Wichtig diese Fragen stammen nicht aus einem Fragenkatalog – ich habe diese nur als eine Art

Zusammenfassung für mich persönlich gemacht. Der Stoff der dafür als Basis galt sind die PP Folien
& Vorlesungsaufzeichnungen aus dem TUWEL Kurs SS2022 330.156 Projektmanagement!

MA = Mitarbeitende

Rechenbeispiele:

- Kapitel 3: Nutzwertanalyse
- Kapitel 4: frühest- und spätmöglichste Beginn- &Endtermine (VO Video 9 gegen Ende Beispiel
Rechnung)
- Kapitel 4: Puffer berechnen
- Kapitel 4: Erwartungswert, Varianz und Standardabweichung berechnen (VO Video 10)
- Kapitel 4: Berechnung des EV
- Kapitel 4: S.230 Beispiel EVA

Fragen Projektmanagement bis S.232

Kapitel 1

Was ist ein System?

= ein Gebilde von Komponenten, das von seiner Umgebung als zusammenhängende Einheit
abgegrenzt werden kann.

 Hat ein In- und Output

Wieso ist ein Projekt ein System?

Hat einen Input (Auftrag) und Output (Ergebnis) besteht aus mehreren Komponenten (Arbeiten,
Ressource und Beteiligte) die in Wechselwirkung zueinanderstehen

Was ist eine Aufgabe? Und was ein Problem hinsichtlich einer Aufgabe?

Aufgabe = ein System durch Handlungen aus einem Anfangs- in einen Zielzustand zu bringen.

Problem = Weg von Anfangs- zu Zielstand durch Hindernisse erschwert wird – diese Hindernisse sind
subjektiv bzw. situationsspezifisch. Und Schwierigkeit + Neuartigkeit

Was ist ein Prozess?

=zeitlicher Ablauf, der aus mehreren Vorgängen mit wechselseitigen Abhängigkeiten besteht

Was ist ein Projekt und wann wird ein Problemlösungsprozess zu einem Projekt?

Projekt= neuartiges, zeitlich und finanziell begrenztes komplexes Vorhaben zum Erreichen eines Ziels,
das Beteiligte mehrerer Rollen erfordert. Routineaufgaben sind kein Projekt.

Problemlösungsrozess wird zu einem Projekt, wenn das Problem und die Lösung dafür komplex ist
und dafür mehrere Personen zusammenarbeiten müssen.
Wie definiert sich Neuartigkeit, zeitliche & finanzielle Begrenztheit, Komplexität und Beteiligung
von mehreren Rollen?

Neuartigkeit = geringes know-how für die spezifische Aufgabe vorhanden – begrenzte

Erfahrungswerte  Unsicherheit.

zeitliche & finanzielle Begrenztheit = Projekte enden mit Erreichung des definierten Ziels und
erfordern begrenzte Ressourcen.

Komplexität= Vielzahl von auszuführenden Arbeiten und Faktoren mit großen Abhängigkeiten.

Beteiligung von mehreren Rollen = Interdisziplinäre (mehrere wissenschaftlichen

Teilgebiete/Disziplinen) Gruppen über mehrere Bereiche hinweg.

Wie kann ein Projekt klassifiziert werden? /Wie können die Eigenschaften unterteilt werden?

 Projektgröße = Zahl der beteiligten Personen, Laufzeit, Kosten

 Projektgegenstand = Produkt, Dienstleistung, Betriebliche Abläufe
 Projekttyp
o Forschungsobjekt
o Entwicklungsprojekt
o Investitionsprojekt
o Veränderungsprojekte (Organisation, Change Management)
 Branche

Was ist Management?

= führen von Prozessen. Leiten, Kontrollieren und Planen von Prozessen.

Wann ist ein Projekt erfolgreich?

=wenn zum vorgesehenen Termin ein Produkt vorgelegen wird, das alle geforderten Funktionen
erfüllt und der vorgegebene Kostenrahmen eingehalten wird.

Was ist Projektmanagement?

= Aktivitäten, die mit der Planung, Überwachung, Organisation, Führung, Steuerung und dem
Abschluss eines Projektes zusammenhängen.

Was sind die Schritte eines Problemlösungsprozesses?

1. Analyse der Aufgabe: Anfangs- und Zielzustand beschreiben, Hindernisse identifizieren,

Randbedingungen und Güterkriterium definieren
2. Entwurf: Suchen, Untersuchen und Auswahl einer Lösung
3. Realisierung: Praktische Umsetzung der Lösung
4. Validierung: Überprüfung der erreichten Resultate

Welche Anforderung hat PM an den Menschen?

 Erfordert Wissen, Fertigkeiten und Fähigkeiten aus diversen Bereichen:

1. Kontext-Kompetenz: strategisches- und Prozessdenken, Interaktion mit der Umwelt, Kultur
und Werte, Fähigkeiten zum vernetzten Denken (systemisch), Problemlösungskompetenz,
analytisches Denkvermögen
2. Persönliche und soziale Kompetenzen: Selbstreflexion, Kommunikation, Führung,
Teamarbeit, Verhandlungsführung, Konfliktmanagement, Ausdauer, Frustrationstoleranz
 3. Technische Kompetenz: Methoden, Werkzeuge und Techniken, Formulierung von Aufgaben,
Zielen, Plänen, Veränderungen, Risikomanagement

Traditionell vs. Agiles PM?

Traditionelle PM = plangetriebener Projektablauf (man geht davon aus, dass das Projekt von Anfang
bis Ende planbar ist). Hier wird versucht, den gesamten Projektlebenszyklus, vorherzusehen, in einem
Plan abzubilden und diesen anschließend sequenziell oder inkrementell zu befolgen.

Agiles PM = Projektlebenszyklus ist nicht gut vorhersehbar  verzichtet auf starre Pläne. Durch
iteratives Vorgehen von selbstorganisierten Teams wird Flexibilität hergestellt, um die Wünsche der
Kunden bestmöglich zu befriedigen. Pläne werden immer nur für kurze Zeiträume gemacht z.B. für
den nächsten Monat  somit sehr flexibel.

Was sind Vorteile von Standards und Normen?

- Transparenz und gemeinsames Verständnis des Vorgehens

- Auf Basis von Standards sind Schulungen möglich

Für welche Kompetenzen gibt es Zertifizierungen von PMA?

- Expertenwissen – Managementerfahrung
- Expertenwissen – umfangreiche Erfahrung in komplexen Projekten
- Spezialwissen – Erfahrung im Projektmanagement
- Grundlagenwissen – Erfahrung im Projektmanagement (z.B. als Projektteammitglied oder
PM-Assistent*in)

Kapitel 2

Wie treffen Menschen meist Entscheidungen?

->vernünftige und logisch begründbare Entscheidungen = rationales Verhalten. Meist hängt die
Entscheidung davon ab was man persönlich am besten findet.

- Ordnen von Faktoren (Qualität, Preis, …)

Was ist Rationalität (bei der menschlichen Entscheidungsfindung) und von was hängt sie ab?

= subjektiv und hängt von persönlichen (Risiko-)Präferenzen ab

Was sind die unterschiede von einer nominal vs ordinal vs kardinal Messungen?

Kardinal = Skalenniveau die man sehr gut ordnen kann (metrisch) z.B. Körpergröße

Ordinal = kann man abstufen aber nicht sagen um wieviel besser/schlechter eine Kategorie ist –
weniger Aussage wie kardinal z.B. Schulnoten

Nominal = schwächste Messung, Kategorien die man nicht ordnen kann z.B. Farben

Durch was zeichnet sich menschliches Verhalten aus und wie unterscheidet es sich von Maschinen?

Maschinen = deterministisch (Naturgesetze, Materialeigenschaften, Geschwindigkeit, …)

Menschen = selten vorhersehbar & Menschen können sich irren – Entscheidungen hängen oft von
komplexen Zusammenhängen ab – Verhalten unterliegt kognitiven Verzerrungen = systematischen
Fehlern die sich auf Wahrnehmung & Entscheidung auswirken

Was sind versunkene Kosten?

= Kosten, die schon verursacht sind und nicht verhindert werden können – sind nicht
Entscheidungsrelevant

Was ist das „Gamblers Fallacy“?

=logischer Fehlschluss, dem die falsche Vorstellung zugrunde liegt, ein zufälliges Ereignis werde
wahrscheinlicher, wenn es längere Zeit nicht eingetreten ist, oder unwahrscheinlicher, wenn es
kürzlich/gehäuft eingetreten ist.

Was ist die „Myth of Multitasking“?

 Wer alles macht, macht nichts richtig

Was ist „Ego-Depletion“?

=beschreibt die Ermüdung der menschlichen Selbstkontrolle und Willenskraft – Aufmerksamkeit und
Konzentration ist physisch und zeitlich beschränkt

Was ist „Confirmation Bias“?

= Menschen neigen dazu Information so auszuwählen, zu suchen und zu interpretieren, dass diese
die eigenen Erwartungen bestätigen

Was ist „Planning Fallacy“?

 Menschen planen immer viel zu optimistisch

Was ist „Anchoring“?

= Informationen (Referenzpunkt), die eigentlich irrelevant sind, können unsere Entscheidungen

beeinflussen

Was sind Bias?

= systematische Fehler

Was ist „Framing“?

=versucht Informationen so darzustellen das z.B. der Kauf eine Folge ist

Was ist der „Endownment Effect“?

= Dinge, die uns gehören bewerten wir höher

Was ist der „Ikea Effect“?

= Dinge, die wir selbst zusammenbauen schätzen wir mehr

Wie nennt man eine Matrix um zwischen zwei Optionen zu unterscheiden/entscheiden?

Bi-Matrix
Was ist ein Team?

Wenn mehrere Personen in gegenseitiger Abhängigkeit bemüht sind ein gemeinsames Ziel zu
erreichen, dann sprechen wir von einer aufgabenorientierten Arbeitsgruppe/ Team

Wie kann Kommunikation stattfinden?

- Face to Face = synchron physisch am Gleichen Ort

- Virtuell – synchron oder asynchron(=nicht zur selben Zeit) – örtlich getrennt

Was sind Gründe für Teamarbeit in der Arbeitswelt?

immer höhere Flexibilitäsanforderungen und Anpassungsfähigkeit durch:

- Kürzere Innovations- und Produktlebenszyklen

- Komplexe Aufgaben
- Technologische Entwicklungsschübe
- Kundennähe

Zusätzlich:

- Know-How und Kapazität von unterschiedlichen Bereichen erforderlich für Aufgaben

- Mehr Resistenz, kleinere Fehlerrate und höhere Perfomance im Team

Was sind Vor- und Nachteile von Teamarbeit?

Vorteile
Mehr Ideen durch Wechselwirkung in der
Gruppe
Produktiver Wettbewerbszustand
(gegenseitiges anspornen)
Beschleunigte Informationsverteilung
Identifikation der Beteiligten
Gruppenentscheidung
Nachteile
Diskussionen können auch unproduktiv sein
Kommunikation kann zeitaufwendig sein
Heterogene Gruppen (individuelle Werthaltung,
Erwartungen und Verhaltensweisen) können
nicht „zusammenspielen“

Was macht ein erfolgreiches Team aus?

- Zusammenhalt (Vertrauen & Respekt)

- Persönliches Wachstum (Mastery)
- Engagement
- Autonomie
- Zielorientierung
- Funktionsübergreifend

leiten sich von generellen Präferenzen der Menschen ab, nämlich dem Streben nach Glück (Erfolg)
Wie lassen sich Vertrauen und Respekt definieren und was sind die Folgen, wenn diese nicht
vorhanden sind?

Vertrauen = inwieweit ein/e MA einem oder einer anderen MA sein/ihr authentisches Selbst teilen
kann

Respekt = bezieht sich auf das Niveau, von dem der MA glaubt, dass andere seine Sicht und Ideen
akzeptieren

Folgen:

 Weniger Arbeitsaufwand, Arbeitszeit, Arbeitsqualität, Identifizierung mit der Organisation,

Kunden kaufen, …
 Mehr Zeitverlust, Vermeidungsverhalten, Kündigungen, Selbstzensur, Frustration, …

Was ist der Unterschied zwischen Diktator- vs Ultimatum- vs Vertrauensspiel?

Was sind Regeln für erfolgreiche Teams?

- Ausgewogene Zusammensetzung (fachliche und soziale Kompetenz)

- Unterstützung von außen (andere Teams und Kollegen und Kolleginnen)
- Klares Arbeitsziel, das von allen akzeptiert und verstanden wird
- Klare Aufgabenaufteilung und Kommunikation
- Keine autoritäre/dominante Mitglieder oder Leiter*in
- Positive Atmosphäre, in der sich jede*r wohl fühlt

Was ist die optimale Teamgröße?

Hängt immer von der Größe des Projekts und den MA ab

Unterschiedliche Rollenmodelle und deren Eigenschaften!

Was ist Monitoring und was sind die Nachteile/ gefahren?

=Softwares die, die Arbeit von MA überwachen/kontrollieren

 Kann sich negativ auf die Job-Performance auswirken (zu strenge Kontrolle)
 Absitzen der „kontrollzeit“

Besser: Autonomie und Vertrauen

Was ist Stress?

=entsteht, wenn ein Mensch einer Anforderung ausgesetzt ist, die über das Normalmaß hinausgeht
und nicht auf die üblichen Handlungsmuster zurückgegriffen werden kann

Aber anspruchsvolle Aufgaben, neuartige Problemsituationen, enge Zusammenarbeit mit anderen

und Zeitdruck sind charakteristische Merkmale von Projekten  deshalb Stressbewältigung auf
Dauer sehr wichtig!

Was sind Ursachen für Stress heute?

- Physische Stressoren (Lärm, Hitze, Platzmangel)

- Kognitive Stressoren (Fachliche Probleme, Zeitdruck)
- Soziale Stressoren (Konkurrenzdruck, Angriffe, Mobbing)
- Emotionale Stressoren (echte Gefühle unterdrücken, unechte Gefühle heucheln)

Was sind Folgen von Stress?

Stress kann zu folgenden Punkten führen:

- Ermüdung
- Konzentrationsmängel
- Vermehrte Fehlhandlungen
- Physische Erkrankungen
- Resignation, Depression und sozialem Fehlverhalten

->dass alles senkt die Performance des Unternehmens!

Was sind Stressbewältigungsmethoden?

- Ruhephasen
- Ausgleich
- Onboarding
- Company-Retreats
- Firmenfeier
- Unterstützung durch mehr Handlungsspielraum und Entscheidungsfreiheit

Was sind Entwicklungsphasen von Arbeitsgruppen und deren Merkmale?

- Orientierungsphasen (Forming)
o Unsicherheit, Kennenlernen, Formieren
- Konfliktphase (Storming)
o Konflikte, Konkurrenzdenken, Machtproben
- Nomierungsphase (Norming)
o Zusammendrücken, gemeinsame Ziele, Etablierung von Regeln
- Leistungsphase (Performing)
o Kooperation, Offenheit, Verständnis
Kapitel 3:

Was ist ein Algorithmus?

= konkretes Rezept, also Handlungsanweisung zur Problemlösung

Was ist Heuristik?

= Anwendung von beschränkten Fertigkeiten und Wissen, um ein Problem zu untersuchen und
Aussagen darüber zu machen – diese Aussagen müssen nicht wahr oder genau sein, aber praktisch
anwendbar und bei der Entscheidungsfindung hilfreich sein.

Heuristik = Algorithmus, der die Lösung qualitativ oder quantitativ approximiert

Was sind Beispiele für abstrakte Vorgehensmodelle?

- Test Operate Test Exit (=Trial and Error)

- Plan Do Check Act Zyklus (=kontinuierliche Verbesserungen, die geplant. Durchgeführt.
Kontrolliert und gesteuert werden)

Was ist der allgemeine Problemlösungsprozess?

Was sind die Schritte der „Problemerkennung“?

- „Problem verstehen“ (=Teilprozess des ges. Problemlösungsprozesses)  Ergebnis ist eine

dokumentierte Problembeschreibung
- Zu Beginn sich mit dem Problem vertraut machen & ein gemeinsames Verhältnis erstellen
- Problemnebel -> der Durchblick fehlt (noch)
- Informationen sammeln
- Abgrenzung des Problems

Nenne die 4 Was- Fragen bei einfachen Problemen!

- Was ist gegeben? (Wo stehe ich? Was ist mein Anfangszustand?)
 - Was ist gesucht? (Wo will ich hin? Was ist mein Zielzustand?)
- Was kann ich tun? (Welche Handlungsmöglichkeiten habe ich? Welche Operatoren gibt es?)
- Was hindert mich daran? (Woraus besteht die Barriere? Was könnte schief gehen?)

Was wissen Sie über die 5 why’s?

Methoden, um mehr über ein Problem herauszufinden

Nennen sie die 6 W-Fragen für komplexere Probleme?

Auch Gegenfragen können Sinn machen (was ist nicht das Problem)

- Was ist (nicht) das Problem?

- Wie äußert sich das Problem (nicht)?
- Warum ist es für andere (k)ein Problem?
- Wer ist (nicht) betroffen vom Problem?
- Wo tritt das Problem (nicht) auf?
- Wann tritt das Problem (nicht) auf?

Welche Aufgaben dienen der Problemstrukturierung?

- Die gesammelten Informationen werden ausgewertet und auf Zusammenwirkung getestet

- Welche Systemgrößen können wir verändern (Zahl der Mitarbeiter, Verfügbarkeit einer
Maschine, Kosten, Termine, Produktionsmenge) und wie können diese variiert werden
(diskret, stetig)?
- Ursache-Wirkungs-Diagramm (Ishikawa-Diagramm) zur Darstellung von kausalen
Beziehungen zwischen Systemgrößen (Korrelation nicht gleich Kausalität)
- Erstellung einer Wirkungskette (Wirkungsnetz)

Wie können Einflüsse gewertet werden?

- ABC-Analyse
- 80/20 Regel – wichtigsten Einflussgrößen (20%) verursachen 80% der Wirkung = Pareto
Prinzip

Was sind die Aufgaben von „Ziele setzten“?

- Ziel kann unbekannt oder nicht hinreichend eindeutig sein = Zielwolke

- Ziele müssen existieren und der Tradeoff in der Anzahl der Ziele und deren Erreichung muss
eingeschätzt werden
- Erstellung eines Zielsystems (abgegrenzte und hierarchisch gegliederte – gewichtet nach
Priorität – Sammlung von Teilzielen)
- Welche Ziele müssen unbedingt (Muss-Ziel/Randbedingung) und welche sollten (Soll-Ziel)
erfüllt werden?
Wie sollten Ziele sein?

Ziele sollten SMART sein:

Spezifisch sein und konkret formuliert

Messbar sein (Kriterien und Grenzwerte)

Attraktiv (positiv)

Realistisch sein (erreichbar)

Terminiert werden (planbar)

Was sind überprüfbare Variablen und Güterkriterien?

Überprüfbare Variable = Variable, deren Ausprägung bzw. Realisierung wir qualitativ und quantitativ
feststellen können

Güterkriterien = sollen bei der Problemlösung maximiert werden bzw. eingehalten werden – sie
bestimmen die Qualität der Lösung

Beides dient dazu Messung und Überprüfung von Zielen zu ermöglichen

Wie kann ein Zielsystem ausschauen?

Wie werden Teilziele priorisiert?

MuSCoW:

- Must-haves
- Should-haves
- Could-haves
- Won‘t-haves

Was wissen Sie zum Thema Lösung suchen?

Ideenfindung kann:

- Hemmend: Druck, voreilige Kritik, …

- Fördernd: breite Wissensbasis, angenehme Atmosphäre, Inkubation, … sein
- Ist je nach Problemstellung unterschiedlich (offen, kreativ oder systematisch)
- Teillösungen (aus kleineren Problemen) können eine gute Grundlage sein

Ergebnis sind identifizierte Lösungsalternativen

Was sind Kreativtechniken zur Ideenfindung?

- Brainstorming
 - Disney-Methode
- Karten
- PMI-Methode
- Brainwriting
- 6-3-5 Methode
- Morphologische Methode und viele mehr

Was wissen Sie zum Thema „Entscheidung treffen“?

- Lösungsalternativen werden anhand des Zielsystems bewertet

- Die beste Lösung(sweg) sollte ausgewählt werden
- Entscheidungsverfahren können:
o Intuitiv (schnell & einfach)
o Analytisch (aufwändig, Gewichtung der Mitglieder, mathematische Optimierung) sein

Was sind mathematische Verfahren, um Entscheidungen zu treffen?

Was wissen Sie zum Thema „die gewählte Lösung bearbeiten?)

- Ausarbeiten:
o Detailliertes ausarbeiten der gewählten Lösung
- Realisieren:
o Der Plan wird umgesetzt
- Überprüfen:
o Überprüfung, ob die Realisierung den Anforderungen und Erwartungen entspricht
o Vergleich mit den Zielsystemen
- Optimieren:
o Feinarbeit an der gewählten Lösung
o Einarbeitung von zusätzlichen gewonnenen Erkenntnissen, die bisher entstanden
sind

Kapitel 4:

Wie kommt ein Projekt zustande?

Interne Projekte:

- Auftraggeber = Auftragnehmer
- Z.B. Entwicklung eines neuen Produkts, Reorganisation

Externe Projekte:

- Auftraggeber = anderes Unternehmen

- Vertragliche Vereinbarung notwendig
Was sind Meilensteine?

=Ereignisse von besonderer Bedeutung. Sie definieren wichtige Zeitpunkte im Projekt, an denen
bestimmte Ergebnisse vorliegen müssen

Was sind Punkte der Projektdefinition?

- Steckbrief des Projektes

- Ausgangssituation: Zweck und Notwendigkeit des Projekts
- Ziele: angestrebtes Projektergebnis
- Projektbeschreibung: Arbeitsinhalt und -umfang
- Meilensteine: Wegmarken im Projektverlauf
- Budgetrahmen: Finanz- und Personalbedarf

Was sind die drei relevantesten Ziele?

1. Termine (zeitliche Anforderungen)

2. Kosten (Personal-, Finanz- und Materialressourcen)
3. Qualität (alle nicht-zeitlichen und nicht-monetären Teillziele)

Diese drei Ziele stehen üblicherweise in Konflikt zueinander (Trilemma). Die Qualitäts-Kosten-Termin
Kombination ist näherungsweise konstant. Abbildung auf einem „magischen Dreieck“

Was sind Stakeholder des Projekts?

= bezeichnet alle Personen und Organisationen, die zum Erfolg eines Projektes beitragen können
oder vom Projekt betroffen sind

- Projektleitung
- Projektteam
- Eventuell Lenkungsausschuss und PMO (Projektmanagement Office)
- Geschäftsführung
- Kunden und Kundinnen
- Zuliefernde Unternehmen
- Konkurrierende Unternehmen
- Staat (Gesetze, Infrastruktur)

Was ist ein Auftrag?

- Arbeitsauftrag wird vom Auftraggeber oder der Auftraggeberin an den Auftragnehmer oder
die Auftragnehmerin erteilt
- Auftraggeber*in dokumentiert seine/ihre Anforderungen an das Projekt
- Auftragnehmer*in beschreibt die Leistungen, die erbracht werden
- Unterzeichnen beide Parteien  entsteht ein rechtlich bindender Vertrag mit Leistung und
Gegenleistung und anderen Bedingungen
Was sind Bestandteile eines Auftrages?

Welche Auftragsdokumente kennen Sie und wofür werden diese verwendet?

-
- Lastenheft
o Beschreibt vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die
Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrages
- Pflichtenheft
o Beschreibt die vom Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben aufgrund der
Umsetzung des vom Auftraggeber vorgegebenen Lastenhefts

Kombiniert= Lasten-/Pflichtenheft

Wie schaut ein Lasten- bzw. Pflichtenheft aus?

Was wissen Sie über Verträge?

- Über Vertragsinhalte können Auftraggeber*innen und -nehmer*innen verhandeln

- Verträge können mündlich zustande kommen, sollten aber schriftlich vereinbart werden
- Üblicherweise werden bei verbindlichen Angeboten Bindefristen eingesetzt
- Wenn ein verbindliches Angebot durch Auftraggeber*in angenommen wird herrscht
vertragliche Pflicht
- Ein Kostenvorschlag ist ein unverbindliches/freibleibendes Angebot (keine rechtlichen
Pflichten)

Was wissen Sie über Öffentliche Einrichtungen?

- Behörden, Kammern und andere öffentliche Organisationen müssen Ihre Aufträge

ausschreiben, d.h. auf einer Vergabeplattform veröffentlichen
o Geregelt vom Bundesvergabegesetz
- Bei größeren Summen (z.B. Bauvorhaben) müssen diese sogar EU-weit ausgeschrieben
werden
o Um Korruption zu vermeiden und Gleichbehandlung zu fördern
- Für ausgeschriebene Aufträge gibt es üblicherweise mehrere Angebote

Was wissen Sie bezüglich „Aufwand“?

- Für Angebot und Pflichtenheft müssen Projektkosten vorhergesagt werden

- Realisierbarkeit/Machbarkeit (Feasability) -> Kosten und Termine müssen eingeschätzt
werden
- Da der Anbieter mit den besten Konditionen den Auftrag bekommt müssen die
Berechnungen möglichst genau sein

Was ist das Aufwands-Auftrags-Dilemma?

- Geringer Schätzaufwand → große Unsicherheit bei Auftragserteilung

- Großer Schätzaufwand → Geringe Unsicherheit aber womöglich keine Auftragserteilung

Was ist ein Organigramm?

=bildet die Organisationsstruktur eines Unternehmens graphisch dar z.B. Linienorganisation

Was ist die Projektorganisation?

=Schaffung von Regeln, durch die die Arbeit der Projektbeteiligten auf die Projektziele ausgerichtet
wird

- Beinhaltet Weisungsbefugnisse, Ablauf der Arbeitsprozesse und Informationsflüsse

- Unternehmensorganisation wird (temporär) an das Projekt angepasst
- MA werden neue (Freistellung von den ursprünglichen Aufgaben) bzw. zusätzliche Rollen
zugeteilt

Was ist eine „autonome/reine Projektorganisation“?

Der Linienorganisation wird eine zusätzliche Linie hinzugefügt (Projektorganisation = grün) => Projekt
ist organisatorisch eine eigene Abteilung. Dafür werden die benötigten Personen aus ihrer
ursprünglichen Linie in das Projektteam hinzugefügt (und von ihren ursprünglichen Rollen
freigestellt! (veranschaulicht durch die roten Pfeile)

- Projektleiter*in hat gegenüber Projektmitarbeitenden Weisungsbefugnis

Was ist eine „Matrix-Projektorganisation“?

- MA bleiben in ihren Abteilungen (sind nicht freigestellt) arbeiten zusätzlich im Projekt mit
(einfache Rückintegration)
- Weisungsbefugnis muss aufgeteilt werden da es dadurch mehrere Vorgesetzte geben kann
o Fachliche (Projekt)
o Disziplinarische (Linie)

= Beibehalt bestehender personeller Strukturen

Was ist eine „Auftrags-Projektorganisation“?

=Mischform von reiner und Matrix-Projektorganisation

- Projektleiter*in hat sowohl feste MA mit vollständiger Weisungsbefugnis und MA anderer

Abteilungen mit fachlicher Befugnis
Was ist eine „Einfluss/Stabs-Projektorganisation“?

- Keine Weisungsbefugnis des Projektleiters oder der Projektleiterin (z.B. Consultingperson)

- Projektleiter*in als Stabstelle (direkt der Unternehmensleitung unterstellt)
- Projektleiter*in kooperiert mit der Unternehmensleitung bzw. den Lienienleiter*innen ->
indirekte Weisung

Was ist eine „Projektleitung in der Linie“?

- Linienleiter*in gleichzeitig Projektleiter*in

- Nur bei kleineren Projekten sinnvoll

dunkel hinterlegte Felder = Projektzugehörigkeit

Wie wird eine Organisationsform ausgewählt?

  Projektgrößer sehr wichtiger Faktor bei
der Auswahl

- Projektgröße
o Anzahl der MA
o Arbeitsaufwand (Projektjahre)
o Budget
- Schnittstellenzahl
o Anzahl der Abteilungen, die am Projekt beteiligt sind und deren Ausmaß

Was wissen Sie zu „Rollen in einem Projekt“?

 Jede Person übernimmt im Projekt eine bestimmte Rolle

Für jede Aufgabe sollte es

1. Eine verantwortliche Person (V) geben

o Keine Person verantwortlich  Problem
o Mehrere Personen verantwortlich  Problem
2. Eine oder mehrere mitarbeitende Personen (M) geben, die die Aufgaben durchführen
3. Eine oder mehrere informierte Personen (I), die regelmäßig unterrichtet werden müssen

Wie schaut eine IMV-Matrix aus und was sagt diese aus?

= wer was für eine Rolle hat in welcher Aufgabe hat

Was ist die Ablauforganisation?

= gibt vor/gestaltet wie das Projekt bzw. die Aufgaben, die dieses beinhaltet gestaltet werden soll

Was ist ein Arbeitspaket?

- =die kleinste Einheit des Projektes

- Fast Arbeiten zusammen, die einen engen funktionalen und zeitlichen Zusammenhang haben
- Diese Arbeiten können von mehreren Personen durchgeführt werden – das Arbeitspaket hat
aber eine einzelne verantwortliche Person (Arbeitspaketverantwortliche*n)
- Jedes Arbeitspaket hat einen Start-&Endtermin
- Liefert ein messbares bzw. feststellbares Ergebnis (Rückmeldung von
Arbeitspaketverantwortlicher Person)
 - Können nacheinander oder nebeneinander ausgeführt werden (Reihenfolge kann Relevanz
haben!)
- Umfang ca 1-10 PT (=Personentage)

Was ist ein Teilprojekt?

=besteht aus mehreren Arbeitspaketen, die funktional und zeitlich zusammengehören

- Jedes Teilprojekt hat einen Star- und Endtermin und muss ein messbares bzw. feststellbares
Ergebnis liefern
- Mehrere Personen sind beteiligt
- Umfang ca 0,5-5 PM (ca. 10 Arbeitspakete)
- Können nacheinander oder nebeneinander ausgeführt werden (Reihenfolge kann Relevanz
haben!)

Was ist eine Projektphase?

=zeitlich abgegrenzter Teil eines Projekts.

- kann ein oder mehrere Teilprojekte umfassen

- Einteilung des Projekts in Projektphasen mit fixen Terminen (Meilensteinen) -> bei
Meilensteinen Zwischenergebnisse überprüfen (Feststellung von Abweichungen  kann zu
Umorganisation des gesamten Projektes führen)
- kann aus sequentiell gekoppelten (nacheinander) und parallelen Prozessen bestehen

Wie kann eine Strukturierung eines Projektes ausschauen?

x-Achse = Zeit

Teilprojekt 2 kann erst ausgeführt werden, wenn Teilprojekt 1 abgeschlossen ist – die Teilprojekte in
Projektphase 3 können parallel ausgeführt werden.

Wie unterscheiden sich sequentiell vs Parallel/Simultan organisierte Problemlösungsprozesse?

Wasserfallmodell = monotone Richtung und für alle Beteiligten leicht verständlich

Nachteile: man kommt auf Fehler erst sehr spät drauf und der Prozess dauert lange

Simultaneous Engineering = „zurückgehen“ zu Aufgaben mit paralleler Ausführung anderer Aufgaben

möglich

Nachteile: mehr (Koordinierungs)Aufwand und

Was wissen Sie zum Thema Organisationsmanagement?

- Alle relevanten Infos sollten erfasst, gespeichert und den richtigen Adressaten zugänglich
gemacht werden
- Kommunikationsmöglichkeiten: Telefon, E-Mail, Brief, Datenbanken, Videokonferenz,
Messenger Apps und Tools, Newsletter, Intranet, …
- Je nach Wichtigkeit der Information:
o Ablage ohne Kommunikation
o Senden an den Empfänger
o Empfang durch Rückmeldung bestätigen und dokumentieren

Was für Informationskategorien gibt es?

 Kommunikationsabläufe sollten so früh wie möglich im Projekt festgelegt werden

(4=am wichtigsten)

Was ist „Eskalation“ und was sind „Eskalationspfade“?

Eskalation= geordnete Weiterleitung eines Sachverhalts an die nächst höhere Hiarachiestufe, wenn
dieser auf das jetzigen Hierachiestufe nicht gelöst werden kann

Dargestellt kann dies mithilfe eines Flussdiagramms werden:

=Eskalationspf
ade

Was für Dokumentationsarten gibt es und wieso wird dokumentiert?

=>Für späteren Zugriff (deshalb auch dauerhaft ablegen) – Dokumentierte Vorgänge können als
Grundlage für spätere Vorgänge verwendet werden

Wichtig: Informationen müssen Sichergestellt werden vor Zerstörung aber auch Spionage/private
Daten die nicht weitergegeben werden wollen

Was ist Versionierung?

Informationen werden ständig aktualisiert – trz sollte alte Fassung noch ersichtlich sein
(Ablegungshistorie)

Was ist das Projekthandbuch?

Projektmanagementhandbuch = eine Zusammenstellung von Regelungen, die innerhalb einer

Organisation generell für die Planung und Durchführung von Projekten gelten

- Nützlich wenn ein Unternehmen öfter Projektarbeit einsetzt bzw. mehrere gleichzeitige
Projekte laufen
- Kann Formulare, Vorlagen und Checklisten enthalten
- Wird überprüft und über ein spezifisches Projekt hinaus gepflegt

Wie schaut eine Strukturplanung aus?

Was ist der Produktstrukturplan?

≠ Strukturplan

= eine hierarchische gegliederte Liste aller Teile (Komponenten, Module, Funktionen, Baugruppen)
eines Produkts und bildet die Grundlage für die Projektplanung

- Produkt = Ergebnis des Projekts

o Enthält Dokumentationen, Dienste und Zwischen- bzw. Hilfsprodukte
- Produktstrukturplan sollte verständlich, übersichtlich und transparent sein
- Gliederungsschlüssel sind nützlich

Wie kann ein Produktstrukturplan erstellt werden?

- Top-down (deduktiv)
o Beginnend beim Gesamtprodukt zerlegt man weiter in Teile bis zu den elementaren
Bestandteilen (wenn Gliederung bekannt)
- Bottom-up (induktiv)
o Sammeln und erstellen einer Liste von Produktteilen, die anschließend gruppiert und
hierarchisch geordnet wird (wenn Gliederung nicht bekannt)

Wie kann ein Produktstrukturplan ausschauen?

Was ist der Projektstrukturplan?

=fasst alle in einem Projekt notwendigen Arbeiten in einer hierarchischen strukturierten Liste
zusammen

= legt die Reihenfolge der Arbeitspakete fest und beschreibt welche Vorgänge parallel oder
nacheinander stattfinden

- Baut auf dem Produktstrukturplan auf und bildet Basis für die weitere Planung (Termine,
Kosten, Ressourcen)
- Objekt- bzw. produktorientiert (Projekt wird in Objekte gegliedert) oder funktions- bzw.
prozessorientiert Strukturierung (Gliederung nach verrichtenden Arbeiten)

= Produktorientierter Projektstrukturplan
 = prozessorientierter
Projektstrukturplan

Was wissen Sie über die Projektschätzung?

- Projekte = neuartig  erforderlicher Aufwand unbekannt

- Laufzeiten (Personentage, Maschinenlaufstunden) und Aufwände müssen geschätzt werden

Welche Methoden zur Schätzung kenne Sie?

Ein Schätzwert braucht eine Aussage über dessen Genauigkeit. Je mehr Aufwand für die Schätzung
aufgebracht wird, desto genauer wird die Schätzung normalerweise.

- Intuitive Schätzung
o Einschätzung nach Erfahrung von Fachleuten
o Minimaler Aufwand
o Genau
o Z.B. Delphi Methode
- Vergleichende Schätzung
o Erfahrungen aus anderen Projekten als Vergleich für den Aufwand des aktuellen
Projekts
- Quantitative statistische Schätzung
o Messen des Einflusses einer Größe auf eine andere (mathematisch)

Was ist die Delphi- Methode?

= strukturierte Form der Mehrfachbefragung von Experten und Expertinnen (anonym)

Mit Diskussion unter den Experten und Expertinnen: Breitband-Delphi-Methode

Was ist die quantitative statistische Schätzung?

- Mithilfe von Regressionen kann man den Einfluss einer Größe auf eine andere statisch
schätzen
- Mit Computerprogrammen – Daten sind Grundlage dafür

Was wird in der Ablauf- und Terminplanung gemacht?

Festgelegt in welcher Reihenfolge die Arbeitspakete ausgeführt werden (Vorgangsfolge festlegen->

Netzstruktur der Vorgänge) + Vorgangsdauer schätzen + Terminplan entwickeln (Projektterminplan)

Was für Optionen gibt es für Anordnungsbeziehungen von Arbeitspaketen?

- Wie stehen die Arbeitspakete logisch zueinander?

- Koppelung des Anfangs/Ende einer Arbeit (Vorgänger) mit dem Anfang/Ende einer anderen
Arbeit (Nachfolger)

Anfangsfolge: Arbeitspaket y startet erst wenn u gestartet ist

Endefolge: y kann erst beendet werden, wenn u abgeschlossen ist

Sprungfolge: y kann erst beendet werden, wenn u gestartet ist

Normalfolge: ich kann y erst starten, wenn u abgeschlossen ist

Was für logische Zusammenhänge existieren im Netzplan und erkläre diese genauer!
Mit Hilfe der Netzplantechnik können komplexe Abläufe mit logischen Zusammenhängen graphisch
dargestellt werden.

1. Vorgang: zeitforderndes Geschehen im Projektablauf (Arbeitspaket)

2. Ereignis: Zustandsübergang im Projektablauf (Beginn und Abschluss eines Vorganges z.B.
Meilenstein)
3. Beziehung: existieren zwischen Vorgängen und Ereignissen und können logischer oder
zeitlicher Natur sein (z.B. ein Vorgang kann erst nach einer gewissen Zeit nach einem
anderen Vorgang starten)

Welche Darstellungsarten von Netzplänen kennen Sie?

Was wissen Sie bezüglich der zeitlichen Abfolge (Critical Path Method)?

 Arbeiten sollen erst dann ausgeführt werden, wenn sie tatsächlich gebraucht werden (just in
time)
 Arbeiten sollten so früh wie nötig, aber so spät wie möglich eingeplant werden

Wie können frühest- und spätmöglichste Beginn- und Endtermine berechnet werden?

Wie werden Knoten im Netzplan dargestellt und wie können Puffer berechnet werden?
 ID…Identifizierung,
V… Verantwortliche*r, D… Dauer, FB… frühester Beginn, FE … früheste Ende, SB … spätester Beginn,
SE … späteste Ende

Was ist bei der zeitlichen Abfolge wichtig?

- Kleine Verschiebungen früherer Vorgänge kann gravierende Auswirkungen auf spätere

Vorgänge haben (deshalb Einbau von Zeitpuffern)
o =große Herausforderung für die Planung (dafür Projektplannungstools)
- Auf Basis des Terminplans werden die notwendigen Kapazitäten und personellen Ressourcen
geschätzt
- Wenn die Anordnungsbeziehung im Projektstrukturplan festgesetzt werden und die Arbeiten
geschätzt wurden kann man diese zeitlich anordnen

Wie kann die zeitliche Abfolge dargestellt werden?

Gantt-Diagramm = Balkendiagramm

Was ist Risiko und Unsicherheit?

Risiko besteht in Situationen, bei denen verschiedene mögliche Zustände einer Zufallsvariabel mit
objektiven Eintrittswahrscheinlichkeiten versehen werden.

Wenn Unsicherheit besteht, dann sind Eintrittswahrscheinlichkeiten nicht bestimmbar (z.B. Covid)

Was ist „the cone of uncertainty”?

Wie schaut eine Rumsfeld Matrix aus?

Known knowns z.B. Naturgesetze, Known Unknowns z.B. Gehirnkrebs, Unknown knowns z.B.
cognitive bias, Unknown unkowns z.B. Weltall

Was sind die Aufgaben des Risikomanagements?

= Risiken bei der Planung der Projektaktivität und bei deren Durchführung zu erfassen und bewerten
und wenn möglich zu verringern und mit eingetroffenen Risikofällen umgehen.

- Vollständiges auslöschen des Risikos nicht möglich bzw. nur unter sehr hohen Kosten

Was ist das Projektrisiko?

= die Kombination aus der Eintrittswahrscheinlichkeit eines bestimmten Ereignisses und seinen
Folgen für die Projektziele

Was ist der Erwartungswert, was die Varianz und was die Standardabweichung?
Wie schaut ein Risikomanagementprozess aus?

Welche Risikofaktoren gibt es?

1. Auftrags-Risiken
o Anforderungen des Lastenhefts = klar, vollständig und widerspruchsfrei?
o Können sich Zielvorgaben/Prioritäten ändern?
o Ist der Projektplan kommuniziert und akzeptiert?
2. Randbedingungs-Risiken
o Unternehmen: notwendiges Personal und alle Ressourcen verfügbar?
o Auftraggeber: Ist die Bonität des Auftragsgebers gesichert?
o Lieferant: Liefertreue, Termintreue, Qualitätstreue
o Recht & Gesetz: Normen, Richtlinien, Genehmigungen, Patente
3. Personelle Risiken
o Verfügbarkeit, Qualifikation und Gruppendynamik der MA
4. Technische Risiken
o Rohstoffe, Technologien und Werkzeuge verfügbar und in der ausreichenden
Qualität vorhanden?
5. Organisatorische Risiken
o Planungsrisiken (Projektstrukturplan vollständig? Aufwands- und Terminschätzungen
gut?)
o Steuerungsrisiko durch Projekt- und Risikomanagement

Wie kann ein Risiko Bewertung durchgeführt werden?

- Eintrittswahrscheinlichkeit und der Schaden müssen approximiert werden

 - Grobe Klassifizierung kann man grafisch in einer Risk-Map abbilden:

Wie werden Risikos behandelt?

- Entscheidung über akzeptable und inakzeptale Risiken (subjektiv)

 Liegt das Risiko über dem akzeptablen Wert muss es verringert werden
- Erstellung eines Plans wie mit welcher Risikoklasse umgegangen wird:

Was sind Aktivitäten zu Risikoreduzierung?

- Last- und Pflichtenheft überprüfen

- Schätzungen überprüfen und verbessern
- Separate Machbarkeitsstudie durchführen
- Einbau von Puffern: Zeit, Personal, Ressourcen
- Maßnahmen für unvorhergesehene Eventualfälle treffen

muss immer mit den potentiellen Schäden abgewogen werden – Reduktion von Risiken ist (fast)
immer mit Kosten verbunden

Was sind Maßnahmen zur Risiko-Überwachung?

- Aufstellen von Risikoindikatoren

- Überwachung des Projektrisikos überliegt dem oder der Projektleiter*in
- Treten Abweichungen auf  sofort analysieren & auf ihre Risikopotential hin untersuchen
- Checklisten als Werkzeuge nutzen
- Schaffen eines Risiko Bewusstseins von allen Projektmitarbeitenden

Wie schaut ein Kostenmanagementprozess aus?

Was sind Kosten und wie werden sie verursacht?

=gesamter in Geld bewerteter Verbrauch von Gütern und Dienstleistungen zur Erstellung einer
Leistung. Die entstandenen Kosten sollten verursachungsgerecht (dort wo sie entstehen)
angerechnet werden

Verursacher:

- Gehalt der MA
- Werkzeuge
- Material
- Maschinen
- Abschreibungen
- Energie
- …

Was sind typische Kosten eines Projekts?

Was sind Personalkosten?

- Stundensatz ist maßgeblich und muss daher berechnet werden

(Stundensatz= (12*Bruttomonatsgehalt *Aufschlag Sozialversicherung)/Jahresarbeitszeit)
- Im Arbeitsvertrag: Wochenarbeitszeit, Monatsgehalt, Sozialversicherung und Urlaubstage
- Arbeitsplatzkosten auf den Stundensatz aufrechnen = möglich

Was sind die Aufgaben der Kostenplanung?

- Angebotskalkulation: Erstellung und Verhandlung

- Ermittlung des zeitlichen Plankostenverlaufs: Budgetierung
- Ermittlung der Kostenverteilung auf die Teilprojekte und Arbeitspakete: Kontrolle des
Istverlaufs

Wie wird die Projektkalkulation durchgeführt?

- Kosten müssen vor Projektbeginn geschätzt werden

- Grobe Schätzung durch Kennzahlen
- Genaue Schätzung durch herunterbrechen der einzelnen Kostenteile des
Projektstrukturplans (Arbeitspakete oder Teilprojekte, ABC-Analyse)

Wie funktioniert die Kostenverteilung?

Nach der Schätzung können wir die Kosten den einzelnen Arbeitspaketen oder Teilprojekten
zuordnen und für das Kostencontrolling im Projekt verwenden
Was ist die Aufgabe des Kostencontrollings?

Aus der Kostenplanung haben wir die Plankosten berechnet. Während der Durchführung des
Projekts ergeben sich dann die realen Kosten (Istkosten). Aus dem tatsächlichem Projektfortschritt
und auf Basis der Plankosten lassen sich die Sollkosten errechnen.

- Plan-, Ist- und Sollkosten miteinander vergleichen

- Abweichungen analysieren und korrigierend eingreifen

Was ist die Earned Value Analyse (EVA)?

Wie wird der Earned Value (EV) berechnet?

Was ist die Terminanalyse?

Was ist die Kostenanalyse?