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VERHALTENSKODEX

VERSION: 4.0
GÜLTIGKEITSDATUM: 7 Kann 2021
INHABER: UNTERNEHMENSETHIK
SUTHERLAND VERHALTENSCODEX | 2

Inhalt
Vorwort des Vorstandsvorsitzenden und CEO.................................................. 3 6.5 Interessenkonflikte................................................................................................................... 16
6.5.1 Umgang mit Interessenkonflikten................................................................................17
1.0 Unsere Vision, Mission, Werte und Erfolgsrezepte....................................4 6.5.2 Geschäfte mit Familie und Freunden machen........................................................17
6.5.3 Betreuung von Familie und Freunden......................................................................17
2.0 Zweck des Kodexes............................................................................................. 6 6.5.4 Aufnahme einer Beschäftigung außerhalb des Unternehmens.........................18
6.5.5 Private Nutzung von Unternehmensressourcen....................................................18
3.0 Ihre Rolle..................................................................................................................7 6.5.6 Kredite, Vorschüsse oder andere finanzielle Transaktionen.............................. 19
3.1 Befolgen Sie unseren Code........................................................................................................... 7
6.5.7 Annahme von Geschenken und Vergünstigungen............................................... 19
3.2 Vorbildliche Führung...................................................................................................................... 7
6.6 Korruptionsbekämpfung......................................................................................................... 19
3.3 Fundierte Entscheidungsfindung................................................................................................ 8
6.7 Geschenke und Unterhaltung.............................................................................................. 20
3.4 Suche nach Hilfe und Informationen.......................................................................................... 8
6.8 Betrugsbekämpfung................................................................................................................ 21
3.5 Meldung von Verstößen ............................................................................................................... 8
6.9 Politische Zuwendungen und Aktivitäten......................................................................... 22
3.6 Keine Toleranz für Vergeltungsmaßnahmen............................................................................ 8
6.10 Zeichnungsberechtigte und das Vertragsverfahren..................................................... 22
6.11 Informationsanfragen............................................................................................................. 22
4.0 Arbeitsbedingungen........................................................................................... 9 6.12 Social Media............................................................................................................................ 22
4.1 Vielfalt und Integration....................................................................................................................9
4.2 Belästigungsfreier Arbeitsplatz....................................................................................................9
7.0 Finanzkontrollen und Berichterstattung...................................................24
4.3 Arbeitspraktiken............................................................................................................................. 10
7.1 Exaktheit der finanziellen Angaben.......................................................................................24
4.4 Gewalt am Arbeitsplatz................................................................................................................ 10
7.2 Aufbewahrung von Aufzeichnungen...................................................................................24
4.5 Gesundheit und Sicherheit......................................................................................................... 10
7.3 Audit-Anfragen.......................................................................................................................... 25
4.6 Drogenmissbrauch........................................................................................................................ 10
4.7. Alkoholkonsum am Arbeitsplatz..................................................................................................11 8.0 Globale Konformität........................................................................................26
4.8 Telearbeit...........................................................................................................................................11 8.1 Einhaltung der Datenschutzbestimmungen....................................................................... 26
8.2 Insiderhandel............................................................................................................................ 26
5.0 Schutz von Unternehmenswerten, 8.3 Bekämpfung von Geldwäscherei.........................................................................................27
8.4 Telekommunikationsgesetze.................................................................................................27
einschließlich vertraulicher Informationen................................................12 8.5 Anti-Boykott...............................................................................................................................27
5.1 Schutz der urheberrechtlich geschützten Informationen von Sutherland....................... 12 8.6 Exportkontrollen........................................................................................................................27
5.2 Schutz von kunden- und firmeneigenen Informationen Dritter..........................................13 8.7 Geschäftsanforderungen an das Gesundheitswesen.....................................................27
5.3 Schutz privater personenbezogener Daten von Kunden....................................................13
5.4 Schutz der privaten personenbezogenen Daten der Mitarbeiter......................................13 9.0 Konsequenzen von Verstößen....................................................................29
5.5 Angemessener Einsatz von Computer und Netzwerksystemen.......................................14 10.0 Ressourcen.........................................................................................................29
6.0 Geschäftspraktiken............................................................................................15 11.0 Inkrafttreten, Aufhebung der Klausel und
6.1 Fairer Umgang mit Kunden und Lieferanten........................................................................... 15
6.2 Fairer Umgang mit Wettbewerbern.......................................................................................... 15 Anträge auf Freistellung................................................................................30
6.3 Erfassung von Wettbewerbsinformationen............................................................................ 16 12.0 Prüf- und Genehmigungshistorie...............................................................31
6.4 Faire und ethische Verkaufspraktiken..................................................................................... 16
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Vorwort des Vorstandsvorsitzenden und CEO


Sutherland hat das Privileg, als führender Anbieter • Machen Sie das, was wir sagen, dass wir es tun
von Dienstleistungen für digitale Innovationen und werden, unabhängig davon, ob jemand zusieht.
Geschäftsprozesstransformationen mit vielen Wir Wir sind uns sehr bewusst, wie wir als ein Team
unterstützen unsere Kunden überall auf der ganzen Sutherland zusammenarbeiten – unser Siegeswillen
Welt mit hervorragenden Fachkräften. Der Respekt fördert die Einhaltung unseres Kodex und unserer
und das Vertrauen, das unsere Kunden, Lieferanten Werte, die folgendes beinhalten:
und Investoren gegenüber Sutherland haben, sind
das direkte Ergebnis der harten Arbeit, der Integrität • Vollständiges Vertrauen und Integrität
und der kulturellen Ausrichtung jedes einzelnen • Dialoge fördern Transparenz und Exzellenz
unserer Mitarbeiter. Zur Aufrechterhaltung unserer • 100% Engagement
Führungsposition sind wir alle in der Verantwortung, • 100% Verantwortlichkeit
den Ruf von Sutherland, den Standard der Exzellenz • 100% Ergebnisorientierung
und die ethischen Geschäftspraktiken zu wahren.
Jeder von uns ist selbst dafür verantwortlich, unseren
Aus diesem Grund leben wir nach unserem Verhaltenskodex sorgfältig zu lesen, zu verstehen
Verhaltenskodex, der beschreibt, wie wir, die und einzuhalten, der ebenso wie unsere Werte
Menschen bei Sutherland intern und extern handeln. und unser Streben nach Profit nicht verhandelbar
Der Kodex regelt unsere Beziehungen zu Kollegen, ist. Man sollte jede Gelegenheit nutzen, Integrität
Gemeinden, Kunden, Regierungen, Investoren, zu zeigen und ein Vorbild für das Miteinander von
Aufsichtsbehörden und der Gesellschaft. Der Sutherlandern zu sein, um unsere Exzellenzstandards
Verhaltenskodex vereint uns auf der ganzen Welt, zu erhalten. Vielen Dank, dass Sie Ihren Teil dazu
als ein einziges Sutherland-Team, das um den Sieg beitragen, dass Sutherland unsere Strategie
spielt, mit einem Engagement für ein Höchstmaß an des nichtlinearen, nachhaltigen und profitablen
Integrität in allen Interaktionen. Wachstums verwirklicht und gleichzeitig das höchste
Maß an ethischem Verhalten beibehält.
Darüber hinaus definieren unsere Grundwerte, wer
wir sind und wofür wir als Unternehmen stehen,
sodass wir alle Aspekte unseres Geschäfts unter
Beachtung dieser Werte führen müssen. Zu unseren
Werten gehören Integrität, Führung, Menschen,
Kunden und der Unternehmergeist. Deshalb müssen
wir immer und überall

• Handeln Sie im besten Interesse unseres


Unternehmens, unserer Kunden, unserer


Mitarbeiter und unserer Umwelt.
Stellen Sie sicher, dass unsere Interaktionen
Dilip R. Vellodi
direkt, transparent und zielgerichtet sind. Chairman and CEO
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1.0 Unsere Vision, Mission, Werte und Erfolgsrezepte

VISION
Der führende und bevorzugte Anbieter von Dienstleistungen im Bereich technologiegestützte- und Geschäftsprozess-
Transformation in unseren ausgewählten Märkten zu sein.

MISSION
Unseren Kunden dabei zu helfen, ihren Kundenwertberechnung zu maximieren und ihren Wettbewerbsvorteil zu erhöhen,
indem wir Produktivität und Effizienz steigern und gleichzeitig messbare Ergebnisse liefern.

VALUES
Unsere Werte geben uns Leitlinien an die Hand, die uns helfen, aussagekräftige Ergebnisse zu erzielen. Unsere
Unternehmenswerte sind Regeln, die den Weg weisen und das Verhalten beschreiben, das wir in unserem Umgang
miteinander, mit unseren Kunden und den Gemeinschaft, in denen wir tätig sind, erwarten.

Integrität Führung Menschen Kunden Unternehmergeist


Wir legen Wert auf Wir sind stets bestrebt, Wir respektieren unsere Wir schätzen unsere Kunden Wir fördern Innovationen
offene, ehrliche und faire “das Richtige zu tun”, Mitarbeiter und schätzen als Geschäftspartner. und gehen kalkulierbare
Beziehungen untereinander, um unsere Kunden, ihre Leistungen. Wir sind Wir sind bestrebt, Risiken ein, um unser
zu unseren Kunden und zu Mitarbeiter und alle bestrebt, ein Arbeitsumfeld höchste Servicequalität Serviceangebot zu
unseren Geschäftspartnern. unsere Interessengruppen zu schaffen, das beruflich zu bieten und ihre Ziele verbessern. Wir werden
Wir glauben, dass dies zu unterstützen. Wir herausfordernd und wie unsere eigenen zu uns kontinuierlich
der einzige Weg ist, um gehen mit gutem Beispiel persönlich lohnend ist. Wir behandeln. Wir werden bemühen, die Besten zu
erfolgreich sein zu können. voran und setzen unsere glauben an Teamarbeit ihren Wettbewerbsvorteil sein, um unsere Position
Standards hoch, damit und liefern als Team erhöhen, indem wir die als führender Anbieter
jeder sie befolgen kann. außergewöhnliche Erwartungen kontinuierlich von Dienstleistungen
Ergebnisse für unsere übertreffen. für geschäftliche und
Kunden und deren Kunden. digitale Transformation zu
Wir engagieren uns für behaupten und zu sichern.
die berufliche Entwicklung
jedes Einzelnen im
Laufe seiner Karriere bei
Sutherland.
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Erfolgreiche
So sieht es in der Praxis aus
Verhaltensweisen
Vollständiges Vertrauen und • Aufrichtig, unterstützend und zugänglich sein.
Integrität • Andere ermutigen, ehrlich zu sein und Herausforderungen zu
meistern.
• Offenes, motivierendes Feedback geben und in Besprechungen
kommunizieren.
• Direkte, öffentliche und transparente Kommunikation ohne
persönliche Absichten.
• Das Richtige tun, auch wenn niemand hinsieht.
Diskussionen fördern Trans- • Engagiert für unsere Mission als vereintes Team
parenz und Exzellenz • Nahtlose Zusammenarbeit über Regionen, Zeitzonen und interne
Geschäftsgruppen hinweg.
• Sobald eine Entscheidung getroffen wurde, machen Sie weiter, ohne
zu zögern.
100% Engagement • Engagiert für unsere Mission als vereintes Team
• Nahtlose Zusammenarbeit über Regionen, Zeitzonen und interne
Geschäftsgruppen hinweg.
• Sobald eine Entscheidung getroffen wurde, machen Sie weiter, ohne

ERFOLGREI-
zu zögern.
100% Verantwortlichkeit • Ein Gefühl der Eigenverantwortung zu haben und die Dinge bis zum
Ende zu durchschauen, um qualitativ hochwertige Ergebnisse und

CHE VERHAL- großartige Erfahrungen zu erzielen.


• Spezialist im eigenen Bereich sein, sich anstrengen die kleinsten
Details zu verstehen und verantwortungsbewusst zu handeln.
TENSWEISEN • Das zu tun, was man sagt, dass Sie tun werden.
• Andere zur Verantwortung ziehen
Um unsere Strategie - nichtlineares Wachstum -
erfolgreich umzusetzen, müssen wir eine Kultur des 100% Ergebnisorientierung • Fokussiert auf Ergebnisse, Qualität und Steigerung der operativen
Exzellenz
Respekts und der Transparenz fördern, in der sich
• Hartnäckig sein bei etwas, an das man glaubt.
die Mitarbeiter zu Höchstleistungen verpflichten
• Vertrauen in Ihre Fähigkeiten zur Problemlösung
und sich darauf konzentrieren, für unsere Kunden
• Von der Zielsetzung bis zur Entwicklung von Lösungen, um effizient
Mehrwert zu schaffen.
dorthin zu gelangen.
• Offen dafür, Dinge effektiver zu gestalten und in Situationen mit der
“ Es geht nicht nur darum, Bereitschaft und Energie für Veränderung zu gehen.
• Gewidmet der Herausforderung des Status quo, um Effizienz und
was man tut, sondern auch Wert für Kollegen, Kunden und unser Unternehmen zu steigern.

wie.”
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2.0 Zweck des Kodexes


Wir haben unseren Erfolg auf der Grundlage unserer Grundwerte aufgebaut: mit Integrität arbeiten, Vorbild
sein , unsere Kunden und unsere Mitarbeiter schätzen und den Unternehmergeist fördern. Jedes Mitglied
der Sutherland Familie - Mitarbeiter, Führungskräfte und Direktoren - ist dem Streben nach nichtlinearem,
nachhaltigem und profitablem Wachstum verpflichtet. Wenn wir jedoch wachsen, wollen wir nicht nur stolz auf
unsere Erfolge sein, sondern auch darauf, wie wir diese erreichen.

Integrität erfordert Mut. Es erfordert von jedem von uns eine Verpflichtung, das Unternehmen ehrlich und
ethisch einwandfrei zu führen. Integrität bedeutet, dass wir die Wahrheit sagen und fair miteinander, mit
unseren Kunden, unseren Gemeinschaften, unseren Aktionären, unseren Lieferanten, unseren Auftragnehmern,
der Regierung und den Regulierungsbehörden umgehen. Es bedeutet auch, dass wir Lieferanten und
Geschäftspartner suchen, die unsere Werte und unser Engagement für eine faire Geschäftsabwicklung teilen.

Dieser Kodex ist eine schriftliche Zusammenstellung der Regeln, Verhaltensweisen und Werte, die Sutherland
als Unternehmen für wichtig und grundlegend für seinen Erfolg hält. Er gibt Anregungen dazu, wie wir unseren
Kunden, Mitarbeitern und Interessengruppen gemeinsam und individuell außergewöhnliche Erfahrungen
ermöglichen können.
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3.0 Ihre Rolle


Dieser Kodex zusammen mit unseren Unternehmensrichtlinien setzt den Standard für unsere Geschäftsabläufe
und gibt Ihnen die Informationen, die Sie benötigen, um Ihre Arbeit moralisch einwandfrei auszuführen. Sie
müssen jede Maßnahme nicht nur auf den Wortlaut dieses Kodex und dieser Unternehmensrichtlinie, sondern
auch auf den Geist der Grundwerte des Unternehmens und Gewinnbringende Verhaltensweisen zusammen mit
den Gesetzen der Länder, in denen wir geschäftlich tätig sind. Bei der Einstellung, und danach jährlich, müssen
alle Mitarbeiter obligatorische jährliche Ethik-Schulungen absolvieren und ihre Einhaltung des Kodex belegen. Die
Anerkennung des Kodex ist eine Anstellungsbedingung. Nicht rechtzeitige Anerkennung wird als Verstoß gegen
diesen Kodex betrachtet.

3.1 Befolgen Sie unseren Verhaltenskodex

Alle Mitarbeiter, Vertreter und Vertragspartner von Sutherland sind verpflichtet, diesen Kodex, die lokalen
Gesetze und Regierungsvorschriften zu verstehen und vollständig einzuhalten. Geschäftspartner von Sutherland
sind verpflichtet, den Verhaltenskodex von Drittanbietern einzuhalten.

Die Einhaltung des Kodex wird durch regelmäßige Audits überwacht. Dies kann je nach Abschnitt des
betreffenden Kodex durch die Rechtsabteilung von Sutherland oder die internen oder externen Auditoren
des Unternehmens erfolgen. Alle Mitarbeiter, Führungskräfte, Direktoren, Vertreter und Auftragnehmer sind
verpflichtet, während solcher Audits vollständige, zeitnahe und genaue Informationen bereitzustellen.

Erinnern Sie sich, Nichteinhaltung des Kodex oder der Gesetze kann schwerwiegende Folgen für Sie und das
Unternehmen haben und sowohl den Einzelnen als auch Sutherland einer rechtlichen Strafverfolgung und
Rufschädigung aussetzen.

3.2 Vorbildliche Führung

Menschen, die andere beaufsichtigen, haben eine besondere Verantwortung, ihr persönliches Engagement für
den Kodex durch ihre Worte und Taten unter Beweis zu stellen, um die höchsten Standards an Integrität, Ethik
und Verhalten widerzuspiegeln. Wir erwarten von unseren Führungskräften und Managern, dass sie als Vorbilder
dienen und andere dazu inspirieren, den Kodex anzunehmen, indem sie:

• Ethische Entscheidungsfindung fördern


• Ein offenes, belästigungsfreies und ehrliches Arbeitsumfeld schaffen.
• Jegliche Form von Mobbing gegen diejenigen zu verhindern, die sich zu Wort melden.
• Initiative ergreifen, um Probleme zu lösen und zu eskalieren, sobald sie auftreten.

Sutherland ist darauf angewiesen, dass seine Führungskräfte und Manager die in diesem Kodex enthaltenen
Grundsätze und Werte auf allen Ebenen unserer Belegschaft umsetzen.
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3.3 Fundierte Entscheidungsfindung • Besprechen Sie das Problem mit einem gegen das Gesetz, die Unternehmensrichtlinien
Vorgesetzten, bei dem Sie sich wohl fühlen; oder diesen Kodex zu melden, ohne Angst
Kein Kodex oder Richtliniendokument kann alle • Wenden Sie sich an Ihren HR-Ansprechpartner vor Vergeltungsmaßnahmen oder negativen
möglichen Szenarien erfassen und beleuchten, auf oder Regionalleiter; Auswirkungen auf Ihre Beschäftigung zu
die ein Mitarbeiter stoßen könnte. Unter bestimmten • Sprechen Sie das Problem bei Ihrem lokalen haben. Sutherland verbietet strengstens
Umständen wird das Richtige offensichtlich sein. Vertreter der Rechtsabteilung an; Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die einen
In anderen Fällen kann es jedoch schwierig sein. • Kontaktieren Sie die Abteilung für möglichen Verstoß in gutem Glauben gemeldet
Die folgenden Schritte können helfen, wenn sie Unternehmensethik haben. Eine Meldung/Berichterstattung in gutem
mit einem ethischen Dilemma am Arbeitsplatz Glauben zu machen bedeutet, dass Sie Grund
konfrontiert werden: Zusätzlich zu den oben aufgeführten Ressourcen zur Annahme haben, dass die Informationen, die
können Sie Fragen stellen oder einen Bericht sie liefern, korrekt sind, selbst wenn sich später
• Bewerten Sie die Situation, um sicherzustellen, einreichen, indem Sie Sutherlands vertrauliche herausstellt, dass diese Annahme falsch war.
dass Sie ein klares Verständnis dafür haben, was EthicsLine (https://www.convercent. com/report) Vergeltungsmaßnahmen gegen einen Mitarbeiter
von Ihnen verlangt wird. besuchen. EthicsLine ist ein Online-System mit 24 x 7 für die Meldung oder Teilnahme an Untersuchungen
• Stellen Sie sicher, dass Sie über alle Fakten Call Center Support, das von Convercent verwaltet im Zusammenhang mit möglichen Verstößen gegen
verfügen. Im Zweifelsfall fragen Sie nach. wird - einem unabhängigen Drittanbieter, dem man diesen Kodex oder andere Unternehmensrichtlinien
• Überprüfen Sie, ob es eine Richtlinie oder ein zur Sicherstellung der Geheimhaltung vertrauen sind ebenfalls strengstens verboten und wird
Verfahren von Sutherland gibt, die auf Ihre kann. Lokale Rufnummern sind auf der Website gemäß Abschnitt 9.0 des Kodex behandelt.
Situation zugeschnitten ist. verfügbar. Wenn Sie der Meinung sind, dass gegen Sie
• Berücksichtigen Sie die Folgen Ihrer Vergeltungsmaßnahmen ergriffen wurden, wenden
Entscheidung, einschließlich der Auswirkungen 3.5 Meldung von Verstößen Sie sich an Ihren Vorgesetzten, die Personalabteilung,
auf andere. Fragen Sie sich selbst: “Könnten die Unternehmensethik, das Rechtsteam oder die
meine Handlungen als unethisch oder Als Mitarbeiter von Sutherland sind Sie zur Meldung EthicsLine, um Hilfe zu erhalten.
unangemessen interpretiert werden? Werden sie verpflichtet, wenn Sie etwas sehen oder hören, von
mir oder Sutherland als Unternehmen Probleme dem Sie glauben, dass es illegal ist oder das gegen Q. Cristina, eine Sutherland-
bereiten?” unseren Verhaltenskodex verstößt. Sie können sich Kundendienstmitarbeiterin, glaubt, dass ihr
• Verwenden Sie Ihr eigenes Urteilsvermögen und dafür entscheiden, anonym zu bleiben, aber es Vorgesetzter einen potenziellen Mitarbeiter wegen
Ihren gesunden Menschenverstand. Wenn etwas wird Ihnen dringend empfohlen, Ihren Namen und seiner ethnischen Zugehörigkeit diskriminiert haben
unethisch erscheint, ist es das wahrscheinlich Ihre Kontaktinformationen anzugeben, damit das könnte. Er erklärte, dass er jemanden eingestellt
auch. Untersuchungsteam Sie zur Klärung kontaktieren habe, der an seiner Stelle weniger qualifiziert sei.
• Sprechen Sie mit anderen. Versuchen Sie nicht, kann. Dieser Prozess stellt auch sicher, dass auf jeden Cristina hat Angst, dass ihr Manager ihr das Leben
schwierige Entscheidungen selbst zu treffen. Bericht objektiv, vertraulich und fair reagiert wird. zur Hölle macht oder sie sogar feuert, wenn sie über
Nutzen Sie alle Ihnen zur Verfügung stehenden sein Verhalten berichtet. Was soll sie tun?
Ressourcen, die unten unter “Suche nach Hilfe Alle Hilfeersuchen und/oder Meldungen über
und Informationen” beschrieben sind. Fehlverhalten und vermutete Gesetzes- oder A: Cristina sollte ihre Bedenken in gutem Glauben
Kodexverletzungen werden ernst genommen und melden und alle Informationen zur Verfügung stellen,
3.4 Suche nach Hilfe und Informationen umgehend, sensibel und professionell bearbeitet. die sie hat und für wahr hält. Die Vergeltungspolitik
von Sutherland stellt sicher, dass die Untersuchung
Von uns allen wird erwartet, dass wir mit Integrität Falsche, böswillige oder irreführende Beschwerden ein ermutigendes, akzeptiertes und geschütztes
handeln, aber Integrität bedeutet nicht, dass wir verschwenden wertvolle Unternehmensressourcen Vorgehen ist. Um uns bei der Aufrechterhaltung
allein dastehen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was und werden wie jedes andere Fehlverhalten unserer ethischen Geschäftspraktiken zu
Sie tun sollen, oder wenn Sie Fragen zur Auslegung behandelt und können zu Disziplinarmaßnahmen unterstützen, sind alle verpflichtet, Bedenken
des Kodex haben, vermuten Sie nicht einfach und führen. oder Berichte über Fehlverhalten vorzubringen.
schreiten voran. Nehmen Sie sich die Zeit, um Rat zu Wenn Cristina der Meinung ist, dass sie später von
suchen. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Hilfe und 3.6 Keine Toleranz für Konsequenzen ihrem Vorgesetzten wegen dieser Offenlegung
Rat zu suchen und zu bekommen. Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt wird, sollte sie
Sie sollten sich trauen, jeden vermuteten Verstoß dies der Personalabteilung, der Unternehmensethik
oder dem Rechtsteam melden.
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4.0 Arbeitsbedingungen
Unser anhaltender Erfolg hängt von unserer Fähigkeit ab, eine vielfältige Belegschaft anzuwerben und zu
entwickeln. Wir verpflichten uns, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und
Auftragnehmer für das, was sie sind und die Perspektive, die sie an den Arbeitsplatz bringen, respektiert werden
und das die Vielfalt der Kreise widerspiegelt, in denen wir tätig sind.

4.1 Vielfalt und Integration

Unsere Belegschaft hat sich in einem Umfeld der Vielfalt an Gedanken, Erfahrungen und Hintergründen
entwickelt. Wir würdigen unsere Vielfalt und nehmen sie von ganzem Herzen an.

Sutherland ist ein Arbeitgeber, der für die Chancengleichheit eintritt. Wir sind bestrebt, uns an
Personalentscheidungen zu beteiligen, einschließlich derjenigen, die sich auf die Rekrutierung und Einstellung
beziehen. Wir machen unsere Personalpolitik ohne Rücksicht auf Rasse, Hautfarbe, Religion, Glauben, Alter,
Geschlecht oder persönlicher Situation (einschließlich Schwangerschaft), nationale Herkunft oder Abstammung,
Behinderung, Veteranenstatus, genetische Informationen oder andere gesetzlich geschützte Merkmale.

Es gibt keinen Platz für Respektlosigkeit gegenüber kulturellen Unterschieden oder unsensiblen Stereotypen. Wir
fördern ein positives Arbeitsumfeld, indem wir uns professionell verhalten und uns gegenseitig helfen, unser Ziel
eines Sutherland Teams zu erreichen: Playing to Win (Spielen um zu gewinnen). Rassismus oder Respektlosigkeit
gegenüber Menschen, die anders sind als Sie, wird nicht geduldet. Sutherland praktiziert Nulltoleranz für alle
Formen von Hassrede. Dies ist der einzige Weg, um ein positives und gesundes Arbeitsklima für alle unsere
Leute zu schaffen.
4.2 Arbeitsplatz ohne Belästigung

Unser Unternehmen fordert ein Arbeitsumfeld ohne Belästigung, einschließlich sexueller Belästigung und
Mobbing. Belästigung ist jede Form von unerwünschtem Verhalten, das dazu führt, dass eine einschüchternde,
feindliche, erniedrigende, demütigende oder beleidigende Arbeitsumgebung entsteht. Belästigendes Verhalten
kann unangemessene körperliche Handlungen sowie mündliche und schriftliche Bemerkungen, E-Mails und
andere unangemessene Anwendungen von Technologien umfassen. Diese Richtlinie gilt nicht nur für Mitarbeiter
von Sutherland, sondern auch für Nichtangestellte, wie z.B. Bewerber für eine Anstellung, Praktikanten
(bezahlt oder unbezahlt), Auftragnehmer, Subunternehmer, Lieferanten, Berater und andere Personen, die
Dienstleistungen an einer Arbeitsstätte erbringen.

Sexuelle Belästigung beinhaltet unerwünschte sexuelle Annäherungsversuche, Aufforderungen zu sexuellen


Gefälligkeiten oder andere körperliche oder verbale Verhaltensweisen sexueller Natur. Dazu gehören
Belästigungen aufgrund von Geschlecht, sexueller Orientierung, selbst identifiziertem oder wahrgenommenem
Geschlecht, geschlechtsspezifischem Ausdruck, geschlechtsspezifischer Identität und dem Status der
Transgenderfunktion. Die Definitionen von sexueller Belästigung können in den einzelnen Ländern
unterschiedlich sein. Darüber hinaus haben lokale Gesetze, wie beispielsweise im Bundesstaat New York und in
Indien, spezifische Anforderungen an die Behandlung von Fragen im Zusammenhang mit sexueller Belästigung.
Sutherland befolgt alle lokalen Gesetze und ermutigt die Mitarbeiter, den Wortlaut und die Ideologie dieses
Kodex zu befolgen.
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4.3 Arbeitspraktiken

Sutherland hat sich dem Schutz der Menschenrechte und der Abschaffung aller Formen von Sklaverei, Knechtschaft, Zwangsarbeit, Menschenhandel und Kinderarbeit ver-
schrieben. Wir haben uns verpflichtet, wirksame Systeme und Kontrollen einzuführen und durchzusetzen, um den Schutz dieser grundlegenden Menschenrechte in unserem
eigenen Unternehmen sowie in unseren Lieferketten zu gewährleisten. Wir erwarten von allen unseren Auftragnehmern, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern die glei-
chen hohen Standards. Im Rahmen unserer Vertragsgestaltung verbieten wir ausdrücklich den Einsatz von Kinder,- Zwangs-, Pflicht- oder Schleuserarbeit oder von Menschen,
die in Sklaverei oder Leibeigenschaft gehalten werden, und wir erwarten, dass unsere Lieferanten dafür sorgen, dass ihre Lieferanten sich auch an diese hohen Standards
halten. Diese Richtlinie gilt für jede Person, die für uns oder in unserem Namen, egal in welcher Kapazität, einschließlich Mitarbeiter, Auftragnehmer, Freiwillige, Praktikanten,
Vertreter, externe Berater, Vertreter Dritter und Geschäftspartner, arbeitet.

4.4 Gewalt am Arbeitsplatz

Gewalt am Arbeitsplatz oder die Androhung von Gewalt ist nicht akzeptabel. Die Mitarbeiter sind verpflichtet, jedes gewalttätige Verhalten oder jede Androhung von ge-
walttätigem Verhalten gemäß den Richtlinien unter “Hilfe und Informationen suchen” zu melden. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie oder jemand anderes in unmittelbarer
Gefahr ist, rufen Sie sofort die örtliche Polizei oder die zuständigen örtlichen Behörden an.

Sutherland verbietet Waffen jeglicher Art auf dem Firmeneigentum, unabhängig davon, ob es sich um Eigentum von Sutherland handelt, das von Sutherland gemietet oder
kontrolliert wird, einschließlich in Firmenfahrzeugen, Veranstaltungsorten von Unternehmen, Kundenstandorten usw.

4.5 Gesundheit und Sicherheit

Wir verpflichten uns, die Gesundheit und Sicherheit unserer Mitarbeiter, Besucher, Auftragnehmer, Kunden und der Gemeinden, in denen wir tätig sind, zu gewährleisten.
Sutherland unterhält eine sichere Arbeitsumgebung, um die Informationen zu schützen, die unsere Kunden uns anvertrauen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich immer mit den
Sicherheitsvorschriften des Standorts vertraut machen und diese befolgen. Sie müssen jemanden benachrichtigen und Bedenken äußern, wenn Sie ein Sicherheitsrisiko
bemerken oder aufgefordert werden, eine Aufgabe zu erfüllen, die Ihrer Meinung nach unsicher sein könnte. Wenn Sie Fragen zu diesen Verfahren haben, sprechen Sie mit
Ihrem Vorgesetzten oder einer der anderen unter “Hilfe und Informationen suchen” aufgeführten Ressourcen. Wenn Sie von einer Verletzung der Sicherheitsverfahren Kennt-
nis erhalten, melden Sie diese unverzüglich Ihrem Vorgesetzten oder der Abteilung Einrichtungen und Verwaltung.

Wir müssen uns bemühen, Ressourcen zu schonen und Abfälle und Emissionen durch Recycling und andere Erhaltungsmaßnahmen zu reduzieren. Wir alle sind dafür verant-
wortlich, bekannte oder vermutete Verstöße gegen Umweltgesetze oder Ereignisse, die zu einer Freisetzung oder Emission von Gefahrstoffen führen können, unverzüglich
zu melden.

Denken Sie daran - Sicherheit liegt in der Verantwortung aller.

4.6 Drogenmissbrauch

Es ist die Absicht des Unternehmens, ein sicheres, gesundes und produktives Arbeitsumfeld für alle seine Mitarbeiter zu schaffen, professionelle Dienstleistungen für seine
Kunden rechtzeitig und effizient zu erbringen, die Integrität und Sicherheit seiner Geräte und Arbeitsplätze zu gewährleisten und alle diese Funktionen in einer Weise auszu-
üben, die den Interessen und Anliegen der Gemeinschaft entspricht. Es ist nicht erlaubt unter Einfluss von illegalen Drogen, Alkohol oder anderen Substanzen, einschließlich
Verschreibungen und rezeptfreien Medikamenten, die ihre Fähigkeit, sicher und effektiv zu arbeiten, beeinträchtigen, zur Arbeit zu erscheinen. Wir dürfen niemals Alkohol,
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illegale Drogen oder andere kontrollierte Substanzen auf dem Firmengelände zu irgendeinem Zeitpunkt herstellen, besitzen, verwenden, verkaufen oder anbieten oder die
Ressourcen des Unternehmens (Telefon, Computer, Faxgerät usw.) im Zusammenhang mit einer solchen Aktivität nutzen.

Vorbehaltlich der örtlichen Gesetze kann es bei Neueinstellungen erforderlich sein, sich nach Erhalt eines Stellenangebots einem Drogenmissbrauchstest zu unterziehen. Die
Einstellung ist abhängig vom Bestehen des Drogenmissbrauchstests. Die Mitarbeiter sind verpflichtet, bei der Bereitstellung von Proben und Erklärungen, die später durch
diese Richtlinie verlangt werden können, uneingeschränkt zu koorperieren. Die Nichtbereitstellung von Proben, Versuche, Proben zu verunreinigen oder anderweitig die Ver-
fahren des Unternehmens zu stören, sind Grund für Disziplinarmaßnahmen.

4.7 Alkoholkonsum am Arbeitsplatz

Sutherland verbietet Mitarbeitern Berichte zu verfassen oder Geschäfte zu machen, wenn sie alkoholisiert sind. Wenn Alkohol während Firmenveranstaltungen, wie Parties,
gemeinsamen Essen, Kunden Terminen oder ähnlichem, serviert wird, ist es wichtig, dass alle Teilnehmer einen verantwortungsvollen Umgang mit Alkohol pflegen, um
Verletzungen, vermindertes Urteilsvermögen und unerwünschtes Verhalten zu verhindern. Mitarbeiter müssen auch die örtlichen Bestimmungen und Gesetze, die den
Alkohlkonsum regeln, befolgen, inclusive Alters- und Fahrbeschränkungen.

Wie wir uns als Vertreter des Unternehmens verhalten und was wir in der Öffentlichkeit sagen, hat Auswirkungen auf den Ruf des Unternehmens. Sutherland rät von
exzesivem Alkoholkonsum und dem Missbrauch von Alkohol bei allen die Arbeit betreffenden Aktivitäten ab.
Eine “die Arbeit betreffende Aktivität” bedeutet jede Tätigkeit, die mit dem Angestelltenverhältnis bei Sutherland zu tun hat, sogar wenn diese außerhalb des Arbeitsplatzes
oder der Arbeitszeiten stattfindet.

4.8 Telearbeit

Teleworking oder Telecommuting oder Telearbeit oder Fernarbeit oder Arbeit von zu Hause oder Hause (AZH) ist das Konzept, fern einer von der Firma geleiteten Gebäude-
Anlage oder eines Büros zu arbeiten und Dienstleistungen aus der Ferne von zu Hause oder von einem anderen Standort oder von unterwegs zu leisten. AZH kann freiwillig
von dem Angestellten oder dem Unternehmen (“Freiwilliges Teleworking”) angesucht oder vom Unternehmen als Bedingung für die Einstellung oder Weiterbeschäftigung
(“Obligatorisches Teleworking”) oder durch gesetzliche Bestimmungen verlangt werden. Angestellte in Fernarbeit sind den gleichen Vorschriften dieses Kodex, HR, Infosec
und Kundenrichtlinien, wenn vorhanden, unterworfen, als sie es innerhalb eines Gebäudes wären, unabhängig von dem Arbeitsstandort oder Zeitplan.

Das Unternehmens und jeder Mitarbeiter sind gemeinsam dafür verantwortlich, das AZH-Setup jederzeit effektiv und effizient zu halten, um unseren Mitarbeitern
erfolgreiches Arbeiten zu ermöglichen und um unseren Kunden, intern und extern, eine konstant hohe Servicequalität bieten zu können. Es wird von den Mitarbeitern
erwartet, dass sie, unabhängig von ihrem Arbeitsplatz, während der Arbeitsstunden eine normale Produktivität und Leistung aufrecht erhalten. Mitarbeiter, die fernarbeiten,
haben eine größere Verantwortung für die Einhaltung der geltenden Infosec Richtlinien. Sutherland behält sich vor, die Leistung der Mitarbeiter zu überwachen, um die
Einhaltung des Kodex zu gewährleisten. Angestellte müssen alle zusätzlichen Richtlinien für Fernarbeit, von Geo HR erlassen oder in den lokalen Gesetzen verankert,
beachten

Um jeglichen Zweifel auszuschließen, dürfen unternehmenseigene Geräte nur für Geschäftsaktivitäten verwendet werden und müssen bei Verlassen der Anstellung, oder
wenn verlangt, umgehend an das Unternehmen retourniert werden. Nicht-Rückgabe der Ausrüstung nach Aufforderung wird als Diebstahl angesehen und Sutherland
behält sich vor, die relevanten offiziellen Stellen zu informieren, wenn Ausrüstung nicht rechtzeitig retourniert wird. Aufgrund der Schwierigkeiten bei der Bewertung
der tatsächlichen Schäden, die Sutherland durch die Nicht-Rückgabe von Geräten eines Angestellten, welche vertrauliche oder geschützte Geschäftsinformationen des
Unternehmens beinhalten, behält sich Sutherland das Recht auf Schadensersatz für jedes Gerät, das nicht rechtzeitig zurückgegeben wird vor.

F: Sofia ist eine Sutherland-Angestellte, die derzeit von zu Hause aus arbeitet. Sie hat einen jüngeren Bruder, der auf ihrem vom Unternehmen zur Verfügung gestellten
Laptop im Internet für ein Schulprojekt recherchieren muss. Darf Sofia ihrem Bruder erlauben, das von Sutherland zur Verfügung gestellte System zu benutzen?

A: Nein. Dies ist keine angemessene Verwendung von Sutherlands Computersystemen. Die Betriebsgeräte dürfen von den Mitarbeitern nur zu Arbeitszwecken genutzt werden.
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5.0 Schutz von Unternehmenswerten, einschließlich


vertraulicher Informationen
Unternehmenseigene Vermögenswerte wie Infrastruktur, Ausrüstung, Hardware, Systeme, Bürobedarf,
Technologie, geschützte Informationen und dergleichen sollten nur für autorisierte und arbeitsbezogene Zwecke
verwendet und geschützt werden, um Schäden, unbefugte Nutzung und Diebstahl zu vermeiden.

5.1 Schutz der urheberrechtlich geschützten Informationen von Sutherland

Der offene und effektive Austausch dieser Informationen ist entscheidend für unseren Erfolg. Viele
Informationen über unsere Geschäftstätigkeit sind jedoch vertraulich. Geschäftsgeheimnisse und vertrauliche
Unternehmensinformationen - einschließlich Geschäftsunterlagen, Finanzergebnisse, Kundenlisten,
Verkaufszahlen, Personalunterlagen und alle anderen Geschäftsinformationen - müssen vor Verlust, Diebstahl,
Beschädigung oder Offenlegung, ob absichtlich oder unabsichtlich, an Unbefugte geschützt werden. Jeder von
uns ist für den Schutz dieser Informationen verantwortlich. Unbefugte Personen sind sowohl Außenstehende als
auch Mitarbeiter von Sutherland, die keine geschäftliche Notwendigkeit zur Kenntnis haben. Die Offenlegung
dieser Informationen könnte unsere Interessen in jeglicher Form ernsthaft beeinträchtigen.

Wir alle müssen die Geheimhaltungsvereinbarung, die vor Aufnahme einer Beschäftigung bei Sutherland
abgeschlossen wurde, vollständig einhalten. Mitarbeiter dürfen zu keinem Zeitpunkt vertrauliche
Unternehmensinformationen an Dritte weitergeben, weder während ihrer Tätigkeit noch nach der Trennung vom
Unternehmen. Bitte beachten Sie, dass Ihre Verpflichtung zur Geheimhaltung von Unternehmensinformationen
auch dann fortbesteht, wenn Sie Sutherland verlassen und dass das Unternehmen geeignete rechtliche
Maßnahmen zum Schutz seiner vertraulichen Informationen ergreifen kann, wenn die Gefahr besteht, dass sie
unter Verletzung der Geheimhaltungsvereinbarung weitergegeben werden einschließlich, aber nicht beschränkt
auf Unterlassungsanspruch und finanzielle Entschädigung gegen Sie.

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Sicherheitsmaßnahmen und internen Kontrollen für Ihre Computersysteme,
tragbaren elektronischen Geräte, Laptops und andere Speichermedien wie Flash-Laufwerke und USB-Geräte
einhalten. Sie müssen diese Geräte sorgfältig schützen, insbesondere an Orten, an denen sie verloren
gehen oder gestohlen werden können. Geben Sie Ihr Passwort oder Ihre Zugangscodes nicht an Dritte
weiter und erlauben Sie anderen nicht, Ihre Konten zu nutzen. Bitte unterlassen Sie das Herunterladen von
Unternehmensdaten auf externe Speichermedien wie externe Festplatten, USB-Sticks, Jump/Thumb-Laufwerke,
CDs, Disketten, Websites, PCs oder ähnliche Medienspeichermethoden. Vermeiden Sie es, Daten auf Ihrem
System zu speichern und nutzen Sie stattdessen nur von Unternehmen zugelassene Netzwerk- und/oder Cloud-
Speicherorte. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie sensible Informationen auf Ihrem Handy oder mit einem Mitarbeiter
an öffentlichen Orten wie Aufzügen, Flughäfen und Restaurants oder in offenen Bereichen innerhalb von
Sutherland, wie Pausenräumen oder Toiletten, diskutieren. Lassen Sie Dokumente, die sensible Informationen
enthalten, nicht an einem Ort zurück, an dem eine unbefugte Person die Möglichkeit haben könnte, sie zu lesen,
einschließlich Ihres entsperrten Computers oder auf dem Kopierer. Der Fernarbeitsplatz sollte vor Abhöraktionen
sicher sein. Arbeitsbezogene vertrauliche Unterredungen sollten nur in privaten und relativ ruhigen Umgebungen
gehalten werden. Solche Gespräche sollten von zu Hause arbeitendem Personal nicht im Beisein von anderen
und in Hörweite von virtuellen Assistenten (z. B. Google Home/Nest, Amazon Alexa) oder anderen IoT
Mithörgeräten gehalten werden.
SUTHERLAND VERHALTENSCODEX | 13

Mitarbeiter sollten vertrauliche Informationen, weder zu Hause noch im Büro drucken. Wenn solche Informationen gedruckt werden müssen und Sie die Genehmigung
dazu erhalten haben, dann sind die Kopien dieser Information bis zur angemessenen Vernichtung sicher verwahrt werden - z. B. Vernichtung des Papiers im festgelegten
Schredder vor Ort oder durch einen Niveau P-4 oder besser Querschneide-Schredder zu Hause.

Sie sollten niemals vertrauliche Informationen des Unternehmens aus dem Büro mitnehmen, weder in Papierform noch in elektronischer Form, es sei denn, es besteht eine
besondere geschäftliche Notwendigkeit. Wenn Sie unsicher sind, sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten oder lassen Sie sich vom Team für Informationssicherheit beraten. Die
Durchführung von Geschäften mit persönlichen E-Mail-Adressen ist strengstens untersagt.

5.2 Schutz von Kunden- und firmeneigenen Informationen Dritter

Unsere Kunden und andere Dritte teilen uns ebenfalls vertrauliche Informationen über ihre Geschäftstätigkeit mit. Wir sind verpflichtet, diese Informationen genauso
sorgfältig zu schützen wie unsere eigenen. Wenn jemand außerhalb von Sutherland Informationen über oder von einem unserer Kunden oder Lieferanten anfordert, geben
Sie diese nicht weiter. Melden Sie die Anfrage umgehend unter Verwendung der unter “Hilfe und Informationen suchen” beschriebenen Ressourcen.

Darüber hinaus dürfen wir geschütztes Material wie Software, Technologie oder Marken nicht verwenden, kopieren, reproduzieren, rückentwickeln oder übertragen, es
sei denn, wir haben eine schriftliche Genehmigung oder eine Lizenz. Jede autorisierte oder lizenzierte Nutzung von Software, Technologie oder anderen geschützten
Materialien muss strikt in Übereinstimmung mit der erteilten Autorisierung oder Lizenz erfolgen und es muss eine ständige Aufsicht über die Einhaltung der Vorschriften
bestehen. Wir dürfen kein anderes Unternehmen oder die Marke einer Person verwenden, es sei denn, sie wurde uns übertragen oder lizenziert. In einer solchen Situation
müssen Sie sich mit unserer Rechtsabteilung in Verbindung setzen, um sicherzustellen, dass Ihre Nutzung mit den Bedingungen der Abtretung oder Lizenz übereinstimmt.
Die Strafen für die Nutzung von urheberrechtlich geschützten Materialien (wie Software) oder Marken ohne Berechtigung sind erheblich und in bestimmten Fällen kann
Strafanzeige gegen die betroffenen Personen erhoben werden.

5.3 Schutz privater personenbezogener Daten von Kunden

Die Dienstleistungen, die wir unseren Kunden anbieten, geben uns täglich Zugang zu vertraulichen und privaten Kundeninformationen. Häufig beinhalten diese
Informationen die privaten personenbezogenen Daten der Kunden unserer Kunden. Sutherland ist sowohl durch unsere Vereinbarungen mit unseren Mandanten als auch
durch das Gesetz verpflichtet, diese Daten jederzeit vertraulich zu behandeln. Private personenbezogene Daten, die wir von unseren Kunden erhalten, sind vertrauliches
und geschütztes Eigentum von Sutherland. Es ist Ihnen ausdrücklich untersagt, ohne vorherige Genehmigung auf Systeme, Datenbanken, Datensätze oder andere
Materialien zuzugreifen, die personenbezogene Daten enthalten. Beispiele sind Personalakten, Krankenakten, Bankkontoinformationen, Kreditkarteninformationen,
Sozialversicherungsnummern, Wohnadressen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Pager-Nummern und Sprachnachrichten (einschließlich aller aufgezeichneten Gespräche)
der Kunden unserer Kunden.

Vertrauliche Kundeninformationen sollten niemals ohne schriftliche Genehmigung Ihres Vorgesetzten aus dem Büro entfernt werden. Sutherland unterliegt strengen
Gesetzen zum Schutz personenbezogener Daten. Sorgfältige Sicherheitsverfahren sind vorhanden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen, Einrichtungen
und Regierungsbehörden Zugang haben zu dieser Information. Beachten Sie unbedingt alle Sicherheitsprotokolle an Ihrem Standort; diese Verfahren sollen uns alle vor
versehentlicher Offenlegung schützen. Im Falle eines Verstoßes können sowohl Sutherland als auch die betroffenen Personen erheblichen rechtlichen Verpflichtungen und
sogar der Strafverfolgung unterliegen. Wenn Sie Fragen zu dieser Richtlinie haben, wenden Sie sich bitte an die Unternehmensethik oder die Rechtsabteilung.

5.4 Schutz der privaten personenbezogenen Daten der Mitarbeiter

Sutherland gewährleistet den Schutz der personenbezogenen Daten der Mitarbeiter. Personalakten, der Krankenakte von Mitarbeitern, Bankverbindung, Geburtsdatum,
Sozialversicherungsnummer, Adresse, E-Mail, Telefonnummer und andere private und personenbezogene Daten (PD) sollen als vertraulich gelten und sicher verwahrt
werden. Der Zugriff auf diese Datensätze ist auf das Personalwesen und auf diejenigen beschränkt, die einen gültigen Geschäftsbedarf haben, um die Dateien einzusehen.
SUTHERLAND VERHALTENSCODEX | 14

Vergewissern Sie sich, dass Sie die entsprechenden Sicherheitsprotokolle befolgen, da Verstöße die gleichen rechtlichen Verpflichtungen und Folgen für Sutherland und die
betroffenen Personen haben. Wenn Sie Fragen zu dieser Richtlinie haben, wenden Sie sich bitte an die Unternehmensethik oder die Rechtsabteilung.

Q. Eine ehemalige Mitarbeiterin hat mich kürzlich kontaktiert. Sie sucht nach einer Kopie eines Ausbildungshandbuchs, das sie für das Unternehmen erstellt hat und sagt,
dass sie es bei ihrem neuen Job braucht. Soll ich ihr eine Kopie geben?

A: Nein. Unter keinen Umständen ist es erlaubt jemals Kopien von Dokumenten wie Trainingshandbüchern an Personen weiterzugeben, die keine geschäftliche
Rechtfertigung haben. Obwohl Ihre Ex-Mitarbeiterin diejenige war, die das Trainingshandbuch erstellt hat, hat sie es für Sutherland erstellt. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob
Sie eine Kopie eines Dokuments an jemanden weitergeben können, fragen Sie Ihren Vorgesetzten.

5.5 Angemessener Einsatz von Computer- und Netzwerksystemen

Wir alle müssen die Technologie angemessen einsetzen, mit Blick auf unsere Grundwerte und nur für geschäftliche Zwecke. Obwohl wir gelegentlich
Unternehmenstechnologie für nicht geschäftsbezogene Zwecke verwenden können, müssen wir sicherstellen, dass diese Nutzung nicht unangemessen ist und die Erfüllung
von Beschäftigungsverpflichtungen nicht beeinträchtigt, und diese Nutzung muss immer in Übereinstimmung mit den Richtlinien von Sutherland erfolgen. Wenn Sutherland
Ihnen einen Desktop/Laptop, Telefon/Handy, Fax, Voicemail zur Verfügung gestellt hat, denken Sie daran, dass Mobilnachrichten oder andere Technologien, sich nicht
ändern, wenn Sie auf Reisen oder außerhalb der Geschäftszeiten sind. Alle Technologie-Richtlinien von Sutherland gelten immer für Geräte, die sich im Besitz von Sutherland
befinden und ausgegeben werden, unabhängig von der Tageszeit oder dem Standort.

Wir müssen E-Mails, Sofortnachrichten und Textnachrichten mit der gleichen Sorgfalt verfassen, mit der wir bei der Erstellung aller anderen Sutherland-Dokumente
vorgehen würden. Elektronische Nachrichten, sowohl persönliche als auch geschäftliche, sind dauerhafte und wiederherstellbare schriftliche Aufzeichnungen, die ohne Ihr
Wissen oder Ihre Zustimmung leicht kopiert und weltweit weitergeleitet werden können. Wir sollten die Computersysteme von Sutherland zu keiner Zeit, weder während
der Geschäftszeiten noch anderweitig, verwenden, um persönliche oder politische Ansichten zu vertreten, unangemessene Witze zu machen, sexuell eindeutige oder
beleidigende Aussagen zu machen, sexuell eindeutige oder beleidigende Materialien anzusehen, unbefugte Aufforderungen oder Ketten-E-Mails zu senden oder Geschäfte
für ein anderes Unternehmen zu senden. Die Verwendung von Obszönitäten, abfälligen Bemerkungen, diskriminierenden oder belästigenden Kommentaren, Anspielungen
und bedrohlichen oder missbräuchlichen Ausdrücken ist strengstens verboten.

Alle von Sutherland bereitgestellten Technologien sind Eigentum von Sutherland und die Mitarbeiter sollten im Zusammenhang mit ihrer Nutzung keine Erwartungen an
den Datenschutz haben. Sutherland behält sich das Recht vor, beleidigende, illegale und nicht geschäftsbezogene Websites zu blockieren und den gesamten Inhalt von
Nachrichten oder Dateien, die von seinem System empfangen, übertragen oder gespeichert werden, einschließlich Informationen, die von Benutzern gelöscht wurden, zu
überwachen und abzufangen. Sutherland behält sich auch das Recht vor, Ihre Nutzung von Ressourcen, einschließlich E-Mails und Websites, auf die im Internet zugegriffen
wird, zu überwachen, um sicherzustellen, dass diese verantwortungsbewusst und professionell eingesetzt werden. Alle Daten oder Aufzeichnungen, die durch die Nutzung
dieser Ressourcen entstehen, unterliegen ebenfalls der Überprüfung durch Sutherland. Die Überwachungsmaßnahmen werden, wenn sie durchgeführt werden, allen
geltenden gesetzlichen Anforderungen und der Informationssicherheitspolitik von Sutherland entsprechen.

Q: Georgi, ein Sutherland Help Desk Support Techniker, erhielt eine E-Mail von einem Freund an sein Sutherland E-Mail-Konto. Er sieht in der Betreffzeile, dass die E-Mail
pornografische Inhalte enthält. Sollte er diese im Büro ansehen, wenn es sonst niemanden stört?

A: Nein. Dies ist keine angemessene Nutzung der Computersysteme von Sutherland, unabhängig davon, ob jemand anderes im Büro die E-Mail sieht oder nicht. Wenn Georgi
die E-Mail geöffnet hätte, obwohl er wusste, dass sie pornografische Bilder enthält, wäre dies ein Fehlverhalten. Wenn Sie eine E-Mail öffnen oder ins Internet gehen, sollten
Sie sich fragen, ob es Ihnen peinlich wäre, wenn das ganze Büro herausfinden würde, was Sie gesehen haben.
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6.0 Geschäftspraktiken
Im Einklang mit unseren Grundwerten erfordert unser Bekenntnis zur Integrität, dass wir uns konsequent auf den
richtigen Weg konzentrieren - den Sutherland-Weg.

6.1 Fairer Umgang mit Kunden und Lieferanten

Integrität und Kundenorientierung verpflichten uns, unsere Kunden fair zu behandeln und qualitativ hochwertige
Dienstleistungen und einen hervorragenden Kundenservice anzubieten. Sie verpflichten uns auch dazu,
Geschäftspartner zu finden, die unsere Grundwerte teilen, und mit unseren Kunden und Lieferanten fair
umzugehen.

Um einen fairen Umgang mit Kunden und Lieferanten zu gewährleisten und Verstöße gegen das
Wettbewerbsrecht zu vermeiden, ist folgendes untersagt:

• Unrichtige, unbegründete oder irreführende Aussagen über die Produkte oder Dienstleistungen unserer
Wettbewerber machen oder unrichtige Vergleiche mit unseren eigenen Produkten und Dienstleistungen
anstellen;
• Sich mit einem Wettbewerber darauf einigen, einen Lieferanten zu boykottieren;
• Abschluss einer Vereinbarung mit einem Lieferanten, die den Umsatz des Lieferanten auf einen unserer
Wettbewerber beschränkt (wenn es keine anderen Lieferanten gibt, von denen unsere Wettbewerber kaufen
können);
• Verpflichtungen oder Versprechungen machen, die Sie oder Sutherland nicht einhalten können, oder
• Angebot oder Abgabe von allem, was die Fähigkeit des Empfängers, faire und ausgewogene
Geschäftsentscheidungen zu treffen, beeinträchtigen würde oder zu beeinträchtigen scheint (weitere
Richtlinien in diesem Bereich finden Sie weiter unten unter “Geschenke und Unterhaltung anbieten”).

6.2 Fairer Umgang mit Wettbewerbern

Wettbewerbsgesetze (Kartellrecht) gibt es in jedem Land, in dem wir und unsere Kunden tätig sind und es ist
illegal, dass wir uns mit einem Wettbewerber darauf einigen, den freien und fairen Wettbewerb in irgendeiner
Weise einzuschränken. Vereinbarungen mit einem Wettbewerber oder einem potenziellen Wettbewerber,
Kunden, Regionen, Produkte oder Märkte zwischen uns zu verteilen, den Preis festzulegen, den ein Kunde
zahlen wird oder den Preis zu kontrollieren, den wir unseren Lieferanten zahlen oder mit Wettbewerbern bei
der Ausschreibung von Projekten zusammenzuarbeiten, schränken die Möglichkeiten eines Kunden ein und
verletzen Wettbewerbsgesetze. Illegale Vereinbarungen müssen nicht unterzeichnet werden und können so
einfach sein wie eine Vereinbarung zwischen zwei Parteien. Wenn sich eines dieser Diskussionsthemen bei der
Kommunikation mit einem Wettbewerber ergibt, z.B. bei einem Treffen des Branchenverbandes, einer Messe oder
einem anderen formellen oder informellen Anlass, sollten Sie das Gespräch sofort abbrechen und dem Legal
Team oder der Corporate Ethics melden. Da das Wettbewerbsrecht sehr komplex und nicht leicht zu verstehen
ist, müssen Sie jede Interaktion mit Wettbewerbern vermeiden, die sowohl Sie als auch unser Unternehmen der
Gefahr aussetzt, gegen das Wettbewerbsrecht zu verstoßen.
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6.3 Erfassung von Wettbewerbsinformationen

Die Beschaffung genauer Informationen über die Aktivitäten unserer Wettbewerber ist notwendig und kann Teil Ihrer Arbeit sein. Dieser Kodex enthält Richtlinien, um
zu regeln, wie Sie diese Informationen sammeln und nicht, um Sie davon abzuhalten, sie zu erfassen. Sie werden ermutigt, Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten nach
Informationen über Wettbewerber zu fragen, die sie frei weitergeben dürfen (d.h. ohne gegen ein gesetzliches oder vertragliches Verbot der Weitergabe von Informationen
zu verstoßen). Sie sollten sie jedoch nicht ermutigen, Informationen zur Verfügung zu stellen, die sie gefährden würden. Beispielsweise sollten Sie die vertraulichen
Informationen eines Mitbewerbers nicht von einem neuen Mitarbeiter einholen, der zuvor für den Mitbewerber gearbeitet hat.

6.4 Faire und ethische Verkaufspraktiken

Unsere Grundwerte verlangen immer, dass sich jeder von uns nach den höchsten Standards der Integrität und Geschäftsethik verhält. Wir müssen immer Entscheidungen
treffen, die dem Wohl des Unternehmens und unserer Kunden dienen, und wir müssen uns weigern, Fakten zu verdrehen, zu erfinden oder falsch darzustellen. Darüber
hinaus sollte niemand von uns jemals zulassen, dass ein fehlgeleitetes Gefühl der Unternehmenstreue uns dazu veranlasst, die Gesetze jener Länder zu missachten, in denen
wir tätig sind oder unsere Grundwerte verletzen.

Ethisches Verhalten ist nicht nur die richtige Entscheidung, sondern auch eine gute unternehmerische Praxis. Kunden, Lieferanten, Auftragnehmer, Berater oder
Geschäftspartner können die Aufnahme von Geschäften mit uns verweigern, wenn sie das Gefühl haben, dass wir sie schlecht behandelt haben oder dass wir unmoralisch
reagieren. Das bedeutet, dass wir uns an die folgenden Richtlinien halten müssen:

• Wir betreiben Verkaufstätigkeiten, die den Interessen und Bedürfnissen unserer Kunden entsprechen, nicht nur solche, die einfach nur Verkaufs- oder Gewinnziele
erfüllen.
• Wir kommunizieren ehrlich und wahrheitsgemäß und stellen die Verkaufsbedingungen klar, präzise und leicht verständlich dar. Wir gewährleisten die Vertraulichkeit,
Integrität und Genauigkeit der Kundenunterlagen und -transaktionen.
• Wir machen keine Versprechungen oder Verpflichtungen, die wir nicht einhalten können.

Q: Lee, ein verantwortliche Direktorin von Sutherland Business Development, hatte in diesem Quartal Schwierigkeiten gehabt, ihre Quote für die Gewährung ihres
leistungsabhängigen Bonus zu erfüllen. Sie hat sich intensiv mit einem potenziellen Kunden beschäftigt, aber die Verhandlungen über bestimmte Service Level Metriken für
die Erbringung der Dienstleistungen sind ins Stocken geraten. Ihr Kontakt bei dem Interessenten hat ihr mitgeteilt, dass, wenn die beiden Seiten diese Hürde überwinden
können, der Auftrag an Sutherland vergeben wird. Sie hat sie gebeten, mit dem Unternehmen zu vereinbaren, dass die von ihnen geforderten Service Level Metriken
angemessen sind und das Management von Sutherland zur Akzeptanz zu bewegen. Lee erkennt, dass das Programm höchstwahrscheinlich nicht profitabel sein wird,
wenn Sutherland die vorgeschlagenen Service Level Metriken so akzeptiert, wie sie sind, aber sie will diesen Deal wirklich abschließen und ihren leistungsabhängigen
Bonus erhalten. Sollte sie sich im Namen des potenziellen Neukunden einsetzen, nur um das Geschäft abzuschließen und ihre Anreizvergütung zu erhalten, zumindest
ausnahmsweise?

A: Nein, auch wenn Lee eine gute Mitarbeiterin und starke Verkäuferin ist, sollte Sie sich durch Ihren Wunsch Ihr Umsatzziel und damit Ihren Bonus zu erreichen, nicht dazu
hinreißen lassen den Kodex zu missachten. Wenn Sie ethische Probleme haben, wenden Sie sich bitte an die Rechtsabteilung oder die Unternehmensethik.

6.5 Interessenkonflikte

Ein Interessenkonflikt liegt vor, wenn persönliche oder familiäre Interessen unsere Fähigkeit, im Namen von Sutherland fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen,
beeinträchtigen oder zu stören scheinen. Wir müssen jede Situation vermeiden, die auch nur den Anschein eines solchen Interessenkonflikts erweckt. Die Beurteilung oder
Entscheidungsfindung könnte unangemessen beeinflusst werden, wenn das externe Interesse:
• Einfluss auf Ihre Fähigkeit, Entscheidungen im besten Interesse des Unternehmens zu treffen, nimmt
• Ihre Objektivität beeinflusst (z. B. bei der Wahl zwischen zwei Lieferanten oder zwei möglichen Angestellten)
• persönliche oder nicht-geschäftliche Faktoren in eigentlich geschäftliche Entscheidungen einbringt
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Selbst wenn Sie sicher sind, dass Ihr Urteil nicht von einem externen Interesse beeinflusst wird, wenn andere begründeterweise denken, dass das Interesse erheblich ist,
entsteht der Eindruck eines Konflikts.

6.5.1 Umgang mit Interessenkonflikten

Wenn ein echter oder vermeintlicher Interessenkonflikt auftritt, müssen Sie ihn Ihrem Vorgesetzten, oder der Unternehmensethik offenlegen, die entscheiden, wer sich
beteiligt und welche Maßnahmen zu seiner Lösung ergriffen werden müssen. Die Unternehmensethik kann von allen Mitarbeitern in diesen Szenarien verlangen, reale oder
wahrgenommene Interessenkonflikte online im Conflict of Interest Declaration Portal auf der Intranet-Seite anzuzeigen. Zum Zeitpunkt der Einstellung können Mitarbeiter
auch verpflichtet werden, eine Erklärung zu Interessenkonflikten abzugeben.

6.5.2 Geschäfte mit Familie und Freunden machen

Ein Interessenkonflikt kann entstehen, wenn Sie oder Ihr Ehepartner, Verwandter oder enger Freund eine wesentliche Beteiligung an einem Unternehmen haben oder eine
bereits bestehende persönliche Beziehung zu einem Eigentümer oder Auftraggeber eines Unternehmens, d.h. einem Lieferanten von Sutherland oder einem potenziellen
Lieferanten, Kunden, Auftragnehmer oder Wettbewerber. Unter einer wesentlichen finanziellen Beteiligung versteht man das Halten von mehr als 1 % der ausstehenden
Aktien einer Aktiengesellschaft oder mehr als 5 % der Anteile an privat gehaltenen Unternehmen. Ein Interessenkonflikt kann entstehen, wenn Sie in der Lage sind,
persönlich oder für Ihre Familie, Verwandten oder Freunde eine unangemessene Leistung abzuleiten, indem Sie Entscheidungen im Zusammenhang mit einer Transaktion
treffen oder beeinflussen.

In diesen Situationen dürfen Sie Ihre Position nicht dazu nutzen, den Ausschreibungsprozess oder die Verhandlungen in irgendeiner Weise zu beeinflussen. Wenn Sie direkt
an der Lieferantenauswahl beteiligt sind, benachrichtigen Sie Ihren Vorgesetzten sofort und nehmen Sie nicht am Entscheidungsprozess teil. Sie sollten auch das Rechtsteam
oder die Unternehmensethik informieren, wenn Sie einen Verwandten oder engen Freund haben, der für einen Wettbewerber, Lieferanten, Kunden oder Auftragnehmer
arbeitet. Wenn Sie den Interessenkonflikt eines Mitarbeiters bemerken, sollten Sie diesen Interessenkonflikt gemäß “Suche nach Hilfe und Informationen” melden.

F: Eine gute Freundin von mir besitzt ein Softwareunternehmen und Sutherland betrachtet ihr Unternehmen als potenziellen Lieferanten. Muss ich jemandem von unserer
Beziehung erzählen?

A: Ja. Ihre Freundin hat einen persönlichen Anteil an ihrem Unternehmen als Geschäftsinhaber und wenn sie ein Lieferant von Sutherland wird, könnte dies zu einem
Interessenkonflikt führen. Erzählen Sie Ihrem Vorgesetzten von der Beziehung und verlassen Sie die Verhandlungen, wenn Sie in irgendeiner Weise in den Auswahlprozess
involviert sind. Dieses Bekenntnis wird das Unternehmen Ihres Freundes nicht daran hindern, den Vertrag zu erhalten, und wird Ihnen helfen, alle Fragen zu vermeiden, die
über Ihre Beziehung gestellt werden könnten.

6.5.3 Betreuung von Familie und Freunden

Um ein so starkes Team wie möglich zu bilden, müssen wir alle fair behandelt werden. Wenn ein persönliches oder familiäres Verhältnis zwischen den Mitarbeitern besteht,
insbesondere wenn ein Berichtsverhältnis besteht, kann es den Anschein haben, dass ein Mitarbeiter gegenüber einem anderen bevorzugt behandelt wird.

Deshalb müssen wir es vermeiden, persönliche Beziehungen am Arbeitsplatz zu haben, die einen unangemessenen Einfluss auf solide und objektive geschäftliche
oder persönliche Entscheidungen haben. Kein Familienmitglied sollte in eine Situation gebracht werden, in der es direkte Entscheidungsbefugnisse über ein anderes
Familienmitglied hat. Wir raten auch von indirekten Verbindungen zwischen Familienmitgliedern, engen Freunden und festen Partnern ab.

Denken Sie daran, dass es wichtig ist, selbst den Anschein von Befangenheit zu vermeiden. Wenn eine solche Situation eintritt, benachrichtigen Sie Ihren Vorgesetzten,
Ihren Ansprechpartner in der Personalabteilung oder jemand anderen im Rahmen der Berichtsverfahren, die unter “Ihre Rolle” beschrieben sind. Denken Sie daran, diese
Beziehungen im Conflict of Interest Declaration Portal zu melden.
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6.5.4 Aufnahme einer Beschäftigung außerhalb des Unternehmens

Die Aufnahme einer Beschäftigung außerhalb des Unternehmens kann zu einem Interessenkonflikt führen. Sie
dürfen keinen anderen Job annehmen, der Ihre Fähigkeit, Ihren Job bei Sutherland zu erledigen, beeinträchtigt.
Außer wenn es durch die lokalen Gesetze gestattet ist, so dürfen Sie beispielsweise während der Arbeitszeit
keine externen Geschäfte tätigen oder Sutherland-Eigentum, -Geräte oder -Informationen für andere Zwecke
verwenden. Vollzeitbeschäftigte dürfen ohne vorherige schriftliche Genehmigung des Unternehmens weder
direkt noch indirekt für eine andere Person, Firma, Gesellschaft oder Organisation arbeiten oder einen Handel
oder Geschäft mit oder ohne Entgelt in irgendeiner Weise in Verbindung treten.

Es ist ein Interessenkonflikt, als Direktor oder Vorstandsmitglied eines Unternehmens zu fungieren, das mit
Sutherland konkurriert. Der Kodex verlangt, dass alle Mitarbeiter die Zustimmung des Betriebsleiters für
Rechts- und Unternehmensethik einholen, bevor sie externe Ernennungen zum Direktor oder Vorstandsmitglied
akzeptieren. Eine solche Genehmigung kann von der Erledigung bestimmter Vorgaben abhängig sein. Jegliche
bereits bestehende externe Direktoranstellungen oder Vorstandsmitgliedschaften, nicht unbedingt bei einem
Mitbewerber, müssen offenbart und so bald wie möglich vom Leiter für Rechts- und Unternehmensethik
genehmigt werden.

6.5.5 Private Nutzung von Unternehmensmöglichkeiten

Manchmal, durch Ihre Arbeit oder durch Kontakte zu Kunden, Lieferanten, Auftragnehmern, Beratern oder
anderen Geschäftspartnern, werden Sie auf eine Gelegenheit aufmerksam, an der auch Sutherland interessiert
sein könnte. In diesem Fall müssen Sie Ihren Vorgesetzten unverzüglich über die Gelegenheit informieren und
Sutherland Zeit geben, sie zu bewerten und die Gelegenheit weiterzugeben, bevor Sie sie privat nutzen.
Der persönliche Vorteil einer Gelegenheit, die durch Ihre Beschäftigung bei Sutherland, die persönliche
Konkurrenz mit Sutherland oder die anderweitige persönliche Nutzung von Unternehmensinformationen
erlangt wurde, schafft einen inakzeptablen Interessenkonflikt. Jeder von uns ist dem Unternehmen gegenüber
verpflichtet, stets im besten Interesse zu handeln und seine Interessen zu vertreten.

Nur vom Unternehmen autorisierte Personen dürfen den Kunden direkt kontaktieren. Es ist für die Mitarbeiter
von Sutherland nicht angemessen, einen Kunden direkt per E-Mail oder über Social Media zu erreichen, um
persönliche Gefälligkeiten jeglicher Art zu erhalten.

Die Inanspruchnahme persönlicher Dienstleistungen eines bestehenden oder potenziellen Sutherland-Anbieters,


Auftragnehmers oder Kunden kann den Eindruck von Interessenkonflikt erwecken und sollten besser vermieden
werden.

F: Ich plane, mein Haus streichen zu lassen und möchte einen Sutherland-Anbieter, der kostengünstig gute Arbeit
leistet, anheuern. Kann ich den Anbieter beauftragen?

A: Das kommt drauf an. Wenn Sie eine Entscheidungsposition bezüglich des Anbieters bekleiden, sollten Sie
vermeiden, ihn zu beschäftigen. Es könnte Sie oder den Anbieter unter eine persönliche Verpflichtung setzen,
die eine Vorstellung von Konflikt verursachen kann. In anderen Fällen ist es ratsam, Ihren Vorgesetzten oder
Unternehmens-Ethik zu informieren, bevor Sie derartige Dienstleistungen in Anspruch nehmen.
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6.5.6 Kredite, Vorschüsse oder andere finanzielle Transaktionen

Kredite, Vorschüsse und Finanztransaktionen in einem Meldeverhältnis schaffen oder wenn eine der Parteien sich in einer verantwortungsvollen Position befindet auch eine
Konfliktwahrnehmung und sollten vollständig vermieden werden. Solche Vereinbarungen können zu einem Verdacht auf Konflikt in Bezug auf Prüfungen, Beauftragungen,
Beförderungen und ntschädigungsentscheidungen führen.

Unsere Verpflichtungen gegenüber Sutherland verbieten es uns, jegliche Maßnahmen zu ergreifen, die unsere Fähigkeit, faire und ausgewogene Geschäftsentscheidungen
zu treffen, beeinträchtigen würden. Das bedeutet, dass Sie keine Kredite oder Garantien für persönliche Verpflichtungen von einem Unternehmen erhalten oder eine andere
Art von persönlicher finanzieller Transaktion mit einem Unternehmen eingehen sollten, das ein Kunde, Lieferant oder Wettbewerber des Unternehmens ist oder werden
könnte. Diese Richtlinie verbietet nicht normale, marktübliche Transaktionen mit Banken, Brokerfirmen oder anderen Finanzinstituten. Wenn Sie Bedenken bezüglich einer
Transaktion haben, die Sie in Betracht ziehen, wenden Sie sich an die Rechtsabteilung oder die Unternehmensethik zur Führung

6.5.7 Annahme von Geschenken und Vergünstigungen

Wie unter “Geschenke und Vergünstigungen annehmen” beschrieben, kann der Austausch von Geschenken oder Vergünstigungen zu einem Interessenkonflikt führen.
Die gleichen Regeln, die für die Vergabe von Geschenken gelten, gelten auch für deren Erhalt. Sie dürfen kein Geschenk oder keine Bewirtung erhalten, wenn es eine
Verpflichtung erzeugt, Sie in eine Situation bringt, in der eine Partei voreingenommen erscheint oder in der Absicht geschieht, eine Geschäftsentscheidung zu beeinflussen.
Wenn Ihnen ein Geschenk oder eine Unterhaltung angeboten wird, die Sie für unangemessen halten, sollten Sie das Angebot ablehnen.

Zusätzlich ist es unmittelbaren Familienmitgliedern von Sutherland-Mitarbeitern untersagt, Geschenke oder Zuwendungen von Sutherland-Verkäufern, Auftragnehmern,
Dienstleistern oder anderen Dritten, die über die normalen Geschäftsgefälligkeiten von geringem Wert hinausgehen, anzunehmen. Wenn Sie sich in einer Situation befinden,
in der die Ablehnung eines Geschenks die Person, die es anbietet, in Verlegenheit bringen oder verletzen würde, können Sie das Geschenk im Namen von Sutherland
annehmen und es dann Ihrem Vorgesetzten melden.

Jeder Erhalt von Geschenken oder Bewirtungen, die über den in den Richtlinien für Geschenke, Bewirtung, Unterhaltung und Spenden festgelegten Schwellenwerten liegen,
müssen der Unternehmensethik per E-Mail oder auf dem Portal zur Erklärung von Geschenken gemeldet werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt “Hilfe und
Informationen”.

6.6 Korruptionsbekämpfung

Die Vorschriften zur Korruptionsbekämpfung gelten für alle unsere Aktivitäten auf der ganzen Welt. Diese Gesetze, einschließlich des U.S. Foreign Corrupt Practices Act
(FCPA) und des UK Bribery Act, können namentlich variieren, haben aber alle eine gemeinsame Absicht:

Bestechung von Regierungsbeamten, kommerziellen Organisationen und privaten Parteien zu verhindern. Bei der Zusammenarbeit mit Regierungsbeamten ist es uns
strengstens untersagt, jede Form von Bestechung oder Schmiergeld anzubieten, zu genehmigen, zu geben oder zu versprechen. Selbst wenn sie als “Provision” oder
“Gebühr” bezeichnet wird, wird sie, wenn sie einen Regierungsbeamten betrifft, wahrscheinlich als Bestechung oder Schmiergeld angesehen.

Ein “Bestechungsgeld” beinhaltet Geld, einen Gefallen, ein Angebot, ein Versprechen oder etwas von Wert, das verwendet wird, um das Urteil oder das Verhalten eines
Amtsträgers, einer kommerziellen Organisation oder einer privaten Partei zu beeinflussen, um ein bestimmtes Ergebnis oder eine bestimmte Aktion sicherzustellen. So kann
beispielsweise ein Bestechungsgeld in Form von Bargeld, Reisen, Unterkunft, großzügigen Geschenken oder Bewirtung oder der Zahlung eines überhöhten Preises für den
Kauf von Eigentum oder Dienstleistungen eines ausländischen Beamten, einer Handelsorganisation oder einer privaten Partei angeboten werden, einschließlich Zahlungen
durch das Unternehmen oder persönlich durch einen Mitarbeiter des Unternehmens. Eine “Rückzahlung” ist die Rückerstattung eines bereits gezahlten oder fälligen Betrages
im Rahmen eines rechtsgültigen Vertrages oder als Belohnung für den Abschluss oder die Förderung von Geschäftsbeziehungen. “Regierungsbeamte” sind Mitarbeiter der
Bundes-, Landes- oder Kommunalverwaltung, politische Kandidaten und sogar Mitarbeiter von staatseigenen Unternehmen.

Denken Sie daran, dass wir keine Dritten beauftragen können, etwas zu tun, was wir nicht selbst tun dürfen. Unsere Vertreter und Berater sind an die gleichen Regeln
gebunden wie wir. Sowohl direkte als auch indirekte Zahlungen jeglicher Art sind verboten. Wir könnten für solche Zahlungen haftbar gemacht werden, auch wenn wir nicht
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wüssten, aber hätten wissen müssen, dass die Zahlung an einen Amtsträger geht. Wir haften auch für das bloße Angebot einer Bestechung.

Die Folgen für die Verletzung des FCPA und anderer Gesetze zur Bekämpfung der Bestechung sind schwerwiegend, einschließlich Geldbußen sowohl gegen die Person,
die die Zahlung leistet, als auch gegen das Unternehmen, sowie die strafrechtliche Verfolgung der Personen und möglicherweise sogar des oberen Managements des
Unternehmens. Wenn Sie regelmäßig mit Regierungsbeamten interagieren, sollten Sie die relevanten Unternehmensrichtlinien überprüfen und alle Fragen umgehend an das
Rechtsteam richten. Bitte lesen Sie die Richtlinie des Unternehmens zur Bekämpfung von Bestechung und die dazugehörigen Richtlinien für Geschenke,
Bewirtung, Unterhaltung und Spenden, um sich ausführlich zu informieren.

F: Juan, ein Direktor in der Geschäftsentwicklungsabteilung von Sutherland, reiste nach Asien, um Geschäfte mit mehreren Kunden zu tätigen. Dort freundete er sich mit
einem Regierungsbeamten an, den er zu einem üppigen Abendessen mitnahm. Juan bezahlte das Essen aus eigener Tasche, weil er annahm, dass er sein Sutherland-
Spesenkonto nicht für diesen Zweck benutzen sollte. Sutherland hat gerade einen Vertrag mit diesem Regierungsbeamten unterzeichnet und Juan ist besorgt, dass das
Essen wie eine Bestechung aussehen könnte. Was soll er tun?

A: Obwohl Juan das Essen selbst bezahlt hat, hat er immer noch den FCPA verletzt. Da dieses üppige Mahl als Bestechung ausgelegt werden könnte, könnte man Juan
beschuldigen, den Beamten zu unterhalten, um die Geschäftsentscheidungen des Beamten zu beeinflussen. Ein Verstoß gegen den FCPA kann zu hohen Strafen sowohl für
das Unternehmen als auch für den Einzelnen führen. Daher sollte Juan die Situation unverzüglich dem Rechtsteam melden.

F: Was ist eine indirekte Bezahlung?

A: Eine indirekte Zahlung ist alles von Wert (Bargeld, Reisen, Unterkunft, üppige Geschenke oder Bewirtung oder die Zahlung eines überhöhten Preises), was Sie jemand
anderem über einen Dritten geben. Wir können niemand anderen beauftragen, um das zu tun, was wir selbst nicht tun können, also müssen wir den Endempfänger jeder
Zahlung, die wir leisten, überprüfen, um sicherzustellen, dass sie nicht an Regierungsbeamte geht. Wir können für die Verletzung des FCPA oder anderer Gesetze zur
Bekämpfung der Bestechung haftbar gemacht werden, auch wenn wir nicht wussten, dass die Bestechung an einen Regierungsbeamten ging. Bitte seien Sie vorsichtig bei
der Zahlung und fragen Sie das Rechtsteam, wenn Sie Fragen haben.

6.7 Geschenke und Unterhaltung

Die Gewährung von geschäftlichen Gefälligkeiten wie Geschenke, Bewirtung und Unterhaltung ist darauf ausgerichtet, gute Arbeitsbeziehungen und Wohlwollen mit
Verkäufern, Kunden, Lieferanten und Dritten aufzubauen. Alle Geschenke und Bewirtungen müssen im Einklang mit den Kernwerten von Sutherland und den Bestimmungen
unserer Richtlinie zur Bekämpfung von Bestechung und den damit verbundenen Richtlinien für Geschenke, Bewirtung, Unterhaltung und Spenden stehen.

Das Verteilen von Geschenken oder das Anbieten von Bewirtung ist nicht angemessen, wenn es ein Pflichtgefühl schafft, den Empfänger in eine Situation bringt, in der
eine Partei voreingenommen erscheint oder wenn es mit der Absicht geschieht, eine Geschäftsentscheidung zu beeinflussen. Seien Sie besonders vorsichtig, wenn Sie
Geschenke oder Vergnügungen für Personen bereitstellen, mit denen wir Geschäfte machen oder tätigen könnten. Dieses Geschenk könnte als gewerbliche Bestechung
angesehen werden, wenn es mit der Absicht gewährt zu werden scheint, Sutherland beim Erwerb oder bei der Aufrechterhaltung von Geschäften zu helfen oder eine Person
zu ermutigen, etwas Korruptes, Täuschendes oder anderweitig gegen die Verantwortlichkeiten der Person verstoßendes zu unternehmen. Um Offenheit und Transparenz
zu gewährleisten, müssen alle Einnahmen aus Geschenken, Bewirtung sowie alle Geschenke, der Unternehmensethik per E-Mail oder auf dem von der Unternehmensethik
verwalteten Gifts Declaration Portal gemeldet werden. Bitte beachten Sie die Richtlinien für Geschenke, Bewirtung, Unterhaltung und Spenden für finanzielle Schwellenwerte.

“Geschenke” umfassen Wertgegenstände, Reisen, Unterkünfte, Waren und Dienstleistungen sowie Mahlzeiten oder Unterhaltung.
Obwohl Sutherland angemessene Ausgaben für Geschenke und Bewirtung an Dritte zulässt, sollten diese rechtmäßig im Zusammenhang mit der Werbung für die Produkte
und Dienstleistungen von Sutherland, Besichtigungen der Einrichtungen von Sutherland, Schulungen in der Verwendung der Produkte und Dienstleistungen von Sutherland
oder anderweitig in direktem Zusammenhang mit den Geschäftsaktivitäten von Sutherland anfallen.

“Unterhaltung” umfasst Veranstaltungen, bei denen sowohl der Anbieter als auch der Akzeptierende teilnehmen. Beispiele dafür sind die Teilnahme an Seminaren,
Workshops oder sozialen, kulturellen und sportlichen Veranstaltungen. Der Zweck der Unterhaltung muss es sein, die Geschäftsbeziehungen zu verbessern. Unterhaltung,
die sich auf Verkäufer, Kunden und Lieferanten erstreckt, kann akzeptiert werden, wenn sie alle folgenden Anforderungen erfüllt:
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• Unregelmäßig oder selten; unaufgefordert;


• In einem Umfeld, das für eine geschäftliche Besprechung geeignet ist;
• Angemessen, das heißt, es handelt sich um einen Betrag, an den Sie gewöhnt sind, für persönliche Unterhaltung auszugeben; und
• In Übereinstimmung mit den Richtlinien von Sutherland für Reisen und Unterhaltung.

Die Regeln für Geschenke und Bewirtung gelten das ganze Jahr über, auch während der Ferien und sie gelten nicht nur für Kunden, Verkäufer oder potenzielle Kunden,
sondern auch für deren Ehepartner, Partner und Familienmitglieder. Darüber hinaus haben die Regierung und die meisten Staats- und Kommunalverwaltungen sowie
viele Regierungen an Orten außerhalb der Vereinigten Staaten Vorschriften, die Geschenke und Bewirtungen an Regierungsmitarbeiter verbieten. Wenn Sie mit
Regierungsmitarbeitern auf irgendeiner Ebene interagieren, sollten Sie sich mit diesen Vorschriften sowie dem obigen Abschnitt zur Korruptionsbekämpfung vertraut machen.
Lassen Sie sich von der Unternehmensethik oder dem Rechtsteam beraten, wenn Sie Fragen oder Unklarheiten auftreten.

Q: Venkat, ein Sutherland Business Development Director, möchte einen seiner Kunden nach einem Treffen zum Essen einladen, um ihn besser kennenzulernen und das
Wohlwollen zwischen Sutherland und seinem Unternehmen zu fördern. Ist das in Ordnung?

A: Das kommt darauf an. Venkat kann seinen Kunden unter bestimmten Bedingungen einladen. Diese Anlässe müssen selten und unaufgefordert vom Kunden durchgeführt
werden. Jede Unterhaltung, die er bietet, muss in einem Umfeld stattfinden, das für das Geschäft geeignet ist und nicht verschwenderisch sein darf, was bedeutet, dass
sie nicht mehr kostet als das, was Venkat oder der Kunde gewohnt ist, für sich selbst auszugeben. Schließlich kann die Mahlzeit nicht dazu führen, dass sich der Kunde
verpflichtet fühlt, den Anschein einer Beeinflussung erweckt oder so aussieht, als würde sie angeboten, um eine Geschäftsentscheidung zu beeinflussen. Wenn diese
Regeln eingehalten werden, kann Venkat seinen Kunden gerne unterhalten. Wenn Sie Fragen zur Angemessenheit der Vergabe oder Annahme eines Geschenks oder einer
Bewirtung haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Vorgesetzten, die Unternehmensethik oder die Rechtsabteilung.

6.8 Betrugsbekämpfung

Betrug ist das vorsätzliche Verschweigen oder die vorsätzliche Handlung, Informationen zu Ihrem Vorteil oder zum Nutzen anderer zum Nachteil des Unternehmens zu
falsifizieren oder zu verschweigen. Betrug kann durch die Möglichkeit entstehen, etwas Wertvolles zu erlangen (wie das Erreichen eines Leistungsziels oder das Erhalten
einer Zahlung) oder negative Folgen (wie disziplinarische Maßnahmen) zu vermeiden. Beispiele für Betrug sind unter anderem:

• Änderung oder Rückdatierung der Unternehmenszahlen zur Erreichung der Produktivitätsziele


• Vorlage falscher medizinischer Informationen zum Erhalt von Invalidenleistungen
• Falsch gemeldete Arbeitszeiten, um mehr Gehalt zu verdienen oder um disziplinarische Maßnahmen wegen Verspätung oder Abwesenheit von der Arbeit zu vermeiden.
• Einreichung von überhöhten oder gefälschten Ausgabenerstattungen
• Erstellen von gefälschten Rechnungen, Weitergabe von Bieterinformationen oder Umgehen des Beschaffungsprozesses mit betrügerischer Absicht
• Fehlinformation von Finanzinformationen in den Büchern und Aufzeichnungen unseres Unternehmens
• Betrügerische Veruntreuung oder Missbrauch von Kundeninformationen
• Missbrauch von Geschäftsobjekten oder Ressourcen zu persönlichem Nutzen
• Nutzung des Zugangs zu offiziellen Daten oder Informationen zum persönlichen Vorteil
• Akzeptanz von Bestechungsgeldern oder anderen Gefälligkeiten von Anbietern

Die oben genannten Beispiele sind keine erschöpfende Liste von Maßnahmen, die Betrug darstellen können. Sie sollten niemals Ehrlichkeit und Integrität gefährden, indem
Sie Betrug begehen. Geben Sie beispielsweise niemals Firmengelder ohne entsprechende Genehmigung aus.
SUTHERLAND VERHALTENSCODEX | 22

6.9 Politische Zuwendungen und Aktivitäten

Sie können an sozialen und politischen Aktivitäten teilnehmen, wenn diese in Ihrer Freizeit, auf Ihre eigenen Kosten und in Übereinstimmung mit allen lokalen Gesetzen
stattfinden. Sie dürfen nicht hindeuten oder unterstellen, dass Ihre Spende von Zeit, Ressourcen oder Geld von Sutherland stammt oder von Sutherland unterstützt
wird. Sie dürfen keine politischen Beiträge im Namen von Sutherland leisten oder Unternehmensmittel verwenden und Sutherland wird Ihnen keine politischen oder
Wahlkampfspenden zurückerstatten.

Die politischen Beiträge der Unternehmen sind auf mehreren Ebenen streng geregelt, darunter auf der Ebene der US-Bundesstaaten und der Bundesbehörden. Als
Unternehmen dürfen wir ohne vorherige Genehmigung durch den Rechtsbeistand des Unternehmens keine politischen Aktivitäten durchführen oder Unternehmensbeiträge
leisten. Der Rechtsbeistand kann nach eigenem Ermessen den Chief Financial Officer und den Chief Executive Officer konsultieren, bevor er eine solche Genehmigung erteilt.

6.10 Zeichnungsberechtigte und das Vertragsverfahren

Integrität verlangt, dass die Versprechen von Sutherland eingehalten werden, sodass unser Ruf nicht geschädigt wird. Zum Schutz unserer Reputation, einem wichtigen
Vermögenswert des Unternehmens, können nur die vom Board of Directors und ihren Delegierten ausdrücklich autorisierten Mitarbeiter das Unternehmen an einen Kunden,
Lieferanten oder eine andere externe Partei binden oder verpflichten. Dazu gehören der Abschluss schriftlicher Verträge, die Abgabe verbindlicher Zusagen oder die
anderweitige Verpflichtung des Unternehmens in irgendeiner Weise, unabhängig davon, ob es sich um die Zahlung von Geld handelt oder nicht. Jeder Vertrag oder jedes
Dokument, das von einem Mitarbeiter unterzeichnet wurde, der im Rahmen unserer Zeichnungsberechtigung nicht dazu berechtigt ist, ist für die andere Vertragspartei nicht
bindend und kann Sutherland in die Lage versetzen, seine Rechte nicht durchzusetzen. Wenn Sie Fragen zu den Grenzen Ihrer Befugnisse oder den Unternehmensrichtlinien
für Genehmigungen und Aufträge haben, wenden Sie sich an das Rechtsteam oder die Unternehmensethik.

6.11 Informationsanfragen

Sutherland hat eine wichtige Verantwortung, der Öffentlichkeit vollständige und genaue Informationen über seine eigenen Geschäfte und die anderer Parteien zur Verfügung
zu stellen. Da nur bestimmte Personen innerhalb des Unternehmens über die Informationen verfügen, die Aktionäre und Medien benötigen, dürfen nur autorisierte Mitarbeiter
öffentliche Erklärungen im Namen von Sutherland abgeben. Wenn Ihnen von einer Person außerhalb des Unternehmens Fragen über das Unternehmen gestellt werden,
versuchen Sie nicht, diese zu beantworten, es sei denn, Sie sind sicher, dass Sie dazu berechtigt sind und dass Sie verstehen, wer die Frage stellt und zu welchem Zweck.
Wenn es in Ihrer Organisation oder Abteilung einen bestimmten Sprecher für den Umgang mit diesen Informationen gibt, wenden Sie sich an diesen Sprecher. Anfragen nach
Informationen aus den Medien sind an das Büro für Öffentlichkeitsarbeit zu richten. Anfragen von einem Anwalt nach Informationen oder zur Befragung von Mitarbeitern,
Führungskräften oder Direktoren von Sutherland sollten an die Rechtsabteilung gerichtet werden.

6.12 Social Media

Sozialmedien umfassen jede Form der elektronischen Kommunikation, die Aktivitäten, wie berufliche oder persönliche Vernetzung ermöglichen, sowie den Austausch von
Kommentaren oder Meinungen, Bildern, Audio, Video oder anderen Inhalten.
Die Regeln kennen und befolgen
Wenn Sie soziale Medien nutzen, sind Sie allein dafür verantwortlich, was Sie veröffentlichen. Von jedem von uns wird bei online-Veröffentlichungen erwartet, dass wir
gutes Urteilsvermögen anwenden, respektvoll sind und verantwortungsvoll handeln. Seien Sie ehrlich und genau, wenn Sie Informationen oder Neuigkeiten veröffentlichen
und verteilen Sie Anerkennung wenn angebracht. Befolgen Sie alle relevanten Gesetze, inklusive Urheberrechte-, Datenschutz-, Verleumdungs-und Deformierungsgesetz.
Überprüfen Sie stets die Information auf Genauigkeit bevor Sie sie veröffentlichen.

Belästigung, Mobbing, Diskriminierung oder Vergeltung ist am Arbeitsplatz NICHT und auch online NICHT zulässig.
SUTHERLAND VERHALTENSCODEX | 23

Geheimhaltung Ressourcen

Geben Sie niemals vertrauliche oder andere urheberrechtlich geschützte Bitte beachten Sie die Sozialmedien- Richtlinien von Sutherland für ein detailliertes
Informationen von Sutherland oder Dritten weiter und diskutieren Sie niemals Verständnis dieses Themas
unsere Geschäftsergebnisse oder andere sensible Themen in der Öffentlichkeit,
selbst wenn Sie Ihre eigene Meinung äußern und einen Haftungsausschluss Hilfe suchen
verwenden. Beispielsweise dürfen Sie die zukünftige Geschäftsentwicklung von
Sutherland, unsere Geschäftspläne, unangekündigte Strategien oder Möglichkeiten Wenn Sie etwas veröffentlichen möchten, das Ihnen auch nur das geringste
(einschließlich Informationen über Allianzen), mögliche Akquisitionen oder Unbehagen bereitet, können Sie es gerne mit Ihrem Vorgesetzten oder einem
Veräußerungen, rechtliche oder regulatorische Angelegenheiten, die Sutherland Mitglied der Personalabteilung besprechen. Letztendlich tragen Sie jedoch die
betreffen und andere ähnliche Themen, die sich negativ auf das Unternehmen alleinige Verantwortung für das, was Sie in Ihrem Blog posten oder in irgendeiner
auswirken könnten, nicht kommentieren oder darüber spekulieren. Identifizierung Form von sozialen Online-Medien veröffentlichen.
von Kunden, Partnern oder Lieferanten und Gespräche über vertrauliche
Einzelheiten von Kundenbeziehungen sind ohne ausdrückliche Genehmigungen Einhaltung von Gesetzen
untersagt
Kein Eintrag dieses Abschnitts ist dazu gedacht, Ihre Rechte im Rahmen eines
Faire Nutzung Bundes-, Landes- oder lokalen Gesetzes, einschließlich des Nationalen Gesetzes
über Arbeitsbeziehungen zu beeinträchtigen oder einzuschränken.
Es ist nicht gestattet, Zitieren oder referenzieren Sie Kunden, Partner oder
Lieferanten ohne deren Zustimmung. Verwenden Sie niemals Logos oder Marken
von Sutherland, es sei denn, Sie haben dazu die Genehmigung erlangt.

Denken Sie darüber nach, wie Sie sich selbst präsentieren

Die Grenzen zwischen öffentlich und privat, persönlich und beruflich


verschwimmen in sozialen Netzwerken. Durch Identifizierung als Sutherland-
Mitarbeiter in einem sozialen Netzwerk, sind Sie mit Ihren Kollegen, Kunden und
anderen interessierten Parteien verbunden. Sie sollten sicherstellen, dass die mit
Ihnen verbundenen Inhalte mit Ihrer Arbeit bei Sutherland und unseren Kernwerten
übereinstimmen. Unter anderem, aber nicht ausschliesslich, sind einige spezifische
Beispiele zu verbotenem Verhalten auf Sozialmedien: die Veröffentlichung
von Kommentaren, Inhalten oder Bildern, die diffamierend, diskriminierend,
pornografisch, proprietär, belästigend, verleumderisch sind oder die ein feindliches
Arbeitsklima bewirken können. Sie sollten auch Themen vermeiden, die als
anstößig oder aufrührerisch angesehen werden können - wie Politik und Religion,
wenn Sie sich als Sutherland-Mitarbeiter identifiziert haben.

Als Faustregel gilt: Sie sollten sich nicht in einer Art benehmen, die in unserem
Büro unakzeptabel wäre, die geringschätzig über oder schädlich für Sutherlands
Ruf sein kann, oder die nicht mit unseren Grundwerten und geschätzten
Verhaltensweisen übereinstimmt.
SUTHERLAND VERHALTENSCODEX | 24

7.0 Finanzkontrollen und Berichterstattung


Wir alle sind gemeinsam für die Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen des Unternehmens verantwortlich,
einschließlich Stundenzettel, Reise- und Spesenberichte sowie von uns erstellte und verwaltete Jahresabschlüsse.
Alle Bücher, Aufzeichnungen, Konten und Abschlüsse des Unternehmens müssen in Übereinstimmung mit
allen anwendbaren Vorschriften und Standards geführt werden, die wahre Art der Transaktionen, die sie
erfassen, genau widerspiegeln und den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) und den
Rechnungslegungsgrundsätzen des Unternehmens entsprechen.

7.1 Exaktheit der finanziellen Angaben

Unabhängig von unserer beruflichen Verantwortung oder wo wir auf der Welt sind wir alle unseren Beitrag dazu
leisten, dass die Finanzunterlagen von Sutherland korrekt und nachvollziehbar sind. Sie müssen sicherstellen,
dass die von Ihnen übermittelten Informationen, wie beispielsweise auf Zeitkarten, Spesenabrechnungen,
Programmdaten und anderen Berichten, wahr, ehrlich und genau sind. Um sicherzustellen, dass unsere Finanz-
und Geschäftsunterlagen korrekt sind, müssen alle internen Kontrollen und Verfahren eingehalten werden.
Falsche oder irreführende Einträge, nicht erfasste Gelder oder Vermögenswerte, Zahlungen ohne angemessene
Unterstützung von Belegen und Genehmigungen sind strengstens verboten. Vorsätzliche Falschdarstellung
und/oder Fehlinformation in den Finanzberichten und Berichte, Erfassung und Genehmigung falscher oder
irreführender Transaktionen oder falsche Angaben gegenüber den externen und internen Auditoren der
Gesellschaft sind rechtswidrig. Die Folgen eines Verstoßes gegen dieses Gesetz sind schwerwiegend,
einschließlich der strafrechtlichen Verfolgung der betroffenen Personen und der leitenden Angestellten des
Unternehmens. Wenn Sie von einem potenziellen Problem mit den Jahresabschlüssen, Buchhaltungspraktiken
oder Audits des Unternehmens Kenntnis erhalten, wenden Sie sich unverzüglich an die Unternehmensethik oder
erstatten Sie einen Bericht über die EthicsLine von Sutherland.

F: Elisa, eine Kreditorenbuchhalterin von Sutherland, hat einige Tage vor Ende des Finanzquartals die
Rechnungen mehrerer Lieferanten erhalten. Kann sie die Aufnahme auf den nächsten Monat verschieben?

A: Nein. Verzögerungen bei der Erfassung von Verbindlichkeiten, die nicht in Übereinstimmung mit den allgemein
anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen der Vereinigten Staaten (U.S. GAAP) stehen und als Betrug
angesehen werden können sind nicht zulässig. Neben der Unterbewertung von Verbindlichkeiten können wir
auch Aufwendungen unterbewerten, die die Anleger irreführen können, indem sie den Eindruck erwecken, dass
wir in diesem Quartal mehr Gewinn erzielt haben, als wir tatsächlich erzielt haben.

7.2 Aufbewahrung von Aufzeichnungen

Auch die ordnungsgemäße Führung der Unternehmensunterlagen ist sehr wichtig. Sutherland unterliegt
verschiedenen Gesetzen, die das Unternehmen verpflichten, bestimmte Aufzeichnungen für einen bestimmten
Zeitraum aufzubewahren, und die Strafen für die Nichteinhaltung dieser Vorschriften können streng sein. Die
Richtlinie zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen des Unternehmens beschreibt die Verfahren zur Aufbewahrung
von Papier- und elektronischen Dokumenten und Dateien für die erforderlichen Zeiträume und deren
SUTHERLAND VERHALTENSCODEX | 25

Vernichtung, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Bitte überprüfen Sie sie und stellen Sie sicher, dass Sie sie sorgfältig befolgen. Bitte kontaktieren Sie Ihr Rechtsteam oder
Ihre Unternehmensethik, um eine Kopie dieser Richtlinie zu erhalten.

Von Zeit zu Zeit kann die Rechtsabteilung Sie darüber informieren, dass Ihre Abteilung über Dokumente verfügt, die für eine anstehende, drohende oder erwartete
Rechtsstreitigkeit, Untersuchung oder Prüfung relevant sind. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Benachrichtigung einhalten (manchmal auch als Hold Notice oder Litigation
Hold bezeichnet) und keine Dokumente, elektronische Dateien, E-Mails oder andere Kommunikation, die von ihr verantwortet werden, ohne die ausdrückliche Genehmigung
der Rechtsabteilung vernichten. Mitteilungen über die Prozesshaltung heben die Aufbewahrungsrichtlinie des Unternehmens auf und daher dürfen Dokumente, elektronische
Dateien, E-Mails oder andere Mitteilungen nicht vernichtet werden, selbst wenn dies nach der Aufbewahrungsrichtlinie für Aufzeichnungen zulässig ist.

F: Aaliyah, eine Personaldirektorin von Sutherland, erhielt einen Sperrvermerk der Rechtsabteilung, in dem sie aufgefordert wurde, alle Dokumente, Aufzeichnungen und
Dateien, die sich auf eine Reihe von Mitarbeitern beziehen, aufzubewahren. Die Aufbewahrungsrichtlinie des Unternehmens sieht vor, dass Mitarbeiterdaten, die älter als
sieben Jahre sind, vernichtet werden können. Darf Aaliyah Datensätze, die älter als sieben Jahre sind, vernichten?

A: Nein, Aaliyah sollte keine Aufzeichnungen vernichten, solange die Hold Notice in Kraft ist.

7.3 Audit Inquires

Wie in “Ihre Rolle” erläutert, sind wir alle verpflichtet, interne und externe Untersuchungen einzuhalten, unabhängig davon, ob sie von der Unternehmensethik, der
Rechtsabteilung, einem leitenden Angestellten des Unternehmens, externen Wirtschaftsprüfern, Regierungsbehörden oder anderen durchgeführt werden. Wenn Sie
aufgefordert werden, bei internen oder externen Untersuchungen oder Audits mitzuwirken, stellen Sie sicher, dass Sie dies vollständig und ehrlich tun. Wenn Sie von
einer Regierungsbehörde eine Informationsanfrage oder eine Benachrichtigung über eine Untersuchung erhalten, müssen Sie unverzüglich die Rechtsabteilung oder die
Unternehmensethik informieren. Dort erhalten Sie Informationen über das weitere Vorgehen.
SUTHERLAND VERHALTENSCODEX | 26

8.0 Globale Konformität


Als globales Unternehmen unterliegt Sutherland einer Vielzahl von Richtlinien und Bestimmungen. Wir alle sind
verpflichtet, alle Gesetze, Regeln und Vorschriften einzuhalten, die für den Ort gelten, an dem Sutherland und
unsere Kunden Geschäfte tätigen.

8.1 Einhaltung der Datenschutzbestimmungen

Sutherland verpflichtet sich, den Datenschutz jedes Einzelnen zu respektieren. Wir sind uns der Notwendigkeit
eines angemessenen Schutzes und der Verwaltung aller uns zur Verfügung gestellten personenbezogenen
Daten bewusst. Als globales Unternehmen ist es wichtig, dass wir alle unternehmens-, länder- oder
regionsspezifischen, lokalen und kundenbezogenen Richtlinien in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit
befolgen. Die Mitarbeiter müssen sich der Grundsätze und Richtlinien bewusst bleiben, die wir als Unternehmen
befolgen, um dieser Sache zu dienen.

Viele Länder und Regionen (wie die Europäische Union, die USA, Indien, Brasilien und die Philippinen) haben
strenge Vorschriften zum Datenschutz erlassen und mehrere andere Länder sind dabei, diese einzurichten.
Wir verstehen unsere Konformitätsverpflichtungen, sowohl in Bezug auf die Erhebung und Verarbeitung
personenbezogener Daten sowohl als Datenverarbeiter als auch als Datenverantwortlicher. Es ist wichtig, sich
daran zu erinnern, dass Sutherland nur personenbezogene Daten sammelt und verarbeitet, die auf legitimen
Gründen beruhen oder von unseren betroffenen Personen genehmigt wurden. Wir stellen sicher, dass wir
alle Informationen, die wir sammeln, speichern und offenlegen, auf das vernünftige und angemessene Maß
beschränken. Wir erkennen an, dass jeder Einzelne eine Reihe von Rechten hat, die er in Bezug auf den
Datenschutz ausüben kann.

Detaillierte Informationen über die Datenschutzerklärung unseres Unternehmens finden Sie unter folgendem
Link: www.sutherlandglobal.com/privacy-policy

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, wenden Sie sich bitte an das Datenschutzteam von Sutherland unter
folgender Adresse privacy@sutherlandglobal.com.

8.2 Insiderhandel

Um unsere Arbeit effektiv zu erledigen, haben wir gelegentlich Zugang zu Informationen über Sutherland und die
Unternehmen, mit denen wir Geschäfte machen, die für Personen außerhalb des Unternehmens nicht zugänglich
sind. Häufig sind diese nicht-öffentlichen Informationen oder “Insiderinformationen” “wesentlich” oder etwas,
das eine Person zum Kauf, Verkauf oder Halten von Aktien beeinflussen würde. Im Allgemeinen ist es für jede
Person mit materiellen, nicht-öffentlichen Informationen über ein Unternehmen illegal, Wertpapiere, wie Aktien
und Optionen, dieses Unternehmens zu kaufen oder zu verkaufen oder diese Informationen jemand anderem zur
Verfügung zu stellen, damit er darauf reagieren kann. Dieser Akt, der als “Insiderhandel” bezeichnet wird, stellt
einen schweren Verstoß sowohl gegen den Kodex als auch gegen die Wertpapiergesetze der USA dar. Handeln
Sie nicht mit den Wertpapieren eines Unternehmens, für das Sie über wesentliche, nicht-öffentliche Informationen
verfügen und geben Sie diese Informationen nicht an Dritte weiter.
SUTHERLAND VERHALTENSCODEX | 27

Denken Sie daran, dass im Falle einer staatlichen Privatkunden, die darum gebeten haben, auf eine eines anderen Landes weitergegeben wird, auch
Untersuchung der Handelsaktivitäten alle Geschäfte “Nicht anrufen”- Liste gesetzt zu werden. Für weitere wenn diese Person ihren Sitz in den Vereinigten
im Nachhinein betrachtet werden. Berücksichtigen Informationen wenden Sie sich bitte an unseren Staaten hat.
Sie diese Richtlinie bei jeder Transaktion, die Sie Chief Technology Officer oder Rechtsberater.
auf dem Aktienmarkt eines Unternehmens tätigen, Die Ausfuhrbestimmungen legen fest, ob ein Produkt
mit dem wir eine Geschäftsbeziehung unterhalten, 8.5 Anti-Boykott oder eine Technologie exportiert werden darf.
einschließlich eines unserer Auftragnehmer, Berater, Diese Bestimmung hängt von der Art der Sendung,
Lieferanten und Geschäftspartner. Ein Boykott liegt vor, wenn eine Person, Gruppe dem Bestimmungsland und der Endverwendung
oder ein Land sich weigert, mit bestimmten oder dem Endverbraucher ab. In einigen Fällen
8.3 Bekämpfung von Geldwäsche Personen oder Ländern Geschäfte zu machen. verbietet die US-Regierung alle Exporte, aber in
Die US-Anti-Boykott-Gesetze verbieten es US- anderen Fällen sind Exporte mit der entsprechenden
Sutherland hält sich an alle Gesetze, die Geldwäsche Unternehmen und ihren Tochtergesellschaften, an Exportlizenz erlaubt.
oder Finanzierung für illegale Zwecke verbieten. einem internationalen Boykott teilzunehmen oder
“Geldwäsche” ist der Prozess, bei dem Personen mit ihm zusammenzuarbeiten, der nicht von der US- Der Export von Waren oder Technologien ohne die
oder Gruppen versuchen, die Erträge aus illegalen Regierung genehmigt wurde, wie beispielsweise der entsprechenden behördlichen Genehmigungen
Aktivitäten zu verbergen oder die Quellen ihrer Boykott der Arabischen Liga gegen Israel. kann zum Verlust von Ausfuhrprivilegien und zivil-
illegalen Gelder legitim erscheinen zu lassen. Sie Genau deswegen weil wir niemals mit und strafrechtlichen Sanktionen führen. Seien
sollten sich immer davon überzeugen, dass Sie boykottierenden Personen zusammenarbeiten, Sie vorsichtig, wenn Sie einen möglichen Export
Geschäfte mit seriösen Kunden tätigen, sobald die in den Vereinigten Staaten illegal sind, in Betracht ziehen, denn Verstöße gegen diese
Sie deren Identität bestätigt haben. Führen Sie hält sich Sutherland stets an die gesetzlichen Gesetze können zu schweren Strafen führen,
Finanztransaktionen nur durch, wenn Sie sich Wirtschaftssanktionen und Handelsembargos, die einschließlich der Strafverfolgung. Wenn Sie Fragen
davon überzeugt haben, dass die Gelder aus von den Vereinigten Staaten und anderen Ländern, zur Exportkontrolle haben, wenden Sie sich bitte an
legitimen Quellen stammen. Überprüfen Sie die in denen wir tätig sind, verhängt oder genehmigt die Rechtsabteilung oder die Unternehmensethik.
Möglichkeit von Warnsignalen, wie z.B. Anfragen wurden.
eines potenziellen Kunden oder Lieferanten nach Wenn Sie eine Ihrer Meinung nach Anfrage zur 8.7 Geschäftsanforderungen an das
Barzahlungen oder anderen ungewöhnlichen Teilnahme an einem illegalen Boykott erhalten, Gesundheitswesen
Zahlungsbedingungen. Wenn Sie den Verdacht wenden Sie sich umgehend an die Rechtsabteilung.
haben, dass Geldwäsche betrieben wird, melden Sie Wir sind gesetzlich verpflichtet, Anfragen zur Zusätzlich zu den oben beschriebenen
es uns. Teilnahme an einem nicht genehmigten Boykott Richtlinien, Regeln, Vorschriften und Verboten
oder zur Unterstützung eines nicht genehmigten haben die Mitarbeiter von Sutherland, die
8.4 Telekommunikationsgesetze Boykotts zu melden, auch wenn wir solche Anfragen mit unseren Kunden im Gesundheitswesen
ablehnen. Bitte beachten Sie, dass das bloße zusammenarbeiten, zusätzliche Verantwortlichkeiten
In unserer Branche unterliegen wir auch Ignorieren einer Anfrage nicht ausreicht und oft so und Verpflichtungen, die spezifisch für die
einer Vielzahl von Gesetzen, die den behandelt wird, als ob Sie ihr zugestimmt hätten. Gesundheitsbranche sind. Die Ausweitung der
Telekommunikationssektor regeln, darunter der Durchsetzung der Gesundheitsvorschriften und die
U.S. Telecommunications Act, die Gesetze zum 8.6 Exportkontrollen zunehmende Aufmerksamkeit auf die Einhaltung
Verbot von “Junk-Faxing” und “Do Not Call”. Wenn der Gesundheitsvorschriften machen es umso
Sie aufgrund Ihrer beruflichen Verantwortung mit Die Export-Import-Vorschriften regeln streng notwendiger, dass wir unser Engagement für die
den Kunden unserer Kunden in Kontakt treten die Ausfuhr von Waren und Technologien aus Einhaltung aller geltenden Gesundheitsgesetze und
müssen, halten Sie sich an den U.S. Telephone den Vereinigten Staaten und unter bestimmten -vorschriften sowie der vertraglichen Anforderungen
Consumer Protection Act (TCPA) und andere Gesetze Umständen auch aus Übersee. Ein Export liegt vor, unserer Kunden kontinuierlich unter Beweis stellen.
in Bezug auf Telemarketing, unaufgeforderte wenn ein Produkt oder eine technische Information
Faxe und kommerzielle E-Mails. Diese Gesetze an eine ausländische Person in einem anderen Land Die Mitarbeiter im Gesundheitswesen von Sutherland
verbieten unaufgeforderte Telemarketinganrufe an oder an einen ausländischen Bürger oder Vertreter sind zusätzlich dafür verantwortlich, Ethik und
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Integrität zu fördern und gleichzeitig Kunden dabei zu unterstützen, ihr volles Potenzial durch unsere Dienstleistungen im Bereich der digitalen Transformation und des
Umsatzzyklus Management zu entfalten. Obwohl wir von der Erbringung von Patientenversorgungsleistungen ausgeschlossen sind, sind wir uns bewusst, dass die von uns
geleistete Arbeit Auswirkungen auf die Fähigkeit unserer Kunden hat, zum Wohlergehen der Gemeinden beizutragen, denen sie dienen.

Die stark regulierte Gesundheitsbranche verlangt von unseren Mitarbeitern auch, dass sie mehrere zusätzliche Gesetze und Vorschriften verstehen und einhalten,
einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

• den False Claims Act, der die Haftung für die Einreichung einer falschen oder betrügerischen Forderung an die Regierung zur Zahlung oder für eine falsche Aufzeichnung
oder Aussage festlegt. Sutherland muss sicherstellen, dass seine Rolle bei der Kodierung von Datensätzen oder der Einreichung von Ansprüchen im Namen seiner
Kunden korrekt und nach besten Kräften ist und den geltenden Vorschriften entspricht.
• das Anti-Kickback-Gesetz, das das wissentliche und vorsätzliche Angebot, die Zahlung, die Aufforderung oder den Erhalt einer Vergütung verbietet, um eine Person zu
veranlassen Gegenstände oder Dienstleistungen anzufragen, die von Medicare oder Medicaid bezahlt werden können.
• den Deficit Reduction Act, der Gesundheitseinrichtungen wie Sutherland verpflichtet, Betrug, Verschwendung und Anti-Missbrauchstraining für alle Mitarbeiter
und Verkäufer anzubieten, einschließlich Schulungen zum Whistleblower Protection Act. Sutherland-Mitarbeiter, die in unregelmäßigen Abständen mit Kunden
im Gesundheitswesen zusammenarbeiten, sind aufgefordert sich unbedingt an das Sutherland Healthcare Compliance Office wenden, damit sie Zugang zu den
erforderlichen Schulungen für Mitarbeiter erhalten, die im Gesundheitswesen tätig sind.
• den Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) -- Datenschutz-, Sicherheits- und Verletzungsbenachrichtigungsregeln, die die Privatsphäre und Sicherheit
von Gesundheitsinformationen schützen und Einzelpersonen bestimmte Rechte an ihren Gesundheitsinformationen gewähren.
• Die Datenschutzrichtlinie legt Standards fest, wann geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) verwendet und weitergegeben werden dürfen,
• Die Sicherheitsregel legt Garantien fest, die die betroffenen Unternehmen und ihre Geschäftspartner umsetzen müssen, um die Vertraulichkeit, Integrität und
Verfügbarkeit von elektronisch geschützten Gesundheitsinformationen (ePHI) zu schützen, und
• Die Regeln für die Meldung von Verstößen, die von den betroffenen Unternehmen verlangen, betroffene Personen zu benachrichtigen; das U.S. Department of Health &
Human Services (HHS) und in einigen Fällen auch die Medien bei einer Verletzung der ungesicherten PHI.
• Ausschlussbestimmungen, die es Unternehmen, die Geld von Medicare oder Medicaid erhalten, verbieten, jemanden einzustellen, der wegen Patientenmissbrauch,
Betrug im Gesundheitswesen oder Verteilung kontrollierter Substanzen verurteilt ist. Um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, müssen Unternehmen wie
Sutherland Mitarbeiter und Lieferanten vor der Einstellung und monatlich überprüfen, um ihren Berechtigungsstatus für eine weitere Beschäftigung oder ein Engagement
zu ermitteln. Dementsprechend müssen alle Mitarbeiter, die in die Gesundheitsbranche wechseln, neue Hintergrund-Screening-Verfahren durchlaufen, um ihre Fähigkeit
zu bestätigen, für und mit Kunden im Gesundheitswesen zu arbeiten.

Mitarbeiter, die Fragen zu den Aktivitäten des Gesundheitsprogramms von Sutherland haben oder Verstöße gegen die Gesundheitsvorschriften und Datenschutzbestimmungen
melden möchten, wenden sich bitte an den Vice President of Healthcare Compliance oder an die folgende Adresse SHSCompliance@sutherlandglobal.com.
SUTHERLAND VERHALTENSCODEX | 29

9.0 Konsequenzen von Verstößen


Personen, die unseren Kodex nicht einhalten oder während einer Untersuchung falsche Informationen
weitergeben, können disziplinarischen Vorgängen, bis hin zu und inklusive Entlassung aus der Anstellung und in
angemessenen Fällen, zivilrechtlicher oder strafrechtlicher Verfolgung, vorbehaltlich der geltenden Gesetze und
Vorschriften unterzogen werden.

Wir erwarten von allen Partnern und ihren Angestellten, dass sie in Übereinstimmung mit unserem Kodex
handeln) und wir werden eine Terminierung der Verträge in Betracht ziehen, wenn wir annehmen müssen, dass
unsere hohen Ansprüche und Vertragsverpflichtungen nicht erfüllt wurden.

10.0 Ressourcen
• Rechtmäßigkeit und Einhaltung der Anti-Korruptionsrichtlinien
Corporate.Ethics@sutherlandglobal.com

• EthicsLine
Website: http://www.convercent.com/report

• Rechtsabteilung
Legal@sutherlandglobal.com

• InfoSec
Infosec.help@sutherlandglobal.com InfosecIncidentManagement@sutherlandglobal.com

• Compliance im Gesundheitswesen
SHSCompliance@sutherlandglobal.com

• Datenschutz
privacy@sutherlandglobal.com

• Geschenkdeklarationsportal
http://sinazespt01:3000/sites/EthicsandCorporateCompliance/SitePages/Home.aspx

• Portal zur Erklärung von Interessenkonflikten


http://sinazespt01:3000/sites/EthicsandCorporateCompliance/Pages/ConflictInterest.aspx
SUTHERLAND VERHALTENSCODEX | 30

11.0 I nkrafttreten, Aufhebung der Klausel und


Anträge auf Freistellung
Diese global geltende Richtlinie tritt am 7 Kann 2021 in Kraft und wird jährlich nach ihrer Erstellung oder der
letzten Überarbeitung automatisch überprüft, um die weitere Relevanz und Einhaltung der einschlägigen
Vorschriften sicherzustellen. Die Richtlinie kann früher aktualisiert werden, wenn sich gesetzliche Änderungen
ergeben, die eine frühere Überarbeitung erfordern.

Alle anderen lokalen Richtlinien und Praktiken, die hiermit nicht übereinstimmen, gelten als aufgehoben. Die
geografischen Personalchefs sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die lokalen Richtlinien und Praktiken
mit dieser Richtlinie in Einklang stehen und eine Freistellung von einer der hierin genannten Bestimmungen
zu beantragen, falls die Einhaltung der lokalen Gesetze eine solche Freistellung erfordert. Jeder Antrag auf
Freistellung sollte über den Global Head of HR Policies and Governance gestellt und gemeinsam von den
Abteilungen Unternehmensethik und Recht entschieden werden.

Bei etwaigen Unterschieden zwischen der englischen und jeder Version dieser Richtlinie, die in eine andere
Sprache übersetzt wurde, ist die englischsprachige Version als maßgeblich zu betrachten.
SUTHERLAND VERHALTENSCODEX | 31

12.0 Prüf- und Genehmigungshistorie


Dokumentenname Verhaltenskodex
Dokumentennummer SGS-EC-GL101
Dokumententyp Globale Richtlinie
Version 4.0
Geografischer / Vertikaler Umfang Global
Lokalisierungen - Regulatorische
Aspekte
Lokalisierungen - Business

Revision Historica
Version Autor Vorgenommene Änderungen Genehmigt von Inkrafttreten
1.0 Monica Reinmiller Aktualisierung Fred Piccirillo Dezember 2015
2.0 Abhishek Agarwal Aktualisierung Fred Piccirillo August 2017
3.0 Abhishek Agarwal Aktualisierung Dilip Vellodi, 25. März 2019
James Lusk, Eri-
ka Bogar King
3.1 Abhishek Agarwal Page 6 - Revision to specifically Dilip Vellodi, April 25, 2019
state that it will be acknowledged James Lusk, Eri-
“annually” by employees rather ka Bogar King
than “periodically”;
Page 28 - Replaced every “two
years” in the Code with “annually”
3.2 Abhishek Agarwal Page 5 - Updated the Sutherland Dilip Vellodi, September 23,
Winning Behaviors Circle image James Lusk, Eri- 2019
Page 10 - Clause 4.7 added on ka Bogar King
Alcohol Consumption in the
Workplace.
Page 29 - Added separate page
for Review and Approval History
SUTHERLAND VERHALTENSCODEX | 32

4.0 Abhishek Agarwal Aktualisierung Dilip Vellodi 7 May 2021


James S Lusk
Iris Goldfein