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SAP R/3 Arbeitskreis für [ Einsteiger ]
SAP R/3 Arbeitskreis für [ Einsteiger ]
SAP R/3 Arbeitskreis für [ Einsteiger ]
SAP R/3 Arbeitskreis für [ Einsteiger ]

SAP R/3

Arbeitskreis für

[ Einsteiger ]

SAP R/3 Arbeitskreis für [ Einsteiger ]

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger - Vorwort

SS 2002

Vorwort

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger - Vorwort SS 2002 Vorwort Unsere Lehremission Der Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik
SAP-Arbeitskreis für Einsteiger - Vorwort SS 2002 Vorwort Unsere Lehremission Der Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Unsere Lehremission

Der Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik hat sich 1998 eine Lehremission gegeben, die wie folgt lautet:

Wir lehren Wirtschaftsinformatik in Hohenheim als wirtschaftswissenschaftliches Vertiefungsfach, damit die Studentinnen und Studenten eine fundierte Ausbildung im Umfeld der Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien, insbesondere im Bereich Informationsmanagement erhalten. Dabei legen wir grossen Wert auf eine praxisorientierte Ausbildung. Darunter verstehen wir die Ausbildung unserer Studenten zu flexiblen, teamfähigen Persönlichkeiten, die in der Lage sind, ihr Fachwissen auf reale soziotechnische Problemstellungen anzuwenden und dabei eine wissenschaftliche Herangehensweise an praktische Problemstellungen als Methode beherrschen.

Wir stellen uns vor, dass unsere Absolventen

1. in der Lage sind, die Aufgaben von Informationsmanagern im Unternehmen oder von Unternehmensberatern mit Schwerpunkt Informationsmanagement auszufüllen,

2. die Grundlagen beherrschen, um qualifizierter Wissenschaftler im Bereich der Wirtschaftsinformatik zu werden und

3. langfristig Führungsaufgaben, auch in der allgemeinen Unternehmensführung (General Management) anstreben.

Wir achten darauf, dass bei der Vermittlung des Fachwissens methodisches und theoretisch fundiertes Wissen dominieren. Wir bieten klassische Vorlesungen mit Plenarübungen, Pflichtseminare und ein Projektseminar an. Dieses vermittelt ein Software Engineering Grundverständnis in der Beherrschung komplexer Anwendungssysteme.

Daneben gibt es freiwillige Veranstaltungen, wie z.B. in der SAP-R/3-Nutzung und - Gestaltung oder im Informatikrecht. Vor allem im Projektseminar, in freiwilligen Seminaren und in Arbeitskreisen wird die Aktivität des Einzelnen in der Gruppe gefordert.

Wir wollen in der Lehre gute Qualität bieten. Wir definieren unsere Lehre als gut, wenn

1. die Nachfrage durch die Studenten vorhanden ist,

2. sich im Rahmen der Semester- und Examensarbeiten zeigt, dass die Studierenden gelernte Faktekn und Methoden auf konkrete Problemstellungen anwenden können,

3. die Befragungen unserer Studenten am Semesterende positiv ausfallen und

4. die Absolventen gute Chancen am Arbeitsmarkt haben.

Wir wollen die zukünftigen Diplom-Ökonomen an der Universität Hohenheim so gut und umfassend ausbilden, dass sie in allen Unternehmen in der künftigen Informationsgesellschaft die entscheidende Führungsaufgabe Informationsmanagement gestaltend übernehmen können.

Prof. Dr. H.Krcmar, T.Böhmann, R. Braun, M. Daum, A.Hoffmann, M. Junginger, A.Klein, S. Köhne, J.M. Leimeister, R. Ruisz, P. Wolf, T. Winkler

SAP Arbeitskreis für Einsteiger – Vorwort

SS/2002

Ziele der SAP-ArbeitskreiseSAP Arbeitskreis für Einsteiger – Vorwort SS/2002 Im Rahmen dieser Aufgabenstellung bieten wi r seit 1995

Im Rahmen dieser Aufgabenstellung bieten wir seit 1995 SAP-Arbeitskreise an. Ziel dieser Arbeitskreise ist es

1. Praktische Anwendung betriebswirtschaftlicher Konzepte in Software aufzeigen.

2. Erfahrung mit der Komplexität betriebswirtschaftlicher Standard-Software ermöglichen.

3. In begrenztem Umfang Umgang mit dem SAP R/3-System einüben.

4. Praktische Auswirkungen ausgewählter Informatik-Konzepte aufzeigen (z.B. Client-

Server Architektur, DBMS

)

5. Theoretisches Wissen und praktische Erfahrungen mit multimedialen Präsentationen zur Darstellung komplexer Sachverhalte vermitteln (auf der Basis von Gruppenarbeit).

Der Aufbau der Arbeitskreise teilt sich in den SAP Arbeitskreis Einsteiger und den SAP Arbeitskreis Fortgeschrittene. Die Finanzierung dieser freiwilligen Arbeitskreise ist nicht Grundaufgabe der Universität. Nachdem im ersten Jahr der Erstellung der Kursunterlagen noch finanziell gefördert werden konnte, hat sich der Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

umzusetzen. Dies bedeu-

tet, dass die Universität Hohenheim Räume und Rechner bereitstellt, die SAP AG Software und Dienstleistungen zu Verfügung stellt und Sponsoren die Grundausbildung finanzieren, praxisnahe Vorträge halten und spezielle Workshops anbieten. Als Sponsoren für das Semester 2002 konnten neben der SAP AG die ITM Infomations- und TechnologieManagement Beratungsgesellschaft mbH, die KPMG Consulting GmbH und PriceWaterhouseCoopers Unternehmensberatung GmbH gewonnen werden.

1997 entschlossen, das Konzept „this education is sponsored by

Auch für die Kurse der Lehrstühle Industriebetriebslehre und Controlling stellt der Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik die Infrastruktur zu Verfügung.

Jeder Kurs besteht aus Lehre, Übungen im Team und einer Abschlussveranstaltung, in der eine Präsentation durchgeführt wird. Wir freuen uns, dass die Kurse auf rege Nachfrage stoßen – in jedem Jahr besuchen mehr als 120 Studierende die Einsteiger-Arbeitskreise und 60 Studierende die Fortgeschrittenen-Arbeitskreise. Im SS 2002 mussten daher auch wieder Anmeldungen durchgeführt werden, um eine Auswahl zu treffen.

Allen Teilnehmern wünschen wir einen guten Lernerfolg!

Die Sponsoren stellen sich vorAllen Teilnehmern wünschen wir einen guten Lernerfolg! Informationen zur SAP AG finden sie im Internet unter

Informationen zur SAP AG finden sie im Internet unter www.sap-ag.de

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger – Die Sponsoren stellen sich vor

WS 2001/2002

Einsteiger – Die Sponsoren stellen sich vor WS 2001/2002 Wandel gestalten. Dynamik meistern Mit Technologie

Wandel gestalten. Dynamik meistern Mit Technologie organisatorische Spielräume erschließen.

Bewegt durch diese Leitbilder hat Prof. Dr. H. Krcmar 1995 die Informations- und TechnologieManagement Beratungsgesellschaft (ITM) gegründet. Zahlreiche erfolgreich abgeschlossene Projekte in unterschiedlichsten Branchen sorgten für schnelles Wachstum des Unternehmens. Inzwischen ist unser Beraterteam auf mehr als 20 Mitarbeiter angewachsen. Die ITM ist eine unabhängige Beratungsgesellschaft, die sich auf die Bereiche Informationsmanagement (ITM InformationManagement) und Groupware (ITM GroupVision) spezialisiert hat.

Der Bereich ITM InformationManagement unterstützt unsere Kunden bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse und bei der Schaffung von Transparenz über ihre Informationsverarbeitung. In diesem Zusammenhang beschäftigen wir uns mit:

Prozeßmodellierung, -analyse und -optimierung; der Auswahl und Einführungsunterstützung für Standardsoftware SAP R/3; dem Prozeßorientierten Testen von Software; Informationsverarbeitungs-Controlling.

Der Bereich ITM GroupVision hat sich darauf spezialisiert, unterschiedliche Formen der Zusammenarbeit durch Informations- und Kommunikationstechnologien zu unterstützen. Hier bieten wir:

Computerunterstützte Sitzungen; Telekooperationstraining für Teams; Flexible Telekooperationsumgebungen auf Lotus Notes Basis.

Auf beiden Feldern lassen wissenschaftlich fundierte Ansätze des Informations- und TechnologieManagements verbunden mit innovativen Ideen eines jungen Beraterteams wertvolle Impulse und Lösungen für die Unternehmenspraxis entstehen.

Wenn auch Sie Lust haben, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und Erfahrungen in einem Beratungsunternehmen zu sammeln, so lassen Sie es uns wissen, denn wir sind immer auf der Suche nach motivierten und engagierten studentischen Mitarbeitern und Hochschulabgängern für unser junges Team. Durch unseren Standort (Plieningen-Garbe) in direkter Uninähe können Sie bequem Theorie und Praxis miteinander verbinden, ohne lange Fahrzeiten auf sich nehmen zu müssen.

Wenn Sie Interesse an der ITM haben, wenden Sie sich bitte an:

Dr. Bettina Schwarzer Tel. 0711/4512910 Mail: Schwarzer@itm-consulting.de Wollgrasweg 49 70599 Stuttgart

SAP Arbeitskreis für Fortgeschrittene – Die Sponsoren stellen sich vor SS 2002

Fortgeschrittene – Die Sponsoren stellen sich vor SS 2002 Universität Hohenheim, Lehrstuhl f. Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger – Die Sponsoren stellen sich vor

WS 2001/2002

Einsteiger – Die Sponsoren stellen sich vor WS 2001/2002 Die PricewaterhouseCoopers Unternehmens beratung GmbH ist

Die PricewaterhouseCoopers Unternehmensberatung GmbH ist mit über 2.150 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eines der größten Beratungsunternehmen in Deutschland. Wir haben Niederlassungen in 10 Städten Deutschlands und unsere Gesellschaft ist nach ISO 9000 zertifiziert.

Die PricewaterhouseCoopers Unternehmensberatung ist ein Unternehmen der Gruppe PricewaterhouseCoopers Deutsche Revision, einer der führenden Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaften. Im Verbund PricewaterhouseCoopers sind wir in über 150 Ländern und allen wichtigen Wirtschaftszentren vertreten. Weltweit stehen über 40.000 Beraterinnen und Berater für international ausgerichtete Projekte zur Verfügung.

All das zusammengenommen sichert unseren Kunden eine leistungsstarke Beratung. Unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern garantiert dies vielfältige Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten in einem modernen Unternehmen in internationalem Umfeld.

Wir beraten Unternehmen aller Branchen. Wir sind darauf spezialisiert Geschäftsprozesse zu analysieren und zu optimieren. Dabei ist uns die Lösung einzelner Organisationsfragen ebenso wichtig wie die strategische Neuausrichtung und unternehmerische Reorganisation in allen betrieblichen Funktionen und Abläufen.

Unsere Kunden sind führende Unternehmen der Wirtschaft sowie öffentliche und private Institutionen. Von der Analyse über die Konzeption bis zur Umsetzung – wir bieten unseren Kunden individuelle Lösungen. Dieser ganzheitliche Ansatz ist eine unserer großen Stärken.

Ansprechpartner:

Mark Schlender PricewaterhouseCoopers Unternehmensberatung GmbH Überseering 35 22297 Hamburg

Tel.: +49 (40) – 63 78 – 2583 e-mail: mark.schlender@de.pwcglobal.com

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie Was ist SAP R/3 ?

Inhaltsverzeichnis

(SS 2002) - Theorie Was ist SAP R/3 ? Inhaltsverzeichnis Einsti eg 8 1. Was ist

Einstieg

8

1. Was ist SAP R/3 ?

8

2. Systemhandling

9

Materialwirtschaft

21

3. Organisationseinheiten im MM

21

4. Einkaufsprozess

25

5. Einkauf

27

6. Bestandsführung

32

7. Rechnungsprüfung

37

8. Kreditorenbuchhaltung

38

9. Mögliche Szenarien beim Einkaufsprozess

40

10. Materialstamm

42

11. Lieferantenstamm

50

12. Einkaufsstammdaten

57

13. Rahmenverträge

61

14. BANFen und Bezugsquellenermittlung

64

Vertrieb

69

15. Überblick über den Vertrieb

69

16. Organisationsstrukturen im Vertrieb

70

17. Geschäftsprozesse im Vertrieb

74

18. Belege im Vertrieb

94

19. Debitoren

105

20. Kundenrahmenverträge

109

21. Einführung in die Konditionstechnik

114

22. Preisfindung in Verkaufsbelegen

119

23. Verfügbarkeitsprüfung und Versandterminierung

123

24. Streckengeschäft

127

25. Stücklisten

129

Beispielfirma IDES

132

26. Überblick über die Beispielfirma IDES

132

27. Organisationsstrukturen in der Materialwirtschaft

133

28. Organisationsstrukturen im Vertrieb

134

Copyright-Hinweis

Dieses Skript dient nur der internen Verwendung innerhalb der SAP-Arbeitskreise der Universität Hohenheim.

© Die SAP R/3 - bezogenen Kapitel dieses Skripts sind zu großen Teilen aus Dokumentationen der SAP AG entnommen. Die SAP R/3 - bezogenen Abschnitte unterliegen daher dem Copyright der SAP AG. Eine Weitergabe und Vervielfältigung, zu welchem Zweck auch immer, ist daher ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch die SAP AG nicht gestattet.

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 1 - Was ist SAP R/3 ?

Einstieg

1. Was ist SAP R/3 ?

In diesem Einstiegskapitel lernen Sie, was "SAP R/3" bedeutet und aus

welchen

Bausteinen

(den

Modulen

und

Komponenten)

das

SAP-System

besteht.

SAP = Systeme, Anwendungen, Produkte

R/3 = Realtime-Anwendung, 3. Version

Das SAP-System besteht aus mehreren Modulen und Komponenten, die miteinander verknüpft sind und somit eine
Das SAP-System besteht aus mehreren Modulen und Komponenten, die
miteinander verknüpft sind und somit eine Kooperation verschiedener
Abteilungen im Unternehmen ermöglichen.
Das R/3-Integrationsmodell
FI FI
SD SD
Finanz- Finanz-
Vertrieb Vertrieb
wesen wesen
MM MM
CO CO
Material- Material-
Controlling Controlling
wirtschaft wirtschaft
PP PP
AA AA
Produktions- Produktions-
R/3R/3
Anlagen- Anlagen-
planung planung
buchhaltung buchhaltung
Client Client / / Server Server
QM QM
PS PS
Projekt- Projekt-
Qualitäts- Qualitäts-
Mgmt. Mgmt.
ABAP ABAP
system system
PM PM
WF WF
Instand- Instand-
Workflow Workflow
haltung haltung
HR HR
IS IS
Personal- Personal-
Branchen- Branchen-
wirtschaft
wirtschaft
lösungen
lösungen
R
SAP AG

Abbildung 1: Das R/3-Integrationsmodell (Quelle: SAP AG)

Im R/3 sind die Module in vier übergeordnete Themenbereiche eingeteilt:

Logistik

- Produktionsplanung (PP): Werkssteuerung (Terminierung, Ressourcen- management und Instandhaltung), Bestandsführung, Produktions- steuerung und Betriebsdatenerfassung, Produktverfolgung und –genea- logie, Dokumentenverwaltung, Qualitätsmanagement, Kennzahlenaus- wertung

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 2 - Systemhandling

- Materialwirtschaft (MM): Materialbedarfsplanung, Materialbeschaffung, Bestandsführung, Rechnungsprüfung und Materialbewertung

- Vertrieb (SD): Vorverkaufsaktivitäten, Auftragsbearbeitung, Beschaffung, Lieferung/ Transport, Fakturierung, Zahlung/ Rechnungswesen

- Qualitätsmanagement (QM)

- Instandhaltung (PM)

Rechnungswesen

- Finanzwesen (FI): Haupt- und Nebenbuchhaltung (Debitoren-, Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung) und Konsolidierung

- Controlling (CO): Koordination, Überwachung und Optimierung aller ablaufenden Prozesse durch Gemeinkostencontrolling, Prozesskosten- rechnung, Produktkostencontrolling sowie Ergebnis- und Marktsegment- rechnung

- Treasury (TR)

- Anlagenbuchhaltung (AA)

- Projektsystem (PS)

Personalwirtschaft

- Personalwirtschaft (HR): Beschaffung und Verwaltung von personellen Ressourcen, z.B. Mitarbeiterstammdatenverwaltung, Lohn- und Gehalts- abrechnung, Verwaltung von Arbeitszeiten, Karriereplanung, Reise- kostenverwaltung

Anwendungsübergreifende Funktionen

- Branchenlösungen (IS)

- Workflow (WF)

2.

Systemhandling

Am Ende dieses Kapitels sind Sie in der Lage, sich am SAP-System anzumelden und abzumelden. Sie lernen den Aufbau der Fenster kennen, lernen Suchhilfen und Hilfefunktionen zu bedienen und wissen, welche Möglich- keiten Ihnen zur Navigation innerhalb des SAP-Systems offenstehen.

2.1. Anmelden und Abmelden

Bevor Sie mit dem SAP-System arbeiten können, müssen Sie es von Ihrer Betriebssystemebene aus starten und sich dann anmelden. Wenn Sie Ihre Anwendung bearbeitet haben, sollten Sie sich vom System abmelden. Sie sollten Ihr Kennwort bei der Erstanmeldung sowie später in regelmäßigen Abständen ändern. Unabhängig von den zu bearbeitenden Anwendungen im SAP-System müssen Sie das SAP-System starten bzw. beenden.

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 2 - Systemhandling

2.1.1. Anmelden

Sie starten das SAP R/3-System durch Auswahl des Anmeldesymbols auf Ihrem Arbeitsplatz und melden sich dann an.

Wenn Sie sich zum ersten Mal am SAP-System anmelden, müssen Sie das vom Systemverwalter genannte Kennwort durch Ihr persönliches Kennwort ersetzen. Aus Sicherheitsgründen müssen Sie Ihr Kennwort eventuell regelmäßig ändern. Das System fordert Sie dann rechtzeitig dazu auf.

ändern. Das System for dert Sie dann rechtzeitig dazu auf. 2.1.2. Abmelden Nachdem Sie Ihre Anwendungen

2.1.2. Abmelden

Nachdem Sie Ihre Anwendungen bearbeitet haben, melden Sie sich vom System ab. Sie können sich von jedem Bildschirmbild des SAP-Systems aus abmelden.

Sie haben folgende Möglichkeiten zur Abmeldung:

1. Wählen Sie in der Menüleiste System Abmelden.

2. Klicken Sie auf das Symbol

System Abmelden . 2. Klicken Sie auf das Symbol rechts oben in der Titelleiste (wenn Sie

rechts oben in der Titelleiste (wenn Sie

nur einen Modus geöffnet haben).

Das Dialogfenster Abmelden erscheint und teilt Ihnen mit, daß ungesicherte Daten beim Abmelden verloren gehen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie alle Ihre Daten gesichert haben und sich daher nicht abmelden möchten, wählen Sie Nein. Sie kehren zum zuletzt bearbeiteten Bild zurück.

Wenn Sie sicher sind, daß Sie alle Ihre Daten gesichert haben, wählen Sie Ja. Alle Fenster des SAP-Systems werden geschlossen, und Sie haben sich erfolgreich vom SAP-System abgemeldet.

und Sie haben sich erfolgreich vom SAP-System abgemeldet. 2.2. Oberfläche 2.2.1. SAP-Hauptfenster Das SAP-Fenster ist

2.2.

Oberfläche

2.2.1. SAP-Hauptfenster

Das SAP-Fenster ist die Schnittstelle zwischen Benutzer und SAP-System. Die folgende Abbildung zeigt die einzelnen Bestandteile eines SAP-Fensters:

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 2 - Systemhandling

für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 2 - Systemhandling Abbildung 2: R/3-Hauptfenster (Quelle: SAP AG)

Abbildung 2: R/3-Hauptfenster (Quelle: SAP AG)

2.2.2. Systemfunktionsleiste Die Systemfunktionsleiste enthält das Befehlsfeld und Drucktasten für häufig gebrauchte Funktionen wie z.B. Sichern und Enter.

gebrauchte Funktionen wie z.B. Sichern und Enter . Abbildung 3: Systemfunktionsleiste (Quelle: SAP AG) Die

Abbildung 3: Systemfunktionsleiste (Quelle: SAP AG)

Die einzelnen Bestandteile der Systemfunktionsleiste werden im folgenden erklärt:

Element/Drucktaste Funktionsname Bedeutung Enter Durch Anklicken dieser Taste bestätigen Sie die auf einem Bild
Element/Drucktaste
Funktionsname
Bedeutung
Enter
Durch Anklicken dieser Taste
bestätigen Sie die auf einem
Bild gemachten Eingaben.
Sie können die gleiche
Funktion auch durch Drücken
der ENTER -Taste auf Ihrer
Tastatur ausführen. Sie
können mit dieser Funktion
Ihre Arbeit nicht sichern.

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 2 - Systemhandling

Element/Drucktaste Funktionsname Bedeutung Befehlsfeld Feld zur Eingabe von Befehlen, etwa Transaktionscodes,
Element/Drucktaste
Funktionsname
Bedeutung
Befehlsfeld
Feld zur Eingabe von
Befehlen, etwa
Transaktionscodes,
Buchstaben für die Direktwahl
und andere Befehle.
Sichern
Durch Anklicken dieser Taste
sichern Sie Ihre Arbeit. Die
Sichern-Drucktaste führt die
gleiche Aktion aus wie die
Funktion Sichern im Menü
Bearbeiten.
Zurück
Durch Anklicken dieser Taste
gehen Sie eine Stufe in der
Anwendungshierarchie
zurück. Falls Daten verloren
gehen, erscheint ein
Dialogfenster, in dem Sie
Daten sichern können.
Beenden
Durch Anklicken dieser Taste
beenden Sie die aktuelle
Anwendung, ohne Ihre Daten
zu sichern. Das System kehrt
zur vorigen Ebene oder zur
SAP-Ebene zurück.
Abbrechen
Durch Anklicken dieser Taste
brechen Sie die aktuelle
Anwendung ab, ohne Ihre
Daten zu sichern. Die
Abbrechen-Drucktaste führt
die gleiche Aktion aus wie die
Funktion Abbrechen im Menü
Bearbeiten.
Drucken
Durch Anklicken dieser Taste
können Sie auf dem aktuellen
Bildschirmbild angezeigte
Daten ausdrucken.
Suchen
Durch Anklicken dieser Taste
können Sie nach Daten
suchen, die Sie auf dem
aktuellen Bildschirmbild
benötigen.
Weiter suchen
Durch Anklicken dieser Taste
können Sie eine erweiterte
Suche nach Daten starten,
die Sie auf dem aktuellen
Bildschirmbild benötigen.

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 2 - Systemhandling

Element/Drucktaste Funktionsname Bedeutung Erste Seite Durch Anklicken dieser Taste blättern Sie zur ersten Seite
Element/Drucktaste
Funktionsname
Bedeutung
Erste Seite
Durch Anklicken dieser Taste
blättern Sie zur ersten Seite
einer Information. Die Erste
Seite-Drucktaste führt die
gleiche Aktion aus wie die
Tastenkombination STRG +
BILD .
Vorige Seite
Durch Anklicken dieser Taste
blättern Sie zur vorigen Seite in
einer Information. Die Vorige
Seite-Drucktaste führt die
gleiche Aktion aus wie die
Tastaturtaste BILD .
Nächste Seite
Durch Anklicken dieser Taste
blättern Sie zur nächsten Seite
in einer Information. Die
Nächste Seite-Drucktaste führt
die gleiche Aktion aus wie die
Tastaturtaste BILD .
Letzte Seite
Durch Anklicken dieser Taste
blättern Sie zur letzen Seite in
einer Information. Die Letzte
Seite-Drucktaste führt die
gleiche Aktion aus wie die
Tastenkombination STRG +
BILD .
Modus erzeugen
Durch Anklicken dieser Taste
erzeugen Sie einen neuen SAP-
Modus. Die Modus erzeugen-
Drucktaste führt die gleiche
Aktion aus wie Funktion
Erzeugen Modus im Menü
System.
Sapgui-Verknüpfung
erstellen
Durch Anklicken dieser Taste
können Sie eine Sapgui-
Verknüpfung zu einer SAP-
Report, einer SAP-Transaktion
oder einer SAP-Anwendung
erstellen. Für diese Funktion ist
das 32-Bit-Betriebssystem
Windows Voraussetzung.
F1-Hilfe
Durch Anklicken dieser Taste
zeigen Sie die Hilfe zu dem Feld
an, in dem Sie den Cursor
positioniert haben.
Layout-Menü
Durch Anklicken dieser Taste
können Sie die Anzeigeoptionen
anpassen.

Tabelle 1: Symbole in der Systemfunktionsleiste

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 2 - Systemhandling

2.3.

Navigation

Nachdem Sie sich am SAP-System angemeldet haben, wählen Sie die Anwendung aus, mit der Sie arbeiten möchten. Sie können jederzeit zu einer anderen Anwendung als der ausgewählten wechseln.

Im SAP-System gibt es zwei Möglichkeiten, eine Anwendung aufzurufen:

1. Sie können eine Anwendung aus dem Arbeitsplatzmenü SAP Easy Access auswählen. Über dieses Menü können Sie Ihre Anwendung problemlos finden, ohne daß Sie sich den Transaktionscode merken müssen.

ohne daß Sie sich den Transaktionscode merken müssen. 2. Sie können einen Transaktionscode in das Befehlsfeld

2. Sie können einen Transaktionscode in das Befehlsfeld eingeben. Mit Transaktionscodes kommen Sie direkt in eine Anwendung, ohne durch die verschiedenen Menüs der Systemhierarchie navigieren zu müssen.

2.3.1. Transaktionscodes Was sind Transaktionscodes ? Für jede Anwendung im SAP-System gibt es einen Transaktionscode. Ein Code kann aus Buchstaben, Zahlen oder beidem bestehen. Beispiel: FB05 oder SUSR. Transaktionscodes geben Sie im Befehlsfeld ein.

Anstatt eine Anwendung über das Arbeitsplatzmenü auszuwählen, können Sie durch Eingabe eines Transaktionscodes in einem Schritt eine Anwendung aufrufen und die entsprechende Funktion auslösen. Zwar müssen Sie sich bei dieser Form der Navigation bestimmte Codes merken, aber Sie erreichen die angestrebte Funktion sehr viel schneller.

Über die Eingabe eines Transaktionscodes gelangen Sie direkt zum Einstiegsbild einer Anwendung ("Transaktion"). Wenn Sie z.B. im Arbeitsgebiet Finanzwesen Debitoren arbeiten und einen Debitorenstammsatz anlegen möchten, können Sie den entsprechenden Menüeintrag auswählen oder aber im Befehlsfeld den entsprechenden Transaktionscode eingeben, in diesem Fall

FD01.

Mit Transaktionscodes können Sie aus Ihrem Arbeitsgebiet auch Anwendungen in anderen Arbeitsgebieten aufrufen. Wenn Sie z.B. im Arbeitsgebiet Finanzwesen Debitoren arbeiten, können Sie in das Arbeitsgebiet Finanzwesen Kreditoren wechseln und dort eine Anwendung bearbeiten.

Voraussetzung: Sie kennen die für Sie wichtigen Transaktionscodes.

Transaktionscodes suchen Um eine Anwendung über einen Transaktionscode aufrufen zu können, müssen Sie den entsprechenden Transaktionscode kennen.

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 2 - Systemhandling

Um den Transaktionscode für eine bestimmte Anwendung zu ermitteln, stellen Sie den Cursor im Arbeitsplatzmenü SAP Easy Access auf die gewünschte Funktion (d.h. den Menüeintrag). Dann haben Sie folgende Möglichkeiten:

1. Wählen Sie Zusätze Technische Detailinformation. Sie gelangen auf ein Dialogfenster, auf dem Sie Detailinformationen zu dem gewählten Menüeintrag sehen:

Detailinformationen zu dem gewählten Menüeintrag sehen: 2. Alternativ können Sie Zusätze Einstellungen

2. Alternativ können Sie Zusätze Einstellungen Technische Namen anzeigen wählen. Das Menü wird geschlossen. Wenn Sie es erneut öffnen, werden alle Menüeinträge des Arbeitsplatzmenüs (nicht nur der von Ihnen gewählte Menüeintrag) mit ihren Transaktionscodes angezeigt:

Menüeintrag) mit ihren Transaktionscodes angezeigt: Sie können die Anwendung jetzt vom Ergebnisbild aus

Sie können die Anwendung jetzt vom Ergebnisbild aus starten, indem Sie auf den Menüeintrag doppelklicken oder Enter wählen. Ansonsten können Sie den ermittelten Transaktionscode auf jedem Bild des SAP-Systems eingeben. Nach Eingabe eines Transaktionscodes beendet das System Ihre aktuelle Anwendung und geht zum Einstiegsbild der neuen Anwendung.

Transaktionscodes eingeben

1. Stellen Sie den Cursor auf das Befehlsfeld. Ab Release 4.6 ist das Befehlsfeld standardmäßig geschlossen. Um es anzuzeigen, wählen Sie den Pfeil links neben dem Symbol für Sichern

.
.
wählen Sie den Pfeil links neben dem Symbol für Sichern . . Um es wieder auszublenden,

. Um es wieder auszublenden, wählen Sie den Pfeil rechts (außerhalb) neben dem Feld. Um eine Liste der zuletzt benutzten Transaktionen anzuzeigen, wählen

Das Befehlsfeld erscheint:

Sie den Abwärtspfeil

wählen Das Befehlsfeld erscheint: Sie den Abwärtspfeil am rechten Rand des Befehlsfelds. 2. Geben Sie im

am rechten Rand des Befehlsfelds.

2. Geben Sie im Befehlsfeld /n (um die aktuelle Anwendung zu beenden) und den entsprechenden Transaktionscode ein.

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 2 - Systemhandling

Um z.B. auf das Einstiegsbild der Transaktion MB01 zu gelangen, müssen Sie folgendes eingeben: /nmb01.

MB01 zu gelangen, müssen Sie folgendes eingeben: /nmb01. 3. Wählen Sie Enter . Sie verlassen die

3.

Wählen Sie Enter. Sie verlassen die Anwendung und gelangen auf das Einstiegsbild der neuen Anwendung. Wenn Sie die Bearbeitung nicht beenden, vielmehr gleichzeitig noch in einer anderen Anwendung Objekte bearbeiten möchten, können Sie einen neuen Modus öffnen. Sie legen beispielsweise eine Bestellung an und möchten sich die Währungstabelle ansehen. Sie können sich die Tabelle in einem anderen Modus anzeigen lassen, ohne die Bearbeitung der Bestellung beenden zu müssen.

2.3.2.

Paralleles Arbeiten mit mehreren Fenstern (Modi)

Wenn Sie im SAP-System an mehr als einer Anwendung arbeiten möchten, können Sie weitere Fenster oder Modi öffnen. Damit ersparen Sie sich lästiges Hin- und Herspringen zwischen den Bildern der entsprechenden Anwendungen.

Sie können bis zu sechs verschiedene Modi erzeugen und in jedem eine andere oder die gleiche Anwendung bearbeiten. Sie können zwischen den geöffneten Modi hin und her springen, und sie können einen Modus schließen, ohne sich vom System abmelden zu müssen.

Neuen Modus erzeugen Sie können im SAP-System jederzeit und von jedem Bildschirmbild aus einen neuen Modus öffnen. Dabei gehen in bereits geöffneten Modi keine Daten verloren. Sie können bis zu sechs Modi öffnen, die unabhängig voneinander arbeiten. Wenn Sie einen Modus schließen, bleiben die anderen geöffneten Modi weiterhin einsatzbereit.

Mit jedem Modus, den Sie eröffnen, hat das System mehr Arbeit zu bewältigen, d.h., es kann länger dauern, bis es auf Ihre Anforderungen reagiert. Es kann daher sein, daß die Systemverwaltung die Anzahl der Modi in Ihrem System auf weniger als sechs beschränkt.

Sie haben folgende Möglichkeiten, auf einem beliebigen SAP-Bild einen neuen Modus zu erzeugen:

1. Wählen Sie in der Menüleiste System Erzeugen Modus.

2. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Drucktaste

.
.

Das System öffnet ein zusätzliches Fenster mit dem neuen Modus. Der neue Modus ist das oberste Fenster auf Ihrem Bildschirm, d.h. das aktive Fenster. Es bleibt solange das aktive Fenster, bis Sie in einen anderen Modus wechseln oder einen weiteren erzeugen.

Jeder Modus verfügt über eine Modusnummer, die in der Statusleiste angezeigt wird. Sie erscheint in Klammern neben dem Systemnamen.

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 2 - Systemhandling

für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 2 - Systemhandling Abbildung 4: Mehrere Modi mit Modusnummern

Abbildung 4: Mehrere Modi mit Modusnummern (Quelle: SAP AG)

Modus und Anwendung gleichzeitig öffnen Im SAP-System können Sie durch Eingabe eines Transaktionscodes einen neuen Modus erzeugen und gleichzeitig eine Anwendung starten. Haben Sie auf diese Weise einen neuen Modus erzeugt, zeigt das System direkt das Einstiegsbild der gleichzeitig geöffneten Anwendung an. Dazu müssen Sie aber den Transaktionscode der entsprechenden Anwendung kennen.

1. Geben Sie im Befehlsfeld den Befehl /o (Schrägstrich und den Buch- staben o) und den Transaktionscode der gewünschten Anwendung ein. Um beispielsweise einen Modus und eine Anwendung mit dem Trans- aktionscode FD01 (Kundenstammsatz im Arbeitsgebiet Finanzwesen Debitoren anlegen) zu erzeugen, geben Sie im Befehlsfeld /ofd01 ein.

2. Wählen Sie Enter.

Das System öffnet ein neues Fenster für den neuen Modus und zeigt das Einstiegsbild der angewählten Anwendung an.

Modi wechseln Sie können von einem Modus zu einem anderen springen. Wenn Sie in einen anderen Modus wechseln, verlieren Sie keine Daten. Solange Sie am SAP- System angemeldet sind, können Sie einen Modus beliebig lange verlassen und bei Bedarf die Arbeit dort jederzeit wieder aufnehmen.

Klicken Sie eine beliebige Stelle des Fensters an, in dem sich der gewünschte Modus befindet (oder wählen Sie die vorgesehene Tastenkombination).

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 2 - Systemhandling

Das gewählte Fenster wird das aktive Fenster, d.h. es überlagert alle anderen Fenster auf Ihrem Bildschirm. Wenn Sie mehrere Modi geöffnet haben, können Sie die aktuell nicht benutzten Modi minimieren, d.h. in Symbole verwandeln. Wenn Sie einen der Modi später wieder benutzen möchten, können Sie ihn durch Anklicken des entsprechenden Symbols in der Statusleiste wieder zum aktiven Modus machen. Wenn Sie nicht benötigte Modi minimieren, wird die Speichernutzung erheblich verringert. Modus schließen Wenn Sie die Arbeit in einem Modus abgeschlossen haben, sollten Sie den Modus beenden. Jeder geöffnete Modus verbraucht Systemressourcen und beeinflußt damit die Antwortzeiten des SAP-Systems. Bevor Sie einen Modus schließen, sichern Sie alle Daten, die Sie behalten möchten. Wenn Sie den Modus schließen, fordert Sie das System NICHT auf, Ihre Daten zu sichern. Haben Sie nur einen Modus geöffnet und schließen ihn, melden Sie sich damit vom System ab. In diesem Fall fordert Sie das System vor dem Abmelden jedoch auf, Ihre Daten zu sichern. Sie haben folgende Möglichkeiten:

1. Wählen Sie in der Menüleiste System Löschen Modus.

2. Klicken Sie das Symbol

oben rechts in der Titelleiste des aktiven

Modus an. Der aktuelle Modus wird geschlossen, und Sie kehren zum vorigen Modus zurück.

2.4.

Die Hilfe-Funktion stellt Informationen zu den Anwendungskomponenten des SAP-Systems bereit und erläutert und deren Verwendung. Das Menü Hilfe enthält folgende Einträge:

Verwendung. Das Menü Hilfe enthält folgende Einträge: Hilfefunktionen Menüeintrag Bedeutung Hilfe zur Anwendung

Hilfefunktionen

Menüeintrag Bedeutung
Menüeintrag
Bedeutung

Hilfe zur Anwendung Ausführliche, kontextsensitive Hilfe bei der Arbeit mit SAP- Komponenten

SAP-Bibliothek Glossar Release-Infos SAPNet Einstellungen Die Online-Bibliothek mit der gesamten SAP- Dokumentation
SAP-Bibliothek
Glossar
Release-Infos
SAPNet
Einstellungen
Die Online-Bibliothek mit der gesamten SAP-
Dokumentation
Definitionen zu SAP-Begriffen
Informationen zu Neuerungen und Veränderungen in den
verschiedenen Release-Ständen des SAP-Systems
Verbindung zur SAP-Internetseite zur Kommunikation mit
Kunden und Partnern
Dialogfenster, in dem Sie festlegen, wie die Feldhilfe
angezeigt werden soll
Hilfe zu Feldern und
Festwerten (F1)
Hilfe zu
Eingabewerten (F4)

Tabelle 2: Hilfemenü (© SAP AG)

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 2 - Systemhandling

2.4.1. Hilfe zur Anwendung

Kontextsensitive

können.

Sie benutzen die Hilfe zur Anwendung, um umfassende, über die Feldhilfe hinausgehende Informationen zu erhalten. Die Hilfe zur Anwendung können Sie direkt aus einer SAP-Komponente heraus aufrufen. Sie gelangen dann direkt auf die für Ihren Bereich relevante Hilfe. Die Feldhilfe erklärt, wie Sie ein bestimmtes Feld auf einem SAP-Bild ausfüllen müssen. Die Hilfe zur Anwendung enthält Anleitungen oder Informationen, die Sie zur Durchführung einer Anwendung benötigen.

Hilfe,

die

Sie

von

jeder

SAP-Komponente

aus

aufrufen

2.4.2. SAP-Bibliothek

Die SAP-Bibliothek enthält umfangreiche Online-Dokumentation zu allen SAP- Komponenten im HTML-Format.

Nachdem Sie die SAP-Bibliothek aufgerufen und eine Anwendungskomponente ausgewählt haben, sehen Sie auf der linken Seite des Bildschirms eine Baum- struktur. Diese Baumstruktur entspricht einem Inhaltsverzeichnis für die Bibliothek. Das Inhaltsverzeichnis spiegelt die Struktur der Komponenten- hierarchie wider.

2.4.3. Glossar

Verzeichnis

betriebswirtschaftlichen Begriffen.

Wenn Sie auf einen Ihnen unbekannten Begriff im SAP-System treffen und nur eine kurze Definition dazu benötigen, können Sie im Glossar suchen. Für ausführlichere Erklärungen und vertiefende Informationen greifen Sie auf die SAP-Bibliothek zurück.

mit

Erklärungen

zu

SAP-spezifischen

und

allgemeinen

2.4.4. Hilfe zu Systemmeldungen

Das SAP-System zeigt in der Statusleiste Warn- und Fehlermeldungen an. Bei diesen Systemmeldungen handelt es sich um einzeilige Hinweise. In vielen Fällen können Sie jedoch über die Feldhilfe (F1) zusätzliche Informationen zu einer Meldung erhalten.

1. Klicken Sie in der Statusleiste die Meldung an.

2. Alternativ stellen Sie den Cursor auf die Meldung und klicken auf oder drücken F1).

Curs or auf die Meldung und klicken auf oder drücken F1). Das System zeigt Hilfe zur

Das System zeigt Hilfe zur Meldung an. Zu manchen Systemmeldungen gibt es keine zusätzlichen Informationen.

2.4.5. Hilfe zu Feldern

1. Stellen Sie den Cursor auf das Feld, zu dem Sie Hilfe anzeigen möchten.

2. Klicken Sie auf die Drucktaste

Hilfe anzeigen möchten. 2. Klicken Sie auf die Drucktaste oder drücken Sie F1 . Universität Hohenheim,

oder drücken Sie F1 .

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 2 - Systemhandling

Sie gelangen auf ein Dialogfenster mit Hilfeinformationen zum ausgewählten Feld. Optisch hervorgehobene Begriffe im Hilfetext verweisen auf Definitionen im Online-Glossar oder auf sonstige Informationen zu dem jeweiligen Begriff. Um diese Informationen anzuzeigen, klicken Sie den gewünschten Begriff an.

Zusätzlich zur Feldhilfe können Sie anwendungsspezifische und technische Informationen abrufen.

2.4.6. Hilfe zu Eingabewerten

Zu vielen Feldern im SAP-System können Sie sich eine Liste der möglichen Eingabewerte anzeigen lassen. Aus der angezeigten Liste können Sie den gewünschten Wert auswählen und in das Eingabefeld übertragen. Diese Möglichkeit der Wertehilfe wird jedoch nicht bei allen Feldern unterstützt. Ob die Hilfe verfügbar ist, sehen Sie erst dann, wenn Sie den Cursor auf das Eingabefeld stellen. Wenn Wertehilfe unterstützt wird, erscheint dann rechts neben dem Feld die Wertehilfe-Drucktaste.

Liste der möglichen Eingabewerte anzeigen:

1. Stellen Sie den Cursor auf das gewünschte Feld. Die Wertehilfe-Drucktaste erscheint rechts neben dem Feld. Falls die Wertehilfe-Drucktaste nicht erscheint, wird diese Art der Hilfe für dieses Feld nicht unterstützt.

2. Klicken Sie auf die Wertehilfe-Drucktaste. Sie sehen eine Liste der möglichen Eingabewerte.

3. Stellen Sie den Zeiger auf den gewünschten Wert und wählen Sie ihn mit Doppelklick aus. Das System fügt den ausgewählten Wert in das Feld ein.

Eingeschränkte Liste mit möglichen Eingabewerten anzeigen:

Die Liste der möglichen Feldwerte kann recht lang sein. Sie können die Zahl der Feldwerte vor dem Anklicken der Wertehilfe-Drucktaste einschränken, indem Sie nur das erste Zeichen des Wertes und das Platzhalterzeichen (*) für die generische Suche eingeben. Wenn Sie z.B. k* in ein Feld eingeben, erscheinen in der Liste nur die Werte, die mit k beginnen.

1. Stellen Sie den Cursor auf ein Feld, das mögliche Eingabewerte unterstützt. Sobald Sie den Cursor auf ein Feld mit einer Liste möglicher Eingabewerte stellen, erscheint rechts vom Feld die Wertehilfe- Drucktaste.

2. Geben Sie das erste Zeichen oder mehrere Zeichen eines Wertes gefolgt vom Platzhalterzeichen * (Stern) ein.

3. Klicken Sie auf die Wertehilfe-Drucktaste. Das System zeigt die Trefferliste mit den möglichen Eingabewerten an.

4. Wählen Sie den gewünschten Eingabewert durch Doppelklick aus. Das System fügt den ausgewählten Wert in das Feld ein.

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 3 - Organisationseinheiten im MM

Materialwirtschaft

3. Organisationseinheiten im MM

Mit Hilfe der von R/3 zur Verfügung gestellten Organisationsstrukturen können real existierende Unternehmen ungeachtet ihres oft komplexen Aufbaus im SAP-System abgebildet werden. In diesem Kapitel lernen Sie, welche Orga- nisationseinheiten es in der Materialwirtschaft gibt und wie diese zusammen- hängen. Sie werden in der Lage sein, den Aufbau eines beliebigen Unter- nehmens in "R/3-Sprache" zu übersetzen.

3.1.

Organisationseinheiten

Flexible Organisationseinheiten im SAP-System bieten die Möglichkeit, auch komplexe Unternehmensstrukturen abzubilden. Eine Vielzahl von Orga- nisationseinheiten dient dazu, den rechtlichen und organisatorischen Aufbau eines Unternehmens aus unterschiedlichen Sichtweisen darzustellen. So sind innerhalb der Materiawirtschaft andere Organisationseinheiten von Bedeutung als z.B. im Vertrieb oder in der Buchhaltung. Durch die Verknüpfung der Organisationseinheiten untereinander werden die verschiedenen Unter- nehmensbereiche zusammengeführt und der Aufbau des Gesamtunternehmens im SAP-System dargestellt. Es ergibt sich eine Integration der gesamten Unternehmensstruktur.

sich eine Integration der gesamten Unternehmensstruktur. Abbildung 5: Organisationseinheiten in der

Abbildung 5: Organisationseinheiten in der Materialwirtschaft (Quelle: SAP AG)

3.1.1. Mandant Übergeordnetes Element aller Organisationseinheiten ist der Mandant. Er entspricht z.B. einem Konzern mit mehreren Tochterfirmen. Innerhalb eines Mandanten wird auf die gleiche Datenbasis zugegriffen, z.B. wird auf der Ebene des Mandanten die Lieferantenadresse geführt.

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 3 - Organisationseinheiten im MM

3.1.2. Buchungskreis

Ein Buchungskreis ist eine bilanzierende Einheit im Sinne einer rechtlich selbstständigen Firma. Er ist zentrales Organisationselement der Finanzbuchhaltung.

3.1.3. Werk

Ein Werk ist eine Produktionsstätte oder auch einfach die Zusammenfassung räumlich nahe zusammenliegender Orte mit Materialbestand, den sogannten Lagerorten. Das Werk bildet eine disponierende und bestandsführende Einheit und ist zentrales Organisationselement der Materialwirtschaft.

3.1.4. Einkaufsorganisation

Die Einkaufsorganisation ist eine organisatorische Einheit, die Materialien oder Dienstleistungen für ein oder mehrere Werke beschafft und allgemeine Einkaufskonditionen mit den Lieferanten aushandelt. Die Einkaufsorganisation ist nach außen rechtlich für alle Einkaufsvorgänge verantwortlich. Das System kann flexibel eingestellt werden. Beispielsweise für zentralen Einkauf, d.h., eine Einkaufsorganisation ist für die verschiedenen Buchungskreise und Werke innerhalb eines Konzerns verantwortlich. Oder für dezentralen Einkauf, d.h., unterschiedliche Einkaufsorganisationen sind für bestimmte Buchungskreise und Werke zuständig.

Mit Hilfe von Referenzen zwischen Einkaufsorganisationen sind auch Misch- formen möglich, die erlauben, daß eine Einkaufsorganisation auf die vorteil- hafteren Konditionen einer Referenz-Einkaufsorganisation zugreifen kann.

3.1.5. Einkäufergruppe

Die Einkaufsorganisation ist in Einkäufergruppen gegliedert, die für die operati- ven Tätigkeiten zuständig sind. Eine Einkäufergruppe kann auch für mehrere Einkaufsorganisationen zuständig sein.

Welche Vorteile ergeben sich durch die SAP-Organisationsstrukturen?

Unternehmensstrukturen mit flexiblen

Abbildung komplexer

Organisationseinheiten.

Darstellung des Unternehmensaufbaus aus unterschiedlichen Sicht- weisen.

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 3 - Organisationseinheiten im MM

3.2. Organisation des Lagers

Die folgende Abbildung zeigt eine Unternehmensstruktur mit Lagerorten, Lagernummern und Lagertypen:

Sicht der “normalen” Logistik Sicht des Warehouse- Managements
Sicht der
“normalen”
Logistik
Sicht des
Warehouse-
Managements

Abbildung 6: Lagerorganisation (Quelle: SAP AG)

3.2.1. Lagerort

Der Lagerort ist eine organisatorische Einheit, die eine Unterscheidung von Materialbeständen innerhalb eines Werks ermöglicht. Alle Daten, die sich auf einen bestimmten Lagerort beziehen, sind auf Lagerortebene gespeichert. Dies bezieht sich hauptsächlich auf Lagerortbestände. Der Lagerort wird als räumlicher Lagerbereich verstanden.

3.2.2. Lagernummer

Alphanumerischer Schlüssel, der ein komplexes Lagersystem definiert, das aus unterschiedlichen organisatorischen und technischen Einheiten (Lagertypen) besteht. Alle Materialdaten der Lagerverwaltung, die sich auf eine bestimmte Lagernummer beziehen, werden auf Lagernummerebene gespeichert. Hierzu gehören u.a. Daten zu Palettierung, Einlagerung und Auslagerung.

3.2.3. Lagertyp

Physische oder logische Unterteilung eines komplexen Lagers (= Lager- nummer) im Lagerverwaltungssystem. Ein Lagertyp besteht aus einem oder mehreren Lagerplätzen.

Lagertypen unterscheiden sich hinsichtlich organisatorischer und technischer Kriterien. Typische Beispiele von Lagertypen, die im Lagerverwaltungssystem definiert werden können, sind:

Wareneingangszone

Wareneingangszone

Kommissionierbereich

Hochregallager

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 3 - Organisationseinheiten im MM

Alle Materialdaten der Lagerverwaltung, die sich auf einen bestimmten Lagertypen beziehen, werden auf Lagertypebene gespeichert. Hierzu gehören z.B. Festlagerplätze sowie maximale und minimale Lagerplatzmengen.

Lagernummer und Lagertyp sind nur relevant, wenn Ihr Unternehmen das Lagerverwaltungssystem nutzt.

Einem Werk können mehrere Lagerorte zugeordnet sein. Einer Lagernummer kann jedoch pro Werk nur ein Lagerort zugeordnet sein.

Lagerorte, die unterschiedlichen Werken angehören, können unter ein- und derselben Lagernummer verwaltet werden. Jeder Lagernummer kann jedoch pro Werk nur ein Lagerort zugeordnet sein.

Zu einer Lagernummer können mehrere physische Lager gehören. Diese sind im Lagerverwaltungssystem als Lagertypen abgebildet. Ein Lagertyp fasst mehrere Lagerplätze zusammen. Diese sind die kleinsten physischen Einheiten, die das System ansprechen kann.

Ein Werk kann Lagerorte enthalten, die nicht mit dem Lagerverwaltungssystem verwaltet werden

3.3. Organisation des Einkaufs

3.3.1. Zentraler/dezentraler Einkauf

Sie können Ihren Einkauf

als Zentraleinkauf mit einer Einkaufsorganisation einrichten

als dezentral definieren, d.h. mit verschiedenen Einkaufsorganisationen, von denen jede für ein unterschiedliches Werk zuständig ist. Die folgende Grafik erläutert, wie Sie die Organisation Ihres Einkaufs im SAP- System abbilden können:

Organisation Ihres Einkaufs im SAP- System abbilden können: Abbildung 7: Organisation des Einkauf s im Unternehmen

Abbildung 7: Organisation des Einkaufs im Unternehmen (Quelle: SAP AG)

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 4 - Einkaufsprozess

3.3.2. Referenzeinkaufsorganisation Je nach Einstellung Ihres Systems können zentraler und dezentraler Einkauf getrennt nebeneinander existieren oder der dezentrale Einkauf kann Kontrakte und Konditionen nutzen, die vom Zentraleinkauf angelegt wurden. Dies kann mit Hilfe der Referenzeinkaufsorganisation (Einkaufsorganisation, auf deren Konditionen oder Kontrakte solche Einkaufsorganisationen zugreifen dürfen, die mit ihr verbunden sind) abgebildet werden.

Eine Referenzeinkaufsorganisation kann einem oder keinem Buchungskreis zugeordnet sein. In der Regel ist ihr kein Werk zugeordnet, allerdings können Ihr ein, kein oder mehrere Werke zugeordnet werden.

Vorteile der Referenzeinkaufsorganisation:

Eine Referenzeinkaufsorganisation kann einen umfangreichen Kontrakt aushandeln, den andere Einkaufsorganisationen nutzen können. Die Einkaufsorganisationen, die für die Beschaffung in den einzelnen Werken verantwortlich sind, können Materialien über diesen sog. Zentralkontrakt abrufen und somit dessen vorteilhafte Konditionen nutzen.

Mit Hilfe von SAP - ALE (Application Link Enabling) können auch einzelne Firmen, die zu einem Konzern gehören, aber jeweils mit unabhängigen SAP-Systemen arbeiten, Kontrakte gemeinsam nutzen. Es handelt sich dabei um sog. ‘Verteilte Kontrakte’.

Im Handelsumfeld reduziert das Arbeiten mit einer Referenzeinkaufs- organisation den Datenpflegeaufwand, da Einkaufsorganisationsdaten für Lieferantenstammsätze und Einkaufsinfosätze nur von der Referenz- Einkaufs- organisation angelegt werden müssen. Andere Einkaufsorganisationen, die im Customizing mit ihr verbunden sind, können diese Daten nutzen, ohne selbst Daten pflegen zu müssen.

4.

Einkaufsprozess

Nach diesem Kapitel kennen Sie den typischen Ablauf eines externen Be- schaffungsvorgangs, von der Bedarfsermittlung über die Bestellung bis hin zur Bezahlung, und dessen Abbildung im R/3 innerhalb der verschiedenen Module und Komponenten.

4.1. Typischer Ablauf eines Einkaufsprozesses

Die externe Beschaffung im MM-System basiert auf einem Zyklus genereller Aktivitäten.

Im einzelnen umfaßt der typische Beschaffungszyklus folgende Phasen:

1. Bedarfsermittlung Der Bedarf an Materialien entsteht entweder in den Fachabteilungen oder im Rahmen der Disposition. Bei Materialien, die im Materialstamm definiert sind, kontrolliert das System den jeweiligen Meldebestand und

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 4 - Einkaufsprozess

ermittelt so die nachzubestellenden Materialien. Sie haben die Möglichkeit, Bestellanforderungen entweder selbst zu erfassen oder sie durch das System automatisch erzeugen zu lassen.

2. Ermittlung der Bezugsquelle Die Komponente Einkauf unterstützt Sie bei der Ermittlung möglicher Bezugsquellen unter Berücksichtigung vergangener Bestellungen oder bestehender Kontrakte. Dies beschleunigt die Erstellung von Anfragen, die dann über SAP-EDI auf elektronischem Weg an gewünschte Lieferanten übermittelt werden können.

3. Lieferantenauswahl und Angebotsvergleich Das System ist in der Lage, Preisfindungsszenarien zu simulieren, so daß Sie Angebote miteinander vergleichen können. Absageschreiben werden automatisch verschickt.

4. Bestellabwicklung Das Einkaufssystem übernimmt die Informationen aus der Bestellanforderung und dem Angebot und entlastet Sie auf diese Weise bei der Eröffnung von Bestellungen. Ebenso wie Bestellanforderungen können Sie Bestellungen selbst erzeugen oder sie durch das System automatisch erzeugen lassen. Lieferpläne und Kontrakte werden ebenfalls unterstützt.

5. Bestellüberwachung Das System prüft die (von Ihnen vorgegebenen) Wiedervorlagezeiten und druckt dann in den entsprechenden Zeitabständen automatisch Mahnschreiben aus. Es liefert Ihnen den aktuellen Status sämtlicher Bestellanforderungen, Angebote und Bestellungen.

6. Wareneingang und Bestandsführung Versand und Wareneingang können den Empfang von Waren bestätigen, indem sie lediglich die Bestellnummer eingeben. Durch Angabe der zulässigen Über- und Unterlieferungstoleranzen haben Einkäufer die Möglichkeit, Über- und Unterlieferungen zu begrenzen.

7. Rechnungsprüfung Das System unterstützt das Prüfen von Rechnungen. Durch Zugriff auf Bestellvorgänge und Wareneingänge wird der Rechnungsprüfer auf Mengen- und Preisabweichungen hingewiesen.

4.2. Am Einkaufsprozess beteiligte R/3-Komponenten

Die Funktionen für die Bedarfsermittlung, die Ermittlung der Bezugsquelle für das Material, die Lieferantenauswahl, die Bestellung und deren Überwachung werden in der Komponente "Einkauf" der Materialwirtschaft abgebildet (s.a. Kap. 5 - Einkauf). Die im Beschaffungszyklus darauffolgenden Funktionen "Wareneingang" und "Bestandsführung" werden in der Komponente "Bestands- führung" der Materialwirtschaft vorgenommen (s.a. Kap. 6 - Bestandsführung). Die den Geschäftsprozess abschließende Rechnungsprüfung und Bezahlung der Lieferung wird teils in der Materialwirtschafts-Komponente "Rechnungs- prüfung" (Logistik-Rechnungsprüfung und Erzeugen eines offenen Postens),

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 5 - Einkauf

teils in der Rechnungswesen-Komponente "Kreditorenbuchhaltung" (Ausgleich des offenen Postens) vorgenommen (s.a. Kap. 7 - Rechnungsprüfung und Kap. 8 - Kreditorenbuchhaltung).

MM-Komponente MM-Komponente “Rechnungsprüfung” “Einkauf” MM-Komponente “Bestandsführung”
MM-Komponente
MM-Komponente
“Rechnungsprüfung”
“Einkauf”
MM-Komponente
“Bestandsführung”

Endgültige Bezahlung erfolgt in der FI-Komponente “Kreditorenbuchhaltung”

Abbildung 8: Beschaffungszyklus (Quelle: SAP AG)

5.

Einkauf

In diesem Kapitel verschaffen Sie sich einen Überblick über den Einkauf im R/3- System. Sie lernen Einkaufsbelege kennen und wissen, welche Arten es davon gibt und wie diese strukturiert sind. Als Beispiele für Einkaufsbelege betrachten Sie Anfragen, Angebote, Angebotsvergleiche und Bestellungen genauer.

5.1. Überblick über den Einkauf

Der Einkauf ist eine Komponente der Materialwirtschaft. Die Materialwirtschaft, mit der Kurzbezeichnung MM (Materials Management), ist ein vollintegriertes Modul des SAP-Systems. Es unterstützt alle Phasen der Materialwirtschaft:

Disposition, Einkauf, Wareneingang, Bestandsführung und Rechnungsprüfung.

Die Komponente Einkauf hat folgende Aufgaben:

externe Beschaffung von Materialien bzw. Dienstleistungen

Ermittlung möglicher Bezugsquellen für einen Bedarf, der entweder im Rahmen der Disposition oder in den Fachabteilungen entstanden ist

Überwachung der Warenlieferungen bzw. deren Zahlung

Eine reibungslose Beschaffung setzt voraus, daß Kommunikation zwischen allen Beteiligten stattfindet.

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 5 - Einkauf

Dieser Informationsfluß ist im SAP-System dadurch gewährleistet, daß der Einkauf in das Gesamtsystem integriert ist und Übergänge zu einer Vielzahl anderer SAP-Module aufweist, z.B. zum:

Controlling (CO) Die Schnittstelle zum Kostenrechnungssystem (Controlling) ist vor allem bei Bestellungen für
Controlling
(CO)
Die Schnittstelle zum Kostenrechnungssystem (Controlling) ist
vor allem bei Bestellungen für Verbrauchsmaterial bzw.
Dienstleistungen ersichtlich, weil sie direkt einer Kostenstelle
bzw. einem Auftrag zugeordnet werden können.
Finanzwesen
(FI)
Zusammen mit dem Finanzwesen pflegt der Einkauf die Daten
der im System definierten Lieferanten. Für jeden Lieferanten
wird ein sogenannter Lieferantenstammsatz gepflegt, der sowohl
buchhalterische Daten als auch Informationen zur Beschaffung
enthält. Der Lieferantenstammsatz stellt in der Finanzbuch-
haltung das Konto des Kreditors dar. Bei der Kontierung von
Bestellungen kann der Einkauf auch festlegen, welche
Sachkonten in der Finanzbuchhaltung belastet werden sollen.
Vertrieb
(SD)
Im Rahmen der Disposition kann ein Bedarf, der aus dem Ver-
trieb entstanden ist, an den Einkauf übergeben werden. Darüber
hinaus kann der Bedarf bereits bei der Erfassung der Bestell-
anforderung dem Kundenauftrag direkt zugeordnet werden.

Tabelle 3: Schnittstellen des Einkaufs

5.2.

Einkaufsbelege

Ein Einkaufsbeleg ist ein Instrument, das vom Einkauf verwendet wird, um Materialien oder Dienstleistungen zu beschaffen.

5.2.1. Arten Einkaufsbelege unterscheiden sich im SAP-System durch die Einkaufsbelegart. Sie bestimmt z.B., welcher Nummernkreis maßgebend ist und welche Felder Ihnen zur Pflege angeboten werden. Die jeweilige Belegart wird beim Anlegen eines Einkaufsbelegs vorgeschlagen. Es gibt beispielsweise Belegarten für Anfragen, Bestellungen und Kontrakte. Bestimmte Belegarten werden im SAP-Standardsystem angeboten; Ihre Firma kann aber auch ihre eigenen Belegarten definieren. Die anschließende Auflistung zeigt die verschiedenen im Standardsystem enthaltenen Einkaufsbelege:

Anfrage übermittelt den in der Bestellanforderung definierten Bedarf an potentielle Lieferanten. Angebot enthält die
Anfrage
übermittelt den in der Bestellanforderung definierten Bedarf an
potentielle Lieferanten.
Angebot
enthält die Konditionen des Lieferanten und bildet die Basis zur
Auswahl von Lieferanten.
Bestellung ist die formelle und verbindliche Willenserklärung gegenüber einem
Lieferanten zur Abnahme eines Materials oder einer Dienstleistung.
Kontrakt eine Art des Rahmenvertrags; der Kontrakt ist die verbindliche
Willenserklärung zur Abnahme eines Materials oder einer
Dienstleistung innerhalb eines vereinbarten Zeitraums.

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 5 - Einkauf

Lieferplan eine Art des Rahmenvertrags; der Lieferplan enthält fest definierte Zeitpunkte (Einteilungen), zu denen
Lieferplan
eine Art des Rahmenvertrags; der Lieferplan enthält fest definierte
Zeitpunkte (Einteilungen), zu denen Lieferungen erfolgen sollen.
BANF
Mittels Bestellanforderungen können dem Einkauf Material- oder
Dienstleistungsbedarfe mitgeteilt werden. Bestellanforderungen
sind rein intern verwendete Belege.

Tabelle 4: Einkaufsbelegarten

5.2.2. Struktur Einkaufsbelege sind in zwei Bereiche untergliedert: in den Belegkopf und den Bereich der einzelnen Positionen. Pro Beleg sind ein Kopf und mehrere Positionen möglich.

Der Belegkopf enthält die für den gesamten Beleg geltenden Informationen, die Positionen die zu beschaffenden Materialien oder Dienstleistungen. So sind bei einer Bestellung Angaben zum Lieferanten und die Belegnummer Bestandteil des Bestellkopfs, während die einzelnen Positionen das Material und die Bestellmenge angeben.

Die Zusatzdaten enthalten zusätzliche Informationen zu einer Position und stehen in keinem direkten Zusammenhang mit den Beschaffungsdaten der Position. Zusatzdaten sind beispielsweise die Kontierungsdaten (wie Kostenstelle und Sachkonto) und die Bestellentwicklung einer Position, die Informationen über bereits erfolgte Waren- und Rechnungseingänge zu der Position enthält.

Jede Position eines Einkaufsbelegs stellt eine Beschaffungseinheit dar. Das heißt, Einkaufsvorgänge werden positionsweise angefordert, bestellt und überwacht.

posit ionsweise angefordert, bestellt und überwacht. Abbildung 9: Struktur von Einkaufsbelegen (Quelle: SAP AG)

Abbildung 9: Struktur von Einkaufsbelegen (Quelle: SAP AG)

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 5 - Einkauf

5.2.3. Nummerierung

Jedem Beleg wird eine Nummer zugeordnet. Diese Nummer kann intern oder extern vergeben werden, je nach Handhabung in Ihrem Unternehmen. Interne Nummernvergabe bedeutet, daß dem Beleg vom System eine Nummer zugewiesen wird; extern heißt, daß die Person, die den Beleg erstellt, auch die Nummer festlegt. Alphanumerische Nummernvergabe ist nur bei externer Nummernvergabe möglich.

5.2.4. Beispiele von Einkaufsbelegen

Anfrage Definition Eine Anfrage ist die Aufforderung einer Einkaufsorganisation an einen Lieferanten, ein Angebot zur Lieferung von Materialien bzw. Erbringung von Dienstleistungen abzugeben.

Struktur einer Anfrage Eine Anfrage besteht aus dem Anfragekopf und den Positionen.

Anfragekopf Er enthält allgemeine Informationen zur Anfrage, z.B. die Lieferanten- adresse

Positionen Sie enthalten die Gesamtmengen und Liefertermine der angefragten Materialien bzw. Dienstleistungen. In den Einteilungen kann die Gesamt- menge in mehrere Teilmengen mit den zugehörigen Lieferterminen unterteilt sein. Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungsverzeichnis. Gliederungsstufen strukturieren das Leistungs- verzeichnis, und Leistungszeilen legen die angefragte Menge fest.

Angebot Definition Ein Angebot ist die Offerte eines Lieferanten an eine Einkaufsorganisation zur Lieferung von Materialien bzw. Erbringung von Dienstleistungen zu festgelegten Konditionen.

Struktur eines Angebots Die Offerte ist für einen bestimmten Zeitraum für den Lieferanten rechtlich bindend. Mit einem Angebot antwortet der Lieferant auf eine Anfrage einer Einkaufsorganisation.

Ein Angebot besteht aus Positionen, in denen die Gesamtmenge und der Liefertermin eines angebotenen Materials bzw. einer Leistung angegeben ist.

In den Einteilungen kann die Gesamtmenge in mehrere Teilmengen mit den zugehörigen Lieferterminen unterteilt sein.

Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungs- verzeichnis. Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis und Leistungszeilen legen die angebotene Menge fest.

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 5 - Einkauf

Wenn Leistungen nicht genau definiert werden können, dann werden Wertlimits anstelle von Leistungszeilen angegeben. Wertlimits können für bestimmte Kontrakte festgelegt werden.

Konditionen können auf verschiedenen Ebenen gelten:

für das gesamte Angebot

auf Positionsebene für das zu liefernde Material bzw. das Beschaffungs- vorhaben für Dienstleistungen

auf Ebene der Leistungszeile für die einzelne Leistung

Angebotsvergleiche Definition Sie können die Preise sämtlicher auf eine bestimmte Ausschreibung (Anfragen) bezogenen Angebote mit Hilfe des Preisspiegels vergleichen. In diesem Preis- spiegel sind die Angebote nach Positionen in der Reihenfolge der günstigsten Preisangebote aufgelistet.

Bevor Sie den Preisspiegel erstellen, berücksichtigen Sie folgendes:

Die Angebotsdaten sollten möglichst für alle Positionen innerhalb der zu vergleichenden Angebote vorliegen. Nur dann ist eine korrekte Interpretation der Mittel- und Gesamtwerte möglich. Enthalten Angebot 1 und 2 Preisangaben zu Position 1, Angebot 3 jedoch nur zu Position 2, dann fehlen dem System Informationen, um einen korrekten Preis- vergleich für alle drei Angebote durchzuführen.

Bei Angeboten in Fremdwährung wird der Angebotspreis automatisch in die Währung des Buchungskreises umgerechnet; diese wird durch Ihre Einkaufsorganisation festgelegt. Sie sollten daher sicherstellen, daß die aktuellen Wechselkurse in Ihrem System hinterlegt sind.

Bestellung Definition Eine Bestellung ist die Aufforderung einer Einkaufsorganisation an einen Lieferanten, oder an ein Werk, zu einem bestimmten Zeitpunkt eine bestimmte Menge an Materialien zu liefern bzw. Dienstleistungen zu erbringen.

Die Bestellung kann für verschiedene Beschaffungsprozesse eingesetzt werden: Sie können Materialien für den direkten Verbrauch oder für das Lager und Dienstleistungen beschaffen. Weiter sind die besonderen Beschaffungs- arten Lohnbearbeitung, Strecke und Konsignation vorgesehen.

Mit Bestellungen können Sie Bedarfe extern decken, d.h. ein Lieferant erbringt z.B. eine Leistung oder liefert einen Rohstoff. Ebenso können Sie mit einer Bestellung dafür sorgen, daß ein Material, das in einem Ihrer Werke benötigt wird, von einem anderen Werk Ihrer Firma intern beschafft, d.h. umgelagert wird. Die Folgeaktivitäten zu Bestellungen - wie Waren- und Rechnungs- eingänge - werden protokolliert, so daß Sie den Beschaffungsvorgang über- wachen können.

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 6 - Bestandsführung

Sie können Bestellungen für einmalige Beschaffungsvorgänge nutzen. Wenn Sie z.B. bei einem Lieferanten nur einmal ein Material einkaufen möchten, dann legen Sie eine Bestellung an - wenn Sie erwägen, mit diesem Lieferanten eine längerfristige Lieferbeziehungen einzugehen, empfiehlt sich die Beschaffung über Rahmenverträge, da Sie hierbei u.a. günstigere Konditionen erzielen können.

Im Rahmen des optimierten Einkaufs kann die Bestellmenge bei der Bestell- bearbeitung gerundet werden, um ausgehandelte Konditionen auszuschöpfen oder um vorhandene Transportkapazitäten optimal zu nutzen.

Struktur einer Bestellung Eine Bestellung besteht aus einem Belegkopf und Positionen:

Die im Kopf enthaltenen Informationen beziehen sich auf die gesamte Bestellung. Die Zahlungs- und Lieferbedingungen sind beispielsweise Bestand- teil des Belegkopfs.

Für die Positionen ist jeweils eine Beschaffungsart festgelegt ist. Es gibt folgende Beschaffungsarten:

Normal

Lohnbearbeitung

Konsignation

Umlagerung

Dienstleistung

Die in der Bestellposition festgelegte Gesamtmenge an zu lieferndem Material bzw. zu erbringender Dienstleistung kann in den Einteilungen in verschiedene Teilmengen mit dazugehörigen Lieferterminen untergliedert werden.

Für Bestellpositionen, die zur Lohnbearbeitung vergeben werden, können für

jeden

Liefertermin

die

beizustellenden

Materialkomponenten

angegeben

werden.

Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungsverzeich- nis. Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis und Leistungs- zeilen legen die bestellte Menge fest. Für Leistungen, die nicht genau spezi- fiziert werden können, werden anstelle von Leistungszeilen Wertlimits angege- ben.

Wenn Dienstleistungen von Kontrakten abgerufen werden, kann die Bestell- position ein Wertlimit mit Bezug auf einen bestimmten Kontrakt enthalten.

6.

Bestandsführung

Nach diesem Kapitel können Sie die Komponente "Bestandsführung" kurz beschreiben und in den Gesamtzusammenhang des R/3-Systems einordnen. Sie erfahren einiges über den Wareneingang, der im Einkaufsprozess den nächsten Schritt nach der Bestellung von Materialien darstellt. Sie werden in

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 6 - Bestandsführung

der Lage sein, einen Wareneingang eines bestellten Materials zu buchen und wissen, welche Auswirkungen dies auf andere Bereiche hat.

6.1. Überblick über die Bestandsführung

Diese Komponente befaßt sich mit folgenden Aufgaben:

mengen- und wertmäßige Führung der Materialbestände

Planung, Erfassung und Nachweis aller Warenbewegungen

Durchführung der Inventur

Die Bestandsführung ist eine Komponente des Moduls Materialwirtschaft und in die gesamte Logistik eingebettet:

Materialwirtschaft und in die gesamte Logistik eingebettet: Abbildung 10: Einbettung der Bestandsführung in die

Abbildung 10: Einbettung der Bestandsführung in die Logistik (Quelle: SAP AG)

Material wird aufgrund der von der Disposition ermittelten Bedarfe extern oder intern beschafft. Die Lieferung wird in der Bestandsführung als Wareneingang erfaßt. Das Material wird solange gelagert (und im Bestand geführt), bis es an Kunden (Vertrieb) geliefert oder für interne Zwecke (z.B. Fertigung) verwendet wird.

Bei allen Vorgängen greift die Bestandsführung auf Stammdaten (z.B. Materialstammdaten) sowie auf Bewegungsdaten (z.B. Einkaufsbelege) zu, die gemeinsam von allen Logistikkomponenten verwendet werden.

6.2. Wareneingang

6.2.1. Überblick über den Wareneingang

Mit der Komponente "Wareneingang" können Sie den Erhalt von Waren von einem externen Lieferanten oder aus der Produktion buchen. Ein Waren- eingang führt zu einer Erhöhung des Lagerbestands.

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 6 - Bestandsführung

Es werden folgende Wareneingänge unterschieden:

Wareneingang mit Bezug auf eine Bestellung (i.d.R. im Einkauf generiert)

Wareneingang mit Bezug auf einen Auftrag (i.d.R. in intern in der Produktion generiert)

sonstiger Wareneingang (z.B. kostenlose Lieferung)

Wir betrachten im folgenden nur den Wareneingang mit Bezug auf eine Bestellung.

6.2.2. Wareneingang mit Bezug auf Bestellungen

Die Bestellung ist nicht nur der Beleg, mit dem der Einkauf Waren beim Lieferanten bestellt, sondern auch ein wichtiges Planungs- und Überwachungs- instrument für die Einkaufsabteilung, die Disposition, die Bestandsführung und die Rechnungsprüfung.

Bezug zur Bestellung: Wenn eine Ware aufgrund einer Bestellung geliefert wird, ist es für alle betroffenen Abteilungen wichtig, daß der Wareneingang sich auf diese Bestellung bezieht, denn:

Die Wareneingangsstelle kann überprüfen, ob tatsächlich geliefert wird, was bestellt wurde.

Das System kann beim Erfassen des Wareneingangs Daten aus der Bestellung (z.B. bestelltes Material, Menge) vorschlagen, was sowohl die Erfassung als auch die Kontrolle (Über- und Unterlieferungen) beim Wareneingang erleichtert.

Die Lieferung wird in der Bestellentwicklung vermerkt. Somit kann die Einkaufsabteilung die Bestellentwicklung verfolgen und bei verspäteter Lieferung Mahnverfahren veranlassen.

Die Lieferantenrechnung wird aufgrund der bestellten und der gelieferten Menge geprüft.

Die Bewertung des Wareneingangs erfolgt aufgrund des Bestell- bzw. Rechnungspreises.

Wie findet man die Bestellung ? In der Regel ist die Bestellnummer auf dem Lieferschein aufgeführt, der der bestellten Ware beigefügt ist und vom Liefer- anten an die Wareneingangsstelle übergeben wird. Wenn die Bestellnummer nicht auf dem Lieferschein steht, können Sie über die Material- oder die Liefer- antennummer im System die Bestellung wiederfinden, die die Lieferung veranlasst hat.

Bestimmungsort der Ware: Eingehende Ware kann entweder für das Lager, den sofortigen Verbrauch oder für den Wareneingangssperrbestand (Waren- annahme unter Vorbehalt) bestimmt sein. Wenn das Material für das Lager bestimmt ist, kann der Besteller einen Lagerort definieren. Dieser Lagerort wird bei der Wareneingangserfassung vom System vorgeschlagen und kann von Ihnen angenommen oder geändert werden. Wenn in der Bestellung kein

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Lagerort eingegeben wurde, müssen Sie beim Wareneingang einen Lagerort angeben.

Ein Wareneingang für das Lager kann in drei Bestandsarten gebucht werden:

in den frei verwendbaren Bestand

in den Qualitätsprüfbestand

in den gesperrten Bestand

In der Bestellung kann vorgeplant werden, ob das Material in den Qualitäts- prüfbestand zu buchen ist. Sie entscheiden zum Zeitpunkt des Wareneingangs, in welche Bestandsart das Material gebucht wird.

6.2.3. Auswirkungen einer Wareneingangsbuchung

Ein Wareneingang hat folgende Auswirkungen im System:

Erzeugen eines Materialbelegs Wenn Sie einen Wareneingang buchen, erstellen Sie einen Materialbeleg, der Nachweis für die Bewegung ist.

einen Materialbeleg, der Nachweis für die Bewegung ist. Abbildung 11: Erzeugung eines Ma terialbelegs (Quelle: SAP

Abbildung 11: Erzeugung eines Materialbelegs (Quelle: SAP AG)

Erzeugen eines Buchhaltungsbelegs Parallel zum Materialbeleg wird ein Buchhaltungsbeleg erstellt, der die für die Bewegung notwendigen Buchungszeilen auf den Konten der Buchhaltung ent- hält.

Erzeugen eines Warenbegleitscheins Wenn Sie den Wareneingang erfassen, können Sie gleichzeitig den Waren- begleitschein (Wareneingangsschein, Palettenschein) drucken (siehe Druck- funktionen).

Senden einer Nachricht an den Einkauf Wenn das Kennzeichen WE-Nachricht in der Bestellung gesetzt wurde, erhält der Einkäufer automatisch eine Nachricht, die auf die Lieferung hinweist.

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 6 - Bestandsführung

Fortschreibung des Bestands Die Bestandsfortschreibung im Materialstammsatz hängt vom Bestimmungsort der Ware ab:

Wareneingang ins Lager: Wenn die Ware für das Lager angeliefert wird, erhöht das System den gesamten bewerteten Bestand und die Bestandsart (z.B. frei verwendbaren Bestand) um die gelieferte Menge. Der Bestandswert wird gleichzeitig fortgeschrieben.

Wareneingang in den Verbrauch: Wurde die Ware für den Verbrauch angeliefert, wird lediglich die Verbrauchsstatistik im Materialstammsatz fortgeschrieben.

Wareneingang in den WE-Sperrbestand: Wird der Wareneingang in den WE-Sperrbestand gebucht (siehe Abschnitt Wareneingang über den WE- Sperrbestand), bleibt der Bestand unverändert. Die Ware wird nur in dem WE-Sperrbestand der Bestellentwicklung geführt.

Wareneingang in einen neuen Lagerort: Haben Sie die Ware in einen Lagerort gebucht, den es für dieses Material noch nicht gab, haben Sie mit der WE-Buchung automatisch die Lagerungsdaten im Material- stammsatz angelegt. Als Voraussetzung dafür muß im Customizing das automatische Anlegen von Lagerungsdaten sowohl für das Werk als auch für die Bewegungsart erlaubt sein. Andernfalls müssen Sie den Materialstammsatz um diesen neuen Lagerort erweitern, bevor Sie den Wareneingang buchen.

Fortschreibung der Sachkonten Mit der Wareneingangsbuchung erzeugt das System automatisch Buchungs- zeilen auf den Konten der Buchhaltung. Andere Fortschreibungen können auch in den nachgelagerten Anwendungen stattfinden. So wird z.B. bei einem Wareneingang in den Verbrauch das Kontierungsobjekt (z.B. Kostenstelle, Auftrag, Anlage) belastet.

Fortschreibungen in der Bestellung Folgende Einkaufsdaten werden fortgeschrieben:

Bestellentwicklung: Mit der Wareneingangsbuchung wird automatisch ein Bestellentwicklungssatz angelegt, der die für den Einkauf wesentlichen Daten enthält, darunter die gelieferte Menge, die Materialbelegnummer und -position, die Bewegungsart und das Buchungsdatum des Wareneingangs.

Bestellposition: Ist das Endlieferungskennzeichen gesetzt, gilt die Bestellposition als erledigt, und die offene Bestellmenge wird auf Null gesetzt.

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 7 - Rechnungsprüfung

Andere Fortschreibungen Abhängig von den Eigenschaften des Materials, der Bewegung und der eingesetzten SAP-Modulen finden auch Fortschreibungen in anderen SAP- Anwendungen statt, z.B.:

Dispositionsvormerkung oder Primärbedarfsabbau in der Disposition

Statistikdaten im Bestandscontrolling

Daten für die Lieferantenbeurteilung im Einkauf

Transportbedarf und Quant in der Lagerverwaltung

Prüflos im Qualitätsmanagement

7.

Rechnungsprüfung

Am Ende dieses Kapitels kennen Sie die Grundlagen der Logistik-Rechnungs- prüfung, die in der Materialwirtschaft den Einkaufsprozess abschließt und das Bindeglied zum Finanzwesen darstellt.

Die Logistik-Rechnungsprüfung ist ein Teil der Materialwirtschaft (MM). Am Ende der logistischen Kette aus Einkauf, Bestandsführung und Rechnungs- prüfung prüft sie Rechnungen auf sachliche, preisliche und rechnerische Richtigkeit. Mit dem Buchen der Rechnung werden die Daten der Rechnung im System gesichert. Das System aktualisiert die gesicherten Daten der Rechnungsbelege in der Materialwirtschaft und im Rechnungswesen. Außerdem wird auf dem Kreditorenkonto des Lieferanten ein offener Posten in Höhe der Rechnung erzeugt, der später ausgeglichen wird (s.a. Kap. 8.2 - Ausgleich offener Posten).

Die Logistik-Rechnungsprüfung hat folgende Aufgaben:

den Vorgang der Materialbeschaffung - von Bestellanforderung über Einkauf zum Wareneingang - abzuschließen

Rechnungen, die nicht im Bereich der Materialbeschaffung entstehen (z.B. Dienstleistungen, Spesenabrechnungen, Seminarkosten etc.), zu bearbeiten

Gutschriften, z.B. als Rechnungsstornierung oder als Rücklieferung, zu bearbeiten

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 8 - Kreditorenbuchhaltung

In

der

Logistik-Rechnungsprüfung

stehen

verschiedene

Verarbeiten einer Rechnung zur Verfügung:

Prozesse

zum

Rechnungsprüfung im Dialog Sie erhalten eine Rechnung, erfassen die Daten im System, vergleichen und korrigieren
Rechnungsprüfung im Dialog Sie erhalten eine Rechnung, erfassen die Daten
im System, vergleichen und korrigieren die vom
System vorgeschlagenen Daten (z.B. Menge und
Wert) mit den Angaben auf der Rechnung und
buchen diese Rechnung.

Rechnungsprüfung im Hintergrund

Sie erhalten eine Rechnung, erfassen nur den Gesamtbetrag und die Zuordnung der Rechnung. Das System prüft die Rechnung dann im Hinter- grund. Wenn keine Fehler auftreten, wird die Rechnung im Hintergrund gebucht. Wenn Fehler auftreten, wird die Rechnung gespeichert und muß in einem gesonderten Arbeitsschritt nach- bearbeitet werden.

EDI-Eingang einer Rechnung Die Rechnungsinformationen werden per Daten- fernübertragung in das R/3-System gebracht;
EDI-Eingang einer
Rechnung
Die Rechnungsinformationen werden per Daten-
fernübertragung in das R/3-System gebracht;
das System versucht diese Rechnung zu
buchen. Wenn dabei Fehler auftreten, müssen
die Rechnungen manuell bearbeitet werden.
Automatische
Wareneingangsabrechnung
(ERS)
Sie erhalten keine Lieferantenrechnung, sondern
buchen die Rechnung selber auf Basis der
Bestell- und Wareneingangsinformationen.

Tabelle 5: Bearbeitungsmöglichkeiten bei der Logistik-Rechnungsprüfung

8.

Kreditorenbuchhaltung

Dieses Kapitel vermittelt Ihnen das notwendige Wissen über die Kreditoren- buchhaltung, um den Einkaufsprozess abzuschließen. Die Kreditorenbuch- haltung ist Teil des Finanzwesens und stellt u.a. die Verbindung zur Materialwirtschaft her. Sie erfahren, wie die bei Buchung der Rechnung entstandenen offenen Posten ausgeglichen werden können.

8.1.

Überblick

Die Kreditorenbuchhaltung führt und verwaltet die buchhalterischen Daten aller Kreditoren. Darüber hinaus ist sie ein integraler Bestandteil des Einkaufs- systems: Lieferungen und Rechnungen werden lieferantenbezogen geführt. Aus den operativen Vorgängen werden die Buchungen automatisch angestoßen. Das Cash Management wird ebenfalls mit Werten aus Rechnungen versorgt, um so die Liquiditätsplanung zu optimieren.

Verbindlichkeiten werden durch das Zahlungsprogramm reguliert. Dabei werden alle gängigen Zahlwege (Schecks, Überweisungen etc.) in Formularform ebenso unterstützt wie der elektronische Weg (Datenträgeraustausch mittels

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 8 - Kreditorenbuchhaltung

Diskette und Vorbereitung der Datenfernübertragung). Die jeweiligen länderspezifischen Zahlverfahren sind ebenfalls Bestandteil des Programms.

Bestehende Forderungen (z.B. Rückzahlung einer Gutschrift) können ggf. angemahnt werden. Diese Funktion wird durch das Mahnprogramm unterstützt.

Die Buchungen in der Kreditorenbuchhaltung werden zugleich auch im Hauptbuch geführt, wobei je nach Vorgang (Verbindlichkeiten, Anzahlungen u.a.) unterschiedliche Sachkonten fortgeschrieben werden. Für die Verfolgung der offenen Posten stehen Ihnen Fälligkeitsvorausschauen und weitere Standardberichte zur Verfügung.

Im Schriftverkehr können Saldenbestätigungen, Kontoauszüge und andere Mitteilungen individuell gestaltet werden. Zur Dokumentation der Vorgänge in der Kreditorenbuchhaltung stehen Ihnen Saldenlisten, Journale, Konten- schreibung und andere Auswertungen zur Verfügung.

8.2. Ausgleich offener Posten

Offene Posten stellen unerledigte Vorgänge dar. Beispielsweise wird eine nicht bezahlte Rechnungsposition auf dem Kreditorenkonto als offener Posten geführt, bis sie bezahlt wird.

Die offenen Posten eines Kontos können ausgeglichen werden, wenn ihnen ein gleich hoher Betrag auf der Gegenseite zugeordnet werden kann. Der Saldo der einander zugeordneten Posten muß also Null ergeben.

der einander zugeordneten Posten muß also Null ergeben. Abbildung 12: Ausgleich offener Posten (Quelle: SAP AG)

Abbildung 12: Ausgleich offener Posten (Quelle: SAP AG)

Beim Ausgleichen werden diese Posten mit einer Ausgleichsbelegnummer und dem Datum des Ausgleichs versehen. Dadurch werden zum Beispiel Rechnungen auf einem Debitorenkonto als bezahlt und Posten eines Bank- verrechnungskontos als geklärt gekennzeichnet.

Voraussetzung ist, daß das Konto, auf dem die Posten gebucht wurden, mit Offene-Posten-Verwaltung geführt wird. Debitoren- und Kreditorenkonten unter- liegen automatisch dieser Verwaltung. Dadurch haben Sie jederzeit die Kontrolle darüber, welche Forderungen oder Verbindlichkeiten noch bestehen. Für Sachkonten müssen Sie diese Option im Stammsatz festlegen. Beispiels- weise sollten Bankunterkonten und Verrechnungskonten mit Offene-Posten-

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 9 - Mögliche Szenarien beim Einkaufsprozess

Verwaltung versehen werden, da Sie über diese Konten nachvollziehen wollen, ob Geschäftsvorgänge bereits abgeschlossen sind.

Durch die Offene-Posten-Verwaltung wird sichergestellt, daß alle Posten, die noch nicht ausgeglichen wurden, im System verfügbar sind. Erst nachdem alle offenen Posten eines Belegs ausgeglichen sind, kann ein Beleg archiviert werden.

Ob ein Posten ausgeglichen ist, können Sie durch die Einzelpostenanzeige oder über die Beleganzeige feststellen. Bei der Einzelpostenanzeige werden in der Standardvariante für den Zeilenaufbau die letzten drei Stellen der Ausgleichsbelegnummer angezeigt. Die Ausgleichsbelege werden Sie sich ansehen, wenn Sie feststellen wollen, wodurch Posten ausgeglichen wurden.

9. Mögliche Szenarien beim Einkaufsprozess

Dieses zentrale Kapitel zeigt auf, wie unterschiedlich in der Praxis der externe Beschaffungsvorgang ablaufen kann. Es werden drei typische Abläufe vorge- stellt und deren Einzelschritte beschrieben. Sie erfahren, welche Aktivitäten durchzuführen sind, abhängig davon, ob das zu beschaffende Material schon bekannt ist und ob der Lieferant ein neuer oder ein altbekannter Geschäfts- partner ist.

In der unternehmerischen Praxis wird das Vorgehen bei der externen Be- schaffung von Materialien in den seltensten Fällen immer so idealtypisch ablaufen, wie es in Kap. 4.1 beschrieben wurde.

Vielmehr werden sich die möglichen Einkaufsszenarien je nach der Situation, in der sich der zuständige Einkäufer gerade befindet, möglicherweise stark voneinander unterscheiden.

Einflussfaktoren auf die Art des Einkaufsprozesses können z.B. sein:

ist das zu beschaffende Material früher schon einmal beschafft worden, d.h. ist es bekannt ?

wird bei einem Lieferanten eingekauft, mit dem wir schon langwährende Geschäftsbeziehungen pflegen, oder müssen wir uns nach einer neuen Bezugsquelle umsehen ?

liegen innerbetriebliche Richtlinien vor, nach denen der Einkaufsprozess abzulaufen hat, z.B. Qualitätsmanagement-Richtlinien ?

Daher betrachten wir nun einige denkbare Konstellationen.

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 9 - Mögliche Szenarien beim Einkaufsprozess

9.1. Material und Lieferant bekannt

Wenn wir ein Material, das wir schon einmal beschafft haben und das daher auch in unserem Materialstamm verzeichnet ist, bei einem Lieferanten bestellen, mit dem wir schon länger Geschäftsbeziehungen unterhalten, könnte der daraus resultierende Einkaufsprozess folgendermaßen aussehen:

1. Wir senden eine Bestellung über das Material X an den Lieferanten L.

2. Nach Eintreffen der Ware in unserem Lager verbuchen wir den Waren- eingang.

3. Wir prüfen die an uns gestellte Rechnung.

4. Wir begleichen die Rechnung z.B. per Überweisung.

9.2. Material unbekannt, Lieferant bekannt

Wollen wir jedoch bei unserem Lieferanten ein neues, bisher noch nicht ver- wendetes und daher auch noch nicht im Materialstamm angelegtes Material be- ziehen, müssen wir den einen zusätzlichen Schritt ausführen:

1. Wir bringen wichtige Eigenschaften des neuen Materials X in Erfahrung und legen mit diesem Wissen das Material in unserem Materialstamm an (s.a. Kap. 10 - Materialstamm).

2. Wir senden eine Bestellung über das Material X an den Lieferanten L.

3. Nach Eintreffen der Ware in unserem Lager verbuchen wir den Waren- eingang.

4. Wir prüfen die an uns gestellte Rechnung.

5. Wir begleichen die Rechnung z.B. per Überweisung.

9.3. Material bekannt, Lieferant unbekannt

Tritt z.B. der Fall ein, dass unser langjähriger Lieferant L das Material X auf- grund von Produktionsschwierigkeiten im Moment nicht liefern kann, bietet es sich an, folgenden Weg einzuschlagen:

1. Wir richten einige Anfragen über den Bezug des Materials X an die Lieferanten M und N, mit denen wir bisher keine geschäftlichen Beziehungen pflegen.

2. M und N schicken ihre Angebote an uns zurück.

3. Wir vergleichen diese Angebote hinsichtlich ihres Preises und wählen das günstigste Angebot, z.B. von Lieferant N, aus.

4. Wir bringen einige wichtige Daten über N in Erfahrung und legen den Lieferanten N dann in unserem Lieferantenstamm an (s.a. Kap. 11 -

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 10 - Materialstamm

Lieferantenstamm). Handelt es sich, wie im Beispiel unterstellt, wirklich nur um einen temporären Lieferengpass unseres Standardlieferanten L, und wollen wir in Zukunft wieder bei L bestellen, würde es auch aus- reichen, den Lieferanten N als CpD-Lieferanten anzulegen, um un- nötigen Datenerfassungsaufwand zu vermeiden (s.a. Kap. 11.5 - CpD- Lieferanten).

6. Wir senden eine Bestellung über das Material X an den Lieferanten N.

7. Nach Eintreffen der Ware in unserem Lager verbuchen wir den Waren- eingang.

8. Wir prüfen die an uns gestellte Rechnung.

9. Wir begleichen die Rechnung z.B. per Überweisung.

9.4. Langfristige Geschäftsbeziehungen zum Lieferanten

Pflegen wir schon sehr lange gute Geschäftsbeziehungen zu einem Lieferanten L und wollen mit diesem eine Vereinbarung über die Lieferung von Materialien bzw. die Erbringung von Dienstleistungen zu festgelegten Konditionen innerhalb eines bestimmten Zeitraums mit bestimmten Abnahmemengen oder –werten treffen, können wir einen Rahmenvertrag mit L abschließen.

1. Wir schließen mit L einen Rahmenvertrag, wobei uns die Möglichkeiten "Kontrakt (Mengenkontrakt, Wertkontrakt)" und "Lieferplan" offenstehen. Entschließen wir uns z.B. für einen Wertkontrakt, vereinbaren wir die Abnahme bestimmter Materialien in einer bestimmten Werthöhe.

2. Wird ein bestimmtes Material benötigt, schicken wir eine Bestellung an L.

3. Hierbei beziehen wir uns auf den Wertkontrakt. Bei der Beschaffung über Kontrakt erhält der Lieferant einen Kontraktabruf, in dem die abzurufende Menge und das Lieferdatum angegeben werden. Das heißt, es wird eine Bestellung mit Bezug zu einem Kontrakt angelegt. Preis, Lieferanten- daten, Lieferbedingungen, Bezugsnebenkosten sowie für den Liefer- anten relevante Anweisungen werden automatisch aus dem Kontrakt übernommen.

10. Materialstamm

In diesem Kapitel wird die Bedeutung der Materialstammdaten deutlich. Neben der Verwendung wird auch der Aufbau des Materialstamms erläutert, der eng mit dem organisatorischen Aufbau des Unternehmens verknüpft ist. Sie erfahren, welche Daten der Materialstamm enthält und aus welchen Sichten diese betrachtet werden können.

10.1. Verwendung des Materialstamms

Die Gesamtheit aller Informationen über sämtliche Materialien, die ein Unternehmen beschafft, fertigt, lagert und verkauft, ist im Materialstamm abgelegt. Für das Unternehmen stellt dieser die zentrale Quelle zum Abruf

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 10 - Materialstamm

materialspezifischer Daten dar. Der Materialstamm wird von sämtlichen Komponenten des SAP-Logistiksystems genutzt.

Durch die Integration aller Materialdaten in einem einzigen Datenbankobjekt entfällt das Problem der Datenredundanz. Die gespeicherten Daten können von allen Bereichen, wie Einkauf, Bestandsführung, Disposition, Rechnungsprüfung usw., gemeinsam genutzt werden (s.a. Kap. 10.4.1 - Fachbereichsdaten).

10.2. Nummerierung des Materialstamms

Für jedes Material, das Ihr Unternehmen verwendet, müssen Sie im Material- stamm einen Materialstammsatz anlegen, der durch eine Materialnummer eindeutig gekennzeichnet ist.

Je nach Handhabung in Ihrem Unternehmen können Sie als Materialnummern sprechende Schlüssel oder nichtsprechende Schlüssel vergeben. Aus diesem Grund gibt es im R/3-System zwei verschiedene Arten der Nummernvergabe:

extern Wenn Ihr Unternehmen sprechende - meist alphanumerische - Schlüssel verwendet, geben Sie die gewünschte Zeichenfolge beim Anlegen des Materialstammsatzes als Materialnummer ein. Bei externer Nummernvergabe können Sie in der Auswahl möglicher Nummern, die Sie zuordnen können, beschränkt sein. Die Nummernvergabe wird im Rahmen des Customizing gepflegt.

intern Wenn Ihr Unternehmen nichtsprechende Schlüssel verwendet, geben Sie beim Anlegen des Materialstammsatzes keine Materialnummer ein. Statt dessen vergibt das System eine laufende Nummer. Diese Nummer sehen Sie beim Pflegen des Materialstammsatzes.

10.3. Struktur des Materialstamms

Um den unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Unternehmen gerecht zu werden, ermöglicht das R/3-System eine flexible Gestaltung der Organisationsstruktur (s.a. Kap. 3.1 - Organisationseinheiten). Selbstverständ- lich ist diese Flexibilität auch in der Datenstruktur des Materialstamms abgebildet. Entsprechend sind die Materialdaten verschiedenen Organisations- ebenen zugeordnet.

Mandant Allgemeine Materialdaten, die für das gesamte Unternehmen gelten, werden auf Mandantenbasis gespeichert. Hierzu gehören u.a. die Warengruppe, die Basismengeneinheit, die Materialkurztexte und Umrechnungsfaktoren für alternative Mengeneinheiten. Ein weiteres Beispiel für allgemeine Daten sind Details über die Konstruktion eines Materials (z.B. CAD-Zeichnungen) sowie Lagerbedingungen (Temperaturbereich, Angaben darüber, ob es sich um explosives oder verderbliches Material handelt etc.).

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 10 - Materialstamm

Buchungskreis Alle Daten, die in einen bestimmten Buchungskreis sowie den zugehörigen Werken und Lagerorten gültig sind, werden auf Buchungskreisebene ge- speichert. Hierzu gehören z.B. Buchhaltungs- und Kalkulationsdaten (falls die Bewertung auf Buchungskreisebene stattfindet).

Werk Diese Ebene enthält die Daten, die für die einzelnen Betriebsstätten oder Abteilungen innerhalb einer Firma relevant sind. So gehören die für den Einkauf wichtigen Daten dieser Ebene an. Als Beispiel sind hier die Höchst- und Mindestbestellmenge eines Materials und der Meldebestand zu nennen. Auf die Werksdaten greifen Sie über den Werksschlüssel zu.

Lagerort Diese Ebene enthält die speziell für einen Lagerort geltenden Daten. Zum Beispiel werden die Bestände auf Lagerortebene geführt. Auf die Lagerortdaten greifen Sie über Werks- und Lagerortschlüssel zu.

Diese Struktur der Daten erleichtert die Organisation von materialbezogenen Informationen im gesamten Unternehmen. Sie verhindert die redundante Speicherung von Materialdaten, wenn das gleiche Material in mehr als einem Werk verwendet oder an mehr als einem Lagerort gelagert wird.

10.4. Daten im Materialstamm

10.4.1. Fachbereichsdaten Da mehrere Abteilungen eines Unternehmens mit einem Material arbeiten und jede Abteilung unterschiedliche Informationen zu dem Material verwendet, sind die Daten in einem Materialstammsatz nach Fachbereichen gegliedert. Dies ist in der folgenden Abbildung dargestellt:

Dies ist in der folgenden Abbildung dargestellt: Abbildung 13: Fachbereichsspezifische Sich ten auf den

Abbildung 13: Fachbereichsspezifische Sichten auf den Materialstamm (Quelle: SAP AG)

Jeder Fachbereich hat also seine eigene Sicht auf einen Materialstammsatz und ist für die Richtigkeit seiner Daten verantwortlich.

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 10 - Materialstamm

Fachbereich Daten im Materialstamm Beispiele Arbeitsvorbereitung Daten zur Vorbereitung der Fertigung, insbesondere
Fachbereich
Daten im
Materialstamm
Beispiele
Arbeitsvorbereitung
Daten zur Vorbereitung
der Fertigung,
insbesondere für die
Terminierung
Toleranzdaten,
Eigenfertigungszeiten
Buchhaltung
Bewertungs- und
kalkulationsspezifische
Informationen
Preissteuerung,
Standardpreis oder gleitender
Durchschnittspreis,
Bewertungsklasse
Disposition
Informationen zur
Materialbedarfsplanung
Dispositionsmerkmal,
Sicherheitsbestand, geplante
Lieferzeit oder Fertigungszeit
für ein Material
Einkauf
Durch den Einkauf
bereitgestellte Daten für
ein Material
die für das Material
zuständige Einkäufergruppe,
zulässige Über- und
Unterlieferungstoleranzen,
Einkaufsbestelltext
Fertigungshilfsmittel
Informationen zum
Material bei der
Verwendung als
Fertigungshilfsmittel
Verwendung in bestimmten
Plantypen,
Gruppierungsschlüssel,
Vorschlagswerte für Pläne
und Fertigungsaufträge
Grunddaten
Allgemeine Daten, die
von allen Fachbereichen
genutzt werden können
Daten zur
Dokumentenverwaltung,
Europäische Artikelnummer,
Abmessungen
Kalkulation
Kalkulationsspezifische
Informationen
Erzeugnis- oder
Einzelkalkulation,
kalkulatorische Losgröße,
Vorschlagsdaten für die
Bewertung
Klassifizierung
Typische Daten zur
Klassifizierung des
Materials
Zuordnung zu einer oder
mehreren Klassen,
Bewertung der Merkmale,
Standardklasse
Lagerung
Informationen zur
Lagerabwicklung und
Lagerung des Materials
Lagerbedingungen,
Verpackungsmaße
Lagerverwaltung
Allg. Daten zur
Lagerverwaltung,
Informationen zu
Lagerungsstrategien etc.
Daten zur Bestimmung des
Lagertyps für Ein- und
Auslagerung,
Ladehilfsmittelmengen

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 10 - Materialstamm

Prognose Informationen zur Vorhersage des Materialbedarfs Prognosemodell, Prognosezeitraum Qualitätsmanagement
Prognose
Informationen zur
Vorhersage des
Materialbedarfs
Prognosemodell,
Prognosezeitraum
Qualitätsmanagement Daten zum
Qualitätsmanagement:
technische
Lieferbedingungen, Zeugnis
erforderlich oder nicht, QM-
Prüfdaten (eine Prüfart pro
Vorgang)
Vertrieb
Informationen zu
Kundenaufträgen und zur
Preisfindung
Produkthierarchie,
Kontierungsgruppe,
Preismaterial, Vertriebstext

Tabelle 6: Fachbereichspezifische Daten im Materialstamm

10.4.2. Materialart Materialien mit denselben Grundeigenschaften fassen Sie durch Zuordnung zu einer gemeinsamen Materialart zusammen. Dies ermöglicht Ihnen, verschiedene Materialien nach den Erfordernissen Ihres Unternehmens einheitlich zu verwalten. Die nachfolgende Abbildung zeigt einige Materialarten.

Die nachfolgende Abbildung zeigt einige Materialarten. Abbildung 14: Beispiele für Materialarten (Quelle: SAP AG)

Abbildung 14: Beispiele für Materialarten (Quelle: SAP AG)

Wenn Sie einen Materialstammsatz anlegen, müssen Sie das Material einer Materialart zuordnen. Die Materialart legt bestimmte Eigenschaften des Materials fest und hat wichtige Steuerungsfunktionen. So beeinflusst sie beispielsweise die Bildfolge und die Feldauswahl in einem Materialstammsatz. Beim Anlegen eines Materialstammsatzes legt die Materialart folgendes fest:

ob das Material für einen bestimmten Zweck vorgesehen ist (z.B. als konfigurierbares Material oder als Prozeßmaterial)

ob die Materialnummer intern oder extern vergeben werden kann

aus welchem Nummernkreisintervall die Materialnummer vergeben wird

welche Bilder erscheinen, und in welcher Reihenfolge sie erscheinen

welche Fachbereichsdaten eingegeben werden können

welche Beschaffungsart das Material hat, d.h. ob das Material eigengefertigt oder fremdbezogen wird, oder ob beides möglich ist

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 10 - Materialstamm

Zusammen mit dem Werk bestimmt die Materialart die Bestandsführungspflicht eines Materials, d.h.

ob Mengenveränderungen im Materialstammsatz fortgeschrieben werden

ob Wertveränderungen auch auf den Bestandskonten der Finanzbuchhaltung fortgeschrieben werden

Darüber hinaus ist von der Materialart abhängig, welche Konten bebucht werden, wenn ein Material ins Lager geht oder das Lager verläßt.

Ihre Systemverwaltung stellt die Materialarten im Customizing des Material- stamms unter Eigenschaften der Materialarten festlegen ein.

10.4.3. Branche Ebenso wie die Materialart hat auch die Branche Steuerungsfunktionen im R/3- System. So beeinflußt sie beispielsweise die Bildfolge und die Feldauswahl in einem Materialstammsatz. Die einem Material zugeordnete Branche ist nachträglich nicht änderbar.

zugeordnete Branche ist nachträglich nicht änderbar. Abbildung 15: Beispiele für Branchen (Quelle: SAP AG) Im

Abbildung 15: Beispiele für Branchen (Quelle: SAP AG)

Im Standardsystem gibt es folgende Branchen (das interne Kürzel der Branche steht in Klammern):

Anlagenbau (A)

Chemie (C)

Maschinenbau (M)

Pharmazie (P)

Die übrigen Branchen werden in SAP Retail verwendet.

Im Customizing des Materialstamms unter Branchen definieren und branchen- abhängige Feldauswahl festlegen kann Ihre Systemverwaltung weitere Branchen festlegen.

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 10 - Materialstamm

10.4.4. Zusatzdaten Neben den eben beschriebenen Hauptdaten enthält jedes Material auch noch eine ganze Reihe sog. Zusatzdaten. Materialkurztext Dies ist ein kurzer Text, der das Material beschreibt. Den Materialkurztext können Sie in beliebig vielen Sprachen erfassen; allerdings ist pro Sprache nur ein Text möglich. Mengeneinheit Im R/3-System wird zwischen folgenden Mengeneinheiten unterschieden:

Basismengeneinheit Dies ist die Mengeneinheit, in der die Bestände eines Materials verwaltet werden. Alle Mengen, die in einer anderen Mengeneinheit eingegeben wurden, rechnet das System in die Basismengeneinheit um. Alternativmengeneinheiten Die einzelnen Fachbereiche können ihre eigenen Mengeneinheiten verwenden. So kann z.B. der Einkauf eine andere Mengeneinheit verwenden als der Vertrieb oder die Lagerverwaltung. Alle Mengeneinheiten mit Ausnahme der Basismengeneinheit werden unter dem Sammelbegriff Alternativmengen- einheiten zusammengefaßt. Das R/3-System unterstützt folgende Alternativ- mengeneinheiten:

Bestellmengeneinheit Diese ermöglicht die Bestellung eines Materials in einer anderen Einheit als der
Bestellmengeneinheit
Diese ermöglicht die Bestellung eines Materials in
einer anderen Einheit als der Basismengeneinheit. Die
Bestellmengeneinheit wird in den Einkaufsfunktionen
automatisch vorgeschlagen und kann dort geändert
werden.
Verkaufsmengeneinheit Diese ermöglicht den Verkauf eines Materials in einer
anderen Einheit als der Basismengeneinheit. Die
Bestellmengeneinheit wird im Kundenauftrag
automatisch vorgeschlagen und kann dort
überschrieben werden.
Ausgabemengeneinheit Mengeneinheit, in der das Material vom Lager
ausgegeben wird. Diese ermöglicht es, Verbrauch,
Umlagerungen, Umbuchungen und Inventuren in einer
anderen Einheit als der Basismengeneinheit und der
Lagermengeneinheit im System zu führen.
LVS-Mengeneinheit
Mengeneinheit, in der ein Material in der
Lagerverwaltung geführt wird. Für
Bestandsführungszwecke rechnet das System die in
der LVS-Mengeneinheit eingegebenen Mengen in die
Basismengeneinheit um. Wenn z.B. ein Material
normalerweise in der Basismengeneinheit Stück
verwaltet wird, ein Karton jedoch mehrere tausend
Stück enthält, kann es sinnvoll sein, eine LVS-
Mengeneinheit festzulegen, die für die Zwecke der
Lagerverwaltung besser geeignet ist.

Tabelle 7: Alternativmengeneinheiten

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 10 - Materialstamm

für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 10 - Materialstamm Abbildung 16: Verhältnis zwischen Basismengenei nheit

Abbildung 16: Verhältnis zwischen Basismengeneinheit und Alternativmengeneinheiten (Quelle: SAP AG)

Alle Materialdaten werden in der Basismengeneinheit fortgeschrieben. Diese Einheit sollten Sie mit Bedacht wählen, denn Mengen können nur dann genau in einer Alternativmengeneinheit ausgedrückt werden, wenn sie mit Dezimal- stellen dargestellt werden kann. Bei der Festlegung der Basismengeneinheit müssen Sie daher unbedingt folgende Punkte beachten:

Die Basismengeneinheit ist die Einheit, die die höchste erforderliche Genauigkeit bietet.

Die Umrechnung einer Alternativmengeneinheit in die Basismengen- einheit sollte eine einfache Dezimalzahl (keine periodische Dezimalzahl) ergeben.

Eine Mengeneinheitengruppe enthält mehrere Alternativmengeneinheiten und deren Umrechnungsfaktoren in die Basismengeneinheit. Mengeneinheiten- gruppen definieren Sie im Customizing des Materialstamms unter Mengeneinheiten zu Gruppen zusammenfassen. Bei der Erfassung von Alter- nativmengeneinheiten erspart Ihnen die Angabe einer Mengeneinheitengruppe die zeitaufwendige Einzeleingabe von Alternativmengeneinheiten.

Alle Mengen, die Sie in einer anderen Einheit als der Basismengeneinheit ein- geben, rechnet das System automatisch in die Basismengeneinheit um. Hierzu nutzt das System eine zentrale Umrechnungstabelle. Wenn Sie Einheiten ver- wenden, die nicht in dieser Tabelle enthalten sind, müssen Sie den Faktor zur Umrechnung der Alternativmengeneinheit in die Basismengeneinheit im Materialstammsatz angeben. Dies nehmen Sie in der Regel bei der Eingabe der Alternativmengeneinheit(en) vor.

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 11 - Lieferantenstamm

11. Lieferantenstamm

Nach Lesen dieses Kapitels wissen Sie, wozu der Lieferantenstamm verwendet wird, wie er strukturiert ist und wie er mit dem Rechnungswesen verbunden ist. Außerdem erfahren Sie, was ein CpD-Lieferant ist und wie das allgemeine Geschäftspartner-Modell des R/3-Systems aussieht, das sowohl für Lieferanten als auch für Kunden gültig ist.

11.1. Verwendung des Lieferantenstamms

Der Lieferantenstamm enthält Informationen über die Lieferanten eines Unter- nehmens. Diese Informationen sind in einzelnen Lieferantenstammsätzen abge- legt. Neben Name und Anschrift des Lieferanten umfaßt ein Lieferanten- stammsatz Angaben über

die in Verbindung mit dem Lieferanten geltende Währung

Zahlungsbedingungen

Namen wichtiger Kontaktpersonen (VerkäuferIn)

Da der Lieferant in der Buchhaltung zugleich als kreditorischer Geschäfts- partner des Unternehmens gilt, enthält der Lieferantenstammsatz auch buch- halterische Daten, wie z.B. das Abstimmkonto der Hauptbuchhaltung. Der Lieferantenstammsatz wird deshalb von der Buchhaltung und vom Einkauf gepflegt. Die Buchhaltungsdaten zu einem Lieferanten müssen bereitgestellt werden, bevor Sie Rechnungen des Lieferanten zur Zahlung im System erfassen können.

11.2. Kontengruppe

Wenn Sie einen Lieferantenstammsatz anlegen, müssen Sie eine Konten- gruppe angeben. Die Kontengruppe bestimmt

die Art der Nummernvergabe

den Nummernbereich, aus dem die Kontonummer zu vergeben ist, mit der das System den Lieferanten identifiziert

ob es sich um CpD-Lieferanten handelt

welche Felder auf dem Bildschirm vorhanden sind und ob sie ausgefüllt werden können oder müssen

welche Datenhaltungsebenen unterhalb der Einkaufsorganisation erlaubt sind (z.B. Lieferantenteilsortiment)

welche Partnerschemata gültig sind

Wenn der Lieferantenstammsatz angelegt ist, kann die Kontengruppe nicht mehr geändert werden. Nur in Ausnahmefällen kann die Systemverwaltung sie ändern. Dies kann z.B. beim Einsatz einer weiteren Anwendung erforderlich sein. Dann können Felder, die zuvor beim Anlegen ausgeblendet waren, beim Ändern des Stammsatzes eingabebereit sein.

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 11 - Lieferantenstamm

11.3. Nummerierung des Lieferantenstamms

Jeder Lieferantenstammsatz erhält eine eindeutige Nummer (die Kontonummer des Lieferanten für die Buchhaltung). Diese Nummer benötigen Sie, um den Stammsatz aufzurufen oder Bestellungen zu erfassen. Die Nummer kann intern oder extern vergeben werden. Intern heißt, daß das System sie vergibt; extern bedeutet, daß Sie selbst beim Anlegen eine Nummer vergeben. Bei der externen Nummernvergabe sind auch alphanumerische Nummern zugelassen. Die Art der Nummernvergabe und der Nummernbereich werden über die Kontengruppe bestimmt, die Sie beim Anlegen des Stammsatzes angeben müssen. Das System gewährleistet, daß die Nummern immer eindeutig sind. Bei der internen Vergabe wählt das System fortlaufende Nummern aus dem ent- sprechenden Nummernbereich. Bei der externen Vergabe verhindert es, daß eine bereits verwendete Nummer erneut vergeben wird. Ein Lieferant hat in allen Buchungskreisen dieselbe Nummer (= Kreditoren- kontonummer).

11.4. Struktur des Lieferantenstamms

Wie der Materialstamm (s.a. 10.3 Struktur des Materialstamms) werden auch die Stammdaten Ihrer Lieferanten entsprechend der Struktur Ihres Unternehmens gespeichert. Ein Lieferanten-Stammsatz besteht aus drei Datenbereichen:

Allgemeine Daten Dies sind Daten, die für jeden Buchungskreis innerhalb Ihres Unternehmens gleichermaßen gelten.
Allgemeine Daten
Dies sind Daten, die für jeden Buchungskreis
innerhalb Ihres Unternehmens gleichermaßen gelten.
Hierzu gehören beispielsweise die Anschrift, die
Sprache, in der Sie mit dem Lieferanten
kommunizieren, die Telefonverbindung etc.
Buchungskreisdaten
Auf Buchungskreisebene werden zahlreiche
Informationen der Buchhaltung geführt. Dazu gehören
z.B. die Zahlungsverkehrsdaten, die Nummer des
Abstimmkontos etc.
Einkaufsorganisations-
daten
Einkaufsdaten werden pro Einkaufsorganisation
geführt. Es handelt sich dabei um Daten, die für den
Einkauf Ihres Unternehmens wichtig sind, z.B.
Ansprechpartner, Lieferkonditionen etc.

Tabelle 8: Struktur des Lieferantenstamms

etc. Tabelle 8: Struktur des Lieferantenstamms Abbildung 17: Struktur des Lieferantenstamms (Quelle: SAP

Abbildung 17: Struktur des Lieferantenstamms (Quelle: SAP AG)

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 11 - Lieferantenstamm

11.5. CpD-Lieferanten

Für Lieferanten, von denen Sie nur einmal oder selten Material beziehen, können Sie spezielle Stammsätze anlegen, sogenannte CpD-Lieferanten- stammsätze. Wenn Sie z.B. ausnahmsweise von einem anderen Lieferanten Waren beschaffen, da Ihr Hauptlieferant nicht liefern kann, dann legen Sie die Lieferantendaten im CpD-Lieferantenstammsatz ab. Im Unterschied zu anderen Stammsätzen wird ein CpD-Stammsatz für mehrere Lieferanten benutzt, um nicht unnötig viele Stammsätze anlegen zu müssen. Deshalb dürfen Sie im Stammsatz für CpD-Lieferanten keine lieferanten- spezifischen Daten speichern. Beim Anlegen eines Einkaufsbelegs mit einem CpD-Lieferanten verzweigt das System automatisch auf ein Stammdatenbild. Dort geben Sie die spezifischen Daten wie Name, Anschrift oder Bank- verbindung des Lieferanten ein. Sie werden gesondert innerhalb des Belegs gespeichert. CpD-Stammsätze werden wie alle anderen Stammsätze angezeigt, gesperrt oder gelöscht.

11.6. Geschäftspartner und Partnerrollen

11.6.1. Geschäftspartner Geschäftspartner sind juristische oder natürliche Personen, mit denen Ihre Firma geschäftliche Beziehungen unterhält. Die folgenden Arten von Geschäfts- partnern sind im R/3-System definiert:

Partnerart Kunde (Debitor):

Ein Kunde ist ein Geschäftspartner, mit dem Produkte und Dienst- leistungen ausgetauscht werden. Im R/3-System sind zwei Arten von Kunden definiert:

- interne Kunden (eigene Betriebe)

- externe Kunden

Partnerart Lieferant (Kreditor):

Ein Lieferant ist ein Geschäftspartner, von dem Waren und Dienst- leistungen beschafft werden können. Im R/3-System sind zwei Arten von

Lieferanten definiert:

- interne Lieferanten. In der Regel werden nur Verteilzentren als interne Lieferanten gepflegt.

- externe Lieferanten

Externe Lieferanten werden in der Regel unter den Unternehmen, die Ware und Dienstleistungen auf dem Markt anbieten, mit Hilfe von Einkaufsrichtlinien aus der Einkaufsabteilung ausgewählt und gelistet.

andere Partnerarten:

Ein Ansprechpartner ist ein Beispiel für einen weiteren Geschäftspartner im R/3-System.

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Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 11 - Lieferantenstamm Abbildung 18: Arten von Geschäftspartnern (Quelle: SAP

Abbildung 18: Arten von Geschäftspartnern (Quelle: SAP AG)

Daten zu Geschäftspartnern werden in Stammsätzen abgelegt. Das System schlägt diese Daten bei den verschiedenen Geschäftsvorfällen (z.B. bei der Erstellung von Kundenaufträgen oder Bestellungen) in den entsprechenden Feldern vor.

Da ein Kunde (Debitor) in der Buchhaltung zugleich als debitorischer Geschäftspartner der Firma gilt, wird der Kundenstammsatz sowohl in der Buchhaltung als auch im Vertrieb verwendet.

Ein Lieferant (Kreditor) gilt analog dazu in der Buchhaltung zugleich als kreditorischer Geschäftspartner. Daher wird der Lieferantenstammsatz sowohl in der Buchhaltung als auch im Einkauf verwendet.

Da jeder Betrieb aus Sicht der Belieferung ein Kunde ist, besitzt er ebenfalls einen Kundenstammsatz. Betriebe verwenden Bestellungen, um Ware von externen Lieferanten zu bestellen. Ein Verteilzentrum ist ein Betrieb, der zugleich ein interner Lieferant ist, da es auch eine Versorgungseinheit für andere Betriebe darstellt.

Ein Geschäftspartner kann gleichzeitig Kunde und Lieferant sein, z.B. wenn Ihr Kunde Ihnen auch Ware liefert oder wenn ein Lieferant gleichzeitig Kunde ist. In diesem Fall muß für den Geschäftspartner sowohl ein Kundenstammsatz als auch ein Lieferantenstammsatz angelegt werden. Die Verbindung zwischen den Stammsätzen legen Sie fest, indem Sie im Kundenstammsatz die Nummer des Lieferanten und im Lieferantenstammsatz die Nummer des Kunden erfassen.

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11.6.2. Partnerrollen Geschäftspartner übernehmen in bezug auf Ihre Firma verschiedene Rollen, die als Partnerrollen bezeichnet werden. Mit Hilfe von Partnerrollen werden die Rechte und Pflichten festgelegt, die jeder Partner bei der Abwicklung eines Geschäftsvorfalls hat.

Hier sind einige Beispiele für Partnerrollen, die im Standardsystem von R/3 definiert sind:

Partnerrollen für die Partnerart Kunde Auftraggeber enthält Daten zum Verkauf, z.B. die Zuordnung zu einem Verkaufsbüro oder zu einer gültigen Preisliste

Warenempfänger enthält Daten für den Versand, z.B. die Abladestelle und die Warenannahmezeiten
Warenempfänger
enthält Daten für den Versand, z.B. die Abladestelle
und die Warenannahmezeiten

Rechnungsempfänger

enthält die Anschrift und Daten für den Dokumenten- druck sowie den elektronischen Datenaustausch

Regulierer enthält Daten zur Festlegung der Rechnungstermine und die Kontoverbindung
Regulierer
enthält Daten zur Festlegung der Rechnungstermine
und die Kontoverbindung

Tabelle 9: Partnerrollen für Kunden

Partnerrollen für die Partnerart Lieferant Bestelladresse

Warenlieferant Rechnungssteller abweichender Zahlungsempfänger Kreditor, der eine Zahlung erhält und nicht identisch
Warenlieferant
Rechnungssteller
abweichender
Zahlungsempfänger
Kreditor, der eine Zahlung erhält und nicht identisch ist
mit dem Kreditor, gegen den die Verbindlichkeit besteht
(z.B. Abtretungen).

Tabelle 10: Partnerrollen für Lieferanten

Partnerrollen für andere Partnerarten, z.B. Personal (HR-Stammsätze) zuständiger Mitarbeiter Sie können diese Partnerrolle z.B. verwenden, um einen Einkäufer innerhalb Ihrer Firma einem Lieferanten zuzuordnen.

innerhalb Ihrer Firma einem Lieferanten zuzuordnen. Tabelle 11: Partnerrollen für andere Partnerarten 54 / 136

Tabelle 11: Partnerrollen für andere Partnerarten

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Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 11 - Lieferantenstamm Abbildung 19: Partnerrollen (Quelle: SAP AG) 11.7.

Abbildung 19: Partnerrollen (Quelle: SAP AG)

11.7. FI-Kopplung des Lieferanten

Der Lieferantenstammsatz enthält Daten, die den Buchungsvorgang und die Verarbeitung der Buchungsdaten steuern. Zusätzlich legen Sie alle Daten im Kreditorenstammsatz ab, die Sie für die Geschäftsverbindung zum Kreditor benötigen.

Der Stammsatz wird sowohl von der Buchhaltung als auch von der Materialwirtschaft (MM) Ihres Unternehmens benutzt. Die zentrale Speicherung der Kreditorenstammdaten und die gemeinsame Nutzung haben für Sie den Vorteil, daß Sie Daten nicht mehrfach eingeben müssen. Durch die zentrale Verwaltung der Stammdaten werden außerdem unterschiedliche Datenstände vermieden. Wenn sich beispielsweise die Adresse Ihres Kreditors geändert hat, müssen Sie diese Änderung nur einmal erfassen, und sowohl die Buchhaltung als auch die Einkaufsabteilung arbeitet mit den aktuellen Daten.

Im Kreditorenstammsatz sind beispielsweise enthalten:

Name, Adresse, Sprache und Telefonnummer des Kreditors

Steuernummern

Bankverbindungen

Kontosteuerungsdaten, wie z.B. die Nummer des Abstimmkontos in der Hauptbuchhaltung

Vereinbarte Zahlwege und Zahlungsbedingungen

Einkaufsdaten

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Organisation der FI-Daten des Lieferanten Damit trotz des gemeinsamen Stammsatzes jeder Buchungskreis und jede Einkaufsorganisation eigene Daten über die Geschäftsbeziehung zum Kreditor speichern kann, wurde der Stammsatz in folgende Bereiche unterteilt:

kann, wurde der Stamms atz in folgende Bereiche unterteilt: Abbildung 20: FI-Daten von Lieferanten (Quelle: SAP

Abbildung 20: FI-Daten von Lieferanten (Quelle: SAP AG)

Abstimmkonto Im SAP-System werden Buchungen in der Nebenbuchhaltung im Hauptbuch mitgebucht. Im Hauptbuch werden für jede Nebenbuchhaltung ein oder mehrere Abstimmkonten geführt. Damit ist gewährleistet, daß der Saldo der Sachkonten immer Null ergibt. Dies ist eine Voraussetzung dafür, daß jederzeit eine Bilanz erstellt werden kann. Summen aus der Nebenbuchhaltung müssen vor der Bilanzerstellung nicht mehr in die Hauptbuchhaltung übernommen werden.

nicht mehr in di e Hauptbuchhaltung übernommen werden. Abbildung 21: Abstimmkonto (Quelle: SAP AG) In jedem

Abbildung 21: Abstimmkonto (Quelle: SAP AG)

In jedem Kreditorenstammsatz ist ein Abstimmkonto anzugeben. Über das Abstimmkonto werden einige Vorgaben getroffen:

Über das Abstimmkonto können Sie die Bildschirmbilder für das Buchen auf Kreditorenkonten gestalten. Sie können beispielsweise die Felder für die Erfassung von Kurssicherungsgeschäften bei Fremdwährung über das Abstimmkonto ausblenden, wenn solche Geschäfte nicht vorkommen.

Über das Abstimmkonto bestimmen Sie ferner, mit welchen Währungen auf die zugehörigen Kreditorenkonten gebucht werden kann.

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 12 - Einkaufsstammdaten

12. Einkaufsstammdaten

In diesem Kapitel lernen Sie nach dem Material- und Lieferantenstamm weitere Einkaufsstammdaten kennen, insbesondere Einkaufsinfosätze und das Orderbuch. Außerdem erfahren Sie, wie mit Hilfe der Konditionstechnik Preise ermittelt werden können.

12.1. Überblick über die Einkaufsstammdaten

Die Einkaufsabwicklung wird durch Stammdaten unterstützt:

Einkaufsinfosatz

Orderbuch

Quotierung

Konditionen

Lieferantenbeurteilung

die folgenden zusätzlichen Arten von

Einkaufs- infosatz Infosatz ist die Kurzfassung des Begriffs Informations-Daten- satz. Der Infosatz bietet komprimierte
Einkaufs-
infosatz
Infosatz ist die Kurzfassung des Begriffs Informations-Daten-
satz. Der Infosatz bietet komprimierte Informationen zu einem
Lieferanten und einem Material, das Sie von dem betreffenden
Lieferanten bereits beziehen. Auf diese Weise stellt der Info-
satz die Beziehung zwischen einem Material und dem ent-
sprechenden Lieferanten her. Der Infosatz gibt beispielsweise
Auskunft darüber, in welcher Bestellmengeneinheit bei dem
Lieferanten bestellt wird oder die Mahnstufen. Ferner gehen
aus dem Infosatz Preisänderungen für das betreffende Mater-
ial hervor. Anhand derartiger Informationen lassen sich Ange-
bote leichter bewerten, und der Prozeß der Angebotsauswahl
wird vereinfacht. Infosätze werden bei Bestellung eines Mater-
ials automatisch angelegt. Das Anlegen, Ändern und Löschen
von Infosätzen durch den Benutzer ist ebenfalls möglich.
Orderbuch Im Orderbuch sind die möglichen Bezugsquellen für ein
Material, gültig innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums, ver-
zeichnet. Dem Orderbuch ist zu entnehmen, innerhalb
welches Zeitraums ein Material von einem bestimmten Liefer-
anten bezogen oder von einem Kontrakt abgerufen werden
kann. Das Orderbuch unterstützt den Benutzer bei der
Klärung der Frage: Welche Lieferanten (interne oder externe)
können ein bestimmtes Material zu einem bestimmten Zeit-
punkt liefern? Es dient außerdem zur automatischen Auswahl
von Lieferanten für ein Material.
Quotierung Eine Quotierung ist ein Mechanismus, der für ein Material
berechnet, welche Bezugsquelle einem anfallenden Bedarf
zugeordnet wird. Sie können dadurch ermitteln, welche
Bezugsquelle zu einem bestimmten Zeitpunkt für eine Bestell-
anforderung gilt. Durch das Festsetzen von Quoten besteht

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 12 - Einkaufsstammdaten

die Möglichkeit, Bedarfe automatisch auf verschiedene Bezugsquellen zu verteilen. Zeitabhängige Konditionen Dies
die Möglichkeit, Bedarfe automatisch auf verschiedene
Bezugsquellen zu verteilen.
Zeitabhängige
Konditionen
Dies sind Konditionen, die zentral festgelegt werden und für
Bestellungen ausschlaggebend sind. Auf der Basis der zeit-
abhängigen Konditionen erfolgt die Ermittlung des effektiven
Preises.
Lieferanten-
beurteilung
Die Lieferantenbeurteilung bietet Ihnen eine Entscheidungs-
grundlage zur Auswahl und Kontrolle von Lieferanten. Anhand
bestimmter Kriterien wird für den Lieferanten eine Gesamtnote
vergeben.

Tabelle 12: Einkaufsstammdaten

12.2.

Einkaufsinfosätze

12.2.1. Definition

Einkaufsinfosätze dienen als Informationsquelle für den Einkauf. Der Einkaufs- infosatz (auch als Infosatz bezeichnet) enthält Daten zu einem bestimmten Material und Lieferanten des Materials. Zum Beispiel ist der aktuelle Lieferantenpreis im Infosatz abgelegt.

Dadurch hat der Einkäufer jederzeit die Möglichkeit, folgendes festzustellen:

Welche Materialien hat ein bestimmter Lieferant bisher angeboten oder geliefert?

Welche Lieferanten haben ein bestimmtes Material angeboten oder geliefert?

12.2.2. Inhalt

Der Einkaufsinfosatz enthält z.B.

die aktuellen Preise und Konditionen für die zuständige Einkaufs- organisation bzw. das zuständige Werk

die Nummer der letzten Bestellung

die Toleranzgrenzen für Über- bzw. Unterlieferungen

die Planlieferzeit des Lieferanten für das Material (Zeit, die der Lieferant benötigt, um das Material zu liefern)

Lieferantenbeurteilungsdaten

ein Kennzeichen, ob der Lieferant als Regellieferant für das Material gilt

das Teilsortiment des Lieferanten, zu dem das Material gehört

das Zeitintervall, in dem der Lieferant das Material liefern kann

Der Infosatz enthält Angebots- und Bestelldaten. Die Daten im Infosatz (z.B. Preise) werden auch als Vorschlagsdaten für Bestellungen verwendet.

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger (SS 2002) - Theorie LE 12 - Einkaufsstammdaten

Sie können z.B. die derzeitigen und zukünftigen Angebotskonditionen (Rabatte, Fixkosten etc.) im Infosatz ablegen, um sie in Bestellungen übernehmen zu können. Darüber hinaus können Sie die Konditionen des Lieferanten direkt im Infosatz pflegen.

12.2.3. Organisationsebenen

Ein Infosatz kann auf folgenden Organisationsebenen gelten:

für eine Einkaufsorganisation

für ein Werk

12.2.4.

Beschaffungsarten bei Infosätzen Ein Normalinfosatz ent