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Invoice Capture Center

Benutzerhandbuch

Invoice Capture Center


Benutzerhandbuch
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Eigentmer. Alle Rechte vorbehalten.

Inhalt
Einleitung

Dokumente berprfen

berblick ................................................................................................................................... 2
Felder ......................................................................................................................................... 3
berprfung starten ................................................................................................................... 3
Anwendung ffnen .................................................................................................................... 4
Dokumente ffnen ..................................................................................................................... 4
Feldmodus ................................................................................................................................. 5
Tabellenmodus ........................................................................................................................... 6
Kreditorensuche ......................................................................................................................... 7
Rechnungen zum Training Markieren ....................................................................................... 7
Beenden ..................................................................................................................................... 8
Ablehnen eines Dokuments ....................................................................................................... 8
Dokumente mit der Maus korrigieren ........................................................................................ 9
Daten durch einfaches Anklicken erfassen .................................................................. 9
Angrenzende Wrter mit der Maus erfassen ............................................................. 10
Textblock mit der Maus erfassen ............................................................................... 11
Beliebige Wrter mit der Maus erfassen ................................................................... 11
Daten mit der Tastatur erfassen ............................................................................................... 12
Mit Tabellenfeldern arbeiten ................................................................................................... 12
Tabellenzeilen hinzufgen ......................................................................................... 12
Tabellenzeilen lschen .............................................................................................. 13
Layout des berprfungsfensters ndern ................................................................................ 14
Felder ber dem Dokument anzeigen ........................................................................ 14
Felder in mehreren Spalten anordnen ........................................................................ 14
Feldnamen vor oder ber den Feldern anzeigen ........................................................ 14
In den Tabellenmodus wechseln................................................................................ 15
Sprache der Benutzeroberflche ndern .................................................................................. 15
Dokumentdarstellung steuern .................................................................................................. 15
Dokument vergrern oder verkleinern..................................................................... 15
Dokument drehen ...................................................................................................... 15
Dokument der Gre der Dokumentansicht anpassen ............................................... 15
ndern der Farben fr Feldgruppen ........................................................................................ 16
Tastaturbefehle ........................................................................................................................ 17
Feldspezifikationen .................................................................................................................. 21
Felder fr Daten im Rechnungskopf.......................................................................... 21
Felder fr Daten in Rechnungsposten........................................................................ 23

Index

Invoice Capture Center Benutzerhandbuch

25

Inhalt iii

Einleitung

Invoice Capture Center ergnzt OpenText Vendor Invoice Management um die automatische Extrahierung und die
manuelle berprfung von Rechnungsdaten.
Invoice Capture Center umfasst einen Erkennungscluster und mehrere Validation Clients. Der Erkennungscluster
besteht aus einem Server und optional aus zustzlichen Erkennungsknoten. Der Erkennungscluster erhlt
Erkennungsauftrge von SAP, ruft die Bilder der entsprechenden Rechnungen aus dem Archiv ab, extrahiert die
Daten und sendet die Ergebnisse zurck an SAP.
Entsprechend der Konfiguration von Vendor Invoice Management stehen dann alle oder nur ausgewhlte
Rechnungen zur berprfung auf einem der Validation Clients zur Verfgung:

Nach der Installation wird Invoice Capture Center durch das Erstellen und Konfigurieren von Anwendungen an die
Anforderungen in Ihrem Unternehmen angepasst. Eine Anwendung verarbeitet Rechnungen eines bestimmten
Empfngerlands mit festgelegten Parametern, z. B. Archivdokumentarten. In vielen Fllen sind mehrere
Anwendungen fr unterschiedliche Rechnungsarten erforderlich. Nachdem die Anwendungen entwickelt und
getestet wurden, werden sie in das SAP Produktivsystem bertragen und sind fr die Validation Clients verfgbar.
Nach dem Starten eines Validation Clients mssen Sie sich zuerst bei SAP anmelden. Nach der erfolgreichen
Anmeldung berprft der Validation Client, ob neue Anwendungen oder neue Versionen von bereits vorhandenen
Anwendungen verfgbar sind. Bei Bedarf werden diese dann heruntergeladen.
Sie mssen dann eine passende Anwendung mit Archivdokumentarten ffnen, zu deren Bearbeitung Sie berechtigt
sind. Von Ihrem Systemadministrator erfahren Sie, welche Anwendungen Sie verwenden drfen. Wenn Sie eine
Anwendung ohne entsprechende Berechtigung ffnen, werden dem Validation Client keine Rechnungen zur
Korrektur bermittelt.
Wenn fr Sie keine Rechnungen verfgbar sind, wird im Programmfenster angezeigt, dass das Programm auf Daten
wartet. Wenn Sie fr mehr als eine Anwendung berechtigt sind, knnen Sie in diesem Fall zu einer anderen
Anwendung wechseln.

Invoice Capture Center Benutzerhandbuch

Einleitung 1

Dokumente berprfen

berblick
Mit Invoice Capture Center knnen Erkennungsergebnisse einfach berprft und korrigiert werden:

Mit diesem Fenster knnen Sie bequem und schnell Bilddaten berprfen und erfassen. Das unten beschriebene
Fensterlayout ist das Standardlayout. Die Anordnung und berschriften der Felder knnen entsprechend den
individuellen Anforderungen gendert werden. Die verfgbaren Felder sind auerdem von den Lndereinstellungen
der aktuellen Anwendung abhngig. In dem oben abgebildeten Beispiel wurde eine Anwendung fr Rechnungen aus
Deutschland geffnet. Daher sind die folgenden Beschreibungen eher allgemein gehalten.

2 Dokumente berprfen

Invoice Capture Center Benutzerhandbuch

Felder
Der Validation Client von Invoice Capture Center ermglicht die berprfung, Korrektur oder Eingabe von
Feldwerten. In der Feldansicht wird eine Liste alle Felder angezeigt, die fr das Empfngerland der aktuellen
Anwendung verfgbar sind, sowie mglicherweise zustzliche Felder, die bei der Anpassung hinzugefgt wurden.
Einige der Felder sind optional. Bei einem optionalen Feld wird von Invoice Capture Center nicht berprft, ob ein
Wert eingegeben wurde. Daher kann es leer bleiben, z. B. wenn das entsprechende Feld nicht auf der aktuellen
Rechnung enthalten ist.
Bei anderen Feldern ist ein Eintrag obligatorisch. Fr obligatorische Felder wird ein Fehler (ein gelbes Symbol mit
einem Ausrufezeichen) angezeigt, wenn noch kein Wert erfasst wurde.
Bei einigen Feldern (z. B. bei Datums- und Betragsfeldern) wird das Format des Eintrags berprft. Enthlt eines
dieser Felder einen ungltigen Wert, wird ein Fehler angezeigt.
Wenn Sie eine Rechnung mit einem oder mehreren Fehlern senden mchten, werden Sie zur Besttigung der
bermittlung aufgefordert.

berprfung starten
Zum Starten der berprfung klicken Sie in der Invoice Capture Center-Programmgruppe des Startmens auf
Validation, oder doppelklicken Sie auf dem Desktop auf die Verknpfung ICC Validation.
Das Dialogfeld SAP-Anmeldung wird angezeigt. Wenn Sie bereits berprfungen durchgefhrt haben, werden
die Anmeldedaten der letzten Sitzung angezeigt:

Whlen Sie aus der Dropdown-Liste System ein System aus, und geben Sie den Benutzernamen und das
Kennwort ein.
Das Feld Sprache ist fr diese Version nicht relevant, d.h. es muss keinen Wert enthalten.
Klicken Sie auf die Schaltflche Anmeldung prfen, wenn Sie prfen mchten, ob die Anmeldedaten fr das
angegebene SAP-System gltig sind.
Hinweis: Wenn die Dropdown-Liste System leer ist, wurde das System nicht vollstndig konfiguriert.
Informieren Sie in diesem Fall Ihren Systemadministrator.
Sobald die Anmeldung erfolgreich ausgefhrt wurde, werden die verfgbaren Anwendungen vom SAP-System
importiert. Bis zum Abschluss des Importvorgangs wird ein Fortschrittsbalken angezeigt.

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Dokumente berprfen 3

Anwendung ffnen
Wenn Sie sich gerade erst angemeldet haben, werden keine Daten im berprfungsfenster angezeigt. Sie mssen
zuerst eine Anwendung ffnen, bevor Sie Dokumente bearbeiten knnen.

Klicken Sie in der linken oberen Ecke des Programmfensters auf die Schaltflche Invoice Capture
Center.

Whlen Sie Anwendung ffnen, um eine Liste mit allen verfgbaren Anwendungen anzuzeigen. Bei
jeder Anwendung wird die Anzahl der Dokumente, die auf Korrektur warten, angezeigt.

Klicken Sie auf die gewnschte Anwendung.

Dokumente ffnen
Zum ffnen eines Dokuments klicken Sie auf der Registerkarte Anwendung in der Gruppe Validation auf
ffnen. Hinter dem Kommandonamen wird in Klammern eingeschlossen die Anzahl der Dokumente angezeigt,
die auf Korrektur warten.
Wenn Sie gerade die berprfung eines Dokuments abgeschlossen haben, knnen Sie stattdessen auch auf
Senden+ffnen klicken. Hierdurch wird das aktuelle Dokument gesendet und das nchste Dokument geffnet.
Whrend das Dokument zur berprfung von SAP heruntergeladen wird, wird im Programmfenster Warten auf
Daten angezeigt.
Wenn keine Daten verfgbar sind, sollten Sie das Programm beenden oder zu einer anderen Anwendung wechseln.
In diesem Fall klicken Sie im Programmfenster auf Anhalten. Klicken Sie danach in der linken oberen Ecke des
Programmfensters auf die Schaltflche Invoice Capture Center, und klicken Sie dann auf Anwendung
schlieen. Danach knnen Sie das Programm beenden oder eine andere Anwendung ffnen.
Sobald ein Dokument von SAP abgerufen wurde, wird es im Feldmodus-Layout angezeigt.

4 Dokumente berprfen

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Feldmodus
Wenn Sie ein Dokument ffnen, werden die Felder und das Dokumentbild im Feldmodus-Layout angezeigt:

Im Beispiel oben ist das Standardlayout abgebildet:

Die Ansicht Felder wird auf der linken Seite angezeigt und ordnet die Felder in einer Spalte an.

Die Ansicht Bild, in der die aktuelle Seite des Dokuments zu sehen ist, wird in der Mitte angezeigt.

Am rechten Rand werden Miniaturansichten von allen Dokumentseiten angezeigt.

In der Gruppe Ansicht der Registerkarte Anwendung knnen Sie das Layout ndern. Sie knnen z.B. die
Felder in einer anderen Spaltenanzahl anordnen oder die Felder ber dem Dokumentbild anzeigen.
Alle Felder werden immer mit einer Hintergrundfarbe markiert:

Grn: Die Daten sind korrekt und bentigen keine nderung, oder das Feld ist optional.

Rot: Die Daten sind nicht korrekt und mssen gendert werden. Am unteren Rand der Ansicht Felder
wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Felder, in denen eine Korrektur erforderlich ist, werden mit einem gelben Symbol und einem Ausrufezeichen
gekennzeichnet. Bevor Sie das Dokument senden knnen, mssen Sie alle diese Felder korrigieren.
Die Kreditorennummer wird bestimmt, indem Daten, die auf der Rechnung gefunden wurden, in einer Datenbank
gesucht werden. Dabei werden in manchen Fllen mehrere passende Datenstze gefunden. Ein grnes Pluszeichen
( ) vor dem Feld zeigt an, dass alternative Ergebnisse vorliegen. In diesem Fall knnen Sie mit einem Klick auf das
Pfeilsymbol am Feldwert eine Liste ffnen, die die Kreditorennummer und die zugehrigen Daten, z. B.
Adressangaben der Kreditoren, zu allen Ergebnissen anzeigt. Klicken Sie auf die Zeile, die zu der Rechnung passt.
Das Feld Buchungskreis, das nur angezeigt wird, wenn die Anwendung mit automatischer Erkennung des
Buchungskreises arbeitet, kann ebenfalls auf die gleiche Weise anzeigen, das alternative Ergebnisse vorliegen.
Jedes Datenfeld ist einer von sieben Feldgruppen zugeordnet. Es gibt eine Kreditorgruppe, sowie je eine Gruppe zu
Zahlungsempfnger und Lieferadresse. Alle Felder zu Betrgen und Steuerstzen sind einer Betragsgruppe
zugeordnet, alle verbleibenden Kopffelder einer Standardgruppe und alle Felder der Positionstabelle einer
Tabellengruppe.
Wenn in der Feldliste ein nicht leeres Feld ausgewhlt ist, wird der zugehrige Feldwert auf dem Dokument
standardmig in hellgrner Farbe markiert, wenn der Feldstatus OK ist, sonst in hellroter Farbe. Ist eine
Tabellenzeile ausgewhlt, wird sie in hellgelber Farbe markiert.

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Dokumente berprfen 5

Die Werte der anderen nicht leeren Felder der zugehrigen Feldgruppe werden zustzlich in einer
gruppenspezifischen Farbe hervorgehoben. Wenn Sie z.B. ein Betragsfeld auswhlen, werden Werte aller Felder der
Betragsgruppe in der fr diese Gruppe eingestellten Farbe hervorgehoben. Dies ermglicht Ihnen einen schnellen
berblick ber alle Feldwerte einer Gruppe und erleichtert es zu prfen, ob alle Felder an der richtigen Position
erfasst wurden.
Die fr die einzelnen Gruppen sowie fr selektierte Felder verwendete Farbe knnen Sie ber das Dialogfenster
ICC-Optionen einstellen.
Wenn Sie auf Senden oder auf Senden+ffnen klicken, obwohl noch immer fehlerhafte Felder mit einem
gelben Symbol und Ausrufezeichen angezeigt werden, fordert Sie der Validation Client zur Besttigung des
Vorgangs auf.
In der Ansicht Bild wird die aktuelle Seite der Rechnung angezeigt. Mit der Zoom-Funktion knnen Bilddetails
genau und einfach berprft werden.
Zum Korrigieren von Positionen in Rechnungszeilen mssen Sie mit der Funktionstaste F8 in den Tabellenmodus
wechseln.

Tabellenmodus
Zum Korrigieren von Positionen in Rechnungszeilen mssen Sie mit der Funktionstaste F8 in den Tabellenmodus
wechseln. In diesem Modus wird das Tabellenfeld mit den darin enthaltenen Zeilen und Spalten ber der
Dokumentseite angezeigt:

Sie knnen hier auf die gleiche Weise Daten erfassen und durch die Tabellenzellen navigieren wie auch im
Feldmodus.
Zum Einfgen einer Tabellenzeile ber oder unter einer bestimmten Zeile klicken Sie auf das grne Pluszeichen vor
der jeweiligen Zeile. Sie knnen auch eine Zeile auswhlen und dann mit Strg+N oder Strg+M eine Zeile ber
oder unter der ausgewhlten Zeile einfgen. Eine weitere Methode ist das Verwenden der Schaltflchen auf der
Registerkarte Anwendung in der Gruppe Rechnungspositionen.

6 Dokumente berprfen

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Kreditorensuche
Um den Lieferanten einer Rechnung zu ermitteln, klicken Sie auf Kreditoren in der Gruppe Validation. Das
Dialogfenster Kreditorensuche erscheint und zeigt eine Liste aller Lieferanten die zu dem der Rechnung
zugeordneten Buchungskreis in SAP verfgbar sind.
Whlen Sie die richtige Zeile aus und klicken Sie OK, oder fhren Sie einen Doppelklick auf diese Zeile aus.
Wenn die Liste lang ist, knnen Sie Filter verwenden. Um einen Filter zu definieren, geben Sie Text zu einer Spalte
in der Filterzeile ein, die direkt unter der Kopfzeile der Liste angezeigt wird, und klicken dann auf Suche. Dabei
knnen Sie ein Fragezeichen verwenden, wenn an der betreffenden Stelle ein beliebiges Zeichen stehen darf. Mit
einem Stern geben Sie an, dass an dieser Stelle beliebiger Text stehen darf. Wenn Sie zum Beispiel f* bei der
Spalte mit den Firmennamen eingeben und dann auf Suche klicken, werden alle Zeilen angezeigt, bei denen der
Firmenname mit dem Buchstaben F beginnt. Wenn Sie bei zwei Spalten einen Filter angeben, so werden nur die
Zeilen angezeigt, bei denen der Inhalt beider Spalten zu dem jeweiligen Filter passt. Ist die Unterscheidung zwischen
Gro- und Kleinschreibung wichtig, so markieren Sie die Option Gro-/Kleinschreibung beachten.
Wenn Sie gerade einen Filter verwendet haben und danach wieder die vollstndige Liste sehen mchten, so lschen
Sie alle Filter und klicken dann erneut auf Suche.
Um die bertragungszeit klein zu halten, werden standardmig nur die ersten 100 Zeilen bertragen, die zu den
verwendeten Filtern passen. Wenn Sie mehr Zeilen bentigen, so erhhen Sie den Wert bei der Option Maximale
Zeilenanzahl.
Ist die Lieferantenliste lang, so sollten Sie Filter verwenden, da dann nur die Zeilen bertragen werden, die zu den
Filtern passen. Wenn Sie den Firmennamen oder einen Teil des Straennamens gefolgt von einem Stern eingeben,
werden wahrscheinlich nur wenige Zeilen erscheinen, manchmal vielleicht nur eine einzige Zeile mit dem richtigen
Lieferanten.
Um die Breite einer Spalte zu ndern, verschieben Sie in der Kopfzeile die Begrenzungslinie am rechten oder linken
Rand der betreffenden Spalte mit der Maus.
Standardmig zeigt die Liste eine wenige Spalten insbesondere Spalten mit Adressangaben an, die Ihnen
ermglichen sollten, den richtigen Lieferanten zu ermitteln. Um andere Spalten anzuzeigen, klicken Sie mit der
rechten Maustaste auf die Kopfzeile der Liste und klicken Sie dann im erscheinenden Men auf den Namen der
Spalte, die hinzugefgt bzw. entfernt werden soll.
Um die Liste nach einer Spalte zu sortieren, klicken Sie in der Kopfzeile auf den Spaltennamen. Ein kleines
Pfeilsymbol zeigt dann an, dass die Liste jetzt nach dieser Spalte sortiert ist. Um zwischen auf- und absteigender
Sortierung umzuschalten, klicken Sie einfach erneut auf den Spaltennamen.

Rechnungen zum Training Markieren


Optional kann eine Anwendung sogenannte adaptive Methoden verwenden, um einige Feldwerte zu finden. Um
Feldwerte extrahieren zu knnen, bentigen die adaptiven Methoden geeignete Beispielrechnungen, die zuvor
trainiert wurden, und die Erkennungsqualitt kann durch regelmiges Training gesteigert werden.
Wenn adaptive Methoden verwendet werden, ist in der Gruppe Validation das Kommando Zum Training
markieren verfgbar. Wenn Sie auf dieses Kommando klicken, wird die Rechnung mit ihren
Erkennungsergebnisse in VIM gespeichert, wenn Sie auf Senden klicken, so dass diese Daten spter verwendet
werden knnen, um Training durchzufhren.
Fragen Sie in diesem Fall Ihren Administrator, in welchen Fllen Sie Zum Training markieren klicken sollten,
bevor Sie eine Rechnung absenden.

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Dokumente berprfen 7

Beenden
Wenn Sie ein Dokument vollstndig berprft haben und nun die Arbeit beenden mchten, klicken Sie zum
Abschlieen des Dokuments auf Senden. Es wird dann kein neues Dokument geffnet und Sie knnen die
Validation Beenden, indem Sie im Anwendungsmen auf Beenden klicken.
Wenn Sie die Arbeit sofort beenden mssen und das aktuelle Dokument nicht mehr weiter bearbeiten knnen,
klicken Sie auf Abbrechen in der Gruppe Validation. Das aktuelle Dokument wird dann geschlossen.
nderungen, die Sie bereits vorgenommen haben, werden verworfen und das Dokument ist anschlieend wieder zur
Korrektur bereit.

Ablehnen eines Dokuments


Wenn Sie feststellen, dass das aktuelle Dokument nicht verarbeitet werden kann, z. B. wenn die Bildqualitt so
schlecht ist, dass Sie die zu erfassenden Werte nicht lesen knnen, oder wenn versehentlich ein ungltiges Dokument
gescannt wurde, dass weder eine Rechnung noch eine Gutschrift ist, so klicken sie Ablehnen in der Gruppe
Validation.
Das Dialogfenster Ablehnungsgrund eingeben erscheint, in dem Sie das Problem beschreiben knnen.
ffnen Sie die Drop-Down-Liste Manahme erforderlich und klicken Sie dann auf den entsprechenden
Ablehnungsgrund:

Wenn das aktuelle Dokument gelscht werden muss, weil es sich nicht um eine Rechnung handelt, whlen
Sie Zum Lschen markieren.

Wenn die Bildqualitt so schlecht ist, dass sie die erforderlichen Daten nicht lesen knnen, whlen Sie Fr
Rescan markieren.

In allen anderen Fllen whlen Sie Ablehnen und geben Sie eine Beschreibung des Problems in das Feld
Ablehnungsgrund ein. Eine Drop-Down-Liste erlaubt es Ihnen, einen zuvor schon einmal eingegebenen
Text auszuwhlen.

Wenn Sie den Dialog mit OK schlieen, wird das Dokument zusammen mit einem Fehlercode und, wenn Sie
Ablehnen gewhlt haben, mit Ihrer Beschreibung bertragen, und der Administrator kann anschlieend auf den
Fehler reagieren.

8 Dokumente berprfen

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Dokumente mit der Maus korrigieren


Daten durch einfaches Anklicken erfassen
Mit Invoice Capture Center knnen Sie die patentierte Open Text-Technologie Single Click Entry (Eingabe durch
einfaches Anklicken) verwenden, um Daten uerst schnell und bequem mit der Maus zu erfassen. In den meisten
Fllen knnen Sie ein Datenfeld mit einem einzigen Mausklick erfassen.
Wenn Sie den Mauszeiger auf das Dokumentbild positionieren, wird eine Quickinfo mit dem Namen des aktuell
ausgewhlten Felds angezeigt:

Wenn das Feld bereits einen Wert enthlt, wird auch dieser aktuelle Wert angezeigt. Ist die Position des Wert
bekannt, wird dieser Bereich in einem hellen Orange markiert:

Sobald Sie den Mauszeiger ber den Text fhren, zeigt die Quickinfo das Erkennungsergebnis an, das nun erfasst
werden kann. Gleichzeitig wird der entsprechende Bereich des Dokuments in einem hellen Rot markiert:

Mit nur einem einzelnen Mausklick knnen Sie den ausgewhlten Text nun erfassen und dann zum nchsten
fehlerhaften Feld wechseln, z. B. zum nchsten Feld mit einem gelben Warnsymbol und einem Ausrufezeichen.
Wenn das aktuelle Feld bereits den korrekten Wert enthlt, whlen Sie in der Ansicht Felder ein anderes Feld aus,
indem Sie dieses anklicken. Achten Sie darauf, dass Sie in diesem Fall nicht auf das Dokument klicken, da Sie
hierdurch entweder einen Wert erfassen oder den Feldwert lschen.
Wenn der in der Quickinfo angezeigte Text nicht korrekt ist, erfassen Sie ihn dennoch. Whlen Sie dann das
entsprechende Feld aus, korrigieren Sie den Wert mit der Tastatur, und wechseln Sie dann mit der Eingabetaste
zum nchsten fehlerhaften Feld.

Invoice Capture Center Benutzerhandbuch

Dokumente berprfen 9

In manchen Fllen mssen Sie auf zustzliche Methoden zurckgreifen:


Wenn nur ein Teil des Werts in der Quickinfo angezeigt wird, knnen Sie angrenzende Wrter markieren
und die komplette Zeichenfolge erfassen.
Zum Erfassen eines Textblocks aus mehreren Zeilen knnen Sie mithilfe der Zonenerfassung den Bereich
markieren und den Textblock erfassen.
Sie knnen sogar mithilfe der Mehrfachauswahl an unterschiedlichen Stellen des Dokuments beliebige
Wrter markieren und erfassen.

Angrenzende Wrter mit der Maus erfassen


Manchmal mssen Sie einen Text fr ein Feld erfassen, dessen Teile durch Leerzeichen getrennt sind. In diesem Fall
wird in der Quickinfo nur ein Teil des gewnschten Feldwerts angezeigt. Im folgenden Beispiel sollen die
Hausnummer und der Straenname fr das Feld Street Line (Straenzeile) eingegeben werden. Die Quickinfo
zeigt jedoch nur einen Teil der zu erfassenden Zeichenfolge:

Zum Erfassen der angrenzenden Zeichen positionieren Sie den Mauszeiger ber die erste Zeichenfolge und halten
die linke Maustaste gedrckt, whrend Sie den Mauszeiger ber die Zeichen ziehen, die erfasst werden sollen. In der
Quickinfo werden nun alle Zeichenfolgen angezeigt, die Sie mit dem Mauszeiger markiert haben. In unserem
Beispiel zeigen Sie auf 999, halten die Maustaste gedrckt und ziehen den Mauszeiger ber Madison bis zu
Avenue. In der Quickinfo wird nun die komplette Straenzeile angezeigt:

Wenn Sie die Maustaste loslassen, wird der Wert eingegeben und zum nchsten Feld gewechselt.
Tipp: Wenn Sie versehentlich den falschen Text markiert haben, halten Sie die Maustaste gedrckt, und klicken Sie
auf die ESC-Taste. Hierdurch wird die Auswahl gelscht. Wenn Sie nun die Maustaste loslassen, bleibt der
Feldwert unverndert und das Feld weiterhin ausgewhlt.

10 Dokumente berprfen

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Textblock mit der Maus erfassen


Manchmal mssen Sie einen kompletten Textblock erfassen, der sich ber mehrere Zeilen erstreckt. Im folgenden
Beispiel soll eine Adresse fr das Feld Recipient (Empfnger) erfasst werden.

In diesem Fall knnen Sie ein Rechteck um den zu erfassenden Text ziehen. Positionieren Sie die Maus ber der
linken oberen Ecke des Textblocks, und halten Sie die Maustaste gedrckt, whrend Sie das Rechteck ber den
Textblock ziehen. Der Text innerhalb des Rechtecks wird markiert und in der Quickinfo angezeigt:

Wenn Sie die Maustaste loslassen, wird der Wert eingegeben und zum nchsten Feld gewechselt.
Tipp: Wenn Sie versehentlich den falschen Text markiert haben, halten Sie die Maustaste gedrckt, und klicken Sie
auf die ESC-Taste. Hierdurch wird die Auswahl gelscht. Wenn Sie nun die Maustaste loslassen, bleibt der
Feldwert unverndert und das Feld weiterhin ausgewhlt.

Beliebige Wrter mit der Maus erfassen


Manchmal mssen Sie Text erfassen, der an unterschiedlichen Stellen im Dokument positioniert ist. Im folgenden
Beispiel wird fr das Feld Recipient (Empfnger) nur der Name und die Stadt erfasst, die Straenzeile und die
Postleitzahl sollen nicht bercksichtigt werden:

In diesem Fall verwenden Sie die Mehrfachauswahl: Halten Sie die Umschalttaste gedrckt, zeigen Sie auf die
erste Zeichenfolge, und klicken Sie auf die Maustaste. Die Zeichenfolge wird in der Quickinfo angezeigt, und der
Mauszeiger wird zu einem Pluszeichen:

Halten Sie die Umschalttaste gedrckt, und klicken Sie auf alle Zeichenfolgen, die Sie dem Feldwert hinzufgen
mchten. In diesem Beispiel klicken Sie auf die Wrter Care, Life, Insurance, New und York. In diesem
Beispiel wrde dies zu folgendem Ergebnis fhren:

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Dokumente berprfen 11

Wenn Sie die Maustaste loslassen, wird der Wert eingegeben und zum nchsten Feld gewechselt.
Tipp: Wenn Sie versehentlich den falschen Text markiert haben, halten Sie die Maustaste gedrckt, und klicken Sie
auf die ESC-Taste. Hierdurch wird die Auswahl gelscht. Wenn Sie nun die Maustaste loslassen, bleibt der
Feldwert unverndert und das Feld weiterhin ausgewhlt. Bevor Sie diese Funktion erneut verwenden knnen,
mssen Sie zuerst die Umschalttaste vorbergehend loslassen.

Daten mit der Tastatur erfassen


In Invoice Capture Center knnen Sie Daten einfach und komfortabel mithilfe der Maus aber auch mit der Tastatur
erfassen.
Bei normalen Textfeldern geben Sie einfach den Feldwert ein und besttigen die Eingabe mit der Eingabetaste.
Hierdurch wechseln Sie zum nchsten fehlerhaften Feld.
Wenn Sie zum nchsten angrenzenden Feld wechseln mchten, drcken Sie die Tabulatortaste. Zum Wechseln
zum vorherigen angrenzenden Feld drcken Sie Umschalttaste+Tabulatortaste.
Alle obligatorischen Felder ohne Inhalt und alle Felder mit ungltigen Inhalten weisen einen Fehlerstatus auf und
sind mit einem Warnsymbol gekennzeichnet. Wenn ein Feld einen Fehlerstatus aufweist, wird es auerdem durch
eine rote Hintergrundfarbe markiert.
In einem Kombinationsfeld knnen Sie mithilfe der Pfeiltasten Nach oben und Nach unten durch die
Werteliste navigieren.
Wenn es sich beim ausgewhlten Feld um ein Kontrollksten handelt, knnen Sie dieses mithilfe der Leertaste
aktivieren oder deaktivieren.
Wenn Sie das letzte Feld verlassen, wird die Schaltflche Senden aktiviert, sodass Sie die Daten ber Strg+S
senden knnen.

Mit Tabellenfeldern arbeiten


Zum berprfen von Tabellenfeldern (z.B. die Tabelle der Rechnungspositionen) mssen Sie in den Tabellenmodus
wechseln. In diesem Modus werden nur Tabellenfelder angezeigt (ber dem Dokument).
Wenn Sie in den Tabellenmodus wechseln mchten, drcken Sie die Funktionstaste F8, oder legen Sie auf der
Registerkarte Anwendung in der Gruppe Ansicht fr das Layout die Option Tabelle fest.
Bei einem Tabellenfeld zeigt ein Tabellenkopf die Namen aller Tabellenspalten an. Dem Tabellenkopf knnen
mglicherweise Tabellenzeilen folgen. In jeder Tabellenzeile werden Felder (diese werden als Tabellenzellen
bezeichnet) fr alle Tabellenspalten angezeigt.
Sie knnen auf die gleiche Weise Tabellenzellen erfassen und durch die Zeilen und Zellen navigieren, wie dies auch
bei normalen Feldern in einem Dokument mglich ist.
Sie knnen auerdem Tabellenzeilen bei Bedarf hinzufgen, einfgen oder lschen.

Tabellenzeilen hinzufgen
So fgen Sie eine Zeile am Ende der Tabelle hinzu:

Klicken Sie auf das Pluszeichen vor dem Tabellenkopf. ODER

12 Dokumente berprfen

Invoice Capture Center Benutzerhandbuch

Klicken Sie auf das Pluszeichen vor der letzten Zeile. ODER

Klicken Sie auf der Registerkarte Anwendung in der Gruppe Rechnungspositionen auf Zeile
anfgen.

So fgen Sie eine Zeile ber einer ausgewhlten Tabellenzeile ein:

Klicken Sie auf das obere Pluszeichen vor der ausgewhlten Zeile.

Klicken Sie auf der Registerkarte Anwendung in der Gruppe Rechnungspositionen auf Zeile
oben einfgen. ODER

Drcken Sie Strg+N.

So fgen Sie eine Zeile unter einer ausgewhlten Tabellenzeile ein:

Klicken Sie auf das untere Pluszeichen vor der ausgewhlten Zeile.

Klicken Sie auf der Registerkarte Anwendung in der Gruppe Rechnungspositionen auf Zeile
unten einfgen. ODER

Drcken Sie Strg+M.

Tabellenzeilen lschen
So lschen Sie eine Tabellenzeile:

Klicken Sie auf das rote Kreuz vor der jeweiligen Zeile. ODER

Whlen Sie die Zeile aus, und klicken Sie auf der Registerkarte Anwendung in der Gruppe
Rechnungspositionen auf Zeile lschen.

So lschen Sie alle Zeilen einer Tabelle:

Klicken Sie auf das rote Kreuz vor der Kopfzeile der Tabelle. ODER

Klicken Sie auf der Registerkarte Anwendung in der Gruppe Rechnungspositionen auf Alle
Zeilen lschen.

Vor dem Lschen aller Tabellenzeilen werden Sie in einem Dialogfeld zur Besttigung aufgefordert.

Invoice Capture Center Benutzerhandbuch

Dokumente berprfen 13

Layout des berprfungsfensters ndern


Im Standardlayout wird die Ansicht Felder auf der linken Seite und das Dokumentbild auf der rechten Seite des
Programmfensters angezeigt. Am rechten Rand des Programmfensters werden immer Miniaturansichten von allen
Dokumentseiten angezeigt.
Standardmig werden die Felder in einzelnen Spalten angezeigt, wobei die Feldnamen jeweils ber den Feldern
stehen.
ber die Gruppe Ansicht der Registerkarte Anwendung stehen Ihnen folgende Mglichkeiten zur Verfgung:

Anzeigen der Felder ber dem Dokument

Anordnen der Felder in mehreren Spalten

Anzeigen der Feldnamen vor den jeweiligen Feldern

Wechseln in den Tabellenmodus (Tabellenfelder werden ber dem Dokument angezeigt)

Felder ber dem Dokument anzeigen


Im Standardlayout werden die Felder auf der linken Seite des Dokuments angezeigt. Zum Anzeigen der Felder ber
dem Dokument verwenden Sie die Funktionstaste F7, oder whlen Sie auf der Registerkarte Anwendung in der
Gruppe Ansicht unter Layout die Option Horizontal aus.
Wenn Sie wieder zum Standardlayout zurckkehren mchten, drcken Sie die Funktionstaste F6, oder whlen Sie
unter Layout die Option Vertikal aus.

Felder in mehreren Spalten anordnen


In der Ansicht Felder knnen die Felder in einer einzelnen Spalte oder in mehreren Spalten angeordnet werden.
Zum ndern des Ansichtslayouts wechseln Sie auf der Registerkarte Anwendung zur Gruppe Ansicht, und
legen Sie fr Spalten die gewnschte Anzahl an Spalten fest.

Feldnamen vor oder ber den Feldern anzeigen


Im Standardlayout werden in der Ansicht Felder die Feldnamen ber dem jeweiligen Feld angezeigt. Zum ndern
der Felddarstellung wechseln Sie auf der Registerkarte Anwendung zur Gruppe Ansicht, und legen Sie fr
Feldnamen die gewnschte Option Darber oder Davor fest.

14 Dokumente berprfen

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In den Tabellenmodus wechseln


Im Standardlayout werden alle Felder auf der linken Seite des Dokuments angezeigt. Zur berprfung der
Tabellenfelder knnen Sie in den Tabellenmodus wechseln, in dem nur Tabellenfelder ber dem Dokument
angezeigt werden.
Zum Wechseln zum Tabellenmodus drcken Sie die Funktionstaste F8, oder whlen Sie auf der Registerkarte
Anwendung in der Gruppe Ansicht unter Layout die Option Tabelle aus.
Wenn Sie wieder zu einem Layout zurckkehren mchten, in dem alle Felder angezeigt werden, drcken Sie die
Funktionstaste F6 (alle Felder werden auf der linken Seite angezeigt) oder die Funktionstaste F7 (die Felder werden
ber dem Dokument angezeigt). Alternativ knnen Sie auch unter Layout entweder Vertikal oder Horizontal
auswhlen.

Sprache der Benutzeroberflche ndern


Der Validation Client von Invoice Capture Center untersttzt mehrere Sprachen fr die Benutzeroberflche. Nach
der Installation von Invoice Capture Center wird die Benutzeroberflche fr die berprfung in der Sprache des
Betriebssystems oder in Englisch angezeigt (wenn keine passende Sprache gefunden werden kann).
Zum ndern der Sprache der Benutzeroberflche klicken Sie in der linken oberen Ecke des Programmfensters auf
die Schaltflche Invoice Capture Center und dann auf ICC-Optionen. Das Dialogfeld der ICCEinstellungen wird geffnet. Whlen Sie in der Dropdown-Liste die gewnschte Sprache aus.

Dokumentdarstellung steuern
In der Ansicht Bild wird unter dem Dokument eine Symbolleiste angezeigt. Mit dieser Symbolleiste verfgen Sie
ber folgende Mglichkeiten:

Vergrern oder Verkleinern des Dokuments

Drehen des Dokuments

Anpassen des Dokuments an die Ansicht

Dokument vergrern oder verkleinern


Zum Vergrern oder Verkleinern des Dokuments klicken Sie auf der Symbolleiste unter dem Dokument auf
Vergrern oder Verkleinern.
Alternativ knnen Sie hierzu auch die Maus verwenden. Zum Vergrern oder Verkleinern des Dokuments drehen
Sie das Mausrad bei gedrckter Umschalttaste vor- oder rckwrts.

Dokument drehen
Wenn sich das Dokument nicht in der Hochkantposition befindet, knnen Sie es bei Bedarf drehen. Klicken Sie
einfach auf der Symbolleiste unter dem Dokument auf Links drehen oder Rechts drehen.

Dokument der Gre der Dokumentansicht anpassen


Zum Anpassen des Dokuments an die Gre der Dokumentansicht verwenden Sie die unter dem Dokument
angezeigte Symbolleiste oder die Schaltflchen auf der Registerkarte Anwendung in der Gruppe Bild.

Zum Anpassen der gesamten Seite klicken Sie auf An Fenster anpassen.

Zum Anpassen der Darstellung an die Breite der Dokumentansicht klicken Sie auf Breite anpassen.

Zum Anpassen der Darstellung an die Hhe der Dokumentansicht klicken Sie auf Hhe anpassen.

Invoice Capture Center Benutzerhandbuch

Dokumente berprfen 15

ndern der Farben fr Feldgruppen


Um die Farben fr die Hervorhebung von Feldgruppen zu ndern, klicken Sie auf im Anwendungsmen auf ICCOptionen, um das Dialogfenster ICC-Optionen zu ffnen. Klicken Sie dann Feldgruppen frben. Das
Dialogfenster Feldgruppen frben ffnet sich.
Fr jede Gruppe zeigt das Dialogfenster ein Rechteck in der Farbe, die fr Hervorhebungen der jeweiligen Gruppe
verwendet wird.
Fr jede Gruppe ist die fr Hervorhebungen verwendete Farbe eine hellere Variante einer dunklen Basisfarbe. Unter
dem farbigen Rechteck jeder Gruppe befindet sich ein Schieberegler, der die verwendete Farbe steuert. Wenn Sie
den Regler nach links bewegen, wird die Farbe heller, bis sie am linken Anschlag die Farbe Wei erreicht. Wenn Sie
den Regler nach rechts bewegen, wird sie dunkler, bis sie am rechten Anschlag mir der dunklen Basisfarbe
bereinstimmt.
Um eine andere Basisfarbe auszuwhlen, klicken Sie auf das jeweilige Rechteck. Das Windows-Dialogfenster zur
Einstellung von Farben ffnet sich. In diesem Dialogfenster knnen sie eine neue Basisfarbe aus einer Menge
vorgegebener Farben auswhlen oder eine eigene Farbe spezifizieren.
Mit einem Klick auf Standard wiederherstellen im Dialogfenster Feldgruppen frben knnen Sie alle
Farben auf die Standardfarben zurcksetzen.

16 Dokumente berprfen

Invoice Capture Center Benutzerhandbuch

Tastaturbefehle
Fr eine schnelle und effiziente Navigation stehen Funktionstasten und Tastenkombinationen fr viele Funktionen
zur Verfgung. Diese werden in der Tabelle unten beschrieben.
Globale
Tastenkombination

Beschreibung

Strg + P

Dokument ffnen

Strg + S

Dokument senden

Navigation
Tastenkombination

Beschreibung

Tabulatortaste

Nchstes Feld

Eingabetaste

Nchstes fehlerhaftes Feld

Umschalttaste +
Tabulatortaste

Vorheriges Feld

Umschalttaste +
Eingabetaste

Vorheriges fehlerhaftes Feld

...in einem Feld


POS1

Mauszeiger zum Feldanfang bewegen

Ende

Mauszeiger zum Feldende bewegen

Rechts

Mauszeiger ein Zeichen nach rechts bewegen

LEFT

Mauszeiger ein Zeichen nach links bewegen

in einer Tabelle
Tabulatortaste

Nchstes Element in der Tabelle

Eingabetaste

Nchstes fehlerhaftes Element in der Tabelle

Umschalttaste +
Tabulatortaste

Vorheriges Element in der Tabelle

Umschalttaste +
Eingabetaste

Vorheriges fehlerhaftes Element in der Tabelle

Entf

Selektionszeile lschen

Invoice Capture Center Benutzerhandbuch

Dokumente berprfen 17

Tabellenbearbeitung
Tastenkombination

Beschreibung

Strg + N

Eine Zeile ber der aktuellen Zeile einfgen

Strg + W

Eine Zeile unter der aktuellen Zeile einfgen

Strg + M

Eine Zeile am Ende der Tabelle einfgen

Strg + D

Aktuelle Zeile lschen

Strg + T

Alle Zeilen lschen

Bildansicht
Diese Funktionstasten funktionieren nur dann, wenn die Bildansicht den Tastaturfokus aufweist. Klicken Sie bei
Bedarf auf das Bild.
Tastenkombination

Beschreibung

Strg + Pluszeichen
(Nummernblock)

Vergrern

Strg + Minuszeichen
(Nummernblock)

Verkleinern

Strg + 3 (Nummernblock)

Schneller Bildlauf nach unten

Strg + 9 (Nummernblock)

Schneller Bildlauf nach oben

Strg + 7 (Nummernblock)

Zur oberen linken Ecke

Strg + 1 (Nummernblock)

Zur unteren rechten Ecke

Layout
Tastenkombination

Beschreibung

F6

In den vertikalen Modus wechseln, in dem die Felder links vom


Dokumentbild angezeigt werden.

F7

In den horizontalen Modus wechseln, in dem die Felder ber dem


Dokumentbild angezeigt werden.

F8

In den Tabellenmodus wechseln.

18 Dokumente berprfen

Invoice Capture Center Benutzerhandbuch

Windows-Tastaturbefehle
Tastenkombination

Beschreibung

CTRL+C

Kopieren.

CTRL+X

Ausschneiden.

CTRL+V

Einfgen.

DELETE

Lschen.

CTRL+RIGHT ARROW

Schreibmarke zum nchsten Wort verschieben.

CTRL+LEFT ARROW

Schreibmarke zum Anfang der vorherigen Worts verschieben.

CTRL+A

Alles markieren.

ALT+F4

Aktuelles Element schlieen.

ALT+SPACEBAR

Kontextmen des aktellen Dialogfensters ffnen.

SHIFT+F10

Kontextmen des aktuellen Elements ffnen.

ALT

Buchstaben fr die verfgbaren Kommandos im Ribbon anzeigen.

CTRL+TAB

Zur nchsten Registerkarte wechseln.

CTRL+SHIFT+TAB

Zur vorherigen Registerkarte wechseln.

TAB

Zur nchsten Option wechseln.

SHIFT+TAB

Zur vorhergehenden Option wechseln.

SPACEBAR

Setzt oder entfernt eine Markierung einer Checkbox, wenn das aktive
Element eine Checkbox ist.

END

Den unteren Teil des aktuellen Fensters anzeigen-

HOME

Den Anfang des aktuellen Fensters anzeigen.

Tastaturbedienung Invoice-Capture-Center-Men:
Tastenkombination

Beschreibung

ALT F A -

ffnet das Invoice-Capture-Center-Men. Um eine Anwendung zu


ffnen, geben Sie anschlieend den entsprechenden Buchstaben ein.
Fragen Sie Ihren Systemadministrator, welche Buchstaben den
einzelnen Anwendungen zugeordnet sind.

ALT F W

Schliet die aktuelle Anwendung.

ALT F F

ffnet das Dialogfenster Info, das Versionsinformation und


Copyright-Informationen anzeigt.

ALT F C

ffnet das Dialogfenster ICC-Optionen, in dem Sie die Sprache


der Programmoberflche ndern knnen.

ALT F E

Beendet das Programm

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Dokumente berprfen 19

Tastaturbedienung Registerkarte Anwendung:


Tastenkombination

Beschreibung

ALT A

ffnet das nchste Dokument.

ALT A N

Sendet das aktuelle Dokument.

ALT A D

Sendet das aktuelle Dokument und ffnet das nchste Dokument

ALT A B 1

Bricht die Bearbeitung des aktuellen Dokuments ab.

ALT A I

Fgt im Tabellenmodus eine Zeile oberhalb der aktuellen Zeile ein.

ALT A C 1

Lscht im Tabellenmodus die aktuelle Zeile

ALT A U

Fgt im Tabellenmodus eine Zeile unterhalb der aktuellen Zeile ein.

ALT A

Fgt im Tabellenmodus eine Zeile am Ende der Tabelle hinzu.

ALT A H

Lscht im Tabellenmodus alle Tabellenzeilen.

ALT A R

Passt die Bilddarstellung so an, dass die ganze Seite angezeigt wird.

ALT A P

Passt die Dokumentdarstellung an die Breite des Bildfensters an.

ALT A B 2

Passt die Dokumentdarstellung an die Hhe des Bildfensters an.

ALT A G

Bild vergrern.

ALT A B 3

Bild verkleinern.

ALT A B 4

Bild nach links drehen.

ALT A B 5

Bild nach rechts drehen.

ALT A - O

Aktiviert die Option Layout. Verwenden Sie die Tasten NACH


OBEN bzw. NACH UNTEN, um die gewnschte Darstellung
auszuwhlen, und besttigen Sie mit EINGABE.

ALT A :

Aktiviert die Option Spalten. Verwenden Sie die Tasten NACH


OBEN bzw. NACH UNTEN, um die gewnschte Darstellung
auszuwhlen, und besttigen Sie mit EINGABE.

ALT A C 2

Aktiviert die Option e Feldnamen. Verwenden Sie die Tasten


NACH OBEN bzw. NACH UNTEN, um die gewnschte Darstellung
auszuwhlen, und besttigen Sie mit EINGABE.

20 Dokumente berprfen

Invoice Capture Center Benutzerhandbuch

Feldspezifikationen
Felder fr Daten im Rechnungskopf
In der folgenden Tabelle werden alle Felder fr den Rechnungskopf angezeigt, die von Invoice Capture Center
untersttzt werden. Bei einigen Feldern ist es von den Lndereinstellungen der Anwendung abhngig, ob diese
angezeigt werden. Auerdem sind einige optionale Felder verfgbar, die nicht in der Standardkonfiguration
angezeigt werden. Diese optionalen Felder knnen bei der benutzerspezifischen Anpassung hinzugefgt werden.
Feldname

Beschreibung

Kreditorennummer

In diesem Feld wird die Lieferantennummer angezeigt. Sie wird aus den heruntergeladenen
Stammdaten des Lieferanten bezogen.

Kreditor USt-Nummer

Europische USt.-Nummer. In den Lndereinstellungen fr die USA ist dieses Feld nicht verfgbar.

KreditorSteuernummer

Nationale Steuernummer. In den Lndereinstellungen fr die USA ist dieses Feld nicht verfgbar.

Zahlungsempfnger

Diese Felder sind nur in den Lndereinstellungen fr die USA verfgbar.

Anforderer-E-Mail

E-Mail-Adresse.

Lieferadresse

Diese Felder sind nur in den Lndereinstellungen fr die USA verfgbar.

Referenznummer

Rechnungsnummer. Obligatorisches Feld.

Belegdatum

Rechnungsdatum.

Bestellnummer

Bestellnummer. Fr SAP-Standardbestellnummern wird der Wert berprft (42XXXXXXXX,


45XXXXXXXX, 48XXXXXXXX, 51XXXXXXXX, 54XXXXXXXX, 55XXXXXXXX).

Nettobetrag

Obligatorisches Feld. Es wird zur berprfung der verschiedenen Wertbetrge und des Steuersatzes
verwendet.

Bruttobetrag

Die Gltigkeit des Betrags wird mit der Summe der anderen Wertbetrge verglichen. Obligatorisches
Feld.

MwSt-Satz

Obligatorisches Feld.

Steuerbetrag

Dieses Feld ist obligatorisch und wird nur in den Lndereinstellungen fr die USA angezeigt.

MwSt-Betrag

Betrag der Umsatzsteuer. Dieses Feld wird in allen Lndereinstellungen (mit Ausnahme der USA)
angezeigt. Obligatorisches Feld.

MwSt-Satz 1,
MwSt-Satz 4

Zustzliche Felder fr Steuerbetrge. Dies sind optionale Felder. Sie werden nur angezeigt, wenn die
Konfiguration entsprechend angepasst wurde.

MwSt-Betrag 1,
MwSt-Betrag 4

Zustzliche Felder fr Mehrwertsteuerbetrge. Dies sind optionale Felder. Sie werden nur angezeigt,
wenn die Konfiguration entsprechend angepasst wurde.

GST Rate,
GST Amount,
PST/QST Rate,
PDS/QST Amount
HST Rate,
HST Amount

Felder fr Steuerstze und Steuerbetrge kanadischer Steuern. Diese Felder werden nur bei
Lndereinstellung Kanada angezeigt.

Excise Duty

Dieses Feld wird nur bei der Lndereinstellung Indien angezeigt.

Education Cess

Dieses Feld wird nur bei der Lndereinstellung Indien angezeigt.

S & H Education Cess

Dieses Feld wird nur bei der Lndereinstellung Indien angezeigt.

Whrung

In diesem Feld wird die Whrung im ISO-Format (3 Buchstaben) angezeigt. Bei der Erfassung von
allgemeinen Whrungssymbolen oder -namen werden diese automatisch umgewandelt. Wenn Sie
z.B. $ oder Dollar eingeben, wird im Feld USD angezeigt.

ESR-Nummer

Referenznummer fr Zahlungen in der Schweiz. Spezielles Format mit Prfziffern. Dieses Feld ist

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Dokumente berprfen 21

Feldname

Beschreibung
obligatorisch und wird nur in den Lndereinstellungen fr die Schweiz angezeigt.

Gutschrift

Dieses Feld wird verwendet, um Gutschriften im Gegensatz zu Rechnungen zu kennzeichnen. Bei


Rechnungen bleibt dieses Feld leer. Bei einer Gutschrift muss das Ankreuzfeld markiert sein. Um den
Wert zu ndern, klicken Sie auf das Ankreuzfeld.

Lieferdatum

Dies ist ein optionales Feld. Es wird nur angezeigt, wenn die Konfiguration entsprechend gendert
wurde.

Frachtbetrag

Betragswert. Dies ist ein optionales Feld. Es wird nur angezeigt, wenn die Konfiguration
entsprechend gendert wurde.

Abwicklungsgebhr

Betragswert. Dies ist ein optionales Feld. Es wird nur angezeigt, wenn die Konfiguration
entsprechend gendert wurde.

USt-Betrag

Die Gltigkeit dieses Betrags wird berprft. Es wird eine Plausibilittsprfung durchgefhrt, die
diesen Betrag mit dem Gesamtbetrag vergleicht. Nicht fr die USA.

Lieferscheinliste

Liste aller Lieferscheinnummern, die auf der Rechnung stehen. Dies ist ein optionales Feld. Es wird
nur angezeigt, wenn die Konfiguration entsprechend gendert wurde.

Bestellnummernliste

Liste aller Bestellnummern, die auf der Rechnung stehen.

Tax Invoice

Dieses Ankreuzfeld zeigt fr Australische Rechnungen an, ob es sich um eine sog. Tax Invoice
handelt. Das Feld wird nur bei Lndereinstellung Australien angezeigt.

Invoice Code

Dieses Feld wird nur bei Lndereinstellung China angezeigt. Die Werte sind Zahlen mit 8 oder 10
Stellen, abhngig vom Typ der Rechnung.

Invoice Category

Dieses Feld wird nur bei Lndereinstellung China angezeigt. Der Wert gibt den Typ der Rechnung
an (VAT Special/VAT Common/Non VAT/Transport/Import/Other).

Secret Code,
Secret Code 1 4

Diese Felder werden nur bei Lndereinstellung China angezeigt. Die Feldwerte bestehen aus
Buchstaben und einigen Sonderzeichen (+<>-*).

Recipient VAT
Registration

Dies ist ein optionales Feld, d.h. es wird nur angezeigt, wenn die Konfiguration entsprechend
gendert wurde.

Vendor Bank Account,


Vendor Bank Name

Diese Felder werden nur bei Lndereinstellung China angezeigt. Bei allen anderen Lndern sind es
optionale Felder, d.h. sie werden nur angezeigt, wenn die Konfiguration entsprechend gendert
wurde.

Vendor Bank Number

Dies ist ein optionales Feld, d.h. es wird nur angezeigt, wenn die Konfiguration entsprechend
gendert wurde.

Rechnungsposten

Zum Korrigieren der einzelnen Zeilenpositionen mssen Sie mit der Funktionstaste F8 in den
Tabellenmodus wechseln.

Hinweis: Die Lndereinstellungen in der oben angezeigten Tabelle beziehen sich auf die aktuelle Anwendung,
nicht auf die Spracheinstellung der Validation. Wenn die Anwendung z.B. fr die Bearbeitung von schweizerischen
Rechnungen konfiguriert ist, wird das Feld ESR-Nummer unabhngig von den Spracheinstellungen der
Validation angezeigt.

22 Dokumente berprfen

Invoice Capture Center Benutzerhandbuch

Felder fr Daten in Rechnungsposten


In der folgenden Tabelle werden alle Spalten fr Rechnungsposten angezeigt, die von Invoice Capture Center
untersttzt werden.
Feldname

Beschreibung

Best.-Pos.-Nr.

In dieser Spalte wird die Positionsnummer der Rechnungsposition angezeigt.


Sie wird durch einen automatischen Abgleich der Zeilenpositionen ermittelt,
falls dies fr die Anwendung konfiguriert wurde. Sie sollte bei der
berprfung nicht gendert werden.

Best.-Nr.

Zehnstellige Bestellnummer fr die jeweilige Zeilenposition.

Lieferscheinnummer

Lieferscheinnummer.

Serial Number

Diese Spalte wird nur bei der Lndereinstellung China angezeigt.

Best.-Mengeneinh.

In dieser Spalte wird die Maeinheit fr die Position aufgefhrt (z. B.


Einheiten, Stunden etc.).

Menge

In dieser Spalte wird die Anzahl der Einheiten aufgefhrt. Dieser Eintrag ist
obligatorisch.

Stckpreis

In dieser Spalte wird der Betrag pro Einheit aufgefhrt. Dieser Eintrag ist
obligatorisch.

MwSt-Betrag

Steuerbetrag.

MwSt-Satz

Steuersatz.

GST Rate,
GST Amount,
PST/QST Rate,
PDS/QST Amount
HST Rate,
HST Amount

Spalten fr Steuerstze und Steuerbetrge kanadischer Steuern. Diese


Spalten werden nur bei Lndereinstellung Kanada angezeigt. Sie ersetzen in
diesem Fall die Spalten MwSt-Betrag und MwSt-Satz.

Betrag

In dieser Spalte wird der Gesamtbetrag fr die Rechnungsposition angezeigt.


Er wird in Bezug auf Menge und Stckpreis berprft.

Debit/Credit

Fr Debit-Zeilen wird in dieser Spalte Debit angezeigt und die Zeile hat
blaue Hintergrundfarbe. Bei Credit-Zeilen, z.B; auf Gutschriften, werden die
Betrge immer mit positivem Wert angezeigt; diese Spalte zeigt in diesem
Fall Credit an und die Zeile hat orangefarbenen Hintergrund. Um den
Wert zu ndern, klicken Sie auf das Symbol vor dem Wert.

Positionsbeschreibung

In dieser Spalte werden alle Inhalte der Positionszeile aufgefhrt. Da


Positionsbeschreibungen hufig mit einem langen Text versehen werden,
wird diese Spalte als separate zweite Zeile angezeigt.

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Dokumente berprfen 23

M
Mit Tabellenfeldern arbeiten 12

Index

R
Rechnungen zum Training Markieren 7

S
Sprache der Benutzeroberflche ndern 15

T
A
Ablehnen eines Dokuments 8
ndern der Farben fr Feldgruppen 16
Angrenzende Wrter mit der Maus erfassen 10
Anwendung ffnen 4

B
Beenden 8
Beliebige Wrter mit der Maus erfassen 11

Tabellenmodus 6
Tabellenzeilen hinzufgen 12
Tabellenzeilen lschen 13
Tastaturbefehle 17
Textblock mit der Maus erfassen 11

U
berblick 2
berprfung starten 3

D
Daten durch einfaches Anklicken erfassen 9
Daten mit der Tastatur erfassen 12
Dokument der Gre der Dokumentansicht anpassen
15
Dokument drehen 15
Dokument vergrern oder verkleinern 15
Dokumentdarstellung steuern 15
Dokumente mit der Maus korrigieren 9
Dokumente ffnen 4

F
Felder 3
Felder fr Daten im Rechnungskopf 21
Felder fr Daten in Rechnungsposten 23
Felder in mehreren Spalten anordnen 14
Felder ber dem Dokument anzeigen 14
Feldmodus 5
Feldnamen vor oder ber den Feldern anzeigen 14
Feldspezifikationen 21

I
In den Tabellenmodus wechseln 15

K
Kreditorensuche 7

L
Layout des berprfungsfensters ndern 14

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Index 25