Webinar

Wie Sie mit 11 Argumenten Ihre

Entscheider für ein PPM-System
gewinnen (“The PPM Paradise”)

mit Johann Strasser

Agenda • Einführung

• 11 Argumente

• Ihre Fragen
Einführung

• Warum nehmen Sie heute teil?

• Fehlt Ihnen der klare Überblick über Ihr unternehmensweites Projektportfolio?
• Ist Ihnen die kurz- und langfristige Auslastung Ihrer Ressourcen ein Rätsel?
• Basieren wichtige Entscheidungen oft auf alten Daten?

• Wir zeigen Argumente für ein passendes System „The PPM Paradise“
• Es geht um den Nutzen für die verschiedenen Rollen …

• Wir zeigen heute keine konkrete Lösung eines Herstellers

• Es geht um die Komponenten einer integrierten PPM-Lösung …
Seminarreihe

11 Argumente für Microsoft Project Online

ein PPM System Microsoft Project for the Web

heute 23.02 02.03 …

3 Wege zur Einführung Weitere Themen …

eines PPM-Systems
Nutzen eines PPM-Systems

• Sie haben das gute Gefühl, alle Projekte im Griff zu haben.

• Dazu müssen …

• im richtigen Moment die richtigen Entscheidungen getroffen werden,

• die relevanten Daten aktuell vorliegen,

• geeignete Tools betrieben werden,

• passende Prozesse definiert sein,

• und alle Beteiligten mitmachen.

„The PPM-Paradise“
Status Portfolio Pipeline Risiko Ressourcen Kosten Strategie

Initiierung Projektliste Szenario

Projekt   
Neu
Projekt   

1 2 Projekt   
Laufend
Projekt   

Projekt   
Team A
Projekt   
3 Projekt   
Team B
Projekt   

Controlling Projekte Teams

Auftrag Status

Zeiterfassung Programme Aufgaben

M D M D F S S
Status Por�olio Pipeline Risiko Ressourcen Kosten Strategie

Ini�ierung Projektliste Szenario

Projekt   
Neu
Projekt   

1 2
Vollständiger Überblick über das Projektportfolio
Projekt   
Laufend
Projekt   

Projekt   
Team A
Projekt   
3 Projekt   
Team B

• Einblick in die „Gesundheit“ des Portfolios

Projekt   

• Welche Projekte sind in der Pipeline?

Teams

01
Controlling Projekte
• Welche Risiken gibt es?
Au�rag Status

• Wer ist wie ausgelastet?

• Wie steht es um das Gesamtbudget?
Zeiterfassung
• Passt der Strategiebeitrag?
Programme Aufgaben
M D M D F S •
S Welche Entscheidungen sind zu treffen?
Status Por�olio Pipeline Risiko Ressourcen Kosten Strategie

Zentrale Projektliste
Ini�ierung Projektliste Szenario
Projekt   

02
Neu
Projekt   

1 2 Projekt   
Laufend
Projekt   

Projekt   
Team A
Projekt   
3 Projekt   
Team B
Projekt   

Controlling Projekte Teams

• Daten sind in der Datenbank statt in Files

Au�rag Status

• Nur eine richtige aktuelle Version

• Historisierung der Daten
Zeiterfassung • Individuelle Rechtevergabe
Programme Aufgaben
M D M D F S S
• Basis zur Integration in verschiedene Systeme
Status Por�olio Pipeline Risiko Ressourcen Kosten Strategie

Standardisierte Projektinitiierung
Ini�ierung
• Projekt
Zentrales Erfassen
 
Projektliste

von Ideen und Projektanfragen
Szenario

1 2
• Projekt
Projekt
Methodisches Vorgehen mit Prozessen und Workflows
  
Neu

•
  

Projekt
Projekt
Berechtigungen und Kriterien für Genehmigungsschritte
  
Laufend

•
  

3
Projekt
Projekt
Sicherstellung der Planungsqualität von neuen Projekten









Team A

Team B
Projekt   

Controlling Projekte Teams

Au�rag Status

03 Aufgaben
Zeiterfassung Programme
M D M D F S S
 Status Por�olio Pipeline Risiko Ressourcen Kosten Strategie

Realistische Szenarien-Planung
Ini�ierung Projektliste Szenario
• Szenarien für die zeitliche Anordnung von Projekten
Projekt   
Neu

• Berücksichtigung der Prioritäten

Projekt   

1 2 Projekt   
Laufend

• Ressourcenbedarf für laufende und neue Projekte

Projekt   

Projekt   
Team A

• Tatsächliche Verfügbarkeit von Ressourcen

Projekt   
3 Projekt   
Team B

• Variation der Kapazitäten von Ressourcen und Skills

Projekt   

Controlling Projekte Teams

Au�rag Status

Zeiterfassung Programme
04
Aufgaben
M D M D F S S
Status Por�olio Pipeline Risiko Ressourcen Kosten Strategie

Professionelle Projektsteuerung
Ini�ierung • Alle Unterlagen Projektliste
an einem Ort Szenario
• Auftrag, Nachträge
Projekt
Projekt









Neu

1 2
• Stakeholder- und Risikomanagement
Projekt
Projekt









Laufend

• Terminplan, Kostenplan, Ressourcenplan

Projekt
Projekt









Team A
3
• Statusberichte
Projekt
Projekt









Team B

Controlling Projekte Teams

05 Au�rag Status

Zeiterfassung Programme Aufgaben

M D M D F S S
Status Por�olio Pipeline Risiko Ressourcen Kosten Strategie

Ini�ierung Projektliste Szenario

Steuerung von Programmen

Projekt   
Neu
Projekt   

1 2 Projekt   
Laufend
Projekt   

Projekt   

• Projektübergreifende Abhängigkeiten
Team A
Projekt   
3 Projekt   

•
Team B

Zusammenfassung wichtiger Meilensteine in einer Übersicht

Projekt   

• Terminvorgaben aus einem Rahmenplan

Controlling Projekte Teams
• Weiche Abhängigkeiten nur zur Anzeige
•
Au�rag Status

Direkte Abhängigkeiten zur Verschiebung

06
Zeiterfassung Programme Aufgaben
M D M D F S S
Status Por�olio Pipeline Risiko Ressourcen Kosten Strategie

Ini�ierung Projektliste Szenario

07
Projekt   
Neu
Projekt   

1 2 Projekt   

Teammanagement
Laufend
Projekt   

Projekt   
Team A
Projekt   
3 Projekt   
Team B
Projekt   

• Beteiligung der Teamleiter am Planungsprozess

• Vollständige Planung aller Teammitglieder
Controlling Projekte Teams
• Planung von Abwesenheiten Au�rag Status

• Erfassung aller Aktivitäten auch in der Linie

• Anfrage und Zusicherung von Personen
Zeiterfassung Programme Aufgaben
M D M D F S S
Status Por�olio Pipeline Risiko Ressourcen Kosten Strategie

Ini�ierung Projektliste Szenario

Projekt   
Neu
Projekt   

1 2 Projekt   
Laufend
Projekt   

Projekt   
Team A
Projekt   
3 Projekt   
Team B
Projekt   

Controlling
Aufgabenmanagement Au�rag
Projekte
Status
08
Teams

• Beteiligung aller Personen am Planungsprozess

• Detailplanung aller Teammitglieder
Zeiterfassung Programme Aufgaben
M
• D
Schätzungen von Teammitgliedern selbst
M D F S S

• Zustandsmeldung der Aufgaben

Status Por�olio Pipeline Risiko Ressourcen Kosten Strategie

Ini�ierung Projektliste Szenario

Projekt   
Neu
Projekt   

1 2 Projekt   
Laufend
Projekt   

Projekt   
Team A
Projekt   
3 Projekt   
Team B

09
Projekt   

Controlling Projekte Teams

Au�rag
Zeiterfassung Status

• Zentrale Vorgabe der Elemente aus der Planung

M D
Zeiterfassung
M D F S S
• Prozess zur Erinnerung
Programme Aufgaben

• Detaillierte Erfassung und richtige Zuordnung

• Übertragung in andere System
Status Por�olio Pipeline Risiko Ressourcen Kosten Strategie

Ini�ierung Projektliste Szenario

10
Projekt   
Neu
Projekt   

1 2 Projekt   
Laufend
Projekt   

Controlling
Projekt   
Team A
Projekt   
3 Projekt   
Team B
Projekt   

• Zentrale Vorgaben für Kostenstrukturen

Controlling
• ForecastProjekte
aus den Projekten an Controlling
Teams

•
Au�rag
Ist-Stunden aus den Projekten an Accounting
Status

• Ist-Kosten vom Einkauf an die Projektleiter

Zeiterfassung Programme Aufgaben
M D M D F S S
Status Por�olio Pipeline Risiko Ressourcen Kosten Strategie

Ini�ierung
Projekt  
11

Projektliste

Neu
Szenario

Projekt   

1 2 Projekt   
Laufend
Projekt   

Projekt   

Systemintegration
Team A
Projekt   
3 Projekt   
Team B
Projekt   

Controlling • Jeder arbeitetProjekte

mit seinem System Teams
• Aktuelle Daten aus anderen Systemen
Au�rag Status

• Keine Fehler beim Kopieren

• Höhere Datenqualität
Zeiterfassung • Mehr Effizienz
Programme Aufgaben
M D M D F S S
Ihre Fragen …