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SE Einführung Projektmanagement

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Inhaltsverzeichnis
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1 Einführung.................................................................................................................2 1.1 Was versteht man unter einem Projekt?.............................................................2 1.2 Was ist Projektmanagement?..............................................................................3 1.3 Wann ist ein Projekt sinnvoll bzw. nicht sinnvoll?...............................................3 1.4 Chancen und Risiken im PM...............................................................................4 1.4.1 Projektchancen.............................................................................................4 1.4.2 Projektrisiken.................................................................................................4 Max Frisch...................................................................................................................4 1.5 Ziele für den Unterricht........................................................................................5 1.6 Projektphasen......................................................................................................7 2 Projektanalyse...........................................................................................................7 3 Projektplanung mit Hilfe von PM-Instrumenten.......................................................10 3.1 Ideenfindung durch Brainstorming und Brainwriting ........................................10 3.2 Umfeldanalyse...................................................................................................10 3.3 Projektantrag......................................................................................................11 3.4 Projektauftrag.....................................................................................................11 3.5 Projektstrukturplan.............................................................................................12 3.6 Terminplan.........................................................................................................12 3.2.1 Meilensteine (Milestones)...........................................................................13 3.2.2 Netzplan......................................................................................................13 3.7 Arbeitspakete.....................................................................................................14 4 Das Projektteam.....................................................................................................15 5 Projektstart..............................................................................................................17 6 Projektdurchführung...............................................................................................17 6.1 Kontrolle der Arbeitsabläufe..............................................................................17 6.2 Kommunikation im Projekt.................................................................................18 6.3 Berichtswesen....................................................................................................19 7 Projektabschluss.....................................................................................................19 7.1 Bewertung des Projektes...................................................................................20 7.2 Präsentation der Ergebnisse.............................................................................20 8 Neue Entwicklungen im Projektmanagement.........................................................21 8.1 Change Management........................................................................................21 8.2 Balanced Scorecard..........................................................................................21 8.3 Benchmarking....................................................................................................21 9 Anhang

Mag. Andrea Graf

SE Einführung Projektmanagement

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September 2001: Ein Mann stürmt in eine Bank und bedroht Kunden und Angestellte. Er erbeutet € 25.000,--, rennt hinaus und flieht mit seinem Komplizen, der im Auto wartet. Einige Ecken weiter verlassen sie den PKW und setzen die Flucht fort. Etwa eine Stunde später werden beide am Hauptbahnhof in Graz von der Polizei umzingelt und festgenommen. Aus der Traum! Was hat diese Geschichte mit unserem Thema zu tun? Auch ein Banküberfall ist ein Projekt! Am Anfang steht die Vision reich zu werden, dann plant man die Details (die sogenannte operative Ebene) – sucht die Bank aus, plant den Ablauf des Überfalls, macht einen Zeitplan, organisiert die Flucht. Aber warum scheitert dieses Vorhaben meistens? Die Antwort ist einfach: Falsches Projektmanagement.

EINE SACHE LERNT MAN, INDEM MAN SIE MACHT.
[ Cesare Pavese, ital. Schriftsteller, 1908-1950]

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Einführung
Jeder Mensch führt tagtäglich Projekte aus. Gerade bei kleinen und mittleren Projekten bei denen der Projektleiter sowohl organisatorische als auch fachliche Aufgaben übernehmen muss, ist eine effiziente Projektabwicklung Voraussetzung für einen erfolgreichen Projektabschluss.

1.1 Was versteht man unter einem Projekt?
Der Begriff Projekt wird wie folgt definiert: Ein Projekt  ist zeitlich begrenzt – hat einen klaren Anfang (Kick-off-Meeting) und einen klaren Schluss  hat ein definiertes Ziel,  weist eine gewisse Einmaligkeit auf,  muss in der Regel in Teilprojekte und Einzelaktivitäten untergliedert werden,  ist meist mit einem Risiko behaftet,

 erfordert die Zusammenarbeit von Spezialisten aus unterschiedlichen Bereichen
(begrenzte Ressourcen)  erfordert eine Projektorganisation (Projektleitung, Mitarbeiter...)

Mag. Andrea Graf

Der Zweck ist es. Ein Projekt ist also sinnvoll. wie zB: Kampf um Ressourcen. nicht sinnvoll? Ein Projekt ist nicht sinnvoll. mangelhafte Koordination. zu organisieren und zu kontrollieren. 1. A Einzelarbeit Beantworten Sie in Bezug auf ein projekt in Ihrer schule folgende Fragen: Wann entstand die erste Idee für dieses Projekt? Wie viel Zeit verging und wie viele Schritte unternahmen Sie bzw.3 Wann ist ein Projekt sinnvoll bzw. dass unterschiedliches Know-how aus dem Unternehmen bzw. Um diesen Frust zu vermeiden gibt es Projektmanagement. dass das Projekt nicht alleine zu bewältigen sein würde? Mag. alle Aktivitäten im Projekt so zu planen. Steuerung und Überwachung von Projekten über die gesamte Laufzeit des Projektes. fehlende Vorbereitung.2 Was ist Projektmanagement? Projektmanagement heißt Planung. unscharfe Zielvorgaben des Auftraggebers etc. unklare Kompetenzen. der Organisation eingebunden werden muss. Ihre Kollegen die Planung in Angriff? Planten Sie zusätzliche Hilfe für den Fall. dass das Projekt trotz aller Risiken erfolgreich abgeschlossen werden kann.SE Einführung Projektmanagement Seite 3/20 Viele Projekte zeichnen sich aber auch durch zahlreiche negative Aspekte aus. 1. Ihre Kollegen zwischen der ersten Idee und einem klaren Konzept? Wie nahmen Sie bzw. So kann man in der Projektarbeit leider auch eine Menge Frust erleben. wenn es sich um Routineaufgaben handelt es unter hohem Zeitdruck zu lösen ist (2 – 3 Tage) es nur ein Spezialist lösen kann. Andrea Graf . wenn die Aufgabenstellung so komplex ist.

die in der Lage ist. Folgender Vorschlag zur Risikoanalyse: Risikoerkennung Abwägen möglicher Gegenmaßnahmen Entscheidung: Risiko akzeptieren oder nicht Mag. Der Wettbewerbsdruck unter den Unternehmen zwingt diese zu immer schnelleren Produktentwicklungen. Ein Projektteam kann eigenständig reagieren – auch im Schulbereich. um Verbesserungsmöglichkeiten für das nächste Projekt zu finden? 1.1 Projektchancen Projektmanagement gewinnt aktuell immer mehr an Bedeutung. der Einhaltung des Katastrophe nehmen.4. diese Bildungseinrichtung erfolgreich sein. Andrea Graf . Auf Dauer wird nur dieses Unternehmen bzw. 1.“ Max Frisch Kostenrahmens sowie der Erfüllung der inhaltlichen Ziele ein gewisses Risikopotential. Der permanente Zwang zu Veränderungen überfordert das klassische „Abteilungsdenken“: die Aufgaben werden häufig durch abteilungsübergreifende Projektgruppen gelöst. Diese Form der Aufgabenlösung räumt unbestritten mehr Freiheiten ein als die Erledigung der Aufgaben in der klassischen Aufbauorganisation.4. der Zustand.4 Chancen und Risiken im PM 1. Man muss ihr nur den Beigeschmack der Erreichung des vorgegebenen Endtermins. Diese mit dem Projekt verbundenen Risiken sind vor Projektbeginn abzuschätzen. schnell und flexibel auf die sich ständig ändernden Marktanforderungen zu reagieren.2 Projektrisiken „Krise ist ein produktiver Jedes Projekt beinhaltet hinsichtlich seiner Hauptparameter.SE Einführung Projektmanagement Seite 4/20 Ging alles nach Plan? Blieben Sie im Budgetrahmen? Wurden Sie rechtzeitig fertig? Entsprachen die Ergebnisse Ihren Qualitätsmaßstäben? Dachten Sie nach Abschluss des Projektes über die Erfahrungen nach. Diese Tendenz lässt sich durchaus auf den Bildungsbereich übertragen. zu Innovationen und organisatorischen Veränderungen.

. Andrea Graf .SE Einführung Projektmanagement Seite 5/20 Grundsätzlich lassen sich zwei große Problembereiche unterscheiden:  Problembereich der Personalplanung:  Sind die Mitglieder des Projektteams für die ihnen übertragenen Aufgaben geeignet?  Gibt es kritische Aufgaben. Diskussion: Ziele für den Unterricht Mag..5 Ziele für den Unterricht Projektunterricht versucht.und Verantwortungsbereitschaft zu entwickeln und selbstständiges Lernen und Handeln zu entfalten  die Fähigkeiten der Problemerkennung und Themenstrukturierung zu entwickeln  gemeinsame Aktivitäten zu schaffen und dadurch die sozialen Kompetenzen des Einzelnen auszubilden  . für die noch niemand vorgesehen ist?  Passen die Teammitglieder zusammen?  Problembereich während der Projektbearbeitung:  Fehlende oder unklare Zielsetzung  Unrealistische Terminvorgaben  Zu optimistische Berichte über den Projektfortschritt  Keine Qualitätssicherung  Konflikte im Team  Mangel an Teamgeist Formular „Risikoanalyse“ siehe Anlage 1 Diskussion: Chancen und Risiken im Unterricht 1.  die Bereiche in ihrer Vernetzung zu betrachten – anstelle von Fachzentriertheit steht Themenzentriertheit  Handlungs.

Andrea Graf .SE Einführung Projektmanagement Seite 6/20 Mag.

ist: „Was will der Auftraggeber mit dem Projekt erreichen?“  Auftragshintergründe Voraussetzung: Auftragshintergründe abklären Mag.  Probleme und Störungen im Projektablauf lassen sich frühzeitig erkennen und kostengünstiger beseitigen. 2 Projektanalyse Die Vorbereitungsphase ist eine der wichtigsten Abschnitte in der gesamten Projektabwicklung. die geklärt werden muss. die vorgegeben Projektziele nicht zu erreichen. Die entscheidende Frage. Andrea Graf .6 Projektphasen Projektanalyse Projektanalyse Projektplanung Projektplanung Projektstart Projektstart ProjektProjektsteuerung steuerung ProjektProjektdurchführung durchführung ProjektProjektkontrolle kontrolle ProjektProjektabschluss abschluss Abb. wird reduziert.SE Einführung Projektmanagement Seite 7/20 1. frühzeitige und standardisierte Projektplanung hat wesentliche Vorteile:  Das Risiko. 1: Projektphasen Umfassende.

vorgegebener Kostenrahmen) . Sitzungen.Darstellungsart .Termine (z.B. die berücksichtigt werden müssen?  Besteht Geheimhaltungspflicht gegenüber bestimmten Personen / Institutionen / Presse?  Besteht die Chance zu Folgeaufträgen?  Wurden für den Auftraggeber bereits Aufträge abgewickelt? .interne Probleme beim Auftraggeber . Verordnungen. Andrea Graf .B.B.Kosten (z.SE Einführung Projektmanagement Seite 8/20  Inhalt  Wer waren die Ansprechpartner beim Auftraggeber? (Name. Gegner der Auftragserteilung)  Was ist das interne (beim Auftraggeber) Ziel des Auftrages?  Worauf ist bei der Bearbeitung besonders zu achten? .gewünschtes Ergebnis . ausgeklammerte Leistungen) . -form.Personen (z.wichtige Termine (z.)  Gab es Probleme bei der Auftragserteilung? . -umfang  Gab es Vorarbeiten. Titel. Telefonnummer. Funktion im Projekt. interne Regelungen .B.Leistungen (z. zu enger Terminrahmen) . Anschlussarbeiten.Bearbeiter . Funktion.Gesetze.B. etc.Probleme  Existieren Verträge/Absprachen mit Unterauftragnehmern? ja nein Mag.Art der Aufträge . Genehmigungen) .

)?  Was ist unklar? Wo besteht Klärungsbedarf? Mit Wem?  Welche Bearbeitungsschritte sind zeitaufwendig?  Welche Bearbeitungsschritte sind fachlich kritisch? NOTWENDIGES FACHWISSEN  Ist die Mitarbeit von externen Experten notwendig? Für welche Aufgaben?  Ist die Mitarbeit von internen Experten notwendig? Für welche Aufgaben?  Welche anderen Abteilungen/Bereiche müssen/sollten einbezogen werden? (Fachwissen. das Wesentliche eines Auftrages zu erkennen. etc. Zeichnungen. Berechnungen.)? HILFSMITTEL  Welche EDV-Systeme sollten wofür eingesetzt werden ?  Sind diese EDV-Systeme verfügbar ?  Wer kennt sich mit diesen Systemen aus ? Mag. Literatur. Andrea Graf .  Leistungsumfang ANGEBOT/AUFTRAG  Was ist das Projektziel (in Stichworten)?  Gibt es Teilziele (Zwischenbericht etc.SE Einführung Projektmanagement Seite 9/20  Leistungsumfang Vorrangiges Ziel hierbei ist es.)  Auf welche (abgeschlossenen) Projekte sollte zurückgegriffen werden?  Welche Informationsquellen sind wichtig (Studien. etc.

Auftraggebers. terminliche oder sachliche Forderungen und Ansprüche des Geschäftspartners bzw.SE Einführung Projektmanagement Seite 10/20 3 Projektplanung mit Hilfe von PM-Instrumenten 3. dabei sich von den Anregungen des anderen inspirieren lassen – nach 5 Minuten das Blatt wieder weiter geben  Im optimalen Fall liegen nach 30 Minuten pro Blatt 18 Einfälle vor. Andrea Graf .2 Umfeldanalyse Ziele:  Ganzheitliche und frühzeitige Erfassung möglicher Einflussfaktoren  Früherkennung von Potentialen und Problemfeldern  Feststellen der Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben und Projekten in der Schule/im Unternehmen  Verbesserung der Kommunikation im Projekt Hilfsmittel:  SOZIALEN KONTEXT festlegen  PROJEKTABGRENZUNG durchführen 3. Mag.1 Ideenfindung durch Brainstorming und Brainwriting Brainwriting nach der Methode 635:  Bilden einer 6er Gruppe  Jedes Gruppenmitglied notiert auf einem leeren Blatt Papier innerhalb von 5 Minuten drei Ideen.1 Claim Management  Claim bedeutet: finanzielle. das ergibt in Summe 108 Ideen pro Gruppe  Diese Ideen clustern und auf ein Plakat übertragen Hinweis: während dieser 30 Minuten soll nicht gesprochen werden 3. das im Uhrzeigersinn weitergegeben wird  In weiteren 5 Minuten sollen auf das Blatt des Nachbarn wieder 3 Ideen geschrieben werden.2.

den Auftraggeber über das Projekt zu informieren und Probleme nochmals abzuklären. Für ein erfolgreiches Claim Management sollten die folgenden Faktoren beachtet werden:  Klare Abgrenzung der Verantwortung und Kompetenzen  Schnittstellen genau definieren  Kommunikationsfluss innerhalb des Projektes und zum Auftraggeber exakt festlegen  Entscheidungskompetenzen klären  Festlegen von realistischen Projekt.3 Projektantrag Der Projektantrag dient dazu.4 Projektauftrag Inhalte eines Projektauftrages Welches Projekt? Welche Art und zu welchem Zweck? Mit welchem Einsatz von Ressourcen? Mit welcher Projektorganisation? Mit welchem Team Zu welchem Projektziel? Unter Berücksichtigung welcher Rahmenbedingungen? Unter Einsatz welcher Instrumente? Mag. warum das Projekt durchgeführt werden sollte  Projektziel  Termin für die Fertigstellung Im Zusammenhang mit der Erstellung des Projektantrages soll bereits eine Istanalyse durchgeführt werden. Er sollte folgende Punkte beinhalten:  Antragsteller  Art und Inhalt des Projektes  Begründung. 3.und Terminplänen 3.SE Einführung Projektmanagement Seite 11/20  Professionelles Claim Management sollte als Begleitfunktion von Projekten angesehen werden. Andrea Graf .

Mag. Formular „Projektauftrag“ siehe Anlage 2 3. somit kann diese Erhebung ohne Verzerrungen durchgeführt werden.5 Projektstrukturplan Der Strukturplan ist der Ausgangspunkt für die Planung aller drei Planungsparameter: Qualität. auf die man sich immer wieder berufen kann.und Verantwortungsbereiche  Zuordnung der Arbeitspakete zu den Verantwortlichen  Effiziente Koordination aller im Projekt beteiligten Stellen oder Personen. Der Strukturplan bildet für alle Teammitglieder das grundlegende Orientierungsraster. Dadurch sind dann alle Elemente bekannt. Ein Strukturplan gliedert sich im allgemeinen in zwei Ebenen auf.6 Terminplan Die Grundlage für die Erstellung eines Terminplanes ist eine Zeitschätzung für die Einzelvorgänge. Die Schätzungen sollen unabhängig von konkreten Terminvorgaben gemacht werden. desto tiefer strukturiert muss es werden. die zum Abschluss des Projektes nötig sind. wenn etwaige Meinungsverschiedenheiten zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber auftreten. Er leistet Folgendes:  Größtmögliche Transparenz der Arbeitsabläufe  Klare Abgrenzung und Definition des Arbeits.SE Einführung Projektmanagement Seite 12/20 Abb. einer Übersicht und deren Details. Es stellt somit eine Verknüpfung zwischen Bearbeiter. Formular „Projektstrukturplan“ siehe Anlagen 3-5 3.2: Bestandteile eines Projektauftrages Projekte werden durch Aufträge gesteuert. dass die inhaltliche und terminliche Gliederung zusammengefasst wird. Arbeitspaket und Zeitbedarf dar. Das Projekt wird hierbei in einzelne Arbeitsschritte unterteilt. Ist der Auftrag erteilt. Je komplexer ein Projekt ist. beginnt die eigentliche Projektarbeit. Zeit und Kosten. Wichtig ist hierbei. Andrea Graf .

3. den kürzest möglichen Zeitablauf und Zeitraum für eine effiziente Zielereichung zu finden. Merkmale:  Untergliedert das Projekt in Phasen  Sind an leicht überprüfbare Ereignisse geknüpft  Ein Plantermin wird zugeordnet Zweck:  Instrument zur Projektfortschrittsmessung  Strukturierung des Ablaufs  Dokumentation von Zwischenergebnissen  Selbstkontrolle 3. bevor das Projekt weiterlaufen darf. die von Außenstehenden klar erkennbar sind oder die Zustimmung brauchen. Vorgang A Vorgang C Vorgang A Vorgang C P-Start Vorgang E Vorgang E Vorgang B Vorgang B Vorgang D Vorgang D P-Ende Mag. Andrea Graf .  Der Netzplan zwingt zum systematischen Denken.SE Einführung Projektmanagement Seite 13/20 Aufbauend auf diese Zeitschätzungen ist nun eine detaillierte Terminplanung ein wesentlicher Faktor für eine erfolgreiche Projektabwicklung.  Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen werden deutlich.2.und Zwischentermine ermittelt werden.  Es können Terminverschiebungen.1 Meilensteine (Milestones) Ein Milestone-Chart gibt ein grobes Bild des Zeitplans. Wesentlich dabei ist es.  Er schafft einen transparenten Projektablauf.2. vorhandene Zeitreserven und zeitkritische Arbeitspakete ermittelt werden. Es zeigt die Schlüsselereignisse.2 Netzplan Für die Erstellung umfangreicher Terminpläne kann der Einsatz eines Netzplanes als Planungsinstrument vorteilhaft sein.  Es sind Projektsimulationen zur Optimierung der Ablaufplanung möglich  Es können realistische End.

3. 3: Darstellung eines vereinfachten Netzplanes In einem Knoten werden alle wichtigen Informationen über den Vorgang erfasst: Vorgang Arbeitskräfte Vorgangsbeschreibung Kostenstelle Frühester Anfang Spätester Anfang Dauer Frühestes Ende Spätestes Ende Abb. bei der Verzögerungen einzelner Aufgaben automatisch zu einem Verzug des Endtermins kommen.SE Einführung Projektmanagement Seite 14/20 Abb. wer für den Abschluss jedes Einzelschrittes des Projektes verantwortlich ist. dies erhöht die Verantwortung und die Motivation. Andrea Graf . Zeitpuffer: ist jene Menge an Zeit. 4: Darstellung einer Vorgangsbeschreibung Kritischer Pfad: ist die Verbindung zwischen P-Start und P-Ende.  Es wird eine eindeutige Zielsetzung fixiert. Mag.7 Arbeitspakete  Es muss so früh wie möglich entschieden werden. Die Betroffenen sollen an der Planung von Terminen und Budget teilnehmen.  Für jedes Arbeitspaket gibt es nur einen Verantwortlichen  Es erfolgt eine klare Abgrenzung zu anderen Arbeitspaketen  Die Bearbeitung sollte weitgehend unabhängig von anderen Arbeitspaketen möglich sein. ohne andere Aufgaben oder den Endtermin des Projektes zu gefährden. die eine Aufgabe in Verzug geraten kann.

Kriterien für die Auswahl von Teammitgliedern: Mag.  Die einzelnen Arbeitspakete werden im Strukturplan nicht weiter aufgegliedert. aktiv auf die Zusammenstellung des Projektteams Einfluss zu nehmen. sollte die Projektorganisation in Teilprojekte aufgegliedert werden. Bei dieser Größe ist die gegenseitige Information und Zusammenarbeit noch gewährleistet. Was ist die ideale Teamgröße? Ein arbeitsfähiges Team sollte aus nicht mehr als sechs bis sieben Teammitarbeitern bestehen. Auftraggeber. ein anderer macht´s.SE Einführung Projektmanagement Seite 15/20  Es wird ein überschaubarer Zeitrahmen vorgegeben  Größere Arbeitspakete werden in Phasen und Zwischenterminen gegliedert.B. P-Leiter. Andrea Graf .B. Auftraggeber. 5: Möglicher Aufbau eines Projektteams Der Projektleiter sollte versuchen. –dispositionen seitens der Mitarbeiter geführt werden. P-Leiter. P(z. Manager. PManager. Ein schlagkräftiges Projektteam ist ein entscheidender Baustein zum Projekterfolg. P-Manager Lenkungsausschuss Lenkungsausschuss (z. Erfordert das Projekt eine höhere Anzahl von Projektmitarbeitern. Geschäftsführung) Geschäftsführung) P-Leiter 1 P-Leiter 2 P-Mitglied A P-Mitglied B Abb. dabei sollte Team nicht die Abkürzung sein für: Toll. Formular „Arbeitspaket“ siehe Anlage 6 In diesem Zusammenhang sollen auch Mitarbeiter-Arbeitsberichte bzw. 4 Das Projektteam Projektarbeit ist Teamarbeit.

Fachliche Kompetenz: Methodische Kompetenz:  Fachwissen  PM-Methoden  Organisationstale  Projektplanung nt  Projektsteuerung  Führungseigensc  Projektcontrolling haften PROJEKT-LEITUNG Soziale Kompetenz:  Fähigkeit zu motivieren  Konfliktmanagem ent  . Andrea Graf .. Persönliche Kompetenz:  Improvisationsgabe  Entscheidungsfreud e  Selbstorganisation  Selbstdisziplin Abb..SE Einführung Projektmanagement Seite 16/20  Spezielle Kenntnisse über das Projekt/den Auftraggeber  Spezielle Fähigkeiten  Zeitliche Verfügbarkeit  Integrationsfähigkeit  Motivation Aufgaben des Projektleiters  Planungsaufgaben  Koordinationsaufgaben  Kontrollaufgaben  Dokumentationsaufgaben Fähigkeiten des Projektleiters        Führungsfähigkeit Einfühlungsvermögen Motivationsgeschick Verhandlungsgeschick Analytisches Denken Organisationstalent .. 6: Qualifikationsprofil einer Projektleitung Formular „Anforderungen Projektleiter“ siehe Anlage 7 Formular „Analyse des Projektteams“ siehe Anlage 8 Das Team sollte übereinstimmende Vorstellungen haben zu:  Was ist eigentlich die Aufgabe?  Was gehört noch mit zum Auftrag und was nicht? Mag..

das Budget nicht überschritten und das Ergebnis in akzeptabler Qualität geliefert wird. Schaffung eines „Teamgeistes“ 6 Projektdurchführung Der Projektleiter koordiniert alle Einzelschritte des Projektes. 5 Projektstart „Sage mir. KOSTEN Mag. gegenseitiges Kennenlernen  Aufzeigen der Projektplanung  Sicherstellung des gleichen Informationsstandes  Motivation der Teammitglieder. dass alle Mitglieder das verstehen. Sorgen Sie von Anfang an dafür.SE Einführung Projektmanagement Seite 17/20  Was sind die Ziele des Projektes?  Welche Prioritäten gelten?  Welcher Qualitätsstandard wird gefordert?  Wer entscheidet was?  Welche Spielregeln gelten für die Zusammenarbeit? etc. dass alle Mitarbeiter das alles als selbstverständlich ansehen. dass das Projekt zum geplanten Termin abgeschlossen. wie es endet!“ Spruch eines weisen Projektmanagers In einem Kick-off-Meeting (Projekteinführungsveranstaltung) sollten nochmals alle relevanten Projektdaten zusammengefasst werden. wie ein Projekt beginnt und ich sage Dir. Andrea Graf . 6. was für alle gelten soll. Ziele:  Information über die Ausgangssituation des Projektes und die Rahmenbedingungen  Einführung aller Projektbeteiligten in die Projektzielsetzung  Vorstellen des Projektteams. Gehen Sie als Projektleiter nicht davon aus.1 Kontrolle der Arbeitsabläufe Der Projektleiter muss alles daran setzen.

7: Übersicht über mögliche Kontrollpunkte Während der Projektlaufzeit sollen folgende Fragen immer wieder beantwortet werden:  Stimmen die tatsächlichen Werte mit den Plandaten überein?  Wo und wann treten Abweichungen auf?  Welchen Einfluss haben diese Abweichungen auf das Projektziel?  Warum treten Abweichungen auf?  Welche Gegenmaßnahmen sind möglich? Zur Projektkontrolle bieten sich folgende Formen an:  Unregelmäßige Gespräche mit den Mitarbeitern (auch Einzelgespräche)  Regelmäßige Abfrage des Projektstandes  Abfrage der Fertigstellungstermine (milestones)  Regelmäßige Projektbesprechungen  Formalisierte regelmäßige Projektfortschrittsberichte Formular „Projektfortschrittskontrolle“ siehe Anlage 9 6. Andrea Graf .SE Einführung Projektmanagement Seite 18/20 LEISTUNGEN TERMINE KONTROLLE QUALITÄT PROJEKTSTUNDEN Abb. Kommunikationsregeln für Besprechungen:  Ziel der Besprechung muss bekannt sein  Aktives.2 Kommunikation im Projekt Projektbesprechungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit des Projektleiters. aufmerksames Zuhören  Notizen machen  Kreativität einbringen  Kompromisse schließen  Entschuldigungen rasch einbringen Mag.

nachvollziehbar. 7 Projektabschluss Das Ziel des Projektmanagements ist. jeweils das etc Während den der Projektstatusbericht Bearbeitungsstand Alle relevanten Rahmen Berichtswesens aktuellen umfassende sind hier Projektdokumentation Nachschlagewerk während der gesamten Projektlaufzeit und danach. Zusätzlich wird die schriftliche Ergebnisdokumentation an den Projektauftraggeber zu übermitteln sein.SE Einführung Projektmanagement Seite 19/20  Realistische Termine setzen 6. Projektergebnisse. die eventuell erst später in das Projekt einbezogen wurden.und Nachteile von Varianten nennen  Verteiler des Berichts angeben  Regelmäßiges Erscheinen der berichte Ein wesentlicher Bestandteil im wiedergibt. Eckdaten. Planungsunterlagen. Die Projektdokumentation ist die Entscheidungsgrundlage für Mitarbeiter.3 Berichtswesen Die wesentlichen Projektbeteiligten müssen regelmäßig über den Projektstand informiert sein. dass das Ergebnis des Projektes vom Auftraggeber akzeptiert wird und/oder dass das Unternehmen mit der Durchführung des Projektes Gewinne erzielt. Berichtsregeln:  Kurze und knappe Darstellung  Klare Struktur  Kernaussagen sollen visualisiert werden  Vor.  Inhalt  Wurde das Projektziel erreicht? ja nein Mag. ist ist hierbei des die die Projektdokumentation. Andrea Graf .

SE Einführung Projektmanagement Seite 20/20  Ist der Auftraggeber mit der Ergebnis zufrieden?  Müssen Fehler/Mängel noch behoben werden?  Wann wurden die Projektergebnisse übergeben?  Wird die Projektdokumentation übergeben?  Gibt es Bedarf für Folgeaufträge?  Wann und wie wird das Projektteam aufgelöst?  Wird für das Projekt ein entsprechendes Marketing betrieben? 7. 7. Folgende Fragen könnten hierbei auftauchen:  Erreichte das Projekt den Zeitplan? Ergeben sich daraus für zukünftige Zeiteinteilungen Änderungen? Welche?  Konnte der geplante Kostenrahmen eingehalten werden? Ergeben sich für zukünftige Budgeteinteilungen Änderungen? Welche?  Entsprach das Projektergebnis den Kundenspezifikationen?  Ergeben sich für zukünftigen Personaleinsatz Änderungen? Welche?  Welchen technischen Fortschritt gab es im Projekt?  . um sie bei neuen Projektes anzuwenden.2 Präsentation der Ergebnisse Die Präsentation dient dazu.1 Bewertung des Projektes Durch die Rückschau auf das Gesamtprojekt werden gewonnene Erfahrungen und Erkenntnisse noch einmal betrachtet.. Andrea Graf . Formular „Checkliste Präsentationsvorbereitung“ siehe Anlage 10 Formular „Gestaltung Präsentationsfolien“ siehe Anlage 11 Formular „Grafikauswahl“ siehe Anlage 12 Mag.. die erarbeiteten Ergebnisse gegenüber dem Projektauftraggeber zu „verkaufen“.

Umformung bestehender Konzepte und Prozesse auf neue Gegebenheiten. aber niemand kann sie korrekt berücksichtigen oder messen. von denen jeder weiß. Indikatoren zu tun. Mag.1 Change Management Projekte verändern das Unternehmen oft ganz wesentlich. zum anderen wird aber versucht. Andrea Graf . Zum einen geht es um die reale Umsetzung operativer Strategien. die als Vergleichsmaßstab dienen. dass sie wichtig sind.  Festigen: Integration der veränderten Konzepte. messbare Standard. Es geht um die sogenannten „Soft Facts“ – und damit zum Beispiel um die Frage: “Wie messen sie Motivation?“ Balanced Scorecard – ein Begriff. Diese gesamte Organisationsentwicklung kann man grundsätzlich in drei Phasen einteilen:  „Auftauen“: Lösen von alten Theorien bzw. Akzeptanz für da Neue wecken. Score hat etwas mit Rechnung bzw. die sich an Standards anderer Unternehmen orientieren.3 Benchmarking Benchmarks sind Bezugsgrößen bzw. Es ist ein Instrument der Wettbewerbsanalyse. Auf jeden Fall geht es darum.und Verhaltensmustern. Denk.2 Balanced Scorecard Die Balanced Scorecard versucht im Grunde nur bereits bestehende betriebswirtschaftliche Probleme zu lösen. Faktoren einzubeziehen. Verhaltensmuster und Prozesse in das Unternehmen/in die Organisation 8. 8.  Verändern: Neuformung. Dieser Begriff wurde in den ökonomischen Bereich übernommen und hier gelten Benchmarks als Messgrößen für das eigene Unternehmen. Change Management ist die Begleitung eines solchen Veränderungsprozesses. den man nicht wörtlich übersetzen kann: Balanced heißt ausgeglichen. dass traditionelle Finanzkennzahlen um eine weitere Sichtweise ergänzt werden.SE Einführung Projektmanagement Seite 21/20 8 Neue Entwicklungen im Projektmanagement 8. Grundidee ist es.

Mag. Andrea Graf . danach zu streben. Die Japaner nennen es „dantotsu“: das heißt sinngemäß. warum diese Unterschiede bestehen und welche Verbesserungsmöglichkeiten bestehen. es erfolgt oft zu wenig Know-how-Übertragung. Im Projektmanagement findet meist intern zu wenig Benchmarking statt.SE Einführung Projektmanagement Seite 22/20 festzustellen. jeder arbeitet für sich. der Beste der Besten zu werden. welche Unterschiede bestehen.