SE Einführung Projektmanagement

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Inhaltsverzeichnis
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1 Einführung.................................................................................................................2 1.1 Was versteht man unter einem Projekt?.............................................................2 1.2 Was ist Projektmanagement?..............................................................................3 1.3 Wann ist ein Projekt sinnvoll bzw. nicht sinnvoll?...............................................3 1.4 Chancen und Risiken im PM...............................................................................4 1.4.1 Projektchancen.............................................................................................4 1.4.2 Projektrisiken.................................................................................................4 Max Frisch...................................................................................................................4 1.5 Ziele für den Unterricht........................................................................................5 1.6 Projektphasen......................................................................................................7 2 Projektanalyse...........................................................................................................7 3 Projektplanung mit Hilfe von PM-Instrumenten.......................................................10 3.1 Ideenfindung durch Brainstorming und Brainwriting ........................................10 3.2 Umfeldanalyse...................................................................................................10 3.3 Projektantrag......................................................................................................11 3.4 Projektauftrag.....................................................................................................11 3.5 Projektstrukturplan.............................................................................................12 3.6 Terminplan.........................................................................................................12 3.2.1 Meilensteine (Milestones)...........................................................................13 3.2.2 Netzplan......................................................................................................13 3.7 Arbeitspakete.....................................................................................................14 4 Das Projektteam.....................................................................................................15 5 Projektstart..............................................................................................................17 6 Projektdurchführung...............................................................................................17 6.1 Kontrolle der Arbeitsabläufe..............................................................................17 6.2 Kommunikation im Projekt.................................................................................18 6.3 Berichtswesen....................................................................................................19 7 Projektabschluss.....................................................................................................19 7.1 Bewertung des Projektes...................................................................................20 7.2 Präsentation der Ergebnisse.............................................................................20 8 Neue Entwicklungen im Projektmanagement.........................................................21 8.1 Change Management........................................................................................21 8.2 Balanced Scorecard..........................................................................................21 8.3 Benchmarking....................................................................................................21 9 Anhang

Mag. Andrea Graf

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September 2001: Ein Mann stürmt in eine Bank und bedroht Kunden und Angestellte. Er erbeutet € 25.000,--, rennt hinaus und flieht mit seinem Komplizen, der im Auto wartet. Einige Ecken weiter verlassen sie den PKW und setzen die Flucht fort. Etwa eine Stunde später werden beide am Hauptbahnhof in Graz von der Polizei umzingelt und festgenommen. Aus der Traum! Was hat diese Geschichte mit unserem Thema zu tun? Auch ein Banküberfall ist ein Projekt! Am Anfang steht die Vision reich zu werden, dann plant man die Details (die sogenannte operative Ebene) – sucht die Bank aus, plant den Ablauf des Überfalls, macht einen Zeitplan, organisiert die Flucht. Aber warum scheitert dieses Vorhaben meistens? Die Antwort ist einfach: Falsches Projektmanagement.

EINE SACHE LERNT MAN, INDEM MAN SIE MACHT.
[ Cesare Pavese, ital. Schriftsteller, 1908-1950]

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Einführung
Jeder Mensch führt tagtäglich Projekte aus. Gerade bei kleinen und mittleren Projekten bei denen der Projektleiter sowohl organisatorische als auch fachliche Aufgaben übernehmen muss, ist eine effiziente Projektabwicklung Voraussetzung für einen erfolgreichen Projektabschluss.

1.1 Was versteht man unter einem Projekt?
Der Begriff Projekt wird wie folgt definiert: Ein Projekt  ist zeitlich begrenzt – hat einen klaren Anfang (Kick-off-Meeting) und einen klaren Schluss  hat ein definiertes Ziel,  weist eine gewisse Einmaligkeit auf,  muss in der Regel in Teilprojekte und Einzelaktivitäten untergliedert werden,  ist meist mit einem Risiko behaftet,

 erfordert die Zusammenarbeit von Spezialisten aus unterschiedlichen Bereichen
(begrenzte Ressourcen)  erfordert eine Projektorganisation (Projektleitung, Mitarbeiter...)

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wenn es sich um Routineaufgaben handelt es unter hohem Zeitdruck zu lösen ist (2 – 3 Tage) es nur ein Spezialist lösen kann. dass unterschiedliches Know-how aus dem Unternehmen bzw. mangelhafte Koordination. Der Zweck ist es. dass das Projekt trotz aller Risiken erfolgreich abgeschlossen werden kann. Um diesen Frust zu vermeiden gibt es Projektmanagement.SE Einführung Projektmanagement Seite 3/20 Viele Projekte zeichnen sich aber auch durch zahlreiche negative Aspekte aus. So kann man in der Projektarbeit leider auch eine Menge Frust erleben. Ein Projekt ist also sinnvoll. Ihre Kollegen die Planung in Angriff? Planten Sie zusätzliche Hilfe für den Fall. Andrea Graf . fehlende Vorbereitung. zu organisieren und zu kontrollieren. alle Aktivitäten im Projekt so zu planen. 1. unklare Kompetenzen.2 Was ist Projektmanagement? Projektmanagement heißt Planung. dass das Projekt nicht alleine zu bewältigen sein würde? Mag. Steuerung und Überwachung von Projekten über die gesamte Laufzeit des Projektes. wie zB: Kampf um Ressourcen. Ihre Kollegen zwischen der ersten Idee und einem klaren Konzept? Wie nahmen Sie bzw. der Organisation eingebunden werden muss.3 Wann ist ein Projekt sinnvoll bzw. 1. A Einzelarbeit Beantworten Sie in Bezug auf ein projekt in Ihrer schule folgende Fragen: Wann entstand die erste Idee für dieses Projekt? Wie viel Zeit verging und wie viele Schritte unternahmen Sie bzw. unscharfe Zielvorgaben des Auftraggebers etc. nicht sinnvoll? Ein Projekt ist nicht sinnvoll. wenn die Aufgabenstellung so komplex ist.

1. zu Innovationen und organisatorischen Veränderungen. Diese Form der Aufgabenlösung räumt unbestritten mehr Freiheiten ein als die Erledigung der Aufgaben in der klassischen Aufbauorganisation. Diese mit dem Projekt verbundenen Risiken sind vor Projektbeginn abzuschätzen. Auf Dauer wird nur dieses Unternehmen bzw.4 Chancen und Risiken im PM 1. die in der Lage ist. Der Wettbewerbsdruck unter den Unternehmen zwingt diese zu immer schnelleren Produktentwicklungen. Diese Tendenz lässt sich durchaus auf den Bildungsbereich übertragen. diese Bildungseinrichtung erfolgreich sein. der Zustand.4.2 Projektrisiken „Krise ist ein produktiver Jedes Projekt beinhaltet hinsichtlich seiner Hauptparameter.SE Einführung Projektmanagement Seite 4/20 Ging alles nach Plan? Blieben Sie im Budgetrahmen? Wurden Sie rechtzeitig fertig? Entsprachen die Ergebnisse Ihren Qualitätsmaßstäben? Dachten Sie nach Abschluss des Projektes über die Erfahrungen nach.4. um Verbesserungsmöglichkeiten für das nächste Projekt zu finden? 1. der Einhaltung des Katastrophe nehmen. Der permanente Zwang zu Veränderungen überfordert das klassische „Abteilungsdenken“: die Aufgaben werden häufig durch abteilungsübergreifende Projektgruppen gelöst. Andrea Graf .1 Projektchancen Projektmanagement gewinnt aktuell immer mehr an Bedeutung. schnell und flexibel auf die sich ständig ändernden Marktanforderungen zu reagieren. Man muss ihr nur den Beigeschmack der Erreichung des vorgegebenen Endtermins. Ein Projektteam kann eigenständig reagieren – auch im Schulbereich.“ Max Frisch Kostenrahmens sowie der Erfüllung der inhaltlichen Ziele ein gewisses Risikopotential. Folgender Vorschlag zur Risikoanalyse: Risikoerkennung Abwägen möglicher Gegenmaßnahmen Entscheidung: Risiko akzeptieren oder nicht Mag.

und Verantwortungsbereitschaft zu entwickeln und selbstständiges Lernen und Handeln zu entfalten  die Fähigkeiten der Problemerkennung und Themenstrukturierung zu entwickeln  gemeinsame Aktivitäten zu schaffen und dadurch die sozialen Kompetenzen des Einzelnen auszubilden  .. Andrea Graf .  die Bereiche in ihrer Vernetzung zu betrachten – anstelle von Fachzentriertheit steht Themenzentriertheit  Handlungs. für die noch niemand vorgesehen ist?  Passen die Teammitglieder zusammen?  Problembereich während der Projektbearbeitung:  Fehlende oder unklare Zielsetzung  Unrealistische Terminvorgaben  Zu optimistische Berichte über den Projektfortschritt  Keine Qualitätssicherung  Konflikte im Team  Mangel an Teamgeist Formular „Risikoanalyse“ siehe Anlage 1 Diskussion: Chancen und Risiken im Unterricht 1.. Diskussion: Ziele für den Unterricht Mag.5 Ziele für den Unterricht Projektunterricht versucht.SE Einführung Projektmanagement Seite 5/20 Grundsätzlich lassen sich zwei große Problembereiche unterscheiden:  Problembereich der Personalplanung:  Sind die Mitglieder des Projektteams für die ihnen übertragenen Aufgaben geeignet?  Gibt es kritische Aufgaben.

SE Einführung Projektmanagement Seite 6/20 Mag. Andrea Graf .

 Probleme und Störungen im Projektablauf lassen sich frühzeitig erkennen und kostengünstiger beseitigen. Die entscheidende Frage. 1: Projektphasen Umfassende. ist: „Was will der Auftraggeber mit dem Projekt erreichen?“  Auftragshintergründe Voraussetzung: Auftragshintergründe abklären Mag. wird reduziert.6 Projektphasen Projektanalyse Projektanalyse Projektplanung Projektplanung Projektstart Projektstart ProjektProjektsteuerung steuerung ProjektProjektdurchführung durchführung ProjektProjektkontrolle kontrolle ProjektProjektabschluss abschluss Abb. frühzeitige und standardisierte Projektplanung hat wesentliche Vorteile:  Das Risiko. die geklärt werden muss. die vorgegeben Projektziele nicht zu erreichen. Andrea Graf .SE Einführung Projektmanagement Seite 7/20 1. 2 Projektanalyse Die Vorbereitungsphase ist eine der wichtigsten Abschnitte in der gesamten Projektabwicklung.

Genehmigungen) .B. etc. Anschlussarbeiten. Sitzungen. Verordnungen. Titel.Kosten (z. Gegner der Auftragserteilung)  Was ist das interne (beim Auftraggeber) Ziel des Auftrages?  Worauf ist bei der Bearbeitung besonders zu achten? . Funktion.Personen (z.Termine (z.B. Telefonnummer. die berücksichtigt werden müssen?  Besteht Geheimhaltungspflicht gegenüber bestimmten Personen / Institutionen / Presse?  Besteht die Chance zu Folgeaufträgen?  Wurden für den Auftraggeber bereits Aufträge abgewickelt? . interne Regelungen . -form. vorgegebener Kostenrahmen) .B.B. Andrea Graf .Probleme  Existieren Verträge/Absprachen mit Unterauftragnehmern? ja nein Mag.Art der Aufträge .B. zu enger Terminrahmen) .gewünschtes Ergebnis .Bearbeiter . Funktion im Projekt.)  Gab es Probleme bei der Auftragserteilung? . ausgeklammerte Leistungen) .Leistungen (z.SE Einführung Projektmanagement Seite 8/20  Inhalt  Wer waren die Ansprechpartner beim Auftraggeber? (Name.Gesetze. -umfang  Gab es Vorarbeiten.wichtige Termine (z.interne Probleme beim Auftraggeber .Darstellungsart .

Literatur.)  Auf welche (abgeschlossenen) Projekte sollte zurückgegriffen werden?  Welche Informationsquellen sind wichtig (Studien. Berechnungen.)? HILFSMITTEL  Welche EDV-Systeme sollten wofür eingesetzt werden ?  Sind diese EDV-Systeme verfügbar ?  Wer kennt sich mit diesen Systemen aus ? Mag.  Leistungsumfang ANGEBOT/AUFTRAG  Was ist das Projektziel (in Stichworten)?  Gibt es Teilziele (Zwischenbericht etc. Zeichnungen. Andrea Graf .)?  Was ist unklar? Wo besteht Klärungsbedarf? Mit Wem?  Welche Bearbeitungsschritte sind zeitaufwendig?  Welche Bearbeitungsschritte sind fachlich kritisch? NOTWENDIGES FACHWISSEN  Ist die Mitarbeit von externen Experten notwendig? Für welche Aufgaben?  Ist die Mitarbeit von internen Experten notwendig? Für welche Aufgaben?  Welche anderen Abteilungen/Bereiche müssen/sollten einbezogen werden? (Fachwissen. das Wesentliche eines Auftrages zu erkennen. etc. etc.SE Einführung Projektmanagement Seite 9/20  Leistungsumfang Vorrangiges Ziel hierbei ist es.

2 Umfeldanalyse Ziele:  Ganzheitliche und frühzeitige Erfassung möglicher Einflussfaktoren  Früherkennung von Potentialen und Problemfeldern  Feststellen der Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben und Projekten in der Schule/im Unternehmen  Verbesserung der Kommunikation im Projekt Hilfsmittel:  SOZIALEN KONTEXT festlegen  PROJEKTABGRENZUNG durchführen 3. dabei sich von den Anregungen des anderen inspirieren lassen – nach 5 Minuten das Blatt wieder weiter geben  Im optimalen Fall liegen nach 30 Minuten pro Blatt 18 Einfälle vor. Auftraggebers. Mag. terminliche oder sachliche Forderungen und Ansprüche des Geschäftspartners bzw.1 Claim Management  Claim bedeutet: finanzielle.SE Einführung Projektmanagement Seite 10/20 3 Projektplanung mit Hilfe von PM-Instrumenten 3. das im Uhrzeigersinn weitergegeben wird  In weiteren 5 Minuten sollen auf das Blatt des Nachbarn wieder 3 Ideen geschrieben werden.2. Andrea Graf .1 Ideenfindung durch Brainstorming und Brainwriting Brainwriting nach der Methode 635:  Bilden einer 6er Gruppe  Jedes Gruppenmitglied notiert auf einem leeren Blatt Papier innerhalb von 5 Minuten drei Ideen. das ergibt in Summe 108 Ideen pro Gruppe  Diese Ideen clustern und auf ein Plakat übertragen Hinweis: während dieser 30 Minuten soll nicht gesprochen werden 3.

warum das Projekt durchgeführt werden sollte  Projektziel  Termin für die Fertigstellung Im Zusammenhang mit der Erstellung des Projektantrages soll bereits eine Istanalyse durchgeführt werden. Andrea Graf .3 Projektantrag Der Projektantrag dient dazu. Er sollte folgende Punkte beinhalten:  Antragsteller  Art und Inhalt des Projektes  Begründung.und Terminplänen 3. den Auftraggeber über das Projekt zu informieren und Probleme nochmals abzuklären. Für ein erfolgreiches Claim Management sollten die folgenden Faktoren beachtet werden:  Klare Abgrenzung der Verantwortung und Kompetenzen  Schnittstellen genau definieren  Kommunikationsfluss innerhalb des Projektes und zum Auftraggeber exakt festlegen  Entscheidungskompetenzen klären  Festlegen von realistischen Projekt.4 Projektauftrag Inhalte eines Projektauftrages Welches Projekt? Welche Art und zu welchem Zweck? Mit welchem Einsatz von Ressourcen? Mit welcher Projektorganisation? Mit welchem Team Zu welchem Projektziel? Unter Berücksichtigung welcher Rahmenbedingungen? Unter Einsatz welcher Instrumente? Mag. 3.SE Einführung Projektmanagement Seite 11/20  Professionelles Claim Management sollte als Begleitfunktion von Projekten angesehen werden.

Die Schätzungen sollen unabhängig von konkreten Terminvorgaben gemacht werden. Arbeitspaket und Zeitbedarf dar. Es stellt somit eine Verknüpfung zwischen Bearbeiter. Formular „Projektauftrag“ siehe Anlage 2 3. Zeit und Kosten. Er leistet Folgendes:  Größtmögliche Transparenz der Arbeitsabläufe  Klare Abgrenzung und Definition des Arbeits.SE Einführung Projektmanagement Seite 12/20 Abb. Andrea Graf . Das Projekt wird hierbei in einzelne Arbeitsschritte unterteilt. einer Übersicht und deren Details. wenn etwaige Meinungsverschiedenheiten zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber auftreten. Dadurch sind dann alle Elemente bekannt. Je komplexer ein Projekt ist. beginnt die eigentliche Projektarbeit.und Verantwortungsbereiche  Zuordnung der Arbeitspakete zu den Verantwortlichen  Effiziente Koordination aller im Projekt beteiligten Stellen oder Personen. somit kann diese Erhebung ohne Verzerrungen durchgeführt werden. Der Strukturplan bildet für alle Teammitglieder das grundlegende Orientierungsraster. die zum Abschluss des Projektes nötig sind. Wichtig ist hierbei. Ist der Auftrag erteilt.2: Bestandteile eines Projektauftrages Projekte werden durch Aufträge gesteuert.6 Terminplan Die Grundlage für die Erstellung eines Terminplanes ist eine Zeitschätzung für die Einzelvorgänge. desto tiefer strukturiert muss es werden. auf die man sich immer wieder berufen kann. Formular „Projektstrukturplan“ siehe Anlagen 3-5 3. Ein Strukturplan gliedert sich im allgemeinen in zwei Ebenen auf. Mag.5 Projektstrukturplan Der Strukturplan ist der Ausgangspunkt für die Planung aller drei Planungsparameter: Qualität. dass die inhaltliche und terminliche Gliederung zusammengefasst wird.

 Er schafft einen transparenten Projektablauf.  Der Netzplan zwingt zum systematischen Denken. 3.1 Meilensteine (Milestones) Ein Milestone-Chart gibt ein grobes Bild des Zeitplans. vorhandene Zeitreserven und zeitkritische Arbeitspakete ermittelt werden.2.2 Netzplan Für die Erstellung umfangreicher Terminpläne kann der Einsatz eines Netzplanes als Planungsinstrument vorteilhaft sein.  Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen werden deutlich. die von Außenstehenden klar erkennbar sind oder die Zustimmung brauchen. bevor das Projekt weiterlaufen darf. Vorgang A Vorgang C Vorgang A Vorgang C P-Start Vorgang E Vorgang E Vorgang B Vorgang B Vorgang D Vorgang D P-Ende Mag.2. Andrea Graf . Merkmale:  Untergliedert das Projekt in Phasen  Sind an leicht überprüfbare Ereignisse geknüpft  Ein Plantermin wird zugeordnet Zweck:  Instrument zur Projektfortschrittsmessung  Strukturierung des Ablaufs  Dokumentation von Zwischenergebnissen  Selbstkontrolle 3.  Es sind Projektsimulationen zur Optimierung der Ablaufplanung möglich  Es können realistische End. Es zeigt die Schlüsselereignisse.  Es können Terminverschiebungen.SE Einführung Projektmanagement Seite 13/20 Aufbauend auf diese Zeitschätzungen ist nun eine detaillierte Terminplanung ein wesentlicher Faktor für eine erfolgreiche Projektabwicklung. den kürzest möglichen Zeitablauf und Zeitraum für eine effiziente Zielereichung zu finden. Wesentlich dabei ist es.und Zwischentermine ermittelt werden.

3: Darstellung eines vereinfachten Netzplanes In einem Knoten werden alle wichtigen Informationen über den Vorgang erfasst: Vorgang Arbeitskräfte Vorgangsbeschreibung Kostenstelle Frühester Anfang Spätester Anfang Dauer Frühestes Ende Spätestes Ende Abb. ohne andere Aufgaben oder den Endtermin des Projektes zu gefährden. Mag. 4: Darstellung einer Vorgangsbeschreibung Kritischer Pfad: ist die Verbindung zwischen P-Start und P-Ende. Zeitpuffer: ist jene Menge an Zeit.  Für jedes Arbeitspaket gibt es nur einen Verantwortlichen  Es erfolgt eine klare Abgrenzung zu anderen Arbeitspaketen  Die Bearbeitung sollte weitgehend unabhängig von anderen Arbeitspaketen möglich sein. wer für den Abschluss jedes Einzelschrittes des Projektes verantwortlich ist. 3. die eine Aufgabe in Verzug geraten kann.SE Einführung Projektmanagement Seite 14/20 Abb.  Es wird eine eindeutige Zielsetzung fixiert. bei der Verzögerungen einzelner Aufgaben automatisch zu einem Verzug des Endtermins kommen.7 Arbeitspakete  Es muss so früh wie möglich entschieden werden. Andrea Graf . Die Betroffenen sollen an der Planung von Terminen und Budget teilnehmen. dies erhöht die Verantwortung und die Motivation.

sollte die Projektorganisation in Teilprojekte aufgegliedert werden. Erfordert das Projekt eine höhere Anzahl von Projektmitarbeitern. Kriterien für die Auswahl von Teammitgliedern: Mag. P-Manager Lenkungsausschuss Lenkungsausschuss (z. Manager. Was ist die ideale Teamgröße? Ein arbeitsfähiges Team sollte aus nicht mehr als sechs bis sieben Teammitarbeitern bestehen. Andrea Graf .B. Geschäftsführung) Geschäftsführung) P-Leiter 1 P-Leiter 2 P-Mitglied A P-Mitglied B Abb. Formular „Arbeitspaket“ siehe Anlage 6 In diesem Zusammenhang sollen auch Mitarbeiter-Arbeitsberichte bzw. P(z. Ein schlagkräftiges Projektteam ist ein entscheidender Baustein zum Projekterfolg. P-Leiter. –dispositionen seitens der Mitarbeiter geführt werden. Auftraggeber.SE Einführung Projektmanagement Seite 15/20  Es wird ein überschaubarer Zeitrahmen vorgegeben  Größere Arbeitspakete werden in Phasen und Zwischenterminen gegliedert.  Die einzelnen Arbeitspakete werden im Strukturplan nicht weiter aufgegliedert. P-Leiter. PManager. ein anderer macht´s. dabei sollte Team nicht die Abkürzung sein für: Toll. Auftraggeber. 4 Das Projektteam Projektarbeit ist Teamarbeit. Bei dieser Größe ist die gegenseitige Information und Zusammenarbeit noch gewährleistet. aktiv auf die Zusammenstellung des Projektteams Einfluss zu nehmen.B. 5: Möglicher Aufbau eines Projektteams Der Projektleiter sollte versuchen.

. Persönliche Kompetenz:  Improvisationsgabe  Entscheidungsfreud e  Selbstorganisation  Selbstdisziplin Abb..SE Einführung Projektmanagement Seite 16/20  Spezielle Kenntnisse über das Projekt/den Auftraggeber  Spezielle Fähigkeiten  Zeitliche Verfügbarkeit  Integrationsfähigkeit  Motivation Aufgaben des Projektleiters  Planungsaufgaben  Koordinationsaufgaben  Kontrollaufgaben  Dokumentationsaufgaben Fähigkeiten des Projektleiters        Führungsfähigkeit Einfühlungsvermögen Motivationsgeschick Verhandlungsgeschick Analytisches Denken Organisationstalent . Fachliche Kompetenz: Methodische Kompetenz:  Fachwissen  PM-Methoden  Organisationstale  Projektplanung nt  Projektsteuerung  Führungseigensc  Projektcontrolling haften PROJEKT-LEITUNG Soziale Kompetenz:  Fähigkeit zu motivieren  Konfliktmanagem ent  .. 6: Qualifikationsprofil einer Projektleitung Formular „Anforderungen Projektleiter“ siehe Anlage 7 Formular „Analyse des Projektteams“ siehe Anlage 8 Das Team sollte übereinstimmende Vorstellungen haben zu:  Was ist eigentlich die Aufgabe?  Was gehört noch mit zum Auftrag und was nicht? Mag.. Andrea Graf .

SE Einführung Projektmanagement Seite 17/20  Was sind die Ziele des Projektes?  Welche Prioritäten gelten?  Welcher Qualitätsstandard wird gefordert?  Wer entscheidet was?  Welche Spielregeln gelten für die Zusammenarbeit? etc. dass das Projekt zum geplanten Termin abgeschlossen. dass alle Mitglieder das verstehen. Ziele:  Information über die Ausgangssituation des Projektes und die Rahmenbedingungen  Einführung aller Projektbeteiligten in die Projektzielsetzung  Vorstellen des Projektteams. 5 Projektstart „Sage mir. Schaffung eines „Teamgeistes“ 6 Projektdurchführung Der Projektleiter koordiniert alle Einzelschritte des Projektes. Gehen Sie als Projektleiter nicht davon aus. wie ein Projekt beginnt und ich sage Dir. Andrea Graf . Sorgen Sie von Anfang an dafür.1 Kontrolle der Arbeitsabläufe Der Projektleiter muss alles daran setzen. wie es endet!“ Spruch eines weisen Projektmanagers In einem Kick-off-Meeting (Projekteinführungsveranstaltung) sollten nochmals alle relevanten Projektdaten zusammengefasst werden. gegenseitiges Kennenlernen  Aufzeigen der Projektplanung  Sicherstellung des gleichen Informationsstandes  Motivation der Teammitglieder. 6. was für alle gelten soll. dass alle Mitarbeiter das alles als selbstverständlich ansehen. KOSTEN Mag. das Budget nicht überschritten und das Ergebnis in akzeptabler Qualität geliefert wird.

aufmerksames Zuhören  Notizen machen  Kreativität einbringen  Kompromisse schließen  Entschuldigungen rasch einbringen Mag. Kommunikationsregeln für Besprechungen:  Ziel der Besprechung muss bekannt sein  Aktives. Andrea Graf .SE Einführung Projektmanagement Seite 18/20 LEISTUNGEN TERMINE KONTROLLE QUALITÄT PROJEKTSTUNDEN Abb. 7: Übersicht über mögliche Kontrollpunkte Während der Projektlaufzeit sollen folgende Fragen immer wieder beantwortet werden:  Stimmen die tatsächlichen Werte mit den Plandaten überein?  Wo und wann treten Abweichungen auf?  Welchen Einfluss haben diese Abweichungen auf das Projektziel?  Warum treten Abweichungen auf?  Welche Gegenmaßnahmen sind möglich? Zur Projektkontrolle bieten sich folgende Formen an:  Unregelmäßige Gespräche mit den Mitarbeitern (auch Einzelgespräche)  Regelmäßige Abfrage des Projektstandes  Abfrage der Fertigstellungstermine (milestones)  Regelmäßige Projektbesprechungen  Formalisierte regelmäßige Projektfortschrittsberichte Formular „Projektfortschrittskontrolle“ siehe Anlage 9 6.2 Kommunikation im Projekt Projektbesprechungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit des Projektleiters.

und Nachteile von Varianten nennen  Verteiler des Berichts angeben  Regelmäßiges Erscheinen der berichte Ein wesentlicher Bestandteil im wiedergibt.SE Einführung Projektmanagement Seite 19/20  Realistische Termine setzen 6. nachvollziehbar. dass das Ergebnis des Projektes vom Auftraggeber akzeptiert wird und/oder dass das Unternehmen mit der Durchführung des Projektes Gewinne erzielt. Andrea Graf . Eckdaten. Planungsunterlagen.  Inhalt  Wurde das Projektziel erreicht? ja nein Mag. Berichtsregeln:  Kurze und knappe Darstellung  Klare Struktur  Kernaussagen sollen visualisiert werden  Vor.3 Berichtswesen Die wesentlichen Projektbeteiligten müssen regelmäßig über den Projektstand informiert sein. Die Projektdokumentation ist die Entscheidungsgrundlage für Mitarbeiter. ist ist hierbei des die die Projektdokumentation. 7 Projektabschluss Das Ziel des Projektmanagements ist. die eventuell erst später in das Projekt einbezogen wurden. jeweils das etc Während den der Projektstatusbericht Bearbeitungsstand Alle relevanten Rahmen Berichtswesens aktuellen umfassende sind hier Projektdokumentation Nachschlagewerk während der gesamten Projektlaufzeit und danach. Projektergebnisse. Zusätzlich wird die schriftliche Ergebnisdokumentation an den Projektauftraggeber zu übermitteln sein.

.1 Bewertung des Projektes Durch die Rückschau auf das Gesamtprojekt werden gewonnene Erfahrungen und Erkenntnisse noch einmal betrachtet. Formular „Checkliste Präsentationsvorbereitung“ siehe Anlage 10 Formular „Gestaltung Präsentationsfolien“ siehe Anlage 11 Formular „Grafikauswahl“ siehe Anlage 12 Mag. 7.2 Präsentation der Ergebnisse Die Präsentation dient dazu. um sie bei neuen Projektes anzuwenden. Folgende Fragen könnten hierbei auftauchen:  Erreichte das Projekt den Zeitplan? Ergeben sich daraus für zukünftige Zeiteinteilungen Änderungen? Welche?  Konnte der geplante Kostenrahmen eingehalten werden? Ergeben sich für zukünftige Budgeteinteilungen Änderungen? Welche?  Entsprach das Projektergebnis den Kundenspezifikationen?  Ergeben sich für zukünftigen Personaleinsatz Änderungen? Welche?  Welchen technischen Fortschritt gab es im Projekt?  . die erarbeiteten Ergebnisse gegenüber dem Projektauftraggeber zu „verkaufen“. Andrea Graf .SE Einführung Projektmanagement Seite 20/20  Ist der Auftraggeber mit der Ergebnis zufrieden?  Müssen Fehler/Mängel noch behoben werden?  Wann wurden die Projektergebnisse übergeben?  Wird die Projektdokumentation übergeben?  Gibt es Bedarf für Folgeaufträge?  Wann und wie wird das Projektteam aufgelöst?  Wird für das Projekt ein entsprechendes Marketing betrieben? 7..

Faktoren einzubeziehen. Akzeptanz für da Neue wecken. Andrea Graf . Grundidee ist es. zum anderen wird aber versucht. von denen jeder weiß. Auf jeden Fall geht es darum. messbare Standard. Dieser Begriff wurde in den ökonomischen Bereich übernommen und hier gelten Benchmarks als Messgrößen für das eigene Unternehmen. dass traditionelle Finanzkennzahlen um eine weitere Sichtweise ergänzt werden. dass sie wichtig sind. Indikatoren zu tun. Mag. Denk. aber niemand kann sie korrekt berücksichtigen oder messen. Es ist ein Instrument der Wettbewerbsanalyse. Umformung bestehender Konzepte und Prozesse auf neue Gegebenheiten.3 Benchmarking Benchmarks sind Bezugsgrößen bzw. Score hat etwas mit Rechnung bzw. die als Vergleichsmaßstab dienen. Diese gesamte Organisationsentwicklung kann man grundsätzlich in drei Phasen einteilen:  „Auftauen“: Lösen von alten Theorien bzw. Change Management ist die Begleitung eines solchen Veränderungsprozesses.1 Change Management Projekte verändern das Unternehmen oft ganz wesentlich. den man nicht wörtlich übersetzen kann: Balanced heißt ausgeglichen.SE Einführung Projektmanagement Seite 21/20 8 Neue Entwicklungen im Projektmanagement 8. die sich an Standards anderer Unternehmen orientieren.2 Balanced Scorecard Die Balanced Scorecard versucht im Grunde nur bereits bestehende betriebswirtschaftliche Probleme zu lösen.  Verändern: Neuformung. 8. Verhaltensmuster und Prozesse in das Unternehmen/in die Organisation 8.und Verhaltensmustern.  Festigen: Integration der veränderten Konzepte. Es geht um die sogenannten „Soft Facts“ – und damit zum Beispiel um die Frage: “Wie messen sie Motivation?“ Balanced Scorecard – ein Begriff. Zum einen geht es um die reale Umsetzung operativer Strategien.

der Beste der Besten zu werden. Mag. welche Unterschiede bestehen. danach zu streben. Andrea Graf . warum diese Unterschiede bestehen und welche Verbesserungsmöglichkeiten bestehen.SE Einführung Projektmanagement Seite 22/20 festzustellen. Die Japaner nennen es „dantotsu“: das heißt sinngemäß. Im Projektmanagement findet meist intern zu wenig Benchmarking statt. es erfolgt oft zu wenig Know-how-Übertragung. jeder arbeitet für sich.

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