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Microsoft Outlook mit Exchange-Postfach

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 Erstellt von Peter Spitzl, zuletzt geändert von Sylvana Kunze am 09.04.2018

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Typ
Anleitung
Inhaltsverzeichnis
 Tillmann Schollmeyer

 Vorbereitung

 Vorbereitung - notwendige Schritte vor der Einrichtung des Exchange-Postfaches

 Exchange Postfach einrichten


 Erster Start von Outlook & Lync
 Weiterleitung der MMS-Email-Adresse
 Persönlichen Ordner einbinden
 Archiv Ordner einbinden
 Archiv Ordner ein-/ausblenden

 Einbinden
 Ausblenden

 E-Mail-Signatur einfügen
 Kalender - Sichtbarkeit free/busy
Installationsanleitung für die Einrichtung von Microsoft Outlook mit einem Exchange-
Postfach

Microsoft Outlook ist Bestandteil des Microsoft Office Paketes für Windows
Betriebssysteme.

Vorbereitung

Vorbereitung - notwendige Schritte vor der Einrichtung des Exchange-Postfaches


Outlook beenden  

Während der Einrichtung sollte kein anderer E-Mail-Client aktiv auf das
jeweilige Postfach zugreifen.

Bei Nutzung mehrerer Outlook-Clients auf verschiedenen Systemen ist die


Einrichtung separat, d.h. auf jedem Outlook-Client, durchzuführen.
Weitere Anwendungen beenden

Alle Anwendungen die auf Outlook-Anmeldedaten bzw. die MAPI-


Schnittstelle zugreifen sind zu beenden (sofern sie gestartet sein sollten).

Lync  


o Beendigung des Lync-Clients über Rechtsklick auf Lync-
Symbol  im Systray und Auswahl von Beenden 

CTI-Software Octopus-Desk 250


o Beendigung der Software über Rechtsklick auf CTI-
Anwendungs-Symbol  im Systray und Auswahl von
Beenden
o Beendigung der Serveranmeldung über Rechtsklick auf CTI-
Serversymbol im Systray und Auswahl von Schließen

Mobiltelefon-Synchronisationssoftware


o MyPhone-Explorer, Sony PC Companion, Samsung Kies,
Blackberry, iTunes, HTC Sync, Nokia PC-Suite, ....  

Anwendungen mit Outlook-Add-Ins


o Mindjet, Webex, ....

Exchange Postfach einrichten

Bevor mit der Einrichtung des Exchange-Postfaches begonnen werden kann, muss
Microsoft Outlook und Microsoft Lync beendet werden!

 Aufruf der Systemsteuerung (unter Windows 7 über Start


und Auswahl Button Systemsteuerung, unter Windows 10
Suche nach "Systemsteuerung")
 sofern als Anzeige Kategorie eingestellt, dies auf Kleine
Symbole ändern (über Auswahl Anzeige:)
 Auswahl von E-Mail (32-Bit) bzw. E-Mail
 Auf Profile anzeigen... klicken.

Im Fenster Email das verwendeten Profil auswählen

 Klick auf Eigenschaften

 Auswahl von E-Mail-Konten...

Im Fenster E-Mail-Konten können bereits MMS-IMAP-Konten


eingerichtet sein.

 Auf Neu... klicken um ein Konto hinzuzufügen

Im Fenster Dienst auswählen:

 Auswahl von E-Mail-Konto (als Default eingestellt) und


auf Button Weiter > klicken.

Im Fenster Konto automatisch einrichten

 Üperprüfung bzw. Eintragung der korrekten Kontaktdaten


für Name und E-Mail-Adresse  
automatische Konfig. funktioniert nur für Exchange-
Adressen - also @t-systems.com; @telekom.de oder
@external.t-systems.com
 
 Bestätigung mit Klicken auf Weiter >

Die Onlinesuche nach Servereinstellungen... wird gestartet

 Im Anmelde-Anforderungsfenster Auswahl von Anderes


Konto verwenden (bei Windows 10: erst den Punkt
"Weitere Optionen") auswählen.

Achtung: Die Online-Suche der Servereinstellungen kann bis


zu 3 Minuten dauern. Bitte den Vorgang nicht abbrechen!

Anmeldung mit emea1-Konto:

 Eintragung der EMEA1-Anmeldedaten


 

 emea1\A**********
 
 Abschluss der Konfiguration mit Klicken auf Fertig
stellen.

 evtl. auftretende Meldung zum E-Mail-Übermittlungsort


mit  OK bestätigen

Einstellungen Standard-Postfach und Standard-Datendatei

Die beschriebenen Standardeinstellungen sind zwingend


notwendig.

Nur so kann u.a. eine gemeinsame MMS-weite


Kalenderplanung technisch umgesetzt werden!
 
Im Fenster E-Mail-Konten und im Reiter E-Mail:
 
 Auswahl des Exchange-Postfaches (erkennbar am Typ
  "Microsoft Exchange")
 über Klicken auf Als Standard festlegen dieses Postfach
zum Standard-E-Mail-Postfach deklarieren
(bei nur einem konfigurierten E-Mail-Konto entfällt dieser
Schritt natürlich)

 Nun den Reiter Datendateien auswählen


 Überprüfung: die dem Exchange-PF zugeordnete
Datendatei muss als Standard gesetzt sein
(ggf. über Klick auf Als Standard festlegen als
Standarddatendatei setzen)

  Hinweis:
Der Speicherort wird als "Online" angezeigt; nach erstem
Outlook-Start wird eine OST-Datei erstellt,
welche dann als Speicherort angezeigt wird. 
Die manchmal gewünschte Einstellung, dass alle E-Mails in
PST-Datei übermittelt werden, ist NUR über Outlook-
Regeln zu realisieren! 

Abschluss E-Mail-Setup:

 Schließen des Fensters Kontoeinstellungen über


Schaltfläche Schließen
 Mail-Setup mit Klicken auf Schließen beenden
 Fenster E-Mail mit OK schließen

Erster Start von Outlook & Lync


Outlook starten

Es erscheint jetzt als Erstes das schon beim Einrichten


bekannte Anmeldefenster. Hier sind wieder die
folgenden Angaben erforderlich:

 Falls erforderlich "Anderes Konto


verwenden" auswählen und EMEA1-
Anmeldedaten eintragen:
emea1\A[12345678]

Achtung: Bitte nicht wundern, das


erstmaligen Öffnen von Outlook und die
komplette Anzeige des Postfaches benötigt ein
paar Minuten.

Ab Microsoft Outlook 2010 kann man durch


Setzen des Hakens die Anmeldedaten
speichern. Beim nächsten Start von Microsoft
Outlook 2010 ist dann die Anmeldung meist
nicht mehr erforderlich.
  Lync starten

 Bei Ersteinrichtungen ist die Anmeldung am


Exchange Web Service erst dann möglich, wenn die
Exchange-Adresse in den MMS-Systemen gepflegt
wurde.

Hierfür benötigen wir die erfolgreiche Rückmeldung


zur Einrichtung eures Exchange-Postfaches - 48
Stunden nach Eintragung eurer Exchange-Email-
Adresse im MMS-AD ist die Anmeldung dann
möglich. 

Lync bezieht die Präsenz-Informationen (Frei,


Beschäftigt, In einer Besprechung, In einer
Telefonkonferenz, ...) direkt vom Exchange Server.

 Zertifikats-Abfrage (der erste Start von Lync


generiert in den meisten Fällen eine Zertifikats-
Abfrage)

In dieser Abfrage die Option Immer diesem


Server vertrauen, diese Meldung nicht mehr
anzeigen aktivieren (das Häkchen setzen) und mit
Klick auf Verbinden bestätigen
 EWS-Lync-Anmeldung

der Start von Lync mit neu konfiguriertem


Exchange-Postfach generiert erneut eine
Anmeldeaufforderung


o als Konto wird die MMS Lync-
Anmeldeadresse in Form von
vorname.nachname@mmsuc.t-systems-
mms.eu angezeigt. Das ist korrekt!


o Für Benutzername und Kennwort
sind die Exchange-Anmeldedaten
(EMEA1-Domänen-Kennung) zu
verwenden.
Also: 
emea1\A[12345678] 
MMSDOM bzw. MMS Kürzel dürfen
nicht eingegeben werden.

Weiterleitung der MMS-Email-Adresse

Anmeldung am MMS-Email-
Webfrontend

 Aufruf von mail.mms-dresden.de


und Anmeldung mit MMS-Kürzel
und Windows-Passwort:

 
Einrichtung der MMS-Email-
Weiterleitung

 Auswahl von Options (Optionen)


dann Mail und danach Settings
(Einstellungen)

 Im Feld Email Adress: die eigene


Exchange-Email-Adresse eintragen
und mit Add (Hinzufügen) in die
unten stehende Liste hinzufügen

 Beide Checkboxen
o Enable Forwarding
(Weiterleitung aktivieren)
o Do not leave copy on server
(Keine Kopie auf Server
belassen)
aktivieren
 Gesetzte Einstellung mit Save
(Speichern) bestätigen

Nun werden alle zukünftigen Emails an


eure MMS-Email-Adresse an eure
Exchange-Email-Adresse weitergeleitet.
Übertragung der Postfachinhalte von
MMS-Email- ins Exchange-Postfach

 Start von Outlook und Wecseh in die


Ordneransicht
 Die zu überttragenden Emails des
MMS-Postfaches (aus Posteingang,
Gesendet, Entwürfe, etc). über z.
Bsp. STRG + A markieren und per
Drag & Drop in das Exchange-
Postfach verschieben

 Analog werden die bereits


vorhandenen Termine verschoben
 Dafür in die Kalenderansicht
wechseln, den Reiter Ansicht wählen
und auf Ansicht ändern klicken
 Nach Auswahl von Liste alle
Termine markieren und per Drag &
Drop in das Exchange-Postfach
verschieben

 Nach Abschluss der Übertragung


kann das MMS-Postfach mit
Rechtsklick und Auswahl von ".....
entfernen" aus der Outlook-
Konfiguration entfernt werden
Wenn gewünscht kann auch die
Outlook-Datendatei -.pst-Date-  so
entfernt (geschlossen) werden.

Persönlichen Ordner einbinden

Das Exchange-Postfach hat entsprechend den T-Systems Richtlinien standardmäßig nur eine
Größe von 100MB.
Daher ist es zweckmäßig, sich einen lokalen Persönlichen Ordner einzubinden. In diesem
Ordner kann zum Beispiel eine E-Mail-Ablage eingerichtet werden.

Im Microsoft Outlook 2010 öffnet sich mit


Klick über Datei → Informationen →
Kontoeinstellungen ein Menü, indem sie auf
Kontoeinstellungen... klicken.

Im folgenden Fenster "Datendateien" ist auf


den Reiter Datendateien zu wechseln. Hier
kann bereits ein Eintrag wie im Bild enthalten
sein. Das ist das vorher eingerichtete
Exchange-Konto. Der Eintrag kann weder
gelöscht noch verschoben werden.
Hier den Button Hinzufügen… drücken.
Es öffnet sich ein Explorer-Fenster "Outlook-
Datendatei erstellen oder öffnen". Hier kann
entweder der Ordner vom Microsoft Outlook
verwenden oder in einen eigene Outlook-
Ordner gewchselt werden. Der Name des
Persönlichen Ordners kann beliebig gewählt
werden, wichtig ist die Endung .pst

Bei einem Notebook ist die Datei auf einer


verschlüsselten Partition abzulegen. Bei
Windows 7 ist durch Bitlocker die gesamte
Festplatte verschlüsselt, bei Windows XP nur
Laufwerk D:. Es empfiehlt sich, den gleichen
Ordner wie bei der Einrichtung des Cache
Modus zu verwenden. 

Im Fenster "Datendateien" ist unter Reiter


Datendateien ein neuer Eintrag wie im Bild
enthalten. Wenn zum Beispiel der Name der
Datendatei geändert werden soll, ist die
Datendatei zu markieren und auf
Einstellungen... zu klicken.

Es öffnet sich das Fenster "Outlook-


Datendatei". Hier kann unter Name ein
beliebiger Name vergeben werden. Er wird
danach unter diesen Namen im Outlook E-
Mail-Ordner sichtbar.

Wenn man mehrere Ordner nutzen will, ist


der Vorgang zu wiederholen, ansonsten mit
Klick auf Button Schließen zu beenden.

Mit Als Standard festlegen kann der Ordner


festgelegt werden, wohin neue E-Mail-
Nachrichten übermittelt werden sollen. Wer
mit Kalenderfreigaben arbeiten und zum
Beispiel Zugriff mit WebClients haben
möchte, sollte als Standard das Exchange-
Postfach wählen.

Archiv Ordner einbinden

Die Verwendung von Archiv-Ordnern ist nicht zwingend notwendig, aber zweckmäßig. Mit
neueren Outlook Clients können zwar Persönliche Ordner über die damalige Grenze von 2GB
genutzt werden, jedoch wird das Handling solch großer Ordner mit der Zeit immer
"schwerfälliger". Es hat sich bewährt, mehrere „kleinere“ pst-Files zu verwenden und zum
Beispiel jahresweise einen Archiv-Ordner anzulegen.

Im Microsoft Outlook 2010 über


den Reiter Datei → Informationen,
indessen Leiste sie auf den Button
Optionen klicken.

Im Fenster "Outlook-Optionen" ist


eine Rubrik "AutoArchivierung" zu
finden. Hier ist der Button
Einstellungen für
AutoArchivierung... drücken.
Im Fenster "AutoArchivierung" ist ein
Eintrag für Alte Elemente verschieben
nach standardmäßig enthalten. Ähnlich
wie beim Persönlichen Ordner wird
auch der Archiv Ordner standardmäßig
in der Microsoft Hierarchie angelegt.
Dieser Eintrag sollte aus vorher
beschriebenen Gründen auch hier
angepasst werden, entweder

 Eintrag des Ordners direkt ins


Feld oder
 Button Durchsuchen…
drücken

Wenn der Button Durchsuchen...


gedrückt wird, öffnet sich das Fenster
"Outlook-Datendateien suchen". Hier
ist außerhalb der Microsoft Hierarchie -
wird immer standardmäßig angeboten -
zum Beispiel der bereits angelegte
Ordner Outlook zu suchen und ein
Dateiname zu vergeben. Abschließend
ist der Button OK zu klicken.

Der Dateiname kann wieder beliebig


gewählt werden, sinnvollerweise ist in
der Bezeichnung Datum oder
Jahreszahl zu integrieren. Das
erleichtert später die Übersicht und die
Zuordnung des bisherigen E-Mail
Verkehrs.

Der Archiv Ordner <archiv_xxxx.pst> wird automatisch angelegt, wenn die


AutoArchivierung erstmalig Einträge aus dem Persönlichen Ordner in die Archivdatei
verschiebt.

Archiv Ordner ein-/ausblenden

Ein oder mehrere Archiv-Ordner können bei Bedarf ein- oder ausgebunden werden. So behält
man bei Archiven über mehrere Jahre die Übersicht.

Einbinden
Im Microsoft Outlook 2010 über den Reiter
Datei → Öffnen auf den Button Outlook-
Datendatei öffnen klicken.

Im Fenster "Outlook-Datendatei öffnen" ist


außerhalb der Microsoft Hierarchie -wird
immer standardmäßig angeboten - der oben
angelegte Ordner zu suchen und die
gewünschte Archiv Datei auszuwählen.
Anschließend ist der Button "OK" zu klicken.

Der Archiv Ordner ist jetzt im Microsoft Outlook in der Liste E-Mail-Ordner integriert. Man
kann jetzt zum Beispiel nach einer bestimmten E-Mail suchen.

Ausblenden

Wenn der Archiv Ordner oder ein anderer Persönlicher Ordner von
der Liste E-Mail-Ordner entfernt werden soll, dann klickt man den
Ordner mit der rechten Maustaste an. Im darauf folgenden Kontex-
Menü den Ordner schließen.

E-Mail-Signatur einfügen
Die Verwendung einer E-Mail-Signatur ist im externen E-Mail Verkehr Pflicht. Die
Gestaltung der Signatur und die Pflichtangaben können im TeamWeb unter Verbindliche
Formvorschriften für E-Mail-Signaturen und Abwesenheitsnotizen nachgelesen werden.

Im Microsoft Outlook 2010 über den Reiter


Datei → Informationen, indessen Leiste sie
auf den Button Optionen klicken.

Im Fenster "Outlook-Optionen" links den


Reiter E-Mail auswählen. In der Rubrik
"Nachrichten verfassen" auf den Button
Signaturen... drücken.

Es öffnet sich das Fenster "Signaturen und


Briefpapier". Hier ist der Button Neu zu
drücken und anschließend der Name der
Signatur (zum Beispiel Standard) zu
vergeben.

Im Fenster "Signaturen und Briefpapier" ist


jetzt ein Eintrag Standard vorhanden. Es
können aus den Verbindliche
Formvorschriften für E-Mail-Signaturen und
Abwesenheitsnotizen das Beispielmuster in
das Textfeld kopiert und mit den eigenen
Angaben ergänzt werden. Mit Drücken auf
Button Speichern wird der Vorgang
abgeschlossen.

In der rechten Hälfte des Fensters ist unter


"Standardsignatur auswählen" der Exchange-
Server als E-Mail-Kopnto und der Eintrag
Standard für neue Nachricht und Antworten
zu wählen.

Mit Button OK wird der Vorgang beenden.

Wenn man im Outlook Client auf Neue E-


Mail-Nachricht drückt, ist die Signatur
standardmäßig in jeder neuen E-Mail
enthalten.

Kalender - Sichtbarkeit free/busy


Die Planung von gemeinsamen Terminen mit Kollegen wird durch die free/busy
Funktionalität von Microsoft Exchange starkt vereinfacht. In der Standardeinstellung kann der
eigene Kalender durch den Planer des Termins bis zu zwei Monate im Voraus eingesehen
werden. Diese Einstellung kann wie folgt angepasst werden.

Im Microsoft Outlook 2010 über den Reiter


Datei → Informationen, indessen Leiste sie
auf den Button Optionen klicken.
Im Fenster "Outlook-Optionen" links den
Reiter Kalender auswählen. In der Rubrik
"Nachrichten verfassen" auf den Button
Frei/Gebucht-Optionen... drücken.

Einstellung anpassen, z.B. auf 6 Monate,


anschließend mit OK bestätigen.