1) Welche Eigenschaften zeichnen ein Projekt aus?

a) es ist einmalig b) es hat einen strategischen Nutzen fr das Unternehmen c) es ist eine temporre Organisation d) es hat ein definiertes Ziel / Aufgabe e) es ist in einer definierten Zeit zu realisieren f) es steht ein definiertes Budget zur Verfgung 2) Welche 3 Hauptparameter sind fr ein Projekt relevant und werden als magisches Dreieck bezeichnet?

3) Nach dem PMI werden 9 Hauptkompetenzen unterschieden. Nennen Sie 5. 1. Scope Management Ziele eines Projektes 2. Time Management Zeit- und Aufgabenmanagement 3. Cost Management Kostenkontrolle 4. Quality Management Qualittsmanagement 5. Human Ressource Management Personalmanagement 6. Communication Management Projektkommunikationsstruktur 7. Risk Management - Kontrolle von Projektrisiken 8. Procurement Management - Beschaffungsmanagement 9. Tools and Techniques - IT und Tools Untersttzung fr Projekte 4) Erlutern Sie den Unterschied zwischen einem Projekt und einem Prozess?

5) Aufgrund welcher Kriterien knnen Sie ein Projekt abgrenzen? Abgrenzung eines Projektes Projekte knnen folgend abgegrenzt werden: a) Abgrenzung aus Sicht des Projektes b) Abgrenzung aus dem Unternehmens-/Umfeldkontext heraus Projekt- und Kontextabgrenzung werden auerdem unterteilt in: zeitliche Abgrenzung sachliche Abgrenzung soziale Abgrenzung 6) Was versteht man unter der zeitlichen, sachlichen und sozialen Abgrenzung?

7) Warum Projekt abgrenzen und wie dokumentieren (Beispiele)? Um eine klare Struktur in sozialer, zeitlicher und sachlicher Sicht zu bekommen. Sozial: mit Organigramm Zeitlich: mit fixem Projektende.. Sachlich: Einteilung in Haupt-,Neben-,Nichtziele 8) Wie kann eine Abgrenzung eines Projektes aus Kontextsicht erfolgen?

9)

Aus welchen

Hauptphasen / Hauptaufgaben besteht grundstzlich ein Projekt?

10) Projektwrdigkeitsanalyse + Anwendung

- Instrument zur Beurteilung der Komplexitt einer Aufgabe - Feststellen ob notwendige Kompetenzen bei Projketauftraggeber u. -leiter vorhanden (Ressourcen, Budgetbereitstellung, Kapazitten vs Know-how, Erf. ...) 11) Hauptaufgaben whrend Projektstartphase bis Auftragsunterzeichnung - wer arbeitet in welchen Phasen an Vorphase mit (zuerst nur Ideengeber/in, danach ein kleines Kernteam (SW/HW Architekten, EntwicklerIn, ProduktmanagerIn), danach auch erweitertes Team (inkl. nominierten ProjektteammitarbeiterInnen) welche dann diese Vorphase mit einem Projektantrag (unterschriftsreif nachdem Ergebnisse des Startworkshop eingearbeitet sind) abschlieen. -Evtl. dazu: welche "Gates" gibt es, bis der Projektauftrag unterschriftsreif ist? -was sind solche "Projektgates" und welchen Sinn haben diese? (Aufgabe: Reduktion der Kapazitten auf ein Minimum und schnelle Entscheidung, welche Projekte, bis zur welchen Reife ausgearbeitet werden). Sicherung der Finanzierung der Aktivitten von einem Gate bis zum nchsten Gate zur besseren Kontrolle der Kosten in dieser unsicheren Vorphase.

Informationstransfer aus der Projektvorphase in das Projekt Definition der Erwartungen an die Projektnachphase Entwicklung von Projektplnen zum Management der Projektziele, Projektleistungen, Projekttermine, Projektressourcen, Projektkosten Design der Projektorganisation, Integration des Projektes in die Stammorganisation Etablierung eines Projektkultur Etablierung einer Kommunikationsstruktur innerhalb des Projektes,aber auch zu anderen Projekten in der Organisation Definition der ersten Projektmarketingmanahmen Vermittlung des Big Projekt Picture an alle Mitglieder derProjektorganisation Erstellung der Projektmanagement Dokumentation fr denProjektstartworkshop Zeitliche Abgrenzung des Projektstartprozesses Beginn: Projektauftrag erteilt Ende: Projektmanagement Dokumentation Projektstart fertig gestellt Oft auch noch formale Unterzeichnung des Projektauftrages Dauer: Je nach Gre des Projektes ca. 2 3 Wochen 12) Welche Inhalte sollte ein Projektauftrag haben? Bezeichnung / Name des Projektes Projektkurzbeschreibung Definition des Projektstartereignis / inkl. Projektstarttermines Definition des Projektendereignis / inkl. Projektendtermines Darstellung der Projektziele und Projekt Nichtziele Darstellung der wesentlichen Projektphasen Erste Einschtzung der Projektressourcen und kosten Definition des Projektauftraggebers Definition des Projektleiters (auch Vorschlag fr die Vorphase) Definition des Projektteams

13) Was versteht man unter das Projekt ist eine temporre Organisation?

Mitarbeiter

Organisatorische Differenzierung durch Projekte Organisatorische Komplexitt Start und Abschluss von Projekten Full- / Parttime

14) Welche Hauptkompetenzen sollte ein/eine ProjektmanagerIn haben? verfgt ber das notwendige Projektmanagement Know How hat ausreichend Projektpraxiserfahrung zur Leitung des Projektes hat ausreichend inhaltliches Know How zur Fhrung des Projektes hat die notwendige soziale Kompetenz zur Fhrung des Projektteams verfgt ber ausreichende Kapazitten zur Fhrung des Projektes 15) Was versteht man unter SMARTer Definition der Projektziele? -schriftliche Vereinbarung zw.Unternehmer und PM -Projektziel soll SMART formuliert werden. Gemeint ist damit: Spezifisch Messbar Aktiv beeinflussbar Realistisch Terminiert(Machbar!) 16) Zielsetzungen bei Projektauftrag: Der Projektauftrag ist ein Dokument, das die Existenz eines Projektes formell besttigt. Der Projektauftrag ist der formelle Startschuss zum Projekt. Ziele: Abgrenzung des Projektes (zeitliche, sachliche und soziale) Definition der Hauptphasen des Projektes Projektauftrag von AuftraggeberIn und ProjektleiterIn unterschrieben Projekt ist auf allen Ebenen der Organisation nachvollziehbar

17) Was versteht man unter phasenbezogener Projektplanung? Gemeinsame Erarbeitung der wesentlichen Abschnitte / Phasen Projekt sollte 4 7 Phasen beinhalten (Richtwert) Anordnung dieser Phasen nach ihrem zeitlichen Verlauf (beginnend mit der ersten bis zur letzten Phase) Eintragen dieser Reihenfolge in eine graphische bersicht danach Definition der ersten und letzten Aktivitt innerhalb jedes dieser Abschnitte Definition der Arbeitspakete innerhalb eines Abschnittes nicht mehr als 7 Unteraktivitten AP (Richtwert) 18) Welche Informationen finden sich in einem Projektstrukturplan? - Gliederung des Projekts in planbare und kontrollierbare Teilaufgaben - schneller berblick ber Projektstatus, -ablauf u. Anzahl AP/Phase bis Meilenstein

Inhalt: Bezeichnung des Projektes (Projekt), Anzahl Phasen (5-7), ca. 3-9 AP/Phase 19)Regeln/Empfehlungen bei der Gestaltung eines PSP 5max. 7 Phasen 3 9 Arbeitspakete / Phase (Anzahl AP/Phase mgl. ausgeglichen) Prfung der Vollstndigkeit anhand des Projektereignisplanes Arbeitspaketbezeichnungen passend whlen Arbeitspaketdefinitionen: ein Verantwortlicher / eine Verantwortliche pro Arbeitspaket Durchlaufzeit pro Arbeitspaket 1-2 Controllingzyklus Zykl. berprfung des Status der Arbeitspakete im Rahmen des Projektcontr. 20) Ergebnisplanung Idee ber Projektbeauftragung bis Ergebnisplanung Ergebnis = Inhalt, der abgeliefert wird (Deliverables) Was muss am Ende des Projektes erreicht sein Gliederung des Ergebnisses in entsprechende Teilergebnisse (AP) Evtl.Teilergebnisse unterteilen (im PSP zus. Ebene in AP) Darstellung d. Ergebnisse als Mind Map (Basis) fr spteren PSP Ergebnisplanung luft meist nach dem Top Down Prinzip ab Hauptphasen, Arbeitspakete (ev. Teilarbeitspakete) Einsatz als Leistungsverzeichnis gegenber dem Kunden (PSP eignet sich auch perfekt zur Projektfortschrittskontrolle) 21) Was versteht man unter einem Arbeitspaket?

- kleinste planbare Einheit/Teilaufgabe innerhalb des Projektstrukturplans, die fr sich gesteuert und kontrolliert werden kann Die Umsetzung der Arbeitspakete erfolgt durch mind. einen Projektmitarbeiter. Die Arbeitspakte knnen Grundlage sein fr die: Systematische und berschaubare Gliederung des gesamten Projektes(Projektstrukturplanung) Ermittlung der logischen Abhngigkeiten zwischen den einzelnen AP +Zuordnung v. Zeiten zu den einzelnen AP (Terminplanung) Zuordnung personeller + sachlicher Ressourcen zu den AP (Kapazittsplanung) Ermittlung der Projektkosten (Kostenplanung) Entwicklung von Qualittsmastben und Qualittssicherungsmanahmen 22) Welche Informationen sollte eine AP-Spezifikation enthalten? (je 1 Beispiel) - APspezifikationen erlutern Inhalt, Nichtinhalt und gewnschte Ergebnisse der AP - Kommunikationsgrundlage und knnen fr Controlling herangezogen werden Beispiel: AP Software-Prototyp aus dem Projekt High Tech MP3 Player (Skript) AP-Inhalt: (Was soll getan werden?) zB.: Software Routine zur MP3 Dekodierung AP-Nichtinhalt: (Was soll nicht getan werden?) zB.: Andere MP3 File Formate, UI AP-Ergebnisse (Was liegt nach Beendigung des Arbeitspaketes vor?) zB.: Dekodierung des MP3 Testfiles AP-Leistungsfortschrittsmessung: (Wie wird der Fortschritt gemessen?) -25 % erledigt, wenn Menfhrung realisiert -50 % erledigt wenn Dekoder SW realisiert -75 % erledigt wenn Treiber fertig -100 % wenn Binary zur Programmierung verfgbar

AP- Veranwortliche/Veranwortlicher Name des Projektteammitarbeiters/-in

23) Hauptaufgaben ProjektmanagerIn whrend der Projektkoordination -hauptschlich optimale Kommunikation im Unternehmen (interne + extern) Interne Kommunikation: - Kommunikation zwischen den ProjektmitarbeiterInnen - Kommunikation innerhalb des Unternehmens (Management/Linienvorgesetzte usw.)

Externe Kommunikation - Kommunikation mit externem ProjektauftraggeberIn - Kommunikation mit potentiellen Kunden des Projektes - Kommunikation zu Standard- und Zertifizierungsstellen

Weitere Aufgabe: Motivation und Koordination der Aktivitten (Synchronisierung der Aktivitten zur Risikominimierung, wchentliches Reporting des Projektstatus) 24) Unterscheid zwischen Projektkoordination und Projektcontrolling

=> Projekt-Koordination = - Planung und Organisation der Projektkommunikation (Meetings, Statussitzungen, ) - Koordination und Synchronisation von Aktivitten => Zeitraum vor Projektstart bis inklusive Projektabschluss => Projekt-Controlling = - regelmige (periodische) berprfung des Projektstatus/-erfolges (magisches Dreieck!) - Dokumentation von nderungen/Abweichungen gg. Planung (magisches Dreieck!) - Bewertung und Dokumentation der Projektsituation (zur Berichterstattung in den Statussitzungen) - Definition von Manahmen zur Projekt-Absicherung (Bsp: was passiert b.Terminverzug/Kostenberschreitung) - Berichterstattung gegenber Auftraggeber / Management => Zeitraum zwischen Projektstart und Projektabschluss 25) Welche Informationen sollte ein wchentlicher Projektstatusbericht enthalten: -einfachste Darstellung Statusreport mittels Ampel-Reports: GRN: Projekt luft wie geplant (evtl. kleinere Abweichungen) GELB: Projekt hat Probleme, knnen aber innerh. d. Projektteams abgearb.wrd ROT: Projekt hat grere, bzw. groe Probleme, die nicht mehr innerhalb des Projektteams ausgeglichen werden knnen Untersttzung des lokalen Managements bzw. des Projektauftraggebers notwendig Zusatzinformationen: Positive Ereignisse seit dem letzten Bericht: Negative Ergebnisse seit dem letzten Bericht Ist das Projekt On Track ? (Ja / Nein) - falls 'Nein':Welche Art von Abweichung und welche Manahmen eingeleitet? 26) - praktikabler Vorschlag fr Projektkommunikation Projektteammeetings - Typisch - wchentliches Meeting (max. 2 Stunden) - bei akuten Problemen - tglich (max. 1/2 Stunde) Projektcontrolling - Meetings - Typisch: einmal alle 4-6 Wochen (abh. v. Projektgre) - mind. 2 Projektcontrollings pro Projekt 27) Aufgabe Projektcontrolling, wann Durchfhrung Projektcontrolling?

- berprfung Projektstatus / Projekterfolg (Kosten, Qualitt, Termine) - Dokumentation von nderungen und deren Einfluss auf das Dreieck - Definition der Vorgehensweise und Absicherung - Berichterstellung fr Auftraggeber/Management 28) Welche Methoden kennen Sie um eine Projektplanung durchzufhren? - Projektgrobplanung (Meilenstein - Planung und Meilensteinanalyse) - Projektdetailplanung (Balkenplanung) 29) Was versteht man unter der Meilensteinanalyse? -Meilensteine sind wesentliche Punkte eines Projektes - Soll- und Istsituation der Meilensteine werden bei Projektcontrollingzeitpkt. berpr. 30) Welche Aufgaben sind whrend des Projektabschlusses durchzufhren? - Evaluierung - Erfllung der Restaufgaben - Emotionaler Abschluss - Erfolgsbewertung - Erstellung des Projektabschlussberichts+Unt. - Projektabschlusssitzung - Konsequenzen fr zuknftige Projekte ziehen - Dokumentation/Handbuch auf aktuellen Stand bringen 31) Wie schlieen Sie ein Projekt sozial ab? - Social Event Zweck:- soziale Bindung der Projektteiln. zum Projekt beenden bzw. auflsen - Projektteilnehmer zu einem emotionalen Abschluss des Projekts bewegen 32) Welche Inhalte sollte der Projektabschlussworkshop haben? > Ziele des Projektabschlussworkshops sind: Planung von Restarbeiten und die Nachprojektphase Reflexion und Evaluierung des Projekterfolges Analyse des Projektes Lernen aus dem Projekt (sowohl als Team als auch in der Organisation) Planung der weiteren Vorgangsweise Emotionaler Abschluss 33) Was versteht man unter Risikomanagement bei Projekten, warum wichtig? Analyse von mglichen Risiken in einem Projekt Bewertung der Auswirkung von Projektrisiken Definition von vorbeugenden Manahmen Reservierung finanzieller Mittel zur Abwehr bekannter Risiken Definition von Verantwortlichen / Risiko Zyklische berprfung der Entwicklung der Risikopotentiale Sensibilisierung des Projektteams, auf mgliche Gefahrenpotentiale im Projekt (Risikomanagement sollte Teil jedes Projektcontrollings sein) 34) Was versteht man unter Projektdiskontinuitten ? Projektdiskontinuitten

Eine Projektdiskontinuitt ist eine Phase der Instabilitt in einem Projekt Nach R.Gareis gibt es folgende Arten von Diskontinuitten: a) Projektkrise, aufgrund existentieller Gefhrdung des Projektes b) Projetchance, aufgrund neuer Potentiale / Mglichkeiten in einem Projekt c) Strukturell bedingte Identittsnd., aufgrund sprunghafter nderungen im Proj.

35) Was ist eine Projektkrise und was ist eine Projektkatastrophe ? Projektkatastr.: fhrt zum Stopp des Projektes und zur Auflsung des Projektteams Projektkrise: existentielle Gefhrdung des Projektes

36) Wann wird die so genannte Scenarientechnik angewandt und welche Projektverlaufsscenarien werden damit untersucht? > Identifikation von Einflussfaktoren > Prognose mglicher Entwicklungen der Einflussfaktoren > Definition der Projektszenarien > Beschreibung der Projektszenarien > Planung und Umsetzung der einzelnen Projektszenarien > Planung und Umsetzung von Strategien und Manahmen zur Vermeidung des Worst Case Szenarios (Alternative Bewltigungsstrategien) 37) Welche Ziele verfolgt ein strukturiertes Risikomanagement in Projekten ? Analyse von mglichen Risiken in einem Projekt Bewertung der Auswirkung von Projektrisiken Definition von vorbeugenden Manahmen Reservierung finanzieller Mittel zur Abwehr bekannter Risiken Definition von Verantwortlichen / Risiko Zyklische berprfung der Entwicklung der Risikopotentiale Sensibilisierung des Projektteams mgliche Gefahrenpotentiale in einem Projekt zu erkennen (Risikomanagement sollte Teil jedes Projektcontrollings sein) 38) Beschreiben Sie mir kurz die Vorgangsweise bei einem Risk Workshop

Man erstellt eine WAHRSCHEINLICHKEITSTABELLE von 1 bis 5 von einigen Risiken. Danach erstellt man eine TABELLE wie schlimm die Auswirkungen dieser Risiken sein knnten auch von 1 bis 5. Danach werden von einem Risiko die beiden Faktoren multipliziert und man bekommt einen Risikofaktor. 39) Was sind prventive Manahmen, was korrektive Manahmen? Man bestimmt MGLICHE MASSNAHMEN gegen das Risiko UND MASSNAHMEN FALLS DAS RISIKO WIRKLICH AUFTRETEN SOLLTE!! 40) Wozu dient das Funktionendiagramm im Projekt bzw. einem -handbuch? > Zustndigkeiten fr alle Arbeitspakete sind festgelegt > Alle ProjektteammitarbeiterInnen kennen Ihre Aufgaben, als auch deren Zuordnung zu den unterschiedlichen Arbeitspaketen (=> wesentlicher Input fr Kapazittsabstimmungen mit der Linie) > Zielvereinbarungen knnen auf Basis der Aufgabenverteilung vereinbart werden > Im Falle von Konflikten in Projekten (z.B. Aufgabenverteilung / Verantwortlichkeiten) kann dieses Funktionendiagramm eingesetzt werden >Anzahl der Arbeitspakete / MitarbeiterIn dient als Basis fr die Ressourcenplanung

41)Wie gehen Sie vor um die Kosten eines Projektes zu erfassen? - Kosten fr jedes Arbeitspaket einzeln berechnen, anschl. addieren - Personalkosten setzen sich aus Entwicklung, Fertigung und Service zusammen - Personalkosten + Materialkosten + Reisekosten + Fremdleistung = Gesamtkosten 42) Unterschiedliche Kostenarten (je ein Beispiel / Kostenart fr fikt. Projekt) 1)Personalkosten (90% aller Kosten bei Forschungsprojekten): z.B. Lohn 2)Materialkosten: z.B. bentigte Material/Investitionsanteile 3)Fremdleistungen: zugekaufte Leistungen 43) Welche unterschiedlichen Vorgangsweisen zur Ermittlung der Personalkosten kennen Sie beschreiben Sie diese kurz? 1) Ermittlung eines mittleren Stundensatzes (VT: Einfache Kalkulation mgl.): => Summe aller Personenbezogenen Ausgaben (z.B Lohnkosten) wird durch Anzahl aller Mitarbeiter dividiert Kostenschlssel/Person 2) Personen nach wirklichen Kosten verrechnen(hohe Kostenwahrht./hoher adm.Aufw.) => Personalkosten + anteilig Infrastrukturkosten

44) Wie frhzeitig mgliche Personalengpsse in Projekten erfassen? - Diagramm mit Aufwnde und zeitlicher Verfgbarkeit zu Beginn des Projekts einzelne Pakete knnen verschoben werden, falls ntig

45) Was versteht man unter Liquidittsprfung in einem Projekt? Feststellung notwendiger Teilzahlungen im Laufe des Projekts Vergleich anfallende Projektkosten und eingehende Zahlungen

46) Notwendige Aktivitten zum Abschluss eines Projektes - m.M.n. siehe 30)