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Projekt: SD-Faktura Inhalt: Handbuch fr die Anwender

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Dokumentation fr die Anwender zu Modul SD von SAP R/3 Release 4.6b Darstellung der Vorgehensweise, zu pflegenden Feldern und Auswertungsmglichkeiten

Erstellt von: Kai Vollmar


Kai.Vollmar@admin.uni-giessen.de

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Inhaltsverzeichnis A Grundlagen von SAP R/3 _________________________________________ 4


A.1 A.2 A.3 A.4
A.4.1 A.4.2 A.4.3

bersicht Vertriebsstruktur JLU _____________________________________ 4 bersicht SD-Berechtigungsprfung JLU _____________________________ 4 Anmelden am System _____________________________________________ 5 SAP Bedieneroberflche ___________________________________________ 7
Fensteraufbau ________________________________________________________ 7 Systemfunktionsleiste ___________________________________________________ 7 Statuszeile ___________________________________________________________ 9

A.5

Abmelden vom System ____________________________________________ 9 Stammdaten fr Kunden/Debitor Anlegen ____________________________ 10


Einstiegsmaske Debitor Anlegen _________________________________________ Allgemeine Daten _____________________________________________________ Buchungskreisdaten ___________________________________________________ Vertriebsbereichsdaten_________________________________________________ 11 12 13 16

Stammdaten Anlegen ___________________________________________ 10


B.1
B.1.1 B.1.2 B.1.3 B.1.4

B.2
B.2.1 B.2.2 B.2.3

Stammdaten fr Material Anlegen___________________________________ 20


Einstiegsmaske und Sichtenauswahl fr Material Anlegen _____________________ 20 Vertrieb: Verkaufsorg. Daten ____________________________________________ 23 Vertriebstext _________________________________________________________ 25

B.3

Konditionen fr Materialien Anlegen ________________________________ 26 Lastschriftsanforderung/Lieferschein _______________________________ 32


Lastschriftsanforderung Anlegen _________________________________________ 32 Lastschriftsanforderung/Lieferschein ausdrucken ____________________________ 34

Auftrag Anlegen / Einstiegsmaske ________________________________ 29


C.1
C.1.1 C.1.2

C.2 C.3

Gutschriftsanforderung Anlegen ___________________________________ 36 Barverkauf Anlegen ______________________________________________ 38

D E

Auftrag ndern / Lschen _______________________________________ 39 Faktura Anlegen _______________________________________________ 42


E.1 E.2
E.2.1 E.2.2 E.2.3 E.2.4

Einzel- und Sammelfaktura ________________________________________ 43 Anzeige der Folgebelege zur Faktura -L2- (zu Punkt C.1.1) ______________ 45
Anzeige FI-Beleg _____________________________________________________ Anzeige Profit Center-Beleg _____________________________________________ Anzeige Controlling-Beleg (CO-Auftrag)____________________________________ Anzeige FM-Beleg (Haushaltsmanagement) ________________________________ Anzeige FI-Beleg _____________________________________________________ Anzeige Profit Center-Beleg _____________________________________________ Anzeige Controlling-Beleg (CO-Auftrag)____________________________________ Anzeige FM-Beleg (Haushaltsmanagement) ________________________________ Anzeige FI-Beleg _____________________________________________________ Anzeige Profit Center-Beleg _____________________________________________ Anzeige Controlling-Beleg (CO-Auftrag)____________________________________ Anzeige FM-Beleg (Haushaltsmanagement) ________________________________
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46 47 47 47 49 49 49 50 51 52 52 52

E.3
E.3.1 E.3.2 E.3.3 E.3.4

Anzeige der Folgebelege zur Gutschrift -G2- (zu Punkt C.2) _____________ 48

E.4
E.4.1 E.4.2 E.4.3 E.4.4

Anzeige der Folgebelege zum Barverkauf -ZBV- (zu Punkt C.3) __________ 50

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E.5
E.5.1 E.5.2

Zustzliche Infomglichkeiten zu den Fakturen _______________________ 53


Anzeige Debitoren-Einzelposten _________________________________________ 53 Anzeige Kontoauszug 2 ________________________________________________ 56

Faktura Stornieren _____________________________________________ 58


F.1
F.1.1 F.1.2 F.1.3 F.1.4 F.1.5 F.1.6

Anzeige der Folgebelege zur Faktura -Storno- (zu Punkt E.3/F) __________ 59
Anzeige FI-Beleg _____________________________________________________ Anzeige Profit Center-Beleg _____________________________________________ Anzeige Controlling-Beleg (CO-Auftrag)____________________________________ Anzeige FM-Beleg (Haushaltsmanagement) ________________________________ Anzeige Debitoren-Einzelpostenliste ______________________________________ Anzeige Kontoauszug 2 ________________________________________________ 60 60 60 61 61 61

Erneuter Ausdruck bereits gedruckter Belege (Spoolauftrge)_________ 62

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A Grundlagen von SAP R/3


A.1 bersicht Vertriebsstruktur JLU

Buchungskreis JLU Vertriebsbereich Verkaufsorganisation JLU Vertriebsweg 01 Sparten Verkaufsbros FakturenNr.-Kreis

Materialarten

A.2 bersicht SD-Berechtigungsprfung JLU

Standardprfung SAP R/3 Vertriebsbereich (JLU/01/00) Fakturaart (L2/G2/BV) Materialart (Berechtigungsgruppe) Debitoren (DINL/DAUS/DCPD) Wurde fr die JLU programmiert Verkaufsbro (bei Auftrag/Faktura)

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A.3 Anmelden am System


Das Anmelden am System erfolgt normalerweise ber das Startmen Start Programme SAP Frontend SAP-Logon oder ber eine Verknpfung mit SAP-Logon auf Ihrem Desktop. Im Fenster SAP-Logon ffnen Sie den R/3-Einstiegsbildschirm ber Doppelklick auf den Eintrag Ihres SAP-Systems oder Sie markieren Ihr SAP-System und drcken die Drucktaste.

fr Tests und Schulung im System whlen Sie bitte den Eintrag 'JLU Development Giessen'

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Nach dem Aufruf des Programms erscheint ein Logon-Fenster, in dem Sie folgende Felder pflegen mssen: Mandant Benutzer Kennwort Sprache (666 fr Schulungsmandant) (Ihr Benutzername fr SAP) (Ihr persnliches Kennwort fr diesen Mandanten) (wenn das Feld leer bleibt, wird autom. 'DE' verwendet)

Wenn Sie sich das erste Mal am System anmelden, werden Sie aufgefordert ein neues Kennwort einzugeben (zweimal dasselbe!). Dieses Kennwort sollten Sie sich unbedingt merken, da Sie es fr Ihre zuknftigen Anmeldungen am System bentigen. Wenn Sie Ihr Kennwort einmal vergessen sollten, wenden Sie sich bitte telefonisch an Tel.: 12066 oder 12067 an die SAP Basis-Administration.

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A.4 SAP Bedieneroberflche


A.4.1 Fensteraufbau
Als Bedieneroberflche bezeichnet man die Fenster, Mens, Felder usw., die zur Bedienung der Anwendung zur Verfgung stehen. In SAP R/3 arbeiten Sie normalerweise in Fenstern, die alle hnlich aufgebaut sind. Die folgende Abbildung zeigt die einzelnen Bestandteile eines Fensters: (1) Menleiste (2) Systemfunktionsleiste (3) Titelleiste (4) Anwendungsfunktionsleiste (5) Statusleiste (Inhalt verndert sich je nach Anwendung) (Inhalt immer gleich bleibend) (enthlt Bezeichnung der jeweiligen Anwendung) (je nach Anwendung andere Symbole/Funktionen) (enthlt Hinweise und Systeminformationen)
1 2 3 4 Eingabefeld

A.4.2 Systemfunktionsleiste

Nachfolgend die Erklrung zu den Bestandteilen der Systemfunktionsleiste: Symbole Funktionsname Bedeutung Enter Befehlsfeld Sichern Zurck
Durch Anklicken dieser Taste wie auch mit der Enter-Taste auf der Tastatur besttigen Sie die im Fenster gemachten Eingaben. Hier knnen Sie den Transaktionscode wie z.B. 'VA01' direkt eingeben. Durch Anklicken dieser Taste sichern Sie Ihre Arbeit. Durch Anklicken dieser Taste gehen Sie eine Stufe in der Anwendungshierarchie zurck. Falls Sie Eingaben gemacht haben, werden Sie noch gefragt, ob Sie diese sichern mchten.

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Symbole

Funktionsname Bedeutung Abmelden


Durch Anklicken dieser Taste beenden Sie, ohne Ihre Daten vorher zu sichern, die aktuelle Anwendung und kehren zur vorigen Ebene zurck. Durch Anklicken dieser Taste brechen Sie die aktuelle Anwendung ab, ohne Ihre Daten vorher zu sichern. Durch Anklicken dieser Taste knnen Sie die Daten des aktuellen Fensters ausdrucken. Durch Anklicken dieser Taste knnen Sie nach Daten im aktuellen Fenster suchen. Durch Anklicken dieser Taste knnen Sie eine erweiterte Suche nach Daten im aktuellen Fenster durchfhren. Durch Anklicken dieser Taste blttern Sie zur ersten Seite der angezeigten Informationen zurck. Durch Anklicken dieser Taste blttern Sie eine Seite in der angezeigten Information zurck. Durch Anklicken dieser Taste blttern Sie eine Seite in der angezeigten Information vor. Durch Anklicken dieser Taste blttern Sie zur letzten Seite der angezeigten Informationen vor. Durch Anklicken dieser Taste erzeugen Sie einen neuen Modus, in dem Sie weitere Transaktionen ausfhren knnen. Durch Anklicken dieser Taste knnen Sie eine SAP-Verknpfung zu einer Transaktion erstellen. Durch Anklicken dieser Taste bzw. der Taste F1 zeigen Sie die Hilfe zu dem Feld an, in dem der Cursor gerade steht. Durch Anklicken dieser Taste knnen Sie die Anzeigeoptionen anpassen und eine Hardcopy auf Ihrem Drucker ausgeben.

Abbrechen Drucken Suchen Weiter Suchen Erste Seite Vorige Seite Nchste Seite Letzte Seite Neuen Modus erzeugen Verknpfung erzeugen Hilfe F1 Anpassung des Layouts

mit dem Befehl 'Optionen' kann die SAPOberflche auf Ihrem lokalen PC geringfgig angepasst werden mit dem Befehl 'Hardcopy' drucken Sie den gerade sichtbaren Fensterinhalt aus

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A.4.3 Statuszeile
Auf der linken Seite der Statuszeile erhalten Sie je nach Anwendung diverse Hinweise, Infos oder auch Fehlermeldungen. Im rechten Abschnitt knnen Sie sich verschiedene Systeminformationen anzeigen lassen durch Klicken auf das Symbol. Sie mssen einfach in dem sich ffnenden Men die Zeile mit der gewnschten Information anklicken.

A.5 Abmelden vom System


Zum Abmelden vom System knnen Sie in der Menleiste das Men System whlen und auf die Funktion 'Abmelden' klicken.

Eine andere Mglichkeit ist das Klicken auf den gelben Pfeil in der Systemfunktionsleiste bis alle Modi geschlossen sind. Bei der Arbeit mit mehreren Modi ist dies durchaus sinnvoll, um evtl. auch noch Daten vorher sichern zu knnen.

Bei beiden Varianten wird Ihre Entscheidung vor der endgltigen Abmeldung vom System mit nachfolgendem Dialogfenster noch einmal berprft. Wenn Sie sich endgltig abmelden mchten, brauchen Sie einfach mit 'Ja' zu besttigen.

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B Stammdaten Anlegen
B.1 Stammdaten fr Kunden/Debitor Anlegen
Pfad: SAP Men Logistik Vertrieb Stammdaten Geschftspartner Kunde Anlegen Gesamt

Zum Anlegen neuer Debitoren Inland und Ausland nur die Transaktion 'XD01-Gesamt' auswhlen, da mit der Transaktion 'VD01-Vertrieb' nur bestehende Debitoren um die Vertriebssicht erweitert werden knnen. CPD-Debitoren (Conto-Pro-Diverse) mssen nicht mehr angelegt werden, da bereits fr jedes Verkaufsbro ein eigener, mit der Bezeichnung des jeweiligen Verkaufsbros identischer CPD-Debitor vorhanden ist. Der CPD-Debitor kann durch die Pflege von Berechtigungsgruppen nur von dem dazugehrigen Verkaufsbro bebucht werden. Zudem ist die Einzelpostensicht nur fr das jeweilige Verkaufsbro zugelassen.

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B.1.1 Einstiegsmaske Debitor Anlegen


In der Einstiegsmaske fr 'Debitor Anlegen' mssen folgende Werte gepflegt werden: Kontengruppe (Debitor Inland/Ausland) Buchungskreis (JLU) Vertriebsbereich Verkaufsorganisation (JLU) Vertriebsweg (01) Sparte (00)

Die Werte fr Buchungskreis und Vertriebsbereich sind immer gleich bleibend, damit die Debitoren fr Inland und Ausland von allen genutzt werden knnen. Teilweise sind die Werte der Felder vorbelegt. Diese mssen Sie lediglich noch auf ihre Richtigkeit prfen. Nach der Eingabe der vorher genannten Daten mssen diese noch mit dem grnen Haken besttigt werden, um mit der Eingabe der Stammdaten fortzufahren. Im Feld 'Debitor' wird nichts eingegeben, da die Nummernvergabe intern von SAP erfolgt.

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B.1.2 Allgemeine Daten


In den allgemeinen Daten des Debitors sind in der Karteikarte 'Adresse' die Felder fr Name, Anschrift und Suchbegriff auszufllen. Fr den Suchbegriff sollte der Hauptname verwendet werden und keine Vornamen oder allgemeine Begriffe wie z.B. Hotel und Buchhandlung. Der Wert 'INTERN' im Feld Debitor wird nach dem spteren Speichern durch die Debitorennummer ersetzt und steht fr die SAP-interne Nummernvergabe. Zur Pflege der Buchungskreis- und Vertriebsbereichsdaten Klicken Sie auf den entsprechenden Button in der Anwendungsfunktionsleiste.

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B.1.3 Buchungskreisdaten
In den Buchungskreisdaten des Debitors sind die Karteikarten Kontofhrung, Zahlungsverkehr und Korrespondenz zu pflegen. In der Karteikarte Kontofhrung ist das Feld Abstimmkonto auszufllen (siehe nachfolgende Auswahl).

hierbei sind die meist verwendeten Abstimmkonten/Sachkonten: 2300 0000 fr Debitor Inland 2310 0000 fr Debitor Ausland

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In der Karteikarte 'Zahlungsverkehr' ist das Feld Zahlungsbedingung auszufllen (siehe nachfolgende Auswahl).

in der Regel ist hier 'Z140 innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug' auszuwhlen

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In der Karteikarte 'Korrespondenz' ist das Feld Mahnverfahren auszufllen (siehe nachfolgende Auswahl).

fr einen Privatkunden im Inland ist hier z.B. '0110' Forderungen Inland auszuwhlen

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B.1.4 Vertriebsbereichsdaten
Abschlieend mssen noch die Vertriebsbereichsdaten in den Karteikarten Auftrge, Faktura und Partnerrollen gepflegt werden. In der Karteikarte 'Auftrge' ist das Feld Whrung und Kundenschema auszufllen, wobei die Whrung immer mit 'EUR' und Kundenschema mit dem Wert '1' fr Standard zu fllen ist. Das Kundenschema legt die Art der Berechnung fr den Beleg fest, bei 'Standard' wird der Nettobetrag ausgewiesen und die MwSt. daraufgerechnet, um den Bruttobetrag zu erhalten.

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In der Karteikarte 'Faktura' sind die Felder Zahlungsbedingung, Kontierungsgruppe und Steuerklasse zwingend auszufllen. Die Felder fr Incoterms sind keine Pflicht, knnen aber fr den Ausdruck des Lieferscheins ausgefllt werden (siehe nachfolgende Auswahl).

Auswahl fr Zahlungsbedingungen siehe Punkt B.1.3 bei der Kontierungsgruppe ist nur '01-Erlse' enthalten, da keine Unterscheidung der Erlskonten zwischen Inland und Ausland vorgenommen wird

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das Feld Steuerklassifikation ist bei 'Debitor Inland' generell mit dem Wert '1-steuerpflichtig' zu fllen, da die Art der Steuerberechnung (A0/A1/A2/A3) ber das Material gesteuert wird (siehe Material Anlegen) soll ein 'Debitor Ausland' angelegt werden, erfragen Sie bitte das jeweilige Steuerkennzeichen bei der Finanzbuchhaltung der JLU Gieen (Tel. 12420 oder 12440)

nachfolgend die mglichen Incoterms zur Verwendung fr den Lieferschein, der Langtext rechts neben dem Index kann jedoch auch frei formuliert werden (z.B. ab JLU Giessen)

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In der Karteikarte 'Partnerrollen' knnen bereits angelegte Debitoren als Rechnungsempfnger, Regulierer oder Warenempfnger eingetragen werden, ansonsten wird automatisch der gerade angelegte Debitor fr alle Partnerrollen verwendet.

Nach dem Speichern erscheint in der Spalte Nummer automatisch die intern vergebene Debitorennummer, wenn nicht vorher manuell eine andere eingegeben wurde.

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B.2 Stammdaten fr Material Anlegen


Pfad: SAP Men Logistik Vertrieb Stammdaten Produkte Material Sonstiges Material Anlegen

B.2.1 Einstiegsmaske und Sichtenauswahl fr Material Anlegen


Zum Anlegen neuer Materialien mssen die Felder Branche und Materialart ausgefllt werden. Im Feld Branche ist immer 'Hochschule' auszuwhlen, den Wert fr die Materialart siehe nachfolgende Auflistung.

Nachdem die beiden Felder gefllt sind, ist der Button 'Sichtenauswahl' zu klicken, um die zu pflegenden Sichten fr das Material auszuwhlen. Das Feld 'Material' wird automatisch von SAP durch interne Nummernvergabe abhngig von der Materialart gefllt.

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Fr jedes Verkaufsbro ist eine Materialart mit der identischen Bezeichnung angelegt, die auch nur von dem User des zugehrigen Verkaufsbros verwendet werden kann. Somit ist gewhrleistet, dass jedes Verkaufsbro einen eigenen Nummernkreis besitzt und damit leicht seine Materialien spter wieder auswhlen kann. Die Materialnummern sind fr alle 10-stellig und sind wie folgt aufgebaut: 1. Stelle 2. - 5.Stelle 6. - 10. Stelle = = = 8 (fr alle gleich) vierstelliger Index des Verkaufsbros (z.B. 2500) fortlaufende Nummerierung von 0 99.999

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Bei der Sichtenauswahl sind beide angebotenen Sichten durch Klicken auf den links neben dem Text befindlichen Button zu markieren. Wenn Sie das erste Material anlegen, setzen Sie noch den Haken bei 'Sichtenauswahl nur auf Anforderung' sowie 'Markierte Sichten anlegen' und klicken Sie anschlieend auf den Button 'Voreinstellung'. Durch den Button 'Voreinstellung' mssen Sie beim Anlegen des nchsten Materials die Sichtenauswahl nicht mehr aufrufen, es werden dann automatisch die gespeicherten Einstellungen verwendet.

Nach der Sichtenauswahl mssen Sie noch die Organisationsebenen mit dem Button 'OrgEbenen' pflegen. Hier knnen Sie wie auch bei der Sichtenauswahl die unten stehenden Werte einmal eintragen, den Haken setzen und den Button 'Voreinstellung' klicken, um diese nicht bei jedem Material pflegen zu mssen. Abschlieend besttigen Sie Ihre Eingaben mit dem grnen Haken und gelangen nun zu den Stammdaten fr das Material.

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B.2.2 Vertrieb: Verkaufsorg. Daten


In der Sicht 'Vertrieb: Verkaufsorg. Daten' mssen folgende Felder ausgefllt werden: (1) Langtext fr das Material (2) Basismengeneinheit (3) Auslieferungswerk (4) Statistikgruppe Material (5) Kontierungsgruppe Material (6) Positionstypengruppe (7) Steuerklassifikation (wird spter auf Lieferschein und Rechnung gedruckt) (z.B. Stck, KG, Liter) (immer 'JLU') (immer '1') (Erlskonto siehe Auflistung) (mit NLAG vorbelegt nicht ndern) (je Steuerprozentsatz siehe Auflistung)

zur Pflege des Vertriebstextes fr das Material klickt man auf den Button mit dem Pfeil nach rechts in der Anwendungsfunktionsleiste um in die nchste Ansicht zu gelangen

2 3

4 5 6

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zur Zeit ist nur ein Werk (JLU) angelegt

die Kontierungsgruppen fr das Material sind notwendig fr die Sachkontenzuordnung, damit bei der Faktura das richtige Erlskonto bebucht werden kann die Bezeichnung der Kontierungsgruppen sind identisch mit den hinterlegten Erlskonten aus dem Hochschulkontenplan

UE. a. Technologie- und Wissenstransfer USt-pfl. UE berlassung v. Gstehusern UE berlassung v. Rechten Erlse Fracht sonstige Umsatzerlse Umsatzerlse aus Handelswaren so. Kostenerstze und Erstattungen Einnahmen sonstige Gebhren fr F+L Einnahmen Geb. Fort- und Weiterbildung so. Gebhren und Leistungsentgelte Promotionsgebhren Prfungsgebhren Nebenerlse Betreuung Studierende Nebenerl. Abgabe Energie und Abflle Nebenerlse Hochschulveranstaltungen Nebenerlse anderen Nebenbetrieben Nebenerl. so. Hochschulaktivitten Nebenerlse aus Werbung sonstige Nebenerlse Erlse aus Schadenersatzleistungen

die Steuerklassifizierung ist die Grundlage fr die Berechnung der Ausgangssteuer bei der Faktura mit dem dazugehrigen Steuerprozentsatz

A0 0 % A1 16 % A2 7 % A3 9 %

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B.2.3 Vertriebstext
In der Sicht 'Vertriebstext' kann zustzlich zu der Materialbezeichnung ein weiterer Text angelegt werden, der zur Information fr den Empfnger dienen kann. Der Vertriebstext wie auch die Materialbezeichnung auf dem Lieferschein und Faktura wird mit ausgedruckt. Nachdem alle Werte eingegeben sind, ist zum Speichern in der Systemfunktionsleiste die Diskette zu klicken. zum wechseln der Ansicht zwischen Vertriebsdaten und Vertriebstext fr das Material klickt man auf den Button mit dem Pfeil nach links oder rechts in der Anwendungsfunktionsleiste um in die andere Ansicht zu gelangen

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B.3 Konditionen fr Materialien Anlegen


Pfad: SAP Men Logistik Vertrieb Stammdaten Konditionen Selektion ber Konditionsart Anlegen

Die Konditionsstze sind zur festen Hinterlegung von Preisen und Rabatten zu einem Material notwendig, um diese automatisch beim Anlegen von Auftrgen ziehen zu knnen. Anstatt Konditionsstze anzulegen ist es bei Materialien mit wechselnden Konditionen auch mglich, die Konditionen manuell im Auftrag einzugeben. Die manuelle Eingabe erhht aber natrlich den Pflegeaufwand beim Anlegen von Auftrgen und sollte daher nur im geringen Umfang verwendet werden. Im Feld 'Konditionsart' ist immer der Wert 'PR00' einzugeben, der im System mit einem Kalkulationsschema zur Preisermittlung verknpft ist (z.B. Berechnung der MwSt). Nach der Eingabe der Konditionsart ist der Button 'Schlsselkombination' zu klicken, um die Art der Verknpfung zu der Preiskondition festzulegen (i.d.R. zu Material).

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Bei der Auswahl der Schlsselkombination soll der Radiobutton bei 'Material' gesetzt werden. Somit ist gewhrleistet, dass die Preisfindung im Auftrag funktioniert und der geringste Pflegeaufwand erforderlich ist.

In der Erfassungsmaske fr die Kondition sind die Materialnummer und der dazugehrige Betrag pro Mengeneinheit einzugeben. Die restlichen Daten wie Materialbezeichnung, Whrung und Mengeneinheit werden automatisch aus dem Materialstamm bernommen. Der Gltigkeitszeitraum wird, wenn nicht manuell gendert, vom Tag der Eingabe bis unendlich gesetzt. Hier besteht die Mglichkeit, befristete Zeitrume mit unterschiedlichen Konditionen fr das Material anzulegen.

ber den Button 'Zusatzkonditionen' knnen Rabatte hinterlegt werden, die dann aber immer mit dem Material gezogen werden. Wenn Rabatte nur bei bestimmten Kunden gewhrt werden sollen, sollten diese manuell beim 'Auftrag Anlegen' noch eingegeben werden.

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Fr die Eingabe von Rabatten wird in der Spalte Konditionsart die jeweilige Bezeichnung (siehe Auflistung) und in der Spalte Betrag der gewnschte Prozentsatz eingegeben.

Nachdem ein Rabatt eingegeben wurde, erscheint in der Eingabemaske in der Spalte Zusatzkonditionen ein Haken. Wenn die Konditionen berprft werden, sieht man so in einer Maske auch die evtl. angelegten Zusatzkonditionen.

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C Auftrag Anlegen / Einstiegsmaske


Pfad: SAP Men Logistik Vertrieb Verkauf Auftrag Anlegen

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In der Einstiegsmaske fr 'Kundenauftrag anlegen' mssen folgende Werte gepflegt werden: Auftragsart (alle in der JLU verwendeten Auftragsarten) L2 Lastschriftsanforderung/Lieferschein G2 Gutschriftsanforderung ZBV Barverkauf allgemein ZBV1 Barverkauf AHS (Allgemeiner Hochschulsport) ZBV2 Barverkauf GH (Gstehuser) Organisationsdaten Verkaufsorganisation Vertriebsweg Sparte Verkaufsbro (JLU) (01) (Userspezifisch siehe Auflistung) (Userspezifisch siehe Auflistung)

Nach Eingabe der Daten muss nur noch mit dem grnen Haken besttigt werden, um zur Eingabemaske fr den Auftrag zu gelangen.

Zur Auswahl Ihrer Sparte einfach in das Feld und anschlieend auf den Button daneben klicken, um die gesamten Sparten angezeigt zu bekommen. Nachdem die Sparte ausgewhlt ist, werden nur noch die dazugehrigen Verkaufsbros zur Auswahl angezeigt (siehe nchste Seite).

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bei der Verkaufsorganisation nur JLU auswhlen, da die anderen beiden nicht aktiv sind

als Vertriebsweg ist nur '01' angelegt, der auch mit der Verkaufsorganisation 'JLU' verknpft ist

nachfolgend die derzeit angelegten Sparten zur bersicht

als Beispiel die Auswahl der Verkaufsbro fr die Sparte 25

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C.1 Lastschriftsanforderung/Lieferschein
C.1.1 Lastschriftsanforderung Anlegen
Pfad: SAP Men Logistik Vertrieb Verkauf Auftrag Anlegen (siehe Punkt C)

fr Lastschriftsanforderung bei Auftragsart 'L2' eintragen und den grnen Haken zur Besttigung klicken

Die nachfolgende Auftragsmaske dient der Eingabe der zu fakturierenden Materialien und bei Bedarf auch zum vorherigen Ausdruck als Lieferschein, z.B. bei spterer Sammelfaktura (siehe Punkt D.1). Bei vorheriger Pflege der Stammdaten fr Debitor, Material und Konditionen sind in der Auftragsmaske noch folgende Daten einzugeben: Debitorennummer Materialnummer Zielmenge (zu fakturierende Menge) CO-Auftragsnummer Der Nettowert kann durch einen Doppelklick auf den Betrag in der sich dann ffnenden Maske fr Konditionen noch gendert werden.

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Ebenso kann bei Bedarf die Materialbezeichnung, Zahlungsbedingung und Incoterms im Auftrag abgendert werden. Wenn vorhanden, kann Bestellnummer und -datum im Auftrag eingeben werden. Die Spalten Mengeneinheit (ME), Sparte, Werk und Kontierungsgruppe Material werden nur noch mal zur Information aus den Stammdaten des Materials angezeigt. Eine nderung ist nur in den Stammdaten mglich. Die Bedeutung von Gesamtstatus und Bezeichnung: Gesamtstatus/offen Bezeichnung/vollstndig der Auftrag ist noch nicht fakturiert es sind alle notwendigen Daten im Auftrag enthalten und knnen gespeichert werden

Whrend der Eingabe fragt SAP nach der Richtigkeit des Fakturadatums, dieser Hinweis kann durch Drcken der Enter-/Eingabetaste bergangen werden. Wenn alle Daten eingegeben sind, ist zum Speichern nur noch auf das Diskettensymbol zu klicken.

Nach dem Speichern erscheint in der Statusleiste am unteren Bildrand die Meldung 'Lastschriftsanforderung (Nummer) wurde gesichert'.

die Eingabe der Incoterms ist nur bei Ausdruck des Lieferscheins als zustzliche Info notwendig bzw. mglich es ist keine Pflichteingabe und muss daher auch nicht zwingend ausgefllt werden

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C.1.2 Lastschriftsanforderung/Lieferschein ausdrucken


Es besteht die Mglichkeit die im Punkt C.1.1 angelegte Lastschriftsanforderung vorab als Lieferschein auszudrucken, um diesen z.B. mit der Ware zu versenden. Pfad: SAP Men Logistik Vertrieb Verkauf Auftrag ndern/Transaktion VA02 (siehe Punkt B) oder direkt ber das Men 'Verkaufsbeleg ndern' aus der Einstiegsmaske von 'Auftrag Anlegen'

In der Einstiegsmaske von 'Auftrag ndern' geben Sie die Auftragsnummer ein (wenn die Funktion direkt nach dem 'Auftrag Anlegen' gewhlt wird, ist die letzte Nummer bereits eingetragen) und whlen anschlieend im Men 'Verkaufsbeleg Ausgeben'.

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In der nachfolgenden Maske zum Ausdrucken markieren Sie die Zeile durch Klicken auf den Button am linken Rand und anschlieend auf den Button Druckoptionen.

Bei den Druckoptionen setzen Sie noch den Haken bei 'Sofort ausgeben', whlen die Anzahl der gewnschten Ausdrucke im Feld 'Anzahl Nachrichten' und klicken danach auf den Button 'Ausfhren'. Der Eintrag 'Windows Default Drucker' sorgt dafr, dass der Ausdruck an Ihrem Arbeitsplatzdrucker ausgedruckt wird. Die Bezeichnungen im Feld 'Spool-Auftragsname' und 'Suffix2' dienen der bersichtlichkeit der Spoolauftrge in der Ausgabesteuerung (siehe Punkt G). Nachdem Sie Druckoptionen eingestellt haben, mssen Sie fr den endgltigen Ausdruck noch auf das Druckersymbol klicken.

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C.2 Gutschriftsanforderung Anlegen


Pfad: SAP Men Logistik Vertrieb Verkauf Auftrag Anlegen (siehe Punkt C)

fr Gutschriftsanforderung bei Auftragsart 'G2' eintragen und den Button 'Anlegen mit Bezug' klicken

In der Karteikarte 'Faktura' nun die Fakturanummer eingeben fr die eine Gutschrift erstellt werden soll und anschlieend den Button 'bernehmen' klicken.

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Die nachfolgende Auftragsmaske dient der Eingabe der Gutschriftsdaten fr die vollstndige oder teilweise Gutschrift einer zuvor erstellten Faktura. Durch den Bezug auf eine vorherige Faktura werden die identischen Positionen auch in der Gutschriftsanforderung angelegt. Zur vollstndigen Gutschrift der vorherigen Faktura reicht es aus, zum Speichern auf das Symbol der Diskette zu klicken, ansonsten knnen die Daten fr eine teilweise Gutschrift auch noch abgendert werden. Der Nettowert kann durch einen Doppelklick auf den Betrag in der sich dann ffnenden Maske fr Konditionen noch gendert werden. Ebenso kann bei Bedarf auch die Zielmenge im Auftrag abgendert werden, um nur eine bestimmte Menge der fakturierten Materialien gutzuschreiben. Die Bedeutung von Gesamtstatus und Bezeichnung: Gesamtstatus/offen Bezeichnung/vollstndig der Auftrag ist noch nicht fakturiert es sind alle notwendigen Daten im Auftrag enthalten und knnen gespeichert werden

Whrend der Eingabe fragt SAP nach der Richtigkeit des Fakturadatums. Dieser Hinweis kann durch Drcken der Return-/Eingabetaste bergangen werden. Wenn alle Daten eingegeben sind, ist zum Speichern nur noch auf das Diskettensymbol zu klicken.

Nach dem Speichern erscheint in der Statusleiste am unteren Bildrand die Meldung 'Gutschriftsanforderung (Nummer) wurde gesichert'.

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C.3 Barverkauf Anlegen


Pfad: SAP Men Logistik Vertrieb Verkauf Auftrag Anlegen (siehe Punkt C) fr Barverkauf bei Auftragsart 'ZBV' eintragen und den grnen Haken zur Besttigung klicken

Die nachfolgende Auftragsmaske dient der Eingabe der zu fakturierenden Materialien fr den Barverkauf. Bei vorheriger Pflege der Stammdaten fr Debitor, Material und Konditionen sind in der Auftragsmaske noch folgende Daten einzugeben: Debitorennummer Materialnummer Zielmenge (zu fakturierende Menge) CO-Auftragsnummer Der Nettowert kann durch einen Doppelklick auf den Betrag in der sich dann ffnenden Maske fr Konditionen noch gendert werden. Ebenso kann bei Bedarf die Materialbezeichnung im Auftrag abgendert werden. Die Spalten Mengeneinheit (ME) und Kontierungsgruppe Material werden lediglich zur Information aus den Stammdaten des Materials angezeigt. Eine nderung ist nur in den Stammdaten mglich. Die Bedeutung von Gesamtstatus und Bezeichnung: Gesamtstatus/offen Bezeichnung/vollstndig der Auftrag ist noch nicht fakturiert es sind alle notwendigen Daten im Auftrag enthalten und knnen gespeichert werden

Whrend der Eingabe fragt SAP nach der Richtigkeit des Fakturadatums. Dieser Hinweis kann durch Drcken der Return-/Eingabetaste bergangen werden.

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Wenn alle Daten eingegeben sind, ist zum Speichern nur noch auf das Diskettensymbol zu klicken.

Nach dem Speichern erscheint in der Statusleiste am unteren Bildrand die Meldung 'Barverkauf allgemein (Nummer) wurde gesichert'.

D Auftrag ndern / Lschen


Pfad: SAP Men Logistik Vertrieb Verkauf Auftrag ndern/Transaktion VA02

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Das ndern von Auftrgen, z.B. eine Position hinzufgen oder Menge ndern, sollte nur bei noch nicht fakturierten Auftrgen vorgenommen werden (Gesamtstatus: offen). Beim Lschen von Auftrgen, wenn die Bestellung z.B. storniert wurde, mu eine evtl. schon erzeugte Faktura vorher storniert werden, da ansonsten SAP den Vorgang mit Hinweis auf die Folgebelege abbricht. In der Einstiegsmaske die Nummer des Auftrags eingeben, der gendert oder gelscht werden soll und anschlieend den grnen Haken zum Besttigen klicken.

Im Auftrag knnen Sie nun die einzelnen Materialpositionen ndern, neue hinzufgen (siehe Punkt C.1.1) oder den gesamten Auftrag endgltig lschen. Zum Lschen des Auftrags whlen Sie im Men Verkaufsbeleg den Punkt Lschen.

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Bevor SAP den Auftrag endgltig lscht werden Sie nochmal um eine Besttigung gebeten, bei der Sie mit Ja besttigen oder gegebenfalls mit Nein bzw. Abbrechen den Vorgang abbrechen knnen.

Nach dem Lschen erhalten Sie in der Statuszeile die Mitteilung, das der Auftrag mit Ihrer Nummer gelscht wurde. Er ist jetzt auch nicht mehr im System aufrufbar.

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E Faktura Anlegen
Zum 'Faktura Anlegen' gibt es drei verschiedene Pfade, um die Transaktion auszuwhlen, die aber alle zur gleichen Eingabemaske fhren. Wenn Sie nach jedem angelegten Auftrag direkt diesen fakturieren mchten, ist es am einfachsten, in der Auftragsmaske im Men 'Verkaufsbeleg' die Funktion 'Fakturieren' auszuwhlen.
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Nachfolgend die beiden anderen Pfade zur Fakturierung: Pfad 2: SAP Men Logistik Vertrieb Verkauf Auftrag Folgefunktionen Faktura Pfad 3: SAP Men Logistik Vertrieb Fakturierung Faktura Anlegen
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E.1 Einzel- und Sammelfaktura


Nach dem Ausfhren der Transaktion 'VF01' fr 'Faktura Anlegen' gelangen Sie auf nachfolgende Eingabemaske zur Fakturierung. Durch die Integration des Moduls SD (Sales and Distribution) fr Faktura werden nach dem Speichern der Faktura automatisch die Daten in den folgenden Modulen verbucht (siehe Punkt E.2/E.3/E.4): FI (Finanzwesen) CO (Controlling) FM (Haushaltsmanagement) (1) Wenn der angelegte Auftrag direkt fakturiert wird, ist die Belegnummer des Auftrags in der Spalte 'Beleg' bereits enthalten und es ist zum Speichern nur noch ein Klicken auf das Diskettensymbol notwendig. (2) Falls die Auftragsnummer nicht bekannt ist oder eine Sammelfaktura (2 oder mehr Auftrge in einer Faktura) erstellt werden soll, ist hier der Button 'Bearbeiten Fakturavorrat' auszuwhlen.

Nach dem Speichern erscheint in der Statusleiste am unteren Bildrand die Meldung 'Gutschriftsanforderung (Nummer) wurde gesichert'.

Die Fakturabelege werden immer automatisch ausgedruckt und mssen nicht wie bei dem Auftrag manuell fr den Ausdruck angewiesen werden.

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Fr die Selektion der Belege ist es wichtig, so viele Daten wie mglich zur Eingrenzung einzugeben. Auf jeden Fall sollen aber folgende Felder immer gefllt werden, da ansonsten keine Selektion stattfinden kann: Fakturaart Verkaufsorganisation Vertriebsweg Sparte Auftragsbezogene Belege (L2) (JLU) (01) (je nach User) (Haken setzen)

Falls die meisten Fakturen ber einen dem Verkaufsbro zugeordneten CPD-Debitor erfolgen, ist es sinnvoll diesen im Feld 'Auftraggeber' fr die Selektion anzugeben. Nach Eingabe der Selektionsdaten ist der Button 'Fakturavorrat anzeigen' anzuklicken, um die selektierten Belege anzusehen.

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Bei dem Fakturavorrat werden alle der Selektionskriterien entsprechenden Belege angezeigt und knnen nun durch Markieren der Zeile (klicken auf Button am linken Rand) ausgewhlt werden. (1) Fr eine Einzelfaktura (pro Auftrag eine Faktura) markieren entsprechende Zeile und klicken Sie auf den Button 'Einzelfaktura'. Sie die

(2) Bei einer Sammelfaktura (mehrere Auftrge pro Faktura) markieren Sie wieder die entsprechenden Zeilen und klicken auf den Button 'Sammelfaktura'. Wichtig ist hierbei, dass Sie nur Auftrge mit dem gleichen Debitor auswhlen, da ansonsten keine Sammelfaktura erstellt werden kann und automatisch Einzelfakturen ausgegeben werden.

E.2 Anzeige der Folgebelege zur Faktura -L2- (zu Punkt C.1.1)
Pfad: SAP Men Logistik Vertrieb Fakturierung Faktura ndern (siehe Punkt E) Zur Anzeige der Folgebelege der Faktura geben Sie die Fakturanummer im Feld 'Faktura' ein und klicken auf den Button 'Rechnungswesen'.

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Die bersicht der Rechnungswesenbelege zeigt alle automatisch erzeugten Belege im System, die durch Markieren und Besttigen mit dem grnen Haken zur Ansicht ausgewhlt werden knnen.

E.2.1 Anzeige FI-Beleg

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E.2.2 Anzeige Profit Center-Beleg

E.2.3 Anzeige Controlling-Beleg (CO-Auftrag)

E.2.4 Anzeige FM-Beleg (Haushaltsmanagement)

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E.3 Anzeige der Folgebelege zur Gutschrift -G2- (zu Punkt C.2) Pfad: SAP Men Logistik Vertrieb Fakturierung Faktura ndern (siehe Punkt E) Zur Anzeige der Folgebelege der Faktura geben Sie die Fakturanummer im Feld 'Faktura' ein und klicken Sie auf den Button 'Rechnungswesen'.

Die bersicht der Rechnungswesenbelege zeigt alle automatisch erzeugten Belege im System, die durch Markieren und Besttigen mit dem grnen Haken zur Ansicht ausgewhlt werden knnen.

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E.3.1 Anzeige FI-Beleg

E.3.2 Anzeige Profit Center-Beleg

E.3.3 Anzeige Controlling-Beleg (CO-Auftrag)

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E.3.4 Anzeige FM-Beleg (Haushaltsmanagement)

E.4 Anzeige der Folgebelege zum Barverkauf -ZBV- (zu Punkt C.3)
Pfad: SAP Men Logistik Vertrieb Fakturierung Faktura ndern (siehe Punkt E) Zur Anzeige der Folgebelege der Faktura geben Sie die Fakturanummer im Feld 'Faktura' ein und klicken Sie auf den Button 'Rechnungswesen'.

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Die bersicht der Rechnungswesenbelege zeigt alle automatisch erzeugten Belege im System, die durch Markieren und Besttigen mit dem grnen Haken zur Ansicht ausgewhlt werden knnen.

E.4.1 Anzeige FI-Beleg

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E.4.2 Anzeige Profit Center-Beleg

E.4.3 Anzeige Controlling-Beleg (CO-Auftrag)

E.4.4 Anzeige FM-Beleg (Haushaltsmanagement)

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E.5 Zustzliche Infomglichkeiten zu den Fakturen


Auer der 'Folgebelege' zu den Fakturabelegen besteht noch die Mglichkeit der Ansicht der Debitoren-Einzelposten (Punkt E.5.1) und des Kontoauszugs 2 (Punkt E.5.2).

E.5.1 Anzeige Debitoren-Einzelposten


Pfad: SAP Men Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Konto Posten anzeigen

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In der Selektionsmaske fr die Debitoren Einzelpostenliste wird das Debitorenkonto (Debitorennummer) und der Buchungskreis (JLU) eingetragen. Setzen Sie auerdem noch den Radiobutton fr den Status der Posten mit Datum oder Zeitraum: Offene Posten Ausgeglichene Posten Alle Posten Abschlieend auf den Button zum 'Ausfhren' in der Anwendungsfunktionsleiste klicken.

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Die nachfolgende Debitoren Einzelpostenliste zeigt die offenen Posten der in Punkt E.2 und E.3 fakturierten Rechnung und Gutschrift sowie deren Aufrechnung in der Summe. FI-Belegarten fr SD-Belege: F1 F2 F3 Rechnung Gutschrift Storno

In der Spalte 'Belegnr.' steht die FI-Belegnummer und in der Spalte 'Referenz' die SD-Fakturanummer.

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E.5.2 Anzeige Kontoauszug 2


Transaktion: ZK2 Zum Aufruf des Kontoauszugs 2 sind folgende Selektionskriterien einzugeben: Landeshaushalt (CO) Buchungskreis Anzeigewhrung Projekt Auswertungszeitraum Anzeigezeitraum (Radiobutton setzen) (JLU) (EUR) (CO-Auftrag) (Zeitraum einschrnken) (Zeitraum einschrnken)

Abschlieend auf den Button zum 'Ausfhren' in der Anwendungsfunktionsleiste klicken.

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Auswertungszeitraum: 07/2002

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Bei dem Barverkauf wird im Unterschied zu Rechnungen und Gutschriften kein Debitorenkonto bebucht (siehe Punkt E.4.1), sondern direkt das BarverkaufsKassenkonto (siehe Spalte Lieferant/Kunde).
Auswertungszeitraum: 11/2002

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F Faktura Stornieren
Pfad: SAP Men Logistik Vertrieb Fakturierung Faktura Stornieren

nach dem Ausfhren der Transaktion 'VF11' fr 'Faktura Stornieren' gelangen Sie auf nachfolgende Eingabemaske zur Stornierung

In der Spalte 'Belegnummer' ist hier die Belegnummer des zu stornierenden Fakturabelegs einzugeben und anschlieend zum Speichern auf das Diskettensymbol zu klicken. Wichtig: Zu beachten ist hierbei, dass nur der Fakturabeleg und nicht der Auftrag storniert wird. Im Auftrag steht nach Stornierung der Faktura als Gesamtstatus wieder 'offen'.

Nach dem Speichern erscheint in der Statusleiste am unteren Bildrand die Meldung 'Beleg (Nummer) gesichert'.

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F.1 Anzeige der Folgebelege zur Faktura -Storno- (zu Punkt E.3/F)
Pfad: SAP Men Logistik Vertrieb Fakturierung Faktura ndern (siehe Punkt E) Zur Anzeige der Folgebelege des Stornos geben Sie die Belegnummer im Feld 'Faktura' ein und klicken auf den Button 'Rechnungswesen'.

als Beispiel wurde hier die im Punkt C.2/E.3 angelegte Gutschrift storniert

Die bersicht der Rechnungswesenbelege zeigt alle automatisch erzeugten Belege im System, die durch Markieren und Besttigen mit dem grnen Haken zur Ansicht ausgewhlt werden knnen.

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F.1.1 Anzeige FI-Beleg

F.1.2 Anzeige Profit Center-Beleg

F.1.3 Anzeige Controlling-Beleg (CO-Auftrag)

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F.1.4 Anzeige FM-Beleg (Haushaltsmanagement)

F.1.5 Anzeige Debitoren-Einzelpostenliste


In der 'Debitoren Einzelpostenliste' erkennt man, dass die vorherige Gutschrift und der Storno dazu nicht mehr als offene Posten gefhrt werden und eine Ausgleichsbelegnummer erhalten haben (vergleiche Punkt E.5.1).

F.1.6 Anzeige Kontoauszug 2


Wie auch in der 'Debitoren Einzelpostenliste' wurde im Kontoauszug die Gutschrift mit dem Storno verrechnet und in der Summe wieder 5.000,- Euro als Umsatzerlse ausgewiesen (vergleiche Punkt E.5.2).

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G Erneuter Ausdruck bereits gedruckter Belege (Spoolauftrge)


Wenn ein bereits ausgedruckter Beleg (Auftrag oder Faktura) nochmals ausgedruckt werden soll, gibt es dafr zwei verschiedene Vorgehensweisen: Zum einen knnen Sie sinngem wie im Punkt C.1.2 vorgehen, nur dass bei Fakturen die Transaktion 'VF02' anstatt wie bei den Auftrgen die Transaktion 'VA02' ausgewhlt wird. Zum anderen besteht die Mglichkeit der nachfolgenden Variante ber das Men 'System Eigene Spoolauftrge', wobei diese Variante berall ausfhrbar ist.

In der Ausgabesteuerung sind alle bisher ausgedruckten Belege aufgefhrt und knnen durch Setzen des Hakens vor der Zeile und anschlieendem Klicken auf das Druckersymbol ausgewhlt werden. Von den beiden Druckersymbolen ist das rechte Symbol auszuwhlen, um die Druckoptionen noch mal anpassen zu knnen.

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Die Druckoptionen knnen in nachfolgender Maske bei Bedarf noch gendert werden. Im Feld 'Frontend-Drucker' kann z.B. ein anderer auf Ihrem PC eingerichteter Drucker ausgewhlt sowie im Feld 'Exemplare' die Anzahl der noch bentigten Ausdrucke eingestellt werden. Zum endgltigen Ausdruck der Belege abschlieend auf das Drucksymbol klicken.

Die folgende Infomeldung von SAP kann durch Klicken auf den grnen Haken besttigt werden.

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Nach Besttigung des vorherigen Druckauftrags ffnet sich zur Info fr den Druckauftrag ein neues Fenster. Hier sind keine Eingaben mehr notwendig, es dient lediglich zur Info fr den User. Vorab ist zu sehen, welchen Drucker SAP verwendet und wie viele Seiten letztendlich zum Ausdruck vorbereitet werden.

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