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SE Einführung Projektmanagement

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Inhaltsverzeichnis
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1 Einführung.................................................................................................................2 1.1 Was versteht man unter einem Projekt?.............................................................2 1.2 Was ist Projektmanagement?..............................................................................3 1.3 Wann ist ein Projekt sinnvoll bzw. nicht sinnvoll?...............................................3 1.4 Chancen und Risiken im PM...............................................................................4 1.4.1 Projektchancen.............................................................................................4 1.4.2 Projektrisiken.................................................................................................4 Max Frisch...................................................................................................................4 1.5 Ziele für den Unterricht........................................................................................5 1.6 Projektphasen......................................................................................................7 2 Projektanalyse...........................................................................................................7 3 Projektplanung mit Hilfe von PM-Instrumenten.......................................................10 3.1 Ideenfindung durch Brainstorming und Brainwriting ........................................10 3.2 Umfeldanalyse...................................................................................................10 3.3 Projektantrag......................................................................................................11 3.4 Projektauftrag.....................................................................................................11 3.5 Projektstrukturplan.............................................................................................12 3.6 Terminplan.........................................................................................................12 3.2.1 Meilensteine (Milestones)...........................................................................13 3.2.2 Netzplan......................................................................................................13 3.7 Arbeitspakete.....................................................................................................14 4 Das Projektteam.....................................................................................................15 5 Projektstart..............................................................................................................17 6 Projektdurchführung...............................................................................................17 6.1 Kontrolle der Arbeitsabläufe..............................................................................17 6.2 Kommunikation im Projekt.................................................................................18 6.3 Berichtswesen....................................................................................................19 7 Projektabschluss.....................................................................................................19 7.1 Bewertung des Projektes...................................................................................20 7.2 Präsentation der Ergebnisse.............................................................................20 8 Neue Entwicklungen im Projektmanagement.........................................................21 8.1 Change Management........................................................................................21 8.2 Balanced Scorecard..........................................................................................21 8.3 Benchmarking....................................................................................................21 9 Anhang

Mag. Andrea Graf

SE Einführung Projektmanagement

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September 2001: Ein Mann stürmt in eine Bank und bedroht Kunden und Angestellte. Er erbeutet € 25.000,--, rennt hinaus und flieht mit seinem Komplizen, der im Auto wartet. Einige Ecken weiter verlassen sie den PKW und setzen die Flucht fort. Etwa eine Stunde später werden beide am Hauptbahnhof in Graz von der Polizei umzingelt und festgenommen. Aus der Traum! Was hat diese Geschichte mit unserem Thema zu tun? Auch ein Banküberfall ist ein Projekt! Am Anfang steht die Vision reich zu werden, dann plant man die Details (die sogenannte operative Ebene) – sucht die Bank aus, plant den Ablauf des Überfalls, macht einen Zeitplan, organisiert die Flucht. Aber warum scheitert dieses Vorhaben meistens? Die Antwort ist einfach: Falsches Projektmanagement.

EINE SACHE LERNT MAN, INDEM MAN SIE MACHT.
[ Cesare Pavese, ital. Schriftsteller, 1908-1950]

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Einführung
Jeder Mensch führt tagtäglich Projekte aus. Gerade bei kleinen und mittleren Projekten bei denen der Projektleiter sowohl organisatorische als auch fachliche Aufgaben übernehmen muss, ist eine effiziente Projektabwicklung Voraussetzung für einen erfolgreichen Projektabschluss.

1.1 Was versteht man unter einem Projekt?
Der Begriff Projekt wird wie folgt definiert: Ein Projekt  ist zeitlich begrenzt – hat einen klaren Anfang (Kick-off-Meeting) und einen klaren Schluss  hat ein definiertes Ziel,  weist eine gewisse Einmaligkeit auf,  muss in der Regel in Teilprojekte und Einzelaktivitäten untergliedert werden,  ist meist mit einem Risiko behaftet,

 erfordert die Zusammenarbeit von Spezialisten aus unterschiedlichen Bereichen
(begrenzte Ressourcen)  erfordert eine Projektorganisation (Projektleitung, Mitarbeiter...)

Mag. Andrea Graf

Um diesen Frust zu vermeiden gibt es Projektmanagement. wenn es sich um Routineaufgaben handelt es unter hohem Zeitdruck zu lösen ist (2 – 3 Tage) es nur ein Spezialist lösen kann. alle Aktivitäten im Projekt so zu planen. Andrea Graf . zu organisieren und zu kontrollieren. mangelhafte Koordination. Ein Projekt ist also sinnvoll. wie zB: Kampf um Ressourcen.2 Was ist Projektmanagement? Projektmanagement heißt Planung. unklare Kompetenzen. dass das Projekt nicht alleine zu bewältigen sein würde? Mag. nicht sinnvoll? Ein Projekt ist nicht sinnvoll. 1. Ihre Kollegen zwischen der ersten Idee und einem klaren Konzept? Wie nahmen Sie bzw. der Organisation eingebunden werden muss. 1. dass das Projekt trotz aller Risiken erfolgreich abgeschlossen werden kann. So kann man in der Projektarbeit leider auch eine Menge Frust erleben. dass unterschiedliches Know-how aus dem Unternehmen bzw. A Einzelarbeit Beantworten Sie in Bezug auf ein projekt in Ihrer schule folgende Fragen: Wann entstand die erste Idee für dieses Projekt? Wie viel Zeit verging und wie viele Schritte unternahmen Sie bzw. fehlende Vorbereitung. unscharfe Zielvorgaben des Auftraggebers etc. Ihre Kollegen die Planung in Angriff? Planten Sie zusätzliche Hilfe für den Fall. Steuerung und Überwachung von Projekten über die gesamte Laufzeit des Projektes. Der Zweck ist es.SE Einführung Projektmanagement Seite 3/20 Viele Projekte zeichnen sich aber auch durch zahlreiche negative Aspekte aus.3 Wann ist ein Projekt sinnvoll bzw. wenn die Aufgabenstellung so komplex ist.

Der permanente Zwang zu Veränderungen überfordert das klassische „Abteilungsdenken“: die Aufgaben werden häufig durch abteilungsübergreifende Projektgruppen gelöst. um Verbesserungsmöglichkeiten für das nächste Projekt zu finden? 1.4 Chancen und Risiken im PM 1. Diese Tendenz lässt sich durchaus auf den Bildungsbereich übertragen. der Zustand.SE Einführung Projektmanagement Seite 4/20 Ging alles nach Plan? Blieben Sie im Budgetrahmen? Wurden Sie rechtzeitig fertig? Entsprachen die Ergebnisse Ihren Qualitätsmaßstäben? Dachten Sie nach Abschluss des Projektes über die Erfahrungen nach.1 Projektchancen Projektmanagement gewinnt aktuell immer mehr an Bedeutung. zu Innovationen und organisatorischen Veränderungen. Der Wettbewerbsdruck unter den Unternehmen zwingt diese zu immer schnelleren Produktentwicklungen. Auf Dauer wird nur dieses Unternehmen bzw. schnell und flexibel auf die sich ständig ändernden Marktanforderungen zu reagieren. Diese Form der Aufgabenlösung räumt unbestritten mehr Freiheiten ein als die Erledigung der Aufgaben in der klassischen Aufbauorganisation. diese Bildungseinrichtung erfolgreich sein. 1. die in der Lage ist.2 Projektrisiken „Krise ist ein produktiver Jedes Projekt beinhaltet hinsichtlich seiner Hauptparameter. Man muss ihr nur den Beigeschmack der Erreichung des vorgegebenen Endtermins. Diese mit dem Projekt verbundenen Risiken sind vor Projektbeginn abzuschätzen. Ein Projektteam kann eigenständig reagieren – auch im Schulbereich. Folgender Vorschlag zur Risikoanalyse: Risikoerkennung Abwägen möglicher Gegenmaßnahmen Entscheidung: Risiko akzeptieren oder nicht Mag.“ Max Frisch Kostenrahmens sowie der Erfüllung der inhaltlichen Ziele ein gewisses Risikopotential.4. der Einhaltung des Katastrophe nehmen. Andrea Graf .4.

Andrea Graf .. für die noch niemand vorgesehen ist?  Passen die Teammitglieder zusammen?  Problembereich während der Projektbearbeitung:  Fehlende oder unklare Zielsetzung  Unrealistische Terminvorgaben  Zu optimistische Berichte über den Projektfortschritt  Keine Qualitätssicherung  Konflikte im Team  Mangel an Teamgeist Formular „Risikoanalyse“ siehe Anlage 1 Diskussion: Chancen und Risiken im Unterricht 1.  die Bereiche in ihrer Vernetzung zu betrachten – anstelle von Fachzentriertheit steht Themenzentriertheit  Handlungs.und Verantwortungsbereitschaft zu entwickeln und selbstständiges Lernen und Handeln zu entfalten  die Fähigkeiten der Problemerkennung und Themenstrukturierung zu entwickeln  gemeinsame Aktivitäten zu schaffen und dadurch die sozialen Kompetenzen des Einzelnen auszubilden  .. Diskussion: Ziele für den Unterricht Mag.SE Einführung Projektmanagement Seite 5/20 Grundsätzlich lassen sich zwei große Problembereiche unterscheiden:  Problembereich der Personalplanung:  Sind die Mitglieder des Projektteams für die ihnen übertragenen Aufgaben geeignet?  Gibt es kritische Aufgaben.5 Ziele für den Unterricht Projektunterricht versucht.

Andrea Graf .SE Einführung Projektmanagement Seite 6/20 Mag.

Die entscheidende Frage.SE Einführung Projektmanagement Seite 7/20 1.  Probleme und Störungen im Projektablauf lassen sich frühzeitig erkennen und kostengünstiger beseitigen. die geklärt werden muss. 2 Projektanalyse Die Vorbereitungsphase ist eine der wichtigsten Abschnitte in der gesamten Projektabwicklung. die vorgegeben Projektziele nicht zu erreichen.6 Projektphasen Projektanalyse Projektanalyse Projektplanung Projektplanung Projektstart Projektstart ProjektProjektsteuerung steuerung ProjektProjektdurchführung durchführung ProjektProjektkontrolle kontrolle ProjektProjektabschluss abschluss Abb. wird reduziert. 1: Projektphasen Umfassende. Andrea Graf . ist: „Was will der Auftraggeber mit dem Projekt erreichen?“  Auftragshintergründe Voraussetzung: Auftragshintergründe abklären Mag. frühzeitige und standardisierte Projektplanung hat wesentliche Vorteile:  Das Risiko.

Darstellungsart . Verordnungen.Kosten (z. Sitzungen. Genehmigungen) . zu enger Terminrahmen) .SE Einführung Projektmanagement Seite 8/20  Inhalt  Wer waren die Ansprechpartner beim Auftraggeber? (Name. ausgeklammerte Leistungen) .Gesetze.interne Probleme beim Auftraggeber . Andrea Graf .B. Gegner der Auftragserteilung)  Was ist das interne (beim Auftraggeber) Ziel des Auftrages?  Worauf ist bei der Bearbeitung besonders zu achten? .Personen (z.Probleme  Existieren Verträge/Absprachen mit Unterauftragnehmern? ja nein Mag. Anschlussarbeiten. Telefonnummer. interne Regelungen .B. -form. etc. -umfang  Gab es Vorarbeiten. Funktion. Titel.Termine (z.gewünschtes Ergebnis . Funktion im Projekt.B.Art der Aufträge . die berücksichtigt werden müssen?  Besteht Geheimhaltungspflicht gegenüber bestimmten Personen / Institutionen / Presse?  Besteht die Chance zu Folgeaufträgen?  Wurden für den Auftraggeber bereits Aufträge abgewickelt? .wichtige Termine (z.B. vorgegebener Kostenrahmen) .Leistungen (z.)  Gab es Probleme bei der Auftragserteilung? .B.Bearbeiter .

etc.)  Auf welche (abgeschlossenen) Projekte sollte zurückgegriffen werden?  Welche Informationsquellen sind wichtig (Studien.)?  Was ist unklar? Wo besteht Klärungsbedarf? Mit Wem?  Welche Bearbeitungsschritte sind zeitaufwendig?  Welche Bearbeitungsschritte sind fachlich kritisch? NOTWENDIGES FACHWISSEN  Ist die Mitarbeit von externen Experten notwendig? Für welche Aufgaben?  Ist die Mitarbeit von internen Experten notwendig? Für welche Aufgaben?  Welche anderen Abteilungen/Bereiche müssen/sollten einbezogen werden? (Fachwissen. Andrea Graf . das Wesentliche eines Auftrages zu erkennen.)? HILFSMITTEL  Welche EDV-Systeme sollten wofür eingesetzt werden ?  Sind diese EDV-Systeme verfügbar ?  Wer kennt sich mit diesen Systemen aus ? Mag. Literatur.SE Einführung Projektmanagement Seite 9/20  Leistungsumfang Vorrangiges Ziel hierbei ist es. etc.  Leistungsumfang ANGEBOT/AUFTRAG  Was ist das Projektziel (in Stichworten)?  Gibt es Teilziele (Zwischenbericht etc. Zeichnungen. Berechnungen.

das ergibt in Summe 108 Ideen pro Gruppe  Diese Ideen clustern und auf ein Plakat übertragen Hinweis: während dieser 30 Minuten soll nicht gesprochen werden 3. Andrea Graf . das im Uhrzeigersinn weitergegeben wird  In weiteren 5 Minuten sollen auf das Blatt des Nachbarn wieder 3 Ideen geschrieben werden.1 Claim Management  Claim bedeutet: finanzielle. Mag. terminliche oder sachliche Forderungen und Ansprüche des Geschäftspartners bzw.2 Umfeldanalyse Ziele:  Ganzheitliche und frühzeitige Erfassung möglicher Einflussfaktoren  Früherkennung von Potentialen und Problemfeldern  Feststellen der Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben und Projekten in der Schule/im Unternehmen  Verbesserung der Kommunikation im Projekt Hilfsmittel:  SOZIALEN KONTEXT festlegen  PROJEKTABGRENZUNG durchführen 3.1 Ideenfindung durch Brainstorming und Brainwriting Brainwriting nach der Methode 635:  Bilden einer 6er Gruppe  Jedes Gruppenmitglied notiert auf einem leeren Blatt Papier innerhalb von 5 Minuten drei Ideen. Auftraggebers. dabei sich von den Anregungen des anderen inspirieren lassen – nach 5 Minuten das Blatt wieder weiter geben  Im optimalen Fall liegen nach 30 Minuten pro Blatt 18 Einfälle vor.SE Einführung Projektmanagement Seite 10/20 3 Projektplanung mit Hilfe von PM-Instrumenten 3.2.

Andrea Graf . den Auftraggeber über das Projekt zu informieren und Probleme nochmals abzuklären.3 Projektantrag Der Projektantrag dient dazu.SE Einführung Projektmanagement Seite 11/20  Professionelles Claim Management sollte als Begleitfunktion von Projekten angesehen werden. warum das Projekt durchgeführt werden sollte  Projektziel  Termin für die Fertigstellung Im Zusammenhang mit der Erstellung des Projektantrages soll bereits eine Istanalyse durchgeführt werden.4 Projektauftrag Inhalte eines Projektauftrages Welches Projekt? Welche Art und zu welchem Zweck? Mit welchem Einsatz von Ressourcen? Mit welcher Projektorganisation? Mit welchem Team Zu welchem Projektziel? Unter Berücksichtigung welcher Rahmenbedingungen? Unter Einsatz welcher Instrumente? Mag.und Terminplänen 3. 3. Er sollte folgende Punkte beinhalten:  Antragsteller  Art und Inhalt des Projektes  Begründung. Für ein erfolgreiches Claim Management sollten die folgenden Faktoren beachtet werden:  Klare Abgrenzung der Verantwortung und Kompetenzen  Schnittstellen genau definieren  Kommunikationsfluss innerhalb des Projektes und zum Auftraggeber exakt festlegen  Entscheidungskompetenzen klären  Festlegen von realistischen Projekt.

Je komplexer ein Projekt ist. die zum Abschluss des Projektes nötig sind. Arbeitspaket und Zeitbedarf dar. Der Strukturplan bildet für alle Teammitglieder das grundlegende Orientierungsraster.SE Einführung Projektmanagement Seite 12/20 Abb. Es stellt somit eine Verknüpfung zwischen Bearbeiter. Dadurch sind dann alle Elemente bekannt. auf die man sich immer wieder berufen kann. desto tiefer strukturiert muss es werden. beginnt die eigentliche Projektarbeit. einer Übersicht und deren Details. Andrea Graf . Die Schätzungen sollen unabhängig von konkreten Terminvorgaben gemacht werden. Er leistet Folgendes:  Größtmögliche Transparenz der Arbeitsabläufe  Klare Abgrenzung und Definition des Arbeits.und Verantwortungsbereiche  Zuordnung der Arbeitspakete zu den Verantwortlichen  Effiziente Koordination aller im Projekt beteiligten Stellen oder Personen. Wichtig ist hierbei. Das Projekt wird hierbei in einzelne Arbeitsschritte unterteilt. wenn etwaige Meinungsverschiedenheiten zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber auftreten. Ist der Auftrag erteilt.5 Projektstrukturplan Der Strukturplan ist der Ausgangspunkt für die Planung aller drei Planungsparameter: Qualität. Zeit und Kosten. Formular „Projektauftrag“ siehe Anlage 2 3. somit kann diese Erhebung ohne Verzerrungen durchgeführt werden.6 Terminplan Die Grundlage für die Erstellung eines Terminplanes ist eine Zeitschätzung für die Einzelvorgänge.2: Bestandteile eines Projektauftrages Projekte werden durch Aufträge gesteuert. Formular „Projektstrukturplan“ siehe Anlagen 3-5 3. Mag. dass die inhaltliche und terminliche Gliederung zusammengefasst wird. Ein Strukturplan gliedert sich im allgemeinen in zwei Ebenen auf.

Andrea Graf .  Es sind Projektsimulationen zur Optimierung der Ablaufplanung möglich  Es können realistische End.1 Meilensteine (Milestones) Ein Milestone-Chart gibt ein grobes Bild des Zeitplans.  Er schafft einen transparenten Projektablauf.  Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen werden deutlich. den kürzest möglichen Zeitablauf und Zeitraum für eine effiziente Zielereichung zu finden. die von Außenstehenden klar erkennbar sind oder die Zustimmung brauchen. Es zeigt die Schlüsselereignisse.  Es können Terminverschiebungen. bevor das Projekt weiterlaufen darf. Wesentlich dabei ist es. Merkmale:  Untergliedert das Projekt in Phasen  Sind an leicht überprüfbare Ereignisse geknüpft  Ein Plantermin wird zugeordnet Zweck:  Instrument zur Projektfortschrittsmessung  Strukturierung des Ablaufs  Dokumentation von Zwischenergebnissen  Selbstkontrolle 3.und Zwischentermine ermittelt werden.  Der Netzplan zwingt zum systematischen Denken.2. 3.2 Netzplan Für die Erstellung umfangreicher Terminpläne kann der Einsatz eines Netzplanes als Planungsinstrument vorteilhaft sein. Vorgang A Vorgang C Vorgang A Vorgang C P-Start Vorgang E Vorgang E Vorgang B Vorgang B Vorgang D Vorgang D P-Ende Mag.2. vorhandene Zeitreserven und zeitkritische Arbeitspakete ermittelt werden.SE Einführung Projektmanagement Seite 13/20 Aufbauend auf diese Zeitschätzungen ist nun eine detaillierte Terminplanung ein wesentlicher Faktor für eine erfolgreiche Projektabwicklung.

bei der Verzögerungen einzelner Aufgaben automatisch zu einem Verzug des Endtermins kommen.7 Arbeitspakete  Es muss so früh wie möglich entschieden werden. Zeitpuffer: ist jene Menge an Zeit. ohne andere Aufgaben oder den Endtermin des Projektes zu gefährden.  Es wird eine eindeutige Zielsetzung fixiert. die eine Aufgabe in Verzug geraten kann. 4: Darstellung einer Vorgangsbeschreibung Kritischer Pfad: ist die Verbindung zwischen P-Start und P-Ende.SE Einführung Projektmanagement Seite 14/20 Abb. Andrea Graf . 3: Darstellung eines vereinfachten Netzplanes In einem Knoten werden alle wichtigen Informationen über den Vorgang erfasst: Vorgang Arbeitskräfte Vorgangsbeschreibung Kostenstelle Frühester Anfang Spätester Anfang Dauer Frühestes Ende Spätestes Ende Abb. wer für den Abschluss jedes Einzelschrittes des Projektes verantwortlich ist. Die Betroffenen sollen an der Planung von Terminen und Budget teilnehmen.  Für jedes Arbeitspaket gibt es nur einen Verantwortlichen  Es erfolgt eine klare Abgrenzung zu anderen Arbeitspaketen  Die Bearbeitung sollte weitgehend unabhängig von anderen Arbeitspaketen möglich sein. dies erhöht die Verantwortung und die Motivation. 3. Mag.

5: Möglicher Aufbau eines Projektteams Der Projektleiter sollte versuchen. P-Manager Lenkungsausschuss Lenkungsausschuss (z. Andrea Graf . Geschäftsführung) Geschäftsführung) P-Leiter 1 P-Leiter 2 P-Mitglied A P-Mitglied B Abb. P-Leiter. PManager. Ein schlagkräftiges Projektteam ist ein entscheidender Baustein zum Projekterfolg. P(z.B. aktiv auf die Zusammenstellung des Projektteams Einfluss zu nehmen. Was ist die ideale Teamgröße? Ein arbeitsfähiges Team sollte aus nicht mehr als sechs bis sieben Teammitarbeitern bestehen. Erfordert das Projekt eine höhere Anzahl von Projektmitarbeitern. –dispositionen seitens der Mitarbeiter geführt werden. dabei sollte Team nicht die Abkürzung sein für: Toll. 4 Das Projektteam Projektarbeit ist Teamarbeit. Kriterien für die Auswahl von Teammitgliedern: Mag. Bei dieser Größe ist die gegenseitige Information und Zusammenarbeit noch gewährleistet.  Die einzelnen Arbeitspakete werden im Strukturplan nicht weiter aufgegliedert. Auftraggeber. Auftraggeber. ein anderer macht´s.SE Einführung Projektmanagement Seite 15/20  Es wird ein überschaubarer Zeitrahmen vorgegeben  Größere Arbeitspakete werden in Phasen und Zwischenterminen gegliedert.B. P-Leiter. Manager. sollte die Projektorganisation in Teilprojekte aufgegliedert werden. Formular „Arbeitspaket“ siehe Anlage 6 In diesem Zusammenhang sollen auch Mitarbeiter-Arbeitsberichte bzw.

... 6: Qualifikationsprofil einer Projektleitung Formular „Anforderungen Projektleiter“ siehe Anlage 7 Formular „Analyse des Projektteams“ siehe Anlage 8 Das Team sollte übereinstimmende Vorstellungen haben zu:  Was ist eigentlich die Aufgabe?  Was gehört noch mit zum Auftrag und was nicht? Mag. Fachliche Kompetenz: Methodische Kompetenz:  Fachwissen  PM-Methoden  Organisationstale  Projektplanung nt  Projektsteuerung  Führungseigensc  Projektcontrolling haften PROJEKT-LEITUNG Soziale Kompetenz:  Fähigkeit zu motivieren  Konfliktmanagem ent  . Andrea Graf . Persönliche Kompetenz:  Improvisationsgabe  Entscheidungsfreud e  Selbstorganisation  Selbstdisziplin Abb.SE Einführung Projektmanagement Seite 16/20  Spezielle Kenntnisse über das Projekt/den Auftraggeber  Spezielle Fähigkeiten  Zeitliche Verfügbarkeit  Integrationsfähigkeit  Motivation Aufgaben des Projektleiters  Planungsaufgaben  Koordinationsaufgaben  Kontrollaufgaben  Dokumentationsaufgaben Fähigkeiten des Projektleiters        Führungsfähigkeit Einfühlungsvermögen Motivationsgeschick Verhandlungsgeschick Analytisches Denken Organisationstalent ..

gegenseitiges Kennenlernen  Aufzeigen der Projektplanung  Sicherstellung des gleichen Informationsstandes  Motivation der Teammitglieder. Sorgen Sie von Anfang an dafür. Schaffung eines „Teamgeistes“ 6 Projektdurchführung Der Projektleiter koordiniert alle Einzelschritte des Projektes. was für alle gelten soll. Ziele:  Information über die Ausgangssituation des Projektes und die Rahmenbedingungen  Einführung aller Projektbeteiligten in die Projektzielsetzung  Vorstellen des Projektteams.SE Einführung Projektmanagement Seite 17/20  Was sind die Ziele des Projektes?  Welche Prioritäten gelten?  Welcher Qualitätsstandard wird gefordert?  Wer entscheidet was?  Welche Spielregeln gelten für die Zusammenarbeit? etc. dass das Projekt zum geplanten Termin abgeschlossen. Andrea Graf . KOSTEN Mag.1 Kontrolle der Arbeitsabläufe Der Projektleiter muss alles daran setzen. 5 Projektstart „Sage mir. wie es endet!“ Spruch eines weisen Projektmanagers In einem Kick-off-Meeting (Projekteinführungsveranstaltung) sollten nochmals alle relevanten Projektdaten zusammengefasst werden. dass alle Mitglieder das verstehen. 6. das Budget nicht überschritten und das Ergebnis in akzeptabler Qualität geliefert wird. dass alle Mitarbeiter das alles als selbstverständlich ansehen. wie ein Projekt beginnt und ich sage Dir. Gehen Sie als Projektleiter nicht davon aus.

Andrea Graf . 7: Übersicht über mögliche Kontrollpunkte Während der Projektlaufzeit sollen folgende Fragen immer wieder beantwortet werden:  Stimmen die tatsächlichen Werte mit den Plandaten überein?  Wo und wann treten Abweichungen auf?  Welchen Einfluss haben diese Abweichungen auf das Projektziel?  Warum treten Abweichungen auf?  Welche Gegenmaßnahmen sind möglich? Zur Projektkontrolle bieten sich folgende Formen an:  Unregelmäßige Gespräche mit den Mitarbeitern (auch Einzelgespräche)  Regelmäßige Abfrage des Projektstandes  Abfrage der Fertigstellungstermine (milestones)  Regelmäßige Projektbesprechungen  Formalisierte regelmäßige Projektfortschrittsberichte Formular „Projektfortschrittskontrolle“ siehe Anlage 9 6.2 Kommunikation im Projekt Projektbesprechungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit des Projektleiters. Kommunikationsregeln für Besprechungen:  Ziel der Besprechung muss bekannt sein  Aktives.SE Einführung Projektmanagement Seite 18/20 LEISTUNGEN TERMINE KONTROLLE QUALITÄT PROJEKTSTUNDEN Abb. aufmerksames Zuhören  Notizen machen  Kreativität einbringen  Kompromisse schließen  Entschuldigungen rasch einbringen Mag.

Zusätzlich wird die schriftliche Ergebnisdokumentation an den Projektauftraggeber zu übermitteln sein. ist ist hierbei des die die Projektdokumentation. Planungsunterlagen. Andrea Graf . Eckdaten.3 Berichtswesen Die wesentlichen Projektbeteiligten müssen regelmäßig über den Projektstand informiert sein. nachvollziehbar.SE Einführung Projektmanagement Seite 19/20  Realistische Termine setzen 6. Berichtsregeln:  Kurze und knappe Darstellung  Klare Struktur  Kernaussagen sollen visualisiert werden  Vor. jeweils das etc Während den der Projektstatusbericht Bearbeitungsstand Alle relevanten Rahmen Berichtswesens aktuellen umfassende sind hier Projektdokumentation Nachschlagewerk während der gesamten Projektlaufzeit und danach. die eventuell erst später in das Projekt einbezogen wurden. 7 Projektabschluss Das Ziel des Projektmanagements ist. dass das Ergebnis des Projektes vom Auftraggeber akzeptiert wird und/oder dass das Unternehmen mit der Durchführung des Projektes Gewinne erzielt. Die Projektdokumentation ist die Entscheidungsgrundlage für Mitarbeiter.  Inhalt  Wurde das Projektziel erreicht? ja nein Mag. Projektergebnisse.und Nachteile von Varianten nennen  Verteiler des Berichts angeben  Regelmäßiges Erscheinen der berichte Ein wesentlicher Bestandteil im wiedergibt.

SE Einführung Projektmanagement Seite 20/20  Ist der Auftraggeber mit der Ergebnis zufrieden?  Müssen Fehler/Mängel noch behoben werden?  Wann wurden die Projektergebnisse übergeben?  Wird die Projektdokumentation übergeben?  Gibt es Bedarf für Folgeaufträge?  Wann und wie wird das Projektteam aufgelöst?  Wird für das Projekt ein entsprechendes Marketing betrieben? 7. um sie bei neuen Projektes anzuwenden.1 Bewertung des Projektes Durch die Rückschau auf das Gesamtprojekt werden gewonnene Erfahrungen und Erkenntnisse noch einmal betrachtet. Folgende Fragen könnten hierbei auftauchen:  Erreichte das Projekt den Zeitplan? Ergeben sich daraus für zukünftige Zeiteinteilungen Änderungen? Welche?  Konnte der geplante Kostenrahmen eingehalten werden? Ergeben sich für zukünftige Budgeteinteilungen Änderungen? Welche?  Entsprach das Projektergebnis den Kundenspezifikationen?  Ergeben sich für zukünftigen Personaleinsatz Änderungen? Welche?  Welchen technischen Fortschritt gab es im Projekt?  .. Andrea Graf . 7.2 Präsentation der Ergebnisse Die Präsentation dient dazu. die erarbeiteten Ergebnisse gegenüber dem Projektauftraggeber zu „verkaufen“.. Formular „Checkliste Präsentationsvorbereitung“ siehe Anlage 10 Formular „Gestaltung Präsentationsfolien“ siehe Anlage 11 Formular „Grafikauswahl“ siehe Anlage 12 Mag.

 Verändern: Neuformung.und Verhaltensmustern. dass sie wichtig sind. Umformung bestehender Konzepte und Prozesse auf neue Gegebenheiten. messbare Standard.3 Benchmarking Benchmarks sind Bezugsgrößen bzw. den man nicht wörtlich übersetzen kann: Balanced heißt ausgeglichen. Indikatoren zu tun. Grundidee ist es. Akzeptanz für da Neue wecken. Dieser Begriff wurde in den ökonomischen Bereich übernommen und hier gelten Benchmarks als Messgrößen für das eigene Unternehmen. Change Management ist die Begleitung eines solchen Veränderungsprozesses.2 Balanced Scorecard Die Balanced Scorecard versucht im Grunde nur bereits bestehende betriebswirtschaftliche Probleme zu lösen. aber niemand kann sie korrekt berücksichtigen oder messen. Faktoren einzubeziehen. Zum einen geht es um die reale Umsetzung operativer Strategien. die sich an Standards anderer Unternehmen orientieren. Denk. Auf jeden Fall geht es darum. von denen jeder weiß. 8. zum anderen wird aber versucht.  Festigen: Integration der veränderten Konzepte. die als Vergleichsmaßstab dienen. dass traditionelle Finanzkennzahlen um eine weitere Sichtweise ergänzt werden.SE Einführung Projektmanagement Seite 21/20 8 Neue Entwicklungen im Projektmanagement 8.1 Change Management Projekte verändern das Unternehmen oft ganz wesentlich. Es geht um die sogenannten „Soft Facts“ – und damit zum Beispiel um die Frage: “Wie messen sie Motivation?“ Balanced Scorecard – ein Begriff. Score hat etwas mit Rechnung bzw. Andrea Graf . Es ist ein Instrument der Wettbewerbsanalyse. Diese gesamte Organisationsentwicklung kann man grundsätzlich in drei Phasen einteilen:  „Auftauen“: Lösen von alten Theorien bzw. Verhaltensmuster und Prozesse in das Unternehmen/in die Organisation 8. Mag.

der Beste der Besten zu werden. Andrea Graf . welche Unterschiede bestehen. Im Projektmanagement findet meist intern zu wenig Benchmarking statt. jeder arbeitet für sich. danach zu streben.SE Einführung Projektmanagement Seite 22/20 festzustellen. Die Japaner nennen es „dantotsu“: das heißt sinngemäß. es erfolgt oft zu wenig Know-how-Übertragung. warum diese Unterschiede bestehen und welche Verbesserungsmöglichkeiten bestehen. Mag.