Office Impulse Florian Sandmann-Reetz

Tipps & Tricks Der Microsoft Office 365 Experte

Hey!

Vielen Dank, dass du dir meine Office Impulse heruntergeladen hast.

In diesem „Cheat Sheet“ (Spickzettel) präsentiere ich dir die praktischsten

Tastenkombinationen aus der 365-Welt. Deine tägliche Arbeit mit Office
365, Outlook, Teams, Excel, PowerPoint, Word & Co. wird damit noch leichter
– und vor allem viel schneller.

Denn, seien wir mal ehrlich, ohne die richtigen “Abkürzungen” verbringt
man doch viel zu viel Zeit mit der immergleichen Suche nach Icons und
Funktionen. Damit ist jetzt Schluss!

Am besten druckst du dir diese Office Impulse aus und hältst sie immer
griffbereit. So werden dir die meisten Tastenkombinationen schon nach
kurzer Zeit komplett in Fleisch und Blut übergehen. Teile dieses Wissen auch
gerne mit deinen Kollegen und Freunden, denn du weißt:
Wissen wird mehr, wenn man es teilt!

Ich wünsche dir viel Spaß mit diesen Tipps & Tricks und richtig viele Aha-
Erlebnisse.

Herzliche Grüße
Dein Florian Sandmann-Reetz

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Tipps & Tricks Der Microsoft Office 365 Experte

Desktop leeren
⌨ Windows + D Alle Fenster werden minimiert. Mit erneuter Eingabe der
Tastenkombination werden alle Fenster wieder maximiert

Desktop sperren
⌨ Windows + L Bildschirm sperren. Danach ist eine erneute Anmeldung erforderlich

Screenshot Funktion
⌨ Windows + Shift + S Screenshot per Freihand oder Rechteckausschnitt

Speichern vergessen?
ℹ Kein Problem! Verwendete Anwendung öffnen (Word, Excel, PowerPoint)
Öffnen »

Neue Datei erstellen mit .new

ℹ Dazu im Browser das URL-Eingabefeld anklicken und word.new, excel.new oder
powerpoint.new eingeben und mit Enter bestätigen, um eine neue Datei zu erstellen.

Versionsverlauf - ältere Versionen öffnen

ℹ Im Menüband Dokumententitel aufklappen » Versionsverlauf » alte Version öffnen

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Tipps & Tricks Der Microsoft Office 365 Experte

Mehrere Explorer-Registerkarten in einem Fenster

ℹ Seit kurzem unter Windows 11 verfügbar:
Oben im Dateiexplorer können jetzt über das Plus mehrere Reiter geöffnet werden.

Schrittaufzeichnung
ℹ Nicht viel Zeit damit verbringen eine Anleitung manuell mit Screenshots zu erstellen,
sondern stattdessen das Microsoft Aufzeichnungstool benutzen:
» In der Suchleiste vom Windows-Menü Schrittaufzeichnung eingeben » Programm öffnen
und auf Aufzeichnung starten klicken » jetzt in den Programmen die Schritte vornehmen,
die dokumentiert werden sollen und nach Fertigstellung auf Aufnahme beenden klicken
» nun erscheint die fertige Anleitung mit Screenshot, diese bitte als ZIP-Datei speichern

Wichtig: Sollte dieses Dokument jetzt wieder geöffnet werden, muss die gespeicherte Zip-
Datei erst extrahiert werden. Dafür bitte wie folgt vorgehen:
» Rechtsklick auf der ZIP-Datei » Option Alles extrahieren wählen » Jetzt liegt eine HTML-
oder HTM-Datei vor und dieses Format kann mit in Word geöffnet werden, dafür über einen
Rechtsklick auf die Datei die Option Öffnen mit… und anklicken und anschließend das
gewünschte Programm wählen.

Sollte Word nicht mit in den aufgeführten Optionen erscheinen bitte Andere App
Auswählen anklicken und anschließend Word verwenden.

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 Outlook Florian Sandmann-Reetz
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Kontakte in Sekunden anlegen

ℹ Mit dem Halten eines Kontakts aus einer Mail und dem Ziehen in die Personen
wird dieser Kontakt neu angelegt. Noch fehlende Daten wie Telefonnummern usw. können
per Drag-and-Drop aus der Signatur der Mail übernommen werden.

Erinnerungen an Mails in Outlook erstellen

ℹ Um sich an gesendete oder empfangene Mails in Outlook erinnern zu lassen:
Mail öffnen » »

CC-Empfang Mails kennzeichnen

ℹ Reiter Ansicht » Ansichtseinstellungen » bedingte Formatierung
Neue Bedingung über Hinzufügen definieren und Name, Schriftart, Farbe festlegen.
Feld Bedingung öffnen, bei In denen Ich in CC stehe auswählen und mit OK bestätigen.

Emojis/Kaomojis in Outlook
⌨ Windows + .
Öffnet die Windows Emojis und Kaomojis. Aufgepasst: Im E-Mail-
Format ist oft nur Text erlaubt, d. h. Windows Emojis funktionieren
nicht. Stattdessen einfach textbasierte Smileys (Kaomojis) nutzen ;-)

Anzahl der Mails in einem Ordner anzeigen

ℹ Um die Anzahl aller (nicht nur ungelesener) Mails eines Ordners anzuzeigen: Rechtsklick
auf entsprechenden Ordner im Posteingang » öffnen » einen Haken bei
Anzahl aller Elemente anzeigen » Übernehmen, um die Änderung zu aktivieren

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 Outlook Florian Sandmann-Reetz
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Trick für die Planung von Terminen

ℹ Termin öffnen » anstatt das Datum auszuwählen, kann auch in das Feld geschrieben werden
– z.B. 10 Tage, 12 Wochen, 6 Monate und Outlook wählt automatisch das Datum
ggf. öffnen und schauen, dass es kein Feiertag oder Wochenende ist

Reaktion auf E-Mail mit Emoji

ℹ Anstelle von einer Antwort mit einem Emoji reagieren, z.B. einem Daumen hoch:
E-Mail öffnen » im Lesebereich bearbeiten » auf den lächelnden Smiley klicken »
entsprechende Reaktion wählen

Der Absender der Nachricht erhält

anschließend oben rechts in Outlook unter der Glocke eine Benachrichtigung.

Personen taggen und als Empfänger kennzeichnen

ℹ Personen taggen und als Empfänger kennzeichnen:
Person im E-Mail Text mit @ erwähnen/taggen
Diese werden dadurch automatisch zum Empfänger der E-Mail.

Schnellbausteine
ℹ Oft verwendete Texte in einer Mail erfassen und markieren:
über den Reiter Einfügen den Punkt Schnellbausteine anklicken » Auswahl in
Schnellbaustein-Katalog speichern wählen » Namen für den Schnellbaustein vergeben

Schnellbaustein ist nun für alle Mails über den

Punkt Schnellbaustein aufrufbar.

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 Outlook Florian Sandmann-Reetz
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Kalender & E-Mails gleichzeitig öffnen

ℹ Zeitgleich den Kalender und die E-Mails in einem jeweils eigenen Fenster öffnen:
Outlook öffnen » Rechtsklick auf den Kalender in der Navigationsleiste » In neuem Fenster
öffnen » Nun steht sowohl für den Kalender als auch für die E-Mails ein separates Outlook-
Fenster zur Verfügung

Wichtig: Damit beim erneuten Öffnen von

Outlook beide Fenster zur Verfügung stehen, bitte
zuerst das Fenster mit den E-Mails schließen und
anschließend das Fenster mit dem Kalender. Die Reihenfolge ist hierbei entscheidend.

Zeit sparen durch Autokorrektur

ℹ Für häufig verwendete Texte wie Grußzeile:
Reiter Datei und Optionen » E-Mail » Rechtschreibung und AutoKorrektur »
Dokumentenprüfung » Autokorrektur-Optionen » Abkürzung erstellen » bei Ersetzen „sgh“
und bei Durch „Sehr geehrter Herr“ » bestätigen durch OK

Die erstellte Abkürzungen gelten sowohl für Word als auch für Outlook.

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 Teams Florian Sandmann-Reetz
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Überblick in Chats behalten - Chats anheften

ℹ Über die 3 Punkte neben dem Chat können Chats angeheftet
werden.

Mehrzeilige Nachrichten (Chat/Beitrag in Teams)

⌨ Shift + Enter neuer Absatz

⌨ Enter Nachricht Absenden

Mikrofon Stummschaltung und Walkie Talkie Funktion

ℹ Mit einem Klick auf das Mikrofon kann man sich selbst stummschalten.

⌨ Strg + Leertaste Mikro an und beim Loslassen der Tasten Mikro aus

Chat Nachrichten zeitversetzt senden

ℹ Um eine Nachricht in Teams zeitversetzt abzusenden: mit der rechten
Maustaste auf den Pfeil zum Versenden einer Chatnachricht klicken
» individuelles Zeitfenster (Datum, Uhrzeit) für den Versand einstellen
und Zur geplanten Zeit versenden wählen

Rauschunterdrückung in Besprechungen
ℹ Rauschunterdrückung, virtuelle Weichzeichner und Helligkeit
können vor der Teilnahme an einer Besprechung eingestellt
werden. Dazu Geräteeinstellungen über das Zahnrad öffnen
» Rauschunterdrückung über den Pfeil aufklappen und
entsprechend den Wünschen einstellen.

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 Teams Florian Sandmann-Reetz
Tipps & Tricks Der Microsoft Office 365 Experte

Statusmeldung in Teams
ℹ Profil oben rechts aufklicken und Statusmeldung festlegen wählen
Vertretung mit @ definieren und den Haken bei Anzeigen, wenn Personen mir Nachrichten
schicken setzen » ggf. selbst eine Dauer der Statusmeldung definieren

Status: Im Büro oder Remote

ℹ Seit kurzem in Teams verfügbar - Status kann ergänzt werden um die Angabe Remote oder
Büro: auf das Profilbild oben rechts in Teams klicken » auf die Stecknadel klicken » Auswahl
Büro oder Remote treffen
Beim Aufrufen des Profils ist diese Information nun für andere ersichtlich.

Schnelle Umfrage
ℹ Innerhalb einer Chatnachricht / einem Beitrag unten rechts über die drei Punkte
Forms wählen und Antwortmöglichkeiten definieren z.B. Abfrage eines Datums für das
nächste Teammeeting und ggf. die Mehrfachauswahl
aktivieren.

Umfrage über die Vorschau prüfen und anschließend

Senden jetzt können alle Teilnehmenden im Chat oder
alle Mitglieder des Teams die Abstimmung nutzen.

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 Excel Florian Sandmann-Reetz
Tipps & Tricks Der Microsoft Office 365 Experte

Hack für Tabellen

⌨ Strg + T Nach dem Klicken in den Datensatz wird mit dieser Tastenkombination
eine Liste in eine Tabelle umgewandelt, einschließlich Formatierung, Filter
und Fixierung der Überschriften.

Das Ende von Excel erreichen

⌨ Strg + Springt zur nächsten leeren Zelle in der Zeile, oder in die letzte Spalte

⌨ Strg + Springt zur nächsten leeren Zelle in der Spalte, oder in die letzte Zeile

Transponieren in Excel (Inhalte von Zeilen und Spalten tauschen)

ℹ Daten markieren und kopieren » Maus dort platzieren, wo die Inhalte eingefügt
werden sollen » Einfügen » Transponieren

Automatische Ausfüllfunktion
ℹ Die Blitzvorschau - Excel kann eine Logik bereits mit einer Mustervorgabe erkennen.
In diesem Beispiel enthält die erste Spalte „Name, Vorname“. Danach in der Zelle
direkt daneben die gewünschte Umwandlung eingeben (z. B. „B. Weber“) und die
Tastenkombination Strg + E drücken. Danach werden die weiteren Zellen automatisch
befüllt.

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 Excel Florian Sandmann-Reetz
Tipps & Tricks Der Microsoft Office 365 Experte

Funktion „Daten analysieren“

ℹ Anstatt viel Zeit aufzuwenden, um eine geeignete Darstellung der gewünschten Daten
auszuwählen – die Datenanalyse nutzen: Daten, die analysiert werden sollen erstellen/
aufrufen » im Reiter Start den Punkt Datenanalyse wählen

Excel erstellt nun Diagramme, Auswertungen etc. die mit einem Klick übernommen
werden können.

Spaltenbreite an Zellinhalt automatisch anpassen“

ℹ Anpassen der Breite einer Spalte: Doppelklick auf die rechte Seite der Spalte
beim Erscheinen des doppelten Pfeils

ℹ Anpassen der Breite mehrerer Spalten: alle Spalten markieren » Doppelklick auf die rechte
Seite der letzten Spalte beim Erscheinen des doppelten Pfeils.

Excel-Tabelle schnell als Dateianhang oder PDF versenden

ℹ Kein Druck über Excel, bzw. ein Wechsel in Outlook nötig: zuerst den neuen Befehl in
die Symbolleiste integrieren » Registerkarte Datei » Optionen » Symbolleiste für den
Schnellzugriff » Alle Befehle wählen » Senden wählen » Hinzufügen » OK

Sämtliche Funktionen des Sendens sind nun oben über die Symbolleiste anwählbar.

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 PowerPoint Florian Sandmann-Reetz
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Zoom in PowerPoint Präsentationen

ℹ Um in Präsentationen zwischen verschiedenen Folien hin- und
herzugleiten, einfach die Maus vor der entsprechenden Folie
platzieren und im Reiter Einfügen » Zoom » Zusammenfassungszoom
anklicken. Dann die Folien auswählen und mit Einfügen übernehmen.

Laserpointer in online Präsentationen

⌨ Strg + linke Maustaste Erzeugt bei laufender Präsentation einen Laserpointer

Sprechervideo in laufender Präsentation (Cameo)

ℹ PowerPoint Präsentation öffnen und erste Folie, auf der das Video erscheinen soll, wählen »
Reiter Aufzeichnen anklicken » Punkt Cameo auswählen

Das Kamera-Video wird unten rechts auf der PowerPoint Folie eingefügt und kann platziert
sowie ausgerichtet werden.

ℹ Um während der gesamten Präsentation ein live Sprecher-Video zu nutzen, einfach bei jeder
Folie das Video einfügen und entsprechend platzieren.

Designideen
ℹ Thema in einem oder mehreren Wörtern formulieren und in dem Reiter Start über
den Punkt Designer die Designideen von PowerPoint rechts anzeigen lassen » das
gewünschte Design anklicken und für die Folie automatisch übernehmen.

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 Word Florian Sandmann-Reetz
Tipps & Tricks Der Microsoft Office 365 Experte

Bildanker zum Textabschnitt setzen

ℹ Bild einfügen und ein Layout aus Mit Textumbruch wählen.
Bild anklicken und Bildanker links vor den richtigen
Absatz verschieben

Diktieren Funktion in Word

ℹ Registerkarte Start » Diktieren wählen » gesprochene Worte werden nun automatisch
in Text umgewandelt

Transkript Funktion
ℹ Word in Browser öffnen (word.new) Registerkarte Start » Diktieren
» Transkribieren und aufgenommene Audiodatei hochladen

Suchfunktion (Wörter suchen und ersetzen)

⌨ Strg + H Öffnet Suchen und Ersetzen

ℹ Um ein Wort im gesamten Dokument automatisiert durch ein anderes ersetzen zu lassen
im Feld Suche nach: das gesuchte Wort eingeben (hier „z.B.“) » im Feld Ersetzen durch: das
neue Wort eingeben (hier „Beispiel“) » mit Alle ersetzen bestätigen

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 OneNote Florian Sandmann-Reetz
Tipps & Tricks Der Microsoft Office 365 Experte

Besprechungsdetails mit einbinden

ℹ Soll innerhalb der Notizseite ersichtlich sein, wer an dem Meeting teilgenommen hat und
zu welchem Thema es stattfand, können die Besprechungsdetails mit in die Notizseite
aufgenommen werden:

Notizseite in OneNote öffnen » im Reiter Start den Punkt Besprechungsdetails aufklappen

» Nun kann aus den heutigen und aus allen zukünftigen sowie vergangenen Besprechungen
gewählt werden.

Seite per Mail versenden

ℹ Eine Seite aus einem Notizbuch enthält wichtige Informationen und soll mit einer anderen
Person geteilt werden. Da es bei OneNote nur möglich ist ein gesamtes Notizbuch
freizugeben, bitte wie folgt vorgehen, um nur eine einzelne Seite mit anderen Personen
teilen zu können:

Seite im Notizbuch öffnen » über den Reiter Start die Option Seite per E-Mail senden
anklicken » Eine neue E-Mail wird automatisch geöffnet und im Textfeld ist ein
Ausdruck der Notizseite, jetzt nur noch den Empfänger und einen Betreff eingeben.

Autoren anzeigen
ℹ Bei gemeinsam genutzten Notizbüchern lässt sich nicht unmittelbar erkennen, wer welche
Notiz verfasst hat. Um die Autoren in OneNote dennoch einblenden zu können bitte wie
folgt vorgehen:

Über den Reiter Verlauf die Option Autoren einblenden wählen.

Nun erscheint hinter den Notizen ein entsprechendes Personenkürzel.

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 Use Case 1 Florian Sandmann-Reetz
Anwendungsbeispiel Der Microsoft Office 365 Experte

Forms / Excel Online

ℹ Wenn du in Microsoft 365 unter https://office.com Excel Online öffnest, findest du unter
Einfügen die Funktion

ein neues „Formular“ erstellen. Dazu wird Microsoft Forms automatisch in deinem Web-
Browser geöffnet und du kannst sofort damit anfangen ein Formular zu erstellen. Im
Hintergrund wird in deinem aktuellen Excel Arbeitsblatt ein dynamischer Bereich als Tabelle
formatiert, der mit jeder weiteren „Frage“ im Formular anwächst.

ℹ Du kannst somit ganz leicht Excel Online dazu verwenden, um die gesammelten
Informationen aus einem Forms-Formular an zentraler Stelle für alle relevanten Mitarbeiter
vorzuhalten.

ℹ Natürlich kann Microsoft Excel auch anonymisiert Daten sammeln. Diese werden
dann ebenso wie auch zuvor in der Excel Tabelle gespeichert, nur dass eben statt dem
Ausfüllenden oder der ausfüllenden Person dort keine Einträge sind, beziehungsweise
anonym eingetragen wird. Zur Anonymisierung verwende die relevanten Einstellungen in
Microsoft Forms.

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 Use Case 2 Florian Sandmann-Reetz
Anwendungsbeispiel Der Microsoft Office 365 Experte

KI Workflow - Beschreiben und Entwerfen lassen

In PowerAutomate unter https://make.powerautomate.com befindet sich seit kurzem eine
neue Art Workflows zu erstellen. Der Bereich „Beschreiben und entwerfen lassen“ verwendet
dazu „künstliche Intelligenz“ und gibt uns somit die Freiheit selbst in Text zu beschreiben was
unser Workflow für uns erledigen soll.

ℹ Hinweis: Dieses KI-basierte Feature in Power Automate

ist als Vorschau bereitgestellt - d.h. dass Microsoft
hier regelmäßige Änderungen vornehmen kann und
Funktionen unter Umständen nicht wie gewünscht zur
Verfügung stehen können.

In diesem Beispiel habe möchte ich einen Workflow erstellt bekommen, der mich in Teams
benachrichtigt, sobald ich eine neue Email bekomme. Ich erhalte in wenigen Sekunden einen
Workflow Vorschlag, den ich annehmen oder verwerfen kann.

Anschließend werden meine Zugangsdaten geprüft - hier habe ich die Möglichkeit, den
Workflow auch unter einem anderen Konto zu erstellen und auszuführen.

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 Use Case 2 Florian Sandmann-Reetz
Anwendungsbeispiel Der Microsoft Office 365 Experte

Noch im Erstellprozess werde ich bereits intuitiv in die Konfiguration einzelner Schritte geführt.
In diesem Fall wähle ich als Veröffentlichenden Account „Flow Bot“, als Empfänger meine
Account oder einen Account meiner Wahl und gebe noch den Benachrichtigungstext an.

Zu guter Letzt bekomme ich den finalen Workflow angezeigt und kann ihn ab diesem Zeitpunkt
nach belieben anpassen und erweitern.

ℹ ProTipp: Dies ist der Zeitpunkt an dem ihr euerem

Workflow einen Namen geben und ihn speichern wollt
um die Konfiguration bis dorthin nicht zu verlieren.

Herzlich Glückwunsch, ihr habt eueren ersten Workflow

mit Power Automate erstellt und eine kleine Aufgabe
automatisiert.

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 Bonus Florian Sandmann-Reetz
Anwendungsbeispiel Der Microsoft Office 365 Experte

Wusstest du schon, dass…

… es mit PowerAutomate in wenigen Klicks möglich ist aus Nachrichten in Teams die mit z.B.
„TO DO“ beginne automatisch zu Aufgaben in Planner zu machen?

Hierzu gibt es eine bereits fertige Vorlage von Microsoft in Power Automate. Ich empfehle
jedoch den Workflow deinen Bedürfnissen in Planner anzupassen und Planner Buckets,
Farbkategorien etc. gleich von vorneherein richtig festzulegen.

ℹ Pro-Tipp: Jede Aktion in Microsoft Power Automate kann einen beschreibenden Text
erhalten und der Name der Aktion kann verändert werden. Das ist insbesondere dann
hilfreich, wenn du irgendwann später, vielleicht auch erst in 1 Jahr, nochmal in den
Workflow schaust und nicht lange rätseln möchtest, warum der Workflow bestimmte
Elemente an bestimmten Stellen hat. Eine klare Nomenklatur und beschreibender Text
dienen dir hier auch zur Dokumentation deiner Tätigkeiten.

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 Office Impulse Florian Sandmann-Reetz
Tipps & Tricks Der Microsoft Office 365 Experte

Du möchtest noch mehr hilfreiche Tipps & Tricks für schnelles

und begeistertes Arbeiten in der Office 365-Welt?

ℹ In meinen Onlinekursen zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du alle Möglichkeiten nutzt,
die dir Office 365 bietet.

Jeder Kurs konzentriert sich auf eine App. Aber es gibt auch Angebote, die dir Einblick in das
Zusammenspiel der Programme miteinander geben: In das vernetzte Arbeiten mit Office
365 insgesamt.

Dafür präsentiere ich dir immer leicht verständlich, praxisnah und unterhaltsam
Anleitungen und versteckte Hacks – die selbst die meisten Profis nicht kennen.

Mein Ziel dabei: Du sparst dir ab sofort richtig viel Zeit und Nerven…
1. bei den lästigen Alltagsaufgaben ebenso wie
2. bei den komplexesten Herausforderungen

Probiere es einfach mal aus!

Du wirst sehen, dass du in nur wenigen Stunden zum Power-User aufsteigst, und dass sehr
bald auch andere (Kollegen oder Freunde) von deinem Praxiswissen profitieren werden.

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