SE Einführung Projektmanagement

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Inhaltsverzeichnis
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1 Einführung.................................................................................................................2 1.1 Was versteht man unter einem Projekt?.............................................................2 1.2 Was ist Projektmanagement?..............................................................................3 1.3 Wann ist ein Projekt sinnvoll bzw. nicht sinnvoll?...............................................3 1.4 Chancen und Risiken im PM...............................................................................4 1.4.1 Projektchancen.............................................................................................4 1.4.2 Projektrisiken.................................................................................................4 Max Frisch...................................................................................................................4 1.5 Ziele für den Unterricht........................................................................................5 1.6 Projektphasen......................................................................................................7 2 Projektanalyse...........................................................................................................7 3 Projektplanung mit Hilfe von PM-Instrumenten.......................................................10 3.1 Ideenfindung durch Brainstorming und Brainwriting ........................................10 3.2 Umfeldanalyse...................................................................................................10 3.3 Projektantrag......................................................................................................11 3.4 Projektauftrag.....................................................................................................11 3.5 Projektstrukturplan.............................................................................................12 3.6 Terminplan.........................................................................................................12 3.2.1 Meilensteine (Milestones)...........................................................................13 3.2.2 Netzplan......................................................................................................13 3.7 Arbeitspakete.....................................................................................................14 4 Das Projektteam.....................................................................................................15 5 Projektstart..............................................................................................................17 6 Projektdurchführung...............................................................................................17 6.1 Kontrolle der Arbeitsabläufe..............................................................................17 6.2 Kommunikation im Projekt.................................................................................18 6.3 Berichtswesen....................................................................................................19 7 Projektabschluss.....................................................................................................19 7.1 Bewertung des Projektes...................................................................................20 7.2 Präsentation der Ergebnisse.............................................................................20 8 Neue Entwicklungen im Projektmanagement.........................................................21 8.1 Change Management........................................................................................21 8.2 Balanced Scorecard..........................................................................................21 8.3 Benchmarking....................................................................................................21 9 Anhang

Mag. Andrea Graf

SE Einführung Projektmanagement

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September 2001: Ein Mann stürmt in eine Bank und bedroht Kunden und Angestellte. Er erbeutet € 25.000,--, rennt hinaus und flieht mit seinem Komplizen, der im Auto wartet. Einige Ecken weiter verlassen sie den PKW und setzen die Flucht fort. Etwa eine Stunde später werden beide am Hauptbahnhof in Graz von der Polizei umzingelt und festgenommen. Aus der Traum! Was hat diese Geschichte mit unserem Thema zu tun? Auch ein Banküberfall ist ein Projekt! Am Anfang steht die Vision reich zu werden, dann plant man die Details (die sogenannte operative Ebene) – sucht die Bank aus, plant den Ablauf des Überfalls, macht einen Zeitplan, organisiert die Flucht. Aber warum scheitert dieses Vorhaben meistens? Die Antwort ist einfach: Falsches Projektmanagement.

EINE SACHE LERNT MAN, INDEM MAN SIE MACHT.
[ Cesare Pavese, ital. Schriftsteller, 1908-1950]

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Einführung
Jeder Mensch führt tagtäglich Projekte aus. Gerade bei kleinen und mittleren Projekten bei denen der Projektleiter sowohl organisatorische als auch fachliche Aufgaben übernehmen muss, ist eine effiziente Projektabwicklung Voraussetzung für einen erfolgreichen Projektabschluss.

1.1 Was versteht man unter einem Projekt?
Der Begriff Projekt wird wie folgt definiert: Ein Projekt  ist zeitlich begrenzt – hat einen klaren Anfang (Kick-off-Meeting) und einen klaren Schluss  hat ein definiertes Ziel,  weist eine gewisse Einmaligkeit auf,  muss in der Regel in Teilprojekte und Einzelaktivitäten untergliedert werden,  ist meist mit einem Risiko behaftet,

 erfordert die Zusammenarbeit von Spezialisten aus unterschiedlichen Bereichen
(begrenzte Ressourcen)  erfordert eine Projektorganisation (Projektleitung, Mitarbeiter...)

Mag. Andrea Graf

2 Was ist Projektmanagement? Projektmanagement heißt Planung. Steuerung und Überwachung von Projekten über die gesamte Laufzeit des Projektes. Andrea Graf . nicht sinnvoll? Ein Projekt ist nicht sinnvoll. wenn die Aufgabenstellung so komplex ist.3 Wann ist ein Projekt sinnvoll bzw. dass das Projekt trotz aller Risiken erfolgreich abgeschlossen werden kann.SE Einführung Projektmanagement Seite 3/20 Viele Projekte zeichnen sich aber auch durch zahlreiche negative Aspekte aus. unscharfe Zielvorgaben des Auftraggebers etc. wie zB: Kampf um Ressourcen. zu organisieren und zu kontrollieren. alle Aktivitäten im Projekt so zu planen. Der Zweck ist es. mangelhafte Koordination. unklare Kompetenzen. der Organisation eingebunden werden muss. dass unterschiedliches Know-how aus dem Unternehmen bzw. 1. A Einzelarbeit Beantworten Sie in Bezug auf ein projekt in Ihrer schule folgende Fragen: Wann entstand die erste Idee für dieses Projekt? Wie viel Zeit verging und wie viele Schritte unternahmen Sie bzw. wenn es sich um Routineaufgaben handelt es unter hohem Zeitdruck zu lösen ist (2 – 3 Tage) es nur ein Spezialist lösen kann. 1. Um diesen Frust zu vermeiden gibt es Projektmanagement. fehlende Vorbereitung. Ihre Kollegen die Planung in Angriff? Planten Sie zusätzliche Hilfe für den Fall. Ihre Kollegen zwischen der ersten Idee und einem klaren Konzept? Wie nahmen Sie bzw. Ein Projekt ist also sinnvoll. So kann man in der Projektarbeit leider auch eine Menge Frust erleben. dass das Projekt nicht alleine zu bewältigen sein würde? Mag.

diese Bildungseinrichtung erfolgreich sein.2 Projektrisiken „Krise ist ein produktiver Jedes Projekt beinhaltet hinsichtlich seiner Hauptparameter. schnell und flexibel auf die sich ständig ändernden Marktanforderungen zu reagieren. Diese mit dem Projekt verbundenen Risiken sind vor Projektbeginn abzuschätzen. Ein Projektteam kann eigenständig reagieren – auch im Schulbereich. die in der Lage ist. um Verbesserungsmöglichkeiten für das nächste Projekt zu finden? 1. Auf Dauer wird nur dieses Unternehmen bzw. 1. Der Wettbewerbsdruck unter den Unternehmen zwingt diese zu immer schnelleren Produktentwicklungen.4. der Einhaltung des Katastrophe nehmen. Man muss ihr nur den Beigeschmack der Erreichung des vorgegebenen Endtermins.SE Einführung Projektmanagement Seite 4/20 Ging alles nach Plan? Blieben Sie im Budgetrahmen? Wurden Sie rechtzeitig fertig? Entsprachen die Ergebnisse Ihren Qualitätsmaßstäben? Dachten Sie nach Abschluss des Projektes über die Erfahrungen nach. Der permanente Zwang zu Veränderungen überfordert das klassische „Abteilungsdenken“: die Aufgaben werden häufig durch abteilungsübergreifende Projektgruppen gelöst.4 Chancen und Risiken im PM 1.1 Projektchancen Projektmanagement gewinnt aktuell immer mehr an Bedeutung.4. der Zustand. Folgender Vorschlag zur Risikoanalyse: Risikoerkennung Abwägen möglicher Gegenmaßnahmen Entscheidung: Risiko akzeptieren oder nicht Mag. Diese Form der Aufgabenlösung räumt unbestritten mehr Freiheiten ein als die Erledigung der Aufgaben in der klassischen Aufbauorganisation.“ Max Frisch Kostenrahmens sowie der Erfüllung der inhaltlichen Ziele ein gewisses Risikopotential. Diese Tendenz lässt sich durchaus auf den Bildungsbereich übertragen. Andrea Graf . zu Innovationen und organisatorischen Veränderungen.

 die Bereiche in ihrer Vernetzung zu betrachten – anstelle von Fachzentriertheit steht Themenzentriertheit  Handlungs. für die noch niemand vorgesehen ist?  Passen die Teammitglieder zusammen?  Problembereich während der Projektbearbeitung:  Fehlende oder unklare Zielsetzung  Unrealistische Terminvorgaben  Zu optimistische Berichte über den Projektfortschritt  Keine Qualitätssicherung  Konflikte im Team  Mangel an Teamgeist Formular „Risikoanalyse“ siehe Anlage 1 Diskussion: Chancen und Risiken im Unterricht 1..5 Ziele für den Unterricht Projektunterricht versucht. Andrea Graf . Diskussion: Ziele für den Unterricht Mag.SE Einführung Projektmanagement Seite 5/20 Grundsätzlich lassen sich zwei große Problembereiche unterscheiden:  Problembereich der Personalplanung:  Sind die Mitglieder des Projektteams für die ihnen übertragenen Aufgaben geeignet?  Gibt es kritische Aufgaben.und Verantwortungsbereitschaft zu entwickeln und selbstständiges Lernen und Handeln zu entfalten  die Fähigkeiten der Problemerkennung und Themenstrukturierung zu entwickeln  gemeinsame Aktivitäten zu schaffen und dadurch die sozialen Kompetenzen des Einzelnen auszubilden  ..

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1: Projektphasen Umfassende.  Probleme und Störungen im Projektablauf lassen sich frühzeitig erkennen und kostengünstiger beseitigen. frühzeitige und standardisierte Projektplanung hat wesentliche Vorteile:  Das Risiko. Andrea Graf . die vorgegeben Projektziele nicht zu erreichen. 2 Projektanalyse Die Vorbereitungsphase ist eine der wichtigsten Abschnitte in der gesamten Projektabwicklung. Die entscheidende Frage.SE Einführung Projektmanagement Seite 7/20 1. die geklärt werden muss.6 Projektphasen Projektanalyse Projektanalyse Projektplanung Projektplanung Projektstart Projektstart ProjektProjektsteuerung steuerung ProjektProjektdurchführung durchführung ProjektProjektkontrolle kontrolle ProjektProjektabschluss abschluss Abb. wird reduziert. ist: „Was will der Auftraggeber mit dem Projekt erreichen?“  Auftragshintergründe Voraussetzung: Auftragshintergründe abklären Mag.

B.Art der Aufträge .B.)  Gab es Probleme bei der Auftragserteilung? . Gegner der Auftragserteilung)  Was ist das interne (beim Auftraggeber) Ziel des Auftrages?  Worauf ist bei der Bearbeitung besonders zu achten? . Funktion im Projekt. Genehmigungen) . Sitzungen.B.Leistungen (z. Verordnungen. interne Regelungen . Funktion. Anschlussarbeiten. Andrea Graf .Bearbeiter .interne Probleme beim Auftraggeber . vorgegebener Kostenrahmen) . zu enger Terminrahmen) . die berücksichtigt werden müssen?  Besteht Geheimhaltungspflicht gegenüber bestimmten Personen / Institutionen / Presse?  Besteht die Chance zu Folgeaufträgen?  Wurden für den Auftraggeber bereits Aufträge abgewickelt? .SE Einführung Projektmanagement Seite 8/20  Inhalt  Wer waren die Ansprechpartner beim Auftraggeber? (Name.B.wichtige Termine (z. -umfang  Gab es Vorarbeiten. -form.Personen (z.B.Gesetze. etc. Telefonnummer.gewünschtes Ergebnis .Termine (z. ausgeklammerte Leistungen) .Probleme  Existieren Verträge/Absprachen mit Unterauftragnehmern? ja nein Mag.Darstellungsart . Titel.Kosten (z.

)? HILFSMITTEL  Welche EDV-Systeme sollten wofür eingesetzt werden ?  Sind diese EDV-Systeme verfügbar ?  Wer kennt sich mit diesen Systemen aus ? Mag. Andrea Graf . Berechnungen.SE Einführung Projektmanagement Seite 9/20  Leistungsumfang Vorrangiges Ziel hierbei ist es.)?  Was ist unklar? Wo besteht Klärungsbedarf? Mit Wem?  Welche Bearbeitungsschritte sind zeitaufwendig?  Welche Bearbeitungsschritte sind fachlich kritisch? NOTWENDIGES FACHWISSEN  Ist die Mitarbeit von externen Experten notwendig? Für welche Aufgaben?  Ist die Mitarbeit von internen Experten notwendig? Für welche Aufgaben?  Welche anderen Abteilungen/Bereiche müssen/sollten einbezogen werden? (Fachwissen. Zeichnungen.  Leistungsumfang ANGEBOT/AUFTRAG  Was ist das Projektziel (in Stichworten)?  Gibt es Teilziele (Zwischenbericht etc. etc. Literatur. etc.)  Auf welche (abgeschlossenen) Projekte sollte zurückgegriffen werden?  Welche Informationsquellen sind wichtig (Studien. das Wesentliche eines Auftrages zu erkennen.

Auftraggebers. dabei sich von den Anregungen des anderen inspirieren lassen – nach 5 Minuten das Blatt wieder weiter geben  Im optimalen Fall liegen nach 30 Minuten pro Blatt 18 Einfälle vor. das ergibt in Summe 108 Ideen pro Gruppe  Diese Ideen clustern und auf ein Plakat übertragen Hinweis: während dieser 30 Minuten soll nicht gesprochen werden 3. das im Uhrzeigersinn weitergegeben wird  In weiteren 5 Minuten sollen auf das Blatt des Nachbarn wieder 3 Ideen geschrieben werden.1 Claim Management  Claim bedeutet: finanzielle. Andrea Graf . terminliche oder sachliche Forderungen und Ansprüche des Geschäftspartners bzw.1 Ideenfindung durch Brainstorming und Brainwriting Brainwriting nach der Methode 635:  Bilden einer 6er Gruppe  Jedes Gruppenmitglied notiert auf einem leeren Blatt Papier innerhalb von 5 Minuten drei Ideen. Mag.2 Umfeldanalyse Ziele:  Ganzheitliche und frühzeitige Erfassung möglicher Einflussfaktoren  Früherkennung von Potentialen und Problemfeldern  Feststellen der Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben und Projekten in der Schule/im Unternehmen  Verbesserung der Kommunikation im Projekt Hilfsmittel:  SOZIALEN KONTEXT festlegen  PROJEKTABGRENZUNG durchführen 3.SE Einführung Projektmanagement Seite 10/20 3 Projektplanung mit Hilfe von PM-Instrumenten 3.2.

Für ein erfolgreiches Claim Management sollten die folgenden Faktoren beachtet werden:  Klare Abgrenzung der Verantwortung und Kompetenzen  Schnittstellen genau definieren  Kommunikationsfluss innerhalb des Projektes und zum Auftraggeber exakt festlegen  Entscheidungskompetenzen klären  Festlegen von realistischen Projekt.3 Projektantrag Der Projektantrag dient dazu. den Auftraggeber über das Projekt zu informieren und Probleme nochmals abzuklären. Er sollte folgende Punkte beinhalten:  Antragsteller  Art und Inhalt des Projektes  Begründung. warum das Projekt durchgeführt werden sollte  Projektziel  Termin für die Fertigstellung Im Zusammenhang mit der Erstellung des Projektantrages soll bereits eine Istanalyse durchgeführt werden.SE Einführung Projektmanagement Seite 11/20  Professionelles Claim Management sollte als Begleitfunktion von Projekten angesehen werden.und Terminplänen 3.4 Projektauftrag Inhalte eines Projektauftrages Welches Projekt? Welche Art und zu welchem Zweck? Mit welchem Einsatz von Ressourcen? Mit welcher Projektorganisation? Mit welchem Team Zu welchem Projektziel? Unter Berücksichtigung welcher Rahmenbedingungen? Unter Einsatz welcher Instrumente? Mag. Andrea Graf . 3.

Formular „Projektstrukturplan“ siehe Anlagen 3-5 3. Zeit und Kosten. Wichtig ist hierbei.5 Projektstrukturplan Der Strukturplan ist der Ausgangspunkt für die Planung aller drei Planungsparameter: Qualität. Ein Strukturplan gliedert sich im allgemeinen in zwei Ebenen auf. Die Schätzungen sollen unabhängig von konkreten Terminvorgaben gemacht werden.6 Terminplan Die Grundlage für die Erstellung eines Terminplanes ist eine Zeitschätzung für die Einzelvorgänge. Arbeitspaket und Zeitbedarf dar. Mag. auf die man sich immer wieder berufen kann. somit kann diese Erhebung ohne Verzerrungen durchgeführt werden.und Verantwortungsbereiche  Zuordnung der Arbeitspakete zu den Verantwortlichen  Effiziente Koordination aller im Projekt beteiligten Stellen oder Personen. Je komplexer ein Projekt ist. desto tiefer strukturiert muss es werden. beginnt die eigentliche Projektarbeit. Er leistet Folgendes:  Größtmögliche Transparenz der Arbeitsabläufe  Klare Abgrenzung und Definition des Arbeits. Das Projekt wird hierbei in einzelne Arbeitsschritte unterteilt. Andrea Graf . Der Strukturplan bildet für alle Teammitglieder das grundlegende Orientierungsraster. Dadurch sind dann alle Elemente bekannt. einer Übersicht und deren Details. Formular „Projektauftrag“ siehe Anlage 2 3. wenn etwaige Meinungsverschiedenheiten zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber auftreten. Ist der Auftrag erteilt.2: Bestandteile eines Projektauftrages Projekte werden durch Aufträge gesteuert. die zum Abschluss des Projektes nötig sind.SE Einführung Projektmanagement Seite 12/20 Abb. Es stellt somit eine Verknüpfung zwischen Bearbeiter. dass die inhaltliche und terminliche Gliederung zusammengefasst wird.

 Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen werden deutlich. vorhandene Zeitreserven und zeitkritische Arbeitspakete ermittelt werden.2. 3. Andrea Graf . Vorgang A Vorgang C Vorgang A Vorgang C P-Start Vorgang E Vorgang E Vorgang B Vorgang B Vorgang D Vorgang D P-Ende Mag. die von Außenstehenden klar erkennbar sind oder die Zustimmung brauchen. Wesentlich dabei ist es.SE Einführung Projektmanagement Seite 13/20 Aufbauend auf diese Zeitschätzungen ist nun eine detaillierte Terminplanung ein wesentlicher Faktor für eine erfolgreiche Projektabwicklung.  Es können Terminverschiebungen.2 Netzplan Für die Erstellung umfangreicher Terminpläne kann der Einsatz eines Netzplanes als Planungsinstrument vorteilhaft sein. den kürzest möglichen Zeitablauf und Zeitraum für eine effiziente Zielereichung zu finden.2. Es zeigt die Schlüsselereignisse.  Er schafft einen transparenten Projektablauf. Merkmale:  Untergliedert das Projekt in Phasen  Sind an leicht überprüfbare Ereignisse geknüpft  Ein Plantermin wird zugeordnet Zweck:  Instrument zur Projektfortschrittsmessung  Strukturierung des Ablaufs  Dokumentation von Zwischenergebnissen  Selbstkontrolle 3.und Zwischentermine ermittelt werden.1 Meilensteine (Milestones) Ein Milestone-Chart gibt ein grobes Bild des Zeitplans.  Der Netzplan zwingt zum systematischen Denken. bevor das Projekt weiterlaufen darf.  Es sind Projektsimulationen zur Optimierung der Ablaufplanung möglich  Es können realistische End.

4: Darstellung einer Vorgangsbeschreibung Kritischer Pfad: ist die Verbindung zwischen P-Start und P-Ende. 3. Die Betroffenen sollen an der Planung von Terminen und Budget teilnehmen.  Für jedes Arbeitspaket gibt es nur einen Verantwortlichen  Es erfolgt eine klare Abgrenzung zu anderen Arbeitspaketen  Die Bearbeitung sollte weitgehend unabhängig von anderen Arbeitspaketen möglich sein. die eine Aufgabe in Verzug geraten kann.SE Einführung Projektmanagement Seite 14/20 Abb. 3: Darstellung eines vereinfachten Netzplanes In einem Knoten werden alle wichtigen Informationen über den Vorgang erfasst: Vorgang Arbeitskräfte Vorgangsbeschreibung Kostenstelle Frühester Anfang Spätester Anfang Dauer Frühestes Ende Spätestes Ende Abb. Zeitpuffer: ist jene Menge an Zeit. dies erhöht die Verantwortung und die Motivation. Andrea Graf .7 Arbeitspakete  Es muss so früh wie möglich entschieden werden.  Es wird eine eindeutige Zielsetzung fixiert. bei der Verzögerungen einzelner Aufgaben automatisch zu einem Verzug des Endtermins kommen. ohne andere Aufgaben oder den Endtermin des Projektes zu gefährden. wer für den Abschluss jedes Einzelschrittes des Projektes verantwortlich ist. Mag.

Auftraggeber.B. Andrea Graf . aktiv auf die Zusammenstellung des Projektteams Einfluss zu nehmen. Ein schlagkräftiges Projektteam ist ein entscheidender Baustein zum Projekterfolg. Was ist die ideale Teamgröße? Ein arbeitsfähiges Team sollte aus nicht mehr als sechs bis sieben Teammitarbeitern bestehen. –dispositionen seitens der Mitarbeiter geführt werden. P-Leiter. Auftraggeber. P(z. P-Manager Lenkungsausschuss Lenkungsausschuss (z. PManager. Erfordert das Projekt eine höhere Anzahl von Projektmitarbeitern.SE Einführung Projektmanagement Seite 15/20  Es wird ein überschaubarer Zeitrahmen vorgegeben  Größere Arbeitspakete werden in Phasen und Zwischenterminen gegliedert. Formular „Arbeitspaket“ siehe Anlage 6 In diesem Zusammenhang sollen auch Mitarbeiter-Arbeitsberichte bzw. Kriterien für die Auswahl von Teammitgliedern: Mag. Manager. ein anderer macht´s. Geschäftsführung) Geschäftsführung) P-Leiter 1 P-Leiter 2 P-Mitglied A P-Mitglied B Abb. P-Leiter.B. dabei sollte Team nicht die Abkürzung sein für: Toll. Bei dieser Größe ist die gegenseitige Information und Zusammenarbeit noch gewährleistet.  Die einzelnen Arbeitspakete werden im Strukturplan nicht weiter aufgegliedert. 4 Das Projektteam Projektarbeit ist Teamarbeit. sollte die Projektorganisation in Teilprojekte aufgegliedert werden. 5: Möglicher Aufbau eines Projektteams Der Projektleiter sollte versuchen.

6: Qualifikationsprofil einer Projektleitung Formular „Anforderungen Projektleiter“ siehe Anlage 7 Formular „Analyse des Projektteams“ siehe Anlage 8 Das Team sollte übereinstimmende Vorstellungen haben zu:  Was ist eigentlich die Aufgabe?  Was gehört noch mit zum Auftrag und was nicht? Mag.. Persönliche Kompetenz:  Improvisationsgabe  Entscheidungsfreud e  Selbstorganisation  Selbstdisziplin Abb... Andrea Graf ..SE Einführung Projektmanagement Seite 16/20  Spezielle Kenntnisse über das Projekt/den Auftraggeber  Spezielle Fähigkeiten  Zeitliche Verfügbarkeit  Integrationsfähigkeit  Motivation Aufgaben des Projektleiters  Planungsaufgaben  Koordinationsaufgaben  Kontrollaufgaben  Dokumentationsaufgaben Fähigkeiten des Projektleiters        Führungsfähigkeit Einfühlungsvermögen Motivationsgeschick Verhandlungsgeschick Analytisches Denken Organisationstalent . Fachliche Kompetenz: Methodische Kompetenz:  Fachwissen  PM-Methoden  Organisationstale  Projektplanung nt  Projektsteuerung  Führungseigensc  Projektcontrolling haften PROJEKT-LEITUNG Soziale Kompetenz:  Fähigkeit zu motivieren  Konfliktmanagem ent  .

Ziele:  Information über die Ausgangssituation des Projektes und die Rahmenbedingungen  Einführung aller Projektbeteiligten in die Projektzielsetzung  Vorstellen des Projektteams.1 Kontrolle der Arbeitsabläufe Der Projektleiter muss alles daran setzen. 6. wie ein Projekt beginnt und ich sage Dir. dass alle Mitarbeiter das alles als selbstverständlich ansehen. Andrea Graf . KOSTEN Mag. dass alle Mitglieder das verstehen. gegenseitiges Kennenlernen  Aufzeigen der Projektplanung  Sicherstellung des gleichen Informationsstandes  Motivation der Teammitglieder. 5 Projektstart „Sage mir. was für alle gelten soll. wie es endet!“ Spruch eines weisen Projektmanagers In einem Kick-off-Meeting (Projekteinführungsveranstaltung) sollten nochmals alle relevanten Projektdaten zusammengefasst werden. das Budget nicht überschritten und das Ergebnis in akzeptabler Qualität geliefert wird.SE Einführung Projektmanagement Seite 17/20  Was sind die Ziele des Projektes?  Welche Prioritäten gelten?  Welcher Qualitätsstandard wird gefordert?  Wer entscheidet was?  Welche Spielregeln gelten für die Zusammenarbeit? etc. dass das Projekt zum geplanten Termin abgeschlossen. Sorgen Sie von Anfang an dafür. Gehen Sie als Projektleiter nicht davon aus. Schaffung eines „Teamgeistes“ 6 Projektdurchführung Der Projektleiter koordiniert alle Einzelschritte des Projektes.

aufmerksames Zuhören  Notizen machen  Kreativität einbringen  Kompromisse schließen  Entschuldigungen rasch einbringen Mag. Kommunikationsregeln für Besprechungen:  Ziel der Besprechung muss bekannt sein  Aktives.SE Einführung Projektmanagement Seite 18/20 LEISTUNGEN TERMINE KONTROLLE QUALITÄT PROJEKTSTUNDEN Abb.2 Kommunikation im Projekt Projektbesprechungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit des Projektleiters. 7: Übersicht über mögliche Kontrollpunkte Während der Projektlaufzeit sollen folgende Fragen immer wieder beantwortet werden:  Stimmen die tatsächlichen Werte mit den Plandaten überein?  Wo und wann treten Abweichungen auf?  Welchen Einfluss haben diese Abweichungen auf das Projektziel?  Warum treten Abweichungen auf?  Welche Gegenmaßnahmen sind möglich? Zur Projektkontrolle bieten sich folgende Formen an:  Unregelmäßige Gespräche mit den Mitarbeitern (auch Einzelgespräche)  Regelmäßige Abfrage des Projektstandes  Abfrage der Fertigstellungstermine (milestones)  Regelmäßige Projektbesprechungen  Formalisierte regelmäßige Projektfortschrittsberichte Formular „Projektfortschrittskontrolle“ siehe Anlage 9 6. Andrea Graf .

Berichtsregeln:  Kurze und knappe Darstellung  Klare Struktur  Kernaussagen sollen visualisiert werden  Vor.SE Einführung Projektmanagement Seite 19/20  Realistische Termine setzen 6. Eckdaten. ist ist hierbei des die die Projektdokumentation. jeweils das etc Während den der Projektstatusbericht Bearbeitungsstand Alle relevanten Rahmen Berichtswesens aktuellen umfassende sind hier Projektdokumentation Nachschlagewerk während der gesamten Projektlaufzeit und danach. nachvollziehbar. Zusätzlich wird die schriftliche Ergebnisdokumentation an den Projektauftraggeber zu übermitteln sein. die eventuell erst später in das Projekt einbezogen wurden.  Inhalt  Wurde das Projektziel erreicht? ja nein Mag. Projektergebnisse. Planungsunterlagen.und Nachteile von Varianten nennen  Verteiler des Berichts angeben  Regelmäßiges Erscheinen der berichte Ein wesentlicher Bestandteil im wiedergibt. dass das Ergebnis des Projektes vom Auftraggeber akzeptiert wird und/oder dass das Unternehmen mit der Durchführung des Projektes Gewinne erzielt. 7 Projektabschluss Das Ziel des Projektmanagements ist. Andrea Graf . Die Projektdokumentation ist die Entscheidungsgrundlage für Mitarbeiter.3 Berichtswesen Die wesentlichen Projektbeteiligten müssen regelmäßig über den Projektstand informiert sein.

SE Einführung Projektmanagement Seite 20/20  Ist der Auftraggeber mit der Ergebnis zufrieden?  Müssen Fehler/Mängel noch behoben werden?  Wann wurden die Projektergebnisse übergeben?  Wird die Projektdokumentation übergeben?  Gibt es Bedarf für Folgeaufträge?  Wann und wie wird das Projektteam aufgelöst?  Wird für das Projekt ein entsprechendes Marketing betrieben? 7. 7. Andrea Graf . die erarbeiteten Ergebnisse gegenüber dem Projektauftraggeber zu „verkaufen“. Formular „Checkliste Präsentationsvorbereitung“ siehe Anlage 10 Formular „Gestaltung Präsentationsfolien“ siehe Anlage 11 Formular „Grafikauswahl“ siehe Anlage 12 Mag..1 Bewertung des Projektes Durch die Rückschau auf das Gesamtprojekt werden gewonnene Erfahrungen und Erkenntnisse noch einmal betrachtet.2 Präsentation der Ergebnisse Die Präsentation dient dazu.. um sie bei neuen Projektes anzuwenden. Folgende Fragen könnten hierbei auftauchen:  Erreichte das Projekt den Zeitplan? Ergeben sich daraus für zukünftige Zeiteinteilungen Änderungen? Welche?  Konnte der geplante Kostenrahmen eingehalten werden? Ergeben sich für zukünftige Budgeteinteilungen Änderungen? Welche?  Entsprach das Projektergebnis den Kundenspezifikationen?  Ergeben sich für zukünftigen Personaleinsatz Änderungen? Welche?  Welchen technischen Fortschritt gab es im Projekt?  .

Umformung bestehender Konzepte und Prozesse auf neue Gegebenheiten. 8. Verhaltensmuster und Prozesse in das Unternehmen/in die Organisation 8. dass sie wichtig sind.  Festigen: Integration der veränderten Konzepte.SE Einführung Projektmanagement Seite 21/20 8 Neue Entwicklungen im Projektmanagement 8. von denen jeder weiß.1 Change Management Projekte verändern das Unternehmen oft ganz wesentlich. Change Management ist die Begleitung eines solchen Veränderungsprozesses. die sich an Standards anderer Unternehmen orientieren. Es ist ein Instrument der Wettbewerbsanalyse. Denk. die als Vergleichsmaßstab dienen. Auf jeden Fall geht es darum. zum anderen wird aber versucht. Zum einen geht es um die reale Umsetzung operativer Strategien. Akzeptanz für da Neue wecken. Mag. Dieser Begriff wurde in den ökonomischen Bereich übernommen und hier gelten Benchmarks als Messgrößen für das eigene Unternehmen. den man nicht wörtlich übersetzen kann: Balanced heißt ausgeglichen. Diese gesamte Organisationsentwicklung kann man grundsätzlich in drei Phasen einteilen:  „Auftauen“: Lösen von alten Theorien bzw. Andrea Graf .und Verhaltensmustern. messbare Standard. Grundidee ist es. Indikatoren zu tun. Es geht um die sogenannten „Soft Facts“ – und damit zum Beispiel um die Frage: “Wie messen sie Motivation?“ Balanced Scorecard – ein Begriff. aber niemand kann sie korrekt berücksichtigen oder messen. Score hat etwas mit Rechnung bzw.2 Balanced Scorecard Die Balanced Scorecard versucht im Grunde nur bereits bestehende betriebswirtschaftliche Probleme zu lösen.3 Benchmarking Benchmarks sind Bezugsgrößen bzw. dass traditionelle Finanzkennzahlen um eine weitere Sichtweise ergänzt werden.  Verändern: Neuformung. Faktoren einzubeziehen.

Die Japaner nennen es „dantotsu“: das heißt sinngemäß. es erfolgt oft zu wenig Know-how-Übertragung. warum diese Unterschiede bestehen und welche Verbesserungsmöglichkeiten bestehen. Andrea Graf . der Beste der Besten zu werden.SE Einführung Projektmanagement Seite 22/20 festzustellen. Im Projektmanagement findet meist intern zu wenig Benchmarking statt. Mag. welche Unterschiede bestehen. danach zu streben. jeder arbeitet für sich.