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S. Rey
• Phasenmodelle (Überblick)
• Planungs-Methoden (Strukturplan, Meilensteinplanung, Netzplan)
• Projektcontrolling und -steuerung
• Risikomanagement
• Alternative Projektmanagementmodelle
Anstoß ist ein erkanntes Problem verbunden mit der Zukunftsperspektive, wie
etwas sein sollte - innerhalb einer Organisationen, in der Wissenschaft oder
Praxis, oder in der Gesellschaft.
Diverse Projektarten:
• Organisationsprojekte, z.B.
– Restrukturierung von Aufbaustrukturen (Fokus Optimierung)
– Wissensmanagementprojekte in Unternehmen (Weiterbildung,
Technologien)
• Politische Projekte, z.B.
– Durchsetzung von Policies im Umweltschutz (Handlungsänderungen)
• Struktur- und Prozessveränderungen - IT-Projekte!
• Entwicklungs- und Realisierungsprojekte
• Forschungsprojekte (Erzielen von Innovationen, Problemlösungsorientiert)
• Lehr-Lernprojekte (Optimierung und Unterstützung des Lehrens und Lernens)
Verwandte Begriffe
Projekt
• Ist eine einmalige Aufgabe
• Gekennzeichnet durch Einmaligkeit der Bedingungen
• Ist zeitlich, personell und finanziell begrenzt
• Grenzt sich von anderen Vorhaben ab
• Ist relativ innovativ
• Ist umfangreich und komplex
• Erfordert Teamarbeit
• Ist oft interdisziplinär (Zusammenarbeit aus verschiedenen
Wissensgebiete)
• Hat eine projektspezifische Organisation, die aufgrund ihrer
Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes
Projektmanagement erfordert
(s. DIN 69901; :2009-01)
Projektdauer
ist die kalendarische Dauer eines Projektes z.B. von 03.2018- 12.2018
Projektumfang
ist der Aufwand an Mitarbeiterzeiteinheiten
(Bsp.: Projekt X hat 10 Mitarbeiterjahre gedauert, dies entspricht bei 5
Mitarbeitern 2 Jahre oder bei 2 Mitarbeitern 5 Jahre)
Quelle: Heines, Ergebnisse der Studie: Quelle: Aniello Bove, COO & Partner der
Projekte als Erfolgsfaktor, 2011 INM AG, ONE Kongress vom 09.05.2012
Projekte mittels Scrum und agiler Software
Entwicklung meistern, 2012
• umfasst die Planung, Kontrolle und Steuerung von Projekten mit geeigneten
Prinzipien, Methoden, Techniken und Instrumenten
• PM arbeitet zielorientiert
Humanbezogene Herausforderung
• Mitarbeiter mit verschiedenen Qualifikationen beteiligt
• Zusammensetzung meist interdisziplinär
• Zusammenwirken von Motivation und Interessen (M), Abbildungen.:
S. Rey
Interaktion und Verständigung (I), Vertrauensbildung (V)
V
Projektziele können gefährdet sein
Grundlagen Projektmanagement , 11 Institut für Medizinische Informatik
SS 2018
2. Grundsatzanforderungen an das Projektmanagement
Allgemeiner ‚Ablauf‘ eines Projektes umfasst
Hierfür werden:
• die gemeinsame Zusammenarbeit und die Arbeitsteilung festgelegt.
• Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und rollenbezogene Kompetenzen bestimmt.
• Regelungen bzgl. Weisungsbefugnissen, Kontrollrechten und Aufsichtspflichten
festgelegt.
• Koordinationsinstrumente definiert und implementiert.
1 http://worterbuchdeutsch.com/de/organisieren
2 http://worterbuchdeutsch.com/de/koordinieren
3 http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/organisation.html
Sachbezogene Dimension
• grobe Unternehmens-/ Projektziele formulieren
• Ableitung von Unternehmens-/ Projekt Teilzielen/Teilproblemen
• Planung durch Zerlegung (systemtheoretischer Ansatz)
• Setzen von Meilensteinen
• Koordinierung der Teilprobleme auf fachlicher Ebene
• Sachliche, terminliche und aufwandsmäßige Planung, Überwachung und
Steuerung des Projektes
• Qualität der Sachbezogenen Aufgabenerreichung überwachen
Teambezogene Dimension
• Zielfokus liegt auf guter Zusammenarbeit
• Gestaltung und Unterstützung von Teamprozessen (Teambildung,
Teamvertrauen fördern)
• Kommunikation und Kollaboration / Interaktionen fördern
• Strategie zum Umgang mit Konflikte entwickeln
Teamorientierte Führung / Leitung
Personenbezogene Dimension
• Arbeitsplätze entsprechend der spezifischen Anforderungen gestalten
• Zuweisung von Aufgaben entsprechend der Fähigkeit und des Wissens der
Mitarbeiter (Unter-/Überforderung)
• Durch Schulung dem Mitarbeiter Möglichkeiten geben neue Arbeitsgebiete
und Rollen zu erschließen (Motivation)
Mitarbeiterorientierte Führung / Leitung
Ziel ist die Sicherstellung, dass die Organisation als ganzes funktioniert.
Nicht nur Pflicht, sondern auch persönliches Interesse -> Macht
• Divisionale Organisation
Organigramm
• Ist eine grafische Darstellung der Organisationsstruktur
• Veranschaulicht Aufgabenverteilung in der Organisation
• Dient der Abbildung des hierarchischen Aufbau von Organisationen
• Bildet formale Autorität/Machtbeziehungen ab
• Stelle Führungsebenen und operative Ebenen dar
• veranschaulicht Kommunikationsbeziehungen zwischen Abteilungen
(formale, Kommunikationsstrukturen)
Organisation = Unternehmen
Organisation = Projekt
Organisationsdiagramme / modelle
• Einliniensystem
• Linie-Stab-System
• Mehrliniensystem
Verwendung von Modellen unterstützt die Planung,
um die Kenntnisse über eine Organisation transparent darzustellen,
um darauffolgend ein Projekt in die Organisation einzubetten,
um die innere organisationale vertikale und horizontale Strukturierung des
Projektes zu definieren,
um die Kommunikationsbeziehungen darzustellen.
Kommunikationsstrukturen /-beziehungen
• Informelle Kommunikation:
Der Informationsfluss bzw. Interaktionen erfolgt außerhalb definierter Strukturen
Kann vom Management angeregt, aber nicht festgelegt werden
Organisationsleitung
Linienstelle
Merkmale:
- Nur bei großen Projekten
- Abteilung wird in die Linienhierarchie eingeordnet
- Projektleiter ist mit personeller und fachlicher Kompetenz ausgestattet
- feste Stellen
Vorteile:
- Erfolgsorientiert/Effektiv
- Bedeutung des Projektes wird deutlich
- Schnelle Reaktion möglich
Nachteile:
- Eventuell fachliche Verarmung
- Tendenz zur Bindung von Kräften
- Projektegoismus
Organisationsleitung
Stab
Merkmale:
- Nur bei kleinen Projekten
- Projekt als Stabsstelle
- Projektleiter hat nur beratende Funktion
Vorteile:
- flexibler Personaleinsatz
- keine besonderen sachlichen und organisatorischen Umstellungen
erforderlich
Nachteile:
- niemand fühlt sich richtig verantwortlich
- Abgrenzung der Befugnisse fast nicht möglich
- bei Problemen Tendenz zum Ausweichverhalten
- träge Reaktionen bei unerwarteten Ereignissen
Abb.
S.Rey
Merkmale:
- Kombination von Linien und Stabsorganisation
- Projekt als Stabsstelle
- Projektleiter wird mit bestimmten, meist fachlichen Kompetenzen
ausgestattet
- Projektleiter ist Sachvorgesetzter
Vorteile:
- Projektleiter fühlt sich verantwortlich
- flexibler Personaleinsatz
- Fachliche Fortbildung bleibt möglich
- Sicherheitsgefühl der Mitarbeiter wird gefördert
Nachteile:
- hoher Aufwand für Kompetenzabgrenzung
- Kompetenzkonflikte
- Verunsicherung der Mitarbeiter durch Doppelunterstellung
LV LV
PL PT PL PT
PL=Projektleiter
PT= Projektteammitglied
Abb. S. Rey
LV = Linienvorgesetzter
• Auftragnehmerseite:
- wer ist Projektleiter?
- wer sind die Projektmitglieder?
- wer sind ggf. temporäre Projektmitglieder?
Role-Set: bezeichnet die Menge der Rollen, die ein Subjekt in der
Gesellschaft spielt
Rollensegment: bezeichnet einen Ausschnitt aus einer Rolle, der durch die
Erwartungen einer besonderen Bezugsgruppe oder Bezugsperson bestimmt ist
• normative Erwartungen :
Die Bezugsgruppe erwartet, dass der Rolleninhaber das tut, was ihrer Meinung nach
in dieser Position getan werden sollte
• Erwartungen an das Aussehen und die mit der Rolle verbundenen Symbole
(Rollenattribute (role attributes): Beispiel: Dr. med. = weißer Kittel, Stethoskop
etc.)
• Inter-Rollen-Konflikt
Der Interrollenkonflikt bezeichnet Widersprüche zwischen den Erwartungen, die
verschiedene Rollen festlegen (z.B. Rolle der Ärztin mit der Rolle der Mutter. Eine
Inter-Rollenkonflikt dürfte spätestens nach der dritten Nachtschicht in Folge ausgelöst
werden)
• Für die Ausführung, der mit der Rolle verbundenen Aufgaben werden
dem Träger eine Rolle bestimmte Rechte zugewiesen
Unternehmensführung
Projektgruppe:
Projektleitung
Projektteam
Grundlagen Projektmanagement , 48 Institut für Medizinische Informatik
SS 2018
6. Projektrelevante Strukturen und Rollen außerhalb des Projektes
Lenkungsausschuss
• Formelle Aufgaben
- Politik der Projektthematik (z.B. IT-Projekt) bestimmen (Konzeptionen)
- Projekte im Kontext der Gesamtthematik genehmigen/ablehnen
- Übergeordneten Ablauf des/der Projekte überwachen
- Projektbudget genehmigen
- Variantenentscheid (inhaltliche Konzeptionen)
- Kompetente Instanz bei Fach-, Zeit- oder Ressourcen Problemen
• Informelle Aufgaben
- Mitwirkung übergeordnetes gutes Klima schaffen
- Widerstände innerhalb des Unternehmens abbauen , insbesondere z.B. bei mit
einem Projekt einhergehenden notwendigen Struktur- / oder Prozessänderungen
Interne/Externe Beratung
- Strategische Beratung des Projekte über den LKA
- Fachlicher Experten-Wissenstransfer in ein Projekt hinein
Führungsleitsätze / Führungsrichtlinien
Ansatz: Gelingen eines Projektes ist abhängig vom Führungsstil
• Führungsstil umfasst Handlungs-/ Verhaltensweisen bei der Delegation von
Befugnissen und Verantwortung.
• Teilsysteme der Führung adressieren wie Ziele festgelegt werden, wie die
Entscheidungsfindung und Erfolgskontrolle erfolgt.
Vertretungsrichtung Bemerkung
Rückdelegation
- nichtnur in Ausnahmefällen an den Vorgesetzten wenden
- häufiges Nachfragen
direktive Führung:
Definition der Erwartungen, Arbeitseinteilung, Vorgabe des Leistungsstandard
Unterstützende Führung:
Mitarbeiterorientierung (Atmosphäre des Verstehen, Entwicklung persönlicher
Beziehungen, faire Behandlung)
Leistungsorientierte Führung:
Definition herausfordernder Ziele, Wertsetzung auf Leistung des Mitarbeiters
Ziele müssen verbindlich eingehalten werden
partizipative Führung:
Mitbestimmung – teilautonome Gruppen
Quelle: Lemieux-Charles, L, McGuire, WL. What Do We Know about Health Care Team Effectiveness?
A Review of the Literature. Medical Care Research and Review. 2006: 63 (3): 263-300.
Grundlagen Projektmanagement , 60 Institut für Medizinische Informatik
SS 2018
8. Projektmanagement = Teammanagement
Modell: Phasen-orientiertes Modell der Teamentwicklung
Forming Phase: Das Miteinander ist meist distanziert höflich. Teammitglieder sind
neugierig auf einander, auf die neue Situation , und sind bereit sich anzupassen.
Motivation ist hoch.
1 vgl. Simon, 1997, Schulz von Thun 1982, Reich 1996,; Petzhold 2006, Witte, 2006
1 vgl. Simon, 1997, Schulz von Thun 1982, Reich 1996,; Petzhold 2006, Witte, 2006
Professionell Klare Verortung der eigenen Fragen stellen, Offenlegen Ausdruck eigener
Position gegenüber dem Thema; eigenen Nichtwissen, Beweggründe, humorvolle
aber auch Anerkennung der Strukturierung von Kommentare, Ausleben
Erfahrung der Lernenden. Somit Lernumgebungen die eigener Spontanität – Spaß
Selbstverantwortung für eigenes Übernahme von fördert Übernahme von
Verstehen und Sicherung der Selbstverantwortung Selbstverantwortung.
Selbstverantwortung der ermöglichen ohne
Beteiligten. Selbstverantwortung
abzugeben.
Habituell Das Verdecken eigenen Wissens, Demotivierung mittels Hilfe, Indirekter Appell, Verbergen
die Richtigkeit angeeigneten Überhöhung eigener Macht, eigener Beweggründe,
Wissens überbetonen und eigene versteckter Druck, Implizieren unnötige
Sichtweise auf einen Sachverhalt eigener Interpretation / Selbstrechtfertigung,
vernachlässigen. Beschämung verstecktes Einbringen. Verteidigen eigener
über eigenen Wissensstand. Beweggründe.
Projektleiter - Fachkenntnisse
- Grundkenntnisse der wichtigsten Projektfachbereiche
- Kenntnisse der Methoden und Hilfsmittel der Organisation, Planung und
Kontrolle von Projekten
- Kaufmännische und juristische Kenntnisse (Vertragsgestaltung)
- Kostendenken
- IT-Kenntnisse
Klare Vereinbarung
(Projektumriss/Pflichtenheft, Leistungsheft)
Grundlagen Projektmanagement , 68 Institut für Medizinische Informatik
SS 2018
11. Projektplanung: Projektantrag
Wird erstellt bevor eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots erteilt wird,
wird beim Auftraggeber die Phase der Projektdefinition durchgeführt:
Inhalt
- Auftraggeber
- Projektorganisation
- Umschreibung des Projektzieles
- Rahmenbedingungen
- Umschreibung der Mittel für das Projekt
- Freigabe von Mitteln
- Terminvorstellungen
• Projektumriss:
- Umschreibung und Abgrenzung des Projektbereichs
- Problemanalyse
- Skizzierung erster Lösungsideen
- Wirtschaftlichkeit der späteren Anwendung
- Formulierung Pflichtenheft
- Abschätzung Umfang und Ablauf des Projektes
- Ziel ist sich Klarheit über den Rahmen der Arbeit zu verschaffen, die
Forderungen und Wünsche von Auftraggebern und Anwendern zu ermitteln,
sowie irreale Wünsche zu eliminieren
- Aufgaben:
- Ist-Aufnahme und -analyse der Prozesse, Schnittstellen, Mengengerüste
- Schwachstellenanalyse (kritische Überprüfung des IST-Zustandes)
- Anforderungskatalog ausarbeiten ( funktionale Anforderungen, Randbedingungen
(HW, SW), Anforderungen an das System (Datenschutz, Wartung,
Benutzerfreundlich..))
- Erstellung des Pflichtenheftes: enthält detaillierte Beschreibung aller Anforderungen,
die das zu beschaffende/erstellende Produkt aus Sicht des Auftraggebers erfüllen
muss.
a)Detailspezifikation
Betrieb/
5.Ein- Nach-
4.System-
b)Programmierung führung kontrolle
test
1.Projekt- 2.Konzept
Idee/ umriss (Varianten) c)Datenbereitstellung
Vorab-
klärung d)Rahmenorganisation
3. Realisierung
Projektpläne • Projektberichts-
erstellung
Systemtest
• Nachweis der korrekten Funktionsfähigkeit der Anwendung, mit dem Ziel Fehler zu
erkennen und zu beheben.
Einführung
• Lieferung, Aufstellung, Test
• Personaleinweisung
• Umstellung auf die neuen Verfahren
Langfristige Kurzfristige
Urlaubsreise Nachbereitung
Überlegungen Überlegungen
Klärung
Randbedingungen
Budget
Transport
Zeitaufwand und Logische Abfolge
werden nicht dargestellt
Termin
Abb. S. Rey
Gesamt-Projekt
Arbeitspaketgruppe
Arbeitspaketgruppe Arbeitspaketgruppe
B
A C
Arbeitspaket 1
Arbeitspaket 2
Arbeitspaket 3
Gesamt-Projekt
Arbeitspaket 3
Abb. S. Rey
Vorgangsliste: Auflistung der Teilaufgaben und deren Logische Abfolge mit Dauer,
Starttermin und Endtermin
Vorgangsliste
1 5 3 8
2 2 5 7
3 7 2 9
4 3 7 10
Verantwortung
Kompetenzen
Offene Fragen
Balkendiagramm – Grobplanung
• Im Wesentlichen übernimmt das Balkendiagramm zwei Funktionen. Zum einem stellt
es den zeitlichen Ablauf der einzelnen Teilaufgaben/Arbeitsabschnitte dar, zum bietet
es die Möglichkeit, Termine einzelner Teilaufgaben/Arbeitsabschnitte zu verwalten.
• Eine Teilaufgabe des Projektes wird durch einen Balken dargestellt.
• Balken können durch Linien verknüpft werden.
Abb. S. Rey
Exkurs: Netzplantechnik
• Synthese: Grafische Darstellung von logischen Abläufen der Teilaufgaben
(Vorgänge) und deren Abhängigkeiten (Synthese)
Netzpläne
Vorgangsorientierte Ereignisorientierte
Netzpläne Netzpläne PERT
Evaluation and Review Technik
Vorgangsknoten Vorgangspfeil
Netzplan MPM Netzplan CPM
Metra Potential Method Critical Path Method
(ältere Methode)
Grundlagen Projektmanagement , 86 Institut für Medizinische Informatik
SS 2018
10. Projektplanung: Struktur-, Zeitaufwands-, Termin- Ressourcenplanung:
• Vorgangspfeilnetz:
Die Netzplanelemente bestehen aus einem Vorgang (Pfeil) und dessen Anfangs
und Endereignis (Knoten). Die Ereignisse sind nicht weiter von Interesse, sie
werden aufsteigend nummeriert.
• Ereignisknotennetz
Wie in Vorgangspfeilnetzen werden Ereignisse durch Kreise dargestellt. Die
Vorgänge interessieren nur zu Kontrollzwecken, die Pfeile verdeutlichen nur die
vorgeschriebene Reihenfolge der Ereignisse.
• Vorgangsknotennetz
Vorgänge werden durch Knoten dargestellt. Pfeile stellen die Abhängigkeiten
zwischen den Vorgängen dar.
Netzplantechnik
• Meilensteine:
markiert einen markanten Zeitpunkt im Projektverlauf; normalerweise am Anfang und
Ende einer Phase. Bevor die Phase nicht abgeschlossen ist, wird keine Tätigkeit der
nächsten Phase begonnen. Es handelt sich um einen speziell ausgezeichneten,
termingebundenen Zeitpunkt, an dem klar abgesprochene Ergebnisse vorliegen
müssen.
• Pufferzeiten:
Zeiten um die ein Vorgang/Ereignis verschoben werden kann, ohne dass der
Endzeitpunkt des Projektes verschoben wird.
• Kritischer Pfad:
ist der Pfad innerhalb des Projektablauf, bei denen die Vorgänge nicht verzögert
werden dürfen. Eine Verzögerung würde den Endzeitpunkt des Projektes
verschieben.
Abb. S. Rey
0 3 1 11 6 21 21 10 24
4 4 4 2 0 0 2 2 0 tUmstellung
4 1 5 13 10 23 23 3 26 0 0 0
26 2 28
11 9 17
5 5 11 Infoprmations-
0 1 0 flussänderung
Systement-wicklung
Start
6 4 4
0 0 0
0 0 0
17 6 23
5 6 11
0 0 0
23 11 26
13 8 23 Belegerstellung
Systemdaten-aufbereitung
0 0 0
0 0 0 23 3 26
0 2 3
3 4 513
13 10 23
Analyse 11 7 13
Sollkonzept
Benutzer-einweisung
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 3 3
0 0 0 Abb. S. Rey
0 0 0
Kritischer Pfad
Netzplan Beispiel
• Berechnungen im Netzplan
Vorgang
• Berechnungen im Netzplan:
Vi Vorgang
Ni • FAZi = max FEZVi
Vorgang • SEZi = min SAZNi;
Vorgang i
Vi
• SAZi = SEZi - Di
Vorgang
Ni • Pufferzeiten:
Vorgang • GPi = SAZi-FAZi
Vi • Wenn GP=0 VP=0 und UP=0
62 66 66 67
5 Systemtest 6.Projektende
0 0
4 1 67
1.Start
0
0 8
1. Netzplan skizzieren, Vorgangs Nr. und Dauer
4. Besuch eintragen
Referenza 2. Vorwärtsrechnen: FAZ und FEZ berechnen
nlagen
3. Beim letzten Vorgang FEZ nach SEZ übertragen
8
Grundlagen Projektmanagement , 97 Abb. S. Rey Institut für Medizinische Informatik
SS 2018
FAZ P FEZ
Berechnungen im Netzplan:
Vorgangs-Nr.
Rückwärtsrechnung
Bezeichnung des Vorganges
62 66 66 9 67
Systemtest Projektende
0 0
4 66 1 67
1. Start 62 66
0 0 0
0 8
1. Netzplan skizzieren, Vorgangs Nr. und Dauer eintragen
3. Besuch 2. Vorwärtsrechnen: FAZ und FEZ berechnen
Referenz 3. Beim letzten Vorgang FEZ nach SEZ übertragen
anlagen
4. Rückwärtsberechnung SAZ und SEZ berechnen
54 8 62
Grundlagen Projektmanagement , 98 Institut für Medizinische Informatik
Abb. S. Rey
SS 2018
FAZ P FEZ
Berechnungen im Netzplan:
Vorgangs-Nr.
Rückwärtsrechnung
Bezeichnung des Vorganges
62 0 66 66 0 67
Systemtest Projektende
0 0 0
4 66 1 67
1. Start 62 66
0 0 0
1. Netzplan skizzieren, Vorgangs Nr. und Dauer
0 54 8 eintragen
3. Besuch 2. Vorwärtsrechnen: FAZ und FEZ berechnen
Referenz 3. Beim letzten Vorgang FEZ nach SEZ übertragen
anlagen 4. Rückwärtsberechnung SAZ und SEZ berechnen
54 8 62 5. Pufferzeiten berechnen (GP, VP, UP)
Grundlagen Projektmanagement , 99 Institut für Medizinische Informatik
SS 2018
Abb. S. Rey
FAZ P FEZ
62 0 66 66 0 67
Systemtest Projektende
0 0 1
66 1 67
1. Start 62 4 66
• Meilenstein:
- ein definiertes, nachprüfbares Zwischenergebnis des Projekts;
- einen zu bestimmenden Termin, zu dem das Zwischenergebnis zu
erreichen ist;
• erfordert die zu treffende Entscheidung, ob und in welcher
konzeptionellen Richtung die nächste Phase freigegeben wird.
• GO! Ergebnisse der vorherigen Phase werden akzeptiert und der Beginn der
nächsten Phase wird freigegeben
Phase I II III IV
Meilenstein/
Meilenstein-ergebnis
Arbeitspakete
Arbeitsaufwand
Meilensteintermine
Deliverables
Kosten
• Kapazitätsplanung
– Planung der die benötigten Ressourcen (Personal, Maschinen, Material) im
Projektverlauf
• Ziele:
– Engpässe in der Planungsphase erkennen
Kostenplanung
• Probleme:
-
das Projekt ist ungenau abgegrenzt, es werden Tätigkeiten ausgeführt, die für
das eigentliche Projektziel nicht notwendig sind,
- das Projektziel wird geändert oder erweitert, die Zeitschätzung war zu niedrig
- es gibt unvorhersehbare technische Schwierigkeiten,
- Verzögerungen im Projektverlauf werden durch höherer Personalressourcen
(Anzahl, Dauer) aufgefangen
- dem Projekt werden Kosten zugerechnet, die nicht dazu gehören (fehlerhafte
Buchhaltung).
Die Kosten werden für jeden Arbeitspaket (jeden Vorgang) geschätzt, um die Kosten des
Gesamtprojekts zu erhalten
• Die Kostenplanung ergibt sich aus der Aufwandsplanung auf der fachlichen
Ebene des Projektes
Controlling-Prozess
• begleitet die Projektdurchführung; frühzeitiges Erkennen der
Abweichungen (Plan/List)
Ändern der Planvorgaben
Ergreifen von Gegenmaßnahmen
• Terminkontrolle
- Netzplantechnik für größere Projekte
- Trendanalysen einbeziehen
• Aufwands- und Kostenkontrolle
- Stundenkontierung, Rechnungsprüfung, etc.
- Trendanalysen einbeziehen
• Sachfortschrittskontrolle
- Ersatzgrößen, da meist keine direkten Messgrößen
- Netzplantechnik
- Restaufwand-, Restzeitabschätzungen
• Qualitätssicherung
- projektbegleitend, entwicklungsunterstützend
- Qualitätsplanung, -lenkung, -
Projektsteuerung
Steuerung Kontrolle
2. Ist-Analyse
Planung Durchführung
Termine,Kosten,Ressourcen
Grundlagen Projektmanagement , 109 Institut für Medizinische Informatik
SS 2018
14. Projektmanagement als Prozess
Terminsteuerung:
• Praktische Maßnahmen:
- Überstunden anordnen,
- Zeitliche Dehnung von Vorgängen (die nicht auf dem kritischen Pfad liegen)
- zusätzliches Personal einstellen
- Aufträge an Fremdfirmen übergeben
- Reduzieren des Projektumfangs
Ende-Anfang-
Beziehung
Koordinations-
aufwand steigt
Risiko steigt
Anfang-Anfang-
Beziehung Zeitersparnis
Abb. S. Rey
Grundlagen Projektmanagement , 111 Institut für Medizinische Informatik
SS 2018
14. Projektmanagement als Prozess
Terminoptimierung
3. Externe Vergabe
Koordinationsaufwand steigt
Know How - Verlust
4. Leistungsverminderung
Qualität sinkt ⇒ frühzeitig mit dem Auftraggeber klären
• Kostensteuerung
• Ziele:
⇒ aktives Risikomanagement
- Ein Risiko:
- ist ein Ereignis, das mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit eintrifft
- Ist ein potentielles Problem
- Ein Problem:
- Ist ein Umstand, der das erfolgreiche Durchführung eines Projektes verhindert
oder erschwert
- ist ein Risiko das eingetreten ist
- Die Schadenshöhe
- gibt das Ausmaß des Schadens an, wenn ein Risiko tatsächlich zum Problem
geworden ist
- Die Gefährlichkeit:
- Hängt von der Eintrittswahrscheinlichkeit und der zu erwartenden Schadenshöhe
ab
- Die Risikoanalyse:
- Die Gefährlichkeit der einzelnen Risiken wird bestimmt und Probleme, die sich
aus dem gleichzeitigen Auftreten von Risiken ergeben werden untersucht
Das Risikomanagement:
- dient dazu möglicht rechtzeitig Risiken zu erkennen und angemessen zu
behandeln
• Risiken identifiziern
• Risiken bewerten
• Maßnahmen zur
• Risikenminimierung ableiten und
• umsetzen
• Risiken verfolgen
Abb. S. Rey
• Kategorien
- Teamrisiken
- Methodische Risiken
- Technische Risiken
- Fachliche Risiken
- Planungsrisiken
- Managementrisiken
- Kundenrisiken
Risiko identifizieren:
• „Bauchgefühl“
• Liste offener Punkte, Checklisten
• Audit, Projektreview, Erfahrungen von Kollegen
Regelmäßiges Hinterfragen
• Ist die Risikoliste komplett?
• Ist die Priorisierung der Risiken korrekt?
• Wurden die geplanten Maßnahmen durchgeführt?
• Haben die Maßnahmen den gewünschten Erfolg gebracht?
• Projektdokumentation
- alle Informationen über Projektgeschehen
- reine Projektpläne (Plan-Info), Projektberichte (Ist-Info) zur Gegenüberstellung
- verbindliche Dokumentationsordnung
• Projektberichterstattung
- liefert erforderlichen Informationen an Beteiligte
- Ausrichtung an Adressatenkreisen
- Projektberichte, Aufbau Projektdatenbasis, Projektbesprechungen
Projektabschluss
• Projektdokumentation
- Abnahmetest
- Übergabe an und Übernahme durch Auftraggeber
- evtl. Regelung der Betreuung
• Projektabschlussanalyse
- Nachkalkulation
- Abweichungsanalyse
- Erfahrungssicherung (Datenbanken)
• Projektauflösung
- eindeutiges Ende
- Überleitung des Personals an neue Aufgaben und Zuführung gebundener
Ressourcen an neue Projekte
Zur Unterstützung
der Planung, Kontrolle und Steuerung von Projekten:
! Technologien sind nur ein Hilfsmittel/Werkzeug !
• Aufzeichnen von Informationen (zu Arbeit, Dauer, Ressourcen, …)
• Graphische Darstellung von Projektplänen
• Planen von Vorgängen und Ressourcen
• Kommunikation mit Ressourcen und Anderen
Projektmanagementsoftware
- SAP: Nur für sehr große Projekte
- Microsoft Project: Einzelplatz / Serverversion
Dokumentenmanagementsysteme
Kommunikationstools
- eMail, eMail-Verteiler, Teamviewer, Videokonferenzsysteme
- Social Media,
Groupwaresysteme / integrative Portale:
- Lotus Node, Microsoft Sharpoint (Kalender, Teamwebsites…)