Projektmanagement I

G dl
Grundlagen
des
d Projektmanagements
P j kt
t
SS 2014

Prof. Vertr. Dr. Claudia Kreuder

Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement

Literatur
PM_I_2014
Olfert Klaus
Olfert,

Kompakt-Training Projektmanagement
7. Auflage, Herne 2010

Kerzner, Harold

Projekt Management
1. Auflage, Bonn 2003

Probst, Hans-Jrgen
Haunerdinger; Monika

Projektmanagement leicht gemacht

Heidelberg 2007
elektronische Ressource: http://www.wiso-net.de/r_ebook/webcgi?START=
A60&DOKV DB=REDL ARED&DOKV NO=
A60&DOKV_DB=REDL,ARED&DOKV_NO=
9783636014559256&DOKV_HS=0&PP=1

Bergmann, Rainer
Garrecht, Martin

Organisation und Projektmanagement

Heidelberg
g 2008,
elektronische Ressource: http://dx.doi.org/10.1007/978-3-7908-2018-8

Burghardt, Manfred

Einfhrung in Projektmanagement
Erlangen 2007

Braehmer, Uwe

Projektmanagement fr kleine und mittlere Unternehmen

2. berarb. Auflage, Mnchen 2009

div. Autoren

Handbuch Projektmanagement
j
g
2006
elektronische Ressource: http://dx.doi.org/10.1007/3-540-29270-5

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Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement

PM I / SS 2014 / Seite 2

Agenda

1.

Grundstzliches zum Projektmanagement

2.

Projektauftrag

3.

Projektorganisation

4
4.

P j kt l
Projektplanung

5.

Informationsmanagement und Projektdokumentation

6.

Kostenschtzung und Projektcontrolling

7.

Soft Skills und Erfolgsfaktoren in Projekten

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Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement

PM I / SS 2014 / Seite 3

Grundlagen

Was ist ein Projekt?

Welche Arten von Projekten gibt es?
Was versteht man unter Projektmanagement?
Warum ist Projektmanagement wichtig?
Wie sehen die Phasen eines Projekts
j
aus?

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PM I / SS 2014 / Seite 4

Grundlagen

Was ist ein Projekt?

Welche Arten von Projekten gibt es?
Was versteht man unter Projektmanagement?
Warum ist Projektmanagement wichtig?
Wie sehen die Phasen eines Projekts
j
aus?

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Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement

PM I / SS 2014 / Seite 5

Projektmerkmale
Improvisation
Projekt

Routine
Management

Definierte Zielvorgaben
g
Zeitliche Begrenzung
Einmaliger Ablauf
Komplexe Struktur

Planung

risikobehaftet
begrenzte Ressourcen (Geld,
Personal Sachmittel
Personal,
Sachmittel, etc
etc.))

Koordinierung
Steue
Steuerung
u g
berwachung

multidisziplinr/fachbereichsbergreifend
spezifische
ifi h Organisation
O
i ti

Projektmanagement
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Projekt nach DIN 69901-5:2009-01

Vorhaben das wesentlich gekennzeichnet ist durch:

Vorhaben,

Ei
Einmaligkeit
li k it der
d B
Bedingungen
di
iin ih
ihrer G
Gesamtheit
th it

Zielvorgabe

Zeitliche Begrenzung

Finanzielle Begrenzung

Personelle oder andere Begrenzungen

Projektspezifische Organisation

Quelle: Deutsches Institut fr Normung e.V.

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Historische Entwicklung

Groprojekte
p j
in der Geschichte:
Bau der Pyramiden
Bau
B der
d Chi
Chinesischen
i h M
Mauer
Bau des Suez- und des Panama-Kanals
Bau der groen Palste
Bau der groe Kathedralen
Nach dem 2. Weltkrieg:
NASA-Projekte der Raumfahrt
Einfhrung des Euro
...
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PM I / SS 2014 / Seite 8

Grundlagen

Was ist ein Projekt?

Welche Arten von Projekten gibt es?
Was versteht man unter Projektmanagement?
Warum ist Projektmanagement wichtig?
Wie sehen die Phasen eines Projekts
j
aus?

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Lehrgebiete: Kosten- und Investitionsrechnung und Projektmanagement

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Projektarten - Unterteilungskriterien (I)

Projektarten

Investitionsprojekte

Kleine Projekte

Routineprojekte

Organisationsprojekte

Mittelgroe Projekte

Standardprojekte

j
F&E-Projekte

p j
Groprojekte

p j
Pionierprojekte

IT-Projekte

Potenzialprojekte

Dienstleistungsprojekte
etc.

interne Projekte
externe Projekte
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Auf die Projektgre kommt es an (III)

Kleines Projekt

bis

1.000 Stunden

Mittelgroes Projekt

1.000 bis

10.000 Stunden

Groprojekt
G
op oje t

ber
be

10.000
0 000 Stu
Stunden
de

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PM I / SS 2014 / Seite 11

Auf die Projektgre kommt es an (IV)

Weitere Kriterien zur Unterscheidung

g von verschiedenen Projektgren:
j g
Projektbudget (Personal- /Sachkosten, Investitionen)
Arbeitskapazitt (Ressourcen Vollzeit/ Teilzeit)
Arbeitszeit (Arbeitsstunden
(Arbeitsstunden, Arbeitstage)
Dauer des Projektes (Wochen, Monate, Jahre)
Produktgre (Umsatzpotential oder Nutzflche)
Unternehmensertrag (Deckungsbeitrag
(Deckungsbeitrag, Gewinn)
Projektbeteiligte (Personenzahl nach Kpfen)

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Internes versus externes Projekt

I t
Internes
Projekt
P j kt

E t
Externes
Projekt
P j kt (Auftragsprojekt)

Projektgeber

Auftraggeber

Projektleiter

Ausschreibung

Projektantrag

Auftragnehmer

Projektvereinbarung

Angebot

Projektteam

Auftragserteilung

Eine Rechtsperson

Projektvertrag

Kein Regress

Gewhrleistung

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Projektarten - Unterteilungskriterien (II)

Soziale
Kompetenz

hoch: Bereichsbergreifend, multidisziplinr, komplizierte Wirkungszusammenhnge

(komplexe)
Standardprojekte

Pionierprojekte

gering: Hauptschlich
Zusammenarbeit im
Fachgebiet, einfache
Wirkungszusammenhnge, geringes Risiko

Routineprojekte

Potenzialprojekte

geschlossen: Klare
Aufgabenstellung

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offen: Aufgabenstellung mit

vielen inhaltlichen und vorgehensmigen
g
g
Mglichkeiten
g

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AufgabenA
f b
stellung

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Grundlagen

Was ist ein Projekt?

Welche Arten von Projekten gibt es?
Was versteht man unter Projektmanagement?
Warum ist Projektmanagement wichtig?
Wie sehen die Phasen eines Projekts
j
aus?

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PM I / SS 2014 / Seite 15

Definition von Projektmanagement

Projektmanagement ist
ein spezielles Fhrungskonzept
zur
Koordination der spezifischen Aufgaben und Elemente eines
Projekts
um
Projektergebnisse gezielt, in der geforderten Qualitt und geplanten
Zeit herbeizufhren
wobei
die kooperative Zusammenarbeit der verschiedenen Aufgabentrger
des Projektteams wesentlich ist

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PM I / SS 2014 / Seite 16

Projektmanagement nach DIN 69901-5:2009-01

Projektmanagement ist die Gesamtheit von

Fhrungsaufgaben, -organisation, -techniken und
-mitteln fr die Initiierung, Definition, Planung,
Steuerung
g und den Abschluss von Projekten
j

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PM I / SS 2014 / Seite 17

Grundlagen

Was ist ein Projekt?

Welche Arten von Projekten gibt es?
Was versteht man unter Projektmanagement?
Warum ist Projektmanagement wichtig?
Wie sehen die Phasen eines Projekts
j
aus?

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PM I / SS 2014 / Seite 18

Warum Projekte bzw. Projektmanagement?

Gestiegene Anforderungen durch erhhte Komplexitt und Zeitdruck:

Forcierter Technologiewandel

Starker Anstieg der Innovationen

Produktlebenszykluskonzept

Dezentralisierungsbestrebungen

Strkere Kundenorientierung durch individuelle

Angebote

Durch Globalisierung der Mrkte mehr Groprojekte

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PM I / SS 2014 / Seite 19

Nutzen von Projektmanagement

Absicherung des Projekterfolgs:

Bessere Informationen

Frhzeitige Problemerkennung

Einhaltung der vorgegebenen Projektziele und -bedingungen

Hhere Arbeitsqualitt

Unternehmerisches Denken

Definition und Abgrenzung bzgl. Aufgaben, Kompetenzen und

Verantwortungen

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PM I / SS 2014 / Seite 20

Projektmanagement spart Zeit und Geld

Kosten

ohne
Projektmanagement

20 %
weniger
Kosten

20 %
weniger Zeit
5 % mehr Kosten
am Anfang

mit
Projektmanagement

Zeit

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PM I / SS 2014 / Seite 21

Kein Projektmanagement ohne Ziele

Projektziele

Sachziele

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Terminziele

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Kostenziele

PM I / SS 2014 / Seite 22

Das magische Dreieck der Qualittssicherung

Funktion/
Leistung

QUALITT

Zeit

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Kosten

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PM I / SS 2014 / Seite 23

Die 4 Kompetenzsulen im Projektmanagement (nach GPM)

GPM = Deutsche Gesellschaft fr Projektmanagement e. V.

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PM I / SS 2014 / Seite 24

Warum Projekte scheitern Statistik-Beispiel

Quelle: http://pm-blog.com/wp-content/uploads/2009/07/warum_scheitern_projekte.png
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PM I / SS 2014 / Seite 25

Warum Projekte scheitern potenzielle Grnde

Werkzeuge/Tools
g

Kommunikation

Fhrung

Projektziel

Projektmanagement

Grnde fr das
Scheitern
von
S h it
Projekten

ngste

Projektteam

Projektleitung

Projektorganisation

Projektmitarbeiter

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PM I / SS 2014 / Seite 26

Die Komponenten des Projektmanagements

Strukturelle Komponente

Organisatorische Komponente

Logische Komponente

P
Psycho-soziale
h
i l Komponente
K
t

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Arbeitsprozess innerhalb einer Organisation

Mehrpersonaler Arbeitsprozess

Problemlsungsprozess
g p

Teamarbeit, Teamfhrung

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PM I / SS 2014 / Seite 27

Grundlagen

Was ist ein Projekt?

Welche Arten von Projekten gibt es?
Was versteht man unter Projektmanagement?
Warum ist Projektmanagement wichtig?
Wie sehen die Phasen eines Projekts
j
aus?

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PM I / SS 2014 / Seite 28

Jedes erfolgreiche Projekt braucht eine Struktur

Klassische Projektplanungsmethoden:

Wikinger Methode
Wikinger-Methode
Alle rudern heftig und vertrauen auf eine hhere Macht

Columbus-Methode
Ein festes Ziel vor Augen und ganz woanders landen

Titanic-Methode
Perfekt geplant und abgesoffen
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PM I / SS 2014 / Seite 29

Phasenmodell

Allen Projekten muss ein

Phasenmodell zugrunde liegen

Wichtige Projektabschnitte heien

Meilensteine

Das Phasenmodell legt die

Projektphasen verbindlich durch
Definition der Phasenergebnisse fest

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PM I / SS 2014 / Seite 30

Die (generellen) 4 Phasen eines Projekts

Projektidee/-impuls

Initiierung/
Vorphase

Projektauftrag & Kick-off

Planung

Projektplan

Realisierung/
g
Steuerung

Projektergebnis

Abschluss

Nutzung
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PM I / SS 2014 / Seite 31

Andere Phasenmodelle

Quelle:HandbuchProjektmanagement,2006,S16
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PM I / SS 2014 / Seite 32

Die 4 Phasen eines Projekts Initiierung/Vorphase

Initiierung/
Vorphase

Planung
g

Realisierung/
Steuerung

Problemanalyse

Was sind die Probleme im einzelnen?

Zielklrung

Was genau wollen wir erreichen?

Definition des Projektes

Konkrete Projektbeschreibung

Durchfhrbarkeitsprfung

Knnen wir das berhaupt schaffen?

erste Grobplanung

Wie wre ungefhr der Ablauf?

Wirtschaftlichkeit

Rechnet sich das berhaupt?

Projektteam

Wer soll mitarbeiten?

Abschluss

Projektauftrag & Kick-off-Meeting

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PM I / SS 2014 / Seite 33

Die 4 Phasen eines Projekts Planung

Initiierung/
Vorphase

Planung
g

Realisierung/
Steuerung

Abschluss

Phasen & Meilensteine

Welche Hauptphasen/-ergebnisse gibt es?

Projektstruktuplan

Die Arbeitspakete genau planen

Ressourcenplanung

Personal, Sachmittel, etc. planen

Kosten- & Finanzplanung Projektkosten, -budget und Finanzen planen

Risikoanalysen

Woran knnte das Projekt scheitern?

Verantwortung

Festlegen,
Festlegen wer was zu tun hat

Projektorganisation

Welche Organisationsform? Schnittstellen?

Projektplan
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PM I / SS 2014 / Seite 34

Die 4 Phasen eines Projekts Realisierung/Steuerung

Initiierung/
Vorphase

Planung
g

Realisierung/
Steuerung

Durchfhrung

Das ist die eigentliche Arbeit

Projekt-Controlling

Laufende Kostenkontrolle ntig

Abweichungssteuerung

Neue Lage braucht Reaktion

Planungsaktualisierung

Weitere Planung neu anpassen

Meilensteine

Zeigen, ob die Richtung stimmt

Projektdokumentation

Schriftliche Fixierung Projektstatus, etc.

Abnahme

Projektteam liefert Ergebnis

Abschluss

Projektergebnis
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Die 4 Phasen eines Projekts Abschluss

Initiierung/
Vorphase

Planung
g

Realisierung/
Steuerung

Abschluss

Abschlussbericht

bergabe der Dokumentation an den Auftraggeber

Abschlussmeeting/-feier

Motivierendes Erfolgserlebnis fr Team-Mitglieder

Re-Integration Teammitglieder

Nicht einfach, an den alten Arbeitsplatz zurckzukehren

Auflsung

Offizielles Ende des Projektes

Nutzung, d.h. bernahme in die Routinettigkeiten

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PM I / SS 2014 / Seite 36

Alternative Darstellung der Projektphasen

Projektphasen
j p
Vorphase/
Initiierung

Projektgestaltung
Planung

Organisation

Ziele
Probleme
Potenziale

Ablauf
Verantwortung
Strukturen

Kontrolle

Projektrealisierung
j
g

Mittel
Methoden

Personal

Fhrung

(Nach-)
Steuern
der
Auswahl
Arbeiten
Ausbildung

Ergebnis
Ergebnissicherung
Abweichungsanalyse

Projektdurchfhrung
Start

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Abschluss

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PM I / SS 2014 / Seite 37