozentual ge-
wichten. Alle Gewichtungen addiert Spaß an der Arbeit 30 % 4 1,2 6 1,8 4 1,2
ergeben 100 Prozent. Die durch- Gehalt 15 % 6 0,9 4 0,6 2 0,3
schnittliche oder normale Wichtigkeit Urlaub 10 % 6 0,6 3 0,3 2 0,2
für ein Kriterium ergibt sich, indem
Gestaltungsspielraum 25 % 1 0,25 2 0,5 4 1,0
Sie 100 Prozent durch die Anzahl der
Kriterien teilen. Unternehmenskultur 20 % 3 0,6 4 0,8 1 0,2
In unserem Job-Beispiel sieht die Ergebnis 100 % 20 3,55 19 4,0 13 2,9
Rechnung so aus: 100 Prozent : 5 (An- Anzahl Kriterien: 5; Durchschnittsgewichtung: 20 Prozent.
zahl Kriterien) ergibt 20 Prozent pro
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12 Kommunikationsquadrat

Das Kommunikationsquadrat
Warum man so leicht aneinander vorbeiredet und damit Zeit und
Energie verschwendet: Die 4 Ebenen einer Äußerung
Die vierfach gespaltene Zunge
Sachinhalt
Haben Sie auch als Kind Western gesehen
und dort gelernt, was es heißt, „mit ge-
spaltener Zunge“ zu sprechen? Der Vor-
Selbstku
Selbst-
wurf der Indianer an die Weißen lautete: nd-
kund- Appell
Äußerung Beziehungs-
Ihr sagt das eine und meint etwas ganz gSelbstk
gabe hinweis
anderes. Nach dem Modell des bekannten und-
Ko m m u n i k a t i o n s w i s s e n s c h a f t l e r s gabeabe
Friedemann Schulz von Thun gibt es so-
Sender Beziehungs- Empfänger
gar vier verschiedene Ebenen, auf denen mit mit
hinweis
etwas gemeint und verstanden werden vier Schnäbeln vier Ohren
kann.

So sehen die 4 Ebenen einer Das Kommunikationsquadrat (Quelle: Friedemann Schulz von Thun)
Äußerung aus

1. Auf der Sachebene stellt sich die Fra- weise, der Leistung oder auch der Fä- u Vielleicht ist er aber auch nur in Eile,
ge: Worum geht es? higkeit Ihres Mitarbeiters, Termine beantwortet die Frage als Informa-
2. Auf der Ebene der Selbstkundgabe einzuhalten, misstrauen. tionsfrage („Am 21. August sind die
stellt sich die Frage: Was sind die Ab- Projektunterlagen auf Ihrem Tisch“) –
sichten und Gefühle des Senders?
4. Appell: Sie möchten Ihrem Mitarbei-
und hat überhört, dass Ihr Satz als
ter Druck machen, dass er die Unterla-
3. Auf der Beziehungsebene stellt sich Selbstkundgabe gemeint war mit der
gen bald fertig bekommt.
die Frage: Was bedeutet die Äußerung Bitte, die Unterlagen ein paar Tage
für die Beziehung zwischen Sender und früher zu bekommen.
Empfänger? Wichtig: Allein der Empfänger
4. Auf der Appellebene stellt sich die entscheidet über die Was das für Sie als Sprecher
Frage: Wozu soll der Empfänger der Interpretation heißt
Nachricht bewegt werden? Was möchte
der Sprecher erreichen? Diese vier Ebenen lassen viel Raum für Lassen Sie den Hörer nicht im Unklaren
unabsichtliche oder auch durchaus ge- über Ihre Position. Formulieren Sie klar,
Wie 4 verschiedene Aussagen in wollte Missverständnisse. worum es Ihnen wirklich geht. Damit mi-
einen Satz passen: Ein Beispiel nimieren Sie den Spekulationsspielraum
Beispielsweise so: beim Empfänger. Das spart Zeit und Ner-
Sie fragen einen Mitarbeiter: u Wenn sich Ihr Mitarbeiter in der ver- ven. Zum Beispiel so: „Ich bin gerade
gangenen Zeit von Ihnen mit Arbeit ziemlich in Zeitdruck. Könnte ich die Pro-
„Wann kann ich mit den Projektunter- überhäuft sah, mag er das, was als eine jektunterlagen auch schon am 20. August
lagen rechnen?“ harmlose Informationsfrage gemeint bekommen?“
war, als ungeduldigen Appell missver-
stehen und entsprechend patzig rea- Was das für Sie als Zuhörer
Diese kurze und harmlose Frage kann
gieren: „Ja, natürlich bekommen Sie die heißt
vier Botschaften enthalten:
Unterlagen so schnell wie möglich. Sie
1. Sachinhalt: Es handelt sich um eine Bevor Sie sich über eine vielleicht falsch
wissen aber auch, dass ich in dieser Wo-
reine Informationsfrage, Sie möchten verstandene Botschaft ärgern, fragen Sie
che mit den anderen Projekten ziemlich
einfach wissen, an welchem Tag Sie einfach nach, wie die Frage gemeint ist,
eingespannt bin.“ und zwar am besten auf der Sachebene,
u Wenn die Frage als Beziehungshinweis
die Unterlagen bekommen.
zum Beispiel so: „Ich bin schon ziemlich
2. Selbstkundgabe: Sie stehen selbst gedacht war (Sie haben Sorge, dass Ihr weit. Reicht es Ihnen, wie vereinbart, am
unter großem Zeitdruck, und Ihr Satz Mitarbeiter nicht pünktlich liefert), 21. August?“
enthält die (unausgesprochene) Bitte könnte der Sie auflaufen lassen, indem Mit einer klaren Kommunikation, die
an Ihren Mitarbeiter, seine Arbeit so er Ihre Frage auf der Sachebene als rei- keinen Zweifel über Ihre Motive aufkom-
schnell wie möglich zu erledigen. ne Informationsfrage beantwortet: men lässt, sparen Sie sich selbst und dem
3. Beziehung: Sie möchten mit dieser „Laut Plan bekommen Sie die Unterla- Empfänger jede Menge Zeit und Energie
Frage ausdrücken, dass Sie der Arbeits- gen am 21. August.“ durch (Fehl-)Interpretationen. t
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